規程-01「個人情報保護方針」

個人情報保護方針
遠鉄アシスト株式会社（以下「弊社」といいます）は、弊社が保有する個人情報について、個人の人格尊重の理念のもとに慎重にとりあつかわれるべきものとし、その取扱いにおいては「個人情報の保護に関する法律」（個人情報保護法）及び関連する法令、ガイドライン等を遵守した業務運営に努め、以下の方針に従って個人情報保護に万全を尽くします。

１

個人情報の取得・利用
弊社は、個人情報を取得する際には、利用目的を公表または通知し（本方針による公表を含む）、また、直接ご本人様から契約書その他の書面（電磁的記録を含む）に記載された個人情報を取得する場合にはあらかじめ利用目的を明示し、適法かつ公正な手段によって取得いたします。
弊社は、利用目的の達成に必要な範囲内で、適正に個人情報を利用いたします。

２

個人情報の利用目的（１） お客様に関する個人情報
弊社が行う各事業の商品・情報・サービス提供のための郵便物発送、電話・電子メール・ショートメッセージの発信、アフターサービスおよびマーケティング活動など、各事業の目的達成に必要な範囲で利用します。(詳細は各事業別の利用目的を参照)・ビル管理、清掃事業

・マンション管理事業

・食品検査事業・スポーツクラブ事業

・指定管理事業（２） お取引様（法人のお客様の場合はその役職員の皆様）に関する個人情報
弊社の事業・サービスに関するお取引を履行し、管理するために利用します。
（３） 採用・募集活動応募者様に関する個人情報
応募者様への連絡・情報提供に利用するほか、取得した情報を分析し、採否の検討・決定に利用します。
（４） 従業員に関する個人情報
人事業務としての社員管理や連絡、グループの商品・サービスおよび福利厚生等の情報提供
ならびに個人を特定しない統計資料の作成に利用します。

３

安全管理措置に関する事項
弊社は、個人情報について、以下のとおり漏えい、滅失又は毀損の防止等、個人データの必要かつ適切な管理のための措置を講じます。また、個人データを取り扱う従業者や委託先（再委託先等を含みます）に対して、必要かつ適切な監督を行います。

（個人情報保護方針の策定）•個人情報の適正な取扱いを確保し、質問及び苦情処理の窓口をお知らせするため、本方針を定めています。
（個人データの取扱いに係る規律の整備）•取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規程を策定しています。
（組織的安全管理措置）•個人データの取扱いに関する管理者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、個人情報保護法や個人情報保護規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の管理者への報告連絡体制を整備しています。
•個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。
（人的安全管理措置）•個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
•個人情報についての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。
（物理的安全管理措置）•個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
• 個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。
（技術的安全管理措置）• アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
• 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
（外的環境の把握）
・弊社は、システム業務委託先子会社（遠鉄ベトナム有限会社）の所在地であるベトナムにおける個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施しています。

４

個人情報の第三者提供について
弊社は、以下のいずれかに該当する場合を除き、お預かりした個人情報を第三者に提供することはありません。なお、仮名加工情報は(２)(３)(７)の場合を除き第三者に提供することはありません。
（１）ご本人の同意をいただいた場合（２）利用目的の達成に必要な範囲内において外部委託した場合（３）法令に基づき提供を求められた場合

（４）人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合（５）公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合（６）国または地方公共団体などが法令の定める事務を実施するうえで、協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合（７）共同利用者（６．個人情報の共同利用を参照）の範囲に掲げる者に対して提供する場合

５

委託
弊社は、次の各事業において利用目的の達成に必要な範囲内において第三者に事務等の委託をすることがあります。この場合、弊社は個人情報保護法に従って、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。

