Manual de políticas y procedimientos
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Manual de Políticas y Procedimientos
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DIEZ MEDELLIN SAS

Capítulo I
Políticas y Seguridad de Procedimientos
1. Base legal y ámbito de aplicación.
El derecho a la Protección de los Datos tiene como finalidad permitir a todas las personas a conocer,
actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en archivos o bases de datos.
Este derecho constitucional se recoge en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; en la Ley
Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la ley de Protección de Datos
Personales (LEPD); en el decreto 1074 de 2015, y capítulo 25 sección 3 Articulo 2.2.2.25.3.2. del decreto1074 de 2015, por el cual se reglamenta parcialmente la 1581 de 2012.
Cuando el Titular de los datos presta su consentimiento para que estos formen parte de una base de datos
de una institución, pública o privada, jurídica o natural, ésta se hace mediante el responsable deltratamiento de estos datos y adquiere una serie de obligaciones como son: la de tratar dichos datos con
seguridad y cautela, velar por su integridad y aparecer como órgano a quien el Titular puede dirigirse parael seguimiento de la información y el control de la misma, pudiendo ejercitar los derechos de consultas yreclamos.
Si bien, la responsabilidad del tratamiento de los datos recae en el responsable del tratamiento, suscompetencias se materializan en las funciones que corresponden a su personal de servicio. El personal de lainstitución responsable del tratamiento con acceso, directo o indirecto, a bases de datos que contienen datos
personales han de conocer la normativa de protección de datos, la política de protección de datos de laorganización; y deben cumplir con las obligaciones en materia de seguridad de los datos correspondientes a
sus funciones y cargo.

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Para velar con el cumplimiento de sus obligaciones de seguridad,DIEZ MEDELLIN SAS, nombra a
Maryori Otalvaro Mesa de seguridad encargados de desarrollar, coordinar, controlar y verificar el
cumplimiento de las medidas de seguridad recogidas en este manual.
Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto detratamiento por el responsable del tratamiento y se encuentra dirigida a todos los usuarios de datos, que sontanto el personal propio como al personal externo de DIEZ MEDELLIN SAS.
Todos los usuarios identificados en el presente documento de Seguridad están obligados a cumplir con las
medidas de seguridad establecidas para el tratamiento de los datos y están sujetos al deber deconfidencialidad, incluso después de acabada su relación laboral o profesional con la organización
responsable del tratamiento. El deber de confidencialidad, recogido en el artículo 4 literal h) de la ley deProtección de Datos (LEPD), se formaliza a través de la firma de un acuerdo de confidencialidad suscrito
entre el usuario y el responsable del tratamiento.

Tipo deNorma

Número yfecha deexpedición
1581
2012

Ley
Estatutaria

TituloExpedida
porde “Por la cual se dictan Congreso dedisposiciones
la Republica.
generales para laprotección de datos
personales”.

Aplicación especifica

Por medio de la cual desarrollar
el derecho constitucional quetienen todas las personas a
conocer, actualizar y rectificar
las informaciones que se hayan
recogido sobre ellas en bases dedatos o archivos, y los demás
derechos, libertades y garantías
constitucionales a que se refiere
el artículo 15 de la Constitución
Política; así como el derecho a la
información consagrado en el
artículo 20 de la misma.

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1273
2009

de Por medio de la cual Congreso dese modifica el Código la Republica.
Penal, se crea unnuevo bien jurídico
tutelado
denominado “de laproteccióndelainformación y de losdatos”

Por medio de la cual se modifica
el Código Penal, se crea unnuevo bien jurídico tutelado denominado “de la protección dela información y de los datos”- y
se preservan integralmente lossistemasqueutilicenlastecnologías de la información ylas comunicaciones, entre otras
disposiciones.

1377
2013

de 'Por medio del cualsereglamenta
parcialmente la ley
1581 de 2012'

Presidente
dela
República deColombia.

Mediante la cual se reglamenta
parcialmente la Ley 1581 de2012, por la cual se dictan
disposiciones generales para laprotección de datos personales.

1074
2015

de 'Por medio del cualse expide el DecretoÚnico Reglamentariodel Sector Comercio,
Industria y Turismo.'

Presidente
dela
República deColombia.

El Ministerio de Comercio,
Industria y Turismo tiene como
objetivo primordial dentro delmarco de su competencia:
formular, adoptar, dirigir ycoordinar las políticas generales
enmateriadedesarrollo
económico y social del país,relacionadas
conlacompetitividad, integración ydesarrollo de los sectoresproductivos de la industria

Ley

DecretoDecretoPágina 3

2. Definiciones establecidas en el artículo 3 de la LEPD y el capítulo 25 sección 1 artículo 2.2.2.25.1.3
del Decreto 1074 de 2015.
Acceso autorizado: Autorización concedida a un usuario para el uso de determinados recursos. En
dispositivos automatizados es el resultado de una autentificación correcta, generalmente mediante elingreso de usuario y contraseña.
Autenticación: Procedimiento de verificación de la identidad de un usuario.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento dedatos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular parael tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas

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de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidadesdel tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Contraseña: Seña secreta que permite el acceso a dispositivos, información o bases de datos antes
inaccesibles. Se utiliza en la autentificación de usuarios que permite el acceso autorizado.
Control de acceso: Mecanismo que permite acceder a dispositivos, información o bases de datos mediante
la autentificación.
Copia de respaldo: Copia de los datos de una base de datos en un soporte que permita su recuperación.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales
determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos,
entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad decomerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre
otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales
debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso
indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, laorientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones
sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen losderechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vidasexual, y los datos biométricos.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio
con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Identificación : Proceso de reconocimiento de la identidad de los usuarios.
Incidencia: Cualquier anomalía que afecte o pueda afectar a la seguridad de los datos, constituyendo unriesgo para la confidencialidad, disponibilidad o integridad de las bases de datos o de los datos personales
que contienen.
Perfil de usuario: Grupo de usuarios a los que se da acceso.
Recurso protegido: Cualquier componente del sistema de información, como bases de datos, programas,
soportes o equipos, empleados para el almacenamiento y tratamiento de datos personales.
Responsable de seguridad: Una o varias personas designadas por el responsable del tratamiento para elcontrol y la coordinación de las medidas de seguridad. • Sistema de información: Conjunto de bases dedatos, programas, soportes y/o equipos empleados para el tratamiento de datos personales.

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Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio
con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Soporte: Material en cuya superficie se registra información o sobre el cual se pueden guardar o recuperar
datos, como el papel, la cinta de video, el CD, el DVD, el disco duro, etc.
Usuario: Sujeto autorizado para acceder a los datos o recursos, o proceso que accede a los datos o recursos
sin identificación de un sujeto.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como larecolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamientode datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que asu vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera delterritorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por elencargado por cuenta del responsable.
3. Principios de la protección de datos.
El artículo 4 de la Ley de Protección de Datos (LEPD), establece unos principios para el tratamiento dedatos personales que se han de aplicar, de manera armónica e integral, en el desarrollo, interpretación yaplicación de la Ley. Los principios legales de la protección de datos son los siguientes:
Principio de legalidad: El tratamiento de los datos es una actividad reglada que debe sujetarse a loestablecido en la Ley de Protección de Datos (LEPD), el Decreto 1074 de 2015 y en las demás
disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con laConstitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso einformado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o
en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento. El tratamiento de los datos requiere laautorización previa e informada del Titular por cualquier medio que permita ser consultado con
posterioridad, salvo en los siguientes casos que exceptúa el artículo 10 de la Ley de Protección de Datos(LEPD):
Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por
orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.

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Página 6- Casos de urgencia médica o sanitaria.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta,
actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos,
fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener delresponsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones,
información acerca de la existencia de datos que le conciernan. En el momento de solicitar la autorización
al titular, el responsable del tratamiento deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente,conservando prueba del cumplimiento de este deber:- El tratamiento al cual será sometidos sus datos y la finalidad del mismo.
- El carácter facultativo de la respuesta del Titular a las preguntas que le sean hechas cuando éstas traten
sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas o adolescentes.
- Los derechos que le asisten como Titular.
- La identificación, dirección física, correo electrónico y teléfono del responsable del tratamiento.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de lanaturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley de Protección de Datos (LEPD) y laConstitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/opor las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar
disponibles en internet y otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea
técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros
autorizados conforme a la Ley.
Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento oencargado del tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que seannecesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso
no autorizado o fraudulento. El responsable del tratamiento tiene la responsabilidad de implantar las
medidas de seguridad correspondientes y de ponerlas en conocimiento todo personal que tenga acceso,
directo o indirecto, a los datos. Los usuarios que accedan a los sistemas de información del responsable deltratamiento deben conocer y cumplir con las normas y medidas de seguridad que correspondan a sus
funciones. Estas normas y medidas de seguridad se recogen en el presente documento, de obligado
cumplimiento para todo usuario y personal de DIEZ MEDELLIN SAS;Cualquier modificación de lasnormas y medidas en materia de seguridad de datos personales por parte del responsable del tratamiento ha
de ser puesta en conocimiento de los usuarios.

