Versión: 4

Gestión de Activos (POL-04)
1. Objetivo
Establecer las políticas para la gestión de los activos de información y definir las responsabilidadesde protección apropiadas.

2. AlcanceEs de aplicación a todas las áreas de DIGILOGICS que cuenten con activos de información o en su
defecto, todas aquellas áreas que ejecuten procesos derivados del SGI.

3. Términos y Definiciones•••

Activo de información: Se refiere a cualquier información o elemento (hardware,
software, bases de datos, dispositivos de almacenamiento, edificios, personas,
documentos, conocimiento, etc.) que tenga valor para la organización.
SGI: Sistema de Gestión Integral.
Trasferencia de información: Intercambio de información entre áreas internas de laorganización o entre partes interesadas externas.

4. Políticas
A.5.9 Inventario de la información y otros activos asociados
•
•
•

•

Todo Activo de Información, ya sea físico o electrónico, tales como software, hardware, es
incluido en el Inventario de Activos.
Toda alta, baja o cambio de activos de información deberá ser inscrito en el Inventario de
Activos
Todo Activo de Información deberá estar asignado a un responsable a través de la hoja deResguardo en donde se especifique el tipo de equipo, modelo, marca, número de serie,descripción.
El área de administración es la encargada de llevar el Inventario de Activos el cual deberá
estar permanentemente actualizado con el registro a detalle de todos los activos usados porla organización (hardware, software, vehículos) y quien es su resguardante, Los otros tipos deinformación (tal como documental o distinta al software y hardware) se controlan desde cadaárea.

A.5.10 Uso aceptable de la información y otros activos asociados•

Los activos de información son prioritarios para el desarrollo de los procesos de DIGILOGICSy el adecuado cumplimiento de sus funciones; por lo que es responsabilidad del personal elsalvaguardar de cualquier alteración o modificación no autorizada, daño o destrucción que
límite su disponibilidad para el adecuado desarrollo de sus actividades siguiendo lassiguientes indicaciones:a) Evitar daños temporales o permanentes a los activos de información causados por
accidentes imprudenciales o daños dolosos.
b) Usar los activos de información únicamente para propósitos del negocio.

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Gestión de Activos (POL-04)c) Usar los activos de información documental de acuerdo a sus funciones y resguardar laversión final.
d) Reportar cualquier falla, mal funcionamiento o uso inadecuado de los activos deinformación de hardware y/o software a las siguientes cuentas de correo:
alejandro.lopez@digilogics.com.mx; gustavo.munoz@digilogics.com.mxe) Notificar de cualquier necesidad de protección o mejora de los activos de información.
f)Deberán mantener los lugares donde laboren, en estado de limpieza y orden, cuidandodel buen uso de los útiles de trabajo que se les confíen para el desempeño de sus labores,
restituyendo la documentación o equipo que se les hayan proporcionado para eldesempeño de su trabajo en buenas condiciones, siendo responsable por el deterioroque sufran las mismas por el mal uso que se haya hecho de ellos.

g) Al salir a descansar o terminar la jornada de labores deberán guardar en los lugares
asignados en las áreas de trabajo todos los objetos y útiles que tenga a su cargo o quehaya usado durante su jornada, desconectando las maquinas eléctricas que así lorequieran, para evitar un daño o destrucción que pueda poner en peligro elestablecimiento o las personas que se encuentren en el mismo.
h) Cualquier omisión con o sin dolo, de reportar un incidente hacia cualquier activo deinformación propiedad de DIGILOGICS es considerado una falta hacia la seguridad de la
información y por lo tanto se iniciará su correspondiente proceso disciplinario y el
personal se hará acreedor de las sanciones establecidas en el reglamento interno detrabajo de Digilogics en el capítulo VI artículo trigésima tercera incisos c, d y e.

