2022 年度 10 ⽉ 総部会定例会議事録
⽇時：2022 年 10 ⽉ 19 ⽇ 18:30〜21:00

出席団体

1. 株式会社アルムノートによるチャリティイベントの説明
Web 会議 URL
https://zoom.us/j/3852685565?pwd=aXZhQzJlV01oSzNLU1psSDJTSlVkUT09
卒業⽣連携室 ⿊柳様
本学と本学卒業⽣の相互⽀援の関係構築、卒業⽣との関係強化を⽬的として設置された。
同窓会の準会員の⼤学⽣、会員の卒業⽣そして教職員のネットワークをさらに強化することを⽬的としてイベントを企画。
概要：Web 上で集めた応援票に基づいて、アルムノート様や協賛企業の⽅から基⾦を配分
期間：11 ⽉ 28 ⽇〜12 ⽉ 4 ⽇（10 ⽇間）
運営：アルムノート
⽬的：学⽣への⽀援、輪を広げること参加するメリット：活動資⾦の取得、応援者・⽀援者との接点の創出

参加するにおいてキャンペーン前

キャンペーン期間中・参加表明

・応援票の呼びかけ・アルムノートが作成するWebサイトに掲載する団体紹介の素材の作成
・イベントサイトに掲載されるもの

投票の場、団体の情報・資⾦を獲得する⽅法

参加表明する（参加賞）、応援票の獲得（⼀⼈⼀回投票可能）、協賛企業からの賞の獲得、応援者からの寄付※”イベント期間中に悪意ある投票を何度もする、額⾃体を明記しない”等をしないこと
・参加⽅法

12 ⽉ 2 ⽇までに参加表明と素材の提出
チャットの URL から Slack に参加すると、Slack 内に参加表明ができる場所と今回のイベントの概要、相談先が⼊っている。

2. 学⽣課からのお知らせ ※部内周知

1) 「新型コロナウイルス感染症に対する本学活動基準」＜レベル 1＞への引き下げについて「新型コロナウイルス感染症に対する本学活動基準」がレベル１となったため、基本的な感染対策の徹底，「新しい⽣活様式」の実践の上，活動を⾏う。
期間：10 ⽉ 3 ⽇（⽉）〜①平⽇：体育施設は解錠している。

⼟⽇祝⽇：必ず、前⽇に学⽣係へ鍵の貸出台帳の記⼊をすること。
１６：４５厳守②活動終了後は Google form より必ず活動記録を提出

QR コード※活動中は怪我等に注意すること

2) 課外活動団体代表者交代届について代表者の交代があった団体：速やかに学⽣課へ課外活動団体代表者交代届を提出すること。
※様式については定例会終了後、学⽣課より全団体へメールにて依頼する。
期限：11 ⽉ 18 ⽇（⾦）まで

3) 各種引継ぎについて代表者等の交代に伴い、再度、課外活動に関するルールの引継ぎをする。
①施設・物品・鍵の予約、貸し出しについて・講義室や各施設及び物品の予約・借り⽅
・鍵の借り⽅等②課外活動団体活動届

学内外の課外活動（⼤会、練習試合、合宿、その他⾏事）を⾏う際は、当⽇１週間前までに課外活動団体活動届の提出が必要。
※事前に提出がなく事故等が発⽣した場合、学研災の保険適⽤ができない場合あり。
学内においてポスター、広告などを掲⽰する場合、学⽣課に連絡が必要

4) 2023 年東国体について
2023 年度当番競技：サッカー、卓球
上記 2 団体には後⽇、定例会終了後にメール。
過去の競技要綱を渡すため、学⽣課まで。
※2024 年度競技当番の軟式野球部とバレーボール部は開催に向けて今から体制を整えておく。

