Tokyo Tech

Overview of "self-use"and "self-use training"
March 2023

Integrated Facility Sharing System steering committee(English follows Japanese.)0セルフ利用講習・セルフ利用についてTokyo Tech

●一般利用者は「セルフ利用」の予約・申込ができますが、設備によってセルフ利用の条件としてセルフ利用講習の受講が必要な場合があります。
●ここでは、セルフ利用講習及びセルフ利用について、説明します。

セルフ利用講習※省略される場合もあります

セルフ利用相談

業務依頼※統合システムでの「セルフ利用」とは「一般利用者自らが設備を予約・利用後に利用実績登録を行う利用」、と定義します。

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セルフ利用講習の流れ

Tokyo Tech

申込
一般利用者
①基本情報登録（セルフ利用を希望する設備、打ち合わせ希望日時）（②予算詳細責任者等による予算使用の許可）【有料のみ】③予算情報登録【有料のみ】

設備名称、打ち合わせ希望日時

業務完了通知打ち合わせ日時④打ち合わせ登録

設備担当者時間管理（設備使用時間の入力）⑥セルフ利用者登録⑦利用実績登録・申込のクローズ

設備担当者
打ち合わせ日程調整（設備担当者が複数の場合）⑤打ち合わせ⑥セルフ利用講習※打ち合わせを省略し、セルフ利用講習を行う場合もあります。

利用実績登録2

セルフ利用講習

Tokyo Tech

赤字：必ず操作するメニュー、黒字：必要に応じて操作するメニュー①

項目

一般利用者メニュー

一般利用者がセルフ利用者の登録を申し込む（注意：セルフ利用講習受講済の場
合も①は必ず実施ください）【セルフ利用講習基本情報登録 M2-1-1】

予算詳細責任者等メ
ニュー

設備担当者メニュー【セルフ利用講習情報変更
M2-1-1】②※一般利用者が予算詳細責任者等に予算使用の許可を求め、予算詳細責任者等が許可する③※一般利用者が予算入力する④

設備担当者がセルフ利用講習時間を入力する⑤

一般利用者がセルフ利用講習を受講する⑥

設備担当者がセルフ利用者を登録する（一般利用者がセルフ利用を開始できる）【セルフ利用者登録】M43⑦

設備担当者がセルフ利用講習の完了を入力する【セルフ利用講習利用実績登録】【セルフ利用講習一覧（申込のクローズ）】M4-3※【パスコード表示M3-1-1】または【予算利用者の登録 M3-1-2】※【セルフ利用講習予算情報登録（パスコードM2-1-2-1）（登録済み予算M2-1-2-2）】【セルフ利用講習一覧（打ち合わせ登録）M4-3】（注意）
１．表中の※はセルフ利用講習が有料の場合は、システムメニューの「セルフ利用講習予算情報登録」に表示されますので、予算情報を登録してください。無料の場合は、「セルフ利用講習予算情報登録」に表示されないので、この手順はスキップしてください。
２．セルフ利用講習受講済の一般利用者の場合は、①→⑥→⑦となります（設備担当者の対応はマニュアルM4-4）

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セルフ利用予約

Tokyo Tech

利用実績登録予約
一般利用者①基本情報登録（設備名称、予約日時）（②予算詳細責任者等による予算の許可）③予算情報登録④セルフ利用⑤利用実績登録（利用実績登録修正）

