事務業務の生産性向上に資する「見える化プロジェクト」の推進
西谷 憲二, 杉田 有未
東京理科大学 学術情報システム部 情報システム課
nishitani_kenji@admin.tus.ac.jp
sugita_yumi@admin.tus.ac.jp
Promotion of "visualization project" to contribute to productivity improvement of office work
Kenji Nishitani, Yumi Sugita
Information System Division, Tokyo University of Science
概要
東京理科大学では、BI ツール（QlikView）を活用し、学籍教務管理システム（Student InformationSystem、以下 SIS という）の「見える化プロジェクト」を推進している。本稿では、事務業務の生産性向上を目的に、国の指定統計など学内外からの膨大な調査対応時間を削減し、かつ、エビデンスに基づいた施策・戦略立案を目的とした情報基盤の構築事例を説明する。

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はじめに閲覧権限を付与してもらいたい

本学では 2015 年度より SIS プロジェクト（教務システムのバージョンアッププロジェクト）を立担当部署に○○情報の提供を依頼するのが面倒。自由に閲覧させてもらいたい

調査依頼毎に毎回 Access でクエリを組むのち上げ、教務パッケージシステムのカスタマイズが大変。組織の最新データを集めたダッシュ削減・業務の標準化に取り組んでいる。その過程

ボードがほしいで、教務システムが保持するデータを利活用しき

こんな情報を教務システムに保持できるとはれていない現状や、そもそも学内にどのようなデ知らなかった、ぜひ担当部署に登録してもらータがあるのか認識されていない状況が見えてきいたい

た。特に近年は、組織の中長期計画、教育・研究SIS プロジェクトの実行のみでなく、全学視点のあるべき姿を実現するための各施策の実行によから見ると、さらなる学内データ整備・事務組織り、データの複雑性が急速に増しており、データにおけるデータ共有が必要であると感じ、こうしに基づく施策実行やモニタリングが必要になるとた各部署からの声の背景にはなにがあるのか実態同時に、各部署が独自にデータ抽出・集計を行うを把握するためにアンケート調査を行った。

ことの負荷と間違ったデータを抽出してしまうリ

2.2 アンケート調査での実態把握スクが高まってきている。

アンケートの対象は SIS のプロジェクトメンバ

こうした中で、事務業務の生産性向上の観点かー21 人で、それぞれが学内の各部署に所属し業務ら、教務システムのデータ利活用を推進する情報に精通しているキーパーソンである。これらのメ基盤を整備し、学内外の調査対応に伴う業務負荷ンバーが部署内の意見を集約し、アンケートに回を軽減する取り組みを行った。

答した。アンケートの内容としては、国や民間団体等の機関、学内他部署からの年間調査件数、対2

見える化プロジェクトの経緯

2.1 経緯応時間、調査対象となるデータについて設問を設けて行った。
その結果、学内では年間延べ 898 件という膨大SIS プロジェクトの取り組みを進める過程で、な数の調査が行われていた。1 件当たりの平均対学内の各部署から業務上のデータ利活用に関し、応時間は 5.2 時間であり、調査に最も利用される以下のような声が聞かれた。のは教務データであることが判明した（図 1 参照）。

教務システムに登録されている○○の情報のム登録されているが、登録時の運用ルールが異なっているためデータの解釈が一定でない等、学内においてデータを利活用できる状態になっていなかった。
2.4 解決の方向性
データ管理・利活用のあるべき姿として、散在
図 1 調査対応等で利用される学内データの割合した情報を集約し、どこにどのようなデータがあるのかを見える化し、必要なときに必要なデータ

また、以下のような具体的な意見も聞かれ、効率的とは言えない学内の調査対応の実態が浮かび上がってきた。これは関東圏内に 3 キャンパスを有し、縦割り組織が色濃い実態とも捉えることがでを利活用できるデータ基盤を整備する必要があると考えた。また、閲覧権限を適切に設定することも重要と捉えた。一方、必要のないデータまで集きる。

めることで、各部署に過剰な負担をかけることや

所属長宛に依頼文を提出しないと担当者から過剰なシステム投資をすることは慎重に考え、まデータが提供されず、時間を要する。

ずは調査対応に必要なデータに限定して、整備すデータ依頼部署としては、学部ごとに複数部ることとした（図 2・3 参照）。

署に依頼しなくてはならず、非効率に感じる。


他学部の実態を確認するために依頼するが、このデータ整備作業においては各部署の業務標準化が不可欠であるため、その必要性への理解と同じようなアンケートを他の学部事務課が行協力を十分に得るためにプロジェクト内での密なっていた場合は二度手間になる。

コミュニケーションに加え関係会議体への報告も学内情報を見える化すれば、教務担当、庶務定期的に行う等、十分に学内共有を行った。

担当の業務連携もスムーズになる。


全部署、同じ情報が見えるべきである。

2.3 課題抽出
SIS のプロジェクトメンバーで議論を重ね、データ利活用における課題を 3 つにまとめた。
① 人的コストの増加と業務属人化
データの管理部署や管理形態がバラバラのため、データ抽出に手間がかかり、一定のスキルがないと業務を行えないという状況があった。
② 非効率な調査対応

