Datenschutzhinweise
für Besucher, Anlieferer, externe Mitarbeiter undMitarbeiter von Kontraktoren der StandorteHanau, Kleinostheim und Wehrheim
Informationen nach Artikeln 13, 14 und 21 der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO)

1. ALLGEMEIN
1.1

Zielsetzung und Verantwortung1)

Zweck dieser Datenschutzhinweise ist es, Besucher, Anlieferer, externe Mitarbeiter undMitarbeiter von Kontraktoren der Standorte Hanau, Kleinostheim und Wehrheim (nachfolgend„Besucher“ genannt) über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung
personenbezogener Daten zu informieren.

2)

Verantwortliche im Sinne des Datenschutzrechts ist die Heraeus Site Operations GmbH & Co.
KG (nachfolgend „Heraeus“ genannt). Datenschutzrechtliche Anfragen oder
Auskunftsbegehren können an den betrieblichen Datenschutzbeauftragten von Heraeus
gerichtet werden.

3)

Unser Datenschutzbeauftragter ist über die folgende E-Mail-Adresse zu erreichen
dataprotection@heraeus.com oder per Post:
Datenschutzbeauftragter
c/o Heraeusstr. 12-14
63450 Hanau

1.2 Rechtsgrundlage
Ihre personenbezogenen Daten werden auf den folgenden Rechtsgrundlagen erhoben und verarbeitet:1)

Die Einwilligung gemäß Art. 6 (1) (a) der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die
Einwilligung ist eine Willensbekundung, die in einem bestimmten Fall freiwillig, in Kenntnis derSachlage und unmissverständlich in Form einer Erklärung oder einer anderen eindeutigen
bestätigenden Handlung abgegeben wird, mit der die betroffenen Personen deutlich machen,dass sie in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einwilligen.

2)

Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Art. 6 (1) (c) DSGVO, d.h. dieDatenverarbeitung ist aufgrund eines Gesetzes oder einer anderen Vorschrift erforderlich.

3)

Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen gemäß Art. 6 (1) (f) DSGVO, d.h. dieVerarbeitung ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der Interessen eines
Dritten erforderlich, sofern die Interessen nicht die Grundrechte und Grundfreiheiten derBesucher, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.

Datenschutzhinweise für Besucher Hanau,Kleinostheim, Wehrheim

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1.3 Rechte der betroffenen Person
Sie können Ihre Rechte als betroffene Person in Bezug auf Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten
jederzeit unter den oben genannten Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten geltend machen. Als
betroffene Person haben Sie die folgenden Rechte.
1)

Recht auf Widerruf der Einwilligung: Sofern personenbezogene Daten auf Grundlage einer
Einwilligung verarbeitet werden, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung
für die Zukunft gemäß Art. 7 DSGVO.

2)

Recht auf Information: In Übereinstimmung mit Art. 15 DSGVO können Sie eine Bestätigung
darüber verlangen, ob Ihre Daten verarbeitet werden. Wenn dies der Fall ist, haben Sie dasRecht, kostenlos Auskunft über die Daten zu erhalten.

3)

Recht auf Berichtigung: Wenn personenbezogene Daten unrichtig verarbeitet wurden, haben
Sie das Recht, die unverzügliche Berichtigung dieser Daten gemäß Art. 16 DSGVO.

4)

Recht auf Löschung: Wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben, der Verarbeitung Ihrer
personenbezogenen Daten widersprochen haben (und keine überwiegenden berechtigten
Gründe für die Verarbeitung vorliegen), Ihre personenbezogenen Daten für den
ursprünglichen Zweck der Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind, eine entsprechende
rechtliche Verpflichtung besteht oder personenbezogene Daten unrechtmäßig verarbeitet
wurden, haben Sie das Recht, die Löschung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 17
DSGVO.

5)

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Gemäß den Bestimmungen von Art. 18 DSGVO
haben Sie das Recht zu verlangen, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Dateneingeschränkt wird.

6)

Recht auf Datenübertragbarkeit: Gemäß Art. 20 DSGVO haben Sie das Recht, die von Ihnen
bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen undmaschinenlesbaren Format zu erhalten.

7)

Recht auf Widerspruch: Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Wahrung derberechtigten Interessen unseres Unternehmens erforderlich, können Sie der Verarbeitung
jederzeit gemäß Art. 21 DSGVO widersprechen.

8)

Recht auf Einreichung einer Beschwerde: Gemäß Art. 77 DSGVO haben Sie das Recht, bei denzuständigen Aufsichtsbehörden eine Beschwerde einzureichen.

1.4 Löschung von Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald der Zweck, für den sie erhoben wurden,
weggefallen ist und keine weiteren gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen zur Aufbewahrung
bestehen.
1.5 Sicherheitsmaßnahmen
Es werden dem Stand der Technik entsprechende organisatorische und technische Sicherheitsmaßnahmen
getroffen, um die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zu gewährleisten und personenbezogene
Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung und unberechtigten Zugriff zuschützen.
1.6 Übermittlung von Daten an Dritte und Drittanbieter1)

Wir übermitteln Daten an Dritte ausschließlich nach Maßgabe der gesetzlichen
Bestimmungen. Wir geben Besucherdaten nur dann an Dritte weiter, wenn dies erforderlich
ist oder zu anderen Zwecken, die zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungengegenüber den Besuchern oder gesetzlicher Vorschriften notwendig sind.

