全 国 の 自 治 体 ト ッ プ・職 員・議 員 に 贈 る 自 治 体 の“ 経 営 力 ”を 上 げ る 情 報 誌

APRIL
2019

VOL17

郵便物の正確な封入・封かん作業を実現し住民からの信頼向上につなげる

ピツニーボウズジャパン株式会社
https://www.pitneybowes.com/jp/

サンプ ル
ピツニーボウズジャパン株式会社
SMBソリューションズ
ケ ー ス ス タ デ ィ

高島市（滋賀県）／ 井原市（岡山県）

支 援 企 業 の 視 点

郵便業務を自動化すれば省力化と正確性を同時に実現できる

ピツニーボウズジャパン

SMBソリューションズ 営業本部 パートナーセールス部 部長

井上 亮 氏〒140 - 0001
東京都品川区北品川4 - 7 - 35
御殿山トラストタワー12F
T E L : 0120 - 00 - 9537
FAX : 03 - 3280 - 8900
ウェブからのお問い合わせはこちら：
https://www.pitneybowes.com/jp/smb-inquiry.html※この小冊子は『自治体通信』17号（2019年4月号）から抜粋したものです。

全 国 の 自 治 体 ト ッ プ・職 員・議 員 に 贈 る 自 治 体 の“ 経 営 力 ”を 上 げ る 情 報 誌

APRIL
2019VOL

17

郵便物の正確な封入・封かん作業を実現し住民からの信頼向上につなげる

ピツニーボウズジャパン株式会社
https://www.pitneybowes.com/jp/

サンプ ル

ピツニーボウズジャパン株式会社
SMBソリューションズ

ケ ー ス ス タ デ ィ

高島市（滋賀県）／ 井原市（岡山県）

支 援 企 業 の 視 点

ウェブからのお問い合わせはこちら：
https://www.pitneybowes.com/
jp/smb-inquiry.html

郵便業務を自動化すれば省力化と正確性を同時に実現できる

ピツニーボウズジャパン

SMBソリューションズ 営業本部 パートナーセールス部 部長〒140 - 0001
東京都品川区北品川4 - 7 - 35
御殿山トラストタワー12F
T E L : 0120 - 00 - 9537
FAX : 03 - 3280 - 8900

井上 亮 氏※この小冊子は『自治体通信』17号（2019年4月号）から抜粋したものです。

封 入する
文 書をセット

誤 封 入 が 許 さ れ ない個 人 情 報の取 り 扱いに神 経 を 尖 ら せ ている 職 員 は 多い。高島 市（ 滋 賀 県 ）で は、郵 便 物の封 入・封 かん 作 業 を 自 動 化 す るこ と で 、作 業の正 確

繁忙期には、税務課だけでなく、のでしょう。

― これらの作業にどう対応しただけでは限界がありました。の作業を行うには、税務課の人手しかし、限られた時間でこれら二重確認を行っていました。

せ」を行った後は、別の職員による宛先ごとに文書を集約する「名寄扱うため慎重さが求められます。

性 向 上 を 実 現 し た 。自 動 化の経 緯 や え ら れ た 効 果 な どについて 、同 市の櫻 井 氏に聞いた 。

長時間におよぶ手作業で個人情報の誤封入が発生― 郵便関連業務で抱えていた課
題を聞かせてください。

６町村の合併を背景に、住民に発送する文書を封入・封かんする職員の業務負担が急速に増大したことです。合併で職員の数は増えましたが、それを上回る規模で扱別の課や支所の職員にも支援を要請し、対応していました。 人以

くても２日程度へと大幅に低減す

手は多くても３人、作業期間は長じてしまう可能性も出てきます。と、どうしてもケアレスミスが生

しかし、長時間の手作業が続くていたのです。

んだけに丸々３～４日間を費やし上の人手をかけ、文書の封入・封か10う文書の量も増えたためです。
業務量が特に増えたのは税務課で、税務関連の繁忙期にあたる４月から８月ごろまで、発送物は多い月で約１万５０００通にのぼります。職員はこれらすべてを手作業で折りたたみ、封筒へ入れ、のりづけしていました。個人情報を年５月には、固定資産税に実際に、町村合併があった翌年の平成年の導入以降、い繁忙期の封入・封かんにかかる人さらには、作業の自動化により、ちども起きていません。

ミスは、平成り、別人の文書を封入してしまう封入できるのです。この機能によことで、同じ宛名の文書を正確に用のバーコードを文書に印字するん機では、宛先情報を付与した専

ニーボウズジャパンの封入・封かることで解決を図りました。ピツけまで一連の手作業を自動化すを含め、紙折りから封入、のりづ正確さが求められる名寄せ作業したのですか。

― 具体的にどのようにして解決３分の１以下の人手で人的ミスをゼロにできたなったのです。

さないよう、解決策を探ることにため、二度と同様の間違いを起こそこで、住民の信頼を回復するしまいました。て封入するという事故を起こして宛先と異なる住民の納付書を誤っかんする通知書を送付する際に、18文 書が自 動で折りたたまれ、封 入・封かんされる
高島市

