業務担当者による電子契約システムを活用した支払先口座登録業務自動化システムの開発とその効果
神馬 豊彦 1),4), 清水 研三 2), 阿部 慶太朗 3), 佐藤 亙人 1)
1) 株式会社早稲田大学アカデミックソリューション、2) 早稲田大学 財務部、
3) 早稲田大学 情報企画部、4) 早稲田大学 総務部
t.jimma@w-as.jp

Development of the Automated Payment Account Registration by
Administrative Staff Using an Electronic Contracting System and its Effects
Toyohiko Jimma 1),4), Kenzo Shimizu2), Keitaro Abe 3), Arito Sato4)
1) Waseda University Academic Solutions Corporation, 2) Financial Affairs Division, Waseda University,3) IT Strategies Division, Waseda University, 4) General Affairs Division, Waseda University
概要
早稲田大学では、ローコード・ノーコード開発プラットフォームを活用した業務担当者自身による業務自動化を推進している。その活動の中で、既存の RPA（Robotic ProcessAutomation）で実現していた支払先口座のシステム入力を、マイクロサービスアーキテクチャーを適用することで、ステークホルダー全員のサービス改善を実現した。本論文では、業務担当者自身が内製開発した支払先口座登録業務自動化システムについて述べ、実運用からその有効性とともに、業務担当者自身によるシステム開発手法について考察する。とで IT 活用能力の向上と生産性の向上に寄与す1 はじめにる」を掲げた。そして、その推進のためにコロナ

早稲田大学では、ICT の変化のスピードに対応禍で本格的に利用を開始したチャットボットや電[1]するために、3 か年を単位とした情報化重点施策

子 契 約 シ ス テ ム 等 に 加 え て Microsoft Powerを策定・実行している。この計画のもと、2018 年

Platform を導入し、職員自身による内製開発に取4 月より RPA の全学導入を進めてきた。大量かつり組んでいる。

単純な業務を専門の開発チームが自動化すること2022 年 1 月には、ツール活用によるサービス開で効果を得る一方、職員の手元には開発チームに発を促進するための研修として情報企画部と総務よる自動化やシステム導入には費用対効果が見合部とが協力し、「職員自身による業務電子化・自動わない業務が多数残り、改善効果はバックオフィ化トレーニング」を全職員向けに公開した。業務スに限定されていた。

担当者が電子化・自動化に取り組む意義やツール

情報化重点施策（2021-2023） では、将来の大利用にあたっての注意点のほか、学内手続きにお学環境を見据え、大学諸活動（教育、研究、大学ける押印省略のガイドラインを必須とした。また、運営）のトランスフォーメーションを生み出し、任意受講としてツール利用の具体的な業務パター加速するために、本重点施策の 3 か年を「DXンと適用ツールについての資料提示を行った。

[2]（Digital Transformation）拡大期」と位置づけた。

本研修の公開以降、情報企画部や総務部担当者

また、本施策の目標のひとつである大学運営 DXによる現場への伴走や、全職員が参加するオンラ推進の取り組み方針として、「学生・教職員・校友

インコミュニティでのサポートにより、2023 年 3などのステークホルダーからの申請や契約書・証月末時点で研修は 433 名が視聴、うち 52 名が実際明書等のデジタル化により、サービスの直接的なに 204 フローを開発して業務利用した。その結果、向上と事務効率の向上に寄与する」と「職員が自4,013 時間の効果が現場担当者によって創出され分自身でロボットを開発し、業務を自動化するこたと試算している。

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本論文では、職員自身による内製開発への取りとができる。クラウドフローでは、Microsoft 製品組みの中で、財務部と情報企画部の担当者が協力を含む様々なシステムを組み合わせ、ローコーして開発した支払先口座登録業務自動化システム

ド・ノーコードでシステムを開発することができについて述べるとともに、実運用からその有効性る。デスクトップフローは PC のデスクトップ上と業務担当者自身によるシステム開発手法を考察のすべてのプロセスを自動化できる RPA であり、する。

