時代のニーズに対応した
文書情報マネジメントを紹介

2021
JIIMA
ベストプラクティス
受賞事例

ケース・スタディ

証憑書類の電子保存化（電子帳簿保存法対応）と関連業務の効率化について
株式会社JTB
ツーリズム事業本部地域ソリューション事業部
企画・開発推進チームマネージャー

三村 堅太

す。同年４月、グループの15社を統合した

検討に当たって定めた方針は次の３つで（株）JTBにおいて間接部門の業務を具体す。１つ目は全社横断課題として取り組む

JTBグループはさまざまなお客様の期待的に減らし、直接部門へ要員をシフトするということです。業務は営業から監査までや課題に「ツーリズム」「エリアソリューショ必要がありました。２つ目は直接（営業）繋がっていますので、全体として効率化でン」「ビジネスソリューション」の３つの事部門の業務効率化です。決裁ワークフローきるように各部門を巻き込みました。２つ業戦略でお応えし、「観光立国」「地方創は基本的に電子化されていましたが、証目は具体的に間接部門の計画要員数や業生」「働き方改革」など社会課題の解決に

憑書類は紙保存のため、電子ワークフロー務を減少させることを定量目標とすること貢献し、サスティナブルな社会を実現するを運用するのと同時に紙証憑を承認者にです。全社の営業経費を低減するということを目指しています。2021年３月31日現回付するといった非効率な状態でした。３

経営課題解決の施策として目標設定しまし

在、国内・海外合わせて157社、23,785人

つ目は働き方改革の推進です。生産性向た。３つ目は営業部門の業務改善にも同で事業を行っていますが、2021年４月より、 上に向けてリモートワークを推進していま時に取り組むということです。間接部門の（株）JTBの従業員数約12,000人、約500したが、約3,000人の法人営業担当は証憑経費低減が大きい一方で、営業部門につの事業所において証憑書類の電子保存化書類の処理をオフィスでしかできない状況

いては業務フロー変更の負担が大きいことを実施し、社内の業務フロー・システムをにありました。また、監査担当はオフィスを想定しました。営業部門は証憑類が発変更致しました。

を直接訪問しなければ証憑書類の監査を生する起点であり、理解・納得が得られな行えない状況にありました。このようにリいと取り組みが進まないため、ヒアリングモートワークが進みづらい状況でした。

やトライアルを重ね、少しでも負担が減る

JTBグループの概要

課題設定と対策の検討方針・検討体制

これらの課題を解決するために、具体的には間接部門の業務を減らすと共に営と共に業務改善が実感できるような仕組みづくりに努めました。

コロナ禍以前の2018年10月から検討を業部門の生産性向上を図るために、電子総論としては、特定部門の業務課題で始めていましたが、３つの課題を認識して帳簿保存法に対応することを施策案としてはなく経営課題として認識して具体的な解いました。１つ目は全社直間比率の改善で検討を開始しました。

決に取り組んだことがポイントとなります。

IM 2022-1・2月号 11

検討体制についても、全社横断プロジェクトを組みました。また、経営課題解決にԌԵԶՃՆԵ向けた施策として進めるために、経営企画部門が主管（事務局）として取りまとめを行いました。約３年前の2018年10月にプロジェクトを設置し、グループ内外のパートナーの協力を得ながら、法要件とシステム要件を早期に明確にした上で業務要件とආ᜙፬‫֥֢ྶב‬ᇱ৉ຘୃ֦ി፬֭ຢఫ౸ಃፍ‫ב‬৆௮‫׼‬՛‫ב״‬ଙఫj‫׼‬՛‫ॸࣙב״‬ད֊‫׈‬ׁ৆௮ईႷjԋԶՈԵՆの調整を行い、横断議論を進めました。

具体的取り組み事項とシステム概要‫ؐؓ׮׃بؘע׮‬వࢬ֦೘௔j（株）JTB全体で年間約570万枚以上の証憑類が発生していると試算しました。それらを綴って倉庫で保管し、必要になったԌԵԶՃՆԵ

場合は捜索、社内監査も大量の紙に囲まれて行っていました。今回、図表１のとおりスキャンやスマホでの撮影によってデータ化し、データ検索や遠隔地からの監査ができるようにしました。また、法人営業೥֐೘֢֞ፚ೭ආ‫׉֭ב‬ᆋ֐֖֥ธጫՒነ఍ി‫֥׀ूב‬ఢถ 

