「IC カード用研修受付ソフト」操作説明書 （各 OS 共通） Ver.1.51

日歯生涯研修事業「IC カード用研修受付ソフト」
操作説明書

日 本 歯 科 医 師 会

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「IC カード用研修受付ソフト」操作説明書 （各 OS 共通） Ver.1.51

1.

「IC カード用研修受付ソフト」のインストールについて .......................................................................... 3

2.

「IC カード用研修受付ソフト」の起動 ....................................................................................................... 4

3.

研修開始前の準備作業概略 ........................................................................................................................... 5

4.

研修設定 ........................................................................................................................................................ 5

5.

研修受付－テスト ......................................................................................................................................... 8

6.

研修受付 ...................................................................................................................................................... 11

7.

研修受講者数表示 ....................................................................................................................................... 148.

データ出力 .................................................................................................................................................. 15

9.

受付データファイルの送信 ......................................................................................................................... 1810.

カード読取時の音量を調整する .............................................................................................................. 19

11.

システム操作履歴の表示......................................................................................................................... 20

12.

こまった時は？ ....................................................................................................................................... 22■「1. 研修設定」ボタンが押せない .............................................................................................................. 22■「研修設定」画面が終了できない ............................................................................................................... 22■カード読取時に音が出ない .......................................................................................................................... 22■「2. 研修受付-テスト」ボタン または「3. 研修受付」ボタン押下時に、エラーが表示される............... 22■「研修受付-テスト」画面 または「研修受付」画面を表示中に、エラーが表示される ............................ 22■FeliCa ポート自己診断プログラムの起動 ................................................................................................... 23■どうしてもうまく動かない .......................................................................................................................... 24■研修会場への出席者が多く、カードでの受付が時間内に終わりそうにない.............................................. 24

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1. 「IC カード用研修受付ソフト」のインストールについて「IC カード用研修受付ソフト」を利用するためには、コンピュータへの「IC カード用研修受付ソフト」のインストールが必要です。
ソフトのインストール方法は、下記「インストール手順書」を参照して下さい。

■「IC カード用研修受付ソフト」インストール手順書 （Windows 7 用）
ファイル名：ICcard_soft_InstallManual_for_Win7.pdf■「IC カード用研修受付ソフト」インストール手順書 （Windows 8 用）
ファイル名：ICcard_soft_InstallManual_for_Win8.pdf■「IC カード用研修受付ソフト」インストール手順書 （Windows 10 用）
ファイル名：ICcard_soft_InstallManual_for_Win10.pdf■「IC カード用研修受付ソフト」インストール手順書 （Windows 11 用）
ファイル名：ICcard_soft_InstallManual_for_Win11.pdf【利用時のお願い】☆ １．～６．までの一連の作業を終了（可能であれば「研修受付データファイル」を所定のメールアドレスに送信）してから、パソコンの電源を切るように心がけてください。
☆ 作業途中でパソコンの電源を切ると、次回電源を入れた時に適切な継続作業ができず、「勘違い」「誤操作トラブル」「研修受付データファイルの消失」などの原因となります。

※一連の作業で「研修受付データファイル」を「所定のメールアドレス」に送信できない場合は、研修会終了後、できる限り早い目の送信をお願いいたします。
（メールの送信方法は、「9. 受付データファイルの送信」を参照して下さい。）

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2. 「IC カード用研修受付ソフト」の起動
2.1. 「IC カード用研修受付ソフト」をインストールし、IC カードリーダをパソコンに接続して下さい。
次に、デスクトップ上の「IC カード研修受付」アイコンをダブルクリックし、起動します。

2.2. 「日本歯科医師会 ＩＣカード用研修受付 メニュー」が表示されます。
※画面が表示されるまで 30 秒程の時間がかかります。

前回の研修会後にデータ出力が行われていない場合は、確認メッセージが表示されます。

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3. 研修開始前の準備作業概略
研修会開催が決定したら、当該研修会の情報を E-system に登録し、「短縮コード」を取得しておいて下さい。
次に、本ソフトにて、「研修設定」ボタンを押下し、当該研修の「短縮コード」と「セミナー名」を入力します。その後、「研修受付－テスト」ボタンを押下し、IC カードの読取テストを行います。
以上で、研修開始前の準備は終了となります。