自 治 体 ではさ ま ざ ま な 部 署 で 、住 民に発 送 する文 書 を日々 取 り 扱っている。特に、さくらい てるき

サンプ ルることもできました。発送業務の繁忙期は税金にかんする問い合わせが増える時期でもあるので、省力化によるメリットは強く感じています。

― 今後の活用方針を聞かせてください。

封入・封かん業務は外部に委託する方法もありましたが、機密文書を外部に預けるリスクが新たに生じるうえ、発送物に差し替えや変更があった際に柔軟に対応しづらいというデメリットもあります。そのため、庁内で封入・封かん機を使用するのは当市にとって最適な選択だったと思います。
今後も大切な郵便物を正確に住民へ発送し、市民の信頼向上につなげられるよう、活用を続けていきたいですね。

ピツニー ボウズジャパン高島市役所の導入事例インタビュー

高島市
都市建設部 都市計画課 主任（元・総務部税務課主任）

サンプ ル■人口：4万8,851人（平成31年2月28日現在）■世帯数：2万422世帯（平成31年2月28日現在）■予算規模：539億9,823万3,000円（平成30年度当初）■面積：693.00km²■概要：琵琶湖の西部に位置し、古来より京都・奈良の都と北陸を結ぶ交通の要衝として栄えた。なかでも陸上交通は比叡・比良山麓を湖畔に沿って走る西近江路や、塩漬けされた鯖を運搬する街道だったことから「鯖街道」と呼ばれる若狭街道が主となっていた。平成17年に、マキノ町、今津町、朽木村、安曇川町、高島町、新旭町の5町1村が合併し、現在の高島市が誕生。

空の封 筒をセット2～3人の動員で、作業時間も1～2日間に短縮。
誤封入もゼロに

櫻井 輝樹
［高島市］

正確な封入・封かん作業を実現し住民からの信頼向上につなげる
封入・封かん機高 島 市（ 滋 賀 県 ）井 原 市（ 岡 山 県 ）192

10人 以上を動員し、3～4日間 作業。
誤封入の危険も滋賀県 高島市

1

封入・封かん作業の自動化
手作業

3

特 集❹ 見 直して変える 日 常 業 務

自動 化

After

のりづけ
封入
紙折り
内容物のチェック
名寄せの 取り組 みefore
B

郵便業務の自動化❶
高 島 市 が 実 現したできるのです。さらに、発送物のそのまま郵便物として送ることが上の発送物では、集計が不要になた。郵便料金計器を通せる９割以便局へのもち込みだけになりまし片井 啓介

対応で手一杯になっていました。とはいえ、郵便局へのもち込みにリミットがあり、集計に余分な時間はかけられないため、伝票の内容が正しいと信じて確認を一部省略することもありました。

― 伝票や差出票に誤りがあった
場合はどうなるのですか。

郵便局から差出票の訂正が求められるため、職員はあらためて発送物をすべてもち帰り、場合によっては伝票を書いた部署の職員にも再度確認してもらう手間が生じてしまっていました。
そこで、これらの発送物の集計にかかわる業務負担を軽減するために、当市では平成郵便局へ持ち込まなければいけません。総務課には住民からの問い合わせがつねに集中するため、発器を導入することにしたのです。

― 郵便料金計器とはどのような機械なのでしょう。

郵便局の承認のもと、封筒に郵便料金と消印を印刷できる機械です。つまり、郵便料金計器に発送物を通せば、切手を貼らなくても郵便業務を自動化すれば省力化と正確性を同時に実現できる送物が多い時期には、それぞれの年に、ピツ業では、郵便物の通数や形状、重郵便物と差出票は、 時までにている内容と突き合わせます。

