令和５年８月

電子文書管理システム利用方法

東京都情報サービス産業健康保険組合

電子申請編■TJK独自の電子申請で提出可能な届出書【電子申請が行える届出書】①健康保険被保険者標準報酬月額変更届②健康保険被保険者報酬月額算定基礎届③健康保険被保険者賞与支払届④健康保険被保険者住所変更届※上記以外の届出書（資格取得届・資格喪失届等）については電子申請のご利用が出来ません。

＜電子申請用届出データの作成に必要な環境＞○上記①～③の届出書
・日本年金機構が提供する届書作成プログラム（日本年金機構のホームページ（https://www.nenkin.go.jp）よりダウンロード）
・届書作成プログラムに準拠した給与ソフトのいずれか○上記④の届出書
ＴＪＫ仕様の住所データ入力シート
当組合のホームページ（https://www.tjk.gr.jp）よりダウンロード）

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■TJK独自の電子申請システム利用概要
ステップ１：届出データを作成する
ステップ２：届出データをアップロードする
ステップ３：アップロードしたデータに電子署名を付ける
ＴＪＫ

事業所
ステップ１：届出データを作成する

日本年金機構届書作成プログラム（算定・月変・賞与）

ステップ２：届出データをアップロードする
届出データの申請
アップロード

届出データ（ＣＳＶ）

電子申請の受付
電子申請窓口

電子媒体届書総括票（ＰＤＦ）

認証＋ダウンロード

電子署名

ＴＪＫ仕様の住所データ入力シート

住所変更届データ（Ｅｘｃｅｌ）

基幹システムステップ３：アップロードしたデータに電子署名を付ける

データ
取込み

電子媒体届書総括票（ＰＤＦ）

決定通知書受領決定通知書

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■ステップ１：届出データを作成する

届出データ作成

アップロード

電子署名【届出データの作成方法】
届出種別

届出作成方法

①月額変更届②算定基礎届③賞与支払届Ⅰ.日本年金機構 届書作成プログラムを利用して作成
Ⅱ.給与ソフトを利用して作成（給与奉行、弥生会計、給与大臣等）
Ⅲ.独自開発プログラムを利用して作成※Ⅱ～Ⅲは、日本年金機構の「届書作成仕様書」に基づいて作成④住所変更届ＴＪＫ仕様の「住所データ入力シート」を利用して作成【TJK独自の電子申請時に必要なデータ】
電子申請では届出データファイル（ＣＳＶ）と電子媒体届書総括票（ＰＤＦ）が必須となります。
また、添付書類が必要となる場合はＰＤＦファイルでご申請下さい。
※電子媒体届書総括票と添付書類には必ず電子署名を付けて下さい。

届出データファイル（ＣＳＶ）※住所変更届はＥｘｃｅｌ＋

電子署名＋

電子署名

その他添付書類（原則ＰＤＦ）

電子申請窓口

電子申請

電子媒体届書総括票（ＰＤＦ）
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■ステップ１：届出データを作成する

届出データ作成

アップロード

電子署名【届出データのファイル名について】届書作成プログラムで作成されたcsvデータファイルはすべて「KPFD0006.csv」で作成されます。
管理する上でファイル名を以下のように変更して下さい。
また、届出毎に「電子媒体届書総括票（ＰＤＦ）」の添付が必要となります。届出データとあわせてアップロードするようお願いします。
※電子媒体総括票はアップロード後、必ず電子署名を付けてください。
【電子申請ファイル名の命名規則】■届出データ■電子媒体届書総括票
電子署名
変更

KPFD0006.csv

届出データファイル名-総括票.pdf
アップロード日-枝番．csv（例）0710-01.csv【添付書類ファイル名の命名規則】
添付書類ファイルは原則ＰＤＦでのご申請となります。
添付書類についても以下一覧の通りファイル名を設定して下さい。
※添付書類にも必ず電子署名を付けてください。
■添付書類
電子
署名

