公益社団法人東京都障害者スポーツ協会

TOKYO障スポ＆サポート

操作マニュアル～募集団体用～Ver.1.0.0

目次

１．新規募集団体登録手順・・・・・・・・・・・・・・P３
２．ログイン方法・・・・・・・・・・・・・・・・・・P８
３．パスワード変更・・・・・・・・・・・・・・・・・P９
４．イベント管理に関しての解説・・・・・・・・・・・P１０
５．イベント作成・・・・・・・・・・・・・・・・・・P１１
６．イベント参加承認・差戻・・・・・・・・・・・・・P１６
７．イベント中止処理・・・・・・・・・・・・・・・・P２１
８．イベント中止解除・・・・・・・・・・・・・・・・P２２
９．イベント申込状況確認・・・・・・・・・・・・・・P２３
１０．メール管理・・・・・・・・・・・・・・・・・・P２４

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１．新規募集団体登録手順①「募集団体 登録フォーム」にアクセスし、団体情報を入力してください。

どのような活動をされている団体かご記入ください

実施予定の事業をできる限
り詳細にご記入ください

利用規約
プライバシーポリシー
シクミネット利用規約
個人情報の取扱いに関する同意事項

ご登録いただくことで、規約等に同意したものとみなされます。
ご確認ください。

各種規約をご確認いただき、「同意して次へ」をクリックしてください。

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１．新規募集団体登録手順②確認画面が表示されるので、アドレスに間違いがないかご確認いただき「申請」へをクリックしてください。
登録用のＵＲＬを記載したメールが自動送信されますので、ドメイン「@shikuminet.jp」からのメールを受信できるよう設定をお願いします。

③申請完了の連絡がメールアドレス宛に届きます。

tokyo@mail.com

この段階では、募集団体の登録は正式に完了していません。
申請後、（公社）東京都障害者スポーツ協会より別途連絡がございますので、お待ちください。(５営業日程度お時間をいただきます)
連絡がない場合、お手数をおかけしますが（公社）東京都障害者スポーツ協会までお問い合わせください。

tokyo@mail.com
yamamoto@gmail.com「TOKYO 障スポ&サポート」ポータルサイト（https://www.tokyo-ss.net/）から「募集団体利用誓約書」をダウンロードして、（公社）東京都障害者スポーツ協会宛（tokyo-ss@tsad.or.jp）にメールでご送付ください。

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１．新規募集団体登録手順④正式登録可否の審査が行われ、承認された場合、登録したメールアドレス宛に「登録承認通知」と「仮パスワードのご連絡」の２通のメールが届きます。
1通目クリックし管理者ログイン
画面を開いてください
tokyo@mail.com

ログインする際に必要です

2通目

ZIPファイルを開き、「仮パスワード」をご確認ください※PCにてご確認ください。スマートフォンだと開けない場合がございます
ファイル内のパスワードを管理者ログイン画面のパスワード欄にご入力ください⑥管理画面ログインURLをクリックし、ログインページを立ち上げ、「アカウント」に上記のメールで受信したログインアカウント、「パスワード」にZIPファイルに記載されていた「仮パスワード」を入力してログインしてください。

上記のメールで受信したログインアカウントを入力
2通目のメールで受信した仮パスワードを入力

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１．新規募集団体登録手順⑦ログインボタンを押すと、ご登録のメールアドレス宛に認証コードが送信されます。

⑧メール文面内の認証コードを下記の「認証コード入力画面」に入力し、「ログイン」ボタンを押してください。
※1度ログインすると、3カ月間有効です。3ヶ月経過すると、再度認証が求められます。

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１．新規募集団体登録手順⑨ログインすると、団体情報入力ページに遷移しますので、「基本情報」と「窓口担当者情報」を入力し、「保存」してください。
団体種別を選択してください