各部署がまとめた伝票に記載されニーボウズジャパンの郵便料金計

かたい けいすけ

さ、特別料金の適用などを確認し、作業で集計していました。集計作

署から集まってくる郵便物を、手毎日 時までに庁内すべての部業務を教えてください。

― 総務課で行っていた郵便関連住民への問い合わせ対応と発送物の突合作業に追われる

郵便物の集計作業にしばられずコア業務に専念できるように形状や重さなどから郵便料金も自発送物はありますが、通数が限らりました。手作業の集計が必要な

そのため、郵便料金計器を使えれるため、確認作業に余裕が生ま

計器内に履歴として残せるため、業も省力化。職員は業務の負担がになりました。

― 今後の活用方針を聞かせてください。

発送物を郵便料金計器に通す作業は、それぞれの部署の職員に15― 自治体における郵便関連業通知や帳票など、発送する文務の課題はなんですか。

書の種類が多いぶん、発送物を扱 う人手や時間もかかりがちで、職員の業務負担をいかに低特に昨年７月以降は郵便局の減するかが課題となっています。

法人向け集荷サービスが全国で順次、廃止され、自治体職員の負担はさらに増しています。

― 具体的にどう負担が増して発送物をもち込む移動時間だ

いるのでしょう。

けでなく、郵便局員が差出票と郵便物を差出人ごとに確認する間の待ち時間も生じてしまう。

さらに、差出票に記載されている内容に一通でも誤りがあれば、自治体職員は発送物をすべてもち帰って集計し直さなければならなくなります。

こうした集計にかんする業

務上の負担は、郵便料金計器を使って大幅に低減することができます。集計作業以外では、高島市における事例のように、封入・封かん作業も自動化することが可能です。省力化だけでなく、作業の正確性も担保できるようになり、機密情報を扱う職員の心理的負担も軽減できるでしょう。

― 自治体に対する今後の支援
文 書 発 送 業 務の自 動 化によ方針を聞かせてください。

り、職員は時間的、心理的な負担念できます。機械化で作業の正を減らすことで、コア業務に専確性が高まれば、住民サービス当社は文書発送業務の幅広いソの信頼向上にもつながります。

業務効率化と行政サービスの向リューション提供を通じ、職員の上に貢献していきたいですね。

Webからの問い合わせはこちら：https://www.pitneybowes.com/jp/smb-inquiry.html/

動で算出してくれます。
ば、そ れ ま で 職 員 が 行 っ て い た、れ、集計が正確に。差出票の訂正を郵便局から求められることはな

通数や料金の確認や、差出票の作成は不要になるのです。

タは予算科目と紐づけて郵便料金くなりました。

９割以上の発送物で集計作業が不要になった庁内で郵便物の記録を管理する作ほかにも、郵便料金などのデー― どのような効果を実感していますか。

予算科目別に発送記録を管理する［井原市］ ■人口：4万551人（平成31年2月末現在） ■世帯数：1万6,881世帯（平成31年2月末現在） ■予算規模：394億4,691万8,000円（平成30年度当初）■面積：243.54km² ■概要：県の西南部に位置し、西は広島県に接する。江戸時代中期に綿花栽培が盛んになり藍染織物の産地となった。現在は、デニム生地の工場や、ジーンズの縫製・加工工場などが集まる「デニムの聖地」として知られる。市内の美星町は全国に先がけて「光害防止条例」を制定・施行し、天文学者からも「日本で一番綺麗な星空ベスト3」に選ばれた。

井原市役所の導入事例インタビュー
設立／昭和56年1月 資本金／4億円 従業員数／138人（平成31年3月1日現在） 事業内容／物理的な発送業務およびデジタル・トランザクションの支援。フォーチュン誌500社の9割の企業を含む世界のお客さまに、発送と郵便、顧客情報管理、位置情報活用（ロケーションインテリジェンス）、顧客コミュニケーション支援（顧客エンゲージメント）、グローバルeコマースの分野において、製品やソリューション、サービス、データを提供 URL／
https://www.pitneybowes.com/jp/

ピツニーボウズジャパン株式会社

大幅に軽減され、各種相談対応と3負担を軽減できた

まかせるようになりましたが、使い方も簡単なため、スムーズに運用できています。ピツニーボウズ
ジャパンの郵便料金計器には画像や文字を封筒にカラー印刷できる機 能 も つ い て い る の で、今 後 は、大切な文書が入った封筒を目立たせたり、市のイベントをＰＲするといった活用も検討しています。

0120-00-9537（平日9:００〜17:００）
問い合わせ先職員が行う作業は、郵便料金計

多くの発送物で27
昭和50年、大分県出身。平成14年にピツニーボウズジャ
パン株式会社に入社。平成29年より現職。おもにパートナー協業で、自治体向け営業などに携わる。

いったコア業務に専念できるよう2

井原市
総務課 課長補佐（兼）総務係長
選挙管理委員会 事務局次長

ピツニー ボウズジャパン

井上 亮

自動で印字された料金と消印器を通さない少数の発送物を手作

差出票の作成が不要になった多くの発送物で庁内部署が作成する

井原市
いのうえ まこと

郵便物の発送にかんする業務は封入・封かん作業だけではない。
郵便物を部署ごとに集計したり、郵便局に持ち込むといった業務にも、時間と人手はかかっている。ここでは、郵便の集計作業を省力化した事例として、井原市（岡山県）総務課の片井氏に話を聞いた。
高 島 市（ 滋 賀 県 ）井 原 市（ 岡 山 県 ）SMBソリューションズ
営業本部
パートナーセールス部 部長

サンプ ル
サンプ ル

業で集計することと、郵便物の郵伝票との突合作業が不要になった1

特 集❹ 見 直して変える 日 常 業 務

ピツニーボウズジャパンの 取り組 み

3つの効果

16

サンプ ル

岡山県 井原市

井原市が郵便料金計器の導入でえられた支援企業の視点

郵便業務の自動化❷