2021
JIIMA
ベストプラクティス
受賞事例
奨励賞

時代のニーズに対応した文書情報マネジメントを紹介
ケース・
スタディ

学園報のWeb公開化による発行業務の効率化と個人情報の二次利用防止
学校法人大東文化学園
総務部
総務課主査

小笹 太郎

学校法人大東文化学園の概要
学校法人大東文化学園は、「東西文化生が板橋キャンパスで学んでいます。また、 学校現場における紙主義の象徴的なもの
第一高等学校、青桐幼稚園は板橋キャンで、本学園のペーパーレス化推進にあたっパス近くに校舎・園舎があります。ては第一に取り組むべき案件でした。大の融合をはかり、新たな文化の創造をめざ

駅伝やラグビーなど大学スポーツの活躍量の紙資料を穴あけし、黒紐で綴じ、イす」という建学の精神のもと、３つの学校で認知されている方が多いと思いますが、ンデックスを貼る作業を毎月課員総出で（大東文化大学、大東文化大学第一高等

本学園は書道の大東として、古くから多く行っていて、頻繁に発生する資料の差し替学校、大東文化大学附属青桐幼稚園）をの書家や研究者を輩出しており、「令和」

えも大変な手間がかかっていました。また、設置しています。

を揮毫した茂住修身氏も大東文化大学の会議の性質上機密情報を内容に含んでい大東文化大学の学生数は2021年５月１卒業生でした。大学以外の設置校においるため、資料の回収等の確認事務も発生日現在で11,367名、同じく第一高等学校ても第一高等学校の書道部の活躍や青桐しており、電子化にあたっては機密性の確は生徒数995名、青桐幼稚園は園児数281

幼稚園の書道教育等、本学園の特色となっ保と閲覧性の確保を両立する必要がありま

名、また教職員数等については、役員72名、 ています。
専任教職員等729名、非常勤教職員等782名という規模構成になっています。
学園の中核となる大東文化大学は、漢した。
解決策として選択したのが富士ソフト社

法人事務業務の働き方改革のペーパーレス会議システム、moreNOTEの導入です。事務局側で資料公開の詳細学の教育研究からスタートし、現在は８学表題である本学園の「学園報のWeb公なコントロールが可能であり、会議時に部20学科を擁する総合大学として多様な開化」の背景として、総務課と学園総合情12.9インチのiPad Proで表示することによ教育を展開しています。東京都板橋区と埼報センターを中心に2017年頃から取り組ん

り、A4の紙とほぼ同じサイズでの閲覧を玉県東松山市にキャンパスがあり、国際関でいる「法人事務業務の働き方改革」があ可能としました。資料は電子媒体でとりま係学部とスポーツ・健康科学部は４年間ります。最初に取り組んだのが総務課にとめるため差し替えも容易になり、従前東松山キャンパスで、それ以外の６学部はおける「法人会議資料のペーパーレス化」行っていた印刷・穴あけ、インデックス貼１・２年生が東松山キャンパス、３・４年です。理事会等における大量の紙資料はり等一連の作業がなくなることで大きな業

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奨励賞に接続されたパソコンでは業務の効率上支障があるケースも増えてきています。さらに、今後さまざまな働き方への対応が求められる可能性が高まってきており、これらの課題の抜本的な解決策となる「事務システム環境の仮想化」に向け、現在テストを実施している段階です。あわせて、今年度中にLTE対応パソコンの配布を予定しており、学内はもちろん、学外からも安全に事務系ネットワークへアクセスできる環境整備を進めています。事務室では24インチの外付モニターへ接続し、細かい図１ 「法人事務業務の働き方改革」についてエクセルファイルの編集等も効率的に行えるようにし、会議での記録や、在宅勤務務効率化につながりました。別の問題とし「ワークフローの導入」を実施しました。稟などには持ち出して利用する運用を検討して、資料の事前送付の必要があり、この議や旅費経費精算は件数が多く、回付にています。また、学内無線LAN環境の整点も同時に効率化出来ないか検討課題と時間もかかるため、電子化による効率化備も実施しています。

