自治調査会 ニュース・レター（ ２ ）解説・広報等における表記

かゆいところに手が届く !

図表１のとおり「解説・広報等」については、「読みやすさ」を優先しています。
そのため、「広住民に伝わる文書の書き方について調査課研究員

１．はじめに目﨑絢（稲城市派遣）

庁内文書の改革に取り組んでいます。

（ １ ）専門官設置の経緯

報・解説等」ではより親しみやすい表記を用い市からの文書が分かりにくいことで伝えたいても良いとし、文書の目的や対象となる読み手ことが伝わらず、住民に問合せの手間を取らせによっては、公用文表記の原則とは異なる表記てしまう状況にありました。この点に課題を感を用いる方が効果的な場合があるとしていまじ、2019年から庁内の文書改革に着手しました。

す。

まずは、分かりにくい文書を集め、市長・局①漢字の使い方

長級に市の現状を説明し、各役職の立場で考え「進捗→進捗、進ちょく」「若しくは→もしくてもらうようにしました。

ちょく

行政職員は、原則、公文規程に沿ってさまざ

２．新たな国の「公用文作成の考え方」については」のように常用漢字であっても、振り仮名を加えて、分かりにくい文書を庁内掲示板で示まな文書を作成します。しかし、しっかりと住国では、「公用文作成の要領」が既に70年経付けたり、仮名で書くなど原則と異なる書き方したり、有識者を招いて研修を実施したりして、民に伝えられているのかと思うことはないでし

過し、公用文における実態や社会状況との食いもできるとしています。

さらに職員の意識改革に取り組みました。

ょうか。

違いがあると指摘されてきたことを受け、見直②送り仮名の付け方

しかし、これらの取組も限られた回数・人数でしかできないことから、文書改革に本腰を入国では、これからの時代にふさわしい公用文しをしました。そして、2022年１月７日に「公公用文で使われる送り仮名を省く表記を見慣作成の手引きとなるように、従来の「公用文作用文作成の考え方」が文部科学省に設置されてれていない人も多いため、送り仮名を省かずに成の要領」（1952年内閣官房長官依命通知別紙）

いる文化審議会から文部科学大臣に建議され、書くこともできるとし、学校教育で学ぶ表記を専門官には、文書・デザインセンス、調整力を見直し、2022年１月に「公用文作成の考え方」

その後、各国務大臣に周知されました。

用いた方が良い場合があるとしています（図表に加え、市民目線も持っており、職員にアドバ２）。

イスができる人材を求めました。また、市では、を各国務大臣に周知しました。

本章では、新たに整理された公用文の分類例

また、自治体においてもいわゆる「役所言葉」の内、「解説・広報等」に関する「表記」の一ではなく、住民も理解できる文書、外国の方に部について触れていきます。

も伝わる文書となるように手引きを作成するな（ １ ）公用文の分類例

どの取組を行っている事例もあります。

今回の見直しでは、文書の目的や想定される▼図表２
公用文表記の原則

送り仮名の例

食品売場、期限付の職、解約の手続、雇主責任

学校教育で学ぶ 食品売り場、期限付きの職、解約の手続き、

本稿では、住民に伝わる書き方について、職読み手などを基準に公用文の便宜的な分類を例

員の皆さんが改めて考えるきっかけとなること示しており、さらにそれぞれの文書を実際に読を目指します。

んで活用する機会が多いと考えられる人を「想〈出典〉「公用文作成の考え方（建議）（付）「公用文作成定される読み手」
として整理しています（図表１）。の考え方（文化審議会建議）」解説」をもとに筆者作成

表記

雇い主責任

③符号の使い方▼図表１
大別
法令

告示・通知等

具体例
法律、政令、省令、規則

手段・媒体の例

専門的な知識がある人

官報

記録・公開資料等

専門的な知識がある人

公告・公示
統計資料

ある程度の報道発表資料

専門的な知識がある人

法令・政策等の解説
広報案内
Ｑ＆Ａ
質問等への回答決定）が別途内閣法制局によって示されているほか、立法慣行により一定の基準が確立していることから、今回の建議では直接の対象とはしない。

