宮川研究室

電子メールの留意点について
宮川 壽夫
本稿では、日頃からゼミ生諸君生諸君に教えてきた電子メールの留意点についてまとめておこについてまとめておこうと思います。これまで諸君諸君は友達同士の言わば「便利な遊び道具」としてメールとしてメールや LINEに関わってきたと思いますがいますが、今後、学外の社会人とメールで接触することになったすることになった場合、いくつか覚えておいた方が無難無難な留意点というものがあるように感じています
じています。人によりますが、まず、一般的なビジネスマンなビジネスマンは一日に何十通、何百通とメールをとメールを受け取らなければならない人たちであることをたちであることを意識する必要があるからです。今後、そのようなそのような立場の人々とメールでコミュニケーションをとメールでコミュニケーションを取らなければならなくなったとき、あるいはあるいは諸君が社会人になったときの参考としてとして本稿を書くことにしました。
メールなど本当はなければないではなければないで面倒がなくていいのですが、そういうわけにそういうわけにもいきません。メールのちょっとしたメールのちょっとした書き方や対応で、「お、こいつデキるな」とかとか「ザンネンなやつだなー」と思われてしまうわれてしまう、実は「便利でもとてもコワい道具」なのですなのです。
(1) 本当にメールが必要かどうかかどうか、メールに相応しい用件かどうかを考える
える
メールの留意点と言っておきながらっておきながら、いきなりメールを使わないケースケースを推奨するのもナンですが、何でもかんでもメールででもかんでもメールで済ませるものではありません。あまりあまり親しくない人や初対面の人にお願いごとをする
いごとをする場合はメールではなく電話でお願いするかいするか、直接アポを取ってお願いに上がるというのががるというのが筋です。どうしてもメールでなければ効率効率が悪い場合は、メールでお願いした後に必ずず、「本来であれば直接お伺いすべきところをメールでおいすべきところをメールでお願いをする失礼」を詫びることが必要必要です。
もうひとつ、メールが相応相応しくないのはお詫びをする場合です。特に自分自分に落ち度がある失敗をした場合などメールでなどメールで謝罪を済ませてはいけません。直接相手にに会って謝罪をしなければなりません。これらはメールのこれらはメールの留意点というよりは人として常識常識です。
(2) できる限り早く返信をするをする。
当然のことです。てきぱきとてきぱきと返信をしてくる人は信頼ができます。すぐにすぐに回答できない
場合でも現在の事情を説明します
します。例えば、相手が先の予定を聞いてきてまだてまだ自分のスケジュールが現時点ではわからない
わからない場合は、今のところ確定していないスケジュールがあるいないスケジュールがあるが、3 日以内に可否が判明するのでするので待ってほしいというようにまずは返信をしましょうをしましょう。メールでは「返信をしない」ということということが一つの独立したメッセージとなってしまうことをしたメッセージとなってしまうことを忘れてはいけません。
スケジュールの話が出てきたのでついでにてきたのでついでに言っておくと、なるべく「明日明日」とか「来週」という表現は使わずに「明日明日 5 月 1 日(火)」などと日付を入れておくこともれておくことも誤解を生じさせずに親切です。メールには送信日時送信日時が入っているものの、なにしろ相手がいつがいつ読んでいるかわからないわけですから日程日程は特定しておくことが無難です。
本稿は宮川研究室ゼミ生に向けて発信されたメッセージであり、ゼミ生の問題意識を喚起することを目的としたものです。
本稿における観察及び意見は宮川壽夫の主観による個人的見解であって大阪市立大学の考えを代表するものではありません。

Hisao Miyagawa,Miyagawa 2012, All rights reserved

1

宮川研究室(3) 原則として宛名には所属所属やタイトルをつけない
本文冒頭に宛名を記載するのはするのは常識です。メールは後で一覧して見ることができたりることができたり、あるいはそのまま転送したりすることがしたりすることが可能です。そのため常に本文が誰誰から誰に宛てられたものなのかを明確にしておかなければなりませんにしておかなければなりません。また、メールは手紙手紙のあて先と違って所属名などはつけず「山田太郎様
山田太郎様」とします。
(4) 件名を記載すること学生からのメールで最も多多いのは件名を記載せずに送ってくるメールですってくるメールです。携帯から初めて送られた場合など件名どころかどころか誰が送ったものなのかさえわからないメールもありまったものなのかさえわからないメールもあります。一日に大量のメールを受受け取らなければならない人にとって件名がないメールはがないメールは非常に不便です。件名と差出人をを並べて送っておくと相手にとって親切です。
。宮川ゼミの決まり事として件名は以下のようにのように記載することになっています。「4 月 1 日ののゼミの教室変更について【宮川】」。用件を的確的確に件名として表し、カッコ付きで差出人をを記載すると、件名でソートをかけるなど受けけ取った方は整理ができます。
また、件名は「～の件」」「～のご連絡」「～「～のご報告」というように一言一言でわかりやすくまとめ、長くてもだいたい 15 字かせいぜい 20 字くらいまでにおさえないとくらいまでにおさえないと読みづらくなりますし、件名を一覧にしたときににしたときに全文が入らなくなります。おしゃれではありません
おしゃれではありません。

