2023年度 12月 総部会定例会議事録
日程：2023/12/20 18:30~20:00
出席確認

1．学生課からのお知らせ
1.1 年末年始における施設施錠について大学の一斉休業
期間：2023年12月29日（金）～2024年１月３日（水）期間中施設の施錠を行う。
1.2 年末年始における体育施設施錠について
・A棟講義室・福利施設・集会棟
期間：2023年12月28日（木）17時～2024年１月４日（木）７時
・体育館（武道場含む）、課外活動共用施設 クラブハウス
期間：2023年12月28日（木） 22時～2024年１月４日（木）７時
・トレーニングジム、ウェイト系トレーニングジム、 野球場、陸上競技場、テニスコート
期間：2023年12月28日（木） 21時～2023年１月４日（木）７時

1.3 大学入学共通テストにおける学内での課外活動禁止
・1/12（金）Ａ棟、A1棟、A2棟、B1-201 (大学入学共通テスト準備のため・立入禁止)
・1/13（土）、1/14（日）※全ての施設が使用禁止※学内全体音出し禁止※学内での課外活動禁止※交通規制あり
1.4 2023年学生表彰
表彰までの流れ①顧問教員からの推薦 ※事前に、賞状・表彰状、資料等の準備をすること＜推薦の受付期間＞2023年12月13日（水）～2024年１月12日（金）②各委員会での審議（１月～２月）③学生表彰（３月）
1.5 冬のさらなる省エネのお願い
2023年12月1日〜2024年3月31日は、本学の冬の省エネルギー期間であり、より一層の省エネ対策、節電等にご協力を願う。
・使用していない部屋の照明、空調等の電源をＯＦＦ・長時間（１時間以上）部屋を離れる時は、空調の電源をＯＦＦ
・暖房稼働中のドア・窓の不用な解放をしない
1.6 課外活動活性化経費実施報告書について
2023年度に課外活動活性化経費を採択された団体は、報告書の提出をする。
○課外活動活性化経費報告書
購入物品とその成果について
提出期限：2024年１月29日（月） 17:00
1.7 次年度以降の東国体競技の参加等について
東海地区国立大学体育大会への次年度以降の参加について、各団体の検討結果をメールのフォームから必ず回答。
10月定例会終了後に説明の件。
本日（12/20）、締切日のため、至急の回答が必要。
回答フォーム：https://forms.gle/sisuxogKxi22vFTn9○未回答の団体：12月20日9:30現在水泳部、軟式野球部、卓球部、サッカー部、空手道部
提出期限：12月20日（水）1.8 課外活動団体顧問教員依頼について
顧問教員の定年退職、転出等により継続ができないことがあるため、早めに、次年度顧問教員に打診することを推奨する。
※顧問教員：講師以上の教員（教授、准教授、講師）変更があった場合は、課外活動団体更新届の提出時に変更後の顧問名を記入。（５月頃）1.9その他
1.9.1 その他①
初校原稿の確認依頼する。(12月27日頃依頼予定) 初校で終了した団体は、２校確認依頼はしない。（場合によっては、３校の依頼あり）
提出期限：1月16日（火）1.9.2 その他②
○平日の体育施設等について
８：３０～２２：００ 体育館
８：３０～２１：００ テニスコート、トレー ニングジム、ウエイト系トレーニングジム
８：３０～２０：００ 野球場
９：００～２２：００ 課外活動共用棟
上記の時間帯の施設は解錠しているため、学生課への鍵貸出台帳の記載は不要である。
1.9.3 その他③
○コモンズⅠの利用について
コモンズⅠは、課外活動団体が優先利用できる場所ではない。利用する場合は、課外活動団体活動届を提出する必要がある。承認後に利用可能となる。イベント等が決定次第、提出すること。
2．倉庫点検について
2.1 倉庫及び部室の再点検
・再点検の連絡があった団体は指示があった点の改善の必要がある。
・再点検を受け改善したところをGoogleClassroomの「再点検 整理整頓写真提出」へ写真を提出。（期限：1/30）
・倉庫点検時に撮影した写真と改善後の写真を比較し、講義、改善が認められたら再点検終了とする。
・再点検でも改善がみられない場合はペナルティを課す。
2.2 特別許可物品について・該当している物品を所有している場合は、申請書を作成し、GoogleClassroomに課題として設けている「特別許可物品の書類提出」へ提出を行う。
・期限は1/30までとしますが、追加で購入した際は適宜申請が必要である。
3．新入生歓迎会について
3.1 新入生歓迎会概要
実施日時 準備日：4月9日(火) 13：00～18：00（予定）
当日： 4月10日(水) 13:15～16:30（予定）
12：30～13：00 全体説明会(A-101)
13：00～ 紹介活動、ステージパフォーマンス
実施場所 A棟，A1棟，A2棟，A棟前広場（簡易ステージ設営予定）
実施内容
・A棟群各教室及びA棟ホールでの活動紹介
・A棟前広場に簡易ステージを設営し，楽器の演奏やダンスなどのステージパフォーマンス
・本年度から新入生にむけた全体説明会を検討している。その中で希望団体が一分程度で活動紹介できる場を設ける予定。
希望については後述するFormsにて回答。

