個 人 情 報 取 扱 規 程

第１章 総則（目的）
第１条 この規程は、公益財団法人交通遺児等育成基金（以下「基金」という。
）における個人情報の適法かつ適正な取扱いの確保に関する基本的事項を定めることにより、個人の権利・利益を保護することを目的とする。
（定義）
第２条 この規程における用語の定義は、次の各号に定めるところによる。
（１）個人情報
生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述又は個人別に付された番号、記号その他の符号により当該個人を識別できるもの（当該情報のみでは識別できないが、他の情報と容易に照合することができ、それにより当該個人を識別できることとなるものを含む。）をいう。
（２）個人情報データベース
特定の個人情報をコンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成した個人情報を含む情報の集合物、又はコンピュータを用いていない場合であっても、紙媒体で処理した個人情報を一定の規則にしたがって整理又は分類し、特定の個人情報を容易に検索することができる状態においているものをいう。
（３）個人データ
個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
（４）保有個人データ
基金が開示、訂正、追加、削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの、又は違法若しくは不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの以外をいう。
（５）本人
個人情報によって識別される特定の個人をいう。
（６）役職員基金に所属するすべての理事、監事、評議員及び職員をいう。
（７）利用目的一連の個人情報の取扱いにより達成しようとする目的をいう。
（８）個人情報の取扱い

個人情報の取得、整理、分類、照合、処理、複製、委託、第三者提供、共同利用その他一切の利用、保有及び個人情報の廃棄、消去、破壊をいう。
（９）本人の同意
本人の個人情報が、基金によって示された取扱い方法で取り扱われることを承諾する旨の当該本人の意思表示をいう。具体的には本人による署名・捺印、同意する旨のメールの受信、同意する旨の確認欄へのチェック、同意する旨のボタンのクリック、音声入力やタッチパネルによる承諾を得ること等が挙げられる。
（１０）明示本人に対し明確に示すことをいい、本人の同意は要しない。本人に提示した契約
書約款・アンケート用紙、または本人が閲覧できる掲示物・冊子等に明記すること、情報ネットワーク上においてはホームページ若しくは本人の端末装置上に表示すること等をいう。
（１１）通知直接知らしめることをいう。具体的には、面談、電話にて口頭で説明すること、電子メール、ファックスにて送信すること、文書を郵便で送付することなどが挙げられる。
（１２）公表広く一般に自己の意思を知らしめること（不特定多数の人々が知ることができるように発表すること）をいう。具体的には、ホームページへの掲載をすること、事務所等に掲示あるいは備え付けること、パンフレット等に掲載すること、新聞・雑誌等に掲載すること等が挙げられる。
（１３）本人が容易に知り得る状態
本人が知ろうとすれば、時間的にも、その手段においても、容易に知ることができる状態に置くことをいう。具体的には、ホームページへの掲載をすること、事務所等に掲示あるいは備え付けすること、新聞・雑誌等に掲載すること等による公表が継続的に行われていること、当該事項を知るための方法をあらかじめ通知しておくこと等が挙げられる。
（１４）本人が知り得る状態問合せ窓口を設けるなど、本人の求めに応じて遅滞なく回答を行うこと等、本人が知ろうとすれば、知ることができる状態に置くことをいう。
（適用）
第３条 この規程は、全ての役職員に適用する。
２

この規程は、基金が現に保有している個人情報（その取扱いを委託されている個人情報を含む。）、及びその取扱いを委託している個人情報を対象とする。

（責務）
第４条

基金は、個人情報保護に関する法令等を遵守するとともに、実施するあらゆる事業を通じて個人情報の保護に努めるものとする。
（利用目的の特定）
第５条

個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的（以下「利用目的」という。）をできる限り特定するものとする。
２

利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲で行うものとする。

３

利用目的を変更した場合は、変更した利用目的について、本人に通知し、又は公表するものとする。

第２章 個人情報の取得（適正な取得）第６条 個人情報は、偽りその他不正の手段により取得してはならない。
（特定の個人情報の取得の禁止）
第７条

原則として、下記各号に示す内容を含む個人情報は、これを取得し、または第三者に提供してはならない。但し、業務上必要であり、かつ、本人に対し当該情報の利用目的及びその必要性等について適切な情報を明示した上で明確に本人の同意を得た場合、または法令に特別の規定がある場合、あるいは司法手続上必要不可欠な場合はこの限りでない。
（１）思想、信条及び信教に関する事項（２）人種、民族、家柄、本籍地、身体･精神障害、犯罪歴その他社会的差別の原因となる事項（３）勤労者の団結権の行使、団体交渉及びその他団体行動に関する事項（４）集団示威行為（デモ等）への参加、国または地方公共団体に対する請願権の行使及びその他の政治的権利の行使に関する事項（５）保健医療に関する事項（６）その他個人情報保護管理者の定める事項（本人から直接個人情報を取得する際の措置）
第８条

