個人情報管理規程制定

平成２３年３月４日（目的）
第１条 この規程は、公益社団法人岐阜県緑化推進委員会の定款第６３条第２項及び「個人情報保護方針」に従い、個人情報の適正な取扱いに関して、この法人の役職員が遵守すべき事項を定め、これを実施運用することにより個人情報を適切に保護・管理することを目的とする。
（定義）
第２条 この規程において使用する用語の定義は、次のとおりとする。
(１) 個人情報
生存する個人に関する情報で、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人又を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別ですることができるものを含む。）をいう。
(２) 個人情報データベース等個人情報を含む情報の集合で、次に掲げるものをいう。
ア 特定の個人情報を、コンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成したもの
イ 前号に掲げるもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものであって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するもの(３) 個人データ
個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
(４) 本人
当該個人情報によって識別される、生存する特定の個人をいう。
(５) 役職員等
この法人に所属するすべての理事、監事及び職員をいう。
(６) 個人情報管理責任者
理事長によって指名された者であって、個人情報の保護・管理に関する責任と権限を有する者をいう。
（個人情報の守秘義務）
第３条 この法人の役職員等は、個人情報の秘密の保持に十分注意を払い、漏えい等をしてはならない。その職務を退いた後においても、同様とする。
２ 緑の募金運営協議会等各種委員会委員、顧問及びこの法人の事業について委嘱又-1-