クラウドフローと連携して呼び出すことができる。
ビジネスプロセスフローは、あらかじめ入力

2 支払先口座登録業務自動化システム

フォームや承認プロセスを定義しておくことで、早稲田大学では、取引先へ支払いを行うためにワークフローを定義することができる。Adobeは、振り込みに必要な口座情報を事前に財務シス

Acrobat Sign[6]は、契約書をはじめとする様々な書テムに登録する必要がある。この業務が支払先口面を取り交わす際に、関係者が PDF に電子署名を座登録業務である。早稲田大学では財務システム付与することで書面の正当性を担保することがでに SAP S/4HANA[3]を利用しており、支払先口座登きるサービスである。

録業務はシステムの利用ライセンスが付与された支払先口座登録業務自動化システムは、担当者のみが実施可能だった。これを 2021 年度よMicrosoft Power Automate をベースに、Microsoftり Excel で起票した取引先登録依頼書を RPA が財Forms、Microsoft SharePoint、Adobe Acrobat Sign を務システムに登録する形式とした。この方法はラ連携させることで開発した。システム全体としてイセンス数の抑制には役立ったが、業務効率化効

は 3 つのクラウドフローで処理を構成した。図 3

果は限定的だった。図 1、図 2 は支払先口座登録

は各サービス間の連携を示している。

業務自動化システム稼働前後の業務プロセスを示している。

図1

システム稼働前業務プロセス

図3

各サービス間の連携システムの開発は、2022 年 9 月のプロジェクト
キックオフ後、10 月より財務部担当者への各ツールのハンズオン、11 月に情報企画部担当者が作成したサンプルフローのデモを経て、情報企画部担当者による伴走のもと財務部担当者による開発に
図2

システム稼働後業務プロセス着手した。開発はサンプルフローをもとに財務部担当者が実運用で必要となる機能を追加する方法

支払先口座登録業務自動化システムは、で行われ、チャットによる問合せ・回答のやり取

Microsoft Power Platform と Adobe Acrobat Sign を用りのほか、複数回のペアプログラミング[7]を組み[4]い て 開 発 し た 。 Microsoft Power Platform は 、合わせて実施した。おおよそ 1 カ月で予定していMicrosoft Power BI、Power Apps、Power Pages、Powerた図 3 のフロー1 が完成した。その後情報企画部

Automate、Power Virtual Agents の 5 種類のサービが担当していた図 3 のフロー3 との仕様すり合わスから構成される。Microsoft Power Automate[5]はク

せと並行して財務部担当者によるフロー2 の開発

ラウドフロー、デスクトップフロー、ビジネスプを行い、2023 年 3 月に全部門向け説明会で説明、ロセスフローの 3 つの種類のフローを作成するこ

4 月より本稼働した。

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2.1 支払先口座登録依頼

フロー2 は、取引先および事務所担当者双方のフロー1 では事務所担当者からの支払先口座登入力、署名が完了した PDF ファイルを保存すると録の申請を受け付け、取引先に Adobe Acrobat Sign

ともに、取得した口座情報を Excel Online に転記

により口座登録依頼を発送し、電子署名後、事務する機能である。図 6 のように、電子署名が完了

所担当者に返送されるところまでを自動化する。

した PDF ファイルには、電子署名の履歴が記載さ

図 4 のように、まず事務所担当者が Microsoft Formsれた最終監査レポートが添付され、誰がいつ署名で自身および口座を登録したい取引先の氏名、したのかを把握することができる。

メールアドレス等の情報を申請すると、取引先へ送付する申請書に基本情報が差し込まれた PDF
ファイルが Microsoft SharePoint 上のフォルダに作成され、SharePoint 上の保管場所を記載した承認依
頼が Microsoft Power Automate により事務所担当者に送られる。

