小樽商工会議所 個人情報保護規程
第１章 総則第１条（目的）
この規程は、小樽商工会議所（以下「商工会議所」という。
）が有する個人情報、マイナンバー及び特定個人情報につき、「小樽商工会議所特定個人情報を含む個人情報保護方針」に基づく適正な保護を実現することを目的とする基本規程である。
第２条（定義）
本規程における用語の定義は、次の各号に定めるところによる。
（１）個人情報
生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む）（２）個人番号（マイナンバー）
行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下「マイナンバー法」という。
）第２条第５項が定める住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるもの（３）特定個人情報
マイナンバー（マイナンバーに対応し、当該マイナンバーに代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。
）をその内容に含む個人情報（４）個人情報ファイル
個人情報を含む情報の集合物であって、特定の個人情報について電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもののほか。特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして「個人情報の保護に関する法律施行令」で定めるもの（５）特定個人情報ファイル
マイナンバーをその内容に含む個人情報ファイル（６）個人番号関係事務
マイナンバー法第９条第３項の規定により個人番号利用事務（行政機関、地方公共団体、独立行政法人等その他の行政事務を処理する者が同条第１項又は第２項の規定によりその保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索し、および管理するために必要な限度でマイナンバーを利用して処理する事務）に関して行われる他人のマイナンバーを必要な限度で利用して行う事務（７）本人
個人情報、マイナンバーによって識別される特定の個人（８）従業者
商工会議所の組織内でその指揮監督を受け、個人情報の取扱いに従事する者（常勤役員、職員、嘱託職員、臨時職員等を含む）（９）個人情報保護コンプライアンス･プログラム
商工会議所が保有する個人情報を保護するための方針、諸規程を含む商工会議所内のしくみのすべて（10）個人情報保護管理者
専務理事が任命し、個人情報保護コンプライアンス･プログラムの実施及び運用に関する1

責任と権限を有する者（11）監査責任者
専務理事が任命した者であって、公平かつ客観的な立場にあり、監査の実施及び報告を行う責任と権限を有する者
第３条（適用範囲）
本規程は、前条７号に定める者に対して適用する。
２ 個人情報、特定個人情報を取扱う業務を外部に委託する場合も、この規程の趣旨に従って、個人情報、特定個人情報の適正な保護を図るものとする。

第２章 個人情報の取得
第４条（個人情報、特定個人情報の原則）
個人情報、特定個人情報の取得は、利用目的を明確に定め、その目的の達成のために必要な限度においてのみ行うものとする。
２ 個人情報、特定個人情報の取得は、適法かつ公正な方法により行うものとする。
３ マイナンバー法第１９条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人に対し特定個人情報の提供を求め、または他人の特定個人情報を取得若しくは収集しないものとする。
第５条（特定の機微な個人情報の取得の禁止）
次の各号に掲げる特定の機微な個人情報を取得してはならない。ただし、これらの収集、利用又は提供について、明示的な情報主体の同意、法令に特別の規定がある場合及び司法手続上必要不可欠である場合は、この限りでない。
（１）思想、信条及び宗教に関する事項（２）人種、民族、門地、本籍地（所在都道府県に関する情報を除く）、身体・精神障害、犯罪歴、その他社会的差別の原因となる事項（３）勤労者の団結権、団体交渉及びその他団体行動の行為に関する事項（４）集団示威行為への参加、請願権の行使、及びその他の政治的権利の行使に関する事項（５）保健医療及び性生活に関する事項
第６条（取得の手続き）業務において新たに個人情報、特定個人情報を取得する場合には、あらかじめ、個人情報保護管理者に利用目的及び実施方法を届け出、承認を得るものとする。
第７条（本人から直接に個人情報、特定個人情報を取得する場合の措置）
本人から直接に個人情報、特定個人情報を取得する場合は、本人に対して、次の各号に掲げる事項を書面又はこれに準ずる方法によって通知又は公表するものとする。
（１）個人情報保護管理者又はその代理人の氏名又は職名、所属及び連絡先（２）個人情報、特定個人情報の取得及び利用目的（３）個人情報、特定個人情報の提供を行うことが予定されている場合は、その目的、当該情報の受領者又は受領者の組織の種類、属性及び個人情報の取扱いに関する契約の有無（４）個人情報、特定個人情報を与えることは本人の任意であること（５）個人情報、特定個人情報の開示を求める権利、及び開示の結果、当該情報が誤っている場
合に訂正又は削除を要求する権利の存在、並びに当該権利を行使するための具体的な手続き

