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Vorlage zur Beratung und Beschlussfassungen für die Mitgliederversammlungen vom Traumpass e. V. und Downpass e. V.
2021

DOWNPASS-Standard Annex 4 – Vorlage zur Durchführung von Remote-Audits- Vorläufige Fassung -Einführung:Remote-Auditing (Fernauditing) ist eine der in der ISO 19011:2018, Anhang A1beschriebenen Audit-Methoden. Der Vorteil von Remote-Auditing liegt in ihrem
Potenzial, die Auditziele durch ein Höchstmaß an Flexibilität zu erreichen. Um die
Vorteile dieser Auditmethode zu nutzen, müssen sich alle interessierten Parteien
bewusst darüber sein, welche Rolle sie in diesem Prozess einnehmen, welchen Input
sie zu leisten haben, was der erwartete Output ist und welche Risiken und Chancen
bedacht werden müssen, um die auditziele zu erreichen.
Es gibt eine Vielzahl von Gründen, warum ein Auditor bei einem On-Site-Audit nicht
anwesend sein kann, zum Beispiel aufgrund von Sicherheitseinschränkungen(Zugangsbeschränkungen), Reisebeschränkungen, Pandemien, usw.
Neue Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) haben die
Fernauditierung möglich gemacht. Da der Zugang zu IKT verbessert wurde, werden
Fernaudits immer häufiger eingesetzt. Dem Prüfer ist es dadurch möglich, mit
Menschen auf der ganzen Welt zu kommunizieren und auf ein breites Spektrum anInformationen und Daten zuzugreifen.
Diese Technologien verändern die Art und Weise, wie gearbeitet wird. Die IKT
eröffnen die Möglichkeit, Standorte und Menschen aus der Ferne zu prüfen,Entfernungen, Reisezeiten und -kosten zu verringern, die mit den Prüfungsreisenverbundenen Umweltbelastungen zu reduzieren, die Anpassung an Bedürfnisse derKunden zu erleichtern und die Qualität der Produkte zu verbessern.
IKT können helfen, den Umfang oder die Qualität der Stichproben im Auditprozess zuerhöhen, wenn sie richtig vorbereitet, validiert und eingesetzt werden. Dies ist zum
Beispiel der Fall, wenn Videokameras, Smartphones, Tablets, Drohnen undSatellitenbilder zur Überprüfung von physikalischen Gegebenheiten wie zum Beispiel
Produktionsprozesse oder forst- und landwirtschaftliche Flächen eingesetzt werden
können.
Der Einsatz von IKT ermöglicht auch die Einbeziehung von Fachwissen in ein Audit,
das sonst aufgrund finanzieller oder logistischer Einschränkungen nicht möglich
wäre. Zum Beispiel kann die Teilnahme eines technischen Experten für die Analyseeines bestimmten Projektes für kurz Zeitspannen (zum Beispiel zwei Stunden)
eingeplant werden. Mit verfügbarer IKT kann der technische Experte den Prozess
aus der Ferne analysieren und so Zeit und Kosten reduzieren und die Qualität derErgebnisse verbessern.
Auf der anderen Seite müssen aber auch die Einschränkungen und die Risiken bei
der Erfüllung der Prüfungsziele berücksichtigt werden, die beim Einsatz von IKT
bedacht werden müssen. Dazu gehören Fragen der Informationssicherheit, des1
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Datenschutzes, der Vertraulichkeit, der Wahrheit und der Qualität der gesammelten
objektiven Beweise.
So können Fragen bezüglich der Videoqualität, der Stabilität der Netzverbindung,
des Knowhows der Auditoren zur Nutzung der IKT, der Qualität der Bilder, etc.
auftauchen.
Um die Entscheidung zu treffen, IKT im Auditprozess einzusetzen, müssen die
Auditoren zusammen mit dem Auditteam und dem Auftraggeber die Risiken und
Chancen identifizieren, die mit dem Einsatz der IKT verbunden sind und
Entscheidungskriterien definieren, um den Einsatz der IKT für ein Remote-Audit
freizugeben.

