2018年度

⼈医学系研究等の継続審査等に関する説明資料

⼭⼝⼤学医学部附属病院臨床研究センター

1

説明資料⽬次（１）201８年度継続⼿続きについて
・はじめに…
①継続審査の流れ②WEB上での情報⼊⼒作業について③継続審査書類の作成④それぞれの締切について（２）その他、諸⼿続きについて2

(1)2018年度継続⼿続きについて
はじめに…

⼈医学系研究等の継続審査等の必要性について「⼈を対象とする医学系研究に関する倫理指針」における研究責任者の責務の中で、研究の進捗管理について、以下のように定められています。

毎年⼀回、⼈医学系研究の進捗状況並びに有害事象及び不具合等の発⽣状況を研究機関の⻑に報告する必要がある
⼈医学系研究を終了したときは、研究機関の⻑にその旨及び結果の概要を⽂書により報告する必要がある
当院では 毎年度末に、研究の進捗状況に関して倫理審査委員会（IRB）にて審査を⾏っています。
研究の内容に変更が⽣じた場合は併せて変更申請が必要です。

3

(2)継続審査の対象となる研究
2018年度継続⼿続きの対象研究は2018年12⽉までに承認された研究で、現在実施中(6⽉IRB時点)の研究になります。
2019年1⽉以降に承認された研究は2018年度の継続⼿続きは対象外となります。
対象の研究の詳細につきましては、該当研究の詳細はWEBページログイン後の現在実施中の⼈医学研究等⼀覧を参照ください。

4

①継続審査の流れ

⼿続きには３つのステップがあります。
STEP.1
WEB上のチェックシートに研究に関する情報を⼊⼒する
STEP.2
申請書類を作成し、申請書類のデータをメールにて提出する
STEP.3
センターとやり取りの上、申請書類の内容確定後、捺印済み書類を提出する
5

①継続審査の流れ
2018年度継続審査
2019年8⽉以降も継続する

2019年8⽉以降は継続しない

変更の 変更の必要がある例︓
必要がある 研究期間が切れている
登録期間が切れている変更の必要がない

変更申請
書式6 作成継続申請
書式9 作成終了申請
書式10 作成

研究者が退職している

変更申請の⼿続き完了後に継続申請を⾏う
継続申請
書式9 作成6

①継続審査の流れ
⼿続きには３つのステップがあります。
ステップ

⼿続きSTEP.1

WEB上での必要事項 ⼊⼒研究を継続する

STEP.2

研究を継続しない

変更事項あり変更事項なし

書式6 作成書式９ 作成(変更許可願)(実施状況報告書)

書式10 作成

7⽉31⽇締切

申請データ(メール) 提出

STEP.3

ステップ2:
申請書類の作成し申請書類のデータをメールにてセンターに提出(中⽌・終了・中断報告書)

変更申請の⼿続き完了後に変更事項なしに進む

センター担当者とのやり取り
・内容の確認・不⾜書類の作成
・記載整備等ステップ1︓
締切
WEB上のチェックシートに情報を⼊⼒し、必要な⼿続きの確認を⾏う(変更事項ありは個別に設定)

STEP.2の申請データが提出された研究からSTEP.2
順次、センターとのやり取りがスタート︕
書類の内容が確定したら、センターから捺印済み書類の提出を依頼します︕

捺印済み申請書類等 提出
⼿続き完了（IRB審査へ）

ステップ3:
センターとやり取り
し申請書類の内容が確定したら、捺印済み書類を提出※捺印はセンターから依頼します︕
7

②WEB上での情報⼊⼒作業について(STEP1)

パスワードの通知・アクセス⽅法について

WEB上での情報⼊⼒には講座（診療科）ごとのパスワードが必要です。

PWは PW管理者あてにメールで通知します。

臨床研究センターホームページの[※⼈医学系研究-継続審査について-]から特設ページにアクセス︕【臨床研究センターホームページ︓URL】

http://ds26.cc.yamaguchi-u.ac.jp/~crc-di/clin_res/homepage/index.php
8

②WEB上での情報⼊⼒作業について(STEP1)

アクセス⽅法について[※⼈医学系研究-継続審査について-]の特設ページ［WEB⼊⼒開始］からログインします。
ログインは2段階です。
このページには書式作成マニュアルや書式の雛形等、継続審査等に関係するツールがあります。
ご活⽤ください︕

Internet Explorer 10、11、Google
Chrome 最新版を推奨環境としています。
それ以外のブラウザでも回答できる場合がありますが、途中でエラーになる場合がありますので、ご注意ください。

