全 国 の 自 治 体 ト ッ プ・職 員・議 員 に 贈 る 自 治 体 のJUNE
2020

経営力VOLを上げる情報誌

24

郵便関連業務の効率化

サンプ ル

ピツニーボウズジャパン株式会社
https://www.pitneybowes.com/jp/

ピツニーボウズジャパン株式会社
SMBソリューションズ

ケ ー ス ス タ デ ィ

加茂市（新潟県）／ 南伊豆町（静岡県）

支 援 企 業 の 視 点

郵便関連業務の自動化は、職員不足と業務増大への特効薬

ピツニーボウズジャパン
Sending Technology ソリューションズ営業本部
東日本営業2部 営業2課 課長

藤井 真吾 氏〒140 - 0001
東京都品川区北品川4 - 7 - 35
御殿山トラストタワー12F
T E L : 0120 - 00 - 9537
FAX : 03 - 3280 - 8900
ウェブからのお問い合わせはこちら：
https://www.
pitneybowes.com/
jp/smb-inquiry.
html※この小冊子は『自治体通信』24号（2020年6月号）から抜粋したものです。

情報政策

割引適用 適正
郵便物 束 目視 確認︱ 加茂市︒

郵便関

加茂市

活用してきました︒

︒︱ 区内特別郵便物 多︱︱消印と郵便料金を封筒に印字してでは︑その仕様に課題を感じていす︒しかし︑以前使っていた機械計測機能は必須だと感じていまました︒たとえば︑すべての郵便す︒その際︑ ｇ を超すものがあまると想定し︑機械に通すとしま別郵便物﹂制度を適用し発送する割引料金が印字されてしまうのでると︑﹁ ｇ 以上﹂の重量帯として物が１通﹁ ｇ 以内﹂の重量帯に収ものとして事前にまとめたうえ

このうち︑市内宛で１００通をで︑総務課の職員が郵便料金計器超えるものは各課が﹁郵便区内特局に手渡しています︒

くれる﹁郵便料金計器﹂で集計を行が厳格化されているなか︑重量のええ︒郵便局で料金の適正収納機能

便利

字してくれる機能もあり︑当市もありもと りゅうすけ

い︑毎日２００〜３００通を郵便郵便物の料金を自動で算出し︑連業務 行

有本 隆輔に通しています︒区内特別郵便物が最終的に１００通以上あれば区す︒それでも︑ ｇ 以上の郵便物が︑そろわなければ︑料金の印字内特別郵便物の条件を満たせますはほぼ毎日発生し︑庁内から発送ます︒適用される割引料金は１通される郵便物全体の約８割を占めため︑区内特別郵便物を出す前は︑は不正となってしまいます︒その在していないか︑１通ずつ目視で違う料金が印字された郵便物が混のですが︑最近の郵便料金計器は︑郵便物の重さを１通ずつ計測し︑１通の重量によって変わってくる

その重量帯に適した割引料金を印対れる機能は︑複雑な体系の料金を料金をディスプレイに表示してく課題︒

昨 年 ３ 月 に︑ピ ツ ニ ー ボ ウ ズ

昨年

月の郵便料金改定時には︑調べる際に役立っています︒特に︑確認する作業が生じていました︒︱処アップデートしてくれたので︑速達や簡易書留などの料金を︑郵便新しい料金の情報を機械が自動で局のＷｅ ｂサイトで調べることなジャパンの郵便料金計器を導入し同社の機械では︑郵便物の重量がたことで課題を解決できました︒

事前に設定した数値を超えた場合く︑簡単に確認できました︒
このほか︑区内特別郵便物が適には料金を印字せず︑機械の稼働を止めてくれる﹁重量制限﹂機能が使っていますが︑担当者は予算科各 課の担 当 者 が 郵 便 料 金 計 器 を目にひもづいたバーコードを機械用されない市外向けの郵便物は︑まま安心して郵便局に手渡せるよで読み取って使うことで︑科目ごとあります︒そのため︑機械が自動うになりました︒設定した重量をで印字した郵便物についてはその超えた郵便物については︑通常の︒

