特集：いまこそ聞きたい！ 中小企業の募集・採用のすべて

第2章

書類選考と面接で押さえるべき必須ポイント
江波戸良光

千葉県中小企業診断士協会／東京都中小企業診断士協会中央支部

求人票で多くの応募者を確保した後は，応は長期勤務が難しい可能性が高い。

募書類の選考と面接が必要となる。本章では，

ただし，転職理由に妥当性がある場合はリ書類選考と面接で必須となるポイントを紹介

スクが少なくなる。たとえば，業界内でのスする。今回は，大手人材派遣企業にて10年以キルアップや，現在のスキルを生かして別業上，人材採用の現場でキャリアを積まれてき界にチャレンジしているケースだ。転職の理た浦美和子氏に，そのポイントを伺った。

由を書類選考の時点で把握しておきたい。
⑵

職歴の空白期間
職歴の空白期間では，その回数や長さなどを確認する。空白期間が長いと，労働意欲の低下や，業務上で実力を発揮する感覚が鈍っている可能性があるからだ。また，就職活動で自身の希望と企業の希望を合わせられない柔軟性に欠ける人材の場合もある。結婚や育児，留学や資格の学習など前向きな理由の場採用担当として1,000人以上の面接経験を持つ浦氏

1 ．書類選考のポイント合もあるため，必ず確認する。
⑶

志望動機
志望動機では，入社志望度の高さを判断す

まずは，書類選考で長期勤務できそうな人る。ポイントは，使いまわしの志望動機の有を見抜くコツを確認する。書類選考では，大無だ。どの企業でも使える無難な志望動機は，きな問題がある応募者以外は通過させる。具

使いまわしの場合が多い。自社への具体的な体的には以下の項目を複合的に判断する。

情報がなく，入社にかける熱意も感じられない場合は要注意だ。応募数だけを優先して申⑴

職歴の数し込んだ応募者を見抜けるようにしたい。

転職回数は必ず確認する。短期間に転職回数が多い人は，いわゆる堪え性がない可能性⑷

写真の第一印象があり，長期勤務が難しい場合があるからだ。

書類上の写真で見分けられることも多い。

1 つの基準は 3 年以内に辞めているかどうか。

たとえば，写真の貼り方だ。中には，角度なたとえば， 1 年以内の転職が複数回ある場合どを気にせず雑に貼っている応募者もいる。

企業診断ニュース

2018．69

特集
また，意欲が高い応募者は写真自体のクオリで，お客様のように接することが重要である。

ティも高いことが多い。写真だけで選考を見送る必要はないが，書類の書き方と写真を組⑵

み合わせて参考にするのも有効だ。

①職歴

面接で確認すること⑸

書に記載されているケースが多いが，キャリ職歴は本人から説明してもらう。職務経歴
応募受付後の対応も入念に書類選考では以上の点を見ていくが，書類アの最初から聞くべきだ。直接話してもらうが届いた時点ですぐに返事を出すことを心がことで，業務の理解度を見ることができるかけたい。返事は「書類を受け付けました」だ

らだ。これによって，業務を深く経験していけでもよい。合否に関係なく素早くアクショない応募者を見抜ける。

ンを起こすべきだ。応募に対して企業として②退職理由感謝の意を表明する。書類を郵送しているケ

中途採用の場合は，退職理由を 1 社ごとにースでも，web で受付をしているケースでも，必ず確認する。応募者の転職に対する考え方

素早い返信で企業の誠意を伝えることは重要を確認し，長く働いてくれる人材かどうかをだ。

見極めるためだ。面接では応募者自身の口から理由を話してもらう必要がある。

2 ．面接のポイント③仕事の選定ポイント
何を重要視して会社を選んでいるのかを確

面接では長期勤務にあたって重要となる職認する。たとえば，残業がないこと，給料水歴，自社の志望度，向上心などを優先的に評準が希望と合うことなどだ。この質問を通じ価する。面接の工程別に必要なポイントを確て，応募者が求めているものと，自社が提供認していく。

できるもののミスマッチを回避できるようにする。採用側も実態に即した情報を出すこと面接前に準備することが望ましい。たとえば，応募者が採用先の上①複数人での面接体制を取る

