独立行政法人国立高等専門学校機構法人文書管理規則
独立行政法人国立高等専門学校機構規則第１０７号
制
定 平成２３年 ３月３０日
一部改正 平成２５年 ９月３０日
一部改正 令和 ４年 ２年１８日
目次
第１章 総則第２章 管理体制
第３章 作成第４章 整理第５章 保存第６章 法人文書ファイル管理簿
第７章 移管、廃棄又は保存期間の延長
第８章 点検・監査及び管理状況の報告等
第９章 研修第１０章 補則

第１章

総則

（目的）
第１条 この規則は、公文書等の管理に関する法律（平成２１年法律第６６号。以下「法」という）第１３条第１項の規定に基づき、独立行政法人国立高等専門学校機構（以下「機構」という。）における法人文書の管理について必要な事項を定めることを目的とする。
（定義）
第２条 この規則における用語の定義は、次のとおりとする。
一 ｢法人文書｣とは、機構の役員又は教職員が職務上作成し、又は取得した文書（図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。）を含む。以下同じ。）であって、機構の役員又は教職員が組織的に用いるものとして、機構が保有しているものをいう。ただし、法第２条第５項第一号から第三号までに掲げるものを除く。
二 ｢法人文書ファイル等｣とは、機構における能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する法人文書（保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。）を一の集合物にまとめたもの（以下「法人文書ファイル」という。）及
び単独で管理している法人文書をいう。
三 ｢法人文書ファイル管理簿｣とは、機構における法人文書ファイル等の管理を適切に行うために、法人文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。
第２章

管理体制

（総括文書管理者）
第３条 機構に総括文書管理者１人を置く。
２ 総括文書管理者は、理事長が指名する理事をもって充てる。
３ 総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。
一 法人文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製

二
三
四
五
六

法人文書の管理に関する内閣府及び文部科学省との調整並びに必要な改善措置の実施
法人文書の管理に関する研修の実施
組織の新設・改正・廃止に伴う必要な措置
法人文書ファイル保存要領その他この規則の施行に関し必要な細則の整備
その他法人文書の管理に関する事務の総括（副総括文書管理者）
第４条 機構に副総括文書管理者１名を置く。
２ 副総括文書管理者は、機構本部事務局長をもって充てる。
３ 副総括文書管理者は、前条第３項各号に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。
（主任文書管理者）
第５条 機構が設置する高等専門学校（以下「学校」という。）及び機構本部における文書管理の実施責任者として、各学校及び機構本部に、それぞれ主任文書管理者を置き、各学校においては校長をもって充て、機構本部においては事務局長をもって充てる。
（文書管理者）
第６条 主任文書管理者は、所掌事務に関する文書管理の実施責任者として、文書管理者を指名する。
２ 文書管理者は、その管理する法人文書について、次に掲げる事務を行うものとする。
一 保存
二 保存期間が満了したときの措置の設定
三 法人文書ファイル管理簿への記載
四 移管又は廃棄（移管・廃棄簿への記載を含む。）等
五 管理状況の点検等
六 法人文書の作成、標準文書保存期間基準の作成等による法人文書の整理その他法人文書の管理に関する教職員の指導（監査責任者）
第７条 機構に監査責任者１名を置く。
２ 監査責任者は、機構本部監査室長をもって充てる。
３ 監査責任者は、法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。
（職員の責務）
第８条 役員及び教職員は、法の趣旨にのっとり、関連する法令及び機構の規則等並びに総括文書管理者、主任文書管理者及び文書管理者の指示に従い、法人文書を適正に管理しなければな
らない。
第３章

作成

（文書主義の原則）
第９条 役員及び教職員は、文書管理者の指示に従い、法第４条及び法第１１条第１項の規定に基づき、法第１条の目的の達成に資するため、機構における経緯も含めた意思決定に至る過程
並びに機構の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、次に掲げる事項その他の事項について文書を作成しなければならない。
一 機構の規則の制定又は改廃及びその経緯
二 学則等の学校の内部の定めの制定又は改廃及びその経緯

三
四
五
六

前二号に定めるもののほか、理事長、校長又は重要な会議の決定又は了解及びその経緯
複数の機関による申合せ及びその経緯
個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯
役員及び教職員の人事に関する事項（法人文書の類型）
第１０条 別表第１に掲げられた業務については、当該業務の経緯に応じ、同表の法人文書の類型を参酌して、文書を作成するものとする。
（適切・効率的な文書作成）
第１１条 文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子掲示板等を活用し役員及び教職員の利用に供するものとする。
２ 文書の作成に当たっては、常用漢字表（平成２２年内閣告示第２号）、現代仮名遣い（昭和６１年内閣告示第１号）、送り仮名の付け方（昭和４８年内閣告示第２号）及び外来語の表記（平成３年内閣告示第２号）等により、分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。
第４章

整理（職員の整理義務）
第１２条 役員及び教職員は、第１３条及び第１４条に従い、次に掲げる整理を行わなければならない。
一 作成又は取得した法人文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
二 相互に密接な関連を有する法人文書を法人文書ファイルにまとめること。
三 前号の法人文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
（分類・名称）第１３条 法人文書ファイル等は、機構の事務及び事業の性質、内容等に応じて別表第１を参酌し系統的に分類し、分かりやすい名称を付さなければならない。
（保存期間）
第１４条 主任文書管理者は、別表第１に基づき、標準文書保存期間基準を定めなければならない。
２ 第１２条第一号の保存期間の設定については、前項の標準文書保存期間基準に従い、行うものとする。
３ 第１項の基準及び前項の保存期間の設定においては、法第２条第６項の歴史公文書等に該当するとされた法人文書にあっては、１年以上の保存期間を定めるものとする。
４ 第１２条第一号の保存期間の起算日は、法人文書を作成し、又は取得した日（以下「文書作成取得日」という。）の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただし、文書作成取得日から１年以内の日であって４月１日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
５ 第１２条第三号の保存期間は、法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。
６ 第１２条第三号の保存期間の起算日は、法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日（以下「ファイル作成日」という。）の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただし、ファイル作成日から１年以内の日であって４月１日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。

７第４項及び前項の規定は、文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする法人文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書ファイルについては、適用しない。
第５章

保存（法人文書ファイル保存要領）
第１５条 総括文書管理者は、法人文書ファイル等の適切な保存に資するよう、法人文書ファイル保存要領を作成するものとする。
２ 法人文書ファイル保存要領には、次に掲げる事項を記載しなければならない。
一 紙文書の保存場所・方法
二 電子文書の保存場所・方法
三 引継手続四 その他適切な保存を確保するための措置（保存）第１６条 主任文書管理者及び文書管理者は、法人文書ファイル保存要領に従い、法人文書ファ
イル等について、当該法人文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間、適切に保存しなければならない。ただし、他の文書管理者等に引き継いだ場合は、この限りでない。
（集中管理の推進）
第１７条 総括文書管理者は、遅くとも平成 25 年度までに、機構における集中管理の推進に関する方針を定めるものとする。
第６章

法人文書ファイル管理簿（法人文書ファイル管理簿の調製及び公表）
第１８条 総括文書管理者は、機構の法人文書ファイル管理簿について、公文書等の管理に関する法律施行令（平成２２年政令第２５０号。以下「施行令」という。）第１５条に基づき、磁気ディスク（これに準ずる方法により一定の事項を確実に記録しておくことができるものを含む。）をもって調製するものとする。
２ 法人文書ファイル管理簿は、あらかじめ定めた事務所に備えて一般の閲覧に供するとともに、
インターネットで公表しなければならない。
３ 法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め、又は変更した場合には、当該事務所の場所を官報で公示しなければならない。
（法人文書ファイル管理簿への記載）
第１９条 文書管理者は、少なくとも毎年度一回、管理する法人文書ファイル等（保存期間が１年以上のものに限る。）の現況について、施行令第１５条第１項各号に掲げる事項を法人文書
ファイル管理簿に記載しなければならない。
２ 前項の記載に当たっては、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成１３年
法律第１４０号）第５条各号に規定する不開示情報に該当する場合には、当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。
３ 文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、国立公文書館等に移管し、又は廃棄した場合は、当該法人文書ファイル等に関する法人文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに、その名称、移管日又は廃棄日等について、総括文書管理者が調製した移管・廃棄簿に記載しなければならない。

