全学広報支援プロジェクト活動報告
正史 1*、南雲 浩二 1*、田邊 俊治 1*、佐藤 甲輔 1*
岡田 勉 2*、伊藤 康雄 2*3*、
戸田 忠
倉林 久 3*、中川 優香 3*、一戸 智哉 3*
井上 直也 4*1
総合技術支援センター、 2 総務課広報室、 3 教育学部支援室、 4 理工学研究科教授
原

共有・一元的集約することを目的としている。

１．はじめに
全学広報支援プロジェクトは、平成 24 年

当初、全学広報の技術的支援を目的に始ま11 月から活動を開始したプロジェクトであった本プロジェクトは、その後、教育学部支る。

援室から Web 会議システム（ペーパーレス会

本学の広報体制は、大学全体の広報活動に議システム）構築の技術サポート依頼を受け、ついては、埼玉大学広報戦略室規則により広現在の活動内容は、以下の 3 つのサブプロジ

報担当副学長を室長とする広報戦略室によェクトとなっている。

り方針決定され、事務取扱担当である総務部総務課広報室により実施されている。
一方、その他部局等の広報活動については① 広報情報の共有・一元的集約のための体制整備（総務課広報室と協働して活動しているもの）。

総務担当や個別に広報委員を設けて学部・学② Web 会議システム構築に向けた技術支科・センター・課・その他イベント主体単位

援（教育学部支援室から依頼された教で個別の広報活動を行なっており、広報体制授会等の会議資料のペーパーレス化をの分散と相まって、大学の情報発信としてま行うこと）。

とまりに欠けた状態となっている。
本プロジェクトは、こうした状況を改善すべく、広報情報を、総務課広報室と協働して③ 学内各種の出版物・刊行物の電子書籍化を行うこと。
今回は、これら三つの活動内容を報告する。

図１．「広報情報の共有・一元的集約の体制」概念図

２．活動内容
2.1 広報情報の共有・一元的集約の体制整備

これらのフォルダに、電子データ化した広報情報を蓄積している（図３）。

平成 24 年 11 月から総務課広報室との協働で蓄積している電子データの例としては、埼玉今年度も継続して広報体制の整備を行っている。

大学概要（パンフレット：広報室担当）、埼玉

具体的な内容としては、各部局に散在してい大学歴史写真（過去の写真フィルムから電子デる広報素材のデータ化とその一元管理をするこータ作成：本プロジェクト担当）などがあり、とである。また、各部局のイベント情報等を共データの修正等も手掛けている（図４）。

有するため、部局担当者のメーリングリストを今後は、蓄積データの種類を増やすとともに、作成し、その活用においてそれらのイベント情各種データの有効活用を踏まえた上で、各部局報や広報素材を集約・整理し、一元管理を行う広報担当者メーリングリストを活用すべく、そ（図１）。の具体的利用方法等の検討を広報室と行っていデータの一元管理に先立ち、各種広報情報・素材等を保存管理するアーカイブサーバを構築し、広報室担当者らとの協議により、体制整備に必要な各種広報情報を保存管理するフォルダるところである
アーカイブサーバに保存された情報を閲覧するために、以下の URL を記述しておく。
http://park.saitama-u.ac.jp/~kohopj/gallery2/main.phpを作成した（図２）。

図２．アーカイブサーバフォルダ構成

図４．電子データ化保存例
2.2 Web 会議システム構築に向けた技術支援
この Web 会議システムは、平成 24 年 12 月より教育学部支援室からの依頼に基づいて行っている活動である。
教育学部では、教授会等の会議資料を電子デ図３．アーカイブサーバ表示画面ータ化（ペーパーレス化）し、その電子化された資料をタブレット端末などにより閲覧しながら会議を行う、Web 会議システムの運用計画を進めていた（図５）。

なお、年度内は暫定運用（紙ベースとの並行）し、来年度 4 月から本格運用となる予定である。

こうした中、当センターにおいて、本システムの構築を技術的にサポートすることになり、本プロジェクトが担当することとなった。
昨年度は、各 Web 会議システムや導入実績のある大学等の調査を行い、今年度、教育学部支援室から財務担当理事の承認を経て、正式に予算化され導入開始となった。
本プロジェクトの支援により、平成 25 年 12月末にシステムを構築し、平成 26 年 1 月に検証作業を行った結果、2 月中の教育学部教授会において運用開始を実現した。
図６．「Web 会議システム」端末操作画面

図５．「Web 会議システム」概念図
図７．Web 会議システムの運用風景

この Web 会議システムを構築するにあたり、導入企業との折衝に技術支援要員として参加し、要件確認や本学インフラの手配・設定等の支援を行った。構築に際し 4 台のサーバが必要であ

今後は、教育学部だけでなく、他学部など全学的に導入される可能性も大きい。

ったが、それらサーバを情報メディア基盤センターが保有している仮想化サーバ上にそれぞれ2.3 学内各種の出版物・刊行物の電子書籍化構築したことにより、物理サーバの購入費用を平成 25 年 2 月より、理工学研究科広報委員会負担することなく、構築費用を大幅に抑えるこの井上教授から電子書籍制作を依頼され、制作とにも貢献した。

することとなった。

また、本システムは、ユーザ側（教員側）が依頼内容は、埼玉新聞に連載中の「サイテク使用する端末においては、特定の機種に限定さこらむ

理学・工学の散歩道」という、理工研れないシステムとなっている。今回、教育学部の教員の研究紹介を 1 冊の電子書籍として制作が使用を想定した端末は、各教員に配布した出し、広く学生に閲覧したいとの要望である。

欠管理用タブレット端末である（図６、図７）。

平成 25 年 3 月から電子書籍制作を開始し、同本システムを使うことで、タブレット端末の年 4 月のガイダンス時までに完成させ学内限定活用というところにも貢献したものである。

での公開を行った。

図１０．電子書籍リーダ画面

図８．電子書籍表紙
制作にあたっては、表紙は新たにデザインし、目次から各ページへのリンク等も新規に作成することとした（図８）。
また、ガイダンス時に学生に配布されたリーフレットには、本電子書籍も紹介され、電子書籍のダウンロードまでの辿り方を記述している（図９）。

その後、広く公開したいとの要望で、学外公開を平成 25 年 5 月に行った。
公開に関しては、埼玉大学ホームページのお知らせ欄に平成 25 年 5 月 10 日付において、「【在学生向け】「サイテクこらむ

知と技の発信～理学・工学の散歩道～」電子書籍版配信のお知らせ」として掲載された。
現在も 2013 年度お知らせ一覧から辿ることができる。
以下に電子書籍のダウンロードできる URLを記述する。
http://park.saitama-u.ac.jp/~kohopj/gallery2/v/scitech/

また、各種検索サイトにおいても「サイ・テクこらむ」「サイテクこらむ」「さいてくこらむ」等で検索が可能である。
今後は各種学内出版物の電子書籍化を行っていく予定である。
３．まとめ
以上、三つの活動について述べてきたが、これらは独立したサブプロジェクトとして成り立っている。今後、広報体制の整備については各部署担当者との連携や広報素材の利活用がより重要となり、例えば人事異動等にも配慮した体制作りが必要となる。
Web 会議システムにおいては、全学的な導入拡大の可能性があることを踏まえ、サーバ等の機器増強や支援体制整備の必要性も予想される。
また、会議等でのタブレット端末の普及と活用により、電子書籍作成にも波及効果として、各種出版物・資料、学生ガイダンス資料等の電子図９．学生配布リーフレット

書籍化が促進することも考えられる。