学校法人長崎学院 個人情報保護規程
平成 18 年 2 月 16 日制定（目的）
第１条 この規程は、「個人情報の保護に関する法律」に則り、学校法人長崎学院（以下、「学院」という。）が、個人情報を取得、利用、保管、その他の取扱いを行うについて必要な事項を定め、個人情報の保護を図ることを目的とする。
２ 「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」における個人番号及び特定個人情報の取扱いについては、別に定める。
（用語の定義）
第２条 この規程における用語の定義は、次のとおりとする。
（1）個人情報
個人情報とは、生存する個人（役員、職員、学生等、現在及び過去に学院と関わった者すべてを含む。）に関する情報であって、次のいずれかに該当するものをいう。
ア 当該個人情報に含まれる氏名、生年月日、住所、電話番号等により特定の個人を識別することができるもの
イ 当該情報自体からは特定の個人を識別することができなくても、他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるもの
ウ 個人識別符号（身体の一部の特徴を電子計算機用に変換した符号、又はカードその他の書類等に対象者ごとに異なるものとなるように記載等された公的な符号のうち、個人情報保護法施行令（以下、「政令」という。）で定めるものをいう。）が含まれるもの（2）要配慮個人情報
要配慮個人情報とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪による被害の事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれる個人情報をいう。
（3）個人情報データベース
個人情報データベースとは、個人情報を含む情報の集合物であって、個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの、又は個人情報を帳簿等に一定の規則で整理することにより容易に検索することができるように体系的に構成したもの（利用方法からみて個人の権利利益を害するおそれが少ないものを除く。）をいう。
（4）個人データ
個人データとは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
（5）保有個人データ
保有個人データとは、学院が、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことができる権限を有する個人データをいう。
（6）漏えい等
漏えい等とは、次のような事象をいう。

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ア．漏えい：個人データが外部に流失すること
イ．滅失：個人データの内容が失われること
ウ．毀損：個人データの内容が意図しない形で変更されることや、内容を保ちつつも利用不能な状態となること（学院及び役職員等の責務）
第３条 学院は、個人情報保護の重要性を十分に認識し、個人情報の取扱いに伴う個人の権利や利益の侵害の防止に関し、必要な措置を講じるよう努めなければならない。
２ 理事、監事、評議員及び職員（以下、「役職員等」という。）は、この規程その他学院の諸規程を遵守し、個人情報を保護する責務を負う。
３ 役職員等は、職務当により知り得た個人情報を、故意又は過失により、漏洩し、滅失し若しくは破棄し、又は不当な目的に利用してはならない。その地位を退いた後においても同様とする。
４ 学院は、学生に対して、個人情報の適正な取扱いにつき、適切に指導及び啓もう活動を行うことに努めるものとする。
（個人情報保護管理者）
第４条 学院は、第１条の目的を達成するため、学院全体における個人情報保護の統括責任者（以下、「統括責任者」という。）を置き、理事長をもって充てる。
２ 法人、大学の各部署に個人情報保護管理者（以下、「管理者」という。）を置く。
３ 管理者には、学部長、学生支援部長、キャリアセンター長、入試広報部長、国際交流センター長、教育研究メディアセンター長、社会連携センター長、学院宗教主任及び事務局長をもって充てる。
４ 前項の規定にかかわらず理事長は、前項に定める管理者以外の者を、管理者に指名することができる。
５ 管理者はこの規定の定めに従い、その所轄する業務の範囲内における個人情報について、教職員がこれを適正に取扱うように指導し、監督すると共に、その取扱い並びに所轄する個人情報の開示及び訂正等の請求に関し、これを適正に処理する責任を負う。
（個人情報保護委員会）
第５条 学院は、個人情報の取扱いを適正に行うため、個人情報保護委員会（以下、「委員会」という。）を置く。
２ 委員会は、次の事項について審議する。
(1) 個人情報の保護に関する基本的施策に関する事項(2) 管理者から個人情報の取扱い、開示、訂正、不服申立て等について付議された事項(3) その他、個人情報の保護に関する重要な事項
３ 委員会は、学長及び前条に定める管理者をもって構成する。
４ 委員会に委員長を置き、学長を充てる。
５ 委員会の事務は、総務課が行う。
（適正取得・適正利用）第６条 学院は、適法かつ公正な手段により個人情報を取得しなければならない。
２ 学院は、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により個人情報を利用してはならない。
（利用目的の特定・通知又は公表）
第７条 学院は、個人情報を取得するにあっては、その利用目的をできる限り特定しなければならない。
２ 前項により特定した利用目的は、あらかじめ公表することを原則とするが、やむを得ない場合は、取得後速やかに