第７章

移管、廃棄又は保存期間の延長（保存期間が満了したときの措置）第２０条 文書管理者は、法人文書ファイル等について、別表第２に基づき、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。
２ 前条第１項の法人文書ファイル等については、主任文書管理者の同意を得た上で、法人文書
ファイル管理簿への記載により、前項の措置を定めるものとする。
３ 主任文書管理者は、前項の同意に当たっては、必要に応じ、総括文書管理者の専門的技術的助言を求めることができる。
４ 総括文書管理者は、前項の助言に当たっては、必要に応じ、独立行政法人国立公文書館の専門的技術的助言を求めることができる。
（移管又は廃棄）第２１条 主任文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了した法人文書ファ
イル等について、前条第１項の規定による定めに基づき、独立行政法人国立公文書館に移管し、又は廃棄しなければならない。
２ 主任文書管理者は、前項の規定により移管する法人文書ファイル等に、法第 16 条第１項第２号に掲げる場合に該当するものとして独立行政法人国立公文書館において利用の制限を行う
ことが適切であると認める場合には、総括文書管理者の同意を得た上で、独立行政法人国立公文書館に意見を提出しなければならない。
（保存期間の延長）
第２２条 文書管理者は、次の各号に掲げる法人文書ファイル等について、当該法人文書ファイ
ル等の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間、当該法人文書ファ
イル等を保存しなければならない。この場合において、一の区分に該当する法人文書ファイル
等が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間、保存しなければならない。
一 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間
二 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間
三 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して１年間
四 開示請求があったもの 独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成１３年
法律第１４０号）第９条各項の決定の日の翌日から起算して１年間
２ 文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、その職務の遂行上必要があると認めるときには、その必要な限度において、一定の期間を定めて法人文書ファイル等の保存期間を延長することができる。
３ 文書管理者は、前項の規定に基づき、保存期間及び保存期間の満了する日を延長した場合は、延長する期間及び延長の理由を主任文書管理者を通じ、総括文書管理者に報告しなければならない。
４ 総括文書管理者は、前項の報告を取りまとめ、第２５条により内閣府に報告するものとする。
第８章

点検・監査及び管理状況の報告等（点検・監査）第２３条 主任文書管理者は、自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について、少なくとも
毎年度一回、点検を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
２ 監査責任者は、法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度一回、監査を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
３ 総括文書管理者は、点検又は監査の結果等を踏まえ、法人文書の管理について必要な措置を講じるものとする。
（紛失等への対応）
第２４条 文書管理者は、法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は、主任文書管理者を経て、直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
２ 総括文書管理者は、前項の報告を受けたときは、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講じるものとする。
（管理状況の報告等）
第２５条 総括文書管理者は、法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について、毎年度、内閣府に報告するものとする。
第９章

研修（研修の実施）第２６条 総括文書管理者及び主任文書管理者は、教職員に対し、法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うものとする。
（研修への参加）
第２７条 文書管理者は、総括文書管理者及び主任文書管理者並びに独立行政法人国立公文書館
その他の機関が実施する研修に教職員を積極的に参加させなければならない。
第１０章
（細則）
第２８条

１
２

補則

この規則の施行に関し必要な事項は、別に総括文書管理者が定める。

附 則（平成２３年３月３０日制定）
この規則は、平成２３年４月１日から施行する。
独立行政法人国立高等専門学校機構法人文書管理規則（機構規則第６８号）は、廃止する。

附 則（平成２５年９月３０日一部改正）
１ この規則は、平成２５年９月３０日から施行し、平成２５年度以降に作成し、又は取得した法人文書から適用する。
附則（令和４年２月１８日一部改正）

この規則は，令和４年２月１８日から施行する。

別表第１ 法人文書の保存期間基準
表１ 機構本部における法人文書の保存期間基準事項
業務の区分
当 該 業 務 に 係 る 法 人 文 保存期間
書の類型
一

法人運営の 機構の組織の ア 会 議 ・ 委 員 会 等 に 無期限
総括設置又は改廃 お け る 当 該 事 項 の 検 討及びその経緯 に関する文書
イ 機構の組織の設置の検討にあたり活用した調査又は研究に関する文書
ウ 文部科学省等との協議に関する文書
エ 組織の設置又は改廃をするための決裁文
書
機構の諸規則 ア 役 員 会 、 委 員 会 等 ３０年の制定及び改 に お け る 立 案 の 検 討 に廃関する文書
イ 立案に活用した調
査又は研究に関する文書
ウ 学校等に対する意見聴取手続を実施するための決裁文書エ 制定又は改廃のための決裁文書オ 学校等に対する通知に関する文書主催事業の実 ア 会 議 ・ 委 員 会 等 に ５年
施おける当該事項の検討に関する文書イ 主催事業の実施の検討にあたり活用した調査又は研究に関する文書
ウ 計画等の制定又は変更をするための決裁
文書
エ 主催事業の実施状況を記録するための決
裁文書

具体例
・開催経緯
・議事概要・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事項
・状況調査
・ヒアリング

・通知文書
・組織案
・通知
・開催経緯
・議事概要・議事録
・配付資料
・中間答申、最終答申
・状況調査・ヒアリング
・規則案
・意見聴取要領
・規則案

・開催経緯
・議事概要・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事
項・状況調査
・ヒアリング・基本計画案
・通知
・実施記録

オ 主催事業の実施に関する調査統計等のための決裁文書カ その他主催事業の実施に関する重要な経緯を記録した文書
機構の事業に ア 機 構 の 事 業 に 関 す ５年
関する調査研 る 調 査 研 究 及 び 統 計 に
究及び統計
関する文書
広報に関する ア 会 議 ・ 委 員 会 等 に ５年
経緯
おける当該事項の検討に関する文書監査二

イ 広報の実施の検討にあたり活用した調査又は研究に関する文書
ウ 広報計画等の制定
又は変更をするための決裁文書
エ 実施状況を記録するための決裁文書
オ 広報に関する調査
統計等のための決裁文
書
ア 監 査 に 関 す る 会 議 １０年
等文書及び調査研究文書
イ 監査計画等の制定
又は変更をするための決裁文書
ウ 実施状況を記録するための決裁文書

文部科学省共 ア 文 部 科 学 省 共 済 組 ５年
済組合国立高 合 国 立 高 等 専 門 学 校 機等専門学校機 構 支 部 の 運 営 に 関 す る
構支部の運営 会 議 等 文 書 及 び 調 査 研
究文書
法 人 の 目 中期計画及び ア 委 員 会 に お け る 中 ３０年
標、計画及 年度計画の企 期 計 画 の 制 定 又 は 変 更び評価
画立案の検討に関する文書

・実施要項
・調査票・依頼文書
・回答文書

・開催経緯
・議事概要・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事項
・状況調査
・ヒアリング・広報計画案
・通知
・実施記録
・実施要項
・調査票・依頼文書
・回答文書

・監査計画案
・通知
・実施記録

・開催経緯
・議事概要・議事録
・配付資料
・中間答申、最終答申

イ 立案に活用した調
査又は研究に関する文書
ウ 中期計画又は年度計画の制定又は変更をするための決裁文書
事業運営の点 ア 会 議 ・ 委 員 会 等 に １０年
検評価及び改 お け る 当 該 事 項 の 検 討
善に関する文書三

人事管理

イ 事業運営の点検・評価の実施の検討にあたり活用した調査又は研究に関する文書
ウ 教育活動の点検・評価の実施状況を記録するための決裁文書
エ 教育活動の点検・評価に関する調査統計等のための決裁文書
中期目標に係 ア 委 員 会 に お け る 事 ３０年
る事業報告書 業 報 告 書 の 作 成 の 検 討の作成に関する文書イ 立案に活用した調
査又は研究に関する文書
ウ 事業報告書の作成をするための決裁文書
教員の採用に ア 会 議 ・ 委 員 会 等 に ３０年
関する経緯
おける当該事項の検討に関する文書イ 教員公募に関する決裁文書
ウ 応募者からの提出
文書
エ 応募者の選考及び採用決定に関する決裁文書
教員の昇格に ア 会 議 ・ 委 員 会 等 に １０年
関する経緯
おける当該事項の検討に関する文書イ 教員の昇格決定に関する決裁文書

・状況調査
・ヒアリング
・計画案

・開催経緯
・議事概要・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事項
・状況調査
・ヒアリング・授業アンケート
・教員による自己評価及び改善報告書
・実施要項
・調査票・依頼文書
・回答文書
・開催経緯
・議事概要・議事録
・配付資料
・状況調査
・ヒアリング・事業報告書案
・開催経緯
・議事概要・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事項
・募集要項
・履歴書
・採用決定通知・開催経緯
・議事概要・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事項
・案・通知

