自治会長
コミュニティハンドブック～安心して暮らせる地域づくり～（令和６年度版）

磐田市

磐田市自治会連合会
磐田市 自治市民部 自治デザイン課

目 次
はじめに ................................................................................................................................................. 1
自治会の役割 ....................................................................................................................................... 2
自治会とは ................................................................................................................................................................... 2
具体的な活動 .............................................................................................................................................................. 2

自治会運営について ......................................................................................................................... 4
運営方法 ........................................................................................................................................................................ 4
心構え............................................................................................................................................................................. 6

自治会Ｑ＆Ａ ....................................................................................................................................... 9磐田市自治会連合会 ......................................................................................................................14
組織図......................................................................................................................................................................... 14
磐田市自治会連合会............................................................................................................................................ 14
磐田市自治会連合会各支部 ............................................................................................................................. 15
地区自治会 ............................................................................................................................................................... 15

交流センター ....................................................................................................................................16
交流センターって何？ ....................................................................................................................................... 16
交流センターはどんなことをするところなの？ ................................................................................. 16
どうやって利用するの？ .................................................................................................................................. 16
交流センター一覧 ................................................................................................................................................ 17

地域づくり協議会 ...........................................................................................................................18
設立の経緯 ............................................................................................................................................................... 18
設立の目的 ............................................................................................................................................................... 18
今後の道筋 ............................................................................................................................................................... 19

地域づくり応援一括交付金（一括交付金） ......................................................................20
一括交付金って何？............................................................................................................................................ 20
交付の趣旨 ............................................................................................................................................................... 20
特徴......................................................................................................................................................................... 20

効

果......................................................................................................................................................................... 20

磐田市内の地域づくり協議会一覧 .............................................................................................................. 21

自治会活動に関係する市担当課一覧 .....................................................................................22「やさしい日本語」を使いましょう ～外国人と共生のために～ .......................24
女性の意見も取り入れた地域活動を進めよう! ................................................................25
資料集 ...................................................................................................................................................26

はじめに自治会長コミュニティハンドブックは、日ごろ、自治会・地区で活動されている自治会長さんをはじめとする皆さんに、その一助として活用していただくた
め、磐田市自治会連合会と磐田市が共同で作成しました。
自治会活動で困った場合はひとりで抱え込まずに、自治会の役員同士や地区長、地域の交流センター職員、市の職員に気軽に相談してください。

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自治会の役割
自治会とは自治会とは、子どもからお年寄りまで安心して暮らせる地域にすることを目的として、一定の区域に住む住民相互により結成された任意団体です。
たとえば、防犯・防災・交通安全などの活動は、一人ひとりの力で実施することは難しく、地域全体で取り組むことによって、より効果的にまた効率的に実施することができます。また、そのような活動をとおして、顔の見える関係ができ、日頃から隣近所同士の声かけや助け合いなどで安心した生活を送ることができます。
地域の課題を地域自ら取り組んでいくことが、明るく住みやすい地域づくりにつながります。災害発生時などいざというときにも、その力が発揮されることとなります。

具体的な活動
① 自治会・地域で抱える地域課題の解決■地域課題のとりまとめや行政への要望■顔の見える関係づくり② 回覧板の回付■「広報いわた」や市からのお知らせ、その他暮らしに必要な情報紙等を配布・回覧③ 住環境の維持管理■排水路の清掃や河川・道路・公園などの草刈り■ごみ集積所の設置や維持管理■道路や排水路の補修が必要な箇所のとりまとめと要望書の提出

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④ 防犯・交通安全活動■不審者情報の周知や見守り活動、防犯パトロール、交通安全キャンペーン
■防犯灯の設置や維持管理■各種啓発活動や危険箇所の把握と対策⑤ 自主防災活動■防災訓練の実施及び各種啓発活動■防災倉庫の維持管理■避難行動要支援者の把握と支援⑥ 地域の親睦を深める活動■お祭りや体育祭、各種スポーツ活動、レクリエーション活動を実施⑦ 集会所などの維持管理■公会堂など集会所の維持管理、自治会掲示板の維持管理⑧ 福利厚生■慶弔費、集会所などで行う通夜や葬式などの手伝い⑨ その他■各種委員や選挙立会い人などの人選・推薦■国勢調査などの各種調査への協力■民生委員等との連携■社会福祉活動（敬老会、赤い羽根共同募金など）の実施・協力■居住者の把握、見守り、見回り■地域のまちづくり活動や行政への協力
自治会の果たす役割は大きく、その活動を地域住民に知ってもらう活動も必要です。一方で少子高齢化やライフスタイルが多様化する中、役員のなり手がな
い、不足していることは多くの自治会の課題となっています。
自治会長等の特定の役員の負担を軽減するとともに、今の時代に理解される
自治会運営・活動をすることが自治会に求められています。誰もが安心して暮らせる地域を目指して、自治会がどうあるべきか考えるときがきています。

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自治会運営について
運営方法① ルール（規約）を決めよう
ルールを明文化しておくことで、新しく加入する人に自治会のことを分かりやすく説明することができ、役員も明確なルールに基づいて安心して活動ができます。
規約や会則を決めるには、会員の総意で、自治会の方針を決定する「総会」を開き、よく話し合ったうえで制定しましょう。
規約の一般例は、２２ページを参考にしてください。
② 自治会の役員
課題は、自治会長や一部の役員で抱え込まず、皆さんで話し合って解決しま
しょう。役割分担することで効率的な運営につながり、役員一人ひとりの負担が軽減され、次の役員も探しやすくなるでしょう。
また、さまざまな意見を取り入れて運営していくことが望ましいことから、女性役員の登用についても検討しましょう。
自治会の役員は、主に次のような役職があります。
会

長 自治会の代表者で、全体の責任者です。

副会長 会長の業務を補佐し、会長にもしものことがあったときに会長の代理になります。会長の仕事を全般的に補佐します。
会

計 自治会の収支管理、予算執行などを行います。

監

事 会計及び資産の状況や役員の業務執行の状況を監査します。

自主防災会長 地域防災の要である自主防災組織「自主防災会」を統括する代表で、防災活動に特化した業務を行います。
その他の役員 相談役、理事、組（班）長などそれぞれの自治会によって定められています。

4③ 役員の決め方
役員の決め方は、順番で役員がまわってくる輪番制や自薦、推薦などの候補者への投票制によるものがあります。
最近は、役員の業務の負担が多いな
どの理由で役員のなり手不足が課題となっています。全てを一人でやろうとせず、地域の皆さんで協力し役割分担
して取り組みましょう。
また、運営が円滑に進むよう副会長
が次期会長になる、任期を複数年化す
るなど継続的な活動ができる体制づくりについて検討してみてください。
④ 会議の種類総 会
会員の意思決定や最高決定機関で、年１回以上開催されます。総会では役員の選出、事業報告、計画、予算、決算などが審議されます。必要に応じて臨時総会が開催されることもあります。通常は会長によって召集されますが、監事や一定数以上の会員からの請求により開催されることもあります。
役員会・組（班）長会
総会に付議すべき事項、総会で議決した内容の執行に関する事項、その他総会の議決を必要としない会務の執行についての審議や、運営に係る連絡調整などを目的に開催されます。
⑤ 会員名簿の取り扱い
自治会会員名簿は、住民の皆様からお預かりしている大切な個人情報です。
適正かつ慎重な取扱いが求められます。個人情報保護法が改正され、平成２９
年５月３０日から、自治会もこの法律の対象になったため、適正に管理していく必要があります。詳細は、2７ページを参考にしてください。
会員名簿の様式は、自治会連合会事務局（自治デザイン課）で配布しています。ご利用の場合はお申し付けください。

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⑥ 自治会間の連携について
自治会ごとに世帯数や区域、地域性などが異なりますので、すべての自治会がまったく同じような活動をしていくことは困難です。
構成世帯数が少ない自治会と隣接している自治会とが協力関係を結び、事業の共同化、選出委員の合同選出などを検討することも考えられます。

