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地方独立行政法人岩手県工業技術センター法人文書管理規程
制定 令和４年10月１日
最終改正 令和６年３月26日
目次
第１章 総則（第１条・第２条）
第２章 管理体制（第３条－第７条）
第３章 作成（第８条－第10条）
第４章 文書の取扱い
第１節 収受及び配布（第11条－第16条）
第２節 起案、供覧、決裁及び合議（第17条－第26条）
第３節 施行（第27条－第38条）
第５章 整理（第39条－第41条）
第６章 保存（第42条・第43条）
第７章 ファイル管理簿（第44条・第45条）
第８章 保存期間満了後の措置等（第46条－第48条）
第９章 管理状況の報告等（第49条・第50条）
第10章 補則（第51条）
附則
第１章 総則（趣旨）
第１条 この規程は、公文書の管理に関する条例（令和４年岩手県条例第20条。以下「条例」という。）
第12条第１項の規定により、地方独立行政法人岩手県工業技術センター（以下「法人」という。）における法人文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
（定義）
第２条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(１) 部等 地方独立行政法人岩手県工業技術センター組織規則（平成18年制定。以下「組織規則」という。
）第４条に規定する部等をいう。
(２) 部長等 組織規則第８条に規定する部長等をいう。
(３) 文書主管部 総務部をいう。
(４) 法人文書 条例第２条第１項第４号に規定する法人文書（法人の役員又は職員（以下「職員」という。
）が職務上作成し、又は取得したものに限る。
）をいう。
(５) ファイル管理簿 条例第７条第１項に規定するファイル管理簿をいう。
(６) 電子文書 法人文書のうち電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(７) ファイル等 条例第５条第５項に規定するファイル等をいう。
(８) ファイル 第14条第２項を除き、条例第５条第２項に規定するファイルをいう。
(９) 電子決裁・文書管理システム 電子計算機を使用して文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄その他の行政文書の管理に関する事務の処理を行うためのシステムであって、岩手県総務部総務室法務・情報公開課長が管理するものをいう。
第２章 管理体制（総括文書管理者）
第３条 法人に、法人文書の適正な管理を図るため、総括文書管理者を置き、理事長をもって充てる。
２ 総括文書管理者は、次に掲げる事務を処理するものとする。
(１) ファイル管理簿の調製に関すること。
(２) 法人文書の管理に関する改善措置の実施に関すること。
(３) 組織の新設又は改廃に伴う法人文書の適正な管理のための必要な措置に関すること。
(４) 前３号に掲げるもののほか、法人文書の管理に関する事務の総括に関すること。
（副総括文書管理者）
第４条 法人に、副総括文書管理者を置き、経営企画統括部長をもって充てる。

２ 副総括文書管理者は、前条第２項各号に掲げる事務について、総括文書管理者を補佐するものとする。
（文書管理者）
第５条 法人に、部等の所掌事務に関する法人文書を適正に管理するため、文書管理者を置き、総務部長をもって充てる。
２ 文書管理者は、次に掲げる事務を処理するものとする。
(１) 法人文書の整理及び保存に関すること。
(２) 保存期間が満了したときの措置の設定及び実施に関すること。
(３) ファイル管理簿への記載に関すること。
(４) 法人文書の作成その他法人文書の管理に関する職員の指導に関すること。
(５) 前各号に掲げるもののほか、法人文書の管理に関すること。
（文書管理主任）
第６条 部等に文書管理主任を置き、部長等をもって充てる。
２ 文書管理主任は、前条第２号各号に掲げる事務について文書管理者を補佐するとともに、文書管理者の指示の下に、法人文書の収受、配布及び発送に関する事務（職員が電子的方式により直接受信した電子文書に係るものを除く。以下同じ。
）を行うものとする。
（文書整理担当者）
第７条 文書管理者は、文書管理主任の事務を補佐し、法人文書の整理及び保存に関する事務並びに法人文書の収受、配布及び発送に関する事務を処理させるため、所属職員のうちから文書整理担当者を１名以上指名することができる。
第３章 作成（文書の作成に関する原則）
第８条 職員は、文書管理者の指示に従い、条例第４条の規定により、処理に係る事案が軽微なものを除き、文書を作成しなければならない。ただし、緊急やむを得ない理由によりあらかじめ文書を作成する
ことが困難である場合その他事務又は事業の処理に際して文書を作成することが困難である場合は、事後において文書を作成することができる。
