＼経費精算を電子化・効率化したい管理者、担当者必見／【電子帳簿保存法は万能じゃない！？】

経費精算業務に残る課題とその解決策© Alps System Integration Co., Ltd. All rights reserved.

はじめに令和４年１月施行の改正電子帳簿保存法では要件緩和が進み、ペーパーレスによる業務効率化・DXを推進できる環境がさらに整っていきます。
2021年12月には「今回の改正電子帳簿保存法の対応に２年の猶予を設ける」とする発表があったばかりですが、いずれにせよ電子保存に着手しなければならないことに変わりはありません。
ただし、電子帳簿保存法は万能というわけではなく、経費精算業務に関する変革のゴールではありません。
電子帳簿保存法のためにシステムを導入し、対応できる体制を整えてもなお、残ってしまう“課題”があるのです。

これまでの電子帳簿保存法の流れの中で、「改正にとりあえず対応する会社」のままでは、残課題を先送りすることになります。
この資料では、経費精算の業務変革をさらに進め、「電子取引を活用できる会社」としてアップデートしていくために、残る大きな“課題”をどのように解決すればよいのかを考えていきます。

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【目次】

・電子帳簿保存法に対応した現状
・電子帳簿保存法に対応してもなお残る課題
・手入力という課題の解決策- 領収書（個人立替）編- 請求書（請求処理）編
・紙をシステムに取込む方法
・領収書と請求書 違いは？
・経費精算業務の残課題解決に向けて

電子帳簿保存法に対応した現状

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まず、経費精算業務の変革の第一歩としてシステムを導入し、電子帳簿保存法に対応することで、紙から解放された経費精算へと今までの運用が大きく改善されていきます。
紙の領収書や請求書の長期保存・長期管理の必要がなくなる⇒１．領収書を添付する用紙の作成、出社または郵送で添付用紙を上長に提出する申請者の手間がなくなる⇒２．出社または郵送で添付用紙を経理に提出する承認者の手間がなくなる⇒３．領収書と申請書を併せて保管、定期検査/監査対応のために対象の書類を探す経理担当者の手間がなくなる
Before支払い

紙領収書受取経費精算
申請書作成

領収書貼付け済み
申請書出社

倉庫保管・
紙書類探し
紙はルールに従って破棄 or 保存

電子帳簿保存法対応フロー例
After

支払い

紙領収書受取またはPDFダウンロード

経費精算
明細入力

紙領収書のスキャン/撮影

領収書添付

経費精算
申請

電子帳簿保存法に対応してもなお残る課題

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しかし、システムを導入して電子帳簿保存法に対応しても、紙領収書のスキャンというステップが増える上、申請者がシステムに 手入力で申請を作成する ことはどうしても避けられません。
この手入力という“課題”は複数の問題を残してしまいます。
フロー

支払い

紙領収書受取またはPDFダウンロード

経費精算
明細入力

紙領収書のスキャン/撮影

手入力が行われれば、承認者または経理担当者による領収書添付

経費精算
申請

承認者の申請内容チェックが必須

申請内容の確認が必要になります。
万が一ここで申請者の入力ミスが発見された場合、入力ミス発見対象の申請を申請者に差戻すことになり、修正・再度確認と、二度手間になってしまいます。

差戻し

月末月初には特に申請が集中しがちで、業務負荷が高まる時期があり、月に何百件という申請をチェックする経理担当者の業務は申請者が修正して再申請効率化がなかなか難しいものになっています。

承認者が申請内容を再チェック電子帳簿保存法に対応してもなお残る課題

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ちなみに…
入力ミスを含む申請の不備について、経理担当者に聞いてみました。

申請ミスは、

約10％

月末・月初に領収書の添付漏れや記載ミスなどによる差戻しは、どれぐらい発生していますか？

月末・月初の申請が増える期間の差し戻し件数は、だいたい30件くらいになると思います。
毎月だいたい500件程度の申請があるのですが、１ヶ月間の差戻し件数は、40～50件ぐらいでしょうか。
出張や経費精算をし慣れない人が多いともっと増えると思います。
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電子帳簿保存法に対応してもなお残る課題

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システムへの手入力が必要になるという“課題”が引き起こす、経費精算業務を非効率にする問題。
経費精算業務に与える影響が大きいものと認識していただけたのではないでしょうか。

承認者の申請内容チェックが必須
入力ミス発見複数人に対応の工程増加

差戻し
申請者が修正して再申請承認者が申請内容を再チェック

では、問題の根本原因となる手入力という課題は、いったいどのように対応すれば解決できるのでしょうか？
ここからは、個人立替：社員が立て替えた経費精算を申請する場合と、請求書払い：請求書を受け取って支払を申請する場合に分けて考えていきます。
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手入力という課題の解決策：領収書（個人立替）編