4. 研修設定
4.1. メニューの「1. 研修設定」ボタンをクリックします。

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4.2. 研修情報の入力画面が表示されます。

短縮コード： 当該研修の「短縮コード」を入力します。
（半角数字 最大 6 桁まで）
※ 異なる「短縮コード」を５つまで一度に入力することができます。
セミナー名： 当該研修の「セミナー名」を入力します。
（全角文字 最大 80 文字まで）※ 複数の「短縮コード」を入力する場合は、それぞれ個別の「セミナー名」を複数入力しても良いですし、複数の研修をまとめるような「セミナー名」を考え、入力しても良いでしょう。
研修実施日：研修実施日（初日）を選択します。
主催者用ユーザ ID：E-system へログインする際に使用する主催者用のユーザ ID を入力します。
セミナー名が長すぎる場合、「3. 研修受付」画面で表示しきれない場合があります。
「2. 研修受付-テスト」ボタンを押下し、セミナー名が正しく表示されているかを確認し、調整を行って下さい。
入力するセミナー名は、E-system に登録されているセミナー名と必ずしも一言一句同じである必要はありません。
複数の「短縮コード」が入力された場合には、「短縮コード」に重複がないかをチェックします。
「セミナー名」入力の際に、以下の半角文字の使用が禁止されています。 全角文字に変換して使用するなどの対応をします。

\/:

*?

<>

|"

「確定してメニューに戻る」ボタンをクリックした際に、チェックをおこないます。

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4.3. 短縮コード、セミナー名、主催者用ユーザ ID の入力が終了しましたら、「確定してメニューに戻る」ボタンをクリックします。
入力した内容を破棄し、入力前の状態に戻す場合は、「何もせずにメニューに戻る」ボタンをクリックします。
「短縮コード」、「セミナー名」、「主催者用ユーザ ID」を入力しないと、確定してメニューに戻ることはできません。
4.4. 「確定してメニューに戻る」ボタンをクリックした場合、確認メッセージが表示されます。
入力した内容を確認し、正しい場合は「はい」ボタンをクリックします。
修正する場合は、「いいえ」をクリックし、入力画面へ戻り正しい内容を入力します。

確認メッセージは 2 回表示されます。

入力した内容は必ず確認して下さい。
「3. 研修受付」ボタン（ 「2. 研修受付-テスト」ボタンではありません ）を押下して、IC カードを 1 枚でも読み取ると、「1. 研修設定」ボタンを使用することができなくなります。
（「5. データ出力」を実行すると初期状態に戻り、「1. 研修設定」ボタンを使用することができるようになります。）

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5. 研修受付－テスト
IC カードが正しく読取れるか、「短縮コード」と「セミナー名」が正しく表示されるかを確認します。
5.1. メニューの「2. 研修受付―テスト」ボタンをクリックします。

5.2. IC カード受付のテスト用の待ち受け画面が表示されます。
「短縮コード」及び「セミナー名」が正しいか確認して下さい。

セミナー名が長すぎる場合、「3. 研修受付」画面で表示しきれない場合があります。
本テスト画面で、セミナー名が正しく表示されているかを確認して下さい。
セミナー名の調整は、「1. 研修設定」画面で調整して下さい。

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5.3. IC カードをカードリーダにタッチして、正しく読み取れることを確認して下さい。
IC カードが正しく読取れると、読み取り成功のブザー音と共に、下のメッセージが画面に表示されます。
※パソコンの音量設定が小さいとブザー音が聞き取れない場合があります。パソコンの音量を調整したい
場合には「10. カード読取時の音量を調整する」を参照して下さい。

