研究費使用等ハンドブック
2020 年度版

地方独立行政法人東京都健康長寿医療センター
TOKYO METROPOLITAN GERIATRIC HOSPITALAND INSTITUTE OF GERONTOLOGY

Ver.1.0

目次
はじめに----------------------------------------------------------------------------------------------

今年度の主な変更点---------------------------------------------------------------------------------

１ 研究費の適正な管理・運営のための体制

１１-----------------------------------------------------

２

１－１

研究費の管理・運営体制（責任体制）------------------------------------------------

２

１－２

不正防止に関する研修の受講と誓約書の提出

３---------------------------------------（１）コンプライアンス教育及び研究倫理教育の受講 （２）誓約書の提出

１－３

研究費の使用に関する代表的な禁止事項---------------------------------------------

４

１－４

研究費の不正使用等に対する処分-----------------------------------------------------

４（１）個人に対する処分 （２）企業等に対する処分

１－５

研究費の応募・使用に関する相談窓口と研究不正の通報窓口----------------------

５（１）HAIC 事務分担（２）研究費の応募・使用に関する相談窓口（３）研究不正の通報窓口

１－６

研究費の使用に関する基本ルール----------------------------------------------------- - ６（１）目的外使用の禁止 （２）支出財源の特定 （３）使用期間の制限 （４）対象年度の制限（５）対象経費の制限 （６）立替払及び現金払いの制限 （７）公的研究費の使用関係に関する参考 URL

１－７

研究費執行状況の確認

１－８

モニタリング及び内部監査の実施

２ 研究費の支出手続き----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

８９--------------------------------------------------------------------------- １０

２－１

支出対象別必要書類早見表----------------------------------------------------------- １０

２－２

業者への発注（物品購入、印刷、委託等）に関する手続き------------------------ １６（１）業者への発注 （２）インターネット取引 （３）購買等請求書 （４）発注先指定（５）物品購入の必要性 （６）飲食物の購入 （７）納品・完了の確認・検収（検査）（８）備品・換金性の高い物品の管理

２－３

出張・旅費に関する手続き＊各種フロー図----------------------------------------------------------- ２８（１）出張・旅費の区分 （２）旅費の種類 （３）旅費の計算 （４）内国旅行 （５）外国旅行（６）行程の変更 （７）公的研究費における連携研究者・研究協力者の旅費請求 （８）その他留意事項＊各種フロー図２－４

非常勤職員、臨時職員の雇用に関する手続き--------------------------------------- ３５

＊フロー図

２－５

謝金に関する手続き------------------------------------------------------------------- ３７（１）謝金の種類 （２）謝金の額 （３）謝金の割増し （４）謝金支給対象者の制限（５）謝金の請求時期と支給方法 （６）租税条約に伴う源泉徴収の軽減・免除（７）謝金支給基準の種別（用務）に関する補足

３ その他研究活動に関する事項＊フロー図----------------------------------------------------------------- ４２（１）知的財産・特許の手続き （２）利益相反マネジメントの実施 （３）研究倫理審査関係規程・不正防止計画--------------------------------------------------------------------------- ４３＊公正な研究活動を確保するための行動規範＊研究費の管理・監査の基本方針＊平成 31 年度研究費不正防止計画

各種様式--------------------------------------------------------------------------------------------- ５０

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

はじめに
東京都健康長寿医療センターにおける研究活動は、設立団体である東京都からの運営交付金、科学研究費助成事業をはじめとする公的研究費、民間企業・団体等から納付される外部資金研究費等を財源として行われています。研究費の使用には厳格な管理が求められており、研究費を不正あるいは不適切に使用した場合、当センターの社会的な信頼が失墜し、研究活動の継続が困難となりかねません。
この「研究費使用等ハンドブック」は、「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施基準）」（平成26年2月18日文部科学大臣決定）を踏まえて、当センターにおける研究費使用等の基本ルールを示したものです。
当センターにおいて研究費の管理・運営に係る職員は、このハンドブックの内容を十分御理解の上、研究費を適切に使用してください。

今年度の主な変更点【7ページ】立替払及び現金払いの制限：クレジットカードにより支払いができる経費
原則として事前申請の上、個人クレジットカードを使用する旨の記載。法人クレジットは立替金額が高額（10万円以上）となる案件で事前に承認を得たものに限り利用できる旨の記載に変更。
【10ページ】２-１支出対象別必要書類早見表：消耗品・備品・研究材料等
製品指定理由書の提出を総額500万円以上3,000万円未満に変更。（3,000万円超は政府調達契約となり製品指定が不可の為）。また指定理由確認書面の提出を総額500万円未満から総額50万円以上500万円未満に変更。発注先指定の場合、指定理由確認書面（総額50万円未満）の提出を不要とした。
【10ページ】２-１支出対象別必要書類早見表：金券類
提出書類：授受簿の他に「最終の授受等が行われた日から5営業日以内に管理簿も提出」に変更【11ページ】２-１支出対象別必要書類早見表：印刷・委託
発注先指定の場合の指定理由確認書面（総額50万円未満）の提出を不要とした。
【11ページ】２-１支出対象別必要書類早見表：印刷
総額50万円未満のＷＥＢ集中購買システムでの発注に加え、総額20万円（税込）未満の原課発注を可能に変更。
【11ページ】２-１支出対象別必要書類早見表：委託
原課発注限度額は総額20万円（税込）未満で変更ないが、個人情報を含むものは事務発注とした。
【14ページ】２-１支出対象別必要書類早見表：年会費
学会年会費の個人立替及び法人支払いの場合の必要書類を新たに記載。
【17ページ】２-２ 業者への発注（物品購入、印刷、委託等）に関する手続き〈原課発注が認められない案件等〉意図的な分割発注の例１）一両日中に同一業者へ発注した総額が20万円（税込）以上の場合に変更。
【18ページ】インターネット取引（WEB集中購買システム以外のインターネット取引）
Web集中購買システム以外のインターネット取引の支払のうち、カード決済でなければ支払が困難な経費は、原則として個人クレジットカードにより行う事の変更。（原課発注が認められる範囲内）【20ページ】事務部門による検収（検査）※4 無形の消耗品（サービス、ソフトウェア、ライセンス等）または、計画的に発送や受取を行う郵便・宅配便は現物確認ができないため小口現金での対応は原則不可となる旨の記載の追加。
【その他】組織変更により、旅費及び学会参加費の書類提出先が人事係から給与福利係に変更になりました。

1

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

１ 研究費の適正な管理・運営のための体制
１－１ 研究費の管理・運営体制（責任体制）
当センターでは、「地方独立行政法人東京都健康長寿医療センター研究費の管理・監査の基本方針」（平成27年3月31日付26健事第2857号）を制定し、下図の管理運営体制を構築・運用しています。

最高管理責任者（理事長）
研究費の運営・管理について最終責任を負う者
・ 基本方針に基づく具体的な対策の策定・実施
・ 実施状況の確認と最高管理責任者への報告

・ 不正防止対策の基本方針の策定・周知

統括管理責任者（センター長）
研究費の運営・管理についてセンターを統括する実施的な責任権限を有する者

・ 管理監督部門に係る対策の実施・報告
・ コンプライアンス教育の実施・受講状況管理・ 指示・ モニタリングの実施・改善指導

コンプライアンス推進責任者

研究倫理教育責任者

研究費の運営・管理について、各部門における実質的な責任

不正行為を事前に防止し、公正な研究活動を推進するため、と権限を持つ者（実施状況確認、コンプライアンス教育の実研究者等に求められる倫理規範を修得等させるための教育を施、モニタリングの実施）

実施する者

病院部門

研究部門

事務部門

事

病院部門

務

部

・ 研究費の不正に関する通報窓口

・ 不正発生要因の把握と整理、評価・ 監査の実施・ 不正防止要因に対応する具体的不正・ 監事及び会計監査人との連携

総務 課

・ 発注者以外の者による検収の実施（検収センター）防止計画の策定、実施状況の確認

・ 不正取引に関与した業者への取引停止等の措置

・ 研究費の使用及び事務処理手続きの・ 懲戒等の手続きと措置

ルールの相談窓口・ 不正行為に関する通報窓口

研究不正行為調査委員会

事務部門

門

経営企画課（経理係）
事務ユニット

研究部門

不正使用調査委員会

2

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

１－２ 不正防止に関する研修の受講と誓約書の提出（１）コンプライアンス教育の受講
当センターにおける研究費の不正使用防止・研究費使用ルールの習熟のため、研究費の管理・執行に関わるすべての職員に対し、コンプライアンス教育の受講を義務付けています（毎年度１回受講）。コンプライアンス
教育は、研究不正防止委員会事務局（HAIC事務ユニット）が「研究不正防止研修会」として開催しています。
今年度につきましては、コロナウイルスによる感染防止対策の為、資料配布及びテスト形式での開催とします。
研究部門：全職員

コンプライアンス教育の病院部門：ｅ-Rad登録者、研究を行っている職員（当センター協力研究員）

対象職員

事務部門：研究費の執行・管理に関わる職員（２）研究倫理教育の受講
盗用・捏造・改ざん等、研究不正行為の防止に対する意識の浸透と研究倫理指針の習熟のため、研究者等（非常勤職員等の場合は、当センターを本務先とする者）に対し、研究倫理教育の受講を義務付けています。下表の
CITI-Japanのｅラーニングコースにより実施します。

受講コース一覧
対象区分
研究所 研究員
常勤・非常勤（※１）

A
不
正

受講頻度

今年度新規入職者

基本コース

e-Rad登録者、当センター協力・コメディカル研究員で昨年度未受講の者

令和２年

３年ごと

学術研究支援及び研究系、治

6月30日まで

（※２）
基本コース

携わる者（新規入職者、異動し３単元（※４）

てきた者）

B

令和２年

研究所 研究員倫

常勤・非常勤（※１）

理

全 員

８単元（※３）

事務

験等の資金管理や支援業務に

事務職員等

受講コース
研究員

病 院 医師・看護師

防
止

修了期限

6月30日まで

毎年度(※５)

研 究 部門 倫理 コ ー
ス５単元（※６）※１：非常勤は、月16日以上当センターに勤務する者 及び センター長が受講が必要と認めた者を対象とする。
※２：7月以降に新任者については、就任後1ヶ月以内に受講修了すること。
※３：「責任ある研究行為について」「研究における不正行為」「データの扱い」「共同研究のルール」「利益相反」「オーサーシップ」「盗用」「公的研究費の取扱い」の８単元。
※４：「責任ある研究行為について」「研究における不正行為」「公的研究費の取り扱い」の３単元。
※５：研究所倫理委員会の申請者は、原則、申請時に当該年度の受講を修了していること。
※６：「研究倫理審査委員会による審査」「研究における個人に関わる情報の取り扱い」「研究で生じる集団の被害」「研究におけるインフォームド・コンセント」「特別な配慮を必要とする研究対象者」の５単元。なお、年度によって科
目を変更する場合がある。

（３）誓約書の提出
当センターでは、研究費不正使用・研究不正行為防止に関する意識浸透のため、研究に関わるすべての職員に対し、「研究費の管理・運営等に関する誓約書」への署名・提出を義務付けています。
また、事務部門発注の例外措置として、原課発注（研究者等からの直接発注）を行う場合、事前に「原課発注に関する誓約書」への署名・提出を義務付けています。
研究費の管理・運営等

研究部門：全職員に関する誓約書の対象

病院部門：研究を行っている職員、研究費の執行・管理に関わる職員

【提出先】

職員

事務部門：研究費の執行・管理に関わる職員

HAIC

原課発注に関する誓約

研究部門：研究費を財源とする原課発注を行うことを希望する職員

書の対象職員

病院部門：研究費を財源とする原課発注を行うことを希望する職員

事務

3

ユニット

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

１－３ 研究費の使用に関する代表的な禁止事項
架空取引により業者へ支払った代金を預け金として管理させ、別の用途へ使用すること。

預け金

事例① 繰越できない研究費の残額を、架空発注により預け金として管理させ、翌年度に使用するＯＡ機器の購入費に充てた。
事例② 虚偽の書類を業者に作成させ、支払代金を預け金として業者に管理させ、別の用途へ充当した。
実態の伴わない出張旅費を不正に受給すること。

カ
ラ
出
張

事例③ 架空の出張旅費を請求し、不正に旅費を受給した。
事例④ 出張を変更・中止したにも関わらず、その届け出を行わず、不正に旅費を受給した。
事例⑤ 研究目的以外の用務や私的用務であったにも関わらず、当センターに旅費を請求し受給した。
実態の伴わない謝金を不正に受給すること。

カ
ラ
謝
金

事例⑥ 実際には実施されていない架空の謝金を請求し、不正に支給した。
事例⑦ 実際の謝金単価・所要時間とは異なる請求を行い、不正に算出された謝金を支給した。
事例⑧ 別機関又は当センターからの給与支給と同日の謝金請求を行い、給与・謝金を二重に受給した。

１－４ 研究費の不正使用等に対する処分
当センターは、研究費の不正使用に対して厳正に対処します。不正使用調査委員会において不正使用が認定された場合、以下の処分を講じます。

（１）個人に対する処分
不正使用を行った研究者に対しては、すべての研究費の応募・受入れを制限します。ただし、不正使用に関与した事実を自己申告した場合は、制限を軽減・免除する場合があります。
№

認定基準

１

制限期間

不正使用を行った研究者及びそれに共謀した者①

個人の利益を得るための私的流用認定された年度の翌年度から10年間②

社会への影響が大きく行為の悪質性も高いと判断されるもの認定された年度の翌年度から5年間③②及び④以外のもの認定された年度の翌年度から２年から４年④

社会への影響が小さく行為の悪質性も低いと判断されるもの認定された年度の翌年度から１年

２偽りその他不正な手段により研究費を受給した研究者及びそれの共謀者認定された年度の翌年度から５年

３

不正使用に直接関与していないが善管注意義務に違反して使用不正使用を行った研究者の制限期間の半分を行った研究者（不正を行った者の所属長）

上限：認定された年度の翌年度から２年間
下限：認定された年度の翌年度から１年間

注）№１において、社会への影響が小さく、行為の悪質性も低いと判断され、かつ不正使用額が少額であると判断された場合は、上記の制限を課さず、理事長より厳重注意を行う。
注）№３において、社会への影響が小さく、行為の悪質性も低いと判断された研究者に対して善管注意義務を怠った場合、上記の制限を課さず、理事長より厳重注意を行う。

№

研究費の応募・受入れ等の制限に加えて課される処分

１

氏名及び所属、不正内容の公表

２

当センターにおける「懲戒手続きに関する規程に基づく人事処分」※

自己申告後においても不正に関与したことが明らかとなった場合、諭旨解雇又は懲戒解雇

３

故意又は過失により当センターに損害を与えたときは、その損害弁償

4

当センター又は資金配分機関からの民事・刑事告訴（２）企業等に対する処分
不正使用に関与した企業等に対しては、取引停止処分を講じます（最長10年程度）。ただし、不正使用に関与した事実を自己申告した場合は、取引停止処分を軽減・免除する場合があります。

4

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

１－５ 研究費の応募・使用に関する相談窓口と研究不正の通報窓口（１）HAIC事務分担
課名
研究開発

担当
産学連携

産学公連携、TR 推進

知財

成果有体物管理研究推進

治験・臨床研究の増進

治験遂行、受託増進、倫理審議・研究倫理教育、研究費の適正な執行管理

研究力の強化

内部助成金管理、予算・人事・安全管理・庶務、倫理審議(研究部門)

研究不正防止研究費不正防止対策、内部・外部評価、研究審査

研究費の執行管理

不正防止研修・モニタリング等、研究費の適正な執行管理

産学公連携、知的財産、利益相反、TR 研究費等の管理

ユニット

事務

研究事業の

ユニット

運営推進

（２）研究費の応募・使用に関する相談窓口
相談窓口

令和2年6月1日現在

研究費名

担当

その他公的研究費
ＡＭＥＤ補助金（旧厚労科研）
科研費（厚労）科研費（文科）国庫補助金

内線

E-mail中村

1235

kousuke_nakamura@tmghig.jp

小俣

1235

emi_omata@tmghig.jp

谷

1236

masataka_tani@tmghig.jp

萩原

1234

maki_hagiwara@tmghig.jp

相馬

1237

marie_souma@tmghig.jp

石渡

1237

rikako_ishiwatari@tmghig.jp

伊藤

2275

satoko_ito@tmghig.jp

長谷川

2274

naomi_hasegawa@tmghig.jp

深谷

2277

fukaya@tmig.or.jp

受託研究費（研究部門）
事務ユニット（経営企画課内）

共同研究費
指導料（学術指導）
受託事業
ﾁｰﾑ･ﾃｰﾏ研究費、理事長研究奨励費
長期縦断等研究費、研究支援施設費
助成金（民間助成金・一般助成金）
奨学寄附金（病院部門・研究部門）

研究開発ユニット(研究推進)

受託研究費（病院部門）
治験費
病院部門課題研究費

産学連携・知財

ﾄﾗﾝｽﾚｰｼｮﾅﾙﾘｻｰﾁ課題研究助成金（３）研究不正の通報窓口
研究費の不正使用の通報

経営企画局事務部経営企画課経理係
住所：〒173-0015 東京都板橋区栄町35番2号
電話：03-3964-1141（代表）

研究活動上の不正行為の通報

内線：1217 メール：keiri@tmghig.jp

健康長寿イノベーションセンター(HAIC) 事務ユニット
住所：〒173-0015 東京都板橋区栄町35番2号
電話：03-3964-1141（代表）内線：1234～1237・1263 メール：jigyou@tmghig.jp［通報にあたっての留意事項］
・原則として顕名によること。通報者は通報したことを理由に不利益な取扱いを受けることはありません。
・通報するに足りる理由等（不正使用：合理的理由及び実証的証拠、不正行為：科学的・合理的な理由）を示してください。
・調査委員会で不正使用・不正行為が認定された場合は、当該不正を行った者の氏名等を公表します。
・調査委員会で悪意に基づく通報であると認定された場合は、原則として当該通報を行った者の氏名等を公表します。

5

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

１－６ 研究費の使用に関する基本ルール
研究費（直接経費）の使用に関する諸手続きは、当センターの諸規程やルール（本ハンドブックを含む。）に基づいて行う必要があります。基本ルールは、以下のとおりです。
なお、研究費（公的研究費、民間助成金等）によっては、固有ルールが定められ、当センターのルールに優先される場合があります。研究費使用の際は、各研究費のルールを必ず御確認ください。

（１）目的外使用の禁止
私的物品や嗜好品等の購入費に充てることはできません。研究費の支出は、当該研究課題に直接必要となる経費（成果の取りまとめ・発信に必要となる経費を含む。）に限られます。

（２）支出財源の特定発注段階で支出する研究費を特定してください。特に公的研究費の場合、原則、納品・履行完了後の財源変更・予算支出元振替はできません。これは、当該物品等を費消した研究課題と財源との間にねじれが生じ、不正使用とみなされるためです。
【例外】発注情報通知書へ予算支出元の記載を誤った場合で、かつ、業者へ支払未了の場合（３）使用期間の制限
研究費の使用可能期間は、科研費等の場合は交付内定日から当該研究課題の補助事業期間の終了日まで、受託研究、共同研究、受託事業等の場合は契約締結日から契約期間の終了日まで（学術指導の場合は、受入決定日の翌年度末まで）です。ただし、倫理審査が必要となる研究課題については、
原則として倫理審査における承認決定までの間は、使用できません。
なお、交付内定日又は契約締結日から研究費入金日までの間に支出を行う場合は、当センターによる立替が必要となりますので、事前にHAIC担当者まで御相談ください。

（４）対象年度の制限
研究費は、当該年度の研究活動に必要な経費に充てられるものです。使用可能期間中であっても、過年度や翌年度の研究活動のための支出は、以下の例外を除き、原則として認められません。
【例外】翌年度開催の学会等参加費を当該年度内に支払う必要がある（最終支払期限が設定されている）もの※支払財源は、支払日から学会等開催日まで継続している外部資金研究費等で、当該参加費の支出が認められているものに限ります。ただし、支払を希望する場合は研究者等による立替払を行い、翌年度（学会開催後）に「学会参加費請求書」及び学会開催案内（支払期限と開催日が明記されたもの）、
学会参加証、領収書を人事係へ御提出ください。

【例外】翌年度の経費を当該年度内に支払う必要がある（最終支払期限が設定されている）もの※対象資金（財源）は、原則として支払日現在から翌年度の納品日・履行期限等まで継続している
外部資金研究費等で、当該経費の支出が認められているものに限ります。支払いを希望される方は、
事前にHAIC事務ユニット担当まで御相談ください。

