ShareAid システム利用マニュアル
学 内 教 職 員 （ 利 用 者 ） 用 Ver.4.0.0
はアップデート箇所

内容
システム概要 ............................................................................................................................................................. 2
機器検索 ............................................................................................................................................................. 2
機器利用予約（アカウント登録必要）........................................................................................................... 2
分析依頼（アカウント登録必要） .................................................................................................................... 3
機器利用実績管理（アカウント登録必要） ................................................................................................. 3
リユース掲示板 .................................................................................................................................................. 3
機器利用フロー ........................................................................................................................................................ 3
アカウント登録 ........................................................................................................................................................... 4
ログイン ....................................................................................................................................................................... 5グループの設定........................................................................................................................................................ 6
財源の登録方法がかわりました
グループの編集と削除 ...........................................................................................................................................
8

機器の利用予約....................................................................................................................................................... 9予約カレンダーへ移動 .................................................................................................................................... 9
予約の申請 ......................................................................................................................................................... 9
予約の確認 ....................................................................................................................................................... 10
利用簿の入力・編集 .............................................................................................................................................. 12
QR コードの読み込み .................................................................................................................................... 12
本システムにより機器の利用予約を行った場合 .................................................................................... 12
本システムにより機器の利用予約を行っていない場合........................................................................ 15分析依頼 .................................................................................................................................................................. 16
利用実績の確認..................................................................................................................................................... 16
毎月の実績確認.............................................................................................................................................. 16
過去の実績確認.............................................................................................................................................. 18
利用 ID ..................................................................................................................................................................... 18
経理処理 .................................................................................................................................................................. 19
実績データの共有 .......................................................................................................................................... 19
実績確定、経理処理のタイムライン ........................................................................................................... 20
グループ参加申請の承認 ................................................................................................................................... 20
学生が機器を予約する際の事前承認 ............................................................................................................. 21
お気に入り機能 ...................................................................................................................................................... 22
個人設定 .................................................................................................................................................................. 22

1

システム概要
ShareAid 九州大学 研究機器・設備共用支援ポータル https://shareaid.kyushu-u.ac.jp（九州大学 HP＞

研究・産学官連携 ＞

研究活動支援 ＞

研究機器・設備共用支援ポータル）

機器検索
ShareAid では、学内にある共用機器・設備の情報を検索することができます。「Search」より条件やフリーワード等で検索のうえ、各詳細ページより利用方法をご確認ください。ShareAid 予約・管理システムを導入している機器の利用については、本マニュアルを参照してください。

条件やフリーワードで利用したい機器の検索が可能

機器利用予約（アカウント登録必要）
ShareAid 予約システムを導入している機器の利用（利用者が機器を直接操作する）予約をシステム上で行うことができます。機器毎に表示されるカレンダーで、利用可能な日程を確認し、予約申請を行ってください。当該システムを利用するためには、シボレス認証を利用したアカウント登録を行った上で、所属グループと使用する財源の設定が必要です。
機器の利用の際には、各管理者の定める条件やルールに従ってください。

2

分析依頼（アカウント登録必要）
ShareAid 分析依頼システムを導入している機器について、システム上で依頼（利用者が機器を直接操作するのではなく、機器の管理者に分析を依頼する）を行うことができます。当該システムを利用するためには、シボレス認証を利用したアカウント登録を行った上で、所属グループと使用する財源の設定が必要です。
試料の提出や結果の返却方法、分析方法等については、各機器管理者にお問い合わせください。
機器利用実績管理（アカウント登録必要）
ShareAid 実績管理システムを導入している機器を利用する際に、機器利用開始時刻及び・終了時刻を記録し、システム上で「利用簿」を作成します。この利用簿をもとに利用時間等を集計し、料金が請求されます。当該システムを利用するためには、シボレス認証を利用したアカウント登録を行った上で、所属グループと使用する財源の設定が必要です。
リユース掲示板
研究機器・設備と関連什器のリユースのための学内限定掲示板です。ShareAid 登録機器に限らず、リユース機器をお持ちの場合またはお探しの場合は当該掲示板をご利用ください。学内ネットワークからのみアクセス可能であり、機器の譲渡については当事者間での交渉及び所属部局間での移管手続きが必要です。

機器利用フロー※予約申請、分析依頼、利用簿入力の何れかを本予約・管理システムで対応している場合があります。
システムの導入状況については、ShareAid ＞ 共用機器・設備検索 ＞ 各機器の詳細ページまたは、アカウント登録後、マイページトップ ＞ 「✓本予約・実績管理システム内で予約可能な機器はこちら」 から確認してください。

3アカウント登録
予約・管理システムの利用にはアカウントの登録が必要です。アカウントはシボレス認証（SSO-KID による認証）の後、必要事項を入力して登録します。
1.

