運用負担軽減した大学主導でのクラウドメール移行プロセスの報告
大山 章博＊１，今岡 義明＊１，福森 貢＊２，石橋冬木＊１＊４

正彦＊３，植木裕之＊２，関大治郎＊２

泰博＊４

畿央大学 情報化推進室，＊２ 畿央大学 情報センター，＊３ 畿央大学
ニュータイプシステムズ株式会社
a.ohyama@kio.ac.jp

教育学部

概要：畿央大学において平成 25 年 1 月より，従来は学内に設置していたメールサーバを業者のアドバイスを受けながら大学主導でクラウド上のサーバに移行した．約 1 年間の運用実績を通じて，実現できた運用コスト削減（ハードウェア、ソフトウェア、人的コストなど）,信頼性の向上，移行手順や発生した問題の解決手法を具体的に紹介する．

はじめに

1

2

畿央大学において平成 24 年末に学内メールシ導入の背景とねらい
従来，畿央大学においては約 2,300 名の学生教

ステムをマイクロソフト社のクラウドメールシス

職員に対し，大学構内サーバ室で運用するテム（Microsoft Office365 for Education）に全面Microsoft Exchange Server によりメールサービ移行した．新メールシステムの全学導入作業およスを提供していた．しかし，一人当たりのメールび全面移行作業に関しては，外部業者に委託するサーバ容量拡大への要望やメールサービスの信頼ことなく日本マイクロソフト社の技術アドバイス

性向上さらには運用費用削減などの新たなニーズのもと，畿央大学内部の情報部門スタッフにおいに新たに対応するため，マイクロソフト社のクラてほぼ全てを担当した．ここでは導入の背景とね

ウドメールシステム（Microsoft Office365 forらい，マイクロソフト社 Office365 for EducationEducation）を導入することを計画し，結果としを採用した理由，移行作業の手順，約１年間の運て表１に示すように，多くのサービス項目におい用実績の中で発生した困難点や経験したいくつかて従来のメールサービスと比較して質量両面で良の障害内容，および実現できた運用コスト削減や好なサービスを享受することが可能となった．

信頼性向上などについて述べる．

表1

従来メールサービスと Microsoft Office365 for Education サービスの比較一覧
従来メールシステム

Microsoft Office365
online新しいメールシステムの補足説明

学内クラウドMicrosoft 社運用のクラウドシステム

メール送受信ツール（学内）Outlook、ＯＷＡ

Outlook、ＯＷＡ

Microsoft Outlook 接続可能

3

メール送受信ツール（学外）

ＯＷＡ

Outlook、ＯＷＡ

Microsoft Outlook 接続可能

4

１人のメール容量（教職員）500MB（教職員）

25GB（教職員）

従来の 50 倍

5

１人のメール容量（学生）100MB（学生）

25GB（学生）

従来の 250 倍

6

メール１通の容量制限

2MB

25MB

従来の 12.5 倍

7

メールアドレス例）a.ohyama@kio.ac.jp

例）a.ohyama@kio.ac.jp

メールアドレスは変化しない

8

メールサービス

在学期間卒業後も継続

卒業後もメールサービス継続可能

No.

機能項目

1

メールサーバ場所

2

表 2 は Office365 online システムへの移行工程

学内情報部門スタッフによる移行

3

表である．Office365 online への全面移行を決定

3.1 マイクロソフト社 Office365 forEducation を採用した理由（2012 年 10 月下旬）してから約 3 か月間で既存メールアイテムの新メールシステムへのデータ移クラウドメールシステムには，世界規模でサー行を終えることができた．このことが可能となっビスを提供するいくつかの企業と商品があるが，た要因として，①新旧メールシステム切り替え日

畿央大学が Microsoft Office365 for Education（以2012 年 12 月 29 日に約 24 時間メールサービス停

降は Office365 online と呼ぶ）を選択した理由と止して，契約の準拠法と管轄裁判所が日本国である②メールアイテム移行を学生教職員各自で実施，について全学の意思決定を得ることができた

ことが大きい．従来，畿央大学ではマイクロソフことが大きい．特に今回はドメイン名（@kio.ac.jp）

ト社と School Agreement 包括契約を締結しておを変更せず新旧メールシステムを切り替える方針

り，Operating System や Office Application

であったので，既存オンプレミス Exchange

Software を学内標準システムとして多くの学生

server から新規クラウド Exchange server に移や教職員がすでに導入済であり，Office365 for行すべき約 2,300 個のメールアイテム移行作業は

Education 契約によりクラウドコンピューティ

管理者側で Power Shell コマンドを使って一斉にングサービスに移行することが，学内端末側の従移行するには約 3 日間程度メールサービス停止が来環境との整合性がよく合理的であると判断した．

