Código de conducta

Lo correcto, de la manera correcta

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Realizamos negocios demanera legal

Somos socios comerciales
responsables

Protegemos al grupo

Apéndice

Recursos útiles

Mensaje del director ejecutivo
Estimada familia de HOYA Group:
Durante toda nuestra larga historia, HOYA
Group siempre ha mantenido un compromiso
inquebrantable con nuestra misión de crear
productos y servicios a través de la innovación yla tecnología creativa. Ese enfoque nos permite
generar ganancias justas como compañía y mejorar
las vidas de las personas. Pero la forma en que
logramos estos resultados es aún más importante.
Es nuestra responsabilidad llevar a cabo nuestro
negocio con un compromiso absoluto con
el cumplimiento legal y las prácticas éticas, ycontribuir positivamente a la sociedad. Además, siempre debemos actuar de una
manera que demuestre respeto y cuidado por todos los miembros de la familia
HOYA.

Con empleados en más de 35 países y alcance comercial en muchos más, ahora
es más importante que nunca operar bajo un conjunto de estándares globales.
Por lo tanto, hemos desarrollado este Código de conducta global para guiar
a todos los empleados de HOYA Group en el mantenimiento de la confianzade nuestros empleados, clientes y accionistas. Aunque ningún Código puede
abarcar todas las situaciones a las que usted podría enfrentarse en el lugar detrabajo, puede proporcionar una base sólida sobre la cual puede hacer buenas
elecciones. Si después de consultar el Código aún tiene preguntas o inquietudes,
debe plantearlas a su supervisor o gerente, a los departamentos Legal o de
Cumplimiento, o comunicarse con la Línea de Ayuda de HOYA.
Recuerde que usted es un miembro valioso de HOYA Group y sus elecciones
sientan las bases para la confianza en nuestra compañía. Espero que aborden
los problemas con integridad y trabajen juntos cada día para hacer lo correcto.
Juntos construiremos y mantendremos un grupo que sea verdaderamente
respetado y merecedor de confianza.

No importa de qué manera cambien los tiempos o dónde hagamos negocios, hay
un objetivo en el que debemos concentrarnos juntos: mantener la confianza en
HOYA Group. Cada uno de nosotros tiene un papel fundamental para garantizar
el éxito de la compañía. Su conducta tiene un gran impacto en el crecimiento dela compañía y en la forma en que nos ven nuestros accionistas. Generar ventas
y ganancias basadas en actos ilegales o poco éticos no es aceptable. Para que
una compañía sea reconocida y altamente valorada por la sociedad, es necesarioque cada uno de ustedes haga buenas elecciones cada día en el trabajo; hacer locorrecto, de la manera correcta.

Gracias nuevamente por su dedicación y apoyo continuos a la misión de HOYA.
HOYA seguirá enfocándose, como siempre lo hemos hecho, en la seguridad y elbienestar de nuestros colegas, y brindando productos y servicios excepcionales anuestros clientes de todo el mundo. Permanezcamos unidos y ayudémonos unos
a otros para lograr los objetivos comunes de HOYA Group a través de un enfoqueconstante sobre hacer lo correcto de la manera correcta.

Eiichiro Ikeda
Director ejecutivo, HOYA Group2ÍNDICE |Introducción

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Somos socios comerciales
responsables

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Recursos útiles

Misión corporativa
Dedicada a la innovación en tecnología de la
información, estilos de vida y cultura, HOYA
imagina un mundo donde todos puedan disfrutar
de la buena vida y vivir en armonía con lanaturaleza.

Compromiso con los accionistas
HOYA se esfuerza por elevar el valor corporativo al mejorar
los resultados comerciales y mantener el crecimiento. Nuestro
objetivo es pagar dividendos justos y dar a los accionistas
un retorno de la inversión que cumpla con sus expectativas.
Divulgamos información corporativa demanera deliberada e imparcial.

Compromiso con los empleados

Compromiso con los clientes

HOYA respeta la personalidad y la individualidad
de cada empleado. Ofrecemos a los empleados
oportunidades para maximizar su iniciativa ycreatividad en un entorno de trabajo seguro ygratificante. Hacemos todo lo posible para garantizar
una buena vida para nuestros empleados.

El objetivo de HOYA es proporcionar productos yservicios seguros y de alta calidad que ofrezcan
un verdadero valor. Hacemos todo lo posible
para elevar la satisfacción del cliente al mejorar
continuamente la calidad de nuestras operaciones.

Compromiso con la sociedad
HOYA siempre se esfuerza por
ser un ciudadano corporativo
responsable. Trabajamos arduamentepara garantizar que nuestras
actividades corporativas se llevena cabo con respeto por el medio
ambiente. Estamos absolutamentecomprometidos con el cumplimiento
legal y las prácticas éticas.

Principios
de gestión
Para hacer realidad la visión
HOYA, hemos establecido unconjunto de principios de gestión que
guían cada una de nuestras decisiones yacciones. Transformamos estos principios
en acciones que contribuyen a laprosperidad económica, el progresosocial y el avance cultural, y nos
esforzamos por ganar la confianza
de todos aquellos que tienen
una participación ennuestro éxito.
3

Dedicación a la gestión
innovadora
HOYA se esfuerza constantemente
por crear nuevo valor a través de lainnovación y la tecnología creativa.
Aprovechamos al máximo los avancesde la era de la información con nuestra
red de gestión mundial. Adoptamos
una perspectiva global al tiempo que
respetamos la cultura y las costumbres locales.

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responsables

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Apéndice

Recursos útiles

Índice527

Introducción
Honramos nuestro Código de conducta . . . . . . . . . . . . . 6
Comprendemos nuestras responsabilidades .. . . . . . . . 8Compartimos nuestras inquietudes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Somos socios comerciales responsables
Obligaciones de la industria de la atención médica. . .. 28
Relaciones con los proveedores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Conflictos de intereses. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Regalos y entretenimiento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
El medio ambiente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

1235

Respetamos a los demás
Derechos humanos.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Un lugar de trabajo positivo y productivo. . . . . . . . . . . . . 14
Salud y seguridad.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Privacidad de los datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Protección de la información comercial de otras
personas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Protegemos al grupo
Mantenimiento de registros preciso.. . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Información de HOYA Group. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Activos de HOYA Group. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Operaciones con información privilegiada. . . . . . . . . . . . 42
Comunicaciones responsables. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

19

Realizamos negocios de manera legal
Calidad y seguridad de nuestros productos
y servicios.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Competencia leal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Antisoborno y anticorrupción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Comercio internacional.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Apéndice
Formulario de afirmación del Código deconducta de HOYA Group (para empleados).. . . . . . . . . 45
Recursos útiles.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Este Código de conducta no es un contrato de empleo.

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Realizamos negocios demanera legal

Somos socios comerciales
responsables

Introducción
Nuestro Código es un recurso importante para ayudarnos a lograr
nuestra misión. También nos ayuda, en cada acción que realizamos, a
hacer lo correcto, de la manera correcta.
Honramos nuestro Código de conducta. . . . . . . . . . . . . . 6
Comprendemos nuestras responsabilidades.. . . . . . . . . 8Compartimos nuestras inquietudes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

5

Protegemos al grupo

Apéndice

Recursos útiles

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Somos socios comerciales
responsables

Honramos nuestro Código deconducta

Protegemos al grupo

Apéndice

Recursos útiles

Nuestro Código se aplica a:• Todos los empleados, en todos los niveles del grupo. Cada uno es
responsable de leer, comprender y respetar el Código de conductade HOYA.
• El personal temporal y los trabajadores por contrato en el sitio que
trabajen para HOYA Group, mientras no sean empleados directosdel grupo.

De acuerdo con la política y los valores fundamentales de HOYA Group(como se establece en su Misión corporativa y Principios de gestión), el
Código de conducta de HOYA (“Código”) establece las pautas básicas
por las que todos trabajamos y debemos cumplir en el desempeño denuestras tareas en el HOYA Group.

También se les pide a los valiosos socios de HOYA Group, a lostrabajadores temporales y a aquellos por contrato que se comportende acuerdo con el Código de conducta de HOYA.

En HOYA:- Nunca violamos el Código de conducta, incluso si un
supervisor o gerente nos piden hacerlo.
- Resignamos beneficios si algo implica violar nuestro Código deconducta.
- No permitimos que las prácticas de otras compañías influyan
en nuestro compromiso con nuestro Código de conducta.

