Codice di condotta

L’azione giusta, nel modo giusto

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Rispettiamo gli altri

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Conduciamo gli affari in modo legale

Siamo partner commerciali responsabiliProteggiamo il Gruppo

Appendice

Risorse utili

Messaggio dell’Amministratore delegato
Cari Colleghi del Gruppo HOYA,
Con dipendenti in più di 35 Paesi e una presenza commerciale ancora più
ampia, è ora più importante che mai operare rispettando principi standard
globali. Abbiamo pertanto sviluppato questo Codice di condotta globale peraiutare tutti i dipendenti del Gruppo HOYA a mantenere la fiducia dei nostri
dipendenti, clienti e azionisti. Sebbene nessun Codice possa trattare tutte lesituazioni che potreste incontrare nel luogo di lavoro, può fornire una solida
base sulla quale prendere buone decisioni. Se, dopo aver consultato il Codice,avete ancora domande o dubbi, dovete discuterne con il vostro supervisore
o responsabile, l’Ufficio Legale o i reparti di conformità, oppure contattarel’HelpLine di HOYA.

nel corso della nostra lunga storia, il Gruppo
HOYA ha sempre dimostrato un rinnovato
impegno per la creazione di prodotti e servizi
attraverso l’innovazione e la tecnologia creativa.
Quest’attenzione ci consente di generare un
equo profitto come azienda e di migliorare la vitadelle persone. Tuttavia, il modo in cui otteniamo
questi risultati è ancora più importante. È nostra
responsabilità condurre l’attività nel pieno
rispetto degli obblighi legali e delle pratiche
etiche, nonché fornire un contributo positivo alla
società. Inoltre, le nostre azioni devono sempre
dimostrare rispetto e cura per tutti i membri della famiglia HOYA.

Ricordate, siete membri preziosi del Gruppo HOYA e le scelte che operatecreano le basi per costruire fiducia nella nostra azienda. Mi aspetto cheaffrontiate i problemi con integrità e che collaboriate ogni giorno per fareciò che è giusto. Insieme costruiremo e manterremo un Gruppo che sia
veramente rispettato e degno di fiducia.

Indipendentemente dal cambiare dei tempi o delle sedi delle nostre attività,
dobbiamo concentrarci su un obiettivo: mantenere la fiducia nel Gruppo
HOYA. Ognuno di voi gioca un ruolo fondamentale nel garantire il successo
dell’azienda. La vostra condotta influisce significativamente sulla crescita
dell’azienda e sul modo in cui siamo visti dai nostri stakeholder. Non è accettabile
realizzare vendite e profitti basati su atti illegali o immorali. Affinché un’azienda
sia riconosciuta e apprezzata dalla società, ognuno di voi deve operare le scelte
giuste ogni giorno sul lavoro, intraprendendo l’azione giusta, nel modo giusto.

Grazie ancora per la vostra continua dedizione e il vostro supporto alla
missione di HOYA. HOYA continuerà a concentrarsi, come ha sempre fatto,
sulla sicurezza e sul benessere dei propri colleghi, fornendo prodotti e servizi
eccezionali ai clienti in tutto il mondo. Restiamo uniti e aiutiamoci gli uni con
gli altri a raggiungere gli obiettivi comuni del Gruppo HOYA concentrandocicostantemente sull’intraprendere l’azione giusta, nel modo giusto.
Eiichiro Ikeda
Amministratore delegato, Gruppo HOYA
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Appendice

Risorse utili

Missione aziendale
HOYA si dedica all’innovazione nell’information
technology, nello stile di vita e nella cultura,e immagina un mondo in cui tutti possono
godersi la vita in maniera positiva, vivendo inarmonia con la natura.

Impegno verso gli azionisti
HOYA si impegna ad aumentare il valore aziendale
migliorando i risultati aziendali e mantenendo la crescita.
Il nostro obiettivo è pagare dividendi equi e offrire agli
azionisti un ritorno sull’investimento che soddisfi le loro
aspettative. Divulghiamo le informazioni
aziendali in modo volontario e imparziale.

Impegno verso i dipendenti

Impegno verso i clienti
L’obiettivo di HOYA è fornire prodotti dialta qualità e servizi sicuri che offrano un
valore reale. Ci adoperiamo per aumentare
la soddisfazione dei clienti migliorando
continuamente la qualità delle nostre operazioni.

Impegno verso la società
HOYA si impegna sempre a rispettare
la propria responsabilità d’impresa.
Lavoriamo attivamente per garantire
che le nostre attività aziendali siano
svolte nel rispetto dell’ambiente.
Ci impegniamo al rispetto dellaconformità legale e dellepratiche etiche.

Principi
di gestione
Per realizzare la visione HOYA,
abbiamo stabilito una serie di principi
di gestione che guidano ogni nostra
decisione e azione. Traduciamo questi
principi in azioni che contribuiscono
alla prosperità economica, al progressosociale e al progresso culturale e ci
impegniamo a guadagnare lafiducia di tutti coloro che hanno
un interesse nel nostro
successo.

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HOYA rispetta la personalità e l’individualità di ogni
dipendente. Offriamo ai dipendenti l’opportunità
di massimizzare la propria iniziativa e creatività
in un ambiente di lavoro sicuro e soddisfacente.
Facciamo del nostro meglio per garantire una vita
soddisfacente ai nostri dipendenti.

Dedizione alla gestione
innovativa
HOYA si impegna costantementea creare nuovo valore attraverso
l’innovazione e la tecnologia creativa.
Sfruttiamo al meglio i progressi
dell’era dell’informazione grazie alla
nostra rete di gestione mondiale.
Assumiamo una prospettiva globale
rispettando la cultura e le usanze locali.

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Appendice

Indice527

Introduzione
Rispettiamo il nostro Codice di condotta.. . . . . . . . . . . . . 6
Comprendiamo le nostre responsabilità. . . . . . . . . . . . . . 8
Condividiamo le nostre preoccupazioni.. . . . . . . . . . . . . . 10

Siamo partner commerciali responsabili
Obblighi del settore sanitario.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Rapporti con i Fornitori. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Conflitti di interessi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Regali e intrattenimento.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
L’ambiente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

35

12

Proteggiamo il Gruppo
Tenuta accurata dei registri. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Informazioni del Gruppo HOYA.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Beni del Gruppo HOYA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Insider trading . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Comunicazioni responsabili. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Rispettiamo gli altri
Diritti umani. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Un luogo di lavoro positivo e produttivo. . . . . . . . . . . . . . 14
Salute e sicurezza. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Privacy dei dati. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Protezione delle informazioni aziendali di altri. . . . . . . . 18

19

Conduciamo gli affari in modo legale
Qualità e sicurezza dei nostri prodotti e servizi. . . . . . . . 20
Concorrenza leale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Disposizioni contro la corruzione e la concussione. . . 23
Commercio internazionale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Appendice
Modulo di conferma del Codice di condottadel Gruppo HOYA (per i dipendenti).. . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Risorse utili.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Il presente Codice di condotta non è un contratto di lavoro.

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Risorse utili

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Siamo partner commerciali responsabili

Introduzione
Il nostro Codice è una risorsa importante per aiutarci a compiere la
nostra missione. Inoltre, ci aiuta ad operare facendo l’azione giusta,
nel modo giusto.
Rispettiamo il nostro Codice di condotta.. . . . . . . . . . . . . 6
Comprendiamo le nostre responsabilità . . . . . . . . . . . . . 8
Condividiamo le nostre preoccupazioni.. . . . . . . . . . . . . . 10

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Proteggiamo il Gruppo

Appendice

Risorse utili

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Siamo partner commerciali responsabili

Rispettiamo il nostro Codice dicondotta

Proteggiamo il Gruppo

Appendice

Risorse utili

Il nostro Codice si applica a:• Ogni dipendente, ad ogni livello del Gruppo. Ciascuno è
responsabile della lettura, della comprensione e del rispetto delCodice di condotta HOYA.
• Personale temporaneo e lavoratori con contratto disomministrazione, d’agenzia o di consulenza, che lavorano peril Gruppo HOYA, pur non essendo direttamente impiegati dal
Gruppo.

In conformità con la politica e i valori fondamentali del Gruppo HOYA
(come dichiarato nella Missione aziendale e nei Principi di gestione), il
Codice di condotta HOYA (il “Codice”) definisce le linee guida verso cui
tutti noi lavoriamo e che dobbiamo rispettare nell’adempimento dei
nostri compiti all’interno del Gruppo HOYA.

