基安計発 0609第 1号
平 成 27年 6 月 9 日
改 正 基 安 計 発 0623第 1号
平 成 27年 6月 23 日
都道府県労働局
労働基準部長殿労働基準局安全衛生部計画課長（契印省略）

安全衛生業務における保有個人情報漏えい防止の徹底について

日本年金機構が保有する基礎年金番号、氏名、生年月日等の多量の個人情報が外部に漏
えいしたことは既に御承知のとおりである。
一方、都道府県労働局、労働基準監督署においても、各種届出や報告等の多量の個人情報を保有しているため、これまでに地方課を始め各部局から個人情報漏えい防止に係る通達等が繰り返し発出されているものの、メールアドレスや FA X番号の誤りによる誤送信、
封書宛名と異なる宛名の書類の誤送付等が依然として散見される状況にある。
このような状況の中、今般、識に遺憾ながら、都道府県労働局において、メールアドレ
スの確認漏れにより個人情報が漏えいする事案が立て続けに発生したところである 。個人
7年 6月 9日付け基安計発 0609第 1号
情報の漏えい防止の徹底については、すでに平成 2（以下「内かん J という 。）をもって指示しているが、今般、同内かんを改正し、個人情報の漏えい防止について再度徹底することとしたところである。
貴職におかれては、労働基準部各課室及び労働基準監督署に対し、個人情報漏えい防止
対策が適切に行われるよう、下記に基づき、改めて徹底を図られたい。
なお、本内かんは今般の事案を踏まえて安全衛生関係業務における当面の対策を示すものであり、 労働基準行政全般に係る対策についても別途検討されているので申し添える。
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1 事案の概要について(1）管内で発生した重大災害について、本省担当者にメールにより報告する際、本省からの指示に基づき、本来メール送信することとされている本省担当者 3名に加え、別の担当者を 1名加えて送信することとした。その際、宛先に別の担当者と同姓同名の外部の方のアドレスを誤って入力し、誤りに気づかずメール送信してしまったものである。送信した内容には、被災者等の氏名、生年月日、所属事業場、被災状況等の情報が含まれていた。
その後の本省担当者とのやり取りの中でそのことに気づき、メール送信先にメールの削除を依頼するとともに、漏えいの対象者へ謝罪を行った。
(2）管内で受け付けた放射線作業に係る届出を本省担当者へメールにより報告するため、

メールアドレスの入力を行う際、名前の自動入力機能により表示された外部の方のア
ドレスを誤って入力し、誤りに気づかずメール送信してしまったものである。送信 した内容には、放射線作業に係る事業場担当者の氏名等の情報が含まれていた。
その後の本省担当者とのやりとりの 中で誤りに気づき、漏えいの対象者へ謝罪する等の対応を行った。
2 再発防止対策について(1）本省への死亡災害報告、重大災害報告等の報告について

本省への①死亡災害報告、②重大災害報告、③表彰・顕彰関係の資料、④その他個
人情報を含むすべての報告等のメ ーノレによる報告については、報告専用のメールアド
レス（−−）を新設したので、 2 (2）ウに示す方法により当該アドレスに送信することとし、従前のように本省職員の個人アドレスには送信しなし1こと 。

(2）安全衛生業務における個人情報の適切な取扱いの徹底について

ア 職員への再度の周知徹底
本省から発出された以下の通達等に基づく個人情報漏えい防止のための措置等について、職員に対し速やかに再度の周知徹底を行う こと 。
なお、周知徹底の状況については、おって指示すると ころにより、報告を求めることとしているので了知されたいこと。
（再度の周知徹底を求める通達等）①「都道府県労働局における保有個人情報管理の徹底等について J（平成 22年 1
1月 30 日付け地発 1130第 2号）②「都道府県労働局における保有個人情報の管理の徹底等について J（平成 25年 2月 28 日付け地発 0228第 3号）③（別添 1)（別添 2)「都道府県労働局における保有個人情報漏えい防止について J（平成 27年 2月 19日付け地発 0219第 1号
）
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別添 3)

「労働基準行政における個人情報漏えい防止マニュアルJ④（平成 25年 5月 3
1日付け基総発 0531第 1号）
イ（別添 4)

メーノレへの個人情報の記載等について
メールへの個人情報の記載文は添付に当たっては、その必要性を十分吟味し、業務遂行上において不要な個人情報はメールで、送信しないことを徹底すること。
なお、社会的な注目を集める労働災害・事故等が発生した際には、本省担当者から、事案の概要、被災状況、災害調査の実施状況等についてメールによる報告を求める場合があるが、具体的な指示がある場合を除き、被災者氏名等の個人情報は記載する必要はないこと。
ウ 個人情報が記載又は添付されたメールの送信方法
個人情報が記載文は添付されたメールを送信する可能性のある職員は、課長等幹部職員も含め、全員があらかじめ、 MicrosoftOutlook上の機能を用いて、別紙 1に示すところにより本省報告用のアドレス（・−・E ・ − ・E ・−）を登録すること。
その上で、個人情報が記載又は添付されたメールの送信に当たっては、別紙 1に基づき「クイック操作j 機能を用いて設定したアドレスあてに当該メールを送信すること 。送信に当たっては、宛先について複数の職員によるダブルチェックを行うとともに、メールアドレスの文字列まで詳細に確認すること 。
3 その他(1）外部からの標的型メールによる攻撃がなされた場合の対応

日本年金機構における個人情報漏えいは、外部からの標的型メールを開封したことによるコンビュータ・ウィルスへの感染が原因となっている。
このような標的型メーノレへの対応等については、平成 27年 6月 8 日付け地発 0608
第 2号「日本年金機構における不正アクセス事案を踏まえた対応について Jにより指示されているので、留意すること 。

(2）個人情報漏えい事案が発生した場合の報告について

個人情報漏えい事案が発生し た場合は、 速やかに本省地方課に報告す るとともに、個人情報漏えいが発生した業務 に係る本省所管課にもそ の旨の連絡をする こととされている。
今般の事案を踏まえ、安全衛生行政においては、個人情報漏えい事案の把握と情報共有、対処方針の決定を迅速化する観点から別紙 2の報告様式を作成したので、今後

の安全衛生部所管課に対する報告（地方課への報告は引き続き別途必要）は、当該様式により、 上記 2 (1）のアドレスあて、①から④までは直ちに報告するとともに、報告した旨の連絡を以下の安全衛生部所管課業務係あて電話連絡し、⑤か ら③までについても判明次第速やかに報告すること。
［
安全衛生部所管課業務係】（厚生労働省代表電話番号： 03‑5253‑1111)
産業安全関係：安全課業務第一係（内線： 5481)

労働衛生関係（化学物質関係を除く）：労働衛生課業務第二係（内線 ：5491)

化学物質関係514)：化学物質対策課業務第一係（内線 ：5

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本省報告用アドレスの「クイック操作」への登録方法等
0 報告用アドレスの設定方法 （MicrosoftOutlook2
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0の場合）

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こちらをクリック「新規作成」タブのうち〔新しい電子メール〕をクリックする。

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〔名前〕ボックスに、新しいクイック操作の名前を入力する（「個人情報を含む本

3

。 また、
省報告」文は「個人情報を含む労働局報告※J）〔宛先〕ボックスに、本省報告用アドレス文は局報告用アドレス※を入力する 。
初回使用時のセットアップ
初回使用時のセット
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労働基準監督署から労働局へ、個人情報が記載文は添付されたメールを送信する場合に、当該メ※ールの送信者である労働基準監督署の職員が設定すること。局報告用アドレスは特段新たに設定する必要はなく 、当該メールの受信者として想定される局職員のアドレスを入力すること 。

4〔完了〕をクリックし 、さらに〔OK〕をクリックする 。

0 メール送信方法
1 MicrosoftOutI
ookを起動し、〔メール〕の〔ホーム〕タブの〔クイック操作〕に表示されている「個人情報を含む本省報告J文は「個人情報を含む労働局報告Jをクリックする ことにより宛先を設定し 、メールを作成する。
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こちらをクリ ックすることにより 、個人情報が飽載又は添付されたメールを作成する

2 宛先について、複数の職員によるダブルチェックを行った上、送信する 。

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別 紙2

安全衛生行政における個人情報漏えい事案の報告様式
① 発

② 発
※

生

生

局

日

時

時刻も記載のこと。

③漏えいした個人情報の内容④漏えいした個人情報の主体及び漏えい先（誤送付先）※

個人名は記入しない。

⑤情報漏えいの原因⑥漏えいした情報の回収状況⑦その他事案経過・状況⑧再発防止策・局内周知研修状況ー 7‑

地 発 1130第 2 号
平成 22年 1
1月 30日都道府県労働局長

殿

厚生労働省大臣官房地方課長（公印省略）

都道府県労働局における保有個人情報管理の徹底等について

保有個人情報管理の徹底については、行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（平成 15年法律第 58号）（以下「法」という 。）の施行（平成 17年 4月 1日）以降、
平成 17年 6月 28日付地発第 06 2800 1号「都道府県労働局における保有個人情報管理の徹底について」等をはじめ、各種通達及び各種会議等において継続的に指示しているところであり、保有個人情報の漏えい（紛失、聖堂損を含む。以下同様。）事案（以下「漏えい事案Jという。）の防止を図るため、漏えい防止チェックリス ト、職員等（各種相談員、賃金職員の非常勤職員を含む。以下同様。）研修資料、好事例集などを作成し、通知するとともに、昨年度から労働局総務情報システムを活用して都道府県労働局（以下「労働局 Jという。）における報道発表資料の送付や必要に応じた注意喚起を行っているところである。
また、労働局においても、保有個人情報管理規程（以下 「規程」という。）を策定のうえ、
規程に基づき職員等研修の実施、保有個人情報の適切な管理のための委員会（以下「委員会 J という 。）における検討、監査及び自主点検の実施のほか、漏えい防止マニュアルの作
成など創意工夫をこらして漏えい事案の防止に取り組んでいただいているところである。
しかしながら、漏えい事案は依然として多く発生しており、総務省が毎年度実施し、公表している「行政機関個人情報保護法の施行状況調査結果 Jにおいて、厚生労働省は、調査の開始以来、個人情報の漏えいが多い上位 3行政機関に含まれており、その大部分が労働局で発生したものとなっている。
ひとたび漏えい事案が発生すると、関係者に被害を与えることはもとより、関係者に対する謝罪、再発防止策の策定など事後の対応に大きな負担が生じるため、漏えい事案の防止は、本省と労働局が組織的に解決を図ってし、く必要があることから、下記について遺漏
なきょう適切に対応されたい。
なお、職業安定行政においては、「職業安定行政における保有個人情報管理の徹底についてJ と併せて活用されたい。

併せて、本通知に伴い、平成 19年 9月 18日付地発第 09 18 00 1号「都道府県労働局における保有個人情報管理の再徹底について（緊急要請） J及び平成 21年 10月 30
日付地発 10 30第 4号「都道府県労働局における保有個人情報漏えい防止について」は廃止する。
記

1 保有個人情報の管理徹底(1）保有個人情報管理の基本
労働行政においては、国民及び事業所等から生活に密着した重大な個人情報（氏名、住所、家族関係、所得、職歴、病歴、口座番号、相談内容等）を取得し、これら秘匿性の高い個人情報について、紙媒体及び各種システムのサーバ、 U sBメモリ等の電磁的記録媒体の行政文書として大量に保有していることから、職員等は、重大な個人情報を取り扱っていることを常に意識し、これらの保有個人情報について、漏えいの防止に努め、適正かっ厳正に取り扱う必要がある。
(2）保有個人情報管理の指導監督

総務部長は、都道府県労働局保有個人情報保護管理規程準則（以下「準則」とし、う 。）
第 3条において労働局における総括個人情報保護管理者（以下「局総括管理者」という。）に指定されているので、保有個人情報の管理に関る諸規程類の整備、指導監督、教育研修の実施など保有個人情報の管理に関する事務を総括する立場から準則第 4 5条及び第 46条に基づく監査及び点検を最低年 1回実施するともに、必要に応じて準則第 7条に基づく委員会の開催等を通じ、保有個人情報管理を徹底すること 。
また、局総括管理者は、署・所の総括個人情報保護管理者である署所長及び労働局各課室長並びに署・所課長等の個人情報保護管理者（以下「管理者等」としづ 。）に対し、規程に基づく管理者等としての役割及び実施事項を確実に実施するよう指導監督を行うこと 。
(3）漏えい事案が発生した場合の対応

漏えい事案が発生した場合には、準則第 38条及び第 39条に基づき迅速に上部機関に報告することを徹底するとともに、行政機関としての責任を果たすため、漏えい
文書の回収、関係者への謝罪、事実関係及び再発防止策の公表を行うこと 。

2 保有個人情報漏えいの防止(1）漏えい事案防止の基本
労働局における漏えい事案の発生形態をみると、誤送信、誤送付、誤交付が大半を占めており、職員等による人為的ミス（以下 「ヒューマンエラー J という 。）を防ぎ、基本的な確認作業を確実に実施していれば防止できたと思われる事案がほとんどである。
このため、管理者等は、ヒューマンエラーを起こしやすい作業環境等がないか確認のうえ、①作業手順の 明示及び確実な実施、②必要に応じた作業手順の見直し及び明示、③見直し後の作業手順の確実な実施により、ヒューマンエラーを誘発する要因を取り除くなど漏えい事案の防止に努める必要がある。
(2）基本的な確認作業等の徹底

労働局で発生した漏えい事案を参考に誤送信、誤送付、誤交付等の防止のための基
本的な確認作業等を以下のとおり示すので、その徹底を図ること。
特に、行政文書の発送業務等については、複数名によるチェックが行えるよう体制整備を図ること。
また、管理者等は、日頃から、職員等が業務を遂行するうえで、基本的な確認作業が実施されているか確認し、実施されていない場合には、漏えい事案が発生する危険性があることを具体的に説明のうえ、確実に実施するよう指導すること 。
なお、基本的な確認作業等において、「望ましい J とした項目については、漏えい事案の防止の観点から実施することが望ま しい項目 であること。
①

F A X送信時における基本的な確認作業等

ア 行政機関内部（本省、局、署・所間）及び関係行政機関への文書の送付については、誤送信を防止するため、原則として、郵送又は電子メーノレにより行うこととし、緊急時等を除き FA Xを使用しないこと 。
また、緊急時等に FA X送信する場合には、原則として、予め登録した短縮コードを使用することとし、短縮コードに誤り がないことを確認のうえ、送信ボタ
ンを押すこと。

イ 事業場等への文書の送付については、システムへの不法な侵入等を防ぐため、原則として、郵送又は FAX送信により行うこととし、緊急時等を除き電子メー
ルを使用 しないこと（電子メ ール送信については、下記②を参照）。
また、送信する文書の内容に応じて個人情報に該当する部分を黒く塗りつぶしているなど適正に処理していることを確認のうえ、送信ボタンを押すこと。
ウ

F AX送信機文はその周辺に「注意喚起（操作手順） Jを促す文書を掲示すること。近年、数年前に登録された送信先番号に送信したこと、市外局番を入力しなかったことにより誤送信した事例も発生している ことを踏まえ、送信先番号に誤りがないことを確認したうえで送信ボタンを押すよう注意喚起を促すこと。
エF A X送信する場合は、送信者と立会人の 2名で送信先番号を確認のうえ、送信ボタンを押すか、又は誤送信防止機能（送信先番号を 2回以上入力など）を装備した FA X送信機に順次更新していくことが望ましい。
②

電子メール送信時における基本的な確認作業等
ア

メールアドレスも保有個人情報に該当することを意識して、事業場あて電子メールを送付する場合には、原則として、返信メールを使用すること 。
イ

業務の都合上やむなく複数の事業場の担当者あて同時に電子メーノレを送付する
場合には、必ず電子メールの宛先が「 BC CJ となっていることを確認のうえ、
送信ボタンをクリックすること 。

③

書類送付時における基本的な確認作業等
ア

発送作業開始において、書類の紛れ込み等を防止するため、作業スペースを確保するとともに整理整頓を行うこと 。
イ

封筒と通知書の宛名、住所の確認だけではなく、封入する添付書類についても誤りがないか一枚一枚確認すること。

ウ 複数名（ 2名以上。以下同様。）によりチェックをした ことを確認してから封織すること 。
事業場等に書類を返送する場合には、他の書類が紛れ込んでいなし 1か慎重に確工認したうえで返送すること 。
オ

封入作業について、複数名の役割を決めたうえで、チェックした事跡を残すことが望ましい。
※ 別 添 1 「誤送付防止のためのチェックリスト」を参照。

④

書類作成時における基本的な確認作業等
ア

電磁的記録媒体に記録されている電子データをコピーして書類を作成する場合には、他人の個人情報が記載されていないことを確認すること。

イ

通知文等に添付する書類について、他人の個人情報が記載されていないことを確認すること 。
また、やむを得ず他人の個人情報が記載されている書類を添付する場合には、当該部分を黒く塗りつぶしているか、文は A、 B、 Cなど個人が特定されない記載であることを確認すること 。

ウ パソコンによりデータ加工した資料をホームページ等に登録する場合には、誤って個人情報が公開されることのないよう細心の注意を払い、データファイルをそのまま登録するのではなく、 PDFファイル化したものなどを複数名で確認したうえで登録すること。