設備担当者

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セルフ利用の流れ

Tokyo Tech

赤字：必ず操作するメニュー、黒字：必要に応じて操作するメニュー①

項目

一般利用者メニュー

一般利用者が設備・日時を入力する【セルフ利用予約基本情報登録 M2-2-1】

予算詳細責任者等メニュー

設備担当者メニュー【設備担当者時間管理 M45】

【セルフ利用予約情報変更M2-2-1】②

一般利用者が予算詳細責任者等に予算使用の許可を求め、予算詳細責任者等が許可する③

一般利用者が予算入力する（注意：①から3日以内に③が完了しない場合、予約は自動キャンセルとなります）④

一般利用者が設備を利用（セルフ利用）する⑤

一般利用者が利用実績を入力する（注意：利用実績が未入力の場合、利用日翌日から一般利用者及び予算詳細責任者等にリマインドメールが通知されます）【パスコード表示 M3-11】または【予算利用者の登録 M3-1-2】【セルフ利用予約予算情報登録（パスコード M22-2-1）（予算利用者M2-2-2-2）】【セルフ利用予約利用実績登録 M2-2-3-1】【セルフ利用予約利用実績登録（予算詳細責任者）M3-4】【設備担当実績修正 M46】

【セルフ利用実績修正 M2-23-2】

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Self-Use and Self-Use training

Tokyo Tech- Users can make reservations for “Self-Use". However, some facilities may require
users to take a “Self-Use Training” as a condition for “Self-Use”.
- This section describes the “Self-Use training” and “Self-Use”.

Self-Use training(as necessary)

Self-UseConsultation
Task Request*Self-use" is defined as "use by users who reserve facilities and register result after use themselves.

6Flow of Self-Use training

Tokyo TechApplication
User[1] Registering basic information(facility, desired date ofmeeting(or training)）（[2] Allow users to use thebudget by Budget Manager orSupporter.(Paid training Only)[3] Registering budgetinformation. (Paid training Only)

Meeting (ortraining) date andtime[7] Registering
Result andclosing
application[4] Registering
Meeting(or training)

Facility
Owner
Arrange a meeting(or training) date[5]Meeting**Meetings may beskipped.

completion
notification[6]Self-Use
Training

Registering Result7

Procedure for Self-Use training

Tokyo Tech

Required, As necessary[1]OutlineUser

Users enter desired meeting (ortraining) date and time

Registering basic self-use
training information: M2-11】(Note: Even if you have alreadytaken the Self-Use Course inadvance, please be sure to complete
step [1]. *1

Budget Manager andSupporter

Facility owner【change: M2-1-1】[2]Budget Manager or Supporter
allows user to use the budget. *2

Issue passcode:M3-1-1 orregister as a budget user:
M3-1-2 *2[3]

User enters budget. *2[4]

Facility owner enters meeting (ortraining) date and time.

[5]

Users take a self-use training.

[6]

Facility owner registers self-users(users can start self-use)

Self User
Registration:M4-3[7]

Facility owner registers result.

Registration of self-use
training result andclosing application:M4-3

Registering budget self-use
training information(passcode:M2-1-2-1）(budget user:M2-1-2-2）
Register meeting:
M4-3*1 For general users who have already taken the Self-Use Course, the process is [1] → [6] → [7].
*2 Please skip if self-use training is free.

8Flow of Self-Use

Tokyo TechReservation

Registering ResultUser[1] Registering basic selfuse information([2] Allow users to use thebudget by Budget Manageror Supporter.)[3] Self-use budget
information registration[4] Self-Use[5] Register selfuse result(Modify self-useresult)

FacilityOwner

9Procedure for Self-Use

Tokyo Tech

Required, As necessary[1]

OutlineUser

Enter (or change, cancel))equipment, date and timeSelf-use budget information
registration: M2-2-1[2]Budget Manager or Supporter
allows user to use the budget.

[3]

User enters budget.
(Note: If [3] is not completed within
3 days of [1], the reservation will beautomatically cancelled.)[4]

Self-Use[5]

User registers self-use result.
(Note: If you have not yet
registered your result, you andyour budget manager andsupporter will receive a reminder email from the day after the date ofuse.)

Budget Manager andSupporter

Facility owner
Facility owner time
management: M4-5

【change: M2-2-1】

Issue passcode: M3-11or register as a budget
user: M3-1-2
Self-use budget information
registration (passcode: M2-22-1）(budget user: M2-2-22）

Register self-use result: M22-3-1

Register self-use result(Budget manager):M3-4

Modify self-use result: M4-6

【modify: M2-2-3-2】

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