仕様書

１．件名
令和５～７年度 放送大学附属図書館管理業務 一式
２．委託業務実施の目的
本件は、放送大学（以下「本学」という。）附属図書館の土・日・祝日の開館日及び本学附属図書館の指定する日、並びに放送大学単位認定試験に伴い本学附属図書館の開館時間を延長する期間において、本学附属図書館の受付カウンター関連業務、全般を委託することを目的とする。

３．委託期間・業務日
令和 5 年 4 月 1 日から令和 8 年 3 月 31 日
（１）土・日・祝日の開館日の間の本学附属図書館の及び本学附属図書館の指定する日（２）放送大学単位認定試験に伴う平日の延長開館時間

なお、業務予定日については、当該年度の「放送大学附属図書館カレンダー」（以下「業務カレンダー」という。）を原則として前年度の 2 月末日までに提示するので、前述の業務カレンダーにて確認すること。
４．業務時間及び業務従事者の配置
業務時間は、開館時間及び開館前準備、閉館後整理に必要な時間とする。
受託者は本業務が円滑に履行できるよう、以下の（１）、（２）のとおり必要な人員を配置すること。
（１）土・日・祝日の開館日及び本学附属図書館の指定する日

8 時 30 分から 20 時 30 分の間
業務管理時間

図書館の受付カウンターが概ね 2 人体制になるよう配置

22 時間/日（シフト例）業務従事者①：8 時 30 分～15 時 00 分（休憩時間 1 時間

業務時間 5.5 時間）

業務従事者②：8 時 30 分～15 時 00 分（休憩時間 1 時間

業務時間 5.5 時間）

業務従事者③：14 時 30 分～20 時 30 分（休憩時間 0.5 時間

業務時間 5.5 時間）

業務従事者④：14 時 30 分～20 時 30 分（休憩時間 0.5 時間

業務時間 5.5 時間）（２）放送大学単位認定試験に伴う平日の延長開館時間
18 時 30 分から 20 時 30 分の間
業務管理時間

図書館の受付カウンターが 2 人体制になるように配置

4 時間/日（シフト例）業務従事者⑤：18 時 30 分～20 時 30 分（業務時間 2 時間）
業務従事者⑥：18 時 30 分～20 時 30 分（業務時間 2 時間）
なお、業務の予定されている業務従事者が業務当日に病気その他、やむを得ない事情により従事できない場合は、代理の業務従事者で配置する等、適切な措置を講ずるものとし、本業務のサービスの低下を招かないよう、留意すること。
５．業務場所
放送大学附属図書館（千葉県千葉市美浜区若葉 2 丁目 11 番地）
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６．業務委託内容

