八幡平市監査委員告示第６号

地方自治法第 199 条第４項の規定に基づき実施した定期監査（令和３年 11 月実施分）の結果を、同条第９項の規定により公表する。

令和３年 12 月 27 日
八幡平市監査委員

村 山

巧

八幡平市監査委員

井 上 辰 男

記

第１ 監査の執行日時、対象及び場所等
期

日

令和３年
11 月９日11 月 10 日

11 月 11 日

対象課等時

間

安代

小学

校

10：30 ～ 12：00

安代

中学

校

13：15 ～ 14：45

健康

福

祉

課

新 型 コ ロ ナ ウ イ ル ス
ワ ク チ ン 接 種 対 策 室

10：00 ～ 12：00

地域

福

祉

課

13：15 ～ 16：30

教

育総務課

9：30 ～ 12：00

学 校 給 食 セ ン タ ー

13：15 ～ 15：00

図館15：00 ～ 16：00

課

16：00 ～ 17：00

書教

育監査委員 村 山

巧

監査委員 井 上

辰 男

指導場

所

各学校

議会議事堂
理事者控室

第２ 監査執行者

第３ 監査の主眼
財務に関する事務事業の執行及び事業の管理が適切に行われているかを主眼とした。また合規性に加えて、合理性、妥当性の視点からも監査を実施した。
なお、監査の実施にあたっては、八幡平市監査基準及び当年度の監査方針に基づき監査を行った。

第４ 監査の方法
令和３年度における財務実務、事業の実施状況及び管理状況について、あらかじめ調書の提出を求めたうえで、所定の調書に基づき各所属長等から説明を聴取するとともに、併せて既に実施した例月現金出納検査の結果等を踏まえて、抽出調査の方法も併用し、関係書類を調査する監査の方法とした。
なお、各課等に事前に提出を求めた調書は次のとおりである。
（各課等）
事務事業の概要及び予算執行状況（歳入・歳出）、業務委託契約（随意契約）の状況、工事契約（随意契約）の状況、負担金・補助及び交付金の交付状況、徴収金に関する調べ（指定債権のみ）、財産管理の状況（公有財産等の管理状況・未登記状況調書（土地））、職務に関連した現金等及び団体事務局の取り扱い状況、コンプライアンスの取組状況、指摘事項等の取組状況、年間スケジュール表（各学校）
定期監査（学校）概要調書、学校取扱予算の執行状況、郵券残高等調、職務に関連した現金等の取り扱い状況、コンプライアンスの取組状況、指摘事項等の取組状況（地域福祉課）
公立保育所の状況、私立保育所の状況、学童保育クラブの状況

第５ 監査の結果
監査の結果、各課等の一部の事務処理について、以下に掲げる事項が認められたので適切な措置を講じられたい。また、監査時に見受けられた軽易な事項については、その都度、担当職員に対して改善検討を要請した。
なお、指摘事項については、改善措置を講じたのち、その内容を速やかに監査委員に報告するものとする。ただし、(１)共通に係る指摘事項については、報告を要しない。
(１) 共通

① 予算執行に係る関係課長への合議について【指摘事項】
八幡平市予算規則第 12 条において、契約の締結や補助金を交付する場合等にあっては、同規則の合議事項及び合議区分の定めるところにより、関係課長に「合議をしなければならない」旨、規定されているにもかかわらず、地方自治法施行令第 167 条の２第１項第１号以外の随意契約の一部で、総務課長への合議をせずに契約を締結している業務が複数の課等(学校給食センター、市立図書館)において見受けられた。予算の執行に当たっては、安易に前例を踏襲するのではなく、その都度、予算規則等の関係例規を確認して適時・適切に関係課長への合議を行い、規則等に定める決裁区分に則した決裁を得た
うえで、適正に予算を執行すること。
(２)

安代中学校

① 切手の保管場所について【注意事項】
郵券残高等調に記載の切手の管理方法を確認したところ、職員室内の鍵のかからない書庫に保管し使用しているとのことであった。切手は金券の一種であり、不正事案発生の未然防止の観点からも、鍵のかかる引出しなどに入れて適切に管理されたい。
(３)

健康福祉課

① 随意契約の見積開封執行者について【指摘事項】
令和３年度の八幡平市生活支援体制整備事業委託業務について、八幡平市長部局代決専決規程では、二千万円以上の施行の決定は専決することができないことを定めている。
従って、当該随意契約の予定価格は 20,955,000 円（税込み）なので見積開封は市長が行わなければならなかったものであるが、担当課長が見積開封を行っている。これは明らかに不適切である。今後においては、再発防止を徹底したうえで、関係例規に則して、適正に契約事務を執行すること。
(４)