（任意）添付書類略称.pdf※添付書類略称についてはデータの内容がファイル名を見てわかるように任意で命名してください。
（例）・被保険者月額算定基礎届総括表⇒算定表
・被保険者賞与支払届総括表⇒賞与表
・賃金台帳⇒賃台5

■ステップ１：届出データを作成する（例１）

届出データ作成

アップロード電子署名

７月１０日に算定基礎届と住所変更届を申請（アップロード）する場合
届出データ

電子媒体届書総括票

添付書類（アップロード日-枝番）（届出データファイル名-総括票）（任意添付書類略称）

0710-01.csv

１件目

電子
署名

電子
署名

0710-01-総括票.ｐｄｆ

算定表.ｐｄｆ

算定基礎届

電子
署名

２件目

0710-02.xlsx－0710-02-総括票.ｐｄｆ

住所変更届

（例２）

１２月１０日に賞与支払届と月額変更届を申請（アップロード）する場合
届出データ

電子媒体届書総括票

添付書類（アップロード日-枝番）（届出データファイル名-総括票）（任意添付書類略称）

1210-01.csv

１件目
賞与支払届

電子
署名

電子
署名

電子
署名

２件目

1210-02.csv
月額変更届

賞与表.ｐｄｆ

1210-01-総括票.ｐｄｆ

1210-02-総括票.ｐｄｆ

電子
署名

賃台.ｐｄｆ※5等級以上の下がりの月変の場合

6■ステップ２：届出データをアップロードする

届出データ作成

アップロード

電子署名【届出データのアップロード】

1.「届出窓口」をクリックするとページ中央に事業所番号のフォルダが表示されます
2.フォルダ名をクリックしてファイル一覧のページからファイルアップロードボタンをクリックします。

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■ステップ２：届出データをアップロードする

届出データ作成

アップロード１

入入
力力
し不な要いので項下目さでいす。ので、

２

電子署名

参照ボタンをクリックしてファイルを選択します。

アップロードボタンを押します。

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■ステップ２：届出データをアップロードする

届出データ作成

アップロード

電子署名

データのアップロードが完了すると下図のように完了画面が表示されます。

続けてファイルをアップロードする時は、「ファイル一覧へ」をクリックして下図のページに入り、アップロードボタンから前項のアップロードページに入ります。

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■ステップ３：アップロードしたデータに電子署名を付ける

届出データ作成

アップロード

電子署名

署名用証明書を発行する
届出していただくファイルに電子署名を付けるための準備をします。
（アップロードしたファイルに電子署名が付くことで、届出の真正性を担保します。なお、電子配信データの閲覧にはこの操作は必要ありません。また、１度実施すればその後はユーザ情報の変更がない限り必要ありません。）①本人情報のタグを選択②設定はこちらから10■ステップ３：アップロードしたデータに電子署名を付ける

