富士ゼロックス西日本株式会社

社員たち自身で実践した働き方改革
2018年 7月 20日

働き方変革タスク© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

富士ゼロックス西日本株式会社◆社

名：富士ゼロックス西日本株式会社◆本社：大阪市中央区今橋2丁目5番8号◆電

話：06-6205-3460◆代表取締役社長：古川◆設

概要

トレードピア淀屋橋13F

利正

立：2012年 4月 2日◆資本金：1000万円◆株主：富士ゼロックス100％出資◆従業員：276名※2018年3月現在◆事業内容
1.販売会社の事業活動全般の管理・支援に関する業務
2.販売会社の総務業務、人事業務および計画管理業務等の受託業務
3.販売会社が他から受託するサービス業務の再受託業務
4.販売会社の経営監査業務
5.前各号に関連付帯する一切の業務© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

1

富士ゼロックス西日本

社員構成

・社員：276名

職種構成
SE8%
スタッフ36%

CE
31%

営業25%

© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

2

私たちが求める働き方変革とは© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

3

働き方変革の目的

従業員満足の向上
業務効率の拡大

コストの削減社員一人ひとりの自己実現の確立© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

4

VIision2020
私たちは地域とお客様のためにひとつになって

DHC_G

社内タスク活動の歩み

わたしたちが大切にすること

FX京都

FX大阪

FX西日本

FX兵庫

お客様

DHC_G

感謝
FX広島

愛情
DHC_G

共に成長しず～っと愛される存在になります

FX四国
FX岡山

Vision2020策定
キックオフ

DHC_G

DHC_G

尊重
しあう

2016/1

信頼しあう

育てあう

成長しあう

2016/4
Vision2020策定
展開2016/7

社内改善タスク活動開始

1

言行一致：申請書の電子化ワークフロー

2

会議ショートカット作戦：会議を短くして会議の目的を達成する

1

テレワーク：在宅勤務トライアル開始（2ヶ月）

2016/102
2017/4働き方変革タスク
キックオフ© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

業務棚卸し会：関連部門と業務理解と重複作業スリム化

4

紙ありき業務：紙ありきからペーパーレス化

1

テレワーク：全社本格スタート

2

ファイル断捨離：HWスリム化ファイル
登録ルール策定

働き方変革タスク
本格稼動

DocuWorksトレイ

3 メールの美学：膨大なメールの処理ルール策定

2017/10

2018/1DocuWorks

3

Share Pointによるタスク活動展開

4

他社コラボ

5

ありがとうの木
5

DocuShare

DHC_D

プロジェクト体制
オーナー・承認者■11月からの活動
隔週：1時間程度、木曜16時～

代表取締役社長

ﾌﾟﾛｼﾞｪｸﾄﾘｰﾀﾞｰ

古川利正

プロジェクトマネージャー
情報システムG

プロジェクト責任者

原 康亮
プロジェクトリーダー
SE部●各部門代表者がタスク活動に参加

福田理恵

部門推薦者

PMO村上脇田人材開発部

中四国GCS

SS営業部

橘佳代

飛世

製造営業G

松浦昇子

人事総務部

直子

PCS部

So遷都西日本

秀未

琢哉

広域営業部
計画管理G

川瀬 達三

河添 俊幸
木戸雅之

GCS営推部
高津

BP営業部
山越清孝

剛

文化推進室

eSSC
井出 直人

吉田 謙一

© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

広域マーケ部

SS計画部

プロモーションG

プロダクトサポートG

甲斐 俊介

6

中森 由智

働き方変革タスクのゴール

増力化
働き方変革タスク活動を通して、生産性を向上し、お客様への接点を強化する

省力化
働き方変革タスク活動を通して、従業員にとってワークライフバランスを実現する© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

7

働き方変革推進のポイント

改革の対象

テーマ
本タスク活動

業務の改革

人事対応

対象業務の現状分析

制度/
ルール整備

業務分析

人事部・総務部対応
情報システム対応

情報システム対応

ITの活用

オフィス環境整備

モバイルPC、O365、Beni活用、セキュリティ対策
本タスク活動意識の改革

従業員の意識意識調査、アイデア募集© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

8タスクとしての初動（2017年上期）
17年上期のスタートミーティングで働き方変革（生産性、WLB）について参加社員全員で考える機会を設けた
助け合い

どこでも働ける

業務の可視化

完全電子化
有給取得率
メール送信
ルール徹底

集中タイ
ム・スペー
ス
明るく楽しいファイル管理ルール徹底抽出したキーワードを元に今後の活動を検討
協働タイム3時のチャイム
計画有休の推奨

すぐできることはすぐ実施

時間がかかることはタスク内や分科会等で検討。

© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

9テレワーク© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

10テレワークトライアル
2017/7/1 ～全社展開
2017/11/1 ～© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

