Eventos en la
Nueva Normalidad
Nuestra Estrategia Global
de Salud y Seguridad
3ª EDICIÓN | ENERO 2022

COLABORACIÓN Y COMPROMISO

Nuestra industria global de exposiciones y eventos continúa
siendo afectada por la pandemia mundial del COVID-19. Es
probable que los efectos y retos que conlleva permanezcan
en el futuro previsible.
Esta es la Tercera Edición de la Estrategia Global de
Salud & Seguridad de RX, siguiendo el ritmo de laevolución de la pandemia, la investigación actual y loscambios en el pensamiento y la práctica que nos han
permitido realizar eventos una vez más.
Si bien las restricciones a las reuniones y los viajes
nacionales e internacionales continúan ﬂuctuando,
ahora los eventos se han reanudado en muchospaíses y hemos podido implementar las
medidas que habíamos planteado en
respuesta al COVID-19.
Las exposiciones comerciales
continúan estando alejadas delconcepto de “eventos masivos”.
Siguen siendo mercados bien
ordenados para realizar negocios
en una amplia gama de industrias
e intereses. RX, y la industriade exposiciones en general,
tiene la capacidad de afectar
las condiciones, entornos
y situaciones especíﬁcas para
reducir signiﬁcativamente losriesgos de COVID-19 en nuestros
eventos, incluidos nuestros
eventos de negocio directo al
consumidor (o B2C).

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La salud y seguridad de nuestros colegas,
socios y audiencias continúa siendo nuestra
prioridad número uno. Nuestra estrategia
global y nuestro mejorado plan deseguridad y salud de 5-Puntos continúa
evolucionando, enfocándose en:
1.

Colaboración y compromiso

2. Manejo del riesgo
3.

Planeación

4. Comunicación
5. Medidas de seguridad
Nuestra estrategia global, junto con
nuestro concepto de operaciones ynuestro Plan de 5-Puntos se basan
en la evidencia cientíﬁca, la orientaciónde las autoridades nacionales einternacionales (incluyendo la OMS),
las asociaciones de comercio eindustria, así como en nuestros propios
expertos comisionados en el asunto.
En todos los casos, seguimos
cumpliendo con los estándares
operativos a nivel de país y lascondiciones que nos imponen las
autoridades pertinentes. Cuando es
necesario, también mejoramos esos
estándares como parte de nuestra
estrategia de seguridad COVID-19.

Nuestro Plan de seguridad de 5 puntos
se propone reducir los riesgos
potenciales del COVID-19
complementando y construyendosobre las medidas de protección ya
establecidas dentro del entorno de las
exhibiciones y los eventos.
A través de esta planeación yrespuesta, continuamos demostrando
la seriedad con la que tomamos el
COVID-19 y los riesgos a la salud que
representa. Estamos totalmentecomprometidos en proteger la salud
de todos aquellos que asisten anuestros eventos.
Nuestra estrategia global, concepto deoperaciones y planes de gestión nosolamente responden directamente al
COVID-19, sino que nos preparan mejor
para responder a riesgos similares quese presenten en el futuro.

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COLABORACIÓN Y COMPROMISOColaborar con las autoridades relevantes, expertos en lamateria, asociaciones de la industria y del comercio global,
socios y consumidores es un componente crítico en nuestra
propuesta de seguridad de COVID-19.

Por supuesto, esta colaboración diferirá deun país a otro, pero nuestros líderes en cada uno
de nuestros negocios participan activamente en
consultas a nivel de industria para garantizar que
cumplamos con los requisitos locales y que
podamos reaccionar rápidamente a los cambios
o actualizaciones en las regulaciones.
Hemos trabajado con las autoridades pertinentes,
sedes y proveedores clave para probar nuestrosplanes y salvaguardas contra el COVID-19. En variospaíses, nuestros equipos operativos senior también
han desempeñado un papel activo en el desarrollode estándares operativos COVID-19 de la industria
a nivel nacional.

