MediaNet No.18（2011.11）〈特集〉KOSMOS Ⅲ導入後の現状と課題

閲覧システム運用開始から一年を経過してきのした

かずひこ

木下和彦

（三田メディアセンター課長）

た通りの動きをしてくれず，その対応にも追われる

1 はじめに新システム（KOSMOS III!
Aleph）の導入に際しては，本誌前号で特集が組まれ，閲覧業務の導入・移１）２）ことになったのである（その状況は現在［2011 年 9月］も変わらないのだが）。

行作業についてはその中で中村 ，関 が説明してい具体的には，昨年度の 1 年間で問題・要検討事項る。本稿では，運用を開始してからの 1 年の動きをとしてあがった案件は 73 件あり，解決しなかったも中心に，現状や課題について紹介したい。のが 16 件あった。残りの 47 件についても，全てが決着したわけではなく，対応が難しいために（あき2 運用を開始してからの 1 年間：問題の連続らめたことによって）「解決」とされたものもあった。

前号の記事でも指摘されている通り，新しいシステムは，前システム（KOSMOS II!
CALIS）とは全く3 外付けシステム

思想の異なるものであったため，ともかく貸出・返案件のうち，特に大きなものが「外付けシステム」却といった閲覧業務の根幹部分をいかに問題なく運と呼ばれるものである。これは新システムには用意用させるかが大きな課題であった。前システムで用されていない機能を，データだけは新システムとやいていた貸出ルール（貸出設定）を，新システムに，りとりしながら，その外側で何らかの処理・加工をいかに当てはめるかということだけでも当時は実現行うものである。こうしたシステムは閲覧業務だけが危ぶまれていたのである。前号で関が触れているでなく，全ての業務において必要に応じて開発され貸出規則の平準化も，実はこうした危機感が背景にている。閲覧業務においては事務用としていわば ウあったといってよいだろう。

ラ側で使用するものばかりだが，いずれも業務にそのような事情から，利用者に直接関係しない，欠かすことのできないものとなっている。主に以下事務側で必要とされる機能は必然的に優先順位が下の外付けシステムがこれまでに開発されている３）。

げられ，多くが運用開始後の検討課題とされた。し（1）出庫リスト

たがって問題は山積されたまま運用開始を迎えざる

内部では俗に「どこでも貸出」と呼んでいるが，を得ず，業務が一回りするまでの一年間は，業務上他キャンパスのメディアセンター（以下，MC）でのイベントそれぞれにどう対応すべきかの検討をせ「在架」になっている資料を取り寄せて利用できるまられる一年となった。それに加え，普通に動くはサービスがある。このサービスの業務フローでは（利ずの根幹部分についても，実際にはなかなか想定し用者から）取寄せのリクエストがあった資料を，ス

図 1.

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出庫リストの例

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タッフが書架から取りだす作業が必然的に発生する前システムの利用者情報画面は一つの画面に氏ので，そのための作業用リストを作成する機能であ名，身分コード，連絡先（住所等）が収まっていたる。

ため一覧性が高く，入力に大きな問題はなかった。

新システムにも類似の機能はあるのだが，それはこれが新システムではそれぞれの項目ごとに画面がリストではなく 1 件 1 枚としての帳票を出力するも分かれているため，入力すべき項目がどの画面にあのであった。単票では散逸の危険性など，作業効率るのかを探すのに時間がかかるようになってしまっの観点からは大きな懸念があったために，このようた。特にこの画面を用いた利用者データの登録作業なリストを作成することになったのである。

は，登録したらすぐに資料を借りたい利用者を目の（2）未収金リスト前にして行うことになるため，カウンターで対応すMC では，返却期限に遅れた場合の利用者への罰則として，1 日 1 冊あたり 10 円の延滞料を課している者にとっては相当なプレッシャーであり，画面の煩雑さはミスを誘発する要因にもなっている。