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Somos socios comerciales
responsables

Protegemos al grupo

Apéndice

Recursos útiles

a cargo del área involucrada (por ejemplo, Finanzas, Recursos Humanos,
Departamentos Legal o de Cumplimiento, Medio Ambiente, Control deExportaciones, Asuntos Farmacéuticos, etc.) para determinar el curso deacción adecuado.
Si siente que no puede resolver el problema dentro de su lugar detrabajo, comuníquese con la Línea de Ayuda de HOYA u otro canal de
información disponible localmente para obtener asesoramiento en lugar
de dejar pasar el asunto. Los informes a dichos canales también pueden
hacerse de forma anónima, cuando la ley lo permita. Como grupo, HOYA
prohíbe estrictamente las represalias contra cualquier persona que se
presente para informar una inquietud de buena fe.

¿QUÉ HARÍA USTED?

¿Qué sucede si alguien viola nuestro Código?

¿Qué sucedería si hubiera un conflicto entre
el contenido de nuestro Código y las leyes delpaís donde usted trabaja y no estuviera seguro
sobre qué hacer?

Cualquier empleado que viole el Código o aliente a otros a hacerlo, oque haga la vista gorda de una violación, puede estar sujeto a medidas
disciplinarias de acuerdo con la naturaleza y gravedad de la infracción.
Para los funcionarios o directores, las sanciones pueden ser más severas.

Deberá seguir el requisito más estricto. Si no está claro
cuál requisito es más estricto, debe buscar orientación delos departamentos Legal o de Cumplimiento.

Si surgen preguntas sobre el Código de conducta de HOYA en eltranscurso de su trabajo, o si ve o sospecha una violación del Código,debe consultar de inmediato a su supervisor, gerente o a un especialista7ÍNDICE |Introducción

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Somos socios comerciales
responsables

Protegemos al grupo

Comprendemos nuestras
responsabilidades

Apéndice

Recursos útiles¿Es legal?

Cada miembro de HOYA Group tiene la responsabilidad de mantener
nuestra reputación de operar de manera legal y ética. Para cumplir con
esta responsabilidad:• Cada uno de nosotros debe demostrar un comportamiento en el lugar
de trabajo que refleje nuestros valores y cumpla con todas las leyes,
estatutos y reglamentaciones y políticas vigentes de HOYA Group(incluidas las reglamentaciones específicas de la industria relacionadas
con algunas de nuestras operaciones comerciales). También debemos
comportarnos de acuerdo con las reglamentaciones y políticas de HOYA
Group y evitar incluso la apariencia de incorrección.
• Entendemos que estas pautas no abordan todas las situaciones que
podríamos enfrentar en el lugar de trabajo. En situaciones en las que elcamino correcto no es claro, nos preguntamos:¿Me sentiría
cómodo si
otras personassupieran sobre
mi decisión?

¿Es consistente
con las metas eintereses a largo
plazo de HOYA
Group?

¿Está permitido
por nuestro
Código deconducta ynuestras
políticas?

¿Refleja nuestra
misión y
principios degestión?

Si puede responder “sí” a las cinco preguntas, probablemente sea
aceptable avanzar. Pero un “no” o “no estoy seguro” a cualquier pregunta
significa que debe detenerse, reconsiderar o buscar orientación de su
supervisor, gerente, jefe de departamento, Recursos Humanos o losdepartamentos Legal o de Cumplimiento antes de avanzar. Recuerde que
siempre es apropiado, bajo cualquier conjunto de circunstancias, pedir
ayuda.
8ÍNDICE |Introducción

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Realizamos negocios demanera legal

Somos socios comerciales
responsables• No respondemos a ninguna demanda de organizaciones criminales
organizadas.
• Las decisiones comerciales que tomamos, independientemente denuestro puesto de trabajo, deben tomarse en beneficio de HOYA Group.
Como empleados, debemos asegurarnos de que:
- Operemos libres de cualquier conflicto de interés.
- No nos apropiemos indebidamente de ninguna propiedad de HOYA
Group.
- Sigamos los procedimientos adecuados de HOYA Group.
- Estemos autorizados y seamos totalmente responsables de lasdecisiones que tomamos.

Protegemos al grupo

Apéndice

Recursos útiles• Informen de inmediato al departamento legal cualquier violaciónde la ley u otra conducta indebida que sean de naturaleza o alcancesignificativos.
• Se aseguren de que los empleados (que informen directa oindirectamente) sepan que no habrá represalias por informar
violaciones de buena fe.

Certificamos anualmente nuestro Código.
Leer, revisar y confiar en nuestro Código es una forma en la que cadauno de nosotros puede promover un lugar de trabajo ético. Para
confirmar la comprensión del Código por parte de todos, HOYA lleva acabo una Revisión y certificación anual de manera que sea aplicable encada país. Los empleados también recibirán recursos adicionales para
mejorar su comprensión del Código, como capacitación en persona e
informatizada.

Los líderes tienen responsabilidades adicionales.
Si usted es un supervisor o gerente, usted sienta las pautas para un lugar
de trabajo ético. HOYA espera que los líderes:• Den un buen ejemplo, reflejen los valores del grupo y demuestren uncompromiso con este Código a través de sus palabras y acciones.
• Creen un ambiente que ayude a promover un comportamiento legaly ético que les permita a los empleados hacer preguntas y plantear
inquietudes.
• Fomenten la realización de la capacitación de cumplimiento requerida ybusquen formas adicionales de comunicar regularmente la importancia
de cumplir con este Código y otras políticas de HOYA o las políticas de su
división de HOYA.

La implementación de los procedimientos anteriores se confirmará através de una auditoría interna.

El Grupo de la Línea de Ayuda de HOYA
(HOYA HelpLine Group, HHL Group) en lasoficinas centrales de HOYA Corporation
supervisa y administra el Código deconducta de HOYA. El código no se puede
modificar sin autorización de HHL Group.
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Realizamos negocios demanera legal

Somos socios comerciales
responsables

Compartimos nuestras inquietudes

Protegemos al grupo

Apéndice

Recursos útiles

Trabajamos juntos para promover un lugar de trabajo ético. Informar
violaciones de nuestro Código de conducta es responsabilidad de todos.
Si tiene preguntas sobre el Código o sospecha de una violación de nuestro
Código, tiene varios recursos disponibles para ayudarlo.

Si no se siente cómodo hablando con su supervisor o gerente, puede
comunicarse con:
- Otro miembro de la gerencia.
- Un miembro de los departamentos de Recursos Humanos, Legal o de
Cumplimiento.
- Línea de Ayuda de HOYA.

Comience con su supervisor o gerente, quien está en la mejor posición para
comprender su inquietud y tomar las medidas adecuadas.

¿Qué es la Línea de Ayuda de HOYA?
La Línea de Ayuda de HOYA es un canal independiente de comunicaciónpara que los empleados de HOYA Group en ciertas ubicaciones informen
posibles violaciones de la ley o del Código de conducta de HOYA. Dondeesté disponible, la Línea de Ayuda de HOYA sirve como recurso además delas líneas de informes regulares disponibles dentro de cada compañía de
HOYA Group.
Si la Línea de Ayuda de HOYA está disponible en su ubicación, puede
acceder a ella para hacer una pregunta o compartir una inquietud. Cuando
se comunique con la Línea de Ayuda de HOYA:• Podrá hablar en su propio idioma utilizando el canal telefónico disponible
en su ubicación o proporcionar información a través de un formulario decarga en línea o por correo electrónico.
• Su inquietud se documentará en detalle y se informará al equipo internode la Línea de Ayuda de HOYA para su investigación.
• Podrá volver a consultar para verificar el estado de la investigación oreportar cualquier información adicional que pueda tener.
• Tendrá la seguridad de saber que su inquietud se manejará de manera
rápida y discreta.
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Protegemos al grupo

Apéndice

Recursos útiles

Acuda sin miedo.

Nos tomamos las violaciones en serio.

Puede informar inquietudes de manera anónima, a menos que las leyes
locales lo restrinjan. Si proporciona su nombre y de ser solicitado, se hará
todo lo posible para proteger su identidad. Sin embargo, en algunos
casos, es posible que no sea posible mantener la confidencialidad de su
identidad debido a la naturaleza de la investigación, las exigencias dellevar a cabo una investigación exhaustiva o ciertos requisitos legales.

Se pueden tomar medidas disciplinarias, incluido el despido, contra
cualquier empleado de HOYA que viole la ley, las reglamentaciones,
este Código o nuestras políticas o procedimientos. Esto se aplica a los
supervisores o gerentes que ignoren violaciones o deliberadamente
no las detecten o corrijan. La gerencia de HOYA y Recursos Humanos
son responsables de supervisar las normas disciplinarias para garantizarque cualquier medida disciplinaria relacionada se aplique de manera
consistente, según lo permitido por las leyes laborales locales.

