2022年度 11月 総部会定例会議事録
日時：2022年11月16日 18:30～19:30
出席団体

1. 株式会社アルムノートによるチャリティイベントの説明（再度）Web会議URL
https://us06web.zoom.us/j/82468838443?pwd=d250bmZjNE5GTXJlRE5Ha3pqd3dadz09
概要：Web上で集めた応援票に基づいて、アルムノート様や協賛企業の方から基金を配分
運営：アルムノート
目的：学生への支援、輪を広げること
変更点
期間：12月12日（月）～12月18日（日）
参加表明締め切り：12月5日
約15分間申し込みの時間をとった．
追加
団体の規模に関係なくもらえる賞に重点が置かれている
2．学生課からのお知らせ ※部内周知
１）課外活動団体者交代届について（再周知）
代表者の交代があった団体は，速やかに学生課に課外活動団体代表者交代届の提出が必要
期限：11月18日（金）２）サークル紹介（2023）パンフレットの原稿作成について（再周知）
期限：11月18日（金）内容
・サークル名・人数
・キャッチコピー
・活動内容（和文140字，英字60語程度）
・活動場所
・活動日・時間

・連絡先（メールアドレス）
・活動の様子がわかる写真（１，２枚）※注意点
・提出方法：電子データ
メール添付（E-mail:gakusei@office.tut.ac.jp）
USB（学生課学生係まで持参）・提出期限：2022年11月18日（金）17:00
・その他：サークルの写真１~２点の提出（電子データ）
３）年末年始における施設施錠に関して大学の一斉休業期間（休業期間中，施設を施錠）
2022年12月29日（木）～2023年1月3日（火）１．A棟講義室・福利施設・集会棟
2022年12月28日（水）17時～2023年１月４日（水）７時
２．体育館（武道場含む）、課外活動共用施設
クラブハウス
2022年12月28日（水） 22時～2023年１月４日（水）７時
３．トレーニングジム、ウェイト系トレーニングジム、野球場、陸上競技場、テニスコート
2022年12月28日（水） 21時～2023年１月４日（水）７時
４）年末年始における体育施設の使用について
年末年始中（2022年12月29日(木)～2023年１月３日(火)）にテニスコート・野球場・陸上競技場等の使用を希望される場合は，2022年12月２日（金）～12月13日（火）（厳守）に，学生課学生係に，使用者名簿を添えて「使用願」を提出．
窓口でのみ，先着順で受付ける．
５）課外活動団体HP更新状況について
URL：https://www.tut.ac.jp/student/campuslife.html（2022年11月4日 現在）
アクセス数も多く，需要が高いページなので，リンクを貼っていない団体は，構築を推奨
1年以上更新のない団体は2023年2月にリンクを削除
更新期限：2023年1月末
６）その他①○以下の期間中，施設は利用できない
１．11/21(月)13:00～11/22(火)・・・Ａ棟講義室(入試のため・学内全体音出し禁止)
２．1/13(金)、1/14（土）、1/15（日）・・・Ａ棟、A1棟、A2棟(大学入学共通テストのため・学内全体音出し禁止)
その他②・2022年度に課外活動活性化経費を採択された団体は，同窓会会報への寄稿，報告書の提出をすること．
○同窓会会報への寄稿
活動内容や大会成績，参加しているイベントなどを600字程度で記載（参考：http://www.alumni.tut.jp/（同窓会HP, Index『会報』）
提出期限：2022年11月11日（金）17:00○課外活動活性化経費報告書
購入物品とその成果について
提出期限：2023年１月27日（金）17:00

＊注意事項
•施設の鍵の貸出台帳は、土曜日・日曜日だけでなく、祝日に利用する場合も前日の16:45までに学生係へ記入．祝日は施錠をしている．
•
課外活動団体活動届は、１週間前までに学生係へ提出．
通常の活動以外に必要です。
例：大会、対外試合、合宿、行事、催し会等
体育館の屋根の塗装工事
体育館の使用に影響はない．
期間：11月末から2023年2月末
学生課からメールの送付あり

3．倉庫点検について・倉庫点検のスケジュールは定例会後にGoogle Classroomで送付。
※部室や倉庫の場所が一覧と違う場合総部会に連絡（既に、アンケートに記述している場合は不必要必要）※集合場所は倉庫の場所、倉庫がないサークルは部室。
例：弓道部 体育館裏新倉庫
モーターサイクルクラブ クラブハウス※当日は18:15から15分間隔で各サークルの倉庫点検実施予定。時間厳守
・点検時は必ず代表者1名の立ち合いのもとで実施※当日倉庫と部室の鍵を持参すること・点検内容：禁止物品の有無、整理整頓状況の確認（火気，飲食物，刃物等の危険物，その他必要のないもの）
・違反物品があった場合、警告とし後日再点検を実施
・再点検でも改善がみられない場合はペナルティを課す
・点検時，集合場所に来なかった場合は警告と同様に扱う
未回答団体（現在：11月16日（水））・軟式野球部
4．中間決済投票システムhttps://toyolab.herokuapp.com

① jazz研究会
基本分予算配分上限額：¥67343
中間決算申請額：¥67343
購入物品と金額の一覧①撮影機材代
３個 ￥42760②ギターシールド
１個 ￥21800③ sax備品(代金の一部) １個 ￥2783
承認結果：承認
② アナログげ～む倶楽部
基本分予算配分上限額：¥47212
中間決算申請額：¥25478
購入物品と金額の一覧①カードボックス・カードスリーブ：\1830②カードスリーブ：\1306③ボドゲ移送用荷締めベルト：\1050④カリオンビル利用費：\12730⑤ゲーマーズ・フィールド 1冊*12か月
年間一括申込：\8562
承認結果：承認③ コンピュータ倶楽部
基本分予算配分上限額：¥34,758
中間決算申請額：¥22,817
購入物品と金額の一覧①コミックマーケット100申込：\9,100②Blu-ray・DVD・CDケース(50枚セット)：1個 \2,094③さくらのVPS(v3)1Gサービス利用料(2022/09/01-2023/08/31) (レンタルサーバ利用料12ヵ月一括払い)：￥11,623
承認結果：承認

