アクションプランについて

庁内の事務改善アンケート実施とその結果
１ アンケートの目的：事務改善や無駄なリソースの洗い出し
２ 回答数：29件
３ 結果‐①
発生している状況

庁内の事務改善アンケート実施とその結果
３ 結果‐②

庁内の事務改善アンケート実施とその結果
３ 結果‐③・出勤簿の押印、ポータル勤務・休暇申請、時間外状況のエクセル入力、時間外業務の内容と時刻・進行状況を報告するスペースの活用
・会議が長すぎる。スペース活用して省略・短縮してほしい。
・複雑で手間がかかる代休制度。
・紙で印刷して印鑑押す出張命令書
・LINEの活用
・郵便物を送る際の封入・封かん作業を手作業で行う・電話を機械のガイダンスにし、また時間外は不通にする・紙書類の保存・イベント等の動員が多い
・全庁的に決裁ルートを短くしてほしい。
・効率的でない研修の実施
・押印の必要性
・人事評価シートの作成（より効果的な評価制度へのシフトを求める。）
・地域担当職員（通常業務の時間外勤務も増えているにもかかわらず、偏った人選とほぼ一律の人数配置は、マンパワーの無駄）アンケート結果から考えた事務作業の効率化についての改善案

1

決裁ルートの見直し
従来のやり方では1人ずつその起案に対してチェックをする。
おなじ「チェックする」という行為を「複数人が」「繰り返して」いる。
→担当者から決裁者まで可能な限り「一度に」チェックできれば良いのでは？

2

会議のWebミーティング化
内部での会議に時間が掛かっており、伺いをチェックする時間がない→会議の内容を保ったまま、付随する時間をコンパクトにできないか？

3

助成金等における市税等滞納確認の省力化
滞納の「ある」「なし」確認のためだけに多くの手間が生じている。
→現行の個人情報保護条例の解釈で不必要な事務をなくせないか？

4

ペーパーレスによる効率化
紙文書は紙代・インク代だけでなく、紙だからこその業務が発生（ファイルとじ込みなど）。
テレワーク・リモートワークの妨げにもなっている。

5

研修における動画の活用
研修に参加してもらい、数時間多くの職員を拘束するが、担当への問い合わせが減らない。
知識の定着についても疑問…
→担当への問い合わせや不要なミスを減らせないか？

6

お茶くみ・朝礼の廃止必ずしも時代に合わない慣習となっている。
→単純になくせばその時間が浮く？

7

個人情報の共有による窓口の利便性向上
来庁者が複数の窓口を回るため、各部署で窓口業務が発生。
将来的にはマイナンバーによる効率化が期待できるが、今でも来庁者の情報共有はできるのでは？

8

出先での住民対応
出先で事情を聴取し、職場へ戻って資料を作成。
出先のその場で資料作成・担当課へ共有することで効率化が図れないか？

1 決裁ルートの見直し
改善案

現状

決裁
課長

起案者

承認

承認

決裁

起案者

承認

主事

係長

課長補佐

課長

主事

課長補佐

承認

問題点
原則、一人がチェックしないと上位の職員がチェックできない
上位の職員間で意見が異なる場合、何度もやり直しになる→不要な修正の手間が生まれてしまう。

係長

メリット
・起案さえすれば関係する全ての職員が同時に内容確認可能。
・関係する職員全員が起案内容を閲覧できるため、上位の職員で意見が異なった場合は担当者～決裁者までを交えた話がしやすい（コミュニケーションの活性化）。

決裁スピードの向上につながる

2 会議のWebミーティング化
改善案

現状

問題点
・会議の度に一か所に集まる必要があるため、移動の手間がかかる
・職員不在の時間が増えると、決裁がもたつく
・場所の確保が必要 →多くの場所が必要となり、会議室不足
・市長室における協議では、職員の待ち時間問題が深刻
・紙資料の準備にも手間が発生。

ポイント
・庁内の会議を基本 Zoomに移行
・部長は持っているタブレットを活用 →コストが抑えられる・その他職員へは PCの年次更新で対応

メリット
・移動の手間、会議の待ち時間を有効活用できる・資料も表示できるので、ペーパーレスにも・自席でも参加でき、職場との連携も容易
・分からないこともすぐに部下に確認できる

3 助成金等における市税等滞納確認の省力化
改善案

現状担当課が直接閲覧
助成金担当課から起案で滞納確認依頼

合議で確認
大幅な作業時間短縮とコストが抑えられる可
能性大収納

都計

子ども

水道

下水

問題点
・滞納確認は年間で 500件以上・滞納確認の起案作成に要する時間平均 5分×500件＝41.7時間
・1件あたり担当者の確認に要する時間平均 3分。
・各部署で3分×500件＝1,500分（25時間）全部署で計 125時間。
・申請時期の1～3月に確認作業が集中し、年度末の繁忙期に時間を取られる。
・滞納を確認するのに 1週間程度かかるため、支払いが遅くなる

