理容・美容室向け顧客管理ソフト
BeCS
使用説明書
1.0版
Be Cool．LLC

はじめに
この度は、合同会社ビークール（以下、「当社」）作成「理容・美容室向け顧客管理ソフ
ト BeCS 」（以下、「BeCS」）をご利用頂きまして誠にありがとうございます。
「BeCS」は使いやすさ、シンプルさを重点に、主に中小規模の理容室/美容室オーナー様向けに開発されたアプリケーションです。
日常の業務において頻度が高いまたは煩雑となりがちな業務に焦点を合わせ、多くのアプリケーションにありがちな無駄な機能を極力省きました。
また、インストールもレジストリ登録やAccessなどのDLLやランタイムを用いずアプリケーション単体で動作が可能です。
製品の特性上保存されるお客様の個人情報やお店の売上情報などの重要データは全て独自の暗号化アルゴリズムにより暗号化されておりますので、 テキストエディタはもちろんのこと、バイナリエディタを用いても内容は完全に秘匿状態を保つことができます。
末永いご愛顧のほどよろしくお願いいたします。
合同会社 ビークール 代表改版履歴平成26年4月 初版

目次 １．起動方法

 ８．条件検索
 失客率の検索
 顧客の検索 利用規約 ２．初期設定
 店舗情報 商品の登録 スタッフの登録 ３．メイン画面
 ４．顧客の管理 新規登録 注意事項 ５．カルテ登録 通常情報登録
 ポイント担当・割引

 ６．カルテの検索
 顧客番号で検索
 顧客氏名で検索 ７．設定変更
 店舗情報の変更

 ９．売上閲覧 月毎の売上を見る
 指定日の売上を見る

 10．終業管理
 終業時の処理

11．リセット
12. インポート
13. エクスポート
14．ユーザー登録
 ユーザー情報の送信 ユーザーの登録１．起動方法(1) 利用規約
利用規約
本アプリケーションを最初に起動した時には利用規約が表示され、同意を求めれます。
必ず、利用規約をお読みいただき、同意して頂ける場合は、「はい」のボタンを押してください。
同意して頂けない場合は、「いいえ」のボタンを押してください。アプリケーションが終了します。

アプリケーション終了

２．初期設定(1) 店舗情報
店舗情報利用規約に同意いただいた後は、初期設定画面が表示され、店舗情報の入力となります。
注意！

2.初期設定(2)商品の登録へ
※店舗情報を設定後に登録が可能となります

2.初期設定(3)
スタッフの登録へ

店舗情報を入力しないとBeCSの全ての機能が利用できません。
必ず設定を行ってください。

店舗名称使用者のお店の名前を入力してください。

入出金管理

毎日の入出金管理を行うかどうかを選んでください。
→「10.終業管理」参照

締日

毎月の締め日を設定してください。

釣銭の金額入出金管理を行う場合、一日に用意しておく釣銭の額を入力してください。

パスワード

顧客の検索を行う時に求められます。
→「8.条件検索」参照

消費税

商品の値段が外税の場合、現在の消費税率が設定されます。（2014年4月1日以降8%）

売上目標

お店としての売上目標を入力してください。ない場合は０でも構いません。

２．初期設定(2) 商品の登録１
商品の登録

お店で扱っている商品のうち、技術商品の登録を行います。
2
1

大項目には、「Cut」「Parm」など、商品を大きく区分けした名前を入力し「追加」ボタンを押します。
項目IDは特に付与が必要なければ（自動取得）にしてください。

