全 国 の 自 治 体 ト ッ プ・職 員・議 員 に 贈 る 自 治 体 の“ 経 営 力 ”を 上 げ る 情 報 誌

APR I L2020

VOL23

郵便関連業務の効率化

ピツニーボウズジャパン株式会社
https://www.pitneybowes.com/jp/

サンプ ル

ピツニーボウズジャパン株式会社
SMBソリューションズ

ケ ー ス ス タ デ ィ

土佐市（高知県）／ 佐々町（長崎県）

支 援 企 業 の 視 点

ピツニーボウズジャパン
Sending Technology
ソリューションズ営業本部
パートナーセールス部 次長

谷村 竜郎 氏Sending Technology
ソリューションズ営業本部
パートナーセールス部 部長

井上 亮 氏〒140 - 0001
東京都品川区北品川4 - 7 - 35
御殿山トラストタワー12F
T E L : 0120 - 00 - 9537
FAX : 03 - 3280 - 8900
ウェブからのお問い合わせはこちら：
https://www.pitneybowes.com/jp/smb-inquiry.html※この小冊子は『自治体通信』23号（2020年4月号）から抜粋したものです。

自動化できているのですね。

そうです。当市では、各課の職員が郵便物をもち寄り、随時、郵便料金計器を使っています。
郵便料金計器は、郵便物をトレイに置き、スイッチを押すだけで、郵便物の形状や重量を自動で計測※導入しているピツニーボウズジャの作成が必要ありません。当市が便料金計器を使う場合は、差出票ることはないですね。それに、郵理できるので、特段、負担を感じ１分間で最高１８０通の速さで処動化を実現している。郵便料金計器を使った日々の作業内容や、導入で実感しているメリットについて、総務課の森㟢氏に聞いた。

パンの郵便料金計器では、区内特後納郵便の集計作業で多くの仕事が中断された

森㟢 大貴― 総務課ではどのような郵便関― その「集計作業」とは、どのような内容なのですか。

ま ず、郵 便 物 を「定 形」と「定 形外」、さらに重量別で分け、その数出票」を提出する必要があるため、す。通常、後納郵便を使うには「差郵便物を郵便局員に手渡していま間に合うよう、各課から集まった納郵便の集荷に来るため、これに毎日午後４時に、郵便局員が後を確認した後に、差出票の作成に便物の数に間違いがないかどうかして、各課がまとめたリストと郵えば、総務課が訂正します。こう

載されている数が実際のものと違トと照合。このとき、リストに記を各課が事前にまとめていたリスを手で数えます。そして、これら各課からの郵便物を集計する役割とりかかるのです。

連業務を行っていますか。

を総務課が担うことが多いと聞きて「郵便料金計器」という機械を導え、集荷に間に合うよう作業の速作業が断続的に入り込んでくるう

毎日、集荷までの数時間、集計入しています。そのため、手作業さも求められるので、そのたびにますが、当市では、約 年にわたっによる集計も、差出票の作成も行
しかし以前、１週間ほどこの機した。各部署でも、発送する郵便ればならず、大きな負担を感じま進行中のその他業務を中断しなけ

械を使えない期間があり、集計作物がある限り、その数や重量を手うことはありません。

業を人手で行うと、「こんなに大き作業で計測する必要がありました。

な負担がかかるのか」ということ― 普段はそうした作業をすべてを実感しました。

重宝しています。

郵便物を扱うすべての職員が負担軽減の恩恵を受けている― 実際にどのくらいの職員が活用していますか。

普段、郵便料金計器を利用する人ほどにかかわる全職員の生産性が向上する― 自治体が郵便関連業務で抱後納郵便を活用する多くの自えがちな課題はなんですか。

治体で、職員は郵便物の集計に日 々、時 間 を 割 か れ て い ま す。
郵便料金計器を使えば、この作業を自動化し、差出票の提出も当社の郵便料金計器にはさら不要になります。に、詳細な集計データを予算科目別にまとめる機能もあり、月次の集計にかかる負担も抑えられます。当社は、全都道府県で製品の導入実績をもち、郵便に関して自治体が抱える多様な課題とその解決策に知見があります。こうした知見を活かし、職員の生産性向上を支援していきたいですね。

