規程第１２号
理事会決定
平成２２年１月１日制定・施行
平成２２年４月１日改正・施行
日本年金機構文書管理規程
目次
第１章 総則（第１条－第６条）
第２章 本部における文書管理事務等
第１節 文書管理事務及び備付帳簿等（第７条－第１１条）
第２節 文書の接受及び配布（第１２条－第１７条）
第３節 文書の決裁（第１８条－第２５条）
第４節 文書の施行（第２６条－第３０条）
第５節 文書の保存（第３１条－第４６条）
第６節 点検等（第４７条－第４９条）
第３章 ブロック本部における文書管理事務等（第５０条・第５１条）
第４章 年金事務所における文書管理事務等（第５２条・第５３条）
第５章 秘密文書の取扱い（第５４条－第６２条）
第６章 法令に基づく開示請求等（第６３条）
第７章 雑則（第６４条－第６８条）
附則
第１章

総則

（目的）
第１条 この規程は、事務処理の適正化及び能率化を図るとともに、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成１３年法律第１４０号。以
下「法」という。
）及び独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律施行令（平成１４年政令第１９９号）の適正かつ円滑な運用に資するため、及び日本年金機構業務方法書（方針第３号）第１６条第１項第５号の規定に基づき、日本年金機構（以下「機構」という。）における文書（図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）を含む。以下同じ。）の管理について必要な事項を定めることを目的とする。
（定義）

第２条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
（１）部課 本部及びブロック本部に置かれる部並びに年金事務所に置かれる課をいう。
（２）部課長 前号の長をいう。
（３）所管部課 文書に係る案件を所管する部課をいう。
（４）所管部課長 前号の長をいう。
（５）電子文書 文書のうち電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
（６）電子署名 電子文書に記録することができる情報について行われる措置であって、次に掲げる要件のいずれにも該当するものをいう。
イ 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
ロ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
（７）法人文書 機構の役員及び職員が職務上作成し、又は取得した文書であって、機構の役員及び職員が組織的に用いるものとして、機構が保有しているもの（新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。）をいう。
（８）法人文書ファイル 能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存の目的を達成するためにまとめられた、相互に密接な関連を有する法人文書（保存期間が１年以上のものであって、当該保存期間を同じくする
ことが適当であるものに限る。）の集合物をいう。
（９）法人文書ファイル管理簿 法人文書ファイル及び法人文書（単独で管理することが適当なものであって、保存期間が１年以上のものに限る。第１１条において同じ。）の管理を適切に行うため、これらの名称、保存場所その他の必要な事項（法第５条各号に規定する不開示情報（以下「不開示情報」という。）に該当するものを除く。）を記載した帳簿をいう。
（１０）法人文書分類基準表 法人文書の適切な保存のため、機構の事務及び事業の性質、内容等に応じた系統的な法人文書の分類の基準であって、大分類、中分類及び小分類の３段階の構造を基本とした法人文書分類基準の小分類の下に法人文書ファイルを類型化した標準法人文書ファイルの名称
その他必要な事項を記載した表をいう。
（１１） 決裁文書 機構の意思決定の権限を有する者が押印、署名又はこれらに類する行為（以下「押印等」という。
）を行うことにより、その内容を機構の意思として決定し、又は確認した法人文書をいう。
（１２）りん議・決裁システム 機構ＬＡＮシステム上に調整されたりん議・

決裁システムをいう。
２ 広報室、監事室及び事務センターは部と、広報室長、監事室長及び事務セ
ンター長は部長とみなすこととする。
（文書作成の原則）
第３条 機構の意思決定に当たっては、文書を作成して行うこと並びに機構の事務及び事業の実績について文書を作成することを原則とする。ただし、次に掲げる場合については、この限りでない。
(１) 緊急の処理を要する場合その他意思決定と同時に文書を作成することが困難である場合(２) 処理に係る案件が軽微なものである場合
２ 前項ただし書第１号に該当し、文書以外の方法によって事務を処理した場合にあっては、事後に文書を作成し事務の処理の状況を記録しておくものとする。
（文書取扱いの原則）
第４条 文書は、確実かつ迅速に処理し、かつ、常にその所在並びに処理の経過及び状況を明らかにしておかなければならない。
２ 文書は、原則として、口語体とし、かつ、できる限り簡潔で平易なものとしなければならない。
３ 文書は、左横書きとする。ただし、法令その他特に必要と認められるものについては、この限りでない。
４ 文書は、原本と写しとの区別を明確にしなければならない。
（文書管理事務の統括）
第５条 副理事長は、機構における文書の管理に関する諸規程の整備、法人文書ファイル管理簿の整備、文書の整理に関する事務の指導監督、研修等の実
施その他の機構における文書の管理に関する事務を統括するものとする。
２ 本部総務担当部署の長は、前項の統括の事務に関し副理事長を補佐する。
（機構が取得する厚生労働省の文書の取扱い）
第６条 政府管掌年金事業の運営に当たって機構が取得する厚生労働省の文書の取扱いについては、この規程に定めるところによるほか、厚生労働省の指示に基づき、適切に管理しなければならない。
第２章

