2023年度 7月 総部会定例会議事録
日時：2023年7月19日 18 : 30～20 : 30
出席団体

1. アルムノートからのお知らせ
秋にオンラインチャリティーイベントが開催される
・Toyohashi University of Technology Giving Campaign 2023
Giving Campaignとは日々の活動の様子を特設サイト上でアピールし、応募を募り、その票数や寄付によって活動資金を獲得するイベント
・目指す未来頑張る日本の大学・大学生を“応援する”“輪”が広がり、多くの人が学生支援・教育・研究分野に対して支援するような社会
Giving Campaignのサイトがあり、そこで何処が何人参加したか分かる。
参加した場合、応援の数に応じて活動資金をもらえるが参加には個人情報が必要
投票だけでなく寄付も可能
開催期間：11月6日(月)～11月12日(日)申込期間：9月15日(金)までSlackを使用して連絡がある。Google Formに回答してSlackへの招待を得る
Slackに9月15日までにサイトに掲載する写真等を送信する。
複数メンバー参加可能
不正等は禁止事項である
入力した個人情報は技科大が所有する情報である
寄付金の振り込みは後ほど連絡がある
11月のイベント終了時に卒業生が大学に戻ってくるが、その際にアピール可能お礼の動画等を終了後に送る必要がある
文章のテンプレートが用意されている

活動資金を獲得する方法
・参加表明
・応援票獲得・企業賞獲得・応援者寄付
寄付金に関しては現在調整中
2. 学生課からのお知らせ
2.1 夏季休業期間中における施設利用について
下記期間中、施設利用できませんのでご注意ください
1 8/11(金)〜8/16(水) … 体育施設（体育館、テニスコート、野球場、陸上競技場）を希望される場合は、申請書の許可により使用できます 全学一斉休業のため② 8/23(水)12 : 00〜8/24(木) 終日 … 講義棟（A棟、A1棟、A2棟）※8/24(木)は学内すべての施設での音出し禁止 M1入試準備、M1入試のため③ 8/25(金)〜26(土) … 体育施設を除く学内全ての施設（体育館、テニスコート、野球場、陸上競技場は利用できます） オープンキャンパスのため④ 9/11(月)〜15(金) … A棟ホール、リフレッシュルーム 日本生物工学会のため⑤ 9/28(木)13 : 00〜29(金) … 体育館 リーダーズ研修会のため
2.2 2023年度の課外活動団体についてメンバーが増えた場合、該当学生へ印鑑を持ち学生課に伝えにくるように
2.3 課外活動用レターボックスについて
課外活動用レターボックスについては、夏休み前に課外活動用レターボックスの中身を回収してください
レターボックスは、学生課東側廊下にあります
郵便物は、定期的に確認をお願いします
2.4 課外活動共用施設等の物品について防火管理上、廊下にものは置かないでください
消防署から指摘されます
課外活動共用廊下に机、台車、板等が置いてあります。心当たりのある団体は、片付けをお願いします。7月31日(月)までに撤去がない場合は、学生課で撤去します。また、撤去がな

い場合で、これらの物品を希望する団体は、事前に学生係に連絡をお願いします。
2.5 その他
エフエム豊橋「天伯之城ギカダイ」 出演者募集！
豊橋技術科学大学は「やしの実FM84.3MHz」とのコラボレーションにより、本学のアクティビティ（ギカダイってどんなとこ？，ギカダイ生ってどんなことしてるの？）を広く皆様にご紹介するラジオ広報を放送しています。
サークルの活動状況やイベントをラジオでPRしてみませんか？
広報係からも出演依頼をおこないますが，出演したい！というサークルは，是非，広報係（kouho@office.tut.ac.jp)までご連絡ください。
放送日
毎週土曜日（平成20年7月5日開始）
放送時間 午後5時過ぎ（84の3 ウェーブ THE BURRN）
パーソナリティ
渡辺欣生（わたなべ よしお）
3. リーダーズ研修会について
3.1 概要
内容 … 救命講習会、討論会、学長講演
参加人数 … 各団体2名（現代表1名＋次期代表1名）
日時：9/29(金)8 : 50～16 : 00
3.2 討論会の内容①サークル活動を活性化するためにサークル活動への参加者を増加するために方法や新規部員をより多く獲得するための方法を議論する。
②再来年度以降の総部会役員選出方法について
再来年度以降の総部会役員の選出方法について議論する。
3.3 出席確認アンケートについて・アンケート回答URLは、7/31(木)に送付したメールに記載
・全団体回答必須・回答期限（厳守） 7月21日(金)23 : 59
※アンケート回答後に出席者が変更となる場合には、総部会に必ず連絡すること
4. 予算承認会議及び会計からのお知らせ
4.1 予算会議
質問（音楽技術部）部員数が合わない
回答
・5月31日までに名簿に記入されている人数かつ印鑑を押したもののみ
・印鑑の押し方によっては人数に含まれない・予算には学友会費納入者の人数も関わっている
各団体の配布上限額の内容に関して、問題がある可能性があるため議事録への記載は避ける
質問（JAZZ研究会）ペナルティの内訳を公開してほしい
回答 後ほどメールにて送付する
質問（ロボコン同好会）ペナルティに関する異議申し立て
回答 話を受け付けることは可能だが変更はない可能性が高い
4.2 物品購入計画書の提出について
・本年度の物品購入の予定を把握するため、物品購入計画書を提出（全団体対象）
・記入事項
・本年度のサークル支援金基本配分上限額・本年度購入予定の物品および金額（おおよその金額でよい）
・書式

