2021 年度

11 月

総部会定例会議事録

日時 11 月 17 日(水) 18:00～19:00
オンライン
出席団体 41 団体 欠席 7 団体
系統 No.

団体名

1

空手道部

2

弓道部

3

体育系

出席 系統No.

団体名

出席

24

アカペラサークルJ.U.S.T

〇

〇

25

アナログげ～む倶楽部

〇

剣道部

〇

26

アニメーション&コミック研究会〇

4

硬式テニス部〇

27

おちゃのかい

〇

5

硬式野球部

〇

28

競技麻雀部

6

サッカー部

〇

29

軽音楽部 D7sus4

〇

7

水泳部

30

国際交流クラブ〇8

ソフトテニス部

31

コンピュータクラブ

〇

9

卓球部

〇

32

自動車研究部〇

10

トライアスロン部〇

33 ジャグリングサークル じゃぐだらりん

11

波のり部

〇

34

JAZZ研究会

〇

12

軟式野球部

〇

35

将棋部

〇

13

バスケットボール部

〇 文化系

36

吹奏楽部

〇

14

バトミントン部

〇

37

総合文化部

〇

15バレーボール部〇

38

ダンスサークル gille workers〇

16

フットサル部〇

39

TUTものづくりサークル

〇

17

武道部

40

TED×ToyohashiUT実行委員会（休部）

18 モータースポーツクラブ 〇41

豊橋建築サークルTYACC

〇

ラグビー部

〇

42

豊橋日曜学校

〇

〇

43

二輪部

〇

19

20 留学生スポーツクラブ
21

学友会

〇

44

ボランティア部〇

執行系 22総部会〇

45

模型部(TuT)〇

技科大祭実行委員会〇

46

ロボコン同好会〇

23

47

Take Off〇48

カーボンニュートラル部〇

1.学生課からのお知らせ
学生課からお知らせがあった。内容は以下の通り。定例会後、部内に周知すること。
1.1 新型コロナウイルス感染症に対する本学活動基準＜レベル 1＞への引き下げに伴う課外活動の再開について「新型コロナウイルス感染症に対する本学活動基準」がレベル 1 になったため、課外活動を再開。
・期間：11 月 10 日(水)～・詳細：①マスク着用、密を避ける等の感染症対策を行った上で活動可②活動終了後は google form より必ず活動記録を提出

QR コード
1.2 サークル紹介(2022)パンフレットの原稿
昨年度のパンフレットを参考に和文と英文の両方を作成。
【和文】

【英文】
サークル名

name人数member

キャッチコピー

catch copy

活動内容

activity

活動場所

place

活動日・時間schedule

連絡先（メールアドレス）

contact（E-mail）

・提出方法：電子データ
・メール添付・USB(学生課学生係まで持参)・提出期限：2021 年 11 月 19 日(金)・その他：サークルの写真 1~2 点の提出
＊提出は電子データ
1.3 課外活動団体代表者交代届の提出について代表者の交代があった団体は、11 月 19 日(金)までに学生係まで課外活動団体代表者交代届を提出。
現在 44 団体中 16 団体が未提出。代表者が最終学年の団体は要確認。
1.4 年末年始における施設施錠について
・大学の一斉休業期間
・2021 年 12 月 29 日(水)～2022 年 1 月 3 日(月)・休業期間中、施設を施錠○A 棟講義室・福利施設・集会棟
・2021 年 12 月 28 日（火）17 時～2022 年１月４日（火）７時○体育館（武道場含む）、課外活動共用施設、クラブハウス
・2021 年 12 月 28 日（火） 22 時～2022 年１月４日（火）７時○トレーニングジム、ウェイト系トレーニングジム、 野球場、陸上競技場、テニスコー
ト・2021 年 12 月 28 日（火） 21 時～2022 年１月４日（火）７時
1.5 年末年始における体育施設の使用について年末年始中（2021 年 12 月 29 日～2022 年１月３日）にテニスコート・野球場・陸上競技場等の使用を希望される場合は，2021 年 12 月２日（木）～12 月 13 日（月）（厳守）に，学生課学生係（⑤番窓口）に，使用者名簿を添えて「使用願」を提出。窓口でのみ，先着順で受付。
1.6 その他
2021 年度に課外活動活性化経費を採択された団体は，報告書の提出を行う。
○課外活動活性化経費報告書