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Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales
que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive
después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo
realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de lasactividades autorizadas en la LEPD y en los términos de esta.
4. Categorías especiales de datos.
4.1. Datos sensibles.
Los datos sensibles son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su
discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, lasconvicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos
humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantíasde partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos
biométricos.
Según el artículo 6 de la Ley Estatuaria de Protección de datos Personales (LEPD), se prohíbe el
tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea
requerido el otorgamiento de dicha autorización.
El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física ojurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por partede una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea
política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a laspersonas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se
podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un
derecho en un proceso judicial.
El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse lasmedidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
4.2. Derechos de los niños, niñas y adolescentes
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate dedatos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes requisitos:- Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
- Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

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Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará laautorización previo ejercicio del menor a su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendoen cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a losrepresentantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas yadolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acercadel uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho ala privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas yadolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos, cumpliendo en todo momento con losprincipios y obligaciones recogidos en la LEPD y el Decreto 1074 de 2015. En todo caso, el tratamiento se
asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
Los derechos de acceso, corrección, supresión, revocación o reclamo por infracción sobre los datos
de los niños, niñas adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
4.3 Derechos de los Titulares.
De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD y al capítulo 25 sección 4 del decreto 1074 de 2015, los Titularesde los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación con el tratamiento de sus datos personales.
Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.
- Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que leponga a disposición el responsable.
- Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
- Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
- Por estipulación a favor de otro y para otro.
- Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para
representarlos.
- Los derechos del Titular son los siguientes:
Derecho de acceso o consulta: Se trata del derecho del Titular a ser informado por el responsable deltratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que les han dado a sus datos personales.
Derechos de quejas y reclamos: La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:
Reclamo de corrección: El derecho del Titular a que se actualicen, rectifique o modifiquen aquellos datos
parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

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Reclamo de supresión: El derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados,
excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Reclamo de revocación: El derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada
para el tratamiento de sus datos personales.
Reclamo de infracción:El derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa
en materia de Protección de Datos.
Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento: salvo cuando
expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo
10 de la LEPD.
Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones:
El Titular o causahabiente solo podrá elevar esta queja una vez haya agotado el trámite de consulta oreclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.
5. Autorización de la política de tratamiento.
De acuerdo con el artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización
previa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite
información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de DIEZMEDELLIN SAS, en los términos y condiciones recogidos en la misma.
No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:-Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por
orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
6. Responsable del tratamiento.
El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es DIEZ MEDELLIN SAS, cuyos datos de contacto son:
Dirección: Calle 10 a # 34-11
Correo electrónico: protecciondedatos@diezhotel.com
Teléfono: 604 4481034

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6.1. las obligaciones del responsable del tratamiento.
Las obligaciones en materia de seguridad de los datos deDIEZ MEDELLIN SAS son las siguientes:- Coordinar e implantar las medidas de seguridad recogidas en el presente documento.
- Difundir el referido documento entre el personal afectado.
- Mantener este Manual actualizado y revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistemade información, el sistema de tratamiento, la organización de la institución, el contenido de la informaciónde las bases de datos, o como consecuencia de los controles periódicos realizados. De igual modo, serevisará su contenido cuando se produzca algún cambio que pueda afectar al cumplimiento de las medidas
de seguridad.
- Designar uno o más responsables de seguridad e identificar a los usuarios autorizados para acceder a lasbases de datos.
- Cuidar que el acceso mediante sistemas y aplicaciones informáticas se lleve a cabo mediante acceso
identificado y contraseña.
- Autorizar, salvo delegación expresa a usuarios autorizados e identificados en este Manual, la salida desoportes fuera de los establecimientos donde se encuentran las bases de datos; las entradas y salidas deinformación por red, mediante dispositivos de almacenamiento electrónico o en papel y el uso de módems
y las descargas de datos.
- Verificar semestralmente la correcta aplicación del procedimiento de copias de respaldo y recuperaciónde datos.
- Garantizar la existencia de una lista de usuarios autorizados y perfiles de usuario.
- Analizar, junto con el responsable de seguridad correspondiente, las incidencias registradas paraestablecer las medidas correctoras oportunas, al menos cada dos meses.
- Realizar una auditoría, interna o externa, para verificar el cumplimiento de las medidas de seguridad enmateria de protección de datos, al menos cada año.
7. Tratamiento y finalidades de las bases de datos
DIEZ MEDELLIN SAS, en el desarrollo de sus actividades, lleva a cabo el tratamiento de datos personales
relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades
legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.
De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas
por los titulares de la información, DIEZ MEDELLIN SAS realizará operaciones o conjunto deoperaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, uso, circulación y/o supresión, entrega
de los datos a terceras entidades a título de encargados o de responsables; esto de acuerdo con el acuerdo alque entre las partes se llegue. Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades
autorizadas y previstas en la presente Política y en las autorizaciones específicas otorgadas por parte delManual de políticas y procedimientos
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titular. De la misma forma se realizará Tratamiento de Datos Personales cuando exista una obligación legalo contractual para ello, siempre bajo los lineamientos de las políticas de Seguridad de la Información de
DIEZ MEDELLIN SAS, en todos los casos los datos personales podrán ser tratados con la finalidad deadelantar los procesos de control y auditorías internas y externas y evaluaciones que realicen losorganismos de control. Así mismo y en ejecución del objeto social deDIEZ MEDELLIN SAS, los datos personales serán tratados de acuerdo con el grupo de interés y en proporción a la finalidad ofinalidades que tenga cada tratamiento, como se describe a continuación:
La siguiente tabla presenta las distintas bases de datos y las finalidades asignadas a cada una de ellas.

TABLA I. BASES DE DATOS Y FINALIDADES
NóminaLos datos serán utilizados para las siguientes finalidades: Solicitud de datos concernientes a laidentificación personal, información de contacto, datos de carácter académico, datos del historial laboral,
profesional y financiero; desarrollar adecuadamente el proceso de registro y vinculación laboral; desarrollar
la gestión exámenes médicos tanto de ingreso, como los periódicos y los de retiro, efectuar las afiliaciones
al sistema de Seguridad Social del colaborador y sus beneficiarios, realizar los procesos de contratación,los perfiles sociodemográfico, llevar los índices de ausentismo, seguimiento condiciones de salud, y su
perfilamiento dentro de los diferentes programas de bienestar (día de madres, padres, actividades con loshijos de los colaboradores como el día del niño; aniversarios, cumpleaños) y de estilo de vida saludables,
difundir ofertas laborales para participar en procesos internos de selección de personal en la Institución,
comunicar información institucional; ejecutar actividades con fines estadísticos y de reporte al DANE deinformación estadística; desarrollar adecuadamente el proceso de actualización de los datos; desarrollar losprocesos de inscripción a formación y capacitación con entidades externas, como cursos, diplomados,
seminarios, entre otros, realizar el registro de datos y la verificación de identidad de los trabajadores y desus familiares (pareja, padres hijos); citar a los aspirantes en proceso de selección a las entrevistas
programadas, verificación de referencias laborales, Suministro de información a las empresas con la cuales
se tiene convenio como cooperativas, bancos, caja de compensación o al fondo de empleados, laconfección de artículos de dotación, el envío de información a través de mensajes de texto y correos
electrónicos, la entrega y la asignación de los equipos que requieran los colaboradores; la elaboración deinformes de gestión humana; la entrega de referencias laborales, el uso de imágenes fotográficas y videos
con fines corporativos; uso de huellas digitales y demás datos de salud y/o datos sensibles para los fines
misionales; las anteriores finalidades son enunciativas y no taxativas.
Zeus-Front
Los datos serán utilizados para las finalidades que se describen a continuación: Para realizar todas lasactividades necesarias que se desprendan a la prestación del servicio de alojamiento; diligenciar la tarjeta
del registro hotelero; efectuar actividades con fines estadísticos; realizar el reporte y completar la
información requerida en las plataformas SIRE y SIAT, de acuerdo con la normatividad legal vigente en lamateria; efectuar el proceso de devolución de objetos olvidados; atender los requerimientos de losorganismos de control (policía de turismo, migración Colombia, Dian etc); gestionar las solicitudes, quejas
y reclamos de los huéspedes, realizar los procesos de los cobros impagados por los huéspedes, tanto

