八幡平市監査委員告示第２号

地方自治法第 199 条第４項の規定に基づき実施した定期監査（令和２年１月実施分）の結果を、同条第９項の規定により公表する。

令和２年３月 25 日

八幡平市監査委員村 山

巧

八幡平市監査委員

井 上 辰 男

記
第１ 監査の執行日時、対象及び場所等
期

日

令和２年
１月９日

対象課等時

設

課 10：00 ～ 12：00

建商

工観光課

安 代 漆 工 技 術 研 究セ ンタ ー上
１月 10 日下水道課

( 下 水 道 事 業 分 )農林

間

13:15 ～ 16：30

10：00 ～ 12：00

場

所

議会議事堂
理事者控室

課 13：15 ～ 16：30

第２ 監査執行者
監査委員 村 山

巧

監査委員 井 上辰 男

第３ 監査の主眼
財務に関する事務事業の執行及び事業の管理が適切に行われているかを主眼とした。また合規性に加えて、合理性、妥当性の視点からも監査を実施した。
なお、監査の実施にあたっては、八幡平市監査基準及び当年度の監査方針に基づき監査を行った。

第４ 監査の方法
令和元年度における財務実務、事業の実施状況及び管理状況について、あらかじめ調書の提出を求めたうえで、所定の調書に基づき各所属長等から説明を聴取するとともに、併せて既に実施した例月現金出納検査の結果等を踏まえて、抽出調査の方法も併用し、関係書類を調査する監査の方法とした。
なお、各課等に事前に提出を求めた調書は次のとおりである。
（各課等）
事務事業の概要及び予算執行状況（歳入・歳出）、業務委託契約（随意契約）の状況、工事契約（随意契約）の状況、負担金・補助及び交付金の交付状況、財産管理の状況（公有財産等の管理状況・未登記状況調書（土地））、職務に関連した現金等及び団体事務局の取り扱い状況（関連別紙【直接収納現金】）、コンプライアンスの取組状況、昨年度の指摘事項等の取組状況、年間スケジュール表第５ 監査の結果
監査の結果、各課等の一部の事務処理について、以下に掲げる事項が認められたので適切な措置を講じられたい。また、監査時に見受けられた軽易な事項については、その都度、担当職員に対して改善検討を要請した。
（1） 共通①

積算内訳のない見積書及び予定価格決定根拠資料の未添付について【注意事項】
業者等から徴取した見積書には、合計金額のみが記載され、その内訳が一切記載されていないものが多く見受けられる。これでは、見積書それ自体の存在が予定価格を決定する根拠とは成り得ても、八幡平市契約規則第８条第３項に掲げる「予定価格は契約の目的となる物件又は役務について、取引の実例価格、需給の状況、履行の難易、数量の多寡、履行期間の長短等を考慮して適正に定めなければならない。
」とする規定に基づく確認・審査ができないと思慮されるので、業者等から見積書を徴取する場合は、単一の物品購入等を除いて、必ず、その内訳を記載させる必要がある。また、これと関連して、業務委託等の見積開封顛末書には、「参考見積書、予算額等に基づき予定価格を決定した。」などと記載されているにもかかわらず、これらの根拠資料が添付されていない一件綴りが多く見受けられる。もとより、予定価格は、契約の公平性を担保するために設定するものであり、それ故に、予定価格決定者は、適正、かつ明確な根拠に基づいて決定した証として、見積書の添付は言うまでもなく、予定価格決定の審査・分析に用いた裏付け資料を添付させておくこと。
②

