坂井地区在宅ケア情報共有システム運用管理ルール
１ 総則
（目的）
この運用管理ルールは、坂井地区において運用する在宅ケア情報共有システム（以下「システム」という。）を安全かつ適切に運用管理するための諸手続きを定めるものとする。
２システムの運用管理（システム管理者）（１）システム管理者は、システム開発事業者（㈱カナミックネットワーク）とする。
（２）システム管理者は、システムの保守及びＩＤ・パスワードの発行作業、診療情報等の保存など、個人情報を適切に管理できるシステム環境を整備する。
（３）システム管理者は、次の電話窓口にてシステム利用に係るサポートを行う。
サポート担当窓口

電話：０５０－５３０６－５２０９（ユーザー管理者）（１）ユーザー管理者は、坂井地区在宅ケアネット、坂井地区広域連合介護保険課、あわら地域包括支援センター及び坂井市高齢福祉課とする。
（２）ユーザー管理者は、システムを利用する事業所からの申請に基づき、次の事項を行う。
・利用者ごとのＩＤ・パスワード発行申請の取りまとめ・治療、ケア情報を入力する患者（利用者）部屋（以下「部屋」という。）の設定作業
・部屋に参加する利用者の登録作業
・掲示板（ケアレポート）のタイトル設定（システム利用事業所の代表者）（１）システムを利用する事業所の代表者は、その事業所の管理者とする。
（２）システム利用事業所の代表者は、事業所内のシステム利用に係る個人情報の取扱い等を管理徹底し、システムを利用する従業者との間で「個人情報の取扱いに関する誓約書」（様式２-２）を必要に応じて取り交わすものとする。
（システム運用責任者）（１）システム運用責任者は、システム利用事業所の代表者が指定した者とする。
（２）システム運用責任者は、システム利用事業所の代表者の指示のもと、事業所内のサービス担当者の新規参加登録及び登録変更に関する必要な手続きを行う。
（３）システム利用事業所の代表者がシステム運用責任者を兼ねることもできる。
（ウイルス対策）
システム運用責任者は、システムへのコンピュータウイルスの侵入防止等のセキュリティに必要な措置を講じなければならない。

（システムの利用登録・変更）（１）情報共有システムの利用を希望する場合は、「坂井地区在宅ケア情報共有システム利用登録（変更）申請書」（様式１-１）及び「個人情報の取扱いに関する誓約書（様式２-１）により、ユーザー管理者に申請する。
（２）システム利用事業所の代表者は、システム運用責任者を指定する。
（３）システム運用責任者は、システムの利用者を定める。
（４）利用者が異動等により所属する事業所が変更となった後も継続して情報共有システ
ムを利用する場合には、「坂井地区在宅ケア情報共有システム利用登録（変更）申請書」（様式１-１）により、ユーザー管理者に申請するものとする。
（５）利用者がシステムを利用しなくなった場合（退職や異動等に伴う登録削除等）には、「坂井地区在宅ケア情報共有システム利用停止申請書」（様式１-２）により、速やかにユーザー管理者に登録削除申請を行わなければならない。
（部屋の作成及び閉鎖依頼）（１）システムを利用して情報共有を行うに当たり、部屋の作成を希望する場合には、「坂井地区在宅ケア情報共有システム情報共有同意書」（様式３）、「患者（利用者）部屋作成（閉鎖）依頼書」（様式４）により、ユーザー管理者に申請する。
（２）患者部屋の使用を行わなくなった際には、患者（利用者）部屋作成（閉鎖）依頼書」（様式４）により、ユーザー管理者に連絡する。
（個人情報の取扱い）
個人情報を適切に取り扱うために必要な事項について、別添「個人情報の適切な取扱い方針」に定めるものとし、これを遵守するものとする。
（システムに関する機能等の変更・停止）（１）システムの良好な運用を維持するため、必要に応じてシステムに関する機能または利用時間の変更または停止を行う。
（２）前項の規定により変更又は停止を行う場合は、利用者に対して事前にその旨をシステムを通じて連絡するものとする。ただし、緊急その他ユーザー管理者が特に理由があると認める時はこの限りでない。
３ その他（運用管理ルールの検討について）
運用管理ルールの変更等については、ユーザー管理者である、坂井地区在宅ケアネット及び坂井地区広域連合介護保険課、あわら地域包括支援センター、坂井市高齢福祉課とで適宜協議をする。
（システム利用料）
平成２８年度以降のシステム利用料の負担については、坂井地区広域連合が全額負担する。
（その他必要事項）
この運用管理ルールに定めるもののほか、必要な事項についても上記ユーザー管理者で協議し定める。

