公益財団法人東北自治研修所個人情報保護規程（趣旨）
第１条 この規程は， 公益財団法人東北自治研修所（以下「自治研修所 」という。）の事務事業に係る個人情報の適正な取扱いを確保し，個人の権利利益の侵害の防止を図るため，個人情報の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
（定義）
第２条 この規程において，次の各号に掲げる用語の定義は，当該各号に定めるところによる。
(1) 個人情報 個人に関する情報であって，特定の個人が識別され，又は識別され得るものをいう。
(2) 職員等 自治研修所 の役員，職員 ，嘱託員，派遣職員，パート，アルバイトその他雇用の形態いかんにかかわらず，自治研修所の業務に従事する者又は従事していた者をいう。
(3) 文書等 自治研修所 の職員等が職務上作成し，又は取得した文書，図画，写真及びスライドフィルム（これらを撮影したマイクロフィルムを含む。以下同じ。）並びに電磁的記録（電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては，認識するこ とができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）であって， 職員等が 自治研修所 の事務事業の用に供するため組織的に用いるものとして，自治研修所が保有しているものをいう。
(4) 本人 個人情報から識別され，又は識別され得る個人をいう。
(5) 特定個人情報 行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成２５年法律第２７号。以下「番号利用法」という。）第２条第８項に規定する特定個人情報をいう。
（自治研修所の責務）
第３条 自治研修所は，個人情報の保護の重要性を認識し，県が行う個人情報の保護施策に留意しつつ，必要な個人情報の保護措置を講ずるものとする。
（職員等の義務）第４条 職員等は，職務上知り得た個人情報をみだりに他人に 知らせ，又は不当な目的に利用してはならない。
（利用目的の特定）第５条 自治研修所は，個人情報を取り扱うに当たっては，その利用の目的（以下「利用目的」という。）をできる限り特定 するものとする。
２ 自治研修所は，利用目的を変更する場合には，変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行わないものとする。
（個人情報取扱事務登録簿）
第６条 自治研修所は，個人情報を取り扱う事務事業を行う場合にあっては，あらかじめ，当該個人情報の取扱いを明らかにするため，個人情報取扱業務登録簿（様式第１号。以下「登録簿」という。）に登録し， 一般の閲覧に供するものとする。
２ 前項の規定により登録した事項を変更したときは，速やかに当該登録した事項を変更し，又は登録した事務事業を廃止したときは，速やかに当該事務事業の登録を抹消するものとする。
３ 前２項の規定は，自治研修所の職員等に係る人事，給与，福利厚生等に関する事務事業又は登録簿を閲覧に供することにより公益その他の 利益が害される事務事業については，適用しない。
（収集の制限）第７条 自治研修所は，個人情報 （特定個人情報を除く。以下この条におい て同じ。）を収集するときは，第５条の規定により特定した利用目的を達成するために必要な範囲で収集するものとする。
２ 自治研修所は，個人情報を収集するときは，適法かつ公正な手段により収集 するものとする。

３自治研修所は，個人情報を収集するときは，その利用目的を本人に明らかにした上で，本人から直接収集するものとする。ただし，次の各号のいずれかに該当するとき は，この限りでない。
(1) 本人の同意があるとき。
(2) 法令（条例を含む。以下同じ。）に定めのあるとき。
(3) 出版，報道等により公にされているとき。
(4) 人の生命，身体又は財産の安全を確保するため，緊急に必要があるとき。
(5) 国，独立行政法人等，地方公共団体又は地方独立行政法人から提供を受けるとき。
(6) 本人から同意を得ることが困難なとき であって，個人情報を取り扱う事務事業を遂行するため収集することについて相当の理由があるとき。
４ 自治研修所は，思想，信条又は信教に関する個人情報及び社会的差別の原因となるおそれのある個人情報を収集しないものとする。ただし，前項第１号，第２号，第４号及び第６号のいずれかに該当するときは，この限りでない。
（特定個人情報の収集等の制限の特例）