る。日本ではこうした罰則は珍しいようだが，海外また後述する一括登録においても，データが一覧では一般的であるらしく，延滞料を課金する仕組みできないために，登録後のデータ検証に多くの時間はもともと新システムに用意されていた。その延滞を要するようになっている。

料が未徴収のままとなっているものをリスト化して出力する機能である。
延滞料処理では，料金を受けとった場合に受領処理（いわゆる消し込み ）をすることになっているが，この消し込みを忘れたケースと支払いの際に持ち合わせがないなどの事情で本当に「未徴収」となるケースとの見分けは，あとからでは困難である４）。
唯一その確認をするチャンスは，翌日の延滞料金の集計処理の場面しかない。この時に延滞料の徴収リストと現金を照合し，それがあわない場合に「未収金リスト」を参照することで消し込み忘れを発見できるようにしている。
（3）予約付き延滞リスト
いずこの図書館でもそうだと思うが，返却期限を超過した資料（延滞資料）全てに督促の連絡をするのはなかなか難しい。しかし，その資料に別の利用者から予約がかかった場合には話が別である。そうした資料だけをピックアップする機能はもともとシステムに組み込まれていなかったため，これも外付け開発となった。

4 利用者登録当初はあまり大きな問題と考えられていなかったが，運用を開始した後に影響が大きくかつ解決の難しい問題として浮上したのが，この利用者登録にまつわる問題である。
問題は大きく，利用者情報画面での登録と，一括登録の 2 つに分けられるが，まずは利用者情報画面の変化について触れたい。

図 2. 新システムでの利用者入力画面（入力されているデータは架空のものです）

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もう一つの問題である一括登録については，よりかわからない。登録後のサンプルチェックでは問題広範で根深い問題を抱えている。前システムでは 1なしと判断しても，運用を開始してから問題が発覚日ないし 2 日で完了していた登録作業が，はやくてするために影響が大きい。全件の確認は事実上不可

3〜4 日，場合によっては 1 週間もかかるようになっ能であるため，万全を期すためにはサンプル数をなてしまったのである。このような事態は，担当者のるべく多く取るしかなく，確認作業にこれまでより負荷を高くすると同時に，運用スケジュールにも大長い時間が必要となっている。

きな影を落としている。原因は複雑であり，前シス一括登録とは直接関係しないが，利用者データにテムでも潜在的に存在していた問題などともからみまつわる問題として，ここでもう一つ取り上げておあって解決をより困難にしている。具体的には以下

きたい。それは日本語処理の問題である。新システのような問題がある。

ムは全世界対応を謳ってはいたが，日本語で運用さ（1）新システムのデータ構造に由来する問題れるのは今回が初めてのケースとなる。目録など図新システムでは貸出規則設定に，共通設定のほか書館業務の根幹にかかわる部分についてはある程度にローカルの（各キャンパスの MC ごとの）設定が日本語も処理できるような対応がなされていたが，できる機能がある。例えば，ある図書室の所蔵資料利用者データのような細かい部分への日本語対応はについては，特定の研究科に所属する大学院生のみ不十分であった。
（1）であげた連絡先情報の文字列操が貸出を受けられるようにする，といったケースで作などもその一つといえるが，利用者の氏名検索もある。このような場合は，共通設定に加えてローカ国内製のシステムでは当たり前といえるような操作ル設定を行う必要があるのだが，こうしたケースはができずに苦労している。具体的には，全角カナと一つではないため，その条件設定が多岐に渡ること

半角カナ，全角空白と半角空白は全く別の文字としになり，登録プログラムを複雑化させている。変換て扱われるため検索に工夫を要するといったことが結果の確認も複雑である上に，変換ミスが発見されある。しかもこのような挙動は，システムのアップてもその対応は簡単ではない。

