Codul de conduită

Facem ceea ce trebuie, așa cum trebuie

CUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabiliProtejăm Grupul

AnexăResurse utile

Mesajul Directorului General Executiv
Dragi membri ai familiei Grupului HOYA,
Având angajați în peste 35 de țări și acoperire comercială în multe alte țări, acum
este mai important ca niciodată să acționăm conform unui singur set de standarde
globale. Prin urmare, am elaborat acest Cod global de conduită pentru a-i ghida
pe toți angajații Grupului HOYA în păstrarea încrederii angajaților, clienților șiacționarilor noștri. Deși niciun cod nu poate acoperi toate situațiile pe care leputeți întâlni la locul de muncă, acesta poate oferi o bază solidă pentru luarea unordecizii bune. Dacă, după consultarea codului, mai aveți întrebări sau preocupări,trebuie să le discutați cu superiorul sau managerul dvs., departamentul juridic saude conformitate sau să contactați Linia de asistență HOYA.

De-a lungul istoriei sale îndelungate, Grupul
HOYA și-a menținut întotdeauna angajamentul
ferm față de misiunea sa de a crea produse și
servicii prin inovație și tehnologie creativă. Acest
angajament ne permite, în calitate de companie,
să realizăm un profit corect și să îmbunătățim
viețile oamenilor. Însă modul în care obținem
aceste rezultate este și mai important. Este
responsabilitatea noastră să ne desfășurăm
activitatea cu un angajament absolut în ceea ceprivește conformitatea legală și practicile eticeși să aducem o contribuție pozitivă în societate. În plus, trebuie să acționăm
întotdeauna într-un mod care demonstrează respect și grijă pentru toți membrii
familiei HOYA.

Rețineți că sunteți un membru valoros al Grupului HOYA și că alegerile pe carele luați stau la baza încrederii în compania noastră. Aștept de la dvs. să abordați
problemele cu integritate și să lucrați împreună în fiecare zi pentru a acționa
în mod corect. Împreună vom construi și vom menține un Grup care este cuadevărat respectat și demn de încredere.

Indiferent de schimbările apărute sau de locul în care ne desfășurăm activitatea,
există un singur obiectiv pe care trebuie să ne concentrăm împreună – păstrareaîncrederii în Grupul HOYA. Fiecare dintre noi are un rol esențial în asigurarea
succesului companiei. Comportamentul dvs. are o influență deosebită asupra
dezvoltării companiei și modului în care suntem priviți de părțile interesate.
Realizarea vânzărilor și a profiturilor bazate pe acte ilegale sau lipsite de etică
nu este acceptabilă. Ca o companie să fie recunoscută și apreciată de societate,
fiecare dintre dvs. trebuie să facă alegeri bune în fiecare zi la locul de muncă – săfacă ceea ce trebuie, așa cum trebuie.

Vă mulțumim încă o dată pentru devotamentul ș?i sprijinul dvs. continuu
privind misiunea HOYA. HOYA se va concentra în continuare, așa cum am făcut
întotdeauna, asupra siguranței și bunăstării colegilor noștri și asupra oferirii
clienților noștri din întreaga lume produse și servicii excepționale. Să rămânemuniți și să ne ajutăm reciproc, pentru a atinge obiectivele comune ale Grupului
HOYA concentrându-ne în mod constant pe a face ceea ce trebuie, așa
cum trebuie.

Eiichiro Ikeda
Director General Executiv, Grupul HOYA
2CUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabiliProtejăm Grupul

AnexăResurse utile

Misiunea corporativă
Dedicat inovării în tehnologia informației, înstilurile de viață și cultură, HOYA propune olume în care toți se pot bucura de o viață bună,în armonie cu natura.

Angajamentul față de acționari
HOYA se străduiește să crească valoarea corporativă prinîmbunătățirea rezultatelor economice și menținerea creșterii.
Obiectivul nostru este să plătim dividende corecte și să leoferim acționarilor o rentabilitate a investiției care să se ridice
la nivelul așteptărilor. Dezvăluim de bunăvoie și
imparțial informații corporative.

Angajamentul față de clienți

Angajamentul față de angajați

Obiectivul HOYA este acela de a furniza produse și
servicii sigure, de înaltă calitate, care oferă valoarereală. Depunem toate eforturile pentru a crește
satisfacția clienților prin îmbunătățirea continuă acalității operațiunilor noastre.

Angajamentul față de societate
HOYA se străduiește întotdeauna să fie uncetățean corporativ responsabil. Depunem
toate eforturile pentru a ne asigura că
activitățile noastre corporative suntdesfășurate cu respect față de mediu.
Ne-am asumat un angajament ferm înceea ce privește conformitatea legală
și practicile etice.

HOYA respectă personalitatea și individualitateafiecărui angajat. Oferim angajaților oportunități dea-și dezvolta inițiativa și creativitatea, într-un mediu
de lucru sigur și plin de împliniri. Facem tot posibilul
pentru a asigura un trai bun pentru angajații noștri.

Principii
de management
Pentru a concretiza viziunea
HOYA, am stabilit un set de principii
de management care ne ghidează
fiecare decizie și acțiune. Transpunem
aceste principii în acțiuni care contribuie
la prosperitatea economică, progresulsocial și cultural, și ne străduim săcâștigăm încrederea tuturor
celor interesați de succesul
nostru.
3

Dedicarea privind
managementul inovator
HOYA se străduiește în permanență
să creeze noi valori, prin inovație șitehnologie creativă. Valorificăm lamaximum progresele realizate în era
informațiilor, prin intermediul rețelei
noastre mondiale de management. Avemo perspectivă globală, respectând în același
timp cultura și obiceiurile locale.

CUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabiliProtejăm Grupul

AnexăResurse utile

Cuprins
527

Introducere
Respectăm Codul nostru de conduită .. . . . . . . . . . . . . . . . 6
Ne înțelegem responsabilitățile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Ne împărtășim preocupările .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Suntem parteneri de afaceri responsabili
Obligațiile din domeniul medical . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Relațiile cu furnizorii. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Conflictele de interese .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Cadouri și divertisment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Mediul înconjurător . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

35

12

Protejăm GrupulPăstrarea corectă a evidențelor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Informații despre Grupul HOYA.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Activele Grupului HOYA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Tranzacții bazate pe informații privilegiate . . . . . . . . . . . 42
Comunicări responsabile. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Îi respectăm pe ceilalți
Drepturile omului.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Un loc de muncă pozitiv și productiv. . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Sănătate și siguranță . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Confidențialitatea datelor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Protejarea informațiilor de afaceri ale altor persoane. . . . 18

19

Ne desfășurăm activitatea în mod legal
Calitatea și siguranța produselor și serviciilor noastre. . . . 20
Concurență loială. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Combaterea mitei și a corupției. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Comerțul internațional. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

AnexăFormular de aderare la Codul de conduită
al Grupului HOYA (pentru angajați) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Resurse utile. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Acest cod de conduită nu este un contract de muncă.

4

CUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabili

Introducere
Codul nostru este o resursă importantă care ne ajută să ne îndeplinim
misiunea. Ne ajută, de asemenea, ca în fiecare acțiune pe care oîntreprindem, să facem ceea ce trebuie, așa cum trebuie.
Respectăm Codul nostru de conduită .. . . . . . . . . . . . . . . . 6
Ne înțelegem responsabilitățile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Ne împărtășim preocupările .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

5

Protejăm Grupul

AnexăResurse utileCUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabili

Respectăm Codul nostru de conduită

Protejăm Grupul

AnexăResurse utile

Codul nostru se aplică pentru:• Fiecare angajat, la fiecare nivel al Grupului. Fiecare este
responsabil pentru citirea, înțelegerea și respectarea Codului deconduită HOYA.
• Personalul temporar și lucrătorii contractuali la fața locului, carelucrează pentru Grupul HOYA, dar nu sunt angajați direct deGrup.

În conformitate cu politica și valorile fundamentale ale Grupului
HOYA (așa cum sunt menționate în Misiunea corporativă și Principiilede management), Codul de conduită HOYA („Codul”) stabilește
liniile directoare de bază la care ne raportăm și pe care trebuie să lerespectăm în îndeplinirea atribuțiilor noastre în cadrul Grupului HOYA.

Partenerilor apreciați ai Grupului HOYA, lucrătorilor temporari
și contractanților li se cere, de asemenea, să se comporte în
conformitate cu Codul de conduită HOYA.

La HOYA:- Nu încălcăm niciodată codul de conduită, chiar dacă ni secere acest lucru de către un superior sau manager.
- Sacrificăm profitul, dacă obținerea acestuia ar însemnaîncălcarea codului nostru de conduită.
- Nu permitem ca practicile altor companii să influențeze
angajamentul nostru în ceea ce privește codul nostru
de conduită.

6

CUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabiliProtejăm Grupul

AnexăResurse utilesă vă consultați imediat superiorul, managerul sau un specialist
responsabil cu domeniul implicat (de exemplu, finanțe, resurseumane, departamentele juridic sau de conformitate, mediu, controlul
exporturilor, aspecte farmaceutice etc.), pentru a determina acțiunile
corespunzătoare.
În cazul în care considerați că nu puteți rezolva problema la locul dvs.
de muncă, contactați pentru recomandări Linia de asistență HOYA
sau alt canal de raportare disponibil la nivel local; nu lăsați lucrurileașa cum sunt. Raportările către aceste canale pot fi făcute și anonim,în măsura permisă de lege. În cadrul Grupului, HOYA interzice custrictețe represaliile împotriva oricărei persoane care raportează
o problemă cu bună-credință.

CE AȚI FACE?
Ce se întâmplă dacă există un conflict între codul
nostru și legile din țara în care lucrați, și nu sunteți
sigur de ceea ce trebuie să faceți?

Ce se întâmplă dacă cineva se abate de la codul nostru?
Orice angajat care se abate de la cod ori îi încurajează pe alții să facăacest lucru, sau care ignoră cu bună știință o abatere, poate fi supus
unor măsuri disciplinare în funcție de natura și gravitatea încălcării.
Pentru funcționari sau directori, sancțiunile pot fi mai grave.

Trebuie să respectați cerințele mai stricte. Dacă nu este clarcare cerință este mai strictă, trebuie să solicitați îndrumări
din partea departamentelor juridic sau de conformitate.

Dacă în activitatea dvs. apar întrebări despre Codul de conduităHOYA sau dacă observați sau suspectați o încălcare a codului, trebuie
7

CUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabiliProtejăm Grupul

AnexăResurse utile

Ne înțelegem responsabilitățile
Fiecare membru al Grupului HOYA are responsabilitatea de a ne păstra
reputația de companie care acționează în mod legal și etic. Pentru aîndeplini această responsabilitate:• Fiecare dintre noi trebuie să demonstreze la locul de muncă uncomportament care să reflecte valorile noastre și să respecte toate
legile, actele normative și reglementările și politicile aplicabile ale
Grupului HOYA (inclusiv reglementările specifice industriei referitoarela unele dintre operațiunile noastre de afaceri). De asemenea, trebuiesă ne comportăm în conformitate cu reglementările și politicile
Grupului HOYA și să evităm chiar și aparența unui comportament
inadecvat.
• Înțelegem că aceste linii directoare nu abordează fiecare situație
cu care ne putem confrunta la locul de muncă. În situațiile în caremodalitatea corectă de a proceda nu este clară, ne întrebăm:Este legal?

M-aș simți binedacă alții ar afla
despre decizia
mea?

Respectă
obiectivele șiinteresele petermen lung ale
Grupului HOYA?

Este permis decodul nostru
de conduită
și de politicile
noastre?

Reflectă misiunea
noastră și
principiile demanagement?