Allgemeine Empfehlungen für Remote-Audits:- Auditprogramm
1. Grundsätzliche Überlegungen
Der Einsatz von IKT für die Fernauditierung darf nur dann erfolgen, wenn dierichtigen Voraussetzungen gegeben sind. Das heißt, es muss die Technologie
verfügbar sein und sowohl Prüfer als auch Geprüfte müssen vertraut mit der Nutzung
der Technologe sein. Liegen diese Voraussetzungen nicht vor, darf kein RemoteAudit durchgeführt werden. Um die Technologie im Auditprozess benutzen zu
können, muss eine gleichbleibend hohe Qualität der Online-Verbindung vorhanden
sein. Eine schwache Bandbreite oder eine schwache Hardware machen den Prozess
ineffizient. Ein Auditprozess, der bereits im Gang ist, muss bei Vorliegen solcher
Umstände abgebrochen werden und kann erst dann durchgeführt werden, wenn die
technischen Voraussetzungen entsprechend angepasst worden sind.
2. Vertraulichkeitssicherheit und Datenschutz (confidentiality, security and dataprotection (CSDP))
Entscheidend für den Einsatz von IKT sind Fragen der Vertraulichkeit, der Sicherheit
sowie des Datenschutzes. Der Auditor und die zu auditierende Firma müssen die
Gesetze und Vorschriften berücksichtigen sowie möglicherweise zusätzliche
Vereinbarungen treffen um den Vorgaben der Vertraulichkeit, der Sicherheit und desDatenschutzes Rechnung zu tragen. Der Datenschutzbeauftragte (DSB) beider
Seiten soll in die Beurteilung dieser Fragen einbezogen werden. Zur Vorbereitung
des Einsatzes von IKT sollen sowohl die Kundenanforderungen als auch die
Anforderungen der Auditoren in Bezug auf Vertraulichkeit, Sicherheit undDatenschutz angesprochen und geprüft werden. IKT dürfen nur dann eingesetzt
werden, wenn alle Maßnahmen getroffen worden sind und beide Seiten bestätigen,dass die Anforderungen an Vertraulichkeit, Sicherheit und Datenschutz eingehalten
werden, und beide Seiten mit dem Einsatz der IKT einverstanden sind. Nachweise
für diese Vereinbarung sind in schriftlicher Form zu erstellen und den
Auditierungsunterlagen beizufügen. Diese Nachweise sind ebenfalls dem AuditReport beizufügen.
Dem Auditteam muss bei der Durchführung eines Remote-Audits Zugang sowohl zu
dokumentierten Informationen als auch zu den Betriebsstätten, Farmen, Lager,
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Aufzuchtgebiete, Ställe, etc. ermöglicht werden. Diese Aufzeichnungen(dokumentierte Informationen) sollten in einem sicheren System ausgetauscht
werden, zum Beispiel in einer Cloud oder einem Virtual Private Network oder einem
anderen Filesharing-System. Die Daten müssen sicher aufbewahrt werden.
Auditoren sollen keine Screenshots von geprüften Personen als Auditnachweis
anfertigen, Screenshots von Personen sind unkenntlich zu machen oder zu
entfernen. Screenshots von Dokumenten oder Aufzeichnungen oder anderen
Nachweisen sind für Dokumentationszwecke sicher aufzubewahren.
3. Risikobewertung
Die Risiken, die eingegangen werden, um die Auditziele zu erreichen, müssen durch
den Auditor analysiert, identifiziert und bewertet werden.