部門においては、お客様の旅行やイベントԋԶՈԵՆ‫׼‬՛‫֋״‬ց‫ࡽׁׁ֭׊‬లྶ֢֥ӻӺႩᇱ৉に同行する「添乗業務」があり、現金で各事業者と精算する場面が多くなります。そこで発生する領収証についても、１枚ずつ台紙に貼って明細書を作成、保管していました。その他、データで受け取った請求ဃ౤बໂ֦ᇱ৉j࿸ඔཨ֪‫ؐؓ׮‬వࢬ֦‫֪ؕ׻׮׬‬೘௔Ւነ఍ി֮‫֦ؐؓ׮‬ఢถ֖Ւ ԟԍ֪೘௔j

書類についても印刷して紙保管していまし

図表１た。それらの証憑書類も全て電子保管に切り替えました。特に添乗の現場において開発したシステム、弊社既存システムの３です。弊社には年間約10万件の案件を管は、領収証をスマホで撮影し、スマホでつを連携させました。一方、Ｃの（1）につ理し、オペレーションする独自システムが明細書もすぐに作れるような仕組みを構築

いてはJTBグループでお客様に提案していあり、売上原価に関する支出・計上承認のしました。

る「J sNAVI NEO」を利用しました。なお、 ワークフローについても同システムを利用実施した取り組みは図表２のとおり、「Ａ． Ａ〜Ｃの（2）については各システム内、あしています。

売上原価の証憑書類」「Ｂ．法人のお客るいは自動連携するデータ保管システムに今回、既存システムの改修を極力少なく様との契約」「Ｃ．一般経費の証憑書類」

電子保管するための改修を行いました。

して、新たに構築したアプリと外部サービスとAPI連携させることで開発期間を短縮、への対応の３つに分けられます。また、証今回の取り組みのポイントは、年間で約憑書類には「（1）自社が受領するもの」と500万枚と相対的に分量が多い「Ａ．売上「（2）自社が発行するもの」があります。Ａ・