図6

電子署名が完了した PDF ファイルと監査
レポート

図4

Microsoft Forms から事務担当者に送付される承認依頼

そして、Excel Online への転記が完了したデータから、フロー3 により財務システムへの登録が行われることになる。

事務所担当者が内容を確認し「承認」（Approve）
すると取引先にメールが送信される。取引先では、
図 5 で示すように、送付されたメールから AdobeAcrobat Sign の入力画面に遷移し、口座情報の入力後、電子署名をすることで、再度事務所担当者にAdobe Acrobat Sign で確認依頼が送信される。

2.2 支払先口座情報取得
前 述 の と お り 、 支 払 先 口 座 情 報の 取 得 に はAdobe Acrobat Sign を利用した。Adobe Acrobat Sign
は電子的な文書に署名を追加して承認できる電子署名サービスの一部であり、主な特徴として、「クラウドベースのサービスで提供されているため、いつどこからでも文書にアクセスして署名できる」、「文書の署名プロセスをカスタマイズできる」、「法的に有効な形式である」、「安全性とプライバシーを確保できる」といった点が挙げられる。
機微な個人データである口座情報を授受するプロセスにおいて、双方の利便性を高めつつも法的な要件やセキュリティの担保を維持できるため、今回のサービスとの親和性が高い。これをMicrosoft Power Automate と連携させることで、
図 3 のフロー1 およびフロー2 で示したような署名依頼作成、入力依頼、確認依頼、口座情報の書き込み、ファイル保管などの一連のタスクを自動的

図5

Adobe Acrobat Sign による署名フローに処理することとした。
以降では、Adobe Acrobat Sign での電子署名事務所担当者が内容確認後、電子署名を行うことでフローが完結し、フロー2 に引き継がれる。

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プロセスを効果的に管理するための重要な要素であるテキストタグ[8]にフォーカスして述べる。テの Excel ファイルに記録される。その後、図 3 のキストタグは、Microsoft Word や Adobe PDF な

フロー3 で Excel ファイルを確認して財務システムどの文書コンテンツ内に任意に配置できる、特別に未登録のデータを抽出して読み込み、デスクにフォーマットされた文字列で、署名フィールドトップフローで定義した財務システムの支払先口やフリーフォーム、チェックボックス、ラジオボ座情報の登録・変更を行う。

タンといった各種フィールドの指定に使用する。
テキストタグの構文を図 7 に示す。

デスクトップフローの動作は Attended（有人）と UnAttended（無人）のいずれかとなる。Attended
シナリオは、サインイン中のコンピューター上でユーザーが実行したいときに手動で実行する。
UnAttended シナリオは、Microsoft Power Automateによって完全に制御され、クラウドフローからの指示により Microsoft Power Automate で管理されているマシングループ内の仮想マシンに対して

図 7 テキストタグ構文

UnAttended シナリオの実行が指示される。実行指示されたシナリオはキューに蓄積され、待機中のディレクティブ（es_の後に記述する、コロン複数台の仮想マシンで実行される。

から始まる定義リスト）にルールを追加すること

支払先口座登録業務自動化システムでは、デスによりデータ検証ルールを付加でき、入力されたクトップフローは Microsoft の仮想デスクトップ

データが指定の検証ルールと一致していない場合

イ ン フ ラ ス ト ラ ク チ ャ で あ る Azure Virtual

は入力を受け付けないといったチェック機能を持

Desktop[9]上の仮想マシンで、UnAttended で動作すたせることが可能である。今回はこのテキストタる構成とした。また、学内ネットワーク経由でのグディレクティブを使用して、入力項目に応じたみアクセス可能な財務システムへの経路についてルールを設定した。一例を表 1 に示す。

は、仮想マシンから Cate SASE Cloud[10]経由で接続する構成とした。図 8 は Azure Virtual Desktop と各

表 1 データ検証ルールの設定

サービスの接続が Cate SASE Cloud の Gateway 経由で行われていることを示す。

データ検証ルールの設定により、取引先が入力する時点で明らかな異常値や表記揺れなどを機械的に抑制することができた。この点は後続の事務担当者の作業効率に大きな影響を与えた部分と言える。
今回は取引先の口座情報と署名を取得するだけ

