Process	  	  Instructions	  for	  Completing	  ES	  Cell	  Service	  Requests	  For	  ES	  cell	  clones	  held	  at	  the	  CMMR,	  place	  an	  order	  through	  our	  online	  Laboratory	  Information	  Management	  System	  (LIMS).	  New	  users	  must	  first	  register	  for	  a	  user	  account.	  Your	  Principal	  Investigator	  (PI)	  must	  also	  have	  a	  registered	  account	  on	  LIMS.	  	  1. Assemble	  all	  information	  needed	  to	  place	  your	  order	  (see	  below).	  
2. Log	  in	  at	  TCP	  LIMS1	  (lims.phenogenomics.ca).	  You	  must	  have	  a	  Principal	  Investigator	  or	  User	  account	  (see	  below).	  
3. From	  the	  Service	  Requests	  menu,	  select	  "Request	  a	  CMMR	  Service".	  
4. Select	  the	  appropriate	  withdrawal	  form	  from	  the	  list	  of	  available	  services:	  oInvestigators	  from	  not-­‐for-­‐profit	  institutions	  select	  Gene	  Trap	  ES	  Cell	  Line	  Order,	  Not-­‐for-­‐profit	  or	  Targeted	  ES	  Cell	  Line	  Order,	  Not-­‐for-­‐profit	  oInvestigators	  from	  for-­‐profit	  institutions	  select	  ES	  Cell	  Line	  Withdrawal,	  For-­‐profit	  or	  Targeted	  ES	  Cell	  Line	  Order,	  For-­‐profit	  5. Click	  the	  magnifying	  glass	  next	  to	  Principal	  Investigator	  and	  select	  the	  appropriate	  Principal	  Investigator.	  
6. Fill	  in	  the	  remaining	  information	  on	  the	  Contact	  Information	  and	  User	  Forms	  using	  the	  information	  gathered	  in	  Step	  1.	  	  7. a)	  Investigators	  from	  not-­‐for-­‐profit	  institutions	  must	  agree	  to	  the	  Terms	  and	  Conditions	  Undertakings	  of	  Use	  stated	  on	  the	  web	  form	  and	  listed	  below.	  	  b)	  Investigators	  from	  for-­‐profit	  institutions	  must	  execute	  two	  original	  copies	  of	  the	  appropriate	  MTA.	  In	  the	  latter	  case,	  an	  electronic	  form	  copy	  of	  the	  MTA	  will	  be	  forwarded	  to	  you	  by	  email	  once	  your	  request	  has	  been	  accepted	  and	  bioinformatics	  review	  completed.	  	  8. Submit	  your	  request.	  	  Information	  needed	  to	  complete	  ES	  Cell	  Requests	  Service	  requests	  must	  be	  completed	  in	  their	  entirety	  before	  submission.	  Service	  Request	  forms	  cannot	  be	  saved	  or	  edited	  by	  Requesters.	  Please	  make	  sure	  you	  have	  all	  the	  following	  information	  before	  placing	  your	  request:	  • If	  you	  do	  not	  have	  an	  account,	  register	  for	  one	  at	  TCP	  LIMS2	  (lims2.phenogenomics.ca).	  
o All	  requests	  are	  associated	  with	  a	  Principal	  Investigator	  account.	  	  o If	  your	  Principal	  Investigator	  has	  an	  account,	  select	  his/her	  name	  when	  you	  register	  for	  your	  account	  o If	  your	  Principal	  Investigator	  does	  not	  have	  an	  account,	  then	  you	  can	  have	  your	  Principal	  Investigator	  sign	  up	  for	  an	  account,	  listing	  you	  in	  his/her	  contact	  information	  and	  s/he	  can	  submit	  the	  request.	  
o Alternatively,	  you	  can	  set	  up	  an	  account	  on	  your	  Principal	  Investigator's	  behalf,	  again	  listing	  yourself	  as	  the	  contact	  person,	  and	  then	  submit	  the	  request	  on	  CMMR	  ES	  Cell	  Requests…Page	  1	  of	  3	  •

••

•

•

his/her	  behalf	  using	  his/her	  account.	  In	  this	  case,	  please	  make	  sure	  that	  all	  contact	  information	  for	  your	  Principal	  Investigator	  is	  complete	  and	  correct.	  
Billing	  information	  with	  payment	  method:	  o Hospital	  for	  Sick	  Children	  or	  Mount	  Sinai	  Investigators:	  Cost	  centre	  to	  which	  your	  request	  should	  be	  billed	  o Other	  investigators:	  Preferred	  payment	  method	  and	  purchase	  order	  number,	  if	  necessary	  Complete	  shipping	  information:	  o Shipping	  address	  with	  room	  and/or	  floor	  number,	  building,	  street	  address,	  city,	  (province/state),	  country	  and	  postal/zip	  code.	  Note	  that	  couriers	  will	  not	  deliver	  to	  postal	  box	  addresses.	  If	  additional	  room	  is	  needed,	  use	  the	  comments	  section	  on	  the	  request	  form.	  	  Courier	  name	  and	  account	  number.	  
o Courier	  and	  account	  information	  should	  be	  specific	  for	  international	  shipments,	  if	  ordering	  from	  outside	  of	  Canada.	  All	  cells	  will	  be	  shipped	  packaged	  in	  dry	  ice,	  so	  be	  sure	  that	  the	  courier	  you	  use	  accepts	  these	  types	  of	  shipments.	  Our	  customers	  commonly	  use	  FedEx	  and	  World	  Couriers.	  	  Complete	  cell	  line	  ID	  (from	  MGI,	  IGTC,	  IMSR,	  GSS	  or	  other	  database),	  MGI	  gene	  symbol	  of	  the	  trapped	  or	  targeted	  gene,	  and	  the	  name	  of	  the	  production	  facility	  (CMHD	  or	  MFGC).	  
For	  ES	  cell	  lines,	  service	  charges	  must	  be	  paid	  in	  full	  prior	  to	  cells	  being	  shipped.	  This	  can	  be	  done	  by	  credit	  card,	  bank	  transfer,	  cheque,	  or	  money	  order,	  or	  by	  a	  valid	  institutional	  purchase	  order	  to	  the	  CMMR	  (use	  “Toronto	  Centre	  for	  Phenogenomics”	  as	  the	  vendor	  name).	  

