2023年 5月 総部会定例会議事録
日時：2023年5月17日 18:30～19:30
１．出席団体２．学生課からのお知らせ※定例会終了後，部内へ周知すること
5月16日(火)から施設の利用申請を受け付けている（1）課外活動団体更新届の提出について今年度，課外活動を継続する団体は，課外活動団体更新届を提出すること．
【注意事項】
・提出期限：2023年5月19日（金）17時まで※期限までに提出のない団体は，課外活動団体から外されるため注意すること．
・部員数：10名以上
・顧問教員：講師以上の先制に依頼（講師，准教授，教授）・課外活動共用施設・体育施設・クラブハウス → 長期使用願の提出
・倉庫の鍵の確認（課外活動団体更新届提出時），鍵と印鑑持参
様式は4月20日(木) 9:25のメールにて送信済み．
長期使用願について
体育館，武道場，野球場，陸上競技場，テニスコート，プール，課外活動共用施設，クラブハウ
スを常用的に使用する団体は提出すること．

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（2）東国体の保険加入について
5月25日(木)までに，以下の保険に加入すること．
〇スポーツ安全保険
一人当たり1年で1850円．各団体で加入手続き
4名以上の団体が加入可能
加入は各団体が申し込みを行う．
インターネットからスポーツ安全協会のスポーツ安全保険に入り，登録して団体員名簿をプリントアウトして学生係に提出すること．
提出期限：5月25日(木)まで
URL：http://www.sportsanzen.org/
補償内容：団体での活動中，団体活動への往復中における，障害，賠償責任，突然死葬祭費用補償※過去に，東国体協議中に大けがを負い，スポーツ安全保険に入っていたため保険金が支払われた例がある．
※東国体参加団体ではない団体も，1年間保証されますので，加入についてご検討ください．
※ほかの保険に加入している場合は別途ご相談ください．
（3）東国体選手名簿の最終締め切り
東国体第2回選手名簿は，試合日の前週の火曜日12:00（正午）までに，学生課まで提出すること．
※提出方法①学生課から第1回選手名簿を受領（送付済み）②第1回選手名簿を訂正（追加は赤，削除は取り消し線で）③訂正した選手名簿を学生課にメールまたはUSBで提出（4）課外活動活性化経費について2023年度も課外活動団体を応援するため，活性化経費の募集を行う予定である．申請をする
団体は準備すること．
この経費は各団体から応募を募り，学生生活委員会と同窓会で選考を行い，採択された団体
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には物品または資金を援助するものである．予算内で採択された団体は同窓会報への記事投稿
および活動報告書の提出が必要．
対象：課外活動の活性化に必要な高額物品，旅費（公共交通機関利用時），講師謝金など
団体内における交流のためのレクリエーションにかかる交通費は，過去に認められていな
い
申請時は見積書添付すること※立て替え払いをしないように
提出期限：2023年6月中旬（予定）
提出先：学生課学生係
提出方法：紙ベース及びデータ（USBまたはメール）
採否結果：8月上旬（予定）
詳細は後日学生係から連絡がある．
不明な点・質問があれば事前に学生課まで問い合わせること．
（5）電気設備年次点検の停電について （再周知）
5月20日(土)，5月27日(土)，5月28日(日)に学内停電を行う．
5月27日(土)は断水も実施する．

停電時はトイレの使用ができない．
（6）入試における講義室使用禁止
以下の日程で施設使用等を禁止するため，注意すること．
6月23日(金) A棟群（A，A1，A2棟） ※B3入試準備のため
6月24日(土) A棟群（A，A1，A2棟）大学内音出し禁止 ※B3入試のため（7）その他
以下の日程で施設使用等を禁止するため，注意すること．
6月10日(土)～11日(日)・陸上競技場・野球場・体育館・武道場
・クラブハウス集会室※東国体サッカー競技会場のため
３．総合文化部写真部門の独立承認会議
現総合文化部写真部門長 工学部 機械工学課程4年 塚原聡之
（1）総合文化部・写真部門の現状
総合文化部各部門の部員数
写真部門 35人，レゴ部門 10人，喫茶部門（今年度新設） 20人
ここから写真部として独立を希望
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（2）写真部部門独立の目的
認知度の拡大・技科大祭，新入生歓迎会等で独自のブースを開設
・大学HP，各種掲載における独自の名称の使用
運営のスリム化
・各種事務作業の効率化
・一団体としての意思決定をスムーズに「写真部」としての認知を高め，柔軟な運営により一団体として活動の活性化を図る．
（3）昨年度活動実績（4）活動目的・活動内容
活動目的
写真について，撮影やその他関連する活動を行い，その活動を通じて部員相互の親睦及び教養の推進を図り，専門技術の向上に資することを目的とする．
活動内容
・撮影会
毎月1，2回の頻度で開催 主に学外で開催予定
・写真講座（今年度から実施）
部員相互で写真知識を共有
ゼミ形式で実施 各部員が得意なものをプレゼンする・公式SNSを活用した写真発信※他サークル等から依頼を受けて，活動記録の撮影も実施を検討
座学→実践→発信 のサイクルで部員の写真撮影技術の向上を図る．
（5）年間活動計画

