わかりやすいビジネス文書の条件
石黒 圭
国立国語研究所教授 一橋大学大学院連携教授

ビジネス界の現状• 近年、クラウドソーシングの広がりにより、業務の外部化（アウトソーシング化）が進んでいる。
顔の見える既知の相手への口頭による伝達
顔の見えない未知の相手への文書による伝達
そのため、文書の明晰性を高める必要がある。
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本研究の目的• 互いの顔が見えないコミュニケーションにおいてビジネス文書作成法を確立するためには……
教育プログラムの策定①社内・関連会社（オフィスワーカーが対象）②クラウドソーシング（在宅ワーカーが対象）③キャリア・就業支援（就活学生が対象）④ビジネス日本語教育支援（外国人が対象）
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目的達成の前提：実態把握• 文書作成能力による二極化が進み、一部の勝者と 多くの敗者が生まれている。
• どのようなビジネス文書が書かれているか、実態調査をする必要がある。
• 内容面にくわえ、言語面の実態調査が重要。
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実態把握のために• お客さま向けではない、実際の業務で使われるビジネス文書は入手できないのか。
• オンライン上で不特定多数のワーカーに業務を発注するクラウドソーシングが近年急速に普及。
• クラウドソーシングの文書は実際の業務で使われている文書。これをコーパス化して分析を行えば、ビジネス文書の実態が見えてくる。
• 国立国語研究所、富士通研究所、クラウドワークス社の３者で協定を結び、共同研究に着手。
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共同研究で扱っているデータ• 共同研究で扱っているデータは３種類。
元データ：クラウドワークス社から提供された約10万件の発注文書。
ランダム1000：そこからランダムに抽出した1,000件の発注文書（70万3,428文字）。
実例50：さらにそこから丁寧な質的分析を行うために取りだした50件の発注文書。
• 本発表では、実例50を中心に用例を採取。
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発注文書の実際

7言語面の実態把握• 言語には内容伝達機能と感情伝達機能の二つの機能がある。
• 内容伝達機能を支えるのは次の五つである。
1.表記 2.語彙 3.文法 4.情報 5.知識• 感情伝達機能を支えるのは 6.配慮 である。
※こうした機能の分析には悪文が有効である。
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１．表記面の不適切さ漢字のミス
変換ミス・分節ミスが多い。
句読点の不使用「が」「けれども」「し」のような接続助詞や連用中止に読点が打たれていない例がある。
箇条書きにおいて句点が統一されていない例が見られる。
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１．表記面の不適切さ
漢字の変換ミス① 作品のあらすじをだらだら書かないでください。
それよりも、ライター様の思いを全面に出した記事にして下さい。
①’作品のあらすじをだらだら書かないでください。
それよりも、ライター様の思いを前面に出した記事にして下さい。
10１．表記の不適切さ
読点の不使用② タイトルはわかりやすくし、本文は段落などを適宜使い読みやすい文章でお願いします。
②’タイトルはわかりやすくし、本文は段落などを適宜使い、読みやすい文章でお願いします。

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２．語彙面の不適切さ
語彙の選択ミス
文脈に合わない不適切な語彙が使用されている。
難解な用語の使用
難しい用語を知らない受注者を排除する可能性。
副詞の曖昧な使用
主観的な副詞の使用により指示が曖昧になる。
12２．語彙面の不適切さ
語彙の選択ミス③ オリジナリティのある内容を重視し、「実際に通っていなくても書ける」と判断されるような、ありきたりな内容につきましては否認の対象とします。
③’ オリジナリティのある内容を重視し、「実際に通っていなくても書ける」と判断されるような、ありきたりな内容につきましては非承認の対象とします。
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２．語彙面の不適切さ
難解な用語の使用④ 口唇ヘルペスについて記事にまとめて下さい。
④’口唇ヘルペス（体調が悪くなると口のまわりにできる小さな水ぶくれ）について記事にまとめて下さい。
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２．語彙面の不適切さ
副詞の曖昧な使用⑤ 中国語の翻訳について記載があれば大体承認させていただきます。
⑤’ 中国語の翻訳について記載があれば承認させていただきます。

