Código de Conduta

A coisa certa, do jeito certo

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Respeitamos uns
aos outros

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Anexo

Recursos úteis

Mensagem do diretor executivo
Prezada família do Grupo HOYA,
Ao longo da nossa extensa história, o Grupo
HOYA sempre manteve um compromisso
inabalável com a nossa missão de criar produtos
e serviços por meio da inovação e tecnologia
criativa. Esse foco nos permite gerar retornos
financeiros justos para a empresa e melhorar
a vida das pessoas. Mas a maneira como
alcançamos esses resultados é ainda mais
importante. É nossa responsabilidade conduzir
nossos negócios com o compromisso absoluto
com a conformidade legal e práticas éticas econtribuir positivamente com a sociedade. Alémdisso, precisamos agir de uma forma que demonstre sempre respeito e cuidado
com todos os membros da família HOYA.

Com funcionários em mais de 35 países e alcance comercial em muitos outros,
atualmente, e como jamais visto, é importante operar sob um conjunto denormas globais. Por isso, desenvolvemos este Código de Conduta Global paraorientar todos os funcionários do Grupo HOYA na manutenção da confiança
dos nossos funcionários, clientes e acionistas. Embora nenhum Código possa
abranger todas as situações que você poderá encontrar no local de trabalho,este documento é capaz de oferecer uma base sólida sobre a qual você podetomar boas decisões. Se, após consultar o Código, você ainda tiver dúvidas ou
preocupações, encaminhe-as ao seu supervisor ou gerente, ao departamento
jurídico ou de conformidade ou entre em contato com a linha direta da HOYA.
Lembre-se: você é um membro valioso do Grupo HOYA, e as escolhas quevocê faz estabelecem a base para a confiança em nossa empresa. Espero que
todos vocês enfrentem os desafios com integridade e trabalhem juntos todos
os dias para fazer o que é certo. Juntos, construiremos e manteremos um
Grupo que seja verdadeiramente respeitado e merecedor de confiança.

Não importa como os tempos mudem ou onde fazemos negócios, existe uma
meta na qual precisamos nos concentrar juntos: manter a confiança no Grupo
HOYA. Cada um de vocês tem um papel fundamental em assegurar o sucesso daempresa. Suas decisões têm um grande impacto no crescimento da empresa e
em como somos vistos por nossas partes interessadas. Vender e lucrar com baseem ações ilegais ou antiéticas é inaceitável. Para que a empresa seja reconhecida
e altamente valorizada pela sociedade, cada um de vocês precisa tomar boas
decisões todos os dias no trabalho, fazendo a coisa certa, do jeito certo.

Mais uma vez, obrigado por sua dedicação e apoio contínuo à missão da
HOYA. Continuaremos, como sempre, a nos concentrar na segurança e nobem-estar dos nossos colegas e na prestação de um serviço excepcional aos
nossos clientes em todo o mundo. Além disso, nos manteremos unidos e
ajudaremos uns aos outros a alcançar os objetivos comuns do Grupo HOYA
por meio de um foco constante em fazer as coisas do jeito certo.
Eiichiro Ikeda
Diretor executivo, Grupo HOYA
2

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Recursos úteis

Missão corporativa
Dedicada à inovação na área da tecnologia da
informação, estilos de vida e cultura, a HOYA
vislumbra um mundo no qual todos possam
desfrutar de qualidade de vida, vivendo em
harmonia com a natureza.

Compromisso com os acionistas
A HOYA se esforça para aumentar o valor corporativo melhorando
os resultados dos negócios e mantendo o crescimento. Nossa metaé pagar dividendos justos e oferecer aos acionistas um retorno
sobre o investimento que atenda às suas respectivas expectativas.
Divulgamos as informações corporativas demaneira voluntária e imparcial.

Compromisso com os funcionários

Compromisso com os clientes

A HOYA respeita a personalidade e a individualidadede cada funcionário. Oferecemos aos funcionários
oportunidades para maximizar suas respectivas
iniciativas e criatividade, em um ambiente detrabalho seguro e gratificante. Fazemos o nosso
melhor para assegurar uma boa qualidade de vidapara os nossos funcionários.

O objetivo da HOYA é fornecer produtos e serviçosseguros e de alta qualidade que ofereçam valor
verdadeiro. Fazemos o possível para aumentar
a satisfação do cliente visando melhorar
continuamente a qualidade das nossas operações.

Compromisso com a sociedade
A HOYA está comprometida em sersempre uma empresa responsável.
Trabalhamos arduamente paraassegurar que nossas atividades
corporativas sejam realizadas com
respeito ao meio ambiente. Estamos
absolutamente comprometidos com aconformidade legal e as práticas éticas.

Princípios
de gestão
Para concretizar a visão da
HOYA, estabelecemos um conjunto
de princípios de gestão que guiam
todas as nossas decisões e ações.
Traduzimos esses princípios em ações
que contribuem para a prosperidade
econômica, o progresso social e oavanço cultural e fazemos o possívelpara conquistar a confiança detodas as partes que têmparticipação em nosso
sucesso.
3

Dedicação à gestão inovadora
A HOYA se empenha constantementepara criar novos valores por meio da
inovação e da tecnologia criativa.
Aproveitamos ao máximo os avançosda era da informação com nossa
rede mundial de gestão. Temos uma
perspectiva global, respeitando a cultura
e os costumes locais.

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Introdução

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Recursos úteis

Índice527

Introdução
Honramos nosso Código de Conduta. . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Entendemos nossas responsabilidades.. . . . . . . . . . . . . . . 8Compartilhamos nossas preocupações. . . . . . . . . . . . . . . 10

Somos parceiros comerciais responsáveis
Obrigações do setor de cuidados à saúde.. . . . . . . . . . . 28
Relações com fornecedores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Conflitos de interesses.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Presentes e entretenimento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Meio ambiente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

35

12

Protegemos o grupo
Manutenção exata de registros.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Informações do Grupo HOYA.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Ativos do Grupo HOYA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Uso de informações privilegiadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Comunicações responsáveis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Respeitamos uns aos outros
Direitos humanos.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Local de trabalho positivo e produtivo. . . . . . . . . . . . . . . . 14
Saúde e segurança. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Privacidade de dados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Proteção das informações comerciais de terceiros. . . . 18

19

Realizamos negócios em conformidade
com a lei
Qualidade e segurança dos nossos produtos
e serviços. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Concorrência justa.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Antissuborno e anticorrupção.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Comércio internacional.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Anexo
Formulário de confirmação do Código deConduta do Grupo HOYA (para funcionários) .. . . . . . . . 45
Recursos úteis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Este Código de Conduta não é um contrato de trabalho.

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Introdução
Nosso Código é um recurso importante para nos ajudar a cumprir nossamissão. Também nos ajuda, em todas as ações que tomamos, a fazer a
coisa certa, do jeito certo.
Honramos nosso Código de Conduta. . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Entendemos nossas responsabilidades.. . . . . . . . . . . . . . . 8Compartilhamos nossas preocupações. . . . . . . . . . . . . . . 10

5

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Honramos nosso Código deConduta

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Recursos úteis

Nosso Código se aplica a:• Todos os funcionários, em todos os níveis do Grupo. Cadaum de nós é responsável por ler, compreender e respeitar oCódigo de Conduta da HOYA.
• Pessoal temporário e trabalhadores contratados no local que
trabalham para o Grupo HOYA, embora não sejam diretamente
empregados pelo Grupo.
Parceiros valiosos do Grupo HOYA, trabalhadores temporários econtratados também serão solicitados a agir de acordo com oCódigo de Conduta da HOYA.

De acordo com a política e os valores fundamentais do Grupo HOYA
(conforme declarado na Missão corporativa e nos Princípios de gestão
da empresa), o Código de Conduta da HOYA (“Código”) define as
diretrizes básicas sob as quais todos nós trabalhamos e que devemos
seguir no desempenho das nossas funções no Grupo HOYA.

Na HOYA:- Jamais violamos o Código de Conduta, mesmo sesolicitado a fazê-lo por algum supervisor ou gerente.
- Sacrificamos o lucro se isso significar violar nosso Código
de Conduta.
- Não permitimos que as práticas de outras empresas
influenciem nosso compromisso com nosso Código deConduta.

