渋谷防災キャラバン実施業務委託
プロポーザル実施要項

令和６年１月渋谷防災実行委員会－1－渋谷防災キャラバン実施業務委託公募型プロポーザル実施要項
業務委託に関する契約を締結するにあたり、下記のとおり参加者を募集いたします。
記

１

本プロポーザルについて
渋谷区総合防災訓練「渋谷防災キャラバン」（以下「渋谷防災キャラバン」という。）は、３０代から４０代の子育て世代や、防災訓練に参加したことがない若い世代をメインターゲットに、住民が誰でも参加できる防災イベントとして、渋谷区内１１地区の避難所となる小中学校を会場として開催している、体験型の防災訓練である。
令和５年度の開催に際しては、各会場の来場者数目標値を１，０００人と定め、結果として、１会場あたりの平均来場者数は目標値を達成し、最大来場者数は約１，５５０人であった。
令和６年度以降の開催においては、目標値を２，０００人とし、目標達成と事業のさらなる活性化のため、事業の企画・運営、また、それらの準備に係る業務委託を公募型プロポーザルにて実施し、その実現を図る。

２

募集の概要

（１） 件 名渋谷防災キャラバン実施業務委託（２） 業務内容① 渋谷防災キャラバンに係る全体統括、調整に関すること② 渋谷防災キャラバン企画運営に関すること③ 安全対策に関すること④ 広報、協賛、その他関連事業に関すること⑤ 実行委員会事務局運営補助に関すること⑥ その他
詳細は、別紙「業務委託仕様書」のとおり（３） 履行期間
契約締結の日から令和７年３月３１日まで
ただし、提案採用の決定を受けたものは、それ以後速やかに業務内容について実行委員会と協議すること。
（４） 履行場所
実行委員会が指定する場所－2－

（５） 提案上限額

21,490,000 円（税込）（予定額）（６） 事業者の選定
事業者選定は、プロポーザル方式により実施するものとする。
（７） 参加資格
本件における参加事業者は、次に挙げる資格要件をすべて満たしていることを要する。
① 参加資格要件
ア 国税又は地方税を滞納していないこと
イ 経営不振の状態（民事再生法（平成 11 年法律第 225 号）に基づき再生手続開始の申立てがなされたとき、会社更生法（昭和 27 年法律第 127 号）に基づき更生手続を行ったとき。
）にないことウ 暴力団員による不当な行為の防止等に関する法律（平成３年法律第 77 号。）第２条
第２号に規定する暴力団等の公共の安全及び福祉を脅かすおそれのある団体又は公共の安全及び福祉を脅かすおそれのある団体に属する者に該当しないこと② 事業者要件
ア 実行委員会と直接、業務委託契約を締結できること
イ 実行委員会等との連絡調整、打ち合わせ等に適切かつ迅速に対処し、実行委員会が望む業務内容を確実に履行できること
ウ 本件への参加は、自社及び関連会社を含めて１社のみとする。
エ 直近５年以内に、本案件に類似した地方公共団体からの防災に関するイベント運営業務委託の履行実施実績を有すること（８） 参加申込① 受付期限 令和６年２月１３日（火）午後５時まで② 提出方法 提出場所に持参すること（郵送は不可とする。
）③ 提出場所 渋谷防災実行委員会事務局（渋谷区危機管理対策部防災課災害対策推進係内）④ 提出書類ア 参加申込書（様式１）イ 企業概要書（様式２）
ウ 企業実績書（様式３）エ ウの実績が確認できる契約書等の写し
オ 会社の概要がわかるパンフレット等（９） 質問の受付及び回答 本件に関する質問を下記により受け付ける。
① 質問期限 令和６年２月６日（火）午後５時まで－3－

