国立大学法人東北大学におけるＥＵ一般データ保護規則(GDPR)に基づくプライバシーポリシー
令和５年１１月２９日
総 長 裁 定１．目 的
このプライバシーポリシーは、国立大学法人東北大学(以下「本学」といいます。)において、EEA及び英国域内に所在するデータ主体(国籍及び居住地を問いません。)の個人データの取扱い及び域外移転に関する方針を示すことを目的とします。
２．定義
このプライバシーポリシーにおける用語の定義は、次の表に掲げるとおりです。
用語

定義

GDPR

General Data Protection Regulation：EU 一般データ保護規則第 2016／679号及び英国GDPR

EEA域内欧州経済領域(European Economic Area)の構成国内(EU 加盟国、アイスランド共和国、リヒテンシュタイン公国、ノルウェー王国)をいいます。

データ主体

識別された自然人又は識別可能な自然人をいいます。ここでいう識別可能な自然人とは、特に氏名、識別番号、位置情報、オンライン識別子(IPアドレス、Cookie、MACアドレスなど)のような識別子を参照することによって、又は当該自然人の身体的、生理的、遺伝的、精神的、経済的、文化的若しくは社会的な同一性を示す一つ若しくは複数の要素を参照することによって、直接的又は間接的に識別され得る者をいいます。

個人データ

データ主体に関する情報をいいます。

取扱い

自動的な手段によるか否かを問わず、収集、記録、編集、構成、記録保存、修正若しくは変更、検索、参照、使用、送信による開示、配布若し
くはそれら以外に利用可能なものとすること、整列若しくは結合、制限又は消去若しくは破壊のような、個人データ又は一群の個人データに実取扱いの制限施される業務遂行又は一群の業務遂行をいいます。
将来におけるその取扱いを限定するために、記録保存された個人データに目印を付けることをいいます。

プロファイリ

自然人と関連する一定の個人的側面を評価(特に当該自然人の業務遂行能ング

力、経済状態、健康、個人的嗜好、興味関心、信頼性、行動、位置及び移動に関する側面を分析又は予測)するための、個人データの利用によって構成される、個人データの自動的な取扱いをいいます。

管理者

自然人若しくは法人、公的機関又はその他の組織であって、単独で又は他者と共同して、個人データの取扱いの目的及び方法を決定する者をいいます。

処理者

管理者の代わりに個人データを取り扱う自然人若しくは法人、公的機関又はその他の組織をいいます。

第三者

データ主体、管理者、処理者及び管理者又は処理者の直接の承認の下で個人データの取扱いを承認されている者以外の自然人若しくは法人、公的機関、部局又はその他の組織をいいます。

データ主体の同意

SCC

データ主体に同意の可否を選択する自由が与えられ、同意により収得される個人データの取扱いが明確に特定され、事前にこれらの説明を受けた上でのデータ主体の明瞭な意思の表示であって、データ主体が陳述又は明確な積極的行為により、自身に関連する個人データの取扱いの同意を表明することをいいます。
Standard Contractual Clauses：標準契約条項※ GDPRに基づき欧州委員会又は英国政府が定めたもので、EU又は英国域外への個人データの移転に適用される合意書の雛形をいいます

十分性認定

十分なデータ保護の水準を確保している国又は地域であると、欧州委員会(European Commission)が決定することをいいます。※決定された場合は、特段の手続を踏まずに、個人データの域外移転が可能となります。

