ユーザ検索機能を考慮した Oﬃce365 のライセンス付与に関する考察
野口 宏 1) , 大瀧 保広 1) , 鎌田 賢 2)
1) 茨城大学 IT 基盤センター
2) 茨城大学 工学部
hiroshi.noguchi.daemon@vc.ibaraki.ac.jp

A Note on License Option of Oﬃce365 According to Searchable
Namespace
Hiroshi Noguchi1) , Yasuhiro Ohtaki1) , Masaru Kamada2)
1) Center for Information Technology, Ibaraki Univ.
2) Faculty of Engineering, Ibaraki Univ.

概要
多くの大学や高専機構で Oﬃce365 の導入事例が報告されている。Oﬃce365 には様々なサービスがあり全体を把握することが困難とも言える。サービスが豊富であり、管理者が知らないサービスが追加されることも多い。サービスによっては、ID 管理の観点から適切でないと思われる検索機能を有している場合があると考えられる。その検索機能を示し、その機能を考慮した大学等にとって安全と思える設定の方針を示す。

1 はじめに近年、多くの大学や国立高等専門学校機構において、2 大学における構成員とユーザ検索
2.1 大学における構成員

マイクロソフト社の提供する Oﬃce365(以下、「o365」

大学等の教育機関では、関係している者は概して、と略) の導入事例が報告されている。o365 には様々な構成員としての教職員と、構成員とは言えない学生のサービスがあり、それぞれのサービスを把握するだけ二種類に分けられる。大学として o365 を利用する場でも多大な労力を要する。サービスが豊富であり、管合、その両者のユーザに ID を付与し関連情報を登録理者が知らないサービスが追加されることも多い。新し管理する必要がある。更に、構成員としての教職員

たにサービスが加わることはメニュー等により確認しと学生でサービスに対して同様にライセンスを付与すやすいが、サービスの内容自体が変更になる場合は管ることには問題があると考える。

理者が普段から注意を払っておく必要がある。

2.2 大学における構成員の検索

o365 のサービスの中には、共同作業をするユーザを指定するなどの場面において、電子メールアドレスの大学に関係している者に関して、検索できて良い分類と適切でない分類を、表 1 に示した。

一部や氏名の一部などからユーザ情報を検索すること表1ができるものがある。ところが、ユーザ ID や名前の構成員と検索検索の機能に関しては、ユーザに何の制約もなく他の被検索者は適切でない場合がある。
本稿では、この様な適切でない一覧の取得等を考慮し、茨城大学において o365 のライセンス付与を検討

検索者

ユーザの一覧が取得できることは大学等の教育機関で教員

職員

学生

教員

⊚⊚

△職員

⊚⊚

△学生

⊚◦

×

した結果を示す。

ID 管理の観点からは、構成員同士が構成員のリストを取得することは問題無いと考えられる。現在、茨城大学ではグループウェアに教職員を登録し、業務上の連絡を迅速に取れるようにするため、お互いが検索可2. 検索不可の設定が可能であるもの

能となっている。このため、表では ⊚ を記入した。も3. 検索不可の設定は出来ないがライセンスを付与しちろん、構成員のリストを組織外に持ち出すことは問題がある。
教員が担当講義受講者のリストを取得したり、職員が事務的な呼び出しのために学生情報の検索を行うことは何ら問題は無いと考えるが、教職員が制限無く学生のリストを取得することは個人情報保護の観点から問題があると言える。このため、表では △ を記入した。
教員の氏名や所属等のある程度の情報は公開情報であり、学術的な質問等を行うために教員の検索ができることは教育上意味があると考えられる。このため、表では ⊚ を記入した。
学生が事務的なサービスを受ける際に、窓口に行くと職員の所属や氏名等をすぐに知ることができる。しかし、敢えて公開する必要も無いと考えられるので表では △ ではなく ◦ を記入した。
学生が学生のリストを取得することや、学生情報を検索できることも、個人情報保護の観点から問題があると言える。このため、表では × を記入した。
本稿では、以上の検索可能性の考え方の下に、o365のライセンス付与に言及する。

