公益社団法人和歌山県体育協会個人情報の開示等に関する手続規程運用解説書
規程文

平成２５年１１月１５日
解説

公益社団法人和歌山県体育協会個人情報の開示等に関する規程（目的）
第１条 この規程は、公益社団法人和歌山県体育協会個人情報保護方針及び個人情報保護規程に基づき、公益社団法人和歌山県体育協会（以下「本会」という。）が保有する個人データ(以下「保有個人データ」という。)において、本人からの開示、追加・変更・削除(以下「訂正等」という。)、利用停止及び消去の求めに応ずるための手続を、適正に実施することを目的とする。
（受付手続の原則）
第２条 保有個人データの訂正等、利用停止及び消去の請求は、事前に本人より開示請求がなされ、本会が本人の個人データの保有を認めた後に受付けることを原則とする。ただし、本会から本人へ発送した資料の記載に誤りがあり、本人から訂正等を求められるなど、本会が本人の個人データを保有していることが明らかな場合は、開示の請求を経ないで直ちに訂正等、利用停止及び消去の請求を受付けることができるものとする。
（受付窓口）
第３条 開示請求等を受付ける窓口は、原則として総務係とする。
２ 前項の請求の受付にあたっては、本人から所定の様式(様式１及び様式２)による請求書の提出を求めるものとする。
３ 代理人による請求については、第５条の規定に基づき代理人資格の確認を求めるものとする。
４ 本人からの開示請求等の内容が、明らかに本会内の担当係のみで処理できる内容であり、本人及び本会の事業遂行上支障をきたすおそれのない場合に限り、当該総務担当係長の責任により、所定の様式及び第１項に掲げる受付窓口によらず対応することができるものとする。
（本人確認）※１※１：所定の様式によらず、電話・E-mail・郵便で対応する場合は、登録番号、氏名、住所、電話番号、生年月第４条 保有個人データの開示請求等があった場合は、所定の様式(様式１及び様式２)により請求者の本人日等、本人の確認の基本要件を必ず確認する。なお、この際、本人ではなく家族等関係者が本人の代理と確認を行う。なお、電話・Ｅメール等所定の様式によらない開示請求等があった場合は、本人及び本会のして請求等を行っていることが判明し、かつ、その請求内容が本会個人情報保護規程第６条第３項の情報事業遂行上支障をきたすおそれのない場合に限り、既存の保有個人データ等を利用して折り返し電話をすに該当する場合は、必ず所定の様式での対応に切換えるる等、請求者が本人であることを必ず確認するものとする。
（代理人資格の確認）【本会個人情報保護規程第６条第３項抜粋】
第５条 代理人による請求があった場合は、本人及び代理人双方について、前条の本人確認の方法により確（１）人種及び民族認を行う。
（２）思想、信条及び宗教
２ 代理人資格の確認については、以下の証明書に基づきこれを行うものとする。
（３）社会的差別の原因となる社会的身分（１）法定代理人の場合（４）犯罪に関する経歴
請求者本人との続柄の証明できる住民票その他続柄を証明できるもの（２）任意代理人の場合本人の印鑑証明書付きの請求書及び委任状（開示の方法）※２※２：個人情報保護法第２４～２８条により、開示・訂正等・利用停止・消去を行う・行わないに係わらず、本第６条 請求に基づく本会からの通知は、原則として、請求の受付日から３週間以内を目途に所定の様式（様人へ本会が決定・対応した内容を通知する義務があるため、所定の様式によらず対応した場合は注意が必式３）に基づき、郵送によりこれを行う。
要（少なくとも、住所、氏名、生年月日等は、できる限り本人へ通知する。）（訂正等・利用停止・消去）
第７条 本会から開示した保有個人データにおいて、訂正等、利用停止及び消去の請求があった場合には、【開示請求に応じなくても良い場合（法律第２５条より）】
遅滞なく必要な調査を行い、請求の受付日から３週間以内を目途に所定の様式（様式４、様式５及び様式（１）本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合６）に基づき、郵送により通知するものとする。
・暴力団や総会屋に関する情報提供など
２ 前項の請求（様式２）及び本人確認の手続については、第３条、第４条及び第５条に準ずる。
（２）当該個人情報取扱い事業者の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
３ 当該保有個人データの内容が事実と異なる場合は、速やかに訂正等を行うものとする。ただし、その請・複雑な対応を要する同一内容について繰り返し開示の求めがあった場合など求内容の指摘が正しくない場合は、訂正等を行わない。また、利用目的からみて訂正等が必要でない場合（３）他の法令に違反することとなる場合も同様とする。※３
４ 当該保有個人データを、違法に取得及び利用していた場合は、速やかに利用停止・消去を行うものとす ※３：例えば、保有個人データの内容が正しい場合で、それを削除して欲しいという本人の一方的な要求があっる。ただし、違法性がない場合は利用停止・消去を行う必要はない。※４ても、内容が正確である限り、訂正等に応じる義務はない。また、利用目的からみて訂正等が必要でない-1-