職員の採用に ア 会 議 ・ 委 員 会 等 に ３０年
関する経緯
おける当該事項の検討に関する文書イ 国立大学法人等職員採用試験に関する文書
ウ 職員募集に関する
決裁文書
エ 応募者の選考及び採用決定に関する決裁文書
職員の昇格に ア 会 議 ・ 委 員 会 等 に １０年
関する経緯
おける当該事項の検討に関する文書イ 職員の昇格に関する決裁文書
非常勤職員の ア 会 議 ・ 委 員 会 等 に １０年
採用に関する お け る 当 該 事 項 の 検 討
経緯に関する文書イ 職員募集に関する
決裁文書
ウ 応募者の選考及び採用決定に関する決裁文書
教職員の評価 ア 会 議 ・ 委 員 会 等 に １０年に関する経緯 お け る 当 該 事 項 の 検 討に関する文書イ 教職員の評価の実施の検討にあたり活用
した調査又は研究に関する文書
ウ 教職員の評価の実
施計画等の制定又は変更をするための決裁文
書
エ 教職員の評価にあたり教職員本人から徴した文書
オ 教職員の評価の決定に関する文書
カ 教職員の評価に関する調査統計等のため
の決裁文書

・開催経緯
・議事概要・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事項

・募集要項
・採用決定通知・開催経緯
・議事概要・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事項
・案
・通知
・開催経緯
・議事概要・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事項
・募集要項
・採用決定通知・開催経緯
・議事概要・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事項
・状況調査
・ヒアリング・実施計画案・通知・教職員の自己評価書

・教職員評価書
・実施要項
・調査票・依頼文書
・回答文書

教職員（非常 ア 教 職 員 の 非 違 行 為 ３０年
勤を含む。） に 関 す る 事 実 調 査 に 関の懲戒処分及 する文書
び分限処分に イ 教 職 員 の 懲 戒 処 分関する経緯
及び分限処分に係る機構本部との協議に関する文書
ウ 教職員の懲戒処分及び分限処分の決定に関する文書
教職員の兼業 ア 教 職 員 か ら の 兼 業 １０年の許可に関す 申請書類
る経緯
イ 会議・委員会等における当該事項の検討に関する文書ウ 兼業許可の決定に関する文書
退職手当に関 ア 退 職 手 当 の 支 給 に １０年
する経緯
関する文書
教職員の給与 ア 会 議 ・ 委 員 会 等 に １０年に関する経緯 お け る 当 該 事 項 の 検 討に関する文書イ 教職員の給与に関する経緯を記録した文書

ウ 給与に関する通知
等
教職員の服務 ア 会 議 ・ 委 員 会 等 に １０年に関する経緯 お け る 当 該 事 項 の 検 討に関する文書・調査報告書・上申書

・処分通知書・兼業申請書
・開催経緯
・議事概要・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事項
・兼業許可通知書

・開催経緯
・議事概要・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事項
・俸給決定に関する文書・昇給に関する文書
・賃金・謝金に関する文
書
・諸手当の適用に関する文書
・諸手当に係る届及び認
定簿
・勤務時間報告書、職員別給与簿及び基準給与簿
短時間勤務有期雇用教職員に係る保険等に関する文書
・給与の差押えに関する
文書

・開催経緯
・議事概要・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事項

イ 教職員の倫理及びセクシュアルハラスメ
ント等に関する文書
教職員の福利 ア 会 議 ・ 委 員 会 等 に ５年
厚生に関する お け る 当 該 事 項 の 検 討
経緯に関する文書

・開催経緯
・議事概要・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事項

イ 福利に関する通知
等
ウ 労働保険又は公務
災害に関する文書
エ 財形に関する文書
オ 教職員のレクリエ
ーションに関する文書
カ 共済組合に関する文書
安全衛生に関 ア 会 議 ・ 委 員 会 等 に ５年する経緯おける当該事項の検討に関する文書四イ 安全衛生に関する通知等
財務及び会 財務事務の総 ア 経 理 体 制 に 関 す る １０年
計
括に関する経 重 要 な 経 緯 が 記 録 さ れ
緯た文書
イ 会計機関に関する重要な経緯が記録された文書
予算に関する ア 予 算 案 の 作 製 の 基 １０年
経緯礎となった方針及び意思決定その他の重要な経緯が記録された文書
イ 予算の配分に関する文書
ウ ア及びイに掲げるもののほか、学校における予算に関する経緯が記録された文書
決算及び監査 ア 決 算 報 告 書 の 作 製 １０年
に関する経緯 の 基 礎 と な っ た 方 針 及び意思決定その他の重要な経緯が記録された
文書

・開催経緯
・議事概要・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事項

・概算要求の方針
・概算要求書・予算実施計画
・予算配分通知・執行状況調査

・決算報告書イ 独立行政法人通則
法第３８条第１項に定める財務諸表の作製の基礎となった方針及び意思決定その他の重要な経緯が記録された文書
ウ 帳簿及び伝票
３０年

・財務諸表

エ 計算書及び証拠書
・計算書
類
・証拠書類
オ 会 計 検 査 院 の 検 査 １０年
・意見又は処置要求に関する重要な経緯が記録された文書
カ 高専機構相互監査に関する重要な経緯が記録された文書
キ 予備費に係る調書・調書の作製の基礎となった
方針及び意思決定その他の重要な経緯が記録された文書
ク アからキまでに掲
・警告決議に対する措置
げるもののほか、学校・指摘事項に対する措置における決算及び監査に関する重要な経緯が記録された文書
債権及び収入 ア 債権管理簿
当該債権に関する経緯の消滅後
１０年
イ 学 校 に お け る 債 権 １０年
及び収入に関する重要な経緯が記録された文書支払に関する ア 支 払 に 関 す る 証 拠 １０年
経緯
書類
イ 銀行振込依頼に関する重要な経緯が記録された文書
ウ その他学校における支払に関する重要な経緯が記録された文書
契約に関する ア 契 約 に 関 す る 証 拠 １０年
経緯書類
イ 官公需に関する重要な経緯が記録された
文書

ウ 政府調達に関する重要な経緯が記録された文書
エ 学校における契約に関する重要な経緯が記録された文書

動産に関する ア 動 産 の 取 得 及 び 処 ３０年
経緯
分に関する特に重要な文書
イ 動 産 の 取 得 に 関 す １０年る文書並びに運用又は報告に関する重要な文書（前号に掲げるものを除く。）
不動産に関す ア 不 動 産 の 管 理 の た 常用
る経緯
め常用する帳簿

固定資産台帳イ 不 動 産 の 取 得 及 び ３０年処分に関する特に重要な文書
ウ 不 動 産 の 運 用 に 関 運 用 終 了 貸し付けに関する文書
す る 文 書 で 運 用 期 間 を 後１０年
超えて保有することが必要な文書
エ 不 動 産 の 取 得 に 関 １０年する文書並びに運用又は報告に関する重要な文書（前各号に掲げるものを除く。）
宿舎に関する ア 宿舎現況記録
常用
経緯

五

イ 宿 舎 の 設 置 要 求 に １０年
関するもの
ウ 宿 舎 の 廃 止 に 関 す ５年るもの
エ 前 各 号 に 定 め る も ３年ののほか、宿舎に関する重要な経緯を記録した文書
国立高等専 高等専門学校 ア 高 等 専 門 学 校 の 教 １０年
門学校の設 の教育研究活 育 研 究 活 動 の 調 査 及 び
置及び運営 動の調査及び 研 究 に 関 す る 会 議 等 文書及び調査研究文書
研究イ 当該事項に関する
各学校への通知・事務連絡等に関する文書

学術及び教育 ア 学 術 及 び 教 育 の 国 １０年の国際交流に 際 交 流 に 関 す る 会 議 等
関する総括及 文書及び調査研究文書
イ 当該事項に関する
び連絡調整
各学校への通知・事務連絡等に関する文書
入試問題作成 ア 入 試 問 題 作 成 に 関 １０年に関する総括 す る 会 議 等 文 書 及 び 調
及び連絡調整 査研究文書
イ 当該事項に関する
各学校への通知・事務連絡等に関する文書
入試問題作成 ア 入 試 問 題 作 成 方 法 １０年
方法の改善に の 改 善 に 関 す る 企 画 及関する企画及 び 立 案 に 関 す る 会 議 等
文書及び調査研究文書
び立案
イ 当該事項に関する
各学校への通知・事務連絡等に関する文書
各学校におけ ア 各 学 校 に お け る 学 １０年
る学生生活及 生 生 活 及 び 教 務 に 関 すび教務に関す る 会 議 等 文 書 及 び 調 査る総括及び連 研究文書
イ 当該事項に関する
絡調整
各学校への通知・事務連絡等に関する文書
施設・設備関 ア 原 図 管 理 に 関 す る 常用係業務の総括 重 要 な 経 緯 を 記 録 し たに関する経緯 文書
イ 施 設 指 導 に 関 す る １０年
重要な経緯を記録した
文書
ウ 前 各 号 に 掲 げ る も ５年ののほか、施設・設備
関係業務の総括に関する経緯を記録した文書
施設設計に関 ア 設 計 に 関 す る 重 要 １０年
な経緯を記録した文書
する経緯
イ 積算に関する重要な経緯を記録した文書
ウ 施工に関する重要な経緯を記録した文書
エ 監理に関する重要な経緯を記録した文書
オ 前 各 号 に 掲 げ る も ５年ののほか、施設設計に関する経緯を記録した

