埼玉県市町村職員年金者連盟個人情報保護に関する規程
平成19年₄月₁日

施

行

目次
第₁章

総則

第₂章

個人情報の安全管理措置

第₃章

個人情報の取得等

第₄章

個人情報の第三者提供

第₅章

保有個人データの開示等

第₆章

苦情処理

第₇章

その他

附則

第₁章

総則

（目的）
第₁条

この規程は、個人情報保護に関する法律（平成15年₅月30日法律第57号。以下「法」という。）及び関連する法令に基づき、全国市町村職員共済組合連合会が定める個人情報保護に関する諸規程により、埼玉県市町村職員共済組合から提供を受けた埼玉県市町村職員年金者連盟（以下「連盟」という。）会員の個人情報及び加入申込書等により取得した個人情報の保護及び適正な取扱いの確保に関し必要な事項を定めることにより、個人の権利利益を保護するとともに、連盟の行う事業の適正な運営に資することを目的とする。
（定義）
第₂条

この規程において次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
⑴ 個人情報

生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月目その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）をいう⑵

個人情報データベース等

個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう

イ 特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
ロ イに掲げるもののほか、個人情報を一定の規則に従って整理することにより特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成した情報の集合物であって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するもの
⑶

個人データ

個人情報データベース等を構成する個人情報をいう⑷ 保有個人データ

連盟が開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データをいう
ただし、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして次に掲げるもの及び₆月以内に消去することとなるものを除く
イ

本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの

ロ

違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの

ハ 犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれがあるもの
⑸

本人
第₂章

個人情報によって識別される特定の個人をいう
個人情報の安全管理措置（安全管理措置）
第₃条

個人データを取り扱う場合は、漏えい、滅失又はき損等の防止その他の個人データの安全管理のため、必要かつ適切な措置を講じなければならない。
（個人情報保護管理者及び個人情報保護管理補助者）
第₄条

個人情報の安全管理のため、連盟に個人情報保護管理者及び個人情報保護管理補助者を置く。
（教育・研修の実施）
第₅条

個人情報保護管理者は、職員の知識・技能の習得及び個人情報の保護に対する職業倫理の向上のため、職員に職責、経験等を考慮した教育・研修を行うものとする。
（守秘義務等）第₆条

個人情報を取り扱う業務に従事する者又は従事していた者は、連盟業務に関し知り得た個人情報を漏えいし、又は不当な目的に使用してはならない。
（個人データの破棄及び焼却）
第₇条

個人データが記載された文書等の破棄を行う場合は、個人情報保護管理者の指示に従い、個人データを読み取り不可能な状態にしなければならない。
₂ 電子計算機及び記憶媒体等の破棄又は転売・譲渡等〔リースの場合は返却〕を行う場合は、個人情報保護管理者の指示に従い電子計算機及び記憶媒体等の中の個人のデータを復元不可能な状態にしなければならない。
（委託）
第₈条

個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、個人情報に関する秘密保持その他個人情報の保護の水準を満たしている者を委託先とする。
₂ 前項の場合において、個人情報が適正に取り扱われるよう委託先が講じるべき安全管理措置等に関し必要な事項等を委託契約書に明記するものとする。
₃

前項の委託契約書に明記すべき必要事項は次の各号に掲げる事項とする。
⑴

個人データを委託契約範囲以外に使用しないこと⑵

個人データの加工、改ざん及び複製をしないこと（委託契約範囲のものを除く。）⑶ 契約終了後の当該個人データは、連盟に返却又は委託先で適切かつ確実に破棄若しくは消去すること⑷

個人データの漏えい等又は盗用をしないこと（契約終了後も同様とすること。）⑸ 前４号に違反した場合及び違反により事故が発生した場合は、直ちに連盟に報告を行うこと⑹

契約事項に違反して連盟に損害が生じた場合には、当該損害に対する賠償を行うこと⑺ 当該個人データの取り扱いについて再委託を行う場合は、連盟にその旨を文書で報告し、連盟の承諾を得ること
この場合、再委託先にも第₁号から第₄号までの事項を遵守させることとし、第₅号及び第₆号の義務は委託先が負うこと⑻

前各号に掲げるものの他、個人情報の保護に関し必要な事項（委託先の監督）第₉条

個人情報保護管理者は、委託した個人データの安全管理が図れるよう、委託先に対し必要かつ適切な監督を行わなければならない。
（事故発生時の対応）
第10条

個人情報の漏えい等の事案の発生又はその兆候を察知した者は、直ちに個人情報保護管理者に報告しなければならない。
₂ 個人情報保護管理者は、前項の規定により個人情報の漏えい等の事案の兆候の連絡を受けた
場合には、事故を事前に防ぐための必要な措置を講じるものとする。
₃ 個人情報保護管理者は、第₁項の規定により、個人情報の漏えい等の事故発生の連絡を受けた場合には、速やかに事故の経緯及び被害状況等を調査し、復旧のための必要な措置を講じるとともに、当該事故の状況等について会長に報告しなければならない。
（見直し）
第11条