※質問は１社につき１回までとする。
※電話及び期限を過ぎた質問は受け付けない。
② 質問方法 「質問書」（様式４）に記載の上、担当へ電子メールで送信すること※送信後、電話により受信確認を行うこと。
③ 回答方法 すべての事業者に対して令和６年２月９日（金）までに、質問者名を伏せた上で、質問と回答を電子メールに添付して送付する。
④ 担当 渋谷防災実行委員会事務局（担当）本間、松岡、月村
送信先アドレス：div-bousai@shibuya.tokyo(10) 提案書類の提出① 提出期限 令和６年２月２０日（火）午後５時まで② 提出場所 渋谷防災実行委員会事務局（渋谷区危機管理対策部防災課災害対策推進係内）③ 提案内容 提案書は次の内容を下記の項目順で記載すること※その他はあれば記入アコンセプトと課題および改善策についての提案

渋谷防災キャラバンのコンセプトを提示し、渋谷防災キャラバンおよび渋谷区の防災・減災についての課題と改善策について提案すること
イ

受託体制についての提案

渋谷防災キャラバンの準備、当日の進行運営、会場の設営及び撤去において、予定している実施体制を説明することウ

渋谷防災キャラバンの活性化につながるための提案

渋谷防災キャラバンの趣旨に照らし、下記の項目について提案すること。なお、類似実績において成功し、渋谷防災キャラバンにおいても活用できるアイデアの提示も可とする。この場合、実現にあたり必要な条件があれば、あわせて提示すること。
・在宅避難、ペット防災等社会的に関心の高まっている内容を含んだ活性化案
・参加者の防災意識が向上するような実現可能かつ具体的なステージプログラム、出展ブース案
・集客増加につながる広報案（HP や SNS、その他）
エ運営についての提案

業務履行全般を通じて、どのような運営、調整、進行管理を行っていくかを提案すること。提案には下記の項目についても考えを示すこと。
・地域や学校等の関係機関との調整につながる提案
・参加者の安全、怪我や事故の防止等に関する方針
・協賛企業・団体、防災ステージ出演ゲスト募集に関する方針・運営の効率化に関する案
・実行委員会の負担軽減につながる提案
オ 渋谷防災キャラバンの将来ビジョンについての提案－4－カその他提案

その他、実行委員会にとって有益で実現可能な提案※４項目あわせてＡ３サイズ１０ページ以下とする。（表紙及び目次を除く。
）④ 提出資料ア 企画提案書提出届（様式５）イ 業務の実施体制（様式６）
ウ 企画提案書（任意様式）※表紙には、”渋谷防災キャラバン実施業務委託提案書”と明記し、右下に整理番号欄（約３センチ四方の黒枠）を設けること※片面刷りとし、見易い位置に連番でページを付すこと
エ 参考見積もり（任意様式）※概算経費以内の見積もりとすること※見積もり項目リスト（別紙１）を参考に、具体的な人件費、経費等の内訳を記載した見積もりとすること。
※見積もり項目リスト（別紙１）内記載の、「備品リスト（別紙２）」は令和５年度に実施した会場の必要備品を整理したものである。本リストは参考資料であり、企画内容によって用意する備品は自由に提案してよいものとする。
⑤ 提出部数ア 正本：各１部（提出書類ア～エ）
イ 副本：各１０部（提出書類イ～エ）⑥ 注意事項ア 副本には事業者が判別できる内容（社名、商品名、ロゴ等）を一切記載しないこと
イ Ａ３版で提出すること（三つ折りにして綴じること）
ウ 提出後の記載内容の変更は認めない。
（11） 選考方法
事業者の選考は、公募型プロポーザル（提案）方式により行う。１次審査は書類選考により実施し、２次審査に臨める事業者を選定する。２次審査は、プレゼンテーションによる。１次、２次審査の結果により、提案採用者を決定する。
①

