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大学共同利用機関法人
情報・システム研究機構

JROIS2 スタッフ向けマニュアル
スタッフ登録P2

テストユーザー登録

P3

募集要領・申請書の準備
公募登録

P4

ログイン

P5

公募登録(公募編集・複製)

P6-9

申請確認

P10

公募種別変更P11

申請状況確認P12

査読・審査支援P13-14

審査結果通知P15

状況(ステータス)一括変更

P16

配分経費／課題番号の一括登録機能

P17

報告書受付

P18

その他

事務局からのお知らせ機能

P19

参考情報

管理者編集機能

P20

準備

申請受付

申請締切後処理

報告書受付

改訂履歴

p21

第3版
作成日：2024年2月16日

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準備
スタッフ登録各部局の事務担当者は、JROIS2システム管理者 (staff_rois[at]jrois2.rois.ac.jp)に、 下記の各事務部門の問合せメールの転送先メールアドレスを通知します。アドレスは複数でも、MLでも差し支えございません。
通知に従い、システム管理者は転送設定をします。
転送設定が完了すると、利用者（ユーザー）から申請書が提出された旨、報告書が提出された旨のシステ
ムからの自動送信メール、ユーザからの申請に関する問い合わせメールが寄せられます。

利用者「申請書提出」（or「報告書提出」）

利用者（問合せ等）

JROIS2

事各事務部門問合せ先
staff_xxxx[at]jrois2.rois.ac.jp

転送

転送先メールアドレス
事務部門MLor
事務担当者個人アドレス

利用者
メールアドレス
情報・システム研究機構に所属する研究所・施設の事務部門問合せ先メールアドレスは以下のとおりです。
このメールアドレスは、JROIS2のログインアカウント名（スタッフ権限）にもなっております。JROIS2システム
管理者は、スタッフ権限でログインするためのパスワードを、各事務担当部門問合せ先へ通知します。
パスワードがわからない場合には、システム管理者連絡先(staff_rois[at]jrois2.rois.ac.jp)へご連絡ください。
事務担当部門
統数研事務担当

権限
スタッフ

問合せ先
staff_ism[at]jrois2.rois.ac.jp

遺伝研事務担当

staff_nig[at]jrois2.rois.ac.jp

極地研事務担当

staff_nipr[at]jrois2.rois.ac.jp

情報研事務担当

staff_nii[at]jrois2.rois.ac.jp

DS施設事務担当

staff_ds[at]jrois2.rois.ac.jp

戦略企画本部事務担当

staff_sp[at]jrois2.rois.ac.jp※上記の [at] を @ に置き換えてください3

準備
テストユーザー登録
各部局の事務担当者はJROIS2システム管理者に、 ユーザ権限でテストをする方のメールアドレスを通知します。アドレスは複数でも、MLでも差し支えございません。
通知に従い、システム管理者は下記の各機関のテストユーザー宛てのメールを、お知らせいただいたメールアドレスへの転送するよう設定をします。
転送設定が完了すると、 申請／報告書が提出された場合やパスワード更新した場合にメールが届きます。
情報・システム研究機構の研究所・施設のテストユーザー用メールアドレスは以下のとおりです。
このメールアドレスは、JROIS2のログインアカウント名にもなっております。JROIS2のシステム管理者は、ユーザ権限でログインするためのパスワードをテストユーザーアドレスに通知します。
これにより、ユーザとしてログイン、パスワードの再設定、ユーザ情報の書き換え、ユーザとしての申請手順をテストすることができます。

利用者：テストユーザー
user_xxxx[at]jrois2.rois.ac.jp「申請書提出」（or「報告書提出」）※テスト 動作確認

JROIS2

事各事務部門問合せ先
staff_xxxx[at]jrois2.rois.ac.jp

利用者：テストユーザー
user_xxxx[at]jrois2.rois.ac.jp

アカウント付与先
テストユーザー(統数研)

