Politika ochrany oznamovatelů KD TEC s.r.o.
Cílem této politiky je informovat oznamovatele o možnostech podání oznámení o podezření na protiprávníjednání, které souvisí s činností firmy KD TEC s.r.o. Politika zahrnuje informace o typech podezření, kteréby měly být oznámeny, o právech oznamovatelů, postupech šetření oznámení a informování oznamovatelůo závěrech šetření.

1.

ÚvodTermín “whistleblowing” se používá k popisu jednání, kdy zaměstnanec nebo jiná osoba oznámí podezřenína možné pochybení v organizaci. Je důležité, aby se oznamovatelé či tzv. „whistlebloweři“ cítili bezpečněa mohli upozornit na svá podezření v rané fázi.
Ve firmě KD TEC podporujeme naše zaměstnance a případné další osoby v tom, aby mohli upozornit na
jednání, které může být v rozporu se závaznými pravidly či s hodnotami, které firma KD TEC zastává. Zavedli
jsme etickou linku, prostřednictvím které je možné oznámení podat. V této souvislosti postupujeme tak,abychom chránili totožnosti oznamovatelů. Pokud je nám známa identita osoby, která podezření oznámila,tuto identitu bez jejího výslovného souhlasu neprozradíme a neprozradíme ani žádné další informace,z nichž by bylo možné tuto identitu odvodit (s výjimkou případů, kdy to vyžaduje zákon).
Včasné oznámení podezření je prospěšné, protože umožňuje co nejrychlejší prošetření celé záležitosti asnížení možných negativních dopadů.

2.

Kdo může podat oznámení?

Oznámení mohou podat fyzické osoby, které se o protiprávním jednání dozvěděly v souvislosti se svou
prací nebo jinou obdobnou činností pro firmu KD TEC. Mezi tyto osoby patří:• zaměstnanci firmy KD TEC (včetně bývalých zaměstnanců) a uchazeči o zaměstnání• zaměstnanci dočasně přidělení k výkonu práce v rámci firmy KD TEC (tzv. agenturní pracovníci)• dobrovolníci nebo stážisté působící v rámci firmy KD TEC• osoby samostatně výdělečně činné působící jako dodavatelé nebo ucházející se o zakázku
od firmy KD TEC• zaměstnanci nebo jiné fyzické osoby pracující pod dohledem dodavatelů firmy KD TEC• akcionáři nebo členové orgánů společností KD TEC
Na osoby, jejichž právní vztah k firmě KD TEC teprve započne, se tato politika vztahuje pouze v rozsahu,v jakém byly oznamované informace získány v rámci předsmluvního jednání, např. při náboru a výběru
zaměstnanců.

3.

Co by mělo být oznámeno?

Prostřednictvím etické linky je možné oznamovat následující kategorie podezření:
•••
•••
•

trestný čin (včetně krádeže nebo podvodu) nebo přestupekšikana, obtěžování, diskriminace nebo zneužívání návykových látek
porušení pravidel týkajících se ochrany soukromí a osobních údajů, bezpečnost sítě ainformačních systémů
ohrožení zdraví nebo bezpečnosti osob
poškození životního prostředínedodržení jiných zákonných povinností
pokusy o potlačení nebo utajení jakýchkoli informací týkajících se výše uvedeného.

Tato politika se nevztahuje na stížnosti týkající se zaměstnání nebo mezilidských vztahů na pracovišti.
Ohledně řešení pracovních záležitostí nebo jakýchkoli jiných záležitostí, které nespadají do působnosti tétopolitiky, se prosím obraťte na personálního oddělení. Pokud jde o záležitosti týkající se bezpečnosti aochrany zdraví při práci, všechna podezření by měla být hlášena postupem podle vnitřního předpisu, ledažejde o závažné porušení a vy máte obavy nahlásit toto podezření prostřednictvím běžných postupů. Tatopolitika se také nevztahuje na vyřizování případných reklamací nebo stížností na kvalitu.
Oznamovatelé musí mít důvodné podezření, že oznámené informace poukazují na jedno nebo více
relevantních podezření, které spadají do oblasti této politiky. Podezření se může týkat minulých,současných nebo pravděpodobných budoucích událostí. Není nutné, aby oznamovatel získal jednoznačný
důkaz. Stačí, když se jeho podezření zakládají na dobré víře pramenící z okolností panujících v doběoznámení.
Pokud si nejste jisti, zda máte své podezření oznámit, může být užitečné probrat je se svým přímým
nadřízeným nebo jiným vedoucím pracovníkem, kterému můžete důvěřovat a který není s danou záležitostínijak spojen. Je důležité, abyste o svých podezřeních nehovořili s žádnou osobou, která je do oznamovanézáležitosti zapojena, ani nesdělovali své podezření nikomu jinému než osobě, u které jste vyhledalidůvěrnou radu.
V případě, že vaše podání nebude oznámením podle legislativy ochrany oznamovatelů, budeme vás o tom
bez zbytečného odkladu informovat.

4.

Jak podat oznámení?

Doporučujeme vám, abyste své podezření oznámili prostřednictvím níže uvedeným způsobem. Jedině takbudeme schopni zareagovat a prošetřit oznámení co nejdříve.
Procesem podání oznámení vás nejlépe provede portál etické linky. Etickou linku naleznete pod tímtoodkazem: https://ethicshotline.eu/cs/home/?client=29064856
Příjem, správu a nestranné šetření oznámení pro nás zajišťují pracovníci ze společnosti BDO Audit s.r.o.,se sídlem V parku 2316/12, Chodov, 148 00 Praha 4, IČO 45314381 (dále také „BDO“). Tito pracovníci bylifirmou KD TEC pověřeni rolí tzv. pověřené osoby podle legislativy ochrany oznamovatelů. Podrobné
informace naleznete na webové stránce etické linky.
Při vyplňování oznámení v rámci portálu etické linky vás požádáme zejména o následující informace:••••váš vztah k firmě KD TEC (zda jste zaměstnanec nebo např. dodavatel)
popis události, kterou chcete oznámit, včetně informace kdy a kde k události došlo,jména osob, které mohly být svědky události nebo mají další informace o tom, co si přejte oznámit(upozorňujeme, že v rámci vyšetřování můžeme kontaktovat všechny jmenované osoby)
jakékoli další informace a důkazy, které pomohou k prošetření vašeho oznámení.

