令和２年９月

参考資料

電子申請用データ作成方法

東京都情報サービス産業健康保険組合

■届出データを作成する

ステップ１.届出データの作成
電子申請での届出では、ご提出いただく内容は電子媒体での提出と同様になります。
電子媒体での申請には、データの入力された電子媒体と、事業主印の押印された電子媒体届書総括票が必要です。
電子申請においては、電子媒体届書総括票への事業主印は、実物を確認しないため不要ですが、代わりに電子署名を付けていただくことで代替します。したがって、必ず所定のＣＳＶデータ（住所変更はＥＸＣＥＬデータ）と電子媒体届書総括票（ＰＤＦ）をご提出下さい。
作成方法は、Ａ.日本年金機構の「届書作成プログラム」で作成する
Ｂ．オフコン（給与ソフト）などと連動してデータを作成する
Ｃ．ＴＪＫ仕様の入力シートで作成する（住所変更届）の３パターンになります。
1届出データ作成方法
月額変更届
算定基礎届
賞与支払届

■届出データの作成
以下では日本年金機構の届書作成プログラムでのデータ作成方法をご案内します。

①届書作成プログラムをダウンロード
日本年金機構ＨＰより届書作成プログラムをダウンロードしてご利用下さい。

日本年金機構ＨＰ（届出作成プログラムダウンロード手順）＞電子媒体申請・電子申請＞届書作成プログラム＞各種様式（届書作成プログラムや電子申請の操作手順を記載したパンフレット等）のダウンロード＞届書作成プログラム※届書作成プログラムの操作方法等の詳細については日本年金機構へお問合せ下さい。
《自社で給与ソフトを利用する場合》
事業所内にある給与ソフトなどをご利用の場合、日本年金機構の「届書作成仕様書」に基づいて届書を作成することができます。
この仕様書に基づいて作成した場合は、規定どおりにデータが作成出来ているか、必ずチェックを行ってください。届書作成プログラムの起動メニュー「仕様チェック」よりご利用いただけます。

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■届出データの作成②届書作成プログラムの初期設定
パソコンへ届出作成プログラムのダウンロードが完了すると初期設定ウィザードが起動しますので、管理情報設定で事業所情報や健保組合情報を登録します。
※日本年金機構から送付されている厚生年金の保険料納入告知書をお手元にご用意して登録していただくと便利です

１．管理情報を設定※日本年金機構から毎月送付される厚生年金保険料の「納入告知書 納付書・領収証書」に記載されている事業所整理
記号を半角で入力（例）０１-ＡＢＣ

２．事業所情報を設定「組合管掌の健康保険組合にも電子媒体を提出する」へチェック3■届出データの作成
３．健保組合情報の登録

４．設定情報確認＜健康保険組合固有項目名称入力設定＞「共通」を選択の上、入力せず「次へ」を押下※選択出来ない状態になっている（グレーアウトする）場合はそのまま「次へ」を押下して問題ございません。

登録内容を確認し、正しければ「完了」を押下。
初期設定は終了となります。
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■届出データの作成③被保険者情報の登録
管轄年金事務所から「被保険者記録のターンアラウンドCD」を取り寄せて被保険者情報を取り込む「データを取り込む」から「ターンアラウンドCD」を選択し、読み込みパスワードを入力します。このパスワードは「厚生年金保険料の告知書番号」となっています。

「厚生年金保険料の告知書記載の事業所番号」を入力※桁数が不足する場合は、足りるまで先頭に「０」をつける

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■届出データの作成④届出データを入力する
１．「届出を編集する」から「最初から」をクリックすると「届書一覧入力（新規届出書）」が表示されます。
該当する届書タブを選択して「追加」ボタンからデータ入力画面に入ります。

被保険者情報を読み込ませておくと「呼び出し」または、プルボタンで被保険者情報を表示させることが出来ます。

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■届出データの作成

２．続けて届出を作成していく場合は、プルボタンで被保険者を呼び出して入力します。
３．すべて終わりましたら、「登録」ボタンで入力情報を登録します。

４．「保存終了」ボタンで入力情報をパソコンに保存します。
５．ファイル名をつけて「保存」します。

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■届出データの作成⑤届出データを出力する
１．「提出ファイルを作る」から「CD・DVD用」または、「電子申請用」をクリックすると届出するファイルを選択する画面が表示され、ファイルを選択します。
このままの届形出式デー（ｊタｋはｋ作）
提成
出途
し中なでいすで。
下さい。

「ＣＤ/ＤＶＤ用」・「電子申請用」どちらでも構いません

提出先のチェックボックスにチェックを入れます「ＯＫ」ボタンで作成します
パソコン内の任意の場所を指定します

8■届出データの作成
２．データが作成されると電子媒体届書総括票の印刷画面が表示されます。
印刷をクリックすると、プリンター指定画面が表示されます。
以下のＡorＢの手順により総括票をＰＤＦへ変換してください。
Ａ.スキャナーを使用してPDFにする場合は、使用するプリンターを指定し、プリントアウト後スキャナーでスキャンします。
Ｂ.直接PDF化するソフトが導入されている場合は、PDF化ソフトを選択し印刷します。
※電子媒体届書総括票はＰＤＦでの申請が必須となります。

