○国立大学法人東北大学法人文書管理規程
平成２３年５月３１日
規第６８号
目次
第１章 総則（第１条・第２条）
第２章 管理体制（第３条―第７条）
第３章 公文書管理委員会（第８条―第１５条）
第４章 文書の作成（第１６条―第１８条）
第５章 整理（第１９条―第２１条）
第６章 保存（第２２条・第２３条）
第７章 法人文書ファイル管理簿（第２４条・第２５条）
第８章 移管、廃棄又は保存期間の延長（第２６条―第２８条）
第９章 点検及び監査並びに管理状況の報告等（第２９条―第３１条）
第１０章 研修（第３２条・第３３条）
第１１章 雑則（第３４条）
附則
第１章 総則（目的）
第１条 この規程は、公文書等の管理に関する法律（平成２１年法律第６６号。以下「法」という。）
第１３条第１項の規定に基づき、国立大学法人東北大学（以下「本学」という。）における法人
文書の管理について必要な事項を定めることを目的とする。
（定義）
第２条 この規程において、次の各号に掲げる用語の定義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
一 法人文書 本学の役員又は職員（以下「役職員」という。）が職務上作成し、又は取得した文書（図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。）を含む。以下同じ。）であって、本学の役職員が組織的に用いるものとして、本学が保有しているものをいう。ただし、法第２条第５項各号に掲げるものを除く。
二 法人文書ファイル 本学における能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する法人文書（保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。）を一の集合物にまとめたものをいう。
三 法人文書ファイル等 法人文書ファイル及び単独で管理している法人文書をいう。
四 法人文書ファイル管理簿 本学における法人文書ファイル等の管理を適切に行うために、法人文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。
五 法人文書ファイル移管・廃棄簿 本学における保存期間の満了した法人文書ファイル等の移管及び廃棄の措置結果の管理を適切に行うため、移管し、又は廃棄した法人文書ファイル等の名称、当該法人文書ファイル等を移管し、又は廃棄した日その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。
第２章 管理体制（総括文書管理者）
第３条 本学に、総括文書管理者を置く。
２ 総括文書管理者は、総長が指名する理事又は副学長をもって充てる。
３ 総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。
一 法人文書ファイル管理簿及び法人文書ファイル移管・廃棄簿の調製
二 法人文書の管理に関する内閣府との調整及び必要な改善措置の実施
三 法人文書の管理に関する研修の実施
四 組織の設置及び改廃に伴う必要な措置
五 法人文書ファイル保存要領その他この規程の施行に関し必要な細則の整備
六 その他法人文書の管理に関する事務の総括（副総括文書管理者）
第４条 本学に、副総括文書管理者を置く。
２ 副総括文書管理者は、総務企画部長をもって充てる。
３ 副総括文書管理者は、前条第３項各号に掲げる事務について総括文書管理者を補佐する。
（文書管理者及び文書管理担当者）
第５条 総長・プロボスト室、本部事務機構の課及び室、監査室並びに部局の事務部（課及び室を置く事務部にあっては課及び室）に文書管理者を置き、主任経営企画スタッフ、課長、室長、事務長等をもって充てる。
２ 文書管理者は、その管理する法人文書について、次に掲げる事務を行うものとする。
一 保存
二 保存期間が満了したときの措置の設定
三 法人文書ファイル管理簿への記載
四 移管又は廃棄（法人文書ファイル移管・廃棄簿への記載を含む。）等
五 管理状況の点検等
六 法人文書の作成、標準文書保存期間基準の作成等による法人文書の整理その他法人文書の管理に関する職員の指導
３ 文書管理者の下に、その業務を補佐させるため文書管理担当者を置く。
４ 前三項の規定にかかわらず、法人文書のうち、教員が管理するものについては、当分の間、当該法人文書を管理する教員の所属する部局の長を文書管理者とし、当該教員を文書管理担当者とする。
（監査責任者）
第６条 本学に、監査責任者を置く。
２ 監査責任者は、監査室長をもって充てる。

３ 監査責任者は、法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。
（職員の責務）
第７条 職員は、法の趣旨に則り、関連する法令及び規則等並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い、法人文書を適正に管理しなければならない。
第３章 公文書管理委員会（公文書管理委員会）
第８条 本学に、本学における法人文書の管理に係る重要事項を審議するため、公文書管理委員会（以下「委員会」という。）を置く。
２ 前項に定める事項のほか、委員会は、東北大学学術資源研究公開センター史料館公文書室（以下「史料館公文書室」という。）が保存する特定歴史公文書等（法第２条第７項に規定する文書をいう。）の管理に係る重要事項について審議する。
（組織）
第９条 委員会は、次に掲げる委員をもって組織する。
一 総括文書管理者
二 副総括文書管理者
三 史料館公文書室の長
四 総務企画部法務課長
五 その他委員長が必要と認めた者 若干人（委員長及び副委員長）
第１０条 委員会に、委員長及び副委員長を置き、委員長は総括文書管理者をもって、副委員長は委員長が指名する委員をもって充てる。
２ 委員長は、委員会の会務を総理する。
３ 副委員長は、委員長を補佐し、委員長に事故があるときは、その職務を代行する。
（委嘱）
第１１条 第９条第５号に掲げる委員は、総長が委嘱する。
（任期）第１２条 第９条第５号に掲げる委員の任期は、２年とする。ただし、補欠の委員の任期は、前任者の残任期間とする。
２ 前項の委員は、再任されることができる。
（委員以外の者の出席）第１３条 委員会は、必要があると認めるときは、委員以外の者を出席させて説明又は意見を聴くことができる。
（専門委員会）
第１４条 特定の事項を検討させるため必要があるときは、委員会に専門委員会を置くことができる。
２ 専門委員会について必要な事項は、別に定める。
（庶務）