附則
この運用管理ルールは、平成２５年 ２月１日から施行する。
この運用管理ルールは、平成２５年 ４月１日から施行する。
この運用管理ルールは、平成２５年１０月１日から施行する。
この運用管理ルールは、平成２６年 ４月１日から施行する。
この運用管理ルールは、平成２７年 ４月１日から施行する。
この運用管理ルールは、平成２８年 ４月１日から施行する。
この運用管理ルールは、平成２９年 ６月１日から施行する。
この運用管理ルールは、令和 元年１１月１日から施行する。
この運用管理ルールは、令和３年４月１日から施行する。

（参考） システム利用手続きフロー
システム利用事業所

関係団体

ユーザー管理者

システム管理者（★システム利用登録時等）①システム利用者登録申請
下記書面をユーザー管理者あて提出
・坂井地区在宅ケア情報共有
システム利用登録（変更）申請書〔様式１-１〕
・個人情報の取扱いに関する誓約書〔様式２-１〕（※必要に応じて対応）②申請取りまとめ③要件審査
申請書面（様式１-１、２１原本）の内容を確認④利用者登録依頼システム管理者あて様式１-１を提出⑤利用者登録処理
ＩＤ・ＰＳＷを発行⑥利用者登録通知発送⑦利用者登録通知受理⑧管理簿記録
利用事業所及び利用者をエ
クセル様式に入力⑨利用者登録通知発送⑩利用者登録通知受理（★患者（利用者）受入時）⑪患者（利用者）部屋作成申請
下記書面をユーザー管理者あて提出
・坂井地区在宅ケア情報共有
システム情報共有同意書〔様式３〕
・患者（利用者）部屋作成（閉鎖）依頼書〔様式４〕⑰システム利用開始（★患者部屋閉鎖時）※患者部屋閉鎖の依頼
下記書面をユーザー管理者あて提出
・患者（利用者）部屋作成（閉鎖）依頼書〔様式４〕⑫患者（利用者）部屋作成⑬部屋ごとの利用者登録⑭利用者の閲覧権限設定⑮ケアレポート標題設定
依頼書面（様式３、様式４複写）を保管↓⑯患者（利用者）部屋作成
完了通知
メールにて自動配信

別添
個人情報の適切な取扱い方針
この方針は、在宅における医療・介護業務に携わる医師、看護師、薬剤師、介護支援専門員等が、患者（利用者）の診療に関わる個人情報などの取扱いについて情報共有システ
ムを利用して適切に管理するために必要な事項を定める。
１．情報共有システム利用者の承認情報共有システムの利用を希望する者は、あらかじめ「坂井地区在宅ケア情報共有システム利用登録（変更）申請書（様式１－１）」、「個人情報の取扱いに関する誓約書（様式２－１）」、「坂井地区在宅ケア情報共有システム情報共有同意書（様式３）」、「患者（利用者）部屋作成依頼書（様式４）」を、情報共有システムのユーザー管理者に提出し、情報共有システムの利用に関する所定の手続きをしなければならない。
坂井地区在宅ケアネット事務局および坂井地区広域連合介護保険課、あわら地域包括支援センター、坂井市高齢福祉課は、情報共有システムのユーザー管理者として、次に掲げる事項を順守し個人情報を適切に管理できる環境にあることを確認しなければならない。
○

