小口現金出納帳システム（小口経理）
Version 小口経理：3.4
Copyright 2023.1
Valida Corporation
http://petty-valida.com/PettyCash/index.html
本システムは小口現金管理を行うための機能を提供します。本
システムは一般職員が小口現金の買い物を行なう時に使用するアプリ(小口購買)と経理担当職員が会計処理をするために使用するアプリ(小口経理)および小口現金出納帳を印刷するEXCELツール(小口現金出納帳印刷ツール.xlsm）からなります。
ここでは、経理担当職員が会計処理をするために使用するアプリ(小口経理)の主な使用方法の説明を掲載します。
本アプリには認証のためのユーザーID/パスワードはありません
が、使用開始時には入力者の設定が必要です。
また、データベースを使用しますので、必ず契約手続きを実施して頂き使用域設定用のIDを取得して頂く必要があります。
契約手続きは小口経理のみで行われます。
試用期間は2週間あります。機能制限はありません。試用期間終了後は自動的に課金契約となり1か月または1年ごとの継続となります。
印刷ツールはホームページのダウンロードに掲載されています。
以降の説明で使用されるソフトウェア・サービス等の名称は各社の商標です。

小口現金出納帳（小口経理）
目次
初期操作について想定する業務行動
預金引出時の入力
預金引出以外の現金受入の入力
現金売上の入力
クレジット売上の入力
売上高の確認
仮払いを渡す／受ける
残額を返金する／受け取る
購入物の科目・税区分を設定する
消費税設定(インボイス制度対応)
科目設定状況を確認する
検索をする
仮払金の履歴を確認する「締め」をする出納帳を印刷する
設定
非定期的な操作
画面説明

小口経理で契約締結
小口経理をインストー
ル直後に右のダイアログが表示されます。ここで「契約に移動」を選んでください。
「後で」を選んだ場合は、「設定」-「契約について」に進みます。
右の画面で、事業所名および契約種類を入力した後に契約実施ボタンをタッチして下さい。
名前を入力する
ダウンロード後に起動した際に使用者の名前入力を求めます。
本アプリは全ての情報に利用者の名前を付けています。

入力する
一般

：経理用アプリ。現金入力/渡しから科目設定までする。
：購入用アプリ。レシート等をスキャンして画像認証。

預金から引出
(引出情報を入力)

金庫

売上を入れる(売上情報を入力)

購買者に現金を渡す
買い物をする

アプリでレシートを読み込んで伝票入力をする
お釣りを受け取る
科目設定など会計業務をする預金から現金を引き出したら、その日に入力して下さい。
その現金を渡す相手が決まっている場合と複数の相手に渡す場合で操作が変わります。
このアイコン
を起動

「受入」
をタッチ
⽇付の⻑押
しでも可

渡す相手が決まっている場合

相手を設定

引出金額を入力

登録をタッチ

渡す相手が複数の場合引出金額を入力

登録をタッチ

必要に応じて備考欄に入力/設定して登録する事も出来ます。

購入者が立て替えた場合などの入力です。
この場合も、貰ったお金を材料仕入に使えます。

このアイコン
を起動

「受入」
をタッチ
⽇付の⻑押
しでも可

B川C介

「種類」をその他に設定

B川C介

金額を入力

B川C介

登録をタッチ売上金額を現金で貰った場合の入力です。
その現金を材料仕入れにそのまま使用する場合と使わない場合で入力が変わります。
このアイコン
を起動

「受入」
をタッチ
⽇付の⻑押
しでも可

そのまま材料仕入係に渡す場合「種類」を現金売上に設定渡す相手を設定

金額を入力そのまま使わない場合

登録をタッチ「種類」を現金売上に設定

金額を入力

売上金額をクレジットで貰った場合の入力です。
この場合は、貰ったお金を材料仕入に使う事は出来ません。食事券などこれを使って材料購入出来ない物で売り上げた場合も同様です。（備考に入手物を入力します）

