特定個人情報取扱規程
第 1 章 総則（目的）第 1 条 本規程は，社会福祉法人名栗園（以下「当法人」という。）が，当法人の取り扱う特定個人情報等の適正な取扱いを確保するために，個人番号を取り扱う事務，特定個人情報の範囲を明確にし，その安全管理措置等について定めるものである。
なお，本規程に定めのないものは「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下「番号法」という。
），「個人情報の保護に関する法律」（以下「個人情報保護法」という。
）及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」その他関連法令の規定による（以下，これらの法令を合わせて「関連法令」という。
）。また，本規程で掲げる用語の定義もこれら法令の定めによる。
（適用範囲）
第 2 条 この規程は，当法人及び全ての職員に適用する。
２ 前項の「職員」とは，当法人の就業規則、第３条に定める者をいう。直接間接に指揮監督を受けて当法人の業務に従事する者をいう（職員の他，役員，派遣職員等を含む。
）。
（個人番号取扱事務の範囲）
第 3 条 当法人が個人番号を取り扱う事務の範囲は以下の通りとする。
１．職員に係る個人番号関係事務① 給与所得・退職所得の源泉徴収票作成等の事務② 雇用保険に関する届出事務③ 労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務④ 健康保険・厚生年金保険に関する届出事務
２．職員以外の個人に係る個人番号関係事務⑤ 国民年金第 3 号被保険者に関する届出事務⑥ 報酬・料金等の支払調書作成事務⑦ 配当，剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務⑧ 不動産の使用料等の支払調書作成事務⑨ 不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務
上記 1～9 に付随して行う事務（特定個人情報取扱事務を含む。
）※②④の事務には、適用、給付及び助成金を含む。
（法人が取扱う特定個人情報等の範囲）
第 4 条 前条において個人番号を取り扱う事務において使用される個人番号及び個人番号と関連付けて管理される特定個人番号は以下の通りとする。
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① 職員又は職員以外の個人から、番号法第 16 条に基づく本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人番号カード、通知カード及び身元確認書類等）及びこれらの写し。
② 当法人が行政機関等に提出するために作成した届出書類及びこれらの控え。
③ 当法人が法定調書を作成するうえで職員又は職員以外の個人から受領する個人番号が記載されて申告書等。
④ その他個人番号と関連づけて保存される情報。
2

第１項各号に該当するか否かが定かでない場合は、特定個人情報管理責任者が判断する。
第 2 章 方針の周知（特定個人情報保護方針の制定）
第 5 条 当法人は、次の事項を含む特定個人情報等の保護に関する方針を定め、これを従業者に周知しなければならない。また、特定個人情報等の保護に関する方針は、一般に公示する措置を講じなければならない。
① 特定個人情報等の取扱いの範囲、体制② 安全管理措置に関する事項③ 番号法関連法令・ガイドラインの遵守④ 質問及び苦情処理の窓口
第 3 章 組織体制
（特定個人情報管理責任者）
第６条 法人の代表者は、特定個人情報等の取扱いに関して事務所の総括的な責任を有する特定個人情報管理責任者を次の通りに設置する。
① 特定個人情報管理責任者は各拠点管理者又はそれに同等な役職者より任命されるものとする。
② 特定個人情報管理責任者は、特定個人情報管理を担当する部門の事務員を事務取扱責任者として指名し、特定個人情報管理関する業務を分担させることができる。
2

特定個人情報管理責任者は、特定個人情報等に関する監査を除き、次に揚げる事項その他の当法人における特定個人情報等に関する全ての権限と責務を有するものとする。

① 本規程第 5 条に規定する基本方針の策定、従業者への周知及び一般への公表② 本規程に基づき特定個人情報等の取扱いを管理する上で必要とされる細則の承認③ 特定個人情報等に関する安全対策の策定・実施④ 特定個人情報等の適正な取扱いの維持・推進等を目的とした諸施策の策定・実施⑤ 事故発生時の対応策の策定・実施⑥ 特定個人情報の安全管理に関する教育・研修の企画
3

