2021年度 第3回理事会 議事録
日時：2021年7月19日 （月） 17:00--19:00
場所：オンライン開催
出席者：田口，田辺，田村，山田，原田，鳥海，鵜飼，山下，永井，土谷，野々部，諸星，西松，森口，奥田，古川，
田中
出席監事：細田，松林
庶務幹事：小林 (書記)事務局：内山【会長挨拶】
1． 学会収支均衡に向けてのお願い(1) 田口会長より，近年学会の収支が悪化している状況について説明があった．学会収支悪化の原因としては，表彰資金・管理費・海外派遣助成・支部事業費の支出が近年増大していたという指摘があり，これまでは以下の施策を実施した旨説明があった：① 学会収支均衡のため海外派遣助成は計上しないこと，また2021年秋より表彰の賞金は 0 とすること．
② 会員減少による収入減少の問題については，web サイトのリニューアルを通じて，今後学会活動の広報活動を強化すること．
(2) また，田口会長より今後も収支改善の施策として以下を実施する旨説明がなされた：① 機関紙の冊子体での配布を停止すること．
② 会員管理システムの更新すること．
(3) 特に，管理費の増大については，田口会長より事務局の作業の合理化がこれまで十分に行われていなかったことが本質的な原因であったという指摘があり，会員管理システム更新を通じた事務作業の負荷削減が急務であるとの認識が示された．
【審議事項】
2. 前回議事録確認
原田庶務理事より説明があり，承認された．
3. 入会・シニア・特別会員承認の件
原田庶務理事より説明があり，承認された．田口会長より会員総数の推移は想定通りだったのかとの質問があり，原田庶務理事より年度替わりに伴う増減はひと区切りがついて会員総数の増減は落ち着いた状況である旨説明があった．
4. ２０２１年度第１Q収支の件
諸星会計理事より説明があり，承認された．春季研究発表会がオンライン開催であったため事業支出が縮小したこと，また会費の収入が堅調であったことにより，予算策定時の想定よりも収益が得られた旨報告があった．
5. 理事会資料の提出と配布方法変更の件
鳥海庶務理事より，従来のメールベースによる理事会資料提出ではデータの管理が煩雑で，議案の取りまとめ作業で事務局に多大な負担がかかっている状況の報告があった．この問題を解決するため，今後はファイルサーバを用いて資料提出・配布を実施する方式に手続きを変更したい旨説明があり，次回理事会よりファイルサーバを用いた運用に切り替えることで承認された．
6. 職員就業規程改定の件
原田庶務理事より，現行の職員就業規程に関していくつかの不備があり，不備を解消するには就業規程を全面的に改定する必要がある旨報告された．原田庶務理事からは，就業規程改定では厚生労働省が提示するモデル就業規程にのっとった改定を行うのが理想ではあるものの，事務局のリソースがひっ迫した状況であることを鑑み，当面は現行規程を修正して対応するのが現実的であるとの意見が示された．田口会長より，現在の事務局の状況ではまず事務作業の整理を行うことが先決であり，まずは原田庶務理事の提案するやり方で進め，その後モデル就業規程を用いた改定に移行するのがよいのではないかとの意見があった．また，田口会長より現行規程の修正で対応する場合，準備期間としてはどの程度の時間が必要かとの質問があり，原田庶務理事より次回理事会までには修正案を提示できる見込みであるとの回答があった．山田副会長より，当面は現行規程の修正で対応するにしても，今後いつまでにモデル就業規程にのっとった改定を行うのか，具体的な工程表を作成して作業を進めたほうがよいとの意見が上がった．今後としては，以下2つの方針に従って改定作業を進めることが承認された：(1) 就業規程改定に係る全体の工程表を作成すること．
(2) 当面は現行規程をベースとした改定を進め，必要に応じて顧問弁護士と相談すること．
7. 事務局体制の件
原田庶務理事より，2名の事務局職員より退職届が提出された旨説明があり，退職届への対応について承認された．
