2024.1.9 改訂

アジア・オセアニア研究助成

助 成 活 動 の 手 引 き（調査研究助成、国際学術交流助成、出版助成）

１．助成活動開始前の確認事項（１）覚書の締結
覚書は、財団と助成者で交わす助成活動に関する取り決めです。覚書の記載事項を確認、理解のうえ、覚書を締結（参考①）願います。※事業活動が覚書に記載条項に沿った形で実施することが困難な場合は、必ず締結前に対応を協議下さい。

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《参考① 覚書送付から確認・保管迄の流れ》①財団から助成者へ２通捺印済を送付

覚書②助成者は内容を確認の上、2通に記名・捺印後、財団へ1通送付

覚書③財団と助成者はそれぞれ1通保管する（財団保管）（助成者保管）覚書

覚書

財団・助成者

財団・助成者

記名・捺印

記名・捺印

※覚書は活動終了まで保管し、記載内容は十分認識しておくこと。

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（２）支出計画の再確認
助成決定において当初申請金額から減額採択された方は、書面（「助成金決定額について」）で通知した減額内容に沿って支出計画を修正して助成事業を実施して下さい。
※修正後の支出計画書は活動計画の変更が生じる場合や最終会計報告の際に必要になりますので、必ず手許で作成しておいて下さい。

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《参考② 助成金減額決定者の計画変更の流れ》①助成者が申請時に②合格決定時、助成者へ送付提出した計画書（減額ある場合）

見直し計画による活動を実施

助成金決定額

支出計画③助成者は減額理由に沿った見直しについて

支出計画・減額理由・減額金額※見直した計画書は、活動前の提出は不要だが、活動修了後には活動報告、会計報告の提出が必要となるため事前に作成すること。

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（３）助成金支給方法と助成金管理について助成金は、助成者の指定口座へ全額前払いで振込します。助成金の管理は以下の点を留意してルールに沿って、自己責任で対応して下さい。
① 税法上所得と看做される可能性があり、他の資金と混同しないよう分別管理して下さい。
② 支出計画書に沿って費消するとともに、使用不可の費目に留意願います。
③ 事業終了後に提出いただく会計報告で、財団が認めた額で支出を確定します。残金が発生した場合は財団宛返金（振込）いただきます。
（４）外部機関からの助成金に関して個人管理が禁止されている場合について外部機関からの助成金について、個人による資金管理が禁止されている組織（大学）に所属の方は、所属組織（大学）へ外部機関より資金を受領する手続き（寄附金受入等）を行って下さい。組織により手続が異なるため、該当者は必ず事前に財団迄連絡いただき、所属組織（大学）のルールや手続きを説明して下さい。そのうえで、財団から提出書類が必要な場合は、当該書類を発行します。なお、助成金の使途として、組織（大学）への間接経費（オーバーヘッド）は認めていません。所属組織（大学）への手続上、間接経費の支払を認めない旨の証明書等提出の必要がある場合も、財団へ申出して下さい。
（５）助成金交付依頼書の提出
助成金受領にあたり、「助成金交付依頼書」を作成し提出してください。(所属組織（大学）が助成金を直接受領する場合は除く。)（６）助成金受領の確認
助成金を振込した際は、電子メールで通知します。指定口座への着金を確認し、必ず受領確認メールを財団迄返信願います。所属組織（大学）受領の場合は、領収書を送付願います。

２．助成事業実施にあたっての留意事項（１）異動連絡等助成者の異動（所属先変更、住所変更）や、電話・メールアドレス等連絡先の変更が生じた際は、速やかに助成者より財団へ電子メールでご連絡下さい。
※特に４月は異動時期であり、申請時の所属先から変更になる方は、連絡失念なきようご留意願います。