届出データ作成

アップロード電子署名①新規発行ボタンを押下※署名用電子証明書を作成に数分程度お時間がかかることがあります。一旦ログアウトしてお待ちください。

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■ステップ３：アップロードしたデータに電子署名を付ける

届出データ作成

アップロード電子署名

再度、「本人情報」のタグを選択して署名用証明書管理メニュー画面を表示します。

①登録ボタンを押下②半角英数字6桁以上で任意に設定します※暗証コードは電子署名を付けるときのパスワードになります。

③登録ボタンで完了

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■ステップ３：アップロードしたデータに電子署名を付ける

届出データ作成

アップロード

電子署名

電子申請した届出データに電子署名を付ける※電子媒体届書総括票のPDFファイルに電子署名を付けます。

1.届出データと電子媒体届書総括票データのアップロードが完了したら、「全て選択」ボタンを押下。
2.「電子署名」ボタンを押して電子署名を付ける準備をします。

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■ステップ３：アップロードしたデータに電子署名を付ける

届出データ作成

アップロード

電子署名

署名実行画面が表示されたら、「選択したファイルをまとめて署名する場合は こちら」を押下。

「こちら」を押下14

■ステップ３：アップロードしたデータに電子署名を付ける

届出データ作成

アップロード

電子署名

電子署名実行 確認画面が表示されたら、暗証コードを入力して署名実行を行う。

初期設定した暗証コードを入力して「署名を実行する」を押下。

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■ステップ３：アップロードしたデータに電子署名を付ける

届出データ作成

アップロード

電子署名

電子署名 受付完了画面が表示されたら「戻る」をクリックすると電子署名結果画面が表示される。
正常終了していることを確認したら「戻る」をクリックして終了。

署名欄にチェックが入っている確認が出来たら完了

電子申請完了16

■注意事項～電子申請～《届出データの作成について》
1.届出データは、日本年金機構が提供する「届書作成プログラム」または、当健康保険組合の「住所変更データ入力シート」で作成します。（給与計算システムなどで日本年金機構の「届出作成プログラム」のデータ形式に準じたデータでも申請が可能です。）
2.届出に添付書類が必要な場合は、PDFファイルにして下さい。
《届出のアップロードについて》
1.届出データは、24時間アップロードすることが可能です。
2.毎業務日の届出データは、24時に確定データとして締切り、翌営業日に当組合にて受付します。

3.アップロード当日中であれば、届出データの削除や再アップロードは、各ユーザーにおいて可能です。（当組合受付後は届出データが閲覧できなくなり削除や変更が出来なくなります。）
4.当組合受付後、届出データに誤りやエラーが判明した場合、当組合よりご連絡いたします。
届出データは修正後再度アップロード（再提出）となります。

5.当組合処理後の届出の訂正は、届出用紙による訂正届となります。
《決定通知書の発送について》
1.事務処理後の決定通知書は、事業所宛に送付します。

※今後、運用については変更する場合がありますので予めご了承下さい17電子配信編■ＴＪＫ独自の電子配信で受け取り可能な書類
配信対象書類配信日

ダウンロード期限

データ形式

納入告知書・口座振替通知書関連一式

毎月17日（土日祝日の場合は前営業日）

当該保険料納付期限の日まで

ＰＤＦ
ＣＳＶ

ＴＪＫ*ＮＡＶＩ

毎月17日（土日祝日の場合は前営業日）

配信日の10日後（土日祝日の場合は前営業日）

ＰＤＦ

給付金支給決定通知書

毎月10日・20日・末日の前営業日（土日祝日の場合は前営業日）

配信日の10日後（土日祝日の場合は前営業日）

ＰＤＦ
ＣＳＶ

健康診断結果別表

受診月の翌月25日頃配信日の翌月10日（土日祝日の場合は前営業日）

ＣＳＶ

健康診断受診料に関する納付書

毎月第2営業日

配信日の当月月末まで

ＰＤＦ
Ｅｘｃｅｌ

ユーザー区分別の配信データ受取可否
配信対象データ
すべての配信データ

事業所担当者

関連会社担当者

配信対象

原則配信対象外

配信データを受け取りたくない場合、「電子配信の利用制限に関する申請書」で受取制限可

配信データを受け取りたい場合、「電子配信閲覧権限に関する申出書」の提出により受取可

社会保険労務士

配信対象外

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■TJK独自の電子配信システム利用概要
ステップ１：ＴＪＫより配信データのアップロード
ステップ２：マイページへログイン
ステップ３：電子文書管理システムより配信データのダウンロード
ＴＪＫ

