第42号「チラシの注文方法を手書きのＦＡＸからメール＋Ｅｘｃｅｌの自動処理に変更｡使い慣れたツールを利用するので､切り替えもスムーズでした｡」（左から）ＩＴ推進部 田中主任、島垣さん

ＦＣ本部～加盟店間のチラシ受注業務を効率化 「Ａｕｔｏメール名人」 導入事例

株式会社 ＬＩＸＩＬ住宅研究所
ＢｅｆｏｒｅＡｆｔｅｒ

加盟店からチラシの注文をＦＡＸで受け付けていた。注文書の内容確認や社内での取りまとめに、担当者２名で１週間かかりっきりとなっていた。

注文方法をＦＡＸからメール＋Ｅｘｃｅｌに切り替えるとともに、メールの自動処理を可能にするシステムを導入。受注処理が大幅に効率化した。

新築住宅累計契約実績１４万棟超。住宅ＦＣのトップブランド「アイフルホーム」を運営。
住まいと暮らしの住生活総合企業を展開するＬＩＸＩＬ（リクシル）グループ。ＬＩＸＩＬ住宅研
究所さまは、同グループの事業会社として、住宅のＦＣ（フランチャイズ・チェーン）カンパニーを運営しています。
同社が運営する住宅ＦＣカンパニーは「アイフルホーム」、「フィアスホーム」、「ＧＬホーム」の３つ。なかでも、「高品質な家を合理的な価格で提供する」ことにこだわり続ける「アイフルホーム」は、新築住宅累計契約実績１４万棟超（平成２５年４月現在）と住宅ＦＣのトップを走り続けています。
今回、同社にご採用いただいたのは、メールをともなう一連の操作を自動化する「Ａｕｔｏメール名人」。導入の背景や効果について、同社広報・宣伝部の千明（ちぎら）さんと上田さん、ＩＴ推進部の田中主任と島垣さんにうかがいました。

－住宅ＦＣとはどのような仕組みでしょうか
千明
商品の違いはありますが、基本的には他業界のＦＣと同じです。すなわち、本部と日本全国各地の加盟店＝工務店さんによって構成される事業展開が住宅ＦＣです。
地場の工務店さんには、長年その地域に密着して経営してきた強みがあります。一方､工務店さん単独では困難な新商品の開発、部材の一括仕入れ、テレビ・ラジオなどでの広告・宣伝活動、合理的な省コスト化などをわれわれ本部が担当します。つまり、住宅ＦＣは、工務店さんと大手メーカーの強みを、相乗効果で最大限に発揮するための仕組みと言えるでしょう。
一方、お客さまにとりましても、統一された品質の家を合理的な価格で安心して建てていただけるというメリットがあります。
－「Ａｕｔｏメール名人」をどのような業務でご利用ですか

島垣 私たち「アイフルホーム」の本部では、各加盟店さまに新聞の折り込み広告などにご活用いただくため、チラシを企画・作成しています。毎月、加盟店さまから次月分のご注文をいただくのですが、このチラシの受注業務に「Ａｕｔｏメール名人」を利用しています。
まず、チラシのデザインが決定すると、デザイン見本と注文書（Ｅｘｃｅｌファイル）を加盟店さま専用のＷｅｂサイトに掲載します。その後は①チラシデザインのご確認､②注文書のダウンロード、③注文書へのご記入（必要部数など）、④本部への注文書のメール送信をお願いしています。
「Ａｕｔｏメール名人」が担うのは、メールの受信とＥｘｃｅｌファイルの解析、そして注文数量などをＡｃｃｅｓｓで作成したデータベースへ書き込むところです。
データベースへの書き込み後は、すべてのご注文内容を取りまとめ、チラシ印刷の手配をおこないます。