第１５条 委員会の庶務は、総務企画部において処理する。
第４章 文書の作成（文書主義の原則）
第１６条 職員は、文書管理者の指示に従い、法第１１条の規定に基づき、法第１条の目的の達成に資するため、本学における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに本学の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。
（別表第１の業務に係る文書作成）
第１７条 別表第１に掲げられた業務については、当該業務の経緯に応じ、同表の法人文書の類型を参酌して、文書を作成するものとする。
（文書作成上の留意点）
第１８条 文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子掲示板等を活用し、職員の利用に供するものとする。
２ 文書の作成に当たっては、常用漢字表（平成２２年内閣告示第２号）、現代仮名遣い（昭和６１年内閣告示第１号）、送り仮名の付け方（昭和４８年内閣告示第２号）及び外来語の表記（平
成３年内閣告示第２号）等により、分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。
第５章 整理（職員の整理義務）
第１９条 職員は、次条及び第２１条の規定に従い、次に掲げる整理を行わなければならない。
一 作成又は取得した法人文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
二 相互に密接な関連を有する法人文書を法人文書ファイルにまとめること。
三 前号の法人文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
（分類及び名称）第２０条 法人文書ファイル等は、別記様式第１号により、本学の事務及び事業の性質、内容等に応じて三段階の階層構造として系統的に分類（別表第１に掲げられた業務については、同表を参酌して分類）し、分かりやすい名称を付さなければならない。
（保存期間）
第２１条 文書管理者は、別表第１の規定に基づき、自ら管理責任を有する法人文書に係る標準文書保存期間基準を定めなければならない。
２ 第１９条第１号の保存期間の設定については、前項の標準文書保存期間基準に従い、行うものとする。
３ 標準文書保存期間基準及び前項の保存期間の設定においては、法第２条第６項の歴史公文書等に該当するとされた法人文書にあっては、１年以上の保存期間を定めるものとする。
４ 第１９条第１号の保存期間の起算日は、法人文書を作成し、又は取得した日（以下「文書作成

取得日」という。）の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただし、文書作成取得日から１年以内の日であって４月１日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
５ 第１９条第３号の保存期間は、法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。
６ 第１９条第３号の保存期間の起算日は、法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日（以下「ファイル作成日」という。）の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただし、ファイル作成日から１年以内の日であって４月１日以外の日を起算日として第２項の保存期間の満了日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
７ 第４項及び前項の規定は、文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする法人
文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書ファイルについては、適用しない。
第６章 保存（法人文書ファイル保存要領）
第２２条 総括文書管理者は、法人文書ファイル等の適切な保存に資するよう、法人文書ファイル
保存要領を作成するものとする。
２ 法人文書ファイル保存要領には、次に掲げる事項を記載するものとする。
一 紙文書の保存場所及び保存方法
二 電子文書の保存場所及び保存方法
三 文書管理者が交替した場合における法人文書ファイル等の引継手続
四 その他適切な保存を確保するための措置（保存）第２３条 文書管理者は、法人文書ファイル保存要領に従い、法人文書ファイル等について、当該法人文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間、適切に保存しなければならない。ただし、他の文書管理者等に引き継いだ場合は、この限りでない。
第７章 法人文書ファイル管理簿（法人文書ファイル管理簿の調製及び公表）
第２４条 総括文書管理者は、本学の法人文書ファイル管理簿について、公文書等の管理に関する法律施行令（平成２２年政令第２５０号。以下「施行令」という。）第１５条の規定に基づき、別記様式第２号により磁気ディスクをもって調製するものとする。
２ 法人文書ファイル管理簿は、あらかじめ定めた事務所に備えて一般の閲覧に供するとともに、
インターネットで公表するものとする。
３ 法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め、又は変更した場合には、当該事務所の場所を官報で公示するものとする。
（法人文書ファイル管理簿への記載）
第２５条 文書管理者は、少なくとも毎年度１回、管理する法人文書ファイル等（保存期間が１年以上のものに限る。）の現況について、施行令第１５条第１項各号に掲げる事項を法人文書ファ
イル管理簿に記載しなければならない。

２ 前項の記載に当たっては、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成１３年法
律第１４０号。以下「情報公開法」という。）第５条各号に規定する不開示情報に該当する場合には、当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。
３ 文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、史料館公文書室に移管し、又は廃棄した場合は、当該法人文書ファイル等に関する法人文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに、その名称、移管日又は廃棄日等について、総括文書管理者が別記様式第３号により調製した法人文書ファイル移管・廃棄簿に記載しなければならない。
第８章 移管、廃棄又は保存期間の延長（保存期間が満了したときの措置）第２６条 文書管理者は、法人文書ファイル等について、別表第２の規定及び史料館公文書室との協議に基づき、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、法第５条第５項の規定に準じて保存
期間が満了したときの措置を定めなければならない。
２ 前条第１項の法人文書ファイル等については、総括文書管理者の同意を得た上で、法人文書フ
ァイル管理簿への記載により、前項の措置を定めるものとする。
３ 総括文書管理者は、前項の同意に当たっては、必要に応じ、史料館公文書室の専門的技術的助言を求めることができる。
（移管又は廃棄）第２７条 文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、前条第１項の規定による定めに基づき、史料館公文書室に移管し、又は廃棄しなければならない。
２ 文書管理者は、前項の規定により、保存期間が満了した法人文書ファイル等を廃棄しようとするときは、総括文書管理者に報告しなければならない。
３ 文書管理者は、第１項の規定により移管する法人文書ファイル等について、法第１６条第１項第２号に掲げる場合に該当するものとして史料館公文書室において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、総括文書管理者の同意を得た上で、史料館公文書室に意見を提出しなければならない。
（保存期間の延長）
第２８条 文書管理者は、次の各号に掲げる法人文書ファイル等について保存期間を延長する場合は、当該法人文書ファイル等の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間、当該法人文書ファイル等を保存しなければならない。この場合において、一の区分に該当する法人文書ファイル等が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間、保存しなければならない。
一 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間
二 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間
三 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して１年間