2本人に通知し、又は公表しなければならない。
３ 前項の規定にかかわらず、本人から直接書面（ＣＤ、録音テープ、web 入力等を含む。）に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ（人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、事後速やかに）、本人に対しその利用目的を明示しなければならない。
４ 前 2 項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
（1）利用目的を本人に通知し、又は公表することにより、本人若しくは第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合、又は学員の権利若しくは正当な利益を害するおそれがある場合。
（2）国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
（3）取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合（利用目的の制限・変更）
第 8 条 取得した個人情報は、特定した利用目的の範囲内で利用しなければならない。
２ 利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲内で行い、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表しなければならない。
３ 前 2 項の規定による利用目的の範囲を超えて、他の目的で利用する場合は、次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得なければならない。
（1）法令に基づく場合（2）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
（3）公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
（4）国や地方公共団体等が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
（要配慮個人情報の取得）
第９条 要配慮個人情報は、合理的な理由がない限り取得しないように努めるものとする。
２ 要配慮個人情報を取得するときは、次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得なければならない。
（1）前条第 3 項各号に該当する場合（2）当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体等により公開されている場合（3）本人を目視し、又は撮影することにより、その外形上明らかな要配慮個人情報を取得する場合。
（4）第 13 条第 4 項各号に該当する場合において、要配慮個人情報の提供をうけるとき。
（個人情報の適正な管理）
第１０条 個人情報は、定められた目的の範囲内で、常に正確かつ最新の内容のものとして、保有されなければならない。
２ 個人情報は、漏えい等の防止その他適切な安全管理を行うために必要な措置が講じられなければならない。
３ 不必要となった個人情報は、確実かつ迅速に廃棄又は消去されなければならない。
４ 情報システムからの漏えい等の防止のための安全管理措置については、別に定める。
（情報漏えい等への対応）

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第１１条 学院は、個人データの漏えい等が発覚した場合又はそのおそれがある場合は、速やかに以下の措置を講じるとともに、別に定める「学校法人長崎学院 情報セキュリティ対策基本規程」に基づき対応する。
順序

項目

1

学院内部における報告及び被害の拡大防止

2

事実関係の調査及び原因の究明

3

影響範囲の特定4

再発防止策の検討及び実施

5

事実関係及び再発防止策等の公表

２ 個人情報保護委員会（内閣府外局）等への報告
学院は、個人データの漏えい等が発生し、個人の権利利害を害するおそれが大きいものとして次に掲げる事態が生じたときは、当該事態を知った後、速やかに個人情報委員会（内閣府外局）及び所轄官庁に報告しなければならない。
（1）要配慮情報が含まれる個人データ（高度な暗号化その他の個人の権利利益を保護するために必要な措置を講じたものを除く。以下同じ。）（2）不正に利用されることにより財産的被害が生じるおそれがある個人データの漏えいが発生し、又は発生したおそれがある事態（3）不正の目的をもって行われたおそれがある個人データの漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態（4）個人データに係る本人の数が千人を超える漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態
３ 前項における具体的な対応は、次のとおりとする。
種別

時間的制限

報告内容
① 事案の概要② 対象データの項目③ 本人の数④ 原因

速報知った後、速やかに⑤ 二次被害の有無・内容（3～5 日）⑥ 本人対応の実施状況⑦ 公表の実施状況⑧ 再発防止措置⑨ その他の参考事項のうち報告時点において把握しているもの

知った日から原則 30 日
確報

（第２項第３号に該当する場合には、60 日）上記事項の全て以内
４ 本人への通知内容
第３項の報告内容のうち、①、②、④、⑤、⑨を、当該事態の状況に応じて速やかに本人に通知しなければならない。

4（取扱等の委託）
第１２条 学院が利用目的の達成に必要な範囲内で、個人データの取扱いの全部又は一部を外部業者等に委託する
場合には、個人データを提供することができる。
２ 前項の場合、学院は、委託された当該個人データの安全管理が図られるよう、委託先に対する」必要」かつ適切な監督を行わなければならない。
３ 前項の監督のため、学院は、委託先の選定に当たって、委託先の業務・管理体制、規程整備等の状況の確認（必要に応じ個人データの取扱場所での現地確認等）をし、個人データの安全管理が十分になされることを確認するものとする。
４ 第 2 項の監督のため、学院は、委託先との」締結する契約に、次の事項を織り込むものとする。
（1）委託先における個人データを取り扱う者の明確化に関する事