［土佐市］ ■人口：2万6‚918人（令和2年2月1日現在） ■世帯数：1万2‚600世帯（令和2年2月1日現在） ■予算規模：285億9,043万1,000円（令和2年度当初案） ■面積：91.50km² ■概要：四国三大河川のひとつ、仁淀川の河口に位置する。温暖な気候と豊かな自然の恩恵を受け、肥沃な平野部における多角的近代農業のほか、仁淀川の豊かな水を活かした製紙工業や、沿岸漁業、水産物加工など、多彩な産業が成り立っている。リアス式海岸の横浪半島、横浪三里の景観は美しく、県内屈指のマリンスポーツ基地として知られる。
※区 内特別郵便物：同一差出人による定形・定形外郵便物で、同一の郵便区内で同時に100通以上差し出すなどの条件を満たした場合、割引料金が適用される郵便物

は、職員の大きな負担になりがちだ。これに対し、土佐市（高知県）では、郵便料金計器を長年にわたって導入し、集計作業の自別郵便物にも対応し、同じサイズ職員は、各課あわせてのぼります。郵便物を扱う職員なら誰でも、負担軽減の恩恵を受けていると言えますね。郵便物を機械に通す前は、部署名のほか、必要に応じて郵便種別をタッチパネルで選択するだけ。入庁したばかりの職員にもすぐに使い方を覚えてもらえています。

― 今後の活用方針を聞かせてください。

郵便料金計器を使う際、「部署

昭和51年、神奈川県生まれ。平成11年、住宅メーカーに入社。平成18年にピツニーボウズジャパン株式会社に入社し、平成30年より現職。おもに自治体への業務効率コンサルティングや販売代理店の営業サポートなどに携わる。

名」や「郵便種別」をバーコードで読み取る機能の追加を検討しています。現在のタッチパネル操作では、利用者が部署名を誤って選択し、間違った部署で集計されてしまう、というミスが起きるケースもありました。バーコードをかざ谷村 竜郎846円

土佐市
Sending Technology
ソリューションズ営業本部
パートナーセールス部 次長

国内定形

９通

もりさき ひろき

ピツニーボウズジャパン

通信費

土佐市
総務課
総務・電算係 主事
議会

日々多くの通知物や納付書を住民に発送する自治体の郵便関連業務において、集荷時間という「締め切り」を意識した集計作業の郵便物でも重量が異なれば、自各課が発送した郵便物を予算科目ごとに自動で集計し、郵便料金を算出。当市が１日

健康福祉

20

すだけならそうしたミスも起こら

たにむら たつお産業振興

日々の差出票の作成が不要に発送する郵便物は多いときで1、2、3…

支援企業の視点❶
農林水産

市民課

差出票

公共インフラ・まちづくり

各課での集計作業は不要に郵便料金計器を通した郵便物を差し出すだけ
住民生活・安全3

動ではじいてくれるので、非常に総務・人事の 取り組 み

１０００通以上にのぼりますが、観光・商工

サンプ ル

広報・広聴

手作業による郵便物の通数・重量の集計が不要郵便関連業務の効率化❶
最高180通／分で自動計測し印影を付与

高知県 土佐市

得られている効果

50

ないので、郵便関連業務のさらな税務・収納1
防災・危機管理─ ICT・業務効率化 ─

土佐市が郵便料金計器の導入で日々発生する郵便物の集計業務を「わずか数秒の作業」へ負担軽減
2

情報政策

サンプ ル
学校教育・生涯学習る生産性向上を期待しています。

環境・エネルギー

土佐市（高知県）／ 佐々町（長崎県）／ ピツニーボウズジャパン
特集❶

自治体で課題となりえる郵便関連業務は、郵便物の集計だけに限らない。大量のよしの まもる

個 人 情 報 を 扱 う 封 入・封 かん 作 業 では、いかに誤 封 入のリスク を 無 く す かが課 題と なる。こ う し た 課 題に対 し、佐 々 町（長 崎 県）は、封 入・封 かん 作 業 全 体 を 自 動

