JFMAジャーナル別冊 調査研究部会 特集号

ＦＭプロジェクトマネジメント研究部会
オフィス移転プロジェクトにおけるアウトソーサーの上手な利用の仕方とは?

吉井 隆（部会長）●keywords

オフィス移転 プロジェクトマネジメント 外部 PM サービス提供者
委託スコープの明確化 移転目的の達成 要件定義
共同執筆者

サマリー

NTTファシリティーズ株式会社
認定ファシリティマネジャー
一級建築士、インテリアプランナー

亀田眞理子 ジョーンズ ラング ラサール ファシリティーズ株式会社

昨今、企業においては、経営資源の有効活用を図るため、オフィスの統廃合が加速化している。企業のニーズもキャッシュフロー重視の経営により、資産の保有から賃貸へ移行しており、オフィスの移転と併せて職場環境の改善、コスト削減等を図るなど、企業にとってオフィスの移転検討は、重要な経営課題となっている。当部会では、なぜ、オフィス移転がクローズアップされているのか ? オフィス移転のメリッ
トとは ? オフィス移転業務フロー完全マニュアルの利用の仕方とは ? アウトソーサーと上手に付き合うには ? などについて研究している。

活動内容

FMPM 部会では、ファシリティマネジャーの重要な業務のひとつであるプロジェクトを効果的に展開する仕組み・プロセスをプロジェクト管理として確立し、改善することにより、所属する組織の成長を支え、また世の中にさらに良い施設ストックを生み出し、維持されることに資することを現在の活動の目的としている。また、小説『総務の山田です』『オフィス移転業務フロー完全マニュアル』の出版等を通じ、プロジェクトマネジメント手法の普及を図る取り組みを推進している。直近の活動としては、オフィス移転に役立つテンプレート集の開発を手がけるとともに、各企業で展開されているプロジェクト及び FM 業務についての意見交換や先進オフィスの見学による FM 全般の事例視察なども実施している。

成果

2000-2002

WWP( 横浜 )、早大キャンパス FM イベント、『総解説ファシリティマネジメント』第 9 章 執筆

2003-2008

ウィークリーセミナー、WWP( 米国 )、KFMA( 韓国 )、HKFMA( 中国 )、SIESEG( 欧州 )、小説『総務の山田です』出版メンバー

2009-2011

JFMA フォーラム、『オフィス移転業務フロー完全マニュアル』出版、出版記念発表会

2012-

JFMA フォーラム、「オフィス移転業務フローテンプレート集」開発中

部会長：吉井 隆（NTT ファシリティ−ズ）
副部会長：穂積 義剛（内田洋行） 山田 教彰（ソニーモバイル） 金 英範（メリルリンチ日本証券）部会員：天野 妙（明豊ファシリティワークス） 井藤 正佳（アデコ） 上野 圭一（エフエムソリューションズ）
大野 ゆき子（森ビル）大場 忠浩（富士通） 岡田 明浩（竹中工務店） 岡田 みおり（NTT インテリジェント企画開発）
岡本 賢（清水建設） 加藤 真司（ナイキ） 亀田 眞理子（ジョーンズ ラング ラサール ファシリティーズ）
川田 秀久（三井不動産アーキテクチュラル・エンジニアリング） 小口 清仁（富士通マーケティング）
小山 かおり（明豊ファシリティワークス） 鈴木 健太（日本 IBM） 服部 賢治（キリン） 増田 幸雄（FM プランニング）
大野 晴弘（JFMA 事務局） その他メンバー多数

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1. 今、なぜオフィス移転がクローズアップされ上記施策を実施により以下のような効果が期待できる。ているのか ?- オフィス移転の目的 -①ワーカーの満足度向上

今、企業においては、経営資源の有効活用を図るため、②クライアントとの関係性の向上

事業所の統廃合が加速化している。企業のニーズもキャッ③新たなるインフォーマルグループの形成

シュフロー重視の経営により、資産の保有から賃貸へ移④組織間の関係性の向上

行しているといえる。なぜこれほどまでにオフィス移転が⑤ランニング支出の適正化

企業の関心を集めているのだろうか？

等をあげることができる。

それは、企業において、オフィス移転を実施することで、職場環境の改善を実現できるとともに多額のコスト削減を3. プロジェクトマネジメントの必要性実現できる可能性があるからだ。また、生産性の向上やここまで、ポジティブな項目に目を向けてきたが、非常コミュニケーションの改善を図ることもできる。企業にとっに広範なスコープ（業務領域）について検討しなくてはなて、職場の問題を解決するとともに、ランニングコストをらないため、インハウスのプロジェクト担当者には以下の削減できる有効な手段として皆さんの会社もオフィス移転ような懸念も発生する。

