Eventi nella nuova
normalità
La nostra strategia
globale per la salute ela sicurezza
3A EDIZIONE | GENNAIO 2022

PREFAZIONE

La nostra industria globale di Fiere ed Eventi continua a essere
influenzata dalla pandemia globale dovuta al COVID-19. È probabile
che i suoi effetti e le sfide che presentano rimarranno con noi nel
prossimo futuro.
Questa è la terza edizione della strategia globale per la salute e lasicurezza di RX, al passo con l’evoluzione della pandemia; ricerche
costanti e cambiamenti nell’approccio delle pratiche quotidiane ci
hanno permesso di organizzare ancora una volta 			le manifestazioni fieristiche.

Sebbene le restrizioni sugli assembramenti esui viaggi nazionali e internazionali continuino
a fluttuare, gli eventi sono ora ripresi in molti
paesi e siamo stati in grado di attuare le misureche avevamo pianificato in risposta al COVID-19.

Le fiere professionali B2Brimangono lontane dagli eventi
di “raduno di massa”. Sono
ancora mercati ben ordinati
per condurre affari in un’ampia
gamma di settori e interessi.
RX, e il settore fieristico ingenerale, è in grado di influenzare
condizioni, impostazioni esituazioni specifiche al fine diridurre significativamente i rischi
COVID-19 durante i nostri eventi,inclusi i nostri eventi business toconsumer (o B2C).

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La salute e la sicurezza dei nostri colleghi,
partner e clienti rimane la nostra priorità
numero uno. La nostra strategia globale
e il piano avanzato per la salute e lasicurezza in 5 punti continuano ad evolversi
concentrandosi su:
1.

Collaborazione e coinvolgimento

2.

Gestione del rischio

3.

Pianificazione

4. Comunicazione
5.

Misure di salvaguardia

La nostra strategia globale, il “conceptof operations” e il piano in 5 punti
si basano su prove scientifiche e
indicazioni di autorità nazionali einternazionali (compresa l’OMS),
associazioni del commercio e industriali
e i nostri esperti in materia.
In tutti i casi rimaniamo conformi agli
standard operativi a livello nazionale
e alle condizioni che ci vengono
imposte dalle autorità competenti. Ove
necessario, stiamo anche migliorando
tali standard come parte della nostra
strategia di sicurezza COVID-19.

Il nostro piano di sicurezza in 5 puntisi propone di ridurre i potenziali rischi
di COVID-19 integrando e basandosi
sulle misure di salvaguardia già in atto
nell’ambito della fiera e dell’evento.
Pianificando, e rispondendo in questo
modo, continuiamo a dimostrarequanto prendiamo seriamente il
COVID-19 e i rischi per la salute che
presenta. Ci impegniamo a fondo pertutelare la salute di tutti coloro chepartecipano ai nostri eventi.
La nostra strategia globale, il “conceptof operations” e i piani di gestione
non solo rispondono direttamente al
COVID-19, ma ci preparano meglio a
rispondere a rischi simili in futuro.

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COLLABORAZIONE E IMPEGNO
La collaborazione con le autorità competenti, esperti inmateria, associazioni del commercio e di settore globali,partner e clienti rimane una componente fondamentale delnostro approccio alla sicurezza COVID-19.

Naturalmente, questa collaborazione sarà
diversa da paese a paese, ma i leader delle
nostre unità aziendali sono attivamente
coinvolti in consultazioni per i vari settori pergarantire che si rispettiamo i requisiti locali
e siamo in grado di reagire rapidamente ai
cambiamenti o agli aggiornamenti dellenormative. Abbiamo collaborato con leautorità competenti, le sedi e gli appaltatori
chiave per testare i nostri piani e le nostre
misure di salvaguardia contro il COVID-19. Indiversi paesi, i nostri team operativi seniorhanno anche svolto un ruolo attivo nello
sviluppo degli standard operativi COVID-19 delsettore nazionale.