後日メールにて記入書類を配布（Excel形式）
・記入方法
配布書類の別シートにある記入例を参照
・提出方法
Google FormにExcel形式で提出
ファイル名：＜サークル名＞R5年度物品購入計画書.xlsx
4.3 繰越金予算の申請希望について・繰越金予算を希望する団体は繰越金予算申請希望書及び繰越金会議用発表スライド を提出
・本年度の繰越金予算総額\1,043,991
・本年度の申請対象外団体
卓球部、JAZZ研究会、おちゃのかい、ロボコン同好会、吹奏楽団、総合文化部、音楽技術部、写真部
空手道部、剣道部、水泳部、波乗り部、軟式野球部、モータースポーツクラブ、ソフトテニス部、ものづくりサークル、二輪部、模型部、Take off
申請希望書
・記入方法
配布書類の別シートにある記入例を参照
・提出方法
Google FormにExcel形式で提出
ファイル名：＜サークル名＞R5年度繰越金予算申請希望書.xlsx
発表スライド・記入事項
・本年度のサークル支援金基本配分上限額
・基本文予算による購入計画（購入計画書と同程度の内容）
・繰越金予算による購入希望物品
・申請理由（購入目的）
・その他（必要に応じて各団体で工夫）・書式PowerPoint(.pptx) スライド比(4 : 3)
・提出方法
Google FormにPowerPoint形式で提出
ファイル名：＜サークル名＞R5年度繰越金会議用発表スライド.pptx
5. 総部会役員選出会議
5.1 Formによる立候補により決定した役職
・役員補佐：軽音学部 検討中・文化局長；写真部
・会長、副会長立候補団体：ロボコン同好会、硬式テニス部 （立候補が重複）
ロボコン同好会、硬式テニス部よりプレゼンを口頭で行っていただき、meetにて投票を行い会長、副会長を選出する
投票結果
・会長：硬式テニス (17)・副会長：ロボコン同好会 (14)
※役員の本決定は10月定例会の承認会議にて行われる
決定していない役員（会計、体育局長）の選出
5.2 総部会会計の仕事内容
１．各サークルの予算会議
主に通帳管理
印鑑と通帳を会長と分割管理する
２．定期決算関係

中間決算、期末決算、繰越金予算会議の３つ各サークルに与えられた予算を実際に支払うものです
会計におけるタスクの半分はこれに該当します
３．前年度総部会決算、次年度総部会予算決定
前年度の総部会の支出の内訳の報告 (総部会決算)と今年度の総部会の収入および予算の内訳 (総部会予算) の決定．
また定例会にて今年度の各サークル支援金配分上限額について報告．
5.3 体育局長、文化局長について

活動内容
・点検スケジュール作成
・点検実施
・点検結果のまとめ、報告
5.4 Formに寄せられた意見（抜粋）
選出方法
・役職をローテンションで回す・サークル規模の大きい団体から選出
条件
・部費の増額（増額に反対の意見もあり）・新歓の部屋の優先選択権寄せられた意見で実現可能性が低いもの
条件
・部室の優先使用・購入物品申請が通り易くなる・イベントを行う際の書類の簡略化
・技科大祭での場所優先や出店時の補助等
選出方法や条件の議論
条件（写真部）部費の増額については反対
理由：総部会の仕事は個人が参加するため、サークルにメリットが還元されるのはおかしいのではないか
写真部に対して（JAZZ研究会）賛成より
理由：役員をやりたがる人がいないためメリットが必要ではないか
条件（ロボコン路同好会） 現在で投票が必要ではないか
条件（写真部）条件付きで賛成をつけて良いのではないか
今回限りで賛成等総部会：今回のような決め方は今回限りを考えている
質問(団体不明) 提示してよいメリットの範囲が分からない
総部会 こればかりは各サークルが理解するのは難しいのでとりあえず色んな意見 を出してほしい質問(団体不明) 個人に報酬など(金銭に限らず)は無いのか
総部会 ありません、就活などで言うなどは自由
役員に選ばれた人が条件を決めた方がいいのではないか
質問（国際交流クラブ）
役員ではなく一般枠を作りそこに金銭を紐づけてはどうか
回答：一般枠への仕事がないため、そこに金銭を分けるのはどうなのか
国際交流クラブ 一般枠は各役員のサポート
総部会 現状運営に問題がないため役員のみで考えている
決定された役員だけでなく他から人手を借りてくる時もある
ロボコン同好会 現在meetに入っていない団体はどうするのか
総部会 総部会の意見としては5月定例会でも述べた通り役員候補を選出した団体のみに投票権があると考えているが、この場でそれについての決議も取ることで決定する
役員候補を選出しなかった団体に投票権を与えるか（投票結果）
結果：反対
役員に対する資金の増額に賛成か反対か（投票結果）
結果：賛成
質問（アナログゲームクラブ）役員の人が条件を決めた後に公開してほしい

質問（写真部）候補者は出しているが役員を出していない人で考えるべきではないか
総部会に立候補している人本人がいないため難しいのではないか
候補を出していない人に対するペナルティや役員への条件をFormで募ってから、話し合うべきではないか
結果 立候補をした方と総部会で会議をして条件や決定方法を決める
質問（国際交流クラブ）文化部の人が体育局長を出しても良いか
回答：規約により不可能
体育局長：留学生スポーツクラブ 立候補により決定
Form：総部会と立候補している団体で残りの役員を決める
結果：賛成
後日、話し合いの場を設けその結果をメールで通知する
会計から予算の決議に関して例外的にメールでのサークルの配布金内訳を送り、Formで賛否の可決を取る
来月の定例会
10月25日(水)18 : 30〜
対面にて開催