「介護事業所台帳管理システム」導入事例

茨城県東海村 様システム導入により、事務の効率化と職員間の情報共有により適正な情報管理茨城県東海村様では、制度改正により指定する介護事業所数が増
大して平成 30 年には 20 倍以上に急増するといいます。
このことに対して課題意識を高く持って、事務の効率化と職員間の情報共有により適正な情報管理に取組まれております
茨城県 東海村役場 福祉部介護福祉課 介護保険室の前田英樹室長、高橋毅係長、鈴木亮一係長、小田倉由佳主事、森愛実主事の５人の方にお話を伺いました。

■制度改正による市町村業務へのインパクト
制度改正により東海村が指定する介護事業所数が 20 倍以上に急増。
事務負担が増大に対して、早期に事務処理の平準化・効率化を講じる必要あり。
――制度改正による市町村事務へのインパクトについて教えてください。
前田：平成 27 年の制度改正で地域密着型通所介護事業所の指定が市町村事務になったことで新たに 10 事業所、平成 28 年 4 月から総合事業を開始したことにともない、訪問介護と通所介護の合せて 22 事業所の指定を行う必要が出てきました。総合事業の事業所指定に関しては、当初はみなし指定なので県からのデータを引き継ぐだけで良いのですが、平成 30 年 3 月末までには更新業務が発生します。
それに加えて、平成 30 年度には居宅介護支援事業所（現在 11 事業所）の指定事務が茨城県から権限移譲され、東海村が指定する事業所数が 40 事業所以上となり、現在の 2 事業所と比較して 20 倍以上になります。要員体制の増強が難しい中で事務負担が増大するという面で大きなインパクトがあります。それに対応するためには早期に事務処理の効率化を講じる必要があります。

左から前田英樹室長、高橋毅係長、鈴木亮一係長

■システム導入の背景
今後、20 倍以上に急増する事務処理の効率化と情報共有するため、システム化は必須だった――システム導入の背景について教えてください。
前田：茨城県からの介護保険事業所指定の権限移譲前の東海村の地域密着型サービスは 2 事業所だけだった
こともあり、東海村では紙ベースでの管理を行っていました。また、介護事業所台帳管理システムへの入力、データの管理は茨城県が行っていましたので、システム導入の必要性は感じていませんでした。
平成 27 年の制度改正により地域密着型通所介護事業所の指定が市町村事務になったことから、システム化の検討を開始しました。そのような時期に茨城県で事業所指定の権限移譲に関する説明会がありました。県ではニッセイ情報テクノロジー社の介護事業所台帳管理システムを導入しており、市町村が当システムを導入すれば自庁での事業所管理だけでなく、県への報告や国保連合会との連携のためのデータ作成、県と市町村との間でデータ共有が可能となるとの説明がありました。
前述の通り、今後、東海村の介護事業所指定事務管理の事務量が 20 倍以上となることが見込まれており、早期にシステム導入を含めた事務の平準化・効率化の準備が必須と考えていましたので、これら効率面とともに、将来的な権限移譲の拡大も考慮した結果平成 27 年度補正予算にて導入を決定し、平成 28 年 3 月から介護事業所台帳管理システムを使い始めたところです。

左から前田英樹室長、高橋毅係長、鈴木亮一係長、森愛実主事、小田倉由佳主事■システムの導入メリット
事務の効率化と職員間の情報共有により適正な情報管理が行えることが最大の導入メリット
指定事業所数が少ない今のうちにシステムを導入して損はありません。管理方法や操作に慣れておけ
ば、指定事業所数が急増した場合でも混乱することなく適正な情報管理が行えます――「介護事業所台帳管理システム」の導入メリットについて教えてください。
前田：事務の効率化と職員間の情報共有により適正な情報管理が行えることが介護事業所台帳管理システム
導入の最大のメリットです。
――介護保険室の皆様にシステム導入のメリットを具体的事例から挙げていただきました。
市町村から茨城県への事業所情報の連携方法は、紙ではなくデータでの連携にしてもらえると、県の入力事務負担が軽減されることと入力データの誤りがないとの話がありました。さらに、茨城県へ情報入力を依頼する際には書類を送付していますが、書類紛失等のリスクがあります。システム化することで情報漏えいのリスクが無くなり、セキュリテイー面でも安心して運営できます。
システムを導入後、「事業所加算の有無に関して確認してください」というメッセージが出ましたが、台帳を確認してシステム上で直ぐに正しいデータを入力修正することができて、適正な台帳管理につながっています。



現在の制度では、同一事業所でも、地域密着型、総合事業など複数の事業所指定をする必要がありますので、システム上でそれぞれの指定業務を管理することができることにメリットがあると感じています。

介護事業所台帳管理システムを導入していますと、県全体の事業所データをシステム上で共有することができますので、「住所地特例」の利用者等のケースで活用できます。
「住所地特例」の請求の場合には、請求している事業所が実際に存在しているかどうかを確認する必要があります。システム未導入の時には、県が作成している事業者一覧を見て確認したり、他市町村に照会していましたので手間と時間が掛かっていました。
システム導入後は、事業所情報を直ぐに検索して確認することができ事務が効率化されました。
東海村の総合事業においても、近隣市町村からの事業所利用者がいるため事業所指定も必要となり、近隣の市町村と互いに照会することができ役立っています。

今後の制度改正で、さらに権限が移譲されるサービスの増加が見込まれます。



指定する事業所数が少ない今のうちに介護事業所台帳管理システムを導入して損はないと思います。
管理方法や操作に慣れておけば、指定事業所数が急増した場合でも、混乱することなく適正な情報管理が行えると考えています。

介護事業所台帳管理システム導入後の運用イメージ

■今後の展望今後、指定事業所数が急増して紙ベースで台帳管理をすることが難しくなり、介護事業所台帳管理システム導入が必須となる。
――今後の介護保険事務の展望についてご意見をお聞かせください。
前田：介護事業所台帳管理システムを導入したばかりなので、まだ全ての機能を使いこなせていないのが正直なところです。現在は、みなし指定事業所の情報検索等で主に使用しています。平成 30 年度までは地域密着型通所介護、総合事業の指定や更新で主に活用し、平成 30 年度からは居宅介護支援事業所の指定業務が加わり、今後は新規指定や更新時によりシステムを活用していくこととなります。
今後、指定事業所数が急増するため、これを全て紙ベースで台帳管理をすることは難しいと考えており、介護事業所台帳管理システム導入が必須と思われます。

お客様のプロフィール【担当部署】東海村役場 福祉部 介護福祉課 介護保険室【所在地】〒319-1192 茨城県那珂郡東海村東海三丁目７番１号【面積】37.98 km²【総人口】38,336 人（平成 28 年 5 月 1 日現在）
【URL】https://www.vill.tokai.ibaraki.jp/index.html

ヘルスケア営業本部

営業担当：吉岡、笹嶋、石間TEL：03-5714-2310

FAX：03-5703-7110

E-mail: t_fukushi@nissay-it.co.jp

文書番号NIT28-026（ヘ 012）6