ツール・ド・九州 2023 関連業務（大会準備・運営、マーケティング、プロモーション）
委託仕様書
１

目的
九州・山口の魅力発信とサイクルスポーツの普及拡大等を目指して、2023 年に国際自転車競技連合公認の国際自転車ロードレースであるツール・ド・九州 2023 を開催するにあたり、大会準備や本番の運営のほか、マーケティングやプロモーション等の業務を一括で委託するもの。

２

委託期間
契約締結日から２０２３年（令和５年）１１月３０日まで

３

ツール・ド・九州２０２３概要
形態

UCI（国際自転車競技連合）認定国際サイクルレース

主催

ツール・ド・九州 2023 実行委員会

開催時期

２０２３年（令和５年）１０月

レース形式

転戦型ステージレース（開催地：福岡県、熊本県、大分県）

参加チーム

１８チームを想定＜エキシビジョンレース＞
２０２３年１０月６日（金）北九州市内でのクリテリウム＜福岡ステージ＞

大会日程（案）

２０２３年１０月７日（土）福岡県内でのロードレース＜熊本ステージ＞
２０２３年１０月８日（日）熊本県内でのロードレース＜大分ステージ＞
２０２３年１０月９日（月）大分県内でのロードレース

４

業務概要

（１）大会準備・運営業務（２）マーケティング業務（３）プロモーション業務
５

業務内容
２０２３年（令和５年）１１月３０日までの委託期間における業務内容は以下の（１）から（３）のとおりであるが、今後の調整の過程で業務内容の修正及び追加が必要となった場合は、これに対応することとする。
なお、このうち２０２１年度（令和３年度）に想定する業務は下線を付している業務である。
1

（１）大会準備・運営業務
ア 全ステージに共通する準備・運営業務
大会準備・運営が円滑に実施できるよう、各ステージレースを含めた大会全体を統括する責任者を配置し、関係者との連絡調整を密に行いながら以下の業務を行うこと。
①会場設営・大会運営業務（ａ）各ステージに共通する設営物や器材等の制作、設営、撤去を行うこと。
・各種サイン幕の設置・撤去の調整
・競技看板・備品の設置・撤去
・会場案内サイン、案内図の作成・設置・撤去（ｂ）各種書類等の作成、印刷・製本等
・会場図面の作成
・実施計画書の作成
・大会運営マニュアルの作成
・各種セレモニーの進行台本の作成
・テクニカルガイドの作成
・車両ガイドの作成
・車両証の作成
・AD カードの作成
・各種会議資料の作成※各制作物のデザインも含む物とする。
（ｃ）準備期間中・大会期間中の諸会議のサポート（ｄ）各種セレモニー（スタート、フィニッシュ・表彰式等）の設営物及び進行台本等
作成、運営管理・パレードランの運営管理、参加者向け資料の取りまとめ（ｅ）大会プログラム及び報告書の制作・設営物関係の記録写真の撮影※全設営物（作成物）について、納品（設営）時、使用（運用）時、撤去時の３種類の写真（日付入り）を必ず撮影し、業務完了報告書として提出すること。また、大会期間中、レース以外の部分についての写真（会場の様子、協賛社バナー・ブース等）も撮影すること。
※写真（日付入り）の添付が無い場合は、委託費を支払えない場合があります。
（ｆ）関係機関への諸届け手続き補助・国際自転車競技連合等の関係機関への手続きに必要な図面及び資料の作成（ｇ）競技関連業務
・レース結果（コミュニケ）の印刷・掲示・配布（関係者宿泊ホテル等へ配布）
・競技看板（残距離・周回板）等の設置・管理・氷の手配（救護用・選手クールダウン用・審判用・ニュートラルカー用）・配置・管理（ｈ）大会関係車両管理
・大会関係車両の手配、期間中の運行及び駐車場等の管理（計 50～60 台程度)
2