特定個人情報管理責任者は、監査責任者より監査報告を受け、必要に応じて特定個人情-2-

報管理体制の改善を行う。
（事務取扱担当部門）
第 7 条 当法人は、次の部門ごとに特定個人情報等に関する事務を行うものとする。
① 従業者等に係る個人番号関係事務に関する事務部門（事務取扱責任者の責務）
第 8 条 事務取扱責任者は、本規程に定められた事項を理解し、遵守するとともに、事務取扱担当者にこれを理解させ、次に揚げる事項の権限と責務を有するものとする。
① 特定個人情報等が本規程に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行うこと② 特定個人情報の利用申請の承認及び記録等の承認と管理を行うこと③ 管理区域及び取扱区域を設定すること④ 特定個人情報の取扱区分及び権限についての設定及び変更の管理行うこと⑤ 特定個人情報の取扱状況を把握すること⑥ 特定個人情報の安全管理に関する教育・研修を実施すること⑦ その他当事業所における特定個人情報の安全管理に関する事項について特定個人情報管理責任者の補佐をすること（事務取扱担当者の責務）
第 9 条 事務取扱担当者は、特定個人情報等の「取得」、「保管」、「利用」、「提供」、「開示、訂正、利用停止」、「廃棄」又は委託処理等、特定個人情報を取扱う業務に従事する際、番号法及び個人情報保護法並びにその他関連法令、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）（以下「ガイドライン事業者編」という。）、本規程及びその他の法人規定並びに事務取扱責任者の指示した事項に従い、特定個人情報の保護に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。
2

事務取扱担当者は、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損その他の特定個人情報の安全の確保に係る事態であって個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして個人情報保護委員会規則で定めるもの（以下、「特定個人情報の漏えい等事案」という。）、番号法若
しくは個人情報保護法又はその他の関連法令、ガイドライン事業者編、本規程又はその他の法人規程に違反している事実又は兆候を把握した場合、速やかに事務取扱責任者に報告するものとする。
3

個人番号が記載された書類等の受領する事務取扱担当者は、個人番号の確認等の必要な事務を行った後は速やかに当該書類を事務取扱責任者に受け渡すこととし、自己の手元に個人番号を転記したもの等を残してはならないものとする。
（内部監査責任者）
第 10 条 内部監査責任者は、代表者が任命し、当法人内の特定個人情報等を取扱う業務に-3-

おいて、関係法令、法規定等が遵守され、適法かつ適正に取り扱われているかについて、定期的に監査を行い、その結果を代表者及び特定個人情報管理責任者に報告する。
2

内部監査責任者は、特定個人情報の取扱いに関する監査に必要な内部監査担当者を選任することができる。
（情報漏えい事故等への対応）
第 11 条 当法人は、特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損による事故（以下「漏えい事案等」という。
）が発生したことを知った場合又はその可能性が高いと判断した場合は、本規程に基づき、適切に対処するものとする。
2

特定個人情報管理責任者は、代表者及び事務取扱責任者と連携して漏えい事案等に対応する。
（情報漏えい事故等の公表）
第 12 条 当法人は、漏えい事案等が発生したと判断した場合は、その旨及び調査結果を代表者に報告し、当該漏えい事案等の対象となった情報主体に対して、事実関係の通知、謝意の表明、原因関係の説明等を速やかに行うものとする。
2

特定個人情報管理責任者は、漏えい事案等が発生した場合、法人個人情報管理委員会と連携を図り、所管官庁に必要な報告を速やかに行うものとする。
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特定個人情報管理責任者は、漏えい事案等が発生したと判断した場合はその事実を本人に通知するとともに、必要に応じて公表する。
（情報漏えい事故等の再発防止）第 13 条 当法人は、漏えい事案等が発生したと判断した場合は、情報漏えい等が発生した原因を分析し、再発防止に向けた対策を講じるものとする。
2

特定個人情報管理責任者は、他社における漏えい事故等を踏まえ、類似事例の再発防止のために必要な措置の検討を行うものとする。
3

特定個人情報管理責任者は、漏えい事案等への対応状況の記録を（年に 1 回以上）の頻度にて分析するものとする。
第 4 章 点検
（運用の確認、本規程に基づく運用状況の記録）
第 14 条 事務取扱担当者は、本規程に基づく運用状況を確認するため、次に掲げる事項につき、システムログ及び利用実績を記録するものとする。
① 特定個人情報の取得及び特定個人情報ファイルへの入力状況② 特定個人情報ファイルの利用・出力状況の記録③ 書類・媒体等の持出しの記録④ 特定個人情報ファイルの削除・廃棄記録-4-