第９条 職員は、文書の作成に当たっては、その内容について複数の職員による確認を受けること等により、文書の正確性の確保に努めなければならない。
２ 職員は、文書の作成に当たっては、総括文書管理者が別に定める場合を除くほか、常用漢字表（平成22年内閣告示第２号）、現代仮名遣い（昭和61年内閣告示第１号）、送り仮名の付け方（昭和48年内閣告示第２号）及び外来語の表記（平成３年内閣告示第２号）の定めるところによらなければならない。
３ 文書は、次に掲げるものを除き、左横書きとしなければならない。
(１) 法令により縦書きとすることとされているもの(２) 賞状、表彰状、式辞、祝辞その他これらに類するもの(３) その他総括文書管理者が縦書きとすることを適当と認めるもの
４ 文書を作成するときは、総括文書管理者が別に定めるものを除き、日本産業規格Ａ列４番の用紙を使用しなければならない。
（公文の作成）
第10条 公文の作成については、前条に定めるもののほか、公文例式規程（昭和40年岩手県訓令第６号）
を準用するものとする。
第４章 文書の取扱い
第１節 収受及び配布（法人における郵便物等の受領等）
第11条 法人に郵便等により到達した文書（以下「郵便物等」という。）及び物品（理事長宛てのものに限り、部等に直接到達したものを除く。以下、この条において同じ。）は、文書主管部において受領し、次に定めるところにより配布しなければならない。
(１) 郵便物等は、宛先の文書管理主任又は文書整理担当者（以下「文書管理主任等」という。）に配布すること。
(２) 宛先が明らかでない郵便物等及び物品は、必要により開封し、配布先を確認の上、当該事務を担当する部等の文書管理主任等に配布すること。
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(３) 書留その他の特殊取扱とされた郵便物（受取人の受領印等を要するものに限る。）、電報及び物品については、別に定める様式による書留等配布票に所要事項を記載した後、宛先の文書管理主任等に配布し、受領印等を徴すること。ただし、軽易な電報については、この処理を省略することができる。
(４) ２以上の部等の所管にわたる郵便物等は、当該郵便物の内容に最も関係のある部等の文書管理主任等に配布すること。
（法人における郵便物等の収受等）
第12条 文書管理主任等は、前条の規定により配布された郵便物等及び物品並びに部等において直接受領した郵便物等及び物品を次に定めるところにより収受し、及び配布しなければならない。
(１) 郵便物等（親展とされた文書を除く。）は、開封の上、当該文書の下部余白に別に定める収受印を押印し、直ちに、当該事務を担当する職員（以下「担当職員」という。
）に配布すること。
(２) 郵便物等のうち、判決書その他の文書で、収受の日時がその効力に影響を及ぼすものは、当該文書の下部余白に収受日時を記載して文書管理主任等が認印を押印し、かつ、封皮のあるものは、これを添えて担当職員に配布すること。
(３) 親展とされた文書は、封皮に収受印を押印し、開封しないで宛先に配布すること。
(４) 担当職員は、前３号の規定により配布された文書について、総括文書管理者が別に定めるものを除き、電子決裁・文書管理システムに収受の登録をすること。
(５) 物品は、宛先に配布すること。
（料金未払又は料金不足の郵便物の処理）
第13条 料金未払又は料金不足の郵便物が到達した場合において、業務に関し特に必要と認められるときに限り、当該未払金額又は不足金額を納付して当該郵便物を受領することができる。
（電子的方式により受信した文書の収受等）
第14条 文書管理主任等は、電子的方式により受信した文書について、総括文書管理者が別に定める場合
を除き、電子決裁・文書管理システムに収受の登録をしなければならない。ただし、職員が電子的方式
により直接受信した文書にあっては、当該職員が登録するものとする。
２ 前項の規定による登録をする場合において、当該登録に係る文書の収受の日時がその効力に影響を及ぼすものであるときは、当該文書に併せて、当該文書を受信した日時（当該文書の内容が、法人の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに記録された日時をいう。）が分かる資料を添付しなければな
らない。
（返付）
第15条 文書管理主任等は、第11条の規定により文書主管部から配布を受けた郵便物等及び物品が当該部等の主管に属さないものであると認めるときは、配布先についての意見を付して文書主管部に返付しなければならない。
２ 文書管理主任等は、電子的方式により受信した文書のうち電子決裁・文書管理システムにより受信した文書が当該部等の主管に属さないものであると認めるときは、送信者に対し、速やかに電子決裁・文書管理システムにより当該文書を差し戻さなければならない。
（配布を受けた文書の取扱い）
第16条 担当職員は、重要な文書又は異例に属する文書の配布を受けたときは、その処理につき、速やかに、上司の指示を受けなければならない。
