平成２９年度第８回 同窓会役員会 議事録案
〔日時〕平成 29 年 11 月 17 日（金）19：00～21：00〔会場〕凌雲会館 会議室Ａ

〔出 席 者〕戸髙、小林、染矢、牧、木前、小松、熊本、黒木、後藤、堀田〔議長〕戸髙〔書記〕事務局員 黒木＊敬称略〔配布資料〕 ・平成 29 年度第 7 回(2)役員会議事録・HCD 出席者リスト
・同窓会 HP ドメイン移管について

議題１．ホームカミングデイフィードバック
Ⅰ．フィードバック
Ａ．ラジオ企画について
１．要検討■今回は大学事務局と連携せず同窓会単独で開催した。
⇒宮崎公立大学が《地域のための大学》を謳っていることもあり、大学事務局へ呼びかけて対外的ＰＲを兼ねた企画としてもっと充実させたい。
⇒ラジオの実行委員会を立ち上げるなど、大学事務局や学生を巻き込めるしくみを提案？
※大学や学生へ呼びかけて、凌雲祭実行委員がＯＫであればまた同日開催するのが理想的。

２．良かった点■学祭と同日開催にしたことにより、テレビ・ラジオＣＭなどで凌雲祭と連携して開催告知を効果的に行えた。
■事前に募集していた卒業生からのメッセージだけでなく、当日も卒業生や通常リスナーからメッセージをたくさん頂けた。
■例年のように凌雲祭へ助成金として金銭的援助をするだけに終わらず、ラジオ企画を通して実質的に凌雲祭集客や大学ＰＲに貢献できた。
※予算が許せばまたやってみたい。毎年が難しくても定期的にやるようにしてもいい。

Ｂ．出店について
１．要検討■凌雲祭でまたやりたい。同窓会の出店として缶詰を定番化してもいい。オリジナル缶詰を作るのもいい。
■次回出店するなら出店ではなくふるまいでもよいのでは？そちらの方がより多くの人に同窓会ＰＲができる。ふるまいをするなら学生の出店の邪魔にならないもので。

２．良かった点■売上￥６,３９５（台風にもかかわらず）■悪天候で客足は伸びなかったが、残った品物は懇親会参加者へプレゼントでき、喜んでもらえた。

Ｃ．懇親会について
１．要検討■凌雲祭会場からの移動が遅れ、懇親会参加者が到着されたときにまだ会場に着いていなかった。
⇒学校外での開催にするなら移動時間に余裕を持ったタイムスケジュールを組む。
■会報での告知後に会場変更となり、結局どちらで開催なのか問い合わせを頂いた。
⇒来年は会報でお知らせする会場から変更しないようにする。
■会場は Wi-fi 通信可能とのことだったが当日うまく通信できず、東京とスカイプを繋げなかった。
⇒今後大学と別会場で開催するなら、事前に通信のチェックをする。
■凌雲祭同日開催であれば大学の研究講義棟７Ｆラウンジでやってみたい。
■託児は不要だが子どもが遊べるようなキッズスペースがあると助かるのでは？
■会長、副会長には各テーブルへご来場お礼・ご挨拶、役員へのお誘いをしてもらいたい。
■ななたまご…来年は１５期生ななたまごの開封。集まってもらえるような呼びかけ方法考える。

２．良かった点■料理のメニューも申し分なく、良心的な予算で開催できた。
■似顔絵サービス、アカペラグループによるステージが好評だった。
■初参加の方から「思っていたよりおもしろかった」と言っていただけた。
■台風の悪天候にもかかわらず、例年に劣らぬ人数に来場していただけた。

議題２．会費納入方法検討
１～６期生の会費納入率が上がらないことが長年の課題。今後継続して同窓会活動の充実を図るためには現在完納されていない卒業生からのご協力が欠かせないものとなってくる。
少しずつでも完納しやすい納入方法を検討した方がよいのでは？

Ⅰ．会費納入方法（１～６期生）
Ａ．現状※１～６期生：卒業時に２，０００円を納入。
その後、毎年２，０００円ずつ納めるよう会則に定められている。

⇒しかし、そのように定められていること自体が認知されていない。

※未納者数 １，０２０名 (うち、住所不明者３９５名)※未納金額 １８，１１７，０００円

7 期生以降の卒業生は入学時に会費２０,０００円を一括で納めていただいている。
既に納めてくださっている卒業生との公平性を保つうえでも納入しやすいしくみを検討したい。