「カードの読み取りに成功しました」のメッセージの右横に表示されている番号は、「ID」です。
IC カードに印刷されている「ID」と同じか確認して下さい。
IC カードがうまく読取れない場合は、読み取り失敗のブザー音と共に、下のメッセージが画面に表示されます。

このメッセージはカードリーダに対して IC カードを短い時間しかタッチしない場合に表示されます。
本番の受付け時にこのメッセージが出た場合には、会員の方に、もう少しゆっくりと IC カードをタッチしていただくよう、お伝えいただき、再度タッチするようにして下さい。
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5.4. 確認作業が終了しましたら、「メニューに戻る」ボタンをクリックします。
本画面では「短縮コード」及び「セミナー名」が正しいかを必ず確認して下さい。間違っている場合はメニ
ューに戻り、「1. 研修設定」で正しい内容に修正します。
修正後、再度、「2. 研修受付-テスト」で確認を行って下さい。

間違えてこのテスト画面のままで、本番の IC カードの受付を行わないよう、注意して下さい。

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6. 研修受付「研修受付-テスト」にて研修内容に間違いがないことを確認した後、「3. 研修受付」を実施し実際に出席された会員の IC カードを受付けます。

6.1. メニューの「3. 研修受付」ボタンをクリックします。

6.2. 研修内容の確認画面が表示されます。
再度、研修内容を確認し、正しい場合は「はい」をクリックします。
間違っている場合は「いいえ」をクリックし、「1. 研修設定」で正しい設定内容に修正します。

入力した内容は必ず確認して下さい。
「3. 研修受付」ボタン（ 「2. 研修受付-テスト」ボタンではありません ）を押下して、IC カードを 1 枚でも読み取ると、「1. 研修設定」ボタンを使用することができなくなります。
（「4. データ出力」を実行すると初期状態に戻り、「1. 研修設定」ボタンを使用することができるようになります。）
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6.3. 「はい」をクリックすると、IC カードの待ち受け画面が表示されます。
IC カード受付中は、この画面を表示したままにして下さい。

この画面が来場される会員の方に見えるように、パソコンの画面を来場される方向に向けるのもよいでしょう。
6.4. 出席された会員は IC カードを IC カードリーダにタッチして、研修の受付を行います。
受付を行うと、次の画面のように「ID」が画面に表示されます。

IC カードの受付は、同じ会員が IC カードを何度タッチされても問題ありません。
カード読み取り中に IC カードを素早く動かすとエラーが発生する場合があります。
カードは、カードリーダに対して「ゆっくりとタッチして」いただくようにして下さい。
読み取り失敗のブザー音とエラー表示がされた場合は、必ずもう一度カードをタッチして下さい。
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6.5. 研修会出席会員分の IC カード受付が終了しましたら、「メニューに戻る」ボタンをクリックしてメニューに戻ります。
この時、終了確認の画面が表示されます。カード未入力の会員がいないことを確認し、「はい」ボタンをクリックします。

カード未入力の会員がおられましたら、「いいえ」をクリックして IC カードの待ち受け画面に戻り、カードを読み取って下さい。
終了確認で「はい」をクリックしてメニューに戻っても、再度メニューから、「3. 研修受付」ボタンを押下すれば、当該研修の IC カード受付を続行することが可能です。
但し、「データ出力」を実行すると、当該研修の「研修受付」は終了し、IC カードの受付はできなくなります。

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7. 研修受講者数表示「研修受付」で IC カード受付を行った会員の方の受付人数を表示する機能です。
7.1. メニューの「4. 研修受講者数表示」ボタンをクリックします。

7.2. 受付を行った人数が表示されます。

同じ IC カードを何回タッチしても受講者数には影響がありません。

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8. データ出力「研修受付」で IC カード受付を行った会員の方の受付データを、ファイルに出力する機能です。
本「データ出力」機能で出力したデータファイルは大事に保管・管理して下さい。出力したファイルは、別途、メールに添付し、IC カード受付データの送信専用の『所定のメールアドレス』に送信します。
※メールの方法は、「9. 受付データファイルの送信」を参照して下さい。

