学校法人光星学院個人情報保護規程

第１章 総 則（目的）
第１条 この規程は、学校法人光星学院（以下「本学院」という。）において保有する個人情報および特定個人情報（以下、「個人情報等」という。）の取り扱いに関する基本的事項を定めることにより、本学院における教育・研究およびそれに関する業務の適正かつ円滑な運営を図り、もってその個人情報を保護することを目的とする。

（定義）
第２条 この規程において「個人情報」とは、「個人情報の保護に関する法律」（平成 15 年法律第 57 号、以下「個人情報保護法」という。）第２条第１項に規定する個人情報で、次の各号に示す対象者個人に関するものをいう。
(1) 当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(2) 個人識別符号が含まれるもの
２ この規程において、「対象者」とは、次の各号に掲げる生存する個人をいう。
(1) 本学院が設置する大学、短期大学部、高等学校および幼稚園（以下、「学校等」という。）および本学院が設置していた学校等（以下、「旧学校等」という。）に在籍または在籍していた学生、生徒および園児（以下、「学生等」という。）ならびに学生等の保護者又は保証人（以下、「保護者等」という。）(2) 本学院の役員および評議員(3) 学校等または旧学校等に入学または入園を志願した者およびその保護者等(4) 学校等または旧学校等を卒業または卒園した者(5) 本学院の教員および職員（非常勤の者を含む。以下、「教職員」という。）ならびにその扶養親族等（以下、「教職員等」という。）(6) 教職員への採用が決定した者および採用を志願した者(7) 過去において教職員であった者(8) 本学院の施設を利用する者
３ この規程において「本人」とは、当該個人情報によって識別されるまたはされ得る対象者をいう。
４ この規程において「個人番号」とは、「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成 25 年法律第 27 号、以下「番号法」という。）第２条第５項に規定するものをいう。
５ この規程において「特定個人情報」とは、個人番号をその内容に含む情報をいう。

（責務）
第３条 本学院の事務部門、大学、短期大学部、高等学校、幼稚園等の機関（以下「各機関」という。）は、個人情報保護の重要性を十分に認識し、この規程の目的を達成するため、個人情報等の保護に関して必要な措置を講じなければならない。
２ 本学院の教職員は、職務上知り得た個人情報等の内容をみだりに他人に知らせ、または、不当な目的に使用してはならない。その職を退いた後も同様とする。

（個人情報保護統括管理責任者）
第４条 本学院は第１条の目的を達成するため、本学院全体における個人情報保護統括管理責任者（以下、「統括管理責任者」という。）を置き、事務局長をもって充てる。

２ 統括管理責任者は、本学院の個人情報保護に関する全ての権限と責任を掌握し、本学院における個人情報等の保護に関する一切の業務を統括する。
３ 統括管理責任者は、教職員に対する個人情報保護に関する教育・研修計画を企画、立案、実施する。

（個人情報保護管理者）
第５条 個人情報等の保護を適正かつ円滑に行い、その責任の所在を明確にするため、各機関に個人情報保護管理者（以下「管理者」という。）を置く。
２ 管理者は、当該各機関の長をもって充てる。

（個人情報保護委員会）
第６条 本学院は、個人情報等の取り扱いを適正に行なうために必要な一切の事項について審議する機関として、個人情報保護委員会（以下「委員会」という。）を設置する。
２ 各機関は、この規程の運用に関して、委員会に助言または勧告を求めることができる。
３ 委員会に関する規程は、別に定める。

（個人番号関係事務実施者）
第６条の２ 本学院における特定個人情報に関する個人番号関係事務を処理する個人番号関係事務実施者は、事務局総務部人事課長および人事課員とする。