Si participa en una investigación de cumplimiento de cualquier manera(incluso como testigo), no puede analizar la investigación con nadie
más que aquellos que llevan a cabo la investigación, a menos que elinvestigador lo permita específicamente. También debe cooperar debuena fe con cualquier investigación y proporcionar respuestas veraces a
cualquier pregunta que haga el equipo de investigación.

HOYA Group prohíbe las represalias.

¿Qué es una preocupación de “buena fe”?

HOYA no permite represalias contra ninguna persona que, de buena fe,plantee una inquietud relacionada con el cumplimiento o un problemade integridad. Cualquier persona que participe en represalias estarásujeta a medidas disciplinarias, que pueden incluir el despido. Si cree que
usted u otro empleado han sido objeto de represalias por plantear una
inquietud de buena fe o una violación de la ley, reglamentación, política
o este Código, comuníquese de inmediato con el departamento de
cumplimiento o con la Línea de Ayuda de HOYA donde esté disponible ypermitido por la ley.

Significa que usted acude con un deseo sincero deproporcionar información honesta y precisa, incluso si
más adelante se demuestra que está equivocado.

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Somos socios comerciales
responsables

Respetamos a los demás
Somos un equipo de empleados dedicados que operan en países de todo
el mundo pensando de manera creativa, impulsando la innovación ymarcando una diferencia en la vida de las personas en todas partes.
Derechos humanos.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Un lugar de trabajo positivo y productivo. . . . . . . . . . . . . 14
Salud y seguridad.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Privacidad de los datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Protección de la información comercial
de otras personas.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
12

Protegemos al grupo

Apéndice

Recursos útiles

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Protegemos al grupo

Apéndice

Recursos útiles

Derechos humanosNos respetamos mutuamente y reconocemos la dignidad y el valor decada persona.

Estamos comprometidos con:• Proporcionar un entorno de trabajo donde los empleados puedan
hacer su mejor trabajo. No discriminamos ni acosamos a otras personas
por motivos de raza, nacionalidad, sexo, religión, credo, origen, edad,
discapacidad física o mental, orientación sexual o cualquier otro
requisito legal.
• Promover un lugar de trabajo libre de acoso (incluido el acoso sexual),
intimidación, violencia y hostigamiento.
• Proteger los derechos humanos básicos. Prohibimos el trabajo infantil,
el trabajo forzado y la trata de personas dentro de nuestras propias
operaciones y en toda nuestra cadena de suministro.
• Respetar los derechos familiares de nuestros empleados. No acosamos,
despedimos, descendemos de categoría, reducimos el salario de una
persona debido a embarazo, parto, licencia por cuidado de niños olicencia por cuidados de enfermería ni la transferimos.
• Compartir nuestras inquietudes si experimentamos o presenciamos
discriminación, acoso o una violación de los derechos humanos.

¿QUÉ HARÍA USTED?

13

Uno de sus compañeros de trabajo
envía correos electrónicos que
contienen bromas sobre ciertas
nacionalidades. Lo hacen sentir
incómodo y, por lo general, loselimina. ¿Debería tomar alguna otra
medida?

Cuando visita a un nuevo
proveedor, nota que los empleados
que trabajan allí parecen menoresde edad. Cuando le pregunta al
proveedor al respecto, no obtiene
una respuesta clara. ¿Cuáles son sus
próximos pasos?

Sí. Debe pedirle a su compañero detrabajo que deje de enviar los correos
electrónicos y, si la actividad continúa,
notificar a su supervisor o gerente.
Este tipo de comportamiento es
irrespetuoso y puede dañar la moral y
el entorno de equipo en el que todos
hemos trabajado para crear.

Hizo lo correcto, primero, al estar
atento ante abusos de los derechos
humanos y, segundo, al plantear sus
inquietudes al proveedor. El siguiente
paso sería informar el incidente
al departamento legal. Estamos
comprometidos con los derechos
humanos y con la eliminación de losabusos sobre los derechos humanos,
incluido el trabajo infantil.

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Apéndice

Recursos útiles

Un lugar de trabajo positivo yproductivo¿QUÉ HARÍA USTED?

Promovemos un entorno de trabajo abierto y positivo, y fomentamos
buenas relaciones humanas para crear un ambiente amigable ycolaborativo.

Durante una entrevista de trabajo,
una candidata menciona que tiene
dos hijos pequeños. Sabe que elpuesto requerirá horas extras, porlo que debe preguntar sobre su
organización del cuidado infantil.
¿Está permitido?

Estamos comprometidos con:
• Ayudarnos unos a otros a lograr y tener éxito. Eso significa que:- No realizamos nuestras tareas bajo la influencia del alcohol, ni
poseemos, usamos o distribuimos drogas ilegales o sustancias
controladas en las instalaciones de HOYA Group.
- No llevamos armas de fuego, cuchillos u otros elementos peligrosos alas instalaciones de HOYA Group.
- No apostamos, prestamos dinero ni solicitamos contribuciones de su
tiempo, recursos o fondos a nuestros compañeros de trabajo o socios
comerciales durante el horario de trabajo.
- No utilizamos equipos de grabación o videovigilancia en el lugar detrabajo a menos que exista una razón comercial legítima para hacerlo
y que todas las partes involucradas estén al tanto de la grabación.
• Honrar la contribución de cada persona escuchando, participando en
debates abiertos y libres y trabajando para colaborar unos con otros.

No. No se pueden considerar
factores como el estado civil, elestado parental y el embarazo al
tomar una decisión de contratación.
Sin embargo, está permitido decirle
al candidato que la capacidad
de trabajar horas extras es una
expectativa del puesto y preguntarlesi eso será un problema para ella.

14

Recientemente le diagnosticaron
una afección médica que dificulta
realizar una de sus tareas
laborales habituales. ¿Qué debería
hacer usted?
HOYA se compromete a proporcionar
adaptaciones razonables a todaslas personas calificadas con
discapacidades. Debe notificar asu gerente o a Recursos Humanos
sobre su situación para que puedan
analizar posibles adaptaciones con
usted.

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Apéndice

Recursos útiles

Salud y seguridad• Registrar con precisión nuestras horas de trabajo. No trabajamos horas
extras no remuneradas ni permitimos que otros lo hagan.
• Nunca tomar sustancias peligrosas o nocivas u otros productos
químicos fuera de las áreas permitidas, a menos que haya un motivo
legítimo para hacerlo y, en esos casos, seguimos los procedimientos
indicados por HOYA Group.

Valoramos los esfuerzos de cada persona y trabajamos para garantizar
la seguridad en el lugar de trabajo, eliminar accidentes y desastres en ellugar de trabajo y prevenir lesiones.

Estamos comprometidos con:• Hacer nuestra parte para mantener a todos en HOYA libres de lesiones
y enfermedades al:- Cumplir con las políticas de las instalaciones donde trabajamos,
mantener el lugar de trabajo limpio e higiénico y observar buenas
prácticas de seguridad en todo momento.
- Participar de capacitaciones y simulacros. Tenemos cuidado de nunca
operar maquinarias o equipos para los cuales no estemos autorizados
o no hayamos recibido capacitación.
- Seguir las reglas de salud y seguridad ocupacional. Usamos equipos
de protección cuando son requeridos, nos mantenemos fuera dezonas de peligro y verificamos los dispositivos de seguridad.
- Prevenir el exceso de trabajo, que puede poner en riesgo la seguridad
de las personas.
- Tomar medidas para proteger a los empleados al evitar que personas
enfermas ingresen al lugar de trabajo.
• Respetar los derechos de los demás con respecto a la legislación laboral(p. ej., licencia por cuidado de niños, licencia por cuidado familiar,
vacaciones remuneradas).

¿QUÉ HARÍA USTED?
Uno de sus compañeros de trabajo sugiere modificar un paso en lalínea de fabricación para acelerar el proceso, pero a usted le preocupa
que esto pueda ser inseguro. ¿Qué debería hacer usted?
Nunca haga concesiones en lo que respecta a la seguridad. Si bien HOYA
valora y fomenta la mejora continua, cualquier cambio en nuestrosprocedimientos debe revisarse y aprobarse para garantizar que no haya
un impacto adverso en nuestros empleados o nuestros productos. Debecomunicarse con su supervisor o gerente para analizar la sugerencia de su
compañero de trabajo; mientras tanto, no implemente ningún cambio enel proceso.