また 2021年度4月の職員退職によって生じた欠員の補充に関して，現在の募集状況について報告がなされた．山田副会長より事務局職員の年齢に関する内規があるのかとの質問があり，原田庶務理事より規程として職員の年齢制限を定めているわけではない旨回答がなされた．
8. 2021秋季表彰(その2)学生論文賞推薦の件
田村表彰委員長より，7件を学生論文賞授賞対象として推薦する旨説明があり，承認された．例年の授賞件数よりも多い7件の推薦に至った経緯についても説明があり，今年度は全体で20件の応募があり，この件数は過去10年間の中でも最多であったこと，また応募された論文はどれもレベルが高かったことについて報告がなされた．
9. 表彰関連の規程類の変更の件
原田庶務理事より，本来論文賞は JORSJ と TORSJ 両方が対象であったにもかかわらず，現行規程では JORSJのみを対象とする文言となっていた旨説明がった．そこで本来の運用に合わせて規程を変更したい旨説明があり，承認された．
10. 2021年度第1回ORセミナー成果及び決算の件
永井普及理事より第1回ORセミナーの決算に関する説明があり，承認された．収支については，当初の想定より参加者が少なく収入は少なかったが，資料の印刷希望者が少なかったことと，講師で謝金を辞退した人がいたことにより支出も減少し，全体の収支としては当初の想定通りになったとの報告があった．また，当日開催時の様子とアンケート結果について報告があり，今回新しい試みとして，広報委員会と連携して欠席者を対象に当日の講演の録画をYouTube で配信したことについても報告された．森口広報理事より，YouTube で配信した動画の品質については，当日 zoom で視聴した場合とそん色ない品質であった旨補足の説明があった．田口会長より，今後は YouTube の配信なども活用して，平日開催・休日開催両方に対応できる柔軟な開催方式が実現できるとよいのではないかとのコメントがあった．
11. 3-4-1_研究普及委員会期規程と委員会名簿更新の件
山下研究理事より説明があり，以下三点に関して承認された；(1) 従来研究普及委員会では各支部から2名ずつの委員を出していたが，支部から申し出があった場合１名の輩出でも認めるよう研究普及委員会規程を改定すること．
(2) 上記の規程変更に伴って研究普及委員会の名簿の更新すること．
(3) 研究普及委員会の議事進行役を誰が担当するか明確になるよう研究普及委員会の規程を改定すること．
12. 2022年度支部事業費の件
山下研究理事より，学会の財政状況を鑑みて支部事業費を70万円から40万円に減額したい旨説明があり，承認された．40万円の運用については，各年持ち回りで10万円を4支部に割り当てる形で実施する方針であり，この実施形態については各支部長からもすでに確認をもらっている状況であることが報告された．諸星会計理事より，もともと支部事業費は競争的資金の位置づけられていたものであるが，当初の想定から支部事業費の運用が変化してきたという経緯もあり，支部事業費の在り方については今後も研究普及委員会で引き続き議論をしていただきたいとのコメントがあった．山下研究理事からは，支部事業費と支部運営費を翌年度も繰り越せるようにしたいとの要望が各支部から挙がっていて，実施可能性について検討を開始したとの報告があった．この件については原田庶務理事より，会計処理の問題で翌年度繰り越し可能とすることは難しく，次年度予算として再配分する形で実現するのが現実的でないかとの意見が上がった．田口会長より，税務処理等で問題が生じない範囲で各支部にとって使いやすい形式で運用されることが望ましく，庶務理事・会計理事とも引き続き連携して議論を進めてもらいたいとのコメントがあった．
【報告事項】
13. 文献賞と論文賞の英語表記の件
田村表彰委員長より説明があり，文献賞と論文賞の英語表記に関して表彰委員会と国際委員会それぞれで行われた議論の経緯について説明があった．現状，表彰委員会と国際委員会双方の結論が一致しておらず，両者の案に関する各理事の意見を集約したのち，次回理事会にて本件の決議を取りたい旨説明があった．