心構え①

相手の立場や考え方を尊重した自治会運営
自治会はさまざまな人からなる組織です。ライフスタイルや地域課題が多様化する中で、様々な視点から意見を取り入れて柔軟に対応する力が求められます。男女がともに持てる力を発揮し、持続可能な自治会運営のため、女性や外国人、障がい者など様々な立場の方を積極的に取り込んでいきましょう。
また、高齢者の独居世帯や体調を崩している、土日勤務などにより自治会活動に参加しにくい方もいます。「それはもう決定事項だ」「昔からそうだった」
等、今までの慣習に囚われることなく、会員の皆さんで十分に話し合い、お互いを理解し合おうとすることが大切です。
②

弾力的で持続可能な自治会運営
前例踏襲の考え方ではなく、例え古くから行ってきた活動であっても、本当に地域にとって必要なのかを見直し、場合によっては会議等の回数を減らす、新しい方法に変える、思い切ってやめるなど、改めて一つひとつの活動について見直していくという視点を持つことが大切です。
③

お金の管理
自治会費や市からの交付金は公的なお金です。公的なお金であるという認識を持って、正しく取り扱いましょう。決算の際には監事など第三者の監査を受ける
ようにしましょう。

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会費など自治会のお金がどのように使われているのか、自治会はどんな活動をしているのかを説明できるようにしておきましょう。
④

理解される自治会運営「説明力がカギ」
自治会が円滑で効率的な運営を行うためには、より多くの構成員の確保が重要です。いざというときに頼りになるのは近くに住む地域の皆さんです。
ぜひ、自治会への積極的な参加を促しましょう。
自治会に加入しない・活動へ参加しない理由は、役員を押し付けられるイ
メージを持つ人もいれば、面倒な人付き合いを嫌う人もいます。また、時間がない、自治会が何をしているか分からないから会費を払いたくない、自治会は必要ないと考えている人もいます。このような場合、自治会の目的や活動内容をきちんと伝えたり、お金をどんなことに使っているのかを分かりやすく説明したりして、自治会活動への理解を深めてもらいましょう。
自治会連合会では自治会加入促進のため啓発パンフレットやチラシを作成・配布しています。必要な自治会は自治会連合会事務局（自治デザイン課
TEL0538-37-4811）へお問合せください。

自治会未加入者や自治会退会者の対応について
磐田市内の自治会への加入率は約 80％程度ですが、世帯分離世帯等を除くと、実際の加入率はもう少し高いことが予想されます。
一方で、自治会の未加入者や退会者の相談も増えています。市役所（連合会事務局）へ相談に来る方の自治会に入らない理由・抜けたい理由の多くは、次のとおりです。
◇輪番制の役が回ってくるが、介護や家族あるいは自分の病気のため自治会活動ができない◇サービス業で土日は休めないが、出不足金を支払わなければならない◇宗教上、地区祭典に協力（寄附）、参加できないが半ば強制される◇自治会費を払って自治会に入るメリットが分からない
70 歳を超えて働いている方が増えるなど、生活様式の変化の中で、自治会もこれまでのやり方を見直す必要がでてきています。
未加入者や退会者であっても、交通安全の見守りや防犯パトロール、防犯灯などの恩恵を受けています。同じ地域に住む人たちが、日常的に助け合う
ことの大切さを丁寧に説明し、ごみ捨てや広報紙の回覧など日常的な活動を通して、まずは顔の見える関係づくりからはじめて、自治会の活動を理解していただき、加入してもらえるような対応を目指してください。

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日頃から隣近所の付き合いが重要
平成 26 年 11 月 22 日、最大震度６弱の長野県北部地震が発生しました。
全壊家屋５０棟、半壊家屋９１棟、負傷者４６名の被害がありましたが、地域住民の助け合いによる救助活動の取り組みにより、倒壊家屋の下敷きとなった方がいたものの犠牲者を出すことをありませんでした。
発災直後、白馬村神城堀内地区では、区長をはじめ地域住民や消防団の方が協力し合い、消防などの活動を待たずに、地域内を巡回するとともに、それぞれが倒壊家屋の下敷きとなった救助活動や高齢者などの避難支援などを行っていました。
この災害では、地域住民が協力し、救助活動を行い一人の死者も出ませんでした。区長の話では、このような救助活動が行えたポイントは次のことでした。
① 日頃から地域の方とのコミュニケーションを図り、地区の方を思いやる気持
ちを持っていること（挨拶などを通じた小さなことの積み重ね、親戚のような気持ちであること）② 日頃から地域で四季の行事や活動などを通じて協力し合う関係を持っていること（まつりや野球大会などのイベントを通じながら協力や顔見知りとなる関係をさまざまな場で構築）③ 消防団などの活動や地域での取り組みの中で日頃から防災に対する意識を持つこと（消防団を退団後も、壮年者の方が器材の使用方法を熟知）④ リーダー一人だけでなく、それを支える人たちが責任を持ち協力する関係を築いている。
（地区の方がなんらかの活動に参加し、責任を持って活動すること）地域には、一人暮らしや寝たきりの高齢者、身体が不自由な方など、さまざまな不安を抱えて生活している方がいます。日頃から、隣近所同士の声掛けや助け合いなどで、不安が和らぎ安心した生活をおくることができます。いざというときにその力が発揮されるでしょう。

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自治会Ｑ＆Ａ
こちらのページでは、自治会長の皆さんから、多く寄せられる疑問や相談について掲載しています。

Ｑ１

防犯灯が切れているけど、どうしたらいいの？

Ａ１

防犯灯は自治会で設置しているものと市で設置しているものがあります。

自治会で設置している防犯灯の玉切れなどの修繕は、防犯灯維持管理事業費補助金の対象となりますので、自治デザイン課にお問合せください。
また、市が設置しているものは、市が修繕しますので、自治デザイン課までご連絡ください。

Ｑ２ 募金の取り扱いについて教えてください。
Ａ２ 募金に応じるかどうかは各個人の思想・心情に大きく左右されるものであり、自治会員の任意の態度、決定を十分に尊重すべきとし、支払を事実上強制するような場合には、思想及び良心の自由（憲法第１９条）を侵害する
おそれがあるといった判例が出ています。募金を呼びかける際は、募金の趣旨を十分に伝え、何のための募金なのか相手に理解してもらうことを心がけましょう。また、募金袋を活用して募金を呼びかけるなど、強制的ではな
い集金方法で行いましょう。

Ｑ３
Ａ３

自治会と宗教の関わり方について教えてください。
自治会が特定の宗教活動をすることは、好ましいものではありません。地域の神社の祭礼や神社の維持・修繕費用の寄附、宗教行事への参加等を自治会が割り当てることは、各個人の信教の自由を侵すことにもなりかねません。しかし、地域のお祭りは、伝統行事として歴史的文化的な価値を持っており、お祭りを通して地域の歴史を学び、親睦を深めていることも事実であり、地域の文化継承の面を持っています。宗教的な行事の部分を自治会の行事から切り離しつつ、お祭りを維持していくことが必要です。また、自治会
会計から神社の祭礼に寄附したり、祭礼の会計が自治会会計の中に組み込まれていたりすることは、自治会行事と宗教行事とを混同することになり、好ましいことではありません。

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Ｑ４

認可地縁団体ってなに？

Ａ４

認可地縁団体とは、市の認可を受けて法人格を取得した自治会のことを言います。令和３年の法律改正により、自治会は、不動産等を保有する予定の有無に関わらず、認可が可能になりました。法人格を取得すると、自治会名義で不動産登記を行うことができたり、印鑑登録ができたりします。一方
で、法律の範囲内において義務や制限を受けることがあります。法人格を取得するには、申請が必要です。詳しくは、自治デザイン課までお問い合わせ
ください。

Ｑ５

自治会活動に参加しない会員に対して、出不足金をとってもいいの？

Ａ５

本来、自治会活動は自主的に参加するものですが、自治会活動に参加しない会員に対して出不足金をとっている自治会もあるようです。組織や運営のルールは、自治会内で決めるものですが、本来、出不足金は自治会活動の参加を促す趣旨で作ったルールであることが多いでしょう。一律な対応ではなく、活動に参加できない理由の内容（病気、けが、勤務など）によっては、出不足金を免除するなど柔軟に対応していくことが望ましいでしょう。

