一般社団法人ほっと岡山

事務局規程

第１章 総 則(目 的)
第１条 この規程は、一般社団法人ほっと岡山（以下、当法人という。）の事務処理の基準を定め、事務局における事務の適正な運営を図ることを目的とする。

第２章 組 織(事務局)
第２条 事務局は、総務・事業に関わる事務を行う。
２

各部の分掌は、別紙の「業務の分掌」に定める。

第３章 職 制(職員等)
第３条 管理部及び事業部には、次に掲げる職員を置く。
⑴ 事務局長⑵ その他必要な職員
２ 代表理事は、前項に規定する職制のほか、必要に応じて職員の職務を設けることができる。

第４章 職 責(職員の職務)第４条 当法人の職員の職務は次のとおりとする。
⑴ 事務局長は、代表理事の命を受けて、業務に従事する。
⑵ 各部の専任職は、各部長の命を受けて、業務に従事する。

(職員の任免及び職務の指定)
第５条 職員の任免は、代表理事が行う。
２

職員の職務は、代表理事が指定する。

1

第５章 事務処理(文書による処理)
第６条 事務の処理は、文書または、電磁的記録によって行うことを原則とする。

(事務の決裁)第７条 事務は、原則として担当者が文書または、電磁的記録によって立案し、各部の部長及び事務局長の決裁を受けて施行する。ただし、重要な事務は、代表理事若しくは事務局長の決裁を経なければならない。

(緊急を要する事務の決裁)
第８条 緊急を要する事務で重要でないものは、事務局長の決裁によって処理することができる。ただし、この場合においては、事務局長は遅滞なく決裁権者の承認を得なければならない。

(代理決裁)
第９条 代表理事が出張等により不在である場合において、特に緊急に処理しなければならない決裁文
書は、代表理事があらかじめ指定する者が決裁することができる。
２

前項の規定により代理決裁した者は、事後速やかに代表理事に報告しなければならない。

(細 則)
第 10 条 この規程の実施に関し必要な事項は、代表理事が理事の過半数の同意を得て、別に定めるも
のとする。

(改 廃)
第 11 条 この規則の改廃は、理事の過半数の同意を経なければならない。

附則
この規程は令和 5 年１０月１３日より施行する。

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（別紙）業務の分掌
事務局規程
部局
総務

分掌事務
① 社員総会運営② 資金管理、経理並びに予算策定及び管理③ 人事及び労務④ コンプライアンス及びリスク管理関係⑤ 内部通報窓口⑥ 購買その他の内部システム関係⑦ 寄附者・会員管理⑧ 広報、プロモーション及び事業報告⑨ その他上記に関連する事項

事業① 事業の実施② 継続的進捗管理並びに成果評価の点検及び検証③ その他上記に関連する事項

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一般社団法人ほっと岡山

役員報酬規程（目 的）第１条

この規程は、一般社団法人ほっと岡山（以下、当法人という。）の役員の報酬の支給について定めることを目的とする。

（意 義）
第２条 この規程における役員報酬とは、当法人が常務役員に対し、その役務の対価として支払うものをいう。

（決定機関）
第３条 本規程の改廃は社員総会の議決による。

（役員報酬の決定）
第４条

役員の報酬は、月棒制とし、社員総会の決議を経て決定する。ただし、役員一人当たり年額
500 万円を上限とする。

（報酬の支給方法）
第５条

報酬は、月棒額を毎月１回翌月の１５日に支給する。ただし、その日が休日に当たるときは繰
り上げて支給することができる。

（控除金）
第 6 条 月額報酬からは、源泉所得税、住民税、社会保険料等を控除するものとする。

（補 則）
第 7 条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は社員総会が別に定める。

附則
この規程は令和 5 年１０月１３日より施行する。

1

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一般社団法人ほっと岡山

役員の利益相反防止のための自己申告等に関する規程

（目 的）
第１条

この規程は、一般社団法人ほっと岡山（以下、当法人という。）の倫理規定第７条第３項に規定する役員の「利益相反に該当する事項」についての自己申告に関し必要な事項を定めることを目
的とする。

（対象者）
第２条 この規定は、この法人の役員に対して適用する。

（自己申告）
第３条

役員は、名目又は形態の如何を問わず、その就任後、新たに当法人以外の団体等の役職を兼ね、又はその業務に従事すること（以下「兼職等」という。）となる場合には、事前に事務局長に申告するものとする。

２ 前項に規定する場合のほか、当法人と役員との利益が相反する可能性がある場合（当法人と業務上の関係にある他の団体等に役員が関係する(兼職等を除く。）ことによってかかる可能性が⽣ずる場合を含むが、これに限られない。)に関しても前項と同様とする。
３

役職員は、原則として、次に掲げる行為を行ってはならず、やむを得ない理由によりかかる行為を行う場合には、事前に代表理事に書面で申告するものとする。

⑴ 当法人が、休眠預金等交付金（休眠預金活用法第８条に定める休眠預金等交付金をいう。以下同じ。）に係る助成金を受ける場合、その助成金の支給に関わる団体（以下「助成金関係団体」という。）又はこれになり得る団体の役職員又はこれに準ずるものに就くこと。ただし、やむを得ない事情があると認められるときは、この限りでない。
⑵ 資金分配団体又はその役職員又はこれに準ずるもの対し、物品又は不動産の贈与（せん別、祝儀、香典又は供花その他これらに類するものとして提供される場合を含む。）をすること。ただし、当法人又は役職員の負担の有無にかかわらず、資金分配団体又はその役職員又はこれに準ずるものに対し、物品若しくは不動産を購入若しくは貸与をさせた場合又は役務を提供した場合において、それらの対価が無償又は著しく低いときは、相当な対価の額の金銭の贈与をしたものとみなす。
⑶ 資金分配団体又はその役職員又はこれに準ずるもの対し、金銭の貸付け（業として行われる金銭の貸付けは、無利子のもの又は利子の利率が著しく低いものに限る。
）を行うこと。

1

⑷ 資金分配団体又はその役職員又はこれに準ずるもの対し、未公開株式を譲り渡すこと。
⑸ 資金分配団体又はその役職員又はこれに準ずるもの対し、供応接待を行うこと。
⑹ 資金分配団体又はその役職員又はこれに準ずるものと共に遊技又はゴルフをすること。
⑺

資金分配団体又はその役職員又はこれに準ずるものと共に旅行（業務のための旅行を除く。）をすること。

(定期申告)
第 4 条 役員は、毎年 6 月に当該役員の兼職等の状況その他前条の規定に基づく申告事項の有無及び内容について事務局長に申告するものとする。

(申告後の対応)
第 5 条 前３条の規定に基づく申告を受けた事務局長は、他の理事と連携して申告内容の確認をした上、申告を行った者が理事又は監事である場合には、代表理事と協議の上、必要に応じ、当該申告を行った者に対して、当法人との利益相反状況の防止又は適正化のために必要な措置(以下「適正化等措置」という。)を求めるものとする。

(申告内容及び申告書面の管理)
第 6 条 第３条又は第４条の規定に基づいて申告された内容及び提出された情報は、法人事務局にて管理するものとする。

(改 廃)第 7 条 この規定の改廃は、理事の過半数の同意を経なければならない。

附則
この規程は令和 5 年１０月２４日より施行する。

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倫理規程

（目 的）
第１条

この規程は、一般社団法人ほっと岡山（以下、当法人という。）の定款第４条に基づいて実施する事業の実施にあたり、倫理について必要な事項を定め、事業者、利用者等の権利擁護を図り、もって法人に対する社会的信頼の一層の向上に資することを目的とする。

