GedragscodeHet juiste ding, op de juiste manier

Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

Bericht van de CEO
Beste familie van de HOYA-groep,in de loop van onze lange geschiedenis heeft de
HOYA-groep altijd een onwrikbare inzet gehadvoor onze missie van het creëren van producten
en diensten door middel van innovatie encreatieve technologie. Die focus stelt ons in staatom als bedrijf een eerlijke winst te maken en het
leven van mensen te verbeteren. Maar de manier
waarop we deze resultaten bereiken is nog
belangrijker. Het is onze verantwoordelijkheidom zaken te doen met een absolute toewijding
aan wettelijke naleving en ethische praktijken enom positief bij te dragen aan de maatschappij.
Daarnaast moeten we altijd handelen op een manier die respect en zorg toontvoor alle leden van de HOYA-familie.

Met werknemers in meer dan 35 landen en een commercieel bereik naar
nog veel meer landen, is het nu belangrijker dan ooit dat wij onder één set
van wereldwijde normen werken. Daarom hebben we deze wereldwijde
gedragscode ontwikkeld als richtlijn voor alle werknemers van de HOYA-groepom het vertrouwen van onze werknemers, klanten en aandeelhouders tebehouden. Hoewel geen enkele Code alle situaties kan dekken die u op de
werkplek kunt tegenkomen, kan hij wel een solide basis bieden om goede
keuzes te maken. Als u na het raadplegen van de gedragscode nog vragen ofzorgen hebt, moet u deze bespreken met uw leidinggevende of manager, dejuridische of nalevingsafdeling, of contact opnemen met de HOYA-hulplijn.
Vergeet niet dat u een gewaardeerd lid bent van de HOYA-groep en dat
de keuzes die u maakt de basis vormen voor het vertrouwen in ons bedrijf.
Ik verwacht van u dat u problemen met integriteit aanpakt en elke dag
samenwerkt om te doen wat juist is. Samen zullen we een Groep opbouwen
en in stand houden die echt wordt gerespecteerd en vertrouwen verdient.

Ongeacht hoe de tijden veranderen of waar we zakendoen, er is één doel
waarop we ons samen moeten richten: het behouden van vertrouwen inde HOYA-groep. Ieder van u speelt een essentiële rol in het succes van deonderneming. Uw gedrag heeft een grote invloed op de groei van het bedrijf
en op de manier waarop wij door onze belanghebbenden worden gezien.
Verkopen en winst maken op basis van illegale of onethische handelingenis niet aanvaardbaar. Om als bedrijf door de maatschappij erkend en hoog
gewaardeerd te worden, moet ieder van u elke dag op het werk goede keuzes
maken - het juiste doen, op de juiste manier.

Nogmaals bedankt voor uw voortdurende inzet en steun voor de missie van
HOYA. HOYA zal zich zoals altijd blijven richten op de veiligheid en het welzijn
van onze collega’s en het verlenen van uitstekende producten en service aanonze klanten over de hele wereld. Laten we verenigd blijven en elkaar helpen
om de gemeenschappelijke doelen van de HOYA-groep te bereiken door onze
constante focus op het juiste op de juiste manier te doen.
Eiichiro Ikeda
Chief Executive Officer, HOYA Group2

Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

Bedrijfsmissie
HOYA is toegewijd aan innovatie op
het gebied van informatietechnologie,
levensstijlen en cultuur en streeft naar een
wereld waarin iedereen kan genieten van het
goede leven, in harmonie met de natuur.

Inzet voor aandeelhouders
HOYA streeft ernaar om de bedrijfswaarde te verhogen door de
bedrijfsresultaten te verbeteren en de groei te behouden. Ons
doel is om eerlijke dividenden uit te keren en aandeelhouders een
rendement op hun investering te bieden dat aan hun verwachtingen
voldoet. We maken bedrijfsinformatie vrijwillig en
onpartijdig bekend.

Inzet voor werknemers

Inzet voor klanten

HOYA respecteert de persoonlijkheid en individualiteit
van elke werknemer. We bieden werknemers
mogelijkheden om hun initiatief en creativiteit
volledig te ontplooien binnen een veilige en
bevredigende werkomgeving. We doen ons best om
een goed leven voor onze werknemers te verzekeren.

Het doel van HOYA is om veilige, hoogwaardige
producten en diensten te leveren die echte
waarde bieden. We doen er alles aan om deklanttevredenheid te verhogen door de kwaliteit vanonze bedrijfsactiviteiten voortdurend te verbeteren.

Inzet voor de maatschappij
HOYA streeft er altijd naar om een
maatschappelijk verantwoorde
onderneming te zijn. We doen er alles
aan om ervoor te zorgen dat onze
bedrijfsactiviteiten worden uitgevoerd
met respect voor het milieu. We zijn
absoluut toegewijd aan naleving van
de wet en ethische praktijken.

Managementprincipes
Om de visie van HOYA terealiseren hebben we een reeksmanagementprincipes opgesteld
als richtlijn voor al onze beslissingenen handelingen. We vertalen dezeprincipes naar acties die bijdragenaan zowel economische welvaart alssociale en culturele vooruitgang, en
streven ernaar het vertrouwen teverdienen van iedereen die
een belang heeft inons succes.
3

Inzet voor innovatief
management
HOYA streeft er voortdurend naarom nieuwe waarde te creëren door
middel van innovatie en creatieve
technologie. Met ons wereldwijde
managementnetwerk maken we
optimaal gebruik van de vooruitgang
van het informatietijdperk. We hebben
een wereldwijd perspectief, terwijl we delokale cultuur en gebruiken respecteren.

Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

Inhoudsopgave
527

InleidingWe houden ons aan onze gedragscode.. . . . . . . . . . . . . . 6
We begrijpen onze verantwoordelijkheden. . . . . . . . . . . 8
We delen onze zorgen.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

We zijn verantwoordelijke zakenpartners
Verplichtingen ten opzichte van degezondheidszorgsector. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Relaties met leveranciers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Belangenconflicten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Geschenken en entertainment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Het milieu.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

35

12

We beschermen de Groep
Nauwkeurige administratie.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Informatie van de HOYA-groep.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Bedrijfsmiddelen van de HOYA-groep. . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Handel met voorkennis.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Verantwoordelijke communicatie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

We respecteren anderen
Mensenrechten.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Een positieve, productieve werkplek. . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Gezondheid en veiligheid. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Gegevensbescherming.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
De bedrijfsinformatie van anderen beschermen. . . . . . 18

19

We doen zaken op een wettige manier
Kwaliteit en veiligheid van onze producten
en diensten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Eerlijke concurrentie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Bestrijding van omkoping en corruptie. . . . . . . . . . . . . . . 23
Internationale handel.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Bijlage
Bevestigingsformulier van de gedragscodevan de HOYA-groep (voor werknemers).. . . . . . . . . . . . . . 45
Nuttige hulpbronnen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Deze gedragscode is geen arbeidsovereenkomst.

4Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

InleidingOnze gedragscode is een belangrijk hulpmiddel om ons te helpen onzemissie te verwezenlijken. Het helpt ons ook om bij elke actie die weondernemen het juiste te doen, op de juiste manier.
We houden ons aan onze gedragscode.. . . . . . . . . . . . . . 6
We begrijpen onze verantwoordelijkheden. . . . . . . . . . . 8
We delen onze zorgen.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

5

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

We houden ons aan onzegedragscodeWe beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

Onze gedragscode is van toepassing op:• Elke werknemer, op elk niveau van de Groep; Iedereen isverantwoordelijk voor het lezen, begrijpen en naleven van degedragscode van HOYA.
• Tijdelijk personeel en contractwerkers op locatie die voor de
HOYA-groep werken, maar niet direct in dienst zijn van deGroep.
Gewaardeerde partners van de HOYA-groep, tijdelijke encontractwerkers worden ook gevraagd zich te gedragen inovereenstemming met de gedragscode van HOYA.

In overeenstemming met het fundamentele beleid en dewaarden van de HOYA-groep (zoals vermeld in de missie andmanagementprincipes van het bedrijf ), beschrijft de gedragscodevan HOYA (“gedragscode”) de basisrichtlijnen waar we allemaal
naartoe werken en waaraan we ons moeten houden bij het
uitvoeren van onze taken bij de HOYA-groep.

Bij HOYA zullen we:- de gedragscode nooit schenden, zelfs niet als een
leidinggevende of manager hierom vraagt;- winst opofferen als het betekent dat we anders onzegedragscode zouden overtreden;- niet toestaan dat de praktijken van andere bedrijven
invloed hebben op onze inzet voor onze gedragscode.

6Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

vermoedt, moet u onmiddellijk uw leidinggevende, manager of
een specialist die verantwoordelijk is voor het betrokken gebied(bijvoorbeeld financiën, human resources, de juridische ofnalevingsafdeling, milieu, exportcontrole, farmaceutische zakenenz.) raadplegen om de juiste handelwijze te bepalen.
Als u het gevoel hebt dat u het probleem niet binnen uw werkplek
kunt oplossen, neem dan contact op met de HOYA-hulplijn of een
ander lokaal beschikbaar meldingskanaal voor advies, in plaats vande zaak te laten rusten. Meldingen aan dergelijke kanalen kunnen
ook anoniem worden gedaan, voor zover wettelijk toegestaan. De
hele HOYA-groep verbiedt ten strengste represailles tegen iedereen
die te goeder trouw een melding doet van een probleem.

WAT ZOU U DOEN?

Wat gebeurt er als iemand onze gedragscodeovertreedt?

Wat als er een conflict is tussen wat er in onzegedragscode staat en de wetten in het land waar
u werkt, en u niet zeker weet wat u moet doen?

Elke werknemer die de gedragscode overtreedt of anderen
aanmoedigt om dit te doen, of die een oogje dichtknijpt bij een
overtreding, kan disciplinaire maatregelen ondervinden op basis
van de aard en de ernst van de overtreding. Voor directeuren of
bestuurders kunnen de straffen ernstiger zijn.
Als er tijdens uw werk vragen ontstaan over de gedragscodevan HOYA, of als u een schending van de gedragscode ziet of

U moet altijd de strengere vereiste volgen. Als het
niet duidelijk is welke vereiste strenger is, moet u
advies vragen aan de juridische of nalevingsafdeling.

7

Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

We beschermen de Groep

We begrijpen onze
verantwoordelijkheden

BijlageNuttige hulpbronnen

Is hetlegaal?

Elk lid van de HOYA-groep heeft de verantwoordelijkheid om onze
reputatie van rechtmatig en ethisch handelen in stand te houden.
Om aan deze verantwoordelijkheid te voldoen:• Moet eenieder van ons gedrag op de werkplek vertonen dat
onze waarden weerspiegelt en dat voldoet aan alle toepasselijke
wetten, statuten en de voorschriften en beleidslijnen van de HOYAgroep (inclusief branchespecifieke voorschriften met betrekking
tot sommige van onze bedrijfsactiviteiten). Ook ons persoonlijke
gedrag moet in overeenstemming zijn met de voorschriftenen beleidslijnen van de HOYA-groep en zelfs de schijn van
ongepastheid vermijden.
• Begrijpen we dat deze richtlijnen niet elke mogelijke situatie
behandelen die we op de werkplek kunnen tegenkomen. In
situaties waarin het juiste pad niet duidelijk is, vragen we ons af:

Zou ik me op
mijn gemak
voelen als
anderen op
de hoogte
waren van mijn
beslissing?

Komt het
overeen met
de langetermijndoelen en-belangenvan deHOYA-groep?

Is het toegestaan
volgens onzegedragscodeen onzebeleidslijnen?

Weerspiegelt het
onze missie en
managementprincipes?

Als u op alle vijf vragen “ja” kunt antwoorden, is het waarschijnlijk
acceptabel om verder te gaan. Maar een “nee” of “ik weet het niet
zeker” op een van deze vragen betekent dat u voordat u verdergaat
moet stoppen en heroverwegen, of advies moet vragen aan uw
leidinggevende, manager, afdelingshoofd, human resources of dejuridische of nalevingsafdeling. Vergeet niet dat het altijd en onder
alle omstandigheden gepast is om hulp te vragen.
8

Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners• We reageren niet op eisen van georganiseerde crimineleorganisaties.
• Ongeacht onze functie, moeten de zakelijke beslissingen die wenemen worden genomen in het beste belang van de HOYA-groep.
Als werknemers moeten we ervoor zorgen dat:
- we zonder belangenconflicten werken;- we geen eigendommen van de HOYA-groep verduisteren;- we de juiste procedures van de HOYA-groep volgen;- we bevoegd en volledig verantwoordelijk zijn voor de beslissingen
die we nemen.

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen• Schendingen van de wet of ander wangedrag dat aanzienlijk is inaard of omvang onmiddellijk melden aan de juridische afdeling;• Ervoor zorgen dat werknemers (zowel directe als indirecte
ondergeschikten) weten dat er geen vergelding zal zijn voor het
te goeder trouw melden van schendingen.

Elk jaar bevestigen we onze gedragscode opnieuw.
Het lezen, bestuderen en vertrouwen op onze gedragscode iseen van de manieren waarop eenieder van ons een ethische
werkplek kan bevorderen. Om te bevestigen dat iedereen degedragscode begrijpt, voert HOYA een jaarlijks bestuderings- en
bevestigingsproces uit op een manier die van toepassing is voor
elk land. Werknemers krijgen ook extra hulpmiddelen om hun
begrip van de gedragscode te vergroten, zoals persoonlijke encomputergebaseerde training.
De implementatie van de bovenstaande procedures wordt
bevestigd door middel van een interne audit.

Leiders hebben extra verantwoordelijkheden.
Als u een leidinggevende of manager bent, bepaalt u de toon voor
een ethische werkplek. HOYA verwacht dat leiders:• Het goede voorbeeld geven, de waarden van de Groep
weerspiegelen en door middel van hun woorden en daden inzet
voor deze gedragscode tonen;• Een sfeer creëren die wettig en ethisch gedrag bevordert, waarin
werknemers vragen kunnen stellen en zorgen kunnen uiten;• De voltooiing van vereiste nalevingstraining bevorderen en zoeken
naar aanvullende manieren om regelmatig te wijzen op het
belang van het naleven van deze gedragscode en andere HOYAbeleidslijnen of de beleidslijnen van hun HOYA-divisie;

De HOYA-hulplijngroep (HHL-groep) op het
hoofdkantoor van HOYA Corporation houdt
toezicht op en beheert de gedragscode van HOYA.
De gedragscode kan niet worden gewijzigd
zonder toestemming van de HHL-groep.
9

Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

We delen onze zorgen

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

Als u zich niet op uw gemak voelt om met uw leidinggevende ofmanager te spreken, dan kunt u contact opnemen met:
- een ander lid van het management;- een lid van de afdelingen personeelszaken, juridische zaken ofnaleving;- de HOYA-hulplijn.

We werken samen om een ethische werkplek te bevorderen.
Iedereen is ervoor verantwoordelijk om schendingen van onzegedragscode te melden. Als u vragen hebt over de gedragscode ofeen schending ervan vermoedt, dan zijn er verschillende bronnen
beschikbaar om u te helpen.
Begin met uw leidinggevende of manager. Hij/zij is in de beste positie
om uw bezorgdheid te begrijpen en de juiste actie te ondernemen.

Wat is de HOYA-hulplijn?
De HOYA-hulplijn is een onafhankelijk communicatiekanaal waarmee
werknemers van de HOYA-groep op bepaalde locaties mogelijke
schendingen van de wet of de gedragscode van HOYA kunnen
melden. Waar beschikbaar fungeert de HOYA-hulplijn als hulpmiddel
naast de normale rapportagelijnen die beschikbaar zijn binnen elk
bedrijf van de HOYA-groep.
Als de HOYA-hulplijn beschikbaar is op uw locatie, dan kunt u daar
terecht om een vraag te stellen of een probleem te delen. Wanneer u
contact opneemt met de HOYA-hulplijn:• Kunt u in uw eigen taal spreken via het telefoonkanaal dat
beschikbaar is op uw locatie, of een melding doen via een online
intakeformulier of per e-mail.
• Wordt uw bezorgdheid in detail gedocumenteerd en gerapporteerd
aan het interne Hulplijnteam van HOYA voor onderzoek.
• Kunt u op een later moment de status van het onderzoek opvragenof eventuele aanvullende informatie melden.
• Hebt u de zekerheid dat uw bezorgdheid snel en discreet zal
worden behandeld.
10

Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

Voel u vrij om uw zorgen uit te spreken.

We nemen overtredingen serieus.

U kunt uw zorgen anoniem melden, tenzij dit wordt beperkt doorde lokale wetgeving. Als u uw naam opgeeft, wordt alles in het
werk gesteld om uw identiteit te beschermen als u dit verzoekt.
In sommige gevallen is het echter niet mogelijk om uw identiteit
vertrouwelijk te houden, vanwege de aard van het onderzoek,
de voorwaarde voor het uitvoeren van een grondig onderzoek of
bepaalde wettelijke vereisten.
Als u op enige manier betrokken bent bij een nalevingsonderzoek(zelfs als getuige), mag u dit onderzoek met niemand anders
bespreken dan degenen die het onderzoek uitvoeren, tenzij
dit specifiek wordt toegestaan door de onderzoeker. U moet
ook te goeder trouw meewerken aan elk onderzoek en
waarheidsgetrouwe antwoorden geven op alle vragen van het
onderzoeksteam.