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Privacidad de los datos

Protegemos al grupo

Apéndice

Recursos útiles

Estamos comprometidos con:• Comprender los tipos de información que se consideran “datos
personales”.
• Respetar la privacidad de nuestros compañeros de trabajo, clientes ysocios comerciales, y mantener su confianza al manejar su información
personal con cuidado. Se debe tener aún más cuidado con respecto
a la “información personal confidencial”, como números de cuentas
bancarias o información médica.
• Usar los datos personales solo de la manera en que la persona lo ha
autorizado y nunca compartirlos con otras personas (ya sea dentro ofuera de HOYA), a menos que estén autorizados y tengan un propósito
legítimo para verlos.
• Recopilar, almacenar, usar, compartir, transferir y eliminar datos
personales de acuerdo con las leyes globales de privacidad de datos yde una manera que mantenga esa información segura.
• Estar alertas ante un manejo inadecuado o una violación de datos
y contactar a los departamentos Legal o de Cumplimiento deinmediato si los datos se vieran comprometidos. Reconocemos quela divulgación de datos personales, incluso si fuera accidental, no solo
puede causar inconvenientes a las personas y generar responsabilidad
legal, sino que también puede socavar la confianza en HOYA Group.

Valoramos el derecho a la privacidad de una persona y nos aseguramosde que los datos se recopilen con el debido cuidado y por motivos
comerciales legítimos.

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Apéndice

Recursos útiles¿QUÉ SON LOS “DATOS PERSONALES”?
Cualquier información que podría usarse para identificar a
alguien, ya sea directa o indirectamente, como:¿QUÉ HARÍA USTED?

- Un nombre- Un número de identificación de empleado- Una dirección de correo electrónico
- Un número de teléfono
Si no está seguro de si la información se considera “datos
personales”, consulte con el departamento correspondiente
antes de compartirla.

17

Recibe una llamada de un
abogado externo que le solicita
información sobre uno de losempleados de su departamento.
¿Cómo debe responder?

Roban su computadora portátil desu automóvil cuando se detiene
en una tienda camino a su casa.
¿Presenta esto algún problema deprivacidad de datos?

Nunca debe proporcionar datos delos empleados a nadie sin verificar sila divulgación está permitida. Debeconsultar a su supervisor, gerenteo al Departamento Legal antes deproporcionar los datos.

Si su computadora portátil
contenía datos personales, puede
considerarse una violación de laseguridad de los datos y requerir
notificaciones de divulgación eincluso medidas correctivas. Aunqueno haya almacenado de hecho la
información en su computadora
portátil, es posible que se hayaadjuntado información a los correos
electrónicos que se alojan en
su computadora portátil. Debecomunicarse con los departamentos
Legal y de TI de inmediato para
determinar los pasos adecuados a
seguir.

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responsables

Protegemos al grupo

Apéndice

Recursos útiles

Protección de la información
comercial de otras personas¿QUÉ HARÍA USTED?

Respetamos y protegemos la información comercial confidencial deotras personas, y la tratamos como si fuera nuestra.

Una nueva empleada acaba de unirse a su equipo proveniente de uno
de nuestros competidores. Sería valioso para ella compartir información
sobre los procedimientos de calidad que desarrolló mientras trabajaba
para ese competidor. ¿Sería aceptable que ella hiciera eso?

Estamos comprometidos con:
• Cumplir con todas las leyes de derechos de autor y leyes
relacionadas. Sin autorización, nosotros no:- Copiamos ni utilizamos software u otros diseños de productos
desarrollados por otras compañías o personas.
- Copiamos ni utilizamos imágenes o datos de texto de fuentes demedios, como internet.
• Mantener segura la información comercial confidencial de otras
personas, y la utilizamos solo de acuerdo con los términos de losacuerdos vigentes.
• Tener cuidado al obtener información comercial confidencial,
al asegurarnos de tener el derecho de utilizarla y nunca utilizar
información de origen cuestionable.
• Nunca presionar a otros, incluidos los empleados nuevos, para quedivulguen información comercial confidencial de empleadores
anteriores.

No. Eso violaría nuestras políticas, sus obligaciones con su empleador
anterior y posiblemente la ley. No debe pedirle que divulgue esta
información ni presionarla para que lo haga. Ella puede usar el
conocimiento general y las habilidades que aprendió en su trabajo anterior,pero ninguno de nosotros puede traer a HOYA ningún material confidencial
o protegido producido al trabajar en otro lugar. Está obligada a proteger
la información confidencial de su empleador anterior de la misma manera
que los empleados de HOYA están obligados a proteger la nuestra.

18

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Respetamos a los demásÚLTIMA PÁGINA VISTA | VOLVER | SIGUIENTE

Realizamos negocios demanera legal

Somos socios comerciales
responsables

Realizamos negocios de manera legal
A medida que ampliamos los límites tecnológicos para proporcionar
un mejor mañana, siempre respetamos y honramos las leyes yreglamentaciones de nuestra industria, así como las de los países en losque operamos.
Calidad y seguridad de nuestrosproductos y servicios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Competencia leal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Antisoborno y anticorrupción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Comercio internacional.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
19

Protegemos al grupo

Apéndice

Recursos útiles

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Realizamos negocios demanera legal

Somos socios comerciales
responsables

Protegemos al grupo

Apéndice

Recursos útiles

Calidad y seguridad de nuestrosproductos y servicios
Mantenemos la confianza de nuestros clientes al asegurarnos de que
nuestros productos y servicios cumplan o superen nuestros propios
estándares internos, así como los estándares establecidos por nuestra
industria.

- Obtener todas las autorizaciones reglamentarias previas y el
cumplimiento de todas las obligaciones reglamentarias en curso
relacionadas con la comercialización o venta de nuestros productos.
• Ser veraces y transparentes en lo que les decimos a los clientes sobre
nuestros productos y servicios: entendemos que las reclamaciones
exageradas o las garantías sin fundamentos pueden generar
responsabilidad legal y poner en riesgo la seguridad del cliente.

Estamos comprometidos con:
• Cumplir con estándares de alta calidad y seguridad en cada etapa delproceso, al:-M odificar o eliminar cualquier característica durante las etapas deplanificación y diseño de los productos que pueda generar accidentes.
- Comunicar a la parte correspondiente las inquietudes sobre cualquierproducto que no cumpla con nuestras especificaciones o estándares
durante las etapas de fabricación e inspección y evitar que se lancen
dichos productos.
- Incluir alertas o advertencias apropiadas en los manuales de usuario
para garantizar que los productos se utilicen y mantengan de manera
segura.
- Almacenar los productos correctamente, de acuerdo con nuestras
políticas y procedimientos.
- Informar de inmediato los reclamos sobre productos de acuerdo con
los procedimientos definidos.

¿QUÉ HARÍA USTED?
Uno de nuestros contratos requiere una prueba que se repite durante
una etapa posterior del proceso. La prueba anterior parece ser una
pérdida de tiempo y dinero, y retrasa la entrega. ¿Se puede omitir laprueba adicional?
No. Debido a que el contrato requiere que se realicen ambas pruebas, nose pueden realizar cambios en las pruebas o controles de calidad sin antes
informar y obtener la aprobación del nivel de gerencia adecuado, así comola aprobación de nuestro cliente. Entregar deliberadamente un producto
que no cumple con las especificaciones del contrato o los requisitos deprueba sin la aprobación de nuestro cliente podría considerarse fraude y una
violación de la ley.

20ÍNDICE |Introducción

Respetamos a los demásÚLTIMA PÁGINA VISTA | VOLVER | SIGUIENTE

Realizamos negocios demanera legal

Somos socios comerciales
responsables

Competencia leal

Protegemos al grupo

Apéndice

Recursos útiles

Estamos comprometidos con:• Promover la competencia libre, justa y abierta respetando las leyes decompetencia y antimonopolio dondequiera que hagamos negocios.
• Negociar de buena fe y cumplir nuestras promesas a los clientes:- No obtenemos ventas a través de prácticas de marketing injustas.
- Nos aseguramos de que los anuncios y materiales promocionales
sean fácticos y completos.
- Nunca hacemos afirmaciones falsas o engañosas sobre nuestrosproductos.
- No forzamos un precio de reventa en particular ni un rango de preciode reventa para los clientes.
• Superar a nuestros competidores de manera justa y legal:- No participamos en conversaciones con competidores sobre temas
sensibles desde el punto de vista de la competencia (como precios,
costos, volúmenes de producción o términos de venta).
- No celebramos ningún acuerdo o entendimiento, formal oinformalmente, que limitaría (o incluso parecería limitar) a lacompetencia.
- No dañamos el buen nombre y la reputación de un competidor
mediante calumnias o difamaciones sobre él o sus productos yservicios.

