デジタルソリューションを活用したシステム内製化への挑戦

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アジェンダkintone導入と全庁展開

kintone導入事例

kintoneのガバナンス

神戸市が考えるkintone導入スコープ

2
2

kintone導入と全庁展開

3神戸市における主な業務改革取組事例
 kintone契約（H30.5）

 ペーパーレス化本格実施（H30.5）
 タブレット全庁導入（H30.11）
 Web会議システム本格導入（H30.12）
 FAQ検索システム導入（H31.1）
 グループウェア・チャット導入（R1.5）

 MS365ツール本格導入（R2.6）
 神戸スマート申請システム（e-KOBE）稼働（R3.8）
 RPA本格導入（R4.1）
 電子契約システム本格導入（R4.6）
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kintone導入契機
 原課からの業務改善の相談
下水処理場の現場担当者より、アナログな作業が必要な設備点検業務について、業務改善の相談受理。
→ 当時のICT業務改革専門官より、ローコードツールkintoneの活用を提案

 スモールスタート
平成30年5月、試行的にkintone10ライセンスを契約。
業務改善を支援

業務改善の相談kintone活用を提案

原課

情報化戦略部（当時）
5
5

成功事例の創出（保健課の歯科健康教育事業の業務改善）
 導入前課題
FAX、電話、メールを使用した関係者間の情報伝達によって生じる保健課職員の業務負荷、作業ミスの発生。

 導入効果転記のダブルチェックや送付確認の手間がなくなる。
１．歯科衛生士からの希望(出務可能シフト)調査

２．歯科衛生士への出務予定連絡

Fax

Fax
歯科衛生士の好きなタイミングでスマホから提出可能に。

メール

電話出務予定表

パソコン・スマホから専用ページで確認可能に。
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庁内広報の実施
 成功事例の全庁向け発信• 庁内向けブログメディアの活用、庁内イベント登壇により全庁向けに発信。
• 庁内にkintoneを活用した業務改善の認知度を向上させる。

全庁公開のブログメディア 「DESIGN OUR WORK」

庁内イベント「KOBE GovTech見本市」
7
7

民間企業との協業
 サイボウズ社との事業連携協定締結• 当時はまだ自治体でのkintone導入・展開の事例が少なかったこともあり、2019年4月、全庁的な業務改善を目的とした事業連携協定をサイボウズ社と締結。
• 職員向け研修会の実施、ワークショップの共催、kintoneノウハウ習得等のフォローをしていただく。
• 研修会等を通じて、原課職員が自ら業務改革を進めるようなキーマンを育成。

職員向けkintone勉強会

青野社長×市長意見交換

ワークショップ88神戸市におけるkintoneユーザー数推移
 草の根活動を継続した結果、400以上のアプリが本運用されている。
 2つの環境合わせて1,500超のユーザー数に増加。
1800
1600
1400
1200
1038

1000
800
600
400

525
2000

インターネット

LGWAN

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kintone導入事例

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本日紹介するkintone導入事例
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公用車運転日報アプリ

２

福祉サービス等事業所情報管理アプリ

３

コロナ患者管理アプリ

1111

（前提）神戸市のkintone契約環境
 神戸市では、より様々なニーズに対応するため、プラグイン（kintone機能拡張サービス） ・連携サービスを契約しています。

プラグイン連携サービス

1212

公用車運転日報業務
 現場担当課職員によるシステム内製化
建設局西部建設事務所所属の非IT系若手職員による業務改善 kintone導入前の課題• 年間5,000枚の紙を使用• 日報を庶務担当者が取りまとめのうえ決裁• 走行距離をExcelに転記し、集計⇒kintoneを活用したペーパーレス化と業務改善が実現出来るのでは・・・

1313

公用車運転日報アプリ
 導入効果• 年間約5,000枚の紙帳票をペーパーレス化• 日報の取りまとめ作業等の手間削減• 走行距離の集計が自動化• 庁内約15所属に横展開・本運用
運転日報入力フォーム

スマホ又は自席PCよりデータ入力
運転日報アプリ

運転した職員kViewerルックアップに
より、車番ごとの直近走行距離を自動転記

日報データを自動帳票化

運転日報記録内容を所属内で共有

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福祉サービス等事業所情報管理業務
 福祉サービス等事業所に対する監査・指導等を行う部署。
 事業所情報が一元管理できるマスタアプリを構築。
 通報、事故報告、届出情報管理アプリ等、原課職員が次々と構築し、マスタアプリと紐づけ。

通報管理アプリ入力

自動連携

事故報告管理アプリ

マスタアプリ（事業所情報）閲覧・編集・検索等

監査指導部

事業所
届出管理アプリ1515

監査指導部でのkintone導入効果
 紙・Excel・Wordでの情報管理からの脱却
項目

事業所情報の一元化事業所からの届出・報告情報の転記作業効率化

導入前
••

•

事業所からの制度問い合わ
せ・担当職員の業務標準化••

供覧を効率化業務の引継ぎを効率化

通報・事故報告・指導情報は、別ファイル・係ごとに保管事業所からの届出・報告を手入力でExcel
等データに転記・管理事業所問い合わせへの回答を個人ごとのスキルやノウハウに差があるwordファイルで保存しているが、全庁ファイルサーバーから探すことが困難
新任職員にとって対応ハードルが高い•