権限
ユーザー

転送

転送

転送先メールアドレス
事務部門ML or
事務担当者個人アドレス
ユーザ権限でテストする方のメールアドレス
事務部門ML or事務担当者個人アドレス

問合せ先
user_ism[at]jrois2.rois.ac.jp

テストユーザー(遺伝研)

user_nig[at]jrois2.rois.ac.jp

テストユーザー(極地研)user_nipr[at]jrois2.rois.ac.jp

テストユーザー(情報研)

user_nii[at]jrois2.rois.ac.jp

テストユーザー(DS施設)

user_ds[at]jrois2.rois.ac.jp

テストユーザー(本部戦略企)

user_sp[at]jrois2.rois.ac.jp※上記の [at] を @ に置き換えてください4

準備
募集要領・申請書の準備
各機関のWebページ上で、公募の告知と、申請用紙のテンプレート(申請書ファイル pdf,excel,word）、JROIS2ログイン用URL https://jrois2.rois.ac.jp への リンクを用意して頂きます。
利用者は申請用紙のテンプレートに記入し、申請編集画面でその「申請書」ファイルをアップロードします。

公募登録
公募登録は以下の流れで実施してください。
• 初回公募登録時はシステム管理者がサンプル公募を用意します。
• 準備(6～8ページ)を参照して、サンプル公募を編集してください。
※プレビュー機能(8ページ)で公募設定内容を確認できます。
• その後は、公募複製機能(9ページ)により、新規公募を登録してください。

5

準備
ログインhttps://jrois2.rois.ac.jp へのアクセス
TOPページ
推奨ブラウザ （最新版）<Windows>
Google Chrome
Microsoft Edge
<Mac OS>
Safari

どちらかをクリックし、次の画面で事務部門のメールアドレス（スタッフ権限アカウント）でログインしてください

ログイン直後は、最新年度の公募一覧ページに誘導されます。
・画面上方:自部門のお知らせが掲載されます。
・画面下方:自部門の公募一覧（最新年度）※最新年度以外の公募を表示させるためには、該当年度をクリックしてください。
各機関の事務部門からのお知らせを掲載できます（方法は19ページ参照）。

[編集]より、公募編集画面に遷移します。遷移後（次ページ画面）公募に関する情報を確認・編集することができます。

登録した公募が表示されることを確認してください。

6

準備
公募登録（公募編集１ 基本情報）
各種設定項目を確認し、必要に応じて編集してください。
「更新」後に遷移した画面で「公募リストに戻る」をクリックしてください。
公募一覧に表示する際の「表示順」※昇順でソートされます。

申請編集画面の「申請書提出欄」に記載する注記事項※ 「申請書提出欄」という文字の直下に表示
申請書提出前の確認事項※申請書「提出」ボタンの右側に表示「報告書提出欄」に記載する注記事項※ 「報告書提出欄」という文字の直下に表示
報告書提出前の確認事項※報告書「提出」ボタンの右側に表示

公募開始日時、公募締切日時、報告書受付開始、報告書締切日時※公募締切日については平日 9：00～17：00に設定することを推奨します。

報告書締切機能「無効」設定にした場合、締切日を超過しても報告書を提出できます。

公募締切日時以降の提出について公募締切日時以降は申請書は「提出」できなくなります。
申請者が申請書提出のために申請編集画面を開いている間に締切日が到来して提出した場合は、「締切超過」のステータスに自動的に変更になり、提出できなくなります。
報告書受付開始について報告書受付開始日時以降でないと報告書を「提出」できません。
特に制限を設けない場合は、公募開始日と同じ日時を設定してください。
※報告書の受付期間は申請編集画面の「報告書提出欄」に表示されます。
スペースの都合上、「報告書受付開始」は公募一覧に表示されません。
報告書締切日時以降の提出について報告書締切日時以降に「提出」可とする場合は、報告書締切機能を「無効」にしてください。
報告書締切機能有効を「有効」にした場合には、締切日時以降は提出できなくなります。また、申請者が報告書提出のために申請編集画面を開いている間に締切日が到来して提出した場合は、「報告書締切超過」のステータスに自動的に変更になり、提出できなくなります。
その他の設定について
 公募案内URL：URLを記入した場合、公募一覧の各機関アイコンにリンクが張られます。(※公募期間中のみ)
 公募公開／非公開：「非公開」に設定するとユーザーの公募一覧には表示されなくなります。
※事務側はグレーアウト表示となります。
 英語可/不可：不可を選択すると、TOP画面でStart(English)を選択した場合には公募は非表示になります。
 集会フラグ ：集会/ 非集会※「集会」にした場合でも、「申請旅費」以外の経費を有効にできるようになりました。
また、 「集会」の場合でも、「新規継続」を有効にできるようになりました。(2024/02/13以降)
 査読文書キー利用：可を選択すると査読用URLを利用できます。
※査読文書キー：各審査委員が査読資料(申請ファイル1)をダウンロードするための暗号化されたURL7