この項目は、東京都障害者スポーツ協会への会員登録状況を設定していただく欄です。
協会会員でない場合は、未加入を選択してください「基本情報」をご入力ください

全て入力したら「保存」をクリックしてください

東京都障害者スポーツ協会から連絡を行う際の連絡先について、代表者と異なる場合は入力してください。

以上で、新規募集団体の正式登録が完了となります。
続けてイベントを作成する場合は、Ｐ１１へ進んでください。

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２．ログイン方法①管理者ログイン画面にアカウント(メールアドレス)、パスワードを入力し「ログイン」ボタンをクリックして下さい。

②ご登録のメールアドレス宛に認証コードが送信されます。
メール文面内の認証コードを「認証コード入力画面」に入力し、「ログイン」ボタンを押してください。

③メインメニューが表示されます。業務に合わせて、必要なメニューを選択して下さい。

イベント管理 イベント(事業)を作成し、情報掲載を申請する際に使用する画面です
また、各イベントの申込者の確認やメール送信等も可能です

承認管理

承認制イベントの参加者の募集を行った場合、申込者を確認し参加の承認(当選)or差戻(落選)の処理を行う画面です

団体管理

自身の団体の登録情報(住所や連絡先、担当者等)の内容の確認・変更ができる画面です

メール管理

イベント申込者や参加者にメールを送信した場合、そのメールの履歴及び配信結果、開封状況が確認できます

ヘルプ

各機能の操作方法を確認できる画面です8３．パスワード変更①ログイン後、ホーム画面右上の写真または人型アイコンをクリックし「パスワードの変更」をクリックしてください。

tokyo@mail.com②現在のパスワード、新しいパスワード、新しいパスワード（確認用）を入力し「変更」ボタンをクリックしてください。パスワードが変更されます。

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４．イベント管理に関しての解説◆イベント管理とは、スポーツ大会や講習会等の事業を作成し受付するための機能です。
◆イベントを作成した場合、協会本部に「申請」をし、承認された場合のみボランティアマイページに掲載されます(承認後のイベント内容の修正は行えません)。
※イベントを修正する場合は、協会本部へのご連絡が必要となります。
◆イベントに対して、「チケット」というものを設定することが可能です(複数枚可能)。
「チケット」に関しては以下をご確認ください。

チケットとは？
1つのイベントでも、募集する役割が複数あったり、カテゴリーが分かれている場合に活用できます。
チケットごとに「募集人数」や「受付期間」を変更できるため、『1つのイベントだけど、業務内容ごとに募集をしたい』『1日で3コマあるのでコマごとに受付したい』
といったような場合は、それぞれのチケットを作成することで、その後の管理が行いやすくなります。

イベントAチケット

Bチケット

Cチケット

定員10名
受付期間2021/6/30まで

定員5名
受付期間2021/5/10まで

定員30名
受付期間2021/7/20まで

イメージ図：イベントの中にチケットを複数作成することができます(1つでも可)≪活用事例≫■スポーツ大会のボランティア募集の際に、「受付係」を3名、「誘導係」を5名、「交通整備係」を1名の3つの仕事内容、合計9名の募集をしたい場合→「受付係」「誘導係」「交通整備係」というチケット名で3つのチケットを作成し、それぞれに定員を設定する■体験会で「午前の部」と「午後の部」があり、それぞれの定員が30名の場合→「午前の部」と「午後の部」の２つのチケットを作成し、定員を30名ずつで設定■ボランティアを10名募集し、確定後にどの仕事をしてもらうか振り分ける場合→「ボランティア募集」という1つのチケットを作成し、定員を10名で設定

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５．イベント作成①イベント管理に進み、「新規作成」をクリックして下さい。

②項目に沿って必要情報を入れ、「保存してチケット作成」をクリックして下さい。

カテゴリをプルダウンで選択

イベント名を入力

開催場所の住所を入力

イベントの詳細情報を入力※詳細は次ページで解説

イベントの担当情報を入力

イメージ画像を設定
画像を設定しなかった場合は、当協会が定めた統一の画像が表示されます。

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５．イベント作成
詳細情報欄では、入力した文言の編集やレイアウトをしたり、画像の挿入が可能です。