情報共有システムの利用を申請する者が患者（利用者）の医療・介護サービスを担当する者であることを確認する（様式１－１）○ 情報共有システムの利用者は患者（利用者）に関する個人情報の取り扱いに関して、漏えいや目的外に利用しないことの誓約をすること（様式２－１）○

個人情報を医療及び介護サービス関係者が患者の個人情報を共有することの取扱いについて本人あるいは家族などから同意を得ているか確認する（様式３）２．情報共有システムの利用者及びユーザー管理者の責務
情報共有システムの利用者及びユーザー管理者は、個人情報取扱事業者として法令、及び「厚生労働省 医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス」等に定める次の各号に関する事項について遵守しなければならない。
（１）利用目的の特定情報共有システムの利用者は、個人情報を取り扱うにあたっては、その利用目的の範囲について、医療・介護サービスを担当する事業者が通常必要とされる次に掲げる業務に特定しなければならない。
○ 患者等に提供する医療サービス○ 病院、診療所、薬局、訪問看護ステーション、介護サービス事業者等との連携○○○○医療機関等からの照会への回答
患者の診療等にあたり外部の医師等の意見・助言を求める場合
家族等への病状説明、心身の状況説明
医療・介護サービスや業務の維持・改善のための基礎資料○

利用者等に提供する介護サービス○

サービス担当者会議等によるサービス事業者等との連携

（２）利用目的の公表
情報共有システムの利用者は、個人情報を取り扱う業務の利用目的を制限して利用することについて、患者・利用者が確認しやすいように院内への掲示やホームページ等により公開しなければならない。
（３）安全及び正確性の確保
情報共有システムの利用者及びユーザー管理者は、適正な医療・介護サービスを提供するため必要な範囲において取得した患者・利用者の個人データを安全及び正確性の確保に必要な次の各号に関する事項を遵守しなければならない。
○ 個人データの漏えい等の問題が発生した場合、又は発生の可能性が高いと判断した場合は、情報共有システムのユーザー管理者等に速やかに連絡をし、必要な措置を講じなければならない。
○ 民間事業者等に情報共有システムの保守及び診療情報等の保存を委託する場合は、契約において個人情報の適切な取扱いを規定し、受託者に対して必要かつ適切な監督をしなければならない。
○ 従業者及び従業者であった者との雇用契約や就業規則、教育研修等において、個人データの取扱いについて守秘義務を課すなど必要かつ適切な監督をしなければならない。
○ 情報共有システムを起動（ログイン）する際に使用する利用者ＩＤ及びパスワードは、利用を許可された本人以外が使用してはならない。
○ 情報共有システムを起動（ログイン）する際に使用するパスワードは、定期的に変更しなければならない。
○ 従業者の退職等に伴い利用者ＩＤを使用しなくなった場合、システム利用事業所の代表者は、ユーザー管理者あて、速やかに登録変更の手続きを行わなければならない。
○ 情報共有システムに登録されている個人データは、ユーザー管理者の許可なく、無断で他の情報共有システム等に複写してはならない。
○ 情報共有システムに関する情報通信ネットワーク及び情報機器等の環境については、情報セキュリティ上の安全性を認められた環境でなければ使用してはならない。
（４）個人データの取扱いに関する本人の同意情報共有システムの利用者は、個人データの取扱いに関する本人の同意について、次の事項を遵守しなければならない。
○

医療関係事業者が、患者に医療サービスを提供するため必要な通常公表している利用目的の範囲において、外部の医療関係事業者に個人データを提供することについては包括的な本人の黙示による同意を得ていると判断することができるが、疾病の内容等によって、あらかじめ本人の明確な同意を得ることが好ましい場合は書面等による本人の同意を得なければならない。
○ 介護関係事業者については、介護保険法に基づく指定基準により、サービス担当

