京都大学における G Suite for Education の運用の現況およびアンケートによる満足度調査
成田 祐生，宮部 誠人，栗川 和巳，永井 靖浩
京都大学 情報環境機構
e-office@mail2.adm.kyoto-u.ac.jp
Current status for operation of G Suite for Education and satisfaction survey at Kyoto University
Yuki Nairta, Makoto Miyabe, Kazumi Kurikawa, Yasuhiro Nagai
Institute for Information Management and Communication, Kyoto Univ.
概要
京都大学（以下「本学」という）では 2019 年に教職員用メールを Google 社の教育機関向けグループウェア「G Suite for Education（以下，「G Suite」という）」のメールサービスへと移行した．また，日々の業務を支援するツールとして，メール以外の G Suite サービスについても利用を開始した．本稿では，本学における G Suite 全般の運用とアンケート調査を実施した結果および現状の課題について述べる．
表 1 に本学における G Suite の導入およびサーはじめにビス追加の履歴を示す．本稿では，2 章で本学にお本学では教職員ポータル（グループウェア），教ける G Suite および関連システムの概要について職員用メール，基幹業務システムなどのシステム述べる．続いて，3 章でアンケートによる満足度調を学内のオンプレミス環境にて運用してきた．し査の結果と，それを受けてサービスに反映した内かしながら，運用コストの削減，信頼性・可用性容について述べる．さらに 4 章で現状の課題につの向上，BCP/DR 対策の強化を目的として，教職いて報告する．最後に 5 章で本稿のまとめと今後員用メールを筆頭として 2015 年頃より SaaS によるクラウド化を検討し始めた．
そして，2019 年にこれらを Google 社の G Suite，の展望について述べる．
表 1: G Suite の導入およびサービス追加の履歴

Cybozu 社の Garoon，kintone を組み合わせたマルチクラウド環境のシステム（以下「新システム」という）に移行した．なお，オンプレミスからクラウド化に至る移行の詳細については，別の論文[1],[2]を参照されたい．
教職員用メールには G Suite のメールサービスである Gmail を採用した．また，合わせて Googleカレンダーや Google ドライブなど，他の G Suite
サービスについても，業務を効率的かつ快適にするための支援ツールとして全学提供を開始した．
その後，新システムにおける運用が安定してきた段階で，さらなるサービスの充実を図るため，本学における G Suite の概要
本章では，本学における G Suite の概要について述べる．

利用者に対してアンケートを実施し，満足度などシステムの概要を調査した．そして，アンケートの結果を受けてG Suite および関連システムの概念図を図 1 にGoogle ToDo リストや Google Keep などの G Suite示す．本学の G Suite では，他システムと連携すサービスについても動作検証を行った上で，段階るために，いくつか独自の仕様で機能構築してい的に全学提供を開始した．

る部分がある．
まず，G Suite のユーザーアカウントの登録・更新は，Google 社が提供している GCDSに実施しているアンケートで利用要望が多くあっ（Google Cloud Directory Sync）というツールを利たものについては，動作検証を実施してから，公用して，本学の全学アカウントを管理する統合認開している．

証 LDAP サーバと連携している．
次に，Google グループは，教職員グループウ

なお，本学で利用許可している G Suite サービスの一覧を図 2 に示す．

ェア（以下，Garoon）と連携しており，ユーザーは Garoon のワークフローから 2 次グループと呼ばれる、「@mail2.adm.kyoto-u.ac.jp」というメールドメインで取得できるメーリングリストの作成・変更などの申請を行うと，Google グループ側に反映される仕組みになっている．
さらに，Google カレンダーは，セゾン情報システムズ社製の PIMSYNC を使用して，Garoonのスケジュール機能と G Suite のカレンダーを相互に連携させている．

図 2: 本学で利用許可している G Suite サービスの一覧（2020 年 9 月時点）
認証
本学の統合認証基盤は，LDAP と Shibboleth IdPを中心としたシステムとなっており，構成員が使用する情報システムの認証処理の集約とシングルサインオンを実現している．G Suite も Shibboleth
認証を採用していた．
しかしながら，2020 年 8 月に統合認証基盤に多要素認証システムのセシオス社製 Secioss

図 1: G Suite および関連システムの概念図

Access Manager Enterprise（以下，SAME という）が追加されため，G Suite の認証も合わせて基本的なポリシーと学内周知

SAME によるログイン方式に変更した．なお，

G Suite for Education には「コアサービス」・「追SAME の認証サーバは，本学のメインキャンパス加サービス」の 2 種類があり，それぞれサポートと遠隔地の関東エリアにそれぞれ構築し冗長化構範囲や利用規約が異なる．具体的な違いは以下の成とすることで，BCP/DR 対策が講じられてい通りである．