11

2017/8/31

テレワーク本格導入に向けてのステップ
目的：生産性向上とWLB実現 意識調査実施
 業務棚卸し 計画と実績のルール作り
 改善活動創出 テレワーク導入設備準備
 設備ルール策定 テレワーク導入ルール策定
 他部門とのレビュー会実施
7 9～© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

12

 現状把握から改善策検討
 第二フェーズ

11

出展：「テレワークの導入プロセス」

月

10

2017
下期

 トライアル実施

月月

テレワークをおこなうために必要なICT環境とは実際にテレワークを推進するにはどのようなICT環境が必要なのでしょうか。

① 情報の電子化②クラウド

ICT環境構築のキー

業務クラウド
コミュニケーション
ストレージ（情報活用）②クラウドの活用③通信環境③ストレスのない通信環境
お客様先で在宅で④マルチデバイス
外出先でタブレット端末

オフィスでモバイルPC④働き方や使用場所に合わせたマルチデバイスの選択

スマートフォン

入出力デバイス⑤セキュアな環境© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

⑤それらがセキュアな環境で運用できること

DHC_D

在宅勤務ルール・仕組みの設計
 在宅勤務の申請時、実施時、報告時のルールを設定
 計画書兼、報告書を利用してMgrとの業務内容の共有とタスクとしてのデータ収集を実施

 事前計画書兼、報告書

 在宅勤務実施時のルール設定

テレワークトライアル

計画

実施者

○○

承認者

▲▲

年月（予定）

8月

28 日（月）日時（予定）

9:00 ～15:00（5:00）

年月（実績）

8月

28 日（月）日時（実績）

8:45 ～

15:15（5:30）

実施場所
テーマ

自宅

通勤時間（往復）

4Ｈ

新卒引継ぎ資料作成、新卒研修終了アンケート集計
作業スケジュール

From

新卒引継ぎ資料作成
新卒研修終了アンケート集計
休憩・中抜け時間
新卒研修終了アンケート集計（続き）

To

911111212:00 13:001315計

作業実績
新卒FU研修勤怠・出張旅費精算案内メール発信
新卒引継ぎ資料作成
新卒研修終了アンケート集計
その他（メールチェック等）
休憩・中抜け時間計
成果物
新卒FU研修勤怠入力および出張旅費精算方法案内
新卒引継ぎ資料作成（岡山・広島・四国）
新卒研修終了アンケート集計

1.5 時間2.5 時間1 時間
0.5 時間時間
1 時間
6.5 時間

2 時間
1 時間
1 時間
2 時間
時間
5 時間
差異
1.5
0.5
-2
0.5
0

出来高
100%
100%
5%

課題
・週初めのせいかメールチェックや返信のための文字入力に異常に時間がかかりかなりストレスを感じた。数行入力するのに5分以上かかるようでは業務に差し障る。
・業務に集中できるのは良いが、時間の経過を忘れてしまいがちだった。

© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

効果・往復4時間近くの時間を削減できるのは、精神的・肉体的疲労の軽減にもつながり効果が大きい。
・集中して作業したい場合などには効率も大幅にアップすると思われる。

所感・初めての在宅勤務でしたが、通勤による疲労感もなく快適に業務を遂行できた。
・研修＆出張明けの週初めだったので在宅勤務は身体への負担もなく効率的に業務を遂行できた。
・FX兵庫の姫路営業所がサテライト対象になれば往復2時間半ほど通勤時間削減につながるのでぜひ環境整備をお願いしたい。
・フォローアップ研修明けの連絡事項が迅速に行えた。
・メール環境が悪く作業効率が上がらなかったので、新卒アンケート集計作業がほとんど.
テーマの達成度

働き方変革テレワーク

基本概要

項目

内容

目的

働き方変革を通して、従業員一人ひとりの生活環境の向上と、仕事のバランスを調和して、生産性を上げることによって、会社の収益アップにつなげる

成果物①テレワーク計画と実績報告書②実施者へのアンケート

参加者

働き方変革タスクメンバー
各部門より選出

実施時間

週１～2回／月10回を上限とする

参加条件

・G長承諾を得た社員の方・人事部主催の以下のいずれかの労務研修に参加可能な方（テレワークルールを理解した上で、トライアル実施となります）© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

15

テレワークアンケート結果（2017年上期）

アンケート抜粋

在宅勤務を実施して働きやすいと感じましたか？
 在宅勤務は働きやすいと答えた人は74%。リラックスできる環境が精神的に余裕を生むという意見が多い。
 メンバーとのコミュニケーションがとりにくいため、時間のロスとなったという意見もある。
ただし準備と計画、事前の意識合わせをしていれば十分に活用できるという意見も多い。

