アースデイ東京2 0 2 0 実行委員（企画参加）募集要項
地球のことを考えて行動する日、アースデイ。
毎年 10 万人以上が集う、市民による日本最大級の地球フェスティバル、アースデイ東京。
でも、あなたが参加しなければ、何もはじまらない。
自分たちの企画を持ち寄って、アースデイ東京2020をいっしょにつくろう！

アースデイ東京2 0 2 0 の実行委員として企画参加しませんか？
アースデイ東京2020は代々木公園をメイン会場として2020年4月18・19日に開催します。
地球・自然・人間・文化など、幅広いテーマで活躍する NGO、NPO、市民団体、グループ、個人、もちろん企業、行政、各機関のみなさんとともに、日本最大級の地球フェスティバルをつくります！
多数のご参加をお待ちしています。

■実行委員、実行委員会とは？
アースデイ東京2020は、任意団体アースデイ東京の呼びかけにより集まった、アースデイ東京2020実行委員会が主催するイベントです。市民がつくることを大切に、地球を想い、行動する個人や団体、組織が「実行委員」となって集まってできた「実行委員会」形式で運営されています。
アースデイ東京2020は、そこに集まる実行委員がそれぞれ企画を持ち寄り、みんなで知恵と力を出し合ってるくり上げていく“手づくり”のイベントです。あなたが参加したら、その輪がもっと広がって、もっと面白いイベントになっていきます！初めて参加される団体や個人の方も大歓迎！
来春のアースデイ東京2020に向けて、実行委員会への参加をぜひご検討ください！

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■実行委員会ではこんなことをします。
アースデイ東京2020実行委員会は、みんなでアースデイ東京2020を成功させるため､次の活動を行います。

① みんなの協力で代々木公園のイベントを成功させます。
アースデイ東京のメイン会場である代々木公園のイベントを成功させるために、みんなで力を出し合ってお互い協力しあいながら運営します。開催される実行委員会会議にも原則としてご参加ください。

② 共同で広報活動を行います 。
Web サイト、パンフレット、プレスリリース、記者、メディアへの取材対応、ポスターの掲出、事前イベントの開催など､広範囲かつ強力な情報発信活動を展開していきます。さらに、活動内容を対外的に説明していくための報告書を制作します。

③ 事前準備、当日のプログラム、片付けなどを分担し、みんなでイベントをつくりあげます。
アースデイ東京2020 は、外部スタッフ、業者、ボランティアの力を借りながら、みんなの手でつくりあげるイベントです。記者発表の準備、開催や、事前の宣伝広報、会場設営、当日のプログラムの担当、もちろん開催後の片付け、その後の報告まで、実行委員それぞれが各自負担、分担します。

■実行委員の参加資格について
アースデイ東京2020実行委員会には、アースデイの趣旨に賛同し、アースデイをテーマとしたイベントを企
画・実施する団体、グループ、個人（企業、行政、機関でも可）であれば、どなたでもご参加いただけます。
＜例えば、以下のような方々を募集しています＞◆ 代々木公園メイン会場での企画発表、イベントをご検討中の皆さま。
◆ 東京をはじめ、関東エリアでアースデイにちなんだイベントをご検討中の皆さま。
◆ その他、来春に向けて「地球にイイコト」に取り組んでいる皆さま。
◆ アースデイの趣旨に賛同し、アースデイ東京や実行委員に興味をもって企画参加したいと考えている皆さま。
※現時点で「検討中」の企画なども歓迎します。ぜひお気軽にご相談ください。
★ご注意！！
今回は実行委員の募集です。メイン会場となる代々木公園への出展募集ではありません。
※出展のみを参加希望の場合は、「NPO/NGO」「アースデイキッチン」「協賛企業」出展募集（2019年12月頃募集予定）でのエントリーをお願いします。※ただし会場の都合により、限られた出展数のため、お断りする場合もございます。

■実行委員の企画参加費用について◆ 企画参加費用については、規定に定めるアースデイ東京2020の全体運営にかかる分担費用をご負担いただきます（金額は後述）。
◆ 同じ団体であっても複数の企画参加をする場合は、企画ひとつに対して、費用がかかります。
◆ メイン会場を使う場合、規定の会場使用料の他、テント等の備品レンタル費を各企画でご負担いただきます（金額は後述）。
◆ 各実行委員の企画の制作予算についての基本は、その運営資金調達を含めて、それぞれ企画・実施する実行委員自身が独立して責任を持つことが前提です。イベントの制作についても同様です。

