Document Type: Procedure
Organization: Public Affairs / Legal Affairs
Subcategory: Government Affairs / Ethics & Compliance
Geographic Scope: Global

Verfahrensordnung zum Beschwerdeverfahren im Fall von Verletzungendes Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG)
Gilt für:Einleitung &;Hintergrundoder Zweck

Diese Verfahrensordnung gilt für alle Mitarbeiter von 3M weltweit sowie für Externe, wie zum Beispiel- Dritte, die im Auftrag von 3M handeln, z. B. Leiharbeitnehmer, Mitarbeitende externer Dienstleistungsunternehmen- Geschäftspartner, z. B. Lieferanten, Kunden oder Kooperationspartner- interne Hinweisgebende- sonstige Dritte
Verantwortungsvolles, nachhaltiges, ethisches und rechtmäßiges Handeln ist eines der zentralen kulturellen
Elemente und Prinzipien von 3M und fest in der 3M Unternehmensstrategie und dem Code of Conduct von 3M(Verhaltenskodex) verankert. Dazu gehört die angemessene Einhaltung der menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten gemäß dem deutschen Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz.
3M will Geschäftspartner durch innovative Produkte, wettbewerbsfähige Preise, gute Qualität, Service sowie
durch kompetente Beratung überzeugen. (Sachfremde) Beeinflussung von Geschäftspartnern durch z. B. Korruption, Betrug oder anderweitige Verstöße gegen den Verhaltenskodex von 3M (Code of Conduct von 3M)
sind strengstens verboten.
Wir haben ein wirksames Beschwerdeverfahren eingerichtet, über das Hinweise auf menschenrechtliche undumweltbezogene Risiken oder Verletzungen abgegeben werden können. Über das Beschwerdeverfahren können sämtliche Hinweise auf mögliche Verstöße gegen gesetzliche Regelungen einschließlich menschenrechtlicher oder umweltbezogener Risiken oder Verletzungen den eigenen Geschäftsbereich betreffend sowie entlang
der gesamten Lieferkette gemeldet werden.

Anforderungen

Die Gesamtverantwortung für die Einhaltung der Anforderungen dieser Verfahrensanweisung liegt bei den
Abteilungen Government Affairs und Ethics & Compliance (E&C) der 3M Deutschland GmbH.

INHALTSVERZEICHNIS
1.

Ziel und Geltungsbereich dieser Verfahrensordnung ............................................................................... 22.

Beschwerdeverfahren .............................................................................................................................. 23.

Geheimhaltung und Anti-Vergeltungsmaßnahmen ................................................................................. 24.

Überprüfung und Verbesserung ............................................................................................................... 3

1.

ZIEL UND GELTUNGSBEREICH DIESER VERFAHRENSORDNUNG

Diese Verfahrensordnung bezweckt die transparente Darstellung des unternehmenseigenen Beschwerdeverfahrens im Sinne des § 8 Abs. 2 LkSG der 3M Deutschland GmbH und deren verbundenen Unternehmen i. S. v.
§ 15 AktG. Das Beschwerdeverfahren soll es Personen ermöglichen, auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Sorgfaltspflichten
nach dem LkSG oder Verletzungen den eigenen Geschäftsbereich betreffend sowie entlang der gesamten Lieferkette hinzuweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln von der 3M Deutschland GmbH im eigenen Geschäftsbereich oder durch das Handeln eines Zulieferers entstanden sind.

2.

BESCHWERDEVERFAHREN

Alle Hinweisgebenden können ihre Beschwerde (auch anonym - soweit nach den lokalen gesetzlichen Bestimmungen zulässig) - in 24 Sprachen und weltweit - durch eine webbasierte Plattform (betrieben durch einenDrittanbieter) der Muttergesellschaft der 3M Deutschland GmbH, der 3M Company (nachstehend „3M“) überfolgenden Link melden:
3MEthics.com
Auf dieser Plattform ist ebenfalls, nach Auswahl des entsprechenden Landes, eine Telefonnummer angegeben, so dass ebenso die Möglichkeit besteht, die Beschwerde telefonisch einzureichen. Auf der nächsten Seite
finden sich zudem Ansprechpartner.
Sämtliche an 3M gemeldeten Bedenken werden geprüft. Die einzelnen Bedenken werden nachverfolgt, überwacht und (entweder als begründet oder als unbegründet) zum Abschluss gebracht.
Es ist sichergestellt, dass anonyme Meldungen tatsächlich anonym bleiben. Bei 3MEthics.com werden weder
Anrufe zurückverfolgt oder Anrufer identifiziert, noch werden interne Verbindungsprotokolle, die IP-Adressen
enthalten, erzeugt oder geführt.
Hinweisgebende erhalten einen „Meldeschlüssel“ und können mit diesem jederzeit anonymisiert auf ihre
Meldungen zugreifen. Spätestens 3 Arbeitstage nach Abgabe der ersten Meldung wird Kontakt zum Hinweisgebenden aufgenommen. Bei anonymen Meldungen erfolgt dies über den kodierten Zugang.
Das Ergebnis wird dem Hinweisgebenden mitgeteilt bzw. kann über den Meldeschlüssel abgerufen werden.
Die durchschnittliche Bearbeitungszeit einer Meldung beträgt 90 Tage.
Hinweis zur Eingabemaske:
Bis auf Weiteres können Hinweisgebende zu LkSG-relevanten Themen in 3MEthics.com das Eingabefeld „HR,Diversity and Respectful Workplace“ nutzen. Nach Anklicken erfolgen Freifelder zur Eingabe.

3. GEHEIMHALTUNG UND ANTI-VERGELTUNGSMAßNAHMEN
Es ist im Interesse des Unternehmens, Missstände aufzudecken und abzustellen. 3M hat sich zur vertraulichen
Behandlung von Hinweisen und zum Schutz der Hinweisgebenden umfänglich verpflichtet.
3M schützt die Anonymität der Hinweisgebenden über den gesamten Bearbeitungsprozess einer Beschwerde,sofern die meldende Person angibt, anonym bleiben zu wollen. Es werden keine Maßnahmen unternommen,um deren Identität zu eruieren.
Hinweisgebende, die mögliche Compliance-Verstöße melden und Hinweise auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Sorgfaltspflichten nach bestem Wissen und in gutem Glauben geben, haben keine für sie nachteiligen Maßnahmen desUnternehmens infolge der Beschwerde zu befürchten. Bei einem erkennbaren Missbrauch des 3M Hinweismanagementsystems behält sich 3M rechtliche Schritte oder disziplinarische Maßnahmen gegen Hinweisgebende vor.

3M schützt zudem die Rechte der beschuldigten Person. Es gilt die rechtsstaatliche Unschuldsvermutung, bisdas Gegenteil erwiesen ist.

4. ÜBERPRÜFUNG UND VERBESSERUNG
3M wird regelmäßige und anlassbezogene Überprüfungen und Verbesserungen des Beschwerdeverfahrens
durchführen.
Verknüpfte Dokumente
Weitere Informationen
VersionDatum des Inkrafttretens derVersion
SpracheTags

GDPR EU Privacy Notice for Non-Employees
Für weitere Informationen kontaktieren Sie bitte die Abteilung Government Affairs oder die Abteilung Ethics& Compliance der 3M Deutschland GmbH.
1.001.07.2023

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