Principer för rapportinlämning, rapportbehandling och skydd av
personer som rapporterar(”Rapporteringsprinciper”)
1. Principer➢ Hållbara affärsframgångar på hemmaplan och utomlands är endast möjlig med strikt
efterlevnad med respektive lands rättssystem. Vi kräver fullständig efterlevnad av
tillämpliga lagar, mänskliga rättigheter samt miljömässiga och sociala standarder frånalla medarbetare, hela ledningsgruppen och alla våra affärspartner.
➢ Vi tar rapporter som antyder på brott mot lagar och/eller företagsbestämmelser påstörsta allvar.
➢ Rapportering av överträdelser av lagar och/eller företagsbestämmelser bidrar intebara till att avslöja eventuella befintliga överträdelser utan förhindrar också framtidaöverträdelser och avvärjer därmed negativa konsekvenser för WITTENSTEIN.
➢ Vi tillhandahåller olika rapporteringskanaler, både offentliga och anonyma.
➢ Vi diskriminerar inte någon som i god tro rapporterar misstänkta eller faktiskaöverträdelser.
➢ Ytterligare information finns i vår Uppförandekod.

2. Rapportering➢ Vem?
o En person som har fått kännedom om en potentiell överträdelse av lagar och/eller
företagsbestämmelser kan lämna en motsvarande rapport.
o ”En person” indikerar i detta sammanhang att både anställda och externa parterkan lämna in en rapport. Externa parter kan vara anställda hos till exempel
affärspartner, men även helt oberoende tredje part.
➢ Vad?
o Potentiella överträdelser av lagar och/eller företagsbestämmelser kanrapporteras.
o En misstanke om en potentiell överträdelse räcker för att rapportera.
o Exempel på potentiella överträdelser:▪ Överträdelser av kartell- och konkurrenslagstiftning▪ Ärenden relaterade till mutbrott och korruption▪ Brott mot mänskliga rättigheter▪ Miljöbrott▪ Överträdelser kopplade till penningtvätt eller finansiering av terrorism▪ Överträdelser av produktsäkerhets- och efterlevnadskrav▪ Överträdelser av kvalitets- och säkerhetsstandardero Överträdelser från våra affärspartner i samband med verksamhet kopplad till
WITTENSTEIN, till exempel överträdelser av vår uppförandekod för leverantörer
kan också rapporteras.

Version 1.0 I november 2023

Sida 1 av 3➢ Hur?
o WITTENSTEIN – rapporteringssystemDetta rapporteringssystem kan användas för att skicka in rapporter dygnet runt,
hela veckan, över hela världen och på olika språk.
Säker kommunikation med efterlevnadsorganisationen säkerställs med hjälp av
en brevlåda.
När du skapar en rapport ska du följa instruktionerna i systemet som vägleder dig
genom processen steg för steg.
Personer som lämnar in rapporter kan göra detta anonymt eller ange sitt namn.
o Personligen
Efter överenskommelse via compliance@wittenstein.deo Via telefon
Rapporter kan lämnas in på tyska eller engelska på +49 7931 493 18520 undervanliga kontorstider.
Dessutom kan rapporter lämnas in via vår efterlevnadsansvarige i respektiveland.
o Via e-postcompliance@wittenstein.deo Via post
WITTENSTEIN SE, Compliance Officer, Walter-Wittenstein-Straße 1, 97999
Igersheim, Tysklando Anonymt
Anonyma rapporter kan skickas in via WITTENSTEIN – rapporteringssystem.
Rapporter kan lämnas dygnet runt, världen över och på olika språk, förutsatt att
detta är tillåtet under nationell lagstiftning.
3. Rapportbehandling➢ Mottagandet av en rapport bekräftas i den rapporteringskanal som den som lämnar inrapporten valt. Respektive väntetider kan variera från land till land. I Tyskland
utfärdas en mottagningsbekräftelse senast efter sju dagar.
➢ Mottagandet av en rapport dokumenteras.
➢ Som ett led i behandlingen av en rapport kontrolleras den mottagna rapportens
giltighet i samråd med berörda specialistavdelningar. Vid behov ställs frågor till den
som lämnat in rapporten. Vidare definieras och genomförs lämpliga åtgärder för att
åtgärda den rapporterade överträdelsen och för att förhindra att liknande fall inträffar i
framtiden, utifrån omständigheterna i det enskilda fallet.
➢ Så länge en överträdelse inte har bevisats gäller oskuldspresumtion.
Misstänkliggörande och friande fakta beaktas likvärdigt i utredningen.
➢ Den som lämnar in en rapport kommer att få svar angående aktuellbehandlingsstatus samt information om åtgärder som redan vidtagits och åtgärder
som fortfarande ska vidtas inom den lagstadgade fristen i det aktuella landet, förutsatt
att detta inte påverkar interna utredningar och förutsatt att detta inte påverkarrättigheterna för de personer som är föremål för en rapport eller som är namngivna ien rapport. I Tyskland är tidsfristen för svar tre månader.

Version 1.0 I november 2023

Sida 2 av 3➢ Om en överträdelse av lagar och/eller företagsbestämmelser konstateras kommer
denna omedelbart att åtgärdas. Åtgärder kommer att vidtas för att förhindra sådana
överträdelser i framtiden.

4. Skydd av den person som lämnar in en rapport➢ En person som i god tro rapporterar överträdelser av lagar och/eller
företagsbestämmelser ska inte drabbas av några repressalier till följd av sin rapport.
➢ Om den som lämnar in en rapport drabbas av repressalier är detta ett brott mot
WITTENSTEIN-koncernens uppförandekod och, i förekommande fall, mot tillämplig
lag, och kan bli föremål för en separat rapport.
➢ En medvetet felaktig rapport, som till exempel syftar till att väcka omotiverade
misstankar om en kollega, kan medföra negativa konsekvenser för den som lämnar inrapporten.
➢ Den information som tillhandahålls av personen som lämnar in rapporten kommer
alltid att behandlas konfidentiellt. Vid behandling av rapporter tillämpas ”need toknow”-principen, och endast personer som behöver ha tillgång till information fårdetta. Lagstadgad eller officiella underrättelseskyldigheter måste emellertid iakttas vid
behandling av rapporter.
➢ Personuppgifter skyddas. Ytterligare information finns i vårt rapporteringssystems
integritetsmeddelande.

5. Externa rapporteringsinträttningar
Den som gör en rapport kan även kontakta externa rapporteringsinträttningar som finns
tillgängliga för detta ändamål i respektive land.
I Tyskland inkluderar dessa:ooo

Det tyska federala justitiekontorets externa rapporteringskontor
Tyska federala konkurrensmyndighetens externa rapporteringskontor
Tyska federala finanstillsynsmyndighetens externa rapporteringskontor

Version 1.0 I november 2023

Sida 3 av 3