（2022 年 10 月 1 日施行）

湘北短期大学 公的研究費取扱規程（目的）第１条 この規程は、湘北短期大学（以下「本学」という。
）における公的研究費の取扱いに関して定めるもので、公的研究費の適正な運営・管理を確保することを目的とする。
（定義）
第２条

この規程において「公的研究費」とは、文部科学省又は文部科学省が所管する独立行政法人等（以下「配分機関」という。）から配分される競争的資金を中心とした公募型の研究資金をいう。
２

この規程において「研究者」とは、本学教育職員であって、公的研究費の交付を受けた者及び受けようとする者をいう。

（法令等の遵守）第３条

研究者及び本学において公的研究費の運営・管理に関わる教育職員及び事務職員（以下「教職員」という。
）は、交付決定を受けた公的研究費に係る研究の実施に当たっては、「補助金等に係る予算の執行の適正化に関する法律」、「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施基準）」、及び関係する法令等並びに交付決定通知書に記載された補助条件等を遵守しなければならない。
（組織体制）
第４条

本学における公的研究費の取扱いを適正に運営・管理するための体制として、本学に、最高管理責任者、統括管理責任者、コンプライアンス推進責任者を置き、不正防止計画推進部署、相談窓口、通報窓口、内部監査部署を設置する。
（最高管理責任者）
第５条

最高管理責任者は、本学全体を統括し、公的研究費の運営・管理について最終責任を負う。
２ 最高管理責任者は、学長とし、その職名を公表する。
３

最高管理責任者は、不正使用防止に関する基本方針を策定・周知するとともに、その実施のために必要な措置を講じる。

４

最高管理責任者は、統括管理責任者及びコンプライアンス推進責任者が責任を持って公的研究費の運営・管理を行えるよう、適切に不正防止対策の実施を推進する。

５

最高管理責任者は、不正使用防止に関する基本方針及び具体的な不正防止対策の策定にあたって、常勤理事会に諮問し、また、その実施状況や効果等について必要な場合には、常勤理事会で討議を行う。

６

最高管理責任者は、不正防止に向けた啓発活動に取り組み、不正防止に関する教職員の意識向上と浸透を図る。

（統括管理責任者）
第６条 統括管理責任者は、最高管理責任者を補佐し、公的研究費の運営・管理について、本学全体を統括する実質的な責任と権限を持つ。
２ 統括管理責任者は、事務局長とし、その職名を公表する。
３

総括管理責任者は、本学の公的研究費の不正使用防止に関する基本方針に基づき、本学全体の具体的な対策を策定・実施し、実施状況を確認するとともに、実施状況を最高管理責任者に報告する。

（コンプライアンス推進責任者）
第７条 コンプライアンス推進責任者は、本学における公的研究費の運営・管理について、実務上の責任と権限を持つ。
２ コンプライアンス推進責任者は、財務部長とし、その職名を公表する。
３

コンプライアンス推進責任者は、研究者及び事務職員にとって分かり易いルールを明確に定め、ルールと運用の実態が乖離していないこと等のチェック体制を保持しなければならない。

４

コンプライアンス推進責任者は、不正防止対策の理解や意識を高めるため、本学の公的研究費の運営・管理に関わる全ての教職員に対し、コンプライアンス教育を実施しなければならない。但し、コンプライアンス教育のうち研究における倫理的配慮に関する教育については、教務部長が直接担当する。

５コンプライアンス推進責任者は、統括管理責任者が策定する実施計画に基づき、公的研究費の運営・管理に関わる全ての教職員に対して、不正防止に向けた啓発活動を実施する。

６

コンプライアンス推進責任者は、必要に応じてコンプライアンス推進副責任者を置くことができる。

（監事）
第８条 監事は、公的研究費の運営・管理についても重要な監査対象とする。
２ 監事は、前項の監査において、次に掲げる事項を確認する。
（１） 不正防止に関する内部統制の整備・運用の状況（２） 不正防止計画が不正発生要因に対応していること（３） 不正防止計画が適切に実施されていること
３ 監事は、前項の確認結果を常勤理事会に報告し、必要により意見を述べる。

（環境・体制の整備）
第９条

最高管理責任者は、公的研究費の不正な使用の誘発要因を除去し、十分な抑止機能を備えた環境・体制の構築を図らなくてはならない。
２

統括管理責任者及びコンプライアンス推進責任者は、公的研究費に係る事務処理手続に関するマニュアルとして、「湘北短期大学公的研究費使用マニュアル」（細則）を制定し、その事務処理に関して明確かつ統一的な運用を図る。

３

前項のマニュアルは、公的研究費の運営・管理に関わる全ての教職員に周知するとともに、毎年度見直しを行う。

４

コンプライアンス推進責任者は、公的研究費の運営・管理が適正に行われるよう、公的研究費を管理・運営する者に対し、研修及び説明会等を実施し、また誓約書の提出を求める等、必要な措置を講じるものとする。

（不正防止計画の策定）
第１０条

統括管理責任者及びコンプライアンス推進責任者は、公的研究費の不正な使用や業者との癒着を発生させる要因を把握し、具体的な不正防止計画を策定・実施しなければならない。
（不正防止計画推進部署）
第１１条 不正防止計画推進部署は、本学における不正防止計画の推進を担当する。
２ 不正防止計画推進部署は、財務部とする。
３