四 開示請求があったもの 情報公開法第９条各項の決定の日の翌日から起算して１年間
２ 文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、職務の遂行上必要があると認めるときには、その必要な限度において、一定の期間を定めて当該保存期間を延長することができる。この場合において、文書管理者は、延長する期間及び延長の理由を総括文書管理者に報告しなければならない。
第９章 点検及び監査並びに管理状況の報告等（点検・監査）第２９条 文書管理者は、自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度１回、点検を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
２ 監査責任者は、法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度１回、監査を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
３ 総括文書管理者は、点検又は監査の結果等を踏まえ、法人文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。
（紛失等への対応）
第３０条 文書管理者は、法人文書ファイル等の紛失又は誤廃棄が明らかとなった場合は、直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
２ 総括文書管理者は、前項の報告を受けたときは、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるものとする。
（管理状況の報告等）
第３１条 総括文書管理者は、法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について、毎年度、内閣府に報告するものとする。
第１０章 研修（研修の実施）第３２条 総括文書管理者は、職員に対し、法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うものとする。
（研修への参加）
第３３条 文書管理者は、総括文書管理者及び本学以外の機関が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。
第１１章 雑則（雑則）
第３４条 この規程に定めるもののほか、法人文書の管理に関し必要な事項は、別に定める。
附 則
１ この規程は、平成２３年５月３１日から施行し、平成２３年４月１日から適用する。
２ この規程の適用の際現にある情報公開法の規定により調製された法人文書ファイル管理簿（次項において「旧法人文書ファイル管理簿」という。）は、第２４条に規定する法人文書ファイル
管理簿とみなす。
３ 前項の場合において、旧法人文書ファイル管理簿に記載されている事項であって施行令第１５条第１項各号に掲げる事項に相当するものは、第２５条の規定により記載されたものとみなす。
附 則（平成２５年４月２３日規第６１号改正）
この規程は、平成２５年４月２３日から施行し、改正後の第４条第２項、第９条第４号及び第１５条の規定は、平成２５年４月１日から適用する。
附 則（平成２６年４月２２日規第７７号改正）
この規程は、平成２６年４月２２日から施行し、改正後の第４条第２項、第９条第４号及び第１５条の規定は、平成２６年４月１日から適用する。
附 則（平成３０年６月２８日規第１４０号改正）
この規程は、平成３０年６月２８日から施行し、改正後の第５条第１項及び別記様式第１号の規定は、平成３０年４月１日から適用する。

別表第１ 法人文書の保存期間基準（第１７条、第２０条、第２１条関係）
事項

業務の区分

法人文書の類型

保存期間

具体例

管理運営に関する事項
組織の設

法人の登記

法人の登記に関する文書

置及び改

学部・研究科等

学部、研究科、研究所、病 30年

設置計画書

廃に関す

の設置改廃の経院、学科、専攻等の設置及

設置届出書

る事項

緯

び改廃の経緯・届出等に関設置構想委員会議事録

する文書

指定申請書

教育研究組織の変更に関

常用

登記書

30年

組織変更申請書

30年

業務方法書

する文書
法令の規

国立大学法人法

業務方法書に関する文書

定による（平成15年法律

中期目標及び中期計画並

中期目標・中期計画関係

業務運営

第112号）等関係 びにその評価に関する文中期目標に係る事業報告に関する法令の規定によ書

書
中期目標期間に係る業務

目標・計画 る意見提出、認

実績報告書

等に関す

可申請、届出、る事項

報告等に係る経年度計画及びその評価に

緯

関する文書

10年

年度計画関係
事業年度に係る業務実績
報告書

組織の長

組織の長及び候

総長候補者の選考及び解及び候補補者の選考及び任に関する文書

者の選考

解任の経緯

部局長の選考及び解任に

及び解任

常用

総長選考関係
総長選考会議常用

研究科長選挙関係

関する文書

に関する
事項
規程等の

規程等の制定又規程等の立案検討、制定及 30年

本部関係規程

制定又はは改廃の経緯び改廃、文部科学大臣への○○研究科関係規程

改廃に関報告等並びに公表に関す○○研究所関係規程

する事項

る文書

他機関等

他機関等との協

全国、東北地区等の総長、 10年

国立大学長会議関係との協議・申合せ等の部局長会議等に関する文

東北地区大学長会議

議・申合せ 経緯書

七大学○○学部長会議

等に関す関係団体等にお国立大学協会、大学基準協 5年

大学基準協会関係

る事項

ける協議等

会等の諸団体に関する文

国立大学協会関係

書
大学及び大学及び各部局

役員会、経営協議会及び教 30年

役員会、経営協議会、教各部局のの運営方針・計育研究評議会における検育研究評議会等の会議の運営方

画等の審議及び討及び決定又は了解の内

記録

針・計画等 決定又は了解の容が記録された文書の審議及経緯（他の項に教授会等における検討及び決定又掲げるものを除び決定又は了解の内容がは了解（他 く。）

記録された文書の項に掲

各種委員会等における検げるもの

討及び決定又は了解の内を除く。）

容が記録された文書

大学評価

大学評価の実施

大学評価の実施又は受審に関する又は受審の経緯

状況が記録された文書

30年

教授会等の会議の記録

10年

各種委員会等の記録

10年

自己評価関係
外部評価関係
認証評価関係

事項（国立
大学法人
法の規定
による評
価を除く）
学内財団

学内財団法人の学内財団法人の設立の立

法人に関

設立経緯

案・検討・設立に関する文

する事項

書

儀式・記念 儀式・記念行事

重要な儀式等の企画立案

行事等に等の立案・実施

及び実施状況が記録され

関する事

経緯

た文書

項

文書の管

文書の管理等

理等に関

30年

30年

創立百周年記念事業関係
入学式関係

儀式等の企画立案及び実

10年

卒業式関係

施状況が記録された文書

5年

合同慰霊祭関係

法人文書及び個人情報の30年

法人文書ファイル管理簿

管理に関する文書

個人情報ファイル管理簿

する事項

法人文書ファイル移管・廃棄簿
文書処理に関する記録

5年

文書処理簿

公印の制定管理に関する30年

公印制定文書

常用

年史、要覧、概要、学報、

文書
広報の実

広報活動等の実

広報の実施状況が記録さ

施に関す

施経緯

れた文書

広報誌等

る事項

ホームページ関係

業務シス

業務システムの業務システムに関する文

テムに関

設計管理

書

常用

する事項
庶務に関

学内外との往復文部科学省等との往復文する事項

及び照会等への書のうち重要なもの

対応

文部科学省等との往復文

10年
5年

書のうち軽微なもの
学内の通知、依頼及び回答 3年
文書のうち重要なもの
学内の通知、依頼及び回答 1年
文書のうち軽微なもの
学外からの通知、依頼及び 3年回答文書のうち重要なもの学外からの通知、依頼及び 1年
回答文書のうち軽微なもの
各種統計調査に関する文10年