（組織の使命及び社会的責任）
第２条

当法人は、その設立目的に従い、さまざまな主体が手をとりあい社会的な課題の解決を図る、
つながり、ひろがる社会をめざす重大な責務を負っていることを十分認識して、事業運営に当たらなければならない。

（社会的信用の維持）第３条

当法人は、常に公正かつ誠実に事業運営に当たり、社会的信用の維持･向上に努めなければならない。

（基本的人権の尊重）
第４条

当法人は、すべての人の基本的人権を尊重し、差別や個人の尊厳を傷つける行為はしてはならない。

（法令等の遵守）第５条

当法人は、関連法令及び当法人の定款その他の規程・内規を厳格に遵守し、社会的規範にもとることなく、適正に事業を運営しなければならない。

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当法人は、反社会的勢力との取引は一切行ってはならない。

３

当法人の役員及び職員等は、不正若しくは不適切な行為又はその恐れがある行為を認めた場合には、躊躇することなくコンプライアンス規程に則り対応しなければならない。

（私的利益追求の禁止）
第６条

当法人の役員及び職員等は、公益活動に従事していることを十分に自覚し、その職務や地位を自己又は第三者の私的な利益の追求に利用することがあってはならない。

1

（利益相反の防止及び開示）
第７条

当法人の役職員は、業務や職務の執行にあたって法人との利益相反が生じる可能性がある場合
は、遅滞なく自己申告をするとともに、情報公開規程に基づき情報開示しなければならない。

２ 当法人は、社員総会の決議に当たっては、当該決議について特別の利害関係を有する会議の構成員を除いて行わなければならない。
３ 当法人は、利益相反防止のため、役職員に対して定期的に「利益相反に該当する事項」について自己申告させるとともにその内容を確認し、必要な是正措置を講じなければならない。

（特別の利益を与える行為の禁止）
第８条

役職員は、特定の個人又は団体の利益のみの増大を図る活動を行う者に対し、寄附その他の特別の利益を与える行為を行ってはならない。

（情報開示及び説明責任）
第９条

当法人は、その事業活動に関する透明性を確保するため、その活動状況、運営内容、財務資料等を積極的に開示し、社会の理解と信頼の向上に努めなければならない。

（個人情報の保護）第１０条 当法人は、業務上知り得た個人的な情報の保護に万全を期すとともに、個人の権利の尊重にも十分配慮しなければならない。

（研 鑽）
第１１条 当法人の役職員は、社会的課題やその解決に向けた取り組み等に関する情報の収集を行い、絶えず自己研鑽に努めるものとする。

（規程遵守の確保）
第１２条 当法人は、必要あるときは、理事の過半数の同意を経て委員会を設置し、この規程の遵守状況
を監督し、その実効性を確保する。

（改 廃）第１３条 この規程を改廃するときは、理事の過半数の同意を経なければならない。

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（附 則）
この規程は令和５年１０月１３日より施行する。

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コンプライアンス規程

（目 的）
第１条

この規程は、一般社団法人ほっと岡山（以下、当法人という。）の倫理規程の理念に則り、当法人に適用又は適用の可能性のある法令、定款又は内部規程の遵守（以下「コンプライアンス」という。）上の問題を的確に管理及び処理し、もってその事業活動の公正かつ適正な運営に資するための組織及びコンプライアンス施策の実施及び運営の原則を定めることを目的とする。

（基本方針）
第２条

当法人の役員及び職員（以下「役職員」という。）は、法令、定款及び内部規程の内容を真摯に受け止め、事業活動の業務遂行に際してはコンプライアンスを最優先する。

（組 織）
第３条 当法人のコンプライアンスにかかわる組織として以下のものを置く。
⑴ コンプライアンス担当理事⑵ コンプライアンス委員会⑶ コンプライアンス総括部門（コンプライアンス担当理事）
第４条 コンプライアンス担当理事は、コンプライアンス委員会の委員長とする。
２

コンプライアンス担当理事は、コンプライアンス全般にかかわる事項を所管し、コンプライア
ンスに関する各種施策を立案し、実施する責務を有する。

３ コンプライアンス担当理事の役割及び権限は以下のとおりとする。
⑴ コンプライアンス施策の実施の最終責任者⑵ コンプライアンス違反事例の対応の統括責任者（コンプライアンス委員会）
第５条

コンプライアンス委員会は、コンプライアンス担当理事を委員長とし、他の理事及び外部有識者を委員として構成する。

２ コンプライアンス委員会は、以下の事項を遂行する。

1

⑴ コンプライアンス施策の検討及び実施⑵ コンプライアンス施策の実施状況のモニタリング⑶ コンプライアンス違反事件について原因の究明に向けた分析及び検討⑷ コンプライアンス違反の関係者の厳格な処分の検討及び再発防止策の策定⑸ 第 3 号の原因の究明に向けた分析及び検討の結果並びに第 4 号の処分及び再発防止策の公表⑹ その他コンプライアンス担当理事が指示した事項（コンプライアンス委員会の開催）
第６条 コンプライアンス委員会は、委員長の招集により、通常総会月に開催する。
２

委員長は、必要があると認めるときは、臨時委員会をいつでも招集することができる。

（コンプライアンス統括部門）
第７条 当法人の事務局をコンプライアンス統括部門とする。
２

コンプライアンス統括部門は、コンプライアンス担当理事の統括の下、コンプライアンス体制
及びその整備にかかわる企画、推進及び統括を所管し、コンプライアンス体制の実効性を挙げるための方針や施策等を検討し、実施する。

３

コンプライアンス統括部門は、コンプライアンス施策の進捗状況その他のコンプライアンスにかかわる事項をコンプライアンス担当理事に定期的かつ必要に応じて報告する。

（報告、連絡及び相談ルート）
第８条

役職員は、コンプライアンス違反行為又はそのおそれがある行為を発見した場合は、速やかにコンプライアンス統括部門に報告する。ただし、内部通報規程に基づく通報等を行った場合はこの限りでない。

２

コンプライアンス担当理事は、前項の報告で、コンプライアンス違反行為又はそのおそれがある事象を知ったときは、直ちに事実関係の調査を行い、対応方針を検討し、当該事象への対応を実施する。

３

役職員は、緊急の事態等の事由により、コンプライアンス統括部門を経由することができない
ときは、第 1 項にかかわらず、コンプライアンス担当理事に直接、同項の報告をすることがで
きる。

（懲戒等）
第９条

職員が第８条第１項から第３項に定める報告を適切に行わなかった場合には、情状によりそれらの者を、懲戒処分に処する。
2

２

懲戒処分の内容は、当該処分の対象者が役員（監事を除く。以下本条において同じ。）の場合は戒告とし、職員の場合は、就業規則に従い訓告、減給、降格、出勤停止、 諭旨退職又は懲戒解雇とする。ただし、役員の場合、自主的に報酬を減額することを妨げない。

３

前項の懲戒処分は、役員については社員総会が決議し、職員については理事の過半数の同意を経て、代表理事がこれを行う。

（改 廃）第１０条 この規定の廃案は理事の過半数の同意を経なければならない。

附則
この規程は令和５年１０月１３日より施行する。

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一般社団法人ほっと岡山

給与規程

(目 的)
第１条

この規程は、一般社団法人ほっと岡山（以下、当法人という。）の職員の給与・賞与等に関する事項について定めたものである。

(適用範囲）
第 2 条 この規程は、職員として採用された者に対して適用する。

(均等待遇）
第 3 条 職員の国籍、信条、又は社会的身分を理由として、給与に置いて差別的取扱いをすることはな
い。
(給与等の定義）
第 4 条 この規程で給与とは、労働の対価として職員に支払われるものをいう。