⑤ 特定個人情報ファイルを情報システムで取り扱う場合、事務取扱担当者の情報システ
ムの利用状況（ログイン実績、アクセスログ等）の記録（取扱状況の確認手段）
第 15 条 事務取扱担当者は、特定個人情報ファイルの取扱い状況を確認するための手段として、特定個人情報管理台帳に次に揚げる事項を記録するのもとする。なお、特定個人情報管理台帳には、特定個人情報は記載しないものとする。
① 特定個人情報ファイルの種類、名称② 媒体③ 対象者利用目的④ 利用目的⑤ 責任者、取扱担当者⑥ アクセス権を有する者⑦ 特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを設置する「管理区域」の場所⑧ 特定個人情報等を取り扱う事務を実施する「取扱区域」の場所⑨ 保管場所⑩ 保存期限⑪ 削除・破棄状況（監査の実施）第 16 条 監督責任者は、当法人における特定個人情報等の取扱いが法令、本規程その他の規範と合致していることを定期的に監査する。
2

監査責任者は、特定個人情報等の取扱いに関する監査結果を代表者及び特定個人情報管理責任者に報告する。
第 5 章 特定個人情報等の取得（特定個人情報等の適正な取得）
第 17 条 当法人は、特定個人情報等の取得を適法かつ公正な手段によって行うものとする。
（特定個人情報等の利用目的）
第 18 条 当法人が従業者又は第三者から取得する特定個人情報等の利用目的は、第 3 条に揚げた個人番号を取り扱う事務の範囲内とする。
（特定個人情報等の取得時の利用目的の通知等）
第 19 条 当法人は、特定個人情報等を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を情報主体に通知し、又は公表しなければならない。この場合において「通知」の方法については、原則として書面（電子的-5-方式、磁気的方式、その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録を電子機器等で表示する場合を含む。以下同じ。
）によることとし、「公表」の方法については、掲示板等への書面の掲示・備付け、インターネット上のホームページ等での公表等適切な方法によるものとする。また、当法人の職員から特定個人情報を取得する場合には、利用目的を記載した書類の提示、就業規則への明記等の方法を用いる。
2

法人は、利用目的の変更を要する場合、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内での利用目的を変更して、本人へ通知、公表又は明示を行うことにより、変更後の利用目的の範囲内で特定個人情報を利用することができる。

（個人番号の提供の要求）
第 20 条 当法人は第 3 条に揚げる事務を処理するために必要がある場合に限り、本人又は他の個人番号関係事務実施者若しくは個人番号利用事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができるものとする。
（個人番号の提供を求める時期）
第 21 条 当法人は第 3 条に定める事務を処理するために必要があるときに個人番号の提供を求めることとする。
2

前項にかかわらず、本人との法律関係等に基づき、個人番号関係事務の発生が予測される場合には契約を締結した時点等の当該事務の発生が予想できた時点で個人番号の提供を求めることが可能であるものとする。
※例えば、従業員等の給与の源泉徴収事務、健康保険、厚生年金保険届出事務等及びこれらに伴う給与所得の源泉徴収票、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届等の作成事務の場合は、雇用契約の締結時点で個人番号の提供をもとめることも可能である。

（特定個人情報等の提供の求めの制限）
第 22 条 特定個人情報等の「提供」とは、法的な人格を超える特定個人情報等の移動を意味するものであり、同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報等の移動は「提供」ではなく、「利用」に該当し、個人番号の利用制限（第 25 条）に従うものとする。
2

当法人は番号法第 19 条各号のいずれかに該当し特定個人情報等の提供を受けることができる場合を除き、特定個人情報等の提供を求めてはならない。

（特定個人情報等の収集制限）
第 23 条 特定個人情報等の収集制限
当法人は第 3 条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報等を収集しないものとする。
（本人確認）-6-

第 24 条 当法人は番号法第 16 条に定める各方法により、従業者又は第三者の個人番号の確認及び当該人の身元確認を行うものとする。また、代理人については、同条に定める各方法により、当該代理人の身元確認、代理権の確認及び本人の個人番号の確認を行うものとする。
第 6 章 特定個人情報等の利用（個人番号の利用制限）
第 25 条 当法人は、第 18 条に揚げる利用目的の範囲内でのみ利用するものとする。
2

