MediaNet No.28（2021.10）

特集

コロナ時代に変化する大学図書館：COVID-19とメディアセンターの 1 年

コロナ禍のシステム担当の対応の記録とポストコロナ時代に向けた課題
もりおか森岡ゆうすけ

祐介（メディアセンター本部）

1

はじめに室と調整し図書館独自のマニュアルを作成した。た新型コロナウイルス感染症（以下「コロナ」とすだし独自手順とするのは環境上必要な部分のみとる）の感染者急増を受けて，2020年 4 月 7 日に緊急し，大部分はITCや経営改革推進室が作成したマ事態宣言が発令され，本学でもキャンパスへの立ちニュアルに沿う内容とした。

入りおよび施設利用が禁止となった。それに伴い図2020年 6 月29日より正式に図書館スタッフのリ書館も休館となり，利用者へのサービス提供や図書モート接続ツールの利用が開始された。同時接続数

館スタッフの業務に大きな影響が生じた。に制限があったため，利用の際はシステム担当へ連

本稿では学内のインフォメーションテクノロジー絡することで利用件数を把握できるようにした。東センター（以下「ITC」とする）や経営改革推進室

京に 2 回目の緊急事態宣言が発令された2021年 1 月（2020年11月以降はデジタルアドミニストレーショには利用件数が大きく増えたが，同時接続数超過なンオフィス）と連携して行った図書館スタッフの在どによる接続制限は発生することなく運用すること

宅勤務環境の整備や，コロナ禍における利用者へのができた。

サービス提供のための図書館システムでの対応について，システム担当の立場から記録する。

（3）コミュニケーションツールの運用方針整備
在宅勤務期間中のコミュニケーションツールとし2

在宅勤務環境の整備について本章では，図書館スタッフの在宅勤務環境やその運用ルールの整備について，システム担当が行った対応を説明する。て慶應義塾が導入したチャットツールであるSlackと，Web会議ツールであるZoom，Webexの検証や運用方針整備を行った。
SlackはITCからの依頼で2020年 3 月末から検証を開始した。検証はアカウント数の関係で図書館の（1）キャンパス立ち入り禁止期間の出勤体制管理職と本部専任職員のみで行った。6 月にアカウ

キャンパス立ち入り禁止期間中も業務用サーバなント数の制限がなくなるまでは，同じく慶應義塾どのメンテナンスの必要があったため，隔日（月・が導入していたGoogle Chatなどをスタッフ間のコ水・金）でシステム担当が 1 名ずつメンテナンス対ミュニケーションツールとして利用した。各コミュ

象機器の設置されている三田キャンパスに出勤するニケーションツールのマニュアルは慶應義塾全体のこととした。

ルールに則る形にしたが，アカウントの作成・削除，チャンネルの作成についてはシステム担当が取（2）リモート接続ツールの運用方針整備

30りまとめて管理することとした。

経営改革推進室協力のもと，図書館の業務用PC

Webexについてはコロナ禍以前から，Zoomについにリモート接続するツールの検証・導入を行った。ては2020年 5 月から慶應義塾で利用可能となった。

検証はシステム担当の出勤時に行い，接続数や時間在宅勤務中のスタッフと出勤者とのミーティングやを限定，接続先PCをシステム担当が監視できる専

各キャンパスのスタッフ間の会議なども，コロナ禍

用PCとすることで，問題が発生した場合でもすぐにおいてはこれらのWeb会議システムを用いて実に対応できるようにした。

施している。ミーティングの設定・開催は必要に応

図書館では他の慶應義塾のスタッフとは異なるじてスタッフが各自で行っているが，トラブルが発ネットワーク環境にあるため，ITCや経営改革推進生した場合はシステム担当がサポートをしている。

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コロナ時代に変化する大学図書館：COVID-19とメディアセンターの 1 年

特（6）イベント開催運営サポート（4）ファイル共有ツールの運用方針整備
在宅勤務の実施が決まったのを機に，慶應義塾でコロナ禍前はオンサイトで開催されていた会議や既に利用可能であったBoxやGoogle Driveの利用方イベントはWeb開催となり，その運営支援を行った。

