ワークフローの見直しと電子申請システムの導入による計算機システム利用申請のペーパーレス化
林 豊洋 1) , 大橋 健 1)
1) 九州工業大学 情報基盤センター
toyohiro@isc.kyutech.ac.jp

Paperless registration for use of computer systems by refinementof workflows and introduction of an electronic registration system
Toyohiro Hayashi1) , Takeshi Ohashi1)1) Information Science and Technology Center, Kyushu Institute of Technology

概要
九州工業大学情報基盤センター (以下，本センターと称する) では，大規模計算を要する利用者に対して，申請に応じて研究用計算機システム (スーパーコンピュータシステム) のアカウントを発行している．利用申請書および承認書 (アカウント情報) の授受は紙面で実施していたが，2020 年初頭からのコロナ禍によるキャンパス内への立ち入り制限等で適用が困難となった．
サービスを継続するため，本センターでは申請のペーパーレス化を検討することとした．紙面でのやり取りとなる大きな要因は，申請者の承認者 (例：学生の場合は指導教員) の許可を得ていることの証明として，承認者の押印を求めていたことである．そこで，承認者の許可を確認しつつ押印を不要とし，申請書および承認書をデジタルデータにて授受可能とするワークフローの見直しを実施した．その後，ワークフローを Oﬃce365 が有する機能群(Forms，Teams，Excel Online, Sharepoint, Power Automate) を用いてシステム化し，申請処理の効率化を実現した．

段として，本センターでは「研究用計算機システム利1 計算機システム，情報システムの提供用支援」と称する制度を実施している．

方法

これは，本センターが他機関が有する研究用計算機

九州工業大学には，教育研究向けの様々な計算機シシステムを包括契約し，学内利用者からの申請に応じステムおよび情報システムが存在する．特に，教育やて，対応する計算機システムのアカウントを発行する

授業に必須の情報システム (履修申告 (LiveCampus)，制度である．他機関との計算機システム利用に関わるLMS(Moodle)，会議システム (Zoom)，電子メール等

手続き (申請や負担金の支払い等)，利用方法に関する(Oﬃce365)，電子ジャーナル (学認)，オンラインマ問い合わせの仲介等を実施している．

ニュアル，無線 LAN 利用) や，学生が所属する学科に本制度において最も利用者数が多い研究用計算機シ依存する計算機システムについては，本学の全学統合

ステムは，九州大学情報基盤研究開発センター (全国ID 管理システムとの認証連携 (LDAP ならびに AD共同利用施設) で稼働するスーパーコンピューターシ

連携，SAML による SSO) が実現されている．教職員

ステムである．

並びに学生は発行されるアカウント情報 (九工大 ID)

2021 年 度 は ，ス ー パ ー コ ン ピ ュ ー タ ー シ ス テ

用いて，個別の利用申請等を行うことなく計算機シスム”ITO”を包括契約し*1 ，当該システム専用のアカテムが利用可能である．

ウントが発行されている．このアカウントは九州大学

一方，研究用途としての大規模計算に用いるための研究用計算機システム (スーパーコンピュータシステよりバルク発行されており，本学の認証基盤とは異なるアカウント体系となる (図 1)．

ムや HPC システム) については現在本学では整備を行っていない．大規模計算への需要に対応する代替手*1 重点支援制度により，標準構成を超えるノード割り当てを受けている

167

サービス(学内)

サービス(パブリック)

履修申告系(LiveCampus等)

学認連携SP
電子ジャーナル等

LMS 学習支援環境(Moodle等)

研究用計算機システム

サービス(Office365)
クラウドストレージ(onedrive for business)

学外SP Zoom
遠隔講義用コラボレーションツール
(Teams 等)

情報基盤センターシステム

九州大学ITO

電子メール(exchange online)

学科システム
無線LAN利用

本学と認証基盤，アカウント体系が異なる

認証連携
各システム向け
各システム向け
LDAP,AD
各システム向け
LDAP,ADLDAP,AD

各種情報システム利用

SAML IdPO365連携全学統合ID管理システム
アカウント情報(九工大ID)
本学利用者(学生等)