項（2）委託先において講ずべき安全管理装置の内容（3）個人データの加工（委託契約の範囲内のものを除く。）、改ざん、複写、又は複製（安全管理上必要なバックアップを目的とするもの等委託契約範囲内のものを除く。）の禁止（4）委託先の秘密の保持に関する事項（5）委託された個人データの再委託の可否及び条件等に関する事項（6）委託契約終了後の個人データの返却又は委託先における破棄若しくは削除に関する事項（7）委託契約内容が遵守されなかった場合の損害賠償その他の措置に関する事項（8）委託先において個人データの漏えい事故等が発生した場合の報告義務及び責任に関する事項（9）委託契約期間等に関する事項
５ 管理者は、委託契約の内容の実施状況を把握するため、委託先に対し」定期的又は臨時的に監査等を行うこととする。
（共同利用）
第１３条 学院は、個人データを特定の者との間で共同して利用する場合には、当該特定の者に個人データを提供することができる。
２ 前項の場合において、学院は、次に掲げる事項を、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。
（1）個人データを共同利用する旨（2）共同利用する個人データの項目（3）共同利用する者の範囲（4）共同利用する者の利用目的（5）共同利用する個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名（第三者への提供）
第１４条 学院は、第 8 条第 3 項に該当する場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。
２ 前項の規定にかかわらず、次に掲げる事項について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態におくとともに、個人情報保護委員会（内閣府外局）へ届け出たとき（以下、「オプトアウト」という。）は、当該個人

5データを第三者に提供することができる。
なお、個人情報保護委員会（内閣府外局）への届出は、電子情報処理組織を使用するか、又は所定の届出書及びその記載事項を記録した光ディスクを提出することにより行う。
（1）学院の名称、住所、理事長の氏名（2）第三者への提供を利用目的とすること（3）第三者に提供される個人データ項目（4）第三者に提供される個人データの取得の方法（5）第三者への提供の方法（6）本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること（7）前号の本人の求めを受け付ける方法（8）第三者に提供される個人データの更新の方法（9）当該届出に係る個人データの第三者への提供を開始する予定日
３ 前項の規定は、次に掲げる事項については、適用しない。
（1）要配慮個人情報（2）偽りその他不正の手段により取得された個人データ（3）オプトアウトの方法により本人の事前同意なく第三者から提供を受けた個人データ
４ 次に掲げる場合は、第三者提供に該当しない。
（1）第 1２条の定めによる委託に伴って個人データを提供する場合（2）前条の定めによる共同利用に伴って個人データを当該特定の者に提供する場合。
（3）合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データを提供する場合
５ 学院は、当該提供先において、個人データを提供する目的以外での利用、他の者への再提供、複写複製、改ざん、漏えい、盗用等がなされないように、個人データの安全管理のために講ずべき措置について、提供先と契約書を締結するなど、適切な措置を講じなければならない。
６ 個人関連情報の第三者提供については、個人情報保護法の定めに従い、提供前に提供先に対して必要事項を確認しなければならない。
（外国の第三者への提供）
第１５条 学院は、次のいずれかに該当する場合に限り、個人データを外国の第三者に提供できる。
（1）外国にある第三者へ提供することについて、本人の同意を得ていること。
（2）学院と外国にある第三者との間で当該第三者における個人データの取扱いについて、適切かつ合理的な方法により、法の趣旨に沿った措置の実施が確保されていること。
（3）外国にある第三者が、個人情報に係る国際的な枠組みに基づく認定を受けていること。
（4）第 8 条第 3 項各号に該当すること。
（第三者への提供に係る記録の作成等）
第１6 条 個人データを第三者（国の機関、地方公共団体、独立行政法人等、地方独立行政法人を除く。）へ提供したとき（第 8 条第 3 項各号に該当する場合又は第 14 条第 4 項各号に該当する場合を除く。）には、管理者は次の事項に関する記録を作成しなければならない。
ただし、学院が本人に対する物品又はサービスの提供に関連して当該本人の個人データを第三者へ提供する場合に6

おいて当該提供に関して作成された契約書等に次の事項が記載されているときは、当該契約書等で代替可能とし、また、既に記録されている事項と内容が同一のものについては、当該事項の記録を省略することができる。
（1）本人の同意を得ている旨（第 14 条第 2 項の規定により個人データを提供した場合は提供した年月日）（2）当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名（不特定かつ多数の者に対て提供したときは、その旨）（3）当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項（4）当該個人データの項目
２ 前項の記録は、個人データを第三者に提供した都度、速やかに作成しなければならない。
３ 学院は、前 2 項により作成した記録を、記録方法に応じて保存しなければならない。
記録方法