3.2 参加フォーム記入のお願い
・新入生歓迎会の部活動紹介に参加を確認するためのClassroomでFormsへの回答。
・参加する場合は紹介内容やステージの使用、1分紹介について回答。
・A棟以外のスペースでの紹介活動を行いたい場合は、該当する質問に回答するのを忘れないように。
・インカレサークルの参加についての質問もある。
提出期限：12月27日（水）23:59①新歓を行う場合、「はい」を選択。
②A-101に新入生を集めて行う予定である各団体1分程度での概要や活動紹介への参加を希望するか。

③教室・簡易ステージ・その他の場所で行う新歓の内容を記述。
④A棟前に簡易ステージを設営します。使用を希望する場合は「はい」を選択。

⑤教室、全体紹介、簡易ステージ以外での新歓を考えている方は「はい」を選択の後、詳細を記入。

3.3 インカレサークルの参加について要望のあった団体
団体名：愛知大学舞踏研究会詳細については「愛知大学舞踏研究会」をXやInstagramで検索して確認してください。
新歓の内容についてブースの設置ステージパフォーマンス（10分〜20分程度）ビラの配布
総部会の見解 インカレサークル（定例会に籍のない団体）の新歓参加は本学初
新入生の選択肢が増えることはいいのでは
既存の団体にも学外からの刺激があり、有意義なのでは前日準備には必ず参加してもらう
3.4 パンフレット制作についてチラシの内容
サイズ：A5
向き：横（※上下左右に2cm程度の余白）
拡張子：PNG
提出様式：データ
提出期限：2月中旬※サークル紹介を行わない団体も掲載可能
4．会計からのお知らせ
4.1 中間決算予算の配布について
中間決算承認会議で承認された予算については、以下の日程で配布を行う。
日付：12月20日 定例会終了後
場所：A-101前方※受け取りの際には印鑑が必要

4.2 期末決算について
4.2.1期末決算承認会議
期末決算の受付を開始する。
提出された書類を基に1月定例会で承認会議を開催する。
各団体の購入した物品と購入費を申請し、承認を得ることで、その分の予算が配布される繰越
金申請団体は書類の提出、購入報告が必要、提出後予算を配布する。(予め承認を受けているため、承認決議は不要である)
基本分予算の申請額は、中間･期末決算合わせて配布上限までとする。
4.2.2 決算の流れ⑴申請書等の提出
提出期間：定例会終了後～ 2024年1月5日23:59(金)まで⑵承認会議(1月定例会内)
・各サークルの支援金使用用途を審議
・繰越金予算の報告プレゼン⑶明細書およびレシート等の提出(承認後)・明細表を、領収書(レシート等「商品の明細」がわかるもの)とともにGoogle classroomにて提出 。
・予算の配布4.2.3申請書等の提出について
基本分予算申請
・定例会終了後、期末決算の申請書・プレゼン資料の様式をメールにて配布
・申請書・プレゼン資料を記入後、Google classroomにて提出※ 団体のメールアドレスから送信してください（TUTのアドレスからはアクセスできませ ん）
・ファイル名「〈サークル名〉R5年度期末決算申請書.xlsx」「〈サークル名〉R05年度期末決算プレゼン資料.pptx」
提出期限：1月5日（金）23:59

4.3 繰越金予算申請書等について
4.3.1 繰越金予算申請書等の提出について
繰越金予算申請物品購入団体は繰越金予算申請書および報告用のプレゼン資料を提出。
定例会終了後、申請書の様式をメールにて配布 。
提出期限：2024年1月5日（金）23:59 google classroomにて提出

