わが社の会員企業突撃インタビュー

文書情報マネジメント業界で活躍するJIIMA会員企業をご紹介

文書管理と健康経営で、社会に貢献できる会社を目指す
インタビュー

株式会社エフ・アイ・エス〒231-0015 神奈川県横浜市中区尾上町3-35 横浜第1有楽ビル５階
TEL 045-211-6911（代）・事業内容：トータルサポートサービス、アウトソーシング、印刷関連、文書マネジメント、セールスサポート・資 本 金：4,999万円
・設

立：1982年https://ﬁsnet.jp/

未来を築く健康経営、ドキュメントサポートカンパニー
エフ・アイ・エスは1982年に創業し、社名のFISは「富士通（F）インプット（I）サービス（S）」の略称で、もともとは富士通株式会社製のワープロ機器販売や、入力代行を行っていました。
「オアシス」という当時のワープロ（当時の価格で１台数百万円もする機械）です。
しかし当時、ワープロは最先端の技術で扱える方が少なく、有効活用が難しい状況でした。そこで販売だけでなく、入力代行やワープロ教室といったアフターサービスなどを行い、ドキュメント関連、複写、製本といった印刷業を始め、印刷業務のアウトソーシングや、お客様先での印刷関連業務（インプラント・インハウス）を行ってきました。90年代半ばには事業基盤がほぼ完成し、現在に至ります。４社から成るC&Rグループに属していて、グループ全体では現在270名、エフ・アイ・エス単体で図１

アナログとデジタルを融合したトータルサポートサービスでお客様の業務効率化をサポート

は23名のスタッフがいます。
「お客様が本業に専念できる職場作り」をミッションとして、おすが、文書情報管理も含めて、より多岐に亘って情報を主軸と客様が雑務に追われないように業務の効率化をサポートし、業した業務効率化をお手伝いしていきたいと考えています。印刷、務に集中できる職場にさせていただくことで企業発展に寄与しスキャン、BPO、文書マネジメント（トータルサポートサービスていきたいと考えています。グループ全体では、印刷だけでなく、と呼んでいます）まで含めてサポートサービスを提供していきた

スキャン、BPO、アウトソーシング、派遣業など、多岐に亘っていと思っています。

事業展開しているのがエフ・アイ・エスの特長です。
エフ・アイ・エスでは印刷部門が大きな売り上げを占めていま事業活動が長く続き、社内に文書が増えても、機密性が高くて外部に持ち出せない情報をお持ちのお客様から、情報の持ちIM 2023-1・2月号 43

方や効率化のご相談をいただくことが増えてきています。

んどん増えていきます。紙以上に厄介な所は、簡単にファイルを印刷や複写業では、機密性の高い情報を取り扱うことも多く、複製できたり、修正前後で念のため保存したデータを消し忘れ

お客様とは近しい関係で信頼関係もあります。社内の文書の取て溜まってしまったりします。自社でもフォルダ名のルール化も出り扱いについて、安心してご相談いただけるのは、複写業なら来ておらず、取りあえず保存用の「その他」のフォルダが100個もではのアドバンテージなのではと考えています。

あり、衝撃を受けたことがありました。

また文書情報管理の一つとして、情報管理の最適化や文書量紙ならバインダにまとめてキャビネットへ移動すれば整理できを減らすためにスキャン、印刷費用の効率化などをご提案する

ますが、電子は自分たちだけでは難しく、整理の仕方をコンサことはもちろん、お客様の従業員の方々の負担を減らすためにルしていただき、ノウハウをご教示いただきました。

一部の業務を引き受ける派遣などもご提案するといったお手伝いができればと思っています。

電子文書の情報整理は、業務を整理するところから始めました。業務を整理するためにはチームで話し合ってどんなことをやるか決めます。業務の整理整頓は大変な作業で、特に現場のJIIMAのベストプラクティス賞に応募したきっかけ
まず、このコロナ禍で世の中のテレワークが進みましたが、さまざまなリアルイベントがオンライン開催などに切り替わってい方には苦労させてしまったと思っています。

JIIMAへの入会についてきました。その結果、チラシなどの印刷業の売上が大きく減少

私自身はJIIMAをはじめとして、いろいろな組合に入っていし、前年比50％減の月もありました。そのため印刷を主軸にします。組合に関わるメリットは外の情報を仕入れられるというこた事業では限界があると感じ、ウェビナーや電子化が急速に進とです。JIIMAは法改正や電帳法など、どういうことをしなくむ昨今、今後の企業内の情報の在り方に関して再定義される時てはいけないか、最新の電子文書の管理に関する新しい情報や代が来る、逆に今後はそこに新しい需要があるのではないかと専門的な情報、法律的な情報など、自分たちだけでは得られな考えました。

い情報を得られることに非常にメリットを感じています。

組織の情報管理、組織の在り方を定義することに関係した団

また、外部の方と接触することで会員様同士との交流ができ体や情報が無いか？と探していたところに、知人からJIIMAがます。エフ・アイ・エスの社員にも資格取得を推奨していますが、運営する文書情報マネージャー認定資格の紹介を受けたのが外部の方ともっとコミュニケーションをとってお互いに情報交換をきっかけです。