6

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版（５）対象経費の制限（代表例）
研究課題に直接必要な経費であっても、研究費によっては支出が認められないものがあります。
ここでは、科学研究費補助金、厚生労働科学研究費補助金、一般財源研究費について紹介します。


科学研究費補助金
×

建物等の施設整備費、研究中に発生した事故・災害の処理費

等

厚生労働科学研究費補助金
×

建物等施設に関する経費、研究機関が通常備えるべき設備備品費等の物品費、研究中に発生した事故・災害の処理費、50万円以上であり賃借可能な物品の購入費

等

一般財源研究費（チーム・テーマ研究費、理事長研究奨励費、ＴＲ推進費、病院課題研究費等）
×

非常勤職員等の雇用に係る人件費（ただし、人件費として予算配分された場合は除く。）
海外渡航に係る旅費や参加費等、学会等各種団体の年会費、職員の資格の取得や保持等に係る経費、職員のスキルアップ・自己研鑽・研修等に係る経費、外部資金研究費の返還財源（ただし、理事長が特に認めた場合は除く。）、海外からの招聘に係る旅費及び旅費相当額の謝金の割増し（６）立替払及び現金払いの制限
研究者等による立替払は、業務上特に必要と認められる場合に限り可能です。立替払のうち、小口
現金又はクレジットカード使用については、経営企画課経理係において承認された場合に限り可能です。なお、業者等への支払は、原則として振込によります。


小口現金により支払いができる経費
少額で緊急やむを得ない場合であって、①支払金額を事前に確定することが困難な経費、②即時の直接現金支払を必要とする経費、③郵便振替等で支払を必要とする経費



クレジットカードにより支払いができる経費
クレジットカード以外の方法で支払うことができない経費等※

原則として事前申請の上、利用者本人名義の個人クレジットカードを使用してください。
法人クレジットカードは、立替金額が高額（10万円以上）となる案件等で、事前に承認を得たものに限り利用できます。

（７）公的研究費の使用関係に関する参考URL


研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施基準）［文部科学省］
http://www.mext.go.jp/a_menu/kansa/08122501.htm



研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施基準）［厚生労働省］
http://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/hokabunya/kenkyujigyou/kanrikansa/

7

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

１－７ 研究費執行状況の確認
コンプライアンス推進責任者は、所管部門の研究費の執行状況について検証し、予算の執行が当初計画に比較して著しく遅れていると認める場合は、研究者に対し、その理由を確認の上、必要に応じて改善を指導することが求められています。執行状況の確認・改善は随時行う必要がありますが、9月末及び12月末実績については、下図のフロー図によりすべての研究課題について一斉に実施します。

コンプライアンス
事務ユニット

推進責任者①研究計画書等の内容に基研究者⑤助言された内容等を基に研究を実施⑨指示された内容等に基づき対応

づき予算執行状況を確認②執行率が一定以下の課題
9 月末

を抽出

実績

③対象者リストの作成・提出④必要に応じて研究者へ遅延理由の確認・助言等を実⑤助言された内容等を基に

施

研究を実施

⑥執行率が一定以下の課題を抽出⑦対象者リストを作成・提12 月末 出（9 月末リスト登載課題
実績については、その旨も報告）⑧研究計画を検証し、必要に応じて研究費の繰越・返還等を指示する。

⑨指示された内容等に基づ
き対応

・執行状況確認の目的は、年度末における研究費の使い切りではなく、研究計画に沿って正しく研究費が使われているかどうかを検証することです。研究費が余った場合には、別途返還等の手続きを実施します。
※科研費ハンドブックにおいては、未使用金の科研費を返還した場合であっても、その後の審査や交付で、不利益な扱いを受けることはないとされております。
・納品、履行完了後に支出財源を変更することは、当該物品等を費消した研究課題と財源との間にねじれが生じるため、多くの場合、研究費の不正使用となります。このため、特に公的研究費の場合、以下の例外を除き、納品・履行完了後の財源変更・予算支出元振替は原則不可としています。
【例外】発注情報通知書へ予算支出元の記載を誤った場合で、かつ、業者へ支払未了の場合。

8

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

１－８ モニタリング及び内部監査の実施
コンプライアンス推進責任者は、所管部門の構成員が適切に研究費の管理・執行を行っているか等
を随時モニタリングし、必要に応じて改善を指導することが求められています。研究不正防止委員会
では、コンプライアンス推進責任者を支援し、不正使用を発生させないことを目指して、すべての研究費を対象としたモニタリングを年１回一斉に実施しています。
また、監査を所管する経理係では、HAIC事務ユニット、監事、会計監査人と連携し、実態に即して不正が発生する要因を分析し、内部監査（定期監査及びリスクアプローチ監査）を実施しています。
これらを通じて把握された課題とその検証結果については、不正防止計画の見直し等に活用します。

実施事項

実施者

① 不正防止計画の実施状況の把握・検証・報告①コンプライアンス

所管部門における不正防止計画の実施状況を把握、検証し、HAIC 事務ユニットへ報
告する。

推進責任者
②研究不正防止② モニタリングの実施（９～11 月）

委員会

コンプライアンス推進責任者からの報告等を踏まえて、モニタリングを行う。
③ 定期監査の実施（11 月）

③経理係
④経理係

定期監査を実施し、会計書類の形式的要件等の確認、研究費管理体制の検証等を行⑤HAIC 事務ユう。

ニット

④ リスクアプローチ監査の実施（12~２月、随時）
HAIC 事務ユニット、監事、会計監査人と連携し、センターの実態に即して不正を発生させる要因を分析した上で、抜き打ちを含むリスクアプローチ監査を随時実施する。
⑤ 課題の検証報告（2~3 月）
把握された課題を検証し、統括管理責任者を経由して最高管理責任者に報告する。
⑥ 不正防止計画の見直し（3 月）

研究不正防止委員会によるモニタリング実施内容（過年度実施分から抜粋）
課題検証結果の報告を踏まえて、不正防止計画の見直しを行う。

対象項目
物
品
費
・
委
託
費
等

実施項目

補足事項

契約案件（契約

特命随意契約等①特命理由に疑義のある案件・人材派遣契約案件のヒアリング

管財係が契約締

証拠書類等①証拠書類（納品書、請求書等）が揃っているか確認

結したもの）②仕様書は見積積算が可能な内容となっているか確認

経費案件（原課

偏重発注の有無等①特定業者へ偏りが見られる場合はヒアリング等

発注のもの）

分割発注の有無等①分割発注が疑われる場合はヒアリング

備品等

設置・保管状況等①換金性の高い物品及び備品の管理状況等を目視確認

金券類

受払状況等

①所属作成の金券類管理簿と総務係の受払記録とを照合②金券類保管について施錠管理の有無を確認

旅費

旅行状況等

①用務内容が研究目的と合致するかヒアリング②相手先からの旅費重複受給がないか第三者へ問合せ

人件費（臨時職員）

勤務状況等①無作為抽出により出勤簿と業務日誌とを照合・日誌内容確認②臨時職員の出勤日に実際に所属に赴き、作業内容確認

謝 金

実施状況等

①謝金請求書どおりの内容で実施されるか確認②報告書の内容が詳細な記述となっているか確認

会議費

飲食物提供内容等①会議費等内容明細書に係る一連の書類に疑義がないか確認

9研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

２ 研究費の支出手続き※書類提出先 HAIC は、研究費により、事務ユニッ
トと研究開発ユニットに分かれるため、P５の担当
表をご確認ください。

２－１ 支出対象別必要書類早見表
支出対象

主な提出書類

発
注
等

消耗品・備

（金額は税込にて表示）

提出先③製品仕様書やHP画面コピー等②見積依頼書④HP画面コピー、参考見積書等③購入対象物の詳細を確認できるもの⑤製品指定の結果、発注先が一者に限られ

ス・アルコー

る場合、誓約書も提出のこと【製品指定の場合】⑥任意様式（購買等請求書の備考欄への記⑤製品指定理由書（総額500万円以上3000万円未満）⑥指定理由確認書面（総額50万円以上500万円

HAIC

事
務
発
※飲食物、ガ 注
等未満）

分）、金券類、実験動物等⑨Garoon上の「誓約書提出業者一覧」に掲〇一式の総額3,000万円以上の物品購入に【発注先指定の場合】

ついては製品指定ができませんのでご⑧特命理由書（総額50万円以上）

注意ください。

⑨発注先の誓約書

を除く。
原
課
発
注

【1発注あたり総額20万円（税込）未満】①発注情報通知書

検
収
セ
ン
タ
ー

上記「消耗品・備品・研究材料等」の書類に加行わないこと（緊急納品が必要な場合等
は、原課発注可）①②③軽食・弁当等の提供の場合、遅くとも会議開催の７営業日前までに提出【会議等開催前】①③茶・コーヒー等のみの場合は不要①飲食物購入内容明細書②茶・コーヒー等のみの場合、「消耗品…

②参加予定者リスト

原課
会議等にお 発注

〇試薬については、原則として原課発注をえて以下を提出

HAIC

事
務
発
注
物
品
等
購
入

載でも可）
載されている場合は不要⑦性能比較表（総額500万円以上）

ル（単価契約（金額は税込にて表示）①購買等請求書④契約目途額を判断できるもの

品・研究材料

留意事項③会議等開催通知・アポイントメール

等」の購買等請求書に添付して提出④記録に参加者名（実績）を必ず記載【会議等開催後】④会議等記録（議事録）及び配付資料

ける飲食物

原
課
発
注
（
小
口
現
金
）

【会議等開催後】②茶・コーヒー等のみの場合は不要①小口現金請求書兼精算書④参加者氏名（実績）を必ず記載②飲食物購入内容明細書③会議等開催通知・アポイントメール④会議等記録（議事録）及び配付資料

経理係⑤レシート等業者発行の証憑⑤飲食物の商品名、単価、数量、総額がわかるもの（「お品代」等一括りの領収書は不可）〇小口現金は、総額 5万円（税込）未満で緊急かつやむを得ない場合に限る。

【年間単価契約締結済の場合に限る。】①②１か月分を取りまとめて5営業日まで

約分）②納品書（研究者の受取サイン必要）

発注①発注情報通知書

HAIC⑥会場予約関係の証憑（外部開催の場合）

ガス・アルコ 原ール（単価契 課①購買等請求書③授受簿は額面（種類）別に作成し、最終②配付・送付先リスト（氏名記載）の授受等が行われた日から５営業日以③金券類管理簿

事

内に管理簿と一緒にHAICに提出④授受簿（金券類配付後）〇謝品として購入の場合、「謝金請求書添

HAIC

金券類

※郵券等を 務
含む。

に提出

発
注

付書類等一覧」記載書類も提出※総務係の現金支出処理に時間を要するた
め利用日の2週間前までに提出すること※急を要する場合は事前にHAICに要相談

10研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

支出対象

事
務
発
実験動物・ 注
実験動物用
特殊飼料

実
験
動
物
施
設

印
刷

（金額は税込にて表示）

留意事項

提
出
先

（金額は税込にて表示）【総額20万円以上】③参考見積書等①購買等請求書〇実験動物施設へ事前連絡が必要②仕様書〇納品は、実験動物施設専用エレベー③契約目途額を判断できるもの【総額20万円未満】①発注情報通知書②納品書（研究者の受取サイン必要）※特殊飼料については原課発注

ター（EV17）から行うこと
実
験
動
物
施
設

②実験動物施設検査員の押印が必要〇実験動物施設へ事前連絡が必要〇納品は、実験動物施設専用エレベー
ター（EV17）から行うこと①購買等請求書③参考見積書等②仕様書⑥Garoon上の「誓約書提出業者一覧」③契約目途額を判断できるもの④印刷原稿又はそれに代わるもの【発注先指定の場合】に掲載されている場合は不要

HAIC

事
務
発
注

主な提出書類

HAIC

物
品
等
購
入

発
注
等

⑤特命理由書（総額50万円以上）⑥発注先の誓約書
原
課
発
注

委
託

システム利用総額50万円（税込）未満】①発注情報通知書

検
収
セ
ン
タ
ー

〇原課発注による印刷は、総額20万円（税込）未満またはWEB集中購買システム
利用で、総額50万円（税込）未満の場合①購買等請求書②仕様書等②委託内容の詳細を確認できるもの③参考見積書等③契約目途額を判断できるもの④調査で使用する調査票、英文校正前④その他関連する資料【発注先指定の場合】

HAIC

委託全般

事
務
発
注

【総額20万円（税込）未満またはWEB集中購買の原稿等⑥Garoon上の「誓約書提出業者一覧」⑤特命理由書（総額50万円以上）に掲載されている場合は不要※英文校正⑥発注先の誓約書等を含む。

①発注情報通知書②納品物がある場合は納品書②委託完了届（研究者の確認サイン必要）③校正の場合は、校正後の原稿必須
HAIC

原
課
発
注

③その他関連する資料〇原課発注限度額は、総額20万円未満（個人情報を含むものは除く）〇人材派遣については、原課発注不可②修繕・工事内容の詳細を確認できるもの

工事の場合、総務係にも相談が必要で③契約目途額を判断できるものす。
③参考見積書等〇施設・設備の改変を伴う修繕・工事①発注情報通知書②完了報告書（研究者の確認サイン必要）の場合、原課発注不可①①購買等請求書
HAIC

事
務
発
注

①②③施設・設備の改変を伴う修繕・

HAIC

賃
借

原
課
発
注

①購買等請求書
HAIC

修
繕
・
工
事

事
務
発
注

②仕様書
③契約目途額を判断できるもの

11

参考見積書等〇原課発注不可研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

支出対象

主な提出書類発
注
等

旅行
内国旅行の 前旅費（近接地内旅費） 旅行
後

（金額は税込にて表示）①旅行命令簿兼旅費請求内訳書②宿泊理由書（宿泊を伴う場合のみ）①宿泊先の領収書（宿泊を伴う場合のみ）②出張復命書（宿泊を伴う場合のみ）

給
与
福
利
係

②管外・海外旅費請求書③宿泊料金、航空運賃などが分かるもの

内国旅行の④旅行目的が明確に判断できる書類＊１

旅費（近接①出張復命書（宿泊を伴う場合）

地外旅費)

旅
行
後

②航空券の半券及び領収書（該当の場合）③鉄道利用時の領収書等（原本）④宿泊先の領収書

給
与
福
利
係

外国旅行の 渡航
旅費（外国 承
認
旅費）
後

旅
行
後
外部機関に

旅
所属する連 行携研究者・ 前
研究協力者
等に対する 旅行
旅費
後きる資料も提出してください。

合は、宿泊の有無にかかわらず提出③領収書・EX利用票等(オンライン発
行したものでも可)使用済チケットの提出も可【研究所海外渡航審査会審査用】①外国出張申請書きる資料も提出してください。

①公的研究費を財源とする旅行の場〇研究所職員が海外渡航を行う場合

HAIC

審
査
前

〇前泊・後泊の場合、妥当性を判断で〇前泊・後泊の場合、妥当性を判断で
給
与
福
利
係

⑤出張した事実が分かる書類＊２

旅費（金額は税込にて表示）

給
与
福
利
係

①旅行命令・依頼簿（内国旅行）

旅
行
前

留意事項

提
出
先

②旅行行程表の手続き（病院部門職員が協力研究員として渡航する場合を含む。）①旅行命令・依頼簿（外国旅行）の写し
給
与
福
利
係

②旅行日程表の写し③管外・海外旅費請求書④宿泊料金、航空運賃などが分かるもの①出張復命書（宿泊を伴う場合）②航空券の半券及び領収書③宿泊先の領収書

給
与
福
利
係

職員出張時提出書類に加えて以下を提出①相手方所属様式の旅行命令簿（写し）②支払金口座振替依頼書①所属機関による旅費支給がない事
給
与
福
利
係

実を確認できる書類なら可③出張依頼書職員出張時提出書類と同じ書類を提出

給
与
福
利
係

＊１ 旅行目的が明確に判断できる書類の具体例
・会議、打合せ等への出席⇒

・資料収集、フィールドワーク等

アポイントメール、依頼状等⇒

詳細な行程表等

・学会、研究会、シンポジウム等への参加 ⇒開催案内、HP画面コピー等＊２ 「出張した事実が分かる書類」の具体例
・会議、打合せ等への出席⇒

・資料収集、フィールドワーク等

議事録、打合せメモ、レジュメ等（事前作成のアポイントメール等は不可）⇒

訪問先の領収書、調査メモ、撮影した写真データ、資料コピー代の領収書、複写資料の写し、図書館等利用証、購入資料の領収書等
・学会、研究会、シンポジウム等への参加⇒

参加証の写し、当日配布された資料、参加費領収書等（参加前に配付された資料や学会HP等で公開されている資料は不可）

12研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

支出対象

発
注
等

主な提出書類

①推薦書

非
常
勤
職
員
雇
用

提
出
先

（金額は税込にて表示）②履歴書 ③研究業績③被用者が研究者の場合に提出④通勤費に関する届

雇用前〇提出期限は、雇用開始前月の25日まで（年度当⑤支払金口座振替依頼書⑥委嘱状、給与支払報告書の送付について⑦週20時間以上契約の場合は雇用保険被保人
事
係

険者証（写）、加えて1年以上継続雇用予定

人
件
費

留意事項
（金額は税込にて表示）

初から雇用する場合の提出期限については、別途定める。）○出勤予定表は各所属で作成し、所属長は出勤状況を把握することの場合は基礎年金番号（年金手帳等写）

①申込書

臨
時
職
員
雇
用

雇
用
前

②履歴書 ③承諾書〇提出期限は雇用開始前月の25日（年度当初から④支払金口座振替依頼書⑤週20時間以上契約の場合は雇用保険

人
事係

被保険者証（写）
雇
用
後

①出勤簿

○出勤予定表は各所属で作成し、所属長は出勤状況を把握すること②業務日誌（写）人事係①②雇用実績月の月末までに提出②③参加証は認定等に必要な場合に限り写しで可、①学会参加費請求書

学
会
参
加
費

雇用の場合は別途指定）

給
与
福
利
係

②学会参加証（原本又は写し）③参加費領収書（原本）

ただし領収書は一律原本を提出すること〇翌年度開催の学会等参加費を当該年度内に支払う場合の取扱は、「1-6 研究費の使用に関する基本ルール」の「(4)対象年度の制限」を参照①購買等請求書②領収書類（立替払を行った場合）)③その他関連資料

HAIC

(

前
渡
金
経
費

②立替払については、「1-6 研究費の使用に関す限」を参照①謝金請求書

②「謝金請求書添付書類等一覧」（次頁）に記載

HAIC

前
渡
金
謝
金

(

②その他関連資料の書類は、必ず添付)〇謝金の立替払は不可

小
口
現
金

①小口現金請求書兼精算書②商品名、単価、数量、総額がわかるもの（「お経理※飲食物の提供については別項による。 係※少額で緊急やむを得ない場合に限る※小口現金により支払うことができる限度額は【カード使用申請時】③備考欄に「クレジット申請済み」と記載①個人クレジットカード利用申請書兼経費請求書④注文詳細画面等、1.購入先 2.決済日 3.購入資産又②レシート等業者発行の証憑

その他②使用目的が分かる書類

個
人
カ
ー
ド
ク
レ
ジ
ッ
ト
カ
ー
ド
利
用

る基本ルール」の「(6)立替払及び現金払いの制品代」等一括りの領収書は不可）
原則契約１件につき５万円未満（税込）

は役務の内容 4.金額 5購入者がわかるもの⑤対象明細以外は黒塗り可【カード決済後】経理係③発注情報通知書④請求書・領収書⑥納品書、英文校正論文、ソフトウェアダウンロー
ド等スクリーンショット等〇使用する個人カードは、カード名義人が申請者本

⑤カード使用引落し明細書

人のものに限る。

【納品・役務完了後】⑥納品書・役務完了が分かる書類（検収済）〇個人カードの使用は、原課発注の適用可能な範囲【カード使用申請時】③備考欄に「クレジット申請済み」と記載①クレジットカード使用申込書④注文詳細画面等、1.購入先 2.決済日 3.購入資産又の金額に限る。

法
人
カ
ー
ド
（
１
０
万
円
以
上
可
）

は役務の内容 4.金額 5購入者がわかるもの（所属長及び副所長の決裁を経たもの）②使用目的が分かる書類

経理係【カード決済後】③発注情報通知書⑤納品書、英文校正論文等〇法人カードの使用は下記の場合に限る
・原課発注の適用可能な範囲
・カード決済でなければ調達不可能な物品(銀行④請求書・領収書【納品・役務完了後】振込が可能な場合は使用不可)⑤納品書・役務完了が分かる資料（検収済）13・海外の論文投稿等