⑤ 書類交付時における基本的な確認事項等
ア

書類の紛れ込みゃ紛失を防止するため、窓口、カウンタ一等について整理整頓を行うこと 。

イ 顔写真が写っている書類の交付にあたっては、窓口に来られた人と顔写真を照合のうえ、氏名等の最終確認を行い、相手の返事を待ってから交付すること 。
また、名前を聞き間違えて窓口に来られる方及び同姓同名の方は存在するということを意識して本人確認を行うこと 。
ウ プリンタから出力された書類を交付する場合であって、 1台のプリンタを複数の

職員等で共用している場合には、他の職員等が印刷した書類が出力トレイに排出されているということを意識して書類の確認を行うこと。
また、出力トレイに出力した場合には、当該書類を長時間放置することのないよ
うに、速やかに回収すること 。
⑤

その他
ア 誤ってゴミ箱に書類が落ちることがないよう、作業場所とゴミ箱の配置場所を検討すること 。
イ

窓口に受付箱を設置している場合には、職員等以外の方が受付箱の中の書類を持ち出すことがないよう、受付箱の設置場所、形状等について見直しを行うこと 。
ウ 各種パンフレット等を書棚等に配荷する場合には、他の書類が紛れ込んでいないか確認のうえ書棚等に配荷すること 。特に、作業を一度中断した場合には、改めて紛れ込みがないことを確認したうえで作業を再開すること。

エ プリンタから 出力した書類や下書き に使用した用紙には個人情報が記載されていることを意識して、確実にシュレッダ一等により裁断のうえ廃棄することとし、相談応対において、当該用紙の裏面などをメモとして再利用しないこと 。
窓口 においてゼムクリップを使用している場合には、ゼムクリップは書類の紛

オ

れ込みや紛失の原因となりやすいことを意識するとともに、例えば、「ファスナー付クリアケース Jや「チャック付クリアパック j などの使用に変更することが望ましい。
3 行政文書の管理の徹底(1）行政文書管理の基本

行政文書の管理については、行政機関の保有する情報の公開に関する法律（平成 11年法律第 42号。以下「情報公開法」という 。）第 22条及び同法施行令第 16条に規定されており、また、行政機関における行政文書の管理について可能な限り統一性の確保を図るため、「行政文書の管理方策にかかるガイドライン」（各省庁事務連絡会
議申合わせ事項。以下「ガイドライン」としづ。）が定められ、労働局においても、都道
府県労働局文書管理規程（以下「文書管理規程」としづ 。）を策定しているので、保存
年限を経過していない保有個人情報（行政文書）を誤廃棄又は紛失することがないよ
う、取得から保存・廃棄に至るまで文書管理規程に基づく文書管理を徹底する必要がある 。
また、平成 23年 4月 1日以降においては、公文書等の管理に関する法律（平成 21年法律第 66号）の施行に伴い、同法及び厚生労働省行政文書管理規則等に基づき適正に管理する必要がある 。
(2）保有個人情報の紛失防止

保有個人情報の紛失については、近年増加傾向にあり、誤送付、誤交付とは異なり、関係者に書類の再提出依頼及び事務の遅れを伴うおそれがあることから、その防止に率先的に取り組まなければならない。
労働局で発生した紛失事案から紛失に至った作業過程をみると、①郵便物の発送・受領等の過程、②各種業務担当部門における事務処理の過程、③保管の過程の 3つの型に大別されるが、紛失の原因を把握することにより、紛失が起こりにくい作業手順を検討する必要がある。
例えば、①について、署・所から局に書類を発送したとき、局で受領した形跡がな
く、また、署・所でも発送した形跡がない場合について、書類を簡易書留、特定記録又は宅配便等の特殊取扱郵便で発送することにより、総務（庶務）担当部門に備え付けている 「
特殊取扱郵便物等受付送付簿Jから、発送及び受領の有無を確認できることか ら、 重大な個人情報が記載されている書類については、特殊取扱郵便により送付することが望ましい。ただし、特殊取扱郵便で送付する場合であっても、送付された文書の振り分けを行っている総務（庶務）担当部門から各課室に到達するまでの問で所在不明となる事案も発生していることか ら、複数の部署あての書類を同封する場合には、内訳書を添付し、発送時及び受領時に担当者がチェックするなど発送及び受領の事跡を残すことが望ましい。
また、文書の振り分けを行っている総務（庶務）担当部門においては、各課室あての連絡箱等に格納する書類と各課室に直接持ち込む書類等について、あらかじめ整理
分類するなど作業手順を明確にするとともに、誤廃棄を防止するため、連絡箱等の周辺について常に整理整頓しておくこと 。
なお、②については、例えば、未完結事案については、完結するまでの聞は個人の机で管理するのではなく、特定の書架等で組織的に管理するなど当該文書の所在が明らかとなる作業手順を明示のうえ確実に実施をしていくことが望ましい。
(3）個人情報が記載された行政文書の廃棄

個人情報が記載された行政文書の廃棄にあたっては、ガイドライン及び文書管理規程に基づき、段ボールに梱包したうえで専門業者に引き渡すなど個人情報が外部の目（委託業者を含む）に晒されることがないよう 十分注意のうえ実施すること 。
(4）行政文書（紙媒体）の持ち 出 し

準則第 10条において、保有個人情報の持ち出しは、課長（保有個人情報を取り扱

う課の長）の指示に従い、必要最小限の範囲に限るものとしているので、個人情報が記載されている行政文書（紙媒体）を持ち出す場合には、管理者等の指示を確実に受け、必要最小限の範囲内のものとすることを徹底すること 。
（電磁的記録媒体については、下記 4 (3）③を参照。）
4 情報システム内部及び情報システム外部の電磁的記録媒体に記録されている保有個人情報の管理の徹底

(1）保有個人情報（要機密情報）管理の基本

厚生労働省情報セキュリティ委員会が策定した「厚生労働省セキュリティポリシー
（「情報取扱手順書Jを含む。） J（以下「ポリシー Jとしづ 。）及び「都道府県労働局・労働基準監督署・公共職業安定所における「厚生労働省セキュリィティポリシー」の運用指針」（以下「運用指針J という 。）において、情報システム内部に記録された電磁的記。 及び情報システム外部の外付けハードデ
録媒体（以下「内蔵電磁的記録媒体Jという ）ィスク、 CD‑R、 DV D、M O、U sBメモリ等に記録された電磁的記録媒体（以下「外部電磁的記録媒体」という。）に記録されている個人情報は、漏えいにより国民の権利を侵害するおそれがある情報として「機密性 2情報：要機密情報J（以下「要機密情報Jという 。）に該当することから、労働局においては、業務の必要性から要機密情報に該当する保有個人情報を電磁的記録媒体（内蔵電磁的記録媒体、外部電磁的記録媒体）で保存を続けていくことは、同様に漏えいが発生する危険性についても意識し、保有個人情報が記録された電磁的記録媒体の管理・使用について適正かっ厳格に取り扱う必要がある。
(2）保有個人情報（要機密情報）の保存

保有個人情報が記録されている媒体の管理について、準則第 12条において 「
媒体を定め られた場所に保管するとともに、必要に応じ、耐火金庫等への保管、施錠等を行うものとする J と規定していることから、電磁的記録媒体の管理に係る具体的な取扱いについては、以下のとおりとする。ただし、本省所管システムにおける運用要領等において、特段の定めがあるときは、この限りでない。
① パソコン本体（ H D）への保存
保有個人情報の安全確保の措置を講ずるため、労働局においては、これまで運用指針に基づき個人情報が記録されている電子データについては、 パソ コン本体（ HD)に保存することなく、本省所管システムのサーバ※に保存することを基本としてきた
ところであるが、今後においても同様の取扱いを基本とする。
ただし、秘密文書（職員の人事記録など秘密保全が必要で、関係者以外の者に知らせてはいけない情報）に該当する保有個人情報については、別紙様式 1 「秘密文書電磁的記録媒体管理簿J を作成のうえ、パソコン本体（ H D）を確実に施錠保管（鍵文はダイヤノレロックにて、第三者が容易に開閉することができない場所に保管することをいう 。以下同様。
） することにより、 パソ コン本体（ H D）にデータを保存できることとする。
※ 本省所管システムのサーバとは、労働局総務情報システム、労働基準行政情報システム、ハローワークシ
ステム、労働保険適用徴収システム、雇用均等行政情報システムの各サーバ及び共同支援システムのライブ
ラリのことをいう。

②

外部電磁的記録媒体への保存
要機密情報に該当する保有個人情報の保存の基本は、上記①のとおりであるが、本省所管システムのサーバの容量不足など局総括管理者がやむを得ないと認める場合には、これまでと同様に外部電磁的記録媒体に保存することもできることとするが、この場合には、ポリシーにしたがい、保有個人情報を保護する必要のあるものはファイル又はフォルダにパスワード設定を行うか若しくは暗号化を行うこと 。
また、外部電磁的記録媒体に記録されている保有個人情報を出力し、原本を紙媒体で保存している場合には、外部電磁的記録媒体にある当該記録について、保存期間が定められている場合を除き速やかに消去することを徹底すること 。併せて、保存可能な外部電磁的記録媒体の容量についても必要に応じて見直しを行うこと。
なお、 U sBメモリ等については、セキュリティ対応ソフトが搭載されたものに順次切り替えていくことが望ましい。
(3）保有個人情報の適正な管理の実施

外部電磁的記録媒体については、膨大な情報を保存できる反面、紛失しやすいこと及び紛失した場合には、膨大な個人情報の紛失又は流出を招くおそれがあることを意識して、ポリシ一等にしたがい、保有個人情報が記録された外部電磁的記録媒体について、
以下のとおり適正かっ厳正に取り扱うこと。
なお、外部電磁的記録媒体の利用に関し、管理者等及び職員等の意識啓発を図るための資料を別添 2のとおり作成したので活用されたい。
①

外部電磁的記録媒体庁内使用管理簿の備え付け・記載の徹底
外部電磁的記録媒体は、施錠管理された所定の保管庫、棚等（以下「保管場所J という。）において施錠保管することを徹底し、 別紙様式 2 「外部電磁的記録媒体庁内使用管理簿」（以下「管理簿」という 。）を備え付けること 。
また、職員等は、外部電磁的記録媒体を使用する都度、管理簿に「氏名 J、「使用するU sB等管理番号」、「使用開始時間 Jを記載し、管理者等の確認を受けるとともに、使用後は机上又はパソコンに接続したまま放置することなく、保管場所に返却のうえ、管理簿に「返却時間Jを記載し、管理者等の確認を受けることを徹底すること。
さらに、管理者等は、退庁時に外部電磁的記録媒体の保管場所における格納状況及
び使用状況を確認のうえ、施錠保管することを徹底すること。
ただし、管理者等の不在、業務の都合等により保管場所に返却ができないなどやむを得ないと認められる場合には、一時的な安全確保の措置として当該職員等の机の鍵付き引き出しにおいて施錠保管することもできることとするが、この場合には、管理簿の「職員等施錠保管J欄に具体的理由を記載するとともに、職員等は、鍵付き引き出しにおいて施錠保管したことを確認後、管理簿の「返却J欄に施錠保管した日付及び時間を記載し、管理者等は、後 日速やかに当該外部電磁的記録媒体の存在を確認の
うえ、管理簿に確認印を押印すること 。また、外部電磁的記録媒体の格納に当たっては、 一目 で外部電磁的記録媒体の有無が確認できるように工夫することが望ましい。
なお、秘密文書に該当する保有個人情報が記録された外部電磁的記録媒体の施錠保管にあたっては、パソコン本体（ H D）と同様に別紙様式 1 「秘密文書電磁的記録媒体管理簿」に記載し、他の外部電磁的記録媒体とは別の場所に施錠保管することができることとする。
② 外部電磁的記録媒体使用上の留意点
業務で、使用する外部電磁的記録媒体については、行政が購入したものを必ず使用することとし、職員等が各自で購入したものは絶対に使用しないよう徹底を図ること。
また、外部電磁的記録媒体は、国の物品として所有していることから、個人の所有物とならないようその管理を徹底するとともに、行政事務の遂行以外の目的で情報を作成又は保存しないよう徹底を図ること 。
さらに、外部電磁的記録媒体の利用中に長時間離席する場合には、ポリシーにしたがい、端末か ら当該外部電磁的記録媒体をいったん外し、保管場所（職員等の鍵付き引き出しを含む）において保管すること 。
③

外部電磁的記録媒体の持ち出し等
外部電磁的記録媒体の自宅、私的持出しは、これまでと同様に禁止とするのでその徹底を図ること 。ただし、会議、監査、出張業務等行政事務を遂行する目的で保有個人情報が記録された外部電磁的記録媒体を庁外に持ち出すことが必要不可欠な場合には、例外として必要最小限の範囲内で、庁外に持ち出すこともできることとするが、この場合には、ポリシ一等にしたがい、別紙様式 3 「外部電磁的記録媒体庁外持出し許可簿」（以下「許可簿」という 。）を備え付け、情報セキュリティ責任者（局長、局部長・雇用均等室長、署所長）に届け出のうえ承認を受けるか、又は紙媒体と同様に管理者等の指示を確実に受けたうえで持ち出すことを徹底すること 。

④ 外部電磁的記録媒体の廃棄
保有個人情報が記録された外部電磁的記録媒体の廃棄にあたっては、漏えいを防止する観点から、細断可能な細断機により細断処理するか又は破壊処理（ FD等の磁気媒体については、折り曲げ、切断等により情報を記録している円盤の破壊、 CD ‑ R
等の光学媒体については、傷つけ等により記録層の破壊）により実施すること 。
5 再発防止策の樹立等(1）再発防止の基本

漏えい事案が発生した場合には、同種事案を発生させることのないよう一般的な注意喚起に留めるのではなく、必要に応じて準則第 7条に基づく委員会を開催のうえ、原因の分析、作業方法、作業環境の見直しを行い、業務部門ごとに漏えい事案が起こりにくい作業手順の検討を行うなど最も有効な再発防止策を組織的に講じる必要がある。
(2）再発防止策の樹立・実施

局総括管理者は、漏えい事案が発生した場合には、上記で示した漏えい事案防止のための基本的な確認作業等及び労働局総務情報システムにおいて随時送付している労働局

における報道公表資料などを参考に最も有効な再発防止策を樹立のうえ確実に実施すること。
また、多くの労働局において、既に各種チェックリスト、漏えい事案防止マニュアル等を作成している現状にあるが、樹立した再発防止策を基に当該マニュアル等の見直しについても適宜行うこと。
(3）委員会の有効な活用

準則第 7条に基づく委員会を設置のうえ、保有個人情報の適切な管理のための検討を積極的に実施することについては、これまでも指示しているところであるが、準則第 47条において、準則第 46条により実施した点検の結果等を踏まえ、保有個人情報の記

録媒体、処理経路、保管方法等を評価し、必要があると認めるときは、職員への教育研修の実施及び業務改善等を行うこととしているので、委員会を有効に活用のうえ的確に
業務改善等についての検討を行うこと 。
6 職員等に対する意識啓発の促進

労働局においては、職員等の能力向上等を図るため、研修計画を策定のうえ研修の実施に取り組んでいるところであるが、準則第 44条において、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うこととしているので、職員研修計画の策定にあたっては、職員等に対して継続的かっ効果的な研修を実施し、職員等が原則年1回は、個人情報の保護に関する研修が受講できるよう配慮すること 。
なお、職業安定行政系統職員等については、本省職業安定局からの通知に基づき研修の実施及び研修実施結果の本省報告を行っているところであるが、当該研修に他行政系統職員等も受講できるよう労働局内において調整を図ることが望ましい。
また、再発防止策の内容について、労働局内及び署・所内の会議等を通じて伝達し、職員等に保有個人情報の管理意識の共有化を図ること。

別添 1

誤送付防止のためのチェックリスト
本チェックリストは、個人名義の口座が記載されている雇用保険受給資格者証や各種支給決定通知書など個人の権利利益を侵害する度合いが高い書類を封筒に入れて送付する場食主互に活用してください。
く封入する書類＞
口 1.雇用保険受給資格者証
口 2 各種支給決定通知書（個人名義の口座が記載されている書類に限ります）
口 3 労働保険料等還付請求書 （個人名義の口座が記載されている書類に限ります）
賃金台帳、履歴書、各種請求書の返送など）
口 4. その他 （＜誤作成防止確認欄＞

口 作成した書類に他人の個人情報が記載されていないことを確認した

口 送付する書類に本来通知しなくてもよい書類が紛れていないことを確認した＜誤送付防止確認欄＞

口 作業スペースは確保され、整理整頓されていた

口 宛名、住所だけではなく、添付書類についても一枚一枚確認した
口 送付する書類の名称と宛先と、封筒表面の宛先を照合した

口 他人の書類が紛れ込んでいないことを確認をした
口 2人以上で書類の内容を確認してから封をした（いずれかにチェック）
口 互いの役割を決めて書類の内容を確認した※

封入作業を 2人で行う場合、ある職員が封入したものを別の職員が改めて確認した場合や、 1人が宛名等を読み上げ、もう 1人が封筒に記載された内容と突合したなど、互いの役割を決めて確認した場合が該当します。

口 相互チェックにより 書類の内容を確認した※「
相互チェック」とは、職員 2人以上が、互いの役割を交代して書類の内容を確認することをい、 1人が宛名等を読み上げ、 1人が封筒にいます。具体的には、封入作業を 2人で行っている場合