図1

教育研究向け情報システムと認証基盤

また，当該システムは他の機関が有するため，アカウ

2 研究用計算機システム利用支援制度

ント情報 (利用者 ID とパスワード) はその機関が定め

本節では，前述の研究用計算機システム利用支援にる運用ルールによって発行される．現在契約している

ついて，経緯や利用者と本センターとの手順の詳細を九州大学のスーパーコンピューターシステムについて述べる．

は，発行を希望するアカウント数に応じたアカウント

2.1 利用支援の概要

がバルク発行され，一覧が送付される．

本センターでは 2000 年代初頭まで，バッチジョブ

本センターでは，研究用計算機システムの利用は単システムや課金管理システムを備えたワークステー年度利用とし，年度ごとの申請ベースとしている．こションを導入し，大規模演算向けの研究用計算機シスの際の利用申請・アカウント発行・利用終了時の報告テムを提供していた [1]．しかし，導入や維持コストの書提出等の処理について，以下の要素を考慮したワー

観点から，より大規模なシステムの提供は困難であり，クフローを確立する必要がある．

2004 年度をもって提供を終了した．
研究用計算機システム利用支援はその後継として，学内の大規模計算に対する需要に引き続き対応するた
め，2007 年度に開始された制度である [2]．開始当初から，MPI 等を用いた並列プログラムに対応しバッチジョブを備えた，いわゆる「スーパーコンピューターシステム」の提供について継続して実施している．提供する研究用計算機システムは，九州大学情報基盤研
究開発センターが管理する全国共同利用のスーパーコンピューターシステムを選定している [3]．
利用支援制度は毎年 15 名程度が利用しており，利利用申請書の受理

利用申請書を取得 (利用希望者)，

受理 (本センター) する手段
指導教員の同意無許可の利用を防ぐため同意を得る

手段
アカウント情報と申請者との紐づけ

利用者への研究

システムアカウントの発行とその管理を行う手段
利用承認書 (アカウント情報) の配布

利用者へアカウント情報を配布する手段
利用報告の提出

利用終了時の利用報告およびエビデンスの提出 (利用者)，受理 (本センター) する手段

用者の大半は学生 (学部 4 年生ならびに大学院生) で2019 年度までの申請手順および利用報告書の提出ある．適用する演算は，流体解析 (Fortran + MPI)，

手順は図 2 に示す通りである．Microsoft Excel 形式

パターン認識 (Python + GPU ライブラリを用いたの利用申請書 (ひな型) を希望者に送付し，記載と指Deep Learning)，科学技術計算環境 (MATLAB) の大導教員の押印確認を行った紙面の申請書を学内便にて規模実行まで多岐にわたる．

返送することにより，同意済み申請書の受理を行う．

2.2 利用申請のワークフロー

本センターでは，申請者に発行する研究用計算機シス

研究用計算機システムは教育や授業に必須の情報シ

テムのアカウント情報について，Excel マクロ形式のステムと異なり，必要とする利用者は限定的である．

管理台帳を操作し，利用申請書を生成する．最後に申168೧ౕΉͲʁϟʖϩͲ͹қࢧනࣖɾԣһͶΓΖট೟ɾࢶ໚Ͳ͹ΏΕखΕཤ༽ं ָਫ਼౵ট೟ं ࢨ಍‫گ‬ҽ౵

が困難৚ๅ‫خ‬൭ιϱνʖ‫ڂݜ‬εητϞཤ༽ࢩԋ୴౲• Excel マクロ形式の管理台帳が在宅からの操作をਅ੧֋࢟ཤ༽ंˢ,6&ϟʖϩͶͱਅ੧ॽखΕ‫ͦر‬ғབ

想定していない,6&ਅ੧ॽుࢢυʖνਫ਼੔ ([FHO‫ࣞܙ‬ཤ༽ंˢ,6&ਅ੧ॽుࢢυʖνศૻ ([FHO‫ࣞܙ‬ࢶ໚Ͳ͹ΏΕखΕཤ༽Ն೵ਅ੧͖ΔfӨ‫ۂ‬ೖఖౕ ࣰ੹ཤ༽ं ਅ੧ॽ΃චགྷࣆߴ‫ࡎى‬ɾһࡰཤ༽ंˢট೟ं ਅ੧ॽ ࢶ໚ ͹֮೟ɾԣһғབが運用を困難とした主要な要因であった．

