（2018-2019）

第 2 回複合地区国際大会委員長連絡会議要録
日 時： 2018 年 9 月 7 日（金）14:00-16:30
場 所： 一般社団法人 日本ライオンズ（東京都 八重洲）
出席者：
330 複合地区国際大会委員長

阿久津 隆文（世話人）

331 複合地区ガバナー協議会議長

石岡憲 義(代理出席）

332 複合地区元地区ガバナー

菅野文 吉(代理出席）

333 複合地区国際大会委員長

萩原光 義（副世話人）

334 複合地区国際大会委員長

北野茂樹

335 複合地区国際大会委員長

江草長史

336 複合地区国際大会委員長

川辺信 郎（副世話人）

337 複合地区国際大会委員長

松川 富三男

議 事：
議事に先立ち、阿久津国際大会委員長連絡会議世話人から、海南フォーラム担当の中村前国際理
事が都合により欠席となった旨説明あり。
O S E A

L

I. 第 57 回東洋東南アジアフォーラム（中国、海南）【2018 年１１月 15 日（木）-18 日（日）】A. フォーラム最新情報（1） 最新フォーラム日程確認[別紙 1]
フォーラム委員会 9/4 付け暫定日程を確認した。

（2） フォーラム組織委員会からの 9/4 付議長、地区ガバナー宛てメール


過日９月４日付け海南フォーラム委員長配信の招待メールには、議長あて本部ホテル（３泊無償宿泊提供あり）、地区ガバナーあて有償宿泊の案
内があり、フォーラム出欠申込書、記念誌用写真、メッセージのフォーラム委員会あて送信がお願いされている。なお、本メールは地区ガバナー、議長宛に配信されているようだが、一般社団法人日本ライオンズへの配信はない。

その後９月７日付けオセアル調整事務局からの地区及びＭＤへ配信メール内容を確認した。フォーラム委員会への返信方法（個別または地区、MD 別）及び詳細について、同委員会へ現在問い合わせており、回答あり次第ＭＤ及び地区へ連絡予定。

（3） 本部ホテル優先予約〔議長及び地区ガバナー〕
 前回会議後、中村前国際理事からの依頼により、議長及び地区ガバナーの本部ホテル宿泊希望についてアンケートを実施、結果報告を行っていたが、今回の早期登録締切の件もあり、再度確認を行った。
中村前国際理事を通じてフォーラム委員会へ交渉し、地区ガバナーの宿泊ホテル、ルームレートなども確認していただく。

（4） フォーラム登録について

本年 3 月に開催された第 1 回ステアリング委員会にてタム元国際会長から提案された日本の努力目標 2000 名を前提に登録推進してい１

たが、その後フォーラム委員会からの参加制限を受け、登録を断念した参加希望者が多くあり。複合地区国際大会委員長についても8MD 中 2 名のみ早期登録が受け付けられている状態である。


8/31 締切地区別早期登録数（8MD 計４９名）を確認した。



別途、日本から 8/3 以前の早期登録約 180 名があることがフォーラム委員会から知らされているが、MD 別内訳等不明、現時点での日本からの総登録数も発表されていない。

旅行社を通じてのグループ早期登録については、フォーラム委員会指定口座への登録料送金が受け付けられなかったケースもあるとのことだが、8 月上旬の参加制限案内を受けて登録キャンセルとなった複合地区もある。



GAT エリアリーダー、LCIF エリアリーダー他のフォーラム参加については、オセアル調整事務局から別途参加案内のある見込み。
同様に、国際理事候補者及び支援委員会関係の登録についても、オセアル調整事務局から連絡予定とのこと。

第 57 回フォーラム公式サイト： http://www.oseal2018.org/（5） ジャパン・ナイト（招待制、国際理事候補者をオセアルメンバーに紹介するレセプション）〔11 月 17 日（土）17：00-18：30 本部ホテル、設営担当： 国際理事候補者所属ＭＤ〕



設営準備及び式次第の過去例を確認した。この度フォーラム参加制限のため、設営に協力できる参加メンバー数も非常に限られており、今フォーラム参加の阿久津国際大会世話人、萩原副世話人指示の下、日本から出席する設営担当（ＭＤ333 およびＭＤ336 国際理事候補者支援担当ほか）は協力して準備にあたる。
① 主催： MD330-337 議長連絡会議
国際大会委員長連絡会議は通常司会及びＶＩＰ席への誘導など実務に当たる。阿久津国際大会世話人から、この度は国際大会委員長は 2 名のみ参加なので、議長に一部司会を担当いただくなどの協力がお願いされ、石岡ＭＤ331 議長から議長会へ伝えてくださるとのことだった。
② 形式： カクテルレセプション（立食）フォーラム委員会あて 200 名立食設定の会場予約をオセアル調整
事務局を通じて打診しており、会場情報など返信あり次第、国際理事候補所属担当ＭＤ（ＭＤ333 及びＭＤ336）からメニュー、料金など交渉予定。
③ 会場設営及び受付担当（各ＭＤ及び海外ＶＩＰ）： 国際理事候補所属ＭＤ支援委員会
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招待状作成およびメール発送（海外招待者および国内各 MD）