当法人は人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合を除き、本人の同意があったとしても、利用目的を超えて特定個人情報を利用してはならないものとする。
（不適切な利用の禁止）
第 26 条 当法人は、個人情報保護法第 30 条に基づき、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により個人情報を利用してはならない。
（特定個人情報ファイルの作成の制限）
第 27 条 当法人が特定個人情報ファイルを作成する場合は、第 3 条に定める事務を実施するために必要な範囲内に限り、これらの場合を除き特定個人情報ファイルを作成しないものとする。
第 7 章 特定個人情報の保管（特定個人情報等の正確性の確保）
第 28 条 事務取扱担当者は、特定個人情報等を、第 18 条に揚げる利用目的の範囲において、正確かつ最新の状態で管理するよう努めるものとする。
（保有個人情報に関する事項の公表等）
第 29 条 当法人は個人情報保護法第 27 条に基づき、特定個人情報等に係る保有個人情報に関する事項を本人の知り得る状態に置くものとする。
（特定個人情報等の保管制限）
第 30 条 当法人は第 3 条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報等を保管してはならない。
2

当法人は所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期限を経過するまでの間は、雇用保険資格取得作成等の個人番号関係事務を行うために必要があると認められるため、当該書類だけでなく、届出書類を作成するシステム内においても保管することができる。
-7-

3

当法人は、番号法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人番号カード、通知カード及び身元確認書類等）の写し、当法人が行政機関等に提出する申告書の控え及び当該申告書を作成するうえで、事業者が受領する個人番号が記載された申告書等を特定個人情報等として保管するものとする。これらの書類については、法定調書の再作成を行うなど個人番号関係事務の一環として利用する必要があると認められるため、関連する所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間保存することができる。
第 8 章 特定個人情報等の提供（特定個人情報等の提供制限）
第 31 条 当法人は、番号法第 19 条各号に揚げる場合を除き、本人の同意の有無に関わらず、特定個人情報等を第三者（法的な人格を超える特定個人情報等の移動を意味し、同一法人の内部等の法的は人格を超えない特定個人情報等の移動は該当しないものとする。
）に提供しないものとする。なお、本人の事前同意があっても特定個人情報等の第三者提供ができないことに留意するものとする。
第 9 章 特定個人情報等の廃棄・削除（特定個人情報等の廃棄・削除）
第 32 条 当法人は第 3 条に規定する事務を処理する必要がある範囲内に限り特定個人情報等を収集又は保管し続けるものとする。なお、書類等について所管法令によって一定期間保存が義務つけられているものについては、これらの書類等に記載された個人番号については、その期間保管するものとし、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるたけ速やかに廃棄又は削除するものとする。
第 10 章 安全管理措置
第 1 節 物理的安全管理措置（特定個人情報等を取り扱う区域の管理）
第 33 条 当法人は管理区域及び取扱区域を明確にし、それぞれの区域に対し、次に揚げる方法に従い以下の措置を講じる。
① 管理区域
入退室管理及び管理区域へ持ち込む機器及び電子媒体等の制限を行うものとする。
② 取扱区域
可能な限り壁又は間仕切り等の設置や、事務取扱担当者以外の者の往来が少ない場所への座席配置や後ろから覗き見される可能性の低い場所への座席配置等をするなど座-8-席配置を工夫するものとする。
（機器及び電子媒体等の盗難等の防止）
第 34 条 当法人は管理区域及び取扱区域における特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、次に揚げる措置を講じる。
① 特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体又は書類等については、施錠できるキャビネット・書庫等に保管する。
② 特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムが機器のみで運用されている場合はセキュリティーワイヤー等により固定する。
（電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止）
第 35 条 当法人は特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等の持出しは、次に揚げる場合を除き禁止する。なお、「持出し」とは、特定個人情報等を、管理区域又は取扱区域の外へ移動させることをいい、事業所内での移動等も持出しに該当するものとする。
① 行政機関等への届出書類の提出等、当法人が実施する個人番号関係事務に関して個人番号利用事務実施者に対しデータ又は書類を提出する場合
2