Con la riapertura delle nostre attività in tutto il mondo, abbiamo assistito a questo
intenso livello di collaborazione faccia a faccia per tutto il ciclo degli eventi, confunzionari della sanità pubblica che spesso partecipano agli eventi in qualità diosservatori. Le “best practices” sono condivise tra le “business units” per garantire
miglioramenti continui nei nostri sistemi operativi.
Abbiamo lavorato a stretto contatto con il National Center for Disaster Preparedness
presso l’Earth Institute della Columbia University per comprendere meglio i rischidel COVID-19 in una Fiera o in un contesto di eventi; creare delle strutture idonee
allo scopo, salvaguardie igieniche e mediche e fornire una sorveglianza sanitaria
pubblica globale in tutti i paesi in cui operiamo.
Continuiamo a perseguire e investire in soluzioni digitali innovative per i nostriclienti che aiutano anche a combattere e gestire gli effetti dirompenti del Covid-19 e
offrono ulteriori opportunità di connessione ai nostri clienti.

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GESTIONE DEL RISCHIO

È fondamentale continuare acomprendere, rispondere e gestire irischi associati al COVID-19.
La nostra sicurezza COVID-19 dipende dall’essere
informati sui rischi a tre livelli:
1. Verifica dell’andamento e costante sorveglianza dell’evoluzione sullacomunità per comprendere meglio:•Monitoraggio della curva epidemiologica COVID-19 in termini di tassi di infezione•

I sistemi sanitari e sanitari pubblici locali, nonché i protocolli di salute pubblicaadottati dallo stato; quali: test, quarantena, ecc.

•Conformità nazionali e internazionali, restrizioni di viaggio e controlli

2. Gestione del rischio a livello di esposizione:•Abbiamo sviluppato e implementato un approccio globale per la valutazione deirischi dell’evento e alla pianificazione operativa, per monitorare i possibili i rischidi trasmissione da persona a persona e da superficie a persona del COVID-19
all’interno delle aree dove si svolge l’evento•

I nostri team operativi e di gestione degli eventi conducono valutazioni
dinamiche del rischio per garantire che le nostre misure di salvaguardia siano
adeguate allo scopo, conformi, convenienti e non eccessivamente ingegnerizzate•

Una volta completate, le valutazioni del rischio sono soggette a revisione e
approvazione da parte del personale senior delle “operations” e della gestione
degli eventi. Il nostro “Global Risk and Compliance team” supporta questo
processo, impegnandosi con ciascuna delle nostre unità aziendali per garantire
coerenza e allineamento in tutta la nostra attività globale.

3. Gestione del rischio del caso COVID-19:•

i nostri protocolli globali ci consentono di rispondere rapidamente a situazioni
impreviste di potenziale rischio e di lavorare a fianco delle autorità competenti asostegno degli sforzi di trace-&-track.

Il nostro obiettivo è riconoscere, rispondere e gestire i rischiCOVID-19 per i nostri clienti, partner e stakeholder.

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PIANIFICAZIONE

Costruito intorno al nostro concetto
globale per le “operations” e al principio
di eleggibilità dei progetti, pianifichiamo
in collaborazione con i proprietari dellesedi, i partner e le autorità competenti
per offrire un ambiente e un’esperienza
sicuri e protetti per i nostri clienti, che
includono espositori, visitatori e tutte leparti interessate dell’evento. Rimaniamo
attenti ai livelli di rischio COVID-19 cheaffrontiamo, consentendoci di adattare
la nostra risposta laddove le circostanze
locali lo richiedano.

Mappati in tutte e cinque le fasi del ciclo dell’evento: pre-show, allestimento,
in-show, break-down e post-show, i nostri piani di gestione del COVID-19 in ogni
evento sono incentrati su:•

Consapevolezza della situazione, prontezza, evidenza empirica 			e pensiero aggiornato•Requisiti di conformità locali•

Governance: i nostri ruoli, responsabilità, autorità e responsabilità, nonché
quelli dei nostri partner•

Misure di presidio COVID-19 relative ai rischi specifici connessi alle 		attività dell’evento•

Piani operativi, reattivi alle sfide prevedibili, ai vincoli di lavoro e agli
investimenti necessari•

Politiche, protocolli e procedure operative standard•

Risorse•Cooperazione e comportamenti dei clienti

Come i nostri protocolli di valutazione del rischio, tutti i nostri piani vengono rivisti eapprovati prima di ogni evento programmato.