3 o365 のサービスとユーザ検索
o365 は、本来アメリカのビジネス界での利用から発想をしているようであり、日本の特に教育界とは発想が異なる場合もある。本学では表 1 に示した様な考え方であるため、例えば、全登録ユーザがお互いの名前等の検索が可能であることは適切ではない。また、既定値の設定も、利便性を優先しており、情報流出の観点からではないように見受けられる。例えば、

OneDrive 上には以前は既定では「全員と共有」というフォルダが作成され、テナント内の全員と共有されるようになっていた。しかし、2015 年 8 月以降は既定では作成されないようになっている [1]。それ以外にも国立高等専門学校機構では、予期しないファイル共有がされており、復旧に時間を有したようである [2]。
この様に、少なくとも日本の大学等においては、既定値のままサービスを組織内に展開することは適切では無いと考えられる。

o365 のサービスを検索不可設定の観点から考えると、次の 5 つに大別することができる。

1. 元々検索の機能が無いものないことにより検索対象から外れるもの

4. 検索不可の設定は出来ずライセンスを付与しないユーザも検索対象となるためテナント単位で無効化するもの

5. 検索不可の設定ができないためアプリランチャから非表示にして対応するもの
この様な背景から、o365 のサービスと検索不可の設定ができるかどうかを調査し、更に検索不可に設定するための対応方法の 2017 年 9 月時点での状況を表 2に示した。

4 o365 におけるサービス更新
SaaS (Software as a Service) は、IaaS (Infrastructure as a Service) や PaaS (Platform as a Service)などと異なり、OS や基本ソフトウェア (Web サービ
スであれば例えば Apache) 等自体の不具合等に関する対策は (基本的には) サービス提供側が対応する。更に、サービスに不具合等があった場合も、同様に (基本的には) サービス提供側が対応する。また、新しいサービスが提供されるようになることもあるし、それまでのサービスが改良されていくことも多い。一方、利用率の低いサービスは淘汰されて廃止になることもある。
マイクロソフト社の SaaS である o365 も例外ではなく、OS や基本ソフトウェアだけでなくサービスに不具合等があった場合は、改修等の対策がとられる。
新しいサービスが始まることもあれば、淘汰されていくサービスもあるようである。また、サービスが改良されることもある。これらは、もちろんサービス提供業者であるマイクロソフト社の判断で行われているが、これらの改修に関するアナウンスが充分とは言えず、マイクロソフト社とプレミアサポート等の契約をしてアップデート情報を入手できるようにしていないと急にサービスが増えたり改良されたようにみえることが多い。プレミアサポートのサービスは、包括ライセンスとは明確に切り離されたサービスであり、別途充分な予算の計上が必要となる。しかしながら、大学等においてサービスの設計や円滑な運用を行うためには、プレミアサポートは不可欠な情報源となっている。

表 2 o365 のサービスと検索不可設定

サービス

説明

検索不可設定対応

Exchange Online

電子メールサービス

できる [2]

GAL の検索対象外に設定

StaﬀHub

シフト管理, 情報共有できない [4]テナント単位で無効化

Skype for Business

ビデオ会議, ビデオ通話できない

ライセンス無効化 [3]OneDrive (SharePoint)

ファイルサービス, ファイ

できる [2]

アプリランチャを非表示可

ル共有

Delve

ファイル検索能できない [5]アプリランチャ非表示設定
のみVideo

動画配信サービス

検索機能無し [1]

管理者は検索可能

Stream

動画配信サービス

できない, ライセン

テナント単位でサービス無(Video の後継)

ス無効化したユーザ

効化も検索対象 [4]Sway

レポート, プレゼン, ニュー

できない [3]ライセンス無効化

検索機能無し [1]

回答者の ID はアンケート

スレター

Forms

アンケート

管理者は分かるPlanner

チーム作業できない [3]ライセンス無効化

PowerApps

アプリ作成

できない [3]ライセンス無効化

Flow

定型処理

できない [3]ライセンス無効化

できる [2]

