平成２８年

５月１１日

特定個人情報等の取扱いに関する基本方針

公益社団法人

北海道私学振興基金協会

当協会は、特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むため、本基本方針を定める。
１

事業者名
公益社団法人

北海道私学振興基金協会

２ 関係法令・ガイドライン等の遵守
当協会は、「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」、「個人情報の保護に関する法律」及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」を遵守し、特定個人情報等の適正な取扱いを行う。
３

利用の目的
当協会は、特定個人情報等について、以下の利用目的で利用する。
職員に係る個人番号関係事務

給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
雇用保険届出事務
健康保険・厚生年金保険届出事務４

職員の配偶者に係る個人番号関係事務

国民年金の第三号被保険者の届出事務

職員以外の個人に係る個人番号関係事務

報酬・料金等の支払調書作成事務

安全管理措置に関する事項
当協会は、特定個人情報等の安全管理措置については、特定個人情報取扱規程を定め、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止など適切な管理に必要な措置を講じる。
また、職員に特定個人情報を取り扱わせるにあたっては、特定個人情報等の安全管理措置が適切に講じられるよう職員に対する必要かつ適切な指導監督を行う。

５

ご質問等の窓口
担当部署：基金協会事務局総務係
電話番号：０１１－２４１－７９１１

公益社団法人 北海道私学振興基金協会
特 定 個 人 情 報 取 扱 規 程

第 １ 章（目総則的）

第 １ 条

この規程は、公益社団法人北海道私学振興基金協会（以下「基金協会」という。）が、「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（平成25法律第27号、以下「番号法」という。）、「個人情報の保護に関する法律」（平成15年法律第57号、以下「個人情報保護法」という。）及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」（以下「ガイドライン」という。）に基づき、基金協会の取り扱う特定個人情報等の適正な取扱いを確保するために定めるものである。
（定義）

第 ２ 条

本規程で掲げる用語の定義は、他に特段の定めのない限り番号法その他の関係法令及びガイドラインの定めに従う。
（個人番号を取り扱う事務の範囲）
第 ３ 条

基金協会が個人番号を取り扱う事務の範囲は、以下のとおりとする。

職員に係る個人番号関係事務

給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
雇用保険届出事務
健康保険・厚生年金保険届出事務

職員の配偶者に係る個人番号関係事務

国民年金の第三号被保険者の届出事務

職員以外の個人に係る個人番号関係事務 報酬・料金等の支払調書作成事務（基金協会が取り扱う特定個人情報等の範囲）
第 ４ 条

前条において基金協会が個人番号を取り扱う事務において使用される個人番号及び個人番号と関連付けて管理される特定個人情報は以下のとおりとする。
（１）職員又は職員以外の個人から、番号法第１６条に基づく本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人番号カ－ド、通知カ－ド、身元確認書類等）及びこれらの写し（２）基金協会が税務署等の行政機関等に提出するために作成した法定調書及びこれらの控え（３）基金協会が法定調書を作成するうえで職員及び職員以外の個人から受領する個人番号が記載された申告書等（４）その他個人番号と関連づけて保存される情報
２第１項各号に該当するか否かが定かでない場合は、事務取扱責任者の判断による。

第 ２ 章第 １ 節

安全管理措置

組織的安全管理措置・人的安全管理措置（組織体制）
第 ５ 条

事務局長を事務取扱責任者とする。

２

他の事務取扱担当者は、事務局長が指定する者とする。

３

事務取扱担当者は、特定個人情報の保護に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。

４

事務取扱担当者を変更することになる場合は、確実に引継ぎを行わせるものとし、事務局長は、これに係る引継が確実に行われたかを確認するものとする。

（事務取扱担当者の監督）
第 ６ 条

基金協会は、特定個人情報等が本規程に基づき適正に取り扱われるよう事務担当者に対して必要かつ適切な監督をおこなうものとする。
（教育）

第 ７ 条

基金協会は、職員特に事務取扱担当者に対し、本規程を遵守させるための教育を行うものとする。
２

基金協会は、特定個人情報等についての秘密保持に関する事項を人事内規に盛り込むものとする。

（取扱状況・運用状況の記録）
第 ８ 条

事務取扱担当者は、チェックリストを作成し、以下の特定個人情報等の取扱状況・運用状況を記録するものとする。
（１）特定個人情報等の入手日（２）源泉徴収票・支払調書等の法定調書への記入日（３）源泉徴収票・支払調書等の法定調書の行政機関等への提出日（４）特定個人情報等の廃棄日（情報漏えい事案等への対応）
第 ９ 条

事務取扱担当者は、特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損による事故が発生したことを知った場合又はその可能性が高いと判断した場合は、事務取扱責任者を通じ直ちに理事長へ報告する。
（取扱状況の確認）
第１０条