Competimos vigorosamente, pero de manera justa, y dejamos quenuestros productos de alta calidad (nunca las prácticas ilegales o pocoéticas) impulsen nuestro éxito.

21ÍNDICE |Introducción

Respetamos a los demásÚLTIMA PÁGINA VISTA | VOLVER | SIGUIENTE

Realizamos negocios demanera legal

Somos socios comerciales
responsables• Recopilar inteligencia competitiva o de mercado de la manera
correcta, a través de fuentes públicas (como noticias, revistas
comerciales y comentarios de los clientes). Tenemos cuidado de no
abusar nunca de la información confidencial o tergiversar quiénes
somos o para quiénes trabajamos (para obtener más información,
consulte la sección Protección de la información comercial de otras
personas del Código).

¿QUÉ HARÍA USTED?
Durante una reunión de una asociación comercial, dos de nuestroscompetidores comienzan a conversar sobre sus bajos márgenes deganancias y se quejan de grandes descuentos. Usted no dice nada enese momento, pero unas semanas más tarde ambas compañías elevan
sus precios. Se pregunta si debería haber tomado alguna medida
específica en la reunión cuando tuvo lugar el debate.
Sí, debería haberlo hecho. Una autoridad podría concluir que todos en lareunión, ya sea que hayan participado en la conversación o no, acordaronla fijación de precios, aunque nunca hubiera un acuerdo formal. El cursode acción adecuado en este tipo de situación hubiera sido decir que laconversación era inapropiada y luego haber abandonado la reunión einformado el asunto al Departamento Legal de inmediato.

22

Protegemos al grupo

Apéndice

Recursos útiles

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Realizamos negocios demanera legal

Somos socios comerciales
responsables

Protegemos al grupo

Apéndice

Recursos útiles

Antisoborno y anticorrupción
Trabajamos honestamente y con integridad. Nunca ofrecemos ni
aceptamos sobornos ni permitimos que otros ofrezcan o acepten
sobornos en nuestro nombre.

Estamos comprometidos con:
• Ganar negocios por los méritos de nuestros productos y servicios.
• Mantener una política de tolerancia cero cuando se trata de sobornos
o coimas.
• Evitar incluso la apariencia de un pago indebido, independientementede la práctica local o la práctica de otras compañías.
• Mantener libros y registros precisos para que la naturaleza de cualquiercosa dada o recibida sea clara y esté permitida por nuestras políticas.
• Realizar la diligencia debida al seleccionar a los socios comerciales deHOYA, monitorear su desempeño y hablar sobre cualquier práctica
comercial cuestionable.
• Nunca realizar pagos de facilitación. Si se solicita un pago defacilitación, informe la solicitud al Departamento Legal o de
Cumplimiento.

¿QUÉ ES UN “SOBORNO”?
Cualquier cosa de valor que se entregue a alguien en el gobiernoo en el sector privado para obtener (o mantener) una ventaja
comercial, financiera o comercial. Un soborno puede ser dineroen efectivo, pero también puede adoptar otras formas. Un regalo,
un favor, un reembolso personal, incluso una oferta de préstamo
o trabajo podrían considerarse un soborno si se ofrecen a cambio
de un trato especial o para influir en una decisión.

23ÍNDICE |Introducción

Respetamos a los demásÚLTIMA PÁGINA VISTA | VOLVER | SIGUIENTE

Realizamos negocios demanera legal

Somos socios comerciales
responsables¿QUÉ ES UN “PAGO DE FACILITACIÓN”?
Un pago pequeño (a veces llamado “coima” o “dádiva”) realizado
a un funcionario de gobierno de bajo nivel para alentar al
funcionario a realizar o acelerar una acción de rutina (comoprocesar documentación u obtener un servicio telefónico osuministro de energía). HOYA prohíbe los pagos de facilitación.

¿QUÉ HARÍA USTED?
He notado que a veces se espera que dar regalos sea una “cortesía
habitual” común en un país, pero puede considerarse un pago indebidoo incluso un soborno en otro. Cuando viajo y me reúno con los clientes,¿qué significa eso para mí?
No debe proporcionar ningún pago o beneficio de ningún tipo para obteneruna ventaja comercial indebida. Incluso el intercambio de regalos que son una“cortesía habitual” en su país de origen podría considerarse un soborno en
otro país si el valor del regalo es mayor que un monto nominal. Siempre debe
cumplir con las políticas de HOYA y las leyes locales vigentes. Si no está segurode si un regalo es apropiado, debe consultar con los departamentos Legal o de
Cumplimiento.

24

Protegemos al grupo

Apéndice

Recursos útiles

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Realizamos negocios demanera legal

Somos socios comerciales
responsables

Comercio internacional

Protegemos al grupo

Apéndice

Recursos útiles

Estamos comprometidos con:• Conocer y respetar los requisitos de importación, exportación ycomercio, así como nuestras políticas y procedimientos, según
se apliquen a los países en los que hacemos negocios.
• Mantener los registros de importación, exportación y aduana
requeridos en cada ubicación comercial de HOYA.
• Llevar a cabo la diligencia debida para garantizar que conozcamos alusuario final y el uso final previsto de nuestros productos.
• Negarnos a hacer negocios con países que aparecen en listas
restringidas nacionales y globales debido a inquietudes deseguridad, a menos que hayamos recibido las licencias adecuadas
para vender a dichos países.
• Ayudar a prevenir y detectar el lavado de dinero y el financiamientodel terrorismo mediante la vigilancia de pagos sospechosos, quepueden incluir:- Pagos en efectivo.
- Pagos realizados desde cuentas personales en lugar de cuentas
comerciales.
- Transacciones con instituciones financieras o terceros sin una
relación lógica con el cliente o el socio comercial.

Estamos comprometidos con las prácticas comerciales responsables
al realizar negocios transfronterizos y trabajamos para prevenir elfinanciamiento del terrorismo y cualquier amenaza a la paz y seguridad
internacionales.

25ÍNDICE |Introducción

Respetamos a los demásÚLTIMA PÁGINA VISTA | VOLVER | SIGUIENTE

Realizamos negocios demanera legal

Somos socios comerciales
responsables¿QUÉ HARÍA USTED?
Un proveedor solicita que enviemos los pagos a una nueva dirección.
Tiene sospechas de que podría haber algo ilegal o inapropiado.
¿Debería compartir sus inquietudes?
Sí. Tiene razón en sospechar. Esto puede ser un esfuerzo por lavar dineroo evitar requisitos legales de otro modo. Debe comunicarse con el
departamento de finanzas sin demora y, mientras tanto, no cambiar la
dirección hasta que se le haya indicado que lo haga. De ser posible, nomantenga más conversaciones con el proveedor sobre la solicitud hasta queel departamento de Finanzas le notifique que lo haga.
Compré un producto falsificado en un viaje de negocios para traerlo
como recuerdo. Dado que lo compré en el extranjero, ¿está bien traerlo ami propio país?
No. Debe tener en cuenta que en algunos países está prohibido ingresar
productos falsificados al país, y no solo las personas, sino también lacompañía a la que pertenecen las personas pueden ser castigadas por lasleyes pertinentes.
Usted recibe un pedido grande de una compañía de la que nunca haoído hablar o con la que nunca ha hecho negocios antes. No parecen
tener experiencia en nuestra industria y su dirección de facturación
parece ser una propiedad residencial. ¿Debería consultar más antes decompletar el pedido?
Sí. Usted tiene la responsabilidad de conocer el destino final de todos los
productos para cumplir con las leyes de control de exportaciones y proteger
las inquietudes de seguridad nacional. Debe consultar más sobre su líneade negocios, el usuario final y el uso final de los productos. Si aún se siente
incómodo, comuníquese con los departamentos Legal o de Cumplimiento.

26

Protegemos al grupo

Apéndice

Recursos útiles

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Respetamos a los demásÚLTIMA PÁGINA VISTA | VOLVER | SIGUIENTE

Realizamos negocios demanera legal

Somos socios comerciales
responsables

Protegemos al grupo

Somos socios comerciales responsables
Establecemos y mantenemos relaciones buenas y mutuamente
ventajosas con nuestros clientes y socios comerciales.

