Nishiwaki Law Office5Vol.
201７.5

２、不当な残業代請求を防ぐために

１、はじめに勤務時間についてきちんと把握するシステムを作っこんにちは。弁護士の西脇です。ていなかったら、退職した職員から多額の残業代を求最近、事務所業務のクラウド化を進めている一環で、めてきた。会社として、勤務時間は自己申告制にして弁護士になりたての20数年前からの数千枚の名刺をいたが、その従業員の申告は信用できないので、会スキャンしてクラウドに保存しました（まだ紙のものを社としては残業代は払いたくない。万一裁判に行ったすてられずにいます・・（←昭和のおじさん））。

場合も大丈夫か、というようなご質問を時々受けます。

名刺を見ていると、一緒に関わらせていただいた案
件や依頼者が、当時の感情や知識と一緒によみが先月のニュースレターでは、残業代の不払いの問題えってきます。

が起きる主な理由のうち、そもそも何が労働時間に含まれるのかについて検討しました。

今までの私の名刺の整理は、厳格に一定に法則を今月は、従業員の労働時間を正確に把握するため作るのではなく、自分の印象で見つけやすいように分のシステムを構築について検討します。

別していたので、ランダムに見えなくもありませんでし

３、労働時間の管理義務た。クラウドに保存した今は、あいおうえお順でもABC順でも、会社でも個人名でもすぐに検索できるのでとても便利です。当事務所でも、これで個人情報保護法

労働時間を適正に把握するために、各労働者の始上、特に注意をしなければならない「個人情報データ業・就業時間を確認し、これを記録することが、会社のベース」ができあがりました。

義務とされています。
したがって、使用者は、以下の事項を把握し、記録し、名刺の整理をさせていただいたこともあり、名刺を交時間外労働や休日出勤手当の所定の割増賃金を支換させていただき、又はお仕事をお手伝いをさせてい払わなければなりません。

ただい方には、約20年間全く連絡させていただいていなかったご依頼者の方々も含め、誠に勝手ながら当① 労働者が出勤したか。

事務所のニュースレターも配信させていただくことにし② 何時間労働したか。

ました。特にしばらく連絡をさせていただけていなかっ③ 時間外労働はあったか、あった場合どのくらの時間か。

た方は、是非変わらずお元気である旨のご一報をい④ 休日労働や深夜労働はあったか、あった場合どただけたら、大変うれしく思います。のくらいの時間か（もしご不要な場合は、お手数をおかけして申し訳ありませんが、その旨お知らせいただければ、配信を停止これらを記録し、必要に応じて割増賃金を支払うことするようにいたします。）

は、従業員が支払わないことに同意していたとしても、今回のニュースレターでは、残業代請求について前免除されることはありません。必ず支払わなければな回の続きということで、「従業員の実際の業務に使っらないとされています。
使用者は、労働時間を適正に把握するなど、労働時た時間」について検討したいと思います。

間を適切に管理する責務を有しています。経営者としては、万一ありもしない残業代について不当に請求されたときに、残業代が不当であることを反証しなければなりません。記録がなければ、残業代を支払うように命じられる危険性があります。
そこで、どのような方法で始業・就業時間を確認・記録しておけばよいのかについて検討します。

西脇法律事務所

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４、始業・終業時刻の確認及び記録の方法

る場合に、労働者からの自己申告により把握した労（１）平成29年1月に厚生労働省から出された、「労働時査を実施し、所要の労働時間の補正をすること。

働時間と当該データで分かった事業場内にいた時間との間に著しい乖離が生じているときには、実態調間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関す
エ 自己申告した労働時間を超えて事業場内にいる時るガイドライン」（以下「本ガイドライン」）によれば、労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき始業・終間について、その理由等を 労働者に報告させる場合

業時刻の確認及び記録の原則的な方法として、以下のには、当該報告が適正に行われているかについて確ものが規定されています。

認すること。
その際、休憩や自主的な研修、教育訓練、学習等でア 使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記あるため労働時間ではないと報告されていても、実録すること。

際には、使用者の指示により業務に従事しているな

イ タイムカード、ＩＣカード、パソコンの使用時間の記録等

ど使用者の指揮命令下に置かれていたと認められの客観的な記録を基礎 として確認し、適正に記録するこる時間については、労働時間として扱わなければなと。

らないこと。

オ 自己申告制は、労働者による適正な申告を前提としすなわち、もし裁判で従業員や元従業員が残業手当等て成り立つものである。

を請求してきた場合には、従業員が本当に時間外に勤務していたということを立証するのではなく、会社側の方このため、使用者は、労働者が自己申告できる時間で従業員が従業員の主張する時間に従業員は働いてい外労働の時間数に上限を設け、 上限を超える申告なかったことを立証する必要があるのが原則です。

を認めない等、労働者による労働時間の適正な申告

会社側が従業員の主張が間違っていることを立証するを阻害する措置を講じてはならないこと。

ためには、上記のような方法により、勤務時間を記録しまた、時間外労働時間の削減のための社内通達やておくことが望ましいということになります。

時間外労働手当の定額払等労働時間に係る事業場の措置が、労働者の労働時間の適正な申告を阻害（２）自己申告制により始業・終業時刻の確認及び記録をする要因となっていないかについて確認するとともに、行う場合の措置