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Kleinostheim, Wehrheim

2| 22)

Soweit wir zur Erbringung unserer Dienstleistungen Subunternehmer einsetzen, werden wir
angemessene rechtliche Vorkehrungen sowie technische und organisatorische Maßnahmen
zum Schutz personenbezogener Daten gemäß den geltenden gesetzlichen Bestimmungentreffen.

3)

Sofern wir im Rahmen dieser Datenschutzerklärung Tools oder Ressourcen anderer Anbieter(nachfolgend zusammenfassend "Drittanbieter" genannt) nutzen, die ihren Sitz in einem
Drittland haben, ist davon auszugehen, dass Daten in diese Drittländer übermittelt werden.

4)

Drittländer sind Länder, in denen die DSGVO nicht unmittelbar gilt, d. h. im Prinzip alle Länder
außerhalb der EU oder des Europäischen Wirtschaftsraums. Daten dürfen nur dann in
Drittländer übermittelt werden, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist,
wenn die Besucher ihre Zustimmung gegeben haben oder wenn die Übermittlung solcher
Daten gesetzlich zulässig ist.

1.7 Automatisierter Entscheidungsprozess
Wir beabsichtigen nicht, die von Ihnen erhobenen personenbezogenen Daten für automatisierte
Entscheidungsprozesse (einschließlich Profiling) zu verwenden.

2. Datenverarbeitung im Detail
2.1 Welche Quellen nutzt Heraeus und welche Daten verarbeitet Heraeus?
Heraeus erfasst folgende Daten:
Persönliche Informationen des Besuchers (Vor- und Nachname und andere Kontaktdaten, wie Firmenname
des Besuchers, E-Mail-Adresse), Besuchsempfänger (Heraeus intern), Datum/Uhrzeit des Eintreffzeitpunkts
auf dem Werksgelände, sowie Datum/Uhrzeit des Verlassens des Werksgeländes (Besuchszeit).
Sofern eine Zufahrtberechtigung zum Werksgelände erteilt werden soll, werden zusätzlich Handy-Nummer
des Kraftfahrers (d.h. telefonische Erreichbarkeit während des Aufenthalts auf dem Werksgelände) und KfzKennzeichen erfasst.
Besucher weisen sich durch Vorlage eines Ausweisdokuments aus.
Heraeus nutzt als Quellen der personenbezogenen Daten:
a. Angaben eines Beschäftigten von Heraeus, die dieser im Rahmen des Anmeldeprozesses seines
Besuchers zur Verfügung stellt
b. Angaben des Besuchers (z.B. bei nicht bereits systemisch vorangemeldetem Besuch)c. Angaben, die dem Sicherheitspersonal an Torstelle oder Empfang durch die betreffende Person genannt
werden und/ oder dem vorgelegten Auseisdokument zu nehmen sind
Heraeus kann an den Standorten Hanau und Kleinostheim die Echtheit der Ausweisdokumente auch mittels
eines optischen Lesegeräts prüfen.
Die Besucher erhalten einen Besucherausweis, der ihren Namen und ggf. den Namen ihres Arbeitgebers
enthält und der während des Besuchs gut sichtbar zu tragen und nach dem Besuch beim Werkschutz
abzugeben ist.
Bei Besuchergruppen wird die Gruppe mit den Personalien der Mitglieder dieser Gruppe imBesuchermanagementsystem erfasst. Die Gruppenmitglieder erhalten keine Besuchsausweise
Sofern dem Besucher ein personalisierter Werksausweis zum regelmäßig wiederkehrenden Zutritt ausgestellt
werden soll, wird von ihm außerdem im Bereich des Servicecenters ein Lichtbild für den Werksausweis
erstellt, um dieses auf den Werksausweis aufzudrucken.
Der Werksausweis muss während des Aufenthalts am Standort gut sichtbar getragen werden. Heraeus erfasst
auch die Zeitpunkte, zu denen der Besucher den Standort mittels des Werksausweises betritt und wiederverlässt. Diese Daten werden mittels des Werksausweises über die Lesegeräte an den Drehkreuzen undDrehsperren der Zugänge zu den Standorten erfasst. Der Werksausweis ist abzugeben, sobald der Grund fürdie Zutrittsberechtigung des Besuchers entfallen ist.

