Erste Schritte

Kapitel 10
Drucken, Exportieren, E-Mailen
Dokumente weiterreichen

Dokumentationen zu LibreOffice unter de.libreoffice.org

Copyright
Dieses Dokument unterliegt dem Copyright © 2018. Die Beitragenden sind unten aufgeführt. Sie
dürfen dieses Dokument unter den Bedingungen der GNU General Public License(http://www.gnu.org/licenses/gpl.html), Version 3 oder höher, oder der Creative Commons
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Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt.
Fast alle Hardware- und Softwarebezeichnungen und weitere Stichworte und sonstige Angaben,
die in diesem Buch verwendet werden, sind als eingetragene Marken geschützt.
Da es nicht möglich ist, in allen Fällen zeitnah zu ermitteln, ob ein Markenschutz besteht, wird das
Symbol (R) in diesem Buch nicht verwendet.

Mitwirkende/Autoren
Sigrid Carrera
Stefan Haas

Christian Kühl
Gerhard Weydt

Klaus-Jürgen Weghorn

Englisches Originaldokument
Ron Faile Jr.

Rückmeldung (Feedback)Kommentare oder Vorschläge zu diesem Dokument können Sie in deutscher Sprache an die
Adresse discuss@de.libreoffice.org senden.

Vorsicht

Alles, was an eine Mailingliste geschickt wird, inklusive der E-Mail-Adresse undanderer persönlicher Daten, die die E-Mail enthält, wird öffentlich archiviert und kannnicht gelöscht werden. Also, schreiben Sie mit Bedacht!

Danksagung
Das Kapitel „Printing, Emailing and Exporting“ basiert auf Kapitel 10 des „Getting Started with
OpenOffice.org“ Handbuches. Autoren dieses Kapitels sind:Agnes Belzunce
Michael KotsarinisPeter Kupfer

Robert Scott
Joe Sellman

Janet M. Swisher
Jean Hollis Weber

Datum der Veröffentlichung und Softwareversion
Veröffentlicht am 11.12.2017. Basierend auf der LibreOffice Version 6.0.

Anmerkung für Macintosh Nutzer
Einige Tastenbelegungen (Tastenkürzel) und Menüeinträge unterscheiden sich zwischen derMacintosh Version und denen für Windows- und Linux-Rechnern. Die unten stehende Tabelle gibt
Ihnen einige grundlegende Hinweise dazu. Eine ausführlichere Aufstellung dazu finden Sie in der
Hilfedatei des jeweiligen Moduls.
2

Drucken, Exportieren, E-Mailen

Windows/Linux

entspricht am Mac

EffektMenü-Auswahl Extras →Optionen

LibreOffice → EinstellungenZugriff auf die Programmoptionen

Rechts-Klick

Control+KlickÖffnen eines Kontextmenüs

Ctrl (Control)⌘ (Command)

Tastenkürzel in Verbindung mit anderen
Tastenoder Strg (Steuerung)Anmerkung für Macintosh Nutzer

3Inhalt
Anmerkung für Macintosh Nutzer ................................................................................................... 2
Einführung ...................................................................................................................................... 5
Direkt drucken ................................................................................................................................ 5
Drucken steuern ............................................................................................................................. 5
Allgemeine Druckoptionen ......................................................................................................... 6Zu druckender Umfang ......................................................................................................... 6
Seitenlayout: Drucken mehrerer Seiten auf ein einzelnes Blatt ................................................. 7
Impress: Drucken von Handzetteln, Notizen oder Gliederungen ............................................... 8
Eine Broschüre drucken ............................................................................................................ 8
Writer: Drucken von Briefumschlägen, Etiketten oder Visitenkarten .......................................... 9
Schwarzweißdruck von farbigen Dokumenten ........................................................................... 9
Drucken auf Schwarzweißdruckern ....................................................................................... 9
Schwarzweißdruck auf einem Farbdrucker ........................................................................... 9
Vorschau von Seiten/Tabellen vor dem Drucken ..................................................................... 10
Writer .................................................................................................................................. 10
Calc ..................................................................................................................................... 11
In ein PDF-Dokument exportieren ................................................................................................ 11
Direkter Export in ein PDF-Dokument ...................................................................................... 11
Festlegen von PDF-Inhalten und deren Qualität ...................................................................... 12
Register Allgemein des Dialogs PDF Optionen ................................................................... 12
Register Anfangsdarstellung des Dialogs PDF Optionen .................................................... 14
Register Benutzeroberfläche des Dialogs PDF Optionen .................................................... 15
Register Verknüpfungen des Dialogs PDF Optionen .......................................................... 16
Register Sicherheit des Dialogs PDF Optionen ................................................................... 16
Register Digitale Signaturen des Dialogs PDF Optionen .................................................... 17
Exportieren in andere Formate ..................................................................................................... 18
Dokumente als E-Mail versenden ................................................................................................ 18
Behandeln von sensiblen Daten ................................................................................................... 18
Sensible Daten entfernen ........................................................................................................ 18
Warnungen einrichten ............................................................................................................. 19

4

Drucken, Exportieren, E-Mailen

Einführung
Dieses Kapitel enthält allgemeine Informationen zum Drucken und Exportieren von Dokumenten inallen Komponenten von LibreOffice sowie zum Versand von Dokumenten per E-Mail.

Direkt drucken
Wenn Sie das Symbol Direkt drucken anklicken, wird das aktuelle Dokument ohne weitere Abfrage
zum Drucker gesendet. Welcher Drucker das ist, können Sie unter Extras → Optionen... →Laden/Speichern → Allgemein festlegen: Wenn Sie den Haken vor „Drucker-Einstellungen mit
dem Dokument laden“ setzen, wird der Drucker verwendet, der im Dokument (über Datei →Drucker-Einstellungen) hinterlegt ist, andernfalls wird der im System definierte Standarddrucker
verwendet.
Der im Dokument hinterlegte Drucker wird, wie auch die sonst verwendeten Druckeigenschaften,
gesetzt durch das Drucken des Dokuments auf diesen Drucker, wenn Sie danach das Dokument
speichern. Sie können ihn und seine Eigenschaften auch direkt festlegen über Datei → DruckerEinstellungen...