(給与の構成）
第 5 条 職員の賃金は原則として時給制とし、構成は次のとおりとする。
所定内賃金

基本給
時間外労働割増賃金

給与

所定外賃金

休日労働割増賃金
深夜労働割増賃金

諸手当

通勤手当

(基本給）
第６条

基本給は、各人の役割に応じ、各人に対する業務遂行能力向上と成果への期待、各人が従事している職務の遂行度をふまえた上で、職責、職務遂行能力、経験、技能、勤怠（欠勤、遅刻、早退、途中外出）、規律保持、勤務成績、勤務年数、法人業績等の項目を勘案し、各人別に決定する。

（給与の決定）

第７条

給与の決定は前条を踏まえ、法人の業績、社会情勢等を勘案して、代表理事が毎年４月にこれを定め、理事の過半数の同意を経て決定するものとする。

（通勤手当）
第８条 通勤手当の額は、旅費規程により算出した額と同等の額を支給する。
２

通勤手当の計算に必要な通勤手段及び経路等において、所定の申請用紙により、本人の申請に基づき、この法人が認可し、本条に定める通勤手当を支給する。

（給与計算期間及び締切日）
第９条 給与計算期間は、毎月１日から末日までとし、末日を締切日とする。

（給与の支払日）
第１０条 給与は毎月２０日に支払う。但し、支払日が休日のときはその前日に支払う。

（給与の支払方法）
第１１条

給与は、職員が指定した本人名義の預貯金口座へ振り込むことによって支払う。但し、職員が希望した場合は、通貨によって直接本人に支払う。

２

口座振り込みを希望する職員は、所定の手続きにより給与の振り込みを受ける預貯金の口座を当法人に届け出なければならない。

（給与からの控除）
第１２条 給与の支払いに当たって、次に掲げる各号のものは賃金から控除する。
⑴ 源泉所得税⑵ 住民税⑶ 健康保険料（介護保険料を含む）及び厚生年金保険料の被保険者負担分⑷ 雇用保険の保険料の被保険者負担分⑸ その他、法律に基づき控除できることができるもの（所定外賃金）第１３条

職員が所定の時間を越えて勤務した場合には、次の算式により計算して所定外賃金を支給する。

⑴ 時間外労働割増賃金（法定労働時間を超えて労働させた場合）
時間給×1.25×時間外労働時間数

⑵ 休日労働割増賃金（法定の休日に労働させた場合）
時間給×1.35×休日労働時間数深夜⑶ 労働割増賃金（午後 10 時から午前 5 時までの間に労働させた場合）
時間給×0.25×深夜労働時間数

附則
この規程は、令和５年１０月１３日より施行する。

一般社団法人ほっと岡山

経理規程

第１章 総 則(目 的)
第１条 この規程は、一般社団法人ほっと岡山（以下、当法人という。）における経理処理に関する基本を定めたものであり、財務及び会計のすべての状況を正確かつ迅速に把握し、当法人の健全か
つ能率的な運営を図ることを目的とする｡（適用範囲）
第２条 この規程は、当法人の経理業務のすべてについて適用する｡（経理の原則）第３条

当法人の経理は、法令、定款及びこの規程の定めるところによるほか、一般に公正妥当と認められる会計の基準その他の会計の慣行に準拠して処理されなければならない｡（会計年度）
第４条

当法人の会計年度は、定款の定めにより、毎年 4 月 1 日から翌年 3 月 31 日までとする｡（会計の区分）第５条 会計区分は、次の通りとする。
⑴ 公益目的事業に関する会計⑵ その他の事業に関する会計（経理責任者）
第６条 経理責任者は、代表理事とする｡
２

経理事務の担当者は、経理責任者の指示に従って経理事務を処理するものとする。

（規程の改廃）第８条 この規程を改廃する場合には、理事の過半数の同意を経なければならない。

1

（細 則）
第９条 この規程の施行に関する細則は、別にこれを定める。

第２章 勘定科目及び帳簿組織（勘定科目）
第１０条

当法人の会計においては、財務及び会計のすべての状況を的確に把握するため必要な勘定科目を設ける。

（会計処理の原則）
第１０条 会計処理を行うに当たっては、特に次の原則に留意しなければならない｡⑴

貸借対照表における資産、負債及び正味財産並びに正味財産増減計算書における一般正味財
産及び指定正味財産についての増減内容は、それぞれその総額をもって処理し、直接項目間の相殺を行ってはならない｡⑵

財務諸表は、正規の簿記の原則に従って正しく記帳された会計帳簿に基づいて作成しなければならない。

⑶

会計処理の原則及び手続き並びに財務諸表の表示方法は、毎会計年度これを継続して適用
し、みだりに変更してはならない。

⑷

重要性の乏しいものについては、会計処理の原則及び手続き並びに財務諸表の表示方法の適用に際して、本来の厳密な方法によらず、他の簡便な方法によることができる。

（会計帳簿）
第１１条 会計帳簿は、次の掲げるとおりとする｡
⑴ 主要簿
ア 仕訳帳

イ 総勘定元帳⑵ 補助簿
ア 現金出納帳

イ 固定資産台帳

ウ 備品台帳エ 寄付金台帳

オ 会員台帳カ その他必要な勘定補助簿
２

補助簿は､これを必要とする勘定科目について備え､総勘定元帳と照合して齟齬のないように作成しなければならない｡（証 憑）第１２条 証憑とは、次のものをいう｡

2

⑴ 請求書⑵ 領収書⑶ 契約書、覚書その他の証書⑷ その他取引を裏付ける参考書類（帳簿の照合）第１３条 総勘定元帳は、すべて証憑書類に基づいて記帳しなければならない｡
２ 補助簿は、証憑書類に基づいて記帳しなければならない｡
３

四半期末において補助簿の借方、貸方の合計及び残高は、総勘定元帳の当該口座の金額と照合し、確認しなければならない｡（帳簿の更新）第１４条 帳簿は、原則として会計年度ごとに更新する｡

第３章 収支予算（収支予算書の目的）
第１５条

収支予算書は、各事業年度の事業計画の内容を明確な計数をもって表示し、かつ、収支予算と実績との比較検討を通じて事業の円滑な運営を図ることを目的とする｡（収支予算書の作成）
第１６条

収支予算書は､事業計画に基づき毎会計年度開始前に代表理事が作成し､理事の過半数の同意を経て確定する｡（収支予算の執行）
第１７条
２

各事業年度における費用の支出は、収支予算書に基づいて行うものとする｡
収支予算の執行者は、代表理事とする｡（支出予算の流用）
第１８条

予算の執行にあたり、各科目間において相互に流用しないこととする｡ただし、代表理事が予算の執行上必要があると認めたときは、その限りとしない｡（補正予算）

3

第１９条

予算の作成後に生じた事由により、予算に変更を加える必要がある場合には、代表理事は補
正予算を作成して理事会に提出し、その承認を得なければならない。

（暫定予算）
第２０条

やむを得ない理由により会計年度開始までに予算を決定できないときは、予想される一定期間について、理事の過半数の同意を経て、前年度の計上予算の範囲で暫定予算として執行する。

２

予算が成立したときは、暫定予算は失効し、既に執行済みのものについては、これを確定した年度予算の執行とみなす。
第４章 金 銭 出 納（金銭の範囲）第２１条 この規程において金銭とは、現金及び預金をいう｡
２ 現金とは、通貨のほか、随時通貨と引き換えることができる小切手・証書などをいう。