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■実行委員の責務とは？
アースデイ東京2020実行委員会では、企画参加頂いた各実行委員のみなさまに、以下のことをお願いしています。アースデイ東京は、実行委員みんなで一緒につくりあげていくものであるという趣旨をご理解頂き、ご協力をお願いします。

① 任意団体アースデイ東京の会員登録が必要です。
任意団体アースデイ東京は、会員制度を持った市民団体として運営されています。実行委員のみなさんには、会員になって頂きます。実行委員会の参加の他に、会員総会に出席する事ができます。
種別

年会費

総会への参加

総意会での議決権

正会員

6,000 円○○

準会員

5,000 円○×

※企画参加はせずに、会員にだけなることも可能です。

② 参加拠出金（運営費の分担金）の負担をお願いします。
参加拠出金は、アースデイ東京2020 を運営して行くための運営費となります。1 つの企画毎に必要です。
参加分類の「A」「B」は、以下３つの基準のどれか１つ以上に該当する場合は「A」になります。
どれも該当しない場合が「B」となります。
●

団体の予算の規模が年間 600 万円以上の場合●●

アースデイ東京参加企画の予算規模が 30 万円以上の場合
イベント内において、会費、寄付以外の収入を得ている場合（物販、参加費など）

参加分類

参加拠出金

A

計 35,000 円以上（1 口 5,000 円

7 口以上）

B

計 15,000 円以上（1 口 5,000 円3 口以上）

※複数の企画で参加する場合は、１人が複数の企画の委員を兼務するのではなく、それぞれ別の委員を立てることを原則とします。（１人が複数の企画を兼務する場合は、実行委員会の承認が必要となります）③ 実行委員会会議への参加をお願いします。
実行委員会の会議は、11 月から7月まで開催していきます。 (スケジュールは後述)
各企画から代表 1 人以上が実行委員会に参加して頂く必要があります。積極的に参加し、知恵を出し合っていただける方を歓迎します。
※参加企画の責任者、担当者が欠席する場合は、その代理人を立ててください。（複数人でもかまいません）※当日のレイアウトや提案企画に関しては出席率の高い実行委員団体の希望を優先させていただきます。

④ 設営・撤去の協力をお願いします。
代々木公園イベントにおいては多数のテント等設備を必要とします。設営・撤去には実行委員も加わり、一緒に汗を流しましょう！

⑤ 提出書類は締切期限までにご提出ください。
実行委員・企画参加申込をはじめ、備品レンタルや車両申請書、予算書、報告書、決算書など､適宜提出をお願いする規定の書類があります｡ 締切厳守にてご提出頂けますよう、ご協力をお願いします。

3※企画、予算書などは、場合によっては、その内容を変更・調整させていただく場合もございます。予めご了承ください。

■実行委員会会議等スケジュール（予定）※現段階での予定です。変更される場合がありますので、予めご了承ください。

日時

タイトル

主な議題

2019 11/14(木)実行委員会（1）アースデイ東京取組紹介と未来ビジョンの共有、自己紹介

2019 11/28(水)実行委員会（2）アースデイ東京未来ビジョンの策定

2019 12/2(月)OpenMeeting [イベ ン ト]

トークセッション・ディスカッション

2019 12/12(木)実行委員会（3）コンセプト・キャッチコピー作成

2019 12/17(火)アファンの森ツアー[イベント]

実行委員長C.W.ニコルさんとの交流・ディスカッション・ワークショップ

2019 12/26(木)実行委員会（4）コンセプト・キャッチコピー完成・メインビジュアル策定

2020 1/16(木)実行委員会（5）20周年企画立案、記者発表検討2020 1/30(木）実行委員会（6）コンセプト・キャッチコピー作成ディスカッション

2020 2/6(木)OpenMeeting [イベ ン ト]

トークセッション・ディスカッション

2020 2/13（木)実行委員会（7）当日プログラム会議・広報計画

2020 2/27(木)実行委員会（8）当日プログラム最終決定

2020 3/11(水)記者発表2020 3/19(木)実行委員会（9）2020 3/27(金)出展者説明会2020 4/9(木)実行委員会（10）2020 4/18(土) 1 9 ( 日 )アースデイ東京2020本番

