ワークフローシステムについて
SI 事業部 東京センター 開発部

峰和宏

単位の時間がかかるが , ワークフロー管理システ

1. ワークフローとはワークフローとは , 複数の担当者がネットワー

ムでは次の担当者に瞬時に届く。この為 , 紙の受クを経由して仕事をする際に , 作業を円滑に進め渡し時間を短縮することができる。

るために , 担当者間で受け渡すドキュメントや情(2) 申請書などの滞留時間の短縮

報の流れを管理し , 自動化することである。ワー

例えば , ある担当者で未承認の申請書が滞留しクフローは「仕事の流れ」という意味だけではなている場合 , ワークフロー管理システムでは適切

く , その自動化という意味が含まれている ( 情報なタイミングで作業を催促することができる。こ

処理学会誌，Vol.39「ここまで来たワークフローの為 , 滞留時間の短縮につながる。

管理システム : (1) ワークフロー入門」より引用 )。

(3) 作業の手戻り時間の短縮

例えば , 企業内でも申請書関連 ( 休暇申請 , 住紙による申請・承認作業では , 入力ミスや回覧所変更など ) の一般的な業務手続き ( 申請 , 承認中の申請書の紛失などによる作業の手戻りが発など ) が行われているが , この業務手続きを定型生することもあるが , ワークフロー管理システム化し , その業務手続きを電子的に行えるようにし ,では , 入力ミスを即時に検出することができ , ド

さらに , その流れを管理できるようにしたもののキュメントの受渡しも確実である為 , 作業の手戻ことをワークフローまたはワークフロー管理シスり時間を短縮できる。

テムと呼んでいる。

(4) 個々の担当者における処理時間の短縮

また , ワークフローは , グループウェアに分類

ワークフロー管理システムでは , 電子化するこ

され , すでに多くの企業において業務手続きの自とにより予め入力情報を用意 ( 入力リストなど )動化 , 効率化を目的として導入されている。

することや 1 度入力した情報を引き継ぐこともできる為 , 無駄な入力時間を短縮できる。
(5) 業務の管理工数削減

2. ワークフローが与えるメリット
紙によるオフィスワークをワークフロー化した

ワークフロー管理システムを使用すると , 定型

場合 , 主に以下のようなメリットがある。

化された業務手順にそって仕事が進む為 , 業務手(1) 紙を受渡す時間の短縮順を徹底させるのに要する管理工数を削減できる。

例えば , 申請者と承認者が別の建物にいること(6) 業務の無駄を排除もあるが , 紙による申請・承認作業では輸送に日ワークフロー管理システムでは , 業務手順を定－1－

型化することで業務の無駄をなくし , 誤りを修正(2) プロセスマップすることができる。さらには , 業務量や処理時間

業務手続きの流れ ( プロセス ) を定義したもを正確に記録することによって , 業務を定量的にので , フォームの回覧ルールや手順を視覚的に分析できる。

表現している。この中には , 各担当者の業務手(7)ISO の認定取得に役立つ順を定義するタスク , 業務の流れを定義する経ISO-9000 シリーズでは , 開発および生産手順

路 , その経路を決定するアクションなどがある。の文書化 , 品質管理の記録および保管が必要にな

InTempo Process Designer による以下の開発

る。ワークフロー管理システムは , このような文作業を要する。

書および記録の管理などにも役立つ。

・「タスク／経路／アクション」を組合せ作図
・各タスクへの「ロール」の割付
・各タスクの「前処理スクリプト／後処理スク

3. 開 発 事 例
ソニーＩＳソリューションズ社の人事 , 総務 ,リプト」を定義

経理系の申請書をワークフロー化した事例 ( 以下 ,本システム ) について紹介する。本システムでは ,ワークフローエンジンに adobe 社の InTempo １を使用し , i-file ２や BizTalk Server ３などの他のシステムとの連携を行っている。

3.1 InTempo の基本構成
InTempoは, 主に次の3つから構成されている。
(1) フォーム

(3) ロール

電 子 帳 票 , 電 子 文 書 の こ と。FormFlow

ユーザを特定する為のルールを定義したもの。

Designer による以下の開発作業を要する。

InTempo Role Builder による以下の開発作業

・ フォームの作図を要する。

・ 入力チェックなどのスクリプトを定義
1 カスタマイズの幅が広く , 他のシステムとの連携が取り易い adobe 社のワークフローエンジンです。
2 大量の文書ファイルを管理するシステムで Sony 社の製品です。
3 BizTalk とは , Microsoft 社が推進している電子商取引戦略の名称で , Web アプリケーション間の相互運用を可能にする , XML をベースとした技術の枠組み。BizTalk Server とは , その具体的な製品で , 電子商取引アプリケーションの基盤となるサーバのこと。

－2－

・外部の組織構造ＤＢを参照し , ユーザを特定

3.3 開 発 手 順(1) 要求仕様するスクリプトを定義

・ワークフロー化する紙申請書 ( フォーム ) の決定

3.2 システム構成

・組織構成 ( ロール ) の決定システム構成は以下の通りである。

(2) 設 計【ワークフローサーバ】
OSDBワークフローMicrosoft Windows 2000
Server(SP2)
Oracle8i Enterprise Edition
Release 8.1.6