・購入物品とその成果について
・提出期限：2022 年１月 28 日（金）1.7 質疑応答＜総合文化部＞
Q：課外活動再開にあたって、これまで提出していた感染症予防対策書は引き続き提出が必要でしょうか。
＜学生課＞
A：はい。課外活動届をイベント等の時に、提出していただいていましたが、様式は自由ですので、レベル 1 の間は引き続き感染症予防対策書も一緒に付けるようによろしくお願いします。

2.倉庫点検について総部会会計補佐の竹田から倉庫点検についてお知らせがあった。内容は以下の通り。
2.1 倉庫点検及び部室点検
倉庫点検のスケジュールは後日確定版をメールで送付。
・部室や倉庫の場所が一覧と違う場合総部会に連絡。（既に、アンケートに記述している場合は必要なし。
）
・集合場所は倉庫の場所、倉庫がないサークルは部室。
例：弓道部 体育館裏新倉庫
モーターサイクルクラブ クラブハウス
・当日は 18:15 から 15 分間隔で各サークルの倉庫点検実施予定。時間厳守。
2.1.1 倉庫点検の諸注意
・点検時は必ず代表者 1 名の立ち合いのもとで実施。
※当日倉庫と部室の鍵を持ってくること。
・点検内容：禁止物品の有無、整理整頓状況の確認（火気，飲食物，刃物等の危険物，その他必要のないもの）
・違反物品があった場合、警告とし後日再点検を実施。
・再点検でも改善がみられない場合はペナルティを課す。
・点検時、集合場所に来なかった場合も警告と同様。
2.1.2 アンケート未回答団体
未回答団体
・軽音楽部 D7sus4 ・ジャグリングサークル ・総合文化部

・ダンスサークル ・模型部 ・技科大祭実行委員
・水泳部 ・ソフトテニス部 ・モータースポーツクラブ
・アカペラサークル ・競技麻雀部
2.2 質疑応答＜波乗り部＞
Q：バーベキュー用品なども禁止物品に入りますか。
＜総部会＞
A：確認した後改めて連絡します。
＜TUT アナログげ～む部＞
Q：倉庫と部室の鍵を持ってくるようになっていますが、倉庫の点検のときだけでも部室の鍵は必要ですか。
＜総部会＞
A:はい。よろしくお願いします。
＜総合文化部＞
Q：点検時は 1 名じゃなくて、2 名でもよいでしょうか。引継ぎがしっかりできていないので、2 名で立ち合いたいです。
＜総部会＞
A：問題ありません。

3.会計から総部会会計の林田からのお知らせ、中間決算申請団体の承認会議があった。内容は以下の通り。
3.1 中間決算
中間決算承認会議を行った。会議の流れを以下に記す。
①総部会会計からの説明②申請団体のプレゼン
③質疑応答
④承認決議

3.1.1 諸注意
投票の諸注意を以下に記す。

・質問をする際は自分の団体名を名乗ること・参加団体の 2/3 以上の賛成で承認・承認を得られなかった場合は、原因となる物品を明らかにし、それらを申請から除いた上で再度決議
3.1.2 中間決算申請団体の紹介およびプレゼン
本年度の中間決算申請団体を以下に記す。
1.JAZZ 研究会
・基本分予算配分上限額：¥63,969
・中間決算申請額：¥63,969
・購入物品と金額の一覧①コントラバス修理(エンドピン交換) 1 台￥38500 円②ピックアップマイク(代金の一部) ￥25496 円
2.アナログげ～む倶楽部
・基本分予算配分上限額：¥44,485
・中間決算申請額：¥23,608・購入物品と金額の一覧①Role & Roll(雑誌)8冊¥16,148②秋コンベンション カリオンビル使用料