I partner del Gruppo HOYA, i lavoratori temporanei e a contrattosono altresì invitati ad adottare il Codice di Condotta HOYA.

In HOYA:- Non violiamo mai il Codice di condotta, anche se richiesto
da un supervisore o un responsabile.
- Sacrifichiamo il profitto piuttosto che violare il nostro Codice
di condotta.
- Non lasciamo che le pratiche di altre società influenzino il
nostro impegno nei confronti del nostro Codice di condotta.

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Appendice

Risorse utili

immediatamente il tuo supervisore, responsabile o uno specialista
responsabile dell’area interessata (ad esempio, finanza, risorse umane,ufficio legale, ambiente, controllo delle esportazioni, questioni
farmaceutiche, ecc.) per determinare la procedura opportuna.
Se ritieni di non poter risolvere il problema internamente, contattala HelpLine di HOYA o altro canale di segnalazione disponibile a
livello locale per consigli senza lasciare irrisolta la questione. Le
segnalazioni a tali canali possono essere effettuate anche in forma
anonima, ove consentito dalla legge. Come Gruppo, HOYA proibisce
categoricamente le ritorsioni contro chiunque si faccia avanti persegnalare un problema in buona fede.

CHE COSA FARESTI?
Cosa succede se c’è un conflitto tra il contenutodel nostro Codice e le leggi del Paese in cui
lavori e non sei sicuro di cosa fare?

Cosa succede se qualcuno viola il nostro Codice?
Qualsiasi dipendente che viola il Codice o incoraggia altri a farlo, ochi chiude un occhio davanti a una violazione, può essere soggetto
ad azione disciplinare in base alla natura e alla gravità dell’infrazione.
Per i dirigenti o amministratori, le sanzioni possono essere più severe.

Devi seguire il requisito più rigoroso. Se non è chiaro
quale requisito sia più rigoroso, è necessario chiedereindicazioni all’ufficio legale.

Se nel corso del tuo lavoro sorgono domande sul Codice di condotta
HOYA, o se vedi o sospetti una violazione del Codice, devi consultare
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Conduciamo gli affari in modo legale

Siamo partner commerciali responsabiliComprendiamo le nostre
responsabilità

Proteggiamo il Gruppo

Appendice

Risorse utili

È legale?

Ogni membro del Gruppo HOYA ha la responsabilità di mantenere la
nostra reputazione come azienda che opera in modo legale ed etico.
Per rispettare questa responsabilità:• Ognuno di noi deve dimostrare un comportamento sul posto di lavoro
che rifletta i nostri valori e sia conforme a tutte le leggi, gli statuti ei regolamenti e le politiche del Gruppo HOYA applicabili (compresele normative specifiche del settore relative ad alcune delle nostre
operazioni aziendali). Dobbiamo anche comportarci in conformità coni regolamenti e le politiche del Gruppo HOYA ed evitare anche la mera
apparenza di scorrettezza.
• Comprendiamo che queste linee guida non coprono tutte le situazioni
che potremmo affrontare sul posto di lavoro. Quando il percorso daseguire non è chiaro, ci chiediamo:

Mi sentirei a
mio agio se altri
sapessero dellamia decisione?

È coerente con
gli obiettivi e gli
interessi a lungo
termine delGruppo HOYA?

È consentito dal
nostro Codice dicondotta e dalle
nostre politiche?

Riflette la nostra
missione e inostri principi digestione?

Se puoi rispondere “sì” a tutte e cinque le domande, è probabilmente
accettabile andare avanti. Ma se rispondi “no” o “non ne sono sicuro”
a qualsiasi domanda significa che devi fermarti, riflettere, o chiedereconsiglio al tuo supervisore, responsabile, capo dipartimento, risorse
umane, o agli uffici legali prima di procedere. Ricorda che è sempre
opportuno, in qualsiasi circostanza, chiedere aiuto.
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Conduciamo gli affari in modo legale

Siamo partner commerciali responsabili• Non rispondiamo a nessuna richiesta di organizzazioni criminaliorganizzate.
• Le decisioni aziendali che prendiamo, indipendentemente dalla nostra
posizione lavorativa, devono essere prese nel migliore interesse delGruppo HOYA. In qualità di dipendenti, dobbiamo garantire che:
- Operiamo senza conflitti di interesse.
- Non ci appropriamo indebitamente di alcuna proprietà del Gruppo
HOYA.
- Seguiamo le corrette procedure del Gruppo HOYA.
- Siamo autorizzati e pienamente responsabili delle decisioni che
prendiamo.

Proteggiamo il Gruppo

Appendice

Risorse utili• Segnalino prontamente all’ufficio legale qualsiasi violazione dellalegge o altra condotta illecita che siano significative per natura oportata.
• Si assicurino che i dipendenti (che segnalano direttamente oindirettamente) sappiano che non ci saranno ritorsioni per aversegnalato violazioni in buona fede.

Noi certifichiamo annualmente il nostro Codice.
Leggendo, rivedendo e facendo affidamento sul nostro Codice
ognuno di noi può promuovere un ambiente di lavoro etico. Per
confermare la comprensione del Codice da parte di tutti, HOYA
conduce una revisione e conferma annualmente che il codice sia
applicabile in ogni Paese. I dipendenti riceveranno inoltre risorse
aggiuntive per migliorare la loro comprensione del Codice, come laformazione di persona e quella virtuale.

I leader hanno ulteriori responsabilità.
Se sei un supervisore o un responsabile, dai l’esempio per un ambiente
di lavoro etico. HOYA si aspetta che i leader:• Diano il buon esempio, riflettano i valori del Gruppo e dimostrino un
impegno a questo Codice attraverso le loro parole e azioni.
• Creino un’atmosfera che aiuti a promuovere un comportamento legale
ed etico che consenta ai dipendenti di porre domande e sollevare
dubbi.
• Promuovano il completamento della formazione sulla conformità
richiesta e cerchino modi aggiuntivi per comunicare regolarmentel’importanza di rispettare questo Codice e le altre politiche HOYA o lepolitiche della loro divisione HOYA.

L’attuazione delle procedure di cui sopra sarà confermata attraverso
un audit interno.

Il Gruppo HelpLine Hoya (Gruppo HHL)
presso la sede centrale di HOYA Corporation
sovrintende e amministra il Codice di condotta
HOYA. Il Codice non può essere modificato
senza l’autorizzazione del gruppo HHL.
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Siamo partner commerciali responsabili

Condividiamo le nostre
preoccupazioni

Proteggiamo il Gruppo

Appendice

Risorse utili

intraprendere l’azione opportuna. Se ti senti a disagio a parlare con il
tuo supervisore o responsabile, puoi contattare:- Un altro membro della direzione-U n membro delle risorse umane o dell’ufficio legale- L’HelpLine di HOYA

Lavoriamo insieme per promuovere un ambiente di lavoro etico.
Segnalare le violazioni del nostro Codice di condotta è responsabilità ditutti. Se hai domande sul Codice o sospetti una violazione del Codice,hai a disposizione diverse risorse.

Cos’è l’HelpLine di HOYA?
L’HelpLine di HOYA è un canale di comunicazione indipendente per
i dipendenti del Gruppo HOYA in determinate località per segnalarepotenziali violazioni della legge o del Codice di condotta HOYA.
Laddove disponibile, l’HelpLine di HOYA funge da risorsa in aggiunta
alle normali linee di segnalazione disponibili all’interno di ciascunasocietà del Gruppo HOYA.

Per prima cosa contatta il tuo supervisore o responsabile che è
nella posizione migliore per comprendere la tua preoccupazione e

Se l’HelpLine di HOYA è disponibile nella tua sede, puoi accedervi
per porre una domanda o condividere una preoccupazione. Quandocontatti l’HelpLine di HOYA:• Puoi parlare nella tua lingua utilizzando il canale telefonico disponibile
nella tua sede, oppure fare una segnalazione attraverso una richiesta
online o via e-mail.
• La tua preoccupazione viene documentata in dettaglio e segnalata alteam interno dell’HelpLine di HOYA per l’indagine.
• È possibile controllare nuovamente lo stato dell’indagine o segnalare
eventuali informazioni aggiuntive di cui disponi.
• La tua preoccupazione verrà gestita prontamente e con discrezione.
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Appendice

Risorse utili

Fatti avanti senza paura.

Prendiamo sul serio le violazioni.

