平成 30 年度 12 月 総部会定例会議事録
日時 :場所 :12 月 17 日(月) 18:11～18:31
講義棟 A2-101
出席団体 : 42 団体
欠席団体 :系統

団体名

出席

6 団体

系統

団体名

出席

空手道部

〇

アカペラサークル J.U.S.T.

〇

弓道部

〇

アナログげ～む倶楽部

〇

剣道部

〇

アニメーション＆コミック研究会〇

硬式テニス部

×

おちゃのかい

〇

硬式野球部

〇

競技麻雀部

〇

サッカー部

〇

軽音楽部 D7sus4

〇

水泳部

×

国際交流クラブ〇ソフトテニス部△

コンピュータクラブ

×

卓球部

〇

自動車研究部〇

トライアスロン部〇

ｼﾞｬｸﾞﾘﾝｸﾞｻｰｸﾙ じゃぐだらりん

〇

波のり部

×

JAZZ 研究会

〇

軟式野球部

〇

将棋部

〇

バスケットボール部

〇

吹奏楽団

〇

バドミントン部

〇

総合文化部

〇

バレーボール部〇

ダンスサークル gille workers〇

フットサル部〇

TUT ものづくりサークル

〇

武道部

〇

豊橋建築サークル TYACC〇

ボウリング部

×豊橋日曜学校〇

モータースポーツクラブ

〇

二輪部

〇

ラグビー部

〇

ボランティア部〇

陸上競技部

×模型部(TuT)〇

留学生スポーツクラブ〇

ロボコン同好会〇

学友会〇

TEDx Toyohashi UT 実行委員会

〇

総部会

〇

技科大祭実行委員会

〇

体育系

執行系

文化系

議事
1.

倉庫点検について総部会の佐藤から倉庫点検についての説明があった。内容については以下のとおり。
1.1 再点検対象団体
禁止物品が見つかった団体⚫

・TUT ものづくりサークル

・波乗り部

・技科大祭実行委員会

・学友会

・アニメーション&コミック研究会
実施時間に代表者が来ていない団体⚫

・陸上競技部

・卓球部

・モータースポーツクラブ

1.2 再点検について⚫

実施予定：1 月定例会後(1/22～)⚫

点検内容
禁止物品の処分がされているかどうか。
整理整頓が出来ているかどうか。

⚫

再点検時に禁止物品が見つかった場合は 3 回目の点検は行わず、ペナルティがつく。

2.

新入生歓迎会について

総部会の橋口から新入生歓迎会についての説明があった。内容については以下のとおり。
⚫

日時：平成 31 年 4 月 5 日(金) 13：15～16：30⚫

開催場所：A 棟、簡易ステージ、課外活動施設

12 月定例会終了後にアンケートにて各団体の実施内容及びステージ、施設利用の希望を取る。
2.1 アンケートについて⚫

提出期限：平成 30 年 12 月 24 日(月)23：59 まで⚫

サークル紹介しない予定の団体も回答すること。

⚫

アンケートの提出遅れは予算配分に影響する。
2 日遅れ

2pt.

3 日遅れ

5pt.

2.2 配布物について⚫

ビラ配りの禁止
混雑防止のため。
新入生に平等に案内が行き届くようにするため。

⚫

総部会で各団体のビラを取りまとめ、新入生へ配布⚫

詳細は次回定例会以降に説明

3.