6

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Recursos úteis

supervisor, gerente ou especialista responsável pela área envolvida(por exemplo: departamentos Financeiro, de Recursos Humanos,Jurídico ou de Conformidade, Meio Ambiente, Controle deExportação, Assuntos Farmacêuticos etc.) para determinar o cursode ação adequado.
Se você acreditar que não pode resolver a questão dentro do
seu local de trabalho, entre em contato com a Linha direta da
HOYA ou outro canal de denúncias disponível localmente para
obter orientações em vez de ignorar o assunto. As denúncias paraesses canais também poderão ser feitas anonimamente, quando
permitido por lei. Como Grupo, a HOYA proíbe estritamentea retaliação contra qualquer pessoa que se apresentar para
comunicar uma preocupação de boa-fé.

O QUE VOCÊ FARIA?

O que acontece se alguém violar nosso Código?

E se houver um conflito entre o que está nonosso Código e as leis do país no qual vocêtrabalha e você não tiver certeza do que fazer?

Qualquer funcionário que violar o Código ou incentivar outras
pessoas a fazê-lo, ou ignorar qualquer violação, pode estar sujeito
a medidas disciplinares de acordo com a natureza e gravidade dainfração. Para executivos ou diretores as penalidades poderão sermais severas.
Se surgirem dúvidas sobre o Código de Conduta da HOYA no
decorrer do seu trabalho, ou caso observe ou suspeite de alguma
violação do Código, você deve consultar imediatamente seu

É necessário seguir a exigência mais rigorosa. Se não
estiver claro qual exigência é a mais rigorosa, vocêdeve buscar orientação do departamento Jurídico ou
de Conformidade.
7

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Entendemos nossas
responsabilidades

Protegemos o grupo

Anexo

Recursos úteis

Isso é
permitido
por lei?

Cada membro do Grupo HOYA tem a responsabilidade de manter
nossa reputação de trabalhar de forma legal e ética. Para cumprir
essa responsabilidade:• Cada um de nós precisa demonstrar um comportamento no local
de trabalho que reflita os valores da empresa e cumpra todas asleis, estatutos e os regulamentos e políticas aplicáveis do Grupo
HOYA (inclusive regulamentos específicos do setor relacionados a
algumas das nossas operações comerciais). Também precisamos
agir de acordo com as normas e políticas do Grupo HOYA e evitar,
até mesmo, a aparência de conduta indevida.
• Compreendemos que essas diretrizes não abordam todas as situações
que podemos vir a enfrentar no local de trabalho. Nas situações em
que o caminho correto não está claro, devemos nos perguntar:

Me sentiria
confortável seoutras pessoas
soubessem daminha decisão?

É consistente
com as metas
e interesses delongo prazo do
Grupo HOYA?

Isso é permitido
pelo nosso
Código deConduta e por
nossaspolíticas?

Isso refletea Missão eos Princípios
de gestão daempresa?

Se você puder responder “sim” a todas as cinco perguntas,
provavelmente é aceitável continuar. Mas um “não” ou “não tenho
certeza” para qualquer pergunta significa que você precisa parar,
reconsiderar ou buscar orientação do seu supervisor, gerente, chefe dedepartamento ou do departamento de Recursos Humanos, Jurídico
ou de Conformidade antes de prosseguir. Lembre-se de que é sempre
adequado, sob qualquer conjunto de circunstâncias, pedir ajuda.
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Somos parceiros comerciais responsáveis• Não respondemos a nenhuma exigência de organizações criminosas.
• As decisões de negócios que tomamos, independentemente do
nosso cargo, devem ser tomadas em benefício do Grupo HOYA.
Como funcionários, precisamos assegurar que:
- Operamos sem conflitos de interesses.
- Não nos apropriamos indevidamente de nenhuma propriedade
do Grupo HOYA.
- Seguimos os procedimentos adequados do Grupo HOYA.
- Somos autorizados e totalmente responsáveis pelas decisões que
tomamos.

Protegemos o grupo

Anexo

Recursos úteis

• Comuniquem imediatamente ao departamento Jurídico qualquer
violação da lei ou outra conduta indevida que seja significativa
em natureza ou escopo.
• Assegurem que os funcionários (que façam denúncias direta ou
indiretamente) saibam que não haverá retaliação por denunciar
violações de boa-fé.

Atestamos anualmente o nosso Código.
Ler, revisar e se basear em nosso Código é uma maneira de cadaum de nós promover um local de trabalho ético. Para confirmar acompreensão do Código por todos, a HOYA realiza uma Revisão
anual e uma Confirmação que é aplicável em cada país. Os
funcionários também receberão recursos adicionais para melhorar
a compreensão do Código, como treinamento presencial e por
computador.
A implementação dos procedimentos acima mencionados seráconfirmada por meio de auditoria interna.

Os líderes têm responsabilidades adicionais.
Se você é supervisor ou gerente, você define o exemplo para um
local de trabalho ético. A HOYA espera que os líderes:• Estabeleçam o exemplo, refletindo os valores do Grupo e
demonstrando um compromisso com este Código por meio das
próprias palavras e ações.
• Criem uma atmosfera que ajude a promover um comportamento
legal e ético que permita aos funcionários fazer perguntas ecomunicar preocupações.
• Promovam a conclusão dos treinamentos de conformidade exigidos
e busquem maneiras adicionais de comunicar regularmente aimportância de cumprir este Código e outras políticas da HOYA, ou
as políticas da sua respectiva divisão da HOYA.

O HOYA HelpLine Group (Grupo HHL), na
sede da HOYA Corporation, supervisiona eadministra o Código de Conduta da HOYA.
O Código não pode ser modificado sem
permissão do Grupo HHL.
9

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Compartilhamos nossas
preocupações

Protegemos o grupo

Anexo

Recursos úteis

Caso não se sinta à vontade para falar com seu supervisor ou gerente,você poderá entrar em contato com:
- Outro membro da administração
- Um membro do departamento de Recursos Humanos, Jurídico ou
de Conformidade- A Linha direta da HOYA

Trabalhamos juntos para promover um local de trabalhoético. Comunicar violações do nosso Código de Conduta é
responsabilidade de todos. Caso tenha alguma dúvida sobre oCódigo ou suspeite de alguma violação do nosso Código, você tem
diversos recursos disponíveis para obter ajuda.
Comece com seu supervisor ou gerente. Ele(a) está na melhor
posição para entender sua preocupação e tomar a medida adequada.

O que é a Linha direta da HOYA?
A Linha direta da HOYA é um canal independente de comunicação
para funcionários do Grupo HOYA em determinados locais para
comunicar possíveis violações da lei ou do Código de Conduta da
HOYA. Quando disponível, a Linha direta da HOYA atua como um
recurso extra para as linhas de subordinação regulares disponíveis
em cada empresa do Grupo HOYA.
Se a Linha direta da HOYA estiver disponível em sua localidade, vocêpoderá acessá-la para fazer uma pergunta ou compartilhar uma
preocupação. Caso entre em contato com a Linha direta da HOYA:• Você poderá falar em seu próprio idioma usando o canal telefônico
disponível em sua localidade ou comunicar a preocupação por
meio de um formulário on-line ou por e-mail.
• Sua preocupação será documentada em detalhes e comunicada àequipe interna da Linha direta da HOYA para investigação.
• Você poderá consultar o status da investigação ou comunicar
qualquer informação adicional que possa ter.
• Você tem a garantia de saber que sua preocupação será tratada deforma imediata e discreta.
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Anexo

Recursos úteis

Apresente-se sem medo.

Levamos as violações muito a sério.

Você pode comunicar as preocupações anonimamente, salvo se
restrito pela legislação local. Se você fornecer seu nome, será feito
o possível para proteger a sua identidade, se solicitado. Em alguns
casos, no entanto, poderá não ser possível manter sua identidade
confidencial devido à natureza da investigação, às exigências deconduzir uma investigação completa ou a determinadas exigências
jurídicas.
Caso esteja envolvido em uma investigação de conformidade dealguma forma (mesmo como testemunha), você não poderá discutira investigação com ninguém além das pessoas que conduzem ainvestigação, salvo se especificamente permitido pelo investigador.
Você também precisa cooperar, de boa-fé, com qualquer
investigação e fornecer respostas verdadeiras para qualquer
pergunta feita pela equipe de investigação.