（会計責任者）
第２２条 金銭の出納及び保管については、その責に任じる会計責任者を置かなければならない｡
２ 会計責任者は、経理責任者が任命する｡
３

会計責任者は、金銭の保管及び出納事務を取扱わせるため、会計事務の担当者を置くことが
できる｡

（細 則）
第２３条 出納管理の施行に関する細則は、別にこれを定める。

第５章 財 務（資金計画）
第２４条

年度事業計画及び収支予算書に基づき､事務局長は速やかに年次及び月次の資金計画を作成し､代表理事の承認を得なければならない｡（資金の調達）

4第２５条

当法人の事業運営に要する資金は､基本財産及び運用財産より生ずる利息､配当金、その他の運用収入並びに会費､入会金､寄付金､助成金、補助金、事業収入､その他の収入によって調達するものとする｡（金融機関との取引）第２６条 金融機関との預金取引、手形取引その他の取引を開始又は終了する場合は、代表理事が行う｡
２ 金融機関との取引は、代表理事の名をもって行う｡

第６章 固定資産（固定資産の範囲）
第２７条

この規程において､固定資産とは、耐用年数１年を超えて、かつ、取得価額１０万円以上の有形固定資産及びその他の資産とする。

（固定資産の取得価額）
第２８条 固定資産の取得価額は、次の各号に掲げる額とする｡⑴ 購入により取得した資産は、公正な取引に基づく購入価額にその付帯費用を加えた額⑵ 贈与により取得した資産は、その資産の取得時の公正な評価額（固定資産の購入）
第２９条

固定資産の購入にあたっては、代表理事の決裁を受けなければならず、決裁を受けた起案書に見積書を添付の上、事前に代表理事に提出しなければならない｡ただし、１万円未満の備品等の購入については､上記の手続を省略して担当業務責任者に委任するものとする｡（固定資産の管理）
第３０条

固定資産の管理責任者は、固定資産台帳を設けて、その保全状況及び移動について記録し、移動・毀損・滅失があった場合は会計責任者に報告しなければならない。

（固定資産の登記及び付保）第３１条

不動産登記を必要とする固定資産は、その取得後遅滞なく登記しなければならない。また、火災等により毀損又は滅失のおそれのある固定資産については、適切な価額で損害保険を付し、付保状況を固定資産台帳に記録しなければならない。

（固定資産の売却）
第３２条 固定資産を売却するときは、代表理事の決裁を受けなければならない｡

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２ 前項の規定は、固定資産を借入金等の担保に供する場合について準用する｡（減価償却）
第３３条

固定資産の減価償却については､毎会計年度末に定額法によりこれを行う｡

２

定額法により毎会計年度末に行われた減価償却費は､直接法により処理するものとする｡

３

減価償却資産の耐用年数は､｢減価償却資産の耐用年数等に関する省令｣(昭和 40 年大蔵省令第15 号)に定めるところによる｡（現物の照合）第３４条

固定資産の管理責任者は、常に良好な状態において管理し、各会計年度 1 回以上は、固定資産台帳と現物を照合し、差異がある場合は、帳簿の整備を行わなければならない｡

第７章 決 算（決算の目的）第３５条

決算は、一会計期間の会計記録を整理し、財務及び会計のすべての状態を明らかにすることを目的とする｡（決算書の作成）
第３６条

会計責任者は、毎会計年度終了後、速やかに、次の各号に掲げる決算書類を作成し、理事及び監事に提出しなければならない。

⑴ 貸借対照表⑵ 損益計算書⑶ 貸借対照表及び損益計算書の附属明細書⑷ 財産目録２ 決算書類は、社員総会の議決を経なければならない。

（細 則）
第３６条 この規程の実施に関し必要な事項は、代表理事が定める｡（改 廃）第３７条 この規程の改廃は、理事の過半数の同意を経なければならない。

6

附

則

この規程は令和 5 年１０月１３日から施行する。

7

一般社団法人ほっと岡山

リスク管理規程第１章 総 則（目 的）
第１条 この規程は、一般社団法人ほっと岡山（以下、当法人という。）におけるリスク管理に関して必要な事項を定め、もってリスクの防止及び当法人の損失の最小化を図ることを目的とする。

（適用範囲）
第２条

この規程は、当法人に所属するすべての理事、監事、及び正職員・契約職員・パートタイム職
員・ボランティアスタッフを含むすべての職員（以下、役職員という。）に適用されるものと
する。

（定 義）
第３条

この規程において「リスク」とは、当法人に物理的、経済的若しくは信用上の損失又は不利益を生じさせるすべての可能性を、また「具体的リスク」とは、リスクが具現化した事象を指し、次の事象等をいう。

⑴ 信用の危機 不全な公益活動や欠陥のある情報の提供等によるイメージの低下⑵ 財政上の危機 収入の減少、費用の増大や資金の運用の失敗等による財政の悪化⑶ 人的危機 労使関係の悪化や役員間の内紛や代表者の承継問題等⑷

外部からの危機

自然災害や事故、インフルエンザ等の感染症及び反社会的勢力からの不法な攻撃等⑸ その他上記に準ずる緊急事態

第２章 役職員の責務（代表理事）
第４条

代表理事は、リスク管理を経営の基本方針の１つとし、リスク管理体制の整備及び維持向上に
努める。

（役職員）

1

第５条

役職員は、業務の遂行に当たって、法令、定款及び当法人の定める規程など、リスク管理に関するルールを遵守しなければならない。

（リスクに関する措置）
第６条

役職員は、業務の遂行に当たって、具体的リスクを積極的に予見し、適切に評価するとともに、当法人にとって最小のコストで最良の結果が得られるよう、その回避、軽減及び移転その他必要な措置を事前に講じなければならない。

２

役職員は、業務上の意思決定を求めるに当たっては、上位者に対し当該業務において予見される具体的リスクを進んで明らかにするとともに、これを処理するための措置について具申しなければならない。

（具体的リスク発生時の対応）
第７条

役職員は、具体的リスクが発生した場合には、これに伴い生じる当法人の損失又は不利益を最小化するため、必要と認められる範囲内の初期対応を十分な注意をもって行う。

２

役職員は、具体的リスク発生後、速やかに上位者に必要な報告をするとともに、その後の処理については、上位者の指示に従い、関係する役職員と協議を行う。

３ 役職員は、具体的リスクに起因する新たなリスクに備え、前条の措置を講ずる。

（具体的リスクの処理後の報告）
第８条

役職員は、具体的リスクの処理が完了した場合には、処理の経過及び結果について記録を作成し、代表理事に報告しなければならない。

（クレームなどへの対応）
第１０条

役職員は、口頭又は文書により会員・取引先・顧客などからクレーム・異議などを受けた場
合には、それらが重大な具体的リスクにつながるおそれがあることを意識し、直ちに上位者に報告し、指示を受ける。

２

前項の報告を受けた上位者は、クレーム・異議などの重要度を判断し、関係する役職員と協議の上、対応しなければならない。

（対外文書の作成）
第１１条

役職員は、対外文書の作成については常にリスク管理を意識し、上位者の指示に従うとともに、その内容が第３条第１項第１号の信用の危機を招くものでないことを確認しなければならない。

2

（守秘義務）
第１２条

役職員は、この規程に基づく当法人のリスク管理に関する計画・システム・措置などを立案・実施する過程において知り得た当法人及びその他の関係者に関する秘密については、社内外を問わず漏えいしてはならない。

