電子契約導入のご案内～「Dropbox Sign」利用の手引き～

All Rights Reserved,Copyright© TOBISHIMA CORPORATION目次• 電子サインサービスの導入について ･･･ P1• ご利用のメリット等･･･ P2• 電子ファイル上の役職/氏名の表示･･･ P3• ご利用の流れ･･･ P4• 電子サインの具体的な手続き･･･ P5 - 11

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電子サインサービスの導入について•飛島建設ではこの度、契約のペーパーレス化を推進するべく、紙媒体への押印・署名に代えて、電子ファイル上に意思表示の証跡を残す電子サインサービス「Dropbox Sign」（以下、「本サービス」という）を導入いたします。

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本書では、ご利用いただいた場合のメリットや、その場合の手順等をお示しいたします。

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ご利用のメリット等••

本サービスは、貴社に対しても以下のメリットがあります。
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印紙代の削減（※）✓

契約書原本を郵送する工数・費用の削減✓

契約締結までに要する時間の短縮

また、貴社におけるアカウントのご登録、利用料のご負担、専用のアプリケーションのインストールはいずれも不要となります。

※ 電子ファイルが原本となるため、印紙税の課税対象とはなりません。

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電子ファイル上の役職/氏名の表示•

本サービスを用いた電子サインの実施の際には、以下(a)～(ｂ)の方法による署名が可能ですが、(a)氏名を入力する署名の方法で、ドキュメント上に役職者の方の役職/氏名を入力いただきます。
(a) 氏名を入力する署名(b) 印影画像の貼付※ 本サービスでは、(ｂ)による方法も可能ですが、(a)の方法による署名をお願いします。

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ご利用の流れ•本サービスでの契約の流れは、以下のとおりとなります。
「注文書電子契約登録票（兼注文書電子契約サービス利用同意書）」にて各1名ずつ担当者を登録
・【契約受付担当者】：契約窓口となり、【契約締結権限者】の前に発注内容等ご確認いただく方（任意）・【契約締結権限者】：契約締結の権限をお持ちの方（必須）※【契約締結権限者】様が直接発注内容を確認する場合は、【契約受付担当者】様を設定いただく必要はありません。
【契約締結権限者】と【契約受付担当者】に、同一メールアドレスを設定することはできません。

①弊社が電子署名用の電子ファイルを本サービス上に登録します。

本サービスから貴社【契約受付担当者】様宛に発注内容の確認および電子署名依頼メールが送付されます。
併せて、【契約締結権限者】様宛に電子署名開始手続きのお知らせメールが送付れさます。
②貴社【契約受付担当者】様が電子署名完了後、本サービスから貴社【契約締結権限者】様に電子署名依頼メールが送付されます。
③貴社【契約締結権限者】様が電子署名を実施することで、契約手続きが完了となります。

弊社

貴社③ 電子署名実施

本サービス② 電子署名を依頼① 電子ファイルの登録① 電子ファイルへのリンクの貼られたメールの送付-4-【契約締結権限者】様【契約受付担当者】様

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電子サインの具体的な手続き【契約受付担当者】と【契約締結権限者】を登録している場合の例【契約受付担当者】宛メール【契約締結権限者】宛メール

弊社が本サービスを介して電子契約依頼を開始
すると左記のメールがそれぞれ届きます。
・【契約受付担当者】宛に署名依頼
・【契約締結権限者】宛に契約開始連絡
次の流れで署名を完了させます。
①【契約受付担当者】：署名手続きを行う↓②【契約締結権限者】：署名依頼メールが届く↓➂【契約締結権限者】：署名手続きを行う↓④ 電子契約の署名完了※次ページより署名依頼メールからの作業を記載-5-

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電子サインの具体的な手続き

弊社より上記メールが届きましたら「確認して署名」をクリックしてください。

電子契約していただく「注文書」が最初に表示され、下へスクロールすると「注文請書」⇒「契約約款」と順に表示されますので、契約の内容をご確認ください。
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電子サインの具体的な手続き

注文請日は、注文書発行日と同日付が設定されていますが変更可能です。貴社の手続き上必要な場合は変更して下さい。
※ なお、【契約受付担当者】と【契約締結権限者】の両方を設定している場合は【契約受付担当者】のみ変更可能です。【契約受付担当者】を事前に登録されていない場合は【契約締結権限者】が変更可
能となります。

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電子サインの具体的な手続き①②「クリックして署名を入力」をクリックすると、「署名の追加」が表示されますので電子サインをご入力ください。

①の「タイプ」をクリックし、②に署名者の役職/氏名を入力して下さい。入力が終わりましたら「挿入」をクリックして下さい。
※「署名の追加」では、アップロード（画像の取込）等よる署名も可能ですが、タイプ（役職/氏名を入力する署名方法）でお願いします。

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電子サインの具体的な手続き署名された電子サインを確認し「次へ」をクリックします。

「注文書」の画面に戻りますので「同意する」をクリックして下さい。

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電子サインの具体的な手続き

これで【契約受付担当者】の署名完了となります。

【契約受付担当者】の署名完了後、【契約締結権限者】に署名依頼のメールが届きます。

【契約締結権限者】は「確認して署名」をクリックして同様に署名手続きを行って下さい。
※【契約締結権限者】の署名手続きも【契約受付担当者】と同じ手続きとなるため記載は省略します。

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電子サインの具体的な手続き「監査証跡」には、電子契約締結における各ドキュメントの日時が表記されます。

【契約締結権限者】の署名が完了すると電子契約締結が完了となり、【契約締結権限者】と【契約受付担当者】にPDFファイル（注文書・注文請書・契約約款等・監査証跡）がメールで届きます。
※メール添付のPDFファイルは、電子帳簿保存法の「電子取引の取引情報」に該当します。
Dropboxのアカウントを作成しない場合は、PDFをダウンロードし電子データとして保管してください。
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以 上