る．

（１）コアサービス
G Suite for Education の利用規約が適用され，さらに，G Suite でユーザーの不審なログインアクティビティが検出されると，アラートがメー

Google 社によるサポートが受けられる．

ルで通知されるため，その場合にはログの調査や（２）追加サービス本人確認による対応を行っている．

一般ユーザ向け Google サービスの利用規約が適用され，Google 社によるサポートは受けられない．
主な違いは上記の通りであるが，その他の詳細については，[3]を参照されたい．

BCP/DR 対策，障害対応など
G Suite は SaaS として Google 社により BCP/DR対策が講じられているため，本学において別途，バックアップを取得するなどの対策は実施していない．また，G Suite のステータスダッシュボー

これらの違いにより，基本的に追加サービスにドにリアルタイムでパフォーマンス情報が公開さついてはサポートの対象外としている．また，シれているため，障害発生時は，こちらの情報を確ステム更新時に利用許可したコアサービス以外は認しながら，必要に応じて学内に通知を行ってい基本的にデフォルトで不許可としており，不定期る．問合せ対応

3.2アンケート結果

2019 年 5 月にシステム移行を実施した前後の教職員用メールへの満足度の回答結果を図 3 に

時期は，G Suite の使い方などについて，毎日 10示す．教員・職員とも「満足」あるいは「やや満足」件を超える問い合わせがあった．しかし，現在でと回答した人が半分程度で，「普通」と回答した人は，毎日 0～3 件ほどに減っている．

も含めると 8 割程度の利用者から一定の評価を得

G Suite の管理コンソールでは，メールの送受ている．また，職員よりも教員の方がより満足し信やログインの記録などの基本的なログについてている人の割合が高くなる傾向が見られた．これは閲覧できるが，ユーザーがどのような操作をしは，異動の多い教員の方が以前に他の大学のたかという詳細までは分からない．そのため，管Google アカウントや個人の Google アカウントの理コンソールのメールログや，データの記録・検利用経験があり，すでにその便利さを知っている索・書き出しができる G Suite の管理者向けサーユーザーが多いためと思われる．

ビスである Vault を用いて調査できる範囲で対応している．
アンケートによる満足度調査
2019 年 5 月にシステム移行が完了し，問合せ件数も減少し運用が落ち着いてきた段階で，新システムについてアンケートを実施し，満足度などを調査した．本章では，アンケート結果と G
Suite 導入の効果について述べる．
3.1 アンケートの概要
実施したアンケートの概要は以下の通りである．

しかしながら，前システムとの機能面の違いから不便と感じているユーザーも少なからず見受けられ，個別の機能に対する意見や改修要望等も多数挙がった．G Suite は SaaS のサービスであるため，基本的に個別カスタマイズによる機能改修はできないが，設定変更等で改善できるものについては，今後対応を検討する．
また，回答の中には，京都大学情報環境機構のWeb サイトに公開しているマニュアルや FAQ ページを参照することですぐに解決できる内容の質問も多かったため，学内への周知や情報提供をより強化していく必要があると感じた．

・実施目的
利用満足度の調査，G Suite のサービス追加に関する要望調査・実施背景
京都大学情報環境機構では，2019 年 1 月から教職員用メール（Gmail）個別の回答として具体的に挙がったのは，以下の意見である．
Web メールが使いづらい（作成・返信画面が見づらい，再送機能がない）

教職員グループウェアとして Cybozu 社のGaroon/kintone 及び Google 社の教育機関向け



慣れないため，使いづらいGoogle サービスである G Suite for Education を導

迷惑メールの誤判定が多い

入し，業務系 IT サービスを提供している．日々To や Cc に自分が含まれた ML や自分のアドレスを入力しても自分に届かないの業務を効率的かつ快適に遂行できるツールとして，また一層のサービス充実を図るため利用者に対してアンケートを実施した．
・対象者
全教職員（派遣職員等含む）
・実施期間
2019 年 11 月 8 日（金）～12 月 6 日（金）・回答方法
Google フォーム・回答状況



特定の国（中国等）からのアクセスができない

教職員用メールについては，基本的に Web メール（ブラウザ環境）での利用を推奨しているが，旧
教 職員用メ ールであ るクオ リティア 社の Mail
Suite や他の一般的なメールソフトと比べると，機能面で異なる部分があるため慣れないという意見が多かった．この点について，教職員用メールは，本学の統合認証基盤に対応したメールソフトから