(5)最低限で的確な挨拶を以前よく知っている大学院生
大学院生が毎回「日頃はひとかたならぬご高配を賜賜り誠にありがとうございます」という挨拶からから始まるメールを送ってきていました。最初最初はジョークかと思いました。これは過剰な挨拶挨拶です。ただし、何度も会っている間柄でもいきなりでもいきなり用件から入るより、一言「お世話になりますになります」とか「こんにちは、お元気ですかですか」といった書き出しから始めると意外とそのとその言葉がクッションとなり、効果的です。日本語日本語の妙です。
相手との間柄を考えて的確的確な挨拶や文面のトーンを考えましょう。あまりにもあまりにも仰々しい尊敬語や謙譲語が並ぶとスマートなコミぶとスマートなコミュニケーションができなくなりますュニケーションができなくなります。現役ゼミ生
からのメールであれば「先生先生、まいどっ！」の方が私は個人的に好きです。
。安心できます。
ただし、私にだけですよ。
(6)返信は必ず相手のメールをのメールを引用すること
メールの引用とは、相手がが送ってきた文面をそのまま残して、それに対対する返信を書くことです。そうしておくことによってそうしておくことによって何に対して返信してきたのかが相手相手にとってわかりやすくなります。また、何かトラブルがあったときにもかトラブルがあったときにも時系列にメールのやりとりをにメールのやりとりを見ることができますし、トラブルのトラブルの原因追及や修正が可能になります。
もちろん相手の文面を引用引用する場合、絶対に相手の文面を書き換えるなどえるなど修正を加えてはなりません。メールを転送転送する場合も同様に、他人が書いた本文は誤字誤字や脱字があった
本稿は宮川研究室ゼミ生に向けて発信されたメッセージであり、ゼミ生の問題意識を喚起することを目的としたものです。
本稿における観察及び意見は宮川壽夫の主観による個人的見解であって大阪市立大学の考えを代表するものではありません。

Hisao Miyagawa,Miyagawa 2012, All rights reserved2宮川研究室としても勝手に修正せず、そのままにしておきます
そのままにしておきます。ついでですが、他人他人のメールを転送する場合は本人の許可が必要必要です。勝手に他人のメールを転送してはいけません
してはいけません。
(7) 異なる用件は別のメールでのメールで一本のメールでいくつもののメールでいくつもの用件を並べるのもあまりいいことではありません
べるのもあまりいいことではありません。明らかに異なる用件の場合は、件名をを改めて別のメールとして送りましょう。これもこれも大量のメールを処理する側からするとむしろからするとむしろ整理ができて便利です。
(5) 長いメールは段落を分けけ、箇条書きを有効に使うこと
論文やレポートも同じですがじですが、長いメールになった場合は段落を分けることけること。電子メー
ルの場合は１マス空けるのではなくけるのではなく、１行を空けることによって段落が構成構成されます。余
白がある方が相手にとって読読みやすいメールになります。なるべく一文をを短くすることも読みやすいメールにするコツのみやすいメールにするコツの一つです。
また、箇条書きを使うことによってうことによって伝えたい内容を簡潔にわかりやすくにわかりやすく表現することができます。私の経験ですが、、外資系企業にいたとき、英語で受け取るメールはるメールは必ず箇条書きで構成され、読みやすい工夫工夫がなされていました。
(8) CC や BCC を使うこと
大学生は CC や BCC を知知らない人が多いようです。CC（Carbon Copy））は、メールの直接の宛先ではないが、用件のの関係者に念のため情報を共有する時に使います
います。例えば、グループで私にアポイントを取取りたい場合、代表者がメールの差出人となりとなり、後の人たちをCC に入れておきます。私がが「全員に返信」で返事をすればグループ全員がが私の返事を共有することが可能です。私の指示
指示に対しては再び代表者が「全員に返信」にしてメールをにしてメールを送れば私も全員に自分の指示がが伝わっていることが確認できます。以前「いやいや、みんな一緒にいてメールしましたからみんなわかってますにいてメールしましたからみんなわかってます」と言った学生がいましたががいましたが、そういう問題ではありません。だいいちだいいち私からは全員が一緒にいるかどうかは見えません
えません。
「To」と「CC」に加えてえて BCC（Blind Carbon Copy）に宛先を入れると、、「「To」と「CC」
した人には BCC の宛先が誰誰かは見えない仕組みになっています。例えばビジネスシーンでえばビジネスシーンですが、担当者がお客様に連絡連絡する場合、自分の上司を BCC に入れて上司にメールのにメールの内容を知らせたりします。大学生ででも使うべきケースがありますよ。多くの友人
友人にアドレスの変更を知らせる場合、差出人とと宛先の両方を自分にして知らせたい相手全てをてを BCC に入れて送信すれば、受信者はお互いわかりませんしいわかりませんし、受信者同士でアドレスも漏漏れません。
最後に最も重要なこと。相手
相手を責めるような感情的なメールは絶対の絶対絶対に出さない。相手からのメールでむっとしたからのメールでむっとした場合はすぐに返信せず一呼吸置く。いや一晩置一晩置いてもいい。
何があってもメールでケンカしてはいけません
があってもメールでケンカしてはいけません。必ず取り返しがつかないことになります
しがつかないことになります。
本稿は宮川研究室ゼミ生に向けて発信されたメッセージであり、ゼミ生の問題意識を喚起することを目的としたものです。
本稿における観察及び意見は宮川壽夫の主観による個人的見解であって大阪市立大学の考えを代表するものではありません。

Hisao Miyagawa,Miyagawa 2012, All rights reserved3