2021 年度

10 月

総部会定例会議事録

日時 10 月 20 日(水) 18:00～19:00
オンライン
出席団体：38 団体 欠席団体：9 団体
系統 No.

団体名

1

空手道部

2

弓道部

3

剣道部

4

硬式テニス部

5

硬式野球部

6

サッカー部

7

水泳部

8

ソフトテニス部

9

卓球部

10

体育系

No.

団体名

出席

24

アカペラサークルJ.U.S.T〇

25

アナログげ～む倶楽部〇26

アニメーション&コミック研究会

〇

〇

27

おちゃのかい

〇

〇

28

競技麻雀部

〇

〇

29

軽音楽部 D7sus4

〇

〇

30

国際交流クラブ〇31

コンピュータクラブ〇

32

自動車研究部

トライアスロン部〇

33

ジャグリングサークル じゃぐだらりん

11

波のり部

〇

34

JAZZ研究会

12

軟式野球部

〇

35

将棋部

13

バスケットボール部

〇

36

吹奏楽部

〇

14

バトミントン部

〇

37

総合文化部

〇

15

バレーボール部〇

38

ダンスサークル gille workers〇

16フットサル部〇

39

TUTものづくりサークル

〇

17武道部

40

TED×ToyohashiUT実行委員会（休部）

18 モータースポーツクラブ 〇41

豊橋建築サークルTYACC

〇

ラグビー部

〇

42

豊橋日曜学校

〇

〇

43

二輪部

〇

1920 留学生スポーツクラブ

出席 系統
〇

文化系

〇
〇

21

学友会

〇

44

ボランティア部〇

執行系 22

総部会〇

45

模型部(TuT)〇

技科大祭実行委員会〇

46

ロボコン同好会〇

47

Take Off（準団体）

〇

23

1

1. 次期総部会役員の選出
総部会会長の宮本よりお知らせがあった。内容は以下のとおり。
⚫

総部会は原則、各課外活動団体の代表者の立候補で構成される。

総部会会長（1 名）副会長（1 名）

会計（1 名）会計補佐（1 名）

文化局長（1 名）

体育局長（1 名）

立候補がない場合は、現総部会執行部員より選出する。
⚫

役員構成の変更について（総部会規約より抜粋）

第 4 章 組織第4条
総部会は全課外活動団体の部員で構成される。また、総部会執行部（以下「執行部」という）は次の各号に掲げるもので構成する。
1)

会長

2)

副会長

3)

体育局長

4)

文化局長

5)

会計

6)

その他会長が必要だと判断した役員
前項の各役員の定数は一人を基本とし、特に必要だと判断した場合には増員することができる。また、必要に応じて会長は役員を増加することができる。
以下の役員を追加する
会計補佐
会計の業務負担を軽減するために配置決算などの監査は複数人でしていくのが妥当2

⚫

次期総部会役員の選出

会長

B3-3 中西 勇人



副会長

B3-3 原田 亮佑会計

B3-3 林田 龍之介



会計補佐 B3-2 竹田 彼方



文化局長 B4-3 若菜 慶友

体育局長 B4-1 矢田 晴也

上記の次期総部会役員は、出席団体の 3 分の 2 以上の賛成により承認された。

2. 新設課外活動承認会議
会長の宮本、新設団体代表者よりお知らせがあった。内容は以下のとおり。
2.1 申請団体（カーボンニュートラル研究会）によるプレゼン2.2.1 活動目的、理由
カーボンニュートラルについての理解と、英語学習や、コミュニケーション能力といった社会に出た後に必要な能力を身に着けること。
2.2.2 活動人数
13 人
2.2.3 活動場所
C 棟-302、303
2.2.4 スケジュール

32.2.5 予算

名古屋港勉強会交通費（年 4 回、10 名、技科大→名古屋港間 豊鉄バス、名古屋鉄道、名古屋市営地下鉄）
146,400 円



教育教材用消耗品（ユニフォーム、その他）
50,000 円

計

196,400 円

新設サークル（カーボンニュートラル研究会）は、出席団体の 3 分の 2 以上の賛成により承認された。

3. 倉庫点検会長の宮本よりお知らせがあった。内容は以下のとおり。
⚫

正しく、安全に倉庫が利用されているかの点検

危険物の有無

不必要な物品の有無

整理整頓が行われているか※部室も倉庫点検の対象となる⚫

希望日時についてアンケートを実施

詳細はメールにて連絡⚫

アンケート集計後、日程の調整ができ次第メールでお知らせする⚫

申し合わせは総部会 HP (http://sea.tut.ac.jp/sobukai/contract.html)に記載

44.