当該要因となっている場合 においては、改善のための措置を講ずること。

しかし、業務の自主管理性等、様々な理由により、始さらに、労働基準法の定める法定労働時間や時間外業・就業時間を自己申告制にしている会社が多いのも事労働に関する労使協定 （いわゆる 36 協定）により延実です。

長することができる時間数を遵守することは当然であるが、実際には延長することができる時間数を超残業の自己申告制も、それ自体は問題ないとされていえて労働しているにもかかわらず、記録上これを守っます。しかし、その場合不当な残業代等の請求を防がなているようにすることが、実際に労働時間を管理するければなりません。本ガイドラインは、自己申告制により者や労働者等において、慣習的に行われていないこれを行わざるを得ない場合、 使用者は次の措置を講かについても確認すること。

ずることとしています。
以上のとおり、会社としては、不当な残業手当の請求を防ぐためには、まず勤務時間を把握するためのシステ

ア 自己申告制の対象となる労働者に対して、本ガイドラインを踏まえ、労働時間 の実態を正しく記録し、ムを作らなければなりません。

適正に自己申告を行うことなどについて十分な説明

それに加えて、従業員が残業するためには、上司の同を行うこと。

意を明示的に得なければならない等の手続きを徹底することが必要です。
それらの手続きを構築することにより、結果的には、無イ 実際に労働時間を管理する者に対して、自己申告

駄な残業を減らし、費用を節約することができます。

制の適正な運用を含め、本ガイドラインに従い講ずべき措置について十分な説明を行うこと。
ウ 自己申告により把握した労働時間が実際の労働時間と合致しているか否かについて、必要に応じて実態調査を実施し、所要の労働時間の補正をすること。
特に、入退場記録やパソコンの使用時間の記録など、事業場内にいた時間の分かるデータを有してい西脇法律事務所

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５、賃金台帳の適正な調整、記録の保存、管理者の職務等

ひとこと

本ガイドラインには、上記に加え、以下のことが規定さ

ニュースレター1月号に主に第三者に個人情報を提供れています。

するときの手続きに関する変更点について書かせていただいた改正個人情報保護法が5月30日に全面施行さ（１）賃金台帳の適正な調製れました！

使用者は、労働者ごと に、労働日数、労働時間数、休改正により、いままで対象外であった取り扱う個人情

日労働時間数、時間外労働時間数、深夜労働時 間数と報が5000人分以下の事業者へも個人情報保護法が適いった事項を適正に記入しなければならない。 また、賃用されるようになりました。

金台帳にこれらの事項を記入していない場合や、故意にニュースレターに記載した以外にも、（１）個人識別符賃金台帳に虚 偽の労働時間数を記入した場合は、30が個人情報に含まれることが明確になった、（２）要配慮万円以下の罰金 に処される。

個人情報について本人の同意を得て取得することを原則義務化し、本人の同意を得ないで第三者提供をする（２）労働時間の記録に関する書類の保存ことが禁止された、（３）外国事業者への第三者提供の使用者は、労働者名簿、賃金台帳のみならず、出勤簿場合の手続規定が追加された、等会社として対応しなけやタイムカード等の労働時間の記録に関する書類につればならないものが多くあります。

いて、３年間保存し なければならない。

また、今まで個人情報保護法の対象でなかった企業で（３）労働時間を管理する者の職務は、今回の改正に伴い新たに対応しなければならない

事業場において労務管理を行う部署の責任者は、当事項も多いかと思います。

該事業場内における労働時間の適正な把握等労働時

例えば、社内で個人データの管理体制の構築や本人か間管理の適正化に関する事項を管理し、労働時間管理ら開示請求があった場合、及び漏洩した場合の対応フ上の問題点の把握及びその解消を図る。

ローの策などです。
個人情報保護委員会によるガイドライン（４）労働時間等設定改善委員会等の活用（https://www.ppc.go.jp/files/pdf/guidelines01.pdf）

使用者は、事業場の労働時間管理の状況を踏まえ、等を参照して、対応しておくことが必要です。もしご不明

必要に応じ労働時間等設 定改善委員会等の労使協議な点がございましたらご相談下さい。

組織を活用し、労働時間管理の現状を把握の上、労働時間管理上の問題点及びその解消策等の検討を行う。

６、さいごに残業代の請求の案件は、ここ数年増加しており、関連の本もたくさんでています。ヤマト運輸やエイベックス・グループ・ホールディングスが残業代を支払うことがニュースになりました。
残業代は、後からまとめて請求されると、（もちろん残業の量に比例しますが）かなりの金額になりますし、さらに裁判では、残業代を支払わなかった制裁としてその残業代と同額の付加金を請求できることになっています。
さらに、在職中であれば６％、退職後であれば退職日の事務所情報

翌日から14.6％の遅延損害金も支払わなければならなくなります。

事務所所在地：東京都渋谷区広尾1-11-2
アイオス広尾301号室
電話番号
03-6450-2953
FAX番号03-6450-2954

これら想定外の支出を防ぐためには、日頃から従業員の労働時間をきちんと把握し、適法に残業代を支払っておかなければなりません。
従業員の方の労働時間を把握するということは、過労EmailURLの防止にも役に立ちます。残業代だけでなく過労死の問題も時々ニュースになっています。会社としては注意を怠らないようにしなければなりません。

西脇法律事務所

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