9

②WEB上での情報⼊⼒作業について(STEP1)

ログイン①【POログイン】
⼭⼝⼤学サーバーにログインする際のユーザー名とパスワードを⼊⼒（Webメールや教職員ポータルと同じです）

医師や事務等にかかわらず、⼭⼝⼤学のユーザー名・パスワードを所有している⽅はログイン可能です。
（ユーザー名は、XXXX@yamaguchi-u.ac.jpの「XXXX」の部分です。）
10

②WEB上での情報⼊⼒作業について(STEP1)

ログイン②

パスワード管理者あてにメールにて通知された所属（診療科）ごとのパスワードを⼊⼒
パスワードは半⾓英数字のランダムな⽂字列です。
⼤⽂字・⼩⽂字や数字等、紛らわしい場合があります。
また、パスワードの前後に不要なスペース等が⼊っていてもログインできませんので、ご注意ください。

パスワードが分からない場合は、各所属のパスワード管理者にお問い合わせください。
※センターにお問合せいただいても個別にパスワードをお教えすることはできません。

11

②WEB上での情報⼊⼒作業について(STEP1)

継続審査に該当する研究の⼀覧①担当する研究の［⼊⼒］をクリック②［OK］をクリック

⼀覧に表⽰されている情報は2019年6⽉IRB終了時点の情報です。
12

②WEB上での情報⼊⼒作業について(STEP1)

センターで把握している研究情報について

管 理 番 号 ︓IRBから発⾏されている研究のユニークコード
診 療 科 ︓実施診療科名(研究責任者の所属)研究DB登録︓UMIN等のデータベース登録の有無（○ or ✖）及び該当ID
研 究 組 織 ︓研究者が所属する施設単独 ／ 多施設共同
主 施 設 ︓多施設共同研究の場合の主施設（主⼤学や主診療科）
登録始期
︓前向き研究 登録期間 ／ 後ろ向き研究 対象期間
登録終期
承 認 ⽇ ︓最新のIRB申請（有害事象報告は除く）が承認された⽇付
表⽰されている情報は2019年6⽉IRB終了時点の情報です。
13

②WEB上での情報⼊⼒作業について(STEP1)

情報⼊⼒⽅法・注意点①⼊⼒者の情報を⼊⼒［内線/PHS］
半⾓英数字4~5⽂字しか⼊⼒できません［E-mail］
全て半⾓で⼊⼒してください
間違いのないようにしっかり確認してください②どちらかを選択
2019年度も研究を続ける ⇒ Yes
2018年度で既に研究が終了している⇒ No

⼊⼒内容の確認等が必要な場合、⼊⼒者に問合せの連絡をします。
連絡がつきやすい電話番号や、毎⽇チェックするアドレスを⼊⼒してください。
14

②WEB上での情報⼊⼒作業について(STEP1)

情報⼊⼒⽅法・注意点［Yes］をクリックすると…
実施状況確認のための⼊⼒フォームが伸展

研究情報 ⼊⼒欄
・研究責任者の変更
・分担研究者の変更
・個⼈情報管理者の変更
・書類の変更15

②WEB上での情報⼊⼒作業について(STEP1)

情報⼊⼒⽅法・注意点［Yes］をクリックすると…
⼊⼒フォームが伸展し、具体的な研究者名を記載する欄が現れます。

研究情報 ⼊⼒欄
・研究責任者の変更
・分担研究者の変更
・個⼈情報管理者の変更
・ IRBに申請されている研究者等の異動予定等、確認してください。
・ 研究責任者が退職する場合、在籍中に変更申請が必要です。
・職員ポータル上に名前がない(在職していない可能性がある)研究者名は⾚⾊で表⽰されていますのでご確認ください。なお、名前に旧字体が含まれる場合、在職しているにもかかわらず誤って⾚⾊となっている可能性がありますのでご了承ください。
・ ⼊⼒した情報が正しいか今⼀度ご確認ください。

16

②WEB上での情報⼊⼒作業について(STEP1)

情報⼊⼒⽅法・注意点

研究情報 ⼊⼒欄
・書類の変更変更のある書類はYesにチェック
研究者の変更、期間延⻑等に伴い、計画書や同意説明⽂書に変更事項がないか、確認して⼊⼒してください。
多施設共同研究の場合は、主施設に確認を︕計画書等の版数を確認し、最新のものが適切に倫理審査⼿続きされているか確認してください︕
確認事項回答書や別紙など、その他の変更書類があれば、[その他変更のある書類］の欄に⼊⼒してください。