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

支出対象

発
注
等

主な提出書類（金額は税込にて表示）①科研費直接経費による学会年会費申請

通常申請により申請を行って下さい。

よる学会年会費申請書（分割支払）

1．学会年会費の対象期間が4月から翌年3月まで②学会の規約等（学会の目的、会費の根の場合

拠、学会の会期等が分かるもの）

2．次年度に継続する基金課題より支出する場合③領収書（外貨建ての場合はクレジット
トが分かるもの）

注意事項

HAIC

カード利用明細等の決済時の換算レー（金額は税込にて表示）【通常申請】下記のいずれかに該当する場合は、書（通常申請）又は科研費直接経費に

個
人
立
替

留意事項

提
出
先

１．学会の会計年度が複数年度にわたる場合であっても、翌年度も継続する基金課題からの支出
で、学会の加入期間が研究期間内であれば、１年分の年会費の支出が可能です。
２．支払方法は立替払い、センターから学会への送金いずれも対応可能です。

そ
の
他

学
会
年
会
費
（
必
要
な
場
合
に
限
る
）

【分割申請】下記のいずれにも該当する場合は、分割申請により申請を行って下さい。
1．学会年会費の対象期間が４月から翌年３月ま

①科研費直接経費による学会年会費申請

ででない場合書（通常申請）又は科研費直接経費に

2．補助金課題、最終年度の基金課題から支出す

よる学会年会費申請書（分割支払）②学会の規約等（学会の目的、会費の根る場合

拠、学会の会期等が分かるもの）

注意事項
1．補助金課題は単年度ごとの執行となるため、③請求書、通知書、案内状、払込票等

月割りで年会費を算出します。その年の３月分までの年会費は当該年度の科研費より、4月以
HAIC

法
人
支
払

降の年会費は翌年度の科研費より支出します（最終年度の基金課題も同様）。
2．翌年度の科研費が確定次第、未払金分を申請して下さい。
3．支払方法は立替払いのみとなります。センターから学会へ送金を行う方法は対応不可です。

（参考）学会年会費については、上記とは別に若手研究員（40歳未満）に対して研究力向上を目的とした科研費間接経費からの支給があります。条件や請求方法はGaroonの掲示を参照ください。

14

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

謝金請求書添付書類等一覧
謝金区分

対象者

検討委員会等

センター諸規程に基づき【 実施前までに提出 】（請求書提出時）の委員設置した委員会・作業部会● 会議体の設置運営に係る規程等等の委員長、委員、オブザーバー等

添付書類（●：必須 ○：必要に応じて）※ 設置要綱、委員名簿、承諾書等● 会議次第※ 日時・場所等が明記されているもの【 実施後に提出 】※ 個別の研究課題に関する会議体や単なる打合せは含まない。

● 議事録○ 領収書（現金支払の場合）【 謝金規程第５条第１項による旅費相当額割増しの場合】○ 航空券の半券及び領収書（航空機利用時は必須）○ 宿泊先の領収書（宿泊を伴う場合は必須）

講演又は研修講演会、研修会の講師、講【 実施前までに提出 】（請求書提出時）

等の講師等

師補助者

● 講演会等の開催内容（日時・場所等）が分かるもの● 講演会等に講師として参加承諾したことが分かるもの※ 講演会形式のものに限● 講師の身分が分かるもの※ HP画面、名刺等のコピーる。他の形式のものは、【 実施後に提出 】

専門的な知識（技術）● 開催した講演会等の実績の概略の供与謝金等による。

○ 領収書（現金支払の場合）※ 概要報告書等【 謝金規程第５条第１項による旅費相当額割増しの場合】○ 航空券の半券及び領収書（航空機利用時は必須）○ 宿泊先の領収書（宿泊を伴う場合は必須）
専門的な知識実験・研究・調査・健診等【 実施前までに提出 】（請求書提出時）（技術）の供与において高度な知見に基● 教授・指導を行うことの承諾書

づく指導・助言を行う者○ 教授・指導内容が分かる書類※ 謝金請求書への記入可【 実施後に提出 】※ 専門的知識を活用した作業等（検診での作業等）は含まない。

● 指導を受けた内容の概略（報告書等）○ 領収書（現金支払の場合のみ）【 謝金規程第５条第１項による旅費相当額割増しの場合】○ 航空券の半券及び領収書（航空機利用時は必須）○ 宿泊先の領収書（宿泊を伴う場合は必須）

研究会、シンポジウム・研【 実施前までに提出 】（請求書提出時）

究集会等における助言者・● 研究会等の開催内容（日時・場所等）が分かるもの

事例発表者等● 研究会等に助言者等として参加承諾したことが分かるもの【 実施後に提出 】● 開催した研究会等の実績の概略※ 概要報告書等○ 領収書（現金支払の場合）【 謝金規程第５条第１項による旅費相当額割増しの場合】○ 航空券の半券及び領収書（航空機利用時は必須）○ 宿泊先の領収書（宿泊を伴う場合は必須）

15

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

謝金区分
原稿執筆

対象者
原稿等執筆を行う者

添付書類（●：必須 ○：必要に応じて）【 実施後に提出 】● 執筆により創出された成果物の写し○ 領収書（現金支払の場合のみ）

原稿校閲、翻原稿校閲、翻訳、テープ起【 実施前までに提出 】（請求書提出時）

訳、テープ起こ

こし等を行う者（英文校正● 校閲や翻訳等を依頼する前の原稿等の写しし等を含む。）【 実施後に提出 】● 校閲や翻訳等を実施した後の原稿等の写し○ 領収書（現金支払の場合のみ）

通訳

講演会、研修会、勉強会、【 実施前までに提出 】（請求書提出時）

カンファレンス等におい● 通訳が行われる講演等の概要が分かる書類て通訳を行う者【 実施後に提出 】● 依頼した内容が履行されたと判断できる書類○ 領収書（現金支払の場合のみ）

ホームページ

ホームページ作成に係る【 実施前までに提出 】（請求書提出時）

作成

企画・設計、製作、更新等● 依頼する内容の概略が分かるもの

を行う者【 実施後に提出 】● 依頼した内容が履行されたと判断できる書類○ 領収書（現金支払の場合のみ）

アンケート等

アンケート調査等の研究【 実施前までに提出 】（請求書提出時）

調査協力

協力者

● 調査概要が判断できる書類

PET そ の 他 検PETその他の検査におい【 実施後に提出 】

査被験者て被験者として協力する○ 同意書の写し（被験謝金の場合のみ）

もの○ 領収書（現金支払の場合のみ）○ 授受簿（金券類配付の場合のみ）

注１）上記添付書類が適切に提出されなかった場合は、謝金を支出することができません。
注２）「定型的な役務の提供」謝金は、平成29年3月31日をもって廃止となりました。「定型的な役務の提供」を受ける場合は、事前に総務課人事係への臨時職員雇用手続きを行ってください。

16

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

２－２ 業者への発注（物品購入、印刷、委託等）に関する手続き（１）業者への発注
研究費（直接経費）の執行等諸手続きは、すべて事務部門（経営企画局各所管課・係）を通じて行う必要があります。業者への発注に関しては、発注先の選定や発注金額を含め、事務部門（総務課契約管財係、健康長寿イノベーションセンター）において行うことが原則ですが、以下の諸条件に適合する場合は、原課発注（研究者による発注）が認められています。


原課発注の条件
原課発注は、下表の条件をすべて満たした場合にのみ、行うことができます。


１発注あたり総額20万円（税込）未満のもの。



予め購入財源を特定し、当該経費等に使用できる財源であることの確認が取れていること。

必要とされる期日（履行期限）と使用する研究費の使用期限が考慮されていること。



市場価格を調査した上で、適正価格で発注すること。※



研究者が「原課発注に関する誓約書」を提出していること。



発注先業者は総務課長が誓約書を受理した業者であること。※

見積書の徴取は不要です。
Garoon上で確認できます。


支払時の証憑書類として、発注情報通知書他必要書類を提出すること。



納品先は「（地独）東京都健康長寿医療センター検収センター気付〇〇室・所属・氏名（内線番号）」とすること。



原課発注が認められない案件等
下表に該当する案件等については、原課発注は認められません。


郵券等金券類の購入



事前に経営企画課長の承認を得ていない飲食物の購入（小口現金による例外あり）



当センターの施設の改変を伴うもの



契約書の作成が必要となるもの（例：人材派遣、賃貸借、工事等）



意図的な分割発注※

納品書、請求書等が複数に分かれていても、以下の例のような場合は、あわせて１件の発注とみなします。
例１）一両日中に同一業者へ発注した総額が20万円（税込）以上の場合
例２）研究計画上、１か月間の使用量が20万円（税込）を超えることが明らかである試薬等を、１回の発注金額を20万円（税込）未満にして発注する場合
例３）１組又は１式の価格が20万円（税込）以上の書籍等を分割して発注する場合（全10
巻を５巻ずつに分けて発注する場合など）

合理的理由のない偏重発注（発注者が特定の業者に集中していること）

注）平成29年度から「換金性の高い物品」の原課発注が可能となりました（平成28年度まではWEB
集中購買システム利用の場合のみ可）。ただし、郵券等金券類については原課発注できません。

17

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版



試薬の購入について
試薬については、当分の間、上記に定める諸条件に加え、緊急納品が必要である場合に限り原課発注可とします。緊急納品が必要でない場合は、すべて事務部門への購買等請求を行ってください。事務部門で原則複数業者による見積競争を行った上で、発注します。



原課発注の停止措置について
研究不正防止委員会により、①原課発注の諸条件等に適合していない事実が認定された場合、又は②業者との不必要な接触、業者からの供応接待、業者の差別的取扱いが認定された場合、当該所属に関しては、当該年度及び翌年度の原課発注を禁止します（原課発注の停止）。また、停止期
間中に原課発注を行った場合は、「研究費の不正使用等に対する処分」の対象となります。

（２）インターネット取引
インターネット取引を行う合理的理由（経済的合理性等）が認められる場合は、インターネット取引を行うことができます。しかしながら、インターネット取引では通常の取引に比べトラブル発生の危険性が高まりますので、業者の信用性などを慎重に調査した上で発注することが必要です。
当センターでは、インターネット取引を安全に行うこと及び研究費の不正使用防止に資することを目的としてWEB集中購買システムを導入しています。現在利用可能なシステムは、①ソロエルア
リーナ、②Smartoffice、③SmartPLATONです。原課発注の際は、WEB集中購買システムを積極的に御利用ください。WEB集中購買システムで原課発注を行う場合、発注諸条件を緩和します。
なお、インターネット取引においては、価格が刻々と変動し、事務部門発注では希望の金額で購入できなくなる場合があります。このため、原課発注可能な案件のインターネット取引は、原則として原課発注により行ってください。(原則として事務発注は行いません)【WEB集中購買システムの利用による原課発注諸条件の緩和】


１発注あたり総額50万円（税込）未満まで発注可

市場価格調査や適正価格算出は不要

業者が誓約書を提出しているかどうかの確認は不要



印刷の発注可

偏重発注、差別的取扱いの認定対象外【当センターにおいて利用可能なWEB集中購買システム】●

ソロエルアリーナ（事務用品等）https://solution.soloel.com/●

Smartoffice（事務用品等）http://www.smartoffice.jp/entrance.do●

SmartPLATON

（書籍等）

※

利用にはIDが必要です。不明な場合は、HAIC事務ユニットまでお問い合わせください。

https://smartplaton.kinokuniya.co.jp/SmartPLATON/

WEB集中購買システム以外のインターネット取引の支払いのうち、カード決済でなければ支払自体が困難な経費は、原則として個人クレジットカードにより行ってください（原課発注が認められる範囲内）。なお、個人クレジットカードの利用にあたっては、経理係へ事前に「個人クレジットカード利用申込書兼経費請求書」、発注後に「発注情報通知書」等の提出が必要です。

18

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版（３）購買等請求書（事務発注用）
事務部門で発注を行う案件については、下見積書等が添付されている場合でも原則として発注先業者の指定はできません（発注先を指定すべき適切な理由のある場合は除く。後記（４）を参照のこと。）。
HAICでは、50万円（税込）未満の物品を購入する場合、原則としてＷＥＢ集中購買システム掲載の物品は同システムにて発注します。ただし、下見積書の価格等がWEB集中購買システムに比べて著しく安い場合は、通販業者や見積最安値業者へ発注を検討します（Amazon等インターネット取引となる場合で原課発注可能な案件の場合は、原則として原課発注により発注してください。）。また、WEB集中購買システム未掲載商品を購入する場合は、複数の業者への見積競争等（ネット上の価格比較を含む。）を行います。購買等請求書に下見積書等が添付されている場合でも、当該業者へ発注するとは限りませんので、御留意ください。

（４）発注先指定
発注先指定（特命随意契約等）は、要件を満たす者が一者に限られることが明らかである場合にのみ可能です。下表のような事例においては、発注先指定は認められません。


豊富な経験とノウハウを有する。



これまで多数の取引を行ってきた。



優れた技術を有する。



高齢者の特性を理解している。



評判が良い。



危機管理能力を有している。



本業務に精通している。



他社と比べて安価である。



内容を熟知しているため指示を縮減で○○会社の特約店（代理店）である。

き、効率的である。

○○の資格を有する。



昨年度本業務を受託し、履行状況が良好。 

事業実施日までの時間がない。

（５）物品購入の必要性
下表記載の物品を購入する場合は、研究費の適正使用の観点から、「購買等請求書」又は「発注情報通知書」の備考欄に研究遂行上の必要性を記入の上、提出してください（別紙による対応可）。


当該年度内における同一品目の備品・換金性の高い物品の複数購入複数必要とする理由、物品使用者全員の所属・氏名等を明記してください。



当該年度後半や研究期間最終年度における備品・換金性の高い物品の購入
この時期に物品購入が必要となった理由を記入してください。

（６）飲食物の購入
研究活動に必要な会議等において外部の方を含む場合であって、かつ進行上の理由により飲食物の提供が不可欠な場合に限り、合理的な範囲で飲食物を購入し、その費用を研究費により支出することができます。ただし、菓子類、酒類又は酒類を含む飲食物の購入は原則として認められません。
なお、研究費によっては飲食物の購入が認められない場合がありますので、御注意ください。


軽食、弁当等：概ね３時間以上の会議等を、外部出席者の都合上、昼食時間帯や夕食時間帯に開催し、弁当等を提供せざるを得ない場合に提供できます（可否は経営企画課長が決定）。

19

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版



茶・コーヒー等は、時間要件はありません。



菓子類については、通常の会議等は菓子類を食べながら行わないことや外部での会議等において手土産との区別が困難なため、平成29年度より原則提供不可としました。

（７）納品・完了の確認・検収（検査）物品等の納品や委託等の完了があった場合、その全件に対して、研究者による確認と事務部門（一部、実験動物施設検査員）による検収（検査）・確認を行うことが必要です。


研究者による確認
研究者は、発注内容のとおり納品・完了されたかどうか確認の上、確認者として納品書・委託完了届等にサイン又は押印し、確認日を記入してください。



事務部門による検収（検査）事務部門（一部、実験動物施設検査員）による検収（検査）は、総務課に設置した検収センター（物品検収員）による検収が基本です。検収センターで検収可能な物品については、すべて「検収センター気付」での納品又は研究者による検収センターへの持込みにより、検収センターによる検収を受けてください。検収センターでは、事前に研究者から提出された「購買等請求書」又は「発注情報通知書」等の内容と納品物・納品書等とを照合し、誤りがないことを確認の上、検収印を押印します。また、検収センターへの納品が困難な案件については、別に定める検査員（HAIC
検査員、実験動物施設検査員等）による検査を行います。なお、小口現金で購入した物品については、原則として経理係にて現物確認を行います。
検査員
区分

HAIC 事務
ユニット

物品検収員

確認者

検収センター

研究者●●

500 万円未満の物品等購入

備考

経理係

※１、※２

500 万円以上の物品等購入●●

検査調書作成委託、修繕等現地での業務●●

検査調書作成（500 万円以上）

実験動物、特殊飼料等
保険等商慣習上、納品書等を作成しないもの●実験動物施設検査員
●

●

小口現金

●

※３
●

※４

※１ インターネットを利用してダウンロードしたソフトウェア、資料、電子書籍（デジタルコンテンツ）については、検収センター又は HAIC による検収・検査を全件実施する。ノート PC、タブレット端末で購入した電子書籍等は、購入画面等のハードコピーと当該端末を検収センターに持ち込むこと。
※２ 遠隔地納品で研究者が検収センターに当該物品等を持ち込むことが困難である場合は、「購買等請求書」又は「発注情報通知書」等と当該物品等を撮影した画像データ（物品等の詳細を確認できるデータに限る。）を検収センターに提出すること（画像データの提出は、納品後１０日以内）。
※３ 業務の履行完了を確認できる文書等により検査を実施する。
※４ 無形の消耗品（サービス、ソフトウェア、ライセンス等）または、計画的に発送や受取を行う郵便・宅配便は現物確認ができないため原則不可となります。

20

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版（８）備品・換金性の高い物品の管理
備品及び換金性の高い物品については、当該物品等が公費で購入した当センターの所有物である
ことを明示し、適切に所在管理を行うことを目的として、以下の方法により管理します。


備品「備品」とは、一品又は一式の価格が50万円以上（消費税及び付帯経費を含む総額）で耐用年数が１年以上のものをいいます。


購入した備品については、当センターの固定資産として財務会計システムで管理します。



当該備品には固定資産登録シールを貼付し、毎年度事務職員による所在確認・現物照合を行います。設置・保管場所を変更する場合は、総務課契約管財係までお知らせください。無断廃棄は厳禁（＝不正）です。また、固定資産登録シールが剥がれた場合等は、総務課契約管財係までお知らせ
ください。



換金性の高い物品「 換金性の高い物品」とは、金額に関わらず下表の品目類に該当する物品を言います。
品目類

参考例

テレビ類

テレビ受信機（液晶、ブラウン管のものを含む）、有線テレビ装置、テレビ電話装置 等

カメラ・ビデオ

カメラ・写真機、テレビカメラ、ビデオカメラ 等

カメラ類
レコーダー・プ

テープレコーダー（ICレコーダー、ボイスレコーダー等）、テープレコーダー・録音再レーヤー類

生機（ラジオカセットレコーダー等）、ビデオテープレコーダー（ブルーレイレコーダ
ー、DVDレコーダー、CDレコーダー、MDレコーダー等）、ハードディスクレコーダー等
テーププレーヤー・再生専用機、ビデオディスクプレーヤー（ブルーレイプレーヤー、DVDプレーヤー、ビデオプレーヤー、LDプレーヤー等）、レコードプレーヤー（CDプ
レーヤー、MDプレーヤー等） 等

プロジェクタプロジェクター、オーバーヘッドプロジェクター・写真フィルム投影機、スライドプロ

ー類

ジェクター・スライド映写機 等

パーソナルコ

デスクトップパソコン、ノートパソコン、タブレット型コンピューター（iPad等）、サー

ンピューター、 バー、ディスクドライブ（HDD、DVDドライブ等）、SSD、プリンター、ディスプレイ、
周辺機器類



中央処理装置 等購入した換金性の高い物品のうち、総額５０万円（税込）未満の物品については、総務課総務係にて台帳に記録し管理します。



当該換金性の高い物品には管理用のラベルを貼付し、無作為抽出等により毎年度所在確認・現物照合を行います。設置・保管場所を変更する場合は、総務課総務係までお知らせください。無断廃棄は厳禁（＝不正）です。また、管理用のラベルが剥がれた場合等は、総務課総務係までお知らせください。



当センターでは金券類（郵券等を含む。）も換金性の高い物品としていますが、管理方法が他の物品等と異なるため、上表には記載していません。金券類（郵券等を含む。）を使用する研究者は、
必ず管理簿（所定様式）を作成し、適切に記帳管理してください。

21

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

物品等購入フロー図【事務発注（契約管財係・HAICによる発注）】※ ガス・アルコール（単価契約分）、金券類、実験動物、特殊飼料を除く。
研究者

事務部門

業者

検収センター

飲食物については、会議開【50 万円以上の場合（契約管財係による発注）】一式の予定単価が 500 万円以上の医療機[HAIC]
請求案件毎に必要書類を作成・提出

器、研究機器及び一般備品は別途「仕様必要書類確認、契約締結依頼書策定委員会」及び「指名業者選定委員会」の審議対象案件となる。

[契約管財係]

