あいち建設情報共有システムオンラインサービス
利用者向けマニュアル（会議室利用応用編）

令和 3 年 9 月
まちづくり事業部建設技術課

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目次（予約及び入室の準備） ................................................ 1（利用に供する会議室） ................................................ 1（利用時間） .......................................................... 1（使用の手続き） ...................................................... 1（使用料） ............................................................ 1（制限事項） .......................................................... 1（留意事項） .......................................................... 2（使用するプログラム） ................................................ 2「Ｗｅｂｅｘアプリ」の導入............................................. 3「Ｗｅｂｅｘアプリ」で入室............................................. 5
オーディオ、スピーカーの設定........................................... 6
ファイルの共有 ........................................................ 7
ファイル共有の終了 .................................................... 9
会議参加者が共有ファイルの保存等を行えないとき（会議参加者の権限設定） 11
共有ファイルの保存 ................................................... 13
複数の共有ファイルの保存 ............................................. 15
ファイルの転送 ....................................................... 16
共有ファイルの編集 ................................................... 192

（予約及び入室の準備）
オンライン会議室の入室に必要な情報
・あいち建設情報共有システムで使用中の工事番号（完了した工事番号は利用不可。
）
・
「お名前」
、
「メールアドレス」：入室後のオンライン会議ツール（Webex）に入力
オンライン会議室の予約に必要な情報
・あいち建設情報共有システムで使用中の工事番号（完了した工事番号は利用不可。
）（利用に供する会議室）
第１会議室（利用時間）
以下の４枠で利用時間は固定（各時間枠の変更不可）です。
① 9：00-10：20② 10：30-11：50③ 13：00-14：20④ 14：30-15：50（使用の手続き）① 会議室を予約します。
② 予定時刻になったら、「入室」をクリックします。
予定時刻４分前から入室できます。
③ オンライン会議ツールが起動したら、「お名前」、「メールアドレス」を入力してゲストとしてミーティングに参加します。
※システム（主催者）がオンライン会議ツールを起動するまでタイムラグが生じることがありますが、そのままでお待ちください。
（使用料）
無料（制限事項）
会議室開場から一定時間（非公開）を経過すると入室制限（ロックアウト）を行いますので、開場時間になったら速やかに入室してください。
会議終了後は、「ミーティングから退出」の操作をしてください。
開場、閉場はシステムが自動的に行います。会議中か否かにかかわらず時間の到来により閉場されますので、余裕をもって会議を運営してください。
会議を延長する必要があるときは、次の枠の開場時刻１０分前までであれば次の枠を予約することができます。

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（留意事項）
会議中は、システムの制約によりヘルプデスクが主催者として表示されますが、開催中の会議には一切関与しません。このため、いかなる問い合わせもお受けできません。
（使用するプログラム）
会議への出席は、ブラウザ（Microsoft Edge など）と「Ｗｅｂｅｘデスクトップアプリ」（以下「Ｗｅｂｅｘアプリ」という。
）を使用する２通りの方法があり、本マニュアルでは、Ｗｅｂｅｘアプリの使用方法をご説明しています。
ブラウザと「Ｗｅｂｅｘアプリ」の機能の違いは以下のとおりです。
ブラウザ

Ｗｅｂｅｘアプリ

参加者

1 画面６人（画面送り可）

1 画面２５人（画面送り可）

画面共有可

可

ファイル共有不可

可共有ファイル操作不可

可

ファイル転送不可

可※Ｗｅｂｅｘアプリの入手先
https://www.webex.com/ja/downloads.html（留意事項）
・共有できるファイルサイズは、２ＧＢ以下で、ファイルの種類は以下のとおりです。
MicrosoftOffice ドキュメント（.doc、.docx、.ppt、.pptx、.xls、.xlsx）
PDF（Adobe Reader をデフォルトとして設定してあること）
画像ファイル（.gif、.jpeg、.png、.tif ファイルを除く）
動画ファイル（.MP4 .WMV）・特定のファイルを参加者に送る「転送」機能は、ファイルサイズが２ＧＢ以下ですが、ファイルの種類は問いません。
※例 DocuWorks ドキュメントは、共有表示ができませんが、転送機能で参加者に送ることができます。

※本サービスは、オンライン会議ツールとして Cisco 社の「Webex」を使用しています。
※パソコンはブラウザで使用することができますが、タブレットやスマートホンでは、アプリのインストールが必要になることがあります。

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「Ｗｅｂｅｘアプリ」の導入※｢Webex ﾟｱﾌﾟﾘ｣は､Cisco のｻｲﾄからﾀﾞｳﾝﾛｰﾄﾞできますが､以下では会議室の入室から導入手順を説明しています｡① 第１会議室の「入室」をクリックします。

② 工事番号を入力します。
12345③ Webex が起動後、画面上部のメッセージは「開く」をクリックします。メッセージが表示されない場合は、画面下部に表示される「今すぐダウンロードしてください。
」をクリックします。

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④ 画面右上にダウンロード状況が表示されます。
ダウンロードが完了した
ら、「ファイルを開く」をクリックします。
いくつかのメッセージが表示されます。お手元にパソコンにもよりますが、２～３分程度かかる場合があります。

同じメッセージが繰り返し表示されるときもあります。

９５％から進まないときがありますが、そのままでお待ちください。

Ｗｅｂｅｘアプリが起動します。

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「Ｗｅｂｅｘアプリ」で入室① 「名前」「メールアドレス」を入力し、「ゲストとして参加」をクリックします。