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会場設営（タイトル看板、会場の飾付け等）、閉会後の撤収などを２担当する。
④ 式次第

日本からの 2 名の国際理事候補者があり、次年度広島フォーラムのＰＲを組み入れ、次第【案】を追って議長会へ諮る。

同時間帯に韓国のレセプション、閉会後国際会長晩餐会があるた
め、日本および海外のＶＩＰの来場に影響する可能性もあり。ＶＩＰの来場やお祝辞をいただくタイミングについては臨機応変に対応する。

⑤ 服装： 追って議長会にて検討。
⑥ 会場： 海口マリオット（本部ホテル）
 この度日本からの参加者よりも、海外からのゲストが多い。フォーラム参加する国際理事候補者支援担当が協力してＶＩＰの受付および誘導にあたる。
 国際理事候補者からの記念品及びパンフレット配布については詳細を中村前国際理事に事前にお尋ねする。議長及び日本から出席する設営メンバーは会場入口前に歓迎のレシービングラインを作ってＶＩＰを迎え、会場内にエスコートする予定。
⑦ 招待者数： 合計約 200 名（海外分含む）
国際理事候補者所属ＭＤから国内及び海外分招待状をメール送信する予定。国際理事候補者所属ＭＤは至急文【案】を作成、議長会に諮る。招待状送付先メールアドレスについては、オセアル調整事務局に問い合わせる予定。
⑧ 通訳者： 1 名を国際理事候補者所属ＭＤで用意する。
⑨ その他： フォーラム関連業務補佐のため、日本ライオンズから濱田次長の派遣が 8/31 議長連絡会議で了承されている。

（6） 国際会長歓迎晩餐会（有料行事）〔11 月 17 日（土）18：30-21：30、海口マリオット（本部ホテル） 事前申込制、登録料 130米ドル〕① 日本からの登録、参加券、席割り等について

・ 例年通り日本はブロックの登録申込を希望していたが、この度はフォーラム委員会からの要請により、地区別一括申し込み（8/31〆切）にて、登録申込フォーム利用で 43 名の申込を行った。配席及び受付もフォーラム委員会設定となる可能性が高いとのことだった。

II. 第 102 回ミラノ国際大会【2019 年 7 月 5 日（金）-７月 9 日（火）ミラノ・イタリア】
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（1） 暫定国際大会日程[別紙 2]
ＬＣＩ発表の大会日程を確認した。
（2） 大会登録及びホテル申込[別紙 3]
上記についてＬＣＩ発表情報を確認した。
（3） インターナショナルパレード（設営担当： 国際理事候補者所属ＭＤ）
7/5（金）17 時から事前打合せ及びルート下見予定、出席予定者は参加できるように現地入りする。（出席対象：国際大会委員長、パレード各担当、ＭＤ公認ＴＣほか）（4） 各公認ツアーコーディネーター（ＴＣ）
ＬＣＩ大会部から早期にミラノ大会のＭＤ公認ツアーコーディネーターを知らせる要望があり。各ＭＤは担当者連絡先を日本ライオンズ事務所へ知らせる。同事務所は早急にまとめたリストをＬＣＩ担当へ送信予定。
（5） ＬＣＩオフィシャルホテル割り当て
ＬＣＩ大会部から、この度ミラノ大会のオフィシャルホテルは小規模のホテルが多く、希望ルーム数の確保のため早期に希望を出すアドバイスがあり。また、昨年度にはホテル配分の遅れから各ＭＤ内での案内に非常に支障を来したので、今後の大会では早々の配分を望む意見が複数のＭＤの公認ＴＣから出ているとのことだった。
各ＭＤから早急に希望室数を日本ライオンズへ知らせ、日本ライオンズからＬＣＩ担当へ報告する予定。近年 8ＭＤ計で 700－800 ルームを希望するが、最終利用数は 600 ルーム前後の状態にあり、なるべく返却ないようＬＣＩからお願いされており、各ＭＤＴＣは注意する。

III. 次回の会議
集合会議： 2018 年 10 月 29 日（月）主案件： １）ミラノ大会関連
出席予定者： 複合地区国際大会委員長、国際理事、各ＭＤ公認ツアーコーディ
ネーター
以上４