失敗から学べ！

「オフィス移転プロジェクトの失敗談」～インハウス必見～
秘密の失敗、教えるよ！

JFMA FMPM研究部会
2012年2月9日 15時50分～

本日のアジェンダ
TODAY‛STIPS

1.FMプロジェクトマネジメント研究部会の紹介



2.執筆本のご紹介

総務の山田です

オフィス移転業務フロー完全マニュアル

3.恥ずかしい失敗談の紹介


11の役に立つ失敗

4.Q&Aとパネルディスカッション

１．PM研究部会活動のご紹介
JFMA

JFMA事務局部会長

インハウス・マインド（経験者５０％）

副部会長
参加
メン
バー

参加
メン
バー

参加
メン
バー

Inhouse’s view

参加
メン
バー

参加
メン
バー

PM’s view部会モットー：

参加
メンバーダイバーシティ（男女比５０：５０％）

ＰＭを現場で実践中である

２．小説「総務の山田です。」の紹介 Inhouse’s view問題点
 世間一般のガイド書はＰＭを専門職とする人向けの技術本 （特にＩＴ系）
 主にＰＭ受注者側の発想 総解説ＦＭ本＝教科書的で難しい？！
 総務部、ファシリティ管理部（インハウス）向けのＰＭのコツなど記載している本がないそうだ！
 「突然」アサインされる担当者用の簡単なノウハウ本を作ろう全国３０万人の総務部、施設管理関連業務に携わる人たち向け
一般価格＠1,890円
会員価格＠1,700円
で発売中 オフィス計画の社内担当者がまず手にとって読んでみたい本 外部専門家とのうまい付き合い方やＰＭの基本プロセスを習得

初期企画５年前～たたき台ストーリー

ＰＭ部会の海外巡回（ＷＷＰ発表など）のため一時中断2009年に企画復活→ＷＧ発足→2010年5月発刊！

本の概要

Inhouse’s view

主人公：山田 大輔 （総務部員： 本社移転プロジェクトリーダー)



年齢：４０歳前（想定３７歳）



家 族






妻 裕美子、長女 麻奈（中学生） 、次女 菜月（小学生）

職 歴

大学卒業と同時にユーキケミカル㈱入社



入社して１０年間は人事部に所属



総務部に配属されて３年が経過

総務部でのこれまでの主な仕事


人員の増減に伴う机・椅子の調達や配置換え

従業員からの要望による空調温度設定換えや蛍光灯の取替えなど。その他。

その他


大学で野球同好会所属⇒３年先輩の本城隆盛に出会い、卒業後もOB会その他で親交が続いている。



ＦＭの知識はなく、移転のようなビッグプロジェクトの経験なし。



誠実、バランス感覚、高いコミュニケーション力、信念を貫く強い心意気と頑張る体力を持ち合わせた性格。

完全マニュアルも発刊！
Inhouse’s viewPM’s view

詳細な業務フローと解説シートをA4サイズにまとめた
オフィス移転業務フロー完全マニュアル

一般価格＠1,050円
会員価格＠840円

主な部会メンバーの紹介

Inhouse’s view

部会長 金 英範

メリルリンチ日本証券



副部長 穂積 義剛

㈱内田洋行



副部長 山田 教彰

ソニーファシリティマネジメント㈱天野 妙明豊ファシリティワークス㈱大野 ゆき子森ビル㈱大野 晴弘事務局（JFMA）



大場 忠浩

富士通㈱



加藤 真司

㈱ナイキ



岡田 明浩

㈱竹中工務店

岡田 みおりNTTインテリジェント企画開発㈱亀田 眞理子

ジョーンズラングラサールファシリティーズ㈱川田 秀久三井丌動産アーキテクチュラル・エンジニアリング㈱



岸本 茂雄

伊藤忠総務サービス㈱

小口 清仁㈱富士通マーケティング小山 かおり明豊ファシリティワークス㈱



鈴木 健太

日本アイ・ビー・エム㈱



増田 幸雄

㈱エフエムプランニング



吉井 隆

㈱NTTファシリティーズ

PM’s view

沢山の失敗談を共有他人の失敗はタメになる！

失敗談編

失敗談のTIPS集
Please selectwhat you like tohear!