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（6）予算計画※将来的に貸出写真機材（15万円程度を想定）の導入を目指す．
Google meet QR

団体アカウントで各団体1名のみ参加すること
承認結果 承認
４．部室に関する音楽技術部門からの要望
音楽技術部長期使用部室の解放のお願い
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音楽技術部代表 工学部 情報・知能工学課程4年 江幡壮馬（1）音楽技術部の部室の現状
総合文化部の部室の一部を使用（間借り）→音楽技術部専用の部室を持っていない
問題点：
・問題発生時の責任の所在が不明
・精密機材や備品の保管問題，破損トラブル発生に・部室を使用する活動日時の調整が必要
・部員増加による活動日時・スペースの不足（2）音楽技術部の部室の必要性について部室の間借り特有の問題解消
・起こり得るトラブルを未然に防止活動の活発化による部室の必要性
・使用・保管機材の増加 → 保管場所の不足
・部員増大 → 活動日時・スペースの不足〇2倍以上増：28名→57名〇常時活動できる環境の確保（3）長期利用部室の解放についてのお願い
部室確保のために・部室の空きが必要→部室の空きがない
以下の課外活動団体の皆様へのお願い
・今年度，部室を使用する予定がない団体
・備品整理で部室を空けることが可能な団体
形式的に長期使用願を提出せず，部室を空けて頂きたい．
５．今後の総部会について学生課から総部会に要望 → 従来の総部会の体制に戻してほしい総部会がサークル化した理由
総部会は元々他団体から選出していたが，学生課の体制，学生課の担当の引継ぎ，コロナ等により総部会を課外団体として承認した．しかし，課外活動の活性化はサークル全体で行った方が良いのではないだろうかという観点から，全体で意見をまとめる必要がある．
体制変更を行う理由取りまとめの団体であるにも関わらず，他団体とのかかわりがないため，運営に他団体の意思の反映が難しい
従来の総部会の体制とは何か各団体から総部会役員を選出して運営をする（1）現在の総部会
総部会というサークルとして人員を募集（2）今後の総部会
・各団体から代表者を1名選出（後日Formを送信）
Formに無回答の場合，Formに回答していただいた団体でペナルティを考える．
その際に各役職の立候補も並行して行う
・7月初旬，中旬あたりを期限として同月定例会で結果報告
・10月定例会で新役職の承認決議
・同役職の上限人数を超えて立候補があった場合，立候補者同士で話し合い現総部会が話し合いの場を設ける．
・立候補が無い場合や足りない場合，7月定例会で会議を行い選出する．
・選出方法や条件などを付けたい場合も会議において決定する．
7月定例会でも決まらなかった場合は9月のリーダーズ研修会の議題とする．
（3）募集する役職について7

会長：1人副会長：1人
会計：1人
体育会局長：1人
文化局長：1人
役員補佐：1人※変動する可能性あり（4）会長について
・基本的にまとめ役であり雑事を行う
具体的な業務：定例会の準備，資料作成，部屋の確保，メールの返信，定例会の司会進行，責任を負う
例外的な案件が発生した場合の対応も行う
例：規約改定，サークルからの要望など（5）副会長について・会長の補佐・定例会前日に各サークル代表へメールによる定例会の告知
・定例会後に各サークル代表へ資料の送信
・新入生歓迎会 4月上旬二日間 期間：12月～4月
・リーダーズ研修会 9月下旬 期間：6月～10月※会長と一緒に責任を取れば，ある程度の裁量有（6）会計について・各サークルの予算管理
主に通帳管理．印鑑と通帳を会長と分割管理する．
・定期決算関係
中間決算，期末決算，繰越金予算会議．
各サークルに与えられた予算を実際に支払う．
会計におけるタスクの半分はこれに該当．
・前年度総部会決算，次年度総部会予算決定
前年度の総部会の支出の内訳の報告（総部会決算）と，今年度の総部会の収入および予算の内訳（総部会予算）の決定，また定例会にて今年度の各サークル支援金配分上限額について報告．
（7）体育局長・文化局長について

活動内容
・点検スケジュール作成
・点検実施
・点検結果のまとめ，報告（8）役員補佐について
・主に定例会の議事録の作成を行う．
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・他には適時役員の補佐を行う．
・今年度は役員補佐の役職は無いが新たに設ける．
６．技科大祭実行委員からのお知らせ

飲食，パフォーマンス等の展示が可能．詳細はメールやインスタから連絡を行うこと．
来月の定例会
6月21日(水)18:30～ 対面にて開催予定

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