学校基本調査書のうち重要なもの
各種統計調査に関する文3年書のうち軽微なもの
業務の管理

業務予定等の管理に関す

1年未満

る文書

監査に関

月間週間予定、会議室利用簿訴訟等への対応

訴訟事件に関する文書

30年

訴訟関係

監査の実施

監査の実施状況及びその10年

監事監査関係結果が記録された文書

10年

内部監査関係

職員の定員及び配置数に

常用

定員関係

常用

人事関係原議する事項
職員等の人事に関する事項
職員の定

定員の管理

員に関す

関する文書

る事項
職員の人

職員の任免等に職員の任免及び雇用契約事に関す関する事務の実に関する文書る事項

施及びその経緯

人事記録
30年

職員の任免に関するもの（発令に関する原議等）
外国人教師、外国人研究員等の雇用契約に関するもの10年

職員の任免に関するもの

で軽微なもの（人事交流・出向等覚書等）
7年

准職員及び時間雇用職員の任免に関するもの（誓約書）

5年

准職員及び時間雇用職員の任免に関するもの（誓約書以外のもの）
職員の任免に関する資料
採用試験関係学内の通知文書10年

職員の任免に関するもの
外国人教師、外国人研究員等の雇用契約に関するもの

5年

准職員及び時間雇用職員の任免に関するもの

障害者の雇用に

各種統計調査に関する文関する事務の実書

施及びその経緯

障害者の雇用に関する文

10年

高齢者・障害者雇用状況

5年

障害者雇用関係

30年

懲戒処分書

書
職員の懲戒等の職員の懲戒等に関する文

決定及びその実書

職員の分限に関するもの

施に関する経緯
職員の身分証明

職員の身分に関する文書

10年等に関する事務職員の身分等の証明に関
するもの

の実施
職員の給与支給

職員の給与に関する文書等に関する事務10年

職員の給与に関する文書

5年

職員の退職手当に関する

の実施

文書
基準給与簿

職員の就業管理

就業管理に関する文書

3年

等

出勤簿
兼業許可書

1年

旅行命令簿

職員に対する研

職員研修の企画実施に関

10年

地区研修関係

修の企画及び実する文書

5年

初任者研修関係

施経緯

中堅研修関係

叙位叙勲に関する文書

30年

叙位叙勲者名簿

彰、称号授 の実施及び経緯

褒章及び表彰に関する文

30年

永年勤務表彰者名簿

与等に関

書
30年

名誉教授称号授与関係

30年

名誉博士称号授与関係

10年

客員教授称号授与関係

40年

石綿じん肺健康診断

30年

電離放射線健康診断

5年

健康安全管理関係

栄典、表

する事項

栄典又は表彰等

称号等の授与及名誉教授の称号授与に関

びその経緯

する文書
名誉博士の称号授与に関する文書
客員教授の称号授与に関
する文書

職員の福

職員の健康管理

石綿健康診断に関する文

利厚生に等の実施経緯書

関する事

電離放射線健康診断に関項する文書
職員の健康管理及び安全管理に関する文書
職員に対する福災害補償に関する文書

30年

公務災害補償関係

利厚生事業等の雇用保険に関する文書

7年

給付金関係

5年

被保険者資格関係

5年

財形貯蓄関係5年

社会保険資格取得喪失等

実施経緯
財産形成貯蓄に関する文書
社会保険に関する文書

関係

源泉徴収

源泉徴収に関すに関するる事務の実施労災保険に関する文書

5年

源泉徴収に関する文書

7年

扶養控除申告書等
職員別給与簿事項
労使交渉

労使交渉等に関

等に関す

する経緯

る事項

労動組合に関する文書

就業規則の意見聴取に関

常用

労働協約書

10年

労働協約書以外の文書

10年

意見書

常用

労使協定書

10年

労使協定書以外の文書
贈与等報告書する文書
労使協定等に関する文書

職員の服服務規律の保持服務規律の保持に関する

提出され

務等に関

に関する経緯

文書

た日の翌

する事項

日から起
算して5

年
3年

通知文書

ハラスメント対ハラスメント対策に関す

10年

申立書

策に関する経緯

る文書

3年

通知文書

学生定員に関する文書

30年

学生定員関係

教育及び学生支援に関する事項
学生募集

学生定員の管理及び入学及び変更に係る

に関する

経緯

事項

学生の募集、選学生募集及び入学者選抜

抜及び受入れにの立案及び実施に関する入学者選抜資料

関する事務の実

文書

入学試験関係委員会の記

学生定員変更届出書
10年

施経緯

学生募集要項録

入学手続き等に関する文

1年

入学試験問題及び答案

5年

入学手続関係書
研究生等の受入

研究生、科目等履修生等の 30年

科目等履修生関係

れに関する事務

受入れに関する文書

研究生関係

の実施経緯
教務に関

学位の授与に関学位授与の経緯に関する常用

学位授与関係する事項する申請、審査、 文書
30年

単位互換関係

シラバス及び授業時間割

5年

シラバス関係

学籍簿及び成績原簿

常用

学籍簿

成績評価の実施に関する1年未満

定期試験答案レポート

常用

医師国家試験関係

決定等の経緯他大学との単位

他大学等との単位互換に互換等の実施に

関する文書

関する経緯
授業等の計画及び編成
学籍及び成績の管理
成績評価の実施

文書
資格認定に係る国家受験資格等の認定に教育課程の編成

関する文書

及び認可に関す

教職課程に関する文書

司法試験関係
