北海道大学

利益相反 Web 申告システム利用ガイド( 定期申告編 )2022 年 5 月版

1 システムの利用準備とシステムの起動 ............................................................................... - 2 1-1 ユーザー登録 ............................................................................................................................ - 3 1-2 パスワードの作成 ...................................................................................................................... - 4 1-3 パスワードの登録 ・ 再発行手続き ............................................................................... - 5 1-4 ログイン （メインメニュー） / ログアウト ............................................................................. - 6 2 定期申告 ........................................................................................................................................... - 7 2-2 申告対象企業の登録 ........................................................................................................... - 8 2-3 対象企業の申告 / 修正 ...................................................................................................... - 9 2-4 対象企業の追加申告 ............................................................................................................ - 10 2-5 医薬品企業 / 医療機器メーカー リストの検索 ....................................................... - 11 3 定期申告の変更申請 ................................................................................................................. - 12 3-2 変更申請と修正 ........................................................................................................................ - 13 4 自己申告書と審査結果通知書の印刷 .............................................................................. - 14 -1

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https://hokudai.bvits.com/coi/システムの利用準備システムの起動
本システムを利用するにはインターネットに接続したパソコンと、Web ブラウザが必要です。Web ブラウザを起動し、当システムの URL【https://hokudai.bvits.com/coi/】を入力します。
ログイン画面が表示されれば起動成功です。

※Web ブラウザは Internet Explorer11(Windows7/8.1/10)、Microsoft Edge(Windows10)
もしくは Safari9 以降 (MacOSX 10.11 以降 ) のみ動作保証いたします。
その他のブラウザでは正常に動作しない可能性があります。
※起動しないときは、パソコンがインターネットに正常に接続しているか確認してください。

ユーザー登録完了後、倫理教育研修取得時に登録したメールアドレスを入力
ユーザー登録にて設定したパスワードを入力
研究責任者や分担者、協力者として研究に参加される方で認定番号を持っていない方は、認定

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ユーザー登録番号をご取得していない旨をへ

利益相反審査事務局までご連絡「ユーザー登録をされる方はこちらで登録手続きをしてしてさい。」より新規ユーザー登録へ進む

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パスワード再発行 へ

初めてログインする際のパスワードの作成および、パスワードを忘れた時のパスワードの再設定へ進む
2ください。

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ユーザー登録※ ユーザー登録は最初に一度だけ行う必要があります。

システム管理者によるユーザー登録をされていない方で、新規にユーザー登録をご希望の方は、ログイン画面から｢※システムをご利用される場合は、あらかじめユーザー登録が必要です。ユーザー登録を希望される方はこちらで、登録手続きをしてください。｣のリンクをクリックし、ユーザー登録依頼画面に必要事項を入力し、[ 送信 ] ボタンをクリックしてください。

倫理教育研修で取得した認定番号※ システム内で重複した認定番号を入力すると、”この認定番号は使用されています”が表示されます。

倫理審査 web 申告システムで登録しているメールアドレス※必ず認定番号及び「倫理審査申請システム」で登録したアドレスで登録してください。
（システム間で研究の反映ができなくなります。）

必要事項を入力後、[ 送信 ]ボタンを押してユーザー登録依頼が完了です。
折り返しパスワード再発
行手続きが、入力したメールアドレスに届きます。

※ すべての項目において入力は省略できません。
ユーザー登録処理が完了すると、システムから“【ユーザー登録依頼】ユーザー登録依頼の受け付け”メールが送信されます。

送信されたメールのリンクをクリックする、もしくはログイン画面から

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パスワードの発行 へ
3※5 日以上、回答がない場合は、事務局 :coi̲review@huhp.hokudai.ac.jpまでご連絡ください。

1-2 パスワードの作成・再発行
パスワードの作成
システム管理者によるユーザー登録処理が完了すると、システムから“【通知サービス】ユーザー登録完了のお知らせ”のメールが送信されます｡※ この手順はパスワードを忘れてしまった場合にもお使いいただけます。

送信されたメールのリンクをクリックする、もしくは、ログイン画面から「※ユーザー登録完了後、初めてログインされる方、またはパスワードを忘れた方はこちらから、パスワード作成の手続きをしてください。」のリンクをクリックします。
パスワード再発行の画面が表示されます。