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durante su estadía, como posteriormente a la misma; la generación y el envío de las facturas electrónicas; larealización de encuestas de satisfacción con propósitos estadísticos y de calidad; la generación de procesosde facturación el cobro de los servicios prestados por los establecimientos aliados del centro de negocios;
efectuar la validación de la información de los diferentes establecimientos aliados del centro de negocios;
efectuar el proceso de control de la entrada y salida de los vehículos de los huéspedes que se encuentran
dentro del parqueadero del centro de negocios; prestar servicios adicionales como: transporte, restaurantes,
tours, prestación de servicio de área protegida (EMI) y activación de la póliza de seguro hotelero a petición
del huésped; autorizar y registrar cuando sea requerido el ingreso de una persona adicional; responder losrequerimientos o solicitudes que presentes los huéspedes, a través de los diferentes medios designados para
esto (WhatsApp, mensajes de texto, correo electrónico, llamadas telefónicas); garantizar el pago que por
concepto de consumos y/o alojamiento que se generen; enviar el soporte de la prestación del servicio dealojamiento o de los diferentes servicios prestados al huésped o a la persona que haya generado la reserva.
Las anteriores finalidades son enunciativas, más no taxativas.
Comercial
Los datos recopilados serán utilizados con las siguientes finalidades: Contener la información de losclientes para realizar los procesos de gestión comercial; solicitudes de cotizaciones, acuerdos, seguimiento
a posventas, quejas y/o reclamos, envío de comunicaciones a través de llamadas, mensajes de texto y/ocorreos electrónicos; para llevar un historial de consumo. Uso de imágenes fotográficas y videos con fines
corporativos y/o comerciales, Clasificación del cliente con base a los servicios prestados para fines
estadísticas, de los clientes corporativos y agencias con sus canales de contacto para realizar ofrecimientos
ajustados a sus necesidades; envío de información de los productos, servicios y/o novedades de la operador
hotelero, Conservar registros históricos del hotel y mantener contacto comercial; Se realizará el envío de la
información otorgada y autorizada por el titular a las entidades con las cuales se tienen convenios,
consultas a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones financieras, Validaciones y análisis
relacionados en la transmisión de los datos a las entidades que regulan el negocio. Las anteriores
finalidades son enunciativas y no taxativas.
ComprasLos datos serán utilizados para las siguientes finalidades: verificar la constitución y legalidad de lapersonería jurídica, constatar que el servicio y/o producto ofrecido corresponde con la actividad económica
de los proveedores y registrarlos, solicitar el registro del Invima cuando sea necesario para verificar el
cumplimiento de las normas de inocuidad según la normativa colombiana vigente, realizar el seguimiento
al comportamiento del precio de los productos en el transcurso del tiempo y llevar un registro histórico delcomportamiento de los mismos. Estos datos también serán usados para la trasmisión a las entidades que
regulan el negocio, las anteriores finalidades son enunciativas y no taxativas.
7. 1 Atención a los Titulares de datos
Maryori Otalvaro Mesa, será el encargado de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual eltitular de los datos puede ejercer sus derechos, en el siguiente Correo electrónico:protecciondedatos@diezhotel.com
8. Procedimientos para ejercer los derechos del Titular.

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8.1. Derecho de acceso o consulta.
Según el capítulo 25 sección 4 del decreto 1074 de 2015, el Titular podrá consultar de forma gratuita sus
datos personales en dos casos:- Al menos una vez cada mes calendario.
- Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que
motiven nuevas consultas.
- Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, DIEZ MEDELLIN SAS,
solamente podrá cobrar al Titular gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.
Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material
correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y
Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.
- El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito
dirigido aDIEZ MEDELLIN SAS, enviado mediante correo electrónico protecciondedatos@diezhotel.com, indicando en el asunto “ejercicio del derecho de acceso o consulta” la solicitud deberá contener lossiguientes datos:- Nombre y apellidos del Titular.
- Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así comodel documento
acreditativo de tal representación.
- Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
- Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
- Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.
- El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la
información solicitada:- Visualización en pantalla.
- Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.
- Correo u otros medios electrónicos.
- Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido
por la DIEZ MEDELLIN SAS.
Una vez recibida la solicitud, la DIEZ MEDELLIN SAS, resolverá la petición de consulta en un plazo
máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere
posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos dela demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar losManual de políticas y procedimientos
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cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo
14 de la LEPD.
Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la
Superintendencia de Industria y Comercio.
8.2. Derechos de quejas y reclamos.
El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido
a la DIEZ MEDELLIN SAS enviado, mediante correo electrónico a protecciondedatos@diezhotel.com
indicando en el asunto “ejercicio del derecho queja o reclamo”, la solicitud deberá contener los siguientes
datos:
Nombre y apellidos del Titular.
- Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así comodel documento acreditativo de tal representación.
- Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocacióno inflación.
- Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
- Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la
recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha delrequerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido delreclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en
trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberámantenerse hasta que el reclamo sea decidido. DIEZ MEDELLIN SAS, resolverá la petición de consulta en
un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando
no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la
demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días
hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la
Superintendencia de Industria y Comercio.
9. Medidas de seguridad
DIEZ MEDELLIN SAS, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4
literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias paragarantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento.

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Por otra parte, DIEZ MEDELLIN SAS, mediante la suscripción de los correspondientes contratos detransmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de lasmedidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el
tratamiento de los datos personales.
A continuación, se exponen las medidas de seguridad implantadas por DIEZ MEDELLIN SAS,que están recogidas y desarrolladas en este documento (Tablas II, III, IV y V).

TABLA II. MEDIDAS DE SEGURIDAD COMUNES PARA TODOTIPO DE DATOS (PÚBLICOS, SEMIPRIVADOS, PRIVADOS,SENSIBLES) Y BASES DE DATOS (AUTOMATIZADAS, NO
AUTOMATIZADAS)
Auditoria- Auditoría ordinaria (interna o externa) cada año.
- Eventuales Auditorías extraordinaria por modificaciones sustanciales en los sistemas de información.
- Informe de detección de deficiencias y propuesta de correcciones.
- Análisis y conclusiones del responsable de seguridad y del responsable del tratamiento.
- Conservación del Informe a disposición de la autoridad.
Gestión de documentos y soportes.
- Medidas tales como, destructora de papel que eviten el acceso indebido o la recuperación de los datos
que han sido descartados, borrados o destruidos.
- Acceso restringido al lugar donde se almacenan los datos.
- Sistema de etiquetado o identificación del tipo de información.
- Inventario de los soportes en los que se almacenan bases de datos.
- Autorización del responsable para la salida de documentos o soportes por medio físico o electrónico.
Control de acceso- Acceso de usuarios limitado a los datos necesarios para el desarrollo de sus funciones, de acuerdo con elrol que desempeña.
- Lista actualizada de usuarios y accesos autorizados.

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Página 16- Autorización escrita del titular de la información para la entrega de sus datos a terceras personas, paraevitar el acceso a datos con derechos distintos de los autorizados.
- Concesión, alteración o anulación de permisos por el personal autorizado.
Incidencias- Registro de incidencias: tipo de incidencia, momento en que se ha producido, emisor de la notificación,
receptor de la notificación, efectos y medidas correctoras.
- Procedimiento de notificación y gestión de incidencias.
Personal- Definición de las funciones y obligaciones de los usuarios con acceso a los datos.
- Definición de las funciones de control y autorizaciones delegadas por el responsable del tratamiento.
- Divulgación entre el personal de las normas y de las consecuencias del incumplimiento de estas.
Políticas y Procedimientos- Elaboración e implementación del Manual de obligatorio cumplimiento para el personal.
- Contenido mínimo: ámbito de aplicación, medidas y procedimientos de seguridad, funciones yobligaciones del personal, descripción de las bases de datos, procedimiento ante incidencias, procedimiento
de copias y recuperación de datos, medidas de seguridad para el transporte, destrucción y reutilización dedocumentos, identificación de los encargados del tratamiento.