ログイン画面へ移動
ShareAid トップページもしくは、https://reservation.shareaid.kyushu-u.ac.jp よりアクセスしてください。

ここからシステムログイン画面へ

2.

アカウント登録画面へ移動
ここからアカウント情報を登録します。

4

3.

必要事項を入力

本システムからの通知メールの宛先を指定できます。入力がない場合は、全学基本メールへ送信されます。
機器の利用（予約）の際に、研究題目の入力を求められる場合があります。

4.

利用規約をご確認いただき同意のうえ、登録

ログイン
アカウント登録が完了するとログイン画面に戻ります。「ログイン」ボタンよりシステムに入ってください。

5

本システムは、共通の財源を利用するメンバーで構成するグループに所属することで初めて利用可能となります。初回ログイン時は「グループ一覧」に移動しますので「グループ作成」または「グループを探す」ボタンより、所属グループの設定を行ってください。

グループの設定
所属グループの設定を行います。初回ログイン以降は、ページ上部「」もしくは「機器を利用する」のタブを開き、「グループ一覧」より各種設定を行ってください。
マイページトップ

グループ一覧

お気に入り（グループ作成）①グループ作成②グループ検索

ここからグループ設定

6

個人設定

① 「グループ作成」
グループを新規作成します。
グループ名を入力して「作成」ボタンを押すと、「グループ一覧」ページに作成したグループが表示されます。「編集」ボタンより、いつでもメンバーや財源を登録できます。

（グループ一覧）

編集ボタン② 「グループ検索」
本システムに既に登録のあるグループを検索し、グループ責任者に参加を申請することができます。
1.グループ責任者（教職員）の所属と氏名をリストから選択します
2.当該教職員のグループ名を確認し、「参加申請」ボタンを押します
3. グループ責任者の参加承認後、自分の「グループ一覧」ページに表示されます（選択した教職員が責任者となっているグループの一覧）

7

グループの編集と削除「グループ一覧」ページの「編集」ボタンより、いつでもグループの名前やメンバー、財源の編集ができます。ただし、機器利用実績（予約含む）があるメンバー、財源、グループ自体の削除はできませんので、必要があれば機器共用促進支援室にご連絡ください。
学生メンバーについては、機器の予約を行う際に事前に教員の承認を得る設定になっています。学生が行う予約に対して、教員の事前の承認が必要ない場合は、設定を変更してください。
（グループ編集）

メンバー追加追加したいメンバーの名前と全学基本メールアドレスを入力して保存

メンバーの退会

予約時に教職員の承認が必要かどうか利用料金の設定がある機器の予約/依頼/利用簿入力には、支払い財源の申告が必要です。事前に ASK（財務会計システム）にログインし、財源を登録してください。 複数財源を登録した場合は、予約/依頼/利用簿画面で各メンバーが財源を選択します。この際に間違いがないよう、わかりやすい名称を付し、メモをご活用ください。

8

機器の利用予約
予約カレンダーへ移動「機器を利用する」タブより以下の方法で利用したい機器を検索し、予約カレンダーへ移動します。
・ 「機器検索」で検索
・ 「✓本予約・実績管理システム内で予約可能な機器はこちら」で一覧から探す

お気に入り登録機器はこちらから予約の申請
予約カレンダー上部に機器管理者からのコメント・連絡事項、マニュアルなどが表示されている場合は、その内容をご確認のうえ、予約をしてください。
カレンダーは月表示または週表示を選択できます。利用したい日時、グループ等の必要事項を入力し申請してください。機器管理者の承認後に予約が確定されると、登録しているメールアドレス宛に通知されます。
※ 利用料が設定されている機器の場合は、財源を申告する必要があります。支払い財源情報は毎月の経理手続きに必要になりますので、グループの「編集」、「財源追加 ASK より取得」ボタンより正しいコードを登録してください。（p.8）※ 機器管理者による承認後に予約時間の変更を行いたい場合は、予約を取り消し、再度申請してください。
※ 機器管理者による承認を必要としない機器の予約申請・変更・取消については、機器管理者の定めるルールに従ってください。

9（予約カレンダー）

マニュアルがあるときはここに表示されます
ここに機器管理者から利用者へのコメントが表示されます

利用料が必要な場合、支払い財源を申告

機器管理者への連絡事項等を入力

内規・規程の確認が求められます。

予約の確認「予約・利用一覧」より、本人またはグループメンバーの予約状況が確認できます。

利用予約のフロー（申請者が教職員の場合）【】はステータス①

利用希望者が、機器管理者に予約を申請 【承認待ち】②

機器管理者の承認（承認が必要な機器のみ）③

予約完了 【予約済】

10

利用予約のフロー（申請者が学生の場合）【】はステータス①

利用希望者が、利用グループ内の教職員に予約の承認を依頼②

利用グループ責任者または教職員が承認③

機器管理者に予約を申請 【承認待ち】④

機器管理者の承認（承認が必要な機器のみ）⑤

予約完了 【予約済】【グループ承認待ち】（予約一覧）

予約（～開始日 0：00）はこちらに表示されます（利用一覧）

当日の予約（開始時間後）はこちらの赤枠内に表示されます

当日の予約（開始日 0：00～開始時間前）はこちらに表示されます11利用簿の入力・編集
QR コードの読み込み
機器毎の QR コードを読み込むことで、スマートフォン等からでも利用簿への入力ができます。
（利用簿for Mobile）＜予約を行った場合＞