六

七

文書
施設・設備の ア 施 設 維 持 管 理 一 般 １０年
管理・保全に に 関 す る 重 要 な 経 緯 を記録した文書関する経緯
イ 前 号 に 掲 げ る も の ５年のほか、施設・設備の管理・保全に関する経緯を記録した文書
機構以外の 研究活動及び ア 研 究 活 動 及 び 連 携 １０年
者から委託 連携活動の推 活 動 の 推 進 に 関 す る 会を受け、又 進に関する総 議 等 文 書 及 び 調 査 研 究はこれと共 括及び連絡調 文書
イ 当該事項に関する同して行う 整各学校への通知・事務
研究の実施連絡等に関する文書
その他の機
知的財産の管 ア 会 議 ・ 委 員 会 等 に ５年
・開催経緯・議事概要・
構以外の者
議事録・配付資料・最終理に関する経 お け る 当 該 事 項 の 検 討との連携に報告等の決定事項
緯に関する文書
よる教育研・状況調査・ヒアリング
イ 知的財産の管理の究活動の実実施の検討にあたり活施用した調査又は研究に関する文書
・基本計画案・通知
ウ 計画等の制定又は変更をするための決裁
文書
・発明届・譲渡証書
エ 教 職 員 か ら の 発 明 １０年
届及びその承継等に関する文書
オ 承 継 し た 知 的 財 産 当 該 権 利 ・出願書類の権利化に関する文書 の 確 定 後
１０年
カ 知 的 財 産 に 関 す る ５年
・実施要項・調査票・依調査統計等のための決頼文書・回答文書
裁文書
文書の管理 文書の管理等 ア 法 人 文 書 フ ァ イ ル 無期限・法人文書ファイル管理
管理簿その他の業務に
等に関する
簿
常
時
利
用
す
る
も
の
と
し
事項
て継続的に保存すべき
法人文書
・受付簿
イ 取 得 し た 文 書 の 管 ５年理を行うための帳簿
・決裁簿
ウ 決 裁 文 書 の 管 理 を ３０年行うための帳簿エ

法 人 文 書 フ ァ イ ル ３０年

等の移管又は廃棄の状
況が記録された帳簿

・移管・廃棄簿

表２事項
一

学校における法人文書の保存期間基準
業務の区分

当 該 業 務 に 係 る 法 人 文 保存期間
書の類型
高等専門学 学校の目的制 ア 立 案 の 基 礎 と な っ 無期限校の目的、 定又は改正及 た 文 部 科 学 省 又 は 機 構
本部等の基本方針等重計画及び評 びその経緯
要な事項に係る意思決
価定が記録された文書
イ 会議等における当該事項の検討に関する文書
ウ

学校の目的の策定に活用した調査又は研究に関する文書エ 学校の目的の制定又は変更をするための決裁文書
学科及び専攻 ア 会 議 等 に お け る 当 ３０年
科ごとの目的 該 事 項 の 検 討 に 関 す る
制定又は改正 文書
及びその経緯 イ

学科及び専攻科ごとの目的の策定に活用した調査又は研究に関

具体例
・法令の制定通知

・開催経緯・議事概要
・議事録・配付資料・最終報告等決定事項
・他の教育機関や独立行政法人等の状況調査
・関係者のヒアリング
・目的案

・開催経緯・議事概要
・議事録・配付資料・最終報告等の決定事項
・他の教育機関や独立行政法人等の状況調査
・関係者のヒアリング

する文書

目的の周知

ウ 学科及び専攻科ごとの目的の制定又は変更をするための決裁文
書
ア 会 議 等 に お け る 当 ５年
該事項の検討に関する文書

イ 学校、学科及び専攻科の目的の周知をするための決裁文書
中期計画及び ア 会 議 等 に お け る 中 １０年
年度計画の企 期 計 画 ・ 年 度 計 画 の 制
定又は変更の検討に関
画立案する文書
イ 立案に活用した調
査又は研究に関する文書
ウ 中期計画又は年度計画の制定又は変更をするための決裁文書
エ 実施報告書等の作成をするための決裁文書

・目的案

・開催経緯・議事概要
・議事録・配付資料・最終報告等の決定事項
・周知方策案

・開催経緯・議事録・配付資料

・状況調査・ヒアリン
グ
・中期計画制定・変更
決裁文書・年度計画制
定・変更決裁文書
・実施報告書

二

教育組織

点検評価及び ア 会 議 等 に お け る 当 １０年
該事項の検討に関する改善等
文書
イ 点検・評価の実施の検討に当たり活用した調査又は研究に関する文書
ウ 点検・評価に関す
る調査・統計のための決裁文書
エ 点検・評価の実施
状況を記録するための決裁文書
その他高等専 ア １ 年 以 上 保 存 す る
門 学 校 の 目 必要がある文書
的、計画及び
評価に関する
文書学科、専攻科 ア 会 議 等 に お け る 当 無期限・開催経緯・議事録・配付資料
・状況調査・ヒアリン
グ

組織の設置又 文書

・開催経緯・議事概要
・議事録・配付資料・最終報告等の決定事項

は改廃及びそ イ

・状況調査・ヒアリン

及びその他の 該 事 項 の 検 討 に 関 す る
学科、専攻科及びその他の組織の設置のの経緯検討に当たり活用した調査又は研究に関する文書
ウ 文部科学省、大学評価・学位授与機構等との協議に関する文書
エ 組織の設置又は改廃をするための決裁文
書
教育活動運営 ア 会 議 等 に お け る 当 １０年体制の整備又 該 事 項 の 検 討 に 関 す る
は改廃の経緯 文書
及び活動状況 イ 教 育 活 動 運 営 体 制の整備又は改廃の検討に当たり活用した調査又は研究に関する文書
ウ 教育活動運営体制の整備又は変更をするための決裁文書教育活動運営 ア 実 施 状 況 を 記 録 す ５年体制の活動状 る た め の 決 裁 文 書 （ 他の事項において規定さ況
れ て い る 場 合 を 除
く。）

グ

・通知文書

・組織案・通知・開催経緯・議事概要
・議事録・配付資料・最終報告等の決定事項
・状況調査・ヒアリン
グ・組織案・通知・委員会等名簿

三

人事管理

その他教育組 ア １ 年 以 上 保 存 す る
織に関する文 必要がある文書
書
教職員の人員 ア 人 員 枠 に 関 す る 文 無期限枠及び人事の 書記録に関する イ 人 事 の 記 録 に 関 する文書
経緯
教員の任免に ア
関する経緯

会 議 等 に お け る 当 ３０年

該事項の検討に関する文書

イ 教員公募に関する決裁文書
ウ 採用者からの提出
文書
エ 採用者の選考及び採用決定に関する決裁文書
教員の昇格に ア 会 議 等 に お け る 当 １０年
関する経緯

該事項の検討に関する文書

イ 教員の昇格決定に関する決裁文書
職員の任免に ア 会 議 等 に お け る 当 ３０年
関する経緯

該事項の検討に関する文書

イ 職員募集に関する決裁文書
ウ 採用者からの提出
文書
エ 採用者の選考及び採用決定に関する決裁文書
オ 国 立 大 学 法 人 等 職 １年
員採用試験に関する文
書
職員の昇格に ア 会 議 等 に お け る 当 １０年
関する経緯

該事項の検討に関する文書

イ 職員の昇格に関する決裁文書
非常勤講師の ア 会 議 等 に お け る 当 ５年任免に関する 該 事 項 の 検 討 に 関 す る
経緯文書
イ 募集に関する決裁文書

・人員枠通知・人事記録（附属書類含む）
・開催経緯・議事概要
・議事録・配付資料・最終報告等の決定事項
・募集要項
・履歴書
・採用決定通知・開催経緯・議事概要
・議事録・配付資料・最終報告等の決定事項
・案・通知
・開催経緯・議事概要
・議事録・配付資料・最終報告等の決定事項
・募集要項

・採用決定通知・合格者名簿・開催経緯・議事概要
・議事録・配付資料・最終報告等の決定事項
・案・通知
・開催経緯・議事概要
・議事録・配付資料・最終報告等の決定事項
・募集要項

ウ 採用者の選考及び採用決定に関する決裁文書
非常勤職員の ア 会 議 等 に お け る 当 ５年任免に関する 該 事 項 の 検 討 に 関 す る
経緯文書