管理者は検索可能

できない [3]ライセンス無効化, アクセ

Class Notebook
YammerSNS

ス制限

Groups

グループ単位にスケジューできる [2]ル, ファイル共有

Teams(Groups の後継)できない, ライセン

テナント単位でサービス無ス無効化したユーザ

効化も検索対象 [4]5 茨城大学でのライセンス付与なってしまうので、今後の改善に期待したいと考えている。

4 で述べたように、o365 ではサービス向上のためにGroups においては、既定値ではライセンスを付与

改良が常に行われているようであるが、2017 年 9 月時されたユーザが自由にグループを作成できるが、業務点でのサービスと検索不可設定の表 2 を基に、茨城大でも利用する可能性から系統的な命名が必要と考え自学では表 3 の通りライセンスを付与することとした。

由には作成できないようにしている。現在は、Teams

Stream や Teams のようにライセンスを付与しない者でグループを作成すると、Yammer や Stream にも反も検索の対象となるようなサービスは、表 1 に示した映されると聞いている。逆の反映は無いらしいが、今通り学生同士でユーザ情報を取得できてしまうため、

後 Teams が改善され利用することになった際に、そテナント単位で無効化することとしている。

れまで Yammer 等で作成しておいたグループと整合Video や Groups では検索ができなかったため一部性が取れるような運用にしたいと考えている。

ユーザで利用していたが、それぞれ Stream と Teams

また、Skype for Business に関する本学の設定では、に移行していくことになっている [3]。そうなった場

ライセンスが付与されていない学生だけでは利用でき

合、Video で提供していたコンテンツが提供できなくないが、教 (職) 員が会議室を開催することにより学生

表3に変更されます」, Microsoft TechNet, Japan

茨城大学でのライセンス付与

サービス

利用

教員

学生

SharePoint Support Team Blog, 2015.08.24,

Exchange Online

有効化

⃝⃝

https://blogs.technet.microsoft.com/sharepoint

StaﬀHub

無効化––

Skype for Business

有効化⃝×OneDrive (SharePoint)有効化⃝⃝Delve

非表示––Video有効化⃝⃝

Stream無効化––Sway有効化

⃝×

Forms

有効化

⃝⃝Planner

有効化⃝×PowerApps

有効化⃝×

Flow有効化⃝×Class Notebook有効化⃝⃝

Yammer有効化⃝×Groups

有効化

⃝⃝

Teams

無効化

––

であっても Web ブラウザを用いて参加することが可能となっている。

6 まとめと今後の課題
o365 の沢山のサービスに関して、検索機能の観点からライセンス付与を検討した。ライセンス付与を検討するだけでも、適切な情報流通を促進することができると共に、不慮の情報流出を防ぐことにもつながると考えている。本学のライセンス付与の検討が他組織の参考になれば幸いと考えている。
しかし、4 で述べた通り、o365 はクラウド上の SaaSであるため、サービスは常に向上のために進化していると考えられる。表 2 に示したものは 2017 年 9 月時点のものであるが、その後に検索不可設定が変更になっている可能性は否定できない。また、表 2 に掲載されていないサービスが新たに出てくるかもしれないし、淘汰されるサービスもあるかもしれない。日々、サービスの変更を確認する必要があると考えるが、個人で行うよりは大学間で連携をして効率の良い情報収集が出来ればと考えている。

参考文献[1] Ryo Kurose, 「OneDrive for Business の [全員と共有] フォルダーが既定で作成されない動作

support/2015/08/24/onedrive-for-business2120/[2]「 高 専 が 導 入 し て い る Oﬃce 365、個 人 情報を含むファイルが全ユーザーから閲覧
で き る 状 態 に な っ て い た ？ 」, 201707.13,

https://security.srad.jp/story/17/07/13/0435229/[3]「Oﬃce 365 Video will transition to MicrosoftStream」,

2017.06.23,

Microsoft

Stream,https://stream.microsoft.com/ja-jp/documentation/stream-migrate-from-o365/