原価」「Ｂ．法人のお客様との契約」の図表３のとおり、独自の証憑取り込みア

Ｂの（1）については、外部サービス、独自「（1）自社が受領するもの」についての対応

プリ「STAP（証憑（Ｓ）取込み（Ｔ）アプ

12 IM 2022-1・2月号

開発コストを抑制しました。

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受賞事例ಲ౮ಈஶ೗֩ؒ‫׽بי‬ԋӸპඑମअ֭ආ᜙ി፬Åဃ౤ྂሁᇱໜሓ໴ࣤӡဃ౤ᇱໜँӢ˙ӽ֣֭‫בؕ׻׮׬‬ᎌૢ֖Ւპඑମअ֭ආ᜙ി፬‫ב‬ဃ౤ᇱໜँՓҒၤಛ्ᄇ֖֞ԦԵԲ‫ח‬،‫צ؟‬՛‫ب؜׬‬զԢԣԋԟէғᇌി৉ጫ‫ؕ׻׮׬‬զԕԏԚԢէӡᆏౠ؊‫ؕؠי‬؈‫؎؃י׮؂׭‬՛‫ب؜׬‬࿓੝֭‫ײ‬؊‫חםכ׽‬ጦዿӢҔ৻ໜ֭ೂၾ‫ؤ‬՛‫פ‬؊‫آ‬՛‫ؕ׻׮׬‬ԌӸሓ෗֭։ਰዻ֧֭૚ዃÅဃ౤‫֭بית‬၏ႚӡဃ౤೘ࢂँӢ˙ဃ౤૚ዃ‫ת‬՛؈‫׮‬զԎՃԳՉԢԺԷՂէ‫ב‬ঊዿ֖֞ဃ౤‫بית‬၏ႚՓҒဴೂ֭ဃ౤‫بית‬Ւғ։ਰዻ౪࿊֭ဃ౤‫بית‬ՒҔဃ౤೘ࢂӡ‫ؖ‬՛‫ؠ‬ӢՒҕിኜ૚ዃ֭Ӿ೟፬֭૚ዃ؆‫״‬՛‫׀֞׊ౖ֋ب‬Ւࡴଭ࿨֩ࢪ઄৉ጫՔᇌി৉ጫ‫ב‬ಲଵ֘‫֭׀֞׊‬Ւඑ਋ԋ֧ᎌ၌֖֞઄ኃ؊‫آ‬՛‫ב‬ธև֞ՓԍӸࡴᄤ૪ᅉӡ୪ྫྷᅉՔഞ྅ፅᅉ့Ӣ֭ආ᜙ി፬˙૪ᅉย్‫ؕ׻׮׬‬զԕ՝ՇӨԝԋԥԔӨԝԏԞէ‫ב‬ጦዿ֖Ւࡴᄤ૪ᅉ֭ආ᜙ി፬Åဃ౤ྂሁᇱໜሓ໴ࣤ‫ב‬ဃ౤ᇱໜँՓӡဃ౤ᇱໜँӢり、添乗業務の途中の空き時間等を有効活用して、領収証の電子保存化と明細書作成をスマホで実施できるようにしました。
なお、海外旅行の場合は両替レートが自動適用されるようにしています。このように電子帳簿保存法に対応するだけでなく、営業部門の業務が効率化される工夫を行いました。
「Ｂ．法人のお客様との契約」
については、全ての契約を弊社が今回導入した電子サインだけにまとめることができない、ということがポイントです。お客様のご意向によって４パターンの契約手法が混在しますતᇀ೟ᇠৰ቎֭ශ઄ኃ؊‫آ‬՛Ғ२ಈ઄സ֪ၫ֎ආ᜙ി፬ժ೗֩ി፬իษਿിՔ૚ዃിԦԵԲ‫ח‬،‫؟‬ӡ‫ؐؓ׮‬ՔԟԍӢ֦बໂ೘௔໔ตႚ፛㎩ बໂ֧໔ตගሇ‫ב‬ᇌി৉ጫ‫֪ؕ׻׮׬‬ᇱໜ‫״‬‫ب״׮ؕי‬،ࣥࡽ㎩ ࡎଉ৉ጫ‫ؤ֦ؕ׻׮׬‬՛‫פ‬؊‫آ‬՛षᆋғ࿸ඔ઄ኃཨ့֪Ւଵད֦೥ፚ֘‫׊‬ආ᜙ി፬ժ೗֩ി፬իፚ೭ආԦԵԲ‫ח‬،‫؟‬ӡ‫ؐؓ׮‬ՔԟԍӢ֦बໂ೘௔໔ตႚ፛㎩ बໂ֧໔ตගሇ‫ב‬ᇌി৉ጫ‫֪ؕ׻׮׬‬ᇱໜ‫״‬‫ب״׮ؕי‬،ࣥࡽ㎩ ၍ಐ֪Ւ೭౫ነ఍ി‫ב‬ఢถ㎩ ਀ཧଢ଼Ւࡎଉ৉ጫ‫ؤ֦ؕ׻׮׬‬՛‫פ‬؊‫آ‬՛षᆋӡ㕱Ӣಛೂ֋೥ፚ֘‫׊‬ආ᜙ി፬ӡ㕲Ӣಛೂ֋ᄇப֘‫׊‬ආ᜙ി፬が、そのパターンごとに異なる手法で保管すると営業管理が行いづらく、文書管理としても検索性が損なわれてしまいます。そこで、契約に関する証憑書類についても全て「STAP」と「JEMS」の業務フローによる電子保管に統一することで、一元的な営業管理・文書管理を実現しました。具
体的には、図表４のとおり、電子サインで契約した場合も電子データをシステムからҒ२ಈ઄സ֦ᄇப֘‫׊‬ආ᜙ി፬ժ೗֩ി፬իษਿിՔፚ೭ආՔ૚ዃി৘ᎌነ఍့ආ᜙ി፬‫ב‬ᄇப֘‫ؕ׻׮׬׊‬ၾ֪ဃ౤ᇱ৉Ւֽ֮֞‫׼‬՛‫״‬ᇱ৉‫֪ؕ׻׮׬‬ಛ၌ᎌ૒֖֥Ւဃ౤ᇱ৉取り出し、「STAP」を通じて「JEMS」に保管することとしました。その際、契約書手交状況のステイタスが案件管理システム図表２に自動反映されるようにし、営業部門の業務効率化を図っています。

リ（AP）の略称）」を作り、スマホ撮影し案件管理システムと「STAP」は相互に続いて、電子帳簿保存法関連の改革とた証憑画像を取り込み、A I - O C Rを使っデータ連携し、証憑書類と案件の紐づけ同時に実施した業務改革についてです。て証憑書類の「取引日・取引金額・取引ができるようにしています。また、証憑書

