Informativa sulla protezione delle persone fisiche
con riguardo al trattamento dei dati personali
ai fini dell’erogazione dei servizi consolari(ad esclusione del rilascio dei visti e delle pratiche di cittadinanza)(Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (UE) 2016/679, art. 13)

Il trattamento dei dati personali ai fini dell’erogazione dei servizi consolari sarà improntato ai
principi di liceità, correttezza e trasparenza a tutela dei diritti e delle libertà fondamentali dellepersone fisiche.
Come appresso specificato, i servizi in questione sono destinati ai cittadini italiani e, se delcaso, stranieri, residenti nella circoscrizione consolare dell’Ambasciata d’Italia a Tokyo e/otemporaneamente presenti nella predetta circoscrizione.
I servizi si riferiscono ai seguenti settori: stato civile, iscrizione all’AIRE (anagrafe degli
italiani residenti all'estero), voto all’estero, attribuzione del codice fiscale, attribuzione del PIN per i
servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate, conferma delle patenti di guida (solo nei paesi extraeuropei ed a determinate condizioni), radiazione degli autoveicoli dal Pubblico Registro
Automobilistico (PRA), rilascio di documenti di viaggio (passaporti e documenti di viaggio
provvisori), rilascio della carta d’identità, assistenza sociale (sussidi, prestiti con promessa direstituzione, rimpatri), volontaria giurisdizione (tra cui le adozioni internazionali), assistenza
giudiziaria (ad esempio in caso di minori contesi, di persone scomparse o di detenuti e persone instato di fermo), amministrazione d’interessi privati (tra cui le successioni), attività di certificazionee legalizzazione e, se del caso, funzioni nel settore della navigazione e della scuola.
A tal fine, si forniscono le seguenti informazioni:
1.
Il titolare del trattamento è il Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione
internazionale della Repubblica italiana (MAECI) il quale agisce, nel caso specifico, per il tramite
dell’Ambasciata d’Italia a Tokyo; indirizzo postale: 2-5-4, Mita, Minato-ku, Tokyo 108-8302,
telefono: +81334535291/3; mail: consular.tokyo@esteri.it; pec: amb.tokyo@cert.esteri.it. In
funzione del servizio considerato, il MAECI può operare di concerto con altri soggetti pubblici,
contitolari del trattamento, i quali saranno in seguito specificati.
2.
Per quesiti o reclami, l’interessato può contattare il Responsabile della Protezione dei
Dati personali (RPD) del MAECI (Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione
internazionale, Piazzale della Farnesina 1, 00135 ROMA, telefono: 0039 06 36911 (centralino),
mail: rpd@esteri.it, pec: rpd@cert.esteri.it).
3.
I dati personali trattati hanno come unica finalità l’esercizio delle funzioni consolari,disciplinato dal Decreto Legislativo 3 febbraio 2011, n. 71 - Ordinamento e funzioni degli uffici
consolari. Si riportano, di seguito, gli estremi degli articoli che attribuiscono agli Uffici consolari ilcompito di erogare i singoli servizi, distinti in funzione della natura dei beneficiari (cittadini italianie, se del caso, stranieri), della loro residenza e della loro temporanea presenza all’estero.
a. Beneficiari residenti all’estero (solo cittadini italiani)- Iscrizione all’AIRE: art. 9 del D. L.vo n. 71/2011;- Carta d’identità cartacea: art. 22 del D. L.vo n.71/2011;- Sussidi: art. 24 del D. L.vo n.71/2011.

b. Beneficiari temporaneamente all’estero (cittadini italiani e dei paesi UE)- Documento di viaggio provvisorio (denominato anche ETD dall’inglese Emergency travel
document) riservato ai cittadini italiani ed ai cittadini degli altri paesi dell’Unione Europea
rappresentati localmente dall’Ufficio consolare italiano: art. 23 del D. L.vo n.71/2011.
c. Beneficiari residenti o temporaneamente all’estero (cittadini italiani e, nei casi indicati,anche stranieri)- Passaporto ordinario elettronico e passaporto temporaneo: art. 21 del D. L.vo n.71/2011;- Voto all’estero: art. 55 del D. L.vo n.71/2011;- Stato civile: art. 6, art. 12-20, art.30, art. 52 e art. 62 del D. L.vo n. 71/2011 (anche percittadini stranieri, per i cittadini temporaneamente all’estero solo in casi specifici);- Attribuzione del codice fiscale e del PIN per i servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate,
radiazione di autoveicoli dal PRA: art. 52 del D.L.vo n. 71/2001 (anche per cittadini stranieri);- Conferma della patente di guida (solo nei paesi extra UE ed a determinate condizioni): art.
