ISSN 0913-2708

2019年 第４号
平成31年３月25日発行（毎月1回25日発行）〔月刊〕

JIIMA新体制の船出理事長に就任しての抱負
文書情報流通に関する
米国技術動向調査連載

電子契約はじめませんか4

2 0 1 9APRIL〒104-0061

東京都中央区銀座8-20-36

東京第一支店

TEL. 03 (3546) 7720

札 幌 支 店 011(708)3541

仙 台 支 店 022(796)2101

北関東支店 048(640)5795

東関東支店 043(305)4901

名古屋支店 052(228)7865

大 阪 支 店 06(6745)1643

中四国支店 082(232)9261

福 岡 支 店 092(282)6301

神 静 支 店 045(620)0863

INDEX

月刊IM電子版はPDFとデジタルブックで閲覧できます。

〔月刊〕
2019-４月号

4

通巻第 579 号

ダウンロードしたPDFならびにプリントは、著作権法に則った範囲でご利用ください。
JIIMAに許可なく業務・頒布目的で利用した場合は著作権法違反となり罰せられますのでご注意ください。

【JIIMA新体制の船出】……………… 理事長に就任しての抱負
公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会

勝丸 泰志

6……………… 文書情報流通に関する米国技術動向調査
JIIMA 木村 道弘

ॡছक़ॻ【連載 電子契約はじめませんか】

10……………… 第１回 電子契約の秘密の鍵？

3') JIIMA電子契約委員会

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【連載 法令改正等に伴う証憑の電子データ保存】

14……………… 第３回 電子決済による波及効果
SKJ総合税理士事務所 龍 真一郎【連載 働き方改革への取り組みとビジネス】

18……………… 第２回 法改正で変わる会社の管理体制 １
社会保険労務士 松永 公一【連載 文書情報管理のイロハ】

21……………… 第2回 文書情報管理の具体的な取り組み
文書情報マネージャー認定委員会

中山 弘毅

24……………… 動き出す自治体
公文書と地域活性化をめざして
株式会社横浜マイクロシステム

30………………

ニュース・ア・ラ・カルト

長井 勉● JIIMA 税制改正大綱緊急セミナー スキャナ保存にさらなる緩和● JIIMA「情報管理論集中講座」
を昭和女子大学にて開催● 公文書管理デジタル化骨子案 2020年代半ばまでに完全移行か● 渋谷区 電子決裁・文書管理システム導入で完全電子化● リコー 請求書をデジタル化「RICOH Cloud OCR for 請求書」を提供● セイコーソリューションズ 融資業務の電子化・自動化を支援● NTTアドバンステクノロジ AIによるドキュメント審査を試作● 各社ニュース

32………………

コラム

温故知新「若手研究者、技術者への期待」

33………………

新製品紹介● 11000 Inkjet Press● DS-970/DS-870● imageRUNNER ADVANCE Gen3 3rd Edition

34……………… ■ IM編集委員から

広告ガイド

キヤノン電子株式会社 ……………………………………………… 表２

株式会社ハツコーエレクトロニクス ……………………………… 17頁

エイチ・エス写真技術株式会社 …………………………………… 表３

文書管理達成度評価・調査ご協力のお願い ……………………… 23頁

JIIMAソフト認証ご案内 …………………………………………… 表４

株式会社アピックス ………………………………………………… 29頁

富士ゼロックス株式会社 …………………………………………… 前１

JIIMA入会のおすすめ ……………………………………………… 35頁

株式会社ムサシ ……………………………………………………… 前２

パナソニック株式会社コネクティッドソリューションズ社 ………… 36頁

JIIMA新体制の船出理事長に就任しての抱負
公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会
理事長

勝丸 泰 志

この号が発刊されるのは第58期が残すところ僅かとなり、第ンからネットワークに、そしてオンプレミスからクラウドに変化し、59期が間近に迫るころだと思います。私が理事長に就任して間またハードウェアや通信の高速化・大容量化の恩恵を受けてAIもない２月６日に全理事が一堂に会して事業方針上の課題検討

技術は著しい進歩を遂げました。それらICTの変化は文書情報を行いました。またその後５日間かけて委員会毎に第58期で明マネジメントに、「整理・整頓された静的な文書情報」のみなららかになった課題と第59期に向けた取り組みについて確認を行ず「変化している動的な文書情報」をもマネジメントするように変いました。その結果も踏まえて今後の取り組みについて述べた化を促しました。現在は未だ変化の途上であり、今後さらに違っ

いと思います。

た姿が見えてくるでしょう。ドキュメントがデジタル化されるとき

なお、個々の委員会の取り組みについては総会で報告しますにはプロセスもデジタル化されていますので、文書情報マネジメ
444444 4ので、会員の皆様の総会への参加をお待ちしています。

ントという総体もデジタル化されます。D I G I TAL Document
Information Managementが主流となったとき、企業間の電子文書情報マネジメントの変遷

文書情報流通に、さらに国境を超えた電子文書情報流通が行われるときに求められる環境の整備は未だできていません。

初めに協会の歩みを振り返ってみたいと思います。ご承知のそのため協会としては D ig it a l Document I n for mat ion

ように当協会は1958年に設立された日本マイクロ写真協会を出Managementを行うための法的、技術的、人的および運用上発点として発展してきました。日本マイクロ写真協会時代の事業の要件の整備を進めなければなりません。現在開会中の通常はマイクロ写真に関する研究や普及促進でした。現協会の事業

国会でデジタルファースト法案が審議される本年は、これらのは文書情報マネジメントの普及啓発ですが、定款では「文書情ことを進める上で最適な年と言えます。

報マネジメント」とは「マイクロフィルム・光ディスク・ハードディ
スク、その他電子記録媒体に文書・図面・写真等の文書・画像
情報を記録し、ネットワークも利用しつつ、機能的・効率的に

JIIMAが目指すこと

運用かつ管理することをいう」とあります。この大きな転換は、

これまでもJIIMAは、その時代に合わせて先に述べた文書

文書情報の主流が「紙に描画された」情報から「電子的に記録

情報マネジメントを的確に行うための要件整備に貢献してきましされた」情報に移り、協会名称を「社団法人 日本画像情報マネた。これはJIIMA事業の基本ですのでこれからも変わりません。

ジメント協会」に改称した1995年にありました。
「JIIMA 創立

しかし企業間の競争は以前に比べてより多くの情報を有するこ50年史」によりますと、新協会は『文書情報マネジメントの主流とおよび利活用の技術に秀でることが格段に重要になってきてが電子化文書に移行し、情報管理がデジタル時代を迎え、文おり、文書情報マネジメント力が組織力の源泉となります。JIIMA

書情報マネジメントのあり方を修正し、より広い視野でマネジメ

ビジョン2016で掲げた「安心で社会生産性の高い電子文書情報

ントに対する役割を目指す』ことをミッションとしたとあります。

社会の構築」とは、官民を問わず文書情報を扱う全ての業務の時はWindows 95が出た年ですので、よく先を見据えていたと運用を電子文書によって行えるようにするために、JIIMAが普思います。2013年に「公益社団法人」化が認められたときに名及・啓発活動および仕組みづくり（標準、ガイドライン、教育等）

称中の「画像」を「文書」に変えましたが、活動の実態は既に文に取り組むことを表明したものです。ここで改めてJIIMA事業書になっていたためそこにはあまり触れず、公益法人化を対外の目的を簡潔に述べると、的にアピールしました。

１）公益に寄与する

文書情報は、紙およびマイクロフィルムに記録されたものから

２）会員の発展に寄与する

電子化文書そして電子文書へと変化してきましたが、その間にことです。では、目的を達成するために具体的にどのような施

ICTは著しい進化を遂げました。情報システムはスタンド・アロー

策を考えているのかを次に述べたいと思います。

4 月刊 IM 2019-4月号

公益に寄与するための取り組み

せん。
JIIMA加入の利点を見い出していただくために、③同業種内一つ目の公益に寄与するためにですが、①JIIMAの価値をおよび／または異業種間の企業交流の仕掛けづくりを始めてい環境変化に対応して進化させること、そして②JIIMAの価値をます。第58期に会員交流委員会を発足し交流の場づくりを始め社会に的確に伝えることの二点を行います。

ました。どのような企業に声をかけるか、呼びかけ方をどうする①の「JIIMAの価値を環境変化に対応して進化させる」ために、か、そして集まってから何を行うかなどを手探りで進めています「デジタル時代の文書情報マネジメントのあり方」を示すことと法が、参加される会員の皆様も受け身の姿勢ではよい成果は生ま

的、技術的、人的および運用上の要件を政策提言、標準化、人れません。委員会に期待するだけではなく、参加される皆様も材育成、ガイドライン等で示したいと思います。現在は、ECM

積極的にこの場を利用していただくことを期待します。

委員会、文書管理委員会、標準化委員会および文書情報流通

その上で、会員の皆様の発展に寄与するために、企業交流の基盤プロジェクトがそれに近い活動を行っていますが、それぞ

みならず前記②の「JIIMAの価値を社会に的確に伝える」活動

れの委員会の課題認識のもとに進めていますので全体としてはとの接点を持てるような仕掛けを作りたいと考えます。その活動

非効率になっています。そこで前記「デジタル時代の文書情報

から業際、業種横断または異業種ハイブリッド型等の新たなモ

マネジメントのあり方」に繋がるように各委員会の活動内容を調デル事業が生まれ、会員の皆様がこれからの進むべき方向を考整し、全体としてより大きな成果が生まれるようにしたいと考ええる助けになることを期待します。

ています。
②の「JIIMAの価値を社会に的確に伝える」とは、①で行っていることが日本の企業にどのように役立つのかを正しく、か終わりに

つ分かりやすく伝えることです。具体的に言うと、デジタル

文書情報マネジメントは過去には総務部の仕事とされていま

ファースト方針に従って文書情報の原本がデジタルとなり、企業したが、その後は総務部と情報システム部で役割分担してきま間取引や行政と企業とのやり取りがデジタル化されたときに、無した。そして現在では両部を融合したような取り組みが求めら駄なコストをかけずに効率的かつ安全に企業運営を行うためにれます。しかし現実にはそれだけでも足りません。なぜなら現

何を準備すればよいのかを示すことです。現在は、ショウ・セ場部門が既に先進のICT環境を利用してしまっているために、ミナー委員会、広報委員会、渉外委員会、人材育成系委員会、

文書情報マネジメントの原理・原則は昔と変わらなくても、運用

法務委員会および会員交流委員会がそれぞれの役割の中で努においてはかなり高度な知識やスキルが必要となっているからで力していますが、各委員会の活動の出発点となるJIIMAが提供す。そのような環境において適切な文書情報マネジメントを行う

する価値に対する共通認識が弱く、訴求力に課題があります。

ことは一人の能力の限界を超えていると思われます。ベストな解

そこで初めにJIIMAの提供価値を明確にし、各委員会の活動ではないですが、異なる専門家が集まった運用チームを作るこを進めやすくしたいと考えます。

とがベターな解ではないでしょうか。それとて相当な困難さを伴うと思います。昨年の総会で提示した第58期組織図の中には、会員の発展に寄与するための取り組み

計画中として示した「組織認証審査委員会」がありました。第58期では組織認証で何を行えばよいのかについての結論を見い出

現在の会員の入退会状況について簡単に触れておきますと、すには至りませんでしたが、あるべき運用体制を考えることは新たに入会される会員は毎年10社程度ですが、残念ながら退「組織認証」の対象を決める上でのヒントになるのではないかと会される会員も同程度です。退会される会員は、JIIMAとの接思います。文書情報マネジメントという事業分野は決して過去の点をうまく見出せなかったり、JIIMAの活用の仕方がわからなものではありません。これからますます重要になる分野です。

かったりする場合が多いようです。古くからの会員のみならず新

残念ながら仕組みの面でも人材の面でも日本は欧米に対してどしい会員からも退会が出ています。古くからの会員は、JIIMAの位といえない程に遅れているのではないかと危惧していますの進む方向と自社の事業領域との接点が見出し難くなっているが、この分野を専門的に扱う団体はJIIMAの他にはありません

ようです。一方、新しい会員はJIIMAとの関り方がわからずにので、従前にも増して会員の皆様、関連省庁、諸団体の皆様の退会されているようです。これらを共に解決しなければなりま

ご支援ご協力をお願い致します。

月刊 IM 2019-4月号

5文書情報流通に関する
米国技術動向調査
自由の女神像
鎖から解き放たれ自由への一歩を踏み出している

公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）
特別研究員

木村 道 弘仕様やデータシートに、所有は自社であること、誰に渡すかはじめに事前の許可とリストを提出することを明記している。実際に誰に従来からの紙を中心とした配送手段に比べ、電子的な通信渡っているかの検証はしていない。仕様やデータが契約で許さ手段による組織間の情報伝達は、迅速な情報提供が行われる

れていない相手に渡った場合や重大な契約違反で明確な証拠

一方で、紙の情報と矛盾をきたしたり、情報が目的外で利用さがあるときは法的処置をとるものの強制力をもつような措置はしれるなどのリスクも増大している。

ていない。チェックは実際問題不可能であるし、今まで特に問

2018年12月に、米国企業における電子文書や電子データの流題はない。この業界は、プラントの設計に関して何処も似たり

通（共有や転送）について、訪問調査を実施した。訪問先は、寄ったりで検証が難しい。

いずれも大手企業の拠点または子会社である。欧州企業への（提供、開示経路）

１

質問の回答も併せて、以下に調査結果を紹介する 。

サプライヤーとはSharePointを使ってシェアしている。誰にアクセスさせるか、誰がアクセスしたかを管理し、編集や削除も管理している。ログの解析は、要請があったときのみ行い、15年で北米企業訪問調査

３、４回である。転送は会社が定める正式な方式ではない。
なお、電子メールによる転送は少なくなってきている。電子

電力プラントエンジニアリング企業

メールは重いデータを送ることができないためだ。
サーバは自営サーバでクラウドではない。誰に何を送ったか（他組織との関係）
クライアントがプラントの設計をする上で、どのような技術をを管理し、文書やデータの受け渡しがあったとき、プロジェク

使って欲しいか指定してくる。サプライヤーの指定もある（図１）。

ト管理ソフトで、文書名、文書番号、メタデータを入力し、や

この業界は、ジョイントベンチャーの定義が他の業界とは異なり取りが一覧として分かるようになっている。SharePointと連携

り、同業と組むのではなく、他の企業に委託し、全て従ってもしており、文書やデータはSharePointから図２のような送付票

らう形態をとる。地域により組合や現地企業を入れるなど制約

によりハイパーリンクを送られた人だけが見ることができる。

を受ける。

SharePointを改造しているが、もっとやりやすいものが市場に（文書及びデータの提供、開示方針）

あるとのことであった。

基本は文書情報を電子的に交換しており、プロジェクトのはじめに、文書管理や開示方式を決める。これは、元となる標（情報流通の運用）
ダウンロードは、pdfのみとし、他の目的で利用してはならな

準ポリシー、つまりテンプレートを変更して適用する。クライア

いことを契約で決めるが、守られているかどうかの確認は実質ントから要求があればそれを優先させるという全社規程の但し的に不可能であるとしている。

書きがある。ジョイントベンチャーの建設会社は、独自の手続

マーキングについては、マル秘か否かという分け方はしていきに則って業務を遂行しており、安全性などをこちらから指定ない。タイトル、免責、所有に関する情報が記載される。電子することはない。

署名、タイムスタンプは使っておらず、州によっては電子署名を認めていない。ただシールと署名は必要であるため、印刷してクライアント当該企業

委託先

図１ 電力プラントエンジニアリング企業におけるクライアント、委託先との関係

6 月刊 IM 2019-4月号

署名し、スキャンして保存している。今は、Acrobat Readerで、
１ この調査は、平成30年度経済産業省委託事業文書及びデータの高度利用管理に関する国際標準化の一環で実施した。

情報セキュリティポリシーとして、情報分類ポリシー、システムセキュリティポリシー、従業員との間のハンドブックによる秘密保持ポリシー、顧客との間の品質管理契約がある。
（提供、開示経路）
外部組織に対するセキュアファイル共有を、オン
ラインストレージソフトウェア NextCloud によるオンプレミスソリューションで実現（NextCloudを利用して自前構築）している。NextCloudはドイツやオーストラリアの州政府も導入している。電子
文書やデータを送らないで、自分たちでコント