図 8 Azure Virtual Desktop と各サービスの接続でなく、事務担当者が後続の受信者となって取引先が入力した内容を必要に応じて事務所使用欄にAzure Virtual Desktop 上の仮想マシンを負荷状況修正内容を入力、承認する機能を実現しており、に応じてオンデマンドに自動的に起動・停止を行簡易的なワークフローとしても活用している。類うクラウドフローも用意した。フローについては似のプロセスを持つ学内の他業務への流用展開も

平日 AM8:00～PM20:30 までの間、30 分おきに起十分に考えられる。

動し、フロー起動時の待機中のキュー数をもとに、停止中の仮想マシン数もしくは最大起動可能仮想

2.3 支払先口座登録マシン数を上限として仮想マシンを起動する。待Adobe Acrobat Sign 経由で受領した支払先情報

機中のキューが存在しない場合には、常時起動仮は、図 3 のフロー2 により Microsoft SharePoint 上想マシン数まで仮想マシンを停止する。図 9 は負500

荷状況に応じてオンデマンドに仮想マシンが起動・停止を行う動作を示す。

定量効果のインタビュー結果を表 2 に示す。業務工数は担当者のヒアリングにより設定した。この結果、事務所の改善効果は 59％、取引先の改善効果は 50％、財務部の改善効果は 69％、全体の改善効果は 60％と推測される。なお、No. 6 の依頼書受領・確認の導入後工数が導入前よりも増加している理由は、導入前の No.7 の Excel 起票で事務所担当者が行っていた作業が、No.6 のタイミングで同時に行われるようになったためである。
表2

導入前後の業務工数と改善率
単位：分導入

図 9 仮想マシンの起動・停止のしくみ

3 考察
支払先口座登録業務自動化システムは、共通業務である支払先口座登録業務のステークホルダー全員のサービス改善を目指して、業務担当者自身により開発された。まずシステムの導入効果について述べる。続いて本研究で適用した業務担当者自身によるシステム開発手法について述べる。
3.1 システムの導入効果

No.

プロセス担当前

1

登録有無確認

事務所

550%

2

依頼書印刷

事務所

10100%

3

内容確認・郵送

事務所

10

190%

4

依頼書記入

取引先

550%

5

返送

取引先

50100%

6

依頼書受領確認事務所

15-400%

7Excel 起票事務所

50100%

0100%
100%

後

改善率8証憑学内便送付

事務所

59証憑受領財務部

1010承認財務部

10550%

11ファイリング

財務部

50100%

合計

532160%

事務所工数小計

271159%

本研究では、新旧システムの利用状況の調査と取引先工数小計

10550%

ともに、本システムを利用する担当者に「導入前財務部工数小計

16569%

後の業務工数（定量効果）」と、「業務工数以外で効果を感じる点（定性効果）」のインタビュー調査

定性効果のインタビュー結果としては、「事務を行った。また、旧システムを利用している担当所側での口座情報の転記作業がなくなり、本人の者には、新システムを利用しない理由もあわせて記入内容がシステムに自動登録されるようになっ調査した。

たので安心感がある」、「押印や郵送（またはスキャ

新旧システムの利用状況を図 10 に示す。2023ン）の手間をお願いするのが心苦しかったので気年 4 月から 8 月末までの新システムの利用数は合が楽になった」、「メーリングリストを介して学外計で 195 件に対し、旧システムは 1187 件、新シス者とのやり取りが周囲に可視化され便利になっテムの利用率は平均 16.4％となった。

た」、「紙媒体を先方が紛失するということが起こり得なくなり、リマインドもしやすくなった」、「経理担当者以外でも対応するハードルが低くなった」、「担当者向けだけでなく、学外者向けのマニュアルも整備されておりスムーズに移行できた」とのコメントがあった。一方で、新システムに移行しない理由については、従来から教員や助手が対応しているケースも多く、「新システムは教員・助手でなく職員が申請・承認を行うことを想定して

