個⼈情報の取扱いに関する事故を起こさないために【メール誤送信を防ごう】
2022年7⽉15⽇
⼀般財団法⼈⽇本情報経済社会推進協会
プライバシーマーク推進センター

⽬次
 はじめに メール誤送信を防ごう
事故事例のご紹介

事故の発⽣状況と原因
防⽌策例のご紹介 まとめ

⾃社のルールを確認しましょう万が⼀事故が発⽣した場合には・・・参考情報

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はじめに

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とある⽇常・・・から⼀転急いで送らないと︕
前に似たようなメール送ったことあるな。
再利⽤して使おう。

C社のAさんに送ってしまった︕

C社Aさん
別のAさん宛のメールじゃない︖

toA

Aさん、Aさん、っと。

ほかの⼈にメールアドレスが知られてしまった・・・︕

CCに⼊ったままだった︕︕︕
どうしよう︕

B社Aさん
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4メール誤送信の影響は・・・
 送信相⼿は・・・

信頼して取引きしていたのに・・・。

 漏えいされた本⼈は・・・メールアドレスが悪⽤されたらどうしよう。
信⽤の失墜

 ⾃社は・・・

送信相⼿への謝罪、個⼈情報の削除依頼
漏えいした本⼈への謝罪
問合せ対応への労⼒

経済的損失
事業継続へのダメージ

再発防⽌のための経済的負担

ちょっとした気の緩みや確認不⾜が⼤きな問題になり、思いのほか⼤きな影響を及ぼすことがあります。
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5個⼈情報の取扱いに関する事故を起こさないために現在のIT社会では、メールは⽇常業務において⽋かせない便利なツールとして利⽤されています。
しかしながら、⼿軽に利⽤できるが故に、誰もが誤操作、誤⼊⼒などのミスによる「メール誤送信」を起こす可能性があります。
プライバシーマーク付与事業者の事故報告の中でも、毎年報告件数が多いのが「メール誤送信」「⼤量の個⼈情報」が「⼀瞬」で漏えいしてしまうことも事故の原因を知り、防⽌策を考えることで、リスクに備える
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6メール誤送信を防ごう

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事故事例のご紹介

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メール本⽂等の誤送信の例
 宛先メールアドレス
 宛名

 メール本⽂

Aさん宛なのに、「B様の」内容のまま︕の不⼀致

Aさん宛なのに、宛名が「B様」に・・・︕

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9添付ファイル間違いによる誤送信の例
 添付間違い

 隠れた原稿添付

添付ファイルを間違えた︕

A社のほかに、B社とC社のシートが⼊っていた︕

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10メールアドレス間違いによる誤送信の例（１） アドレス帳からの選択ミス
名前

所属

アドレス

A⽥さん

A社

a@example.jp

A⽥さん

B社

b-a@example.co.jp

A⽥さん

C社

aaaa@example.ne.jp

 アドレス⼊⼒ミス

どのA⽥さん︖

別の佐藤さんに届いてしまった︕

sato@example.co.jp⇒本来は、satou＠example.co.jpが正しい
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11メールアドレス間違いによる誤送信の例（２） 送信先アドレス欄の選択ミス

BCCにするはずだったのに︕【BCCとは】ブラインド・カーボン・コピー（Blind Carbon Copy）の略で、CC︓ と同様に宛先の相⼿へ送った内容について、他の⼈にも知らせたい場合に使いますが、ここに⼊⼒されたメ－ルアドレスは受信者には表⽰されません。他の受信者がいることや、他の受信者のメ－ルアドレスをわからないようにしたい場合は、BCC︓ を使⽤します。
出典︓総務省『国⺠のためのサイバーセキュリティサイト』電⼦メールの誤送信
https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/cybersecurity/kokumin/business/business_staff_04.html
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事故の発⽣状況と原因

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メール本⽂等の誤送信の場合
 取引先ごとに⽤意してあるメール本⽂のひな型を取り違えて送信した。
 以前に同じ内容で送信したB様宛のメール本⽂を再利⽤したが、宛名を本来送信するA様に修正するのを忘れて送信した。
 送信先リストの作成時、作業ミスにより「メールアドレス」と「宛名」の⾏にズレが⽣じ、送信先とは別⼈の宛名を本⽂に表⽰して送信した。
メールを再利⽤する場合に、ミスが多く発⽣。
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to△

toB

to□

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添付ファイル間違いによる誤送信の場合
ファイルの添付間違い• 添付ファイルを選択する際に、類似名のファイルを選択して送信した。
• ひな型として保存してあるファイルにA様の個⼈情報を上書き保存して、そのままひな型のつもりで、B様宛に送信した。

隠れた原稿添付• ⼀つのExcelファイルに複数社のデータをシートごとに保存しているが、A社に送付する際に、他社のシートがあることを失念し、そのまま添付、送信した。

メール送信時に、添付ファイルの内容までは確認していない。
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15メールアドレス間違いによる誤送信の例（１）
アドレス帳からの選択ミス• 同姓の別⼈のメールアドレスを選択した。
• 似たような名前、グループ名を誤って選択した。