5) サークル紹介(2023)パンフレットの原稿作成について
昨年度のパンフレットを参考に和⽂と英⽂の両⽅を作成

サークル紹介 2023 の原稿作成
・サークル名・⼈数
・キャッチコピー
・活動内容（和⽂ 140 字，英⽂ 60 語程度）
・活動場所
・活動⽇・時間・連絡先（メールアドレス）
・活動の様⼦がわかる写真（１，２枚）※様式については、学⽣課より全団体へメールにて依頼〇提出⽅法：電⼦データ
・メール添付（E-mail:gakusei@office.tut.ac.jp）
・USB（学⽣課まで持参）〇提出期限：2022 年 11 ⽉ 18 ⽇（⾦）17:00〇その他：サークルの写真 1~2 点の提出（※電⼦データでの提出）※軟式野球部とアナログゲーム部は定例会終了後に前に集まること

6) その他
その他①〇以下の期間中、A 棟講義室は利⽤できない（⼊試のため・学内全体⾳出し禁⽌）11 ⽉ 21 ⽇（⽉）13:00〜11 ⽉ 22 ⽇（⽕）
〇体育館へ⼊る際、必ず靴の履き替えをすること(体育館は⼟⾜厳禁)その他②2022 年度に課外活動活性化経費を採択した団体は、同窓会会報への寄稿、報告書の提出〇同窓会会報への寄稿
活動内容や⼤会成績、参加しているイベントなどを 600 字程度で記載

（参考：http://www.alumni.tut.jp/（同窓会 HP, Index『会報』）
提出期限：2022 年 11 ⽉ 11 ⽇（⾦）17:00〇課外活動活性化経費報告書
購⼊物品とその成果について
提出期限：2023 年１⽉ 27 ⽇（⾦）17:00※様式については、採択結果のメールにて学⽣課より該当の団体へ送付している

3. 次期総部会役員の選出

投票システムhttps://toyolab.herokuapp.com
・総部会役員は原則、各課外活動団体の代表者の⽴候補で構成される。

・総部会会⻑(1 名)・副会⻑(2 名)
・会計(1 名)・会計補佐(1 名)・⽂化局⻑(1 名)・体育局⻑(1 名)
⽴候補がない場合は、現総部会執⾏部員より選出
役員構成の変更について・副会⻑ 2 名
副会⻑の業務負担を軽減するために増員
・会計補佐
会計の業務負担を軽減するために配置決算などの監査は複数⼈でしていくのが妥当• 会⻑ B3 勝間⽥航季• 副会⻑ B3 濱⼝昭広
• 副会⻑ B3 岡垣 颯
• 会計 B3 斎藤 有稀• 会計補佐 B3 重成 陽⽣• ⽂化局⻑ B3 ⽊佐貫 陸久• 体育局⻑ B3 外輪 弘太朗
投票の結果、次期総部会役員は上記の内容で確定

4. 倉庫点検について
⽬的：正しく、安全に倉庫が利⽤されているかの点検
・禁⽌物品の有無（1）⽕器（2）必要のない飲⾷物（3）刃物等の危険物（4）使途が不明と確認された物（5）その他必要がないと認められた物
・整理整頓状況・部室等の活動場所も対象※倉庫点検当⽇は各サークルにて倉庫の鍵を準備※引継ぎを確実に⾏い倉庫の場所を把握
・希望⽇時についてアンケートを実施
・詳細はメールにて連絡済み
回答期限：2022 年 10 ⽉ 31 ⽇（⽉）
・提出遅れはペナルティが 5%付与（次年度の予算が 5%減）
・アンケート集計後⽇程の調整ができ次第メールでお知らせ

5. リーダーズ研究会について
⽬次

・新⼊⽣下院芸界の実施⽅法について
・提出物遅れの改善⽅法について
全体討論での意⾒について総部会からの返答

（1）新歓で実施する内容について
改善事項

・使⽤可能教室の増加，部屋の配置⽅法
・ステージイベント拡充
検討事項

・サークル配置図の作成
・スタンプラリーの実施
・新⼊⽣歓迎会⽤ SNS アカウントの作成・運⽤（各団体の告知⽤）（2）提出物遅れの改善⽅法について改善事項

・Google Classroom の活⽤・提出物の告知⽅法の変更
検討事項

・ペナルティの変更
・引継ぎ業務について総部会より資料の配布・説明会の実施（3）Google Classroom の活⽤※必ず団体⽤アカウントで参加すること
採⽤理由

