小口現金出納帳システム（小口購買）
Version：4.1
Copyright 2023.1
Valida Corporation
http://petty-valida.com/PettyCash/index.html
本システムは小口現金管理を行うための機能を提供します。本
システムは一般職員が小口現金の買い物を行なう時に使用するアプリ(小口購買)と経理担当職員が会計処理をするために使用するアプリ(小口経理)および小口現金出納帳を印刷するEXCELツール(小口現金出納帳印刷ツール.xlsm）からなります。
ここでは、一般職員が小口現金の買い物を行なう時に使用するアプリ(小口購買)の主な使用方法の説明を掲載します。
本アプリには認証のためのユーザーID/パスワードはありません
が、使用開始時には入力者の設定が必要です。
また、データベースを使用しますので、必ず契約手続きを実施して頂き使用域設定用のIDを取得して頂く必要があります。
契約手続きは小口経理のみで行われます。
試用期間は2週間あります。機能制限はありません。試用期間終了後は自動的に課金契約となり1か月または1年ごとの継続となります。
印刷ツールはホームページのダウンロードに掲載されています。
以降の説明で使用されるソフトウェア・サービス等の名称は各社の商標です。

小口現金出納帳（小口購買）
目次
初期操作について購入支払のタイプの設定
・現金を仮受して購入・現金売上の受入額を使って購入・クレジットカードを使って購入・事業主が立て替えして購入買い物情報を入力する（通常処理）
買い物情報を入力する（大量処理）
買い物情報を入力する（手作業）
仮払いを渡す／受ける
残額を返金する／受け取る
設定
画面説明

名前を入力する
ダウンロード後に起動した際に使用者の名前入力を求めます。
本アプリは全ての情報に利用者の名前を付けています。

小口購買と契約情報共有
小口経理の「契約について」画面に表示されているQRコードを、小口購買の「契約について」画面の「QRコードを読込む」ボタンをタッチして読込みます。
これにより小口購買は小口経理と連携できるようになります。
なお、QRコードの読み込みは小口購買同士でも出来ます。

一般入金の方法によりアプリの設定は違います。それぞれをアプリで設定する方法を説明します。
設定する場所は以下です。

「設定」をタッチ

名前をタッチ

現金を仮受して購入支払方法を「現金」にします。
これにより、仮払金を受取り、購入後は精算するのが基本です。
現金売上の受入金を使って購入同様に支払方法を「現金」にします。
この場合は、小口購買側の操作により、精算は不要になります。

以下、この部分を設定しますクレジットカードを使って購入支払方法を「カード」にします。
クレジットカードで購入した際も領収書やレシートは必ず入手し、これをスキャンして購入データの入力をして下さい。
クレジットカードの明細書から伝票入力したり仕訳を作成するのは困難です。
また、同一人が現金で購買する事もクレジットカードで購入する事もある場合は、両方を登録して下さい。
その際は、違いが分かるように名前にCDを付けるなりして分かりやすいようにする必要があります。

事業主が立て替えして購入支払方法を「その他」にします。
一般に、個人事業主などは都度仮払金を受け取るようなことはせず、ある期間ずっと立替で払い、必要な時点で購入金額を戻してもらうような事をします。その際はこのような設定を使います。
この場合、現金は一切使わない事になりますので仕訳は非常に簡単になります。

本アプリでカメラ機能を使ってスキャン
本アプリによりiPhoneのカメラで画像スキャンができます。スキャンした画像から色々なデータを読み込み買い物情報入力を支援します。

「連続スキャン」
をタッチします。

撮影状態になるので領収書を写します。
これによりスキャン対象が⻘⾊になり、自動的に読まれます。

複数枚スキャンできます。
最後に「保存」をタッチします。

この処理では、読込んだ全ての画像に対し順次OCRされたデータを表示した入力画面が表示され「登録」ボタンで次に進んでいきます。

複写

自動表示

次の画像
自動表示
OCR

スキャン画面で「保存」をタッチすると一旦入力画面が表示されますが、直ぐに選択した画像の1枚目が表示されます。
その後は画像認識(OCR)の操作が連続して行われます。