（２）助成金支出における支払内容の記録と領収書の保管について・事業終了後に会計報告書の提出を求めます。助成金の使用は必ず支出記録を都度行うよ
うに留意し、支出においては領収書を取得して保管下さい。領収書は原則として原本を会計報告書と共に提出を求めます。
・所属組織（大学）が資金管理する場合は、助成申請書の支出計画書に沿った形で支出依頼を行って下さい。なお領収書の原本を所属組織へ提出する必要がある場合については、領収書提出の代わりに所属組織が作成する出入記録の写しを提出して下さい。
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（３）助成金使用の留意事項および助成金使用不可費目について①活動協力者謝金、出演料・領収書を準備のうえ、謝金受領者より必ず取得して下さい。支払額が千円未満の少額の場合で受領が困難な場合は、支払者および支払金額の明細書を作成下さい。
※領収書の書式は問いません。汎用の書式もしくは適宜作成のうえ対応願います。

②旅費
・日当は助成金の対象外です。
・近距離交通費で、公共交通機関や海外タクシー利用等で領収書がとれなかった支払分は、支出記録（日付、乗車区間、利用者）を作成して下さい。会計報告で提出を求めます。
・日本国内の空港迄は、原則として公共交通機関を利用するものとします。
※公共交通機関がない場合、他やむを得ない事由がある場合はタクシー利用を認めます。自家用車を使用した場合は、出発日・到着日最大 2 日分の駐車場代金のみ認めます。

・学会等への参加にかかる費用は助成金の対象外です。（国際学術交流助成における、当該交流事業参加にかかる費用は除く）③調査・備品費、舞台製作費、宣伝費
・調査委託費、舞台製作費、広告費は、委託先より領収書を必ず取得して下さい。
・機器類の購入費用は助成金の対象外です。（但し調査研究上特に必要となる機器で、申請書で認められたものは除く）④資料・印刷費
・図書購入の場合は、購入日、書籍のタイトル、著者名、出版社、金額を領収書に記載又は記録願います。
・資料費、印刷・複写費についても、支出日と内容を領収書に記載又は記録願います。
⑤会議費・研究施設費・支出は必ず領収書を取得して下さい。
・会議参加者への交通費は旅費を参照。
⑥通信・運搬費
・調査研究もしくは国際学術交流において必要なもののみ認めます。必ず利用日、利用内容を記録して、支出エビデンスを保管願います。（会計報告で提出を求めます。説明内容とエビデンスに整合性がなければ認めない場合がありますので留意下さい）⑦消耗品費・雑費
・海外渡航ビザ取得費用、調査許可費用、海外保険費用等各種保険費用、予防接種費は、助成金での支出対象外です。自己資金もしくは他の費用で対応下さい。
・食費は認めません。
⑧出版費用
・出版社より、助成金分の支払の領収書を取得して下さい。
（４）事業計画の変更について活動の途中で、計画に変更が生じた場合は、財団事務局へメールで連絡のうえ、「活動計画変更願」を提出して下さい。適宜別紙を添付（必要に応じて変更後の支出計画書・旅費明3

細・活動スケジュール）して、分かりやすく説明願います。変更承諾の場合は、承諾書を発行します。変更願の提出は、電子メールで送付願います。承諾書も電子メールで送付します。
※海外・国内出張において、回数、場所、目的は変わらず、時期、日数、出張者等の変更に留まる場合は、変更願の提出を不要とします。他軽微な内容の変更の場合も、変更願提出の要否を財団へ確認願います。

（５）支出計画の変更について事業計画の内容に変更がなく、支出計画のみ変更したい（当初予定外の費目への支出も含む）場合も、事業計画変更同様に事前に「活動計画変更願」の提出と承認が必要となります。
ただし軽微な変更の場合は提出不要としますので、財団事務局へ連絡のうえ、変更願提出の要否を確認して下さい。
（６）事業期間の延長、及び活動中止について助成事業の期間は１年単位で、４月１日より翌年３月３１日迄です。事業報告期間として事業終了後３ヶ月を設けますが、事業活動は３月末日迄に終了させる必要があります。帰国や出版が４月以降となり３月末に事業が終了しない場合は、必ず前述の事業計画の変更手続による「活動計画変更願」の提出により事業期間の延長について承諾を得て下さい。
一方、家庭の諸事情や予期せぬ事態発生のため、当初計画の遂行が困難な状況になった場合は、財団事務局へ必ず連絡願います。計画変更により事業遂行が可能と判断した場合は、最長で１年間の延長迄認めます。事業遂行が困難な場合は、「活動中止願」を提出いただき、事後対応を指示します。
また、事業期間中に科研費が採択され、助成期間中に科研費による活動が開始となる場合は、活動中止とし事後対応は財団より指示します。
※なお連絡なく放置された場合等は、助成金全額を返還いただくことになりますのでご注意願います。