・学校⽣活で利⽤している・リマインド機能標準搭載
今後の流れ①定例会終了後のメールにてクラスルームの公開②簡単なアンケートへの回答③順次メールより移⾏（4）提出物の告知⽅法の変更
採⽤理由

・定例会中の提出を促すため
・定例会をリマインドの場とするため
内容

・定例会前に提出物の配布
・定例会にて改めて告知
・提出期限は以前と変更なし(1 週間)（5）ペナルティの変更（検討）検討理由

・ペナルティが機能していない

・前回の変更が適当なものでなかった
内容

・ペナルティポイントの変更（5→3 ポイント等）
・即時罰則の追加（活動停⽌，⼤会出場停⽌）：⾮常に重たい罰則なので要検討（6）引継ぎ資料の配布（検討）
検討理由

・各団体の引継ぎが円滑に⾏われていない・提出物などの年間のスケジュールを把握できていない
内容

・次回以降のリーダーズ研修会で実施

6. 輪転機買い替えについて
輪転機について集会棟集会室 2 に設置してある輪転機が故障→サークル団体からの希望により、買い替えを検討中
修理も検討したが、輪転機が古い機種のため、買い替えでの対応を検討中
買い替え対応の流れ

・10 ⽉ 告知、各団体の意⾒を募集
・11 ⽉ 購⼊の可否の承認決議
・12 ⽉ 具体的な購⼊予定の輪転機、および財源を連絡
・1 ⽉ 購⼊の可否の承認決議

7. 会計からのお知らせ
R4 年度繰越⾦予算申請審議会議
会議の流れ（1）総部会会計からの説明（2）申請団体によるプレゼン（3）質疑応答（4）承認決議 （参加団体の 2/3 以上での賛成で承認）
投票

注意事項
・Google Form より投票
・繰越⾦予算を渡してもよいと思う団体の欄にチェック
・1 団体につき 2 団体に投票可能。申請団体は⾃団体への投票も可能。
・投票結果は，定例会終了後，後⽇メールにてお知らせ繰越⾦予算振り分け分（配布総額上限）\2,068,821
発表団体※ダンスサークルについては取りやめ
1. Jazz 研究会

基本配布上限額：￥67,343
申請物品

RD-2000/Roland：￥275,000
申請理由

・Jazz ではキーボードがよく使われている
・現在のキーボードには様々な問題あり→修理が困難。タッチが悪い。Jazz に適していない
・RD-2000→最新機種で耐久性が⾼い。本物のようなタッチ。Jazz に適した⾳⾊
・新しいキーボードにより、活動の質が向上
質疑応答① サークル団体名不明(サークル名名乗らず)
・RD-2000 を買うことによって Jazz 研の活動にどのように役に⽴つか？
→演奏の幅を広げることができる。
・幅を広げることでどうなるのか？
→楽譜を引くことができる初⼼者・中級者でも使える。幅が広がるというのは⾳楽のジャンルが広がる。そして、活動の幅も広がる。
② ソフトテニス部
・購⼊した際には Jazz 研以外の軽⾳楽部などにも役⽴てれるのか？
→他団体にも貸し出すことは Jazz 研として可能。

③ ロボコン同好会
・部費で買うことは検討したのか？
→検討した。部費を全員から徴収したものよりも、RD-2000 の⽅が⾼い。検討を重ねた結果こちらを申請した。
・学⽣団体や企業からの割引等の⽀援を問い合わせたのか？
→我々には、スポンサーがおらず、近隣の楽器屋で値下げ交渉したが、この⾦額が限界。
④ 建築サークル
・現在サークル内で保有しているキーボードは何本?
→1 本のみ・なぜ、1 本あたりの値段が安いものを 2 本買わないで、1 本のみの購⼊にこだわるのか？
→安いものでは、団員に演奏の楽しさを味わってもらうという⽬標に対し不向きである。安
いものでは、できることが少なく、演奏の幅が広がらないと考えている。
投票結果：承認
2. アニメーション&コミック研究会