Er kunnen disciplinaire maatregelen, waaronder beëindiging van
het dienstverband, worden genomen tegen elke werknemervan HOYA die de wet, voorschriften, deze gedragscode ofonze beleidslijnen of procedures overtreedt. Dit geldt ook voor
leidinggevenden of managers die overtredingen negeren ofdeze opzettelijk niet opsporen of corrigeren. Het management
en de personeelsafdeling van HOYA zijn verantwoordelijk voor
het toezicht op de disciplinaire normen om ervoor te zorgen dat
alle gerelateerde disciplinaire maatregelen consistent worden
toegepast, zoals toegestaan door de lokale arbeidswetgeving.

Wat betekent “te goeder trouw” een
probleem melden?

De HOYA-groep verbiedt vergelding.
HOYA staat geen enkele vergelding toe tegen iemand die tegoeder trouw een nalevingsprobleem of integriteitskwestie aan deorde stelt. Iedereen die zich inlaat met vergelding zal disciplinairemaatregelen ondervinden, waaronder mogelijk de beëindiging
van het dienstverband. Als u vermoedt dat u, of een andere
werknemer, vergeldingsmaatregelen hebt ondervonden voor het
te goeder trouw melden van een probleem of een schending van
de wet, voorschriften, het beleid of deze gedragscode, dan moet u
onmiddellijk contact opnemen met de nalevingsafdeling of met deHOYA-hulplijn waar deze beschikbaar en toegestaan is door de wet.

Het betekent dat u naar voren komt met een oprechte
wens om eerlijke en nauwkeurige informatie teverstrekken, zelfs als later blijkt dat u zich hebt vergist.

11Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

We respecteren anderen
We zijn een team van toegewijde werknemers in landen over de hele
wereld die creatief denken, innovatie stimuleren en een verschil maken
in het leven van mensen overal ter wereld.
Mensenrechten.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Een positieve, productieve werkplek. . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Gezondheid en veiligheid. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Gegevensbescherming.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
De bedrijfsinformatie van anderen beschermen. . . . . . 18
12

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

Mensenrechten
We respecteren elkaar en erkennen de waardigheid en waarde vanelke persoon.

We zetten ons in voor:• Het bieden van een werkomgeving waarin werknemers hun
beste werk kunnen leveren; We discrimineren of intimideren
anderen niet op basis van hun ras, nationaliteit, geslacht, religie,
geloofsovertuiging, afkomst, leeftijd, lichamelijke of geestelijke
beperking, seksuele geaardheid of andere wettelijke vereisten.
• Het bevorderen van een werkplek die vrij is van ongewenste
intimiteiten (met inbegrip van seksuele intimidatie), intimidatie,
geweld en pesterijen.
• Het beschermen van de fundamentele mensenrechten; We
verbieden kinderarbeid, dwangarbeid en mensenhandel binnen
onze eigen bedrijfsactiviteiten en in onze hele toeleveringsketen.
• Het respecteren van de familierechten van onze werknemers; Wezullen niemand intimideren, afwijzen, degraderen, zijn/haar salaris
verlagen of overplaatsen als gevolg van zwangerschap, bevalling,
verlof voor kinderopvang of zorgverlof.
• Het delen van onze zorgen als we discriminatie, intimidatie of een
schending van de mensenrechten ervaren of er getuige van zijn.

WAT ZOU U DOEN?
Een van uw collega's stuurt
e-mails met grappen over
bepaalde nationaliteiten.
U voelt zich ongemakkelijk bij
deze grappen en u verwijdert ze
meestal. Moet u nog verdere actie
ondernemen?
Ja. U moet uw collega vragen om
te stoppen met het verzenden vande e-mails en als het gedrag wordt
voortgezet, uw leidinggevendeof manager hiervan op de
hoogte stellen. Dit soort gedragis respectloos en schadelijk voor
het moreel en de teamomgeving
waaraan we allemaal hebben
gewerkt om deze te creëren.

13

Wanneer u een nieuwe leverancier
bezoekt, ziet u daar werknemers
die minderjarig lijken. Als u deleverancier ernaar vraagt, krijgt ugeen duidelijk antwoord. Wat zijn
uw volgende stappen?
U hebt het juiste gedaan, ten eerste
door op te letten voor schendingen
van mensenrechten, en ten tweede
door uw bezorgdheid te melden bijde leverancier. De volgende stap isom het incident te melden aan dejuridische afdeling. We zetten ons
in voor de mensenrechten en voor
het uitbannen van schendingenvan de mensenrechten, waaronder
kinderarbeid.

Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

Een positieve, productieve
werkplek
WAT ZOU U DOEN?

We stimuleren een open, positieve werkomgeving en bouwen aan
goede menselijke relaties om een vriendelijke, op samenwerking
gerichte sfeer te creëren.

Tijdens een sollicitatiegesprek
vertelt een kandidaat dat ze twee
jonge kinderen heeft. U weet dat
de functie overuren vereist, dus uvraagt hoe ze haar kinderopvang
heeft geregeld. Is dat toegestaan?

We zetten ons in voor:• Het elkaar helpen resultaten te bereiken en te slagen; Datbetekent:- we voeren onze taken niet uit onder de invloed van alcohol, en
we bezitten, gebruiken of verspreiden geen illegale drugs of
gereguleerde stoffen op het terrein van de HOYA-groep;- we brengen geen vuurwapens, messen of andere gevaarlijke
voorwerpen naar het terrein van de HOYA-groep;- tijdens werkuren gokken we niet, lenen we geen geld en vragen
we onze collega's of zakenpartners niet om bijdragen van hun
tijd, middelen of fondsen;- we gebruiken geen opname- of videobewakingsapparatuur
op de werkplek, tenzij er een legitieme zakelijke reden is, dezevoldoet aan de plaatselijke wetgeving en goedkeuring van het
bedrijf is verkregen.
• Het respecteren van de bijdrage van elk individu door te luisteren,
een vrije, open discussie aan te gaan en ons in te zetten om met
elkaar samen te werken.

Nee. Factoren zoals burgerlijke
staat, ouderschap en zwangerschap
mogen niet worden overwogen
bij het nemen van een beslissing
om iemand in dienst te nemen.
Het is echter wel toegestaan om
de kandidaat te vertellen dat demogelijkheid om overuren te draaien
een verwachting is voor deze functie
en te vragen of dat voor haar een
probleem zou zijn.

14

Bij u is onlangs een medische
aandoening vastgesteld die
het moeilijk maakt om een van
uw normale functietaken uit tevoeren. Wat moet u doen?
HOYA zet zich in om redelijke
aanpassingen te bieden aan alle
gekwalificeerde personen met een
handicap. U moet uw manager of
personeelszaken op de hoogte
stellen van uw situatie, zodat zij
mogelijke aanpassingen met u
kunnen bespreken.

Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

Gezondheid en veiligheid
We waarderen de inspanningen van elk individu en zetten ons in
om de veiligheid op de werkplek te waarborgen, ongevallen enrampen op de werkplek te elimineren en letsel te voorkomen.

• Het nauwkeurig registreren van onze werkuren; We werken geen
onbetaalde overuren en staan ook niet toe dat anderen dit doen.
• Het nooit meenemen van risicovolle of gevaarlijke stoffen of
andere chemicaliën uit toegestane gebieden, tenzij hiervoor
een legitieme reden is, en in die gevallen volgen we devoorgeschreven procedures van de HOYA-groep.

We zetten ons in voor:• Het leveren van onze eigen bijdrage om iedereen bij HOYA letselen ziektevrij te houden door:- de beleidslijnen te volgen van de faciliteiten waar we werken,
de werkplek schoon en hygiënisch te houden en doorlopend
goede veiligheidspraktijken in acht te nemen;- deel te nemen aan training en oefeningen; we zorgen ervoor dat
we nooit machines of apparatuur bedienen waarvoor we geen
toestemming hebben of waarvoor we niet zijn getraind;- de regels voor veiligheid en gezondheid op het werk na televen; we dragen beschermende uitrusting wanneer dit isvereist, blijven uit de buurt van gevarenzones en controleren deveiligheidsvoorzieningen;- het voorkomen van overwerk, wat de veiligheid van mensen in
gevaar kan brengen;- maatregelen te nemen om werknemers te beschermen door tevoorkomen dat zieke mensen de werkplek betreden.
• Het respecteren van elkaars rechten met betrekking tot
de arbeidswetgeving (bijv. verlof voor kinderopvang,
mantelzorgverlof, betaalde vakantie);

WAT ZOU U DOEN?
Een van uw collega's stelt voor om een stap in de productielijn tewijzigen om het proces te versnellen, maar u bent bezorgd dat dit
onveilig zou kunnen zijn. Wat moet u doen?
Sluit nooit een compromis als het gaat om veiligheid. Hoewel HOYA
continue verbetering waardeert en aanmoedigt, moeten alle wijzigingen
in onze procedures worden beoordeeld en goedgekeurd om ervoor tezorgen dat er geen negatieve gevolgen zijn voor onze werknemers of onze
producten. U moet contact opnemen met uw leidinggevende of manager
om de suggestie van uw collega te bespreken; in de tussentijd mag u geen
wijzigingen in het proces implementeren.

15Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

Gegevensbescherming

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

We zetten ons in voor:• Het begrijpen welke soorten informatie als “persoonsgegevens”
worden beschouwd.
• Het respecteren van de privacy van onze collega's, onze klanten
en onze zakenpartners en het behouden van hun vertrouwen
door hun persoonlijke informatie met zorg te behandelen; We
moet extra zorgvuldig omgaan met betrekking tot “gevoelige
persoonlijke informatie”, zoals bankrekeningnummers of
medische informatie.
• Het gebruik van persoonsgegevens alleen op de manier
waarvoor de betrokkene toestemming heeft gegeven om ze tegebruiken, en ze nooit te delen met anderen (binnen of buiten
HOYA) tenzij ze hiervoor zijn geautoriseerd en een legitiem doel
hebben om deze te zien.
• Het verzamelen, opslaan, gebruiken, delen, overdragen enverwijderen van persoonsgegevens in overeenstemming met dewereldwijde wetgeving inzake gegevensbescherming en op een
manier die deze gegevens veilig houdt.
• Het alert zijn op onjuiste verwerking of gegevensinbreuken
en het onmiddellijk contact opnemen met de juridische ofnalevingsafdeling als er inbreuk is gemaakt op gegevens. We
beseffen dat openbaarmaking van persoonsgegevens, zelfs als
dit per ongeluk gebeurt, niet alleen ongemak voor betrokkenen
kan opleveren en kan leiden tot wettelijke aansprakelijkheid,
maar ook het vertrouwen in de HOYA-groep kan ondermijnen.

We hechten waarde aan het recht van een persoon op privacy enzorgen ervoor dat alle gegevens met de nodige zorgvuldigheid en
om legitieme zakelijke redenen worden verzameld.

16

Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

WAT ZIJN “PERSOONSGEGEVENS”?
Alle informatie die kan worden gebruikt om iemand hetzij directof indirect te identificeren, zoals:

WAT ZOU U DOEN?

- een naam;- een werknemersidentificatienummer;- een e-mailadres;- een telefoonnummer.
Als u niet zeker weet of bepaalde gegevens als“persoonsgegevens” worden beschouwd, neem dan contact op
met de relevante afdeling voordat u de gegevens deelt.

17

U ontvangt een telefoontje van
een externe advocaat die om
informatie vraagt over een van dewerknemers op uw afdeling. Hoe
moet u reageren?

Uw laptop wordt uit uw auto
gestolen terwijl u op weg naarhuis langs een winkel gaat.
Levert dit problemen op voor degegevensbescherming?

U mag nooit gegevens vanwerknemers aan iemand geven
zonder te controleren of deze
openbaarmaking is toegestaan.
U moet uw leidinggevende, manager
of de juridische afdeling raadplegenvoordat u de gegevens verstrekt.

Als uw laptop persoonsgegevens
bevat, kan dit wordenbeschouwd als een inbreuk op degegevensbeveiliging en mogelijk
openbaarmakingsmeldingen en zelfs
herstelmaatregelen vereisen. Zelfs
als u de gegevens niet daadwerkelijk
op uw laptop hebt opgeslagen,kan er informatie zijn toegevoegd
aan e-mails die zich op uw laptop
bevinden. U moet onmiddellijk
contact opnemen met de juridische
en IT-afdeling om de juiste
vervolgstappen te bepalen.

Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

De bedrijfsinformatie vananderen beschermen
WAT ZOU U DOEN?

We respecteren en beschermen de vertrouwelijke
bedrijfsinformatie van anderen en behandelen deze alsof het
onze eigen informatie is.

Er is net een nieuwe werknemer bij uw team gekomen vanuit een vanonze concurrenten. Het zou waardevol zijn als zij wat informatie kon
delen over de kwaliteitsprocedures die ze heeft ontwikkeld terwijl zevoor die concurrent werkte. Mag zij dat doen?

We zetten ons in voor:

Nee. Dat zou in strijd zijn met onze beleidslijnen, haar verplichtingen ten
opzichte van haar vorige werkgever en mogelijk de wet. U mag haar niet
vragen of onder druk zetten om deze informatie te onthullen. Ze mag dealgemene kennis en vaardigheden die ze in haar vorige baan heeft geleerd
wel gebruiken, maar niemand van ons mag vertrouwelijk of beschermd
materiaal dat is geproduceerd terwijl we ergens anders werkten, vervolgens
meenemen naar HOYA. Ze is verplicht om de vertrouwelijke informatie vanhaar vorige werkgever te beschermen, net zoals werknemers van HOYA
verplicht zijn om onze informatie te beschermen.

• Het naleven van alle auteursrechten en gerelateerde wetten;
We mogen niet zonder toestemming:- software of andere productontwerpen kopiëren of gebruiken
die zijn ontwikkeld door andere bedrijven of personen;- afbeeldingen of tekstgegevens kopiëren of gebruiken die
afkomstig zijn uit mediabronnen, zoals het internet.
• Het veilig houden van de vertrouwelijke bedrijfsinformatie
van anderen en deze alleen te gebruiken in overeenstemming
met de voorwaarden van toepasselijke overeenkomsten.
• Het voorzichtig zijn bij het verkrijgen van vertrouwelijke
bedrijfsinformatie, ervoor zorgen dat we het recht hebben
om deze te gebruiken, en nooit informatie van twijfelachtige
oorsprong gebruiken.
• Het nooit druk uitoefenen op anderen, inclusief nieuwe
werknemers, om vertrouwelijke bedrijfsinformatie van vorige
werkgevers bekend te maken.
18Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

We doen zaken op een wettige manier
Terwijl we de technologische grenzen verleggen om een betere toekomst
te bieden, respecteren en volgen we altijd de wetten en voorschriftenvan onze branche en van de landen waarin we actief zijn.
Kwaliteit en veiligheid van onze producten
en diensten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Eerlijke concurrentie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Bestrijding van omkoping en corruptie. . . . . . . . . . . . . . . 23
Internationale handel.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
19

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

Kwaliteit en veiligheid van onze
producten en diensten
We behouden het vertrouwen van onze klanten door ervoor tezorgen dat onze producten en diensten voldoen aan onze eigen
interne normen of deze overtreffen, evenals de normen die door
onze branche zijn vastgesteld.

- voorafgaand aan het op de markt brengen of verkopen van onze
producten alle wettelijke goedkeuringen te verkrijgen, en te voldoen
aan alle lopende wettelijke verplichtingen in verband hiermee.
• Het waarheidsgetrouw en transparant zijn in wat we klanten
vertellen over onze producten en diensten - we begrijpen dat
overdreven beweringen of ongegronde garanties wettelijke
aansprakelijkheid kunnen creëren en de veiligheid van de klant ingevaar kunnen brengen.

We zetten ons in voor:• Het in elke fase van het proces voldoen aan hoge kwaliteits- en
veiligheidsnormen, door:- tijdens de productplanning en ontwerpfasen alle functies die tot
ongelukken kunnen leiden te wijzigen of elimineren;- tijdens de productie- en inspectiefasen alle zorgen overproducten die niet voldoen aan onze specificaties of normen
te melden aan de juiste partij en te voorkomen dat dergelijke
producten worden vrijgegeven;- de juiste waarschuwingen of meldingen op te nemen in
gebruikershandleidingen om ervoor te zorgen dat producten op
een veilige manier worden gebruikt en onderhouden;- producten op de juiste manier op te slaan, in overeenstemming
met onze beleidslijnen en procedures;- productklachten onmiddellijk te melden in overeenstemming
met gedefinieerde procedures;

WAT ZOU U DOEN?
Een van onze contracten vereist een test die in een latere fase van het
proces wordt herhaald. De eerdere test lijkt een verspilling van tijd engeld en vertraagt de levering. Mag de extra test worden overgeslagen?
Nee. Omdat het contract vereist dat beide tests moeten worden uitgevoerd,
mogen er geen wijzigingen in tests of kwaliteitscontroles worden
aangebracht zonder eerst het juiste managementniveau te informeren en
hun goedkeuring te verkrijgen, evenals die van onze klant. Het zonder degoedkeuring van onze klant opzettelijk leveren van een product dat niet
voldoet aan de contractspecificaties of testvereisten kan worden beschouwd
als fraude en een schending van de wet.

20

Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

Eerlijke concurrentie

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

We zetten ons in voor:• Het bevorderen van vrije, eerlijke en open concurrentie door
overal waar we zakendoen de mededingings-, antitrust- en
antimonopoliewetgeving na te leven.
• Het te goeder trouw handelen en het nakomen van onze
beloften aan klanten:- we verkrijgen geen omzet via oneerlijke marketingpraktijken;- we zorgen ervoor dat advertenties en promotiemateriaal feitelijk
en volledig zijn;- we doen nooit valse of misleidende beweringen over onze
producten;- we dringen klanten geen specifieke wederverkoopprijs ofspreiding van de wederverkoopprijs op.
• Het op een eerlijke en rechtmatige manier overtreffen van onze
concurrenten:- we voeren geen gesprekken met concurrenten overconcurrentiegevoelige onderwerpen (zoals prijzen, kosten,productievolumes of verkoopvoorwaarden);- we sluiten geen formele of informele overeenkomsten of
afspraken die de concurrentie zouden beperken (of zelfs maarlijken te beperken);- we schaden de goede naam en reputatie van een concurrent
niet door hem of zijn producten en diensten te belasteren of ineen kwaad daglicht te stellen.