Ｑ６ 自治会から脱会したいと相談がありました。どうしたらいいでしょうか。
Ａ６ 自治会は地域の人たちで構成する任意の団体であり、自治会への加入は強制されるものではありません。退会に対するいやがらせなどは自由意志に対する不当な干渉として、トラブルの原因になります。自治会活動を説明するとともに、退会したい理由を聞くなど話し合いを重ねることが大切です。
また、例えば、自治会から退会すると言った人に、「自治会管理のごみ集積所を使用させない」と言った場合、退会させないように脅迫したと言われ、法律に抵触する恐れがありますのでやめましょう。ごみ集積所の管理費相当の負担金をいただくのもひとつの方法です。

Ｑ７
Ａ７

ごみ集積所を適切に管理するために何かよい対策はありますか？
ごみ集積所の管理について、自治会等で啓発看板の活用を検討されている場合、市ホームページから印刷してご利用いただくことができます。
ごみ集積所の啓発看板

10自治会から依頼があれば、ごみ対策課にてラミネート加工（A4 又は A3
版）します。事前に連絡してから、ごみ対策課までお越しください。
また、ごみ対策課では、小屋やボックス等のごみ集積所を対象に「ダイヤル式かぎ」を必要に応じて配布していますので、利用者間で番号を共有して活用してください。

Ｑ８

ごみ集積所に無記名で残されたごみ袋があるのですが、開封して誰が出したか調べなければいけませんか？
Ａ８

残されたごみ袋の開封は絶対にやめてください。令和５年度から無記名等の場合は、ごみ収集業者が「ごみ対策課連絡済○月○日」シールを貼ってごみ対策課に連絡し、ごみ対策課職員が回収して本人に直接指導します。
なお、記名がある場合は、これまで通り本人に返却し、適正な分別をお願
いします。

Ｑ９

ストーカー被害の恐れのある方から、ごみ袋への記名が心配だと相談がありました。何か方法はありますか？
Ａ９ 事情があり記名が難しい場合は、ごみ対策課に相談するよう案内してください。市に申請することで「記号」を割り当てる手続き方法を案内します。

Ｑ10 大規模災害が発生した場合、大量の災害廃棄物をどこへ出せばよいですか？
Ａ10 大規模な地震や水害などが発生した場合、壊れた家具、家電、がれき類
や、浸水した畳、布団などの災害廃棄物が大量に出ます。
そのような時、通常のごみ集積所とは違う場所に市が「仮置場」を設置する場合があります。市ホームページ等でお知らせしますので、必ず分別して持ち込んでください。
なお、生活ごみ、災害に無関係なごみ、産業廃棄物は搬入できません。

令和４年台風 15 号での「仮置場」の様子

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Ｑ11

大量の災害廃棄物を「仮置場」まで運べない場合はどうすればよいですか？

Ａ11 災害廃棄物を分別して地域の広場等にまとめた場合や、高齢等により仮置場に運べない住民がトラックで横づけできる場所に分別して出した場合は、市で順次回収しますので、ごみ対策課に連絡してください。
大規模災害が発生した場合に備え、地域で災害廃棄物を一時的に出せる場所
や出し方等をあらかじめ話し合っておくこともご検討ください。
■分別の例
１ 可燃ごみ（木製家具、布団、ソファ、マットレス、プラスチック製品）
２ 金物・小型家電
３ 有害ごみ（電池、蛍光管）
４ 埋立ごみ（ガラス、陶器、瓦、ブロックくず）
５ リサイクル家電（テレビ、冷蔵庫・冷凍庫、洗濯機・衣類乾燥機、エアコン）
６ 畳、木くず地域の広場に分別して出された災害廃棄物の例

Ｑ12 自治会長として手当をもらっていますが、確定申告は必要ですか
Ａ12 報酬という名目でもらっている場合、確定申告の対象となり、源泉徴収等の事務も必要です。ただし、手当が費用弁償の積み重ねである場合は、この限りではありません。また、自治会長手当の中に、交際費や慶弔費などを含めて支給されている場合は、手当とは科目を分けていただくことも一つの方法です。詳しくは自治デザイン課へお問合せください。
Q13 インボイス制度が始まりましたが、自治会が何かする必要はありますか？
A13 自治会が売り手となって相手に請求書を発行する必要がない場合は、登録は不要です。ご自分の自治会が請求書を発行する必要があるかどうかの判断がつかない場合は、自治デザイン課までご相談ください。

磐田市自治会連合会
組織図
会長１名
（専従職）

副会長５名

会計監事２名（うち１名会計兼務）

理事29名
総務部

防災部

住民安全部

磐田支部
支 部 長

福田支部

磐 田 支部

13名

福 田 支部

5名

竜 洋 支部

3名

豊 田 支部

5名

豊 岡 支部

3名

竜洋支部

１名

支 部 長

１名

支 部 長

副 支 部長兼 地 区長

２名

副支 部長
兼地 区長

１名

副 支 部長兼 地 区長

地 区 長

11名

地 区 長

４名

自 治 会 長 １４１名

自治 会長

４５名

自 治 会長

豊田支部

豊岡支部

１名

支 部 長

１名

支 部 長

１名

３名

副 支部長
兼 地区長

２名

副 支 部長兼 地 区長

３名

地 区 長

３名

自 治会長

4６名

自 治 会長２９名

３９名

磐田市自治会連合会
磐田市内３０0 自治会の連合組織です。安全・安心な住みよいまちづくりの取組みを推進するため、自治会活動の推進や防犯・交通安全・防災に係る各種事業の実施、自治会と行政の連絡調整役として、各自治会からの意見を代表して行政へ要望したり、一方で行政の考え方や情報を各自治会へ伝えたりする活動をしています。
主な活動は以下のとおりです。
・単位自治会が抱える課題に対する協議・市で設置されている各種委員会、審議会等への参画
・防犯強化月間、交通安全街頭キャンペーン、環境美化活動の推進
・地域での安全安心活動に対する情報提供や支援
・各種研修会の企画、実施
・警察や防犯協会等関係機関が行う事業との連携、協力

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・家庭防災の日などにより「自助」の意識啓発を推進
・地域づくり協議会の組織運営への主体的取組み
・各種募金への協力
上記以外にも様々な活動を実施しています。
活動実績の詳細は、自治会連合会事務局（自治デザイン課）へお問い合わせい
ただくか、自治会連合会ホームページ（www.iwatashi-jichikai.jp）をご覧ください。

磐田市自治会連合会各支部
平成 17 年の５市町村による合併の構成市町村を単位とした連合自治会です。
磐田市自治会連合会に属し、連携しながら活動しています。磐田市自治会連合会との橋渡し的役割や地区間の連絡調整役を担っています。地区自治会活動の牽引役として、地域の特性にあった活動をしています。

地区自治会
小学校区や昭和初期の旧村などを単位として、複数の単位自治会により組織されています。単位自治会では対処困難な課題解決や広域的に行う方が効率的な事業に取り組むとともに、単位自治会相互の連絡調整を行っています。地区には地区長が選任されていて、地区自治会の運営や地区・単位自治会と行政との橋渡し役を担うとともに、自治会連合会の役員として運営にも参加しています。自治会内で対処困難な課題は、気軽に地区長に相談してくだい。

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交流センター
交流センターって何？
平成 27 年 4 月から地域活動の拠点施設としてオープンしました。住民の方に広く開かれた施設で、地域と密接に関係しています。ぜひ交流センターを活用してください。

