一般社団法人東海サッカー協会

特定個人情報取扱規程
第１章 総 則（目 的）第１条

この規程は、一般社団法人東海サッカー協会（以下「この法人」という。）における個人番号及び特定個人情報（以下「特定個人情報等」という。）の適正な取扱いの確保に関し必要な事項を定める。
（定 義）
第２条 この規程において、各用語の定義は次のとおりとする。
(1)

個人情報
生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。
）をいう。

(2)

個人番号
住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるもの（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。以下同じ。
）をいう。

(3)

特定個人情報個人番号をその内容に含む個人情報をいう。

(4)

個人情報ファイル
個人情報データベース等であって、行政機関及び独立行政法人等以外の者が保有するものをいう。

(5)

特定個人情報ファイル
個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。

(6)

個人番号利用事務
行政機関、地方公共団体、独立行政法人等その他の行政事務を処理する者が、その保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索し、及び管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する事務をいう。

(7)

個人番号関係事務
個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。

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(8)

個人番号利用事務実施者
個人番号利用事務を処理する者及び個人番号利用事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。

(9)

個人番号関係事務実施者
個人番号関係事務を処理する者及び個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。

(10)

個人情報取扱事業者
個人情報データベース等を事業の用に供している者（国の機関、地方公共団体、独立行政法人及び地方独立行政法人を除く。）であって、個人情報データベース等を構成する個人情報によって識別される特定の個人の数（個人情報保護法施行令で定める者を除く。
）の合計が過去６箇月以内のいずれの日においても、5,000を超えないもの以外の者をいう。
(11)

個人情報取扱事業者でない個人番号取扱事業者
特定個人情報ファイルを事業の用に供している個人番号関係事務実施者又は個人番号利用事務実施者であって、国の機関、地方公共団体の機関、独立行政法
人等及び地方独立行政法人以外のものから個人情報取扱事業者を除いた者をいう。
(12)

従業者
この法人にあって、直接間接にこの法人の指揮監督を受けて、この法人の業務に従事している者をいう。
(13)

特定個人情報の取扱い
特定個人情報の取得、安全管理措置、保管、利用、提供、委託、及び廃棄・消去をいう。
(14)

番号法
「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（平成 25 年法律第 27 号）をいう。
（適 用）
第３条 この規程は、従業者に適用する。
２ この規程は、この法人が取り扱う特定個人情報等を対象とする。
（特定個人情報基本方針）
第４条 この法人における特定個人情報等の適正な取扱いを確保するため、特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針（以下「基本方針」という。
）を定める。
２ 基本方針は、従業者に周知せしめるものとする。

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第２章 管理体制（個人番号を取り扱う事務の範囲）
第５条 この法人において個人番号を取り扱う事務は、以下に掲げる事務に限定する。
(1)

下表に掲げる事務役職員に係る個人番号関係事務

報酬等の支払調書作成事務
給与所得・退職所得の源泉徴収票作成
事務及び給与支払報告書作成事務
雇用保険等届出事務
労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
健康保険・厚生年金保険届出事務及び国民年金第三号被保険者関連事務

役職員以外の個人に係る個人番号 報酬等の支払調書作成事務
関係事務
(2)

前号に付随して行う事務（特定個人情報等の範囲）
第６条

前条においてこの法人が個人番号を取り扱う事務において使用される個人番号及び個人番号と関連付けて管理される特定個人番号は、以下のとおりとする。
(1) 役職員又は役職員以外の個人から、番号法第 16 条に基づく本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人番号カード、通知カード、身元確認書類等）及びこれらの写し(2) この法人が税務署等の行政機関等に提出するために作成した法定調書及びこれらの控え(3) この法人が法定調書を作成するうえで役職員又は役職員以外の個人から受領する個人番号が記載された申告書等(4) その他個人番号と関連付けて保存される情報
２ 第１項各号に該当するか否かが定かでない場合は、特定個人情報保護責任者が判断する。
（特定個人情報保護責任者）
第７条 この法人は、特定個人情報等の取扱いに関して総括的な責任を有する特定個人情報保護責任者を設置するものとし、特定個人情報保護責任者は事務総長とする。
２ 特定個人情報保護責任者は、次の各号に掲げる事項その他この法人における特定個

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人情報等に関する責務を有する。
(1) 第４条に規定する基本方針の策定、従業者への周知、一般への公表(2)