10年る経緯

教職課程委員会
課程認定申請関係

社会教育・課外

公開講座、講習会等のうち 30年

教育の実施に関単位授与に関する文書

する経緯

課外教育に関する文書

10年

学生支援

学生の表彰、処学生の表彰及び懲戒に関

30年

に関する

分等の実施及び

する文書

事項

経緯

学生表彰関係
学生懲戒関係

学生の身上調査

学生の身上に関する調書

10年

学生身上調書学生の身分証明

学生証等の各種証明書発3年

学生証発行関係

5年

学生団体結成継続届

3年

学友会関係

1年

教室使用許可願

行に関する文書
学生団体の登録

学生団体に関する文書

及び運営等に関する経緯
教育施設等の使

教育施設等の使用許可に

用許可

関する文書

学生寄宿舎の管学生寄宿舎の入退寮に関

理運営に関する

する文書

経緯

学生寄宿舎の管理運営に

体育施設使用許可申請
10年

入寮願出許可関係等

5年

電気料公示関係等

10年

学生教育研究災害障害保関する文書
学生に対する福

学生教育研究災害障害保利厚生事業等の険に関する文書

実施に関する経

学生の生活支援に関する

緯文書
福利厚生施設の利用に関険加入者名簿5年

学生納付特例制度関係

1年

する文書
学生の経済支援に関する

5年

文書

入学料免除及び授業料免
除関係
日本学生支援機構その他
奨学団体の奨学金関係

学生の就職支援等に関す

5年

る文書

学生の健康管理に関する就職状況
就職支援行事関係

3年

就職関係

10年

学生健康診断関係

10年

外国人留学生受入関係

10年

国際交流会館入居関係

5年

国費留学生奨学金延長関

文書
留学生に

留学生の受入れ

留学生受入れに関する文

関する事に関する経緯書

項留学生に対する

国際交流会館の入居等に生活支援等の実

関する文書

施経緯

留学生の各種奨学金の申請等に関する文書

係
留学生民間奨学金

留学生の支援団体に関す

5年る文書
財務に関する事項
会計処理

会計処理に関す

会計法規に関する文書

10年

に関する

る業務

会計事務の取扱いに関す

10年

事項

る文書

予算及び

予算の要求・編

概算要求に関する文書

30年

決算に関

成・執行に関す

予算編成及び執行に関す

10年

する事項

る業務

る文書

決算に関する業

財務諸表に関する文書

30年

財務諸表

務

決算報告書に関する文書

30年

決算報告書

計算証明に関する文書の10年

合計残高試算表

概算要求関連資料

うち重要なもの
計算証明に関する文書の5年

うち軽微なもの
出納に関資金管理に関す

資金の管理及び運用に関

する事項

る業務

する文書のうち重要なも10年

資金管理計画、資金運用の資金の管理及び運用に関5年する文書のうち軽微なもの収入に関する業

収入に関する文書のうち

務

重要なもの
収入に関する文書のうち10年

債権管理簿、債権の保全
報告書等

5年

軽微なもの

債権発生通知書、債権計
上票、領収書受払簿、領収書原符等

支出に関する業

支出に関する文書のうち

務

重要なもの
支出に関する文書のうち10年

小切手受払簿、小切手原符

5年

債務計上票等
契約伺、契約書、請書等

軽微なもの
調達に関

契約に関する業

契約締結に関する文書

5年

する事項

務

契約の調査に関する文書

5年

競争参加資格審査に関す

3年

る文書

参加資格審査申請書、資格審査結果通知書等

契約実績等の公表に関す

3年

る文書

発注の見通し情報、政府調達契約に係る年度当初の調達計画閲覧表等

固定資産

固定資産に関す

固定資産の取得及び処分

に関する

る業務

に関する文書のうち重要

事項

30年

なもの
固定資産の取得及び処分5年に関する文書のうち軽微なもの
固定資産の管理に関する30年

固定資産台帳等文書のうち重要なもの
固定資産の管理に関する5年文書のうち軽微なもの
固定資産使用許可に関す30年る文書のうち重要なもの
固定資産使用許可に関す

5年

建物等使用申込書等

5年

使用簿、動産（物品）貸る文書のうち軽微なもの
物品の管理に関する文書

付簿等
職員宿舎に関する文書

5年

宿舎入居希望調書、宿舎
明渡届等

防火管理及び消防に関す

5年る文書のうち重要なもの
防火管理及び消防に関す

消防計画、防火対象物等
維持台帳等

1年

る文書のうち軽微なもの
会計監査

会計監査等

等

会計検査院が実施する実

10年

会計検査実地調書

地検査に関する文書
文部科学省が実施する実10年

地監査に関する文書
会計監査人の監査に関す

10年

る文書
帳簿金庫検査に関する文

5年

検査書

10年

受託研究員関係書
研究協力に関する事項
研究協力

研究員等の受入

各種研究員の受入れに関に関する

れに関する経緯する文書

事項

各種研究助成金

各種研究助成金の公募、申 5年

科学研究費関係の公募、申請及

請及び報告に関する文書

研究助成申請書及び報告

び報告に関する

書
1年

経緯
府省共通研究開府省共通研究開発システ

研究助成公募書類

5年発システム（e― ム（e―Rad）への登録・修Rad）に関する経 正等に関する文書
緯日本学術会議日本学術会議（東北地区会 5年（東北地区会議議を含む。）に関する文書を含む。）に関する経緯
研究不正及び研