デート（Service Pack の適用）によってその都度変

また新システムでは，住所や電話番号，電子メールなどの連絡先情報を格納する方法が特殊であるた

わってしまうことがあり，入力方法の統一が難しい。
（3）提供元のデータに由来する問題

め，これらの連絡先情報の文字列操作を行う（適当システムに搭載するデータは，主に人事部や学生な文字数で切出す）必要がある。それだけでも煩雑部から提供を受けているが，本来はそれぞれの部門なのだが，実際に登録作業を実施すると想定されたで利用しやすいように作られたデータであるため，場所にデータが登録されないというケースが発生す

MC で使うためには様々な加工を施す必要がある。

ることがある。この原因はわかっていない。
（2）新システムに由来する問題

例えば所属コードや身分コードは，それぞれの部門で独自に付与しているが，異なる複数のコードを登録作業はまずテストサーバ（Staging と呼んでMC では専用の一連のコードに変換する必要があいる）に対して実施し，そこで問題がないことを確る。既存のコードは一度その変換の仕組みを作れば認してから本番サーバ（Production）で行うが，Stag-よいのだが，教員も学生も日々新しいコードが作成

ing で問題がなかったのに Production ではうまくされているため，登録の都度，その新しいコードをいかないケースが頻発した。その都度調査したが根MC 用のコードにマッピングする作業が必要とな本的な原因が特定できず，結局 Staging を経由せずる。事前にわかっていればよいようなものだが，登に直接 Production に対してのみ作業を行うように録作業によって初めて発覚するものも多いためにこしている。この影響で，現場では利用者データを修の特定や対応に大きな時間を費やしている。

正できない期間がさらに長引くことになった。

また，いわゆる「名寄せ」の問題も大きい。教職

これと似たような問題で，一連の同じ条件のデー員でも学生でも複数の身分を持つことが多々あるのタを登録したにも関わらず，一部のデータだけが正だが，MC としては 1 人に対しては 1 つの ID を付与

常に登録されないというケースも発生している。こしたいため，複数の身分がある場合，主にどの身分れも原因は不明で，いつどのような局面で発生するを採用するかを確定し，その身分に応じた権限付与

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MediaNet No.18（2011.11）〈特集〉KOSMOS Ⅲ導入後の現状と課題を行う必要がある。現実には，特に教職員の場合にないし 7 日前に送信されるようになっている。

は複数身分の優劣をつけることが難しいケースもあ

この通知メールによって，利用者は返却期限日まり，担当部門に問い合わせても明確な返答がない場

でに余裕を持って資料を返したり，あるいは返却期合もある。これが教員と学生の 2 つの身分を持つ場

限を延長（更新）したりすることができる。従来は，合，担当部門は人事部と学生部の 2 つにまたがるた

返却期限を 1 日か 2 日過ぎてから返却に来るケース

めに対応はさらに困難となる。

や，返却期限を延長したいというケース（返却期限話は逸れるが，複数身分の問題をさらに複雑にすを超過すると延長は認められない）が多くみられたる要因がある。それは，貸出規則とリモートアクセが，こうしたケースが少なくなったことからも効果

スとで，身分によってサービス内容に齟齬が起きるがわかる。そのことは，三田 MC における延滞料のケースである。例えば，大学院生と非常勤講師の 2

年間収入が前年比で 25％ も減ったことからも見てつの身分を持つ利用者がいる場合，資料を借りる場とることができる５）。

合には非常勤講師の身分の方が（冊数制限と貸出期間の両方で）大きなメリットを享受できるのだが，6 良いところ（2）Web 更新

自宅からデータベースや電子ジャーナルを利用（リWeb 更新は，俗に言うマイ・ライブラリー（Myモートアクセス）するような局面では，実は大学院Library）機能の一つで，利用者が現在借りている資生の身分の方が良いということがある（非常勤講師料について，来館することなく自宅などから Webにはリモートアクセスが認められていない）。このよ上で返却期限を延長することができるものである。

うな場合には，主たる身分が同定できたとしても，いまや国内でも珍しくないサービスではあるが，義結局 2 つの身分でそれぞれに利用者データを作成せ塾では新システムの導入によってようやく実現したざるを得ないということもある。MC 側からすればサービスである。