ট೟ं ֮೟‫ޛ‬ɾਅ੧ॽ ࢶ໚ Ͷԣһট೟ंˢཤ༽ं ਅ੧ॽ ࢶ໚ ศૻ

本センターでは継続して利用支援を実施するため，

ཤ༽ंˢ,6&಼ָสͶͱਅ੧ॽ ࢶ໚ ศૻ

これらの要因に対処できる方法について検討した．ま,6&  ਅ੧ॽ֮೟ ໪ࢻ ɾཤ༽ंୈீߍ৿͕Γ;ΠΩΤϱφࡠ੔ ([FHOϜέϫ ɾ௪எॽһࡰ ࢶ໚ずは，紙面の授受と押印による確認に代わる授受およ,6&ˢཤ༽ंʁ಼ָสͶͱ௪எॽ ࢶ໚ ૻ෉

び確認方式が採用できるワークフローを定義することとした．また，特定の PC やアプリケーションに依೧ౕΉͲʁϟʖϩͲ͹ғབɾཤ༽ๅࠄ఑ड़ ࢶ໚Ν‫ݬ‬ଉͳͤΖཤ༽ं ָਫ਼౵ট೟ं ࢨ಍‫گ‬ҽ౵৚ๅ‫خ‬൭ιϱνʖ‫ڂݜ‬εητϞཤ༽ࢩԋ୴౲

存しない申請，アカウント発行方式を検討することとした．

ࢶ໚Ͳ͹ΏΕखΕ,6&ˢཤ༽ं ϟʖϩͶͱཤ༽ๅࠄ఑ड़ғབ͕Γ;ๅࠄॽుࢢυʖν
:RUG‫෉ૻ ࣞܙ‬఑ड़‫ ݸغ‬ғབΓΕҲ͖݆ఖౕ

3.1 ペーパーレス化に対応するワークフローの改良

ཤ༽ंˢ,6&಼ָสͶͱๅࠄॽ‫੹ۂ;ٶ‬พࡰΕ ࢶ໚ ศૻ

紙面の授受と押印による確認を代替できれば，電子,6&ˢཤ༽ं ϟʖϩͶͱण྘֮೟
າ఑ड़͹৖߻
,6& ˢট೟ंɾ,6&ˢཤ༽ं  ఑ड़͹ϨϜ΢ϱχ

データによる申請手続きが実現できる．コロナ禍に対する緊急対策の観点も含め，2020 年 4 月に申請に関すາ఑ड़͹৖߻
ཤ༽ंˢ,6&࠸఑ड़るワークフローを以下のように改めた．
図 2 紙面ベースでの研究システム利用申請および利用申請書の受理

利用報告手順

紙面の学内便送付 → 電子メール等でのデータ (必要事項を記載した Excel 方式)送付に変更
請書を印刷し，学内便にて利用者に送付する．手作業の割合が多いことと学内便の到達日数を要するため，申請書への押印 → 申請書の受理後，指導教員の同意本センターから指導教員に確認する方法に変更

申請から発行まで 5–7 営業日となる．利用報告書の提アカウント情報と申請者との紐づけ

出手順については申請手順と同様に紙面のやり取りを式の管理台帳を操作 (変更なし)要する方式となる．本センターが当該年度の利用者に利用承認書 (アカウント情報) の配布

Excel マクロ形

Microsoft Word 形式の利用報告書 (ひな型) を送付す

送付 →る．利用者は，記載後の報告書とシステムを利用した

タ (pdf 形式の承認書) 送付に変更

業績 (論文別刷り) を合わせ，学内便にて返送する．返送された報告書類の確認後，電子メールにて受領完了

紙面の学内便

オンラインストレージ経由でのデー

利用報告の提出

紙面の報告書および別刷り学内便送

付 → 電子メール等でのデータ送付に変更を連絡する．
改良した利用申請および利用報告提出のワークフ

3 利用申請のペーパーレス化，手作業の低減化に関する検討

ローについて，図 3 に示す．本ワークフローにより，紙面を用いない利用申請・利用報告の授受が実現した．

2020 年初頭に新型コロナウイルスの影響が拡大し，本学においてもキャンパスへの入構禁止，遠隔講義の実施，在宅勤務の運用等の措置が取られた [4]．これにより，前述の「紙面のやり取りによる研究用計算機シ

特に，押印による確認について，本センターから当該の指導教員へメール等で確認する方法に変更した事
は，指導教員以外が押印を行っていた可能性を排除できることとなり，確認の精度は向上した．