郵便関連業務の郵便物も簡単に集計できます︒
郵便物としてあらためて郵便料金︱ 今後︱︱

計器を通して正規料金を印字すれ郵便料金計器を活用する作業

方針 教と考えています︒一部の部署では︑を︑庁内でさらに広めていきたい

同社の郵便料金計器はこのほか︑ばよいのです︒

郵便物に関するさまざまな業務を図っていきたいですね︒

確な処理を行えるよう︑効率化をし︑職員の負担を軽減しながら正した郵便物も郵便料金計器を活用

正収納が厳格化されるなか︑こうることもあります︒郵便料金の適ら︑手作業で郵便物を集計してい筒を使っているといった事情かはじめから特定の印字が入った封効率的に行える機能が充実しているので︑非常に重宝しています︒

郵便物 置
料金 簡単 確認機能

議会

※郵便区内特別郵便物：同一差出人による同一の郵便区内宛の郵便物で、同一の形状、同一の重量帯、100通以上差し出すなどの条件を満たした場合、割引料金が適用される郵便物［加茂市］ ■人口：2万6,501人（令和2年3月末日現在） ■世帯数：1万225世帯（令和2年3月末日現在） ■予算規模：206億9,063万9,000円（令和２年度当初） ■面積：133.72km² ■概要：新潟県の中越地域に位置する。市の周囲三方を山に囲まれ、中心を横たわる加茂川などの景観や、延暦13年（794年）に京都の賀茂神社から分霊された青海神社があるといった歴史的なつながりから、「北越の小京都」と呼ばれる。春は約600匹の鯉のぼりが舞う加茂川や駅から近い加茂山公園、夏・秋は市内で開催される多くの祭やイベント、冬は親子で遊べるスキーガーデンがあり、一年中楽しめる。

25262526

産業振興

︱

広報・広聴

郵便局による適正収納の厳格化に対応

サンプ ル
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サンプ ル

農林水産︒

税務・収納

新潟県 加茂市の 取り組 み

郵便料金計器の「区内特別郵便物」対応機能

加茂市
総務課総括係・防災係
主事
選挙管理委員会書記

たとえば︑郵便物を外づけの電学校教育・生涯学習

子スケール︵計量器︶に置くだけで環境・エネルギー

さまざまな情報や通知を住民に発送する自治体は、その規模の大小を問わず日々多くの郵便物を扱っている。そうしたなか、最近では郵便局で料金収納が厳格化され、自治体職員には郵便物のより正確な集計が求められるようになった。これに対し、同一差出人からの100通以上の差し出し重量帯が同一
形状が同一

加茂市（新潟県）では、この集計作業を自動化することで職員の負担を軽減している。総務課の有本氏に、その詳細を聞いた。

住民生活・安全00073

割引適用後の料金を印字

郵便関連業務の効率化❶
設定した条件に符合しなければ印字せずに稼働を一時停止
日本 郵 便NIPPON設定した条件に符合すれば業務効率化
用
活が市
茂
加

1gの誤差もない正確な郵便物集計で厳格化する料金の適正収納に対応
公共インフラ・まちづくり

計 量
計 量
観光・商工

郵便区内特別「郵便区内特別」の文字と総務・人事

26 g
25 g
健康福祉

〈規定オーバーの場合〉〈規定内の場合〉
防災・危機管理加茂市（新潟県）／ 南伊豆町（静岡県）／ ピツニーボウズジャパン
特集❷

条件：重量25g以下

課題

時間的な負担となっていました︒

︱︒

解決

南伊豆町

なりました︒このほか︑郵便料金
計器で印字した郵便物には切手を貼らなくてよいので︑時間外に発送する際に使う切手の在庫を管理
このように︑郵便料金計器の導する必要もありません︒

でスピード感が求められることもある︒これらの課題に対し︑南伊豆町︵静岡県︶部署がほかにもありました︒には郵便関連業務に課題を抱えるは大きく軽減できましたが︑庁内入で総務課職員にかかる作業負担