保存期間

第 1 項のただし書きに基づき契約書最後に個人データの提供を行った日か等で記録に変えた場合

ら起算して 1 年を経過する日まで

前項ただし書きに基づき一括して記録最後に個人データの提供を行った日かを作成した場合

ら起算して 3 年を経過する日まで

上記以外の場合

当該記録を作成した日から 3 年間

４ 本人は、第 1 項の記録について、開示を請求することができる。請求の手続きは、第 20 条の規定を準用する。
（第三者からの提供を受ける際の確認等）
第１７条 第三者（国の機関、地方公共団体、独立行政法人等、地方独立行政法人を除く。）から個人データの提供を受けるに際しては、管理者は、次の事項を確認し、その取得方法が適法なものであることを確認しなければならない。
ただし、当該個人データの提供が第 8 条第 3 項各号又は第 13 条第 4 項各号に該当する場合は、この限りでない。
（1）当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあってはその代表者（2）当該第三者による当該個人データの取得の経緯
２ 前項により個人データの提供を受けた場合は、管理者は、次の事項に関する記録を作成しなければならない。
ただし、学院が本人に対する物品又はサービスの提供に関連して第三者から個人データをの提供を受けた場合において当該提供に関して作成された契約書等に次の事項が記載されているときは、当該契約書等で代替可能とし、また、既に記録されている事項と内容が同一のものについては、当該事項の記録を省略することができる。
（1）本人の同意を得ている旨（第 13 条第 2 項の規定により個人データの提供を受けた場合は提供を受けた年月日）（2）前項各号に掲げる確認事項（3）当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項（4）当該個人データの項目（5）第 14 条第 2 項の規定により個人データの提供を受けた場合は、個人情報保護委員会（内閣府外局）による公表がされている旨
３ 前項の記録は、第三者から個人データの提供を受けた都度、速みやかに作成しなければならない。
ただし、第三者から継続的に若しくは反復して個人データの提供を受けたとき、又はその確実な見込みがあるとき

7は、一括して作成することができる。
４ 学院は、前 2 項により作成した記録を、記録方法に応じて保存しなければならない。
記録方法

保存期間

第 2 項のただし書きに基づき契約書最後に個人データの提供を受けた日か等で記録に変えた場合

ら起算して 1 年を経過する日まで

前項ただし書きに基づき一括して記録

最後に個人データの提供を受けた日かを作成した場合

ら起算して 3 年を経過する日まで

上記以外の場合

当該記録を作成した日から 3 年間

（保有個人データの本人への通知）
第１８条 学院は、保有個人データに関し、次に掲げる事項を本人の知り得る状態に置くものとする。
（1）学院の名称（2）全ての保有個人データの利用目的（第７条第 4 項第 1 号、第 2 号に該当する場合を除く）（3）保有個人データの利用目的の通知請求、開示請求、訂正等の請求、又は利用停止の請求に応じる手続き（4）保有個人データの取扱いに関する苦情や問い合わせ申出先（利用目的の通知請求）
第１９条 本人は、事故に関する保有個人データの利用目的の通知を請求することができる。請求は、代理人によってもすることができる。
２ 前項の請求は、学生証、職員証、身分証明書、代理権を有す ることを証明する書面等により本人又は代理人であることを明らかにし、学院の定める所定の請求書を、学院の定める手数料とともに管理者提出して行わなければならない。
３ 管理者は、第 1 項の請求を受けたときは、本人に対し、遅滞なく利用目的を通知しなければならない。ただし、次のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
（1）前条第 2 号の規定により保有個人データの利用目的が明らかな場合（2）第 7 条第 4 項第 1 号、第 2 号に該当する場合
４ 管理者は、求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なくその旨を通知しなければならない。
（保有個人データの開示請求）第２０条

本人は、学院に対し、自己に関する保有個人データの開示を、当該記録を保有する各部署の管理者に申請することができる。
２ 次の各号のいずれかに該当するときは、当該保有個人データの全部又は一部を開示しないことがある。また、学院は、保有個人データの全部又は一部を開示しない旨の決定をしたとき、又は当該保有個人データが存在しないときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。
(1) 開示申請の対象となった保有個人データに、申請者以外の個人に関する情報が含まれているとき。
(2) 開示申請の対象となった保有個人データが、個人の指導、診断、評価、選考等に関するものであるとき。
ただし、申請者に開示することが当該指導、診断、評価、選考等に必要であるとき、又は学院所定の証明書を交付するときは、この限りでない。
(3) 開示を行うことが、学院の業務の正常な遂行を妨げるおそれがあるとき。

