調 査 内 容Ⅰ

調 査 地 栃木県宇都宮市（人口 515,141 人 面積 416.85 ㎢ R4.12.1 現在）

調査月日 令和５年１月１６日（月）調査事件

宇都宮市議会のＩＣＴ化推進に係る取組及び LINE WORKS の活用による効率化や情報伝達について⑴ 宇都宮市議会におけるＩＣＴ化推進の取組について
平成 27 年６月にタブレット端末利活用検討会が設置され、タブレッ
ト端末の利活用に関しての調査・検討が始まった。次の段階として、令和元年６月に「議会ＩＣＴ化検討会」が設置され、タブレット端末の利活用促進に関する検討を深めていった。さらに、令和２年３月に「議会ＩＣＴ推進プロジェクトチーム」を立ち上げ、ＩＣＴ推進ロードマップにおける推進項目の検討を重ねている。現在は、「タブレット端末の導入」「LINE WORKS（グループウェア）を活用した情報伝達」「SideBooksを使用した情報提供」「SideBooks を使用したペーパーレス会議の実施」などに取り組むほか、「オンライン委員会の実施」に向け、関係条例等を整備した。
⑵

概オンライン会議実施に向けた委員会条例及び会議規則の改正の経緯について
令和３年３月の議会制度検討会議において、災害に備えた取組のテーマの一つとして、地震・風水害の被災時や、感染症の拡大防止の観点から、同じ空間に参集することなくリアルタイムでの議論を可能とするオンライン会議について、早急に環境を整備していく必要があることから、オンライン委員会の開催に係る例規の改正を進めるよう議長に申し入れることについて、議会制度検討会議の会長から提案があった。これを機に、各会派代表者会議及び議会運営委員会で検討を重ね、同月の議会で委員会条例の一部改正が可決され、同年４月１日から施行された。

要⑶LINE WORKS 導入の経緯について
議員と事務局だけではなく、議員間での連絡・調整や情報共有を円滑に行うため、グループウェアの導入を検討し、複数のグループウェアを比較した結果、LINE WORKS の導入を決定した。決定後の令和２年 10 月に、まずは無料版を導入したが、データ容量の問題も生じたため、令和４年４月からは有料版に移行している。

⑷ LINE WORKS 導入のメリットや議員間の情報伝達の手法について① 導入のメリット
多くの方が使用している LINE に見た目や操作性が似ているため扱いやすく、導入して活用を始める際の抵抗も比較的少ない。また、マルチデバイスに対応しているため、個人のスマートフォンにインスト-1-ールすれば、貸与しているタブレットと併用して使用することができる。さらに、最初は容量が少ない無料版から始められるので、費用を負担することなく、まずは実験的な形で導入して検証することもできる。また、カレンダー機能や掲示板機能を活用して「会議の開催等の周知」「式典などの出欠確認」「アンケート調査」「災害発生時の安否確認、情報伝達及び情報共有」「オンライン会議実施時の会議参加ＵＲＬの送信」を行うことができる。
②

議員間の情報伝達の手法
委員会や会派、有志などでグループを作り、文書でのやり取りや、資料・写真などの必要な情報を記録したり共有したりすることができるほか、文書や資料の送信時は、アドレスや件名を入力することなく、関係者全員へ簡単に一斉連絡ができる。

⑸

議員の意識の醸成を図るための取組についてSideBooks を使用したペーパーレス会議を実施している中で、議員の一部からは紙資料が必要との声もあったが、まずはペーパーレス会議をやってみることで課題も見え、前進もできるだろうということで、令和４年 12 月定例会を完全ペーパーレスで試行した。タブレットの操作等については、全議員を対象に定期的に研修の場を持っている。また、使う頻度を高めることによりタブレットに慣れてもらうことも必要だという視点から、自己責任の下、個人が活用したいアプリなどをタブレット端末へインストールすることも認めており、活用の機会を増やしている。