複写○○○□□□×××

複写

修正
1○○○
△△△×××1

上記がスキャンされた画像全てに対して行われます。従って、本アプリでの操作は確認（必要なら修正）して「登録」をタッチするだけです。

画像を「保存」にすると、画像から読み取った(OCR)データが候補として表示された入力画面に移動します。
取引先が灰色表示されるのは、画像認識したデータにInvoice登録番号があるか、過去の登録済みの取引先に部分的にでも一致している場合のみです。過去の登録済みに該当がない場合は以下のようになります。
AA%%〇◇123〇〇〇
△□□〇

×××

1

取引先をタッチします。
これで候補のドラムロールが表示されます。
該当するものを選択して下さい。無い場合は手入力を選択します。

〇〇〇
手入力
ABCDE
あいうえお

手入力の上部に画像認識された色々な文字列が表示されます。手入力の下には既に登録されている取引先が表示されます。

手入力を選ぶとドラムロールに変わって右のようなキーボードが表示されるので、これにより取引先を入力します。
取引先の修正は設定の画像認識支援に記憶されます。

摘要は、過去に入力された取引先に対し1件だけ設定されている場合は、取引先決定時に表示されます。
複数あった場合には、表示はされませんが、タッチすると候補がドラムロールに表示されます。
○○○

飲み物代
お菓子代
持帰り弁当代

×××

飲食代

1

手入力
切手代
宿泊代

手入力の上部には設定された取引先に対し過去に設定された摘要が表示されます。下部にはそれ以外の設定された摘要が表示されます。これらから選択できない場合は手入力します。
金額が正しくない場合は、表示欄をタッチするとテンキーボードが表示され修正できます。
○○○
飲食代
×××

1
1

金額については、画像で消費税区分を確認して下さい。
本機能では合計金額しか認識されません。複数の税区分がある場合は、「複写」で全ての税区分の金額を入力します。（次ページ）
なお、消費税区分の入力はありません。

日付も確認が必要です。もし間違っている場合は、日付表示欄をタッチして、日付修正用のドラムロールを表示します。
複写○○○△△△×××11

初期値は現状の日付になります。該当日にして確定すれば変更できます。

日付は認証できなかった場合、既存のままの日付となります。特にメッセージも出ません。そのため、必ず確認をする必要があります。
1枚で2つ以上の入力は「複写」で行う
1枚のレシートの中に消費税率が10%と8%など複数が書かれている場合は複数の入力が必要です。
また、「食パン」と「乾電池」のように用途が異なるものを購入した場合も別々に入力する必要があります。
その場合は、入力後「複写」ボタンをタッチします。
これにより、データ登録はされますが、入力画面はそのまま残ります。画像も見れます。

複写

複写×××
○○○
△△△×××

1

▽▽▽

○○○

1△△△

1

1○○○ △△△

最初に表示される金額は合計なので、1件目の入力を変更して「複写」をタッチして下さい。
複写された画面で摘要と金額を変更します。
更に入力が必要な場合は「複写」、全ての確認が終了したら「登録」をタッチして下さい。
これで入力は終了です。

××× 1

複写×××○○○
□□□××

▽▽▽

1
1○○○ △△△

××× 1

画像認識による入力を行う場合に一番重要な事は確認です。取引先、金額、日付の確認は必ず行って下さい。
画像取込及び認識データを取り消したいときは右上の「表示更新」をタッチして下さい
なお、登録したら、取り込みした「写真」アプリの画像は破棄した方がその後の作業に便利です。

（必要に応じ）編集する
入力に間違いがあった場合や経理担当から指摘があって修正する場合は、該当物を購入した日をカレンダーでタッチします。
表示された画面では、その日に購入された物は白色、他の日の購入は灰色になっています。編
集はその日に購入された物しかできません。
該当の行をタッチし、表示された情報を修正し登録して下さい。
日付を変更する場合は日付表示をタッチして実施できます。
（必要に応じ）削除する
該当行を選択して削除ボタンを押してください。既に仮払金が精算されている、経理担当が科目設定している等といった場合は、マイナス金額の情報（赤伝）が登録されます。

レシート等が多数ある場合は以下のようにします。
スキャンしてiPhoneに読み込む領収書を全てiCloudDriveやGoogleドライブに読込みます。
〇〇〇
〇〇〇
〇〇〇
×××
××××××