メールアドレス（倫理審査 web 申告システ
ムで登録しているメールアドレス）を入力し、[ 送信 ] ボタンをクリックすると、パスワード発行手続きが行われます。

＜注意！＞※メールアドレス、パスワー
ドが外部に漏れると、不正使用される恐れがあります。
厳重に管理してください。

折り返しパスワード再発行手続きが、上記で入力したメールアドレスに届きます。

「パスワード再発行の手続きのメール送信に失敗しました。」などのエラーメッセー
ジが表示された場合は事務局 :coi_review@huhp.hokudai.ac.jpまでご連絡ください。

1-3 パスワード再発行手続き へ

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1-3

パスワードの登録・再発行手続き

メール本文中のリンクを開き、ご希望のパスワードを入力して、[ 設定 ] ボタンをクリックしてください。

＜注意！＞※メールアドレス、パスワー
ドが外部に漏れると、不正使用される恐れがあります。
厳重に管理してください。

1-4 ログイン（メインメニュー）へ

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ログイン（メインメニュー）

ログイン画面でメールアドレスとパスワードを入力して [ ログイン ] ボタンをクリックします。認証に成功するとメインメニューが表示されます。

倫理教育研修の取得時に登録したメールアドレスパスワードの登録にて設定したパスワード

ログアウト
本システムの利用を終える場合は、メインメニュー画面左下部にある[ ログアウト ] ボタンをクリックしてログアウトしてから Web ブラウザを閉じてください。
ログアウトしないで Web ブラウザを閉じた場合、サーバーでは一定期間ログインした状態が継続されます。
ログアウトすることで悪意のある不正アクセスを防止することができ、サーバーのメモリなど資源をすみやかに解放することができます。
申告書の作成画面など全ての画面の右上部と左下部には [ ログアウト ] ボタンが用意されています。

2 定期申告 へ

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定期申告

※年に 1 度” 前年度と今年度を合わせたの 2 年分” の申告が必要です。

全ての研究者は、年に 1 度 ”前年度と今年度を合わせた 2 年分”の利益相反を定期的に自己申告する必要があります。
今年度は、前年度（2020年4月1日～2021年度3月31日までの報告）と、今年度（2021年4月1日～2022年3月31日までの報告）を合わせた分を、システム稼働後から 6月31 日までに申告して下さい。

定期申告の新規作成
メインメニュー画面、申告者用メニュー [ 定期自己申告 ] より新規申告画面を開きます。

自己申告する年度を入力
前年度（2020年4月1～2021年3月31日分の報告）
今年度（2021年4月1～2022年3月31日分の報告）
該当なし

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備考欄は自由入力が可能です。
申告について、記載したい事項や、該当企業がない場合、「前年度」「今年度」の入力フォームは表示されませんので、「前年度 、今年度該当なし」と入力して [ 申告 ] して頂くことで、2 年分の申告を受理した事になります。

対象企業の申告へ

企業名の項目欄に、該当企業名を入力し［追加］ボタンを押すと該当企業が追加されます。

医薬品企業 (1347 件 ) と医療機器メーカー企業（3377 件）の一覧が PDF にて表示されます。
「検索」機能で断片的な文字でも企業の正式名称の検索が可能です。
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2-5 医薬品企業リストの検索 へ

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対象企業の申告自由入力が可能です。
対象企業の正式名称を入力して下さい。
（医薬品企業医療機器メーカー）の一覧より正式名称が検索・コピー＆ペーストにて入力可能です。）［追加］ボタンをクリックします。

2-5 医薬品企業リストの検索 へ［追加］ボタンをクリックすると入力した対象企業が一覧として表示されます。

対象企業ごとに、［申告 / 修正］ボタンをクリックして、申告内容の登録または修正を行ってください。

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対象企業の申告 / 修正

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対象企業の申告 / 修正
前年・今年度の 2 年分の申告をご入力ください。
” はい” を選択すると、各項目ごとに入力の必要な項目が表示されます。

Q1. 対象薬剤製薬企業等からの寄附金の総額が、年間合計 200 万円を超えている場合” はい” を選択→金額の入力フォームが表示されるので、寄付金の金額を入力

Q2. 対象薬剤製薬企業等が提供する寄附講座に所属がある場合、” はい” を選択→期間を入力・給与の有無について入力

Q1 〜 Q6 まで全ての項目についての入力が必須です。
未入力項目または、入力に誤りがある場合は、［OK］
ボタンをクリックすると入力の必要な項目の隣に、エラー表示がされます。

