2021年4月1日

ケアプランデータ連携を想定した課題分析と業務改善計画案

厚生労働省 老健局高齢者支援課
介護業務効率化・生産性向上推進室

介護現場における生産性向上の取組の進め方

課題の分析（因果関係図）課題の文章化（定量）カンファレンスノートの見やすさ（定性）チェックがついていない職員数（定性）チェックのしやすさ（定性）記載する内容の明確さ（定性）職員の仕事に向き合う姿勢【課題解決の道筋の文章化】
深層原因

ルールが見える化されていない に対し解決方法

項目毎にチェックする方法を導入することにより深層好転

ルールが明確となり（定量）ノートを見る回数

原因

カンファレンスノートの見忘れ という問題が解消され（定量）正しいベッドの高さになっている回数

結果

ベッドを低床にできていないことがなくなり（定量）ベッドの高さを直す時間（定量）ベッドの高さを直す回数（定性）利用者の転倒リスク指標の作成
効果測定ツールに設定

悪影響

１．職場環境の整備
２．業務の明確化と役割分担
３．手順書の作成
４．記録・報告様式の工夫
５．情報共有の工夫
６．OJTの仕組み作り

毎回ベッドを直すのに時間がかかることに対する改善が期待できる

７．理念・行動指針の徹底

解決方法【カンファレンスノートの見直し】➢ 見方、書き方ルールを記載➢ ページ毎チェック方式から項目毎チェック方式に変更➢ チェックリストの導入

７つの取組を参考に解決方法を考える2

生産性向上の取組とケアプランデータ連携

原 因

深掘原因
紙が多い

提供票のやり取りが郵送/FAXに限定

結 果
給付管理（実績入力）に時間がかかる(CM))届いた実績を手入力印刷したのに廃棄しなければならない

FAXの順番待ち
FAXに時間かかる介護ソフトのスキルが十分でない

研修が少ない手書きが多い悪影響(CM)提供票を印刷しなければ(SV))提供票に実績を手入力
個人情報マスキングに時間がかかる

課題把握例

保管場所がない(CM)モニタリングに時間をかけられない
仕事にやりがいを感じられない紙の大量廃棄に時間がかかる(SV)実績作業に時間がかかる

休暇を取れない
人手不足

残業が多い

事業所の整理整頓ができない

業務が人任せ業務の偏りがある
教える人がいない
ミーティング少ない

他の職員の業務が見えない

普段のコミュニケー
ションがない

事業所の雰囲気が悪い

離職が多い

業務分担
不明確
募集しても応募がない

採用少負のスパイラル･･･

3

生産性向上の取組とケアプランデータ連携
深掘原因

提供票のやり取りが郵送/FAXに限定(CM))届いた実績を手入力

個人情報マスキングに時間がかかる(SV))提供票に実績を手入力
FAXの順番待ち
FAXに時間かかる

研修が少ない教える人がいない

介護ソフトのスキルが十分でない

介護ソフトを活用することに苦手意識

２

結 果

原 因
(CM)提供票を印刷しなければいけない

提供票は紙で運用という文化

課題把握例

悪影響

給付管理（実績入力）に時間がかかる印刷したのに廃棄しなければならない
紙の大量廃棄に時間がかかる(CM)モニタリングに時間をかけられない(SV)実績作業に時間がかかる

休暇を取れない

提供票を紙で保管しなければいけない

残業が多い

仕事にやりがいを感じられない

離職が多い

利用者との向き合い方に課題を感じる

手書きが多い保管場所がない

事業所の整理整頓ができていない

的確なタイミングで情報を活用しにくい

負のスパイラル･･･

業務分担
不明確

他の職員の業務が見えない

業務の偏りがある

忙しくて、こなすことで精一杯業務が人任せ

負のスパイラル･･･

普段のコミュニケー
ションがないミーティング少ない

事業所の雰囲気が悪い
募集しても応募がない

人手不足

採用少4

生産性向上の取組とケアプランデータ連携

課題の文章化原 因 が原因で 結 果 という問題が悪影響発生しており、その結果といった影響が出ている。
これは、 深掘原因が主な要因であると考えられる。
当施設では、当施設では、記録を都度手入力・印刷しなければならないこと発生しており、その結果
これは、が原因で記録や文書廃棄にかける時間が多くかかる

