個人番号及び特定個人情報取扱規程
第１章 総則（目的）
第 1 条 本規程は、公益財団法人タチバナ財団（以下、「この法人」という。）の、個人番号及び特定個人情報（以下「特定個人情報等」という。）の適正な取扱いの確保に関し必要な事項を定めることにより、この法人の事業の適正かつ円滑な運営を図りつつ、個人の権利利益を保護することを目的とする。
（定義）
第 2 条 本規程における用語の定義は、次の各号に定めるところによる。
(1) 個人情報
生存する個人に関する情報であって、次の(i)又は(ii)のいずれかに該当するものをいう。
(i) 当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等（文書、図画若しくは電磁的記録（電磁的方式（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。
）で作られる記録をいう。）に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項（個人識別符号を除く。
）をいう。
）により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。
）(ii) 個人情報保護法第２条第２項に規定される個人識別符号が含まれるもの(2) 個人番号
行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下「番号法」という。
）第 7 条第 1 項又は第 2 項の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう。
(3) 特定個人情報
個人番号（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。）をその内容に含む個人情報をいう。
(4) 個人情報ファイル
個人情報を含む情報の集合物であって、特定の個人情報について電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして「個人情報の保護に関する法律施行令」で定めるものをいう。

(5) 特定個人情報ファイル
個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。
(6) 個人番号関係事務
番号法第９条第３項の規定により個人番号利用事務（行政機関、地方公共団体、独立行政法人等その他の行政事務を処理する者が同条第１項又は第２項の規定によりその保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索し、及び管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する事務）に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。
(7) 本人
個人番号によって識別され、又は識別され得る特定の個人をいう。
(8) 役職員
この法人の組織内にあって直接間接にこの法人の指揮監督を受けてこの法人の業務に従事している者をいう。具体的には、職員のほか、理事、監事、評議員、選考委員等を含む。
（この法人の責務）
第 3 条 この法人は、番号法その他の個人情報保護に関する法令及びガイドライン等を遵守するとともに、実施するあらゆる事業を通じて特定個人情報等の保護に努めるものとする。
第 2 章 特定個人情報等の取得（利用目的の特定、変更）
第 4 条 この法人は、特定個人情報等を取り扱うに当たっては、その利用の目的（以下「利用目的」という。
）をできる限り特定するものとする。
2 この法人は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲で行うものとする。
3 この法人は、利用目的を変更した場合は、変更した利用目的について、本人に通知し、又は公表するものとする。
（取得に際しての利用目的の通知等）
第 5 条 この法人は、特定個人情報等を取得した場合は、あらかじめその利用目的を通知又は公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、又は公表するものとする。
2 この法人は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面（電子的方式等で作られる記録を含む。
）に記載された当該本人の特定個人情報等を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の特定個人情報等を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示するものとする。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない
3 前 2 項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
(1) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合(2) 利用目的を本人に通知し、又は公表することによりこの法人の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合(3)

国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき(4) 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合（取得の制限）第 6 条 この法人は、特定個人情報等を取得するときは、適法かつ適正な方法で行うものとする。
2 この法人は、番号法第 19 条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の特定個人情報等を収集しないものとする。
（個人番号の提供の求めの制限）
第7条

この法人は、番号法第 19 条各号に該当して特定個人情報の提供を受けることができる場合を除くほか、他人に対し、個人番号の提供を求めないものとする。
（本人確認）
第 8 条 この法人は、本人又はその代理人から個人番号の提供を受けるときは、番号法第 16 条の規定に従い、本人確認を行うものとする。
（安全管理措置）第9条

この法人は、特定個人情報等の取得に際し、第 26 条（委託先の監督）、第 27条（特定個人情報等の取扱状況の記録）、第 29 条（役職員の監督・教育）、及び第 34条（技術的安全管理措置）に定める安全管理措置を講じるものとする。
第 3 章 特定個人情報等の利用（利用目的外の利用の制限）
第 10 条