準備
公募登録（公募編集２ 添付ファイル情報）
各種設定項目を確認し、必要に応じて編集してください。
「更新」後に遷移した画面で「公募リストに戻る」をクリックしてください。
添付ファイル拡張子設定

申請編集画面の添付ファイル項目名(ラベル)（和/英)

申請書提出欄

報告書提出欄¥

事務局使用欄

申請画面で、申請書、報告書、事務局で各々3つファイルを添付することができます。
それぞれのファイル拡張子（pdf, xlsx, docx, zip）を選択してください。
申請書、報告書の1個目のファイル、及び事務局ファイル1,2,3は添付“なし” (---)を選択できませんが、２個目、３個目のファイルは添付“なし”を選択することもできます。
※(---)を選択した場合、申請編集画面には表示されなくなります。
申請ファイル項目名(ラベル) 例：1つ目“申請書”、2つ目“承諾書”など(申請書1,2,3、報告書1,2,3、事務局1,2,3の固定表示ではなく、任意の項目名に変更可能）8

準備
公募登録（公募編集３ 申請項目 有効・無効・非表示）
有効(表示)、無効(非入力※マスク)、非表示から選択してください。

(必須)の項目は、「有効」設定の場合のみ必須項目です。
必須でない場合は「非表示」を選択してください。
(2023年8月28日以降）
集会フラグを「非集会」に設定すると「集会開始日、集会終了日、集会場所」の設定項目は非表示となり、申請編集画面にも表示されません。
申請研究費(総額)と配分研究費(総額)は、旅費、旅費以外の数値からは自動計算されません。
※旅費と旅費以外を分離せずに配分する場合等に利用することを想定しています。

文部科学省研究活動等調査回答用の人
数記入項目は、各項目を個別に、有効(表示)/無効(非入力)/非表示設定する以外に、「活動状況調査欄一括設定」で一括設定できます(「有効」又は「非表示」から選択)。

機構本部以外の機関は「非表示」にしてください。

「プレビュー」ボタンをクリックすると申請編集画面のプレビューが表示されます。(同時に設定も自動保存されます。)
プレビューを確認して問題なければ「プレビューを閉じる」ボタンで閉じてください。

「活動状況調査欄一括設定」が有効（表示あり）の申請編集画面「文部科学省研究活動等調査回※人数記入欄は報告書提出時の記入する項目となっているため、下記画面のような申請時 答用（内訳は研究終了時点）」はマスクされて非入力になっています。の文言について公募編集画面の「活動状況調査欄一括設定」を「非表示」選択した場合に、この文言が非表示になります。
個別にすべての人数入力欄を「非表示」選択にした場合には、この文言は表示されます。

「活動状況調査人数記入欄」

公募編集で設定した報告書受付期間が表示されます。

9

準備
公募登録（公募複製）
公募一覧にて、複製したい公募の「複製」ボタンをクリックしてください。

公募複製にて、年度、公募番号、表示順、公募情報等を変更して「保存」クリックしてください。
（前年度と同じ内容で新年度の公募を作成したい場合は”年度”だけ変更してください。）
なお、公募複製時にはプレビューができませんので、複製後に公募編集にてプレビューしてください。

「公募番号」は公募編集では変更することができません。
申請が紐付けされた後に公募番号を変更するのは困難ですので、もし変更が必要な場合はシステム管理者までご相談ください。

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申請受付
申請確認
公募受付が始まると、公募一覧画面から申請が行われます。
申請一覧画面では、自機関の申請一覧が表示されるので、申請状況をモニタします。
締切超過になっているもの、添付書類の有無等を確認します。
「申請ID」をクリックすると、申請内容を確認できます。
必要に応じて、状況フィルターや公募種別フィルター(★)をご活用ください。

水色の項目をクリックするとソートされます
昇順/降順 をトグルで入替(クリックするごとに変わります)

★

申請ID

状況(ステータス)