We concurreren sterk, maar eerlijk en zorgen ervoor dat ons succes
wordt gestimuleerd door onze hoogwaardige producten (en nooit
door onethische of illegale praktijken).

21

Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners• Het op de juiste manier verzamelen van markt- of concurrentieinformatie, via openbare bronnen (zoals nieuwsberichten,
vakbladen en feedback van klanten). We zijn zorgvuldig
om vertrouwelijke informatie nooit te misbruiken en nooit
een verkeerde voorstelling te geven van wie we zijn of voor
wie we werken. (Zie voor meer informatie het gedeelte De
bedrijfsinformatie van anderen beschermen in de gedragscode.)

WAT ZOU U DOEN?
Tijdens een bijeenkomst van een brancheorganisatie beginnen twee
van onze concurrenten te praten over hun lage winstmarges en klagenze over grote kortingen. Op dat moment zegt u niets, maar een paar
weken later verhogen beide bedrijven hun prijzen. U vraagt zich af of u
tijdens de bijeenkomst, toen de discussie plaatsvond, specifieke actie
had moeten ondernemen.
Ja, dat had u inderdaad moeten doen. Een autoriteit zou kunnen
concluderen dat iedereen op de bijeenkomst, of ze nu aan het gesprek
hebben deelgenomen of niet, akkoord is gegaan met prijsafspraken,
ook al was er nooit een formele overeenkomst. De juiste handelwijze ineen dergelijke situatie zou zijn geweest om te zeggen dat het gesprek
ongepast is. Vervolgens had u de vergadering moeten verlaten en de zaak
onmiddellijk aan de juridische afdeling moeten melden.

22

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

Bestrijding van omkoping en
corruptie
We werken eerlijk en met integriteit. We mogen nooit
steekpenningen aanbieden of accepteren en ook anderen nooit
toestaan om namens ons steekpenningen aan te bieden of teaccepteren.

We zetten ons in voor:• Het winnen van zaken op basis van de verdiensten van onze
producten en diensten.
• Het handhaven van een nultolerantiebeleid wat betreft
omkoping of smeergeld.
• Het vermijden van zelfs de schijn van een ongepaste betaling,
ongeacht de lokale praktijk of de praktijk van andere bedrijven.
• Het bijhouden van een nauwkeurige boekhouding en
administratie, zodat de aard van alles wat is gegeven ofontvangen duidelijk is en toegestaan volgens onze beleidslijnen.
• Het uitvoeren van due diligence bij het selecteren van dezakenpartners van HOYA, het controleren van hun prestaties enhet melden van twijfelachtige zakelijke praktijken.
• Het nooit betalen van faciliterende betalingen. Als er om een
faciliterende betaling wordt verzocht, meld dit verzoek dan aan
de juridische of nalevingsafdeling.

WAT IS “OMKOPING”?
Alles van waarde wat aan iemand in de overheid of departiculiere sector wordt gegeven om een zakelijk, financieelof commercieel voordeel te verkrijgen (of te behouden).
Omkoping kan contant zijn, maar deze kan ook andere vormen
aannemen. Een geschenk, een gunst, een persoonlijke kortingof zelfs het aanbod van een lening of een baan kan wordenbeschouwd als omkoping als het wordt aangeboden in ruil voor
een speciale behandeling of om een beslissing te beïnvloeden.

23

Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

WAT IS EEN “FACILITERENDE BETALING”?
Een kleine betaling (soms ook “smeergeld” genoemd) die aan
een overheidsfunctionaris op laag niveau wordt aangebodenom deze aan te moedigen een routinehandeling uit te voerenof te bespoedigen (zoals het verwerken van papierwerk of het
verkrijgen van telefoondienst of stroomvoorziening). HOYA
verbiedt alle faciliterende betalingen.

WAT ZOU U DOEN?
Ik heb opgemerkt dat het geven van geschenken in het ene land soms
wordt verwacht als een algemene “gebruikelijke hoffelijkheid”, maar dat
dit in een ander land kan worden beschouwd als een ongepaste betalingof zelfs als omkoping. Wat betekent dit voor mij als ik tijdens een reis een
bijeenkomst heb met klanten?
U mag nooit een betaling of voordeel van welke aard dan ook verstrekken om
een ongepast zakelijk voordeel te behalen. Zelfs het uitwisselen van geschenken
die in uw thuisland een “gebruikelijke hoffelijkheid” zijn, kan in een ander landals omkoping worden beschouwd als de waarde van het geschenk meer is dan
een nominaal bedrag. U moet altijd voldoen aan de beleidslijnen van HOYA ende toepasselijke plaatselijke wetgeving. Als u niet zeker weet of een geschenk
gepast is, moet u overleggen met de juridische of nalevingsafdeling.

24

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

Internationale handel

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

We zetten ons in voor:• Het kennen en volgen van de import-, export- en
handelsvereisten, evenals onze eigen beleidslijnen enprocedures, zoals deze van toepassing zijn op de landen waarin
we zaken doen.
• Het bijhouden van de vereiste import-, export- en
douanegegevens op elke bedrijfslocatie van HOYA.
• Het uitvoeren van due diligence om ervoor te zorgen dat
we de eindgebruiker en het beoogde eindgebruik van onze
producten kennen.
• Het weigeren om zaken te doen met landen die vanwege
veiligheidsproblemen vermeld staan op nationale enwereldwijde lijsten met beperkingen, tenzij we de juiste
vergunningen hebben ontvangen om aan dergelijke landen teverkopen.
• Het helpen voorkomen en opsporen van het witwassen vangeld en terrorismefinanciering door op te letten voor verdachte
betalingen, zoals:- contante betalingen;- betalingen gedaan vanaf persoonlijke in plaats van zakelijke
rekeningen;- transacties met financiële instellingen of derden zonder een
logische relatie met de klant of zakenpartner.

We zetten ons in voor verantwoorde zakelijke praktijken bij het
zakendoen over de grenzen heen en werken aan het voorkomenvan de financiering van terrorisme en elke bedreiging voor deinternationale vrede en veiligheid.

25

Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

WAT ZOU U DOEN?
Een leverancier vraagt ons om betalingen naar een nieuw adres testuren. U vermoedt dat er zich mogelijk iets illegaals of ongepasts
afspeelt. Moet u uw zorgen delen?
Ja. U hebt gelijk dat u achterdochtig bent. Dit kan een poging zijn om geld
wit te wassen of om op een andere manier wettelijke vereisten te omzeilen.
U dient onmiddellijk contact op te nemen met de financiële afdeling en u
mag in de tussentijd het adres niet wijzigen voordat iemand van die afdelingu heeft opgedragen dit te doen. Voer zo mogelijk geen verdere gesprekken
met de leverancier over het verzoek totdat de financiële afdeling u hierom
heeft verzocht.
Ik heb tijdens een zakenreis een namaakproduct gekocht om mee terug
te brengen als souvenir. Is het oké om dit naar mijn eigen land mee tenemen, aangezien ik het in het buitenland heb gekocht?
Nee. U moet zich ervan bewust zijn dat het in sommige landen verboden
is om namaakproducten het land binnen te brengen, en niet alleen depersonen, maar ook het bedrijf waartoe de personen behoren, kunnen onderde relevante wetgeving worden gestraft.
U ontvangt een grote bestelling van een bedrijf waarvan u nog nooit
hebt gehoord of waarmee u nog nooit zaken hebt gedaan. Ze lijken geenervaring te hebben in onze branche en hun factuuradres lijkt een woning
te zijn. Moet u dit verder onderzoeken voordat u de bestelling verwerkt?
Ja. U hebt de verantwoordelijkheid om de uiteindelijke eindbestemming
van alle producten te kennen om te voldoen aan de exportcontrolewetten
en de nationale veiligheid te waarborgen. U moet meer informatie opvragen
over hun bedrijfstak, de uiteindelijke eindgebruiker en het eindgebruik van
de producten. Als u zich er nog steeds ongemakkelijk bij voelt, neem dan
contact op met de juridische of nalevingsafdeling.

