Dónde guardar
los documentos ylos registros
Uso de unsistema en papel

16-7: Almacenamiento de documentos y registros
El almacenamiento debe ser objeto de especial atención, ya que el objetivo principal de la
documentación es encontrar la información cuando sea necesaria.
Cuando se emplee un sistema en papel para los registros, es importante tener en cuenta
los siguientes puntos:
yy Permanencia: los registros en papel deben durar todo el tiempo que sea necesario. Esto
se deberá garantizar uniendo las páginas o utilizando un libro encuadernado (registrodiario). Las páginas deberán enumerarse para su fácil acceso y deberá utilizarse tinta
indeleble.
yy Accesibilidad: los sistemas en papel deberán diseñarse de tal forma que la información
pueda recuperarse fácilmente cuando se necesite.
yy Seguridad: los documentos y registros deben guardarse en un lugar seguro. Lasconsideraciones de seguridad incluyen el mantenimiento de la confidencialidad delpaciente. Deberán tomarse las precauciones necesarias para proteger los documentos
de cualquier peligro ambiental como los derrames. Considere cómo se pueden proteger
los documentos en caso de incendio, inundación u otras posibilidades.
yy Trazabilidad: deberá ser posible seguir una muestra a través de todos los procesos dellaboratorio y, posteriormente, poder comprobar quién recogió la muestra, quién realizó
el análisis y cuáles fueron los resultados del control de la calidad de la realización delanálisis, incluida también la emisión del informe. Esto es importante en el caso de que
haya preguntas o problemas relativos a alguno de los resultados analíticos comunicados.
Todos los registros deberán firmarse, fecharse y revisarse para garantizar que se ha
mantenido esta trazabilidad en todo el laboratorio.

Uso de unsistema
informático

Los sistemas electrónicos tienen esencialmente las mismas exigencias que los sistemas en
papel. No obstante, los métodos para cumplir con estos requisitos serán diferentes cuando
se utilicen ordenadores. A continuación se enumeran algunos factores que deben tenerse
en cuenta:
yy Permanencia: los sistemas de reserva son fundamentales en caso de que se produzca
un fallo en el sistema principal. Asimismo, el mantenimiento periódico del sistema
informático ayudará a reducir los fallos en el sistema y la pérdida de datos.
yy Seguridad: garantizar la confidencialidad con un sistema informático puede ser más difícil,puesto que muchas personas podrán tener acceso a los datos. No obstante, pueden
crearse códigos de acceso informáticos para proteger los datos.
yy Trazabilidad: los sistemas de registro electrónicos deberán diseñarse de tal forma que sepueda hacer un seguimiento de la muestra a lo largo de todo el proceso que tenga lugar
en el laboratorio. Seis meses después de realizar un análisis, deberá ser posible consultar
los registros y determinar quién recogió la muestra y quién realizó el análisis.

Conservación delos registros

Cada laboratorio debe determinar los tiempos de conservación de los registros, con baseen varios factores:
yy el periodo de tiempo que el laboratorio necesite acceder a sus registros;
yy las exigencias o normas gubernamentales que dicten los periodos de conservación delos registros;
yy el hecho de que el laboratorio está participando en una investigación en curso que
requiera conservar los datos durante varios años;
yy el intervalo de tiempo entre las evaluaciones o las auditorías del laboratorio.

Sistema de gestión de la calidad en el laboratorio (LQMS)

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