基本配布上限額：\72194
申請物品

液晶タブレット＋スタンド：\125000
申請理由

・近年、絵を描くというと紙媒体ではなくタブレットで描く⼈の割合の増加
・安いものはあるが、絵を描くには難しい部分がある（予測していなかった場所のタッチ等）

質疑応答① 硬式テニス 部⻑
・今回購⼊予定の液タブが 1 台で⾜りるのか・液タブ⼀台の購⼊ではなく、部員が複数台購⼊する際の援助⾦として貰うという考えはな
いのか→購⼊予定のものの廉価版はすでに持っており、それの操作性の悪さを知っているため⾼いものが欲しい。
「安かろう悪かろう」
・⾃分たち（硬式テニス）はラケットなどは⾃分たちで購⼊しているが、そのように⾃分たちで購⼊しないのはなぜか→回答者本⼈はお⾦をためて今回の申請物品を購⼊しているが、他の部員にそれをしてもらうには⾦額が⾼すぎる。
② 競技⿇雀・既存の設備はどういったのもを難題→2 万円台の液タブを 2 台
補⾜：部⻑は私物として今回の申請物品を持っており、良さを知っている。
投票結果 承認
3. おちゃのかい

基本配布上限額：￥70,191
申請物品

1 ⾚楽茶碗：￥40,000
2 板屏⾵：￥38,000
3 棗：￥42,000
4 茶碗(稲穂に雀)：￥22,000
5 炭⽃セット：￥43,000
6 茶碗(葡萄に栗⿏)：￥22,000
合計：￥207,000
申請理由

・お道具には季節がある
・基本予算だけでは購⼊が困難
・⽵ものの道具には寿命がある
・炭は燃やしたら終わり
・⼈数が増えればそれだけ消耗品の消耗が激しくなる
質疑応答① ロボコン同好会
・今回の申請だけでは春夏秋冬物品そろえるのは難しいのではないか？
→おちゃのかいでは、秋の茶会と春の卒業茶会がメインなので、それに従って秋と春の物品を優先した。
投票結果：承認
5. ロボコン同好会

基本配布上限額：￥62045

申請物品

1. 旋盤 (PSL400-VDR) ￥147800
2. CNC フライス（RZ300） ￥649200
各⼀台ずつ
合計 ￥797000
申請理由NHK ロボコンや ABU ロボコンなど⼤会への参加の際、部室内の設備に助けられている。
しかし、加⼯設備の⽼朽化により⽣産能⼒の低下する。
今回の申請物品は、重要かつ頻繁に使うものであるためこれらの設備の更新をしたい。
質疑応答① モータースポーツ 佐藤・CNC フライスにおいて、パーツのみの交換は検討したか。
→交換でも同程度の費⽤が掛かる。普段から修理を⾏っているが⽼朽化が⽬⽴つ。
投票結果 承認
6.吹奏楽団

基本配布上限額：￥52,346
申請物品

楽譜「ハイライトフロムチェス」：￥37,158
定期演奏会照明代：￥295,900
合計：￥333,058

申請理由

・通常の予算では賄えない膨⼤なお⾦がかかるため質疑応答① ロボコン同好会
・定期演奏会は毎年開催されているが、この⾦額は今年だけのものか？
→コロナ前の 3 年前も同程度の⾦額がかかった。
・その年の⾦額の⼯⾯はどうしたのか？
→それは把握できていない。
・今年は問題ないと思うが、来年以降のお⾦の⼯⾯はどうするのか？