Obligaciones de la industria de la atención médica. . . . . 28
Relaciones con los proveedores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Conflictos de intereses. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Regalos y entretenimiento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
El medio ambiente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
27

Apéndice

Recursos útiles

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Realizamos negocios demanera legal

Somos socios comerciales
responsables

Obligaciones de la industria de la
atención médica

Protegemos al grupo

Apéndice

Recursos útiles

Estamos comprometidos con:• Comprender todas nuestras obligaciones regulatorias y cumplir con
todas las normas y reglamentaciones vigentes.
• Interactuar con profesionales de atención médica (Healthcare
Professionals, “HCP”), entre ellos médicos, enfermeros/as, enfermeros/as
practicantes, auxiliares médicos, administradores de planes de salud,
optometristas e instituciones médicas, en el cumplimiento de las leyes,reglamentaciones, normas de la industria y códigos de asociaciones
vigentes.
• Evitar influenciar a los HCP en sus decisiones médicas profesionales
con respecto al uso de productos HOYA en función de comunicaciones
inadecuadas, materiales de marketing no aprobados o incentivos
financieros inapropiados.
• Divulgar con precisión pagos u otras transferencias de valor a médicos,
hospitales escuela y otras personas o entidades en la medida requerida
por las leyes vigentes.
• Proporcionar becas de investigación y educativas, y compensación devalor justo de mercado a los HCP solo en cumplimiento de las leyes yreglamentaciones vigentes y las políticas y procedimientos de HOYA.
• Pedir ayuda cuando tenemos una pregunta.

Comprendemos que algunos de nuestros negocios operan en laaltamente regulada industria de la atención médica y tienen una mayor
obligación de cumplir con estrictos requisitos de calidad y seguridad delos productos.

28ÍNDICE |Introducción

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Realizamos negocios demanera legal

Somos socios comerciales
responsables

Protegemos al grupo

Apéndice

Recursos útiles¿LO SABÍA?
HOYA cumple con una variedad de requisitos legales yreglamentarios de atención médica en los países donde operamos.
Estos incluyen reglas sobre:¿QUÉ HARÍA USTED?
Una médica desea que HOYA pague su viaje a Japón para visitar loscentros de HOYA. Mientras está en Japón, también quisiera aprovecharla oportunidad de pasar algunos días de excursión a expensas de
HOYA. ¿Esto es permisible?

- Investigación clínica- Desarrollo de productos- Fabricación

No. Si bien HOYA puede pagar costos modestos y razonables de un viaje yalojamiento de un HCP para asistir a un programa o reunión conducido porla compañía con respecto a tecnologías médicas en ciertas circunstancias,
sujeto a la aprobación previa de la compañía, la parte turística del viaje
podría percibirse como un intento indebido de influir en la toma dedecisiones independiente de la médica y, por lo tanto, no está permitida.
Consulte a los departamentos Legal o de Cumplimiento para obtener más
asesoramiento en esta situación.

- Promoción de productos- Protección de datos- Interacciones con los clientes- Facturación de nuestros productos y servicios relacionados
Tenemos estrictamente prohibido proporcionar o prometer
cualquier beneficio indebido a cualquier profesional de atención
médica con el fin de influir en el uso, la compra o la recomendaciónde nuestros productos.

29ÍNDICE |Introducción

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Realizamos negocios demanera legal

Somos socios comerciales
responsables

Relaciones con los proveedores

Protegemos al grupo

Apéndice

Recursos útiles¿DESEA SABER MÁS?

Elegimos a los proveedores en función de criterios objetivos y medibles,
y luego trabajamos juntos para asegurarnos de que cumplan con sus
obligaciones de apoyar el negocio y la misión de HOYA Group.

Código de proveedores de HOYA

Estamos comprometidos con:• Trabajar con socios comerciales que compartan nuestro compromiso derealizar negocios con integridad, comprender su responsabilidad social
corporativa y proteger los derechos humanos y laborales básicos.
• Tomar buenas decisiones, evaluar criterios como calidad, experiencia,
registro de entrega y precio para determinar los socios comerciales
adecuados para el grupo.
• Tratar a nuestros socios comerciales de manera justa y nunca
aprovecharnos de ellos mediante la manipulación, el ocultamiento,
el uso indebido de nuestra posición, la coerción, la tergiversación dehechos o cualquier otro trato o práctica injusta.
• Monitorear el desempeño de nuestros proveedores para garantizar
una contabilidad honesta del tiempo y los materiales y productos que
cumplan con nuestros estándares y el Código de proveedores de HOYA.
• Hacer nuestra parte para garantizar que toda nuestra cadena desuministro, incluidos los subcontratistas, opere con altos estándareséticos.

¿QUÉ HARÍA USTED?
Un consultor que trabaja para HOYA ha presentado una facturaque enumera algunos pagos muy imprecisos en efectivo y busca elreembolso de estos pagos. ¿Debería cuestionar esta factura?
Sí. Al revisar pagos en efectivo o cualquier artículo de una factura,
siempre debe solicitar detalles y recibos de respaldo. Esperamos quenuestros consultores, distribuidores y otros terceros sean transparentes yhonestos en su mantenimiento de registros, así que solicite más detalles,
y si le preocupa algo inapropiado o ilegal, comparta sus inquietudes deinmediato.

30ÍNDICE |Introducción

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Realizamos negocios demanera legal

Somos socios comerciales
responsables

Conflictos de intereses

Protegemos al grupo

Apéndice

Recursos útiles¿LO SABÍA?

Evitamos situaciones en las que nuestros intereses o actividades
personales puedan entrar en conflicto con nuestra capacidad de tomar
decisiones objetivas en nombre de HOYA.

No es posible identificar todos los tipos de situaciones en las que
puede surgir un conflicto de intereses, pero hay ciertas situaciones
que pueden conducir a uno. Si tiene alguna pregunta, consulte
con su supervisor o gerente.
-U n segundo trabajo. Aceptar un empleo a tiempo parcial,celebrar un contrato de servicios o participar de una transaccióncomercial con un competidor, proveedor, proveedor de servicios
o cliente de HOYA.
-U n interés financiero. Tener un interés de propiedad en uncompetidor, proveedor, proveedor de servicios o cliente de HOYA.
-U n interés personal. Tener autoridad para tomar decisiones en
una transacción comercial o decisión comercial de HOYA cuando
usted o un familiar puedan tener un interés personal o financiero.
-U na relación personal. Tener un familiar empleado por HOYAo un competidor, proveedor, proveedor de servicios o cliente deHOYA.
-R egalos, entretenimiento y cortesías comerciales. Dar oaceptar un regalo u ofrecimiento que esté fuera de los límites denuestras políticas.
-U na oportunidad externa. Vender bienes o servicios que
compitan con los bienes y servicios de HOYA Group.
-C omunicaciones. Dar un discurso o escribir un artículo sobre untema que se relacione con HOYA Group o su trabajo en HOYA, sin
obtener aprobación por adelantado.
¿No está seguro de si una situación presenta un conflicto?
Pregunte antes de continuar.

Estamos comprometidos con:
• Ser proactivo: conocer y evitar los tipos de situaciones que puedenpresentar un conflicto.
• Divulgar cualquier posible conflicto de intereses a nuestro supervisor
o gerente (según las circunstancias, la mayoría de los conflictos
pueden resolverse si se divulgan de manera proactiva y se manejan
adecuadamente).

31ÍNDICE |Introducción

Respetamos a los demásÚLTIMA PÁGINA VISTA | VOLVER | SIGUIENTE

Realizamos negocios demanera legal

Somos socios comerciales
responsables¿QUÉ HARÍA USTED?
Usted desea aceptar un trabajo de medio tiempo los fines de semana.
No tiene nada que ver con su trabajo en HOYA, y sería solo por unos
meses. ¿Eso es un conflicto?
Depende de factores como el tipo de trabajo que está considerando y las
horas que deberá trabajar. Pero deberá hablar con su supervisor o gerente
antes de aceptar para asegurarse de que no haya conflicto.
Usted forma parte del equipo a cargo de tomar la decisión sobre unnuevo proveedor, y su cuñado trabaja para una de las compañías que
HOYA está considerando. Su empresa tiene un historial impresionanteen términos de entrega a tiempo y las mejores tarifas por lejos. ¿Está
bien que recomiende su compañía, ya que sería lo mejor para HOYA?
Sí, pero debería ser transparente con respecto a su relación. Y, aunque sienta
que ha considerado todas las opciones y que puede tomar una decisión
objetiva, sería mejor para usted mitigar el conflicto de intereses retirándosedel equipo a cargo de tomar la decisión para no sugerir la apariencia de algoinjusto o indebido.
El hijo de un colega acaba de unirse a su equipo. ¿Esto está permitido?
Los familiares pueden trabajar en la misma compañía. La única limitación es
que ningún pariente debe estar en una posición que contrate, supervise oafecte los términos y condiciones del empleo, el salario o las oportunidadesde ascenso, o influir en la administración de otro familiar.