④ サッカー部
基本分予算配分上限額：¥43,540
中間決算申請額：¥41,912
購入物品と金額の一覧①テーピング(買い替え) 2個 ¥1,312
10人 ¥18,640②スポーツ安全保険
12人 ¥ 21,960③大会の旅費
承認結果：承認⑤ バドミントン部
基本分予算配分上限額：¥74,387
中間決算申請額：¥27,700
購入物品と金額の一覧①スポーツ安全協会 スポーツ安全保険加入費 10人：\18,500②第67回豊橋バドミントンチーム対抗リーグ大会：参加費 ２チーム \4,000③バドミントンラケット MP52 2本：\5,200
承認結果：承認⑥ バレーボール部
基本分予算配分上限額：¥47493
中間決算申請額：¥46385
購入物品と金額の一覧①バレーボール 3球 ￥17,750②救急バック 1個 ￥5,490③ボールバック 2個 ￥10,640④ミニポンプ付き圧力計 1個 ￥7,700⑤救急バックの中身(絆創膏,アイシングスプレーなど)
承認結果：承認⑦ ロボコン同好会
基本分予算配分上限額：62,045¥
中間決算申請額：19024¥
購入物品と金額の一覧①アルミ四角管1.5t×20×20 6,300￥②アルミ四角管1.2t×20×10 3,000￥③アルミ四角管1.5t×20×15 7,995￥④消費税 1,729￥
承認結果：承認⑧ 空手道部
基本分予算配分上限額：¥17,086
中間決算申請額：¥17,086
購入物品と金額の一覧①団体登録加盟費 １年分 ¥17,086
承認結果：承認⑨ 硬式テニス部
基本分予算配分上限額：\56,296
中間決算申請額：\56,296
購入物品と金額の一覧①リーグ戦エントリー費：\55,500②2022年度 学校・選手登録費（一部）：\796￥4,805

承認結果：承認⑩ 硬式野球部
基本分予算配分上限額：¥38,905
中間決算申請額：¥25,000
購入物品と金額の一覧①パンフレット企業広告費 1つ ￥25,000
承認結果：承認⑪交際交流クラブ
基本分予算配分上限額：¥52,810
中間決算申請額：¥16,930
購入物品と金額の一覧①電源タップ１個 ¥490
②HDMIケーブル１個 ¥600
③ネームホルダー50枚入り１個 ¥1,980④JBL FLIP6 Bluetoothスピーカー １個 ¥13,860
承認結果：承認⑫ 総合文化部
基本分予算配分上限額：¥66,915
中間決算申請額：¥22,722
購入物品と金額の一覧①鍵入れ1個：\3,608②コンクリートブロック 26個：\3,508③マルチケーブル 1本：\12,001④オーディオケーブル 1本：\1,800⑤養生テープ 5個：\1,569⑥結束バンド 20本：\236
承認結果：承認⑬ 留学生スポーツクラブ
基本分予算配分上限額：¥33467
中間決算申請額：¥25734
購入物品と金額の一覧①バドミントンガット張り（３回）￥4827②バスケットボールのボール（3球）￥6794③バレーボールのボール（3球）￥10835④体重計 ￥3278
承認結果：承認⑭ 波乗り部
基本分予算配分上限額：¥41,363
中間決算申請額：¥41,363
購入物品と金額の一覧①セミドライウェットスーツ
１個 ￥56,800(詳細)
海水温度が低い時期等での，海でのトレーニング用
承認結果：承認

5．会計からのお知らせ
・中間決算において予算を承認された団体（上記14団体）は以下の書類を提出が必要
１．中間決算明細書
２．各レシート/領収書
・上記が受理されると申請した金額を受領することができる
中間決算明細書・明細書には以下の内容を記述して下さい
1．物品名・中間決算申請書とレシートに記載されている物品名が違う場合にはカッコ付で双方の名称を記載してください
２．金額
・中間決算申請書，レシートと照らし合わせて間違いが無いか確認してください
３．記載されているレシート番号
・レシートに通し番号を振り，どのレシートに記載されているかを明記してください
４．購入日時
５．Excelファイルには以下のファイル名を付けてください・ファイル名：〈サークル名〉2022年度中間決算購入物品明細表..xlsx
レシート/領収書等について
１．レシートには通し番号を振ってください
２．その際，二重申請防止のため頭に中と付けてください(例:中1，中2…)
３．提出方法は写真，またはスキャンを行い一つのファイル(PDF形式)にまとめて提出してください
４．その際，物品名・金額・購入日がはっきりと分かるようにしてください
５．PDFファイルには以下のファイル名を付けてください
ファイル名：〈サークル名〉レシート.pdf

提出方法
・中間決算明細書・レシートファイルを作成後、以下のgoogleformにて提出してください
提出先：https://forms.gle/8qf67NKRjqxjjipAA
提出期限：12月02日(金)23時59分
・期限までに提出が難しい場合には早めに相談お願いします
今後の予定
・12月定例会
予算支給方法のお知らせ
期末決算について・1月定例会
期末決算
６．その他
・総部会のGoogle Classroomへの参加
使用目的：提出物に利用
来月の定例会
12月21日（水）18:30～
実施方法：対面