全国都道府県議会議長会
デジタル研修会

第２講

各議会での取り組みの方策

議会デジタル化支援アドバイザー
廣川聡美

Ⅰ デジタル化の推進手順

1１ デジタル化 気運の醸成■ 検討組織の設置■ 先行事例（他の議会）の調査■ 議員の意識や環境等の調査、ヒアリング■ オンライン会議等のデモ、トライアル■ デジタル技術活用に関する勉強会開催■ 検討組織が中心となり議論

2

２ 基本方針案等の策定、決定■ デジタル化の目的、目標、範囲、スケジュール■ 各種ルールについての議論、方針の決定■ 事務局や執行部のサポート体制等に関する協議■ 予算等に関する執行部との協議

3

議会デジタル化（DX）の目的（例）① 情報共有の円滑化・迅速化② 会議の高度化・効率化③ 議会活動の見える化・透明化④ 住民とのコミュニケーションの高度化⑤ 住民やまちの課題の発掘・発見

より迅速・的確な民意集約、団体意思の決定
4３ 条例規則等の整備■ オンライン委員会等に関する規定
オンライン出席の事由

重大な感染症のまん延防止等
大規模な災害の発生等
育児、介護等

先行事例から■ システムや機器の利用ルール■ 個人情報保護、セキュリティ等に関する規定

5４ デジタル技術の整備・導入■ 利用頻度の高い機能から逐次導入（スモールスタート）■ 出来るだけ、特注ではなく汎用の製品やサービスを選択■ 習熟度に合わせて、ステップアップ■ オンライン会議機能は、いざという時のために早期に導入

6

利用技術や環境等に関する検討項目① 利用するデジタルサービス（機能）■ オンライン会議■ ペーパーレス会議■ ビジネスチャット■ 文書管理■ スケジュール管理などのサービス（アプリケーション）② タブレットなどの端末■ タブレット、パソコンなど■ 会議用マイク、スピーカー、大型モニター など③ Wi-Fiなどのネットワーク環境■ 議場、委員会室、会派控室、事務局 など■ 議員の自宅 など （オンライン会議等に使う場所）

7

５ 研修の実施、ヘルプデスクの運用開始■ 技術や機器導入と併行して議員研修を実施■ 事務局や執行部職員（議事説明員）も同じ研修を受講■ 質問対応やサポートのためのヘルプデスクを設置■ 研修は当分の間継続（誰も取り残されないように）

8

６ 運用、評価、見直し■ 使い方の事例やノウハウを議員間で共有■ ルールや使い方で課題があれば、随時見直し■ 全ての議員、関係者が活用できるように配慮■ 順次、活用の幅（用途、目的）を広げる

9

Ⅱ 推進（検討）項目と必要な機能

10

１ 情報共有の円滑化・迅速化○ いつでも、どこでも、情報を伝達・共有、資料にアクセス○ 時間を有効活用 → 活動の高度化、効率化
区分

内容

事務局→議員 連絡事項等の伝達
日程調整等
議案説明資料等の受取、仕分、伝達、共有、管理（執行部→事務局→議員）

機能（システム/サービス）
メール、チャット機能
パソコンやタブレット等の端末（共通）
ネットワーク環境（共通）
デジタル文書共有機能

共通情報（条例規則等）の共有、管理
議員間会派内における情報共有等

議員⇄執行部

資料等提供依頼、提供
意見•情報の交換
議案や報告事項の事前説明等

メール、チャット機能
オンライン会議機能
デジタル文書共有機能

11

２ 会議の高度化・効率化○ 分かりやすい質疑、分かりやすい答弁、濃い議論○ 災害時、緊急時等でも、議会の機能を継続
区分

内容

機能（システム/サービス）議員

端末による資料検索、閲覧、下調べ等（議案等関係資料/その他）

ペーパーレス会議機能
デジタル文書共有機能

議員→執行部

発言（質問等）の際の資料提示（資料、画像、映像等）

大型ディスプレイ（資料投影用）

執行部→議員

議案等説明や答弁の際の資料提示（資料、画像、映像等）

執行部

答弁メモ等の伝達（職員→議事説明員）

執行部側の情報共有機能

議員事務局
執行部

オンラインによる会議開催（委員会等）

オンライン会議機能
ライブ/ビデオのネット配信機能＊緊急時、災害時等

議員側の通信環境（自宅/モバイル）12

３ 議会活動の見える化・透明化○ 住民にとって、身近で、分かりやすい議会活動○ 論点と議論の内容、議員の考えや行動を見える化○ 多くの住民に、自治（地域）への関心を高めてもらう
区分