・大会関係備品（競技器材・販売品等）車両の運搬・管理※各会場での配置・撤収、運転手との配置確認等連携
・印刷機搭載車両の手配・管理（ｉ）運営事務局員の手配
・大会開催前（２０２３年７月～１０月）の間に実行委員会運営事務局の事務所へ週２～３ 日程度出社し、事務局作業を行う人員を１名手配すること・想定される主な作業内容：AD・車両証等仕分・発送、大会スポンサーへの連絡・調整、出展社アンケート取りまとめ等（ｊ）宿泊・輸送業務の受託事業者との連携
・選手招聘、宿泊手配、バス・トラック手配等を行う事業者と連携すること。
（ｋ）付帯イベント運営・管理・大会期間中に開催予定の子供向け自転車学校のイベント運営管理及びサポートを行う人員を手配すること。（1 名程度）
（ウィーラースクールやストライダーイベントを想定）※見積にあたっては、運営・管理に係る経費とは別に講師・スタッフ派遣料（宿泊費・交通費・機材費込）として１ステージ １０万円（税別）を計上すること。
（開催地は福岡、熊本、大分を想定）（ｌ）イベント保険の加入
大会開催時の事故に備え、以下の保険に加入すること（契約者は本会とする）
・賠償責任保険
・傷害保険（主催者及び関係者）
・傷害保険（自転車教室参加者）（ｍ）その他
・実況ブース関係者との連携
福岡クリテリウムにおいては、自転車著名人のトークショーを検討しており、実施に際して必要なマイク等を準備すること。
※トークイベント等とレースのライブ配信の音が重ならない調整すること。
・競技専門業者（計測、無線等）などとの連携
・各ステージディレクターの配置
福岡、熊本、大分の各ステージについて、専任のディレクターをそれぞれ配置し、各ステージ事務局と密に連携をとれる体制を構築すること。
（ｎ）運営マニュアルなど設営運営業務に必要なドキュメント一式の取り扱い
業務計画書、運営マニュアル、設営図面、進行台本、スタッフ体制図、スタッフスケジュール、作業工程表、備品リスト一覧等、受託者が本委託業務の遂行に必要な情報について一元管理してとりまとめること。また、委託者が提供を求めた場合、受託者は速やかに情報提供すること。委託者は提供された情報を確認し、追加の情報提供依頼や詳細の確認依頼を行うものとする。
（ｏ）感染症対策の徹底
本大会を開催するにあたり、新型コロナウイルス感染症等の感染拡大防止のため
3

の適切な措置を講ずること。
②その他、大会運営に必要となる諸業務
詳細内容については、受託者と協議の上決定する。
イ 各ステージの準備・運営業務
福岡、熊本、大分の各ステージについて、常に連絡がとれる専任のディレクターをそれぞれ配置し、各ステージ事務局と密に連携をとりながら以下の業務を行うこと。
①会場設営・大会運営業務
福岡、熊本、大分各県に設置予定の各ステージ事務局との連絡調整を密に行うとともに、以下にあげる設営物の手配や事前準備及び大会当日並びに終了後の撤収作業等を実施すること。
特に公道を使用する大会であることから、各県の警察担当者等との連携を密にし、交通規制時間内での設置及び撤去を徹底すること。
（ａ）各ステージに係る設営物や器材等の手配（制作）、設営撤去の手配を行うこと。
※全設営物（作成物）について、納品（設営）時、使用（運用）時、撤去時の３種類の写真（日付入り）を必ず撮影し、業務完了報告書として提出すること。また、大会期間中、レース以外の部分についての写真（会場の様子、協賛社バナー・ブース等）も撮影すること。
（ｂ）レイアウト図面・各ステージ運営マニュアルの制作（ｃ）会場設営（施工）
・撤去の立会、各種ブース設置・設営管理（ｄ）準備期間中・大会期間中の諸会議のサポート（ｅ）関係車両の借用手続き補助（ｆ）観客・関係者輸送交通機関の運行計画及び現場での運行管理（ｇ）関係者駐車場の駐車計画及び現場での運用・管理・駐車誘導・駐車車両選別・リスト作成等（ｈ）関係機関への諸届け手続き補助・会場借用申請、道路使用許可申請等手続き図面等（ｉ）選手招聘、宿泊手配、バス・トラック手配を行う受託事業者との連携
・選手導線、各種セレモニー調整
・チームサポートカーの運行スケジュール作成・管理、会場進入導線等調整（ｊ）臨時ネット回線の手配
・臨時光回線設置、設置工事に係る各種申請書類作成含む（ｋ）セレモニー及びイベントの企画・運営補助
・パレードランの運営管理、参加者向け資料取りまとめ（ｌ）大会開催前後のコース、沿道及び会場の清掃（ごみ処理を含む。
）（ｍ）ボランティアシステムの構築・スタッフ及びコース立哨員として、ボランティアの募集、登録、研修を行うとともにウェア等の調達を行うこと。
②交通・警備業務4

（ａ）交通警備計画の作成
道路管理者や警察などの関係当局と綿密な協議、調整を行った上で、交通規制や警備に関する計画を作成すること。
（ｂ）警備員等の手配及び交通安全対策資材の設置
上記計画に基づき、必要な警備員（雑踏警備業務 2 級検定の合格者を含む。）を手配し、ボランティアとともに現地に配置すること。
また、鉄柵、セーフティーコーン、ロープ等の安全資材を手配し、設置、撤去を行うこと。
・警備場所：エキジビジョンレース及び各ステージレースの会場
・警備時間（予定）＜エキジビジョンレース＞○会場設営警戒２０２３年１０月５日（木）１７時３０分～６日（金）１３時○会場各所配置
２０２３年１０月６日（金）1３時～２０時＜福岡ステージ＞○会場設営警戒２０２３年１０月６日（金）１７時～７日（土）８時○会場各所配置
２０２３年１０月７日（土）８時～1５時＜熊本ステージ＞○会場設営警戒２０２３年１０月７日（土）１７時～８日（日）８時○会場各所配置
２０２３年１０月８日（日）８時～１６時＜大分ステージ＞○会場設営警戒２０２３年１０月８日（日）１７時～９日（月）８時○会場各所配置
２０２３年１０月９日（月）８時～１６時（ｃ）警備本部の設置・運営
・大会当日、大会本部と連携できるよう警備本部を設置すること。
・警備本部と各地に配置した警備員との連絡体制を整え、問題が発生したときなど、警備本部から各警備員への指示が行えるようにすること。
・レース走行車列の先頭及び最後尾に警備車両を走行させること。
・上記警備車両の走行位置をリアルタイムで把握し、警備本部でその位置を常に確認できるよう必要な手段を講じるとともに、大会本部と情報共有できるようにすること。