⑹

タブレット端末の運用に係る執行部との連携やペーパーレス化の進捗について
令和４年４月から電子機器の持込制限を解除し、議員側に合わせる形で執行部もタブレット端末を導入し、オンライン出席が可能な状態としながら、令和４年 12 月定例会において、紙資料を配付せずペーパーレス会議を実施した。ペーパーレス化については、まずは行ってみて、後日、感想などを取りまとめ、課題等を抽出しながら更なる効果的な運用方法を検証することとしている。その中で、予算・決算に関係する資料は、紙の資料も併用させるべきなどの意見が出ているところである。

宇都宮市議会においては、岩沼市議会同様に SideBooks を使用している。年齢やスキルの違いもあり、操作に関しては躊躇することはあるが、まずはペーパーレス会議を試行してみることで課題を抽出し、改善を行い委員会の ながら前進しようという取組を行っていた。また、タブレットに慣れる意
ま と め 味も含めて、個人判断でアプリをダウンロードすることを可能としている
ことや、議会全体で LINE WORKS を取り入れていることも、ＩＣＴ化をより推進させている要因となっている。議会事務局としては、業務の効率化を図ることができ、議員間においても、委員会や会派、場合によっては事-2-

務局などとグループを作成し、情報発信や情報共有を図ることで、議会運営の効率化につながっていると感じた。併せて、災害発生時の安否確認や情報伝達、情報共有などにも役立つ仕組みを構築していた。
当市議会においては、タブレットはいまだ送られてきた資料を閲覧する使い方がメインとなっている。まずは個人の判断で、比較的多くの人が使い慣れている LINE などの身近なアプリをタブレット端末へ取り込めるルールづくりを進め、段階的に LINE WORKS などのグループウェアを取り入れるなどしてＩＣＴ化を推進していくことにより、これまで以上にタブレット端末の有効活用が図られるのではないかと考える。

Ⅱ調 査 地 茨城県取手市（人口 106,036 人

面積 69.94 ㎢

R4.12.1 現在）

調査月日 令和５年１月１７日（火）調査事件 取手市議会のＩＣＴ化推進に係る取組について⑴

概

取手市議会におけるＩＣＴ化推進に係るこれまでの取組について
取手市では、導入したタブレット端末を積極的に活用し、ＩＣＴ化の推進につなげている。タブレット端末の代表的な活用事例は、次のとおりである。
① 会議
各委員会での使用はもちろん、市長の提出予定議案の事前説明会やコロナ禍における市議会感染対策会議などに活用している。
② 現地視察担当課職員や議会事務局職員が予算（当初・補正）計上された公共施設の改修工事予定箇所などに赴き、タブレットの画面を通じて現地調査をするという取組をしている。また、行政視察も委員会の代表者だけが現地に出向き、ほかの委員はオンラインで行うという取組も始めている。
③ 広報・広聴
市民や市Ｐ連、医療従事者の皆様などとの意見交換会をオンラインで実施しているほか、市内中学校と議会とをオンラインで結び、中学生との対話などを行っている。
④ その他
タブレットを活用し、災害時を想定した安否確認などの訓練を実施したり、オンラインによる研修への参加、逆にオンラインによる視察の受入れ、完全ペーパーレス化を実施することなどで、ＩＣＴ化を推進、進化させてきている。

要⑵タブレット端末運用やＷｅｂ会議に係るルールづくりの経緯と、そのルールの概要についてタブレット端末の円滑な運用を図るべく、議会基本条例、委員会条例、会議規則の改正を行うほか、運用規程を定めている。委員会条例においては、会議の特例という項目を設け、「①災害の発生、感染症のまん延-3-等、やむを得ない理由により委員会を開会する場所へ招集することが困難であると認める場合」「②公務、疾病、介護、出産、配偶者の出産補
助、育児、忌引、災害その他やむを得ない理由により委員会を開会する場所へ参集が困難な委員からオンライン会議システムを活用した委員会の開会の求めがある場合」においては、オンライン会議を開くことができることとしている。
⑶

