2022
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ベストプラクティス
受賞事例
優秀賞

時代のニーズに対応した
文書情報マネジメントを紹介
ケース・
スタディ

グループ各社・各部署への電子契約推進を通じた、業務効率化・ガバナンス強化
およびSDGsへの貢献
株式会社リログループ
グループ最高情報責任者（CIO）付

氷室 克久

グループ各社への電子契約普及と導入効果の要旨
リログループでは、電子契約のグループ展開により、次のような成果をあげております。

■グループにおける電子契約普及の概要
１．グループ各社のニーズに合致する電子契約サービスの選定・導入
２．ガバナンス・セキュリティ保持のため、導入後環境を整備
３．各社の業務効率化、ペーパーレス化・CO2削減に寄与■グループ全体での導入効果（図１）
・今年度締結見込みの電子契約6,600件
・ペーパーレス化した紙の枚数約20,000枚

図１ グループ全体での導入効果を示したグラフ

リログループについてない存在になることを使命とする東証プライム市場上場企業グループです。

リログループは、日本企業のグローバル

この使命のもと、海外を含むグループな競争が激化する環境下において、企業全99社 が『グローバル・リロケーション※２が世界で戦うために本業に集中できるよう、 カンパニー No.1』
を掲げ、借上社宅管理ア※１・今年度達 成想定CO2削 減 効果152kg（500mlペットボトル152,000本分に相当）

本業以外の業務をサポートすること、および企業の世界展開を支援すること、これから始まる日本の大転換になくてはなら※１ 「全国地球温暖化防止推進センター HP CO2１トンの体積」より試算※２ 2022年３月現在

IM 2023-1・2月号 9

在を知り、各電子契約サービスを比較検討し、2018年から「電子印鑑GMOサイン」を導入。同時に約300社1,300件におよぶ契約書等の文書情報を電子化しGMOサインに保管した結果、契約締結から文書管理にかかる業務コストを削減すると同時に、さまざまな書類の一元管理や検索性のアップやセキュアな環境への文書保存等が可能となり、業務効率アップに成功しました。
図２ 電子印鑑GMOサインの利用範囲の全体像

電子契約サービス選定のポイント
ウトソーシングサービスのほか、672万人が※３

利用・契約企業数18,200社以上 の福電子契約・導入の流れ

この頃から少しずつ電子契約の相談も増え始めたことを鑑み、2019年から私達利厚生制度をサポートする企業福利厚生

まずは、住宅トラブル専門コールセンター

IT部門と法務部門がタッグを組み、「文書代行サービス、海外赴任時における各種を運営するリロクリエイト社から先行導入

管理（紛失・喪失リスク、ガバナンス強化、業務代行サービスなど、企業・従業員のを開始しました。リロクリエイト社では、保管場所、一元管理）」「生産性向上（業お客様から個人のお客様までサポートする

2022年３月時点で契約社数900社・受付務効率化、印刷・製本・郵送等のコストアウトソーシングサービスを幅広く展開して総戸数130万のお客様に対し、住まいの削減）」「ペーパーレス化（事務所フロアのいます。

緊急工事や点検代行等のサービスを行っ効率化、SDGsへ貢献）」を目的に、グルー2018年から電子契約サービス「電子印ており、管理戸数の上昇に伴って増加する、 プ各社のニーズを吸い上げ、さまざまな電鑑GMOサイン」の利用を開始し、グルー契約書・文書の保管・管理等の手間やコ子契約サービスを比較検討し、選定したプ各社の多様な事業・契約書に利用範囲ストが課題となっていました。

サービスを元に、効率的な電子契約によるを拡大しています。

当時の担当者が電子契約サービスの存課題解決や利用時のルールづくりを整備しました。
電子契約サービスの比較ポイントとしては、以下５点を特に重視しました。

１．オンラインで契約締結を完結できる
２．法的有効性、証拠力、署名権限などのガバナンスやセキュリティ強化
３．紙の契約書も含めた一元管理
４．複雑な組織構造下でも耐えうるアクセス制御
５．会社印の押印管理以上の水準・効率を損なわない署名管理の実現

図３ 電子印鑑GMOサインの導入効果

10 IM 2023-1・2月号※３

2022年６月現在

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約の電子化はさらに加速していくと考えています。

■リロエクセル：日本企業の世界展開をサポートする海外赴任支援事業
・対象文書：
業務委託契約、雇用契約など
・効果：
リモート勤務体制で円滑な契約締結を実現、郵送コストを削減、契約締結までの期間を大幅に短縮、クラウド保管でセキュリティ/検索性向上
図４ サービス選定にあたっての意見集約