NOTE:	  Import	  requirements	  vary	  by	  country.	  It	  is	  the	  requester’s	  responsibility	  to	  ensure	  that	  all	  necessary	  import/export	  forms	  are	  complete	  and	  forwarded	  to	  the	  CMMR	  for	  inclusion	  with	  any	  shipments,	  if	  needed.	  The	  CMMR	  cannot	  be	  held	  responsible	  for	  delayed,	  damaged,	  or	  lost	  shipments	  due	  to	  incomplete	  or	  incorrect	  import/export	  paperwork.	  

TERMS	  OF	  SERVICE	  All	  services	  are	  provided	  on	  a	  cost	  recovery	  basis.	  Services	  and	  fees	  are	  subject	  to	  change.	  All	  charges	  are	  for	  services	  rendered	  and	  payment	  is	  due	  upon	  receipt	  of	  invoice.	  	  1.	  Mice,	  germplasm,	  cells,	  and	  tissue:	  CMMR	  users	  understand	  that	  any	  mouse	  line	  or	  somatic	  tissue	  or	  service(s)	  related	  to	  these	  materials	  obtained	  from	  the	  CMMR	  is	  experimental	  in	  nature	  and	  may	  have	  hazardous	  properties.	  	  2.	  Cryopreserved	  embryos,	  sperm,	  ES	  cells,	  and	  somatic	  tissue:	  CMMR	  users	  understand	  that	  any	  cryopreserved	  embryos,	  sperm,	  ES	  cells	  or	  somatic	  tissue	  from	  the	  CMMR	  is	  supplied	  “as	  is”,	  without	  warranty,	  either	  expressed,	  implied	  or	  statutory,	  with	  respect	  to	  merchantability	  or	  fitness	  for	  a	  particular	  purpose,	  to	  quality,	  exact	  quantity,	  recoverability,	  or	  particular	  genotype(s).	  CMMR	  users	  cannot	  assign	  any	  responsibility	  to	  the	  CMMR	  for	  failure	  to	  recover	  live	  mice	  after	  cryopreserved	  embryos,	  sperm,	  and/or	  CMMR	  ES	  Cell	  Requests…Page	  2	  of	  3	  ES	  cells	  are	  received	  from	  the	  CMMR	  and	  thawed.	  The	  CMMR	  routinely	  performs	  quality	  control	  assessment	  of	  the	  freezing	  process	  performed	  on	  its	  mouse	  lines	  and	  is	  confident	  that	  frozen	  embryos	  and	  sperm	  from	  its	  mouse	  lines	  can	  be	  recovered	  successfully	  if	  the	  appropriate	  protocols	  are	  followed.	  	  CMMR	  Undertakings	  of	  Use	  for	  NorCOMM	  Resources	  	  •
••
•

•

•

RECIPIENT	  will	  not	  re-­‐distribute	  the	  original	  MATERIAL.	  
RECIPIENT	  will	  acknowledge	  the	  contribution	  of	  the	  DONOR	  Scientist	  and	  the	  Canadian	  Mouse	  Mutant	  Repository	  (CMMR)	  in	  accordance	  with	  scientific	  custom	  in	  all	  written	  or	  oral	  communications	  of	  research	  using	  the	  MATERIAL.	  
RECIPIENT	  will	  notify	  the	  CMMR	  of	  any	  publications	  on	  request.	  
RECIPIENT	  recognizes	  that	  the	  MATERIAL	  is	  experimental	  in	  nature,	  provided	  "as	  is",	  without	  any	  warranties	  including	  fitness	  for	  a	  particular	  purpose	  or	  non-­‐infringement	  of	  proprietary	  rights;	  not	  to	  be	  used	  in	  human	  subjects;	  and	  must	  be	  handled	  carefully	  by	  trained	  personnel.	  
RECIPIENT	  will	  not	  hold	  liable	  The	  Hospital	  for	  Sick	  Children,	  the	  CMMR	  or	  the	  DONOR	  Scientist	  or	  Institution	  for	  any	  and	  all	  loss,	  claim	  or	  demand	  arising	  from	  the	  transfer,	  handling,	  storage,	  use,or	  disposal	  of	  the	  MATERIAL.	  	  RECIPIENT	  declares	  that	  s/he	  has	  received	  all	  necessary	  ethical	  and	  regulatory	  approval	  for	  research	  using	  the	  MATERIAL.	  	  	  	  The	  contents	  of	  this	  website	  and	  associated	  documents	  are	  for	  information	  purposes	  only.	  The	  information	  above	  does	  not	  supersede	  any	  MTAs	  or	  other	  legally	  binding	  agreements	  or	  documentation.	  

CMMR	  ES	  Cell	  Requests…Page	  3	  of	  3