平成３０年度１１月 同窓会役員会 議事録案
◆ 概 要〔日時〕平成３０年１１月７日（水）１９：００～２１：００〔会場〕凌雲会館 共同研究室Ⅰ〔出 席 者〕戸髙、小林(元)、染矢、木前、熊本、黒木、後藤、野邊、小林(茉)〔議長〕戸髙

〔書＊敬称略記〕事務局員 黒木〔配布資料〕 ■個別同窓会支援制度規約案…………………………………………………………………………………………………………………
議題１． 総会・懇親会２０１８について
Ⅰ． 報告、フィードバック
Ａ．懇親会参加者数 (宮崎)
合計 ２１名《 内 訳 》

役員・事務局 …７名
O B

…１０名

教員

…４名

ご家族

…０名

Ｂ．参加者からのご意見
１．懇親会について■丸平に久しぶりに来ることができてうれしかった■(タイムカプセルななたまごの)『7 年後の自分へのメッセージ』を見ることができてうれしかった■ななたまごのことを覚えていたから来たが、会報ではお知らせがなかった。
告知はした方がいいのでは？
昨年、会報で告知したが開封年のＯＢ集客率のＵＰには繋がらなかったので今年はなにも告知をしなかったが、ななたまごのメッセージカードやビデオを懇親会で見ることができる
ことについて、来年以降は再び会報で告知していく。
⇒『自分たちの年であること』が分かるような写真(祝賀会などの映像から)を一緒に掲載するなど、分かり易い告知をする。

２．今後のホームカミングデイの企画について■馴染の先生の記念パーティー(年齢的な節目やなにかの受賞など)を兼ねて開催するとＯＢは集まりやすいのでは？
■「○○○の～～を食べに行こう」（学生の頃食べていたお弁当屋さんのメニュー)■学生の頃行けなかった○○（宮崎市外の観光スポット）へ行こう（シャトルバスで送迎有りのバス旅行）

1３．その他同窓会活動について■ＨＰ以外では Facebook を主な広報手段としているが、別のＳＮＳをメインのＳＮＳとして使っている人も多いのでは？（Facebook だけでの広報は効果的とはいえないのでは？）※東京支部ではＬＩＮＥグループを作成してみた。
⇒Facebook とは違い、どれくらいの人数に閲覧されたかどうか広報・連絡事項ごとに分かるが、グループとしての人数が増えると１人ひとりの責任は反比例していくというデメリットがある。(既読スルーが増えるなど)⇒若い世代は特に、Facebook ではなくインスタグラムを活用している人が多いそう。
インスタを広報手段として活用できないか模索してみる。

Ｃ．役員からの気づきなど【総会について】①Facebook ライブでの総会ライブ配信ができてよかった。
もっと事前に告知しておけばもっと観てもらうことができ、寄せていただける意見も多くなっていたのでは？

【懇親会について】①懇親会会費制自体は受け入れられたのでは？参加者からの反対意見などはなかった。

②今年は会場のキャパに対して定員オーバー気味の人数に参加していただけた。
次年度はイベント開催年にあたることもあり、イベントから引き続き総会・懇親会へ参加してもらえるようもう少し会場を広げて、参加人数のＵＰや新たな層からの参加も目標に入れて企画したい。

③再来年度のイベントを開催しない年の懇親会には丸平をはじめ、近辺の馴染みのお店を候補として検討する。

【その他】①これまでは『ノスタルジー』推しでホームカミングデイを企画してきた。しかし卒業生はまだノスタルジーでホームカミングデイに来る年齢ではない。
シンプルに『友人と集まる機会がある』という捉え方をしてもらえるとよいのでは？
卒業後、大学との心理的距離感が遠のくとなかなか足を運んでもらいにくくなるので、４年生や新卒生～卒業して年数が浅い世代に来てもらえるようなしくみを考えていきたい。
在学時からのアプローチが必要…。
2

Ｄ．会報企画 【プレゼント抽選会】
1等

ギフトカード 5,000 円ぶん ― 1 名様

2等

ギフトカード 3,000 円ぶん ― 3 名様ほか

オリジナルデニムトート― 5 名様ひむかかるた―10 名様

※会報企画で実施した『今年の凌雲祭のテーマは？』というクイズの回答を総会・懇親会出欠ハガキに記入して送ってもらった。その正解者を対象として役員会時に抽選を実施。
⇒当選者は後日、凌雲なな会ＨＰで公表する！

議題２． 同窓会名簿について
Ⅰ．今後の対応
Ａ．同窓会名簿の掲載情報を無許可で販売する業者への対応について→大学の顧問弁護士と委任契約を結び、業者に対するデータ販売差止の文書送付をすることを検討している。
※文書送付や相談対応に係る費用を現在問い合せ中である。