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３．文法面の不適切さ
「の」の脱落助詞が脱落している例がみられる。
修飾関係が不明確
何を修飾しているか不明確な節がみられる。
並列関係のミス
何と何が並列されているか不明確な例がある。
さ入れ言葉
助動詞「せる」を用いるべき五段動詞とサ変動詞に、「させる」を用いた例がみられる。
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３．文法面の不適切さ「の」の脱落
⑥ 継続して仕事できる方、レスポンス早い方を優先して採用します！
⑥ ’継続して仕事のできる方、レスポンスの早い方を優先して採用します！

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３．文法面の不適切さ
修飾関係が不明確⑦ 質問の内容に沿った、質問１～4まで繋がるように文章の作成をお願いします。
⑦ ’ 質問の内容に沿って、質問１～4までが繋がるように文章の作成をお願いします。
⑦’’質問１～4までが繋がるような、質問の内容に沿った文章の作成をお願いします。
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３．文法面の不適切さ
並列関係のミス⑧おすすめの本や書評の記事を作成します。
⑧ ’（候補1）おすすめの本の記事や、本の書評の記事を作成します。
⑧ ’（候補2）おすすめの本の記事や、おすすめの書評の記事を作成します。
⑧ ’（候補3）おすすめの本の記事や、おすすめの本の書評の記事を作成します。
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３．文法面の不適切さ
さ入れ言葉⑨ 『ＷＥＢサイト』や『出版物』等からの著作権を侵害す転用・転載は、専門取締機関や有料ツール、目視、他手法により厳密に調査させて頂き、違反をした場合はしかるべき対応を取らさせて頂いております⑨’ 『ＷＥＢサイト』や『出版物』等からの著作権を侵害す転用・転載は、専門取締機関や有料ツール、目視、他手法により厳密に調査させて頂き、違反をした場合はしかるべき対応を取らせていただいております20

４．情報面の不適切さ
情報有無ありなし

量多すぎる

適当

少なすぎる

質

曖昧適切

不正確

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４．情報面の不適切さ
佐野（2018） 発注文書に見られる「見出し」①仕事内容 ②待遇 ③応募資格④応募方法 ⑤注意 ⑥その他
これから紹介する整理や実例は、青木（2018）を参考にしている。
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４．情報面の不適切さ＜量の面＞
少なすぎる 必要な情報が書かれていない。
多すぎる
重複した情報や不要な情報が書かれる。
＜質の面＞
曖昧
読み手が仕事内容をイメージできない。
不正確 前後の文脈で情報に矛盾がある。
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４．情報面の不適切さ
少なすぎる⑩ 記事タイトルには「不動産査定 また不動産売却」という言葉を1回使用してください。
⑩’記事タイトルには「不動産査定」または「不動産売却」という言葉を（いずれか）1回使用してください。
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４．情報面の不適切さ
多すぎる（重複した情報）⑪ 事前に何か予防策をしているか？
⑪’何か予防策をしているか？

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４．情報面の不適切さ
多すぎる（不要な情報：含意が生じる）⑫あり得ないほどの嘘くさい話は承認できないことがございます。
⑫嘘くさい話は承認できないことがございます。

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４．情報面の不適切さ
曖昧⑬ AEDに関して思う事を具体的に記事にまとめて下さい⑬ ’ AEDの使い方、設置場所、講習の体験など、AEDに関して思う事を具体的に記事にまとめて下さい27

４．情報面の不適切さ
不正確⑭ ▼ 動画の撮影時間１分～３分程度でお願いします。
３分以上の動画になってもOKです。
１分以下の短い動画の場合は、猫ちゃんの面白い行動やハプニング映像・かわいい仕草などが短時間で分かる映像であれば承認する事もあります。
基本的に１分以下の撮影時間の映像は非承認とさせて頂きますのでご注意ください。
ただし、アップロード時に複数ファイルを送信して頂き、合計の撮影時間が１分〜３分程度ある場合は審査対象とさせて頂きます。
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４．情報面の不適切さ
不正確⑭’▼ 動画の撮影時間
１分以上３分以内でお願いします。
３分以上の動画は３分以内に編集してください。
１分以下の短い動画の場合は、猫ちゃんの面白い行動やハプニング映像・かわいい仕草などを含んだものとし、合計１分を超えるようにつなげてお送りください。

