算定基礎届作成マニュアル目次(1/2)
改訂履歴・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・4
はじめに・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・5
1.

事前準備
1.1.

個人情報と給与データの確認・・・・・・・・・・・・・・・6

1.2.

給与データに数か月分の定期代等を含む場合・・・・・・・・8

1.3.

電子申請する前に・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・92.

作成画面の起動方法・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・10

3.

算定データの作成・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・11

4.

5.

6.

7.

3.1.

算定データ画面の構成(ボタン)・・・・・・・・・・・・・・13

3.2.

算定データ画面の構成(シート)・・・・・・・・・・・・・・14算定データの編集
4.1.

一般・パート・短時間労働者のデータを編集する場合・・・・17

4.2.

各月で区分が混在している場合・・・・・・・・・・・・・・19

4.3.

4・5月の途中で社会保険に加入した場合(中途入社など)・・・21

4.4.

算定データに含めない被保険者を削除する場合・・・・・・・24

4.5.

休業があり7月1日時点で休業解消している場合・・・・・・・25

4.6.

『Cells給与』から勤怠を取り込む場合 ・・・・・・・・・・27

4.7.

「賃金ファイル」から勤怠を取り込む場合・・・・・・・・・28

保存データの作成・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・29
5.1.

保存データの読込・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・30

5.2.

保存データ作成後に被保険者を追加する場合・・・・・・・・31

算定基礎届／70歳以上被用者算定基礎届の印刷
6.1.

様式ごとデータを印刷する場合・・・・・・・・・・・・・・32

6.2.

シートを印刷する場合・・・・・・・・・・・・・・・・・・34

算定基礎届総括表の作成・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・35

2目次(2/2)
8.

保険料のお知らせの作成・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・36

9.

保険者算定の年間平均を利用する場合
9.1.

保険者算定の年間平均標準報酬と比較する場合・・・・・・・38

9.2.

賃金ファイルから保険者算定データを読み込む場合・・・・・40

10.

「個人情報」への新標準報酬の反映・・・・・・・・・・・・・・・43

11.

電子申請データの作成・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・46
11.1.

①マスター設定・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・47

11.2.

②被保険者選択・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・48

11.2.1.

被保険者に関するエラーを修正する場合・・・・・・・52

11.2.2.

その他のエラーを修正する場合・・・・・・・・・・・54

11.3.

③申請データ作成・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・55

12.

電子申請データの送信・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・57

13.

送信前の電子申請データの確認・削除・・・・・・・・・・・・・・59

14.

申請後に状況がエラーとなった場合・・・・・・・・・・・・・・・60

15.

申請データを取下げしたい場合・・・・・・・・・・・・・・・・・61

16.

申請データ取下げ後のステータスの流れ・・・・・・・・・・・・・62

3

改訂履歴
修正年月日

修正頁

2024/06/14

全編

修正内容
全体的な見直し4

はじめに

本マニュアルでは、算定基礎届の作成についてご案内します。
算定基礎届では、「給与データ」に登録されている対象期間3か月の給与を読み込み、被保険者の抽出やデータの編集をおこないます。
作成したデータは、A4普通用紙に様式ごと印刷、もしくは電子申請をおこなうことができます。
また、定時決定に伴う保険料のお知らせを出力したり、新標準報酬を
個人情報に反映することもできます。

5

1. 事前準備
1.1．個人情報と給与データの確認
1.

「個人情報」に算定処理に必要な項目が入力されているかを確認します。

💡 ポイント
算定処理の入力必須項目は以下の通りです。
✔ 台帳No✔ 氏名✔ フリガナ(※半角 電子申請の場合必須)✔ 種別✔ 生年月日✔ 健保No✔ 社会保険取得日(不明な場合は暫定的な日付入力でも可)✔ 改定年月✔ 健保/厚年の標準報酬(国保加入者は健保欄、70歳以上被用者は厚年欄の空欄可)✔ 70歳以上被用者に該当する場合はチェック(登録方法の詳細はこちら)✔ 二以上勤務者に該当する場合はチェック(登録方法の詳細はこちら)✔ 短時間労働者に該当する場合はチェック
6

目次へ戻る↑

1. 事前準備
2.

「給与データ」に、算定対象となる3ヶ月の給与データを入力します。
※『台帳』では給与データを締日ベースで登録することを推奨しています。
翌月支給の事業所においては、給与データの前月分を使用することも可能です。
詳細は11ページをご参照ください。

💡 ポイント●
台帳Noは数字のみ使用できます。「個人情報」と「給与データ」で台帳Noが異なると算定処理ができません。「個人情報」に登録がない場合、給与データの台帳Noは空欄にしてください。
●
固定的賃金が変更された月がある場合は、「給与入力」より変更月にチェックを入れることで、月変該当を「○」とすることができます。
詳細は14ページをご参照ください。

7

目次へ戻る↑

1. 事前準備
1.2．給与データに数か月分の定期代等を含む場合
給与データに数か月に1度の定期代を含む場合、この機能を活用すると、算定基礎届でまとまった通勤手当を月ごとに自動で振り分けることができます。詳細は11ページをご参照ください。
1.

給与データの「ツール」をクリックします。

2.

通勤手当タブを選択し「通勤手当シート入力へ」をクリックします。

3.

通勤手当シートに支払月・月数・支給額を登録し、「終了」をクリックします。
※定期代が4月から6ヶ月ごとに6万円支給される場合は、図のように入力します。

💡 ポイント
このシートでは、給与に含まれない現物によるものの額(1ヶ月分)を登録することもできます。登録すると、データ入力時に各月に反映されます。
8

目次へ戻る↑

1. 事前準備
1.3.

電子申請する前に算定基礎届は電子申請による申請が可能です。
電子申請により申請する場合は、あらかじめ設定をおこなう必要があります。
設定のポイントは、大きく以下の7点です。
電子申請をおこなう前に、設定に問題がないか必ずご確認ください。
1.

社会保険労務士の電子証明書はインストールされているか2.

e-Govアカウントと台帳を連動しトークン(※)が取得されているか(※)電子申請API接続時の本人確認において、認証認可された期限付きパスワード

3.

台帳起動画面の「事務所情報他」から連絡先に関する情報が登録されているか

4.