È possibile segnalare problemi in modo anonimo, a meno che ciò non
sia limitato dalle leggi locali. Se fornisci il tuo nome, verrà fatto ogni
sforzo per proteggere la tua identità, se richiesto. In alcuni casi, tuttavia,
potrebbe non essere possibile mantenere riservata la propria identità acausa della natura dell’indagine, delle richieste di condurre un’indagine
approfondita o di determinati requisiti legali.

Qualsiasi dipendente HOYA che viola la legge, i regolamenti, questo
Codice o le nostre politiche o procedure potrà essere soggetto
a un’azione disciplinare, inclusa la risoluzione dell’impiego. Ciò si
applica ai supervisori o ai responsabili che ignorano le violazioni oomettono intenzionalmente di rilevarle o correggerle. La direzionee le risorse umane di HOYA sono responsabili della supervisione
degli standard disciplinari per garantire che tutte le azioni disciplinaricorrelate siano applicate in modo coerente, come consentito dalle
leggi locali sul lavoro.

Se sei coinvolto in un’indagine di conformità in qualsiasi modo (anchein qualità di testimone), non puoi discutere dell’indagine con altre
persone oltre agli inquirenti, a meno che non sia espressamenteconsentito dall’investigatore. È inoltre necessario collaborare in buonafede a qualsiasi indagine e fornire risposte veritiere a tutte le domandeposte dalla squadra investigativa.

Che cos’è una preoccupazione in “buona fede”?

Il Gruppo HOYA proibisce le ritorsioni.

Significa che desideri presentare informazioni oneste e
accurate, anche se in seguito potrebbero rivelarsi errate.

HOYA non consente ritorsioni contro chiunque, in buona fede, sollevi
un problema di conformità o di integrità. Chiunque compia ritorsioni
sarà soggetto ad azione disciplinare, che può includere la risoluzione
dell’impiego. Se ritieni che tu, o un altro dipendente, sia stato oggetto
di ritorsioni per aver sollevato una preoccupazione in buona fedeo una violazione della legge, dei regolamenti, della politica o delpresente Codice, contatta immediatamente l’ufficio per la complianceo l’HelpLine di HOYA, se disponibile e consentito dalla legge.

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Siamo partner commerciali responsabili

Rispettiamo gli altri
Siamo un team di collaboratori che operano in Paesi di tutto il mondo,
che pensano in modo creativo, guidando l’innovazione e facendo ladifferenza nella vita delle persone ovunque.
Diritti umani. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Un luogo di lavoro positivo e produttivo. . . . . . . . . . . . . . 14
Salute e sicurezza. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Privacy dei dati. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Protezione delle informazioni aziendali di altri. . . . . . . . 18
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Risorse utili

Diritti umaniCi rispettiamo a vicenda e riconosciamo la dignità e il valore di ogni
individuo.

Ci impegniamo a:• Fornire un ambiente di lavoro in cui i dipendenti possono svolgere
il proprio lavoro al meglio. Non discriminiamo né molestiamo gli
altri sulla base di razza, nazionalità, sesso, religione, credo, nascita,età, disabilità fisica o mentale, orientamento sessuale o altri requisiti
legali.
• Promuovere un luogo di lavoro privo di molestie (compreso lemolestie sessuali), intimidazioni, violenza e bullismo.
• Protezione dei diritti umani fondamentali. Vietiamo il lavoro minorile,
il lavoro forzato e la tratta di esseri umani all’interno delle nostre
operazioni e lungo tutta la nostra catena di fornitura.
• Rispetto dei diritti familiari dei nostri dipendenti. Non molesteremo,
licenzieremo, demansioneremo, ridurremo lo stipendio otrasferiremo una persona a causa di gravidanza, parto, congedo perl’infanzia o congedo per cure assistenziali.
• Esprimiamo le nostre preoccupazioni se subiamo o assistiamo adiscriminazioni, molestie o violazioni dei diritti umani.

CHE COSA FARESTI?

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Uno dei tuoi colleghi invia
e-mail contenenti barzellettesu determinate nazionalità. Ti
mettono a disagio e di solito leelimini. Dovresti intraprendere
ulteriori azioni?

Quando visiti un nuovo fornitore,
noti che i dipendenti che vi lavorano
sembrano minorenni. Quando
chiedi spiegazioni al fornitore, nonottieni una risposta chiara. Quali
sono i tuoi prossimi passi?

Sì. Dovresti chiedere al tuo collega
di interrompere l’invio di e-maile, se l’attività continua, avvisare
il tuo supervisore o responsabile.
Questo tipo di comportamento èirrispettoso e può danneggiare il
morale e l’atmosfera di squadra chetutti abbiamo lavorato per creare.

Hai fatto la cosa giusta per prima cosa
ad essere attento a possibili violazioni
dei diritti umani e poi nel sollevare letue preoccupazioni con il fornitore.
Il passo successivo sarebbe quello disegnalare l’incidente all’ufficio legale.
Ci impegniamo a sostenere i diritti
umani e l’eliminazione delle violazioni
dei diritti umani, compreso il lavoro
minorile.

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Appendice

Risorse utili

Un luogo di lavoro positivo e
produttivo
CHE COSA FARESTI?

Promuoviamo un ambiente di lavoro aperto e positivo e
promuoviamo buoni rapporti umani per creare un’atmosfera
amichevole e collaborativa.

Durante un colloquio di lavoro,
una candidata afferma diavere due figli piccoli. Sai chela posizione richiederà degli
straordinari, quindi chiedi
informazioni sulle sue soluzioni
di assistenza all’infanzia. Èpermesso?

Ci impegniamo a:• Collaborare per raggiungere gli obiettivi e avere successo. Ciò
significa:- Non lavoriamo sotto l’influenza di alcol, né possediamo, usiamoo distribuiamo droghe illegali o sostanze controllate nei locali del
Gruppo HOYA.
- Non portiamo armi da fuoco, coltelli o altri oggetti pericolosi nei
locali del Gruppo HOYA.
- Non scommettiamo, prestiamo denaro né sollecitiamo i nostri
colleghi o partner commerciali durante l’orario di lavoro affinché
offrano contributi di tempo, risorse o fondi.
- Non utilizziamo dispositivi di registrazione o videosorveglianza
sul posto di lavoro a meno che non vi sia un legittimo motivo
aziendale per farlo, ciò sia conforme alle leggi locali e sia stata
ottenuta l’autorizzazione della società.
• Rispettare il contributo di ogni individuo, ascoltando, impegnandosi
in discussioni libere e aperte e lavorando per collaborare.

No. Fattori come lo stato civile, lo
stato genitoriale e la gravidanza non
devono influire sulle decisioni diassunzione. Tuttavia, è lecito dire alla
candidata che la posizione prevedela possibilità di fare gli straordinari echiedere se questo sarà un problema
per lei.

14

Ti è stata recentemente
diagnosticata una condizione
medica che rende difficile svolgere
una delle tue normali mansioni
lavorative. Che cosa devi fare?
HOYA si impegna a fornire
adeguamenti ragionevoli atutte le persone qualificate con
disabilità. Dovresti informare il tuo
responsabile o le risorse umanedella tua situazione per discutere dieventuali adeguamenti.

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Risorse utili

Salute e sicurezza• Registrare accuratamente le nostre ore di lavoro. Non effettuiamo
ore di straordinario non retribuite né permettiamo ad altri di farlo.
• Non portiamo mai sostanze pericolose o nocive o altre sostanzechimiche fuori dalle aree consentite a meno che non vi sia una
ragione legittima per farlo e, in questi casi, seguiamo le procedure
prescritte dal Gruppo HOYA.

Apprezziamo gli sforzi di ogni individuo e ci impegniamo a garantire
la sicurezza sul posto di lavoro, eliminare gli incidenti e i disastri sul
posto di lavoro e prevenire gli infortuni.

Ci impegniamo a:• Fare la nostra parte per mantenere tutti i dipendenti HOYA al riparo
da infortuni e malattie:- Seguendo le politiche delle strutture in cui lavoriamo, mantenendo
il luogo di lavoro pulito e sanificato e osservando sempre le buone
prassi di sicurezza.
- Partecipando alla formazione e alle esercitazioni. Facciamo
attenzione a non utilizzare mai macchinari o apparecchiature per i
quali non siamo autorizzati o non siamo stati addestrati.
- Rispettando le norme di sicurezza e di salute sul lavoro. Indossiamo
indumenti protettivi quando necessario, manteniamo le distanze
da zone pericolose e controlliamo i dispositivi di sicurezza.
- Prevenendo il sovraccarico di lavoro, che può mettere a rischio lasicurezza delle persone.
- Adottando misure per proteggere i dipendenti impedendo apersone malate di entrare nelle sedi.
• Onorare i diritti rispetto alla legislazione sul lavoro (ad esempio,
congedo per l’assistenza all’infanzia, congedo per l’assistenzafamiliare, ferie retribuite).