地域福祉課

① 出産祝い金給付の遅延について【注意事項】
令和３年度の八幡平市出産祝金支給事務について、令和３年５月 12 日に受付けをした支給申請に対する支給決定通知書の日付が８月 20 日になっている。この理由を担当課では、「担当者の失念により支給決定処理が遅れてしまった」との説明であったが、結果的に申請から支給まで３か月以上の時間が経過してしまったことは、当該祝い金の趣旨に鑑みて適切ではない。今後においては、担当者のみならず、組織内における未処理案件のチェックを定期的に行うなどして、市民に迷惑を及ぼすことがないように遅滞なく適切に支出処理を行うこと。
② 保育料滞納者の折衝記録簿の作成管理について【注意事項】
保育料滞納者との折衝記録を確認したところ、住民情報システム（INSIDE）に入力し管理されているという理由で簿冊が作成・整備されていなかった。保育料滞納者の折衝記録簿は、会計規則に定める滞納整理簿と同じ位置づけの重要な書類であることから、今後においては、適切に作成して、定期的、かつ、速やかに交渉経過等を所属長に報告するとともに、所属長は適時・適切に折衝記録簿の交渉内容等を確認のうえ必要に応じて指示を出すなど、適切な滞納整理に努めること。
③ 契約条項で定める書類の取り扱いについて【注意事項】
令和３年度の子育て世帯生活支援特別給付金管理システム導入業務について、業務委
託契約書第４条には、受注者は、契約締結後速やかに「委託業務処理日程表」を作成して市に提出するものとし、市は、遅滞なくこれを審査して必要に応じて受注者と協議することとされている。しかしながら、受注者から提出された当該書類には当課の受付印が押されていないほか、課内での内部回覧も行われた形跡がない。当該書類が公文書である以上、「八幡平市文書管理規程」に則して、受付印処理等を適正に行うとともに、所属長まで回覧したうえで、条項に記載されている必要な対応を適時・適切に行われたい。
(５)

教育総務課

① 随意契約の締結根拠の未記載等について【意見又は留意事項】
令和３年度の柏台小学校危険木伐採等業務及び西根第一中学校危険木伐採業務の２件

の随意契約施行伺いについて、契約締結の根拠法令及び適用条項等、随意契約の理由が記載されていない。
「八幡平市契約規則」及び「入札事務及び契約事務の事務処理について」のガイドラインでは、額の如何にかかわらず、委託業務施行伺いに随意契約理由を付して決裁を得ることと規定されているので、当該規定に則して、適正に記載されたい。
また、起案内容に「契約規則第 18 条第２項第５号により見積書の徴収を省略」と記載しているが、実際には見積書を徴しており、不必要な記述なので、所属長を含めて、組織としてのチェック機能の強化を図り、契約事務の適正執行に努められたい。
(６)

学校給食センター① 清掃業務に係る業務完了報告書について【注意事項】
令和３年度の安代地区学校給食センター清掃業務について、委託業者から提出されている「業務完了報告書」には提出年月日が記載されていないほか、受付印が押されていないまま内部回覧が行われている。もとより、提出年月日が記載されていない報告書は公文書としては不完全であり、相手方に差し戻して提出年月日を記入してもらってから、改めて記載内容を確認したうえで受け取る必要がある。今後においては、担当者はもとより、決裁権者を含めて、組織内のチェック機能を強化して適切な業務の推進に努められたい。
②

地下タンク貯蔵所の配管修繕について【注意事項】
令和３年度の西根地区学校給食センターの地下タンク貯蔵所修繕業務について、当該業務は、令和３年５月 26 日に八幡平消防署による査察を受けた際に地下タンク貯蔵所の配管の腐食が消防関係法令に違反するとの指摘を受けて実施したものである。なお、当センターにおいては、毎年、市総務課発注の消防法に基づく地下タンク貯蔵所の定期点検が実施されているが、今回消防署から指摘のあった違反箇所については、令和２年度の定期点検を受けた際に点検した委託業者から「腐食がある」との報告を受けていたにもかかわらず、そのまま放置していたものである。定期点検報告を受けた時点で速やかに予算措置を講じて修繕を行い、可及的速やかに法令違反の状態を脱却する必要があった。今後においては、事務の適時・適切な執行に努めること。

(７)

市立図書館

① 随意契約事務書類の不備について【注意事項】
令和３年度の図書館環境整備業務について、施行伺いの際の見積書の提出依頼書に記載すべき「業務期間」が欠落している。委託業務内容は清掃作業等であり、見積相手方の業者は前年と同じ業者であったため、見積書の提出そのものには大きな支障がなかったとの説明であるが、業務期間は見積額を算定するうえで必要不可欠な項目なので、今後においては、所属長を含めて、組織としてのチェック機能の強化を図り、契約事務の適正な執行に努めること。