司よりも年齢が高いのであれば，年下の上司⑴

応募者を偏って評価しないために，面接官は複数いたほうがよい。たとえば， 1 回の面の指示を受けても大丈夫かなどを確認する。
④他社選考の進捗状況

接時に 2 人体制で対応するとしたら，現場の自社が何番目の志望順位かも質問する。こ

状況がわかる担当者と，その上司を組み合わこで重要なのは，辞退の予測を立てて採用計せた体制を取るとよいだろう。

画に反映できるようにすることだ。
たとえば，自社が第一志望でなくても，早②社内への面接の周知
企業側も，応募者から選ばれているというく内定が出たほうを選ぶといってくれる場合意識を持つことが重要だ。たとえば，受付に来たときに社員が不親切な対応をしてしまうと，応募者に大きなマイナスの印象を与える③内定後のフォロー②応募者への合否連絡

面接後①速やかな合否判断

2018．6⑤質疑応答

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④他社選考の進捗状況

10③仕事の選定ポイント

験の有無などだ。入社までは社外の人間なの

面接中

②退職理由

面接の段取りは可能な限り応募者に提供する。面接の所要時間，面接官の人数，筆記試①職歴③応募者への段取りの連絡③応募者への段取りの連絡を心がける旨を周知しておくことが必要だ。

②社内への面接の周知

対して面接の日時と，面接者への親切な応対

面接前①複数人での面接体制ケースがある。これを防ぐためにも，社員に面接工程別のチェックポイント一覧

第2章

書類選考と面接で押さえるべき必須ポイント

採用活動の継続を決めていく。その際，ほかは，よりいっそう早く内定を出す。
第二志望以降との答えの場合は，辞退の可の応募者状況も確認しながら判断する。

能性があると認識し，ほかの応募者の選考も合格ラインぎりぎりの場合でも，喫緊の欠並行して行う。ただし，欲しい人材であれば員対応の場合は採用することもよいだろう。

待っておくべきだ。複数人を採用したい際に，採用の緊急度・重要度に沿って企業ごとに採採用を見送ったならば，その第二志望群も採用判断を行う。なお，不採用理由として年齢れなくなってしまうからだ。

や性別，住所を挙げるのは公正な採用選考に⑤質疑応答反する。採否は年齢等にかかわらず，本人の最後に質疑応答を行う。これは応募者のや能力で決定するよう留意する。

る気を把握するためにも重要だ。具体的な質問をするには，企業や業界情報を収集する準⑵

応募者への合否連絡備が必要だからだ。準備をしている場合は，選考結果もできるだけ早く連絡する。たと直近で自分が担当する可能性のある業務内容

えば，正社員の場合，自社で良いと感じた応などを深く質問してくる。逆に準備をしてい募者は他社でも高評価である場合が多い。スない場合は，休みや福利厚生など自分の希望ピード感をもって取り組むことが重要だ。
選考を早めるポイントは，できるだけ選考が通るかどうかばかりを聞いてくる。

工程をまとめること。筆記試験を行うのなら⑶

面接でしてはいけない質問
面接の中では法的に認められていない質問ば，一次面接と筆記試験を同じ日にしたほうがよい。あるいは筆記試験を自宅での web 受もある。たとえば，家族構成だ。家族構成は験にすることも有効だ。これは応募者側にも就労形態などに影響を及ぼす可能性もあるが，メリットになる。

直接聞いてはいけない。本人ではどうしようもない理由で，選考による差別・人権侵害が⑶内定後のフォローなされる可能性があるからだ。面接では本人

内定後は応募者とコミュニケーションを取の能力や資質に直接関係する質問を行うべきり，辞退を防ぐことが最重要だ。応募者へので，関係のない不適切な質問は控える必要が合否連絡と同時に意思確認を行う。次に，入ある。残業の可否や急な休みの可能性を確認

社の際に必要な書類を早めに提示しておく。

したければ，「残業することについてはいか採用が決定したからといって連絡をせずに放がですか？」と業務に直結する形で質問したっておくと，応募者は不安になるからだ。
内定から勤務開始日までが長い場合は，特ほうがよい。にこまめに連絡を入れること。たとえば，事3 ．面接終了後のポイント

