2021 年度

12 月

総部会定例会議事録

1. 日時・開催場所
日時：12 月 15 日（水） 18：30～19：30
場所：A-101（対面）2. 出席簿出席団体数：38/44

3. 倉庫点検
総部会会計補佐の竹田よりお知らせがあった。内容は以下のとおり。

3.1

倉庫及び部室点検⚫

点検時は必ず代表者 1 名以上の立会いの下実施⚫

禁止物品の有無・整理整頓状況の確認（火気・飲食物・刃物等の危険物,その他必要のないもの）⚫

違反物品があった場合,警告とし後日再点検を実施⚫

再点検でも改善が見られない場合ペナルティを課す

⚫

3.2

点検時集合場所に来なかった場合も警告と同様,再点検を実施

禁止物品

禁止物品：火気・飲食物・刃物等の危険物・その他必要のないもの
〇禁止物品
火気飲食物

危険物

発火を目的としたもの

マッチ,ライター等

着火を目的としたもの

ガソリン,灯油等

発火の恐れのあるもの

極度に発熱する物等
劣化,腐敗の著しい物および課外活動に必要食料品のない物

飲料品

課外活動に必要のない物

刃物

刃物等

薬品

化学薬品等

その他

危険物と思われる物

娯楽用品
使途

電化製品

課外活動を行うにあたって,使途が明確でな不明品

教科書類

い物

その他
〇過去の倉庫点検で禁止物品とされたもの
火気

ガスボンベ,墨,ライター

飲食物

たこ焼きソース,コーラ,お茶,酒類

危険物

斧,鎌,鉈
課外活動に必要のない物（ボール,シャトル,バット）,

使途不明品

玩具（エアホッケー）,冷蔵庫,テレビ,ホットプレート

3.3

特別許可物品

禁止物品のうち,特定の団体が課外活動に使用する物品に関して,次の事項をすべて満たした場合に特別許可物品と市,部室での保管および倉庫への収納を許可することができます。
1．団体が物品の使用目的を総部会に説明できるものであること
2．安全な保管方法が確保できること
3．総部会が承認したものであること※物品の使用目的の説明及び総部会の承認に関しては,総部会の監査ののち総部会長が決定するものとする
対称物品がある場合,上記事項を添えて以下メールアドレスまで連絡すること

Mail：tut.soubukai@gmail.com

3.4

再点検対象団体について〇点検当日欠席,禁止物品があった,倉庫の場所が不明な団体
⚫

波乗り部

⚫

コンピュータクラブ

⚫

軟式野球部

⚫

学友会

⚫

国際交流クラブ⚫

TUT ものづくりサークル〇点検の予定が未定な団体（アンケート未回答）
⚫

水泳部

⚫

モータースポーツクラブ

⚫

競技麻雀部

⚫

ジャグリングサークル じゃぐだらりん

3.5

倉庫点検日程表

倉庫点検の日程は以下の通り。
各サークルの日程を再確認して当日は時間厳守。
再点検対象団体で 12/16,17 の空き時間に対応可能な場合,定例会終了後調整
〇日程表

3.5

その他

⚫

体育館横新倉庫の水漏れの報告があった

学生課に報告済み

4. 新入生歓迎会について

総部会副会長の原田よりお知らせがあった,内容は以下の通り。

4.2

令和 4 年度

新入生歓迎会開催

日時：令和 4 年 4 月 12 日（火）13：15～16：30
開催場所：A 棟,A 棟前広場,課外活動施設

4.3

アンケートの実施定例会終了後,アンケートを実施。アンケートは各団体の実施内容及びステージ,施設利用の希望
提出期限：12 月 22 日（水）23：59※サークル紹介しない団体も要回答※アンケートの提出遅れは予算配分に影響（ペナルティは 12 月定例会時のペナルティに則る）

4.4

チラシについてチラシの概要は以下のとおりである。
⚫

サイズ：A5,向き：横,上下左右に２ｃｍ程度の余白⚫

データでの提出,拡張子は PNG で統一⚫

締め切りは追って連絡⚫

サークル紹介を行わない団体も掲載可能

5. ペナルティについて総部会会長の中西よりお知らせがあった,内容は以下の通り。

5.1

ペナルティ

各課外活動団体に対して課す罰則のこと⚫

ポイント制度（該当行為につきポイントを加算）⚫

5 ポイントごとに,基本予算配分を減額（100 ポイントで配分無し）⚫

20 ポイントを超えた団体は,繰越予算申請ができない⚫

詳細は”総部会予算既約.pdf”を参照（以下 URL より参照）
http://sea.tut.ac.jp/sobukai/contract/%E7%B7%8F%E9%83%A8%E4%BC%9A%E8%A6%8F%E7%B4%84.pdf

