ここから広げる 防災が身近な世界と未来

出展公募のご案内

仙台防災未来フォーラム2023 運営事務局

１．開催概要■名 称

仙台防災未来フォーラム2023■テーマ

ここから広げる 防災が身近な世界と未来

■主 催

仙台市

■後 援

宮城県・東北大学災害科学国際研究所■実施目的
・幅広い世代の来場・参加を促し、様々な立場の市民が災害からいのちや生活を守 る た め の 考 え 方 や 備 え を 学 ぶ 機 会 を 創 出 す る こ と に よ り 、 防 災 の 主 流 化 を 図 る。
・多様な主体が活動を発信できる場とするとともに、震災や復興のほか、気候変動をはじめとした環境問題や水害など広い意味での「防災」について考える機会とする。

■今回の特色・世界防災フォーラムが同時期（2023年3月10日～13日）に開催されるほか、「仙台防災枠組2015-2030」の折り返し時期であることから、市民の身近な活動と世界の防災文化とのつながりをより強く意識するきっかけとなる場とし、今後の更なる取り組みの促進を図る。

■日 時

2023年3月4日（土） 9:30～16:30■会 場

仙台国際センター 展示棟 ほか■主な内容

以下について、仙台市や公募等による各種団体が主催するものとする。
①発表、ワークショップ②ブース展示、ポスター展示③その他仙台市が主催するプログラム■入場料無料■ウェブサイトhttps://sendai-resilience.jp/mirai-forum2023/

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２．会場

【所在地】
〒980-0856 仙台市青葉区青葉山無番地

展示棟【電話番号】TEL 022-265-2211（代表）【HP】
http://www.aobayama.jp/
使用会場の一例

展示棟展示室

展示棟会議室

展示棟ホワイエ【注意事項】（１）展示棟展示室、展示棟会議室、展示棟ホワイエの使用を予定しております。
（２）申込多数の場合は、地下鉄東西線国際センター駅舎内スペース等も使用する場合があります。

会場へのアクセス方法【仙台駅から来場する場合】○仙台市地下鉄東西線【約5分】 ※八木山動物公園方面 国際センター駅下車○タクシー【約7分】 ※せんだい青葉山交流広場降車○徒歩【約30分】【車で来場する場合】○仙台宮城ICから【約10分】 ※仙台西道路経由※駐車場は有料になります。
地下駐車場(8:30～22:00)
せんだい青葉山交流広場駐車場(24時間、大型車駐車可能)

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３．募集要項（1）募集内容
防災等（防災・減災、復興・次世代への継承、環境、気候変動・災害の多様化、仙台防災枠組等）に関する日頃の取り組み等について、発表、ワークショップ、ブース展示、ポスター展示、オンライン発表の中からご希望の出展形式をお申込みください。
各出展形式の詳細については、4～6ページをご確認ください。
複数の出展形式を申し込むことも可能ですが、出展形式ごとの申し込み数は1つに限ります。

（2）応募資格「仙台防災未来フォーラム2023」の実施目的に賛同し、「出展公募のご案内」の内容を承諾していただける、防災等に関する活動や事業を実施されている団体（地域団体、市民サークル、NPO・NGO、大学等各種学校・教育機関、研究機関、企業、国・地方自治体、国際機関、その他各種団体）。
※個人での出展はできません。
※未成年の方々で構成する団体は、必ず責任者として成人の方の同行・引率をお願いします。

（3）出展料無料※出展形式ごとに定められた基本仕様の無償備品等以外の費用（交通費等含む）は、出展者でご負担ください。基本仕様に含まれない備品、昼食等の手配及びお支払いについては、出展者決定後にお配りする出展要項にてお知らせします。

（4）申込方法「出展公募のご案内」の内容をご承諾の上、本ご案内の9ページに掲載のURLまたは、二次元コードより、専用の申込フォームにアクセスし、お申し込みください。
※お申し込み後のキャンセルは原則できかねますので、ご了承願います。

申込締切

2022年10月28日（金）17時（5）出展の可否決定
お申し込みいただいた出展内容について、「仙台防災未来フォーラム2023」の実施目的や「出展公募のご案内」に照らして審査の上、事務局より出展の可否をご連絡いたします。

2022年11月11日（金）17時までにメールで連絡予定
後日、ホームページにも出展者名を掲載いたします。
※応募多数の場合、抽選もしくは出展内容の調整をさせていただく場合があります。

