ShareAid システム利用マニュアル
学 外 利 用 者 用 Ver.3.0.0
は変更箇所

内容
システム概要 ............................................................................................................................................................. 2
機器検索 ........................................................................................................................................................... 2
機器利用予約（アカウント登録必要） ........................................................................................................ 2
分析依頼（アカウント登録必要）.................................................................................................................. 3
機器利用実績管理（アカウント登録必要） ............................................................................................... 3
機器利用フロー ........................................................................................................................................................ 3
アカウント登録と利用申請 ..................................................................................................................................... 4
ログイン ....................................................................................................................................................................... 7
機器の利用予約....................................................................................................................................................... 8予約カレンダーへ移動 .................................................................................................................................. 8
予約の申請 .................................................................................................................................................... 9
予約の確認..................................................................................................................................................... 10
利用簿への入力..................................................................................................................................................... 12
QR コードの読み込み.................................................................................................................................. 12
本システムにより機器の利用予約を行った場合 .................................................................................. 12
本システムにより機器の利用予約を行っていない場合 ..................................................................... 15
分析依頼 .................................................................................................................................................................. 16
メンバーが機器を予約する際の事前承認（グループ責任者限定操作） ................................................ 16
グループの編集（グループ責任者限定操作） ............................................................................................... 17
利用実績の確認 .................................................................................................................................................. 19
毎月の実績確認（グループ責任者限定）............................................................................................... 19
過去の実績確認 ......................................................................................................................................... 20
利用 ID ..................................................................................................................................................................... 20
お気に入り登録 ...................................................................................................................................................... 21
個人設定 .................................................................................................................................................................. 211

システム概要
ShareAid 九州大学 研究機器・設備共用支援ポータル https://shareaid.kyushu-u.ac.jp（九州大学 HP＞

研究・産学官連携 ＞

研究活動支援 ＞

研究機器・設備共用支援ポータル）

機器検索
ShareAid では、学内にある共用機器・設備の情報を検索することができます。「Search」より条件やフリーワード等で検索のうえ、各詳細ページより利用方法をご確認ください。ShareAid 予約・管理システムを導入している機器の利用については、本マニュアルを参照してください。

条件やフリーワードで利用したい機器の検索が可能

機器利用予約（アカウント登録必要）
ShareAid 予約システムを導入している機器の利用（利用者が機器を直接操作する）予約を行うことができます。利用を希望する機器を事前に申請し承認を得た上で、機器毎に表示されるカレンダーで、利用可能な日程を確認し、利用予約を申請してください。当該システムを利用するためには、アカウント登録後、所属グループと機器の利用料請求書先の設定が必要です。
機器の利用の際には、各管理者の定める条件やルールに従ってください。

2

分析依頼（アカウント登録必要）
ShareAid 分析依頼システムを導入している機器について、システム上で依頼（利用者が機器を直接操作するのではなく、機器の管理者に分析を依頼する）を行うことができます。当該システムを利用するためには、アカウント登録後、所属グループと使用する財源の設定が必要です。
試料の提出や結果の返却方法、分析方法等については、各機器管理者にお問い合わせください。

機器利用実績管理（アカウント登録必要）
ShareAid 実績管理システムを導入している機器を利用する際に、機器利用開始時刻及び・終了時刻を記録し、システム上で「利用簿」を作成します。この利用簿をもとに利用時間等を集計し、料金が請求されます。当該システムを利用するためには、アカウント登録後、所属グループと機器の利用料請求書先の設定が必要です。

機器利用フロー※予約申請、分析依頼、利用簿入力の何れかを本予約・管理システムで対応している場合があります。
システムの導入状況については、ShareAid ＞ 共用機器・設備検索 ＞ 各機器の詳細ページまたは、アカウント登録後、マイページトップ ＞ 「✓本予約・実績管理システム内で予約可能な機器はこちら」 から確認してください。

3アカウント登録と利用申請
予約・管理システムの利用にはアカウントの登録が必要です。アカウント情報登録の際には、「ShareAid利用規約」をご確認ください。
1.

ログイン画面へ移動
ShareAid トップページもしくは、https://reservation.shareaid.kyushu-u.ac.jp よりアクセスしてください。

ここからシステムログイン画面へ

2.

アカウント登録画面へ移動「学認」参加機関発行の ID をお持ちの方はこちら

システム認証を利用する方はこちらから仮登録をしてください。
機関発行メールアドレ
スを入力してください。

4

3.

必要事項を入力し、アカウント登録 （利用規約をご確認いただき同意）（アカウント登録）

4.

