岡山県庁所在地：〒 700‑8570

岡山県岡山市内山下 2‑4‑6

アカウント数 ：16,000
URL：http://www.pref.okayama.lg.jp/

利用製品：「サイボウズ ガルーン 2」

16,000 ユーザーを支える情報共有基盤を「ガルーン 2 で」実現
山陽道の中央に位置する岡山県は、東は兵庫県、西は広島県に隣接。南は水運に恵まれた瀬戸内海に臨んで四国、北は山陰地方と接し、古くから交通の要衝として栄えてきた。名産の桃やぶどうと昔話の桃太郎で有名な岡山県だが、全国に先駆けて高速通信回線「岡山情報ハイウェイ」の整備に着手するなど、自治体の IT 活用という面からも、全国的に注目されている。このほど、この岡山県庁において、「ガルーン 2」の導入により、庁内の情報共有環境が一新された。
そこで今回は、岡山県庁における「ガルーン 2」の導入経緯や導入効果、今後の展望などについて、同県 企画振興部情報政策課システム運営班 総括副参事 渡辺喬氏、同主事 田邉俊之氏にお話を伺った。

導入の背景16,000 ユーザーという環境で、パフォーマンスが課題にこうした経緯もあり、今となって思えば操作性など、必ずしも岡山県ではインターネットが普及しつつあった 1996 年に、イードウェア／ソフトウェア両面の進化により、より良い情報共ンターネットをはじめとするＩＴの持つ重要性に着目し、「ネ有環境を提供できるよう、5 年ごとにグループウェアの見直し

ットワーク基盤の地域格差是正」、「県民生活の利便性の向上」、を行い、その時々のニーズにあった環境を構築することとして「ＩＴ産業振興・地域活性化」等を目標として、全国の自治体います。特に初代のグループウェアは、先に述べたように、手に先駆けて「岡山県高度情報化基本計画」を策定し、その中に作りゆえに操作性に問題があり、利用者が伸び悩むといった課、「行政情報化の促進」という方向性も盛り込んだ。そしてこ題があったと聞いています。そこで 2001 年、二代目となるグの方向性を具現化する情報発信ツールとして、県民や対外向けループウェアの導入を検討した際には、操作性の良い製品を導に、全課室単位でのホームページを作成するとともに、庁内に入することにより、利用の促進を図ることをテーマとしました

おいても、職員間での情報の交換や共有を行うための基盤とし。その検討の結果、われわれの要求を満たす、あるメーカーのて、全課室および全職員が利用できるメール / グループウェア

グループウェアを導入しました」（渡辺氏）

満足できるものではありませんでした。また、岡山県では、ハ環境の整備に取り組んだ。
操作性の向上が功を奏し、実際にグループウェアを利用するユ「1996 年というと、全課室および職員数をカバーできる満足のーザーは順調に増加した。しかし、その結果、新たな問題が発いく、導入の簡単なグループウェア製品は、まだありませんで生してきた。

した。そのため、結局手作りで情報共有環境を構築しました。

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導入の決め手決められた予算の中でもっともパフォーマンスの良い製品「実利用ユーザーが増えたことで、徐々にパフォーマンスが悪化し始めました。特に、多くの職員が PC を立ち上げる始業時のタイミングなど、数分間画面に何も表示されないこともあり

2006 年のリプレイスでは、パフォーマンスの向上を一番のポイました。また、ポータル機能がなかったため、管理者がポータントとして、製品の選定が進められた。

ル機能に代わるウェブページをホームページ制作ソフトを使って日々更新するという作業も発生し、管理者の負担も無視でき「三代目の検討にあたり、最も重要視したのはパフォーマンスないものとなっていました。そこで 2006 年、ハードウェアのの改善、そして操作性でした。各グループウェアの評価版を実リプレイスの時期に合わせ、三代目となるグループウェアの検際に試してみることで、各製品の操作性の評価をするとともに討を始めました」（渡辺氏）、パフォーマンスについては、「何らかのアクションを行った後、3 秒以内に結果が出ること」という独自ルールを要件として設定し、いくつかのベンダーから提案をいただきました。今回導入した『ガルーン 2』は、操作性に優れており、定められた予算の中で独自ルールを満たす機器構成を十分達成することができ、コストパフォーマンスも含めて総合的に評価した結果、『ガルーン 2』の導入を決定しました」（田邉氏）

企画振興部情報政策課システム運営班
総括副参事
渡辺 喬氏▲ポータル- 2 -16,000 ユーザーを支える情報共有基盤を「ガルーン 2」で実現
導入効果
パフォーマンスが劇的に向上、管理者負担も軽減

また、パフォーマンスと操作性以外にも、選択のポイントがあった。

「ガルーン 2」導入は、他製品からのリプレイスであったが、「現在の製品であれば当たり前かもしれませんが、非常にわかユーザーレベルでは移行作業は比較的スムーズに行われた。