（資料等の提供）場合にも、訂正に応じる義務はない。例えば、本人の過去の所在地のように、保有個人データが過去の履
第８条 前条に基づき、本人の保有個人データの内容が事実でないという理由により、当該保有個人データ歴データに過ぎない場合は、仮に現時点のデータとしては事実に反していたとしても、そのままにしておの内容の訂正等を求められた場合において、その確認のために必要な資料の提供等を求めることができる
くことこそが履歴データとしての利用目的の達成に必要であり、訂正等を行う必要はない。
ものとする。※５（※注意！：法律により、訂正等を行う・行わないに係わらず、その決定・内容は速やかに本人に通知する（対応の記録）※６
義務があるため、所定の様式によらず対応している場合は※２を参照し対応すること）
第９条 開示請求等があった場合、窓口の担当者は所定の様式(様式７)に基づき対応の内容と経緯を取りまとめ、個人情報保護管理者の決裁を受けた後に回答書を交付するとともに、当該記録は請求書及び回答書 ※４：違法に取得及び利用とは、本人の同意のない保有個人データの目的外利用や、その不正な取得、同意がなとともに専用ファイルに綴り、当該年度中保管するものとする。ただし、本人確認のために本人又は代理い、もしくはオプトアウトを行っていない第三者提供のいずれかに該当する場合を言い、違法性がない場
人から取得した書類は、原則として取得後６カ月以内に破棄するものとする。
合は、利用停止・消去を行う必要はない。
（見直し）
なお、本人からの利用停止・消去の請求に応じる場合であっても、その対応に多額の費用を要する場合
第１０条 会長は、適切な個人情報の保護を維持するために、定期的に本規程の改廃を個人情報保護管理者や、利用停止・消去が困難な場合は、本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置を執に指示するものとする。
ることができ、利用停止・消去を行う必要はない。この措置には、例えば、当該個人データを含む印刷物がすでに大量に頌布済みの場合等に正誤表を頌布することや、金銭賠償をすることが含まれる。
（注意：法律により、利用停止・消去を行う・行わないに係わらず、その決定・内容は速やかに本人に通附 則知する義務があるため、所定の様式によらず対応している場合は、※２を参照し対応すること）
この規程は、平成１８年４月１日から施行する。
この規程は、平成２５年１１月１５日から施行する。
【オプトアウトとは】①第三者への提供を利用目的とすること、②第三者に提供される個人データの項目、③第三者への提供の手段・方法、④本人より請求がある場合には、当該本人と識別される個人データの第三者提供を停止すること、をあらかじめ本人に通知するか、又はホームページへの掲載などにより本人が容易に知り得る状態に置いておくこと。
※５：例えば、住所の訂正を要求された場合に、その確認のため本人の住民票・免許証の写し等の提供を求めること。
※６：窓口は総務係とする。

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