図２ ハイパーリンク送付票

ロールできるよう、向こうからシステムに入ってもらうようにしている。ここでは、特定ファイル、特パスコード、ユニークID発行、日付、タイムスタンプを付与する

定ユーザーの時間枠が指定できる（リンク、パスワード要求、期ことができるので電子的なものが容認され始めている。企業間は、

限切れ）。

そのままやり取りされ、電子署名やタイムスタンプは付けていない。

その他、秘密文書の漏えいをドキュメントレベルで防ぐことをプロジェクト終了後は外部アクセスを停止し、リポジトリを目的に、Office 365をベースとしたAIP（Azure Information

記録として残す。プロジェクト終了段階で、残すべきものは、Protection：情報保護機能）の利用を予定しており、現在実装

重複を排除し最小限にして残す。WORM（改ざんできない記録中である。AIPは、対象としてサーバやSharePointのほか、電システム）は使っていない。全てSharePointで管理している。

子メールも分析でき、秘密保持契約を締結しているか否かも検SharePointを使ってアクセスさせる方法は、米国のエンジニアリングやアーキテクチャ業界では一般的とのことであった。ただし建設業界は、そうでない方法も取られている。

出できる。
（運用）
マニュアルワークフローからデジタルワークフローに進化しつつある。ラベルは、公開、内部用、秘密、極秘があり、ワーク
フローによって異なる。マークはウォーターマーク（透かし）とし

再生医療企業て全頁に付与する。
他の組織が同じシステムを持つ場合、同じルールを適用し（他組織との関係）
クライアントは、病院及び治験を行っている製薬会社である。
処置や経過は秘密事項である。政府の規制があり、患者は番号だけで管理され、全て機密データである。病院からの直接の監査はない。

ファイル転送を行う。同じシステムがない場合は、リンクで入ってもらう。読み出し専用で変更の危険性は少ない。
電子署名、タイムスタンプは、EDMS（統合文書管理システ
ム）に入っているドキュメントに付与されている。
ラップトップにデータを入れており、情報漏えいの危険がある（文書及びデータの提供、開示方針）
業務上、秘密保持契約が必須であるため営業用文書と提案

ので追加のセキュリティ対策を実施している。何かあればコン書は「秘密」をマーキングし、法務部門に確認を取ってからユー

ピュータを使えないようにしている。WORMは特には使っていザーに渡す。その他の文書は配付しない。契約顧客は、オンサない。

イトでのみ閲覧できる。

社内では、紙もたくさん扱っており、「紙」と「電子」の管理に
EDMSを使っている、EDMSは政府の監査にも対応できる。
機密ドキュメントは紙をできるだけデジタルにしていこうとしてい

病院

当該企業

製薬会社

る。紙からデジタルへの変換は、多くの段階を経てデータに置き換えられる。紙文書は入退室管理された倉庫で保存している。

図３ 再生医療企業におけるクライアントとの関係

月刊 IM 2019-4月号

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医薬品製造企業（欧州企業）（他組織との関係）
数多くのサプライヤーや、請負業者のホワイトリストを持っており、利害の対立がない限り他の業者も使用できる。
（文書及びデータの提供、開示方針）
記録管理部門が、情報の保護と取り扱いに関する全体的な報告される。原則として、社外からの直接アクセスは認められていない。
多くのデータは秘密である。その結果、当該部署及び業界全体として、不正なデータアクセスやデータ損失を防ぐために、プロセスやＩＴソリューションの改善に非常に重点を置いている。
業界は全体的に、不正なデータアクセスやデータ損失の問題が増加している。

ポリシーを担当している。文書またはデータを開示する場合は、
ガイドラインに従って行わなければならない。
データを共有する際にどのような注意が払われるかは、データのセキュリティレベルに依存し、機密データは暗号化する必要がある。
地域によっては、その地域のルールがある場合があり、企業のルールより厳しいものであればそちらに従う。

海外企業のグッドプラクティス
今回の調査で得られた、米企業における電子文書や電子デー
タの流通（共通や転送）に関するグッドプラクティスは次のようなものであった。

マークの要件はないが、秘密保持契約を締結するなど、デー（1）文書／データの開示／提供方針は、配付せずオンサイトで閲覧させる

タが不正に共有されないようにするための方針と具体的な保護

他組織への文書／データの提供方針の一例を再生医療企手段がある。
部下を持つ管理職は部門内の情報管理を担当し、情報はルールに従って共有され、各従業員はルールに従うことが要求

業に見ることができる。その方針を再掲する。
秘密保持契約を締結するされる。管理職によって示される全体的な指示があり、管理職

営業用文書とプレゼンテーションは秘密を表示し、法務部門に確認を取ってからユーザーに渡す

は従業員にこれに関することを伝える責任がある。

営業用以外の文書は配付しない（提供、開示経路）

情報利用者は、オンサイトでのみ閲覧できる

電子メール、紙文書、ITシステムへの限定的なアクセスなど（2）文書の閲覧は、リンクを渡しファイルを渡さないがある。これはユースケースに依存し、機密情報は暗号化する

以下に、大まかなフローを示す（図４参照）。

必要がある。

① 電子文書及び電子データの提供者は、提供に先立って利用者との間で秘密保持契約（NDA）を締結する。ここには、誰が、どの文書／データを、どんな目的でアクセスするかが明記される。

データの重要性やデータそのものが医療規制産業の要件を満たすかどうかといった多くの要素に依存する。第三者プロバイダーが代わって業務を遂行する場合でもこれらに準拠する必要がある。
（情報流通の運用）
タイムスタンプ付き電子署名をサポートするいくつかのITシステムがあるが、電子署名の使用は限られている。文書及びデー
タは、組織の内部または外部からの発生に係わらず、その機密提供者

文書管理システム

利用者①秘密保持 契約（NDA）②ACL設定レベルに従って保護する。なお、WORMメディアは使っていない。
アクセスの記録と監査の要件はないが、サプライヤー／請負③リンク通知業者を使用前に調査している。
他組織から提供、開示された文書及びデータのアクセスを監視する仕組みは、内部情報と同じである。
アクセスログをどういう観点で整理し、異常をどのように検知

④読出し
⑤契約終了
⑥ACL開放し、どこに報告しているか、また、監査でアクセスログの何が参照されているかは、通常、サプライヤーの監査で確認され、8 月刊 IM 2019-4月号

図４ 情報の共有/転送方式

文書情報流通に関する米国技術動向調査② 提供者は、NDAに従って、文書管理システムのアクセ
スコントロールリスト（ACL）を設定する。アクセスは読
み出しのみで、ダウンロードや印刷は許可しない。
③ 電子メールその他の方法で、アクセスが許可されたファ
イルのリンクを利用者に通知する。
④ 利用者は、リンクを指定することにより、文書管理シス
テムからファイルを読み出せる。提供者は、利用ログを取得し保持する。
⑤ 契約終了と同時に、ACLを開放し、その後読み出せな
いようにする。
（3）
プロジェクト管理との連携をとる① マネジメント層：マネジメントによる保護、業務として必要な文書情報の識別、その取り扱いに関するポリシー提供。
② 業務運用層：文書情報を業務に割り当て、組織の中から情報を集約し、ポリシーに従って配布する運用組織及びコンテンツのマネジメント。
③ ストレージ層：物理的な通信路又は共有の場。コントロー
ルする情報は、「情報のシェア・流通のコントロール」層（またはインタフェース）を介して、②業務運用層から与えられる。
④ 物理的ITインフラ層：該当の文書情報を特定。該当の情報の秘匿化などのIT基盤

誰に何をアクセスさせるかは、プロジェクト管理の一環で管理「情報のシェア・流通のコントロール」層の実装は、例えば、プ

され、記録される。電力プラントエンジニアリング会社の例では、ロジェクト毎の「リポジトリ」を構成することで、文書の配布、プロジェクト管理システムと文書／データ管理システムがアクセス

取り扱い場所の特定、持ち出しを制限するようにコントロールさ制御情報を共有し、リンク情報は文書／データ管理システムかれる。
製造・施工のプロジェクト運用を例にとると、文書情報によっら通知している。

て、その部品の工法や人の作業方法が特定されるなど、設計から部品製造、組み立てに至るまで、関連性をもった情報交換が

文書情報流通基盤の方向性行われると共に、プロジェクトマネージャ（文書マネージャ）は、
プロジェクトの実行管理情報（リポジトリ）を参照して、契約等

文書情報流通基盤の構成要素に基づいた文書情報（のURL）を配送する。

国内外での文書情報流通基盤に流れる文書情報の保護に対する要求や、流通基盤に流れる文書情報を電子化して効率化し終わりにたベストプラクティス事例をモデル化すると図５のような構成と

米国技術調査に先立ち、JIIMA会員16社を対象に国内の状なっている。

況について予備調査を行い、更に５社に対して詳細なヒアリン

図において、グを行った。その結果、次のような問題が明らかになった。
ａ）作業現場に近くなればなるほど紙と電子の流通が二重化している。正当な版が不明となり、間違い、ミスの発生原因となっている。

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図５ 文書情報流通基盤の構成䝯䝕䜱䜰ᣢ䛱ฟ䛧ไ㝈ㄆドｂ）本来は、再利用できるデータが求められているが最終的に押印・捺印が必要なので、「紙」に印刷して確認する。
ｃ）現場からの情報の信頼性と最終的な届出・申請に関わるデータの完全性維持が求められ、基準がな
く過剰な対応となっている。
ｄ）グローバルな案件管理での文書情報管理のルールがなく個別対応になり、プロジェクト管理者と文書情報の管理者がそれぞれ文書情報の版や提供判定等を実施している。
これらは、電子を前提とすること、プロジェクト管理との連携を図ることで解決される問題と言える。

月刊 IM 2019-4月号

9電子契約はじめませんか
第１回

電子契約の秘密の鍵？

JIIMA電子契約委員会では、より効率的な経済活動を支える電子取引のキーとなる電子契約についてガイドラインを作成中です。その内容の一部を先行して月刊IMに連載し紹介します。

JIIMA電子契約委員会

現できる構成となっているためBCP対策にも有効な手段といえ電子契約とはます。

インターネットが普及し電子的な手段を用いた商取引は、もは

さらに、印紙税の削減が実現できます。多額の印紙が必要とや商業活動において切り離せない要素となっています。商品・なる契約を行っている企業にとっては、電子契約を採用することサービスの宣伝やマーケティング、契約、売買、製品の受発注で、すぐに大幅なコスト削減が実現できます。契約書の印刷、や出荷、請求や決済などを電子的なネットワークを利用して行う製本、郵送にかかわる費用も削減でき、ペーパーレス化と合わ

商業活動はさまざまな分野で広がっています。

せて削減効果は非常に大きなものとなります。

そういった中、電子データのやり取りだけで契約を締結する
方法、いわゆる電子契約といった手段が注目されています。
いままで一般的な企業間の契約では、裁判における証拠性や、

2001年４月に、IT書面一括法と後述の電子署名法が施行されたことで、さまざまな法律で書面の電子化に向けた規制緩和が行われました。これにより、2002年には、建設産業は他産

各種法令を遵守するため、書面に署名捺印を行った紙の契約業に先駆けて、電子署名による契約システムが稼動を開始し、書を用いて合意し、それを契約当事者双方で保管してきました。

工事請負契約書をはじめ注文書、注文請書の電子化により関

一方、電子契約は、「電子署名」と「タイムスタンプ」を付与した係法人間ではコスト削減や業務効率の向上といった数々のメリッ

電子文書をインターネット経由で合意成立を行い、電子文書のまトを享受しています。近年では、法人間だけでなく法人対個人

まサーバなどに長期保存する契約締結の手段となります。したに及ぶ範囲でも電子契約の活用が広がっています。例えば、個がって電子契約の活用はデジタルの利点を活かしさまざまなメ

人向け住宅ローンを提供する金融機関での活用です。住宅ロー

リットを享受できます。

ンの借入人は、金融機関が提供する電子契約サービスを利用す

紙の契約書から電子契約に変えることで契約締結プロセスにることで、ロケーションや時間の制約を受けることなく、PCやスある煩雑な業務が効率化できます。例えば、契約書の印刷、

マートフォンを使って、簡単にローン契約手続を行うことができ製本、封入、投函、郵送、捺印、保管、進捗管理、督促などるようになりました。

の作業が大幅に減少し、契約スピードの向上と人的工数の削減が期待できます。

このように、電子契約の利用を広げることは社会生産性の向上にも繋がっていくといえます。

また、膨大な数の契約書を簡単に検索・閲覧・共有できるこ

電子契約を取り巻く法律面にも触れておきます。

とから、契約進捗管理、契約文書管理におけるコンプライアン

電子署名法（電子署名及び認証業務に関する法律）では、署スを強化することが可能となります。一般的な電子契約の仕組名や押印が押された書面と同等の法的有効性を与える電子署名

みは、複数の堅牢なサーバでデータを管理、バックアップが実が規定されました。
電子契約で取り交わされた契約書も、紙の契約書と同様に、万が一の係争時には裁判上の証拠力を持つことが必要です。

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民事裁判に文書を証拠として提出する場合、提出者はその文書が真正に成立したこと（署名者本人が自分の意

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思で作成したこと、偽造ではないこと）を証明する必要があります（民事訴訟法第228条第１項）。これはその文書が電子データであっても同様です（同法第231条）。紙

図１ 電子契約の取り交わしイメージ

10 月刊 IM 2019-4月号の契約書に本人の署名や押印があれば、その文書が真表１ 電帳法施行規則における電子取引情報の保存要件

正に成立したことが推定されます（同法第224条第４項）。紙の契約書に署名や押印が必要なのはこのためです。

法令等の項目同様に電子データの文書の場合、適切な電子署名（本人による一定の条件を満たす電子署名）があれば、本人の手書き署名・押印がある文書と同じように真正に成立したことが推定されます（電子署名法第３条）。ですから電子署名は強い証拠力を持つ

分類

項目・概要

保存場所

事業所在地、又は納税地

保存期間

７年間
①関係書類の備え付け
施行規則第３条第１項第３号イ

施行規則
第８条１項

保存要件

わけです。

けで、契約書が偽造ではないという推定が受けられるこの条文
は、契約を取り交わす者にとって大変便利なものなのです。

施行規則第３条第１項第４号③検索機能の確保
施行規則第３条第１項第５号

契約締結時に「電子署名」を使うのは、電子署名に押印と同等の証拠能力を期待できるからです。適切な電子署名があるだ②見読性の確保

保存上の措置施行規則
第８条２項・３項

タイムスタンプ or 規程運用

書面・COMに取引情報を保存※詳細はJIIMA HPにて公開中の「電子取引 取引情報保存ガイドライン」
をご参照下さい。

紙の見積書、注文書、注文請書、納品書、請求書、契約書
等は、国税関係書類として、法人税法等により、保存義務があ

検索要件、具備すべき文書などです。

り、税務調査時に調査官に要求されたら提示する必要がありま

電子の世界はなりすましや改ざんが比較的容易に行われるこす。同様に、電子契約の場合は、電子帳簿保存法で定める要とから、これらが防止され、法律とリスクのバランスを見ながら、件に従い、取引情報を保存する必要があります。

一定の安全・安心が担保された仕組みを選んでいただくことが電子帳簿保存法（電帳法）は、同第１条（趣旨）に規定されている通り、納税者の国税関連帳簿書類保存方法についての特例を定めた法律です。
電帳法は、法人税法や所得税法などの税法の定めにより、紙保存が原則となる国税関係帳簿書類を、一定の要件を満たす

重要であると考えています。
特にビジネスにおいて厳格性が求められる重要な契約は、契約書が真正に成立していると推測される電子署名法に準拠した
電子証明書を用いた署名を行うサービスを選ぶことが、安全・安心への近道といえます。

ことにより電磁的記録やCOM（Computer Output Microﬁlm）
による保存を容認し、第４条で国税関係帳簿書類の電磁的記録の保存等について規定しています。一方、電帳法第10条は帳