必要であったが，メールアイテム移行を学生および教職員の作業として各自実行することにより，3.2 メールアイテムの移行作業期間を（約 2 週間の期間へと）分散すること

新規メールシステムを学内スタッフが理解し，ができたので，移行時のメールサービス停止期間自分たちで利用するメールシステムをブラックボを数時間にすることができた．

ックス化しないことを目的として，旧メールシス
テム内の受信済メールや送信済メールさらには個

3.3 メールシステム移行工程

人登録したアドレス帳など各種のメールアイテム

日本マイクロソフト社と協議しながら数回の机移行作業や，新規メールシステム立ち上げ作業を上シミュレーションを行い，移行詳細スケジュー

外部業者に委託することなく日本マイクロソフト

ル（表２ Office365 新メールシステムへの移行工社の技術アドバイスのもと，畿央大学内部の情報

程表）を決定した．2012 年 12 月初旬より学生お部門スタッフにおいてほぼ全てを担当することとよび教職員にメール移行スケジュールを事前告知した．

した．

表2

Office365 新メールシステムへの移行工程表
2012年11月

No
1
1-1
12
3
4
5
6
7
1-2
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
2
2-1
21
22
23
24
25
26
27

Office365 クラウドメール移行作業項目
本番移行前作業(第1フェーズ)
Office365環境設定
Office365申請ドメイン
管理者アカウント
ドメイン設定 移行までの暫定ドメイン名＝@kio8.microsoftcom.jp
DNSのTXTレコード追加@kio.ac.jpドメインの所有者確認用txtレコード
サーバ信頼性のtxtレコード
上記環境設定確認アカウント作成
アカウント作成
アカウント情報提供(メールアドレス、ディスプレイネーム、パスワード)
アカウント登録用CSVファイル作成
PowerShellによるユーザ登録
事前準備
アクセス許可設定
Exchange2010にテスト用アカウント作成
Exchange2010に特権アカウント作成
Exchange2010へのIMAP接続数を増やす
移行テスト
Office365の動作確認
テスト（検証）計画策定
PowerShellによるメール移行テスト
マニュアル作成
教職員向けマニュアル作成（メールデータ移行マニュアルを含む）
学生向けマニュアル作成（メールデータ移行マニュアルを含む）
本番移行（第2フェーズ）
メールデータ移行（個人で移行）PoweｒShellによるメールデータの移行(大学既存のグローバルグループ移行)
ExchangeServerとOffice365同期処理開始（MXレコード切り替え後のQA対応も含む）
DNS MXレコードの切り替え
DNS Outlook自動検出のautodiscover設定
エンドユーザ 参照先メールサーバ切り替え(既存EcchangeServer→Office365)
学内ExchangeServerとOffice365同期処理停止
既存ExchangeServerのシャットダウン

20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1

2012年12月
23456789 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1

2013年1月
2345678

9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

火水木金土日月火水木金土日月火水木金土日月火水木金土日月火水木金土日月火水木金土日月火水木金土日月火水木金土日月火水木金
Office365申請
管理アカウント申請
暫定ドメイン申請
TXTレコード記載
ドメイン確認
ベリサイン社へ申請（認証）全教職員・学生アカウント情報入手
アカウントcsvファイル作成
ユーザ登録検証
アクセス許可設定
特権アカウント設定

Office365 online 動作検証
PowerShellによるアイテム移行作業
教職員用マニュアル作成
学生用マニュアル作成

グローバル配布グループ移行

DNS MXレコード切り替え
DNS Outlook自動検出のautodiscover設定
メールサーバ切り替え(学内Server→Office365)
既存ExchangeServerシャットダウン 3/31

2012 年 12 月 28 日午後 19 時に DNS MX レコ

これらの対応は， Power Shell コマンドでメーードを書き換え，約 48 時間後には新メールシス

ルアイテム移行を管理者側が代行した．また，テムへの切り替えを終了させた．メール移行後はMacintosh など Windows 以外の OS や

新旧メールシステムの OWA アドレスへのリンク

Thunderbird などマイクロソフト社以外のメーラを大学ホームページに併存させ，2013 年 3 月末ま使用教員への個別サポートも多数発生した．

では OWA にて旧メールシステムのメールボックスアイテム閲覧を可能にする処置を講じた．学生

3.5 学内への周知徹底

および教職員には 2013 年 3 月末までに，①新旧

そもそも何故クラウドメールシステムに移行すメールシステムのアカウントに接続し，Outlookるのか？という教職員からの問い合わせも多く，画面上でドラッグアンドドロップ操作によって各①多くの大学や企業とシェアして大学単独規模で自メールアイテムを移動させる