A medida que nuestros negocios han reabierto alrededor del mundo, hemos visto
que este intenso nivel de colaboración cara a cara continúa durante todo el ciclodel evento, con funcionarios de salud pública que a menudo asisten a los eventos
como observadores. Los aprendizajes de estos eventos en vivo se comparten entre
nuestras unidades de negocio para garantizar mejoras continuas en nuestros
sistemas operativos.
Hemos trabajado en estrecha colaboración con el Centro Nacional de Preparaciónpara Desastres del Columbia University’s Earth Institute para comprender mejor
los riesgos del COVID-19 en una exposición comercial o en un evento, crear un
escenario adecuado para el propósito con medidas de higiene y salvaguardas
médicas, así como proporcionar supervisión de salud pública mundial en los países
donde operamos.
Continuamos buscando e invirtiendo en soluciones digitales innovadoras para
nuestros clientes que también ayuden a combatir y gestionar los efectos
disruptivos del COVID-19, y brinden oportunidades adicionales para que nuestros
clientes se conecten.

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MANEJO DE RIESGOS

Es vital que continuemos entendiendo,
respondiendo y manejando los riesgos
asociados al COVID-19.

Nuestra seguridad frente al COVID-19 dependede estar informado sobre los riesgos en tres niveles:
1. Análisis del panorama y vigilancia basada en la comunidad para comprender mejor:•

Dónde se encuentra cualquier país en la curva epidemiológica del COVID-19 en
términos de tasas de infección•

La salud pública local y los sistemas de atención médica, así como los protocolosde salud pública patrocinados por el estado, como pruebas, cuarentena, etc.

•

Cumplimiento de normativas, restricciones de viaje y controles nacionales einternacionales

2. Manejo de riesgo a nivel de evento•

Hemos desarrollado e implementado un enfoque global para la evaluación deriesgos y la planeación operativa a nivel de evento, que cubre los riesgos detransmisión del COVID-19 de persona a persona y de superﬁcie a persona, dentro
de entornos de eventos especíﬁcos•

Nuestros Equipos de Operaciones y Gestión de Eventos lideran evaluaciones deriesgo dinámicas para garantizar que nuestras medidas de protección son
adecuadas para su propósito, que cumplen con los requisitos, que son rentables yno están sobre reguladas•

Una vez completadas, las evaluaciones de riesgos están sujetas a revisión yaprobación por parte del personal senior de Operaciones y Gestión de Eventos.
Nuestro equipo de Cumplimiento y Riesgo Global apoya este proceso,
comprometiéndose con cada una de nuestras Unidades de Negocio paragarantizar la coherencia y la alineación en todo nuestro negocio a nivel mundial

3. Manejo de riesgo de casos COVID-19•

Nuestros protocolos globales nos permiten responder rápidamente a situaciones
inesperadas de potencial preocupación y trabajar junto con las autoridades
pertinentes en apoyo de los esfuerzos de rastreo y regimiento.

Nuestro objetivo es reconocer, responder y gestionar los riesgosdel COVID-19 para nuestros clientes, socios y partes interesadas.

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PLANEACIÓN

Construido en torno de nuestro
concepto global de operaciones y el
principio de adicionalidad, planiﬁcamos
en colaboración con los propietariosde recintos, socios y autoridades
pertinentes para brindar un entorno
y experiencia seguros para nuestras
audiencias, incluidos expositores,
visitantes y todos los involucrados
en el evento. Nos mantenemos alerta
a los niveles de riesgo de COVID-19
que enfrentamos, lo que nos permite
ajustar nuestra respuesta segúnlo exijan las circunstancias locales.
Mapeados alrededor de las cinco fases del ciclo de exhibición: antes del evento,
montaje, durante el evento, desmontaje y después del evento, nuestrosplanes de manejo del COVID-19 en cada evento se centran en:•

Conocimiento de la situación, preparación continua, evidencia empírica
y actualización constante•

Cumplimiento de requisitos locales•

Gobernanza: nuestras propias funciones, responsabilidades yautoridades, así como las de nuestros socios•

Medidas de salvaguarda del COVID-19, enfocadas en los riesgos
especíﬁcos relacionados con las actividades del evento•

Planes operativos reactivos a los desafíos previsibles, las restricciones detrabajo y la inversión necesaria•

Políticas, protocolos y procedimientos operativos estandarizados•

Recursos•

La cooperación y comportamiento de nuestras audiencias

Al igual que nuestros protocolos de evaluación de riesgos, todos nuestros planes
se revisan y aprueban antes de que cada evento suceda.