３．管理者の名称及び住所
名称：国立大学法人東北大学
住所：宮城県仙台市青葉区片平２－１－１
総務企画部法務・コンプライアンス課[022-217-5122]
４．クッキー
本学のインターネットページはクッキー（Cookies）を使用しています。クッキーは、インターネットブラウザを介してコンピュータシステムに保存されるテキストファイルです。多くのインターネットサイトとサーバーはクッキーを使用しています。クッキーは、それが保存された特定のインターネットブラウザにインターネットページとサーバーを割り当てることができる文字列で構成されています。これにより、閲覧されたインターネットサイトやサーバーは、他のクッキーを含む他のインターネットブラウザからデータ主体の個々のブラウザを識別することができます。唯一無二のクッキーIDを使用して、特定のインターネットブラウザを認識して識別することができます。本学は、クッキーを使用することにより、このウェブサイトのユーザーにクッキーの設定なしでは不可能なユーザーフレンドリーなサービスを提供することができます。
クッキーを使用することにより、本学のウェブサイト上の情報は、ユーザーを念頭に置いて最適化することができます。この目的は、ユーザーの皆さまが本学のウェブサイトをより簡単に利用できるようにすることです。
データ主体は、いつでも、使用されるインターネットブラウザの対応する設定によって、本学のウェブサイトを通じてクッキーの設定を妨げることが可能であり、クッキーの設定を永続的に否定することが可能です。さらに、既に設定されているクッキーは、インターネットブラウザまたは他のソフトウェアプログラムを介していつでも削除することができます。これはすべての一般的なインターネットブラウザで可能です。データ主体が、利用しているインターネットブラウザのクッキーの設定を無効にする場合、本学のウェブサイトのすべての機能が完全に利用可能であるとは限りません。
※クッキー（Cookie）の種類（１）存続期間による分類①セッションCookie：ユーザーがブラウザを閉じたときに消去されるCookie②永続Cookie：事前定義された期間、ユーザーのコンピュータ/デバイスに残るCookie

（２）帰属による分類①ファーストタイプCookie: Webサーバーによって設定され、同じドメインを共有するCookie②サードパーティCookie:訪問したページのドメインとは別のドメインによって保存されたCookie。このCookieは、Webページがそのドメイン外にあるJavaScriptなどのファイルを参照しているときに発生します。
５．個人データの取扱いの適法性
本学は、次に掲げる場合に個人データを取り扱います。
（１）データ主体が、一つ又は複数の特定の目的のために、自己の個人データの取扱いに関し同意を与えた場合(GDPR第６条第１項（a）同意。以下「(a)同意」という。)（２）データ主体が契約当事者となっている契約を履行するために取扱いが必要な場合又は契約の締結前にデータ主体の求めに応じて手続を履行するために取扱いが必要な場
合（GDPR第６条第１項(b)契約の履行。以下「(b)契約の履行」という。）（３）本学が従うべき法的義務を遵守するために取扱いが必要な場合（GDPR第６条第1項(c)
法令の遵守 以下「(c)法令の遵守」という。）（４）データ主体又は他の自然人の重大な利益を保護するために取扱いが必要な場合(GDPR第６条第１項(d) 生命に関する利益の保護 以下「(d) 生命に関する利益の保護」という。)（５）公共の利益のため又は本学に与えられた公的権限を行使するために行われる業務の遂行において取扱いが必要な場合(GDPR第6条第1項（e）公的権限を行使するために行われる業務の遂行

以下「(e)公的権限の行使」という。)（６）本学によって、又は、第三者によって求められる正当な利益の目的のために取扱いが必要となる場合（GDPR第６条第1項(f) 正当な利益 以下「(f)正当な利益」という。）
６．個人データの取扱いの目的及び取扱う個人データの種類
本学は、EEA及び英国域内のデータ主体から、以下の目的で、下記に示す個人データを含む個人データを取扱います。この場合において、第５条の各項に示すどの適法化根拠に基づき当該個人データを取扱うか、についても併せて示します。
なお、適法化根拠が(a)同意である場合、データ主体である本人はいつでもその同意を撤回することができます。第三者への提供先がある場合についても記載いたします。
データ主体

取扱いの目的取得する個人データの種類

適法化根拠及び第三者提供がある場合提供先

入学志願者

入学者の選抜，志願学部・学科又は研究科・専攻、氏(b)契約の履行

入学手続，入学名、生年月日、性別、国籍（地域）、(f)正当な利益

前教育，追現住所及び連絡先、日本国内の住所及（入学試験の改跡調査等，学生び連絡先（代理人の場合はその方の氏善や志望動行の寄宿舎の入居手名及び志願者との関係）、学校教育調査・分析等に

