ムダなルーティン作業ゼロをめざす
グローバルニッチトップ企業が選んだ
第3世代の経費精算システムとは制作・東洋経済企画広告制作チーム

経費精算業務をゼロにするつもりでプロセスの見直しを行う「経費精算業務の効率化にとどまらず、その作業そのものをゼロにするつもりで取り組んできました」と話すのはメトロール・代表取締役社長の松橋卓司氏。
「経費精算業務は、金型で言えば段取り替え（取り換えや調整）のようなもの、カネを生まない工程はないにこしたほうがいい」と続ける。
だが、それを実現するためには、データの入力や管理などに工夫する必要がある。ITシステムを導入したはいいが、その結果、現場の従業員の手間が増えたということでは本末転倒だからだ。
「私たちが、大企業と同じようなシステムを持っても意味はありません。負担になるだけです。経費精算システムも、一度データを入力すれば、上長への申請や承認、さらに仕訳まで一気に行えるものを探していました」（松橋氏）
メトロールでは、出張や購買にかかわる作業時間を減らすため、早くから営業担当者にクレジットカードを持たせている。さらに出張時のホテル、航空券の手配、現地での飲食などを含む経費は上長の決済を仰がずに使えるという。というと不正使用などがないのか気になるところだが、「規則を作るから抜け道が生まれるのです。本人の自立性を重んじることで、かえって不正が少なくなります」と松橋氏は語る。
メトロールが採用したマネーフォワードの「MFクラウド経費」は、「当社がこれまで保有していたクレジットカードなどの情報を活用できることに加え、現在使用している勘定系ソフトとスムーズに連携できることも決め手の一つでした」と松橋氏は紹介する。そればかりではない。ホテル、航空券、タクシーのアプリ、交通系ICカードのデータとも連携しているので、それらを利用した情報が「MFクラウド経費」に集約化され、履歴なども簡単に確認できるという。

メトロール
代表取締役社長

松橋 卓司 氏

経理担当の仕訳業務にかかる時間を10分の1に削減
メトロールでは、「MFクラウド経費」の導入によりどのような変化が生まれたのだろうか。社内で唯一の経理担当者であるHさんは次のように語る。
「私はもともと財務や資金繰りなどを担当していました。今年の5月に経理の担当者が退職し、仕訳などの仕事が加わったのですが、クレジットカードの明細と付け合わせる大量の領収書の中には日本後や英語だけではなく、さまざまな言語で書かれているものも少なくありません。仕訳の確認にも手間取ることが多く、処理するのに丸々一週間かかることから、なんとかこの業務を軽減したいと考えました」と振り返る。
松橋氏は、「当社ではすでに、クレジットカードなどの利用データはデジタル化されていたものの、あくまでバッチ処理でした。これをリアルタイムに、使った担当者が処理することができれば、新たな経理担当者を採用する必要なく業務をこなせると結論づけました」と話す。

メトロール
経理財務担当H さん

Hさんは、「営業担当者が仕訳まで記入して入力してくれるので、私は間違いがないかチェックする程度です。そのため、これまで1週間かかっていた仕訳業務を4時間程度とほぼ10分の一の時間で終えることができるようになりました。
その時間を資金繰りや利益のまとめなど、経営的な視点で考える仕事に使えるのでやりがいがあります」と手応えを語る。
現在は電子帳簿保存法への対応を進めているという。実現すれば、写真データが認められ、紙の領収書を保存する必要すらなくなり、さらにコア業務に注力できるようになるだろう。

従業員がコア業務に集中できる環境を整えるのが経営者の役割
メトロール マーケティング部のKさんは海外営業を担当。受け持つのは、インド、インドネシア、マレーシアの3カ国だ。
「月に1週間〜 2週間は海外出張に行くことが多いですね。これまでは1カ月ため込んだレシートを、『これは何に使ったか』と思い出しながらまとめていたのですが、これがけっこう精神的にも負担になっていました。間違えると余計な仕事を生んでしまいますから。
『MFクラウド経費』が導入されてから、隙間時間に登録ができるようになりとても便利です。細かなミスもなくなったと思います。また、これまでは月末に経費精算のために時間を確保していたのですが、それも不要になりました。アジアの新興国は当社の成長の余地が大きく、考えなくてはならないことが山ほどあります。そうした中で、会社がコア業務に時間をかけられるよう環境を整えてくれているので、その期待に応えたいと思っています」と力を込める。