TABLA III. MEDIDAS DE SEGURIDAD COMUNES PARA TODOTIPO DE DATOS (PÚBLICOS, SEMIPRIVADOS, PRIVADOS,SENSIBLES) SEGÚN EL TIPO DE BASES DE DATOSBASES DE DATOS NO AUTOMATIZADAS
Archivo
Archivo de documentación siguiendo procedimientos que garanticen una correcta conservación,
localización y consulta y ejercicio de los derechos de los Titulares.
Almacenamiento de documentos.
Dispositivos de almacenamiento con mecanismos que impidan el acceso a personas no autorizadas.
Custodia de documentos

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Deber de diligencia y custodia de la persona a cargo de documentos durante la revisión o tramitación deestos.
BASES DE DATOS AUTOMATIZADAS
Identificación y autenticación
1. Identificación personalizada de usuarios para acceder a los sistemas de información y verificación de su
autorización.
2. Mecanismos de identificación y autenticación; Contraseñas: asignación, caducidad y almacenamiento
cifrado.
Telecomunicaciones
Acceso a datos mediante redes seguras.

TABLA IV. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA DATOS PRIVADOSSEGÚN EL TIPO DE BASES DE DATOSBASES DE DATOS AUTOMATIZADAS Y NO AUTOMATIZADAS
Auditoría- Auditoría ordinaria (interna o externa) cada año.
- Eventuales Auditorías extraordinaria por modificaciones sustanciales en los sistemas de información.
- Informe de detección de deficiencias y propuesta de correcciones.
- Análisis y conclusiones del responsable de seguridad y del responsable del tratamiento.
- Conservación del Informe a disposición de la autoridad.
Responsable de seguridad- Designación de uno o varios responsables de seguridad.
- Designación de uno o varios encargados del control y la coordinación de las medidas del Manual políticas
y procedimientos.
- Prohibición de delegación de la responsabilidad del responsable del tratamiento en el responsable deseguridad.
Políticas y Procedimientos Habeas Data

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Página 18- Controles al menos una vez al año de cumplimiento, consistente en la auditoria anual, así como lacapacitación al personal mínimo una vez al año.
BASES DE DATOS AUTOMATIZADAS
Gestión de documentos y soportes
Registro de entrada y salida de documentos y soportes: fecha, emisor y receptor, número, tipo deinformación, forma de envío, responsable de la recepción o entrega.
Control de acceso
Control de acceso al lugar o lugares donde se ubican los sistemas de información.
Identificación y autenticación
Mecanismo que limite el número de intentos reiterados de acceso no autorizados.
Incidencias
Registro de los procedimientos de recuperación de los datos, persona que los ejecuta, datos restaurados ydatos grabados manualmente.
Autorización del responsable del tratamiento para la ejecución de los procedimientos de recuperación.

TABLA V. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA DATOS SENSIBLESSEGÚN EL TIPO DE BASES DE DATOSBASES DE DATOS NO AUTOMATIZADAS
Control de acceso- Acceso solo para personal autorizado.
- Mecanismo de identificación de acceso.
- Registro de accesos de usuarios no autorizados.
Almacenamiento de documentos- Archivadores, armarios u otros ubicados en áreas de acceso protegidas con llaves u otras medidas.
Copia o reproducción- Solo por usuarios autorizados.

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Página 19- Destrucción que impida el acceso o recuperación de los datos.
Traslado de documentación- Medidas que impidan el acceso o manipulación de documentos
BASES DE DATOS AUTOMATIZADAS
Gestión de documentos y soportes- Sistema de etiquetado confidencial.
- Cifrado de datos.
- Cifrado de dispositivos portátiles cuando sean retirados.
Control de acceso- Registro de accesos: usuario, hora, base de datos a la que accede, tipo de acceso, registro al que accede.
- Control del registro de accesos por el responsable de seguridad. Informe mensual.
- Conservación de los datos: por el periodo que las leyes impongan.
Telecomunicaciones- Transmisión de datos mediante redes electrónicas cifradas.
9.1. Encargados de seguridad
Los encargados de seguridad tienen las siguientes funciones:
Coordinar y controlar la implantación de las medidas de seguridad, y colaborar con el responsable deltratamiento en la difusión del manual de Políticas y Procedimientos Habeas Data.
Coordinar y controlar los mecanismos que permiten acceder a la información contenida en las bases dedatos y elaborar un informe periódico sobre dicho control.
Gestionar los permisos de acceso a los datos por parte de los usuarios autorizados identificados en este
manual.
Habilitar el registro de incidencias a todos los usuarios para que comuniquen y registren las incidencias
relacionadas con la seguridad de los datos; así como acordar con el responsable del tratamiento las medidas
correctoras y registrarlas.

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Comprobar periódicamente, la validez y vigencia de la lista de usuarios autorizados, la existencia y validez
de las copias de seguridad para la recuperación de los datos, la actualización en este manual y el
cumplimiento de las medidas relacionadas con las entradas y salidas de datos.
Definir los tiempos dentro de los cuales se realizarán las auditorias, los cuales NO podrán ser superiores aun año.
Recibir y analizar el informe de auditoría para elevar sus conclusiones y proponer medidas correctoras al
responsable del tratamiento.
Gestionar y controlar los registros de entradas y salidas de documentos o soportes que contengan datos
personales.
9.2. Usuarios
Todas las personas que intervienen en el almacenamiento, tratamiento, consulta o cualquier otra actividad
relacionada con los datos personales y sistemas de información de DIEZ MEDELLIN SAS, deben actuar
de conformidad a las funciones y obligaciones recogidas en el presente apartado.
DIEZ MEDELLIN SAS, cumple con el deber de información con su inclusión de acuerdos deconfidencialidad y deber de secreto que suscriben, en su caso, los usuarios de sistemas de identificación
sobre bases de datos y sistemas de información, y mediante una circular informativa dirigida a los mismos.
Las funciones y obligaciones del personal de DIEZ MEDELLIN SAS se definen, con carácter general,
según el tipo de actividad que desarrollan de acuerdo con sus funciones dentro de la institución y,específicamente, por el contenido de este Manual. La lista de usuarios y perfiles con acceso a los recursos
protegidos están recogidos en este documento.
Con carácter general, cuando un usuario trate documentos o soportes que contiene datos personales tiene el
deber de custodiarlos, así como de vigilar y controlar que personas no autorizadas no puedan tener acceso aellos.
El incumplimiento de las obligaciones y medidas de seguridad establecidas en este manual de Políticas y
Procedimientos Habeas Data. por parte del personal al servicio de DIEZ MEDELLIN SAS, es sancionablede acuerdo con la normativa aplicable a la relación jurídica existente entre el usuario y la organización.
Las funciones y obligaciones de los usuarios de las bases de datos personales bajo responsabilidad de DIEZMEDELLIN SAS. son las siguientes:
Deber de secreto: Aplica a todas las personas que, en el desarrollo de su profesión o trabajo, acceden abases de datos personales y vincula tanto a usuarios como a prestadores de servicios contratados; en
cumplimiento de este deber, los usuarios de DIEZ MEDELLIN SAS no pueden comunicar o relevar aterceras personas, datos que manejen o de los que tengan conocimiento en el desempeño o cargo de sus
funciones, y deben velar por la confidencialidad e integridad de los mismos.

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Funciones de control y autorizaciones delegadas: El responsable del tratamiento puede delegar el
tratamiento de datos a terceros, para que actúe como encargado del tratamiento, mediante un contrato detransmisión de datos.
Obligaciones relacionadas con las medidas de seguridad implantadas: Acceder a las bases de datos
solamente con la debida autorización y cuando sea necesario para el ejercicio de sus funciones.
- No revelar información a terceras personas ni a usuarios no autorizados.
- Observar las normas de seguridad y trabajar para mejorarlas.
- No realizar acciones que supongan un peligro para la seguridad de la información.
- No sacar información de las instalaciones de la organización sin la debida autorización.
Uso de recursos y materiales de trabajo: Debe estar orientado al ejercicio de las funciones asignadas. No
se autoriza el uso de estos recursos y materiales para fines personales o ajenos a las tareas correspondientes
al puesto de trabajo. Cuando, por motivos justificados de trabajo, sea necesaria la salida de dispositivos
periféricos o extraíbles, deberá comunicarse al responsable de seguridad correspondiente que podrá
autorizarla y, en su caso, registrarla.
Uso de impresoras, escáneres y otros dispositivos de copia: Cuando se utilicen este tipo de dispositivos
debe procederse a la recogida inmediata de las copias, evitando dejar éstas en las bandejas de los mismos.
Obligación de notificar incidencias: Los usuarios tienen la obligación de notificar las incidencias de lasque tenga conocimiento al responsable de seguridad que corresponda, quien se encargará de su gestión yresolución. Algunos ejemplos de incidencias son: la caída del sistema de seguridad informática que permita
el acceso a los datos personales a personas no autorizadas, el intento no autorizado de la salida de un
documento o soporte, la pérdida de datos o la destrucción total o parcial de soportes, el cambio deubicación física de bases de datos, el conocimiento por terceras personas de contraseñas, la modificaciónde datos por personal no autorizado, etc.
Deber de custodia de los soportes utilizados: Obliga al usuario autorizado a vigilar y controlar que
personas no autorizadas accedan a la información contenida en los soportes. Los soportes que contienen
bases de datos deben identificar el tipo de información que contienen mediante un sistema de etiquetado y
ser inventariados. Cuando la información esté clasificada con nivel de seguridad sensible el sistema deetiquetado solo debe ser comprensible para los usuarios autorizados a acceder a dicha información.
Responsabilidad sobre los terminales de trabajo y portátiles: Cada usuario es responsable de su propio
terminal de trabajo; cuando esté ausente de su puesto, debe bloquear dicho terminal (ej. protector depantalla con contraseña) para impedir la visualización o el acceso a la información que contiene; y tiene el
deber de apagar el terminal al finalizar la jornada laboral. Asimismo, los ordenadores portátiles han de estar
controlados en todo momento para evitar su pérdida o sustracción
Uso limitado de Internet y correo electrónico: El envío de información por vía electrónica y el uso deInternet por parte del personal está limitado al desempeño de sus actividades