図表５のとおり、間接要員の効率化（間接先等」の属性を読み取り、データ化できる類に関する支出や計上承認ワークフロー要員の再配置）、営業部門の業務効率化、ようにしています。そして「STAP」で生成を回付する際に証憑書類の画像データを働き方改革の推進といった課題を解決するした証憑画像と属性データは、JIIMA認参照できるように「JEMS」と連携させてために、証憑書類の電子保存化を通じて、証を受けたソフトウエアを活用した文書管います。

「業務そのものの削減・廃止」「電子化や理 シ ス テ ム「JEMS（JTB Evidence

さらに「STAP」については、添乗業務標準化による業務の遠隔対応と集約」を実Management System）」に送信されます。の効率化を図るために、証憑書類の属性現して、具体的な要員再配置や、営業部

文書管理システムでは、受信と同時にタイデータを作成すると同時に添乗業務中の門の効率化に繋げました。また、リモートムスタンプが押印され、そのまま10年間保現金の収支に関する明細書がExcel（エクワーク環境の整備に繋げた結果として、コ管されます。

セル）で作成されるようにしています。つまロナ禍における在宅勤務拡充に貢献する

IM 2022-1・2月号 13Àශ‫৻֧ؕ׻׮׬‬ໜ‫֭ؕ׻׮׬‬ᎌૢࡎଉ৉ጫՔ‫ء؏ן‬՛‫ؕ׻׮׬ب؜׬‬ӡ଍‫ؤ‬՛‫פ‬؊‫آ‬՛৻ໜ‫ؕ׻׮׬‬Ӣආ᜙೘௔‫ח‬،‫؟‬ӡԢԣԋԟӢࡎଉගሇこととなりました。ペーパーレス化・電子化するだけでなく、業務そのものを減らすこと、あるいは遠隔対応を可能にして集約することが重要だと実感しています。

ԋԔ Ԟԍԡ

ᎌૢගሇౄ൴Å࿸ඔ઄ኃಐ

導入にあたっての社内推進についても工夫を続けています。
「Ａ．売上原価」「Ｂ．
法人のお客様との契約」に関する取り組みԏՌԳԵՀについては法人営業部門の約5,000名、「Ｃ．
Åԟԍֽ֮֞‫֦ؐؓ׮‬ႚ፛Ք຦ఢ

ᇌി৉ጫ‫ؕ׻׮׬‬ӡԕԏԚԢ ӹ‫ײ‬؊‫חלכ׽‬ጦዿӢÅԕԔԔԚԋႡආ֭‫ײ‬؊‫חלכ׽‬Å೗֩؆՛‫׿׽‬՛Քᇌി৉ጫ‫ ؕ׻׮׬‬ӱ ᆏౠ؊‫ؕؠי‬؈‫؎؃י׮؂׭‬՛‫ب؜׬‬ӔՔԋԔ Ԟԍԡ ӱ Ӕ‫بי‬؊‫ןט׼מ‬Ք‫ب״׮ؕי״‬، ӱ ‫ؘ׭חؚעװ؃ؓח‬؆‫ب‬Ӕ

一般経費」に関する取り組みについては、全社の約12,000名に対して、導入説明や啓蒙を行う必要がありました。コロナ禍における社員説明・啓蒙であり、社内のデジ図表３タルトランスフォーメーション（DX）の取り組みの説明・啓蒙でもあるため、デジタルÀ૚ዃ֭ࡴଭ࿨֩৉ጫ֭ಲଵツールの活用を強く意識して進めました。
Ғဴೂ֭ဃ౤‫׊ׇ֪بית‬૚ዃғ։ਰዻ౪࿊֭ဃ౤‫׊ׇ֪بית‬૚ዃҔԏ‫ؖ‬՛‫׊ׇ֪ؠ‬૚ዃҕ౸֪‫׊ׇ‬૚ዃ

導入に先立ってマニュアルの整備を行いまࡎଉ৉ጫՔ‫ء؏ן‬՛‫ؕ׻׮׬ب؜׬‬ӡ଍‫ؤ‬՛‫פ‬؊‫آ‬՛৻ໜ‫ؕ׻׮׬‬Ӣ

したが、加えて、説明動画を作成し、社内の動画共有サイトに掲載しました。問い合わせ対応についてはチャットボットを設ࡎଉගሇౄ൴

置し、また、定期的にデジタル配信している社内報も活用しながら推進を続けていආ᜙೘௔‫ח‬،‫؟‬ӡԢԣԋԟӢ

ます。

ᎌૢගሇ

今回実施した取り組みによって期待されԋԔ Ԟԍԡᇌി৉ጫ‫ؕ׻׮׬‬ӡԕԏԚԢ ӹ‫ײ‬؊‫חלכ׽‬ጦዿӢÅԕԔԔԚԋႡආ֭‫ײ‬؊‫חלכ׽‬る具体的効果は次の通りです。
2021年度は新型コロナウイルス感染症の拡大により、旅行やイベントの数が減少

