奈良市ＰＴＡ連合会

＜ＰＴＡ総会開催まで＞
１． ＰＴＡ活動のまとめ※ 年度の最後の代表委員会ですること（3 月中に）
① 活動報告と決算（見込み）の確認と承認をとる。
② 次年度への申し送り事項の承認をとる。（各活動の反省をもとにして）組織や規約の改正 等③ 役員選考の経過説明をする。（役員選考を始めている場合）役員が内定していてもこの時点で氏名は公表しなくてよい。
④ 次年度活動計画の参考のためにとったアンケートの報告と代表委員としての意見を聞く。
⑤ 卒業会員へは次年度総会の案内をしておく。
（次年度総会での議決権はないが、活動報告と決算報告を聞く権利があるため）⑥ 次年度総会の議長を相談しておく。
・・・ 新年度が始まったら ・・・

２． 役員選考（選出）、会計監査選出
３． 学級委員選出（学級活動の案の作成）

４． 学年委員会・専門委員会（委員長選出、活動原案の作成）
５． 代表委員会（活動案作成）
６． 予算委員会（予算案の作成）
７． 代表委員会（総会議案の確定）
８． 総会

本来は左記の流れで行うが、現在は日程の関係で、総会前に代表委員会を２回開催することが難しいため、前年度の役員・委員が作成した活動計画案と予算案を審議、承認している場合が多い。

【ＰＴＡ活動のまとめ】〔１〕印刷物添付ノートの点検 → 書記（１）４月１日～３月３１日付けの印刷物（案内状・資料）を番号順に綴じる。
（学級・学年 PTA の案内状、学年委員会、部会、各委員会、役員会、総会、代表委員会、依頼状、礼状、要望書 等）
印 刷 物 ノ ー トNo，印刷月日

内

容

配布先

印刷責任者
○○○○

1

4 月 7 日 学級 PTA の案内

○年○組

2

4 月 20 日 代表委員会の案内

代表委員枚

数30 枚◎ 印刷物を印刷の順番にファイルしておく。
◎ 年度末までに印刷物に目を通し、文章の間違い等を整理しておく。
◎ ＰＴＡ活動（共催の場合も）の案内状には、ＰＴＡ会長の氏名を入れておく。
（安全会に関係があるから）（２）他団体からの印刷物の整理（番号を付けておくと便利）◎ 市Ｐ連の印刷物・・・総会、部会、研修会 等◎ 他団体・・・・・・・地域、教育委員会 等〔２〕記録ノート → 書記
PTA 活動（学級･学年･各委員会）の記録ノートを最後の代表委員会までに集める。
最後の集まりにはそれぞれ反省を記録する。
役員は目を通しておく。
引継ぎの時に新しい委員長さんに渡す。

〔３〕活動のアンケート調査（3 月上旬頃） → 代表委員会(議決機関)に提出（例）１．講演会（6/1）参加 → よかった・普通・あまりよくなかった
不参加（理由）
２．学級 PTA

参加（回）→ よかった・普通・あまりよくなかった

不参加（ 回）（理由
３．学習会（10/3）参加 → よかった・普通・あまりよくなかった）

不参加（理由）◎ 参加することを前提に来年度もしたい活動の番号を書いてください（）◎ これだけはやめてほしい活動があれば書いてください（◎ 希望の活動があれば具体的に書いてください（））

〔４〕活動報告の作り方◎どんな活動をしたかよくわかるように書く。
◎特別委員会活動も書く。
（選考委員会、組織検討･規約改正委員会、バザー 等）
令和
活動内容
活