イ 募集に関する決裁文書
ウ 採用者の選考及び採用決定に関する決裁文書
教職員の評価 ア 会 議 等 に お け る 当 １０年に関する経緯 該 事 項 の 検 討 に 関 す る
文書
イ 教職員の評価の実施の検討に当たり活用した調査又は研究に関する文書
ウ 教職員の評価の実
施計画等の制定又は変更をするための決裁文
書
エ 教職員の評価に当たり教職員本人から徴した文書
オ 教職員の評価の決定に関する文書
カ 教職員の評価に関する調査統計等のための決裁文書
教職員（非常 ア 教 職 員 の 非 違 行 為 ３０年
勤を含む。） に 関 す る 事 実 調 査 に 関の懲戒処分及 する文書
び分限処分に イ 教 職 員 の 懲 戒 処 分及び分限処分に係る機関する経緯
構本部との協議に関する文書
ウ 教職員の懲戒処分及び分限処分の決定に関する文書
教職員の兼業 ア 教 職 員 か ら の 兼 業 ５年の許可に関す 申請書類
イ 会議等における当る経緯
該事項の検討に関する文書

・採用決定通知・開催経緯・議事概要
・議事録・配付資料・最終報告等の決定事項
・募集要項
・採用決定通知・開催経緯・議事概要
・議事録・配付資料・最終報告等の決定事項
・状況調査・ヒアリン
グ・実施計画案・通知・教職員の自己評価書

・教職員評価書・実施要項・調査票・依頼文書・回答文書
・調査報告書・上申書

・処分通知書・兼業申請書・開催経緯・議事概要
・議事録・配付資料・最終報告等の決定事項

ウ 兼業許可の決定に関する文書
退職手当に関 ア 退 職 手 当 の 支 給 に １０年
する経緯
関する文書
教職員の給与 ア 会 議 等 に お け る 当 １０年に関する経緯 該 事 項 の 検 討 に 関 す る
文書

イ

教職員の給与に関する経緯を記録した文
書

ウ
等
教職員の服務 ア

会 議 等 に お け る 当 １０年文書

イ 教職員の倫理及びハラスメント等に関する文書
教職員の栄典 ア 叙 位 ・ 叙 勲 に 関 す 無期限・表彰等に関 る文書
イ 名誉教授の称号授する経緯
与に関する文書ウ 表 彰 ・ 顕 彰 等 に 関 ５年する文書
会 議 等 に お け る 当 ５年

厚生に関する 該 事 項 の 検 討 に 関 す る
経緯

文書

・開催経緯
・議事概要
・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事
項・俸給決定に関する文
書・昇給に関する文書
・賃金・謝金に関する
文書
・諸手当の適用に関する文書
・諸手当に係る届及び認定簿勤務時間報告書、職員別給与簿及び基準給与簿短時間勤務
有期雇用教職員に係る保険等に関する文書給与の差押えに関する文書

給与に関する通知に関する経緯 該 事 項 の 検 討 に 関 す る

教職員の福利 ア

・兼業許可通知書

・開催経緯
・議事概要
・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事
項

・永年勤続者表彰
・教職員顕彰に関する
文書
・開催経緯
・議事概要
・議事録
・配付資料

・最終報告等の決定事
項四イ 福利に関する通知
等
ウ 労働保険に関する文書
・健康診断記録
エ 教職員の健康管理に関する文書オ 教職員のレクリエ
ーションに関する文書
カ 共済組合に関する文書
キ 公 務 災 害 補 償 に 関 ３０年する文書
ク 労 働 災 害 補 償 に 関 完結から３する文書
年
安全衛生に関 ア 会 議 等 に お け る 当 ５年
・開催経緯
・議事概要
する経緯
該事項の検討に関する
・議事録
文書
・配付資料
・最終報告等の決定事
項イ 安全衛生に関する通知等
労使協定に関 ア 労 使 協 定 に 関 す る １０年
・意見書
する経緯
文書
・労使協定書教職員の人事 ア 教 員 の 交 流 に 関 す 人事交流終交流に関する る文書
了後１０年
イ
職
員
の
交
流
に
関
す
経緯
る文書
研修に関する ア 研修に関する文書 ５年
経緯
その他人事管 ア １ 年 以 上 保 存 す る理に関する文 必要がある文書
書
学生の受入 入学者受入方 ア 会 議 等 に お け る 当 １０年
・開催経緯
・議事概要
針の策定又は 該 事 項 の 検 討 に 関 す る
・議事録
改廃及びその 文書
・配付資料
経緯・最終報告等の決定事
項・状況調査
イ 入学者受入方針の立案その他の検討に当・ヒアリングたり活用した調査又は研究に関する文書
・入学者受入方針案
ウ 入学者受入方針の制定又は変更をするた
・通知

めの決裁文書エ 周知のための決裁文書
入学者選抜の ア 会 議 等 に お け る 当 ５年実施に関する 該 事 項 の 検 討 に 関 す る
記録

五

文書

イ 入学者選抜の実施に関する文部科学省及び機構本部等からの通知文書
ウ 募集要項及び入学者選抜実施要領等の制定又は変更をするための決裁文書
エ 受 検 者 か ら 提 出 さ １０年
れた文書
オ 試験問題、模範解答及び受検者による解答
カ 入学者の決定に関する決裁文書その他学生の ア １ 年 以 上 保 存 す る
受入に関する 必要がある文書
文書
教育内容及 教育課程の編 ア 会 議 等 に お け る 当 ５年
び方法

成又は改廃及 該 事 項 の 検 討 に 関 す る
びその経緯

文書

イ 教育課程の編成又は変更の検討に当たり活用した調査又は研究に関する文書ウ 教育課程の決定又は変更をするための決
裁文書
エ 教育課程に関する調査統計等のための決裁文書
成績評価、単 ア

会 議 等 に お け る 当 ５年

位認定、卒業 該 事 項 の 検 討 に 関 す る
・修了認定の 文書

・開催経緯
・議事概要
・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事
項・文部科学省からの通知・機構本部からの通知
・募集要項案・入学者選抜実施要領
案
・通知
・入学願書
・調査書
・試験問題
・模範解答
・受検者による解答
・合格（不合格）通知
書

・開催経緯
・議事概要
・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事
項・状況調査
・ヒアリング

・教育課程案
・通知
・実施要項
・調査票
・依頼文書
・回答文書
・開催経緯
・議事概要
・議事録

方針策定及びその経緯
イ 成績評価、単位認
定、卒業・修了認定の方針の策定又は変更の検討に当たり活用した調査又は研究に関する文書
ウ 成績評価、単位認
定、卒業・修了認定の方針の決定又は変更をするための決裁文書
エ 成績評価、単位認
定、卒業・修了認定の方針に関する調査統計等のための決裁文書
教育の実施に ア シ ラ バ ス の 作 成 に １０年
関 す る 記 録 係る経緯に関する文書（時間割、受講届等）
イ 時 間 割 の 決 定 に 係 ５年る経緯に関する文書
ウ 学生からの受講届
等エ

教科書及び教材に関する文書
オ 休講及び補講に関する文書
カ 非常勤講師に関する文書（人事に関するものを除く）
キ 教務関係行事に関する文書
ク

インターンシップ

に関する文書ケ 教育の実施に関す
る調査統計等のための決裁文書
成績評価、単 ア 成 績 を 記 録 し た 重 無期限
要な文書

・配付資料
・最終報告等の決定事
項・状況調査
・ヒアリング

・教育課程案
・通知

・実施要項
・調査票
・依頼文書
・回答文書
・作成要領
・開催経緯
・議事概要
・議事録
・編成資料
・出席簿
・受講願
・使用教科書等調査結果一覧
・選択科目調査一覧

・授業担当教員計画書

・工場見学
・講演会
・学級懇談会
・依頼文書
・受入回答表・報告書・記録票
・報告会資料
・実施要項
・調査票
・依頼文書
・回答文書
・成績原簿

位認定、卒業 イ 試 験 解 答 等 学 生 に １０年
・修了認定の よ る 学 習 の 成 果 を 示 す
過程及び結果 文書
ウ 会議等における当該事項の検討に関する文書
エ 成績評価、単位認
定、卒業・修了認定に係る決裁文書オ 成績評価、単位認
定、卒業・修了認定に係る調査統計等のための決裁文書
学籍管理等に ア 学籍簿
無期限
イ 指導要録関する記録
ウ 卒業・修了に関する文書
エ 学 籍 の 異 動 に 関 す １０年
る決裁文書

六

その他教育内 ア １ 年 以 上 保 存 す る
容及び方法に 必要がある文書
関する文書
教育の成果 達成度の把握 ア 会 議 等 に お け る 当 １０年
に関する方針 該 事 項 の 検 討 に 関 す る
策定又は変更 文書
及びその経緯イ 達成度把握の実施の検討に当たり活用した調査又は研究に関する文書
ウ 方針の制定又は変更をするための決裁文
書
達成度の把握 ア 学 生 に よ る 達 成 度 １０年の実施に関す 自己分析に係る文書
る記録
イ 学生の進路先からの状況調査に係る文書
その他教育の ア
成果に関する

