MediaNet No.19（2012.12）

私立大学図書館協会

総会・研究大会を開催してきのした

かずひこ

木下和彦

（三田メディアセンター課長）

し，おおよそ 1 ヶ月をかけて行った。

1 はじめに2012 年 8 月 30 日，31 日の 2 日間，三田キャンパ

テーマ決めといっても，何でも良いわけではない。

スにおいて私立大学図書館協会の第 73 回総会・研大学図書館界での他の研修や研究大会と重複しない究大会（以下「大会」）が開催された。この大会は，ようなテーマにする必要があるのはもちろん，協会私立大学図書館協会（以下「協会」）が年に 1 度開催に加盟する様々な規模の大学図書館にとって，規模し，日本全国の私立大学の図書館長・職員が集まっの違いを超えて共有できるテーマが望ましい。そのて行われる大規模なものである。1 日めは前年度 1上，大会は 1 年後であるため，1 年経ったら陳腐化し年間の協会の活動を総括するてしまうようなテーマにはできない。

総会と夕方の意

見交換会 が中心であり，2 日めは協会が行っている

また，単にテーマが決まればよいわけではなく，海外派遣や研究助成の報告と，毎年設定されるテーそのテーマに見合う講演者も念頭に置いて考える必マに基づいた講演やパネルディスカッション等の要もある。講演者が見つからないようなテーマでは，研究大会 という構成になっている。今大会の運営大会が成立しないことになってしまうからである。

は三田メディアセンターが中心となり，協会会長校

テーマ検討に際しては，ブレーンストーミング方である立教大学図書館と連携して運営した。今回の式で各自がいいと思うようなテーマ，また話を聞い参加者は総会 359 名，意見交換会 326 名，研究大会てみたいと思うような講演者，の両面から議論を開435 名（申込ベース，企業参加者含む）であった。

始した。イメージとしては（大学図書館の）新たな前回，本学が会場となったのは 1992 年で，開設間展開，挑戦，個性を活かす，未来への展望などといっもない湘南藤沢キャンパスで開催された。今年はそた方向性にすること，また基調講演には国際教養大

れから 20 年目となり，加えて本学における図書館の学の事例を据えたいといったことから，最終的に「個はじまりとなる慶應義塾図書館（旧館）が開館して性化の戦略―創造する大学図書館―」となった。

ちょうど 100 年という節目の年でもあった。

（3）開催日の決定，会場の確保開催日も早い段階で決定する必要があった。1 年

2 準備その 1 〜1 年前まで〜

前の 2011 年度の大会で，2012 年度のテーマと開催（1）準備は 2 年前から日を告知するためである。大会には，メディアセン会場となる大学は，協会の決まりごととして 3 年ター所長が欠かせない存在となるため，開催日決定程度前から決められている。
義塾が 2012 年の会場とには所長の予定を確保することが重要であった。まなることも，2009 年頃にはすでに決定していたた

た開催時期は慣例で 8 月下旬〜9 月中旬の木曜と金め，2010 年 9 月に西南学院大学（福岡）で開催され曜，という決まりがあった。これらの条件を重ね合た第 71 回総会・研究大会の視察から，今回の開催にわせると 8 月 30 日と 31 日しかなかったことから，向けた準備がはじまった。

開催日は比較的容易に確定した。とはいえ，この時点の体制は事務長と筆者の 2 人

ただし，この日に実際に学内施設が使えるかどうのみであり，この視察は 2 日間のスケジュールや，かは別問題である。しかも大会の基本会場となる会場運営の様子を記録に収めて 2 年後の運営イメー