法や利用上の注意事項などを，図書館スタッフ向け

表 1 に実績を示す。のシステム関連のお知らせページに掲載して自宅からでも確認できるようにした。その上で各自がファイル共有ツール上に在宅勤務で必要となるファイルを事前にアップロードし，自宅からアクセスして業務が行えるようになった。

3

コ ロナ禍での図書館サービスの変化に伴う対応について
学内施設閉鎖に伴い，各キャンパスの図書館は2020年 4 月上旬から臨時休館とすることとなった。

キャンパス立ち入り禁止期間中に追加でファイル

信濃町メディアセンターは 5 月10日，薬学メディアのアップロードが必要になった場合は，前述したシセンターは 5 月31日，それ以外の図書館は 6 月 7 日

ステム担当の出勤日に代行することで対応した。

までを臨時休館期間とした。
休館期間中はサービスが制限されたため，返却期（5）リモートアクセスの利用数増加

限日や予約資料の取置期限の延長，延滞金の免除な学内施設閉鎖期間の延長により 4 月末から慶應義どの対応が必要となった。

塾はオンライン授業を開始した。それに伴い，コロまた貸出資料の郵送サービスのような新しいサービ

ナ禍以前と比較してリモートアクセスによる電子スの開始や，開館後も入館者・開館時間を制限するリソースの利用が急増した（図 1 参照）。リモート限定開館を行うことで，人の行き来や接触を最小限にアクセスの急増によりそれを支えるサーバへのア抑えつつ図書館サービスの提供を再開させていった。

クセス超過が発生し，利用が集中した場合にアク

本章では，コロナ禍に実施した図書館システムでセスできないことがあるというトラブルが発生しの対応について説明する。これらの対応は，各キャた。しかしシステムの設定調整を行い，アクセスンパスの閲覧担当者から構成される全塾閲覧担当者が集中しても問題なく利用できるよう対応を実施

会議のメンバーと検討や調整，テスト環境での事前した。

検証を行った上で実施した。

1,800,000
1,600,000
1,400,000
1,200,000

05月

1,000,000
800,000
600,000

04月

400,000

03月

200,000
0

図1

0：00

2：00

4：00

6：00 8：00 10：00 12：00 14：00 16：00 18：00 20：00 22：00

2020年 3 月，4 月，5 月のリモートアクセス時間帯別利用状況（アクセス数）

表1

会議・イベントに対する運営支援

2020年 2 月開催

早慶図書館システムに関するシンポジウムにおけるウェブ同時中継対応

2020年11月開催

メディアセンター研修会における遠隔開催対応

2021年 1 月開催

2020年度大学図書館シンポジウムにおける遠隔開催対応

31集

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特集

コロナ時代に変化する大学図書館：COVID-19とメディアセンターの 1 年（1）返却期限日一括変更

出中の資料のうち返却期限が延長されたもの，されなかったものの冊数を表 3 に示す。

返却期限日の一括変更については，ロックダウンにより利用者が資料を返却できなくなることを想定

図書利用券の有効期限など条件によっては返却期

し，学内施設閉鎖が決定する前から全塾閲覧担当者限日の延長ができないケースがあったため，上記の会議の一部のメンバーと共に先行して検証を進めて作業以降は後述する延滞金免除処理により利用者にいた。

不利益が生じないように対応を行うこととした。

まずは一括変更に利用できる複数の手段の動作検（2）延滞金免除処理証を実施した。手段Ａ，Ｂ，Ｃについて検証の結果を延滞金の免除処理は，利用者に不利益を生じさせ表 2 にまとめた。

ないことを目的として閲覧担当が資料の返却時に手予約あり資料の更新や新規貸出の返却期限への影作業で実施するのが通例だが，それとは別に本稿執響なども考慮し，Ａを複数回実行し段階的に返却期

