Tokyo Tech

Overview of "consultation"and "task request"
March 2023

Integrated Facility Sharing System steering committee(English follows Japanese.)

0相談・業務依頼についてTokyo Tech

●ここでは相談及び業務依頼（一般利用者に代わり設備担当者が共用設備を使用する利用形態）について、説明します。

セルフ利用講習※省略される場合もあります

セルフ利用相談

業務依頼※統合システムでの「相談」は無料での相談と定義し、有料の相談は「業務依頼」として扱います。

1

相談・業務依頼の流れ（②を除き共通）

Tokyo Tech

申込
一般利用者
①基本情報登録（設備名称、打ち合わせ希望日時）（②予算詳細責任者等による予算の許可）【業務依頼のみ】③予算情報登録【業務依頼のみ】

・設備名称、打ち合わせ
希望日時

・業務完了通知・打ち合わせ日時④打ち合わせ登録

設備担当者時間管理（設備使用時間の入力）⑦利用実績登録・申込のクローズ

設備担当者
打ち合わせ日程調整（設備担当者が複数の場合）⑤打ち合わせ⑥業務実施【業務依頼のみ】※納品・検収含む

利用実績登録2

相談の流れTokyo Tech

赤字：必ず操作するメニュー、黒字：必要に応じて操作するメニュー①

項目

一般利用者メニュー

一般利用者が打ち合わせ希望日時を入力する【相談基本情報登録 M23-1】

予算詳細責任者等メ
ニュー

設備担当者メニュー【相談情報変更 M2-3-1】②

設備担当者が打ち合わせ日時を入力する③

一般利用者と設備担当者が打ち合わせをする④

設備担当者が利用実績を入力する【相談一覧（打ち合わせ登録）M4-2-1】【相談利用実績登録 M4-22】【相談一覧（申込のクローズ）M4-2-3】※１（注意）※１ 申込のクローズは打ち合わせ及び利用実績登録が終了した後に操作ください3

業務依頼の流れ

Tokyo Tech

赤字：必ず操作するメニュー、黒字：必要に応じて操作するメニュー①

項目

一般利用者メニュー

一般利用者が打ち合わせ希望日時を入力する【業務依頼基本情報登録 M2-3-1】

予算詳細責任者等メニュー

設備担当者メニュー【業務依頼情報変更 M23-1】②

一般利用者が予算詳細責任者等に予算使用の許可を求め、予算詳細責任者等が許可する③

一般利用者が予算入力する（注意：【業務依頼予算情報登①から3日以内に③が完了しない場合、 録（パスコード M2申込は自動キャンセルとなります）
3-2-1）（予算利用者M2-3-2-2）】④

設備担当者が打ち合わせ日時を入力する⑤

一般利用者と設備担当者が打ち合わせをする⑥

設備担当者が依頼業務を実施する（納品・検収）【設備担当者時間管理 M4-5】⑦

設備担当者が利用実績を入力する【業務依頼利用実績登録
M4-2-2】【業務依頼一覧（申込のクローズ）M4-2-3】※１【パスコード表示 M3-11】または【予算利用者の登録 M3-1-2】【業務依頼一覧（打ち合わせ登録）M4-2-1】（注意）※１ 申込のクローズは打ち合わせ及び利用実績登録が終了した後に操作ください4Consultation and Task Request

Tokyo Tech

●This section describes “Consultation” and “Task request (a form of use in whichfacility owner use facilities on behalf of users)”.

Self-Use training(as necessary)

Self-Use

Consultation
Task Request*"Consultation" in the system is defined as free of charge. Therefore, if a consultation is charged, it is treated as a “TaskRequest”.

5Flow of Consultation and Task Request

Tokyo Tech

Application
User[1] Registering basic
information(facility, desired date ofmeeting）（[2] Allow users to use the budget
by Budget Manager orSupporter.(Task Request Only)[3] Registering budget information.
(Task Request Only)

Meeting date and time[4]Registering Meeting

FacilityOwner
Arrange a meeting date[5]Meeting [6] Implementation(Task Request Only)

completion
notification[7] Registering
Result andclosing
application

Registering Result6

Procedure for Consultation

Tokyo Tech

Required, As necessary[1]

OutlineUser

Users enter desired meeting dateand time

Registering basic
consultation information
M2-3-1】

Budget Manager andSupporter

Facility Owner【Change M2-3-1】[2]

Facility owner enters meeting dateand time.

Consultation List (Registermeeting):M4-2-1[3]

Users and facility owner hold ameeting.

Facility owner time
management: M4-5

[4]Facility owner registers
consultation result.

Registration of consultation
result:M4-2-2
Consultation List (Closeapplication):M4-2-3**Please close the application after the meeting and registering result are completed.

7Procedure for Task Request

Tokyo Tech

Required, As necessary[1]

OutlineUser

Users enter desired meeting dateand time

Registering basic
request task
information M2-3-1】

Budget Manager andSupporter

Facility owner【change M2-3-1】[2]Budget Manager or Supporter
allows user to use the budget.

Issue passcode: M3-1-1or register as a budget
user: M3-1-2】[3]

User enters budget.
(Note: If [3] is not completed within
3 days of [1], your application will be
automatically cancelled.)[4]

Facility owner enters meeting dateand time.

[5]

Users and facility owner hold ameeting.

[6]

Facility owner implements therequested task.

Facility owner time management:
M4-5

[7]

Facility owner registers result.

Registration of request task
result: M4-2-2
Request task List (Closeapplication):M4-2-3】※

Registering budget
request task
information(passcode:M2-3-2-1）（budget user: M2-3-22）】*Please close the application after the meeting and registering result are completed.

Request task List (Registermeeting):
M4-2-1】8