回答率: 約 12% 回答者数: 1,485 人（教員: 542

IMAP 接続で Gmail を利用することも可能なため，人, 職員: 943 人）対象: 12,396 人（教員: 5,670 人

設定マニュアルを準備してユーザーによって使い職員:6,726 人）分けられるようにしている．

迷惑メールについては，これまで本学のオンプ

Google ドライブが非常に便利

レミス環境で運用するメールサーバでスパム判定Google カレンダーが非常に便利を行っていたが，Gmail による判定に切り替わっ

使い方が良く分からない(共有設定など）たため，迷惑メールと判定されるメールの傾向が容量無制限の Google ドライブや高速な検索機変わったことにより，誤判定が増えたように感じ

能等により便利になったという意見が多かった．

るユーザーもいた．これに関しては，信頼できる一方で，利用方法が分からず，十分に使いこなせメール送信者を連絡先やフィルタに追加することていないユーザーも多い印象であった．そのたや，迷惑メールでないことを報告することによっめ，一般公開されている Google 社のヘルプて，徐々に精度が向上していくため，これらの対（https://support.google.com/）の情報とは別に，本応方法を利用マニュアルに記載した．

学の教職員グループウェアマニュアルに，ファイ中国などで利用できない件については，レンタルの共有設定など，業務の中で特に活用できそう

ル Wi-Fi や海外ローミングが可能な端末を利用すな部分を抜粋し，画面キャプチャや注意すべきポることを案内している．

イントなどをまとめて追記した．

図 4: メール以外で利用しているサービス
図 3: 教職員用メール（Gmail）に関する満足度
メール以外の G Suite コアサービス
メール以外の G Suite コアサービスで利用しているサービスの回答結果を図 4 に示す。教員・職員ともに Google カレンダーおよび Google ドライブの利用者が特に多いことが分かった．特に職員の Google カレンダー利用者が最も多くなったが，先に述べた通り，本学では Google カレンダ
ーと Garoon の予定表を連携しているため，Garoon の利用頻度の高い職員の方が利用者の割合が高くなったものと考えられる．
また，個別の回答として具体的に挙がったのは，以下の意見である．

今後新たに利用したいサービス
次に，今後新たに利用したいと思うサービスの有無と，まだ利用許可していない G Suite の 5 つのサービスについて，それぞれ利用してみたいかどうかを質問した結果を図 5 に示す．なお，5 つのサービスは，過去に個別で利用要望があったものから選定した．アンケートの中で，GoogleToDo リスト，Google Keep，Google グループ（追加サービス），Google アナリティクスについては，いずれも半数以上のユーザーが「どちらともいえない」と回答した．しかしながら，「利用したい」と回答した人の個別意見を集計し検討した
結果，2020 年 3 月にサービスを公開した．
その後，コロナウィルス感染拡大防止のため，リモートワークによる就業の機会が増えたこともあり，Google Chat/Meet についても，2020 年 4 月

便利な活用方法の紹介にサービスを公開した．

アンケートの個別意見では，「使い方がよく分また，現在，公開していないサービスの中で，からない」という意見の他に，「便利な活用方法今後新たに利用したいものとして挙がったサービを紹介した資料を準備してほしい」といった意見

スの一例は以下の通りである．

も見受けられた．



Google サイト
API共有ドライブ

そのため，今後，全教職員に配布する情報環境機構の広報誌「Info!」や Web サイトなどに適宜，G Suite の各サービスの便利な活用方法を紹 Google フォト Classroom
このうち，特に利用要望の多かった Google サ介していくことで，利用者の満足度を上げていきイトについて検証を行い，利用上の注意点をまとG Suite 導入当初，部局独自でサブドメインのメめた簡易マニュアルを作成した上で，2020 年 6ールアカウントを管理する場合については，部局月にサービスを公開した．また，API のうち，で G Suite のテナントを別途取得することを想定

Google Drive SDK API については，2020 年 8 月にしていた．実際に，いくつかの部局では独立した新たに運用開始した，身分変更などによる教職員テナントを取得して運用を行っている．しかしなの人事情報の変更を申請するための電子申請シス

がら，Google 社の方針が変更となり，G Suite Forテムで活用する予定にしていたため，検証のためEducation の取得可能なテナント数が 1 教育機関に先行して 2020 年 3 月にサービスを公開した．