第３章 緊急事態への対応（緊急事態への対応）
第１３条

第３条第１項第４号の外部からの危機による具体的リスク等が発生し、当法人をあげた対応が必要である場合（以下、緊急事態という。）は、代表理事をリスク管理統括責任者とする
緊急事態対応体制をとるものとする。

（緊急事態の範囲）
第１４条

この規程において緊急事態とは、次の各号に掲げる事件によって、当法人及びその事業所、又は役職員等にもたらされた急迫の事態をいう。

(1) 自然災害① 地震、風水害などの災害(2) 事 故① 爆発、火災、建物倒壊等の重大な事故② 当法人の公益活動に起因する重大な事故③ 役職員にかかる重大な人身事故(3) インフルエンザ等の感染症(4) 犯 罪① 建物の爆破、放火、誘拐、恐喝等並びに脅迫状の受領などの外部からの不法な攻撃② 当法人の法令違反及びその摘発等を前提とした官公庁による立入調査③ 役職員による背任、横領、暴力行為、情報漏洩等の不祥事(5) その他上記に準ずる経営上の緊急事態（緊急事態の通報）第１５条 緊急事態の発生を認知した役職員は、速やかに事務局長へ通報しなければならない。

3

２

事務局長は、出張等で事務所を不在にする場合、自らに代わる緊急事態の通報先をあらかじめ指定しておかなければならない。

３

通報に当たっては、迅速さを優先する。通報には原則電話を使用する。もし電話がつながらない状況であれば、メール等の手段で通報し、その後通報が到達したかどうかを必ず確認する。

４

事務局長（または事務局長不在時に代わって通報先に指定された者）は、通報された内容につき、代表理事に報告する。

５

正確な情報を待つために通報が遅れるようなことがあってはならない。そのような場合は、情報の正確度を付し、適時中間通報を行うことを要する。

（情報管理）
第１６条 緊急事態発生の通報を受けた事務局長は、情報管理上の適切な指示を行う。

（通報者の保護等）
第１７条

通報者は必ず実名でなくてはならない。匿名の通報は受付けない。但し、当法人は、通報者の同意がある場合を除き、通報者を特定しうる情報（以下、通報者情報という。）を第三者に開示せず、相談・通報に関するすべての情報を厳正に管理し、通報者が相談・通報したことにより、不利益を被ることが決してないよう、対処しなければならない。

（緊急事態発生時の対応の基本方針）
第１８条

緊急事態発生時においては、事務局長の指揮の下、次の各号に定める基本方針に従い、対応することとする。
ただし、次条に定める緊急事態対策室が設置される場合は、同室の指示に従い、協力して対応することとする。

(1) 地震、風水害等の自然災害① 人命救助を優先とする。
② (必要に応じ)官公署へ連絡する。
③ 災害対策の強化を図る。
(2) 事 故① 爆発、火災、建物倒壊等の重大事故
・人命救助と環境破壊防止を優先とする。
・(必要に応じ)官公署へ連絡する。
・事故の再発防止を図る。
4

② 当法人の公益活動に起因する重大事故
・顧客、関係者の安全を優先とする。
・(必要に応じ)官公署へ連絡する。
・事故の再発防止を図る。
③ 役職員等にかかる重大人身事故
・人命救助を優先とする。
・(必要に応じ)官公署へ連絡する。
・事故の再発防止を図る。
(3) インフルエンザ等の感染症
・人命救助と伝染防止を優先とする。
・(必要に応じ)官公署へ連絡する。
・予防並びに再発防止を図る。
(4) 犯 罪① 建物の爆破、放火、誘拐、恐喝、脅迫などの外部からの不法な攻撃・人命救助を優先とする。
・不当な要求に屈せず、警察と協力して対処する。
・再発防止を図る。
② 当法人の法令違反及びその摘発等を前提とした官公庁による立入調査
・真実を明らかにする。
・再発防止を図る。
③ 役職員による背任、横領、暴力行為、情報漏洩等の犯罪及び不祥事・真実を明らかにする。
・(必要に応じ)官公署へ連絡する。
・再発防止を図る。
(5) その他上記に準ずる経営上の緊急事態① 緊急事態に応じ上記に準じた対応をする。

（緊急事態対策室）
第１９条

当法人の事業運営に重大な影響があると想定される緊急事態が発生した場合又はその発生が予想される場合、代表理事は緊急事態対策室（以下「対策室」という。）を設置し、緊急事態への対応にあたるものとする。

5

（対策室の構成）
第２０条 対策室の人事は、次のとおりとする。
(1) 室 長 代表理事
(2) リスク･マネジメントオフィサー 事務局長（または事務局長不在時に代わって通報先に指定された者）(3) 室 員 室長が指名する関係役職員(4) アドバイザー 緊急事態の対応に関する知見を持つ役職員または外部の専門家（対策室会議の開催）
第２１条 対策室会議は、招集後直ちに、出席可能な者の出席により開催する。

（対策室の実施事項）
第２２条 対策室の実施事項は、次のとおりとする。
(1) 情報の収集・確認・分析(2) 応急処置の決定・指示(3) 原因の究明及び対策基本方針の決定(4) 対外広報、対外連絡の内容、時期、窓口、方法の決定(5) 対社内連絡の内容、時期、方法の決定(6) 対策室からの指示、連絡ができないときの代替措置の決定(7) 対策実施上の分担等の決定、及び対策実行の指示並びに実行の確認(8) その他、必要事項の決定
２

直下型地震又はそれに類する事態（以下、直下型地震等という。）が発生した場合又は発生が予想される場合は、別途定める「直下型地震等対策ガイドライン」に従うものとする。

（役職員への指示・命令）
第２３条

対策室は、緊急事態を解決するに当たって、必要と認められるときは、役職員に対して一定の行動を指示・命令することができる。

２ 役職員は、対策室から指示・命令が出されたときは、その指示・命令に従って行動しなければならない。

（調査チームの設置）

6

第２４条

対策室は、原因究明と再発防止のため、関係する役職員、外部の専門家からなる調査チームを設置することができる。

（報道機関への対応）
第２５条

緊急事態に関して、報道機関からの取材の申入れがあった場合は、緊急事態の解決に支障を来たさない範囲において、取材に応じる。

２ 報道機関への対応は、事務局長の職務とする。

（届 出）
第２６条

緊急事態のうち、所管官公庁への届出を必要とするものについては、正確、かつ迅速に所管
官公庁に届け出る。

２ 所管官公庁への届出は、事務局長がこれを行う。
３

事務局長は、所管官公庁への届出の内容について、予め代表理事の承認を得なければならない。

(是正措置)
第２７条

対策室は、是正措置及び再発防止等を講じる必要がある場合、関係役職員に対して、代表理
事名にて是正措置命令を発出する。

２

是正措置命令を受けた役職員は、遅滞なく必要な対策、措置等を講じ、その実施状況を記載
した報告書を代表理事へ提出する。

（対策室の解散）
第２８条 緊急事態が解決し、かつ再発防止策が効力を発揮したとき、対策室を解散する。

第４章 懲戒等（懲 戒）第２９条 次のいずれかに該当する者は、その情状により、懲戒処分に付す。
(1) 具体的リスクの発生に意図的に関与した者(2) 具体的リスクが発生するおそれがあることを予知しながら、その予防策を意図的に講じなかった者(3) 具体的リスクの解決について、当法人の指示・命令に従わなかった者

7

(4) 具体的リスクの予防、発生、解決等についての情報を、当法人の許可なく外部に漏らした者(5) その他、具体的リスクの予防、発生、解決等において当法人に不都合な行為を行った者（懲戒の内容）第３０条