5

（ｄ）規制看板等の作成、設置・撤去
・上記計画に基づき、規制看板等を作成し、設置・撤去を行うこと。強風や降雨等の場合であっても破損や緩みが生じないよう工夫するとともに、大会終了後速やかに撤去し、撤去後は発注者から指示した看板等を除き法令に則り責任をもって処分すること。
（ｅ）関係当局との協議、調整十分な安全確保のため、道路管理者や警察などの関係当局と綿密な協議、調整を行うこと。
（※万が一想定外の事態が発生した場合は、損害賠償を請求する場合がある。
）（ｆ）各レース会場周辺の事業者等との調整
レース会場周辺にある、施設やテナント等を全て訪問し、大会概要の説明や大会当日における道路の規制状況、迂回方法等の案内を行うこと。
③その他、大会運営に必要となる諸業務（２）マーケティング業務①大会のセールスポイントや協賛メリット、協賛プランの検討
・ツール・ド・九州２０２３のセールスポイントや協賛メリット、具体的な協賛プランを検討し、提案すること。
②協賛金及び協賛物品の獲得・営業活動を実施し、協賛金（最低保証金額：１億円）及び協賛物品を獲得すること。
但し企画提案時に１億円を超える金額を設定した場合は、その金額を最低保証金額とする。
・獲得協賛金が 1 億円を超える場合については、超過金額について一定割合を手数料として受託者に支払うことを検討する、その場合の手数料率を提案すること。
・獲得目標金額、獲得計画について提案すること。
③協賛企業の対応等
・エキジビジョンレースや各ステージレースの会場等でのブース出展レイアウトを検討、調整し、出展マニュアル（搬入出時間、経路、駐車場等）を作成するとともに、当日の設営や出展に立会いを行うこと。
・協賛提供品や協賛バナー等の管理・運搬、設置撤去を行うこと。
④商標を活用した広報物品開発などのライセンシング業務
・ツール・ド・九州の商標を活用した商品開発などに関するライセンシングに関する業務を行うこと。
（３）プロモーション業務
初開催となるツール・ド・九州２０２３の成功に向け、国内外における大会の認知度を向上するとともに、国内における大会機運の醸成を目的とした効果的なプロモーションを実施すること。
6

①テレビ CM、ラジオ CM や新聞広告等を活用したプロモーション・ターゲット、実施時期や内容等について提案すること。
・広告に使用する素材を提案し、発注者と協議の上制作すること。
・広告掲出に向けた調整を行うこと。
②WEB や SNS を活用したプロモーション・ターゲット、実施時期や内容等について提案すること。
・広告に使用する素材を提案し、発注者と協議の上制作すること。
・広告掲出に向けた調整を行うこと。
③交通広告等を活用したプロモーション・ターゲット、実施時期や内容等について提案すること。
・広告に使用する素材を提案し、発注者と協議の上制作すること。
・広告掲出に向けた調整を行うこと。
④自由提案によるプロモーション
・その他、テレビ番組、新聞、雑誌等を活用したプロモーションや、大型ビジョン・デジタルサイネージ、シティドレッシングの活用等、効果が高いと思われるものを提案すること。
・広告に使用する素材を提案し、発注者と協議の上制作すること。
・広告掲出に向けた調整を行うこと。
６

契約条件
委託契約については、単年度契約を前提とし、令和３年度は契約締結日から令和４年３月３１日までを期間として契約する。令和４年度の契約に係る業務内容及び契約金額については、令和３年度の委託業務の実施状況を踏まえて協議を行う。令和５年度も同様に、令和４年度の状況を踏まえて協議を行う。
なお、令和４年度以降、各ステージの事務局・運営業務（委託仕様書５イ参照）に係る契約主体については、各ステージ事務局となる可能性がある。

７

その他
・受託者は本業務の遂行上知り得た事項について、業務完了後も含めて第三者に漏洩してはならない。
・本業務により取得した個人情報は、無断で第三者に提供することはできない。

・本業務にあたって、第三者のあらゆる見地を侵害しないこと。
（侵害する恐れがある場合は、受託者の責任をもってその解決にあたること。）
・本事業に関連して制作された一切の成果物について発生した著作権その他の一切の知的財産権は、すべて委託者に帰属するものとする。
・本仕様書に定めのない事項及び本仕様書に関し疑義が生じた場合は、その都度協議の上、定めるものとする。

7