人手不足で休暇が取れず、残業が多く、やりがいを感じられない紙が多く、提供票のやり取りを郵送・FAXに限定していることという問題がといった影響が出ている。

が主な要因であると考えられる。
5

生産性向上の取組とケアプランデータ連携
深掘原因
反対のことを記載

業務改善の取組（打ち手）
好転換された
深掘り原因

課題の道筋の文章化に対し、を実施することにより、となり、

原 因という問題が解消・軽減され、結 果がなくなり、悪影響の改善が期待できる。

紙が多く、提供票のやり取りが郵送・FAXに限定されていることに対し、業務の明確化と役割分担（テクノロジー活用）、手順書の作成、記録・報告様式の工夫、情報共有の工夫を実施することにより、データによる提供票のやり取りが実現すること
記録を都度手入力しなければならないとなり、ケアプランデータ連携システムという問題が解消・軽減され、記録や文書廃棄にかける時間が多くかかるということがなくなり、人手不足で休暇が取れず、残業が多く、やりがいを感じられない状況の改善が期待できる
6

業務改善実施計画書（例）本プロジェクトの目的
ケアプランデータ連携システムを利用して提供票のデータ連携を可能にすることで、職員の負担を軽減し、効率的で持続的な事業所運営を実現する

現場課題と解決の道筋（課題の見える化による検討結果）
提供票のやり取りが郵送・FAXに限定されていて使われる紙が多いことに対し、ケアプランデータ連携システムを利用することにより、提供票をデータでやり取りすることが可能となり、記録を手入力しなければならないという課題が改善され、書類の転記が負担となり、提供票共有の時間が多く、モニタリング時間が少ないといった状況が改善され、人手不足で休暇が取れず、残業が多く、やりがいを感じられない状況の改善が期待できる

実施する業務改善の取組実施する改善活動（課題の打ち手）

具体的内容

１ 職場環境の整備

ペーパレス環境を実現する

２ 業務の明確化と役割分担(1)業務全体の流れ再構築

データをアップ・ダウンロードする役割を明確化する

３ 業務の明確化と役割分担(2)テクノロジーの活用

ケアプランデータシステムの利用

４ 手順書の作成

担当者が理解できるような手順書を作成する

５ 記録・報告様式の工夫

データ連携された元ファイルの管理方法を決める

６ 情報共有の工夫

提供票共有の進捗がわかるように伝達方法を工夫する

７ OJTの仕組みづくり

介護ソフトの使用方法について研修を実施する

８ 理念・行動指針の徹底

経営層から全職員に対して、ケアプランデータ連携の意義、目指す事業所の姿を説明する
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業務改善実施計画書（例）
業務改善の成果を図るKPI（成果指標）
KPI設定の文節設定したKPIKPIの測定方法

KPIの測定ピッチ

記録を手入力しなければならないという課題が改善されデータ連携事業所数割合
0%/月 → 50%/月

データ連携事業所数をカウント

毎月休暇が取れない状況の改善

職員の休暇取得回数
1回/6月 → 1回/2月

休暇取得日数をカウント

毎月残業が多い状況の改善

残業時間20時間/月→10時間/月

残業時間をカウント

毎月やりがいを感じられない状況の改善

ワークエンゲージメント
3.5 → 5

アンケート ７段階

毎月

スケジュール
時期

改善活動の手順

業務改善の取組

令和〇年
〇月〇日～

1.改善活動の準備をしよう

・実行体制（PJチーム）の整備
・キックオフ（職員への説明）

令和〇年
〇月〇日～

2.現場の課題を見える化しよう

・課題場面の特定・実施計画の方針決定

・KPIの検討・設定

・職場環境の整備
・業務の流れ再構築

令和〇年
〇月〇日～

3.実行計画を立てよう

・実施計画づくり・利用申請の準備

・KPIの検討・設定

・職場環境の整備
・業務の流れ再構築

令和〇年
〇月〇日～

4.改善活動に取り組もう

・標準仕様データ出力運用準備
・相手方事業所との調整…

効果検証に向けた取組同時に行う改善取組
・理念・行動指針の徹底

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