平成２１年

気仙沼市長

鈴木昇

３月３１日

様
気仙沼市情報公開審査会会長

三條秀夫

公文書の公開の可否の決定に対する異議申立てについて（答申）平成 21 年２月 13 日付け気病総第 1601 号で諮問のあった標記について，別紙のとおり答申します。

答

申

１ 審査会の結論「来年度以降の当直体制の維持についてのアンケート用紙」につき、実施機関が公文書に該当しない旨を理由として下した「公文書不存在決定（平成２１年１月５日付け気病総務第 1451 号）」は相当であると判断する。
２ 異議申立ての趣旨、実施機関の公文書不存在決定理由説明書の要旨、異議申立人の不存在決定理由説明書に対する意見の要旨
経 過
別紙のとおり３ 審査会の判断（１）本件諮問事案に係る公開請求の内容について
本件諮問事案に係る公開請求の内容は、公文書公開請求書（平成２０年１２月２２日受付気病総務第 1449 号）では「２００８年１２月に実施した市立病院における医師の当直に係るアンケート用紙」とあり、他方、実施機関の公文書不存在決定通知書（平成２１年１月５日付気病総務第 1451 号）で示された公文書の内容は「来年度以降の当直体制の維持についてのアンケート用紙」とある。この点について異議申立人は、異議申立書（平成２１年１月７日受付気病総務 1500 号）並びに意見書（平成２１年２月２６日受付気情第 5 号）において、再三、該当文書の相違を指摘しつつも、異議申立書において「アンケートのタイトル名を知りえません」とも主張している。
異議申立人が「２００８年１２月に実施した市立病院における医師の当直に係るアンケート用紙」という名称の文書に固執するのであれば別論、審査会としては、異議申立人の請求は、当該趣旨のものとして実施機関が特定した文書（「来年度以降の当直体制の維持についてのアンケート用紙」（以下「本件文書」という。））の公開であると了解した。
（２）本件諮問事案に関する審議
本件文書の開示請求に関しては、異議申立人と市立病院との一連の折衝の中で、実施機関（市立病院）から「院長の私的に実施したアンケート」という表現がなされた模様であり、また、理由説明書では「医局が実施した」旨の表現を用いて公文書性を否定し、それに対して、異議申立人は当該文書の公文書該当性を主張するものである。
本件文書に関しては、それが条例第２条第２号に規定する「公文書」該当性が争点であるから、その点に関する実施機関の処分の相当性について判断することとする。
（３）本件文書作成の経緯
実施機関によって提出された「理由説明書」並びに関係職員（市立病院総務課職員）による事情説明、及び、実施機関の職員が本件文書の保管者より入手して任意に審査会に提出した本件文書の写し等の諸資料を総合すれば、本件文書につき、概ね次のような事実を認めることができる。
ア） 平成２１年３月に多くの若い医師が異動することに伴い、新年度よりの当直体制に不安の声が医師らの間に出始めたため、病院体制と院長の心労を憂慮した診療部長がアンケートを実施すべく本件文書を作成した。
本件文書には、表題の下に院長職名・氏名と共に「代」として診療部長職名・氏名の記載がある。アンケートは「当直体制の改善私案」に対して所見を求める記名・記述方式とされている。
診療部長は作成した本件文書を院長に提示した後、自らそれを印刷し、各医師に持参配布をした。
イ） 本件文書の回収も診療部長が行い、集計結果も同職が保管しており、本件諮問に係る公開請求がなされるまでは、病院事務担当部局も本件文書の存在を承知してはいなかった。
ウ） 実施機関の理由説明書及び審査会での説明によれば、本件文書に係るアンケート調査に関しては、「医局（＝医局会）」が主体的に関与した旨主張する。しかし、「医局（＝医局会）」が機関決定としてその実施を決定したことや、その会長ないし幹部役員が機関としての合議を経て主体的に関与したとまでは認めることはできない。説明書にある「医局において、・・アンケートを行なった」という記述は、単に、「医局」を構成する医師（研修医を含む）を対象にしてアンケートを実施したという意味以上のものではないと考えられ上記の認定事実を覆すものには当たらない（仮に、「医局（＝医局会）」がアンケートの実施主体であり、本件文書の作成主体であるというのであれば、その旨の記載が本件文面上で明らかでなければならないが、その記載はない。後述（４）ア）後段参照）。
（４）本件文書の公文書性
気仙沼市情報公開条例第２条第２号は、公文書の定義として、①実施機関の職員が職務上作成した文書であること、かつ、②当該実施機関の職員が組織的に用いるものとして管理しているもの、と規定する。以下、この二つの要件に照らして本件文書の公文書性について検討する。
ア） 実施機関の職員が職務上作成したとは、当該職員の職務上の地位、及び、職務権限並びに職務内容に照らして判断されるべきものと解される。本件文書の作成者は病院長（代理で診療部長）であり、病院長は病院経営・運営全般についての最終権限と職責を負う地位にある。本件文書の主旨は、年度末の複数医師の退職に伴う新年度からの当直体制の再構築に向け、医師らの所見を把握して組織改編や処遇改善のための基礎データを掌握しようとするものである。従って、病院長の職務上の地位及び権限と文書主旨との整合が認められ、本件文書は病院長の職務権限の行使として作成されたものであると了解される形式は整っている。この点、異議申立人の主張には理由がある。
仮に、実施機関が主張するように、本件文書が「医局」によって作成されたとするならば、医局会長又は医局会幹事「某」として作成され、かつ、その表記があって然るべきところ、そのような事実は認められず、従って、本件文書は、形式上、条例第２条第２号が規定する第一の要件を具備すると解すべきである。
イ） 次に第二の要件について検討する。「当該実施機関の職員が組織的に用いるもの」とは、事務決裁、供覧等の一定の事務処理が予定されているものであり、「管理しているもの」とは、文書管理規程に基づき公的に支配していることを言うが、この要件は、当該文書がかかる事実の下にあることと解すべきではなく、それが規範的に要請されるべきものと解すべきである。従って、実施機関が説明するように、「文書管理規程に基づく決裁を経たものではなく」、「組織的に管理もしていない」という事実説明では足らず、かかる事務処理が実施機関内において規範的に要請されるべき文書であるか否かが判断基準になる。
本件文書は、既に示したように、当直担当医らの不安の声を受けて病院長の代理として、事実上、診療部長が作成したものであるが、アンケートの実施と本件文書の作成については、実施機関内での検討判断を経たものではない（検討資料にもなっていない）。文書上の記名表記はさておき、病院長の職務権限として、又は、少なくとも病院長の事務連絡組織たる会議体（事務担当も出席する「医長会」など）でアンケート実施が検討され、院長命を受けて診療部長が本件文書を作成したというのであれば別論であるが、そのような経緯は認められない。従って、本件文書は、実施機関内において組織的な検討判断を経て作成されたものではなく、事務決裁・供覧を規範的に要請されるべき資質に欠けると見るべきである。さらに、本件文書に示される「改革私案」は、新たな予算措置を含む組織運営の改革案であるが、その私案内容について実施機関が責任を負うべく検討された経緯は認められず、文字通り文書作成者の私案である（病院長がそれを一読していたとしても、その私案を自己の職務権限に基づく改革提案と認識していたと認めることはできない）。
ウ） 従って、本件文書は、その作成経緯と内容において組織の決裁・供覧を規範的に要請されるべく成熟したものではなく（将来の意思形成手続に向け、その前段階での私的意向調査の一部）、それ故に公的管理に服すべき性質のものではないことが認められ、条例第２条第２号が規定する第二の要件を具備しないと解するのが相当である。
エ） 以上より、本件文書について公文書性を認めることはできない。
４

