グループウェア
デ ス ク ネ ッ ツ

ネ オ

desknet's NEO
導入後の即活用ガイド© 2012-2020 NEOJAPAN Inc.

Copyright (C) 2012 - 2020 NEOJAPAN Inc. All Rights Reserved.

CONTENTS

まずはこれだけ準備すればスタートできますdesknet's NEO導入後の即活用ガイド■ 組織・ユーザーを準備しよう…（P3～P12）■ 使用するメニューを調整しよう…（P13～16）■ ログイン画面を用意しよう…（P17～21）■ テレワークに役立つ機能の紹介…（P22～33）■ その他…（P34～37）

Copyright (C) 2012 - 2020 NEOJAPAN Inc. All Rights Reserved.

2

組織・ユーザーを準備しよう

Copyright (C) 2012 - 2020 NEOJAPAN Inc. All Rights Reserved.

組織・ユーザーを準備しよう
desknet's NEOの環境が構築されましたら、皆さまでご利用いただくにあたり、まずはユーザーの準備を行いましょう。初期の状態では、「情報システム室」という組織と、「責任者」というユーザーがダミーで登録されておりますので、このユーザーを使って準備を行います。

①組織から「情報システム室」を選択②氏名から「責任者」を選択③「ログイン」をクリック

Copyright (C) 2012 - 2020 NEOJAPAN Inc. All Rights Reserved.

④ログイン後の画面内のメニューから「管理者設定」に入ります4

組織を準備しよう(1)まずは、組織を準備します。
①右上にあるスパナのアイコンをクリックすると管理メニューが開きます②「運用設定」内にある「組織設定」の「組織管理」に入ります※先に「ユーザー設定」でユーザーを作ることもできますが、組織から作成をする方が効率よく準備ができますので、こちらをおすすめします

Copyright (C) 2012 - 2020 NEOJAPAN Inc. All Rights Reserved.

5

組織を準備しよう(2)①画面左上の「組織情報の追加」をクリックします②必要事項を記入し、左下（または左上）の「追加」をクリックすると組織が作成できます

Copyright (C) 2012 - 2020 NEOJAPAN Inc. All Rights Reserved.

＜作成例＞③組織は階層して作成することができます
最大25階層まで設けることが可能です6組織を準備しよう(3) - csvでのエクスポート①または、まとめて作成することできます（csv形式でのインポート・エクスポートが可能です）「組織管理」の「組織情報のエクスポート」をクリックします②ダミーで登録されている組織をエクスポート
すると、インポートの準備が行いやすくなりますので、おすすめです
その際、「親組織」項目の値を「組織名」にいただくことで、どこの組織の下に位置付ける組織なのかを「組織名」で指定できますのでわかりやすく作成できます

Copyright (C) 2012 - 2020 NEOJAPAN Inc. All Rights Reserved.

③エクスポートしたデータに組織情報を入力しインポートする組織のデータを準備します※「削除フラグ」、「ID(システムID：自動発番）」は「0」をご記入ください※その他、「組織名」、必要に応じて「親組織」以外も空白のままご利用いただけます7

組織を準備しよう(4) – csvでのインポート①ファイルが準備できたら、管理者設定にもどり、「組織設定」の「組織情報のインポート」をクリックします③インポートが成功しますと、完了メッセージが表示されますのでこれで組織の準備は完了です②インポート用に作成したcsvファイルを選択し、「先頭行は無視する」にチェックを入れると、先頭の項目名を無視して2行目からインポートできます

Copyright (C) 2012 - 2020 NEOJAPAN Inc. All Rights Reserved.

8

ユーザーを準備しよう(1)
続いて、同様にユーザーを用意します。
①右上にあるスパナのアイコンをクリックすると管理メニューが開きます②「運用設定」内にある「ユーザー設定」の「ユーザー管理」に入ります

Copyright (C) 2012 - 2020 NEOJAPAN Inc. All Rights Reserved.

9ユーザーを準備しよう(2)①画面左の「組織」のエリアで、所属先の組織を選んだ状態で画面左上の「ユーザー情報の作成」をクリックします②必要事項を記入し、「作成」をクリックします※ユーザーレベルで「システム管理者」を選択すると管理者を追加できます
通常は「一般ユーザー」で追加します※所属する組織の「代表組織」を選択します

Copyright (C) 2012 - 2020 NEOJAPAN Inc. All Rights Reserved.