りやすいポータル画面があったこと。さらに情報へのアクセス権を非常に細かく設定できる点も高く評価しています。実は二「旧グループウェアと『ガルーン 2』ではパスワードはもちろん代目のグループウェアはアクセス権の考え方がなく、知事部局、各データの格納方法なども異なるため、システムの移行作業、教育庁、警察本部など、多種多様な部門のアカウントを、全はそれなりに労力が必要でした。しかし、ユーザーレベルでは庁統合的に構成している本県の状況にあっては、昨今求められ、新システムのパスワードに関する問い合わせは多かったもの

る情報管理の側面からも、開示範囲を設定できる情報発信機能の、操作に関する部分では想像していたほどの混乱もなく、非は、必須だったのです」（田邉氏）

常にスムーズに移行が進みました。実際、全職員を対象に『ガルーン 2』の使用方法を説明するということはなく、各所属からリーダーを選出し、リーダーを対象に操作研修会を開催し、それ以降は各部署レベルでの対応をお願いしました。このような対応で、職員は『ガルーン 2』を十分使えるようになりました。これも『ガルーン 2』の操作性の良さがあってのことだと思います」（渡辺氏）
企画振興部情報政策課システム運営班
主事
田邉 俊之氏

▲掲示板

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16,000 ユーザーを支える情報共有基盤を「ガルーン 2」で実現
そして何よりも職員から評価が高いのはパフォーマンスの向上「職員にとって必要な通知はこれまでも、疑似ポータル画面にだった。て表示していたのですが、なにぶんすべてを管理者が手作業で行っていたため、情報の即時性という面で課題がありました。

「ユーザー数 16,000 名に対するベンダーからの推奨構成で構築

また何よりも管理者の負担が問題となっていました。しかし『したものの、いざ実運用に入って、どの程度パフォーマンスにガルーン 2』にリプレイスし、システムとしてのポータルがで影響するのかという心配はあったのですが、実運用開始後も非きたことで、現場の担当者が電子掲示板を使って情報を投稿す常に高いパフォーマンスを維持しています。職員からも特にこれば、すぐに情報共有できるようになりました。発信される情のパフォーマンスの向上が好評で、担当者としても非常に満足報も増加し、今では職員に毎朝のログインで情報をチェックとしています」（田邉氏）

いう意識も根づいてきています。グループウェアの利用促進という意味では、このパフォーマンスと利便性のふたつの側面かまたポータル画面に職員にとって必須の情報を掲載することでら『ガルーン 2』は高く評価することができます」（渡辺氏）、「ガルーン 2」の利用促進を行っている。

▲組織 / ユーザーの設定

今後の展望
サイボウズへの期待
そして他の機能を公開して更なる業務効率の向上を
サイボウズへの期待はユーザー管理権限機能の強化だ。

。
そうした時、残念ながら『ガルーン 2』は柔軟性に欠ける部分があります。サイボウズには、こうした要望をぜひバージョンアップ時に反映させてもらえればと期待しています」（渡辺氏）「やはりユーザー数が 16,000 ともなると一部門で管理を行うことは現実的ではありません。実際、知事部局、教育庁、県警本移行時のユーザーの混乱を防ぐため限られた機能のみを利用可

部の 3 つのヘルプデスクで対応しているのですが、細かな管理能にしたが、さらなる活用も視野に入り始めている。

権限の移譲ができないため、結局、管理者権限業務は、一部門に集中してしまいます。例えばパスワードの再発行といったレ「導入時の混乱を最小限にするため、導入の時点では基本的にベルの管理であれば、各所属に情報担当者を配置していますの旧グループウェアにあった機能のみ使えるようにしました。しで、情報担当者に権限を移譲できるようにし、所属レベルでのかし導入からそれなりに時間も経ち、職員も『ガルーン 2』に実質的な管理が行えるようになると、管理者の負担分散という慣れてきました。業務効率を向上させるものであれば、そろそ意味においては非常に助かります。また例えば細かいことです

ろ他の機能も利用可能にしてもいいタイミングであると感じてが、アドレス帳のユーザーを職責順に並べたい要望もあります

います」（田邉氏）- 4 -16,000 ユーザーを支える情報共有基盤を「ガルーン 2」で実現
ご利用環境
・AP サーバ
10 台
・DB サーバ
1台
・ファイルサーバ 1 台■サーバスペック（全サーバ共通）
ラックマウント型サーバ
サーバー OS

Redhat Enterprise Linux 4

CPUXeon3.80GHz × 2CPU

メモリ

4GB

HDD

73GB × 2 本（RAID1 構成）

データ保存領域
HDD

約 1TB- 5 -