5.2

ペナルティに該当する行為

ペナルティに該当する行為は以下の通り。総部会の主催する会議は,不足人数分ペナルテ

ィを加算
区分

行為

ポイント数

遅刻

2

早退

2

欠席

4

リーダーズ研修会

遅刻

5

審議会議

早退

5

承認会議

欠席

10

倉庫点検

問題の未改善10

期限越え（2 日以内）

2

期限越え（3 日目以降）

5

通常会議

提出物

5.2

ペナルティの改定⚫

各団体の出席状況及び提出物の提出状況の悪化⚫

団体の扱いに公平を期すためにペナルティを強化<改定内容>
1．5 ポイント毎のペナルティ適用を 1 ポイント毎に2．会議におけるペナルティポイントの増加
3．倉庫点検欠席のペナルティ追加
4．提出遅れのペナルティを一括 5 ポイントに
5．遅刻の定義を会議開始時点から 20 分以内に入室へ変更
変更点は以下のとおりである。
通常会議

倉庫点検

提出物

5.3

遅刻

2→3

早退

2

欠席

4→5

無断欠席10問題の未改善

10

期限越え

5

予算規約の改定

総部会予算規約,第 7 条 7.3.の記述の変更<変更前>
遅刻は, 会議開始時点から会議終了時までに入室したものを遅刻として判断する.

<変更後>
遅刻は, 会議開始時点から 20 分以内に入室したものを遅刻として判断する.

5.4

異議申し立て改定内容に不満のある団体は,以下の点を添えて総部会に連絡⚫

代替案または変更に対する要望

⚫

変更理由

※これらの点に具体的な記載がない場合の異議申し立ては棄却
期間：2021 年 12 月 15 日（定例会終了後）～2021 年 12 月 29 日 23：59

5.5

ペナルティ改定までの流れ

1．異議申し立てを受理した場合⚫

総部会で検討後,変更案の修正⚫

1 月定例会にて修正案を提示し,異議申立期間を再度用意

2．異議申し立てが無い場合,または全ての申し立てが棄却された場合⚫

変更案の適用を 1 月定例会にて報告・適用

5.6

質疑応答

質問者：アナログゲーム部

代表

提出遅れが 2 日以内と 3 日以内とあるが,4 日以降は特に記載がなかったがどうなっているのか。
回答者：総部会会長 中西
3 日以降に 5 ポイントとしている

6. 会計からのお知らせ
総部会会計の林田よりお知らせがあった,内容は以下の通り。

6.1

中間決算予算の配布

中間決算承認会議で承認された予算について,以下の日程で配布を行う。
日時：1 月 13 日（木）12：20～12；50
場所：ひばりラウンジ※上記の日程で予定が合わない部活があれば以下まで連絡
Mail：tut.soubukai@gmail.com

