北海道情報大学個人情報保護規程（趣 旨）
第１条 この規程は、学校法人電子開発学園個人情報保護規程第１条第２項に基づき、北海道情報大学（以下「本学」という。）の個人情報保護に関して必要な事項を定めるものである。
（目 的）
第２条 この規程は、本学が保有する個人情報の取扱いに関し、必要な事項を定めることにより、個人情報の適切な収集、利用、管理及び保存を図り、本学における個人の権利・利益及びプライバシーの保護に資することを目的とする。ただし、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」に定める個人番号及び特定個人情報の取扱いについては、学校法人電子開発学園特定個人情報管理規程の定めによる。
（定 義）
第３条 この規程における各用語の定義は、個人情報の保護に関する法律第２条及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律第２条の定めるところによる。
２ この規程において「学術研究目的」とは、新しい法則や原理の発見、分析や方法論の確立、新しい知識やその応用法の体系化、先端的な学問領域の開拓等を目指すことをいう。ただし、製品開発を目的として個人情報を取り扱う場合を除く。
（責 務）
第４条 本学は、個人情報の保護の重要性を認識し、個人情報の取扱いに伴う情報主体の権利・利益及びプライバシーの保護に関し、必要な措置を講じなければならない。
２ 本学の教職員は、職務上知り得た個人情報を漏えい又は不当な目的に使用してはならない。
また、その職を退いた後も同様とする。
３ 前項の責務に違反した者を懲戒処分とする場合には、学校法人電子開発学園就業規則に基づき行う。
（責任者）
第５条 第２条に定める目的を達成するため、個人情報保護管理者、保護担当者及び情報責任者を置く。
２ 個人情報保護管理者には、大学事務局長をもって充てる。
３ 部局等に保護担当者を一人又は複数人置くこととし、個人情報保護管理者が指名する。保護担当者は個人情報保護管理者を補佐し、当該部局等に係る自ら管理責任を有する保有個人情報等を適切に管理する任に当たる。
４ 情報責任者には、情報センター長をもって充てる。
（責任者の義務）
第６条 前条に規定する責任者は、それぞれ次の各号に掲げる義務を負うものとする。
（１） 個人情報保護管理者は、保護担当者及び情報責任者を管理、監督する義務を負う。
（２） 保護担当者は、その所管する業務の範囲内における個人情報（以下「所管情報」という。）が本規程の定めに従って適正に取り扱われるよう管理するとともに、所管情報の管理状況について、適宜、個人情報保護管理者に報告する義務を負う。
（３） 情報責任者は、情報システムにおける個人情報を適正に管理運用する義務を負う。
（個人情報の保護に係わる重要事項の審議）第７条 本学の個人情報の保護に係わる重要事項の審議は、情報セキュリティ委員会（以下「委員会」という。）で行う。

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（収集とその制限）
第８条 個人情報の収集は、本学の教育、研究及び業務（以下「本学の業務」という。）に必要不可欠な範囲内で、収集目的を明確に定め、その目的に必要な限度において行う。
２ 個人情報の収集は、思想、信条及び宗教等の調査を目的としてはならない。
３ 個人情報の収集は、情報主体の同意を得て適正かつ公正な手段によって行う。
４ 前項の規定にかかわらず、要配慮個人情報を除く個人情報については、次の各号のいずれかに該当する場合、又は要配慮個人情報については、次の各号のうち第１号、第２号若しくは第５号のいずれかに該当する場合には、第三者から提供を受けることができる。
（１） 情報主体の同意がある場合（２） 法令に基づく場合（３） 本学が定める規定に基づく場合（４） 出版・報道等により公にされている場合（５） 個人の生命、身体、健康又は財産の保護のため、緊急かつやむを得ないと認められる場合（６） その他委員会又は個人情報保護管理者が第三者から提供を受けることに相当の理由があると認めた場合
５ 前項に基づき、第三者から個人情報の提供を受ける場合には、第６号に該当し、私人から第三者提供を受ける場合は、次の各号に定める項目について速やかに本学所定の個人情報受領記録簿に記録し、提供を受けた日から３年間保存する。
