導入事例

株式会社コサット様

プロジェクトの可視化、作業者単位のリソース管理“設計思想がマッチした”プロジェクト管理ツールでプロジェクトの完全見える化へ
株式会社コサット様は創立 20 周年を迎える従業員数 30 人の企業です。主に IT のコンサルティングやアプリケーションの企画・設計、開発などを行っているプロジェクトマネジメント本部を統括する、滝澤様に話を伺いました。

株式会社コサット
設
立：1998 年 6 月
代表取締役：佐藤 一毅
資 本 金：5000 万円【業務内容】・クラウドを利用したシステムの設計開発構築保守
・情報セキュリティイントラネットの設計・開発・構築・保守
・大規模データベースの設計・開発・構築・保守
・大規模 Web サイトの設計・開発・構築・保守
・各種システムインテグレーション
情報通信コンサルティング
情報通信インフラ設計・開発・構築・保守
各種ツール開発・パッケージソフトの開発（2020 年８月現在）

営業本部 プロジェクトマネジメント本部
取締役 本部長 滝澤正和様Time Krei との出会い
プロジェクト管理の効率化を図るため様々なツールを調査・検討しました。プロジェクト管理ツールを使い 25 年もプロジェ
クトマネジメントしていますが、『Time Krei』（タイムクレイ）
は全体的に設計思想が優秀だと思っています。
世の中には本当に沢山のプロジェクト管理ツールがあります。プロジェクト管理ツールと一言で言ってもその機能や使い勝手は様々です。取り敢えず Web 検索して表示されたものを端から見ていったわけですが、どれも WBS（作業分解図／Work Breakdown Structure）の管理はできるけれど、リソースの細かい予実管理ができなくて。探し進めた結果、行きついたのが『Time Krei』でした。
これまでは 2 つのタイプの違うツールを利用していました。
どちらも『プロジェクト管理ツール』ですが、各作業者レベルでのリソース管理がしやすいものではなかったので、自分が思っていたような管理ができていませんでした。
『Time Krei』の操作は短期間で慣れることもでき、主な機能はマニュアルなしで使えています。ヒューマンインターフェー
スとしてはよく考えられていると感じます。直感的に使えるソフトですね。

プロジェクト管理ツールで、プロジェクトの効率が変わる！
『Time Krei』はプロジェクトマネージャーが主に登録者となるツールではなく、作業者一人ひとりがしっかりと使うことで威力を発揮するプロジェクト管理ツールです。各作業者が自分で日ごとに計画を登録して、後から実効値を入れることができるのが非常にイイ。個人が登録した予定と実績をみて、それぞれがどのくらいの作業を予定しているのか、実際にどのぐらい作業をしたのか、誰の時間が空いているのか、埋まっているのか、多くの情報を数値で確認することができます。
また、弊社のプロジェクトの進め方にあった課題の改善にも『Time Krei』が役立ってくれました。例えば過去のドキュメン
トなどの資産を使わずに、WBS をゼロから書き始めたりしている人も少なくなく、無駄な時間だと感じていました。
『Time Krei』で「ひな形」というテンプレートを作成して、毎回新しいプロジェクトがスタートするときにはこれを用いる

過去の知見からテンプレートを作成

テンプレートをベースにタスクを割り当てる
ので抜け漏れを防げる

WBS テンプレート

新規 WBS

テンプレートを活用してタスクを割り当てるイメージことにしました。「ひな形」には各種一定に必要なタスクが登録されているので、最低限必要なタスクの抜け漏れが防げますし、その案件やお客さま特有の項目を追加していけば良いので登録時間も減らすことができます。これだけでもプロジェクト管理の工数はかなり減少できた印象です。

