社会福祉法人用小口現金出納帳システム
Version Petty-A： 3.2 Petty-S： 4.3
Copyright 2022.9
Valida Corporation
https://petty-valida.com/index.html
本システムは社会福祉法人の小口現金管理を行うための機能を提供します。本システムは一般職員が小口現金の買い物を行なう時に使用するアプリ(Petty-S)と経理担当職員が会計処理をするために使用するアプリ(Petty-A)および小口現金出納帳を印刷するEXCELツール(小口現金出納帳印刷ツール.xlsm）からなります。
次ページ以降に画面と主な使用方法の説明を掲載します。
どちらのアプリの設定か？はタイトルにアプリのアイコンを設定して表しています。
本アプリの契約に関するユーザーID/パスワードはありませんが、使用開始時には入力者の設定が必要です。
また、データベースを使用しますので、必ず契約手続きを実施して頂き使用域設定用のIDを取得して頂く必要があります。
契約手続きはPetty-Aのみで行われます。
試用期間は2週間あります。機能制限はありません。試用期間終了後は自動的に課金契約となり1か月または1年ごとの継続となります。
本アプリで使用する科目情報は厚生労働省の法に基づいています。法改正があればアプリが改版され適用されます。
印刷ツールはホームページのダウンロードに掲載されています。
以降の説明で使用されるソフトウェア・サービス等の名称は各社の商標です。

Petty‑Aで契約締結
Petty-Aをインストール
直後に右のダイアログが表示されます。ここで「契約に移動」を選んでください。
「後で」を選んだ場合は、「設定」-「契約について」に進みます。
右の画面で、事業所名、事業所区分および契約種類を入力した後に契約実施ボタンをタッチして下さい。
Petty‑Sと契約情報共有
Petty-Aの「契約について」画面に表示されているQRコードを、PettySの「契約について」画面の「QRコードを読込む」ボタンをタッチして読込みます。
これによりPetty-SはPetty-Aと連携できるようになります。
なお、QRコードの読み込みはPetty-S同士でも出来ます。

契約の復元
アプリ使用中にデバイスが故障してしまい、新しいデバイスを購入した場合、他にIDが登録されているデバイスがあればこれのQRを読込んでデータを復元できます。しかし、他にそのようなデバイスが無い場合は、インストール後のダイアログでは「後で」とし、「設定」「契約について」に移動し「契約を復元する復元」のタッチによりデータを再現できます。

Petty-S側では「契約についての「データを復元」をタッチすれば全てのデータがデータベースより復元されます。（但し未伝送のデータは削除されるので注意して下さい）

Petty‑S メニュー画面
入力者の名前を入力または選択して下さい。
一人しか登録されていない場合は自動表示されますが、複数の場合は空欄表示され選択が必要です。
レシートを読込んで入力開始します。
当月使用した金額と仮受したお金の残り金額が表示されます。
赤の場合、未だ締められていません。締められると⿊になります
当月の購入記録の処理状況が色により表示されます。
また、当日以外の購入記録入力は、ここで日付をタッチして行います。

Petty‑S 入力画面
「表示更新」によりPetty-Aで行われている処理を含め最新状態になります。
標準：下段の行高指定
削除：選択データ削除
登録：新規入力または編集の登録仮受金は未精算の仮受金額を示します。
使用額は今回仮受けている金額に対する使用済額です。差額はその差分です。
購入情報を入力します。
取引先と摘要はこれまでに入力されたデータから選択できます。
写真の撮影でカメラ使用、取込で写真アプリからの取り込みが出来ます。右端に写真枚数が表示され、タッチにより表示されます。
購入記録が表示されます。背景が白色は当日購入分で灰色は過去に購入したものです。過去分の編集は出来ません。
当⽇分をタッチして（⻘⾊になる）編集できます。
金額欄の色は精算状況を示しています。(カレンダーと同じ)Petty‑A メニュー画面「表示更新」により契約更新を含め最新状態になります。
入力者の名前と共に仮払金を渡す/残額を受ける相手の名前を設定します。
当月の処理状況が色により表示されます。
仮払金の入力はここで日付にタッチして行います。
最上部のメニューは以下の通りです。
・科目入力：入力データに科目設定する画面に移動します
・締め：当月までのデータを変更不可能にします・一覧表示：当月分全データの一覧及び検索画面を表示をします
・仮払履歴：当月支払いの仮払金の利用状況を表示します
中段の金額表示欄は以下の通りです
・仮払金：相手に当月支払った全額です
・購入額：相手が今月購入した全額です
・精算額：当月仮払残金として受け取った金額です
・差額：まだ精算されていない金額ですPetty‑A 仮払金画面