会計からのお知らせ

総部会の阪井から期末決算についての説明があった。内容については以下のとおり。
3.1 期末決算の承認会議を開催⚫

期末決算の受付を開始。

⚫

各団体で購入した物品及び購入費を申請し、承認を得ることで、その分の予算が配布される。

⚫

繰越金申請団体は書類の提出及び購入報告が必要。提出後予算が配布される。(予め承認を受けているため、承認決議は不要。)⚫

1 月定例会にて期末決算購入物品承認会議を開催する。

⚫

基本分予算の申請額は、中間・期末決算合わせて配布上限まで。

3.2 期末決算の流れ
期末決算①

申請書等の提出期限：12 月 22 日～冬季休業終了まで②

受付開始日：12 月 22 日③

承認会議(1 月定例会)
・サークルごとに、サークル支援金の使用用途を審議
・繰越金予算の報告プレゼン④

帳簿の提出(承認後)・申請書及び明細書を領収書(レシート等「商品の明細」が分かるもの)と共に帳簿にて総部会会計に提出
・予算の配布3.3 申請書等の提出について

<繰越金予算>⚫

繰越金予算申請物品購入団体は繰越金予算申請書及び報告用のプレゼン資料を提出⚫

12 月定例会終了後に申請書の様式をメールにて配布⚫

提出期間：12 月 22 日(土)～1 月 7 日(月)⚫

提出メールの件名「<サークル名>H30 年度繰越金予算申請書提出」※申請書とスライドを合わせて 1 つのメールで提出すること。

3.4 申請書などの提出について<基本分予算申請>⚫

12 月定例会終了後、期末決算の申請書・プレゼン資料の様式をメールにて配布⚫

申請書・プレゼン資料を記入後、総部会へメールにて提出⚫

提出期間：12 月 22 日(土)～1 月 7 日(月)⚫

提出メールの件名「<サークル名>H30 年度期末決算申請書提出」※申請書とスライドを合わせて 1 つのメールで提出すること。

3.5 期末決算承認会議(1 月定例会)⚫

基本分予算の申請内容を審議
・一団体ずつ申請内容の確認と承認決議を行う。
・各団体の申請内容は事前にメールにて全団体に送付しておき、当日は質疑応答のみとする。
・参加団体の 3 分の 2 以上の賛成で承認される。

⚫

繰越金予算の購入報告
・繰越金予算申請物品購入団体は提出したプレゼン資料を用いて購入報告を行う。
・承認決議は行わず、質疑応答のみ。

⚫

帳簿提出及び予算配布について連絡

3.6 繰越金予算申請物品購入報告スライド⚫

形式：.pptx(4:3)⚫

必要記入事項・サークル名・繰越金予算配分上限額

・購入物品名

・申請額

・購入物品の写真⚫

発表時間は一団体当たり約 3 分までを予定。

⚫

ファイル名
「<サークル名>H30 年度繰越金プレゼン資料」

3.7 期末決算の提出書類について各団体にお願いしたいこと①

総部会が送信した全体メールに返信しないこと。

②

新規メールを作成して、提出すること。

③

その後の対応は新規メールの返信で行うこと。

④

こちらが指定した件名で提出すること。

⑤

書類提出は、ドライブ共有ではなく、メールに添付すること。

⑥

物品は領収書準拠で詳しく書くこと(医療品等でまとめないこと)。

⑦

物品が分かりづらい時は、括弧書きで補足すること。

⑧

交通費を申請する際は、承認会議にて説明してもらう必要がある。

以上、確認の後、提出すること。

4.

輪転機について総部会の高橋から輪転機について説明があった。内容については以下のとおり。
4.1 集会室Ⅱの輪転機について⚫

1 台故障中⚫

もう 1 台を修理しながら使用している。
※年式が古いため部分の交換不可

4.2 輪転機の使用状況
利用状況(2017 年 4 月 1 日～2018 年 3 月 26 日)⚫

総印刷枚数：24158 枚⚫

新入生歓迎会に関する使用：19755 枚⚫

使用団体数：20 団体

4.3 購入候補の輪転機

⚫

RICOH DD 5450
・総費用：753,300 円⚫

リソグラフ SF635
・総費用：705,500 円※本体価格・設置費用・現在の輪転機の撤去費用含む(保守費用は含まない)

4.4 議論内容
1.

新規の輪転機を購入する必要があるか。
学長に補助を要望

この議論については承認が得られた。
2.

補助が得られない場合でも購入するか各団体への負担が発生(来年度の予算配分の見直しの可能性)

この議論については承認が得られなかった。

質疑応答や意見については以下に記す。
<武道部>
輪転機の印刷枚数の次期が 2017 年 4 月～2018 年 3 月であり、その年まではビラ配りが行われていたためよく利用されていたが、前回の新歓から禁止になったため､輪転機の購入をもっとよく考えた方がいいのではないか。
<総部会>
現在総部会がビラをまとめて新入生に配布している。この配布資料は外部に委託することも出来るため、輪転機の購入を考える必要はあると思う。
<吹奏楽団>
定期演奏会にビラが大量に必要なため、輪転機が購入されない場合は外部に発注して払わなければいけなくなるので、学生の活動に使うのであれば輪転機の購入を検討してほしい。
<TEDx>
Q：学長への補助を依頼すると書いてあるが、学長にはもう要請をしているのかどうか？
<総部会>
A：来週に学長面談があり、その時に企画書や要望書を持っていくため､話はまだ通していない。
<弓道部>