不正防止計画推進部署は、本学全体の具体的な対策を実施し、実施状況をモニタリングする。

４

不正防止計画推進部署は、監事や内部監査部署と連携し、適切な情報提供等を行うとともに、不正防止計画の策定・実施・見直しの状況について意見交換を行う。

（公募の申請）第１２条

研究者は、公募要領等により、公的研究費に係る研究計画調書等の公募に関する書類を直接公募先に提出する場合には、所属する学科長を経由して、統括管理責任者に遅滞なく公募を届出るものとする。
（公的研究費の運営・管理事務等の委任）
第１３条

研究者は、公的研究費の運営・管理に関する事務を統括管理責任者に委任するものとし、研究者が交付内定（継続分を含む。）を受けたときは、その運営・管理に関する事務が、統括管理責任者に委任されたものとみなす。
２ 前項の委任があったときは、統括管理責任者は本学事務局の各部署にその旨を通知し、次条に規定する事務を処理させるものとする。

（経理事務の準拠）
第１４条

公的研究費に係る契約事務、旅費事務、給与事務等の経理に関する取扱いは、当該公的資金等を管轄する官庁の定める取扱い規程等並びに学校法人ソニー学園決裁規程、会計規程、旅費規程及びこれらに基づく本学規程の定めるところによる。
２ 前項のほか、公的研究費の取扱いについては、「湘北短期大学公的研究費使用マニュアル」（細則）に基づいて行うものとする。
（相談・通報窓口）第１５条

公的研究費の事務処理手続に関する本学内外からの相談窓口は財務部とし、公的研究費の不正使用等の疑いが生じた場合の本学内外からの通報窓口は総務部とする。
２

総務部は、通報を受けた場合には、速やかにその内容を最高管理責任者に報告しなければならない。

３

最高管理責任者は、通報の内容を精査し、通報の受付から原則として３０日以内に、不正行為の調査の要否を判断するとともに、当該調査の要否を配分機関に報告する。

４ 報道や会計検査等の外部機関からの指摘による場合も、同様の扱いとする。
（調査委員会の設置及び調査）
第１６条

最高管理責任者は、不正行為の調査の必要があると認めたときは、不正行為調査委員会（以下「調査委員会」という。
）を設置する。
２ 調査委員会は、次の委員で構成する。
（１） 統括管理責任者（２） コンプライアンス推進責任者（３） 総務部長及び教務部長（４） 研究者の中から最高管理責任者が指名する者 ２名以内
（５） その他最高管理責任者が指名する当事者と直接利害関係を有しない外部有識者
３ 調査委員会の会議は統括管理責任者が招集し、議長となる。
４ 調査委員会は、次の事項を認定し、その結果を最高管理責任者に報告する。
（１） 不正行為の有無及び不正の内容（２） 関与した者及び関与の程度（３） 不正使用の相当額（４） 前３号の結果に応じて講じるべき措置（５） その他最高管理責任者から諮問を受けた事項（配分機関への報告及び調査への協力等）
第１７条

最高管理責任者は、通報等の受付から２１０日以内に、前条第４項の調査結果と再発防止計画等を含む最終報告書を配分機関に提出する。期限までに調査が完了しない場合又は調査の過程であっても、不正の事実が一部でも確認された場合には、速やかに不正を認定し、配分機関に報告する。
２

前項のほか、配分機関の求めに応じ、調査の終了前であっても、調査の進捗状況報告及び調査の中間報告を配分機関に提出する。また、調査に支障がある等正当な場合を除き、当該事案に係る資料の提出又は閲覧、現地調査に応じるものとする。

（措置）
第１８条

前２条による調査の結果、公的研究費の不正使用があったと認められる場合には、最高管理責任者は、直ちに当該公的研究費の執行の停止を命じ、学校法人ソニー学園就業規則に基づく本学関係者の処分等、必要な措置を講じるものとする。
２

公的研究費の不正使用に関与した取引業者に対しては、研究費の返還、取引停止、その他の必要な措置を講じるものとする。

３

私的流用など、不正使用の悪質性が高い場合には、刑事告発や民事訴訟等の法的手続の検討を行うものとする。

（モニタリング及び内部監査）
第１９条

公的研究費の適正な運営・管理を確保するため、公的研究費に係る運営・管理の実施状況及び実施体制について、モニタリング並びに定期及び随時の内部監査を実施する。
２ 前項のモニタリング及び内部監査部署は、総務部と財務部の共同担当とする。
３

総務部と財務部は、モニタリングにより問題を把握した場合には、速やかにその内容を最高管理責任者及び総括管理責任者に報告しなければならない。また、内部監査を実施した場合には、終了後速やかに最高管理責任者に報告書を提出しなければならない。

４モニタリング及び内部監査により、公的研究費の不正使用が判明した場合には、最高管理責任者は、第１８条に定める措置を行う。

（雑則）
第２０条

この規程に定めるもののほか、公的研究費の運営・管理に関し必要な事項は、別に定める。
（改廃）第２１条 この規程の改廃は、常勤理事会に諮問をし、学長が決定する。

附則
１ この規程は、平成２８年４月１日から施行する。

２ この規程は、２０２２年１０月１日から施行する。