申込書・アンケート・契約書等、書面（電子メール、自社ホームページへの記入等電磁的方法も含む）により本人から直接個人情報を取得する場合は、本人に対してあらかじめ利用目的を明示しなければならない。但し、下記各号に該当する場合はこの限りでない。
（１）人の生命、身体または財産その他の権利利益を保護するため必要な場合（２）基金の権利または正当な利益を害するおそれがある場合（３）国または地方公共団体の法令に定める事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場
合（４）取得の状況に照らし、利用目的が明らかであると認められる場合（間接的に個人情報を取得する際の措置）
第９条

本人以外の第三者から個人情報を取得する場合は、当該個人情報が当該第三者において適法、適正に取得されたものでなければならず、かつ、当該第三者において、基金への個人情報の提供につき、適法な措置が講じられていなければならない。

第３章 個人情報の管理（個人データの適正管理）
第１０条

基金は、利用目的の達成に必要な範囲内で、常に個人データを正確かつ最新の状態に保つものとする。
２

個人データの漏えい、滅失、き損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずるものとする。

３

個人データの安全管理のために、個人データを取り扱う職員に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。

４

利用目的に関し保存する必要がなくなった個人データを、確実、かつ速やかに破棄又は削除するものとする。

５

個人情報の取扱いの全部又は一部を基金以外の者に委託するときは、原則として委託契約において、個人データの安全管理について受託者が講ずべき措置を明らかにし、受託者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。
（第三者提供の制限）

第１１条

基金は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供しないものとする。
（１）法令に基づく場合（２）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき（３）公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき（４）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
２

次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。

（１）基金が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合（２）合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合（３）個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称についてあらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき
３

基金は、前項第３号に規定する利用する者の利用目的又は個人データの管理について本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くものとする。

第４章 開示、訂正・追加・削除・利用停止
（開示等）
第１２条

基金は、本人から、当該本人に係る保有個人データについて、書面又は口頭により、その開示（当該本人が識別される個人情報を保有していないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。）の申し出があったときは、身分証明書等により本人であることを確認の上、開示をするものとする。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
（１）本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合（２）基金の事業の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合（３）他の法令に違反することとなる場合
２

開示は、書面により行うものとする。ただし、開示の申出をした者の同意があるときは、書面以外の方法により開示をすることができる。

３

保有個人データの開示又は不開示の決定の通知は、本人に対し書面により遅滞なく行うものとする。
（訂正、追加、削除、利用停止等）

第１３条

基金は、保有個人データの開示を受けた者から、書面又は口頭により、開示に係る個人データの訂正、追加、削除又は利用停止の申出があったときは、利用目的の達成に必要な範囲内において遅滞なく調査を行い、その結果を申出をした者に対し、書面により通知するものとする。
２

基金は、前項の通知を受けた者から、再度申出があったときは、前項と同様の処理を行うものとする。
第５章 組織及び体制（個人情報保護管理者）

第１４条

基金は、個人情報の適正管理のため個人情報保護管理者を定め、基金における個人情報の適正管理に必要な措置を行わせるものとする。
２

個人情報保護管理者は、事務局長とする。

３

個人情報保護管理者は、会長の指示及び本規程の定めに基づき、適正管理対策の実施、職員に対する教育・事業訓練等を行う責任を負うものとする。

４

個人情報保護管理者は、適正管理に必要な措置について定期的に評価を行い、見直し又は改善を行うものとする。

５

個人情報保護管理者は、個人情報の適正管理に必要な措置の一部を職員に委任することができる。
（苦情対応）

第１５条 基金は、個人情報の取扱いに関する苦情（以下「苦情」という。
）について必要な体制整備を行い、苦情があったときは、適切かつ迅速な対応に努めるものとする。
２

苦情対応の責任者は、事務局次長とするものとする。

３

苦情対応の責任者は、苦情対応の業務を職員に委任することができる。その場合は、あらかじめ職員を指定し、その業務の内容を明確にしておくものとする。
（職員の義務）

第１６条

基金の職員又は職員であった者は、業務上知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。
２

本規程に違反する事実又は違反するおそれがあることを発見した職員は、その旨を個人情報保護管理者に報告するものとする。

３

個人情報保護管理者は、前項による報告の内容を調査し、違反の事実が判明した場合には遅滞なく会長に報告するとともに、関係部門に適切な措置をとるよう指示するものとする。
附則 （平成２３年１０月２４日基金総第６３１号）

この規程は、平成２３年１１月１日から施行する。

附則 （平成２５年５月２８日基金総第１０４２号）

この規程は、平成２５年５月２８日から施行する。