Inhouse役員心と秋の空「絶対方針は変わりません！」と言い切ったのにPM

時間の合わない電波時計
事前に準備。なんて段取り上手なPMと思ったら・・・

サテライトはサテどこに？

InhouseInhouse

この費用は総務持ち？IT持ち？？
？

InhouseInhouse

ついか工事はついで工事？

値段のつかない風景画

ついでに、ついでに、ついで、で一体いくら？

処分する事にしていた絵画が、とんでもないことに！？

Inhouse鳴り物入りで全社初のサテライトオ
フィス構築！

いつの頃から
総務v.sICT

PM

PM

ニバイ、ニバイ！

まさかのたかさ完璧なPMだったのに・・・・

あれ？通れるはずじゃないの？？？

Inhouse

風と共にPMは去りぬ無謀なダイエット？

あれ？PMはいずこへ？

７０％書類削減！半年後は？

Inhouseすぐ上の階は遠いかい？！
近接要件を考慮した、完璧なスタッキング！引越ししてみたら・・・あれ？

時間の合わない電波時計

PM`s view

新オフィスに50個の電波時計を設置！
 なんて段取りの良いPM～と自分にうっとり。

However…しかしながら合わせても直ぐにまた狂ってしまう。
 何度も何度も総務へ連絡が・・・・

Why…なんで？


新築ビルの電波障害による狂い

Recovery Shot!


欲しい社員に配布

新製品の調査丌足
Precept!


新商品導入時はリスクを確認しておく値段のつかない風景画
Inhouse’s view

バブル期に絵画を画商の言い値で購入。ビル移転の際、絵画も持って移動すると聞いていた。

However…しかしながらリサイクルショップへ売却することが発覚 !
 すぐにオークション会社へ査定を依頼し売却。

Why…なんで？


Recovery Shot!

美術品を美術品として
 サインから高名な画家の絵と判明。
運搬すると高額なコストがかかることが判明。  相応の査定価格がついた。
リサイクルショップでPrecept!
も査定できると言われ 作者丌明の絵画であっても購入価格がた。
高ければ、査定を依頼する価値あり。
担当者が面倒くさがっ 美術品は専門会社へきちんと査定を依て専門会社へ査定を依頼しよう!
頼しなかった。

役員心と秋の空

Inhouse’s view

設計事務所にスタッキングの再検討を促されたが、「最上階の役員室は絶対です！」と言い切りそのまま進めた

However…しかしながら役員会で「なんで最上階なの？」と言われ…
 スケジュールの大幅変更

Why…なんで？


役員とのコミュニケーション丌足
出来れば役員と話した
くないという気持ち
流動的なビジネスの変化と役員の考えの変化に鈍感であった

Recovery Shot!


その後役員と密な関係を構築できた。



最上階を社員サロンにできた！

Precept!
担当役員とは密なコミュニケーションをとり、変動要因にアンテナを張る！

いつの頃から・・・総務v.sICT？

Inhouse’s view

オフィス移転のプロジェクトが始動。
 関係者を招集してのキックオフはしたのに…
However…しかしながら

ICT部門と総務部門の情報が相違（内容、スケジュール感、予算などなど）

Why…なんで？


ICT関連の計画は別稟議で進捗していて、プロジェクト内で情報共有出来ていなかった。
ICT部門と総務部門のコミュニケーションに壁が…

Recovery Shot!
軌道に乗るまでの間、関係者全員出席の会議にてプロジェクトマネジャー中心に情報吸い上げと共有化を図った。
Precept!



ICT部門と総務部門のコミュニケー
ション状況を良く把握しよう！
プロジェクトマネジャーは全体の調整役と心せよ！

ついか工事はついで工事？
Inhouse’s view

大規模プロジェクト。時間も限られていたのでゼネコンに設計施工の一括発注

However…しかしながら

工事も終盤にさしかかり・・・

ゼネコンから5000万円の追加費用見積（作業着手済み工事）

Why…なんで？


定例会議の場で「どうしましょうか」「ではこうしましょうか」それに対して「ではそれでお願いします」と発言。
まさか追加費用が発生するなんて思ってなかった。

Recovery Shot!
追加の予算申請間に合わず

予算オーバーの始末書

Precept!
Change Orderプロセス基準の明確化
追加費用発生する（リスクがある）場合は事前に協議するプロセス確立必要サテライトオフィスはサテどこに？

Inhouse’s view

会社史上初の「サテライトオフィス」を開設！！！！！
 （会社では鳴り物入り！）However…しかしながら→数年で閉鎖Why…なんで？


物理的なオフィス作りに追われて、肝心の仕組み作り（人事、運用など）がおろそかになっていた。
社員を巻き込んだ活動に出来なかった。

Recovery Shot!


現在の、在宅勤務制度の仕組みとオフィス作りに活かされている

Precept!


