3方針-C-04

生活協同組合パルシステム神奈川

内部統制基本方針
生活協同組合パルシステム神奈川（以下、「当組合」という。）は、「生命を愛しみ自立と協同の力で心豊かな地域社会を創り出します」という基本理念に基づき、組合員のくらしに役立つ事業と活動に取り組みます。また、その実践を通して社会的責任を果たして行きます。そして、組合員の多様な参加と地域社会との結びつきを強め、地域社会に貢献できる組織を目指します。当組合はこれらを実現するために、次のとおり内部統制の取組みについて基本方針を定めて、業務の有効性、効率性、財務報告の信頼性、事業活動にかかわる法令等の遵守及び資産の保全を図ります。

１．理事及び職員の職務の執行が法令及び定款等に適合することを確保するための体制（１） 理事及び職員が法令及び定款等を遵守し、確固たる倫理観をもって事業活動を行う組
織風土をさらに高めるために「行動規範」を推進し、さらに必要な諸規程等を整備します。
（２） 専務理事は、法令等順守体制の構築、運用に関する基本方針及び重要な施策の具体的実践を図るために、「内部統制委員会」を設置して、継続的に法令等遵守体制を推進します。また、内部統制委員長の下に外部の有識者を中心とした評価委員会を設置し、事業活動の評価及び内部統制構築と推進状況について指摘、助言を受けます。
（３） 「内部統制委員会」でコンプライアンスに関する情報の共有化を図るとともに、役職員に対する教育、啓発を継続的に行います。
（４） 専務理事は、健全な組織風土の構築のために、職員一人ひとりの参加を大事にして仕事環境の改善と整備をすすめます。
（５） 専務理事は、「相談窓口「ホットライン」運用管理基準」に基づき「相談窓口「ホットライン」」を設置します。相談された事項に関して法令等の違反の疑いがある場合は速やかな調査や必要な是正を行い、その結果をコンプライアンス委員会へ報告します。また、法令等遵守に関する相談又は法令等遵守違反について通報したことを理由に、相談者・通報者への不利益な取扱いは行いません。
（６） 「内部監査規程」に基づき、当組合の事業執行が法令、定款及び諸規程に沿った適正なものとなっているか、必要な監査を実施します。
（７） 「公認会計士監査規約」に基づき、組合員及び社会の信頼の一層の向上に資するために、監事による監査のほか、当組合とは特別の利害関係のない公認会計士等による監査を受け、その監査報告書を総代会に開示します。
（８） 業務の適正性を確保するため、反社会的勢力との関係を遮断するために必要な整備をすすめます。

２.理事の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制（１） 理事会は「情報開示規則」に基づき、事業及び財務の状況に関する情報の開示について、組合員に対する説明責任の観点から、開示に係る基準、範囲及び手続きを定め、その適切な運用を行います。
（２） 専務理事は「文書管理規程」に基づき、理事の職務の執行にかかわる情報について、管理対象とする文書、保存年限、保存形態、主管部署及び保存場所等を明確にして保存し、情報の管理区分にそった適切な情報管理を行います。
（３） 専務理事は、「個人情報保護規程」及び「個人番号及び特定個人情報取扱規程」に基づき、取り扱う個人情報を適切に管理するための管理体制を推進します。

３.リスク管理に関する規程その他の体制（１） 定期的にリスク一覧表の見直しを行い、事業及び活動におけるリスクを常時把握し優- 1 内部統制基本方針

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先順位を評価した上で、各部門事業方針及び事業計画にリスク対応策を定め、リスク回避又はマイナスの影響を最小限に低減するリスクコントロールを行います。
（２） 専務理事は前項に定める事項の達成に向けてリスクマネジメントに関する規程を定め、リスク管理体制構築のために必要な役割権限を整備します。
（３） 専務理事はリスク管理体制の具体的実践を図るために、「内部統制推進委員会」を設置します。「内部統制推進委員会」はリスク管理に係る具体的対応策の検討と策定、具体的テーマの対応策に関する周知徹底策の検討と策定、リスク管理体制の構築を行います。
（４） 専務理事は「リスクマネジメント規程」に基づき、クライシス（危機）対応マニュアルの整備を行い、クライシス（危機）対応の教育訓練を図り、迅速で機動的な危機管理体制を構築します。
（５） 専務理事は、職員のリスク感度の醸成と定着を図るために教育と行動提起を継続的に行います。

４.理事の職務執行が効率的に行われることを確保するための体制（１） 理事会は「理事会運営規程」に基づき、理事の職務の執行が効率的に行われるよう業務執行・運営に関する重要事項を審議・決定します。
（２） 理事会は「常任理事会運営規程」に基づき常任理事会を設置し、理事会に提案する議案の整理及び事前審議、その他理事長が必要と認めた事項を協議し、効率的な運営に努めます。
（３） 専務理事は「経営会議運営規程」に基づき経営会議を設置し、経営・業務全般（事業・活動）の執行推進、政策・方針の具体化・決定に必要な協議調整及び合意形成を図り、効率的な運営に努めます。
（４） 専務理事は、「理事分担規程」「職務権限規程」「職務分掌基準」「決裁基準」に基づき、各部門の職務権限を明らかにして、効率的、かつ適切な事業執行を行います。
（５） 専務理事は､事業活動全般の効率化及び信頼性のある財務報告の作成のためにＩＴ活用を推進します。

５.監事監査が実効的、かつ有効に行われることを確保するための体制（１） 監事による監査の実効性を高め、かつ、監査職務の円滑な遂行を確保するため、「監事監査規則」に基づき、監事の職務を補助すべき職員（以下、「監事スタッフ」という。）をおきます。
（２） 監事スタッフに任ぜられた職員は、監事の命を受け、監事会の運営に関する事務及び監事の職務の補助をします。
（３） 監事スタッフは、原則として専任とし、理事会からの独立性を確保するため、当該職員の人事に関する事項は、監事会の事前の同意を得て行います。
（４） 監事スタッフは監事の職務を補助するにあたり、業務執行者からの指揮・命令を受けません。
（５） 監事は、必要に応じて子会社等の調査及び公認会計士等に対し報告を求めることができます。
（６） 監事は、当組合の重要な意思決定の過程及び重要な業務の執行状況を把握するため、当組合の理事会に出席するとともに、理事会以外の重要な会議にも必要に応じて出席し、必要な意見を述べることができます。また、代表理事は監事と会合を持ち、事業と活動の健全な発展に向けて意見交換を図り相互認識を深めます。
（７） 監事が職務を執行する上で必要となる費用について当組合に請求を行ったときは、監査の職務の執行に必要でないと明らかに認められる場合を除き、当組合は速やかに処理します。

６.理事および職員の監事への報告に関する体制（１） 理事及び職員は、監事の要請に応じ、当組合の事業の執行状況等について報告を行います。
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3方針-C-04（２） 内部監査部門は、内部監査の結果を監事会に報告します。
（３） 理事及び職員は、当組合並びに子会社等の重大な法令違反及び定款違反、重大な事故並びに不祥事又はその他当組合の事業目的の執行に重要な悪影響を及ぼす事実を知った時は、速やかに監事にその報告を行います。
（４） 当組合は、監事に報告をした報告者に対し、不利益な取扱いをすることを禁止し、報告者を保護します。
生活協同組合パルシステム神奈川
専務理事 網野 拓男
2011 年３月 24 日制定
2014 年３月 １日改正
2016 年５月 26 日改正
2020 年８月 31 日改正
2021 年９月 １日改正
2023 年９月 28 日改正- 3 内部統制基本方針