出展者説明会準備など

当日に向けての準備・確認※実行委員会におけるその他の事項◆ 実行委員会において多数決での決議が必要となった場合、会員種別に関わらず実行委員であれば１票を投じることができます。
◆ 実行委員会において企画責任者が不在の場合、その企画の代理の１名が、実行委員として投票権を持ちます。
◆ 市民に開かれた実行委員会として、実行委員以外にも、オブザーブ参加することもできます。

4■実行委員の募集詳細について① メイン会場に企画参加する【日時】：2020 年 4 月 18 日（土）、19 日（日）【場所】：代々木公園イベント広場＆ケヤキ並木(予定)【内容】：◆ 主にテントを使ったブースでのアピール/プログラムでの参加が可能です。
◆ 会場の物理的制限により、テント数などは希望に添えない場合があります。
◆ テント 10 張（1 張 5.4ｍx3.6m）以上の企画は、実行委員会での承認が必要になります。
◆ ステージを使用した企画、及びブースでの大音量を伴う企画のエントリーは要相談となります。
◆ 別途定める代々木公園参加規約をご熟読ください。
◆ 規定の会場使用料、テント等の備品レンタル費は各企画でご負担いただきます。
◆ 代々木公園管理事務所からの指導により、企画内容によっては調整が入る可能性があります。

② 関連イベントを企画する（その他の会場、その他の日程で企画参加する）【日時】：原則、2020 年中【場所】：問わない【内容】：◆ メイン会場（代々木公園）に企画参加し、さらに別の場所や時期にその関連イベントとして企画、開催することも可能です。
◆ メイン会場（代々木公園）には企画参加せずに、別の場所や時期にアースデイの関連イベントとして企画参加することもできます。（もちろん同時開催として、4 月 18 日（土）、19 日（日）に違う会場を借りて開催してもOK です）■参加申込方法
申込にあたっては、本要項と、「実行委員会規約」「実行委員会ガイドライン」をよくご確認頂いた上で、『アースデイ東京 2020 実行委員登録シート』に必要事項を記入の上、メールにてお申し込みください。

【締め切り】：第１次 2019年 11月30日( 土) / 第２次 2019年12月24日( 火)※後日お伝えする期日までに、参加拠出金のご入金やシートの提出が確認出来ない場合は、当日パンフへの掲載や最悪当日の出展等が出来なくなりますのでご注意下さい。
※お申し込みにあたっては、この『アースデイ東京2020実行委員（企画参加）募集要項』の内容を了承したものとみなします□ 企画立案中の場合は、暫定的な内容でも構いません。ただし事務局の準備の都合もありますので、お早めにご相談ください。
□ 物理的な調整（会場での位置、場所の確保など）が発生した場合は、第１次の企画が優先されますので、できるだけ第１次にお申し込みください。
□ 締切後でも、条件によっては企画を受付できる場合もあります。ご相談ください。(例えば別会場・別日程での企画など)□ 別途作成済みの企画書があれば、ぜひ添付してください。

※個人情報に関して提出頂いた個人情報（郵便番号、住所、会社名、氏名、電話番号、メールアドレスなど）につきましては、アースデイ東京がアースデイイベント開催に関する事務作業のためにのみ、使用いたします。
第三者に提供することはありません。

5■代々木公園での企画参加について(1) 基本概要◆日時：2020年4月18日（土）、19 日（日）10:00〜17:00（野外ステージプログラムは 20 時まで行う予定です。
）※4月18日（土）は、18 時までには、ブースに囲い幕を取り付けてください。
◆場所：代々木公園イベント広場＆ケヤキ並木(2) 搬入出について◆宅配便の利用：積極的な利用をお願いします。指定の宅配会社決定後、詳細をご案内します。
◆駐車：会場内に駐車することはできません。近隣の公共駐車場などをご利用ください。
◆車両通行証：指定の時間帯の搬入出のみ、車両の使用が可能です。車両での搬入出の際には、車両通行証を発行いたしますので、事前にご申請ください。
[搬入出時間（予定）]日時
4 月 1 7 日（金）4 月 1 8 日（土）4 月 1 9 日（日）4 月 2 0 日（月）