Drucken steuern
Wenn Sie den Druckvorgang genauer steuern wollen, rufen Sie den Dialog Drucken (Abbildung 8)über den Menüpunkt Datei → Drucken... oder mit der Tastenkombination Strg+P auf.

Abbildung 1: Dialog Drucken, Register Allgemein für Writer
Der Dialog Drucken hat vier Registerkarten, in denen Sie eine Reihe von Optionen, wie in den
folgenden Abschnitten beschrieben, wählen können.

Drucken steuern

5Die Optionen, die Sie im Dialog Drucken gewählt haben, gelten nur für das Drucken
des aktuellen Dokuments. Dagegen werden die Eigenschaften – die mit dem
Drucker verknüpft sind – gespeichert.

HinweisUm Standarddruckereinstellungen für LibreOffice vorzugeben, wählen Sie Extras →Optionen... → LibreOffice → Drucken und Extras → Optionen... → LibreOffice[Komponente] → Drucken. Weitere Details finden Sie im Kapitel 2 „LibreOfficeeinrichten“ dieses Handbuchs.

Für die einzelnen Komponenten von LibreOffice sind unterschiedlich viele Druckeinstellungenverfügbar, die in der Tabelle 1 zusammengefasst sind.
OptionWriterCalc

Impress

Draw

Seiten/Tabellen/Folien zum Drucken auswählen

Ja

Ja

Ja

Ja

Mehrere Seiten/Tabellen/Folien auf eine Seite drucken

Ja

Ja

Ja

Ja

Broschüre drucken

Ja

Nein

Ja

Ja

Umschläge drucken

Ja

Nein

Nein

Nein

Etiketten oder Visitenkarten drucken

Ja

Nein

Nein

Nein

Druckvorschau vor dem Drucken

Ja

Ja

Nein

Nein

Tabelle 1: Druckoptionen in LibreOffice-Komponenten

Allgemeine Druckoptionen
Auf der Registerkarte Allgemein des Dialogs Drucken gibt es folgende Auswahlmöglichkeiten:••

Auswahl des Druckers (aus den zur Verfügung stehenden Druckern).

•

Wenn das Dokument Kommentare enthält, können Sie entscheiden, ob Sie sie gar nicht ,nur allein ohne das Dokument oder gemeinsam mit dem Dokument drucken wollen. Im
letzten Fall können Sie noch entscheiden, wo die Kommentare im Druck platziert werdensollen.

Auswahl der Seiten, die gedruckt werden sollen, sowie der Anzahl der Exemplare im
Abschnitt Bereich und Kopien; dazu näheres im Anschluss.

Klicken Sie auf Eigenschaften..., um einen Dialog zu starten, in dem Sie je nach Druckertyp
Hochformat oder Querformat, das zu verwendende Papierfach, das Papierformat für den Druckoder zwischen Farb- und Schwarzweißdruck auswählen können.

Zu druckender Umfang
Im Abschnitt Bereich und Kopien können Sie bestimmen, welcher Teil des Dokuments gedruckt
werden soll und wie viele Exemplare. Die Wahlmöglichkeiten sind je nach der Komponente vonLibreOffice leicht unterschiedlich:

6•in Writer können Sie wählen, ob Sie alle Seiten, nur von Ihnen angegebene Seiten (geben
Sie das in der Form „2,4-6,9...“ an, um die Seiten 2, 4 bis 6 und 9 zu drucken; Sie können
statt des Kommas auch das Semikolon verwenden) oder den ausgewählten Ausschnitt –der auch nur Teile von Seiten enthalten kann – drucken wollen•

in Impress und Draw gilt im Prinzip das Gleiche, nur redet man hier nicht von Seiten,
sondern von Folien•

in Calc ist die Situation etwas komplizierter, da ein Dokument mehrere Tabellen enthalten
kann. Hier können Sie wählen, ob Sie alle Tabellen, nur gewisse, von Ihnen ausgewählte,
Tabellen oder nur ausgewählte Zellen drucken wollen. Zusätzlich können Sie wählen, ob

Drucken, Exportieren, E-Mailen

Sie dann alle Seiten oder nur gewisse Seitennummern drucken wollen. Nicht alle
Kombinationen dieser Möglichkeiten sind gleichermaßen praktikabel.

Vorsicht

Wenn Sie vor dem Druck in einem Calc-Dokument über Bearbeiten → Auswählen
→ Tabellen auswählen… einzelne Tabellen ausgewählt haben, um den Umfang
des Drucks einzuschränken, müssen Sie diese Auswahl auch wieder aufheben.
Wenn Sie diese ausgewählt lassen und das nächste Mal Daten in eine Tabelle
eingeben, werden die Daten sonst auf allen ausgewählten Tabellen synchron
eingegeben.

Seitenlayout: Drucken mehrerer Seiten auf ein einzelnes Blatt
Auf der Registerkarte Seitenlayout können Sie festlegen, wie viele Seiten ihres Dokuments auf ein
Blatt gedruckt werden sollen. Häufig wird z.B. ein früher Entwurf eines Dokuments mit zwei Seiten
pro Blatt gedruckt, weil das Dokument dann zwar immer noch leicht lesbar ist, aber nur halb so viel
Papier verbraucht. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
1. Im Dialog Drucken wählen Sie die Registerkarte Seitenlayout (Abbildung 2).
2. Im Abschnitt Layout wählen Sie aus der Auswahlliste die Anzahl der Seiten pro Blatt, die
Sie auf einem einzigen Blatt Papier ausdrucken möchten. Die Vorschau auf der linken Seite
des Dialogs Drucken zeigt, wie das gedruckte Dokument aussehen wird.
3. Beim Drucken von mehr als 2 Seiten pro Blatt können Sie wählen, in welcher Reihenfolge
und Richtung diese auf das Papier gedruckt werden sollen.
4. Im (derzeit falsch übersetzten) Abschnitt Seitenränder können Sie noch auswählen , ob Sie
alle Seiten (die Standardauswahl) oder nur Vorder- oder nur Rückseiten drucken wollen.
5. Klicken Sie abschließend auf Drucken.