研究不正及び研究費不正

究費不正に関すの防止等に関する文書

10年

る経緯
その他研究協力

その他研究協力に関する10年の実施に関する

文書

5年
10年

遺伝子組換え実験関係

10年

動物実験関係

10年

核燃料物質使用に関する

天然記念物関係経緯
研究安全

研究安全管理等

遺伝子組換え実験の審査

管理等にの実施等に関すに関する文書

関する事る経緯

動物実験の審査に関する項

文書
核燃料物質及び放射性同位元素の使用に関する文
書

法定帳簿
5年

核燃料物質及び放射性同位元素の承認申請等に関する文書
放射性同位元素等の取扱
い及びRI施設の入退室に関する文書毒物劇物等の取扱いに関

10年

毒物劇物関係

7年

安全保障輸出管理関係

7年

受託研究に関する文書

する文書
安全保障輸出管理に関す
る文書
産学連携

外国企業等との外国企業等との産学連携に関する産学連携に関すに関する文書

共同研究に関する文書

事項

る経緯

学術指導に関する文書
秘密保持契約に関する文
書
MTAに関する文書

国内企業等との国内企業等との産学連携

産学連携に関すに関する文書5年

受託研究に関する文書
共同研究に関する文書

る経緯

学術指導に関する文書
秘密保持契約に関する文
書
MTAに関する文書

知的財産等の審

知的財産出願及び収入に査及び管理に関

関する文書

する経緯

職務発明の審査に関する10年

知財評価部会

10年

発明届

文書
その他産学連携

その他の産学連携に関すの実施に関する

る文書

発明委員会
5年

経緯
施設管理に関する事項
施設整備

施設整備計画の施設長期計画に関する文

計画に関立案・決定及び書する事項

予算要求等に係

施設整備概算要求に関す

る経緯

る文書
防火施設整備計画に関す

30年

長期計画書

30年

施設整備概算要求書

30年

防火施設整備計画書

る文書
施設の維

施設の維持管理

施設維持管理に関する文

持管理にに関する経緯書のうち重要なもの

関する事

施設維持管理に関する文

項

書のうち軽微なもの

1年

電力、ガス、通信等に関す 常用

ガス契約関係る協定・契約書

電気使用申込書工事等の工事等の実施に

営繕工事実施協議に関す

実施に関

関する経緯

る文書

する事項

10年

工事請負契約に関する文

10年

営繕工事実施協議承認書

10年

工事請負契約関係書
競争参加者資格審査に関
する文書

5年

工事の設計積算に関する5年

文書
設計監理委託に関する文

文教施設設計積算要領関係

5年

設計監理関係書工事の施工管理に関する5年

文書
工事契約及び施工の報告

3年に関する文書
申請・許可・届出及び協定 常用

計画通知書

書に関する文書

建物工事許可申請書関係

埋蔵文化

埋蔵文化財の調埋蔵文化財の調査に関す

財の調査

査に関する経緯る文書

常用

埋蔵文化財調査書

常用

国際交流協定書

10年

国際シンポジウム関係

10年

外国人研究員関係、外国に関する事項
国際交流に関する事項
国際交流

協定締結の立案

国際交流協定の締結に関事業に関協議締結に関す

する文書

する事項

る経緯
国際交流行事の国際交流行事に関する立企画及び実施に案実施に関する文書

関する経緯
外国人研

外国人研究者等

外国人研究者等の受入れ

究者等にの受入れ等に関に関する文書関する事する経緯

人招へい研究者関係項
図書その他の学術資料の管理公開に関する事項
図書その図書その他の学蔵書目録等所蔵資料の管他の学術術資料等の管理

理台帳となる文書

資料の管図書その他の学図書その他の資料の収

理公開に術資料等の収集・公開に関する基準の策

関する事

集・整理等の経定及び実施に関する文書

項

緯のうち重要なもの
図書その他の資料の収集・公開に関する基準の策定及び実施に関する文書のうち軽微なもの

常用

図書システムファイル等

10年

図書受贈伺等

5年

収書関係

図書その他の学他機関との相互利用に関術資料等の利用する文書

5年

献複写等料金相殺サービ提供に係る経緯
及び実施状況

国立情報学研究所ILL文ス料金相殺結果通知書等

整理、閲覧、貸出等の業務 3年

書誌調整関係、利用者登に関する文書

録申請書等

文献複写に関する文書

5年

文献複写依頼票等

図書館の利用に関する文

1年「閲覧許可願」交付申請書
図書その他の学

蔵書統計及び利用統計に術資料に関する

関する文書

調査の実施

その他の各種統計調査に

書
30年

利用統計

3年

図書館調査

30年

病院開設承認事項の一部

関する文書
病院運営に関する事項
病院運営

各種承認申請に開設承認申請に関する文に関する関する事務等の

書

事項

実施経緯

変更及び構造設備の使用承認

各種指定医療機関の承認30年

申請に関する文書
厚生労働大臣等が定める

労災保険指定医療機関関係

30年

施設基準に係る届出30年

高度先進医療関係

10年

医療監視関係30年

保険医新規登録関係

5年

感染管理関係通知

5年

麻薬年間届

基準等の承認に関する文書
高度先進医療の承認申請に関する文書院内安全衛生管

保健所等の立入り検査に理に関する事務関する文書等の実施経緯保険医の登録に関する文書
院内感染対策に関する文書
麻薬等の受払に関する文書

患者給食の管理患者給食に関する文書

5年

献立表

診療録の管理

診療録簿

5年

診療録等

病院経理に係る諸料金の設定に関する文5年

保険適用外料金関係事項の決定及び

書

実施経緯

校費負担等に関する文書

5年

校費負担承認申請書

診療報酬請求に関する文5年

診療費用請求状況一覧

5年

外国医師臨床修練指導医

書
研修医等の受入

外国医師及び外国歯科医

れに関する経緯

師の臨床修練に関する文

関係

書
3年

研修登録医関係

病院研修生、受託実習生等 3年

病院研修生関係の受入れに関する文書

受託実習生関係

研修登録医の受入れに関する文書

病院に関する報

医療法等に基づく各種報告及び調査の実告に関する文書

施

各種統計調査に関するも5年

放射線管理状況報告書

3年

病院資料

の
備考
１ 他の法令により別に保存年限の定めがあるものは、当該定めによる。
２ 本表各項の第四欄に掲げる保存期間については、それぞれ当該各項の第二欄に掲げる業務を主管する課等に適用するものとする。
３ 本表が適用されない法人文書については、文書管理者は、本表の規定を参酌し、当該文書管理者が所掌する事務及び事業の性質、内容等に応じた標準文書保存期間基準を定めるものとする。

別表第２ 保存期間満了時の措置の設定基準（第２６条関係）
１ 基本的考え方
法第１条に規定する「国及び独立行政法人等の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等が、健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源として、主権者である国民が主体的に利用し得るものであること」及び「国及び独立行政法人等の有するその諸活動を現在及び将来の国民に説明する責務が全うされるようにすること」という目的に基づき、以下の【Ⅰ】から【Ⅳ】までのいずれかに該当する文書は、「歴史資料として重要な公文書その他の文書」に当たるものとして、保存期
間満了後には史料館公文書室に移管するものとする。
【Ⅰ】本学の組織及び機能並びに政策の検討過程、決定、実施及び実績に関する重要な情報が記録された文書【Ⅱ】国民一般及び本学の構成員の権利及び義務に関する重要な情報が記録された文書【Ⅲ】国民一般及び本学を取り巻く社会環境、自然環境等に関する重要な情報が記録された文書【Ⅳ】国及び本学の歴史、文化、学術、事件等に関する重要な情報が記録された文書
２ 具体的な移管・廃棄の判断指針
１の基本的考え方に基づいて、個別の法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置（移管・廃棄）の判断については、以下の（１）及び（２）に沿って行う。
（１）別表第１に掲げられた業務に係る法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置については、次の表の右欄のとおりとする。
事項