「研修受付」（IC カードの読み取り）がされていない場合は、「データ出力」は行えません。
研修が終了しましたら、必ず「データ出力」を行って下さい。
「データ出力」を行わないと、次の研修の「研修設定」を入力することはできません。
8.1. メニューの「5. データ出力」ボタンをクリックします。

8.2. 確認メッセージが表示されます。
出力してもよろしい場合は、「はい」をクリックします。

カード未入力の会員がいらっしゃらないか必ず確認して下さい。
ここで「はい」をクリックしてファイル出力を行うと、当該研修の IC カード受付は出来なくなります。
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8.3. データ出力終了のメッセージが表示されます。「OK」をクリックします。

「C:¥研修受付データ」フォルダの中に、毎回「フォルダ」を作成して、そのフォルダの中に受付データファイルを出力します。
（前バージョンでは、「C:¥研修受付データ」フォルダの直下に受付データファイルを出力していた。）
毎回作成する「フォルダ」の「名称」は、先に「1. 研修設定」で入力している、「セミナー名 （の最初から全角２０文字分）」 と同じ名称で作成されます。
※ このフォルダ作成機能は、大量に保存される「研修受付データ」ファイルを整理・管理する際の、判読性の向上を目的としています。
8.4. 終了メッセージに表示されたフォルダに、受付データが「ファイル」として出力されます。
出力されたデータファイルを確認するには、デスクトップ上の「研修受付データ」フォルダをダブルクリックして、フォルダを開き、更に、今回作成された「セミナー名（の最初から全角２０文字分）」と同一名称のフォルダを開いて下さい。
今回作成された「セミナー名 （の最初から全角２０文字分）」と同一名称のフォルダ

前バージョンで作成された過去の研修受付データファイル

今回作成された研修受付データファイル

16「IC カード用研修受付ソフト」操作説明書 （各 OS 共通） Ver.1.51
出力されるファイルの名称ルールは以下のとおりです。

123456_20080229181829.txt「研修設定」で入力した「データ出力」で本ファイルを出力した時当該研修の「短縮コード」の年月日時分秒（yyyymmddhhmmss）「1. 研修設定」で複数の「短縮コード」を設定した場合には、複数の「短縮コード」に対応した複数の「研修受付データファイル」が一度に作成されます。

作成されたフォルダ「セミナー名 （の最初から全角２０文字分）」

一度に作成され、複数の「短縮コード」に対応した複数の研修受付データファイル内容（ファイルに含まれる研修出席会員）は全て同一。

デスクトップ上の「研修受付データ」フォルダを開くと、過去当該パソコンで出力した研修受付ファイル、あるいは、「セミナー名 （の最初から全角２０文字分）」の名称を持つフォルダが複数見えてきます。
このフォルダに入っている各研修受付ファイルとディレクトリを、コピーしたり、移動したりしても、問題はありません。
ファイルの管理や整理のために、別途フォルダを作成し、そこにファイルをコピーまたは移動されてもよいでしょう。
出力された「研修受付データファイル」に対する、以下の操作は禁止となります。
× ファイル名称の変更。
× ファイル内容の変更。

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9. 受付データファイルの送信
出力したファイルは、E-system の機能により主催者自らが履修の登録を行います。
詳しくは、「E システム利用マニュアル」の「4．研修会主催者へのご案内」、「4．4．履修データを登録する」をご参照ください。

本「IC カード用研修受付ソフト」を動かすパソコンがインターネット接続されておらず E-systemが使用出来 ない場合には、USB メモリスティック等を利用して、当該の 「 IC カー ド受付デー
タファイル 」 （例 ： 123456_20080229181829.txt ）を、インターネットが使用できるパソコンにデータを移して、そのパソコン から取込みをおこなって下さい。

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10. カード読取時の音量を調整する10.1. ［オプション］―[システム設定（音量など）]を選択します。