２ 担当職員は、国、県の機関からの通達等で例規となる文書の配布を受けたときは、必要に応じて当該文書の上部余白に「例規」と朱書して処理の上、必要のあるものは、その写しを関係部等に配布しなけ
ればならない。
第２節 起案、供覧、決裁及び合議（起案の要領）第17条 起案は、次に掲げる事項に留意して行わなければならない。
(１) 起案者の作成した案が施行者の意思として決定されることが多いことを自覚し、責任を持って起案すること。
(２) 事案の背景及び検討の経過並びに起案に際しての上司の指示を理解して起案すること。
(３) 法律的観点及び経営的観点の検討を行った上で起案すること。
(４) 施行された文書を受け取る側の立場に立ち、親しみやすく、かつ、誤解を生じさせることのない
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ような表現を用いて起案すること。
(５) 起案した文書（以下「回議案」という。）について、職員及び決裁権者が、速やかにその内容、問題点等を理解し、判断することができるように、これらを分かりやすく、かつ、簡潔に記載して起案すること。
（起案等の方法）
第18条 起案及び供覧（以下「起案等」という。）は、電子決裁・文書管理システムに、件名、内容、理由、経緯等の所要事項を入力するほか、必要に応じ、文案及び関係文書その他必要な書類（以下「文案等」という。）を添付することにより行われなければならない。ただし、文案等に総括文書管理者が別に定めるものが含まれる場合は、当該文案等を電子決裁・文書管理システムに添付しないことができる。
２ 前項ただし書の場合において、起案者は、当該文案等に電子決裁・文書管理システムにより出力した別に定める様式による添付文書管理票を添えて起案等を行うものとする。
（起案等の方法の特例）
第19条 前条の規定にかかわらず、総括文書管理者が別に定める場合には、起案者は、次条及び第21条に規定する場合を除き、別に定める様式による回議用紙又は供覧用紙を用いて起案等を行うことができる。この場合において、起案者は、原則として電子決裁・文書管理システムにより出力した回議用紙又は供覧用紙を用いるものとし、必要に応じ、文案等を当該回議用紙又は当該供覧用紙に添えなければならない。
２ 前項の規定に基づき起案した場合において、回議案の重要な事項を訂正し、又は添削するときは、当該訂正し、又は添削する箇所に認印を押印しなければならない。
第20条 起案等に係る内容が軽易なものである場合又は起案等に所定の様式を用いる場合には、余白を用い、又は総括文書管理者が別に定める項目を記載した一定の帳簿を設けて起案等を行うことができる。
２ 起案の内容が同一の文案に基づき処理することができるものである場合において、当該文案を例文とすることについて前２条の規定により起案し、第24条の規定による決裁を完了したときは、前項の帳簿を設けて起案することができる。この場合において、当該起案に係る帳簿には、当該文案を例文とすることについて同条の規定による決裁を完了した回議案（以下「原議」という。）を添付しなければならない。
第21条 旅行命令（依頼）票、旅費計算書、支出契約決議書、経費精算書その他別に定める帳票を用いる
場合には、総括文書管理者が別に定めるところにより起案することできる。
（回議及び合議）第22条 前３条の規定に基づき起案等を行う場合を除き、回議及び合議は、電子決裁・文書管理システムにより行うものとする。
２ 回議案で他部等に関係のあるものは、関係部等の長に合議しなければならない。ただし、あらかじめ、関係部等の長と協議し、又は関係部等の長に回議案の写しを送付して意見を求めて、意見の調整がされた場合は、この限りでない。
３ 合議は、必要かつ最小限の範囲にとどめ、効率的な事務処理に努めなければならない。
４ 第２項の規定により合議する場合において、当該他部等の長が当該回議案について意見を異にするときは、当該他部等の長は、当該回議案に係る事務を担当する部等の長に協議し、当該協議が整わないときは、当該事務を担当する部等の長は、上司の指示を受けなければならない。
５ 回議案の合議先が２以上の部等にわたる場合は、関係部等の長の表示は、合議を経る順序に記載しなければならない。
（総務部長への合議）第23条 回議案で次に掲げるものについては、理事長等決裁権者の決裁及び関係部等の長の合議の後に、総務部長に合議しなければならない。
(１) 規則、規程及び細則に関するもの(２) 重要な例規に関するもの(３) 異例に属する不服申立て及び争訟に関するもの(４) 異例に属する公法上の契約（協定を含む。
）及び私権の得喪変更に関するもの(５) その他重要なもの又は異例若しくは新例に属するもの（決裁）4

第24条 回議案は、地方独立行政法人岩手県工業技術センター決裁規程（平成18年制定、以下「代専決規程という。
）の定めるところにより決裁を受けなければならない。
