MediaNet No.23（2016.12）

新たな保存書庫：山中資料センター2号棟

特集2

白楽サテライトライブラリーから山中資料センターへの資料移転作業と今後の運用
きのした

木下

かずひこ

和彦

（三田メディアセンター課長）

最初に：移転作業アルバム【白楽サテライトライブラリーでの搬出作業】④ 書架移転作業中① 白楽の書架書架が解体され，とても広く感じます。

【山中資料センターへの搬入作業】② ブックトラックへの積み込み作業⑤ 山中資料センター 2 号棟の全景③ ダンボール箱詰めの資料もありました⑥ 最初は 2 階の半分にだけ書架がありました35

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特集2

新たな保存書庫：山中資料センター2号棟⑦ 2 号棟前に横付けされたトラック⑫ 山中側での書架組み立て作業
白楽で解体された書架が運び込まれました【大雪】（2016年 1 月27日撮影）

36⑧ ⑨（上 2 枚）搬入経路を養生しています⑬ 2 号棟前⑩ 資料を書架に並べています⑭ 1 号棟前⑪ 着々と資料が収まっていきます⑮ 2 号棟入口は見事に雪かきされましたMediaNet No.23（2016.12）

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山中資料センター 2 号棟への資料移転（1）移転作業の概要
白楽サテライトライブラリー（以下，白楽）から収まるのか，収まった後にどのくらいの余裕が書架に生まれるのかを，早い段階で関係者全員が把握するのに役立ちました。

移した資料の総数は約45万冊で，これを2015年11月

また図面だけではなく，これと並行して白楽ではと2016年 1 月の 2 回に分けて山中資料センター（以移転作業を円滑にするため，各棚に空きをもたせて下，山中）に移転しました。移転にかかった日数はいたところをあらかじめ資料を詰めて配置し直す作

実働で29日，つまり資料を移すだけで 1 か月以上も業も進めました。前述の山中の資料配置図の作成にかかったことになります。

加え，白楽の実際の書架状況を山中移転後の棚状態

具体的なスケジュールは以下の通りです。

特集2と一致させたことで，この配置図案が正しいかどうかの検証も行うことができ，最終的には移転してみ

第 1 回：2015年11月 4 日～11月24日
実働日数：14日間なければどうなるかわからないという不安を抱えることなく，作業当日を迎えることができました。

移転冊数：約275,600冊（総棚数：8,973段）
白楽の配架場所： 3 階の全てと 4 階の1/3弱
山中の移転先： 2 号棟 2 階（ 2 階のおよそ半分）
第 2 回：2016年 1 月13日～ 1 月27日
実働日数：15日間
移転冊数：約177,000冊（総棚数：5,519段）
白楽の配架場所： 4 階の2/3強※書架分に加えダンボール約1,500箱
山中の移転先： 2 号棟 2 階（ 2 階のおよそ半分）（2）経緯
今回，このように大規模な資料移転を実施するこ

図1

白楽の書架状況図とになったのは，15年以上に亘り利用してきた白楽サテライトライブラリーの賃借契約が2015年末で解（4）事前作業 その 2 ：貸出中資料の対応消されることになったためです。この代替としてもう一つの保存書庫である山中資料センター（ 1 号棟）の隣に，新たに 2 つ目の書庫（ 2 号棟）を建設することになり，白楽の全ての資料をこちらに移すことになりました。この詳細については，本号の別の記事をご覧ください。
（3）事前準備 その 1 ：資料配置図の作成
白楽では，常駐スタッフが書架の使用状況を随時モニターしており，詳細な書架状況図が存在していました（図 1 ）。そのためこの図面を元に，山中で図2代本板必要な書架の数を割り出すと同時に，資料の種類ご今回の移転では，白楽での書架 1 棚（ 1 段）分がとに書架の区切りを適切に設けられるような資料配そのまま山中の 1 棚（ 1 段）に平行移動するように置図を作成することができました。この状況図がな計画を立てました。また前項でも触れたとおり，無ければ，移転が決まってから状況を把握するだけで駄なスペースが生じないよう，資料をなるべく詰めも相当な時間をとられたはずで，いちはやく山中のて配置することが求められていました。全ての資料

資料配置図を作成することは，山中に本当に資料がが書架にある状態であれば，こうした作業は何の問

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特集2

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題もないのですが，実際には日々利用者への貸出などを行っていましたので，本が抜かれた箇所にはす

概要で述べたとおり，移転作業は 2 回に分けて実き間ができます。このすき間を誤って詰めてしまう施しました。一度に全ての資料の移転を実施できなと，後日貸出された資料が戻ってきたときに，棚にかったのには理由がありました。それは，少しでも戻せなくなってしまうという問題がありました。

全体費用を抑えるために，白楽で使用していた集密このような事態を防止するために，貸出中の箇所書架を山中で再利用することにしたからです。最初に代本板をいれるようにしました（図 2 ）。移転作のロットの移転のために新規の書架が必要でした