おいて 1 つまでとなったため，新規にテナントをその他のサービスについては，導入検討中の段階取得することができなくなった．

である．

たい．
テナント管理同じテナント内でサブドメインを作成し，管理者アカウントを作成して部局に提供することは可能だが，その場合，同じ権限設定となるため，メインドメインの管理者とサブドメインの管理者がお互いのドメインのユーザーのデータを閲覧できてしまう．また，先に述べた通り G Suite の認証には本学の統合認証基盤を利用しているが，統合認証基盤側には、本学の全教職員に配布しているメールアドレスである「@kyoto-u.ac.jp」というメールドメインのユーザーアカウントしか存在しない
ため、G Suite の同じテナント内に部局のユーザーを「@xxx.kyoto-u.ac.jp」などのサブドメインアカウントとして追加しても，認証できないという問題がある．そのため，部局から全学メールドメインとは別途，独自でメールアカウント管理をしたいという相談があった場合は，G Suite の代替として
Microsoft365 Education などを活用して頂くよう案内している．
学生利用の検討

図 5: 今後新たに利用したいサービスの有無
現状の課題と今後の対策

本学では，教職員用メールは G Suite のGmail，学生は Microsoft365 の Exchange を利用している．しかしながら，3 章で述べたように，教本章では，G Suite を利用する上で，本学にお室や研究室などの現場で教員と生徒が共同で使えける現状の課題と今後の対応方針について述べるツールとして，Google ドライブや Classroom なる．

どのサービスの利用要望が増えており，実際に今回のアンケートの回答の中にも同様の意見がみらの G Suite の使い方に関する問合せの件数も減っれた．てきたため，新システムが徐々に定着しているも一方で，教職員と学生を同一テナントで一元管のと考えられる。

理する場合，ドライブの URL 共有やカレンダー

ただし，今回のアンケートでは「普通」や「ど共有設定で意図せず教職員限定の情報が閲覧できちらともいえない」という選択肢を選ぶ人が多くてしまうなどといった問題点もある．そのため，なる傾向があったため，次回以降のアンケートで別テナントにしてテナント間の信頼関係を結ぶは選択肢を細分化するなど工夫したい．

（ホワイトリストに登録する）方法が望ましい

また、学生と教員間など、特定のプロジェクトが，G Suite for Education では新規テナント追加がで共同作業するメンバー間での情報共有をより便許可されないため，有料の G Suite for Education

利にしていくことは今後の課題である。

Enterprise を利用することを視野に入れるなど検討中である．

今後も不定期にアンケートを実施するなどしてユーザーの意見や満足度を測りながら，サービス共有ドライブを拡充していくことによって，利用者にとってよGoogle ドライブには，マイドライブと共有ドり一層便利なシステムになるようにしていきた

ライブの 2 つの機能が存在し，それぞれ別々に利用許可の設定ができる．共有ドライブを全学に公

い．
参考文献

開した場合，管理や棚卸しが困難になることが懸[1]戸田 庸介，宮部 誠人，高岸 岳，朝尾 祐

念されるため，現状，本学のテナントでは，仁，澤田 浩文，岡田 悦子，栗川 和巳，古村 隆

Google ドライブのうちマイドライブのみを利用

明，永井 靖浩，マルチクラウドを活用したグル

許可しており，共有ドライブについては許可してープウェア環境の構築―クラウド連携の要となるいない．

サブシステムの要件定義，設計，結合テスト―，今後，Garoon から 2 次グループ単位で利用申

AXIES 年次大会，2019.

請を受け付けると，2 次グループのメンバーで共[2] 宮部 誠人，戸田 庸介，南部 博明，岡田 悦

有できるドライブが自動生成されるような仕組み子, 栗川 和巳，針木 剛, 赤坂 浩一, 永井 靖を検討している．

浩, 京都大学教職員用メール SaaS 移行の経緯，

G Suite の仕様変更や新サービス追加

移行プロセスの詳細，現状の運用と課題，AXIESG Suite は SaaS のサービスであるため，不定期

年次大会，2019.に各サービスの仕様が変更になる．そのため，事[3]G Suite 管理者ヘルプ―G Suite for

前に Google 社からアナウンスがあった時点で内Education のコアサービスと追加サービス,容を確認し，必要に応じて学内への通知を行ってGoogle, 入手先いる．

https://support.google.com/a/answer/6356441?

また，ユーザーに新機能をリリースするタイミ

hl=ja（参照 2020-09-04）

ング（詳細は[4]を参照されたい）について，本学[4] G Suite 管理者ヘルプ―ユーザーに新機能をでは組織での受け入れ準備が整ってから機能をリリリースするタイミングを選択する, Google, 入リースすることができる「計画的リリース方式」

手先を選択している．しかしながら，サービス自体がhttps://support.google.com/a/answer/172177?h

新たに追加される際には，デフォルト利用許可（公l=ja（参照 2020-09-04）開）の状態で追加されてしまうため，リリース後のタイミングで，管理者側で利用不可に切り替えている．

まとめ
アンケートの結果から、教員・職員ともに利用者からの一定の評価を得られ、G Suite の導入効果は十分にあったといえる。また、ユーザーから