連盟は、適切な個人情報の保護を維持するため、常に個人情報の取得等及び管理の状況等を把握し、必要に応じて個人情報の保護のための措置を見直すこととする。

第₃章

個人情報の取得等（適正な取得）第12条

連盟は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。

（収集等の原則）
第13条

連盟は、個人情報の収集、保管又は利用に当たっては、連盟が所掌する業務の目的達成に必要な最小限の範囲で適正に行わなければならない。
₂

前項に定める業務の自的達成に必要な最小限の範囲は各号に掲げる業務とする。
⑴

会員名簿の作成

⑵

会費の徴収

⑶

年金制度改革のための諸運動｛政府、国会、関係団体への陳情（葉書陳情含む。）｝⑷支部交付金等の交付⑸

慶弔事業の実施⑹

会議開催案内⑺

保養施設利用助成事業の実施⑻

連盟だよりの発行及び連盟事業の情報伝達⑼

団体傷害保険、ガン保険等の斡旋⑽

その他親睦旅行等、会員及び家族の福祉向上に関する事業実施（正確性の確保）第14条

個人データは、利用目的の達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の内容に保つよう努めなければならない。
（利用目的の特定）第15条

個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的（以下「利用目的」という。）をできる限り特定しなければならない。
₂

前項に定める利用目的は次の各号に掲げる利用目的とする。
⑴

会員名簿の作成のため⑵

会費の徴収のため⑶

年金制度改革のための諸運動｛政府、国会、関係団体への陳情（葉書陳情含む。）｝のため⑷

支部交付金等の交付のため⑸

慶弔事業の実施のため⑹

会議開催案内のため⑺

保養施設利用助成事業の実施のため⑻

連盟だよりの発行及び連盟事業の情報伝達のため

⑼団体傷害保険、ガン保険等の斡旋のため⑽

その他親睦旅行等、会員及び家族の福祉向上に関する事業実施のため

₃ 利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。
（利用目的による制限）
第16条

個人情報の取扱いは、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えてはならない。
₂

前項の規定は、次の各号に掲げる場合については適用しない。
⑴

法令に基づく場合⑵ 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき⑶ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得るのが困難であるとき⑷ 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき（取得に際しての利用目的の通知等）
第17条

個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し又は公表しなければならない。
₂ 前項の規定にかかわらず、本人から直接書面記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対しその利用目的を明示しなければならない。
₃ 利用目的を変更した場合は、変更した利用目的について本人に通知し、又は公表しなければならない。
第₄章

個人情報の第三者提供（第三者提供の制限）
第18条

個人データについては、次の各号に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得なければ第三者に提供してはならない。
⑴

法令に基づく場合⑵ 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき⑶ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得るのが困難であるとき

⑷ 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき（本人への通知等により第三者に提供できる場合）
第19条

第三者に提供される個人データについて、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって、次の各号に掲げる事項について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているときは、前条の規定にかかわらず、当該個人データを第三者に提供することができる。
⑴

第三者への提供を利用目的とすること⑵

第三者に提供される個人情報の項目⑶

第三者への提供の手段又は方法⑷

本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること₂ 前項第₂号又は第₃号に掲げる事項を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。
₃ 前条各号又は第１項各号の第三者提供を行う場合は、連盟は、第三者が次の各号に掲げる事
項を遵守することを了承した場合に限り、提供することができる。
⑴ 当該個人データを改ざん及び複写または複製（安全管理上バックアップを目的とするものを除く。）をしないこと⑵

当該個人データの保管期間を明確にすること⑶ 利用目的達成後の当該個人データは、連盟に返却または提供先において適切かつ確実に破棄若しくは焼却すること⑷

当該個人情報の漏えいまたは盗用をしないこと。利用目的達成後も同様とする

₄ 連盟は、他の個人情報取り扱い事業者又は行政機関が保有する個人データ等の提供を受ける
場合は、前項各号の規定を遵守すること。
第₅章

保有個人情報の開示等（保有個人情報に関する事項の公表等）
第20条

連盟は、保有個人データに関し、次の各号に掲げる事項を本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。）に置かなければならない。
⑴