株式会社コサット様（プロジェクトの可視化、作業者単位のリソース管理の活用事例）
また、プリセールスなど実績に紐づかない項目もすべてをプロジェクト化するようにしています。管理者としての自身の工数、例えばどのぐらいレビューしたかもタスクとして登録しています。どんな作業でもプロジェクトに紐づけることで目的がはっきりします。プリセールスにかかった時間も見えますし、例えばそれが受注しなかった場合にはどのぐらいのロスが発生したのかも分かります。
まだ、「完全にできている」とは言えませんが、『Time Krei』を使えばプロジェクト全体が見える化できるようになりますね。

予実の管理に必須な「ツールの定着」は工夫次第
導入前に一カ月の試用をしましたが、その時から基本設計や詳細設定はかなり練られている製品だなと感心していました。
機能的にはもっと欲しい、こうだったら良いのに、というところは正直あります。というのは、トップダウンでツールを導入した場合、定着するかはツール導入の理解浸透と使いやすさに大きく拠るからです。
今のところ「全員がしっかりと予実登録をしている」とは言えません。でも、きちんと使ってもらえればマネージメントの効率は上がるし、慣れてしまえば登録する側もさほど苦ではなくなります。ですので、毎日の習慣になるよう色々と工夫しています。 例えば、「Time Krei に数字を入れることの重要性」

を伝えています。作業者が『Time Krei』に予定を入れていなければ、管理者が見るとタスクが割り振られておらず個人の時間が空いていることになります。「『Time Krei』で時間が空いていたら、タスクを入れますよ。」という、管理側のスタンスを明確にしています。
また、「定着」にはある程度の強制力も必要です。「Time Kreiに実績が入っていなければ、いくらアピールしても認めないよ。
」とも伝えています。画面を見ればプロジェクトや個人の状況はすぐに確認できるので、仕事が集まってしまっている人、逆に暇そうな人、実績が入っていない人を上長が状況確認して、入力を促します。そのためもあって管理者は毎朝見ていますね。

色々な情報が “見える” と活用方法も広い
プロジェクト管理ツールを変更して半年経っていませんので、まだまだ手探りではあります。自分が考えた使い方が正しいのかわかりませんが、便利に使えるなぁと感じる機能もあります。
例えば、各作業者単位の予実管理とは別に、WBS の予定している工数に対しての実績の工数など、プロジェクト自体の予実も見ることができますよね。こちらは見積もり時に使えると考えています。例えば予定しているタスクを想定して WBS を埋めていくと、WBS に総工数が表示されます。工数が表示されれば金額感のチェックができるので便利だなって思いますね。
また、『Time Krei』には分析機能がありますが、こちらは活用方法を模索中です。今は主に「個人別作業割り当て状況」を見ていますが、今後は稼働実績も見ていきたいですね。大体みんなどのぐらい忙しくて、暇なのか…作業者毎やプロジェクト別に見ることができるのも便利ですね。
それと、稼働率もですね。20 人日の計画に対して実際に 15人日ぐらいしか稼働していなければ、稼働が増えている人の作業を分けたり、「これぐらい動けるよ。」と具体的に営業担当者に繋げることもできます。

TIme Krei の分析機能のイメージ

コロナをきっかけに導入したテレワークでも『Time Krei』を導入後に、新型コロナウイルスの感染予防対策で弊社もテレワークを実施しました。全員がテレワークになり、先ほどお話した「強制力」というものがさらに働くことになりました。
私の業務自体はあまり変わりませんが、テレワークでは報連相（ホウレンソウ）を強化することが重要です。『Time Krei』をプロジェクトに関しての報連相ツールと位置付けていて、習慣化していれば今まで通りに入力すれば報告もできるわけですから、これを利用しない手はないでしょう。それもあって、さらに意識的に『Time Krei』を正しく活用するよう伝えています。
正直に言えば、『Time Krei』への要望は沢山あります。本腰を入れて使っていこうと思っているからこそなんですが。このままの概念でさらに充実したプロジェクト管理ツールになって欲しいです。
これからもっと素晴らしいツールになる！…という将来性に期待しています。