私立大学図書館協会 ２０１２年度第２回東地区部会役員会 議事録
日時：２０１３年１月２５日（金） １５：００～１７：４５

場

所：明治学院大学 本館１０階大会議場

出席校：会長校 立教大学（石川、阿久津、市村、伊藤）
部会長校 明治学院大学（秋月、萩原、鈴木、渡辺、黒田＜陪席＞）
研究部担当理事校 東京農業大学（合田、山本）
分科会更新・会報担当理事校 日本女子大学（中曽根、田口）
分科会月例担当理事校 神奈川大学（堀江）
東北・北海道地区担当 酪農学園大学（頭川）監事校 青山学院大学（添田、赤間）
次期部会長校 明治大学（金子、菊池、折戸、山﨑）
次期研究部担当理事校 専修大学（斎藤）次期分科会更新担当理事校

東京都市大学（坂元）次期分科会月例担当理事校

清泉女子大学（佐伯、阿部）

次期東北・北海道地区担当理事校 東北福祉大学（石田、本間）（敬称略）

欠席校：なし配布資料：
議事次第
・「私立大学図書館協会東地区部会 2012 年度第 2 回役員会」（以下、「役員会資料」と記載）
・資料 1：「私立大学図書館協会 2012 年度第 2 回常任幹事会」（以下、「常任幹事会資料」と記載）
・資料 2：「２０１２年度東地区部会中間決算支出内訳」
・資料 3「東北・北海道地区」からの理事校選出について
・資料 4：「私立大学図書館協会東地区部会役員校等選考に関する申し合わせ事項」
議事に先立ち、部会長校明治学院大学（秋月）より、入学試験、年度末の処理、新年度準備等で最も忙しい時期に集まっていただいたことに感謝申し上げる。残りの任期について、今後の活動に少しでも貢献できるような形で次期校への引継ぎができるよう努めたいとの挨拶があった。
その後、次期役員校の参加にあたり自己紹介が行われ、部会長校事務担当として黒田が陪席することが認められた。議事進行は、部会長校（秋月）が担当した。

議事：
１．報告事項（１）東地区部会関係①２０１２年度東地区部会会務報告（４月～１２月）
部会長校明治学院大学（萩原）より、役員会資料（p.2-4）に基づき、加盟校が新規で 5 校増加し-1-269 校になったこと、部会総会、役員会、役員会事務連絡会、館長会、研究講演会、次期役員校選考委員会について、今年度（４月～１２月）の実施状況が報告された。
②２０１２年度東地区部会研究部活動報告（４月～１２月）
研究部担当理事校東京農業大学（合田）より、役員会資料（p.5-7）に基づき、運営委員会、運営委員・研究分科会代表者合同会議、研究会（交流会）、研修委員会、研修会、研究分科会、研修分科会について、今年度（４月～１２月）の活動状況の報告がされた。また、以下の補足説明があった。
・運営委員会については、2012 年 10 月 1 日より東京理科大学の委員が、小林愛氏から宮川良男氏に交代した。
・研究部が主催する研究会は「研究分科会報告大会」と「交流会」を一年毎に開催している。今年度は「交流会」を開催した。来年は「研究分科会報告大会」の予定である。一方、研修会は研修委員会が主催している。
・研究分科会は、現在 6 分科会が活動を実施しているが、4 分科会が休会、1 分科会が廃止となった。
・研修分科会は、単年度の活動で、研究部担当理事校から NPO 法人大学図書館支援機構に業務を委託している。全 6 回（見学 1 回、レクチャー5 回）実施した。2012 年度は、明治大学（和泉キャンパス）、成蹊大学、東京工業大学の図書館を見学し、15 名の参加があった。
（２）２０１２年度 第２回常任幹事会報告
会長校立教大学（阿久津）より、2012 年 12 月 7 日（金）に開催された常任幹事会について常任幹事会資料（資料 1）に基づき、以下について報告された。
・常任幹事会は、会長校、東西部会長校、東西監事校が参加して年 2 回（4 月、12 月）開催している。今回は次期会長校の立命館大学も参加した。次期役員校も加わった会議の開催としては、東西合同役員会を 3 月に開催する予定である。
・常任幹事会では、「１．協会会務報告」を会長校（立教大学）より、「２．東地区部会会務報告」
を東地区部会長校（明治学院大学）より、「３．西地区部会会務報告」を西地区部会長校（広島修道大学）より、「４．委員会報告」を会長校（立教大学）より、それぞれ報告があった。
・協会賞審査委員会は、委員の選出ルールが明確に決まっていなかったため、選出方針の大筋をまとめた（詳細は、資料 p15 参照）。
・協会ホームページ委員会では、旧ホームページからすべての情報の移行が完了していないため、旧協会ホームページの閉鎖および整備について方針をまとめた（資料 p34 参照）。なお、協会ホームページは、2012 年 8 月よりリニューアルされている。
・次期総会は、中京大学で開催予定（2013 年 8 月 29 日、30 日）。
・2013 年度事業計画（案）については、次期会長校（立命館大学）と連絡を取りながら作成した（資料 p.28，29）。最新版は、東西合同役員会で提示予定。
・「2013 年度一般会計・特別会計予算（案）」は、承認された（資料 p.30，31）。
・加盟校への書類の送付方法について、できるだけ紙を少なくする方向で、文書送付方法の方針を提案し了承された（資料 p.39）。

