平成１８年度 ＴＵＴ同窓会役員会 議事録
日時：平成 18 年 4 月 22 日（土）13:30～17:00
場所：D 棟 5 階 第二工学系会議室
出席者：後藤会長（ＩＮＡＸ），佐藤副会長（5 系），関下，山本（1 系），三好，戸高，今村（2 系），稲田，村上，桶（3 系），福田，向井（4 系），細田，中澤（6 系），加藤，山田，酒井（7 系），倉田（8 系）
配布資料：（報告順，配布資料記載名称転記）
各担当より以下の資料の配布がなされた．
・ 平成 18 年度 TUT 同窓会役員会（議題）・ 平成 17 年度会報担当活動報告および申送事項
・ 平成 18 年度会報担当の活動計画
・ 名簿管理 平成 17 年度活動報告，豊橋技術科学大学同窓生住所録の管理に関する覚書
・ 平成 17 年度同窓会援助活動報告
・ 平成 18 年度同窓会援助活動予定
・ 同窓会 HP・ML 作業
・ 平成 17 年度同窓会事務局活動報告，平成 18 年度役員一覧表（案）・ 平成 17 年度技科大同窓会予算執行状況
・ 平成 18 年度技科大同窓会予算案
議題 １） 平成 17 年度活動報告および平成 18 年度活動計画について
配布資料にもとづき以下の 17 年度活動報告および 18 年度活動計画が報告された．
（【】内は報告者もしくは担当系）
会報担当【17 年度 1 系関下，18 年度 6 系細田】
（１）17 年度の会報発行作業実施日程，および 18 年度同作業スケジュール案が確認された．
（２）印刷部数について，17 年度は余剰部数を勘案し，16 年度からの増減が無かった旨および各系への配布部数が報告された．18 年度は，「自然増」
「各系の名簿情報の整備」による部数増を見込み，発行部数を決定する旨報告された．
（現状：約 9,500 部見込）
（３）17 年度印刷業者については例年通り三愛企画へ依頼した旨報告された．
（４）裏表紙広告（カラー）掲載に伴う，収入（広告料¥80,000）および支出（¥756,000）が報告された．広告掲載は１８年度も継続すること，広告料増額の可能性があることを広告主に通達した旨，報告された．なお会報広告掲載については積極的な広告募集をせず，現状どおり同窓会報内での募集コメント記載にとどめることとした．
（５）３０周年記念事業に関連した記事の掲載については，別紙対応することが確認された．なお，今後発生する同事業関連事項（振込み用紙同封など）については，これまでの大学側との作業分担・協力関係を勘案し，適宜対応することとした．
（６）学長への原稿謝礼については，本会名誉顧問であることから，１７年度同様に謝礼は支出しないこととした．
名簿担当【17 年度３系稲田，18 年度 2 系】
（１）17 年度 10 月末～12 月にかけて名簿データの更新作業を全系にわたって実施した．
（２）名簿データ共同管理について，データフォーマットの変更，全系分データの大学側への提出を経て，3 月 9 日付けで覚書を締結した旨が報告された．なお覚書については，大学・同窓会（名簿担当）で各１部保有とし，同書類を次年度担当（２系）へ引き継いだ．また，本覚書については，全文を同窓会報に掲載し，その旨および詳細の問合せ先を HP へ掲載することとした．
（４）共同管理施行後，各系・各研究室での更新作業を実施し再度大学へ名簿データを提出した旨，報告された．同データについては，使用許諾確認が卒業生に対してなされ，5 月を目処に大学側（企画課）が名簿データを集計したものを各系へ配分し，今後の更新作業を行う予定であることが報告された．なお，施行後は大学側へ，「卒業生の電子データ」「卒業生の就職先」などのデータ提供依頼ができる旨，確認された（依頼先部局が異なる場合があることに注意）．
（５）18 年度名簿管理担当は，大学側・同窓会・研究室 間での具体的な名簿データ運用方法（更新・追加の方法）を策定・明示することとした．特に，「名簿使用許諾フラグ」の更新時期については，初回は，（４）項記載の趣意書送付に伴う確認作業と同期するものとし，以降は名簿情報収集時でのフラグの付加と，共同管理覚書にもとづく取り扱いを促すこととした．
（－）次回の同窓会報送付先への更新後の名簿情報の利用について議論され，これまでどおりの会報配布方法（会員のみに送付 など）にもとづき系毎に対応することとした．
援助担当【17 年度 4 系福田，18 年度 1 系山本】
（１）17 年度援助活動結果として，クラブ活動団体（バレーボール部，ラグビー部，陸上部，武道部，軽音楽部）に合計 30 万円の援助活動を実施した旨報告された．
（－）援助団体の決定方法に関して確認があり，意欲・実績・利用方法の明文化・提出にもとづき，担当系役員内で５段階評価し決定した旨，回答がなされた．また関連して，援助決定結果は，同窓会役員全体への確認・報告のみでよいことを確認した．
（２）そのほかの活動として，同窓会報への新団体の紹介を仲介および 30 周年記念事業部会への参加が報告された．また，新団体に限らず団体紹介文を同窓会報に掲載できることを周知する必要がある旨，報告された．
（３）18 年度より学生課と共同で援助活動を実施することとし，学生課との協議内容が報告された．本件の実施に際しては，特に学生課からも同額の援助が出るよう条件を提示する必要がある旨，確認された．なお，募集時期・審査方法については，6 月以降の臨時役員会に諮り決定する旨，および援助活動予定スケジュールが提示された．
