みなみ社会保険労務士事務所
事務所便り
2022 年 3 月号

Mar. 2022

03

雇用保険、社会保険関係の各手続きについて人事労務分野の電子申請が一般化しつつある中、各企業はど「ペーパーレス化」の現在のように人事労務分野のペーパーレス化を進めるべきでしょうか。

はじめに労使協定等書類の交付義務、保存義務が定められていますが、近年や 1 年単位の変形労働時間制に関する協定などの労使のペーパーレス化の進展に伴い一部電子データでの取協定届について、電子申請推進の流れで 2021 年４月 1り扱いが可能となっています。

日より「押印不要」となりました。ただしこれは⾏政機労働基準法や雇用保険法、社会保険関連の各法において労働者名簿時間外労働・休日労働に関する協定（いわゆる 36 協定）関に提出する際の「労使協定届」が押印不要となったに過ぎず、労使間で協定を結んだ証拠としての「労使協定労働者名簿について、パソコン、クラウドサービス等で書」については記名・押印等が必要とされています。多作成し電子データで保管することが⾏政通達で認めらくの会社においてこの労使協定届＝労使協定書としてれています。ただし、以下の条件を満たすことが必要に運用されているため、実質的には完全ペーパーレスに至なります。

らない段階と言えるでしょう。

 事業場ごとに労働者名簿を画面に表示し、印字するための装置を備えておくこと

雇用保険資格関係書類

 労働基準監督署による調査等で労働者名簿の閲覧・提出等

雇用保険資格取得確認通知書や離職証明書などの雇用が必要になった場合に、直ちに必要事項が明らかになって保険資格関係書類について、電子データによる保管が可いる写しを提出できるようにしておくこと能となっています。退職者に離職票を交付する場合も会

出勤簿・賃⾦台帳

社は PDF など電子データで送ることが可能ですが、退職者がハローワークに失業認定を受けに⾏く際には「印出勤簿や賃⾦台帳も電子データで保管することができ刷した離職票」が現段階では必要であるため、退職者のます。ただし、出勤簿を自己申告によりエクセルなどに利便性を考慮すると離職票等交付の事務については完⼊⼒させる⽅式を取る場合、実際の労働時間と合致して全ペーパーレスに移⾏しにくい現状と言えるでしょう。

いるかの実態調査を適宜⾏うことが求められます。近年は勤怠管理や給与計算のクラウドサービスが普及しています。

労働条件通知書/雇用契約書

資格喪失証明書

退職者が国⺠健康保険等へ移⾏する際等に必要な「社会保険資格喪失証明書」について、社印の押印省略が可能

2019 年 4 月に「労働条件通知書」の電子化が認められ、かどうかは自治体により⾒解が分かれているようです。

電子化が可能になりました。ただし、法律上の建前とし現段階では書面で原本を資格喪失者向けに交付した⽅ては「原則としては書面にて⾏うべきだが、労働者が希が良さそうです。

望した場合には電子データでの通知も可能」というものであるため、本人が電子データでの通知を希望した事実源泉徴収票

源泉徴収票は PDF 等電子データで発⾏することができを記録するとよいでしょう。近年では労働条件通知書等ます。ただし、退職者等から書面での交付を請求されたもクラウドサービスが提供されてきています。

ときには「書面で」交付しなければなりません。

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コロナ等を理由に「シフト制」労働者の勤務シ「シフト制」労働者の雇用管理

フトを減らすことで問題が起きています。シフトを保障することは企業の義務なのか、厚労省を適切に行うための留意事項

が発表した留意事項を元に解説します。

「シフト制」の課題

留意事項２︓休日

働時間を確定的に定めず、一定期間（１週間、１ヶ月なにかかる基本的な考え⽅などを明記する必要がありまど）ごとに作成される勤務シフトなどで、初めて具体的す。当然、週１日または４週 4 日以上の法律ルールも守な労働日や労働時間が確定するような勤務形態をいいらなければなりません。

「シフト制」とは、労働契約の締結時点では労働日や労ます。飲食店などサービス業のアルバイトが典型的なシフト制労働でしょう。今回の新型コロナウイルス騒動により、極端なシフト減となったアルバイトから休業手当

具体的な曜日等が確定していない場合でも、休日の設定

留意事項３︓シフトのルール周知

トラブルを防止する観点から、シフト制労働契約では、などの補償を求めるケースが多く⾒られるようになりシフトの作成・変更・設定などについても労使で話し合ました。一⽅で、もともとシフトに非協⼒的なアルバイって以下のようなルールを定めて周知することが推奨

トに対しても従前のシフトを保障するべきかという問されています。

題も起こっています。

労働条件の明示義務とシフト制

労働契約の締結時には、労働者に対して「始業・終業時刻、休憩、休日」を明示しなければなりません。この労①シフト作成のルール
シフト希望の提出期限を決める/決定したシフトの通知日と通知方法(毎月○日にグループ LINE で発表する等)②シフト変更のルール