続、入学後の学歴、日本留学試験の得点、受験番号、より入学試験及生支援関係（奨TOEFL,TOEIC等のスコア及び試験日、び本学の教育改学・授業料免除

高等学校等卒業後の学習歴、日本語の善を行う。）。

及び健康管理

学習歴、趣味・性格等、留学の目的、等），修学指導

顔写真、高等学校若しくは大学卒業見等の教育目的及込み証明書又は卒業証明書の記載事

び授業料徴収等項、成績証明書の記載事項、旅券の記

の関係，並びに載事項、入学試験成績調査・研究(入試の改善や志望動向の調査・分析
等
本人の希望、志(a)同意向に基づく適切な本学の教育内
容、支援内容の周知
入学志願者

検定料及び入学の保証人

料の納付及び免

氏名、住所、連絡先(b)契約の履行

除、学生寄宿舎の入居手続緊急時等の連絡(d) 生命に関する利益の保護

卒業生、修各種証明書の発氏名、住所、連絡先、在学時の学籍そ(f)正当な利益

了生

行、本学の広報の他在学時に収集したデータ（卒業生、修了物、イベント案

生との関係を強内、寄附等の案化し大学の発展内の送付、教育につなげる。）

研究の改善・推東北大学萩友会

進等に関する業
務、各種点検・調査分析、認証評価、国・行政機関及びその他団体等からの調
査業務
本人の希望、志氏名、住所、連絡先、就職先、在学時

向に基づくリカの学籍その他在学時に収集したデータ(a)同意

レント教育など
リスキリングに関する情報の提供、在学する学生に対する就職・キャリア支援のための情報の活用
交換留学ププログラムの実

氏名、参加プログラム、受入期間、受ログラム、施入れ部局、受入れ教員、協定校名称、(b)契約の履行

サマープロ

統計デ―タ作協定校担当者名、協定校担当者連絡(f)正当な利益

グラム申請

成、海外協定校

先、国籍、性別、生年月日、婚姻状（当該交換留学者との交流状況分

況、健康面の留意事項、留学期間中プログラムを分析の宿舎、本国の住所、緊急連絡先、パ

析し、プログラスポート番号、メールアドレス、奨学ムの改善につな金受給有無、語学能力げる。）

本人の希望、志(a)同意向に基づく適切な本学の教育内
容、支援内容の周知
日本学術振日本学術振興会

氏名、性別、国籍、 生年月日、学位、興会特別研特別研究員の申博士の種別、学歴、研究・職歴、 研究究員申請者

請

課題、現住所、所属機関名・所在地、審査結果連絡先

入学予定者

在留資格認定証

東北大学での所属、東北大学での身又は採用予明書の取得

分、東北大学での受入期間、滞在予定

定者

期間、国籍・地域、生年月日、氏名、メールアドレス、性別、出生地、配偶(b)契約の履行
日本学術振興会に提供(c)法令の遵守
入国管理局に提供者の有無、申請者の職業、本国における居住地、旅券番号及び有効期限、同伴家族の有無、査証申請予定地、日本への過去の出入国歴、犯罪を理由とする処分を受けたことの有無、退去強制又は出国命令による出国の有無、既に日本に滞在する家族の有無及び当該家族の勤務先・通学先、在留カード番号（特別永住者証明書番号）、修学年数、最終学歴及び学校名、卒業（見込み）年月、東北大学在学中の経費支弁
方法、経費支弁者の勤務先名称・電話番号、奨学金支給機関、研究題目、在留資格認定証明書の送付先住所、電話番号、職歴または経歴、東北大学等からの報酬額、婚姻・出生又は縁組の届
け出先及び届出年月日
法人への採採用の選考

