TIETOSUOJAILMOITUS
LUTPub-julkaisuarkisto
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679),
artiklat 13 ja 14
Laatimispäivämäärä: 16.5.2018
Päivitetty viimeksi: 30.8.2019

1. Rekisterinpitäjä
LUT-yliopisto (LUT)
Y-tunnus 0245904-2
Osoite: Yliopistonkatu 34, 53850 Lappeenranta
Puhelin: 0294 462 111
Sähköposti: info@lut.fi
2. Rekisterinpitäjän edustaja ja yhteyshenkilöt
Nimi: Kirjastonjohtaja Miia Willman
Osoite: LUT-yliopisto, Yliopistonkatu 34, 53850 Lappeenranta
Puhelinnumero:Sähköposti: miia.willman@lut.fi
Nimi: Informaatikko Ilkka Nokelainen
Osoite: LUT-yliopisto, Yliopistonkatu 34, 53850 Lappeenranta
Puhelinnumero: 040 352 4002
Sähköposti: kirjasto@lut.fi
3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Nimi: Lakimies Anne Himanka
Osoite: LUT-yliopisto, Yliopistonkatu 34, 53850 Lappeenranta
Puhelinnumero: 050 564 4623
Sähköposti: tietosuoja@lut.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen tallennuksen tarkoitus on LUTPub-julkaisuarkiston ylläpitäminen. LUTPub on
opinnäytetöiden ja julkaisuiden sähköinen tallennuspaikka.
Opiskelijat tallentavat LUTPub-julkaisuarkistoon opinnäytetyönsä. Kirjaston henkilökunta tallentaa julkaisuarkistoon tohtoritutkintoon liittyvät väitöskirjat. Yliopiston tutkijat tallentavat julkaisuarkistoon tieteellisiä artikkeleita, konferenssijulkaisuja ja tutkimusaineistoja. Yliopiston
LUT Scientific and Expertise Publications –julkaisusarjan julkaisut julkaistaan sähköisinä LUTPub-julkaisuarkistossa.
LUT-yliopisto
LUT University

www.lut.fi

PL 20/P.O. Box 20FI-53851 Lappeenranta

tel +358 294 462 111
fax +358 5 411 7201

Y-tunnus 0245904-2
ALV/VAT FI 02459042

LUT on solminut Kansalliskirjaston kanssa sopimuksen julkaisuarkiston taustajärjestelmäpalvelun ostamisesta Kansalliskirjaston Julkaisuarkistopalveluista (Doria-palvelut). LUTPub sijaitsee Kansalliskirjaston palvelimella ja Kansalliskirjasto hoitaa LUTPubin tiedontallentajien rekisteröitymiseen liittyvät palvelut poislukien HAKA-kirjautumiseen liittyvän käyttäjänhallinnan.
Kansalliskirjaston Doria-palvelun tietosuojaseloste löytyy täältä https://www.kiwi.fi/display/Julkaisuarkistopalvelut/Doria-palvelun+tietosuojailmoitus.
Palvelusopimuksen mukaisesti LUT toimii rekisterinpitäjänä ja Kansalliskirjasto henkilötietojen
käsittelijänä.
5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisteröidyn suostumus. Opinnäytetöiden osalta käsittelyperusteena on myös rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999).
6. Rekisterin tietosisältö ja säilytysajat
Rekisteröidystä tallennetaan seuraavat tiedot:
ooNimi
Sähköpostiosoite

ooSimpleStats-analytiikkaohjelma käyttää seuraavia käyttäjää koskevia tietoja:
IP-osoite
IP-osoitteesta ladatut dokumentit

oooooooooo

Niiden aineistojen osalta, joissa käytön seurantaan käytetään Google Analyticsia,
kerättävät tiedot ovat seuraavat:
Selaintyyppi/-versio (esim. Internet Explorer 11)
Selaimen kieliversio (esim. suomi)
Käyttöjärjestelmä (esim. Windows 10)
Laitemerkki, laitetyyppi, laitemalli
Näyttötyyppi
Viittaava URL (edellinen sivu, jolla vierailtu)
Sivulataukset
KlikkauksetMaa, alue ja kaupunki, josta pyyntö lähetettiin
Hakuoperaattorit