前条の懲戒処分の内容は、役員（監事を除く。以下本条及び次条において同じ。）又は職員の情状により次のとおりとする。

(1)

役員については、戒告に処することがある。ただし、自主申告による報酬減額を妨げない。また、理事の過半数の同意により、その情状に関する情報を役員等候補選出委員会に提供することができる。

(2) 職員については、就業規則に従い戒告、減給、諭旨退職、又は懲戒解雇とする。

（懲戒処分の決定）
第３１条

前条の懲戒処分は、役員については理事の過半数の同意により決議し、職員については代表理事がこれを行う。

第５章 雑 則（緊急事態通報先一覧表）
第３２条 事務局長は、緊急事態の発生に備えて、緊急事態通報先一覧表（以下「一覧表」という。
）を作成し、これを関係者に周知徹底しなければならない。
２

一覧表は、少なくとも６カ月に１回点検の上、必要に応じて修正する等、常に最新のものとするように努めなければならない。

（一覧表の携帯等）
第３３条

役職員は、一覧表又はこれに代わり得るものを常に携帯するとともに、常時その所在又は通報先を明らかにしておかなければならない。

２ 前項に規定する者を除く関係者も、緊急事態発生時の通報先を常に把握しておかなければな
らない。

（改 廃）
第３４条 この規程の改廃は、理事の過半数の同意を経なければならない。

8

附

則

この規程は令和 5 年１０月１３日より施行する。

9

一般社団法人ほっと岡山

文書管理規程（目 的）第１条

この規程は、一般社団法人ほっと岡山（以下、当法人という。）の文書管理に関する基準を定め、文書保存と廃棄処分を適切に行い、事務の合理的運営に資することを目的とする。

（文書の定義）
第２条

この規程において、文書とは図書類を除く業務上取扱う文書（コンピューターファイル等を含む、以下同じ）であって、かつ一定期間保存を要するものをいう。

（文書の保存および処分の原則）
第３条

事務所では、事務所責任者の指名により文書取扱担当者を定め、その者は事務所の文書につき整理、保管、保存及び廃棄の事務をこの規程の定めるところにより行う。但し、現に使用中の文書の整理、保管は各担当者が行なう。

（文書管理担当者）
第４条 文書の受付、配布、回付または整理保存等を行わせるため、文書管理担当者を置く。
２ 文書管理担当者は、事務局長が任免する。
３ 文書管理担当者は、文書の整理、保管、保存及び廃棄の事務を行うものとする。

（決裁手続き）第５条 文書の起案は、それぞれの担当者において行うものとする。
２

起案文書は、「伺書」を用いて決裁手続きをとり、理事の職務権限規程に定める決裁権者の決裁を受けるものとする。

（外部発信文書）第６条

当法人外に発信する文書（以下「発信文書」という。ただし、軽易な文書は除く。）は、前条による決裁後発信するものとする。

（受信文書）

1

第７条

当法人に到着した文書（以下「受信文書」という。）は、文書管理担当者において受付け、ただちに回覧する。

（整理及び保管）第８条 決裁後又は回覧後の文書の整理保管は、原則として当該文書担当者において行う。
２ 文書の保管期限は、当該文書の処理が完了した事業年度の年末までとする。

（保存期間）
第９条

文書の保存期間は、別表１の文書保存期間基準表による。ただし、関係法規により保存年限が定められている文書は、当該法規による。

２

前項の保存期間は、会計帳簿・証憑書類・税務申告書類については会計期間終了時、契約書については契約期間終了時、その他の文書については作成時から起算する。

（保存方法）
第１０条

一定の事務処理を終えた文書はすみやかに編綴するものする。編綴は項目ごとに行うものとし、文書名他、文書保存に必要な事項を明記し、保存しなければならない。

２

コンピューターファイル等の文書は、サーバー内に適切なフォルダ名と会計年度を明記したフォルダを作成し、会計年度ごとに保存しなければならない。

（機密文書の保管）
第１１条

機密事項の記載された文書は、指定された場所に保管し、施錠して保管しておかなければならない。

２

サーバー内に保存された、機密事項の記載されたコンピューターファイル等の文書は、関係者以外がアクセスできないようパスワード等を付して保管しなければならない。

（廃 棄）
第１２条

保存期間を経過した文書は廃棄する。ただし、代表理事、理事、又は事務局長が引続き保存する必要があると認めたものはこの限りではない。

（改 廃）第１３条 この規程の改廃は、理事の過半数の同意を経なければならない。

2

附則
この規程は令和 5 年１０月１３日より施行する。

別表１ 文書保存期間基準表
保存期間

分類

永久

法人

文書の種類

根拠法令他

（税額控除に係る証明書）
重要な承認、届出、報告書等に関する文書行政庁
等による検査または命令に関する文書定款、設立
趣意書、規程等に関する文書 重要な報告書

財産契約計算書類等（貸借対照表・正味財産増減計算書、（一般法 10 年）（会社法 10 年）

事業報告、監査報告、附属明細書） 寄附金に係る情報効力の永続する契約に関する文書

事業運営

事業計画書・収支予算書

人事労務

重要な人事に関する文書職員との協定
書

１０年

法人

行政庁等からの重要な文書
理事会（・評議員会・社員総会）等の開催に関する文書
理事会（・評議員会・社員総会）等の議事録登記（一般法 10 年）に関する文書専門員会等に関する文書
会員の入退会、会費等の入金等に関する文書役員
名簿、役員の兼務に関する書類役員の就任、報酬等に関する文書 伺書（永久とされる文書を除
く）

７年

財産契約

会計帳簿、会計伝票証憑書類（経理規程 ７ 年）
（経理規程 ７ 年）満期又は解約となった契約に関する文書

５年

事業運営

実施事業に関する企画書・報告書実施事業の資金提供者向け報告書

3

人事労務

役職員の採用・退職・賞罰に関する文書（雇保規４年）

職員名簿、履歴書、住民票記載事項証明（雇保規４年）

雇用保険被保険者資格取得等確認通知書等雇用保（労基法 3 年）

険被保険者関係届出事務等処理簿賃金台帳（労基法 3 年）

労働者名簿、採用・解雇・退職に関する書類労災（労災規 3 年）

保険に関する書類（徴収規 3 年）

労働保険の徴収・納付等の書類（健保規 2 年）

健康保険・厚生年金保険に関する書類 雇用保険

（雇保規 2 年）に関する書類１年

法人

業務遂行に必要なその他の軽微な文書住所・姓名
変更届

人事労務

出勤簿、休暇・遅刻・欠勤・早退届け 身分証
明書4一般社団法人ほっと岡山

情報公開規程（目 的）第１条

この規程は、一般社団法人ほっと岡山（以下、当法人という。）が、その活動状況、運営内容
及び財務状況等を積極的に公開するために必要な事項を定めることにより、当法人の公正で開かれた活動を推進することを目的とする。

（法人の責務）
第２条

当法人は、この規程の解釈及び運用に当たっては、原則として、一般に情報公開することの趣旨を尊重するとともに、個人に関する情報がみだりに公開されることのないよう最大限の配慮をしなければならない。

（利用者の責務)
第３条

第９条に規定する情報公開の対象書類を閲覧ないしは謄写した者は、これによって得た情報を、
この規程の目的に即して適正に使用するとともに、個人に関する権利を侵害することのないよ
う努めなければならない。