Medidas disciplinares, inclusive demissão, poderão ser tomadas
contra qualquer funcionário da HOYA que viole a lei, os
regulamentos, este Código ou nossas políticas ou procedimentos.
Isso se aplica a supervisores ou gerentes que ignoram violações
ou falham intencionalmente em detectá-las ou corrigi-las. Agerência e o departamento de Recursos Humanos da HOYA
são responsáveis por supervisionar as normas disciplinares paraassegurar que qualquer medida disciplinar relacionada seja
aplicada de forma consistente, conforme permitido pela legislação
trabalhista local.

O que é uma preocupação de “boa fé”?
Isso significa que você está se pronunciando
com um desejo sincero de fornecer informações
honestas e precisas, mesmo se, futuramente, forcomprovado que você estava enganado.

O Grupo HOYA proíbe retaliação.
A HOYA não permite retaliação contra qualquer pessoa que,de boa-fé, comunique uma preocupação de conformidade ou
questão de integridade. Qualquer pessoa envolvida em retaliação
estará sujeita a medida disciplinar, a qual poderá incluir demissão.
Caso acredite que você, ou outro funcionário, sofreu alguma
retaliação por comunicar de boa-fé uma preocupação ou violação
da lei, regulamento, política ou deste Código, entre em contato
imediatamente com o departamento de Conformidade ou com a
Linha direta da HOYA, se estiver disponível e for permitido por lei.
11

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Respeitamos uns aos outros
Somos uma equipe de funcionários dedicados operando em países ao
redor do mundo, pensando criativamente, impulsionando inovações efazendo a diferença na vida das pessoas em todos os lugares.
Direitos humanos.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Local de trabalho positivo e produtivo. . . . . . . . . . . . . . . . 14
Saúde e segurança. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Privacidade de dados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Proteção das informações comerciais de terceiros. . . . 18
12

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Recursos úteis

Direitos humanos
Respeitamos uns aos outros e reconhecemos a dignidade e o valor
de cada indivíduo.

Temos o compromisso de:• Proporcionar um ambiente de trabalho no qual os funcionários
possam executar seu melhor trabalho. Não discriminamos ou
assediamos outras pessoas com base em raça, nacionalidade,sexo, religião, credo, nascimento, idade, orientação sexual,
deficiência física ou mental ou qualquer outra exigência prevista
em lei.
• Promovemos um local de trabalho livre de assédio (inclusive
assédio sexual), intimidação, violência e bullying.
• Protegemos os direitos humanos básicos. Proibimos o trabalho
infantil, trabalhos forçados e tráfico humano em nossas próprias
operações e em toda a nossa cadeia de suprimento.
• Respeitamos os direitos familiares dos nossos funcionários. Não
assediaremos, dispensaremos, rebaixaremos, reduziremos o salário
ou transferiremos uma pessoa devido a gravidez, parto, licença
maternidade/paternidade ou licença para cuidados de familiares.
• Compartilhamos nossas preocupações se sofrermos outestemunharmos discriminação, assédio ou violação dos direitos
humanos.

O QUE VOCÊ FARIA?
Um dos seus colegas de trabalho
envia e-mails contendo piadas
sobre certas nacionalidades. Essas
piadas o deixam desconfortável evocê, geralmente, as exclui. Vocêdeve tomar alguma outra medida?
Sim. Você deve pedir ao seu colega
de trabalho para parar de enviar os
e-mails e, se a atividade continuar,
notificar seu supervisor ou gerente.
Esse tipo de comportamento édesrespeitoso e pode prejudicar omoral e o ambiente de equipe que
todos nós trabalhamos para criar.

13

Ao visitar um novo fornecedor,você percebe que há funcionários
que parecem menores de idade
trabalhando para o fornecedor.
Quando você pergunta ao
fornecedor sobre o fato, mas não
obtém uma resposta clara. Quais
são seus próximos passos?
Você fez a coisa certa, primeiramente
por estar atento a abusos dos direitos
humanos e, em segundo lugar,
por expressar suas preocupações
ao fornecedor. O próximo passo
seria comunicar o incidente ao
departamento Jurídico. Estamos
comprometidos com os direitos
humanos e com a eliminação deabusos dos direitos humanos,
inclusive o trabalho infantil.

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Anexo

Recursos úteis

Local de trabalho positivo
e produtivo
O QUE VOCÊ FARIA?

Promovemos um ambiente de trabalho aberto e positivo e
promovemos boas relações humanas para criar uma atmosfera
amistosa e colaborativa.

Durante uma entrevista deemprego, uma candidata
menciona que tem dois filhos
pequenos. Você sabe que o cargo
exigirá horas extras, então vocêpergunta sobre como serão
arranjos de cuidados infantis.
Isso é permitido?

Temos o compromisso de:• Ajudar uns aos outros a alcançar suas metas e obter sucesso. Isso
significa:- Não desempenhar nossas funções sob a influência de álcool,nem possuir, usar ou distribuir drogas ilegais ou substâncias
controladas nas instalações do Grupo HOYA.
- Não trazer armas de fogo, facas ou outros objetos perigosos paraas instalações do Grupo HOYA.
- Não apostar, emprestar dinheiro ou solicitar aos nossos colegasde trabalho ou parceiros comerciais contribuições de fundos,recursos ou tempo durante o horário de trabalho.
- Não usar equipamentos de vigilância por vídeo ou gravação nolocal de trabalho, salvo se houver um motivo comercial legítimo,
esteja em conformidade com as leis locais e a autorização daempresa tenha sido obtida.
• Honrar a contribuição de cada indivíduo, ouvindo, participando
de discussões livres e abertas e trabalhando para colaborar uns
com os outros.

Não. Fatores como estado civil,
estado parental e gravidez não
podem ser considerados ao tomar
uma decisão de contratação.
No entanto, é permitido dizerà candidata que a capacidadede trabalhar horas extras é uma
expectativa do cargo e perguntar
se isso seria um problema para ela.

14Você foi diagnosticado
recentemente com um quadro
clínico que dificulta a realização
de uma de suas tarefas regulares.
O que você deve fazer?
A HOYA tem o compromisso defornecer acomodações justas atodos os indivíduos que apresentam
deficiências. Você deve notificar
seu gerente ou o departamento
de Recursos Humanos sobre sua
situação para que possam discutircom você possíveis acomodações.

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Anexo

Recursos úteis

Saúde e segurança
Valorizamos os esforços de cada indivíduo e trabalhamos paragarantir a segurança no local de trabalho, eliminar acidentes edesastres no local de trabalho e prevenir lesões.

• Registrar com precisão nossas horas trabalhadas. Não trabalhamos
horas extras não remuneradas nem permitimos que outros ofaçam.
• Jamais retirar substâncias perigosas ou outros produtos químicosdas áreas permitidas, salvo se houver um motivo legítimo parafazê-lo e, nesses casos, seguir os procedimentos prescritos pelo
Grupo HOYA.

Temos o compromisso de:• Fazer a nossa parte para manter todos na HOYA sem lesões e livresde doenças ao:- Seguir as políticas das instalações nas quais trabalhamos, mantero local de trabalho limpo e higiênico e observar as práticas
recomendadas de segurança em todos os momentos.
- Participar de treinamentos e simulações. Tomar o cuidado dejamais operarmos máquinas ou equipamentos para os quais não
estamos autorizados ou não fomos treinados.
- Seguir as regras de segurança e saúde ocupacional. Usar
equipamento de proteção quando necessário, nos mantermos
fora das zonas de perigo e verificar os dispositivos de segurança.
- Evitar o excesso de trabalho, o que pode colocar a segurança das
pessoas em risco.
- Tomar medidas para proteger os funcionários impedindo que
pessoas doentes entrem no local de trabalho.
• Honrar os direitos dos demais no que diz respeito à legislação
trabalhista (por ex., licença maternidade/paternidade, licença para
cuidados de familiares, férias remuneradas).