→来年以降は団員でお⾦を出し合うことになると思う。
投票結果：承認
7.総合⽂化部

基本配布上限額：￥66915
申請物品
DJ 機器、専⽤ケース：￥368000
申請理由

現在の機器の調⼦が悪くなってきたため、完全に故障する前に欲しい。
使⽤頻度は⾼く、全てのイベントで所有機器を使⽤している。
そのため、DJ 機器はサークルにとって必要不可⽋である。
また、購⼊から⻑期間⽴ったため機械的損傷が⾒られてきた。
これが⽌まればイベントが中⽌される。
質疑応答① Jazz 研究会
・パーツごとの交換はできないのか。
→パーツだけでなく内部的な故障も⾒られる。
・修理するとしたら、費⽤はいくらほどになりそうか→修理をするものもあるが、今回のものは修理が困難である。また、修理をするとした場合、今回の購⼊⾦額程度になると思われる。
投票結果 承認
8.卓球部

基本配布上限額：￥35,429
申請物品

フェンス：￥12,980×10 枚 = ￥129,800
送料：￥5,280
合計：￥135,080
申請理由

・快適な練習環境のため・現在のフェンスは⾮常に重くて扱いにくいため

・ボールが散らばり他団体に迷惑をかけないようにするため質疑応答① ロボコン同好会
・既存のフェンスだと、ボールが散らばってしまうのか？
→既存のフェンスは、網⽬の⼤きさが⼤きく卓球ボールが貫通してしまう。
・機能的には既存のフェンスと⽐べてどこが改善されるか？
→軽くなり、フェンスの⾜がまわるため⽤具庫の専有⾯積も⼩さくできる。
・既存のものはあるのか？
→既存のもので、ことは⾜りている。
・他団体でも我慢して重いものを持ってたりするが、卓球部だけ楽をするのはどうか?
→たしかにその通りだが、承認して欲しい。
投票結果：承認
投票（Google Form）

URL：https://forms.gle/jYybZdSGSpy9ogRa7※各団体 1 名のみの投票
中間決済の承認会議を開催•

中間決算の受付を開始（必要な団体のみ）•

各団体で購⼊した物品および購⼊費を申請し、承認を得ることで、その分の予算が配布される。

•11 ⽉定例会にて中間決算購⼊物品承認会議を開催•

基本分予算の申請額は、中間・期末決算合わせて配布上限額まで決済の流れ

中間決算
1. 申請書等の提出（11 ⽉ 4 ⽇ 23 時 59 分まで）
2. 承認会議（11 ⽉定例会）

各サークルごとに、サークル⽀援⾦の使⽤⽤途を審議
3. 明細書・レシートの提出（承認後）
申請書および明細書を、領収証(レシートなど「商品の明細」がわかるもの）を提出
予算の配布
申請書等の提出について＜基本⽂予算申請＞

中間決算の申請書・プレゼン資料の様式は事前に配布済み
申請書・プレゼン資料を記⼊後、googleform にて提出
団体のメールアドレスから送信（TUT のアドレスからはアクセスでない）
期⽇：11 ⽉ 4 ⽇（⾦）23:59
ファイル名「〈サークル名〉R04 年度中間決算申請書.xlsx」「〈サークル名〉R04 年度中間決算プレゼン資料.pptx」
中間決算申請書記⼊例

中間決算申請スライド記⼊例

中間決算承認会議（11 ⽉定例会）

参加⼈数：各団体 2 名出席・基本⽂予算の申請内容を審議

⼀団体ずつ申請内容についてプレゼンし，承認決議を⾏う
参加団体の 3 分の 2 以上の賛成で承認
まとめ<中間決算申請をする団体>
・提出物：「中間決算申請書」「プレゼン資料」
・提出先： https://forms.gle/mMBLdTNAwjcDjDC99※サークル名を記⼊後，「はい」にチェックし，ファイル提出＜中間決算申請をしない団体＞
https://forms.gle/mMBLdTNAwjcDjDC99※サークル名を記⼊後，「いいえ」にチェックし送信
・期限：11/4 (⾦) 23:59 まで
その他
購⼊物品計画書の提出・提出期限延⻑（10 ⽉ 31 ⽇ 23 時 59 分まで）
未提出団体11 ⽉定例会の実施⽇程
11 ⽉ 16 ⽇（⽔）18:30〜（対⾯）