紙供覧で、供覧完了まで時間がかかる•

指導・監査情報などは過去に遡って紙ファイルを探していた引継ぎ書を作成する手間
紙ファイルでは検索性が低い••

導入後••kintone上で情報の一元管理
事業所名を検索したら、すべての情報が確認できる•

Formbrideを活用して、事業所がWEBで届
出・報告
自動でkintoneにデータ連携され、手入力による転記不要に

•
•
•
•

kintoneで回答案を管理することで事業所への回答を標準化
kintoneで検索することで調べる時間を削減
新任職員の対応ハードルが下がる•

プロセス管理機能による関係者への供覧により、印刷する手間が削減・ペーパーレス化••

指導・監査情報をkintoneで管理
経緯や方針もすべてkintoneで管理しているため、引継ぎ書の代わりとなる
kintone内でキーワード検索ができ、資料を探す時間を削減

•

1616

新型コロナウイルス感染症対応関連
 迅速にニーズに応える、かつ職員の業務負荷を抑える必要有 ローコードツールの強みを生かし、健康局職員が下記アプリ開発・運用
••
•
••••
•••
•

コロナ専用健康相談窓口の入電対応記録
ワクチン副反応医療相談窓口の入電対応記録
宿泊療養施設での「こころのアンケート」回収ワクチン接種申込お助け隊の受付状況表示
余剰ワクチンボランティアの募集
ワクチン接種券再発行
DV対象者ワクチン接種券再発行
高齢者施設からのワクチン接種実績入力
ワクチン接種後の職員向けアンケート
12歳から15歳のワクチン接種に関する意向調査（医療機関向け）
ワクチン接種券発行
1717システム導入前のコロナ患者情報管理業務の全体像
本庁保健課

区保健センター
患者データ

患者マスター

発生届

患者マスター

PDF

Excel

Excel

手作業で転記手作業で転記各区役所で独自にマスター管理をしている
入院調整
Excel

関連ファイル保管＠全庁FS
宿泊療養施設
手作業で転記検体回収依頼Excel

手作業でファイルコピー

感染症報告
Excel

PCR検査予約
唾液回収

関連ファイル保管
＠全庁FS
患者マスター

電話で健康観察

Excel

各事務用のファイルに情報連携がされていない
1818

コロナ患者管理アプリ（順次拡大中）
データ連携機能

本庁保健課

医療機関

APP-50
発生届

発生届
（FAX）

自動連携

APP-1
患者管理（本庁）

APP-15
患者状況
履歴マスタ

APP-19
医療機関マスタ

APP-17
広報用（速報）APP-6?
感染症
報告

APP-2410日経過
リスト

APP-16
保健課内
集計表

フォローアップセン
ター用患者リスト
出力フェーズ1

APP-22
発生速報

APP-18
広報用（日次）APP-27
陽性報告

APP-13HER-SYS
連携

APP-26
全患者
全ｽﾃｰﾀｽ

APP-29
自宅待機
患者一覧

フェーズ3

区保健センター

転記

APP-20
クラスター
マスタ

APP-28
帳票出力

APP-25
感染者
接触者
リスト

フェーズ4

APP-41
検査キット等陽性判定者申請

APP-35
所属調査

APP-4
入院調整

フェーズ2

患者

APP-2
患者管理（区）

APP-14
患者状況
履歴管理

マスター情報APP-40

APP-5
陽性検体
回収依頼

APP-36
患者所属先

患者
APP-33
療養のための質問票

患者

APP-11
患者健康観察APP-31
転院調整

APP-32
受診調整

e-KOBE
APP-7PCR検査予約

APP-8
濃厚接触者
検体回収予約1919

コロナ患者管理アプリでの主なkintone導入メリット 情報一元管理による業務負荷削減
本庁⇔区同士の情報共有、関連情報をkintoneに概ね集約、情報の検索性向上等。

 拡大する新規感染者数
第6波以降、一日の新規感染者数が1,000人を超える中、従来のExcelでの管理では恐らく業務が崩壊。

 短納期のリリース対応
••
•
•
•

療養のための質問票フォーム
検査キット等陽性判定者申請フォーム
陽性者健康観察フォーム
発生届フォーム（医療機関向け）
陽性者登録フォーム（全数把握見直し対応）

 kintone認知度向上に伴う他業務への展開

R3.11～ 全庁利用開始

神戸市新規感染者数推移
第6波

第7波

2020

システム内製化の課題
 開発担当職員の負荷増大• システム拡大・カスタマイズ開発多用の結果、開発担当職員のリソースが枯渇。
→ カスタマイズ抑制のため、既存業務を徹底的に棚卸できていれば理想であったが、早期のシステム化を求められていた状況もあり、神戸市においては十分に実施できなかった。

