公益財団法人石橋奨学会 個人情報保護規程
第１章 総則（目的）第１条

この規程は、公益財団法人石橋奨学会(以下「本会」という。)の事業活動に伴う個人情報を保護するため、本会の理事、監事、評議員、奨学生選考委員会委員及び事務局職員等（以下「役職員等」という。
）、当該事業活動に携わる者が遵守すべき個人情報の保護に関する基本事項を定めることを目的とする。

（用語の定義）
第２条

この規程において、本会の事業活動に伴う個人情報(以下｢個人情報｣という。)とは、本会の奨学生の募集、採用、給付及び本会の事業を遂行する上で取得した氏名、生年月日、性別、住所、電話番号、金融機関口座、学校名及びその他の記述により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合でき、それにより特定の個人を識別することができるものを含む。)をいう。

（個人情報の取得）
第３条

個人情報の取得は、適法かつ公正な方法によって行い、偽りその他不正な手段によって取得してはならない。

２

本人から直接に個人情報を取得する場合には、本人（本人が未成年者の場合はその保護者。以下「本人等」という。
）に対して、次に掲げる事項又はそれと同等以上の内容の事項を、書面又はこれに代わる方法によって通知し、本人等の同意を得なければならない。
（１）当会の名称、個人情報管理責任者の氏名及び連絡先（２）個人情報の利用目的（３）保有する個人情報に関する次に掲げる権利の存在及び当該権利行使のための方法
ア 個人情報の利用目的の通知を求める権利
イ 個人情報の開示を求める権利及び第三者提供の停止を求める権利
ウ 個人情報に誤りがある場合にその内容の訂正、追加又は削除を求める権利エ 個人情報の利用の停止又は消去を求める権利

３

本人等以外の者から間接的に個人情報を取得した場合には、本人等に対して、前項アからエに掲げる事項を書面又はこれに代わる方法で通知し、本人等の同意を得なければならない。

（個人情報の利用目的）
第4条

本会は、個人情報の利用目的を次のとおりとする。
（１）奨学生を募集するため（２）奨学生を採用するため（３）奨学金を給付するため（４）事業計画に示す事業を遂行するため（５）奨学金の給付が終了した後、本会との良好な関係を維持するため（６）その他本会の目的を達成するため

２

あらかじめ本人等の同意を得ないで、前項各号に定める利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。

３

違法又は不当な行為を助⾧し、又は誘発するおそれがある方法により利用してはならない。

第２章 個人情報の取り扱い（個人情報の正確性管理）
第５条

個人情報は、利用目的の達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の状態で管理しなければならない。

（個人情報の安全性管理）
第６条

個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。

２

第４条第 1 項第 1 号又は第 2 号の利用目的で取得した個人情報の安全管理は、本会奨学生選考委員会規程第７条によるものとする。

（個人情報の備置き期間）
第７条

個人情報の備置き期間は、本会の奨学生選考委員会規程第７条第４項から第６項に定めるものを除き、利用する必要が無くなった時から 3 年を越えない期間とする。

（個人情報の廃棄等）
第８条

備置き期間を経過した個人情報は、速やかに廃棄又は消去しなければならない。

（第三者提供の制限）

第９条

次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人等の同意を得ないで、個人情報を第三者に提供してはならない。
（１）法令に基づく場合（２）本人又は公衆の生命、健康及び財産などの重大な利益を保護するために必要な場合であって、本人等の同意を得ることが困難であるとき

２

前項の定めに関わらず、第 4 条第 1 項の各号の目的を達成するための業務の全部又は一部を第三者に委託する必要がある場合には、第３条第２項第２号の本人等の同意の利用目的の範囲内において、個人情報の全部又は一部を当該委託先に対して提供できるものとする。

３

前項の定めに従って個人情報を取扱う業務を第三者に委託する場合において、提供した個人情報の安全管理が図られるよう、当該委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。