Ｗｅｂを活用した会議、研修等の手法及び実施状況について
これまで、公式の委員会は 50 回以上、非公式の会議等も 50 回以上オンラインによる会議の開催実績がある。研修の手法については、タブレット導入時の携帯電話会社主催によるものや SideBooks を開発した東京インタープレイ社によるもののほか、議会事務局職員によるフォローアップ研修を行っている。

⑷

ペーパーレス化の取組について
タブレット導入を決めた段階で紙との併用は１定例会のみと決めていたので、導入後２回目の議会からは議案書、予算・決算書、予算説明書、決算報告書など全て、紙による配付は廃止した。紙を希望する者は、個人で印刷するか、予算・決算書、予算説明書、決算報告書は市役所窓口で購入することができるので、個人で購入している。なお、議案購入に関する政務活動費の使用は認めないこととしているので、購入する場合は私費でということになっている。

⑸

タブレット端末の運用に係る執行部との連携等について令和２年度当初予算を要求する際に、執行部にも導入を投げかけたが、その時点では、庁議などの情報を外部サーバーに保存することに対して難色を示されたので、議会のみ先行して iPad を導入した。同年８月になると、部長職以上（一部課長職を含む）からも SideBooks を利用したいとの話があり、執行部は文書を作成する機会も多いことから、それまで使用していたノートパソコンの使用をやめ、Surface を導入した。その他の職員についても、議案書等を印刷・製本し、配付するのをやめ、庁内のイントラネットで閲覧することにした。

⑹

議員の意識の醸成を図るための取組について
取手市議会は元々「やってみよう」という精神を備えた議会であるという前提の下、上記⑴～⑸までの取組を進めながら意識を醸成してきた。
端末操作などにおいても、不明な点に関して分かったふりをせずに、恥ずかしがらずに質問を行い、それぞれが理解を深めながら前進している。
議会事務局職員も日々研鑽し、「分からないことは聞いてください」というスタンスで、議員との信頼関係を築いている。
-4-⑺

取手市議会における独自の幅広いタブレット活用について
一般的に議会のＩＣＴ化が進まない要因としては、デジタルに触れることへの抵抗などが挙げられるが、取手市議会では議案の閲覧だけにタブレットを用いるのではなく、⑴で掲げたような現地調査や意見交換会、オンライン研修への参加や受入れなど、オリジナリティあふれるタブレット端末の活用をしている。

取手市議会は、早稲田大学マニフェスト研究所の調査において、議会改革やデジタル化などの分野でも全国市議会のトップランナーと評されており、先進的な取組を進めている。
議会運営上でのペーパーレス化をはじめ、積極的に進めているＩＣＴ化推進の効果も如実に現れていると感じた。ペーパーレス化のメリットとしては、岩沼市議会と同じ SideBooks の導入により、年間で約 18 万枚の紙の削減や、議案書印刷・とじ込み作業、議場や会議室への配付時間など、事務局の事務の効率化にもつながっている。
また、取手市議会（事務局を含む）ではデモテック宣言を行い、早稲田大学、（一社）地域経営推進センター、東京インタープレイ株式会社と共に、「四者協定連携で未来に向かう」というキャッチフレーズの下、議会においてＩＣＴを公式導入する際の課題とその解決策を見いだし、他の地方公共団体でそのまま使用できるパッケージ化を確立していこうと奮闘されている。
なお、デモテックという言葉は Democracy（民主主義）と Technology（技術）を掛け合わせた造語であり、チャレンジする、未来に向かうという意味が込められており、取手市議会の強い姿勢を感じた。
委員会のさらに、取手市議会ではオンラインを活用した地元中学校とのコラボ事
ま と め 業も試行しており、生徒と議員で対話をしたり、SideBooks の表決システムを活用し模擬表決をしてもらうなどの取組を行っている。これらの取組
は、若年層の政治参画への意識付けや体験を通じての学びにもつながるという点においても、ツールを効果的に生かしているものと感じた。
ペーパーレス化推進に当たり欠かせないことは、会議をスムーズに進めるための努力はもちろん、新たなツールの導入も大切なことである。特に、会議においては議長や委員長は議案だけではなく、これまで紙で出力していた口述書などもペーパーレス化していくべきだと考えるが、議案書、口述書を１台の端末で扱う場合、操作の習熟度が低いと、議事運営に支障をきたすことも想定される。その対応策として、取手市議会ではノートパソコンやその他の端末の持込みも認めている。
また、取手市議会は無償版 LINE を使い、議会からの事務連絡や委員会の連絡調整などにも積極的活用を図っている。
岩沼市議会はタブレット導入から１年を経過したところなので、取手市議会の取組とは大きな開きがあるが、取手市議会が行っている無償版LINE の導入などは当市議会でもすぐに実現可能な取組だと思うし、複数の端末の持ち込みについても、これまでの会議の流れを損なわずにペーパーレス会議を行う上では不可欠なものであり、早々に検討を要するものだ-5-