追記
本審査会の結論は上記のとおりであるが、本件諮問事項のような曖昧な形での文書の起案、作成、管理は、公的機関における文書管理として適当ではなかったことを申し添える。
平成２１年３月３１日

気仙沼市個人情報保護審査会会

長三 條秀 夫

委員

小笠原一 男委員

小野寺悦 朗委員

菊 地敏 郎委員

新 沼

綱 一別紙

異議申立ての趣旨
異議申立ての趣旨は、申立人の行った公文書公開請求に対し、気仙沼市長が平成２１年１月５日付けで公文書不存在の決定をした「２００８年１２月に実施した市立病院における医師の当直に係るアンケート用紙」について、その存在を認め、直ちに公開するよう求める、というものである。

1

２

実施機関の公文書不存在決定理由説明書「理由説明書」要旨(１) 医局において平成２１年度の医師の当直体制に関するアンケートを行ったのは事実である。
(２) 公文書は、「実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書（略）であって、当該実施機関の職員が組織的に用いるものとして管理しているもの」であるところ、今回のアンケートは、医局内の医師が独自に独断で行ったもので、文書管理規程に基づく決裁等を経ておらず、組織的に管理していないことから公文書には該当しない。

３

異議申立人の不存在決定理由説明書に対する意見書「意見書」要旨(１) 本アンケートは、「院長の意向で、当直体制の維持を図るためには、市立病院に勤務する医師の協力を得ないとやっていけない」ことから「市立病院院長として実施した」ものである。
(２) 医局会規約からは、市立病院の当直体制の検討を医局会の目的として見つめることはできない。
(３) 気仙沼市長は、理由説明書において、本アンケートが、院長が来年度以降の当直体制の維持について、市立病院に勤務している医師の協力を把握する目的で実施したものであることを認めている。
(４) 市立病院の最高責任者が実施したアンケートであれば、「市立病院として組織的に管理しておらず、また、決裁等を経たものでもない」としても、公文書になると考えるべきである。
(５) アンケート用紙そのものを公開できないとすることは、情報公開法上からも認められることではない。

４ 経過(１) 審査会開催まで① 平成２０年１２月２２日、本件異議申立人から気仙沼市長に対し、「２００８年１２月に実施した市立病院における医師の当直に係るアンケート用紙」を対象とする公文書の公開が請求される。
② 平成２１年１月５日、上記請求に対し、公文書の不存在を決定し通知する。
③ 平成２１年１月７日、上記決定に対し、異議の申立てがなされる。
(２) 第１回審査会（平成２１年２月１３日）① 気仙沼市長から本件異議申立てについて諮問を受ける。
② 実施機関（気仙沼市立病院事務部）の職員から異議申立てに至った経緯の説明を受ける。また、気仙沼市長から理由説明書の提出を受ける。
③ 異議申立人から、上記理由説明書に対する意見書の提出を求めることを決定する。
④ 次回審査会を３月１１日と決定する。
(３) 第２回審査会（平成２１年３月１１日）① 異議申立人から意見書の提出を受ける。
② 論点整理のうえ審査し結審する。