本部における文書管理事務等

第１節

文書管理事務及び備付帳簿等（文書管理事務）第７条 副理事長は、本部における統括文書管理者として、法人文書ファイル
管理簿の整備、文書の管理に関する事務の指導監督、研修等の実施その他の本部における文書の管理に関する事務を統括するものとする。
２ 副理事長は、前項に規定する事務を総務担当部署の長に行わせることができる。
第８条 総務担当部署の長は、本部における副統括文書管理者として、接受した文書の配布その他のこの規程に規定する事務を処理し、本部における文書の管理に関して副理事長を補佐するものとする。
２ 総務担当部署の長は、総務担当部署の職員のうちから統括文書管理担当者を指名し、この規程により処理することとされた文書の管理に関する事務を行わせることができる。
第９条 各部署の部課長は、本部における文書管理者として、部課としての法人文書ファイル管理簿の作成、部課の保有する法人文書の保存期間の延長、
国立公文書館への移管又は廃棄、部課における文書の整理及び保存その他の
この規程に規定する事務を処理し、部課における文書の管理に関する事務を掌理するものとする。
２ 部課長は、当該部課の職員のうちから文書管理担当者を指名し、この規程により処理することとされた文書の管理に関する事務を行わせることができる。
（備付帳簿）
第１０条 総務担当部署に次に掲げる帳簿を備える。
(１) 収受台帳(２) 発議台帳(３) 諸規程管理台帳(４) 総務保存ファイル貸出台帳(５) 特殊取扱郵便物受付簿(６) 金券配布簿(７) 極秘文書管理簿
２ 部に次に掲げる帳簿を備える。
(１) 指示・依頼等文書管理台帳(２) 所管部保存ファイル貸出台帳

(３) 保存期間満了前廃棄法人文書ファイル台帳(４) 秘密文書管理簿
３ 前各項各号に掲げる帳簿は、電磁的記録媒体によって作成することができる。
（法人文書ファイル管理簿）
第１１条 所管部課長は、当該部課の保有する法人文書ファイル及び法人文書の管理を適切に行うため、法人文書ファイル管理簿を機構ＬＡＮシステム上のデータベースとして作成するものとする。この場合において、記載すべき事項が不開示情報に該当するおそれがあるときは、当該不開示情報を明示しないよう記載を工夫するものとする。
２ 所管部課長は、法人文書ファイル管理簿を年１回更新するものとする。
３ 副理事長は、各部課の法人文書ファイル管理簿を取りまとめ、本部の法人
文書ファイル管理簿を整備した上で、一般の閲覧に供するものとする。
第２節

文書の接受及び配布（文書の接受）第１２条 本部に送付された文書の接受は、総務担当部署において行うものとする。
（特殊取扱郵便等の接受）第１３条 総務担当部署において文書を書留郵便、配達証明郵便等により接受したときは、特殊取扱郵便物受付簿に受付年月日、差出人、受取人その他必要な事項を記載し、受領者の押印等を受けるものとする。
２ 総務担当部署において、現金その他の金券を現金書留等により接受したときは、金券配布簿に受付年月日、金券の種別、金額、差出人その他必要な事項を記載し、受領者及び所属長までの押印等を受けるものとする。
（文書の配布）第１４条 役員、部課長又は機構若しくは本部あての文書（親展文書を除く。）
については、直ちに総務担当部署において開封し、収受印を押した上、受付番号を記入し、かつ、収受台帳に収受年月日、件名、発信者、受信者、配布先その他必要な事項を記載し、所管部課に配布するものとする。ただし、当該文書が電子文書である場合にあっては、収受印及び受付番号を押すことを要しない。

第１５条 役員あての親展文書（電子文書であるものを除く。）については、直ちに総務担当部署において、収受印を押した上、受付番号を記入し、かつ、収受台帳に収受年月日、件名、発信者、受信者、配布先その他必要な事項を記載し、開封することなく、直ちに役員に配布するものとする。ただし、当該文書が電子文書である場合にあっては、収受印の押印及び受付番号の記入を要しない。
２ 前項に規定する親展文書のうち、処理を必要とするものについては、役員の閲覧を終えた後、所管部課に送付するものとする。
（理事長あての文書の取扱い）
第１６条 理事長あての文書（親展文書含む。）が、機構のサービス及び業務運
営に関する意見、要望等である場合の第１４条及び第１５条第２項の適用については、「所管部課」とあるのは「サービス推進担当部署」とする。
（誤配文書の取扱い）
第１７条 総務担当部署に送達された文書のうち、誤って送達され、又は機構の所管外である等接受してはならないものがあるときは、直ちに返却、回送
その他適切な措置をとるものとする。
２ 第１４条又は第１５条第２項の規定により配布された文書が当該役員又は本部の部課の所管に属さないものであるときは、当該配布を受けた部課は、当該文書を総務担当部署に回付するものとする。
第３節