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An den Standorten werden in den gekennzeichneten Bereichen Videoaufzeichnungen angefertigt.
2.2 Wie speichert Heraeus die Daten seiner Besucher?
Die Daten der Besucher werden im Besuchermanagementsystem erfasst.
2.3 Für welchen Zweck verarbeitet Heraeus die Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
Heraeus verarbeitet personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen derDatenschutzgrundverordnung (DS-GVO) sowie weiteren einschlägigen Gesetzen, die Heraeus verpflichten
und/oder berechtigen, die vorgenannten Daten von Besuchern zu verarbeiten:
2.3.1

Zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach Art. 6 Abs. 1 c) DS-GVO

Zur Vermeidung von Störfällen ist Heraeus für die Standorte Hanau und Kleinostheim nach der 12. BImSchV(Störfall-Verordnung) verpflichtet, Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz gegen „Eingriffe Unbefugter“ zutreffen. Dazu gehört die angemessene Überwachung von Besuchern und Fremdfirmen auf demWerksgelände. Für diese Überwachung ist u.a. die Erfassung der Identität von Besuchern, Anlieferern,
externen Mitarbeitern und Angehörigen von Fremdfirmen erforderlich. Dies erfolgt mittels einesAusweisdokuments: Personalausweis, Reisepass oder Passersatzdokument.
2.3.2

Aufgrund berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO

1)Zur Sicherstellung des Hausrechts werden die Identität des Besuchers und die Besuchszeiten
erfasst.

2)

Videoüberwachungen der Zugangsbereiche und der Verkehrswege auf den umzäunten
Werksgeländen von Heraeus einschließlich Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit(z. B. Zutrittskontrollen) zur Sicherstellung des Hausrechts und dem Schutz des Eigentums,
sowie allen Maßnahmen, die der IT-Sicherheit von Heraeus dienen;

3)

Weitergabe der Daten an andere Stellen bei Heraeus oder an andere Heraeus-Gesellschaften,soweit dies zur Erfüllung von rechtlichen oder gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich ist (z.
B. Weitergabe an Werkschutz, den Besuch empfangende Gesellschaft, falls erforderlich
Heraeus Corporate Centers für z.B. Abrechnungszwecke);

4)

Weitergabe von Daten an Dritte, die Heraeus bei der Erfüllung von gesetzlichen
Verpflichtungen oder zur Wahrung der Rechte von Heraeus unterstützen (z.B. anErmittlungsbehörden oder Polizeibehörden);
2.3.3

Aufgrund einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 a) DS-GVO

Heraeus verarbeitet personenbezogene Daten auch für die Zwecke, in die die betroffenen Personen
ausdrücklich eingewilligt haben, wie zum Beispiel Fotoaufnahmen im Rahmen einer Veranstaltung.
Eine erteilte Einwilligung kann von den betroffenen Personen jederzeit widerrufen werden. Das gilt auch fürden Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO Heraeus gegenüber erteilt
worden sind. Solch ein Widerruf wirkt aber nur für die Zukunft und lässt alle Verarbeitungen unberührt, dievor diesem Widerruf erfolgt sind.
2.4 Wie lange werden die Daten gespeichert?
Die personenbezogenen Daten von Besuchern werden gelöscht, sobald der Zweck, für den sie erhoben
wurden, entfällt und keine anderweitigen gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
Sie werden im IT-gestützten Besuchermanagementsystem 12 Monate archiviert. Danach erfolgt eine
automatisierte Löschung.
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Eine Archivierung erfolgt, um im Ereignisfall bzw. bei Ermittlungen von Aufsichtsbehörden oder
Ermittlungsbehörden die Einhaltung der Auflagen aus dem Störfallrecht nachweisen oder Straftaten oder
Ordnungswidrigkeiten aufklären zu können.
Videoaufzeichnungen werden spätestens nach 30 Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung vonStraftaten, Rechtsverstößen oder Unfällen länger benötigt werden.
2.5 Werden Daten in ein Drittland übermittelt?
Es erfolgt keine Übermittlung von Besucherdaten in Drittstaaten (Staaten außerhalb des europäischen
Wirtschaftsraums – EWR).
2.6 Sind Besucher verpflichtet, Heraeus personenbezogene Daten bereitzustellen?
Besucher müssen grundsätzlich nur die personenbezogenen Daten bereitstellen, die im Zusammenhang mit
der Aushändigung des Standortflyers oder im Rahmen des Besuchermanagements abgefragt werden. Soll ein
Werksausweis ausgestellt werden, wird weiterhin ein Lichtbild des Betroffenen für den Werksausweis
verarbeitet.
2.7 Information über das Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO
Jede betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit
gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO(Datenverarbeitung auf der Grundlage der Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Legt eine betroffene Person Widerspruch ein, werden ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeitet,es sei denn, Heraeus kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die dieInteressen, Rechte oder Freiheiten der betroffenen Person überwiegen oder die Verarbeitung dient derGeltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen von Heraeus.
Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an:
Widerspruch@heraeus.com
Die betroffene Person sollte möglichst genau angeben, welcher Verarbeitung sie widersprechen will. Im Falleeines Widerspruchs kann Heraeus den Werksausweis herausverlangen und den Zutritt zum Standortverweigern.

3. ÄNDERUNGEN DER DATENSCHUTZHINWEISE
Wir behalten uns das Recht vor, die Datenschutzhinweise zu ändern, um sie an eine veränderte Rechtslageoder an Änderungen unserer Dienstleistungen und Datenverarbeitung anzupassen.
Die Besucher werden gebeten, sich regelmäßig mit dem Inhalt der Datenschutzhinweise vertraut zu machen.
Zuletzt aktualisiert: März 2024
Version: 2.0

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