ス止めされた帳票を受けつけてくのですが、コンビニではホッチキ

ビニ収納に対応する必要があった

るすべての税金・料金に関し、コン

吉野 平成 年４月以降に発生す― なにが起こったのでしょう。

い状況が起こりました。

作業工程を見直さなければならな

吉野 こうしたなかで昨年、こので、慎重な作業が求められました。

同名の方も多くいらっしゃるのが突合に誤りがないか確認。同姓扱うので、封かん前も別の作業者んするのです。大量の個人情報をどを突合させ、手作業で封入・封かその帳票の束とほかの通知文書なでホッチキス止めします。そして、た帳票を同じ宛名でまとめ、機械化することで、解決を試みた。税務課の吉野氏と総務課の河野氏に取り組みの詳細を聞いた。

多様な文書を同封するうえで間違いない封入が求められる― 佐々町ではどのような郵便物を扱っていますか。

吉野 おもに各種税金・料金に関する案内や納付書を扱い、３月から ７ 月 に か け、こ れ ら の 送 付 を行っています。なかでも、文書の封入・封かん作業はこの業務の大半を占めます。特に固定資産税や介護保険料など送付先が多い納付書は、臨時職員を含む複数の職員がまるまる５日、負担の大きな封入・封かん作業に追われていました。

― 具体的にどのような作業なのですか。

広げていきますか。

れないのです。ただでさえ、手作業による封入・封かんは慎重さを要する作業ですが、帳票の束をバラのまま手で封筒に入れるのは誤封入のリスクをさらに高めます。

そこで、帳票をミスなく確実に封入できる方法を探った結果、「封入・封かん機」という機械を知り、平成 年１月に導入しました。

５日かかっていた作業をわずか１日で完結できた― 封入・封かん機とはどのような機械なのでしょう。

吉野 文書と封筒をセットすると、自動ですばやく封入・封かんしてくれるものです。その際、各文書に付与された専用のバーコードを読み取り、同じ宛先の文書を集約する「名寄せ」を行うので、誤封入のリスクを大きく減らせました。当町が導入したピツニーボウ郵便物の名寄せを自動化すれば正確な封入作業は実現できる― 郵便物の封入・封かん作業に課題を抱える自治体は多いのでしょうか。

はい。特によく聞かれるのは、ぐか」という課題です。部署別「いかに誤封入による事故を防作 業 を 完 結 で き、生 産 性 が 高
封入・封かん機の効果を最大まった」と評価を得ています。
限発揮するには、名寄せ機能をすが、当社では、機械が読み取るいかに活用するかがポイントでバーコードを既存の文書ファイルに記入できるクラウドシステ
文書ならば、バーコードを柔軟ムも提供。Ａ４サイズの帳票やに付与できるので、封入・封かん機の活用を庁 内で広げられま便物にかかわるさまざまな課題す。このほか、機械の活用法や郵の解決策について当社は多くの気軽に相談してほしいですね。

ノウハウを蓄積しているので、Webからの問い合わせはこちら：https://www.pitneybowes.com/jp/smb-inquiry/

河野 まず、プリンターで出力しカメラつきの検査装置で発送物に河野 封入・封かん機は現在、納付― 今後はどのように活用の幅を個別に付与された連続番号を画像書だけで使っている状況です。名ズ ジ ャ パ ン の 機 械 は、封 か ん 後、で記録できるので、「どの住民への寄せの必要がない文書への活用はドさえ文書に付与すれば、さまざ納付書は確実に封かんした」とい
この結果、従来４人で５日間かまな文書を名寄せできるので、名もちろんですが、専用のバーコーかっていた作業でも、ほぼひとり寄せが必要な封入・封かん業務をう情報管理も徹底できました。