氏名、年齢、生年月日、国籍・地用を希望す

採用時の手続域、現住所、電話番号、メールアドレる者（採用が決定した者を含

緊急時の連絡ス、学歴、職歴、学位、免許・資格、永住権の有無、在留資格(b)契約の履行(d) 生命に関する利益の保護

む。）
教職員

人事

氏名、性別、生年月日、現住所、住宅(f)正当な利益

種別、電話番号、学歴、職歴、研修（適正な学内人歴、資格、語学関連学習歴、英語又は事に使用し、適諸外国語試験成績、健康状態

材適所に配置することで本学としての機能を発揮し、本人の能力を発揮させること）

給与、旅費等の氏名、口座名義、銀行名、銀行コー

支給

ド、支店コード、預金種別、口座番号(b)契約の履行

経路、通勤方法、配偶者等の状況、労働時間、休暇日数、休暇取得理由（根拠資料）
税務等の手続

氏名、生年月日、年収、住所、年末調整に必要な情報（各種保険料支払状
況、扶養者の有無、住宅ローンの支払(c)法令の遵守
税務署に提供状況等）
文部科学省共済

氏名、生年月日、被扶養者の有無、現組合又は全国健住所、加入前の勤務所に関する事項、

康保険協会の手

加入前の国の機関での勤務歴に関する続事項

労務管理

就業時間、超過勤務用務内容、休暇の(b)契約の履行

理由、休暇又は欠勤の理由、休暇又は(c)法令の遵守(b)契約の履行
文部科学共済組合又は全国健康保険協会に提供

欠勤の承認状況
健康管理

健康診断の結果(法定の項目)、健康相談や保健指導の結果(法定に基づく場合)、健康診断の再検査の結果(法定の項目と同一のもの)、長時間労働者に対する面
接指導の結果、ストレスチェックの結果、高ストレスと判定された者に対する面接指導の結果(c)法令の遵守

健康診断の結果(法定外項目)、健康相談(a)同意や保健指導の結果(法定に基づかない場合)、健康診断の再検査の結果(法定の項目と同一のものを除く。)、健康診断の精密検査の結果、がん検診の結果、職場復帰のための面接指導の結果、治療と仕事の両立支援等のための医師の意
見書、通院状況等疾病管理のための情報
出向先又は出向

氏名、住所、出退勤時間・日数、休暇元との連絡取得状況（休暇取得理由、休暇に関連する証明事項）、出張等の状況

退職時の手続

氏名、住所、口座名義、金融機関名(b)契約の履行
出向先又は出向
元に提供(b)契約の履行称、口座番号
緊急時の連絡

氏名、住所、電話番号、メールアドレ(d) 生命に関するス

利益の保護部局、所属、職名、職員名、職員番(f)正当な利益号、関係法人数、法人名、経済的利害役職員及び組織関係（区分、時期・期間、金額）、産としての大学・学連携・兼業の内容（区分、期間、金部局が産学 官連額）、法人の特徴（法人形態、関わ携活動その他のり）、回答状況（組織の意思決定に関社会貢献活動をわる一部の役職員及び厚労省研究費・行う上での利益

AMED研究費による研究を実施する者

相反状況 を把握については、本人と生計を同じにするし、本学の適正配偶者及び一親等の者についても記録な利益相反管理する。）のため

氏名、学歴、職歴、学位(c)法令の遵守

学内情報ネット

東北大ＩＤ、職員番号、身分証明書(b)契約の履行

ワークの管理、ID、ユ―ザ区分、パスワ―ド、証明書

各システム利用情報、利用開始日、利用終了日、サブに際する本人確

ID、サブIDパスワード、漢字氏名、カ認、セキュリ

ナ氏名、英字氏名、旧姓漢字氏名、旧ティインシデン

姓カナ氏名、生年月日、性別、電話番

ト発生時の対応

号、FAX番号、全学メ―ルアドレス、利益相反の確認

学校教育法その他法令の規定による教員の情報の公表

他のメ―ルアドレス、学生用メ―ルア
ドレス、連絡用メールアドレス、別名アドレス、任免区分コ―ド、任免区

分、官名コ―ド、職種コ―ド、所属コ―ド、部局コ―ド、担当コ―ド、拡張
コ―ド、GCDSID、従業員ID、Google
Workspace初期パスワード、Microsoft365初期パスワード、Google
Workspace氏名、過去全学メールアドレ
ス、過去別名アドレス
緊急時の連絡