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《参考③ 活動・支出計画変更及び活動中止についての連絡から財団承諾迄のフロー》①活動計画の変更があれば財団へ連絡の上、Ⓐをメール送付②財団は内容を確認後、Ⓐ
活動計画変更願・事業期間の延長、及び中止についても、左記同様。

承諾書に捺印の上、メール返送

・支出計画変更の場合も左記同様。
4/1Ⓐ
活動計画変更願
事業期間：

承諾書

3/31

6/30提出期限

活動期間

活動報告

支出期間

会計報告

記名・捺印
延長の場合：※提出書類Ⓐ：「活動計画変更・中止願」

活動期間
支出期間

左記同様、承諾を得ること………………………………………………………………………………………………………
（７）助成事業にかかる成果の公表について活動の成果を公表する場合は、当財団の助成を受けたものである旨公表して下さい。特に国際学術交流助成および出版助成においては、公表機会が必ずあると思いますので、対応失念無きよう願います。
※公表および活動の過程において、財団ロゴの使用を要望される場合は、財団宛個別に依頼下さい。

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（８）国際学術交流事業の開催日程確定連絡について（国際学術交流助成）
交流事業の開催概要が確定した場合は、その内容を財団迄連絡願います。
※開催案内書等も併せて送付願います。スケジュールが許す限り、財団からも参加させていただきます。

（９）助成期間 2 年事業（調査研究）の 2 年目事業申請手続について2 年目の事業においても、1 年目同様申請書を提出いただき、1 年目の事業進捗状況を確認して審査・査定を受けていただきます。申請書の提出は、一般の新規応募の形ではなく、財団より 10 月上旬頃に継続申請関係書類の提出依頼（11 月中旬提出締切）を行います。
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《参考④ ２年目事業の継続申請から活動報告迄のフロー》

10月上旬財団

11月中旬

12月頃

1月中旬(3月)

3月中旬

から提出依頼

提出期限

開催予定

合格通知

手続期限

3月下旬

6/30

4/1～3/31

提出期限①「活動報告書」の表紙とA4にまとめた各個人の活動報告書

助

継続申請関係書類

選考委員会

理事会
（決定）

成

助成手続

金

活動期間

報告書提出

②「活動完了届・活動報告要約」（A4ワード８００字程度、データも送付）①～③③「会計報告書」、領収書原本、支出内容のまとめ

振込………………………………………………………………………………………………………
（１０）助成期間 2 年事業（調査研究）の 1 年目事業計画変更について
事業期間２年事業の 1 年目の事業計画の変更は、2 年目の事業計画に影響を与えますので 2 年目の継続申請提出時迄に「活動内容変更願」を提出するようにして下さい。

３．助成事業活動終了後の対応について（１）事業活動終了後の提出物について助成期間終了後速やかに下記書類の提出を求めます。（最終提出期限 6 月末日）
・「活動報告書」（活動報告）
・「活動完了届・活動報告要約」（活動サマリー）
・「会計報告書」（会計報告）
・「取得物件報告書」（該当者のみ）
国際学術交流助成や、出版助成など、助成期間前に全て事業終了された場合は、事業終了後すぐに対応いただいて結構です。助成期間を延長対応した助成者の報告期限については、個別に指示します。
調査研究の助成期間２年の方は、1 年目事業終了時点で下記書類の提出を求めます。
・「活動完了届・活動報告要約」（活動サマリー）
・「会計報告書」（会計報告）（２）終了報告書類の提出方法① 活動報告書〇調査研究助成