備考

催の前後に飲食物購入内容
明細書その他必要書類を提出し、経営企画課長の承認を受ける必要がある。
選定方法（見積競争・入業者選定・発注札等）により、発注・納品までの所要日数が異なる。

発注情報の提供

①
依
頼
・
発
注

（納品前までに）

発注情報の提供（納品前までに）

発注情報の提供（納品前までに）

破線は、発注情報の提供を示す。

[HAIC]【50 万円未満の場合（HAIC による発注）】

WEB 集中購買システム掲載物品は、
原則同システムにて発注します。

請求案件毎に必要書類を作成・提出[HAIC]

必要書類の確認後、見積競争・発注

発注情報の提供（納品前までに）時間外（平日 9 時から 12 時、13 時から 16 時 15分以外）の納品の場合は、速やかに納品書（請求書）、物品等を検収センターへ持込みの上、検収を受ける。
配送業者により検収センターへ納品がなされた場合には、請求者が検収

納品物・納品書の提出

検収作業の実施、検収印の押印

センターへ直接取りに行く。
研究室等に納品、納品物・納品書の提出（検収センターへの納品が困難である場合は、この限りではない

納品物・納品書の返却

②
納
品
・
検
収

必ず検収センターへ納品

納品物の受取、取得価額が税込 50 万円以

品質・性能等確認上の物品については、別途固定資産登録が必要。

納品書へ受取サイン、業者へ納品書を返却

納品書・請求書の提出

納品書・請求書の確認

受取サイン（氏名記入又は押印）の際、受取日も[HAIC]

記入

納品書・請求書の提出

支払依頼書の作成、支払依頼（納品検収後 10 日以内）

【取得価額が税込 50 万円以上の物品について】※契約管財係に当該契約書類と検収済納品書(機体番号情報③
支払含む)を提示し固定資産登録及び固定資産登録シールの発行[経理係]

支払依頼書の確認、を依頼する。

支払処理の実施（翌月末まで）※固定資産登録シールは当該物品の確認し易い箇所に貼付する。

22

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

物品等購入フロー図【原課発注（研究者による発注）】※ ガス・アルコール（単価契約分）、金券類、実験動物、特殊飼料を除く。
研究者

事務部門

業者

検収センター

備考

病院職員で WEB 集中購買システムの利用を希望する方は、HAIC まで御連絡ください。

①
依
頼
・
発
注

【WEB 集中の場合】システム上で発注【WEB 集中以外】適正価格を確認の上、発注

破線は、発注情報の提供を示す。

（納品前までに）発注情報通知書の提出

時間外（平日 9 時から 12 時、13 時から 16
時 15 分以外）の納品の場合は、速やかに納品書（請求書）、物品等を検収センターへ持込みの上、検収を受ける。

納品物・納品書の提出

配送業から検収センターへ納品された場合は、研究者等が検収検収印の押印

センターへ直接取りに行く。

【WEB 集中以外の場合】研究室等に納品、納品物・納品書の提出

②
納
品
・
検
収

納品物・納品書の返却

納品物の受取、
品質・性能等確認

研究者等に納品があった旨連絡【WEB 集中の場合】
納品物の保管配送業者から検収センターへ納品され納品物の受取、納品書へ受取りサインるため、研究者等が検収センターへ直接取りに行く。

納品書へ受取サイン、業者へ納品書を返却

納品書・請求書の提出

納品書・請求書の提出[HAIC]

請求書の提出

支払依頼書の作成、支払依頼（WEB 集中の場合：当月末）支払依頼（WEB 集中以外：納品検収後 10 日以
内）

[経理係]

③
支
払

検収作業の実施、支払依頼書の確認、支払処理の実施（翌月末まで）

23

納品書・請求書

受取サイン（氏名記入又はの確認押印）の際、受取日も記入

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

ガス・アルコール（単価契約分）購入フロー図【原課発注（研究者による発注）】
研究者

事務部門

業者

検収センター

備考

①

依
頼
・
発

発注

注

②
納
品
・
検
収

③
支
払

ガス・アルコールは、検収納品

単価契約分以外も同じ

納品物の受取、納品書へ受取りサイン
納品書及び発注情報
通知書の提出(ひと月
分取りまとめて)センターを経由せず、直接研究者へ納品[HAIC]
提出された書類に基づき検査の実施

単価契約分以外も同じ

受取サイン（氏名記入又は押印）の際、受取日も記入

取りまとめた書類を提出
支払依頼

[経理係]

支払処理の実施（翌月末まで）

金券類購入フロー図【事務発注（総務係による購入）】
研究者

事務部門

業者

検収センター

入用日まで 10 営業日程度[HAIC]
必要書類の作成・提出

①
依
頼
・
発
注
・
支
払

必要（急を要する場合、事必要書類の確認・購入依頼

前に確認すること）[総務係]
謝品として金券類を購入す

出金依頼（旅費経費謝金決議書類の提出）る場合、「謝金請求書添付[経理係]

書類等一覧」記載書類の提購入代金の出金（毎週木曜日）

[総務係]

[総務係]

②
納
品
・
検
収
・
精
算
・
管
理

備考

金券類の購入（店舗等）

検収依頼（レシート・金券類等提出）[総務係]

金券受払状況を管理簿へ記載検収作業の実施、金券類は、管理上、総務係

検収印の押印より研究者へ納品

金券類・レシート等の返却謝品として金券類の授受が金券類の管理（台帳）
金券類の納品出も必要となる。

ある場合、その額面（種[総務係]類）ごとに授受簿を作成

購入代金の精算（納品後速やかに）し、最終の授受が行われた[経理係]

日から５営業日以内に管理簿と一緒に HAIC に提出する[HAIC]

24

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

実験動物・実験動物用特殊飼料等購入フロー図【事務発注（契約管財係・HAIC発注）】※20万円以上の場合
研究者

事務部門

業者

実験動物施設購買等請求予定情報（購入内容等）の提供（事務部門への購入依頼の前までに）

備考

破線は、購買・納品情報の提供を示す。

【50 万円以上の場合（契約管財係による発注）】請求案件毎に必要書類を作成・提出[HAIC]

一式の予定単価が 500 万円以上の必要書類確認、契約締結依頼

場合は、別途「仕様書策定委員会」[契約管財係]

①
依
頼
・
発
注

選定方法（見積競争・入議対象案件となる。

札等）により、発注・納品までの所要日数が異な業者選定・発注

業者名・納品予定日を通知（納入前までに）及び「指名業者選定委員会」の審る。
発注情報の提供（納品前までに）[HAIC 事務ユニット]【20 万円以上 50 万円未満の場合（HAIC による発注）】[HAIC]
請求案件毎に必要書類を作成・提出必要書類の確認後、見積競争・発注

業者名・納品予定日を通知（納入前までに）発注情報（購入内容、業者名、納入日等）の提供（納入前までに）納品は実験動物施設専用エレベーター

実験動物施設への納品

納品及び納品書の提出(EV17)からに限る。

検収作業の実

②
納
品
・
検
収

施、
検収印の押印(EV17)からに限るため、誤って検収センターへ届
くことがないよう宅配便

納品書の返却

納品書の確認は、専用エレベーターを利用した納品は行わな

納品書へ受取サイン

納品書の提出いこと※実験動物施設検査員が研究者となる案[HAIC]

件の場合は、他の職員が検収を行うこと請求書の依頼[HAIC 事務ユニット]③
支
払請求書の提出

支払依頼書の作成、支払依頼（検査実施後 10 日以内）

[経理係]

納品書・請求書の確認、支払処理の実施（翌月末まで）

25

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

実験動物・実験動物用特殊飼料等購入フロー図【実験動物施設発注・原課発注】※20万円未満の場合
研究者

事務部門

業者

実験動物施設備考【実験動物の場合（実験動物施設による発注）】
実験動物購入・搬入依頼
購入依頼（実験動物購入・搬入依頼書を実験動物施設管理室へ提出）

実験動物購入・搬入
依頼書の確認書は、研究所５階実験動物施設エレベーターホールに配置している。

発注

①
依
頼
・
発
注

【実験動物用特殊飼料の場合（研究者による発注）】

飼料など実験動物以外のものを購入する場合は、購入希望連絡事前に実験動物施設管理室へ連絡し、購入方法等

購入内容・保管場所等の確認を確認すること。

発注
破線は、発注情報の提供を示す。

発注情報（購入内容、業者名、納入日等）の提供（納入前までに）納品は実験動物施設専用エレベーター

実験動物施設への納品

納品及び納品書の提出(EV17)からに限る。

検収作業の実
施、

②
納
品
・
検
収

検収印の押印(EV17)からに限るため、誤って検収センターへ届
くことがないよう宅配便

納品書の返却

納品書の確認は、専用エレベーターを利用した納品は行わな

納品書へ受取サイン

納品書、発注情報通知書

いこと※実験動物施設検査[HAIC]

員が研究者となる案の提出件の場合は、他の職員が検収を行うこと請求書の依頼[HAIC]

請求書の提出

支払依頼書の作成、支払依頼（検査実施後 10 日以内）

③
支
払

[経理係]

納品書・請求書の確認、支払処理の実施（翌月末まで）

26

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

印刷・委託・修繕・賃借・工事等フロー図【事務発注（契約管財係・HAICによる発注）】
研究者

事務部門

業者

検収センター

備考【50 万円以上の場合及び契約書の作成が必要な場合（契約管財係による発注）】[HAIC]
請求案件毎に必要書類を作成・提出

必要書類確認、契約締結依頼
業者選定・発注[契約管財係]

予定単価が 500 万円以上の場合は、別途選定方法（見積競争・入「仕様書策定委員会」及び「指名業者選札等）により、発注・納定委員会」の審議対象案件となる。

品までの所要日数が異なる。

納品物がある場合：
発注情報の提供（履

発注情報の提供（履行開始前までに）

行開始前までに）

①
依
頼
・
発
注

破線は、発注情報の提供を示す。

発注情報の提供（履行開始前までに）[HAIC]【50 万円未満の場合（HAIC による発注）】[HAIC]
請求案件毎に必要書類を作成・提出必要書類の確認後、見積競争・発注
時間外（平日 9 時から 12 時、13 時から 16
時 15 分以外）の納品の場合は、速やかに納発注情報の提供（履行開始前までに）納品物がある場合：品書（請求書）、物品等を検収センターへ持発注情報の提供（履行開始前までに）込みの上、検収を受ける。

納品物がある場合
納品物がある場合は、必配送業者により検収センターへ納品がなされた場合には、請求者が検収

納品物・納品書の提出

センターへ直接取りに行く。

検収作業の実施、検収印の押印ず検収センターへ納品（検収センターへの納品が困難な場合は、この限研究室等に納品、納品物・納品書の提出
納品物の受取

②
納
品
・
検
収

りではない。）

納品物・納品書の返却

納品書へ受取サイン、業者へ納品書を返却

納品物の提出

50 万円以上の資産価値を有する納品物がある場
合、別途固定資産登録が

納品物以外

必要。

委託事項等の履行、完了
納品書の確認届・作業報告書等の提出
履行状況確認、完了届へ確認サイン

受取・確認サイン（氏名[HAIC]

記入又は押印）の際、受取・確認日も記入（単価完了届・作業報告書

契約等で複数回の納品等

検査の実施

等提出、検査の依頼

納品物の提出[HAIC]がある場合は、納品等の都度、納品書等の提出を受け、受取・確認サインを行う。）

請求書の依頼[HAIC]③
支
払請求書の提出
支払依頼書の作成、支払依頼（検査実施後 10 日以内）

[経理係]

納品書・請求書の確認、支払処理の実施（翌月末まで）

27

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

印刷・委託・修繕等フロー図【原課発注（研究者による発注）】※ 人材派遣契約、その他契約締結案件は発注不可。
研究者

事務部門

業者

検収センター

備考

病院職員で WEB 集中購買システムの利用を希望する方は、HAIC まで御連絡ください。

①
依
頼
・
発
注

【WEB 集中の場合】システム上で発注【WEB 集中以外】適正価格を確認の上、発注

破線は、発注情報の提供（履行開始前までに）発注情報通知書の提出を示す。

納品物がある場合

配送業者により検収センターへ納品がなされた場合には、請求者が検収納品物がある場合は、必ず検収センターへ納品

納品物・納品書の提出

センターへ直接取りに行く。

検収作業の実施、【WEB 集中以外の場合】研究室等に納品、納品物・納品書の提出

検収印の押印

納品物・納品書の返却（検収センター納品が困
難な場合は、この限りではない。）
受取・確認サイン（氏名記入又は押印）の際、受【WEB 集中の場合】納品物の受取納品物の保管

取・確認日も記入（単価契約等で複数回の納品等

研究者等に納品があった旨連絡がある場合は、納品等の都度、納品書等の提出を受け、受取・確認サイン

②
納
品
・
検
収

を行う。）
納品物の受取、納品書へ受取サイン

納品書へ受取サイン、業者へ納品書を返却

委託事項等の履行、完了
履行状況確認、完了届

納品書の提出納品物以外

届・作業報告書等の提出へ確認サイン[HAIC]
完了届・作業報告書等提出、検査の依頼

検査の実施[HAIC]

納品書の提出

請求書の依頼[HAIC]③
支
払請求書の提出
支払依頼書の作成、支払依頼（検査実施後 10 日以内）

[経理係]

納品書・請求書の確認、支払処理の実施（翌月末まで）

28

納品書の確認研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

２－３ 出張・旅費に関する手続き
当センターの職務として、研究活動に必要な調査、打合せ、情報収集、研究成果発表等のため出張する場合は、「職員旅費規程」に基づく旅費を支給します。

（１）出張・旅費の区分
 内国旅行（近接地内旅費）：本邦における出張のうち、近接地内（下表）の地域への出張
東京都

島しょを除く都内の全地域

神奈川県

川崎市、横浜市

千葉県

市川市、船橋市、習志野市、松戸市、流山市、柏市、我孫子市、鎌ヶ谷市、浦安市
和光市、朝霞市、戸田市、新座市、志木市、富士見市、蕨市、川口市、さいたま市、草埼玉県

加市、八潮市、越谷市、吉川市、春日部市、三郷市

 内国旅行（近接地外旅費）：本邦における出張のうち、近接地内以外の地域への出張
 外国旅行（外国旅費）：本邦と外国との間における出張及び外国における出張（２）旅費の種類
ア 旅費の種類（主なもの）
鉄道賃

鉄道旅行について、実費額より支給

船賃

水路旅行について、実費額より支給

航空賃

航空旅行について、実費額より支給

車賃

鉄道を除く陸路旅行について、実費額又は路程に応じ１kmあたりの定額により支給

日当外国旅行中の日数に応じ１日あたりの定額により支給

旅行雑費

旅行中の日数に応じ１日あたりの定額により支給

宿泊料

旅行中の夜数に応じ１夜あたりの定額の範囲内の実費額により支給

食卓料

旅行中の夜数に応じ１夜あたりの定額により支給

渡航手数料

外国への出張に伴う雑費について、実費額により支給

イ 内国旅行の地域区分と旅行雑費、宿泊料、食卓料
区分

都道府県
東京都

甲地方

地域
特別区の存する地域、八王子市、立川市、武蔵野市、三鷹市、府中市、調布市、町田市、小金井市、国分寺市、国立市、狛江市、多摩市、稲城市、西東京市

神奈川県

横浜市、川崎市、横須賀市、鎌倉市、三浦郡葉山町

千葉県

千葉市

埼玉県

さいたま市

愛知県

名古屋市

京都府

京都市
大阪市、堺市、岸和田市、豊中市、池田市、吹田市、泉大津市、高槻市、貝塚市、守口市、

大阪府

枚方市、茨木市、八尾市、泉佐野市、富田林市、寝屋川市、和泉市、箕面市、高石市、東大
阪市

乙地方

兵庫県

神戸市、尼崎市、西宮市、芦屋市、伊丹市、宝塚市

広島県

広島市

福岡県

福岡市

甲地方以外の地域

29

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

旅行雑費

区分

宿泊料（一夜につき）（一日につき）理事長、理事
上記以外

1,100円*1,2

食卓料

甲 地方

乙 地方

（一夜につき）15,000円

13,500円

3,000円

11,000円

10,000円

2,200円＊１

近接地外旅費において、鉄道200km未満又は水路・陸路100km未満の場合は550円＊２

近接地内旅費の場合は200円（所要時間5時間以上かつ就業場所から1km超の場合のみ支給）＊３

旅費や宿泊費が先方負担の場合でも、支出元研究費で認められている場合には、旅行雑費、食卓料は支給可。支給を希望する場合は当該旅費に係る証拠書類（宿泊先の領収書、交通機関の領収書）を提出。ただし、証拠書類の提出が困難な場合は、宿泊証明書や復命書を以てこれに代えることができる。（外国旅行についても同様。）

ウ 外国旅行の地域区分と日当、宿泊料、食卓料
区分

地域
シンガポール、ロサンゼルス、ニューヨーク、サンフランシスコ、ワシントン、ジュネ

指定都市

ーブ、ロンドン、モスクワ、パリ、アブダビ、ジッダ、クウェート、リヤド、アビジャ
ン

甲 地方

北アメリカ大陸、ヨーロッパ大陸、中近東地域（一部対象外あり）

乙 地方

指定都市、甲地方、丙地方以外の地域

丙 地方

アジア地域、中南米地域、アフリカ大陸、南極地域（一部対象外あり）

区分

日当（一日につき）*1
指定都市

甲 地方

乙 地方

丙 地方

8,300円

7,000円

5,600円

5,100円副部長

7,200円

6,200円

5,000円

4,500円

上記以外

6,200円

5,200円

4,200円

3,800円理事長、理事、副院長、副所長、部長＊１

機中泊・船中泊の場合は、丙地方の定額宿泊料（一夜につき）
区分

食卓料
（一夜につ

指定都市

甲 地方

乙 地方

丙 地方

25,700円

21,500円

17,200円

15,500円

7,700円

副部長

22,500円

18,800円

15,100円

13,500円

6,700円

上記以外

19,300円

16,100円

12,900円

11,600円

5,800円理事長、理事、副院長、副所長、部長き）（３）旅費の計算
旅費は、最も経済的な通常の経路及び方法により出張した場合の旅費により計算します。ただし、当センターの職務上の必要又は天災その他やむを得ない事情（天災に相当するような事情に限る。
以下同じ。）により最も経済的な通常の経路又は方法によって旅行し難い場合には、その必要な経路及び方法により計算します。旅費の計算及び決定は、総務課給与福利係が行います。

30

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版（４）内国旅行ア 近接地内旅費
種

類

支給条件等

支 給 額

鉄 道 賃

鉄道利用の場合

実費額

船賃

船舶利用の場合

実費額

車賃

バス・自動車利用の場合

実費額又は37円/km

所要時間5時間以上かつ距離1km超

200円/日

旅行雑費①食事を提供しない公用の施設又は現場等に宿泊
宿 泊 料

職務上の必要又は天災その他やむを得ない事情により宿泊する場合

する場合は、(2)イの食卓料定額相当額②ホテル、旅館等に宿泊する場合は、(2)イの宿泊料定額の範囲内の実費額

イ 近接地外旅費
種

類

支給条件等

支 給 額

鉄 道 賃

鉄道利用の場合

実費額

船

船舶利用の場合

実費額

航 空 賃

航空機利用の場合

普通席実費額車

バス・自動車利用の場合

実費額又は37円/km

賃

賃

旅行雑費

1,100円/日（鉄道200km未満の場合は550円/日）①鉄道賃、船賃、航空賃若しくは車賃の

宿 泊 料

他に別に宿泊費を要する場合②鉄道賃、船賃、航空賃若しくは車賃を(2)イの宿泊料定額の範囲内の実費額要しないが宿泊費を要する場合①鉄道賃、船賃、航空賃若しくは車賃の他に別に食費を要する場合
食 卓 料(2)イの食卓料定額※宿泊料に食事代（夕食及び朝食）が含まれてい②鉄道賃、船賃、航空賃、車賃若しくは宿泊料を要しないが食費を要する場