ホールだけでなく，事務局や昼食会場（大会では昼ジをつかむためのものであった。

食を弁当とする慣わしとなっているため）など，多（2）研究大会のテーマ決定

くの部屋が必要となる。管財部所管の施設は 1 年以

次の準備は，研究大会の方向を左右するテーマ決

上前からの予約を受け付けていないが，こちらの事めである。この検討は，年を改めた 2011 年 5 月下旬

情を説明し，なんとか内諾という形ながら会場を確に，管理職と若手からなる 7 名の検討チームを編成保することができた。

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また意見交換会は，250 名を超える参加者が予想

打診を開始したところ，様々な事情から発表を受諾されたが，この人数を収容できる適切な施設が学内してもらえないという事態が発生したのである。なにはないため，近隣のホテルの宴会場を中心に会場るべく傾向が異なる事例を報告したかったため，調を探す必要があった。会場担当を決め，学内他部署

整は苦労したが，最終的には企画の趣旨にふさわしからの知恵も拝借しながら検討を重ねた結果，グラ

い内容で 3 大学から発表の了解を得ることができンドプリンスホテル高輪を会場とすることができた。しかしながら落ち着くまでには 2 カ月を要し，た。

頭の痛い日々が続くこととなった。
また，銀行口座の開設も簡単ではなかった。この3 準備その 2 〜1 年前から〜

口座は協会名義で作成するため，創立年や会則，組ちょうど 1 年前となる 2011 年度の大会期間中に，織図などの提出が求められた。それでも銀行から見その年の会場校（当番校）と翌年の当番校（＝慶應）た場合に協会は任意団体という扱いとなるため，団との第 1 回の打合せが実施された。ここまでの間，体名は冠しても，事実上は個人名義での口座となり，手探りで準備を進めてきたため，この打合せで全貌連絡先は個人住所となるなど，かなり制限が多く手が把握できると期待していたが，実際には顔合わせ間のかかる作業となった。

程度の会であり，それまでの五里霧中の状態を払しょくすることはできなかった。

4 準備その 3 〜6 月から〜

次の打合せは 2012 年 1 月であった。2011 年度の6 月を迎え，当日まで残すところ 3 カ月となった大会も終わり，事後処理なども済んだところで，会段階で，組織内の運営体制を構築した。事務局は当長校と新旧の当番校が，三田キャンパスを会場とし初から中心的に関わってきた事務長と筆者に加え，て集まり，綿密なスケジュールの確認，資料の引き総務担当の 2 名を加えた 4 名体制とした。さらに意継ぎ，会場予定地の確認などを行った。これでよう見交換会・昼食担当責任者 1 名，受付担当責任者 1

やく当番校として何をすればよいかを把握すること名，当日の司会 2 名を決め，これらのメンバーを中ができた。この打合せが，当日の運営に向けた本格心に今後の準備を進めることになった。

的なスタートと言えるだろう。

また 6 月になると，開催通知を受け取った大学か1 月の打合せ後から，より具体的な動きがスターら続々と申込が届くようになる。受付は，申込書にトする。1 月から 5 月までの間には，主に以下のこと記載された参加者氏名を記録する作業と，参加費のを進めていった。

入金確認をする作業，さらにその両者に齟齬がない・管財部の 2012 年度の施設予約開始にあわせ，正式な会場利用申請・確保（1 月）
・協会の役員会（3 月開催）に向け，予算案や当日のタイムスケジュールを作成（2 月）
・講演者の選定・確保（2〜3 月）
・大会運営専用の銀行口座を開設（3 月）
・講演者名を含めた当日の詳細なスケジュールを確定（5 月）

か確認していく作業が必要で，なかなか煩雑である。
申込の締切後も，参加者の変更，追加，取消などが当日直前まで続き，かなり神経を使う作業になったが，これは総務担当の頑張りのおかげで，大きな混乱なく進めることができた。
7 月を迎えると，大会で配布する資料の作成がヤマ場を迎える。総会で必要な資料を会長校から，また，それ以外の講演・発表の予稿を各講演者・発表・開催通知の作成・送付（5 月）