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５．知識面の不適切さ
書き手と読み手の知識の差によって理解が難しくなる例（「語彙面の不適切さ」の「難解な用語」も参照）
専門用語
一般になじみの薄い語が説明なく用いられている。
固有名詞
固有名詞に説明がなく用いられている。
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５．知識面の不適切さ
専門用語⑮ せどりに関してのAmazonとECサイトの価格差を検出するツールを開発したいと考えており、システムエンジニアを募集します。
⑮’せどり（古本や中古のゲームなどを販売する業者）に関してのAmazonとECサイトの価格差を検出するツールを開発したいと考えており、システムエンジニアを募集します。
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５．知識面の不適切さ
固有名詞⑯ ＜下記のMARCHの英語の対策記事＞⑯’ ＜下記のMARCH（明治大学・青山学院大学・立教大学・中央大学・法政大学）の受験英語の対策記事＞

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６．他者配慮面の不適切さ
自身への敬意
書き手への敬語や尊敬語・謙譲語の混同。
上から目線
恩着せがましくなる授受表現の使用など。
消極的な指示消極的で明確でなく感じられる指示の表現。
不正を疑う表現
受注者が不正を疑われていると感じる表現。
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６．他者配慮面の不適切さ
自身への敬意⑰ 必ずご注意を読んでから作業を行って下さい。
⑰’必ず注意事項を読んでから作業を行って下さい。

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６．他者配慮面の不適切さ
上から目線⑱ あなたが悩んだ経験や取り組んだ対処法を教えてあげてください。
⑱’あなたが悩んだ経験や取り組んだ対処法をお書きください。

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６．他者配慮面の不適切さ
消極的な指示⑲ 不動産の売却の体験談でもかまいません。
⑲’ 不動産の売却の体験談も歓迎します。

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６．他者配慮面の不適切さ
不正を疑う表現⑳ 内容のないスパム記事などを投稿された方は運営会社に通報します。
⑳’（そもそも書かないのが適切）

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７．まとめ
本発表では、発注文書について、内容伝達機能と感情伝達機能に注目し、次の六つの観点から分析した。
• 内容伝達機能
1.表記 2.語彙 3.文法 4.情報 5.知識• 感情伝達機能
6.配慮
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７．まとめ「わかりやすいビジネス文書の条件」としては、①読みやすい、②正確な、③過不足がない、④具体的な、⑤失礼のない、の五つが必須である。
文書は、自分のために書かれたメモ書き的な「試みる日本語」から、書き手の書きたいことがまとまった「表す日本語」、さらには、読み手が正確・迅速に理解できる「伝える日本語」になるように、彫琢することが求められる（横井ほか2015）。
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参考文献・資料
青木優子（2018）「発注文書に必要な情報とは？」日本語教育学会2018年度秋季大会発表資料
石黒圭（2017）「2．文章とは何か」李在鎬編『文章を科学する』ひつじ書房、pp.14-37
佐野彩子（2018）「内容が一目で分かる発注文書の見出し」日本テレワーク学会第20回研究発表大会発表資料
横井俊夫・石崎俊・佐野洋・石黒圭・猪野真理枝・烏日哲（2015）「日本人のための日本語マニュアル：言葉の仕組を学び、外国語との対照を通じて日本語スキルを磨く」『Japio year book』pp.346-351、日本特許情報機構
40付記
本発表は、国立国語研究所機関拠点型基幹研究プロジェクト「日本語学習者のコミュニケーションの多角的解明」（プロジェクトリーダー：石黒圭）、 および、JSPS科研費JP17K18504（研究代表者：石黒圭）の研究成果である。
また、取りまとめにあたり、青木優子氏（国立国語研究所プロジェクト非常勤研究員）の助力を得た。記して感謝申し上げる。
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