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第８条（本人以外から間接的に個人情報、特定個人情報を取得する場合の措置）
本人以外から間接に個人情報、特定個人情報を取得する場合は、前条第１号ないし第３号及び第５号に掲げる事項を書面又はこれに準ずる方法によって通知又は公表するものとする。ただし、次の各号に該当する場合は、この限りでない。
（１）前条第３号に掲げる事項を書面又はこれに準ずる方法によって通知した上、本人の同意を得ている者から取得する場合（２）個人情報、特定個人情報の取扱いを委託される場合（３）本人の保護に値する利益が侵害されるおそれのない場合第９条（本人確認）
本人またはその代理人からマイナンバーの提供を受けるときは、マイナンバー法第１６条の規定に従い、本人確認を行うものとする。

第３章 個人情報の移送･送信
第１０条（個人情報、特定個人情報の移送･送信の原則）
個人情報、特定個人情報の移送･送信は、具体的な権限を与えられた者のみが、外部流出の危険を防止するために必要かつ適切な方法により、業務の遂行上必要な限りにおいてなし得るものとする。

第４章 個人情報の利用
第１１条（個人情報、特定個人情報の利用の原則）
個人情報、特定個人情報は、利用目的の範囲内で、具体的な権限を与えられた者のみが、業務の遂行上必要な限りにおいて利用できるものとする。
第１２条（個人情報、特定個人情報の目的外の利用）
利用目的の範囲を超えて個人情報、特定個人情報を利用する場合は、第７条第１号ないし第３号及び第５号に掲げる事項を書面又はこれに準ずる方法によって本人に通知し、事前の本人の同意を得るものとする。
２ 利用目的の範囲を超えて個人情報、特定個人情報を利用するために本人の同意を求める場合は、個人情報保護管理者の承認を得るものとする。
第１３条（個人情報、特定個人情報の共同利用）
個人情報、特定個人情報を第三者との間で共同利用する場合は、個人情報保護管理者の承認を得るものとする。
第１４条（個人情報、特定個人情報の取扱いの委託）
個人情報、特定個人情報の取扱いを第三者に委託する場合は、「小樽商工会議所外部委託管理規程」に定める手続きに従う。
第１５条（特定個人情報ファイルの作成の原則）
マイナンバー法第１９条１１項から１４号までのいずれかに該当して特定個人情報を提供し、またはその提供を受けることができる場合を除き、個人番号関係事務を処理するために必要な範囲を超えて特定個人情報ファイルを作成しないものとする。
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第５章 個人情報の第三者提供
第１６条（個人情報、特定個人情報の第三者提供の原則）
個人情報、特定個人情報は、法令に定める場合を除き、事前に本人の同意を得ることなく、第三者に提供してはならない。
２ 個人情報、特定個人情報を第三者に提供する場合には、第７条第１号ないし第３号及び第５号に掲げる事項を書面又はこれに準ずる方法によって通知し、本人の同意を得るものとする。
３ 前項に基づき個人情報、特定個人情報を第三者に提供する場合は、個人情報保護管理者の承認を得るものとする。

第６章 個人情報の管理
第１７条（個人情報、特定個人情報の管理の原則）
個人情報、特定個人情報は、利用目的の達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の状態で管理するものとする。
第１８条（個人情報、特定個人情報の安全管理対策）
個人情報保護管理者は、個人情報、特定個人情報に関するリスク（個人情報、特定個人情報への不正アクセス、個人情報、特定個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏えいなど）に対して、必要かつ適切な安全管理対策を講じるものとする。