事業所台帳の会社情報フォーム「基本データ」「電子申請」タブは正しく入力されているか

5.

事業所台帳の会社情報フォーム「電子申請」タブにPDF形式の提出代行証明書が登録されているか

6.

事業所台帳の会社情報フォーム「電子申請」タブの住所欄は、都道府県名から登録されているか7.

日本年金機構のHPから「届書作成プログラム」がインストールされているか※適合する届書作成プログラムは、『台帳』のバージョン値により異なります。
現在の『台帳』に適合するプログラムは、こちらよりご確認ください。

その他、電子申請をするのために必要な設定についてはこちらをご確認ください。
💡 ポイント
電子申請では、利用できる文字に制限があります。
会社情報や個人情報等で利用している文字に利用できない文字が含まれる場合、常用漢字など、利用できる文字に置き換えて登録をお願いします。
なお、使用できない文字(一例)は下記表の通りです。
ローマ数字

Ⅰ

Ⅱ

Ⅲ

Ⅳ

環境依存文字

髙

﨑

栁

など

記号

①

～

％

＃

半角カタカナｱｲｳｴｵ …

Ⅴ

Ⅵ

Ⅶ

Ⅷ

｛｝

￥

など

Ⅸ

Ⅹ など

※使用できない文字の一覧はe-Govホームページ「入力可能な文字について」をご確認ください。
9

目次へ戻る↑

2. 作成画面の起動方法
1.

「全ての処理ファイル」をクリックします。

2.

「得喪・社会保険」グループを選択し、右のリストから「算定基礎届」をダブルクリックします。

10

目次へ戻る↑

3. 算定データの作成
1.

「データ入力」をクリックします。
※処理年度が2024年度ではない場合は、確認のメッセージが表示されます。

2.

暫定支払基礎日数などの必要な設定をおこない、「実行」をクリックします。

1

2
A～F
項目名

説明

1.途中入社

締日の翌々日が表示されます。会社情報に締日支払日が入力されていない場合
は「4/1」が暫定的に表示されます。

2.暫定支払基礎日数

暫定的に各月の暦日が表示されます。締日が末日以外で、修正が必要な場合は手入力で変更します。なお、この日数は全員に適用されるため、月給者よりも日給者の方が多い場合は、実労働日数を入力したほうが後で被保険者ごとの支払基礎日数を変更する作業が少なくなります。

A

翌月払いで、前年度の3月・今年度の4～5月給与データを使用する場合は「3,4,5月」にチェックを入れます。また、翌々月払いで、前年度の2～3月・
今年度の4月給与データを使用する場合は「2,3,4月」にチェックを入れます。

B

支払基礎日数を満たさない月は「通貨によるものの額」を空欄としたい場合にチェックを外します。

C算定対象となるパートの支払基礎日数を指定します。

D

月変対象者以外を抽出する場合にチェックを入れます。この機能を利用する場
合は、給与データにて固定的賃金の変動月の登録(7ページ参照)が必要です。

E

あらかじめ7月以降の退職が分かっており、個人情報に喪失日が入っている場合
は、このチェックを外すと、7月以降の退職者を算定対象者から除外できます。

F

通勤手当シート(8ページ参照)を登録している場合は、このチェックを入れると各月の調整額を自動計算し、加算または減算します。
11

目次へ戻る↑

3. 算定データの作成
3.

従業員利用認証が表示されたら、Cellsドライブの従業員アカウントのIDとパスワードを入力しログインします。

4.

データに70歳以上被用者を含む場合、メッセージが表示されるので「OK」をクリックし、「基礎日数、現物給与、遡及支払額を入力してください。」と表示されたら「OK」をクリックします。

12

目次へ戻る↑

3. 算定データの作成
3.1．算定データの画面構成(ボタン)「データ入力」で集計した結果が表示されます。各ボタンの機能は以下のとおりです。

1

2

3

4

ボタン名

5

6

説明

1.並替

健保No・台帳No・社員No・組合番号のいずれかの順に並び替え

2.データ入力、対象データ、日数等入力、データ削除

算定データの編集機能関係(17～28ページ参照)

3.総括表へ、保険料計算へ

その他帳票関係(35～37ページ参照)

4.シート印刷、様式印刷

印刷機能(32～34ページ参照)

5.保存・e-Gov

保存関係(29～31ページ参照)

6.年間平均の集計(参考)

年間報酬の平均で算定をした場合の標準報酬資料(38～39ページ参照)

13

目次へ戻る↑

3. 算定データの作成
3.2．算定データの画面構成(シート)
シートに被保険者として抽出される条件は、給与データで「健保Noがあり、社保取得日が2024/5/31までで、2024/7/1以前の喪失日が入力されていない」ことです。ただし、70歳以上で70歳以上被用者にチェックが入っている場合は、健保Noがなくても抽出されます。
また、70歳以上被用者や2以上勤務者の行は網掛けで表示されます。
75歳以上：電子申請の場合「70歳以上被用者届のみ提出」の区分に該当する被用者
70歳以上：6月1日時点で70歳以上の被保険者
2以上勤務：2以上勤務者 ※70歳以上75歳未満で2以上勤務の方は薄緑で表示されます。

1

2

3

項目名

説明

1.短時間 パート

パート特例、短時間労働者の区分を表示します。「日数等入力(17～20ページ参照)」
で設定する他、シート上で直接入力することもできます。
パ … パート特例に該当する被保険者。「1」と入力してください。
短 … 短時間労働者に該当する被保険者。「2」と入力してください。
各 … 各月区分設定を行っている被保険者。シート上では設定できません。
「日数等入力(19～20ページ参照)」からご登録ください。

2.月変情報固定的賃金の変更(7ページ参照)があり、かつ2等級以上の変動があるデータには
月変該当欄に「○」が表示されます。2等級以上の変動があるだけのデータには、
月変候補として「△」が表示されます。等級差が2以上ある被保険者は月変確認のために赤(降給↓)、もしくは青(昇給↑)で表示されます。

3.備考

個人情報に登録されている情報が反映されます。それ以外の項目は、「日数等入力(17ページ参照)」で設定するか、シート上の該当区分に直接「1」を入力することで「〇」をつけることができます。「備考」欄の詳細は15ページをご参照ください。