Můžete také uvést vaše jméno a kontaktní údaje. Tyto informace mohou výrazně urychlit prošetřování, alejejich uvedení je dobrovolné. Pokud se rozhodnete podat oznámení jiným způsobem než prostřednictvím
portálu etické linky, prosíme, abyste nám poskytli alespoň shora uvedené informace.

5.

Právo oznamovatelů na ochranu

Chápeme, že se možná obáváte důsledků podání oznámení a možných následků pro vás. Firma KD TEC
vytvořila tuto politiku, aby zajistila, že existuje rámec, který pomůže zaměstnancům a případným třetímosobám získat jistotu, že jim je nasloucháno a dá jim možnost upozorňovat na svoje důvodná podezřeníbez obav z odvetných opatření. Firma KD TEC proto poskytuje ochranu osobám, které oznámí svoje
podezření nabytá v dobré víře, a to i v případě, že se tato podezření následně neprokážou. Oznámení, jejichžcílem je podat vědomě nepravdivé informace a poškodit tak firmu KD TEC, ochraně nepodléhají a mohou
být sankcionována podle zákona.
Jako oznamovatel se můžete rozhodnout, zda chcete své podezření oznámit anonymně. Pokud serozhodnete sdělit nám svoji totožnost, firma KD TEC bez vašeho výslovného souhlasu neposkytne údaje ovaší totožnosti jiným než příslušným osobám prošetřovatelů ani nezveřejní žádné informace, z nichž by bylomožné vaši totožnost odvodit (pokud to nevyžaduje zákon, např. v souvislosti s vyšetřováním prováděnýmorgány veřejné moci nebo v rámci soudního řízení).

6.

Ochrana osob dotčených oznámením

Osoby, které jsou dotčené prošetřováním oznámení, mají právo na spravedlivé zacházení v rámci průběhuprošetřování. To zahrnuje nestranné a objektivní posouzení relevantních skutečností, zákaz diskriminace aochranu osobních údajů v souladu s příslušnými právními předpisy.

7.

Postup při posouzení oznámení

Po podání oznámení vám BDO potvrdí přijetí oznámení nejpozději do sedmi dnů od jeho podání. BDO buderovněž informovat určené osoby ve firmě KD TEC o tom, že bylo přijato nové oznámení a poskytne informace
o povaze tohoto oznámení.
BDO dále posoudí, zda došlo k porušení práva ve smyslu legislativy týkající se ochrany oznamovatelů,včetně souvisejících národních právních předpisů, aby bylo možno oznámené podezření potvrdit či vyvrátit.
BDO nesmí oznamovateli předávat konkrétní informace o průběhu vyšetřování. Pokud je to však možné,bude oznamovatel informován o tom, zda oznámená záležitost bude předmětem šetření, zda šetření
probíhá a zda bylo ukončeno.
BDO může využít systém důvěrných zpráv pro komunikaci s oznamovatelem a pro získání dalšíchpotřebných informací. BDO může oznamovatele požádat o schůzku, aby poskytl příležitost podrobněji
vysvětlit své podezření a veškeré dostupné důkazy. Oznamovatel není povinen s takovou schůzkousouhlasit.
BDO může rovněž požádat o součinnost osobou, které se oznámení týká, a další pracovníky firmy KD TEC,
kteří mohou být nápomocni prošetřování. Takto získané informace zůstanou důvěrné. Pokud budoupořízeny poznámky, budou uschovávány ve spisu vedeném prošetřovateli v průběhu prošetřovaní.
Údaje o přijatých oznámeních budou uchovávány alespoň 5 let od přijetí oznámení.
Pokud se oznamovatel kdykoli v průběhu vyšetřování domnívá, že je vystaven odvetným opatřenímv důsledku toho, že podal oznámení, musí to při nejbližší příležitosti oznámit BDO. Toto tvrzení budenásledně v rámci prošetřování přezkoumáno a s každou osobou, u níž se zjistí, že se na těchto odvetných
opatřeních podílela, bude naloženo v souladu s pracovněprávními předpisy.

8.

Závěr posouzení

BDO na základě získaných informací vyhodnotí, zda je oznámení důvodné. Svoje závěry popíše a uvede dospisu. Závěry posouzení budou v anonymizované podobě předány určeným osobám firmy KD TEC spolus případnými návrhy na odstranění zjištěných nedostatků nebo zmírnění identifikovaných rizik.
Oznamovatel bude informován o posouzení důvodnosti oznámení, a to nejpozději do 30 dnů od podáníoznámení. Ve složitých případech je možné tuto lhůtu prodloužit o 30 dnů, nejvýše však dvakrát.
O případném prodloužení bude oznamovatel informován.
Pokud budou v návaznosti na posouzení oznámení přijata opatření k odstranění zjištěných nedostatkůnebo ke zmírnění identifikovaných rizik, bude o tom BDO informovat oznamovatele. Přijatým opatřením
nebo poskytnutou informací nesmí být narušen či ohrožen zájem chráněný zákonem, včetně účelutrestního řízení, řízení o přestupku nebo jiného řízení o jednání, které má znaky přestupku.