〇〇〇〇
〇〇〇〇
×××
×××
〇〇〇〇
〇〇〇〇

×××
×××

写真アプリで選択して本アプリに共有する
ファイルアプリまたは写真アプリを開いて、スキャンしたレシートを全て選択します。その後に左下の共有マークをタッチして本アプリを選択します。

複写

自動表示

次の画像
自動表示
OCR

本アプリが表示されるので「連続スキャン」をタッチします。
これにより一旦入力画面が表示されますが、直ぐに選択した画像の1枚目が表示されます。
その後は画像認識(OCR)の操作が連続して行われます。

複写○○○□□□×××

複写

修正
1

○○○
△△△
×××

1

上記が写真アプリ等で選択された画像全てに対して行われます。従って、本アプリでの操作は確認（必要なら修正）して「登録」をタッチするだけです。

自動販売機での購入などレシート等がない場合は以下のようにします。
日付を指定して入力画面を表示する
入力したい日付を、最初のメニュー画面のカレンダー上の対象日付をタッチする事で入力画面が表示されます。
その後の入力は、各エリアをタッチして過去の入力実績を選択するなどして入力していきます。

支払いを受けている事を確認する
仮払金は経理担当から受け取りますが、その金額については、小口経理アプリに入力して管理されます。
支払いがされるとそれぞれの画面の残額が変わります。
小口購買では表示更新をタッチして確認して下さい。
小口購買

小口経理

残金を確認する
画面上で表示されている「残額」は仮受金から購入金額を引いたもので、これからも使用できる金額です。
購入が終了したら、残額を経理担当に返金します。
精算されたことを確認する
精算されると仮払残額、使用額、残額が全て0になります。
小口購買の方でも「表示更新」をタッチすると仮受金、使用額、残額が全て0になります。

完了入力者登録
入力者名は名前の他に必要に応じてパスワードを設定する事も出来ます。その場合、確認のため2度入力する必要があります。それぞれ入力後は改行キーで終了し完了ボタンをタッチして下さい。
「データを復元」はデータベースからこの人のデータを復元します。
下段のQRコードは名前を示しています。これは他のデバイスから名前を読込む際に使用します。
選択肢登録
取引先と摘要の登録一覧は回数と入力値で示します。
不要な場合は行状で左にスワイプして削除します。
自動追加、確認して追加、追加しないを選択できます。
画像認識支援は画像認識(OCR)をする際に文字列を強制的に変更する指示を入力します。
例えば、右のレシートを画像認識すると「選セブン・イレブ」となったりします。
これを強制的に「セブン-イレブン」にするためには以下を入力します。(元データと変更先データを”/”でつなぎます)選セブン・イレブ/セブン-イレブン

データ容量について画像データは小口購買ではローカルに保存されます。⻑
期に保存すると容量不足になります。そこで、〇か月以前のデータを削除できます。容
量表示の行を左にスワイプすると削除ボタンが出現します。
なお、削除対象のデータを表示できます。
処理対象期間は〇か⽉前〜△か⽉前を指定して行います。

小口購買 メニュー画面
入力者の名前を入力または選択して下さい。
一人しか登録されていない場合は自動表示されますが、複数の場合は空欄表示され選択が必要です。
レシートを読込んで入力開始します。
当月使用した金額と仮受したお金の残り金額が表示されます。
赤の場合、未だ締められていません。締められると⿊になります
当月の購入記録の処理状況が色により表示されます。
また、画像読み込みをしない購入記録入力は、ここで日付をタッチして行います。

小口購買 入力画面
「表示更新」により小口経理で行われている処理を含め最新状態になります。
標準：下段の行高指定
削除：選択データ削除
登録：新規入力または編集の登録仮受金は未精算の仮受金額を示します。
使用額は今回仮受けている金額に対する使用済額です。差額はその差分です。
購入情報を入力します。
取引先と摘要はこれまでに入力されたデータから選択できます。
写真の撮影でカメラ使用、取込で写真アプリからの取り込みが出来ます。右端に写真枚数が表示され、タッチにより表示されます。
購入記録が表示されます。背景が白色は当日分で灰色は過去に購⼊したものです。当⽇分をタッチして（⻘⾊になる）編集できます。過去分をタッチするとその日に移動します。
金額欄の色は精算状況を示しています。(メニュー画面と同じ)