CHE COSA FARESTI?
Uno dei tuoi colleghi suggerisce di modificare una fase della linea
di produzione per accelerare il processo, ma sei preoccupato che ciò
potrebbe non essere sicuro. Che cosa devi fare?
Non scendere mai a compromessi quando si tratta di sicurezza. Sebbene
HOYA apprezzi e incoraggi il miglioramento continuo, qualsiasi modifica
alle nostre procedure deve essere rivista e approvata per garantire che
non vi siano conseguenze negative sui nostri dipendenti o sui nostri
prodotti. Devi contattare il tuo supervisore o responsabile per discutere
il suggerimento del tuo collega; nel frattempo, non implementare alcuna
modifica al processo.

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Siamo partner commerciali responsabili

Privacy dei dati

Proteggiamo il Gruppo

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Risorse utili

Ci impegniamo a:• Comprendere i tipi di informazioni considerati “dati personali.”• Rispettare la privacy dei nostri colleghi, dei nostri clienti e dei nostri
partner commerciali e mantenere la loro fiducia gestendo con
cura le loro informazioni personali. Occorre prestare ancora più
attenzione alle “informazioni personali sensibili” come numeri diconti bancari o informazioni mediche.
• Utilizzare i dati personali solo nella modalità autorizzata
dall’individuo e non condividerli mai con altri (all’interno oall’esterno di HOYA) a meno che non siano autorizzati e abbiano
uno scopo legittimo per accedervi.
• Raccolta, archiviazione, utilizzo, condivisione, trasferimentoe smaltimento dei dati personali in conformità con le leggi
globali sulla privacy dei dati e in un modo tale da mantenere tali
informazioni al sicuro.
• Prestare attenzione alla gestione impropria o alla violazione dei
dati e contattare immediatamente gli uffici legali se i dati sono
compromessi. Riconosciamo che la divulgazione di dati personali,
anche se accidentale, non solo può creare disagi alle persone
e portare a responsabilità legali, ma anche minare la fiducia nel
Gruppo HOYA.

Favoriamo il diritto dell’individuo alla privacy e ci assicuriamo che tutti
i dati siano raccolti con la dovuta attenzione e per ragioni commerciali
legittime.

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Rispettiamo gli altri

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Conduciamo gli affari in modo legale

Siamo partner commerciali responsabiliProteggiamo il Gruppo

Appendice

Risorse utili

CHE COSA SONO I “DATI PERSONALI”?
Qualsiasi informazione che potrebbe essere utilizzata per
identificare qualcuno, direttamente o indirettamente, come:

CHE COSA FARESTI?

- Un nome- Un numero di identificazione del dipendente- Un indirizzo e-mail- Un numero di telefono
Se non sei sicuro che le informazioni siano considerate“dati personali”, verifica con l’ufficio competente prima dicondividerle.

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Ricevi una chiamata da un
avvocato esterno che chiede
informazioni su uno dei
dipendenti del tuo dipartimento.
Come devi rispondere?

Il tuo computer portatile viene
rubato dalla tua auto quando ti
fermi in un negozio mentre torni acasa. Questo presenta problemi diprivacy dei dati?

Non devi mai fornire i dati dei
dipendenti a nessuno senzaverificare se la divulgazione è
consentita. Devi chiedere al tuo
supervisore, responsabile o ufficio
legale prima di fornire i dati.

Se il tuo computer portatile
conteneva dati personali, potrebbe
essere considerato una violazionedella sicurezza dei dati e richiedere
notifiche di divulgazione e
persino provvedimenti correttivi.
Anche se non hai memorizzato
specificatamente le informazioni
sul tuo computer portatile,
potrebbero essere state allegate
alle e-mail memorizzate sul tuo
portatile. È necessario contattare
immediatamente i reparti legale e
IT per determinare la procedura daseguire.

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Appendice

Risorse utili

Protezione delle informazioni
aziendali di altri
CHE COSA FARESTI?

Rispettiamo e proteggiamo le informazioni aziendali riservate dialtri, trattandole come se fossero le nostre.

Una nuova dipendente, che lavorava per la concorrenza, si è appena
unito al tuo team. Sarebbe utile avere informazioni sulle procedure
di qualità che ha sviluppato mentre lavorava per quel concorrente.
Potrebbe divulgare tali informazioni?

Ci impegniamo a:• Rispettare tutte le leggi sul copyright e le leggi correlate. Senza
autorizzazione, evitiamo di:- Copiare o utilizzare software o altri progetti di prodotti
sviluppati da altre società o individui.
- Copiare o utilizzare immagini o dati di testo da fonti
multimediali, come Internet.
• Mantenere al sicuro le informazioni aziendali riservate di altri,
utilizzandole solo in conformità con i termini degli accordi
applicabili.
• Prestare attenzione quando si ottengono informazioni aziendali
riservate, assicurandoci di avere il diritto di utilizzarle e nonutilizziamo mai informazioni di origine discutibile.
• Non esercitare mai pressioni su altri, inclusi i nuovi dipendenti,
affinché rivelino informazioni aziendali riservate di precedenti
datori di lavoro.

No. Ciò violerebbe le nostre politiche, i suoi obblighi nei confronti del suo
precedente datore di lavoro e forse la legge. Non devi chiederle o farlepressioni affinché divulghi queste informazioni. La collega potrà utilizzare
le conoscenze e le abilità generali che ha acquisito nel suo precedentelavoro, ma nessuno di noi può portare a HOYA alcun materiale riservato oprotetto prodotto mentre lavoravamo altrove. La collega è tenuta a tutelare
le informazioni riservate del suo passato datore di lavoro proprio come idipendenti HOYA sono obbligati a proteggere le nostre.

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Rispettiamo gli altri

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Conduciamo gli affari in modo legale

Siamo partner commerciali responsabili

Conduciamo gli affari in modo legale
Mentre esploriamo nuovi confini tecnologici per fornire un domani
migliore, rispettiamo e onoriamo sempre le leggi e le normative delnostro settore, nonché quelle dei Paesi in cui operiamo.
Qualità e sicurezza dei nostri prodotti e servizi. . . . . . . . 20
Concorrenza leale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Disposizioni contro la corruzione e la concussione. . . 23
Commercio internazionale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
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Risorse utili

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Siamo partner commerciali responsabiliProteggiamo il Gruppo

Appendice

Risorse utili

Qualità e sicurezza dei nostri
prodotti e servizi
Manteniamo la fiducia dei nostri clienti assicurandoci che i nostri
prodotti e servizi soddisfino o superino i nostri standard interni,
nonché gli standard stabiliti dal nostro settore.

-O ttenendo tutte le approvazioni normative prima e soddisfacendo
tutti gli obblighi normativi in corso associati alla commercializzazioneo alla vendita dei nostri prodotti.
• Essendo veritieri e trasparenti in ciò che diciamo ai clienti sui nostri
prodotti e servizi: comprendiamo che dichiarazioni esagerate ogaranzie infondate possono dare luogo a responsabilità legale emettere a rischio la sicurezza dei clienti.

Ci impegniamo a:• Rispettare elevati standard di qualità e sicurezza in ogni fase delprocesso:- Modificando o eliminando qualsiasi funzionalità durante le fasi dipianificazione e progettazione del prodotto che potrebbe causare
incidenti.
- Esprimendo a chi di dovere preoccupazioni su eventuali prodotti
che non soddisfino le nostre specifiche o standard durante le fasi
di produzione e ispezione e impedendo che tali prodotti vengano
rilasciati.
- Includendo avvisi o avvertenze appropriati nei manuali degli utenti
per garantire che i prodotti vengano utilizzati e mantenuti in modo
sicuro.
- Conservando correttamente i prodotti, in conformità con le nostre
politiche e procedure.
- Con la segnalazione tempestiva di reclami sui prodotti secondo
procedure definite.

CHE COSA FARESTI?
Uno dei nostri contratti richiede un test che viene ripetuto in una fasesuccessiva del processo. Il primo test sembra uno spreco di tempo edenaro e rallenta la consegna. È possibile saltare il test aggiuntivo?
No. Poiché il contratto richiede l’esecuzione di entrambi i test, non è possibile
apportare modifiche ai test o ai controlli di qualità senza prima informare
e ottenere l’approvazione del livello dirigenziale opportuno, nonchél’approvazione del nostro cliente. Consegnare consapevolmente un prodotto
che non soddisfa le specifiche del contratto o i requisiti di collaudo senzal’approvazione del nostro cliente potrebbe essere considerato una frode e
una violazione della legge.