Dacă puteți răspunde „Da” la toate cele cinci întrebări, probabil căeste acceptabil să treceți mai departe. Însă răspunsul „Nu” sau „Nusunt sigur” la orice întrebare înseamnă că trebuie să vă opriți, săreexaminați situația sau să cereți îndrumări din partea supervizorului,managerului, șefului de departament, departamentului de resurseumane sau departamentelor juridic sau de conformitate înainte de atrece mai departe. Rețineți că este întotdeauna adecvat, indiferent decircumstanțe, să solicitați ajutor.
8

CUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabili• Nu dăm curs niciunei cereri din partea grupurilor infracționale
organizate.
• Deciziile de afaceri pe care le luăm, indiferent de postul pe care îlocupăm, trebuie luate în interesul Grupului HOYA. În calitate deangajați, trebuie să ne asigurăm că:- Ne desfășurăm activitatea fără niciun conflict de interese.
- Nu ne însușim ilicit nicio proprietate a Grupului HOYA.
- Respectăm procedurile adecvate ale Grupului HOYA.
- Suntem autorizați și pe deplin responsabili pentru deciziile pe
care le luăm.

Protejăm Grupul

AnexăResurse utile• Să raporteze cu promptitudine departamentului juridic oriceîncălcare a legii sau alte abateri care prezintă relevanță prin natura
sau amploarea lor.
• Să se asigure că angajații (care li se subordonează direct sau indirect)
știu că nu vor exista represalii pentru raportarea cu bună-credință
a încălcărilor.

Confirmăm anual aderarea la codul nostru.
Citirea, consultarea și utilizarea codului nostru reprezintă un modîn care fiecare dintre noi poate promova un loc de muncă etic.
Pentru a confirma înțelegerea de către fiecare persoană a codului,
HOYA efectuează o evaluare și o confirmare anuală într-un modaplicabil în fiecare țară. De asemenea, angajaților li se vor oferi resurse
suplimentare pentru o mai bună înțelegere a codului, cum ar fi
instruirea personală și pe computer.

Liderii au responsabilități suplimentare.
Dacă sunteți supervizor sau manager, dvs. asigurați caracterul etic allocului de muncă. HOYA așteaptă ca liderii:• Să servească drept exemplu, să reflecte valorile Grupului și să dea
dovadă de angajament față de acest cod prin cuvintele și acțiunile lor.
• Să creeze o atmosferă care să ajute la promovarea unui comportament
legal și etic, care să le permită angajaților să pună întrebări și săsemnaleze probleme.
• Să promoveze finalizarea instruirii necesare în domeniul conformitățiiși să caute modalități suplimentare de a comunica periodic cât deimportantă este respectarea acestui cod și a altor politici HOYA sau apoliticilor diviziei HOYA de care aparțin.

Implementarea procedurilor de mai sus va fi confirmată printr-un
audit intern.

Grupul de asistență HOYA (HOYA HelpLine
Group, Grupul HHL) de la sediul CorporațieiHOYA, supraveghează și administrează
Codul de conduită HOYA. Codul nu poate fi
modificat fără permisiunea Grupului HHL.
9

CUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabili

Ne împărtășim preocupările

Protejăm Grupul

AnexăResurse utileDacă vă simțiți incomod să discutați cu superiorul sau managerul dvs.,
puteți contacta:- Alt membru al conducerii-U n membru al departamentelor de resurse umane, juridic sau deconformitate- Linia de asistență HOYA

Colaborăm pentru a promova un loc de muncă etic. Raportareaîncălcărilor codului nostru de conduită este responsabilitatea tuturor.
Dacă aveți întrebări despre cod sau dacă suspectați o încălcare a
codului nostru, aveți la dispoziție mai multe resurse.
Începeți cu superiorul sau managerul dumneavoastră. Datorită poziției
sale, este persoana cea mai potrivită care să înțeleagă preocuparea dvs.
și să ia măsurile adecvate.

Ce este Linia de asistență HOYA?
Linia de asistență HOYA este un canal independent de comunicare pentru
angajații Grupului HOYA din anumite unități, pentru raportarea potențialelorîncălcări ale legii sau ale Codului de conduită HOYA. Acolo unde este posibil,
Linia de asistență HOYA servește ca resursă, pe lângă liniile de raportareobișnuite disponibile în cadrul fiecărei companii a Grupului HOYA.
Dacă Linia de asistență HOYA este disponibilă în unitatea dvs., o puteți
accesa pentru a adresa o întrebare sau a vă exprima îngrijorarea. Atunci
când contactați linia de asistență HOYA:• Puteți vorbi în limba dvs. folosind canalul telefonic disponibil în
unitatea dvs., sau puteți raporta printr-un formular de comunicare
online sau prin e-mail.
• Sesizarea dvs. va fi documentată în detaliu și raportată echipei interne
de asistență HOYA pentru investigație.
• Puteți reveni pentru a afla informații despre starea investigației sau
pentru a raporta eventualele informații suplimentare pe care le aveți.
• Aveți certitudinea că problema dvs. va fi tratată prompt și discret.
10

CUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabiliProtejăm Grupul

AnexăResurse utile

Raportați fără teamă.

Tratăm încălcările cu seriozitate.

Puteți raporta problemele în mod anonim, cu excepția cazului în carelegislația locală restricționează acest lucru. Dacă vă declarați numele, se vor
depune toate eforturile pentru a vă proteja identitatea, dacă este necesar.
În unele cazuri, însă, poate să nu fie posibilă păstrarea confidențialității
identității dvs. din cauza naturii investigației, a cerințelor de desfășurare
a unei investigații amănunțite sau a anumitor cerințe legale.

Pot fi luate măsuri disciplinare, inclusiv încetarea contractuluide muncă, împotriva oricărui angajat HOYA care încalcă legea,
reglementările, acest cod sau politicile sau procedurile noastre. Acest
lucru se aplică supervizorilor sau managerilor care ignoră abaterilesau care refuză cu bună știință să le detecteze sau să le corecteze.
Conducerea și departamentul de resurse umane HOYA sunt
responsabile pentru supravegherea standardelor disciplinare, pentru
a se asigura că acțiunile disciplinare asociate sunt aplicate în modconsecvent, după cum permite legislația locală privind munca.

Dacă sunteți implicat într-o investigație privind conformitatea în orice mod(chiar și în calitate de martor), nu puteți discuta despre investigație cu nimeni
altcineva decât cu cei care desfășoară investigația, cu excepția cazului în careacest lucru este permis în mod specific de către investigator. De asemenea,
trebuie să cooperați cu bună-credință în orice investigație și să oferiți
răspunsuri sincere la toate întrebările adresate de echipa de investigație.

