公益財団法人福島県国際交流協会特定個人情報等取扱細則

第１章

総則

（目的）
第１条

この細則は、公益財団法人福島県国際交流協会（以下「協会」という。）の「個人情報保護規程」第３２条及び「特定個人情報等の適正な取扱に関する基本方針」の規定を受け、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（平成２５年法律第２７号、以下「番号法」という。）及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」（平成２６年特定個人情報保護委員会告示第６号、以下「ガイドライン」という。）に基づき、協会による特定個人情報等の適正な取扱いを確保するために必要な事項を定めることを目的とする。
２

この細則は、特定個人情報の取得、利用、保管、提供、廃棄又は削除の各段階における留意事項及び安全管理措置について定めるものである。
（定義）
第２条

この細則における用語の定義は、番号法第２条の定めるところによるほか、次のとおりとする。
(1) 「役職員等」とは、定款第２６条第２項に基づき置かれる専務理事、公益財団法人福島県国際交流協会庶務規程第４条に基づき置かれる職員、嘱託員及び統括員並びに臨時職員をいい、その配偶者及び扶養親族を含むものとする。
(2) 「事務取扱責任者」とは、協会において、特定個人情報等の管理に関する事務を指揮監督する者をいう。
(3) 「事務取扱担当者」とは、協会において、個人番号を取り扱う事務に従事する者をいう。
（個人番号を取り扱う事務の範囲）
第３条

協会が個人番号を取り扱う事務の範囲は、次のとおりとする。

(1) 役員及び職員（配偶者及び扶養親族を含む。以下「役職員等」という。）の個人番号関係事務
ア

給与所得及び退職所得に係る源泉徴収票作成事務イ

雇用保険に係る届出事務

ウ

労働者災害補償保険法に基づく請求事務エ

健康保険・厚生年金保険に係る届出事務

- 1 -

オ

国民年金の第三号被保険者の届出事務

カ

その他アからオに付随する手続事務(2) 役職員等以外の個人に係る個人番号関係事務
ア

報酬、謝金等に係る支払調書等作成事務（特定個人情報等の範囲）
第４条

前条において、協会が個人番号を取り扱う事務において使用される特定個人情報等の範囲は、次のとおりとする。
(1) 役職員等に係る個人番号関係事務を処理する際に取得した個人番号及び個人番号と共に管理される氏名、生年月日、性別、住所等(2) 役職員等以外の個人に係る個人番号関係事務を処理する際に取得した個人番号及び個人番号と共に管理される氏名、生年月日、性別、住所等(3) 協会が税務署等の行政機関等に提出するため作成した法定調書等及びこれらの控え(4) その他個人番号と関連付けて保存される情報
２

第１項各号に該当するか否かが定かでない場合は、事務取扱責任者が判断する。

第２章
第１節

安全管理

組織的安全管理措置（組織体制）
第５条

協会は、事務局長を事務取扱責任者とし、役職員等の報酬、給与、賃金等に関する事務及び講師謝金等を支払う事業に関する事務に従事する者を事務取扱担当者とする。
２

事務取扱担当者が変更となる場合、事務取扱責任者は、前任者に、後任者となる者に対する特定個人情報等に係る業務の引継を確実に行わせるものとする。
（取扱状況の記録及び確認）第６条

事務取扱担当者は、この細則に基づく特定個人情報ファイルの取扱状況を確認するため「特定個人情報ファイル管理台帳」に次の項目について記録するものとする。
(1) 特定個人情報ファイルの種類及び名称(2) 特定個人情報等の範囲- 2 -(3) 利用目的(4) 保管場所(5) アクセス権を有する者(6) 特定個人情報ファイルの利用及び出力の状況並びに必要とされる理由(7) 電子媒体（バックアップを含む。第１２条、第１３条及び第１４条において同じ。）、書類等の持出に関する記録(8) 廃棄又は削除に関する記録（取扱の状況の確認）
第７条