3.2 申請・アカウント発行の Web アプリケーション

ステムの利用申請」について運用が困難となった．

化，自動化

具体的には，前述のワークフローの改良により，利用に関わる手• 学生と教員双方がキャンパスで対面する機会が生じず，紙面の利用申請書や報告書が授受できない• 指導教員の押印が困難 (あるいは時間を要する)

続きのペーパーレス化即ちデジタルデータの授受による利用手続きが実現した．
従って，本ワークフローは更なる情報システム化が• 学内便が停止したため紙面の発送が困難可能と言える．利用申請書は必要事項が本センター内• 本センターのスタッフも在宅勤務となったため，において電子的に管理出来れば良いため，Web イン

紙面の確認 (申請書) や発行 (アカウント通知書)

169೧ౕʁϟʖϩͲ͹қࢧනࣖɾϟʖϩͶΓΖট೟ɾघࡠ‫ۂ‬ͶΓΖుࢢυʖν͹ΏΕखΕ

各種機能の一元管理৚ๅ‫خ‬൭ιϱνʖ‫ڂݜ‬εητϞཤ༽ࢩԋ୴౲ট೟ं ࢨ಍‫گ‬ҽ౵ཤ༽ं ָਫ਼౵

Microsoft Teams による上記機能のグループ化ਅ੧֋࢟ཤ༽ंˢ,6&ϟʖϩͶͱਅ੧ॽखΕ‫ͦر‬ғབ
,6&ਅ੧ॽుࢢυʖνਫ਼੔ ([FHO‫ࣞܙ‬ཤ༽ंˢ,6&ਅ੧ॽుࢢυʖνศૻ ([FHO‫ࣞܙ‬

システム化したワークフローを図 4 に示す．

ཤ༽ंˢ,6&ϟʖϩͶͱ‫ࡃࡎى‬Ίਅ੧ॽ ([FHO‫ ࣞܙ‬ศૻ೧ౕʁਅ੧ϓΧʖϞͶΓΖుࢢਅ੧ɾϟʖϩট೟ϓϫʖͶΓΖট೟ɾࣙಊԿςʖϩͶΓΖుࢢυʖν͹ΏΕखΕ,6&ˢট೟ं  ਅ੧͹ট೟‫٭‬Ծলճট೟ं ࢨ಍‫گ‬ҽ౵ཤ༽ं ָਫ਼౵ট೟ंˢ,6&  ਅ੧ট೟‫٭‬Ծյ౶ਅ੧ট೟Ͳ͍Ηͻɾ,6&  ਅ੧ॽ ([FHO‫֮ ࣞܙ‬೟ ໪ࢻ ɾཤ༽ंୈீߍ৿͕Γ;ΠΩΤϱφࡠ੔ ([FHOϜέϫ ɾ௪எॽࡠ੔ SGI ɾΨϱϧ΢ϱηφϪʖζ΃͹Πρϕϫʖχ SGIࣙಊԿςʖϩ 0LFURVRIW06)RUPVɾ3RZHU$XWRPDWH৚ๅ‫خ‬൭ιϱνʖ‫ڂݜ‬εητϞཤ༽ࢩԋ୴౲ਅ੧֋࢟ཤ༽ंˢ)RUPVਅ੧ϓΧʖϞͶචགྷࣆߴ‫ࡎى‬ɾૻ৶
3$ˢ,6&ਅ੧υʖνૻ෉ ϟʖϩɾ7HDPV
3RZHU$XWRPDWHͶΓΖট೟ғབ