者会議等で本人及び家族の個人データを用いる場合は、事業所内の掲示による本人の同意ではなく、あらかじめ文書により本人及び家族の同意を得なければならないと規定されているため準拠しなければならない。
（５）本人からの求めによる保有個人データの開示
医療・介護関係事業者は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの開示を求められたときは、本人に対し、書面の交付による方法等により、遅滞なく、当該個人データを開示しなければならない。
なお、情報共有システムのユーザー管理者は、開示に必要な個人データの利用状況等をすみやかに医療・介護関係事業者に提供しなければならない。
ただし、個人データを開示することで業務の適正な実施に著しい支障をおよぼす恐れがある場など法令に定める開示の例外に該当する場合は開示しないことができる。
（６）その他
情報共有システムの利用者及びユーザー管理者は、各号に定める事項のほか、個人情報取扱事業者として、「個人情報保護に関する法律」、及び「厚生労働省 医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンスに定める事項を遵守しなければならない。

３． 個人情報の取り扱いに関する概念図

患者・利用者

情報共有システム利用者

情報共有システム管理者、（家族含）（医療・介護関係事業者等）

ユーザー管理者

利用目的の特定委託 守秘義務誓約
誓約書 （委託先）

2－⑴ 通常の業務範囲伝達

通知
利用目的の公表

確認

2－⑵ 院内等への掲示システム環境整備

2－⑶ 安全及び正確性の確保

個人データ取扱い同意
2－⑷ 個人データの取り扱いによる本人の同意書面による同意確認

医療関係者

同意
書面同意（様式３）
介護関係者

申請
システム利用申請（様式１－１）
個人情報取扱誓約書（様式２－１）

利用者承認手続き
審査

登録

発行
利用者 ID／パスワード

１ 情報共有システム利用者の承認

パスワード管理者
2－⑶ 安全及び正確性の確保

開示請求
開示請求手続き
2－⑸ 本人からの求めによる保有個人データの開示

確認

依頼

開示
書類作成

個人データ利用実績
提供様式１－１ （システム利用事業所 ⇒ 原本ユーザー管理者あて郵送 複写保管）【システム利用登録時に利用】

坂井地区在宅ケア情報共有システム
利用登録（変更）申請書
坂井地区在宅ケア情報共有システム ユーザー管理者 様（※ユーザー管理者）
医療関係機関 ⇒ 坂井地区在宅ケアネット
介護関係機関 ⇒ 坂井地区広域連合介護保険課
あわら地域包括支援センター、坂井市高齢福祉課

個人情報の適切な取扱い方針を準拠し、在宅医療・介護に関する情報共有システムの利用（登録 ・ 変更）を希望しますので下記のとおり申請します。
※変更の場合には、変更箇所のみ記載ください。
＊＊＊＊＊＊＊＊＊

ＩＤ発行者情報申請者が記入する欄＊＊＊＊＊＊＊＊＊

記入日：令和

申請者
情報

法人名

（フリガナ）（※医療機関は、医療機関の名称を含む）（名代表者名
住所
電話番号

№
1
2
3
4

年月日

称）

（フリガナ）（氏名）〒-（システム利用者氏名）－

職種

事業所名 【※介護事業所のみ】（フリガナ）（事業所名）（氏（事業所番号）名）（フリガナ）（事業所名）（氏（事業所番号）名）（フリガナ）（事業所名）（氏（事業所番号）名）（フリガナ）（事業所名）（氏（事業所番号）名）◎ システム利用に係るＩＤ・パスワードが届きましたら、システムにログインいただき、「プロフィール編集」にて、利用者の顔写真データの添付、システム更新を知らせる「メール通知」の設定をお願いします。

＊＊＊＊＊＊＊＊＊

会員情報

ユーザー管理者が記入する欄＊＊＊＊＊＊＊＊＊◎ ユーザー管理者は、『様式２－１ 個人情報の取扱いに関する誓約書』の提出を確認し、下記の該当欄にチェックを入れて、当該申請書のみをサポート部ＦＡＸ番号：０３－５７９８－３９５１あて送信ください。