し、より外部の状況を知って貰う機会として、JIIMAとの関係早速、私自身が文書情報マネージャー認定セミナーを受け、性を活用させていただきたいと思います。

その後社員４名が認定を受けました。文書情報マネジメント、文書情報管理をビジネスにしたいと思った時、そもそも文書情報管理は何のためにやるのか、やったことでどういうメリットが情報管理ができるルール構築や、体制作りのサポートをあるか？ という所を自分たちが体感しないとお客様に共有でき現在は、コロナ禍のテレワーク対応によりDXが普及してきまないと思い、コンサルをお願いして、社内の文書管理に取り組した。そして情報管理の重要性に多くの企業が気づき始めていみ、その取り組み内容をベストプラクティスとしてJIIMAセミます。ここ数年、至る所で社内の業務改善ソフトやシステムのナーで発表しました。

広告を目にしますが、そのような商材も増えてきました。

初めて自分たちの取り組みを外部に発表し、「リソースが限らエフ・アイ・エスが社内で文書情報マネジメントを行って思っれる中小企業が全社的に文書情報マネジメントに取り組んだ広たのは、結局どんなにシステムやソフトウェアを充実させたとしく外部に紹介したい好事例である」と、ご好評をいただきました。ても、活用する人や組織がそれらをちゃんと扱えるようにならな

これだけ全社的に取り組みができてうまくいった事例があまりな

いと宝の持ち腐れとなり、ソフトウェアに支払う無駄な費用が嵩いといったお声もあり、やはり文書管理を社内全体に浸透させんでしまうということでした。

るのは難しいことなのだと実感しました。
電子文書はリアルに存在しないので、どれだけの量があるか
紙文書より実態を把握しにくいところがあり、知らないうちにど

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ソフトウェアやシステムはもちろん必要ですが、その前に組織自体がしっかり情報管理できるルールの構築、そして体制作りから始めないと続かないのではないでしょうか。

わが社の会員企業突撃インタビュー

今後もエフ・アイ・エスでは、お客様にそのようなルール構築や体制構築部分のサポートをしていきたいと思っています。

健康経営で世の中に貢献
今年2022年の４月、私が代表取締役に就任した際に抱いていたのは、CSR（corporate social responsibility=企業の社会的責任）を広めていきたいという思いでした。CSRで世の中にどう貢献していくかと考えた時に、SDGsや環境問題も大切なのですが、私の立場では規模が大きく遠くに感じてしまい、まずはもっと身近に見落としているものはないかと考えたところ、従業員の健康や幸せについてもっと視点を向けるべきではないかということに気づきました。
私自身、コロナ禍で出歩かなくなった時に、体調を崩しがち「安定したビジネスは健康の上に成り立ちます。そのために文書管理で業務の属人化を防ぐことが大切だと考えます」と語る代表取締役社長 朝香 貴裕 氏になり、ウォーキングを始めたところ、みるみる改善され、調子が良くなりました。身体が元気になってくるとメンタルも良くなり、準値よりちょっと低い結果がでました。この点について原因を話自分自身がとても気持ち良くなれました。

し合ったところ、一部の業務が属人化しているため、お互いにつまり、自分たちが健康で幸せでいないと、世の中も幸せに忙しい時に協力し合えないといった問題がわかりました。そのできない。自分達がしっかりと健康であることが世の中の貢献ため、各人の業務を棚卸しし、情報を整理・共有化して、業務につながるのではないか。そのためにはまずは自分たちのでき協力できる環境作りの改善を行いました。

る所から始めて、世の中を良くしていこう。我々はその辺りから結果的にエフ・アイ・エスでは、より働きやすい環境が整い、少しずつ始めて行った方がいいのではと考え、現在も実践して従業員の方々にも目に見えて良い効果が出てきていると実感しています。

います。

それからは、健康経営の具体例として、健康行動サポートアプリの導入や、定期的に健康に関する情報動画やポスターを社内配信、また身体だけでなく心身ともに健康であることが大切だと考えて、ストレスチェックも実施してみました。
なお、ストレスチェックの結果、職場環境の人間関係で、基文書の管理は業務の管理
私自身、昨年社内で文書情報管理を行った際に、文書の管理は業務の管理であると痛感しました。文書管理を担当者任せにしていると、業務が属人化して、他の人が業務内容を把握できなくなります。人材リソースに余裕がない中でこれは好ましくない事態です。
エフ・アイ・エスでもそれぞれが独自に業務管理していたので、どうしても属人化する傾向があり、担当が転職したり病欠したりした際に、業務が止まるリスクがありました。
そのため、実際にデータ化されているものを整理し、検索性や利便性を向上させると、業務自体の共有化ができ、こういった問題が解決できることがわかりました。
企業における情報整理の重要性をもっと多くの企業に広く知っていただいて、文書情報管理を起点としたBCPの改善にも

図２

エフ・アイ・エスでは「健全なビジネスは健全な従業員がいて始めて確立されるもの」と考えており、心身の健康がその根底として描かれている。

つながっていければなと思います。エフ・アイ・エスの事例が会員企業の皆様のご参考になれば幸いです。

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