仮払金の支払いは「仮払する」の右側にある空欄に金額を入力するだけです。
これにより下段の仮払金額欄に表示されます。
また、Petty-Sにも金額が表示されます。

以降の日付にPetty-Sで購入記録が入力されると下段に表示されます。
また。金額欄にも使用金額、残額が表示されます。
この時点で残額を受け取る場合は、「下記残額を受け取る」をタッチします。これにより仮払残額、使用額、残高は全て0になります。
なお、購入記録の表示は残されます。

Petty‑A 科目設定画面
科目区別、設定科目のどちらをタッチしても同じドラ
ムロールが表示されます。
当月の全てのデータが表示されます。
上部のタグで科目未設定のデータのみ表示、科目候補があるデータのみ表示が出来ます。
画像が添付されている場合は最初に画像を表示しデータ確認が必要です。未確認のデータは日付欄が赤です。
設定科目の表示がされていない状態で科目候補のある行をタッチするとその科目が設定されます。複数ある場合は「候補を一括設定する」事も出来ます。
設定科目を選択した後に該当の行をタッチしていくことにより科目設定していきます。設定済をタッチすると科目変更をします。

同じ取引先と摘要のデータ
で既に科目設定が行われている場合、その科目が候補として表示されます。(灰色)Petty‑A 一覧表示画面
指定月の購入に関して・日付・支払者・取引先、摘要、金額・科目が表示されます。
表示方式は・科目単位（合計額）・支払者単位（合計額）・日付順全データを選択する事が出来ます。
また、タイトル欄のΛをタッチする事によりその部分だけ閉じることが出来ます。
Petty‑A 一覧表示画面（検索）全データに対して・日付・取引先・金額を指定して検索できます。
条件入力欄に入力が無い
場合は「全て」を意味します。条件はANDです。
上記画面も同じですが、表示データに写真があれば日付に下線が表示されます。そこをタッチすると表示されます。

Petty‑A 仮払金履歴画面
指定月の仮払金について・日付・使用者・仮払金額・返金日・返金額が表示されます。
表示方式は・使用者単位・日付順全データを選択する事が出来ます。
この表示は、名前欄に表示されている担当者の件のみ表示されます。

経理担当

一般職員

販売店

仮払金をもらいに行く
仮払金を渡す買い物に行く
レシートを貼付
シートに貼る
買い物情報をアプリに入力する
仮払金の精算をする

残額を戻しに行く

買い物情報に科目設定をする
次月初旬「締め」をする出納帳を印刷する

買い物をする名前を入力する
両方のアプリ共、ダウンロード後に起動した際に使用者の名前入力を求めます。
本アプリは全ての情報に関与者の名前を付けています。

渡す相手の名前を設定する
相手欄に渡す相手の名前を設定して下さい。候補にない場合は「QRコード入力」を選択し、Petty-Sの入力者情報に表示されているQRコードを読んで下さい。
支払金額を入金する
支払い日をカレンダー上でタッチして下さい。下の画面が表示されます。仮払金額を入力する事で仮払されます。( が無ければ表示更新をタッチで入力終了）

支払いを受けている事を確認する
支払いがされるとそれぞれの画面の残額が変わります。
(Petty-Sでは表示更新をタッチ)確認して下さい。
Petty-A

Petty-S

レシート等が多数ある場合は以下のようにします。
スキャンしてiPhoneに読み込む領収書を全てiCloudDriveやGoogleドライブに読込みます。
〇〇〇
〇〇〇
〇〇〇
×××
××××××

〇〇〇〇
〇〇〇〇
×××
×××
〇〇〇〇
〇〇〇〇

×××
×××

写真アプリで選択して本アプリに共有する
ファイルアプリまたは写真アプリを開いて、スキャンしたレシートを全て選択します。その後に左下の共有マー
クをタッチして本アプリを選択します。

ABC保育園

複写

自動表示

次の画像
自動表示
OCR

本アプリが表示されるので「連続スキャン」をタッチします。
これにより一旦入力画面が表示されますが、直ぐに選択した画像の1枚目が表示されます。
その後は画像認識(OCR)の操作が連続して行われます。

ABC保育園

ABC保育園

複写○○○□□□×××

複写

修正1○○○△△△
×××

1

上記が写真アプリで選択された画像全てに対して行われます。従って、本アプリでの操作は確認（必要なら修正）して「登録」をタッチするだけです。途中で2度入力が必要な場合があれば「複写」をタッチすれば出来ます。