該当文言を選択した状態で各種アイコンをクリックすることで、編集が可能です

文字を大きくしたり小さくしたりするのに使用できます

文字を太字にする際に使用できます

文字に打ち消し線を入れる際に使用できます

文字にアンダーラインを入れる際に使用できます

文字を左寄せ、センター合わせ、右寄せする際に使用できます

文字の色を変更する際に使用できます

文字の背景に色を付ける際に使用できます

文字の段落や見出しを付ける際に使用できます

画像の挿入を行う際に使用できます(PDF等は不可)

表を挿入する際に使用できます

テキストリンクを設定する際に使用できます

HTML形式での入力方法に変更し、HTMLタグ等を設定する際に使用できます(Googleマップ等のHTMLタグを挿入する場合は、このボタンを押してからタグを貼り、その後もう一度このボタンをクリックしてください)12

５．イベント作成③チケット情報を入力し保存をクリックして下さい。
設定した公開期間中、ボランティア マイページに公開されます。

チケット名を入力例)ボランティア参加 等

チケットの詳細を入力「先着」か「承認制」を選択
先着→募集人数に達したら自動で締め切り
承認制→申込者に対して当選・落選を管理者が決定

各種期間を入力(公開期間→マイページに表示しておく期間)

募集人数を入力

購入可能枚数を入力(１を入力して下さい)

イベントの申込時に申込者に記入していただきたい情報がある場合、ご登録ください

登録項目は追加できます

チケットは1イベント内に何枚でも作成可能です。
業務内容ごと等で必要な枚数を作成して下さい。
1度作成し保存したチケットは、また別チケットを作成するにあたり複製、編集を行うこともできます。

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５．イベント作成
チケット入力サンプル

ラジオボタンで設定したもの
は、選択肢の中から択一選択となります(複数選択不可)

テキストで設定したものは、申込者がテキスト形式で自由に記載できる項目となります

チェックボックスで設定したものは、選択肢の中から複数選択となります14

５．イベント作成④チケットを保存すると、作成したイベントの編集画面に戻ります。この内容で申請する場合は「申請」ボタンをクリックしてください

申請前にイベントの内容を変更する場合はこちら

このイベント内容を基に、新しい別イベントを作成する場合はこちら2つ目のチケットを作成する場合は「チケット情報」をクリックしてください⑤確認画面が表示されるので「はい」をクリックして下さい。

上記の手順で、イベント作成→申請は完了です。
※申請するとイベントやチケットの編集はできませんのでご注意ください。
⑥イベントが承認されると、団体の管理者宛にメールが届きます。公開期間中イベントが公開されます。
※一度承認されたイベントの編集はできません。
イベント情報の修正が必要な場合は、(公社)東京都障害者スポーツ協会事務局までお申し出ください。
※審査には5営業日程度お時間をいただきます。

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６．イベント参加承認「イベント参加承認」は「承認制」のイベントへ申込があった際に、参加者の承認(当選)or差戻(落選)を行う機能です※「先着制」イベントの場合は、希望者から申込があると自動で確定メールが送付されます。
①メニューから「承認管理」をクリックしてください。

②申し込みが発生しているイベントの一覧が表示されるため、対象のイベントをクリックして下さい。

③該当イベントの申込一覧が表示されます。

「一覧画面に表示されている方を選択し、一括で承認or差戻する」場合は④へ「個人ごとの情報を確認して一人ずつ承認or差戻する」場合は⑧へ

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６．イベント参加承認④「一覧画面に表示されている方を選択し、一括で承認する」場合は、一覧の左側の選択ボックスにチェックを入れ「一括承認」ボタンをクリックしてください。

⑤確認画面が表示されるので、「はい」をクリックしてください。
「はい」をクリックすることで対象者に参加が承認された旨がメールで通知されます。

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６．イベント参加差戻⑥「一覧画面に表示されている方を選択し、一括で差戻しする」場合は、一覧の左側の選択ボックスにチェックを入れ「一括差戻し」ボタンをクリックしてください。

⑦却下する理由をプルダウンから選択し、メールに記載するコメントを入力してください。
「はい」をクリックすることでメールが送信され、該当会員へ申請却下(落選)の旨が伝えられます。
該当会員の申し込みはキャンセルとなり、申込一覧から削除されます。