内容

機能（システム/サービス）議会→住民会議のライブ（録画）配信（より分かりやすく提供）

映像記録、動画編集、配信機能

議事録の公開（より分かりやすく提供）

AIによる議事録自動作成、公開機能
データベース機能

議事関係資料の公開（より分かりやすく提供）

ホームページ等編集、発信機能
データベース機能議会情報の公開
議員情報の公開
デジタル議会便り等の発行、公開（より分かりやすく提供）

13

４ 住民への情報発信、意見の聴取の推進○ 住民にとって、身近な議会が目標○ 意見、質問、問合せ等が、簡単にできる○ アンケート等により、住民の意見を頻繁に聴取区分

内容

必要な機能（システム/サービス）

議会→住民

デジタル議会だより会議のライブ配信、動画配信

ホームページ
動画配信機能住民→議会

意見等の投稿
質問、問合せ

投稿等書き込み機能
SNS等の利用

議会⇄住民

議会報告会等のオンライン開催
子ども議会等のオンライン開催
ネットでのアンケート調査等

オンライン会議機能
アンケート調査集計機能

デジタル活用により、従来、行政や議会にアクセスが少なかった住民層の参加の可能性が広がる
14

５ 住民やまちの課題の発掘・発見○ 議事録をオープンデータ化する○ 議事録を全文検索し、頻出する案件や地域を特定○ AI等により分析、課題を見える化○ さらに、議題とならない地域に問題がないか等を調査（課題発見には、他にも多様な手段がある）○ 課題解決方法の立案（執行部と連携）
課題の発掘・発見、解決策検討のプロセス（イメージ）
データの集約分析
議事録
住民アンケート等

課題の見える化

解決策の検討・試作

試作案の評価・改良

本格実施
評価・改良

データによる裏付

データによる評価

データによる評価
15

Ⅲ デジタル化に当たっての留意点

16

１ 操作スキル、活用方法等の十分なサポート■ 操作や運用ルール等に関する研修を丁寧に実施■ 情報やデータの検索、活用方法等に関する研修を実施■ 親切な、分かりやすいヘルプデスクの設置が必要■ サイバーセキュリティ、個人情報保護等の知識・スキルを学び直す

17２ デジタル人材の確保・配置■ ICTの導入、業務改革の実務を担当する人材が不可欠■ 事務局に知識・スキルを持った職員の配置が必要■ 執行部（情報部門等）の協力や支援が必要

18

３ 運用、利用ルールの検討、コンセンサス■ システムや端末の利活用ルール、議場等への端末持ち込みルール等を定める■ ペーパーレスやオンラインによる会議開催方法等のルールを定める■ デジタル化した資料（ファイル）の管理ルールを定める■ セキュリティに関するルール（ポリシー等）を定める■ 先行事例等を参考に、最適な運用ルールを検討し、定めたルールは、全議員（及び関係者）が遵守する

19

４ 機材やサービスの整備、導入■ 利用者にやさしい、操作性の良いシステムを選択■ 費用対効果を見極め、必要十分な機種を選定■ 執行部の情報部門と十分に事前調整を実施■ セキュリティに十分に配慮して、整備・運用■ 議員の自宅等の通信環境の経費等について、事前に検討し、合意しておくことが必要

20

５ 進め方のポイント■ デジタル化は目的ではなく手段■ 活動（仕事）の仕方を根本的に見直す■ スモールスタート■ 丁寧な説明とコンセンサス■ 誰も取り残されないように

21

終了

ご清聴有難うございました