平成３０年度 ５月 同窓会役員会 議事録案
◆ 概 要〔日時〕平成３０年５月１８日（金）１９：００～２１：００〔会場〕凌雲会館 会議室Ａ

〔出 席 者〕戸髙、小林、染矢、木前、黒木、 ＊敬称略〔議長〕戸髙〔書記〕事務局員 黒木〔配布資料〕 ■個別同窓会支援制度テストケース報告書■シンポジウム企画書■同窓会予算案…………………………………………………………………………………………………………………
議題１． 個別同窓会支援制度について
Ⅰ．開催報告、フィードバック（参考資料：個別同窓会支援制度 テストケース報告書）

Ａ．開催後の感想
・子どもも含めて助成金が出るのは助かる(食事代だけでなく交通費などもカバーできる)・補助対象に子どもやパートナーを含めることでより参加しやすくなるとともに交友も広がった。
・大学との物理的・精神的距離が疎遠になっていても、「ゼミ」のくくりでの同窓会なら参加しやすい。
・昨今の社会情勢を鑑みると歳が離れた者が参加の場合、アルコールの存在が気になる(教員より)

Ｂ．制度運用方法について意見
１．申請書、参加者名簿、領収書の提出について・画像送付なども含め、ウェブから申請・提出ができれば好ましい。
→ウェブ申請・提出も可とする。その際は凌雲なな会ＨＰより。
※メールやＦａｃｅｂｏｏｋからは受け付けない。（チェック漏れがないよう一元化したい。）→また、ウェブ申請以外では書面での申請は受け付ける。

２．助成金額設定について・現状のままで進んでよいように思う。
※今後、制度の利用状況を見ながら予算額とのバランスを再考すればよい。

1３．助成金運用方法について・団体に個別に任せるか、規約で定めるか。
→個別に任せることとする。

４．助成金送金方法について・お金のやり取りが最も簡単に思われたＬＩＮＥ ＰＡＹでは送金手数料不要だが、現金として通帳に入れる際に手数料が必要となる。幹事が一時的に立替えることになるが現金書留での送金の方が手出しぶんが発生せず、受け取り方もわかりやすいのでは。
→現金書留にて送金することとする。

Ｃ．検討事項
１．開催告知や報告をＦａｃｅｂｏｏｋのみで行うことはいいことなのか…現状他に方法がないことも事実だが、他の方法があってもよいのかもしれない。
…ＳＮＳは日々新しいものができて利用者の移行も注視しなければいけない。

２．全ての集まりを同窓会としてよいのか…何が同窓会で何が同窓会でないかはっきり決めておかないと混乱を招くことが危惧される。
…開催趣旨、開催要件とする最低人数、参加人数に対する卒業生の割合や、同じ人(団体)が制度を利用できる回数の上限なども検討すべきでは。

Ｄ．今後取り組むこと
１．支援制度規約づくり…まずは今年度の総会で制度導入を諮るため、規約を固めていく。
※ただし、交友を促進することが目的の支援制度なので、制度利用のハードルがむやみに高くなるような内容にはしない。
※制度導入後は、利用状況を追いながら改正を検討する。

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《今回の役員会で挙がった新たな規約案》■助成金の振り分け方法…個別同窓会支援制度について定められた年間予算から申請先着順にて支給される。

■助成額決定方法…参加人数に応じて支給する。
10～14 名 …2 万円
15～19 名 …3 万円
20 名～…4 万円(上限)※ただし、参加者に同窓会費未納者が含まれている場合は、会費未納者とその家族については助成対象外とする。
(例)16 人参加予定。うち 1 人が会費未納者でそのパートナーも参加。
→16 人の参加者に対して本来の助成額は 3 万。
→未納者とそのパートナーは助成対象に含まないので、助成対象者は14 名とみなす。 ＝助成額は 2 万円。

２．Facebook 投稿用のフォーマットづくり…投稿タイトルに「個別同窓会」というワードを入れるなど、他の投稿と区別する目印を設ける。
…投稿に必ず含めてもらう事項を定める。
（「個別同窓会」、「開催日時」、「参加人数」、「感想」、「写真数点」）、など。

