一般社団法人日本応用地質学会 個人情報取扱規程
平成 31 年 4 月 1 日 制定

第１章総則

(目的)
第1条
本規程は，平成 29 年 5 月 30 日より全面施行となった「改正個人情報保護法（正式名称：個人情報の保護に関する法律）」を遵守するために，一般社団法人日本応用地質学会（以下「この法人」という）における個人情報の適法かつ適正な取扱いの確保に関する基本的事項を定めることにより，個人の権利・利益を保護することを目的とする．
(定義)
第 2 条 本規程において，主な用語の定義は次の通りとする．
（1）個人情報
個人情報とは「個人に関する情報」であって，特定の個人を識別することができるもの，又は他の情報と容易に照合することができ，それにより特定の個人を識別することができるものをいう．
(2) 個人情報データベース
特定の個人情報をコンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成した，個人情報を含む情報の集合物，又はコンピュータを用いていない場合であっても，個人情報を一定の規則（例えば，五十音順，生年月日順，作成日順等）に従って整理・分類し，他人によっても容易に検索可能な状態においているものをいう．
（3）従業者
この法人にあって，直接間接にこの法人の指揮監督を受けて，この法人の業務に従事している者をいい，雇用関係にある従業員のみならず，理事，監事，この法人から委嘱を受けている委員会委員，研究部会委員及び支部の個人情報取扱関係者も含まれる．
（4）個人情報利用責任者
個人情報を取扱う部門の長をいう．本部にあっては事務局長，委員会委員長および研究部会部会長，支部にあっては事務局の長を指す．
(適用)
第3条
本規程は，従業者に適用する．
2．本規程は，この法人が現に保有している個人情報（その取扱いを委託されている個人情報を含む．），及びその取扱いを委託している個人情報を対象とする．
(プライバシーポリシー)
第4条
この法人における個人情報の適法かつ適正な取扱いを確保するため，プライバシーポリシーを定める．
2．プライバシーポリシーは，従業者に周知せしめるとともにこの法人の会員に開示し，併せてホームページに掲載する等の措置を講じるものとする．

第２章

管理体制

(個人情報保護管理者)
第5条
この法人は，個人情報の取扱いに関して総括的な責任を有する個人情報保護管理者を設置する．設置箇所は本部及び各支部とする．
(1）個人情報保護管理者は本部においては常務理事とする．支部においては支部長が兼務する．
(2）個人情報保護管理者の任期は，理事会決議によりその任命を解かれるまで，または，理事あるいは支部長に属さなくなった時までとする．
2．個人情報保護管理者は，個人情報管理に関する監査を除き，この法人における個人情報管理に関する全ての職責と権限を有する．
3．個人情報保護管理者は，監査責任者より監査報告を受け，逐次個人情報管理体制の改善を行う．
(個人情報利用責任者の責任)
第6条
個人情報利用責任者は自らの部門に所属する従業者の個人情報につき，責任を有するものとする．
(監査責任者)
第7条
監査責任者は，この法人内の個人情報を取扱う業務において，本規程が遵守され，個人情報の取扱いが適法かつ適切に行われているかについて，公平かつ客観的な立場で調査･確認・評価(以下「個人情報の取扱いに関する監査」という)する責務を負い，その結果を個人情報保護管理者に報告する義務を負う．
(1）監査責任者は本部及び支部いずれにおいても監事が兼務する．
(2）監査責任者の任期は，本部においては理事会決議によりその任命を解かれるまでとし，支部においては支部長により任命を解かれるまでとする．
2．監査責任者は，個人情報の取扱いに関する監査に必要な調査権限を有する．