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Concorrenza leale

Proteggiamo il Gruppo

Appendice

Risorse utili

Ci impegniamo a:• Promuovere una concorrenza libera, leale e aperta seguendo leleggi sulla concorrenza, l’antitrust e l’antimonopolio ovunqueoperiamo.
• Trattare in buona fede e mantenere le nostre promesse ai clienti:-N on otteniamo vendite tramite pratiche di marketing sleali.
-C i assicuriamo che la pubblicità e il materiale promozionale siano
concreti e completi.
-N on facciamo mai affermazioni false o fuorvianti sui nostri prodotti.
-N on imponiamo ai clienti un particolare prezzo di rivendita o un
divario sul prezzo di rivendita.
• Superiamo i nostri concorrenti in modo equo e legale:-N on intratteniamo conversazioni con i concorrenti su argomenti
sensibili sotto il profilo della concorrenza (come prezzi, costi,
volumi di produzione o condizioni di vendita).
-N on stipuliamo accordi o intese - formalmente o informalmente che limiterebbero (anche solo all’apparenza) la concorrenza.
-N on danneggiamo il buon nome e la reputazione di unconcorrente calunniando o diffamando lo stesso o i suoi prodotti eservizi.

Competiamo in maniera energica, ma in modo equo, e lasciamo che i
nostri prodotti di alta qualità (mai pratiche immorali o illegali) guidino il
nostro successo.

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Conduciamo gli affari in modo legale

Siamo partner commerciali responsabili• Raccogliamo informazioni di mercato o competitive nel
modo giusto, attraverso fonti pubbliche (come notizie, riviste
specializzate e feedback dei clienti). Stiamo attenti a non abusare
di informazioni riservate e a non fornire false dichiarazioni su chi
siamo o per chi lavoriamo. (Per ulteriori informazioni, vedere lasezione Protezione delle informazioni aziendali di altri del Codice.)

CHE COSA FARESTI?
Durante una riunione di un’associazione di categoria, due dei nostri
concorrenti iniziano a discutere dei loro bassi margini di profitto e silamentano dei forti sconti. In quel momento non dici nulla, ma pochesettimane dopo entrambe le società aumentano i prezzi. Ti chiedi seavresti dovuto intraprendere un’azione specifica durante la riunione
quando si è svolta la discussione.
Sì, avresti dovuto. Un’autorità potrebbe concludere che tutti i presenti
alla riunione, indipendentemente dal fatto che abbiano preso parte alla
conversazione o meno, hanno accettato di fissare i prezzi, anche se non c’è
mai stato un accordo formale. La linea di condotta corretta in questo tipo disituazione sarebbe stata quella di dire che la conversazione è inopportuna e
poi lasciare la riunione e segnalare immediatamente la questione all’ufficio
legale.

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Appendice

Risorse utili

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Siamo partner commerciali responsabiliProteggiamo il Gruppo

Appendice

Risorse utili

Disposizioni contro la corruzione
e la concussione
Lavoriamo onestamente e con integrità. Non offriamo o accettiamo
mai tangenti né consentiamo ad altri di offrire o accettare tangenti
per nostro conto.

Ci impegniamo a:• Conseguire affari grazie ai nostri prodotti e servizi.
• Mantenere una politica di tolleranza zero quando si tratta di
corruzione o tangenti.
• Evitare anche solo l’apparenza di un pagamento improprio,
indipendentemente dalla pratica locale o dalla pratica di altre
società.
• Mantenere libri e registri accurati in modo che la natura di qualsiasi
cosa data o ricevuta sia chiara e consentita dalle nostre politiche.
• Esecuzione di due diligence nella selezione dei partner commerciali
di HOYA, monitoraggio delle loro prestazioni e comunicazione dieventuali pratiche aziendali discutibili.
• Non effettuare mai “pagamenti di facilitazione”. Se viene richiesto un“pagamento di facilitazione”, segnalare la richiesta all’ufficio legale.

COS’È UNA “TANGENTE”?
Qualunque cosa di valore data a persone nel governo o nel
settore privato per ottenere (o mantenere) un vantaggio d’affari,finanziario o commerciale. Una tangente può essere in contanti,
ma può assumere anche altre forme. Un regalo, un favore, uno
sconto personale, persino un’offerta di prestito o di lavoro,
potrebbe essere considerato una tangente se offerto in cambio
di un trattamento speciale o per influenzare una decisione.

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Conduciamo gli affari in modo legale

Siamo partner commerciali responsabili

CHE COS’È UN “PAGAMENTO DI
FACILITAZIONE”?
Un piccolo pagamento (a volte chiamato “tangente” o“bustarella”) effettuato a un funzionario governativo di basso
livello per incoraggiare il funzionario a eseguire o accelerare
un’azione di routine (come l’elaborazione di documenti ol’ottenimento di un servizio telefonico o la fornitura di energia
elettrica). HOYA proibisce i pagamenti di facilitazione.

CHE COSA FARESTI?
Ho notato che i regali sono a volte accolti come una comune “cortesia
abituale” in un Paese, ma possono essere visti come un pagamento
improprio o addirittura una tangente in un altro. Cosa significa per mequando viaggio e incontro i clienti?
Non devi fornire alcun pagamento o vantaggio di alcun tipo per ottenere unvantaggio commerciale improprio. Anche lo scambio di regali che sono una“cortesia abituale” nel tuo Paese di origine potrebbe essere considerato una
tangente in un altro Paese se il valore del regalo è superiore a un importo
nominale. È necessario rispettare sempre le politiche di HOYA e le leggi
locali applicabili. Se non si è sicuri che un dono sia appropriato, è necessario
consultare l’ufficio legale.

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Risorse utili

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Siamo partner commerciali responsabili

Commercio internazionale

Proteggiamo il Gruppo

Appendice

Risorse utili

Ci impegniamo a:- Conoscere e seguire i requisiti di importazione, esportazione ecommercio - così come le nostre politiche e procedure applicabili nei Paesi in cui operiamo.
• Mantenere i necessari documenti di importazione, esportazione e
dogana in ciascuna sede aziendale HOYA.
• Condurre una due diligence per garantire di conoscere l’utente
finale e l’uso finale previsto dei nostri prodotti.
• Rifiutarci di fare affari con i Paesi che compaiono negli elenchidelle restrizioni nazionali e globali per motivi di sicurezza, a meno
che non abbiamo ricevuto le licenze appropriate per la vendita intali Paesi.
• Aiutare a prevenire e rilevare il riciclaggio di denaro e ilfinanziamento del terrorismo controllando eventuali pagamenti
sospetti, che possono includere:-P agamenti in contanti.
-P agamenti effettuati da conti personali anziché conti aziendali.
- Transazioni con istituti finanziari o terze parti senza una relazione
logica con il cliente o il partner commerciale.

Siamo impegnati in pratiche commerciali responsabili nella conduzione
degli affari all’estero e lavoriamo per prevenire il finanziamento delterrorismo e qualsiasi minaccia alla pace e alla sicurezza internazionale.

25

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Siamo partner commerciali responsabili

CHE COSA FARESTI?
Un fornitore chiede di inviare i pagamenti a un nuovo indirizzo.
Sospetti che possa esserci qualcosa di illegale o inappropriato. Dovresti
esprimere le tue preoccupazioni?
Sì. Hai ragione a essere sospettoso. La richiesta potrebbe essere finalizzata
al riciclaggio di denaro o all’evasione di requisiti legali. Devi contattare il
dipartimento finanziario senza indugio e, nel frattempo, non modificare
l’indirizzo fino a quando non riceverai l’autorizzazione. Se possibile, nondiscutere ulteriormente con il fornitore in merito alla richiesta fino a quando
non ti sarà comunicato dal dipartimento delle finanze.
Ho acquistato un prodotto contraffatto in un viaggio d’affari da portarea casa come souvenir. Dato che l’ho comprato all’estero, posso riportarlonel mio Paese?
No. È necessario essere consapevoli che in alcuni Paesi è vietato introdurre
prodotti contraffatti e non solo gli interessati, ma anche l’azienda presso cui
lavorano, possono essere sanzionati dalle leggi pertinenti.
Ricevi un grosso ordine da un’azienda di cui non hai mai sentito
parlare o con cui non hai mai fatto affari prima. Sembra che non
abbiano esperienza nel nostro settore e il loro indirizzo di fatturazione
sembra essere una proprietà residenziale. Dovresti chiedere ulteriori
informazioni prima di evadere l’ordine?
Sì. Hai la responsabilità di conoscere la destinazione finale di tutti i prodotti
al fine di rispettare le leggi sul controllo delle esportazioni e salvaguardare i
problemi di sicurezza nazionale. È necessario richiedere ulteriori informazioni
sul settore di attività, sull’utente finale e sull’uso finale dei prodotti. Se hai
altre riserve contatta gli uffici legali.