-2-２．協議事項（１）２０１２年度東地区部会中間決算について部会長校明治学院大学（萩原）より、役員会資料（p.10）および資料２に基づき中間決算報告がされ、承認された。なお、臨時役員会にて承認された「役員会活動費交付金」の酪農学園大学への追加支給分（15 万円）については、今回の中間決算には含まれておらず、これから振り込む予定である。第 1 回役員会にて今年度特別に承認された、過去からの引き継ぎ資料の PDF 化費用については、「運営事務費」より 987,000 円を支出済。紙媒体資料（14 箱分）が CD-R（6 枚）に収まった。
（２）２０１２年度東地区部会研究部中間決算について研究部担当理事校東京農業大学（合田）より役員会資料（p.11 訂正版）に基づき中間決算報告がされ、承認された。なお、収入の部の「研究会参加費」については、一般参加者のみ会費を徴収し、研究分科会会員からは徴収しなかった。支出の部「研修会開催費」については、実習演習形式を採用したため、最終的な決算では支出超過となる見込みであり、次年度予算案では予算額を増額する。
＜質疑応答＞
・会長校立教大学（阿久津）より、研究部の「分科会助成金」について、休会・廃止となっている分科会への助成金の支出対象について質疑があった。これに対し、東京農業大学（合田）より、7つの「研究分科会助成金」への支払いは、活動中の 6 研究分科会＋1 研修分科会への助成金の支出であり、休会と廃止については含まれていない。休会分科会には、活動資金を預けている状態で、廃止分科会については運営委員会での承認後に資金を戻し入れていただくため、中間決算の段階ではまだ反映されていないとの回答があった。
・会長校立教大学（石川）より、「研究会参加費」について、部会段階での予算案は研究分科会会員からも徴収する前提であったはずであるが、会員は無料とすることは、どの機関での決定事項であるのかとの質疑があった。これに対し、研究部担当理事校東京農業大学（合田）より、研究部の活動活性化を目的として研究部運営委員会で決定し、議事録でも報告済であるとの回答があった。
（３）２０１３年度東地区部会事業計画（案）及び予算（案）について部会長校明治学院大学（萩原）より、役員会資料（p.12-13）に基づき、説明があった。
・事業計画（案）については、次期校（明治大学）の担当となるが、例年通りの実施として計画した。
・予算（案）については、今年度承認された東北・北海道地区の「役員会活動費交付金」を次期校東北福祉大学の金額にあわせた金額で増額分を反映した。「印刷費」「通信費」は、次年度は役員校交代後の初年度にあたるため、今年度より増額し、「運営事務費」は、今年度は資料の PDF 化で高額であったが、次年度は例年通りの計上とした。

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事業計画（案）、予算（案）ともに承認された。
（４）２０１３年度研究部活動計画（案）及び予算（案）について研究部担当理事校東京農業大学（合田）より、役員会資料（p.14-15）に基づき、説明があった。
・活動計画については、ほぼ例年通りの計画とした。なお、次年度の研究分科会は「報告大会」の開催年となる。
・予算案について、2013 年度の研究分科会は「研究分科会報告大会」のため、収入の部「研究会参加費」はゼロ計上とした。支出の部「研修会開催費」は、今年度よりプログラム内容を実習演習形式に変更したため、前年度よりも 10 万円増額し、「特別助成金」は過去の実績をもとに減額して計上した。
＜質疑応答＞
・監事校青山学院大学（赤間）より、予算案の「前年度繰越金」について、現時点での金額に誤りがあるとの指摘があった。
・会長校立教大学（阿久津）より、予算案の「分科会助成金」の金額について、「6 分科会＋1 研修分科会」であるなら、30,000 円×7 となり、金額に誤りがあるのではないかとの指摘があった。
これらの指摘に対し、研究部担当理事校東京農業大学（合田）より、以下について修正するとの回答があった。
①収入の部「前年度繰繰越金」を 3,583,789 円（中間決算：次年度繰越金額）に修正する。
②支出の部「分科会助成金」を 560,000 円に修正する。
積算根拠は、30,000 円×7（6 分科会＋1 研修分科会）+割増助成正会員 5,000×70＝560,000 円③「前年度繰越金」「分科会助成金」の修正に伴い、「予備費」「合計金額」を修正する。
上記の修正をすることで、事業計画（案）、予算（案）ともに承認された。
＜その他＞
・次期部会長校明治大学（金子）より、予算（案）および決算（案）の項目「次年度繰越金」と「前年度繰越金」の記載について質疑があり、監事校青山学院大学（添田）より説明があった。これを受けて、予算と決算の項目をすべて合わせた方が分かりやすいため、予算にも「次年度繰越金」の項目を加えた方がよいのではないか、といった意見が挙がった。
・次期分科会月例担当理事校清泉女子大学（佐伯）より、次年度の運営にあたり、仮に分科会予算が不足した場合には、予備費での補填が可能であるか否かの確認があった。これに対し、研究部担当理事校東京農業大学（合田）より、研究分科会助成金について「基本助成金」＋「割増助成金（5,000 円×人数部）」が原資となるが、万が一不足する場合には予備費で対応することも有り得る。これまでの経験値においては、資金不足の要請を受けたことはなかったとの説明があった。
・監事校青山学院大学（赤間）より、研究部の繰越金について、廃止の場合には収入の部で戻し入れが発生すると思われるが、それぞれの分科会内部の繰越金についても明白にした方がよいのではないかといった意見が挙がった。これに対し、研究部担当理事校東京農業大学（合田）より、-4-