様々な事情からやむを得ないことではあるのだが，この機能は，前述の返却期限事前通知と組み合わ利用者から見た場合，これらの事情はわかりにくく，せることで，利用者にとって，より大きな利便性の仮に説明を受けたとしても自分で意識して使い分け向上につながっている。例えば三田 MC で昨年度一ていくことは難しいだろう。

年間に利用者が行った更新手続きのうち，実に 85％

ここで触れた提供元のデータに由来する問題は新がこの Web 更新であり，カウンターで手続きされシステムになる前からあったもので，新しい問題でた更新はわずか 15％ しかなかった。いうまでもないはないが，閲覧業務においては根本的かつ大きな問が，このことはカウンターにおける業務負荷の軽減題であるためにあえて取り上げた。にもつながっており，その意味でも大きな効果をあげたといえるだろう。

5 良いところ（1）返却期限事前通知
ここからは良い変化についても触れたいと思う。

7 良いところ（3）予約の簡略化

返却期限事前通知は，利用者が借りている資料の返これも My Library 機能の一つであるが，貸出中却期限が近づいたときに，事前に登録された電子資料への予約や，他キャンパスの MC 所蔵資料で在メールアドレス（以下，電子メール）宛にお知らせ架のもの（書架にあるもの）を身近なキャンパスにを送信するものである。前システムでも夏休みや春取寄せる手続きを，KOSMOS（OPAC）から簡便に休みの長期貸出の際には実施していたが，新システ行えるようになった。以前はこのような機能がな

ムへの切り替えを機に常態化させることになった。

かったため，利用者は OPAC で調べた資料を，別途このサービスのためには利用者の電子メールが登用意されたオンラインリクエストフォームに書誌事録されていなければならないが，利用者全員のそれ項や氏名など，必要な全ての情報を入力しなければを把握することが現時点では不可能なため，あくまならなかった。それが KOSMOS では 一 度 My Li-

で電子メールが登録されている利用者に対する付加

brary にログインさえしておけば，目指す資料が見的なサービスという位置づけである。なお，
通知メーつかれば，わずか 2 クリックでリクエストが完了しルは貸出期間によって異なるが，返却期限の 5 日前てしまうのである。

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MediaNet No.18（2011.11）〈特集〉KOSMOS Ⅲ導入後の現状と課題ことによって，臨時で閉館する期間中に返却期限日がくる資料について対応を迫られることになった。
利用者にとっても，返却期限に資料を返せないことは，罰則（延滞料）を課されることを意味するため，切実な問題である。また借りている資料は，原則的にどの MC で返却してよいため，一部の MC だけが返却を受け付けてしまうと，震災後の慌ただしい状
況の中で，資料の状況が把握しにくくなってしまうという懸念も生むこととなった。これは，全キャンパスの MC で共通のシステムを使う以上，避けて通図 3.

オンラインリクエスト画面れない問題であった。
その対応として，システムを用いた貸出・返却および My Library からの予約・取寄せリクエストを全 MC で一時的に停止する緊急措置を取ることになった。その上で，善後策が整った 3 月 17 日に足並みを揃えて処理を進めていくこととした。その処理の内容は，具体的には以下の通りである。
・延滞料の免除（通常の処理では延滞料が発生してしまうため，「返却日変更」機能などで返却処理日を変更して対応）
・返却期限の延長（一部の利用者について，強制的に更新処理をすることで，返却期限自体を延図 4.