この規程に基づき特定個人情報等の取扱いを管理するうえで必要とされる事案の承認(3) 特定個人情報等に関する安全対策の策定・推進(4) 特定個人情報等の適正な取扱いの維持・推進等を目的とした諸施策の策定・実施(5) 事故発生時の対応策の策定・実施
３ 特定個人情報保護責任者は前項各号に掲げる責務を遂行するに際し、事務取扱責任者を選任し、これにあたらせることができる。
（事務取扱担当者）
第８条 この法人における特定個人情報等を取り扱う事務については、事務取扱担当者を明確にして行うものとする。
２ 事務取扱担当者は、次の各号に掲げる方法により特定個人情報等を取り扱う。
(1) 取得した特定個人情報等を含む書類等（磁気媒体及び電子媒体（以下「磁気媒体等」という。
）を含む。
）を適切かつ安全に管理する。
(2) 事務取扱担当者は、取得した特定個人情報等に基づき特定個人情報ファイルを作成する。
(3) 事務取扱担当者は、源泉徴収票等を作成し、行政機関等に提出するとともに、役職員等に交付する。
３ 事務取扱担当者は、特定個人情報等及びそれを取り扱う情報システム及び機器等を適切に管理し、使用権限のない者には使用させてはならない。
４ 事務取扱担当者は、特定個人情報等の取扱状況を明確にするため、作業記録を作成し、適宜記録する。
（管理区域）
第９条 この法人は、特定個人情報等の情報漏えい等を防止するため、特定個人情報ファイルを収容する区域を明確にし、キャビネット施錠等の必要な安全管理措置を講じることとする。
（従業者の教育）第 10 条

この法人は、従業者に対して定期的な研修の実施又は情報提供等を行い、特定個人情報等の適正な取扱いを図るものとする。

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（従業者の監督）
第 11 条

この法人は、従業者が特定個人情報等を取り扱うにあたり、必要かつ適切な監督を行う。
（特定個人情報等の取扱状況の確認）
第 12 条特定個人情報保護責任者は、この法人における特定個人情報等の取扱いが関係法令、この規程等に基づき適正に運用されていることを定期的に確認する。
２ 特定個人情報保護責任者は、作業記録の内容を定期的に確認する。
（体制の見直し）第 13 条

この法人は、必要に応じて特定個人情報等の取扱いに関する安全対策に関する諸施策について見直しを行い、改善を図るものとする。
（苦情等への対応）
第 14 条

この法人における特定個人情報等の取扱いに関する苦情等があったときは、これに適切に対応する。
２ 特定個人情報保護責任者は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備を行うものとする。

第３章 個人番号の取得、利用等（個人番号の取得、提供の求め）
第 15 条

この法人は、第５条に規定する事務を処理するために必要がある場合に限り、本人又は他の個人番号関係事務実施者若しくは個人番号利用事務実施者に対して、適法かつ公正な手段によって個人番号の提供を求めることができるものとする。
２ 個人番号の提供を求める時期は、原則として個人番号を取り扱う事務が発生したときとする。ただし、個人番号を取り扱う事務が発生することが明らかなときは、契約等の締結時に個人番号の提供を求めることができるものとする。
（本人確認）
第 16 条 この法人は、本人又は代理人から個人番号の提供を受けたときは、関係法令等に基づき本人確認を行うこととする。
２ 書面の送付により個人番号の提供を受けるときは、併せて本人確認に必要な書面又はその写しの提出を求めるものとする。

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（本人確認書類の保存）
第 17 条 提出された本人確認書類は、当該個人番号を利用する事務が終了するまでの間又は法定保存期間が終了するまでの間、これを適切に保管する。
（個人番号の利用）
第 18 条

この法人は、第５条に規定する事務を処理するために必要な場合に限り、個人番号を利用するものとする。なお、たとえ本人の同意があったとしても、利用目的を超えて個人番号を利用してはならない。
２ 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であるときは、前項の規定にかかわらずこの法人が保有している個人番号を利用することができる。
（特定個人情報ファイルの作成の制限）
第 19 条