当該連盟名

⑵

すべての保有個人情報の利用目的⑶ 第21条、第22条第₁項、第23条第₁項又は第24条第₁項若しくは第２項の規定による求めに応じる手続

⑷保有個人情報の取扱いに関する苦情の申出先（保有個人情報の利用目的の通知）
第21条

本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、前条の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合を除くほか、本人に対し、遅滞なくこれを通知しなければならない。
（開示）
第22条

本人から、当該本人が識別される保有個人データの開示（当該本人が識別される保有個人データが存在しないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。）を求められたときは、法令に違反することとなる場合を除く他、本人に対し、書面の交付による方法（開示の求めを行った者が同意した方法があるときは、当該方法。）により、遅滞なく当該保有個人データを開示しなければならない。
₂ 前項の規定に基づき求められた保有個人データの全部又は一部について開示しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なくその旨を通知しなければならない。
（訂正等）
第23条

本人から、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によって当該保有個人データの内容の訂正、追加又は削除（以下この条において「訂正等」という。）を求められた場合には、その内容の訂正等に関して法令の規定により特別の手続が定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正等を行わなければならない。
₂ 前項の規定に基づき求められた保有個人データの内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨（訂正等を行ったときは、その内容を含む。）を通知しなければならない。
（利用停止等）第24条

本人から、当該本人が識別される保有個人データが第12条の規定に違反して取得されたものであるという理由又は第16条の規定に違反して取り扱われているという理由によって、当該保有個人データの利用の停止又は消去（以下この条において「利用停止等」という。）を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく当該保有個人データの利用停止等を行わなければならない。ただし、当該保有個人データの利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
₂ 本人から、当該本人が識別される保有個人データが第18条の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人データの第三者への提供の停止を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該保有個人データの第三者への提供を停止しなければならない。ただし、当該保有個人データの第三者提供の停止に多額の費用を要する場合その他の第三者への提供を停止することが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
₃

次の各号に定める場合には、本人に対し、遅滞なくその旨を通知しなければならない。
⑴ 第₁項の規定に基づき保有個人データの全部若しくは一部について利用停止等を行ったとき、若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき⑵ 前項の規定に基づき保有個人データの全部若しくは一部について第三者への提供を停止したとき、若しくは第三者への提供を停止しない旨の決定をしたとき（理由の説明）

第25条

第22条第₂項、第23条第₂項又は前条第₃項の規定により、本人から求められた措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、本人に対しその理由を説明するよう努めなければならない。
（開示等の申出方法等）
第26条

第21条、第22条第₁項、第23条第₁項又は第24条第₁項若しくは第₂項の規定の求め（以下「開示等の申出」という。）を行う場合の申出方法及びこれに係る決定の通知方法については、会長が別に定める。
（開示等の申出に対する決定通知）
第27条

前条の規定により開示等の申出を受け付けた場合は、開示等の決定を行い、開示等の申出のあった日から30日以内に会長が別に定める方法により通知するものとする。ただし、開示等の申出に不備があった場合で補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に参入しない。
₂ 前項の規定にかかわらず、参事または事務長は、事務処理上の困難その他正当な理由により前項に規定する期間内に開示等の決定ができないと認められる場合には、当該期間を延長することができる。この場合において、開示等の申出者に対し、遅滞なく延長後の期間及び延長の理由を会長が別に定める方法により通知するものとする。
第₆章

苦情処理等

（苦情処理等）第28条

個人情報の取扱いに関する苦情又は相談があった場合は、連盟事務局を窓口として、当該苦情又は相談に係る事情を調査し、適切かつ迅速な処理を行うものとする。

第₇章

その他

（監査）
第29条

監事は、個人情報保護の徹底のため監査を毎年₁回実施する。

₂ 前項の監査により、監事から問題点の指摘があった場合には、個人情報管理者は速やかに必要な措置を講じなければならない。
（損害賠償）
第30条

連盟の役職員は、故意又は重大な過失に起因する個人情報の漏洩等により、連盟に損害をおよぼしたときは、賠償の責任を負う。
（懲戒処分）
第31条

連盟職員が、本規程及び関連する規定に違反した場合は、埼玉県市町村職員共済組合就業規則を準用し、懲戒処分を行う。
₂

連盟の役員が、本規程及び関連する規定に違反した場合は、役員会の決議により処分を行う。
（実施規程）

第32条

この規程に定めるもののほか、連盟の個人情報の保護に必要な事項は、会長が別に定める。
（準用）
第33条

この規程で定めるもののほか、必要な事項は埼玉県市町村職員共済組合個人情報保護に関する規程（平成17年埼共済規程第₁号）及び埼玉県市町村職員共済組合個人情報保護に関する規程細則（平成17年埼共済規程第₂号）を準用する。

附則

この規程は、平成19年₄月₁日から施行する。