新システムでのリクエスト長）
・取り置き期限日の延長（予約取り置き資料について，強制的に期限日を変更。また期限日が過

昨年度一年間の貸出統計では，多くのキャンパスの MC で貸出冊数が増加している。その一番大きな
６）

要因は，貸出冊数制限の緩和 によるものと推察されるのだが，この予約の簡便さが，冊数制限の緩和と相まって貸出冊数の増加に拍車をかけたことは想像に難くない。新システムが導入された昨年度（2011

ぎてしまったものについては，予約のかけ直しを実施）
・震災以後，書類で受け付けた予約資料のシステ
ムへの入力
・震災以後，各キャンパスの MC で受け付けた貸出!
返却資料のシステムへの入力

年度）から，予約棚（利用者が取りに来るまでの間延滞料については，最終的には 4 月末までこれをにこうした資料を取り置いておくスペース）が常に免除するという異例の措置をとった。本来であれば，満杯という現象を生むことにもなっており，実は頭震災に関係する資料のみをこの対象とすべきところの痛い問題となっている。

だが，現場（カウンター）での判断の煩雑さなどから，期間中は全ての延滞資料に対してこの措置を取

8 東日本大震災を受けてることとなった。

本稿の趣旨とはいささか外れるが，本年 3 月に発どこでも貸出，どこでも返却など，キャンパスを生した東日本大震災（以下，震災）における閲覧業

またがって自由な運用ができるようになっている

務での対応についても記しておきたい。と，今回の震災のような緊急時には，全キャンパス

震災では，各キャンパスの MC も書架を含め大きな損害を受け，その対応や塾としての方針などから，多くの MC で 3 月中は閉館を余儀なくされた。この

16でこのような足並みをそろえた運用が必要であることを痛感した次第である。

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9 果たして新システムになってどうだったのか？

を活用したものもあるが，ここでは全キャンパスで共通して使用しているもののみ取り上げた．

ここまで，象徴的なトピックについて取り上げて4） 本当に「未徴収」とする場合は書類を起こす決まりにきたが，新システムになってどうだったのかと問わなっているため，本来は判別できるはずなのだが，実際れれば，運用面から見ると，扱いにくく，厄介なシにはこの書類が起票されないことも多々ある．

ステムに変わってしまったというのが正直な感想で

5） 実際には延滞料の収入の減少は，3 月に震災で 20 日間近ある。一年間の揺籃期をなんとか越えて，問題の多く閉館したことによる影響も含まれているが，この時期

くは落ち着いてきているのだが，それでも利用者登の延滞料収入の割合は小さく，それを踏まえても減少の録のように，業務の根幹をなす部分で問題があるな割合が大きいことから，延滞が減ったと考えられる．

ど，引き続き検討すべき課題もまだ存在している。

6） 貸出冊数の緩和を含む，貸出規則の変更についての事情

その一方で，利用者から見た場合には，5〜7 で見は注 2）も参照されたい．てきたように，前システムよりも格段に便利になったといえるだろう。利用者にとって一番大きな変化は，KOSMOS（OPAC）だと思われるが，これについては本誌で松本が別に論考を加えているので，そちらを参照されたい。

10 最後に
閲覧業務は，各キャンパスとも一部または全部を委託しているなど，業務に携わるスタッフの人数が他の担当に比べて飛びぬけて多い。利用者の視点からも，図書館で本を借りることは，図書館を利用する理由の筆頭といって過言ではないであろう。こうしたことから，閲覧業務では些細に見えるような事柄であっても，運用を変更した場合の影響は計り知れない。システムの変更は，こうした観点からも慎重に慎重を期してようやく実現できるものである。
運用側としては，運用開始前はもとより，開始してからも薄氷を踏むような一年間であった。
現場からは，「ここで触れられていない問題もまだまだ多い！」という声が聞こえてきそうだが，そういいつつも，運用が停止することなく無事に一年間を過ごせたことは，現場で奮闘するそれぞれのスタッフに寄与するところが大きい。この場を借りて閲覧業務に携わる全てのスタッフに感謝の意を表したい。

参考文献・注
1） 中 村 亜 日 香．KOSMOS III へ の 道―閲 覧 の 場 合―．
MediaNet．2010, no. 17, p. 22-24.
2） 関秀行．新システムへの閲覧サービス・閲覧業務の移行．MediaNet．2010, no. 17, p. 44-45.
3） ほかにも，各キャンパス MC で必要に応じて Excel など

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