機器名称を確認し、QR コードを読み込んでください。
予約、利用簿入力にはログインが必要です。

当日の予約開始時間後はこちらの赤枠内に表示されます＜予約を行っていない場合＞

当日の予約開始時間前はこちらに表示されます

本システムにより機器の利用予約を行った場合
QR コードを読み込むか、または、「機器を利用する」タブを開き、「予約・利用一覧」、「個人」タブの「利用」より、利用する機器の「利用簿」を選択し利用開始時刻及び終了時間を記録します。

12

（利用簿入力・編集）

当日の予約開始時間後はこちらから当日の予約開始時間前はこちらから利用時間入力後の編集はこちらから利用終了時刻を入力した日の24：00 を過ぎると、利用時間の修正はできません。
必要事項を入力

当日 0：00 以降は、当該「利用」タブページに予約が表示されます。予約開始時間の前後で表示場所が異なりますのでご留意ください。
予約時間が過ぎているものについては、利用開始時刻および利用終了時刻の入力が完了するまで上段赤枠内に表示されます。利用終了時刻を入力した日の 24：00 までは、下段の「編集」ボタンより利用時間を修正することができます。

13

（利用簿）①

利用時に時刻を記録する場合②利用後に時間をまとめて記録する場合

全利用者の履歴が表示されます

機器管理者が利用簿を編集した場合は変更履歴が表示されます① 利用時に時刻を記録する場合「利用開始」ボタンを押し、終了時には「利用終了」ボタンより必要事項を入力します。

入力ミス等で削除する場合

14

②利用後に時間をまとめて記録する場合
利用時間と必要事項を入力して「登録」します。

本システムにより機器の利用予約を行っていない場合※利用予約が不要の機器や、別の予約システムを導入している機器で、利用簿作成のみ本システムを利用している場合

QR コードを読み込むか、または、「機器を利用する」タブを開き、「✓本予約・実績管理システム内で予約可能な機器はこちら」より、利用する機器の「利用簿」を選択し利用開始時刻及び終了時間を記録します。利用機器をお気に入り登録していただくと、お気に入り一覧からも同様の操作ができます。

お気に入り一覧15

分析依頼「機器検索」または「✓本予約・実績管理システム内で予約可能な機器はこちら」から、分析を依頼する機器を探します。「依頼」ボタンから必要項目を入力の上、申請してください。

お気に入り登録した機器はこちら

試料の提出や分析方法、結果の返却等については、各機器の担当者へお問い合わせください。

利用実績の確認
毎月の実績確認「機器を利用する」タブを開き、「予約・利用一覧」、「グループ」タブの「実績確認」より、グループメンバー全員の利用実績を確認します。利用料金のある機器を利用した場合は、支払い財源を確認してください。翌月３日 24：00 を過ぎると支払い財源の変更ができなくなりますのでご留意ください。
実績確認のフロー【】はステータス①

利用時間の確定（終了打刻日の 24：00 以降は機器管理者のみ変更可）【利用済】②

機器管理者が請求金額を確定（翌月１日以降は変更不可）【利用済（ロック済）】③

機器利用者が支払い財源を確定（翌月３日以降は変更不可）
16

当該ページに表示されるのは、以下の例のとおりです。
2023 年 4 月 3 日 24：00 までは、2023 年 3 月 1 日～31 日までの利用実績が表示されます。
2023 年 4 月 3 日 24：00 以降は、2023 年 4 月 1 日～30 日の利用実績が表示されます。

（実績確認）

ここでは毎月１日から末日までの利用実績が、翌月 3 日 24：00 まで表示されます。
利用月の翌月にまとめて経理手続きが行われます。

ここでは毎月１日から末日までの利用実績が、翌月 3 日 24：00 まで表示されます。
過去の利用については、p.18 の「過去の実績確認」のとおり、「履歴」ページに表示されます。