O QUE VOCÊ FARIA?
Um dos seus colegas de trabalho sugere modificar uma etapa na linha
de produção para acelerar o processo, mas você está preocupado que
isso possa ser perigoso. O que você deve fazer?
Jamais abra mão da segurança. Embora a HOYA valorize e incentive amelhoria contínua, qualquer mudança em nossos procedimentos precisa
ser analisada e aprovada para assegurar que não haja impacto adverso
para nossos funcionários ou produtos. Você deve entrar em contato com
seu supervisor ou gerente para discutir a sugestão do seu colega detrabalho; enquanto isso, não implemente nenhuma mudança no processo.

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Somos parceiros comerciais responsáveisPrivacidade de dados

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Recursos úteis

Temos o compromisso de:• Compreender os tipos de informações consideradas “dados
pessoais”.
• Respeitar a privacidade dos nossos colegas de trabalho, clientes
e parceiros comerciais e manter a confiança dessas pessoas
ao tratar suas respectivas informações pessoais com o devido
cuidado. Deve-se tomar ainda mais cuidado no que diz respeito
a “informações pessoais sigilosas”, como números de contas
bancárias ou informações médicas.
• Usar os dados pessoais somente da forma como foram autorizados
a serem usados pelo indivíduo e jamais compartilhá-los com
outras pessoas (dentro ou fora da HOYA), salvo se estiverem
autorizadas e tiverem um propósito legítimo para conhecê-los.
• Coletar, armazenar, usar, compartilhar, transferir e descartar os
dados pessoais de acordo com a legislação global de privacidadede dados de uma maneira que mantenha essas informações
seguras.
• Estar alerta para o manuseio inadequado ou violação dedados e entrar em contato com o departamento Jurídico
ou de Conformidade imediatamente se os dados ficarem
comprometidos. Reconhecemos que a divulgação dos dados
pessoais, mesmo que acidental, poderá não somente serinconveniente para os indivíduos e incorrer em responsabilidade
jurídica, mas também prejudicar a confiança no Grupo HOYA.

Valorizamos o direito do indivíduo à privacidade e asseguramos
que os dados sejam coletados com o devido cuidado e por
motivos comerciais legítimos.

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Anexo

Recursos úteisO QUE SÃO “DADOS PESSOAIS”?
Qualquer informação que possa ser usada para identificar
alguém, direta ou indiretamente, como:O QUE VOCÊ FARIA?

- NomeVocê recebe uma ligação deum advogado externo que
solicita informações sobre
um dos funcionários do seu
departamento. Como você deve
responder?

- Número de identificação de funcionário- E-mail- Número de telefone
Caso não tenha certeza se as informações são consideradas“dados pessoais”, verifique com o departamento pertinente
antes de compartilhá-las.

Você jamais deve fornecer dados
de funcionários a ninguém sem
verificar se a divulgação é permitida.
Você deve consultar seu supervisor,
gerente ou departamento Jurídico
antes de fornecer os dados.

17Você para em uma loja a caminho
de casa e seu notebook é roubado
do seu carro. Isso representa
algum problema de privacidadede dados?
Se o seu notebook continha dados
pessoais, poderá ser considerado
uma violação de segurança de dados
e exigir notificações de divulgação e,até mesmo, medidas de remediação.
Mesmo se você não armazenou
as informações em seu notebook,
as informações podem ter sido
anexadas a e-mails que residem
em seu notebook. Você deve entrar
em contato com os departamentos
Jurídico e de TI imediatamente para
determinar os próximos passos
adequados.

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Recursos úteis

Proteção das informações
comerciais de terceiros
O QUE VOCÊ FARIA?

Respeitamos e protegemos as informações comerciais
confidenciais de outras pessoas, tratando-as como se fossem
nossas informações.

Uma nova funcionária, que trabalhava para um dos nossos
concorrentes, acabou de ingressar em sua equipe. Seria interessanteque ela compartilhasse algumas informações sobre os procedimentos
de qualidade que desenvolveu enquanto trabalhava para oconcorrente. Seria aceitável que ela fizesse isso?

Temos o compromisso de:Não. Isso violaria nossas políticas, as obrigações da funcionária com o antigo
empregador e, possivelmente, a lei. Você não deve pedir ou pressioná-lapara divulgar essas informações. Ela pode usar o conhecimento geral e as
habilidades que aprendeu em seu trabalho anterior, mas nenhum de nós
pode trazer à HOYA qualquer material confidencial ou protegido produzidona época em que trabalhava em outro lugar. A nova funcionária é obrigada
a proteger as informações confidenciais do antigo empregador, assim comoos funcionários da HOYA são obrigados a proteger as nossas informações.

• Seguir todas as leis de direito autoral e leis relacionadas. Não ofazemos, sem permissão:- Copiar ou usar software ou outros designs de produtos
desenvolvidos por outras empresas ou indivíduos.
- Copiar ou usar imagens ou dados de texto de fontes demídia, como a internet.
• Manter as informações comerciais confidenciais de outras
pessoas seguras, usando-as somente de acordo com os
termos dos contratos aplicáveis.
• Ter cuidado ao obter informações comerciais confidenciais,
assegurando que temos o direito de usá-las, e jamais usar
informações de origem questionável.
• Jamais pressionar outras pessoas, inclusive novos funcionários,para divulgar informações comerciais confidenciais deempregadores anteriores.
18

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Realizamos negócios em conformidade
com a leiÀ medida que expandimos os limites tecnológicos para proporcionar
um futuro melhor, sempre respeitaremos e honraremos as leis eregulamentos do nosso setor, bem como dos países nos quais operamos.
Qualidade e segurança dos nossos produtos
e serviços. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Concorrência justa.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Antissuborno e anticorrupção.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Comércio internacional.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
19

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Recursos úteis

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Recursos úteis

Qualidade e segurança dos
nossos produtos e serviços
Mantemos a confiança dos nossos clientes ao assegurarmos que
nossos produtos e serviços atendam ou superem nossos própriospadrões internos, bem como os padrões estabelecidos por nosso
setor.

- Obter todas as aprovações regulatórias antecipadamente e
satisfazer todas as obrigações regulatórias contínuas associadas àcomercialização ou venda dos nossos produtos.
• Ser verdadeiro e transparente no que dizemos aos clientes arespeito dos nossos produtos e serviços; compreendemos quereivindicações exageradas ou garantias infundadas podem criar
responsabilidade legal e colocar a segurança do cliente em risco.

Temos o compromisso de:• Atender aos padrões de alta qualidade e segurança em todas asetapas do processo, ao:- Modificar ou eliminar qualquer recurso durante os estágios
de planejamento e projeto do produto que possa resultar em
acidentes.
- Comunicar à parte adequada as preocupações sobre qualquer
produto que não atenda às nossas especificações ou normas
durante os estágios de fabricação e inspeção e impedir queesses produtos sejam liberados.
- Incluir alertas ou avisos adequados nos manuais dos usuários
para assegurar que os produtos estejam sendo usados e
mantidos com segurança.
- Armazenar os produtos adequadamente e de acordo com
nossas políticas e procedimentos.
- Comunicar imediatamente reclamações de produtos de acordo
com os procedimentos definidos.

O QUE VOCÊ FARIA?
Um dos nossos contratos necessita de um teste que é repetido durante
uma fase posterior do processo. O teste primário parece perda de tempo
e dinheiro e desacelera a entrega. O teste extra pode ser ignorado?
Não. Como o contrato exige que ambos os testes sejam realizados, nenhuma
alteração nos testes ou controles de qualidade pode ser feita sem primeiro
informar e obter a aprovação do nível adequado da administração, bem como
a aprovação do nosso cliente. Entregar conscientemente um produto quenão atenda às especificações do contrato ou às exigências de teste sem aaprovação do nosso cliente pode ser considerado fraude e uma violação da lei.