💡 ポイント以下の項目は、シート上で直接編集することができます。
シート上で編集可能な箇所：支払基礎日数、現物によるものの額、遡及支払額、昇(降)給変動・月、遡及月、備考
なお、シート上でカーソルを置くことができない項目は、原則、算定基礎届から直接編集することはできません。ただし「通貨によるものの額」「修正平均」は「日数等入力(17ページ参照)」から手入力で登録することができます。
14

目次へ戻る↑

3. 算定データの作成「備考」欄に登録されている情報は、算定基礎届様式内の「⑱備考」欄に反映されます。

『台帳』の項目名

算定基礎届様式内の項目名

70歳

1．70歳以上被用者算定

算定月1、算定月2（算定基礎月月）
算定期間中に70歳に到達した場合は、「算定月1」や「算定月2」欄に70歳以上被用者分の算定基礎月を記入してください。
5月に70歳到達した場合：算定月1は「5」、算定月2は「6」と入力します。
6月に70歳到達した場合：算定月1は「6」と入力します。

二以上

2．二以上勤務

月変予定

3．月額変更予定

途中入社

4．途中入社休職等

5．病休・育休・休職等

短時間

6. 短時間労働者(特定適用事業所等)

パート

7. パート

年間平均

8. 年間平均その他

9．その他()

💡 ポイント社保取得日が途中入社(11ページ参照)に設定されている日付以降の場合、暫定的に備考「4.途中入社」に「○」がつき、「その他」に社保取得日を表示します。
「途中入社」に該当しない場合は、適宜修正してください。
15

目次へ戻る↑

3. 算定データの作成
賃金ファイルにデータを登録している場合は、算定データ画面上から根拠となるデータを確認することができます。
1.

氏名の部分をダブルクリックします。

2.

賃金ファイルをもとに、社員Noが一致する社員の賃金台帳が表示されます。
固定的賃金には、手当名の左側に〇印が表示されます。

💡 ポイント
賃金ファイルに登録されていない社員Noの氏名をダブルクリックすると、上部に「賃金台帳に登録がありません」と真っ白なフォームが表示されますが、リストから登録済みの社員を選択することで、データを確認できます。

16

目次へ戻る↑

4. 算定データの編集
4.1.一般・パート・短時間労働者のデータを編集する場合
1.

「日数等入力」をクリックします。

2.

リストから被保険者を選択し、基礎日数の修正や、現物支給額・備考欄(詳細は15ページ参照)に記載すべき内容を登録します。

2

1

3

項目名

説明

1.検索

対象者を氏名で検索することができます。

2.修正平均額「修正平均を手入力に」をクリックすると、修正平均額に自動計算の結果とは異なる任意の数字を手入力して反映させることができます。
「修正平均を自動計算に」をクリックすると、自動計算に戻ります。

3.備考(その他)

よく使われる文言をリスト選択できます。該当する内容がない場合は手入力してください。電子申請で入力可能な文字数は、全角37文字、半角75文字までです。エラーとなる記号(「/」「.」など)は使用できません。

💡 ポイント
支払基礎日数が満たない月は算定には含めませんが、「合計」欄には金額が表示
されます。
17

目次へ戻る↑

4. 算定データの編集
3.

「区分」のプルダウンから該当する区分を登録し、フォームを×で閉じます。

※
区分

算定対象となる支払基礎日数

一般

17日以上

1 パート

15～16日「パート」区分は、3ヵ月の支払基礎日数がいずれも17日に満たない
場合のみ設定します。パートタイマーであっても、支払基礎日数が17日以上の月がある場合は、「一般」区分を選択してください。
なお、区分を「1 パート」から「一般」に変更すると、備考欄の「パート」のチェック(※)が自動で外れます。「一般」区分となる
パートタイマーは、再度「パート」にチェックを入れてください。

2 短時間

11日以上
個人情報で「短時間労働者」として登録されている場合は、自動的に「2 短時間」区分が設定されるため、適宜変更してください。

💡 ポイント「3 各月」区分の詳細は19～20ページをご参照ください。

4.

シート上に、フォームで登録した内容が反映されていることを確認します。
「短時間 パート」欄は、区分が「1 パート」の場合は「パ」、「2 短時間」の場合は「短」と表示されます。

18

目次へ戻る↑

4. 算定データの編集
4.2．各月で区分が混在している場合
1.

「日数等入力」をクリックします。

2.

リストから被保険者を選択します。17ページの手順2と同様に、基礎日数の修正や、現物支給額・備考欄に記載すべき内容を登録します。

19

目次へ戻る↑

4. 算定データの編集
3.

「区分」のプルダウンから「3 各月」を選択します。合計欄の右側部分に「各月区分設定」の選択項目が表示されたら、 4～6月の「各月区分設定」をプルダウンから選択し、フォームを「×」で閉じます。

2
1
3

項目名

説明

1.基礎日数

各月の区分を設定することで、区分に応じた支払基礎日数(18ページ参照)を自動で判定します。支払基礎日数に満たない月は算定に含めませんが、合計欄には金額が表示されます。

2.修正平均額算定対象となる月の金額をもとに、自動で修正平均額を表示します。
各月で区分が混在する場合、電子申請の仕様上「修正平均額」に金額が必要なため「3ヶ月月平均」と同額の場合も金額が表示されます。
修正平均額を変更する場合は17ページの手順で修正してください。

3.備考(その他)

各月区分設定をおこなうと、各月の区分が自動で反映されます。内容を変更する
場合は、直接編集してください。

4.

シート上に、フォームで登録した内容が反映されていることを確認します。
「短時間 パート」欄は、区分が「3 各月」の場合は「各」と表示されます。

20

目次へ戻る↑

4. 算定データの編集
4.3．4・5月の途中で社会保険に加入した場合(中途入社など)
4月・5月の途中で社会保険に加入し、1ヶ月分に満たない報酬が支給されている場合は対象月を算定対象から除外します。
ただし、4月中の入社であっても、締日支払日の関係で満額が支給されている場合は、備考欄の「途中入社」の「○」を適宜削除してください(15ページ参照)。
1.