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Salvaguarda y protección de contraseñas: Las contraseñas proporcionadas a los usuarios son personales
e intransferibles, por lo que se prohíbe su divulgación o comunicación a personas no autorizadas. Cuando
el usuario accede por primera vez con la contraseña asignada es necesario que la cambie. Cuando sea
necesario restaurar la contraseña, el usuario debe comunicarlo al administrador del sistema.
Copias de respaldo y recuperación de datos: Debe realizarse copia de seguridad de toda la informaciónde bases de datos personales de la institución.
Deber de archivo y gestión de documentos y soportes: Los documentos y soportes deben de serdebidamente archivados con las medidas de seguridad recogidas en este manual.
10. Transferencia de datos a terceros países.
De acuerdo con el Título VIII de la LEPD, se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no
proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuadode protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y
Comercio sobre la materia en la de acuerdo con la circular 005 de 10 de agosto de 2017, los cuales enningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios. Esta prohibición noregirá cuando se trate de:- Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para latransferencia.
- Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones desalud o higiene pública.
- Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
- Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia
sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
- Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable deltratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con laautorización del Titular.
- Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento,
ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
En los casos no contemplados como excepción, corresponderá a la Superintendencia de Industria y
Comercio proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos
personales. El Superintendente está facultado para requerir información y adelantar las diligencias
tendentes a establecer el cumplimiento de los presupuestos que requiere la viabilidad de la operación.

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Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado
para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser
informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión dedatos personales.

Capitulo II
De Las Medidas de Seguridad
1. Cumplimiento y actualización.
Este es un documento interno de obligatorio cumplimiento para todo el personal DIEZ MEDELLIN SAS, con acceso a los sistemas de información que contengan datos personales.
Este manual de Políticas y Procedimientos Habeas Data, debe ser sometido a permanente revisión yactualización siempre que se produzcan cambios en los sistemas de información, el sistema de tratamiento,la organización o el contenido de la información de las bases de datos, que puedan afectar a las medidas deseguridad implementadas. Asimismo, el manual debe adaptarse en todo momento a la normativa legal enmateria de seguridad de datos personales.
2. Medidas de seguridad.
Las bases de datos son accesibles únicamente por las personas designadas por DIEZ MEDELLIN SAS, y referidas en el numeral 12 de este documento.
Los responsables de seguridad DIEZ MEDELLIN SAS, señalados en el numeral 12 del presente manual, seencargan de gestionar los permisos de acceso a los usuarios, el procedimiento de asignación y distribución
que garantiza la confidencialidad, integridad y almacenamiento de las contraseñas, durante su vigencia, asícomo la periodicidad con la que se cambian.
A continuación, se enumeran y detallan las medidas de seguridad implementadas por DIEZ MEDELLIN
SAS .
2.1 Medidas de seguridad comunes.
2.1.1 Gestión de documentos y soportes.
Los documentos y soportes en los que se encuentran las bases de datos se determinan en el inventario dedocumentos y soportes.

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Los encargados de vigilar y controlar que personas no autorizadas no puedan acceder a los documentos ysoportes con datos personales son los usuarios autorizados para acceder a estos. Los usuarios autorizados
están referidos en el numeral 12 sobre bases de datos y sistemas de información del presente manual.
Los documentos y soportes deben clasificar los datos según el tipo de información que contienen, serinventariados y ser accesibles solo por el personal autorizado, salvo que las características de estos hagan
imposible la identificación referida, en cuyo caso se dejará constancia motivada en el registro de entrada yde salida de documentos y en este manual.
La identificación de los documentos y soportes de contengan datos personales sensibles debe realizarse
utilizando sistemas de etiquetado comprensibles y con significado que permita a los usuarios autorizados
identificar su contenido y que dificulten la identificación para el resto de las personas.
La salida de documentos y soportes que contengan datos personales fuera de los locales que están bajo elcontrol del responsable del tratamiento debe ser autorizada por este último. Este precepto también es
aplicable a los documentos o soportes anexados y enviados por correo electrónico.
El inventario de documentos y soportes de DIEZ MEDELLIN SAS debe incluirse como anexo del presentemanual.
3. Control de acceso.
El personal de DIEZ MEDELLIN SAS solamente debe acceder a aquellos datos y recursos necesarios parael desarrollo de sus funciones y sobre los cuales se encuentren autorizados por el responsable deltratamiento en este manual.
DIEZ MEDELLIN SAS. se ocupa del almacenamiento de una lista actualizada de usuarios, perfiles deusuarios, y de los accesos autorizados para cada uno de ellos. Además, tiene mecanismos para evitar elacceso a datos con derechos distintos de los autorizados. En el caso de soportes informáticos, puede
consistir en la asignación de contraseñas, y en el caso de documentos, en la entrega de llaves o mecanismos
de apertura de dispositivos de almacenamiento donde se archive la documentación.
La modificación sobre algún dato o información, así como la concesión, alteración, inclusión o anulaciónde los accesos autorizados y de los usuarios recogidos en la lista actualizada mencionada en el párrafo
anterior, corresponde de manera exclusiva al personal autorizado.
Cualquier personal ajeno a DIEZ MEDELLIN SAS, que, de forma autorizada y legal, tenga acceso a losrecursos protegidos, estará sometido a las mismas condiciones y tendrá las mismas obligaciones deseguridad que el personal propio.
Los usuarios autorizados para el acceso a las bases de datos se establecen en el numeral 6 de este manual.
3.1 Ejecución del tratamiento fuera de la institución.
El almacenamiento de datos personales del responsable del tratamiento o encargado del tratamiento en
dispositivos portátiles y su tratamiento fuera del lugar natural de trabajo, requiere una autorización previa
por parte deManual de políticas y procedimientos
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DIEZ MEDELLIN SAS, y el cumplimiento de las garantías de seguridad correspondientes al tratamientode este tipo de datos.
3.2 Bases de datos temporales, copias y reproducciones.
Las bases de datos temporales o copias de documentos creadas para trabajos temporales o auxiliares deben
cumplir con el mismo nivel de seguridad que corresponde a las bases de datos o documentos originales.
Una vez que dejan de ser necesarias, estas bases de datos temporales o copias son borradas o destruidas,
impidiéndose así el acceso o recuperación de la información que contienen.
Solamente el personal autorizado en el numeral 12 puede realizar copias o reproducir los documentos.
3.3 responsable de seguridad.
De acuerdo con la normativa sobre protección de datos, la designación de los responsables de seguridad no
exonera de responsabilidad al responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.
4. Auditoría.
Las bases de datos que contengan datos personales, objeto de tratamiento por DIEZ MEDELLIN SAS, clasificadas con nivel de seguridad sensible o privado, se han de someter, a una auditoria cada año, esta
puede ser una auditoría interna o externa que verifique el cumplimiento de las medidas de seguridad
contenidas en este manual.
Serán objeto de auditoría tanto los sistemas de información como las instalaciones de almacenamiento ytratamiento de datos.
DIEZ MEDELLIN SAS, realizará una auditoría extraordinaria siempre que se realicen modificaciones
sustanciales en el sistema de información que puedan afectar al cumplimiento de las medidas de seguridad,
con el fin de verificar la adaptación, adecuación y eficacia de estas.
Las auditorías concluirán con un informe de auditoría que contendrá:- El dictamen sobre la adecuación de las medidas y controles a la normativa sobre protección de datos.
- La identificación de las deficiencias encontradas y la sugerencia de medidas correctoras ocomplementarias necesarias.
- La descripción de los datos, hechos y observaciones en que se basen los dictámenes y las
recomendaciones propuestas.
El responsable de seguridad que corresponda estudiará el informe y trasladará las conclusiones al
responsable del tratamiento para que implemente las medidas correctoras. Los informes de auditoría seránadjuntados a este manual y quedarán a disposición de la Autoridad de Control.
5. Medidas de seguridad para bases de datos no automatizadas.

