「介護保険指定機関等管理システム」導入事例

群馬県 様
群馬県下の市町村に「介護保険指定機関等管理システム」の導入を推進
県と市町村で情報を共有し、業務を適正化
群馬県では、介護保険制度運営における事業所指定業務の適正化を推進する目的で、市町村担当者会議において、介護保険指定機関等管理システムを利用した業務運営の説明を行っています。また、その運営強化に向けた対応として、システム化のメリットや導入効果について、メールにより県下の全市町村に配信しています。
その結果、平成 27 年度末までに 35 市町村のうち前橋市、高崎市を含む 13 市町村が本システ
ムを導入し、引き続き、今後も導入する市町村の増加を見込んでいます。
群馬県では本システムを活用して介護指定事業者の情報を一元管理し、県と市町村で情報共有を進め、県内の事業所指定業務の標準化・効率化を実現しています。システム導入の背景や、実際の導入効果などについて、群馬県 健康福祉部 介護高齢課 居宅サービス係の黒石 洋介 係長、片貝 隼巳 主事、清水 静香 主事にお話を伺いました。

■制度改正による市町村業務へのインパクト
県からの権限移譲により、市町村の管轄業務が増加
市町村における事業者情報管理業務の適正化が課題に
介護保険法の改正により、利用定員 18 人以下の通所介護事業所は、平成 28 年 4 月 1 日から市町村が管轄する地域密着型サービスに移行しました。指定・指導などの業務も県から市町村に移行し、市町村の業務増加にともなう業務の適正化が課題になっています。
―― 制度改正により市町村の業務はどう変わりますか。
片貝：制度改正にともない、平成 27 年度から平成 29 年度にかけて、介護予防訪問介護、介護予防通所介護、地域密着型通所介護、居宅介護支援等、各種介護保険サービスの指定事務の権限が県から市町村に移行するため、市町村所管の介護事業所が増加し、事務作業も増大します。
人口規模が大きく事業所数も多い大規模自治体への影響はもちろんのこと、事業所数の少ない小規模自治体においても、事業所指定業務の権限移譲にともない事務作業は増大しますが、容易に職員を増員できないため、非常に大きな負担となります。そのため、事業所指定業務の効率化・適正化は喫緊の課題となっています。

■県が市町村にシステム化を推奨する背景
紛失による情報漏えいのリスクを解消
書類の送付漏れもなくなり、業務が適正化される―― 県が市町村に事業所管理事務のシステム化を推奨する理由を教えてください。
片貝：従来、事業所情報を管理する事務手続きは、介護サービス事業所が提出した届出書を各市町村が受理し、その写しを県に郵送後、県の担当者がシステムに入力する流れでした。
届出書を郵送する方法は、紛失等の情報漏洩リスクをともないます。また、発送漏れや確認の遅れ等により国保連とのやり取りの際、県の台帳と事業所の請求が合わなくなり、市町村に改めて確認するケースも発生しています。
黒石：介護保険指定機関等管理システムを導入することで郵送の手間がなくなり、データ入力等の事務作業も省力化・適正化できます。また、郵送による書類の紛失や送付漏れ等のリスクも回避できます。
加えて、指定事業所情報は地域資源の重要な基礎情報の１つであり、市町村が主体的に管理することは、地域の医療・介護資源を適切に把握する意味でも重要です。そのため市町村に対しシステム導入を進めていただくようお願いしています。

【サービス導入後の運用イメージ図】
市町村庁舎事業者指定
市町村事業者指定ご担当者様【指定】

各種申請書等（個人情報含む）【申請】

介護事業者様

県機関
単価／年
＠0.3Ｍ～@0.6M

システム管理市町村事業者指定
ご担当者様

自庁管轄情報を適正管理＜システム利用方法＞
・一人一台端末
・自庁用ＩＤを使用
・自庁ＩＤでログイン

自庁ﾈｯﾄﾜｰｸ

各種申請書等（個人情報含む）

県庁管轄分に限定して管理＜システム利用方法＞
・一人一台端末
・県庁用ＩＤを使用
・県庁ＩＤでログイン

県庁ﾈｯﾄﾜｰｸ

県事業者指定ご担当者様

クライアント/サーバ方式
県･ 市町村 デ ータ連携
※暗号化ファイル

ＬＧＷＡＮ（総合行政ネットワーク）

紛失・盗難リスクなし①書類は庁内の取り扱いに限定※県庁様へ各申請書等の受け渡しは発生しない
コンプライアンスの遵守①自庁内の端末でシステム管理業務可能②自庁用に発行されたＩＤ/ﾊﾟｽﾜｰﾄﾞを利用③自庁管轄の情報は自庁用IDでのみ更新可。
④自庁管轄の個人情報は他市町村で閲覧不可