第２章 個人情報の取得（取得の制限）第７条 各機関は、思想、信教および信条に関する個人情報ならびに人権､民族および特別な社会的差別の原因となる個人情報を取得してはならない。
２ 各機関は、個人情報を取得する場合は、その利用目的を明確にし、その目的を達成するに必要な範囲内の個人情報のみを、偽りその他不正な手段によることなく、適法かつ公正な手段によって取得しなければならない。
３ 各機関は個人情報を取得するときは、本人に対しその利用目的を明示したうえで直接本人から取得しなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りではない。
(1) 本人の同意があるとき。
(2) 法令に定めがあるとき。
(3) 出版、報道等により公にされているとき(4) 個人の生命、身体または財産の保全上、もしくは各機関の業務の遂行のため緊急かつ止むを得ないと認められるとき。
４ 本学院は特定個人情報を取得する場合は、次条に示す所定の事務の範囲で、かつ番号法第９条の規定より特定された利用目的を達成するために必要な限度でのみ、直接本人から取得しなければならない。

（個人番号関係事務）
第７条の２ 本学院が行う個人番号関係事務は、次の各号に掲げる事務とする。
(1) 教職員等に係る給与所得、退職所得、雇用保険、私学共済事業および厚生年金保険の届出の事務(2) 教職員の配偶者に係る国民年金第３号被保険者の届出の事務

(3) 教職員以外の個人に係る報酬および料金等、配当および剰余金の分配、基金利息、不動産の使用料等ならびに不動産等の譲受けの対価の支払調書の作成の事務
２ 特定個人情報は、個人番号関係事務実施者のみが、その業務遂行上の必要な限りにおいて取り扱うものとする。

（情報の記録）第８条 各機関が個人情報を取得する場合には、次の各号に掲げる事項を記載した個人情報事務記録簿（以下「記録簿」という。）を作成し、保管しなければならない。
(1) 取得機関の名称(2) 取得開始年月日(3) 取得目的(4) 記録項目およびその内容の範囲(5) 取得対象者の範囲(6) 取得方法(7) 事務処理方法（コンピュータ処理の有無および外部委託の有無）(8) 委員会での審議結果から特に必要とする事項(9) その他事務処理上必要とする事項
２ 前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する個人情報については、記録簿の作成を必要としない。
(1) 法令によって作成するもの(2) 学術研究のみを目的として作成するもの(3) 試験的または暫定的に作成するもの（記録簿の届出）第９条 前条の規定に基づき作成した記録簿の写しは、委員会に届け出なければならない。記録簿を修正し、または廃棄した場合も同様とする。

（記録簿の閲覧）第 10 条 本学院の教職員、学生等が本人の個人情報に関し、記録簿の閲覧を希望する場合には、管理者は、特に支障のない限り、これを許可しなければならない。
２ 前項の閲覧は、管理者が定める所定の手続きを経たうえで行なうものとする。

第３章 個人情報の管理（適正管理）
第 11 条 各機関は、個人情報を取り扱う事務の目的を達成するため、個人情報を正確かつ最新の状態に保つよう努めなければならない。
２ 各機関は、個人情報の漏洩、毀損、改ざん、滅失の防止その他適切な安全管理を行なうために必要な組織的、人的、物理的および技術的な安全管理措置を講じなければならない。
３ 各機関は、保有する必要のなくなった個人情報については、復元不可能な方法により速やかに廃棄、または消去しなければならない。

（応募書類等の取扱い）
第 11 条の２ 対象者のうち第２条第２項第３号および第６号に掲げる者（この条で「応募者」という。）の採用等選考に使用した履歴書等の応募書類（採用または入学、入園を許可された者を除く。）は、その利用目的が達成された後は、返却、破棄または削除の措置を適切かつ確実に行わなければならない。また、応募者に対しては、あらかじめその旨を明示しなければならない。
２ 本学院は、前項の応募書類により特定個人情報を取得してはならない。

（外部への委託）
第 12 条 各機関は、個人情報を取り扱う事務の一部または全部を外部に委託するときには、受託者が個人情報の保護に関して遵守するべき事項を当該委託契約に明記しなければならない。

第４章 個人情報の利用および提供(利用および提供の制限)
第 13 条 各機関は、保有する個人情報をあらかじめ本人の同意を得ないで利用目的以外に利用し、または第三者に提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りではない。
(1) 法令に基づいて利用または提供するとき。
(2) 個人の生命、身体または財産の安全を守るため、緊急かつ止むを得ないと認められるとき。
(3) 公衆衛生の向上または学生等の健全な育成の推進のために特に必要である場合で、本人の同意を得ることが困難なとき。
(4) 出版、報道等により公にされているとき。
(5) 専ら学術研究のみを目的とするとき。
(6) 各機関の業務の遂行のために必要かつ相当の理由があると認められるとき。
２ 各機関は、前項ただし書きによって利用目的以外の利用または提供を行なうときは、本人および第三者の権利を不当に侵害することがないようにしなければならない。