,6&ˢཤ༽ंɾ,6&ˢট೟ं ϟʖϩͶͱਅ੧΃͹݃Վ௪எཤ༽Ն೵ਅ੧͖ΔӨ‫ۂ‬ೖఖౕ ࣰ੹,6&ˢট೟ं  ਅ੧͹ট೟‫٭‬Ծলճ,6&ˢཤ༽ं ਅ੧ট೟Ͳ͍Ηͻɾ௪எॽ SGI ͹ξΤϱϫʖχ85/௪எট೟ंˢ,6&  ਅ੧ট೟‫٭‬Ծյ౶ਅ੧ট೟Ͳ͍Ηͻɾ3$  ਅ੧ॽ )RUPV ͹಼༲ɾ؇ཀྵ൬ߺ 3$ͶΓΕਫ਼੔ Νཤ༽ंୈீ ([FHO2QOLQH ΃ൕӫɾΠΩΤϱφୈீ ([FHO2QOLQH ͖ΔΠΩΤϱφ৚ๅபड़ɾΠΩΤϱφ৚ๅ༽ϟʖϩช໚ਫ਼੔೧ౕʁϟʖϩͲ͹ғབɾཤ༽ๅࠄ఑ड़ พࡰΕΝ‫؜‬ΌుࢢυʖνΝ‫ݬ‬ଉͳͤΖ৚ๅ‫خ‬൭ιϱνʖ‫ڂݜ‬εητϞཤ༽ࢩԋ୴౲ট೟ं ࢨ಍‫گ‬ҽ౵ཤ༽ं ָਫ਼౵,6&ˢ3$ਅ੧ট೟‫٭‬Ծյ౶ট೟͹৖߻ͺɾ൅ߨ༩ఈΠΩΤϱφ
৚ๅΝ3$Ͷ͍Κͦͱյ౶

3$ˢཤ༽ंɾ3$ˢট೟ं ϟʖϩͶͱਅ੧΃͹݃Վ௪எਅ੧͖Δ
ଊೖཤ༽Ն೵
3$ˢཤ༽ं ਅ੧ট೟Ͳ͍ΗͻɾϟʖϩͶͱΠΩΤϱφ৚ๅૻ෉,6&ˢཤ༽ं ϟʖϩͶͱཤ༽ๅࠄ఑ड़ғབ͕Γ;ๅࠄॽుࢢυʖν
:RUG‫෉ૻ ࣞܙ‬఑ड़‫ ݸغ‬ғབΓΕҲ͖݆ఖౕཤ༽ंˢ,6&಼ָสͶͱๅࠄॽ‫੹ۂ;ٶ‬พࡰΕ ࢶ໚ ศૻ

図 4 Web インタフェース，自動化ツールを用いた,6&ˢཤ༽ं ϟʖϩͶͱण྘֮೟

利用申請手順າ఑ड़͹৖߻
,6& ˢট೟ंɾ,6&ˢཤ༽ं  ఑ड़͹ϨϜ΢ϱχ

າ఑ड़͹৖߻
ཤ༽ंˢ,6&࠸఑ड़M365 を用いてシステム化したことにより，利用者
図 3 ワークフロー改良後の利用申請および利用報

視点では，Web インタフェースを用いて申請が可能と告手順 (電子データ授受，押印廃止)なり，申請書 (Excel 形式) の送付が不要となった．本センター視点では，申請書 (ひな形) の授受，利用者情タフェース等を用いた記載及びオンライン上に管理情報を保持するシステムへの適用が考えられる．また，ワークフローについては，必要に応じて通知等のインタラクションを備え，状態遷移が記述可能な自動化ツールへの適用が考えられる．
上記の要素を持つ情報システムとして，マイクロソフト社の SaaS である Microsoft 365(以下，M365 と称する) が有する機能群に注目した．M365 は，申込等に活用可能なオンラインフォーム，電子データを保持するオンラインストレージ，各種機能の振る舞いを組み合わせ制御可能な自動化ツールの豊富な機能を有している．本センターでは，M365 が有する以下の機能を適用しワークフローをシステム化し，申請の受付を開始した [5]．

自動化された．また，作業が発生するタイミングにおいては，Power Automate による通知 (メール，Teamsへの通知) が行われるため，作業の見落としも低減された．
このように申請処理がほぼ自動化されたため，アカウントの発行に要する時間は，指導教員の同意に関する返答に依存するのみとなった．

4 M365 を用いたシステム化の詳細
利用者，本センター，M365 上を用いてシステム化した機能群の関係性は図 5 の通りである．利用支援に用いる M365 の機能については，Teams 内の利用支援向けチャネルを作成し，チャネル内にて M365 の機能を追加し，Power Automate を用いてワークフローを利用申請書の受理

Forms[6] を用いた必要事項の記載・提出に変更
指導教員の同意報およびアカウント情報の管理，利用承認書の配布が我々の実装したワークフローの主要な点を図 6 に示Power Automate[7][8] による確認