ない場合宿泊料に1食につき食卓料定額の2分の1に相当する額を支給。

合ウ 鉄道賃の額
旅客運賃、急行料金（①新幹線・特急はその利用区間が片道100km以上の場合のみ利用可、②普通
急行は片道50km以上の場合のみ利用可）、寝台料金、特別車両料金・座席指定料金（片道100km以上の場合のみ利用可）のそれぞれの範囲内の実費額を支給します。
エ 船賃の額旅客運賃（①等級区分数3階級の場合は中級の運賃、②等級区分数2階級の場合は下級の運賃）、寝台料金、特別船室料金・座席指定料金のそれぞれの範囲内の実費額を支給します。
オ 航空賃の額
エコノミークラス実費額を支給します。
日本航空「クラス J」等のアップグレード利用時には、利用料金分を除いて支給します。領収書等に記載の金額にアップグレード料金が含まれている場合、もしくは領収書等に記載の金額にアップグレード料金は含まれていないが、当日追加料金を支払うことにより搭乗した場合は、その旨総務課給与福利係へお知らせください。
カ 同一地域内出張の旅費
近接地外の出張先における移動（例：用務場所と宿泊場所との間の移動等）に要する旅費（鉄道賃、船賃、車賃）は、原則として支給しません。

31

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

キ 内国旅行に関する留意事項①

内国旅行の旅費（近接地内旅費、近接地外旅費）の支給は、実績に基づく確定払いです。

②

宿泊を伴う内国旅行の場合、出張する職員本人の個人クレジットカードを利用できます。

③

宿泊料は、(2)イの宿泊料定額の範囲内の実費額を支給しますので、宿泊先の領収書を必ず受領してください。領収書の提出がない場合は、宿泊料を支給できません。
※

パック料金の内訳に交通費、宿泊料が明示されている場合は、交通費については給与福利係
算定の鉄道賃等と比較し、また、宿泊料については(2)イの宿泊料定額と比較し、それぞれ少ない方の額を支給します。

※

パック料金の内訳に交通費、宿泊料が明示されていない場合は、給与福利係算定の交通費と(2)イの宿泊料定額との合算額とパック料金とを比較し、少ない方の額を支給します。

（５）外国旅行
ア 外国旅費
種

類

支給条件等

支 給 額

鉄 道 賃

鉄道利用の場合

実費額

船

船舶利用の場合

実費額

航 空 賃

航空機利用の場合

原則としてエコノミークラス実費額

車賃

バス・自動車利用の場合

実費額

日

当

賃

(2)ウの日当定額①鉄道賃、船賃、航空賃若しくは車賃

宿 泊 料の他に別に宿泊費を要する場合②鉄道賃、船賃、航空賃若しくは車賃(2)ウの宿泊料定額の範囲内の実費額を要しないが宿泊費を要する場合①鉄道賃、船賃、航空賃若しくは車賃の他に別に食費を要する場合
食 卓 料②鉄道賃、船賃、航空賃、車賃若しく
は宿泊料を要しないが食費を要す
る場合(2)ウの食卓料定額※宿泊料に食事代（夕食及び朝食）が含まれていない場合宿泊料に1食につき食卓料定額の2分の1に相当する額を支給。

予防接種料、旅券交付手数料、査証手
渡航手数料

数料、外貨交換手数料、空港旅客サー

実費額

ビス施設使用料、入出国税

イ 鉄道賃の額
旅客運賃（①等級区分数3階級以上の場合は、部長級・課長級は最上級の運賃、左記以外は最上級の直近下位の級の運賃、②等級区分数2階級の場合は上級の運賃）、急行料金、寝台料金のそれぞれの範囲内の実費額を支給します。

ウ 船賃の額旅客運賃（①等級区分数2階級の場合は最上級の運賃、②①の最上級の運賃をさらに区分する
運賃設定のある場合には、最上級の運賃のうち別に定める等級の運賃）、寝台料金のそれぞれの範囲内の実費額を支給します。

32

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

エ 航空賃
エコノミークラス実費額を支給します（格安航空券の使用が基本です。）。ただし、予定搭乗
時間が８時間を超える場合、エコノミーの直近上位のクラスの利用が可能です。直近上位のクラスの利用を希望する場合は、事前に利用申請書（様式任意）を給与福利係へ提出してください。
オ 外国の同一地域内出張の旅費
外国の同一地域内における移動については、鉄道賃、船賃、車賃は原則として支給しません。
カ 外国旅行に関する留意事項①

研究部門職員が外国へ出張する場合（病院部門職員が研究部門の協力研究員として出張する場合を含む。）、「外国出張申請書」、「旅行行程表」に必要書類を添えて、遅くとも旅行開始１か月前までに海外渡航審査会事務局（HAIC）へ提出してください。審査会承認後、
HAICより「旅行命令・依頼簿（命令権者：センター長）」及び「旅行日程表」を交付します（海外渡航審査会の承認が得られない場合は渡航できません。）。
なお、海外渡航審査の開催日は、毎月第１・第３木曜日です（ただし、当日が祝日、６月の日本老年学会総会前後、８月、１月第１営業日の場合は開催しません。）。

②

厚労科研費の場合、１行程（日本出発日から到着日まで）は、最長２週間までです。

③

外国旅行に係る旅費は、希望する場合にのみ渡航開始前に概算額で支給（概算払）し、旅行終了後に精算します。概算払を希望する場合は、旅行開始日の3週間前までに総務課給与福利係へ必要書類を提出し、その旨申請してください。

④

外国旅行の場合、出張する職員本人の個人クレジットカードを利用できます。（利用申請は不要）⑤

宿泊料は、(2)ウの宿泊料定額の範囲内の実費額を支給しますので、宿泊先の領収書を必ず受領してください。領収書の提出がない場合は、宿泊料を支給できません。
※

パック料金の内訳に交通費、宿泊料が明示されている場合は、交通費については給与
福利係算定の鉄道賃等と比較し、また、宿泊料については(2)ウの宿泊料定額と比較し、それぞれ少ない方の額を支給します。

※

パック料金の内訳に交通費、宿泊料が明示されていない場合は、給与福利係算定の交通費と(2)ウの宿泊料定額との合算額とパック料金とを比較し、少ない方の額を支給します。

（６）行程の変更
ア 旅行前の行程変更
旅行前に行程の変更が必要となった場合（旅行中止の場合を含む。）は、速やかに変更の申請を行ってください。旅行開始前に変更申請を行う時間がない場合は、電話、電子メール等により旅行中に所属長に連絡し、了承を得た上で旅行後に速やかに変更の申請を行ってください。
イ 旅行中の行程変更
旅行目的達成の必要又は天災その他やむを得ない事情により旅行中に行程の変更が必要となった場合は、電話、電子メール等により旅行中に所属長に連絡し、了承を得た上、旅行後に速やかに変更の申請を行ってください。
ウ 旅行命令等に従わない場合
前記ア・イの変更申請を行わなかった場合、又は申請の上で変更が認められなかったにもかかわらず、行程を変更して旅行した場合は、変更した行程の旅費は支給されません。

33

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版（７）公的研究費における連携研究者・研究協力者の旅費請求
ア 当センター職員の場合
公的研究費の交付申請書等に記載のある連携研究者及び研究協力者は、研究代表者と同様の手続きを行ってください。記載のない場合は、研究代表者と同様の手続きを行うとともに、研究課題名、出張者の氏名、出張させる理由を記載し、研究代表者が記名押印した「研究協力者出張依頼書（様式自由）」を給与福利係へ提出してください。

イ

当センター職員ではない者（他機関に所属している者）の場合
他機関の所属で、公的研究費の交付申請書等に記載のある連携研究者及び研究協力者に当センターより旅費を支給する必要のある場合、当センター職員の場合と同様の手続きを行うとともに、所属機関の旅行命令簿（所属機関による旅費支給がない事実を確認できる書面）の写し、支払金口座振替依頼書（人事給与システムへの口座登録がない場合）を給与福利係へ提出してください。公的研究費の交付申請書等に記載のない研究者の場合は、前記と同様に、研究課題
名、出張者の氏名、出張させる理由を記載し、研究代表者が記名押印した「研究協力者出張依頼書（様式自由）」も給与福利係へ提出してください。

（８）その他留意事項 ※予算のお問い合わせについてはHAICの各担当者へ①

旅行命令簿等は、事前に研究者から給与福利係へ提出してください。事前提出がなかった
場合は、職務専念義務違反・私事欠勤扱いとし、旅費は支給できません。ただし、所属長が週休日等に急きょ口頭などにより旅行命令を発した場合は、その経緯を記載した書面を添えて、事後に旅行命令簿等を提出してください。近接地外への出張の場合は、旅行目的が明確に判断できる文書の提出も必要です。

②

前泊・後泊は、当日公共交通機関により移動したのでは用務開始時刻に間に合わない、自宅に帰着できない等の場合に限り可能です。前泊・後泊の妥当性を第三者が判断できる資料を、出張前に給与福利係へ提出してください。

③

出張時の移動手段は、公共交通機関の利用が原則です。タクシー、レンタカー等の利用は、他の移動手段がない等研究遂行上やむを得ない理由のある場合に限り認められます。タク
シー、レンタカー等の利用が必要な場合は、事前に給与福利係まで御相談ください。

④

出張復命書（宿泊を伴う場合又は公的研究費を財源とする出張の場合は必ず提出）には、どのような知見を得たか、どのような議論が交わされたか等を具体的に（第三者が読んで出張が適切に行われたと判断できる程度に）記載してください。

⑤

適時、無作為抽出した旅行案件の事実確認を給与福利係にて行います（例：旅行当日における訪問先への電話等による確認、当日・後日の宿泊状況の電話確認等）。

⑥

複数の研究費による旅費の合算使用が認められるのは、目的の異なる出張を一行程中に行い、かつ研究費間の負担区分が明らかな場合に限ります。

⑦

当センター職員ではない者（他機関に所属している者）に旅費を支給する場合の手続き等については、職員と同様の取扱いとする。

⑧

海外からの研究者招聘に係る旅費（謝金の旅費相当額の割増しを含む。）を、法人の一般財源研究費から支出することはできません。

34

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

内国旅行フロー図
研究者

給与福利係

経理係

備考
「旅行命令簿（兼旅費請求内訳書）」（近接地内旅費①
申請の場合）又は「旅行命令・依頼簿（内国旅行）」（近必要書類の作成・提出

接地外旅費の場合）の右肩欄外に、支出財源のプロジ
ェクト名を明記してください。

出張開始

②
出
張

③
支
払

旅行中に行程の変更が必要となった場合は、電話、電子メール等により旅行中に所属長に連絡し、了承を得た上、旅行後に速やかに給与福利係へ行程変更の申請

出張終了

必要書類の作成・提出を行ってください。

支払依頼（旅費経費謝金決議書類の提出）

必要書類の確認支払処理の実施（確定払い）

外国旅行フロー図
研究者

給与福利係

経理係

HAIC事務ユニット

備考
病院部門職員が研究部門

海外渡航審査用の必要書類の作成・提出（渡航開始の１か月前まで）

①
申
請
・
支
払

承認通知の送付（旅行命令・依頼簿、旅行日程表）

必要書類の作成・提出

支払依頼（旅費経費謝金決議書類の提出）

必要書類の確認よる出張等）の所属長
海外渡航審査の開催日

は、協力研究員として所は、毎月第１・第３木曜

属する研究チームのチー

日（ただし、当日が祝

ムリーダーです。

日、６月の日本老年学会
支払処理の実施（概算払い）※渡航開始日の 3 週間前までに必要書類を提出した場合のみ概算払いを行う。
上記を過ぎた場合は、帰国後の確定払いになります。
出張開始②
出
張海 外 渡 航 審 査 会 に の協力研究員として出張
よる審査・承認する場合（文科科研費に総会前後、８月、１月第１営業日の場合は開催しない。）
旅行中に行程の変更が必要となった場合は、電話、電子メール等により旅行中に所属長に連絡し、了承を得た上、旅行後に速やかに海外渡航審査会事務局（HAIC 事務ユニット）へ行程変更の申請を行ってく

出張終了

ださい。

③
精
算

必要書類の作成・提出

精算依頼

精算処理の実施35研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

２－４ 非常勤職員、臨時職員の雇用に関する手続き
当センターでは、研究遂行に必要な人員（非常勤職員、臨時職員）を、研究費を財源として雇用することができます。雇用にあたっては、当センター（法人）が当事者として雇用契約を締結します。
研究代表者が直接雇用契約を締結することはできません。
非常勤職員と臨時職員の制度比較
項

目

①定義等

非常勤職員

臨時職員

高度に専門的な業務等に従事するために採緊急若しくは臨時の業務への従事、事務・技用された常勤以外の職術の補助的業務への従事又は常勤職員の補充等のために採用された常勤以外の職②雇用の際の必要書類「推薦書」「履歴書」「研究業績」「通勤費「申込書」「履歴書」「承諾書」「支払金口に係る届」「支払金口座振替依頼書」「委嘱座振替依頼書」

状、給与支払報告書の送付について」※※

保険者証（写）週20時間以上契約の場合は雇用保険被週20時間以上契約の場合は雇用保険被保険者証（写）、加えて1年以上継続雇用予定の場合は基礎年金番号（年金手帳等写）③②の提出期限

勤務開始日の前月25日まで（勤務開始日が４月の場合等、別途設定あり）④採用

競争試験又は選考＊１による。

⑤雇用契約期間１年以内（４月１日から翌年３月31日までを２か月以内（４月１日から翌年３月31日まで

最長期間として、実際に業務を行う期間）のうち実際に業務を行う２か月以内の期間）⑥契約更新

原則として４回以内（更新なしの場合あり） 原則として２回以内（更新なしの場合あり）⑦雇用契約開始

原則として毎月１日⑧月間雇用日数

月16日以内（原則）又は月18日以内（例外）⑨時間外労働なし＊２⑩給与

別表のとおり

⑪給与支給日勤務月の翌月15日⑫通勤手当支給あり（日額上限2,600円）⑬出張旅費

主な就業場所・勤務場所（雇用契約書、労働条件通知書等雇用関係書類に明記）以外での勤支給なし

務や出張が発生した場合は、旅費を支給＊３⑭主な就業場所

所属研 究チ ーム の常 勤職員 又は非 常勤 職が外部の場合員が管理責任者として現地に常駐すること⑮出勤予定表の作成

各所属にて月の勤務開始前までに出勤予定表を作成し、所属長は出勤状況を把握すること。

⑯出勤の記録タイムカード＊４

出勤簿＊４＊５への押印⑰業務日誌

勤務の都度、自筆でその日の業務概要を記入
し、所属長に提出。写しを給与福利係に提出。

⑱専従義務

公的研究費により雇用された者又は専従義務のある外部資金研究費により雇用された者は、当該研究費以外の業務への従事を禁止＊１

チーム研究員の場合は、研究員等候補者選考委員会による選考を実施します。受託研究員からチーム研究員への変更の場合も同様です。
＊２

所属長が時間外労働を命じることや非常勤職員・臨時職員が自主的に時間外労働を行うことはできません。これに反して時間外労働が行われた場合、当センターから超過勤務手当を支給することはできません。
＊３

自宅から主な就業場所・勤務場所までの交通費等を旅費として支給することはできません。

＊４

タイムカードによる記録や出勤簿への押印は、必ず職員本人が行ってください。他の職員が記録・押印を行った場合は、その態様に応じて懲戒処分等の対象となります。
＊５

出勤簿は、臨時職員の勤務開始時刻にあわせて人事係の窓口に設置し、勤務開始時刻をもって回収します。

36

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

研究部門非常勤職員と臨時職員の報酬単価
部
門

種
別

職種

主な業務内容

役職

適用条件
医師以外

23,800円

医師28,800円

医師以外

20,300円

医師24,700円

医師以外

17,100円

医師21,700円

主事・主

医師以外

14,300円

任相当

医師20,300円

部長相当

課長相当
研究員

研
究
部
門

研究業務、受託業務

非
常
勤
職
員

臨
時
職
員

報酬単価

係長相当

技術員等

研究助手、専門的な知識を要する業務－－

12,900円

看護師等

看護師免許等を要する業務等－－

13,600円

事務

研究補助、一般事務－－9,700円医師・歯科医師

医師免許・歯科医師免許－

医歴10年相当

18,900円

研究補助・調査

調査・研究内容に関する有識者等－－

11,800円

員・技術員

調査・研究遂行に係る経験を有する者－－

8,600円

事務

事務補助

－

大学新卒、大学院生相当

9,700円－高校新卒、大学生相当

7,900円非常勤職員・臨時職員の雇用フロー図※研究費による雇用の場合
被用者

研究者

事前確認・面接

①
採
用
ま
で

人事係

経理係

備考
チーム研究員の場合は、採用申請必要書類の提出（前月 25 日まで）研究員等候補者選考委員
会による選考を実施します。

雇用契約の締結、労働条件通知書等雇用関係書類の送付

出勤予定表の作成

出勤予定表の作成（出勤開始前まで）※所属長は出勤状況を把握しておくこと
勤務開始に際して、人事オリエンテーション等の実施

勤務の実施、出勤の記録

係によるオリエンテーシ

非常勤職員：タイムカード

ョンを実施し、被用者が臨時職員 ：出勤簿（人事係管理）

当センターの各種規程、雇用内容等を把握してい

②
採
用
後

業務日誌の提出（臨時職員）

ないことに起因する不正出勤状況の確認、
給与額計算
支払依頼・給与データの送信（給与支払日の５営
業日前まで）

給与の振込（勤務月の翌月 15 日）

37

使用への加担を防止します。

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

２－５ 謝金に関する手続き
当センターでは、委員会の委員、講演会・研修会の講師等への謝金、原稿執筆・校閲、翻訳、通訳等に対する謝金、調査協力者・被験者への謝金等を、「謝金規程」に基づき支払うことができます。
謝金の支払対象種別等は、「謝金規程」中の「地方独立行政法人東京都健康長寿医療センター謝金支給基準」のとおりです。事前相談が前提となりますので、「謝金規程」及び「2-1 支出対象別必要書
類早見表」を確認の上、必ず事前にHAIC担当者へ御相談ください。
なお、「地方独立行政法人東京都健康長寿医療センター謝金支給基準」に記載のある種別であっても、翻訳、通訳、テープ起こし、ホームページ作成等を本業としている業者（個人・団体）に依頼する場合は、「2-2 業者への発注（物品購入、印刷、委託等）に関する手続き」により業務委託を行い、委託費として支出することができます。

（１）謝金の種類①

センターの設置する検討委員会等の委員に対する謝金②

センターの開催する講演又は研修等の講師等に対する謝金③

センターの実施する事業に関する専門的知識の供与に対する謝金④

センターの実施する研究用ＰＥＴ検査の被験者に対する謝金⑤①～④に定める謝金以外の謝金（２）謝金の額「地方独立行政法人東京都健康長寿医療センター謝金支給基準」のとおりです。

（３）謝金の割増し
ア 遠隔地から招聘する場合（前記（１）の①～④の謝金の割増し）
片道50km以上の遠隔地から招聘する場合で、所属機関等から別途旅費が支給されていない場
合は、鉄道賃、船賃、航空賃、車賃、宿泊料を加算した額により謝金を支給することができます（旅費相当額の謝金の割増し）。距離は、原則として支給対象者の勤務地から研修会場等までに必要な交通機関の距離により算定します。当センターが直接交通機関、宿泊施設等への支払いを行った場合（請求書、領収書等証憑の名宛人が当センターであって、当センターにて証憑を保管する場合）は、謝金の割増しではなく、旅費の支給として取り扱うことができます。

イ 大規模な講演会等の場合（前記（１）の②の謝金の割増し）
受講者数が次の①又は②に該当する場合、謝金の時間単価の割増しを行うことができます。
①

受講者数が４００人以上の場合：１０割増し②

受講者数が１５０人以上４００人未満の場合：５割増し

ウ 講演会等の前後において打合せを行う場合（前記（１）の②の謝金の割増し）
講演会等の前後に講師等と１時間以上の打合せを行う場合、当該打合せに要する時間にかかわらず、実際の講演等の時間に１時間を加算した時間により謝金を支給することができます。

38

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版（４）謝金支給対象者の制限①

当センター職員に謝金を支給することはできません。ただし、非常勤職員又は臨時職員が雇用内容に含まれていない用務を非勤務日に行った場合は、謝金を支給できます（勤務日の時間外は不可）。

②

一般財源研究費を財源として海外から研究者を招聘する場合、旅費相当額の割増し又は旅費の支給はできません。

③

研究者（代表者・分担者等）が自ら、あるいは相互に謝金を支給することはできません。
研究者の身内への謝金支給も、利益相反行為となりうるため、行わないでください。

（５）謝金の請求時期と支給方法
謝金対象事案が確実に実施されているか実地確認等が必要となる場合がありますので、謝金の請
求は必ず事案実施前に行ってください（事後請求の禁止）。 ただし、原稿等の執筆に係る謝金については、提出された原稿等によって履行確認ができるため、事後請求が認められています。
謝金の支給方法は、原則振込です。謝金請求時に支給対象者の口座情報を提出してください。現金払は別に定めるものに限り可能です。現金払の場合、領収書の徴取が必須となります。