４

年度 ○○小学校 PTA 活動報告
月

２月

３月

・学級 PTA

学習・研修・教育講演会

・教育座談会

安全指導

・赤旗設置

・立哨指導

・立哨指導

広報・技術研修会

・企画編集

・広報 84 号発行

学校協力

・運動会

・図書の整理 ・文集発行

・地区社協・指導協・部会①・部会⑦

外 市 PTA 連合会
総会

営

月

学級学年 PTA ・委員選出

動 対 地域運５

備 考

・学年 PTA

5/2１

１回

実行委員会

4/28

役員会

4/10・ 4/25 5/11

2/5 ・2/27

１２回

委 文化

4/23

5/25

2/25

１２回

員 安全指導

4/22

5/25

2/28

１０回会 広報

4/26

5/8 ・5/14

2/28

１５回

5/15

特別委員会

3/1

組織検討委員会

会計監査

4/1

その他

・役員選出

活動記録ノート2/7（令和１３回

選考 3/13
２回・引継ぎ・アンケート調査

年○月～○月）
R○○年

月日

活動（行事)予定

準備・その他

1 月 31 日 第５回部会（市 P）
日 第 1 回選考委員会
3月↑ 9：30～12：00

日 卒業式
日 入学式準備

4月

9：30～12：00
卒業祝（会長が渡す)役 規約、広報紙、市 P 子ども保険

日 会計監査
日 始業式
日 入学式

月日作成

参 加 者
代議員、会計選考委員
役員
役員

監査に必要な帳簿等を揃えておく 役員
員
・役員選出の件を説明

役員

選 ・選考委員の氏名の公示
・新会員に渡すものの準備

5月

日 学級 PTA（参観）

考 学級委員の選出

日 代表委員会↓ 総会準備日 総会

案内状と資料は 1 週間前に出す

新旧役員

日 引き継ぎ

新旧役員が集まって目録に沿って 新旧役員目を通して渡す◎ 活動報告作成の資料として、日常の活動の記録ノートを作っておくと便利です。

〔５〕総会までの会計の仕事① PTA 会費の領収書を発行する。
② 3 月 31 日までに特別会計(積立金は除く)の残金は一般会計へ入れる。
③ 3 月 31 日に一般会計の残高証明をとる、もしくは通帳に赤線を引いておく。
④ 4 月 1 日からの支出については、支出承認書 No，1 から金銭出納帳に記入する。
支出承認印は前会長印で。総会が終わって新役員に引き継ぐ時、説明ができるようにしておく。
⑤ 新役員は総会後、引継ぎが終わってから、通帳を新会長名義に変更する。
〔６〕ＰＴＡ会費の領収書作り → 会計
（参考）

割○年○組印
様○○ＰＴＡ令和○年度会費領収書

領収書に関しては、会計の負担軽減から、必要なのかという声もあり、学校の引き落としなのだからそれをもって領収でいいのではないかという意見もある。しかし、それで PTA が領収したという証明にはならず、会員の会費で運営する任意の会なので、基本的に会として領収したという証は必要。会計の負担については、今後工夫が必要。

円×計
平成ヶ月円也年月会長

支出額をしめる。
（支出の内容が項目に対して適切かどうかチェックする）
領収書、支出承認書の確認。
（印鑑、請求者

日○○○ＰＴＡ〔７〕決算書の作り方
・予算書のとおり、各項目から予算に対して公○○○○ 印

氏名、承認印）特別会計も収支決算をする。
（なるべく残金は一般会計へ繰り入れ０にしてしめておく）
積立金の残高は合計し、通帳の名義も記載する。

① 特別会計の支出は →・なるべく特別会計は少なくし、一般会計へ組み入れ予算を立てた方が決算は作りやすいし、よくわかり仕分けもしやすい。
・特別会計の収入が活動に生かせるように工夫する。
・その年度の収入はその年度で使いきって繰り越さないようにする。
・必要な額だけ（目的を決め、総会にかけ）収入を得る。
・余分に収入があった場合は、代表委員会（議決機関）で相談して使用する。
② 増 △減のつけかた →・決算額が予算額を下回った場合、決算額の前に△をつける。
△をつけるのは立てた予算よりも支出が少なかった時（余った金額）

〔８〕予算のたて方
PTA 活動は、自らの目的を達成するために必要なことをする。 → PTA 活動の計画を数字で表したものが予算であり、PTA 活動の記録を数字で裏付けて記載するのが会計の記帳事務である。予算を会員数で割ったものが会費である。
※ 今年度役員が総会までにしておくこと① PTA 会費は運営費、活動費に分けて予算を立てる。
② 決算書を参考にして、会員数を確認し、収入額を確かめる。
③ 決算額と収入額を比べる。
④ 活動報告と前年度の反省、申し送り事項を確認する。
⑤ 予算原案は決算書を見て作成する。
⑥ 新年度の学級学年活動、全体活動、専門委員会活動の活動計画に予算原案を加味して予算案を作る。（新役員候補者が決定している場合は同席してもらう）〔９〕引き継ぎ方・総会が終わったらなるべく早く、新旧役員が集まって目録に沿って会長から会長へ引き継ぐ。 → 書類、その他 PTA 財産 等
・3 月の代表委員会でまとめた活動の成果や課題を整理して引き継ぐ・役職別の引継ぎも役員全員でする。

〔10〕引継ぎ目録（１）会計関係 → 会計
① 一般会計；金銭出納帳、収入･支出内訳簿、証票書綴（収入・支出承認書）② 特別会計（備品積立、バザー、廃品回収、ベルマーク）； 同上③ 備品台帳；紛失、廃棄の場合はいつ（ 月 日）を記入する④ 消耗品備品台帳（PTA 図書、事務用文具類）⑤ 会計備考録⑥ 通帳・キャッシュカード⑦ 印鑑（２）運営関係 → 担当役員
① 規約綴；改正した時に綴る② 要望書綴③ 役員､委員名簿④ 会計監査記録；意見書があれば一緒に綴る⑤ 入会､退会申込書⑥ 会員名簿綴（会費領収書綴）；学級毎に作成⑦ 予算､決算書綴

（３）活動関係① 議事録；総会､代表委員会､運営委員会② 発行文書綴③ 学級･学年活動記録④ 各委員会（部）記録（特別委員会）⑤ 単 P 広報紙綴；発行番号順に⑥ 総会資料綴⑦ 市 P 関係綴；部会と他の案内状は区別する⑧ 印刷物綴（４）その他 → 副会長① 他団体広報紙綴② 研修会参加資料
決算書