26

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

We zijn verantwoordelijke
zakenpartners
We ontwikkelen en onderhouden goede, wederzijds voordelige relaties
met onze klanten en zakenpartners.
Verplichtingen ten opzichte van degezondheidszorgsector. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Relaties met leveranciers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Belangenconflicten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Geschenken en entertainment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Het milieu.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
27

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

Verplichtingen ten opzichte vande gezondheidszorgsector

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

We zetten ons in voor:• Het begrijpen van al onze wettelijke verplichtingen en het voldoen
aan alle toepasselijke regels en voorschriften.
• Het omgaan met zorgverleners, waaronder artsen,
verpleegkundigen, gespecialiseerde verpleegkundigen,doktersassistenten, beheerders van zorgverzekeringen,optometristen en medische instellingen, in overeenstemming
met de toepasselijke wetten en voorschriften, industrienormen en
gedragscodes van verenigingen.
• Het niet beïnvloeden van zorgverleners in hun professionele
medische beslissingen met betrekking tot het gebruik van
HOYA-producten door middel van ongepaste communicatie,
niet-goedgekeurd marketingmateriaal of ongepaste financiële
stimulansen.
• Het nauwkeurig bekendmaken van betalingen of andere
overdrachten van waarde aan artsen, academische ziekenhuizen
en andere personen of entiteiten voor zover vereist door de
toepasselijke wetgeving.
• Het verstrekken van onderzoeks- en educatieve beurzen, encompensatie op basis van reële marktwaarde aan zorgverleners
uitsluitend in overeenstemming met de toepasselijke wetten envoorschriften en de beleidslijnen en procedures van HOYA.
• Het verzoeken om hulp als we een vraag hebben.

We beseffen dat sommige van onze bedrijven actief zijn in desterk gereguleerde gezondheidszorgsector en een verhoogde
verplichting hebben om te voldoen aan strenge vereisten op het
gebied van productkwaliteit en veiligheid.

28

Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

WIST U DAT?
HOYA voldoet aan allerlei verschillende wettelijke en regelgevende
vereisten voor de gezondheidszorg in de landen waar we actief
zijn. Deze omvatten regels over:

WAT ZOU U DOEN?
Een arts wil graag dat HOYA betaalt voor haar reis naar Japan om
vestigingen van HOYA te bezoeken. Terwijl ze in Japan is, wil ze ook
graag van de gelegenheid gebruikmaken om op kosten van HOYA een
paar dagen bezienswaardigheden te bekijken. Is dit toegestaan?

- klinisch onderzoek;- productontwikkeling;- productie;

Nee. HOYA mag wel onder bepaalde omstandigheden, en ondervoorbehoud van voorafgaande goedkeuring door het bedrijf, debescheiden en redelijke reis- en verblijfskosten van een zorgverlener
betalen voor het bijwonen van een door het bedrijf uitgevoerd programmaof bijeenkomst met betrekking tot medische technologieën. Maar het
toeristische gedeelte van de reis zou kunnen worden opgevat als een
ongepaste poging om de onafhankelijke besluitvorming van de arts tebeïnvloeden en is daarom niet toegestaan. Raadpleeg de juridische ofnalevingsafdeling voor meer advies over deze situatie.

- promotie van producten;- gegevensbescherming;- interacties met klanten;- facturering voor onze producten en gerelateerde diensten.
Het is ons ten strengste verboden om een zorgverlener enig
ongepast voordeel te verstrekken of te beloven met als doelhet gebruik, de aankoop of aanbeveling van onze producten tebeïnvloeden.

29

Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

Relaties met leveranciers

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

WILT U MEER WETEN?

We kiezen leveranciers op basis van objectieve en meetbare criteria
en werken vervolgens samen met hen om ervoor te zorgen dat ze
voldoen aan hun verplichtingen om de activiteiten en missie van de
HOYA-groep te ondersteunen.

Gedragscode voor leveranciers van HOYA

We zetten ons in voor:• Het samenwerken met zakenpartners die onze inzet delenom zaken te doen met integriteit, hun maatschappelijke
verantwoordelijkheid te begrijpen en de fundamentele
mensenrechten en werknemersrechten te beschermen.
• Het maken van goede keuzes, door het evalueren van criteria zoals
kwaliteit, ervaring, leveringsgeschiedenis en prijs om de juiste
zakenpartners voor de Groep te bepalen.
• Het eerlijk behandelen van onze zakenpartners en nooit misbruik
van hen maken door middel van manipulatie, verhulling, misbruik
van onze positie, dwang, verkeerde voorstelling van feiten of
andere oneerlijke handelingen of praktijken.
• Het controleren van de prestaties van onze leveranciers om tezorgen voor een eerlijke boekhouding van tijd en materialen
en te leveren prestaties die voldoen aan onze normen en degedragscode voor leveranciers van HOYA.
• Het uitvoeren van onze eigen rol om ervoor te zorgen dat onze
gehele toeleveringsketen, inclusief onderaannemers, werkt volgens
hoge ethische normen.

WAT ZOU U DOEN?
Een consultant die voor HOYA werkt, heeft een factuur ingediend
met een aantal zeer vaag omschreven contante betalingen en vraagt
om vergoeding voor deze betalingen. Moet u deze factuur in twijfel
trekken?
Ja. Bij het controleren van contante betalingen of andere posten op
een factuur, moet u altijd vragen om ondersteunende gegevens enontvangstbewijzen. We verwachten van onze consultants, distributeursen andere derden dat ze transparant en eerlijk zijn in hun administratie.
Vraag dus om meer details en als u zich zorgen maakt dat er mogelijk iets
ongepasts of illegaals aan de hand is, deel uw zorgen dan onmiddellijk.

30

Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

Belangenconflicten

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

WIST U DAT?
Het is niet mogelijk om elk soort situatie te benoemen waarin
een belangenconflict zou kunnen ontstaan, maar er zijn bepaalde
algemene situaties die tot een dergelijke conflict kunnen leiden.
Als u vragen hebt, neem dan contact op met uw leidinggevendeof manager.
-E en tweede baan: het accepteren van een parttime
dienstverband, het aangaan van een contract voor diensten ofhet aangaan van een zakelijke transactie met een concurrent,
leverancier, dienstverlener of klant van HOYA.
-E
 en financieel belang: een eigendomsbelang hebben in een
concurrent, leverancier, dienstverlener of klant van HOYA.
-E
 en persoonlijk belang: het hebben vanbeslissingsbevoegdheid bij een zakelijke transactie of beslissingvan HOYA wanneer u of een familielid er mogelijk een persoonlijk
of financieel belang bij hebt/heeft.
-E en persoonlijke relatie: een familielid hebben die in dienst
is bij HOYA of bij een concurrent, leverancier, dienstverlener ofklant van HOYA.
-G eschenken, entertainment en zakelijke attenties: het gevenof accepteren van een geschenk of aanbod buiten de grenzen
van onze beleidslijnen.
-E en externe mogelijkheid: het verkopen van goederen ofdiensten die concurreren met de goederen en diensten van de
HOYA-groep.
-C ommunicatie: een toespraak houden of een artikel schrijven
over een onderwerp dat betrekking heeft op de HOYA-groep ofuw werk bij HOYA, zonder voorafgaande goedkeuring van het
bedrijf te verkrijgen.
Weet u niet zeker of een situatie een conflict inhoudt? Stel vragen
voordat u verdergaat.

We vermijden situaties waarin onze persoonlijke belangen of
activiteiten in strijd kunnen zijn met ons vermogen om namens
HOYA objectieve beslissingen te nemen.

We zetten ons in voor:• Proactief zijn: weten welke soort situaties een conflict kunnen
opleveren en deze vermijden;• Het bekendmaken van mogelijke belangenconflicten aan onze
leidinggevende of manager (afhankelijk van de omstandigheden
kunnen de meeste conflicten worden opgelost als ze proactief
worden bekendgemaakt en op de juiste manier worden beheerd).

31Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

WAT ZOU U DOEN?
U wilt graag een parttime baan voor het weekend accepteren. Het
heeft niets te maken met uw werk bij HOYA, en het zou slechts een paar
maanden duren. Is dat een conflict?
Dat hangt af van factoren zoals welke soort baan u overweegt en welke uren
u zult moeten werken. Maar u moet dit voordat u het accepteert met uw
leidinggevende of manager bespreken, om er zeker van te zijn dat er geen
conflict is.
U maakt deel uit van het besluitvormingsteam voor een nieuweleverancier en uw zwager werkt voor een van de bedrijven die HOYA
overweegt. Zijn bedrijf heeft een indrukwekkende reputatie op het
gebied van tijdige levering en veruit de beste tarieven. Mag u zijn
bedrijf aanbevelen, omdat dit in het beste belang van HOYA zou zijn?
Ja, maar u moet transparant zijn over uw relatie. En hoewel u misschien
denkt dat u alle opties hebt afgewogen en een objectieve beslissing kunt
nemen, is de beste manier waarop u het belangenconflict kunt beperken
door uzelf uit het besluitvormingsteam te verwijderen. Hiermee vermijdt uelke schijn van iets oneerlijks of ongepasts.
De zoon van een collega is net bij uw team gekomen. Is dit toegestaan?
Familieleden mogen in hetzelfde bedrijf werken. De enige beperking is
dat geen enkel familielid ooit in staat mag zijn om een ander familielid aante nemen, hem/haar leiding te geven, of om invloed uit te oefenen op dearbeidsvoorwaarden, salaris- of promotiemogelijkheden of het management
van het andere familielid.