別紙「放送大学附属図書館管理業務 業務内容」のとおり
７．受託者の選任（１）受託者は、業務従事者として以下の者を選任すること。
①同時に受付カウンター業務に従事する者の内 1 名は、図書館司書の資格を有し、図書館又は同等の機関における図書館管理運営業務について 1 年以上の実務経験を有する者②本業務を迅速かつ的確に履行できる知識を有する者③本学附属図書館の風紀を乱すことなく、業務規律を遵守することのできる者④本学は通学制ではないことから、電話での問い合わせが多く、また比較的高齢の学生が多いが、その特殊性に留意し、利用者に対し親切で丁寧な接遇ができる者
その他、附属図書館の開館時間・閉館時間を考慮し、通勤時間・経路に多大な困難を伴わない者を選任するよう配慮するものとし、本学担当職員が不適当と判断し業務従事者の変更を求めた場合は、受託者は別の業務従事者を配置する等、誠意をもって対処すること。
（２）受託者は、本業務を円滑に遂行するため「業務責任者」を 1 名定め、当該業務責任者に本学附属図書館との連絡・調整、及び業務従事者への指示の伝達を行わせるものとし、業務従事者の管理・監督に努める等、業務の遂行に支障の生ずることがない万全の体制を整えること。
（３）受託者は、上記７.（２）で定めた「業務責任者」について補助者となる者を定めることができる。「業務責任者」の不在などにより本業務の遂行に支障が生じる際には、補助者がその役を担い、業務日には必ず連絡をとることのできる体制を整えること。
８．業務従事者の責務（１）業務従事者は、業務開始時に毎回、附属図書館で用意する「業務日報」に押印又はサインをし、当該日の出勤を証明するものとする。
（２）業務従事者は、業務開始時に上記８.（１）の「業務日報」により前任業務従事者からの連絡事項を確認するとともに、電子ファイルで作成された本学附属図書館職員からの引継内容を必ず確認すること。また、当該業務日における引継事項等については、前述の「業務日報」に記載すること。
（３）業務従事者は、本学附属図書館の開館時間までには開館準備を終え、業務を開始できる態勢を整えること。また、閉館時間には閉館作業を開始し、特段の事情がない限り、20 時30 分までには業務を終了すること。
（４）業務の実施に必要な端末等（図書館システム機器、コピー機、電話機、ブックトラック、机、椅子等の什器を含む）、及び休憩室については本学附属図書館で用意する。業務従事者
は善良な管理者の注意をもって使用し、これらの端末等及び施設をこの委託業務以外の目的に使用しないこと。また、受託者は、業務従事者の故意又は重大な過失によりこれらの端末等及び施設が滅失又は毀損したときは、指定した期間内に代替品をおさめ、もしくは原状に復し、又は損害を賠償すること。
（５）業務に使用する本学附属図書館内の鍵類については業務従事者が責任を持って適切に管2理し、紛失等の場合は速やかに本学附属図書館担当者に報告すること。また、無断で鍵類の複製を行わないこと。
（６）業務の実施に必要な光熱水費、消耗品等は本学附属図書館が負担する。業務従事者は常に節減を心がけるよう努めること。ただし、業務従事者判断で使用する物品については受託者が負担すること。
（７）業務従事者は、本学附属図書館の信用を失墜させるような行為を行わないこと。なお、業務に従事する際の服装についても同様とすること。
９．災害・事故等緊急時の対応（１）館内で発生したトラブルについて、応援が必要と判断した際には、受付カウンター下にある「緊急連絡ボタン」により、放送大学学園の敷地内に常駐する警備員の応援を得ること。また、前述の警備員が到着した際には、当該「緊急連絡ボタン」を解除すること。
（２）館内の施設に係るトラブル(蛍光灯切れ、トイレ詰まり等)については、放送大学学園の敷地内にある放送大学学園エネルギーセンター（内線：3064）に連絡し、対応を依頼すること。
（３）地震、火災、台風・大雪等の荒天、その他館内で病人が出る等のトラブルが発生した場合については、受付カウンター備付の「附属図書館個別危機事象対応マニュアル」に従い、利用者や業務従事者の安全を図ること。また、業務責任者に報告し緊密に連絡を取り合うこと。
（４）「附属図書館個別危機事象対応マニュアル」は業務責任者及び業務従事者に周知を徹底し、トラブル発生時にマニュアルに沿った適切で速やかな対応を行えるよう、教育体制を整えておくこと。
（５）その他、感染症対応による長期休館など異例の事態が生じた際には、通常時と異なる対応や業務の実施について、委託者との協議に応じること。
10．受託者の責務（１）受託者は、業務従事者の教育を徹底し、勤務態度、風紀、衛生等について万全の体制を整えること。
（２）受託者は、業務従事者の業務遂行状況を確認するため、毎月 1 回以上、本学附属図書館へ業務責任者を派遣し、又はそれに準ずる方法で定例会を開催すること。定例会においては、附属図書館担当職員と直接の報告・連絡を行い、業務の現状認識と改善に努めること。
（３）受託者は、当該業務日に荒天その他による警報等が発令されている場合や交通機関の運休時においては、本学附属図書館責任者、担当職員、及び業務従事者と緊密に連絡を取り合い、臨時閉館等の対応を行い、利用者や業務従事者の安全を図ること。また、警報解除時の開館についても速やかに対応すること。ただし、開館が困難な状況においては、協議により別段の対応をする場合がある。
（４）業務従事者の労務災害、及び労務管理に関する事項は、すべて受託者の責任において処理すること。
（５）受託者は、契約期間の満了又は本業務契約の解除により契約会社に変更のあった際には、円滑な業務の引き継ぎに協力すること。
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（６）受託者は、上記 10.（５）により契約会社に変更のあった際には、本学附属図書館において開催する業務開始前研修に業務従事者全員を参加させること。なお、研修日程については事前に調整するので、本学附属図書館担当者と協議すること。
（７）業務従事者は、図書館資料の取扱いに十分注意のうえ、汚破損、紛失等のないように万全を期すこと。万一、業務従事者の責めに基づく事由により、図書館資料に汚破損、紛失等が生じた場合には、受託者は、その損害を補填するものとする。
（８）著作権法等の関係諸規程を遵守し、資料等転用禁止の徹底を図ること。
（９）図書館システム等学内ネットワークに接続されているデータの業務目的以外の利用及び閲覧を禁止する。違反した事実が確認された場合には、受託者の責任を問う場合がある。
11．個人情報及び機密情報の保護（１）本学附属図書館で使用する端末等の ID、パスワードは、本学附属図書館で用意する ID、パスワードを使用するものとし、当該 ID、パスワード、及び利用者情報等の個人情報等の取り扱いについては、盗難、紛失、漏洩等の事故を防ぐための十分な対策を講じること。
（２）本業務を遂行するための個人情報の取り扱いについては、関係法令を遵守するとともに、利用者の個人情報その他の業務上知り得た事項を第三者に開示・漏洩してはならない。また、前述の情報等を本業務遂行の目的以外に使用してはならない。このことは、本業務の契約の解除、期間終了、離職後においても同様とする。
（３）受託者は、個人情報の取り扱いに関して、 一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）が運用する「プライバシーマーク」の使用を認められた者であること。
12．業務の完了・完了報告書（１）業務の完了について、業務日ごとに作成する上記８.（１）の「業務日報」を本学附属図書館職員あてに提出し、当該「業務日報」の提出をもって当該日の業務の完了を確認するものとする。
（２）毎月の完了報告書について、当該月の業務完了後、速やかに本学附属図書館担当職員へ提出するものとし、上記完了報告書には当該月分の業務日報の写しを全て添付すること。