（情報公開の方法）
第４条

当法人は、法令の規定に基づき情報の開示を行うほか、この規程の定めるところに従い、主たる事務所への備置きまたはインターネットを利用する方法により、情報の公開を行うものとす
る。

（公 表）
第５条 当法人は、法令の規定に従い、理事に対する報酬等の支給の基準について、公表する。これを変更したときも、同様とする。
２ 前項の公表については、役員（及び評議員）の報酬並びに費用に関する規程を次条に定める事
務所備え置きの方法によるものとする。

（書類の事務所備え置き）

1

第６条

当法人は、法令の規定に従い、書類の事務所備え置きを行い、正当な理由を有する者に対し、その閲覧ないしはその一部を謄写させるものとする。

（事務所備え置きの書類）
第７条 当法人は、別表に掲げる書類を主たる事務所に常時備え置くものとする。
２

当法人は、前項の規定により主たる事務所に備え置いた書類を閲覧等に供するものとする。ただし、正当な理由を有しない者に対してはこの限りではない。

（閲覧場所及び閲覧日時）
第８条 当法人の事務所備え置きの対象とする書類の閲覧場所は、主たる事務所とする。
２ 閲覧の日は、当法人の休日以外の日とし、閲覧の時間は、業務時間のうち午前 10 時から午後４時までとする。ただし、当法人は、正当な理由があるときは閲覧希望者に対し、閲覧日時を指定することができる。

（閲覧等に関する事務）
第９条

閲覧希望者から別表１に掲げる書類の閲覧等の申請があったときは、次により取り扱うものとする。

（1） 様式１に定める閲覧(謄写)申請書に必要事項の記入を求め、提出を受ける。
（2)

閲覧(謄写)申請書が提出されたときは、様式２に定める閲覧受付簿に必要事項を記載し、閲覧に供する。

（3） 閲覧した者ないしは謄写を希望する者から謄写の請求があったときは、実費負担を求め、これに応じる。

（インターネットによる情報公開）第１０条

当法人は、第６条ないし第８条の規定による情報公開のほか、広く一般の人々に対しインターネットによる情報公開を行うものとする。

２ 前項の規定による情報公開の内容、方法等の詳細は代表理事が定める。

（その他）
第１１条

この規程に定めるもののほか、情報公開に関し必要な事項は、代表理事が理事の過半数の同意を経てこれを定める。

2

（改 廃）
第１２条 この規程の改廃は、理事の過半数の同意を経なければならない。

附則
この規程は令和 5 年 10 月 13 日より施行する。

別表１
対象書類等の名称

保存期間

１. 定款および諸規程

永久２. 事業計画書、各種の予算に関する書類

５年

３. 各事業年度の事業報告、決算、会計報告に関する重要な書類

永久

４. 監査報告、会計監査報告、理事及び監事並びに評議員の名簿、理事及び監事の職歴及び賞罰を記載した書類、役員及び評議員の報酬等並びに費用に関する規程並びに運営組織及び事業活動５年の状況の概要並びにこれらに関する数値のうち重要なものを記した書類
５. 総会議事録、監査録

永久６. 会計帳簿及びその他関係書類

１０年間

3

s

様式１
閲 覧（謄 写）申 請 書【法人名】○○○○
代表理事 【代表理事氏名】 殿
申請月日

令和

年

月

日

申 請 者
申 請 者 住 所〒

電 話 番 号

私（申請者）は、下記の閲覧(謄写)目的に従って閲覧対象書類から得た情報を、その目的に即して適正に使用するとともに、その情報によって個人に関する権利を侵害することのないよう誓います。
閲覧(謄写)の目的

4

閲覧等を求める書類。
（該当するものを〇で囲んでください。
）
1. 定款および諸規程

2. 事業計画書、各種の予算に関する書類

3. 各事業年度の事業報告、決算、会計報告に関する重要な書類

4. 監査報告、会計監査報告、理事及び監事並びに評議員の名簿、理事及び監事の職歴及び賞罰を記載した書類、役員及び評議員の報酬等並びに費用に関する規程並びに運営組織及び事業活動の状況の概要並びにこれらに関する数値のうち重要なものを記した書類

5. 総会議事録、理事会議事録及び監査録

6. 会計帳簿及びその他関係書類

7. その他（）

様式２
閲 覧 受 付 簿

受付番号

受付年月日

申込人の住所・氏名

5

担当者名

備 考

6

一般社団法人ほっと岡山

監事監査規程（目 的）
第１条 この規程は、一般社団法人ほっと岡山（以下、当法人という。
）における監事の監査に関する基本的な事項を定めたものであり、監事の監査は、法令に定めるもののほかはこの規程による。

（職 務）
第２条 監事は、次に掲げる職務を行う。
(1) 理事の業務執行の状況を監査すること。
(2) 当法人の財産の状況を監査すること。
(3)

前２号の規定による監査の結果、この法人の業務又は財産に関し不正の行為又は法令若しくは定款に違反する重大な事実があることを発見した場合には、これを総会に報告すること。

(4) 前号の報告をするため必要がある場合には、総会を招集すること。
(5) 理事の業務執行の状況又は当法人の財産の状況について、理事に意見を述べること。

（権 限）
第３条

監事は、前条第１号及び第２号の規定による監査を行うため、いつでも、理事及び職員に対して事業の報告を求め、この法人の業務及び財産の状況の調査をすることができる。

２ 監事は、総会に出席し、意見を述べることができる。

（監査報告）
第４条 監事は、代表理事から事業報告書及び財務諸表等を受領し、これらの書類について監査する。
２ 監事は、日常の監査を踏まえ、前項の監査を経て、法令の規定に従い、監査報告を作成する。

（改 廃）
第５条 この規程の改廃は、理事全員の合意により行う。

附則
この規程は、令和５年１０月１３日から施行する。

1

一般社団法人ほっと岡山

内部通報（ヘルプライン）規程

（目 的）
第１条

この規程は、一般社団法人ほっと岡山（以下、当法人という。） )が実施する業務活動において、
不正行為による不祥事の防止及び早期発見、自浄作用の向上、風評リスクの管理、及び当法人に対する社会的信頼の確保のため、内部通報制度（「ヘルプライン」と称する。）を設けるとともに、その運営の方法等、必要な事項を定めることを目的とする。

（対象者）
第２条

この規程は、当法人の役員及び職員等を含むすべての従業員（以下「役職員｣という。）に対して適用する。

（通報等）
第３条

当法人又は役職員の不正行為として別表に掲げる事項（以下、「申告事項」という。）が生じ、又は生じるおそれがある場合、役職員（この法人が行う事業に直接的又は間接的に関係する者を含む。）は、この規程の定めるところにより、通報、申告又は相談（以下「通報等」という。）をすることができる。

２

通報等を行った者（以下「通報者」という。）、通報者に協力した役職員及び当該通報等に基づく調査に積極的に関与した役職員（以下、「通報者等」という。）は、この規程による保護の対
象となる。

３

申告事項が生じ、又は生じるおそれがあることを知った役職員は、この規程に基づき、通報等を積極的に行うよう努めるものとする。

（通報等の方法）
第４条

当法人役職員は、次に定めるヘルプラインの窓口（以下「ヘルプライン窓口」という。
）に対して、電話、電子メール又は直接面談する方法等により通報等を行うことができる。各ヘルプラ
イン窓口の電話番号、電子メールのアドレス等は、別途役職員に通知する。

