「びーよんネット運用ポリシー」

第7版
２０２３年１０月
一般社団法人 尾北医師会

一般社団法人尾北医師会 在宅医療・介護連携システム「びーよんネット」運用ポリシー【本ポリシーの目的】
第 1 条 この運用ポリシーは、尾北医師会管内における在宅医療・介護連携システムびーよんネットで使用されるＩＣＴシステム、機器及び運用に必要な仕組み全般について、その取扱い及び管理に関する事
項を定め、びーよんネットの適正利用に資することを目的とする。
【びーよんネットの目的】
第 2 条 びーよんネットは、尾北医師会管内地域において在宅医療・介護に関わる多職種及び患者（利用者）・家族の間で、安全性の高いＩＣＴシステムを用いることで情報共有及びコミュニケーションを円滑にし、地域の医療・介護の質を向上させることを目的とする。
【法令及びガイドライン】
第 3 条 事業者は医師法、医薬品医療機器等法、個人情報保護法等の各種法令を遵守し、以下のガイドラ
インを十分理解したうえで、びーよんネットを利用することとする。
・厚生労働省 医療情報システムの安全管理に関するガイドライン 最新版
・厚生労働省 医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス 最新版【他の連絡手段との使い分け】
第 4 条 びーよんネットは情報共有及びコミュニケーションのための連絡手段であり、お互いの顔の見える関係を基盤とした上で、電話、ＦＡＸ、面談などの従来の連絡手段を補完・補強する形で利用する。
特に、緊急の用件では、びーよんネットのみの連絡ではなく、電話を利用する。
【利用の対象者】
第 5 条 （１）尾北医師会管内の在宅医療・介護連携にかかわる機関・事業所に属する者。
（２）尾北医師会会員医師を主治医とする患者（利用者）の在宅医療・介護連携にかかわる機関・事業所に属する者。
（３）犬山市・江南市・大口町・扶桑町に在住する患者（利用者）の在宅医療・介護連携にかかわる機関・事業所に属する者。
【事務局】
第 6 条 びーよんネットの事務局は、一般社団法人尾北医師会内に置く。
【利用申し込み】
第 7 条 （１）新たにびーよんネットを利用する機関・事業所は、びーよんネット事務局に対して、別紙様式１「利用申込書」及び別紙様式２｢連携守秘誓約書｣を提出し、利用機関・事業所、びーよんネット管理者および組織内ユーザーの登録を行う。
（２）すでに利用施設として登録している機関・事業所において、組織内ユーザーの追加登録や削除を必要とする場合は、びーよんネット管理者が追加登録や削除を行い、別紙様式３「登録変更通知書」をびーよんネット事務局へ提出する。
【びーよんネット管理者の設置】
第 8 条 機関・事業所の長は、びーよんネット管理者を設置し、びーよんネットの適正な管理運用を行う。

