多面的機能支払交付金
事務支援システム
日報データのエクスポート及びエクセル日報への取込機能
操作マニュアル※使用前には、必ず本マニュアルをお読みください。

北海道日本型直接支払推進協議会

注意事項!!
１．本マニュアルは、事務支援システムの日報データ、構成員データをエクセル日報に、取り出す（エクスポート）機能を利用するための手順書になります。
２．本機能を使用するのは、以下のケースです。
（エクセル日報を使用せずに、システムのみで「日報」「構成員」を管理する場合には、本機能を使用する必要はありません。）
ここが重要！！
【取り出し（エクスポート）機能を利用するケース】
・システム内に「日報」「構成員」が登録されている、かつ・エクセル日報にはデータが記録されていない、かつ・今後、エクセル日報で「日報」「構成員」を管理していく【取り出し（エクスポート）機能の使用を限定する理由】
エクセル日報の取り出し（エクスポート）は、エクセル日報ファイルに入力されている情報を一度消去して行います。

３．取り出し（エクスポート）を実行すると、処理（出力）完了まで長い時間を要するのでご注意ください。
（エクスポート実行中はExcel作業ができません。）【処理時間の目安】（条件）
パソコンの能力：メモリ16GB、ＣＰＵ2.10GHz
システム内データ件数：日報データ300件、構成員データ40件（所要時間）
15分-１-注意事項!!
４．「日報データ」「構成員データ」の運用上の留意点
は、次の３点です。

①エクセル日報を原本データとし、入力している活動組
織にあっては、本機能を使用しないでください。

②事務支援システムからの取り出し（エクスポート）は、最初の１回のみとしてください。
③取り出し（エクスポート）後は、エクセル日報を原本データとしてください。
（データ更新は、常にエクセル日報で行ってください）-２-

作業フロー

１．ブラウザの確認

３種類の閲覧ソフトがありますので、 Ｐ.４パソコンのソフトを確認します。

２．エクセル日報へのエクスポート準備

システムから取り込むための準備作業をします。

Ｐ. ５～Ｐ.１１

３． expファイルの作成（自動作成）

エクスポートファイルを作成します。（取り込み作業にて使用）

Ｐ. １２～Ｐ.１３

４．取り込み作業

エクスポートファイルをExcel日報ファイルに取り込みます。

Ｐ. １４～Ｐ.２１

５．エクスポート後の確認

取り込みが完了したExcel日報ファイルを確認します。

Ｐ.２２

-３-

１．ブラウザの確認
Internet Explorer

インターネット エクスプローラー

Microsoft Edge

マイクロソフト エッジ

Google Chrome

グーグル クローム※ ブラウザとは、インターネット上のウェブページの情報を画面上に表示するための『閲覧ソフト』です。
※ ご使用するパソコンの『ブラウザ』によって、事務支援システムからのデータ保存方法が異なります。

※ 開けない場合は、道協議会にお問い合わせください。

-４-２．エクセル日報へのエクスポート準備
１．パソコン（デスクトップ）上にフォルダーを作成します。
同一フォルダーに、ファイルを保存する必要があるため、エクスポート用フォルダーを作成します。
※Excel日報インポートで既に作成している場合はそちらを使用します。

年度管理できるよう『年号』を付けるなどし、名称を付けます。
例：R02_○○活動組織エクセル日報データ

２．『エクセル日報』を保存（上記で作成したフォルダーに保存）します。

事務支援システムからダウンロードされた、当初のファイル名を変更しないでください。
ユーザーID

活動組織名

エクセル日報_0000000_○○活動組織※『ユーザーＩＤ』は、半角文字『活動組織名』は、全角文字※【エクセル日報】と『事務支援システム』の『ユーザーＩＤ』『活動組織名』に、違いがあるとエクスポートできません。
インポート用に作成した『エクセル日報』ファイルを上書き更新しますので、残しておきたい場合はバックアップを取っておいてください。

-５-

２．エクセル日報へのエクスポート準備

Internet Explorer を使用する場合※『Microsoft Edge』『Google Chrome』を使用する場合は、９ページに進んでください。
３．事務支援システムから『Excel日報チェック』のファイルをダウンロードします。
※『Excel日報チェック』ファイルとは、『エクセル日報』へ『事務支援システム』で登録した「活動記録（通常）」と「構成員」のデータを取込むファイルです。
『Excel日報チェック』ファイルのダウンロード手順①.事務支援システムを立ち上げ、ログインします。

②．メニューバーの『様式集』を左クリックします。

-６-

２．エクセル日報へのエクスポート準備③．『Excel日報チェック』の右側の表示されます。

を左クリックすると、以下のウインドウがを左クリック④．『名前を付けて保存』を左クリックします。

※ファイル名を変更しないでください。『Excel日報チェック』-７-

２．エクセル日報へのエクスポート準備⑤．５ページで、作成したフォルダーに保存します。

『エクセル日報』と『Excel日報チェック』が、保存されていることを確認します。
※既に存在している場合は上書き更新を行ってください。

上の図のように、２つのファイルの状態になっていれば、エクスポート準備は終了です。

以上で作成したエクセル日報のエクスポート準備終了です。
➡

-８-

１２ページに進んでください。

２．エクセル日報へのエクスポート準備

Microsoft Edge
Google Chromeを使用する場合『Internet Explorer』を使用する場合は６ページに進んでください。

４．『事務支援システム』から『Excel日報チェック』ファイルをダウンロードします。
※『Excel日報チェック』ファイルとは、『エクセル日報』へ『事務支援システム』で登録した「活動記録（通常）」と「構成員」のデータを取込むファイルです。
『Excel日報チェック』ファイルのダウンロード手順①.事務支援システムを立ち上げ、ログインます。