交流センターはどんなことをするところなの？
■地域活動拠点施設としての交流センター
・地域への会議室などの施設の減免貸し出し・印刷機の減免使用（用紙は持参）
・地域活動や学校行事、講座のお知らせなどの「センター便り」の発行■生涯学習の推進を担う交流センター
・趣味的な講座から役員研修や地域づくり講座まで、人材育成に繋がる講座の実施
・サークルや団体への施設の一般貸し出し■地域づくり活動支援を行う交流センター
・センター長は地域づくり協議会の事務局長を担い、運営のサポートを担う
・地域づくり協議会や自治会などの申請書類や会議資料などの作成支援・センター利用者や受講者などを中心に地域活動協力者の募集・登録■行政の身近な窓口としての交流センター
・自治会に関する各種補助金申請書類の受付窓口
・保健師が地域に出向き健康相談業務などを行う「まちの保健室」を実施
・困りごとなどの簡単な相談対応や行政へ繋げる役割

どうやって利用するの？
令和６年２月からインターネットを利用した「磐田市公共施設予約システム」による予約受付が始まりました。利用登録後、利用可能になります。
また、引き続き各交流センターの窓口で受付けもいたします。ご不明な点は、
お近くの各交流センターにお問い合わせください。

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交流センター一覧
名

称

住

所

電話番号

FAX番号

岩田交流センター

匂坂上６１５－１

３８－０１８１

３８－２６１２

大藤交流センター

大久保２７９－２

３８－０３７１

３８－２３６６

向笠交流センター

向笠竹之内３７２－１

３８－０２１６

３８－３０３１

田原交流センター

三ケ野１０４５－３

３５－４２６９

３５－６９１６

御厨交流センター

鎌田１８７６３２－３０５０

３２－００５７南御厨交流センター

東新屋６１３

３５－０９８２

３５－６１０２

西貝交流センター

西貝塚１３７７－５

南交流センター下岡田１４２－１

３２－９６２３

３２－５１５６

長野交流センター

小島３７４

３２－５４２１

３２－８０２２

見付交流センター

見付２３８５－１０

３２－０３２２

３２－４７１２

中泉交流センター

中泉２４０４－１

３５－３３５６

３５－６４１５

福田中央交流センター

福田１５８７－１

５８－１１１１

５８－１１１０

福田南交流センター

福田５４８９－２

５５－３１２３

５５－２９８８

豊浜交流センター

豊浜２９２１－１

３０－６６２８

３０－６６２７

竜洋交流センター

岡７８３－１

６６－９１０３

６６－８８０１

富岡交流センター

加茂３

３４－４７３５

３４－２１１５

池田交流センター

池田４０７－１

３４－４７３７

３４－６３５３

井通交流センター

弥藤太島５００－１

３３－１３５０

３３－１２８７

青城交流センター

立野１５６

３５－９３１１

３５－３４２５豊田東交流センター

高見丘９９－１

８６－３８１１

３３－８２２８豊岡中央交流センター

壱貫地７６－５（０５３９）
６２－９１３０（０５３９）
６２－９１５５豊岡東交流センター

敷地１１８７－３（０５３９）
６２－６６６９（０５３９）
６２－３４２６

ふれあい交流センター

国府台４９３－１

３２－５０２８

３４－２６１３17

３２－４８５３

地域づくり協議会
設立の経緯■行政は公平・公正の原則確保の観点から、一律・画一的な施策の展開を基本としてきましたが、地域に合わせた柔軟な対応が必要となってきました。
■合併してエリアが拡大したことや社会情勢の変化により、地域ごとに課題が多種多様となり、行政の一律の施策が困難になってきました。
人口減少

少子高齢化

核家族・家族構成の変化

高齢者世帯や共働き世帯の増加
個人価値観の多様化

定年後の就労延長

隣近所の連帯意識の希薄化■過去様々な団体が設立し、自治会長が必ず参加を求められていたことから、自治会運営業
務以外の役割が増加。結果、自治会長はじめ役員の担い手不足に繋がり、会議の出席や兼務の削減など、負担軽減が必要となってきました。

設立の目的■地域活動の企画と運営
広域的な地域行事及び事業の実施、一括交付金の有効活用■自治会長の負担軽減
全て把握の時代から役割分担の時代へ、総会や会議回数の見直し■地域活動の効率的・効果的運営
地区活動や団体活動の事業や予算の見える化、事業や予算の集約・整理《地域で行われている事業例》
文化祭 交流センターまつり 納涼祭
登下校見守り 防災活動 美化活動

敬老会

運動会

青少年健全育成活動

防犯活動

交通安全活動

子ども会活動高齢者サロン 健康維持活動■地域活動参加者の協力体制構築
役員経験者、ｾﾝﾀｰ利用者、ﾎﾞﾗﾝﾃｨｱ活動者、女性、若者等の社会活動参加希望者の活用《参考》
地域・単位自治会等から選ばれている役員（行政選出・地域選出問わず）
自治会長 自主防災会長 防犯委員 交通安全委員 青少年健全育成委員 福祉委員
保健委員 環境美化指導員 子ども会役員 女性防火クラブ委員 民生・児童委員
主任児童委員 保護司 地域安全推進委員 少年警察共助員 環境委員 体育委員
シニアクラブ委員 祭典委員 氏子総代など

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今後の道筋期

地域づくり協議会組織（各種団体との連携）の設立
部会（類似活動団体の枠組み）の調整・設立
地域で行われている活動の全ての把握
活動に伴う予算の把握

期

似たような活動の整理や統合
今の活動における予算配分の見直し
センター講座を活用した役員研修や人材育成
お手伝いをしてくれる人材集め（ﾎﾞﾗﾝﾃｨｱ人材バンク）

成熟期

地域課題の把握（中学生以上全住民アンケートなど）
課題解決に向けた関係部門との調整・計画の策定
課題に応じた予算配分、自主財源の確保
課題解決に向けた事業の実施

初

中

19

地域づくり応援一括交付金（一括交付金）
一括交付金って何？
市から地域づくり協議会の運営や活動を実施するための必要な経費に交付するものです。

交付の趣旨
自分の住んでいるまちや地域を住みやすくする課題の解決や地域の文化、自然環境を生かす事業など様々な地域活動を実施するのに必要な経費の一部を交付するものです。

特 徴■実施事業の指定はされているものの、補助率や金額の指定がされておらず、地域づくり協
議会の創意工夫により予算配分が可能です。
■適正であると認められれば、翌年度以降への積み立てが可能です。
■活動を実施した上で、年度末に余剰となったお金は、適正であると認められれば翌年度へ繰り越しが可能です。

効 果■交付手続きを通じて地域のお金の流れを「見える化」し、団体間や地区自治会等との負担金や補助金の行き来を整理します。
■各種団体の会計を一本化し、総会も一つに集約し、役員の負担軽減を図
ります。

《参 考》
令和５年度一括交付金対象事業■防犯・交通安全事業■防災対策事業■子育て応援・子ども若者健全育成事業■高齢者福祉事業（※該当する地域のみ移動支援事業）■地域づくり推進事業費補助金分（※該当する地域のみ）■中学生以上全住民アンケート事業費分（※該当する地域のみ）■移動支援事業（※該当する地域のみ）