Abbildung 2: Drucken mehrerer Seiten pro Blatt
Drucken steuern

7

Tipp

Um in Writer zwei Seiten pro Blatt im Buchlayout-Stil (beginnend mit einer rechten
Seite) zu drucken, gehen Sie stattdessen über Datei → Druckvorschau. Wählen
Sie in der Symbolleiste das Symbol Buchansicht.

Impress: Drucken von Handzetteln, Notizen oder Gliederungen
Im Reiter Allgemein können Sie im Abschnitt Ausdruck neben der Standardeinstellung Folien
noch weitere Ausgabeformate wählen:•

Handzettel druckt die Folien in reduzierter Größe auf eine einzelne Papierseite. Die Folien
können horizontal (Querformat) oder vertikal (Hochformat) auf der Seite gedruckt werden.
Sie können die Anzahl der auf ein Blatt gedruckten Folien anhand eine Auswahlliste
festlegen.

•Notizen druckt eine einzelne Folie pro Seite mit den in der Ansicht Notizen eingegebenen
Notizen für diese Folie.

•

Gliederung gibt den Titel und Überschriften der einzelnen Folien im Gliederungsformat aus.

Eine Broschüre drucken
In Writer, Impress und Draw können Sie ein Dokument mit zwei Seiten auf jedem Blatt Papier
beidseitig so drucken, dass die gedruckten Seiten, wenn sie in der Hälfte gefaltet werden, in derrichtigen Reihenfolge ein Heft oder eine Broschüre ergeben.
So drucken Sie eine Broschüre mit einem Ein-Seiten-Drucker:
1. Wählen Sie Datei → Drucken...
2. Im Dialog Drucken klicken Sie im Register Allgemein auf Eigenschaften.
3. Überprüfen Sie, ob der Drucker auf die gleiche Orientierung (Hochformat oder Querformat)
wie die von Ihnen gewünschte Seiteneinrichtung des zu druckenden Dokumentes
eingestellt ist. Normalerweise spielt die Orientierung keine Rolle, für den Druck einer
Broschüre ist eine korrekte Einstellung aber wichtig. Klicken Sie auf OK um zum Dialog
Drucken zurückzukehren.
4. Wählen Sie die Registerkarte Seitenlayout im Dialog Drucken (Abbildung 2).
5. Wählen Sie die Option „Broschüre“.
Wenn ihr Drucker doppelseitigen Druck unterstützt, dann wählen Sie in Seitenlayout -> Seitennr
die Option „Alle Seiten“
6. Unter Allgemein → Eigenschaften wählen Sie den doppelseitigen Druck. Wenn ihr Drucker
selbst beidseitig drucken kann, müssen Sie nichts weiter tun. Andernfalls wird er die eine
Seite der Blätter bedrucken und Ihnen dann mitteilen, wie Sie vorgehen müssen, um deren
Rückseite zu bedrucken.
7. Klicken Sie auf Drucken.
Wenn Ihr Drucker den zweiseitigen Druck nicht unterstützt, müssen Sie ihn selbst steuern:
6. Im Abschnitt Seiten wählen Sie die Option „Rückseiten / linke Seiten“ aus der Auswahlliste
Einschließen.
7. Klicken Sie auf Drucken.
8. Nehmen Sie die gedruckten Seiten aus dem Drucker, drehen Sie die Seiten um und legenSie diese wieder mit der richtigen Ausrichtung in den Drucker, um die zweite Seite
bedrucken zu können. Möglicherweise müssen Sie ein wenig experimentieren, um
herauszufinden, wie die richtige Anordnung für Ihren Drucker ist.
9. Wählen Sie erneut Datei → Drucken...

8

Drucken, Exportieren, E-Mailen

10. Im Dialog Drucken wählen Sie im Register Seitenlayout innerhalb des Abschnitts
Seitenränder die Option „Vorderseiten / rechte Seiten“ aus der Auswahlliste.
11. Klicken Sie auf Drucken.

Writer: Drucken von Briefumschlägen, Etiketten oder Visitenkarten
In Writer können Sie Briefumschläge, Etiketten oder Visitenkarten bedrucken. Dazu sind zwei
Schritte nötig: Einrichten und Drucken. Einzelheiten, wie Sie diese einrichten, finden Sie im Kapitel
11 „Verwenden von Serienbriefen“ im Writer-Handbuch. So drucken Sie:
1. Wählen Sie Datei → Drucken... aus dem Menü.
2. Im Dialog Drucken unter Bereich und Kopien wählen Sie Seiten und geben Sie „1“ in das
Feld ein. Klicken Sie auf Drucken.

Schwarzweißdruck von farbigen Dokumenten
Drucken auf Schwarzweißdruckern
Wenn Sie ein Dokument, das Farben enthält, auf einem Schwarzweißdrucker drucken, werden die
Farben in Graustufen umgewandelt, deren Helligkeit aus der der Farben hergeleitet wird.
Das ist sicher in aller Regel die beste Lösungen für Grafiken und Bilder, farbige Texte möchten Sie
jedoch wegen des besseren Kontrasts dann wahrscheinlich lieber schwarz-weiß drucken. Häufig
bietet ein Schwarzweißdrucker diese Option unter Allgemein → Eigenschaften in einem derRegister an. Wenn Sie diese Möglichkeit dort nicht finden oder sie dauerhaft einrichten wollen,können Sie sie – getrennt für die Komponenten Writer, Calc, Impress und Draw – setzen:
1. Wählen Sie Extras → Optionen... → LibreOffice [Komponente] → Drucken.
2. Im Abschnitt Inhalt wählen Sie die Option „Text Schwarz drucken“. Klicken Sie auf OK, um
die Änderung zu speichern.

