2023 年 9 月 15 日
各位
公益社団法人日本語教育学会
会長 西口 光一

2023 年度秋季大会における賛助団体会員出展ブース
管理運営業務の受託事業者募集の件
拝啓

時下益々ご清栄のことと存じます。平素は本会の運営にご理解とご協力を賜りまして厚く御礼申し上げます。
本会では例年、春と秋に大会を開催しており、公式プログラムとして、賛助団体会員出展ブースを設けております。
コロナ禍の影響により、2020 年度以降大会の対面開催が叶わない状況が続いておりましたが、今年度はようやく山形において対面開催を実施できる運びとなりました。そこで、あらためまして、賛助団体会員出展ブースの管理運営業務を行う事業者を公募したいと思います。本会から委託する業務内容詳細については、下記の要領をご確認の上、ご応募くださいますよう、よろしくお願いいたします。
敬具記
１. 賛助団体会員出展ブース設置の目的
賛助団体会員出展ブースは、会員間のネットワークを促進するとともに、大会参加者への日本語教育及び関連領域の情報提供、およびブース出展者間の情報交流、広報、ネットワーク作り等の一助となることを目的とします。
２. 今年度委託業務の対象となる大会の開催時期と会場（１） 開催時期
秋季大会：2023 年 11 月 25 日（土）、26 日（日）（２） 出展時間
ア. 大会会期１日目 12：00-17：00
イ. 大会会期２日目 08：45-15：00（３） 会場
1山形テルサ（山形県山形市）
３. 賛助会員数
51 団体（2023 年 9 月 7 日現在）。
４. 大会参加者数
2 日間で、500～600 人程度を見込んでおります。
５. 委託内容
別添１の仕様書をご覧ください。
６. 委託期間2023 年度末（2024 年 3 月 31 日）まで。ただし、本会と受託事業者双方の合意があった場合、2025 年度末（2026 年 3 月 31 日）までの計 3 年間を上限として、公募を行わずに延長契約を可能とします。なお、春季大会はオンライン開催となりますので、本業務は秋季のみとなります。
７. 応募資格
本委託事業の目的・意義を踏まえ、賛助団体会員出展ブースの管理運営業務に積極的に取り組んでいただけること。
８. 応募方法および応募の締め切り（１） 見積書をご作成いただき、下記の本会事務局まで、メール添付でご提出ください。
（２） 委託費の上限は 10 万円とします。
（３） 2023 年 9 月 28 日（木）12 時（日本時間）必着とします。
９. 受託者の決定
本会で見積書を検討し、結果（受託団体）を本会ＨＰ上で公開いたします。
１０.

その他

（１） 賛助団体会員である事業者が受託した場合は、ブース管理業務等の観点から、通常の出展賛助会員に提供される長机１本と椅子２脚に加え、長机２本と椅子４脚を提供します。よって合計、長机３本と椅子６脚の提供となります。
（２） 上記（１）について、賛助団体会員でない事業者が受託した場合は、ブースの提供はありません。
2

１１.