20

磐田市内の地域づくり協議会一覧
名

称

活動拠点

地

岩田地域づくり協議会

岩田交流センター

岩田地区

岩田小学校区

大藤地域づくり協議会

大藤交流センター

大藤地区

大藤小学校区

向笠地域づくり協議会

向笠交流センター

向笠地区

向笠小学校区

田原地域づくり協議会

田原交流センター

田原地区

田原小学校区

御厨地域づくり協議会

御厨交流センター

御厨地区

東部小学校区

南御厨地域づくり協議会

南御厨交流センター

南御厨地区

東部小学校区

西貝地域づくり協議会

西貝交流センター

西貝地区

東部小学校区

南地区地域づくり協議会

南交流センター

天竜地区、於保地区

磐田南小学校区

長野地域づくり協議会

長野交流センター

長野地区

長野小学校区

見付地区地域づくり協議会

見付交流センター

見付地区

磐田北小学校区、
富士見小学校区

今之浦地区まちづくり協議会

今之浦記念館

今之浦地区

中部小学校区、
磐田北小学校区

中泉地区地域づくり協議会

中泉交流センター

中泉地区

中部小学校区、
磐田西小学校区

豊浜地域づくり協議会

豊浜交流センター

豊浜地区

豊浜小学校区

福田中央地域づくり協議会

福田中央交流センター

北部地区、福田中地区、西部地区

福田小学校区

福田南まちづくり協議会

福田南交流センター

福田南地区

福田小学校区

竜洋住みよいまちづくり協議会

竜洋交流センター

西地区、北地区、東地区

竜洋西小学校区、竜洋北小学
校区、竜洋東小学校区

富岡地域づくり協議会

富岡交流センター

富岡地区

豊田北部小学校区、
豊田東小学校区

池田地区運営協議会

池田交流センター

池田地区

豊田北部小学校区

井通地域づくり協議会

井通交流センター

井通地区

豊田南小学校区

青城まちづくり協議会

青城交流センター

青城地区

青城小学校区

豊田東地区まちづくり協議会

豊田東交流センター

豊田東地区

豊田東小学校区

豊岡中央地域づくり協議会

豊岡中央交流センター

北地区、南地区

豊岡北小学校区、
豊岡南小学校区

豊岡東地域づくり協議会

豊岡東交流センター東地区

豊岡北小学校区

21

区

小学校区

自治会活動に関係する市担当課一覧
キーワード

担当課

グループ名

自治デザイン課

地域づくり推進グループ

37-4811

各支所市民生活課

市民生活グループ福田 58-2370
竜洋 66-9100
豊田 36-3150
豊岡 0539-63-0020

自治デザイン課

地域づくり推進グループ

37-4811

市民生活グループ福田 58-2370
竜洋 66-9100
豊田 36-3150
豊岡 0539-63-0020

自治デザイン課

地域づくり推進グループ

37-4811

環境課

生活環境グループ

37-2702

都市整備課

公園緑地グループ

37-4806

ごみ対策課

ごみ減量推進グループ

37-4812

道路河川課

管理グループ37-4808

自治デザイン課

交通政策グループ

37-4751

管理グループ37-4808

道路グループ37-4897

河川グループ37-4993

危機管理課

防災対策グループ

37-2116

災害時要配慮者

福祉政策課

福祉総務グループ

37-4814

救護所運営

健康増進課

地域保健グループ

37-2013

同報無線

危機管理課

防災対策グループ

37-2116

土のうステーション

道路河川課

管理グループ37-4808

消火栓使用の届出

上下水道工事課

水道工事グループ

58-3282

自治会総合窓口

自治会連合会事務局

各支所市民生活課

電話番号

自治会及び地域づくり協議会活動全般
自治会文書配布
自治会公会堂等補助金
自治会掲示板等補助金
地域づくり協議会
協働のまちづくりの推進
環境美化
環境美化活動環境美化指導員
犬、猫の死体処理
公園緑地施設の維持・管理
古紙等資源集団回収
ごみ集積所
河川愛護活動
まち美化パートナー制度
防犯・交通安全活動
防犯灯
青色回転灯パトロール
交通安全啓発カーブミラー、ガードレール
横断歩道、信号機
道路補修

道路河川課

排水路補修
防災活動
防災訓練
避難所運営会議

22

キーワード

担当課

グループ名

電話番号

交流センター・共生社会
交流センター

交流センターグループ

37-4870

ダイバーシティ推進室

37-2118

生涯学習
青少年健全育成
男女共同参画

自治デザイン課

多文化共生・国際交流
自治会文書の翻訳
福祉活動
民生委員・児童委員

福祉政策課

福祉総務グループ

37-4814日本赤十字社

福祉政策課

福祉総務グループ

37-4814

介護予防事業

福祉政策課

地域包括ケア推進グループ

37-4831

高齢者福祉事業（敬老会等）

高齢者支援課

事業給付グループ

37-4869

デマンド型乗合タクシー

自治デザイン課

交通政策グループ

37-4751

都市整備課

公園緑地グループ

37-4806

選挙

総務課

総務グループ37-4803

統計調査

総務課

文書・統計グループ

37-4803

白地図

都市計画課

都市計画グループ

37-4907

募金活動
緑の募金
その他

社会福祉法人 磐田市社会福祉協議会（市外郭団体）
キーワード

担当課

係名

電話番号

地域福祉課

地域福祉係

37-9617

地域福祉課

総務係

37-4824

せいかつ応援倶楽部
福祉委員
地区社協
社協会費
赤い羽根共同募金
歳末たすけあい募金※各キーワードにおける磐田市等の担当課を標記しています。お問い合わせ・相談の内容によっては担当課が異なることや、市以外の機関・団体が所管となる場合もございます。ご了承ください。

23「やさしい日本語」を使いましょう～外国人と共生のために～■「やさしい日本語」とは通常使う日本語より簡単で外国人にとって分かりやすい日本語のことです。地域で共に暮らす外国人および高齢者や子どもにとっても分かりやすい日本語を使いましょう。

■地域別の外国人人口と比率 （2022 年 3 月末現在）
外国人は、市内に約 8,300 人（人口の約 5%）おり、市内全域に居住しています。
人口減少の中、地域活動を維持するためにも、互いに歩み寄り、助け合う必要があります。
1200人

20.0%
18.0%

18%
1000人

16.0%
14.0%
800人
12.0%

9.6%

9.7%

9.6%

600人

927人

10.0%

9.4%

9%
7%

504人

3%

2.2%

1.7%

313人
201人

4.5%

4.5%
2.2%

5.0%

305人
108人

97人

8.0%
6.3%

6%

4.8%

4.8%
2.8%
200人

967人

559人

927人

400人 672人

4.6%

4.8%

3.0%

見
付

今
之
浦

中
泉

天
竜

西
貝

大
藤

向
笠

御
厨

南
御
厨

長
野

岩
田

田
原

於
保

福
田
中

福
田
南

外国人人口

福
田
西
部

315人

福
田
北
部

豊
浜

竜
洋
西

竜
洋
東

竜
洋
北

富
岡

豊
田
東

0.7%

1.1%
2.0%

163人

74人

82人

人

284人
205人

111人

133人

50人

4.0%
1.6%

271人

64人

205人

135人

34人

4.2%

2.6%

349人

199人

6.0%

3.5%

3.6%

12人
38人

池
田

井
通

青
城

豊
岡
北

豊
岡
南

0.0%

豊
岡
東

外国人比率

■「やさしい日本語」使用のポイント
わがポイント① １文を短くし、こまかく区切った「分かち書き」にする。
例：火を使わないでください。 ⇒ 火を 使わないで ください。
ポイント② むずかしい言葉でなく、簡単な表現を使う。
例：自治会 ⇒ 同じまちに 住む人が 助けあう 仲間の会
例：ご記入願います ⇒ 書いてください
例：公共機関を使用してご来場下さい。⇒ 電車や バスに 乗って 来てください。
ポイント③ 災害時によく使う言葉はそのまま使う。（例：避難・余震・地震など）
例：気象庁の情報では、今後も余震が続き、大きな余震が起きるおそれがあります。
⇒気象庁から お知らせです。まだ 余震と地震が あるかも しれません。
ポイント④
例：

「ふりがな」をつける。
は な び たいかい

あんない

花火大会の 案内です。

★自治会の回覧文章や日常会話の中で、意識して「やさしい日本語」を使いましょう。

24

女性の意見も取り入れた地域活動を進めよう!
■女性の意見も取り入れ、積極的に役員へ選出しましょう。
少子高齢社会による諸課題や防災の取組において、多様な視点による地域活動が求められます。しかし、企画・決定の場や役員は男性がほとんどで、女性の意見が反映されにくい状況です。
女性を企画・決定の場や役員に積極的に登用し、多様な視点を取り入れることで地域活動が活性化されると同時に、担い手不足の解消につながります。

■女性の自治会長がいる自治会の割合（磐田市/各年 4.1 現在/自治会数 303 のうち）
年度
R５
H30
H25

女性自治会長人数

５
5
3

割合
1.6%
1.6%
0.9%

夏目裕子 自治会長（令和元年度～）
・西坂町自治会長／見付地区で初の女性自治会長
・磐田市男女共同参画審議会委員

１.自治会長になったきっかけ〇女性防災クラブ等の地域活動をする中で、自治会長が男性のみで、決定の場に女性がいないことに強い衝撃と違和感を覚えました。
〇女性の意見を反映し、誰もが暮らしやすい地域づくりのため自治会長になりました。