10ユーザーを準備しよう(3)-csvでのエクスポート①組織同様に、まとめて作成することもできます（csv形式でのインポート・エクスポートが可能です）③エクスポートしたデータに組織情報を入力し「ユーザー設定」の「ユーザー情報のエクスポート」をクリックします
インポートする組織のデータを準備します※「削除フラグ」、「ID(システムID：自動発番）」は「0」をご記入ください②ダミーで登録されているユーザーをエクスポートすると、インポートの準備が行いやすくなりますので、おすすめです※「氏名」「ログインID」「ログインパスワード（空白可）」「所属組織」を入力ください。その他は空白でも利用できます

その際、「所属組織」項目の値を「組織名」にいただくことで、どこの組織に位置付けるユーザーなのかを「組織名」で指定できますのでわかりやすく作成できます

Copyright (C) 2012 - 2020 NEOJAPAN Inc. All Rights Reserved.

11

ユーザーを準備しよう(4) – csvでのインポート①ファイルが準備できたら、管理者設定にもどり、「ユーザー設定」の「ユーザー情報のインポート」をクリックします③インポートが成功しますと、完了メッセージが表示されますのでこれでユーザーの準備は完了です②インポート用に作成したcsvファイルを選択し、「先頭行は無視する」にチェックを入れると、先頭の項目名を無視して2行目からインポートできます

Copyright (C) 2012 - 2020 NEOJAPAN Inc. All Rights Reserved.

12使用するメニューを調整しよう

Copyright (C) 2012 - 2020 NEOJAPAN Inc. All Rights Reserved.

使用するメニューを調整しよう
desknet's NEOには全27の機能が標準搭載されています。これらの中で使用しない機能がある場合には、メニューから非表示に設定し、できるかぎり利用者にとってシンプルに見せる工夫が取れます。
そのほか、組織単位でも使用する・しないの設定がありますので、一部組織だけ機能を使うことも可能です。
①ログイン後の画面内のメニューから「管理者設定」に入ります

Copyright (C) 2012 - 2020 NEOJAPAN Inc. All Rights Reserved.

②右上のスパナのアイコンから管理メニューを開き、「desknet's NEOメニュー設定」に入ります14メニューの表示／非表示(1)①デフォルトはすべて「使用する」となっていますので、機能を絞る場合はここで設定を変更します
該当の機能名をクリックしてください②使用有無にて「使用しない」を選択し、画面左下（左上）「変更」をクリックすることで、メニューから非表示にすることができます

Copyright (C) 2012 - 2020 NEOJAPAN Inc. All Rights Reserved.

15

メニューの表示／非表示(2)
下記に用に設定をしますと、一部組織だけ機能を使用する状態、または逆に一部組織を残し、機能を使用しないようにすることができます。

図の場合ですと、「情報システム室」だけがToDoを「使用する」となります。

Copyright (C) 2012 - 2020 NEOJAPAN Inc. All Rights Reserved.

16

ログイン画面を用意しよう

Copyright (C) 2012 - 2020 NEOJAPAN Inc. All Rights Reserved.

ログイン画面を用意しよう
ログイン画面には、お好きな画像・写真を設定することができます。会社のイメージに合うものや、適宜変更することによって、ログイン画面を表示する楽しみを演出することも可能です。
ログイン方法にも、規模・用途に応じた種類が選択できますので、準備しましょう。
①デフォルトのままですと、下記のようなログイン画面になっています
こちらを変更して、見栄えのするログイン画面に変えてみましょう

Copyright (C) 2012 - 2020 NEOJAPAN Inc. All Rights Reserved.

②ログイン後の画面内のメニューから「管理者設定」に入ります18ログイン画面の設定(1)①右上のスパナのアイコンから管理メニューを開き、「ログイン画面デザイン設定」に入ります②画面左下の「画像追加」より、お好みの画像をアップロードします

Copyright (C) 2012 - 2020 NEOJAPAN Inc. All Rights Reserved.

19

ログイン画面の設定(2)①画像がアップロードされると、画面下の段に画像が追加されます
複数登録しておくこともできます③右上の9か所の位置から、ログイン画面上のログインボタンの配置を決めることができます
背景に応じて、調整ができます②アップロードした画像をクリックすると、確認画面がでますので「はい」とすると、プレビューに反映されます④設定できましたら、左下（左上）の「変更」をクリックで、ログイン画面が完成です

Copyright (C) 2012 - 2020 NEOJAPAN Inc. All Rights Reserved.