白書

解説・広報等考え方「法令における漢字使用等について」（2010年11月30日内閣法制局長官

告示・訓令
通達・通知

公用文の分類例想定される読み手

議事録・会見録

官報
府省庁が発する文書

公用文表記の原則に従う

専門的な刊行物
府省庁による冊子

原則に基づきつつ必要に応じて工夫する

府省庁ウェブサイト
広報誌

専門的な知識をパンフレット

特に持たない人

府省庁ウェブサイト

特別な知識を持たない人にとっての読みやすさを優先する

同ＳＮＳアカウント〈出典〉「公用文作成の考え方（建議）（付）「公用文作成の考え方（文化審議会建議）」解説」をもとに筆者一部加筆・作成

14いう。
）を2021年４月から業務改革課に設置し、vol.030 2023. 2

れるために、専門官を設置しました。

市の発展、組織の活性化のために民間人材を積極的に登用していた背景もあり、民間企業経験者を採用しました。

（ ２ ）専門官の業務内容
専門官の業務は、「文書の修正」と「職員の育成」の２つがあります。

①文書の修正
チラシや通知文などの紙媒体を中心に添削・修正作業を行っています。

会話文などでは、「？」を使用しないと意味

初年度の2021年度は、既に発行されているチが通じない場合や、「！」を使用した方がよりラシ類を見直していく作業を行いました。役所伝わる場合があり、必要に応じて使用して差しに置いてあるチラシ類を集め、分かりにくいも支えないとしています。のについては、担当課に連絡をし、修正を繰り３．
先進自治体の取組（神戸市）

返していきました。100件以上添削し、86件が改善案の提案にまで至りました。

前述のとおり国の動きもありますが、ここで今年度は広報部門の広報戦略部などと連携をは先進事例として、神戸市の取組を紹介します。

図っており、作成段階で文書の添削を行ってい神戸市では、「市民目線に立っていない文書」ます。各課で新たな広報文書を作成する際は広を作成する職員の意識・庁内の風潮を変革し、報戦略部を通すことが徹底され、専門官は広報市民にとって、簡潔でわかりやすい文書を提供

戦略部から届いた案件を中心に修正提案をしてすることを目的として、庁内の文書の添削・改います。

善を行う文書改革専門官（以下、「専門官」と修正作業は、①専門官による原本の添削、②vol.030 2023. 215

自治調査会 ニュース・レター
修正サンプルの作成、③サンプルを元に担当課ムを掲載したりしています。また、各局で自主で修正作業の順で行われます。

的に、分かりやすい文書の研究会が開かれてお市の実情も理解してくれている専門官から具最も重要な点と考えていますが、こうした意識添削時は、言い回しや言葉の選び方、情報のり、専門官も参加して適宜アドバイスを行い、体的に教わり、そして修正の経験を積んでいくを持っている部署や職員はまだまだ少ないた

整理の仕方を主に伝えていますが、レイアウト職員の意識改革・技術向上に取り組んでいまことで、職員は納得感を得ながら課題の解決にめ、文書・広報等の管理部門だけでなく全庁的についてアドバイスをすることもあります。

す。

あたっています。に広げていく必要があります。

②職員の育成（ ３ ）文書作成のポイント

イスとなっていました。

ことを市民に分かりやすい文書で伝えることが定量的な効果のあった事例として、特定医療そのために、今までは専門官だけの取組でし行政職員が作成した文書が市民にとって分か費（指定難病）支給認定申請書の記入見本の修たが、広報部門や広聴部門などとも連携を図り、りにくい理由は、いくつか考えられます。持っ正があります（図表５）。
文言の説明だけでなく、課題共有しながら組織的に対応していくことと例として、障害がある人の自立支援医療制度ている情報をすべて掲載しようとして詳しく書記入された状況も示し、視覚的にも分かるようし、一歩ずつ職員の意識向上や技術向上につなの案内の修正があります（図表３）。この制度