前に勉強してほしい資料や資格などがあれば情報を提供しておくなど，常にコンタクトを面接が終了したら，自社の基準に基づき応募者の採否を評価する。 キーになるのは評取っておくとよいだろう。
内定辞退をゼロにすることは難しい。しかし，「あなたに入社してもらえるとうれしい」

価・連絡のスピード感だ。というメッセージを発信し，大事にされてい⑴

速やかな合否判断る感じが伝わると，応募者も企業に親近感を面接終了後はすぐに面接官同士ですり合わ持ってくれるものだ。

せを行う。応募者が合格ラインかどうかは見支障がないならば職場を見学してもらった

ればわかるケースが多いが，この応募者よりほうがよい。特に女性の場合，オフィスの環も良い人が来るのかどうかを慎重に見極めて境は気になる人が多い。自分の目で見ること

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2018．611

特集
で安心感を得られる人も多いだろう。

4 ．採用後の早期退職を防ぐ工夫

仕事させる場合には注意が必要だ。辞める予定になっている現担当者が，会社に関する悪い情報を後任に伝えるケースがある。せっかく採用した社員が「悪い話を聞いてしまって応募者が無事に入社した後は，新入社員と嫌になりました」と辞めてしまうことがある

して，安心して長期勤務をしてもらうことにから，可能であれば退職予定の社員でなく，注力することが必要になる。採用後の早期退ほかの社員から引き継ぎをさせたほうがよい。

職を防ぐ工夫を以下に紹介する。
⑴

5 ．中小企業の強みを生かした採用を育成プログラムを提示する
入社後にどのようにスキルアップできるのここまで書類選考・面接で必須となるポイか，見通しを掲示しておくとよい。
「入社したら誰かが OJT で教えよう」というスタンス

ントを確認してきた。大企業と比べた中小企で育成方針を掲示しない会社もあるが，お勧であり，採用活動の長期化は時間・コストのめしない。理想的なのは，「半年まではこれ，形で経営を圧迫する。固定費を抑えつつ人材業の弱みの 1 つは人的資源が限られている点

1 年後はこれ」という形で中長期的な展望をを確保するためには，人材紹介会社と成果報見せることだ。

酬契約を結ぶことなども有効な対策だ。

⑵

は，採用活動でも強力な強みになる。その強逆に中小企業の強みである細やかな対応力相談ができる環境を整える
相談ができない環境下では，辞める可能性みに着目した助言を行うことが診断士に求めが高くなる。先輩社員を教育担当に決めるこられている役割だといえる。たとえば，有望とも重要だが，話しかけやすい雰囲気づくりな応募者には社長が直接熱意を伝えることで，も意識する。先輩社員が忙しそうだと，「聞採用の確率はさらに上がるだろう。採用活動いても良いよ」と伝えていても，相談ができは「企業が選ぶ時代」から「応募者に選ばれず不安になることも多いので注意が必要だ。

る時代」にシフトしてきている。

⑶

業務マニュアルを整備する
先輩社員の教えるスキルが低い場合や，新入社員との相性が悪い場合にはマニュアルが有効だ。誰が読んでも客観的にわかるように

浦

業務手順を整理しておきたい。

（うら みわこ）
人材派遣会社の派遣営業職を経験後，企画部門で営業現場の支援，法対応，研修講師などに従事。2017年中小企業診断士
登録。専門分野は人事・労務，マーケテ
ィング。キャリアコンサルタント資格保有。

⑷

研修制度の定期的な改善研修で理解度チェックやアンケートを行い，定期的に内容を改善しておくことも必要だ。

美和子

研修は外部の目に触れにくい活動なので，会社は「良い研修をしている」と一方的に思い江波戸込むケースも多い。会社側が自主的に研修を（えばと よしみつ）
大手プリンター関連企業において，印刷・デザイン業の顧客に対する販売促進・マーケティング支援に従事。自身もデザイン講座の講師として，10を超える講座運営に携わる。2016年中小企業診断士登録。

振り返り，見直していくようにしたい。
⑸

退職予定社員からは引き継ぎをさせない
業務の引き継ぎで現担当者と後任を一緒に

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良光