（1） コンプライアンス規程に定めるコンプライアンス担当理事（2） 監事（3） 外部機関

1

２

契約又は就業規則その他の規程に定める守秘義務に関する規定は、この規程の定めに従って行われる通報等を妨げるものではない。

（ヘルプライン窓口での対応）
第５条

ヘルプライン窓口は、申告事項について受け付け、第 7 条の規定に従い、その対応を行うものとする。

２

通報等を受けたヘルプライン窓口の担当者は、通報者に対して、通報等を受けた日から２０日以内に、通報等を受けた事項につき調査を行う旨の通知又は調査を行わないことに正当な理由がある場合には当該理由を明らかにしたうえ、調査を行わない旨の通知を行うものとする。ただし、通報者が当該通知を希望していない場合、匿名による通報等であるため通報者への通知が困難である場合その他やむを得ない理由がある場合はこの限りでない。

（公正公平な調査）第６条

通報等を受けた各ヘルプライン窓口の担当者は、通報等の内容（通報者の氏名その他それにより通報者を特定することが可能となる情報（以下「通報者特定情報」という。）を除く。） を、直ちに他の窓口担当者と共有する。

２

通報等に係る事実関係の有無及びその内容に関する調査（以下「通報等調査」という。） は、
各ヘルプライン窓口担当者と連携しながら事務局において実施することを原則とする。ただし、事務局が関係する内容の通報等が対象である場合その他事務局において通報等調査を実施する
ことが適切でない場合には、コンプライアンス担当理事又は監事が自ら調査をする、又は法律事務所等、外部の調査機関に通報等調査を依頼することができる。

３ 通報等調査は、公正かつ公平に行うものとする。
４ 役職員は、特段の事情がある場合を除き、通報等調査に対して積極的に協力するものとする。
５

通報等を受けた各ヘルプライン窓口の担当者は、通報者との間で、通報者特定情報につき、通報等調査の担当者を含むこの法人の役職員に開示することができる内容及びその範囲について合意し、調査の必要性及び状況の変化等に応じ、通報者との間で協議を行い、かかる合意の内容を見直すものとする。役職員は、第 1 項及び第 2 項にかかわらず、かかる通報者との合意に反する開示を行うことはできないものとする。ただし、匿名による通報等であるため通報者との協議が困難である場合その他やむを得ない理由がある場合はこの限りでない。

（調査結果の通知等）
第７条

通報等調査を担当した事務局は、通報等調査について結果に至った場合には、速やかにその結果について、通報等を受け付けたヘルプライン窓口、コンプライアンス担当理事及び代表理事2に対して通知するものとする。ただし、通報等の対象となった者の個人情報の取扱いについて
は、プライバシーの侵害とならないよう、十分注意するものとする。
２

ヘルプライン窓口は、通報等に基づく調査の後、遅滞なく、通報者に対してその内容を通知する。ただし、通報者に対して通知を行うことが困難な場合はこの限りではない。また、通報等の対象となった者の個人情報の取扱いについては、プライバシーの侵害とならないよう、十分注意するものとする。

（調査結果に基づく対応）
第８条

コンプライアンス担当理事又は通報等の対象となった業務の執行を担当する理事は、通報等に基づく調査の結果、不正行為が存在するとの報告を受けた場合、直ちにコンプライアンス委員
会に報告するとともに、事実関係の調査を行い、又は当該不正行為を中止するよう命令し、必要に応じて懲戒処分、刑事告発又は再発防止措置等の対応を行う等、速やかに必要な措置を講じる。

２

通報者等が当該調査対象である申告事項に関与していた場合、懲戒処分その他の取扱いにおいて、通報等、通報者への協力及び通報等に基づく調査への積極的な関与をしたことを斟酌する
ことができる。

３

コンプライアンス担当理事は、通報等調査の結果及びそれに対する対応の概要（ただし、 通報者等の氏名を除く。
）を、速やかに理事会において報告するとともに、遅滞なくこれを公表する
ものとする。

（情報の記録と管理）
第９条

通報等を受けた各ヘルプライン窓口及び調査担当部署は、通報者等の氏名（匿名の場合を除く。）、通報等の経緯、その内容及び証拠等を、事務局において記録し、保管するものとする。
ただし、通報者に関する情報が、第６条第５項の規定に基づき許容される範囲を超えて開示されることがないよう留意するものとする。

２

通報等を受けた各ヘルプライン窓口、調査担当部署又はコンプライアンス委員会に関与する者
その他通報等に係る情報を取得した者は、その情報に関して秘密を保持しなければならず、第６条２項の規定により、外部の調査機関に当該情報を開示する場合には、当該開示を受けた者
が第三者に当該情報を開示し、又は漏洩することを防止する措 置を講じるものとする。

３

役職員は、各ヘルプライン窓口又は調査担当部署に対して、通報者特定情報の開示を求めてはならない。

（不利益処分等の禁止）

3

第１０条

当法人の役職員は、通報者等が通報等を行ったこと、通報者に協力したこと又は通報等に基づく調査に積極的に関与したことを理由として、通報者等に対する懲罰、差別的処遇等の報
復行為、人事考課におけるマイナス評価等、通報者等に対 して不利益な処分又は措置を行ってはならない。

（懲戒等）
第１１条

個人に関する根拠のない誹謗中傷を内容とする通報等を行った場合、第９条第２項に規定する者が通報者等の氏名その他通報等に係る情報を開示し、若しくは漏洩した場合、役職員が通報者等の氏名等通報者等に関する情報の開示を求めた場合又は前条の規定に違反した場合には、情状によりそれらの者を、懲戒処分に処す。

２ 懲戒処分の内容は、当該処分の対象者が役員（監事を除く。以下本条において同じ。）の場合は戒告とし、職員の場合は、就業規則に従い訓告、減給、降格、出勤停止、諭旨 解雇、懲戒解雇とする。ただし、役員の場合、自主的に報酬を減額することを妨げない。
３

前項の懲戒処分は、役員については総会が決議し、職員については理事会の決定を受けて代表理事がこれを行う。

（内部通報制度に関する教育）第１２条

当法人は、役職員に対して、公益通報者保護制度を含む内部通報制度に関する研修を定期的に行い、職員はかかる研修を積極的に受講するものとする。

（改 廃）第１３条 この規程の改廃は、理事の過半数の同意を経なければならない。

附則
この規程は、令和５年１０月１３日から施行する。

4

一般社団法人ほっと岡山

理事の職務権限規程(目 的)
第 1 条 この規程は、一般社団法人ほっと岡山（以下、当法人という。）の理事の職務権限を定め、当法人としての業務の適法かつ効率的な執行を図ることを目的とする。

(法令等の順守）
第 2 条 理事は、法令、定款及び当法人が定める規範、規程等を順守し、誠実に職務を遂行し、協力して、定款に定める当法人の目的の遂行に寄与しなければならない。

(理 事）
第 3 条 理事は、法令及び定款の定めるところにより、職務を執行する。
２ 各理事について、当該理事及びその配偶者又は３親等内の親族等である理事の合計数が、理事の総数の３分の１を超えてはならない。
３

理事は、他の同一の団体の理事である者その他これに準ずる相互に密接な関係にある者である
理事の総数が３分の１を超えないようにしなければならない。

(代表理事）
第４条 代表理事の職務権限は、法令、当法人の定款に掲げるもののほか、次のとおりとする。
⑴ この法人を代表し、その業務を総理する。
⑵ 総会を招集する。

(細 則）
第５条 この規程に定めるもののほか、この規程の実施に必要な事項は、理事の過半数の同意により別に定めることができる。

(改 廃）第６条 この規程の改廃は、理事の過半数の同意を経なければならない。

附則
この規程は令和５年１０月１３日より施行する。