久市第１７６８号

裁

決書
審査請求人
処

分庁〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇 〇〇久喜市長 梅田 修一

審査請求人が令和５年１０月１２日に提起した、令和５年９月２０日付け久市第１０７９号で久喜市長（以下「市の機関」という。）が行った不開示決定処分に係る審査請求について、次のとおり裁決する。
主文

本件審査請求を棄却する。
事 案 の 概 要１

審査請求人は個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号。以下「法」という。）第７７条第１項の規定に基づき、令和５年９月７日付けで市の機関に対し、次のとおり保有個人情報開示請求（以下「本件開示請求」という。）を行った。

〈開示請求内容〉
２０１５年９月１４日に登録した「本人通知制度事前登録」を２０１６年市民課の認識不足のミスによりこの登録を消滅されてしまい、再登録するよう指示され２０２０年１０月２日市民課●●さんにより復活された。２０１５年最初に登録した「本人通知制度事前登録申込書」の写しは受け取ったので、２０２０年に再登録した申込書の写しについても開示を求める。
２

市の機関は、本件開示請求に対し、次のとおり対象保有個人情報を特定した上で、令和５年９月２０日付けで不開示決定（以下「本件処分」という。）を行った。
〈対象保有個人情報（以下「本件保有個人情報」という。）〉
２０２０年に再登録した本人通知制度事前登録申込書の写し

３

審査請求人は、本件処分を不服として、令和５年１０月１２日付けで市の機関に対し、行政不服審査法（平成２６年法律第６８条）第２条の規定に基づき、審査請求を行った。

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審理関係人の主張の要旨
第１１

審査請求人の主張要旨
審査請求の趣旨
本件処分を取り消し、開示するとの決定を求める。

２

審査請求の理由
審査請求人の主張している内容は、概ね次のとおりである。
（１）２０１６年市民課のミスにより「本人通知制度」の登録を消滅されてしまい再登録するよう指示され２０２０年１０月２日市民課職員により復活された。そのため、登録書が存在しないことは納得できない。
（２）２０２０年、市民課にて（２０１５年）登録した本人通知制度は現在も有効であるか確認した担当女性職員は「調べた結果、戸籍が変わったので外れています。再度登録して下さい。」と説明されその場で再登録した。
２０２３年８月１０日、市民課に立ち寄った際、●●さんがその事について「認識不足で消滅してしまったのは、こちらのミスです。」と認めた。更に再手続きした女性職員の名前も把握し控えているとも話した。
また、同年８月２８日、人事課●●さん、市民課●●さん、●●さん他１名との話合いの席においても全員ミスを認めていた。
したがって、市民課による理由説明書の内容は、認める事はできない。
第２

市の機関の主張要旨

市の機関の主張は、概ね次のとおりである。
１ 本人通知制度は廃止届出書の提出がない限り、抹消されることは無いため、再登録申込みをする必要が無いものである。
本人通知制度事前登録申込書は、紙の綴とデータにより市民課内で一括管理している。
２ 開示請求人が開示請求書で主張する内容について、市民課長立ち会いのもと市民課職員が開示請求時の本人通知制度事前登録者情報（３，７６３件、令和５年９月１４日現在）を確認した。
その結果、本人通知制度事前登録申込書（原本）綴には、審査請求人に係る再登録申込書は無く、綴にあるものは平成２７年９月１４日付の申込書のみであった。また、エクセルデータで管理している本人通知事前登録者名簿においても再登録のデータは無く、平成２７年９月１４日登録のデータのみであった。
３ このことから、審査請求人が開示請求書で主張している、２０１６年に本人通知制度の登録を抹消され、２０２０年１０月２日に復活したという事実は確認できなかったため、文書不存在として決定したものである。
４ 本人通知制度は廃止届出書の提出がない限り、抹消されることは無いため、再登録申込みをする必要が無いものである。そのため市民課のミスにより、登録が抹消されることはあり得ない。
2理由

第１ 久喜市情報公開・個人情報保護審査会の判断
令和５年１０月２７日、審査庁は、個人情報の保護に関する法律第１０５条第３項の規定において準用する同条第１項の規定により、本件審査請求について、久喜市情報公開・個人情報保護審査会（以下「審査会」という。）に諮問した。
同年１２月２７日、審査会は情個審査答申第４号（以下「審査会答申」という。）をもって、審査庁に答申した。
審査会答申により示された本件審査請求に対する審査会の判断は、次のとおりである。
１

本件保有個人情報について
本件保有個人情報は、審査請求人が主張する本人通知制度事前登録に係る再登録申込書が市の機関に提出されたとすれば、法第６０条第１項で規定する保有個人情報に該当し、法第７６条第１項で規定する開示請求の対象となるものである。
２

法第８２条第２項の該当性について
市の機関は、理由説明書及び口頭説明において、「本人通知制度は廃止届出書の提出がない限り、抹消されることは無いため、再登録申込みをする必要が無いものであり、審査請求人が主張する事実は確認できない。」として、制度上からも本件保有個人情報が不存在であることを主張している。
また、同じく理由説明書及び口頭説明において、「本人通知制度事前登録申込書は、紙の綴とデータにより市民課内で一括管理されており、市民課長立ち合いのもと、市民課職員が開示請求時の本人通知制度事前登録者情報を確認した結果、本人通知制度事前登録申込書（原本）綴には、審査請求人に係る再登録申込書は無く、綴にあるものは新規登録の平成２７年９月１４日付けの申込書のみであった。エクセルデータで管理している本人通知事前登録者名簿においても再登録のデータは無く、綴と同様に新規登録のデータのみである」として、本件保有個人情報が物理的にも存在していないことを主張している。
当審査会において、市民課が保有する「本人通知制度事前登録申込書」の紙の綴及びデータの保存状態について、審査請求人が主張する再登録をした期日を中心に紙の綴及びデータを見分したところ、本件保有個人情報が存在していないことを確認した。
以上のことから、審査請求人が主張する再登録申込書が市民課内において実在していないことは明らかであり、また、本人通知制度の仕組みとして廃止届出書の提出がない限り、登録が抹消されることは無く、再登録の申込みをする必要が無いものであるとのことから、市民課のミスにより、登録が抹消されることは考え難いと思料する。
したがって、市の機関が文書不存在として決定した本件処分は妥当であったと判断す
る。

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３

審査会の結論よって、市の機関が行った不開示決定は妥当であると判断する。

第２ 結論
以上のとおり、審査会の答申を尊重して、行政不服審査法（平成２６年法律第６８号）第４５条第２項の規定により、主文のとおり裁決する。
令和６年１月２４日
審査庁

久喜市長 梅田修一（教示）
１ この裁決については、この裁決があったことを知った日の翌日から起算して６箇月以内に、久喜市を被告として（訴訟において久喜市を代表する者は久喜市長となります。）、裁決の取消しの訴えを提起することができます。
ただし、この裁決の取消しの訴えにおいては、不服申立ての対象とした処分が違法であることを理由として、裁決の取消しを求めることはできません。
処分の違法を理由とする場合は、この裁決があったことを知った日の翌日から起算して６箇月以内に、久喜市を被告として（訴訟において久喜市を代表する者は久喜市長となります。）、処分の取消しの訴えを提起することができます。
２ ただし、上記の期間が経過する前に、この裁決があった日の翌日から起算して１年を経過した場合は、裁決の取消しの訴えや処分の取消しの訴えを提起することはできなくなります。

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