第７条の２ 自治研修所は番号利用法第１９条各号のいずれかに該当する場合を除き，特定個人情報を収集し，又は保有してはならない。
２ 前条第１項，第２項及び第４項の規定は，特定個人情報の収集について準用する。
（利用の制限）第８条 自治研修所は，あらかじめ本人の同意を得ないで，第５ 条の規定により特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えて，個人情報 （特定個人情報を除く。）を取り扱 わないものとする。ただし，次に掲げる場合については，適用しない。
(1) 法令に基づく場合(2) 人の生命，身体又は財産の保護のために必要がある場合であって，本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって，本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4) 国の機関若しくは 地方公共団体又 はその委 託を受けた者が法令の定 める事務を遂行 することに対して協力する必要がある場合であって，本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
（特定個人情報の利用の制限の特例）
第８条の２ 自治研修所は，人の生命，身体又は財産の保護のために必要がある場合において本人の同意があり又は本人の同意を得ることが困難であるときを除き，第５条の規定により特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えて，特定個人情報を取り 扱わないものと する。
（第三者提供の制限）
第９条 自治研修所は，あらかじめ本人の同意を得ないで，個人情報 （特定個人情報を除く。
以下この条において同じ。） を第三者に提供 しないものとする。ただし，次に掲げる場合については，適用しない。
(1) 法令に基づく場合(2) 人の生命，身体又は財産の保護のために必要がある場合であって，本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって，本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4) 国の機関若しくは 地方公共団体又 はその委 託を受けた者が法令の定 める事務を遂行 することに対して協力する必要がある場合であって，本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
２ 自治研修所は，第三者に提供される個人情報について，本人の求めに応じて当該本人が識別される個人情報の第三者への提供を停止することとしている場合であって，次に掲げる事項について，あらかじめ本人に通知し，又は本人が容易に知り得る状態に置いているときは，前項の規定にかかわらず，当該個人情報を第三者に提供することができる。
(1) 第三者への提供を利用目的としていること。
(2) 第三者に提供される個人情報の項目(3) 第三者への提供の手段又は方法(4) 本人の求めに応じて当該本人が識別される個人情報の第三者へ の提供を停止す ること。
３ 次に掲げる場合において，当該個人データの提供を受ける者は，前２項の規定の適用については，第三者に該当しないものとする。
(1) 自治研修所が利用 目的の達成に必 要な範囲 内において個人データの 取扱いの全部又 は一部を委託する場合(2) 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合(3) 個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって ，その旨並びに共同して利用される個人データの項目 ，共同して利用する者の範囲，利用する者の利用目的及び当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称について ，あらかじめ，本人に通知し，又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。
（特定個人情報の第三者提供の制限の特例）
第９条の２ 自治研修所は，番号利用法第１９条各号のいずれかに該当する場合を除き，特定個人情報を提供してはならない。
（提供を受けるものに対する措置要求）