6.2

期末決算について⚫

期末決算の受付開始
提出された書類を元に 1 月定例会で承認会議を実施⚫

各団体の購入物品と購入費を申請,承認を得ることで予算の配分が行われる⚫

繰越金申請団体は書類の提出,購入報告必須。提出後予算配布を行う（承認済みの為,承認決議不要）⚫

基本文予算の申請額は,中間・期末決算併せて配布上限まで

6.3

決算の流れ

1． 申請書等の提出
期限：12 月定例会終了後～2022 年 1 月 7 日（金）
2．

承認会議

⚫

各サークルの支援金用途の審議⚫

繰越金予算の報告プレゼン

3．明細書及びプレゼンシートの提出（承認後）⚫

明細表と領収書（レシート等「商品明細」がわかるもの）とともに Google Form にて提出

4．予算の配布

6.4

申請書等の提出について<基本文予算申請>⚫

定例会終了後,期末決算の申請書・プレゼン資料の様式をメールにて配布⚫

申請書・プレゼン資料を記入後,Google Form にて提出
※団体メールアドレスにて送信（TUT アカウントのアクセス不可）⚫

期限：1 月 7 日（金）23：59

⚫

ファイル名
「〈サークル名〉R03 年度期末決算申請書」「〈サークル名〉R03 年度期末決算プレゼン資料」

決算申請書記入例

決算申請スライド記入例

6.5

繰越金予算申請書等の提出⚫

繰越金予算申請物品購入団体は繰越金予算申請書及び報告用プレゼン資料の提出⚫

定例会終了後,申請書の様式をメールにて配布

期限：1 月 7 日（金）23：59
提出方法：Google Form繰越金予算申請書記入例

6.5

繰越金予算申請物品購入報告スライド⚫

形式：.pptx（4:3）⚫

必要記入事項➢サークル名

➢

購入物品名

➢

購入物品の写真➢

繰越金予算配分上限額

➢

申請額

⚫

発表時間：1 団体 3 分程度

⚫

ファイル名
「〈サークル名〉 R03 年度繰越金プレゼン資料」

6.6

期末決算承認会議（1 月定例会）⚫

基本分予算の申請内容を審議➢

各団体の申請内容の確認及び承認決議の実施➢

各団体の申請内容は事前に Google Form にて全団体に送付（当日は質疑応答のみ）➢⚫

参加団体の 3 分の 2 以上の賛成で承認

繰越金予算の購入報告➢

繰越金予算申請物品購入団体は提出したプレゼン資料を用いて購入報告➢

質疑応答のみ実施（承認決議不要）

6.7

まとめ

<期末決算申請をする団体>
提出物：「期末決算申請書」「プレゼン資料」
提出先： https://forms.gle/5bDnhpNKmcRoKRMYA
期限：1/7（金）＜期末決算申請をしない団体＞
https://forms.gle/5bDnhpNKmcRoKRMYAから「申請しない」にチェックし送信＜繰越金予算から物品を購入した団体＞
提出物：「繰越金プレゼン資料」「繰越金予算申請書」
提出先：https://forms.gle/Scx742F3MFKx7ZZx5
期限：1/7(金）

7. 学生課からのお知らせ
学生課からお知らせがあった。内容は以下の通り

7.1 年末年始における施設施錠について⚫ A 棟講義室・福利施設・集会棟
日時：2021 年 12 月 28 日（火）17 時～2022 年１月４日（火）７時⚫

体育館（武道館を含む）,課外活動共用施設,クラブハウス
日時：2021 年 12 月 28 日（火） 22 時～2022 年１月４日（火）７時⚫

トレーニングジム,ウェイト系トレーニングジム,野球場,陸上競技場,テニスコート
日時：2021 年 12 月 28 日（火） 21 時～2022 年１月４日（火）７時

7.2

課外活動団体更新届の提出について

課外活動更新届の名簿への押印等がなされていない団体がある。印鑑が揃い次第至急提出。後日,該当団体に連絡を行う。
⚫

課外活動団体名簿（提出）7.3

大学入学共通テストにおける学内での課外活動禁止

〇大学入学共通テスト日程
2022 年 1 月 14 日（金）13：00～2022 年 1 月 16 日（土）23：59※A 棟群（A,A1,A2 棟）,B 棟 2 階立ち入り禁止※すべての施設の使用不可※学内での課外活動禁止※交通規制あり7.4

大学入学共通テストにおける交通規制

7.5

2021 年学生表彰⚫

学生表彰制度について
学術研究活動,課外活動,社会活動で活躍した学生を表彰する制度⚫

対象者（課外活動）
以下の期間で,県大会の競技会,展示会で入賞,または優秀な成績を修めた学生
期間：2021 年 1 月 1 日（金）～2021 年 12 月 31 日（金）⚫

表彰までの流れ1.

顧問教員からの推薦
事前に,症状・表彰状,資料等の準備をすること〈推薦の受付期間〉
2021 年 12 月 13 日（月）～2022 年 1 月 14 日（金）2.

各委員会での審議（1～2 月）

3.

学生表彰（3 月）※募集詳細は全教員宛にメールでお知らせを行う

8. 1 月定例会の日程
総部会会長の中西からお知らせがあった。内容は以下の通り。

8.1

定例会日程及び開催場所

日時：2022 年 1 月 19 日（水）18：30～
開催場所：A-101（変更あり）
対面にて開催予定

8.2

質疑応答

質問者：アナログゲーム部

代表

2 月じゃなくて 1 月の間違いではないか
回答者：総部会会長 中西
すみません,資料のミスです。修正してメールでお送りします。