電子契約に求められる電子契約書について

簿書類の保存方法の特例の規定ではなく、電帳法施行前に保現在のところ電子契約には、Word、Excel、PowerPoint等

存義務がなかった電子取引に係る電磁的記録を保存しなけれで作成した電子文書をPDFファイルフォーマット化した「PDF文ばならないとして新たに加えられた規定です。

書」が多く用いられています。この背景として、PDF文書に対す

電帳法第10条で規定されている電子取引の取引情報に係る電る一般的な認知が高まっていることや、Acrobat Readerのよう

磁的記録の保存は、電子取引を次のように定義しています。

な普及が進んでいるPDFアプリケーションにおいて電子署名の「取引情報（取引情報に関して受領し、又は交付する注文書、処理や可視化に関する機能実装が進んできていることが考えら

契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる類にれます。

通常記載される事項をいう。
）の授受を電磁的な方法により行う

また、電子文書を電子契約に利用する際には、誰と誰がいつ取引をいう。
」（電帳法第２条６項）。すなわち、インターネット

取り交わした契約書であるか、また改ざんされていたりしないかなどを利用し取引先との間で情報をやりとりした場合は、
すべて電帳法施行規則第８条第１項の要件に従って保存する義務が生じるということです。ただし、国税関係帳
簿書類の電子保存については、税務署長の承認を得なけ
ればできませんが、電子取引をした場合は承認を得る必要がありません。
電帳法施行規則第８条第１項の要件は、例えば、保存
期間、保存場所、不正な改定・削除を防止するための措置、

図２ 電子契約に用いられる技術要素

月刊 IM 2019-4月号

11について、契約締結時だけでなく後々からも確認できるように対処しておくことが極めて重要です。この対処に用いられる技・認証局の署名（認証局の秘密鍵による電子証明書全体の
電子署名）

術が、
「電子証明書」、「電子署名・署名検証」、「タイムスタンプ」

電子契約を取り交わす上で、どの認証局から発行された電子です。

証明書を電子契約書に添付するのかが重要となってきます。すすなわち、電子証明書を用いて契約書に電子署名を行い、電子署名された契約書において署名検証に問題がないことをもっ

表２ 認証局の種類て、誰と誰が取り交わした契約書であるかということ及び契約

認証局種別

書自体が改ざんされていないことを担保するものです。また電子

公的個人認証（JPKI）

公的個人認証法に従って、地方公共団体情報システム機構（J-LIS）が運営する認証局。 国民または日本に住所を持つ外国人の希望者に対して電子証明書を無償で発行。マイナンバーカードのIC
チップ内に格納する。 電子署名に利用する署名
用電子証明書と、システムログインなどに利用する
利用者証明用電子証明書の２種類がある。

商業登記に基づく
電子認証制度登記所に商業登録された企業や法人の登記情報に基づいて、登記所が運営する認証局。 企業・法人の代表者に電子証明書を発行する。

署名を行ったと同時にタイムスタンプを付与することにより、契概要約が取り交わされた日付・時刻について信頼できる第三者により担保されるものとしてその有効性を長期間維持するものです。
以降、電子証明書、電子署名、署名検証について解説します。

認定認証業務対応 電子署名法で規定している設備や業務方法の基
認証局
準に適合し、主務大臣（総務大臣、法務大臣、
経済産業大臣）の認定を受けた認証局。2019年２月現在、民間企業による10の認証局が認定を受けている。

電子証明書の役割
1960年代から発達した「公開鍵暗号技術」（PKI=Public
Key Infrastructure）
は、インターネット社会に潜む、盗聴、な
在世界的に普及しています。電子契約を取り交わす当事者は、

特定認証業務対応 認証業務のうち、電子署名法で規定している技術
認証局
的な基準に適合している民間認証局。 認証局の信頼性向上のために第三者機関の認定を受けている場合がある。

このPKI技術を使った仕組みのもとで、自身の電子署名が正し

AATL対応認証局

りすまし、改ざんなどのリスクを防ぐために有効な技術として現AATLとは、Adobe Approved Trust Listの 略
称でAdobe社が 認 可した認 証 局。WebTrust認
定、ETSI認定、または、ISO 21188を取得している必要がある。

いものであることを相手や第三者に対して証明できるようになります。電子契約の世界では、紙の契約書における印鑑や印鑑※本認証局は、Adobe社のAdobe Acrobat または Reader
ソフトウェアで信頼された認証局と認識されるので、発行した電子証明書を利用した電子署名の検証を簡単に実施できる証明書に相当するのは、PKI技術における秘密鍵と電子証明書です。本人がこれらを所持し、使用することで、安全で確実な電子契約を取り交わすことができるよ
うになります。また、万が一、係争に発展するよう䕔䝖䝷䝇䝖䜰䞁䜹䞊㻌な事態になったとしても電子署名法によって契約の䝹䞊䝖 CA 䛾බ㛤㘽ド᫂᭩
(⮬ᕫ⨫ྡ)㻌

本人性が保証されます。電子証明書とは、本人のኻຠ᝟ሗ䠄CRL䠅㻌

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と呼びます）が認証し、発行する電子データで、よ・電子証明書の有効期間開始日と終了日（有効期間は５年未満）・電子証明書の発行番号（シリアル番号とも言う）
・電子証明書に使用する暗号の種類
・認証局の名前

12 月刊 IM 2019-4月号

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・本人の氏名・本人の公開鍵データ

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子証明書には主に以下の内容が記載されます。

・本人の所属情報（会社名や部署名など）

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秘密鍵とペアをなす公開鍵を第三者機関（認証局
り正確には公開鍵証明書と言われます。個人の電Ⓨ⾜⪅=䝹䞊䝖 CA㻌୺య⪅=୰㛫 CA㻌
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図３ 認証局構成例

ಙ㢗電子契約はじめませんか

なわち、電子契約の当事者は、厳正な本人確認をした上で電子証明書を発行する認証局

電子文書のハッシュ値を計算

秘密鍵で暗号化

電子文書

を発行先として選ぶ必要があります。そうでঁॵ३গக

なければ、係争時に電子署名の有効性を疑౧੡ॹ‫ॱش‬㻌例）1FBA2073CD21E4F7…

例）4C01040800A5…

われることになりかねません。表２は国内における主な認証局の種類です。一般的な電秘密鍵で暗号化

電子証明書

子契約では、認定認証業務対応認証局また認証局の電子証明書

は特定認証業務対応認証局の証明書を選択すればよいでしょう。なお、現状はPDF文書
図４ 電子署名の処理概要

が多くを占めるため、さらにAATL対応認証
局であれば、電子署名をチェック（署名検証）する際のユーザー利便性が向上します。
ルート認証局と中間認証局の二階層構造を

電子文書のハッシュ値を計算

ハッシュ値を比較

電子文書

とる認証局構成例を図３で示します。ここでঁॵ३গக

は、登録局が発行審査を行い、審査が承認例）4C01040800A5…

されたら中間認証局から個人の電子証明書を発行しています。

電子署名と署名検証

ハッシュ値が同じであれば、電子文書は改ざんされていない

署名データを公開鍵で復号化ঁॵ३গக

౧੡ॹ‫ॱش‬電子署名とは、電子証明書を利用して、誰がその電子文書を作成したかということを証

ハッシュ値が異なれば、電子文
書は改ざんされている

正しい認証局？
失効？
有効期限切れ？

電子証明書内の公開鍵で復号化

図５ 署名検証の処理概要

明する技術となります。具体的には、電子文
書のハッシュ値に対して、署名者本人に発行された電子証明書の秘密鍵（当該本人しか利用できないデータ）

紐づく正しい秘密鍵で暗号化されていない場合には復号できまにて暗号化を行います。この暗号化されたハッシュ値（署名デー

せんので、復号できた段階で正しい秘密鍵を利用したというこタ）と暗号化に用いた秘密鍵の対となる公開鍵を含む電子証明とが確認できます（数学理論的に電子署名の署名データが正し書、及び電子証明書を発行した認証局の電子証明書を保管すいかどうかを確認するVerificationという処理）。この後、電子ることが一般的な電子署名の仕組みとなります。

署名に利用した電子証明書が正しいかを確認するために、信頼

この電子署名のポイントは、以下となります。

された認証局から発行されていることを確認します。また、電Ａ）ハッシュ値は、その元となる電子文書が１バイトでも変更された場合にはまったく異なる値となること

子証明書が失効されていないかと有効期間が切れていないかとＢ）秘密鍵を利用して暗号化できるのは、電子証明書が発行された本人のみであることかを確認するValidationという処理）。

Ａ）によって電子文書の内容が特定され、Ｂ）によって電子署名を行った当人が特定されます。
この電子署名を検証する技術が署名検証となります。署名検証では、電子文書が改ざんされていないことと電子署名に利用いうことも確認します（電子証明書が「信頼される」ものかどう
電子署名されたPDFをAcrobat Reader等で参照する際には、
Acrobat Reader内でこの署名検証が行われています。
次回は、タイムスタンプ、および電子契約の運用と証拠性について解説する予定です。

した電子証明書が正しいことを確認します。署名検証の手順と※本 誌に記 載したWord、Excel、PowerPointは、Microsoft社の登 録商標です。

しては、秘密鍵で暗号化された署名データを当該本人の電子証※Adobe Acrobat、Adobe Readerは、アドビシステムズ社の登録商標です。

明書内の公開鍵で復号化します。この復号化では、公開鍵に

月刊 IM 2019-4月号

13

連 載 法令改正等に伴う証憑の電子データ保存

第３回

電子決済による波及効果
SKJ総合税理士事務所
税理士

平成31年（2019年）10月１日から、消費税率が現行の８％から10％に引き上げられるとともに軽減税率制度が導入されますが、

龍 真一 郎証憑の電子化及び取引情報の連携による経費処理の効率化

同時にクレジットカード決済や電子マネー決済等のキャッシュレ

従業員の経費精算業務の効率化を図る手段として、経費入ス決済による中小小売事業者等のポイント還元制度が検討され力・承認・決裁に関しては、従来の書面決裁から電子ワークフています（一定の期間のみ）。

ロー決裁へ移行している企業は数多く見受けられますが、これこの例にもれず、キャッシュレス化の波を事業者の観点で考に加えて、⑴領収書等の証憑の電子保存及び⑵取引情報の察した場合、従来現金決済が主流であった小口の経費等の支出データ連携による経費入力の簡略化については、あまり進んで（特に従業員立替経費）についても、今後は電子決済への移行・いないのが現状です。
今後の電子決済の普及により、当該決済に伴う領収書等の証拡大が進むことが推測されます。
今回は電子決済のその決済手段としての機能部分ではなく、憑の電子データによる授受や取引情報データについても連携・当該取引に関する領収書等の各種証憑を電子データによって授取込が可能となれば、事業者にとってより効率的かつ正確な経受する機能や取引情報データ自体を電子データ連携する機能（仕費処理が可能となります。

組み）に焦点を当て、電子決済が普及し、あわせて付随する情

そのためにはまず標準化され、かつ信頼性が担保された電報の授受が広範囲に可能となった際のその波及効果について解

子証憑や利用履歴情報等のデータを連携する仕組み（発行事

説していきたいと思います。従来の証憑の書面での受領や受領業者等、電子決済者個人及び受領事業者の三者間データ連携）

後の取引情報の手入力に比し、いかに効率的な経費処理が可の構築が不可欠と言えるでしょう。

能となるか、具体的に説明します。

（1）領収書等の証憑の電子保存
領収書等の証憑の電子化保存の方法としては、①電子領収
１

事業者における経費処理の現状
事業者の支出に関する決済手段としては、金額が大きい原価や経費では振込やインターネットバンキング等が主流の反面、少書データ （補足説明１）を受領し保存する方法（電子帳簿保存法（以下、電帳法という）に基づく申請が不要）と、②書面で受領した領収書をスキャンして電子データ化して保存する方法（電帳法に基づくスキャナ保存申請が必要）があります。

額の経費等については少し事情が異なります。

まずは①の電子決済に伴い発行される書面に代わるデータのその主たるものである従業員立替経費については、個々の取授受ですが、電子請求書データによる授受がグループ法人間や引金額は少額ながらも内容はさまざまかつ取扱量も多く、さら主要な取引先を主として既に導入している事業者が見受けられに決済手段は現金、振込、クレジットカード（コーポレートカード、るのに対し、電子領収書データの授受については、発行事業者

個人所有カード）、電子マネー、スマホ等と多岐にわたります。

の業種業態が多種多様にわたり、受入事業者の受入について

当該立替精算による経費処理とは、各従業員が一旦立て替

は発行事業者の電子領収書データの発行機能の実装の有無にえた経費について毎月１回以上精算を行い、当該精算金額を雇依存せざるを得ないことから、未だ書面による授受が大半であ用事業者から振り込んでもらうといったものですが、その過程

り、取引データの自動連携も一部のものに留まっています。

において領収書等を基に経費を経費精算システムへ入力するとしかしながら、例えば航空会社の航空券購入に伴う電子領ともに、当該書面の領収書等を台紙に貼るなどして整理して事収書（PDFファイル）の発行なども一部で行われていますから、業者へ提出するというのが一般的な業務処理の流れです。

受領事業者側が当該データを受け入れ、保存することはそれほ

つまり、経費処理の際には、領収書等の証憑の保存と当該証憑に基づいた経費等の取引情報の入力・保存が必要ですが、
これは今後電子化が進んだとしても避けられません。

14 月刊 IM 2019-4月号

１

電子領収書データとは、電子取引データであることから「新消費税法等で定められている記載事項が記録されているPDFファイル等の電子領収書（レシート）
もしくはCSVファイル等の領収書データ等」を指します。

ど難しいことではないと思われます（補足説明２）。
一方発行事業者側においては、領収書等の発行を書面からうやくスキャナ保存の要件緩和措置が実を結んできている状況です。

電子データに代える場合、電子領収書データの発行と当該電子

なお、前号において各種証憑等を保存する理由として、法人領収書データ（控）の保存を行うことが必要となりますが、デー

税法上の取引関係書類の保存義務と消費税法上の仕入税額控

タ作成・連携等の技術的な問題もさることながら、その導入に除を適用するためであり、現行消費税法上は３万円未満のもの

よるコストメリットがあまり感じられないといった課題があります。

はその保存がなくても、帳簿への的確な記載があれば控除可能

また、電子決済に馴染まない発行事業者、例えばインターでしたが、平成35年（2023年）10月１日からのインボイス方式導ネット環境がない店舗（スタンドアローンのレジしかない、また入後は３万円未満のものであっても保存しなければならないこ

レジすらない店舗等々）はどうしても一定程度は存在し、結果ととは解説しました（一部の免除されているものを除く）。

して書面の領収書（特に手書きの領収書）が残り続けることとなり、そのため、書面の領収書もしくはそれに代わる電子領収書

その比率・割合は逆転するとしても電子領収書データと書面のデータを受領しないという選択肢については、今後は採用でき領収書が併存する状況は当面変わりません。

ないことになります（補足説明３）。

それを補完・代替するものとして、事業者における証憑の完全電子化を実現するものが②の書面の電帳法に基づくスキャナ
保存です。
スキャナ保存は電子決済に直接的に関係がありませんから、詳しい説明は割愛しますが、直近のスキャナ保存申請件数の推移では、一昨年から飛躍的に増加しており、システム開発ベン
ダーの電帳法への的確な対応と事業者の理解度向上により、よ（補足説明１）
領収書をデータで受領するメリットとしては、受領する証憑とは必ずしも馴染
みの「領収書」として様式の体を成しているものでなくても良く、当該領収書に記載されている事項の羅列データでも構わないということです。例えばクラウ
ド上のサーバに保存された電子領収書データをサマリー等の編集を行うことなく（データを合理的に格納するための編集は可）、会計システムの帳簿データとして取り込むような場合、当該帳簿データを電子取引データとして保存する方法
でも構いませんし、当該帳簿が電帳法４条１項の帳簿承認を受けているのであれば、これをもって電帳法10条の保存義務も満たすことになります。
なお、これは前号でも説明したとおり、法人税法及び電帳法上においても支払いの事実がわかる取引情報の保存があることになりますから問題ありませ

領収書を紙で受領してスキャンして電子保存する場合
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電子領収書を受領して保存する場合（電子取引）
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紙の受領なし作業省略岧岨‫ق‬োৡનੳ‫ك‬

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図１ 領収書を受領・保存する際のスキャナ保存と電子取引の対比