- Durchführbarkeit und Risikoanalyse für Remote-Audits:
1. Vertraulichkeit, Sicherheit und Datenschutz
Alle Parteien müssen sicherstellen, dass zwischen Auditor undgeprüfter Stelle Einigkeit über die Fragen der Vertraulichkeit, derSicherheit und des Datenschutzes besteht. Es sind Vorkehrungen zu
treffen, um die Einhaltung dieser Kriterien zu gewährleisten.
2. Nutzung von IKT
Es besteht eine stabile Verbindung mit guter onlineVerbindungsqualität.
Die IKT ermöglicht den Zugriff auf relevante dokumentierte
Informationen einschließlich Software, Datenbanken, Aufzeichnungen.
Es ist möglich, die Authentifizierung / Identifizierung der befragten
Personen, vorzugsweise mit Bild, vorzunehmen.
Wenn die Beobachtung von Einrichtungen, Prozessen, Aktivitäten, etc.
für das Erreichen der Auditziele relevant ist, diese per Video auch zuüberprüfen.
Änderungen des Prozesses aus der Vergangenheit (zum Beispiel
Anwendung eines Corrective Action Plans) können per Video überprüft
werden.
3. Menschen in der Organisation
Es ist möglich, auf die für das Qualitätsmanagementsystem relevanten
Personen zuzugreifen und diese zu befragen.
4. Betrieb
Wenn das Unternehmen aufgrund von Notfallsituationen nicht
regelmäßig in Betrieb ist, sind die Prozesse / Tätigkeiten, die mittels
des Remote-Audits überprüft werden, repräsentativ und ermöglichen
die Erfüllung der Auditziele.
5. Komplexität des Unternehmens und der Art des Audits
Im Falle von komplexen Unternehmensstrukturen, Prozessen oder
Produkten und Dienstleistungen muss der Auditor sorgfältig
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Bewertung des Unternehmens und seiner Konformität mit allen
Anforderungen des DOWNPASS-Standards geeignet ist.
6. SchlussfolgerungenWenn die Auditziele mit einem Fernaudit erreicht werden können: Mit dem Fernaudit fortfahren.
Wenn die Auditziele mit einem Fernaudit teilweise erreicht werden
können: Ein Remote-Audit kann teilweise durchgeführt werden undspäter durch ein On-Site-Audit ergänzt werden.
Wenn die Auditziele mit einem Fernaudit nicht erreicht werden können:
 Ein On-Site-Audit muss anstelle des Remote-Audits
durchgeführt werden.

- Kriterien zur Beurteilung der Qualität des Remote-Audits:
Alle Informationen, die benötigt werden, um ein Verständnis über die Unternehmen,
ihre Prozesse und ihre Abläufe zu erlangen, sollten dem Auditor vor Anwendung der
IKT in schriftlicher Form übermittelt werden, damit der Auditor darüber entscheiden
kann, ob ein solches Audit geeignet ist, die Auditziele zu erreichen. Dem Auditor sindalle Informationen zur Größe des Unternehmens, der betrieblichen Abläufe undProzesse zu übermitteln. Die Fragen des Auditors müssen beantwortet werden.
Entscheiden sich beide Seiten für ein Remote-Audit und den Einsatz von IKT, so ist
dem Auditor via Remote der Zugang zu den betrieblichen (Produktions-)Anlagen,Prozessen und zu den Dokumenten zu gewähren, damit die Auditziele erreicht
werden können. Ebenfalls sind die zu audtierenden Personen zu identifizieren und es
ist sicherzustellen, dass diese Personen während des Remote-Audits zur Verfügung
stehen. Es empfiehlt sich, vor Durchführung des Remote-Audits einen Test zur
Nutzung der IKT durchzuführen um die Bestätigung zu erhalten, dass eine stabile
Internetverbindung existiert und die Mitarbeiter im Betrieb eingewiesen werden,
welche Technologie eingesetzt wird und wie sie benutzt wird.

- Auditplanung
Für den Auditor besteht die Möglichkeit, via Fernaudit Eröffnungs- undAbschlussbesprechungen mit Personen in verschiedenen Standorten zu führen.
Ferner hat er die Möglichkeit, Zwischenbesprechungen mit dem Auditteam via
Telefonanruf, Videokonferenz oder Webmeeting zu organisieren.
Die Überprüfung der betrieblichen Prozesse, Betriebseinrichtungen und
Produktionsprozessen muss durch Videobilder in Echtzeit, ersatzweise durch den
Einsatz von Drohnen, mobilen oder festen Videokameras erfolgen. Dies muss
während der Auditplanung berücksichtigt werden.