１年以上保存する

・議事概要
・議事録
・配付資料
・決定事項
・卒業
・課程修了認定資料
・実施要項
・調査票
・依頼文書
・回答文書
・学籍簿
・指導要録
・卒業発行台帳
・修了発行台帳
・退学届、転学届、休学届、復学届、転科願・退学許可通知、転学許可通知、休学許可通知、復学許可通知、転
科許可通知

・開催経緯
・議事概要
・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事
項・状況調査
・ヒアリング

・方針案
・通知
・状況調査
・ヒアリング
・結果集計表・状況調査
・ヒアリング

文書
七必要がある文書

学生支援等 学生の学習支 ア

会 議 等 に お け る 当 ５年

援に関する経 該 事 項 の 検 討 に 関 す る
緯文書

イ 学生の学習支援の実施の検討に当たり活用した調査又は研究に関する文書
ウ 計画等の制定又は変更をするための決裁文書
エ 学生の学習支援実
施状況を記録するための決裁文書
オ 学生の学習支援に関する調査統計等のための決裁文書学生の課外活 ア

会 議 等 に お け る 当 ５年

動支援に関す 該 事 項 の 検 討 に 関 す るる経緯文書

イ 学生の課外活動支援の実施の検討に当たり活用した調査又は研究に関する文書
ウ 計画等の制定又は変更をするための決裁文書
エ 学生の課外活動支
援実施状況を記録するための決裁文書
オ 学生の課外活動支援に関する調査統計等のための決裁文書

・開催経緯
・議事概要
・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事
項・状況調査
・ヒアリング・基本計画案
・通知
・実施記録

・実施要項
・調査票
・依頼文書
・回答文書
・開催経緯
・議事概要
・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事
項・状況調査
・ヒアリング・基本計画案
・通知
・実施記録

・実施要項
・調査票
・依頼文書
・回答文書

学生の生活支 ア

会 議 等 に お け る 当 ５年

援に関する経 該 事 項 の 検 討 に 関 す る
緯

文書

・開催経緯
・議事概要
・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事
項イ 学生の生活支援の実施の検討に当たり活用した調査又は研究に関する文書
ウ 計画等の制定又は変更をするための決裁文書
エ 学生の生活支援実
施状況を記録するための決裁文書
オ 学生の生活支援に関する調査統計等のための決裁文書学生寮に関す アる経緯

会 議 等 に お け る 当 ５年

該事項の検討に関する文書

イ 学生寮の運営の検討に当たり活用した調
査又は研究に関する文書
ウ 計画等の制定又は変更をするための決裁文書
エ 学生寮の運営状況を記録するための決裁文書
オ 学生寮に関する調査統計等のための決裁
文書
学生の進路指 ア

会 議 等 に お け る 当 ５年

導に関する経 該 事 項 の 検 討 に 関 す る
緯文書

イ 学生の進路指導の実施の検討に当たり活用した調査又は研究に関する文書
ウ 計画等の制定又は変更をするための決裁
文書

・状況調査
・ヒアリング・基本計画案
・通知
・実施記録

・実施要項
・調査票
・依頼文書
・回答文書
・開催経緯
・議事概要
・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事
項・状況調査
・ヒアリング・基本計画案
・通知
・運営記録

・実施要項
・調査票
・依頼文書
・回答文書
・開催経緯
・議事概要
・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事
項・状況調査
・ヒアリング・基本計画案・通知

エ 学生の進路指導実
施状況を記録するための決裁文書
オ 学生の進路指導に関する調査統計等のための決裁文書学生の保健衛 ア

会 議 等 に お け る 当 ５年

生に関する経 該 事 項 の 検 討 に 関 す る
緯

八

文書

イ 学生の保健衛生の実施の検討に当たり活用した調査又は研究に関する文書
ウ 計画等の制定又は変更をするための決裁文書
エ 学生の保健衛生実
施状況を記録するための決裁文書
その他学生支 ア １ 年 以 上 保 存 す る
援等に関する 必要がある文書
文書
施設・設備 施設・設備関 ア 原 図 管 理 に 関 す る 常用係業務の総括 重 要 な 経 緯 を 記 録 し たに関する経緯 文書
イ 施 設 指 導 に 関 す る １０年
重要な経緯を記録した
文書
施設設計に関 ア 設 計 に 関 す る 重 要 １０年
な経緯を記録した文書
する経緯
イ 積算に関する重要な経緯を記録した文書
ウ 施工に関する重要な経緯を記録した文書
エ 監理に関する重要な経緯を記録した文書
施設・設備の ア 施 設 維 持 管 理 一 般 １０年
管理・保全に に 関 す る 重 要 な 経 緯 を関する経緯記録した文書その他施設・ ア １ 年 以 上 保 存 す る
設備に関する 必要がある文書
文書

・実施記録

・実施要項
・調査票
・依頼文書
・回答文書
・開催経緯
・議事概要
・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事
項・状況調査
・ヒアリング・基本計画案
・通知
・実施記録

・実施記録

・原図･計画通知文書

・図面
・予定価格算出内訳明細書・工事完成図書・工事完成図書

九

教育の質の 教育活動の点 ア

会 議 等 に お け る 当 ５年向上及び改 検・評価に関 該 事 項 の 検 討 に 関 す る
善のための する経緯

文書

システム

イ 教育活動の点検・評価の実施の検討に当たり活用した調査又は研究に関する文書
ウ 計画等の制定又は変更をするための決裁文書
エ 教育活動の点検・評価の実施状況を記録するための決裁文書
オ 教育活動の点検・評価に関する調査統計等のための決裁文書

・開催経緯
・議事概要
・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事
項・状況調査
・ヒアリング・実施計画案・通知・授業アンケート
・教員による自己評価
及び改善報告書
・実施要項
・調査票
・依頼文書
・回答文書

教職員のＦＤ ア

会 議 等 に お け る 当 ５年・研修の実施 該 事 項 の 検 討 に 関 す る
に関する経緯 文書

イ 教職員のＦＤ・研修の実施の検討に当たり活用した調査又は研究に関する文書
ウ 計画等の制定又は変更をするための決裁文書
エ 実施状況を記録するための決裁文書
オ 教職員のＦＤ・研修に関する調査統計等のための決裁文書

・開催経緯
・議事概要
・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事
項・状況調査
・ヒアリング・研修実施計画案
・通知
・受講者名簿
・実施記録
・実施要項
・調査票
・依頼文書
・回答文書

十

財務

その他教育の ア １ 年 以 上 保 存 す る
質の向上及び 必要がある文書
改善のためのシステムに関する文書
財務事務の総 ア 経 理 体 制 に 関 す る １０年
重要な経緯が記録され括に関する経 た文書
イ 会計機関に関する
緯重要な経緯が記録された文書
予算に関する ア 予 算 案 の 作 成 の 基 １０年礎となった方針及び意経緯
思決定その他の重要な経緯が記録された文書
イ 予算の配分に関する文書
決算及び監査 ア 決 算 報 告 書 の 作 成 無期限に関する経緯 の 基 礎 と な っ た 方 針 及び意思決定その他の重要な経緯が記録された
文書
イ 独立行政法人通則
法第３８条第１項に定める財務諸表の作成の基礎となった方針及び意思決定その他の重要な経緯が記録された文書
ウ 帳簿及び伝票
１０年・概算要求の方針
・ヒアリング資料
・校内調整
・概算要求書・明細書
・予算配分通知・決算報告書・財務諸表

・総勘定元帳・合計残高試算表
・寄附金別受払簿
・科学研究費補助金収
支簿
・計算書
・証拠書類
・意見又は処置要求

エ 計算書及び証拠書
類
オ 会 計 検 査 院 の 検 査 １０年
に関する重要な経緯が記録された文書・相互会計内部監査報
カ 機構相互監査に関する重要な経緯が記録
告書
された文書
債権及び収入 ア 債 権 管 理 が 記 録 さ 当該債権の ・債権管理簿
消滅後１０に関する経緯 れた文書
年
・債権発生通知書
イ 学 校 に お け る 債 権 １０年
及び収入に関する重要な経緯が記録された文書支払に関する ア 支 払 に 関 す る 証 拠 １０年・支払に関する証拠書
書類
類
経緯・振込依頼書イ 銀行振込依頼に関する重要な経緯が記録