事業所

ステップ１：配信データのアップロード

ステップ２：マイページへログイン

配信データの申請
アップロード配信通知メール発信
電子配信窓口認証＋ダウンロード

決定通知書

ステップ３：配信データのダウンロード

20■ステップ１：ＴＪＫより配信データのアップロード

データ配信

マイページアクセス

データダウンロード【配信データのアップロード】
ＴＪＫより配信データがＴＪＫ文書管理システムにアップロードされると、登録のメールアドレスに対し「ＴＪＫからの電子配信のお知らせ」のメールが届きます
Subject: 【TJK電子文書管理システム】TJKからの電子配信のお知らせ（ＴＪＫ分）
Date:
From: ds-admin260@pa.e-kakushin.com
To:
TJK総務グループ様
東京都情報サービス産業健康保険組合（ＴＪＫ）より配信されたファイルがマイページに登録されました。
下記のURLよりログインしていただき、ファイルのダウンロードをお願いいたします。
ログインサイトhttps://ds.e-kakushin.com/ebunsho/UrlExclusive.do?access=myPage※配信データのダウンロードには期限がございます。お早めのご対応をお願いいたします。
(ご注意事項)※このメールは送信専用アドレスです。
お問い合わせはご契約者様へお願いいたします。
※このメールはご利用者登録されている方に送信しています。
お心当たりがない場合は以下の窓口迄ご連絡願います。
――――――――――――――――――――――――――――――
東京都情報サービス産業健康保険組合＜電子文書管理システム窓口＞
TEL:03-3239-9811
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■ステップ２：マイページへアクセス

データ配信

マイページアクセス

データダウンロード【マイページへのアクセス】「ＴＪＫからの電子配信のお知らせ」の文中に記載されたログインサイＵＲＬよりマイページにアクセスします
Subject: 【TJK電子文書管理システム】TJKからの電子配信のお知らせ（〔事業所名〕分）
Date:
From: ds-admin260@pa.e-kakushin.com
To:
TJK総務グループ様
東京都情報サービス産業健康保険組合（ＴＪＫ）より配信されたファイルがマイページに登録されました。
下記のURLよりログインしていただき、ファイルのダウンロードをお願いいたします。
ログインサイトhttps://ds.e-kakushin.com/ebunsho/UrlExclusive.do?access=myPage～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～

ログイン用証明書の選択画面が表示されます。件名に記載された事業所名に対応したログイン用証明書を選択し、ＯＫを押下してログインサイトにアクセスします。
ログインサイトでユーザＩＤとパスワードを入力し、ログインします。

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■ステップ３：配信データのダウンロード

データ配信

マイページアクセス

データダウンロード【配信データのダウンロード】
マイページには未確認の配信データが表示されています「ＤＬ」を押下し、対象ファイルのダウンロードに進みます。
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■ステップ３：配信データのダウンロード

データ配信

マイページアクセス

データダウンロード【配信データのダウンロード】
ブラウザの案内に従って任意の場所に対象ファイルを保存してください。

未処理として表示されたファイルをすべてダウンロードしたら完了になります。
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■ステップ３：配信データのダウンロード

データ配信

マイページアクセス

データダウンロード【配信データのダウンロード】
一度閲覧したファイル、ほかのユーザが参照したファイルはマイページに表示されなくなりますが、ページ上の「本人処理状況」を「全て」に変更すると参照可能なすべてのファイルを確認することができます。

また、一度サービスＴＯＰボタンを押下しサービスＴＯＰに遷移すると、画面左に配信エリアが表示されますので、そこから参照することも可能です。
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■注意事項～電子配信～《配信データのダウンロード期限について》
1.各配信データにはダウンロード期限が設定されています。必ず期限内のダウンロードをお願いいたします。
2.ダウンロード期限に間に合わずダウンロードができなかった場合、データの再配信には依頼書の提出が必要になりますので、期限内のダウンロードにご協力をお願いいたします。

《配信を受けることができるユーザについて》
1.電子配信を受けることができるユーザは原則「事業所担当者」として申請され、登録を受けたユーザのみとなります。
2.「関連会社担当者」が電子配信を受けるためには、「電子配信閲覧権限に関する申出書」の提出と登録が必要になります。
3.「社会保険労務士」は電子配信を受けることはできません。
《健康診断結果別表の配信について》
1.健康診断結果別表に関するファイルは個別にパスワード保護したうえで配信いたします。
電子文書管理システムをご利用で、健康診断結果提供に係る「誓約書」を提出している事業所あてに「健康診断結果別表パスワードのお知らせ」を２０２２年９月中旬にお送りしております。パスワードの変更を希望される際はお知らせに同封した「健康診断結果別表パスワード再設定依頼書」を健康管理グループあてにご提出ください。

※今後、運用については変更する場合がありますので予めご了承下さい26