月刊 IM 2019-4月号

15

ん。
（電帳法10条、新消費税法57の４条①⑤、インボイス方式Q&A問20）（補足説明２）
当該電子領収書データの授受については電子取引に該当します。そのため、当該データを保存する際は電帳法第10条等の要件を充足した上で取引当事者双方が保存する必要があります。なお、電子領収書は電子データであることか
ら印紙税は賦課されませんが、当該電子データを書面に出力する場合には、書面で受領した本来５万円以上の印紙が必要な領収書と峻別する意味で「電子取引により発行した電子領収書」や「電子取引により発行した電子領収書の写し」等を印刷できるようにして、税務当局から要らぬ誤解を招かないようにする必要があります。
（補足説明３）
今後、発行事業者は書面の領収書又は電子領収書データのいずれかを選択して（もしくは共に）発行することになりますが、現状コンビニ、スーパー、百貨店等の店舗においては、受領者との関係上、電子領収書を授受する仕組み
が未成熟なこと、発行する際の相手先への確認作業や発行自体の手間に加え、従来の商慣習、無用なトラブル防止、事業者以外の一般消費者への対応
等々の理由により、現金決済のみならず電子決済したものについても受領者の意思に関わらず書面のレシート等を発行しています。
そのため、電子決済が普及したとしても書面レシートに代わり電子レシートが一般的なものとして社会全般に広く浸透するまでには、まだしばらく時間がかかるかもしれません。

（2）取引情報のデータ連携による経費入力の簡略化
取引情報の授受による経費入力の簡略化とは、事業者にとっ（1）クレジットカード決済
既に一部の経費精算システムにおいてはクレジット会社と提携し、コーポレートカードを使用した際の取引情報を随時自動
データ連携し、精算者は経費入力の際に一部を補完入力するのみで済ませることができているものがあります。
また、個人カードについては、仮に当該カードに電子領収書
または利用明細（お客様控え）をデータで取り込み一旦保存し、事業者においてデータ読取装置等により当該カードからデータを読み取ることが可能となれば、当該データの授受は電子取引に該当しますから、コーポレートカードと同様の効果が見込まれます（補足説明４）。
（補足説明４）
書面の領収書や利用明細（お客様控え）に代えて当該電子データを授受し、保存することに関しては、税法上問題はありませんが、別途各業界において遵守すべき法令や商慣習上の弊害等も含め、その是非については検証・確認する必要があると思われます。

（2）その他の電子決済て電子決済普及による最大のメリットであると思われます。仮にデビットカード決済、電子マネー決済、スマホ決済に係る取領収書等の発行事業者や電子決済受託事業者が電子決済の際

引情報の電子データによる授受については、一部を除きデータの取引年月日、取引内容、取引金額等の取引情報について電連携は進んでいないため、やはり利用可能店舗の拡大状況及

子決済者を介して、もしくは直接的に受領事業者へ取引情報を

び取引情報データの円滑かつ適正な授受の仕組みの構築の動送り、受領事業者が経費に係る取引情報として取り込むことが向を今後も注視していくことになると思われます。

容易に可能になれば、従業員の経費精算に係る入力作業が簡略

しかしながら電子マネーについては、Suicaを例に挙げると、化され、従業員の精算事務量を大幅に削減することになります。

カードに格納された履歴情報の過去20件については読取装置

なお、当該経費情報の自動データ連携については、内部統により取引情報を読み取ることは可能ですが、いかんせん件数

制効果があり、コーポレートガバナンスの一翼を担っているともが少ないため（駅の券売機では100件の履歴情報は印字出力可言えます。

能なため、履歴データ自体の保存はあると思われます）、読み

従来の経費処理においては、従業員が不正を行う余地があ

取りを忘れるとデータは消えてしまいます。

り、例えば経費入力の際の内容の改ざんや白紙の領収書を受当該カードの汎用性を考えた場合、更なるカードへの大量領し、これを不正利用して架空の経費を精算しようとする場合

データの保存が可能となれば、読取装置による読取頻度の軽減など、領収書を一見しただけではわかりづらいものですが、電や読取忘れの防止につながるものと思います。

子決済受託事業者から信頼性が担保された正確な取引情報がまた、スマホはデータ連携媒介装置として、発行事業者が特自動連携され、当該情報に関して訂正不可の措置がとられるのに大規模なシステム構築なしに受領事業者へ電子領収書データであれば、少なくとも支出の事実及び内容は明らかですから、

等とデータ連携可能であることから、今後最も注目されるもの

恣意的な処理はできません。

です。

電子決済に派生した電子データ授受の可能性留意すべき事項

クレジットカード・デビットカード決済に加え、急速に拡大し以上のとおり電子決済は非常に便利かつ取引情報の有効活用ている電子マネー決済、今後最も拡大・拡張が見込まれるスマによりその導入効果は絶大ながらも、授受される情報のセキュ

ホ決済による電子データの授受（電子取引）の実現可能性につリティ確保は無論のこと、容易に決済可能であることから起因

いて解説します。

する過度な消費や不正使用のチェックは必要であり、そのため

16 月刊 IM 2019-4月号

連載 法令改正等に伴う証憑の電子データ保存௻ᴗ➼䠄ཷ㡿஦ᴗ⪅䠅ᗑ⯒➼䠄Ⓨ⾜஦ᴗ⪅䠅ᚚ฼⏝䛒䜚䛜䛸䛖
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図２ 立替費用のスマホによるデータ連携想定図には決済内容の自己チェックはもちろんのこと、電子決済サービ回程度の利用履歴の通知を行い、取引内容のチェックを促すな

ス受託事業者はセキュリティサービスの一環として利用者へ年一ど併せて行う必要があると思われます。

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月刊 IM 2019-4月号

17

連載

働き方改革への取り組みとビジネス

第２回

法改正で変わる
会社の管理体制

１
社会保険労務士

前回、働き方改革の背景と意味について考え、働き方改革法案による改正点として、いくつかの項目を挙げました。

松永 公 一

有給休暇を付与します。
先に「労働日」と書き、また「労働義務を消滅させる」もので今回はこのうちあると書いたように、年次有給休暇の目的は賃金を保障し、経・年次有給休暇を消化させる義務

済的な憂いなく労働義務を消滅させて休暇を取ることにありま

・労働時間把握の実効性確保

すから、年次有給休暇の取得は必ず「労働義務のある日」でなについて解説したいと思います。

ければならず、休日に被せることは不可であり、また、年次有給休暇を買い取ることもできません（ただし、退職と共に年次有年５日の年次有給休暇を取得させる義務
私が最初にこのテーマを挙げたのは、働き方改革による改正

給休暇の権利は消滅するため、あらかじめの約束によらず、退職時にたまたま残った年次有給休暇を退職後に会社が買い取る
ことは法の関知するところではありません）。

には中小企業に対する緩和措置があるからです。例えば時間外

また、付与された年次有給休暇の取得は、労働者の時季指労働の上限規制は2020年４月からの適用であり、同一労働同定だけで可能であり、使用者が許可や承認を与えるという概念

一賃金は2021年４月からの適用であるのに対し、この４月以降はありません。労働者が年次有給休暇の時季指定を行った場に新たに付与される年次有給休暇については、中小企業も含め

合、その時季指定が客観的に見て事業の正常な運営を妨げるて年５日を取得させることが義務づけられるため、もっとも対応場合であり、かつそれを理由に使用者が時季変更権を適法にを急ぐ必要があるからです。

行使しない限り、その日のその労働者の労働義務は消滅します。

さて、本題に入る前に、「年次有給休暇とは何か？」について触れておきます。

会社の許可や承認は「法的に存在しない」ため、よく言われるような「会社が有給休暇をくれない」という事態は、法的にはあり

年次有給休暇とは、一定期間の勤務日数と、その間の出勤率得ません。また、同じ理由で年次有給休暇の使途を制限するこ（80％）を前提に、入社後６ヵ月で10労働日の休暇が付与され、とは、例えばそれが実質的なストライキであるような場合を除き最初の付与から１年ごとに、11労働日、12労働日、14労働日、できません。年次有給休暇の利用はあくまで労働者の自由です

16労働日と付与日数が増え、入社から６年６ヵ月で20労働日がから、使途の制限はもちろん、使途を届け出させることもあまり付与されて、以後、毎年20労働日の休暇が付与されるものです。

好ましいとは言えません。

ここでいう「付与」は、年次有給休暇の権利が与えられるというさて、このような年次有給休暇ですが、わが国の取得率は決意味の付与であり、現実に休暇を取得するという意味ではありして高くありません。昨年10月の日本経済新聞に、2018年１月

ません。今回の改正では取得の意味で「付与」という言葉が使に行われた従業員30人以上の6,400社に対する厚労省調査の結われていて紛らわしいので、この稿ではこの後、権利の発生を果として、2017年の年次有給休暇の取得率は51％であったとい「付与」、現実の休暇の取得を「取得」と呼びます。

う記事が載りました。この数字は「案外取得しているなぁ」と思

この休暇は、「賃金を受ける権利を失うことなく労働義務がわれた方も多かったのではないかと思いますが、総合旅行サイ消滅する」ものですので、休暇日は原則として通常の労働日の賃

ト・エクスペディアの日本語サイト、エクスペディア・ジャパンが金が支給されなければなりません。また、パート・アルバイト等

毎年実施している年次有給休暇の国際比較調査の2018年版での名称を問わず、１週間に５日以上働く労働者には、１日の所

みると、調査対象となっている19カ国の中で取得率は単独最下

定労働時間の長短には関係なく前記の日数の年次有給休暇を位、取得日数もタイと並んで最下位になっています。

付与する必要があります。これに対し週４日以下で働く労働者に

このように低い消化率になっている背景には、国民の祝日
（休

ついては、
「比例付与」と言って、前記よりも少ない日数の年次日）が国際的に見て多く、また年末年始・お盆の休日もあるため

18 月刊 IM 2019-4月号

の取得を導入することで法改正に対応することも可能です。
さらに、今回の改正では年次有給休暇の取得状況の管理も会社の義務とされていますので、法の規定通りに労働者各人の入社日を基準として年次有給休暇を付与している会社は、前述（3）の「付与日から１年間に５日」の年次有給休暇付与の管理が、特に人数が多い場合に大変になります。このため、年次有給休暇の付与日を年何
出典：エクスペディア・ジャパン「有給休暇の国際比較調査2018」

回か、例えば４月１日と10月１日のように統一することでこの負担を少なくすることが考えられますが、年次有給に年間の休日・休暇日数は決して少なくないことや、病欠に対す休暇の付与日を統一する場合は、必ず「前倒し」にする必要がる会社や社会保険の保障が十分ではないために、病気やけがあります。例えば初回の付与は法の規定通り入社６ヵ月目に行の際に休む権利を確保したい気持ちが働くこと、一斉に働き一い、２回目以降の付与は従業員全員４月１日に統一するような場

斉に休む労働慣習から個人が休暇を取ることに引け目を感じる

合、仮に2019年９月１日に入社した従業員については2020年３

等があります。労働や休暇の文化やあり方の違いの面が大きい

月１日に１回目の付与を行い、２回目の付与は法律上は2021年

ので、年次有給休暇の低い消化率だけを捉えて悪いという断じ３月１日ですが、従業員全員の統一付与日が４月１日であるなら、方はできませんが、法的に与えられた権利が行使されていない

11ヵ月前倒しして2020年４月１日に２回目の付与を行う必要があのは事実であり、前回の稿で述べたように、今後は働き方の多ります。この前倒しは避けることができないので、極端な前倒し様性が求められる社会になることから、「有給休暇を取得するを緩和するには統一付与日を年に２回から４回程度設け、入社日

労働文化」を育てていこうというのが改正の狙いです。そのためごとに適切な統一付与日を設定するようにしなければなりません。

に、とりあえず年最低５日の年次有給休暇を取得させようとして「付与日から１年間に５日」の年次有給休暇を確実に取得させいるのだと思われます。

るための方法としては、

今回の改正は、大まかに言うと（1）2019年４月１日以降に① 例えば付与時、３ヵ月目、６ヵ月目、９ヵ月目のように定期的に時季指定の状況を把握し、取得が遅れている場合は自主的な時季指定を会社が指示する（2）新たに年10日以上の年次有給休暇を付与した労働者（パート等含む）について② 労使協定による計画的な年次有給休暇の取得日を設ける（3）その付与日から１年以内に③ 会社が労働者の意見を聞いて時季指定する（4）その労働者に５日の年次有給休暇を取得させる義務が会社に課せられのような方法が考えられ、さらにはこれらを組み合わせる方法、（5）労働者が取得しない場合は、会社が本人の意見を聞いて時季指定しなければならない

月目の取得日数が基準に達していない労働者については面談をというもので、画期的なのは、これまで労働者にしか許されてまた、年次有給休暇の付与時点で会社が労働者の意見を聞いなかった時季指定について「労働者に年次有給休暇を取得さいて５日分すべての時季指定を行っても構いません。この場合、せる義務を会社に負わせ、労働者が取得しない場合は会社がその後に労働者が自主的に時季指定した場合にその日数につい時季指定しなければならない」という部分です。言うまでもないて会社の時季指定を取り消すのかという問題があり、行政の解ことですが、労働者が自主的に５日以上の年次有給休暇を取得

釈としては取り消す必要はないのですが、年次有給休暇の自由

する場合は、会社は何もする必要がありません。

利用という本旨に立つならば、労働者が時季指定した日数につ

従来からあった、労使協定による計画的な年次有給休暇の例えば年２日は②の計画的な取得を行い、さらに６ヵ月目、９ヵ行って③の会社の時季指定を行うような方法が考えられます。

いて会社の時季指定を取り消すルールにしても構いません。

取得日数はこの５日に含まれるため、労使協定による計画的な取なお、前述の①は労務管理上の「指示」にとどめる限り就業得を実施している会社については、その日数は除外して考える

規則の改正等は不要ですが、②は就業規則の規定と労働者代ことができ、また、今後労使協定による計画的な年次有給休暇

表との労使協定が必要であり、③は就業規則に会社の時季指月刊 IM 2019-4月号

19働き方改革への取り組みとビジネス定についての規定を設ける必要があります。
この年次有給休暇の取得は法改正ですので守られるべきこと

働安全衛生法の改正であり、過労死等の労働災害の防止が目的です。

は当然なのですが、会社によってはこれらを守るためのベースと労働者が会社の支配下に置かれている時間を正確に把握し、なる環境が整っていない場合があるので、蛇足ですがこれにつ労働災害の防止につなげていくのが目的のため、労働基準法上いても言及しておきます。

の労働時間、休日、休憩の規制を受けない管理監督者も対象

チェックすべき点は、である点に注意を払う必要があり、また、休日労働も含めた時① １日の労働時間は８時間以内（原則）、週の労働時間は40
時間以内（原則）が守られ、超過する場合は36協定の締結と届出、割増賃金の支払が遵守されているか間管理が必要になります。
今回厚生労働省は「労働時間とは、使用者の指揮命令下に置かれている時間である」という従来からあった原則を全面的に② 週に最低１日の法定休日が確実に付与されており、休日出勤する場合は36協定の締結と届出、割増賃金の支払が遵守されているか

押し出して、客観的な方法（タイムカードやパソコンの使用時間です。
「なんだ、当たり前のことじゃないか」と言われるかも知れ

づけています。

ませんが、案外落し穴があるのです。

管理）による時間を、そのまま管理すべき労働時間の基礎とするようにガイドラインを定め、かつ記録の３年間の保存を義務
時間外労働の割増賃金の対象となる時間について、申請→許その代表が「代休」です。休日出勤した場合に代休を与えて可制を採っている会社は多いと思いますが、本稿の労働時間のいる会社は多いと思うのですが、代休は出勤した日と同じ賃金把握は「使用者の指揮命令下に置かれているかどうか」が問題締日の中で取得するのがルールです。労働基準法第24条は賃金であり、明確な休憩時間を除き原則として会社に入った時刻か

締日ごとの労働の賃金について締日ごとに全額支払うことを要求

ら会社を出た時刻までがすべて労働時間という考え方です。こしているため、代休のように「休日に出勤させ、その日の賃金をのため、残業の申請も従来のような申請→許可では足りず、さ支払わず、他の日に休ませる」という方法は、出勤した日に属すらに現実に残業した実態が客観的に把握できるエビデンスを残る賃金締日を超えて行うことができず、賃金締日内に代休が取す必要があります。また、タイムカードや入出社の管理システム