２ 決裁権者が不在等のため、代専決規程に定める決裁区分に応じ代決した場合にあっては、代決者は、
電子決裁・文書管理システムに代決の登録をしなければならない。ただし、第19条から第21条までの規定に基づく起案にあっては、回議案に「代決」と朱書しなければならない。
３ 回議案で急を要するもの又は秘密を要するもの若しくは重要なものは、その内容について十分に説明のできる者が、回議又は合議をする者及び決裁権者に当該回議案の内容を説明し決裁を受けなければならない。
（決裁後の処理）第25条 起案者は、原議について、電子決裁・文書管理システムに決裁の年月日を登録しなければならない。ただし、第20条及び第21条の規定に基づく起案については、別に定める様式による決裁印を押印して、決裁の年月日を明らかにしておかなければならない。
（回議案等の廃案又は変更の手続）
第26条 起案者は、決裁が完了する前において当該回議案を廃案し、又は当該回議案の内容に変更を加える必要が生じたときは、当該回議案を廃案するときにあっては当該回議案を廃案することについて、当該回議案の内容に変更を加えるときにあっては当該変更後の内容について改めて起案し、第22条から第24条までに定める手続きを経なければならない。ただし、誤字又は脱字の訂正その他の軽微な変更については、既に回議又は合議をした者に対し、変更の内容及びその理由を説明し、かつ、当該者の同意を得て処理することができる。
２ 前項の規定は、原議の施行前に当該原議を廃案し、又は当該原議の内容に変更を加える必要が生じた
場合について準用する。この場合において、同項中「決裁が完了する前」とあるのは「原議の施行前」と、「回議案」とあるのは「原議」と、「既に回議又は合議をした者」とあるのは「決裁権者」と読み替えるものとする。
３ 第１項ただし書（前項において読み替えて準用する場合を含む。）の規定により処理する場合には、起案者は、回議案（同項において読み替えて準用する場合にあっては、原議）に当該処理の内容及び理由を付記しなければならない。
第３節 施行（施行）第27条 原議は、特に指示がある場合を除き、直ちに施行しなければならない。
（法人文書の記号、番号等）
第28条 次の各号に掲げる法人文書には、当該各号に定める記号、番号等を記載しなければならない。ただし、法令の規定により記号、番号等について特に指定されているもの、辞令書、表彰状、契約書、書簡等及び慣例により記号、番号等を必要としないものは、この限りでない。
(１) 規則、規程及び細則 規則、規程又は細則及び総務部に備え付ける別に定める様式による令達番号簿による番号(２) 一般文書 「工技」の記号及び電子決裁・文書管理システムにより付与される番号。ただし、軽易な事案に属する法人文書には、番号を記載しないで、号外として処理することができること。
２ 法人文書の番号は、会計年度（前項第１号に掲げる法人文書にあっては、暦年）を通じて連続の番号を用いなければならない。ただし、同一事案に係るものについては、当該年度内に限り、同一番号を用いることができる。
（法人文書の日付）
第29条 法人文書の日付は、施行の日とする。ただし、特に期日に指定のあるものについては、この限りでない。
（法人文書の施行者名）
第30条 次に掲げる法人文書は、原則として、理事長名により発信するものとする。
ア 令達文書（規則、規程及び細則をいう。
）
イ 議案書
ウ 契約書、裁決書、決定書等
エ 国の行政機関の長、次官、局長その他これらに準ずる者に発する法人文書
オ 都道府県の知事又は議会の議長に発する法人文書
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カ 市町村長に発する法人文書
キ 辞令書
ク 賞状、表彰状、感謝状等
ケ 請求書、証明書、諮問書等
コ その他これらに準ずる法人文書
２ 前項に規定するもののほか、特に必要な場合は、法人文書の施行者名は、各統括部長名又は担当部長
名とすることができる。
（公印の使用）第31条 法人文書が次に掲げる文書に該当する場合は、公印を押印しなければならない。この場合において、電子的方式により施行する電子文書には、地方独立行政法人岩手県工業技術センター公印規程（平成18年制定、以下「公印規程」という。
）第６条に規定する電子公印を付与することができる。
(１) 法令等の規定により公印の押印を要する文書(２) 権利、義務又は事実証明に関する文書(３) 前２号に掲げるもののほか、公印を押印することが特に必要と認められる文書
２ 前項の規定に基づき電子公印の付与を要する電子文書には、電子公印の付与に代えて、電子署名（電子署名及び認証業務に関する法律（平成12年法律第102号）第２条第１項に規定する電子署名をいう。
以下同じ。）を付与することができる。この場合において、起案者は、電子署名の付与を受けようとするときは、公印規程第３条に規定する公印取扱者（以下「電子署名取扱者」という。）に、電子署名の付与を請求しなければならない。