・マンション管理事業
・スポーツクラブ事業

６

個人情報の共同利用
弊社は、お客様の個人情報を次のとおり共同利用させていただきます。
(1)共同して利用する個人情報の項目
お客様の氏名、住所、電話番号、性別、生年月日、メールアドレス(2)共同利用者の範囲
遠鉄グループ各社（海外法人を除く）(3)利用目的遠鉄グループとしての経営管理業務の遂行ならびにお客さまへの商品･サービス等のご案内・ご提供およびその判断のために共同利用いたします。
(4)共同利用する個人データの管理について責任を有する会社の名称・住所・代表者等
会社名 ： 遠州鉄道株式会社
住所： 〒432-8655

浜松市中央区旭町 12-1

遠鉄百貨店新館 事務所フロア 12 階

代表者 ： 取締役社長 丸山晃司
管理担当： 遠州鉄道個人情報保護事務局

７

Ｗｅｂサイトのおける個人情報の取得について（１）SSL による暗号化通信について
弊社 Web サイトは、必要に応じてお客様の個人情報を保護するために「SSL」により暗号化しています。 SSL による暗号化とは、お客様が Web サイトにアクセスし、お名前やメールアドレスなどの個人情報を入力した場合に、それらの情報が弊社サーバとの間で送受信される時に、お客様がお使いになっているブラウザによって自動的に暗号化され、万一データが第三者に傍受された場合でも、内容が読みとれないようにする技術です。
（SSL による暗号化通信のご利用にはSSL 対応ブラウザが必要となります。）SSL 対応ブラウザでも、設定により SSL が利用できない場合や、インターネットへの接続環境により SSL による暗号化通信ができない場合があります。
（２）アクセスログについてお客様が弊社 Web サイトにアクセスされますと、その情報をアクセスログという形で記録し一定期間保存しています。 アクセスログは、アクセスされた日時や IP アドレス、使用しているブラウザの種類などが含まれますが、個人を特定できる情報を含むものではありません。収集したアクセスログは、当 Web サイトの管理や利用傾向の分析の目的で利用いたします。
（３）Cookie 等に紐づけされた情報の取得・利用・提供
Cookie（クッキー）とは、ウェブサイトを閲覧した際の情報をユーザーが使用されたインターネット閲覧ソフト（ウェブブラウザ）に保存させる機能です。保存される情報には、ユーザーの氏名、住所、電話番号など個人を特定する情報は一切含まれません。また、ユーザーのデバイス（コンピューター又はモバイルデバイス等）へ悪影響を及ぼすことはありません。弊社ウェブサイトでは Cookie、またはそれに類似する技術（以下 Cookie 等という）を利用して収集した閲覧情報等を以下の目的のために利用することがあります。
・弊社ウェブサイトにおけるユーザーの利便性向上および品質維持・改善
・ターゲティング広告配信および広告活動

弊社は、Cookie 等に保存された情報を以下の広告配信サービス会社に提供し、広告配信のために利用することがあります。ユーザーは、広告・宣伝の配信を望まない場合、各広告配信サービス会社のサイトにアクセスし無効化の手続きをとることにより、広告・宣伝の配信を停止することができます。また、ユーザーは、ご自身でウェブブラウザの設定を変更することで、Cookie の受信を拒否することも可能です。ウェブブラウザの設定方法は各ソフト製造元へお問い合わせください。
・Google 【https://policies.google.com/technologies/ads?hl=ja】
・Yahoo! 【https://btoptout.yahoo.co.jp/optout/index.html】
・Facebook【https://www.facebook.com/legal/terms】
・LINE【https://optout.tr.line.me/】（４）他のサイトへのリンクについて
弊社当 Web サイトにはお客様の便宜をはかるため、第三者の Web サイトへのリンクがあります。 これら第三者の Web サイトで個人情報収集が行われます場合は、そのサイトの個人情報の取り扱いについての説明をご参照下さい。