20

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Concorrência justa

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Recursos úteis

Temos o compromisso de:• Promover a concorrência livre, justa e aberta seguindo as leis deconcorrência, antitruste e antimonopólio onde quer que façamos
negócios.
• Negociar de boa-fé e cumprir nossas promessas aos clientes:- Não obter vendas por meio de práticas de marketing injustas.
- Assegurar que os anúncios e materiais promocionais sejam
concretos e completos.
- Jamais fazer afirmações falsas ou enganosas sobre nossos
produtos.
- Não forçar um determinado preço de revenda ou dividir um
preço de revenda sobre os clientes.
• Superar nossos concorrentes de forma justa e lícita:- Não nos envolver em conversas com concorrentes sobre tópicossensíveis à concorrência (como preços, custos, volumes deprodução ou termos de venda).
- Não firmar nenhum acordo ou entendimento, formal ou
informal, que limitaria (ou, até mesmo, aparentasse limitar) a
concorrência.
- Não prejudicar o bom nome e a reputação de qualquer
concorrente ao caluniá-lo ou ofendê-lo, nem a seus respectivos
produtos e serviços.

Competimos vigorosamente, mas de forma justa, e deixamos que
nossos produtos de alta qualidade (jamais práticas antiéticas ou
ilegais) impulsionem nosso sucesso.

21

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• Reunir inteligência de mercado ou competitiva do jeito
certo, por meio de fontes públicas (como notícias, revistas
especializadas e comentários de clientes). Temos o cuidado
de jamais usar indevidamente informações confidenciais ou
deturpar quem somos ou para quem trabalhamos. (Para obter
mais informações, consulte a seção Proteção das informações
comerciais de terceiros, do Código).

O QUE VOCÊ FARIA?
Durante uma reunião da associação comercial, dois dos nossos
concorrentes começam a discutir suas respectivas baixas margens delucro, além de reclamarem a respeito dos grandes descontos. Vocênão diz nada naquele momento, mas algumas semanas depois, ambas
as empresas aumentam seus preços. Você se pergunta se deveria ter
tomado alguma ação específica na reunião quando a discussão ocorreu.
Sim, você deveria. Uma autoridade poderia concluir que todos na reunião,quer tenham participado da conversa ou não, concordaram com a fixação
de preço, mesmo que jamais houvesse um acordo formal. O curso deação adequado nesse tipo de situação teria sido dizer que a conversa éinadequada e, em seguida, deixar a reunião e comunicar a questão ao
departamento Jurídico imediatamente.

22

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Anexo

Recursos úteis

Antissuborno e anticorrupção
Trabalhamos com honestidade e integridade. Jamais oferecemos
ou aceitamos subornos ou permitimos que outros ofereçam ou
aceitem subornos em nosso nome.

Temos o compromisso de:• Conquistar negócios com base nos méritos dos nossos produtos
e serviços.
• Manter uma política de tolerância zero quando se trata de
suborno ou propinas.
• Evitar, até mesmo, a aparência de pagamento indevido,
independentemente da prática local ou da prática das outras
empresas.
• Manter livros e registros precisos para que a natureza de qualquer
item dado ou recebido seja clara e permitida por nossas políticas.
• Realizar diligência prévia na seleção dos parceiros comerciais da
HOYA, monitorar seu respectivo desempenho e manifestar-sesobre qualquer prática comercial questionável.
• Jamais fazer pagamentos de facilitação. Se um pagamento
de facilitação for solicitado, comunique a solicitação ao
departamento Jurídico ou de Conformidade.

O QUE É “SUBORNO”?
Qualquer coisa de valor que seja dada a alguém no governo
ou no setor privado para obter (ou manter) uma vantagem denegócios, financeira ou comercial. O suborno pode ser dinheiro,
mas também pode assumir outras formas. Um presente, favor,
desconto pessoal, até mesmo a oferta de empréstimo ou
emprego poderia ser considerada suborno se oferecida em
troca de tratamento especial ou para influenciar uma decisão.

23

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Somos parceiros comerciais responsáveisO QUE É “PAGAMENTO DE FACILITAÇÃO”?
Um pequeno pagamento (às vezes, chamado de “propina” ou“pagamento de agilização”) efetuado a um funcionário públicode baixo escalão para incentivar o funcionário a realizar ou
agilizar uma ação de rotina (como processar documentação,obter serviço telefônico ou suprimento de energia). A HOYA
proíbe pagamentos de facilitação.

O QUE VOCÊ FARIA?
Observei que dar presentes, às vezes, é uma “cortesia habitual” comumem determinado país, mas isso poderia ser visto como pagamento
indevido ou, até mesmo, suborno em outros países. Quando viajo eencontro clientes, o que isso significa para mim?
Você não pode oferecer nenhum pagamento ou benefício de qualquer tipo
para obter uma vantagem comercial indevida. Mesmo as trocas de presentes
que são “cortesia habitual” em seu país de origem podem ser consideradas
suborno em outros países se o valor do presente for superior a um valor
nominal. Você sempre cumprirá as políticas da HOYA e a legislação local
aplicável. Caso não tenha certeza se o presente é adequado, consulte odepartamento Jurídico ou de Conformidade.

24

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Comércio internacional

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Anexo

Recursos úteis

Temos o compromisso de:• Conhecer e seguir as exigências de importação, exportação ecomercialização, bem como nossas políticas e procedimentos,
conforme se aplicam aos países nos quais fazemos negócios.
• Manter os registros de importação, exportação e alfandegários
necessários para cada local de negócios da HOYA.
• Realizar uma diligência prévia para assegurar que conhecemos
o usuário final e o uso final pretendido dos nossos produtos.
• Recusar a realização de negócios com países que aparecem emlistas restritas nacionais e globais devido a preocupações desegurança, salvo se tivermos recebido as licenças adequadas
para vender para esses países.
• Ajudar a prevenir e detectar lavagem de dinheiro efinanciamento do terrorismo observando qualquer pagamento
suspeito, que poderá incluir:- Pagamentos em dinheiro.
- Pagamentos feitos de contas pessoais em vez de contas
comerciais.
- Operações com instituições financeiras ou terceiros sem uma
relação lógica com o cliente ou parceiro comercial.

Estamos comprometidos com práticas de negócios internacionais
responsáveis e trabalhamos para evitar o financiamento do
terrorismo e qualquer ameaça à paz e à segurança internacional.

25

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Somos parceiros comerciais responsáveisO QUE VOCÊ FARIA?
Um fornecedor pede que enviemos pagamentos para um novo
endereço. Você suspeita que pode haver algo ilegal ou indevido
acontecendo. Você deve compartilhar suas preocupações?
Sim. Você está certo em ter suspeitas. Isso poderá ser um esforço para lavar
dinheiro ou, de outra forma, evitar exigências legais. Você deve entrar em
contato com o departamento Financeiro sem demora e, enquanto isso, nãoalterar o endereço até que seja ordenado. Se possível não converse com ofornecedor sobre a solicitação até ser notificado pelo departamento Financeiro.
Comprei um produto falsificado em uma viagem de negócios para trazer
de volta como lembrança. Já que comprei no exterior, tem problematrazê-lo de volta ao meu próprio país?
Sim. Você precisa estar ciente de que, em alguns países, é proibido trazer
produtos falsificados para o país; e não somente os indivíduos, mas também
a empresa à qual os indivíduos pertencem, poderão ser punidos pela
legislação pertinente.
Você recebe um grande pedido de uma empresa que jamais ouviu falarou fez negócios antes. Essa empresa não parece ter experiência em nosso
setor e o endereço de cobrança parece ser uma propriedade residencial.
Você deve fazer perguntas adicionais antes de atender ao pedido?
Sim. Você tem a responsabilidade de conhecer o destino final de todos
os produtos para cumprir as leis de controle de exportação e proteger as
preocupações de segurança nacional. Você deve perguntar mais sobre oramo de negócios, o usuário final e o uso final dos produtos. Se você ainda sesentir desconfortável, entre em contato com o departamento Jurídico ou deConformidade.

26

Protegemos o grupo

Anexo

Recursos úteis

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Somos parceiros comerciais responsáveis

Protegemos o grupo

Somos parceiros comerciais responsáveis
Estabelecemos e mantemos relações boas e mutuamente vantajosas com
nossos clientes e parceiros comerciais.

