MediaNet No.23（2016.12）

新たな保存書庫：山中資料センター2号棟

特集2

山中第 2 棟タスクフォース活動報告
すぎやま杉山よし こ良子（三田メディアセンター課長）

1

はじめにに約 3 万 6 千件もの資料が未登録または書誌が作

平成26年度第 3 回事務長会議にて，メディアセン成されていないことがわかった。そのため，それター本部から時限的なタスクフォースの設置が提らの遡及入力作業を2015年夏までに最優先で行う案，承認された。本稿は2014年 6 月から2016年 3 月ことにした。

まで 7 回開催された「山中第 2 棟タスクフォース」

ｂ

所蔵データ修正のスケジュール
移転作業の準備のため，いつから白楽の利用を会合での検討内容をまとめたものである。

停止するかを最初に決めた。利用停止期間はでき2

山中第 2 棟タスクフォースについてるだけ短い方が望ましいが，山中 2 号棟への資料（1）設置の理由

移転に伴って所蔵データの配置場所変更や状態更白楽サテライトライブラリー（以下，白楽）から新を適時に確実に行う必要があり，移転開始前のの撤退期限や資料の移転作業期間が確定したことを1 ヵ月をデータ変更作業の期間に充てることにし受け，移転資料や移転方法，予算確保，データの整た。このため，夏期長期貸出の一斉返却後の2015備や更新の準備などの事前作業について，集中的に年 9 月30日を利用停止日にした。移転作業は翌年検討し，実行に移す必要があるため。

3 月までの予定であったため，半年間，白楽資料（2）役割の利用が出来ないことになった。

ａ

白楽から山中資料センター（以下，山中） 2 号
1）ｃ

各メディアセンターでの事前作業への資料の移転，および各メディアセンター

システム的な作業負荷の観点から，1,000件以からの山中 2 号棟への資料の移転に関する諸事項

上の大量なデータの一括修正や更新は2015年 6 月について，方針を決定し，実際の移転作業を統括末日を期限とし，移転作業開始前の白楽と各地区する。

間の資料移動やスリム化のための大量除籍はそれ棟ｂまでに終えることにした。

移転後の山中資料センターの運営方法について検討する。

（3）活動時期
2014年 6 月の検討開始から，2015年11月に始まるｄ

利用停止後のスケジュール（a）10月中旬に所蔵データを確定（b）白楽資料のインベントリー

移転作業が完了し，山中資料センターの安定的運用（c）その結果齟齬が見つかったデータの修正が確認できるまで。

（d）移動対象資料の所蔵データを最終確定，一括（4）メンバー杉山良子（主査・三田），木下和彦（三田），関秀

変更のための事前確認（e）約45万件の所蔵データの以下の項目の一括変行（本部），河野江津子（本部），柴田由紀子（日吉），更を開始

山中みどり（理工），神谷優子（信濃町），児島知子

・地区を白楽から所蔵館へ（湘南藤沢），関恭子（薬学） 以上 9 名・外部書庫IDと配置場所を山中 2 号棟へ・状態を「再整理」（利用不可状態）へ

3

検討事項

さらに資料移転後に取寄せを可能にするた（1）データ関連

め，移転と並行して，順次，状態を「外部ａ書庫」に変更

移転資料のデータ整備
資料移転を行うためには，書誌・所蔵データを（Sublibrary）後述するが，図書館システム上，所蔵館事前に確認・整備しておく必要がある。データをとしての「白楽」が存在しなくなるため，白楽配架確認したところ，白楽には三田管轄のものを中心時に除籍，欠本処理をした資料については，台帳上31MediaNet No.23（2016.12）

特集2

新たな保存書庫：山中資料センター2号棟の記録という位置づけで，所蔵館を白楽から元の所

ｄ

本学では資料管理のためにバーコードラベルを蔵地区へ戻し，配置場所を「白楽」に変更した上でデータを残すことになった。

使用しているが，白楽の一部の資料にはかつて三（2）運用関連

田メディアセンターで使用していたOCRラベルａ

SublibraryかDepositかのみのもの，もしくはバーコードもOCRも貼ら

本学が使用している図書館システムAlephでれていないものがあった。今後の資料管理のためは，個々の図書館を，「ひとつの図書館」としてに全資料にバーコードラベルを貼付するべきとい扱う“Sublibrary”の設定にするか，外部書庫とう意見がある一方で，手間やコストを考えると不して扱う“Deposit”の設定にするかを決める必要という意見も多かった。しかし白楽から山中 2

要がある。白楽は開設当初から来館利用が可能な号棟へ資料を移転する際，事前に資料とデータをため，ひとつの図書館としてSublibraryの設定がマッチングするためのインベントリー作業が必要必要だったが，山中は非来館型の保存書庫というであるとの判断に至り，急遽，すべての資料に位置づけで，基本的に各キャンパスに資料を取りバーコードラベルを貼付することになった。