文書の決裁

（決裁文書の起案）第１８条 決裁文書の起案は、りん議・決裁システム又は起案用紙を用いて行
い、日本年金機構事務処理規程（規程第１７号。以下「事務処理規程」という。）の定めるところに従い、決裁を受けるものとする。
２ 前項の規定にかかわらず、簡易な内容の確認その他の簡易な決裁文書の起案については、起案用紙を用いないで当文書に直接押印等を受ける等適宜の方法により行うことができる。
３ 決裁文書の起案は、原則として１の案件ごとに行うものとする。ただし、同一の案件について２以上の起案を要し、当該起案を個別に行うことによって業務の効率的な処理に支障を来すときその他適当と認められるときは、２以上の起案を一括して行うことができる。
４ 決裁文書には、意思決定に至った経緯、基礎的資料その他関係資料を添付して決裁を受けるものとする。

（合議）第１９条 他の部課の所掌事務に関連する案件について起案したときは、所管部課における決裁を終えた後当該他の部課に合議するものとする。ただし、当該案件について緊急の処理を要する等特別の理由があるときは、当該所管部課の決裁を終える前であっても、当該他の部課において並行して起案及び決裁を進めることを求めることができる。
２ 所管部課は、前項の合議に代えてあらかじめ当該他の部課と協議し、又は文書の写しを配布し、意見の調整を行うことができる。この場合において、意見の調整ができたときは、その旨を起案用紙に記入することにより、前項の合議を省略することができる。
（決裁の手続）第２０条 決裁は、原則として、りん議・決裁システムを使用して行うものとする。ただし、決裁文書を持ち回る必要がある場合その他りん議・決裁シス
テムを使用することが適当でない場合は、起案用紙又はりん議・決裁システ
ムから出力した起案用紙の回付により行うことができるものとする。
２ 決裁は、原則として決裁権者のラインに限定して行うものとする。
３ 決裁文書について、事務処理規程の定めるところに従い、機構の意思決定の権限を有する者（以下この章において「決裁権者」という。）の決裁を終えたときは、当該決裁権者は、当該決裁文書に係る起案者に送付するものとする。
４ 役員決裁の文書は、決裁を終えた後、監事に回付するものとする。
（決裁文書の持回り）
第２１条 決裁文書が緊急の処理を要するもの、秘密の取扱いを要するもの又は詳細な説明を要するものであるときは、起案者その他の当該起案文書に係る案件について説明する能力を有する職員が携行して決裁を受けることができる。
（決裁文書の修正）
第２２条 決裁文書の修正は、加除訂正により行うものとし、内容の重大な変更にわたる修正については、当該修正に係る部分に修正者が押印又は捺印す
るとともに、起案者は、修正前に回付した決裁者に対し当該修正について確認を得るものとする。
２
修正により決裁文書の内容が判読し難くなったときは、当該修正があった
後の文書（以下この項において「修正文書」という。）を作成し、当該決裁文

書に添えて決裁を受けることができる。この場合において、前項の修正は、修正文書に記入して行うことができる。
（決裁年月日等の記入）
第２３条 役員若しくは部長又は機構の名によって施行する文書について決裁を終えたときは、総務担当部署において、起案用紙にその決裁を終えた年月
日その他必要な事項を記入するとともに、発議印を押した上、文書番号を記入し、発議台帳に件名、決裁を終えた年月日、施行年月日、起案者その他必要な事項を記載するものとする。
２ 前項の文書番号は、総務担当部署において管理するものとし、文書番号に付する発簡記号は、細則に定めるものとする。
（諸規程の登録）第２４条 日本年金機構諸規程管理規程（規程第１号）に基づき諸規程の制定
又は改廃について決裁を終えたときは、総務担当部署において、起案用紙にその決裁を終えた年月日その他必要な事項を記入するとともに、諸規程番号を記入し、諸規程管理台帳に、諸規程番号、諸規程の名称、制定又は改廃年月日、施行年月日その他必要な事項を記載するものとする。
（指示・依頼等文書の登録等）
第２５条 日本年金機構業務管理規程（規程第８号）の規定に基づき定める要領に定めるところにより、指示・依頼等に関する文書について決裁を終えた
ときは、所管部課において、起案用紙にその決裁を終えた年月日その他必要な事項を記入するとともに、指示・依頼等発出番号を記入し、指示・依頼等
文書管理台帳に、指示・依頼等発出番号、件名、分類、発出年月日その他必要な事項を記載するものとする。
第４節