文面の送付および承認却下処理に変更
アカウント情報と申請者との紐づけ構成している．

Powerす．また，実装方式において特に留意が必要であった点を以下に示す．

Auto-■Forms の送信情報の取得方法

個人の 365 アカウン

mate による Excel Online 上のデータ参照・更新

ト上で作成した Forms フォームについては，利用者が処理に変更

入力・送信されたデータについて，容易に Power Au-

利用承認書 (アカウント情報) の配布 PowerAuto-mate による利用者へのメール送付に変更利用報告の提出

tomate を用いて取得可能である．Power Automate
上で，フォームの名称がドロップダウンリストに表Forms を用いた報告書記載および別刷り送付に変更 (実装予定)示されるため，リストから選択することにより対象のフォームを識別し・取得が可能である．しかし，個人が170作成したフォームについては，フォームの URL の一• データ検索については，Excel Online の表の名

部に個人 ID(365 アカウント名) が含まれるため，我々称・行の名称を指定し，行に含まれる値をキーとの利用形態においては避けたい事象と考えられる．

して相当する列を得る

対して，Teams 内に作成したフォームについては，• データ取得・照合・更新については，上記のデー

URL に個人 ID が含まれないため，我々の利用形態にタ取得処理を用いて対象の行を得た後に，対象行適している．しかし，Power Automate 上フォーム内を操作 (取得，更新等) する機能を用いる (テーブの情報を取得する際，フォームの名称がドロップダウ

ル内のデータ取得，照合，更新に相当)ンリストに表示されず，直感的にデータの取得が行えない．対処策として，対象の Forms フォームの URLに含まれる Form ID を取得し (ブラウザ等で表示し，手動にて URL を得る)，Power Automate 上でカスタム値として指定することにより，取得可能となる (図6 (1)(2))．
■Excel Online での列情報取得，更新

Power Auto-mate 上で取得した利用者情報や，九大のアカウント情報については，データベースを用いて管理することにより，保存，取得，照合，更新等が実現できる．Power

Automate 上から容易にアクセス可能なデータベースとしては，Microsoft Dataverse(旧称：Common DataService) と呼ばれる機能が存在する [9]．
しかし，本製品は同社の Power BI に含まれる有償機能となり，本センターでは無償の範囲で利用可能な方法を検討した．代替策として，「ユニーク ID を用いて，任意のデータ群を一意に管理」「ユニーク ID を指定して，データ群を指定した処理 (保存，取得，照合，更新) を実行」が可能な方法を検討する．
具体的には以下の実装により，データベース上での情報管理に相当する挙動を得る (図 6 (3)(4)(7)(8))．

• Excel Online 上に利用者台帳，アカウント台帳を作成する (データベースに相当)■承認処理を用いた Power Automate とのインタラク
ション 利用申請を承認し九大のアカウントを利用者に紐づけする際，対象のアカウントを Power Auto-mate 上で識別する必要が生じる．未割り当てのアカウントを抽出する自動的な方法が望ましいが，本セン
ターでは担当者がアカウントを指定する方法を採用している．
この際，Power Automate に対して，担当者が紐づける情報を送信する手順，すなわち Power Automateとのインタラクションの機能が必要となる．本セン
ターでは，承認処理が発生した際に，判断の通知とは別にコメントが文字列として送信可能であることに着目した．
コメント欄に，紐づけるアカウント名 (一意となる)を記入し，承認処理を進行する．Power Automate 上で承認結果を取得する機能では，承認結果とコメントが同時に取得可能である．取得したコメント内に含まれるアカウント名を用いて，アカウントテーブルに保存されたアカウント情報 (アカウント名，初期パスワード等) を取得し，利用者への通知が可能となる (図6 (5)(6))．

5 利用実績，今後の課題• 利用者台帳・アカウント台帳の各 Excel シート内

研究用計算機システム利用支援の利用者数についてに表を作成する．表に一意の名称を指定することは，2019 年度は 13 名 (前期 12 名，後期 1 名)，2020 年

により，Power Automate 上で台帳を指定可能と度は 16 名 (前期 9 名，後期 7 名)，2021 年度 (2021 年

する (データベース内のテーブルに相当)

8 月 31 日現在) は 12 名である．コロナ禍以前の 2019

• Forms から送信された利用者毎のデータ群につい年度に対して，電子データの授受が可能なようワークて，Power Automate の UUID 関数を用いてユフローを切り替えた 2020 年度の利用者数はほぼ同規

ニーク ID を付けて管理する (利用者テーブルの模である．また，ワークフローに基づきシステム化を主キーに相当)実施した 2021 年度においても，前期ベースでは 2020