第５章 個人情報の開示および訂正の請求等（開示の申請）第 14 条 本学院の教職員、学生等は、本人の個人情報の開示を、当該記録を保有する各機関の管理者に申請することができる。
２ 保護者等として学校等に届け出ている者は、自己が保護者または保証人となっている学生等の個人情報記録の開示を、当該記録を保有する各機関の管理者に申請することができる。

（開示申請の方法）
第 15 条 前条に規定する申請は、当該情報を保有する各機関の管理者に対し、申請者が申請の当人であることを証明する書類を提示するとともに、当該各機関の定める事項を記載した申請書を提出するものとする。

（開示の決定）第 16 条 各機関の管理者は、次の各号のいずれかに該当する個人情報については、その記録の一部または全部を開示しないことができる。
(1) 法令により、本人に開示しないことができると認められるとき。
(2) 個人の評価、診断、選考、指導、相談等に関する個人情報であって、開示することにより各機関の業務の適正な執行に支障が生じるおそれがあるとき。
(3) 開示申請の対象である個人情報の記録に、第三者の個人情報が含まれるとき。
(4) 開示することにより各機関の業務の適正な執行を妨げるおそれがあるとき。
２ 管理者は、開示申請書を受理した後、速やかに開示の可否を決定しなければならない。
３ 管理者は、開示の申請のあった個人情報の記録の一部または全部を、第１項の規定により開示しないことを決定したときには、開示申請者にその理由を付して通知しなければならない。
４ 管理者は、番号法第 19 条各号のいずれかに該当する場合を除いて、個人番号を第三者に開示してはならない。

（開示の方法）第 17 条 文書に記録された個人情報の開示は、当該文書の写しの交付をもって行なう。
２ コンピュータ処理用に電磁的方法等によって記録された個人情報の開示は、通常の方法によって出力したものの写しの交付をもって行なう。
３ 前二項のいずれかの方法による交付が困難である場合には、他の適切な方法による。
４ 開示に要する費用のうち一定範囲のものは、申請者の負担とする。

（訂正の請求）第 18 条 本学院の教職員、学生等は、各機関の保有する自己の個人情報の記録が事実と異なっている場合には、当該機関の管理者に対して、その訂正の請求をすることができる。
２ 前項の請求を行なう場合には、当該各機関の定める訂正請求書を当該各機関の管理者に提出することをもって行なう。

（訂正の決定）第 19 条 各機関の管理者は、訂正請求書を受理した後速やかに訂正の可否を決定し、その結果を訂正請求者に通知しなければならない。

（不服の申し立て）
第 20 条 本学院の教職員、学生等は、自己の個人情報に関する各機関の取り扱いについて不服があるときは、当該各機関に対して不服を申し立てることができる。
２ 自己の個人情報の取り扱いに関する不服の申し立ては、当該各機関の定める不服申立書を当該各機関の管理者に提出することをもって行なう。

（不服の申し立ての処理および報告）
第 21 条 各機関の管理者は、不服申立書を受理した後速やかに検討を行い、その結果を不服申し立て者に通知しなければならない。
２ 各機関の管理者は、不服申し立ての処理の結果を委員会に報告しなければならない。

第６章 雑 則（その他）
第 22 条 この規程に定めるもののほか、個人情報の取り扱いについては、個人情報保護法および番号法その他関係法令によるものとする。

（規程の改廃）第 23 条 この規程の改廃は、常任理事会の承認を得るものとする。

附 則
この規程は、平成 17 年 ４月 １日から施行する。
附 則
この規程は、平成 21 年 ４月 １日から施行する。
附 則
この規程は、平成 29 年 ４月 １日から施行する。
附 則
この規程は、平成 31 年 ４月 12 日から施行する。
附 則
この規程は、令和 元年 ９月 13 日から施行する。