②．メニューバーの『様式集』を左クリックします。

-９-

２．エクセル日報へのエクスポート準備③．『Excel日報チェック』の右側のをクリックすると自動保存されます。

を左クリック自動保存されます。

⑤． 『Excel日報チェック』の保存先のフォルダーを開きダウンロードされているか確認します。

『・・・』を左クリックすると『メニューリスト』が表示されます。

『フォルダーに表示』を左クリックします。

拡大図

-１０-

２．エクセル日報へのエクスポート準備

自動保存先の『Excel日報チェック』ファイル⑥．自動保存先の、『Excel日報チェック』ファイルを右クリックでコピーし、５ページで、作成したフォルダー内に保存します。

『エクセル日報』と『Excel日報チェック』ファイルが、保存されていることを確認します。
※既に存在している場合は上書き更新を行ってください。

『Excel日報チェック』ファイルを保存し、エクスポート準備は終了です。
以上で作成したエクセル日報のエクスポート準備終了です。
➡

-１１-

１２ページに進んでください。

３．expファイルの作成（自動作成）
１．事務支援システムを立ち上げ、ログインします。

２．メニューバーの『Excel日報』を左クリックします。

『Excel日報出力』を左クリックすると取り込みファイル作成の確認画面に進みます。

-１２-

３．expファイルの作成（自動作成）

３．『出力開始』を左クリックします。

『出力開始』を左クリックしてください。
出力が完了すると下記画面になります。

出力の終了メッセージが表示されます。

以上でexpファイルの作成（自動作成）作業終了です。
-１３-

４．取り込み作業
１．メニューバーの『書類箱』を左クリックします。

Excel日報ファイルに格納されているファイルで名前と拡張子が下記のファイルを取り出します。
活動組織名
エクセル日報出力_○○活動組織.exp※『活動組織名』は、全角文字拡張子が「exp」のもの

２．Excel日報出力ファイルを取出します。

保存ボタンの▼を左クリック後『名前を付けて保存』を左クリックします。
※ファイル名を変更しないでください。

-１４-

４．取り込み作業

２． ５ページで、作成したフォルダーに保存します。

１．『デスクトップ』を選択します。
２．『R02_○○活動組織エクセル日報データ』選択します。
３．『開く』を左クリックします。

※ファイル名を変更しないでください。

３．１．『デスクトップ』を選択します。
２．『R02_○○活動組織エクセル日報データ』選択します。
３．『開く』を左クリックします。

※上記のように、ファイル（３種類）がそろえば、取り込み作業の準備終了です。

-１５-

４．取り込み作業

４．８ページで保存した『Excel日報チェック』ファイルのセキュリティーを許可します。

カーソルを『Excel日報チェック』に合わせて、右クリックします。

カーソルをプロパティに合わせて左クリックします。

許可する(K)の前の□にカーソルを合わせて左クリックし☑にします。

『ＯＫ』を左クリックします。

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４．取り込み作業

２．『Excel日報チェック』ファイルを開きます。

『Excel日報チェック』をダブルクリックします。

３．『マクロを有効にする』を左クリックします。

『マクロを有効にする』を左クリックします。

-１７-

４．取り込み作業

４．マクロを有効にすると、メニューバーに『アドイン』が表示されます。

『アドイン』が表示されます。

※『Excel日報チェック』を閉じないでください。

５．『Excel日報チェック』を開いた状態にし、５ページで保存した『エクセル日報_000000_○○活動組織』を開きます。
※最新のファイルを開いてください。

『エクセル日報』をダブルクリックします。

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４．取り込み作業

６．『Excel日報チェック』上に『エクセル日報』が開いた状態になります。

※この時点で、２種類のエクセルファイルが開いている事になります。

※『エクセル日報』を開く時に、多少時間がかかります。

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４．取り込み作業

７．１.開いたエクセル日報のメニューバーの『アドイン』を左クリックします。
２.データ取込実行を左クリックします。
３.取込ファイル(*.exp)の選択画面が開くので１３ページで保存した『エクセル日報出力_○○○○.exp』を選択します。

１２
３

１．『エクセル日報出力_○○○○.exp』を選択します。
２．『OK』を左クリックします。

※ファイル名を変更しないでください。

※『データ取込実行』に時間がかかります。

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４．取り込み作業

８．取込実行中は実行中の画面が表示されます。
※処理が終了しましたらファイルの保存をお願いします。

取込実行中は下記のような画面が表示されます。
※表示しているメッセージは下記の順番で変化していきます。
①取込ファイル選択②日報データクリア中です...
③構成員データクリア中です...
④日報データ取込中です...
⑤構成員データ取込中です...

※『エクセル日報』を開く時に、多少時間がかかります。
取込が終了すると下記のような画面になります。
閉じるボタンを左クリックして閉じてください。

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５．エクスポート後の確認
１.日報データの確認。

１．「日報【通常】」シートを選択し値がセットされていることを確認します。

２.構成員データの確認。

１．「1_構成員ID」シートを選択し値がセットされていることを確認します。

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