⼊⼒が終わったら［送信］をクリック

・ ［送信］しなければ情報は更新されません。
・ 必須項⽬が未⼊⼒の場合［送信］できません。
・ ⼊⼒した情報が正しいか今⼀度ご確認ください。

変更申請がある場合、変更内容や理由を⼊⼒してください。
※来年度研究を継続しない場合も記⼊可能です。
気になることやご不明な点があれば、何でも記載してください。

17

②WEB上での情報⼊⼒作業について(STEP1)

情報⼊⼒⽅法・注意点[送信]すると、当該研究の今後の⼿続きについて案内が表⽰されます。

⼿続きは変更申請から⾏ってください

⼊⼒して頂いた内容から、今後の⼿続きと⼿続きに必要な書式が案内されます。
今後の⼿続きについて確認したら［⼀覧に戻る］をクリックしてください。

18

②WEB上での情報⼊⼒作業について(STEP1)

情報⼊⼒⽅法・注意点

⼀覧に戻ると、⼊⼒有無が［⼊⼒済み］になります。
[⼊⼒済み]の研究は背景が灰⾊に変わります。
引き続き 別の研究のチェックシートを⼊⼒できます。
担当している研究の⼊⼒が完了されましたら、ログアウトしてください。

⼀覧に状況が[未⼊⼒]の研究があったら研究者間で声を掛け合い、STEP.1の締切（7/31）までに全ての研究を[⼊⼒済み]にしてください。
19

①継続審査の流れ
⼿続きには３つのステップがあります。
ステップ

⼿続き

STEP.1WEB上での必要事項 ⼊⼒研究を継続する

STEP.2

研究を継続しない

変更事項あり変更事項なし

書式6 作成書式９ 作成(変更許可願)締切(実施状況報告書)

書式10 作成(中⽌・終了・中断報告書)

変更申請の⼿続き完了後に変更事項なしに進む

7⽉31⽇締切

申請データ(メール) 提出

STEP.3

センター担当者とのやり取り
・内容の確認・不⾜書類の作成
・記載整備等(変更事項ありは個別に設定)

STEP.2の申請データが提出された研究から
STEP.2
順次、センターとのやり取りがスタート︕
書類の内容が確定したら、センターから捺印済み書類の提出を依頼します︕
ステップ2:
申請書類を作成し、申請書類のデータを捺印済み申請書類等 提出
メールにてセンターに提出

⼿続き完了（IRB審査へ）

20

③継続審査書類の作成(STEP2)

⼿続きの種類① 終了（中⽌・中断）報告︓書式102019年度、研究実施を継続② 実施状況報告︓書式92019年度、研究実施を継続
研究計画等に変更事項は③ 実施状況報告︓書式9 ＋ 変更申請︓書式6
2019年度、研究実施を継続研究計画等に変更事項が2019年度、研究を継続…

変更事項が…

①
書式10 作成(中止・終了・中断報告書)③
書式６ 作成(変更許可願)②
書式９ 作成(実施状況報告書)

書式９※ 作成(実施状況報告書)※書式9は変更申請の⼿続き完了後に作成する

21

③継続審査書類の作成(STEP2)

書類の作成⽅法

システム利用の・によって、作成方法が変わります。

システム利⽤ の研究は、こちらを参考に⼿続きをお願いします。

システム利⽤無の研究は、こちらを参考に⼿続きをお願いします。
22

③継続審査書類の作成(STEP2)

書類の作成⽅法

システム利用の・によって、作成方法が変わります。

「臨床試験申請⽀援システム」の利⽤は必須ではありません。
・新規申請時にシステムを利⽤した研究も、システムを介さず継続審査等の書類作成をして頂いて構いません。
・システムを利⽤してデータ提出した場合も、センターからの結果通知メール送付は⾏いません。
（結果通知は紙媒体で返却します）
システム利⽤ の研究は、こちらを参考に⼿続きをお願いします。

システム利⽤無の研究は、こちらを参考に⼿続きをお願いします。
23

③継続審査書類の作成(STEP2)

書類の作成⽅法

システム利⽤ ・ のそれぞれのマニュアルは、臨床研究セン
ターホームページの[※⼈医学系研究-継続審査について-]特設ページからダウンロード可能です。

システム利⽤ の研究は、こちらを参考に⼿続きをお願いします。

システム利⽤無の研究は、こちらを参考に⼿続きをお願いします。
24

③継続審査書類の作成(STEP2)