続けて、利用申請を行う （学生不可）
利用グループの責任者として、機器の利用申請を行います。
自身で機器を操作する場合は「利用申請」より、利用したい機器を検索・選択し、必要に応じて他のグループメンバー（当該機器の利用者）を追加してください。その際、各メンバーが機器を予約（及び分析を依頼）する際に、グループ責任者の事前承認が必要かどうかを選択してください。追加されたメンバーのアドレス宛に招待メールが送信されます。各々が案内された URL よりアカウント登録を行うと、グループのメンバーとしての登録が完了します。
分析を依頼する場合は「分析依頼」より、機器を検索・選択し、依頼内容を入力してください。

5

（利用申請）請求書送付先情報を入力してください。
経理ご担当者の連絡先を入力していただくことをお勧めします。

「利用申請」または「分析依頼」を選択

機器を選択選択した機器を利用する者を追加※追加したメンバーの利用にかかる料金は、すべて上記「請求書送付先」に請求します。

6初回以降、別の機器の利用申請を行う場合は、「機器検索」で検索するか、「✓本予約・実績管理システム内で予約可能な機器はこちら」で一覧から探し、「利用申請」ボタンを押します。利用申請を行う機器ごとに、利用するメンバーを設定します。（p.17 参照）

5.

登録利用申請が機器管理者に承認された後、当該機器の利用予約を行う（p.8）

ログイン
利用申請が完了するとログイン画面に戻ります。申請内容が管理者に承認されると、アカウント登録が完了し、ログインすることができます。

学認でログイン

メール・パスワードでログイン

7

マイページトップ

グループ一覧

お気に入り

個人設定

グループ責任者のみ「グループ管理」が表示されます。

機器の利用予約
予約カレンダーへ移動
初回ログイン以降は、「✓本予約・実績管理システム内で予約可能な機器はこちら」で一覧から利用申請を行った機器を探します。利用申請が承認されている機器は「予約」ボタンが有効になっていますので、ここから予約カレンダーへ移動します。

お気に入り登録した機器はこちら

8

予約の申請予約カレンダー上部に機器管理者からのコメント・連絡事項、マニュアルなどが表示されている場合は、その内容をご確認のうえ、予約をしてください。
カレンダーは月表示または週表示を選択できます。利用したい日時、グループ等の必要事項を入力し申請してください。機器管理者の承認後に予約が確定されると、登録しているメールアドレス宛に通知されます。
※機器管理者による承認後に予約時間の変更を行いたい場合は、予約を取り消し、再度申請してください。
※機器管理者による承認を必要としない機器の予約申請・変更・取消については、機器管理者の定めるルールに従ってください。
※利用予約を行うためには、事前にグループ責任者による機器の利用申請（p.7）が必要です。
（予約カレンダー）
マニュアルがあるときはここに表示されます
ここに機器管理者から利用者へのコメントが表示されます

ここで内規・規程の確認が求められます。

9

予約の確認「予約・利用一覧」より、本人の予約状況が確認できます。
グループ責任者については、グループメンバー全員の予約状況が確認できます。

利用予約のフロー【】はステータス①

利用希望者が、利用グループ責任者に予約の承認を依頼 【グループ承認待ち】※グループ責任者の承認の必要/不要は、「グループ編集」（p.16）で設定できます②

利用グループ責任者が承認③

機器管理者に予約を申請 【承認待ち】④

機器管理者の承認（承認が必要な機器のみ）⑤

予約完了 【予約済】（予約一覧）

予約（～開始日 0：00）はこちらに表示されます10（利用一覧）当日の予約（開始時間後）はこちらの赤枠内に表示されます

当日の予約（開始日 0：00～開始時間前）はこちらに表示されます11利用簿への入力
QR コードの読み込み
機器毎の QR コードを読み込むことで、スマートフォン等からでも利用簿への入力ができます。
（利用簿for Mobile）＜予約を行った場合＞

機器名称を確認し、QR コードを読み込んでください。
予約、利用簿入力にはログインが必要です。

当日の予約開始時間後はこちらの赤枠内に表示されます＜予約を行っていない場合＞

当日の予約開始時間前はこちらに表示されます

本システムにより機器の利用予約を行った場合
QR コードを読み込むか、「予約・利用一覧」タブを開き、「個人」タブの「利用」より、利用する機器の「利用簿」を選択し利用開始時刻及び終了時間を記録します。

12

（利用簿入力・編集）

当日の予約開始時間後はこちらから当日の予約開始時間前はこちらから利用時間入力後の編集はこちらから利用終了時刻を入力した日の24：00 を過ぎると、利用時間修正はできません。

当日 0：00 以降は、当該「利用」タブページに予約が表示されます。予約開始時間の前後で表示場所が異なりますのでご留意ください。
予約時間が過ぎているものについては、利用開始時刻および利用終了時刻の入力が完了するまで上段赤枠内に表示されます。利用終了時刻を入力した日の 24：00 までは、下段の「編集」ボタンより利用時間を修正することができます。

13

（利用簿）①

利用時に時刻を記録する場合②利用後に時間をまとめて記録する場合全利用者の履歴が表示されます

機器管理者が利用簿を編集した
場合は変更履歴が表示されます① 利用時に時刻を記録する場合「利用開始」ボタンを押し、終了時には「利用終了」ボタンより必要事項を入力します。