第７章 個人情報の開示･訂正・利用停止･消去
第１９条（自己情報、特定個人情報に関する権利）
本人から自己の情報について開示を求められた場合は、合理的な期間内にこれに応じるものとする。
２ 前項に基づく開示の結果、誤った情報があり、訂正又は削除を求められた場合は、原則として合理的な期間内にこれに応ずるとともに、訂正又は削除を行った場合は、可能な範囲内で当該個人情報の受領者に対して通知を行うものとする。
第２０条（自己情報、特定個人情報の利用又は提供の拒否）
本人から自己の情報について利用又は第三者の提供を拒否された場合は、これに応じなければならない。ただし、法令に基づく場合は、この限りでない。

第８章 個人情報、特定個人情報の消去・廃棄第２１条（消去･廃棄の手続き）
個人情報、特定個人情報の消去及び廃棄は、具体的な権限を与えられた者のみが、外部流出等の危険を防止するために必要かつ適切な方法により、業務の遂行上必要な限りにおいてなし得るものとする。

第９章 組織及び体制

4第２２条（個人情報保護管理者）
専務理事は、役職員の中から個人情報保護管理者を任命し、商工会議所内における個人情報、特定個人情報の管理業務を行わせるものとする。
２ 個人情報保護管理者は、専務理事の指示及び本規程に定めるところに基づき、個人情報保護に関する内部規程の整備、安全対策の実施、教育訓練等を推進するための個人情報保護コンプライアンス･プログラムを策定し、周知徹底の措置を実践する責任を負うものとする。
３ 個人情報保護管理者は、個人情報保護コンプライアンス･プログラムの策定及びその実施のために、補佐を行う者を任命できるものとする。
第２３条（教育）
個人情報保護管理者は、個人情報保護コンプライアンス･プログラムの重要性を理解させ、確実な実施を図るため、所要の教育計画及び教育資料に従い、継続かつ定期的に教育･訓練を行うものとする。
第２４条（作業責任者）
個人情報保護管理者は、個人情報、特定個人情報を取扱う作業が行われるに際し、当該作業に関する責任者を任命するものとする。
第２５条（監査）専務理事は、監査責任者を任命し、商工会議所内における個人情報、特定個人情報の管理が個人情報保護コンプライアンス･プログラムに従い適正に実施されているかにつき定期的に監査を行わせるものとする。
２ 監査責任者は、内部監査規程に従い、監査計画を作成し実施するものとする。
３ 監査責任者は、監査の結果につき監査報告書を作成し、専務理事に対して報告を行うものとする。
４ 専務理事は、商工会議所内における個人情報、特定個人情報の管理につき個人情報保護コンプライアンス･プログラムに違反する行為があった場合には、個人情報保護管理者及び関係者に対し、改善指示を行うものとする。
５ 前項に基づき改善指示を受けた者は、速やかに適正な改善措置を講じ、その内容を監査責任者に報告するものとする。
６ 監査責任者は、前項によりなされた改善措置を評価し、専務理事及び個人情報保護管理者に対して報告するものとする。
第２６条（報告義務及び罰則）
個人情報保護コンプライアンス･プログラムに違反する事実又は違反するおそれがあることを発見した者は、その旨を個人情報保護管理者に報告するものとする。
２ 個人情報保護管理者は、前項による報告の内容を調査し、違反の事実が判明した場合には、遅滞なく、専務理事に報告し、かつ、関係部門に適切な処置を行うよう指示するものとする。
３ 個人情報保護コンプライアンス･プログラムに違反した従業者は、就業規則の定めるところにより懲戒に処するものとする。
第２７条（苦情及び相談）
専務理事は、相談窓口を設置し、個人情報、特定個人情報及び個人情報保護コンプライアンス･プログラムに関して、本人からの苦情及び相談を受け付けて対応するものとする。

第１０章 雑則5第２８条（見直し）
専務理事は、監査報告書及びその他の事業環境などに照らして、適切な個人情報、特定個人情報の保護を維持するために、定期的に、本規程の改廃を含む個人情報保護コンプライアンス･プログラムの見直しを個人情報保護管理者に指示するものとする。
付則
付則

本規程は、平成２１年４月１日より適用する。
本改正規程は、平成２８年４月１日から適用する。

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