（スキャナがなければ）本アプリでスキャンスキャナが無い場合は、本アプリによりiPhoneのカメラで画像スキャンができます。

「連続スキャン」
をタッチします。

撮影状態になるので領収書を写します。
これによりスキャン対象が⻘⾊になり、自動的に読まれます。

複数枚スキャンできます。
最後に「保存」をタッチします。

この処理でも、前ページの説明と同様に、読込んだ全ての画像に対し順次OCRされたデータを表示した入力画面が表示され「登録」ボタンで次に進んでいきます。

画像を「保存」にすると、画像から読み取った(OCR)データが候補として表示された入力画面に移動します。
取引先が灰色表示されるのは、画像認識したデータが過去の登録済みの取引先に部分的にでも一致している場合のみです。過去の登録済みに該当がない場合は以下のようになります。
AA%%〇◇123〇〇〇
△□□〇

×××

1

配送先をタッチします。
これで候補のドラムロールが表示されます。
該当するものを選択して下さい。無い場合は手入力を選択します。

手入力を選ぶとドラムロールに変わって右のようなキーボードが表示されるので、これにより取引先を入力します。

〇〇〇
手入力
ABCDE
あいうえお

手入力の上部に画像認識された色々な文字列が表示されます。手入
力の下には既に登録されている取引先が表示されます。

摘要は、過去に入力された取引先に対し1件だけ設定されている場合は、取引先決定時に表示されます。
複数あった場合には、表示はされませんが、タッチすると候補がドラムロールに表示されます。
○○○

飲み物代
お菓子代
持帰り弁当代

×××

飲食代

1

手入力
切手代
宿泊代

手入力の上部には設定された取引先に対し過去に設定された摘要が表示されます。下部にはそれ以外の設定された摘要が表示されます。これらから選択できない場合は手入力します。
金額が正しくない場合は、表示欄をタッチするとテンキーボードが表示され修正できます。
○○○
飲食代
×××

1
1

金額については、画像で使用対象を確認して下さい。
本機能では合計金額しか認識されません。複数の種類がある場合は、「複写」で全ての種類の金額を入力します。
（次ページ）

日付も確認が必要です。もし間違っている場合は、日付表示欄をタッチして、日付修正用のドラムロールを表示します。
複写○○○△△△×××1
1

初期値は現状の日付になります。該当日にして確定すれば変更できます。

日付は認証できなかった場合、既存のままの日付となります。特にメッセージも出ません。そのため、必ず確認をする必要があります。
1枚で2つ以上の入力は「複写」で行う
1枚のレシートの中に食パンと切手など複数の科目となる物が書かれている場合は複数の入力が必要です。
消費税に対応していて、税率がが異なるものを購入した場合も別々に入力する必要があります。
その場合は、入力後に「複写」ボタンをタッチします。
これにより、データ登録はされますが、入力画面はそのまま残ります。画像も見れます。

複写

複写×××○○○△△△×××1

▽▽▽

○○○

1△△△×××

1

1○○○ △△△

最初に表示される金額は合計なので、1件目の入力を変更して「複写」をタッチして下さい。
複写された画面で摘要と金額を変更します。
更に入力が必要な場合は「複写」、全ての確認が終了したら「登録」をタッチして下さい。
これで入力は終了です。

××× 1

複写×××○○○□□□××▽▽▽

1
1○○○ △△△

××× 1

画像認識による入力を行う場合に一番重要な事は確認です。取引先、金額、日付の確認は必ず行って下さい。
画像取込及び認識データを取り消したいときは右上の「表示更新」をタッチして下さい
なお、登録したら、取り込みした「写真」アプリの画像は破棄した方がその後の作業に便利です。

前項で説明したようにレシートを全て読込みます。
自動販売機での購入などレシート等がない場合は以下のようにします。
日付を指定して入力画面を表示する
入力したい日付を、最初のメニュー画面のカレンダー上の対象日付をタッチする事で入力画面が表示されます。
その後の入力は、各エリアをタッチして過去の入力実績を選択するなどして入力していきます。

（必要に応じ）編集する
入力に間違いがあった場合や経理担当から指摘があって修正する場合は、該当物を購入した日をカレンダーでタッチします。
表示された画面では、その日に購入された物は白色、他の日の購入は灰色になっています。編
集はその日に購入された物しかできません。
該当物の行をタッチして表示された情報を修正し登録して下さい。
日付を変更する場合は日付表示をタッチして実施できます。
（必要に応じ）削除する
該当行を選択して削除ボタンを押してください。既に仮払金が精算されている、経理担当が科目設定している等といった場合は、マイナス金額の情報（赤伝）が登録されます。