記載 された内容と突合した場合は、互いの役割を交代して確認した場合が該当します。

別紙様式 1

秘密文書電磁的記録媒体管理簿(00課室署所名）
個人槽鎧保健管理者

使用者氏名

種類・管理番号

使用年月日

管理者等 管理者簿

使用確盟 施錠保管

別途施錠保管の理由

印

…の他 ｜

平成

年

月

日

山州｜

平成

年

月

日

仇
｜

平成

年

月

日

仇
｜

平成

年

月

日

パソ均体 USB•MO·FD CD・DVD・

仇｜

平成

年

月

日

パソ均体 USB•MO·FD CD・ M

仇
｜

平成

年

月

日

仇
｜

平成

年

月

日

仇
｜

平成

年

月

日

仇
｜

平成

年

月

日

川
｜

平成

年． 月

日

平成

年

日

パ ソ 吋 体 USB・MO・FD CD・（
管理番号等 ：）

パ ソ 均 体 USBMO・FD・CD・（
管理番号等：）

パ ソ 均 体 USBMO・FD・CD・DVD・（
管理番号等．

）

パ ソ 抗 体 USB・MOFD・CD・DVD・（
管理番号等 ：）（
管理番号等 ：）（
管理番号等：）

パ ー 体 USB・MO・FD・CDDVD・（
管理番号等：）

パソ均体 USB•MO · FD CD M（
管理番号等：

パ 河 本 体 USB・MO・FD・CD M（
管理番号等；））

パ ソ 抗 体 USB・MO・FD・CDDVD・（
管理番号等：…

パ ソ 抗 体 USB・MO・（
管理 番 号 等・

）

仇
｜

D
V
D
・
）

月

否権担印

別紙様式 3外部電磁的記録媒体庁外持出し許可簿(00課室署所名）
個人情報保謹管理者

種類・管理番号

申情者氏名

持出しの理由・目的等
USB MO・FD・CD DVDその他｜（管理番号等：）

USB MO FD CD M（
管理番号等：USB MO FD CD M（
管理番号等：USB MO FD CD M（
管理番号等：MO FD CD M（
管理番号等：

明叫 MO • FD·CD M（
管理番号等：…

oFD CD M（
管理番号等 ：USB MO FD CD M（
管理番号等：USB MO FD•CD M（管理番号等 ：MO・FD CD M（
管理番号等 ：

問

その他｜
）

その他｜
）

その他｜
）

その他｜
）

その他｜
）

その他｜
）

その他｜
）

その他｜
）

その他｜
）

USB MO FD CD D
V
D
・そ
の他｜
（
管理番号等：）

持出し年月日（返却予定日）
年

月

日

（
平成

年

月

日）

平成

年

月

日

（
平成

年

月

日）

平成

年

月

日

（
平成

年

月

日）

平成

年

月

日

（
平成

年

月

日）

平成

年

月

日

（
平成

年

月

日）

平成

年

月

日

（
平成

年

月

日
）

平成

年

月

日

（
平成

年

月

日）

平成

年

月

日

（
平成

年

月

日）

平成

年

月

日

（
平成

年

月

自）

平成

年

月

日

（
平成

年

月

日）

平成

年

月

日

年

月

返却年月日

併可印

平成

（
平成

管理者
等返却
確極印

管理者等
~毘・貸出

目）

平成

年

月

日

平成

年

月

日

平成

年

月

日

平成

年

月

日

平成

年

月

日

平成

年

月

日

平成

年

月

日

平成

年

月

日

平成

年

月

日

平成

年

月

日

平成

年

月

日

別添 2

。saメモリや外付けHDを利用す名句~〜

2 自の漏れ〜

紛失・盗.....歯止するため、以下の手蹟を遵守しましょう

｜

業務開始前

（

庁内使用管理簿（様式 2）に記入

usB等貸出し
管理者等

̲̲̲̲J

庁内使用管理簿に確認印を押印

返却確認のうえ保管場所に格納し、施錠保管、退庁時最終確認

合基本的な流れは以下のとおりとなります。

管
理
者
等
の
皆
さ
ん
ヘ
usBメモリ等の管理について、自己点検しましょう
・保管場所は、職員以外立ち入れない場所にありますか？
はし、

保電＇.~！frの ｜・ いいえ→保管場所を検討しましょう

昆又 l
旦・保管場所は、利用時以外は常に施錠されていますか？
はし1施錠の状態 ｜ ・ いいえ→

常に施錠しておきましょう

／

鍵の管理

・保管場所の鍵は、誰でも自由に持ち出せる状態ですガ
はい→鍵は管理者自ら管理しましょう
いいえ

・退庁時に U sBメモリ等の格納状況を確認していますか？
はし1

退庁時の確認、｜ ・ いいえ→ 退庁前に格納状況を確認しましょう

職
員
等
の
皆
さ
ん
ヘ
どのように U sBメモリ等を使用していますか？

庁内使用管理簿に必ず記入しましょう•US Bメモリ等を庁内で使用する場合には、必ず庁内使用管理簿（様式 2）に記入
しましょう

なぜ、庁内管理簿に記入しなければならないのですか？

・USBメモリ等は個々人の所有物ではありませんので、誰が使用しているのか明らかにする必要があります

なぜ、使用の都度記入しなければならないのですか？

•US Bメモリ等は、大量の記録を保存することができますので、ハードウェア、サーバと同様に厳正な管理体制のもと使用しなければなりません

庁外に持ち出すことはできますか？

・会議、監査、出張業務等に使用せざるを得ない場合であって、庁外持出し許可簿（様式 3)に記入のうえ、管理者の許可を得た場合に限り庁外に持ち出すことができます

職員等の皆さん
usBメモリや外付け H Dについては、大量の記録を保存することができる反面、紛失や盗難に遭った場合には、大量の個人情報の紛失、流出を招くおそれがありますので、厳正な管理体制のもと使用しなければなりません。

機密性 2

地 発 0 2 2 8第 3 号
平 成 2 5年 2月 2 8 日
都道府県労働局長

殿
厚生労働省大臣官房地方課長（ 公 印 省 略 ）都道府県労働局における保有個人情報の管理の徹底等について
保有個人情報管理の徹底については、行政機関の保有する個人情報の保護に関す
5年 法 律 第 58号。以 下 「法 J という 。）の施行（平成 17年 4月 1日）る法律（平成 1
7年 6月 28 日付け地発第 0628001号 「 都 道 府 県 労 働 局 に お け る 保 有 個
以降、平成 1
1月 30 日付け地発 1130第 2号 「 都 道
人 情 報 管 理 の 徹 底 に つ い て J及 び 平 成 22年 1
府 県 労 働 局 に お け る 保 有 個 人 情 報 管 理 の 徹 底 等 に つ い て J （以下「平成 22年 通 達 Jという 。） 等 を は じ め 、 各 種 通 達 及 び 各 種 会 議 等 に お い て 継 続 的 に 指 示 し て い る ところである 。
ま た 、 保 有 個 人 情 報 の 漏 え い （ 紛 失 、 敷 損 を 含 む。 以 下 同 じ。） 事 案 （ 以 下 「 漏
え い 事 案」 と い う 。 ） の 防 止 を 図 る た め 、 漏 え い 防 止 チ ェ ッ ク リ ス ト 、 職 員 等 （ 非常 勤 職 員 を 含 む 。 以 下 閉 じ 。） 研 修 資 料 、 好 事 例 集 な ど を 作 成 し 、 通 知 す る と と もに、平成 21年 度 か ら 労 働 局 総 務 情 報 シ ス テ ム を 活 用 し て 都 道 府 県 労 働 局 （ 以 下 「 労働 局J という。）における報道発表資料の送付や必要に応じた注意喚起を行っているところである。
各 労 働 局 に お い て も 、 保 有 個 人 情 報 管 理 規 程 （ 以 下 「 規 程 j という 。） を 策 定 のうえ、規程に基づき職員等研修の実施、保有個人情報の適切な管理のための委員会（以下「委員会」という。）における検討、監査及び自主点検の実施のほか、漏えい 防 止 マ ニ ュ ア ル の 作 成 な ど 創 意 工 夫 を こ ら し て 漏 え い 事 案 の 防止 に 取 り 組 ん で い
ただいているところである 。
こ れ ら の 取 組 の 結 果 、 平 成 23 年 度 に お け る 漏 え い 事 案 数 は 、 多 数 を 占 め て い る
誤 送 付 、 誤 交 付 事 案 が 減 少 す る な ど 平 成 22 年 度 を 下 回 り 、 一 定 の 成 果 が 認 め ら れたところである。
しかしながら、本年度における漏えい事案の発生状況をみると、昨年度と同規模で発生している状況にあり、誤送付事案については、発送業務におけるダブ、ルチェ
ック等を確実に行えば防止できるものであるが、いまだ昨年度と同規模で発生している現状にある 。
ついては、労働局で発生した漏えい事案を参考に誤送付、誤交付及び紛失の防止に当たっての基本的な確認作業手順及び留意点等を下記にまとめたので、今後の漏機密性 2

えい防止に当たり労働基準行政、職業安定行政及び雇用均等行政における漏えい防止の通達等と併せて活用されたい。
記

1 昨今の個人情報漏えいの発生状況
2
平 成 24年度における漏えい事案の発生状況（公表件数）をみると、平成 24年 1
月 末 現 在 で 218件 と 昨 年 度 （ 年 間 287件 ） と 同 規 模 で 発 生 し て い る 。
また、発生形態別にみると、誤送付、誤交付によるものが大半を占めており、昨今では紛失事案が増えてきている 。
｛図】発生形態別
平 成 23年 度
平 成 24年 度 1
2月 末
． 誤送付
繍模送信
(23.4%)． 鼠 交付

紛失

~ 紛失

密室その他
紛失

(1） 誤 送 付
平 成 24年 1
2月 末 ま で に 発 生 し た 誤 送 付 に よ る 漏 え い 事 案 は 70件であるが、発生形態をみると、送付物に関係のない書類が紛れ込んだもの又は誤って同封したもの（ 28件）、送付先を誤認識して封筒の宛名を間違って記載したもの（ 26件）、複数の送付先に対して入れ間違えたもの（ 7件 ） が 主 な も の と な っ て いる。
0件のほとんどが封筒の宛名と内容物の宛名を確認していない、発生した 7
封筒の宛名は確認したものの内容物まで確認していない、作成担当者及び確認者ともに送付先を誤認識していたためなど封入封繊時に複数人による確実な確認作業を行っていれば最終的には防げたものであり、誤送付防止のための確実な 確 認 作 業 が 行 わ れ て い な い 状 況 が 見 受 け ら れ た。
(2） 誤 交 付
2月 末 ま で に 発 生 し た 誤 交 付 に よ る 漏 え い 事 案 は 64件であるが、平 成 24年 1発生形態をみると、交付時に他の書類が紛れ込んだまま交付したもの（ 24件）、紹介状等の誤作成に伴って本人確認が不十 分なもの（ 1
7件 ） が 主 な も の で ある。 発 生 原 因 と し て 、 交 付 時 に お け る 書 類 の 確 認 及 び 本 人 又 は 交 付 先 確 認 が 行
われていない状況が見受けられた。
‑2‑

機密性 2(3）紛失

個人情報を含む書類の紛失については、近年増加傾向にあり、平成 24年 12月末までに発生した紛失事案は 51件となっている 。
その発生形態をみると、各業務担当部署における事務処理の過程において所定の保管場所へ保管していなかったためにその所在が不明となるものがほとんどであり、結果として不要書類に紛れて誤廃棄してしまったものが主なものとなっている。また、郵便物の発送・受領等の過程における紛失も少ないものの発生している 。
基本的な確認作業手順等
基本的な確認作業については、平成 22年通達により示しているところであるが、誤送付、誤交付及び紛失等の防止のための基本的な確認作業等は以下の手順
等により行うこと 。
なお、各労働局において既に確認作業手順等が定められており、基本的な確認作業手順等が網羅されている又は基本的な確認作業手順以上のことを定めている
場合には、以下の手順等に見直す必要はなく、引き続き各労働局で定めた確認作
業手順等の徹底を図ること 。
また、確認作業手順の徹底に当たっては、署・所の総括個人情報保護管理者である署所長及び労働局各課室長並びに署・所課長等の個人情報保護管理者（以下「管理者等 j という 。）は、基本的な確認作業の確実な実施が漏えい防止の基本であることを認識し、日頃から、職員等が業務を遂行する上で、基本的な確認作業が実施されているか確認し、実施されていない場合には、漏えい事案が発生する危険性があることを具体的に説明の上、確実に実施するよう指導すること。
(1）誤送付防止のための確認作業手順等
個人情報を含む書類の送付は、平成 22年通達の記 2 (2）③の基本的な確認作業を確実に行うため、以下の手順により行うこと 。
ア作業手順（ア）封筒作成及び封入作業（イ）確認・封織作業（ウ）発送のための確認作業（エ）発送
イ 封筒作成及び封入作業
個人情報を含む書類を送付する時は、作成担当者は送付状等の作成と同時に送付に必要な封筒も作成し、送付状等及び封筒に宛名を記載する時は、記載誤りを防止するため、送付先の宛名及び住所の分かる書類（最新のもの）
により転記して作成すること 。
封筒に宛名を記載した後、封入封織時の確認のための確認印を押印する欄（※ 1）を作成した封筒に表示すること。

2※ 1確認欄例‑3‑

機密性 2

者
械
封

欄 一瞬

認 ア−

h怪 一

j −者

入
封

作成担当者は、送付する個人情報を含む書類、送付状等に誤りがないか、封筒の宛名に誤りがなし 1か を 確 認 し て 封 筒 に 封 入 し 、 封 入 者 印 を 押 印 す る 欄に作成担当者印を押印等すること 。
封入した封筒は送付先の宛名及び住所の分かる書類を添付の上、あらかじ
め確認・封織者として指定された職員に引き渡すこと 。
ウ 確認、・封織作業
確認・封織者は、引き渡された封筒及び封入されている送付物について、添付された宛先及び住所が分かる書類等により以下の点について確認を行った上で封織すること 。
① 封筒の宛名、住所が誤っていないかを添付された書類により確認すること 。
② 内容物について送付先への書類であるか、また送付先と関係のない第三者の書類が含まれていなし、か確認すること 。
封織後、確認、・封繊者は、封織に当たって確認した記録として、確認 ・封繊者印を押印する欄に明確に押印等し、封織した封筒を発送業務担当部署へ回付すること 。
なお、この作業が誤送付防止において最も重要な作業であることを強く意識して確認を行うこと。
エ 発送のための確認作業（ア）発送業務担当者
発送業務担当者は、当日発送する郵便物等のうち、個人情報を含む書類が 入 っ た 封 筒 を 発 送 す る 時 に は 、 封 入 封 織 時 の 確 認 欄 に 2箇 所 と も 押 印 等がされているか、確認・封織者に間違いがなし、か等を確認し、確認が済んだものを発送物として取りまとめて発送すること。
発送業務担当者は、確認した際に、確認印がない、確認・封繊者以外の者の押印等があるなど封入封繊時の確認がなされていない可能性のあるものを発見した時には、その発送物の発送を 止 め、管理者等へ報告すること。
（イ）管理者等
管理者等は、発送業務担当者から封入封織時の確認がなされていないとして報告を受けた時は、作成担当者又は確認者へ差し戻し、注意指導を行うとともに、その発送物を開封して改めて確認・封織作業を行うよう指示すること。その際、管理者も封入封織の確認を行うこと。
オ留意点（ア）作成担当者において、送付先リス トを 別 に 作 成 す る 場 合 に は 、 転 記 誤 り‑4‑

機密性 2を防止するため、必ず複数人で宛先、住所の読み合わせを行い作成すること。 その送付先リストにより封筒を作成する時も複数人で読み合わせを行い作成すること 。
（イ）確認・封織作業における確認・封織者は、あらかじめ一定の者に決めておくこと（複数可） 。 な お 、 同 一 の 者 が 作 成 担 当 者 と 確 認 ・ 封 織 者 と な ることはあってはならないこと 。
（ウ）確認欄への押 印は 、作成担当者、確認・封繊者の印影のほか、あらかじめ職員等に付与された固有番号又は記号も 可と するが、発送業務担当部署に押印者が誰であったか明確に分かるものとすること（「了」などの表記
は不可）。
（エ）書類の封入封織作業は、書類の紛れ込み等を防止するため、作業スペースを確保するとともに整理整頓をした上で行うこと 。 特に、作成担当者及び確認・封繊者の個人の机、窓口とは別の場所で行うことが望ましい。
また、十分な作業ス ペースを確保できない場合には、他の書類が机上にある場合でもカラ ー シート などを机上に敷いてその上で封入封織作業を行うなど紛れ込み等の防止を図った上で行うこと。
（オ）作成担当者から確認・封織者へ、封入した封筒の引き渡しに当たっては、
その都度、手渡し又は所定の保管場所に入れて引き渡すなど、引き渡し時における紛失防止を考慮して時間的・場所的に密接した空間で行うこと 。
（カ）確認・封織作業における確認・封織者は、封筒と通知書の宛名、住所の確 認 だ け で は な く 、 封 入 す る 添 付 書 類 に つ い て も 誤 り が な い か 一 枚一枚 確
認すること 。 特に、事業場等に書類を返送する場合には、他の書類が紛れ込んでいなし、か慎重に確認すること 。
（キ）漏えいした場合に個人の権利利益を侵害する度合いが高い書類（※ 2)を送付する時には、確認・封織作業においては、「誤送付防止のためのチェックリスト」（※ 3）を活用するなどしてさらに慎重に確認すること 。
※2