業には多くの人がかかわりますが，誰が見てもこのが，その後は移転した資料が使っていた書架を山中

箇所は戻り本のために開けておく必要があることがに移し，次に移転する資料はそこに移す，というこ一目瞭然となり，誤って本を詰めてしまうトラブルとを繰り返すことになりました（図 3 ）。書架の移を未然に防ぐことができました。

転作業が遅れれば，その後の資料移転作業にも影響（5）事前作業 その 3 ：蔵書点検する一方，白楽からの撤退期限は決まっている上に，これだけの大量の資料を移転するとなると，行方山中を含めた全体の作業は年度末となる 3 月末まで不明の資料が出てしまう可能性があります。あとかに完了させる必要があったため，このスケジュールら追跡調査ができるように，白楽資料全点の蔵書点調整は非常に神経を使うものとなりました。

検（インベントリー）を実施することにしました。

なお 2 月～ 3 月にかけて移された書架には，2016

これによって，移転作業直前の資料の有無が把握で年度以降，各メディアセンターから資料が移されるきますので，万が一移転後に資料がみつからない場予定になっています。

合でも，それが移転作業によるものかどうかを見極（7）大雪！
移転作業のスケジューリングをした時から， 1めやすくなります。
ただし点検といっても45万冊もの資料が対象とな

月～ 2 月の大雪は最大の心配事でした。山中湖周辺るため，話は簡単ではありません。本学では通常のでは前年も大雪があり，周辺は除雪機なしでは通行

インベントリーは職員が行っていますが，今回は専できないほどだったということで，こればかりは天門業者に委託することにしました。作業は事前に用候次第ですが，とにかく搬入時に雪が降らないこと意した資料リストと，資料それぞれに貼られているを祈るばかりでした。 1 月になると，やはりうっす

Book-IDのバーコードを読み取って照合するというらと降雪がありましたが，作業への支障はなかった

やり方で，10月 5 日～ 9 日の 4 日間という短い期間ので安心していたところ， 1 月18日は前日夜半からでインベントリーを完了することができました。こ

雪が降り，朝方には30cmを超えるほどの積雪となっれほど短い日数で完了できたのは，委託業者がスてしまいました。

タッフを大量に動員してバーコードの読み取り作業

山中湖でも一般道路は除雪車が入りましたが，一を夜間も使って迅速に行った結果だといえます。

般道から 2 号棟への脇道は除雪されなかったためト

図338（6）移転作業スケジュールの調整

白楽から山中への移転作業工程表（イメージ）

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ラックが進入することができず，せっかく山中湖ま特集2ことにしました。

で到達したトラックも 2 号棟の直前で足踏みせざる

6 か月間も資料が利用できなくなることから，10を得ない状況となりました。幸い昼過ぎに除雪機が月以降に使用する可能性のある資料は早めに借出し入り，ある程度の除雪ができましたが，出入口などておいていただくよう呼びかけるとともに，特例と細かなところは手作業で雪かきを行なう必要があして貸出期間を移転終了後の2016年 4 月13日まで延り，資料の搬入が開始できたのは午後になってから長する措置を取りました。その結果，10月時点ではでした。当初はトラックが荷を積んだまま東京に戻

1,800冊を超える白楽資料が貸し出されていました。

らないといけないかということまで覚悟していただ

公式には事前広報通り10月に貸出を停止しました

けに，作業の遅延も想定の範囲に収まり，まさに不が，その後もレファレンスデスクなどに問い合わせ

幸中の幸いだったといえます。冒頭に載せた写真は，のあった資料については，資料移転作業に影響がな

降雪から10日ほどたった 1 月27日に撮影したものでいことを確認しながら極力柔軟に対応しました。

すが，まだ相当量の雪が残っていることからも，当日の様子をうかがい知ることができます。

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山中資料センターにおける運用（8）所蔵データの変更（1）運用方針の見直し

移転作業の中には，図書館システムに登録されて白楽運用時から資料は各メディアセンターへの取いる所蔵データを修正することも含まれます。資料寄せによって利用者に提供しており，山中移転後もの配架場所の情報が正しく更新されないと，せっかこの運用方法に変わりはありません。しかしながら，

くKOSMOS（OPAC）で必要とする資料を見つけ保存書庫に資料を保管する，という考え方の部分でても，その資料を実際に手にすることができなくは，今回大きな方針の変更がありました。それは，なってしまうからです。45万件もの所蔵データの修山中に移転したすべての資料は，どのキャンパス

正にはプログラム処理で 1 ヶ月以上かかるという試のメディアセンターであっても自由に取寄せができ算が出ており，決して簡単なものではありません。

る，というものです。これまでは保存書庫に置かれしかも移動作業は長期に渡るため，配架場所情報のていても，その資料は所蔵元のメディアセンターの変更に加え，作業期間中は資料が利用できないことものであるため，一部の資料に利用の制約がありまをデータに反映させる必要があり，この状態変更作した。貸出による利用を基本とする単行書はすべて業を何度か行う必要がありました。のキャンパスの利用者がすべてのメディアセンター資料の所蔵元である，三田，日吉，理工学，湘南の資料を取り寄せて借りることができましたが，製藤沢の各メディアセンターがそれぞれ所蔵データの本雑誌やレファレンスブックなどは所蔵しているメ修正内容をまとめ，それをメディアセンター本部のディアセンターだけにしか取り寄せることができま

