社会福祉法人海老名市社会福祉協議会個人情報保護規程
第１章

総則

（目的）
第１条

この規程は、個人情報が個人の人格尊重の理念のもとに慎重に取扱われるべきものであることにかんがみ、社会福祉法人海老名市社会福祉協議会(以下「協議会」という。)が保有する個人情報の適正な取扱いの確保に関し必要な事項を定めることにより、協議会の事業の適正かつ円滑な運営を図りつつ、個人の権利利益を保護することを目的とする。
(定義)
第２条

この規定において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、次の各号のいずれかに該当するものをいう。
(１)当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等（文書、図面若しくは電磁的記録（電磁的方式（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。次項第２号において同じ。）で作られる記録をいう。以下同じ。）に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項（個人識別符号を除く。）をいう。以下同じ。）により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）(２)個人識別符号が含まれるもの
２

この規定において「個人識別符号」とは、次の各号のいずれかに該当する文字、番号、記号その他の符号をいう。

(１)特定の個人の身体の一部の特徴を電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号その他の符号であって、当該特定の個人を識別することができるもの(２)個人に提供される役務の利用若しくは個人に販売される商品の購入に関し割り当てられ、又は個人に発行されるカードその他の書類に記載され、若しくは電磁的方式により記録された文字、番号、記号その他の符号であって、その利用者若しくは購入者又は発行を受ける者ごとに異なるものとなるように割り当てられ、又は記載され、若しくは記録されることにより、特定の利用者若しくは購入者又は発行を受ける者を識別することができるもの
３

この規程において「要配慮個人情報」とは、本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取り扱いに特に配慮を要する個人情報であって、次の各号のいずれかの記述等が含まれるものをいう。

(１)本人の人種、信条、社会的身分(２)身体障害、知的障害、精神障害（発達障害を含む。）その他の心身の機能の障害があること(３)本人の病歴、医師等による健康診断その他検査の結果及び指導、診療、調剤が行われたこと(４)本人の犯罪の経歴又は犯罪により本人が害を被った事実(５)本人を、被疑者又は被告人として、刑事事件に関する手続が行われたこと(６)本人を、罪を犯した少年又はその疑いのある者として、少年の保護事件に関する手続が行われたこと
４

この規程において「個人情報データベース等」とは、個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるもの（利用方法からみて個人の権利利益を害するおそれが少ないものを除く。）をいう。

(１)特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの(２)前号に掲げるもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの
５

この規程において「個人データ」とは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。

６

この規程において「保有個人データ」とは、協議会が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
(１)その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるもの

７

この規程において「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。

８

この規程において「従業者」とは、協議会の指揮命令を受けて協議会の業務に従事する者をいう。

(協議会の責務)
第３条

協議会は、個人情報保護に関する法令等を遵守するとともに、実施するあらゆる事業を通じて個人情報の保護に努めるものとする。
第４条

協議会は、個人情報の適正管理のため個人情報保護管理者を定め、協議会における個人情報の適正管理に必要な措置を行わせるものとする。
２

個人情報保護管理者は、事務局長とする。

３

事務局長は、会長の指示及び本規程の定めに基づき、適正管理対策の実施、従業者に対する教育・事業訓練等を行う責任を負うものとする。

４

事務局長は、適正管理に必要な措置について定期的に評価を行い、見直し又は改善を行うものとする。

５

事務局長は、個人情報の適正管理に必要な措置の一部を各事業を分掌する従業者に委任することができる。

第２章

個人情報の利用目的の特定等(利用目的の特定)第５条

協議会は、個人情報を取扱うに当たっては、その利用の目的(以下「利用目的」という。)をできる限り特定するものとする。
２

協議会は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められた範囲で行うものとする。
(利用目的外の利用の制限)

第６条

協議会は、あらかじめ本人の同意を得ることなく前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取扱わないものとする。
２

協議会は、合併その他の事由により他の社会福祉協議会等から事業を継承することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで継承前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取扱わないものとする。

３

前２項の規定は次に掲げる場合には適用しない。
(１)法令に基づく場合(２)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(３)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場
合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

(４)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
（不適正な利用の禁止）
第７条

協議会は、違法又 は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により個人情報を利用してはならない。

