私立大学図書館協会 2004 年度第 3 回協会ホームページ委員会議事要録

日
場

時：2004 年 11 月 9 日（火）14:00～17:35
所：明治大学 駿河台校舎 中央図書館地下 2 階

出席者：野口 真生（大正大学）、三井 悟（東海大学）、藤倉 恵一（文教大学）、野々村 洋（法政大学）、中林 雅士（明治大学）、奥村 佳郎（早稲田大学）、奥田 寿生（岡山商科大学）、石田 信（南山大学）、福田 勝也（姫路獨協大学）、高 靖敏（佛教大学）、長岡 武史（西南学院大学）、入野谷 章（岡山理科大学・記録）、春日井 正人（中京大学・記録）、篠原 貴士（獨協大学・記録）［配布資料］
１．私立大学図書館協会 2004 年度第２回協会ホームページ委員会議事要録
２．私立大学図書館協会 2004 年度協会ホームページ委員会臨時打ち合わせ議事要録（案）３．私立大学図書館協会 次期協会ホームページ委員会委員について（案）４．私立大学図書館協会 次期協会ホームページ委員会構成について（案）５．私立大学図書館協会ホームページ委員会設置要項（改正案）
６．私立大学図書館協会ホームページ委員会委員並びにホームページ更新担当者選出に関する申し合わせ（案）７．私立大学図書館協会 歴代ホームページ委員会委員並びに次期理事校一覧
８．私立大学図書館協会ホームページ委員会 ｗｗｗ情報資源提供サービス契約内容並びに利用状況［追加資料］
１．東地区部会研究部ホームページ進行状況
２．私立大学図書館協会西地区部会関連について
３．九州地区協議会ホームページおよびメーリングリスト運用に係る申し合せ（案）［報告事項］
１．三井委員長より、2004 年 7 月から 10 月までの協会ホームページ委員会の活動報告が行われた。
２．西地区、各地区協議会、東地区、協会の更新状況について
・西地区部会
石田委員より、資料に基づき西地区部会の更新状況についての報告が行われた。
・東海地区協議会
石田委員より、東海地区協議会ページの更新状況についての報告が行われ、アクセスカウンターの掲載、協議会・研究会・委員会などの活動予定や議事録を掲載し、東海地区協議会全加盟館のメーリングリストを作成したとの説明があった。
・京都地区協議会
高委員より、京都地区協議会ページの更新状況についての報告が行われた。
今後は京都地区の中での相互協力関係の運用面に際して円滑に運用できるように HP を充実させていく方向性となったとの説明があった。