理事長は、特定個人情報等の取扱状況について、１年に一回以上の頻度で確認を行うものとする。

第 ２ 節物理的安全管理措置・技術的安全管理措置（特定個人情報を取り扱う区域の管理）
第１１条

基金協会は、管理区域及び取扱区域を明確にし、それぞれの区域に対し、必要な措置を講じる。
（１）管理区域
特定個人情報は、金庫で保管する。なお、鍵は事務取扱責任者が管理する。
（２）取扱区域
可能な限り事務取扱担当者以外の者の往来が少なく、後ろから覗き見される可能性が低い場所を取扱区域として指定する。
（書類等を持ち出す場合の漏えい等の防止）
第１２条

基金協会は、特定個人情報等が記録された書類等の持出は、行政機関等への法定調書の提出等を除き禁止する。
２

事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録された書類等を持出す場合は、封筒に封入し鞄に入れて搬送する等、紛失・盗難等を防ぐための安全な方策を講ずるものとする。

３

特定個人情報等を含む書類を郵送等により発送するときは、簡易書留等の追跡可能な手段等を利用するものとする。

（特定個人情報の削除・廃棄）第１３条

理事長は、事務取扱担当者が特定個人情報等を削除・廃棄したことを確認するものとする。
（技術的安全管理）
第１４条

基金協会は、不正アクセス等による漏えい等を防ぐため、特定個人情報はコンピュ－タには入力せず、紙媒体のみで管理するものとする。

第 ３ 章

特定個人情報等の取得・利用等（特定個人情報の適正な取得）
第１５条

基金協会は、特定個人情報等の取得を適法かつ公正な手段によって行うものとする。

（特定個人情報の利用目的）
第１６条

基金協会が職員又は第三者から取得する特定個人情報の利用目的は、第３条に掲げた個人番号を取り扱う事務の範囲とする。
（特定個人情報の取得時の利用目的の通知等）
第１７条

基金協会は、特定個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を情報主体に通知し、又は公表しなければならない。

２

利用目的の変更を要する場合は、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更して、本人へ通知、公表又は明示を行うことにより、変更後の利用目的の範囲内で特定個人情報を利用することができる。

（個人番号の提供の要求）
第１８条

基金協会は、第３条に定める事務を処理するために必要がある場合に限り、本人又は他の個人番号関係事務実施者若しくは個人番号利用事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができるものとする。
（個人番号の提供を求める時期）
第１９条

基金協会は、第３条に定める事務を処理するために必要があるときに個人番号の提供を求めることとする。
２

前項にかかわらず、本人との法律関係等に基づき、個人番号関係事務の発生が予想される場
合には、契約を締結した時点等の当該事務の発生が予想できた時点で個人番号の提供を求めることができるものとする。

（特定個人情報の提供の求めの制限）
第２０条

基金協会は、番号法第１９条各号のいずれかに該当し特定個人情報の提供を受けることができる場合を除き、特定個人情報の提供を求めてはならない。
（特定個人情報の収集制限）
第２１条

基金協会は、第３条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を収集しないものとする。
（本人確認）
第２２条

基金協会は、番号法第１６条に定める各方法により、職員又は第三者の個人番号の確認及び当該人の身元確認を行うものとする。また、代理人については、同条に定める各方法により、当該代理人の身元確認、代理権の確認及び本人の個人番号の確認を行うものとする。
（個人番号の利用制限）
第２３条
２

基金協会は、第１６条に掲げる利用目的の範囲内でのみ利用するものとする。

基金協会は、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合を除き、本人の同意があったとしても、利用目的を超えて特定個人情報を利用してはならないものとする。

（特定個人情報ファイルの作成制限）
第２４条

基金協会が特定個人情報ファイルを作成するのは、第３条に定める事務を実施するために必要な範囲に限り、これらの場合を除き、特定個人情報ファイルを作成しないものとする｡（特定個人情報の正確性の確保）
第２５条

事務取扱担当者は、特定個人情報を第１６条に掲げる利用目的の範囲において、正確かつ最新の状態で管理するよう努めるものとする。

（特定個人情報の保管制限）
第２６条

基金協会は、第３条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を保管してはならない。
２

基金協会は、所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間保管することができる。

３

基金協会は、番号法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人番号カ－ド、通知カ－ド、身元確認書類等）の写しや基金協会が行政機関等に提出する法定調書の控えや当該法定調書を作成するうえで事業者が受領する個人番号が記載された申告書等を特定個人情報として保管するものとする。これらの書類については、法定調書の再作成を行うなど個人番号関係事務の一環として利用する必要があると認められるため、関連する所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間保存することができる。

（特定個人情報の提供制限）
第２７条

基金協会は、番号法第１９条各号に掲げる場合を除き、本人の同意の有無に関わらず特定個人情報を第三者に提供しないものとする。

第 ４ 章

特定個人情報の廃棄･削除（特定個人情報の廃棄・削除）
第２８条

基金協会は、書類等について所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものについては、これらの書類等に記載された個人番号は、その期間保管するものとし、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除するものとする。

第 ５ 章

特定個人情報の委託（特定個人情報の委託）
第２９条

基金協会は、特定個人情報に係る事務の委託は行わないものとする。

第 ６ 章
（改廃）

第３０条

附その他

本規程の改廃は、理事会の決議をもって行うものとする。

則
本規程は、平成２８年５月１１日から施行する。