（6）会場内レイアウト、タイムテーブル等
会場内レイアウト、発表等のタイムテーブル（開始時間、所要時間、準備・撤収時間）は、主催者にて調整・決定いたします。ご希望に添えない場合もありますのでご了承願います。

3４．出展形式
今回、出展を募集する内容については、今後の新型コロナウイルス感染症の流行状況等によって変更となる場合があります。予めご了承ください。

①発表

防災等（3ページ参照）に関する日頃の取り組みや経験、教訓などを、プレゼンテーションやセミナー、パネルディスカッション等の形式で発表するプログラムです。
※オンラインによる発表は6ページ⑤参照②ワークショップ

防災等（3ページ参照）に関する意見交換やゲーム、グッズの作成など、来場者が体験できるプログラムです。

■出展イメージ<発表><ワークショップ>■基本仕様（予定）・備品（会場に備え付けの演台・司会台・客席用イス）
・音響・映像設備（スクリーン1枚、プロジェクター1台、講演用PC1台、マイク等）■基本仕様に含まれないものの例
・講師、司会者の手配及びそれに係る諸費用・追加のイス、テーブル等備品費や会場装飾費
・当日会場での録画・録音機材・人員等、通訳機材等オプション機材費、ライブ配信にかかる費用・運営人件費（受付・誘導・アナウンス・進行係・照明係等）・機材運搬費、飲食費、交通費、機材等に係る保険料 等※基本仕様は変更になる場合があります。詳しくは出展者決定後にお配りする出展要項にてお知らせいたします。

■プログラム参加者数、所要時間の想定
会場内レイアウト（会議室等の割り当て）及びタイムテーブルについては主催者にて調整・決定します
が、お申し込み時点での見込み、ご希望をお知らせください（申込フォームにて入力）。
なお、応募状況によりご希望に添えない場合がございます。予めご了承ください。
■プログラム参加者数の見込み
25名以下 ／ 26名～50名／ 51名以上
より、該当人数を選択ください。
■プログラム所要時間（準備等含まない）の希望希望する時間（分単位）を入力してください。60分を基本とします。
※実施時間の前後に準備、撤収の時間を設けます（主催者調整）。
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今回、出展を募集する内容については、今後の新型コロナウイルス感染症の流行状況等によって変更となる場合があります。予めご了承ください。

③ブース展示規定の場所で、防災等（3ページ参照）に関する取り組みの紹介や説明を行うプログラムです。ブース内で、物品等の展示やパンフレットの配布等を行います。
※有人で行うことが原則です。

④ポスター展示

規定の場所で、防災等（3ページ参照）に関するパネル、ポスターの展示を行うプ
ログラムです。物品等の展示はできません。
※無人での展示も可能ですが、準備、撤去は指定の時間に出展者が行います。
有人の場合は、パンフレット類の対面配布（手渡し）が可能です。

■出展イメージ<ブース展示><ポスター展示>■基本仕様（予定）■ブース展示（1小間あたり）
・間口2,000㎜ 奥行2,000㎜ 高さ2,400㎜
・バックパネル、サイドパネル（左右各1枚）、団体名板（1出展者につき1枚）
・長テーブル（1台）、イス2脚■ポスター展示（1小間あたり）
・間口1,200㎜ 高さ2,100㎜（盤面高1,800㎜）
・団体名板（1出展者につき1枚）■基本仕様に含まれないものの例
・基本仕様以外の各種装飾や造作・追加のテーブル、イス、照明器具等備品費や仮設電源に係る費用（ポスター展示では追加できません）
・機材運搬費、飲食費、交通費、機材等に係る保険料 等※基本仕様は変更になる場合があります。詳しくは出展者決定後にお配りする出展要項にてお知らせいたします。

■留意事項
■小間数等
・1団体につき2小間までとしますが、申し込み多数の場合は1小間とさせていただく場合があります。
・大型の展示物等により規定のブース以外のスペースをご希望の場合は、事務局へご相談ください。
※ご希望に添えない場合、有償でのご準備となる場合がございます。
■展示時間内（9：30～16：30）の準備、撤収はできません。
■販売、サンプル配布をご希望の場合は、申込フォームにて入力ください（事前審査有）。
なお、試飲、試食の提供は禁止します。
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今回、出展を募集する内容については、今後の新型コロナウイルス感染症の流行状況等によって変更となる場合があります。予めご了承ください。