・阪神地区協議会
福田委員より、阪神地区協議会ページの更新状況についての報告 が行われ、トップページのレイアウト変更、加盟館の館名変更、各会議の議事要録等の掲載など、順次ページを更新・修正しているとの説明があった。
・中国・四国地区協議会
奥田委員より、中国・四国地区協議会ページの更新状況について、中国・四国地区研究会の開催要項の掲載、新規加盟館の追加登録を行ったとの報告があった。
・九州地区協議会
長岡委員より、九州地区協議会ページの更新状況についての報告が行われた。
追加配布資料３に関して、九州地区協議会の HP や ML の運営について申し合わせ（案）を作成したので、ご意見をいただきたいとの説明があった。
・東地区部会
野々村委員より、東地区のページの更新状況について、前期以前の会議録、更新履歴に関してそれぞれ別ファイルにまとめたこと、次期担当者のために会議録のページを、ホームページビルダーを使って整理したことが報告された。
引き続き東地区研究部のページについて野口委員より、資料に基づき更新状況についての報告等が行われた。
・協会全体
奥村委員より、次期総会の日程を掲載したとの報告があった。
また、藤倉委員より、HP 利用状況に関する報告があり、委員からあった問い合わせに関して現状の確認がなされた。
東地区の企画広報研究分科会からのアクセスカウンターの要望に関しては、すでに設定完了しており、申請書の状況を見て対応する方針である旨の説明がなされた。
［協議事項］
１．次期委員会構成について
三井委員長より、資料２・３・４に基づき次期委員会構成に関して提案があり、それにともなう申し合わせ等に関して資料５・６に基づき提案があった。結果、資料３・４に基づく次期委員会委員および委員の構成案について了承された。
了承された案に基づき会長校に相談した上で、常任幹事会に提案していくこととした。
また、資料５・６に基づくホームページ委員会設置要項改正案については、取り下げることとしたが、同改正案中で「HP 更新担当者」として配慮しようとしていた西地区の HP 委員不在地区の HP 担当者についてはメーリングリストによる連絡などを含めて配慮を行うこととした。
最後に、三井委員長より、資料７に基づき、次期委員７名の内訳についての確認が行われ、選出を会長校に依頼していくこととした。
各資料について主に次の意見および質疑応答があった。
＜委員数の縮小について＞○委員数縮小の理由は何か。
○各地区の HP はある程度立ち上がり、 HP の維持更新の段階となったため、遠方から集まっていただく負担を考慮し、今後の質的変化などの新たな展開に取り組む活動母体としての構成を考えての縮小である。
○現在、各地区のページを全て開設されたばかりの段階であり、今後新たな役割を HP 委員会が将来的に担うことが期待されるため、少なくとも現状の 14 名は必要な人数ではないか。
○7 名の構成の中で、東西部会長校から HP 委員を選出することの役員校への負担の危惧もあった。しかし、東地区は研究分科会の組織があり、その情報を束ねる役として東地区は部会長校または研究部担当理事校が適任である。一方、西地区では委員が選出されない地区協議会との連絡調整を行う立場では部会長校がふさわしい。
○西地区では、HP 委員を選出していない地区が発生するため、西地区各地区協議会が連絡を取れる連絡会議を当 HP 委員会とは別に西地区部会の組織という形で開催したい。
○東地区は西地区のように地区ごとに構成していないため、西地区だけに別の会議体を設けると委員会として組織的な統一を欠くことになる。
○地区 HP を立ち上げる当初は 14 名が必要だったが、現活動は情報伝達ツールを整備している段階となっており、委員会本来の企画・立案機能を重視するためにもスリム化が必要である。
そうした中で、西地区で HP 更新担当者を束ねる連絡会議を持つとなると逆に組織が複雑となるのではないか。
HP の更新・維持にあたっては、メールでの連絡を活用するなどして対応していくことができる。
各地区に HP 委員を依頼していること自体が負担を強いているため、なるべく負担を軽減するためにも適正化が必要だ。
○何をもって HP を充実するのかが不明であり、広報や連絡とい うためであれば、メーリングリストを活用し管理・運営してゆけば HP を開設しなくても良いのではないか。
○メールなどを介した情報交換などとは異なり、HP 上で情報を公開してゆくことは違った意味があり同列ではない。
また当初から協会の一方通行の情報伝達のみを明確な目的としてやってきたわけでなく、これから今後のあり方を含めて検証をする時期に来ている。
＜「HP 更新担当者」の位置づけについて＞○協会 HP の更新担当者は、必ず HP 委員として選出しておく必要があるのではないか。
○HP を立ち上げたまま放置された状態になることを防ぐために、会議に参加するかどうかは別として、更新担当者を置く必要がある。
○西地区で委員が選出されない地区協議会の HP 更新担当者の位置づけとしては「協力委員」が適切ではないか。
○案での HP 更新担当者は、委員会設置当初、準備委員会からの創設メンバーからの協力をあおぐために設けた「協力委員」を基にしている。2001・2002 年度の協力委員は、実際には本委員と同じように参加し活動していただいていた。
○HP 委員会が独自に HP 更新担当者を置くという規定は組織的に難しいのではないか。
○会長校が「協力委員」を委嘱することになった場合、委員会メンバーと同じに扱われることになり結局委員数の削減にならないのではないか。
○協力委員の位置づけが変わったとしても設置要項は改訂せずに活動は可能である。ただし、委嘱する際には、位置づけをはっきりさせる必要がある。
＜各地区のホームページ更新状況などについて＞○今後地区（協議会）のページがどの程度の内容のものを目指すのかによって委員会の体制も異なってくるのではないか。

○開設して間もないこともありまだ活用の域に達していない。
○今後引き継いでメンテナンスしてゆく理事校から HP を維持・運営するのに適当な人材が出てきてくれるかが懸念される。
○研究部担当理事校としては月例案内などの郵送の作業が軽減された効果があるものの、現状で 15 の分科会へのリンクのメンテナンス等をしており、これ以上のページ内容の拡大は難しいのではないか。
○更新担当者にもレベルの差異はどうしても表れてしまうことは避けられない。
２．次年度予算計上について
三井委員長より、資料８に基づき次年度の予算計上についての説明が行われ、原案通り了承された。
藤倉委員より、次年度はメールウイルス駆除サービスのアカウント数が足りなくなる恐れがあるとの説明があり、協議の結果、 20 アカウント程度上乗せした予算案を作成・計上していくことが確認された。
３．ＣＧＩの申請書について三井委員長より、継続審議となっているＣＧＩの利用申請書について意見がないことの確認があり、了承された。
以上