大容量・高速メールアーカイブ MailDepot

事例カタログ株式会社 リコー 様導入が容易でコストも抑制可能なメールアーカイブにより、セキュリティ強化と経営に迅速な報告ができる環境を実現。

［ メールデ ポ ］

リコーグループは、インターネット接続環境をアウトソーシングから内製化に切り替えた。その際にメールアーカイブもSRAの「MailDepot（メールデポ）」の導入により、内部管理を可能にした。
従来、委託先に依頼していた検索を社内で実施することで、大幅な検索時間短縮を実現するとともに、対象メールも送信メールのみから全メールへと拡大した。また、委託先からの情報漏洩の可能性も排除でき、セキュリティ強化と経営に対する迅速な報告を可能にする環境を構築した。

課

題

効果

●メールアーカイブの外部委託は調査に時間がかかる●保管メールの検索が社内で可能になり、迅速な調査を実現●委託先からの情報漏洩の可能性がある●内部管理により、委託先からの情報漏洩の可能性を排除●アーカイブ対象は送信メールに限定●送受信された全メールがアーカイブの対象

背景

社内でメール検索ができないため回答が遅くセキュリティリスクもべきです。また、保存メールを検索するのは委託先なので時間がかかります。特に古いメールはテープでアーカイブしていたので、テープを探しHDDに戻して検 索する必要があり1カ月程

経緯

メール利用実態の詳細が不明でも導入可
能なMailDepot

利便性の高い顧客サービスや効率の良い業度かかることもありました。そして何より、本当

そこでリコーは、インターネット接続環境を務処理の推進には、インターネットを積極的に、に必要なメールすべてが検索されたかを知るす

自社でコントロールするため、2015年7月からスピード感を持って活用することが不可欠とべがありません。さらに、秘密保持契約は結ん検討を開始した。インターネット接続環境一式なっている。しかしながら、アウトソーシングなでいるとはいえ、メールの内容を知られることの整備となると、ハードウェアの選定から各種どにより自社でインターネット環 境をコント

で委託先からの情報漏洩の可能性を完全にはネットワークセキュリティ、メールなど検討事項

ロ ー ルで き な け れ ば 、そ の 実 現 は 難 し い 。

排除できないことも課題でした」と語っている。

株式会社リコー デジタル推進本部 セキュリティ統括部 部長 鈴木 弘之氏は、「当社は従来Webサイトやメールを含めたインターネット接続環境一式をアウトソーシングしており、クラウド化を促進しようと思っても、迅速な対応が難しい状 況でした。2017年 4月にアウトソーシング契約の更新時期を迎えることから、内製化することにしました」と説明している。
また、これらの一要素であるメールアーカイブ

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株式会社リコー
所在地：東京都大田区中馬込1-3-6
代表者：社長執行役員 山下 良則
ホームページ：http://jp.ricoh.comの課題についても、株式会社リコー デジタル概要

推 進 本部 セキュリティ統括部 和久利 智丈 氏

従来の一般オフィスへの価値提供から、さまざまな業種や現場を含めたワークプレイス

は、「従来のメールアーカイブは情報漏洩対策として行なっており、社内から社外に送るメールのみが対象でした。しかし、問題が起きたときの監査証跡として考えると本来はすべてを保存すへと領域を拡大し、新たな価値創造を推進。2018年からのスローガンに RICOH「挑戦」を掲げ、創業の精神である「三愛精神（人を愛し、国を愛し、勤めを愛す）」
を原点に構造改革を進めている。

事例カタログ

大容量・高速メールアーカイブ MailDepotが 非 常に多い。メールアーカイブ についても担当。
メールシステムを提供するベンダーと連携開始。これによって、メールの数がどう変化する仕様を固めるべく、メールシステム導入候補先して構築を進め、2017年4月利用を開始した。

か、推移を見守っている。
「当社の規模として、こと協議したが、その結果RFIを出せないという「今回のプロジェクト全体にとって、メールアーカの流量が適正なのか疑問もあります。
一方で、今事態に陥った。
「相談したベンダーに、アーカイブイブシステムの導入はどちらというとサブプロまで漠然としかわからなかった流通量を可視化するメールは何通なのかと聞かれました。
データジェクトという感じでした。
やるべきことが非常で きるようになり、経営に投 資を求めやすく容量なら見当がつきますが、何通くらいあるかに多いなか、MailDepotの導入は大きな問題もなっています」（鈴木氏）。

