社会福祉法人津山市社会福祉協議会個人情報保護規程（平成１７年５月３１日）（目的）
第１条 この規程は、社会福祉法人津山市社会福祉協議会（以下「本会」という。）が保有する個人情報の適正な取扱いについて必要な事項を定めることにより、本会の事業の適性かつ円滑な運営を図り、個人の権利利益を保護することを目的とする。
（定義）
第２条 この規程において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、次の各号のいずれかに該当するものを言う。
（１）当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（２）個人識別符号が含まれるもの
２ この規程において「個人識別符号」とは、次の各号のいずれかに該当する文字、番号、記号その他の符号を言う。
（１）特定の個人の身体の一部の特徴を電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号その他の符号であって、当該特定の個人を識別することができるもの
３ この規程において「要配慮個人情報」とは、本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱に特に配慮を要する個人情報であって、次の各号のいずれかの期日等が含まれる個人情報をいう。
（１）本人の人種、信条、社会的身分（２）身体障害、知的障害、精神障害（発達障害を含む。）その他の心身の機能の障害があること（３）本人の病歴、医師等による健康診断その他検査の結果及び指導、診療、調剤が行われたこと（４）本人の犯罪の経歴（５）本人を被疑者又は被告人として、逮捕、捜索、差押え、勾留、公訴の提起その他の刑事事件に関する手続が行われたこと（６）本人を罪を犯した少年又はその疑いのある者として、調査、観護の措置、審判、保護処分その他の少年の保護事件に関する手続が行われたこと（７）犯罪により本人が害を被った事実
４ この規程において「個人情報データベース等」とは、個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるもの（利用方法から見て個人の権利利益を害するおそれが少ないものを除く。）をいう。
（１）特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの（２）前号に掲げるもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの
５ この規程において「個人データ」とは、前項に定める個人情報データベース等を構成する個人情報をいう
６ この規程において「保有個人データ」とは、本会が開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、並びに第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データをいう。
ただし、当該データの存在が明らかになることにより、本人及び第三者の生命、身体又は財産が侵害されるおそれのあるもの等を除く。
７ この規程において「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。
８ この規程において「職員」とは、本会の指揮命令を受けて本会の業務に従事する全ての者をいい、派遣職員、臨時職員等を含む。
９ この規程において「個人番号」とは、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう。
１０ この規定において「特定個人情報」とは、前項に定める個人番号をその内容に含む個人情報をいう。
１１ この規定において「特定個人情報等」とは、第９項に定める個人番号及び前項に定める特定個人情報をいう。
（本会の責務）
第３条 本会は、個人情報保護に関する法律、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律等、関係法令を遵守するとともに、実施するあらゆる事業を通じて個人情報の保護に努めるものとする。
（利用目的の特定）第４条 本会は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的（以下「利用目的」という。）をできる限り特定しなければならない。
２ 本会は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲で行うものとする。
（事業ごとの利用目的等の明確化）
第５条 本会は、別に定める様式により、個人情報を取り扱う事業ごとに個人情報の種類、利用目的、利用・提供方法等を定める「個人情報取扱業務概要説明書」を作成するものとする。
（目的外利用の制限）
第６条 本会は、あらかじめ本人の同意を得ることなく前二条の規程により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱わないものとする。
２ 本会は、合併その他の事由により他の社会福祉協議会等から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで継承前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱わないものとする。
３ 前二項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
（１）法令に基づく場合（２）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
（３）公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
（４）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
４ 本会は、前項の規定に該当して利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱う場合には、その取り扱う範囲を真に必要な範囲に限定するものとする。
（取得の制限）第７条 本会は、個人情報を取得する場合には、利用目的を明示するとともに、適法かつ適正な方法で行うものとする。
２ 本会は、原則として本人から個人情報を取得するものとする。ただし、本人の同意がある場合や、次項の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
３ 本会は次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報を取得してはならない。
（１）法令に基づく場合（２）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき（３）公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき（４）法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき（５）当概要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、出版、報道等により公開されている場合（６）本人を目視し、又は撮影することにより、その外形上明らかな要配慮個人情報を取得する