A.5.11 Devolución de los activos•

Todo personal de DIGILOGICS, debe devolver los activos de información en los siguientes
casos:
 Al término de su empleo o contrato
 Sustitución de equipo por reemplazo
Administración recibirá el activo y firmará el Resguardo original, obteniendo una copia parael archivo y entregando el original al empleado.
Administración deberá actualizar el Inventario de activos para hacer constar el movimiento.
En el caso de activos de información documental, estos deberán ser entregados mediante un
listado a Recursos Humanos o al personal que este designe.

•••

A.5.12 Clasificación de la información•

Cada área debe clasificar y etiquetar su información de acuerdo a cuatro categorías oniveles de clasificación:

Nivel

Clasif.
Información

Descripción

1

Pública

Información que está disponible libremente fuera de DIGILOGICS o que fue
diseñada por el dueño de la información para ser usada públicamente,

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Nivel

Clasif.
Información

2

Interna3

Confidencial

4

Restringida

Descripción
ejemplo: página web, portales de empleo, periódicos, folletos,
presentaciones comerciales, etc.
Información que es comúnmente compartida internamente en DIGILOGICS yque no es de distribución fuera de la organización, ejemplo: manuales,
procedimientos, políticas, boletines, memorándums y directorios internos.
Información acerca de o perteneciente a los clientes, empleados y negociosde DIGILOGICS, que la organización está obligada a proteger.
Información que la organización determine que proporcionaría ventaja
competitiva o que tendría un serio impacto en el negocio si es revelada a
individuos no autorizados, ejemplo: reportes de productividad, resultado depruebas de productos, reportes y/o resultados de auditorías, , expedientes,
datos personales, reportes de incidentes sobre seguridad de la información,
quejas de clientes, etc.
Información que, si es revelada a individuos no autorizados, podría tener
algún impacto en las obligaciones legales o regulatorias de DIGILOGICS y/o ensus estados financieros, en sus clientes o en sus empleados, ejemplo: datos
personales sensibles de los empleados proporcionados en CV, solicitudes deempleo, antecedentes, parte médico, estados financieros de la empresa,
facturaciones, etc.

A.5.13 Etiquetado de la información•

Todo activo de información debe estar debidamente etiquetado de acuerdo a su
naturaleza y seguir lo estipulado en la siguiente tabla.
Clasif.
Información

1

2

Pública

InternaSeetiqueta
No

Si

Medio de presentación
LógicoFísicoNo aplica

No aplica

Nombrarelarchivo
colocando una “i” al final.
Incluirlaleyenda“Información Interna”, enpiedepáginapreferentemente.

Colocar etiquetaencolor“Amarillo” en el
mediodealmacenamiento, donde sea
posible.

3

ConfidencialSi

Nombrarelarchivo
colocando una “c” al final.
Incluirlaleyenda“Información
Confidencial”, en pie depágina preferentemente.

4

Restringida

Si

Nombrarelarchivo
colocando una “r” al final.

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Colocar etiqueta
en color “Azul”
en el medio dealmacenamiento, donde sea
posible.

Colocar etiqueta
en color “Roja”
en el medio deLeyendaNo aplica
Documentos
Información Interna
Nombre del archivo
archivo_fecha
elaboración(AAAMMDD)_i.extensión
Ejemplo:acuerdo_20170425_i.pdf
Documentos
Información Confidencial
Nombre del archivo
archivo_fecha
elaboración(AAAMMDD)_c.extensió
nEjemplo:formato_20170425_c.pdf
Documentos
Información Restringida

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Clasif.
Información

•

•

•

Se
etiqueta

Medio de presentación
LógicoFísicoIncluirlaleyenda“Información Restringida”,
en
pie
de
páginapreferentemente.

almacenamiento, donde sea
posible.