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Proteggiamo il Gruppo

Appendice

Risorse utili

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Siamo partner commerciali responsabili

Siamo partner commerciali responsabili
Stabiliamo e manteniamo buone relazioni reciprocamente vantaggiose
con i nostri clienti e partner commerciali.

Obblighi del settore sanitario.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Rapporti con i Fornitori. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Conflitti di interessi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Regali e intrattenimento.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
L’ambiente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
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Obblighi del settore sanitario

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Appendice

Risorse utili

Ci impegniamo a:• Comprendere tutti i nostri obblighi normativi e rispettare tutte lenorme e i regolamenti applicabili.
• Interagire con professionisti sanitari (“HCP”), che includono medici,infermieri, infermieri professionisti, assistenti medici, amministratori dipiani sanitari, optometristi e istituzioni mediche, in conformità con leleggi, i regolamenti, gli standard di settore e i codici delle associazioni
applicabili.
• Non influenzare gli operatori sanitari nelle loro decisioni mediche
professionali riguardanti l’uso di prodotti HOYA sulla base dicomunicazioni improprie, materiali di marketing non approvati o
incentivi finanziari inappropriati.
• Divulgare accuratamente i pagamenti o altri trasferimenti di valore
a medici, ospedali universitari e altre persone o entità nella misurarichiesta dalle leggi applicabili.
• Fornire borse di ricerca e formazione, e compensi in linea con ilcorretto valore di mercato agli operatori sanitari solo in conformità
alle leggi e ai regolamenti applicabili e alle politiche e procedure
HOYA.
• Chiedere aiuto quando abbiamo una domanda.

Comprendiamo che alcune delle nostre attività operano in un settore
sanitario altamente regolamentato e hanno l’obbligo di soddisfare
rigorosi requisiti di qualità e sicurezza dei prodotti.

28

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Appendice

Risorse utili

LO SAPEVI?
HOYA rispetta numerosi requisiti legali e normativi sanitari nei Paesi
in cui operiamo. Questi includono norme su:

CHE COSA FARESTI?

- Ricerca clinica

Un medico vorrebbe che HOYA pagasse il suo viaggio in Giappone
per visitare i siti HOYA. Mentre si trova in Giappone, vorrebbe anche
cogliere l’occasione per trascorrere qualche giorno in giro per la città aspese di HOYA. È ammissibile?

- Sviluppo dei prodotti- Produzione- Promozione del prodotto

No. Sebbene HOYA possa pagare i costi di viaggio e alloggio modesti eragionevoli di un professionista sanitario per partecipare a un programma
condotto dall’azienda o ad una riunione riguardante le tecnologie mediche
in determinate circostanze, previa approvazione da parte dell’azienda, laparte turistica del viaggio potrebbe essere percepita come un tentativo
improprio di influenzare il processo decisionale del medico e pertantonon è consentita. Consultare gli uffici legali per ulteriori consigli in questa
situazione.

- Protezione dei dati
- Interazioni con i clienti- Fatturazione per i nostri prodotti e servizi correlatiÈ severamente vietato fornire o promettere vantaggi impropri aqualsiasi professionista sanitario allo scopo di influenzare l’uso,l’acquisto o la raccomandazione dei nostri prodotti.

29

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Rapporti con i Fornitori

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Appendice

Risorse utili

VUOI SAPERNE DI PIÙ?

Scegliamo i fornitori in base a criteri oggettivi e misurabili e poi
lavoriamo insieme per assicurarci che rispettino i loro obblighi disostenere gli affari e la missione del Gruppo HOYA.

Codice fornitore HOYA

Ci impegniamo a:• Lavorare con partner commerciali che condividono il nostro impegno
a condurre affari con integrità, comprendendo la loro responsabilità
sociale d’impresa e proteggendo i diritti fondamentali umani e dei
lavoratori.
• Fare buone scelte, valutare criteri quali qualità, esperienza, consegne eprezzo per determinare i giusti partner commerciali per il Gruppo.
• Trattare i nostri partner commerciali in modo equo e nonapprofittarne mai attraverso la manipolazione, l’occultamento,
l’uso improprio della nostra posizione, la coercizione, la falsa
rappresentazione dei fatti o qualsiasi altra pratica o comportamento
sleale.
• Monitorare le prestazioni dei nostri fornitori per garantire una
contabilità onesta di tempo e materiali e risultati che soddisfano inostri standard e il Codice dei fornitori HOYA.
• Fare la nostra parte per garantire che l’intera catena di fornitura,compresi i subappaltatori, operi con elevati standard etici.

CHE COSA FARESTI?
Un consulente che lavora per HOYA ha presentato una fattura che
elenca alcuni pagamenti in contanti molto vaghi e chiede il rimborso
per questi pagamenti. Dovresti contestare questa fattura?
Sì. Quando si esaminano i pagamenti in contanti o qualsiasi elemento su
una fattura, è necessario chiedere sempre la documentazione di supportoe le ricevute. Ci aspettiamo che i nostri consulenti, distributori e altre terze
parti siano trasparenti e onesti nella tenuta dei loro registri, quindi chiedi
maggiori dettagli e, se sei preoccupato per qualcosa di improprio o illegale,
esprimi immediatamente le tue preoccupazioni.

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Conflitti di interessi

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Appendice

Risorse utili

LO SAPEVI?
Non è possibile identificare ogni tipo di situazione in cui può
sorgere un conflitto di interessi, ma vi sono alcune situazioni che
possono determinarne uno. In caso di domande, consultare il
proprio supervisore o responsabile.
-U n secondo lavoro. Accettare un impiego part-time, stipulare
un contratto di servizi o intraprendere una transazione
commerciale con un concorrente, fornitore, fornitore di servizi ocliente di HOYA.
-U n interesse finanziario. Avere una partecipazione in unconcorrente, fornitore, fornitore di servizi o cliente di HOYA.
-U n interesse personale. Avere autorità decisionale inuna transazione commerciale di HOYA o in una decisionecommerciale quando tu o un membro della tua famiglia potreste
avere un interesse personale o finanziario.
-U na relazione personale. Avere un membro della famiglia cheè impiegato da HOYA o da un concorrente, fornitore, fornitore diservizi o cliente di HOYA.
-R egali, intrattenimento e cortesie aziendali. Dare o accettare
un regalo o un’offerta che sia al di fuori dei limiti delle nostre
politiche.
-U n’opportunità esterna. Vendita di beni o servizi che
competono con i beni e servizi del Gruppo HOYA.
-C omunicazioni. Tenere un discorso o scrivere un articolo su unargomento che riguarda il Gruppo HOYA o il tuo lavoro presso
HOYA, senza ottenere la previa approvazione.
Non sei sicuro che una situazione presenti un conflitto? Comesopra evidenziato, chiedi al tuo Responsabile prima di procedere.

Evitiamo situazioni in cui i nostri interessi o le attività personali possono
entrare in conflitto con la nostra capacità di prendere decisioni obiettive
per conto di HOYA.

Ci impegniamo a:• Essere pro-attivi: conoscere ed evitare i tipi di situazioni che possono
presentare un conflitto.
• Divulgare potenziali conflitti di interesse al nostro supervisore oresponsabile (a seconda delle circostanze, la maggior parte dei conflittipuò essere risolta se divulgata in modo pro-attivo e adeguatamentegestita).