14. メーリングリストと新ホームページの件
田辺広報委員長より説明があり，メーリングリストの移行が完了した旨報告があった．また，広報委員会では懸案事項である以下の三点に関して検討を進めている旨報告がなされた：(1) 学会のメールママガジンの実装を行うこと(2) 研究発表会の投稿システムの安定運用を実現すること(3) 英語版のページ作成すること．
また，常設研究部会以外の研究部会でも新しい学会のwebサイトへの投稿可能できるようにした旨報告がなされた．
鳥海理事より，研究会のweb投稿のやり方については今後どのように周知するのかとの質問があり，田辺広報委員長
より今後は広報委員会が主体となって周知を行う旨回答があった．森口広報理事より，まだ本件を認知していない研究会についての対応は，今後も広報委員会が中心となって議論を進め周知を行っていく旨コメントがあった．
15. メールアドレス変更の件
鳥海庶務理事より説明があり，学会の事務局向けのメールサーバが新しいサーバに変更されたこと，これに伴い事務局関係のメール送付先が変更になることについて報告があった．当面は移行期間として旧サーバで運用されている
旧メールアドレスも使用可能であるが，旧サーバにおけるメーリングリストなどは今後更新されないため注意が必要であるとの補足の説明も行われた．田口会長より，賛助会員への周知を十分に行ったほうがよいのではないかとのコメントが上がった．土谷編集理事よりメールアドレス移行期間中のメーリングリスト更新については誰に問い合わせればよいかとの質問があり，移行期間中におけるメールアドレス関連の問い合わせに関しては，当面鳥海庶務理事を問合せ先として対応する旨回答があった．
16. 電子投票システムによる模擬投票実施の件
鳥海庶務理事より電子投票システムであるe投票システムに関する説明があり，トライアル版を用いて理事メンバーによる模擬投票を実施した．また鳥海理事より投票結果確認作業についてもデモンストレーションが行われた．永井理事より，電子投票を行う際は事前にOR学会から十分な周知を行わないと，投票のためのメールを受信しても会員がスパムメールだと思ってしまう可能性があるとの指摘があった．また土谷編集理事より，e投票システムでは各会員の投票先について秘匿性が保たれているのかとの質問があった．これについては，鳥海庶務理事より，e投票システムではたとえ管理者であっても会員が投票行動をしたかどうかしか分からず，投票先の秘匿性は保たれている旨説明があった．田口会長より，電子投票実施は初めての試みであるため，注意事項等については今後も十分に周知を行う必要があるとのコメントがあった．
17. 学生会員の学年進行時における学生証確認の省略の件
鳥海庶務理事より説明があり，これまで全学生会員を対象に行っていた在籍確認作業が事務局にとって大きな負担となっている旨報告があった．この問題に関し，毎年実施している学生の在籍確認については，学生証の有効期限が切れた学生会員のみを対象として行う運用に切り替えて事務局負担の削減を図る旨報告があった．
18. 次回理事会議事の件
原田庶務理事より説明があり，次回資料提出期限に関する周知が行われた．また，鳥海庶務理事よりファイルサーバを用いた資料のアップロードおよびダウンロードの具体的な行い方についてデモンストレーションが行われた．田中
大会理事より，議案作成にあたって書類の体裁はどうしたらよいかとの質問があり，鳥海庶務理事より議案作成時の書類の体裁に関する補足の説明が行われた．

上記議決を明確にするため，この議事録を作成し，議事録署名人はここに記名押印する．

公益社団法人 日本オペレーションズ・リサーチ学会
2021 年度 第 3 回理事会
議事録署名人議長（会長）

代表理事 田口 東（副会長） 代表理事 田辺 隆人（副会長） 代表理事 田村 明久（副会長） 代表理事 山田 昭雄
監事

細田 順子

監事

松林 伸生