使 い こ な せ ば 百 人 力 、 ヘ タ に 使 え ば 恥 を か く

ビジネス
現場のe
メールコミュニケー
ョ

ン
活用術

終回

始 コ フま ラ ァり ボ イレ ル
ー ﹁シ 添ュ 付ン ﹂の は添付ができなかった頃は…
まだメールにファイル添付ができなかった頃は、以下のようなやりとりがあったものです。

企画書ができましたので「郵送」します。
意見などありましたら、ご返事ください。
文・井芹昌信／イラス
ト・原田香・・・数日後・・・（返事）企画書みたけど、ちょっと弱いねぇ。
書き直して、もう一度送ってくれない？
それが現在では、以下のようにスマートです。

企画書ができましたので、「添付」します。
意見などありましたら、ご返事ください。
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︑uucp

シ最［添付ファイル：企画書］
当時、uucpでバイナリーファイルを送る方法がなかったわけではありません。ただ、以下のように複雑な工程を踏まなければなりませんでした。
・バイナリーファイルをuuencodeコマンドでASCII文字列ファイルに変換する
・それを、メール本文に追加して送信する
・受け取った相手は、メールをuudecodeコマンドでバイナリーファイルに変換する※大きなファイルの場合はいくつかのメールに分割して送信する

いせりまさのぶ本誌創刊編集長。現在、インプレス取締役ネットビジネスカンパニー発行人。編集者として、パソコン草創期からデジタルリテラシーの諸問題に取り組んできた。電子メールマガジンInternet Watchの創刊をはじめとして、インターネットメディアでの企画を数多く手がけている。

216 +++ iNTERNET magazine 2003.05 +++「添付」は名称がおまけのようであまり脚光を浴びたことはありませんが、文字だけでなく写真、音楽、映像など情報のすべてがデジタル化されつつある今、その効力には目を見張るものがあるように思います。

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e メールリテラシー
あなたは、1通のメールを受け取るのに何秒まで我慢できますか。人によってさまざまでしょうが、私はせいぜい30秒くらいです。

画像添付は効果抜群

それ以上沈黙されると、Windowsが落ちたのかと疑ってしまいそ写真を添付して送る場合の効果は、ときに劇的です。弊社の大阪営業所の営業マンが写真をメールに添付して送ってくれました。

うです。相手の待ち時間という観点からも、2Mバイトというのは根拠がありそうです。ただし、表からわかるように、ダイアルアップ接続の人が混じっている場合には、自己規制して送る必要があるでしょう。

さらに、相手の環境を配慮する添付する場合に配慮しなくてはならないのは、回線速度だけではありません。そのほかに、以下のような要素にも注意が必要です。
・同じアプリケーションソフトを持っているか？
・または、ファイルを開くことができるソフトを持っているか？
・圧縮した場合、解凍ソフトを持っているか？
この写真は、大阪梅田の地下街に設置された、弊社「できるシ添付するファイルの多くは、何らかのアプリケーションソフトが作リーズ」の宣伝ディスプレイです。これこそ百聞は一見にしかず、りだしたバイナリーファイルのはずです。ということは、相手もそれではないでしょうか。東京にいながらこのリアリティー。感激です。

を利用できる環境を持っていなければなりません。

また、ランニングコストがゼロという点も見逃せません。

表2は、最近、私が受け取ることが多い添付ファイルの種類です。

デジタルカメラが完全な普及期を迎え、携帯電話にもカメラが付く時代。5年前なら、「写真を撮る→現像・プリントする→郵送ファイルの種類拡張子する」という工程が、今や、「デジタルカメラで撮る→メールに添付