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5.1 Archivo de documentos.
DIEZ MEDELLIN SAS, fija los criterios y procedimientos de actuación que se deben utilizar para elarchivo de documentos que contengan datos personales conforme a la Ley. Los criterios de archivo
garantizan la conservación, localización y consulta de los documentos y hacen posible los derechos deconsulta y reclamo de los Titulares. Estos criterios y procedimientos se recogen en el numeral 12 de este
manual.
Se recomienda que los documentos sean archivados considerando, entre otros, criterios como el grado deutilización de los usuarios con acceso autorizado a los mismos, la actualidad de su gestión y/o tratamiento yla diferenciación entre bases de datos históricas y de administración o gestión de la institución.
Los dispositivos de almacenamiento de documentos deben disponer de llaves u otros mecanismos que
dificulte su apertura, excepto cuando las características físicas de éstos lo impidan, en cuyo caso DIEZMEDELLIN SAS, adoptará las medidas necesarias para impedir el acceso de personas no autorizadas.
Los dispositivos se identifican y describen en el numeral 12 del presente manual.
Cuando los documentos que contienen datos personales se encuentren en proceso de revisión o tramitacióny, por tanto, fuera de los dispositivos de almacenamiento, ya sea antes o después de su archivo, la persona
que se encuentre a cargo de estos debe custodiarlos e impedir en todo caso que personas no autorizadas
puedan acceder a ellos.
Los dispositivos de almacenamiento que contengan documentos con datos personales clasificados con nivel
de seguridad sensible deben encontrarse en áreas o locales en las que el acceso esté protegido con puertasde acceso con sistemas de apertura de llave u otros mecanismos similares. Estas áreas deben permanecer
cerradas cuando no se precise el acceso a dichos documentos. Si no fuera posible cumplir con lo anterior,
DIEZ MEDELLIN SAS, podrá adoptar medidas alternativas debidamente motivadas que se incluirán en el
presente documento.
La descripción de las medidas de seguridad de almacenamiento de encuentran recogidas en el numeral 6-7
de este documento.
6. Acceso a los documentos.
El acceso a los documentos ha de realizarse exclusivamente por el personal autorizado en el numeral 12 delmanual, siguiendo los mecanismos y procedimientos definidos. Estos últimos deben identificar y conservar
los accesos realizados a la documentación clasificada con nivel de seguridad sensible, tanto por usuarios
autorizados como por personas no autorizadas tal y como se refleja en el numeral referido anteriormente.
El procedimiento de acceso a los documentos que contienen datos clasificados como sensibles implica elregistro de accesos a la documentación, la identidad de quien accede, el momento en que se produce elacceso y los documentos a los que se han accedido. El acceso a documentos con este tipo de datos serealiza por personal autorizado; si se realiza por personas no autorizadas deberá supervisarse por algún
usuario autorizado o por el responsable de seguridad en cuestión de DIEZ MEDELLIN SAS.

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7. Medidas de seguridad para bases de datos automatizadas.
7.1 Identificación y autenticación.
DIEZ MEDELLIN SAS, debe instalar un sistema de seguridad informática que permita identificar yautenticar de forma correcta a los usuarios de los sistemas de información, con el fin de garantizar que solo
el personal autorizado pueda acceder a las bases de datos.
También ha de establecer un mecanismo que permita la identificación personalizada e inequívoca de todo
usuario que intente acceder al sistema de información y que verifique si está autorizado. La identificación
debe realizarse mediante un sistema único para cada usuario que accede a la información teniendo en
cuenta el nombre de usuario, la identificación de empleado, el nombre del departamento, etc. La
nomenclatura utilizada para la asignación de nombres de usuario para acceder al sistema de información yel sistema de autenticación de los usuarios se recogen en el numeral 12 de este documento.
Cuando el sistema de autenticación esté basado en la introducción de contraseña, se ha de implantar unprocedimiento de asignación, distribución y almacenamiento de contraseñas; para garantizar la integridad y
confidencialidad de estas últimas, se recomiendan que tengan un mínimo de ocho caracteres y contengan
mayúsculas, minúsculas, números y letras. La política de contraseñas de DIEZ MEDELLIN SAS seencuentra en el numeral 12 del presente manual.
Por otra parte, DIEZ MEDELLIN SAS debe vigilar que las contraseñas se cambien de forma periódica,
nunca por un tiempo superior a 365 días. El periodo de vigencia de las contraseñas se recoge en el ya
referido numeral 12.
DIEZ MEDELLIN SAS, también garantiza el almacenamiento automatizado, interno y cifrado, de lascontraseñas mientras estén vigentes, y adoptará un mecanismo para limitar los intentos reiterados deaccesos no autorizados, también detallado en el numeral 12 del manual.
8. Entrada y salida de documentos o soportes
La entrada de documentos o soportes debe registrarse indicando el tipo de documento o soporte, la fecha yhora, el emisor, el número de documentos o soportes incluidos en el envío, el tipo de información que
contienen según el nivel de seguridad, la forma de envío y la persona responsable de la recepción. La salidao envío de documentos o soportes, debidamente autorizada, ha de registrarse indicando el tipo dedocumento o soporte, la fecha y hora, el receptor, el número de documentos o soportes incluidos en el
envío, el tipo de información que contienen según el nivel de seguridad, la forma de envío y la persona
responsable del envío.
El sistema de registro de entrada y salida debe ser anexado en el presente documento.
Las instalaciones de DIEZ MEDELLIN SAS son sede de los sistemas de información que contienen datos
personales deben estar debidamente protegidos con el fin de garantizar la integridad y confidencialidad dedichos datos; así mismo, han de cumplir con las medidas de seguridad físicas correspondientes al
documento o soporte donde incluyen los datos.

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DIEZ MEDELLIN SAS, tiene el deber de poner en conocimiento de su personal las obligaciones que lescompeten con el objetivo de proteger físicamente los documentos o soportes en los que se encuentran lasbases de datos, no permitiendo su manejo, utilización o identificación por personas no autorizadas en el
presente manual. Los locales e instalaciones donde se ubican las bases de datos, especificando sus
características físicas y las medidas de seguridad física existentes se señalan en el numeral 12 del presente
documento.
Solamente el personal autorizado puede tener acceso a los lugares donde estén instalados los equipos quedan soporte a los sistemas de información, de acuerdo con lo dispuesto en numeral antes referido.
9. Copias de respaldo y recuperación de datos.
DIEZ MEDELLIN SAS, ha llevado a cabo los procedimientos de actuación necesarios para realizar copias
de respaldo, al menos una vez a la semana, excepto cuando no se haya producido ninguna actualización delos datos durante ese periodo. Todas las bases de datos deben tener una copia de respaldo a partir de lascuales se puedan recuperar los datos.
De igual modo, ha establecido procedimientos para la recuperación de los datos con el objetivo degarantizar en todo momento la reconstrucción al estado en el que éstos se encontraban antes de su pérdida odestrucción. Cuando la pérdida o destrucción afecte a bases de datos parcialmente automatizadas se
grabarán manualmente los datos dejando constancia de ello en este manual.
DIEZ MEDELLIN SAS, se encargará de controlar el correcto funcionamiento y aplicación de losprocedimientos de realización de copias de respaldo y recuperación de los datos cada 6 meses.
Los procedimientos de copia y respaldo se recogen en numeral 12 de este manual.
DIEZ MEDELLIN SAS, debe conservar una copia de respaldo de los datos y de los procedimientos derecuperación de estos en un lugar distinto a aquel en el que se encuentren los equipos donde se lleva a cabosu tratamiento. Este lugar deberá cumplir en todo caso las mismas medidas de seguridad exigidas para losdatos originales.
10. Registro de acceso.
De los intentos de acceso a los sistemas de información de DIEZ MEDELLIN SAS, deberá guarda, comomínimo, la identificación del usuario, la fecha y hora en que se lleva a cabo, la base de datos a la que se
accede, el tipo de acceso y si ese acceso ha sido autorizado o no autorizado. En caso de que el registro hayasido autorizado, se guarda la información que permita identificar el registro consultado.
Los responsables de seguridad de las bases de datos automatizadas se encargan de controlar losmecanismos que permiten el registro de acceso, revisar con carácter mensual la información de control
registrada y elaborar un informe de las revisiones realizadas y los problemas detectados. Además, deben
impedir la manipulación o desactivación de los mecanismos que permiten el registro de acceso.
Los datos que contiene el registro de acceso deben conservarse, al menos, durante dos años.
No será necesario el registro de acceso cuando el responsable del tratamiento sea una persona natural ygarantice que solamente él tiene acceso y trata los datos personales. Estas circunstancias deben hacerse