得できない場合はそのつど賃金で精算するのがルールです。まが残した時刻が基礎とされるため、そこに残された時刻と、日た、代休を取得した場合でも、代休とは別に割増分の賃金が報や残業申請書の時刻が乖離している場合、その時間に労働し発生する場合があります。代休は法定休日の出勤や週40時間をていなかったことの立証責任は会社にあります。
「時間外の労働超える日（週休２日の土曜日など）の出勤である場合が多く、他は申請がルールであり、本人が申請していないから仕事はしての日に休ませる場合でも「割増部分」の支払は必要な場合が多いなかったはずだ」という言い分は通らないと思われますので、いのです。割増賃金が不要な例として「振替休日」がありますが、

特に終業後の従業員の残留については会社が指導し、不要な振替休日は就業規則上の休日を他の日に振り替える特例ですか

残留をなくすと共に、タイムカードの打刻方法なども標準化してら、出勤した日と振替休日の日は同じ週にあるのが原則です。

守る必要があります。さらに社内における労働組合の会議や従そうでない場合、出勤した週の労働時間か休日か、どちらかが業員が業務外のミーティングを社内でするような場合は、例えば違法状態になり割増賃金が発生する可能性が高いと思われます。

「業務外施設利用届出書」のような様式を用意し、参加者を届出

代休や振替休日の処理を適切に行っていない会社の場合、今回

させ、時間を正確に記録して、その時間を労働時間から除く場の法改正による年次有給休暇の取得を促進する過程で労働者

合のエビデンスとして保管するようなことも考える必要がありから疑問が生じ、場合によっては不満が出る可能性がありますます。

ので、会社と労働者双方に、法律に対する正しい理解と、遵法に近づける姿勢が必要であると思われます。

また、上記の労働時間の把握により週に40時間を超える労働が月に80時間を超えた場合は、該当者にその旨を通知する必要がありますが、この通知は例えば給与明細に時間数を記載する

労働時間把握の実効性確保
次に労働時間の把握について述べます。これも2019年４月から実施される改正点ですが、これは労働基準法ではなく、労20 月刊 IM 2019-4月号

だけでも足ります。
「法改正で変わる会社の管理体制 ２」として、時間外労働の上限規制をメインに掘り下げます。

文書情報管理の イ ロ ハ
第２回

文書情報管理の具体的な取り組み
JIIMA文書情報マネージャー認定委員会

前回は経営責任として企業が取り組むべき文書管理の重要性を解説しました。今回は、文書管理の具体的な手法とメリット、陥りやすいポイントなどを説明していきます。

中山 弘 毅える文書情報管理です。ではそれはどのような形で始められるのでしょうか？
一つは情報漏えいや訴訟、監査の指摘などの何らかのインシ
デント・事象の発生や、働き方改革に全社で取り組もうという機

文書管理における管理対象（範囲）

運が盛り上がりトップダウンで指示される場合です。もう一つは文書管理に携わる人や総務の職員が、現状の課題を認識されて最初に議論になるのが取り組みのスコープです。ペーパーレス

ボトムアップによる改善のために取り組むものです。後者の場合

で紙を減らすことにだけ取り組むのか、電子文書も含めて文書でも、目的を明確にしてトップに据え付けること＝錦の御旗がな

情報管理全体について取り組んでいくのかということです。

いと 笛吹けども踊らず になりがちですので、必ずトップの関JIIMAでは、 文書情報 という言葉を使い、管理する対象と与が必要です。

して「文書情報＝コンテンツ」の考えのもと、「文書情報とは、組

また一番のポイントであり、ある意味一番難しいのが、 文書織が職務上作成し、または取得した文書、図書及び電磁的記

管理 という業務が、経営陣の皆様にとってはできて当たり前と録」と定義しています。つまり従来の紙で存在する文書・書類、捉えられがちなことです。 そんなの総務がきちんとやっておけ、図面はもとより、パソコン等で作成した電子文書、イメージ情報、

お前らの本来業務だろ、わざわざ投資する分野ではない となっ映像、音声や電子メールなど電子的に作成または取得した情報、てしまうことです。ところが、この文書情報管理ができていな

マイクロフィルムで記録されたものなど全てを対象としているわ

いために 欲しい情報が、欲しい時に、欲しいところで手に入る

けです。移転までに間がなくてとにかく紙を減らすということだという働き方改革の根幹が揺らぎ、少しも前に進まないというこけに特化するというような場合は除き、前号に述べたように基とがまま起こります。またありがちなのが、推進員が一生懸命

本的には今の時代、電子文書まで取り扱わないと効果はでませに紙削減に取り組んでいると、部門長から この忙しいのに何ん。また紙と同じ情報を電子でも持っていれば、紙で持ち続けを余計なことをやっているんだ と叱責を受けてしまうようなケーる必要はなくなります。加えて電子で仕事を進めると、スペーススです。これでは誰も真剣に取り組もうという気にはなりません。

削減だけではなく検索性を大幅に上げられ業務効率が格段にそのためにも会社を強くするためには、経営層自らが 文書管理アップするのです。

＝情報管理＝会社の基盤づくり であると認識し、全社員に強く

最近では移転に伴い紙文書を９割削減した会社もあります。
また一人当たりキャビネット２段分の積み上げ範囲内で部門全メッセージを伝えることです。文書情報管理は会社を変える取り組みです。

体の保管量を抑えたりしています。さらにクラウドシステムの浸現場の皆様は会社上層部の本気度を見ています。形だけの取透により、各企業は紙から電子文書主体への切り替えを一層早り組みなのか、トップが本気で熱い思いで取り組んでいるのか

めてきています。この現状を押さえたうえで自社の取り組み範囲

はすぐに伝わりますので、経営陣より常に熱いメッセージを送りを検討することが望まれます。

続けることが望まれます。

トップの関与：会社上層部の理解と支援

活動の納得性：
なぜ文書管理が必要なのかを全員が理解

前回、文書管理の目的ということで、取り組みを始めるきっ

前項と密接に繋がりますが、実際に活動される皆様にとってかけが大きく２つあることを述べました。一つが説明責任を担

トップのお墨付きと併せて必要なのが、活動の目的・目標をしっ保する文書情報（記録）管理で、もう一つが 働き方改革 を支

かり伝えられることです。

月刊 IM 2019-4月号

21誰でも面倒なことはやりたくないです。ましてや本来業務で忙管理という視点が抜けています。甚だしい場合は、それはうちしい中、何で余計なことをやらなければならないのかとなりがの管轄じゃないと総務と情報システムが押し付けあうケースまでちです。現場の皆様が知りたいのは２つ。この活動においてあります。組織のトップの強い意志のもと、全社的な組織横断

１）活動して “自分にとって” どんなメリットがあるのか。

のタスクで文書情報管理を見直し、ルール化することが必須です。
トップのお墨付きがあり、皆様の取り組みに腹落ち感が持て

２）活動の行き着く先、到達点の絵姿がどのようなものなのか（職員の文書管理活動がどのように会社や社会に貢献す
るのか、やらないとどうなるのかeｔc.）。

た、具体的な目標値が持てた、となりましたら、次はそれをど

最近、生産性を上げる観点や若手社員の離職率が高まること

る全社の取り組みであれば管理部門の役員に、部門であれば部で、行動科学（人を動かす要因）が注目されています。以前のよ門長に推進体制のリーダーを担ってもらいます。またメンバーのうに、 年功序列で若いうちは辛抱しろ は通じなくなっています

選定も重要です。

うやって進めていくかの推進体制の確保です。トップが推進すし、 出世をしても責任だけ増えて自分の人生を楽しめない と

これはどんなプロジェクトにも共通しますが文書管理では特いう若者もいます。行動を後押しさせるためには、納得感をに、エース級の方を投入して会社として本気で取り組むのか、○持ってもらうことが必須です。例えば移転をきっかけとした紙削○にでもやらせておこう という影響力が弱い方が担当するのか、減活動であれば、移転後の働きやすいオフィス環境が具体的にハッキリ分かれる傾向にあります。結果は言わずもがなです。

イメージできたり、削減活動と同時に導入されるシステムによっまた現場の推進員として最適なのは、日ごろ自分の役割に強いて作業性が大幅に変わる絵姿を提示することも有効でしょう。

自覚を持ち、上長にハッキリものを言える方です。下から突き上げるぐらいの勢いで言っていただくと、うまく回ります。
一方スケジュールについては、あまり無理がなくかつ間延びし目的・目標値の管理ないことが必要です。本来業務と並行して進めますので過度な明確な目的とゴールイメージを持ち、進むべき方向性が合意

負担はもちろん禁物ですが、余裕がありすぎても何をしていた

できたうえで、効果を数値で押さえることも必要です。例えば個

んだっけという感じで立ち消えてしまいます。途中で進捗確認を人任せに行われている文書管理によって発生するリスクや問題し、現場に対しても次にやることの説明を行なっていきます。併点を明らかにし、組織として管理することにより業務の効率化

せて現場の意見や状況の吸い上げもして、必要に応じて活動のを実現する。それは現状と施策導入後の効果を数値で比較して、修正を行います。

例えば紙を50％削減という目標値を達成するとオフィスコスト

大きな流れとしては ①余分な紙を削減する ②紙文書の取〇〇円削減に繋がる、文書の検索が１件当たり30秒以内にできり扱いをルール化する ③紙文書をスキャンして電子文書化することにより人件費（残業代）○○円削減になるなどです。明確な目標値に落とし込み、その達成度合いを把握することにより進捗を⌧≧ㄪᰝz䝹䞊䝹䠄ཎ๎䠅

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推進体制とスケジュール立案
多くの会社で、「 文書管理規程 は10年以

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上前に総務部が制定しました。そこでは紙のファイリングのルールが定められています。一

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を立ち上げました」というケースがあります。こ
こでは、電子文書の一般的な取り扱いや情報

22 月刊 IM 2019-4月号

文書情報管理における取り組みの流れ

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䠄యไ䞉ᒎ㛤䞉Ⅼ᳨䠅文書情報管理のイロハ

る ④電子文書の取り扱いをルール化する ⑤文書管理システ
ム・クラウドなどを導入する ⑥維持管理の仕組みを構築するなどがあります。
システム構築時のWBS策定のように実施事項と納期、担当分担を明確にしたり、マイルストーン管理でいつまでに何を実施するという途中の小目標達成を積み上げていきます。

現場への支援：わかりやすい作業内容の提供方としてビルの決め事や情報セキュリティで規定されていることがあるかなど。
・電子化手順書：紙を減らす手順の一つに、スキャンして電子化するという方法があります。その作業方法や電子ファイルとなったときの格納について説明します。
・倉庫預けの手順書：オフィスから紙をなくすという観点で言うと、倉庫に預けてしまうという方法があります。 最近では倉庫会社がWeb依頼のシステムを用意するケースもあります。
さらに、例えば移転するためには紙を○％減らすという目標

現場が動かなくては文書管理は進みません。活動の方向性が立てられますが、途中で進捗を確認するためどこまで達成でを納得したうえで、それでは自分達は具体的に何をどうやればきたのか（紙を削減できたのか）確認する、測定手順書を用意いいのかと、いちいち検討しなくても取り組めるようにする作業

するケースもあります。

手順書やガイドを用意することが望まれます。また研修会など
で具体的にやり方を浸透させ、疑問点を解消いただくこともポイントとなります。全体像が見えずにバラバラと個別に作業が降っ

電子文書の取り組みてくると、いらだちを生む原因となります。現場の皆様にも忙し紙への対処が終わりましたら、次は「電子文書」の取り組みです。

い中取り組んでいただける、段取りを考えていただける支援がファイル体系の見直し・規定策定や文書情報管理システム構
築（仕組み作り）やクラウド利用により、欲しい情報が欲しい時必要です。
手順書類には以下のようなものが考えられます。
・廃棄手順書：移転してキャビネットや袖机をなくしフリーアドレスを目指すとき、どういうものを対象として廃棄するか、捨てに欲しいところで手に入る環境など、次回は、このような電子文
書の具体的取り組みを押さえたうえで、活動の定着化を見据えた維持・モニタリングについて述べていきます。

御社の文書管理診断します！
文書管理達成度評価・調査ご協力のお願い「皆さんの組織の文書管理のレベルはどのくらいですか？」
各組織では、内部統制、説明責任など、社会のさまざまな要請にもとづいて文書管理を実践しています。しかし、文書管理のレベルを測る仕組みがな
く、これで十分なのか、不足している点は何かを知ることが難しいのが実情だと思います。
JIIMA文書管理委員会では、そんな疑問を解消し、各部門が正しく文書管理ができているかを診断するサービスを開始しました。貴社組織の現状を回答用シートに書き込み送付いただければ、文書管理委員会が診断しお返しします。
将来的にはご提供いただいた情報を元に、日本における組織の文書管理現状をまとめ、その中で各組織がどのレベルに位置づけられるかをわかるようにしたいと考えています。
自社の文書管理に関心がある組織の方々のご利用をお待ちしています。

詳細は右記URLを参照ください。

メリット• 自社の強みや弱みを明確に把握することができるとともに、取り組
むべき方向性も明らかになり、文書管理の改善に結びつけられます。
• 他社のレベルと比較でき、自社の文書管理推進の動機付けになります。
• 一定の時間が経過した後に再評価することにより、自社の改善の度合
いを確かめることができます。

https://www.jiima.or.jp/basic/doc̲mng/
月刊 IM 2019-4月号

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動き出す自治体
公文書と地域活性化をめざして
株式会社横浜マイクロシステム

長井 勉

これまで本誌の取材で公文書館を中心に訪ね歩いたが、公で原本管理には適応していない場合が多く、このシステムを導文書を管理する施設を設置している自治体は、全国わずか４％入しても発生から廃棄までの公文書をサポートする仕組みにほどである。筆者は現用公文書のファイリングシステムの延長なっていない。そこで取材をして見聞きしたこと、またここ数年

線上に、つまり保存期間満了後の非現用公文書から歴史公文の間、努力して開館した公文書館と現在、設置へ向けた取り組

書を保存・活用する公文書館、または公文書館的機能の施設をみをしている自治体の様子を追ってみた。

自治体が設置・検討すべきだと考えているが、現状は遅々として進んでいない。
かつての事務用品メーカー各社は自治体に対して、什器備品、
ファイリング用品などの販売促進に伴って職員向けにファイリン

永年保存文書に悩む自治体対応できる職員がいない

グ指導もしていた。聞くところによると、あるメーカーでは今でとかく取扱いに悩ましい永年保存文書、それを30年保存に変も全国30以上の自治体に職員教育として、ファイリング指導を更した自治体の話を聞くことがある。そこで取材した公文書館

現地で実施しているというから公務員の規律には欠かせないメ

へ「保存期間を30年に変更した時、永年保存文書の整理はどう

ニューとなっている。そのような教育を受けた職員のなかにはしましたか」と質問をすると、ある公文書館では「４、５年かけ歴史公文書の取扱いに対して将来を心配する人もいるはずで、て永年保存文書の点検をする」と言い、またある公文書館では施設設置へのポテンシャルもあるはずだ。

「だいぶ前のことですが時間をかけて点検したと聞いています」

かかるメーカー各社の提案は近年、庁舎の建て替えや新庁舎

や「主管課にいったん戻して評価選別してもらった」「場合によっ

建設に伴ってのレイアウト、いうなれば快適なオフィスづくりやては廃棄せずに永年のままそこで保存されているケースもありま

働き方改革へのプレゼンに変化してきた。たとえばある図書館

す」といった永年保存文書をうまく管理できていない話をうかがへはレイアウトから什器備品一式を無償で提供し、自社製品のう。当然人知れずにそのまま主管課に埋もれたまま保存される

モデルルーム化したケースもあった。

場合もあるようだ。

公文書館設置に関連して新規予算について調べてみると、ど文書庫に永年保存文書を収容し、年々増加するなか打開策の自治体でも予算に共通するネガティブな話題は財源不足で、が見い出せないまま書庫スペースが限界に達している自治体、職員の採用減や事業見直しは当然だという方向性が強く、まずまた保存文書目録の点検すらしていない自治体も多く見受けら