業務の区分

保存期間満了時の措置

管理運営に関する事項
組織の設置及び改廃に関する事

法人の登記

移管

項

学部・研究科等の設置改廃の経緯

移管

法令の規定による業務運営に関

国立大学法人法等関係法令の規定

移管する目標・計画等に関する事項

による意見提出、認可申請、届出、報告等に係る経緯

組織の長及び候補者の選考及び組織の長及び候補者の選考及び解解任に関する事項

任の経緯

規程等の制定又は改廃に関する規程等の制定又は改廃の経緯

移管
移管

事項
他機関等との協議・申合せ等に関 他機関等との協議・申合せ等の経移管（軽微なものを除

する事項

緯

く。）

関係団体等における協議等

移管（軽微なものを除く。）

大学及び各部局の運営方針・計画 大学及び各部局の運営方針・計画

移管（軽微なものを除等の審議及び決定又は了解（他の 等の審議及び決定又は了解の経緯

く。）

項に掲げるものを除く。）（他の項に掲げるものを除く。）

大学評価に関する事項（国立大学 大学評価の実施又は受審の経緯

移管（軽微なものを除

法人法の規定による評価を除

く。）

く。）
学内財団法人に関する事項

学内財団法人の設立経緯

移管（軽微なものを除く。）

儀式・記念行事等に関する事項
文書の管理等に関する事項

儀式・記念行事等の立案・実施経移管（軽微なものを除緯く。）

文書の管理等廃棄（文書廃棄簿を除く。）

広報の実施に関する事項

広報活動等の実施経緯

移管（軽微なものを除く。）

業務システムに関する事項

業務システムの設計管理

廃棄（重要なものを除く。）

庶務に関する事項

学内外との往復及び照会等への対移管（軽微なものを除

応

く。）

業務の管理

廃棄

訴訟等への対応

廃棄（本学の方針等に対して重要な影響を与えたものを除く。）

監査に関する事項

監査の実施

廃棄（重要なものを除く。）

職員等の人事に関する事項
職員の定員に関する事項

定員の管理

移管

職員の人事に関する事項

職員の任免等に関する事務の実施

移管（軽微なものを除及びその経緯く。）

障害者の雇用に関する事務の実施

移管（軽微なものを除及びその経緯く。）

職員の懲戒等の決定及びその実施

廃棄（重要なものを除に関する経緯く。）

職員の身分証明等に関する事務の廃棄（重要なものを除

実施

く。）

職員の給与支給等に関する事務の廃棄

実施
職員の就業管理等

廃棄職員に対する研修の企画及び実施

廃棄（重要なものを除

経緯

く。）

栄典、表彰、称号授与等に関する 栄典又は表彰等の実施及び経緯

移管（軽微なものを除事項く。）
称号等の授与及びその経緯

移管（軽微なものを除く。）

職員の福利厚生に関する事項

職員の健康管理等の実施経緯

廃棄職員に対する福利厚生事業等の実廃棄施経緯
源泉徴収に関する事項

源泉徴収に関する事務の実施

廃棄労使交渉等に関する事項

労使交渉等に関する経緯

廃棄（重要な政策決定に関するものを除く。）

職員の服務等に関する事項

服務規律の保持に関する経緯

廃棄ハラスメント対策に関する経緯

廃棄

学生定員の管理及び変更に係る経移管

教育及び学生支援に関する事項
学生募集及び入学に関する事項

緯
学生の募集、選抜及び受入れに関学生の募集・選抜の方針する事務の実施経緯

決定に係るものを移管

研究生等の受入れに関する事務の研究生等の募集・選抜の実施経緯

方針決定に係るものを移管

教務に関する事項

学位の授与に関する申請、審査、移管決定等の経緯他大学との単位互換等の実施に関廃棄（重要な決定にかかする経緯

るものを除く。）

授業等の計画及び編成公表されたシラバス及び時間割を移管

学生支援に関する事項

学籍及び成績の管理移管

成績評価の実施

廃棄資格認定に係る教育課程の編成及廃棄（重要な決定にかかび認可に関する経緯

るものを除く。）

社会教育・課外教育の実施に関す廃棄（重要な決定にかかる経緯るものを除く。）

学生の表彰、処分等の実施及び経廃棄（重要な政策決定に緯かかるものを除く。）

学生の身上調査

廃棄

学生の身分証明廃棄学生団体の登録及び運営等に関す移管（軽微なものを除

る経緯

く。）

教育施設等の利用許可

廃棄

学生寄宿舎の管理運営に関する経廃棄

緯学生に対する福利厚生事業等の実廃棄（統計調査及び重要施に関する経緯

な決定に関するものを除く。）

留学生に関する事項

留学生の受入れに関する経緯

移管（軽微なものを除く。）

留学生に対する生活支援等の実施

廃棄（重要なものを除

経緯

く。）

会計処理に関する業務移管（軽微なものを除

財務に関する事項
会計処理に関する事項

く。）
予算及び決算に関する事項

予算の要求・編成・執行に関する移管（軽微なものを除

業務

く。）

決算に関する業務移管（軽微なものを除く。）

出納に関する事項

資金管理に関する業務廃棄（重要なものを除く。）

収入に関する業務

廃棄（重要なものを除く。）

支出に関する業務

廃棄（重要なものを除く。）

調達に関する事項

契約に関する業務

廃棄（重要なものを除く。）

固定資産に関する事項

固定資産に関する業務移管（軽微なものを除
く。）

会計監査等

会計監査等

廃棄（重要なものを除く。）

研究協力に関する事項
研究協力に関する事項

研究員等の受入れに関する経緯

廃棄（重要な政策決定に関するものを除く。）

各種研究助成金の公募、申請及び大学として実施する大型報告に関する経緯の研究プロジェクトに関するものを移管

研究安全管理等に関する事項
産学連携に関する事項

府省共通研究開発システム（e―廃棄（重要なものを除Rad）に関する経緯く。）

日本学術会議（東北地区会議を含

廃棄（重要なものを除む。）に関する経緯く。）

研究不正及び研究費不正に関する

廃棄（重要なものを除

経緯

く。）

