個人情報の保護に関する法律に基づく(社)全国労働保険事務組合連合会における保有個人情報の管理について(社)全国労働保険事務組合連合会本部(以下、｢全国労保連｣という。)が保有する個人情報の適切な管理について、関係法令に定めるほか、以下のとおり行い、その保有する個人情報の漏洩、滅失、毀損等を防止し、適正な管理を図ることとする。
(総則)
１ 統括保護管理責任者等の配置
統括保護管理責任者

専務理事
全国労保連における保有個人情報の管理に関する規程等の整備、指導監督、教育研修の実施等保有個人情報に関する事務を統括

副統括保護管理責任者

事務局長
統括保護管理責任者の補佐

２ 保護管理者の配置
保護管理者

各課長
当該課の保有個人情報の適切な管理

３ 保護担当者の指名保護管理者は、当該課の職員のうちから保護担当者を指名し、この取り扱いにより処理することとされている保有個人情報の管理に関する事務を行わせること。
４ 監査責任者の配置
全国労保連は、監査責任者を配置し、保有個人情報の監査を行うこと。
５ 職員の責務
職員は、法令、本取り扱い、総括保護管理責任者等の指示に従い、個人情報の取得、保有個人情報を取り扱わなければならないこと。
(個人情報の取得)
６ 個人情報の取得(１)全国労保連は、個人情報を保有するに当たっては、業務を遂行するため必要な場合に限り、かつ、その利用目的を特定しなければならないこと。
(２)全国労保連は、利用目的を変更する場合は、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならないこと。
７ 利用目的の明示
全国労保連は、本人から直接書面に記録された当該本人の個人情報を取得するときは、予め本人に対し、その利用目的を明示しなければならないこと。
８ 適正な取得
全国労保連は、偽りその他の不正手段により個人情報を取得してはならないこと。
９ 開示
全国労保連は、本人から、当該本人が識別される保有個人情報について、開示を求められた場合は、法令等に基づき、遅滞なく開示しなければならないこと。
(保有個人情報の取扱い)
１０ 保有個人情報の特定と取扱状況の記録
保護管理者は、自己が管理する課の個人情報について、保有個人情報として特定する
ともに、その情報の秘匿性等に応じ、台帳を整備して、保有個人情報の利用及び保管の取り扱いについて記録すること。
１１ 保有個人情報の管理
職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫等への保管、施錠を行うこと。
１２ アクセス制限(１)保護管理者は、保有する個人情報の秘匿性等の内容に応じ、当該保有個人情報にアクセスする権限を有するものを必要最小限の職員に限るものとし、毎年度アクセスするものを指名すること。
(２)アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報にアクセスしてはならないこと。
(３)職員は、アクセス権限を有する場合にあっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならないこと。
１３ 複製等の制限
職員は、国の機関又は地方公共団体が法令の定めにより事務を遂行することに協力する場合以外に、保有個人情報を複製、外部への送付、持ち出し、送信を行ってはならないこと。
なお、やむを得ない事情が生じた場合は、保護管理者の承認と指示に従い、必要最小限の範囲で行うこと。この場合、保護管理者はその記録を保存すること。
１４ 誤りの訂正
職員等は、保有個人情報の内容に誤りを発見した場合は、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うこと。
１５ 廃棄等
職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体(サーバーに内臓されているものを含む。)が不要になった場合は、保護管理者の指示に従い、当該個人情報の復元又は判読が不可能な方法により、当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うこと。
(情報システムの安全確保)
１６ アクセス制御(１) 統括保護管理責任者は、情報システムで取り扱う保有個人情報の秘匿性、内容に応じ、パスワード等を使用して権限を識別する機能を設定すること等により、アクセス制御の措置を講ずること。
(２)保護管理者は、保有個人情報の秘匿性、内容に応じて、当該保有個人情報へのアクセス状況を記録し、一定期間保存し、アクセス記録を定期、又は随時分析し、必要な措置を講ずること。
１７ 外部からのアクセス防止
統括保護管理責任者は、保有個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の措置を講ずること。
１８ コンピュータウィルスによる漏洩等の防止
統括保護管理責任者は、コンピュータウィルスによる保有個人情報の漏洩又は毀損の防止のため、コンピュータウィルスの感染防止等に必要な措置を講ずること。
１９ バックアップ
保護管理者は、保有個人情報の重要度に応じて、バックアップを行い、分散保管するための措置を講ずること。
２０ 情報システム設計書等の管理
統括保護管理責任者は、保有個人情報にかかる情報システム設計書、構成図等の文

書について、外部に知られることのないよう、保管、複製、管理について必要な措置を講ずること。
２１ 端末の限定(１)保護管理者は、保有個人情報の秘匿性、内容に応じて、その処理を行う端末を限定すること。
(２)保護管理者は、端末の盗難又は紛失防止のため、端末の固定、執務室の施錠を行うこと。
(３)職員は、保護管理者が必要と認めるときを除き、端末を外部に持ち出し、又は外部から持ち込んではならないこと。
(保有個人情報の提供及び業務の委託)
２２ 保有個人情報の提供(１) 全国労保連は、法令に基づく場合を除き、保有個人情報を提供してはならないこと。
(２) 法令に基づき提供する場合は、統括保護管理責任者の承認を得るものとし、その場合、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録の範囲、記録項目、利用形態等について書面を取り交わすこと。
２３ 業務の委託
保有個人情報の取り扱いに係る業務を外部に委託する場合は、契約書に次の事項を明記し、委託先の責任者の管理体制、個人情報の管理状況の検査に係る事項等について、書面で確認すること。
(１) 個人情報に関する秘密保持等の義務(２) 再委託の制限又は条件に関する事項(３) 個人情報の複製制限に関する事項(４) 個人情報の漏洩等の事案発生時における対応に関する事項(５) 委託し終了時における個人情報の消去又は媒体の返却に関する事項(６) 違反した場合における契約解除の措置その他必要な事項(安全確保上の問題への対応)
２４ 事案の報告及び再発防止(１)保有個人情報の漏洩等安全確保の上で問題となる事案が発生した場合は、その事実を知った職員は、速やかに当該保有個人情報を管理する保護管理者に報告すること。
(２)保護管理者は、被害拡大防止のための措置、復旧の措置を講ずるとともに、発生した経緯、被害状況を調査し、直ちに、統括保護管理責任者に報告すること。
(３)統括保護管理責任者は、発生した事案を分析し、再発防止のための措置を講ずるこ

と。
２５ 公表
統括保護管理責任者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への措置を講ずること。
(監査及び点検の実施)
２６ 監査
監査責任者は、保有個人情報の管理状況について、定期又は随時に監査を行い、その結果を統括保護管理責任者に報告すること。
２７ 点検
保護管理者は、自ら管理責任を有する保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期又は随時点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を統括保護管理責任者に報告すること。
(相談窓口の設置、公表)
２８ 苦情処理体制の整備
統括保護管理責任者は、個人情報の取り扱い、個人情報の開示、訂正等に係る対応窓口を設置し、公表すること。
２９ 取り扱い等の見直し
統括保護管理責任者は、保有個人情報の適切な管理について、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性の観点から評価し、必要があると認めるときは、本取り扱いの見直し、職員の教育研修の実施、業務改善を行うこと。
３０ その他(１)職員は、業務上使用する電子媒体について、外部に持ち出してはならないこと。
(２)保護管理者は、当該課の職員が使用する電子媒体について、保護担当者をもって管理するとともに、その使用状況を記録すること。