技術商品を選択してください。
ここに追加されます。

追加した項目がリストに追加されます
ので、続けて追加する場合は同様に入力してください。

（大項目追加）3
リストに表示されている大項目名を選択して「選択した大項目の内容を追加する」ボタンを押します。

4
大項目に属する小項目を登録する画面が表示されます。

次ページへ

２．初期設定(2) 商品の登録2
ポイント担当の説明です。

商品の登録

ポイント担当とは施術においてカットを行った場合、どのお店でも一連の工程があると思います。
例えば順番や回数は異なるにせよ、まず、シャンプーを行ってからカットを行い、再度シャンプーを行い、ブローをして、最後にセットを行うといった作業が想定されます。
担当がこれらの作業を全て一人で行うには問題ありませんが、シャンプーだけを他の人に実施してもらう場合、シャンプーを行った人に対する作業実績が残りません。
そこで、行った作業に対して公平に評価する方法として「ポイント担当」となります。
これは、一連の施術を各工程に分けてそれぞれ価格を設定することにより、売上時の集計に各施術を行った担当に加算されるというものです。
カットの内容（カットの価格：6000円の場合）
シャンプー1価格1000円
担当Aが実施カット
価格2000円
メイン担当が実施

シャンプー2価格1000円
担当Aが実施ブロー
セット
価格1000円
価格1000円
メイン担当が実施 メイン担当が実施

シャンプー1およびシャンプー2を担当Aが行った場合、売上の集計にはメイン担当が4000円、担当Aが2000円の売上となる。

２．初期設定(2) 商品の登録3
商品の登録

技術商品の登録でポイント担当を設定する場合の登録を行います。
5

6「ポイント担当を設定する」にチェックを入れて「新規登録」を押します。

「商品名」には実際の商品名を設定します。
「商品ID」は特に付与が必要なければ自動設定のままにしておいてください。
「プロセス情報入力」の欄に各工程を設定します。
「プロセス名」に各工程名を入力します。
「金額」にその工程の金額を入力します。
「追加」ボタンを押すことにより、左のリストへ工程が追加されます。
また、この商品の金額が上部へ表示されます。
全ての工程が入力し終わったら「登録」ボタンを押してください。

２．初期設定(2) 商品の登録4
商品の登録

技術商品の登録でポイント担当を設定しない場合の登録と店販商品の登録を行います。

7「ポイント担当を設定する」のチェックを外して「新規登録」を押します。

8
商品名には具体的な商品名、例えば「フロントカット」、「グレーカラー」など、金額が設定されている商品名を入力します。金額にはお店が外税なら消費税抜きの金額を、内税なら税込みの金額を入力し、「登録」ボタンを押します。
10

9
商品詳細登録画面のリストに追加されます。続けて入力できるように、商品情報入力画面はそのまま表示されます。

全ての技術商品の登録が終わったら、「戻る」
ボタンで、技術商品・店販商品の選択画面まで戻り、店販商品を同様に登録します。
店販商品にはポイント担当の設定はできません。

２．初期設定(2) 商品の登録5割引の設定を行います。

商品の登録

21

割引を選択してください。

ここに追加されます。

「割引名称」には”新規割引（10%)”など割引額がわかるような名称を入力してください。
「項目ID」は特に付与が必要なければ自動取得にしておいてください。
「割引額」に実際の割引額を設定します。
“1000円引き”など固定的な金額を割り引く場合は「割引額」の欄に”1000”を入力し、右の「円」にチェックを入れます。
“10%引き”のように割合で割り引く場合は「割引額」の欄に“10”を入力し、右の「パーセント」にチェックを入れます。
入力し終えたら「登録」ボタンを押すと下のリストに追加されます。

２．初期設定(3) スタッフの登録スタッフの登録を行います。

スタッフの登録※１

スタッフIDお店で特に管理していなければ（自動取得）にしてください。

氏名スタッフの氏名を入力してください。

売上目標

スタッフ毎の売上目標を入力してください。特に設定なければ０円でも構いません。

必要事項を入力し、「登録」ボタンを押すと下のリスト画面に追加されます。（※１）
スタッフ全員の入力が終わったら「戻る」ボタンで登録は終了です。

3.メイン画面
②

①

③

⑤

⑥

④

⑦

⑧

⑨

⑩

①

顧客番号

顧客番号を入力します。

②

顧客氏名

顧客のカナを入力します。

③

検索①または②に入力した情報に該当する顧客を検索します。→6.カルテの検索 参照

④

新規登録

顧客の新規登録を行います。
→４.顧客の登録 参照

⑤

50音キー

②に入力されます。

⑥

設定変更

店舗情報の変更を行います。
→7.設定変更 参照

⑦

条件検索

各種条件検索を行います。
→８.条件検索 参照

⑧

売上閲覧

売上の閲覧を行います。
→9.売上閲覧 参照

⑨

終業管理

一日の終業時の処理を行います。
→10.終業管理 参照⑩

終了

BeCSを終了します。

Coffee Break

これで初期設定は終了です。お疲れ様でした。
しかし、大抵の使用者の皆様は既にお店を運営していて顧客情報をお持ちと思います。
次ページからは顧客の登録の仕方を説明します。