２.「見付地区女性防災委員」を発足！（令和３年度～）〇女性の意見を取り入れて、多様なニーズに気付く防災活動を行うことや、女性が防災知識を身に付けて、意見を率先して発信できるようにするために発足しました。
〇あえて名称を「女性防災委員」とし、女性が必ず参画する組織にしました。
〇地域づくり協議会防災部と研修等を行い、防災活動に女性目線の意見も反映しやすくなりました。

３.女性が地域活動に参画するために心掛けていること〇地域活動に、「女性」が参画しやすくなる環境や雰囲気になるよう働きかけています。
〇まずは地域活動に参加してもらおうと、ＰＴＡ等の若い世代の女性にも、積極的に参加を呼び掛けています。

多様な意見に、耳を傾けられる地域になろう！

25

資料集

自治会規約例
会員名簿の取扱いについて
自治会員名簿取扱い規程例
会員名簿作成例
会員名簿提出依頼文作成例
会議進行マニュアル
議事録作成例
事務引継書作成例

26

○○○自治会規約（例）第１章 総 則（名称）
第１条 本会は、○○○自治会と称する。
（区域）
第２条 本会の区域は、磐田市○○○全域とする。
（主たる事務所）
第３条 本会の主たる事務所は、静岡県磐田市○○○町○○○番○号○○○公会堂に置く。
（目的）第４条 本会は、区域の住民の相互の連絡、環境の整備、集会施設の維持管理等、良好な地域社会の維持及び形成に資する地域的な共同活動を行うことを目的とする。
（事業）
第５条 本会は、前条の目的を達成するため、次の事業を行う。
(1) 回覧板の回付等区域内の住民相互の連絡に関すること(2) 美化・清掃等区域内の環境の整備に関すること(3) 集会施設の維持管理に関すること(4) 会員の相互の親睦、研修等文化教養の向上に関すること(5) 会員の福祉厚生に関すること(6) 地域の防犯、防災及び交通安全に関すること(7) その他目的を達成するために必要なこと

第２章 会 員
（会員）
第６条 本会の会員は、第２条に定める区域に住所を有する個人とする。
２ 本会の活動を賛助する法人及び団体は、賛助会員となることができる。
（会費）
第７条 会員は、総会において別に定める会費を納入しなければならない。
（入会）
第８条 第２条に定める区域に住所を有する個人で本会に入会しようとする者は、別に定める入会申込書を会長に提出しなければならない。
２ 本会は、前項の入会申込みがあった場合には、正当な理由なくこれを拒んではならない。
（退会等）
第９条 会員が次の各号の１に該当する場合には退会したものとする。
(1) 第２条に定める区域内に住所を有しなくなった場合(2) 本人より別に定める退会届が会長に提出された場合
２ 会員が死亡し、又は失踪宣告を受けたときは、その資格を喪失する。

27

（拠出金品の不返還）第１０条 退会した会員が既に納入した会費その他の拠出金品は、返還しない。

第３章 役 員
（役員の種別）第１１条 本会に、次の役員を置く。
(1) 会長１人(2) 副会長○人(3) 会計○人(4) その他の役員 ○人(5) 監事○人（役員の選任）第１２条 役員は、総会において、会員の中から選任する。
２ 監事と会長、副会長、会計及びその他の役員は、相互に兼ねることはできない。
（役員の職務）
第１３条 会長は、本会を代表し、会務を総括する。
２ 副会長は、会長を補佐し、会長に事故があるとき又は会長が欠けたときは、会長があらかじめ指名した順序によって、その職務を代行する。
３ 会計は、本会の出納事務を処理し、会計事務に関する帳簿及び書類を管理する。
４ ○○○（その他の役員）は、本会の組織運営を円滑に推進するため、会長及び副会長を補佐し、諸般の連絡業務及び調整業務を行う。
５ 監事は、次に掲げる業務を行う。
(1) 本会の会計及び資産の状況を監査すること(2) 会長、副会長及びその他の役員の業務執行の状況を監査すること(3) 会計及び資産の状況又は業務執行について不正の事実を発見したときは、これを総会に報告すること(4) 前号の報告をするため必要があると認めるときは、総会の招集を請求す
ること（役員の任期）第１４条 役員の任期は、○年とする。ただし、再任を妨げない。
２ 補欠により選任された役員の任期は、前任者の残任期間とする。
３ 役員は、辞任又は任期満了の後においても、後任者が就任するまでは、その職務を行わなければならない。

第４章 総 会
（総会の種別）第１５条 本会の総会は、通常総会及び臨時総会の２種とする。
（総会の構成）
第１６条 総会は、会員をもって構成する。
（総会の権能）28

第１７条 総会は、この規約に定めるもののほか、本会の運営に関する重要な事項を議決する。
（総会の開催）第１８条 通常総会は、毎年度決算終了後３箇月以内に開催する。
２ 臨時総会は、次の各号の１に該当する場合に開催する。
(1) 会長が必要と認めたとき(2) 会員の５分の１以上から会議の目的たる事項を示して請求があったとき(3) 第１３条第５項第４号の規定により監事から開催の請求があったとき（総会の招集）第１９条 総会は、会長が招集する。
２ 会長は、前条第２項第２号及び第３号の規定による請求があったときは、
その請求のあった日から○日以内に臨時総会を招集しなければならない。
３ 総会を招集するときは、会議の目的たる事項及びその内容並びに日時及び場所を示して、開会の日の５日前までに文書をもって通知しなければならない。
（総会の議長）
第２０条 総会の議長は、その総会において、出席した会員の中から選出する。
（総会の定足数）
第２１条 総会は、会員の２分の１以上の出席がなければ、開会することができない。
（総会の議決）第２２条 総会の議事は、この規約に定めるもののほか、出席した会員の過半数をもって決し、可否同数のときは、議長の決するところによる。
（会員の表決権）
第２３条 会員は、総会において、各々平等の表決権を有する。
２ 次の事項については、前項の規定にかかわらず、会員の表決権は、会員の所属する世帯をもって１票とすることができる。
(1) 事業報告及び収支決算に関すること(2) 事業計画及び収支予算に関すること(3) その他本会の運営に関わる重要事項を除き、本項の適用が合理的と認められる事項（総会の書面表決等）
第２４条 止むを得ない理由のため総会に出席できない会員は、あらかじめ通知された事項について書面をもって表決し、又は他の会員を代理人として表決を委任することができる。
２ 前項の場合における第２１条及び第２２条の規定の適用については、その会員は出席したものとみなす。
（総会の議事録）
第２５条 総会の議事については、次の事項を記載した議事録を作成しなければならない。
(1) 日時及び場所(2) 会員の現在数及び出席者数（書面表決者及び表決委任者を含む）(3) 開催目的、審議事項及び議決事項

29

(4) 議事の経過の概要及びその結果(5) 議事録署名人の選任に関する事項
２ 議事録には、議長及びその会議において選任された議事録署名人２人以上が署名押印をしなければならない。

第５章 役員会（役員会の構成）第２６条 役員会は、監事を除く役員をもって構成する。
（役員会の権能）
第２７条 役員会は、この規約で別に定めるもののほか、次の事項を議決する。
(1) 総会に付議すべき事項(2) 総会の議決した事項の執行に関する事項(3) その他総会の議決を要しない会務の執行に関する事項（役員会の招集等）
第２８条 役員会は、会長が必要と認めるとき招集する。
２ 会長は、役員の○分の１以上から会議の目的である事項を記載した書面をもって招集の請求があったときは、その請求があった日から○日以内に役員会を招集しなければならない。
３ 役員会を招集するときは、会議の日時、場所、目的及び審議事項を記載した書面をもって、少なくとも５日前までに通知しなければならない。
（役員会の議長）
第２９条 役員会の議長は、会長がこれに当たる。
（役員会の定足数等）
第３０条 役員会には、第２１条、第２２条、第２４条及び第２５条の規定を準用する。この場合において、これらの規定中「総会」とあるのは「役員会」と、「会員」とあるのは「役員」と読み替えるものとする。