文書の施行

（文書の発送）第２６条 本部から発送する文書は、特別の理由がある場合を除き、総務担当
部署において発送するものとする。
２ 発送文書が電子文書である場合における前項の適用については、同項中「総務担当部署」とあるのは「所管部課」とする。
（発送文書の取扱い）
第２７条 所管部課においては、第２３条第１項の規定による記入及び記載を終えた決裁文書（以下この章において「決裁済文書」という。）で発送を要するもの（機構内に送付する文書を除く。）について、内容の確認を行い、発送する文書（以下この章において「発送文書」という。）を作成し、公印及び契印の押印を行った後、決裁済文書に発送文書を添えて総務担当部署に送付す
るものとする。
２ 前項の規定による発送文書の作成に当たっては、施行年月日及び文書番号を付するものとする。この場合において、第２３条第１項に掲げる文書にあっては文書番号に同条第２項に規定する発簡記号を冠するものとする。
３ 発送文書が電子文書である場合における第１項の規定の適用については、
同項中「公印及び契印の押印」とあるのは「電子署名」と、「決裁済文書に発送文書を添えて総務担当部署に送付する」とあるのは「送付する」とする。
第２８条 前条第１項の規定による文書の発送の手続が終了したときは、総務担当部署においては、決裁済文書の起案用紙に当該発送文書の送付の年月日を記入し、所管部課に返送するものとする。
２ 前条第３項の規定による文書の発送の手続が終了したときは、所管部課においては、決裁済文書の起案用紙に当該発送文書の送付の年月日を記入するものとする。
（公印及び契印の省略）
第２９条 第２７条第１項の規定にかかわらず、発送文書のうち情報提供に係るものその他権利義務に関わらないもの（電子文書であるものを除く。
）については、発信者名の下に「（公印省略）」の文字を付記することにより、公印及び契印の押印を省略することができる。
２ 第２７条第３項の規定にかかわらず、機構内に送付する発送文書及び機構外に送付する発送文書であって情報提供に係るものその他権利義務に関わらないもの（電子文書であるものに限る。）については、電子署名を省略することができる。
（郵送）
第３０条 郵送により文書を発送するときは、総務担当部署において、郵便料
金計器により年月日及び郵便料金を印刷し（特別の理由がある場合を除く。）、
郵便料金表示額記録簿に件数、金額その他必要な事項を記載するものとする。
第５節

文書の保存

（法人文書の保存期間）

第３１条 法人文書は、次の各号に掲げる文書の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間保存するものとする。
(１) 第１類に属する文書 ３０年(２) 第２類に属する文書 １０年(３) 第３類に属する文書 ５年(４) 第４類に属する文書 ３年(５) 第５類に属する文書 １年(６) 第６類に属する文書 事務処理上必要な１年未満の期間
２ 前項各号の法人文書の分類は、別表の法人文書保存期間基準の定めるところによる。
３ 第１項の保存期間は、当該法人文書を作成し、又は取得した日の属する年度の翌年度の初日から起算するものとする。ただし、第１項第６号の法人文書については、当該法人文書を作成し、又は取得した日から起算するものとする。
第３２条 次の各号に掲げる法人文書にあっては、前条第１項の期間が満了す
る日後においても、その区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間保存す
るものとする。この場合において、一の区分に該当する法人文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が満了する日のいずれか遅い日までの間保存するものとする。
(１) 現に監査、検査等の対象となっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間(２) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間(３) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算
して１年間(４) 法の規定に基づき開示請求のあったもの 法第９条各項の決定の日の翌日から１年間（写しの特例）
第３３条 法人文書の写しは、前２条の規定にかかわらず、適宜整理することができる。
（法人文書の保存方法）
第３４条 法人文書は、組織としての管理が適切に行い得る専用の場所において、法人文書以外の文書と明確に区分して、保管するものとする。