は把握できていませんでした。さらに、外部へのなく、非常にスムーズに進みました」（和久利氏）。

メールだけでなく全メールをアーカイブするつもりだったので社内のメールも対象になります
が、その流通量もわからず、困ってしまいました」（和久利氏）。

効果・今後内部で迅速な調査が可能になり経営に必要な武器を獲得

株式会社リコー
デジタル推進本部
セキュリティ統括部

リコーは、今回の取り組みより、メールに関し部長 鈴木 弘之 氏てすべて自社でコントロール可能となった。
また、株式会社リコー
デジタル推進本部
セキュリティ統括部

MailDepotの導入により、委託先に問題のある現在メールアーカイブは、国内の全グループメールを見られる可能性もなくなり、迅速な検索会社のメールが対象。検索は株式会社リコーのも可能になった。
「検索さえすれば、すぐに結果IT部門が行なっているが、今後グループ各社のが得られるようになりました。
企業の社会的責任内部統制室に調査権限を移行する予定である。

が問われる昨今、万一何か問題が起きたとき、「今後、よりガバナンスを効かせた運用に切り替そんな時、以前から付き合いがあったSRAにすぐに調査・対応ができないようでは経営上のえていく予定です。MailDepotは、ブラウザか和久利 智丈 氏相談したところ、メールアーカイブ・ソフトウェアリスクとなり得ます。そういう意味で、今回迅速ら簡単に検索できるので、ITの専門家でなくて「MailDepot（メ ー ル デ ポ）」を 紹 介 さ れ た。

な調査が可能になったことで、経営に必要な武器も自ら調べられます。また、海外に関しては未

MailDepotは、50TBも の 大 容 量 のメール をを獲得できました」と、鈴木氏は評価している。

対応ですが海外展開も検討しなければと考えてアーカイブでき、その大容量データから必要なメール流 量 が予 想 以 上に増えているなか、メールを高速で検索・参照できるソフトウェア。

運 用 は 安 定して い る。以 前 送 信 メール 数 は最 後 に 鈴 木 氏 は、SRAについて、「オープ ン

たとえば100万件のメールから1通を1秒以内で約450万件/月だったが、2016年3月のピーク時

ソース活用に強く、いろいろと助けてもらってい検索可能だ。MailDepotは容量がわかれば導入のアーカイブメール数は1日で250万件に達します。今回のMailDepotのシステムも外販モデでき、利用しながら調整できることから導入をた。
「こ れ だ け メ ー ル 流 通 量 が 増 え て もルとして我々のお客様に対して提案していきた決定した。

MailDepotは安定稼働しています」と和久利氏。

いと考えています。今後もビジネスパートナーとさらに、2018年4月からはOffice365の利用をして協力していきたい」と語った。

ポイント

います」と鈴木氏は抱負を語る。

●メールアーカイブサービス構成図

オープンソース活用によりコストを抑制し、多言語にも対応

大阪データセンター
メールシステム導入にあたって、その他にリコーが特に評価したのは、MailDepotがオープンソースを活用している点だ。和久利氏は、「オープンソースなので、東京データセンターアーカイブ振り分け

メールシステム

SMTP
BCP環境

アーカイブ振り分け

SMTP

アーカイブシステムを利 用するためのミドルウェアなどを追加する必要がなく、余分なライセンスコストをかけずに済みました」と評価している。
また、グローバル企業であるリコーグループには外国人社員も少なくないが、そういう社員が利MailDepot アーカイブ

ポイントだった。
導入は、2016年10月にスタートした。
リコーの仮想基盤上に構築し、その導入作業はSRA が●お問い合わせ先［MailDepot担当］TEL. 03-5979-2651
受付時間 9:00 〜17:30（土･日･祝日･年末年始･当社指定の休業日を除く）
株式会社SRA 〒171-8513 東京都豊島区南池袋2-32-8
E-mail maildepot@sra.co.jp

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Mirrior

MailDepot 検索用できるよう多言語に対応している点も評価

https://www.sra.co.jp/maildepot/

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