八幡平市監査委員告示第８号

地方自治法第 199 条第４項の規定に基づき実施した定期監査（令和２年 10 月実施分）の結果を、同条第９項の規定により公表する。

令和２年 11 月 26 日

八幡平市監査委員

村 山

巧

八幡平市監査委員

井 上 辰 男

記
第１ 監査の執行日時、対象及び場所等
期

日

令和２年
10 月７日

10 月８日

対象課等

間

防災

安

全課 10：00 ～ 12：00

地域

振興課 13：15 ～ 16：30

企画

財政課 10：00 ～ 12：00

市
清

10 月９日

時

民掃セ課
ン

ター

所

議会議事堂
13：15 ～ 16：30

税

務課 10：00 ～ 12：00

総務課

選挙管理委員会事務局

場

理事者控室

13：15 ～ 16：30

第２ 監査執行者
監査委員 村 山

巧

監査委員 井 上辰 男

第３ 監査の主眼
財務に関する事務事業の執行及び事業の管理が適切に行われているかを主眼とした。また合規性に加えて、合理性、妥当性の視点からも監査を実施した。
なお、監査の実施にあたっては、八幡平市監査基準及び当年度の監査方針に基づき監査を行った。

第４ 監査の方法
令和２年度における財務実務、事業の実施状況及び管理状況について、あらかじめ調書の提出を求めたうえで、所定の調書に基づき各所属長等から説明を聴取するとともに、併せて既に実施した例月現金出納検査の結果等を踏まえて、抽出調査の方法も併用し、関係書類を調査する監査の方法とした。
なお、各課等に事前に提出を求めた調書は次のとおりである。
（各課等）
事務事業の概要及び予算執行状況（歳入・歳出）、業務委託契約（随意契約）の状況、工事契約（随意契約）の状況、負担金・補助及び交付金の交付状況、徴収金に関する調べ（指定債権のみ）、財産管理の状況（公有財産等の管理状況・未登記状況調書（土地））、職務に関連した現金等及び団体事務局の取り扱い状況（関連別紙【直接収納現金】）、コンプライアンスの取組状況、指摘事項等の取組状況、年間スケジュール表第５ 監査の結果監査の結果、各課等の一部の事務処理について、以下に掲げる事項が認められたので適切な措置を講じられたい。また、監査時に見受けられた軽易な事項については、その都度、担当職員に対して改善検討を要請した。
なお、指摘事項については、改善措置を講じたのち、その内容を速やかに監査委員に報告するものとする。ただし、（1）共通に係る指摘事項については、報告を要しない。
（1）共通① 予算執行に係る関係課長への合議について【指摘事項】
八幡平市予算規則第 12 条において、契約の締結や補助金を交付する場合等にあっては、同規則の合議事項及び合議区分の定めるところにより、関係課長に「合議をしなければならない」旨、規定されているにもかかわらず、地方自治法施行令第 167 条の２第１項第１号以外の随意契約の一部で、総務課長への合議をせずに契約を締結している業務が複数の課(地域振興課、企画財政課、市民課、税務課)において、複数件見受けられた。また、補助金等の執行でも、企画財政課長への合議を行わずに補助金交付決定を行い、予算を執行している業務が複数の課(地域振興課、総務課、市民課)において、複数件見受けられた。
予算の執行に当たっては、安易に前例を踏襲するのではなく、その都度、予算規則等の関係例規を確認して適時・適切に関係課長への合議を行い、規則等に定める決裁区分に則した決裁を得たうえで、適正に予算を執行すること。
② 調定の起票漏れについて【注意事項】
八幡平市会計規則第６条第１項において、「歳入を徴収しようとするときは、次に掲げる事項を調査し、調定票を作成し、調定をしなければならない。
」と規定されているにもかかわらず、土地貸付収入等に係る調定の起票漏れが複数の課(総務課、地域振興課、市民課)において見受けられた。調定は、原因の発生の都度行うことが基本であり、また、調定を正確に行うことで決算の誤りや実務の不備を未然に防げる極めて重要な収入行為なので、起票を失念することなく、適時・適切に調定処理を行われたい。

（2）地域振興課① 地域おこし協力隊員の休暇処理簿等の決裁処理の不備について【注意事項】
令和２年度における地域おこし協力隊員１名分の「臨時的任用職員等休暇処理票」及び「週休日の振替簿兼休日指定簿」において、年次休暇申請等に対する所属長の承認印がなく、未決裁のままの休暇取得となっている。同協力隊員の勤務実態等を適切に把握するう
えでも、休暇申請等の決裁処理を適時・適切に行われたい。
（3）市民課① 業務委託契約書における遅延利息率の記載誤りについて【注意事項】
令和２年度の「後期高齢者健康診査実施業務」及び「特定健康診査及び若年者健康診査実施業務」において、契約書中「履行遅滞の場合における損害金等」に係る遅延利息の率を「年 2.7 パーセント」と誤った率で表記している。別途示されている「八幡平市契約規則第 27 条に規定する政府契約の支払遅延防止等に関する法律に基づく割合について」の「政府契約の支払遅延に対する遅延利息の率を定める告示(最終改正:令和２年３月 10 日財務省告示第 53 号)」では、令和２年４月１日からの適用率は「年 2.6 パーセント」となっている。この誤りの原因は、前年度作成のパソコンデータを未修正のまま使用したことによるものと思慮されるので、当年度の契約書作成の際は、適用率を確認して適切に修正するとともに、決裁ラインのチェック機能を強化するなどして、適正に契約事務を執行されたい。
② 滞納整理に係る交渉経過一覧（記録簿）の確認印等の不備について【注意事項】
令和２年度の「後期高齢者医療保険料」の滞納者に対する折衝記録としての「交渉経過一覧」に、所属長の押印がされていない。これらの書類は、会計規則に定める滞納整理簿と同じ位置づけの重要な書類である。今後においては、定期的、かつ、速やかに交渉経過等を所属長に報告するとともに、所属長は適時・適切に交渉内容等を確認のうえ、必要に応じて指示を出すなどして、確認印を押印するように努められたい。
③ 補助金交付決定通知書の不備について【注意事項】
令和２年度の「八幡平市公衆衛生対策事業」について、補助金交付決定通知書の７に記載されている年月日を、本来であれば、令和３年３月 31 日と表記すべきところを令和２年３月 31 日と誤って表記している。この誤りの原因は、前年度作成のパソコンデータを未修正のまま使用したことによるものと思われるので、当年度の書類を作成する際は、適切に修正を行うとともに、決裁ラインのチェック機能を強化するなどして、適正に補助金交付事務を執行されたい。
（4）総務課① 委託契約書に添付すべき仕様書について【意見及び留意事項】
令和２年度の「情報機器保守業務」について、業務委託契約書別記条項第１条には「設計図書（仕様書、説明書及び説明に対する質問回答書をいう。
）に従い、この契約を履行しなければならない。
」と記載されているが、契約書に仕様書が添付されていない。
また、同年度の「クラウドシステム使用」(長期継続契約)についても、業務委託契約書別記条項第１条第２項に「受注者は、仕様書に掲げるサービスを契約書記載の期間において提供するもの」と記載されているが、上記同様に契約書に仕様書が添付されていない。
もとより、別様となっている仕様書は、契約書と一体のものであり、委託業務を適切に履行させるための必要不可欠な書類である。当該業務の仕様書は大冊ではなく、それぞれＡ４版用紙１枚なので、契約書本体と一緒に「袋綴じ」にすることは極めて合理的である。
今後においては、契約書の条項の中に「別紙仕様書」と記載することも含めて、適切に対処されたい。