こうとすること、職員の文書作成スキルが不足に修正したことで、不備率が2021年は約23％でげたいと考えています。

はメニューが複数あるにも関わらず、一枚にましていること、情報の受け手を想像していないしたが2022年は５％にまで減り、大きな改善をとめた案内になっており、専門用語が多用されこと、優先順位を見極められていないこと、制見せています。ていました。そこで、文章の修正だけでなくメ度が複雑なことが挙げられます。

▼図表５

専門官が手本を見せ、それを参考に担当課の職員が自ら修正作業をします。

ニューごとに案内を作る提案をし、３種のうちまた、業務の多忙さから様々な視点からのア２種は専門官が作成、残りの１種は担当課の職ドバイスを受けられない状況にあることも要因員が自ら作成をしました。

ではないかと考えられます。

▼図表３

自立支援医療制度案内の修正

修正前

特定医療費（指定難病）支給認定申請書の記入見本の修正

修正前って伝えたいことが住民には伝わらず、結果的に問合せが増えるという状況になってしまいま

・タイトルが事業名になっており、一目で市民のメリッす。また、住民側から見た場合は、神戸市の担トが分からない当者が話していたように、分かりにくい文書は、・文章を読ませて理解させようとしている

・文章にメリハリがない

文章だけでなく、記入状況を視覚的にも示すように変更

修正後

・チラシなど紙面に余白がなく見にくい

メニューごとにチラシをあえて分割

修正後現場の職員としては、持っている情報をすべことが多いと思います。そうすることで、かえ分かりにくい文書の特徴・難しい用語がそのまま使われている考え方」、神戸市の先進事例を紹介しました。

が無いように法律と同じ文言を使用したりするは次の特徴が見られています（図表４）。

・情報量が多すぎる

本稿では、国の新たな手引き「公用文作成のて掲載しようとして情報量が増えたり、間違いそして、専門官が分かりにくいと思う文書に▼図表４

４．
おわりに問合せなど住民の負担を増やすことにもつながります。
すべての文書を平易な言葉に置き換えることは現実的ではありませんが、国でも対外的な文〈出典〉神戸市ヒアリングをもとに筆者作成書には柔軟な対応を認めているように、広報紙

専門官は文書作成時の視点として、書き手のやウェブサイト、案内チラシなど住民に情報を視点である「持っている情報に優先順位をつけ伝える入口となる文書だけでも、分かりやすさること」、読み手の視点である「文書をもらうを意識し改善できるのではないでしょうか。

人を想像すること」の２点を職員に伝えていま

また、文章だけでなく、見やすさを考える際には文字のサイズ・フォント、色使いなどにつす。

いて気を配ることも大切です。

読み手である市民の負担を考えることが大切であり、市民が問合せをせずに理解できれば、公文規程が原則であるものの、職員それぞれ結果として職員の負担も減っていきます。
また、が、改めて住民が目にして分かりやすい文書に読み手はどんなことに困っているのだろうか、ついて考えるきっかけになれば幸いです。

もし自分が読み手であればどう感じるのだろう〈参考文献〉

かを想像することも大切です。
〈出典〉神戸市提供画像をもとに筆者作成

16（ ４ ）専門官設置の効果

実践以外にも、新人職員向け研修をしたり、これまでも上司などが、分かりにくい文書に庁内掲示板に分かりやすい文書についてのコラ対して意見はしていましたが、主観的なアドバ

vol.030 2023. 2〈出典〉神戸市提供画像をもとに筆者作成

・「公用文作成の考え方（建議）（付）「公用文作成の考え方（文化審議会建議）」解説」（2022年１月７日）文化審議会（ ５ ）今後の方針
神戸市では、市がやりたいこと、考えている
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