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2021- Auditdurchführung
Bei der Auditdurchführung ist eine Eröffnungssitzung durchzuführen. Während dieser
Sitzung sollte die Verfügbarkeit und die Durchführbarkeit des Einsatzes von IKT
bestätigt werden. Maßnahmen zur Gewährleistung von Vertraulichkeit und Sicherheit
sollten ebenfalls vorgestellt und vereinbart werden. Wenn der Auditor beabsichtigt,
Bildschirmfotos, Kopien von Dokumenten und andere Arten von Aufzeichnungen zu
machen, so sollte er um Erlaubnis bitten, entweder bei der Eröffnungssitzung oderbeim Einsatz von IKT. Beim Einsatz von IKT zur Befragung von Personen sollte das
Auditteam den Namen und die Funktionen der befragten Personen aufzeichnen und
den befragten Personen mitteilen, welche Informationen durch den Auditor
aufbewahrt werden. Bei der Durchführung von Interviews aus der Ferne muss der
Auditor Tatsachenbehauptungen anhand anderer Beweise verifizieren. Diesemüssen vom Auditor erfragt und analysiert werden. Wenn sie per E-Mail verschickt
werden, sollte der Auditor die erforderliche Vertraulichkeit für diese Dokumente
sicherstellen.
Während der Auditdurchführung ist darauf zu achten, dass die Kommunikation nicht
durch Geräusche gestört wird. Wenn der Auditor aus der Ferne auditiert, soll ersicherstellen, dass es keine Unterbrechungen oder Störungen gibt. Ähnlich verhält es
sich, wenn es Pausen gibt. Während der Pausen muss der Ton stummgeschaltet
werden und das Bild ausgeschaltet sein, um die Privatsphäre zu gewährleisten.
Bei der Verwendung von Video zur Betrachtung von online-Livebildern von wie
entfernten Standorten it es wichtig, dass die Unternehmung die Wahrhaftigkeit der
Bilder demonstriert. Es kann zum Beispiel bei der Übertragung von Livebildern das
Datum einer aktuellen Tageszeitung eingeblendet werden, um zu demonstrieren,dass diese Bilder auch tatsächlich zu diesem Termin gemacht werden. Beim
Betrachten von Bildern einer (Produktions-)Anlage können diese auch mit
Grundrissen verglichen werden. Wenn Bilder eines geographischen Standortes
betrachtet werden, können diese verglichen werden mit verfügbaren Satellitenbildern
oder Informationen aus geographischen Informationssystemen.
Alle Beweise sowie die Art und Weise der Beweissicherstellung müssen
aufgezeichnet werden.
Bei einem Fernaudit ist es wichtig, kleine Unterbrechungen einzuplanen, wie sie bei
einem On-Site-Audit üblicherweise auch eingeplant werden. Dem Auditoren und den
Mitarbeitern des zu auditierenden Unternehmens müssen Pausen eingeräumt
werden.
Ein Auditor kann das Audit unterbrechen, um zum Beispiel aktuelle Informationen zu
lesen oder bereitgestellte Informationen zu analysieren. Nach einer solchen kurzen
Unterbrechung kann das Audit fortgeführt werden. Beide Seiten müssen
sicherstellen, dass während der veranschlagten Auditzeit alle relevanten
Ansprechpartner verfügbar sind und die Betriebsstätten begehbar sind.