Q：補助が得られない場合、各団体の負担が発生と書いてあるが、具体的にいくらぐらい負担するのか？
<総部会>
A：輪転機の購入費用は、来年度の繰越金から支払わせていただき、不足分を基本分予算から補う。よって、各団体には基本分予算の総額と輪転機購入費用の差額が分配される。今年度の繰越金は約 64 万円、昨年度が約 40 万円であり、毎年約 50 万円になっている。購入を検討している輪転機が 75 万円であるため、約 20 万円が基本分予算から負担することになる。よって、各団体は約 5000 円の負担になる。
<TEDx>
Q：本体価格と設置費用と撤去費用と書いてあるが、こちらの輪転機の保守点検費(カートリッジが無くなったもしくは壊れた場合や異常が起きた場合)はどちらから算出されるのか？
<学生課>
A：消耗品の方は現在も総部会の方で負担してもらっているため、新しい輪転機になった場合でも総部会に負担してもらうことを考えている。保守の方も年間で 5 万円くらいかかるが、総部会の方で負担してほしい。
<学生課>
学生課でリソー社輪転機の見積もり依頼をした結果、スライドに記載されている表額(75万円)より 30 万円は安くなる。繰越金のみで費用を用意することができるため、全団体の負担は無くなる。

5.

学生課からのお知らせ

5.1 年末年始における施設施錠について⚫

A 棟講義室・福利施設・集会棟
平成 30 年 12 月 28 日(金)17 時～平成 31 年 1 月 7 日(月)7 時まで⚫

体育館(武道場含む)、課外活動共用施設・クラブハウス
平成 30 年 12 月 28 日(金)22 時～平成 31 年 1 月 7 日(月)7 時まで⚫

トレーニングジム(健康支援センター隣)・野球場、陸上競技場、テニスコート
平成 30 年 12 月 28 日(金)21 時～平成 31 年 1 月 7 日(月)7 時まで

5.2 センター試験における学内での課外活動の中止について⚫

センター試験日程

平成 31 年 1 月 19 日(土)、20 日(日)※すべての施設が使用禁止※学内での課外活動禁止※交通規制有り

5.3 平成 30 年学生表彰について
5.3.1

学生表彰制度について

学術研究活動、課外活動、社会活動で活躍した学生を表彰する制度

5.3.2

対象者(課外活動)

以下の期間で、愛知県大会以上の競技会、展示会等で入賞または優秀な成績を収めた学生<表彰の対象期間>
平成 30 年 1 月 1 日(月)～平成 30 年 12 月 31 日(月)

5.3.3
1.

表彰までの流れ

顧問教員からの推薦※事前に、賞状・表彰状、資料等の準備をすること。
<推薦の受付期間>
平成 30 年 12 月 17 日(月)～平成 31 年 1 月 18 日(金)2.

各委員会での審議(1 月～2 月)

3.

学生表彰(3 月)

5.4 その他
5.4.1

講義室等の利用について

先日、講義室について、トイレットペーパーがいくつも置いてある、机やホワイトボードが復旧されていない等の指摘を受けた。課外活動団体で講義室を使用する際は、以下の点に注意すること。
⚫

ゴミや私物は自分たちで処理すること。

⚫

机は元通りに並べること。

⚫

ホワイトボードを使用した後は綺麗に拭くこと。

⚫

電灯やエアコンの使用後は、スイッチを確実に OFF にすること。

一部でも守っていない方がいた場合、今後全ての講義室が使用できなくなるので、注意すること。

5.4.2

集会室Ⅱの印刷機について以下の注意すること。
⚫

ドラムを抜くよう画面上で促された際は、印刷機の動作が完全に止まるまで、ドラムを抜かないこと。

⚫

マスター交換等メンテナンスの指示が表示された場合は、速やかに対応する(そのまま放置しない)。

⚫

印刷機の不具合が生じた場合は、直ちに使用を中止し、総部会へ連絡すること。

5.4.3

倉庫の荷物移動倉庫の撤去について

移動日：平成 31 年 1 月 12 日(土)～14 日(月・祝)【予定】
移動先：体育館西側(野球場側)に新設する倉庫
特記事項：上記 2 日間で荷物の移動が出来るように、今から現倉庫を整理し、不要な物品は処分しておくこと。
※現倉庫は 1 月 15 日以降に撤去工事を行う。そのため、1 月 14 日までに必ず倉庫は空にしておくこと。
※新倉庫の新しい鍵を受け取ってから荷物を移動すること。
対象団体：(体育館西)武道、弓道(ガット張り)硬式テニス・軟式テニス・バドミントン(以下テニスコート東側)軟式野球、トライアスロン、アナログゲーム、日曜学校、ロボコン同好会、軟式テニス、軽音楽、二輪、アニメーション研究会、ボランティア、留学生スポーツ、総合文化、国際交流クラブ

文責：総部会執行部

蛭川