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COMUNICACIÓN

La comunicación es fundamental para nuestra
estrategia y respuesta de seguridad ante el
COVID-19. Nuestros planes de comunicaciónde eventos tienen como objetivo:•

Informar a nuestros socios, interesados y clientes para
generar conﬁanza en nuestra capacidad de ofrecer
entornos, condiciones y experiencias seguros•

Disipar y responder inquietudes y ansiedades•

Instruir y, por lo tanto, inﬂuir en los comportamientos

Enfocados en comunicaciones y mensajes proactivos y reactivos, los planes
tienen en cuenta:•

El público objetivo y la accesibilidad•

Tiempo relativo a las fases previas, durante y después del evento•

Situaciones en constante cambio

También, usamos canales y tecnologías multimedia, incluidos sitios web y aplicaciones
móviles, redes sociales, comunicados de prensa, así como anuncios y señalización enel evento.

Nuestras comunicaciones
previas al evento se centrarán en:

Mientras que nuestras comunicaciones
en el evento se extenderán a:• Políticas de (pre)registro y admisión• Reforzar los mensajes en sitio
sobre higiene y salvaguardas
médicas• Instrucciones, orientación ylineamientos de salud pública locales• Requisitos y recomendaciones deseguridad actualizados• Instrucciones para acceder al
apoyo médico local y en el
evento• La gama de medidas de protección
que nuestros socios y audiencias
pueden esperar en el evento• Una amplia gama deseñalización con información
pública• Los comportamientos que
esperamos de nuestras audiencias• Información actualizada sobre
salud pública, hospedajes yviajesEventos en la Nueva Normalidad | Nuestra estrategia global de salud y seguridad

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MEDIDAS DE SALVAGUARDA

Nuestra estrategia de seguridad global COVID-19, el
concepto de operaciones y el Plan de 5 puntos garantizan
una entrega proporcional y conforme de las medidas
de control en 3 áreas principales:•

Montaje del evento•

Higiene•Medidas médicas

Con las que pretendemos:•

Gestionar y mitigar los riesgos del COVID-19 para nuestras
audiencias•

Generar conﬁanza, aliviar ansiedades e inquietudes y
ofrecer tranquilidad a nuestra audiencia•

Mantener la experiencia del cliente al máximo nivel posible•

Revisar continuamente y responder a los desafíos
emergentes•

Satisfacer la necesidad del cumplimiento local

Si bien puede que no
sea necesario o incluso
prudente emplear lagama completa denuestras medidas deprotección, contamos
con un marco robustode herramientas
que se adaptan
a los estándares yregulaciones locales.

MEDIDAS DE PREPARACIÓN PARA EL EVENTO
En primer lugar y, ante todo, cumpliremos con las indicaciones dadas por las
autoridades locales pertinentes. Además, recurrimos a otras medidas de preparación
que probablemente incluyan:•

Aumento en general de los footprints del evento•

Disminución del ﬂujo de las audiencias•

Incremento del espacio disponible en zonas destinadas a ﬁlas, consumo dealimentos o bebidas y asientos disponibles•

Extensión de los horarios de apertura, al mismo tiempo que escalonamos loshorarios de admisión y salida•

Gestión de registros, reservaciones de grupos y admisiones sin registro previo•

Inﬂuencia en los comportamientos de nuestras audiencias, utilizando una
variedad de medidas y dinámicas de manejo de multitudes para reducir las
aglomeraciones, eliminar los cuellos de botella y mantener un paso ﬂuido, como:oEntradas y salidas designadasoControles de entrada y salidaoSeñalización de direcciones en
piso y para mantener distanciaoDespliegue de barreras yparticionesoFlujos unidireccionales cuando
sea necesariooGestión de piso mejorada, control
de seguridad y clasiﬁcación

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8MEDIDAS DE SALVAGUARDA

Trabajamos en estrecha colaboración con nuestras sedes para reducir los riesgos detransmisión de persona a persona, reconociendo la importancia de controlar, en la
medida de lo razonablemente posible, el entorno dentro del lugar mismo, que incluye:•

Ventilación, ﬂujo de aire, calidad y puriﬁcación del aire•

Temperatura del ambiente, aire acondicionado y humedad

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9MEDIDAS DE HIGIENE

En asociación con nuestras sedes, insistimos e
implementamos rigurosas medidas de higiene
diseñadas para ayudar a prevenir la transmisión
respiratoria de persona a persona, así como desuperﬁcie a persona a través del contacto con
superﬁcies contaminadas.
Cada evento adapta sus controles de higiene reforzados a sus propias
circunstancias y para satisfacer las expectativas de su público.
Nuestras medidas se alinean con las condiciones y estándares
establecidos por las autoridades relevantes, y pueden incluir:

1. Higiene personal•

Alentar a todos los asistentes a usar con regularidad
nuestras estaciones de desinfección disponibles
a lo largo del evento y el recinto•

Registro, check-in y pagos sin contacto•

Animar a todos los asistentes a tener en cuenta
el espacio personal de todos y evitar el contacto físico,como el apretón de manos•

Pedir a los expositores que consideren alternativasa los productos de regalo, materiales de marketingy demostraciones de productos•

Garantizar el acceso a instalaciones de bienestar adecuadas

2. Limpieza, saneamiento y desinfección•

Mantenimiento de sistemas de aire acondicionado
y ﬁltración de aire por parte de las sedes•

Fortalecimiento de los regímenes de limpieza,
prestando especial atención a las superﬁcies de altocontacto de acuerdo con las normas locales ynacionales•

Facilitación de protocolos adecuados de gestiónde residuos

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“

MEDIDAS MÉDICAS

Si bien las autoridades pertinentes dictan salvaguardas médicas, hemos deﬁnido
medidas adicionales que se pueden implementar en caso de ser necesario. Estas
pueden incluir:•

Políticas de (pre)registro y admisión que aconsejan quién debe y quién nodebe asistir a los eventos (personas de alto riesgo y vulnerables)•

Comunicación clara sobre los requisitos para usar cubrebocas en el evento•

Medidas de protección como pantallas acrílicas•

Servicios, instalaciones y protocolos de respuesta médicos apropiados•

Actividades de vigilancia que incluyen:oRastreo y seguimiento de la recopilación de datos de todos los asistentes
a lo largo del ciclo del eventooCumplimiento estricto de los estándares globales de protección de datos,
estándares y protocolos de privacidad de datosoDependiendo de las regulaciones y/u orientaciones locales, las actividadesde detección previas a la admisión también incluirán: Veriﬁcaciones delestado COVID-19, como comprobantes de vacunas o resultados de pruebas.

oToma de temperatura no invasivao(Auto)declaraciones y exenciones de saludoInstalaciones para pruebas COVID-19 (en algunos eventos)

Los controles de gestión, en colaboración con las autoridadesy los servicios locales pertinentes, también incluirán:•

Atención, manejo y bienestar de pacientes ambulatorios•

Evaluación de riesgo de casos de COVID-19
e investigación de brotes•

Informes legales y apoyo a los esfuerzos de rastreo y
seguimiento por parte de las autoridades pertinentes.

Nuestros protocolos globales de COVID-19 nos
permiten, a nosotros y a nuestros socios, respondera incidentes, desde lidiar con informes a mediosde comunicación hasta emergencias médicas.

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“FINALMENTE
La salud y la seguridad están al frente
de toda nuestra planiﬁcación, reconociendoque responder de manera efectiva a los riesgosdel COVID-19 sigue siendo una responsabilidad
compartida. Nuestras pautas reﬂejan el papel
esencial que la industria de exposiciones
y eventos sigue desempeñando para ayudar
a proteger la salud y la seguridad de nuestros
clientes y todos los participantes.
Sin embargo, ninguna industria puede superar este desafío continuo
por sí sola. Nuestro personal, proveedores, sedes, socios y asistentes
también tienen una responsabilidad a medida que continuamos
adoptando nuevas prácticas, respetando los derechos de otras
personas y siguiendo recomendaciones basadas en la ciencia.
Al trabajar juntos, continuamos enfrentando este desafío, reuniendoa nuestros clientes y logrando que las empresas vuelvan a crecer.

Hugh Jones”

Si desea hablar sobre alguno de los elementos de nuestro marco, o si necesita más información
sobre protocolos detallados para ubicaciones especíﬁcas, comuníquese con:
Emma Dengate
Global Health & Safety Manager
emma.dengate@rxglobal.com |infomexico@rxglobal.com

RX está en el negocio de construir negocios para individuos, comunidades y organizaciones. Elevamos
el poder de los eventos cara a cara combinando datos y productos digitales para ayudar a los clientes
a conocer los mercados, obtener productos y completar transacciones en más de 400 eventos en 22
países, en 43 industrias. En RX nos apasiona generar un impacto positivo en la sociedad y estamos
totalmente comprometidos con la creación de un entorno de trabajo inclusivo para toda nuestra gente.
RX es parte de RELX Group, proveedor global de información basada en análisis y herramientas dedecisión para clientes profesionales y de negocios. www.rxglobal.com