MediaNet No.17（2010.11）〈特集〉KOSMOS Ⅲ―新図書館システムの導入―：第 2 部

KOSMOS Ⅲへの道―閲覧の場合―
なかむら あすか中村亜日香（メディアセンター本部）■手さぐり試験機設定

導入はプリセットの試験機を作成し，運用に合わせて調整して，本採用機にするという手順で行われた。
基本設定用のアンケート注 1 で望む設定を選択して提出したが，実際に動かせるものが一切無い状態で，■サービス規則の変更は難しい

説明書の画像イメージと文章だけで動きを想定するのは困難だった。
根幹となる設定は後に修正することが困難であり，どの設定が多くの機能に関係し，より慎重に検システムの適性から，現状の複雑なルールの反映討が必要なのかをこの時点で把握できていなかったは難しいと判断し，サービスが均一な図書館グルーことが，この後の作業に影響を及ぼすことになった。

プになるよう全館統一ルールへの変更をプロジェク

但し，当時を振り返ると，現行の仕組みとの違い

ト室から提案した。

が理解できたかどうかという状態だったので，このプロジェクト室提案

時点で詳細な説明があったとしても把握は難しかっ

・全ての館で貸出区分が一律。

たと思われる。

・利用規則が一律。
（貸出可否，貸出期間，貸出冊数，更新回数）■試行錯誤の試験機稼働：この動きは想定外

・利用身分は 4 種類。
（教職員，大学院生，学部生，その他）
実際は館ごとの利用者ニーズの違いや，所属による利用の優先を図りたいなどの事情により，館ごと試験機を実際に動かしてみると，動きが想定外とのルールが採用された。

いうことが多く，その対応に正式稼働の 2 週間前ま・利用身分は全 27 種類（旧 54 種類から削減）。

で追われることとなった。説明書には書かれていな・資料区分は 88 種類（旧 66 種類から増加）。

い，または説明書の文脈からは汲み取れなかった文・貸出パターンが 800 種類。

化背景による常識の違いの影響は大きかった。設定・予約のコントロール設定パターンが 760 種類。と動作の関係性は常識と思い込まずに，細かい点ま提案した統一ルールからは貸出パターンに含まれで試験および確認するのが望ましい。

る更新規則の全館統一が今回採用となった。

元々の構成員や，サービス提供体制が簡潔であれルールの変更は一朝一夕にはできないため，普段ば，先に要望を出し，基本設定に微調整を加えるとから現在のルールが最適なのかを意識して情報を収いう今回の方式は有効だと思うが，構成員もサービ集しておくと検討の際に活用できる。

ス提供体制も多様な慶應では，調整の範囲に収まらルール変更を考えるポイントず，後日大幅に設定を作り直すことになった。

・本当に現在のルールが最適なのか
・利用者ニーズに合っているか
・実運用に適しているか22

MediaNet No.17（2010.11）〈特集〉KOSMOS Ⅲ―新図書館システムの導入―：第 2 部■肌で感じよう：閲覧トライアル■2 つの検討会議体

2009 年 6 月下旬から 7 月上旬にかけて試験機を全館に配布し，各館の現場担当者（代表 2 名程度）が操作体験をする機会を設けた。
目的は閲覧モジュールを実際に触ることを通して，Aleph の構成と基本の動き，Aleph に対する現場担当者の理解を深めることであった。貸出・返却・2008 年 11 月から 2009 年 10 月までは全塾閲覧担

更新・予約・収金処理の基本操作をシナリオとサン

当者会議で基本設定および運用方向性を検討し，プルデータを使用して行った。

2009 年 11 月からは各館の現場担当者の代表者を閲操作体験から発生した要望，エラー報告を収集し，設定変更や運用調整を本格的に開始した。
仕様制限が多く，現行サービスをそのまま移行するのが難しいと実感し始めた頃である。

覧 Administrator として招集し，実際の業務を見据えたテストおよび運用の検討を行った。
この 2 つの会議体はシステムとサービス現場をつなぐ重要な役割を担い，円滑なシステム切り替えの礎となった。

■歴史の重さを振り返る：移行調整

閲覧Administratorは11月中旬にAdministrator講習（2 日間）を受け，各自自由に動作試験を行った。
月 2 回程度の会合にて問題点の確認と運用の調整を行った。
ここで障害となったのが，参加時期の違いだった。

閲覧系データは利用者情報，貸出情報，課金情報，全塾閲覧担当者会議からの継続参加メンバーと閲覧資料の貸出区分を移行した。Ex Libris 社の提案ではAdministrator 招集時からの新規参加メンバーが混