Ｂ．納入方法を変えた方がよいのでは？
１．現在の納付書には郵便局しか対応していない。
⇒不便
２．コンビニ振込みにすると⇒振込みしていただくには便利だが、コンビニ振込代行会社へ支払う基本料が高い。
一般会計からそのぶんの費用を捻出するのは難しい。
《コンビニ決済詳細》
・開設費用で５０，０００円前後
・代行会社へ支払う月額基本料が１５，０００円前後（年間１８０，０００円前後必要）
・振込手数料は、1 件当たり１５０円前後※代行会社により各種料金が異なる。
・入金があった際は振込用紙に印字されたコードのみしか通知をもらえないので、お振込元を確認するまでに時間や手間がかかる。（小野高速印刷へコードを送り特定してもらう）

３．現時点で対応可能な案
・転居などで住所不明になっており振込票をお送りできていない卒業生について⇒今回のＨＣＤ参加申込みで判明した住所や連絡先は小野高速印刷へ通知し、来年度の会報発送時に振込票を同封させていただく。
※ただし、名簿への記載はしない。記載については次回の名簿改訂時期にご本人へ確認する）

・振込方法について⇒現在の振込票を継続して採用するが宮銀の口座番号も記載しておき、ゆうちょ口座か宮銀口座のどちらか都合の良い方を選んでいただけるようにする。
※「郵便局窓口以外からのお振込みをご希望の方は下記に記載の口座へお振込みを御願いします」というような文言を掲載。

⇒口座引き落としを導入する？
窓口まで出向いてもらうのは手間である。返信用ハガキに口座をご記入して郵送してもらい、引き落としをさせていただく。

⇒同窓会ＨＰからクレジットカード決済ができるようにする？
返信用ハガキをポストへ投函する手間もなく、ＨＰから手続きが取れた方が便利。
ポイントもついてきて、ただ会費を納入するだけでない特典があるのもいい。

※どれを採用するにしろ、納入方法は複数あって都合の良いものを選んでいただけるようにしておいたほうがいい。
今後、導入候補になっている納入方法について詳しく調べていく。

・その他①振込票記載の金額について⇒各個人の残高に関わらず、振込票にはあえて２，０００円など入金しやすい金額を印字する？
※１～６期生の完納されていない大部分の方の残高は１８,０００円。分割納入ご希望の方はご相談いただくよう振込票に記載しているが実際にご相談いただいたことはない。
最初から分割の金額を入れておくことで納入率上がるかどうか検討してみてもいい？

②振込票封入方法について⇒振込票の専用封筒を作り、封筒レイアウトも無理なく納入をお願いできるようなものにしてみては？
※現在は会報を封入する際一緒に振込票を裸で入れている。
会報の封筒を開けた際にいきなり振込票が目に入るのでは印象が悪い…？

⇒納入を呼びかけるチラシを会報と別紙で作成し、一緒に封入する？

⇒納入してくださった方に対してなにかの特典をつける？
これまで完納してくださっている卒業生との公平性も保てる形で。

議題３．その他報告、確認
Ⅰ．報告
Ａ．同窓会ＨＰについて来年の委託費用途を検討した結果、これまで委託で運営していたＨＰを廃止し、今年度開設したＨＰを独自で運営することとなった。
それに伴いドメイン移管をした。

今後のＨＰ管理費 年間￥５５,０００前後を想定。
■ドメイン使用料￥３,０６７(年間)■サーバー使用料￥６,０００（年間）■ブログ更新料￥４８,０００（年間） ※月２本、役員が更新した場合（１記事￥２,０００として）※小野高速印刷へ委託した際は年間￥８６,４００だったので、約￥３０,０００程の削減になる。

Ｂ．同窓会ＰＣについて
電源コードがＡＣアダプタの不具合で使用できなくなった。代替のコードを購入する。

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◆次回役員会開催予定
日

程：１２月日場

所：凌雲会館 会議室Ａ(または共同研究室１)時

間：１９時～２１時