□□

坂井地区在宅ケアネット （担当）
TEL 0776-73-5366 FAX 0776-73-5363〒910-4131 福井県あわら市東善寺 5-27
あわら地域包括支援センター （担当）
TEL 0776-73-8046 FAX 0776-73-5688〒919-0692 福井県あわら市市姫 3 丁目 1-1□□

坂井地区広域連合介護保険課 （担当）
TEL 0776-91-3309 FAX 0776-72-3306〒919-0526 福井県坂井市坂井町上兵庫 40-15
坂井市高齢福祉課 （担当）
TEL 0776-50-3040 FAX 0776-66-2940〒919-0592 福井県坂井市坂井町下新庄 1-1

様式１－２ （システム利用事業所 ⇒ 原本ユーザー管理者あて郵送 複写保管）【システムの利用停止を申請する場合】

坂井地区在宅ケア情報共有システム
利用停止申請書
坂井地区在宅ケア情報共有システム ユーザー管理者 様（※ユーザー管理者）
医療関係機関 ⇒ 坂井地区在宅ケアネット
介護関係機関 ⇒ 坂井地区広域連合介護保険課
あわら地域包括支援センター、坂井市高齢福祉課

個人情報の適切な取扱い方針を準拠し、在宅医療・介護に関する情報共有システムの利用を停止したいので下記のとおり申請します。
＊＊＊＊＊＊＊＊＊

ＩＤ停止者情報

申請者が記入する欄＊＊＊＊＊＊＊＊＊

記入日：令和

申請者
情報

法人名

（フリガナ）（※医療機関は、医療機関の名称を含む）（名代表者名
住所年月日称）（フリガナ）（氏名）〒－印電話番号№1234

システム利用者氏名

職種

事業所名 【※介護事業所のみ】（フリガナ）（事業所名）（氏（事業所番号）名）（フリガナ）（事業所名）（氏（事業所番号）名）（フリガナ）（事業所名）（氏（事業所番号）名）（フリガナ）（事業所名）（氏（事業所番号）名）◆情報共有システム

ＩＤ停止年月日【令和年月日】※上記停止年月日が空欄の場合は、即日の停止としますので予めご了承ください。

＊＊＊＊＊＊＊＊＊

会員情報

ユーザー管理者が記入する欄＊＊＊＊＊＊＊＊＊◎ ユーザー管理者は、『様式２－１個人情報の取扱いに関する誓約書』の提出を確認し、下記の該当欄にチェックを入れて、当該申請書のみをサポート部ＦＡＸ番号：０３－５７９８－３９５１あて送信ください。

□□

坂井地区在宅ケアネット （担当）
TEL 0776-73-5366 FAX 0776-73-5363〒910-4131 福井県あわら市東善寺 5-27
あわら地域包括支援センター （担当）
TEL 0776-73-8046 FAX 0776-73-5688〒919-0692 福井県あわら市市姫 3 丁目 1-1□□

坂井地区広域連合介護保険課 （担当）
TEL 0776-91-3309 FAX 0776-72-3306〒919-0526 福井県坂井市坂井町上兵庫 40-15
坂井市高齢福祉課 （担当）
TEL 0776-50-3040 FAX 0776-66-2940〒919-0592 福井県坂井市坂井町下新庄 1-1

様式２－１ （システム利用事業所 ⇒ 原本ユーザー管理者あて郵送 複写保管）【システム利用登録時】

個人情報の取扱いに関する誓約書

坂井地区在宅ケア情報共有システム ユーザー管理者 様（※ユーザー管理者）
医療関係機関 ⇒ 坂井地区在宅ケアネット
介護関係機関 ⇒ 坂井地区広域連合介護保険課
あわら地域包括支援センター、坂井市高齢福祉課

私は、当事業所における情報共有システムの利用において、知り得た患者（利用者）及びその家族に関する個人情報については、個人情報の適切な取扱い方針を遵守し、個人情報を適正に管理することを誓約します。