Schwarzweißdruck auf einem Farbdrucker
Wenn Sie Dokumente in Schwarzweiß auf einem Farbdrucker ausdrucken möchten, stehen Ihnen
dafür mehrere Optionen zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass einige Farbdrucker nur in Farbe
drucken können – unabhängig von den von Ihnen gewählten Einstellungen.
Ändern Sie die Druckereinstellungen, um in Schwarzweiß oder in Graustufen zu drucken:
1. Wählen Sie Datei → Drucken..., um den Dialog Drucken zu öffnen.
2. Klicken Sie auf Eigenschaften, um den Dialog Eigenschaften für Ihren Drucker zu öffnen.
Die verfügbaren Optionen sind je nach Drucker verschieden. Mehr dazu finden Sie in der
Hilfe oder im Benutzerhandbuch Ihres Druckers.
3. Eine Einstellung sollte Schwarzweiß oder Graustufen o.ä. sein. Wählen Sie die gewünschte
Einstellung.
4. Klicken Sie auf OK, um Ihre Wahl zu bestätigen und zum Dialog Drucken zurückzukehren.
5. Klicken Sie auf Drucken, um das Dokument zu drucken.

Tipp

Wenn Sie Grafiken im Dokument haben, verwenden Sie die Einstellung Graustufen,
falls Sie die Wahl haben.

Wenn Sie die LibreOffice Einstellungen grundsätzlich für alle farbigen Texte und Grafiken als
Graustufen einstellen wollen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Wählen Sie Extras → Optionen... → LibreOffice → Drucken.

Drucken steuern

92. Wählen Sie im Abschnitt Drucker die Option „Farben in Graustufen umwandeln“. Klicken
Sie auf OK, um die Änderung zu speichern.

Tipp

Sie können zusätzlich wie oben beschrieben pro Komponente einstellen, dassfarbige Texte schwarz gedruckt werden sollen.

Vorschau von Seiten/Tabellen vor dem Drucken
Sie können die Vorschau in Writer und Calc nutzen, um das Dokument so zu sehen, wie es
gedruckt wird. Verschiedene Ansichtsoptionen stehen zur Verfügung.

HinweisFestlegungen für den Schwarzweißdruck werden in dieser Vorschau nicht
berücksichtigt.

Writer
Die normale Seitenansicht in Writer zeigt Ihnen, wie der Ausdruck der einzelnen Seite aussehen
wird. Außerdem besteht die Möglichkeit, Seiten in dieser Ansicht zu bearbeiten. Wenn Sie ein Dokument erstellen, das beidseitig gedruckt werden soll, können Sie sehen, wie gegenüberliegende
Seiten aussehen. Writer bietet zwei Möglichkeiten, dies zu tun:•

Ansicht Drucklayout (editierbare Ansicht): Verwenden Sie die Schaltfläche„Gegenüberliegenden Seiten“ (Buchansicht) in der Statusleiste.

Abbildung 3: Statusleiste: Seitenansichten und Maßstab

Hinweis•Die Layoutanzeige zeigt die Doppelseiten nur an, wenn der Vergrößerungsmaßstab
entsprechend klein ist. Sollte trotz Anklicken des Symbols nur eine Seite angezeigt
werden, verändern Sie den Schieberegler oder scrollen Sie mit der Maus, bis beide
Seiten dargestellt werden.

Druckvorschau (Nur zur Anzeige).

Um die Druckvorschau zu verwenden, gehen Sie wie folgt vor:
1. Wählen Sie Datei → Druckvorschau oder klicken Sie auf das Symbol Druckvorschau
in der Symbolleiste Standard.
Writer zeigt jetzt die Symbolleiste Druckvorschau (Abbildung 6) statt der Symbolleiste
Format.

Abbildung 4: Symbolleiste Druckvorschau in Writer
2. Wählen Sie die gewünschte Seitenansicht durch Klick auf das entsprechende Symbol (vonlinks nach rechts): Eine Seite, Zwei Seiten, Buchansicht oder Mehrere Seiten (mit Wahl derAnzahl der Dokumentseiten pro Vorschauseite über das kleine Dreieck rechts vom
Symbol).
3. Zum Drucken des Dokuments aus dieser Ansicht klicken Sie das Symbol Drucken , um den
Dialog Drucken zu öffnen.
4. Wählen Sie die Druckoptionen und klicken Sie auf Drucken.
10

Drucken, Exportieren, E-Mailen

Mit den Pfeiltasten können Sie sich innerhalb der Vorschau bewegen, außerdem können Sie den
Maßstab verändern und den Vollbildmodus einschalten, den Sie über das kleine dann angezeigte„Menü“ Vollbild wieder verlassen können.

Calc
Um in Calc eine Vorschau der Tabellen vor dem Druck zu erhalten, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Wählen Sie Datei → Druckvorschau oder klicken Sie auf das Symbol Druckvorschau
in der Symbolleiste Standard.
Das Calc Programmfenster zeigt nun die Symbolleiste Druckvorschau statt der
Symbolleiste Format.

Abbildung 5: Symbolleiste Seitenansicht in Calc
2. Um das Dokument aus dieser Ansicht zu drucken, klicken Sie das Symbol Drucken , um
den Dialog Drucken zu öffnen.
3. Wählen Sie die Druckoptionen und klicken Sie auf Drucken.

HinweisDas Symbol Drucken ist standardmäßig eventuell nicht in der Symbolleiste Standard
vorhanden. Zum Einfügen des Symbols in die Symbolleiste lesen Sie Kapitel 14„Anpassen von LibreOffice“ in diesem Handbuch.

Mit den Pfeiltasten können Sie sich innerhalb der Vorschau bewegen, außerdem können Sie den
Maßstab verändern und den Vollbildmodus einschalten, den Sie über das kleine dann angezeigte„Menü“ Vollbild wieder verlassen können. Weiter können Sie über Seitenformat den gleichen
Dialog wie über Format → Seite… zum Formatieren der Seite aufrufen und über Ränder die Größe
der Seitenränder und der Kopf- und Fußzeile mit der Maus anpassen.