（－）提示された共同援助の応募要項案について，「企画の提案」が強調されている点で同窓会の援助の趣旨とは異なることが指摘され，確認・調整を行う旨確認された．
HP・ML 担当【17 年度 5 系佐藤，18 年度 3 系】
（１）HP の更新内容が提示され，17 年度活動報告がなされた．特に名簿共同管理フォー
マットの策定に伴い，住所変更フォームを変更し，また，更新情報は該当する系にのみ配信されるよう変更した旨，報告された．
（２）次年度担当への引継ぎ作業内容が資料とともに提示された．
事務局担当【17 年度 7・8 系加藤，18 年度 5 系】
（１）１７年度開催した臨時役員会および卒業記念パーティーについて報告がなされた．
（２）大学側からの依頼作業として，大学広報誌「天伯」電子化の PR，帰国留学生同窓会，「技術シーズ展 in 名古屋」の案内依
設立総会への参加（佐藤副会長，加藤が参加）
頼，30 周年記念事業 年史編集部会からの同窓会記事の執筆・構成依頼への対応が報告された．
（３）同窓会役員一覧の更新内容が報告され，同資料が，学生課等大学事務局関係部署へも送付されることを確認した．
会計担当【17 年度 6 系中澤，18 年度 7・8 系】（１）資料にもとづき，17 年度予算執行状況報告がなされた．特に，同窓会懇親会経費については，2005 年 2 月開催のフォーラム in 東京に準じた事業の開催を想定し，計上していたが実施されなかった旨報告があった．
（－）会費の収入状況が大幅に変動している件について確認があった．原因としては，大学側へ依頼した同窓会入会案内の送付に手違いがあり，会員の会費入金時期が年度内に集中していないことと，大学院入学者が減少傾向にあることが一因として示され，次年度以降の入会案内方法の見直し・確認が提案された．
（－）入会金・会費に関して，予算額と決算額の乖離について確認があり，入金状況および 17 年度分入金見込みについては別途報告するものとした．
※ 本件について 4/25 付け E-mail にて谷先生より報告があり，前項記載の要因である旨の報告と平成 12 年以降の決算報告書が提示された．
（－）各系配分金について，前年 4 月 1 日～本年 3 月 31 日までの入金分を，年度終了後に集計するため，8 月頃配分する旨，報告があった．前項同様，入出金額の関係が不明
瞭になることを避けるため，同窓会報発行までに配分額を明確にし，会報上にて各系会計報告を行うことを確認した．

議題 ２）１８年度予算案および３０周年記念事業関連事業について
平成 18 年度予算案に関連し，30 周年記念事業参画等について，議論がなされた．
（１）３０周年記念事業における本会からの事業参画の依頼があった旨，後藤会長より報告がなされた．
（－）OB に特別講演を依頼し，集中講義扱いとする案が大学側から提案され，交通費および謝金の支出援助依頼が同窓会にあった．本件については，以下のような意見交換がなされた．
－単位認定し大学講義として扱うにも関わらず，同窓会が支出するのは支援の趣旨と異なる． ⇒同窓会からの寄付講座という考え方もある－単位認定により，特別講演への出席数確保の目的があるように思え，卒業生にとってのメリットが見えない．
－各系１人ずつ実施したとして，対象学年や学科をどうするのか？
－そもそも学生，あるいは卒業生からの希望はないのか？
⇒就職先の現状・動向調査，面接対応などと考えることもできる⇒必要ならば，双方の要望に応じた部署から人員を出すべきである－全学規模で，３０周年記念事業として実施する意義が不明である⇒３０周年を機に継続開催の予定がある（－）上記，大学提示案の対案として，以下の案が議論された．
－以前提示した「終身メールアドレス」については，大学側より結論を得ることとする旨，確認された．
－就職活動への支援（共同説明会等の支援），優秀な同窓生を各方面（高専を含め）へ紹介するシステム・環境づくりなど，同窓生へのメリットも考慮した案が提示された．
（２）（１）の議論を勘案し，18 年度予算案が配布資料にて提示され，確認された．
このうち，収入欄に広告収入（¥80,000）を計上すること，関連して繰越金額等適宜変更する旨，確認された．なお，30 周年記念事業に対する予算については，今後の議論に従い，臨時役員会にて適宜決定することとした．
議題 ３） その他
（１）名簿データベース共同管理および 30 周年記念事業への参画に伴い，大学業務としての作業と同窓会としての作業が混同される恐れがある旨，役員より報告があった．
同窓会における作業がボランティアであることを勘案し，過度の作業負担増がないよう，また大学業務であれば他教員との間で作業分担できるよう，会長名義にて大学側へ申し入れる旨，確認された．
（２）30 周年記念事業委員会募金部会への同窓会役員からの選出要請が加藤史郎先生（開学 30 周年記念事業担当 副学長）からあり，１・２・３系より必要人員を選出する旨，確認された．なお，同委員会事業部会については，引き続き 4 系福田先生が，また募金部会についても，第一回会合については 4 系福田先生が出席する旨，確認された．
（３）開学 30 周年記念事業 発起人については，各系より１名選出するよう，後藤会長より要請がなされた．
（４）次期同窓会会長については，１系関係者より選出する旨，確認された．
以上