このアイコン
を起動

「受入」
をタッチ
⽇付の⻑押
しでも可

「種類」を売上CDに設定

金額を入力

登録をタッチ売上高は締め後の数字を確認できます。その際には、確認したい月を表示して「受入」をタッチして下さい。

このアイコン
を起動

末日を
タッチ

現金を受けた売上及びクレジットカードで受けた売上の金額とそれらの合計が表示されます。

「受入」
をタッチ

現金引出
現金引出しをした日をタッチして下さい。
〜

現金で受け取った売上金額を預金に預け入れる場合の入力です。
この処理をすると、受入金額は減額されます。
このアイコン
を起動

「受入」
をタッチ
⽇付の⻑押しでも可

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金額を入力

以下を入力して「登録」をタッチして下さい。
・金額
・種類を「金融預入」

下段の明細表に追加されます。

渡す相手の名前を設定する
相手欄に渡す相手の名前を設定して下さい。候補にない場合は「QRコード入力」を選択し、小口購買の入力者情報に表示されているQRコードを読んで下さい。
支払金額を入金する
支払い日をカレンダー上でタッチして下さい。下の画面が表示されます。仮払金額を入力し完了をタッチです。

完了

支払いを受けている事を確認する
支払いがされるとそれぞれの画面の残額が変わります。
(小口購買では表示更新をタッチ)確認して下さい。
小口購買

小口経理完了残金額を確認し受取処理をする
残金額をアプリの表示と確認して下さい。必要に応じてレシートの確認も出来ます。（添付されていれば日付に下線が付いていてタッチすれば表示されます）
確認が終わったら「下記残額を受け取る」をタッチします。
精算されたことを確認する
精算されると仮払残額、使用額、残額が全て0になります。
小口購買の方でも「表示更新」をタッチすると仮受金、使用額、残額が全て0になります。

完了

指定期間までを精算する
仮払の返金を受けずに精算も出来ます。その場合は、「精算のみ行う」をタッチします。

添付画像を確認する（インボイス制度対応）
科目や消費税区分を設定する作業の、最初にすべき事
は入力情報が正しいかを確認する事です。
そのためには、添付されている領収書等の画像を表示します。
戻る

ABC商事
ABC商事

日付をタッチすると画像表示に変わります。

上段にインボイス関連情報
登録番号：T1234567890123 事業者名：ABC商事 2023.10.1〜
下段に画像の作成、確認記
ｽｷｬﾝ：23.09.16(B川C介) 確認：23.09.20(C山D代) H:1372 W:450
録と画素数が表示されます。
登録番号：T1234567890123 事業者名：ABC商事 2023.10.1〜
スキャン：23.09.16(B川C介) 確認：23.09.20(C山D代) H:1372 W:450

画像表示は契約デバイスと同一のiCloud IDを使用しているデバイス上のアプリなら見れますが、他のiCloudのデバイスでは見れません。その場合は印刷ツール(EXCEL)で見ます。

科目候補が表示されていれば確認してタッチする
メニューで科目入力をタッチすると指定月の取引デー
タが一覧されます。この表
示で左端の日付が赤色は画像未確認を示しています。
右端の科目欄に科目候補が灰色表示される場合があります。これは以前に同じ取引先と摘要に設定された科目があれば表示されます。
タッチすれば設定されます。
科目候補がある件のみ一覧表示し一括設定する
科目候補タグをタッチすると科目候補があるデータのみが一覧表示されます。確認して、「候補を一括設定する」をタッチすれば全て設定されます。
科目を表示する
科目区分または科目設定の空白域をタッチすると科目を選択するドラムロールが表示されます。
科目区分を選択すると右側はこれに属する科目の一覧に変わります。
科目および消費税区分を設定したら「確定」をタッチして下さい消費税設定(インボイス制度対応)
消費税の課税区分の設定にはインボイス制度対応用に免税標準と免税軽減があります。下記の場合、これを選択します。
免税標準：適格請求書発行業者登録番号が表示されていない領収書で税率表示が10%の場合免税軽減：上記と同様で税率表示が8%の場合