ＢＣＣが定期的にデータを抽出し、部分一致等のマクロに流し込む

ポイント
・納期にあわせてデータを抽出し、担当課が直接確認・滞納額ではなく、滞納あるなしさえわかればいい

メリット
・合議確認をしていた部署の作業時間 125時間の削減が見込める
・BCCに抽出業務を依頼するか、そもそものデータが自動的にリンクし抽出作業さえなくなることが理想

4 ペーパーレスによる効率化
改善案

現状
慣習的な紙保存・押印は廃止

フリーアドレスに順次移行

電子データと紙が混在して担当者が困惑
内部処理なのに紙・ハンコ

ポイント
問題点
・アンケートから庁内の紙での処理や保管、押印による手間の見直し要
望が複数。
・電子データと紙が混在して担当者は困惑。
・今後R5年予算のコピー代減額も懸念。
・受付印や担当者印がないからなど理由で差し戻しが発生。内部処理だけの問題にも関わらず契約や支払いが遅れ、相手方に迷惑がかかるケースも。

・テレワークなど多様な働き方が可能となり、リクルートにもつながる
・今後を見据えてデジタル環境のインフラ整備を行う必要あり

メリット
・印刷代・紙代の減額、印刷やデータ準備の時間も削減。
・内部処理の時間削減で、相手方とのやりとりもスムーズに。
・グループウェアでデータや進捗管理の共有が可能！

5 研修における動画の活用
改善案

現状

ポイント
問題点
・統一した説明を受けられるのは研修当日のみ。
・分からないときは後日、結局担当に聞くため、担当の負担増
・聞く方もいちいち確認をすることとなる。
・PCを使用する場合、自席 PCを持参するため準備も大変。
・講師への負担が大きい・Windowsの標準機能で PCの操作方法等は画面録画・作成した記録動画は全員がみられる場所へ保存
・職員は自席で動画を見ながら学習

メリット
・実際にPCを動かしながら自席で操作方法等を覚えられる・分からないところは何度も繰り返しその部分だけ確認できる（聞き逃し等がない）
・必要な時にいつでも確認できる・一度作れば長く使用できる

6 お茶くみ・朝礼の廃止
改善案

現状
お茶くみ

お茶くみ

・熱いお茶が出る場合が多く、冬以外は誰も飲みたいものではない
・茶器の準備も必要
・お茶を配る職員が必要
・飲まない人も多い
・茶葉の代金も結局かかる（1部署年間2,000円～3,000円程度）
・準備と片付けで 1回30分程度（例：1部署で年間8時間程度を使用している）

ペットボトルを配布
・飲まなければ再利用も可？
・お茶くみする職員の時間を有効に活用できる・片付けも楽朝礼

朝礼

・全体で共有するべき事項がそもそもない・発言をする必要があるが、業務とは関係ない
・朝礼中は該当の全職員の手が止まる
・実施時間3分×60人×245日とすると、年間 735時間使用している本当に共有が必要な場合を除き、廃止
・もしくは各課単位で必要な場合にのみおこなう
・朝礼の時間を業務に充てられる

7 個人情報の共有による窓口の利便性向上
現状●●と●●の手続きをお願いします。必要であれば●●も…

社会保険，税
上下水道…

●●と●●は手続きの必要なしです。 ●●だ
け手続きしてください。

改善案

各種届出書
提出予約or

問題点例）おくやみ・市民課窓口へ死亡届を提出後，他部署へは別途訪問。
・他部署では一から当事者が亡くなったことを説明して手続き。
・各部署を回る必要あり。心身共に親族の負担が大きい。

事前情報
入力フォームポイント
・死亡した方の情報を関係部署で共有。
・可能ならLine等で事前に入力してもらえるとよい。
・市が指定した日・時間までに各部署で必要な手続きをしておく。
・書類渡し等が必要なら指定した日・時間以後に窓口に寄ってもらう。
（事前予約の方は死亡届等と引き換えにすれば間違いが防げる）

メリット
・来庁者の手間が軽減される。
・来客対応しながら事務処理をしなくともよい。
・手続きが必要な部署も事前に準備ができるため、対応が容易。

8 出先での住民対応
改善案

現状or例）高齢者の介護相談中，世帯内に支援が必要な方がいた。
例）市有地の件で住民と協議をしたら所管が違った。
等の場合は他部署へ情報を提供する必要がある。
現地で協議をしたものは基本持ち帰って資料作成。
作成した資料を他部署と共有している。

問題点
・資料は帰って作成するため、別途手間と時間がかかる。
・紙ベースだと各部署への共有、記録が大変。
・最初にどこの部署が行くかでもめ、結局複数の部署から多くの人が現地確認 …

ポイント
・相談内容に応じ，相談を受ける窓口部署を決めておく。
・その場で話を聞きながら文書作成・写真撮影し、報告書作成。
・必要に応じ、相談者と内部共有について確認・約束。
・出先から所定のフォルダへ格納して報告とする。

メリット
・その場で現場対応が完了し、他部署へ現状報告の手間が減る。
・紙文書の削減。
・住民対応の情報がデータとして残り、いつでも確認できる。
・場合によっては映像や音声でも記録を残せる。