20

ログイン画面の設定(3)①次に、ログイン方法を設定します
右上のスパナのアイコンから管理メニューを開き、「ログイン画面デザイン設定」に入ります②ログイン方法を3つの中から選択します
選択後に、左下（左上）の「変更」をクリックして、完了です

氏名によるログイン
全ユーザーの氏名一覧からご自身を選んでログインする
方法です
規模が小さめの場合に便利です

Copyright (C) 2012 - 2020 NEOJAPAN Inc. All Rights Reserved.

組織と氏名によるログイン

IDによるログイン

組織からご自身を選んでログインする方法です
多少組織の数がある場合に便利です

規模が大きめのお客様や、セキュリティポリシー上部署名や氏名を出したくない場合に便利です21テレワークに役立つ機能の紹介

Copyright (C) 2012 - 2020 NEOJAPAN Inc. All Rights Reserved.

テレワークの準備を進めましょう
ここまでの設定が完了すれば、皆さんでdesknet's NEOを充分ご活用いただける準備が整います。
最後に、テレワークに役立ついくつかの機能をご紹介いたします。
細かい各機能の利用方法については、一部機能ではありますが、下記に「かんたん操作マニュアル」をご用意しております。こちらもあわせてご活用ください。
製品サイト内「もっと知りたい、使いこなしたい」→「かんたん操作マニュアル」
https://www.desknets.com/neo/users/

Copyright (C) 2012 - 2020 NEOJAPAN Inc. All Rights Reserved.

23

テレワークにおすすめ機能(1) – ポータル
ログインして最初に表示される画面が、「ポータル」です。
用途に応じたポータルを複数作成することができ、オリジナルコンテンツも簡単に作ることができますので、各種業務手順の案内や、各種お知らせ関係に大変便利です。

写真付きの記事を並べる社内報

Copyright (C) 2012 - 2020 NEOJAPAN Inc. All Rights Reserved.

各業務手順を誘導する総務ポータル

24

テレワークにおすすめ機能(2) – スケジュール
ユーザー同士で予定を共有する機能です。
離れているメンバー同士でのウェブ会議、電話会議の日程調整や、在宅・出社・有休などの出勤状況を把握するうえでも大変便利です。
1日の作業などを細かく入力することでテレワーク時における作業の可視化に繋がります

Copyright (C) 2012 - 2020 NEOJAPAN Inc. All Rights Reserved.

25

テレワークにおすすめ機能(3) – ウェブ会議※「ウェブ会議機能」は別途有償ライセンスが必要な機能です「ウェブ会議機能」のお試しをご希望の際には、個別にお問い合わせください
グループウェアでウェブ会議を行うことができるのが「ウェブ会議」機能です。
映像・音声を通じた会議を行うことができます。スケジュール機能から会議室を選択し、会議を行ういつもの要領で利用でき、Webカメラ・マイクとブラウザがあれば専用のハードウェア等を用意することなく、すぐに利用を開始することができますので、自宅からでも充分に活用できます。
テレワーク時の会議に最適です。（1開催5アカウントまで同時接続できます）
チャット、ファイル共有、画面共有も行えますのでウェブを通じていつもの会議が行えます

Copyright (C) 2012 - 2020 NEOJAPAN Inc. All Rights Reserved.

26

テレワークにおすすめ機能(4) – ネオツイ
ソーシャルのイメージを持ち合わせたコミュニケーション機能が「ネオツイ」です。
「つぶやき」は、ユーザー全員に対してお知らせや共有事項を短いメッセージで発信できる機能です。
離れた環境にいるユーザーに対して、手軽に情報を周知できます。

「ダイレクトメッセージ」は、1:1のチャット感覚のやり取りができる機能です。
個別の要件がある際に、メールに代わるメッセージとして利用できます。個別のファイル共有にも便利です。

Copyright (C) 2012 - 2020 NEOJAPAN Inc. All Rights Reserved.

27

テレワークにおすすめ機能(5) – インフォメーション
掲示板の役割を担う周知事項、各種案内に活用できる「インフォメーション」機能です。
リッチテキストで作成できますので、画像などを使って、わかりやすいお知らせを発信できます。
テレワーク時における重要な今後の方針、対応、規定の再確認などの場面で活用できます。
受け手側は、掲載内容を閲覧するのみで、コミュニケーションが完結しますのでコメントや確認の有無を必要としない連絡で活用ください

Copyright (C) 2012 - 2020 NEOJAPAN Inc. All Rights Reserved.