２

法人文書は、保存期間が満了する日までの間、必要に応じ記録媒体の変換等の措置を講ずることにより、適正かつ確実に利用でき、かつ、直ちに表示できる方法により保存するものとする。この場合において、変換等したものが判読できること及び当該法人文書と相違ないものであることの確認を行う
ものとする。
３ 前項の方法により保存する文書は、原本として保存することその他の取扱いをすることができるものとする。
（法人文書ファイルの整理）
第３５条 機構は、機構の保有する法人文書の適切な保存のため、法人文書分類基準表を定めるものとする。
２ 前項の法人文書分類基準表は、細則で定める。
３ 所管部課長は、毎年度、前項の法人文書分類基準表に従って、法人文書を
法人文書ファイルとして整理し、かつ、法人文書ファイル管理簿を調製するものとする。ただし、法人文書のうち、単独で管理することが適当なものであって保存期間が１年以上のものは、当該法人文書を法人文書ファイルとみなし整理するものとする。
４ 法人文書ファイル（法人文書のうち、単独で管理することが適当なものであって、保存期間が１年以上のものを含む。次項を除き、以下同じ。）は、法
人文書分類基準表に従う限りにおいて、必要に応じて、法人文書ファイル管理簿を調整の上、分割及び統合の措置を講ずることができる。
５ 法人文書ファイルは、当該法人文書ファイルを構成する法人文書であって保存期間が最も長いものの期間保存するものとする。
６ 第１項の法人文書分類基準表については、年１回見直しを行い、必要と認める場合にはその改定を行うものとする。
（法人文書ファイルの保存場所）
第３６条 保存期間が５年を超える法人文書ファイルは完結後５年間は所管部課、５年を経過した日後は総務担当部署、保存期間が５年以下の法人文書フ
ァイルは所管部課において保存するものとする。ただし、保存期間が５年を超える法人文書ファイルであって完結後５年を経過したもののうち、事務処
理の適正化及び効率化の観点から総務担当部署において保存することが適当でないものとして別に総務担当部署の長が定めるものは、所管部課において保存するものとする。
２ 保存期間が５年を超える法人文書ファイルであって完結後５年を経過したもの（前項ただし書に規定するものを除く。以下「総務保存ファイル」という。）を保存するため、総務担当部署に文書庫を設置し、総務担当部署の長が管理するものとする。
３ 文書庫の管理を担当する職員以外の者は、総務担当部署の長の許可を得な
ければ文書庫内に立ち入ることができない。
４ 保存期間が５年を超える法人文書ファイルであって完結後５年を経過しな
いもの及び保存期間が５年以下の法人文書ファイル並びに第１項ただし書に規定する法人文書ファイル（以下「所管部課保存ファイル」という。）は、所
管部課において専用の場所でまとめて保存し、当該所管部課長が管理するものとする。
（保存ファイルの引継ぎ）
第３７条 部課長は、保存期間が５年を超える法人文書ファイルについてその完結の日が属する年度の翌年度の初日から起算して５年を経過したときは、当該５年を経過した日が属する年度の６月末日までに、総務保存ファイルを取りまとめ、総務担当部署の長に引き継ぐものとする。
第３８条 総務担当部署の長は、引き継がれたファイルを第３５条第１項に規定する法人文書分類基準表に従って保存するとともに、法人文書ファイル管
理簿を調製するものとする。
（保存期間満了後のファイル保存）第３９条 保存期間が満了した法人文書ファイルについては、総務保存ファイ
ルにあっては総務担当部署の長が所管部課長と協議して、所管部課保存ファ
イルにあっては所管部課長がなお保存を要するものと認める場合は、法人文書ファイル管理簿を調製の上、当該保存期間を超えて保存するものとする。
この場合において、当該保存期間を超えて保存する期間（次項及び次条において「延長保存期間」という。）は、総務保存ファイルにあっては当該協議の際に定める期間、所管部課保存ファイルにあっては当該所管部課長の定める期間とする。
２ 前項の規定は、延長保存期間が満了した法人文書ファイルについて準用する。
（保存ファイルの廃棄）第４０条 保存期間（前条の規定により保存期間を延長した場合にあっては、
延長保存期間。次条第１項及び第４３条において同じ。）を満了した法人文書
ファイルについては、前条の規定により延長保存するもの及び第４３条の規定により国立公文書館に移管するものを除き、総務保存ファイルにあっては総務担当部署の長が、所管部課保存ファイルにあっては所管部課長が、それ

ぞれ廃棄処分に付するものとする。
２ 前項の廃棄処分は、法人文書ファイル管理簿を調製の上、行うものとする。
第４１条 所管部課長は、総務保存ファイル又は所管部課保存ファイルを保存
期間が満了する前に特別の理由により廃棄しようとするときは、廃棄することについて理事長の承認を得、法人文書ファイル管理簿を調製するとともに、
総務保存ファイルにあっては総務担当部署の長から引き継ぎ廃棄処分に付するものとする。
２ 所管部課長は、前項の廃棄処分に当たっては、保存期間満了前廃棄法人文書ファイル台帳に、廃棄する法人文書ファイルの名称、当該特別の理由、廃棄年月日その他必要な事項を記載するものとする。
３ 前条第２項の規定は、第１項の廃棄処分について準用する。
第４２条 廃棄処分に当たっては、法人文書の内容に応じた適切な措置を講ずるものとし、当該法人文書に不開示情報が記録されているときは、当該不開
示情報が漏えいしないようにするものとする。特に、個人情報が含まれる場
合は、当該個人情報の復元又は判読等が不可能な方法により当該情報の廃棄を行わなければならない。
（国立公文書館への移管）
第４３条 法人文書のうち当該法人文書が属する法人文書ファイルの保存期間が満了したものについては、総務保存ファイルにあっては総務担当部署の長が所管部課長と協議して、所管部課保存ファイルにあっては所管部課長が国立公文書館で保存することが適当であると認める場合は、法人文書ファイル
管理簿を調整の上、国立公文書館に移管するものとする。
（貸出手続）
第４４条 本部の職員が法人文書ファイルの貸出しを受けようとするときは、
総務保存ファイルにあっては総務担当部署の長に、所管部課保存ファイルにあっては当該所管部課長に申請するものとする。
２ 前項の申請を受けた総務担当部署の長又は所管部課長は、総務保存ファイ
ル貸出台帳又は所管部課保存ファイル貸出台帳に、当該申請に係る総務保存
ファイル又は所管部課保存ファイルの件名、貸出先、貸出し及び返却予定の年月日その他必要な事項を記載した上、総務保存ファイル又は所管部課保存
ファイルを貸し出すことができる。
３ 前項の規定により貸出しを受けた総務保存ファイル又は所管部課保存ファ
イルは、１０日以内に返却するものとする。ただし、特別の理由がある場合