4．顧客の登録(1) 新規登録
顧客の登録

顧客の登録を行います。（３．メイン画面 ④を押す）
顧客番号

お店で管理している顧客番号を入力してください。
（自動取得）の場合は、既に登録してある番号のうち最大の番号+1が設定されます。

氏名

顧客の氏名を漢字で「姓」「名」、カナで「セイ」「メイ」に入力してください。

郵便番号

顧客の郵便番号を「-」抜きで入力してください。

住所

顧客の住所を入力してください。下段にはマンション名以下等を入れるといいでしょう。

電話番号

顧客の電話番号を入力してください。

生年月日

顧客の生年月日を入力してください。

性別

顧客の性別を入力してください。

DM送付

顧客にDMを送付してよいか選択してください。

4．顧客の登録(2) 注意事項
顧客の登録

顧客の登録における注意事項を説明します。

顧客番号
顧客番号
１．（自動取得）は既に登録された番号のうち最大の番号+1が設定されますので、空き番号があっても無視されます。
２．「CRM000237」のように文字が入っている場合は最大番号して認識されません。
３．顧客番号の重複チェックを行っていませんので、同一番号での登録が可能となっております。ご注意下さい。

氏名
氏名メイン画面 ②顧客氏名（カナ）に入力した状態で、新規登録を起動すると、予め新規登録画面の「セイ」の入力欄に入力した文字が入ります。ご活用下さい。

全体
全体
この画面は、「顧客番号」のみで設定が可能です。
（自動取得）の場合は、実質何も設定しなくても登録が可能となっております。これは先にカルテ登録を行い、後で顧客情報を登録することを想定していますので、この場合顧客番号を忘れないようにしてください。

５．カルテの登録(1) 通常情報登録
カルテの登録を行います。

カルテの登録

来店日顧客が来店した日を入れてください。初期状態では今日になっています。

商品
（①画面）

ここには登録した商品がツリー形式で表示されます。顧客が行った（購入した）商品をダブルクリックで選択してください。
選択された商品は②の画面に表示されます。複数の場合は続けて商品をダブルクリックしてください。

購入商品
（②画面）

購入した商品が表示されます。
表示された商品をダブルクリックするとポイント担当および割引の設定ができます。→次ページ参照

担当（③）

指名/フリーを選択の上、担当者を選択してください。この選択は必須です。

Notes（④）

特記事項があれば記入してください。

履歴（⑤）

顧客の過去5回分の履歴が表示されます。
また履歴をダブルクリックすると、その時のカルテ画面が表示されます。

合計金額
（⑥）

今回の利用料金を税抜き金額と税込み金額で表示します。
内税の場合は同じ値となります。

顧客情報の修正（⑦）

顧客情報登録画面が起動されます。
→４．顧客の登録 参照⑦②①③④⑤⑥５．カルテの登録(2) ポイント担当・割引購入商品のポイント担当および割引を行います。

カルテの登録カルテ画面の購入商品リスト（前ページの②の部分）の該当商品をダブルクリックします。

①①リストからポイント担当を設定する工程を選択します。
②ポイント担当を設定する担当者をリストから選択します。
メイン担当が実施した工程は特に設定は必要ありません。

②③

商品登録において、ポイント担当を設定していない商品や店販商品の場合は上記①および②は選択できないようになっており、割引の設定のみ可能となっています。

割引を行う場合は③から割引の種別を選択してください。
割引の適用は１つの商品につき１種類のみとなります。
また、割引金額はメイン担当の売上から減算され、ポイント担当者の売上には影響しません。