車両

手持ち

搬入

1 4 : 0 0 〜1 8 : 0 0

1 4 : 0 0 〜1 8 : 0 0

搬出

−

−

搬入

−

7 : 3 0 〜8 : 3 0

搬出−

1 8 : 0 0 以降

搬入

−

8:00〜

搬出

−

1 8 : 0 0 以降

搬入

−

−

搬出

1 0 : 0 0 〜1 2 : 0 0−

※車両搬入出可能時間に限り、車両をブースにつけて作業することが可能です。
※各自のご判断により、会期中テントへの物品留置も可能です。

(3)会場使用料・レンタル備品について会場使用料が必要です。
◆テント1張分5,400円（5.4m×3.6m×2.5 日）◆ 事務局にてレンタル可能な備品は下記の通りです。

ご案内する所定の申込用紙に記入の上、期日までにご提出ください。
◆ テント １張（サイズ 5.4ｍ×3.6ｍ x 2.5日間） 料金 25,000 円（ウエイト付き）◆ 長机１台（サイズ 幅 180× 奥行 60×高さ 70cmx2.5 日間）料金 2,000 円 (持ち込み可能です)◆ パイプ椅子 １脚 (2.5 日間) 料金 1,000 円 （持ち込み可能です）※テント内の仕切り幕はご用意してありません。各自でご用意をお願いします。
※上記以外のレンタル希望備品については、個別にご相談ください。
※発電機の持込は出来ません。
※上記レンタル料金については、現時点の仮の金額です。金額は全て税抜きです。

(4) ブースのイメージ※ テント数は、会場の物理的都合により、ご希望に沿えない場合があります。
※ 会場使用面積に応じて、会場使用料をご負担いただきます。
※ 四方の囲い幕はありますが、テント内の仕切り幕のご用意はありません。
※ 長机、椅子などのご用意はありません。必要な場合は、レンタル備品をお申し込みください。
※ 会場内導線確保のため、テントスペースを超えての出展はできません。
※ 基本は、ブース内での楽器演奏などは出来ません。活動紹介をするために音を使用する場合は、近隣のブースに迷惑にならないという前提のもと可能です。
（ステージ企画などをご希望の場合は、別途相談ください。）

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■実行委員登録から当日までの流れ
11 月〜

募集要項、実行委員会規約、会員規約等を、よくご覧い

実行委員の登録ただき、必要書類をアースデイ東京事務局までお送りください。

実行委員会会議にご参加ください。会議では広報計画
11 月〜

実行委員会議に参加や当日企画などについて、決定し実行していきます。

1月4月のイベントに向けて、具体的な企画書、予算書、搬必要書類の提出

入車両の確認、広報用資料のご提出など、随時、各種書類のご提出にご協力をお願いいたします。

2 月〜
４月

2020 年4 月 18日
19日

4 月末〜

イベント前には広報活動も始まります。沢山の方にご来広報活動みんなで行います。

アースデイ東京 2020

アースデイ東京開催当日。団体での参加企画だけでな(代々木公園)開催！

いいたします。

みんなでイベントを振りかえり、次年度に繋いでいきましょう。

必要書類の提出（予定）

く、事前の設営や閉会後の撤収作業にも、ご協力をお願

アースデイ開催終了後も、実行委員会会議は続きます。

振り返り

5月

8月28日

場いただけるように、チラシやポスターの配布、設置を自主企画の報告、決算書、アースデイ開催報告書に掲載する記事、写真などのご提出をお願いいたします。

総会は 4 月に開催したアースデイ東京の総締め、次年度任意団体アースデイ東京に向けた体制の決定などが行われます。実行委員の皆さ

総会

んは参加することができますので、任意でご参加ください。（※会員種別によって議決権の有無は異なります）

7任意団体アースデイ東京とは？
団体紹介アースデイ東京の活動目的
アースデイ東京は、地球を愛する市民の力を結集し、これまで培ってきた知見やメッセージを力強く発信・共有することで、多様ないのちがともに生きる、持続可能な愛と平和の社会を創ることを活動の目的とします。

組織図＜＜ 任意団体アースデイ東京 ＞＞
年間予算の承認
理事の選任

決定・確認

アースデイ東京 2020
実行委員会

理事会
(正会員の中から理事・監事を選出)