In ein PDF-Dokument exportieren
LibreOffice kann Dokumente in eine PDF-Datei (Portable Document Format) exportieren. Dieses
Industrie-Standarddateiformat ist ideal für den Versand von Dokumenten, wenn das Dokument
nicht mehr weiter bearbeitet werden muss, besonders wenn der Adressat eventuell mit dem OpenDocument Format nicht umgehen kann.
Der Begriff „Exportieren“ bedeutet, dass das Originaldokument erhalten bleibt und zusätzlich ein
Dokument eines anderen Dateityps daraus erstellt wird.
Der Vorgang und die Dialoge sind im Prinzip für Writer, Calc, Impress und Draw gleich. Es gibt
allerdings ein paar Ausnahmen, die in diesem Abschnitt erwähnt werden.

Direkter Export in ein PDF-Dokument
Klicken Sie auf das Symbol Als PDF Exportieren, um das gesamte Dokument mit den
Einstellungen zu erzeugen, die Sie zuletzt im Dialog für die PDF-Optionen (siehe unten) gewählt
haben. Sie werden dann zwar aufgefordert, den Dateinamen und Speicherort für die PDF-Datei
anzugeben, Sie können aber keine sonstigen Optionen ändern.

In ein PDF-Dokument exportieren

11Festlegen von PDF-Inhalten und deren Qualität
Um Inhalt und Qualität der resultierenden PDF-Datei zu beeinflussen, wählen Sie Datei → Als
PDF exportieren... Der Dialog PDF-Optionen öffnet sich. Dieser Dialog hat sechs Register(Allgemein, Anfangsdarstellung, Benutzeroberfläche, Verknüpfungen, Sicherheit und Digitale
Signaturen). Wählen Sie die entsprechenden Einstellungen und klicken Sie auf Exportieren. Dannwerden Sie aufgefordert, den Speicherort und den Dateinamen der PDF-Datei einzugeben. Klicken
Sie abschließend auf Speichern, um die Datei zu exportieren.

HinweisSie können auch Datei → Exportieren wählen. Wählen Sie im folgenden Dialog
ebenfalls den Ort und den Namen der Datei und wählen Sie das Dateiformat PDF.
Es öffnet sich dann ebenfalls der Dialog PDF-Optionen.

Register Allgemein des Dialogs PDF Optionen

Abbildung 6: Dialog PDF-Optionen: Register Allgemein
Auf dem Register Allgemein (Abbildung 6) können Sie wählen, welche Seiten in der PDF-Datei
enthalten sein sollen, die Art der Komprimierung für Bilder (was sich auf die Qualität der Bilder inder PDF-Datei aber auch auf die Größe des PDF-Dokuments auswirkt) und die Einstellung anderer
Optionen.

Abschnitt Bereich• Alle: Exportiert das gesamte Dokument in PDF.
• Seiten: Hier können Sie gezielt einzelne Seiten und Seitenbereiche auswählen. Geben Sie
das genauso wie beim Drucken an, s. „Zu druckender Umfang“ auf Seite 6.
• Auswahl: Exportiert alle markierten Abschnitte.
Abschnitt Bilder• Verlustfreie Komprimierung: Die Bilder werden ohne Verlust der Qualität gespeichert.
• JPEG-Komprimierung: Ermöglicht die Kompression nach der JPEG-Norm mit Einstellung
der Kompressionsrate. Der Vorschlag von 90 % der Kompressionsrate ist ein guter
Kompromiss zwischen Speicherplatzreduzierung und Qualitätsverlust, wenn Sie überhaupt
eine solche Kompression benötigen.

12

Drucken, Exportieren, E-Mailen•Grafikauflösung verringern: Bilder mit einer geringeren DPI-Zahl (dots per inch) habeneine geringere Qualität. Für die Anzeige auf einem Bildschirm ist in der Regel eine
Auflösung von 72dpi (für Windows) oder 96 dpi (GNU / Linux) ausreichend. Für den Drucksoll in der Regel bevorzugt mindestens 300 oder 600 dpi verwendet werden. Dies ist
abhängig von der Fähigkeit des Druckers. Höhere DPI-Einstellungen erhöhen deutlich die
Größe der exportierten Datei.

Es ist schwierig, eine allgemeine Empfehlung für diese Einstellungen zu geben, da das Ergebnis
von der Größe der Bilder und von ihrem Dateityp abhängt (möglicherweise auch noch von anderen
Parametern) und auch von der Verteilung dieser Einflussgrößen: wenn es nur ganz wenige Bilder
gibt, bei denen eine deutliche Kompression Vorteile bringt, verzichtet man vielleicht lieber darauf,
weil stattdessen alle Bilder sonst Qualitätsverluste hinnehmen müssten.
Einige Testreihen mit gebräuchlichen Formaten haben aber immerhin einige Hinweise ergeben:•

Für Dateien vom Typ .jpg, selbst wenn sie sehr groß (> 0,5 MB) sind, reicht, wenn Sie nicht
extreme Ansprüche an die Dateigröße des PDF-Dokuments haben, die Einstellung
verlustfreie Komprimierung aus, denn auch die Komprimierung auf 90 % ändert nichts an
der Dateigröße.

•

Wenn Ihr Dokument große Rastergrafiken (also z.B. im Format .png oder .bmp) enthält,
dann ist eine JPEG-Komprimierung zu empfehlen: ein Bild mit gut 14 MB wird durch dieverlustfreie Komprimierung auf zwei Drittel reduziert, durch die JPEG-Komprimierung mit
Rate 90 % aber auf 7 %. Der Qualitätsverlust – auch der eventuell vorhandenen .jpgDateien – ist dagegen kaum wahrnehmbar.