個人の権利利益を侵害する度合いが高い書類の例
雇用保険受給資格者証
各種支給決定通知書（個人名義の口座が記載されている書類に限る）
労 働 保 険 料 還 付 請 求 書 （ 個 人 名 義 の 口座が記載されている書類 に限る）
その他（賃金台帳、履歴書、各種請求書の返送など）※ 3 平成 2
2年 通 達 の 別 添 1参照（ク）事業場が委任した社会保険労務士等から提出された書類の控え等の返送においては、返送する書類には事業場名しかないことがあり、返送時の確認作業がおろそかになることがあるので、社会保険労務士等に返送するのか、事業場あてに返送するのかを書類受理時に封筒に明記するなど、返送時の宛名記載及び確認−封織作業において明確に確認できるようにすること。
（ケ）返信用封筒により返送する場合においても、作業手順による封入作業、確認、・封織作業及び発送のための確認作業を行うこと 。
‑5‑

機密性 2（コ）個人情報を含む書類を発送するに当たり、封筒への宛名記載を省略することができ誤記載防止が図れる窓あき封筒を活用することも検討すること。
なお、窓あき封筒を活用する場合であっても上記の確認作業手順を行う
こととするが、封入する送付文等の宛名住所がそのまま発送物の宛名となるため、作成担当者は記載誤りがないよう確実に記載し確認すること 。
（サ）発送業務担当部署には確認・封織者等からの発送物の回付時における紛失を防止するため、発送箱を設けること。
なお、個人情報を含む発送物は専用の発送箱（ポスト型）とする、発送箱に投入されたものは発送業務担当部署の許可を必要として許可なく取り出せないようにするなど、紛失防止の措置を講ずることが望ましい。
（シ）発送業務担当部署は、発送物を郵便局へ持ち込む時は、発送物を紛失しないように取りまとめて専用のパック等に入れて運搬するなど、紛失防止に細心の注意を払うこと 。
（ス）普通郵便で発送する時には発送の事実を明確にするため、必要に応じて個 人 情 報 を 含 む 文 書 の 発 送 数 等 の 記 録 （ ※ 4 ）、郵便局等が発送文書の引き取りに来る場合には郵便局への引き渡し数及び受領印等を取っておくことが望ましい。
※ 4 個 人 情 報 漏 え い 防 止 に 向 け て 〜 効 果 的 な 取 組 事 例 〜 （ 平 成 24年 2月 厚 生 労 働
省大臣官房地方課）から抜粋
女郵便物を封入した記録を作成している事例「郵便物封入確認伝票J
平成年月日（内

郵送先
外

ー ー曹、，

決裁欄

）

ヲ
%
'
t
外

件

V

曹、， 官官件数

最終封入確認者

件

件

官官』
官ー
官』ーー一一一一一一 −

封入者官官、， M 曹、，、，

‑

一

一一一一

ーーー−−−

種別

備考

大郵便物を送付した記録を作成している事例 「
郵便物送付確認個人情報J

N
o

年月日

あて先

内容

担当者

確認者1

確認者2

普通・特定・書留
普通・特定・書留
，
、

司
，
司
』
，
司』
， 司 曹、，官官、− ‑h，．

曹 司− −曹 、，− ‑

曹官官 官官（注） 1担当者、確認者 1, 2の 3人以上で行う。（以下略）食郵便物の送付決裁の事例「郵送決裁表」
決裁欄

所在地

送付先

用件名

郵便種別
普通・速達・簡易・ 書留
配達記録 ・配達粧明

‑6‑

通数

郵便料金額

作成者印

備考

機密性 2｜ ｜ ｜ ｜（ ） ｜ ｜ ｜ ｜ ｜※（一部抜粋）個人情報が記載されている書類等を郵送する場合、必要に応じて、備考欄を点検確認欄として活用すること。

（セ）封入封織時の確認 ・封織作業ができないまま発送時間になった場合には、確認・封織作業等を省略して当日中に発送するのではなく、翌日の発送として原則どおり確認・封織作業を行うこと 。
（ソ）発送業務担当部署は、当 日の発送作業が終了した後に発送物が引き渡された場合や発送箱に残っていた場合には、翌日の発送時間までの聞の紛失等防止の措置を講ずること 。
（タ）管理者等は、月に数回程度、封入封繊時の確認、・封織者となること 。
（チ）管理者等は、定期的に個人情報を含む文書の誤送付防止のための確認・
封織作業が確実に行われているか確認すること 。行われていないことが判明した時には、速やかに注意指導を行うこと。
(2）誤交付防止のための基本的確認作業

個人情報を含む書類の交付・返却に当たっては、平成 22年通達の記 2 (2)⑤ の書類交付時における基本的な確認事項を徹底するとともに併せて下記の確認作業を行うこと 。
ア 基本的確認作業（ア）書類を本人以外の第三者に誤って交付・返却することのないよう、交付・返却時に氏名を読み上げて相手が交付・返却する本人であることを照合・確認すること 。 その際には、同姓 同名者がいるということを念頭におくこと。
なお、氏名の読み上げに当たっては、プライパシーに配慮して本人のみに聞こえるようにすること 。
（イ）交付・返却する書類は、交付・返却前に 他 の書類が紛れていないか確認
するとともに、交付・返却の際には相手方に対し、氏名や事業場名を指で指し示し、数量、内容等についても相手方に確認を依頼し、相手方の確認が終了 してから交付・返却を行うこと。
なお、交付書類に控がある時には、書類名及び本人氏名の部分に照合・確認済とのチェックを入れること 。
イ留意点（ア）交付する書類を出力するプリンタには、出力 トレ イとは別に一時的に保管できる箱等を備え付け、出力トレイに長時間放置されている書類があった 場 合 に は 出 力 ト レ イ か ら 移 動 さ せ る な ど 出 力 時 の 紛 れ 込 み 防止 を図ること。 ま た 、 管 理 者 等 は 、 長 時 開 放 置 と な っ て い る 書 類 を 出 力 し た 職 員 に 対し回収するよう注意指導を行うこと。
（イ）管理者等は、定期的に誤交付防止のための確認作業が確実に行われてい‑7‑

機密性 2

るか確認すること。行われていないことが判明した時には、速やかに注意指導を行うこと。
(3）紛失防止 のために必要な措置

個人情報を含む書類 を紛失した場合、書類の再提出依頼や事務処理の遅延により書類提出者の不利益につながることを十分認識し、紛失防止のために以下の措置を講ずるこ と。
ア 紛失防止の措置（ア）個人情報を含む書類の保管は、あらかじめ所定の保管場所を決めること。
特に重大な個人情報が記載されている書類の保管は、施錠できる場所とすること 。
（イ）業務担当部署での事務処理過 程 における未完結事案は、完結するまでの聞は担当者個人 の机等で管理する のではなく、原則 と し て 所 定 の保 管場所に保管し組織的に管理すること 。 なお、やむを得ず担当者において保管する必要がある場合には、管理者等が未完結事案を確認できるよう、管理者等の承諾を得て担当者個人の保管場所を管理者等に明らかにした上で管理すること 。
（ウ）個人情報を含む書類により事務処理を行う時は、クリアファイル等に入れるなど、書類の散逸防止、他の書類の紛れ込み防止を図ること。
（エ）書類が誤ってゴミ箱に落ちて誤廃棄とならないよう、作業場所、事務机とゴミ箱の配置場所に留意すること 。 また、夏季における扇風機の近くや窓際など強風等により書類が飛ばされないよう、強風下では書類の保管作業を行わないこと。
（オ）窓口に受付箱を設置している場合には、職員以外の者に受付箱の中の書類を勝手に持ち出しされないようにすること 。
（カ）郵便物等を受領 し振り分 けを行っている総務（庶務）担当部門から郵便物等を各部署へ配付する時は、各部署宛の連絡箱等に格納する書類と各部署に直接持ち込む書類等をあらかじめ整理分類するなど作業手順を明確にするとともに、誤廃棄を防止するため、連絡箱等の周辺を常に整理整頓しておくこと。
また、総務（庶務）担当部門から送付先の各部署に書類を直接持ち込む
時に各部署の担当者が不在であった場合には、担当者の机に置く（放置する）のではなく、所定の保管場所に入れた上で担当者にその旨電子メール
で伝えるか、伝言メモ等を置く又はその上司や部下に伝えるなど送付された書類が所在不 明とな らないようにすること。
（キ）局と署・所間で複数の部署あての書類をまとめて一つの送付物に封入し送付する場合、送付された書類を部署ごとに振り分けをする総務（庶務）担当部門から各部署に到達するまでの聞において所在不明となる事案が発生している 。 このため、複数の部署あての書類を一つの送付物に同封する
時は、個人情報を含む書類は必ず個別に封筒に入れ送付先部署名を必ず記，‑8‑

機密性 2

載する、又は封入した書類の内訳書を作成し同封すること。
なお、発送時及び受領時の紛失防止のため、送付物について発送及び受領の事跡を残すことが望ましい 。
イ留意点（ア）個人情報を含む書類を処理する時には、所定の保管場所から取り出して処理し、退庁時又は処理を中断する時には必ず所定の保管場所へ戻すこと 。
特に処理中に来庁者の窓口業務を行わなければならない時には、来庁者の書 類 と 処 理 中の書類を紛れ込ませやすく誤作成、誤交付の原因につながるので留意すること。
（イ）処理が完結した書類は、速やかに所定のファイノレに編綴すること。
（ウ）不要書類をシュレッダーで廃棄する時は、原本等の紛れ込みがないか一枚一枚確認した上で廃棄すること 。原本等がある等、誤廃棄と疑われるものがあった場合には、そのまま廃棄せず必ず担当者等に確認すること 。
（エ）書類の紛れ込みゃ紛失を防止するため、作業する際には、事務机、窓口、カウンタ一等について常に整理整頓を行 うこと 。
（オ）署・所から局に書類を発送したが局で受領した形跡がなく、かつ、署・所でも発送した形跡がない場合や局、署・所から発送先に発送したが届かない場合において局、署・所に発送した形跡がない場合には、どの時点で紛 失 ま た は 郵 便 事 故 が あ っ た の か 特 定 で き ず 、その後の対応が困難になることがある 。 このため、書類を簡易書留、特定記録又は宅配便等の特殊取扱郵便で発送することで、総務（庶務）担当部門に備え付けている「特殊取 扱 郵 便 物 等 受 付 送 付 簿 J により、発送及び受領の有無を確認できることから、漏えいした場合に個人の権利利益を侵害する度合いが高い書類（前記※ 2）については、特殊取扱郵便により送付することが望ましい。
（カ）窓口で書類を受領した際には、その場で書類が不足していないか確認し、郵送により書類を受領した場合にも、受領後速やかに書類が不足していな
いか確認すること 。 この際、書類が不足している場合には事業場等への確認を速やかに行い、受領後に局、署・所で紛失された等の無用な誤解を招くことのないようにすること 。
（キ）管理者等は、定期的に書類の保管場所を確認し、職員が保管場所への保管を確実に行っていることを確認すること 。行われていないことが判明した場合には、速やかに注意指導を行うこと 。
郵便事故の取扱い
個人情報を含む書類を送付先に発送したが届かない場合、不備返戻などにより送付した書類が送付先から返送されたが届かない場合、宛名の違う場所へ配達された場合など、郵便事故により個人情報が漏えいすることが少な か らず発生している。
このような郵便事故が発生した時の対応は以下のとおりとすること 。
なお、郵便事故により個人情報の漏えいがあった時は、原因分析や再発防止策

3・9‑機密性 2を講じる必要はないが、発生状況及び発生後の対応状況を本省地方課へ報告すること。
(1）発送したが送付先に届かない場合
ア 発送した記録がある場合には、その記録により宛名等に誤りがなかったか確認するとともに郵便局等へ配達状況の確認依頼を行うこと 。発 送 し た 記 録がない場合にも、郵便局等へ状況を説明の上、配達状況の確認依頼を行うこと。なお、宛名等に誤りが認められる場合は誤送付事案として対応すること。
イ 書類が送付先に届かないことにより事務処理が遅延し、結果として送付先等関係者の不利益となる可能性が高いものについては、送付先等関係者に説
明の上、再度書類の送付等を行うなど事務処理を優先すること 。
ウ 確認依頼の結果、郵便局等による誤配達が判明した場合には郵便局等からより当該郵送物を回収した上で顛末書等を徴すること。
また、確認依頼の結果、郵便局等による紛失等により送付した郵便物が見つからない場合にも顛末書等を徴すること 。
エ 郵便局等からの顛末書等によりその経過を取りまとめた上、送付先等関係者に経過説明を行うこと 。 なお、上記イの措置により送付先等関係者に説明を行っている場合にも、改めて経過説明を行うこと 。
オ 送付先等関係者に経過説明を行うに当たり送付先に届かないことにつき局、署・所に取庇が認められる場合には、謝罪をした上で経過説明を行うこと。
(2）局、署・所の依頼に基づき相手方が送付又は返送したが、局、署・所に届かない場合
ア 送付又は返送したとの申出に対し届かない場合には、送付又は返送した者に協力を求め、いつ、どこ宛に送付又は返送したか、送付又は返送手法（普通郵便か書留か）などを確認すること 。
なお、局、署・所から返信用封筒を送付している場合には、その使用の有無を確認すること 。
イ アで確認をした結果をもとに、送付又は返送先の教示が誤っていたこと、返信用封筒に返送先の記載が誤っていたことなどが原因である場合を除き、郵便物の受理簿等を確認し受理した事実の有無を確認すること。
送付又は返送先の教示が誤っていたこと、返信用封筒に返送先の記載が誤っていたことなどが判明した場合には、誤送付事案として対応すること 。
受理した事実が認められた場合には、職場内の捜索を行い、見つからない
場合には紛失事案として対応すること 。
ウ 受理した事実が認められない場合には、確認した結果をもとに、送付又は返送した者の協力を得て郵便局等へ郵便物の確認依頼を行うこと 。
エ 書類が届かないことにより事務処理が遅延し、結果として送付先等関係者の不利益となる可能性が高いものについては、送付又は返送した者等に説明の上、書類の再提出を依頼するなど事務処理を優先すること 。
オ 確認依頼の結果、郵便局等による誤配達が判明した場合には、郵便局等よ‑10‑機密性 2

り送付又は返送した者へ説明するよう求めるともに当該郵便物を送付又は返送した者の了解を得て郵便局等から受理すること。なお、上記エにより改めて書類を提出させて処理を進めている場合には、送付又は返送した者へ確認の上、郵便物を返還すること 。
カ 確認依頼の結果、郵便局等において当該郵便物が見つからずその所在が不明となった場合には、郵便局等から送付又は返送した者へ説明するよう求めること。
キ 送付又は返送した者から届かないことにつき送付先又は返送先の教示が誤っていたこと、返信用封筒に返送先の記載が誤っていたことなどが原因である場合は、局、署・所の暇庇が認められるため、経過を取りまとめ、送付又は返送した者に謝罪を行い経過説明を行うこと 。
(3）郵便局等による誤配達が 明 らかな場合
ア 通常、誤配達の判明は誤配達先からの通報によって知り得るが、通報があった場合には、郵便局へ通報の上、速やかに郵便物を回収すること 。
イ 書類が届かないことにより事務処理が遅延し、結果として送付先等関係者の不利益となる可能性が高いものについては、回収した書類を送付先に持参するなど事務処理を優先すること 。
ウ 誤 配 達 の 原 因 に つ い て 、 局 、 署 ・ 所 に 取 庇 が なく郵便局による誤配達が明らかである場合には、その事実を郵便局等へ通報し、顛末書等を徴するとともに、誤配達先及び送付先へ説明するよう求めること。
エ 郵 便 局 等 か らの顛末書等によりその経過を取りまとめた上、送付先等関係者に経過説明を行うこと 。 なお、上記イの措置により送付先等関係者に説明を行っている場合にも、改めて経過説明を行うこと 。
(4）郵便事故への対応のための措置
郵便事故においては、郵便事故発生について、行政機関の暇庇の存在が問題になる 。行政機関に暇庇がなければ謝罪等の対応は必要ないが、 E
医庇があれば謝罪対応が必要であり、また、再発防止策の取組や樹立、公表等の作業を行うこととなることは誤送付事案の対応と同様である 。
郵便事故において行政機関の取疲の有無を確認するに当たっては、郵便事故となった郵便物が発見された場合や特定記録郵便等により発送している場合にはその暇庇の有無を確認することは容易であるが、発見できない場合にはこれを確認することが困難になる。特に普通郵便で発送した場合は、発送の記録をしていなければ郵便物を発送し行政機関の管理下を離れ郵便局等の管理 下 にあったことを明確に確認できないところである 。
この 点 を 踏 ま え 、 漏 え い し た 場 合 に 個 人 の 権 利 利 益 を 侵 害 す る 度 合 い が 高 い
書類（前記※ 2） 等 を 送 付 す る 場 合 に は 、 で き る 限 り 特 殊 取 扱 郵 便 に よ り 発 送
す る こ と と し 、 普 通 郵 便 で 発 送 す る 場 合 で も 前 記 ※ 4の記録を行うなど発送の事跡を残すこと 。
4