令和年

月日

誓約者
事業所名：
代表者名：

印

様式２－２ （原本システム利用事業所保管）【システム利用登録時、システム利用者追加時等】

個人情報の取扱いに関する誓約書
事業所名：
代表者名：

様

私は当事業所の従業者として、情報共有システムの利用において、知り得た患者（利用者）及びその家族に関する個人情報については、個人情報の適切な取扱い方針を遵守し、個人情報を適正に管理することを誓約します。
また、在職中及び退職後も第三者に故意又は過失により開示、提供又は漏えいしたり、自ら使用しないことを誓約します。
令和年

月日

誓約者
事業所名：
従業者名：

印

従業者名：

印

従業者名：

印

従業者名：

印

従業者名：

印

従業者名：

印

様式３ （システム利用同意取得事業所 ⇒ 原本保管 複写ユーザー管理者あてＦＡＸ）【在宅患者（利用者）受入れ時】

坂井地区在宅ケア情報共有システム
情報共有同意書（システム利用同意取得事業所の代表者）

様

私は「坂井地区在宅ケア情報共有システム」に関する説明を受け、その目的および利用方法などを理解しましたので、私の医療・介護に関する情報が、連携する医療機関・介護事業所との間で共有されることに同意します。
システムに登録するために、ユーザー管理者（坂井地区在宅ケアネット、坂井地区広域連合介
護保険課、あわら地域包括支援センター、坂井市高齢福祉課）に利用者情報が提供されることに同意します。
患者（利用者）記載欄
同意年月日

令和年月日

（フリガナ）
患者（利用者）氏名
【自 署】
（氏名）
生年月日

明治・大正・昭和・平成

代理人記載の場合

代理人氏名（自署）

男 ・ 女年月日
続柄

医療保険番号または介護保険番号※ 確実な患者（利用者）本人の確認のために、医療保険番号または介護保険番号を記載してください。
システム同意取得事業所記載欄

説明者（事業所名）

【自 署】

（氏名）

連携医療機関・介護事業所名◎原本は、患者（利用者）様に説明を行った事業所が保管するものとします。
患者（利用者）様には、コピー１部をお渡しし、システムのユーザー管理者には、コピーと「様式４患者（利用者）部屋作成依頼書」をＦＡＸにて送信してください。

様式４ （システム利用同意取得事業所 ⇒ 原本保管 複写ユーザー管理者あてＦＡＸ）【患者（利用者）受入れ時】患者（利用者）部屋作成（閉鎖）依頼書
坂井地区在宅ケア情報共有システム ユーザー管理者 様（※ユーザー管理者）
医療関係機関 ⇒ 坂井地区在宅ケアネット
介護関係機関 ⇒ 坂井地区広域連合介護保険課
あわら地域包括支援センター、坂井市高齢福祉課

令和

年月日

個人情報の適切な取扱い方針を準拠し、在宅医療・介護に関する情報共有システムにおける患者（利用者）部屋の 作成 ・ 閉鎖 を希望しますので下記のとおり申請します。
◎申請者
事業所名
代表者名
システム運用責任者名
電話番号◎作成（閉鎖）依頼内容

部屋情報

患者（利用者）
氏名（フリガナ）

生年月日

明治 ・ 大正 ・ 昭和 ・ 平成

住所（氏性別名）
年

月

組合健保

各種共済

男 ・ 女日〒電話番号
医療保険
介護保険

（種別）

なし

国保なし

申請中

協会健保

後期高齢その他（番号）（認定）

要支援 １ ・ ２

要介護 １ ・ ２ ・ ３ ・ ４ ・ ５

（番号）

権限設定

部屋利用者
医療機関・事業所名（○：閲覧・更新、△：閲覧、×：無権限）

利用者氏名

フェイスシート

ケアレポート利用設定◎ 患者（利用者）部屋の作成後、「メール通知」の設定先に作業完了の通知が送信されます。