事務取扱責任者は、特定個人情報等の取扱の状況について、「特定個人情報ファイル管理台帳」に基づき、必要と認めた都度確認を行うものとする。
（情報漏えい等事案への対応）
第８条

事務取扱担当者は、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損による事故が発生したことを知った場合又はその可能性が高いと判断した場合は、直ちに事務取扱責任者に報告し、事務取扱責任者は理事長に報告するものとする。
第２節 人的安全管理措置（事務取扱担当者の監督）
第９条

事務取扱責任者は、特定個人情報等がこの細則に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対し必要かつ適切な監督を行うものとする。
（教育又は研修）
第１０条

事務取扱責任者は、事務取扱担当者に、この細則を遵守させるための教育又は研修を企画・運営するものとする。
２

事務取扱担当者は、この細則を遵守するため、事務取扱責任者が企画・運営する教育又は研修を受けなければならない。なお、研修の内容及び日程は、事務取扱責任者が事業年度ごとに定めるものとする。
第３節 物理的安全管理措置（特定個人情報等を取り扱う区域の管理）
第１１条

協会は、特定個人情報ファイルを取り扱う機器を管理するとともに特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、次の各号に掲げる措置を講じるものとする。

- 3 -(1) 区域は、協会の事務室とし、特定個人情報ファイルを取り扱う機器の回りへの間仕切りの設置、座席配置の工夫等を行う。
(2) 事務取扱担当者が区域において特定個人情報等を取り扱う際は、事務取扱担当者又は事務取扱責任者以外の者に目視されることのないよう配慮する。
（電子媒体、書類等の盗難等の防止）
第１２条

事務取扱担当者は、特定個人情報等を取り扱う電子媒体、書類等の盗難、紛失等を防止するため、業務を終了した時点で、施錠できる書庫等に保管する。
２

事務取扱担当者は、機器の操作中に区域を離れる場合は、当該機器の電源を切らなければならない。
３

事務取扱担当者は、機器及び電子媒体を管理する際、ユーザーＩＤ及びパスワードにより保護しなければならない。
（電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止）
第１３条

協会は、特定個人情報等が記録された電子媒体を、外部に持ち出すことを禁止する。
２

特定個人情報等が記録された書類等を持ち出す場合は、封筒に封入し、鞄に入れて搬送しなければならない。
（特定個人情報の廃棄及び削除）
第１４条

事務取扱担当者は、特定個人情報等を廃棄又は削除する場合は、次の方法によるものとする。
(1) 書類等復元不可能な溶解又は裁断による(2) 電子データ(3) 電子媒体
２

復元不可能な削除による復元不可能な破壊による事務取扱責任者は、事務取扱担当者が特定個人情報等を廃棄又は削除したことを確認するものとする。
第４節 技術的安全管理措置（アクセス権を有する者の識別と認証）
第１５条

協会は、情報漏えい等を防止するため、特定個人情報等を取り扱う機器を特定するとともに、事務取扱担当者に対し、その機器を取り扱うためのアクセス権として、ユーザーＩＤ及びパスワードを付与するものとする。
（外部からの不正アクセス等の防止）
第１６条

外部からの不正アクセス等を防止するため、事務取扱担当者は、前- 4 -条の機器をネットワークに接続しないものとする。

第３章 特定個人情報の取得（特定個人情報の利用目的）
第１７条

協会が、役職員等及び役職員等以外の個人から取得する特定個人情報の利用目的は、第３条に定める事務の範囲とする。
（特定個人情報の取得方法）
第１８条

協会は、特定個人情報を取得したい相手に対し利用目的を文書で通知するなど、適法かつ公正な手段によって取得するものとする。
（個人番号の提供の要求）
第１９条

協会は、第３条に定める事務を処理するために必要がある場合に限り、本人又は他の個人番号関係事務実施者若しくは個人番号利用事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができるものとする。
２