については、この限りでない。
（貸出ファイルの返却）
第４５条 総務担当部署の長又は所管部課長から総務保存ファイル又は所管部課保存ファイルの返却の請求があったとき、又は貸出しを受けた者に転職、免職等の事由があったときは、速やかに返却するものとする。
（貸出ファイルの取扱い）
第４６条 貸出しを受けた総務保存ファイル又は所管部課保存ファイルは、本部外に持ち出してはならない。ただし、総務保存ファイルについては総務担
当部署の長の、所管部課保存ファイルについては所管部課長の許可を受けた
ときは、この限りでない。
２ 貸出しを受けた総務保存ファイル又は主管課保存ファイルは、他人に転貸し、又は加除訂正してはならない。
第６節

点検等

（指導監督）
第４７条 副理事長は、定期及び随時に部長に対し本部の文書の管理の状況について報告を求め、及び確認を行うものとする。
（点検）
第４８条
部課長は、定期に、当該部課の保有する文書の管理の状況について点検を行うものとする。
２
部課長は、前項の点検結果を副理事長に報告するものとする。
（研修）第４９条 副理事長は、本部の職員の文書管理事務に係る能力及び能率の向上を図るため、研修を行うものとする。
第３章

ブロック本部における文書管理事務等（文書管理事務）第５０条 ブロック本部における文書管理事務等については、第２章（第１０
条、第１６条、第２４条及び第４３条を除く。）の規定を準用する。この場合において、第２章の規定（第１３条及び第１４条を除く。）中「副理事長」を「ブロック本部長」と、「本部」を「ブロック本部」と、「総務担当部署」を

「管理担当部署」と、「総務保存ファイル」を「管理保存ファイル」と、第９条中「延長、国立公文書館への移管又は廃棄」を「延長」と、第１２条中「ものとする。」を「ものとする。ただし、事務センターに送付された文書の接受については、事務センターにおいて行うものとする。」と、第１３条中「総務担当部署」を「管理担当部署（前条ただし書の規定により事務センターが接受するものについては、事務センターとする。次条及び第１５条第１項において同じ。）」と、第１４条中「役員」を「ブロック本部長、ブロック副本部長（以下「ブロック本部長等」という。）」と、「機構若しくは本部」を「ブロック本部」と、「総務担当部署」を「管理担当部署」と、第１５条第１項中「役員」を「ブロック本部長等」と、第１７条第１項中「機構」を「ブロック本部」と、同条第２項中「役員」を「ブロック本部長等」と、第２３条第１項
中「役員若しくは部長」を「ブロック本部長等若しくは事務センター長」と、「機構」を「ブロック本部」と、第２６条第１項中「ものとする。」を「ものとする。ただし、事務センターにおいて発送する必要があるものについては、
事務センターにおいて発送するものとする。」と、第２７条第１項中「ものとする。」を「ものとする。ただし、事務センターにおいて発送する文書については、総務担当部署への送付を要しない。」と、第４０条第１項中「延長保存するもの及び第４３条の規定により国立公文書館に移管するもの」を「延長保存するもの」と、第４１条第１項中「理事長」を「ブロック本部長」と読み替えるものとする。
（備付帳簿）
第５１条 ブロック本部の管理担当部署に次の各号に掲げる帳簿を、事務セン
ターに第１号、第２号、第４号及び第５号に掲げる帳簿を備える。
（１）収受台帳（２）発議台帳(３) 管理保存ファイル貸出台帳(４) 特殊取扱郵便物受付簿(５) 金券配布簿（６）極秘文書管理簿
２ ブロック本部の部に次に掲げる帳簿を備える。
（１）指示・依頼等文書管理台帳（２）所管部課保存ファイル貸出台帳（３）保存期間満了前廃棄法人文書ファイル台帳（４）秘密文書管理簿
３ 前項各号に掲げる帳簿は、電磁的記録媒体によって作成することができる。