1 文書ファイル

.doc

Microsoft Word

2 表計算ファイル.xls

Microsoft Excel

3 画像ファイル（圧縮）.jpg

デジカメなどして送る」、これだけです。使わない手はないでしょう。

送っていい添付ファイルのサイズは？

アプリケーションソフト名

4 画像ファイル（ノーマル）.gif

ペイント系ソフト

5 PDFファイル.pdf

Quark Xpressなど

表2

よく使われる添付ファイルの形式

ところで、ファイルを添付する際にちょっと悩むのが、「どれくらいのファイルサイズまで送っていいか？」という問題です。

1 、2 の Microsoft Officeシリーズは、Windowsパソコンに標まず考えなければならない数値として、個人が契約しているISP準バンドルされているケースも多く、Macintoshでもサポートされていのメールボックスの容量制限があります。最近では5Mバイトくらるので、すでに市民権を得ていると思っていいでしょう。3 、4 の画いが最低ラインのようです（本誌「ブロードバンドプロバイダー料像フォーマットもたいていのOS環境で開くことができるはずです。5金表」より）。しかしそれより重要なのが、1通のメールサイズの制のPDFファイルを作成するのは一般的ではありませんが、読むだけ限でしょう。こちらは、2Mバイト程度が最低ラインのようです。とならAdobe社のサイトでAcrobatリーダーが無料公開されています。

いうことで、相手の環境がはっきりしていない場合、1通のメールサイズは2Mバイトまでにするのが無難だと思われます。
2Mバイトのファイルを送った場合、相手がそれを受け取るのにどのくらいの時間がかかるでしょうか。表1は、典型的な環境でのということで、上記のファイルなら、相手の環境を確認せずに送っても大きなクレームにはならないでしょう。これら以外のファイルを仕事で送る場合は、念のため送信先に利用可能かどうか確認することをおすすめします。
ところで、先にファイルサイズは2Mバイトまでといいましたが、それダウンロードに要する時間の目安です。

以上のファイルを送る方法として圧縮があります。圧縮にはさまざま
環境名

概算の実効速度秒数

な方法があるのでここでは触れませんが、文書ファイルの場合には、FTTH

30Mbps

1秒以内１割程度まで縮めることが期待できます。ただ、JPEGやMP3など

ADSL 12M

5Mbps

約4秒のように、すでに圧縮が施されているファイルに効果がないのは自明

802.11b（無線LAN）

4Mbps

約5秒です。また、異なるOS間での圧縮ファイルの添付は、解凍環境が

ADSL 8M

3Mbps

約7秒

DS1（T1）

1.5Mbps

約14秒

ISDN（INS64）

128kbps

約160秒

相手が解凍する手間や時間を考えると、2Mバイト以下のファイ

約320秒

ルならわざわざ圧縮する必要は（ダイアルアップ接続の相手を除き）

PHS（P-in Compact）
表1

64kbps2Mバイトのダウンロードに必要な時間なく、よく問題になります。

ないでしょう。

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URL参照添付が一般的になる前に、メール文面にURLを記述しておいて相手にWebブラウザーで参照してもらうという方法が開発されました。確か、Netscapeのメーラーが最初に実現したように覚えています。
たとえば、以下のような方法です。
添付された校正済み原稿（Microsoft Word 2002）

パーティの場所が以下の通り決まりました。
よろしくご参加ください。

ここで重要なのは、作業対象そのものが添付機能によって行

http://www.impress.co.jp/masai/map.htm

き来することで、コミュニケーションからコラボレーションへと進化している点です。デジタル化されている対象であれば、eメー

この場合は、ファイルを送っているのではなく実体はWeb上にあり、相手はそれを見ているだけという点がユニークです。このルという安価なツールでも十分なコラボレーション効果を期待できるのです。

方法だと、ファイルサイズを気にする必要はありません。場合に上記は文書の例でしたが、よっては、とても有効でエレガントです。

・デジカメ画像をPhotoShopでレタッチしてもらう
・Excelで作った予算を複数人で検討する・プログラムを添削してもらう

添付によるコラボレーションなど、利用シーンはいくらでも思い付きます。

添付機能を使ってファイルを送る場合の真価は、お互いが同じ作業環境（OSやアプケーションソフト）を持っている場合に発揮されます。同じ作業環境があれば、添付ファイルを対象に共同作業（コラボレーション）が進められるからです。