（６）租税条約に伴う源泉徴収の軽減・免除
非居住者又は外国法人に謝金（旅費及び旅費相当額の割増しを含む。）を支払う場合、所得税及び復興特別所得税の源泉徴収（税率20.42％）が必要です。ただし、日本と非居住者等の居住地国との間で租税条約が結ばれている場合には、税率が免除又は軽減されることがあります。免除・軽減を受けるには、事前に「租税条約に関する届出書」等を税務署長に提出してください。

（７）謝金支給基準の種別（用務）に関する補足①

委員謝金における「書面審査」は、審査を行う会議に関して、出席に替えて書類送付による審査を行う場合に適用されます。会議の出席前に資料を送付して読み込んでもらうこと
は、「書面審査」に該当せず、謝金支給の対象とはなりません。また、１回の会議において出席謝金と書面審査謝金の両方を支給することもできません。

②

専門的知識の供与に対する謝金について、従事時間が１日（７時間45分）に満たない場合であっても１日あたり上限額まで支給可能です（時間換算は原則廃止）。ただし、講師謝
金等他の謝金と併給する場合は、時間換算（100円未満切捨て）による支給となります。

③

定型的な役務の提供に対する謝金は、平成28年度をもって廃止となりました。定型的な役務の提供を必要とする場合は、臨時職員の雇用等により対応してください。

④

アンケート等調査協力者に対する謝金は、協力内容（拘束時間等）を勘案した単価としてください。協力者が個人の場合、原則1,000円程度／回、上限2,000円／回です。現金に替えて謝品を提供することも可能です（この場合、「物品費（消耗品費）」として計上）。ただし、手土産や酒類・煙草・茶菓子等嗜好品は不可です。

⑤

アンケート等調査協力者に対する謝金は、金券（図書カード、クオカード等）により支給することも可能です。金券支給の場合は、受渡日・数量が確認できるよう、金券管理簿（所定様式）を作成してください。また、金券は、支給対象者の実績減等により残数が生じても返金することができませんので、請求時には十分注意してください。

39

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

地方独立行政法人東京都健康長寿医療センター謝金支給基準
種別

区分

（用務）

単位

上限

源泉

（円）

徴収

１検討委員

①委員長

回

20,800

要

会等の委

②委員

回

17,000要員③委員会の必要に応じて出席する者

回

17,000

要

④書面審査

回

5,000

要

時間

13,700

要

２講演又は
研修等の
講師等

一
般
基
準

Ａ大学教授、弁護士等ａ、公認会計士

摘要
１単なる打合せは、支給対象としない。
２代理出席者については、左記③を準用する
１弁護士等とは、弁護士、裁判官、検ａ、医師ａ、著名ジャーナリスト、察官をいう。弁護士等、公認会計士、

著名民間研究者、民間企業役員、官医師のａは資格取得後概ね15年以

公庁局・部長級上の経験者、ｂはそれ以外の者とす

Ｂ大学准教授、短大教授、高専教授、 時間

12,200

要弁護士等ｂ、公認会計士ｂ、医師

ね15年以上の者、民間専門研究者ｂｂ、ジャーナリスト、民間専門研究

はそれ以外の者とする。

者ａ、民間企業上級管理者層、社会３元職員で現職による適用区分が明福祉法人理事長、社会福祉法人施らかでない者については、退職する

設長、官公庁課長級、小・中・高校際の職位による。

校長
Ｃ大学講師、短大准教授、高専准教る。
２民間専門研究者ａは経験年数が概時間

10,500

要

時間

9,500

要

時間

摘要の

要

授、民間専門研究者ｂ、民間技術者、民間企業管理者層、官公庁課長
補佐級、小・中・高校副校長級
Ｄ大学助教・助手、短大講師・助教・助手、高専講師・助教・助手、民間技能者、民間企業監督者層、民間企業職員、官公庁係長級以下、小・中・
高校教諭

特
別
基
準

１一般基準による額では不適当であると認められる者、又はその額でとおり

適当又は必要と認められる額（10万円を限度とする。）

は講義等を依頼することが困難と認められる者
２都内区市町村職員（首長、副区市町時間

村長又は教育長の職にある者を除

摘要の

要

とおり

一般基準の該当区分支払額の５割相当額く。）
３東京都職員

回

摘要の

要

旅費相当額

４講師補助

日

4,500

要

①医師・歯科医師（医歴10年相当）

日

19,300要

１専門的知識の供与とは、特殊又は専②研究員・技術員（研究内容を十分に把握

日

12,100要門的技術を有すると認められる者

とおり

３専門的知
識の供与

による高度な知見に基づく指導・助している者、遂行事業に関する有資格者）③研究員・技術員（研究遂行に係る経験を

日

8,800

要

言をいう。
２研究会、シンポジウム・研究集会等有する者）

における助言者・事例発表者については、本謝金を適用する。
３専門的知識を活用した作業等（検診における作業等）の業務は対象とし
ない。
４原稿執筆

①日本語原稿

枚

1,700

要

400字／枚

②外国語原稿

枚

4,300

要

300ワード／枚40

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

種別

区分

（用務）
５原稿校閲

６翻訳

７通訳

８テープ起
こし
９ホームペ
ージ作成

10ア ン ケ ー

単位

上限

源泉

（円）

徴収

摘要

①日本語原稿枚900

要400字／枚

②外国語原稿

枚

2,700

要

300ワード／枚①日本語→外国語

枚

4,900

要

400字／枚

②外国語→日本語

枚

3,300

要

300ワード／枚③外国語→外国語

枚

7,200

要

300ワード／枚①同時通訳

日

101,900

要

所要時間が４時間以内の場合は半額

②逐次通訳

時間

6,200

要

①日本語

時間

8,200

不要

②外国語

時間

12,300不要①企画・プログラム設計

回

30,600不要②トップページ制作枚

10,200不要③一般ページ制作

枚

5,100

不要

④更新作業

回

5,100

不要

単位時間は録音時間①調査協力謝金（個人）

回

2,100

不要

ト等調査

②調査協力謝金（法人・団体）

回

10,200不要

所要時間が４時間以内の場合は半額

協力③調査協力謝礼品（個人）

回

2,100

不要

１調査協力への謝礼品④調査協力謝礼品（法人・団体）

回

3,100

不要

２酒類、煙草は不可※手土産、茶菓子等の嗜好品は不可

11 研 究 用①ＭＲＩ撮像、心理検査、面接調査

回

3,100

不要

PET 検 査被験者

総時間２時間程度のMRI検査と対面による心理課題検査、聞取調査②ＰＥＴ検査(1)

回

5,100

不要

動脈採血を伴わない定性PET撮像（撮像１時間未満）③ＰＥＴ検査(2)回

10,200不要

動脈採血を伴わないダイナミック
PET撮像（撮像１時間超）④ＰＥＴ検査(3)回20,400不要

動脈採血を伴うダイナミックPET撮像（撮像１時間超）⑤付添者への協力謝金

回

5,100

不要

１付添者１名に限り支給できる。
２宿泊を伴う場合は上限額10,000円⑥タクシー等利用料（交通費）

回

実費

不要

鉄道、路線バス等での移動が困難である場合に限り支給できる。

12そ の 他 検

①侵襲又は人体からの試料取得を伴う検査

回

5,100

不要

査被験者

②侵襲又は人体からの試料取得を伴わない

回

3,100

不要

回

2,100

不要

検査
③付添者への協力謝金

注１）この基準は単価上限額を示したものであり、適用にあたっては個別の依頼内容を考慮し、単価を設定すること。
注２）上限欄の金額は、所得税がかかる場合にあっては所得税を源泉徴収する前の金額とし、消費税がかかる場合にあっては消費税を含むものとする。
注３）１時間に満たない場合については、分単位で計算した額を支給することができる。
注４）「11研究用PET検査被験者」について、同一日に①から④を組み合わせて実施する場合は、該当する謝金の合計額を支給する。
注５）「11研究用PET検査被験者」の⑤及び⑥の支給は、被験者（患者）の症状に基づき、担当医師が主治医と協議の上、判断する。
担当医師が必要と判断しない任意の付添者又は任意の利用者に対しては支給できない。
注６）「12その他検査被験者」について、侵襲及び試料の定義は、「人を対象とする医学系研究に関する倫理指針」（平成26年12月22日、文部科学省、厚生労働省）及び「人を対象とする医学系研究に関する倫理指針ガイダンス」（平成27年 2月 9日）の定めるところによる。
注７）「12その他検査被験者」について、同一日に①と②を組み合わせて実施する場合は、①の金額を上限として支給する。
注８）「12その他検査被験者」の③の支給は、被験者の症状に基づき、担当医師が主治医と協議の上、判断する。担当医師が必要と判断しない任意の付添者又は任意の利用者に対しては支給できない。

41

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

謝金支給フロー図【原稿執筆以外】

支給対象者

研究者

HAIC

経理係

備考
非居住者等に対する謝金①
相談

謝金内容の事前相談

で租税条約に関する届出を別途行う場合、実施の30 日前までに申し出ること。

振込・現金共通

現金の場合（例外）

請求案件・至急案件別

謝金の出金依頼に必要書類を作成・提

②
請
求

出

謝金の出金

謝金の出金、現金受渡簿へのサイン③
実
施

謝金対象事案の実施

振込の場合（原則）必要書類の提出

謝金の振込依頼

謝金対象事案の実施後、必要書類を速やかに提出
すること。

謝金の振込

④
支
給

現金の場合（例外）

領収書に氏名・住所の記
入漏れ、押印漏れがないかなど十分に確認するこ

謝金の支給

と。
謝金対象事案の実施後、領収書その他必要書類を領収書の提出

領収書等必要書類の提出

精算処理

速やかに提出すること。

注）謝金請求は、HAIC担当者へ事前相談の上、謝金対象事案の実施前に行うこと（事後請求の禁止）。ただし、原稿等執筆謝金については、事後請求可。

42

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

３ その他研究活動に関する事項（１）知的財産・特許の手続き
当センターでは、知的財産創出者の権利を保障し、職員等の知的財産の創出及び研究の意欲向上を促すとともに、当該知的財産の活用を図り、社会貢献していくことを目的として、「地方独立行政法人東京都健康長寿医療センター知的財産取扱規程」を定めています。
センター職員は、研究活動の中で発明等が生じた場合、速やかにHAIC研究開発ユニットを経由してセンター長に届け出てください。届出に基づいて開催する職務発明審査会において、当該発明等が職務発明として認定され、特許を受ける権利がセンターで承継された場合は、センターとして特許庁への出願手続きを行います。この場合、発明者には出願補償金等により金銭的補償が行われます。
特許出願等に先立って学会発表等を行ってしまうと、特許等が成立しない場合があります。貴重な研究成果を活用するためにも、発明が生じた場合は、速やかにHAIC研究開発ユニットへ御連絡く
ださい。

（２）利益相反マネジメントの実施（「利益相反Web申告システム」の運用）
利益相反マネジメントの目的は、当センター職員が民間企業等との産学公連携活動等の社会貢献を行うにあたり、その活動や成果に基づく利害関係がセンター職員としての責務を損なうことがな
いよう、適正に管理することにあります。当センターでは、この目的実現のため、利益相反Web申告システムによる自己申告等を実施し、対象となる職員に申告書の提出を義務付けています。申告書の提出を行っていない場合は、研究費の申請・受入れを一切行うことができませんので、御注意ください。
［利益相反に関する定期自己申告の対象者］② 研究部門：常勤職員、非常勤職員（出勤日数を問わない）（研究事務は対象外）② 病院部門：研究活動を行っている常勤職員、非常勤職員（出勤日数を問わない）（研修医を含む。）③ 役員：研究活動を行っている役員※ 上記以外の者（人材派遣職員、臨時職員、外部から受け入れる研究員等）は、申告対象外です。
※ 研究活動には、研究代表者、研究分担者、研究協力者等をすべて含みます。また、研究費等の有無は問いません（研究費の受入れがない場合でも、申告対象者となります。）。

（３）研究倫理審査人を対象とする医療、医学的研究及び医学教育等を行う場合、以下に掲げる指針及び宣言の趣旨に沿った倫理的配慮のもとに行うことが必要です。これらの研究等を行う職員は、必ず倫理委員会
への倫理審査申請を行い、委員会承認後に研究等に着手してください。
［指針及び宣言］① ヘルシンキ宣言及びリスボン宣言② 人を対象とする医学系研究に関する倫理指針③ ヒトゲノム・遺伝子解析研究に関する倫理指針④ その他、人を対象とする医学的研究等に関する倫理指針及びそれに類するもの※ 医学的研究とは、医療的、医学的、生物学的、行動科学的及び社会科学的研究のことを指す。

43

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

関係規程・不正防止計画

４

環境・安全性への配慮及び生命倫理の尊重
研究活動を行う者は、研究実施上、環境及び安全に対して有害となる可能性のあるもの（放射線同位元素、遺伝子組換え動物、核燃料物質、劇毒物等）を取り扱う場合には、関連する法令、

地方独立行政法人東京都健康長寿医療センター 公正な研究活動を確保するための行
動規範（制定：平成 27 年 3 月 31 日付 26 健事第 2856 号）

学会等の指針、センター諸規定等を遵守し、必要に応じてセンター内の該当委員会での承認を受ける。特に、ヒトや動物を対象とした研究においては、生命科学に関する倫理性、安全性等を確保する観点から、関係法令等を遵守し、ヘルシンキ宣言その他の国内外の研究倫理指針を尊重しなければならない。

地方独立行政法人東京都健康長寿医療センター（以下「センター」という。）は、高齢者のた５

研究対象者への配慮

めの高度専門医療及び研究を行い、東京都における高齢者医療及び研究の拠点として、その成果

研究活動を行う者は、研究対象者からの情報の提供を受けて研究を行う場合には、センターの及び知見を広く社会に発信する機能を発揮し、もって都内の高齢者の健康の維持及び増進に寄与

倫理委員会の承認を得た上でインフォームド・コンセントの手続きをとり、提供者に対してそのすることを目的としている。

目的と方法等を分かりやすく説明し、明確な同意を得なければならない。また、研究のために収研究活動を進めるに当たっては、自由かつ独創的で質の高い研究が求められるのみでなく、常集した個人情報は、プライバシー保護の観点から、個人が特定されないように十分に配慮して適に高い倫理性を維持し、研究における公正性の確保と社会に対する説明責任を全うすることが重切に取り扱わなければならない。

要である。また、研究活動は研究活動を行う者が社会に与える影響を常に意識し、今まで以上に

６

差別及びハラスメントの排除

自ら厳正に律することによって保障されるものである。
このような基本認識のもとに、センターは、センターの職員、協力研究員、研究生その他セン

研究活動を行う者は、個人の自由と人格を尊重し、その属性や思想信条によって個人を差別してはならない。また、研究上の優位な立場や権限を利用して、他の者に不利益を与える言動を行

44

ターにおいて研究活動に携わる全ての者（以下「研究活動を行う者」という。）が守るべき倫理ってはならない。

及び行動規範について、下記のとおり定めることとする。

７１

利益相反の適正なマネジメント

研究活動における不正行為の防止研究活動を行う者は、自らの研究活動のあらゆる局面において、捏造、改ざん、盗用などの不研究活動を行う者は、公正かつ効率的に研究活動を推進するため、センターの社会的な信頼を確保する観点から、利益相反マネジメントの重要性を認識し、別に定める利益相反マネジメント

正行為を行わないこと、加担しないことはもとより、研究データ、資料等の適切な取扱いと管理・ポリシーを踏まえて、適切に研究活動を実施しなければならない。

保存を徹底し、不正行為の発生を未然に防止するよう研究環境の整備に努めなければならない。

８２

研究成果の発表の在り方

研究指導者（研究グループのリーダー等）の責務
研究指導者は、研究グループ内における研究データ・資料の適切な取扱いと管理・保存を責任

研究活動を行う者は、研究成果の公表について、データや論拠の信頼性の確保に向けて最善のをもって行うなど環境整備を図るとともに、公正なグループ運営を行なわなければならない。ま努力を払うとともに、他の研究者の研究成果やオリジナリティーを尊重して、公正かつ適切な引た、研究グループ内の構成員に本行動規範の内容を周知徹底し、規範を逸脱することのないよう、用を行うことを基本姿勢としなければならない。また、学術論文等の発表に際しては、オーサー

最善の配慮を行わなければならない。

シップや既発表関連データの利用、著作権等について、各研究組織、研究分野、学術誌ごとにある固有の慣例やルールに則って細心の注意を払い、著者全員の十分な了解のもとに行わなければ

附則

ならない。

この行動規範は、平成 27 年 4 月 1 日から施行する。

３

研究費の適正な使用

研究活動を行う者は、研究の実施、研究費の使用にあたっては、研究目的に沿って、センター諸規定及び研究費ごとに定められた条件や使用ルール等を遵守しなければならない。

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

地方独立行政法人東京都健康長寿医療センター研究費の管理・監査の基本方針（制定：(2) 最高管理責任者を補佐し、研究費の運営・管理についてセンターを統括する実質的な責任と平成 27 年 3 月 31 日付 26 健事第 2857 号、一部改正：平成 30 年 7 月 31 日付 30 健経

権限を持つ者として統括管理責任者を置き、センター長をもって充てる。統括管理責任者は、不第 2176 号）

正防止対策の組織横断的な体制を統括する責任者であり、基本方針に基づき、センターの具体的な対策を策定・実施し、実施状況を確認するとともに、最高管理責任者に報告する。

１

目的

この基本方針は、地方独立行政法人東京都健康長寿医療センター（以下「センター」という。）
において研究費の適正な管理・監査体制を構築するための基本的事項を示し、もって関係規程等の整備と研究費の不正使用防止を図ることを目的とする。

(3) 各部門（経営企画局・病院部門・研究部門）における研究費の運営・管理について実質的な責任と権限を持つ者としてコンプライアンス推進責任者を置き、経営企画局は経営企画局長を、
病院部門は内科系副院長及び外科系副院長を、研究部門は自然科学系副所長及び社会科学系副所長をもって充てる。コンプライアンス推進責任者は、統括管理責任者の指示の下、次に掲げる業
務を行う。

２

定義

この基本方針において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号の定めるところによる。
(1) 研究費 公的研究費（文部科学省、厚生労働省等国の行政機関及び左記行政機関の所管する独立行政法人等から配分される競争的資金を中心とした公募型の研究資金）、一般財源研究費、外部資金研究費（共同研究費、受託研究費、提案公募型研究費及び研究を目的とする寄附金）、業務受託費等、センターの研究活動に係るすべての資金をいう。
(2) 不正使用 次に掲げる行為をいう。

45

ア

故意若しくは重大な過失による研究費の他の用途への使用

イ

法令及び研究費を配分した機関が定める規程、交付決定の内容や条件等並びにセンター内関係規程等に違反する経費の使用(3) 研究者 次に掲げる者をいう。
ア

研究部門においては、研究員・研究助手・技術員（常勤職員・非常勤職員・臨時職員）、協力研究員、研究生その他研究活動を行う者
イ

病院部門においては、研究費を受給して研究活動を行う者

ウ

その他、センターの施設・設備等を利用して研究活動を行うすべての者(4) 構成員 研究者、事務職員等、センターにおいて研究又は研究費の運営・管理に関わる者をいう。

ア

自己の管理監督する部門における対策を実施し、実施状況を確認するとともに、実施状況を

統括管理責任者に報告する。
イ

不正防止を図るため部門内の研究費の運営・管理に関わるすべての構成員に対し、コンプラ

イアンス教育を実施し、受講状況を管理監督する。
ウ

自己の管理監督する部門において、構成員が、適切に研究費の管理・執行を行っているか等をモニタリングし、必要に応じて改善を指導する。
(4) 最高管理責任者、統括管理責任者及びコンプライアンス推進責任者は、それぞれの職務においてその管理監督の責務を十分に果たさず、結果的に不正を招いた場合には、その責任を負う。
４

ルールの明確化・統一化

最高管理責任者は、この基本方針に基づき、研究費の使用及び事務処理手続きに関するルール（以下「ルール」という。）を明確に定め、統一的な運用を図るとともに、研究費の運営・管理に関わるすべての構成員に周知し、その浸透状況を把握する。
５

職務権限の明確化

最高管理責任者は、研究費の事務処理に関する構成員の権限と責任について、業務の実態を踏まえて責任の所在を明確にする観点から、適切な職務分掌を定め、各段階の職務権限を明確化するとともに、責任の所在を反映した簡素な決裁手続きを定める。

３

責任体制

(1) センター全体を統括し、研究費の運営・管理について最終責任を負う者として最高管理責任者を置き、理事長をもって充てる。最高管理責任者は、不正が起こらないような組織風土が形成されるよう、実態を踏まえてこの基本方針を適宜見直し、周知するとともに、それらを実施するために必要な措置を講じる。

６

関係者の意識向上(1) 最高管理責任者は、全構成員の取組みの指針として、構成員の問題意識を反映した行動規範を策定する。構成員は、上記行動規範を遵守することを約し、別に定める誓約書を所属部門のコ
ンプライアンス推進責任者を経由して、最高管理責任者に提出しなければならない。

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版(2) コンプライアンス推進責任者は、当該部門の構成員に対し、センターの不正防止対策に関す断される場合は、繰越制度の活用、資金交付元への返還等を含めた改善策を研究者等に遅滞なくる方針及びルール等に関するコンプライアンス教育を実施し、受講者の受講状況及び理解度を把示さなければならない。

握するとともに、誓約書等の提出を求め、遵守事項等の意識付けを図る。

(2) 研究者は、物品購入等の依頼を行うとき又は発注の段階において、その支出財源を特定しなければならない。

７

告発等の取扱い、調査及び懲戒に関する規程の整備及び運用(3) 構成員は、物品購入等の依頼、発注、契約等、研究費の執行、検収に関する諸手続きについ(1) 最高管理責任者は、研究費の不正使用に係る告発等を受け付けるため、経営企画局事務部経て、「地方独立行政法人東京都健康長寿医療センター会計規程」等関係規程の定めにより行わな

営企画課経理係（以下「経理係」という。）に告発等受付窓口を設置する。

ければならない。

(2) 経営企画局事務部経営企画課長は、不正に係る情報を統括管理責任者を経由して、最高管理(4) 構成員は、本人及びその親族が経営する業者等と取引を行うときは、予めコンプライアンス

責任者に報告する.