受付印のない書類及び内部回覧されていない重要書類について【注意事項】
八幡平市文書管理規程第 12 条（文書等の処理）には、収受しようとする文書類には、「収受日印を押し、収受しなければならない」と規定されているにもかかわらず、商工観光課所管の「ＤＭＯ基幹調査・分析業務」に関する誓約書や「東北観光復興対策交付金確定通知書」、上下水道課所管の「戸別浄化槽設置工事計画承諾書」など、委託業務受注者や申請者等から提出された書類に受付印がないものが見受けられる。また、業務管理上重要な書類であるにもかかわらず、所属長まで書類が回覧されていないものが少なからず見受けられる。収受すべき文書の内容が適切なものである限り、規定に則した受付処理を適正に行うこと。また、公文書、特に、重要書類に関しては、速やかに所属長まで回覧して組織内の情報共有を図り、不測の事態等に即応できるようにしておくこと。
（2） 建設課①「業務見積開封顛末書」の予定価格等の誤記載について【注意事項】
令和元年度の「大更駅自由通路消防設備点検業務」について、「業務見積開封顛末書」の「２予定価格」及び「３決定価格」の両方に金額の誤りがある。前者は、税込価格を93,500 円とすべきところを 88,000 円に、また、税抜価格を 85,000 円とすべきところを8,000 円に、後者は、税抜価格を 80,000 円とすべきところを 8,000 円に、いずれも金額を間違えて記載している。これらの間違いは、委託契約の執行そのものに直接影響を及ぼすものではないとは云え、間違った書類を作成することのないよう、担当者はもとより、決裁権者を含めて、決裁ラインにおけるチェック機能の強化を図ること。
（3） 商工観光課①

委託契約に係る契約保証金の納付日について【注意事項】
令和元年度の「八幡平市版ＤＭＯ運営事業支援業務（株主事業者②）」について、委託契約の締結年月日は平成 31 年４月１日であるが、契約保証金が翌日の平成 31 年４月２日に納付されている。
「八幡平市契約規則」第 23 条の解説では、契約保証金は、「原則として契約締結前又は同時に納付させなければならない。
」と規定されているので、今後においては、契約相手方に対して納付期限を事前に周知するなど、適時・適切に納付するよう指導すること。

②

見積開封結果復命書への押印漏れについて【注意事項】
令和元年度の「八幡平・安比地区二次交通整備事業」(委託額:8,852,596 円)について、当該委託契約の見積開封が平成 31 年 4 月 1 日に副市長室で行われているが、その顛末を記載した復命書が副市長まで回議されていないため、決裁区分欄の当該箇所が空欄となっている。市の「八幡平市長部局代決専決規程」の第５条別表第１で、施行の決定は、委託額が 2,000 万円未満の場合は、副市長の専決となっており、復命書についても、担当課が作成して決裁権者に復命することになっているので、速やかに回議すること。
（4） 上下水道課①

根拠のない少額を理由とした工事施行伺いについて【注意事項】
令和元年度の４月に契約した「八幡平市公共下水道公共桝設置工事」(契約額:180,360円)及び「大更下町地区公共ます取付管布設工事」(契約額:192,885 円)の２件について、工事契約額が税込みで 20 万円以下であるとの理由から、見積書の欄外下部に回覧印を押し、その下に「上記のとおり施工依頼してよろしいか」との添え書きにより起案し、決裁を得た形で発注されている。しかしながら、「八幡平市契約規則」及び「入札事務及び契約事務の事務処理について」のガイドラインでは、額の如何にかかわらず、委託業務施行伺いに随意契約理由を付して決裁を得ることと規定されているので、当該規定に則して、適正に執行する必要がある。なお、７月以降の業務からは改善されており、今後においても、引き続き、適正に執行すること。

（5） 農林課①

見積調書に記載すべき予定価格の未記載について【注意事項】
令和元年度の「市有林看守業務」の２件及び「市有林支障木撤去業務」の４件、計６件の委託業務について、それぞれの「見積調書」の「予定価格(税抜)」のところに金額が記載されておらず、空欄となっている。当該調書には、「※２予定価格(税抜)については、契約の相手方の者と契約締結後に公表します。
」と記載されていることからも、未記載のまま放置されるべきものではなく、必ず記載し、公表しなければならない金額なので、速やかに事後対応を行うこと。なお、今後においては、当該業務専用のチェックシートを独自に作成して、金額の記載を失念することのないように注意すること。
②

見積書の入った封筒の受付印漏れについて【意見又は留意事項】
令和元年度の「市有林松森事業区支障木伐採業務」について、見積書を開封した際の復命書に添付されている封筒に受付印が押されていない。受付印は、見積書が提出指定日時に適切に受け付けされたかを確認する証拠となるものであり、委託契約業務の適正な執行の証として必要不可欠である。今後においては、決裁ラインにおけるチェック機能の強化を図り、受付印の押印漏れがないよう適正な執行に努められたい。