残金を確認する
画面上で表示されている「残額」は仮受金から購入金額を引いたもので、これからも使用できる金額です。
購入が終了したら、残額を経理担当に返金します。
残金額を確認し受取処理をする
残金額をアプリの表示と確認して下さい。必要に応じてレシートの確認も出来ます。（添付されていれば日付に下線が付いていて、タッチすれば表示されます）
確認が終わったら「下記残額を受け取る」をタッチします。
精算されたことを確認する
精算されると仮払残額、使用額、残額が全て0になります。
Petty-Sの方でも「表示更新」をタッチすると仮受金、使用額、残額が全て0になります。

添付画像を確認する（インボイス制度対応）
科目や消費税区分を設定する作業の、最初にすべき事は入力情報が正しいかを確認する事です。
そのためには、添付されている領収書等の画像を表示します。
戻る

ABC商事
ABC商事

日付をタッチすると画像表示に変わります。

上段にインボイス関連情報
登録番号：T1234567890123 事業者名：ABC商事 2023.10.1〜
下段に画像の作成、確認記
ｽｷｬﾝ：23.09.16(B川C介) 確認：23.09.20(C山D代) H:1372 W:450
録と画素数が表示されます。
登録番号：T1234567890123 事業者名：ABC商事 2023.10.1〜
スキャン：23.09.16(B川C介) 確認：23.09.20(C山D代) H:1372 W:450

画像表示は契約デバイスと同一のiCloud IDを使用しているデバイス上のアプリなら見れますが、他のiCloudのデバイスでは見れません。その場合は印刷ツール(EXCEL)で見ます。

科目候補が表示されていれば確認してタッチする
メニューで科目入力をタッ
チすると指定月の取引デー
タが一覧されます。この表
示で右端の科目欄に科目候補が灰色表示される場合があります。これは以前に同じ取引先と摘要に設定された科目がある場合に表示されます。この行をタッチす
れば科目設定されます。
科目候補がある件のみ一覧表示し一括設定する
科目候補タグをタッチすると科目候補があるデータのみが一覧表示されます。確認して、「候補を一括設定する」をタッチすれば全て設定されます。
科目を表示する
科目区分または科目設定の空白域をタッチすると科目を選択するドラムロールが表示されます。
科目区分を選択すると右側はこれに属する科目の一覧に変わります。

（必要に応じ）消費税を表示する
消費税の計上も必要な場合は設定-システム設定で消費税を「計上する」にします。これにより科目設定の下で消費税区分も設定できます。消費税区分は金額枠の色で示されますが、消費税区分設定枠でその色が表示されます。
設定した科目に合致する件の行をタッチする
設定した科目（及び消費税率）に該当する行をタッチして下さい。
これで設定が出来ます。
これを全該当行に行います。
設定した件で再度科目候補を表示する
上記操作によってある程度科目を設定した後に再度科目候補タグをタッチして下さい。そして表示候補を確認し「候補を一括設定する」をタッチするのが効率的な操作です。

未設定の科目のみ一覧表示する
最終的に、殆どの行に対して科目設定した時点で未設定タグをタッチします。これにより未設定の行だけが表示されますので残りを全て設定して下さい。

科目設定に関する注意事項
・科目候補を科目に設定する場合は上部の科目を設定しないで下さい。
・上部の科目が設定されていると科目候補は無視されます。
・取引先と摘要が同じで科目候補とは別の科目を設定
すると、その後はその科目が科目候補になります。
・上部の科目を設定し、既に設定済の行をタッチすると上部の科目に設定変更されます。
・科目候補パターンの自動追加はシステム設定で停止する事ができます。
・用意されている科目以外の科目を使用する場合は、設定の「その他の科目」で追加する事ができます。
・科目設定は精算されていなくても出来ます。その場合、⾏が⻩⾊になります。
・科目設定画面は入力者名とは関係なくすべてが表示されます。

科目別の一覧を表示する
メニューで一覧表示をタッチすると指定月の科目別の取引データ一覧が表示されます。最初はタイトルのみが表示されますが、「V」をタッチすると詳細も表示されます。
購入者別の一覧を表示する
購入者タグをタッチすると仮払金を使用した人ごとの一覧が表示されます。