役職員等及び役職員等以外の個人が、番号法に基づく制度の意義について協会が説明したにもかかわらず、個人番号の提供又は第２２条に定める本人確認に応じない場合は、協会は、提供を求めた経緯等を記録するものとする。
（個人番号の提供を求める時期）
第２０条

協会は、第３条に定める事務を処理するために必要がある時に、個人番号の提供を求めることとする。
２

前項にかかわらず、個人番号関係事務の発生が予想される場合は、契約を締結した時点など当該事務の発生が予想できる時点で、個人番号の提供を求めることができるものとする。
（特定個人情報の収集の制限）
第２１条

協会は、第３条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を収集しないものとする。
（本人確認）
第２２条

協会は、役職員等であって雇用関係にある等により本人に相違ないことが明らかであると認められる者から個人番号の提出を求める場合は、本人確認を要しないものとする。
２

協会は、役職員等以外の個人から個人番号の提出を求める場合は、原則として、本人確認（番号通知カードと身元確認書類等による確認等。本条及び第２３条において同じ。）を行うものとする。
３

役職員等の扶養親族の個人番号を、代理人を通じ取得する場合は、当該代- 5 -理人の身元確認、代理権の確認及び当該扶養親族の本人確認を行うものとする。ただし、代理人が、協会と雇用関係等にある役職員等である場合は、当該代理人の身元確認、代理権の確認及び当該扶養親族の本人確認は要しない。
（国民年金第３号被保険者の個人番号の収集）
第２３条

協会は、役職員等の配偶者であって国民年金第３号被保険者である者から個人番号を収集する場合は、当該役職員等に対し、個人番号の収集及び本人確認を委託するものとする。この場合において、役職員等は、当該配偶者の個人番号の提供時に、当該配偶者の委任状を提出するものとする。

第４章 特定個人情報の利用（特定個人情報の利用の制限）
第２４条
２

協会は、第１７条に定める利用目的でのみ利用するものとする。

協会は、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合を除き、本人の同意があったとしても、利用目的を超えて特定個人情報を利用してはならないものとする。
（特定個人情報ファイルの作成の制限）
第２５条

協会が特定個人情報ファイルを作成するのは、第３条に定める事務を処理するため必要な範囲に限るものとする。

第５章 特定個人情報の保管（特定個人情報の保管の制限）
第２６条

協会は、第３条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を保管してはならない。
２

協会は、関係法令及び協会関係規則等で定められた個人番号を記載する書類等に係る保存期間を経過するまでの間、次に掲げるものを保管することができるものとする。
(1) 源泉徴収票、支払調書等を作成するため協会が受領した個人番号が記載された申告書類、通知カード、身元確認書類等(2) 源泉徴収票、支払調書等を作成するための電子データ等の情報(3) 行政機関等に提出した源泉徴収票、支払調書等の控え- 6 -第６章 特定個人情報の提供（特定個人情報の提供の制限）
第２７条

協会は、番号法第１９条に定める場合を除き、本人の同意の有無に関わらず、特定個人情報を第三者に提供しないものとする。

第７章 特定個人情報の開示（特定個人情報の開示）
第２８条

協会は、本人から当該本人が識別される特定個人情報について開示を求められた場合は、遅滞なく、当該情報の情報主体であることを厳格に確認した上で、当該本人が開示を求めた範囲内でこれに応ずるものとする。

第８章 特定個人情報の廃棄又は削除（特定個人情報の廃棄又は削除）
第３０条

協会は、関係法令及び協会関係規則等で定められた個人番号が記載された書類等の保存期間が経過した場合は、当該書類を速やかに廃棄又は削除するものとする。ただし、関係法令で定められた保存期間が経過した後において他の情報を保存するため当該書類等を保管する必要がある場合は、個人番号の部分を復元できないようマスキング又は削除した上で保管することができる。

第９章 雑則
（委任）
第３１条

附

この細則の施行に関し必要な事項は、理事長が別に定める。

則

この細則は平成２７年１２月２５日から施行する。
附

則

この細則は令和５年４月１日から施行する。

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