LeyendaNombre del archivo
archivo_fecha
elaboración(AAAMMDD)_r.extensión
Ejemplo:formato_20170425_r.pdf

Cada área es responsable de identificar y otorgar la clasificación adecuada, además deidentificar el mecanismo más adecuado para su etiquetado, de acuerdo a la tabla arriba
expuesta.
En caso de ser un activo de información de naturaleza física menor (papel, dispositivos dealmacenamiento, laptops y PC); este deberá contar con una etiqueta a nivel físico externo; es
decir contar con un identificador que describa la clasificación de la información contenida enel medio.
En caso de ser un activo de información de naturaleza física mayor (servidores deconcentración, servidores de servicio, equipo de telecomunicaciones, equipo de soporte de
información, equipamiento auxiliar o instalaciones); este deberá contar con una etiqueta anivel físico interno; es decir contar con un identificador que describa la clasificación de la
información contenida en el medio, donde sea posible.

A.5.14 transferencia de información•

Toda la información interna, confidencial o restringida de DIGILOGICS que esta alojada en
cualquier medio electrónico (servidores, PC´s, lap tops, medios de almacenamiento
removibles, etc.) o físico (carpetas, libros, formatos, etc.), que requiera ser comunicada
deberá regirse por lo siguiente:oTransferencia de Información entre Personal de DIGILOGICS

Solo se puede realizar intercambio de información de DIGILOGICS ya sea verbal, escrita oelectrónica entre su personal cuando dicho intercambio corresponda a actividades relacionadas
con el desarrollo de sus labores.
oTransferencia de información a proveedores o clientes

En la medida de lo posible evitar el intercambio de información confidencial o restringida, ya sea
verbal, escrita o electrónica a personal externo de la organización.
Cuando sea necesario el envío o recepción de información confidencial o restringida debe
establecerse un convenio de confidencialidad entre las partes.
EL formato Modelo de Convenio de confidencialidad se especifican responsabilidades y
excepciones.
oTransferencia de información vía correo electrónico

Toda información de DIGILOGICS enviada a través de correo electrónico deberá ser de cuentas
de la organización e incluir las siguientes leyendas:
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Antes de la firma:“A partir del presente comunicado, los medios de contacto serán a través de correo
electrónico y/o teléfono mencionado en la firma del presente correo”.

En el pie de página:

NOTA: La información de este correo y sus archivos adjuntos es de propiedad exclusiva yconfidencial del emisor. Este mensaje es sólo para el destinatario señalado, si usted no lo
es, destrúyalo de inmediato. Ninguna información aquí contenida debe ser entendida
como dada o avalada por DIGILOGICS, S.A. de C.V, o sus empleados, salvo cuando ello
expresamente se indique. DIGILOGICS S.A. de C.V. o sus empleados, no serán responsables
por la recepción o propagación de virus, es responsabilidad del remitente contar con una
herramienta para la revisión de correos electrónicos.

Si vas a adjuntar archivos con información confidencial se deberá cifrar comprimiendo el archivo
y colocando una contraseña.
oTransferencia de Información Física

El intercambio de información que se encuentre en formatos físicos, ya sea documental u
otros medios como USB, deberán estar correctamente etiquetados de acuerdo a lo
estipulado en el inciso A.5.13 de esta política.
Se deberá proteger la información utilizando un sobre cerrado, sin referencias sobre su
contenido.
Se deberá generar una bitácora de entrega de estos medios y recepción de estos.
oTransferencia de Información en la nube

No se deberá compartir información de la organización clasificada como confidencial oreservada en repositorios no certificados con protocolos y controles de seguridad.
oTransferencia de información verbal

Evite tener discusiones confidenciales en público
Evite dejar información confidencial como mensajes de voz
Elija adecuadamente, de acuerdo a sus funciones o responsabilidades, a quienes
participarán en conversaciones confidenciales.

•

En todos los casos es responsabilidad del emisor el validar la identidad de la persona quién
recibirá la información.

•

El incumplimiento de estas directrices traerá consigo las sanciones establecidas en las
políticas y procedimientos de seguridad de la información y en el reglamento interno detrabajo.

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