- Auditbericht
Der Auditbericht (Audit-Report) soll das Ausmaß des Einsatzes der IKT beschreibensowie die Wirksamkeit des Einsatzes bei der Erreichung der Auditziele. Der Berichtsoll die Prozesse aufzeigen, die nicht auditiert werden konnten, sondern vor Ort
auditiert werden müssen. Dies ist wichtig für den Entscheidungsprozess und die
nachfolgenden Audits. Die Rückmeldungen des Auditteams über den Einsatz von5
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IKT müssen an den Auditmanager gegeben werden, der diese nutzt, um die zuvor
identifizierten Risiken und Chancen zu aktualisieren. Der Auditprogrammmanager
muss entscheiden, ob die Auditziele mit dem Fernaudit erreicht werden konnten, ob
Nachbearbeitungen notwendig sind oder ob das Remote-Audit durch ein On-SiteAudit ergänzt werden muss
- Auditgültigkeit
Die Gültigkeit eines Remote-Audits beträgt ein Jahr. Nach einem Remote-Audit mussein On-Site-Audit folgen.

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Freigabe: HEBeispiel für die Identifizierung von Risiken und Chancen beim Einsatz von Remote-Audit-Techniken1

Informations- und
Kommunikationstechnologie (IKT)

Potenzieller Nutzen

Durchführung von Interviews
Begleitete StandortbesichtigungenVideoanruf (synchron)(z. B..: Skype, WebEx,
ZOOM, Hangouts)

Umfragen, Anwendungen

RisikenChancenSicherheits- und Vertraulichkeitsverletzungen;
Unterschiede in Zeitzonen;
Authentifizierung der Person;
Geringe Qualität der Kommunikation;
Die Möglichkeit, die Organisation auf autonomere undfreiere Weise zu beobachten, wird geschwächt, da der
Auditor die Kamera nicht steuert;
Die Möglichkeit, Reaktionen von mehreren auditierten
Personen auf die Kommunikation zu beobachten, istmöglicherweise schwächer

Interview mit relevantem Personal, das remote arbeitet, z. B.
Homeoffice, Projektteams in Design und Entwicklung;
Eröffnungs- und Abschlussbesprechung bei Multisite-Audits;
Entfernte Standorte/Tätigkeiten, bei denen eine physische
Beobachtung nicht entscheidend ist;
Reduzierung der Reisezeit/-kosten und der damit verbundenen
Umweltauswirkungen;
Größere geografische Reichweite

Dokumentationsprüfung mit
Beteiligung der auditierten
StelleVerstöße gegen Sicherheit und Vertraulichkeit;
Potenzielle Schwierigkeiten bei der
Beantwortung von Dokumentationsanfragen;
Erhöhter Zeitaufwand (potenziell zeitaufwändiger
Prozess);
Potenzielle Datenmanipulation;
Die Interaktion mit den auditierten Stellen kanngeschwächt werden;
Verminderte Qualität der gesammelten
Informationen

Ausfüllen vonChecklisten und
Fragebögen

Sicherstellung der Authentizität;
Notwendigkeit, eine Checkliste vorab zu entwickeln
und möglicherweise den Befragten auf die
Beantwortung vorzubereiten, was die Kosten
erhöht© ISO & IAF 2020 – All rights reserved
www.iaf.nu; https://committee.iso.org/home/tc176/iso-9001-auditing-practices-group.html
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Erstellt: yn
Editon1
2020-04-16

Dokumentenprüfungen, wenn eine Reise vor Ort nicht
praktikabel ist, z. B. bei Audits der ersten Stufe, bei denen der
Besuch vor Ort für das Erreichen der Ziele nicht entscheidend
ist und Zeit-/Reisebeschränkungen bestehen;Standortübergreifend - gut für abgelegene Standorte, bei
denen ein Besuch vor Ort übersprungen werden kann oder bei
denen jährliche Besuche im Rahmen des Auditprogramms
nicht notwendig sind, aber eine gewisse Nachbereitung
erforderlich ist;
Reduzierung der Reisezeit/-kosten und der damit
verbundenen Umweltauswirkungen

Bessere Kenntnis der Organisation, anwendbar in derVorbereitungsphase des Audits;
Ermöglicht die Vorbereitung von Auditarbeiten, diewährend des Audits durch das Sammeln anderer
Nachweise verifiziert werden müssen;
Ermöglicht es der Organisation, sich auf den Vor-OrtBesuch vorzubereiten