前項により特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等の持出しを行う場合には、以下の安全策を講じるものとする。ただし、行政機関等に法定調書等をデータで提出するに当たっては、行政機関等が指定する提出方法に従うものとする。

（1）特定個人情報等が記録された電子媒体を安全に持ち出す方法① 持出しのデータの暗号化② 持出しデータのパスワードによる保護③ 施錠できる搬送容器の使用④ 追跡可能な移送手段の利用（源泉徴収票等を職員に交付するにあたっては、配達記録、書留郵便又は本人確認郵便で送付する。
）（2）特定個人情報等が記載された書類等を安全に持ち出す方法① 封緘又は目隠しシールの貼付（記録媒体等の廃棄・削除）
第 36 条 特定個人情報等の廃棄・削除段階における記録媒体等の管理は次のとおりする。
① 事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録された書類等を廃棄する場合、シュレッダー等による記載内容が復元不能までの裁断、法人又は外部の焼却場での焼却・溶解等の復元不可能な手段を用いるものとする。
② 事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録された機器及び電子媒体等を廃棄する場
合、専用データ削除ソフトウェアの利用又は物理的破壊等により、復元不可能な手段を用いるものとする。
③ 事務取扱担当者は特定個人情報ファイルの中の個人番号又は一部の特定個人情報等を削除する場合、容易に復元できない手段を用いるものとする。
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④ 特定個人情報等を取り扱う情報システムにおいては、当該関連する届出書類等の法定保存期間経過後速やかに個人番号を削除するよう情報システムを構築するものとする。
⑤ 個人番号が記載された書類等については、当該関連する届出書類等の法定保存期間経過後速やかに廃棄するものとする。
2

事務取扱担当者は、個人番号若しくは特定個人情報ファイルを削除した場合、又は電子媒体等を廃棄した場合には、削除又は廃棄した記録を保存するものとする。削除・廃棄の記録としては、特定個人情報ファイルの種類、名称、責任者、取扱担当者、削除、廃棄状況を記録するものとし、個人番号自体は含めないものとする。
第 2 節 技術的安全管理措置（アクセス制御）
第 37 条 特定個人情報等へのアクセス制御は以下のとおりとする。
① 特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを、アクセス制御により限定する。
② ユーザーＩＤに付与するアクセス権により、特定個人情報ファイル取り扱う情報システムを使用できる者を事務取扱担当者・法人事務局に限定する。
（アクセス者の識別と認証）
第 38 条 特定個人情報等を取り扱う情報システムにおいては、ユーザーＩＤ、パスワード、個人番号アクセスキー、磁気・ＩＣカード等の識別方法により、事務取扱担当者が正当なアクセス権を有するものであることを、識別した結果に基づき認証するものとする。
（外部からの不正アクセス等の防止）
第 39 条 当法人は次に揚げる方法により、情報システムを外部からの不正アクセス及び不正ソフトウェアから保護するものとする。
① 情報システムと外部ネットワークとの接続箇所に、ファイアウォール等を設置し、不正アクセスを遮断する方法② 情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェア等（ウィルス対策ソフトウェア等）を導入する方法③ 導入しているセキュリティ対策ソフトウェア等により、入出力データにおける不正ソフトウェア有無を確認する方法④ 機器やソフトウェアに標準装備されている自動更新機能等の活用により、ソフトウェアを最新状態とする方法⑤ ログ等の分析を定期的に行い、不正アクセス等を検知する方法（情報漏えい等の防止）- 10 -

第 40 条 当法人は、特定個人情報等をインターネット等により外部に送信する場合、次に揚げる方法により通信経路における情報漏えい等及び情報システムに保存されている特定個人情報等の情報漏えい等を防止とするものとする。
① 通信経路における情報漏えい等の防止策
通信経路の暗号化② 情報システムに保存されている特定個人情報等の情報漏えい等の防止策
データの暗号化又はパスワードによる保護第 3 節 職員の監督（職員の監督）第 41 条 当法人は、職員が特定個人情報等を取り扱うに当たり、必要かつ適切な監督を行う。
第 11 章 特定個人情報の開示、訂正等、利用停止等（特定個人情報等の開示）
第 42 条 当法人は、本人から当該本人が識別される特定個人情報等に係る保有個人情報について開示を求められた場合は、次条に規定する手続き及び方法（当該方法による開示に多額の費用を要する場合、その他の当該方法による開示が困難である場合にあっては、書面の交付による方法）により、遅滞なく、当該情報の情報主体であることを厳格に確認した上で、当該本人が開示を求めてきた範囲内でこれに応ずるものとする。
なお、当該本人に法定調書写しを送付する際、法定調書の写しに本人以外の個人番号が含まれている場合には、その部分についてはマスキング等を施すものとする。
2