• 九大のアカウント情報については，アカウント名が一意であるため，ユニーク ID とする (アカウン
トテーブルの主キーに相当)年度を上回る利用者数となっている．
利用者数の推移から，紙面のやり取りが不可能となった場合においても，適切なワークフローの改良に• データ追加については，Excel Online の表の名称よりサービスの維持が可能であること，更に Web イを指定し，列を追加する機能を用いる (テーブルンタフェースを用いた申請が可能となったことから，へのデータ列追加に相当)

利用者の申請に対する抵抗感 (メールで相談すること171

([FKDQJH2QOLQH

ϟʖϩ௪எཤ༽ं‫ڂݜ‬εητϞཤ༽ࢩԋ༽7HDP 067HDPVཤ༽ਅ੧ཤ༽ๅࠄ

ཤ༽ਅ੧ϓϫʖ
3RZHU$XWRPDWHཤ༽ਅ੧ϓΧʖϞ ϓϫʖ)RUPVۨಊਅ੧υʖνฯଚɾΠΩΤϱφ৚ๅபड़ཤ༽ๅࠄ఑ड़ϓΧʖϞ)RUPVཤ༽ๅࠄ఑ड़ϓϫʖ
3RZHU$XWRPDWHϓϫʖۨಊਅ੧υʖνল߻ɾཤ༽ๅࠄυʖνฯଚཤ༽ࢩԋ୴౲ট೟ॴཀྵ([FHO2QOLQH

7HDPV$SSཤ༽ंୈீ

図5ΠΩΤϱφୈீཤ༽ๅࠄ‫ى‬࿧ୈீཤ༽ๅࠄฯଚ
2QHGULYHIRU
%XVLQHVV

利用申請の電子化に用いた機能群およびそれらの関係性の抵抗感) が低減されている可能性もある．申請方式

ナ禍によるキャンパス内への立ち入り制限等で適用がを切り替えた効果については，年度末に依頼する利用困難となった．本センターでは，紙面の授受が必要な報告書内へアンケート項目を追加し，利用者の回答結大きな要因が承認者 (指導教員) の押印を求めていた果からの分析を進めたい．

ことであるとして，承認者の許可を確認しつつ押印をなお，利用報告の提出に関するワークフローは定義不要とし，申請書および承認書をデジタルデータにて済みであるが (図 7)，Forms および Power Automate

授受可能とするワークフローの見直しを実施した．

での実装は未完了である．今年度末の運用に向けての実装が課題となる．

(Forms，Teams，Excel Online, Sharepoint, PowerAutomate) を用いてシステム化し，申請処理をシステ೧ౕ ‫ܯ‬ժ஦ ʁϓΧʖϞͶΓΖ఑ड़ɾࣙಊԿςʖϩͶΓΖ఑ड़ғབʀ఑ड़֮೟ট೟ं ࢨ಍‫گ‬ҽ౵ཤ༽ं ָਫ਼౵3$ˢཤ༽ं ཤ༽ंୈீͶ‫͘Ͱخ‬ɾ఑ड़ғབૻ෉ࣙಊԿςʖϩ 0LFURVRIW06)RUPVɾ3RZHU$XWRPDWH৚ๅ‫خ‬൭ιϱνʖ‫ڂݜ‬εητϞཤ༽ࢩԋ୴౲

ム化を実現した．

,6&ˢ3$ཤ༽ๅࠄ఑ड़֋࢟ॴཀྵ

押印を不要としたことにより，学生・教職員が来学ཤ༽ंˢ)RUPV఑ड़ϓΧʖϞͶ؇ཀྵ൬ߺ‫ࡎى‬ɾචགྷࣆߴɾพࡰΕυʖνశ෉ɾૻ৶؇ཀྵ൬ߺҲ஗Ͳ͍Ηͻɾ
3$  ఑ड़ϓΧʖϞ )RUPV ‫ࡎى‬͹ཤ༽ๅࠄͳཤ༽ंୈீ ([FHO2QOLQH ΝටͰ͜พࡰΕΝཤ༽ࢩԋ༽7HDP 2QHGULYH IRU%XVLQHVV Ͷฯଚ
,6&ট೟ଶͬͳͤΖ؇ཀྵ൬ߺ෈Ҳ஗Ͳ͍Ηͻɾ
3$‫٭‬ԾͳͤΖ