会計からのお知らせ
会計の若菜よりお知らせがあった。内容は以下のとおり。

4.1 中間決算の承認会議を開催


中間決算の受付を開始（必要な団体のみ）



各団体で購入した物品および購入費を申請し、承認を得ることで、その分の予算が配布される繰越金申請団体は書類の提出および購入報告が必要

提出後予算が配布される（あらかじめ承認は受けているため、承認決議は不要）


11 月定例会にて中間決算購入物品承認会議を開催



基本分予算の申請額は、中間。期末決算合わせて配布上限額まで

4.2 決算の流れ
中間決算


申請書等の提出（10 月定例会終了後）

承認会議（11 月定例会）



各サークルに、サークル支援金の使用用途を審議繰越金予算の報告プレゼン

帳簿の提出（承認後）

申請書および明細書を、領収証（レシートなど「商品の明細」がわかるもの）を提出

予算の配布4.3 申請書の提出について
基本分予算申請


定例会終了後、中間決算の申請書・プレゼン資料の様式をメールにて配布

申請書・プレゼン資料を記入後、Google form にて提出



団体のメールアドレスから送信すること（TUT のアドレスからはアクセス不可）



期日；11 月 7 日（日）23:59



ファイル名 ： 「〈サークル名〉R03 年度中間決算申請書」「〈サークル名〉R03 年度中間決算プレゼン資料」

5

6

4.4 繰越金予算申請書等の提出について
繰越金予算
繰越金予算申請物品購入団体は繰越金予算申請書および報告用のプレゼン資料を提出



定例会終了後、申請書の様式をメールにて配布

期日：11 月 7 日（日）Google form にて提出

繰越金予算申請物品購入報告スライド

形式：.pptx （4:3）



必要記入事項
サークル名繰越金予算配分上限額
物品購入名
申請額
購入物品の写真

発表時間は一団体当たり約３分までを予定



ファイル名 ： 「〈サークル名〉R03 年度繰越金プレゼン資料」

7

4.5 中間決算承認会議（11 月定例会）


基本分予算の申請内容を審議


一団体ずつ申請内容の確認と承認決議を行う



各団体の申請内容は事前にメールにて全団体に送付しておき、当日は質疑応
答のみ






参加団体は 3 分の 2 以上の賛成で承認

繰越金予算の購入報告
繰越金予算申請物品購入団体は提出したプレゼン資料を用いて購入報告

承認決議は行わず、質疑応答のみ

予算配布について連絡

4.6 まとめ
中間決算申請をする団体


提出物：「中間決算申請書」「プレゼン資料」



提出先：https://forms.gle/2u1KwDPH5iBKNo3q6



期限 ：11/7（日）中間決算をしない団体
https://forms.gle/2u1KwDPH5iBKNo3q6 から申請しないにチェックし送信繰越金予算から物品を購入した団体

5.



提出物：
「繰越金プレゼン資料」「繰越金予算申請書」



提出先：https://forms.gle/1hnv3Nvzfs5JyuST8



期限 ：11/7（日）学生課からのお知らせ
学生課からお知らせがあった。内容は以下の通り。

5.1 課外活動団体代表者交代届について代表者の交代があった団体は、速やかに学生課に課外活動団体代表者交代届を提出すること。

8

5.2 各種引継ぎについて代表者の交代に伴い、再度、課外活動に係るルールの引継ぎをお願いします。
① 施設・物品・鍵の予約・貸し出しについて

講義室や各施設及び物品の予約・借り方



鍵の借り方等② 課外活動団体活動届
学内外の課外活動（大会、練習試合、合宿、その他行事）を行う際は、当日 1 週間前までに課外活動団体活動届の提出が必要になります。
※事前に提出がなく事故等が発生した場合、学研災の保険適用ができない場合があります。

9

5.3 2022 年度東国体について
東国体（東地区国立大学体育大会）の輪番表は以下のとおりです。

2022 年度当番競技：・硬式テニス・バスケットボール
上記 2 団体には後日、過去の競技要項を渡し説明しますので、学生課まで来てください。
※2023 年度競技当番のサッカー部と空手道部は開催に向けて今から体制を整えておいてください。

10

5.4 課外活動団体 HP 更新状況について
http://www.tut.ac.jp/student/campuslife.html

5.5 その他
5.5.1 その他①以下の期間中、施設は利用できませんのでご注意ください。
① 11/24（水）14:40～11/25（木） ・・・A 棟、A1 棟、A2 棟講義室
（入試のため・25 日は学内全体音出し禁止）② 10/23（土）～11/27（土）すべての土曜日 ・・・A 棟講義室
（空調設備改修工事のため）③ 10/23（土）～11/28（日）すべての休日 ・・・A2 棟講義室
（A2 棟外壁工事（騒音あり）のため）

11

5.5.2 その他②2021 年度に課外活動活性化経費を採択された団体は、同窓会会報への寄稿、報告書の提出をお願いします。
同窓会会報への寄稿
活動内容や大会成績、参加しているイベントなどを 600 文字程度で記載（参考：http://www.alumni.tut.jp/（同窓会 HP, Index『会報』））
提出期限：2021 年 11 月 12 日（金） 17:00



課外活動活性化経費報告書
購入物品とその成果について
提出期限：2022 年 1 月 28 日 17:00

5.5.3 その他③
サークル紹介 2022 の原稿作成をお願いします。


サークル名



人数



キャッチコピー

活動内容（和文 140 字、英文 60 語程度）



活動場所



活動日・時間

連絡先（メールアドレス）



活動の様子が分かる写真（1、2 枚）

提出期限：2021 年 11 月 19 日（金） 17:00

6.

11 月定例会の日程
会長の宮本から今後の日程についての説明があった。内容は以下の通り。
11 月の定例会は 11 月 17 日（水）の 18:00 にオンラインで開催する予定。

文責：総部会執行部 矢田

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