Grupul HOYA interzice represaliile.
HOYA nu permite represalii împotriva niciunei persoane care, cu bunăcredință, semnalează o problemă de conformitate sau de integritate.
Oricine se angajează în represalii va fi supus unor măsuri disciplinare,care pot include desfacerea contractului de muncă. În cazul în careconsiderați că dvs. sau un alt angajat a fost supus represaliilor pentru
că a semnalat cu bună-credință o problemă sau a încălcat legea,
reglementările, politicile sau acest cod, contactați imediat departamentul
de conformitate sau Linia de asistență HOYA atunci când acest lucru este
disponibil și permis de lege.
11

Ce înseamnă o sesizare făcută
„cu bună-credință”?
Înseamnă că prezentați o dorință sinceră de a furniza
informații oneste și exacte, chiar dacă ulterior se
dovedește că ați greșit.

CUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabili

Îi respectăm pe ceilalți
Suntem o echipă de angajați dedicați care operează în țări din întreaga
lume gândind creativ, stimulând inovarea și marcând o diferență în viața
oamenilor de pretutindeni.
Drepturile omului.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Un loc de muncă pozitiv și productiv. . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Sănătate și siguranță . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Confidențialitatea datelor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Protejarea informațiilor de afaceri ale altor persoane . . . 18
12

Protejăm Grupul

AnexăResurse utileCUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabiliProtejăm Grupul

AnexăResurse utile

Drepturile omului
Drepturile omului – Ne respectăm reciproc și recunoaștem
demnitatea și valoarea fiecărei persoane.

Ne-am asumat următoarele angajamente:• Să oferim un mediu de lucru în care angajații să poată lucra lacapacitate maximă. Nu discriminăm și nu hărțuim alte persoane pe
considerente de rasă, naționalitate, sex, religie, credință, naștere, vârstă,dizabilitate fizică sau mentală, orientare sexuală sau alte criterii legale.
• Să promovăm un loc de muncă fără hărțuire (inclusiv hărțuire
sexuală), intimidare, violență și agresivitate.
• Să protejăm drepturile de bază ale omului. Interzicem munca
copiilor, munca forțată și traficul de ființe umane în cadrul propriilor
noastre operațiuni și în întregul nostru lanț de aprovizionare.
• Să respectăm dreptul la viața de familie al angajaților noștri. Nu vomhărțui, respinge, retrograda, reduce salariul sau transfera o persoană
din cauza sarcinii, a nașterii, a concediului de îngrijire a copilului sau aconcediului de îngrijire medicală.
• Să împărtășim preocupările noastre dacă suntem afectați dediscriminare, hărțuire sau încălcarea drepturilor omului sau suntem
martori la acestea.

CE AȚI FACE?

13

Unul dintre colegii dvs. trimite
e-mailuri care conțin glume despre
anumite naționalități. Acestea vă fac
să vă simțiți incomod și, de obicei, leștergeți. Ar trebui să întreprindeți și
alte acțiuni?

Atunci când vizitați un nou furnizor,
observați că angajații care lucrează
acolo par minori. Când întrebați
furnizorul despre acest lucru, nuobțineți un răspuns clar. Care suntpașii următori?

Da. Ar trebui să-l rugați pe colegul dvs.
să nu mai trimită e-mail-urile și, dacăactivitatea continuă, să îl anunțați
pe supervizorul sau pe managerul
dumneavoastră. Acest tip decomportament este lipsit de respect șipoate dăuna moralului și mediului deechipă la care am lucrat cu toții pentru
a-l crea.

Ați procedat corect, mai întâi prindemersul de identificare a abuzurilor
privind drepturile omului și, în al doilea
rând, prin faptul că i-ați semnalat
furnizorului aspectele care v-au îngrijorat.
Următorul pas ar fi să raportați incidentul
departamentului juridic. Ne-am angajat
să respectăm drepturile omului și să
eliminăm abuzurile privind drepturile
omului, inclusiv munca copiilor.

CUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabiliProtejăm Grupul

AnexăResurse utile

Un loc de muncă pozitiv și productiv
Promovăm un mediu de lucru deschis și pozitiv și cultivăm bunele relații
între oameni pentru a crea o atmosferă prietenoasă și de colaborare.

CE AȚI FACE?
În timpul unui interviu de angajare,o candidată menționează că are doi
copii mici. Știți că poziția va necesita
ore suplimentare, așa că o întrebați cearanjamente a făcut pentru îngrijirea
copiilor. Este permis acest lucru?

Ne-am asumat următoarele angajamente:• Ne ajutăm reciproc să obținem rezultate și să reușim. Aceasta înseamnă:- Nu ne îndeplinim atribuțiile sub influența alcoolului și nu deținem, nu
utilizăm și nu distribuim droguri ilegale sau substanțe controlate lasediul Grupului HOYA.
- Nu aducem arme de foc, cuțite sau alte articole periculoase în spațiile
Grupului HOYA.
- Nu jucăm jocuri de noroc, nu dăm cu împrumut bani și nu le cerem
colegilor sau partenerilor noștri de afaceri, în timpul programului delucru, să contribuie cu timp, resurse sau fonduri.
- Nu utilizăm echipamente de înregistrare sau de monitorizare video
la locul de muncă decât dacă există un motiv legitim de afaceri,dacă este în conformitate cu prevederile legislației locale și dacă s-aobținut autorizarea din partea companiei.
• Onorăm contribuția fiecărui individ, prin ascultare, implicarea în discuții
libere și deschise și colaborare.

Nu. Factorii precum starea civilă,calitatea de părinte și sarcina nu pot filuați în considerare când luați o deciziede angajare. Este permis însă să îi
spuneți candidatei că abilitatea de alucra ore suplimentare este o cerință apostului și să întrebați dacă aceasta va
fi o problemă pentru ea.