第４章

年金事務所における文書管理事務等（文書管理事務等）
第５２条 年金事務所における文書管理事務等については、第２章（第１０条、
第１６条、第２４条、第２５条及び第４３条を除く。）の規定を準用する。この場合において、第２章の規定（第１３条及び第１４条を除く。）中「副理事長」を「年金事務所長」と、「本部」を「年金事務所」と、「総務担当部署」
を「庶務担当部署」と、「総務保存ファイル」を「庶務保存ファイル」と、第９条中「延長、国立公文書館への移管又は廃棄」を「延長」と、第１２条中「ものとする。」を「ものとする。ただし、分室が置かれている年金事務所について、分室に送付された文書の接受は、分室において行うものとする。」と、第１３条中「総務担当部署」を「庶務担当部署（前条ただし書の規定により年金事務所に置かれる分室が接受するものについては、分室とする。次条及び第１５条第１項において同じ。）」と、第１４条中「役員」を「年金事務所長、年金副事務所長（以下「年金事務所長等」という。）」と、「機構若しくは本部」を「年金事務所」と、第１５条第１項中「役員」を「年金事務所長等」と、第１７条第１項中「機構」を「年金事務所」と、同条第２項中「役員若しくは部長」を「年金事務所長等」と、第２３条第１項中「役員若しくは部長」を「年金事務所長等」と、「機構」を「年金事務所」と、第２６条第１項
中「ものとする。」を「ものとする。ただし、分室が置かれている年金事務所
について、分室において発送する必要があるものは、分室において発送するものとする。」と、第２７条第１項中「ものとする。」を「ものとする。ただし、分室が置かれている年金事務所について、分室において発送する文書は、庶務担当部署への送付を要しない。」と、第４０条第１項中「延長保存するもの及び第４３条の規定により国立公文書館に移管するもの」を「延長保存するもの」と、第４１条第１項中「理事長」を「年金事務所長」と読み替えるものとする。
（備付帳簿）
第５３条 年金事務所の庶務担当部署に次の各号に掲げる帳簿を、年金事務所に置かれる分室に、第１号、第４号及び第５号に掲げる帳簿を備える。
（１）収受台帳(２) 発議台帳(３) 庶務保存ファイル貸出台帳(４) 特殊取扱郵便物受付簿(５) 金券配布簿(６) 保存期間満了前廃棄法人文書ファイル台帳

（７）極秘文書管理簿（８）秘密文書管理簿
２ 年金事務所の課に次の帳簿を備える。
（１）所管部課保存ファイル貸出台帳（２）保存期間満了前廃棄法人文書ファイル台帳
３ 前２項各号に掲げる帳簿は、電磁的記録媒体によって作成することができる。
第５章

秘密文書の取扱い（秘密文書）
第５４条 その内容について秘密保全を要する文書（以下「秘密文書」という。）
は、その内容の秘密保全の必要度に応じて、次のように区分するものとする。
(１) 極秘 秘密保全の必要度が高く、その漏えいが国の安全又は利益に損害を与えるおそれのあるもの(２) 秘 極秘に次ぐ程度の秘密保全が必要であって、関係者以外には知らせてはならないもの（秘密文書の指定等）
第５５条 本部の秘密文書の指定は、前条第１号の極秘については副理事長が、前条第２号の秘については部課長が行うものとする。
２ ブロック本部の秘密文書の指定は、前条第１号の極秘についてはブロック本部長が、前条第２号の秘密については、部課長が行うものとする。
３ 年金事務所の秘密文書の指定は、年金事務所長が行うものとする。
４ 前３項の指定は、これを慎重に行い、かつ、必要最小限にとどめるものとする。
５ 前３項の指定を行う場合においては、極秘又は秘の取扱いを要する期間（以下「秘密取扱期間」という。）を定めるものとし、秘密取扱期間が経過したときは、当該秘密文書に係る指定は解除されたものとする。
６ 前３項の規定により秘密文書の指定を行った者（以下「指定者」という。）
は、当該秘密文書の内容について秘密保全の必要がなくなったときは、当該秘密文書に係る指定を解除するものとする。
７ 指定者は、当該秘密文書に係る秘密取扱期間が満了する前に、その秘密取扱期間を変更する必要があると認めるときは、その秘密取扱期間を変更することができる。
８ 指定者は、第６項の規定による解除及び前項の規定による変更をしたときは、当該秘密文書に関係する者にその旨を通知するものとする。

（秘密文書の表示）
第５６条 秘密文書には、極秘又は秘の区分、秘密取扱期間及び作成課名を表示するものとする。
２ 極秘の文書には文書番号、配布先等を記録して、その所在を明らかにしておくものとする。
（秘密文書の登録）第５７条 秘密文書については、部課長（年金事務所にあっては、年金事務所長）が管理する秘密文書管理簿に文書番号、配布先その他必要な事項を記載するものとする。
２ 極秘文書については、前項によるほか、総務担当部署の長（ブロック本部にあっては管理担当部署の長、年金事務所にあっては庶務担当部署の長）が管理する極秘文書管理簿に文書番号、配布先その他必要な事項を記載するものとする。
（秘密文書の保存）
第５８条 秘密文書は、第３５条の規定にかかわらず、所管部署において保存するものとする。
２ 秘密文書は、金庫その他施錠のできる書庫に保管するものとする。
（秘密文書の複製）
第５９条 秘密文書は、その指定者の許可を受けた場合に限り複製することができる。
２ 前項の規定により複製された文書については、第５５条第１項の指定があったものとみなす。
（秘密文書の発送）第６０条 極秘の文書の発送は、密封の上、秘密文書の取扱責任者（指定者が指定する当該秘密文書の保管、出納等を行う者をいう。）又はその指定する者が携行することにより行うものとする。
２ 秘の文書の発送は、秘密文書の取扱責任者の指定する方法により行うものとする。
（秘密文書の廃棄）第６１条 秘密文書の廃棄は、秘密文書の取扱責任者が焼却その他復元不可能な方法により行うものとする。

