令和 4 年度第 鈴風会総会議事録
開催日：2022/10/29 13:00～

出席者（敬称略）
会長 成川 ／ 会計 江口 ／ 幹事(監査) 中野 ／ 書紀 沖 ／ 幹事 野中
一般会員参加者 4 名

鈴風会会長挨拶
成川会長からのご挨拶をいただきました。

学長挨拶
川又学長よりご挨拶をいただいた。その後、講演会のご予定がある為、退席されました。

議長選出
鈴風会会則に基づき、議長は会長が委嘱された方ににお願いしていましたが、体調不良で出席できなくなったので、会長の成川さんにお願いしました。

議案審議
第１号議案 令和 3 年度活動報告について議長成川様より事業報告をさせていただきました。
＜質疑応答＞
Q

住所変更の申請後、途中で郵送物が届かなくなり、今回の総会の案内も届かなかった。という方や、同じものが 2 通届いた方がいらっしゃり、その辺の情報管理はどうなってますか。

A

データとしては以前役員の方からの引き継ぎし、データ整理した後郵送手配を行いました。再度データ整理を確認させていただきます。

Q

評議員に関する質問で、評議員は学校の運営に対しての助言等はできますか？可能であれば、補助金等のアドバイスはされないのですか？

A評議員から運営に関する助言等は可能です。補助金については大学側で活用できる制度は色々と調べていただいており、各種申請は行っていただいております。会員の方もご存知の事があれば、大学側にアドバイスしていただければ幸いです。

第２号議案 令和 3 年度収支報告及び監査報告について会計報告は江口様から、監査報告は中野様より報告させていただき、会計報告・監査報告共に挙手により承認されました。

第３号議案 役員改選について事項所の「２０２２年度鈴風会幹事名簿」の内容で中野様よりご提案いただき、挙手により承認されました。

第４号議案 令和４年度活動計画（案）について
議長成川様より以下の内容で事業報告をさせていただきました。
昨年に引き続き、大学との連携強化を行い、学生たちの活動支援、学生募集への協力を行っていく事に加え、今年度一番の取り組みとして「会員のプラットフォームの形成」ということで同窓会のホームページの作成を行います。具体的には現在大学ホームページ内にある同窓会のホームページを単独のホームページとし、同窓会会員の紹介、恩師の紹介など掲示板を兼ねたプラットフォームの作成を検討しています。また、今回ご指摘が有ったような郵送漏れなどを無くすように、情報が変更された場合には会員様御本人から情報変更をしていただくことができるようにし、大学側から上がってくる卒業生の会員情報も新規会員情報として統合・管理できるようなシステム構築を目指しております。

第５号議案 令和４年度予算（案）について令和４年度予算案は江口様ご提案してただいた。
＜燘第4号／ 号議案について質疑応答＞
Q

コスト管理に関する部分で郵送物に関する予算は削減できるのでないですか？今回の総会の案内も A4 サイズで届きましたが、折り曲げれば定形郵便の 84 円で郵送できたのではないですか？そういった仕事も外注委託ではなく役員の仕事ではないでしょうか？

A

もちろんコスト管理という部分は検討していく必要はあるのですが、どこまでの範囲で役員が行うのか、外注する範囲なのか、そういった部分も含めて判断してく必要があると考えており、今回は効率性を考えた上で外注委託とさせていただきました。ただ、これをずっと続けていくということは考えておらず、デジタル化・例えば E メールでの配信等にできるものは移行できればと考えております。

Q

前回役員の方でも紙面の郵送についてはデジタル化を図ろうとしたが、大学側の方から年 1回の会誌については、紙面での郵送の方が良いのでは。という指摘があり、紙面での郵送を行っていましたが、その辺りは問題はありませんか？

A

確かにデジタル化だけでは難しい部分はあり、紙面郵送と使い分ける必要はあるかと思っております。ただコロナウィルスの影響もあり大学のスタンスも変わってきております。一部報告させていただきますと、今は全ての学生に Google アカウントを付与しており Gmail のアドレスが利用可能となっております。卒業後同窓会からの案内もこちらのアドレスに送信させていただ
けるということで了解をいただきましたので活用させていただく予定です。
これまでの会員様については、紙面での郵送は必要と思っておりますが、いつまででもこの方法は社会的にもマッチしないので、最終着地点としてデジタル化ということに取り組んでいこうと思っております。

Q

令和 4 年度予算案の広告宣伝費、記念品費、寄付金について詳しく教えてください。

A

広告宣伝費については、事業計画にて報告させていただきましたホームページの作成と年間管理費となっております。記念品については卒業する人数によっても変わりますので、少し余裕を見て計上しております。寄付金についてはコロナ禍が続く限り毎年 100 万円の寄付をしたい考えております。

Q

記念品はどのような物を考えておりますか。

A

記念品は QUO カードを送ろうと思っております。

Q

同窓会として何故今回の学際では何も出し物をしなかったのですか？？毎年恒例で行っていたスタンプラリーと仮装コンテストも学生サイドで行っているようなのですが、これは卒業生がずっとやっていたことなので、来年は同窓会で行いたいです。

A

大学祭は、執行委員の学生の方達で全て企画していただきました。同窓会としては、記念講演と一緒に何か行いましょうと投げかけたのですが、記念講演の都合と合わなかったので、今回は行わなくなりました。

Q

毎年恒例で行っていたスタンプラリーと仮装コンテストは、卒業生の方で行いたいのですが、次回からできるようにしてもらえませんか。

A

来年度の大学祭では、催しものが重複しないよう考慮しつつ相談させていただきます。

Q

予算承認の兼ね合いもあるので、10 月始まりの、9 月末締よりも、4 月始まりの、3 月末締めにしてQ月や 6 月に総会を行うほうがいいのではないでしょうか。

月末は忙しい人が多いかと思いますので、中旬に総会を行ってもらうようにはできないでしょうか。それこそ、 月や 6 月は長期休暇があるので、その辺にずらしていただくこともご検討いただけませんか。

A

予算承認が得られない場合というのはどのタイミングにしても想定されることで、承認が得られない場合は、臨時総会を行う事も視野にいれていく必要があると考えます。総会の開催時期については、会員の方それぞれ異なるご都合があるかと思いますが、大学祭と同じ日に行うことにより、卒業生がどちらにも参加しやすい状況になると思っております。ただ今回この様なご意見をいただきましたので、大学祭と総会は切り離しで行う事については、今後検討させていただきます。

Q

卒業生から総会日程の案内が遅いので、事前に都合をつけることができなかったのですが、何故こんなに案内が遅かったのでしょうか。

A

今回の案内が遅くなってしまったことは大変申し訳なく思っております。遅くなった理由として
は、大学祭と合わせて総会をするという方針で進めておりましたので、大学祭のパンフレットも一緒に入れて総会案内を郵送する予定でしたが、大学祭ができるかどうかという事もあり、大学際のパンフレットの作成が遅れてしまい同梱することができず、結果的に総会案内の郵送も遅くなってしまいました。次回からはこの様な事がないように、なるべく早くご案内できるようにいたします。

Q

総会がに日程が決まった段階で HP に掲載してはどうですか？

A

はい。今後同窓会のホームページもできる予定ですし、そちらでの配信も行っていきたいと思います。

上記質疑応答後、第４号、第号議案 挙手にて承認第６号議案 その他
Q

今回の総会の議事録はいつ頃公表予定ですか？

A

いつ公表予定かは決まっておりませんが、内容確認後に大学のホームページ内の同窓会コンテンツに公開を予定しております。

議長解任後、２０２２年度鈴風会総会を閉会