第６章 資産及び会計（資産の構成）
第３１条 本会の資産は、次の各号に掲げるものをもって構成する。
(1) 別に定める財産目録記載の資産(2) 会費(3) 活動に伴う収入(4) 資産から生じる果実(5) その他の収入（資産の管理）第３２条 本会の資産は、会長が管理し、その方法は役員会の議決によりこれを定める。
（資産の処分）第３３条 本会の資産で第３１条第１号に掲げるもののうち別に総会において定めるものを処分し、又は担保に供する場合には、総会において４分の３以上の議決を要する。
（経費の支弁）第３４条 本会の経費は、資産をもって支弁する。
30

（事業計画及び予算）第３５条 本会の事業計画及び予算は、会長が作成し、毎会計年度開始前に、総会の議決を経て定めなければならない。これを変更する場合も、同様とする。
２ 前項の規定にかかわらず、年度開始後に予算が総会において議決されていない場合には、会長は、総会において予算が議決される日までの間は、前年度の予算を基準として収入支出をすることができる。
（事業報告及び決算）
第３６条 本会の事業報告及び決算は、会長が事業報告書、収支計算書、財産目録等として作成し、監事の監査を受け、毎会計年度終了後３箇月以内に総会の承認を受けなければならない。
（会計年度）
第３７条 本会の会計年度は、毎年４月１日に始まり、翌年３月３１日に終わる。

第７章 規約の変更及び解散（規約の変更）第３８条 この規約は、総会において総会員の４分の３以上の議決を得、かつ、
磐田市長の認可を受けなければ変更することはできない。
（解散）第３９条 本会は、地方自治法第２６０条の２０の各号の規定により解散する。
２ 総会の議決に基づいて解散する場合は、総会員の４分の３以上の承諾を得なければならない。
（残余財産の処分）第４０条 本会の解散のときに有する残余財産は、総会において総会員の４分の３以上の議決を得て、本会と類似の目的を有する団体に寄付するものとする。

第８章 雑 則（備付け帳簿及び書類）
第４１条 本会の事務所には、規約、会員名簿、認可及び登記等に関する書類、総会及び役員会の議事録、収支に関する帳簿、財産目録等資産の状況を示す
書類その他必要な帳簿及び書類を備えておかなければならない。
（委任）第４２条 この規約の施行に関し必要な事項は、総会の議決を経て、会長が別
に定める。

１

附 則
この規約は、令和○年○月○日から施行する。

31

会議進行マニュアル
１．会議の事前準備(1)

会議の目的を明確にする。

(2)

目的にあった資料を作成する。

(3)

司会、書記（議事録をとる人）等の役割を決めておく。

(4)

出席者への資料配布

・複雑、難解な問題については、出席者に事前に資料等を渡し、自分なりの考えをまとめ、会議に出席してもらう。
２．会議当日
(1)

開

始

①

定刻開始

②

会議の目的を共有する。
・初めに会議の目的を話し、意思統一を図りましょう。

③

会議のルールを決めておく。
・発言は短めに。ひとりで長々発言することがないよう話をしておきましょう。
・否定する時は対案を出すようルール付けを事前にしておきましょう。

(2)

会議進行

①

進行役は出席者すべての方が発言できるよう心がけましょう。

②

出席者は他者の発言をメモするようにしましょう。

③

会議で反対意見を述べるときは代替案を出すようにしましょう。
・誰しも自分の意見や提案が否定されるのは心地よくないものです。だからこそ反対意見を述べるときは代替案を出して、積極的に議論が進む
ようにしましょう。

④

ことばの確認・発言の中でわからない言葉は確認しましょう。

⑤
(3)
①

予定時間に対して進行が遅れていないか意識するようにしましょう。
終わり方
決定事項等の確認
・決まったこと、実施担当者は誰か等を確認しましょう。

②

議事録の公開・大切な会議については、どういう議論を行い、どのようにして結論に至ったかを共有することも重要なことです。議事録の作成といつ、どのように公開するかも確認しましょう。

32

【資料】会員名簿の取扱いについて

会員名簿を作成、利用することは違法にはあたりません。
一定の目的をもって組織された団体であれば、名簿により会員の情報を共有し、組織の運営に活用することは当然のことであり、また必要不可欠なことです。個人情報保護法はこれらを妨げる法律ではありません。自治会・町会の場合でいえば、個人情報保護法は会員名簿を作成、利用することを禁止するものではなく、会員名簿を作成、利用する際に法令を遵守することを求めたものであるといえます。

個人情報保護法の目的
個人情報保護法は個人を特定できる情報の不正取得や目的外の利用を禁じ、情報漏えいを防ぐことを目的としてつくられました。

個人情報保護法の対象
法改正により、平成２９年５月３０日からすべての自治会が対象となっています。

個人情報保護法を遵守する５つのポイント
個人情報保護法を遵守するポイントは大きく 5 つにまとめられます。
①情報取得の際に利用目的を本人に通知する。
②本人の同意なしに利用目的以外に使用してはいけない。
③本人の同意なしに第三者に提供してはいけない。
④情報漏えいを防ぐために必要かつ安全な措置をとる。
⑤本人からの請求があれば開示し、誤りは訂正する。
の 5 つです。

会員名簿を作成、利用する上で必要な措置について
個人情報の取扱いについて適正な措置をとることが望ましいことはいうまでもありません。
具体的な一例としては、・会員名簿に掲載する氏名・住所・電話などを会員に記入してもらう際には、利用目
的などをはじめとする法令の求める事柄について、しっかりと明示した回覧用紙を使用し、必ず本人又は本人から委任を受けた方に記入してもらう。
・予備用の会員名簿は自治会会館の鍵のかかる書棚や、自治会役員の自宅など、不特定多数の人が容易に手に取ったりすることのない場所で保管・管理する。
などということになります。
このように法令の求める事柄にしっかりとした対応をとる事は、時代の要請としてますます重要になっています。

33

自治会員名簿取扱い規程（例）
（総則）
第１条

この規程は、本自治会において、個人情報の保護の観点に立ち、自治会員名簿（以下「名簿」という。）の適正な管理運用方法について定めるものである。
（名簿の定義）
第２条

本規程の対象となる名簿は、会員の氏名、住所、連絡先、性別、生年月日等が記載された個票とする。
（名簿の利用目的）第３条

名簿は、次の目的のために利用する。

(1)

会員相互及び役員との諸連絡(2)

会員数の把握(3)

災害時の避難、救助活動等の基礎データ(4)

地域福祉活動及び民生委員活動の基礎データ（名簿の目的外利用の禁止）
第４条

名簿は、記載本人の同意がなければ前項の目的外の利用及び第三者への提供を行ってはならない。
（名簿管理責任者）
第５条

名簿管理責任者は、自治会長とする。

（名簿の作成）
第６条
２

会員情報は、様式１の個票により収集する。

会員情報を収集する際は、会員に利用目的を明確に説明しなければならない。

（情報収集の時期）
第７条

会員情報は毎年更新するものとし、収集時期は、通常総会において決定する。
２

事業年度の途中に入会した会員については、入会時に収集する。

（名簿の保管場所）
第８条

名簿は事務所（または自治会長宅・組長宅）において保管する。

（名簿の廃棄）第９条
２

新年度の名簿を収集した場合は、前年度の名簿は廃棄しなければならない。

名簿を廃棄するときは、判読不能となるようシュレッダー等を利用して処理する。

附則
この規程は、令和年月日から施行する。

34

この会員名簿(A５サイズ)は、自治デザイン課(市役所本庁舎２階)で必要枚数分をお渡します。

住

会

員

所

磐田市

フリガナ
世帯代表者
氏名
氏

名

（表面）

簿（例）

年

日作成
組
班

住所

緊
急
連
絡
先

電話

名（フリガナ）

月

電話

性別

代表者との関係

代表者

氏名

生年月日

備考

男・女・
（

）

年

月

日

男・女・
（

）

年

月

日

（
男・女・

）

年

月

日

（
男・女・

）

年

月

日

（
男・女・

）

年

月

日

男・女・
（

）

年

月

日

（
男・女・

）

年

月

日

（
男・女・

）

年

月

日

自治会
（裏面）

利用目的

(1)