名前は、画面に表示させたい名称を入力します。

必ず「ゲストとして参加」をクリックしてください。

② 「ミーティングに参加する」をクリックします。

5オーディオ、スピーカーの設定
お使いのパソコンに機器を追加接続していないときは、以下の確認は不要です。
ヘッドセット、カメラ、マイク、スピーカーを追加している場合は、「ミュート」ボタン横の「Ⅴ」をクリックし、使用する機器にチェックが入っているか確認します。

【例の説明】
接続機器
スピーカー：３種類
マイク：２種類
システム設定スピーカー：追加接続機器
マイク：システム設定されている機器とは違う機器
音が出ない、通話が伝わらないときは、これらの機器を変更します。
機器のテストは、「設定」をクリックします。

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ファイルの共有
画面の共有は、基礎操作編と大きな違いはないためファイルの共有方法について説明します。
① Ｗｅｂｅｘアプリ画面中央下部の「共有」を押下します。

② ウィンドウ上部の「ファイル」を選択し、画面右下の「次へ」をクリックします。

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③ ファイル選択ウィンドウが表示されますので、共有するファイルを選択し、「開く」をクリックします。

④ 共有したファイルはＷｅｂｅｘに読み込まれたのちに最初のページが表示されます。ファイルの操作は、画面に表示されているツールバーで行います。

・編集ツール表示
・ページ送り・拡大・縮小等を操作できます8

ファイル共有の終了
共有したファイルは、参加者が閉じることができます。また、ファイルを共有中に他の人がファイル共有をしようとするとそれまで共有されていたファイルを閉じるメッセージが表示されます。
① 共有画面中央の「○○共有中」をクリックして下部に表示されたファイル名の右の「×」をクリックします。

② 閉じる操作を続けるか確認するメッセージが表示されます。（メッセージを表示しない設定も可能です。
）

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③ 表示中のファイルを保存するか否かの確認メッセージが表示されます。状況に応じて必要なボタンをクリックします。

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会議参加者が共有ファイルの保存等を行えないとき（会議参加者の権限設定）
会議参加者が共有ファイルの保存等を行えないときは、ファイル共有設定者が以下の設定を行ってください。
① 画面上部のメニューから「参加者」をクリックして表示されるメニューの」「権限の割り当て」をクリックします。

② 参加者の権限ウィンドウ上部の「参加者」をクリックします。

③ 必要な権限にチェックをつけて、「ＯＫ」をクリックします。

11共有ファイルの操作を可能にするには、「ドキュメント」の項目すべてにチェックをつけ「ＯＫ」をクリックします。
（例ではウィンドウ下部の「すべて選択」を選択しています。
）

12共有ファイルの保存① 画面上部の「ファイル」をクリックして表示されるメニューから「保存」を選択します。

② 「ドキュメント」をクリックします。

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③ 「ドキュメントに名前を付けて保存」ウィンドウでファイルの種類を「pdf」に設定し「保存」をクリックします。
※Ｗｅｂｅｘでは保存できるファイル形式は以下の２種類です。
ｕｃｆ形式；Ｗｅｂｅｘ独自の形式です。通常は選択しません。
ｐｄｆ形式；おなじみの形式です。通常はこちらを選択します。
※Ｗｅｂｅｘでは共有されたすべてのファイルを上記２形式のいずれかで保存します。
オリジナルファイルの形式では保存できません。

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複数の共有ファイルの保存
複数のファイルが共有されているとき、複数の共有ファイルを保存できます。
① 画面上部の「ファイル」をクリックして表示されるメニューから「すべて保存」を選択
し「ドキュメント」をクリックします。

② 「すべてのファイル」、「ＰＤＦ形式で保存」にチェックを入れ、「参照」をクリックして保存先を設定後「ＯＫ」をクリックします。

① 「ドキュメント」をクリックします。

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ファイルの転送参加者のファイルを送るには、送信者がファイルを共有設定し、受信者がダウンロードするという手順を踏みます。
（送信者の操作）① 画面上部の「ファイル」をクリックして表示されるメニューから「転送」をクリックします。

② 「ファイルを共有」をクリックし、「開く」ウィンドウで転送したいファイルを選択します。

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③ 送信者及び受信者の画面には転送したい（受信したい）ファイルが表示されます。

（受信者の操作）① ファイル転送ウィンドウに表示されたファイルを選択すると、「ダウンロード」表示がアクティブになります。セキュリティに関する警告を確認して「はい」をクリックします。

受信者の画面17

② 保存先を設定して、「保存」をクリックします。
※転送では、オリジナルのファイル形式で保存することができます。警告にもあります
ように、ウィルスチェック等の措置は必ず実施してください。

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共有ファイルの編集共有されているファイルは、簡易編集することができます。詳細は割愛しますが、以下に、機能を示します。

注釈制御：
共有主催者に表示されます。
参加者に共有ファイルの編集を許可するときにクリック

ファイルのサムネイル表示

編集ツールを表示表示
矢印ポインタ：
参加者の名前付きで矢印を表示
文字表示
ページ送り
直線描画：「>」で種類選択
表示中のページ
図形描画：「>」で種類選択
ページ送りペペン描画：「>」で種類選択
ツールの色：「>」で色選択

拡大・縮小
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保存：ファイルのダウンロード
ファイルの全体表示

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