と考える。
また、「議会とは住民あっての組織であり、オンラインを用いて住民をどのように議会に巻き込み、関心を向けさせるか」という取手市議会の考え方は、当市議会においても常に念頭に置かなければならない考え方だと思う。
当委員会は、残任期間は議員任期同様に１年を切り、令和３年 12 月議会でタブレット端末を導入した時点では、「１年後を目途にペーパーレス会議を実施しよう」ということを掲げてきたが、実現には至らなかった。
最先端を進む取手市議会の「やってみよう」という姿勢を大いに学び、次のステップに歩み出す時期を迎えているという認識を、一人ひとりの議員が再認識しなければならないと、強く感じている。

Ⅲ

調 査 地 神奈川県藤沢市（人口 443,770 人

面積 69.56 ㎢

R4.12.1 現在）

調査月日 令和５年１月１８日（水）調査事件 オンライン会議及びタブレット端末の活用について⑴

タブレット端末の運用やＷｅｂ会議を始めるに当たっての経緯やルール（規程等）づくりの手法について
環境負荷低減と効率的な議会運営の実現に向けて、議員へのタブレッ
ト端末の配備、会議システム導入、グループウェアの導入などを掲げた
議員が議長に就任したことが発端となり、議会改革検討会が平成 27 年６月に設置され、ワーキンググループとしてのＩＣＴ検討部会が設置された。「なんでも議会事務局に投げることはせず、議員主導で進める」という大前提の下、議会活動、政務活動、議員活動、さらには非常事態時に活用することにより、市民の利益につなげていこうという大きな目的を議員間で共有しながら進めてきた。

⑵
概

ペーパーレス化に向けての取組や進捗について
ＩＣＴに関する議員のリテラシーに個人差があるのは当然なので、全ての議員に理解があるわけではないというところからスタートした。平
成 27 年８月から平成 30 年４月まで、延べ 30 回にも及ぶ会議等を開催しながらタブレット端末導入に至った。その間、複数回の体験会や研修の実施、アンケート等による議員の意識調査、先行導入している県内の議会への視察などを行った。タブレット端末を導入し、完全ペーパーレス化に向けて、試行期間として操作に慣れるまで紙を併用したが、現在も各会派に最大２部まで紙資料の配付を行っており、職員の負担も増加している傾向にある。

要⑶オンライン会議の手法、会議の流れ、会議のルールについて
コロナ禍において会議に参集できないという喫緊の課題への対応として、会議の在り方の検討を開始し、大規模な災害等の発生により委員会への参集が困難であるなど、非常時においてオンライン委員会を開催-6-できるよう、委員会条例を改正するとともに、オンラインを利用した委員会開催要綱を整備した。なお、このオンラインによる委員会出席は、執行部職員も対象になっている。
藤沢市議会のオンライン委員会の開催形式としては、一部の人のみがオンライン機器を使用する「一部オンライン型」と全出席者がオンライン機器を使用する「全オンライン型」という２つのパターンがある。
手続としては、委員長がオンライン委員会の開催を決定し、委員に通知する。オンライン出席を希望する委員は、委員長に申請し、委員長がオンライン出席を許可するという流れになっている。
⑷