32

Protegemos al grupo

Apéndice

Recursos útiles

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Realizamos negocios demanera legal

Somos socios comerciales
responsables

Regalos y entretenimiento

Protegemos al grupo

Apéndice

Recursos útiles¿LO SABÍA?

Solo intercambiamos regalos y entretenimientos de valores modestos quesean un complemento razonable para las relaciones comerciales y que notengan la intención de influir indebidamente en los demás.

Se debe tener especial cuidado al tratar con funcionarios delgobierno (incluidos los funcionarios cuasipúblicos, como losempleados de hospitales y universidades nacionales o públicos).
Lo que puede estar permitido para clientes comerciales podría serilegal al tratar con funcionarios del gobierno.

Estamos comprometidos con:

No entregue a un funcionario del gobierno nada de valor, ni lo
acepte de este, a menos que haya obtenido la aprobación por
adelantado de los departamentos Legal y de Cumplimiento.

• Nunca dar ni aceptar regalos o entretenimiento si la intención es influiren una decisión o son a cambio de negocios, servicios o información
confidencial.
• Nunca solicitar regalos o entretenimientos.
• Solo dar o aceptar regalos y entretenimientos que:
- Sean de un costo razonable.
- No parezcan excesivos o extravagantes.
- Sean consistentes con las políticas de las organizaciones del otorgante ydel receptor, así como con todas las leyes y reglamentaciones vigentes.
- Estén aprobados por un supervisor o gerente.
• Cumplir con todas las políticas aplicables al pagar honorarios a
funcionarios públicos; esto incluye las políticas de HOYA y las políticas dela organización del funcionario público.
• Registrar con precisión cualquier gasto por regalos y entretenimientos.

¿QUÉ HARÍA USTED?
¿Qué sucede si recibe un regalo que sabe que es inapropiado? ¿Quédebe hacer?
Devuélvalo al donante con una explicación cortés de que la política leprohíbe quedárselo. En algunas circunstancias, si la devolución del regalo
resultara inapropiada o no fuera posible, se pueden considerar otras
alternativas, como mostrar el regalo en un área pública o donarlo a una
organización benéfica. En este tipo de situación, hable con su supervisor,
gerente o los departamentos Legal o de Cumplimiento sobre el curso deacción adecuado.

33ÍNDICE |Introducción

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Somos socios comerciales
responsables

Protegemos al grupo

Apéndice

Recursos útiles

El medio ambiente
Estamos comprometidos a preservar el medio ambiente, promoverla sustentabilidad, conservar los recursos y observar prácticas
ambientalmente correctas en nuestras operaciones.

Estamos comprometidos con:
• Cumplir con todas las leyes, estatutos y reglamentaciones relacionadas
con el medio ambiente e informar de inmediato cualquier sospecha deviolación a nuestro supervisor o gerente.
• La eliminación adecuada de los desechos. No verteremos los desechosde manera ilegal.
• Esforzarnos por lograr la sustentabilidad ambiental en todas nuestras
operaciones a través de:- La mejora continua en el desempeño ambiental, la minimización deresiduos y la prevención de la contaminación.
- La integración de prácticas ambientales correctas en nuestras prácticas
comerciales, incluidos la adquisición y el diseño, las pruebas, lafabricación y el soporte de los productos.
- La consideración del impacto ambiental en el curso del desarrollo denuevos productos o procesos y en la selección de los materiales deproducción.

¿QUÉ HARÍA USTED?
Usted tiene algunas ideas sobre cómo usar menos papel en sus
instalaciones. ¿Con quién debe hablar?
HOYA aprecia cualquier idea para reducir nuestro impacto ambiental.
Explore sus ideas con su supervisor o gerente para ver si pueden
implementarse en su ubicación.

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Somos socios comerciales
responsables

Protegemos al grupo
Protegemos nuestros activos, nuestra información y nuestra reputación:
estos impulsan el trabajo que hacemos y a las personas a las que
servimos, todos los días.
Mantenimiento de registros preciso.. . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Información de HOYA Group. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Activos de HOYA Group. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Operaciones con información privilegiada. . . . . . . . . . . . 42
Comunicaciones responsables. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
35

Protegemos al grupo

Apéndice

Recursos útiles

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Realizamos negocios demanera legal

Somos socios comerciales
responsables

Mantenimiento de registros
precisoProtegemos al grupo

Apéndice

Recursos útiles• Estar alerta ante irregularidades o imprecisiones e informar cualquieracto de fraude o conducta financiera indebida.
• Informar de inmediato a los departamentos Legal o de Cumplimiento,a la Línea de Ayuda de HOYA o a cualquier otro canal de información
sobre cualquier presión de la gerencia para informar de manera
inapropiada los resultados financieros.

Preservamos la confianza de todas las partes interesadas de HOYA
Group (incluidos los reguladores, inversores y clientes) al mantener
libros y registros que reflejan con precisión la situación financiera delgrupo.

Estamos comprometidos con:• Conocer y seguir nuestros procesos y controles internos y nuestras
políticas contables.
• Garantizar que la información que registramos sea honesta, completa
y oportuna.
• Administrar, almacenar y eliminar información según se describe ennuestras políticas.
• Nunca brindar información errónea o tergiversada.
• Nunca reescribir, borrar o destruir información de HOYA Group(incluida la información digital) que pudiera ser necesaria para una
investigación, auditoría o procedimiento legal.
• Verificar con un supervisor o gerente antes de divulgar información
no divulgada en respuesta a una consulta de los medios o la fuente
fuera de HOYA.

¿LO SABÍA?
Cada uno de nosotros, independientemente del trabajo que
hagamos en HOYA, tiene la responsabilidad de mantenerregistros precisos. Un “registro” podría ser:- Un informe de gastos- Una planilla horaria- Un informe de producción- Una orden de compra- Una factura- Un informe regulatorio o gubernamental36ÍNDICE |Introducción

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Realizamos negocios demanera legal

Somos socios comerciales
responsables

Protegemos al grupo

Apéndice

Recursos útiles¿QUÉ HARÍA USTED?
A veces, usted se lleva trabajo a casa y trabaja en su computadora
personal. ¿Está bien guardar algunos registros y documentos en su
computadora personal como copia de seguridad?
No. Está prohibido almacenar cualquier registro o documento de HOYA
en la computadora de su hogar, incluso como copia de seguridad. Si
descarga documentos HOYA en la computadora de su casa, asegúrese deeliminarlos, incluso si solo son borradores o documentos en curso.

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Realizamos negocios demanera legal

Somos socios comerciales
responsables

Protegemos al grupo

Apéndice

Recursos útiles

Información de HOYA Group
Protegemos la información de HOYA Group, incluidos los registroscomerciales y financieros y la información técnica, y la protegemos de lapérdida, el uso indebido o el acceso y la divulgación inapropiados.

- Utilizamos únicamente hardware, software, aplicaciones y dispositivosde almacenamiento aprobados por HOYA.
- Nos mantenemos alertas ante la suplantación de identidad, el
software malicioso, el ransomware y otras formas de ataque que
podrían poner en riesgo nuestros sistemas.
• Tener cuidado al usar las redes sociales. Nosotros:- Dejamos en claro que cualquier punto de vista que publiquemos
como empleados no representa los puntos de vista de HOYA.
- Nunca divulgamos información confidencial sobre el grupo,
nuestros clientes, nuestros compañeros de trabajo o nuestros socios
comerciales.
- Nunca publicamos nada que pueda constituir discriminación, acoso uhostigamiento.
• Evitar hablar sobre información confidencial con familiares o amigos y
en lugares donde personas no autorizadas pudieran escuchar lo que se
dice (p. ej., en ascensores, restaurantes o transporte público).
• Informamos de inmediato cualquier robo, pérdida o divulgación noautorizada de información confidencial.
• Devolvemos toda la documentación y los soportes que contengan
información del grupo cuando abandonamos el grupo.

Estamos comprometidos con:
• Mantener la confidencialidad de toda la información de propiedad
exclusiva de HOYA Group, como información técnica, informaciónde nuevos productos, datos financieros no publicados y planes,
proyecciones, estrategias y políticas comerciales y de marketing.
• Solo compartir información confidencial de HOYA Group con aquellos
que estén autorizados y que tengan una necesidad comercial legítima deconocerla.
• Restringir las respuestas a encuestas de marketing externas a menos que
tengamos la aprobación adecuada.
• Asegurarnos de contar con las aprobaciones necesarias antes de divulgar
cualquier información confidencial a cualquier persona fuera de HOYA.
• Practicar una buena ciberseguridad. Nosotros:- Seguimos las reglas, políticas y procedimientos del departamento de TI
para evitar el acceso no autorizado a nuestros datos.