で１日以内に完結できるように。
調べ、業務効率化の効果を庁内全に関する通知物を個別に送る必

では、税務課のほか、各種補助金要がある子育て支援課など、個抱えがちです。そうした部署で人情報を大量に発送する部署がは、臨時職員を雇用し、二重、三重のチェックを行いながら作業するというケースが多いです。

封入・封かん機では、名寄せ機能により、簡単な操作で正確な昭和50年、大分県出身。平成14年にピツニーボウズ
ジャパン株式会社に入社。平成29年より現職。おもにパートナー協業で、自治体向け営業などに携わる。

［佐々町］ ■人口：1万4,028人（令和2年2月末現在） ■世帯数：5,938世帯（令和2年2月末現在） ■予算規模：116億7,385万3,000円（令和2年度当初案）■面積：32.26km² ■概要：長崎県の北部に位置し、周辺を佐世保市に囲まれる。大正から昭和にかけての炭鉱全盛期に人口が急速に増加し、昭和16年には町制を施行して県下屈指の町として繁栄した。昭和44年の炭鉱閉山で一時期は過疎の町となったが、佐世保市に隣接する地勢や交通アクセスの向上により、現在は人口が微増している。
設立／昭和56年1月 資本金／4億円 従業員数／138人（平成31年3月31日現在）
事業内容／郵便と小包の発送業務の効率化およびデジタル・トランザクションの分野における、製品・ソリューション、サービスの提供
URL／https://www.pitneybowes.com/jp

かわの あやこピツニーボウズジャパン

封入・封かんを行えるので、これ

井上 亮

だけで複数のチェックを行うための人員と時間を省けます。それに、高速に郵便物を処理できるのも大きな特徴で、当社製の場合、毎時最大５４００通を自動で封入・封かんできます。

でメリットが得られるのですね。

― 作業の正確性と速さ、両面そのとおりです。封入・封かん機を導入している自治体から0120 - 00 - 9537（平日9：00～17：00）
問い合わせ先ピツニーボウズジャパン株式会社

佐々町
いのうえ まこと

産業振興

名寄せから封かんまでを自動化 ／ 人的ミスによる誤封入を防止

31

Sending Technology
ソリューションズ
営業本部
パートナーセールス部 部長
農林水産

day

職員の業務負担軽減にも大きな効のりづけ体に広めていきたいですね。

情報政策

河野 綾子

サンプ ル

広報・広聴

は、
「機械を操作する職員だけで税務・収納封入

31

学校教育・
生涯学習の 取り組 み果を感じています。

健康福祉

総務課 総務班
係長

サンプ ル

議会

佐々町
税務課 税務班兼収納班
係長
住民生活・安全1自動封入・封かん機導入後は、ほぼひとりによる１日の作業に負担軽減
公共インフラ・まちづくり

5
総務・人事

約2,000通

約3,500通days

名寄せ

多いときは帳票の封入・封かんに4人体制で、5日間作業

約1,800 通

後期高齢者医療保険料

住民税

支援企業の視点❷

長崎県 佐々町

3～7月が納付書発送の繁忙期に

吉野 護
環境・エネルギー

郵便物の誤封入リスクと重い作業負担異なる課題を一挙に解決できた

郵便関連業務の効率化❷
約 530 通7月
6月
6月

約2,000通

約4,500通

国民健康保険税
固定資産税
住宅使用料
防災・危機管理─ ICT・業務効率化 ─合の場
佐々町

6月
4月
3月

介護保険料

観光・商工

土佐市（高知県）／ 佐々町（長崎県）／ ピツニーボウズジャパン
特集❶