では︑前ページの加茂市も活用する郵便料金計器のほかにも︑郵便物の封入・封か自治体が行う郵便関連業務は︑作業の正確性にくわえ︑時間的な制約があるなか鈴木 邦広︒

聞︒

複数 部署 業務 効率化︱詳︱︱たとえば商工観光課では毎年し た な か︑集 計 作 業 を 自 動 化 し︑対し︑お礼状や証明書などを送る〜〜〜

月︑ふるさと納税の寄附者に差出票の提出も不要になる機械の作業することもありました︒こう便物が多いときは︑３人がかりで務を改善して得られた効果の詳細を︑総務課の鈴木氏に聞いた︒

ん 作 業 を 自 動 化 す る 機 械 を 導 入 し︑大 き な 成 果 を 得 ている︒複 数の郵 便 関 連 業

時間 追集計経緯 聞

るさと納税関連の作業に時間を割存在を知り︑ピツニーボウズジャ生していました︒作業自体は︑複数ため︑文書の封入・封かん作業が発効果月に導入することになったのです︒
のりづけするだけの単純なもので単位の封入・封かん作業を行う必す︒しかし︑多い日には１０００通︱ 導入
集計作業は郵便物を機械に通す含む３人の職員が夜遅くまで残業要があり︑繁忙期には臨時職員をしたり︑休日出勤したりして対応だけになったので︑１日に発送すも苦労なく集計をすませ︑余裕を﹁こども医療﹂や児童手当などを扱う福祉介護課︑各種がん検診やしなければなりませんでした︒﹁重量や枚数が差出票上の数字と封入・封かん作業が発生し︑職員の予防接種を行う健康増進課でも︑もって郵便局に持ち込めるように郵便局から求められることもなく全住民を対象とした個人情報をでは職員自ら手作業で行うのが納税関連部署での封入・封かん作用している自治体が︑ふるさと数年は︑郵便料金計器を長年活業の発生を機に封入・封かん機も導入するケースが目立ちます︒

扱うので︑時間がかかるうえ慎︱ 自治体に対する今後の支援

題やニーズ︑郵便制度に関するで蓄積してきた︑さまざまな課全国の自治体を支援するなか方針を聞かせてください︒

いず れの 作 業 も 自 動 化 に よ

知見を活かし︑より多くの職員していきたいですね︒人にしかの業務効率化を図るお手伝いを短縮︑職員の心理的負担軽減とら解決できます︒郵便料金計器きる作業を明確化することで︑できないことと機械で自動化でていきたいと考えています︒

住民サービスの向上にも貢献し歴史がありますが︑自治体の職員不足や業務量の増大から︑最と封入・封かん機はどちらも長いいったさまざまな効果を得ながり︑正確性の向上や作業時間の解決すればよいでしょう︒︱ そうした課題はどのように担もさらに重くなります︒

重な作業が求められ︑職員の負一般的︒特に税務関連の部署は︑が多いですが︑小規模な自治体の場合︑外部に委託するケース

封かん作業は︑大規模な自治体課題と言えます︒一方で封入・ず︑部署の数だけ必ず発生する作業は︑自治体規模にかかわら煩雑さが課題となります︒このなる多様な郵便物を大量に扱う集計作業は︑形状や重さが異どのような課題がありますか︒︱ 自治体の郵便関連業務には

郵便関連業務の自動化は職員不足と業務増大への特効薬違う﹂と差出票の修正や再集計をなりました︒集計の精度も高まり︑る郵便物が５００通と多いときで得︒

枚ある文書を１つの封筒に入れ︑パンの郵便料金計器を平成 年４12

持 込
３人導入

︱ 南伊豆町 郵便料金計器
かつて総務課では︑各部署から集められた郵便物の数や重量を臨時職員が手作業で集計した後︑後納郵便の発送に必要な﹁差出票﹂とともに午後４時までに郵便局へ持ち込んでいました︒ところが︑その臨時職員が退職したため︑総務課の職員がローテーションで集計
す る こ と に な っ た の で す︒毎 日まってくる郵便物を集計するとな

