R6年 五月総部会定例会議事録
出席簿

1. 学生課からのお知らせ
1.1 課外活動団体更新届の提出について今年度、課外活動を継続する団体は、課外活動団体更新届の提出が必要である。
【注意事項】
・提出期限：2024年５月20日（月）１７時まで※期限までに提出のない団体は、課外活動団体から除外される場合がある
・部員数：１０名以上
・顧問教員：講師以上の先生に依頼（講師，准教授，教授）・課外活動共用施設、体育施設、クラブハウスを利用する団体は長期使用願を提出
・倉庫の鍵の確認（課外活動団体更新届提出時）、鍵と印鑑を持参

・様式について①課外活動団体更新届と本年度の活動計画についての書類②2023年度活動状況と学外団体加入状況

③加入者名簿と課外活動共用施設、体育施設の長期使用願い※押印についてはシャチハタではなく朱肉の認印を使用※長期使用願いは、体育館、武道場、野球場、陸上競技場、テニスコート、プール、課外活動共用施設、クラブハウスを常用的に使用する団体も提出する必要がある。
・倉庫や部屋の鍵を貸し出ししている団体について
倉庫や部屋の鍵を貸し出ししている団体は、課外活動団体更新届の提出の際、鍵の確認を行うため、鍵と印鑑を持参する。※シャチハタは不可
また、スペアキーは原則使用禁止であり、利用している団体は、純正キーへ変更する必要がある。スペアキー使用団体は、バドミントン部、バレーボール部、二輪部、豊橋建築サークル、留学生スポーツクラブである。
＜手続きの流れ＞
・スペアキーを持参し学生課にて変更の手続きを行う
・台帳のスペアキーの欄にチェックをする
・学生係にて大学と提携のある純正キーを作成する業者に見積書を依頼する・団体は見積書を確認し、納品後各団体から業者へ振り込みをする※鍵交換の費用は各団体が持つ・スペアキーと純正キーを交換し、台帳に記入

1.2 東国体の保険加入について
東国体に参加する団体は、スポーツ安全保険に必ず加入して試合を行う。
〇スポーツ安全保険について
費用：1人当たり一年で1,850円
補償内容：団体での活動中、団体活動への往復中における傷害、賠償責任、突然死葬祭費用補償
加入について：インターネットからスポーツ安全協会のスポーツ保険に各団体直接登録を行う。その後団体名簿をプリントアウトし学生課に提出。
提出期限：5月23日（木）※過去に、東国体競技中に大けがを負ったが、スポーツ安全保険に入っていたため保険金が支払われた例がある。
※東国体参加団体ではない団体も、1年間保証される。
※他の保険に加入している場合は別途学生課に相談。
1.3 電気設備年次点検の停電について５月25日（土）、５月26日(日)に学内停電を行う。
５月25日（土）は断水も実施する

1.4 東国体選手名簿について
東国体第二回選手名簿の主務の欄をバスケットボール部と軟式野球部が未記入のため再度提出の必要がある。
第三回選手名簿
提出期限：試合日の前々日まで※けがや病気等で第二回名簿と変更のある場合のみ提出が必要1.5 課外活動団体活性化経費について2024年度も課外活動団体を応援するため、活性化経費の募集を行う予定である。
申請をする団体は準備（見積書等）が必要である。
対象：課外活動の活性化に必要な高額物品、旅費（公共交通機関利用時）、講師謝金など
提出期限：2024年6月中旬（予定）
提出先：学生課学生係
提出方法：紙ベースおよびデータ（USBまたはメール）
採否結果：8月上旬予定
・この経費は、各団体からほぼ応募を募り、学生生活委員会と同窓会で選考を行い、採択された団体には 物品または資金を免除するものである。予算内で採択された団体は、同窓会会合への記事投稿および活動報告報告書への提出が必要。
・団体内における交流のためのレクリエーションにかかる交通費は過去に認められていない。
・申請時には見積書を必ず添付し、立て替え払いをしないよう注意する。
・見積書の金額での審査になるため、見積書は必ず提出する必要がある。

1.6 入試における講義室使用禁止
B3の入試につき講義室使用禁止
準備日：6月28日（金）13:00～ Ａ棟群（Ａ棟、Ａ１棟、Ａ２棟）、B1-201
当日：6月29日（土）終日 Ａ棟群（Ａ棟、Ａ１棟、Ａ２棟）、 B1-201 大学内音出し禁止※体育施設の利用は可能だが、大きな声を出すのは禁止
1.7 その他
東国体準硬式野球競技会場による使用禁止施設
期間：６月２２日（土）～２３日（日）場所：陸上競技場・野球場・体育館・武道場・クラブハウス集会室
2. 模擬店の募集について・募集予定
募集期間：5月31日～6月21日
メールに添付された募集要項を熟読の上、googleフォームより出展申し込みを行う。
・注意事項
模擬店を出店するにあたり最も配慮していただきたいのは衛生管理です。昨年度は衛生上ふさわしくないという判断のもと、出店が中止となった団体もありました。募集終了後、出店する団体向けに出展者説明会を開催しますので必ずご参加ください。