お問い合わせ先

公益社団法人日本語教育学会
電話：03-3262-4291
Fax：03-5216-7552Email：office@nkg.or.jp
担当：大塚 徹
以上

3別添１

仕様書
以下、公益社団法人日本語教育学会を甲とし、受託業者を乙とします。
１. 主な委託業務内容一覧（１） 出展スペースの下見（２） 賛助団体会員向け出展要領の確認（３） 賛助団体会員への出展要領の告知（４） 出展賛助会員へ手交する準備案内書の確認（５） 出展賛助会員への大会直前の最終案内（６） 大会当日の準備・撤収などの指示（７） 会期後の甲への報告（８） 賛助団体会員からのブース出展にかかわる照会への対応
２. 出展スペースの下見（１） あらかじめ甲より会場の平面図を手交しますので、それをもとに現地でのブースの配置を確認してください。
（２） 賛助会員出展ブース会場と搬入口、その他付帯設備等について、会場にて確認をしてください。
（３） 下見実施日については、甲が会場側と日程調整を行います。
３. 賛助会員向け出展要領の確認（１） 本会の賛助団体会員（51 団体）に、大会での出展ブースへ参加希望の有無を確認するため、出展要領の案を甲が作成します。
（２） 甲が作成した出展要領を、乙が下見で得た情報を元に双方協議の上、確定させます。
４. 賛助会員向け出展要領の告知（１） 出展要領（含む、出展希望の回答書）は、賛助団体会員にメール添付にて送信をしてください。
（２） 期日までに回答のない場合は出展なしとみなし、甲に結果を報告してください。
５. 出展賛助会員へ手交する準備案内書の確認
標記については甲が作成し、乙が確認をします。双方協議の上、確定させます。
６. 出展賛助会員への大会直前の最終案内
4上記５．で確定した準備案内書をブース出展賛助会員にメール等により送ってください。
７. 大会当日の準備・撤収などの指示
現地では、会期中の準備・撤収などに関する注意事項を出展賛助会員に案内してください。
８. 会期後の甲への報告
会期終了後すみやかに、実施概況を事務局に報告してください。
９. 賛助団体会員からのブース出展にかかわる照会への対応（１） 賛助団体会員からの問い合わせがあれば、適宜回答してださい。
（２） 甲の確認が必要な照会については、甲に確認後、回答してください。または甲に転送をしてください。
１０.

スケジュール

別添２をご確認ください。
以上

5

秋季大会における賛助会員向け出展ブースの管理運営業務（スケジュール）

№

項目

詳細

1

募集形態

本会ウェブサイト上公開、賛助会員にはメールで告知

2

選定方式

相見積 【有償（上限：10万円／１大会）】

3

委託業務内容（１） 出展スペースの下見
ア． 長机の設置可能な本数と配置の確認+現地の写真(事前の事務局情報の現地確認)
イ． 電源の位置と個数の確認
ウ． 照明の確認
エ． 空調（冷暖）の確認
オ． 搬入搬出方法の確認(事前にお渡しする事務局情報に基づき、現地で確認をしていただく。)
カ．

車両入構、駐車手続き方法の確認(事前にお渡しする事務局情報に基づき、現地で確認をしていた
だく。)

キ． その他付加情報の収集（２） 学会作成の応募要領の確認（会期ごとに特記事項がないか双方で確認）口頭も可。
（３） 賛助会員への募集要領の告知（担当者へメール）
ア． 募集状況の管理と募集締め切り間際のリマインド 必ず全団体から出欠をいただく。
イ． 募集締め切り後の応募件数と応募団体名の事務局報告（４） 出展賛助会員の準備案内書の作成（学会が項目を作成し、とりまとめ団体が加筆）
ア．

① 出展会場の概要（集合時間等スケジュールや緊急時の連絡体制なども含む）② 長机の設置可能な本数と配置図と写真③ 電源の位置と個数④ 照明⑤ 空調（冷暖）⑥ その他付加情報⑦ 搬入搬出方法、車両入構、駐車手続き方法、宅配業者の情報提供

イ． 上記①～②を出展賛助会員へ連絡（５） 応募賛助会員への大会直前の最終案内（６） 大会当日の準備・撤収などの指示（大会本部からの搬出は賛助会員各自で行う）
ア．

大会前日の賛助会員関連の荷物の受け取り、当日の賛助会員関連の荷物の立会い。搬入先となる部屋は学会で準備

イ． 大会終了日の賛助会員関連の荷物の搬出手配（希望制）および立会い。
（７） 会期後の、報告（特記事項などがあり、必要な場合）（8） 賛助会員からのブース出展にかかわる御問い合わせ窓口
4

学会内管理者

学会事務局（大会担当 大塚）、（賛助会員担当 奥山）

9月
10月
11月
12月
①②③④①②③④①②③④①②