⑤オンライン発表

出展者が事前に収録した防災等（3ページ参照）に関する発表などの動画を、ホームページ及び当日会場内で放映するプログラムです。

■出展イメージ

発表タイトル
出展者名

発表内容の紹介

■基本事項
■事前収録
・事前収録（会場、機材等手配含む）は、出展者自身で行っていただきます。
・動画の長さは、60分以内とします。
・動画提出にかかる期限、データ形式等は、出展者決定後にお配りする出展要項にてお知らせいたします。
■放映等
・「仙台防災未来フォーラム2023」ホームページにて、出展者及び動画を紹介します。
・フォーラム当日は、会場内に設置するモニターにて放映を行います。
・放映のタイムスケジュールは、主催者で調整・決定します。
・当日の出展者の同席は不要です。

◆出展ご検討の参考にしてください

防災環境都市・仙台

仙台防災枠組2015-2030

仙台市では、「杜の都」の豊かな自然に、震災の経験と教訓から防災の視点を織り込んだ、しなやかで強靭な都市「防災環境都市」づくりを進めています。
防災や減災に加え、将来の災害リスクを減らす環境問題への配慮などを通じて、安全・安心で快適な都市を目指しています。

2015年に仙台市で開催された「第3回国連防災世界会議」の成果文書で、2030年までの国際的な防災の取組指針です。
2023年は枠組の折り返し時期です。枠組の目標や優先すべき行動について改めて学んでみませんか？

詳しくは「防災環境都市・仙台」ホームページをご覧ください6

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５．注意事項（1）出展内容が「仙台防災未来フォーラム2023」の実施目的、「出展公募のご案内」や会場の利用規則に反するもの、仙台市暴力団排除条例その他関連法令等や公序良俗に反するもの、政治活動や布教活動、営利を目的とした活動、募金活動にあたるものは、出展できません。
当該事実が判明した場合、出展可否の通知後においても出展をお断りする場合があります。
（2）出展が決定した場合でも、各実施事業への国外からの招待者等、関係者のビザ（査証）発給を保証するものではありません。査証が必要な場合は、通常の手続に沿って取得することとなります。
（3）火気等、事務局及び主催者が危険と認めるものは会場への持ち込みを禁止します。
（4）事務局では、搬入出期間中を含め最善の保護と管理にあたりますが、出展者は、出展物や貴重品の管理や運営について各自責任を持つものとし、事故、トラブル、盗難、紛失、火災、損傷等事務局及び主催者の責によらないものや、天災等の不可抗力による損害については事務局及び主催者は責任を負わないものとします。
（5）会場及び所轄消防署の指導、協議や事務局及び主催者や他出展者との協議等により会場の保全、秩序、安全の維持が難しいと認められた場合、出展内容の一部を変更していただく場合や出展を中止、制限させていただく場合があります。
（6）出展者の責による中止、制限によって生じる損害、費用、その他の事項について事務局及び主催者は責任を負わないものとします。
（7）会場設備、展示ブース、備品、他団体の出品物及び装飾等を破損した場合は、速やかに事務局へ届け出てください。
（8）出展者は出展物の搬入出・展示・実演・撤去等に対して事故の発生防止に努めてください。事務局は、出展者が行うこれらの作業に対し、必要と認めた場合は事故防止のための処理を命じ、作業の制限・中止を求めます。また、その際発生した費用は出展者の負担となります。出展者自身に係る行為により発生した事故または損害は 、当該出展者の責任・負担となりますので、十分ご注意ください。
（9）出展が許可されたスペース以外でのパンフレット、チラシ、アンケート等の配布はできません。
（10）事務局が認めた場合以外に資料代、参加費等いかなる名称であっても、来場者より費用・料金・対価等を徴収することはできません。
（11）出展に係る搬入、準備、撤収、搬出は出展者が行うこととし、実施終了後は原状復帰を原則とします。
（12）事務局及び会場では各出展者の許可されたスペース内で発生したいかなる種類のゴミ・廃材等の処分も行いません。 また、放置を確認した際は、直ちに撤去・処分を当該出展者に命じます。出展により生じたゴミ・廃材は必ずお持ち帰りください。
ペットボトル・紙コップ等は、飲み残しを放置しないでください。会場床にシミ・汚れが付着した場合、その清掃費用・補修費用は当該出展者の負担となります。
（13）天災、悪天候、その他の不可抗力によって、本フォーラムの開催を中止、もしくは規模を縮小、または開催方法を変更させていただく場合があります。その場合、事務局及び主催者はこれによって生じる損害、費用、その他の事項について責任を負わないものとします。