は依頼を受けた者が、この法人の業務に従事する場合には、当該従事者は、この規程を遵守しなければならない。
（個人情報管理責任者）
第４条 この法人においては、専務理事を個人情報管理責任者とする。
２ 個人情報管理責任者は、この規程等の適正な実施及び運用を図り、個人情報が外部に漏えいしたり、不正に使用されたり、あるいは改ざんされたりすること等がないように管理しなければならない。
３ 個人情報管理責任者は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備等を行うものとする。
（個人情報の取得）
第５条 個人情報の取得は、適法かつ公正な方法によって行い、偽りその他の不正な手段によって取得してはならない。
（取扱いに際しての利用目的の公表、通知等）
第６条 個人情報管理責任者は、個人情報を取得する場合、あらかじめ、理事長が別に定める「個人情報保護方針」及び次に掲げる事項をこの法人のインターネットホームページに掲示するものとする。
(１) この法人の名称並びに個人情報に関する問合せ及び連絡先(２) 個人情報の利用目的(３) 保有個人データに関する次に掲げる権利の存在及び当該権利行使のための方法
ア 当該データ利用目的の通知を求める権利
イ 当該データの開示を求める権利及び第三者提供の停止を求める権利
ウ 当該データに誤りがある場合にその内容の訂正、追加又は削除を求める権利
エ 当該データの利用の停止又は消去を求める権利
２ 個人情報管理責任者は、個人情報を取得した場合は、前項の規定による場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、又は公表しなければならない。
（本人等から書面で直接個人情報を取得する場合の措置）
第 7 条 個人情報管理責任者は、前条の規定にかかわらず、本人から書面で直接個人情報を取得する場合、本人（本人が未成年者の場合はその保護者。以下「本人等」という。）に対して、あらかじめ個人情報の利用目的を明示しなければならない。
２ 個人情報管理責任者は、前条の規定にかかわらず、本人等以外の第三者から間接的に個人情報を取得する場合、本人等に対して、前条第１項第３号の事項を書面またはこれに代わる方法で通知し、本人等の同意を得なければならない。
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（利用目的及び個人情報の利用）
第８条 個人情報を取り扱うに当たっては、事前にその利用目的を明らかにするものとし、当該利用目的は、この法人の業務において必要な範囲であり、かつ、本人等から同意を得た利用目的の範囲内でなければならない。
（個人情報の提供）
第９条
法令で定める場合を除き、個人情報は第三者に提供してはならない。
２ 前項の規定にかかわらず、この法人の業務を遂行するために当該業務等の一部又は全部を第三者に委託する必要がある場合には、次に掲げる条件を満たす業務委託先に限り、本人等が事前承諾した利用目的の範囲内において個人情報を当該業務委託先に対して提供できるものとする。
(１) 社会通念上相当な事業活動を営む者であること(２) 個人情報の保護に関し、この規程と同等以上の規程を有し、かつその適切な運用及び実施がなされている者又は個人情報の適正な管理を行う能力を有し、この規程を遵守することが確実と見込まれる者であること
３ 前項の業務委託を行う場合は、事前に個人情報管理責任者による承諾を得なければならない。
４ 本条第２項の規定に従い、個人情報を取り扱う業務を第三者に委託した場合には、この法人が当該業務委託先に課した個人情報の適切な管理義務が、確実に遵守されるよう、適時、確認・指導するものとする。
（個人情報の正確性確保）第１０条 個人情報は、利用目的達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の内容に保つよう努めなければならない。
（安全管理）
第１１条 個人情報管理責任者は、その取扱う個人データの漏えい、滅失又はき１０損の防止等、個人情報の安全管理に努めなければならない。
２ 個人情報管理責任者は、必要に応じて、個人情報の安全管理のため、必要かつ適正な措置を定めるものとし、当該個人情報を取り扱う役職員等に遵守させなければならない。
（役職員等の監督）第１２条 個人情報管理責任者は、安全管理が図られるよう、個人情報等を扱う役職員等に対して必要かつ適切な指導・監督を定期的に行わなければならない。
（個人情報等の消去・廃棄）-3-第１３条 保有する必要がなくなった個人情報等などについては、直ちに消去・廃棄しなければならない。
２ 個人情報等の消去・廃棄は、裁断等などにより読み取り不可能な状態に処分しなければならない。
３ コンピュータ及び磁気媒体等の廃棄又は転売・譲渡等（リースの場合は返却）を行う場合は、コンピュータ及び磁気媒体等の中の個人情報を復元不可能な状態にしなければならない。
（通報及び調査義務等）
第１４条 役職員等は、個人情報が外部に漏えいしていることを知った場合又はそのおそれがあると気づいた場合には、直ちに個人情報管理責任者に通報しなければならない。
２ 個人情報管理責任者は、個人情報の外部への漏えいについて役職員等から通報を受けた場合には、直ちに事実関係を調査しなければならない。
（報告及び対策）第１５条 個人情報管理責任者は、前条に基づく事実関係の調査の結果、個人情報が外部に漏えいしていることを確認した場合には、直ちに次の各号に掲げる事項を関係機関に報告しなければならない。
(１) 漏えいした情報の範囲(２) 漏えい先(３) 漏えいした日時(４) その他調査で判明した事実
２ 個人情報管理責任者は、関係機関とも相談の上、当該漏えいについての具体的対応及び対策を講じるとともに、再発防止策を策定しなければならない。
（自己情報に関する権利）第１６条 本人から自己の情報について開示を求められた場合は、原則として合理的な期間内にこれを応じるものとする。
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前項の開示の結果、誤った情報があり、訂正又は削除を求められた場合は、原則として合理的な期間内にこれに応じるとともに、訂正又は削除を行った場合は、可能な範囲内で当該個人情報の受領者に対して通知を行うものとする。

（個人情報の利用又は提供の拒否権）
第１７条 この法人が既に保有している個人情報について、本人から、自己の情報についての利用又は第三者への提供を拒まれた場合は、これに応じるものとする。ただし、次に掲げるいずれかに該当する場合は、この限りではない。
(１) 法令の規定による場合-4-

(２) 本人又は公衆の生命、健康、財産などの重大な利益を保護するために必要な場合（苦情処理）
第１８条 この法人の個人情報の取扱いに関する苦情の窓口業務は、事務局が担当する。
２ 事務局長は、適宜、個人情報管理責任者に苦情の内容について報告するものとする。
（改廃）第１９条 この規程の改廃は、理事会の決議を経て行う。
（補則）
第２０条 この規程の運用に関し必要な事項は、理事長が別に定める。
附 則
この規程は、一般社団法人及び一般財団法人に関する法律及び公益社団法人及び公益財団法人の認定等に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律第１０６条第１項に定める公益法人の設立の登記の日から施行する。（平成２３年３月４日理事会決議）-5-