28

テレワークにおすすめ機能(6) – 回覧・レポート
特定の宛先（複数可）に対して、確認事項や各種報告を送ることができる「回覧・レポート」機能です。
作成者と閲覧者間の1:nのコミュニケーションを取ることができます。
受け手は内容に対し、コメントを返すことができますので、日報や週報、作成資料の校正作業などに便利です。
内部のメール代わりに使われているケースも多くあります

Copyright (C) 2012 - 2020 NEOJAPAN Inc. All Rights Reserved.

29

テレワークにおすすめ機能(7) – 文書管理
内部メンバーのみで活用されるグループウェア上で、ファイル共有が安心して行える「文書管理」機能です。
フォルダごと、ファイルごとでアクセス権を個人単位まで設定できますので、しっかりと決まったルールのもと各種ファイルが共有できます。設定により、過去の世代をデータを10世代まで残すことができ、ロールバックしてデータを戻すこともできます。
アップロードしたファイルを周知する際に短縮URLを発行し誘導することもできます

Copyright (C) 2012 - 2020 NEOJAPAN Inc. All Rights Reserved.

30

テレワークにおすすめ機能(8) – ワークフロー
各種申請業務を電子化できる「ワークフロー」機能です。
申請の電子化を行うことで、テレワークを実施していながらも押印のために出社しなければならない状況などをなくしていくことができます。現在押印関係の書類を紙ベースで運用されている場合に、是非ご利用ください。
書式を使った申請書を作成できます
申請経路も上長承認、分岐条件など柔軟に設定ができます

Copyright (C) 2012 - 2020 NEOJAPAN Inc. All Rights Reserved.

31

テレワークにおすすめ機能(9) – AppSuite※「AppSuite」のご利用には別途有償ライセンスが必要です
紙、Excelなどの表計算ソフトを使用して運用されている業務をシステム化できるツールが、業務アプリ作成ツール「AppSuite」です。Webのフォームを自在に作ることができ、入力された情報は自動的に台帳の形でデータが残ります。テレワーク期間中の業務プロセスを残す場面にも活用できます。
画面上でどなたでも簡単にフォーム作成ができます

Copyright (C) 2012 - 2020 NEOJAPAN Inc. All Rights Reserved.

作成例1：
テレワーク実績報告アプリ

作成例2：
毎日の検温報告アプリ32テレワークにおすすめ機能(10) – 安否確認
緊急時の安否状況が確認できる「安否確認」機能です。
ユーザーの緊急連絡先のメールアドレスに対して一斉にメール配信を行うことができ、ユーザーは自身の状況を記載のURLから共有できます。配信文面をカスタマイズすることができますので、テレワーク期間中の状況ヒアリングや、万が一の際の状況把握に効果的です。
回答は携帯・スマートフォンからももちろん行うことができます

Copyright (C) 2012 - 2020 NEOJAPAN Inc. All Rights Reserved.

33

その他

Copyright (C) 2012 - 2020 NEOJAPAN Inc. All Rights Reserved.

製品に関するお問い合わせ
製品の利用に関しまして、お困りな点がございましたら製品サイトよりお問い合わせください。
製品サイト https://www.desknets.com/①②【操作・設定について】①お客様サポート◆パッケージ版をご利用中のお客様
製品サイト＞お客さまサポート＞
パッケージ版＞お問い合わせ◆クラウド版をご利用中のお客様
TEL：0120-365-800
製品サイト＞お客さまサポート＞
クラウド版＞お問い合わせ【ご購入・ご契約について】②お問合せ
製品サイト＞お問合せ

Copyright (C) 2012 - 2020 NEOJAPAN Inc. All Rights Reserved.

35

Facebookページ
最新トピックスをご紹介

https://www.facebook.com/desknets

desknet'sの最新情報やトピックス、お得な情報を発信してまいります

モバイル端末より、URLを読み取れます
みなさまからのCopyright (C) 2012 - 2020 NEOJAPAN Inc. All Rights Reserved.

をお待ちしております36

現場主義、グループウェア

デスクネッツ ネオ
E-mail neo@desknets.com

Copyright (C) 2012 - 2020 NEOJAPAN Inc. All Rights Reserved.

TEL

検索045-640-5910