３ 前項の規定による電子署名の付与の請求及び承認の手続きについては、公印規程第第５条第１項及び第２号の規定を準用する。
４ 契約、登記、証明等関係の法人文書（電子文書を除く。）で、書類の枚数が２枚以上にわたるもの
は、その両面にかけて、割印を押印しなければならない。ただし、袋とじをした法人文書については、のり付けの箇所に割印を押印しなければならない。
（事務担当部等名等の表示）
第32条 一般文書の下部余白には、当該法人文書に係る事務担当部等名、電話番号、必要に応じて担当職
員の氏名等を記載しなければならない。ただし、総括文書管理者が別に定めるものについては、この限
りでない。
（浄書）
第33条 法人文書の浄書は、各部等において行うものとする。
２ 法人文書の浄書を終えたときは、各部等において必要に応じて校合を行うものとする。
（付箋用紙処理）第34条 軽易な照会又は連絡に関するもの及び文書の不備若しくは違式又は差出人の申出等によって返付するものは、別に定める様式による付箋用紙を用いて処理することができる。
（発送等の方法）
第35条 法人文書及び物品の発送等は、総務部において行うものとし、次に定める方法によるものとする。ただし、学術研究用の資料として特別の管理がされているものについては、各部等において行わなければならない。
(１) 電子決裁・文書管理システムその他電子的方式による送信(２) 郵便等による発送(３) 直接交付(４) 法人のホームページへの掲載(５) 前各号に掲げるもののほか、文書管理者が適当と認める方法
２ 起案者は、前項各号による法人文書及び物品の発送等が完了したときは、電子決裁・文書管理システ
ムに発送等の年月日を登録しなければならない。ただし、第20条及び第21条の規定に基づく起案にあっては、原議に発送年月日を記載しなければならない。
（郵便等による発送）第36条 法人文書及び物品を郵便等により発送しようとするときは、次に掲げるところにより行わなければならない。
(１) 起案者は、後納郵便等差出簿を文書管理主任等に回付し、発送の手続を執ること。
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(２) 原則として料金後納扱いとすること。ただし、総務部長が適当と認めた場合は、郵便切手により発送することができる。
２ 文書管理主任等は、前項の規定により回付を受けた法人文書及び物品について、書留その他の特殊取扱により郵送することの要否を確認し、発送しなければならない。
（法人文書の再発行）
第37条 施行した法人文書について、紛失、汚損等のため同一のものを再発行する必要があるとき、又は誤字等のため訂正等をした上で再発行する必要があるときは、新たに当該法人文書を再発行することについて起案し、第22条から第24条までに定める手続きを経なければならない。
２ 前項の規定により法人文書を再発行するときは、必要に応じ、当該法人文書の上部余白に「再発行」の表示をするものとする。
（文書の処理の状況の調査等）
第38条 文書管理者は、必要があると認めるときは、文書管理主任に文書の処理の状況を調査させることができる。
２ 文書管理主任は、前項の規定に基づく調査を指示されたときは、電子決裁・文書管理システム等により処理の状況を確認し、文書管理者に報告しなければならない。
３ 文書管理者は、前２項の規定による調査により処理が完結していない文書があることが判明した場合は、当該文書に係る事務を担当する部長等又はそれに準ずる者にその処理方針を指示しなければならない。
第５章 整理（分類及び名称）
第39条 条例第５条第１項及び第３項の分類は、第１ガイド、第２ガイド、第３ガイドの３段階方式とし、その名称は、総括文書管理者が別に定める基準の例により、文書管理者が定める。
２ ファイル等の名称は、保有している法人文書を体系的に管理し、迅速に検索することができるように、文書管理者が所掌する事務又は事業等の内容を的確に反映させて定めるものとする。
（保存期間）
第40条 文書管理者は、条例第５条第１項及び第３項の規定によりファイル等の保存期間を設定する場合には、別表第１の左欄に掲げる保存期間の区分に応じそれぞれ同表の右欄に定める法人文書の類型に基づき、設定しなければならない。ただし、次に掲げるファイル等については、１年以上の保存期間を設定しなければならない。
(１) 条例第２条第１項第５号に規定する歴史公文書に該当すると見込まれるもの(２) 意思決定に至る過程及び事務又は事業等の実績を合理的に跡付け、又は検証をする必要があるもの２ ファイル等の保存期間の起算日は、ファイル等を作成し、又は取得した日（以下「文書作成日等」という。
）の属する年度の翌年度の４月１日とする。
３ 前項の規定は、次に掲げるファイル等については、適用しない。
(１) 文書作成日等においては不確定である期間を保存期間とするもの(２) 文書作成日等において複数年度にわたることが予定されている事務又は事業に係るものであって、当該複数年度の最終年度の翌年度の４月１日から起算して１年以内の日を保存期間の起算日とすることが適当であると文書管理者が認めるもの（保存期間満了後の措置）