を実施することになるかもしれない。もしあなたが移転プ①本来業務以外に期間的な稼働が発生する。

ロジェクトの実務担当者になったら、経営層が「何を目的②社内関係部門の調整がむずかしい。に」オフィス移転を決断したのか？について見失わないよ③新しい職場環境に向けたオフィス運営に関するルール

うにしながら、単にコスト削減だけでなく、事業戦略や人事戦略、FM 戦略などの観点から綿密に施策に関する要件定義をしていくことが重要だ。従来プロジェクトマネジメの再構築が必要になる。
④予算計画や必要面積の推定など未経験業務に取り組まなければならない。

ント手法は、プロジェクト開始時に完成時の機能が見えに⑤社内に相談できるプロがいないなど、プロジェクトに向くいソフトウェア開発に用いられてきたが、近年のオフィかう手段 ( プロジェクトマネジメント ) がなければ、移転

ス移転においても、要件定義の複雑化や関連業種の多さを成功に導くことができない。

から、プロジェクトマネジメントが求められている。

万全な知識と体制で計画に臨むことが重要である。

2.移転目的を達成するための施策と効果

4. オフィス移転業務フロー完全マニュアルの活用

上記オフィス移転の目的を達成するため施策としては、FMPM 部会が出版した小説『総務の山田です』は、あ以下のような項目が考えられる。

る日突然プロジェクトマネジャーに指名されてしまったオ①執務スペースの改善・合理化（適正なオフィス空間のフィス移転未経験担当者の物語である。オフィス移転業確保）。

務フロー完全マニュアルは、小説の資料編としてオフィス②共有スペースの改善・合理化（受付・会議・応接・ミーティ

移転プロジェクト未経験者でも業務が遂行できるように、ング・リフレッシュ・サーバー室・倉庫・備蓄品置き場

FMPM 研究部会が総力をあげて業務フロー図を作成したなど）。

ものだ。このフロー図とポイント解説が皆さんのオフィス③ファシリティコストの合理化（コピー費・セキュリティ費・清掃費・賃借料等・メンテナンス費等）。

移転をサポートするので、オフィス移転の際はぜひ 1 冊お手元にご用意いただきたい（図表 1）。

④オペレーションコストの合理化（福利厚生・業務支援・オフィスを移転する際は、いろいろなタスクが一度に発来客対応・出張費・メール・宅配便・電話・通信コス生するとともに、そのタスクは相互に影響を及ぼす。また、ト等）。

移転の規模が大きくなればなるほど、人数も増え、タスク
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JFMAジャーナル別冊 調査研究部会 特集号⇒経営のインパクトを FM 度より算出する。
STEP1 の PM を機能分化するとは、PM を PMBOK（プロジェクトマネジメント知識体系ガイド）などの切り口からカテゴリー別に業務を分けていくことを指す（図表 2）。

図表 1

オフィス移転業務フローマニュアルも肥大化し、そして細分化されていくところにオフィス移転プロジェクトのむずかしさがある。ところが、オフィス移転は頻繁にあることではなく、みなさんの企業人生において

図表 2

PMを機能分化する

何度も経験することは少ない＝プロジェクト未経験者が大半ということになる。そのため、オフィス移転プロジェクト

STEP2 ではインハウスで絶対行う業務を検証する。ここの経験豊富な外部 PM サービス提供者の力を借りることでのポイントは、社内に残る業務を検証することで、外部が有益だ。気づいたことをメモしてオリジナルのマニュア委託を行う業務を検証することではない。つまり社内に残ル本として活用していただきたい。また WG メンバーに配る業務以外はすべて業務委託が可能であるということだ。

布して社内勉強会で使うのも良いかもしれない。なお、オSTEP3 では、以下のバロメーターを参考に企業の FM 度フィス移転には失敗がつきものだ。FMPM 研究部会では、を検証する。