該当者の支払基礎日数を登録した後、「対象データ」をクリックします。
支払基礎日数はシートへの直接入力、もしくは「日数等入力(17ページ参照)」
フォームから登録することができます。

💡 ポイント
途中入社月の支払基礎日数には、支払対象となった日数を登録します。

2.

昨年の定時決定(6月1日)以降に社会保険を取得した被保険者が、リストに表示されます。取得時の報酬月額が正しいか、月変漏れがないか等を確認します。

21

目次へ戻る↑

4. 算定データの編集
3.

取得月が本年の4・5月かつパート等で取得月以前に報酬の支払がある場合、「取得月以前の報酬」タブにて「クリア」をクリックして「実行」します。
3ヶ月平均が再計算(変更)されます。

4.

取得月が本年の4・5月かつ取得日が月の途中で報酬が1ヶ月分に満たない場合、基礎日数が17日以上でも算定の対象にならないため、その月を除いた平均を「修正平均」とします。「取得月の報酬」タブにて、算定の対象とする月にチェックを入れます。表示された額が問題なければ「OK」をクリックします。

22

目次へ戻る↑

4. 算定データの編集
5.

シート上に、編集した内容が反映されていることを確認します。
手順3にて「取得月以前の報酬」タブを編集した場合は「3ヶ月平均」が変更され、手順4にて「取得月の報酬」を編集した場合は「修正平均」が表示されます。

💡 ポイント
本機能は簡易的なものであり、修正平均は「通貨によるものの額」をもとに算出します。「現物によるものの額」も加味して計算する場合は「日数等入力」から「修正平均額」を手入力してください(17ページ参照)。

23

目次へ戻る↑

4. 算定データの編集
4.4．算定データに含めない被保険者を削除する場合
1.

「データ削除」をクリックします。

2.

リストから算定データに含めない被保険者を選択し「削除」をクリックします。
※給与データで固定的賃金の変更月を登録し、かつ2等級以上の変動があるデータには月
変該当欄に「○」が表示されます。変更月が設定されておらず、2等級以上の変動がある
データには、月変候補対象として「△」が表示されます(14ページ参照)。

💡 ポイント
●7月変の該当者は、原則、月額変更届で届出するため、算定基礎届のデータから削除します。また、8・9月変の該当者は、算定基礎届の提出において届出を省略することが可能です。電子申請の場合は該当者を削除し、紙の場合は、こちらの記入例に沿って記載してください。
●
二以上勤務者の算定基礎届は、原則、紙での取り扱いとなります。ただし提出先によっては電子申請でも受付可能な場合があるようです。 詳細は管轄の年金事務所にご確認ください。紙で提出する場合は、該当者を削除し、行政より送付される届出用紙に従って届出をおこなってください。
電子申請の場合は、「選択事業所(主たる事業所)」の場合のみ電子申請が可能です。詳細はこちらをご参照ください。
24

目次へ戻る↑

4. 算定データの編集
4.5．休業があり7月1日時点で休業解消している場合
7月1日時点で休業が解消している場合は、休業していない月をもとに算定します。
※7月1日時点で休業解消していない場合は、休業月も含めて算定します。この機能は使用せず「その他」に休業月を記入し、通常の算定をおこなってください。
※この内容は、主要都市の年金事務所に問い合わせた内容をもとに記載しています。
休業の扱いや記載方法は、提出先の指示に従ってください。

1.

「日数等入力」をクリックします。

2.

1名ずつ登録する場合は、「個別入力」タブでリストから該当者を選択します。
休業月にチェックを入れ、備考欄の「その他」に休業内容を直接入力します。
休業にチェックをつけた月が算定の対象月から除外され、対象となる月のみで自動計算された修正平均額が表示されます。
※3ヶ月ともに休業のチェックをつけた場合は、従前報酬で算定します。「その他」へ
休業月と7月1日時点で休業が解消済であることを明記し、「修正平均額」へ従前の報酬月額を手入力(17ページ参照)してください。

💡 ポイント
電子申請の場合「その他」に入力可能な文字数は、全角37文字、半角75文字までです。エラーとなる記号(「/」「.」など)は使用できません。
(例：× R6/5休業、R6.5休業 ○R6年5月休業)

25

目次へ戻る↑

4. 算定データの編集
3.

複数名をまとめて登録する場合は「算定期間中の休業」タブから「休業月」や「備考欄」を一括で登録することもできます。
リストから一括登録する被保険者をすべて選択し、休業月のボタンをクリックします。休業月を選択すると、対象者の氏名の右に「休」が表示されます。
備考欄のプルダウンから該当するものを選択、もしくは手入力して「登録」をクリックします。
※3ヶ月ともに休業の場合は、「個別入力」タブにて修正平均額へ従前の報酬月額を手入力(17ページ参照)してください。

💡 ポイント
休業の登録をおこなった後、休業の対象から外したい場合は、リストから氏名を選択し「「休」印のクリア」をクリックします。ただし、備考欄に登録された内容は削除されないため、「個別入力」タブから適宜削除してください。

26

目次へ戻る↑

4. 算定データの編集
4.6．『Cells給与』から勤怠を取り込む場合
1.

「日数等入力」をクリックします。

2.

「Cells給与から「日数」の取込」タブを選択します。各種設定をおこない、「取込」をクリックします。

1
2

3
項目名

説明

1.対象月の選択『Cells給与』から勤怠を取り込む月を選択します。データを取り込むためには、その月の給与が更新されている必要があるため、6月支給分まで給与更新している状態で「Cells給与から「日数」の取込」機能を使用してください。

2.暫定基礎日数、所定基礎日数

月給者は、暫定支払基礎日数(暦日)を参照します。欠勤がある場合は、所定基礎日数から欠勤日数を引いた日数を基礎日数とします。
日給/時給者は、出勤日数をそのまま基礎日数として取り込みます。必要に応じて「出勤日数に有給日数を加算する」にチェックを入れます。なお、実出勤日数に端数(1日未満)がある場合は、切り上げて取り込みます。

3.Cells給与データ

クリックすると、確認資料として『Cells給与』の算定期間における出勤状況と手当などの詳細データを新規のExcelブックに出力します。

💡 ポイント『Cells給与』との関連付けは「台帳No」を参照しています。関連付けできない
データは「取込」後に基礎日数が「99」と表示されるため、正しい基礎日数を入力してください。

27

目次へ戻る↑

4. 算定データの編集
4.7．「賃金ファイル」から勤怠を取り込む場合
1.