3. 期末決算会議
ラグビー部の期末決算スライドにて、総部会の差し替え忘れであったため、再度期末決算会議を行う。

承認会議の結果3分の２以上の団体が承認したため、承認とした。

4. 新入生歓迎会のアンケートへの回答
アンケートの結果、全体的に満足であると解釈した。
物品借用とイベント運営について少し不満があったととらえている。

各団体からいただいた意見とその対応
・一分間紹介を来年もぜひ実施してほしい→来年にも引継ぎを行う
・新入生の人数が昨年度より減少したように感じた→ブースの階による人数の差が出ないよう検討する・部の紹介用のビラを説明会の出入口で配ると手間が省けるのではないか→来年に引き継ぐ・一分間紹介の終了と開始をライングループで告知したほうが活動がスムーズに進むのではないか→総部会の反省点であるため、来年度に引き継ぐ
・一分間紹介のサークルごとの間隔を作った方がいいのではないか→間延びしてしまう可能性があるので、今回のままでよいと考えている

・205の教室の机が総部会の資料の表記とは異なり固定されていたため運営に影響が出た。またメールで連絡した部分について総部会内で周知が行われていなかった。
→総部会のミスであり、申し訳なく思う。メールの件については確認したいので後ほど直接声をかけていただきたい・ステージパフォーマンスにて、軽音部が機材を貸し出ししているため割り当て時間が長くなっていたが、この件に関して決定前に周知してほしかった。また、事前に聞いていたステージ上の機材と実際に用意されていたものが異なっていた。
→軽音部に貸し出しいただいている機材は高価なものであり、PAも無償で行ってもらっている。業者に頼んだ場合、数十万かかることをやっていただいているため軽音部の時間は長くなっている。来年度もこの方針で考えている。もし、自分たちで機材を出してステージパフォーマンスを行うのであれば軽音部との話し合いで決める。
→機材が事前情報と違っていた件に関しては後ほど直接話を聞く
・スケジュールの告知を速めてほしい→来年度から気を付ける
・セッティングシートの記入が軽音部がいないと困難であった→各団体によって機材が違うため、今年度中に各団体内で解決したうえで来年度に引き継ぎを行って頂きたい
・新入生歓迎会があることを把握していない新入生がいたため、新入生歓迎会開催のメールを送っていただきたい→新入生オリエンテーションにて告知している（５系はオリエンテーションの都合上できなかった）
・一階の目立つ場所にインカレサークルのブースを置くのではなく、技科大のサークルにする方が良いのではないか→来年度の総部会の判断に任せる・ステージパフォーマンスについて、軽音部は高額な機材と提供しており、人員や機材破損のリスクも背負っているため軽音部を優遇するか業者に依頼してほしい→来年度も機材の扱いには注意喚起を行う
・鍵に関する事前説明が足りていなかった→来年度に引継ぎを行う
・教室内が見えない団体は新入生が入りにくいように感じた→教室の使用を変更することはできないので、各団体で工夫していただきたい5. 次期総部会役員選出について来年度も以下の六名を選出する
会長
１名
副会長
１名
会計
１名
体育会局長. １名
文化局長
１名
役員補佐
１名
各団体から１人立候補者を選出する※必須ではない
総部会の説明会を5月下旬に開催（二回開催予定）
各部は説明会の開催があることとオープンチャーチの周知をお願いする。
説明会後、各団体から最大1人立候補者を選出していただき、フォームを入力していただく。期限は六月定例会から一週間後。
七月定例会にて役員選挙の投票を行う。
6. 50周年記念事業について提出いただいた提案書計４件
・新たな課外活動団体活動施設に関する要望書（バスケットボール部・ロボコン同好会）
・プールの修理に関する要望書（水泳部）→上記二案を総部会から記念部会に案を提出

・部活動へのノートPC支援に関する要望書→活性化経費に申請してください。
・活動場所の拡張・新規確保に関する要望書→総部会で検討します。部会に提出結果は６月定例会で報告
・活動場所の拡張・新規確保に関して→個人的な団体の活動場所の拡張ではなく、全体としての課外活動場所の確保であれば検討する。

7．次回の定例会
6月19日（水）18:10~ A-101教室にて開催