は投資や運営が困難な大規模システムが利用でき②Outlook 個

人用フォルダ（.PST）ファイルを新旧メールシスることによる信頼性向上や安全性向上のメリット

テム間でエクスポート・インポートすることによ②インターネット環境下でのファイル共有手段がりメールボックスアイテムを移動させる提供されることという③情報発信手段やコミュニケー２種類の移行手法マニュアルを準備し，学生およション手段など，各種の新しいサービスが活用可

び教職員各自がメールアイテムを各自で移行させ能であることる手順とした．こうすることにより，メール移行などの投資コストや運用コストなどが大幅に削減

時に Exchange Server 間で管理者が一括して多量可能であることのメールアイテムデータを移行させる必要がなくスを利用できること，などを説明した．

④サーバ機器やネットワーク機器⑤学生は卒業後もメールサービなり，メールサービス停止期間を最短に抑えるこ

現時点において，学生および教職員からの操作とができた．また，管理者側作業であるユーザー方法についての問い合わせ以外に，新メールシスアカウント登録やグローバル配布グループ登録なテム運用に支障が生じるような大きな障害やトラど一連の新メールシステム管理側作業は移行前 2

ブルは発生していない．

週間で作業を完了させることができた．

3.6 メール配信遅延の問題
Office365online クラウドメールシステムに移

3.4 経験した障害や発生した困難点
メール移行後約 1 か月間での管理者側への問い

行後，教職員からクライアント側アプリケーショ合わせは，150 件であった．学生からの最も多かンソフトである Microsoft Outlook（以降はった問い合わせ内容は，パスワード忘れであった．

Outlook と呼ぶ）のメール送受信が非常に遅くな

従来，学内情報システは一つのアカウントであっったという多くの指摘が発生した．大学構内のパたのが，学務システム系とメールシステム系で別ソコンからだけではなく，家庭のパソコンでも同個のアカウント使い分けが必要となったので学生様に送受信の遅延が発生しており，移行前は同じに混乱が生じたようである．教員側からの問い合

回線，同じパソコン環境で遅延の問題は無かった

わせ内容では，準備したマニュアルでは移行操作ので原因が Office365online メールサービスそのが困難な教員からの質問が多かった．

ものにあるのではないかという指摘である．

表 3 情報化推進室への問い合わせ集計[1]
問い合わせ

独自設定

操作ミス

マニュア
ル読まず

パスワー
ド忘れ

アイテム
移行依頼

その他

合計

学生

480380454

職員

365041129

教員

10913530067

合計

172318433415150

40200

教員
職員
学生
学生
職員

問い合わせ内容別集計

図 1 情報化推進室への問い合わせ集計[1]教員これらメール送受信遅延クレーム指摘者の共通点が，メールボックスに大量のメールアイテムを蓄積している教職員であったことから，メールボックスに蓄積されているアイテム量とメール送受信遅延になんらかの関連があるものと推定された．
クラウドサーバとユーザ側パソコンの両者間のメールボックス内アイテムデータ同期のため，大量のデータのやりとりがクラウドサーバとパソコン間に発生するので，大量のメールを送受信するユーザでは同期しなければならないメールアイテ
ムのデータ量が必然的に大きくなり，メールツー

図 2 メールトラッフィックの管理者画面例

ルを起動した直後から大量の同期データ送受信が自動的に始まってしまうので，見かけ上，メール送受信が非常に遅くなるという不都合が発生していることが次第に判明してきた．

3.8 運用コスト削減と信頼性向上
従来と比較して Office365online 導入後約１年

この不都合に対しては，ユーザ自身がメールの間での運用コストは表 5 のようにサーバのハードアイテムデータの整理必要性を明確に意識し，送ウエア償却費用（ソフトウエア含む）と人的コス受信するメールデータ量の削減への努力や．

トの合計で年間約 190 万円のコスト削減が見込ま

Outlook の送受信設定を「ヘッダーのみダウンロれる．また，システム運用の信頼性面では，従来ードする」設定に変更するなどの対処が有効であでは年間約 3 回の定期点検を含み平均年間で約４ることもわかってきた．

回メールサービスを停止していた稼働率が，2013
年 1 月 1 日から 2013 年 10 月 30 日現在までの実績でメールサービス停止事象は 1 回も発生せず，