全体を日付順に表示する
日付タグをタッチすると日付順に全ての一覧が表示されます。

検索して表示する
メニューで一覧表示をタッチし上部の検索タグをタッチすると検索画面が表示されます。

日付、取引先、金額を条件として入力し「検索」をタッチします。入力されない欄は無限を意味します。
なお、取引先については「含まれる文字」を入力して下さい。該当があれば下記のように表示されます。

仮払金の履歴を表示する
メニューで仮払履歴をタッチすると指定月の仮払相手毎の取引データ一覧が表示されます。表示は、支払日、仮払した金額、残高が返金された日、残高金額で、精算（残高返金）されていない状況では、返金日と残高金額は空白になっています。
最初はタイトルのみが表示されますが、「V」をタッチすると詳細も表示されます。

全体を日付順に表示する
日付タグをタッチすると日付順に全ての一覧が表示されます。

締めが出来る条件
締めをするためには以下の状況にある必要があります。
・仮払金が精算されている。
・科目が設定されている。
仮払金の精算は翌月に行われても構いませんが、締める月に購入された件が全て残高受取済みになっている必要があります。
締めを実施するメニューで締めをタッチすると上記の条件を確認します。条件を満たさない場合はエラーメッセージが表示されます。条件を満たす場合はメッセージはなく、カレンダーの⽉表⽰が⿊⾊に変更されます。

締めが行われると、仮払金の支払い、科目の訂正など一切ができなくなります。
なお、締めを締められた以前の月で実施するとその月に締めが戻ります。

初期設定
Petty-Aの「設定」-「契約について」でメール送信ボタンをタッチしてIDを印刷するパソコンに送信します。
EXCEL側ではメールで受信したデータをコピーし、設定シートの事業所名、事業種別、契約ID欄に貼り付けます。

通常の印刷
EXCELの印刷ツール（小口現金出納帳.xlsm）を開くことにより今年度分が印刷が可能になります。
過去分の印刷対象年を変更して右側にある再集計ボタンをクリックします。
画像の確認
画像を取り込んだ後に、日付を含むセルを選択し画像表示ボタンをタッチすると画像を見れます。これにより画像確認の記録が残ります。

印刷シート例

入力者登録入力者名は名前の他に必要に応じてパスワードを設定する事も出来ます。その場合、確認のため2度入力する必要があります。それぞれ入力後は改行キーで終了し完了ボタンをタッチして下さい。
「データを復元」はデータベースからこの人のデータを復元します。
下段のQRコードは名前を示しています。これは他のデバイスから名前を読込む際に使用します。
選択肢登録
取引先と摘要の登録一覧は回数と入力値で示します。
不要な場合は行状で左にスワイプして削除します。
自動追加、確認して追加、追加しないを選択できます。
画像認識支援は画像認識(OCR)をする際に文字列を強制的に変更する指示を入力します。
例えば、右のレシートを画像認識すると「選セブン・イレブ」となったりします。
これを強制的に「セブン-イレブン」にするためには以下を入力します。(元データと変更先データを”/”でつなぎます)選セブン・イレブ/セブン-イレブン

データ容量について
Petty-Sでは写真データはローカルに保存されます。
従って⻑期に保存すると容量不足になります。そこで、〇か月以前のデータを削除できます。なお、削除対象のデータを表示できます。
Petty-AではiCloudに保存されます。但しiCloudに保存されなかった場合はローカルに保存されます。
それぞれについて処理対象時期を設定し、外部出力、削除が実行できます。
処理対象期間は〇か⽉前〜△か⽉前を指定して⾏います。
日付の対象は以下を選択できます。
・添付されている購入日・撮影等された日

ローカルに保存されたファイルについてはiCloudへの移動も指定できます。

外部出力を選択し実行をタッチすると共有画面が表示されます。これによりWindowsに転写でき、EXCELの印刷ツールに送ると、そこでも画像を確認できるようになります。

なお画像を⻑時間タッチしても共有画面が表示されます。
これで、この1枚をWindowsに転写できます。

相手職員管理登録されている相手職員の一覧が表示されます。ここで登録は出来ません。いなくなった職員は削除できます。

候補登録
科目候補は記憶された取引先-摘要-科目のパターンが表示されます。
ここも登録は出来ません。不要なものは削除できます。
「その他の科目」は使用する科目名を入力して下さい。不要になったら削除できます。
システム設定以下を設定できます。
・消費税を計上するか・一覧表示は日付順だが昇順か降順か・科目候補の登録を自動的にするか、都度確認するか・インボイス制度に沿った確認をするか