（個人情報の開示）
第 10 条

個人情報の開示、照会の請求を受けたときは、当該本人等が請求した方法（当該方法による開示に多額の費用を要する場合その他の当該方法による開示が困難である場合にあっては、書面の交付による方法）により、遅滞なく、当該個人情報を開示しなければならない。

２

前項の規程による請求に係る個人情報の全部若しくは一部について開示しない旨の決定をしたとき、当該個人情報が存在しないとき、又は同項の規程により本人が請求した方法による開示が困難であるときは、本人等に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。

（個人情報の訂正等）
第 11 条

本人等から個人情報の訂正又は削除の請求を受けたときは、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、速やかに訂正又は削除しなければならない。

２

前項の規程による請求に係る個人情報の内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人等に対し、遅滞なく、その旨（訂正等を行ったときは、その内容を含む。
）を通知しなければならない。

（個人情報の利用の停止等）
第 12 条

本人等から個人情報の利用の停止、消去または第三者への提供の停止（以下、「利用の停止等」という。）の請求を受けた場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、本人の権利利益の侵害を防止するために必要な限度で、遅滞なく、個人情報の利用停止等を行わなければならない。ただし、個人情報の利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
２

前項の規程による個人情報の全部若しくは一部について利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき、本人等に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。

（理由の説明）
第 13 条

第 11 条第 2 項及び前条第 2 項の規程により、本人等から求められ、又は請求された措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合には、本人等に対し、その理由を説明するよう努めなければならない。

第 3 章 組織及び体制（個人情報保護の管理者）
第 14 条

本規程に定める個人情報の保護に関する業務を行うために、本会に個人情報管理責任者を置く。

２

個人情報管理責任者は、個人情報保護の総括的責任と権限を有する。

３

個人情報管理責任者は、本会の事務局⾧とする。

４

個人情報管理責任者は、役職員等に個人情報を取り扱わせるに当たっては、当該個人情報の安全管理が図られるよう、当該役職員等に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。

（監査）第 15 条 本会の監事(以下「監事」という。)は、個人情報の管理が本規程に従い適正に実施されているかについて、年度に 1 回以上の頻度で監査を行う。
２

本会の理事⾧(以下「理事⾧」という。)は、本規程に抵触する行為があった場合には、個人情報管理責任者及び本会の常務理事(以下「常務理事」という。)に対し、改善指示を行うものとする。

３

監事は、前項によりなされた改善措置を評価し、理事⾧、個人情報管理責任者及び常務理事に対して報告するものとする。

第 4 章 雑則（苦情処理）
第 16 条

個人情報の取扱いに関する苦情は適切かつ迅速な処理に努めなければならない。

２

個人情報の取扱いに関する苦情の窓口業務は、個人情報管理責任者が担当する。

３

個人情報管理責任者は、適宜、苦情の内容について理事⾧及び常務理事に報告するものとする。

（通報及び調査義務等）
第 17 条役職員等は、個人情報が外部に漏洩していることを知った場合又はそのおそれがあると気づいた場合には、直ちに個人情報管理責任者に通報しなければならない。

２

個人情報管理責任者は、個人情報の外部への漏洩について役職員等から通報を受けた場合には、直ちに事実関係を調査しなければならない。

（漏えい等の報告）
第 18 条

個人情報管理責任者は、前条に基づく事実関係の調査の結果、個人情報の保護に関する法律(以下「法」という。)第 26 条に抵触していることを確認した場合には、直ちに同条に基づく対応をしなければならない。

２

前項に規程する場合には、個人情報管理責任者は、本人等に対し、法第 26 条第２項にしたがい、当該事態が生じた旨を通知しなければならない。ただし、本人等への通知が困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。

（委任）第 19 条 この規程に定めるもののほか、この規程の施行に関し必要な事項は、理事⾧が別に定める。
（改訂）
第 20 条 この規程を改定しようとするときは、理事会の承認を必要とする。

附則
本規程は、2023 年 4 月 1 日から適用する。