第１０条 自治研修所は，自治研修所以外のものに個人情報（特定個人情報を除く。以下この条において同じ。） を提供する場合において，必要があると認めるときは，個人情報の提供を受けるものに対し，当該提供に係る個人情報について，その利用の目的若しくは方法の制限その他必要な制限を付し，又はその漏えいの防止その他の個人情報の適正な管理のために必要な措置を講ずることを求めるものとする。
（適正管理）
第１１条 自治研修所は，個人情報の漏えい，滅失及びき損の防止その他の個人情報の 適切な管理のために必要な措置を講じるものとする。
２ 自治研修所は，利用目的を達成するために必要な範囲内で ，個人情報を正確なものに保つために必要な措置を講ずるよう努めるものとする。
３ 自治研修所は，保有の必要がなくなった個人情報については，速やかに，かつ，確実 に消去又は廃棄の措置を講じるものとする。
（委託に伴う措置）第１２条 自治研修所は，個人情報を取り扱う事務事業を委託するときは，委託契約において，受託者が個人情報保護のために講ずべき措置を明らかに するものとする。
（個人情報の開示の申出）第１３条 何人も，自治研修所に対し，この規定 の定めるところにより，自治研修所が保有する文書等に記録された自己を本人とする個人情報の開示の申出（以下「開示申出」という。）をすることができる。
２ 未成年者又は成年被後見 人 の法定代理人及び 開示の求めをすることにつき 本人が委任した代理人は，本人に代わって前項の規定による開示申出 をすることができる。
（開示の申出手続）第１４条 前条の規定により 開示申出をしよう と する者は，次に掲げる事項を 記載した 書面（様式第２号。以下「開示申出書」という。）を 自治研修所の代表理事に提出しなければならない。
(1) 氏名又は名称及び住所又は所在地並びに法人にあっては，その代表者の氏名(2) 開示申出をしようとする個人情報の特定に必要な事項(3) その他自治研修所が別に定める事項
２ 開示申出をしようとする者は，自己が当該開示申出に係る個人情報の本人若しくはその法定代理人であることを証明するために必要な書類で自治研修所が指定するものを提出し，又は提示しなければならない。
自治研修所は，開示申出書に形式上の不備があると認めるときは，開示申出をした者（以下「開示申出者」という。）に対し，相当の期間を定めて，その補正を求めることができる。
この場合において，自治研修所は，開示申出者に対し，補正の参考となる情報を提供するよう努めるものとする。
（個人情報の開示義務）
第１５条 自治研修所は，開示申出があったときは，開示申出に係る個人情報に次に掲げる情報（以下「非開示情報」という。）のいずれかが含まれている 場合を除き，開示申出者に対し，当該個人情報を開示するものとする。
(1) 法令に違反することとなる場合(2) 本人又は第三者の生命，身体，財産その他の権利利益を害するおそれがある場合(3) 自治研修所の事務事業の適正な執行に著しい支障を及ぼすおそれがある場合（個人情報の存否に関する情報）第１６条 開示申出者に対し，開示申出に係る個人情報が存在しているか否かを答えるだけで，非開示情報を開示することとなるとき，又はその存否が明らかになることにより公益その他
３の利益が害されるおそれがあるときは，自治研修所は，当該個人情報の存否を明らかにしないで，当該開示申出を拒否することができる。
（開示申出に対する決定等）
第１７条 自治研修所は，開示申出が提出された日から起算して１５ 日以内に，開示申出に係る個人情報の全部又は一部を開示する旨の決定，開示申出に係る個人情報を開示しない旨の決定，前条の規定により開示申出を拒否する旨の決定又は開示申出に係る 個人情報を保有していない旨の決定 （以下「開示決定等」と総称する。）を するものとする。ただし，第１４条第３項の規定により補正を求めた場合にあっては，当該補正に要し た日数は，当該期間に算入しない。
２ 自治研修所は，開示決定等をしたときは，開示申出者に対し，速やかにその旨を書面により通知するものとする。
３ 自治研修所は，開示申出に係る個人情報の全部を開示する旨の決定以外の開示決定等をしたときは，その理由（その理由がなくなる期日をあらかじめ明示することができるときは，その理由及び期日）を前項の書面に記載するものとする。
４

自治研修所は，やむを得ない理由により第１項に規程する期間内に開示決定等をすることができないときは，当該期間を延長することができる。この場合において，実施機関は，速やかに延長の期間及び理由を書面により開示申出者に通知するものとする。