アドレスの⼊⼒ミス• ⼊⼒する際に、タイプミスをした。
• アドレス帳へ登録する際に、不要な⽂字を加えて⼊⼒した。
• 宛先欄にメールアドレスをコピー＆ペーストする際に、コピー範囲を間違えて貼り付けた。
• オートコンプリート機能で表⽰されたメールアドレスを、よく⾒ないで選択した。
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16メールアドレス間違いによる誤送信の例（２）
送信先アドレス欄の選択ミス• 件名欄にメールアドレスを⼊⼒して送信した。
• 100名に⼀⻫にメールを送る際に、BCCのつもりでCC欄にメールアドレスを⼊⼒して送信した。

その他• 使⽤が禁⽌されている⾃作のアドレス帳を使⽤した際に、類似のメールアドレスを選択して送信した。
• 送信先を指定する際に、選択条件を間違えて必要のない⼈に送信した。

誤操作・うっかりミスは、誰でも起こす可能性がある。
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気をつけましょう、こんな時こんなこと

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気をつけましょう、こんな時 同時に複数の作業を⾏っている時

 時間に余裕がない時（業務多忙、終業時間間際、納期間際）

 既送信メールを再利⽤して、メール本⽂を作成する時
 同時に複数のメール本⽂を作成する時
 メールを⼀括送信する時
 紙の書類から転記する時間に合わない︕
ダブルチェックなしで送っちゃえ︕

余裕がないからといって、⼿順を省略していませんか︖
メール送信の作業に集中できていますか︖
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気をつけましょう、こんなこと Excelファイルでの複数シートの使い⽅
 ファイル名の付け⽅

 既存メールを再利⽤する際のコピー＆ペースト等の処理

 オートコンプリート機能で表⽰されるメールアドレスの選択
 類似したメールアドレスの誤選択

同じ名字、似た名字、同じ頭⽂字

 ローマ字表記の誤りなど

思い込み、無意識

onoとohno、satoとsatou、simuraとshimura、shojiとsyoji など
 似た⽂字・数字・記号を⾒誤っていないか「1」（いち）と「l」（エル）、「0」（ゼロ）と「O」（オー）「‐」（ハイフン）と「_」（アンダーバー）など
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20事故を発⽣させないためにはどうしたらよいですか︖
 皆さんで考えましょう

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防⽌策例のご紹介

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防⽌策例のご紹介︓ミスの防⽌（１） メール本⽂への対応

 過去に送信したメールを再利⽤しない。

 メール本⽂に個⼈情報を極⼒記載しない。

 送信する際は、毎回ひな型からコピー＆ペーストする。
 ひな型に上書き保存していないことを確認する。
 取引先別にPC（担当者）を分ける。

 添付ファイルへの対応

 ファイル添付ができる環境（担当者、PC）を限定する。
 添付するファイルの保存場所を固定する。
 ⼀括送信時のファイル添付を禁⽌する。

万が⼀、誤送信が発⽣した場合に備えて• 送りたいファイルをパスワードをつけて暗号化する。
• パスワードは簡易なものにしない。
• パスワードを相⼿に伝えるためには別の通信経路で送る。
送りたいファイルに上記の対策をした上で、ファイル転送サービスなどを利⽤する⼿段もあります。
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防⽌策例のご紹介︓ミスの防⽌（２） アドレス帳からの選択ミス防⽌ 企業名、⽒名等をわかりやすいように登録する。
 取引先部署ごとなど、分類を細かくする。

 アドレスの⼊⼒ミス防⽌ 送受信の確認が済んでいるアドレス帳を使⽤する。
 複数の担当者で確認する。

 送信先アドレス欄の選択ミス防⽌ 送信先はBCCにしか⼊⼒できないようにする。

 その他

送信前に確認︕

 メーリングリストを活⽤する。

 メール作成者と送信者を分けて、送信先確認をする。

メール送信前の再確認、ダブルチェックを徹底する
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24防⽌策例のご紹介︓体制の整備
 PC機能・メールシステム・ソフトウェアの活⽤
 誤送信防⽌システムの利⽤

 送信前確認機能、遅延配信機能

上⻑承認機能 など
 BCCによる⼀括送信をやめ、メール配信システムを利⽤する。
 オートコンプリート機能を利⽤しない。

 ⼿順やルールの⾒直し、徹底・遵守 メール誤送信防⽌のための⼿順の策定、周知 定期的な注意喚起、教育 PCのセキュリティ設定状況のチェック（定期的、抜き打ち）システム任せにせず、ルール通りに運⽤されているかを定期的に確認することも重要
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25まとめ︓個⼈情報の取扱いに関する事故を起こさないために

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ルールを定め、理解し守ることが⼤切です
事故を起こさない

事故が発⽣した場合の影響（未然防⽌）

を最⼩限に抑える

事故を起こさないための早期発⾒、緊急時対応の体制・対策のルール化

ルール化

従業者は従業者は定められたルールを事故発覚・発⾒時に理解し、守るルールに従って⾏動する

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⾃社のルールを確認しましょう

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緊急事態への対応を確認しましょう

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参考情報
 プライバシーマーク制度サイト

https://privacymark.jp/
 参考情報＞個⼈情報の取扱いにおける事故報告にみる傾向と注意点
https://privacymark.jp/system/reference/index.html
 制度案内 > 個⼈情報の取扱いに関する事故の報告について
https://privacymark.jp/system/accident/index.html

 独⽴⾏政法⼈情報処理推進機構（IPA）

https://www.ipa.go.jp/
 情報セキュリティ対策
https://www.ipa.go.jp/security/measures/index.html
 情報セキュリティ啓発
https://www.ipa.go.jp/security/keihatsu/features.html

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