氏名、住所、連絡先(d) 生命に関する利益の保護

教職員の家

税務に関する事

氏名、生年月日、続柄、年収、住所、族項障害がある場合その状況

寄附者

寄附金の管理、

氏名、性別、生年月日、住所、電話番

領収証等発行及号、FAX、e-mail 本学との関係、所び謝意の表明の属、役職、東北大学ID、勤務先会社・ため

団体名、所属・役職、入社年、東北大学基金に退社年(c)法令の遵守
税務署へ提供(a)同意

関するご依頼・お問い合わせに対する回答及び資料の送付のため
東北大学基金に関する広報及び情報提供のため
東北大学基金の運営、運営に係るその他の活動のため（調査、分析、運営計画等の実施）
東北大学と共同研究等に係

氏名、所属、共同研究における役割(b) 契約の履行の共同研究

る契約及び研究を行う研究員の招へいに係者、企業等る手続並びに管の社員等

理

本学主催の本学が実施する氏名、性別、国／地域、会社名／学校(b) 契約の履行

イベントへ

イベント等への名、役職、メールアドレスの参加者

参加に係る手続本学が実施するイベント等に関連したサービス

及び情報の提供
教育研究の改(f)正当な利益善・推進等に関本学が実施するする業務（各種イベント等の改アンケートを含善む。）
当該イベントに(a) 同意

関連して本人の希望する本学の情報の発信
本学ウェブ

ウェブサイト訪サイトへの問者ごとの適切

ウェブサイト訪訪問者

な情報の表示問者ごとの適切Cookieデータ(f)正当な利益な情報の表示を行うため本学への招旅費の支給手続

氏名、所属、役職、国籍、生年月日、へい者

等

住所（居住）、所属先住所、E-mail(b) 契約の履行
旅行業者等に提供

本学が実施

学術研究の推進

取得する情報は、個別の研究により異する学術研なるため別途研究の代表者から通知す

究の被験者

る。

(a)同意

７．個人データの取得源
本学は、前項の業務の遂行のため、次に掲げる取得源から個人データを取得します。
（１）

EEA及び英国域内に所在するデータ主体 (個人データの取扱いにデータ主体(１６歳未満(GDPR 適用国の国内法で定めがある場合は当該法で定める年齢未満)である場合は親権者)が同意を与えたことを証明できる場合に限る。)（２）EEA及び英国域内に所在する本学の共同研究相手の学術研究機関（３）公開情報（例：インターネット上の情報）（４）ソーシャルメディア（例：Twitter、Facebook等）による情報
８．個人データの保存期間
本学の所有する法人文書に記録された個人データは、その記録された法人文書の種別に応じて国立大学法人東北大学法人文書管理規程第２１条により定められた期間保存します。
学術研究目的で取得した個人データは、国立大学法人東北大学における公正な研究活動の推進に関する規程第４条に規定する部局の長の責務として各部局の長が定める期間保存します。
９．データ主体の権利
データ主体には、次に掲げる権利があります。
（１）アクセスの権利
データ主体は、管理者に対し、自己の個人データその他のGDPRに定める情報の提供を求めることができます。
（２）訂正の権利
データ主体は、管理者に対し、不正確な自己の個人データを遅滞なく訂正することを求めることができます。
（３）消去の権利(忘れられる権利)
データ主体は、自己の個人データが次に掲げる事項に該当するときは、管理者に対し。
当該個人データを遅滞なく消去することを求めることができます。
アイ