4.3.2 繰越金予算申請物品購入報告スライドについて
・形式：.pptx (4:3)
・必要記入事項
・サークル名・繰越金予算配分上限額
・購入物品名・申請額
・購入物品の写真 発表時間は一団体当たり約3分までを予定
・ファイル名 「〈サークル名〉 R05年度繰越金プレゼン資料」
4.3.3 期末決算承認会議（1月定例会）
基本分予算の申請内容を審議 ※各団体二名出席
・一団体ずつ申請内容の確認と承認決議を行う
・各団体の申請内容は事前にgoogle classroomにて全団体に送付しておき、 当日は質疑応 答のみ
・参加団体の3分の2以上の賛成で承認
繰越金予算の購入報告
・繰越金予算申請物品購入団体は提出したプレゼ ン資料を用いて購入報告・承認決議は行わず、質疑応答のみ
4.3.4 まとめ<期末決算申請をする団体>
・提出物：「期末決算申請書」「プレゼン資料」
・提出先： google classroom
・期限：1/5(金) 23:59まで＜期末決算申請をしない団体＞
google classroomにて「申請しない」にチェックし送信＜繰越金予算から物品を購入した団体＞
・提出物：「繰越金プレゼン資料」「繰越金予算申請書」
・提出先：google classroom
・期限：1/5(金) 23:59まで
5．サークル支援金の口座振込について
5.1 アンケートに回答した団体

5.2 アンケート結果

・口座を所持していない団体が多く存在するため、現金支給を継続
・口座を開設し、お金の管理を行うことを強く推奨
5.3 口座の開設について
・団体規約、議事録、代表者の本人確認証が必要

https://www.jp-bank.japanpost.jp/kaisetu/kat_shadan.html

6．提出物の管理について
意見：提出物を確認する場所が増えるので、Gmailで統一してほしい・アンケート結果よりClassroomの方が多いため、Classroomで提出物を管理を行う。
・Classroomでは提出物の見落としが減ることが考えられる。
・Classroomの通知はONにして、定期的に確認する。
7．空き部室について
・クラブハウスを２カ所使用していた、ラグビー部から１カ所確保（部室４、クラブハウス２階）。それに伴い、1月定例会で空き部室を使用する団体を決定する。
決定方法：1月定例会で使用を希望する団体にプレゼンを行い、多数決で決定する。
提出先 ：後日割り当てのClassroomの課題
提出期限：1月9日（火）23:59
提出物 ：form、プレゼン資料
注意 ：使用を希望しない団体も希望しないとform入力を行う。
プレゼン資料について
形式： .pptx (4:3)
必要記入事項・サークル名・部室が必要な理由
・その他必要と思われる事項 （発表時間は一団体当たり3分以内）
・ファイル名 「〈サークル名〉 R05年度空き部室使用に関するプレゼン資料.pptx」
8．その他
8.1 開始時間アンケート
定例会の開始時間についてアンケートを取ります。
https://forms.gle/6HNJHhYTu3eAw2aT9
8.2 今後の定例会の予定〈1月定例会〉
・日程：1月17日（水）・対面２人・期末決算プレゼン・空き部室プレゼン・新入生歓迎会について
・その他〈2月定例会〉(予定）
・日程：2月21日（水）・対面１人・新入生歓迎会について
・規約改定について
・50周年記念事業への要望書について
・その他
4月以降の予定は学校の行事予定が確定した以降に開示予定
8.3 定例会の出席人数について定例会の出席人数を１人にする規約改定が間に合わないため、来年4月以降に適用する。
9. 質疑応答Q．口座開設の議事録とは何を指しているか
A．団体の活動報告とその証明として郵便局の規約に沿った議事録が必要である。
Q．50周年記念事業への要望書について、2月にアンケートを取るのか
A．正式には決定していないが、2月定例会周辺で50周年記念事業への要望書をまとめることを目安としている。
Q．50周年記念事業への要望書に関して各団体の事前準備は必要か
A．現段階では準備は必要なく、後々総部会から連絡をする。
各団体内で50周年記念事業への要望書に関する意見を話し合い、2月までに大まかな意見をまとめてスライド等資料の作成を行うとよりよい。