第41条 総括文書管理者は、条例第11条第４項の規定により、保存期間が満了した後の措置として、別表第２の左欄に掲げる区分に応じ、それぞれ同表の右欄に定める法人文書の類型に該当するものにあっては一般の利用に供するための保存の措置を、それ以外のものにあっては廃棄の措置をとるべきことを定めなければならない。
第６章 保存（保存方法）
第42条 文書管理者は、ファイル等について、その管理を組織的に行うことができる場所において保存しなければならない。
２ 文書管理者は、電子文書について、その正確性及び可視性を維持するために必要がある場合には、当該電子文書が記録されている媒体を他の媒体に変換することができる。この場合において、文書管理者
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は、当該他の媒体に変換される前の媒体に記録されているファイル等（以下「変換前のファイル」という。）と当該他の媒体に記録されているファイル等（以下「変換後のファイル等」という。）が同一であることを確認したときは、第46条の規定にかかわらず、ファイル管理簿に媒体の変換を行ったことを記載した上で、変換後のファイル等を原本とし、変換前のファイル等を廃棄することができる。
３ 職員は、検討資料を作成するために収集した関係資料、起案等に際しての下書き、業務の参考とする
ために保有している資料その他の法人文書に該当しない当該職員が保有する文書について、ファイル等と明確に区分して保管しなければならない。
（引継ぎ）
第43条 文書管理者は、保存期間が３年以上のファイル等（電子文書及び電子文書を含むファイルを除く。以下この条において同じ。）について、引き続き当該ファイル等を使用する必要がある場合を除
き、文書作成日等の属する年度の翌々年度以後に、総務部長に引き継ぐことができる。
２ 総務部長は、前項の規定に基づき引継ぎを受けたファイル等（以下「引継文書」という。）について、文書保存庫及び書庫等において、次に掲げる事項に留意して保存しなければならない。
(１) 引継文書は、書架に分類整理しておくこと。
(２) 文書保存庫及び書庫等内においては、一切の火気の使用をしないこと。
(３) 文書保存庫及び書庫等は、使用中の場合を除き、施錠すること。
(４) 引継文書の管理に従事する職員以外の者を文書保存庫及び書庫等に立ち入らせないこと。ただし、総務部長の承認を得た者については、この限りでない。
第７章 ファイル管理簿（ファイル管理簿の調製及び公表）
第44条 総括文書管理者は、別に定める様式によるファイル管理簿を、電子決裁・文書管理システムをもって調製しなければならない。
２ 総括文書管理者は、ファイル管理簿を、総務部に備えて一般の閲覧に供するとともに、インターネッ
トを利用する方法により公表しなければならない。
（ファイル管理簿への記載）
第45条 条例第11条第２項の規定によるファイル管理簿への記載は、文書管理者が次に掲げる事項を電子決裁・文書管理システムに入力することにより行うものとする。ただし、記載事項の全部又は一部が同項に規定する非開示情報（以下「非開示情報」という。）に該当する場合には、当該非開示情報を他の記述に置き換える等当該非開示情報を明らかにしない方法で行うものとする。
(１) 分類(２) 名称(３) 保存期間(４) 保存期間の満了する日(５) 保存期間が満了したときの措置(６) 保存場所(７) 保存期間の起算日(８) 媒体の種別
第８章 保存期間満了後の措置等（廃棄等）
第46条 文書管理者は、保存期間が満了したファイル等について、第41条の規定により定めた措置に基づき、一般の利用に供するための保存の措置を講じ、又は廃棄しなければならない。
２ 文書管理者は、前項の規定により保存の措置を講じ、又は廃棄しようとするときは、総括文書管理者に協議をしなければならない。
３ 総括文書管理者は、前項の規定により、文書管理者から保存の措置を講じ、又は廃棄に関する協議があった場合は、この可否を決定しなければならない。
４ 文書管理者は、第１項の規定により廃棄することとしたファイル等について、自ら廃棄しなければならない。この場合において、当該ファイル等に非開示情報が記録されているときは、当該記録されている部分を削除し、裁断する等の処理をしなければならない。
５ 総括文書管理者は、第１項の規定により保存の措置を講じ、又は廃棄したファイル等について、電子決裁・文書管理システムに当該保存の措置を講じ、又は廃棄した年月日を表示しなければならない。
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（保存期間の延長）
第47条 文書管理者は、次の各号に掲げるファイル等については、当該各号に定める期間が経過する日までの間、当該ファイル等の保存期間及び保存期間の満了する日を延長しなければならない。