メトロール
マーケティング部

K さん松橋氏は「人間の頭をコンピュータにたとえるならば、記憶をためるだけのメモリーで使ってはならないのです。
ＣＰＵとして、どこまでも考え抜くような仕事に使うべきです。営業担当なら、お客様に会って話を聞き、どこに課題があるのか。その課題の本質は何かなどを考えるのが本業でしょう。開発担当ならば、どうすればその課題を解決できるのかを考える。
そして、それができる環境を整え、仕組みを作るが経営者の役割です。それでも、7割は失敗するのです。しかし、失敗の積み重ねからしか、独創的な製品は生まれてきません。ですから、社内に失敗を恐れるような空気はない。逆に、何も変えない、何も考えずに作業をし続けることに対しては厳しい視線が注がれるのですが」と語る。
メトロールの強みはこのあたりの松橋氏の考え方にあるのだろう。その思想の具現化を「MFクラウド経費」がサポートしようとしている。

経費精算のオートメーションが可能な第3世代の経費精算システム
メトロールが導入した「MFクラウド経費」とはどのようなシステムなのだろうか。マネーフォワードMFクラウド経費プロダクトオーナーの今井義人氏は次のように紹介する。
「一言で表現すれば、『MFクラウド経費』は、スマートフォンのアプリで経費精算が簡単にできるサービスです。とりわけ、当社のサービスは『第3世代の経費精算システム』と位置づけています。
キーワードは『オートメーション』『モバイル』です」。
今井氏によれば、経費精算システムはこれまで、「オンプレミス（自社所有）の第1世代」、「クラウドの第2世代」と進化してきたという。
「第3世代の経費精算システムは、乗降履歴や日付、金額といった明細や領収書などの精算データが勝手にスマートフォンに集まってきます。それがオートメーションという概念で、手入力から解放され、手間の削減、不備の抑止、不正の防止につながり、結果として人が生産的な活動に注力できるようになります。
」（今井氏）。実際、銀行をはじめ、クレジットカード会社、鉄道、バス・タクシーなどの交通機関、カフェやレストランなど、さまざまなデータをスマートフォンに取り込むことができるようになってきている。
「MFクラウド経費」はこれらを活用し、たとえば提携するタクシー、飛行機の領収書が自動で取得することができる。さらに従業員への振り込みも銀行APIを使ってワンクリックで済ませることができるという。
では、なぜマネーフォワードはこうしたサービス作りを実現できたのか。
「マネーフォワードは個人用家計簿アプリを提供しており、ユーザーの使い勝手を徹底的に向上させていこうという企業文化があります」と今井氏。
「そして、何よりもお客様の声にこそ進化のヒントがあると信じています。私自身、当初は実際にお客様に対応していました」と続ける。

経費精算のオートメーション

明細・領収書が、自動でスマートフォンに集まってきます
◯月△日
□□電鉄
￥518

◯月△日
羽田→仙台
￥21,290◯月△日□□ カード￥26,020◯月△日
東京→広島￥19,280◯月△日
ホテル□□￥8,150経費◯月△日
レストラン□□￥17,280◯月△日
事務用品の□□￥1,250◯月△日□□交通￥5,030

マネーフォワード
MFクラウドマーケティング本部

今井 義人◯月△日 カフェ□□ ￥350

付加価値を生む攻めの経営に「MFクラウド経費」の活用を「オートメーションによって明細や領収書が自動で集まってくるので、現場の方は手間をかけずに申請ができ、上長は外出先でもモバイルで承認できます。自動で取り込まれたデータは記載ミスがないため、経理部門での差し戻しや確認作業も大幅に削減できます」（今井氏）。
興味深いデータがある、マネーフォワードの試算によれば、従業員100人程度の企業では、現場の申請業務、上長の承認業務、経理業務の合計で年間約321万円のコストがかかるが、「MFクラウド経費」を導入すれば、システム費用を含んでもそれが年間90万円と、約230万円も削減できるという。
「電子帳簿保存法対応についても『MFクラウド経費』なら、領収書を受領後、写真を撮るだけで金額などの領収書内容を自動でデータ化し、タイムスタンプも自動付与するなど、簡単に導入できます」と今井氏は紹介する。
「経費節減の効果はもとより、メトロールの松橋社長がおっしゃるように、付加価値を生む攻めの経営に転じるためにも、ぜひ『MFクラウド経費』を活用いただきたいと願っています」と今井氏は語る。
マネーフォワードでは、「MFクラウド経費」の提供だけではなく、「電子帳簿保存法」の導入コンサルティングなども提供している。今井氏も「まずは気軽に相談してください」とインタビューを締めくくった。

導入効果の試算
経理業務

導入前

承認業務

申請業務

システム導入コスト

承認業務

経理業務

48万円

システム導入コスト

36万円 30万円
経理業務3万円（例：従業員100 名程度の会社）

申請業務

75万円

申請業務

導入後

MFクラウド導入による年間コスト削減

198万円

230万円のコスト削減効果

年間

年間321万円
年間90万円

承認業務21万円※ 従業員が100名、経費申請をする従業員が50名の会社の試算※ 経費精算にかかる時間をコスト換算 ※ 当社サービス導入企業のヒアリングにより算出

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