52 del D.L.vo n. 71/2001 (anche per cittadini stranieri);- Concessione di prestiti con promessa di restituzione: art. 24 del D. L.vo n.71/2011;- Rimpatri: art. 25 e 26 del D. L.vo n.71/2011;- Funzioni notarili e di volontaria giurisdizione, tra cui le adozioni internazionali: art. 28-35
del D. L.vo n.71/2011;- Funzioni in materia di controversie, di polizia giudiziaria e di assistenza giudiziaria, tra cuil’assistenza in caso di minori contesi e di persone scomparse o a favore di detenuti e di persone instato di fermo: art. 36-42 del D. L.vo n.71/2011;- Funzioni relative all'amministrazione di interessi privati, tra cui le successioni: art. 43-47 delD. L.vo n.71/2011;- Funzioni in materia di documentazione amministrativa: artt. 52-54 e 76-77 del D. L.vo
n.71/2011 (anche per cittadini stranieri);- Funzioni in materia di navigazione, tra cui la vigilanza sulla navigazione ed il trafficomarittimonazionale
all'estero,l’imbarco
elosbarcodelpersonale
marittimo su navi nazionali, gli adempimenti relativi al regime amministrativo delle navi, il rilascio
o il rinnovo dei libri di bordo, il rilascio, il rinnovo o la proroga dei certificati di sicurezza delle navi
nazionali all'estero, i poteri inquirenti per inchieste relative a sinistri marittimi ed infortuni delpersonale navigante: art. 48-51 del D. L.vo n.71/2011 (anche per cittadini stranieri);- Funzioni in materia scolastica, tra cui il rilascio di dichiarazioni di valore, la comunicazione
dell’esito degli esami di stato, le pratiche per il riconoscimento della parità scolastica, il pagamento
degli emolumenti al personale della scuola ed i contributi a scuole ed enti gestori: art. 56 del D.
L.vo n.71/2011 (anche per cittadini stranieri).
4.
Il conferimento dei dati in questione, i quali saranno registrati presso l’Ufficio
consolare in un apposito schedario cartaceo ed informatico, è per legge obbligatorio. L’eventuale
rifiuto comporta la mancata erogazione del servizio.
5.
Il trattamento dei dati, svolto da personale appositamente incaricato, sarà effettuato
in modalità mista, manuale ed automatizzata. Di conseguenza, l’interessato non sarà mai
destinatario di una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato dei propri dati.
6.
I dati saranno comunicati ai soggetti previsti dalla normativa italiana di riferimento,
come specificato nel seguente elenco:- Iscrizione AIRE: Comune di ultima residenza in Italia (Legge 27 ottobre 1988, n. 470
Anagrafe e censimento degli italiani all'estero) e, per il pagamento delle pensioni all’estero, INPS
(art.50, comma 2, del Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modifiche - Codicedell’Amministrazione Digitale /CAD);

- Stato civile: Comune competente (individuato ai sensi dell’art. 17 del Decreto del Presidentedella Repubblica / DPR 3 novembre 2000, n. 396 - Regolamento per la revisione e lasemplificazione dell'ordinamento dello stato civile); Prefettura competente, per i cambiamenti dinome/cognome (art. 89 del DPR 396/2000); INPS, per il pagamento delle pensioni all’estero(art.50, comma 2, del Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n.82, e successive modifiche - Codicedell’Amministrazione Digitale /CAD);- Voto all’estero: Comune di residenza o d’iscrizione AIRE e Ministero dell’Interno (Legge27 dicembre 2001, n. 459 - Norme per l'esercizio del diritto di voto dei cittadini italiani residentiall'estero);- Passaporto ordinario elettronico e passaporto temporaneo: Ministero dell’Interno (art.16
della Legge 21 novembre 1967, n.1185 e Regolamento (CE) n.444 del 2009);- Documento di viaggio provvisorio: Ministero dell’Interno italiano se il richiedente è uncittadino italiano o la competente autorità nazionale se il richiedente è cittadino di un altro paese UE(Decisione UE del 25 giugno 1996 (96/409/PESC) e art. 23 del Decreto Legislativo 3 febbraio
2011, n.71);- Carta d’identità cartacea: Comune d’iscrizione AIRE e Ministero dell’Interno (art. 288 delRegio Decreto / RD 6 maggio 1940, n.635 ed art. 1, lett. d) del Decreto del Presidente del Consiglio
dei Ministri / DPCM 22 ottobre 1999 n.437);- Codice fiscale e PIN per i servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate: Ministerodell’Economia e delle Finanze (Decreto del Ministero delle Finanze 17 maggio 2001, n. 281 –Regolamento recante norme in materia di agevolazioni relativamente all’attribuzione del codicefiscale ed alle modalità di presentazione delle dichiarazioni e di pagamento delle imposte per icontribuenti residenti all’estero);- Autoveicoli: Pubblico Registro Automobilistico / PRA (Decreto Legislativo 30 aprile 1992,