２ ０ ０ 〜 ３ ０ ０ 通︑断 続 的 に 集

業を中断しないといけません︒郵かれていた商工観光課でも︑職員

11https://www.pitneybowes.com/jp/smb-inquiry/

ると︑その都度︑進行中の別の作押すだけ︒封入からのりづけまでを︑１時間３０００通以上の高速

年４月に導入し︑一連の作業を自１人ですべての封入・封かん作業

封入・封かん機の導入により︑ふで行ってくれるのです︒

動化して解決しました︒使い方はを１日以内に完了させ︑残業や休

ピツニーボウズジャパンの﹁封サンプ ル藤井 真吾入・封かん機﹂という機械を平成

非常にシンプルで︑封入したい文人の人手がかかっていた健康増進

日出勤を解消できました︒５〜６課での作業も︑自動化により作業者が１人ですむようになり︑複数業務効率化の部署において業務効率化の効果を得られています︒︱ 今後︱︱︒

ピツニーボウズジャパンでは︑図ドを付与できるクラウドサービス

封入する各文書に専用のバーコーも提供しており︑封入・封かん機で読み取ることにより︑同じ宛先の文書を集約する﹁名寄せ﹂を行えると聞いています︒今後は︑誤封入活用を検討していきます︒このほのリスクがある作業にこの機能のふじい しんご［南伊豆町］ ■人口：8,109人（令和2年4月1日現在） ■世帯数：3,883世帯（令和2年4月1日現在） ■予算規模：88億1,280万5,000円（令和2年度当初）■面積：109.94km² ■概要：伊豆半島の最南端に位置し、面積の70％以上を山林・原野が占める。リアス式海岸と天然の良港を有する風待港として栄えた経緯があり、東西の文化を取り入れた独自な文化と活発な地域社会を維持してきた。日本の渚百選に選ばれている「弓ヶ浜」や、景勝地として有名な「石廊崎」、有数の湧出量を誇る「下賀茂温泉」など人気の観光地を擁する。
設立／昭和56年1月 資本金／4億円 従業員数／138人（平成31年3月31日現在）
事業内容／郵便と小包の発送業務の効率化およびデジタル・トランザクションの分野における、製品・ソリューション、サービスの提供
URL／https://www.pitneybowes.com/jp/

すずき くにひろ近特に注目されています︒ここ0120-00-9537（平日9 : 00〜17 : 00） Webからの問い合わせはこちら：
問い合わせ先昭和46年、東京都生まれ。平成11年、ピツニーボウズジャ
パン株式会社に入社。平成20年より現職。神奈川県や静岡県などの自治体、民間企業を対象に、郵便関連製品全般の販売に従事。

産業振興

かにも︑自動化や効率化を行える

住民生活・安全Sending Technology
chnology
ソリューションズ
営業本部
東日本営業2部
営業2課 課長
農林水産

郵便関連業務を庁内で洗い出して情報政策

ピツニーボウズジャパン
ボウズジャパン議会

書と封筒をセットし︑スイッチを観光・商工

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広報・広聴

実行することで︑職員がコア業務

公共インフラ・まちづくりに専念する時間をさらに捻出して税務・収納

サンプ ル
総務・人事

いきたいですね︒
学校教育・生涯学習の 取り組 み

3つの効果

視点

静岡県 南伊豆町

南 伊 豆 町が 郵 便 関 連 業 務 の自動 化で得られた31

残業がなくなった

ミスがなくなった
軽減できた
健康福祉

支援企業の郵便物の封入作業を自動化し複数部署で職員の業務時間を捻出
繁忙期の封入・封かん作業にかかる郵便物の数と重量の計測に郵便物の集計にかかる手間と時間をピツニーボウズジャパン株式会社

南伊豆町
総務課総務係
環境・エネルギー

郵便関連業務の効率化❷

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防災・危機管理加茂市（新潟県）／ 南伊豆町（静岡県）／ ピツニーボウズジャパン
特集❷

業務効率化