水色：添付ファイル有

申請「状況」には次の種類が用意されています。締切超過以降は、申請者は申請情報を変更できなくなります。
状況 (ステータス）

Status

備考

仮申請

Tentative

申請一覧で、ユーザにのみ表示。スタッフ権限アカウントでログインしている場合には非表示。
※最終更新日より、3か月経過すると自動削除されます。

申請書差戻Remand

締切超過以降に差戻しの場合、申請者側で編集可能。

申請書一時保存

Saved

締切超過

Expired

申請書提出済Submit

受付完了

Receive

採択

Accept

不採択

Reject

報告書書一時保存

Saved report

報告書締切超過 ※Expired report

報告書提出済Submit report

報告書差戻Remand report

報告書未提出 ※No report submitted

中止

Abort

完了

Complete

廃棄 ※Disposal※ 追加ステータス(第2版)

締切超過以降は、申請者は申請情報を変更できない。
但し、「申請書差戻」状態を除く。

報告書は「採択」後に提出可能となる。

報告書締切機能を有効にした場合のみ。

申請者には非表示。申請削除(完全消去)前に利用。
※最終更新日より、3か月経過すると自動削除されます。

11

申請受付
公募種別変更申請一覧にて、変更したい申請の「公募種別」をクリックしてください。

公募番号変更にて、変更したい公募種別を選択して「変更」をクリックしてください。
変更完了すると、公募一覧に戻りますので、変更されていることを確認してください。

12

申請締切後処理
申請状況確認
公募受付が締め切られると、公募一覧の応募ボタンが無効になり、新たな申請ができなくなります。 また、申請編集画面を開いている状態かつ締切日時以降に「提出」ボタンをクリックした場合は、強制的に「締切超過」になり、申請者は編集ができなくなります。
問題のある申請については、申請IDボタンで申請を選択して、申請状況を「申請書差戻」に変更し(①)、「保存」を実行します(②)。「申請書差戻」の申請は締切日以降も提出できます。
※注意 申請書提出欄（エリア）に関する修正・保存は、エリア内の保存（「一時保存」（③）
のみが有効です。事務局使用欄で「保存」しても修正されません(2023年2月15日以降変更)。
報告書提出欄（エリア）についても同様です。

申請書提出欄「継続新規」で新規を選択した場合でも、継続課題番号、開始年度、終了年度は入力可能となりました。
（2024/02/13以降）③
報告書提出欄

ファイル状態更新ボタン※添付ファイル状態が更新されていない場合にクリック
申請を削除する場合にクリック①

事務局使用欄②
諸事情で申請を削除する場合（同一内容の申請が2件提出されている場合等）は、「申請削除」ボタンより削除できます。
※データベースからも削除されるため、簡単には復元できません。
「申請削除」は慎重に実施し、必要に応じて「廃棄」ステータスをご活用ください。

13

申請締切後処理
査読・審査支援（申請一覧CSV、書類、emailリスト）• 公募年度、公募種別、状態(ステータス)別に出力対象を絞り込み、申請一覧を、「申請一覧CSVダウンロード」から出力することができます（①）。
• 公募年度、公募種別、書類別に出力対象を絞り込み、申請書類を、「書類zipダウンロード」から出力することができます（②）。
• 公募年度、公募種別、状態(ステータス)別に出力対象を絞り込み、申請者のメールアドレスリストを、「ステータス別emailリスト」から出力することができます（③）。
• 公募年度別に「公募設定リスト」を出力することができます（④）。
※Excel(Version2021)の「データ」タブの「テキストまたはCSVから」よりダウンロードしたファイルを選択して読み込んでください。（②メールリスト：カンマ区切り、①申請リスト：タブ区切り）
スタッフメニュー -> CSV

①

③

②

④

③

①
年度

2024

継続課題番号

機関

本部戦略企画本部(ROIS)

参加人数

公募種別

戦略的研究プロジェクトxx 受付日

テーマ

テストテーマ A

審査結果

申請ID

20243

配分旅費

0

集会(1)/非集会(0)1

配分研究費(旅費以外)