表 4 送受信遅延発生者のメールボックス容量稼働率 100％を達成している．

表 5 年間の運用費用削減効果

4

課題と今後の展望
Office365online 導入にあたっては，既存

Exchange Server を並行稼働しつつクラウド側

3.7 スパムメールへの対応

Exchange Server に学生および教職員が各自でメメールシステムを Office365online に移行した

ールアイテム移行したが，まだ事例が少なくやっ利点のひとつに，メールトラッフィックデータをてみるまでは分からないこと多かった．管理者側

管理者側から web ブラウザー画面で比較的容易には約 1 年間の運用を通じて Office365online の利把握できることが挙げられる．管理者はスパムメ

点や短所がかなり理解できるようになったが，一ール受信状況をほぼリアルタイムで把握できるの方でクラウドコンピューティングシステムへの理で，個々の状況に合わせて教職員や学生にリアル解不足，メールシステムそのものへの学生の理解タイムで注意喚起できることは従来にない大きな不足を痛感するきっかけともなった．

利点であると考えられる．

SharePoint Online（ 共 有 フ ォ ル ダ 、 個 人 用 フ ォ ル ダ 、 フ ァ イ ル 共 有 、 webサ ー ビ ス ）Lync Online（電子会議システム、遠隔講義システム）

1

基本記憶容量学生一人あたり約20倍の容量

1

電子会議同時出席者数

同時250人同時参加可能

2

畿央大学利用総容量

約2,000倍の総容量

2

動画映像（双方向）映像による電子会議可能

3

フォルダへの同時接続数

従来の10倍 3,000人同時アクセス可能

3

音声（双方向）音声会議可能4

公開用webサイト

ＨＰ構築可能（大学ホームページなど）

4

デスクトップ共有

P P T 、 W o r d 、 E x c e l のリアルタイム共有可能

5

個人用webサイト

個人用ＨＰ提供可能

5ホワイトボード共有「電 子 白 板 」のリアルタイム共有可能

6

出席者全員のミュートハウリング時の瞬時シャットオフ可能

7

個々の出席者の音声制御

発言者以外ミュート可能

8

出席者の権限設定

パネラー/オーディエンス設定可能

9

メディア暗号化

セキュリティレベルの高い秘密会議可能

表6

Office365 online クラウドコンピューティングサービス項目一覧

Twitter や Line などクラウドコンピューティン

Exchange online サービスを含め，SharePoint

グが学生に身近なものとして深く浸透してきていonline，Lync online（表 6 Office365 online クるが，自分のデータがどこにどのように格納されラウドコンピューティングサービス項目一覧表）ているのか？という基本知識を理解していない学など Office365online サブスクリプション契約で生が多数であることに危機を感じた．今後は学生はこれらのサービスが無償で提供されているので，がセキュリティ確保の大切さを自覚し，メールシさらなる活用推進を考えたい．

ステムのしくみそのものや，自分のデータが格納されている場所などへの確固たる理解を持たせることが必要である．今後社会に出てゆく学生にとってシェアの大きい Microsoft Exchange Serverの各種機能（特にグループウエアとしての機能）

謝辞
今回のクラウドメールシステム移行に際しては新日鉄住金ソリューションズ株式会社よりを学生時代に体験しておくことの利点は大きいもOffice365 online 導入を最初に提案頂き全学導入のと考える．

決断へのきっかけを作って頂いた．また導入作業

Office365online への移行に際して，メールアに際して発生した多くの課題解決には日本マイクカウントやグローバル配布グループの再登録が必

ロソフト株式会社の技術支援に負ったところが大要であったが，学年や学科およびクラスなどの配布グループを階層的に構造化して再整理するきっかけになったという副次的なメリットがあった．

きい．通常は外部業者に委託し相応のコスト負担が必要であるメールシステム移行作業であったが，これは学生および教職員についても同様であり，日本マイクロソフト社の迅速かつ丁寧な技術サポ

新旧メールシステム移行が自分のメールアイテムート体制が存在したおかげで，全学移行作業を学整理や，メールアイテムの整理ルール見直しなど

内情報部門スタッフで無事に完了することができのきっかけになったという面も利点と考えられた．

る．
現在未活用である多くの機能（Office365 onlineのグループウエアとしての機能やコミュニケーション機能など）の活用推進が今後の課題である．

ここに新日鉄住金ソリューションズ株式会社関係者各位および，日本マイクロソフト株式会社関係者各位に謝辞を表する．

具体的には，インターネットを経由した学生同士あるいは学生と教職員間のファイル共有への参考文献

SharePoint online 活用，学生と教員間の音声や[1] 大山章博，福森貢，石橋裕之，関大治郎，今

動画でのコミュニケーション手段（たとえば，学岡義明，西端律子，冬木美智子「大学スタッ外実習時の学生と教員のコミュニケーション手段）

フによるクラウドメールシステムへの全面移としての Lync online の活用検討に着手している．

行」，大学 e ラーニング協議会 2012 年度年次
大会論文集 CD-ROM，2012 年