北京市大地律師事務所作成

中国で日本の公文書の提出が求められた場合
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はじめに中国国内の手続において、日本の公的機関が発行した証明書の提出が求められる場面は少なくありません。例えば、現地法人の設立の際や日本企業が中国で訴訟活動を行う際には、それぞれ商務主管部門や法院（裁判所）から日本の親会社の登記事項証明書の提出が求められます。また、日本人が中国で就業許可の初回申請等を行う際は、無犯罪記録証明書（犯罪経歴証明書）を提出しなければなりません。
さらに、日本の公的機関から取得した証明書については、中国の関係当局に対してそのまま提出することはできず、証明書の性質に応じて、日本にて登記官の押印証明、外務省による公印確認、中国駐日大使館/領事館による認証を必要とされるのが一般的です。中国
国内の手続を速やかに進める上では、日本の公文書の提出が必要と判明した時点で、これらの手続を迅速に行うことが重要です。
そこで、以下においては、商務主管部門に対する現在事項全部証明書の提出を例に挙げて、各手続の流れをご説明します。
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手続の概要
ステップとして、①法務局長による登記官の押印証明 → ②外務省における公印確認 →③中国駐日大使館/領事館における認証の順に手続を行うことになります。ご参考まで、一連の手続を経た後の証明書のサンプルを添付します。

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北京市大地律師事務所作成①法務局長による登記官の押印証明については、登記官により発行された書類についてのみ必要となる点にご留意ください。その他の証明書については、通常、②外務省における公印確認から手続を行うことになります。（例：警視庁が発行する無犯罪記録証明書は②外務省における公印確認からの手続となります。）
３①法務局長による登記官の押印証明（後掲HPより一部引用）
登記官の発行した登記事項証明書等については、その登記官の所属する地方法務局長による登記官押印証明が必要となります。
(1) 必要書類
1) 現在事項全部証明書
2) 登記官印証明申請書(2) 申請方法・場所・登記官印証明申請書に必要事項（住所・氏名、書類名等）を記載の上、申請を行います。（窓口申請または郵送申請）
・代理人による申請も可能です。委任状は必要ありません。（但し、申請する法務局に確認してください。）・申請窓口については、各地方法務局にお問い合わせください。ご参考まで東京法務局での申請窓口については、以下のHPに記載されています。
http://houmukyoku.moj.go.jp/tokyo/table/QandA/all/101.html(3) 所要時間・費用
・東京法務局にて窓口申請を行なった場合、所要時間はおよそ5分から10分程度で、登記官印証明書を取得できます。
・手続費用、印鑑等は不要です。

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北京市大地律師事務所作成(4) 注意事項
・登記官押印証明を受ける書類は、発行されたままの状態で持参する必要があります。
ホッチキス等も外さないでください。
・発行日について：②外務省における公印確認において、証明の対象となる公文書は、法務局長の証明を受けてから3ヶ月以内に限られているため、①登記官の押印証明を受ける際には、この点についてもご注意ください。
(5) 参考URL
４法務局HP http://houmukyoku.moj.go.jp/②外務省における公印確認（後掲HPより一部引用）(1) 必要書類
1) ①法務局長による登記官の押印証明の手続を経た現在事項全部証明書
2) 公印確認申請書（HPからダウンロード可能）
3) 身分証明書
窓口に来訪の際は必ずパスポート、運転免許証、住基カード及び外国人登録証等の顔写真付きの公的機関が発行した身分証のいずれかをお持ちください。
4)（郵送での返却をご希望の場合）返信用封筒及び切手
5)（申請者が本人でない場合）委任状(2) 申請方法・場所

・申請窓口は、外務省領事局領事サービスセンター（証明班）（東京）及び大阪分室の2か所となります。
・申請・受取りの方法については、次の方法があります。
1）窓口で申請して、後日、窓口で証明書を受け取る
2）窓口で申請して、後日、郵便で受け取る
3）郵便で申請して、後日、郵便で受け取る
・代理人よる申請の場合、委任状が必要となります。（HPからダウンロード可能）(3) 所要時間・費用
・窓口申請の場合、書類等に不備がなければ認証済みの書類は申請した日の翌稼働日朝9時からの受取りが可能です。原則的には申請当日には受取りができません。（但し、無犯罪記録証明書は即日交付される場合もあります。）郵便申請の場合、郵便事情等で多少前後しますが、概ね2週間です。
・証明手数料は無料です。
(4) 注意事項