当法人は、次の事由に該当する場合には、当該開示請求の全部又は一部を不開示とすることができ、その場合には請求者に対してその旨及び理由（根拠とした個人情報保護法の条文及び判断の基準となる事実）を説明することとする。

① 本人又は第三者の生命、身体及び財産その他の権利利益を害するおそれがある場合② 当法人の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合③ 他の法令に違反することとなる場合（保有個人情報の開示請求処理手順）
第 43 条 前条に基づき本人又はその代理人（未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人、又は本人が委任した任意代理人をいう。以下同じ。
）から当該本人が識別される特定個
人情報等に係る保有個人情報について開示請求をうけた場合は、次の手順に応ずることとする。
①

受付時に次に揚げる事項を確認する
a 所定の様式の書名（請求者の氏名、住所、電話番号、請求年月日、開示の方法（電磁- 11 -

的記録の提供による方法その他の個人情報保護委員会規則で定める方法も含めて開示を請求することができる。）、請求に係る個人情報の内容が記載されているもの）による請求であること。
b 予め定めた手数料の負担について請求者が応諾していること。
c 代理人による請求の場合は、所定の委任状によるものであること。
d なお、郵送による本人確認資料の受領などの場合は、事務取扱責任者が適宜判断する。
② 開示の可否の決定
特定個人情報管理責任者は、次に揚げる全てについて、検討の上、開示の可否を決定する。
a 請求された特定個人情報等が物理的に存在するか否かb 前号に相当するものが、「保有個人情報」に該当するか否か。
c 第 42 条第 2 項各号に定める理由により、不開示事由に該当するか否か。
③ 不開示の場合の対応a

前項に基づき保有個人情報の全部又は一部を開示しない旨の決定をしたときはその旨を通知し、その理由についても説明することとする。

②

請求者に対する通知時期a

開示請求に対する回答（不開示の場合の通知を含む。
）は書面若しくは電磁的記録の提供を含め、請求者が指示できる方法に基づき、遅滞なく通知する。

（保有個人情報の訂正等）
第 44 条 当法人は当該本人が識別される保有個人情報の内容が事実でないことを理由に当該本人からの訂正、追加又は削除を求められた場合は、必要な調査を行い、その結果に基づき、遅滞なくこれに応ずることとする。かかる訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、当該本人に対し、遅滞なくその旨（訂正等を行ったときは、その内容を含む。
）を通知するものとする。なお、訂正等を行わない場合又は当該本人の求めと異なる措置をとる場合は、当該本人に対し、その判断の根拠及びその根拠となる事実を示し、その理由を判断することとする。
（保有個人情報の訂正等処理手順）
第 45 条 開示の結果、特定個人情報等に係る保有個人情報が事実ではないとして、訂正、追加又は削除（以下「訂正等」という。
）を求められた場合は、次の手順に応ずることとする。
① 当該請求者に対し、訂正等すべき内容が事実である旨を証明できる資料の提出を求める。
② 特定個人情報管理責任者は、提出された資料に基づき、利用目的の達成に必要な範囲内において遅滞なく必要な調査を行い、訂正等の要否を決定する。
③ 検討した結果については、遅滞なく当該請求者に対して書面にて、郵送又はこれに代わる方法により通知する。また訂正等の措置をとらない場合は、当該請求者に対して- 12 -