いいえ
1326％

在宅勤務は効果がありましたか？

37

効果はない

74％

はい変わらない

612%

714%
1121%

非常にある

© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

16

2553%
効果あり

DHC_D

①計画書兼報告書から抽出した定量効果
 計画書兼報告書から計画に対して実務時間は39時間超過となった。
 定時勤務時と比べての差異では45時間の削減が出来た。
 通常の勤務と比較して45時間の削減、通勤時間で162時間を別の使い方が出来ている。

在宅勤務トライアルの定量効果
実施回数

計画

実績

計画との差異通常勤務との差異※

通勤時間削減87回

590時間20分

629時間4分＋38時間44分▲45時間11分▲162時間35分※通常勤務（7時間45分）を実施した場合との差異
今回は87回実施で674時間15分

 事前の計画と実際の業務時間には約40時間の差異が発生した→計画に対して実績が「1時間以上オーバー」しているケースが11件発生
計画との差異が1時間以上の主な要因を報告書より抽出
・事前の計画になかった急な業務への対応
・集中して取取り組んだため、気づいたら時間をオーバーしていた・事前の計画に無理があった・トライアル実施者および上長の在宅勤務に対する認識違いが発生していた© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

17

各成果物からのまとめ
 トライアルの報告書、アンケートでの意見を通じて時間削減での生産性、WLBの観点での効果は確認できた。

トライアル結果サマリ
期間 7月、8月度、在宅勤務実施回数は87回定量効果・集計結果
報
告書
コメン
ト・アン
ケート
から抜
粋

在宅勤務は・・・

在宅勤務計画時間 ： 590時間
在宅勤務実施時間 ： 629時間
計画との差異： ＋39時間
通常勤務との差異 ： ▲45時間
通勤削減時間： ▲162時間
効果を感じる

効 果74%

働きやすい74%

必要94%

課 題

業務面  集中しすぎてしまう環境での負荷

業務面  品質と時間短縮

 コミュニケーションの減少
 Mgrの管理業務の増加
 周囲のメンバーへの負荷 CEに特化したルールと仕組み検討

 新しい働き方の創造
 ツールの新たな活用方法の工夫
 計画と成果への意識向上
 周囲への配慮の意識

機器や操作面の課題
生活面  通勤時間を別用途に活用

 環境整備が必要（PC、モニター、印刷） リモート通信速度
 PC処理速度、重量

 通勤ストレス解消、睡眠時間の確保
 家族と過ごす時間の確保

詳しくはサイトで© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

18

今期のタスクの取り組み
私たちの目指す方向性© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

19

2018年度の主な取り組み
社員目線での取り組みを中心に活動

1

テレワーク制度を西日本各販売会社へ展開
対象部門の設定や設備（貸し出しPC）・労務研修が必要

2

外部や販売会社との意見交換会やコラボ
語れるようになるには言行一致が必要
初期は元FX西日本メンバーがサポート

3

西日本働き方変革サイト（SharePoint）の継続した運営
旬な情報を発信していかないと陳腐化してしまう
また管理役割を割り当てしないと継続性が厳しい© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

20

FX西日本_働き方変革推進サイト
トップページ
https://allfujixerox.sharepoint.com/sites/fxnn/workstyle/SitePages/%E3%83%9B%E3%83%BC%E3%83%A0.aspx© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

21

テレワーク申請方法
エクセルフォームからWEB申請へ

2018年6月1日より本番稼動© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

22

17年下期

FX西日本

働き方変革タスク成果（1回/2W開催）

 上期に取り組んできた在宅勤務、サテライト勤務の本格導入

190回

•

11月～1月までの実績

•

実施人数

→

のべ101人•

残業時間抑制→11月

9.2/9.5H

12月

7.3/7.5H

1月

7.5/8.6H

 社外コラボ 取り組みの紹介と意見交換のコラボ•

働き方変革タスクの取り組み紹介、各企業の取り組みを勉強© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

23定量効果（2017年下期成果）■一般区分の時間削減（月間あたり）
15下期17.63h↓ （-8.35h削減）
17下期09.28h

・年間一人あたり、-100.2h
・一般区分の社員数：175名
・175名 * (-100.2h) = 17535h * 2,600円= -45,591,000円 / 年間

参考：管理（月間1人あたり- 6.83h削減）
部門別は資料膨大のになる為、省略© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

働き方変革タスク活動の悩み…
＜キーワード＞1. 生産性改善が本当に実現できているか？
→

テレワーク導入部門の実績と比較検討

2. 営業職/サービス職などへの在宅浸透をどのようにすべきか？
※特定職種に利便性がなく、スタッフのための制度になりがち。
→

業務棚卸しして、テレワーク業務の適正性を選別する

3. 管理側のマネジメント遵守（コンプライアンス）担保策→

テレワーク開始前には必ず労務研修を受講する（人事部開催）

4. 適正な時間管理を社員の性善説と、自律心で、啓蒙、醸成するには→PCログの監視により確認

5. テレワーク実施者のバラつき→→ 登録者の41％実施

業務棚卸しして、テレワーク業務の適正性を選別する

6. 生産性を上げるだけでは疲弊してしまう→

WLBの向上を定性効果として見える化（Share pointサイトにより実施済）

7. 増力化の策をどのように自主的に生み出していくのか→削減できた時間で自主的な勉強会の開催などにより、学習する組織になり増力化© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