Ｂ．名簿への掲載事項について（現在の掲載事項の見直し）■氏名（基本的には全員記載）※希望すれば氏名も非掲載にできる■住所（希望する方のみ、現住所か実家のいずれか）■電話番号（希望する方のみ）■勤務先、勤務先電話番号（希望する方のみ）■メールアドレス（希望する方のみ）【決定事項】①住所、電話番号は名簿の掲載項目から外す。
…宮崎公立大学と関わりのない第三者からの直接的な連絡手段を断つため。
…これまでの傾向として、『現住所の掲載は避けたいが実家住所は掲載可』という方の割合が多い。
初期の卒業生に関しては、個人個人で登録情報の変更手続き等をされていない場合、在学中に大学事務局で集約されていた実家住所が同窓会名簿に掲載されている可能性がある。
掲載により発生するご実家への影響も考慮しなければいけない。
…最近は、メールやＳＮＳでの連絡が主流となっており、同窓生とはいえ面識のない方へいきなりお手紙やはがきを書くことはない。住所は不必要なデータとなりつつあるのでは？
②メールアドレスは迷惑メールに対して比較的対策しやすいこともあり、残してもいいのでは？

※個人情報確認カードにはこれまで通り各情報を記入してもらい、データとして同窓会で管理する。
実際に名簿に反映される項目としては『氏名』、『勤務先名』、『所属ゼミ名』、『メールアドレス』のみ。
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※名簿の体裁変更に対応していただくことが可能かどうか、小野高速印刷㈱へ相談してみる。

議題３．その他確認、報告
Ⅰ．報告
Ａ．時間外活動手当申請
役員氏名

活動内容

戸髙会長

総会・懇親会 2018

小林副会長

総会・懇親会 2018

染矢 信仁
小山 夕貴
子
熊本 幸訓

黒木 裕太郎

総会・懇親会 2018
(招集連絡、準備含む)

総会・懇親会 2018
総会・懇親会 2018
総会・懇親会 2018
凌雲なな会ＨＰ更新・メンテ

後藤 慎市郎
田中 常丸
山本 晃子

総会・懇親会 2018
総会・懇親会 2018
(招集連絡、準備含む)
総会・懇親会 2018
(招集連絡、準備含む)

平井 美幸

総会・懇親会 2018小林 茉央

総会・懇親会 2018

活動日時
平成 30 年 10 月 27 日

活動

活動時間

時間(h)

累計(h)

支給額

88

¥6,2167

7¥5,4397

7¥5,4391.5

1.5¥1,1668

8¥6,216

6.5¥5,051

4.5

4.5¥3,497平成 30 年 10 月

66

¥4,662

平成 30 年 10 月

66

¥4,662

4.5

4.5¥3,4972.5

2.5¥1,943

15 時 00 分～23 時 00 分
平成 30 年 10 月 27 日
16 時 00 分～23 時 00 分
平成 30 年 10 月
平成 30 年 10 月 27 日
16 時 00 分～17 時 30 分
平成 30 年 10 月 27 日
15 時 00 分～23 時 00 分
平成 30 年 10 月 27 日
18 時 00 分～22 時 30 分
平成 30 年 10 月
平成 30 年 10 月 27 日
18 時 30 分～23 時 00 分

平成 30 年 10 月 27 日
18 時 00 分～22 時 30 分
平成 30 年 10 月 27 日
15 時 00 分～17 時 30 分

4.5
2

Ｂ．同窓会ＰＲ配布物（ウェットティッシュ）について
１．凌雲祭での配布数は 280 個程→余り 675 個※余りについては、在学生が自由に使えるように学食や売店に置かせてもらえることとなった。

4

Ⅱ．確認
Ａ．個別同窓会支援制度規約案修正について→10 月 27 日の総会で出た意見を加えて修正した。（別添資料参照）※その他、Facebook 上で出た意見について『「申請段階で 10 人以上の署名が必要。助成該当者の人数に関わらず 2 万円の助成。」という条件にすれば、より効率的な制度運用が可能になるのでは？』⇒上記のようにすれば運用のし易さは確かにあると思われる。
ただし、現時点では施行後に実際どれくらいの応募があるか、一団体の助成該当者数が何人くらいになるかなどの傾向が分からない。よって、施行後の応募状況・利用状況をみて、規約案修正の必要が生じた場合にはすみやかに改定案を作成し総会で諮るようにしたい。

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次回役員会開催予定
１２月３日(月)、５日(水)、６日(木)のいずれか

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