判断の根拠及び根拠となる事実を示し、その理由についても説明をすることとする。
2

特定個人情報等に係る保有個人情報の訂正等は、次に掲げる各号に従って行わなければならない。

① 特定個人情報管理責任者は、当該保有個人情報を取り扱う事務取扱担当者を特定し、その者以外の者に訂正等の作業を行わせてはならない。
② 事務取扱担当者は、訂正等の作業を事務取扱責任者の指示に従って行い、事務取扱責任者が作業結果を確認する。
③ 特定個人情報管理責任者は、更新理由、訂正等の申請者、訂正等の日付、管理責任者、事務取扱担当者及び訂正等の内容を記録し 1 年間保管する。
（保有個人情報の利用停止等）
第 46 条 当法人は、本人から、当該本人が識別される保有個人情報が、個人情報保護法第18 条、第 19 条の規定に違反して取り扱われたものであるという理由、同法第 20 条の規定に違反しているという理由、番号法第 19 条の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人情報の利用の停止、消去又は第三者への提供の停止（以下、本条において「利用停止等」という。）を求められた場合であって、利用停止等に理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該特定個人情報等の利用停止等を行わなければならない。但し、利用停止等を行うことに多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、当該本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りではない。
2

当法人は、本人から当該本人が識別される保有個人情報が、個人情報保護法第 27 条、第 28 条の規定に違反して第三者に提供されているとして、当該第三者への提供の停止の請求があった場合、その請求に理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該保有個人情報の第三者への提供を停止しなければならない。ただし、当該保有個人情報の第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合、その他の第三者への提供を停止することが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。

3

当法人は、本人から、当該本人が識別される保有個人情報を法人が利用する必要がなくなった場合又は当該保有個人情報に係る個人情報保護法施行規則第 7 条に規定する事態が生じた場合、その他当該保有個人情報の取扱いにより当該本人の権利又は正当な利益が害されるおそれがある場合であるとして、当該保有個人情報の利用停止等又は第三者への提供の停止の請求を受けた場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、本人の権利利益の侵害を防止するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人情報の利用停止等又は第三者への提供の停止を行わなければならない。ただし、当該保有個人情報の利用停止等又は第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合、その他の利用停止等又は第三者への提供の停止を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、こ- 13 -のかぎりでない。
（本人あて通知等）
第 47 条 前条の規定に基づき求められた利用停止等の全部又は一部を行ったとき若しくは行われない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨（当該本人から求められた措置と異なる措置を行う場合にはその措置内容を含む。
）を通知しなければならない。なお、利用停止等を行わない場合又は本人の求めと異なる措置をとる場合は、その判断の根拠及びその根拠となる事実を示し、その理由を説明することとする。
（開示等を求める手続き及び手数料）
第 48 条 当法人は、特定個人情報等に関して、個人情報保護法第 28 条第 1 項の開示等の求めを受付ける方法を定めた場合には、「個人情報保護基本方針」と一体としてインターネットのホームページで常時掲載を行い、又は事業所の窓口等での掲示・備付け等を行うこととする。
2

開示等の求めをする者が本人又は代理人であることの確認の方法を定めるにあたっては、十分かつ適切は確認手続とするよう留意する。

3

個人情報保護法第 33 条に従い、手数料を徴収する場合には、同様の内容の開示等手続の平均的実費の予測に基づき、合理的な手数料額を算定する等の方法により、実費を勘案して合理的であると認められる範囲において手数料の額を定めなければならない。
第 12 章 教育（職員の教育）
第 49 条 当法人は、職員に対して本規程を遵守させるために、定期的な研修の実施及び提供情報等を行い、特定個人情報の適正な取扱いを図るものとする。
第 13 章 苦情および相談（苦情等への対応）
第 50 条 当法人は、当法人における特定個人情報等の取扱いに関する苦情等に対する窓口を設け、適切に対応する。
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特定個人情報管理責任者は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備を行うものとする。
第 14 章 見直し（代表者による見直し）
第 51 条 当法人の代表者は、監査の結果及びその他の経営環境等に照らして、適切な特定- 14 -

個人情報等の適切な管理を維持するために、定期的に特定個人情報等の取扱いに関する安全対策および諸施策について見直しを行い、改善を図るものとする。
第 15 章 その他（罰則）
第 52 条 当法人は、本規程に違反する行為を行った職員は、当法人の就業規則に従い、懲戒解雇を含む処分、損害賠償請求の対象にすることがある。

附則

1. 本規程は平成２７年１２月１日より実施とする。
2. 令和５年１０月１日

一部改正- 15 -