14

Ați fost diagnosticat recent
cu o afecțiune medicală careîngreunează îndeplinirea uneia
dintre sarcinile obișnuite deserviciu. Ce ați face?
HOYA s-a angajat să asigure măsuri
de adaptare rezonabile tuturor
persoanelor calificate cu dizabilități.
Ar trebui să vă anunțați managerul
sau departamentul de resurse umane
cu privire la situația dvs., astfel încât
aceștia să poată discuta cu dvs. despre
posibilele măsuri de adaptare.

CUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabiliProtejăm Grupul

AnexăResurse utileSănătate și siguranță• Înregistrarea exactă a orelor de lucru. Nu lucrăm ore suplimentareneplătite și nici nu permitem altora să facă acest lucru.
• Nu scoatem niciodată substanțe periculoase sau dăunătoare sau alte
substanțe chimice din zonele permise, cu excepția cazului în careexistă un motiv legitim pentru aceasta și, în aceste cazuri, respectăm
procedurile prevăzute de Grupul HOYA.

Apreciem eforturile fiecărui individ și depunem eforturi pentru a
asigura siguranța la locul de muncă, de a elimina accidentele și
dezastrele la locul de muncă și de a preveni vătămările.

Ne-am asumat următoarele angajamente:• Să facem tot posibilul pentru a proteja pe toată lumea de la HOYA devătămări și boli, prin:- Respectarea politicilor unităților în care lucrăm, păstrarea curățeniei
și igienei la locul de muncă și respectarea în permanență a bunelor
practici de siguranță.
- Participarea la instruire și exerciții. Avem grijă să nu utilizăm
niciodată utilaje sau echipamente pentru care nu suntem autorizați
sau nu am fost instruiți.
- Respectarea regulilor de securitate și sănătate în muncă. Purtăm
echipament de protecție atunci când este necesar, evităm zonelede pericol și verificăm dispozitivele de siguranță.
- Prevenirea suprasolicitării, care poate pune în pericol siguranța
persoanelor.
- Luarea de măsuri pentru a proteja angajații prin împiedicarea
persoanelor bolnave să intre la locul de muncă.
• Să respectăm drepturile fiecăruia în ceea ce privește legislația muncii(de ex., concediu de îngrijire a copilului, concediu de îngrijire afamiliei, concediu plătit).

CE AȚI FACE?
Unul dintre colegii dvs. sugerează modificarea unui pas din linia deproducție pentru a accelera procesul, dar vă faceți griji că acest lucru arputea să nu prezinte siguranță. Ce ați face?
Nu faceți niciodată compromisuri în ceea ce privește siguranța. Deși valorile
HOYA încurajează îmbunătățirea continuă, orice modificare a procedurilor
noastre trebuie să fie analizată și aprobată, pentru a asigura faptul că nu există
niciun impact negativ asupra angajaților sau produselor noastre. Trebuiesă vă contactați superiorul sau managerul pentru a discuta despre sugestia
colegului dvs.; între timp, nu implementați nicio modificare a procesului.

15

CUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabili

Confidențialitatea datelor

Protejăm Grupul

AnexăResurse utile

Ne-am asumat următoarele angajamente:• Să înțelegem tipurile de informații considerate „date cu caracter
personal”.
• Să respectăm confidențialitatea colegilor noștri, a clienților noștri
și a partenerilor noștri de afaceri și să păstrăm încrederea acestoraprin tratarea cu grijă a datelor lor cu caracter personal. Trebuie să seacorde o atenție și mai mare „datelor sensibile cu caracter personal”,
cum ar fi numerele conturilor bancare sau informațiile medicale.
• Să utilizăm datele cu caracter personal numai în modul autorizat depersoana vizată, și să nu le partajăm niciodată cu alte persoane (dininteriorul sau din afara HOYA), cu excepția cazului în care persoanele
respective sunt autorizate și au un scop legitim de a le vedea.
• Să colectăm, să stocăm, să utilizăm, să partajăm, să transferăm șisă eliminăm datele cu caracter personal în conformitate cu legile
globale privind confidențialitatea datelor și într-o manieră care săpăstreze siguranța acestor informații.
• Să fim vigilenți în privința manipulării necorespunzătoare sau aîncălcării securității datelor și să contactăm imediat departamentele
juridice sau de conformitate dacă datele sunt compromise.
Recunoaștem că divulgarea datelor cu caracter personal – chiardacă este accidentală – poate nu doar să incomodeze persoanele
fizice și să conducă la răspundere juridică, ci și să subminezeîncrederea în Grupul HOYA.

Apreciem dreptul la confidențialitate al persoanelor fizice și ne
asigurăm că datele sunt colectate cu grija cuvenită și din motive
legitime de afaceri.

16

CUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabiliProtejăm Grupul

AnexăResurse utile

CE SUNT „DATELE CU CARACTER PERSONAL”?
Orice informație care ar putea fi utilizată pentru a identifica o persoană,fie direct, fie indirect, cum ar fi:

CE AȚI FACE?

- Un nume- Un număr de identificare a angajatului- O adresă de e-mail- Un număr de telefonDacă nu sunteți sigur dacă informațiile sunt considerate „date cu caracter
personal”, consultați departamentul relevant înainte de a le partaja.

17

Primiți un apel telefonic de la unavocat extern care solicită informații
despre unul dintre angajații din
departamentul dumneavoastră.
Cum ar trebui să răspund?

Laptopul dvs. este furat din mașină
atunci când vă opriți la un magazin în
drum spre casă. Prezintă aceasta vreo
problemă privind confidențialitatea
datelor?

Nu trebuie niciodată să dați nimănui
datele angajaților fără a verifica dacădezvăluirea este permisă. Ar trebuisă vă întrebați superiorul, managerul
sau departamentul juridic înainte de afurniza datele.

Dacă laptopul dvs. conținea date cu
caracter personal, acest lucru poatefi considerat o încălcare a securității
datelor și necesită notificări de divulgareși chiar acțiuni de remediere. Chiar dacănu ați stocat efectiv informațiile pe
laptopul dvs., este posibil ca informațiile
să fi fost atașate la e-mailurile care seaflă pe laptopul dumneavoastră. Trebuiesă contactați imediat departamentele
juridic și IT pentru a stabili pașii următori
corespunzători.

CUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabiliProtejăm Grupul

AnexăResurse utile

Protejarea informațiilor deafaceri ale altor persoane
CE AȚI FACE?

Respectăm și protejăm informațiile confidențiale de afaceri ale
altor persoane, tratându-le ca și cum ar fi ale noastre.

Un nou angajat tocmai s-a alăturat echipei dvs.; anterior, a lucrat pentru
unul dintre concurenții noștri. Ar fi valoros ca ea să împărtășească unele
informații despre procedurile de calitate pe care le-a dezvoltat în timp ce
lucra pentru acel concurent. Ar fi acceptabil ca ea să facă acest lucru?

Ne-am asumat următoarele angajamente:

Nu. Acest lucru ar încălca politicile noastre, obligațiile sale față de angajatorul
anterior și posibil legea. Este interzis să îi solicitați sau să o forțați să divulge
aceste informații. Ea poate utiliza cunoștințele și abilitățile generale pe carele-a dobândit la locul său de muncă anterior, dar niciunul dintre noi nu poate
aduce în HOYA materiale confidențiale sau protejate produse în timp ce lucram
în altă parte. Ea este obligată să protejeze informațiile confidențiale ale fostului
angajator, la fel cum angajații HOYA sunt obligați să le protejeze pe ale noastre.

• Să respectăm toate legile privind drepturile de autor și legile
asociate. Fără permisiune, nu facem următoarele:- Nu copiem și nu utilizăm software sau alte modele de produse
dezvoltate de alte companii sau persoane fizice.
- Nu copiem și nu utilizăm imagini sau date text din surse media,
cum ar fi internetul.
• Să păstrăm în siguranță informațiile confidențiale de afaceri
ale altor persoane, utilizându-le numai în conformitate cu
prevederile contractelor aplicabile.
• Să avem grijă atunci când obținem informații confidențiale deafaceri, să ne asigurăm că avem dreptul de a le utiliza și să nu
utilizăm niciodată informații de origine îndoielnică.
• Să nu exercităm niciodată presiuni asupra altor persoane, inclusiv
asupra noilor angajați, pentru a divulga informații confidențiale
de afaceri ale angajatorilor anteriori.
18

CUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabili

Ne desfășurăm activitatea în mod legal
Pe măsură ce facem progrese tehnologice pentru a oferi un viitor mai bun,respectăm și onorăm întotdeauna legile și reglementările din industria
noastră, precum și pe cele ale țărilor în care ne desfășurăm activitatea.
Calitatea și siguranța produselor și serviciilor noastre. . . 20
Concurență loială. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Combaterea mitei și a corupției. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Comerțul internațional. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
19

Protejăm Grupul

AnexăResurse utileCUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabiliProtejăm Grupul

AnexăResurse utile

Calitatea și siguranța produselor și
serviciilor noastre
Ne păstrăm încrederea clienților noștri, asigurându-ne că produsele șiserviciile noastre îndeplinesc sau depășesc propriile noastre standardeinterne, precum și standardele stabilite de industria noastră.

Ne-am asumat următoarele angajamente:• Să îndeplinim standarde înalte de calitate și siguranță în fiecare etapă aprocesului, prin:- Modificarea sau eliminarea, în timpul etapelor de planificare și proiectare
a produsului, a oricăror caracteristici care pot duce la accidente.
- S emnalarea către părțile corespunzătoare a eventualelor produse carenu îndeplinesc specificațiile sau standardele noastre în timpul etapelorde fabricație și inspecție, și oprirea dării în folosință a acestor produse.
- Includerea de alerte sau avertismente corespunzătoare în manualelede utilizare, pentru a ne asigura că produsele sunt utilizate șiîntreținute în siguranță.
- Depozitarea corectă a produselor, în conformitate cu politicile șiprocedurile noastre.
- Raportarea promptă a reclamațiilor referitoare la produse, în
conformitate cu procedurile definite.
20-O bținerea tuturor aprobărilor de reglementare înainte decomercializarea sau vânzarea produselor noastre, și îndeplinirea
tuturor obligațiilor de reglementare în vigoare asociate cu aceste
operațiuni.
• Să fim sinceri și transparenți în ceea ce le spunem clienților despre
produsele și serviciile noastre – înțelegem că afirmațiile exagerate sau
garanțiile neîntemeiate pot da naștere răspunderii juridice și pot puneîn pericol siguranța clienților.

CE AȚI FACE?
Unul dintre contractele noastre impune un test care se repetă într-o etapă
ulterioară a procesului. Testul anterior pare a fi o pierdere de timp și bani șiîncetinește livrarea. Testul suplimentar poate fi omis?
Nu. Deoarece contractul impune ca ambele teste să fie efectuate, nu se pot
efectua modificări ale testelor sau ale mijloacelor de control al calității fărăa informa în prealabil și a obține aprobarea nivelului adecvat de conducere,
precum și aprobarea clientului nostru. Livrarea cu bună știință a unui produs
care nu îndeplinește specificațiile contractului sau cerințele de testare, fărăaprobarea clientului nostru, poate fi considerată fraudă și o încălcare a legii.

CUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabili

Concurență loială

Protejăm Grupul

AnexăResurse utile

Ne-am asumat următoarele angajamente:• Să promovăm o concurență liberă, loială și deschisă, prin respectarea
legislației concurenței, a legislației antitrust și antimonopol, oriunde
ne desfășurăm activitatea.
• Să acționăm cu bună-credință în afaceri și să ne respectăm
promisiunile făcute clienților:-N u obținem vânzări prin practici de marketing incorecte.
-N e asigurăm că reclamele și materialele promoționale sunt fapticeși complete.
-N u facem niciodată afirmații false sau înșelătoare despre produsele
noastre.
-N u le impunem clienților un anumit preț de revânzare sau un ecart
al prețului de revânzare.
• Să ne depășim concurenții în mod corect și legal:-N u ne implicăm în conversații cu concurenții despre subiecte
sensibile din punct de vedere al concurenței (cum ar fi prețurile,
costurile, volumele de producție sau condițiile de vânzare).
-N u încheiem niciun fel de acorduri sau înțelegeri – oficiale
sau neoficiale – care ar limita (sau ar da impresia că limitează)concurența.
-N
 u compromitem numele și reputația unui concurent defăimândsau denigrându-l pe acesta ori produsele și serviciile sale.