25

社員満足度調査から見えた効果
ES■各社のES推移（過去3年）

2020
目標

3.7Pt
2015

FX
京都

3.4

FX
大阪

3.42

FX
兵庫

FX
岡山

2017

3.34

3.33

(▲0.06)(▲0.01)

3.32

3.42

(▲0.1)(+0.1)■柔軟な働き方項目
0.06ptアップ＜2016年：3.19pt、2017年：3.25pt＞

3.32

3.39

FX
広島

3.41

FX
四国

3.63

FX
西日本

3.33

© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

2016

3.3

3.28

(▲0.02)(▲0.02)

3.44

3.31(＋0.05)(▲0.13)

3.35

3.32

(▲0.06)(▲0.03)

3.53

3.38

(▲0.1)(▲0.15)

3.41

3.42(＋0.08)(＋0.01)26

テレワーク（在宅/サテラ
イト勤務）を利用した4部門の平均が 0.38ptアップしました他社コラボ活動
働き方変革につなげる活動© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

他社コラボの目的と計画
項目

内容

目的

コラボを通じて得た意見を取り入れ、働き方変革の活動に幅を広げる。

内容

互いの取り組んでいる働き方変革について・新制度など、どのように周知浸透しているか…
・方法 や 効果 、失敗談 など交えて意見交換
・現状、今後への課題なども内容をフィードバックし、働き方変革をより良くしていく

分科会の活動2017年12月度より開始

対象者

他社コラボの分科会メンバー

実施期間、目標

2018年3月末まで（状況により4月末まで検討）© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

他社コラボ活動実績

12/14日 兵庫 Ｓ社 様12/18日 XEROX鈴鹿事業所

2/21日

大阪 ＳB社 様

3/9日

京都 ＮD社 様

3/16日

大阪 ＳH社 様

大阪 ＳB社様

京都 ＮD社様

大阪 ＳH社様© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

他社からの学び

スタッフも工数見える化
テレワークは仕事がもっとしたいから７つの分科会を推進

働き方変革は現場から出た仕組み

トップダウンとボトムアップ両方重要
100人いたら100通りの人事制度

立って会議して時間短縮
自己を高めるため

WLB：ワークライフバランス
×
WLM：ワークライフマネジメント だ！

© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

副業OK他社コラボのこれからお客様先とのコラボで出たキーワード

5回のコラボ結果から学んだことを整理↓
自社で取り入れるべき内容を検討↓
自社で取り入れる内容を計画↓
実行に向けて推進＋

他社コラボ先も随時募集中！
関係性強化＆売上につなげていく© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

私たちの働き方変革
その他活動紹介© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

32

会議ショートカット作戦タスク：会議を短くして質の向上を！
① 会議のルール策定→アジェンダの徹底、会議進行についてフィードバック② ファシリテーション勉強会開催（VHP：BEX支援）

1 会議のルール・マナー徹底！
●

2 ファシリテーション基礎講座開催●

京都産業大学でタスク活動を講演
会議の進め方について アジェンダ配布の徹底

タスク活動での 会議の進行をKintoneでフィードバック

取り組みを紹介※ 京産大様HPにも掲載

目的の明確化と準備の徹底に●啓蒙ポスター（配布可）© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

33

言行一致実践タスク：申請書の電子化による承認による効率化© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

34

ファイル管理＆断捨離

Befor

After
導入する主な目的
必要情報をどう整理すればよいかわからない

ファイリングがぐちゃぐちゃ

情報共有の促進必要な情報がすぐにみつかる

運用ルールがきちんと決まってない
保存したのは誰？
どこに保存したのか教えてくれない？

どれが正しい情報がわかる

正しい場所に文書が登録できるシステムはいくつかあるがどれを使えばいいの？

版管理ができていない

セキュリティーの向上

何が機密文書であるかわかる
機密文書の取り扱いがわかる
管理の強化

管理・運用の体制が明確である

業務効率・生産効率をあげたい組織的に不要な文書が消去されている
わかりやすくすぐに展開できるルールがある

テレワーク実施時もファイル検索がスムーズになる

現状把握

活動目標の設定© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

方策の立案

最適策の実施

35

効果の確認

標準化

社内コミュニケーション強化：ありがとうの木© 2017 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

36

Xerox、Xeroxロゴ、およびFuji Xeroxロゴは、米国ゼロックス社の登録商標または商標です。