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６．新型コロナウイルス感染症対策
・出展者は必ず体温を計測のうえ、体調に問題がない場合のみ従事・参加可能とします。必ずマスクを着用し、適宜手指等の消毒の実施をお願いします。また、各発表会場やブースの消毒等の衛生管理は各出展者の責任において行ってください。
・発表、ワークショップにおいては、来場者の参加人数は各会場の定員のそれぞれ半分程度を上限とします。また、事前に会場レイアウト案をご提出いただきます。
・ブース等における試食、試飲は禁止としますが、個包装のサンプル品の提供は可能とします。
また、ブース等で案内を行う人数は一度に2名程度（交替可）とします。
・その他、感染防止に関する事務局の措置や指示に従っていただくようお願いいたします。

７．個人情報の取り扱い
仙台防災未来フォーラム2023運営事務局は、お預かりした個人情報を下記のとおり適正にお取り扱いいたします。
(1)個人情報利用目的
お預かりした個人情報は、「仙台防災未来フォーラム2023」への出展申込・各種運営業務、出展者への緊急時のご連絡、その他お知らせ、アンケート調査や報告書作成に必要 な場合(開 催終了後も含む )に使用し ます。なお、 これらの範囲 を超えて 使用することはありません。
(2)個人情報の共同利用
お預かりした個人情報は、上記の利用目的のため仙台防災未来フォーラム2023運営事務局及び主催者で利用させていただきます。
また、一部の個人情報を上記の利用目的のため外部業者及び協力会社に委託する場合は、適切な管理を行うように業務委託先の監督を行います。
(3)個人情報の第三者提供
法令の規定等や来場者及び公衆の生命、健康、財産などの重大な利益を保護する場合を除
いては、お預かりした個人情報を第三者に提供することはありません。
(4)個人情報の開示・訂正・抹消等
お預かりした個人情報は、本人または本人の認めた代理人からの請求であり、かつ正当な理由であることを確認できた場合に限り所定の手続きに基づき照会、訂正、削除を行います。ただし、運営上最低限必要な個人情報は削除できません。
(5)個人情報のお預かりについての同意、不同意
本説明について同意いただく場合に限り、出展申込いただくことができます。
同意いただけない場合は、出展申込を行っていただくことができません。

(6)個人情報に関するお取り扱いの本人同意(5)の「本説明について同意いただく場合」には、本人の認めた代理人が登録する、本人の各種個人情報に関して、上記(1)～(5)の項目が本人へ通知または公表されていることを含みます。
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８．今後のスケジュール（予定）
2022年

2023年

＊「出展お申し込みフォーム」登録締切＊ 出展可否の決定・連絡＊ 広報物掲載原稿の確認依頼＊ 出展要項の送付＊ 有償備品等のお申し込み締切＊ 仙台防災未来フォーラム2023開催

10月28日（金）17時
11月11日（金）17時まで
11月中旬～下旬
11月下旬
12月中旬
3月4日（土）※上記スケジュールは予定のため、今後変更となる場合がございます。
※会場への搬入は、出展の前日午後と当日朝、搬出はフォーラム終了後当日中を予定しております。
詳しい時間等は出展が決定した団体へご連絡いたします。
※提出物につきまして、短い期間でご提出をお願いする場合がありますが、ご協力のほどよろしくお願いいたします。

９．お問い合せ先・お申し込み先
仙台防災未来フォーラム2023 運営事務局
TEL：022-217-7851／FAX：022-723-3210
平日10:00～17:00
E-mail：mirai-forum2023@sendai-resilience.jp〒980-0811 宮城県仙台市青葉区一番町4-6-1
仙台第一生命タワービルディング19階 （株）コングレ東北支社内

ＨＰ「仙台防災未来フォーラム2023」ホームページ
https://sendai-resilience.jp/mirai-forum2023/

申込 「仙台防災未来フォーラム2023」出展お申し込みフォーム
https://www.shinsei.elg-front.jp/miyagi2/uketsuke/form.do?acs=mf2023※お申し込みフォームの内容は、10～12ページをご覧ください。

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10．お申し込みフォームの内容

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