71Freigabe: HE

Informations- und
Kommunikationstechnologie (IKT)

Dokumenten- undDatenprüfung (asynchron)(z. B.: Überprüfung von WebDokumenten)

Potenzieller Nutzen

RisikenChancenSicherheit und Vertraulichkeit;
Verfahrenserschwernis bei der Dokumenteneinsicht (z.
B. Fernzugriff und Navigation in der Website derOrganisation);
Anzeigen von Datensätzen,
Höherer Zeitaufwand (potenziell zeitaufwändiger
Prozeduren, Arbeitsabläufen,
Prozess);
Bildschirmen, usw.
Potenzielle Datenmanipulation;
Fehlende Interaktion mit den Geprüften ermöglicht keine
Klärung von Fragen;Transparenz - Die auditierte Stelle verliert den Überblicküber das, was auditiert wird, und die Stichprobe

Erleichtert die Organisation und ermöglicht eine flexiblere
Nutzung der Zeit durch das Auditteam;Ermöglicht eine bessere, von der geprüften Stelle
unabhängigere und tiefere Erkundung der Informationen;
Möglichkeit der Einbindung von Expertise, die nicht an
den Standort reisen könnte;
Bietet eine gute Grundlage für das Verständnis des QMS
der Organisation und liefert möglicherweise
Auditprotokolle, die der Auditor während der Interviews
nutzen kann.

Überwachung von Arbeiten in
entlegenen Gebieten oder mit
hohem Risiko;

Video (synchron)(z. B.: Drohne, Livestream)

Video (asynchron)(z. B.:
Überwachungskamera;
Videoaufnahmen, diegezielt für Audits gemacht
werden)Einfache Überwachung von Aufgaben mit hohem Risiko;
Risiken, die mit der Verwendung und dem Vorhandensein Vermehrte Stichproben;
von Ausrüstung verbunden sind, z. B. Drohnenabsturz,
Ideal für Audittätigkeiten, bei denen die
Verwendung der Ausrüstung, ungünstige
Sicherheitsanforderungen die Anwesenheit desBegleitete Standortbesichtigung;
Wetterbedingungen, Qualität des Bildes;
Auditteams nicht zulassen, oder zur Beobachtung vonOrten und Einrichtungen, bei denen das Verhältnis
Einsicht in risikoreiche Prozesse Vollständige Beurteilung des Standorts, der Ausrüstungund der Gegebenheiten;
Reisezeit zu Auditzeit hoch ist;oder Vorgänge
Gut zur Ergänzung von Feldbesuchen bei Aktivitäten im
Wahrheitsgehalt der Daten
Beobachtung von laufenden
Freien (z. B. forst- und landwirtschaftliche Standorte,
Prozessen
Bergbau)
Höhere Rentabilität (Möglichkeit, nur die interessantenÜberwachung von Aktivitäten,Momente des Videos auszuwählen);die zum Zeitpunkt des Audits Sicherheit und Vertraulichkeit;
Möglichkeit der Beobachtung von Orten, schwer zugänglichen
nicht im Gange sind;
Qualität des Bildes;
Einrichtungen und Verbesserung der Stichprobenziehung;
Prozess-Videos;Vollständige Bewertung des Standorts, der Ausrüstung
Wenn die elektronische Aufzeichnung sensible Daten enthält,
Call-Centerund der Gegebenheiten;
die nach den CSDP-Kriterien für ein Remote-Audit nicht inSprachaufzeichnungen;
Wahrhaftigkeit der Daten
Frage kommen, sollte der Prüfer in Erwägung ziehen, diese
Aufgezeichnete SchulungsAufzeichnungsprüfung für eine Vor-Ort-Prüfung neu
Webinarezuzuweisen.

© ISO & IAF 2020 – All rights reserved
www.iaf.nu; https://committee.iso.org/home/tc176/iso-9001-auditing-practices-group.html
V1.0(02.02.2021)
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Editon1
2020-04-16

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