新規予算は認められないという。高齢化社会を迎え福祉の充実、れる。原因は職員が不足しているだけでなく、今やらなくても住民サービスの向上をめざし、実効性のあることを中心に政策

困らないからだ。また取扱いを相談されても原本価値を判断でが進められており、部課単位の職員からの発想ではほぼ予算化

きる職員もいないという自治体や後任に先送りし見直しすらしなされない。特に老朽化施設の統廃合する計画があるなら公文いケースもあるようだ。そういえば、ある自治体で、公文書館に書館への新規予算は難しく、時にはまちづくりと一体となった中保存されている歴史公文書の選別を主管課にお願いしたところ、

長期計画の中に組み込まないと実現性は低い。当然、文書管保存すべき貴重な公文書を廃棄の対象にしてしまった話を思い理をどうするかなど議題には上がってもお金がかかるアイデアは出した。評価・選別の基準に合わせ、専門職の客観的判断が採用されにくい。だが誤廃棄などの事件が発生すれば、書庫の必要だ。

増強、デジタル化、ファイリングの見直しなどの前向きな検討はまたこんな話もある。ここ数年財政難に悩むある自治体では、一時的にはある。しかし将来を見据えた改革案が提示されても正規職員の採用を控えた結果、身近なファイリング業務を削減

そのうち消えてなくなるのが常だ。

してしまった。担当課長は文書管理の取り扱い担当を各課に配起案・決裁型の文書管理システムはグループウェア的な機能

24 月刊 IM 2019-4月号

置するルールがあるにもかかわらず、これを放棄した。
「文書整

理する時間があるなら本来の仕事をしろ」というわけである。
１年目から２年目に文書を置き換える作業や文書担当課に定められた期限後に引き継ぐ作業も停滞したままの自治体もある。
結局のところ、残念ながら適正に管理運営されているかを指導・点検する職員も少なくなった。このような事例は枚挙にいとまがない。
国が公文書と真剣に向き合う姿勢をもっと国民に提示し、また公文書管理法の自治体への努力義務を強制力を持つものに市民交流サロン

出典：東御市ホームページ

変更すれば、首長も公文書への取り組み姿勢が変わるだろう。
また公文書の一元管理をめざすなら、庁舎内に文書管理セン

８割以上が不明、1889（明治22）年市町村制以後の行政資料

ターを設置し、ファイリング業務を委託するアウトソーシングのも地域で対応が異なり、保存方法が完全でないとして「時間の検討も必要かもしれない。いずれにせよ問題を放置せずに今か経過とともに貴重な資料がどんどん散逸する状況は緊急の課らできる対策を講じるべきだ。たった一人のアーキビストがいれ題」と同会代表からの声を伝えている。
そして同会が粘り強く取り組んだ結果、花岡利夫市長は、

ば、客観的立場から公文書の発生から廃棄・歴史公文書の収2016年６月の議会で北御牧庁舎の旧議場を公文書類の保管場

集までサポートできるのに。
大事なことは住民に現用文書、非現用文書の適正な扱いを所とし、その他の空きスペースを歴史資料、文化財資料、美術

見せることである。そのためには、暮らしの中で政治行政活動

品などの保管施設とする方針を打ち出し、約120万円の予算をの点検のために公文書が保存・利用できる施設があることを住

投じ、2018年度の開館を目指して実現に至った。

民本位の姿勢の中で築くことである。

「知る「市民交流サロン」との複合施設となっている文書館、

３

権利の保障と説明責任の実現」、「地域の文化の発展への寄与」、

近年、公文書館を設置した自治体の話題「効率的・効果的な行政運営の確保」を目標にかかげ、教育課が担当している。同館の基本方針のなかで、歴史的に重要な公

郷土史研究者の熱意で2018年４月オープン

文書の選別基準も提示され、また保存文書の目録もホームペー

長野県東御市文書館

ジから閲覧できる。幸先の良いスタートを切ったことがわかる 。

４2018年４月４日、長野県東御市文書館がオープンした。長野

非現用文書、古文書、近代文書から順次整理し、目録化し県内にはすでに長野県立歴史館、長野市公文書館、松本市文公開することが当面の事業のようだが、多角的な利活用のため

書館などがあるが、小布施町文書館についで５館目が誕生した。

に少しずつ継続的なデジタル化は欠かせず、将来、長野県内図

１「人と自然が織りなす しあわせ交流都
人口約３万人の東御市 、

書館・公文書館をつなぐ「信州地域史料デジタルアーカイブ」との市 とうみ」を掲げ、江戸時代の旅籠屋造りと明治時代の蚕室造連携を期待している。地元歴史研究者の熱意と市長の決意で実りの建物が今も残っている海野宿は、北国街道の宿場でもあり、現できた理想的な公文書館の構築モデルケースになりそうだ。

重要伝統的建造物群保存地区となっている。その他、市内には歴史文化財が多く点在し、また相撲史上最強力士である雷知験者からの提言で2018年10月オープン

電為右エ門の生誕地やアケボノゾウ化石の発見地としても有名で

長野県安曇野市文書館

ある。

安曇野市はいわゆる「平成の合併」で５町村が統合されて誕

上田・小県地域には地域歴史の研究組織が驚くことに20団体生した人口約10万人の市である。文書館は2018年10月１日に旧もある。それだけ豊富な価値ある歴史資料が存在する証拠でも公民館を利用して開館した。開館までの経緯をたどると、公文ある。2010年８月、これら団体で結成する連絡協議会が花岡

書管理法が施行した2011年、文化振興施策の中に「書誌資料

利夫市長に文書館の設置を求める嘆願書を提出した。地元で２発行されている東信ジャーナル（2010年８月25日）によれば、江戸時代の古文書10点以上保有者へはこの50年余りで６割が追及できない状況となっており、また明治初期の戸長役場の資料

１

http://www.city.tomi.nagano.jp/category/1122/index.html

２

http://shinshu.fm/MHz/22.56/archives/0000335173.html

３

市報No.168４

http://www.city.tomi.nagano.jp/ﬁle/101087.pdf

http://www.city.tomi.nagano.jp/ﬁle/113472.pdf

月刊 IM 2019-4月号

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の後押しが功を奏したが、それに併せて隣接する上田市（人口約16万人）も文書館設置の検討を進めてきた。2015年に公文書６

館整備検討委員会が立ち上がり、2016年２月に提言書 をまとめた。この中には「上田市の公文書館が歴史資料として重要な公文書等を市民共有の財産として永く後世に伝えるという重要な施設となるように計画案をまとめた」と記され、開設準備室の設
出典：安曇野市ホームページ

置と具体的なスケジュールの下に推進されることが記されている。
市内にある郷土博物館を一部転用し公文書館を併設、保存の保存と活用」を織り込み、具体的には「歴史的価値ある行政

年限の見直しによる評価・選別と歴史公文書の移管、公文書管文書の活用と保存のために収集保存、調査研究、普及啓発活理条例化などが盛り込まれ内容の濃い提案である。実際、合動を行う文書館機能を持った施設を整備する」（『文書館だより』併などによって収集された旧自治体の古文書などの書架延長はから）を目的に実現した。公文書管理法に準拠した「公文書管1.6kmに及ぶというから数千万頁の量と思われる 。現在は市内理への努力義務」を安曇野市が具現化した取り組みだ。

数ヵ所の施設に分散されているので集中保存が急務であり、保実はそれ以前から活動の実績がある。2009年から市内の民

７

存スペースの確保も心配だ。

家などに保存されている古文書の収集と整理を開始し、2012年

早速上田市は文書館設置を2018年からの３年計画の中に盛からは本庁舎の建設に伴って旧５町村の非現用文書の整理を市り込み、全体事業費6,800万円で2018年度は改修工事と書架な

内の公民館に文書整理室を設けて目録化作業などを行ってきたどを調達し、2019年度に開館する見通しとなった。基本計画にという。

沿って準備することは多いと思われるが、行政だけに頼らず、2016年から公文書館設置の動きが本格化し、2017年５月から

ボランティア等を集い、市民参加型の文書館をめざして欲しい。

９月にかけて８名の知識経験者が議論を重ねて、文書館開館に将来、東御市文書館と連携して地域の歴史と文化が交流できる

５向けた提言書 をまとめた。公文書や地域資料を市民共有の財拠点の誕生が楽しみである。ラグビーのメッカ菅平のある上田産として収集・保存・活用していくことで、市民との情報共有を

市、夏季合宿に来たチームなどの貴重な記録もあればここで保推進し、住民自治の推進や学術文化の発展につなげていく必存・公開できそうだ。

要性を訴求したものだ。
開館に併せて、記念展示企画として「松沢求策と国会開設運郷土への誇りを育む新たな「知の交差点」をめざして動」を開催した。明治の初期、自由民権運動を主導した松沢求

郡山市公文書・歴史情報館（仮称）

策はこの市の出身で、32歳の若さで逝った彼の綴った文書を展

明治維新後の近代化を進めた大久保利通は、東北地方の振示した。

興策として猪苗代湖より水を引く「安積開拓・安積疏水開削事業」

開館時点で公文書約４万６千点、地域資料４万２千点を収蔵を実現させた。この事業は、猪苗代湖の水を治めただけでなく、しているが、公開は公文書に限れば１割程度であり、しばらく

農業振興、水力発電による紡績等の新産業の発展をも生み出は公開に向けた作業が続く。県内の公文書館を参考にしながした。

ら、知の拠点として市民が育てる文書館をめざして欲しいと思

郡山市にある歴史資料館は日本遺産に認定された「安積疎水」

う。まずは市民への周知が必要であり、子供たちが気軽に立ちの歴史を紹介する施設だけでなく、郡山の古代から現代までを寄れる「まちの歴史発掘」や市内学校総合アーカイブズなど、で紹介し、市史編さんの際に収集した江戸から明治期の古文書もきるところからめざすのもいいかもしれない。

保存・公開している。そして公文書管理にも力を入れ、これまで永年保存文書はマイクロフィルム化により保存、歴史的に価公文書館の開館をめざす自治体

値ある公文書を選別し、歴史資料館において原本保存している

2019年開館をめざす

５

上田市文書館

６ https://www.city.ueda.nagano.jp/gyokaku/shise/sesaku/fuzokukikan/shingikai-h27/documents/kobunsyokanseibikihonkeikaku.pdf

東御市文書館の実現には、上田・小県地域の歴史研究組織

26 月刊 IM 2019-4月号

７

http://www.city.azumino.nagano.jp/uploaded/life/49042̲66264̲misc.pdf

http://shinshu.fm/MHz/22.56/archives/0000494484.html

動き出す自治体 公文書と地域活性化をめざして

仙台市には歴史民俗資料館、博物館、文学館、戦災復興記
念館、地底の森ミュージアム、仙台城見聞館など古代から今を分野別に伝える施設が点在しているので、新施設は公文書を中心に明治期以降の行政記録や仙台市史編さんで収集した資料の保存・公開が大事なアーカイブズになるだろう。この構想、元はといえば、市史編さん委員会からの力強い提言があったので説明せねばならない。

郡山市歴史資料館
出典：郡山市歴史資料館ホームページ

市制100周年事業として実施された市史編さん事業は、仙台市博物館内に設置された市史編さん委員会で進められ、2014という。これら原本は既に200箱以上にもなり、今では文書を年に全32巻のうち29巻の刊行を果たした。同委員会は、事業分類し、目録を作成している。

終了前の2013年４月、「市史編さんの収束前の意見書 」として、

９

同館は築60年を経過し、耐震診断の結果、東日本大震災と当時の奥山恵美子市長に次の提言をした。

同規模の地震が来た場合には倒壊が心配されることが分かっその主な内容は、１．
東日本大震災で被災した地域資料の保た。そこで2014年から有識者などで構成された「郡山市歴史資全だけでなく、地域に残る歴史資料の調査、保全、活用の継料保存整備検討委員会」で検討を進め、2015年11月には報告

続的な実施。また未確認資料の散逸・滅失対策の必要及び災書が提示された。基本理念は「市民と共に郡山市の歴史・文化

害復興に関する各種公文書や行政資料の保存、２．
市史編さん

遺産を保全、整備、活用し次世代へ継承する」とし、その中にが収束した後のその機能の継承と収集した膨大な資料の利活「（仮称）郡山市公文書・歴史情報館」の設置、既設施設の見直し、用と保存、３．学校教育への仙台市史の活用、４．公文書館機

歴史資料の保存管理方法、人員配置・組織体制整備、歴史資能を有する施設の整備促進、である。同委員会は事業が終了す

料別の保存整備・活用などが盛り込まれた。

る前からこのようなアーカイブズ構想を練っていた。
10

2018年度には予算約１千万円で「（仮称）郡山市公文書・歴史

一方、仙台市は東日本大震災からの震災復興計画 の中で情報館基本構想策定業務に係る公募型プロポーザル」の入札も「アーカイブ機能を有するメモリアル施設」の早期実現の提言も実施、業者が選定され確実に進んでいる。この施設の基本理しており、施設設置は後押しされているようだ。また同専門委

念は、過去と未来を繋ぎ、郷土への誇りを育む「知の交差点」

員会は、復興に関する各種公文書は世界にまれで貴重なものととなる拠点である。財源はさまざまな方策を検討することになっし、起案文書だけでなく、政策決定過程で作成された関連資ているが、多角的な機能を有する施設だけに利便性の良い公共８

施設の点在する麓山地区に計画しているという 。郡山市民がこの拠点をどのように活用し、参加・交流するか論議する場が今後必要になるだろう。観光客にも気軽に郡山の歴史に触れるス
ポットになることを願っている。

震災復興アーカイブズが後押し、準備室が始動

仙台市公文書館（仮称）2018年４月、本誌で宮城県文書館を取材した際に仙台市役所

伊達政宗公騎馬像に立ち寄り、総務部文書法制課に新設されたばかりの「（仮称）出典：仙台観光国際協会ホームページ

仙台市公文書館設置準備室」で話を聞く機会を得た。市内にあるすでに閉校した貝森小学校舎を改修して2020年度開館を予定している。校舎の延床面積は約3,800㎡なので十分な展示スペー
スも取れるようだ。見森小学校は仙台市役所から約４km、車なら10分程度の位置にあり利便性は高いので中間書庫的な役割もでき、職員の高い行政利用も望めそうである。

８

https://www.city.koriyama.fukushima.jp/161000/bunka/documents/souan̲1.pdf

９

http://www.city.sendai.jp/hakubutsu-shomu/shise/security/kokai/
fuzoku/kyogikai/h26/documents/130327̲2.pdf

10 https://www.city.sendai.jp/shinsaifukko/shise/daishinsai/fukko/kanren/
documents/fukkokeikakugaiyou.pdf

月刊 IM 2019-4月号

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料やメモも可能な限り保存すべきだと訴求した。公文書館法、公文書管理法の趣旨に沿うべきことも触れている。
「（仮称）仙台市公文書館」は開館すれば、特色ある機能を持
つ市内７つ目の知的拠点として、新たなネットワークを他の拠点とつなぐだろう。そのためには市民へのアピールが必要だ。まずは施設計画の告知と定期的な事業進捗ニュース、各区への説明会やミニ講演会、仙台市民が参加しやすいボランティア事業

松江歴史館
出典：松江市観光協会ホームページの企画、貝森小学校卒業生に向けた「貝森小アーカイブズ」の実現、歴史文書のデジタルアーカイブへの準備と長期保存計画、

全公文書のうち約22万冊が永年保存文書で全体の70％を占め、

アーキビストの養成など今から手掛けることは多い。

スペースに換算すれば約840㎡になるという。

最後にお願いしたいことは、貝森小の校章を旧校舎壁面に遺していただきたいことである。

単年度に発生する永年保存文書は文書作成時の約40％を占め、保存スペースの確保は永続的な問題になることは明らかで、最長30年とする保存期間の見直しを迫る時期がやって来た。つ検討委員会が発足

まりこれまで非現用文書の評価・選別の仕組みがなく公文書が松江市文書館（仮称）

増加し、執務室でその2/3が保存されているスペース削減の解鳥取県松江市（人口約20万人）といえば国宝松江城と宍道湖決である。2005（平成17）年の７町村、その後東出雲町との合をまず思い浮かぶが、縁結びの八重垣神社やえびす様の美保