Obrigações do setor de cuidados à saúde.. . . . . . . . . . . . 28
Relações com fornecedores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Conflitos de interesses.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Presentes e entretenimento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Meio ambiente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
27

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Recursos úteis

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Obrigações do setor de cuidadosà saúdeProtegemos o grupo

Anexo

Recursos úteis

Temos o compromisso de:• Compreender todas as nossas obrigações regulatórias e cumprir
todas as regras e regulamentos aplicáveis.
• Interagir com profissionais de saúde (healthcare professionals,“HCP”), que incluem médicos, enfermeiros, enfermeiros clínicos,
assistentes médicos, administradores de planos de saúde,
optometristas e instituições médicas, em conformidade com
as leis, regulamentos, normas do setor e códigos de associação
aplicáveis.
• Evitar influenciar HCPs em suas respectivas decisões médicas
profissionais no que diz respeito ao uso dos produtos HOYA com
base em comunicações indevidas, materiais de marketing não
aprovados ou incentivos financeiros inadequados.
• Divulgar com exatidão os pagamentos ou outras transferências devalores para médicos, hospitais-escola e outras pessoas físicas ou
jurídicas, na medida exigida pela legislação aplicável.
• Oferecer subsídios educacionais e de pesquisa e remuneração
de valor justo de mercado para HCPs somente em conformidade
com as leis e regulamentos aplicáveis e com as políticas eprocedimentos da HOYA.
• Solicitar ajuda quando tivermos alguma dúvida.

Entendemos que alguns dos nossos negócios operam no setor
altamente regulamentado de cuidados à saúde e têm uma
obrigação elevada de cumprir exigências rigorosas de qualidade e
segurança dos produtos.

28

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Anexo

Recursos úteis

VOCÊ SABIA?
A HOYA honra uma ampla variedade de exigências jurídicas eregulatórias de cuidados à saúde nos países nos quais opera. Isso
inclui regras de:

O QUE VOCÊ FARIA?
Uma médica gostaria que a HOYA pagasse a viagem que fará aoJapão para visitar os centros da HOYA. Enquanto estiver no Japão, elatambém gostaria de aproveitar a oportunidade para passar alguns dias
fazendo passeios turísticos às custas da HOYA. Isso é permitido?

- Pesquisas clínicas- Desenvolvimento de produtos- Fabricação

Não. Embora a HOYA, sob determinadas circunstâncias e sujeito à
aprovação prévia da empresa, possa pagar pelos custos modestos erazoáveis de viagem e hospedagem da HCP para participar do programaou reunião conduzida pela empresa sobre tecnologias médicas, a parte deturismo da viagem pode ser percebida como uma tentativa indevida deinfluenciar a tomada de decisão independente da médica e, portanto, nãoé permitido. Consulte o departamento Jurídico ou de Conformidade para
obter maiores orientações nesta situação.

- Promoção de produtos- Proteção de dados- Interações com clientes- Faturamento dos nossos produtos e serviços relacionados
Estamos estritamente proibidos de oferecer ou prometer qualquer
benefício indevido a profissionais de saúde com a finalidade de
influenciar o uso, compra ou recomendação dos nossos produtos.

29

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Relações com fornecedores

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Anexo

Recursos úteisQUER SABER MAIS?

Escolhemos os fornecedores com base em critérios objetivos emensuráveis e, em seguida, trabalhamos juntos para assegurar que
estejam cumprindo suas respectivas obrigações para apoiar os
negócios e a missão do Grupo HOYA.

Código do fornecedor HOYA

Temos o compromisso de:• Trabalhar com parceiros comerciais que compartilham nosso
compromisso de conduzir os negócios com integridade,compreendendo sua respectiva responsabilidade social corporativa
e protegendo os direitos humanos básicos e dos trabalhadores.
• Fazer boas escolhas, avaliar critérios como qualidade, experiência,
registro de entrega e preço para determinar os parceiros comerciais
certos para o Grupo.
• Tratar nossos parceiros comerciais de forma justa e jamais tirarproveito por meio de manipulação, ocultação, uso indevido danossa posição, coerção, deturpação de fatos ou qualquer outra
negociação ou prática injusta.
• Monitorar o desempenho dos nossos fornecedores para assegurar
uma honesta contabilidade de tempo e materiais e resultados que
atendam aos nossos padrões e ao Código do fornecedor da HOYA.
• Fazer a nossa parte para assegurar que toda a nossa cadeia defornecimento, inclusive subcontratados, esteja operando nos mais
altos padrões éticos.

O QUE VOCÊ FARIA?
Um consultor que trabalha para a HOYA enviou uma fatura que
lista alguns pagamentos em dinheiro muito vagos e está buscando
reembolso para esses pagamentos. Você deve questionar esta fatura?
Sim. Ao revisar pagamentos em dinheiro ou qualquer item em uma
fatura, você sempre deve solicitar detalhes de comprovação e recibos.
Esperamos que nossos consultores, distribuidores e outros terceiros sejamtransparentes e honestos na manutenção de registros, portanto solicite
mais detalhes caso esteja preocupado com algo indevido ou ilegal ecompartilhe suas preocupações imediatamente.

30

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Conflitos de interesses

Protegemos o grupo

Anexo

Recursos úteis

VOCÊ SABIA?

Evitamos situações em que nossos interesses ou atividades pessoais
possam entrar em conflito com nossa capacidade de tomar decisões
objetivas em nome da HOYA.

Não é possível identificar todos os tipos de situações em que um
conflito de interesses poderá surgir, mas há certas situações que
podem levar a um conflito. Caso tenha alguma dúvida, consulte
seu supervisor ou gerente.

Temos o compromisso de:-S egundo emprego. Aceitar um emprego de meio período,celebrar um contrato de serviços ou envolver-se em uma
operação comercial com um concorrente, fornecedor, prestador
de serviços ou cliente da HOYA.

• Ser proativo: conhecer e evitar os tipos de situações que podem
apresentar um conflito.
• Divulgar qualquer conflito de interesses em potencial ao nosso
supervisor ou gerente (dependendo das circunstâncias, a maioria
dos conflitos podem ser resolvidos se forem proativamente
divulgados e gerenciados adequadamente).

- I nteresse financeiro. Ter participação acionária em um
concorrente, fornecedor, prestador de serviços ou cliente da HOYA.
- I nteresse pessoal. Ter autoridade para tomar decisões em uma
operação comercial ou decisão comercial da HOYA quando vocêou um membro da sua família tiver um interesse pessoal ou
financeiro.
-R elacionamento pessoal. Ter um membro da sua família
empregado pela HOYA ou por um concorrente, fornecedor,
prestador de serviços ou cliente da HOYA.
-P resentes, entretenimento e cortesias de negócios. Dar ou
aceitar um presente ou oferta que esteja fora dos limites das
nossas políticas.
-O portunidade externa. Vender bens ou serviços que concorramcom os bens e serviços do Grupo HOYA.
-C omunicações. Fazer um discurso ou escrever um artigo sobre
um assunto relacionado ao Grupo HOYA ou ao seu trabalho na
HOYA sem obter aprovação prévia.
Não tem certeza se a situação apresenta um conflito? Pergunte
antes de continuar.

31

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Somos parceiros comerciais responsáveisO QUE VOCÊ FARIA?
Você gostaria de aceitar um emprego de meio período nos fins desemana. Não tem nada a ver com o seu trabalho na HOYA, e seria
somente por alguns meses. Isso é um conflito?
Depende de fatores como o tipo de trabalho que você está considerando e
as horas que você precisará trabalhar. Mas você terá de conversar com seu
supervisor ou gerente antes de aceitar para assegurar que não haja um conflito.
Você faz parte da equipe de tomada de decisão para um novo
fornecedor, e seu cunhado trabalha para uma empresa que a HOYA
está considerando. A empresa tem um registro impressionante em
termos de entrega no prazo e as melhores tarifas entre todas. Você pode
recomendar a empresa do seu cunhado, se isso for em benefício da HOYA?
Sim, mas você precisaria ser transparente sobre o seu relacionamento. E,
embora você possa sentir que levou em conta todas as opções e pode tomar
uma decisão objetiva, seria melhor mitigar o conflito de interesses retirandose da equipe de tomada de decisão para não sugerir a aparência de algoinjusto ou indevido.
O filho de um colega acabou de entrar para a sua equipe. Isso épermitido?
Familiares podem trabalhar na mesma empresa. A única limitação é que
nenhum familiar possa, jamais, estar em posição de contratar, supervisionar,
afetar os termos e condições de emprego, salário ou oportunidades depromoção, ou influenciar a gestão de outro familiar.