図 2 見える化に向けたデータ整備実施の流れ

1 つの調査に対して、複数の部署へのデータ提供依頼が必要となっており、データを提供する側も取りまとめる側も相当な負荷がかかっていた。また、各部署が独自に教務システムからデータを抽出するため、提供するデータの正確性を担保しづらくなっていた。
③ データの散在と非統一なシステムへのデータ入力ルール
各担当部署が保持する Excel にしか情報がない、システムへ未登録な情報が多い、もしくはシステ

図 3 見える化で期待できる効果

3 調査対応の効率化の仕組みづくり
3.1 ツールの選定
本学では、2014 年より入試広報部門で入試情報の可視化および志願者分析を目的に QlikView という BI ツールを導入していた。QlikView は、複数のシステムのデータや Access/Excel 等のファイルを統合できる利便性、大量のデータを圧倒的な速度で処理できるインメモリの技術、直観的な画面操作性などが特長で、入試広報部門でも有効活用できていることを把握していたため、本プロジェクトでも利用できないかを検討した。また、プロトタイプを作成するためのライセンスも学内

図5

学生情報の一元管理画面3.2 リリースまでのスケジュールにあり（QlikView の Desktop 版は誰でも無償で利2017 年 1 月から、まずは指定統計調査対応にむ用可能）、要件を踏まえたデータ統合と画面開発

けて要件の検討を開始し、データの整備、に取り掛かった。

QlikView のアプリ開発を実施。情報システム課とまずはプロトタイプとして学生数に関するダッシュボード・学生情報の一元管理画面のアプリを開発し、プロジェクトメンバーに共有した。
（図 4・5 参照）独自で作った Access や業務システムの標教務課の担当主導でプロジェクトを進め、2017 年5 月に学内に同アプリをリリースした。
続いてこのほかの学内調査対応アプリについて同年 6 月以降、開発を進めている。
3.3 指定統計調査対応のアプリ開発

準機能では得られないデータ可視化と、大容量デ今回対応した統計調査は学校基本調査・学校法ータの瞬時の処理によるインパクトは大きく、見人基礎調査で、開発は QlikView と教務システムにえる化推進に対する理解と要望が高まった。

精通する情報システム課で担当したが、両調査の各質問は似通った中にも微細な違いがあり、データ抽出要件が複雑であった。そのため、要件や仕様のとりまとめは各教務部署から選出した数名の「見える化コアメンバー」が担当し、データ抽出の正確性を担保しながら開発側の負担も軽減し、効率的に開発を進めることができた。
開発にあたっては、教務システムから QlikViewへのデータ取込は事前にデータ群ごとのデータロード仕様書を作成し、業務システムの複雑なデータベースを見える化に活用しやすい形に成型することに注力した（図 6・7 参照）。

図4

学生数に関するダッシュボード

図 6 指定統計対応の QlikView 画面①
図 8 出欠率の画面①

図 7 指定統計対応の QlikView 画面②
3.4 学内調査対応のアプリ開発
次に着手したのは近年学内の利活用が多い出
図 9 出欠率と GPA の経年変化の画面②欠・GPA・成績のデータの見える化である。特に2011 年から導入している IC カードによる出欠管理情報は単年度で 500 万件をこえる膨大なデータ4 成果であるため、Access や Excel で取り扱うには限界

新たな情報システムの導入は新たに覚えるこがあった。そこで QlikView を用いて開発したとことを増やし、敬遠される傾向があるが、今回開発

ろ、卒業生を含む全学生の出欠情報を 1 つの画面したアプリは各部署の担当者から以下のとおり好で管理することに成功した（図 8・9 参照）。

評を得ている。
·

精度が高く、みやすい、わかりやすい·

データに強くない職員でも簡単に必要な情報を得ることができるのがよい·

学内のあらゆるデータに興味が沸いた。現場では教職員から様々なデータを求められる場面が多い·

見える化に必要なデータ整備であれば、ぜひこれからも頑張りたい
また、課題として挙げた 3 点についても、SISプロジェクトで着実に改善にむけてすすめられており、指定統計対応についても QlikView を利用することで対応時間の大幅な削減が見込まれている。
業務改善に直結するデータの可視化を行ったことで、現場の見える化に対する意識の高まりも見られたことは予想外の成果であった。

5 今後の展望
本稿では、事務業務の生産性向上を目的とした調査対応の効率化の取り組みについて述べた。既に入試広報部門でも QlikView を利用しているた
め、入試・教務システムデータの一元管理を実現した（図 10 参照）。引き続き各業務システムの見える化を一層進めることで学内情報共有の輪は広がり、エンロールマネジメントの完成へと導かれるだろう。

図 10 見える化連携対象データ

こうした取り組みは、これまで「作業中心」になりがちであった事務業務を学生支援や大学経営のための施策検討、戦略検討を行う「検討中心」の業務へと脱皮させる可能性を持っていると考える。