1回¥7,460

3.バドミントン部
・基本分予算配分上限額：¥ 53,009
・中間決算申請額：¥ 13,480・購入物品と金額の一覧①第 46 回東三河バドミントン選手権大会参加費
ダブルス１ペア(￥3,000)＋シングルス 3 人(￥1500×3) ￥7,500②救急セット １セット ￥ 5,980
4.硬式テニス部
・基本分予算配分上限額：¥60,316
・中間決算申請額：¥60,316
・購入物品と金額の一覧①リーグ戦団体登録費¥55,500②大会参加のための学校登録費の一部¥4816

5.自動車研究部
・基本分予算配分上限額：¥53,009
・中間決算申請額：¥52,448
・購入物品と金額の一覧①防塵マスク8個￥35,992 円②CFRP 用ハサミ

3丁￥13,167 円③安全保護メガネ

1 セット(12 個)￥3,289 円

6.軟式野球部
・基本分予算配分上限額：¥35,960
・中間決算申請額：¥35,960
・購入物品と金額の一覧①令和 3 年度豊橋野球協会(一般)登録料 ￥25,000 円②スポーツ安全保険 ①￥20,490 円③スポーツ安全保険 ②￥3,840 円④スポーツ安全保険 ③￥5,690 円

7.留学生スポーツクラブ
・基本分予算配分上限額：¥39,614
・中間決算申請額：¥10,065
・購入物品と金額の一覧①ガット張り替え ３個 ￥2640②バッドミントンストリング力 TI ホワイト ３個 ￥4158③WET S GRIP 3 個 ￥3267
3.1.3 質疑応答
軟式野球部のプレゼンに対して質疑応答があった。内容を以下に記す。
<総部会>
Q：購入物品と金額の一覧は申請額より大きいですが、上限額分のみ申請する形で合っていますか。
<軟式野球部>
A:はい。合っています。
3.1.4 承認決議
承認会議を行ったところ、全団体が 3 分の 2 以上の承認が得られたため、前述の団体が承認された。

3.2 会計からのお知らせ
承認された団体は以下の書類を提出。これらが受理されると金額を受領することが可能となる。
・中間決算明細書
・各レシート・領収書
3.2.1 中間決算明細書
明細書には以下の内容を記述すること。
1.物品名
・中間決算申請書とレシートに記載されている物品名が違う場合にはカッコ付で双方の名称を記載すること。
2.金額
・中間決算申請書，レシートと照らし合わせて間違いが無いか確認すること。
3.記載されているレシート番号・レシートに通し番号を振り，どのレシートに記載されているかを明記すること。
4.購入日時・今年度の申請対象は 2021 年 4 月 21 日～
5.Excel ファイルには以下のファイル名を付けること・ファイル名：〈サークル名〉2021 年度中間決算購入物品明細表.xlsx
3.2.2 レシート/領収書等
レシート/領収書等のまとめ方を以下に記す。
・レシートには通し番号を振る
・その際，二重申請防止のため頭に中と付ける(例:中 1，中 2…)
提出方法は写真，またはスキャンを行い一つのファイル(PDF 形式)にまとめて提出
・その際，物品名・金額・購入日がはっきりと分かるようにする
・PDF ファイルには以下のファイル名を付ける
ファイル名：〈サークル名〉レシート.pdf
3.2.3 提出方法

中間決算明細書・レシートファイルを作成後、以下の google form にて提出。
・提出先：https://forms.gle/8whoMHmSyha5gdvX9
・提出期限：12 月 03 日(金)23 時 59 分
3.2.4 諸注意
レシート，領収書は後に現物の提出を求める場合がある。必ず部内で保管。各提出日は必ず守るように。
提出遅れに関しまして以下のペナルティを設ける。
・提出期限を過ぎてから 2 日以内・・・1 日につき 1 ポイント
・提出期限を過ぎてから 3 日以上・・・5 ポイント
3.2.5 今後の日程
以下に今後の日程を記す。
・12 月定例会
予算支給方法のお知らせ
期末決算について・1 月定例会
期末決算

4. 12 月の定例会の日程
総部会会長の中西から今後の日程についてお知らせがあった。内容は以下の通り。
・12 月 15 日(水曜日) 18:30～
・対面にて開催（予定)
文責：総部会 林田