目録担当が取りまとめてシステム担当と調整するとせんでした。この制限を，保存書庫に置くと決めたいう手順を踏みました。最初の変更作業は11月に，資料については取り払うことにしたのです。

2 回目は全ての資料移転が完了した 2 月に実施し，このような方針変更には背景があります。今回，

2 月末までには，所蔵データを現状に即した状態に

山中資料センターに 2 号棟という新しい書庫が建設修正することができました。

されましたが，それは白楽がなくなるという事態へ（9）移転作業中の運用の対応のためであり，メディアセンターが従来か2015年春の時点では，移転作業計画全体のスケら大学当局に対して要望している，書架スペースがジュールの詳細は決まっていませんでした。しかし足りなくなっている状況への抜本的な打開策という利用者への影響を最小限にとどめるために，はやめ位置づけではありませんでした。今回新たな書庫がに広報を行う必要がありました。降雪などによるス建設され白楽移転分に加えて約50万冊規模の書架がケジュールのずれ込み等にも対応できるよう余裕を増えたことは大変喜ばしいのですが，本来の意味で見込んだ半年間にわたる利用停止措置をとることにの保存書庫建設の見通しはさらに遠くなったとも言し，対象資料の利用は2015年 9 月末をもって停止し，えます。そのため今後の書架問題に向き合うために山中移転後の利用再開は 4 月開始とした広報をする

は，既存の書庫スペースの有効活用が大きな問題と39

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特集2

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して改めて浮上することになったのです。これまでが，収納効率を上げるために集密書架（移動式書架）も，各キャンパスから保存書庫に移す資料が重複しを採用しているため，そのようにすると書架を動かている場合がありましたが，運用ルールの違いなどす際に資料が傷むため，このような資料を洗い出しにより重複のまま残しそれぞれ書架スペースを必要て再配置を行っています。とすることがありました。今回，保存書庫に移す資ただ棚から別置される資料が多くなると，より多料についての全塾的な共通ルールを決めたことで，くの書架を使うことになり，効率が悪くなってしま

このような重複資料を一本化していくことに弾みがいます。資料が傷まないようにすることは大前提でつき，書架スペースの一層の有効活用が期待されますが，どのように再配置するべきかをもう一度検討す。

する必要があるのではないかと考えています。

（2）体制の変更
山中 1 号棟の配架資料は製本雑誌が多かったた

さいごにめ，複写業務が中心でしたが， 2 号棟は図書が中心

今回の移転は白楽貸借契約の解消が契機であり，となり現物貸借が主となるため，山中における業務いわば突発的に起こったため，検討を開始してから内容も変化を迫られることになりました。また管理移転が完了するまでの期間は 3 年しかなく，短期決対象となる資料がほぼ 2 倍となりますので，その意戦という言葉がまさにあてはまる一大事業となりま味でも従来の体制で維持していくのは困難です。

した。関係者も多岐に渡り，管財部を中心に，メ2 号棟ができる前，山中資料センターは常勤 1 名，ディアセンターも全地区が一丸となって事にあたっ

非常勤 2 名で，実質的には毎日 2 名体制で運営されたほか，書架設置や資料移転についても，実際に作ていました。白楽サテライトライブラリーは常勤 2業にあたった業者の方々の多大な貢献があって，は名での運用でした。過去の白楽の運用実績と，山中じめて滞りなく完遂させることができました。簡単での現行の運用体制への影響を慎重に検討した結ではありますが，この場をお借りしてこの事業に携果，2016年 4 月からは常勤 3 名体制で運営することわった全ての方に感謝申し上げます。になりました。
（3）今後の課題ａ

破損本
今回の移転にあたり，書誌データが登録されていなかった白楽資料については，目録の遡及入力が実施されました。未登録資料は年代が古く，状態もあまりよくないものが多かったのですが，こうした資料がKOSMOSで検索できるようになったことから，古い資料の利用も相対的に増えることになりました。その結果，取り寄せてみると状態が悪く，そのまま利用者に提供してよいものか，カウンターで判断に迷うケースが増えています。
現在は山中から送付する際に，状態の悪い資料は中性紙封筒に入れて送付してもらい，利用が済んだ
ところで山中への返却前に修理するよう対応していますが，抜本的な対策は難しいところです。
ｂ

大型本の再配置
事前に山中移転後の書架状況を把握できたとはいうものの，あらかじめ設定した書棚の高さや奥行にあわない資料もあります。普通なら，資料を横倒しにして書架に収めるなどの対応をするところです403