併で一気に保存量が増加したことも原因とみられている。

神社など寺院神社も多く点在し、また伝統ある茶の湯文化も味

取り組みはそれだけではなく、2020年度から公文書管理条

わえる観光スポットが豊富な街である。この国際文化観光都市

例化にも着手する。まさに文書管理改革であり、文書館が開館に年間約１千万人が訪れ、なかでも松江城に隣接し、年間約20するまでに、できるだけのことを取り組む意欲が工程表から伝万人の来場のある松江歴史館は武家屋敷をイメージした外観でわってくる。今後は全職員の意識と協力が不可欠だ。

人気がある。

一方歴史まちづくり部では2019年度に市史編さん事業が終了

さて松江市文書館（仮称）の第１回検討委員会は学識委員３名、する予定で、この事業中に収集した歴史史料の行方も気になる

行政委員２名（松江市総務部長と歴史まちづくり部長）で構成さが、2018年12月の調査によると松江市域には推定37万点以上れ、2018年10月19日に開催された。この委員会の目的は、同館の古文書などが所在し、現在の調査済み歴史史料は約10万点、の基本的方針を定める整備構想の策定であり、当日は経過説明

歴史館にはそのうち約２万５千点が収容されている。文書館がと意見交換が行われた。

開館すれば約９万点以上が寄贈・寄託されると想定し、その収11公開された資料 によると整備構想の策定には３つの狙いが納スペースは約75㎡になるという。収納スペースが十分に確保ある。１．公文書の保存と管理体制の見直し、２．地域の歴史

されれば、行政がすべき歴史資料の保存と公開という責務が果

史料の調査・保存と活用、３．文書館整備の必要性と整備構想

たせることになる。

である。それを支えるのが「歴史まちづくり推進」という都市ビ

そこで設置予定の施設を調べてみると、既存施設の有効利用

ジョンである。そして2021年までの総合計画に提示された「時と交通の利便性を検討の課題に挙げている。実は松江市新庁

代に適応した効率的な行財政運営」、「自然環境・歴史・文化を舎計画では２期に分けて工事を実施し、2026年度には全ての生かしたまちづくりの推進」はその施策のひとつだ。松江市民の移転が完了する計画があるので文書整備事業もそれに合わせ民主主義を支える知的共有財産が公文書であるからこそ総合計て様々な準備作業を実施するだろう。さらに新庁舎整備に合わ

画とリンクなくしては公文書管理の充実は望めない。

せて文書管理システムの導入も計画されている。ぜひ移管手続

この文書館整備構想を担うのが総務部（総務課）と歴史まちづくり部（市史編さん課と松江歴史館）である。現状それぞれきまで含み、文書館でもそのまま検索閲覧できる一元管理のシ
ステムを構築していただきたい。

に課題を抱え、たとえば総務部では現用公文書の管理・保存を担当しているが永年保存文書の保存に実は手を焼いていた。
実際、５ヵ所に分散された書庫と各課執務室にある約31万冊の28 月刊 IM 2019-4月号

11 http://www1.city.matsue.shimane.jp/shisei/jyouhoukoukai/shingikai/
nengetsu/H30/12/dai2kaimatuesibunnsyokannkasyoukenntoukai.
data/8̲siryou̲3.pdf

動き出す自治体 公文書と地域活性化をめざして

そこで2020年度から、まずは発生から30年経過した公文書の点検や評価・選別など公文書館的機能づくりに先行的に整備

新たな文書管理システムと長期保存のすすめする計画を練っている。約22万冊の永年保存文書の点検・評価・

近年、電子決裁システムが導入されている自治体が多くなっ

選別、目録作成、劣化対策、収納作業などアーカイブ資料整てきた。それは事務の効率化と改ざんなどの防止対策でもある。

理４原則（出所、原秩序尊重、原形保存、記録）に則っての大ところが公文書館を有する自治体では、館内収蔵文書や資料な事業になるだろう。非現用文書を評価・選別・廃棄し、最終目

ど利用者を対象にした館内独自の検索データベースシステムが

標はその10％を文書館に移管することだという。

稼働している。実際、公文書館に移管される際には、その目録

この整備構想資料の中で特筆すべきことは、専門職員の配置

データが原本と一緒に移管されるケースが多くみられるが、目と育成を今からイメージしていることである。総務部には公文録データが公文書館のシステムに同期化できない場合もある。

書管理係に専門職の現用文書担当レコードマネージャー、文書

そこで文書管理システムから移管、評価・選別の機能を付加

館には史料編さん課に専門職の非現用文書担当アーキビストをしたシステムが公文書館管理システムに必要になってくる。公文

配置し、お互いに連携しながら公文書のライフスタイルを確立し書の決裁、発生から廃棄までの管理、歴史公文書の評価・選別、

ようとしている。

保存・公開まで一気通貫の仕組みが望ましく、歴史公文書の保計画では2020年度からレコードマネージャーの育成、2021年

存・公開にも照準を合わせたシステム構築である。

度からアーキビストの育成が始まる。将来をしっかり見ての取りそうなると、電子データの長期保存のために別のサーバーや組みだ。施設が後回しになっても公文書館機能は確実に積み上電子媒体に変換するというバックアップと長期保存のために異ながってくる。

る記憶媒体に変換する技術調査とコストのシミュレーションも今検討委員会が立ち上がったばかりであるが、総務部と歴史まから必要だ。そこで期待寿命500年のマイクロフィルムの採用もちづくり部（松江歴史館）が協力し、実効性のあるコンセプトで検討に値する。新たな取り組みとしての公文書館の新設ならば、実現する松江市文書館（仮称）の開館を心待ちにしている。永先を見据えた発想で進められることを期待したい。

年文書の取り扱いに悩む自治体にとってこの松江市の取り組み
事例は大いに参考になるはずである。

月刊 IM 2019-4月号

29

JIIMA 税制改正大綱緊急セミナー
スキャナ保存にさらなる緩和JIIMA「情報管理論集中講座」を
昭和女子大学にて開催も盛り込まれた。この基本方針は３月末までに策定される予定。
一方、財務省はこれまでの公文書改ざ

公益社団法人日本文書情報マネジメン

学校法人昭和女子大学（東京・世田谷

ん問題を受け、公文書管理担当職員をト協会（勝丸泰志理事長）は２月27日、

区）では、２月15 〜 17日と21日の４日間、2019年度に４名増やし、文書管理状況

昨年12月発表の平成31年税制改正大綱

文書情報管理士２級取得のための集中講の監視を強化すると報道された。

を受けて、その内容を解説するセミナーを

座を公益社団法人日本文書情報マネジメ

東京・千代田区にて開いた。

ント協会の中山弘毅氏を招き行った。

税制改正大綱で電子帳簿保存法に関す講座の対象学科である歴史文化学科は、

渋谷区 電子決裁・文書管理システム
導入で完全電子化る緩和として発表されたのは下記の４点。

歴史と文化を多角的、総合的に学習し、①新規個人事業者の申請期限の緩和。

専門と実践の力を養成すべく学芸員、教員、

富士通株式会社（会員No.1003、代②電帳法申請の簡素化。③電帳法申請に考古調査士などを目指す学生が集まって

表取締役社長・田中達也氏）は、渋谷区係る相談窓口の充実。④過去分の重要いる。これに文献取り扱いや調査法といっの公文書の電子化による管理プロセス最書類の電子化容認。

た実践的スキルを身につけるため、文書適化と業務効率推進に向け、「電子決裁・

情報管理士の学習と試験を兼ね行われた。

文書管理システム」を導入したと発表した。

セミナーではSKJ総合税理士事務所の２月より順次稼働させ、４月には本格運

龍真一郎税理士がポイントを述べた。

用する。
渋谷区は紙をベースとした公文書業務を組織横断的に見直し、公文書の収受から起案、決裁、保管、廃棄までを一貫して電子的に行うルール、事務手続き、添付書類の取扱い方を決めた全庁統一の公文書管理基準を策定し、新たな公文書管理業務を定着させるべく、職員だけでなく、①に関しては「備付を開始する日の３月

講座内容は文書情報管理士取得のため

区長や副区長などの特別職にも研修を実前までに承認申請書を提出しなければなのすべての領域をカバーし、ドキュメントらない」にとどまっていたものが「２月以内

ライフサイクルにおける作成から廃棄まで施している。
新システムは既存の財務会計システムとに」と緩和されるが、いつまでに備付開始

を学習、マイクロフィルムの取扱いや文書日となる場合に適用されるかについては現在のところ不明だと加えた。②は、JIIMA

分類のワークショップが行われ、最終日には試験を受けるというスケジュール。歴史が認証したソフトウェアを利用することで、手続きが簡素化されるというものだが、こ

文化学科１年生から大学院生の29名が受講した。今後昭和女子大は同様の講座をれは電帳法上の保存要件のうちソフト
ウェア単体において充足できる部分のみであることに留意するよう促された。また④

開き文書情報マネジメントの重要性を伝えていく方針だ。

の過去分の電子化については「届出書を提出した時点以前の同一の重要書類につ公文書管理デジタル化骨子案
2020年代半ばまでに完全移行かも連携させ、財務会計決算を含めて電子決裁が迅速に実現される。

リコー 請求書をデジタル化「RICOH
Cloud OCR for 請求書」を提供
株式会社リコー（会員No.15、社長執行役員・山下良則氏）は１月30日、クラウド
プラッ
トフォームRICOH Smart Integrationのアプリケーションとして新たに「RICOH
Cloud OCR for 請求書」を追加した。
本製品はリコー独自の帳票解析技術といて一回限り遡ってスキャナ保存できる」
ことで、何度も遡って保存を認めてしまう
ことは入力期限要件と合わなくなってしま

各社報道機関によると、政府の公文書管理委員会は１月30日の有識者会議で、うことからだと説明した。
さらに７月の通達等の改正時には、ス

公文書管理のデジタル化を2026年を目途に電子管理システムに移すとの骨子案

書に記載された日付、社名、金額などの情報を自動抽出し、一括データ化するこ

キャナ入力期限の緩和や定期検査周知の緩和などが加わるのではないかと予測した。
講演では龍氏の解説に加え、JIIMA甲をまとめた。
新システムの移行準備を2022年までに、国立公文書館が2026年度に新設さとが可能。データ化された請求書情報はCSV出力することで会計システムや銀行

斐荘博司専務理事が、JIIMA認証制度を説明。JIIMA認証を受けるメリット、審査れることを踏まえ、それまでにデジタル化を完了する計画。PDFなど長期保存に適支払いシステムへの連携が可能なため業務効率が図れる。AIの搭載により事前の帳票定義をしなくても自動的に必要情報基準など要綱を伝えた。

したアプリケーションを使用することなどを抽出できるため導入費用がかからない。

30 月刊 IM 2019-4月号

画像処理技術を搭載したAIにより、請求セイコーソリューションズ
融資業務の電子化・自動化を支援

NTTアドバンステクノロジ
AIによるドキュメント審査を試作

セイコーソリューションズ株式会社（会NTTアドバンステクノロジ株式会社は、

員No.922、代表取締役社長・関根淳氏）

企業や自治体における契約書やマニュアは中国総合信用株式会社傘下のMerry

ル、仕様書や稟議書などの審査を効率化

Gateホールディングス株式会社と共同で、するために、自然言語処理技術と機械学

金融機関向けに電子契約サービスをはじ

習を活用した「自動ドキュメント審査シス

めとする融資クラウドプラットフォームをテム」を試作したと発表した。

開発した。４月を目途に提供を開始する。

機械学習技術を活用したため、文章の融資クラウドプラットフォームは、金融

構成や表現に依存しない分析とポリシー

機関の個人・法人向けの融資の受付から審査が可能で、法改正に伴うポリシー変契約までを電子化・自動化し、スマートフォ

更が求められる場合でも柔軟に対応できンなどで融資申し込みや、審査システムとる。ドキュメントをアップロードするだけで、の接続ができるほか、タイムスタンプ・電審査ポリシーにそぐわない箇所を指摘する。

子署名を用いた電子契約、契約関連情報

NTTアドバンステクノロジは社内利用とをクラウドで保管管理できる。両社は総先行協力会社からのフィードバックをブ

合信用各社、地域金融機関へ本プラット
フォームの共同利用を呼びかけ、３年間

ラッシュアップして反映し、受託業務契約を多数抱える企業などに無償トライアルをで20機関の利用を目標に進める方針だ。

試行する予定だ。

各社ニュースJIIMAに寄せられた情報にて構成
スペースの関係上、記載の省略あり

社名変更
ソフトバンク コマース＆サービス株式会社（会員No.1018）は１月１日より「SBC&S株式会社」となった。住所・TELは従来通り。
人事のお知らせ（敬称略）
ナカシャクリエイテブ株式会社（会員No.107）
代表取締役会長
河合 保
代表取締役社長
山口 寛
常務取締役
久田雅人
取締役
浅井隆生
長尾恭世
取締役（新任）監査役
吉見幸典

厚生労働省・経済産業省よりお知らせ

働き方改革関連法の施行に向けた取引上の配慮について
平成31年2月26日付で厚生労働省より下記注意喚起が行われましたのでお伝えいたします（一部略）。
働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律（働き方改革関連法）については、昨年７月６日に公布されたところであり、
平成31年４月１日から、罰則付きの時間外労働の上限規則や、年５日の年次有給休暇の確実な取得をはじめとして、各改正事項が順次施行されるところです。
商取引をめぐっては、「親事業者の業務平準化のため、発注数量が予定より大幅に増えても納期（生産計画）を変えてくれず、残業等のしわ寄せが発生している。」や「親事業者の働き方改革実施により年末年始に発注が集中したため、三が日も操業した。」等の声が寄せられています。 今後、大企業に時間外労働の上限হ঵਌भ຦஘ष
規制が適用されると、発注者である企業が上限規制を遵守することのしわ寄せとして、さらに中小শৎ৑ௌ௮पणऩऋॊ਄ਬຯষ॑
企業等に無理な発注を行うことが懸念されるところです。
ৄઉखऽखॆअ‫آآ‬
このため、厚生労働省及び中小企業庁では、中小企業の労働基準関係法令違反の背景に、極端な短納期発注等に起因する下請代金支払遅延等防止法当の違反が疑われる事案については、公正取引委員会を含む関係行政機関との連携を図り、その指導強化を図っています。
また平成30年12月には下請け中小企業振興法の振興基準を改正し、親事業者に対して、①自らの取引に起因して、下請事業者が労働基準関連法令に違反することのないよう配慮すること、 ௌ௮ৎ৑ಉਝ৒੝ఒ১ऋ੝ਫऔो‫ؚ‬౎भহ঵਌धभ਄ਬपउःथ‫ؚ‬শৎ৑ௌ௮प
②やむを得ず、短納期又は追加の発注、急な仕様変更などを行う場合には下請け事業者が支払णऩऋॊಢವ਋৅ିृ৅ି৔ઍभᄄ෬ऩ
૗ಌ॑ষॎऩःेअଦൟघॊ૑ਏऋँॉऽघ‫؛‬
うこととなる増大コストを負担することなどを求める規定を新設し、努力義務として周知を図っているহ঵਌भ຦஘म‫౎ؚ‬भহ঵਌धभ਄ਬ॑ষअपਊञढथ‫ؚ‬
ところです。
ઃभेअऩ਄ੌऋষॎोॊेअ‫ؚ‬੫঵৔पఢੴ‫؞‬ජೲ॑௕ॉऽखॆअ‫؛‬
さらに、働き方改革関連法により改正された労働時間等設定改善法では、他の事業主との取⋇ ౝଜ৅ି‫؞‬ౝੂವো‫ؚ‬ી঵৏৅ି‫؞‬โફವোಉभ
ಢವ਋৅ି॑೪਑ख‫ؚ‬ವ਋भిਫ৲॑௕ॊऒध‫؛‬
引において、長時間労働につながる短納期発注や発注内容の頻繁な変更を行わないよう配慮す⋈ ৅ି৔ઍभᄄ෬ऩ૗ಌ॑೪਑घॊऒध‫؛‬⋉ ৅ିभ਴૆৲‫ؚ‬৅ି৔ઍभ৥ન৲जभ౎भ৅ି্১
भ੝ఒ॑௕ॊऒध‫؛‬
ることが、事業主の努力義務となりましたが、個々の事業主の努力では限界があることから、社ௐেௌ௮੄‫੊੃؞‬ਿ਩ௌ௮ଂ
会全体として長時間労働につながる取引が生じないように配慮することが必要となっています。