された文書・実施原議書等
ウ その他学校における支払に関する重要な経緯が記録された文書
契約に関する ア 契 約 に 関 す る 証 拠 １０年・契約に関する証拠書
書類
類
経緯・通知文書・実績報告
イ 官公需に関する重要な経緯が記録された書
文書
・仕様策定報告書
ウ 政府調達に関する重要な経緯が記録され・技術審査報告書
た文書
・原議書等
エ 学校における契約に関する重要な経緯が記録された文書
動産に関する ア 動 産 の 取 得 及 び 処 ３０年分に関する特に重要な
経緯
文書
・物品管理台帳
イ 動 産 の 取 得 に 関 す １０年る文書並びに運用又は・棚卸資産管理台帳
報告に関する重要な文・資産管理台帳書（前号に掲げるもの
・借用物品管理台帳を除く。）
不動産に関す ア 不 動 産 の 管 理 の た 常用・固定資産台帳
め常用する文書る経緯
イ 不 動 産 の 取 得 及 び ３０年処分に関する特に重要な文書
ウ 不 動 産 の 運 用 に 関 運用終了後 ・ 貸 し 付 け に 関 す る 文
す る 文 書 で 運 用 期 間 を １０年
書
超えて保有することが必要な文書
・不動産監守状況報告
エ 不 動 産 の 取 得 に 関 １０年する文書並びに運用又書は報告に関する重要な文書（前各号に掲げるものを除く。）
宿舎に関する ア 宿舎現況等記録
常用・宿舎現況記録・設置要求書イ 宿 舎 の 設 置 要 求 に １０年
経緯関する文書
ウ 宿 舎 の 廃 止 に 関 す ５年
・廃止申請原議書・決る文書
定通知書
その他財務に ア １ 年 以 上 保 存 す る関する文書必要がある文書十一

管理運営

管理運営体制 ア

会 議 等 に お け る 当 １０年

及び事務組織 該 事 項 の 検 討 に 関 す るの整備に関す 文書

・開催経緯
・議事概要
・議事録

る経緯

イ 管理運営体制及び事務組織の設置の検討に当たり活用した調査又は研究に関する文書
ウ 文部科学省、機構
本部等との協議に関する文書
エ 管理運営体制及び事務組織の設置又は改廃をするための決裁文
書
自己点検・評 ア 会 議 等 に お け る 当 １０年
価に関する経 該 事 項 の 検 討 に 関 す る
緯文書

イ 自己点検・評価実施の検討に当たり活用した調査又は研究に関する文書
ウ 自己点検・評価を決定するための決裁文
書
エ 自己点検評価に関する調査統計等のための決裁文書
外部評価・第 ア会 議 等 に お け る 当 １０年

三者評価に関 該 事 項 の 検 討 に 関 す る
する経緯

文書

イ 外部評価の実施の検討に当たり活用した調査又は研究に関する文書
ウ 外部評価者から受領した文書
エ 外部評価に関する調査統計等のための決
裁文書

・配付資料
・最終報告等の決定事
項・状況調査
・ヒアリング

・通知文書

・組織案
・通知

・開催経緯
・議事概要
・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事
項・状況調査
・ヒアリング

・自己点検
・評価案
・通知
・実施要項
・調査票
・依頼文書
・回答文書
・開催経緯
・議事概要
・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事
項・状況調査
・ヒアリング・外部評価報告書
・実施要項
・調査票
・依頼文書
・回答文書

各種評価を受 ア

会 議 等 に お け る 当 ５年

けた改善活動 該 事 項 の 検 討 に 関 す る
に関する経緯 文書

イ 各種評価を受けた改善活動の実施の検討に当たり活用した調査又は研究に関する文書
ウ 各種評価を受けた改善活動計画等の制定
又は変更をするための決裁文書
エ 実施状況を記録するための決裁文書
連携協定に関 ア 会 議 等 に お け る 当 ５年する経緯

該事項の検討に関する文書

イ 連携協定締結の実施の検討に当たり活用した調査又は研究に関する文書
ウ 連携協定締結の制
定又は変更するための決裁文書
エ 連 携 協 定 に 関 す る ３０年文書
オ 実 施 状 況 を 記 録 す ５年るための決裁文書
カ 連携協定に関する調査統計のための決裁文書
広報に関する ア 会 議 等 に お け る 当 ５年
経緯

該事項の検討に関する文書

イ 広報の実施の検討に当たり活用した調査又は研究に関する文書
ウ 広報計画等の制定
又は変更をするための
決裁文書

・開催経緯
・議事概要
・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事
項・状況調査
・ヒアリング・改善計画案
・通知

・実施記録
・開催経緯
・議事概要･議事録
・配付資料
・最終報告書等の決定
事項
・状況調査・ヒアリン
グ

・計画案

・協定の経緯
・協定書
・実施記録
・実施要項
・調査票･依頼文
・回答文書
・開催経緯
・議事概要
・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事
項・状況調査
・ヒアリング・広報計画案・通知

エ 実施状況を記録するための決裁文書
オ 広報に関する調査
統計等のための決裁文
書
カ 広報の記録に関する文書
規則等の制定 ア 会 議 等 に お け る 立 ３０年案の検討に関する文書
及び改廃
イ 立案に活用した調
査又は研究に関する文書
ウ 制定又は改廃のための決裁文書
式典に関する ア 式 典 等 の 実 施 及 び 無期限記録(入学式･ 記 録 に 関 す る 文 書 の う
卒 業 式 ･ 記 念 ち特に重要な文書
イ 式 典 等 の 実 施 及 び ３０年
式典等)
記録に関する文書のう
ち重要な文書ウ 式 典 の 実 施 及 び 記 １０年
録に関する文書主催事業の実 ア 会 議 等 に お け る 立 ５年案の検討に関する文書
施

・実施記録
・実施要項
・調査票
・依頼文書
・回答文書
・学校要覧等（保存
用）
・開催経緯
・議事録
・配付資料
・状況調査
・ヒアリング
・規則等案

・開催経緯
・議事録
・配付資料
・状況調査

イ 実施の検討に当たり活用した調査又は研・ヒアリング究に関する文書・実施計画
ウ 実施するための決裁文書
エ 実施状況、アンケ
・実施記録
ート調査等の記録のた・アンケート調査結果
めの文書
監査
ア 業 務 監 査 等 の 実 施 １０年
・通知文書
に関する文書
・監査資料
・監査記録
イ 業務監査等の実施記録に関する文書
訴訟に関する ア 訴訟に関する文書 訴訟が終結 ・訴状する日に係 ・答弁書
経緯る特定日以 ・判決書
後１０年
管理運営に関 ア 沿 革 記 録 に 関 す る 無期限・沿革の記録文書する記録
イ 管 理 運 営 に 関 す る ５年
・文部科学省からの通文部科学省及び機構本知部等からの通知文書
ウ 管 理 運 営 に 関 す る １年
学内通知等文書エ 他機関からの配布
文書等
オ 教 職 員 の 身 分 証 明 ５年に関する文書
カ 宿日直に関する文書
キ 郵便の接受に関す
る文書

十
二

研究

その他管理運 ア １ 年 以 上 保 存 す る
営に関する文 必要がある文書
書
研究体制及び ア 会 議 等 に お け る 当 １０年
支援体制の整 該 事 項 の 検 討 に 関 す る
備に関する経 文書
緯・機構本部からの通知
・学内通知・学内打合会等文書
・他機関誌
・他機関配布物・身分証明書・宿日直日誌・特殊郵便物収受簿
・郵便物発送簿
・郵便切手受払簿

・開催経緯
・議事概要
・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事
項・状況調査

イ 研究体制及び支援体制の整備に係る検討
・ヒアリングに当たり活用した調査又は研究に関する文書
・計画案
ウ 研究体制及び支援体制の整備に係る計画・通知等の制定又は変更をするための決裁文書
教職員の研究 ア 機 構 外 の 者 と の 共 当該研究の ・共同研究申請書
活動に関する 同研究等に関する文書 終了後５年 ・共同研究契約書・共同研究報告書
経緯・科研費申請書
イ 科学研究費助成事
業公募による外部資金に係る研究活動に関する文書
ウ 教 職 員 の 研 究 活 動 ５年
・実施要項に関する調査統計等の・調査票ための決裁文書
・依頼文書
・回答文書
知的財産の管 ア 会 議 等 に お け る 当 ５年
・開催経緯
・議事概要
理に関する経 該 事 項 の 検 討 に 関 す る
・議事録
緯
文書
・配付資料
・最終報告等の決定事
項