（開示の方法）第１８条 自治研修所は，開示申出に係る個人情報の全部又は一部を開示する決定をしたときは，開示申出者に対し，文書，図画又は写真については閲覧又は写しの交付により，スライドフィルム又は電磁的記録についてはその種別，情報化の進展状況等を勘案し自治研修所が別に定める方法により速やかに開示 するものとする。ただし，開示の方法について，開示申出者と合意した方法があるときは，当該方法によることができる。
２ 閲覧の方法による文書等の開示にあっては，自治研修所は，当該文書等を汚損し，又は破損するおそれがあると認めるときその他正当な理由があるときは，前項の規定 にかかわらず，その写しにより，これを行うことができる。
３ 第１４条第２項の規定は，第 １項の規定により個人情報の開示を受ける者について準用する。
（個人情報の訂正等の申出）第１９条 何人も，自治研修所に対し，自治研修所が保有する文書等に記録された自己を本人とする個人情報が事実と合致していないと認めるときは，当該個人情報の内容の訂正，追加又は削除（以下「訂正等」という。）の申出をすることができる。
２ 未成年者又は成年被後見 人 の法定代理人及び 訂正 等の求めをすることにつ き本人が委任した代理人は，本人に代わって前項の規定による訂正等の 申出（以下「訂正等申出」という。）をすることができる。
（訂正等申出の手続）
第２０条 前条の規定により訂正等申出をしようとする者は，次に掲げる事項を記載した 書面（様式第３号。以下「訂正等申出書」という。）を自治研修所 の代表理事に提出しなければならない。
(1) 氏名又は名称及び住所又は所在地並びに法人にあっては，代表者の氏名(2) 訂正等申出をしようとする個人情報の特定に必要な事項(3) 訂正等を求める内容(4) その他自治研修所が別に定める事項
２ 訂正等申出をしようとする者は，訂正等を求める内容が事実と合致することを証明する書類を自治研修所に提出し，又は提示しなければならない。
３ 第１４条第２項の規定は，前条第１項及び第２項の規定により，訂正等申出をしようとする者について準用する。
４ 自治研修所は，訂正等申出書に形式上の不備があると認めるときは，訂正等申出をした者（以下「訂正等申出者」という。）に対し，相当の期間を定めて， その補正を求めることができる。
（個人情報の訂正等義務）
第２１条 自治研修所は，訂正等申出があったときは，必要な調査を行い，当該訂正等申出に係る個人情報が事実と合致していないと認めるときは，当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲内で，当該個人情報の訂正等を するものとする。 ただし，法令に定めのあるとき，その他訂正等をしないことにつき正当な理由があるときは，この限りでない。
（訂正等申出に対する決定等）
第２２条 自治研修所は，訂正等申出書が提出された日から起算して３０ 日以内に訂正等申出に係る個人情報を訂正等するかどうかの決定をするものとする。ただし，第２０条第４項の規定により補正を求めた場合にあっては，当該補正に要した日数は，当該期間に算入しない。
２ 自治研修所は，訂正等申出に係る個人情報を訂正等する旨の決定をしたときは，速やかに，当該個人情報の訂正等をした上で，訂正等申出者に対し，その旨を書面により通知 するものとする。
３

自治研修所は，訂正等申出に係る個人情報の全部又は一部の 訂正等をしない旨の決定をしたときは，訂正等申出者に対し，速やかにその旨及びその理由を書面により通知 するものとする。
４ 第１７条第４項の規定は，前２項の決定について準用する。
（個人情報の利用停止等の申出）第２３条 何人も，自治研修所に対し，自治研修所が保有する文書等に記録された自己を本人とする個人情報が次の各号のいずれかの理由に該当すると認めるときは，当該各号に定める措置の申出をすることができる。
(1) 第７条若しくは第７条の２の規定に違反して収集等されたものであるという理由，又は第８条若しくは第８ 条の２ の規定 に違反して利用 されているという理 由 当該個人情 報の利用の停止又は消去(2) 第９条又は第９条 の２ の規定に違 反して第 三者に提供されていると いう理由 当該 個人情報の提供の停止
２ 未成年者又は成年被後見人の法定代理人及び前項の規定による利用の停止，消去又は提供の停止（以下「利用停止等」と総称する。） の求めをすることにつき本人が委任した代理人は，本人に代わって利用停止等の申出をすることができる。
（利用停止等申出の手続）