Concurăm puternic, dar corect, și ne bazăm succesul pe produsele
noastre de înaltă calitate (niciodată pe practici neetice sau ilegale).

21

CUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabili• Să colectăm în mod corect informații despre piață sau concurență,prin intermediul surselor publice (cum ar fi știrile, revistele comercialeși feedbackul clienților). Avem grijă să nu abuzăm niciodată deinformațiile confidențiale și să nu prezentăm greșit cine suntem sau
pentru cine lucrăm. (Pentru mai multe informații, consultați secțiunea
Protejarea informațiilor de afaceri ale altor persoane din cod.)CE AȚI FACE?
În timpul unei întâlniri a unei asociații profesionale, doi dintre concurenții
noștri încep să discute despre marjele lor de profit scăzute și să se plângă
de reducerile semnificative. Nu spuneți nimic la momentul respectiv,
dar câteva săptămâni mai târziu ambele companii își cresc prețurile. Văîntrebați dacă ar fi trebuit să luați măsuri specifice la întâlnire atunci când aavut loc discuția.
Da, ar fi trebuit. O autoritate ar putea concluziona că toată lumea de la întâlnire– indiferent dacă a participat sau nu la conversație – a fost de acord cu stabilireaprețurilor, chiar dacă nu a existat niciodată un acord oficial. Acțiunea corectă
în acest fel de situație ar fi fost să spuneți că discuția este inadecvată și apoi săpărăsiți reuniunea și să raportați imediat problema departamentului juridic.

22

Protejăm Grupul

AnexăResurse utileCUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabiliProtejăm Grupul

AnexăResurse utile

Combaterea mitei și a corupției
Lucrăm cu onestitate și integritate. Nu oferim și nu acceptăm
niciodată mită și nu permitem altora să ofere sau să accepte mită în
numele nostru.

Ne-am asumat următoarele angajamente:• Să câștigăm afaceri pe baza meritelor produselor și serviciilor
noastre.
• Să menținem o politică de toleranță zero în ceea ce privește mita
sau comisioanele ilegale.
• Să evităm chiar și aparența unei plăți necuvenite, indiferent depractica locală sau de practica altor companii.
• Să păstrăm registre contabile și evidențe corecte, astfel încât
natura oricărui lucru oferit sau primit să fie clară și permisă depoliticile noastre.
• Să efectuăm verificarea prealabilă la selectarea partenerilor deafaceri HOYA, să monitorizăm performanța acestora și să luămatitudine cu privire la practicile de afaceri discutabile.
• Să nu achităm niciodată plăți de facilitare. Dacă se solicită o plată
de facilitare, raportați solicitarea către departamentul juridic saude conformitate.

CE ESTE O „MITĂ”?
Orice lucru de valoare oferit unei persoane din guvern sau din
sectorul privat pentru a obține (sau menține) un avantaj în afaceri,
financiar sau comercial. Mita poate fi numerar, dar poate lua șialte forme. Un cadou, o favoare, o reducere personală, chiar șio ofertă de împrumut sau un loc de muncă pot fi considerate mitădacă sunt oferite în schimbul unui tratament special sau pentru
a influența o decizie.

23

CUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabili

CE ESTE O „PLATĂ DE FACILITARE”?
O mică plată (denumită uneori „comision ilegal” sau „plată de ungere”)
efectuată către un funcționar guvernamental de nivel inferior, pentru
a-l încuraja să efectueze sau să accelereze o acțiune de rutină (cum arfi prelucrarea documentelor sau obținerea de servicii telefonice sau dealimentare cu energie). HOYA interzice plățile de facilitare.

CE AȚI FACE?
Am observat că oferirea de cadouri este uneori așteptată, fiind „un gestde politețe obișnuit” într-o anumită țară, dar poate fi considerată o plată
necuvenită sau chiar mită în alta. Când călătoresc și mă întâlnesc cu clienții,ce înseamnă asta pentru mine?
Nu trebuie să oferiți nicio plată și niciun beneficiu de niciun fel pentru a obține unavantaj incorect în afaceri. Chiar și schimbul de cadouri care constituie „un gestde politețe obișnuit” în țara dvs. de origine poate fi considerat mită în altă țară în
cazul în care cadoul are o valoare mai mult decât simbolică. Trebuie să respectați
întotdeauna politicile HOYA și legile locale aplicabile. În cazul în care nu sunteți
sigur dacă un cadou este adecvat, trebuie să vă consultați cu departamentele
juridic sau de conformitate.

24

Protejăm Grupul

AnexăResurse utileCUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabili

Comerțul internațional

Protejăm Grupul

AnexăResurse utile

Ne-am asumat următoarele angajamente:• Să cunoaștem și să respectăm cerințele de import, export șicomerț – precum și politicile și procedurile noastre –așa cum se aplică în țările în care ne desfășurăm activitatea.
• Să păstrăm documentele de import, export și vamale necesarela fiecare unitate de afaceri a HOYA.
• Să efectuăm verificarea prealabilă pentru a ne asigura că
cunoaștem utilizatorul final și utilizarea finală preconizată aproduselor noastre.
• Să refuzăm să facem afaceri cu țări care apar pe listele naționale și
globale restricționate din cauza preocupărilor legate de securitate,
cu excepția cazului în care am primit licențele corespunzătoare
pentru a vinde către astfel de țări.
• Să ajutăm la prevenirea și detectarea spălării banilor și finanțării
terorismului prin observarea oricăror plăți suspecte, care pot
include:-P lăți în numerar.
-P lățile efectuate din conturi personale în locul conturilor depersoană juridică.
- Tranzacții cu instituții financiare sau terțe părți fără o relație logică
cu clientul sau partenerul de afaceri.

Ne-am angajat să aplicăm practici de afaceri responsabile în
operațiunile noastre de afaceri transfrontaliere și să prevenim
finanțarea terorismului și orice amenințare la adresa păcii și securității
internaționale.