（１） 当該個人情報の受領年月日（２） 当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人の場合はその代表者氏名（３） 当該第三者による当該個人情報取得の経緯（４） 当該情報主体を特定するに足りる事項（５） 当該個人情報の項目
６ 個人情報を第三者から提供を受ける場合には、情報主体の権利・利益及びプライバシーを侵害することのないよう、充分に留意しなければならない。
（利用及び提供とその制限）
第９条 収集した個人情報は、定められた目的以外に利用し、又は提供してはならない。
２ 前項の規定にかかわらず、要配慮個人情報を除く個人情報については、次の各号のいずれかに該当する場合、又は要配慮個人情報については、次の各号のうち第１号、第２号若しくは第４号のいずれかに該当する場合には、この限りではない。
（１） 情報主体の同意がある場合（２） 法令に基づく場合（３） 本学が定める規定に基づく場合（４） 個人の生命、身体、健康又は財産の保護のため、緊急かつやむを得ないと認められる場合（５） 当該個人情報を保有する部局等において利用し、又は部局等に提供する場合で、業務遂行上必要かつ相当の理由があると認められ、情報主体の権利・利益及びプライバシーを不当に侵害するおそれがないことが個人情報保護管理者の判断において明白である場
合（６） 行政機関及び司法機関に保有個人情報を提供する場合において、保有個人情報の提供を受ける者が、法令の定める事務又は業務の遂行に必要な限度で提供に係る個人情報を利用し、かつ、当該個人情報を利用することについて相当な理由のあるとき。
（７） その他委員会又は個人情報保護管理者が必要かつ相当の理由があると認めた場合
３ 機械処理により個人情報を利用する場合には、収集目的の達成に必要な機能に限定する。
４ 個人情報保護管理者が、第２項の規定により個人情報を学外へ提供する場合には、当該個人情報の適正な取扱いを担保するため、提供を受ける第三者に対し、その使用目的若しくは使用方法に必要な制限を付し、かつ、本学の個人情報保護の水準と同等の措置を講ずることを求めるものとし、提供を受ける第三者が外国にある場合は、原則として、情報主体の同意を得る。
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個人情報を学外へ提供する場合であって、第２項第７号に該当する場合、次の各号に定める項目について速やかに本学所定の個人情報提供記録簿に記録し、提供した日から３年間保存する。
（１） 情報主体の同意が記載された文書等（２） 当該個人情報の提供年月日（３） 当該第三者を特定するに足りる事項（４） 当該情報主体を特定するに足りる事項（５） 当該個人情報の項目（適正管理）
第１０条 個人情報保護管理者及び保護担当者は、個人情報の安全性及び信頼性を確保するため、所管情報の漏えい、滅失、き損及び改ざんの防止に関し、必要な措置を講ずるものとする。
２ 個人情報保護管理者及び保護担当者は、所管情報を、その利用目的に応じ、最新の状態に保つよう努めなければならない。
３ 個人情報保護管理者及び保護担当者は、保有する必要がなくなった所管情報を、確実かつ迅速に廃棄又は消去しなければならない。
（情報システムにおける個人情報の管理）第１１条 情報責任者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容（個人情報の加工による個人識別の容易性、要配慮個人情報の有無並びに情報漏えい等が発生した場合に生じ得る被害の性質及びその程度等を含む。以下同じ。）に応じて、当該保有個人情報等にアクセスする権限を有する教職員等の範囲と権限の内容を、当該教職員等が本学の業務を行う上で必要最小限の範囲に限る。
２ アクセス権限を有しない教職員等は、保有個人情報等にアクセスしてはならない。
３ 教職員等は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報等にアクセスしてはならない。
４ 情報責任者は、個人情報への不当なアクセス等の危険に対して、技術面において必要な安全対策を講ずるものとする。