現状としては、「休会」は再開することを前提としており、二年間経過後、再開が難しい場合には「廃止」となるシステムになっている。繰越金については、今後の研究部運営委員会において検討するとの回答があった。
・会長校立教大学（市村）より、人事異動等によるメンバー交代も懸念されるため、廃止だけではなく休会の場合であっても繰越金がある場合には、資金は一旦戻し入れた方がよいといった意見があった。
議長である部会長校明治学院大学（秋月）より、休会および廃止のシステム、運営資金の戻し入れについては、研究部での検討課題とし、今年度中の運営委員会での解決が困難な場合には、次期への課題として持ち越すとの確認があり、了承された。
（５）次期運営委員と研修委員について研究部担当理事校東京農業大学（合田）より、役員会資料（p.16）に基づき、次期運営委員と研修委員の選出について報告があり、了承された。
（６）次期東地区部会選出委員について
部会長校明治学院大学（萩原）より、役員会資料（p.17）に基づき、東地区部会に関係のある委員選出について報告があり、了承された。
（７）２０１３年度部会総会、館長会及び研究講演会の開催（案）について
部会長校明治学院大学（萩原）より、「２０１３年度東地区部会総会・館長会及び研究講演会」について、日程：2013 年 6 月 14 日（金）、会場校：國學院大學での開催が提案され、承認された（役員会資料 p.18）。

３．懇談事項（１）東地区部会新旧役員校事務引継について
部会長校明治学院大学（萩原）より、段ボール 14 箱分の引継資料を PDF 化したが、過去の引き継ぎ資料をすべて処分してしまう訳にはいかないので、PDF 以外の資料引継について、以下の提案があり承認された。
・紙媒体の資料は、過去 4 年分（前二期分）のみを、次期校へ引き継ぐ。
・カセットテープは、議事録作成のための補助資料なので、すべて廃棄する。
・部会総会資料は、現物（各年度 2 冊）を総会の記録として残し、次期校へ引き継ぐ。
ただし、次期部会長校（明治大学）の任期中は、過去の資料（14 箱の残部）を今期部会長校（明治学院大学）で保管し、いつでも見られる状態を保持する。必要がないことが確認できた段階で、次期校の任期終了後（二年後）に、明治学院大学で廃棄する。