６．カルテの検索(1) 顧客番号で検索１
カルテの検索顧客番号からカルテの検索を行います。
1①①に顧客番号をキーボードから入力します。先行する０(00000032の様に桁合わせのための０）は必要ありません。

③

2③の検索ボタンを押します。

次ページへ６．カルテの検索(1) 顧客番号で検索２
カルテの検索顧客番号からカルテの検索を行います。

該当する顧客番号が存在したらその顧客のカルテが表示されます。
→５．カルテの登録 参照

該当の顧客番号が存在しない場合はメッセージが表示されます。

６．カルテの検索(2) 顧客氏名で検索１
顧客の氏名からカルテの検索を行います。

カルテの検索1②②に顧客の氏名をキーボード、または⑤の50音ボタンから入力します。
入力する氏名は、途中まででも構いません。先行一致で検索となります。
（例：「ス」で検索すると、苗字が「ス」で始まる人全員が対象となります。）（例：「スズキタ」で検索すると、「鈴木太郎」さんや「鈴北」さんが対象となります）③⑤
2③の検索ボタンを押します。

次ページへ６．カルテの検索(2) 顧客氏名で検索２
顧客の検索

顧客の氏名からカルテの検索を行います。

表示された結果リストから、カルテを表示させる顧客を選択して、「カルテ表示」ボタンを押すと、該当顧客のカルテが表示されます。
→５．カルテの登録 参照

補足

検索ワード「ス」で検索した場合名前の先頭が「ス」で始まる顧客が表示される。

検索ワード「スズキタ」で検索した場合名前の先頭から「スズキタ」に一致する顧客が表示される。

７．設定変更 店舗情報の変更１
設定変更

店舗の情報を変更します。
1⑥の設定変更ボタンを押します。
安全のため、その他開いている画面を全て閉じてから行ってください。

⑥

次ページへ

７．設定変更 店舗情報の変更２
設定変更

店舗の情報を変更します。

初期設定で入力した内容が表示されますので、変更する箇所を修正します。
ただし、パスワードについてはこの画面では行えません。①の「パスワードの変更」ボタンを押してください。

①
次ページへ

７．設定変更 店舗情報の変更３
設定変更

店舗の情報を変更します。

「パスワード変更」ボタンを押すと、この画面が表示されますので、旧パスワードと新パスワード確認用に新パスワードをもう一度入力します。
パスワードは最低4文字以上で入力してください。
パスワードが正常に変更できますと、左の画面が表示されます。
！！！ 注意 ！！！
パスワードを変更した場合、必ず設定画面の「この内容で登録」ボタンを押してください。
キャンセルをした場合、パスワードの変更もキャンセルとなってしまいます。

８．条件検索(1) 失客率の検索１
失客率の検索を行います。

条件検索

1

⑦の条件検索ボタンを押します。
安全のため、その他開いている画面を全て閉じてから行ってください。

⑦

次ページへ

８．条件検索(1) 失客率の検索２
失客率の検索を行います。

条件検索
1

失客と判断する月数を設定します。初期状態では3ヶ月となっています。
失客判断月数
顧客が最後に来店した月

今月
初期状態では3ヶ月

2

現在が6月の場合で対象期間が3ヶ月の場合、2月に来店した顧客のうち、3月、4月、5月と3ヶ月間来店していない顧客の割合を、店舗全体と、担当者毎で表示します。

８．条件検索(2) 顧客の検索１
顧客の検索を行います。

条件検索

1

⑦の条件検索ボタンを押します。
安全のため、その他開いている画面を全て閉じてから行ってください。

⑦

次ページへ

８．条件検索(2) 顧客の検索２
顧客の検索を行います。

条件検索
1「顧客条件検索」を選択して、店舗情報で設定したパスワードを入力します。
パスワードを忘れてしまった場合顧客の条件検索ができません。
注意！
また、当社ではサポート業務は行っておりませんので、絶対にパスワードを忘れないようにしてください。
2