32

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Recursos úteis

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Presentes e entretenimento

Protegemos o grupo

Anexo

Recursos úteis

VOCÊ SABIA?

Somente trocamos presentes e entretenimento de valor modesto
que sejam um complemento razoável para relacionamentos
comerciais e não tenham a intenção de influenciar indevidamente
outras pessoas.

É necessário tomar extremo cuidado ao lidar com funcionários
públicos (inclusive funcionários quase públicos, como
funcionários de hospitais e universidades nacionais ou de outras
entidades públicas). O que pode ser permitido para clientes
comerciais pode ser ilegal ao lidar com funcionários públicos.
Não dê ou aceite do funcionário público nada de valor, salvo setiver obtido aprovação prévia dos departamentos Jurídico e deConformidade.

Temos o compromisso de:• Jamais dar ou aceitar presentes ou entretenimento se a intenção
for influenciar uma decisão ou em troca de negócios, serviços ou
informações confidenciais.
• Jamais solicitar presentes ou entretenimento.
• Somente dar ou aceitar presentes e entretenimento que:
- Sejam razoáveis em custo.
- Não aparentem ser excessivos ou extravagantes.
- Sejam consistentes com as políticas das organizações do doador
e do destinatário, bem como com todas as leis e regulamentos
aplicáveis.
- Sejam aprovados pelo supervisor ou gerente.
• Seguir todas as políticas aplicáveis ao pagar honorários a
funcionários públicos; isso inclui as políticas da HOYA e as políticas
da organização do funcionário público.
• Registrar com exatidão todas as despesas com presentes eentretenimento.

O QUE VOCÊ FARIA?
E se você receber um presente que sabe ser inadequado, o que devefazer?
Devolva-o ao doador com uma explicação educada de que a política
proíbe você de aceitá-lo. Em algumas circunstâncias, se a devolução dopresente for inadequada ou não for possível, outras alternativas podem
ser consideradas, como exibir o presente em uma área pública ou doá-lo
a uma organização beneficente. Neste tipo de situação, converse com seu
supervisor, gerente ou com o departamento Jurídico ou de Conformidade
sobre o curso de ação adequado.

33

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Recursos úteis

Meio ambiente
Temos o compromisso de preservar o meio ambiente, promovera sustentabilidade, conservar recursos e observar práticas
ambientalmente corretas em nossas operações.

Temos o compromisso de:• Seguir todas as leis, estatutos e regulamentos relacionados aomeio ambiente e comunicar imediatamente qualquer suspeita deviolação ao nosso supervisor ou gerente.
• Descartar adequadamente os resíduos. Não despejaremos lixo
ilegalmente.
• Comprometermo-nos com a sustentabilidade ambiental em todas
as nossas operações por meio de:- Melhoria contínua no desempenho ambiental, minimização de
resíduos e prevenção de poluição.
- Integração de práticas ambientais sólidas em nossas práticas
de negócios, inclusive aquisições e design de produtos, testes,
fabricação e suporte.
- Consideração do impacto ambiental no decorrer dodesenvolvimento de novos produtos ou processos e na seleção demateriais de produção.

O QUE VOCÊ FARIA?
Você tem algumas ideias sobre como minimizar o uso de papel emsuas instalações. Com quem você deve falar?
A HOYA agradece a todas as ideias que visam diminuir nosso impacto
ambiental. Explore suas ideias com seu supervisor ou gerente para ver se
podem ser implementadas em seu local.

34

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Protegemos o grupo
Protegemos nossos ativos, nossas informações e nossa reputação:eles impulsionam o trabalho que fazemos e as pessoas que atendemos,
todos os dias.
Manutenção exata de registros.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Informações do Grupo HOYA.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Ativos do Grupo HOYA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Uso de informações privilegiadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Comunicações responsáveis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
35

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Recursos úteis

Manutenção exata de registros
Preservamos a confiança de todas as partes interessadas do
Grupo HOYA (inclusive reguladores, investidores e clientes)
mantendo livros e registros que reflitam com exatidão a posição
financeira do Grupo.

• Estar alerta quanto a irregularidades ou imprecisões e comunicar
qualquer ação de fraude ou má conduta financeira.
• Comunicar imediatamente aos departamentos Jurídico ou deConformidade, à Linha direta da HOYA ou qualquer outro canalde comunicação, qualquer pressão da gerência para comunicar
indevidamente os resultados financeiros.

Temos o compromisso de:• Conhecer e seguir nossos processos internos, controles epolíticas contábeis.
• Assegurar que as informações que registramos sejam honestas,
completas e oportunas.
• Gerenciar, armazenar e descartar as informações conforme
descrito em nossas políticas.
• Jamais relatar incorretamente ou apresentar informações deforma indevida.
• Jamais reescrever, apagar ou destruir informações do Grupo
HOYA (inclusive informações digitais) que possam sernecessárias para investigações, auditorias ou processos judiciais.
• Verificar com um supervisor ou gerente antes de divulgar
informações em resposta a questionamentos da mídia ou fonte
fora da HOYA.

VOCÊ SABIA?
Cada um de nós, independentemente do trabalho que fazemos
na HOYA, tem a responsabilidade de manter registros precisos.
Um “registro” pode ser:- Um relatório de despesas- Uma planilha de horas- Um relatório de produção
- Um pedido de compra- Uma fatura- Um relatório regulatório ou governamental

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Recursos úteisO QUE VOCÊ FARIA?
Às vezes, você leva trabalho para casa e trabalha no seu computador
pessoal. É correto manter alguns registros e documentos em seu
computador pessoal como backup?
Não. É proibido armazenar qualquer registro ou documento da HOYA no
seu computador pessoal, mesmo como backup. Caso faça o download dequalquer documento da HOYA no seu computador pessoal, certifique-sede excluí-lo, mesmo que seja somente um rascunho ou documento em
andamento.

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Recursos úteis

Informações do Grupo HOYA
Protegemos as informações do Grupo HOYA, inclusive registroscomerciais e financeiros e informações técnicas, e as protegemos
contra perda, uso indevido ou acesso ou divulgação inadequada.

- Usar somente hardware, software, aplicativos e dispositivos dearmazenamento aprovados pela HOYA.
- Estar alerta para phishing, malware, ransomware e outras formas
de ataque que poderiam colocar nossos sistemas em risco.
• Usar as mídias sociais com cautela:- Deixar claro que qualquer opinião que publicarmos como
funcionários não representam as opiniões da HOYA.
- Jamais divulgar informações confidenciais sobre o Grupo,
nossos clientes, nossos colegas de trabalho ou nossos parceiros
comerciais.
- Jamais publicar nada que possa constituir discriminação, assédio
ou bullying.
• Evitar discutir informações confidenciais com familiares ou amigos
e em locais onde pessoas não autorizadas possam ouvir o que estásendo dito (p. ex., em elevadores, restaurantes ou transporte público).
• Comunicar imediatamente qualquer roubo, perda ou divulgação
não autorizada de informações confidenciais.
• Retornar toda a documentação e mídias contendo informações
do Grupo quando deixarmos o Grupo.