３．個別同窓会支援制度のアナウンスをする…会報の誌面で、個別同窓会支援制度策定に取り組んでいることを告知。

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議題２．ホームカミングデイについて
Ⅰ．開催方法再考
Ａ．隔年開催 or 毎年開催（現在 ）、どちらにするか
１．ホームカミングデイの現状 ： 集客率が上がらない
a.昨年度、同窓会設立 20 周年でラジオとのコラボ企画といった大きなイベントを企画し広報も行ったが、現地参加者の増加には繋がらなかった。
参加者の半数は以前も参加したことがある方。その他は友人や大学職員から紹介を受けた方。完全に新規での単独参加者は僅か。

b.東京支部の集まるメンバーも固定化の傾向にある。
→宮崎も東京も若い世代での参加者開拓が課題。

２．ホームカミングデイ（昼間のイベント開催）は隔年実施でよいのでは？
a.隔年開催方式にしている他大学も少なくない。
《 理 由 》
…毎年開催にすると“特別感”が薄れる。隔年開催だとメリハリがつく。
…ホームカミングデイを企画・運営する役員の負担が大きい。

→ 隔年開催導入後、卒業生から「毎年やらないのか」という意見が出れば隔年開催を見直すこととする。

３．総会は必ず毎年開催しなければいけない
a.凌雲なな会は法人団体にあたるため、年 1 回の総会にて事業報告と決算・予算報告を行い、会員から承認を得なければいけない。

４．今年度 …昼間のイベント開催は見送る
a.《 宮 崎 》
…ミニ講義やおしごと Café など、昼間のイベントはしない。
…総会開催後、簡単な懇親会を開催する。

b.《 東 京 》
…東京支部も昼間のイベントはしない。
…今年度は既にお花見を開催しているので、総会後の懇親会はナシとする。
4c.日程、場所等→凌雲祭と同日開催。10 月 27 日（土）※凌雲祭にて凌雲なな会 PR を目的とした出店をするかどうかは総会・懇親会への移行も踏まえ検討が必要。

→総会は大学構内※Facebook ライブ中継も検討。
…総会は本来、双方向のやり取りができなければいけない。
ライブ中継だと双方向性には欠けるが、現地参加者以外にも見てもらうことはできる。

→懇親会は丸平２F

Ｂ．ホームカミングデイ参加費無料の見直し（懇親会参加費について）
１．同窓会運営費の現状 : 年間の運営費 ＞ 年間の会費収入
a.ここ数年、会費収入は減少傾向にある。
…平成 29 年度の会費収入は 3 年前と比較すると 50 万円程円少なく、今年度はさらに 30 万円程減少の見込み。
…一方で、卒業生の人数が増えるに伴い、会報の製作費・郵送費は年を追うごとに増えていく。

２．これからはホームカミングデイを「会費無料」で開催することは困難
a.会費収入が減少するなか、同窓会運営は前年度からの繰越金ありきで成り立っている。
…今後も減少傾向が続いた場合、ますます繰越金を切り崩すかたちでの運営になる。

b.未納のまま(未納と知らず)ホームカミングデイに参加している方もいる。

→卒業生数が 4000 名を超え、収入と支出のバランスを保つことが難しくなった。
継続的な同窓会運営を成立させるためには、「参加費無料のホームカミングデイ」を断念せざるをえない。

３．ホームカミングデイ参加費２,０００円とする
a.宮崎での一般的な飲み会の相場が４,０００円程→ホームカミングデイの際には半額を同窓会で負担するというかたちで、２,０００円の参加費を徴収させていただきたい。
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b.懇親会参加時のみ徴収する。
※昼間のイベントや総会に関して参加費は不要。

c.卒業生、教職員ともに同額の徴収とする。
※卒業生の子どもについては無料。

Ⅱ．今後の同窓会運営について
Ａ．同窓会の在り方を再考する
１．「凌雲なな会が盛り上がること」を目指した企画・運営方法は一旦やめる
a.凌雲なな会の会員は 22 歳～45 歳。
…それぞれに仕事を頑張り、家庭生活においては子育て世代にあたり、多忙。
母校の同窓会活動に積極的に参加できる年代ではない。

２．長期的に存続できる組織のベースづくりに取り掛かるタイミングでは？
a.仕事や子育てがひと段落したときに参加しやすい組織づくりをしていきたい。
…現在の支部は東京のみだが、福岡や関西、その他の地域にもネットワークを広げ、ゆくゆくはホームカミングデイの持ちまわり開催なども実現したい。