届出データはフォルダ作成を指定した先に作成順の番号名でフォルダが作成されます。
フォルダを開くと右図のように「0001」と「0002」のフォルダが作成されており、フォルダ内にCSVデータが作成されています。
「0001」はSHFD0006.csv「0002」はKPFD0006.csv
ＴＪＫには「KPFD0006.csv」を提出します。提出する際には、ファイル名の変更をお願いします。

重要00010002

SHFD0006
厚年用データKPFD0006
健保用データ0002◆ファイル名の命名規則

KPFD0006
健保用データ次頁以降をご参照下さい

厚年用と健保用の両方を指定した場合提出先ごとにフォルダが作成されます9■ステップ１：届出データを作成する【届出データについて】届書作成プログラムで作成された健康保険組合用のcsvデータファイルはすべて「KPFD0006.csv」で作成されます。
管理する上でファイル名を以下のように変更して下さい。
また、届出毎に「電子媒体届書総括票（ＰＤＦｆ）」の添付が必要となります。届出データとあわせてアップロードするようお願いします。
※電子媒体総括票はアップロード後、必ず電子署名を付けてください。
【電子申請ファイル名の命名規則】■届出データ■電子媒体届書総括票
電子署名
変更

KPFD0006.csv

届出データファイル名-総括票.pdf
アップロード日-枝番．csv【添付書類ファイル名の命名規則】
添付書類ファイルは原則ｐｄｆでのご申請となります。
添付書類についても以下一覧の通りファイル名を設定して下さい。
※添付書類にも必ず電子署名を付けてください。
■添付書類
電子署名

（任意）添付書類略称.pdf※添付書類略称についてはデータの内容がファイル名を見てわかるように任意で命名してください。
（例）・被保険者月額算定基礎届総括表⇒算定表
・被保険者賞与支払届総括表⇒賞与表
・賃金台帳⇒賃台11

■ステップ１：届出データを作成する（例①）

７月１０日に算定基礎届と住所変更届を申請（アップロード）する場合
届出データ

電子媒体届書総括票（アップロード日-枝番）（届出データファイル名-総括票）

0710-01.csv

１件目

電子
署名

添付書類
（任意添付書類略称）
電子
署名0710-01-総括票.ｐｄｆ

算定表.ｐｄｆ

算定基礎届

電子署名

２件目

0710-02.xlsx－0710-02-総括票.ｐｄｆ

住所変更届

（例②）

１２月１０日に賞与支払届と月額変更届を申請（アップロード）する場合
届出データ

電子媒体届書総括票（アップロード日-枝番）（届出データファイル名-総括票）

1210-01.csv

１件目
賞与支払届

電子
署名

電子
署名

1210-02.csv
月額変更届

賞与表.ｐｄｆ

1210-01-総括票.ｐｄｆ

電子
署名

２件目

添付書類
（任意添付書類略称）

1210-02-総括票.ｐｄｆ

電子
署名賃台.ｐｄｆ※5等級以上の下がりの月変の場合

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届出データ作成方法
住所変更届

■届出データの作成（住所変更届）
住所変更届の提出の際は、必ずＴＪＫ所定のデータをご作成いただき、ご提出いただきます。
データ作成用のフォーマットはホームページ上の下記ページにございますので、ご利用下さい。

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作だ媒 成成く体 い届 た下「住書 ださ所い 総 き。 括 ま13■届出データの作成（住所変更届）
作成の手順は以下の通りです。
データによる住所変更届の作成方法
１．「①健康保険 電子媒体届書総括票（住所変更届提出用）」をご作成下さい。
作成した電子媒体総括票はＰＤＦにして保存してください。
※事業主印の押印は不要です
２．「②住所データ入力シート」に住所変更の情報をご登録下さい。
※登録にあたっては、「住所データレイアウト（仕様書）」にて仕様をご確認下さい。
※住所データ入力シートにあらかじめ設定されている文字は消さずにご使用下さい。
３．１と２で作成した「①健康保険 電子媒体届書総括票（住所変更届提出用）」と「住所データ入力シート」のファイル名を以下の通り変更してください。
変更前のファイル名

変更後のファイル名

住所変更届データ（Ｅｘｃｅｌ）

jyuusho_data.xlsx

アップロード日-枝番

電子媒体総括票（住所変更届提出用）

jyuusho_denshi.xlsx

届出データファイル名-総括票⇒データ作成後、届出データを電子申請窓口へアップロードして電子媒体総括票へ電子署名を付けて下さい。
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■届出データの作成（住所変更届）
電子媒体届書総括票（住所変更届提出用）は入力が必要です。
①事業所記号、②住所変更届件数（＝人数）、③事業所欄をご入力下さい。
ＰＤＦ化が必要ですので、前述の方法にてご対応をお願いします。

①事業所記号②住所変更届件数③事業所欄

×押印不要（代わりに電子署名付与）

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■届出データの作成（住所変更届）
データ入力シートも直接入力が必要になります。
次ページに示した入力規則の通りに、すべての項目の入力をお願いします。
なお、一つのデータで入力できる人数に制限はございません。
※アルファベットは次ページの入力規則の説明にリンクしております。

Ｂ

Ｃ

Ｄ

Ｆ

Ｇ

Ｉ

ＪＫ

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■届出データの作成（住所変更届）

以上の手順で作成したデータ（電子媒体届書総括票のＰＤＦ＋データ入力シート＜excel＞）を、電子申請窓口にアップロードしていただき、電子媒体届書総括票へ電子署名を付けて下さい。
アップロードの際には、データ名の変更も前述のとおりにお願いします。

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