この法人は、第５条に規定する事務を処理するために必要な場合に限り、特定個人情報ファイルを作成するものとする。

第４章 特定個人情報等の保管、管理、提供、廃棄等（保 管）
第 20 条

この法人は、第５条に規定する事務が終了するまでの間、特定個人情報等を保管する。ただし、所管法令等により保存期間が定められているものについては、当該期間を経過するまでの間、特定個人情報等を保管する。
２ 特定個人情報等を取り扱う機器、磁気媒体等及び書類等は、特定個人情報等の漏えい、滅失または毀損の防止その他の安全管理の確保のため、適切な方法により保管又は管理する。
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特定個人情報等を含む書類又は特定個人情報ファイルを法定保存期間経過後も引き続き保管するときは、個人番号に係る部分をマスキング又は消去したうえで保管する。

（特定個人情報等の持出し等）
第 21 条

この法人において保有する特定個人情報等を持ち出すときは、次に掲げる方法により管理する。
(1) 特定個人情報等を含む書類を持ち出すときは、外部から容易に閲覧されないよう封筒に入れる等の措置を講じる。

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(2) 特定個人情報等を含む書類を郵送等により発送するときは、簡易書留等の追跡可能な移送手段等を利用する。
(3) 特定個人情報ファイルを磁気媒体等又は機器にて持ち出すときは、ファイルのパスワードの付与等又はパスワードを付与できる機器の利用等の措置を講じる。
（特定個人情報等の提供）
第 22 条

この法人にて保有する特定個人情報等の提供は、第５条に規定する事務に限るものとする。
２ 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であるときは、前項の規定にかかわらずこの法人で保有している特定個人情報等を提供することができる。
（開示、訂正）第 23 条

この法人にて保有する特定個人情報等については、適法かつ合理的な範囲に限り開示することとし、特定個人情報等の本人より訂正の申出があったときは、速やかに対応する。
（第三者提供の停止）
第 24 条特定個人情報等が違法に第三者に提供されていることを知った本人からその提供の停止が求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、第三者への提供を停止する。
（特定個人情報等の廃棄、消去）
第 25 条

第 20 条第１項に規定する保管期間を経過した書類等について、次のとおり速やかに廃棄する。
(1) 特定個人情報等を含む書類の廃棄は、裁断、焼却又は熔解等の復元不可能な手段により廃棄する。
(2) 磁気媒体等に作成、保存された特定個人情報ファイルは、完全削除ソフトウェア等により完全に消去する。
(3) 特定個人情報等を含む磁気媒体等は、破壊等により廃棄する。
（廃棄の確認、記録）
第 26 条特定個人情報等の廃棄又は消去をしたときは、特定個人情報責任者がこれを確認する。事務取扱担当者は、廃棄等を証明する記録等を保存する。

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第５章 その他（個人情報取扱事業者でない個人番号取扱事業者における特定個人情報等の取扱い）
第 27 条

この法人は、個人情報取扱事業者でない個人番号取扱事業者であるが、保有する特定個人情報等に関して、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」に特段の定めのない事項については、個人情報の保護に関する法律における個人情報の保護措置に関する規定及び主務大臣のガイドライン等に基づき、適切に取り扱うものとする。
（所管官庁等への報告）
第 28 条特定個人情報保護責任者は、特定個人情報等の漏えいの事実又は漏えいの恐れを把握した場合には、直ちに特定個人情報保護委員会及び所管官庁に報告する。
（罰 則）
第 30 条

この規程に違反した従業員に対して就業規則に基づき処分を行い、その他の従業員に対しては、契約又は法令に照らして処分を決定する。
（改 廃）第 31 条

この規程の改廃は、理事会の決議による。

附 則
この規程は、平成 28 年 4 月 29 日より施行する。

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特定個人情報の適正な取扱いに関する基本方針

一般社団法人 東海サッカー協会

この法人は、特定個人情報の適正な取扱いの確保について組織として取り組むため本基本方針を定めます。
１ 事業者の名称
一般社団法人東海サッカー協会

２ 関係法令・ガイドライン等の遵守
この法人は、「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」、「個人情報の保護に関する法律」及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」を遵守して、特定個人情報の適正な取扱いを行います。

３ 安全管理措置に関する事項
この法人は、特定個人情報の安全管理措置に関して、別途「特定個人情報取扱規程」を定めています。

４ ご質問等の窓口
一般社団法人東海サッカー協会

電話 ０５４－２６６－３４１２ ｅ－ｍａｉｌ9

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