第３章 個人情報の取得の制限等(適正な取得)第８条

協議会は、個人情報を取得するときは、利用目的を明示するとともに、適法かつ適正な方法で行うものとする。
２

協議会は、原則としてあらかじめ本人の同意を得て、要配慮個人情報を取得するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
(１)法令に基づく場合(２)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき(３)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき(４)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき(５)当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、出版、報道等により公開されている場合(６)本人を目視し、又は撮影することにより、その外形上明らかな要配慮個人情報を取得する場合(７)第17条により、個人データである要配慮個人情報の提供を受けるとき(取得に際しての利用目的の通知等)
第９条

協議会は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、又は公表するものとする。
２

協議会は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面（電磁的記録を含む。以下この項において同じ。）に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示するものとする。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合には、この限りでない。

３協議会は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、 本人に通知し、又は公表するものとする。

４

前三項の規定は、次に掲げる場合については適用しない。
(１)利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合。

(２ )利 用目 的を本人に 通 知 し 、又は公表することにより協議会の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合(３ )国 の機 関若しくは 地 方 公 共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を 遂行す るこ とに 対 して協力する必要がある場合であって、利用目

的を本 人に通 知し 、又 は 公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき(４)取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

第４章 個人データの適正管理（データ内容の正確性の確保等）
第 10 条協議会は、利用目的の達成に必要な範囲内で、個人データを正確かつ最新の状態に 保つ とともに 利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めるものとする。
（安全管理措置）
第 11 条協議会は、個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずるものとする。
（従業者の監督）
第 12 条協議会は、個人データの安全管理のために、個人データを取扱う従業者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。
（委託先の監督）
第 13 条協議会は、個人データの取扱いの全部又は一部を協議会以外の者に委託するときは 、原 則として 委託契約において、個人データの安全管理について受託者が講 ずべ き措置を 明らかにし、受託者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。
（個人データの漏えい等の報告等）
第 14 条協議会は、次の各号に掲げる個人の権利利益を害するおそれが大きい事態が発生し 、又 は発生し たおそれがある事態が生じたときは、当該事態が生じた旨を個 人情 報保護委 員会に報告を行うものとする。ただし、協議会が他の事業者又は行政機関及び独立行政法人等（以下「行政機関等」という。）から当該個人 デー タの取扱 いの全部又は一部の委託を受けた場合であって、当該事態が生 じた 旨を当該 他の事業者又は行政機関等に通知したときは、この限りでない。
(１)要配慮個人情報が含まれる個人データ（高度な暗号化その他の個人の権利利益を保護するために必要な措置を講じたものを除く。以下同じ。）の漏えい、滅失若しくは毀損（以下、「漏えい等」という。）。
(２ )不 正に 利用される こ と に より財産的被害が生じるおそれがある個人データの漏えい等。
(３)不正の目的をもって行われたおそれがある個人データの漏えい等。
(４)個人データに係る本人の数が千人を超える漏えい等。

２

前項に規 定する場合に は、協議会（同項ただし書の規定による通知をした場合を除く。）は、本人に対し、当該事態が生じた旨の通知を行うものとする。
ただし、本人 への 通知が困 難な場合であって、本人の権利利益を保護するための必要な措置をとるときは、この限りでない。

第５章 個人データの第三者提供(個人データの第三者提供)
第15条

協議会は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供しないものとする。
(１)法令に基づく場合(２)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき(３)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場
合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき(４)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
２

次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
(１)協議会が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合(２)合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場
合(３ )個 人デ ータを特定 の 者 と の間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、
利 用 す る者 の 利 用 目 的 並 び に当 該 個 人デー タ の 管理 に つ いて責 任 を 有 す
る 者 の 氏名 又 は 名 称 及 び 住 所並 び に 法人に あ っ ては そ の 代表者 の 氏 名 についてあらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき
３

協議会は、前項第３号に規定する個人データの管理について責任を有する者の氏名、名称若しくは住所又は法人にあってはその代表者の氏名に変更があったときは遅滞なく、同号に規定する利用する者の利用目的又は当該責任を有する者を変更しようとするときはあらかじめ、その旨について本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くものとする。

（第三者提供に係る記録の作成等）

第 16 条協議会は、個人データを第三者（国の機関、地方公共団体、独立行政法人等及び地方独立行政法人を除く。以下この条及び次条において同じ。）に提供したときは、次の各号の記録を作成する。なお、 前条第１項の特別な事
由により本人 の同 意を得ず に第三者に個人データの提供を行った場合、次の第２号から第５号の記録を作成する。
(１)本人の同意を得ている旨(２)当該個人データを提供した年月日(３ )当 該第 三者の氏名 又 は 名 称その他の当該第三者を特定するに足りる事項（不特定かつ多数の者に対して提供したときは、その旨）(４ )当 該個 人データに よ っ て 識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項(５)当該個人データの項目
２