（業務の委託）第１２条 個人情報の取扱いを含む業務を学外に委託する場合には、当該契約において、個人情報の保護に必要な事項を定めなければならない。
２ 前項の契約においては、委託を受けた事務に従事している者又は従事していた者が、その事務に関して知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ又は不当な目的に使用してはならない旨を定めなければならない。
（学外要員の受入れ）
第１３条 個人情報の取扱いを含む本学の業務を行うため、学外から要員を受け入れる場合においても、前条の規定を準用する。
（収集の届出と閲覧）
第１４条 保護担当者は、本学の業務遂行上、新たな個人情報を収集する場合には、あらかじめ次の各号に定める事項を本学所定の個人情報取扱事務届出書に記入し、委員会又は個人情報保護管理者に届け出るものとする。
（１） 個人情報取扱事務の名称（２） 個人情報取扱事務の目的（３） 事務を分掌する組織の名称（４） 個人情報の収集の対象者（５） 収集する個人情報の記録項目（６） 個人情報の収集方法- 3/6 -

（７） 個人情報の存在形態（８） 個人情報の廃棄手続き（９） その他委員会が必要と認めた事項
２ 保護担当者は、前項の規定に基づく届出事項を変更又は廃止しようとする場合には、あらかじめその旨を本学所定の個人情報取扱事務届出書に記入し、委員会又は個人情報保護管理者に届け出るものとする。
（開示の請求）第１５条 情報主体は、自己に関する個人情報について、開示を請求することができる。
２ 前項の請求（以下「開示請求」という。）をする場合には、当該請求に必要な事項を明記した文書を当該保護担当者を経て、個人情報保護管理者に提出するものとする。
３ 前項の文書には、次の各号に掲げる事項を記載しなければならない。
（１） 氏名、身分、所属及びその他開示請求者を特定する事項（２） 開示を求める個人情報を含む記録文書を特定する事項（記録文書の名称等）及び開示を求める個人情報（３） 開示を求める理由（４） その他委員会が定める事項
４ 個人情報保護管理者は、開示請求を受けた場合には、次の各号に掲げる場合を除き、当該個人情報を開示するものとする。
（１） 開示請求の対象となる個人情報に、第三者の個人情報が含まれている場合（２） 情報主体の指導、評価、診断、選考等に関する個人情報であって、開示をすることにより当該指導、評価、診断、選考等に著しい支障が生ずるおそれがある場合（３） 開示することにより、本学の業務の適正な執行に支障が生ずるおそれがある場合（開示の決定）第１６条 個人情報保護管理者は、前条第４項各号に定める事由があるとして当該個人情報の全部又は一部について開示を制限する場合には、遅滞なく、その旨を決定しなければならない。
ただし、個人情報保護管理者が必要と判断した場合には、開示の是非を委員会に審議依頼することができる。
２ 個人情報保護管理者は、個人情報の全部又は一部について開示を制限する旨の決定をした場合には、開示請求者に対し、その理由を文書により通知しなければならない。
（開示の方法）第１７条 個人情報の開示の方法は、記録文書の写しを交付することにより行う。記録文書が磁気ディスク、光学ディスク等の電子媒体により記録されている場合には、プリンター等により出力したものを交付し、これに換えるものとする。
２ 前項に定める開示の方法が困難な場合には、他の適切な方法により行うものとする。
３ 開示に要する費用のうち一定範囲のものは、開示請求者の負担とする。
（訂正等の請求）第１８条 情報主体は、自己に関する個人情報に誤りがある場合等には、その訂正等を請求することができる。
２ 前項の請求をする場合には、第１５条第２項の規定を準用する。
３ 第１項の請求を受けた個人情報保護管理者は、遅滞なく、当該請求に関わる事実を調査・確認し、必要な措置を講じなければならない。
４ 個人情報保護管理者は、前項に基づいて実施した結果を本人に文書で通知しなければならない。
（不服申立て）第１９条 情報主体は、第１５条に規定する開示の請求又は第１８条に規定する訂正等の請求に- 4/6 -

対し、個人情報保護管理者が行った決定に不服がある場合は、委員会に不服申立てをすることができる。