この法人は、第 4 条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて特定個人情報等を取り扱わないものとする。
2 この法人は、合併その他の事由により他の法人等から事業を継承することに伴って特定個人情報等を取得した場合は、継承前における当該特定個人情報等の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該特定個人情報等を取り扱わないものとする。
3 前 2 項の規定にかかわらず、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であるときには、第 4 条の規定により特定された利用目的の範囲を超えて特定個人情報等を取り扱うことができるものとする。
（特定個人情報ファイルの作成の制限）
第 11 条 この法人は、番号法第 19 条第 12 号から第 16 号までのいずれかに該当して特定個人情報を提供し、又はその提供を受けることができる場合を除き、個人番号関係事務を処理するために必要な範囲を超えて特定個人情報ファイルを作成しないものとする。
（安全管理措置）第 12 条 この法人は、特定個人情報等の利用に関し、第 26 条（委託先の監督）、第 27条（特定個人情報等の取扱状況の記録）、第 29 条（役職員の監督・教育）、第 30 条（特定個人情報等を取り扱う区域の管理）、第 31 条（機器及び電子媒体等の盗難等の防止）、第 32 条（電子媒体等の取扱いにおける漏えい等の防止）、及び第 34 条（技術的安全管理措置）に定める安全管理措置を講じるものとする。
第 4 章 特定個人情報等の保存（特定個人情報等の保管）
第 13 条 この法人は、番号法第 19 条各号に該当する場合を除くほか、特定個人情報等を保管しないものとする。
（データ内容の正確性の確保）
第 14 条

この法人は、第 4 条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲内において、特定個人情報等を正確かつ最新の内容に保つよう努めるものとする。
（安全管理措置）
第 15 条 この法人は、特定個人情報等の保存に関し、第 26 条（委託先の監督）、第27 条（特定個人情報等の取扱状況の記録）、第 29 条（役職員の監督・教育）、第 30条（特定個人情報等を取り扱う区域の管理）、第 31 条（機器及び電子媒体等の盗難等の防止）、第 32 条（電子媒体等の取扱いにおける漏えい等の防止）、及び第 34 条（技術的安全管理措置）に定める安全管理措置を講じるものとする。

第 5 章 特定個人情報等の提供（特定個人情報等の第三者提供）
第 16 条 この法人は、番号法第 19 条各号に該当する場合を除くほか、特定個人情報等を第三者に提供しないものとする。
（安全管理措置）第 17 条 この法人は、特定個人情報等の提供に関し、第 26 条（委託先の監督）、第 27条（特定個人情報等の取扱状況の記録）、第 29 条（役職員の監督・教育）、第 30 条（特定個人情報等を取り扱う区域の管理）、第 31 条（機器及び電子媒体等の盗難等の防止）、
第 32 条（電子媒体等の取扱いにおける漏えい等の防止）、及び第 34 条（技術的安全管理措置）に定める安全管理措置を講じるものとする。
第 6 章 特定個人情報等の削除・廃棄（特定個人情報等の削除・廃棄）
第 18 条 この法人は、個人番号関係事務を処理する必要がなくなった場合で、かつ、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除するものとする。ただし、その個人番号部分を復元不可能な程度にマスキング又は削除した場合には、保管を継続することができるものとする。
（特定個人情報等を誤って収集した場合の措置）
第 19 条 役職員は、誤って特定個人情報等の提供を受けた場合、自ら当該特定個人情報を削除又は廃棄してはならず、速やかに所属長又は第 21 条に定める事務取扱責任者に報告しなければならない。
2 この法人は、前項の報告を受けた際、第 33 条に従って、当該特定個人情報等をできるだけ速やかに削除又は廃棄するものとする。
（安全管理措置）第 20 条 この法人は、特定個人情報等の削除・廃棄に関し、第 26 条（委託先の監督）、第 27 条（特定個人情報等の取扱状況の記録）、第 29 条（役職員の監督・教育）、第 30条（特定個人情報等を取り扱う区域の管理）、第 32 条（電子媒体等の取扱いにおける漏えい等の防止）、第 33 条（個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄）、及び第 34条（技術的安全管理措置）に定める安全管理措置を講じるものとする。
第 7 章 組織及び体制（事務取扱責任者）
第 21 条 この法人は、別途定めるとおり、特定個人情報等を取り扱う事務の範囲を明確化し、明確化した事務において取り扱う特定個人情報等の範囲を明確にした上で、当該事務に従事する役職員（以下「事務取扱担当者」という。）を明確にするものとする。
2 この法人は、事務取扱担当者が複数いる場合、前項により定められた各事務における事務取扱責任者を明確にするものとする。
（事務取扱担当者の引継ぎ）
第 22 条 事務取扱担当者が変更となった場合、後任者に確実な引継ぎを行い、理事長がこれを確認する。

（苦情対応）
第 23 条 この法人は、特定個人情報等の取扱いに関する苦情（以下「苦情」という。）について必要な体制整備を行い、苦情があったときは、適切かつ迅速な対応に努めるものとする。
2. 苦情対応の責任者は、事務局長とするものとする。
（役職員の義務）第 24 条 この法人の役職員又は役職員であった者は、業務上知り得た特定個人情報等の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。
2.