(１) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間(２) 現に係属している訴訟における手続き上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間(３) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して１年間(４) 情報公開条例（平成10年岩手県条例第49号）第５条の規定に基づく開示請求があったもの 同条
例第11条の規定による通知の日の翌日から起算して１年間(５) 個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）第76条の規定による開示請求があったもの
同法第82条の規定による通知の日の翌日から起算して１年間(６) 個人情報の保護等に関する条例（令和４年岩手県条例第49号）第９条の規定に基づく死者情報の開示請求があったもの 同条例第11条第１項の規定によりその例によることとされる個人情報の保護に関する法律第82条の規定による通知の日の翌日から起算して１年間(７) 前各号に掲げるもののほか、当該ファイル等について現に請求、争訟の対象となっているもの
当該請求、争訟等の処理に必要な期間
２ 文書管理者は、保存期間が満了するファイル等について、その所掌する事務又は事業の遂行上必要があると認めるときは、その必要な限度において、一定の期間を定めて当該ファイル等の保存期間及び保存期間の満了する日を延長することができる。
３ 文書管理者は、前２項の規定に基づき、保存期間及び保存期間の満了する日を延長した場合は、ファ
イル管理簿の記載を変更しなければならない。
４ 文書管理者は、第43条第１項の規定に基づき引き継ぎをしたファイル等のうち、第１項及び第２項の規定により保存期間及び保存期間の満了する日を延長したものについては、総括文書管理者に速やかに報告しなければならない。
（保存期間の特例）
第48条 台帳等で常時更新されるものについては、更新の都度、保存期間が見直されたものとみなす。
第９章 管理状況の報告等（管理状況の報告）
第49条 文書管理者は、毎年度、ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理の状況について、総括文書管理者に報告しなければならない。
２ 総括文書管理者は、法人文書の管理の状況について、知事に報告しなければならない。
（紛失等への対応）
第 50 条 文書管理者は、ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は、直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
２ 総括文書管理者は、前項の規定による報告を受けた場合には、当該紛失又は誤廃棄の原因を調査し、必要に応じてこれらの防止のための改善措置を講じなければならない。
第10章 補則第51条 この規程に定めるもののほか、法人文書の管理に関し必要な事項は、総括文書管理者が定める。
附 則
１ この規程は、令和４年10月１日から施行する。
（法人文書管理規則の廃止）
２ 地方独立行政法人岩手県工業技術センター理事長が保有する法人文書の管理に関する規則（平成 18年制定）は、廃止する。
（法人文書管理細則の廃止）
３ 地方独立行政法人岩手県工業技術センター法人文書管理細則（平成 18 年制定）は、廃止する。
（経過措置）
４ 回議案であって、この規程の施行の日（以下「施行日」という。）において現に回議又は合議が行われているもの及び原議であって施行日において第４章第３節の規定により施行がされていないものにつ
いては、前項の規定による廃止前の法人文書管理細則第３章第２節、第４章の規定は、なおその効力を9有する。
５ 施行日前に作成し、又は取得した法人文書で、当該法人文書の保存期間を永年保存とするものと定められているものについては、施行日において第40条の規定により当該保存期間が30年として定められていたものとみなす。
６ 前項の規定により保存期間が30年として定められていたとみなされる法人文書であって、施行日の前日までに当該保存期間が満了しているものについては、第47条第１項及び第２項の規定にかかわらず、施行日において当該保存期間が令和５年３月31日まで延長されたものとみなす。
附 則
１ この規程は、令和５年４月１日から施行する。
(経過措置)
２ 個人情報の保護等に関する条例（令和４年岩手県条例第49号）附則第３項の規定によりなお従前の例によることとされる同条例附則第２項の規定による廃止前の個人情報保護条例（平成13年岩手県条例第７号）に規定する個人情報の開示に係る公文書の管理に関する条例（令和４年岩手県条例第20号）第５条第５項に規定するファイル等の保存期間及び保存期間の満了する日の延長については、なお従前の例による。
附 則
１ この規程は、令和６年10月１日から施行する。