図 10 新旧システムの利用状況設計されているが、仕事量が増えると感じ積極的501に間に入るメリットを感じない」、「教員や助手に連携して一つのソフトウェアの全体を形作る SOA説明する機会を持つ前に、従来方式で提出されて（Service Oriented Architecture）などのコンセプトきてしまう」との意見があった。また職員が対応をより発展させたものとして、マイクロサービスしているケースでも、「そもそもの対応件数が少なアーキテクチャーが注目されている[11]。マイクロ

いため、新たな仕組みを理解する意欲が湧かなサービスアーキテクチャーは、小規模かつ軽量でかった」、「年配の取引先が多いため、理解しても互いに独立した複数のサービスを組み合わせてシらうだけで手間がかかりそうだと感じる」とのコステムを実現するという開発コンセプトである。

メントが寄せられた。このことは、新システムの各サービスは API を通じて連携し、全体として一導入による高い業務効率化やサービス向上の効果つのシステムとして動作する。

が認められる一方で、既存システムとの並行稼働業務担当者の手元業務の効率化については、エによる移行へのモチベーションが働かなかったこ

ンドユーザー・コンピューティングと呼ばれ、と、ペーパーレスを前提とした業務プロセスへのMicrosoft Excel、Microsoft Access、Lotus Notes のほ

移行に際して取引先への説明方法の不安、新しいか最近では RPA などの活用も進んでいる。しかし取り組みに対する教職員の忌避感があると考えらながら、PC 上で動作するこれらのソフトウェアのれる。今後の方策としては、現場担当者に向け、適用領域はバックオフィス業務の効率化に限定さ取引先への説明なども含めた丁寧なガイダンスをれる。また、大規模な IT システムと同様に一つの行うことで、移行を促す必要がある。

ツールに複数の業務機能を盛り込むことで複雑化し、改修の際の影響範囲の見極めが難しい、属人3.2 業務担当者自身によるシステム開発手法的側面が強く、組織内での管理ができない、異動

今回は、Microsoft Power Automate、Microsoftforms、Adobe Acrobat Sign という 3 つのツールにや退職により陳腐化する状態が発生しやすいなどの課題がある。

ついて、財務部の担当者は使用経験がない状態か

本研究では、現場担当者と情報部門とが協力しら開発に着手した。それぞれのツールにおける技て組織としてエンドユーザー・コンピューティン術的な領域について、情報企画部担当者に頻繁にグを実施するとともに、複数のクラウドサービス問い合わせ、従来の業務をどのように置き換えるを連携させることで、前述のような課題を解決しか財務部内で検討を重ねた。また公認会計士へのつつ、ステークホルダー全員のサービス向上を実相談も経たため、フローの大まかな構想を固める現した。本手法は、現場の業務担当者と情報シスのに時間を要した。構想が定まってからも、財務テム担当者とが連携・分担し、機能確認を行いつ部担当者単独による作業期間があったが、その後つ段階的に内製開発を進めた点において、エンドペアプログラミングにより情報企画部担当者にアユーザー・コンピューティングにおけるアジャイドバイスを受けながら集中的に作業を行う段階にル開発と DevOps の実践に該当する[12]。また、複なると、格段に作業効率が上がった。結果として、数のクラウドサービスを連携させて機能を実現しフローの構想および作成作業に主体的に関わってたことは、エンドユーザー・コンピューティングいたことがその後に活き、事務所担当者および取におけるマイクロサービスアーキテクチャーの適引先向けマニュアルの作成や、システム稼働後の用ともいえる。

問合せ対応・トラブルへの一次対応を滞りなく担えることにつながったと考える。また、他の業務でも自動化できるものがないかを探すようになったという点も一つの効果と言える。

4 おわりに本論文では、早稲田大学で内製開発され運用が開始されている支払先口座登録業務自動化システ

従来の IT システムは、各サブシステムが適切ムについて述べた。支払先口座登録業務自動化シに分割されず密結合な状態でプログラムが提供さステムは、財務部の担当者と情報企画部の担当者れていた。そのため一部のサブシステムに変更をとが連携・分担してアジャイル開発と DevOps の加えた場合の、全体に対する影響範囲を見極める実践により、マイクロサービスアーキテクチャーことが難しく、さまざまな問題が発生しやすいもを適用して開発がすすめられた。のとなっていた。こうした課題を解決するための利用部門担当者に実施したインタビュー結果