企画提案・調整

相談・報告
確認・了承

事務局
(理事会がスタッフを雇用)※年に１回開かれる総会では、年間活動計画/年間予算/年間決算の承認や、理事・監事の選任を行います。総会にはアースデイ東京の会員はどなたでも参加でき、正会員は議決権を持つ事ができます。
※任意団体アースデイ東京では、代々木公園でのイベント以外にも、実行委員会や理事会が協力して企画を立案・実施することもあります。

理事会について理事会は総会において正会員の中から選任された理事によって構成されます。アースデイ東京を維持継続するために出資金を負担し、理事会を開催し、アースデイ東京を経営しています。またアースデイ東京に関して無限責任を負います。
●第9期理事（2019年9月1日〜2020年8月31日）（50音順）
秋本隆太、加藤梅造、川嶋直、河野 竜二、鈴木幸一、中島悠、中村和利、八田謙太郎、廣岡輝

事務局について事務局スタッフは理事により選任されます。事務局では必要に応じて、実行委員会、理事会などと相談・調整を図りながら、4月のイベント開催に向けた予算管理、資金調達、宣伝広報、ボランティアの募集など、イベント運営に関わる事務作業を担当します。

会員制度
アースデイ東京は、継続的で透明性のある活動を行う為に、会員制の団体として運営されています。
種別

年会費

総会の参加総会の議決権

資格

正会員

6,000 円○○

個人または実行委員

準会員

5,000 円

○

×

実行委員

賛助会員

10,000 円○

×

個人または、団体

8アースデイ東京 2 0 2 0 実行委員会規約第１条 （名称）
本委員会は、任意団体アースデイ東京内の「アースデイ東京2020実行委員会」と称する。
第２条 （事務所）
本委員会の主たる事務所は、東京都に置く。
第３条 （目的）
本委員会は、環境問題を始めとする社会問題への取り組みを促進するために世界各国で展開されているアースデイのイベントとして、東京都を中心とした地域において、アースデイ東京2020を開催し、他の地域と連携を図ることを目的とする。
第４条 （活動内容）
本委員会は第 3 条の目的を達成するため、以下の活動を行う。
（1）アースデイ東京2020を開催する。
（2）アースデイ東京2020の共通広報を行う。
（3）アースデイ東京2020を記録し、次年度のアースデイへの参加呼びかけなどに生かす。
（4）その他目的を達成するのに必要な活動を行う。
第５条 （資格）
本委員会の構成員は、任意団体アースデイ東京の正会員または準会員であるものとする。
第６条 （活動期間）
本委員会の活動期間は 2019年 11 月から 2020年 8 月末までとする。
第７条 （役員）
本委員会には以下の役員を置くことが出来る。
（1）実行委員（2）実行委員長（3）監事
第８条 （役員の選任）
実行委員長は実行委員会が推薦する。
第９条 （会合）
本委員会の会議は事務局長が召集し、実行委員の 3 分の 1 もしくは、実行委員の 7 人以上の出席で成立する。
第１０条（意思決定の方法）
本委員会の企画・運営に係わる事項は、原則として実行委員会出席の実行委員の 3 分の 2 以上の同意をもって決定する。
第１１条（会計）（1）会計年度は 2019 年 9 月から 2020 年 8 月末までとする。
（2）実行委員会の予算/決算は、実行委員会が管理し、理事会が承認する。
第１２条（解散）（1）実行委員会は、その目的が達成されたときに実行委員会の決議をもって、解散する。
（2）実行委員会が解散する際に剰余金または欠損金が生じたときは、処理を実行委員会で協議し、理事会で承認する。
第１３条（補則）
この規約に定めるものの他、本委員会の企画・運営に係わる事項は、実行委員会の議決をもって決定する。
附則
この規約は、第一回実行委員会開催日から施行する。