失敗から学べ !「オフィス移転プロジェクトの失敗談」～イ

・施設管理費の細項目の数字が管理されている。

ンハウス必見～を JFMA のホームページで公開している

・1,3,5 年の短期・中期ＦＭ戦略プランがある。

ので、こちらの PDF も参考にしていただきたい。

・JFMA ベンチマーク程度のデータが管理されている。
・デザインスタンダードがある。

5. アウトソーサーと上手に付き合うには？
オフィス移転は、一過性ではあるが、相当の労力がか管理されている。

かる。また、内容によっては、外部の専門家の力を借りる・公平かつ節約をうながす課金制度が確立されている。

必要もでてくる。外部 PM サービス提供者は、その道の・FM 運営マニュアルなどが充実している。（機器の維持

プロフェッショナルなので、皆さんの要求をきちんと伝える

20・CAFM、CAD などで人・物・インフラデータが・一元管理マニュアルでなく）ことで、支払い対価に見合ったサービスを受けることがで・エネルギーマネジメントがされている。

きる。従って、外部 PM サービス提供者に業務を委託す・FM スタッフの教育制度がある。

る場合には、以下のプロセスに従って検討することをお勧・他社とのベンチマークが行われている。

めする。

・満足度調査を定期的に実施し、フィードバックしている。

STEP1 PM を機能分化する。

なお、企業 FM 診断テスト (JFMA 参考 ) の活用もひとつ

STEP2 インハウスで絶対行う業務を検証。の方法である。企業の FM 度の検証は、社内において経STEP3 企業の FM 度を検証。

営層に外部 PM サービス提供者活用の承認を得る際の説

STEP4 アウトソースの費用対効果。

得材料となる。

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STEP4 では、アウトソースの費用対効果経営インパクトのデータを提供することが必要となる。

を FM 度より算出する。ポイントは以下の通り。
（1）直接的プロジェクトへの費用対効果（2）FM 度 UP への貢献（間接的効果）（3）健全 FM 活動による企業経営へのプラスインパクト
効果の根拠を明確にするとともに、わかりやすい数字の解説を心がけることが、経営層の承認を得やすいプレ

6. まとめFMPM 研究部会では、図表 4 のようにインハウス FMと外部 PM サービス提供者の役割についてまとめている。
各々がそれぞれの立場で的確に機能し、オフィス移転プロジェクトを成功に導いていきたい。

ゼンの秘訣となる。
さて、外部 PM サービス提供者に業務を委託するメリットにはどんなことがあげられるだろうか？ PM アウトソースには４大メリットがあるといわれている。まず第 1 に、外部アウトソースの活用により PM 業務のさらなる専門化・効率化を図ることができるという点、第 2 には、インハウスファシリティマネジャーの FM 業務への集中が可能となること、第 3 の利点としては企業経営への貢献（外部PM サービス提供者による専門家の視点からのアドバイスと実行。それに伴う経営問題の解決）、そして第 4 はインハウスの継続的な教育（外部 PM サービス提供者と会話

図表 4

FM/PMの役割を繰り返すことにより、インハウスの担当者もスキルアップできるという意味）。

ファシリティマネジメントは、とかく事業所が完成した後にいかに運用するかに力点が行きがちで、また、プロジェクトは短期間に立ち上げることが要求されることが多いため、唯一お金が使えるこの絶好の機会に、積年の課題をすべて解決することができず、現状維持に甘んじるケースが多々見受けられる。根源的な問題としては、社内組織である FM 部門が、経営において重要な位置づけになっていないこと、PM としてのスキル（日ごろの業務社内での信頼関係の構築も含む）が低いことも影響して業務

図表 3

総務部のリソースいる。外部 PM サービス提供者も、社内のどの立場と協議してよいのかにエネルギーの大半を費やすことが多く、本来社内で行えることの代行に終始し、やるべきマネジ

外部 PM サービス提供者はオフィス移転のみならず、メント業務に集中できない悩みを抱えている。部会は、個々の企業が抱える FM 的な問題を解決できるだけのノこのような悩みを払しょくするため、インハウスとサプラウハウを有している。しかし、依頼側の意図がきちんと伝イヤーの新しい協業関係を通じて、FM を活性化するたわらないとその力を十分に活用することはむずかしいと思めに活動している。

わなければならない。したがって、業務委託を行う場合には、外部 PM サービス提供者がきちんと検証できるだけ

FMPM 部会は、プロジェクト品質向上のため適切なPM 知識の普及に努めて行きたい。
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