（行政機関の秘密文書の取扱い）
第６２条 行政機関より接受した秘密文書については、当該秘密文書を発した行政機関における秘密文書の取扱いを尊重し、この規程の定めるところにより秘密保全の取扱いを行うものとする。
２ 前項の場合において、行政機関の指定した秘密区分に疑義が生じたときは、速やかに、当該行政機関と協議するものとする。
第６章

法令に基づく開示請求等（開示請求等への適切な対応）
第６３条 機構は、法に基づく開示の請求及び不服申立て（以下「開示請求等」という。）があった場合には、法及び関係法令に基づき、適切に事務処理を行うものとする。
２ 機構は、行政機関の保有する情報の公開に関する法律（平成１１年法律第４２号）に基づく国に対する開示請求等があった場合には、国と連携して、適切に事務処理を行うものとする。
３ 前２項の事務処理の実施に際し必要な事項は、細則で定める。
第７章

雑則（文書番号の更新）
第６４条 この規程に規定する文書番号については、毎日更新するものとする。
（図画及び電磁的記録の管理の特則）
第６５条 図画及び電磁的記録の管理については、この規程によるほか、この規程によることができないか、又はこの規程によることが適当でない事項については、副理事長が定めるところによる。
（他の法令との関係）
第６６条 法人文書の管理に関しこの規程に規定する事項について、他の法律及びこれに基づく命令並びに諸規程に特別の定めがある場合は、その定めるところによる。
（改廃）第６７条

この規程の改廃については、理事会が決定する。

（実施に関する事項）

第６８条 この規程に定めるもののほか、機構の文書の管理に関する必要事項
は、細則で定める。
附

則（施行期日）
第１条 この規程は、平成２２年１月１日から施行する。
（文書の取扱いの特例）
第２条 文書の保存方法については、当面、第３４条第３項の規定は適用せず、紙の文書のみを原本として取り扱うものとする。
２ 第４０条及び第４１条の規定にかかわらず、細則で定める文書については、
当面、当該文書の保存期間を超えても廃棄しないものとする。
第３条 この規程の施行の際現にある帳簿、収受印及び発議印については、当分の間、取り繕って使用することができる。
別表（第３１条関係）
法人文書保存期間基準
１ 第１類（３０年保存）（１）諸規程のうち特に重要なものの制定又は改廃のための決裁文書（２）機構の業務運営上の重要な事項に係る意思決定を行うための決裁文書（３）機構を当事者とする訴訟の判決書（４）発議台帳及び諸規程管理台帳（５）法人文書ファイル管理簿（６）公印の新調又は改廃のための決裁文書（７）前各号に掲げるもののほか、３０年の保存期間が必要であると認められるもの
２ 第２類（１０年保存）（１）諸規程のうち重要なものの制定又は改廃のための決裁文書（第１類第１号に該当するものを除く。）（２）通知のうち重要なものの制定又は改廃のための決裁文書（３）前各号に掲げるもののほか、機構の業務運営上の重要な事項に係る意思決定を行うための決裁文書（４）表彰を行うための決裁文書

（５）機構を当事者とする訴訟に関するもの（第１類第２号に該当するもの又は特に軽易なものを除く。）（６）前各号に掲げるもののほか、１０年の保存期間が必要であると認められるもの（第１類に該当するものを除く。）
３ 第３類（５年保存）（１）諸規程の制定又は改廃のための決裁文書（第１類第１号、第２類第１号
又は第４類第１号に該当するものを除く。）（２）通知の制定又は改廃のための決裁文書（第２類第２号、第４類第２号又は第５類第１号に該当するものを除く。）（３）指導、監査等に関する決裁文書（４）前各号に掲げるもののほか、機構の業務運営に係る意思決定を行うための決裁文書（第２類第３号、第４類第３号、第５類第２号に該当するものを除く。）（５）収受台帳及び保存期間満了前廃棄法人文書ファイル台帳（６）前各号に掲げるもののほか、５年の保存期間が必要であると認められるもの（第１類及び第２類に該当するものを除く。）
４ 第４類（３年保存）（１）諸規程のうち軽易なものの制定又は改廃のための決裁文書（２）通知のうち軽易なものの制定又は改廃のための決裁文書（３）機構の業務運営上の定型的な事務に係る意思決定を行うための決裁文書（４）調査又は研究の結果が記録されたもの（５）前号に掲げるもののほか、機構の業務運営に係る施策の決定又は遂行上参考とした事項が記録されたもの（６）機構を当事者とする訴訟に関するもののうち軽易なもの（７）前各号に掲げるもののほか、３年の保存期間が必要と認められるもの（第１類から第３類までに該当するものを除く。）
５ 第５類（１年保存）（１）通知のうち特に軽易なものの制定又は改廃のための決裁文書（２）前号に掲げるもののほか、機構の業務上の軽易な事項に係る意思決定を行うための決裁文書（３）前各号に掲げるもののほか、１年の保存期間が必要であると認められるもの（第１類から第４類までに該当するものを除く。）
６ 第６類（事務処理上必要な１年未満の期間保存）

第１類から第５類までに該当しない法人文書