推進責任者を経由して最高管理責任者に申告し、その許可を得なければならない。

(3) 最高管理責任者は、以下のアからオを含め、不正に係る調査の体制・手続き等を明確に示し(5) 経営企画局事務部総務課契約管財係は、契約事務所管部署として、別に定める範囲の取引業

た規程等を定める。

者に対して、センターの不正対策に関する方針及びルール等の説明を行い、不正な行為に加担しア

告発等の取扱いない旨の誓約書の提出を求めなければならない。

イ

調査委員会（不正使用調査委員会）の設置及び調査(6) コンプライアンス推進責任者は、必要に応じて構成員と取引業者との癒着を防止するためのウ

調査中における一時的執行停止措置を講じなければならない。

エ認定(7) 最高管理責任者は、不正な取引に関与した業者について、「地方独立行政法人東京都健康長

オ

配分機関への報告及び調査への協力等

寿医療センターにおける物品購入等契約に係る取引停止等の要綱」に基づき、取引停止等の措置

46(4) 調査の結果、不正使用が認められた者については、「地方独立行政法人東京都健康長寿医療を講じる。

センター懲戒手続きに関する規程」に則って懲戒処分等を行う。

(8) 最高管理責任者は、発注者以外の者による確実な検収を実施するため、総務課に検収センターを設置する。

８

不正要因の把握と不正防止計画の策定・実施(9) 経営企画局事務部総務課人事係は、雇用管理所管部署として、非常勤職員、臨時職員につい(1) 最高管理責任者は、その直属部署として不正防止計画推進に係る部署を置く。不正防止計画て、本人が雇用内容を適切に把握できるようにするとともに、勤務状況の事実確認を実施する。

推進に係る部署は、健康長寿イノベーションセンター事務ユニット（以下「事務ユニット」とい(10) 経営企画局事務部総務課人事係は、雇用管理所管部署として、研究者の出張に係る事実確う。）をもって充てる。

認を実施する。

(2) 事務ユニットは、不正を発生させる要因について、センター全体の状況を把握し、体系的に整理し評価する。

10 情報発信・共有化の推進(3) 最高管理責任者は、前項の評価結果を踏まえた具体的な不正防止計画を策定し、その進捗管(1) 最高管理責任者は、ルールに関する明確かつ統一的な運用を図るため、事務ユニットに相談理を行い、計画の着実な実施を図る。

窓口を設置する。
(2) 最高管理責任者は、研究費の不正防止に向けた取組みについてホームページで公開する。

９

研究費の適正な運営・管理(1) コンプライアンス推進責任者は、当該部門の研究費の執行状況について検証し、予算の執行

11 モニタリング及び監査体制

が当初計画に比較して著しく遅れていると認める場合は、研究者に対し、その理由を確認の上、(1) コンプライアンス推進責任者は、当該部門における不正防止計画の実施状況について把握、必要に応じて改善を指導しなければならない。執行の遅れが研究計画に起因する問題であると判

検証し、事務ユニットへ報告する。

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版(2) 事務ユニットは、前項のコンプライアンス推進責任者からの報告等を踏まえて、モニタリン

金研究費（共同研究費、受託研究費、提案公募型研究費及び研究を目的とする寄附金）、業務グを行う。
(3) 経理係は、「地方独立行政法人東京都健康長寿医療センター内部監査細則」に基づき、研究受託費等、当センターの研究活動に係るすべての資金をいう。
(2) 不正使用費の執行状況等に関する内部監査を実施する。内部監査の実施にあたっては、以下の事項に留意

次に掲げる行為をいう。

する。

ア 故意若しくは重大な過失による研究費の他の用途への使用アイ

経理係は、会計書類の形式的要件等のチェック及び研究費の管理体制の不備の検証を毎年度

定期的に行う。
イ

経理係は、事務ユニット、監事、会計監査人と連携し、センターの実態に即して不正を発生

法令及び研究費を配分した機関が定める規程、交付決定の内容や条件等並びに当センタ

ー内関係規程等に違反する経費の使用(3) 研究者

させる要因を分析した上で、抜き打ちを含むリスクアプローチ監査を随時実施する。

次に掲げる者をいう。

(4) 事務ユニットは、(2)のモニタリング及び前項の内部監査により把握された課題を検証し、そア 研究部門においては、研究員・研究助手・技術員（常勤職員・非常勤職員・臨時職員）、の検証結果について、統括管理責任者を経由して最高管理責任者に報告する。

協力研究員、研究生その他研究活動を行う者(5) 最高管理責任者は、前項の検証結果の報告を踏まえて、不正防止計画の見直しを行う。

イ 病院部門においては、研究費を受給して研究活動を行う者
ウ その他、当センターの施設・設備等を利用して研究活動を行うすべての者

12 その他(4) 構成員

最高管理責任者は、上記に定める他、「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライ

研究者、事務職員等、当センターにおいて研究又は研究費の運営・管理に関わる者をいう。

ン（実施基準）（平成 19 年 2 月 15 日文部科学大臣決定、平成 26 年 2 月 18 日改正）」にお47

いて実施が必要とされた事項について、所要の取組みを実施する。

３

関連規程等

(1) 公正な研究活動を確保するための行動規範(2) 研究費の管理・監査の基本方針

平成 31 年度研究費不正防止計画（制定：平成 31 年 4 月 1 日付 30 健イ事第 4689 号）(3) 研究活動上の不正行為の防止等に関する規程(4) 研究費の不正使用に係る調査に関する規程

１

目的

この不正防止計画は、地方独立行政法人東京都健康長寿医療センター（以下、「当センター」という。）において研究費の不正使用を発生させる要因を減少させ、研究費の不正防止を図るこ(5) 研究不正防止委員会設置規程(6) 研究費使用等ハンドブック(7) その他関連する規程等とを目的とする。
２

４

責任体系及び管理・監査等の体制図（略） ※５不正防止計画（次頁に掲載）

P2 と同じ。

定義

この不正防止計画において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号の定めるところによる。
(1) 研究費
公的研究費（文部科学省、厚生労働省等国の行政機関及び左記行政機関の所管する独立行政法人等から配分される競争的資金を中心とした公募型の研究資金）、一般財源研究費、外部資【改定条件】
モニタリング及びリスクアプローチ監査等により把握された課題を検証した結果等に基づき、研究不正防止委員会において改定が必要と判断された場合に改定を行う。

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版

№

区分

１

責任体系

不正の発生要因

起こりうる不正の内容

不正防止計画（具体的取組内容）

研究費に関する運営・管理に

研究費の管理・執行に係る責◆研究費に関する運営・管理について、責任体系を明確化した「研究費の管理・監査の基本方針」をついて、最終責任を負う者や任が曖昧となり、適切な経理

実質的な責任を負う者などのを行う意識の低下を招き、不◆責任者の交代時においては、十分な引継ぎを実施するとともに、担当部署による詳細な説明を徹底

責任体系が不明瞭。

正発生を助長させる恐れがあする。加えて、引継ぎ・連絡事項に不備が生じることのないよう、これらの事項をマニュアル化す

る。

制定し、その内容を内外へ広く周知・公表する。

る。
◆当センター全体を統括し、研究費の運営・管理について最終責任を負う者として最高管理責任者を置き、理事長をもって充てる。
◆最高管理責任者を補佐し、研究費の運営・管理について当センターを統括する実質的な責任と権限を持つ者として統括管理責任者を置き、センター長をもって充てる。
◆各部門（経営企画局・病院部門・研究部門）における研究費の運営・管理について実質的な責任と権限を持つ者としてコンプライアンス推進責任者を置き、経営企画局は経営企画局長を、病院部門
は内科系副院長及び外科系副院長を、研究部門は自然科学系副所長及び社会科学系副所長をもって充てる。（詳細は５のとおり）

２

研究費の使用・事務処理方法

使用ルールとその運用が乖離化・明確化

等が曖昧かつ不明瞭であり、することにより、ルールを逸

統一的な運用がなされていな脱した運用が常態化する恐れ◆構成員を対象に不正防止研修を開催し、共通理解・意識向上を図る。

い。

がある。

◆ルールと実態の乖離が認められた場合には適切な指導を行うとともに、その原因を分析し、必要に48

ルールの統一◆研究費の使用・事務処理方法等を明確化するため、「研究費使用等ハンドブック」を作成し、構成員に配布・周知する。

応じてルールの変更等を含めた対策を講じる。
◆年１回以上構成員を対象にアンケート調査を実施し、運用実態の把握に努める。
３

職務権限の明

事務処理に関わる構成員の権業務の実態と職務分掌の間に確化

限と責任、分掌が十分に周知乖離が生じ、適切な事務処理されていない。

が行われなくなる恐れがあ◆業務の実態を踏まえて責任の所在を明確にする観点から、事務職員については適切な職務分掌を定め、各段階の職務権限を明確化するとともに、責任の所在を反映した簡素な決裁手続きを定める。
◆事務決裁規程等に基づき、職務権限や分掌事務を構成員に周知徹底する。

る。
４

関係者の意識不正対策に関する方針やルー

規範意識の低下により、不正向上

ル等が曖昧かつ不明瞭であが常態化する恐れがある。

り、構成員に対する周知が十分になされていない。

◆研究活動上の不正行為、不正使用の防止を推進するため、「研究不正防止委員会」を設置し、研究環境の整備及び改善、不正行為・不正使用の防止及び対策等を審議する。
◆研究活動に携わるすべての者が守るべき倫理及び行動規範について「公正な研究活動を確保するための行動規範」を整備し、その内容を内外へ広く周知・公表する。
◆構成員に対し、不正防止対策に関する方針及びルール等に関するコンプライアンス教育を実施し、共通理解・意識向上を図るとともに、上記行動規範等を遵守することを約した誓約書等を所属部門のコンプライアンス推進責任者を経由して最高管理責任者へ提出する。

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版№

区分

不正の発生要因

起こりうる不正の内容

不正防止計画（具体的取組内容）

５

告発等の取扱

内外からの通報（告発）等を

不正を認知した者が告発する◆通報・相談窓口等を明確にするため、「研究費使用等ハンドブック」を作成し、内外へ広く周知する。

い、調査及び懲受け付ける窓口が不明瞭でことにより、不利益な取扱い◆研究費の不正使用に関する調査の手続きを明確にした「研究費の不正使用に係る調査に関する規程」

戒に関する規あり、不正に対する調査・懲を受けることを恐れ、告発に程の整備及び

戒等に係る規程等について至らないことにより、不正を◆不正使用が認められた者の処分等については、その認定基準に基づき、研究費の応募・受入の制限を運用の周知が十分になされてい正しく確認できない恐れがあ科すことに加え、氏名等の公表、「懲戒手続きに関する規程」に基づく人事処分等を実施することを

ない。

る。

「研究費使用等ハンドブック」を用いて明確にするとともに、内外へ広く周知・公表する。また、不を制定し、その内容を内外へ広く周知・公表する。

正に加担した企業等に対しては、取引停止処分を講じるなどの計画を定め、研究費不正使用の根絶を目指す。
６

不正要因の把当センターにおいて不正を不正発生要因を適切に評価で握と不正防止発生させる要因について適きないことにより、実効的な計画の策定・実切に把握・分析できていな

不正防止策を策定・実施でき

施い。

ず、不正の再発を防止できな◆不正防止計画推進に係る部署を設置し、不正を発生させる要因について、全体の状況を把握し、体系的に整理・評価する。
◆最高管理責任者は、前項の評価結果を踏まえた具体的な不正防止計画を策定し、その進捗管理、着実な計画の実施を図る。

い恐れがある。

49

７-①

研究費の適正

予算獲得状況・執行状況が適

年度末や研究期間終了時等の◆研究計画等の内容に基づき、財務会計システム等を用いて予算執行状況を確認する。執行率が一定以な運営・管理活

切に把握できていない。

特定時期に予算執行が集中下と認められる課題を抽出し、研究計画等に照らし合わせて遅延の有無を検証し、その結果をコンプし、本来の計画から逸脱した

ライアンス推進責任者へ報告する。コンプライアンス推進責任者は報告された内容に基づき、該当者

動執行となる恐れがある。

へ遅延の確認及び助言、是正の指導を実施する。（９月末と１２月末のデータを基に年２回実施）◆上記に該当する者は、コンプライアンス推進責任者の指示に基づき、研究の続行、研究費の繰越・返還等を適切に実施する。

７-②

発注段階において支出財源

本来の計画から逸脱した執行の特定ができておらず、予算となる恐れがある。

執行状況が適切に把握できより、発注時における支出財源特定の徹底化を図る。
◆各工程における標準処理期間を「研究費使用等ハンドブック」に明文化し、遅滞のない予算執行に努

ていない。
７-③

◆発注元が事務部門であるか否かに関わらず、購買等請求書・発注情報通知書の運用を徹底することにめる。

構成員と業者等の関係が緊

不正な取引を助長する恐れが◆構成員並びに業者等より誓約書の提出を求め、不正な取引を排除する。

密。

ある。

◆WEB 集中購買システムを新たに導入し、構成員と業者等との接触を最小限に留める。

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版№

区分

不正の発生要因

起こりうる不正の内容

不正防止計画（具体的取組内容）

７-④

研究費の適正発注・検収業務において、個人による不正な発注・検収◆発注内容を購買等請求書または発注情報通知書等により、発注の前段階で所属長による確認を徹底し、な運営・管理活

当事者以外によるチェッが独断的に横行する可能性が動

ク機能が有効に働いてい

ある。

ない。

不正な発注を排除するとともに、発注担当者及び所属長の双方に責任があるということを認識させる。
◆一定の条件の下、原課発注制度を導入し、研究の円滑かつ効率的な遂行を目指す。
◆一定金額未満の意図的な分割発注は不適切な契約に発展する可能性がある為、モニタリングや内部監査（リスクアプローチ監査を含む）にて定期的にチェックを行い該当者には改善を求める。
◆検収センターを設置し、事務部門を中心とした第三者による検収を徹底し、適切な検収・検査を実施する。また、検収センター以外での検収についても「研究費使用等ハンドブック」により明確に定め、効
果的かつ効率的な検収制度を構築する。

７-⑤

非常勤・臨時職員の勤務状

カラ出勤等を助長する恐れが◆タイムカードや出勤簿等により、適切に出勤状況を事務部門により把握する。

況の実態が適切に把握である。

◆臨時職員については、出勤日毎に業務日誌の記載を義務付け、適切な雇用管理を実施する。

換金性の高い物品の所在換金された資金を他の用途へ◆換金性の高い物品として対象になる案件を「研究費使用等ハンドブック」により明確に定め、検収センが不明確。

使用される恐れがある。

きていない。
７-⑥

ターにより管理簿を作成し、適切に管理する。
◆モニタリング等により、随時所在確認を実施する。
◆金券類の管理に関しては、研究者が管理簿を作成し、最終の授受等が行われた日から５営業日以内に授50

受簿を HAIC に提出する。余剰が生じた際には余剰分は事務部及び HAIC にて管理することとし、期末時点で棚卸を実施し、適切な会計処理を実施する。
７-⑦

出張計画の実行状況等がカラ出張等を助長する恐れが◆出張前段階における旅行命令簿の提出を徹底し、事前に出張計画を所属長及び事務部門により確認す

適切に把握できていない。

ある。

る。
◆出張後において、出張事実が分かる書類の提出を徹底する。（管外のみ）

８-①

情報発信・共有

研究費の使用等にあたり、誤った認識による研究費の執化の推進

当センター内外からの相行や不正等の発見が遅れてし談・通報を受け付ける窓口まう恐れがある。

◆研究費別の相談窓口、通報窓口を設置し、内外から広く相談や通報を受け付ける体制を構築する。

が不明確。
８-②

研究費の不正使用等に係研究費の使用等に係るルール

る取組みが外部に適切にが浸透せず、内外からのチェ◆研究費使用等ハンドブックを始め、各種規程等をホームページ等により公開し、内外に取り組み状況を公表されていない。

ック機能が有効に働かない。

◆研究費の不正使用等に係るポスターを制作し、当センター内各所（パブリックスペースを含む）へ掲示

モニタリング

日々の研究費執行に係る研究費の不正使用が横行し、◆研究不正防止委員会を中心にモニタリング実施計画を策定し、実効的なモニタリングを実施する。

の在り方

実態が適切に把握できて不正防止策が適切に機能しな◆モニタリングや定期的に実施される内部監査（随時のリスクアプローチ監査を含む。）など各種監査に

いない。

い。

周知する。
し、日々の意識向上を図る。

９より把握された課題を検証し、次期不正防止計画の見直しに活用する。

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版①購買等請求書（事務部門による発注）

各種様式※

以下の様式は、研究費の支出に必要な様式の一部のみです。様式は、適宜ポータルサイト
購買等請求書（事務部門による発注）“Garoon”に掲載していますので、適宜ダウンロードして御利用ください。
項目
2-2 業者発注

提出日

様式名称

：

以下のとおり、請求します。

①購買等請求書（事務部門による発注）

基
本
情
報

②発注情報通知書（研究者による原課発注）

所 属 ：（本件申請内容についての問合せ窓口が異なる場合には、以下記載すること。）

↓
氏 名 ：

内線（PHS）：

氏 名 ：内線（PHS）：③謝金請求書請
求区
分④飲食物購入内容明細書⑤授受簿（金券類）※ 該当する区分を塗りつぶすこと。（複数選択不可）

消耗品（1品あたり税込50万円未満）
研究材料(研究用薬品、研究に直接使用する試薬・試料等）

備 品（1品あたり税込50万円以上）⑥金券類管理簿
2-3 出張・旅費

請求情報⑦出張復命書

納入希望日 ：印 刷
修 理
その他（いずれにも該当しないもの）※納入場所の 部屋番号を記載すること。

納入場所 ：

名称／規格⑧管外・海外旅費請求書

図 書
郵 券（はがき・切手等）
委 託

数量 単位

税込単価

税込金額

支出予算名称1⑨外国出張・海外研修兼職免申請書
2⑩旅行行程表（海外渡航）
2-4 非常勤職員、臨時職員の雇用⑪推薦書（非常勤職員採用）

51⑫履歴書（非常勤職員採用）⑬支払金口座振替依頼書⑭臨時職員申込書⑮臨時職員履歴書

3

4

5

6

7

⑯臨時職員承諾書
8⑰業務日誌（臨時職員）
その他⑱小口現金請求書兼精算書⑲クレジットカード使用申込書

910⑳個人クレジットカード利用申請書

合計金額

0円

㉑学会参加費請求書㉒科研費直接経費による学会年会費申請書（通常申請）㉓科研費直接経費による学会年会費申請書（分割支払・1 回目）㉔科研費直接経費による学会年会費申請書（分割支払・2 回目）