⼿続きごとに必要な書類◆ 書式9︓実施状況報告書
2019年度、研究実施を継続WEB⼊⼒画⾯場合に必要◆ 書式10︓終了（中⽌・中断）報告書
場合に必要2019年度、研究実施を継続◆ 書式6︓変更許可願
研究計画等に変更事項が⼊⼒者情報
⼊⼒欄

⼊⼒者センター側で把握している
情報
研究情報※継続審査等の申請書式
⼊⼒欄作成に必要な情報
研究情報 ⼊⼒欄

場合に必要・研究継続の有無
・研究責任者の変更・分担研究者の変更
・個⼈情報管理者の変更
・書類の変更◆ 書式2︓研究者リスト
研究者の変更がある場合
これまでに⼀度も書式２を提出したことがない場合◆ 書式3︓審査依頼書
医学部附属病院以外からの申請の場合に必要（例︓医学系研究科基礎講座、保健学科、他施設）
必要書類・継続審査等書類作成マニュアル:
臨床研究センターのホームページからダウンロード可能25

③継続審査書類の作成(STEP2)

申請書類データの提出

作成した書類等は、メールに添付しセンター宛に送信ください。
※申請書式の提出は、PDF不可。（編集可能な状態で提出してください）※捺印済み書類提出をお願いしていない段階での紙媒体のご提出は、原則として、受領できませんのでご注意ください︕（まずはデータを提出）【臨床研究センター

E-mail】

clin_res@yamaguchi-u.ac.jp
アンダーバー※メールの送付先は、システム利⽤の有無にかかわらず同⼀です。

送られたデータをセンターにて確認します︕
STEP.3へ－。
26

①継続審査の流れ
⼿続きには３つのステップがあります。
ステップSTEP.1

STEP.2

締切⼿続き
ステップ3:
センターとやり取りし申請書類の内容が確定
WEB上での必要事項
⼊⼒
したら、捺印済み書類を提出
研究を継続する研究を継続しない※捺印はセンターから依頼します︕

変更事項あり変更事項なし

書式6 作成書式９ 作成書式10 作成
やり取りは審査を急ぐ案件から優先して対応します。必ずご連絡しますので、暫しお時間
変更申請の⼿続き完了後にを頂ければ幸いです。
(変更許可願)(実施状況報告書)(中⽌・終了・中断報告書)

7⽉31⽇締切

変更事項なしに進む

申請データ(メール) 提出

STEP.3

センター担当者とのやり取り
・内容の確認・不⾜書類の作成
・記載整備等(変更事項ありは個別に設定)

STEP.2の申請データが提出された研究からSTEP.2
順次、センターとのやり取りがスタート︕
書類の内容が確定したら、センターから捺印済み書類の提出を依頼します︕

捺印済み申請書類等 提出
⼿続き完了（IRB審査へ）

27

（１）2018年度継続⼿続きについて

参考 状況確認[状況]欄で現在の状況が確認可能です。
・センター確認中︓
臨床研究センター側で確認中の状況
・研究者対応中︓研究者側で確認等の対応が必要な状況
・捺印依頼中︓
申請内容が固定し、捺印書類の提出を研究者に依頼している状況[完了IRB(⽉)]欄で、当該研究のIRB審査状況が確認可能です。
（例︓3⽉IRBで審査の場合は「3⽉」と⼊ります）※審査件数が多いため、リアルタイム更新とはなりません。
ご了承ください。

28

(2)その他、諸⼿続きについて継続審査 Q&A
Q1.昨年の継続審査の書類データを更新して、今年度⽤の書類を作成することは可能ですか︖
A1.可能です。
Q2.実施中の研究が多く、どの研究から優先して対応して良いかわかりません。
A2.以下のようなケースは優先度が⾼いと想定されますので、早めのご対応をお願いします。
・研究責任者が異動または退職予定。
・登録期間や研究期間の終期が迫っており、期間延⻑を⾏う予定。
・実務担当の研究者が異動または退職予定。
・その他、急ぎの⼿続きが必要な案件。
29

⼈医学系研究等 問合せ先お困りのことがあればいつでもお問合せください
気になることがあればお気軽にご連絡ください。
直接お伺いして申請⼿続きの⽀援をすることも可能です。

場所︓第⼀中央診療棟１階
連絡先:0836-22-2428(内線2428)
担当︓構⽊
E-mail: clin_res@yamaguchi-u.ac.jp（アンダーバー）30

④それぞれの締切について
STEP.1(WEB⼊⼒)

締切︓
STEP.2(データ提出) 締切︓ 7/31(⽔)
STEP.3(捺印書類提出) 締切︓個別に設定

31