機器管理者が利用簿を編集した場合は変更履歴が表示されます

グループメンバーがそれぞれ予約時に選択した財源が設定されています。
ページ上部の請求予定金額を確認の上、必要があれば支払い可能な財源を選択、修正してください。

17過去の実績確認「機器を利用する」タブを開き、「履歴」より、グループメンバー全員の利用実績を確認できます。
当該ページに表示されるのは、以下の例のとおりです。
2023 年 4 月 3 日 24：00 までは、2023 年 2 月 28 日までの利用実績が表示されます。
2023 年 4 月 3 日 24：00 以降は、2023 年 3 月 31 日までの利用実績が表示されます。

（履歴）

ここでは過去の利用実績のみ表示されます。
当月分については、p.16 の「毎月の実績確認」のとおり、「予約・利用一覧」、「グループ」タブの「実績確認」ページに表示されます。

利用 ID
利用ごとに、利用 ID を付しています。
○○●●●●△△△△▲U（または R）○○：年、●●●●：利用する機器の ShareAidID、△△△△：当該年度の利用／分析依頼の通し番号、U：利用者自身が機器を操作する「利用」、R：利用者が機器管理者へ分析を依頼する「分析依頼」
例
232023 年

0001

利用機器の ShareAid ID000

当該年度の通し番号

181U
U：利用R：依頼

経理処理
実績データの共有
利用簿の利用終了時刻が入力され料金を設定している機器については、利用簿の利用終了時刻が入力された時点で、機器の所管部局および、利用者の所属部局の事務部経理担当者に利用実績データが共有されます。規程に基づく料金が請求される場合は、この共有データを用いて経理処理が行われますので、利用月の翌月 3 日までに必ず支払い財源を確認してください。
※「利用」タブの赤枠内に残っている案件は、共有データには反映されませんのでご留意ください。
※予約システムを利用している場合は、利用者、管理者ともに利用簿の入力操作を行わず翌月 1 日 24時を過ぎると、予約時間を利用時間とみなして実績が確定します。

（利用一覧）

赤枠内に表示されている以下のものは、経理担当者に共有されません。
・予約時間（利用開始時間）が過ぎたもの（未使用）
・「利用開始」ボタンが押されているが、「利用終了」ボタンが押されていないもの（使用中）19

実績確定、経理処理のタイムライン
利用月の翌月３日 24 時に利用実績が確定します。
規程に基づき料金が請求される場合は、確定した利用実績データをもとに、毎月、経理処理が行われます。内規に基づき料金が請求される場合は、支払いの時期を機器管理者にお問い合わせください。
（利用終了時刻入力日の 24 時） 利用時間が確定（翌月１日の 24 時）

請求金額が確定（翌月３日の 24 時）

支払い財源が確定（翌月４日の 0 時以降）

部局事務部経理担当者が経理処理（タイムライン）グループ参加申請の承認責任者となっているグループ（新規作成したグループ）に対して、他のユーザーからの参加申請があった場合、登録しているメールアドレス宛に通知されます。「機器を利用する」タブの「参加の承認」ボタンより、承認または却下を行ってください。この操作は、「グループ一覧」の「編集」ボタンからも行えます。

参加申請がある場合は右上に件数が表示されます20

学生が機器を予約する際の事前承認
同じグループに所属する学生メンバーが機器の利用予約をする際、その内容を承認します。教員の承認が必要な学生が予約を申請した場合、登録しているメールアドレス宛に通知されます（下記①）。「機器を利用する」タブを開き、「予約・依頼の承認」ボタンより確認し、承認または却下を行ってください（下記②）。
学生の利用予約は、教員の承認後、機器管理者の承認を得て確定します（下記⑤）。
教員の事前の承認が必要ない場合は、「グループ一覧」ページの「編集」ボタンより設定を変更してください。
利用予約のフロー（申請者が学生の場合）⑥

利用希望者（学生）が、利用グループ内の教職員に予約の承認を依頼⑦

利用グループ責任者または教職員が承認⑧

機器管理者に予約を申請⑨

機器管理者の承認（承認が必要な機器のみ）

⑩

予約完了

予約・依頼の申請がある場合は右上に件数が表示されます21こちらから予約カレンダーを確認できます

学生の予約を承認

学生の予約を却下

お気に入り機能ShareAid に掲載されている機器のお気に入り登録ができます。「機器検索」、「✓本予約・実績管理システム内で予約可能な機器はこちら」から、機器名左側にある☆をクリックし、★とすると登録が完了します。ページ上部「」よりお気に入り登録した機器の一覧が確認できます。

個人設定
ページ上部「」より、電話番号、優先メールアドレス、研究題目の編集ができます。

個人設定（個人設定）

名前…編集不可部局…編集不可
内線…変更可（必須）
外線…任意
メールアドレス（優先）…本システムからの通知を全学基本メール以外で受け取りたい場合は、指定してください。
全学基本メールアドレス…編集不可

研究題目を登録してください。複数登録も可能です。
機器の利用（予約）の際に、研究題目の入力を求められる場合があります。

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