9アースデイ東京2 0 2 0 実行委員会のガイドライン（1）実行委員の種類と定義：本委員会の実行委員は、次の通りとする。
（委員）・参加企画の責任者もしくはその代理、各企画につき 1 人。
・アースデイ東京の会員であること。
・複数の企画で参加する場合、１人が複数企画の委員を兼務するのではなく、それぞれの企画で別の委員を立てることを原則とする。
・2019年12月24日（火）までに参加確認された企画であること。
・実行委員会会議への参加を原則的な義務とする。
・実行委員会会議において多数決による決議が必要となった場合、委員 1 人につき 1 票を有する。
・拠出金を負担する。
・企画関係者以外でも、必要に応じ自薦他薦により実行委員会での決議の上で個人委員として委員に就任出来る。
（特別委員）
委員以外であっても以下の役割を担うグループ個人に対し、実行委員会での決議の上で、就任を依頼する。
※実行委員長、事務局長、支援グループ、作業部会リーダー（広報,資金,制作,アートディレクション,運営）など（2）実行委員の責任と権限の一覧
会議名称

参加義務

作業部会

議決権

自企画経費への責任~ 1 2 月 24
日

○

○

○

○

−

○

○

○

−

個人
￥5,000-−

△

△

○

−

−

参加時期

委員

特別委員

参加拠出金
A ￥35,000B ￥15,000-（3）企画参加のガイドライン
・規定の企画参加書、予算書を事務局に提出する。
・企画主体は団体/個人を問わないが、責任を持って準備と当日の運営をおこなう。
・必ず実行委員会に、委員を送り出し、実行委員会を支える。
・企画の開催エリアは東京都内を原則とする。
・企画の期間は2020年4月19日（土）を中心とした前後 1 ヶ月程度を目安とする。
・各企画責任者は5月末までに指定の報告書、決算書を提出する。

このガイドラインは、第一回実行委員会開催日から施行する。

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任意団体アースデイ東京

会員規約第１条 ( 本規約の範囲)（1）本規約はアースデイ東京(以下本会)の会員に適用されるものとする。
（2）本会への入会手続き完了後、会員は本規約を遵守する義務を負うものとする
第２条 ( 種別)
本会の会員は次の通りとする。
（1）正会員：本会の目的に賛同して入会した個人で、総会における議決権を有するもの。
（2）準会員：本会の目的に賛同して入会した個人で、総会における議決権を有しないもの。
（3）賛助会員：本会の活動を援助する個人または団体で、総会における議決権を有しないもの。
第３条 ( 入会)
本会に入会しようとする者は、入会届をアースデイ東京事務局に提出し、承認を受けなければならない。
第４条 ( 退会)
（1）本会を退会しようとする者は、その旨をアースデイ東京事務局に届け出て退会することができる。
（2）会員が死亡、もしくは失そう宣告を受け、または解散した場合、退会したものとみなす。
第５条 ( 除名)
（1）会員が次の各号のいずれかに該当する場合、総会の議決を経て、これを除名することができる。
（1）本会の名誉を傷付けるような行為があった場合。
（2）本会の目的に反するような行為があった場合。
（3）期限を超えて会費を支払わなかった場合。
（2）前項の規定により会員を除名しようとするときは、その会員に事前にその旨を告知し、除名の議決を行う前にその総会において、弁明の機会を与えなければならない。
第６条 ( 会費)
（1）会員は入会届の提出後、会費の納入をもって入会とする。
（2）既に納入した会費、その他の拠出金品は返還しない。
（3）年会費は以下の通り定める。

種別

年会費

総会の参加

総会の議決権正会員

6,000 円○○

準会員

5,000 円

○

×

賛助会員

10,000 円○

×

第７条 ( 会員資格の有効期限)
会員資格の有効期限は、入会届が受理された日から事業年度末までとする。
第８条 ( 個人会員の資格継承)
個人で入会した会員が退会あるいは死亡した場合には、当該会員の会員資格は失うものとする。

11第９条 ( 会員情報の変更)（1）会員は、入会申込書に書かれた内容について変更があったときは、速やかに書面によりその旨を本会に通知すること。
（2）本会からの会員への通知、書類等が遅延または不達になったとしても、本会はその責を負わないものとする。
第１０条( 損害賠償)（1）会員が、本規約及び本規約に基づく諸規則に反し、またはそれに類する行為によって本会が損害を受けた場合、当該会員に対し、本会が受けた損害の賠償を請求することがある。
（2）会員資格が解除された場合においても、前項の規定は継続する。
第１１条 ( 規定の追加及び改正)
本会の円滑な運営のために必要と判断される場合、理事会の議決を経て、本規約を改定又は順次追加することができる。
( 附則)
本規約は2010年11月18日より実施する。
本規約の一部変更は、2015年11月5日より実施する。

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