システム開発技術として、独立したプログラムがから、すべてのステークホルダーの業務工数につ502

いて 60%の削減効果があったと推測される。一方で、新システムへの移行は進んでおらず、利用率は 16％程度であることも判明した。この原因は、既存システムとの並行稼働による移行へのモチベーションが働かなかったこと、ペーパーレスを前提とした業務プロセスへの移行に際して取引先への説明方法への不安、新しい取り組みに対する教職員の忌避感などが考えられ、今後、丁寧なガイダンスにより移行を促進することが必要となる。
また、現場担当者と情報部門によるアジャイル開発と DevOps の実践の課題もある。特にコードデプロイプロセス[13]の確立は、本稼働後の改善を継続的に行うためには必要と考えられる。最低限、テスト環境と本稼働環境の分離を行うとともに、テスト・構成管理・デプロイなどをできる限り自動化することが望ましい。
業務担当者と情報部門の担当者が連携・分担するアジャイル開発・DevOps の実践と、マイクロサービスアーキテクチャーの適用が、すべてのステークホルダーへのサービス向上に有効であることから、継続的に取り組みを進めていく予定であるが、その中でエンドユーザー・コンピューティング領域でのコードデプロイプロセスの確立についても、今後検討を進める。

参考文献[1] 早稲田大学、情報化重点施策、https://www.waseda.jp/top/about/work/organizati
ons/it-strategies/info/plan 、 早 稲 田 大 学 、 2023
年 8 月 10 日参照。
[2] 早稲田大学、情報化重点施策 2021-2023、https://www.waseda.jp/top/assets/uploads/2022/0
1/WasedaUniversityITStrategy_2021-2023.pdf 、早稲田大学、2023 年 8 月 10 日参照。
[3] SAP S/4HANA、
https://ja.wikipedia.org/wiki/SAP_S/4HANA、フリー百科事典ウィキペディア、2023 年 8 月 10日参照。
[4] Microsoft、Microsoft Power Platform、
https://www.microsoft.com/ja-jp/biz/dynamics/power-platform.aspx、Microsoft、2023 年 8 月 10日参照。
[5] Microsoft、Microsoft Power Automate、
https://powerautomate.microsoft.com/ja-jp/、Microsoft, 2023 年 8 月 10 日参照。
[6] Adobe、Adobe Acrobat Sign、
https://www.adobe.com/jp/sign.html、Adobe Inc、2023 年 8 月 10 日参照。
[7] ウィキペディア、ペアプログラミング、
https://ja.wikipedia.org/wiki/ペアプログラミン

503

グ、フリー百科事典ウィキペディア、2023 年
8 月 10 日参照。
[8] Adobe Acrobat Sign テキストタグガイド、

https://helpx.adobe.com/jp/sign/using/text-tag.
html、2023 年 8 月 10 日参照。
[9] Microsoft、Azure Virtual Desktop、
https://azure.microsoft.com/ja-jp/products/virtualdesktop/、Microsoft、2023 年 8 月 10 日参照。
[10] Cate Networks、Cate SASE Cloud、
https://www.catonetworks.com/ja/cato-sase-cloud/、Cate Networks, 2023 年 8 月 10 日参照。
[11] 独立行政法人情報処理推進機構（IPA）、DX
白書 2023、pp.258-265、独立行政法人情報処理推進機構（IPA）、2023 年 3 月 16 日。
[12] 独立行政法人情報処理推進機構（IPA）、DX
白書 2023、pp.254、独立行政法人情報処理推進機構（IPA）、2023 年 3 月 16 日。
[13] 独立行政法人情報処理推進機構（IPA）、DX
白書 2023、pp.254、独立行政法人情報処理推進機構（IPA）、2023 年 3 月 16 日。