顧客を検索するための、各種条件が表示されます。

次ページへ８．条件検索(2) 顧客の検索３
条件検索

顧客の検索を行います。
検索を行う項目にチェックを入れてください。
（画面では全項目にチェックを入れています）
性別男性/女性で検索します。

年齢空欄にすると「条件なし」になりますが、どちらかは必ず入力してください。

誕生月

顧客の誕生月で検索します。

施術履歴

過去5回の施術履歴のうち、該当する施術を行った人を検索します。ここでは大項目（Cut等）でも検索できます。

来店履歴

過去5回の履歴のうちから、該当する期間に来店した人を検索します。

来店回数来店した回数で検索します。

担当担当者と担当形態で検索します。

DM送付可否DMを送付してよいかどうかで検索します。

検索条件はチェックした項目全てに該当する人を表示します。
（and検索です）
また、来店履歴と来店回数の両方にチェックを入れた場合「AからBの期間中にX回来店した人」という検索になります。

８．条件検索(2) 顧客の検索４
条件検索

顧客の検索を行います。

条件にあてはまった顧客がリスト形式で表示されます。
リスト上の顧客名をダブルクリックすると、顧客情報が表示されます。→４．顧客の登録 参照
宛名印刷「宛名印刷」を押すと、検索結果リストの左にチェックがついた顧客の宛名が印刷できます。
※１
印刷は通常はがきサイズの表面のみです。
※２
顧客情報で「DM送付不可」とした顧客には初期状態でチェックは入りません。

９．売上閲覧(1) 月毎の売上を見る１
売上閲覧

過去、もしくは本日までの当月売上の閲覧を行います。

⑧の売上閲覧ボタンを押します。
安全のため、その他開いている画面を全て閉じてから行ってください。

⑧

次ページへ

９．売上閲覧(1) 月毎の売上を見る２
売上閲覧

過去、もしくは本日までの当月売上の閲覧を行います。

1「この月の売上を見る」ボタンを押します。
締日によって翌月分になる場合もあります。

2

指定した月の売上が店舗全体と、担当者毎に表示されます。
表示内容については、10.終業管理を参照してください。

９．売上閲覧(2) 指定日の売上を見る１
指定した日の売上の閲覧を行います。

売上閲覧⑧の売上閲覧ボタンを押します。
安全のため、その他開いている画面を全て閉じてから行ってください。

⑧

次ページへ

９．売上閲覧(2) 指定した日の売上を見る２
売上閲覧

指定した日の売上の閲覧を行います。

1「この日の売上を見る」ボタンを押します。
締日によって翌月分になる場合もあります。

2

指定した日の売上が店舗全体と、担当者毎に表示されます。
表示内容については、10.終業管理を参照してください。

10．終業管理 終業時の処理１
終業管理

一日の締めの作業を行います。本作業を行わないと閲覧データに反映されません。

⑨の終業管理ボタンを押します。
安全のため、その他開いている画面を全て閉じてから行ってください。

⑨

次ページへ

10．終業管理 終業時の処理２
一日の締めの作業を行います。本作業を行わないと閲覧データに反映されません。

終業管理

①
②
③
1

①締めを行う日を入力します。
②店舗情報で「入出金管理を行う」と設定した場合のみ、その日に使用したお店の経費を入力します。
③その日に準備した釣銭の額を入力します。初期状態では店舗情報で設定した金額が表示されています。

2

その日の売上集計が表示されます。

次ページへ

10．終業管理 終業時の処理３
終業管理

一日の締めの作業を行います。本作業を行わないと閲覧データに反映されません。
①

店舗全体の当日の売上です。
技術商品/店販商品/その他毎に集計され、技術商品は大項目毎に集計されてます。また、それぞれの売上金額（商品登録時の金額を集計）、税額（店舗情報で内税とした場合、金額内の税額分）、税込み金額（外税時は消費税率を足したもの）が表示されます。

②

店舗として実際に手元に残っているはずの金額です。
売上と準備釣銭から経費として使用した分を引いた、現在残っているべき金額です。

③

当月中の本日までの売上状況です。
店舗情報で設定した売上目標の達成率を表示します。

④

スタッフ毎の売上状況の技術売上/店販売上/その他を指名/フリー別に表示しています。この金額は商品情報で設定した金額を加算していますので内税時は税率も加算されています。外税時は消費税は加算されていません。