・海外からの郵便申請受付及び海外での郵便受取りはできません。
・提出先機関の意向で外務省の公印確認証明を必要とせず、現地にある日本大使館や総領事館の証明を求められる場合もあります。その場合、外務省で公印確認証明を受けた書類は、現地日本大使館や総領事館で重ねて証明することはできません（同一機関による二重証明）ので、ご注意ください。

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北京市大地律師事務所作成(5) 参考URL
手続の詳細、上記に述べた以外の事項については、以下のHPをご参照ください。
外務省HP
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http://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/todoke/shomei/index.html③中国駐日大使館/領事館における認証（後掲HPより一部引用）
認証については、民事認証申請（管轄地域内の中国公民又は外国公民で、日本の関係機関が発行した文書を中国国内で使用する場合）と商事認証申請（管轄地域内の企業、会社、法人団体で、日本の関係機関が発行した文書を中国国内において商用目的で使用する場合）に分かれます。
(1) 必要書類
ここでは現在事項全部証明書の商事認証申請に必要な書類を挙げます。
1) ①法務局長による登記官の押印証明、②外務省における公印確認の手続を経た現在事項全部証明書
2）公証認証申請書（HPからダウンロード可能）
3) 認証する当事者（会社代表）のパスポート及び写真ページのコピー(又は日本の運転免許証の原本及びコピー)4) 代理人による申請の場合：・委任状（会社代表が署名し、会社印を捺印）・当事者(会社代表)の有効な身分証明書のコピー
・代理人本人の有効な身分証明書の原本及びコピー(2) 申請方法・場所
・管轄区に応じて、中国駐日本大使館/総領事館において申請を行います（管轄区等については、次のHPをご参照ください）。
http://www.china-embassy.or.jp/jpn/lsfu/oo99/t913435.htm
・申請は窓口申請のみですが、受取りは窓口または郵送による受取りが可能です。郵送による受取りを希望する場合、申請の際に申請窓口に申し出てください。（個々の申請によっては郵送できない場合もあります）(3) 所要時間・費用
・受理・受領時間：月曜日から金曜日の午前9:00-12:00（中国及び日本の祝日は休館）。
・商事認証の標準料金は、一通あたり5000円です。（民事認証は、一通あたり3000円）
標準料金は、普通申請を行う際の費用であり、通常は申請から4営業日後の受取りとります。取得の緊急度に応じて、加急申請（翌営業日受取り。別途3000円の加急費用が必要）、特急申請（当日午後受取り。別途4000円の特急費用が必要）の利用が可能です。
(4) 注意事項
・申請については、中国駐日本大使館/総領事館における窓口申請に限られており、営業日・営業時間が限られていますので、手続の際は時間の余裕をもつよう心がけてください。

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北京市大地律師事務所作成(5) 参考URL・認証手続（民事認証も含む）の申請に必要な資料については、以下のHPをご参照ください。
中国大使館HP http://www.china-embassy.or.jp/jpn/lsfu/gzrz/t913488.htm
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手続の完了後中国国内において、上記の手続を経た公文書を提出する際、併せて、公文書その他書類の全部又は一部につき、中国語の翻訳文の提出を求められることが少なくありません。この場合は、中国の行政機関・司法機関の要求を踏まえ、資格を有する翻訳会社等、専門家への依頼を検討するべきと思われます。
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ご参考（私署証書について）上述した登記事項証明書に対する一連の手続とは別に、私署証書（登記事項証明書等の中国語訳文などの私文書）を中国の関係機関に提出する場合、②外務省による公印確認を受ける前提として、公証役場での公証人の認証及びその公証人の所属する地方法務局長による「公証人押印証明」が必要になります。
東京都内及び神奈川県内の公証役場では、申請者からの要請があれば、地方法務局の公証人押印証明、外務省の公印確認証明が付与できます。（ワンストップサービス）このサービスを利用した場合、（地方）法務局や外務省へ出向く必要はありません。
但し、③中国駐日大使館/領事館における認証を必ず受ける必要がありますので、ご注意ください。また、次の 8 県では、公証人の認証と地方法務局長による公証人押印証明が一度に入手できます。 埼玉・茨城・栃木・群馬・千葉・長野・静岡及び新潟
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