なっていましたが、iPadセルラーモデルをが期待できる業務でした。また、電子化

これら「法人事務業務の働き方改革」の役員に配布し、事務局がアップロードしたすることにより検索性・参照性も向上しま一環として、総務課と学園総合情報セン資料を事前に閲覧できる環境を整えることしたし、SaaS型のシステムであったことかターで取り組んだのが学園報のWeb公開により、会議資料の事前送付を廃止するこらコロナ禍におけるBCP対策として法人の化です。内容に人事情報等を含んでおり、とができました。開催通知や出欠確認等意思決定ライン維持にも大きく貢献しまし個人情報の二次利用防止が必須となる、についても配布したiPadを活用し、ペーた。本学園の業務をワークフローに落とし電子化が困難な業務のひとつでした。一

パーレスで運用をしています。

込む作業は想定以上に手間がかかったも方で印刷業者への入稿スケジュールがタイ本学園における働き方改革においては、のの、現在ではクラウド環境で稟議・経トなため毎月残業での編集作業が発生し主として事務職員間における「情報共有の費精算以外に勤怠や文書管理等を含めたており、配布・郵送作業の手間もあるなど促進」も大きなテーマでした。機動性の高ワークフローシステムを運用しています。

総務課においては担当者の負担が大きく、い情報端末や事務室外での情報共有、メー帳票出力は紙で回付していた際と同様の業務効率化の観点からなんとか電子化をル以外の情報共有ツールの必要性が昨今様式で表示できるようにし、閲覧性に配実現するべく、さまざまな検討を重ねてき高まっていました。

慮するとともに、案件へのアクセスについて、 ました。

解決策として、国内で大きなシェアを持フロー外の関係職員も回覧可能とする紐つLINEのビジネス版であるチャットツール

づけプログラムを追加開発いたしました。

LINE WORKSを導入し、利用端末とし事務システム環境については、新型コロてiPadのセルラーモデルを職員に配布しま

ナウイルス感染症の影響による在宅勤務した。
また、Web会議サービスZoomやペーへの対応として、学園総合情報センターを

本学園のシステムは多くの企業・教育機

パーレス会議システムmoreNOTEのライセ中心に、急場しのぎのさまざまな取り組み

関と同様に、オンプレミスからクラウドサーンスを付与し、iPadのアプリで利用するこを行いました。また、近年クラウドサービ

ビスへの移行が進んでおり、並行して、既とにより情報共有の促進を図りました。

スを利用した業務が拡大し、インターネッにご紹介した「法人事務業務の働き方改ト環境から隔離された事務系ネットワーク革」などの取組の中で、新たに立ち上が事 務 業 務 の 効 率 化としてはSaaS型

本学園のシステム概要と具体的な取組内容

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からは利用禁止するなど、アクセス制御を柔軟にコントロールすることが可能です。
これらのことから、本学園では新しいクラウドサービスを導入する際、まずAzureADとの親和性を重要視しています。
上記システム構成及びサービス導入方針
を前提に、今回の事例である学園報電子化にあたり、「認証・アクセス制御」、「情報漏えい対策」をどのように両立するかの検討を行いました。まず「認証・アクセス制御」については、Azure ADと連携可能なサービスの選定により対応することとし
図２ 「本学園のクラウド移行状況」についてました。
「情報漏えい対策」については、学園報に含まれる人事、個人情報の保護るサービスもあります。クラウドサービス

１点目は、ID連携・シングルサインオンのため、新たにダウンロード禁止、コピー導入初期は、アカデミックライセンスのです。Azure AD Connectという機能で、禁止などの閲覧制限をかける必要がありま提供があったMicrosoftのOffice365や、学内のオンプレミス環境で運用しているした。

GoogleのG Suiteのみ利用している状況でActive DirectoryとのID・パスワード同期

このような中で、候補に挙がったのがしたが、現在では非常に多くのサービスがができます。これにより、オンプレミス側

ハ イパー ギ ア 社 のPsafeVIEWで す。

クラウドで運用されている状況です。クラのシステムと、クラウド側のシステムで、同PsafeVIEWはAzure Web Appsというウド化はコスト面・運用面でのメリットが大一のID、パスワード運用が実現します。まサービスでの動作をサポートしていました。

きいのですが、無秩序に導入すると認証た、対応するクラウドサービス間はシング

本学園では、すでにAzure Web Appsを情報（ID・パスワード）がどんどん増えてしルサインオンが可能になります。２点目は使用したシステムを運用中でしたので、まいます。結果として、ID管理の運用コス条件付きアクセスポリシーです。この機能PsafeVIEWを追加で組み込むことが可能