収集された目的又はその他の取扱いの目的との関係で必要がなくなったとき。
データ主体が取扱いの同意を撤回したときで、かつ、取扱いのための法的根拠が他に存在しないとき。
ウ データ主体が、GDPR第２１条第１項に基づき異議を述べ，かつ，取扱いのための法的根拠が他に存在しないとき，又は同条第２ 項に基づき異議を述べたとき。
エ 個人データが違法に取り扱われたとき。
オ 管理者が服するＥＵ法又は加盟国の国内法の法的義務を遵守するために消去されなければならないとき。
カ GDPR 第８条第１ 項に規定する情報社会サービスの提供に関係して収集されたとき。
（４）取扱いの制限の権利
データ主体は、GDPR第１８条第１項に該当する場合には、管理者に対し、個人データの取扱いを制限するよう求めることができます。
（５）データポータビリティの権利
データ主体は、GDPR第２０条第１項に該当する場合には、管理者から自己が提供した個人データを、構造化され、一般的に利用され、機械可読性のある形式で受け取ることができます。また、データ主体は、当該個人データの提供を受けた管理者から妨げられることなく、別の管理者に当該個人データを移行することができます。
（６）異議を述べる権利
データ主体は、自己の特別な状況と関連する根拠に基づき、第５条第５号又は第６号の規定に基づき行われる自己と関係する個人データの取扱いに関して，当該条項に基づくプロファイリングの場合を含め、いつでも異議を述べることができます。詳細については、以下の「１０.取扱いに異議を申し立てる権利」の項目をご参照ください。
（７）プロファイリングを含む自動化された取扱いに基づいた意思決定を受けない権利
データ主体は，自己に関する法的効果をもたらすか又は当該データ主体に同様の重大な影響をもたらすプロファイリングなどの自動化された取扱いのみに基づいた決定に服しない権利を有します。
（８）監督機関に対して異議を申し立てることができる権利
データ主体は、データ主体が所在するEEA及び英国域内の各国の監督機関に対して、いつでも異議を申し立てることができる権利を有します。
１０．取扱いに異議を申し立てる権利
データ主体は、第５条第５号又は第６号を根拠として取り扱われている個人データの取扱いに対して、いつでも異議を申し立てる権利を有しています。ここでいう個人データの取扱いには、プロファイリングを含みます。データ主体は、その個人データがダイレクトマーケティングの目的で取り扱われている場合、ダイレクトマーケティングを拒否する絶対的な権利を有しています。
１１．個人データの提供
本学は、第６条の取扱い目的のため、第６条記載の第三者へ個人データを提供することがあります。ただし、原則として、GDPR 第 ９条第１項に規定する特別な種類のデータはデータ主体の同意を得ている場合に限ります。
１２．データ移転

個人データは、EEA又は英国域内から日本への移転に関して十分性認定がなされていることに基づき、又はSCCに基づき、データ主体の個人データを日本に移転することがあります。
１３．安全管理措置
本学は、個人データの保護に関して、GDPR第３２条に規定する適切な技術上の措置及び組織上の安全管理措置として、個人情報保護法その他関係法令等に規定する水準の安全管理措置を講じています。
１４．本学の国立大学法人東北大学における個人情報保護に関する基本方針（プライバシーポリシー）との関係
個人データについては、このプライバシーポリシーに加えて国立大学法人東北大学における個人情報保護に関する基本方針（プライバシーポリシー）（以下「基本方針」といいます。）が適用されます。ただし、基本方針の規定がこのプライバシーポリシーと抵触する場合は、このプライバシーポリシーの規定を優先するものとします。
１５．一般条項
本学は、法令に基づき、又は本学の方針により、このプライバシーポリシーを変更する可能性があります。ただし、データ主体の同意に基づき収集した個人データについては、本学が、当該データ主体の同意を得ることなく変更後の利用目的のために利用することはありません。