８

仮名加工情報仮名加工情報の作成は行いません。

９

匿名加工情報
匿名加工情報の作成・第三者提供は行いません。

１０

保有個人データの開示等の請求
弊社は､本人またはその代理人から、当該保有個人データの開示のご請求があったときは、次の各号の場合を除き、遅滞なく回答します（仮名加工情報を除く）。なお、開示しない場合または当該保有個人データが存在しない場合にはその旨を回答します。
•

本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合•

弊社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合•

法令に違反することとなる場合

また、弊社は、本人またはその代理人から、当該保有個人データに関して、訂正･追加もしくは削除のご請求または利用の停止・消去もしくは第三者提供の停止のご請求があったときも、調査の上、法令に従って対応いたします。
なお、開示等のご請求に際してご提出いただく書面およびご請求の方法等については、コチラをご参照ください。

１１

個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善

弊社は、個人情報を適切に取り扱うために、個人情報保護マネジメントシステムを確立し、 定期的に見直し、継続的な改善を行ないます。

１２

個人情報保護管理者
弊社の個人情報保護管理者
遠鉄アシスト株式会社 総務課長

１３

ご質問及び苦情処理の窓口
弊社の個人情報保護方針を含む個人情報の取り扱いに関する質問または苦情につきましては、下記の窓口までお問い合わせください。
窓口： 遠鉄アシスト株式会社 総務部内 個人情報問合せ窓口

住所： 〒435-0046

浜松市中央区丸塚町 541 番地の 20

電話番号： 053-467-7000
受付時間： 月曜～金曜（祝日・年末年始は除く） 9 時～17 時
2013 年 12 月 1 日制定
2024 年 6 月 1 日改訂
遠鉄アシスト株式会社
浜松市中央区丸塚町 541 番地の 20
代表取締役 米田 典弘

【ビル管理、清掃事業】◆お客様に関する個人情報の利用目的
管理物件を利用するお客様やセキュリティエリアへ入退館される方から取得する個人情報の利用目的（１）管理物件におけるセキュリティエリアへの入退館管理業務（２）管理物件内の拾得物に関する管理業務

その他、業務運営において、管理を円滑に行うために委託元より個人情報を受け取る場合があります。
取得した個人情報は受託業務遂行範囲内で利用します。

【マンション管理事業】◆お客様に関する個人情報の利用目的
マンション入居者から取得する個人情報の利用目的（１）総会の通知（開催、決議事項等）（２）理事会の通知（開催、決議事項等）（３）管理組合の業務執行（４）その他理事会が必要とした業務

その他、業務運営において、管理を円滑に行うために委託元より個人情報を受け取る場合があります。
取得した個人情報は受託業務遂行範囲内で利用します。

◆委託
受託業務および入居者情報を管理するシステムの開発、メンテナンスのために、取得した個人情報を含むデータを第三者に提供し業務を委託することがあります。

【指定管理事業】◆お客様に関する個人情報の利用目的（１）施設利用者の予約・利用対応業務（２）施設内拾得物に関する管理業務（３）施設で開催するイベントの予約受付および関連する連絡（４）施設利用・イベント終了後のアンケート等の資料送付

業務運営において、管理を円滑に行うために委託元より個人情報を受け取る場合があります。
取得した個人情報は受託業務遂行範囲内で利用します。

【食品検査事業】◆お客様に関する個人情報の利用目的（１）各種検査の検査結果管理（２）各種検査の検査結果報告

業務運営を円滑に行うために、委託元より検査リストとして個人情報を受け取る場合があります。取得した個人情報は、検査実施時のデータ管理および委託元への検査結果報告のために利用します。

【スポーツクラブ事業】◆お客様に関する個人情報の利用目的（１）スポーツクラブ・学童保育の会員名簿作成と管理（２）各スポーツ教室の運営管理（３）エスポの活動案内の送付および通知（４）法人会員利用者の管理（５）その他、運営・活動に必要とされる事項◆委託
会員管理システムの開発およびメンテナンスのために、取得した個人情報を含むデータを第三者に提供し業務を委託することがあります。