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constar expresamente en el presente documento.
El acceso a datos personales a través de redes de comunicaciones, públicas o privadas, debe someterse a
medidas de seguridad equivalentes al acceso local de datos personales.
La transmisión de datos personales mediante redes públicas o inalámbricas de comunicaciones electrónicas
se tiene que llevar a cabo cifrando dichos datos, o utilizando otro mecanismo similar que garantice que la
información no sea inteligible ni manipulada por terceras personas.
11. Funciones y obligaciones del personal
Todas las personas que intervienen en el almacenamiento, tratamiento, consulta o cualquier otra actividad
relacionada con los datos personales y sistemas de información de, deben actuar de conformidad a las
funciones y obligaciones recogidas en el presente apartado.
DIEZ MEDELLIN SAS, debe informar a su personal de servicio de las medidas y normas de seguridad que
compete al desarrollo de sus funciones, así como de las consecuencias de su incumplimiento, mediante
cualquier medio de comunicación que garantice su recepción o difusión (correo electrónico, tablón deanuncios, etc.). De igual modo, debe poner a disposición del personal el presente manual de Políticas y
Procedimientos Habeas Data para que puedan conocer la normativa de seguridad y sus obligaciones en esta
materia en función del cargo que ocupan.
DIEZ MEDELLIN SAS, cumple con el deber de información con su inclusión de acuerdos deconfidencialidad y deber de secreto que suscriben, en su caso, los usuarios de sistemas de identificación
referidos en el numeral 12 sobre bases de datos y sistemas de información, y mediante una circular
informativa dirigida a los mismos.
Las funciones y obligaciones del personal de DIEZ MEDELLIN SAS se definen, con carácter general,
según el tipo de actividad que desarrollan al interior de la institución, específicamente, por el contenido deeste manual. La lista de usuarios y perfiles con acceso a los recursos protegidos están recogidos en elnumeral 12 sobre bases de datos y sistemas de información. Con carácter general, cuando un usuario trate
documentos o soportes que contiene datos personales tiene el deber de custodiarlos, así como de vigilar ycontrolar que personas no autorizadas no puedan tener acceso a ellos.
El incumplimiento de las obligaciones y medidas de seguridad establecidas en el presente manual por partedel personal al servicio de DIEZ MEDELLIN SAS es sancionable de acuerdo con la normativa aplicable ala relación jurídica existente entre las partes.
Las funciones y obligaciones de los usuarios de las bases de datos personales bajo responsabilidad de DIEZMEDELLIN SAS son las siguientes:
Deber de secreto: Aplica a todas las personas que, en el desarrollo de su profesión o trabajo, acceden abases de datos personales y vincula tanto a usuarios como a prestadores de servicios contratados; en
cumplimiento de este deber, los usuarios de la organización no pueden comunicar o relevar a terceras
personas, datos que manejen o de los que tengan conocimiento en el desempeño o cargo de sus funciones, ydeben velar por la confidencialidad e integridad de estos.
Funciones de control y autorizaciones delegadas: El responsable del tratamiento puede delegar el
tratamiento de datos a terceros, para que actúe como encargado del tratamiento, mediante un contrato deManual de políticas y procedimientos
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Versión 4.1
Página 30transmisión de datos. Cuando se firmen contratos de transmisión de datos, estos se anexarán en el presentemanual.
- Las obligaciones relacionadas con las medidas de seguridad implantadas- Acceder a las bases de datos solamente con la debida autorización y cuando sea necesario para el ejerciciode sus funciones.
- No revelar información a terceras personas ni a usuarios no autorizados.
- Observar las normas de seguridad y trabajar para mejorarlas.
- No realizar acciones que supongan un peligro para la seguridad de la información.
- No sacar información de las instalaciones de la organización sin la debida autorización.
- Uso de recursos y materiales de trabajo: Debe estar orientado al ejercicio de las funciones asignadas. No
se autoriza el uso de estos recursos y materiales para fines personales o ajenos a las tareas correspondientes
al puesto de trabajo. Cuando, por motivos justificados de trabajo, sea necesaria la salida de dispositivos
periféricos o extraíbles, deberá comunicarse a los responsables de seguridad que podrán autorizarla y, en su
caso, registrarla.
- Uso de impresoras, escáneres y otros dispositivos de copia: Cuando se utilicen este tipo de dispositivos
debe procederse a la recogida inmediata de las copias, evitando dejar éstas en las bandejas de estos.
- Obligación de notificar incidencias: Los usuarios tienen la obligación de notificar las incidencias de lasque tenga conocimiento a los responsables de seguridad, quienes se encargarán de su gestión y resolución.
Algunos ejemplos de incidencias son: la caída del sistema de seguridad informática que permita el acceso alos datos personales a personas no autorizadas, el intento no autorizado de la salida de un documento osoporte, la pérfida de datos o la destrucción total o parcial de soportes, el cambio de ubicación física debases de datos, el conocimiento por terceras personas de contraseñas, la modificación de datos por personalno autorizado, etc.
- Deber de custodia de los soportes utilizados: Obliga al usuario autorizado a vigilar y controlar que
personas no autorizadas accedan a la información contenida en los soportes. Los soportes que contienen
bases de datos deben identificar el tipo de información que contienen mediante un sistema de etiquetado y
ser inventariados. Cuando la información esté clasificada con nivel de seguridad sensible el sistema deetiquetado solo debe ser comprensible para los usuarios autorizados a acceder a dicha información.
- Responsabilidad sobre los terminales de trabajo y portátiles: Cada usuario es responsable de su propio
terminal de trabajo; cuando esté ausente de su puesto, debe bloquear dicho terminal (ej. protector depantalla con contraseña) para impedir la visualización o el acceso a la información que contiene; y tiene el
deber de apagar el terminal al finalizar la jornada laboral. Asimismo, los ordenadores portátiles han de estar
controlados en todo momento para evitar su pérdida o sustracción.
Uso limitado de Internet y correo electrónico: El envío de información por vía electrónica y el uso deInternet por parte del personal está limitado al desempeño de sus actividades al interior de DIEZ

Versión 4.1

Manual de políticas y procedimientos
Habeas Data

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MEDELLIN SAS.
- Salvaguarda y protección de contraseñas: Las contraseñas proporcionadas a los usuarios son personales e
intransferibles, por lo que se prohíbe su divulgación o comunicación a personas no autorizadas. Cuando elusuario accede por primera vez con la contraseña asignada es necesario que la cambie. Cuando sea
necesario restaurar la contraseña, el usuario debe comunicarlo al administrador del sistema.
- Copias de respaldo y recuperación de datos: Debe realizarse copia de seguridad de toda la información debases de datos personales propiedad de DIEZ MEDELLIN SAS. Deber de archivo y gestión de documentos y soportes: Los documentos y soportes deben de serdebidamente archivados con las medidas de seguridad establecidas en el presente capitulo.