「日数等入力」をクリックします。

2.

「賃金ファイルから日数の取込」タブを選択します。各種設定をおこない、「取込」をクリックします。

2

1

4
3
5
項目名

説明

1.対象月の選択

賃金ファイルから勤怠を取り込む月を選択します。

2.欠勤控除項目の指定

賃金ファイルの欠勤控除を指定します。ここで設定した項目は、3のとおり月給者の基礎日数の判定に使用されます。

3.暫定基礎日数、所定基礎日数

月給者は、欠勤控除額が発生している月は、所定基礎日数から欠勤日数を引いた
日数を支払対象基礎日数とします。
日給/時給者は、出勤日数をそのまま基礎日数として取り込みます。必要に応じて「出勤日数に有給日数を加算する」にチェックを入れます。なお、実出勤日数に端数(1日未満)がある場合は、切り上げて取り込みます。

4.その他の日数
項目の指定

出勤日数と有給日数以外の日数項目(休日出勤日数等)で加算する場合、日数項目を3つまで指定できます。

5.賃金台帳他

賃金ファイルに登録されている各月のデータ内容が確認できます。

💡 ポイント
賃金ファイルと個人情報が関連付けできないデータは、「取込」後に基礎日数が「99」と表示されるため、正しい日数に修正してください。
28

目次へ戻る↑

5. 保存データの作成
保存データは、電子申請や磁気媒体申請(処理ファイル「電子媒体申請」)、個人情報への新標準報酬月額の適用に使用します。
1.

「保存」をクリックします。

2.

必要に応じてファイル名を編集し、「保存」をクリックします。

💡 ポイント
保存ファイル名の作成年月日部分は、日付を変えたり文字を入力して変更することができます。ただし、環境依存文字は使用できません。

29

目次へ戻る↑

5. 保存データの作成
5.1．保存データの読込
過去に作成した保存データは、読み込んで再編集することができます。
1.

「保存データの読込」をクリックします。

2.

リストからデータを選択し、「読込」をクリックします。

30

目次へ戻る↑

5. 保存データの作成
5.2．保存データ作成後に被保険者を追加する場合
保存データを作成した後に、被保険者の追加が必要になった場合は、こちらの操作で個人情報や給与データに追加した被保険者を保存データに反映することができます。
1.

個人情報や給与データを登録した後、算定基礎届の「データ入力(11～12ページ参照)」をおこないます。シートにデータが表示されたら「保存データの読込」
をクリックします。

2.

対象の保存データを選択し、「適用」をクリックします。

3.

保存データに被保険者が追加された状態でシート表示されます。データを適宜編集し、再度保存データを作成します。

31

目次へ戻る↑

6. 算定基礎届／70歳以上被用者算定基礎届の印刷
6.1．様式ごとデータを印刷する場合
算定基礎届を紙で提出する場合など、データを様式ごと印刷する場合にご利用ください。
1.

「様式印刷」をクリックします。

2.

リストから対象者を選択し、必要な設定をして「印刷」をクリックします。
※全員を印刷する場合は、リスト選択の「全選択」にチェックを入れます。

1
2

3

4

項目名

説明

1.提出日

暫定的に現在の日付が表示されます。必要に応じて手入力してください。

2.被保険者番号
切替

健保組合や厚生年金基金の独自様式には対応していませんが、年金事務所の配布様式でも受理される場合があります。「基金」や「組合」にチェックを入れると、被保険者の健保No欄に基金加入員番号や組合員番号を表示して印刷されます。

3.社労士記載欄

台帳MENUの事務所情報他＞事務所情報の「社会保険労務士情報を登録して下さい」
タブ内の情報が反映されます。作成日は必要に応じて手入力してください。

4.印刷設定片面・両面印刷の選択や、余白の設定により印字位置を調整することができます。

💡 ポイント
算定基礎届に不要な月変該当者がいる場合は、印刷する前に「データ削除」をおこなっておくとスムーズです(24ページ参照)。
32

目次へ戻る↑

6. 算定基礎届／70歳以上被用者算定基礎届の印刷
3.

PDFファイルとして、様式ごとデータが出力されます。必要に応じてデータの保存・印刷をおこなってください。

※

💡 ポイント
印刷の濃度が薄いと、バーコード(※)が正しく読み取れない場合があります。
印刷時はご注意ください。

33

目次へ戻る↑

6. 算定基礎届／70歳以上被用者算定基礎届の印刷
6.2．シートを印刷する場合作成した算定データのチェックをおこなう場合など、算定基礎届のデータシートを一覧で印刷したい場合は、この機能をご利用ください。
1.

「シート印刷」をクリックします。

2.

メッセージが表示されたら「OK」をクリックします。

3.

「算定基礎届データ」が印刷されます。

💡 ポイント
シートを印刷する場合は、必ず「シート印刷」から出力してください。Excelの印刷機能を利用した場合は、一部のデータのみ印刷され、すべてのデータが印刷さ
れません。

34

目次へ戻る↑

7. 算定基礎届総括表の作成
2021年4月以降、日本年金機構へ提出する「算定基礎届」については、総括表の添付は廃止となりました。詳細はこちらをご参照ください。
算定基礎届総括表は、健康保険組合への提出が必要な場合にご利用ください。
1.

「総括表へ」をクリックします。

2.

メッセージが表示されたら「OK」をクリックします。

3.

算定基礎届総括表が表示されます。
作成方法については、算定基礎届総括表作成マニュアルをご参照ください。

※

💡 ポイント
算定基礎届総括表作成マニュアルは、画面左上の「？(※)」マークからもご確認いただけます。

35

目次へ戻る↑

8. 保険料のお知らせの作成
算定データに含まれる被保険者の保険料のお知らせを作成することができます。
ただし、このお知らせは算定基礎届の内容をもとに作成されるため、8・9月変の該当者の発生や入退社により、厳密な9月時の保険料とは異なる場合があります。
算定基礎届の処理後、すぐに事業所に保険料のお知らせを一緒に渡す場合にお使いください。
なお、保険料のお知らせは、処理ファイル「保険料通知」からも作成できます。
処理ファイル「保険料通知」の詳細については、こちらをご参照ください。
1.