会員相互及び役員との諸連絡(2)

会員数の把握(3)

災害時の避難、救助活動等の基礎データ(4)

地域福祉活動及び民生委員活動の基礎データ※お預かりした名簿は、ご本人の同意なしに利用目的以外に使用しません。また、第三者への情報提供もしません。

35

（例）
年

月

日

自治会員の皆様
自治会長
自治会員名簿作成のご協力
本自治会では、自治会運営を円滑に行うために、自治会員名簿を作成しております。
この名簿は、会員相互及び役員との連絡や会員数の把握、自主防災活動や地域福祉活動の際に利用するために作成するものです。
趣旨をご理解いただき、ご協力をお願いします。
記
１

利用目的

(1)

会員相互及び役員との諸連絡(2)

会員数の把握(3)

災害時の避難、救助活動等の基礎データ(4)

地域福祉活動及び民生委員活動の基礎データ※

お預かりした名簿は、ご本人の同意なしに利用目的以外には使用しません。また、第三者への情報提供もしません。

２

記入方法

個票（様式１）に必要事項を記入してください。

３

提出方法

個票を封筒に入れ、各組長に提出してください。

４

その他

記載事項に変更があった場合は、速やかに自治会長までご連絡く
ださい。
以上

36

議事録作成例○○○自治会通常総会議事録
１

開催日時

令和○○年○○月○○日（○）

２会

磐田市○○町○○○番地

場

午前○時から午前○時まで○○町公会堂

３ 会 員 数

○○○人

４

出席会員数

○○○人（内委任状出席○○人）

５

議決事項
第○号議案 令和○○年度事業報告および収支決算報告の件
第○号議案 令和○○年度役員選任の件
第○号議案 令和○○年度事業計画および収支予算の件
第○号議案 公会堂改修事業の件
第○号議案 環境美化行動の件

６

議事の経過の概要及び議案別議決の結果
本総会の議長選任を諮ったところ、満場一致により○○○○を選任した。
続いて、議長あいさつの後、議案の審議に入った。
第○号議案 令和○○年度事業報告および収支決算報告の件
異議なく満場一致で承認された。
第○号議案 令和○○年度役員選任の件
令和○○年度自治会長に○○○○を選任し、満場一致で承認された。他役員も原案の通り承認された。
第○号議案 令和○○年度事業計画および収支予算の件
原案どおり異議なく承認された。
第○号議案 公会堂改修事業の件
令和○○年度事業として行うことで承認された。
第○号議案 環境美化行動の件
原案どおり異議なく承認された。

７

議事録署名人に次の者を選任した○○○○ 氏 ・ ○○○○ 氏
以上をもって本総会の議案審議を終了したので、閉会を宣し解散した。
この議事録が正確であることを証するため、議長並びに議事録署名人は、次に署名捺印する。
令和○○年○○月○○日○○○自治会議長※自筆の場合は押印不要○○○○

議事録署名人 ○○○○
同

37

○○○○

事務引継書作成例

事 務 引 継 書

年月日

業務の引継ぎを

年

年月

任期満了による自治会長の交代に伴い、自治会長
月日に行い、完了いたしました。

日

前任者 職

氏 名

後任者 職

氏 名

38

引 継 事 項
１ 現在の事務の状況(1) 単位自治会業務①総会の開催○4 月の第 1 日曜日に開催する。

○

会員への開催通知は、1 ヶ月前に出す。

○②役員会の開催○

毎月第 2 水曜日に定期的に開催する。

○③組長会の開催○

4 月、7 月、10 月、1 月の年 4 回開催する。

○④公会堂の管理○

公会堂の鍵は、会長、副会長が管理する。

○

公会堂の防火管理（消防本部または最寄りの消防署への届出等）⑤会計○

会計年度は、4 月から翌年 3 月まで。

○

決算及び予算は、役員会で協議し、総会に諮る。

⑥□□□□□□○○

39

(2) 地域づくり協議会の業務①協議会役員会兼地区自治会長会○

毎月第 2 水曜日に開催される。

○②地区防犯活動(パトロール)○△○協議会区域内の自治会が連携して、防犯パトロールを実施している。

○③協議会文化祭
毎年 10 月に開催する。協議会（文化部会）で企画が練られる。

○○④市長と市政を語る会
地区の課題やまちづくりについて、市長と年 1 回懇談する。

○○⑤□□□□□□○(3) 自治会連合会の業務①総会(連合会)○

連合会総会は、4 月○○日(○)に開催される。

②自治会長研修会○

連合会総会終了後に、行政の補助金や要望に関する手続きの説明会がある。

○

年1回③環境美化統一活動○

6 月の第 1 日曜日は、磐田市の「環境美化の日」となっており、全市的環境

美化統一行動が開催されることから、会員に呼び掛けて活動している。
○

秋（□月）の第○日曜日には、自治会連合会独自の「環境美化活動」が実施されるので、会員に呼び掛けて活動している。
④□□□□□□○

40

(4) 行政との関わり①自治会運営費交付金○

３月末日現在の住民基本台帳世帯数、振込口座を記入し、申請する。

○

振込日が知らされるので、通帳を確認する。

②公会堂等施設整備事業費補助金○

公会堂等の修繕について協議し、前年度 9 月までに要望しておく。様式あり③防犯灯設置事業費補助金○

要望を５月末日までに提出。その後は送られてくる資料で手続きを進める。

④自主防災組織整備事業費補助金○

生活用水確保事業は、事前に危機管理課と協議し、随時自主防災会長が申請する。

○

防災倉庫整備事業は、前年度 9 月までに要望しておく。その後は送られてくる資料で手続きを進める。

⑤道路・水路改修要望
事前に地区長に報告した上で、随時自治会長から道路河川課（農林水産課）○

または支所市民生活課へ提出。ただし、翌年への予算計上は、基本的に各年度の９月末日までに提出された箇所とする。
○

緊急に対応が必要なものは、「依頼書」により対応を依頼する。

⑥河川愛護活動○河川（一級・二級・準用河川・普通河川等）美化活動に対する報奨金が交付される。
○

4 月に資料が配布されるので、早めに作成・提出する。

○

報告書作成のため、作業の前・途中・後の写真を撮影しておく。

⑦交通安全施設設置要望○

交通安全対策要望を、随時道路河川課または各支所市民生活課へ提出する。

ただし、翌年への予算計上は、基本的に各年度の 9 月末までに提出された箇所とする。
○

カーブミラーの破損等は「依頼書」により提出する。

⑧募金・寄附金の取りまとめ○

年間●種類の募金・寄附金の取りまとめ依頼がある。

⑨文書配布

41

○

毎月 2 回（1 日と 15 日）に市から配布文書が届けられる。

○

各組長に分ける。

⑩□□□□□□○

２ 資料・物品(1) 年間資料綴り(2) 自治会長印(3) 会員名簿(4) 預金通帳(5) 財産台帳(6) 契約書・協定書・覚書(7) □□□□□

懸案事項(1) ○○○業務
ア 問題点
イ 意見
(2) □□□□□

３ 未着手事項(1) ○○○業務
ア 問題点
イ 意見
(2) □□□□□

４ その他引き継ぐ必要があると認める事項(1) □□□□□(2) □□□□□

42

５ 年間行事予定
月

行事名

内容

４

５

６

７

８

９

１０

１１

１２

１

２

３

43

備考

44

45

発 行 令和６年４月
編 集 磐田市自治会連合会総務部会・磐田市
問合せ 磐田市自治会連合会事務局（磐田市 自治市民部 自治デザイン課）
磐田市国府台３番地１
電話 0538-37-4811