10.2. 音量調整画面が表示されます。

このバーを左右に移動する事で音量を調整できます。

①

バー移動時にテスト用の音が鳴ります。バーを左右に動かし、音量を調整して下さい。

②

ミュートにチェックが付いている場合は、音が鳴らなくなります③「メニューに戻る」ボタンをクリックします。

パソコン本体の物理的なボリュームも調整して下さい。

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11. システム操作履歴の表示
この機能は「IC カード用研修受付ソフト」に障害が発生したと思われる際に、「過去の操作」が正しかったかを確認する場合に使用します。 通常の運用時には利用しません。
11.1. ［オプション］―[システム操作履歴表示（障害時に使用）]を選択します。

11.2. 履歴表示画面を表示します。

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11.3. 日付の一覧から日付を選択することで、過去の履歴を表示することができます。

ここをクリックすることで日付の一覧が表示されます。

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12. こまった時は？
■「1. 研修設定」ボタンが押せない「3. 研修受付」で、IC カードの受付を 1 人でも行うと、「5. データ出力」を行うまで「1. 研修設定」ボタンは利用できません。
■「研修設定」画面が終了できない「短縮コード」または「セミナー名」が未入力の場合は、「確定してメニューに戻る」ボタンを押してもエラーが表示され、終了することはできません。メッセージに従い、「短縮コード」と「セミナー名」を入力して下さい。
■カード読取時に音が出ない
・ ［オプション］―[システム設定]で音量を調整して下さい。ミュートにチェックが付いていませんか？
・ パソコン本体の物理的な音量が小さくなっていませんか？
■「2. 研修受付-テスト」ボタン または「3. 研修受付」ボタン押下時に、エラーが表示される

IC カードリーダが正しく接続されていない場合に表示されます。次のことを試してみてください。
・ IC カードリーダがパソコンに接続されていなければ、接続する・ USB ケーブルを抜き差しする・ USB HUB を使用している場合は、パソコンに直接接続する
・ 「FeliCa ポート自己診断プログラム」で IC カードリーダが正しく動作していることを確認する（下の、 ■FeliCa ポート自己診断プログラムの起動を参照）■「研修受付-テスト」画面 または「研修受付」画面を表示中に、エラーが表示されるカードリーダに対して IC カードを短い時間しかタッチしない場合には、下のエラーが表示されます。
再度、IC カードをゆっくりとカードリーダにタッチしてください。

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IC カードリーダが正しく接続されていない場合、次のエラーが表示されます。
上記、■「2. 研修受付-テスト」ボタン または「3. 研修受付」ボタン押下時に、エラーが表示される と同様のことを試してみて下さい。

■FeliCa ポート自己診断プログラムの起動（株）ソニーが提供する、FeliCa ポート用の自己診断プログラムです。
パソコン画面左下にある「スタート」ボタンから実行します。
1.

[スタート]－[プログラム]－[FeliCa ポート]－[FeliCa ポート自己診断]を選択して起動してください。

2.

次の画面が表示されたら、「次へ」ボタンをクリックします。

3.

接続されている Felica ポート/パソリの一覧が表示されます。
確認を行う、Felica ポート/パソリにチェックを付け、「次へ」ボタンをクリックします。

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4.

自己診断が開始され、正常に動作している場合は、次の画面が表示されます。
次の画面が表示されれば、FeliCa ポート/パソリが正しく設定されています。

■どうしてもうまく動かない
ご質問等は、 esystem_support@jda.or.jpのメールアドレスにお送り下さい。

■研修会場への出席者が多く、カードでの受付が時間内に終わりそうにない
研修会場に「IC カード用研修受付ソフト」をインストールしたパソコンを複数台設置して、分散して IC カードの受付を実施することができます。
会員は、会場に設置されたどれか１つのパソコンでカードを読ませれば良いことになります。
この場合は、研修終了後、複数台のパソコンから複数の「IC カード受付データファイル」を収集して、E-Systemにて取込みを行います。
会員が会場に設置された異なる複数のパソコンに対して IC カードをタッチされたとしても問題はありません。

以上

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