・フォーム／ロール／プロセスの設計
・外部 I/F の設計
・外部 I/F 用 DB の設計(3) 製 造Intempo 5.0J(HotFix1)

・フォーム／ロール／プロセスの作図 , プログ

ReachForm 2.1J

ラミング

FormFlow Designer 3.1.5.J
Central 5.4J

・外部 I/F のプログラミング

OutputDesign 5.4.1
そ の 他(4) 試 験i-file Server, Client, WebKit(5) 運 用
以下を事前に登録した後 , 運用開始。

【ワークフロークライアント】
ブラウザ

メーラー

・DB のマスタデータの登録

IE4.01(SP2) 又 は , IE5.01 な どの InTempo が対応しているブラウザである必要あり。
Outlook Express な ど の ISO2022-JP 日 本 語 Text 対 応 メ ーラー

・ユーザ情報 ( 名称 , パスワード , メールアドレス ) の登録

3.4 W e b 画 面
本システムの Web 画面は , 下図の様に , まず
ソニー IS ソリューションズ社の既存システムの Web 画面からワークフローログイン画面に遷
移し , そこからメニューへ遷移し , ワークフロー(InTempo) と完了済申請書検索 (i-file) へ分かれる。ワークフローの画面では , ワークリスト ( 申
請書の着信一覧 ) と新規プロセス起動リスト ( 新規申請書の開始一覧 ) とワークアイテム検索 ( 回覧中の申請書検索 ) と基本設定の画面に切り替えることができ , ここから申請書の申請や承認等が行える。完了済申請書検索では , 完了した申請書の検索が行える。
－3－3.5 基本プロセスマップ【１プロセス１申請】

本システムで使用する回覧ルートには , １つのプロセスで１つの申請書を回覧する「１プロセス１申請」と , １つのプロセスで複数の申請書を別のルートで回覧する「１プロセス複数申請」の２つの形式が存在する。それぞれについては , 以下の様になる。

【１プロセス複数申請】－4－

3.6 承認について能となる。

基本的には , ユーザが申請や承認の操作を行うと , 特定のユーザがロールにより取得され , その3.6.3 承認スルー

ユーザによって承認操作が必要となる仕組みと承認スルーとは , 下図の様に , 鈴木さんが申請なっている。以下では , これ以外の承認方法につし , 田中課長の代理で佐藤部長が承認すると , 次いて説明する。の承認者にあたる佐藤部長は既に承認済みである
為 , これをスルーし自動押印するという仕組みで ,3.6.1 代 理 承 認

これを実現した。

InTempo の「共有機能」を利用し代理承認を実現した。
InTempo の「共有機能」とは, Aさん(課長 ) に送られた申請書を B さん ( 課長代理 ) が処理する権限を付与する機能で , B さんは「自分の申請書＋ A さんの申請書」の処理を行うことが可能となる。

3.7 他のシステムとの連携
3.7.1 既存システムとの連携(1) ユーザ情報の自動取り込み
・既存 DB のユーザ情報 ( ユーザ ID/ パスワー
3.6.2 グループ承認ドなど ) をバッチで InTempo へ取り込む

前項と同様に , InTempo の「共有機能」を利( ユーザ情報の追加／更新／削除 )用しグループ承認を実現した。総務担当(仮想ユー

・既存システムのものに合わせることで , 管理ザ ) に送られた申請書を A さん , B さん , C さん ,者／ユーザの負担を軽減する。( ユーザ ID ／D さんが処理する権限を付与することで , A さん ,パスワードの一元化 )B さん , C さん , D さんによるグループ承認が可(2) パスワード変更の共通化
・既存 Web の「パスワード変更」のタイミン
グで InTempo のパスワードも変更することで , ユーザの負担を軽減 ( パスワード変更の一元化 )(3) 各種通知 Mail の送信
・InTempo か ら の 各 種 通 知 Mail を , Mail
－5－

Server 経由でユーザに送信(4) ユーザ情報に基づく自動共有設定
・代理承認 , グループ承認の為の「共有設定」
を自動実施

4. 展

望

ワークフローは , 様々な基幹システムとの連携 ,さらには基幹システム自身に組込まれたり , 企業間のワークフロー同士を連携する , または顧客がWeb から注文し , 企業のワークフローが開始されるなどの電子商取引を実現する為のコンポーネン
3.7.2 i-file との連携

トとして期待され , 実現可能となってきている。

・InTempo から「i-file ダイレクトコンバータ

この様に , 幅広い分野でワークフローを利用また( 仮想印刷ドライバ )」経由で i-file に文書登は応用することができる為 , 今後弊社でも様々な録形のソリューションを提案していくことができる

・i-file の文書は , i-file WebKit 経由でブラウと考えている。

ザから参照

参 考 文 献1)「ここまで来たワークフロー管理システム : (1)
ワークフロー入門」情報処理学会誌 , Vol.39
2)「ここまで来たワークフロー管理システム : (4)現実となったインターワークフロー」情報処
理学会誌 , Vol.42

3.7.3 BizTalk との連携
・InTemp の Xml 機 能 を 活 用 し XFA(XMLForms Architecture) に準拠したフォーマッ
トを使用－6－