職員等の意識啓発に当たり効果的な取組みについて‑11‑

機密性 2

個人情報漏えい防止 に当たって、職員等は、個人情報の保護管理の重要性を認識し、常に漏えいが発生しやすい業務を行っているという危機意識を持ち、常日頃から 誤送付、誤交付、紛失防止を意識して事務処理を行うことが重要である 。
職員等の意識啓発に当たり労働局における効果的な取組みを別途示すので、今後の取組みの参考とされたい 。

‑1
2‑

地 発 0219第 1号
平成 27年 2月 19日
都道府県労働局長殿
厚生労働省大臣官房地方課長（公印省略）

都道府県労働局における保有個人情報漏えい防止について
都道府県労働局（以下「労働局 J という 。）における保有個人情報の漏えい防止については、平成 22年 1
1月 30日付け地発 1130第 2号「都道府県労働局における保有個人情報管理の徹底等について」及び平成 25年 2月 28日付け地発

0228第 3号 「
都道府県労働局における保有個人情報の管理の徹底等について Jをはじめとする各種通達、研修資料、好事例集の通知等により指示するとともに、本省において主催している各種会議、研修等において指示又は注意喚起を
行二っているところである。
また、平成 26年 3月 13日付け地発 0313第 1号「個人情報漏えい防止マニ
ュアル等の共働支援システムへの搭載及び提供について Jにより、労働局において作成した個人情報漏えい防止マニュアル等を共働支援システムへ搭載する
ことにより、労働局相互に共有、活用することを可能としたところである。
一方、労働局においても、これらを踏まえ個人情報漏えい防止マニュアル等の作成、各種会議における注意喚起、職員等研修、監査・自主点検の実施等により、個人情報漏えい防止に取り組んでいただいているところである。
しかしながら、個人情報漏えい事案は依然として多数発生しているところで
あ夕、これまで示してきた基本的な確認動作が形骸化していると思われる事案、
これまであまり例のなかった態様の事案、漏えい件数又は漏えい範囲が大きな事案等が発生しているところである。
こうした状況を踏まえ、今般、平成 26年度において発生した個人情報漏えい事案のうち、特に注意が必要と思われる事案を例示し、これらの発生防止に当たって留意すべき事項等を下記のとおり示すので、職員へ周知するとともに、
上記通達等に示した指示と併せて、個人情報漏えい防止に取り組まれたい記

1 平成 26年度に発生した個人情報漏えい事案等について
平成 26年度に発生した個人情報漏えい事案について以下のとおり事例を示

すので、これまでの個人情報漏えい防止に係る指示及び各労働局における個
人情報漏えい防止マニュアルを踏まえ、作業手順等を再度検討すること。
なお、これらの事例は、平成 25年度を含め複数件発生しているところである。
(1）文書送付時にダブルチェックを実施したにもかかわらず誤送付した事案
封入者及び封繊者によるダブルチェックは実施されていたものの、無関係な文書、又は、宛先の異なる文書が封入されていたことを発見できなかったもの。封入者、封繊者ともに、目視による文書一枚一枚の確認等が不十分であったことや、それぞれが確認すべき内容について明確な役割分担を行っていなかったことが原因である。

。

区
三
君

ダ、ブルチェックは可能な限り封入者、封繊者同席のもとに実施し、その際、以下の例のように対話形式の声出しによる確認を実施すること 。
例『封筒の宛名は（株） 0 0です。所在地は郵便番号000 0 0県
0 0市O番です。確認用の文書「 OOOJ の記載と間違いありません。
封入されている文書は、まず「 000」（文書名）、宛名は「 0 00」、次に「 000」（文書名）、宛名は「 0 0 0」・・・で、以上O枚です。
文書、宛先及び封筒の宛名に間違いありません。』※労働保険事務組合、社会保険労務士事務所あての場合に注意を要する。
(2）紹介状を誤交付した事案

窓口に訪れた求職者に対し、その直前に対応していた別の求職者のデータ
を端末の画面に残したままで対応したため、紹介状を作成するに当たり、画面上の別の求職者の氏名で作成し、確認することなく誤交付したもの。

区三E

0 以下の趣旨・内容の注意喚起掲示文を端末等に掲示するとともに、定期的に注意喚起を行うこと 。
「一人の求職者に係る対応が終了あるいは一旦中断した場合には、端末画面の当該データは一旦閉じること。
誤交付防止のため、氏名の読み上げ、指さし確認を必ず行うこと 。」(3) F AX複合機による誤送信等

ア

F AX複合機の操作ミスによる誤送信
F AX複合機を使用して FA X送信を行った際に、従前から示されていた FA X送信に係る漏えい防止のための対応を行ったものの、当該機器の機能・性能についての知識が欠けていたことから、操作方法を誤り誤送信させたもの（例えば、誤ってメモリー機能に保存されていた文書を送信したもの） 。 当該機器に係る機能・性能及び操作方法に係る理解不足が原因である。

区E0 新たな機能が付加された FAX複合機が導入された場合には、その使い方及び誤送付防止対策について関係職員に周知すること。その上で、当該機器により FA X送信を行う場合は、従前から示された FA

X誤送信防止のための対策に加え、上記の新たな誤送信防止対策を必ず実施するとともに、可能な限り、当該機器の使用に習熟した者に立ち会いを依頼すること 。
イ

事業場等に対する FA X番号の誤伝達事業場等に対し、局又は署所の FA X番号を誤って記載した文書を配布したため、当該事業場等から送信された FAX文書が第三者（誤って記載された FA X番号）へ送信されたもの。

匠E
0 局又は署所の FA X番号を記載する文書を作成するに当たっては、
当該文書の決裁のための起案文書に FA X番号チェック欄を設け、複数人で確認する体制とすること 。

(4）事業場等に対し電子媒体により情報提供する際の誤記録

事業場等に対し当該事業場に係る労働者等のデータを電子媒体により情報提供する際、端末の画面上に以前作業を行った他の事業場のデータを削除せず残したまま新たな作業を行ったため、誤って当該他の事業場に係るデー
タを電子媒体に記録し情報提供したもの。

~

0 電子データであっても外部に対して情報提供するに当たっては、紙媒体による文書の誤送付防止と同様に、複数名によるダブ、
ルチェック
作業を、端末の画面を用いる等により実施すること 。

(5）電子メールの複数への送信に係るメールアドレスの漏えい

複数の事業場の各担当者に電子メールを送信するに当たり、送信先へ BC
Cで送信すべきところ、誤って CCで送信したことによりメールアドレスが漏えいしたもの。

匠
ユE

0 複数の宛先へのメールの一斉送信に当たっては、 FA X送信と同様に送信者以外の者を含め複数名で宛先を確認の上、送信すること。
※ メールアドレスについても個人情報であること。なお、漏えいしたメールアドレスあてにウィルス付きメールが送信されるなど、当該アドレス保有者が攻撃の対象とされる可能性があること 。

(6）個人情報開示の際の誤開示

行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律に基づく情報開示に当たって、マスキング漏れにより個人情報が漏えいしたもの。

匠E

0 個人情報開示請求に基づく部分開示実施のためのマスキング作業に当たっては、複数名による作業を実施するか、又はマスキング作業実施者以外の者が必ず確認するとともに、決裁時においてもマスキングが適正であることを決裁者が確認するごと 。
(7）窓口カウンターの状況確認不足による漏えい

窓口を訪れた来庁者へ個人情報が記載された行政文書を交付した後、当該来庁者が交付を受けた文書を窓口カウンターへ置き忘れていたことに気付
かず、翌日、窓口を訪れた他の来庁者が誤ってそれを持ち帰り、当該個人情報が漏えいしたもの

匠E
0 窓口カウンターを含め執務室内の環境整備に常に留意するとともに庁舎管理等の観点から、開庁時及び閉庁時には窓口カウンターを含めた状況確認等を必ず実施すること。
(8）来庁者への様式等に係る説明に当たり、例示として個人情報が記載された様式を提示したもの
来庁者に対し、届出文書の記載方法等について説明するに当たり、既に提出された他の来庁者の個人情報が記載された文書を例として提示し説明したことにより個人情報が漏えいしたもの。

匠E
0 個人情報が記載された文書について、誤交付、誤送付等の防止に十分な注意を払うことはもとより、本人以外の自に触れされることは個人情報漏えいに当たることについて、職員及び非常勤職員に十分に認識させること。
(9）印刷物への個人情報の掲示

制度説明等を目的とした印刷物を作成するに当たり、各種届出文書の記載
例に実在の個人情報を例として記載し、印刷したことで漏えいしたもの。

匠二国
0 印刷物を作成するに当たり、各種届出文書等の記載例について、実在する個人情報を利用して作成しないこと 。定例の印刷物で、あっても校正の際、変更箇所のみならず全体について必ずチェックすること 。

(10）複数の行政文書ファイル等の紛失関連する業務に係る複数の行政文書ファイル等が紛失していたもの。事務処理が終了した関連する複数の行政文書ファイルについて、監察等の用務のために、①行政文書ファイルに編綴された文書の一部又は全部（ A)を取り出したまま、当該行政文書ファイル内の所定の場所に戻さなかった、及び②行政文書ファイル（ B）を保管場所から取り出して所定の場所に戻さなかったところ、当該文書（ A）及び行政文書ファイル（ B）が、他の文書（ C）や行政文書ファイル（ D）と混在することとなった結果、当該他の文書（ C）及び行政文書ファイル（ D）を廃棄する際に、当該文書（ A)
及び行政文書ファイル（ B）は廃棄対象ではないにもかかわらず、誤って廃棄したもの。

E

医

0 行政文書ファイルに編綴された文書を当該行政文書ファイルから取り出す必要が生じた場合は、取り出した年月日、文書名、利用目的及び当該文書の利用者について書類に記載し、当該行政文書ファイルに当該書類を添付する等により表示するとともに、同内容を記した書類を管理者へ提出の上、当該文書の利用にあたっては、従前からの指示のとおり、退庁時又は処理中断時には、必ず行政文書ファイル内の所定の場所へ戻し、その旨を管理者へ報告すること 。
0 また、行政文書ファイルそのものを保管場所から取り出し利用する場
合には、上記に準じた内容の書類を管理者に提出の上、上記と同様の取扱いをすること。
0 さらに、誤廃棄を防止するため、文書廃棄を行う職員は管理者に上記書類の提出の有無について確認すること 。当該書類の提出があった場合には、その写しの交付を受け、廃棄しようとする文書の中に当該写しに記載された文書及び行政文書ファイルが含まれていなし、か確認の上、含まれている場合には、当該文書及び行政文書ファイノレを所定の場所に戻すこと 。その上で、誤廃棄防止のための従前の指示に従って文書廃棄作業を実施すること 。
なお、個人情報漏えい防止のための注意喚起を目的とした掲示文の作成・掲
示については、定期的に当該掲示文の内容・文字の色、字体を変える等により、より効果的な注意喚起に留意されたい。

2 個人情報漏えい防止のための措置について(1) 個人情報漏えい防止のための職場環境の整備について執務室の整理整頓、郵便作業等のためのスペースの確保等については、
これまでも指示 してきたところであるが、執務室の状況等を踏まえ、より効果的な環境整備に有効と思われる備品等の購入について、検討の上、効果が見込まれる場合には、当課予算担当とも協議すること 。
(2) 非常勤職員に対する個人情報の適正管理の徹底

個人情報漏えい事案は、採用から間もない非常勤職員に対し、個人情報の適正管理の重要性についての説明が、早期かっ十分に行えていなかったことにより発生する場合も見受けられることから、新たに非常勤職員を採用する
際には、勤務当初における業務説明の際に個人情報の適正管理、個人情報漏えい防止のための基本動作（送付・交付・紛失・ FA X送信）について説明
し、研修においても、これらについて確実に理解してもらうよう丁寧に対応をすること 。

基 総 発 0531第 1号
平 成 25年 5月 31日
都道府県労働局
総務部長殿
労働基準部長殿＼、厚生労働省労働基準局総務課長（公印省略）
労働基準行政における保有個人情報の適正な管理の徹底について
都道府県労働局における個人情報の管理については、行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（平成 15年法律第 58号。以下 「
個人情報保護法」 という 。）が平成
1
7年 4月 1日に施行された後、平成 1
7年 6月 28 日付け地発第 0628001号「都道府県労働局における保有個人情報管理の徹底について Jを始め、各種通達や全国会議等において、その徹底を指示してきたところであるが、依然として個人情報の漏えい事案の発生が後を絶たない状況にある。
労働基準行政においては、これまでに、①庁舎内で使用していた外付けハードディス
クドライブの紛失により約千人分の個人情報が漏えいしたものや、②職員が労災保険請求書と U sBフラッシュメモリを自宅に持ち帰る帰宅途上で紛失したもの等、重大な漏えい事案が発生している。最近においても、職員が個人情報を保存した U sBフラッシ
ュメモリを庁舎外に持ち出し、これを紛失したといった事案が発生したほか、誤送付、書類の紛失といった事案が繰り返し発生している。
ひとたび個人情報の漏えい事案が発生すると 、関係者に多大な損害を与えることにな
ることはもとより、関係者に対する謝罪や説明、マスコミへの対応等、事後の対応に大変な労力を要するだけでなく、行政機関に対する信頼を著しく失墜し、行政の円滑な運営に支障を来たすなど、その影響は甚大である。
特に労働基準行政においては、個々人に密着した秘匿性の高い重要な個人情報を保有しているほか、労働基準関係法令上保護されるべき者に係る情報等も保有していることから、その厳格な保持・管理の徹底が求められている。
このため、労働基準行政に携わる全ての職員が保有個人情報の管理の重要性を再度認識し、これまでに発出さ れた種々の通達等に基づき、遵守すべき基本的事項等を確実に実施することにより、保有個人情報の管理の一層の徹底を図られたい。

また、今般、保有個人情報管理の効果的な取組を促進するため、労働基準行政における保有個人 情報漏えい防止マニュアノレを作成したので、別紙研修実施要領に基づき、所要の研修を行うほか各種会議等で有効に活用されたい。
なお、本件については、大臣官房地方課と協議済みであることを申し添える。

（別紙）

保有個人情報管理の徹底のための研修実施要領

1 研修の対象者
都道府県労働局総務部（労働保険徴収部）労働保険徴収主務課（室）、労働基準部
及び労働基準監督署（以下「署」という 。）に所属する全ての職員及び非常勤職員。
2 実施時期

毎年 1回以上研修を実施すること。
なお、新規採用職員及び新たに採用された非常勤職員に対しては、可能な限り採用
後 1か月以内に研修を実施すること 。
3 研修形式

原則として、局においては課室長以上、署においては署長又は次長が講師となり、研修に必要と認められる時間（概ね 30分から 1時間程度）を確保し実施すること 。
4 研修テキスト「労働基準行政における保有個人情報漏えい防止マニュアノレ」を用いること 。
なお、その他の資料を追加配布することは差し支えない。
5 チェックリス トを用いた自己点検の実施研修を受講した者は、研修実施後、毎月 1回、マニュアル及びマニュアノレに掲載している「個人情報保護定期チェックリス ト」を活用して自己点検を実施すること 。
6

都道府県労働局総務部総務課において、定期的に研修の実施状況を把握 ・点 検 し 、 適 宜 必 要 な 改 善 の 指 導 を 行 う こ と 。

a 7 二臥
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コ劃膨齢劃貯 ／
／
／

J1

【目次】
1

−はじめに・
・労働基準行政における個人情報漏えいの傾向と分析・・2−個人情報とは・・・3−個人情報保護に関する法令・・4

・郵便の誤送付・．

・5・FAX誤送信・・

・8・電子メール誤送信・ ．

10

・書類の紛失・・・

・11−外部電磁的記録媒体（ usBメモリ、 DVD、 CD等）の紛失・．

・14・書類の誤交付・

・17

−盗難・・

・19

−個人情報漏えいが起こったときには・・20−個人情報保護定期チェックリスト・ ．

・22

−様式関係
・都道府県労働局保有個人情報管理規程準則﹁ノ﹄・個人情報漏えい事例集

FO

く参考＞・

［はじめに）

私たぢは国民から取得した重要な個人情報を取り扱っています。その多くは、個人の健康に関する情報、賃金に関する情報、労災保険給付に関する情報など、その当事者にとって第三者に知られた くない情報ち数多 く含まれています。たとえほんのわずかな不注意と思っても、これらの個人情報の漏えい等事案（紛失・皇室損を含む。以下同じ。） （以下「個人情報漏えいJという。）が発生すれば、関係者に甚大な被害を及ぼすだけでなく 、労働基準行政（労働保険適用・徴収関係業務を含む。以下同じ。）に対する信頼を失うことになります。労働基準行政
職員は、重大な個人情報を取り扱っていることを常に意識し、個人情報について適正かつ厳格に取り扱う必要があります。
これまでに通達等で繰り返し個人情報管理の徹底を指示しており 、職員の皆様ち日頃から注意しているとは思いますが、残念ながら、未だに重大な個人情報漏えいが後を絶たないという
大変憂慮すべき状況です。
このため、労働基準行政に係る個人情報管理のためのマニュアルを作成しましたので、研修、会議等でこれを活用いただき、職員一人ひとりが個人情報管理に対する意識を高めるととちに、一つ一つの基本的な事項を確実に実施していただ くことにより 、重要性を認識させ、個人情報の適正な管理を行っていただ くよう、よろ しくお願いします。