トの上昇、パスワードが増えることによるを使うと、特定のクラウドサービスを海外である点がメリットでした。さらに、求めユーザ利便性の低下、アカウントの情報漏えいリスクの上昇等、全体としてサービスの質やセキュリティが低下してしまう危険性があります。このため、可能な限り各クラウドサービスのIDを一元管理する必要があります。
本学園では、これら「認証・アクセス制御」や「情報漏えい対策」といった課題に 対して、MicrosoftのAzure ActiveDirectory（以下、Azure AD）を認証基盤として各クラウドサービスの認証情報を集約する方針をとっています。
Azure ADの運用上のメリットは次の通りです。

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図３ 「学園報限定公開の仕組み」について

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奨励賞ていた閲覧制限等情報漏えい対策のセキュリティ要件を実現できる製品であることが確認できました。
図３はPsafeVIEWをAzure Web Appsに組み込んだシステム構成図です。
学園報は、本学園在籍の教職員からなる学内利用者と、学外理事などの外部利用者向けに公開しています。学内利用者はAzure AD認証、外部利用者はI D・パスワード認証の２通りの環 境を構築しています。 学園報のPDFデータは、PsafeVIEWでの閲覧制限がかかるよう、導入当時の担当者

左より下野、関屋、鎌田、小笹

事前に学園報の編集担当者が専用PCで暗号化を行い、暗号化されたデータをサイては幸いハイパーギア社の適切なサポートトに公開する運用になっています。

を得られ、無事運用が可能なレベルでシステムを構築することができました。

まとめ
私立学校法人は少子高齢化の進展やア

学園報発行業務の課題としては、情報フターコロナなど先が見通せない社会状況

セキュリティの確保、配布・郵送作業の事の中、かつてないほどの難しい運営を求め良かった点は、PsafeVIEWがAzure務負荷、編集スケジュールの確保がありまられています。教育機関も一般企業同様

Web Appsでの動作サポートしていたおかした。本取組の結果としてAzure ADとに生産性の向上は必須であり、ニーズにげで、WEBサーバ構築、ID登録、シンの連携によるシングルサインオンで情報を沿った、より質の高い教育を実現するためグルサインオン設定といったインフラ構築

届けたい教職員が容易に学園報を閲覧での経営改革が必要です。近年、教育DX工程をスキップし、スピード導入を実現できるようになり、なおかつPsafeVIEWに（デジタルトランスフォーメーション）の必要きたことです。これはすなわち「構築コスよる機能制限で個人情報等のセキュリティ性が叫ばれておりますが、学校現場は多くトが少なかった」ことを意味します。また、も両立しました。従来の紙媒体でも不用の情報が膨大な紙媒体で保管されており、PDF暗号化ツールの操作が簡単なため、意なポイ捨て等の危険はあったため、むデジタル技術の活用にはまずあらゆる文ユーザ部門で運用を完結できたことも学園しろ情報管理が行き届くようになったと言書・資料のペーパーレス化が急務です。一

総合情報センターの視点では大きなメリッえます。また、印刷や郵送の経費はもちろ方、我々が業務で取り扱っている文書・資トです。加えて今年度当初の導入から今日ん、配布や封入の業務がなくなり、事務料には機微情報が含まれているものも多く、までトラブルがゼロであることも評価でき負荷は大幅に減りました。これに加え、業ペーパーレス化にあたってはセキュリティのるポイントだと思います。

者による印刷作業期間が不要になったこと確保が欠かせません。今回の取り組みはにより、編集スケジュールが確保され残業法人の業務全体から見るとそれほど大きなクラウドサービスではありがちなのですが、 時間も削減されました。当初は電子化が難ものではありませんが、今後のペーパーレ本取組を振り返って導入時に困ったこととして、パブリック不定期なタイミングでシステムの設定画面しい業務と認識していましたが、比較的や機能がアップデートされてしまうことが短期間で理想的な環境構築が実現し、本本学園は設置する大東文化大学ととも

挙 げら れま す。 システム 構 築 の 際、学園の取り組みとしては好事例のひとつとに、2023年に創立100周年を迎えます。さPsafeVIEWの製品マニュアルがAzureのして挙げられる実績になったと考えておりまざまな文化に根ざす多様な価値観が交最新バージョンに合っておらず、うまく設定ます。

差する教育機関として、さらに次の100年できない場面もありました。本取組についス化推進の鍵になる事例となりました。

を目指してまいります。

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