特定個人情報等の漏えい、滅失若しくは毀損の発生又は兆候を把握した役職員は、その旨を理事長に報告するものとする。
第 8 章 安全管理措置
第 1 節 総則
（特定個人情報等の安全管理）
第 25 条 この法人は、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の特定個人情報等の安全管理のために、第 2 節ないし第 5 節に定める措置を講ずるものとする。
（委託先の監督）
第 26 条 この法人は、特定個人情報等の取扱いの全部又は一部をこの法人以外の者に委託するときは、委託先において番号法に基づきこの法人が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられているか否かについてあらかじめ確認した上で、原則として委託契約において、特定個人情報等の安全管理について受託者が講ずべき措置を明らかにし、受託者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。
2 この法人は、委託先が特定個人情報等の取扱いの全部又は一部を再委託した場合には、委託先が再委託先に対して必要かつ適切な監督を行っているかについて監督するものとする。
第 2 節 組織的安全管理措置（特定個人情報等の取扱状況の記録）
第 27 条 この法人は、［取扱状況管理簿］［業務日誌］を用いて、以下を記録し、保存する。
・特定個人情報等の入手日
・個人番号を記載した帳票等の作成日
・個人番号を記載した帳票等の本人への交付日
・個人番号を記載した帳票等の税務署その他の行政機関等への提出日
・特定個人情報等の廃棄日
なお、［取扱状況管理簿］［業務日誌］には特定個人情報等は記載しない。
（取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し）
第 28 条 理事長は、特定個人情報等の取扱状況を把握し、安全管理措置の評価、見直し及び改善に取り組むため、少なくとも毎年 1 回、取扱状況を点検し、安全管理措置を見直す。
第 3 節 人的安全管理措置（役職員の監督・教育）
第 29 条 この法人は、特定個人情報等の安全管理のために、事務取扱担当者に対する必要かつ適切な監督・教育を行うものとする。
第 4 節 物理的安全管理措置（特定個人情報等を取り扱う区域の管理）
第 30 条 この法人は、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域（以下「管理区域」という。
）及び特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域（以下「取扱区域」という。
）を明確にし、それぞれ以下のとおりの安全管理措置を講ずる。
1．管理区域・入退室管理及び管理区域へ持ち込む機器等の制限
2．取扱区域・壁又は間仕切り等の設置、及び事務取扱担当者以外の者の往来が少ない場所への座席配置や、後ろから覗き見される可能性が低い場所への座席配置等に努める。
（機器及び電子媒体等の盗難等の防止）

第 31 条 この法人は、管理区域及び取扱区域における特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、以下の安全管理措置を講ずる。
・特定個人情報等を取り扱う電子媒体又は書類等は、施錠できるキャビネット・書庫等に保管する。
・特定個人情報ファイルを取り扱う機器は、セキュリティワイヤー等により固定する。
（電子媒体等の取扱いにおける漏えい等の防止）
第 32 条 この法人は、特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等を管理区域又は取扱区域の外に持ち運ぶ場合、以下の措置を講じる。
・パスワードを設定する。ただし、行政機関等に法定調書等をデータで提出するに当たっては、行政機関等が指定する提出方法に従う。
・特定個人情報等が記載された書類等は、封筒に封入し鞄に入れて搬送する。
（個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄）
第 33 条 この法人又は委託先が特定個人情報等を削除又は廃棄した際には、理事長がこれを確認する。
第 5 節 技術的安全管理措置（技術的安全管理措置）
第 34 条 この法人は、特定個人情報等を取り扱う機器を特定し、その機器を取り扱う事務取扱担当者を限定する。
2. この法人は、特定個人情報等を取り扱う機器に標準装備されているユーザー制御機
能（ユーザーアカウント制御）により、情報システムを取り扱う事務取扱担当者を限定する。
3. この法人は、情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護するため、以下の措置を講じる。
・この法人の情報システムと外部ネットワークとの接続箇所に、ファイアウォール等を設置し、不正アクセスを遮断する。
・情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェア等（ウイルス対策ソフトウェア等）を導入する。
・機器やソフトウェア等に標準装備されている自動更新機能等の活用により、ソフトウェア等を最新状態とする。
・ログ等の分析を定期的に行い、不正アクセス等を検知する。
4. この法人は、特定個人情報等をインターネット等により外部に送信する場合、通信経路の暗号化を行うよう努める。
第 9 章 特定個人情報等の開示、訂正等、利用停止等（特定個人情報等の開示等）
第 35 条 この法人は、本人から、当該本人が識別される特定個人情報等に係る保有個人データについて、書面又は口頭により、その開示（当該本人が識別される特定個人情報等に係る保有個人データを保有していないときにその旨を知らせることを含む。
以下同じ。
）の申出があったときは、身分証明書等により本人であることを確認の上、開示をするものとする。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
(1)