5「活動報告書」（所定書式）を表紙として作成し、適宜調査研究活動結果をＡ４用紙 5 枚程度で纏め、電子メールで送付。
〇国際学術交流助成「活動報告書」（所定書式）を表紙として作成し、交流事業内容及び開催結果（評価）を A４用紙に纏め（枚数任意）、開催関連資料を添付して電子メールで送付。（開催関連資料のプログラムや開催結果が冊子の場合は、別途郵送で送付）〇出版助成
出版物の送付を活動報告と看做します。出版物を 2 部、財団へ寄贈願います。
② 活動完了届・活動報告要約「活動完了届・活動報告要約」（所定書式）を作成。次に「活動の概要と研究成果」のタイト
ルでＡ４ワード８００字程度のレポートを作成。それらを電子メールで送付。
※不適切な表現等を除き、皆様の活動の成果として財団 HP にて公表させて頂きます。詳細な事業報告書を転用すると著作権の問題があり、従来からこのような形をとらせていただいております。

③ 会計報告書ア）「会計報告書」（所定書式）イ）支出した領収書等
ウ）補足説明書（書式適宜：費目毎の支払内容と領収書のチェックが出来るもの）
以上３点を郵送。（会計報告書については、電子メールでも送付）
会計報告書の記入方法は、書式欄外の注記および「会計報告書（記載補足説明）」を参考にして下さい。領収書等は原則として原本の添付としており、万が一原本の提出が困難な場合は、その事由を記載した書面を財団へ提出し、財団の承認を受けて下さい。
補足説明書については、少額出費等にて領収書対応がとれなかった支出についても、出費の内容が分るように記載願います。
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《参考⑤ 会計報告書（記載補足説明）》
1．予算額の記載
・予算額欄は、助成決定金額で記載願います。
（当初申請金額から減額された方は、減額後の金額で支出計画を修正願います）
２．支出額の予算額と決算額との乖離
・各項目の支出額が予算額と大きく異なった場合は、備考欄に理由を記載願います。
（簡記のみで説明できない場合は、別紙にて説明）
３．助成金が余った場合・助成金残高欄（C）（合計（B)の差引増減額欄も同額）に残額を表示願います。
残額を返金対応する場合は、備考欄に「残額を返金します」と記載願います。
また残額を次年度へ繰越することについて財団より諒承を受けた場合においては、備考欄に「残額を次年度に繰越」と記載願います。
４．支出額がオーバーした場合・不足分を自己資金で対応されたこととなり、合計（B）欄の差引増減額をマイナス表示とし備考欄へ「不足分自己資金にて対応」と記載願います。
（助成金残高欄（C）は０円として下さい）…………………………………………………………………………………………………………
④ 取得物件報告書（該当がある場合のみ）
機器類の購入について、当該事業終了後も個人使用が可能となることから、原則助成金の使途として認めていません。ただし当該事業遂行上必要なため申請で承認を受けて購入した場合は、「取得物件報告書」（所定書式）を作成しメールで報告のうえ、所定の所属機関
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等へ寄附を行って下さい。
※但し、単価 5 万円未満の場合は、報告書提出不要とします。

（３）助成事業会計確定の連絡提出を受けた会計報告を精査した結果、問題もしくは不明点がある場合は、修正および追加説明を求めます。報告の検証が終了後、事業会計の確定をメールで連絡します。
会計確定後、助成金に余剰（未消化）がある場合は、残金の返金手続きを依頼します。振込口座については、別途ご連絡いたします。（振込手数料はご負担下さい）

４．報告書式 （HP 掲載）
報告用書式は、財団ＨＰへ「報告書式」のタイトルでエクセルファイルを掲載しており、ワークシート毎に以下書式が入っています。ダウンロードして、利用下さい。
① 活動計画変更・中止願② 活動報告書③ 活動完了届・活動報告要約④ 取得物件報告書⑤ 会計報告書
会計報告書（記載補足説明）
尚、財団宛報告メールアドレスは、info@resona-ao.or.jp です。
以 上7