２ 令和６年４月１日から同年９月30日までの間、総括文書管理者が別に定める法人文書については、この規程による改正後の地方独立行政法人岩手県工業技術センター法人文書管理規程第12条、第14条、第15条、第18条、第19条、第22条第１項、第24条第２項、第25条本文及び第35条の規定の例により収受の登録、文書の返付、起案及び供覧、回議及び合議、決裁、決裁後の処理並びに発送をするものとする。
別表第１（第 40 条関係）
保存期間の区分法人文書の類型
30年
１ 法人の経営に関するもので重要なもの
２ 組織及び定数に関するもの
３ 主要な業務の実績を記録したもの
４ 法人文書の管理及び保存に関するもの
５ 前各号に掲げる法人文書に類するもので30年保存を必要とするもの
10年
１ 事業決定の参考としたもの
２ 事業決定に関する会議に提出したもの
３ 事業の実施及び事業内容の確認に関するもの
４ 人事関係に関するもの
５ 対外的な権利義務関係を生ずるもの
６ 統計及び調査結果の報告に関するもの
７ 前各号に掲げる法人文書に類するもので10年保存を必要とするもの
７年
帳簿、伝票及び証拠書類に関するもの（税に関するものに限る。
）
５年

３年

１年

１
２
３
４
５
６
１
２
３
４
５
１
２

予算、決算その他会計関係に関するもの（税に関するものを除く。）
権利義務関係を生じない届出、報告等に関するもの
県議会に提出したものその他の県議会対応に関するもの
法人の内部管理に関するもの
法人の内部の参考資料に関するもの
前各号に掲げる法人文書に類するもので５年保存を必要とするもの
権利義務関係を生じないもの職員の研修及び厚生福利に関するもの
施設管理に関するもの
帳簿、台帳、名簿等で常時使用するもの
前各号に掲げる法人文書に類するもので３年保存を必要とするもの
軽易な照会、回答、報告、通知等に関するもの
１に掲げる法人文書以外で１年間保管する必要があるもの
10

１年未満

１
２
３
４

内部の事務連絡に関するもので定型的なもの
別途、正本又は原本が保存されている法人文書の写し
軽微なもので長期間保存する必要がないもの
前各号に掲げる法人文書に類するもので１年未満保存とすることが適切なもの
そ 権利義務関係の消滅が 個人及び法人の権利義務の確定に関するものの 確定するまでの期間
他 法令等の定める期間
法令等で保存期間が定められているもの
別表第２（第41条関係）
区分
法人文書の類型
定款、業務方法書、規則、規程、 １ 定款、業務方法書、規則、規程、細則等（例規扱いとなる通達を細則等の例規に関する法人文書含む。
）の制定又は改廃に関するもの
２ 定款、業務方法書、規則、規程、細則等の解釈及び運用の基準の制定又は改廃に関するもの
３ 法令の運用解釈に関する通知、依命通達等で法人の規則等の規範となるもの
４ 国、地方公共団体及び民間企業等との協定、覚書、申合せ事項等の決定に関する文書
法人経営の計画等に関する法人文 法人の主要な計画等の策定又は改廃及びその経緯、実績並びに評価に書関するもの
組織、人事等に関する法人文書 １ 法人の組織の新設又は改廃及びその経緯に関するもの
２ 組織又は定数の管理、人事制度、給与制度等に関するもの
３ 職員の任免に関するもの（軽微なものを除く。
）
４ 職員の分限処分又は懲戒処分の決定に関するもの
主要会議等に関する法人文書
主要な会議等の設置又は廃止並びに審議経過及び結果に関するもの。
監査、検査等に関する法人文書 会計検査又は外部監査に関するもの（事務又は事業で重要な問題があったものに限る。）
争訟等に関する法人文書
１ 法人が当事者となった訴訟、不服申立て、調停、あっせん、和解、仲裁その他紛争等に関するもの
２ 損害賠償及び損失補償に関するもの
法人経営に関する法人文書
１ 重要な施策、事業に係る年度及び中期計画予算に関するもの
２ 財務諸表、決算報告書及び事業報告書に関するもの
固定財産等の取得、管理及び処分 １ 法人保有財産の取得、管理及び処分に関するもの
に関する法人文書
２ 法人が管理する国有財産に関するもの
３ 債権等の権利に関するもの
防災、危機管理に関する法人文書 １ 災害等の対応に関するもの（被災・被害の状況に関するものを含む。
）
２ 災害等に係る国、地方自治体及び関係団体等との各種調整の状況に関するもの３ 法人内で発生した重大な事件、事故等に関するもの
儀式、行事等に関する法人文書 皇室及び要人の来所に関するもの
栄典又は表彰に関する法人文書 叙位、叙勲及び褒章の内申に関するもの
法人の経営に関する法人文書
１ 登記及び変更登記に関するもの
２ 公印の制定、廃止及び改印に関するもの（法人登記印鑑に関するものに限る。）
３ 法人の経営に関するもので重要と認められるもの
４ 法人文書管理及び保存、廃棄に関するもの
その他
前各号に掲げるものに類するもので、歴史的価値を有するもの
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