サン

プル

令和３年度○○小学校 PTA 一般会計決算書
収入合計円也

支出合計円也

差引残高円也

１．収入の部（単位：円）
項目

予会

自令和３年 4 月 1 日～至令和 4 年 3 月 31 日
算 額

決算 額増減△費

繰越金

雑収入

摘

要

会員数×○名×12 ヶ月
利息､特別会計繰入金計
２．支出の部款 項目

予(1) 学級・学年費
活P

研 修 費

動 安全指導費費

T

広 報 費
小計

(2) 会 議 費
A運事 務 費営 交通通信費
費 費

安全会費
備 品 費
小計

（３）分 担 金（４）雑費（５）予 備 費
計
繰合越金計

算 額

決算 額増減△摘要

【ＰＴＡ総会】〔１〕総会で決めなければならないこと ⇒ 規約に明記① 前年度の活動報告と決算の承認② 役員・会計監査の選出③ 年間活動計画と予算案の審議決定④ その他重要案件（規約改正 等）〔２〕総会資料の作り方（１）案内状参 考
奈○小 P 発第○○号
令和 ４年 5 月 2 日○○小学校
ＰＴＡ会員の皆様へ○○小学校ＰＴＡ
会長 ○○○○

令和４年度総会のご案内記
日時

令和 4 年 5 月 17 日（ ）場所○○小学校 体育館案件①令和 3 年度活動報告と決算の報告②会計監査報告③令和４年度役員と会計監査の選出④令和４年度活動計画と予算案の審議
⑤その他
委

任状

○○PTA
会長 ○○○○様
私は，総会に出席できませんので，議案その他一切のことについては総会の決議に従います。
令和４年月日年組 会員氏名

（２）資料（準備するもの）⇒ 数日前
までに配布① 令和４年度総会プログラム② 令和３年度役員・会計監査氏名③ 令和３年度活動報告と決算報告④ 令和３年度会計監査報告⑤ 令和４年度役員・会計監査氏名（案）⑥ 令和４年度活動計画（案）と予算（案）

令和４年度○○小学校 PTA 総会
日 時

令和４年５月１７日

場 所○○小学校体育館

総会プログラム◌◌◌◌

開会のことば
会長挨拶
校長挨拶
議長選出

議事（３）注意すること

1．令和３年度活動報告と決算報告① 進行について・ 議長選出までは司会者が担当
・ 議長は、代表委員会であらか2．会計監査報告

じめ決めておく・ 司会者は総会成立の確認② 議長の仕事

4．令和４年度活動計画と予算案の審議

・ 挨拶
・ 総会の議事録を執る人を任命

3．令和４年度役員、会計監査の選出（新会長挨拶）5．その他◌ 令和３年度役員､会計監査退任の挨拶◌ 閉会のことば・ 署名人の依頼（議事録に署名）
・ 議事進行・ 議事が終了後の挨拶③ 挨拶
・ 旧役員は総会の最後。
・ 校長先生には、学校の方針や近況を含めた話、先生方の紹介などもしていただ
く → 総会終了後でもよい④ 報告の方法・ 活動報告；活動目標などがあった場合は、具体的に説明する。
特に変わった点、よかったこと、喜ばれたこと、人気のあった活動等を報告する。
・ 決算報告；活動報告がより裏付けられるように工夫する。
細かい数字の読み上げはしなくてもよい。
⑤ 委任状
・ 総会はその年度の活動や予算を会員の総意で決めるものなので、決定事項に委任する委任状があまりにも多いのは好ましくない。PTA に興味を持って参加してもらえるような工夫を考えよう。
（開催時間帯や、学校行事に合わせる。総会
資料を大きく投影したり、活動報告を口頭だけでなく、参加者の感想や様子をＤＶＤや音で流したりするのも効果的。）
・ 成立条件がない場合は、委任状は必要ない。

引き継ぎ目録（サンプル）
R1
会

R2
担会

当長者

R3
担会

当長者

R4
担
当長者

一般会計・特別会計（備品積立、バザー、廃品回収、ベルマーク等）

会
計運

①出納簿

㊞

㊞

㊞

㊞

②証票綴㊞

㊞

㊞

㊞

③収入・支出承認書

㊞

㊞

㊞

㊞

㊞

㊞

㊞

㊞

⑤印鑑類㊞

㊞

㊞

㊞

会計内規㊞

㊞

㊞

㊞

会計備考録㊞

㊞

㊞

㊞

備品台帳㊞

㊞

㊞

㊞

規約綴㊞

㊞

㊞

㊞

要望書綴㊞

㊞

㊞

㊞

役員、委員名簿㊞㊞㊞㊞

会計監査記録㊞㊞㊞㊞

入会申込書㊞

㊞

㊞

㊞

会員名簿㊞

㊞

㊞

㊞

予算、決算書綴㊞㊞

㊞

㊞

議事録㊞

㊞

㊞

㊞

発行文書綴㊞㊞㊞㊞④通帳・ キャッシュカード

営会

担
当長者