全ての項目の入力が完了したら、［OK］ボタンをクリックしてください。

2-4
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対象企業の追加申告

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対象企業の追加申告対象の企業名称を入力→［追加］をクリックすると、何件でも登録可能です。
登録した対象企業ごとに、［申告/ 修正］の登録を行ってください。
［申告 / 修正］が登録されていない項目があるとエラーメッセージが表示され［申告］の登録が完了できません。

入力の途中で［一時保存］が可能です。
［一時保存］した場合のみ申告内容の修正・編集が可能です。

全ての登録作業が完了後［申告］ボタンをクリックしてください。

メインメニュー
→現在の審査状況の確認→［表示］より定期申告内容の確認ができます。

[OK] ボタンをクリックすると、登録した内容で定期申告が実行され、登録済みのアドレスに[ 定期 自己申告 ] 新規申請提出の受け付けメールが、届きます。
※[ 申告 ] 後は事務局への定期申告が完了しますので、（ロックが掛かります）この申告書の訂正・削除ができなくなります。
訂正の必要がある場合は、
COI 事務局 coi̲review@huhp.hokudai.ac.jp
までご連絡ください。

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2-5 医薬品企業リストの検索2-5

医薬品企業リストの検索”企業名”は正式名称で入力してください。
医薬品企業または医療機器メーカー企業のリンクをクリックすると企業一覧が PDF で表示されます。

PDF「検索」機能で断片的な文字でも企業の正式名称の検索が可能です。

編集／簡易検索（Ctrl+F または Command+F）を選択します。
検索ツールバーのテキストボックスに、検索するテキストを入力します。
例）協和キリン株式会社

PDF 一覧より、協和キリン株式会社を選択し”コピー”一覧から順番に”キリン”の語句が入っている企業名を順に表示します。

利益相反 WEB システムの「企業」入力項目へ戻り”貼り付け（ペースト）” → ”追加”をクリック

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医薬品企業リストの検索3

定期申告の修正と変更申請［申告］手続きの済んだ定期申告は、メイン
メニュー”定期自己申告”一覧の［表示］をクリックすると、申告の状況詳細と履歴を確認できます。
”審査完了”の手続きが済んでいない申告内容の修正を行いたい場合は、coi 事務局
coi̲review@huhp.hokudai.ac.jpまでご連絡ください。

”利益相反状況詳細表示”より、現在の審査状況を確認することができます。
［表示］をクリックすると、申告内容の確認ができます。
手続きが済んだ定期申告の修正については”申告メニュー”の「変更申請」が表示されますので「変更申請」より変更・修正の手続をしてください。
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定期申告の変更申請 へ”□詳細表示”に☑チェックを入れると申告した内容の確認が出来ます。

”利益相反自己申告書”の様式がPDF 形式で印刷・保存できます。

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3-2定期申告の変更申請

メインメニューの定期申告一覧より→ ［表示］をクリックすると審査が完了した定期申告は、審査状況に”審査完了”と表示され、申告メニュー”変更申請”が表示されるようになります。
定期申告に変更が生じた場合には、こちらより変更申請を申告してください。

定期申告に変更が生じた場合には、こちらより変更申請を申告してください。

変更申請の箇所について、「変更点」「変更前」「変更後」「変更理由」の情報を記載してください。
備考欄は自由入力が可能です。
申告について、記載したい事項などについてご利用ください。

対象企業の追加があった場合は、”申告企業情報”から定期申告の2-2 対象企業の申告 と同様の手順で企業情報の追加を行ってください。
既に申告済みの対象企業一覧が表示されます。申告内容に修正変更がある場合は［申告 / 修正］より、削除する場合は［削除］から実行ができます。
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自己申告書と審査結果通知書の印刷※[ 印刷 ] 機能を利用する
場合は、あらかじめAdobeReader をインストールしておく必要があります。画面内のアイコンをクリックしてインストールしてください。

【利益相反自己申告書】の様式がPDF 形式で印刷・保存できます。

利益相反審査委員会により審査が完了し、決裁の済んだ研究については” 審査状況” 一覧に” 審査完了” と表示され、【審査結果通知書】を PDF 形式にて印刷・保存することができます。

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