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COMUNICAZIONI

La comunicazione è fondamentale per la nostra
strategia di sicurezza e risposta al COVID-19. I nostri
piani di comunicazione per eventi mirano a:•

Informare i nostri partner, stakeholder e clienti percreare fiducia nella nostra capacità di fornire ambienti,condizioni ed esperienze sicure•Attenuare e rispondere a preoccupazioni e ansie•

Istruire e quindi influenzare i comportamenti

Incentrati su comunicazione e messaggistica proattiva e reattiva, tali piani tengono
conto di:•Il pubblico di destinazione e l’accessibilità•

Tempistiche relative alle fasi pre-show, in-show e post-show•

Situazioni in continuo cambiamento

Utilizziamo anche canali e tecnologie multimediali, inclusi siti Web e app mobili, socialmedia, briefing stampa e annunci, nonché annunci e segnaletica durante l’evento.

Le nostre comunicazioni preevento si concentreranno su:• (Pre)registrazione e politichedi ammissione• Indicazioni, consigli e indicazioni

per la salute pubblica locale• Requisiti e raccomandazioni perla sicurezza quotidiana• La gamma di misure disalvaguardia che i nostri partnere clienti possono aspettarsi
durante l’evento• I comportamenti che ci

Mentre le nostre comunicazioni inmostra si estenderanno in genere a:• Rafforzare i messaggi in loco

sull’igiene e le salvaguardie
mediche.
• Indicazioni per l’accesso

all’evento e al supporto
medico locale• Una vasta gamma di segnaletica

per le informazioni pubbliche• Informazioni aggiornate sulla

salute pubblica, sull’ospitalità esui viaggi

aspettiamo dai nostri clienti

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MISURE DI SALVAGUARDIA

La nostra strategia globale di sicurezza COVID-19, il “Conceptof operations” e il piano in 5 punti garantiscono l’attuazione
conforme e proporzionata delle misure di controllo in 		
3 aree principali:•Evento•Igiene•Misure mediche

attraverso il quale miriamo a:•Gestire e mitigare i rischi COVID-19 per i nostri clienti•Creare fiducia, mitigare ansie e preoccupazioni e offrire
tranquillità ai nostri clienti•

Mantenere l’esperienza del cliente al livello più 		
alto possibile•

Riesaminare e rispondere continuamente alle 		sfide emergenti•

Soddisfare la necessità di conformità locale

Anche se potrebbe nonessere sempre necessario,o addirittura prudente,
impiegare l’intera gamma
delle nostre misure disalvaguardia, disponiamo
di un solido quadro distrumenti che sono
adattabili agli standard eai regolamenti locali.

MISURE DI PREVENZIONE
In primo luogo, rispetteremo le indicazioni fornite dalle autorità locali competenti.
Inoltre, attingiamo ad altre misure di impostazione dell’evento che probabilmente
includeranno:•Ottimizzare i percorsi di visita•

Diminuire gli assembramenti nello spazio di visita•

Aumentare lo spazio disponibile nelle aree assegnate, il consumo di cibo obevande o posti a sedere per il pubblico•

Estendere gli orari di apertura, scaglionando gli ingressi e gli orari di partenza•

Gestire le iscrizioni, le prenotazioni di gruppo e il numero di ingressi•

IInfluenzare il comportamento dei clienti, utilizzando una gamma di misure dicrowd management e crowd dynamic per ridurre gli affollamenti, rimuovere i colli
di bottiglia e mantenere la libertà di movimento, tra cui:•Ingressi e uscite designati•

Controlli in ingresso e in uscita•“Mantieni la distanza” esegnaletica direzionale•

Implementazione di barriere eripartizioni•

Passaggi a senso unico•

Migliore gestione del piano,stewarding e smistamento

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MISURE DI SALVAGUARDIA

Lavoriamo a stretto contatto con le nostre sedi per ridurre i rischi di trasmissione
da persona a persona, riconoscendo l’importanza di controllare, per quantoragionevolmente possibile, l’ambiente all’interno della sede stessa, tra cui:
•Ventilazione, flusso d’aria, qualità dell’aria e purificazione•