n. 285 – Nuovo codice della strada);- Sussidi: i dati sono conservati agli atti dell’Ufficio consolare di riferimento ed inseriti nel
portale SIBI del MAECI, accessibile solo agli Uffici ministeriali competenti;- Concessione di prestiti con promessa di restituzione: Questura ed Agenzia delle Entrate(Riscossione) competenti (art. 17 del Decreto Legislativo 26 febbraio 1999, n.46 ed art. 1 delDecreto Legge 22 ottobre 2016, n. 193);- Rimpatri: competenti Prefetture, Questure, Stazioni Carabinieri, ASL e Comuni (Circolare
MAE n. 14 del 20.11.1998 “rimpatri consolari”; Convenzione di Berlino del 10.2.1937; Circolare
MAE n. 7 del 4.4.1979 “introduzione salme”; Direttiva della Presidenza del Consiglio dei Ministridel 23.9.2011);- Adozioni internazionali: Commissione per le Adozioni Internazionali, Ministero dellaGiustizia (Dipartimento per la Giustizia Minorile), Tribunali per i Minorenni (Legge 4 maggio
1983, n.184);- Ricerca persone scomparse ed assistenza a detenuti o persone in stato di fermo: competenti
Questure, Stazioni Carabinieri e Procure della Repubblica, Ministero della Giustizia, Ministerodell’Interno-Interpol (Convenzione di Strasburgo del 21 marzo 1983 sul trasferimento dei
condannati; Circolare n. 4 del 14.7.2011 “Comunicazioni all’Autorità Giudiziaria di notizie relativea ipotesi di reato commesso”);- Minori contesi: Ministero della Giustizia e Ministero dell’Interno (Legge 15 gennaio 1994,n.64; Regolamento (CE) n.2201/2003 Bruxelles II; Costituzione Interpol del 13 giugno 1956);- Successioni: Comune italiano di ultima residenza in Italia o d’iscrizione AIRE ed Agenziadelle Entrate territorialmente competente, per le successioni aperte all’estero (art. 46 del Decreto
Legislativo 3 febbraio 2011, n. 71), Cancelleria del Tribunale competente, per le successioni apertein Italia (art. 622 del Codice civile; art.52 delle Disposizioni per l'attuazione del Codice civile edisposizioni transitorie);- Certificazioni e legalizzazioni: i documenti in questione sono rilasciati all’interessato o a unsoggetto terzo da questi delegato;- Funzioni in materia di navigazione: a seconda dello specifico procedimento
amministrativo, Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti, Comando Generale del Corpodelle Capitanerie di Porto, Ministero dello sviluppo economico, Ministero delle Politiche
Agricole e Forestali, Autorità Giudiziaria, Autorità Marittima, Istituto Nazionale Assistenza
Infortuni Lavoratori, Comuni di residenza e medici fiduciari (RD 30 marzo 1942, n. 327 Codice della Navigazione, DPR 15 febbraio 1952, n. 328 - Regolamento di esecuzione delCodice della Navigazione, oltre alla vigente normativa speciale applicabile alle specifichematerie);- Funzioni in materia scolastica: Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della
Ricerca / MIUR, Uffici Scolastici Regionali / USR, Scuole e Università, MEF e Ragionerie
Territoriali dello Stato / RTS (Decreto Legislativo 13 aprile 2017, n.64).
7.
I dati saranno conservati a tempo indeterminato, per motivi di certezza
giuridica e per il rilascio di certificazioni, fatta eccezione per le impronte digitali raccolte peril passaporto elettronico, le quali sono conservate il tempo strettamente necessario per ilrilascio del documento e, comunque, per un periodo massimo di trenta giorni.
8.
L’interessato può chiedere l’accesso ai propri dati personali e, alle condizioni
previste dalla normativa vigente, la loro rettifica. Nei limiti di legge e fatte salve leconseguenze sull’erogazione del servizio consolare, egli può altresì chiedere la limitazione deltrattamento o l’opposizione al trattamento. In questi casi, l’interessato dovrà rivolgersi alla
Cancelleria Consolare dell’Ambasciata d’Italia a Tokyo, informando per conoscenza l’RPDdel MAECI.
9.
Se ritiene che i suoi diritti siano stati violati, l’interessato può presentare unreclamo all’RPD del MAECI. In alternativa, può rivolgersi al Garante per la Protezione dei
Dati personali (Piazza di Monte Citorio 121, 00186 ROMA, tel. 0039 06 696771 (centralino),
mail: garante@gpdp.it, pec: protocollo@pec.gpdp.it).