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（２）東北・北海道地区について部会長校明治学院大学（鈴木）より、これまでの経緯についての説明（役員会資料 p.20、資料３）の後、議長の部会長校明治学院大学（秋月）から以下の提案（役員会資料 p.21）があった。
・①東北・北海道を一つの地域とすることは無理がある、②「地区担当理事」という名称は適切ではない、③東北・北海道以外からの理事校選出の 3 点が、論点となる。東地区は、関東圏（東京、神奈川、埼玉、千葉）に集中しており、地域的な偏りが大きい。しかし、関東圏以外の地域から東地区部会の運営に参加していただくことが、今後の活性化にも繋がると思われるので、関東以外の各地域から役員校を選出する方向で検討してゆきたい。その地区に何らかの責任を果たす「地区担当」ではなく、「地域ブロック理事校」として、それぞれの地域から参加していただくことで、活動の活性化に寄与することを追求したい。隣接地域、加盟校の数のバランスを考慮し、敢えて地域名を避けたブロック制（ローテーション）を提案する。活性化を考えるとあまりブロック数を多くして細分化しない方がよい。３～４ブロック制が妥当と考えるが、かなり長期に渡る議論があった案件であるので、できれば何らかの形での決着をしたうえで次期への引継ぎをしたい。
これに対し、以下のような意見が挙げられた。
・監事校青山学院大学（赤間）：大規模な大学（8,000 名以上）が少なく、なかなか引き受け手がないのではないか。
・部会長校明治学院大学（秋月）：理事校として参加していただくのであれば、寧ろ中・小規模の大学に参加していただき、総会などの行事については大規模大学にお願いするといったことも考えられる。しかし、それぞれの大学図書館の事情、規模も考慮する必要はある。
・次期部会長校明治大学（金子）：西地区は、地区として各地域から理事校を選出しているが、西地区では同様な問題は起こっていないのかとの質問があった。これに対し、会長校立教大学（石川）より、西地区はブロックと行政等の地域とが合致しており、それぞれ地域独自の活動もしている。
また、各地区ローテーションで理事校を選出している。地域によっては、大規模大学が少ない地域もあり苦労をしているようであるが、東地区のように東京に一極集中するような体制ではないので、西と東とでは大きく事情が異なるのではないかとの回答があった。
・次期部会長校明治大学（金子）：活動の活性化、地方の意見の吸い上げ、かつ負担がかからないよ
うな方向性を考えるならば、提案のようにブロックで分けて順番に担当していただく方がよいと考える。例１に比べ、例２の３ブロック制の方がよい。また、更に大きな枠でのブロック制度とするのも一案だと考える。
・部会長校明治学院大学（秋月）：私立大学図書館協会のそれぞれの大学の役割は、かなり先まで決定しており、次の理事校選出に間に合わせるためにも、できる限り早い段階で一定の方向性を決定するのが望ましい。今期が無理であれば、次期 4 月開催の役員会を経て 6 月開催の部会総会で決定することが最も早い決定となる。
・会長校立教大学（阿久津）：総論としては賛成であるが、総会での決定では、出席校は関東圏に集中しており、不参加大学の意見が反映されない。また、東北・北海道地区担当をなくして、ブロック制としてしまった場合には、全体の担当業務としてはどうなるのかといった懸念もある。

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・会長校立教大学（石川）：基本的にはブロック化については賛成である。しかし、東北・北海道地区は、これまで地区として意見表明をする場があったが、その他の地区についても、経緯の説明や意見を伺う場があってもよいのではないか。また、今回の提案は地区担当ではなく“ブロック理事校”としての選出であるため、単純にローテーションで選出されるだけになってしまい、地区の代表ではなくなってしまう。地区の研究活動、協会の活動の活性化に関する新たな取り組みについても、同時に検討する必要があるのではないか。
・東北・北海道地区担当酪農学園大学（頭川）：今回様々な検討をしていただいたことに対して感謝している。北海道地区は本協会とは全く別の「北海道地区私立大学図書館協議会」が組織されており、他の地区と同等な扱いをすることは、相当困難である。しかし、今回提案された内容を提示する際、他の地区にとって寝耳に水といった状況は避けていただきたい。今後“東地区部会として”の検討を重ねていただき、東地区が一体となって活動を活性化していく事を願っている。
・部会長校明治学院大学（秋月）：アンケートを取るといった話も過去にあったようであるが、これまでの背景を理解してもらうのは、紙ベースの経緯説明では困難である。これ以上問題を先送りにするのも好ましいことではない。慎重に決めることも必要ではあるが、あまり先に議論を重ねるだけではなかなか決定に至らない。それまでにどういうプロセスを踏んでゆくか、手続き上の方向性としては、一案として東地区部会の役員会（4 月）と総会（6 月）での決定を提案した。現
東地区部会長校としては、一つの方向性として、３～４ブロック制で理事校をローテーションで選出することを提案した。
・次期分科会月例担当理事校清泉女子大学（佐伯）：各地域の大学の意向を伺わないままで、関東圏の役員校だけで決定することに対する危惧がある。しかし、一方で 2008 年以来続いている問題であれば、いつまでも先延ばしにはできない案件でもある。総会での決定については、小規模大学は加盟をしていてもなかなか出席できないといったジレンマがある。これまでの経緯と、ブロック化の必要性について説明し、仮にブロック制にした場合には３ブロック制と４ブロック制のどちらがよいか、各地域の活性化についての考えなど、意見を伺えるよう、説明およびアンケー
トを実施し、次回または次々回の総会で結論を出すのがよいのではないか。アンケート未回答の大学については、「委任」としてもらえばよいと考える。
＜結論＞
今期部会長校（明治学院大学）と次期部会長校（明治大学）との間で、以下について協議のうえ、アンケートを実施、それに基づき今後改めて具体的な提案をする方向となった。
・事情説明（経緯の説明）
・提案内容（今回のブロック制についての提案）
・地域での図書館および図書館協会活動の活性化についての意見聴取（３）その他特になし
以-7-上