場合（７）第１２条の規定により、個人データであるよう配慮個人情報の提供を受けるとき
４ 本会は、本人以外の者から個人情報を取得したときは、その旨及び当該個人情報に係る利用目的を本人に通知するよう努めるものとする。
（利用目的の通知等）
第８条 本会は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、又は公表するものとする。
２ 本会は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面（電磁的記録を含む。以下この項において同じ。）に記載された当該本人の個人情報を取得する場合、その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示するものとする。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合には、この限りでない。
３ 本会は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的については、本人に通知し、又は公表しなければならない。
４ 前三項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
（１）利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合（２）利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該個人情報取扱事業者の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合（３）国の機関又は地方公共団体又が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき（４）取得の状況から見て利用目的が明らかであると認められる場合（個人データの適正管理）第９条 本会は、利用目的の達成に必要な範囲内で、常に個人データを正確かつ最新の状態に保つものとする。
２ 本会は、個人データの漏えい、滅失、棄損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずるものとする。
３ 本会は、個人データの安全管理のために、個人データを取り扱う職員に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。
４ 本会は、利用目的に関し保存する必要がなくなった個人データを、確実、かつ速やかに破棄又は削除するものとする。
５ 本会は、個人情報の取扱いの全部又は一部を本会以外の者に委託するときは、原則として委託契約において、個人データの安全管理について受託者が講ずべき措置を明らかにし、受託者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。
（個人データの第三者提供）
第１０条 本会は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供しないものとする。
（１）法令に基づく場合（２）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき（３）公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき（４）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
２ 次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
（１）本会が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合（２）合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合

（３）個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称についてあらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知りうる状態に置いているとき
３ 本会は、前項第３号に規定する利用する者の利用目的又は個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知りうる状態に置くものとする。
（第三者提供に係る記録の作成等）
第１１条 本会は、個人データを第三者に提供したときは、次の各号の記録を作成する。なお、前条第１項の特別な事由により本人の同意を得ずに第三者に個人データの提供を行った場合、次の第２号から第５号の記録を作成する。
（１）本人の同意を得ている旨（２）当該個人データを提供した年月日（３）当該第三者の氏名又は名称その他の当該第三者を特定するに足りる事項（不特定かつ多数の者に対して提供したときは、その旨）（４）当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項（５）当該個人データの項目
２ 第１項の記録の保存期間は、その作成日から３年間とする。
（第三者提供を受ける際の確認等）
第１２条 本会は、第三者から個人データの提供を受けるに際しては、次に掲げる事項の確認を行わなければならない。ただし、法令により確認を要しないとされている場合はこの限りでない。
（１）当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人）の氏名（２）当該第三者による当該個人データの取得の経緯
２ 本会は、第１項の規定による確認を行ったときは、次の各号の記録を作成する。
（１）個人データの提供を受けた年月日（２）前項の各号に掲げる事項（３）当該個人データによって識別される本人の氏名その他当該本人を特定するに足りる事項
３ 第２項の記録の保存期間は、その作成日から３年間とする。
（保有個人データに関する事項の公表等）
第１３条 本会は、保有個人データに関し、次に掲げる事項について、本人の知り得る常態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。）に置かなければならない。
（１）本会の名称（２）全ての保有個人データの利用目的（本人への通知又は公表により第三者の権利、利益が侵害されるおそれがある等特別の事由がある場合は除く。）（３）事項の規定による求め又は次条第１項、第１５条第１項若しくは第１６条第１項若しくは第３項の規定による請求に応じる手続き

（４）保有個人データの取り扱いに関する苦情の申出先