①
②
③

④

※画面はテスト時のため、売上は計上されていません。技術商品およびスタッフも１つしか表示されていませんが、登録した情報全てが表示されます。

11．リセット
BeCSのデータを全て削除し、初期状態に戻します。

リセット

1

2

BeCSメインメニュー画面のメニューからリセットを選択します。

注意！

本当に削除していいか2回問い合わせされますので、「はい」を選択してください。

この操作を行うと、使用許諾情報以外のデータは全て削除されます。従ってBeCSの使用登録情報も消えてしまうため、再度、レジストレーションキーの登録が必要となるので、絶対にレジストレーションキーは紛失しないでください。
当社では紛失時のサポートは行っておりません。ご注意ください。

12．インポート
インポート

顧客情報をCSV形式のファイルから一括して読み込み、登録します。

インポート成功時
1

BeCSメインメニュー画面のメニューからインポートを選択します。
顧客情報をインポートすると、既存の顧客情報は全て失われますので注意してください。

インポート失敗時

CSVファイル作成時の注意
CSVファイル作成時の注意①文字コードはSHIFT_JISを用いて下さい。
②CSVファイルの一行目は項目を表しています。顧客データは2行目以降から記述してください。
③CSVのフィールド区切りは’,（カンマ）’で行ってください。
④途中、不要な空行や空白を入れないでください。
⑤フィールドは先頭から「顧客番号」「姓」「名」「セイ」「メイ」「郵便番号」「住所１」「住所２」「電話番号」「年号（“なし”/“昭和”/”平成”/”西暦”）」「生まれた年」「生まれた月」「生まれた日」「性別（“男”/”女“）」「DM送付（“可”/”否“）」となっています。付属の”import_sample.csv”を参照下さい。

13．エクスポート
エクスポート

登録してある顧客情報をCSVファイルとして作成します。

2

1

BeCSメインメニュー画面のメニューからエクスポートを選択します。

店舗情報で設定したパスワードを入力して下さい。
その後、保存するファイル名を入力すればCSVファイルが生成されます。

14．ユーザー登録(1) ユーザー情報の送信
ユーザー登録1

レジストレーションキー発行のための手順です。
BeCSはシェアウェアソフトです。試用期間を超えての使用はできませんのでご注意ください。

指定口座へ代金を振り込みます。

2

東京三菱UFJ銀行 金町支店（店番377）
口座番号：1028980（普）
口座名義：ドゥシンクアンドパニック合同会社

3

振込みが確認取れ次第、折り返し、レジストレーションキーをメールにて送信します。
この登録は数日を要する場合がありますので、余裕をもってのご登録をお願いいたします。
（試用期間は30日です）

BecSユザー登録専用アドレスに以下の内容でメールを送信します。赤字部分内容をお知らせ下さい。

宛先：becs@dtnp.jp
件名：BeCSユーザー登録
本文： （以下を記述してください）
店舗名称：（お客様の店舗名を入れてください）
メールアドレス：（送信アドレスと同じ場合は不要です）
代表者氏名：（お客様の氏名を入れてください）
連絡先番号：（昼間連絡がとれる番号）
振込名義：（銀行振り込み時の振込み名義名）

次ページへ※メールアドレス、連絡先番号は振込みの確認が取れなかった場合など、お客様に不利益が生じる可能性がある場合にのみ使用します。

14．ユーザー登録(2) ユーザーの登録
ユーザー登録1

レジストレーションキー発行のための手順です。
BeCSはシェアウェアソフトです。試用期間を超えての使用はできませんのでご注意ください。

2

BeCSメインメニュー画面の「その他」から「ユーザー登録」を選択します。

メールにて送信されたレジストレーションキーを入力してください。
キーは大文字/小文字が区別されますので注意して入力してください。

3

この画面が表示されれば登録完了です。
ご登録ありがとうござました。