・状況調査イ 知的財産の管理の実施の検討に当たり活・ヒアリング
用した調査又は研究に関する文書
・基本計画案
ウ 計画等の制定又は変更をするための決裁
・通知
文書
・発明届
エ 教 職 員 か ら の 発 明 １０年
届及びその承継等に関
・譲渡証書
する文書
オ 承 継 し た 知 的 財 産 当該権利の ・出願書類の権利化に関する文書 確定後１０
年
カ 知 的 財 産 に 関 す る ５年
・実施要項
調査統計等のための決
・調査票
裁文書
・依頼文書
・回答文書
地域等との連 ア 会 議 等 に お け る 当 １０年
・開催経緯
・議事録
携による教育 該 事 項 の 検 討 に 関 す る
文書・配付資料
研究活動の実イ 実施計画及び実施・実施計画
施記録に関する文書
・実施記録
研究安全管理 ア 放 射 性 同 位 元 素 等 １０年
者に関する文 管理に関する文書
イ 核燃料・国際規制書
物質管理に関する文書
ウ 毒物劇物等の取扱いに関する文書エ 動物実験に関する文書
オ その他安全管理に関する文書
その他研究に ア １ 年 以 上 保 存 す る関する文書必要がある文書十正規課程の 公開講座に関 ア

会 議 等 に お け る 当 ５年

三

学生以外に する経緯

該事項の検討に関する

対する教育

文書

サービスの
状況
イ 計画の立案その他の公開講座の実施の検討に当たり活用した調
査又は研究に関する文書
ウ 公開講座実施計画等の制定又は変更をす

・開催経緯
・議事概要
・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事
項・状況調査
・ヒアリング・公開講座実施計画案
・通知

るための決裁文書
エ 公開講座実施状況を記録するための決裁
文書
オ 公開講座に関する調査統計等のための決裁文書
小中学校にお ア

会 議 等 に お け る 当 ５年

ける理科教育 該 事 項 の 検 討 に 関 す る
支援に関する 文書
経緯

イ 計画の立案その他の小中学校における理科教育支援の実施の検討に当たり活用した調
査又は研究に関する文書
ウ 小中学校における理科教育支援実施計画等の制定又は変更をするための決裁文書
エ 小中学校における理科教育支援実施状況を記録するための決裁文書
オ 小中学校における理科教育支援に関する調査統計等のための決裁文書
研究生、聴講 ア

会 議 等 に お け る 当 ５年

生及び科目等 該 事 項 の 検 討 に 関 す る
履修生の選抜 文書に関する経緯イ 研究生、聴講生及び科目等履修生の選抜の実施に関する文部科
学省及び機構本部等からの通知文書ウ 募集要項及び選抜
実施要領等の制定又は変更をするための決裁
文書

・実施記録

・実施要項
・調査票
・依頼文書
・回答文書
・開催経緯
・議事概要
・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事
項・状況調査
・ヒアリング・小中学校における理科教育支援実施計画案
・通知
・実施記録

・実施要項
・調査票
・依頼文書
・回答文書
・開催経緯
・議事概要
・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事
項・文部科学省からの通知文書
・機構本部からの通知
文書
・募集要項案
・選抜実施要領案
・通知

エ 応 募 者 か ら 提 出 さ １０年
れた文書
オ 試験問題、模範解答及び応募者による解答
カ 入学者の決定に関する文書
研究生、聴講 ア 会 議 等 に お け る 当 ５年
生及び科目等 該 事 項 の 検 討 に 関 す る
履修生に関す 文書る経緯

イ 研究生、聴講生及び科目等履修生に関する方策の検討に当たり活用した調査又は研究に関する文書ウ 計画等の制定又は変更をするための決裁文書
エ 研 究 生 、 聴 講 生 及 １０年
び科目等履修生の管理に関する文書オ 研 究 生 、 聴 講 生 及 ５年
び科目等履修生に関する調査統計等のための
決裁文書

十
四

国際交流

その他正規課 ア １ 年 以 上 保 存 す る
程の学生以外 必要がある文書
に対する教育サービスの状況に関する文書
国際交流に関 ア 会 議 等 に お け る 当 ５年する経緯

該事項の検討に関する文書

イ 国際交流に関する方策の検討に当たり活用した調査又は研究に関する文書
ウ 国際交流計画等の制定又は変更をするための決裁文書

・入学願書
・調査書
・試験問題
・模範解答
・応募者による回答
・合格（不合格）通知
書
・開催経緯
・議事概要
・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事
項・状況調査
・ヒアリング

・計画案
・通知

・実施要項
・調査票
・依頼文書
・回答文書

・開催経緯
・議事概要
・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事
項・状況調査
・ヒアリング

・計画案
・通知

十
五

図書

エ 外 国 の 教 育 機 関 等 交流協定失 ・交渉の経緯と の 交 流 協 定 に 関 す る 効後５年・協定書
文書
オ 国 際 交 流 に 関 す る ５年
・実施要項
調査統計等のための決
・調査票
裁文書
・依頼文書
・回答文書
その他国際交 ア １ 年 以 上 保 存 す る
流に関する文 必要がある文書
書
図書の管理に ア 図 書 の 管 理 に 関 す ３０年
・図書管理台帳
関すること
・図書原簿
る文書
・蔵書目録
図書資料整備 ア 会 議 等 に お け る 当 ５年
・開催経緯
・議事概要
に関するその 該 事 項 の 検 討 に 関 す る
・議事録
経緯
文書
・配付資料
・最終報告等の決定事
項・状況調査
イ 計画の立案その他の図書資料等整備の実・ヒアリング施の検討に当たり活用した調査又は研究に関する文書・図書資料等整備計画
ウ 図書資料等整備計
画等の制定又は変更を案するための決裁文書
・通知
エ 図書資料等整備に関する調査統計等のための決裁文書
図書資料の利 ア

会 議 等 に お け る 当 ５年

用に関する経 該 事 項 の 検 討 に 関 す る
緯文書

イ 図書資料の利用に関する調査統計のため
の決裁文書

・実施要項
・調査票
・依頼文書
・回答文書
・開催経緯
・議事概要
・議事録
・配付資料
・最終報告等の決定事
項
・実施要項
・調査票
・依頼文書
・回答文書

その他図書に ア １ 年 以 上 保 存 す る関する文書必要がある文書
十六

文書の管理 文書の管理等 ア 法 人 文 書 フ ァ イ ル 常用管理簿その他の業務に等に関する常時利用するものとし
事項て継続的に保存すべき・法人文書ファイル管
理簿

法人文書
イ 文 書 の 開 示 に 関 す ３０年る文書
ウ 取 得 し た 文 書 の 管 ５年理を行うための帳簿
エ 法 人 文 書 フ ァ イ ル ３０年
等の移管又は廃棄の状
況が記録された帳簿
その他文書の ア １ 年 以 上 保 存 す る
管理等に関す 必要がある文書
る事項に関す
る文書

・受付簿
・移管
・廃棄簿

備考
一 関係法令に保存期間の定めがあるものは、当該定めを優先する。
二 本表に掲げる法人文書以外については、主任文書管理者は、本表を参酌し、当該主任文書
管理者が所掌する事務及び事業の性質、内容等に応じた標準文書保存期間基準を定めるもの
とする。

別表第２
１

保存期間満了時の措置の設定基準

基本的考え方法第１条の目的において、「国及び独立行政法人等の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等が、健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源として、主権者である国民が主体的に利用し得るものであること」及び「国及び独立行政法人等の有するその諸活動を現在及び将来の国民に説明する責務が全うされるようにすること」とされ、法第１１条第１項の規定により準用される法第４条において、経緯も含めた意思決定に至る過程及び事務・事業の実績を合理的に跡付け、検証することができるよう文書を作成しなければならない旨が規定されており、次の各号のいずれかに該当する文書は、「歴史資料として重要な公文書その他の文書」に当たり、保存期間満了後には国立公文書館等に移管するものとする。ただし、所管府省その他の行政機関等から、歴史公文書等に該当するものとして国立公文書館等に移管される文書と同様のものは、移管対象としない。
一

国の機関及び独立行政法人等の組織及び機能並びに政策の検討過程、決定、実施及び実績に関する重要な情報が記録された文書
二 国民の権利及び義務に関する重要な情報が記録された文書
三 国民を取り巻く社会環境、自然環境等に関する重要な情報が記録された文書
四 国の歴史、文化、学術、事件等に関する重要な情報が記録された文書
２

具体的な移管・廃棄の判断指針
１の基本的考え方に基づいて、法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置（移管・廃棄）の判断については、次の（１）及び（２）に沿って行う。なお、保存期間が無期限又は常用である法人文書ファイル等においても、保存期間満了時の措置を定めるものとする。

（１）別表第１に掲げられた業務に係る法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置について、
１の基本的考え方に照らして、国家・社会として記録を共有すべき歴史的に重要な政策事項であって、社会的な影響が大きく政府全体として対応し、その教訓が将来に活かされるような特に重要な政策事項等に関するものとして総括文書管理者が指定するものは、移管することとし、その他は廃棄することとする。
（２）別表第１に記載のない業務に関して、１の基本的考え方に照らして、主任文書管理者が、移管することが必要とする文書がある場合には、総括文書管理者に協議することとする。