【びーよんネット管理者の責務】
第 9 条 （１）びーよんネット管理者は、従事者が本ポリシー、法令、ガイドライン等に従い、びーよんネットを適正に利用するよう管理運用を行う。
（２）びーよんネット管理者は、以下の業務を行う。
・ びーよんネットの管理台帳を作成し、組織内ユーザーを管理する
・ びーよんネットの患者（利用者）情報、個人情報等の管理全般
・ びーよんネット利用端末の紛失や盗難の予防、不特定個人の利用の禁止
・ びーよんネットのＩＤ管理
・ びーよんネットへの組織内ユーザー登録及び削除
・ びーよんネット事務局への組織内ユーザー登録及び削除の通知、トラブル等の通知
・ 退職者のびーよんネットアカウント削除【スタッフ誓約書と教育】第 10 条 組織・施設の長は、別紙様式４「業務情報保持に関する誓約書」のとおりびーよんネットを利用する従事者と守秘義務に関する誓約書を交わすとともに、びーよんネット管理者及び組織内ユーザーに対して定期的に教育を行うこと。なお、既に守秘義務に関する誓約書を取り交わしている場合は、省略できるものとする。
従事者誓約書の記載内容は以下のとおりである。
（１）従事者は、就業規則やマニュアルなどの諸規定を遵守し、患者（利用者）等の個人情報のみならず、組織内で知り得た業務に関連する一切の情報をも許可なく漏えいしてはならない。
（２）退職後も、知り得た情報を漏えいしない。
（３）利用端末について、適切な取扱い及び管理を行う。
（４）事業者が定めた利用目的外での使用を禁止する。
（５）患者（利用者）その他の第三者のプライバシー、その他の権利を侵害するような行為を一切しない。
【患者（利用者）グループを管理する事業所の業務】
第 11 条 患者（利用者）グループを管理する事業所は、以下の業務を行う。
・ びーよんネットの患者（利用者）グループ登録、及び削除管理
・ びーよんネットの各グループへのユーザーの招待及び解除【患者（利用者）の同意取得】
第 12 条 患者（利用者）グループを管理する事業所は、患者（利用者）もしくはその家族と別紙様式 5「びーよんネットにおける個人情報使用同意書」を交わし、保管するとともに、コピーを患者（利用者）もしくはその家族に渡す。
【自由グループ管理者の責務】
第 13 条 自由グループの管理者は、グループを本ポリシー、法令、ガイドライン等に従い、びーよんネットを適正に利用するよう管理運用を行う。
・ 自由グループでは地域の多職種間の情報交換・交流を行う。
・ 自由グループでは患者（利用者）の個人情報は扱わない。
・ 自由グループの管理（設置、参加者の登録・削除など）は職種の制限なく自由に行うことができる。
・ 自由グループの管理者はそのグループの主旨、使い方などを参加者に伝える。
【びーよんネット利用上の留意事項】
第 14 条 びーよんネット管理者及び組織内ユーザーは別紙【びーよんネット利用上の留意事項】に留意して、びーよんネットを利用する。

【ID・パスワードの管理】
第 15 条 びーよんネットの ID 及びパスワードについては、以下の事項により管理する。
（１）パスワードは、人目にふれないように細心の注意を払ってユーザー個人が管理する。
（２）一つの ID を複数人で共有しない。
（３）パスワードは、英数混合８文字以上とし、定期的（２か月に１回程度）に必ず変更する。
（４）利用が終わったら必ずログアウトする。
（５）パソコンの場合、離席時にも必ずログアウトする。
【IT 機器のセキュリティ対策】
第 16 条 IT 機器のセキュリティ対策については、以下の事項により管理する。
（１）情報機器に対して起動時パスワードを設定すること。設定にあたっては、推定しやすいパスワードを避け、定期的にパスワードを変更する。
（２）情報機器には、ファイル交換ソフトをインストールしない。
（３）情報機器には適切なウイルス対策ソフトをインストールしておく。
（４）ブラウザは ID やパスワードを記憶しないよう設定する。
（５）びーよんネットの操作においては、定められた手順を守り、信頼できない者が投稿した情報をダウンロードしない。
（６）個人所有の端末は原則として使用しない。やむを得ない事情で個人所有の端末を使用する場合には、事業所ごとの判断で紛失時等の情報漏洩リスクを考慮し、同様の運用を行うものとする。
【その他】
第 17 条 その他、この規程の実施に関し必要な事項がある場合は、事業者がこれを別に定めることができる。
附則
第1条 この規程は平成 30 年 1 月 1 日から施行する。
2018 年 10 月 2 日 一部改正
2019 年 3 月 13 日 一部改正
2020 年 10 月 29 日 一部改正
2021 年 10 月 28 日 一部改正
2022 年 10 月 27 日 一部改正
2023 年 10 月 26 日 一部改正