• 現在は地元ベンダーにシステム開発保守業務を委託。

原課職員からの多様な機能要望

kintoneの標準機
能では対応不可な要望も多い内製でカスタマイズ開発

システムが拡大する度にメンテナンス、影響範囲調査の負荷も増大

業務負荷が特定職員に集中し、リソース枯渇

21
21

こんな場合はkintone内製は望ましくない…？
 神戸市が考えるkintone開発を外注すべきケース① カスタマイズが発生する場合カスタマイズも内製してしまうと、保守対応可能な職員が限定され、Excelマクロ・Accessと同じ課題に陥る。

② 複雑なシステム構成となる場合
カスタマイズ有無に関わらず、システムの範囲が広くなる場合、追加開発・保守運用において、設計情報・インシデント管理等、専門的な知識・経験を求められる機会が多い。

神戸市では内製が大半ですが、内製と外注を使い分けています22
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kintoneのガバナンス

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神戸市におけるkintone運用フェーズでの課題①セキュリティ対策•

クラウド上での機密性の高い情報の取り扱い②野良アプリ対策•••

野良アプリが散乱アプリの管理者が分からない
テストなのか本運用なのか分からない③問合せ増加対策••

ユーザー増加に伴いシステム管理者に問合せも増加
システム管理者の負担も増加

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①セキュリティ対策 ～インターネット版とLGWAN版～
インターネット空間

LGWAN

インターネット
個人情報OKLGWAN版

R-Cloud Proxyfor kintone

インターネット版

個人情報OK（要申請・承認）※機微情報不可2018年4月～

2020年3月～
個人端末

インターネット用PC（仮想デスクトップ）

事務処理用PC
マイナンバー利用事務系（基幹系）

LGWAN接続系

インターネット接続系
（情報系）

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②野良アプリ対策 ～利用ルールの策定～
 kintoneのお試しを希望する際は、まず事前相談ヒアリング実施
 実験用スペースでは誰でもアプリ作成可 自所属用のスペース上でアプリ作成する場合は、スペース申請してもらう アプリを本運用する場合は、アプリ本運用申請してもらう
デジタル戦略部：全体管理（cybozu.com共通管理、kintoneシステム管理）
1_実験用スペース・問合せ管理・案件管理
・工事管理

棚卸有2_全体掲示・申請

3_〇〇課

4_△△課

・スペース申請
・アプリ本運用申請
・プラグイン申請

・3_庁舎管理マスタ
・3_補修履歴・3_運営コスト⇒管理者Aさん

・4_公用車運転日報⇒管理者Bさん・4_駐輪場申請管理⇒管理者Cさん

事前申請

スペース管理者：デジタル戦略部

5_□□課【本運用前】
・公的施設マスタ・補修相談受付⇒管理者Dさん

ユーザー自身で管理スペース管理者：Aさん

スペース管理者：Bさん

スペース管理者：Dさん

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③問合せ増加対策 ～ユーザー向けのナレッジ共有～
 イントラネット・職員向けFAQでの公開• 入門者向けの情報を中心にイントラネットに公開。
• 短時間の操作動画も掲載。
• FAQシステムによくある質問集を掲載。

 庁内コミュニティ「KTL_kintone」••

庁内イントラネットページ

kintoneに詳しい・興味がある職員が集まる有志のコミュニティ。
職員同士でkintoneやプラグインに関する相談・情報共有を行う。

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kintoneのガバナンスに関するポイントまとめ①セキュリティ対策••

LGWAN-ASPサービスの活用
理想は2環境の使い分けではなく、環境の統一②野良アプリ対策••

スペース・アプリの管理者を明確にすることが重要
そのためのルール設計を早めに行うべき••情報・知見を整理し、問合せを少しでも減らす
理想は、システム管理者からの回答だけでなく、職員同士でも自己解決に至ること③問合せ増加対策

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神戸市が考えるkintone導入スコープ

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kintoneの導入効果が出やすい業務①脱紙・FAX②脱Excel③情報分散 ペーパーレス化
 紙からの転記省略

 複数人で情報共有する
際の課題解決 様々なファイル・手段で分散された情報を一元管理30
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神戸市における他のICTツール等との切り分け
行政手続きのオンライン化の案件？

Yes

No
市民・事業者向け予約シス
テムの案件？

イベント管理システム

Yes

or

No
kintoneの活用
で業務改善が見込める？

Yes

No

その他SaaS等
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目指すべきところは”DX”
 kintoneはあくまで業務デジタル化のツール。
 DX実現には、業務の見直しも必要であり、ツール導入だけではダメ。
３．データ利活用

これが一番大事２．業務のデジタル化

１．業務見直し

データに基づく政策立案・RPA等活用によるバックオフィス業務の更なる効率化の検討
デジタル化を実現するためのツールを導入

まずは業務の棚卸・整理により課題を認識・共有
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以上

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