当
マ
ニ
ュ'
i
'I
L（；）留置事項
0 対象となる職員は、都道府県労働局総務部（労働保険徴収部）労働保険徴収主務課（室）、労働基準部及び労働基準監督署の職員です。

0 月 1回以上、マニュアル及びチェツクシートを用いて自己点検を実施して ください。

0 5頁からの防止策の中で使用している AとBは以下の通達の略です。
A ：平成22
年11月30日付け地発第 1130第 2号「都道府県労働局における保有個人情報管理の徹底について」

B ：平成25年 2月28日付け地発0228
第 3号 「都道府県労働局における保有個人情報の管理の徹底等についてj［労働基準行政における個人情報漏えいの傾向と分析］

行政機関個人情報保護法が施行されてから、労働基準行政において発生した個人情報漏えいの件数は右肩上がりで増加し、現在でち高い水準で推移しています。
平成 2 4年度に発生した個人情報漏えいのうち、全体の 4割強が郵便の誤送付によるちの、3割強が紛失によるちのとなっています。その他、誤交付や置き忘れ、誤投函等による個人情
報漏えいち少なからず発生しています。
このように個人情報漏えいの発生は「誤送付」や「紛失Jによるちのが大半で、その原因の多くは基本的な確認事項の不徹底等によるヒューマン工ラーによるちのです。
このため、個人情報漏えいを発生させないため、職員一人ひとりが通達等で示されている基本的な確認作業を確実に実施するととちに、その確実な確認作業の実施を徹底させるための体制を確立することが重要です。

個人情報漏えいの特徴（平成24年度）

その他

紛失
42%

33%

17%

2

個人情報とは、生存する個人に関する情報であり、当該情報に含まれる氏名、生年月日、住所、職業、その他の記述により特定の個人を識別することができるちのをいいます。
個人情報が含まれる具体的な行政文書には、以下のようなちのがあります。

事業主 ・労働者等の氏名、生年月日、住所、電話番号、メールアドレス等「特定の個人を識別できる情報Jが記載された書類→例え（ま、申告処理台帳、労働者死傷病報告、各種労災保険請求書、事業主・労働者等の顔や外見が撮影された画像、映像（特定の個人を識別できる画像、映像）→例えぽ、各種免許申請書、履歴書など

数字が並んでいるだけの年金証書番号等を記載した書類（他の情報と一体となって特定の個人が識別できるような場合に限る）→例えば、労災保険年金証書 など

事業主・労働者等の身体的特徴、病歴、学歴、職歴、収入等が記載されている書類（特定の個人が識別できるような場合に限る）
ま、賃金台帳、履歴書など→例えl

既に死亡した人の情報は個人情報に当たりませんが、遺族本人の個人情報とみなされる場合ちあるので注意が必要です。
→遺族本人の個人情報とみなした例
労災保険の遺族補償給付を請求していた場合に、死亡していた労働者の情報が漏えいしたケース

‑3‑

F

）

個人情報保護に関する法令

職員・非常勤職員には多くの守秘義務が課せられており、次の法律を遵守する義務が課せられています。また、退職後であってち同様に義務が課せられています。
ここでは、関係法令の一部について紹介します。

・

行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（抜粋）

第 2条（定義）2

この法律において「個人情報Jとは、生存する個人に関する情報であって、 当該情報に含まれる氏名、生年月日
その他の記述等により特定の個人を識別することができるちの（他の情報と照合することができ、それにより特定の個人を識別することができ否ごととなるちのを含む。）をいう。

第 7条（従事者の義務）
個人情報の取扱いに従事する行政機関の職員若しくは職員であった者又は前条第二項の受託業務に従事している者若し
くは従事していた者は、その業務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らぜ、又は不当な目的に利用してはならない。

・

国家公務員法（抜粋）第 100条（秘密を守る義務）
職員は、職務上知るごとのできた秘密を漏らしてはならない。その職を退いた後といえどち同様とする。

・・

労働基準法（抜粋）

第 105条（労働基準監督官の義務）
労働基準監督官は、職務上知り得た秘密を漏してはならない。労働基準監督官を退官した後においても同様である。

労働安全衛生法（抜粋）第 104条（健康診断等に関する秘密の保持）
第65条の 2第 1項及び第66条第 1項から第 4項までの規定によ否健康診断並びに第66条の 8第 1項の規定による面接指導の実施の事務に従事した者は、 その実施に関して知り得た労働者の秘密を漏らしてはならない。

で（cl. 決ページから具体聞な防止策を児ていきましょう‑4‑［郵便の誤送付：

防時のポイント！
・基本的事項−作業スペースに、作業に関係のない個人情報を含む文書が無いか確認をし、整理整頓をしてから作業に入る。作業等は、来客と直接接触するような窓口とは別の場所で行う。

仏i
c
2
(
2
)
Q
)

ア
，
酪22(1
江
〉

・作成した書類、封筒、宛名シールなどに誤りがないか、必ず確認する。

(A
記 2(2
）③イ）

・添付書類などに他人の個人情報が記載されている場合には黒塗りを行うなど、個人が特定されないようにする。

仏記 2
(2
ゆイ）

・2人以上で宛先と中身の照合を行い、各自がチェックした記録を残す。その際、読み合わ
せ、指さしなど、視覚以外ち活用した確認を行う。

情c
2c2
問ウ）

・封簡作庇・封入作農・送付状、封筒に宛名の記載する際には、宛名、住所の分かる最新の書類により確実に転記す
る
。

仏記 2
(
2
ゆイ，配 2(
1）
イ）−相談者などから宛先を聴き取った場合には復唱を行って確認する。
・インターネットなどで事業場等の所在地検索を行う場合には、古い情報が掲載されていることなどがあるため、事業場等への電話確認など正確な所在地の把握を行う。
・封筒又は宛名シールに記載する宛先（ま省略せず、氏名などは漢字表記を行う。
−宛名を記載した後、封入封繊時の確認のための確認印を押印する欄を封筒に表示する。
(
B
記2
(
1
）
イ
）

（
例
）
確認欄
封入者

確認・封編者

・送付書類、送付状等に誤りがないか、宛名に誤りがないかを確認した上で、封筒に封入し、「封入者確認欄Jヘ押印する。

〈
婿c2(2βオ
，
臣
己2
(
1
｝
イ
）

−封入した封筒は送付先の宛名、住所の分かる書類を添付の上、確認・封械者ヘ引き渡す。
（配 2
(
1
）
イ
）

．
ロ
v

・確認・封織作業（※この作業が誤送付防止において量ち重要）・封筒と通知書の宛名、住所を確認、また封入する添付書類ち含めた 1枚 1枚について確認する。（A記 2(2）③イ，B記 2(
1）
ウ
）
・封編後、

「確認・封編者印Jを押印し、発送業務担当部署ヘ回付する。

(B
記 2(
1）
ウ）

・発送のための確認作難（発送担当者）
・封入封繊時の確認欄への押印（ 2か所）を確認した後、発送する。

（
回
目
（1）
工j

（発送担当者は 2人以上でチェックした記録のない郵便物の発送は行わない。）
・不備がある場合 l
ま、管理者等へ報告。

（
配 2(1江J・他の職員に郵送作業を頼む際には、どの書類をどこに送付するのか明確に伝えるととちに、多数の場合には宛先ごとにクリアファイルで分類するなど工夫をする。
・普通郵便で発送する場合は、個人情報を含む文書の発送数等の記録を取っておくことが望ま
しい。

江J
（
目
白
（1

（管理者）
・封筒作成担当者等ヘ差し戻し、注意指導を行う。 （配 2(1江〉・再度、封入・封織の状況を確認する。

（
酷22(1江〉誤送付の原因は、宛名と封筒の中身のチェックが十分に行われていな力、ったものがほとんどです。
誤送付でよくあるケースは以下の事例です。いずれち、作業スペースの整理整頓や複数のチェック（ダブルチェック）を行うごとで、発生を防止することが可能です。
事例 1

0 0事業場から提出された 36協定に不備があり、返戻する際、誤って、手元に置いていた事業場の 36協定を封入
××事業場力、ら送られていた返信用封筒に確認を行わないまま 0 0
し、××事業場に送付した。

事例 2
じん肺管理区分決定通知書及びエックス線写真を送付する際、 X氏あての封簡に Y氏のちのを、 Y氏あての封簡に X氏のものをそれぞれ誤って投入し、十分な確認を行わずに送付した。

‑6‑

誤送付の危険性がある書類（例）以下の書類は平成24
年度中に誤送付した書類（例）です。

i立Lがついた書類は複数回の誤送付事案が発生しており 、特に注意が必要です。
【監督関係】
食 36協 定

．就業規則

【安全衛生関係】
・じん肺管理区分決定通知書−じん肺胸部エックス線写真．労働者死傷病報告．健康管理手帳・じん肺健康診断結果証明書｛適用徴収関係】
公労働保険料申告書

1:‑
r労働保険代理人選任・解任届
・労働保険等一括有期事業総括表算定基礎賃金等の報告．一括有期事業開始届．改善指導文書【労災補償関係】
食特別加入関係書類−傷病の状態等に関する届

女医師への意見書提出依頼文書．健康管理手帳更新申請書

女各種労災保険講求書−第三者行為災害届の提出依頼文書

女各種労災保険決定通知書

・診療費請求内訳書 （レセプト）．レントゲンの借用依頼書

・受任者払関係書類‑7ーF A X誤送信］

防ttのポイント！
・基本的事項・行政機関内部（本省、局、署・所間）及び関係行政機関への文書の送付は、緊急時等を除き、原則 FAXを使用しない。緊急時等に FA X送信する場合には、原則として、あらかじめ登録した短縮ダイヤルを使用することとし、短縮ダイヤルに誤りがないことを確認した上
！2
2
(
2
）
c
ア
〉
で、送信ボタンを押す。 仏・個人情報に該当する部分を黒く塗りつぶしているなど適正に処理していることを確認した上で、送信ボタンを押す。

(A
記2
(2）
①イ）

・F AX送信機文はその周辺に「注意喚起（操作手順）」を促す文書を掲示する。
(
A記 2
(2）
①ウ
）

・FAX送信番号を送信者と立会人の 2名で確認の上、送信ボタンを押す。

(
A記 2
(2）
① 工）

・保有個人情報が黒塗りされていることを確認する。 (A記 2(2）④イ）
−宛先に対し、送信すべき書類に間違いがないか確認する。
・FAX番号を控える際には番号の復唱を行う。
・FAX送信の際には毎回リセットを行う。

−リダイヤルを使用しない。

・留意事項

・配布文書や備え付けの封筒などに記載されている FA X番号に誤りがないか確認する。

・FAX番号が記載されたりス卜などを配布する前に、リストの FAX番号に誤りがないかを複数名で確認する。
・FAX送信の際には O発信文は市外局番に気を付ける。

au

F AX誤送信の原因は FA X番号のチェック不足がほとんどです。
FAX誤送信でよくあるケースは以下の事例です。いずれち、複数のチェックを行うこと

で、発生を防止するごとは可能です。

事例 1

0 0事業場の FAX番号を××事業場の FAX番号と思い込んだまま、番号を確認せずに
送信した。

事例 2
事業場に対して、自主点検を行った際、報告先として記載した FAX番号が誤っていたた
め、事業場から労働基準監督署への報告が別の宛先に送信された。

QU

［電子メール誤送信］防止のポイント 1
・基本的事項・郵送で対応できないか検討する。
φ）
イ
・事業場等への文書の送付は、緊急時等を除き電子メールを使用しない。 〈尾白（2）・事業場へ電子メールを送信する場合には返信メールを使用する。 仏詔（2）＠ア7
・複数の事業場ヘ同時に電子メールを送信する場合には、必ず宛先が「 BccJとなっていることを確認した上で、送信ボタンをクリックする。

仏記2
(
2
）
＠
−イ）

・添付書類に間違いがないか確認する。
・送信前に宛先、添付書類などの確認を 2回以上行う（イ牛数によっては複数名で確認を行う。） 。
・個人情報を含む情報を送信する場合は、パスワードを付けて送信し、パスワードについては、別途伝達する。

電子メール誤送信の原因は、①宛先の入力を「BCCJ にすることの忘失と②メールアドレスのチェック不足がほとんどです。
電子メール誤送信でよ くあるケースは以下の事例です。いずれち、確実なチェックを行うことで、発生を防止することが可能です。

事例 1
登録されている別のメールアドレスを、誤って選択したことに気付かないまま送信した。

事例 2
複数の事業場に送信した際、宛先の入力を「 BccJにしていな力、ったため、送信者のメー
ルアドレスが他の者にち明らかになった。

‑10ー

［
書
類
の
紛
失
］
防止のポイント！
・基本的事項・保存年限を経過していない行政文書の適切な管理を徹底する（情報公開法、刀イドライン等に基づき、取得から保存・廃棄に至るまでの文書管理を徹底する。）。

(A記 3(1))−個人情報を含む書類の保管は、あらかじめ所定の保管場所を決める。特に重大な個人情報が記載されている書類の保管は、施錠できる場所とする。

(
B記 2(3）
ア（ア））−事務処理過程における未完結事案は完結するまでの聞は担当者個人の机誇で管理するのではなく、原則、所定の保管場所に保管し組織的に管理する。やむを得ず担当者において管理する必要がある場合には、管理者等の承諾を得て保管場所を管理者等に明らかにしたよで管理
する。

ア（
イ
）
）
((A記 3但渇）、 配 2(3）・事務処理を行う際、クリアファイル等を使用する。

（鴎
己 2(3）
ア（ウ））

・書類が誤ってゴミ箱に落ちて、誤って廃棄とならないよう、作業場所、事務机とゴミ箱の配置場所に留意すること。扇風臓の近くや窓際など強風下では書類の保管作業を行わない。
ア∞ ）（（配 2(3）
・窓口に受付箱を設置している場合は、職員以外の者に受付箱の中の書類を勝手に持ち出されア（オ））
ないようにする。 （岳c2(3）
・局と署・所聞で複数の部署あての書類をまとめて一つの送付物に封入し送付する場合、個人情報を含む書類は必ず個別に封筒に入れること。さらに送付先部署を記載する。または封入した書類の内訳書を作成し同封する（発送時及び受領時の事跡を残すことが望ましい。）。
(((A記 3(
2）：！
） 、配 2(3）ア（キ））・留憲事項
・個人情報を含む書類を処理する時は、所定の保管場所から取り出して処理し、退庁時又は処理を中断する時は必ず所定の保管場所ヘ戻す（特に処理中に来庁者の窓口業務を行わなけれl
まならない時には留意する。）。 （障c2(3）
イ（
ア〉）
・処理が完結した書類は速やかに所定のファイルに編綴する。 （（田辺（ 3)1" （イ））・シユレッダー廃棄時には、 1枚 1枚確認した上で廃棄する。原本があった場合や誤廃棄と疑
われるちのがあった場合には、そのまま廃棄せず必ず担当者等に確認する。 （（酪c2(3｝イ（
ウ））
・事務机、窓口、カウンター等は常に整理整頓する。

‑11ー

（
（
障c2(3）イ位〉）

・重大な個人情報が記載されている書類については、特殊取扱郵便により送付することが望ま
しい。

イ
（
オ））
((A記3(2XD）、配 2(3）・窓口、郵送での書類受領時には、書類が不足していないか確認する。 （（配 2(3）イ的））・管理者等は定期的に書類の保管場所を確認し、職員が保管場所への保管を確実に行っていることを確認する。行われていないことが判明した場合には、速やかに注意指導を行う。
（（
回目（ 3）イ件））・行政文書の廃棄に当たっては、段ボールに梱包した上で、専門業者に引き渡す等の適切な措置を実施する（ガイドライン、文書管理規程に基づく。） 。 (A記 3(3))
・業務上の必要により、個人情報が記載されている書類（紙媒体）を持ち出す場合には、 管理者等の指示を確実に受け、必要最小限の範囲内のちのとする。

)((A記 3(4)・持ち出した書類の一覧を作成し、事業場から退出する際に、持ち帰る書類の確認を行う 。
・帰庁した際に、持ち出した書類の確認を行う。
・書類を持ち出した場合、常に注意を払う（例えば 、①書類を入れた鞄を官用車に置いたまま放置しない、②電車の網棚に置いたまま座らない、③外出先で書類を出した場合、置き忘れに注意する。）。

書類の紛失の原因は、管理が適切に行われていないことによ否ちのが大半です。
書類の紛失でよ くあるケースは以下の事例です。いずれち、書類の管理を適切に行うことで、発生を防止することが可能です。

事例 1
労災保険給付に係る事務処理の過程において、 X氏から提出された療養補償給付たる療養の給付請求書を自席にて保管していたはずであったが、後日紛失が明らかになった。