日本人には添付がいい？
ところで、我々日本人は相手の目を見てコミュニケーションを私が所属している編集部では、添付機能を使って著者とコラボはかるのが苦手だそうです。これは、「スローなビジネスに帰れ２レーションしています。以下は、Microsoft Wordを利用したコラ五感商品の創りかた」（インプレス刊）の著者である阪本啓一さボレーションの例です。

んの言葉です。日本人は直接向き合って話をせず、かならず何かに「当てて」会話するのだそうです。たとえば夜のレストラン

From: 編集者

To: 著者 ［添付：初校原稿］

では、カップルを夜景の見えるように、ならべて座らせるとか。この場合、カップルはコミュニケーションを夜景に「当てて」行う初校ができましたので、というのです。阪本さんは、これを「三角コミュニケーション」と校正をお願いいたします。

呼んでいます。
この原理が本当なら、相手とオフィシャルな交渉が必要な場面
では、メール本文に直接書くのではなく、添付ファイルに「当てて」コミュニケーションをとるほうが有効かも知れません。実際、リアルな会談の場でも、事前に用意した書類が両者の真ん中にあると、自分の人格を離れてコミュニケーションできているように感じます。全人格をかけて説得するのは、確かに疲れるものです。

サーバー参照との違い添付された初校原稿

本格的なコラボレーションを行う場合は、一般にファイルサー

From: 著者

To: 編集者［添付：校正済み原稿］

バーが使われます。メール添付とファイルサーバー形式では、対象となる実体がどこにあるかが異なります。先のURL参照は、サ赤入れをしました。
よろしくお願いします。

ーバー形式の最も基本的な例でしょう。
サーバー形式の場合は実体が常に１つで、すべての修正は対象そのものに反映されます。これは、利点でもあり欠点でもあり

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e メールリテラシー●メール本文だけのコミュニケーション●添付ファイルによるコミニュケーション●サーバークライアント型のコミニュケーション

ます。利点となるのは、対象ファイルが１つなので混乱しないこ

最近、データベースを駆使したエンタープライズ向けのグルーと。欠点は、修正履歴の管理が必要なことと、常にネットワークプウェアや、ピアツーピア・テクノロジーを利用したグループウにつながっていないと作業ができないことでしょう。

ェアが登場してきています。それらは、本稿で紹介したeメール会社のプロジェクトのように多くの人が参画するコラボレーシ
ョンなら、サーバーで管理されたグループウェアを利用するほうでのコラボレーションより進化したさまざまな長所を持っており、仕事に役立つ可能性を秘めています。

が賢明だと思います。しかし、サーバー形式では、開始までのしかし、事の本質が人間同士のコミュニケーションにあるとい時間、コスト、操作性の点で会社内個人が日々の独自用途に適う点は、変えようもありません。そして、それがデジタルテクノロ応させるには無理があります。まして、社外の人とのコラボレージーを活用して行われる点が新しく、ときには我々の慣習や常識ションとなると困難が増してきます。その点メールの添付機能は、の範囲を超えてしまいます。

「自転車」のように気軽に使えるのが最大の魅力です。

本稿の目的は、日進月歩で進化するデジタルテクノロジーを、生身である我々が使いこなす術を、eメールという最も基本的なツールにおいて解説することでした。

まとめ

本連載が、皆様のデジタルライフでのお役にたてたなら幸い

この連載では、「メールの送り方」「返事のしかた」「添付のしです。

かた」と３回にわたって解説を行いました。メールは、インターネットの最も基本的な機能で、いまや誰もが利用できるツールです。使い方も簡単です。しかし、インターネットの本質を十分に具体化しているツールでもあります。

※この連載は今回で終了します。ご意見など、masai@impress.co.jp までお願いします。

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［インターネットマガジン バックナンバーアーカイブ］ ご利用上の注意
この PDF ファイルは、株式会社インプレス R&D（株式会社インプレスから分割）が 1994 年～2006 年まで発行した月刊誌『インターネットマガジン』の誌面を PDF 化し、「インターネットマガジン バックナンバーアーカイブ」として以下のウェブサイト「All-in-One INTERNET magazine 2.0」で公開しているものです。

http://i.impressRD.jp/bn
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