テレビ会議システム「Fresh Voice」導入事例

京都市行財政局防災危機管理室 様

C A S ES T U D Y

気象警報の発令でテレビ会議システムを起動
本庁、区役所、支所で危機管理意識の共有を実現
京都市では2001年から、災害対策のために14ある区役所・支所を結ぶため、ハードウェアタイプのテレビ会議システムを利用してきた。
12年が経過し、専用端末の不具合をきっかけにFresh Voiceに刷新。
現在は気象警報の発表などに伴って災害対策本部を設置するたびに、防災危機管理室とすべての区役所・支所でテレビ会議システムを立ち上げ、それぞれの対策の様子を共有している。
平常時においても区役所・支所間で打ち合わせに利用するなど、日常業務での活用が進んでいる。
「接 続 が 簡 単 に使えるので、気 象「緊 迫した声 が 表 情ともに伝わる警報が発令されるたびにすべてのので 、危 機 管 理 意 識 の 醸 成 にも区役所・支所で立ち上げ、災害対策役立っています」に活用しています」
担当課長

阿部 恒世 氏担当係長式部 圭 氏

POINT
被災地と本社をつなぐ情報収集ツールとして「Fresh Voice」を活用

ユーザー紹介京都市行財政局防災危機管理室 様

テレビ会議参加者全員で被災状況を共有、即断即決が迅速な対応に結び付く
日ごろからテレビ会議に慣れていたことで、リスク対策として有効に機能

2001年より災害対策用としてテレビ会議システムを導入
国内はもちろん、海外でも「一度は旅してみたい街」として名が上がる京都市。観光客が惹かれる古い伝統・文化だけでなく、先進性も大事にしている京都市では、災害対策用として10年以上にわたりテレビ会議システムを利用してきた。
「災害時に各区役所、支所の各災害対策部長を、対策本部室のある本庁の会議室に参集させるのは不都合ということで、2001年に最初のテレビ会議システムを導入しました」

京都市は794年に平安京が開かれて以来、建都1200年を迎える。
海外でも人気の高い観光都市である。京都市行財政局防災危機
管 理 室は、市民の安 全を守り、安心して暮らせるように、京都市の防 災 環 境の整 備や京 都 市
各 局 の 実 施する安 心・安 全 のための事業を調整し、推進する役割を担っている。

こう語るのは今回Fresh Voiceの導入、および運用管理を担当した防災危機管理室担当課長の阿部恒世氏だ。13年前に導入したテレビ会議システムは、決められた会議室に据え置きのハードウェアタイプ。事前に予約を入れないと会議ができないなど、使い勝手もあまり良くなかったという。
「毎年1月に実施する災害対策訓練の時に使っていたぐらいで、日常使いはあまりしていませんでした」と阿部氏は振り返る。
2013年1月の災害対策訓練のとき、そのシステムに不具合が起こった。
「管理端末が壊れたんです。
ちょうど区役所・支所を接続していた防災システム用のネットワークも更新することになっていました。そこで、テレビ会議システムの更新を併せて検討することになりました」（阿部氏）

柔軟なライセンス形態、15分割できる画面など4つの条件をクリアとはいえ「壊れたから新しいものを」と即決したわけではない。なぜ災害対策用にテレビ会議システムが必要かということから検討をはじめたという。

http://www.city.kyoto.lg.jp/

京都市行財政局防災危機管理室 様

C A S ES T U D Y

●京都市行財政局防災危機管理室における「Fresh Voice」利用イメージ

防災情報システムネットワーク

中継局

中継局

5GHz無線LAN（基幹系現用）（拠点間予備）無線LAN

毎 年 、京 都 市では1月1 7日に災 害対策本部運用訓練を実施している。
災害発生時同様、本庁舎の大会議室に対策本部室が設置される。

無線LAN

Fresh Voice サーバー
15ライセンス
消防庁舎
防災危機管理室
代替災害対策本部室

防災情報端末市役所（各局・災害対策本部室）

防災情報端末防災情報端末区役所・支所（14拠点）（区役所・支所災害対策本部室）

広域イーサネット（拠点間現用）「テレビ会議システムがなければ、区長は意思決定を一人でする場面も出てきます。
しかしテレビ会議システムがあれば、他の区長と顔を見ながら相談できるので、迷いを訓練では必ずテレビ会議システムが活用される。区役所・支所の対策室と映像で結び、災害の状況を共有する。

少なくし、より確実な決定が下せます。そのような点を市長や区長が評価し、新しいテレビ会議システムの導入が決まりました」（阿部氏）
2013年4月より、阿部氏とその部下の式部圭担当係長は情報収集を開始。
「情報収集時が一番、大変でした」と式部氏は言う。予算を考えると、選択肢はソフトウェアタイプ一択。

提案・導入を行った
富士ゼロックス京都株式会社の声

しかしこれまで京都市ではソフトウェアタイプのテレビ会議システムの導入経験がなく、京都市様とは以前からつきあ「庁内に聞く人がいなかったので、一から勉強しましたね」と式部氏。

いがあり、今回の入札に関し、複数のベンダーから話を聞き、新システムの条件として挙げたのは、「柔軟なライセンス形態であること、同時に15画面が表示できること、現在のネットワーク環境でも音声がクリアに聞こえること、可搬できることの4点でした」と式部氏は語る。6月に行った入札の結果、先の条件をすべて満たし、価格も抑えられたエイネットのFresh Voiceが選ばれた。

本部の緊迫感が映像と音声を通じて区役所、支所に伝わった
富士ゼロックス京都の協力もあり、特にトラブルもなく導入はスムーズに行われた。
Fresh Voiceによる新テレビ会議システムが稼働したのは2013年7月末である。
「以前のシステムと比べると使い勝手は雲泥の差。簡単に使えるので、現在は気象警報が発令されたときには必ず、防災危機管理室および14ある区所、支所のテレビ会議システムを立ち上げることにしています」と阿部氏。
昨年9月、京都市は台風18号で大雨に見舞われた。初めて大雨特別警報が出され、防災危機管理室も非常に緊迫した空気に包まれた。

声をか けてい た だきました。
エイネットのFre s h Vo i c eを
京 都 市 様 に 提 案し た の は 、京都市様の挙げた仕様条件に合致していたことはもちろんですが、導入実績の多さを評価したからです。
しかも使い勝手もよい。京都市様ではいろいろな 場 所 に 運 んで テレ ビ 会 議システムをすることもあるということだったので、簡単に設置、調整ができる点も良かったですね。
今後もテレビ会議システムだけではなく、いろいろな分野で京都市様のお役に立てるITの提案をしていきたいですね。

「『避難勧告を発令する準備をしろ』などこちらの緊迫した声が表情と共にすべての区長、市長に伝わるのです。そんな映像を見ると災害に関係のない区長や市長も、『何かあったらすぐ動こう』という心構えとなる。危機管理という点で非常に効果がありましたね」（式部氏）
通常、テレビ会議システムは防災危機管理室と区役所・支所を結ぶ形で使われるが、ネットワークを共有していることから、河川や橋梁の維持管理をする土木事務所や市役所各局とも会議できるようになっているという。
支所や区役所では「防災用途だけではなく、いろいろな場面で使われ始めています」と阿部氏が言うように、Fresh Voiceの活用は定着が進んでいる。
「2020年に、危機管理センターの建設を含む市庁舎整備計画があります。ネットワークの整備とともに例えば，山間地域にある出張所との間もテレビ会議システムで結ぶなど、市の災害対策を強化していきたいですね」（阿部氏）

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http://www.freshvoice.net

大手営業部 官公庁営業課

有本 宏司 氏