ＦＣ本部～加盟店間のチラシ受注業務を効率化 「Ａｕｔｏメール名人」 導入事例
田中 チラシのご注文は､単に数量のみご連絡いただけば完結するわけではありません。
チラシに挿入する地図や店舗名、売り出しの期間など、加盟店さまにご指定いただきたい項目がたくさんあります。
「Ａｕｔｏメール名人」を導入する前は、ＦＡＸでご注文をお受けしていました。しかし、紙の場合は記載できる情報の量に限りがありますので、前述のような項目をすべて網羅するのは困難でした。また、お送りいただいたご注
文書の７割には何らかの記載漏れがありましたので、加盟店さまへの再確認にも時間がかかりました。そのため、なんとかしてこの業務を効率化したい、自動化したいという思いを持ち続けてきたのです。一時はＷｅｂによるシステム化も検討しましたが、コスト面や開発の難しさなどから断念したこともあります。
島垣
チラシのご注文メールは月１００件以上受信しています。メールの受信は、受付期間の最終週に集中しているようです。
「Ａｕｔｏメール名人」の導入前は、電話による確認を含め、担当者２名が１週間､受注業務にかかりっきりでした。
－ご導入いただいて、いかがですか？
島垣 本稼働後､１年が経過しました。当初、加盟店さまのＰＣ環境によってはメールが送信できないなどのトラブルも散見しましたが、現在は問題なく運用できています。ご注文内容の確認作業も大幅に減少しました。
田中 「Ａｕｔｏメール名人」の良い点は３つあると思います。
一つめはＥｘｃｅｌファイルを取り扱えること。
今回、注文方法をＦＡＸからメールとＥｘｃｅｌに切り替えたわけですが、加盟店さまには概ねスムーズにご対応いただけたと感じています｡
それはやはり、メールやＥｘｃｅｌが加盟店さまにも使いなれたツールであったため、切り替えへの抵抗感が薄かった点があげられると思います。さらに、Ｅｘｃｅｌファイル自体の使い勝手を向上させるため、概算金額の計算機能やメール送信機能を組み込んだ点もご評価いただけたのでしょう。
二つめは、Ｅｘｃｅｌファイルの情報をデータベース化できたこと。複雑に、便利に、自由に作れるところがＥｘｃｅｌの良い点ですが、逆に、Ｅｘｃｅｌから数字を拾うのに時間がかかるようでは困ります。データベース化を可能にしたことによって、われわれの業務が一気に効率的になりました。
三つめは、外部プログラムとの連携が容易な点です。「Ａｕｔｏメール名人」で出来ることと出来ないことをはっきりさせ、出来ないことは別途プログラムを開発して連携させる。この割り切り方が、スムーズに稼働できた要因の一つではないかと思います。

株式会社 ＬＩＸＩＬ住宅研究所
島垣「Ａｕｔｏメール名人」は、アイコンの組み合わせによってメール処理の自動化フローが作成できる点がいいですね。プログラムの知識がなくても簡単です。
田中 開発した自動化フローがうまく動かな
くても、アイコンのおかげでフローの間違いが発見しやすいと思います。
現在、「Ａｕｔｏメール名人」は月３１，５００円で利用しています。Ｗｅｂでシステム化した場合、開発費を１，０００万円以上と試算していましたので大幅に抑制できましたね。
－今後のご活用について
田中 短期間での情報収集には、Ｗｅｂでシステムを開発するよりも、「Ａｕｔｏメール名人」
を活用した方が、開発コストが抑えられそうです。ＩＴ推進部には、社内各所からさまざまな要望が上がってきますので検討します。
島垣 複数の自動化フローが同時に実行できるようになると、さらに活用の幅が広がると思います。期待しています！
「ＦＣ本部の業務効率を上げたい。もちろん加盟店への負担は増やさずに・・」Ａｕｔｏメー
ル名人ご採用の背景には、加盟店へのサポートを重視する、本部の想いがありました。
本日はありがとうございました。
（2013年3月取材（記載内容は取材時の情報です）

システム概念図加盟店

ＬＩＸＩＬ住宅研究所
チラシデザイン提案

加盟店専用Ｗｅｂサイト

加盟店Ａ

デザイン確認

加盟店Ｂ

注文書ダウンロード

○○○○

チラシ

注文書

加盟店Ｃ
注文書をメールに添付して送信：ＤＢ（Ａｃｃｅｓｓ）
メール
受 信

メール
解 析

チラシの印刷
手配へ「チラシのご注文メールは、月１００件以上受信しています」（島垣さん）

企業プロフィール
社
設
本事業

内名
立社
容：：：：株式会社 ＬＩＸＩＬ住宅研究所
http://www.lixil-jk.co.jp/
２００２年（平成１４年）３月
東京都江東区亀戸１－５－７ 日鐵ＮＤタワー ５階
住宅ＦＣカンパニーの運営/住宅ＦＣ事業の戦略立案・シナジー効果の創出/
住宅ＦＣカンパニーの経営監査「アイフルホーム」が提唱する次世代スマートハウス「ＧＵＲＵ ＧＵＲＵ」。
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