１次審査（書類選考）

ア 審査方法

提出書類審査にて２次審査に臨める事業者を選定する。４社以上の応募があった場合、３社を選定する。
イ 結果の通知結果及び２次審査に係る詳細を令和６年３月１日（金）に書面又は電子メールにより通知する。
② ２次審査（プレゼンテーション）
ア 日時 令和６年３月１１日（月）から１５日（金）のうち実行委員会が指定する日時
１次審査結果の通知とともに、詳細を連絡する。
－5－イ 審査方法 １次選考通過者に対し、プレゼンテーション及びヒアリングを行う
ウ 選考時間 １事業者当たり説明２０分、質疑応答１０分、計３０分を予定する。
エ 説明者

１事業者につき出席人数は、本業務を受託した時に主な担当となる者を含む３名以内とし、説明者はプロジェクト管理者とする。

③ 場所 渋谷区役所（渋谷区宇田川町１－１）
なお、応募者が１社の場合であっても、実行委員会の評価基準に従い審査を行った上で、事業者を選定するものとする。
④ 審査後の協議について審査の結果、選定された事業者と業務の詳細について協議を行い、内容を確定した後、業務委託契約を締結する。
（12） 業務委託契約の締結① 契約締結と仕様等変更への対応

契約後において、事業の性質上、仕様の変更や、新たに対応すべき課題の発生が予想される。この場合、基本的には、これらの事由に対しても当該契約の中で柔軟に対応するものとする。
ただし、契約仕様等に当初契約の想定を超える大幅な変更が生じた場合には、別途、実行委員会と協議するものとする。協議の申し入れは、受託事業者と実行委員会の双方に認められるものとする。
② 契約の更新
委託業務の履行成績が良好である場合は、次年度以降についても、当該年度に措置された実行委員会予算の範囲内において、契約を更新する予定である。
（13） その他① 提案書類の作成及び提出等、企画提案に係る費用は事業者の負担とする。
② 実行委員会に提出された提案書等、その他の提出物は一切返却しない。なお、提出物は本事業の事業者選定以外には使用せず、実行委員会が責任を持って保管・廃棄するものとする。
③ 以下のいずれかに該当する場合は、失格とする。
ア 参加者が契約締結までに参加資格を満たさなくなった場合イ 記載すべき事項の全部又は一部が記載されていない場合
ウ 虚偽の記載をした場合
エ 審査の公平性を害する行為があった場合
オ 著しく信義に反する行為があった場合④ 提出された提案書等の書類に虚偽の記載をした場合は、虚偽の記載をした事業者に対して指名停止の措置を行うことがある。
⑤ 提案書類等で用いる言語は日本語、通貨は日本円とする。
⑥ 提案内容に含まれる特許権、実用新案権、意匠権、商標権の日本国及び日本国以外の－6－

の法令に基づき保護される第三者の権利の対象となっているものを使用した結果、生じた一切の責任は事業者が負うものとする。
⑦ 提案書類の作成のために実行委員会から入手した資料があった場合は、提案書類の作成以外の目的で使用してはならない。
⑧ 令和６年度以降において、本件にかかる予算が成立しない場合は、実行委員会は契約を締結しない、又は契約を解除することができる。なお、これに伴う事業者の損失について、実行委員会は損害賠償の責を負わないものとする。
⑨ 本案件に関する説明会は行わない。
（14） 問い合わせ先・担当
渋谷防災実行委員会事務局（担当）本間、松岡、月村
渋谷区宇田川町 1-1 渋谷区役所 8 階
電話 03-3463-4475（直通） FAX 03-5458-4923
メールアドレス：div-bousai@shibuya.tokyo（15） 募集から選定結果通知までの流れ
募集要項公表令和６年１月３０日（火）質問受付期限

令和６年２月 ６日（火）午後５時まで

質問回答日

令和６年２月 ９日（金）

参加申込期限令和６年２月１３日（火）午後５時まで

提案書類提出期限

令和６年２月２０日（火）午後５時まで

１次審査結果通知（書類審査）

令和６年３月 １日（金）予定

２次審査（プレゼンテーション）の実施
事業者選定結果通知

令和６年３月１１日（月）から１５日（金）のうち実行委員会が指定する日時
令和６年３月下旬予定－7－