備
考
欄

（注）

・ "印刷ボタン"をクリックし、本紙と見積依頼書の2通を提出すること。（ボタンを押下しても印刷できない場合は手動印刷）
・ 支出予算名称は、財務会計システムで用いられている名称を記載すること。
・ 「研究費使用等ハンドブック」に記載の"支出対象別必要書類等早見表"の添付書類を添えて提出すること。

上記の内容について確認しました。

所 属 長：㊞

確認日[事務処理欄]

月

確認者
日

㊞

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版②発注情報通知書（研究者による原課発注）③謝金請求書

発 注 情報通知書（研究者による原課発注）
提出日

謝金請求書

：

提出日

以下のとおり、通知します。

基
本
情
報

：

以下のとおり、請求します。

所 属 ：（本件申請内容についての問合せ窓口が異なる場合には、以下記載すること 。）

基
本
情
報

↓
氏 名 ：

内線（ PHS）：

氏 名 ：内線（PHS）：

所 属 ：（本件申請内容についての問合せ窓口が異なる場合には、以下記載すること。）

↓
氏 名 ：

内線（PHS）

氏 名 ：：内線（PHS）：※ 該当する区分を塗り つぶすこと 。（複数選択不可）

該
当
区
分

換金性の高い物品（WEB 集中購買システムで発注する場合を除く）、郵券、備品、契約書の取交しを必要と する委託、賃借、派遣契約、工事は原課発注不可。

消耗品

研究材料(研究用薬品、研究に直接使用する試薬・ 飼料等）

ガス・アルコール

図

実験動物

修

書

理

委 託（契約書の取交しが不要な簡易なもの）その他経費（いずれにも該当しないもの）

詳 細 情 報発注日 ：数 量 単 位※ 該当する区分を塗りつぶすこと。（複数選択不可）

講師謝金
委員謝金
定型的な役務の提供謝金

知識の教授・指導謝金
原稿等の執筆謝金
被験者謝金（PET・治験）※ 納 入 場 所 の部屋 番号を記 載する こと。

発注相手先 ：
名称／規格

請
求
区
分

納入場所 ：
税込単価

税込金額

請求情報
請 求 金 額
（合計）

支出予算名称

アンケート調査等協力謝金
その他謝金
内 容 ：

支出予算名称
謝金支払区分）種別番号：の※ 謝金規程の別表参照

1

計 算 根 拠2

対 象 日 時3から

実 施 場 所
452

業 務 内 容（ 目的を含む ）

5

合計金額

0 円

1 発注あたり2 0 万円未満まで
199,999 円（税込）まで可能

上記対象者（ふりがな）
氏
名
所
属

備
考
欄

役

職

連絡先

選定理由

（注） ［原課発注の適用を認める場合］
・ １発注あたり 総額20万円（税込）未満のもの。 ※199,999円（税込）まで可能
・ 予め購入財源を特定し、当該経費等に使用できる財源であること の確認が取れ ていること 。

謝金受取人

・ 必要と され る期日（履行期限）と 使用する研究費の使用期限が考慮され ていること
・ 市場価格を調査した上で、適正価格で発注すること 。※ 見積書の徴取は不要です。

（ふりがな）
氏
名・ 研究者が「原課発注に関する誓約書」を提出していること 。
・ 発注先業者は総務課長が誓約書を受理した業者であること 。※ Garoon上で確認できます。

現住所

・ 支払時の証憑書類と して、発注情報通知書他必要書類を提出すること 。
・ 納品先は「（地独）東京都健康長寿医療センター検収センター気付 〇〇室・所属・氏名（内線番号）」と すること 。
［原課発注の適用を認めない場合］

振込
先・ 郵券等金券類の購入
・ 事前に経営企画課長の承認を得ていない飲食物の購入（小口現金による例外あり ）・ 当センターの施設の改変を伴うもの

連絡先
（ 〒

－

銀行名
預金種別
（ﾌﾘｶﾞﾅ）
口座名義

）
支店名
口座番号

支店番号

・ 契約書の作成が必要と なるもの（例：印刷、人材派遣、賃貸借、工事等）※ 印刷については、20万円まで又はWEB 集中購買システム利用で、総額50万円未満（税込）の場合、原課発注可能です。

備考欄

・ 意図的な分割発注。（実質的な同時購入を含む）
・ 合理的理由のない偏重発注（発注者が特定の業者に集中していること ）・ 業者と の不必要な接触、業者からの供応接待、業者の差別的取扱いをした場合。
・ その他理事長が特に必要と 認めたもの。
※ 適用が認められ ていない原課発注を行っ た場合は、発注者本人や関係者に対して原課発注の停止措置やその他の処分が講じられ ます。

上記の内容について確認しました。

所 属 長：㊞

確認日[事務処理欄]

月

確認者
日

㊞

（注）

・ 別添「添付書類一覧表」に記載される書類を添付のうえ、提出すること。
・ 原則振込により支払を行う。現金受取を希望する場合は、その理由を「備考欄」に必ず記載すること。
・ 割増し（交通費、受講者数、打ち合わせ時間等）の適用を受ける場合は、謝金規程の第5条の内容を十分に確認すること。

上記の内容について確認しました。

所 属 長：㊞

確認日[事務処理欄]

月

確認者
日

㊞

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版④飲食物購入内容明細書⑤授受簿（金券類）
飲食物購入内容明細書

授【飲食物の購入について】研究活動に必要な会議等において外部の方を含む場合であって、かつ進行上の理由により飲食物の提供が不可欠な場合に限り、合理的な範囲で飲食物を購入し、その費用を研究費により支出することができます。
【飲食物の購入基準】

受

簿

担当研究者
（自署）

実施年月日

配布物

金券の場合 額面円

配布人数合計

金額合計

円

年

月

日

●軽食、弁当等：会議所要約３時間以上＋昼食時間帯・夕食時間帯の開催＋弁当等を提供せざるを得ない場合に提供可●茶・コーヒー等：時間要件なし（本書の提出不要） ●菓子類・酒類・酒類を含む飲食物：原則提供不可※ 軽食・弁当等の提供の場合、本書及び必要書類を、遅くとも会議開催の７営業日前までに提出してください。
年

提出日

月

日
㊞

所属長 職・氏名
研究者 職・氏名NO受領者の所属・職名 または 住所

受領者氏名（自署）

数量

受領印

所属名

㊞

2

㊞

3

㊞

4

㊞

5

㊞

6

㊞

7

㊞

8

㊞

9

㊞

10

㊞

11

㊞

12

㊞

13

㊞

14

㊞

15

㊞

16

㊞

17

㊞

18

㊞

19

㊞

20

㊞

執行予算名称
研究者内線番号〔軽食・弁当等を提供せざるを得ない理由〕〔会議情報〕
会議等名称

53

1

開催日時
※会場がセンター外の場合は、会場選定理由も記入してください。

会場

開催の目的・議題等
センター職員（
参加（予定）者

名参加）

所属・職

氏名

センター職員以外（

名参加）

所属・職

備考

氏名

※書ききれない場合、参加予定者リスト（任意様式）を添付してください。

提供する飲食物センター職員への提
供
費用

□ 軽食

□ 弁当

□ あり

□ あり

単価

円 × 人数□ その他〔名 ＝ 総額健康長寿ｲﾉﾍﾞｰｼｮﾝｾﾝﾀｰ使用欄〕

円
健康長寿ｲﾉﾍﾞｰｼｮﾝｾﾝﾀｰ

承認

点検・確認

受付

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版⑥金券類管理簿⑦出張復命書54

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版⑧管外・海外旅費請求書⑨外国出張・海外研修兼職免申請書
別記第１号様式
外国出張・海外研修

種

兼職免申請書学 術 研 究 集 会 等 参 加

別

職・氏名
令和

年

月

月

日

承 認 印

属

旅 行 期 間年

所 属 長

研 究 交 流 会 等 従 事
所

令和

日 から 令和

年

㊞
月

日

まで （

日間）

名 称 ・ 研 究 課 題
開

催

地

・

目

的

共 同 研 究 者 等 名
受入・主催機関・団体名

開 催 ・ 研 究 期 間

令和

年

月

日 から 令和（1）研究等の目的・発表等の内容

55
旅 行 用 務（2）上記研究内容にかかわる過去２年間の業績（論文題名、発表誌）□招請状等あり（名称：）□報酬・謝金等あり

招 請 状 等
□招請状等なし ※招請状等がある場合は添付すること□研究費（プロジェクト名：□報酬・謝金等なし）

渡 航 費 用□先方負担（金額：

） □私費

上司の意見

審査会結果

決

定

審査会意見

出張

研修

職免

※ 申請書は、１か月前までに直属の上司に提出すること。

年

月

日

まで

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版⑩旅行行程表（海外渡航）⑪推薦書（非常勤職員採用）

非常勤研究員採用に係る推薦書
地方独立行政法人
東京都健康長寿医療センター
理事長

鳥羽 研二 殿
被推薦者○○ ○○支出元：「名称をご記入ください」（事業コード：○○○○○）
勤務日数：月○○日
契約期間：令和○○年○月○日～令和○○年○月○○日
日額：○○○○円

被推薦者を推薦する理由をご記入ください。

56
・推薦書内に、①給与支出元、②月あたりの勤務日数、③契約期間、④日額単価を明記してください。

○○○○○○研究チーム
研究部長 ○○ ○○印

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版⑫履歴書（非常勤職員採用）⑬支払金口座振替依頼書

57

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版⑭臨時職員申込書⑮臨時職員履歴書

58

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版⑯臨時職員承諾書⑰業務日誌（臨時職員）

承

諾

書

所 属

氏 名

出勤日

従事時間

本人印

管理者印

1日

～

㊞

㊞

2日

～

㊞

㊞

3日

～

㊞

㊞

このたび下記により、地方独立行政法人東京都健康長寿医療センターに臨時

4日

～

㊞

㊞

職 員 と し て 雇 用 さ れ た 件 に つ い て 、誠 実 か つ 公 正 に 職 務 を 執 行 し 、雇 用 期 間 が 終

5日

～

㊞

㊞

了したときは、異議なく退職することを承諾します。

6日

～

㊞

㊞

7日

～

㊞

㊞

8日

～

㊞

㊞

9日

～

㊞

㊞

10日

～

㊞

㊞

11日

～

㊞

㊞

12日

～

㊞

㊞

13日

～

㊞

㊞

14日

～

㊞

㊞

15日

～

㊞

㊞

16日

～

㊞

㊞

17日

～

㊞

㊞

有

18日

～

㊞

㊞

詳 細 は 「 非 常 勤 ｽﾀｯﾌ等 の 勤 務 時 間 、 休 日 、 休 暇 等 に 関 す る 規
程 」 に よ る

19日

～

㊞

㊞

20日

～

㊞

㊞

21日

～

㊞

㊞

22日

～

㊞

㊞

23日

～

㊞

㊞

24日

～

㊞

㊞

25日

～

㊞

㊞

26日

～

㊞

㊞

27日

～

㊞

㊞

28日

～

㊞

㊞

29日

～

㊞

㊞

30日

～

㊞

㊞

31日

～

㊞

㊞

地方独立行政法人東京都健康長寿医療センター理事長

殿

記

１．雇
２．職
３．雇

用
務
用

箇

所

内

地方独立行政法人東京都健康長寿医療センター

容

期

間

令和

59
４．雇

用

時

６ ．賃

金
金

支

日から

年

月

日まで

時

分から

時

分まで

日

払

月

令和
間

５． 賃

年

額

円（通勤費相当額を含む）

全 額 銀 行 口 座 振 込（ 毎 月 末 日 締 切 ，翌 月 １ ５ 日 支 払 ）その他の条件・時間外勤務・休憩時間、休日、休暇
・賞
与・ 退職に関する事項

無退 職 及 び 解 雇 に 関 す る 詳 細 は 「 非 常 勤 ｽﾀｯﾌ等 就 業 規 則 」 及 び「 非 常 勤 ｽﾀｯﾌ等 の 解 雇 に 関 す る 規 程 」 に よ る

・ 社会保険の加入
・ 雇用保険の適用

年

業務場所

無

雇 用 保 険 法 に 基 づ く
以 上 の ほ か は 、 「 非 常 勤 ｽﾀｯﾌ等 就 業 規 則 」 に よ る 。

令和

業務概要

対象年月

月

日

生年月日

住

氏

昭和・平成

年

月

所

名

（電話）

印

日

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版⑱小口現金請求書兼精算書⑲法人クレジットカード使用申込書【管理基準第 8 条 1 項に基づく使用前承認】
センター長
副所長
事務部長

所属長

（別紙様式）

出納責任者（経営企画課長）

クレジットカード使用申込書
申請年月日

所

属 ：

氏

名 ：

令和

年

月

日

内線

印
○

下記の支払を行うため、クレジットカードの使用を申し込みます。

支 払 内 容60

目

的

カード使用の理

由※いずれかに○支払

１． カード決済でなければ調達不可能な物品・資料等の購入
２． 国外での成果発表に関わる経費で、支払方法がカード決済のみ
３． 外貨による取引
４． その他（）

先

支 払 金 額支払(決済)予定日
・病院

部

令和

年

月

日

執行部署

・研究

門
・経営

予算科目またはプロジェクト名【管理基準第 8 条 2 項に基づく使用後承認】
出納責任者（経営企画課長）

経理係長

経理係担当

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版⑳個人クレジットカード利用申請書兼経費請求書㉑学会参加費請求書
令和

年度

参加予定学会名
支出予算名（プロジェクト名）
翌年度も支出可能な研究費で※翌年度学会へ参加する場合

② ない

① ある

※②ないの場合支出不可となります。

支出予算名の使用期限をご確認いただき
左記①、②どちらかを〇で囲んでください。

※支出予算は、支払日から学会等開催日まで継続している外部資金等で、当該参加費の支出が認められているものに限ります。支払いを希望される場合は、この「学会参加費請求書」に加え学会参加案内（支払最終期限と開催日が明記されたもの）を人事係へ御提出ください。あくまで、当年度中に学会参加費の支払いを済ませなければ、翌年度開催する学会に参加出来ない場合に限ります。

【請求日】

NO

所属

/

令和

年

氏名

月

参加費（税込）

日

会員

・

非会員の別

所属
①
氏名

円

会員

非会員

会員

非会員

会員

非会員

会員

非会員

会員

非会員

所属
②
氏名
学会参加者

円

所属
③
氏名

円

所属
④

61

氏名

円

所属
⑤
氏名
振込手数料

円

※銀行で振込む場合、事前に金融機関に振込手数料の※（①～⑤参加者全員の参加費を振 金額をご確認願います。不明な場合、人事係で調べた込む際の合計額）

請求額合計

始期(いつから)円

額となります。
※参加者全員分の参加費と振込手数料の合計額を記載

0

ください。

円

令和

年

月

日

時

令和

年

月

日

時

開催日
終期(いつまで)

学会参加後にご提出いただく参加証について、原本を提出しない場合は、以下に ☑を入れてください。
※参加証はコピーでも提出可能ですが、領収書は必ず原本をご提出ください。

参加証について認定専門医更新（申請）のため。
その他の理由➢※本件について、所属長は承認済みであり、上記のとおり学会参加費を請求します。
責任者氏名

備考欄

請求担当者氏名

内線、PHS等

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版㉒科研費直接経費による学会年会費申請書（通常申請）㉓科研費直接経費による学会年会費申請書（分割支払・1 回目）
申請先：健康長寿イノベーションセンター 事務ユニット

申請先：健康長寿イノベーションセンター 事務ユニット

科研費直接経費による学会年会費申請書（通常申請）

科研費直接経費による学会年会費申請書（分割支払・1 回目）

この申請書は、次のいずれかに該当する場合に使用します。いずれにも該当しない場合は、分割申請とな

この申請書は、次のいずれにも該当する場合に使用します。いずれかに該当しない場合は、通常申請とな

ります。

ります。

１．学会年会費の対象期間が 4 月から翌年 3 月までの場合

1.

学会年会費の対象期間が 4 月から翌年 3 月まででない場合

２．次年度に継続する基金課題より支出する場合

2.

補助金課題、最終年度の基金課題から支出する場合

申請日：令和

年

月

日

職員番号
ふりがな

氏

申請日：令和

年

月

日

職員番号
ふりがな

名

㊞

科研費の種別補助金

補助事業期間

・

基金

年度

氏

プロジェクト名

～

年度

現在

年計画の

年目

名

㊞

科研費の種別補助金 ・ 基金

補助事業期間

年度 ～プロジェクト名
年度

現在

国：日本・外国

学会の名称

（

）

学会の名称

）

年会費の金額

通貨：日本円・外貨建て（

振込手数料（支払済みの場合）（円）

年会費を支払った日

20

年

月

日

年会費の対象期間

20

年

月日 ～ 20

（円）

振込手数料

□
年

未払い

）

通貨：日本円・外貨建て（）（円）

年会費の対象期間

月

年目

（

（円）

年会費の金額年計画の
国：日本・外国

20年

月日 ～ 20

年

月

日

日

62

※下記にチェックを入れて下さい。

※下記にチェックを入れて下さい。

□当該学会の活動に参加することが、科研費の研究の遂行のために必要である。

□当該学会の活動に参加することが、科研費の研究の遂行のために必要である。

※「科研費課題名」と、「その研究遂行のために必要である理由」を具体的に記※「科研費課題名」と、「その研究遂行のために必要である理由」を具体的に記載して下さい。

載して下さい。
年会費の支出理由

年会費の支出理由

●添付書類

●添付書類

・学会送金を希望する場合は、年会費の請求書・通知書・案内状・払込票などの原本・領収書（原本、振込手数料を含めて申請する場合は、その額が記載された原本）・支払済みの場合、領収書（原本、振込手数料を含めて申請する場合は、その額が記載された原本）

・年会費の通知

・年会費の通知

・学会の規約等（学会の目的、会費の根拠、学会の会期等が分かる書類）

・学会の規約等（学会の目的、会費の根拠、学会の会期等が分かる書類）

・外貨建ての場合、決済時の換算レートが分かるもの（クレジットカード利用明細の該当箇所等）

・外貨建ての場合、決済時の換算レートが分かるもの（クレジットカード利用明細の該当箇所等）
事務局使用欄

事務局使用欄

令和

令和

年

月

日

事務ユニット長

事務ユニット係長

年

月

担当者

上記申請について

承 認
上記申請について

とする。
不承認

日

承 認
不承認

事務ユニット長とする。

事務ユニット係長

担当者

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版㉔科研費直接経費による学会年会費申請書（分割支払・2 回目）
申請先：健康長寿イノベーションセンター 事務ユニット

科研費直接経費による学会年会費申請書（分割支払・2 回目）
この申請書は、分割支払で 1 回目を申請済みの場合に使用します。

申請日：令和

年

月

日

職員番号
ふりがな
氏

名

㊞

科研費の種別補助金

補助事業期間・基金

年度

プロジェクト名

～

年度

現在

年計画の

年目

学会の名称
※下記にチェックを入れて下さい。
□当該学会の活動に参加することが、科研費の研究の遂行のために必要である。
※「科研費課題名」と、「その研究遂行のために必要である理由」を具体的に記載して下さい。

63

年会費の支出理由【以下事務局記入欄】
年会費の総額1 回目支払日

振込手数料

20

年

月

日

（円）

年会費の対象期間

20年

月

1 回目支払額

日 ～ 20円

年月日

2 回目支払額円

事務局使用欄

令和

年

月

日

事務ユニット長

承 認
上記申請について不承認とする。

事務ユニット係長

担当者

発行・改訂履歴2020 年 8 月１日 ver.1.0 発行

研究費使用等ハンドブック 2020 年度版
2020 年 8 月 1 日 発行
編集：東京都健康長寿医療センター
研究不正防止委員会事務局（健康長寿イノベーションセンター（HAIC）事務ユニット）
発行：地方独立行政法人東京都健康長寿医療センター〒173-0015 東京都板橋区栄町 35 番 2 号
電 話：03-3964-3241（代表）／ＦＡＸ： 03-3579-4776
ＵＲＬ：http://www.tmghig.jp/

地方独立行政法人東京都健康長寿医療センター
TOKYO METROPOLITAN GERIATRIC HOSPITAL AND INSTITUTE OF GERONTOLOGY