・ポイント：
ロケーションに左右されない業務プロセ
スの確立

リロエクセルでは、海外赴任に伴う安全・医療サービスや研修・危機管理対応まで、お客様のグローバル事業展開を支えるための戦略・経営人事ソリューションを提供しています。
これまで毎年100名超の講師・スタッフと紙の契約で発生していた契約業務を電子化することで、ロケーションに左右されない業務プロセスを確立し、業務の手間や時間、郵送・保管に伴うコストの削減を実現すると同時に、紛失リスクを無くし、図５ 利用による３点のメリット

・ポイント：

多種多様な事業を担う
グループ各社での活用事例

成功事例の水平展開、IT重説など法改正を機に電子化の範囲を拡大■リロパートナーズグループ：不動産賃貸管理事業

リーベハウス社、リロパートナーズプロ

・対象文書：
管理委託契約書 、工事契約、重要事
項説明書
・効果：
印紙代削減、遠隔地との円滑な契約締結を実現、リードタイムの大幅短縮

検索性の向上に成功しました。

■リロバケーションズ：観光・会員制
ポイント制リゾート事業
・対象文書：

パティー社、東都グループが電子契約サービスの成功事例を創出し、中間持株会社リロパートナーズ社がグループ各社の双方向コミュニケーションの旗振り役として成功事例を水平展開することにより利用拡大を進めています。
改正宅建業法施行も後押しとなり、契入会申込からなる一連の会員契約文書
・効果：
入会手続き時間を大幅短縮し、お客様サービスを向上
・ポイント：
対面契約オプションサービスの活用
別荘会員２万人、ホテルズ&リゾーツ会員数約20万人にサービスを提供しているリIM 2023-1・2月号 11

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１．無理に一斉展開せず、各社・部署のニーズを確認しつつ展開
２．ルールやシステムの内容、管理体制の説明は丁寧に３．効果が得られる業務や部署から着実に導入という３点が重要です。

このようなポイントを押さえながら電子契約をグループ展開していくことで、冒頭のような成果を達成することができました。
弊社・リログループでの取り組みを参考
図６リロバケーションズにおける文書管理の取組みに、電子契約サービスの導入や利用拡大を進められることを通じて、生産性向上とゾート事業では、「対面契約プロ」オプショ※４ン を導入することで、従来は最大２週間ほどかかっていた入会手続きを最短５分にまで短縮することができました。これにまとめ・電子契約のグループ展開成功のコツ

持続可能社会への貢献、企業の社会的責任を果たす一助となれば幸いです。

電子契約のグループ展開成功コツは、より、入会後すぐ利用したいお客様のニーズに応えることができるようになり、業務効率化に加えて、顧客サービスの向上につながりました。

※４ 「対面契約プロ」オプションは、電子契約サービス「電子印鑑GMOサイン」のオプション機能。タブレット端
末とタッチペンで手書きのサインを行う際に、特許技術を用いたストローク情報等の本人確認に有用となる情報取得が可能となり、高い利便性に加えて、筆跡鑑定に耐え得る証拠能力の高い文書作成が可能となる。

御社の文書管理診断します！
文書管理達成度評価・調査ご協力のお願い「皆さんの組織の文書管理のレベルはどのくらいですか？」
各組織では、内部統制、説明責任など、社会のさまざまな要請にもとづいて文書管理を実践しています。しかし、文書管理のレベルを測る仕組みがなく、これで十分なのか、不足している点は何かを知ることが難しいのが実情だと思います。
JIIMA文書管理委員会では、そんな疑問を解消し、各部門が正しく文書管理ができているかを診断するサービスを開始しました。貴社組織の現状を回答用シートに書き込み送付いただければ、文書管理委員会が診断しお返しします。
将来的にはご提供いただいた情報を元に、日本における組織の文書管理現状をまとめ、その中で各組織がどのレベルに位置づけられるかをわかるようにしたいと考えています。
自社の文書管理に関心がある組織の方々のご利用をお待ちしています。

詳細は右記URLを参照ください。

12 IM 2023-1・2月号

メリット• 自社の強みや弱みを明確に把握することができるとともに、取り組むべき方向性も明らかになり、文書管理の改善に結びつけられます。
• 他社のレベルと比較でき、自社の文書管理推進の動機付けになります。
• 一定の時間が経過した後に再評価することにより、自社の改善の度合いを確かめることができます。

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