課税区分は科目欄の背景色によって表示されます。
標準課税：白軽減税 ：橙色
非課税 ：ピンク
不課税 ：灰色
免税標準：薄い⻘
免税軽減：薄い橙設定した科目に合致する件の行をタッチする設定した科目（及び消費税率）に該当する行をタッチして下さい。
これで設定が出来ます。
これを全該当行に行います。

設定した件で再度科目候補を表示する
上記操作によってある程度科目を設定した後に再度科目候補タグをタッチして下さい。そして表示候補を確認し「候補を一括設定する」をタッチするのが効率的な操作です。

未設定の科目のみ一覧表示する
最終的に、ほとんどの行に対して科目設定した時点で未設定タグをタッチします。これにより未設定の行だけが表示されますので残りを全て設定して下さい。

免税業者の設定・変更（インボイス制度対応）
科目設定において、消費税区分を免税標準または免税軽減を設定すると、その日以降のデータの同じ取引先は全て背景色が灰色になります。
（背景色が灰色の取引先は免税業者である、と示しています）
なお免税業者がインボイス発行業者に変わる事はあります。その際は取引先を⻑押しタッチして変更します。
免税業者期間
期間開始を新期間開始
期間削除
期間最後を期間最後をここに変更(誤操作対応) ここにする なくす

システム設定（インボイス制度対応）
利用者の基準期間の課税売上高が一億円以下または特定期間の課税売上高が5千万円以下の場合「設定」→「システム設定」の「インボイス制度の少額特例を確認する」を「する」にします。
（使用者がインボイス発行業者である必要はあります）

少額特例の確認（インボイス制度対応）
インボイス制度の少額特例は、免税業者からの購入代が1万円未満の取引については、通常の標準課税または軽減税にする事が出来ます。
従って、免税業者からの購入金額が1万円未満で免税標準または免税軽減が設定された場合は、設定はされますが、右のようにダイアログが表示されます。
問題なければ科目欄をタッチし、緑エリアに表示された課税区分を変更し再設定します。

（必要に応じ）消費税を非表示にする
消費税の計上が不要な場
合は設定-システム設定
で消費税を「計上しない」にします。これにより科目設定の下の消費税区分は表示されません。
科目設定に関する注意事項
・科目設定の前に必ず添付画像で入力データを確認して下さい。添付画像がなければ紙で確認します。
・科目候補(灰色表示)を科目に設定する場合は上部の緑色エリアで科目を設定しないで下さい。
・上部の科目が設定されていると科目候補は無視されます。
・取引先と摘要が同じで科目候補とは別の科目を設定すると、その後はその科目が科目候補になります。
・上部の科目を設定し、既に設定済の行をタッチすると上部の科目に設定変更されます。
・科目候補パターンの自動追加はシステム設定で停止する事ができます。
・用意されている科目以外の科目を使用する場合は、設定の「その他の科目」で追加する事ができます。
・科目設定は精算されていなくても出来ます。その場合、⾏が⻩⾊になります。
・科目設定画面は入力者名とは関係なくすべてが表示されます。
・ただし、相手の名前が設定されている場合は、その人の入力データだけが表示されます。これは、同じものを購入しても、購入者により科目を変える必要があるためです。

科目別の一覧を表示する
メニューで一覧表示をタッチすると指定月の科
目別の取引データ一覧が表示されます。最初はタイトルのみが表示されますが、「V」をタッチすると詳細も表示されます。
購入者別の一覧を表示する
購入者タグをタッチすると仮払金を使用した人ごとの一覧が表示されます。

全体を日付順に表示する
日付タグをタッチすると日付順に全ての一覧が表示されます。

検索して表示する
メニューで一覧表示をタッチし上部の検索タグをタッチすると検索画面が表示されます。

日付、取引先、金額を条件として入力し「検索」をタッチします。入力されない欄は無限を意味します。
なお、取引先については「含まれる文字」を入力して下さい。該当があれば下記のように表示されます。