38ÍNDICE |Introducción

Respetamos a los demásÚLTIMA PÁGINA VISTA | VOLVER | SIGUIENTE

Realizamos negocios demanera legal

Somos socios comerciales
responsables¿QUÉ ES LA “INFORMACIÓN TÉCNICA”?
Información y conocimientos técnicos que son propiedad de
HOYA y que aún no están protegidos por una patente. Incluye:- Invenciones de Investigación y Desarrollo (I+D)- Técnicas de fabricación- Mejoras de tecnologías
No hacemos pública esta información (por ejemplo, en
conferencias académicas o en documentos técnicos) a menos
que exista un motivo legítimo para hacerlo y que tengamos laaprobación de un supervisor o gerente por adelantado.

¿QUÉ HARÍA USTED?
Una amiga está iniciando un nuevo negocio y le ha pedido una lista declientes de HOYA que podrían estar interesados en sus servicios. ¿Está
bien proporcionar esta información a su amiga?
No. Nuestras listas de clientes son confidenciales y nunca deben compartirse
con nadie (dentro o fuera de HOYA) que no esté realizando negocios de HOYA.

39

Protegemos al grupo

Apéndice

Recursos útiles

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Somos socios comerciales
responsables

Activos de HOYA Group
Entendemos que los activos de HOYA Group están destinados anegocios relacionados con el grupo, y es nuestra responsabilidad
asegurarnos de protegerlos ante pérdidas, daños, robo y uso indebido.

Estamos comprometidos con:
• Garantizar que todos los activos del grupo se utilicen solo paranegocios relacionados con el grupo y que cualquier otro uso estéaprobado por un supervisor o gerente.
• Nunca hacer mal uso de los fondos del grupo.
• Mantener y conservar registros precisos relacionados con los equipos
y el inventario.
• Nunca retirar materias primas, inventario, herramientas de promociónde ventas o suministros, ni desecharlos sin autorización.
• Informar sobre cualquier equipo que esté dañado, sea inseguro o quenecesite reparación.
• Al abandonar el grupo, devolver todos los bienes del grupo que senos hayan proporcionado.

40

Protegemos al grupo

Apéndice

Recursos útiles

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Somos socios comerciales
responsables

Protegemos al grupo

Apéndice

Recursos útiles¿QUÉ ES UN “ACTIVO DE HOYA”?
Puede ser:- Físico, como: instalaciones, vehículos, muebles, equipos defabricación y suministros.
- Financiero, como: fondos del grupo, incluidos cheques, tarjetas
de crédito, facturas y otros registros que tengan un valor
monetario.
- Electrónico, como: computadoras, dispositivos decomunicación, teléfonos, sistemas de información, acceso
a internet/intranet, asistentes digitales personales y otros
dispositivos, sistemas y tecnologías similares.
La información también es un activo valioso del grupo. Consultela sección Información de HOYA Group para obtener más detalles.

¿QUÉ HARÍA USTED?
Acaba de recibir una nueva computadora como parte del procesode actualización tecnológica de la compañía. ¿Puede darle su
antigua computadora a su hija?
No. Aunque la computadora anterior ya no se esté utilizando, debe
devolverse a la compañía para su eliminación adecuada.

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Somos socios comerciales
responsables

Operaciones con información
privilegiada
Respetamos las leyes de información privilegiada en todos los lugares
donde hacemos negocios.

Estamos comprometidos con:
• Reconocer los tipos de información considerados “información
privilegiada” y nunca usar esa información como base para tomar
decisiones sobre la compra o venta de acciones, bonos, opciones u
otros títulos valores de HOYA Group o de cualquier otra compañía
pública, a menos y hasta que la información se divulgue al público.
• Nunca transmitir “información privilegiada” a otras personas, como
amigos y familiares, para que puedan aprovechar la información.
• Después de abandonar HOYA, abstenerse de realizar transacciones
basadas en información privilegiada no pública hasta que la información
se haya vuelto pública.

42

Protegemos al grupo

Apéndice

Recursos útiles

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responsables

Protegemos al grupo

Apéndice

Recursos útiles¿QUÉ ES LA “INFORMACIÓN PRIVILEGIADA”?
La información que un inversionista razonable consideraría útil para
determinar si comercializará acciones u otros valores del grupo.
Algunos ejemplos incluyen:¿QUÉ HARÍA USTED?
Un proveedor me contó sobre un nuevo producto en confianza. No
podemos usar el producto, pero creo que tiene un potencial real y quelas acciones de la empresa del proveedor subirán rápidamente. ¿Puedo
comprar acciones de la empresa?

- Resultados financieros del grupo- Proyecciones de resultados financieros futuros- Noticias de una alianza, fusión o compra de activos pendiente o
propuesta

No. No puede comprar acciones del proveedor hasta que la información
que tenga esté disponible públicamente. Esta información es “información
privilegiada”, que se le proporcionó en forma confidencial. Negociar en
función de ella (o dar propinas a otras personas para que puedan negociar
en función de ella) violaría nuestras políticas y la ley.

- Un nuevo contrato importante o la cancelación de un contrato- Información sobre litigios que involucren al grupo- Un cambio en la política de dividendos- Un cambio en la alta gerencia

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Apéndice

Recursos útiles

Comunicaciones responsables
Designamos un punto de contacto central que puede hablar con una voz
clara y consistente al proporcionar información al público y a los mediosde comunicación.

Estamos comprometidos con:
• Nunca dar la impresión de que nosotros, como empleados individuales,estamos hablando en nombre de HOYA en ninguna comunicación que
pueda hacerse pública, a menos que hayamos sido designados por
HOYA Group para hacerlo.
• Derivar todos los contactos o consultas externas al recurso apropiado
dentro de HOYA.
- Si la prensa o analistas financieros se comunican con nosotros, notificar
de inmediato a su supervisor, gerente o al Grupo de Relaciones
Institucionales (RR. II.).
- Si un funcionario de cumplimiento de la ley o regulador se comunica
con nosotros o si recibimos cualquier tipo de notificación decumplimiento de la ley, informamos de inmediato a los departamentos
Legal o de Cumplimiento.
• Obtener la aprobación de un supervisor o gerente antes de aceptar
una invitación para dar una charla o escribir un artículo sobre un temarelacionado con la compañía o nuestro trabajo en HOYA Group.

¿QUÉ HARÍA USTED?
Recibe un correo electrónico en el que se le pide que participe en
una encuesta de investigación de mercado y que responda algunas
preguntas básicas sobre el grupo. Incluso ofrecen pagarle por su
tiempo o donar a una organización benéfica de su elección. ¿Puede
participar de la encuesta sin consultar con su supervisor o gerente?
No. Es importante confirmar la credibilidad de estos tipos de solicitudes
informales por correo electrónico (o llamadas telefónicas) que buscan
información sobre HOYA o las compañías de HOYA porque pueden ser
intentos indebidos de obtener inteligencia competitiva o de mercado.
También debemos asegurarnos de que dichas solicitudes de correo
electrónico no sean incidentes de “suplantación de la identidad” o intentos
maliciosos de introducir virus dañinos en nuestras redes informáticas. Debeconsultar con su supervisor o gerente y también con el departamento de
TI antes de abrir cualquier enlace de correo electrónico o responder a este
tipo de solicitudes de información.

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Apéndice

Recursos útiles

Apéndice
Formulario de afirmación del Código deconducta de HOYA Group (para empleados)
1. He recibido una copia del Código de conducta de HOYA Group(o tengo acceso a una copia en la intranet de HOYA Group o en la
intranet de mi división de HOYA).
2. He leído y comprendo el Código de conducta de HOYA Group.
3. Cumpliré y respetaré el Código de conducta de HOYA Group, cumpliré
con la ley y todas las políticas del grupo.

Firma del empleado

Fecha

Número de empleado

Organización de HOYA y ubicación45ÍNDICE |Introducción

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Apéndice

Recursos útiles

Recursos útiles
HOYA HelpLine: www.hoyahelpline.com
HOYA Code of Conduct: https://www.hoya.com/en/company/guidelines/
HOYA Compliance:
https://www.hoya.com/en/sustainability/governance/compliance/
HOYA ESG: https://www.hoya.com/en/sustainability/46