ニッセイ情報テクノロジー社 データセンター

介護事業所台帳管理システム導入後の運用イメージ

指定介護事業者
共有統合データベース

■市町村がシステムを導入するメリット
業務を適正化し、情報の一元管理によってデータ散逸を防ぐ
市町村が介護保険指定機関等管理システムを導入すると、県と市町村が同じ情報をシステム上で一元管理できるため、情報共有が進み業務の適正化も図れます。また、郵送による紛失等、情報漏えいのリスクも防ぐことができセキュリティも安心です。さらに、業務が標準化されるため、人為的ミスも減少します。
―― 市町村がシステムを導入すると、市町村にはどんなメリットがありますか。
片貝：市町村が所管する事業所数が数件程度であればエクセルでも管理できますが、数百件規模になると、データ抽出や管理は専用システムを使うほうがはるかに効率的です。また、システムを導入すれば県は市町村に書類を郵送してもらったり、データ入力する必要がなくなります。市町村は必要に応じて事業所情報を登録でき、県はその情報をすぐ確認できます。連絡を取り合う際も、県と市町村で同じ情報を共有しながら相互に確認できるため、コミュニケーションがとても取りやすくなります。
黒石：所管する事業所数が多い自治体ほど、県も市町村もシステム導入による書類郵送の省力効果が大きく、データ入力作業も目に見えて効率化できます。また、県と市町村が別々に情報管理を行うことで生じるデータの不一致や散逸を防ぐ意味でも、情報は一元管理できるほうが望ましいです。さらに、今後の情報管理セキュリティを考える上でも、システム化するほうが安心です。

■市町村のシステム導入による県への波及効果
円滑な情報共有と業務の適正化―― 市町村がシステムを導入すると、県にはどんなメリットがありますか。
片貝：例えば、今までは県で登録した情報と、市町村が管理している情報のどちらが正しい最新情報なのか判断できないことがありました。事業所が申請書を未提出の場合も情報が更新されないため、県・市町村はともに状況把握に時間がかかっていました。そんな状況も県と市町村が介護保険指定機関等管理システムを通して同じ情報を共有できるため、常に最新の登録情報をお互いに確認でき、とても状況を把握しやすくなっています。
また、システム化されていない市町村は、県の登録情報を見ることができませんでしたので、それらの市町村が県の管理情報にアクセスできるだけでも、導入効果は大きいといえます。
黒石：群馬県では 13 の市町村がシステムを導入したことで、県の業務負荷が軽減されています。従来は市町村から大量の資料の写しが送られてきて、それを県の担当者が 1 件ずつ入力していました。多くの市町村でシステム導入が進んだことで受け取る書類の量が減り、入力作業もかなり削減されています。
県内の全ての市町村でシステム導入が進めば、各段に業務量の減少が見込めます。

■今後の展望市町村が主体的に事業者情報を管理し、地域の医療・介護資源を把握
それが地域包括ケアシステムの構築において重要な意味を持つ―― 今後の介護保険事務の展望について教えてください。
黒石：それぞれの地域が特有の課題を抱える中で、地域包括ケアシステムの構築、医療・介護連携など、今後の超高齢社会に対応するために取り組んでいかなければならない課題がたくさんあります。一方で、昨今の制度改正によって市町村の業務が年々増加していることをとても危惧しています。県は市町村を支援しなければならない立場ですが、予算に制限があり、難しい舵取りを求められています。
介護保険制度は、平成 30 年度から市町村主体の運用がいよいよ本格化します。現在は制度改正の過渡期であり、補助金の給付や研修会開催など、県は側面的な支援に注力しています。まず、これらの努力の成果を上げ、平成 30 年度は円滑にスタートできていることが重要です。団塊の世代が後期高齢者となる平成 37 年（2025 年）に向けて、様々な取り組みを通じて目に見える成果を出さなければなりません。
指定事業所情報は、地域資源の重要な基礎情報の 1 つです。これらの基礎情報をベースに、指定介護事業所が提供する介護サービスに加えて、地域ボランティアなどが手がけるインフォーマルなサービスも絡めた地域包括ケアシステムを構築することが重要で、国もその方向性を目指しています。
市町村が基礎情報を主体的に管理できれば、それが最初の一歩になります。IT を活用しながら地域の医療・介護資源を適切に把握し、県も同じ情報を共有して後方支援を展開する、そうした 1 つ 1 つの努力が地域包括ケアシステムを構成する重要な要素になっていくはずです。

お客様のプロフィール【担当部署】 群馬県

健康福祉部

介護高齢課

【所在地】

〒371-8570 群馬県前橋市大手町一丁目 1 番 1 号【面積】

6,363 km²

【総人口】

1,975,105 人【URL】

http://www.pref.gunma.jp/

ヘルスケア営業本部

営業担当：吉岡、笹嶋、石間TEL：03-5714-2310

FAX：03-5703-7110

E-mail: t_fukushi@nissay-it.co.jp

文書番号

NIT28-030（ヘ 016）6