•

Auch Screenshots werden meist als .png-Dateien geliefert, die Größe ist aber meist deutlich geringer als bei Fotos. Die Speicherplatzreduzierung bei einer JPEG-Komprimierung
von z.B. 90 % fällt daher nicht so deutlich ins Gewicht und lohnt sich nur, wenn diese
Bilddateien ziemlich groß sind. Beispiel: bei einer Screenshot-Größe von 23 MB ändert die
Komprimierung auf 90 % nichts, bei einer Größe von 230 MB wird immerhin auf gut ein
Viertel reduziert.

•

Die Verringerung der Grafikauflösung hat bei den Tests bei der Einstellung 300 dpi keine
Verringerung gegenüber den bereits durch die verlustfreie oder JPEG-Komprimierung
erzielten Resultaten ergeben, bei .jpg-Dateien sogar eine deutliche Erhöhung desSpeicherbedarfs. Sie ist nur in extremen Fällen zu empfehlen, wenn deutliche
Reduzierungen der Qualität akzeptiert werden können, und eigentlich nur, wenn fast nur
Rastergrafiken im Dokument enthalten sind. Da für den Druck mindestens 300 dpi
empfohlen werden und auch bei nur angezeigten PDF-Dokumenten eine Grafik sicher aucheinmal vergrößert wird, dürfte eine Reduzierung der Grafikauflösung unter 300 dpi
normalerweise nicht sinnvoll sein; Sie sollten also diese Option in den allermeisten Fällen
nicht aktivieren.
In extremen Fällen müssen Sie also selbst experimentieren, normalerweise sollte die verlustfreie
Komprimierung oder die JPEG-Komprimierung mit 90 %, wenn Ihr Dokument (eine größere Mengevon) Rastergrafiken enthält, die beste Wahl sein.

HinweisEPS-Bilder (Encapsulated PostScript) mit eingebetteten Vorschaubildern werden nur
als Vorschau exportiert. EPS-Bilder ohne eingebettete Vorschau werden als leerePlatzhalter exportiert.

Abschnitt Wasserzeichen
Sie können hier festlegen, dass ein von Ihnen eingegebener Text in grün senkrecht über jede Seite
gedruckt wird.

In ein PDF-Dokument exportieren

13

Abschnitt Allgemein
In diesem Abschnitt können Sie durch Aktivieren der Markierfelder diverse Optionen für die
Erzeugung des PDF-Dokuments setzen.

•

•

•

•

Hybrid-PDF (eingebettete ODF-Datei): Verwenden Sie diese Option, um ein Dokument zu
erzeugen, dass zwei Formate enthält: eine PDF-Datei zum Anzeigen in PDF-Betrachtern
wie Acrobat Reader, und das Dokument im Open-Document-Format, das Sie in LibreOffice
bearbeiten können.
PDF/A-1a (ISO 19005-1)-Archiv: PDF / A ist ein ISO-Standard für Langzeitarchivierung
von Dokumenten durch die Einbettung aller notwendigen Informationen für originalgetreue
Reproduktion (z. B. Schriftarten), aber unter Ausschluss anderer Elemente (einschließlich
Formularen, Sicherheitsinformationen und Verschlüsselung). PDF-Tags werden
mitgeschrieben. Wenn Sie PDF/A-1a wählen, werden die verbotenen Elemente ausgegraut
bzw. sind nicht verfügbar.
Indiziertes PDF (fügt die Dokumentstruktur hinzu): Ein indiziertes PDF enthält Informationen über die Struktur des Dokumenteninhalts. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie ein Dokument auf Geräten mit unterschiedlichen Bildschirmen anzeigen möchten oder eine Bildschirmlesesoftware verwenden möchten. Exportiert werden dazu unter anderem Inhaltsverzeichnisse, Hyperlinks und Steuerelemente. Bei Verwendung dieser Option kann sichdie Dateigröße des Dokuments signifikant vergrößern.
PDF Formular erzeugen: Wählen Sie diese Option, wenn Sie ein PDF-Formular erzeugen
wollen, in dem Sie Felder vorgesehen haben, die auszufüllen oder anzukreuzen sind. Dies
ist ein Thema, das den Rahmen einer Einführung sprengt, daher nur kurze Andeutungen:•
Format für Übermittlung: Hiermit bestimmen Sie, welche Daten (bei Verwendung
einer Schaltfläche zur Rückübermittlung) aus dem Formular gesendet werden.

•

Doppelte Feldnamen erlauben: Wenn Sie diese Option zulassen, können Sie denselben Feldnamen für mehrere Eingabefelder im erzeugten PDF verwenden. Das hat
zur Folge, dass Eingaben im ersten Feld mit diesem Feldnamen automatisch auch inallen anderen Feldern mit diesem Feldnamen eingetragen und übertragen werden.
Wenn die Option nicht gesetzt ist, werden in einem solchen Fall künstlich erzeugte
eindeutige Namen verwendet, um die Eingabe an jeder Stelle individuell zu
ermöglichen.

•

Lesezeichen exportieren: Mit dieser Funktion werden Überschriften in Writer-Dokumenten
und Foliennamen in Impress- und Draw-Dokumenten als "Lesezeichen" exportiert. Die
meisten PDF-Betrachter verwenden diese , um ein Inhaltsverzeichnis zu erzeugen.

••Platzhalter exportieren: Die Funktion ist derzeit unklar.

•

Automatisch eingefügte Leerseiten exportieren: Wenn diese Option aktiviert ist, werden
automatisch eingefügte leere Seiten in die PDF-Datei exportiert. Dies geschieht
normalerweise, wenn Sie die PDF-Datei doppelseitig drucken wollen. Zum Beispiel haben
Bücher in der Regel die Kapitel immer auf einer ungeraden (rechten) Seite. Wenn dasvorherige Kapitel auf einer ungeraden Seite endet, fügt LibreOffice eine leere Seite
zwischen den beiden ungeraden Seiten ein.
PDF-Dokument nach Export anzeigen: Damit steuern Sie, dass Ihr PDF-Betrachter dassoeben erzeugte PDF-Dokument anzeigt.