３．在学生との関わり方も変えていきたいa.現在、在学生と直接的に関わる機会がない。
→同窓会に対する認知度の低さに繋がっている。
b.同窓会に力を入れている他大学…在学生にも役員の一員となってもらう、同窓会が OB・OG 訪問の窓口となるなど、積極的に在学生と関わることが可能なベースができている。

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議題３．その他報告・確認
Ⅰ．報

告Ａ．時間外活動手当申請①東京支部 染矢さん
②東京支部 田中さん③東京支部 山本さん---------------------------------------------------------活動内容： 東京支部お花見打合せ
活動日時： 3 月 5 日 19 時 00 分～19 時 30 分 （ 0.5 時間 ）4月

7 日 17 時 30 分～18 時 30 分 （ 1.0 時間 ）4 月 13 日 21 時 00 分～21 時 30 分 （ 0.5 時間 ）---------------------------------------------------------活動内容： 東京支部お花見
活動日時： 4 月 14 日 12 時 00 分～23 時 00 分 （ 11.0 時間 ）---------------------------------------------------------■従事時間 合計 １３時間
■支 給 額：￥７７７×１３時間 ＝￥１０,１０１ （１人あたり）④黒木さん---------------------------------------------------------活動内容： 凌雲なな会ＨＰ更新・メンテ・ブログ 3 件
・役員会議事録 1 件
・そのほかメンテナンス
活動日時： 4 月 （ 2 時間 ）---------------------------------------------------------■支 給 額：￥７７７×２時間 ＝￥１,５５４

Ｂ．凌雲祭助成金について備忘録 （4 月 26 日 凌雲祭実行委員長と会計へ伝達済 ）１．助成金額、助成対象について■同窓会からの助成上限額は￥２００,０００。
■凌雲祭運営に必要不可欠な広報局と環境局の費用を同窓会からの助成金で負担する。
a. 昨年度予算書・決算書を参考に、両局合せて￥１５０,０００まで。
b. ￥１５０,０００について広報局・環境局それぞれの予算案内訳は昨年度と同じである必要はない。

■助成上限額￥２００,０００から￥１５０,０００を除いた残金￥５０,０００の使途については、適切で明確な理由（運営に関わること・お客さんに還元されること）があれば助成を認める。
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２．助成方法について■予算案提出。 ⇒内容確認 ⇒承認 ⇒支給■口座振込ではなく現金手渡し。
a. 同窓会事務局へ助成金請求書を提出してもらう。
b. お渡し後の現金は実行委員で保管・管理してもらう。一度に大きな金額を渡すのではなく、買い出しなどのタイミングに応じて、ある程度のまとまった金額で分割申請してもらう。

■支出時の領収書は後日コピーして同窓会事務局に提出してもらう。
■全ての支払いが完了した時点で残金を返金してもらう。
３．来年度助成額について■決算書提出。 ⇒内容確認 ⇒助成対象・助成額（増額/減額含む）を検討させてもらう。

Ⅱ．確

認

Ａ．《卒業後の多様なキャリアを考えるシンポジウム＠宮崎公立大学》協賛依頼について（企画書確認）
１．企画の目的
・若者が「多様なキャリアイメージを想起できる」こと。今後のキャリアを考える際の選択肢を増やし、社会人としての可能性を広げていくこと。
２．聴講対象者
・在学生、県内の若者（10 代後半～20 代前半）
・宮崎公立大学への入学を検討している高校生及び保護者
・県内の就活性及び次年度就活性
３．協賛メリット
・協賛表示、リーフレット配布、その他 PR 活動による凌雲なな会の認知度向上
・在学生との関係性活性化の推進
・次年度入学生の入会率 UP→具体的なスケジューリング（告知、集客方法、当日の流れなど）に不明確な部分があるので、そのあたりは今後引き続き確認する。
聴講者へのアンケートなどで同窓会へのフィードバックを得るということを条件に、協賛を決定。

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◆次回役員会開催予定
日 程：５月１６日(水)・１７日(木)・１８日(金)のいずれか
場 所：凌雲会館 会議室Ａ
時 間：１９時～２１時
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