前項の記録の保存期間は、その作成日から３年間とする。
（第三者提供を受ける際の確認等）

第 17 条協議会は、第三者から個人データの提供を受けるに際しては、次に掲げる事項の確 認を 行うもの とする。ただし、法令により確認を要しないとされている場合はこの限りではない。
(１ )当 該第 三者の氏名 又 は 名 称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名(２)当該第三者による当該個人データの取得の経緯
２

協議会は 、前項の規定 による確認を行ったときは、次の各号の記録を作成する。

(１)個人データの提供を受けた年月日(２)前項の各号に掲げる事項(３ )当 該個 人データに よ っ て 識別される本人の氏名その他当該本人を特定するに足りる事項(４)当該個人データの項目
３

前項の記録の保存期間は、その作成日から３年間とする。

第６章

本人関与のしくみ（保有個人データに関する事項の公表等）
第 18 条協議会は、保有個人データに関し、次に掲げる事項について、本人の知り得る状態に置き、または本人から照会を受けたときに遅滞なく回答する。
(１)協議会の名称及び住所並びに代表者氏名(２)全ての保有個人データの利用目的（本人への通知又は公表により本人又は第三者の権利、利益が侵害されるおそれがある等特別の事由がある場合は除く。）(３ )次 項の 規定による 求 め 又 は第１９条第１項の規定による請求に応じること(４)保有個人データの取り扱いに関する苦情の申出先
２

協議会は 、本人から、 当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知する。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
(１)前項の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合(２)第９条第４項第１号から第３号までに該当する場合
３

協議会は 、前項の規定 に基づき求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知する。
（保有個人データの開示）

第 19 条本人は、協議会に対し、当該本人が識別される保有個人データについて、書面の交 付に よる方法 又は電磁的記録の提供による方法による開示を請求すること（以下「開示請求」という。）ができる。
２

協議会は 、本人から当 該本人が識別される保有個人データの開示請求を受けたときは、 本人 に対し、 遅滞なく、前項の規定により当該本人が請求した方法（当該方 法に よる開示 に多額の費用を要する場合その他の当該方法による開示が困難 であ る場合に あっては、書面の交付による方法）により当該保有個人データ を開 示するも のとし、本人が請求した方法による開示が困難であるときは、 その 旨を通知 するものとする。ただし、開示することにより次の各号のいず れか に該当す る場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
(１)本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合(２)協議会の事業の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合（３）
他の法令に違反することとなる場合
３

協議会は 、第１項の規 定による請求に係る保有個人データの全部若しくは一部について 開示 しない旨 の決定をしたとき、当該保有個人データが存在しないとき、又 は本 人が請求 した方法による開示が困難であるときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知する。

４

第１項か ら第３項まで の規定は、当該本人が識別される個人データに係る第１６条第１ 項及 び第１７ 条第２項の記録（その存否が明らかになることにより公益その 他の 利益が害 されるものとして政令で定めるものを除く。第２３条第２項において「第三者提供記録」という。）について準用する。

（保有個人データの訂正等）
第 20 条本人は、協議会に対し、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でない とき は、当該 保有個人データの内容の訂正、追加又は削除（以下この条において「訂正等」という。）を請求することができる。
２

協議会は 、前項の規定 による請求を受けた場合には、その内容の訂正等に関して法令の 規定 により特 別の手続が定められている場合を除き、利用目的の達成に必要 な範 囲内にお いて、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正等を行うものとする。

３

協議会は 、第１項の規 定による請求に係る保有個人データの内容の全部若
しくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨（訂正等を行ったときは、その内容を含む。）を通知するものとする。
（保有個人データの利用停止等）

第 21 条本人は、協議会に対し、当該本人が識別される保有個人データが第６条若しくは第 ７条 の規定に 違反して取り扱われているとき、又は第８条の規定に違反して 取得 されたも のであるときは、当該保有個人データの利用の停止又は消去（以下この条において「利用停止等」という。）を請求することができる。
２

協議会は 、前項の規定 による請求を受けた場合であって、その請求に理由があることが 判明 したとき は、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有 個人 データの 利用停止等を行うものとする。ただし、当該保有個人データの 利用 停止等に 多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難 な場 合であっ て、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。