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まずは社員が立て替えた経費精算を申請する個人立替の解決策です。

一般的には、取引（物品の購入や移動）を行った際に紙の領収書を受け取り、領収書の内容に沿って経費精算申請を行います。
申請には、日付や金額などの細かい情報が必要になるため、システムへの手入力が発生してしまいます。
しかし、ここでキャッシュレス決済の利用明細データ、つまり電子取引の情報を使用することによって手入力を減らすことができます。

紙領収書の受取不要な場合も！
※仕入税額控除を利用する場合には、紙の領収書が必要になります

支払い

日付や金額は自動入力！

経費精算
明細選択

利用明細データ
電子決済等代行業者© Alps System Integration Co., Ltd. All rights reserved.

添付作業もなし！

経費精算申請

手入力という課題の解決策：領収書（個人立替）編“キャッシュレス決済” “電子取引”というと何かハードルが高いもののように聞こえるかもしれません。
しかし、個人で使っているクレジットカードやデビットカード、電子マネー、スマートフォンを使ったQRコード決済など、具体的に挙げてみると実はとても身近なものであり誰しもが利用しているものと分かるのではないでしょうか。
これを有効活用しない手はありません。

近年、
OCR（Optical Character Reader）：領収書や請求書をスキャンして文字を読み取りデータ化する技術もトレンドとなっていますが、OCRを使った場合には読み取った内容が間違っていないか目視で確認する必要があります。

システムの導入に「入力や確認の負担を軽減させる」という目的があるならば、OCRでは完璧には対応できません。

利用明細データを用いて、日付や金額を入力せずに経費精算申請できるようなシステムを導入することによって、申請者は連携されたデータを選択するだけで、より早くより正確に申請を行うことができるようになるのです。
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9手入力という課題の解決策：請求書（請求処理）編
次にBtoBの取引で行われる、請求書を受け取って支払を申請する請求書払いの解決策です。
多くの場合、注文書を渡した後に取引先から発行された請求書をもとに支払の申請を行いますが、百社百様・百サービス百様の注文書や請求書がある請求書払いには、どのような対応ができるのでしょうか。
まず１つの対応策として①Web上で請求書を発行するサービスを利用するという手段があります。
最初からデータであるサービスを利用することによって、経費精算システム上では請求書を選択するだけで請求内容に応じた申請書を作成することができるようになります。
ただし、この方法だと、発行する側と受領する側双方の企業が書類とデータのやりとりができるWebサービスを使う必要があります。

そこで、紙やPDFで受領した請求書にも対応できるアプローチとしては、②受領する請求書のデータ化を代行してくれるサービスを利用するという手段があります。
データ化代行サービスを使えば、読み取り内容の確認が済んだデータが手に入ります。

送られてくる請求書が紙やPDFだとしても、手間なくデータとして経費精算システムに取込むことができるのです。
請求内容をデータ化してしまえば手入力は必要なくなり、請求書と申請内容の確認を行うだけになります。
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紙をシステムに取込む方法

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解決策のイメージ
電子帳簿保存法に対応してもこんなに問題が…

解決策
紙で受け取ることをやめる

請求書を受け取るために出社➡ 紙から電子取引へ紙をスキャンして電子化
紙の原本を一時保管
申請入力画面で取引情報を手入力© Alps System Integration Co., Ltd. All rights reserved.

紙を電子化する作業をやめる➡ 付加価値を生まない業務をアウトソーシング

領収書と請求書 違いは？

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手入力という“課題”について、「個人立替：領収書への対応」と「請求書払い：請求書への対応」を２つに分けてご紹介しました。
ただし、それぞれ会計システムに連携するという処理は同じ。あえて２つの管理を分ける必要はありません。
１つのシステムでまとめて管理すれば、利用料を節約できるだけでなく、業務効率も上がるというメリットを享受できるのです。

経費精算システム

領収書

１つのサービスでまとめて管理することで➡ コストカット➡ 業務効率アップ

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会計システム経費精算業務の残課題解決に向けて

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ここまで、経費精算業務に残る手入力という“課題”とその解決策について考えてきました。
電子帳簿保存法に対応して取り組むペーパーレスに加えて、「電子取引を活用できる会社」としてアップデートしていくために、電子データを連携した入力レスに取り組み、経費精算業務の変革をさらに前進させていきましょう。

まとめ【残課題解決のポイント】
１つのサービスでまとめて紙で受け取ることをやめる

管理することで➡ 紙から電子取引、入力レスへ➡ コストカット➡ 業務効率アップ

紙を電子化する作業をやめる➡ 付加価値を生まない業務をアウトソーシング© Alps System Integration Co., Ltd. All rights reserved.

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