0

課題番号

222333

メモ

状況

報告書差戻

最終更新日

課題名

テスト課題20231023

査読URL

申請者

user_sp

機関内合計

0

申請者電子メール

user_sp@jrois2.rois.ac.jp

機関内女性研究者

0

申請者所属機関

機構本部

機関内35才以下

0

申請者所属部署

戦略企画室

機関内40才未満

0

申請者職名

テストユーザ

機関内大学院生

0

所内受入責任教員

機構太郎

機関内外国人研究者

0

機関外合計

0

test@rois.ac.jp

機関外女性研究者

0

集会開始日

機関外35才以下

0

集会終了日

機関外40才未満

0

集会場所

機関外大学院生

0

所内受入責任教員部署
所内受入責任教員email

12023/10/2 5:11

2023/12/20 16:20
http://localhost:8110/helpde
sk/review?crypt=xxxxx

申請旅費

0

機関外外国人研究者

0

申請研究費(旅費以外)

0

申請研究費(総額)

0

新規/継続

0

配分研究費(総額)0研究開始年度他事務局email研究終了年度

利用者ID

116

差し戻しの場合は、適宜修正箇所のコメントをつけるなどして、個別に通知して改訂を依頼してください。

CSVメニューで「申請一覧CSVダウンロード」を実行すると、選択年度の自機関の申請情報がダウンロードされます。これをexcel等に ドラッグすると、左の情報が格納されています(表示の都合で、行と列を入れ替えています）。

「利用者ID」が出力されるようになりました。
(2024年2月13日以降変更)。

14

申請締切後処理
査読・審査支援（審査員用の査読資料ダウンロード）

申請一覧CSVの「査読URL」にアクセスすると”申請ファイル1”にアップロードされているファイルをダウンロードできます。
※ダウンロード時に「申請ID」を入力する必要があります。
申請一覧CSVを加工して、審査員に配布することで審査に活用することができます。

利用者の登録情報更新日確認（利用者一覧 更新日ソート機能利用）

利用者一覧メニューを開き、「更新日」で並び替えし、前回確認した以降に変更された利用者情報を確認することができます。
スタッフメニュー -> 利用者一覧

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申請締切後処理
審査結果通知審査結果に応じて、各申請の状況(ステータス)(①)を「採択」or「不採択」に変更して、保存(②)します。
状況(ステータス)を一括変更する方法は次ページをご参照ください。

①

通知ファイルアップロード②
申請書ファイル未添付
申請書ファイルアップロード済み

通知書等を添付することができます。
1. 「アップロードボタン」をクリックすると下の画面になります。「ファイルを選択してください」をクリックしてください。

2. アップロードするファイルを選択すると、下の画面となりますので、「アップロード」をクリックしてください。
ファイルパスは「C:¥fakepath¥～」になります。
(ブラウザーがセキュリティの観点から変換して表示)

3.「送信」後、下の画面が表示されます。「閉じる」で申請画面に戻ります。
「提出手続きを完了させる場合には、この後に「提出」ボタンをクリックしてください」の文言は、申請書提出や報告書提出時ファイルアップロード向けのメッセージですので無視してください。

申請者のメールアドレスリストを公募年度、公募種別、状態(ステータス)別に、CSVメニュー「ステータス別emailリスト」から出力し（前ページ参照）、審査結果と通知ファイルを確認する通知メールを応募者へ送信します。

16

申請締切後処理状況(ステータス)一括変更
申請一覧から、ステータスを一括変更する機能を利用できます。
１．申請一覧の画面で、状況フィルターや公募種別フィルターでステータス変更対象を絞り込みます(①)。
２．ステータスを変更対象とする申請のチェックボックス(②)を☑してください。
※一括選択する場合は、下図〇緑丸箇所のチェックボックスを☑してください。
３．変更後のステータスを画面下のセレクトボックスの選択肢の中から選択してください(③)。
４．「状況一括変更」をクリックしてください(④)。

①
全選択

②
個別に選択

③

④

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申請締切後処理
配分経費／課題番号の一括登録機能
配分経費、課題番号を一括登録できます。公募一覧画面で一括登録する公募の配分経費／課題番号列の「一括登録」をクリックします。

該当の公募に対する申請一覧が表示されます。
課題番号順にソートされています。
申請IDに☑を入れ、課題番号、配分額を入力し「保存」してください。
※一括選択する場合は、下図〇緑丸箇所のチェックボックスを☑してください