応募者多数のためこの度は○○事業へのボランティア参加にお申し込みいただきありがとうございました。
今回は残念ながらご参加いただくことができませんが、また次の機会に是非とも申込ください。

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６．イベント参加承認⑧「個人ごとの情報を確認して一人ずつ承認する」場合は、一覧から該当個人をクリックしてください。

⑨個人を選択すると、該当個人の詳細情報が表示されます。
内容を確認し問題なければ上段の「承認」をクリックしてください。

チケット作成時に設けた登録項目の回答が確認できます。

⑩確認画面が表示されるので、「はい」をクリックしてください。
「はい」をクリックすることでメールが送信され、該当会員へ参加承認の旨が伝えられます。

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６．イベント参加差戻⑪「個人ごとの情報を確認して一人ずつ差戻しする」場合は、一覧から該当個人をクリックしてください。

⑫個人を選択すると、該当個人の詳細情報が表示されます。
内容を確認し、参加を見送る場合は「差戻」をクリックしてください。

⑬却下する理由をプルダウンから選択し、メールに記載するコメントを入力してください。
「はい」をクリックすることでメールが送信され、該当会員へ申請却下(落選)の旨が伝えられます。
該当会員の申し込みはキャンセルとなり、申込一覧から削除されます。

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７．イベント中止処理
本機能は、予定していたイベント(事業)が、やむを得ず何らかの理由で中止になった場合に行う処理です。イベントを中止することになった場合は、こちらの操作をお願い致します。
①イベント管理に進み、該当のイベントを選択して下さい。

②「イベント中止」ボタンをクリックして下さい。

②「イベント中止理由」を入力し、「イベント中止確定」ボタンをクリック。

以上の操作で、申込受付が停止となります。また、イベント情報に「中止」の表示がされます。

イベント中止処理後は、申込者に対してご連絡をお願いいたします。また、募集を締め切り、参加者が決まっている場合は参加者に対して、ご連絡をお願いいたします。
(中止処理をしても、申込者に自動でメールが送信される機能はございません。)
メールにて通知を送る場合は、該当イベントの「申込一覧」に進み、メール送信機能をご活用ください。

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８．イベント中止解除
本機能は、一度中止処理をしたイベントを再度復活させる場合に使用する機能です。
中止が解除されたり、誤って中止にしてしまったイベントの場合は、こちらの機能をご活用ください。
①イベント管理に進み、該当のイベントを選択して下さい。

公開ステータスは「中止」になっています②「中止解除」ボタンをクリックして下さい。

③「はい」ボタンをクリック。

以上の操作でイベントの中止は解除となり、受付期間中の場合は受付が再開されます。
この場合、中止処理前に受け付けた申込者情報は引き継がれます。
必要に応じて、申込者の方にイベント中止解除の旨をご連絡ください。

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９．イベント申込状況確認①イベント管理に進み、該当のイベントを選択して下さい。

②「申込一覧」をクリックして下さい。

③該当イベントに申し込んでいるボランティア情報を確認することができます。
CSV出力

メール送信

行クリックで申込者の情報を確認可能(全情報ではなく一部のみ)※本情報を、該当事業の運営以外で利用することは、固く禁じております◆申込者にメールで連絡を行う場合は、「メール送信」をご活用ください。
◆CSV出力をクリックした場合、「氏名」「年齢」「性別」「障がい者スポーツ指導者資格の有無」「居住地」が、CSV形式にてダウンロード可能です。
※活動履歴やその他の情報(登録項目等)は出力されません23

１０．メール管理本画面には、イベント申込者一覧から送信メールの履歴が表示されます。

① メール管理に進むことで、過去の配信履歴と予約配信メールの確認・編集が可能です。
詳細を確認するにはメールの行をクリックして下さい。

②配信内容と配信先・状況の確認が可能です。
配信前のメールに関しては編集及び取消が可能です。

すね。

開封状況及び開封日時が表示されます※開封状況及び開封日時は、受信者のメーラー設定次第では取得できない場合がございます。
また、テキスト形式で送付をした場合は、取得できませんのでご注意ください。

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