第２４条 前条の規定 により， 利用停止等の申出 （以下「利用停止等申出」という。）をしようとする者は，次に掲げる事項を記載した 書面（様式第４号。以下「利用停止等申出書」という。）を自治研修所の代表理事に提出しなければならない。
(1) 氏名又は名称及び住所又は所在地並びに法人にあっては，代表者の氏名(2) 利用停止等申出をしようとする個人情報の特定に必要な事項(3) 利用停止等申出の内容及び理由(4) その他実施機関が定める事項
２ 第１４条第２項の規定は，前条第１項及び第２項の規定により，利用停止等申出をしようとする者について準用する。
３ 自治研修所は，利用停止等申出書に形式上の不備があると認めるときは，利用停止等申出をした者（以下「利用停止等申出者」という。）に対し，相当の期間を定め て，その補正を求めることができる。
（個人情報の利用停止等義務）
第２５条 自治研修所は，利用停止等申出があったときは，必要 な調査を行い，当該利用停止等申出に理由があると認めるときは，自治研修所における個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な限度で，当該利用停止等申出に係る個人情報の利用停止等をするものとする。
ただし，当該個人情報の利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって，本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは，この限りでない。
（利用停止等申出に対する決定等）
第２６条 自治研修所は，利用停止等申出書が提出された日から起算して３０ 日以内に，利用停止等申出に係る個人情報を利用停止等するかどうかの決定をするものとする。ただし，第２４条第３項の規定により補正を求めた場合にあっては，当該補正に要した日数は，当該期間に算入しない。
２ 自治研修所は，利用停止等申出に係る個人情報を利用停止等をする旨の決定をしたときは，速やかに，当該個人情報の利用停止等をした上で，利用停止等申出者に対し，その旨を書面により通知するものとする。
３ 自治研修所は，利用停止等申出に係る個人情報の全部若しくは一部の利用停止等をしない旨の決定をしたとき，又は第２５条ただし書の規定により利用停止等に代わるべき措置をしたときは，速やかに，その旨及びその理由を書面により通知するものとする。
４ 第１７条第４項の規程は，前２項の決定に準用する。
（適用除外）
第２７条 法令の規定により，本人に対し第１８条第１項に規定する方法に相当する方法により自治研修所が保有する 文書等に記録さ れた 当該 本人が識別される個人情 報の全部又は一部を開示することとされている場合には，当該全部又は一部の個人情報については，第１３条から第１８条までの規定は適用しない。
２ 法令の規定により，自治研修所が保有する文書等に記録された自己を本人とする 個人情報の訂正等を行うための特別の手続が定められている場合については，第１９条から第２２条までの規定は適用しない。
（手数料等）
第２８条 個人情報の開示，訂正等又は利用停止等 申出に係る手数料は，徴収しない。
２ 第１８条第１項に規定する写しの交付その他の物品の供与を受ける者は，当該供与に要する費用を負担しなければならない。
３ 前項の費用については，自治研修所の代表理事が別に定める。
（個人情報管理者）
第２９条 自治研修所は，その取り扱う個人情報の適正な管理を行うため，別に定めるところにより，個人情報管理者を置く。
２ 個人情報管理者は，この規定 に定める自治研修所の権限を行使することができるとともに，個人情報の適正な取扱いについて職員等に対して 教育研修を実施する ほか，必要かつ適切な監督を行うものとする。ただし，重要又は異例な決定については，上司の決裁を受け るものとする。
（苦情の処理）第３０条 自治研修所は，事務局次長を自治研修所の個人情報の取扱いに関する苦情の窓口とする。
２ 個人情報管理者は，自治研修所の個人情報の取扱いに関して苦情があったときは，適切かつ迅速に処理を行うものとする。
（規程の公表）第３１条 自治研修所は，この規程のほか，個人情報の適正な取扱いを確保するため必要な事項については，公表するものとする。
（委任）第３２条 この規程に定めるもののほか，この規程の施行に関し必要な事項は，自治研修所の代表理事が別に定める。
附 則
この規程は，平成１７年６月９日から施行する。
この規程は，平成２５年４月１日から施行する。
この規程は，平成２８年１月２２日から施行する。