32

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

Geschenken en entertainment

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

WIST U DAT?

We wisselen alleen geschenken en entertainment van bescheiden
waarde uit die een redelijke aanvulling vormen op zakelijke relaties
en die niet bedoeld zijn om anderen op ongepaste wijze tebeïnvloeden.

We moeten extra zorgvuldig zijn bij het omgaan
met overheidsfunctionarissen (inclusief semioverheidsfunctionarissen, zoals werknemers van nationaleof andere openbare ziekenhuizen en universiteiten). Wat istoegestaan voor commerciële klanten kan illegaal zijn voor deomgang met overheidsfunctionarissen.

We zetten ons in voor:

U mag nooit iets van waarde geven aan of accepteren van een
overheidsfunctionaris, tenzij u voorafgaande toestemming hebt
verkregen van de juridische en nalevingsafdeling.

• Het nooit geven of accepteren van geschenken of entertainment
als deze zijn bedoeld om een beslissing te beïnvloeden of in ruil zijnvoor zaken, diensten of vertrouwelijke informatie.
• Het nooit vragen om geschenken of entertainment.
• Het alleen geven of accepteren van geschenken en entertainment die:- redelijk zijn met betrekking tot de kosten;- niet buitensporig of extravagant lijken;- in overeenstemming zijn met de beleidslijnen van de organisaties
van zowel de gever als de ontvanger, evenals met alle
toepasselijke wetten en voorschriften;- zijn goedgekeurd door een leidinggevende of manager.
• Het volgen van alle toepasselijke beleidslijnen bij het betalen vanhonoraria aan overheidsfunctionarissen - dit omvat de beleidslijnen
van zowel HOYA als van de organisatie van de overheidsfunctionaris.
• Het nauwkeurig vastleggen van alle uitgaven voor geschenken enentertainment.

WAT ZOU U DOEN?
Wat moet u doen als u een geschenk ontvangt waarvan u weet dat het
ongepast is?
Stuur het terug naar de gever met een beleefde verklaring dat het
beleid u verbiedt om het te houden. In sommige omstandigheden, als
het teruggeven van het geschenk ongepast zou zijn of niet mogelijk
is, kunnen er andere alternatieven worden overwogen, zoals het
tentoonstellen van het geschenk in een openbare ruimte of het doneren
aan een liefdadigheidsorganisatie. Overleg in dit soort situaties met uw
leidinggevende, manager of de juridische of nalevingsafdeling over dejuiste manier van handelen.

33Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

Het milieu
We zetten ons in voor het behoud van het milieu, het bevorderen
van duurzaamheid, het behoud van hulpbronnen en het volgen vanmilieuvriendelijke praktijken in onze bedrijfsactiviteiten.

We zetten ons in voor:• Het naleven van alle wetten, statuten en voorschriften met
betrekking tot het milieu en het onmiddellijk melden van allevermoedelijke schendingen aan onze leidinggevende of manager.
• Het op de juiste manier afvoeren van afval; We zullen afval nooit
illegaal dumpen.
• Het streven naar milieuduurzaamheid in al onze bedrijfsactiviteiten
door middel van:- voortdurende verbetering van de milieuprestaties, afvalbeperking
en preventie van vervuiling;- integratie van robuuste milieupraktijken in onze bedrijfspraktijken,
waaronder inkoop en productontwerp, testen, productie en
ondersteuning;- het overwegen van de impact op het milieu bij de ontwikkelingvan nieuwe producten of processen en de selectie van
productiematerialen.

WAT ZOU U DOEN?
U hebt een aantal ideeën over hoe uw faciliteit minder papier zou
kunnen gebruiken. Met wie moet u praten?
HOYA verwelkomt alle ideeën om onze impact op het milieu teverminderen. Bespreek uw ideeën met uw leidinggevende of manager om
te zien of ze op uw locatie kunnen worden geïmplementeerd.

34

Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

We beschermen de Groep
We beschermen onze bedrijfsmiddelen, onze informatie en onze
reputatie – ze vormen elke dag opnieuw de basis van het werk dat wedoen en de mensen die we van dienst zijn.
Nauwkeurige administratie.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Informatie van de HOYA-groep.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Bedrijfsmiddelen van de HOYA-groep. . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Handel met voorkennis.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Verantwoordelijke communicatie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
35

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

Nauwkeurige administratie
We behouden het vertrouwen van alle belanghebbenden van de
HOYA-groep (inclusief toezichthouders, investeerders en klanten)
door een boekhouding en administratie bij te houden die definanciële positie van de Groep nauwkeurig weergeven.

• Het alert blijven op onregelmatigheden of onjuistheden en het
melden van elke fraude of financieel wangedrag.
• Het onmiddellijk melden aan de juridische of nalevingsafdeling,de HOYA-hulplijn of een ander meldingskanaal over elke druk
van het management om financiële resultaten op een onjuiste
manier te rapporteren.

We zetten ons in voor:• Het kennen en naleven van onze interne processen, controles
en boekhoudkundige beleidslijnen.
• Het verzekeren dat de gegevens die we registreren
waarheidsgetrouw, volledig en actueel zijn.
• Het beheren, opslaan en verwijderen van gegevens zoals
beschreven in onze beleidslijnen.
• Het nooit verkeerd rapporteren of een verkeerde voorstellinggeven van gegevens.
• Het nooit herschrijven, wissen of vernietigen van gegevens vande HOYA-groep (inclusief digitale gegevens) die mogelijk nodig
zijn voor een onderzoek, audit of juridische procedure.
• Het overleggen met een leidinggevende of manager voordat u
niet-openbaar gemaakte informatie vrijgeeft in reactie op een
vraag van de media of een bron buiten HOYA.

WIST U DAT?
Eenieder van ons, ongeacht welk werk we doen bij HOYA, heeftde verantwoordelijkheid om een nauwkeurige administratie bij tehouden. “Administratie” kan bestaan uit:
- een onkostendeclaratie- een urenstaat- een productierapport- een inkooporder- een factuur- een rapport van een regelgevende of overheidsinstantie

36

Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

WAT ZOU U DOEN?
Soms neemt u werk mee naar huis en werkt u daar op uw persoonlijke
computer. Is het in orde om bepaalde bestanden en documenten op
uw eigen pc te bewaren als back-up?
Nee. Het is verboden om gegevens of documenten van HOYA op uw
computer thuis op te slaan, zelfs als back-up. Als u per ongeluk HOYAdocumenten downloadt op uw thuiscomputer, zorg er dan voor dat u ze
verwijdert, zelfs als het slechts concepten of documenten in bewerking
zijn.

37

Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

Informatie van de HOYA-groep
We beschermen de informatie van de HOYA-groep, inclusief zakelijke
en financiële documenten en technische informatie tegen verlies,
misbruik of ongepaste toegang of openbaarmaking.

- gebruiken alleen door HOYA goedgekeurde hardware, software,
toepassingen en opslagapparaten;- blijven alert op phishing, malware, ransomware en andere
vormen van aanvallen die onze systemen in gevaar kunnen
brengen.
• Het voorzichtig zijn bij het gebruik van sociale media - wij:
- maken duidelijk dat alle meningen die we als werknemers
plaatsen niet de standpunten van HOYA vertegenwoordigen;- maken nooit vertrouwelijke informatie bekend over de Groep,
onze klanten, onze collega's of onze zakenpartners;- plaatsen nooit iets wat discriminatie, intimidatie of pesten zou
kunnen vormen.
• Het niet bespreken van vertrouwelijke informatie met familie ofvrienden en op plaatsen waar onbevoegden mogelijk kunnen
horen wat er wordt gezegd (bijv. in een lift, in een restaurant of inhet openbaar vervoer).
• Het onmiddellijk melden van elke diefstal, verlies of ongeoorloofde
openbaarmaking van vertrouwelijke informatie.
• Het teruggeven van alle documentatie en media die informatie
van de Groep bevatten wanneer we de Groep verlaten.

We zetten ons in voor:• Het handhaven van de vertrouwelijkheid van alle bedrijfseigen
informatie van de HOYA-groep, zoals technische informatie,
informatie over nieuwe producten, ongepubliceerde financiële
gegevens en bedrijfs- en marketingplannen, prognoses, strategieën
en beleidslijnen.
• Het uitsluitend delen van vertrouwelijke informatie van de HOYAgroep met degenen die bevoegd zijn en een legitieme zakelijke
noodzaak hebben om dit te weten.
• Het beperken van antwoorden op externe marketingenquêtes,tenzij we de juiste goedkeuring hebben.
• Het verzekeren dat we de vereiste goedkeuringen hebben voordat
we vertrouwelijke informatie vrijgeven aan iemand buiten HOYA.
• Het toepassen van goede cyberbeveiliging - wij:
- volgen de regels, beleidslijnen en procedures van de IT-afdelingom onbevoegde toegang tot onze gegevens te voorkomen;
38Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

WAT IS “TECHNISCHE INFORMATIE”?
Informatie en knowhow die bedrijfseigendom is van HOYA en nog
niet is beschermd door een octrooi. Deze omvat:- R&D-uitvindingen- productietechnieken- verbeteringen van technologieën
We maken deze informatie niet openbaar (bijvoorbeeld op
academische conferenties of in technische documenten) tenzij
er een legitieme reden is om dit te doen en we voorafgaande
goedkeuring hebben verkregen van een leidinggevende ofmanager.