タブレット活用に係る執行部との連携について（本会議、各種委員会における議案や資料の見せ方など）
藤沢市議会では moreNOTE というペーパーレス会議システムを使用しており、そのシステムのファイル共有機能により、議会、執行部共に資料を閲覧している。また、執行部側もオンラインで委員会に参加できる仕組みを設けていることなどにより、議会との連携を図っている。
なお、執行部側の 33 台の端末の貸与対象者は部長級の職員となっていることから、タブレット端末を所持していない職員は紙の資料により会議に参加している。

⑸

庁内無線ＬＡＮの導入の経緯とその効果について（職員の働き方やＤＸの推進に何か変化や影響があったか）
藤沢市では平成 30 年４月に新庁舎が供用開始となったので、それに合わせて庁内の Wi-Fi などを整備した。
ＩＣＴの推進による議会事務局の負担軽減にいては、人的配置（職員数の増減）の変更は無いものの、職員の負担軽減の効果を検証すると、作業時間としては年間 70.5 時間、労務費に換算すると年間 331,068 円の削減が期待できる。
また、ペーパーレス化に伴い、これまで紙資料の作成に要した年間約22 万枚の紙（経費に換算すると 274 万円）の削減につながっており、印刷費用も年間約 43 万円圧縮している。このことは、CO２排出量の削減にも大きな効果が見込める。

⑹

議員の意識の醸成を図るための取組について
タブレットを活用していく中で常に検証や検討を行いながら課題解決を行うほか、定期的なオンラインの研修やＩＣＴに精通する議員が先頭に立って会派などで研修を行いながら、議員の意識の醸成を図っている。
また、他市議会同様にアプリのダウンロードに制限を設けていないことも、タブレット端末を普段使いできることから、意識の醸成につながっている。

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⑺

藤沢市議会における独自のタブレットの活用法について
文書共有システムについては、moreNOTE を導入している。選定理由としては、導入コストの低さを挙げていた。活用方法の一つとして、議場に設置してある大型モニターとタブレット端末を接続し、一般質問の際などで資料を映し出し、傍聴者を含む議場にいる者全員と情報共有を図りながら質問や説明をすることができる。

藤沢市議会では、２パターンのオンライン委員会をどのように開催しているのか、オンライン上ではどのような方法で採決しているのか、執行部はどのような形で説明をしているのかなど、映像を通じてつぶさに説明いただいたので、オンライン会議に対する理解を深めることができた。
また、要綱や留意事項をしっかりと定めているなど、オンライン会議を円滑に行うためのルールづくりが完成されていた。さらに、オンライン会議において、音声がしっかり聞き取れるようヘッドセットを議員に配付するなど、細かいところまで配慮されていた。
ペーパーレス化の取組状況としては、現在は各会派最大２部までの紙資料の配付を行っているということで、藤沢市議会としての課題も包み隠さず御教示いただいた。
藤沢市は平成 30 年４月に新庁舎を供用開始したことから、議場も最新の設備が整っており、タブレット端末と議場のモニターをリンクさせて映し出すことができるなど、ハード面におけるデジタル化も進んでいた。
委員会の岩沼市議会では、オンライン会議の入り口にも立っていない状況だが、ま と め
震災を経験した自治体として有事への備えは大切なことであるし、今般のコロナ禍のような新たな感染症への対策としても、藤沢市議会を参考としたオンライン会議実施に向けた制度設計を進めていかなければならないと感じた。
ペーパーレス化については、当市議会においても道半ばではあるが、議員同士のフォローアップ研修なども行いながら、無くすときには無くすという思い切ったスタンスで、今任期中に完全ペーパーレス化を実現しなければならないと改めて感じた。
ハード面に関しては、岩沼市の新庁舎建設はまだまだ時間がかかるとは思うが、藤沢市議会が掲げているようにＩＣＴの推進は市民の利益に資する取組であるということを我々議員も念頭に置き、来るべき新庁舎建設に向けて、議会の見せ方についても少しずつ研究していかなければならないと感じた。

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