•

Kommentare exportieren: Mit dieser Funktion werden Kommentare in Writer- und CalcDokumenten als PDF-Notizen exportiert. In Impress werden die Kommentare nach dem
regulären Satz Folien auf eigenen Seiten exportiert.

Register Anfangsdarstellung des Dialogs PDF Optionen
Auf dem Register Anfangsdarstellung können Sie wählen, wie sich die PDFDatei standardmäßig ineinem PDF-Betrachter öffnet. Die Auswahl sollte selbsterklärend sein.

14

Drucken, Exportieren, E-Mailen

Wenn Sie fortlaufend gegenüber wählen, haben Sie die Möglichkeit, die erste Seite abweichend
vom Normalverhalten als linke Seite auszugeben.

Abbildung 7: Register Anfangsdarstellung des Dialogs PDF Optionen

Register Benutzeroberfläche des Dialogs PDF Optionen
In dem Register Benutzeroberfläche (Abbildung 8) können Sie weitere Einstellungen vornehmen,
wie ein PDF-Betrachter die Datei anzeigen wird. Einige dieser Entscheidungen sind besonders
nützlich, wenn Sie eine PDF-Datei als Präsentation oder für ein Informationsstanddisplay
verwenden wollen.

Abbildung 8: Register Benutzeroberfläche des Dialogs PDF-Optionen

Abschnitt Fensteroptionen• Fenster an erste Seite anpassen: Stellt das Fenster des PDF-Betrachters so ein, dassdie erste Seite des PDFs eingepasst wird.
• Fenster auf Bildschirm zentrieren: Stellt das Fenster des PDF-Betrachters so ein, dasses auf dem Bildschirm zentriert wird.
• Im Vollbildmodus öffnen: Öffnet den PDF-Betrachter im Vollbildmodus anstelle eines
kleineren Fensters.

In ein PDF-Dokument exportieren

15

•Dokumenttitel anzeigen: Bewirkt, dass der PDF-Betrachter den Titel des Dokuments inder Titelleiste anzeigt.

Abschnitt Benutzeroberflächenoptionen• Menüleiste verbergen: Bewirkt, dass der PDF-Betrachter die Menüleiste nicht anzeigt.
• Symbolleisten verbergen: Bewirkt, dass der PDF-Betrachter die Symbolleisten verbirgt.
• Fenstersteuerelemente verbergen: Bewirkt, dass der PDF-Betrachter die
Fenstersteuerelemente nicht anzeigt.
Abschnitt Übergangseffekte (nur Impress)
Mit der Option "Übergangseffekte benutzen" können Sie die Folienwechsel in das PDF-Dokument
aufnehmen. Sofern das Programm, das Sie zur Ausgabe der PDF-Datei verwenden, die
Wiedergabe dieser Effekte beherrscht, können Sie die Präsentation so mit den Übergangseffekten
auf einem Computer ohne installiertes LibreOffice oder Präsentationsprogramm wiedergeben.
Abschnitt Lesezeichen
Wenn Sie „Lesezeichen exportieren“ im Register Allgemein ausgewählt haben, können Sie hierangeben, wie viele Überschriftsebenen als Lesezeichen angezeigt werden sollen.

Register Verknüpfungen des Dialogs PDF Optionen
In dem Register Verknüpfungen können Sie angeben, wie Verknüpfungen ins PDF-Format
exportiert werden sollen.
Allgemein
Lesezeichen als benannte Ziele exportieren
Wenn Sie in Writer Lesezeichen, in Impress oder Draw Foliennamen bzw. in Calc
Tabellennamen definiert haben, exportiert diese Option die Lesezeichen als "benannte
Ziele", auf die Webseiten und PDF-Dokumente verlinkt werden können.
Dokumentverweise in PDF-Ziele wandeln
Wenn Sie Verknüpfungen zu anderen Dokumenten mit OpenDocument-Erweiterungen(z. B. ODT-, ODS- und ODP-Dateien) definiert haben, wandelt diese Option die
Dateinamen in PDF-Dateinamen im exportierten PDF-Dokument um.
URLs relativ zum Dateisystem exportieren
Wenn Sie relative Verknüpfungen in einem Dokument definiert haben, exportiert diese
Option die Verknüpfungen ins PDF-Format.
Verknüpfungen zwischen Dokumenten
Definiert das Verhalten von Verknüpfungen zu anderen Dokumenten, wenn diese in PDFDateien angeklickt werden: Sie können entscheiden, ob diese immer im PDF-Betrachter,
immer im Browser oder entsprechend der LibreOffice-Einstellung geöffnet werden sollen.

Register Sicherheit des Dialogs PDF Optionen
Die Einstellungen bez. der Sicherheit werden ausgegraut angezeigt, wenn PDF/A-1a markiert ist.
Der PDF-Export enthält Optionen, mit denen die PDF-Datei verschlüsselt werden kann. Damit
kann das PDF-Dokument nicht ohne Passwort geöffnet werden. Das Register Sicherheit desDialogs PDF Optionen stellt auch einige DRM-Funktionen (Digital Rights Management) zur
Verfügung.
Wenn Sie das Dokuments in irgendeiner Form schützen wollen, rufen Sie Kennwörter setzen...
auf:
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Drucken, Exportieren, E-Mailen

Wird in Öffnen-Passwort setzen ein Passwort gesetzt, kann das PDF-Dokument nur mit einem
Passwort geöffnet werden. Einmal geöffnet, gibt es keine Beschränkungen, was der Anwender mit
dem Dokument tun kann – wie zum Beispiel drucken, kopieren oder ändern.
Wird in Rechte-Passwort setzen ein Passwort gesetzt, können die PDF-Dateien von jedem
geöffnet werden. Aber die Berechtigungen für bestimmte Funktionen können eingeschränkt
werden (Abbildung 9).

Abbildung 9: Register Sicherheit des Dialogs PDF Optionen

HinweisDie Einschränkungen der Berechtigungen sind nur wirksam, wenn der PDFBetrachter die diese berücksichtigt.