「保険料計算へ」をクリックします。

2.

「データ読込」をクリックします。

3.

「実行」をクリックします。

36

目次へ戻る↑

8. 保険料のお知らせの作成
4.

新等級をもとに保険料が一覧表形式で表示されます。必要に応じて、一覧表や個人通知書、合計表をそれぞれ印刷してください。

💡 ポイント
こちらのお知らせでは、二以上勤務者の保険料を按分して計算することができな
いため、該当者の保険料は0円と表示されます。二以上勤務者や、7月変対象者な
どの算定基礎届データに含まれない被保険者のお知らせを作成する場合は、処理
ファイル「保険料通知」で作成してください。
二以上勤務者の保険料通知の作成については、こちらをご参照ください。

37

目次へ戻る↑

9. 保険者算定の年間平均を利用する場合
9.1．保険者算定の年間平均標準報酬と比較する場合
定時決定は、本来4月・5月・6月の平均で決定されます。しかし、年間報酬の月平均と2等級以上の差があり、年間報酬の平均で決定することの同意がある場合は、年間の月平均により標準報酬月額を決定することができます。算定データに年間平均を利用する場合は、こちらの機能をご利用ください。
※保険者算定の記載ルールは、提出先年金事務所の指示に従ってください。

1.

算定データを作成後、「年間平均の集計(参考)」をクリックします。

2.

再度「年間平均の集計(参考)」をクリックします。

3.

読込月を選択し、「実行」をクリックします。

💡 ポイント
指定する読込月は、当月払いの場合は「前年7月～当年6月」、翌月払いでは「前年6月～当年5月」、翌々月払いでは「前年5月～当年4月」を選択します。
38

目次へ戻る↑

9. 保険者算定の年間平均を利用する場合
4.

メッセージが表示されたら「OK」をクリックします。

5.

年間平均を修正平均として使用する場合は、2等級差以上の該当者を選択し、「修正平均に」をクリックして適用します。算定基礎届には反映せず、
参考データを確認するだけの場合は、右上の「×」でフォームを閉じます。

6.

「年間平均終了」をクリックします。

※1※2

💡 ポイント「印刷(※1)」をクリックすると、比較資料を印刷できます。
また「同意書(※2)」をクリックすると、保険者算定に必要な被保険者の同意書を印刷できます。「年間報酬平均算定申立書」は、標準報酬月額年間比較フォーム(40～42ページ参照)にもご用意しています。
7.

算定基礎届の「修正平均」欄に、年間平均の標準報酬が表示されていることを確認します。

39

目次へ戻る↑

9. 保険者算定の年間平均を利用する場合
9.2．賃金ファイルから保険者算定データを読み込む場合
賃金ファイルに給与を登録している場合は、賃金ファイルから年間データを読み込み年間平均を算出することもできます。
※保険者算定の記載ルールは、提出先年金事務所の指示に従ってください。

1.

「データ入力」をクリックします。

2.

「年間比較」タブを選択し「賃金ファイルの年間データ」をクリックします。

3.

「データ読込」をクリックします。

40

目次へ戻る↑

9. 保険者算定の年間平均を利用する場合
4.

プルダウンから対象月を選択し、「実行」をクリックします。2等級差以上の件数を確認し、「OK」をクリックします。

5.

「適用」をクリックします。

6.

2等級差以上の社員がリストに表示されます。年間平均を使用する被保険者を選択し、「適用」をクリックします。

41

目次へ戻る↑

9. 保険者算定の年間平均を利用する場合
7.

メッセージが表示されたら、「はい」もしくは「OK」をクリックします。

8.

「終了」をクリックします。

※1※2

💡 ポイント「同意書」および「年間報酬平均算定申立書」は、上記標準報酬月額年間比較
フォーム上部の「同意書(※1)」「申立書(※2)」より作成できます。

9.

算定基礎届の「修正平均」欄に、年間平均の標準報酬が表示されていることを確認します。

42

目次へ戻る↑

10.

「個人情報」への新標準報酬の反映

算定基礎届の新標準報酬データを、個人情報に反映することができます。この操作をおこなうためには、あらかじめ保存データの作成(29ページ参照)が必要です。
標準報酬データを一度変更すると、変更前の社会保険料が出せなくなるため、新標準報酬に変更するタイミングは、8月末～9月をおすすめします。
1.

事業所台帳の「ツール」から「標準報酬更新」タブを開き、「算定基礎届」にチェックを入れて「読込」をクリックします。

2.

標準報酬更新の対象となる保存データを選択し、「読込」をクリックします。

43

目次へ戻る↑

10.
3.

「個人情報」への新標準報酬の反映
標準報酬月額の更新画面に表示されるデータを確認し、必要に応じて「変更」
区分を修正します。

1

2

3

項目名
1.変更

4

説明
この欄に「×」が表示されている社員は、標準報酬更新の対象外となります。
「×」が表示されている社員の標準報酬を更新する場合は、Deleteキー等で「×」を削除してください。また、「×」が表示されていない社員の標準報酬を更新しない場合は、変更欄に「1」と入力することで「×」を表示し、更新の対象から外すことができます。
7・8・9月変の該当者や、個人情報に社会保険資格喪失日と退社年月日の両方が登録されている場合は、自動で「×」が表示されます。

2.算定保存データ

標準報酬更新の対象となる「算定基礎届」の保存データに登録されているデータを表示します。

3.現台帳の個人情報

現在の個人情報に登録されているデータを表示します。

4.備考

7・8・9月変や、社会保険資格喪失日、退社年月日が登録されている場合は、その内容を表します。

💡 ポイント7・8・9月変の月変該当者がいる場合は、先に個人情報の標準報酬を変更してから算定の新標準報酬を反映してください。

44

目次へ戻る↑

10.

「個人情報」への新標準報酬の反映

4.