WAT ZOU U DOEN?
Een vriendin start een nieuw bedrijf en heeft u gevraagd om een lijst
met HOYA-klanten die mogelijk geïnteresseerd zouden kunnen zijn inhaar diensten. Is het in orde om uw vriendin deze informatie te geven?
Nee. Onze klantenlijsten zijn vertrouwelijk en mogen nooit worden gedeeld
met iemand (binnen of buiten HOYA) die geen zakendoet voor HOYA.

39

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

Bedrijfsmiddelen van de HOYAgroep
We begrijpen dat de bedrijfsmiddelen van de HOYA-groep
bedoeld zijn voor aan de Groep gerelateerde zakelijke activiteiten
en het is onze verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat
we ze beschermen tegen verlies, schade, diefstal en oneigenlijk
gebruik.

We zetten ons in voor:• Het verzekeren dat alle bedrijfsmiddelen van de Groep alleen
worden gebruikt voor zakelijke activiteiten die verband houden
met de Groep en dat elk ander gebruik wordt goedgekeurd door
een leidinggevende of manager.
• Het nooit misbruik maken van fondsen van de Groep.
• Het bijhouden van een nauwkeurige administratie met
betrekking tot apparatuur en inventaris.
• Het nooit verwijderen van grondstoffen, inventaris,
promotiemiddelen voor de verkoop of benodigdheden, en deze
nooit zonder toestemming weggooien.
• Het melden van apparatuur die beschadigd of onveilig is ofmoet worden gerepareerd.
• Het teruggeven van alle aan ons verstrekte eigendommen van
de Groep wanneer we de Groep verlaten.
40

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

WAT IS EEN “BEDRIJFSMIDDEL VAN HOYA”?
Dit kan bestaan uit:
- fysiek, zoals: faciliteiten, voertuigen, meubilair,productieapparatuur en benodigdheden;- financieel, zoals: fondsen van de Groep, waaronder cheques,creditcards, facturen en andere bestanden met een
geldwaarde;- elektronisch, zoals: computers, communicatieapparatuur,
telefoons, informatiesystemen, toegang tot internet/intranet,
persoonlijke digitale assistenten en andere soortgelijke
apparaten, systemen en technologie.
Informatie is ook een waardevol bedrijfsmiddel van de Groep.
Zie het gedeelte Informatie van de HOYA-groep voor meer
informatie.

WAT ZOU U DOEN?
U hebt onlangs een nieuwe computer ontvangen als onderdeel
van het technologische vernieuwingsproces van het bedrijf. Mag uuw oude computer aan uw dochter geven?
Nee. Hoewel de oude computer niet meer wordt gebruikt, moet deze
worden teruggestuurd naar het bedrijf om op de juiste manier teworden verwijderd.

41Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

Handel met voorkennis
Overal waar we zakendoen houden we ons aan de wetgeving
inzake handel met voorkennis.

We zetten ons in voor:• Het herkennen welke soorten informatie als “voorkennis” wordenbeschouwd en het nooit gebruiken van die informatie als basis
voor het nemen van beslissingen over het kopen of verkopen
van aandelen, obligaties, opties of andere effecten van de HOYAgroep of een ander openbaar bedrijf, tenzij en totdat de informatie
openbaar wordt gemaakt.
• Het nooit doorgeven van “voorkennis” aan anderen, zoals vrienden
en familie, zodat ze kunnen profiteren van de informatie.
• Het zich onthouden van handel op basis van niet-openbare
voorkennis na het verlaten van HOYA totdat de informatie
openbaar is geworden.

42

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

WAT IS “VOORKENNIS”?
Informatie die een redelijke belegger nuttig zou vinden bij het
bepalen of hij/zij in aandelen of andere effecten van de Groep wil
handelen. Voorbeelden hiervan zijn:

WAT ZOU U DOEN?
Een leverancier heeft me in vertrouwen over een nieuw productverteld. Wij kunnen het product niet gebruiken, maar ik denk dat het
wel echt potentieel heeft en dat de aandelen in het bedrijf van deleverancier snel zullen stijgen. Mag ik aandelen in dat bedrijf kopen?

- financiële resultaten van de Groep;- prognoses van toekomstige financiële resultaten;- nieuws over een op handen zijnde of voorgestelde alliantie, fusie ofaankoop van bedrijfsmiddelen;

Nee. U mag de aandelen van de leverancier niet kopen totdat deinformatie waarover u beschikt openbaar beschikbaar is. Deze informatie
is “voorkennis”, die u in vertrouwen werd gegeven. Handelen op basis
daarvan (of anderen erover tippen, zodat ze op basis daarvan kunnen
handelen) is een overtreding van onze beleidslijnen en de wet.

- een belangrijk nieuw contract of contractannulering;- informatie over rechtszaken waarbij de Groep betrokken is;- een wijziging in het dividendbeleid;- een verandering in het senior management.

43

Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

Verantwoordelijke communicatie
We wijzen een centraal aanspreekpunt aan, die met één duidelijke
en consistente stem kan spreken bij het verstrekken van informatie
aan het publiek en de media.

We zetten ons in voor:• Het nooit de indruk wekken dat wij, als individuele werknemers,
namens HOYA spreken in communicatie die openbaar kan worden,
tenzij we daartoe door de HOYA-groep zijn aangewezen.
• Het doorverwijzen van alle contacten of externe vragen naar dejuiste bron binnen HOYA:- als de pers of financiële analisten contact met ons opnemen,
brengen we onmiddellijk onze leidinggevende, manager of de
IR-groep op de hoogte;- als een wetshandhavings- of regelgevende functionaris contact
met ons opneemt of als we een melding ontvangen van een
rechtshandhavingsinstantie, informeren we onmiddellijk dejuridische of nalevingsafdeling.
• Het verkrijgen van goedkeuring van een leidinggevende ofmanager alvorens een uitnodiging te accepteren om een lezing
te houden of een artikel te schrijven over een onderwerp met
betrekking tot het bedrijf of ons werk bij de HOYA-groep.

WAT ZOU U DOEN?
U ontvangt een e-mail waarin u wordt gevraagd om deel te nemenaan een enquête voor marktonderzoek en om een aantal basisvragen
over de Groep te beantwoorden. Ze bieden zelfs aan om u te betalen
voor uw tijd of om dit te doneren aan een goed doel naar uw keuze.
Mag u deelnemen aan de enquête zonder dit te overleggen met uw
leidinggevende of manager?
Nee. Het is belangrijk om de geloofwaardigheid te bevestigen van dit
soort informele e-mailverzoeken (of telefoongesprekken) die informatiezoeken over HOYA of HOYA-bedrijven, omdat dit ongepaste pogingen
kunnen zijn om concurrentie- of marktinformatie te verkrijgen. We moeten
er ook voor zorgen dat dergelijke e-mailverzoeken geen “phishing”incidenten of kwaadwillige pogingen zijn om schadelijke virussen inonze computernetwerken te introduceren. Voordat u e-maillinks opent ofreageert op dit soort verzoeken om informatie, moet u contact opnemenmet uw leidinggevende of manager en ook met de IT-afdeling.

44Inleiding

We respecteren anderen

INHOUD |LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG | VOLGENDE

We doen zaken op een wettige manier

We zijn verantwoordelijke zakenpartners

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

Bijlage
Bevestigingsformulier van de gedragscode vande HOYA-groep (voor werknemers)
1. Ik heb een kopie ontvangen van de gedragscode van de HOYAgroep (of heb toegang tot een kopie op het intranet van de
HOYA-groep of het intranet van mijn HOYA-divisie).
2. Ik heb de gedragscode van de HOYA-groep gelezen en begrepen.
3. Ik zal de gedragscode van de HOYA-groep naleven enrespecteren en mij houden aan de wet en alle beleidslijnen van
de Groep.
Handtekening werknemer

Datum

Werknemersnummer

HOYA-organisatie en locatie
45

INHOUD |Inleiding

We respecteren anderen

We doen zaken op een wettige manier

LAATST BEKEKEN PAGINA | TERUG
We zijn verantwoordelijke zakenpartners

We beschermen de Groep

BijlageNuttige hulpbronnen

Nuttige hulpbronnen
HOYA HelpLine: www.hoyahelpline.com
HOYA Code of Conduct: https://www.hoya.com/en/company/guidelines/
HOYA Compliance:
https://www.hoya.com/en/sustainability/governance/compliance/
HOYA ESG: https://www.hoya.com/en/sustainability/46