【びーよんネット利用上の留意事項】
びーよんネット管理者 （医療機関・介護事業所等のシステム管理担当者）①びーよんネット管理者は、組織内ユーザーの登録・変更を行う際、その他びーよんネット利用に関してトラブルが発生した場合は尾北医師会びーよんネット事務局に連絡する。
②びーよんネット管理者は、組織内ユーザーの退職や担当変更が行われた時には、速やかにユーザー登録を削除し、参加している患者（利用者）グループのメンバーを変更する。
③びーよんネット管理者は、びーよんネットを利用しなくなった患者（利用者）について、「保管機能」を使って速やかに保管庫に移す。
④びーよんネット管理者は、びーよんネットの安全かつ適正な運用管理を図り、組織内ユーザーの不正利用が発生した場合等は、そのユーザーのびーよんネットの利用を制限もしくは禁止する権限を有する。
⑤びーよんネット管理者は利用している端末の紛失やパスワードが流出した場合はパスワードの変更またはアカウントの停止申請を行う。
⑥びーよんネット管理者は利用する端末についての管理方法を定める。
⑦びーよんネット管理者は災害等でびーよんネットを利用することができなくなった場合に備え、口頭、電話、FAX 等別手段で連絡をとれるようにしておくなどの方法を施設として定め、施設内外の関係者に周知しておく。
⑧びーよんネット管理者も、以下に示すびーよんネットユーザーの利用方法を遵守する。
患者（利用者）グループを利用する事業所（医療機関・介護事業所等で患者（利用者）グループを開始）①１つの患者（利用者）グループで複数の患者（利用者）個人情報を混在しない。
②患者（利用者）グループを作成したユーザーは患者（利用者）グループの安全かつ適正な運用管理を図る。
③患者（利用者）グループでは医療・介護専門職の他、任意で患者（利用者）・家族参加のタイムラインを設置することを可能とする。
④患者（利用者）グループ以外のグループに患者（利用者）の個人情報を掲載してはならない。
⑤患者（利用者）グループを作成したユーザーはグループに参加しているメンバーの確認を行い、退職や担当変更が行われた時には「解除」を行う。
びーよんネットユーザー（医療機関・介護事業所等においてびーよんネットを利用する管理担当者及びスタッフ）①情報セキュリティに十分に注意し、びーよんネットの ID やパスワードを、本人以外の者に利用させたり、情報提供したりしてはならない。
②各患者（利用者）グループへの書き込みは、その患者（利用者）に関することのみとする。
③びーよんネットにメッセージを投稿する際は投稿内容や投稿先の確認を十分に行う。投稿内容や投稿先に誤りがあった場合は速やかにメッセージを削除する。
④びーよんネットのグループに誰が参加しているのかをわかりやすくするために、びーよんネットの個人設定で、プロフィール及び顔写真を登録する。
⑤自分が担当から外れた時には、該当する患者（利用者）グループのメンバーからすみやかに「解除」を行う。
⑥びーよんネットを利用する必要がなくなった時は、機関・事業所から貸与されている端末を返却し、業務情報保持に関する誓約書に基づいて、必要な手続きを行う。
⑦びーよんネットユーザーは、書き込みに際して、入力情報に対する責任を明示する。
⑧びーよんネットユーザーは、与えられたアクセス権限を越えた操作を行わない。
⑨びーよんネットユーザーは、びーよんネットのシステム異常を発見した場合、または使用する機器が紛失もしくは盗難等にあった場合には、速やかにびーよんネット管理者に報告し、その指示に従う。
⑩びーよんネットユーザーは、不正アクセスを発見した場合、速やかにびーよんネット管理者に連絡しその指示に従う。
⑪びーよんネットアプリ版（ICT システム名称 MCS）のアプリ版を利用する場合は正規のアプリケーションストアからのインストールのみとし、それ以外の手段で入手したものはインストールを行わない。
⑫びーよんネットユーザーは、機関・事業所を退職する際には、退職前に必ず自身でびーよんネットの退会処理を行うこととする。