「更新」をクリックし、「実行」をクリックします。

💡 ポイント
更新をおこなうと、個人情報の標準報酬月額欄に登録されている「現在」のデータが「従前」に移動し、今回の新報酬を「現在」データとして登録します。
また、個人情報の従前標準報酬月額は「標準報酬月額記録」に記録されます。

従前の標準報酬・改定年月が不正確になるため、標準報酬月額の更新は2回以上実行しないでください。2回以上実行した場合は、ただちに事業所ファイルを「保存しないで終了」してください。

45

目次へ戻る↑

11.

電子申請データの作成

1.

「e-Gov」をクリックします。

2.

保存データを選択して「e-Gov」をクリックします。

46

目次へ戻る↑

11.

電子申請データの作成

11.1．①マスター設定
1.

「①マスター設定」をクリックします。

2.

空欄がないか確認して「登録」→「OK」をクリックします。

1
2
3
4
項目名

説明

1.通番

事務センターがデータ管理に利用する3桁の番号で、『台帳』でCSV形式の電子申請
データを作成する際に自動附番されます。欠番は問題ありませんが、同じ作成年月日
で既に使用している番号を再使用すると、事務センターで正しく処理ができないため返戻されます。詳細はこちらをご確認ください。
※「①マスター設定」をクリックした際に「不明なエラーが起きました」と表示される場合は、通信環境の影響などで媒体通番が正常に取得できません。この場合は、フォーム上の「前回データ」をクリックし、使用済の媒体通番を確認し、重複しない
番号を通番の欄に手入力してください。

2.提出先

事業所ファイルの「会社情報」→「電子申請」タブの情報が表示されます。
空欄の場合は、「電子申請」タブから提出先を選択してください。

3.申請者、社労士
コード台帳MENU→事務所情報に登録されている情報が表示されます。

4.提出代行「会社情報」→「電子申請」タブに登録されている提出代行証明書のパスが表示されます。自社の申請など、提出代行証明書を利用しない場合は「利用しない」にチェッ
クを入れてください。
※マスター情報を「登録」する際に「ファイル名または番号が不正です」とエラーが出る場合は、提出代行証明書が正しく参照されていないことが考えられます。
事業所ファイルの「会社情報」→「電子申請」タブで、提出代行証明書がプレビューできるか確認し、表示できない場合は「参照」から設定し直してください。

47

目次へ戻る↑

11.

電子申請データの作成

11.2．②被保険者選択
1.

「②被保険者選択」をクリックします。

2.

一番上の被保険者を選択し、「一括登録」をクリックします。

💡 ポイント「個人番号がCellsドライブに登録されている場合、すべての70歳以上被用者の個人番号を取得して一括登録しますか？」と表示される場合は、メッセージに従って「はい」などをクリックします。また、従業員利用認証が求められる場合
は、IDとパスワードを入力しログインします。

48

目次へ戻る↑

11.

電子申請データの作成

3.

「●●さんからすべての人を登録します。よろしいですか？」で「OK」をクリックします。全員分の登録が完了したら「すべて登録しました」と表示されるため、「OK」をクリックします。
※一括登録した後、情報を変更したい場合は「変更へ」より登録内容を修正することが可能です(52～53ページ参照)。

💡 ポイント
申請に使用できない文字などが含まれる場合は、途中で処理が止まり、以下のメッセージが表示されます。その内容をもとにフォームの情報を修正し「登録」
をクリックして、次の被保険者から再度「一括登録」します。

●●

使用不可文字(氏名なら髙木の「髙」や渡邉の「邉」など)は、漢字部分を削除するか平易な漢字に変更してから登録します。アルファベットは使用できないため、外国人はカタカナで入力します。
電子申請の仕様により、総計が8桁以上(1千万円以上)の場合は、データ
登録時に「報酬の総計が不正です」とエラーになります。総計欄を直接「9999999」(7桁すべて「9」※半角数字かつカンマを含めずに入力)に修正し、改めて「一括登録」をおこなってください。
49

目次へ戻る↑

11.

電子申請データの作成

5.

「データチェック」をクリックします。

6.

提出先は「年金事務所」、提出方法は「電子申請」にチェックを入れます。
ファイルの場所は「C:¥」をDeleteキーで削除し、右クリックで「貼り付け」
をクリックします。ファイルの場所に「C:￥Users…」のパスが表示されたら「チェック」をクリックします。

💡 ポイント仕様チェックプログラムは、『台帳』で作成したデータが、日本年金機構で指定されている形式に則って作成されているかをチェックするために必要です。電子申請データを作成するパソコンごとにインストールしてください。仕様チェック
プログラムの詳細はこちらをご参照ください。
50

目次へ戻る↑

11.
7.

電子申請データの作成「エラーは検出されませんでした」と表示されたら「OK」をクリックします。
※エラーが検出された場合は、52～54ページにお進みいただき、当該データの修正をおこなってください。

💡 ポイント
エラーが検出されなかった場合は、仕様チェックプログラム内の「届出内容(T)」より、必要に応じてデータ内容(届出内容一覧表)を印刷することもできます。

6.

仕様チェックプログラムと算定基礎届データのフォームを右上の「×」で
閉じます。

51

目次へ戻る↑

11.

電子申請データの作成

11.2.1．被保険者に関するエラーを修正する場合
仕様チェックプログラムにて、「被保険者氏名」などの被保険者に関するエラーが表示された場合は、仕様チェックプログラムのフォームを一度閉じ、以下の手順で該当者のデータを「変更」してください。

1.

算定基礎届データで「変更へ」をクリックします。

💡 ポイント
一度登録した被保険者は、必ず「変更へ」から内容を変更してください。
登録済みの被保険者を再度「登録」「一括登録」すると、「同名の人が既に登録されています。別人の場合は「OK」をクリックしてください。」と表示され、「OK」をクリックすると該当者が重複して登録されます。

52

目次へ戻る↑

11.

電子申請データの作成

2.

被保険者リストの氏名がカタカナ表記に切り替わります。エラーが発生した対象者を選択し、データを確認・修正します。修正が完了したら「変更」をク
リックします。

3.

「変更しました」と表示されたら「OK」をクリックします。

4.

「データチェック」をクリックし、50～51ページの手順にて申請データのチェックを再度おこないます。

53

目次へ戻る↑

11.