寄せて貸出・利用することになるため，Depositｅ

運用方針の見直し（各メディアセンターの外部書庫）に設定するこ

従来，雑誌資料やレファレンスブックは山中，とに決めた。長年運用してきている山中 1 号棟で白楽に保管されていても，所蔵館だけが取寄せ可

Deposit設定のもとでの図書取寄せの実績はあっ能という運用だった。そのため，同一タイトルでたが，今後は図書取寄せが格段に多くなることがあってもそれぞれの地区で重複して保存する必要予想されるため，全塾閲覧担当者会議のメンバーがあった。今回，限られた保存書庫スペースの有が，外部書庫設定での資料取寄せのテストを重ね，効活用という観点での検討を推し進め，山中配架運用に支障がないように準備を進めた。

分については，今後どのキャンパスからでも取寄配置場所コードの新設せ可能とする運用に変更した。ただし，貸出規則外部書庫（Deposit）に設定することになったは資料の所蔵地区のものが適用されるため，取寄ため，各メディアセンターのもとに，新たに山中せ資料によって貸出の可・不可が異なるケースは2 号棟の配置場所コードを作ることになった。当今後も起こり得る。

ｂ

初，資料群や配架場所（ 1 階か 2 階か）ごとに細（3）移転作業かく設定する案もあったが，山中のスタッフが出ａ

移転資料のスリム化庫作業をする際には，山中 1 号棟との区別だけで移転準備の一環として，白楽に配架されている十分であると判断し，全地区共通で「山中資料セ資料を所蔵館ごとに見直し，重複資料の除籍，マンター第 2 」（YSC2）を設定することにした。まイクロ資料や取寄せに不向きな大型本などの資料

たDeposit設定に必要な外部書庫IDは従来使ってを所蔵地区に戻すなど，移転資料のスリム化を進いるYMNKを用いることにした。

めることにした。一方で，薬学メディアセンター

山中 2 号棟での配架の資料は元々白楽には配架されていなかったが，白楽では配置資料の将来的な増加分を見越して芝共立キャンパスの書庫縮小を余儀なくされ，箱各棚に少しずつ空きを持たせて配架をしていた詰めした資料900箱（約 1 万冊）を白楽に仮置き，が，山中では収納効率を優先するため，各棚に空

山中 2 号棟に移転することになった。最終的に，きを作らずに最初から詰めて配架する方針を立て各地区で除籍を進めた結果，2014年 6 月時点で約た（今回の白楽移転計画と同時に，将来山中 2 号48万冊だった資料は移転時には約45万冊になっ棟が満杯になるまでの移転計画を立てたため，各た。

ｃ32

山中での資料管理

棚にその後の増加を見越した余裕を持たせる必要

また，白楽からの移転資料に加えて，今後の各はなくなった）。このため，資料移転前に白楽のメディアセンターからの移転計画を確定して，早空きスペースを詰め， 1 棚単位で正確な移転がで目に山中 2 号棟全体の資料の概数（冊数，棚段数）きるように調整した。

を把握できるようにしていくことも求められた。

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新たな保存書庫：山中資料センター2号棟

移転スケジュールの決定て補足の広報をしていくことにした。移転直前の白楽撤退期限は当初2015年12月末日に決まった

2015年 7 月から 9 月末日までの間に貸出される資料が，資料の移転と書架の移転を担当する業者が詳は返却期限を移転終了後の2016年 4 月13日まで延長

細を詰めた結果，年内に白楽からの移転作業をすし，これを期に三田メディアセンターも貸出冊数をべて終えることは不可能であることが判明した。

無制限にする規則変更を行った（ 6 月に広報を追加

これを受け白楽の貸主と交渉し，賃借の期限をした）。2016年 1 月に無事に資料の方は移転作業が2016年 3 月末まで延長してもらうことになった。

終わり，2016年 2 月 8 日には「旧白楽サテライトラ

その後，2015年 8 月に移転作業の工程案が提示さイブラリー配架資料（山中資料センター 2 号棟配架れた。白楽の 1 フロアごとに資料移動と書架解資料）の運用再開について」というニュースを掲載

体・山中 2 号棟への搬送・組立を交互に行うことすることができた（この時点で残りの書架の移転はになり，2015年11月～2016年 3 月にかけて， 4 回終了していなかったが，資料の取寄せ再開は可能とに分けて資料と書架を交互に山中 2 号棟に移転す判断し，試験運用という形で予定より早めに再開しるスケジュールが固まった。資料の移動よりも書た。書架の組立は 3 月25日までかかった）。

架の移動が想像していた以上に時間のかかるもの（5）経費となり，2016年 3 月までぎりぎりのスケジュールａｂ

移転に伴う経費タスクフォースが設置された2014年の時点で，が組まれた。
書庫レイアウト（書架マップ）

資料移転に伴う予算確保が各地区の最も重要な関2015年に入り，山中 2 号棟の配架予定資料を心事だった。2015年度に行われる白楽から山中 2ざっと配置した書架イメージ案ができあがった。