13．事前提出書類（１）受託者は応札するにあたり、本学担当職員の指定する期日までに、以下の事前提出書類を本学担当職員まで提出すること。
①予定する業務従事者の氏名、図書館司書資格の有無、業務経歴のわかる「業務従事者名簿」（1 部）。
②予定する業務責任者の氏名、所属、連絡先のわかる書類（1 部）。
③緊急時に本部附属図書館担当者と受託者（業務責任者を含む）、業務従事者の三者が連絡を取り合う流れを記載した「緊急連絡体制図」（1 部）。
なお、上記 13.（１）①の「業務従事者名簿」については、内容について附属図書館担当職員の承認を得るものとする。
④上記 11.（３）一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）が運用する「プライバシーマーク」の取得を証明する登録書の写し（1 部）。
4⑤受託者が、過去 3 年以内に 1 年間以上、国公私立大学の附属図書館又は類縁機関から図書館運営業務、又は当該業務を含む図書館関連業務を請け負い、又は受託した実績を証明する、契約書又は請求書等の写し（2 機関以上、各１部）。
（２）受託者は、落札後、本業務を履行できることを証明する書類として、指定する受託期間の開始前までに、以下の書類を電子メール等で本学附属図書館担当職員まで提出すること。
①上記 13．
（１）①から③で提出した書類の最新版（契約開始日の 1 週間前まで、各 1 部）。
②業務従事者の１ヶ月のローテーション体制（シフト表）（契約開始日の 1 週間前まで、1部）。なお、前述のローテーション体制（シフト表）については、毎月、当該月の 1 週間前までには本学附属図書館担当職員あてに提出すること。

14．留意事項（１）上記 13.（２）①で提出した書類に変更が生じた場合は、速やかに本学附属図書館担当職員に報告のうえ、最新の書類を提出すること。
（２）本業務内で生じた利用者とのトラブルについて、状況によっては対応した業務従事者、又は業務責任者に説明を求めることがあるので、その際は平日の図書館開館時間内に来館し、口頭、又は書面で報告すること。なお、業務従事者が来館する際には、必ず業務責任者が同伴し、来館すること。
（３）本学附属図書館の臨時休館や開館時間の変更については、本学附属図書館責任者と業務責任者とで情報交換を行い、本学附属図書館責任者が決定するので、その決定に従うこと。
（４）業務従事者の服装等については、上記８.（７）の他、特に定めはないが、受託者の負担で統一した服装（制服等）や名札を導入する際には、事前に本学附属図書館担当者と協議し、その了承を得ること。
（５）その他、本仕様書に定めのない事項において疑義が生じた場合は、その都度附属図書館担当職員と協議のうえ、その指示に従うこと。

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