図表４していますが、2019年度までの実績をもとशଂड༎೘‫׉‬ຎ‫־‬ಈஶҒආ᜙ി፬֭؊‫ץب؟יז‬઄ኃ֭ମ໋Ւ჋౱৖ไጅࡿ֭୲ጴँӡጅࡿ֭௺ვམӢғव૱઄ኃ֭ആዃ֭४ഊӡࣙॸད໴֭ࣤ४ഊӢҔ৆௮઄ኃ֭୲ጴँӡࣙॸད໴֭ࣤ४ഊӢҕ৘ᎌ઄ኃ؊‫آ‬՛֭ᅮമँӡആዃईႷ઄ኃ֭४་Ӣに試算すると、「１．年間約570万枚以上のペーパーレス化の実現」「２．年間約７億円以上の営業経費削減（間接部門要員の直接部門への再配置、証憑書類の送料の削減、証憑書類の保管スペースの削減）」が可能となり、また、「３．新たなJTBワークスタイル（働き方改革）の推進」

ࢪ઄ᆪ኷֭઄ኃ୲ጴँӡ઄ኃ֭ణଲӢ။֌ሑूॹ֭෮ුӡ‫ؗ؟‬՛‫ؤ׽‬՛‫֭פ‬४ഊӢҖሓ࿊॒֭ᇱ৉ᅢጅി፬֭ଣྞ֖җ‫ؤ‬՛‫פ‬؊‫آ‬՛‫֧ؕ׻׮׬‬व૱‫֭ؕ׻׮׬‬ᎌૢ֭४ഊҘ‫ؤ‬՛‫פ‬؊‫آ‬՛֭ဃ౤ँᄧࡗ֭४ഊ
図表５

14 IM 2022-1・2月号に繋げられると考えています。

今後の展開１つ目に（株）JTB内で構築した業務フ

2021
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受賞事例

ローやシステムの整備を行います。まず、は、観光地、あるいはホテル・旅館、観令和３年の改正電子帳簿保存法の対応が光入場・体験施設等のデジタル化支援を必要です。要件緩和に伴う業務の効率化

事業としても行っており、旅行者の利便性と弊社としての内部統制強化、この２点の向上のみならず、観光事業者の売上拡大

結節点を見出してフローを整備したいと考や効率化によって生産性向上を図り、観光えています。また、ユーザーである社員に地の持続的な発展成長に貢献したいと考寄り添ったシステム整備や理解促進活動えています。

を続けていきます。２つ目にグループ内での展開です。
（株）JTB内だけでなく、国内グループ会社における証憑書類の電子まとめ「ツーリズム産業全体のデジタル化へ貢献していきたい」
地域ソリューション事業部
企画・開発推進チームマネージャー
三村 堅太 氏（右）考えています。

保存化の適用範囲拡大の検討を続けて参今回、電子帳簿保存法に対応して社内ります。さらに、紙証憑書類の発生そのものペーパーレス化、文書データのマネジメ

そして、新型コロナウイルス感染症拡大のを抑制するために、電子契約等、グルーント強化を行いましたが、それは改革の手の影響を大きく受けているツーリズム産業

プ内の電子取引を拡大したいと考えていま段であり、目的そのものではないと改めてですが、弊社グループだけでなく産業全す。これらはグループ内の取り組みですが、 感じています。ペーパーレス化・データ化

体のデジタル化による生産性向上に貢献し３つ目にツーリズム産業のDX支援を進めを行うだけでは得られる成果は限定的でていきたいと考えています。そのためにも、て参ります。今般の証憑書類の電子保存あり、関連する業務の改革や具体的に業産業全体を牽引するという気概をもって、化に関するスキル・ノウハウを可能な限り務を減らすことがより重要だと認識していまずは弊社グループ内のデジタル化をさら共有し、ツーリズム産業全体の生産性向ます。生産性向上に向けた経営改革を上に進めて参ります。

上に貢献したいと考えています。また弊社位目標とし、取り組みを続けて参りたいと

IM 2022-1・2月号 15