本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場

合(2) この法人の事業の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合(3) 他の法令に違反することとなる場合
2 開示は、書面により行うものとする。ただし、開示の申出をした者の同意があるときは、書面以外の方法により開示をすることができる。
3 特定個人情報等に係る保有個人データの開示又は不開示の決定の通知は、本人に対し、書面により遅滞なく行うものとする。
（特定個人情報等の訂正等）
第 36 条 この法人は、本人から、当該本人が識別される特定個人情報等に係る保有個人データの内容が事実でないという理由によって当該特定個人情報等に係る保有個人データの内容の訂正、追加又は削除（以下「訂正等」という。
）を求められた場合には、その内容の訂正等に関して他の法令の規定により特別の手続が定められている場
合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該特定個人情報等に係る保有個人データの内容の訂正等を行うものとする。
2 この法人は、前項の規定に基づき求められた特定個人情報等に係る保有個人データの内容の訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨（訂正等を行ったときは、その内容を含む。）を通知するものとする。
3 この法人は、前項の通知を受けた者から、再度申出があったときは、前項と同様の処理を行うものとする。
4 この法人は、前第 2 項の規定により、本人から求められた措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、本人に対し、その理由を説明するよう努めるものとする。

（特定個人情報等の利用停止等）
第 37 条 この法人は、本人から、当該本人が識別される特定個人情報等に係る保有個人データが第 10 条の規定に違反して取り扱われているという理由又は第 6 条の規定に違反して取得されたものであるという理由によって、当該特定個人情報等に係る保有個人データの利用の停止又は消去（以下「利用停止等」という。）を求められた場合、又は第 16 条の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該特定個人情報等に係る保有個人データの第三者への提供の停止（以下「第三者提供の停止」という。
）を求められた場合で、その求めに理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該特定個人情報等に係る保有個人データの利用停止等又は第三者提供の停止を行うものとする。ただし、当該特定個人情報等に係る保有個人データの利用停止等又は第三者提供の停止に多額の費用を要する場合その他の利用停止等又は第三者提供の停止を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
2. この法人は、前項の規定に基づき求められた特定個人情報等に係る保有個人データについて、利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき、又は第三者提供の停止を行ったとき若しくは第三者提供の停止を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。
3. 前条第 3 項及び第 4 項は本条に準用する。
（改廃）第 38 条 この規程の改廃は、理事会の決議により行うものとする。
附 則
本規程は、2019 年 11 月 8 日から施行する。
本規程は、2020 年 12 月 1 日から施行する。

（別紙）
この法人は、以下のとおり、特定個人情報等を取り扱う事務の範囲、当該事務において取り扱う特定個人情報等の範囲及び当該事務に従事する役職員（事務取扱担当者）を定める。

１. 役職員、その扶養親族等及び第 3 号被保険者に関する事務
特定個人情報等を特定個人情報等の範囲取り扱う事務の範囲
源泉徴収票作成事務

事務取扱
担当者

役職員の氏名、住所及び個人番号、並び 事務局長にその扶養親族等の氏名及び個人番号

健康保険・厚生年金保険届出事務役職員の氏名、住所及び個人番号、並び 事務局長

健康保険・厚生年金保険申請・請求事 にその扶養親族等の氏名及び個人番号
務
雇用保険・労災保険届出事務役職員の氏名、住所及び個人番号

事務局長

雇用保険・労災保険申請・請求事務
雇用保険・労災保険証明書作成事務
上記各事務における特定個人情報等 役職員の氏名、住所及び個人番号、並び 事務局長
を取り扱う情報システムの保守に関 にその扶養親族等の氏名及び個人番号する事務
2. 不動産使用料、報酬等の支払先に関する事務
特定個人情報等を取り扱う事務の範囲

特定個人情報等の範囲

不動産取引に関する支払調書作成事 支払先の氏名、住所及び個人番号

事務取扱
担当者
事務局長

務
報酬、料金、契約金及び賞金に関する 支払先の氏名、住所及び個人番号

事務局長

支払調書作成事務
上記各事務における特定個人情報等 支払先の氏名、住所及び個人番号を取り扱う情報システムの保守に関する事務事務局長