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３ 学生等の保護者又は保証人として大学に届け出ている者は、自己が保護者又は保証人となっている学生等の保有個人データの開示を、当該記録を保有する各部署の管理者に申請することができる。この場合、前項ただし書を適用する。
（開示申請の方法）
第２１条

保有個人データの開示を申請する場合には、当該情報を保有する各部署の管理者に対して、申請者が申請の当人であることを証明する書類を提示するとともに、次の各号に定める事項を記載した申請書を提出するものとする。ただし、学院所定の証明書等を申請する場合については、別に定める。
(1) 申請者の所属、氏名及び現住所(2) 開示を申請する保有個人データの内容(3) 開示申請の目的(4) その他管理者が事務処理上必要とする事項（開示の方法）第２２条 開示方法は、当該保有個人データの電磁的記録の提供による方法、書面の交付による方法その他学院の定める方法による。
（自己情報訂正の請求）第２３条 自己の保有個人データが事実と異なる場合には、該当者は、当該保有個人データを保有する各部署の管理者に対して、訂正の請求をすることができる。請求は、代理人によってもすることができる。
２ 前項の請求は、第 19 条 2 項に定める手続きに準じて行わなければならない。ただし、手数料は必要としない。
（保有個人データの利用停止等）
第２４条 本人は、学院に対し、自己に関する個人データが次のいずれかに該当する場合は、その利用の停止、消去又は第三者提供の停止（以下、「利用停止等」という。）を請求することができる。請求は、代理人によってもすることができる。
(1) 第 5 条の規定に違反して不正の手段により取得されたものであるとき又は不適正な方法により利用されているとき(2) 第 8 条の規定に違反して目的外利用されているとき。
(3) 第９条の規定に違反して要配慮情報が取得されているとき。
(4) 第 13 条又は第 15 条の規定に違反して第三者に提供されているとき。
(5) 学院が利用する必要がなくなった場合(6) 漏えい等の事態が発生した場合(7) 本人の権利又は正当な利益が害されるおそれがある場合
２ 請求の手続きについては、第 19 条 2 項の規定を準用する。
３ 管理者は、第 1 項の請求を受け、その請求に理由があると判明したときは、本人の権利利益の侵害を防止するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有データの利用停止等を行わなければならない。ただし、利用停止等に多額の費用を要するなど利用停止等を行うことが困難な場合は、本人の権利利益を保護するため、これに代わるべき措置をとることができる。
４ 管理者は、第 1 項の規定に基づき求められた保有個人データの全部または一部について利用停止等を行ったとき、又は利用停止等を行わないと決定したときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。

9（不服の申出）第２５条 学院の教職員、学生等が自己の個人情報に関する学院の取扱いについて不服を有する場合には、当該個人は、情報を保有する各部署の管理者に対して不服の申し出をすることができる。
２ 前項の申出を行う場合には、申出者は、申出の本人であることを証明する書類を提示するとともに、次の各号に定める事項を記載した不服申出書を提出するものとする。
(1) 申出者の所属、氏名及び現住所(2) 不服の申出事項、理由及び希望する是正の内容(3) その他、管理者が事務処理上必要とする事項
３ 管理者は、前項に定める不服の申出について必要と認めた場合には、委員会に対して付議又は報告を行うものとする。
（適用除外）
第２６条 学院のマルチメディアライブラリー及びその他の部署において、一般の利用に供することを目的として取得、整理及び保存している個人情報については、この規程を適用しない。
（関係法令の適用）
第２７条 この規程に定めにない事項及びこの規程の解釈適用は、「個人情報保護に関する法律」、その他の関係法令に従う。

（改廃）第２８条 この規程の改廃は、個人情報保護委員会議を経て、理事会が行う。

附 則
この規程は、平成 18 年 2 月 16 日から施行する。
附 則
この規程は、平成 23 年 4 月 1 日から施行する。
附 則
この規程は、平成 27 年 4 月 1 日から施行する。
附 則
この規程は、平成 27 年 12 月 1 日から施行する。
附 則
この規程は、2022（令和 4）年 4 月 1 日から施行する。

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