事例 2
事業場に臨検後、署に戻った後に手持ちの書類を確認したところ、申告処理台帳一式が無いことに気付き、臨検した事業場にち見当たらず、紛失が明らかになった。

‑12ー

紛失の危険性がある書類（例）以下の書類は平成24
年度中に紛失した書類（例）です。

i立 上 が つ い た書類は複数回の紛失事案が発生しており 、特に注意が必要です。
【監督関係】~ 36 協定−監察資料

食監督復命書・就業規則

公是正勧告書【安全衛生関係】
女労働者死傷病報告 （出力帳票含む）．産業医選任報告書
・第一種圧力容器構造検査及び溶接検査申請書【適用徴収関係】
カ労働保険料申告書．年度更新申告書
・現金領収書等−臨時労働保険指導員身分証．確定保険料申告書【労災補償関係】
女労災保険各種請求書
女診療費請求内訳書（ レセプト）．審査請求関係資料
・特別加入に関する変更届．特別加入申請書‑13‑メモリ、 D V D、c閣 の 紛 失 ］

r 舛部電磁的記録媒体（ U SB

防止のポイント！
・基本的事項・外部電磁的記録媒体を原則使用しない。個人情報等の重要な情報については、本省所管シス
テムのサ−）＼ （共有フォルダ）への保存を徹底する。ただし、秘密文書については「秘密文書電磁的記録媒体管理簿」を作成した上で、パソコン本体（HD）を確実に施錠保管（鍵又はダイヤルロック）することにより 、パソコン本体（ HD）にデータを保存することができる。

（
A記 4(2)(!
))

・管理者がやむを得ないと認める場合（システムのサーバの容量不足等）には、外部電磁記録的媒体に保存することができる（ただし、ファイル文はフォルダにパスワード設定を行うか
若しくは暗号化を行う。） 。原本を紙媒体で保存している場合には、外部電磁的記録媒体にある当該記録について、速やかに消去することの徹底（保存期聞が定められている場合を除く。）。 UsBメモリ等はセキュリティ対応ソフトが搭載された物に順次切り替えていくことが望ましい。

(A記 4(2）②）

・適正な管理の実施「外部電磁的記録媒体庁内使用管理簿Jの備付け及び記載を徹底する。 (A記 4(3）①）①外部電磁的記録媒体を施錠管理された所定の保管庫、棚等で施錠保管する。
②外部電磁的記録媒体庁内使用管理簿 （以下「管理簿J）を備付けることを徹底する。
③外部電磁的記録媒体を使用する都度、管理簿ヘ記載し、管理者等の確認を受ける。使用後は速やかに保管場所に返却の上、管理簿に返却時間を記載し管理者等の確認を受けることを徹底する。
④管理者等は退庁時に保管場所の格納状況及び；使用状況を確認の上、施錠保管するごとを徹底する。
⑤管理者等が不在の場合は、一時的な安全確保の措置として当該職員等の机の鍵付き引き出しでち施錠保管することち可能とする。この場合は、管理簿の「職員等施錠保管J欄
ヘ具体的な理由を記載する。職員等は、鍵付き引き出しで施錠保管したことを確認した
上で、管理簿の「返却欄」に施錠保管した日時を記載し、官理者等は、後日当該外部電
磁的記録媒体を確認した上で管理簿に確認印を押印する。
⑤秘密文書に該当する保有個人情報が記載された外部電磁的記録媒体の保管は、 「秘密文書電磁手記録媒体管理簿Jに記載し、他の外部電磁的記録媒体とは別に施錠保管することを徹底する。

‑14‑

・

外部電磁的記録煤体使用上の留意点（ A記 4(3)@)

・行政が購入した外部電磁的記録媒体の使用を徹底する（私物の外部電磁的記録媒体を絶対に使用しない。）。
・長時間離席する場合には、端末力、ら外部電磁的記録媒体をいったん外し、保管場所で保管・することを徹底する。

外部電磁的記録煤体の持ち出し（A記 4(3~）

・自宅、私的持出しの禁止を徹底する。ただし、会議、監査、出張業務等行政事務を遂行する目的で保有個人情報が記載された外部電磁的記録媒体を庁外に持ち出すことが必要不可
欠な場合は例外として庁外に持ち出せるが、「外部電磁的記録媒体庁外持出し許可簿Jの・備え付け、情報セキュリデイ責任者に届け出の上承認を受けること等を徹底する。
外部電磁的記録媒体の腐薫（ A記 4(3陪）

−細断可能な細断機による細断処理、破壊処理を徹底する。

外部電磁的記録媒体の紛失の原因は、管E
勤 T適切に行われていないということに限られます。
外部電路的記録媒体の紛失でよくあるケースは以下の事例です。いずれも、管理の徹底を行うことで、発生を防止することが可能です。
事例 1
自宅で事務処理を行うため、私物の UsBフラッシュメモりにデータを入れ、当該メモリをカバンに入れて退庁したが、そのまま帰宅せずに会合に参加し、会合終了後電車で帰宅途中にカバンごと UsBフラッシユメモリを紛失した。

事例 2
業務用パソコンに使用の都度接続する外付け HDDが、所定の保管場所に保管されておらず、紛失した。

‑15‑

過去に紛失した外部電磁的記録媒体の例
過去に紛失した外部電磁的記録媒体の例です。
USBフラッシユメモりを始めとする外部電磁的記録媒体は、膨大な情報を保存できる半面、紛失した場合には膨大な個人情報の紛失や流出を招 くおそれがあり ます。この点を十分に理解した上で管理を徹底することが重要です。

・U SBフラッシユメモり−外付け八一ドディスクドライブ

・DVD‑R‑16‑

：舗の語交｛防睦のポイント！
・基本的事項・窓口、カウンター等について整理整頓を行う。 何日2(2）＠ア）−顔写真が添付されている書類の交付に当たっては、窓口に来られた人と顔写真を照合の上、氏名等の最終確認を行い、相手の返事を待ってから交付する。また、名前を聞き間違えて窓口に来られる方及び同姓同名の方がいるごとを意識して本人確認を行う。
(A
記 2(
2）
⑤
イ
、 B記 2(2）
ア
（J
'
))

・プリンターから出力された書類を交付する場合には、他の職員等が印刷した書類が出力トレイに排出されていることを意識して書類の確認を行う。また、印刷した書類を長時間放置しないように速やかに回収する。

何 c2c2
渇
ウ
）

・留車事項

・交付する書類を出力するプリンターには、出力トレイとは別に一時的に保管できる箱等を備え付け、出力トレイに長時間放置されている書類があった場合には箱等に移動させる。管理者等は、長時間放置となっている書類を出力した職員に対し注意指導を行う。
(
B記 2
(2
）
イ
（
ア）
）

・管理者等は定期的に誤交付防止のための確認作業が確実に行われているか確認する。行われていないことが判明した時は、速やかに注意指導を行う。

(B記 2(
2）
イ（イ））−交付書類については 1枚 1枚確認しながら交付する。その際、パンフレットなどの聞に、不要な書類が挟まっていないか確認する。
−事業場等に出向いて書類を交付する際において、相手方が不在の場合には機会を改めるな
ど、確実な交付を行う。
書類の誤交付の原因は、①思い込み②交付者への確認の不徹底がほとんどです。
書類の誤交付でよ くあるケースは以下の事例です。いずれち、氏名を相手に正確に確認するなど複数のチェックを行うことで、発生を防止することが可能です。
事例 1
労災保険の「療養補償給付たる療養の給付請求書Jの用紙を 0 0
事業場に交付する際、机の上に置いていた X氏の銀行口座番号等が記載された用紙を混入させたまま交付した
事例 2
定期健康診断結果報告書の写しを求めた 0 0
事業場の担当者に対して、誤って××事業場の報告書を交付した‑17ー誤交付の危険性がある書類（例）以下の書類は平成 24
年度中に誤交付した書類（例）です。

B
a
a

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小一
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J

【安全衛生関係】−定期健康診断結果報告書−健康管理手帳・じん肺胸部エックス線写真

・じん肺管理区分決定通知書【適用徴収関係】−適用事業報告書
・特別加入保険料申告内訳．領 収 証書
・一括有期事業開始届．一括有期事業総括 表．納入証明書【労災補償関係】・検索帳票−特別加入に関する変更届−被災労働者に係る銀行口座写・診療費請求内訳書 （レセプト）‑18‑

防 Eトのポイント！
・業務上の必要性から、個人情報が記載されている書類（紙媒体）を庁舎外ヘ持ち出す場合には、管理者等の指示を確実に受け、必要最小限の範囲内のものとする。
・原則個人情報が記載されている書類は、担当者が常に所持する。
やむを得ず車内に書類を残す際にはトランクに入れ、施錠を確実に行う。

盗難の原因は、持ち出した書類、パソコン、 UsBフラッシユメモリ等の盗難防止を念頭に置いた管理が行われていないことに限られます。
以下は盗難の事例です。盗難のおそれがあることを踏まえた管理の徹底を行うごとで、発生を防止することが可能です。

事例
労災保険の調査から車で帰宅途中、書類の入ったパックは車内に置いたまま、自宅近くの
スー／〈ーマーケットに買い物に立ち寄った。買い物を終えて車に戻ると助手席の窓刀ラスが割られてパックが盗まれた。

‑19‑

［個人情報漏えいが起こったときには：個人情報漏えいとは「個人情報が記載された行政文書が、誤送付等により、そこに記載されている本人以外の第三者へ個人情報が渡ること j をいいます。
個人情報漏えいが発生した場合は、原則公表とします（行政側の暇庇のないちの（郵便事故等）は公表を行わない場合ちあります。）。
個人情報漏えいに係る事後処理は、事実確認、回収、関係者への謝罪、公表等の一連の処理に要する時間は延べ 100時聞かかるとち言われています。行政の信用の回復にち更に時間が掛かることを忘れないようお願いします。

不満個な銅鹿倒！ !
以下の例は不適切な対応例です。個人情報漏えいが発生した場合は、行政は公表までの一連の作業を迅速に行う必要があります。
詳しくは、次ページのフローチャートを参照してください。

事例 1
個人情報が記載された行政文書を誤送付したにちかかわらず、当該文書の回収を自ら行おうとせず、誤送付先に対し、文書の廃棄又は労働局、労働基準監督署への返送を依頼した。

事例 2
書類が見当たらなかったにちか力、わらず、上部機関への報告を一定期間怠っていた。

事例 3
漏えい被害者への説明・謝罪の後、「漏えいの事実につき世間に公表することが決まりであるため、御理解いただきたい」と伝えたが公表を拒否されたため、公表することへの更なる理解を求めず処理を終了させた。

‑20ー

個人情誼温えい書室鎗重量暗の封店フローチャート｛倒》《個人情報漏えい発生》，．

型空働某準監督署⑧

O総括管理者（署長）
0副総括管理者（次長・課長等）

個 λ4
奮幸量翠僕奉O相 談 者 、 請 求 者 等

O個人情報管理者（課長筈）

艶曽義昼間
0新聞、テレビ等

M⑨

⑧

#
B
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要労働局

・
砂

0総括管理者（総務部長）
0副総括管理者（企画室長）
0部個人情報保護管理者（労働基準部長筈）

⑧
本省所管課

①労働局への報告
個人情報漏えいが発生した場合は、発生させた担当者は、速やかに署管理者に報告した後、局管理者に報告。
②本省への報告
当日中に局管理者は労働局長まで報告した後、企画室力、ら本省地方課個人情報保護専門官へ報告。併せて本省所管課へち報告。
③関係者への謝罪、文書の回収
署管理者（必要に応じて担当者ち一緒に）は、直接、関係者へ個人情報漏えいが発生したことを深く謝罪するととちに、世間に公表することを説明し、理解を求める。 二次流出の有無の確認、個人情報について口外しないよう依頼し、本人から了解を得る。
④公表
公表文書について本省所管課と連絡を行うととちに、重大な事案については想定聞を作成する。記事が報道された場合は、速やかに本省に報告。

最後にチzックリストでチェッタをしてみましょう‑21‑個人情報保護定期チェックリスト
カ管理者及び職員各自が定期的にチェックをお願いします

窓口での対応中
確認欄

チェックポイント1

2

個人情報を含む書類の整理には、クリアファイルを用いるなと 日頃から最新の注意を払つている。
来署者を呼び出した場合は、「0 0様ですか。」と本人の名前をフルネームで確認し、「そうです。0 0です。」という相手の返事を待ってから応対を開始している。

3 個人情報を含む書類を本人確認などの目的のみで預からないようにしている。
窓口で、突然来署者が自の前に着席した場合でち、机上に他者の個人情報を含む書類が4 あったら待ってちらうように伝え、 書類を来署者の視線や手が届かないところに保管している。
5

個人情報が記載された書類は、カウンターなど利用者の手の届く場所に置かないようにしている。

6 対応中の相談内容は他の利用者に聞ごえないよう配慮 している。

7

電話で個人情報に係る問合せがあった場合は、急ぐ場合でち必ず一度切って本人の確認をとってから回答している。

8 端末の使用後は必ず画面を消去するか初期状態に戻している。

9

書類をプリントアウ卜した際は、出力の度に速やかに 1枚ずつ氏名や事業場名を確認してプリンターから回収している。
プリントアウ卜した書類がプリンター上に見当たらないときは、そのまま再度印刷せず必10ず周囲の職員に確認している。

他の職員がプリントアウトした書類が放置されていた場合は、プリントアウトした職員に11声を掛けるか保存箱に保存している。
書類を交付するときは、中身、枚数、裏面等を 1枚 1枚確認して、「1枚目 000 （書類

名） ・・・氏名 0 0さん、 2枚目・・・ Jと氏名や事業場名をなぞりながらフルネームで12

読み上げて確認している。また、交付前に来署者に「間違いないですかJと最終確認をしてから交付している。

個人情報を含む書類について、業務の目的の達成に必要な範囲以外で閲覧・ 使用 ・印刷を13

していなし 1。
ι弓っι

2 書類の送付／送信時

チェックポイン卜
1

確認欄

事前に送付先の情報（住所、 FAX番号、メールアドレス）が最新のちのになっているか、誤りがないか確認している。

※ 郵送時

チェックポイント
2

3

確認欄

書類を郵送する場合、封入作業の前に作業スペースを確保するととちに整理整頓をしている。
他の職員から郵送の依頼を受けた場合、必ず書類ご との送付先を確認してから受け取っている。

4 封入作業は 2名以上で実施し、 2人以上で確認してから封をしている。

5 封入作業は、封筒の宛先や書類を照合し、添付書類ち含めて 1枚 1枚を確認している。

6 個人情報を含む書類は全て内容を記録し、一覧表を付けて送付している。

※ FA X時

チェックポイント7

確認欄

原則と して個人情報を含む文書は FAXしないこととし、やむを得ず送信する場合は個人情報をマスキングしている。
送信の前後にはリセットボタン等で初期画面に戻してから番号を入力している。また送信ら送信ボタ
8 前には FA×番号、送信内容、添付書類の確認を複数の者が 2回以上行って力、ンを押している。
ま電話等で送付先に受信を確認している。
9 送信後l※ メール時

チェックポイント10

確認欄

E‑ma ilアドレス、送信内容、添付書類等に不適切なちのや入力ミスがないか 2回以上入念に確認してから送信している。

同時に複数に送信する場合は、不要な添付書類がないか留意し「 BCCJ で送信してい11
る。
送信内容に個人情報を含む場合はパスワード付けて送信し、パスワードは別途伝達してい

12

る
。
(

ι
司

つU

3 その他
確認欄

チェックポイント
1

2

インターネットに行政文書を公開した場合、登録後に画面上で確認を行うようにしている。
個人情報を含む文書はパソコンのハードディスクに保存することなく本省所管システムのサ−）（（こ記録し確実な管理をしている。
外部電磁的記録媒体は特別な場合を除き使用しないようにしているが、一時的に使用せざるを得ない場合は以下を遵守している。

1
3「庁内使用管理簿j に記入した上で官理者から媒体を受け取っている。

2 来署者から手の届かない位置で使用している。

3 使用後はデータを本省所管システムのサー； ，に移管し、媒体内のデータを消去することを徹底している。
4 媒体内のデータを消去した後は「庁内使用管理簿Jに記入し、管理者あてに返却している。
個人情報を含む書類や外部電磁的記録媒体の庁舎外への持ち出しを行わないようにしているが、業務上持ち出す必要がある場合は、以下を遵守している。

1「
庁外持出し許可簿Jに内容、数量、 媒体の種類等を記録している。

2 出先では、肌身離さず厳重に管理している。

4 3 書類や外部電磁的記録媒体は管理者の許可を得てから持ち出している。
4 出張先では、情報を漏えいさせるようなソフトがインストールされていない、かつウ
イルスに感染していないパソコンを使用している。

5 出張先から自宅へ直帰することを極力避け、当日内に職場に持ぢ帰ってし許可簿j に記録している。

「庁外持出

5 個人情報を含む書類及び媒体を、管理者の許可なく FA×やメールで送信していなし 1。

6

個人情報が記載された書類はその都度シユレッダーに力、けるか、利用者の手の届かぬ場所に設置された 「シユレッダー専用箱Jに入れて業務終了後にまとめて裁断処理している。
．
，

7

8

個人情報を含む書類が見当たらない場合、「探せば出て くるだろう。 j などと思わず、すぐに確認するようにしている。
漏えい案件が発生した場合、疑いの段階であってち、直ぢによ司（次長や課長など）に報告しなければならないことを知っている。