仮払金の履歴を表示する
メニューで仮払履歴をタッチすると指定月の仮払相手毎の取引データ一覧が表示されます。表示は、支払日、仮払した金額、残高が返金された日、残高金額で、精算（残高返金）されていない状況では、返金日と残高金額は空白になっています。
最初はタイトルのみが表示されますが、「V」をタッチすると詳細も表示されます。

全体を日付順に表示する
日付タグをタッチすると日付順に全ての一覧が表示されます。

締めが出来る条件
締めをするためには以下の状況にある必要があります。
・仮払金が精算されている。
・科目が設定されている。
仮払金については、精算されていない購入や返金がされていない残額が存在する場合には、これを現状のままで全て精算する事も出来ます。
締めを実施するメニューで締めをタッチすると上記の条件を確認します。条件を満たさない場合はエラーメッセージが表示されます。条件を満たす場合はメッセージはなく、カレンダーの⽉表⽰が⿊⾊に変更されます。

締めが行われると、仮払金の支払い、科目の訂正など一切ができなくなります。
更に、締め月を戻すことは出来ません。

初期設定
小口経理の「設定」「契約について」でメール送信ボタンをタッチしてIDを印刷するパソコンに送信します。
EXCEL側ではメールで受信したデータをコピーし、設定シートの事業所名、契約ID欄に貼り付けます。
通常の印刷
EXCELの印刷ツール（小口現金出納帳.xlsm）を開くことにより今年度分が印刷が可能になります。
過去分の印刷対象年を変更して右側にある再集計ボタンをクリックします。
画像の確認
画像を取り込んだ後に、日付を含むセルを選択し画像表示ボタンをクリックすると画像を見れます。これにより画像確認の記録が残ります。

印刷シート例

データ容量について画像データは小口経
理ではiCloudに保存されます。但しiCloudに保存されなかった場合はローカルに保存されます。それぞれについて処理対象期間を設定し、外部出力、削除が実行できます。
処理対象期間は〇か⽉前〜△か⽉前を指定して行います。
日付の対象は、・添付されている購
入日・撮影等された日を選択できます。
ローカルに保存されたファイルについてはiCloudへの移動も指定できます。
外部出力によりGoogleドライブ等を利用して画像を印刷ツールに送ります。

相手職員管理登録されている相手職員の一覧が表示されます。ここで登録は出来ません。いなくなった職員は削除できます。

候補登録科目候補は記憶された取引先-摘要-科目のパターンが表示されます。
ここも登録は出来ません。不要なものは削除できます。
「科目編集」は使用す
る科目名の変更、科目の追加及び削除ができます。行の移動も出来ます。

システム設定
以下を設定できます。
・消費税を計上するか・一覧表示は日付順だが昇順か降順か・科目候補の登録を自動的にするか、都度確認するか・インボイス制度の少額特例を確認するか（基準期間の課税売上高が一億円以下または特定期間の課税売上高が5千万円以下の場合「する」にすべきです。）

デバイス追加
先ず、元になるデバイスで「設定」の「契約について」画面を開きます。
次に、新しいデバイスでは、インストール後のダイアロ
グでは「後で」とし、「設定」「契約について」に移動し「他のデバイスからIDを読む」をタッチします。
画面はカメラの状態になりますので、元になるデバイスのQRコードを読込みます。これにより契約の追加は無くデバイスの追加が出来ます。

契約の復元アプリ使用中にデバイスが故障してしまい、新しいデバイスを購入した場合、他にIDが登録されているデバイスがあればこれのQRを読込んでデータを復元できます。しかし、他にそのようなデバイスが無い場合は、インストール後のダイアログでは「後で」とし、「設定」「契約について」に移動し「契約を復元する復元」のタッチによりデータを再現できます。

写真をWindowsに転写
EXCELの印刷ツール（小口現金出納帳.xlsm）でも写真を表示し確認する事が出来ます。そのためには写真を転写する必要があります。
「設定」「データ容量について」に移動して「外部出力」をタッチして下さい。
共有の画面が表示されるのでWindowsからアクセスできる共有先を選んでください。