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Siamo partner commerciali responsabili

CHE COSA FARESTI?
Vorresti accettare un lavoro part-time nei fine settimana. Non ha nulla ache fare con il tuo lavoro in HOYA, e sarebbe solo per pochi mesi.
È un conflitto?
Dipende da alcuni fattori, come il tipo di lavoro che stai considerando e le ore
che dovrai lavorare. Ma dovrai parlare con il tuo supervisore o responsabile
prima di accettare per assicurarti che non vi siano conflitti.
Fai parte del team decisionale per un nuovo fornitore e tuo cognato
lavora per un’azienda che HOYA sta prendendo in considerazione.
La sua azienda ha un record impressionante in termini di consegna
puntuale e le migliori tariffe di gran lunga. È corretto che tu raccomandi
la sua azienda perché sarebbe nel migliore interesse di HOYA?
Sì, ma devi essere trasparente sul vostro rapporto. E anche se ti sembra diaver soppesato tutte le opzioni e di poter prendere una decisione obiettiva,
sarebbe opportuno mitigare il conflitto d’interessi escludendoti dal teamdecisionale in modo da non suggerire l’apparenza di decisioni ingiuste oinopportune.
Il figlio di un collega si è appena unito alla tua squadra. È permesso?
I parenti possono lavorare nella stessa azienda. L’unica limitazione è che
nessun parente deve mai essere in grado di assumere, supervisionare,influenzare i termini e le condizioni di impiego, opportunità diremunerazione o promozione, o influenzare la gestione di un altro parente.

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Regali e intrattenimento

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Risorse utili

LO SAPEVI?

Ci scambiamo solo regali e intrattenimenti di modesto valore che siano
un complemento ragionevole alle relazioni commerciali e non siano
volti a influenzare impropriamente gli altri.

È necessario prestare particolare attenzione quando si tratta
con funzionari governativi (inclusi funzionari quasi pubblici,
come dipendenti di ospedali e università nazionali o di altri enti
pubblici). Ciò che può essere consentito ai clienti commerciali
potrebbe essere illegale quando si tratta di funzionari governativi.

Ci impegniamo a:

Non dare a - o accettare da - un funzionario governativo,
alcunché di valore a meno che tu non abbia ottenuto la previa
approvazione dagli uffici legali.

• Non offrire o accettare mai regali o intrattenimenti se l’intento èquello di influenzare una decisione o è in cambio di affari, servizi oinformazioni riservate.
• Non sollecitare mai regali o intrattenimento.
• Dare o accettare solo regali e intrattenimenti che siano:- Di valore ragionevole.
- Non appaiano eccessivi o esagerati.
- Coerenti con le politiche delle organizzazioni del donatore e delricevente, nonché con tutte le leggi e i regolamenti applicabili.
- Approvati da un supervisore o responsabile.
• Seguire tutte le politiche applicabili quando si pagano onorari afunzionari pubblici - questo include le politiche di HOYA e le politichedell’organizzazione del funzionario pubblico.
• Registrare accuratamente le spese per regali e intrattenimenti.

CHE COSA FARESTI?
E se ricevi un regalo che sai essere inappropriato, cosa dovresti fare?
Restituiscilo al donatore con una spiegazione educata che la politica ti
proibisce di tenerlo. In alcune circostanze, se la restituzione del regalo
fosse inappropriata o non fosse possibile, potrebbero essere prese inconsiderazione altre alternative, come l’esposizione del regalo in un’area
pubblica o la donazione a un’organizzazione di beneficenza. In questo
tipo di situazione, parla con il tuo supervisore, responsabile o con i
dipartimenti legali sulla corretta procedura.

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Appendice

Risorse utili

L’ambiente
Ci impegniamo a preservare l’ambiente, promuovendo la sostenibilità,
preservando le risorse e osservando pratiche ecologiche valide nelle
nostre operazioni.

Ci impegniamo a:• Rispettare tutte le leggi, statuti e regolamenti relativi all’ambiente e
segnalare tempestivamente qualsiasi sospetta violazione al nostro
supervisore o responsabile.
• Smaltire correttamente i rifiuti. Non scaricheremo i rifiuti illegalmente.
• Puntare alla sostenibilità ambientale in tutte le nostre operazioni
attraverso:- Miglioramento continuo delle prestazioni ambientali, riduzione alminimo dei rifiuti e prevenzione dell’inquinamento.
- Integrazione di pratiche ambientali corrette nelle nostre praticheaziendali, inclusi approvvigionamento e progettazione, test,
produzione e supporto del prodotto.
- Considerazione dell’impatto ambientale nel corso dello sviluppo
di nuovi prodotti o processi e nella selezione dei materiali diproduzione.

CHE COSA FARESTI?
Hai alcune idee su come utilizzare meno carta nella tua struttura. Con
chi dovresti parlare?
HOYA accoglie qualsiasi idea per ridurre il nostro impatto ambientale.
Approfondisci l’idea con il tuo supervisore o responsabile per vedere sepuò essere implementata nella tua sede.

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Siamo partner commerciali responsabiliProteggiamo il Gruppo
Proteggiamo le nostre risorse, le nostre informazioni e la nostra
reputazione: guidano il lavoro che svolgiamo e le persone che serviamo,
ogni giorno.
Tenuta accurata dei registri. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Informazioni del Gruppo HOYA.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Beni del Gruppo HOYA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Insider trading . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Comunicazioni responsabili. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
35

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Tenuta accurata dei registri
Preserviamo la fiducia di tutti gli stakeholder del Gruppo HOYA
(compresi i regolatori, gli investitori e i clienti) mantenendo libri eregistri che riflettano accuratamente la situazione finanziaria delGruppo.

• Essere vigili in merito a irregolarità o imprecisioni e segnalare
eventuali atti di frode o condotta finanziaria illecita.
• Segnalare tempestivamente ai dipartimenti legali, l’HelpLine di
HOYA o qualsiasi altro canale di segnalazione, qualsiasi pressione daparte della direzione per riportare in modo inappropriato i risultati
finanziari.

Ci impegniamo a:• Conoscere e seguire i nostri processi, controlli e politiche contabiliinterni.
• Garantire che le informazioni che registriamo siano oneste,
complete e tempestive.
• Gestire, archiviare e smaltire le informazioni come descritto nelle
nostre politiche.
• Non travisare o alterare mai le informazioni.
• Non riscrivere, cancellare o distruggere mai le informazioni del
Gruppo HOYA (comprese le informazioni digitali) che potrebbero
essere necessarie per un’indagine, un audit o un procedimento
legale.
• Verificare con un supervisore o un responsabile prima di divulgare
informazioni riservate in risposta a una richiesta dei media o di una
fonte esterna a HOYA.

LO SAPEVI?
Ognuno di noi, indipendentemente dal lavoro che svolgiamo in
HOYA, ha la responsabilità di mantenere registri accurati. I registri
possono includere:- Una nota spese- Una scheda attività- Un rapporto di produzione- Un ordine di acquisto- Una fattura- Un rapporto normativo o governativo36

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CHE COSA FARESTI?
A volte porti il lavoro a casa e lavori sul tuo computer di casa
personale. Va bene mantenere alcuni registri e documenti sul proprio
computer di casa come backup?
No. È vietato archiviare registri o documenti HOYA sul computer di casa,
anche come backup. Se ti capita di scaricare dei documenti HOYA sul tuo
computer di casa, assicurati di cancellarli, anche se sono solo bozze odocumenti incompleti.

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Informazioni del gruppo HOYA
Tuteliamo le informazioni del Gruppo HOYA, inclusi i registri aziendali efinanziari e le informazioni tecniche, e le proteggiamo da perdita, uso
improprio o accesso o divulgazione inappropriati.

-P restiamo attenzione a phishing, malware, ransomware e altre
forme di attacco che potrebbero mettere a rischio i nostri sistemi.
• Prestare attenzione quando utilizziamo i social media - noi:-M ettiamo in chiaro che tutte le opinioni che pubblichiamo comedipendenti non rappresentano le opinioni di HOYA.
-N on divulghiamo mai informazioni riservate sul Gruppo, sui nostri
clienti, sui nostri colleghi o sui nostri partner commerciali.
-N on pubblichiamo mai nulla che possa costituire discriminazione,molestia o bullismo.
• Evitare la discussione di informazioni riservate con familiari o amici e
in luoghi in cui persone non autorizzate potrebbero ascoltare ciò che
viene detto (ad esempio, sugli ascensori, nei ristoranti o sui mezzi
pubblici).
• Segnalare immediatamente il furto, la perdita o divulgazione nonautorizzata di informazioni riservate.
• Restituire tutta la documentazione e i media contenenti leinformazioni del Gruppo quando lasciamo il Gruppo.