Register Digitale Signaturen des Dialogs PDF Optionen
Diese Seite enthält die Optionen zum Exportieren eines digital signierten PDFs (Abbildung 10).
Digitale Signaturen werden verwendet, um sicherzustellen, dass das PDF-Dokument tatsächlich
vom ursprünglichen Autor (d.h. Ihnen selbst) erzeugt wurde und dass es seit der Signierung auchnicht mehr verändert wurde.

Abbildung 10: Register Digitale Signaturen
Die Verwendung von digitalen Zertifikaten ist ein anspruchsvolles Thema, das über den Rahmen
einer Einführung hinausgeht, und hängt auch vom Betriebssystem ab.

In ein PDF-Dokument exportieren

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Exportieren in andere Formate
LibreOffice verwendet den Begriff „Export“ für Dateioperationen, bei denen das Dokument in einem
Format gespeichert wird, das zwar dessen Inhalt erhält, aber die weitere Bearbeitung höchstens
eingeschränkt ermöglicht. Die Abgrenzung ist allerdings nicht ganz eindeutig, teilweise werden
auch unter Speichern unter… Formate angeboten, die nur reduzierte Informationen des Originals
beinhalten, z.B. Speichern als .csv bei Tabellendokumenten. Das wichtige PDF-Format wurde
bereits im vorigen Abschnitt behandelt. Wenn Sie ein Dateiformat unter Datei → Speichern
unter... nicht finden können, sehen Sie auch unter Datei → Exportieren... nach.

Dokumente als E-Mail versenden
LibreOffice bietet mehrere Möglichkeiten, um schnell und einfach Dokumente als E-Mail-Anhang ineinem der drei folgenden Formate zu versenden: OpenDocument (LibreOffice-Standardformat),Microsoft Office oder PDF.

Hinweis

Dokumente können nur von LibreOffice aus geschickt werden, wenn ein E-MailProfil unter Extras → Optionen → LibreOffice Writer → Serien-E-Mail eingerichtet
wurde.

So senden Sie das aktuelle Dokument im OpenDocument-Format:
1. Wählen Sie Datei → Senden → Dokument als E-Mail... LibreOffice erzeugt in Ihrem Standard-E-Mail-Programm eine neue Nachricht, bei der das Dokument bereits angehängt ist.
2. Geben Sie den Empfänger, Betreff und Text, den Sie hinzufügen möchten, ein und senden
dann die E-Mail.
Ähnlich gehen Sie vor, wenn Sie ein Dokument in einem anderen gebräuchlichen Format
versenden wollen

Behandeln von sensiblen Daten
LibreOffice speichert in einem Dokument Daten, die Sie eventuell nicht an andere Personen
weitergeben möchten (Abbildung 11). Dies betrifft personenbezogene Daten, Versionen desDokuments, Notizen, versteckte Informationen oder aufgezeichnete Änderungen. Andererseitsmöchten Sie diese Informationen aber vielleicht nutzen, solange Sie das Dokument nur internverwenden, beispielsweise die persönlichen Angaben, wenn mehrere Personen an einem
Dokument arbeiten.

Sensible Daten entfernen
Um die genannten Daten aus einer Datei zu entfernen, wählen Sie Datei → Eigenschaften... In
der Registerkarte Allgemein (Abbildung 11) deaktivieren Sie Benutzerdaten verwenden und klicken
Sie dann auf die Schaltfläche Eigenschaften zurücksetzen. Dadurch werden im Dokument alleNamen entfernt, das Änderungs- und Druckdatum gelöscht, die Bearbeitungszeit auf Null, das
Erstellungsdatum auf das aktuelle Datum und Uhrzeit sowie die Revisionsnummer auf 1
zurückgesetzt.

Hinweis18

Seien Sie vorsichtig mit einem anschließenden Speichern des Dokuments: dieDaten, die Sie entfernt haben, sind dann auch im Dokument verschwunden!. Wenn
Sie diese Daten intern erhalten wollen, speichern Sie das Dokument vor dem
Entfernen und schließen Sie es nach dem Senden, Drucken, … ohne Speichernoder speichern Sie es unter einem anderen Namen oder Ort!

Drucken, Exportieren, E-MailenUm die Versionsinformationen und -daten zu entfernen, gehen Sie entweder zu Datei →Versionen..., wählen die Versionen aus der Liste aus und klicken auf Löschen, oder speichern Sie
die Datei unter einem anderen Namen.

Abbildung 11: Eigenschaften eines Dokuments

Warnungen einrichten
Um zu verhindern, dass versehentlich solche Daten in Dokumenten, die Sie senden, drucken,
signieren oder in ein PDF umwandeln, enthalten sind, können Sie einstellen, dass Sie gewarnt
werden, wenn ihr Dokument entsprechende Informationen enthält, damit Sie entscheiden können,
wie Sie im konkreten Fall damit umgehen.
Wählen Sie dazu Extras → Optionen → LibreOffice → Sicherheit und betätigen Sie im Abschnitt
Sicherheitsoptionen und Warnungen die Schaltfläche Optionen… Dann können Sie (Abbildung12) im Abschnitt Sicherheitswarnungen einrichten, wann Sie gewarnt werden wollen.

HinweisDie Warnungen beim Speichern und Senden werden nicht getrennt gesteuert. Wenn
Sie beim Senden gewarnt werden wollen, müssen Sie in Kauf nehmen, dass diesauch beim Speichern geschieht.
Auch beim Senden usw. erhalten Sie die leicht irritierende Meldung „Möchten Sie mit
dem Speichern fortfahren?“, es geht hier aber um die Frage, ob Sie mit dem
Senden, … fortfahren wollen.

Sie können im Abschnitt Sicherheitsoptionen einstellen, dass persönliche Daten beim Speichern gelöscht
werden sollen. Obwohl dies nicht erwähnt ist, werden die persönlichen Daten dann auch entfernt, wenn
Behandeln von sensiblen Daten

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Sie das Dokument versenden.

Abbildung 12: Sicherheitsoptionen und Warnungen

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Drucken, Exportieren, E-Mailen