なお画像を⻑時間タッチしても共有画⾯が表⽰されます。これで、この1枚をWindowsに転写できます。

メニュー画面「表示更新」により契約更新を含め最新状態になります。
入力者の名前と共に仮払金を渡す/残額を受ける相手の名前を設定します。
当月の処理状況が色により表示されます。
仮払金の入力はここで日付にタッチして行います。
最上部のメニューは以下の通りです。
・科目入力：入力データに科目設定する画面に移動します
・締め：当月までのデータを変更不可能にします・一覧表示：当月分全データの一覧及び検索画面を表示をします
・仮払履歴：当月支払いの仮払金の利用状況を表示します
中段の金額表示欄は以下の通りです
・仮払金：相手に当月支払った全額です
・購入額：相手が今月購入した全額です
・精算額：当月仮払残金として受け取った金額です
・差額：まだ精算されていない金額です仮払金画面

仮払金の支払いは「仮払する」の右側にある空欄に金額を入力するだけです。
これにより下段の仮払金額欄に表示されます。
また、小口購買にも金額が表示されます。

以降の日付に小口購買で購入記録が入力されると下段に表示されます。
また。金額欄にも使用金額、残額が表示されます。
この時点で残額を受け取る場合は、「下記残額を受け取る」をタッチします。これにより仮払残額、使用額、残高は全て0になります。
なお、購入記録の表示は残されます。

科目設定画面どれをタッチしても同じドラムロールが表示されます。
当月の全てのデータが表示されます。
上部のタグで科目未設定のデータのみ表示、科目候補があるデータのみ表示が出来ます。
画像が添付されている場合は最初に画像を表示しデータ確認が必要です。未確認のデータは日付欄が赤です。
設定科目の表示がされていない状態で科目候補のある行をタッチするとその科目が設定されます。複数ある場合は「候補を一括設定する」事も出来ます。
取引先は、免税業者の場合は背景色が灰⾊になります。その場所の⻑押しで変更する事も出来ます。

同じ取引先と摘要のデータで既に科目設定が行われている場合、その科目が候補として表示されます。(灰色)一覧表示画面
指定月の購入に関して・日付・購入者・取引先、摘要、金額・科目が表示されます。
表示方式は・科目単位（合計額）・支払者単位（合計額）・日付順全データを選択する事が出来ます。
また、タイトル欄のΛをタッチする事によりその部分だけ閉じることが出来ます。
一覧表示画面（検索）全データに対して・日付・取引先・金額を指定して検索できます。
条件入力欄に入力が無い場合は「全て」を意味します。条件はANDです。
上記画面も同じですが、表示データに写真があれば日付に下線が表示されます。そこをタッチすると表示されます。

画像表示
科目設定および一覧画面の日付表
⽰が⽂字⾊が⻘で下線有りであれば、タッチすると添付されている画像が表示されます。
画像は、拡大/縮小、移動、回転が可能です。複数の画面がある場合は右上に「次へ」が表示されます。
また、下部に以下が表示されます。
スキャン日付（実施者氏名）
画像確認日付（確認者氏名）
画素数（縦、横）仮払金履歴画面
指定月の仮払金について・日付・購入者・仮払金額・返金日・返金額が表示されます。
表示方式は・購入者単位・日付順全データを選択する事が出来ます。
この表示は、名前欄に表示されている担当者の件のみ表示されます。

受入・売上表示

受入たお金をそのまま渡す場合は相手を設定します。
種類は以下から選択します。
・現金引出・売上現金
・売上CD
・その他一覧は上記種類ごとに表示されます。
売上については、売上現金と売上CDがある場合は売上合計額も表示されます。
本表示の対象期間は最終的に締めを行った後の月から指定した日までです。（1か月単位ではありません）
集計額は以下のとおりですが、相手が設定されていればその人だけの数字が表示されます。
・締後残高：締めを行った時点に残っていた現金額
・受入額 ：対象期間に売上CD以外で受け入れた現金額
・仮払額 ：購入のために支払った額（未精算も含む）
・残額：残っている現金額