筆時点（2021年 7 月）で，延滞金を一括で免除でき限日を延長する方法を選択した。返却期限日一括変る方法はないか機能検証を進めている。

更の手順は以下の通りとした。
（3）利用者登録作業ａ

通常の利用者登録作業は教職員や学生，通信教育ｂ

開館日カレンダーの休館日設定を実施

ｃｄ（各キャンパス 閲覧担当作業）

課程生の基本データを登録するため，閲覧担当およ休館日後に返却期限日変更する機能を実行

び人事部や学生部などの複数の部署と事前にスケ（全塾閲覧担当者会議主査・システム担当作業）ジュール調整をした上で閲覧担当とシステム担当がリクエストを最適化する機能を実行行っている。しかし，今回は学事日程の変更や在宅（全塾閲覧担当者会議主査・システム担当作業）勤務もあり，急遽スケジュール調整が必要になった。
休館期間中は，図書館システムの認証設定など休必要に応じてａ～ｃを再実行

館期間中のサービス提供に影響がある作業を優先し，利用者登録は個人情報を扱うため必ずシステム休館期間の延長や感染状況を考慮し最終的に計 4

担当出勤時に作業することとした。

回返却期限日の変更を行った。この変更により，貸表2

返却期限日一括変更手段の比較

手段Ａ

手段Ｂ

手段Ｃ

特定の日付まで休館日設定を行
い，休館日後の日付に返却期限日を変更

指定した範囲内の返却期限日を特定の日付に変更

貸出ルールに返却期限日を特定の日付に変更するルールを追加

自動で変更され，利用者に自動送信メールで通知

自動で変更され，利用者に自動送信メールで通知

利用者による変更が必要

延滞者の変更

変更不可

変更可

変更可

予約あり資料の変更変更可

変更不可

変更不可

新規貸出の返却期限日

変更後の返却期限日

新通常通りの返却期限日

変更後の返却期限日

自動変更

表3

32

返却期限日変更処理の結果

実施日

2020年 4 月 6 日

5 月14日

6 月16日

7 月14日

変更後の返却期限日

2020年 5 月29日

6 月30日

7 月31日

10月 8 日延長された貸出数

41,547件

54,168件

55,646件

66,092件

延長されなかった貸出数

518件

223件

43件

248件

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コロナ時代に変化する大学図書館：COVID-19とメディアセンターの 1 年

特また前述した返却期限日一括変更の対応のため，スケジュール外の追加作業を実施した。利用者各人が持つ図書館利用の有効期限日が変更後の返却期限日に満たない場合には，意図したように返却期限日が延長されないため，事前に一部の利用者に対し有効期限日の延長処理を行った。
（4）入館・予約・取寄せ不可設定
休館期間中は利用者からの予約・取寄せの依頼に対応ができないため，図書館システムの利用者インターフェイスであるKOSMOSの「予約・取寄せ」ボタンを一時的に非表示にして新規依頼が行われないようにした。
（5）利用者向け自動送信メールの文面調整予約した資料の到着連絡や返却期限日の通知な
ど，図書館システムにより自動送信しているメールの文面を調整し，コロナ禍の図書館のサービス状況などの情報も併せて広報できるようにした。

4

終わりに
本稿執筆時点の2021年 7 月ではコロナの感染状況は依然収束の目途が立っていない状態であるが，図書館システムでの対応や図書館スタッフの尽力により通常に近い図書館サービスを提供することができている。今後は延滞金免除やコロナ禍で開始したサービスの継続／停止の検討などの特別対応の後処理と，ポストコロナ時代に向けた図書館サービスの検討が課題となってくる。
また，図書館スタッフの業務については，各キャンパススタッフとのWeb会議やSlackでのコミュニケーションなど，当初は在宅勤務のサポートとして運用を開始したツールが業務の効率化という観点でも利用されている。コロナが収束してからの運用についても，今後ITCやデジタルアドミニストレーションオフィスと調整・検討が必要になる。
コロナが流行してからは，業務や図書館サービスの継続のため試行錯誤の日々であったが，一方でこれまでの業務を見直す機会になった。ポストコロナ
時代では以前の形に戻すのではなく，この経験を活かして業務改善に取り組んでいくことが重要だと考える。

33集