Temperatura ambiente, aria condizionata e umidità

HYGIENE MEASURES

Events in the New Normal | Our Global Health & Safety Strategy

9MISURE IGIENICHE

In collaborazione con le nostre sedi, insistiamo e
implementiamo rigorose garanzie igieniche progettate peraiutare a prevenire la trasmissione respiratoria da persona apersona e la trasmissione da superficie a persona attraverso
il contatto con superfici contaminate.
Ogni evento adatta i suoi controlli igienici rafforzati peradattarsi alle proprie circostanze e soddisfare le aspettative
dei suoi clienti. Le nostre salvaguardie si allineano allecondizioni e agli standard stabiliti dalle autorità competenti
e possono includere:
1. Igiene personale:•Incoraggiare tutti i clienti a utilizzare regolarmente lenostre stazioni igienizzanti prontamente disponibili
all’interno dell’evento•

Registrazione, check-in e pagamenti contactless•

Incoraggiare tutti i clienti a prestare attenzione allo
spazio personale di ognuno e a evitare il contatto
fisico come le strette di mano•

Chiedere agli espositori di valutare delle alternative ai
prodotti in omaggio, ai materiali di marketing e alledimostrazioni dei prodotti•

Garantire l’accesso a strutture assistenziali adeguate

2. Pulizia, sanificazione e disinfezione:•Manutenzione degli impianti di condizionamento efiltrazione dell’aria presso la sede dell’evento•

Rafforzare i regimi di pulizia, prestando particolare
attenzione alle superfici ad alto contatto in linea con
gli standard locali e del Paese•

Facilitare adeguati protocolli di gestione dei rifiuti

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MISURE MEDICHE

Sebbene le tutele mediche siano dettate dalle autorità competenti, abbiamo messo inatto ulteriori misure che possono essere implementate se necessario. 			
Queste includerebbero:•

Politiche di (pre)registrazione e ammissione che consigliano chi dovrebbe e nondovrebbe partecipare agli spettacoli (persone a rischio)•

Comunicazione chiara sui requisiti per indossare mascherine in fiera•

Misure protettive quali ad esempio la schermatura acrilica•

Servizi medici, strutture e protocolli di risposta medica appropriati•

Attività di sorveglianza tra cui:−Raccolta dei dati Trace-&-track dei dettagli del cliente durante l’evento−

Rispetto rigoroso della protezione globale dei dati, degli standard e dei
protocolli sulla privacy dei dati−

A seconda delle normative e/o delle linee guida locali, le attività di screening
pre-ammissione includeranno anche: controlli dello stato COVID-19, come provedi vaccinazioni o risultati dei test−

Screening termico non invasivo−

Dichiarazioni (auto) sanitarie e deroghe−

Strutture per i test COVID-19 (in alcuni eventi)

I controlli di gestione, in collaborazione con le autorità e i servizi locali 		competenti, includeranno anche:•Assistenza, trattamento e benessere ambulatoriali•

Valutazione del rischio da COVID-19 e indagine sull’epidemia•Segnalazione legale e supporto agli sforzi di trace & track 					da parte delle autorità competenti

I nostri protocolli globali COVID-19 consentono a noi e ai
nostri partner di rispondere agli incidenti, dalla gestione
dei resoconti dei media alle emergenze mediche.

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ED INFINE“La salute e la sicurezza sono al primo posto in
tutta la nostra pianificazione, riconoscendo che
rispondere efficacemente ai rischi COVID-19
rimane una responsabilità condivisa. Le nostre
linee guida riflettono il ruolo essenziale che ilsettore delle Fiere e degli Eventi continua asvolgere nel contribuire a proteggere la salute e lasicurezza dei nostri clienti e di tutti i partecipanti.

Tuttavia, nessun settore può superare da solo questa sfida in corso.
Anche il nostro personale, i fornitori, le sedi, i partner e i clienti hanno una
responsabilità affinché si continuino ad adottare nuove pratiche, a rispettare
i diritti delle altre persone e a seguire linee guida basate sulla scienza.

”

Lavorando insieme, continueremo ad affrontare questa sfida, avvicinando i
nostri clienti e facendo crescere nuovamente le aziende.
Grazie.

Hugh Jones
Chief Executive Officer

If you would like to discuss any of the elements in our framework, or require further information
on detailed protocols for specific locations, please contact:
Emma Dengate
Global Health & Safety Manager
emma.dengate@rxglobal.com

RX is in the business of building businesses for individuals, communities and organisations. We elevate thepower of face to face events by combining data and digital products to help customers learn about markets,
source products and complete transactions at over 400 events in 22 countries across 43 industry sectors. RX
is passionate about making a positive impact on society and is fully committed to creating an inclusive work
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