12. bases de datos y sistemas de información.
Las bases de datos almacenadas y tratadas por DIEZ MEDELLIN SAS se recogen en la siguiente tabla(Tabla I), donde se indica el nivel de seguridad y el sistema de tratamiento de cada una de ellas.
Tabla I. Bases de datos y nivel de seguridad
Base de datos

Nivel De seguridad

NóminaAlto

Zeus-Front

Alto

Comercial

BásicoComprasBásicoLa siguiente tabla (Tabla II) recoge la estructura de las bases de datos de DIEZ MEDELLIN SAS
Tabla II. Estructura de las Bases de datos
Nombre de la base de datos

NóminaManual de políticas y procedimientos
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Página 32

DIEZ MEDELLIN SAS
NIT: 900360649-8
Responsable del tratamiento

Dirección: Calle 10 a # 34-11
Teléfono: 604 4481034
Correo electrónico: protecciondedatos@diezhotel.com

Encargado de consultas y reclamos

Maryori Otalvaro Mesa

Tipo de datos

Sensibles

Control de acceso físico:Usuarios Autorizados

Control de acceso lógico

Usuarios y Contraseñas

Copias de respaldo

DiarioNombre de la base de datos

Zeus-Front
DIEZ MEDELLIN SAS
NIT: 900360649-8

Responsable del tratamiento

Dirección: Calle 10 a # 34-11
Teléfono: 604 4481034
Correo electrónico: protecciondedatos@diezhotel.com
Maryori Otalvaro Mesa

Encargado de consultas y reclamos
Tipo de datos

SensiblesManual de políticas y procedimientos
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Usuarios Autorizados
Control de acceso lógico

Usuarios y Contraseñas

Copias de respaldo

DiarioNombre de la base de datos

Comercial
DIEZ MEDELLIN SAS
NIT: 900360649-8

Responsable del tratamiento

Dirección: Calle 10 a # 34-11
Teléfono: 604 4481034
Correo electrónico: protecciondedatos@diezhotel.com
Maryori Otalvaro Mesa

Encargado de consultas y reclamos
Tipo de datos

Básicos

Control de acceso físico:Usuarios Autorizados

Control de acceso lógico

Usuarios y Contraseñas

Copias de respaldo

DiarioNombre de la base de datos

ComprasManual de políticas y procedimientos
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Página 34

DIEZ MEDELLIN SAS
NIT: 900360649-8
Responsable del tratamiento

Dirección: Calle 10 a # 34-11
Teléfono: 604 4481034
Correo electrónico: protecciondedatos@diezhotel.com
Maryori Otalvaro Mesa

Encargado de consultas y reclamos
Tipo de datos

Básicos

Control de acceso físico:Usuarios Autorizados

Control de acceso lógico

Usuarios y Contraseñas

Copias de respaldo

DiarioEl nombramiento de los responsables de seguridad no exonera al responsable del tratamiento o encargadodel tratamiento de sus obligaciones.
DIEZ MEDELLIN SAS, identifica en este manual, a los encargados del tratamiento, así como lascondiciones del encargo. Cuando exista contrato de transmisión de datos, los encargados del tratamiento se
identifican en el anexo sobre transmisión de datos de este documento. Los encargados del tratamiento
deberán cumplir con las funciones y obligaciones relacionadas con las medidas en materia de seguridad
recogidas en el presente manual.
12.1 Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante incidencias
DIEZ MEDELLIN SAS, establece un procedimiento de notificación, gestión y respuesta de incidencias
con el fin de garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información contenida en lasbases de datos que están bajo su responsabilidad.
Todos los usuarios y responsables de procedimientos, así como cualquier persona que tenga relación con elalmacenamiento, tratamiento o consulta de las bases de datos recogidas en este documento, deben conocer
el procedimiento para actuar en caso de incidencia.

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El procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante incidencias es el siguiente:
Cuando una persona tenga conocimiento de una incidencia que afecte o pueda afectar la confidencialidad,
disponibilidad e integridad de la información protegida de la institución deberá comunicarlo, de manera
inmediata, a los responsables de seguridad, describiendo detalladamente el tipo de incidencia producida, e
indicando las personas que hayan podido tener relación con la incidencia, la fecha y hora en que se ha
producido, la persona que notifica la incidencia, la persona a quién se le comunica y los efectos que ha
producido.
Una vez comunicada la incidencia ha de solicitar al responsable de seguridad correspondiente un acuse derecibo en el que conste la notificación de la incidencia con todos los requisitos enumerados anteriormente.
DIEZ MEDELLIN SAS, crea un registro de incidencias que debe contener: el tipo de incidencia, fecha yhora de esta, persona que la notifica, persona a la que se le comunica, efectos de la incidencia y medidas
correctoras cuando corresponda. Este registro es gestionado por el responsable de seguridad de la base dedatos y debe incluirse como anexo en el presente manual.
Asimismo, debe implementar los procedimientos para la recuperación de los datos, indicando quien ejecuta
el proceso, los datos restaurados y, en su caso, los datos que han requerido ser grabados manualmente en el
proceso de recuperación.
12.2 Reporte
Todos los incidentes y eventos sospechosos deben ser reportados tan pronto como sea posible a través delos canales internos establecidos por DIEZ MEDELLIN SAS. Si la información sensible o confidencial es
perdida, divulgada a personal no autorizado o se sospecha de alguno de estos eventos, el responsable de la
información debe ser notificado de forma inmediata. Los funcionarios deben reportar a su jefe directo y/oal Oficial de Protección de Datos Personales cualquier daño o pérdida de computadores o cualquiera otro
dispositivo, cuando estos contengan datos personales en poder de la Entidad. A menos que exista una
solicitud de la autoridad competente debidamente razonada y justificada, ningún funcionario debe divulgar
información sobre sistemas de cómputo, y redes que hayan sido afectadas por un delito informático o abuso
de sistema. Para la entrega de información o datos en virtud de orden de autoridad, Oficina Asesora
Jurídica deberá intervenir con el fin de prestar el asesoramiento adecuado.
El responsable de la información debe garantizar que se tomen acciones para investigar y diagnosticar lascausas que generaron el incidente, así como también debe garantizar que todo el proceso de gestión delincidente sea debidamente documentado, apoyado con Oficina de Tecnologías e Informática.
13. CONTROL DE ACCESO Y VIDEO VIGILANCIA
Control acceso: Las áreas donde se ejecutan procesos relacionados con información confidencial orestringida deben contar con controles de acceso que sólo permitan el ingreso a los colaboradores
autorizados y que permita guardar la trazabilidad de los ingresos y salidas.
Video Vigilancia: La Entidad cuenta con cámaras de video vigilancia que tienen como finalidad dar
cumplimiento a las políticas de seguridad física, cumpliendo con los parámetros establecidos en la Guía
para la Protección de Datos Personales en Sistemas de Videovigilancia, expedidos por la SIC como
autoridad de control. Las imágenes deberán ser conservadas por un tiempo máximo de 10 días. En caso

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que la imagen respectiva sea objeto o soporte de una reclamación, queja, o cualquier proceso de tipo
judicial, hasta el momento en que sea resuelto.
14. Medidas para el transporte, destrucción y reutilización de documentos y soportes.
Cuando corresponda desechar cualquier documento (original, copia o reproducción) o soporte que
contenga datos personales debe procederse a su destrucción o borrado, a través de la implementación demedidas orientadas a evitar el acceso o recuperación de la información contenida en dicho documento osoporte.
Antes de iniciar la destrucción se realizará un acta o se llevará el registro en un libro o agenda, en dicha anotación se describirá el documento objeto de destrucción, la fecha, hora y firma de las dos personas que
evidencian la destrucción.
Cuando se lleve a cabo el traslado físico de documentos o soportes deben adoptar las medidas necesarias
para impedir el acceso indebido, la manipulación, la sustracción o la pérdida de la información. El traslado
de soportes que contengan datos personales se realiza cifrando la información, o utilizando cualquier otro
mecanismo que garantice que no se manipule ni se acceda a la misma.
Los datos contenidos en dispositivos portátiles deben estar cifrados cuando se hallen fuera de las
instalaciones que están bajo control de DIEZ MEDELLIN SAS. Cuando no sea posible el cifrado, se debe
evitar el tratamiento de datos personales mediante este tipo de dispositivos; sin embargo, se podrá proceder
al tratamiento cuando sea estrictamente necesario, adoptando para ello medidas de seguridad que tengan encuenta los riesgos e incluyéndolas en el presente manual.
15. Infracciones y sanciones
De acuerdo con el Capítulo II de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 de Protección de Datos, laSuperintendencia de Industria y Comercio puede imponer sanciones por el incumplimiento de la normativa
sobre protección de datos al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento. Las posibles
sanciones son:Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente a dos mil (2.000) salarios mínimos
mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas
mientras subsista el incumplimiento que las originó.
Suspensión de las actividades relacionadas con el tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En elacto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar.
Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el tratamiento una vez transcurrido el término desuspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y
Comercio.
Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el tratamiento de datos sensibles.
16. Vigencia
Las bases de datos responsabilidad de la DIEZ MEDELLIN SAS, serán objeto de tratamiento durante eltiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez
cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan loManual de políticas y procedimientos
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contrario. la DIEZ MEDELLIN SAS, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo
que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, el presente
documento entra en vigencia el 08/08/2022.