入力ミス等で削除する場合

14

②利用後に時間をまとめて記録する場合
利用時間と必要事項を入力して「登録」します。

本システムにより機器の利用予約を行っていない場合※利用予約が不要の機器や、別の予約システムを導入している機器で、利用簿作成のみ本システムを利用している場合「✓本予約・実績管理システム内で予約可能な機器はこちら」で一覧から利用申請を行った機器を探します。利用申請が承認されている機器は「利用簿」ボタンが有効になっていますので、ここから利用開始時刻及び終了時間を記録します。利用機器をお気に入り登録していただくと、お気に入り一覧からも同様の操作ができます。

※利用簿入力を行うためには、事前にグループ責任者による機器の利用申請が必要です。
お気に入り一覧15

分析依頼
初回ログイン以降は、「✓本予約・実績管理システム内で予約可能な機器はこちら」で一覧から分析を依頼する機器を探します。「依頼」ボタンから必要項目を入力の上、申請してください。

お気に入り登録した機器はこちら

試料の提出や分析方法、結果の返却等については、各機器の担当者へお問い合わせください。

メンバーが機器を予約する際の事前承認（グループ責任者限定操作）
グループメンバーが機器の利用予約または分析依頼を行う際、その内容をグループ責任者が事前に承認します。承認が必要なメンバーが予約／依頼を申請した場合、登録しているグループ責任者のメールアドレス宛に通知されます。「予約・依頼の承認」ボタンより確認し、承認または却下を行ってください。
グループメンバーの利用予約／依頼は、グループ責任者の承認後、機器管理者の承認を得て確定します。
16

メンバーが予約／依頼を承認/却下

グループの編集（グループ責任者限定操作）
初回ログイン以降は、ページ上部「」もしくは「グループ一覧」から、各種編集を行ってください。

「利用可能機器一覧」ボタンからは、機器の利用メンバーを変更できます。
「編集」ボタンからは、各メンバーが機器を予約（及び分析を依頼）する際に、グループ責任者の事前承認が必要かどうかの設定を変更できます。
ただし、請求書送付先の変更やグループ自体の削除はできませんので、必要があれば機器共用促進支援室にご連絡ください。

17

（メンバー変更）

チェックを外すと、当該機器は利用できなくなります

メンバー追加（グループ編集）グループ責任者の事前承認が必要かどうか

18利用実績の確認
毎月の実績確認（グループ責任者限定）
グループ責任者は、「予約・利用一覧」、「グループ」タブの「実績確認」より、グループメンバー全員の利用実績と請求金額を確認してください。
実績確認のフロー【】はステータス①

利用時間の確定（終了打刻日の 24：00 以降は機器管理者のみ変更可）【利用済】②

機器管理者が請求金額を確定（翌月１日以降は変更不可）【利用済（ロック済）】

当該ページに表示されるのは、以下の例のとおりです。
2023 年 4 月 3 日 24：00 までは、2023 年 3 月 1 日～31 日までの利用実績が表示されます。
2023 年 4 月 3 日 24：00 以降は、2023 年 4 月 1 日～30 日の利用実績が表示されます。

（実績確認）

ここでは毎月１日から末日までの利用実績が、翌月 3 日 24：00 まで表示されます。
利用月の翌月にまとめて経理手続きが行われます。

ここでは毎月１日から末日までの利用実績が、翌月 3 日 24：00 まで表示されます。
過去の利用については、下記「過去の実績確認」のとおり、「履歴」ページに表示されます。

19

過去の実績確認
「履歴」より、グループメンバー全員の利用実績を確認できます。
当該ページに表示されるのは、以下の例のとおりです。
2023 年 4 月 3 日 24：00 までは、2023 年 2 月 28 日までの利用実績が表示されます。
2023 年 4 月 3 日 24：00 以降は、2023 年 3 月 31 日までの利用実績が表示されます。

（履歴）

ここでは過去の利用実績のみ表示されます。
当月分については、p.17 の「毎月の実績確認」のとおり、「予約・利用一覧」、「グループ」タブの「実績確認」ページに表示されます。

利用 ID
利用ごとに、利用 ID を付しています。
○○●●●●△△△△▲U（または R）○○：年度、●●●●：利用する機器の ShareAidID、△△△△：当該年度の利用／分析依頼の通し番
号、U：利用者自身が機器を操作する「利用」、R：利用者が機器管理者へ分析を依頼する「分析依頼」
例23
2023 年度

0001

利用機器の ShareAid ID000

当該年度の通し番号

20

1U
U：利用
R：依頼お気に入り登録
ShareAid に掲載されている機器のお気に入り登録ができます。「機器検索」、「✓本予約・実績管理システム内で予約可能な機器はこちら」から、機器名左側にある☆をクリックし、★とすると登録が完了します。ページ上部「」よりお気に入り登録した機器の一覧が確認できます。
お気に入り一覧

個人設定
ページ上部「」より、個人のアカウント登録情報、研究題目の編集ができます。ただし、グループ責任者のアカウント登録情報は当該ページからは変更できませんので、必要があれば機器共用促進支援室にご連絡ください。

メールアドレス…編集不可

研究題目を登録してください。複数登録も可能です。
機器の利用（予約）の際に、研究題目の入力を求められる場合があります。

21