働時間の明示について、建前上は「シフトによる」と記

労働者または会社側からのシフト変更の期限や⼿続方法/会載するだけでは十分でないとされています。

社側からシフトを減らした時の休業⼿当の支払いのルール
等

しかし、現実的なシフト作成には「日毎の繁閑の差」「急③目安の設定な欠員」「労働者側の都合」など変数が多く存在するた

給与締日ごとの最大勤務日数、時間数など/勤務時間帯の範め、どうしてもシフト自体が流動的なものになってしま囲/最低限労働する日数、時間数等います。
今回のコロナ禍によって曖昧なシフト契約の課題が明

誠実な話し合いの重要性

今回のコロナ禍のような社会情勢の急激な変化によっらかになったため、厚労省から次のような留意事項が示て想定外のシフト調整を余儀なくされる場合に重要なされました。のは、労使で誠実に話し合うことでしょう。会社の要請

留意事項１︓始業・終業時刻

労働契約の締結時点で、すでに始業と終業の時刻が確定を聞き⼊れて急な出勤に応じてくれるアルバイトもいれば、自分の都合を優先して働く日を選べることを重視するアルバイトもいます。

している日については、労働日ごとの始業・終業時刻を明記するか、原則的な始業・終業時刻を記載した上で、働き⽅についての価値観が多様な中でどのように仕事労働契約の締結と同時に定める一定期間分のシフト表の機会をシェアするべきかを会社が真剣に考え、誠実に等を併せて労働者に交付する必要があります。

労働者と話し合いをする姿勢を持つべきでしょう。

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時間外労働に関する労使協定(いわゆる 36 協定)や変「労働者代表」を形労働時間制に関する協定等について、労働者代表の適当に決めてはいけない理由

選出⽅法には様々な注意点があります。労働者代表を適当に決めるとどのようなリスクがあるでしょうか。

はじめに

つまり①について、例えば 36 協定締結の際には「あの2019 年 4 月以降、時間外労働の上限規制が厳格化され人は時間外労働の労使協定代表者として相応しい/相応ました。厳格化に伴い、いわゆる 36 協定や変形労働時しくない」と判断できるようにしなければならないため、間制に関する協定など「労働時間に関する労使協定」に会社が勝手に労働者代表を選任したり、自動的に役職者ついてもより注意して締結する必要性が高まっていまを労働者代表としたりといった⾏為は不適当です。

す。労使協定の成⽴要件である「労働者代表の選出⽅法」について、改めて解説をします。

労働者代表とはまた②について、投票や挙手、回覧などの⺠主的な⽅法で選任すべきとなります。例えば、「もし反対意⾒があったら○月○日までに連絡ください。連絡がない場合は労働基準法上、いくつかの手続きにおいて労働者代表の賛成とみなします」などの⽅法は賛成反対を明確に意思意⾒や押印を求める必要があります。例えば時間外労働表示させる⽅法でないため望ましくないとされていまに関する協定の締結（いわゆる 36 協定）、1 年単位の変す。

形労働時間制に関する協定、または就業規則を作成・変更する場合等、協定締結や意⾒を述べる当事者として当該事業所の「労働者の過半数を代表する者」を選出しなければなりません。

労働者数の数え方

労働者の過半数の分⺟となる従業員の範囲について、社員かパート・アルバイトかに関わらず「労働契約に基づき労働⼒を提供している者すべて」含みます。そのため、過半数の労働者で組織する労働組合がある場合は「組合管理監督者自⾝や年少者のアルバイトもその人数に含委員⻑」等を代表とすることができますが、現在は労働むべきとされています。また、病気などで休職中の者で組合がある企業の⽅が少ないため、多くは「労働者の過あっても原則として労働者数に含みます。

半数を代表する者」を都度選出することになります。また、労働基準法上の管理監督者は労働者代表となれません。管理監督者は労働者を監督する⽴場であり、労働者の意⾒を代表する者として相応しくないためです。

必要な要件

いいかげんに選任するリスク

前述のようなルールを守らず労働者代表をいいかげんに選出した場合、労使協定等自体が無効となるリスクがあります。つまり、例えば 36 協定であれば「労使協定を結んでいない」ことになり、直ちに労基法違反の状態

過半数労働者の代表者の選出⽅法については、以下 2 つになります。仮に未払い残業代など労働時間をめぐっての要件があります。

係争中の場合、有効な 36 協定がない状態であることは企業にとって不利な材料となります。

① その者が労働者の過半数を代表して労使協定を締結することの適否について判断する機会が、当該事業場の労働者にまた、1 年単位の変形労働時間制に関する労使協定が無与えられていること効とされた場合、原則通りの法定労働時間に則って残業② 当該事業場の過半数の労働者がその候補者を支持していると認められる⺠主的な⼿続きがとられていること手当や休日割増賃⾦等を計算しなければならないため、未払い賃⾦が発⽣してしまうリスクがあります。

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