Ci impegniamo a:• Mantenere la riservatezza di tutte le informazioni di proprietà delGruppo HOYA, come informazioni tecniche, informazioni su nuovi
prodotti, dati finanziari non pubblicati e piani aziendali e di marketing,previsioni, strategie e politiche.
• Condividere le informazioni riservate del Gruppo HOYA solo con coloro
che sono autorizzati e che hanno una legittima esigenza aziendale.
• Limitare le risposte a sondaggi di marketing esterni a meno che non
abbiamo l’approvazione necessaria.
• Assicurarci di avere le approvazioni necessarie prima di divulgare
informazioni riservate a chiunque al di fuori di HOYA.
• Implementare una buona sicurezza informatica - noi:
- Seguiamo le regole, le politiche e le procedure del reparto IT per
impedire l’accesso non autorizzato ai nostri dati.
- Utilizziamo solo hardware, software, applicazioni e dispositivi diarchiviazione approvati da HOYA.

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COSA SONO LE “INFORMAZIONI TECNICHE”?
Informazioni e know-how di proprietà di HOYA e non ancoraprotette da brevetto. Esse includono:- Invenzioni R&S- Tecniche di produzione- Miglioramenti delle tecnologie
Non rendiamo pubbliche queste informazioni (ad esempio, in
conferenze accademiche o in documenti tecnici) a meno che nonci sia un motivo legittimo per farlo e abbiamo l’approvazione
anticipata di un supervisore o responsabile.

CHE COSA FARESTI?
Un amico sta avviando una nuova attività e ti ha chiesto un elenco diclienti HOYA che potrebbero essere interessati ai suoi servizi. Va bene
fornire queste informazioni al tuo amico?
No. I nostri elenchi di clienti sono confidenziali e non devono mai essere
condivisi con nessuno (all’interno o all’esterno di HOYA) che non svolga
attività di HOYA.

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Beni del Gruppo HOYA
Comprendiamo che i beni del Gruppo HOYA sono destinati alle
attività correlate al Gruppo e li proteggono da perdita, danni, furto e
uso improprio.

Ci impegniamo a:• Garantire che tutte le risorse del Gruppo siano utilizzate solo
per attività correlate al Gruppo e che qualsiasi altro utilizzo sia
approvato da un supervisore o responsabile.
• Non abusare mai dei fondi del Gruppo.
• Tenere e mantenere registri accurati relativi alle attrezzature e
all’inventario.
• Non rimuovere mai materie prime, inventario, strumentidi promozione delle vendite o forniture, né smaltirli senza
autorizzazione.
• Segnalare qualsiasi apparecchiatura danneggiata, non sicura o chenecessita di riparazione.
• Restituire tutta la proprietà del Gruppo che ci è stata fornita
quando lasciamo il Gruppo.

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CHE COS’È UNA “BENE DI HOYA”?
Può essere:- Fisico, come: strutture, veicoli, mobili, attrezzature di
produzione e forniture.
- Finanziario, come: Fondi del Gruppo inclusi assegni, carte
di credito, fatture e altri documenti che hanno un valore
monetario.
- Elettronico, ad esempio: computer, dispositivi dicomunicazione, telefoni, sistemi di informazione, accesso a
Internet/Intranet, assistenti digitali personali e altri dispositivi,
sistemi e tecnologie simili.
Le informazioni sono altresì un bene prezioso per il Gruppo. Vedi
la sezione Informazioni del Gruppo HOYA per maggiori dettagli.

CHE COSA FARESTI?
Hai appena ricevuto un nuovo computer nell’ambito del processo
di aggiornamento tecnologico dell’azienda. Puoi dare il tuo
vecchio computer a tua figlia?
No. Anche se il vecchio computer non viene più utilizzato, deve essere
restituito alla società per il corretto smaltimento.

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Insider trading
Rispettiamo le leggi sull’insider trading ovunque operiamo.

Ci impegniamo a:• Riconoscere i tipi di informazioni considerate “informazioni
privilegiate” e non utilizzare mai tali informazioni come base perprendere decisioni sull’acquisto o la vendita di azioni, obbligazioni,
opzioni o altri titoli del Gruppo HOYA o di qualsiasi altra società
quotata a meno che e fino a quando le informazioni non vengono
divulgate al pubblico.
• Non trasmettere mai “informazioni privilegiate” ad altri, come amici efamiliari, in modo che possano trarre vantaggio dalle informazioni.
• Dopo aver lasciato HOYA, astenerci dalla negoziazione basata su
informazioni interne non pubbliche fino a quando le informazioni
non sono diventate pubbliche.

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COSA SONO LE “INFORMAZIONI PRIVILEGIATE”?
Informazioni che un investitore ragionevole riterrebbe utili per
determinare se negoziare in azioni o altri titoli del Gruppo. Tra gli
esempi, vi sono i seguenti:

CHE COSA FARESTI?
Un fornitore mi ha parlato di un nuovo prodotto in forma riservata.
Non possiamo utilizzare il prodotto, ma penso che abbia un potenziale
reale e che le azioni dell’azienda del fornitore si apprezzeranno
rapidamente. Posso acquistare azioni in tale società?

- Risultati finanziari del Gruppo- Proiezioni dei risultati finanziari futuri- Notizie di un’alleanza, fusione o acquisizione di attività pendenti oproposteNo. Non puoi acquistare le azioni del fornitore finché le informazioni in tuo
possesso non sono disponibili pubblicamente. Queste informazioni sono
“informazioni privilegiate”, che ti sono state fornite in forma riservata. La
negoziazione basata su di esse (o le informazioni date ad altri in modo che
possano negoziare) violerebbe le nostre politiche e la legge.

- Un nuovo contratto importante o l’annullamento del contratto- Informazioni sui contenziosi che coinvolgono il Gruppo- Modifiche alla politica sui dividendi- Modifiche nel senior management

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Comunicazioni responsabili
Definiamo un punto di riferimento centrale che possa parlare inmaniera chiara ed unitaria quando si forniscono informazioni alpubblico e ai media.

Ci impegniamo a:• Non dare mai l’impressione che noi, come singoli dipendenti, stiamo
parlando a nome di HOYA in qualsiasi comunicazione che potrebbe
diventare pubblica, a meno che non siamo stati designati dal Gruppo
HOYA a farlo.
• Riferire tutti i contatti o le richieste esterne alla risorsa appropriata
all’interno di HOYA.
- Se vieni contattato dalla stampa o dagli analisti finanziari, informa
immediatamente il tuo supervisore o responsabile.
- Se vieni contattato da forze dell’ordine o funzionari regolamentari oricevi qualsiasi tipo di notifica di applicazione della legge, informane
immediatamente gli uffici legali.
• Ottenere l’approvazione da un supervisore o responsabile prima di
accettare un invito a tenere un discorso o scrivere un articolo su unargomento relativo alla società o al tuo lavoro presso il Gruppo HOYA.

CHE COSA FARESTI?
Ricevi un’e-mail che ti chiede di partecipare a un sondaggio di ricerca
di mercato e di rispondere ad alcune domande di base sul Gruppo. Si
offrono persino di pagarti per il tuo tempo o effettuare una donazione
a un ente di beneficenza di tua scelta. Puoi partecipare al sondaggio
senza consultare il tuo supervisore o responsabile?
No. È importante confermare la credibilità di questo tipo di richieste
informali via e-mail (o tramite telefonate) alla ricerca di informazioni
su HOYA o le società HOYA perché possono essere tentativi impropri diacquisire informazioni sulla concorrenza o sul mercato. Dobbiamo anche
assicurarci che tali richieste via e-mail non siano incidenti di “phishing” otentativi dannosi di introdurre virus dannosi nelle nostre reti di computer. Ènecessario verificare con il proprio supervisore o responsabile e anche conil reparto IT prima di aprire qualsiasi collegamento e-mail o rispondere aquesto tipo di richieste di informazioni.

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Modulo di conferma del Codice di condotta delGruppo HOYA (per i dipendenti)
1. Ho ricevuto una copia del Codice di condotta del gruppo HOYA(o ho avuto accesso a una copia sull’Intranet del Gruppo HOYA osull’Intranet della mia divisione HOYA).
2. Ho letto e compreso il Codice di condotta del Gruppo HOYA.
3. Osserverò e rispetterò il Codice di condotta del Gruppo HOYA,
rispetterò la legge e tutte le politiche del Gruppo.

Firma del dipendente

Data

Numero dipendente

Organizzazione e sede HOYA
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Risorse utili
HOYA HelpLine: www.hoyahelpline.com
HOYA Code of Conduct: https://www.hoya.com/en/company/guidelines/
HOYA Compliance:
https://www.hoya.com/en/sustainability/governance/compliance/
HOYA ESG: https://www.hoya.com/en/sustainability/46