２ 前項の申立てを行う場合には、当該申立てに必要な事項を明記した文書を、個人情報保護管理者を経て委員会に提出するものとする。
３ 前項の文書には、次の各号に掲げる事項を記載しなければならない。
（１） 氏名、身分、所属及びその他不服申立人を特定する事項（２） 不服申立てに係わる記録文書を特定する事項（記録文書の名称等）及び開示、訂正等を求める個人情報（３） 不服申立てを行う理由（４） その他委員会が定める事項
４ 委員会は、第１項の申立てがあった場合には、迅速かつ適正に必要な調査を行うものとする。
この場合において委員会は、必要に応じ、不服申立人、当該部局等の教職員、その他の関係者の出席を求め、意見及び説明を聞くことができる。
５ 委員会は、調査終了後、不服申立てに対し必要な措置を講ずることを決定した場合には、その結果を不服申立人に対し、文書により通知しなければならない。
（匿名加工情報の取扱い）
第２０条 匿名加工情報を作成した場合は、あらかじめ、当該匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目を公表するとともに、特定の個人を識別すること及びその作成に用いる個人情報を復元することができないよう、当該個人情報を適切に加工しなければならない。
２ 個人情報の安全管理措置の一環として一部の情報を削除し、あるいは、分割して保存・管理する等の加工をする場合や、個人情報から統計情報を作成するために個人情報を加工する場合は、前項中の公表は不要とする。
３ 作成した匿名加工情報を第三者に提供する場合は、あらかじめ、第三者に提供される匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目及びその提供の方法について公表するとともに、当該第三者に対して、当該提供に係る情報が匿名加工情報である旨を明示しなければならない。
４ 匿名加工情報を取り扱う者は、当該個人情報から削除された記述等若しくは加工の方法に関する情報を取得し、他の情報と照合してはならない。
５ 委員会は、匿名加工情報の安全管理のために必要かつ適切な措置、その他の当該匿名加工情報の適正な取扱いを確保するために必要な措置を講じるものとし、当該匿名加工情報の取扱いに関する苦情処理については、第１９条に規定する不服申立ての手続きを準用する。
（仮名加工情報の取扱い）
第２１条 仮名加工情報を作成する場合は、他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないよう、当該個人情報を適切に加工しなければならない。
２ 仮名加工情報を取り扱う者は、当該個人情報から削除された記述等若しくは加工の方法に関する情報を取得し、他の情報と照合してはならない。
３ 仮名加工情報を取り扱うに当たっては、電話をかけ、郵便等により送付し、電磁的方法を用いて送信し、又は住居を訪問するために、当該仮名加工情報に含まれる連絡先その他の情報を利用してはならない。
４ 委員会は、仮名加工情報の安全管理のために必要かつ適切な措置、その他の当該仮名加工情報の適正な取扱いを確保するために必要な措置を講じるものとし、当該仮名加工情報の取扱いに関する苦情処理については、第１９条に規定する不服申立ての手続きを準用する。
（学術研究目的での利用）
第２２条 本学に属する教職員その他の従業者が、個人情報を学術研究目的で取り扱う場合には、本規程は適用されないものとする。
２ 前項の場合であっても、本学に属する教職員その他の従業者は、個人の人格尊重の理念に基づき適正と考えられる方法で、個人情報を取り扱わなければならない。
３ 前項のほか、個人情報を学術研究目的で取り扱う場合に関する詳細は、別に定める。
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（細則等）
第２３条 この規程に定めるもののほか、個人情報の保護に関し必要な事項は委員会が別に定める。
（改 廃）第２４条 この規程の改廃は、委員会の議を経て、学長が定める。

附 則
この規程は、令和５年６月５日から施行する。

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