‑24‑

、

管理者用チェックリスト
大管理者が定期的にチェックをお願いします
チェックポイント1

新規で配属となった職員には全員配属後 1週間以内にテキストを配付、 1か月以内に個人情報保護研修を行っている。

2 外部電磁的記録媒体の「庁内使用管理簿jを 1回 1回管理者自身の目で確認している。

3 外部電磁的記録媒体の保管場所は常に施錠している。

4 日頃から職員の 1人 1人に個人情報の取扱いに係るきめ細かい指導をしている。

5 職員の書類交付時の交付方法を定期的にチェックしている。

6

書類の郵送時には常に 2人以上で内容が確認されてから送付されているか、チェックしている。

7 郵便文書の収受方法を把握している。

8 印刷装置に出力された書類が放置されていないか日頃から確認している。

9 印刷装置の横に直ちに回収されなかった書類の保管箱を設置して職員に周知している。
シユレッダーを職員の使いやすい場所に配置している（または来署者の手の届かない場所
10に「シユレッダー専用箱Jを設置して業務終了後にまとめて裁断処理している。）。

11来署者から手が届く場所に個人情報を配置していないことを確認している。

12業務に直接関係のない個人情報関係書類の預かりは必要最小限に留めている。

1
3使用している FA×に登録されている番号が常に正確であることを確認している。
プリンタ一、コピー、 FA×付近、窓口等には個人情報を扱う際の留意点を掲示してい

14

る。

15

（
疑いの段階であってち）漏えい事案が発生した場合は直ちに本省まで報告することを意識しており、そのための報告ルート、担当を正確に把握している。

確認欄

nL

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一
一一−ー−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−

一
・
一

＜参考＞
I

=0 個人情報漏えい事例集
1 書類の送付〈郵送〉時
2 FA×送信時
3 電話対応時
4 電子メール誤送信
5 庁舎内での書類の紛失
6 庁舎外での書類の紛失
7 外部電磁的記録媒体の紛失

8 盗難
9 その他

0 様式関係
0 都道府県労働局保有個人情報管理規程準則

ι

︒
円つ

−−−−−−−一−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−一1 書類の誤送付
事例の内容

改善策

【宛先遣い10 0事業場から郵送により届けられた 36協定に不備があ
1 り、0 0事業場に返戻する際、誤って手元に置いていた××事
業場の住所を封筒に記載、 確認を行わないまま 0 0
事業場の3
6

I

協定を封入し、郵送したちの。
【宛名シール貼付間違し＼］0 0事業場に労災保険休業補償給付に係る振込通知書を送付21する際、封簡に誤って別の事業場の宛名シールを貼付し、郵送
したちの。
【宛名シール誤作成】

0 0事業場に賃金関係調査票の事業主控分を返送する際、031
0事業場の宛名シーjしを印刷しようとして、誤って××事業場の宛名シールを印刷した。そのまま、宛先を確認せず封筒に貼付し、郵送したちの。
【宛名シール誤作成】
健康管理手帳の送付者リストの修正を行った際に操作を誤41り、住所がずれたまま宛名シールを作成した。また、送付の際卜他の書類が紛れないように、封入作業の宛名の照合のみチェ ックしたため、住所の間違いに気付かず、住所がずれたまま郵送したちの。

｜｜の際には、机上を整理して実施｜
人封筒の宛先、宛名だけでなく、 封入物枚ずつ確認の上、中身と宛先をしっを1
A病院に照会文書を送付するに当たり 、プリンターで照会文｜かり確認し、他の個人情報が紛れていな書を印刷した際、書類の中身を確認せず A病院に郵送した。そ｜ぃ力、必ず複数で確認
【混入】

s
l

のため、照会文書に、別の職員が印刷した書類が混入したち

卜 特 に、個人の権利利益を侵害する度合の。
【同姓同名の第 3者に誤送付】｜いが高い書類を送付する場合には気をつ｜ける。

集合住宅に住む請求人 ×氏に労災保険休業給付の支払振込通｜・「氏名J 「住所名 j等の突合など、あ61知書を送付するにあたり、宛先に戸番まで記載しなかったた｜らかじめチェックするポイントを明確にめ、請求人 ×氏と同姓同名で同じ集合住宅に住む Y氏に郵送し｜する。

たもの。
［類似名称の病院に誤送付】

71

労災保険給付に係る事務処理のため、× 氏に関する診断書の提出依頼書をムム病院に送付するべきところ、類似した名称の病院の宛先を勘違いして記載 し、郵送したちの。
【所在地検索間違い】SI

Z健康保険組合に照会文書を発送するに当たり 、インター

ネッ ト検索により Z健康保険組合の所在地を検索したが、誤って P健康保険組合の所在地を把握して記載し、郵送したちの。
【控えの間違い］
労働保険に係る開始届及び特別加入申請書について、労働保91険事務組合控分（ 4枚目）を労働保険事務組合ヘ送付するはずが、労働局送付分（ 3枚目）を郵送したちの。
【
書類誤作成1

1
0
1 〉〈薬局宛に作成すべき書類を Y病院宛に誤作成し、郵送した
もの。

'
'

2 FAX誤送信
I
事例の内容

改善策

【FAX番号未確認による漏えい】

11 00事業場の FA×番号を××事業場の FA×番号と思い込んだまま番号確認をせずに FA×送信したちの。

2
1【FA×番号メモ間違いによる漏えい1
FA×番号を誤ってメモし、 FA X送信したちの。

【リセットしなかったことによる漏えい】

FA×番号を入力したままの状態でその場を離れてしまい、
31次に FA×送信しようとした職員がそのことに気付かずに作業を続けたため、既に蓄積されていた番号あてにち FA×送信さ，ト個人情報を FA Xで送信することれたちの。
．を原則禁止。
l・やむを得ず使用する際には、管理｜［誤った FA×番号の通知による漏えい】
事業場に対し自主点検を行った際、報告先に誤った労働基準 ｜者又は補助者が立ぢ会いの下で送信

41監督署の FAX番号を記載していたため、事業場からの報告 ｜先の宛名を確認した上で送信。 (Fが、労働基準監督署とは別の宛先に FA×送信されたちの。

I
A×送信機又はその周辺に「注意喚I【リダイヤル機能による漏えい】｜・報道機関等に送信する場合は誤つ

短縮ダイヤルで FAX送信する際に、送信途中で不具合が｜て個人情報が記載されたままの書類

起 Jを促す文書の掲示）あったため、リダイヤル機能を使用して FA×送信したが、当｜を送信することがないよう、菅理者

SI該 FAXのリダイヤル機能はテンキーで最後にダイヤルした番｜の確認を得た上で送信。
号を呼び出す機能であり、短縮ダイヤルを呼び出す機能ではな
力、ったため、別の事業場に FA×送信したちの。
【提供された FA X番号の間違いによる漏えい】

61 労働局から提供されたリストに記載された0 0事業場の FA
×番号が誤っており、×氏に FA×送信したちの。
【個人情報を黒塗りしな力、ったことのよる漏えし＼）71 報道機関に FA×により情報提供した際、個人名を黒塗りしないまま FA X送信したちの。

3 電話対応
事

｛
列

の 内

ヨ
r

主
主
='I

策

−個人情報は他者に漏らさないこと【第三者への電話回答による漏えい】

1

改

壬円句

×氏の休業補償給付の支払時期や支払金額について、親族のZ氏から電話照会があり、回答したちの。

の徹底−親族である場合は、 回答して良いか否かについて配慮‑28ー4 電子メール誤送信
事

1
9
リの

内

曾
ぜ司

改

差

策

【メールアドレス間違い】1

個人情報に係る書類を添付してメールする際、登録されている別のメールアドレスを誤って選択したことに気が付かないま
ま送信したちの。

−郵送で対応できないか検討する。
「CCJか「 BCCJか慎重に選択する。

[CC間違い】・一度送信アイコンをクリックする
イベント参加要請メールを各事業場宛てに送信した際、宛先 と、変更がきかないことを意識しcJにしてな力、ったため、他の送信者のメールアドレ て、入力ミス・選択ミスをしていな
2 を「 Bc
スが他の者にも明ら力、になったちの。
いか、2回以上確認する。

5 庁舎内での書類の紛失
事例の内容

改善策

［自席で保管していて紛失】
担当者は、最低賃金の減額特例許可事務処理を終了したちの −机上、机の中、キャビネットは、の、関係書類をファイルに編綴せず自席にて保管したちのの、 常にファイリ ング等を行い整理す1
1後日、紛失が発覚したちの。

る。
−必要な書類を誤ってシユレッダー
廃棄しないようにする．・書類等は、不在者の机に置かず面I［誤廃棄と思われる紛失】｜前で受け渡す。
×氏を含む複数の請求書のデータ入力作業後、 講求書の保管｜
トプリ ンター ・コピー機に印刷書類作業と平行して、不要となった確認資料をシユレッダーにより｜｜や原本を置き去りにしない。 （置き−廃棄。翌日、×氏の請求書の紛失が発覚したちの。
｜
2
1｜去り（」された書類があったら、本人に手渡す。）

QVつι

6 庁舎外での書類の紛失
事例の内容

改善策

［臨検中の紛失】
事業場に臨検後、監督署に戻った後に手持ちの書類を確認したところ、申告処理台帳一式を持っておらず、臨検した事業場

1
1にちなかったものから、紛失が発覚したもの。
−個人情報（紙媒体に限る）を公務で持ち出す際には許可簿に記載して調査のために事業場に到着した際、 書類を車のトランクの上｜許可を受け、必要最小限の個人t情報
2
1に載せた。そのまま調査を終え、 書類をトランク上に載せたま｜｜を持ち出すこととし、庁舎へ持ち
ま車を発進させて帰庁したことから、紛失したちの。
｜｜
帰った際ち菅理者により確認する。
【盗難による紛失】｜・個人I情報が入ったカバンは常時携労災保険の調査から車で帰宅途中、自宅近くのスーパーに買｜行する。
い物に立ち寄った。その際、診療費請求内訳書等の入ったパッ｜ ・電車やパスでの移動中、訪問先や3I

I

グは車内に置いたままであった。買い物を終えて車に戻ると助｜飲食店等での置き忘れに注意。
手席の窓刀ラスが割られてパッグが盗まれ、紛失したちの。

ト活動中の荷物は必要最小限にし、カバンは 1つにまとめる。

【書類置き忘れ】労働保険料算定基礎調査のために訪問した×事業場に、 Z事

4
1業場の適用検索帳票などが入ったクリアファイルを置き忘れ、紛失したちの。

7 外部電磁的記録媒体の紛失
列 の 内
事 ｛

壬円句~

改

主
主

策

【庁舎外持ぢ出しによる紛失】
自宅で事務処理を行うため、私物の Us
Bフラッシユメモリに業務情報を記録した。当該 Us
Bフラッシユメモリを鞄に入 −個人所有の外部電磁的記録媒体に1 れて退庁し、そのまま忘年会に参加し、忘年会終了後、電車では個人情報を保存しないことの徹底
帰宅途中に鞄ごと Us
Bフラッシユメモリを紛失したちの。
する。
−自宅、私的持ち出し厳禁。
−外部電磁的記録媒体は、施錠管理【管理の不徹底による紛失】
2

業務用パソコンに使用の都度接続する外付け HDDが、所定 された所定の保管庫、棚等で施錠保管することの徹底する。
の保管場所に保管されておらず紛失が発覚したちの。

‑30‑

8盗難
事

1
9
U の 内

改

r

壬
.
.
，
.
，
，
ヨ−

主
主

策

［調査中の紛失】
労災保険の調査から車で帰宅途中、書類の入ったパックは車内に置いたまま、 自宅近くのスーパーに買い物に立ち寄った。

1

買い物を終えて車に戻ると助手席の窓刀ラスが割られてパックが盗まれた。

−個人情報（紙媒体に限る）を公務で持ち出す際には、肌身離さず携帯
するごと。

その他
事

例

の 内 容

改

主
主

策

［
書類等の窓口放置（」よる漏えしっ

1

相談票、申告処理台帳、各種申請書等を、来署者から見える −書類の整理をきぢんと行う。
場所・手の届く場所に放置したちの。
［誤提示（」よる漏えし 1】

A事業場へ交付すべき指導文書を B事業場担当者へ提示した −書類提示前に書類の中身・枚数 ・2 ちの。
裏面等を一枚一枚、指（マー力一）でなぞり、確認する。
【ホームページからの漏えし＼］個人情報等を黒塗りにした PDFをホームペーラからダウン −不開示部分を隠すためにワープロ
ソフト、工クセル等の「蛍光ペンJロードできる様に掲載したが、当該 PDFを作成するに際して、ワードデータで黒塗りを行い、そのまま PDF化したた「塗りつぶしJ等の機能を使用した

3 め、ホームページからダウンロードした PDFから書き出し作 場合には、いったん紙にプリントア業を行うことで黒塗りを外すことが可能になり、漏えいが発覚 ウトし、それをスキャナで読み取り、不開示部分の復元・判読不可能
したちの。
とする。

‑31ー

外部電磁的記録媒体庁内使用管理簿（平成 0 0
年 O月）(00課室署所名）
個 人情 鑓 俣諮 管理 者

月日

時間

氏名

管理者
等確忽
印
USB等管理番号

返
月日

時間

却

験員等施錠保管氏名

管 理者 等 確（具体 的 理 由）

認印

／

／

（／）

／

／

（／）

／

／

（
／）

／

／

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／

／

（／）

／

／

（／）

／

／

（／）

／

／

（／）

（／）

．
．

職員等施錠保管（具体的理 由）
J繍には、①管理者等不在のため、②超過勤務で使用するためなどと具体的に飽載すること。
※1 「
Z 返却「管理者等確忽印」欄の（ ／）には、職員等施錠保管した場合に、管理者等が当骸媒体の存在を確 した日付をle
織すること。

mqu

つ﹄外部電磁的記録媒体庁外持出し許可簿(00課室署所名）
個人情報保謹管理者
申情者氏名
持 出 し の 理 由 ・目 的 等
USB MO FD CD M（
管理番号等：USB MO FD CD M
（管理番号等：

USB MO FD CD M（
管理番号等：USB MO FD CD M（
管理番号等：

その他｜
）

その他｜
）

その他｜
）

その他｜
）

USB・MO FD・CD DVDその他｜（
管理番号等：）…

USB MO（
管理番号等：

m その他｜）USB MO・
FDCD•DV（
管理番号等：

USB・MO FD CD M（
管理番号等：USB MO FD CD M
（管理番号等．

その他｜
）

その他｜

…

USB MO（管理番号等：

m その他｜…

USB・MO
（管 理 番 号 等・））m その他｜）

持出し年月日

管理者等
策担・貸出（返却予定日）

管理者
等返却

返却年月日

許可印

平成

年

月

日

（
平成

年

月

日）

平成

年

月

日

（
平成

年

月

日）

平成

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平成

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平成

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平成

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平成

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平成

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平成

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平成

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月

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平成

年

月

日

平成

年

月

日

平成

年

月

日

平成

年

月

日

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つu

誤送付防止のためのチェックリスト
本チェックリストは、個人の権利利益を侵害する度合いが高い書類を封筒に入れて送付する場合などに活用してください。
く封入する書類＞
口 1 各種支給決定通知書（個人名義の口座が記載されている書類に限ります）
口 2 労働保険料等還付請求書（個人名義の口座が記載されている書類に限ります）
口 3 その他（賃金台帳、履歴書、各種請求書の返送など）
く誤作成防止確認欄＞
ロ作成した書類に他人の個人情報が記載されていないことを確認した口送付する書類に本来通知しなくてもよい書類が紛れていないことを確認した
く誤送付防止確認欄＞
口 作業スペースは確保され、整理整頓されていた
口 宛名、住所だけでなく、添付書類についても 1枚 1枚確認した
口 送付する書類の名称と宛先と、封筒表面の宛先を照合した
ロ 他人の書類の名称と宛名と、封筒表面のあて先を照合した
口

2人以上で書類の内容を確認してから封をした（いずれかにチェック）

口 互いの役割を決めて書類の内容を確認した※ 封入作業を 2人で行う場合、ある職員が封入したものを別の職員が改めて確認した場合や、 1人が宛名等 を読み上げ、もう 1人が封筒に記載された内容と突合したなど、互いの役割を決めて確認した場合が該当します。

口 相互チェックにより書類の内容を確認した※「相互チヱツク Jとは、職員 2人以上が、互いの役割を交代して書類の内容を確認することをいいます。 具体的には、封入作業を 2人で行っている場合、 1人が宛名等を続み上げ、 1人が封筒に記載された内容と突合した場合は、互いの役割を交代して確認した場合がE妥当します。
（※H25.
2地方課長通達より作成）‑34ー郵便物封入確毘伝票例
決識欄
年月日

郵送先

内容

件数

封入者

最終封入
確毘者

，

，

（
※H
2
5
.
2地方課長通ーより作成）
quFo郵便物送付個人情報
No 年 月 日

あて先

内容

確寵宥 1 確 毘 者2

担当者

種別

備考

普通・特定・書留（※ H25.
2地方課長通日より作成）
円

qu

o

決裁欄

郵送決裁表
所在 送付
先
地

用件名

郵便種別

通数

郵便料金額 作成者印

備考

管通・速遼・簡易・書留
•f
t
2
逮l
e録 ・配達証明（※ H25.
2地方課長通量 より作成）‑37‑

、、