月刊 IM 2019-4月号

31

故故 新新温温 知知

若手研究者、技術者への期待
画像工学、色彩工学などについて研究、教育を行ってきた経験に基づいて主としてこの分野に携わる研究者、技術者を対象に23回の連載で思いを書いてきました。独断と偏見に基づいた記述もあったと思いますがご容赦いただきたいと思います。先月号では、私どもが直面しているデジタル時代の憂いについて述べましたが、このコラムの最終回としてこれからのデジタル時代を担う若手研究者、技術者への期待を述べたいと思います。
1996年John Horganによって書かれた「THE END OF SCIENCE」(日本語訳、竹内薫、科学の終焉、徳間書店 1997年刊）は世界的なベストセラーになりましたが、その中でHorganは、

コラム ︿最終回﹀

ダーウィンの進化論、ボーア、ハイゼンベルクらによる量子力学、アインシュタインによる相対性理論、ワトソン、クリックによるDNAの発見で科学の基本的な発見はすべて終わり、今後これらに匹敵する革命的な発見はないと述べています。もちろん、原子力、飛行機、コンピュータ、
レーザー、半導体、遺伝子組み換えなど量子力学やDNA発見を基礎とした発明は続き、我々の生活を豊かにしています。しかし、宇宙物理学などの分野で膨大な予算を費やして宇宙の構造を理解するための試みは無意味であると論じています。すなわち、科学研究費の相当な部分を使用する巨大加速器、巨大天文台などのプロジェクト、究極の素粒子探索などにはこのように多くの研究者からも批判があります。筆者は、これらの分野には部外者であり多くを論じることはできません。夜空に輝く星を見ながら数光年から100億年以上の彼方に住むであろう知的生物へのロマンや宇宙の成り立ちを理解したいとの気持ちはありますが、喫緊の課題である地球環境、膨大な核のゴミ、廃棄物処理、エネルギー、食料、人口爆発、貧困格差、高齢化などの問題にもっと研究の重点を置くべきであると思います。また、先進国では、2045年に技術的特異点でITが人間を支配すると一部技術者やマスコミなどが報じています。このコラムでも度々述べましたが、ビッグデータの蓄積により人間の知的活動の一部、例えば疾病の診断や自動運転の他、最近話題となっている5Gによる高速ネットワーク環境整備でいわゆるIoTによる新たなビジネスが一層盛んになることが予想されます。しかし、感情、感性、独創力など人間が持つ能力を過去のビッグデータに基づいて判断するAIが凌ぐことはないと思います。むしろ、「AIが判断した、AIはこのように結論した」とあたかもそれが正しいと主張し批判を許さない風潮が出てくることを危惧しています。
一方、デジタル情報は簡単にコピーができ、コンピュータウイルスなどで機密情報の盗難、プラ
イバシーの侵害、ネットワーク犯罪など過去に経験のない問題が山積しています。それだけに、これらデジタルデータを扱い研究を推進する研究者、技術者には高度なモラル、社会的な責任が必要です。本協会が主導して制度化したこれらを扱う技術者の資格検定は極めて時機得た取り組みだと思います。
大学を卒業以来、50年間画像科学に関する研究や教育に従事してきましたが、計算機やメモリの進歩で当初研究室だけの世界であった多くの問題が実用化されました。筆者は、初期から現在までこの分野の研究に携わりその進歩に多少の貢献ができたことは幸運であったと思います。
しかし、優れた匠の技やアナログ技術も多くが失われ、また失われつつあります。このコラムのテーマであった「温故知新」の故事にあるように過去先人達が残した技術からも学び、それらを未来に生かすことが必要です。

三宅 洋一（みやけよういち）
1968年千葉大学大学院修了。 東京工業大学工博、スイス連邦工科大学留学、京都工芸繊維大学助教授、千葉大学助教授を経て1989年千葉大学教授。 同大学医工学センター長を務め2009年定年退職。 現在千葉大学名誉教授、東京工芸大学理事。日本写真学会会長、
米国画像科学技術学会副会長、日本鑑識科学技術学会（現日本法科学技術学会）理事長、ロチェスター大学客員教授等歴任。米国画像科学技術学会（IS&T）
名 誉 会員、日本VR医 学 会 名 誉 会員、
Edwin Land Medal（OSA）、電子画像賞（SPIE、IS&T）など多数受賞。ディジ
タルカラー画像の解析評価等著書多数。

32 月刊 IM 2019-4月号

本協会の会員企業は、印刷、ハードコピー、写真などをベースとして企業活動を行っています
が、
「画像」
、
「情報」
、
「IoT」
、
「AI」をキーワードとした活動をいかに製品化に結びつけるのか、
他の企業とどのように差別化を行っていくのかが求められています。グローバル化で、人、物が国境もなく動き回ります。このような時代を担う若い技術者、研究者には、長年築かれてきた日本の良き伝統や文化を大切にしつつ新たな製品開発に邁進してほしいと思います。
年齢とともに有名な漢詩「少年易老学難成 一寸光陰不可軽 未覚池塘春草夢 階前梧葉已秋声」を実感しています。デジタルの時代はあらゆるものが急速に変化し情報が溢れています。これらに流されることなく変化に動じない力量を持つことを心がけたいと思います。
終わりに、本コラム執筆の機会を与えていただいた本協会の高橋通彦前理事長、河村武敏理事、
専門に偏りがちな本文を読みやすく丁寧に校正いただいた伝法谷ひふみ女史に深く感謝申し上げます。

■新製品に掲載希望の方は、編集部宛送付ください。

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Server」採用。可変データや画像補正をかけながらのRIP処理でもプリント速度が保たれる。
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ステムと連携可能。
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オープン価格■お問い合わせ先
お客様相談センター TEL 0120-27-4100
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大量の帳票や紙文書を高速読み取りするド添付のドキュメント用アプリケーション ■お問い合わせ先
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枚/分と高速。
Capture Pro」がインストールされた複給紙容量が80枚から100枚に拡張。大数台のPCでスキャナを共有。最大100量スキャンが可能。
台まで利用可能。
ホチキス留め原稿を停止する「原稿保護フラットベッドスキャナもオプションでモード」。しわなどで給紙が心配な原稿搭載でき、オートフィーダーとフラットをスキャンできる「低速モード」搭載。
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晶パネルから各種設定可能。メンテナン DS-970
DS-970
参考価格 99,980円
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セキュリティ機能とクラウドサービス連携を強化

imageRUNNER ADVANCE Gen3 3rd Edition
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フィス向け複合機。７シリーズ22モデル。

imageRUNNER ADVANCE C5560F III
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2nd Editionから引き続き、本体 標準
クラウドサービ ス「uniFLOW Online
Express」が個人認証機能を提供。これに新たなセキュリティ機能を追加。①
起動時改ざん検知機能、②稼働時改ざん検知機能、③複合機ログ情報の転送機能で、複合機にセキュリティリスクが生じた場合の管理者への通知機能、④２本の有線ネットワーク回線の接続によるより幅広いセキュリティ環境での対応、⑤接続機器証明書の期限切れの自動更新機能。
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キヤノン㈱キヤノンマーケティングジャパン㈱ト履歴を部門別に集計する機能を追加。
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プレートも用意。
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お客様相談センター
TEL 050-555-90056
https://canon.jp/

月刊 IM 2019-4月号

33

私設郷土資料館をたずねて

ら

編集委員か

JR東海道線国府津駅で御殿場線に乗り継ぎ谷峨駅で下車、「武尾本家資料館」（神奈川県山北町）に向かった。同町観光協会から所在地を知り、予約の電話を入れておいた。立派な資料館の前で迎えてくれたのは館長・武尾孝さんである。
まずは武尾家のルーツから伺った。馬国人を起源とし、百済系渡来氏族（王仁の後裔氏族）の一つである馬氏に由来し、朝廷の馬に関する職務に就いた。後に武生連を賜姓され、それが武尾に転じたという。この地には16世紀半ばに移り住み、時を経て武尾家は江戸時代からこの村の代々名主を務め、13代目（1800年代）の時代には炭商人として船や馬で炭を運搬、販売し財をなした。
孝さんの奥さんが「炭商人が着ていた藍染の法被が蔵にあったので洗濯し、飾っています」と話された。触ってみるとしっかりした生地で変色も見られない。その後の跡取り達は神奈川県会議員を務めるなど地域振興や鉄道工事などに尽力したが、2015
年に17代目が他界後、跡取りが途絶えた。分家ながら近くに住む孝さんが私財を投じてこの資料館を2016年に建設、遺された貴重な歴史文化財を保存・公開している。
この資料館には、歴史文書、書籍類と食器類、掛け軸、屏風などがところ狭しと置かれている。たとえば山林会計帳、人口や世帯数の報告書、県税務担当からの出頭令、村民へのお金の貸付先と利息の一覧、冠婚葬祭の会計記録、土地の永代売渡証書、菩提寺の過去帳、地元気象測候所の記録など数百点はあるだろうか。
「同じ筆跡の文書があるので当時は専門の筆記係がいたのでしょうね」と語る武尾さん。
村の記録文書を見せて、「藩の領地だ」という主張をくつがえしたこともあったそうだ。
未だに整理されていない史料もあり、どのようなお宝が出てくるか楽しみだ。２時間ほど当時の暮らしぶりが垣間見える楽しい時を過ごした。しかし行政からの支援が全くない現状を聞き、残念に思いながら資料館を後にした。
武尾本家資料館
身近なところに地域の歴史学習の素材があるのに。
（長井 勉）〈広報委員会委員〉〈編集通信員〉

担当理事

河村武敏（アピックス）

北村一三（山本マイクロセンター）

委

長

山際

祥一（マイクロテック）

関

員

長井

勉（横浜マイクロシステム）菊池幸（コニカミノルタジャパン）員

委雅夫（光楽堂）

月刊IM ５月号予告

山路真一郎（山路工業）【レポート】 税制改正大綱2019緊急セミナー（仮）
失敗しないシステム開発のためのチェックリスト（仮）改ざんに有効なブロックチェーン（仮）安齋 美香（ハイパーギア）
倉持
事

務

局

山下

Jan Askhoej（文書管理プロジェクトマネージャ /デンマーク在住）

勉（富士ゼロックス）
康幸※本誌内容についてご意見・ご要望等ありましたらＥメールyamashita@jiima.or.jpまでお寄せ下さい。

〔月刊〕

4月号 Ⓒ

2019年 第４号／平成31年３月25日発行
発 行 人／甲斐荘©日本文書情報マネジメント協会 2019

博司

印刷版（オンデマンド）定価（1冊） 1,000円＋消費税（送料別）

発 行 所／公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）〒101-0032 東京都千代田区岩本町2−1−3
TEL（03）5821−7351

印刷版（オンデマンド）年間購読

12,000円＋消費税（送料共）

和光ビル7階FAX（03）5821−7354

印刷版（オンデマンド）のお申し込みはJIIMAホームページから。

JIIMA ／https://www.jiima.or.jp
編集・制作／日本印刷株式会社

ISSN0913-2708
ISBN978-4-88961-200-4

C3002 ￥1000E

Journal of Image & Information Management（本誌に掲載された写真記事いっさいに関して、JIIMAの許可なく複写、転写することを禁ず）

34 月刊 IM 2019-4月号

！
公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会に入会しよう！
日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）
は内閣総理大臣から認定された公益法人です。設立60年の歴史を誇り、国際規格ISO/TC171（文書画像）の日本審議団体でもあります。文書情報マネジメント関連国
内唯一の団体で、会員企業も中小から大企業まで全国にわたり、その数は200社を数えています。
委員会活動、各種セミナー・研修会への参加、展示会の出展に有利な条件で参加できるなど特典も豊富。学識経験者を交えての啓発活動は、必ずや企業価値を高めてくれるでしょう。
ビジネスの分野を広げ、発展させる絶好のチャンスです。ぜひご入会ください。

展示会への出展も有利に䕔ྛ✀ጤဨ఍䛻ཧຍ䛷䛝䚸ලయⓗ䛺άື䛾୰䛷䚸ど㔝䜢ᗈ䛢䚸஺ὶ䜢῝䜑䜛䛣䛸䛜䛷䛝䜎䛩䚹䕔ྛ✀䝉䝭䝘䞊䚸◊ಟ఍䚸ᒎ♧఍䛾ฟᒎ䛻Ᏻ౯䛺㈝⏝䛷ཧຍ䛷䛝䜎䛩䚹䕔㻶㻵㻵㻹㻭䛾᭱᪂άື䜢䝯䞊䝹䝬䜺䝆䞁䛺䛹䛷ඃඛⓗ䛻ධᡭ䛷䛝䜎䛩䚹䕔䝬䝛䝆䝯䞁䝖ᑟධ஦౛䚸᭱᪂䛾ᢏ⾡ືྥ䚸ᅜෆ䞉ᾏእ஦᝟䛺䛹䚸᭷┈䛺᝟ሗ䜢䛔䛱᪩䛟ධᡭ䛷䛝䜎䛩䚹䕔ྛ✀ཧ⪃ฟ∧≀䚸ၟရ 䠄ゎീຊヨ㦂ᶆᯈ䚸 ヨ㦂ᅗ⚊䚸䝍䞊䝀䝑䝖䠅䛜๭ᘬ౯᱁䛷㉎ධ䛷䛝䜎䛩䚹䕔ᅜ㝿ⓗ䛺ᩥ᭩᝟ሗ䝬䝛䝆䝯䞁䝖䝅䝵䞊䠄㻭㻵㻵㻹䛺䛹䠅䛾䝒䜰䞊䛻ཧຍ䛷䛝䜎䛩䚹

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文書情報マネジメントに関連するメーカー、ディー
ラー、ソフト開発、入力サービスなどを業とする
法人・個人

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日本文書情報マネジメント協会事務局まで

ISBN978-4-88961-200-4
C3002 ¥1000E「月刊IM」2019年 ４月号

平成31年３月25日発行

通巻第579号

定価（本体価格1,000円+税）

JIIMAのソフト認証

電帳法スキャナ保存ソフト認証と電子帳簿ソフト認証制度
平成31年度税制改正大綱で、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会が行うソフト認証にはスキャナ保存ソフトと電子帳簿ソフトの２種類があります。電帳法

JIIMA認証ソフトを利用することで、承認申請が簡略化されることになりました！

スキャナ保存ソフト認証制度は、スキャナ保存を行う市販ソフトウェアが電子帳簿保存法の法的要件を満たしていると判断したものを認証、また電子帳簿ソフト認証制度は、国税関係帳簿の作成・保存を行う市販ソフトウェアが電子帳簿保存法の法的要件を満たしていると判断したものを認証します。

審査方法
ソフトウェアの認証に当たっては、そのソフトウェアのマニュアル、取扱説明書などで公開されている情報をベースに、公正な第三者機関でチェックし、必要な機能を全て備えていることを確認したうえで認証審査委
員会で審議し、認証を行います。また、認証した製品の一覧は、JIIMAのホームページで公表するとともに、国税庁に対して認証製品リストを提出します。

審査料
スキャナ保存新規審査手数料￥400,000（税別）
JIIMA 会員価格 ￥320,000（税別）

更新審査手数料認証した製品には、次のようなロゴの表示を認めて
（一例）
います。

￥250,000（税別）

JIIMA 会員価格 ￥200,000（税別）

電子帳簿
認証した製品には、次のようなロゴの表示を認めて
（一例）
います。

会計パッケージ：帳簿作成・保存

新規審査手数料￥500,000（税別）
JIIMA 会員価格 ￥400,000（税別）

更新審査手数料￥300,000（税別）

JIIMA 会員価格 ￥240,000（税別）

電子帳簿ソフト：帳簿保存のみ

新規審査手数料￥400,000（税別）
JIIMA 会員価格 ￥320,000（税別）

更新審査手数料￥250,000（税別）
JIIMA 会員価格 ￥200,000（税別）

詳しくはJIIMAホームページ
お問合せ

https://www.jiima.or.jp/activity/certiﬁcation/

日本文書情報マネジメント協会

TEL 03-5821-7351

アーカイブ用光ディスクとドライブの組み合わせを認証するアーカイブ用光ディスク製品認証
制度もご活用ください。