Temos o compromisso de:• Manter a confidencialidade de todas as informações de propriedade
exclusiva do Grupo HOYA, como informações técnicas, informações
sobre novos produtos, dados financeiros não publicados e planosde negócios e marketing, previsões, estratégias e políticas.
• Compartilhar as informações confidenciais do Grupo HOYA
somente com as pessoas autorizadas e que tenham uma
necessidade comercial legítima de sabê-las.
• Restringir respostas a pesquisas de marketing externas, salvo setivermos a aprovação adequada.
• Assegurar que temos as aprovações necessárias antes de liberar
qualquer informação confidencial para qualquer pessoa fora da
HOYA.
• Praticar a boa segurança cibernética:- Seguir as regras, políticas e procedimentos do departamento de
TI para impedir o acesso não autorizado aos nossos dados.
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Somos parceiros comerciais responsáveisO QUE SÃO “INFORMAÇÕES TÉCNICAS”?
Informações e know-how de propriedade exclusiva da HOYAe ainda não protegidos por patente. Isso inclui:- Invenções de P&D- Técnicas de fabricação
- Melhorias de tecnologias
Não tornamos essas informações públicas (por exemplo, em
conferências acadêmicas ou em documentos técnicos), salvo se
houver um motivo legítimo para fazê-lo e obtivermos a aprovação
do supervisor ou gerente com antecedência.

O QUE VOCÊ FARIA?
Uma amiga está começando um novo negócio e pediu a você uma lista
de clientes da HOYA que possam estar interessados nos serviços dela.
É correto fornecer essas informações à sua amiga?
Não. Nossas listas de clientes são confidenciais e jamais devem sercompartilhadas com alguém (dentro ou fora da HOYA) que não esteja
conduzindo negócios da HOYA.

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Ativos do Grupo HOYA
Entendemos que os ativos do Grupo HOYA são destinados a
negócios relacionados ao Grupo e é nossa responsabilidade
assegurar que sejam protegidos contra perda, danos, roubo e uso
indevido.

Temos o compromisso de:• Assegurar que todos os ativos do Grupo sejam usados somentepara negócios relacionados ao Grupo e que qualquer outro uso
seja aprovado pelo supervisor ou gerente.
• Jamais usar indevidamente os fundos do Grupo.
• Preservar e manter registros precisos relacionados aequipamentos e estoque.
• Jamais remover matérias-primas, estoque, ferramentas depromoção de vendas ou suprimentos, ou descartá-los sem
autorização.
• Comunicar qualquer equipamento danificado, inseguro ou que
precise de reparo.
• Devolver todas as propriedades do Grupo que nos foram
fornecidas quando saímos do Grupo.

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Recursos úteis

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Recursos úteisO QUE É UM “ATIVO DA HOYA”?
Pode ser:- Físico, como: instalações, veículos, móveis, equipamentos defabricação e suprimentos.
- Financeiro, como: fundos do Grupo, inclusive cheques, cartões
de crédito, faturas e outros registros que atuam como valor
monetário.
- Eletrônico, como: computadores, dispositivos de comunicação,telefones, sistemas de informação, acesso à internet/intranet,
assistentes digitais pessoais e outros dispositivos, sistemas etecnologia similares.
Informações também são um ativo valioso do Grupo. Consulte aseção Informações do Grupo HOYA para obter mais detalhes.

O QUE VOCÊ FARIA?
Você acabou de receber um novo computador como parte doprocesso de atualização da tecnologia da empresa. Você pode daro computador antigo para sua filha?
Não. Mesmo que o computador antigo não esteja mais sendo usado,você deve devolvê-lo à empresa para descarte adequado.

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Uso de informações privilegiadas
Respeitamos as leis que regulamentam o uso de informações
privilegiadas em todos os lugares nos quais fazemos negócios.

Temos o compromisso de:• Reconhecer os tipos de informações consideradas “informações
privilegiadas” e jamais usar essas informações como base para
tomar decisões sobre a compra ou venda de ações, títulos, opções
ou outros títulos do Grupo HOYA ou de qualquer outra empresa
pública, salvo e até que as informações sejam divulgadas ao
público.
• Jamais transmitir “informações privilegiadas” para outras pessoas,
como amigos e familiares, para que possam tirar proveito das
informações.
• Após se desligar da HOYA, abster-se de negociar com base em
informações privilegiadas não públicas até que as informações setornem públicas.

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Recursos úteisO QUE SÃO “INFORMAÇÕES PRIVILEGIADAS”?
Informações que um investidor sensato consideraria útil para
determinar se deve negociar ações ou outros títulos do Grupo.
Exemplos incluem:

O QUE VOCÊ FARIA?
Um fornecedor me contou sobre um novo produto em sigilo. Não
podemos usar o produto, mas acho que tem potencial real e, também,
que as ações da empresa do fornecedor crescerão rapidamente. Posso
comprar ações da empresa?

- Resultados financeiros do Grupo- Projeções de resultados financeiros futuros- Notícias de alianças, fusões ou compra de ativos pendente ou proposta

Não. Você não pode comprar ações do fornecedor até que as informações
que você tem estejam disponíveis publicamente. Essas informações são“informações privilegiadas”, que lhe foram fornecidas em sigilo. Negociar
com base nisso (ou fornecer informações privilegiadas a outras pessoas
para que possam negociar com base nisso) violaria nossas políticas e a lei.

- Novo contrato importante ou cancelamento de contrato- Informações sobre litígios envolvendo o Grupo- Mudança na política de dividendos- Mudança na administração sênior

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Recursos úteis

Comunicações responsáveis
Designamos um ponto central de contato, o qual pode falar com
uma voz clara e consistente ao fornecer informações ao público e àmídia.

Temos o compromisso de:• Jamais dar a impressão de que nós, como funcionários
individualmente, estamos falando em nome da HOYA em qualquer
comunicação que possa se tornar pública, salvo se tivermos sido
designados pelo Grupo HOYA para fazê-lo.
• Encaminhar todos os contatos ou consultas externas para o recurso
adequado da HOYA.
- Se formos contatados pela imprensa ou por analistas financeiros,
notifique imediatamente seu supervisor, gerente ou o Grupo IR.
- Se formos contatados por alguma autoridade reguladora ou
de manutenção da ordem pública ou recebermos qualquer
tipo de notificação judicial, informaremos imediatamente odepartamento Jurídico ou de Conformidade.
• Obter a aprovação do supervisor ou gerente antes de aceitar um
convite para dar uma palestra ou escrever um artigo sobre um
assunto relacionado à empresa ou ao nosso trabalho no Grupo
HOYA.

O QUE VOCÊ FARIA?
Você recebeu um e-mail solicitando a sua participação em uma pesquisa
de mercado, respondendo a algumas perguntas básicas a respeito do
Grupo. Até se ofereceram para pagar pelo seu tempo ou fazer umadoação a alguma instituição beneficente de sua escolha. Você podeparticipar da pesquisa sem consultar seu supervisor ou gerente?
Não. É importante confirmar a credibilidade desses tipos de solicitações
informais por e-mail (ou telefone) buscando informações sobre a HOYA
ou empresas HOYA, uma vez que podem ser tentativas indevidas de obter
inteligência competitiva ou de mercado. Precisamos também tomar cuidado
para assegurar que essas solicitações de e-mail não sejam incidentes de“phishing” ou tentativas maliciosas de introduzir vírus prejudiciais em nossas
redes de computadores. Você deve consultar seu supervisor ou gerente,além do departamento de TI, antes de abrir qualquer link de e-mail ou
responder a esses tipos de solicitações de informações.

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Anexo

Recursos úteis

Anexo
Formulário de confirmação do Código deConduta do Grupo HOYA (para funcionários)
1. Recebi uma cópia do Código de Conduta do Grupo HOYA
(ou tenho acesso a uma cópia na intranet do Grupo HOYA
ou na intranet da minha divisão na HOYA).
2. Li e compreendi o Código de Conduta do Grupo HOYA.
3. Cumprirei e respeitarei o Código de Conduta do Grupo HOYA,
cumprirei a lei e todas as políticas do Grupo.

Assinatura do funcionário

Data

Número do funcionário

Organização HOYA e localização
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Recursos úteis

Recursos úteisHOYA HelpLine: www.hoyahelpline.com
HOYA Code of Conduct: https://www.hoya.com/en/company/guidelines/
HOYA Compliance:
https://www.hoya.com/en/sustainability/governance/compliance/
HOYA ESG: https://www.hoya.com/en/sustainability/46