テスト 1 回，本番 1 回のところ，テスト 4 回，本番在したため，議論の経緯などの時期的な情報量の差1 回の計 5 回の移行を行った。

が，新規メンバーを困惑させることがあった。

1 次〜3 次で結果を見ながら条件およびデータをシステムの入れ替えでは，初期検討から導入まで修正していったが，実際の移行作業を行って気付か一貫して担当する検討グループを組織して臨むことされた点があった。

をお勧めする。

1 次にて現在のルールで必須項目であるデータを移行条件の判定キーとして条件を作成したところ，■稼働前日作業シミュレーション期待した結果が得られなかった。調べてみると，過一括で移行されない予約情報およびデータ固定後去は必須では無かったため，そのデータは判定キーにシステムを使用せずに行ったサービスについてはとして不適格と分かった。現在の状態を分かってい稼働前日に手作業移行を行うこととした。

るだけでは移行条件を作成できず，担当者が過去の前日に問題が発覚しても対応できないため，事前歴史を紐解きながら四苦八苦することとなった。場にテスト環境で手作業移行のシミュレーションを行合によっては移行条件に合わせてデータ改修を行った。

い，必要な時間と手順を確認した。

調整の甲斐あって，閲覧系の条件は 3 次データで処理順番のコントロールが必要なため，作業を時固定となり，続く 4 次，5 次（本番）は同条件での移系列でフェーズ分けし，全塾閲覧担当者会議主査が行だったため，本番もほぼ想定通りの結果を得るこ

フェーズタイミングをコントロールしながら，各館とができた。

にて担当者が本番同様の作業を行った。

■本番移行
利用者に対するサービス停止の影響を最小限にするため，土曜，日曜，月曜祝日に金曜日の閉館後の時間を加えた 3.5 日間の作業時間で完了させること

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MediaNet No.17（2010.11）〈特集〉KOSMOS Ⅲ―新図書館システムの導入―：第 2 部とした。必要な作業は，1）慶應側のデータ抽出，2）・帳票系の見直し

慶應側の内容確認および修正，3）Ex Libris 側の毎日使用する帳票は使い勝手を重視し，文字サイ

データ移行作業，4）慶應側での移行結果確認，5）ズや強調，位置などを調整。

手作業移行の 5 つである。

・外付け追加開発

具体的には以下のような手順で作業が進められた。

課金徴収の操作が従来と比べて煩雑なため，一定・金曜日閉館後（一部開館していた館はシステム期間を経ても操作ミスがあまり減少しない。慣れにを使用せず運用）：作業 1）作業 2）・金曜夜〜日曜朝：作業 3）よる改善が望めないと判断し，前日分のエラーを機械的にチェックするモジュールを開発した。

・日曜：作業 4）：プロジェクト室による確認
・月曜（祝日）：作業 4）続き：閲覧 Administra-

今後も全塾閲覧担当者会議にて検討や調整を継続する。

tor による確認と作業 5）
・火曜日：朝から通常開館■結び：システム変更に当たって大事なこと

月曜日は閲覧 Administrator が朝から各館にスタデータの移行
・自分の持っているデータの内容を歴史も含めてンバイし，データの確認を開始した。午前中に全館理解する。

にて確認が完了し，12：30 から手作業移行フェーズ

・新しいシステムのデータの内容，データと機能に移る。主査の監督のもと作業は順調に進み 16：00の関連性をすみずみまで理解する（ように努めに終了した。

る）。

この後最初の利用者への自動通知サービスを送信

・データの移行先はその後の運用を含めて慎重にし，結果良好の確認がとれ，予定作業が全て完了し決定する。

た。できることは全てやり終え，あとは稼働初日に備えるだけとなった。

運用の検討
・利用者にとって最適なサービスルールは何かを■稼働考える。
・利用者にマイナスの影響を出さずに運用が可能か考える。
システム変更・検討グループを組織する場合，設定から初期稼働まで一貫したメンバーで行う。

稼働初日は，従来のシステムには無かったマウス・システムを使用する全員が一つのチームである操作とポップアップアラートを確定する操作に戸惑ことを意識する。

うスタッフもあったが，操作を慎重に行って対応し新システムへの移行は何とか初期稼働を乗り越えた。大きな問題はなく全館無事に初日の閉館時間をたところであるが，ここまでの成果は，全塾閲覧担迎えることが出来た。

当者会議および閲覧 Administrator を通じた全ス
タッフとプロジェクト室が一つのチームとして作り■稼働後の再検討事項上げたものである。今後も検討や調整は続くが，チームで協力して障害を乗り越えていきたいと思う。

注
1） Ex Libris 作成の基本設定内容を導入館が選ぶアンケー

稼働から 3 か月が経過した頃，その時点での問題点を整理し調整を図った。

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トのこと．回答に添って Ex Libris が基本設定を行う．