Myös palveluun tallennetuissa aineistoissa ja kuvailutiedoissa voi ilmetä henkilötietoja, henkilönimiä tai -kuvia. Henkilönimet ovat aineistojen tekijätietoja ja aineistoissa viitattujen lähteiden tekijätietoja.
Käyttäjä kirjautuu palveluun joko LUTPub-palvelun sisäisillä tunnuksilla tai yliopiston omilla
LUT-tunnuksilla.
Rekisteröityneen käyttäjän tiedot anonymisoidaan, kun viimeisestä kirjautumisesta on kulunut yli kaksitoista (12) kuukautta. Tämän jälkeen palveluun ei enää voi kirjautua, mutta rekisteröityneen käyttäjän syöttämät ja käsittelemät aineistot säilyvät palvelussa. Jos käyttäjällä on ollut työtehtäviinsä liittyen laajempia käyttöoikeuksia palveluun, ne poistetaan työsuhteen päättyessä.
LUTPub-järjestelmä kerää lokitietoja. Lokitietoja säilytetään enintään 5 vuotta. Lokien säilyttäminen on tarpeellista mahdollisten ongelmatilanteiden ja tietoturvaloukkausten selvittämiseksi. Lisäksi lokitietoja käytetään tilastointitarkoituksiin.

7. Tietolähteet
Rekisteröityneet käyttäjät tallentavat julkaisunsa ja tietonsa itse LUTPub-palveluun tai kirjasto
tekee sen heidän pyynnöstään.

8. Evästeiden käyttö
Henkilötietojen käsittelyn selainpohjaisissa tietojärjestelmissä käytetään evästeitä. Eväste on
pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään palvelujen
toteuttamiseen, helpottamaan palveluihin kirjautumista sekä mahdollistamaan palvelujen käytön tilastointi. Käyttäjä voi selainohjelmassaan estää evästeiden käytön, mutta tämä voi estää
järjestelmän asianmukaisen toiminnan.
Henkilötietojen käsittelyssä käytetään evästeitä.

9. Tietojen siirto tai luovuttaminen
Henkilötietoja käsitellään Kansalliskirjastossa, jonka kanssa LUTilla on palvelusopimus.
Kansalliskirjasto ei luovuta tietoja kolmannelle tahoille. LUTPubin taustajärjestelmässä DSpacessa on teknisiä rajapintoja, joiden kautta muut järjestelmät voivat haravoida LUTPubiin tallennettujen aineistojen kuvailutietoja.

10. Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Pääsääntöisesti tietoja ei siirretä, mutta palveluun voidaan kytkeä sosiaalisen median painikkeita, jotka saattavat välittää palvelun käyttöä koskevia tietoja myös EU/ETA-alueen ulkopuolella sijaitseville palveluntarjoajille.
11. Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään ainoastaan sähköisessä muodossa. Kansalliskirjasto varmistaa LUTPubissa säilytettävien tietojen turvallisuuden omilla tietoturvatoimillaan. Lokitietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan palvelun ylläpidosta vastaavat Kansalliskirjaston työntekijät. Rekisteröityneiden käyttäjien tietoihin pääsevät käsiksi myös aineistojen käsittelystä vastaavat palvelua käyttävän organisaation henkilökuntaan kuuluvat työntekijät, jotka tunnistetaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

12. Automatisoitu päätöksenteko
Henkilötietojen käsittelyssä ei tapahdu automaattista päätöksentekoa.

13. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietolainsäädäntöä.
Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:a) Rekisteröidyn oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot (artikla 15).

b) Rekisteröidyn oikeus tietojensa oikaisemiseen (artikla 16).
c) Rekisteröidyn oikeus tietojensa poistamiseen (artikla 17). Oikeutta henkilötietojen poistamiseen ei sovelleta, jos tietojen käsittely on tarpeen yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia
varten, jos oikeus tietojen poistamiseen estää tai suuresti vaikeuttaa henkilötietojen käsittelyäd) Rekisteröidyn oikeus tietojen rajoittamiseen (artikla 18).
e) Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle (artikla 20).
Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa on tietosuojavastaava.