３

本人は、 協議会に対し 、当該本人が識別される保有個人データが第１５条
第 1 項の規定に違反して第三者に提供されているときは、当該保有個人データの第三者への提供の停止を請求することができる。

４

協議会は 、前項の規定 による請求を受けた場合であって、その請求に理由があることが 判明 したとき は、遅滞なく、当該保有個人データの第三者への提供を停止す るも のとする 。ただし、当該保有個人データの第三者への提供の停止に多額 の費 用を要す る場合その他の第三者への提供を停止することが困難な場合で あっ て、本人 の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。

５

本人は、 協議会に対し 、当該本人が識別される保有個人データを協議会が利用する必要 がな くなった 場合、当該本人が識別される保有個人データに係る第１４条第 １項 本文に規 定する事態が生じた場合その他本人が識別される保有個人デー タの 取扱いに より当該本人の権利又は正当な利益が害されるおそれがある場 合に は、当該 保有個人データの利用停止等又は第三者への提供の停止を請求することができる。
６

協議会は 、前項の規定 による請求を受けた場合であって、その請求に理由があることが 判明 したとき は、本人の権利利益の侵害を防止するために必要な限度で、遅 滞な く、当該 保有個人データの利用停止等又は第三者への提供の停止するも のと する。た だし、当該保有個人データの利用停止等又は第三者への提供の 停止 に多額の 費用を要する場合その他の利用停止等又は第三者への提供の停 止を 行うこと が困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。

７

協議会は 、第１項若し くは第５項の規定による請求に係る保有個人データの全部若しくは一部について利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき、又は第３項若しくは第５項の規定による請求に係る保有個人データの全部若しくは一部について第三者への提供を停止したとき若しくは第三者への提供を停止しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。
（理由の説明）

第 22 条協議会は、第 18 条第３項、第 19 条第３項（同条第４項において準用する場合を含む。）、第 20 条第３項又は前条第７項の規定により、本人から求められ、又は 請求 された措 置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する 場合 又はその 措置と異なる措置をとる旨を通知する場合には、本人に対し、その理由を説明するよう努めるものとする。
（開示請求手続き）
第 23 条

第 19 条第１項（同条第４項において準用する場合を含む。）の規定に基づき開示請 求を しようと する者は、協議会に対して、保有個人データ開示に関する申出 書を 提出し、 己が当該開示請求に係る保有個人データの本人又はその代理人 であ ることを 証明するために必要な書類を提出又は提示するものとする。
２

協議会は 、本人に対し 、開示請求に関し、その対象となる保有個人データ又は第三者提 供記 録を特定 するに足りる事項の提示を求めることができる。
この場合にお いて 、協議会 は、本人が容易かつ的確に開示請求をすることができるよう、 当該 保有個人 データ又は第三者提供記録の特定に資する情報の提供その他本人の利便を考慮した適切な措置をとるものとする。

３

開示請求 は、本人が未 成年者若しくは成年被後見人である場合の法定代理人、又は開示 請求 をするこ とにつき本人が委任した代理人によって行うことができる。
(手数料)

第 24 条協議会は、第 19 条第１項の規定による開示請求を受けたときは、当該措置の実施に関し、手数料を徴収することができる。
２

協議会は 、前項の規定 により手数料を徴収する場合は、実費を勘案して合理的であると 認め られる範 囲内において、その手数料の額を定めなければならない。

第７章

組織及び体制（苦情対応）
第 25 条協議会は、個人情報の取扱いに関する苦情（以下「苦情」という。）について必要 な体 制整備を 行い、苦情があったときは、適切かつ迅速な対応に努めるものとする。
２

苦情対応の責任者は、個人情報保護管理者とする。

３

個人情報保護管理者は、苦情対応の業務を従業者に委任することができる。
その場合は、 あら かじめ従 業者を指定し、その業務の内容を明確にしておくものとする。

（従業者の義務）第 26 条

協議会の従業者又は従業者であった者は、業務上知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。
２

本規 程に違反する事実又 は違反するおそれがあることを発見した従業者は、その旨を個人情報保護管理者に報告するものとする。

３

個人情報保護管理者は、前項による報告の内容を調査し、違反の事実が判明した場合には遅滞なく会長に報告するとともに、関係事業部門に適切な措置をとるよう指示するものとする。

第８章

雑則

（委任）
第27条
附

この規程の施行に関し、必要な事項は、別に定める。

則

この規程は、平成１７年４月１日から施行する。
附則この規程は、令和５年４月１日から施行する。