全選択

課題番号でソートされる

配分額を入力

個別に選択

注意：配分研究費(総額)は、配分旅費、配分研究費(旅費以外)の数値からは自動計算されません。
※配分研究費(総額)は、旅費と旅費以外を分離せずに配分する場合等に利用することを想定しています。
「課題番号」は20文字以下で入力してください。
※21文字以上入力した場合はエラーが表示されます。

18

報告書受付
報告書受付が始まると、申請一覧画面から報告書提出が行われます。
申請一覧にて、状況フィルター、公募種別フィルターを使用することにより、公募種別ごとに「報告書提出済」か「採択」を判別して、報告書の提出状況を確認することもできます。
申請書と同様に申請一覧画面にて、提出された報告書をダウンロードできます。
CSV画面で報告書を一括ダウンロードすることもできます(下図）。

報告書をダウンロードして問題ないことが確認できたら、申請編集画面で事務局使用欄の「状況」を「完了」①にして「保存」②します。
必要に応じて、「報告書差戻」して申請者にメールでご連絡ください。
公募編集で報告書締切機能を「無効」にした場合は、申請者は締切日時以降も報告書を提出できます。
なお、ユーザーマニュアルにはこの旨を記載していませんので、必要に応じて事務局から連絡してください。
報告書提出を促す目的等で、手動で「報告書未提出」ステータスへ変更することもできます。
報告書提出に関する注記が表示されます。

①②
報告書提出は申請者だけでなく、所内受入責任教員が代理提出することもできます。
※代理提出する場合には、JROIS2にログインする必要があるため、アカウント登録が必要です。
ユーザーマニュアルの「所内受入責任教員(予算執行責任者である共同研究者)による申請の確認」
ページ記載の操作で、申請一覧を確認し、該当の申請を選択して報告書を提出できます。
報告書代理提出が可能であることは、ユーザーマニュアルには掲載しておりません。
必要に応じて、所内受入責任教員へ連絡し、代理提出について指示してください。

19

事務局からのお知らせ機能

各機関からのお知らせを、TOPページ（ログイン不要）と公募一覧ページに掲載可能です。
スタッフアカウントでログインし、各機関(事務局)で自由に記入・消去できます。
「公募機関編集」で自部門の番号をクリックし、お知らせ内容を記入後「submit」してください。

TOPページ（ログイン不要）

公募一覧（応募先機関選択直後に遷移）

公募機関編集自機関の番号をクリック

・お知らせ
750字記入できます
日本語・英語表記で同じものが表示されますので、必要に応じて併記してください。
・メモ(お知らせストック）
メモ欄です。(お知らせ欄には表示されません)
お知らせをストックとして残しておきたい場合などに使用します。
←記入後「submit」してください。

20

参考情報（管理者編集機能）

ホーム画面に表示するシステム固有の情報(プライバシーポリシー、マニュアル、よくある質問、機構全体の公募情報、システム管理者からのお知らせ、改修履歴)を設定できます。
※この画面はシステム管理者権限でログインした場合のみ表示されます。スタッフ権限ではアクセスできません。
スタッフメニュー -> 管理者編集※システム管理者がログインした場合のみ表示されます。

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改訂履歴
版数

発行日

改訂履歴

第1版

2023.2.20 初版発行

第1.1版

2023.3.30 P1.目次修正, P13改訂履歴追加
P11中段「申請書差戻」⇒「報告書差戻」へ修正

第2版

2023.8.30 2023年8月システム改修に伴う改訂

第2.1版

2023.9.15 「所内対応者」部署/emailの名称を「所内受入責任教員」部署/emailの名称統一化に伴う改訂。
P8,10,12,15 図面差替え

第3版

2024.2.16 2024年2月システム改修に伴う改訂

P6-8 公募編集項目説明変更
P9 状況フィルター、ステータスフィルター機能追加
P10 申請編集画面差替え。「廃棄」ステータスについて追記
P11 CSV出力 公募種別毎にemail出力を追加
P11 利用者登録情報の更新日ソート機能追加
P13 ステータス一括変換機能説明追加
P14 配分額一括登録機能説明追加

P6 公募公開／非公開機能追加
P6 表示順変更機能追加
P8 公募設定プレビュー機能追加
P9 公募複製機能追加
P10 「仮申請」「廃棄」データの定期削除機能追加
P11 公募種別変更機能追加
P13 公募設定リストダウンロード機能追加
P17 課題番号一括入力機能追加
P20 管理者編集機能追加