第３章

運用（管理原則）
第 8 条 個人情報は，本規定に従い適切に分類・管理し，その重要度に応じて適切に取得，移送，利用，保管，廃棄されな

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ければならない．
（利用目的）
第 9 条 この法人は，個人情報の利用目的をできる限り特定する．
2．個人情報は，あらかじめ本人の同意を得ずに，特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて取扱ってはならない．利用目的の範囲内か否かが不明な場合は，都度，個人情報保護管理者に判断を求めなければならない．
3．利用目的を変更する場合には，変更前の利用目的と相当の関連性を有すると認められる範囲を超えて行ってはならず，変更された利用目的は遅滞なく本人に通知または公表しなければならない．
(適正な取得)第 10 条 個人情報は，偽りその他不正の手段により取得してはならない．
(本人から直接個人情報を取得する際の措置)
第 11 条 申込書・アンケート・契約書等，書面(電子メール，本学会ホームページへの記入等電磁的方法も含む)により本人から直接個人情報を取得する場合は，本人に対してあらかじめ利用目的を明示しなければならない．
(個人データの正確性の確保)
第 12 条 個人データは，利用目的の達成に必要な範囲内において，正確かつ最新の内容に保つよう努めなければならない．
(個人データ取扱台帳)
第 13 条 個人情報保護管理者は，この法人の全ての「個人データ」の種類・内容・保管場所等を記載(データベースへの入力を含む)した台帳を作成しなければならない．
2．個人情報保護管理者は，前項の台帳を定期に見直し，最新の状態を維持するよう努めなければならない．
3．個人情報利用責任者は，自らの部門における「個人データ」の種類・内容・保管場所等を，個人情報保護管理者の求めに応じ，定期に報告しなければならない．
(安全管理措置)第 14 条 この法人においては，取扱う個人情報の漏洩，滅失または毀損の防止その他の安全管理のために，人的，物理的，技術的に適切な措置を講じるものとする．
2．各部門においては，下記各号に従って適切に個人情報を取り扱わなければならない．
(1) 各部門において保管する個人情報を含む文書(磁気媒体を含む)は，施錠できる場所への保管，パスワード管理等により，散逸，紛失，漏洩の防止に努めなければならない．
(2) 情報機器は適切に管理し，正式な利用権限のない者には使用させてはならない．
(3) 個人情報を含む文書であって，保管の必要のないものは，速やかに廃棄しなければならない．
(4) 個人情報を含む文書を他部門に伝達するときは，適切な方法･手順によることとし，必要な範囲を超えて控えを残さないよう扱うものとする．
(5) 個人情報を含む文書は，みだりに複写してはならない．
(従業者の監督)
第 15 条 個人情報保護管理者は，従業者が個人データを取扱うにあたり，必要かつ適切な監督を行わなければならない．
2．個人情報利用責任者は，自らの部門に属する従業者に対し，個人データの取扱いに関して必要かつ適切な監督を行わなければならない．
3．個人情報保護管理者は，従業者に対して個人情報の保護及び適正な取扱いに関する誓約書の提出を命じることができる．
(委託先の監督)
第 16 条 個人情報利用責任者は，個人データの取扱いの全部または一部を委託する場合は，その取扱いを委託した個人データの安全管理が図られるよう，委託を受けた者(以下「委託先」という)に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない．
2．前項の委託を行う個人情報利用責任者は，委託先に対して下記各号の事項を実施しなければならない．
(1) 委託先における個人情報の保護体制が十分であることを確認した上で委託先を選定すること(2) 個人情報の取得を委託する場合は，この法人が取得の主体であること並びにこの法人の指定する利用目的を明示するよう義務付けること(第三者提供の制限)
第 17 条 あらかじめ本人の同意を得ないで，個人データを第三者に提供してはならない．但し，下記各号に該当する場合，本人の同意なく第三者提供ができる．
(1) プライバシーポリシーに定めた範囲内で第三者提供，共同利用するとき(2) 人の生命，身体または財産の保護のために必要があり，かつ，本人の同意を得ることが困難であるとき(3) その他法令に基づく場合
2．第三者提供もしくは共同利用する場合，個人情報保護管理者の承認を得るものとする．
(監査の実施)第 18 条 監査責任者は，この法人における個人情報の取扱いが法令，本規程(本規程に基づく細則を含む)，その他の規範と合致していることを定期に監査する．
2．監査責任者は，監査を指揮し，個人情報の取扱いに関する監査報告書を作成し，理事会及び個人情報保護管理者に報告す
るものとする．
(体制の見直し)2

第 19 条 個人情報保護管理者は，前条の監査結果に照らし，必要に応じて個人情報の取扱いに関する安全対策，諸施策を見直し，改善しなければならない．

第４章

その他(改廃)第 20 条

本規程の改廃は，理事会において行うものとする．

附 則
第1条

本規程は，平成 31 年 4 月 1 日より施行する．
以上3