電子申請データの作成

11.2.2．その他のエラーを修正する場合●「SHFD0006.CSV/SHFD0006.TXTファイルが見つかりません。処理を終了します」とメッセージが表示される場合は、「算定基礎届データ」で被保険者が一名も登録されていない可能性が考えられます。
48～49ページの手順で、被保険者の「登録」または「一括登録」をしてからチェックをおこなってください。

●

仕様チェックプログラムにて、「事業所情報 1 ***** 事業所整理番号 都市区
符号不正」とエラーが出る場合は、事業所ファイルの会社情報→電子申請タブ
で整理記号と事業所番号が正しく登録されていないことが考えられます。
なお、整理記号は半角数字2桁で登録しますが「99」は無効です。

54

目次へ戻る↑

11.

電子申請データの作成

11.3．③申請データ作成
1.

「③申請データ作成」をクリックします。

💡 ポイント「CSVファイルが作成されていません」と表示される場合は、50～51ページのデータチェックをおこなってください。
2.

添付書類がある場合は「添付ファイル(※1)」から添付します。
また、決定通知書を電子ではなく紙で受け取りたい場合は、紙の通知書を「希望する(※2)」のチェックを入れます。
算定基礎届の件数を確認し、「電子申請データ作成」をクリックします。
※紙の通知書を「希望する」にチェックを入れた場合、原則として事業所所在地へ送付されます。事業所所在地以外への送付を希望する場合は、別途「決定通知書等の別送依頼書」の届け出が必要です。詳細はこちらをご参照ください。

※1※2

💡 ポイント「添付ファイル」をクリック後、PDF作成機能(One Shot PDF)で提出先へのメモや連絡情報を記載したPDFファイルを生成し、添付ファイルとして添付することができます。「One shot PDF」の詳細は、こちらをご参照ください。ご利用の際は備考欄に「メモ添付」と付記の上でお手続きをお願いします。詳細はこちらをご確認ください。
また、添付ファイルのサイズは、提出代行証明書などを含む全体のファイルの合計が20MB以内に収まるようにしてください。
55

目次へ戻る↑

11.
3.

電子申請データの作成「電子申請データを作成しますか？」と表示されたら、「OK」をクリックします。

💡 ポイント「電子申請データ作成」をクリックした際に、「入力された媒体通番は使用されています。」と表示された場合は「媒体通番の変更」より変更します。

56

目次へ戻る↑

12.
1.

電子申請データの送信
Excelメニューバー「電子申請データ一覧」より「送信」をクリックします。

💡 ポイント「トークンの有効期限が切れています。」とメッセージが表示された場合は、トークンが無効になっている可能性があります。
Excelリボンメニュー「電子申請データ一覧」の「トークン取得」をクリックし、トークンを取得し直してください。詳細はこちらをご参照ください。

2.

作成したデータを選択し、青色に反転させたうえで、「申請する」をクリッ
クします。

57

目次へ戻る↑

12.
3.

電子申請データの送信「選択したデータを申請しますか？」は「はい」をクリックします。

💡 ポイント
複数の社労士の電子証明書がインストールされている場合は、今回の申請に使用する電子証明書をダブルクリックしてください。

4.

状況が「送信待機」となり、一定時間経過後、「送信済」に変わります。

💡 ポイント「送信待機」から「送信済」には約6分以内に切り替わりますが、Cellsドライブ
サーバーの状態によって時間は前後します。申請後の管理については、こちらのマニュアルをご覧ください。

58

目次へ戻る↑

13.

送信前の電子申請データの確認・削除

該当データの「詳細」をクリックします。それぞれのボタンに応じて以下の処理をおこないます。

項目名

説明

表示

申請データの表示をします(下図参照)。

フォルダ

申請データを構成しているファイルが確認できるフォルダを表示します(下図参照)。

控印刷

A4用紙に申請概要を印刷します(下図参照)。

削除

申請データを削除します。

取下げ

申請データの取下げをします。状況が「到達」「審査中」の場合のみ取り下げ可能です。

更新

手動で状況を更新します。

表示

フォルダ

控印刷

59

目次へ戻る↑

14.

申請後に状況がエラーとなった場合

送信後、状況がエラーとなった場合は「エラー」をクリックし内容を確認します。
あらためてエラー箇所を修正し、電子申請データを作成し直して送信してください。
(イメージ画像は適宜、該当の手続名に読み替えてください。)

💡 ポイント
エラーとなった手続きは行政に到達していません。一度電子申請したデータは、
エラー箇所のみを直して再申請することはできないため、届出を作成し直す必要があります。

60

目次へ戻る↑

15.

申請データを取下げしたい場合

1.

送信後、取下げしたい申請データの「詳細」をクリックします。
(イメージ画像は適宜、該当の手続名に読み替えてください。)

2.

「取下げ」をクリックします。
※取下げできるのは申請データの状況が「到達」「審査中」の場合のみです。

💡 ポイント
ソフトからの取下げができない場合、管轄の提出先へ取下げの依頼が必要です。
依頼時に「到達番号」が必要になります。

3.

取下げ理由を記載し、「取下げ」をクリックします。

💡 ポイント「取下げ中」のステータスは、到達や審査中と同様で削除ができません。
「取下げ済」になると削除が可能です。

61

目次へ戻る↑

16.

申請データ取下げ後のステータスの流れ

取下げ処理後は、申請データ一覧画面の「処理日」と詳細内にある「状況」と処理
項目の「その他」欄に、取下げした日時・取下げ理由が表示されます。
(イメージ画像は適宜、該当の手続名に読み替えてください。)

💡 ポイント
申請データの「詳細」内の状況は、取下げ時点の状況に「取下げ処理中」と追加され、最後は「手続終了(取下げ済)」へと変化します。
例：到達(取下げ処理中)、審査中(取下げ処理中)
申請データ一覧画面の状況は、「取下げ中」「取下げ済」の2パターンです。

62

目次へ戻る↑

発行元 株式会社セルズ
本マニュアルに記載された内容は予告なく変更されることがあります。
本マニュアルに掲載した画面表示、説明図などは、実際のものとは一部異なる場合がありますのでご了承ください。

63