社内外のステークホルダーやキーマンとのコミュニケーションが重要
事前の他社先進事例の詳細な研究

ニバイ、ニバイ！

PM’s view

移転オフィスレイアウト設計
 コミュニケーションラウンジをデザイン
However…しかしながら施工直前に急遽増員の変更指示。
 ラウンジがドンドンせまくなる。
Why…なんで？


移転直前に青天の霹靂
で合併
個室役員数、従業員数が2倍に！

Recovery Shot!
ある程度の座席増は見越していた

小さいながらラウンジは残った

Precept!


お客様企業の事業特性を見越す先見性



経済ニュースはこまめにチェック

クライアントからPMに明かせない条件もある。

まさかのたかさ

PM’s view

資材搬入車、事前にトン数を確認してもらい、
 ビルの地下駐車場に入るはずだったが

However…しかしながら地下駐車場のスプリンクラー管と接触 駐車場が泡だらけに・・・

Why…なんで？


同等トン数車より尐し背が高かったスロープを勢い良く降りてしまった
ビル警備員の注意は特に無かったRecovery Shot!


メーカー保険でカバーした

週末搬入だったので一大事は避けた

Precept!


搬入メーカーへの入場教育徹底

搬入車スペックはトン数で判断しない



搬入者の通行経路もチェック！(予期せぬ道路工事など)

風と共にPMは去りぬ

Inhouse’s view

約1000人のオフィス移転プロジェクト
 幸運にも優秀なPMコンサルにあたり、Projectは大成功！

However…しかしながら

実際にオフィス運営してから使い勝手など相談したい事が・・・
PMへ連絡したが、地球の裏に行ってしまい連絡丌能

Why…なんで？


PM専門家は、すぐに次のProjectへ行ってしまう。
それが地球の反対側でもどこでも・・・・・
それが仕事だから。

Recovery Shot!


仕方ないので業者レベルに確認



業者と直接、試行錯誤で解決対処

Precept!
「PMは連絡つかなくなる」という教訓のもと、契約書に「Project完了後、6ヶ月は連絡できる状態とすること」の文章約束が必要！！

無謀なダイエット？

Inhouse’s view

約2000人のオフィス移転プロジェクト

移転する際に、全社員70%のファイル量削減義務！

However…しかしながら書類の50%は廃棄、残り20%は整理整頓で何とか達成！
 しかし、半年後に各部署から追加キャビネ発注殺到！？
Why…なんで？


真の目的は「30%の量で管理できる業務プロセス確立」であり、その準備が完全に抜けていた！！
いつの間にか70％削減が目標になっていた。

Recovery Shot!
ファイリングコンサルタント依頼

ラテラル、スタッキングのコツを習得

Precept!
ファイル削減は体重減量と一緒！
肝心なのは削減した後の生活習慣、ルール作りが、リバウンドを防ぐ最大の予防法。ここに時間をかけるべし。

すぐ上の階は、遠いかい？！

PM’s view

近接要件を綿密に検討
 要件に応じて、上下階を利用し完璧なスタッキング配置
However…しかしながら

ワーカーから「上下１階の移動の方が大変！」とクレーム

尐し離れた階同士の移動はストレスなくノークレーム。

Why…なんで？


上下１階のEV利用は気が引けて階段を使いがち。
階段での上下移動は、重たい鉄の扉を開けなければならない

階段は暗く急で狭く、握り玉のドアノブ
遠い階への移動の方が楽

Recovery Shot!
スタッキングの一部見直し。

次のプロジェクトに活かされた！

Precept!


ビルによって、階段室が遠い場合もある

そんなときはスタッキングのセオリー（上下階の近接要件）を見直そう。

まとめ

PM’s view

重要なのは「早期の関係者の合意形成」
はじめが肝心！
100%
85%
80%
66%/

施
設 60%
決の定品
度 質 40%合コいス
ト 20%の0%

企画

基本設計

実施
設計

施工

運用

プロジェクトの段階
上記データの出典: 「建物リフォーム・リニューアルマニュアル」（建物リフォーム・リニューアル編集委員会1997年）

尚、本失敗事例はフィクションです。
当部会のメンバーの実話ではありませんので、誤解のないようお願い申し上げます。

Q&A

質問があればどうぞ！

あなたも！！PM部会に入りませんか？
日本のFM発展の為に是非協力して下さい。
 部会は月一回18時半～＠JFMA会議室（日本橋浜町）
 参加希望者はJFMAホームページにて申し込み、または部会長（金英範)までメールください！
金英範
young.b.kim@baml.com