２ 本会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知しなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りではない。
（１）前項の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合（２）本人への通知又は公表により第三者の権利、利益が侵害されるおそれがある等特別の事由がある場合
３ 本会は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。
（保有個人データの開示等）
第１４条 本人は、本会に対し、当該本人に係る保有個人データについて、書面又は口頭により、請求することができる。
２ 本会は、前項の規定による請求を受けたときは、身分証明書等により本人であることを確認のうえ、開示するものとする。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
（１）本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合（２）本会の事業の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合（３）他の法令に違反することとなる場合
３ 開示は、書面により行うものとする。ただし、開示を請求した本人の同意があるときは、書面以外の方法により開示することができる。
４ 保有個人データの開示又は不開示の決定の通知は、本人に対し書面により遅滞なく行うものとする。
（保有個人データの訂正、追加、削除等）
第１５条 本人は、本会に対し、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないときは、当該保有個人データの内容の訂正、追加又は削除（以下この条において「訂正等」という。）を請求することができる。
２ 本会は、前項の規定による請求を受けた場合には、その内容に訂正等に関して他の法定の規定により特別の手続が定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正等を行わなければならない。
３ 本会は、第１項の規定による請求に係る保有個人データの内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨（訂正等を行ったときは、その内容を含む。）を通知しなければならない。
（利用停止等）第１６条 本人は、本会に対し、当該本人が識別される保有個人データが第４条の規定に違反して取り扱われているとき又は第７条の規定に違反して取得されたものであるときは、当該保有個人データの利用の停止又は消去（以下この条において「利用停止等」という。）を請求することができる。
２ 本会は、前項の規定による請求を受けた場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人データの利用停止等を行わなければならない。ただし、当該保有個人データの利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに変わるべき措置をとるときは、この限りでない。
３ 本人は、本会に対し、当該本人が識別される保有個人データが第１０条第１項の規定に違反して第三者に提供さえているときは、当該保有個人データの第三者への提供の停止を請求することができる。
４ 本会は、前項の規定による請求を受けた場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該保有個人データの第三者への提供を停止しなければならない。ただし、当該保有個人データの第三者への提供停止に多額の費用を要する場合その他の第三者への提供を停止することが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに変わるべき措置をとるときは、この限りでない。
５ 本会は、第１項の規定による請求に係る保有個人データの全部若しくは一部について利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき、又は第３項の規定による請求に係る保有個人データの全部若しくは一部について第三者への提供を停止したとき若しくは第三者への提供を停止しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。
（代理人による開示等の請求等）
第１７条 保有個人データの開示等の請求等は、次の各号の代理人によってすることができる。
（１）未成年者又は成年被後見人の法定代理人（２）開示等の請求等をすることにつき本人が委任した代理人（個人情報保護管理者）
第１８条 本会は、個人情報の適正管理のため個人情報保護管理者を定め、本会における個人情報の適正管理に必要な措置を行わせるものとする。
２ 個人情報保護管理者は事務局長とする。
３ 事務局長は、会長の指示及び本規程の定めに基づき、適正管理対策の実施、職員に対する教育・事業訓練等を行う責任を負うものとする。
４ 事務局長は、適正管理に必要な措置について定期的に評価を行い、見直し又は改善を行うものとする。
５ 事務局長は、個人情報の適正管理に必要な措置の一部を各事業を分掌する職員に委任することができる。
（理由の説明）
第２０条 本会は、第１３条第３項、第１４条第４項、第１５条第３項又は、第１６条第５項の規定により、本人から求められ、又は請求された措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、本人に対し、その理由を説明するよう努めなければならない。
（苦情対応）
第１９条 本会は、個人情報の取扱いに関する苦情（以下「苦情」という。）について必要な体制整備を行い、苦情があったときは、適切かつ迅速な対応に努めるものとする。
２ 苦情対応の責任者は、事務局長とする。
３ 事務局長は、苦情対応の業務を職員に委任することができる。その場合は、あらかじめ職員を指定し、その業務の内容を明確にしておくものとする。
（職員の義務）
第２１条 本会の職員又は職員であった者は、業務上知り得た個人情報について正当な理由なく他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。
２ 本規程に違反する事実又は違反するおそれがあることを発見した職員は、その旨を個人情報保護管理者に報告するものとする。
３ 個人情報保護管理者は、前項による報告の内容を調査し、違反の事実が判明した場合には遅滞なく会長に報告するとともに、関係事業部門に適切な措置をとるよう指示するものとする。
（その他）
第２２条 この規程の実施に必要な事項は、別に定めるものとする。
付 則
この規程は、公布の日（平成１７年５月３１日）から施行し、平成１７年４月１日から適用する。
付 則
この規程は、公布の日（平成２９年９月２０日）から施行し、平成２９年６月１日から適用する。