者から提出してもらい，それに日程表や参加者名簿

この中で，苦労した点を中心にいくつか補足してを加えて完成となる。これも作業に 1 カ月を費やし，おきたい。まずは講演者の決定である。基調講演に

8 月上旬に印刷業者に入稿した（納品は大会の前

ついてはテーマ決定時に国際教養大学に打診し，中日）。

嶋嶺雄学長にご講演いただける旨内諾をいただいて昼食時に参加者に配布する弁当の業者選定もこのいたので安心していたのだが，難航したのはそれ以頃である。300 個以上もの弁当を発注した経験など外の講演者であった。今回の研究大会では，基調講誰にもないため，対応してくれる業者があるのかと演の他に，事例報告 3 本を予定していたが，実際にいう不安からスタートした。これは担当の責任者を55

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中心に，インターネットなどを使って業者をリサーした企業もあった。各社限られた条件下の中で工夫チし，その中で良さそうな業者から弁当を（自費で）を凝らし，参加者・企業の双方にとって貴重な情報取寄せ，品評会を行うなどして選定を進めていった。

収集の機会となったようである。

こうした努力の結果選ばれた 2 社の弁当はいずれも素晴らしく，参加者にも大変好評であった。

6 今後の作業
大会は無事終了したが，まだ残されている仕事が8 月上旬には，再度会長校と打合せを行い，当日に向けて，見落としがないこと，具体的にどの項目をある。主なものは以下の通りである。

会長校と当番校のどちらが行うのか，など細かな確・大会不参加の大学への大会資料の送付認を行った。また当日の係分担やその仕事内容も詳・業者等への支払い，会計報告書の作成細に決め，組織内での体制固めも進めていった。

・大会記録（協会報）の作成・印刷
・来年当番校（中京大学）との引き継ぎ

１）

5 大会当日こうして迎えた大会当日は，結果的には大きな混乱もなく無事終えることができた。ここでは当日の最終的には作成した会計報告を，来年 3 月に開催予定の協会の役員会で承認を受けて，ようやくこの大会に関する仕事から解放される予定である。

様子について，印象的な点について触れておきたい。
受付：1 日目は担当者 9 名，2 日めは 6 名の体制を以上，大会運営について述べてきた。次に大会会とった。2 日間の参加者は 2 日めの受付は不要とな場となるのは，また 20 年後になるかもしれないが，るため，2 日めは多少縮小しての体制とした。受付はこの記録がその際の参考になれば幸いである。

大学名順としたが，氏名と間違えて並ぶ方もおり，本稿ではそれぞれ名前を挙げることはしなかった

掲示の方法に若干問題を残したが対応自体は円滑にが，三田メディアセンターの全スタッフおよびメ進んだ。

ディアセンター本部の協力なしに，大会を成功させ

記録（撮影・録音）：従来，撮影は当番校のスタッフが行っていたが，技術不足できれいな写真を残しることはできなかった。この場を借りて関係した全ての方に御礼を申し上げる。

にくいということがあった。後の記録作成にも影響するため，撮影はカメラマンを外注することとした。

注

また音声の録音も，記録の文字起こしに使用するた

1） 大会当日の内容については以下の資料を参照

め，これも外注することとした。
地域連携室による慶應グッズ販売：遠方からの参①第 73 回私立大学図書館協会

総会・研究大会資料（会期：2012 年 8 月 30 日〜31 日

会 場：慶 應 義 塾 大 学）

加者もおり，お土産を買いたいという需要がある。

※当日配布資料

これに応えるため，学内の地域連携室に依頼して，②私立大学図書館協会会報

主に休憩時間中に慶應グッズ販売のブースを出店し会（2013 年初春発行予定）てもらった。特に饅頭は大変評判がよく，2 日めは仕入れた 50 個が数分で売り切れるほどであった。
見学〜特に演説館と100年展〜：大学図書館関係者が集まるため，本大会では図書館見学は恒例となっている。そのための見学対応体制を敷くとともに，展示室では開館 100 年展を開催した。また通常は非公開の演説館も特別に 2 日めの昼休みのみ公開した。
インフォデスク：いわゆる企業ブースである。5
月下旬に，協会と関係のある企業を中心に出展を募り，最終的な出展社数は 13 機関・団体となった。申込はこれよりも多かったが，スペースの関係で謝絶

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138 号，私立大学図書館協