号棟への資料移転の経費は，メディアセンター本白楽の書架状況表をもとに，その後の資料の増減部が白楽移転費用として一括計上することになっを反映したもので，当然のことながらまず白楽かた。2016年度以降，各メディアセンターからの資らの移転資料を収めた上で各メディアセンターか料移転費用はそれぞれの地区が予算申請をするこらの希望を取り込んだ移転計画をまとめることにとになった。

ｃ

なるが，この時点で三田，理工学，信濃町の各メ

特集2ｂ運用に伴う経費

ディアセンターが希望する資料すべてを移転する

2016年度以降は，白楽の年間賃借料や人件費をには書架が不足することがわかった。今後， 1 号

財源として山中の運営経費（人件費増や資料取寄棟の配架資料の見直しも含めて，山中全体でスせ運搬費）を本部が予算化する。山中からの取寄ペースを見直すとともに移転資料そのものの調整

せには新たな運搬費がかかる 2 ）。これには民間のを行う必要が確認された。

宅配サービス業者を利用することになる（後述）
。

（4）広報

当初は週 3 回程度の配送に制限するという案も出

白楽の閉鎖と山中 2 号棟への資料移転，およびそされたが，最終的には利用者の利便性と財源とのれに伴う資料の利用停止期間について利用者に早め兼ね合いを考慮して，制限なく（毎日でも）取寄に広報する必要があり，移転開始の 1 年前に当たるせは可能とした。運搬費については 1 年間の実績

2014年秋に開催される各地区のメディアセンター協を確認したうえで調整を考えたい。

議会を皮切りに，ウェブでの広報を2015年 4 月に開始した。ここでは2015年10月以降 6 か月間，白楽の4その他の検討事項

来館利用も資料取寄せもできなくなること，2016年（1）配置レイアウト

4 月から山中 2 号棟での運用が始まり資料が利用可

白楽からの移転資料は図書が多く，出庫作業の効能になることを中心に周知することにした。全体広率を考え，白楽からの最初のロットを収める新設書報として，メディアセンターのポータルサイトに「白架（30万冊分）は当初 1 階に設置する予定だった。

楽サテライトライブラリーの閉鎖および山中資料セ

しかし山中 2 号棟現地での移転作業のためのスペー

ンター第 2 棟開設について」というニュースを掲載

ス確保を考えた結果，新設書架は 2 階に設置し， 1し，その後は，資料移転に関わる地区が必要に応じ階は当面部材やブックトラックの置き場所とするこ33

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特集2

新たな保存書庫：山中資料センター2号棟とに決めた。

注（2）大型書架の設置

1 ）当初は新たな書庫の正式名称が決まっておらず，メディ収容能力を最大限にするため，奥行き21cmの標

アセンター内の仮称を「山中資料センター第 2 棟」とし準書架をできるだけ多く設置することにした。そのたため，タスクフォースも「第 2 棟」を冠する名称になっために，事前に別置されている大型資料の棚段数をた。その後，建物の正式名称が「 2 号棟」となったため，確認し，次に一般書架にある高さ35cm以上の本を本文中では「山中 2 号棟」として言及している。

抜き出し別置するなどして，追加の棚段数を算出し2 ）慶應義塾では各キャンパスを一日一回循環する「塾内た。特に高さが40cm以上あるような地図類は取寄便」と呼ばれる配送サービスがある。白楽はこの塾内便せに不向きなこともあり，極力所属地区に戻すこのルートに入っており，白楽と他のキャンパスの資料のとにした。その結果，山中 2 号棟では奥行き32cm運搬には個別の費用はかからなかった。の大型本用の書架は 1 階， 2 階に一本ずつ，計80連のみを設置することにした。全体的には，棚は高さ28cmの 7 段組を基本とし，A4サイズが多いところは高さ33cmの 6 段組にすることにより，棚段数をできるだけ増やせるように調整した。
（3）運搬業者の決定
資料取寄せのための運搬業者の選定はメディアセンター本部が中心に行い，複数業者で比較検討した。
運用の安定性と価格を考慮した結果，最も安価な業者に決定した。資料の運搬には白楽と同じコンテナ利用ができれば最も経済的であったが，コンテナの循環は困難と判断し，ダンボールと封筒を使うことにした。これまでのところ，14時半までに申し込まれたものは，翌日午後には利用者の手元に届く運用ができている。

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終わりにタスクフォースが設置され，全メディアセンターからメンバーが集まり，白楽移転の課題のみならず，保存書庫のあり方についても意見を交換することが出来た。今回，保存書庫に配架した資料を一本化した上で，慶應義塾全体で共同利用する方針に変更できたことは大きな進歩である。保存書庫のスペースを有効利用するために今後も引き続き，資料の見直しをするとともに，学内のみならず他機関を含めたリソースシェアリング，共同保存について検討していくことが重要だと感じている。
資料移転作業の詳細と山中 2 号棟での運用については，本稿の木下氏のレポートを参照されたい。

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