その他研究協力の実施に関する経廃棄（重要なものを除緯く。）

研究安全管理等の実施等に関する廃棄（重要なものを除

経緯

く。）

外国企業等との産学連携に関する廃棄（重要なものを除

経緯

く。）

国内企業等との産学連携に関する廃棄（重要なものを除

経緯

く。）

知的財産等の審査及び管理に関す

廃棄（重要なものを除

る経緯

く。）

その他産学連携の実施に関する経廃棄（重要なものを除緯く。）

施設整備計画の立案・決定及び予移管（軽微なものを除算要求等に係る経緯く。）

施設の維持管理に関する経緯

廃棄（重要なものを除

施設管理に関する事項
施設整備計画に関する事項
施設の維持管理に関する事項

く。）
工事等の実施に関する事項

工事等の実施に関する経緯

廃棄（重要なものを除く。）

埋蔵文化財の調査に関する事項

埋蔵文化財の調査に関する経緯

移管

協定締結の立案協議締結に関する

移管

国際交流に関する事項
国際交流事業に関する事項

経緯

外国人研究者等に関する事項

国際交流行事の企画及び実施に関移管（軽微なものを除

する経緯

く。）

外国人研究者等の受入れ等に関す廃棄（重要なものを除

る経緯

く。）

図書その他の学術資料の管理公開に関する事項
図書その他の学術資料の管理公図書その他の学術資料等の管理移管

開に関する事項

図書その他の学術資料等の収集・移管（軽微なものを除

整理等の経緯く。）

図書その他の学術資料等の利用提廃棄（重要なものを除供に係る経緯及び実施状況

く。）

図書その他の学術資料に関する調移管（軽微なものを除

査の実施

く。）

各種承認申請に関する事務等の実開設申請認可に関するも施経緯のは移管。その他は重要病院運営に関する事項
病院運営に関する事項

なものを移管
院内安全衛生管理に関する事務等

廃棄

の実施経緯
患者給食の管理

廃棄

診療録の管理廃棄

病院経理に係る事項の決定及び実廃棄施経緯
研修医等の受入れに関する経緯

廃棄（重要なものを除く。）

病院に関する報告及び調査の実施

廃棄（重要なものを除く。）

備考
１ 「移管」とされている文書が含まれている法人文書ファイル等はすべて移管するものとする。
２ 「廃棄」とされているものであっても、「１ 基本的考え方」に照らして、国家・社会及び本学として記録を共有すべき歴史的に重要な政策事項であって、社会的な影響が大きく本学として対応し、その教訓が将来に活かされるようなものについては、移管が必要となる。
３ 移管については、当該業務を主管する課等の文書管理者において行うものとする。
（２）（１）に記載のない業務に関しては、「１ 基本的考え方」に照らして、史料館公文書室との協議の上、文書管理者において個別に判断するものとする。

別記様式第１号（第２０条関係）
国立大学法人東北大学法人文書分類基準表
大分類

中分類

小分類

標準法人文書ファイル名

保存期間

備考

(注)
1

分類は、次のとおりとする。
「大分類」……総長・プロボスト室、本部事務機構の課及び室、監査室並びに部局の事務部(課及び室を置く事務部にあっては、当該課及び室)の組織毎に分類したもの「中分類」……大分類の組織内で係等の単位で分類又は小分類を類型化したもの「小分類」……標準的な法人文書ファイルを類型化したもの

2

標準法人文書ファイル名
個々の法人文書ファイルを類型化した標準的な法人文書ファイル名とする。

3

保存期間
別表第1「法人文書の保存期間基準」の法人文書の類型に応じた保存期間とする。

別記様式第２号（第２４条関係）
国立大学法人東北大学法人文書ファイル管理簿
文書分類

作成(取
得)時期

大分類

中分類

法人文書
小分類

ファイル名

作成者

保存

保存期間

媒体の

保存

管理担当

保存期間

起算日 期間

満了日

種別

場所

課・係等

満了時の

備考

措置

(注)
1 作成(取得)時期………当該法人文書ファイルの作成(取得)時期を記載する。
2 文書分類………「国立大学法人東北大学法人文書分類基準表」による。
3 法人文書ファイル名……各法人文書ファイルの名称を記載する。
4 作成者………課・室・係・担当等を記載する。第三者から取得したものは「申請者」、「届出者」等と記載する。
5 起算日………当該法人文書ファイルの保存期間の始期の年月日を記載する。
6 保存期間………当該法人文書ファイルに設定された保存期間を記載する。
7 保存期間満了日………当該法人文書ファイルに設定された保存期間の満了する日を記載する。
8 媒体の種別………紙、電子情報等の別を記載する。
9 保存場所………事務室、書庫等の別を記載する。
10 管理担当課・係等………当該法人文書ファイルを管理している課・室・係・担当又は事務室等を記載する。
11 保存期間満了時の措置……別表第2「保存期間満了時の措置の設定基準」の規定及び史料館公文書室との協議に基づき「廃棄」又は「史料館公文書室へ移管」の決定を行い、総括文書管理者の同意を得た上でその結果を記載する。

別記様式第３号（第２５条関係）
国立大学法人東北大学法人文書ファイル移管・廃棄簿
文書分類

作成(取
得)時期

大分類

中分類

法人文書
小分類

ファイル名

作成者

起算日

保 存

移管又

媒体の

移管元

移管又は廃

期 間

は廃棄

種別

担当課

棄の別

をした

備 考

係等

日

(注)
1

作成(取得)時期、文書分類、法人文書ファイル名、作成者、起算日、保存期間及び媒体の種別･････それぞれ「法人文書ファイル管理簿」の該当欄の記載内容を転記する。
2

移管又は廃棄をした日………当該法人文書ファイルを史料館公文書室へ移管した日又は廃棄した日を記載する。

3

移管元担当課・係等………当該法人文書ファイルを管理していた課・室・係・担当又は事務室等を記載する。

4

移管又は廃棄の別……「移管」又は「廃棄」と記載する。