また，ワークフローを Oﬃce365 が有する機能群できない状況において，サービスを継続することが可

3$ˢ,6&؇ཀྵ൬ߺҲ஗Ͳ͍Ηͻ಼༲ট೟ট೟

能となった．また，申請から利用者によるアカウント,6&ˢ3$ๅࠄॽ಼༲ট೟‫٭‬Ծ3$ˢཤ༽ं ট೟Ͳ͍ΗͻɾϟʖϩͶͱๅࠄॽ఑ड़‫׮‬྅௪எ

情報の受け取りに要する時間は，7 営業日程度から即‫٭‬Ծ͹৖߻
3$ˢཤ༽ंɾ3$ˢট೟ं ϟʖϩͶͱๅࠄॽ‫٭‬Ծཀྵ༟௪எ າ఑ड़͹৖߻,6& ˢট೟ंɾ,6&ˢཤ༽ं  ఑ड़͹ϨϜ΢ϱχ

日発行可能なまでに短縮された．

າ఑ड़͹৖߻ཤ༽ंˢ)RUPV࠸఑ड़今後は，電子化が可能な本センター向けの申請手続きについて調査し，更なるシステム化を推進する．

図7

Web インタフェース，自動化ツールを用いた利用報告手順 (計画中)

参考文献

6 まとめ
本稿では，申請に応じて研究用計算機システム (スーパーコンピュータシステム) のアカウントを発行する
発行手順について，電子化を可能とするワークフロー[1] 望月 雅光，山之上 卓，研究用計算機の構成と特徴，九州工業大学情報科学センター広報 第 14 号，https://www.isc.kyutech.ac.jp/wp/
wp-content/uploads/2020/03/koho14-res-sys.
pdf，2002．
[2] 林 豊洋，九州大学研究用計算機システムの利用支援について，九州工業大学情報科学センター広報 第 20の改良および，M365 の機能群を Power Automate に号，より組み合わせたシステム化について言及した．

https://www.isc.kyutech.ac.jp/
wp/wp-content/uploads/2020/03/
koho20-kyudai-HPC.pdf，2008．

従来，利用申請書および承認書 (アカウント情報) の授受は紙面で実施していたが，2020 年初頭からのコロ172

(2)

(1)

PowerAutomateからForm IDを取得

Team内に作成したフォームはIDがドロップダウンされない
ブラウザ等で対象のFormを表示させ，URL内のIDをカスタム値に指定(4)

申請フォーム(Forms)への入力後，PowerAutomateが処理開始

Form内の利用者情報取得関数によるユニークID(主キー)算出等(3)主キーと対応する利用者情報をExcel Onlineに格納

GUIDを申請に対するユニークIDとする

Teams内のExcel Online形式データ(Sharepoint内)を管理テーブルとして，アカウント情報・作成ステータス等を管理(6)

指導教員への照会(5)

承認機能のコメント欄を活用した
PowerAutomateへのインタラクション

(7)
(8)

応答のコメントにアカウント名を入力
キー列とマッチングさせることにより行が取得可能

Powerautomateメール通知機能(V3)を用いて申請者にアカウント情報を通知

研究システムアカウント取得
利用者へメール通知

応答のコメントにアカウント名を入力
キー列とマッチング，行の値を更新

図6Power Automate を用いる際のポイント，注意事項[3] スーパーコンピューターシステム ITO，九州大学情報基盤研究開発センター ，https://www.cc.kyushu-u.ac.jp/scp/．
[4] 本学の新型コロナウイルス感染症への対応 (2020 年 6月末現在)，九州工業大学，
https://www.kyutech.ac.jp/media/001/202007/
cov19_kyutech_taiou.pdf，2020．
[5] 九大研究用計算機システム利用支援について，ISC
News No.1015，九州工業大学情報基盤センター，https://www.isc.kyutech.ac.jp/wp/?p=2192，2021．
[6] Microsoft Forms のヘルプとラーニング，
https://support.microsoft.com/ja-jp/forms．
[7] Microsoft Power Automate，
https://powerautomateweb.microsoft.com/
ja-jp/．
[8] コネクタ - Microsoft Forms，

173

https://docs.microsoft.com/ja-jp/connectors/microsoftforms/．
[9] Microsoft Dataverse とは，
https://docs.microsoft.com/ja-jp/powerapps/
maker/data-platform/data-platform-intro，
2020．