25

CUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabili

CE AȚI FACE?
Un furnizor ne solicită să trimitem plăți la o nouă adresă. Bănuiți că este
posibil să se întâmple ceva ilegal sau inadecvat. Ar trebui să vă exprimați
îngrijorările?
Da. Aveți dreptate să fiți suspicios. Acest lucru poate fi un demers de a spăla bani saude a evita în alt mod cerințele legale. Trebuie să contactați imediat departamentul
financiar și, între timp, nu modificați adresa până când nu vi se spune să faceți acest
lucru. Dacă este posibil, nu mai discutați cu furnizorul despre solicitare până când nu
sunteți înștiințat de departamentul financiar să faceți acest lucru.
Am cumpărat un produs contrafăcut într-o călătorie de afaceri, pentru a-l
aduce înapoi ca suvenir. Din moment ce am cumpărat obiectul în străinătate,este în regulă să îl aduc înapoi în țara mea?
Nu. Trebuie să știți că în unele țări este interzisă introducerea produselor
contrafăcute în țară și nu doar persoanele, ci și compania de care aparțin
persoanele respective pot fi pedepsite conform legilor relevante.
Primiți o comandă mare de la o companie de care nu ați mai auzit sau cu carenu ați mai făcut afaceri. Compania nu pare să aibă experiență în domeniul
nostru, iar adresa de facturare pare să fie o proprietate rezidențială. Ar trebuisă solicitați informații suplimentare înainte de a onora comanda?
Da. Aveți responsabilitatea de a cunoaște destinația finală a tuturor produselor,pentru a respecta legile privind controlul exporturilor și pentru a proteja aspectele
de securitate națională. Trebuie să cereți mai multe informații despre domeniul deactivitate al companiei respective, despre utilizatorul final și despre utilizarea finală
a produselor. Dacă tot nu sunteți sigur, contactați departamentele juridic sau deconformitate.

26

Protejăm Grupul

AnexăResurse utileCUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabiliProtejăm Grupul

Suntem parteneri de afaceri responsabili
Stabilim și menținem relații bune, reciproc avantajoase, cu clienții șipartenerii noștri de afaceri.

Obligațiile din domeniul medical.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Relațiile cu furnizorii. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Conflictele de interese .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Cadouri și divertisment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Mediul înconjurător . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
27

Anexă

Resurse utileCUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabili

Obligațiile din domeniul medical

Protejăm Grupul

AnexăResurse utile

Ne-am asumat următoarele angajamente:• Să înțelegem toate obligațiile noastre de reglementare și să
respectăm toate regulile și reglementările aplicabile.
• Să interacționăm cu profesioniștii din domeniul sănătății („PDS”),
categorie care include medici, asistenți medicali, asistenți medicali
licențiați, administratori ai planurilor de asigurări medicale,
optometriști și instituții medicale, în conformitate cu legile,
reglementările, standardele industriale și codurile asociațiilor
profesionale aplicabile.
• Să evităm influențarea PDS în deciziile lor medicale profesionale
privind utilizarea produselor HOYA, prin comunicări
necorespunzătoare, materiale de marketing neaprobate sau
stimulente financiare necorespunzătoare.
• Să divulgăm cu acuratețe plățile sau alte transferuri de valoare către
medici, spitale universitare și alte persoane fizice sau juridice, înmăsura impusă de legislația aplicabilă.
• Să furnizăm fonduri nerambursabile pentru cercetare și educație,și compensații la valoarea justă de piață pentru PDS, în strictă
conformitate cu legile și reglementările aplicabile și cu politicile șiprocedurile HOYA.
• Să cerem ajutor atunci când avem o întrebare.

Înțelegem că unele dintre companiile noastre lucrează în industria
medicală, care este strict reglementată, și au o obligație crescută de a
respecta cerințe stringente privind calitatea și siguranța produselor.

28

CUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabiliProtejăm Grupul

AnexăResurse utileȘTIAȚI CĂ… ?
HOYA respectă o varietate de cerințe legale și de reglementare în
domeniul sănătății în țările în care își desfășoară activitatea. Acestea
includ norme care vizează:CE AȚI FACE?
O doamnă doctor ar dori ca HOYA să plătească pentru deplasarea ei în
Japonia pentru a vizita centrele HOYA. În timp ce se află Japonia, ea ar doriși să facă turism câteva zile, pe cheltuiala HOYA. Este permis acest lucru?

- Cercetarea clinică
- Dezvoltarea produselor- Producție

Nu. Deși HOYA poate plăti costurile modeste și rezonabile de deplasare și cazare
ale unui PDS pentru participarea la un program sau o întâlnire organizată decompanie privind tehnologiile medicale, în anumite circumstanțe, sub rezerva
aprobării prealabile de către companie, partea turistică a călătoriei ar putea
fi percepută drept o încercare necorespunzătoare de a influența procesul
decizional independent al medicului și, prin urmare, nu este permisă. Consultați
departamentele juridic sau de conformitate pentru mai multe recomandări înaceastă situație.

- Promovarea produselor- Protecția datelor- Interacțiunile cu clienții
- Facturarea produselor și a serviciilor asociate
Ne este strict interzis să oferim sau să promitem un beneficiu
necuvenit unui profesionist din domeniul sănătății, cu scopul dea influența utilizarea, achiziționarea sau recomandarea produselor
noastre.

29

CUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabiliRelațiile cu furnizorii

Protejăm Grupul

AnexăResurse utileDORIȚI MAI MULTE INFORMAȚII?

Alegem furnizorii pe baza unor criterii obiective și măsurabile și apoi
colaborăm pentru a ne asigura că aceștia își îndeplinesc obligațiile de asusține activitatea și misiunea Grupului HOYA.

Codul furnizorilor HOYA

Ne-am asumat următoarele angajamente:• Să colaborăm cu parteneri de afaceri care împărtășesc angajamentul
nostru de a-și desfășura activitatea cu integritate, de a-și înțelege
responsabilitatea socială și de a proteja drepturile fundamentale ale
omului și ale lucrătorilor.
• Să facem alegeri bune, evaluând criterii precum calitatea, experiența,antecedentele privind livrările și prețul pentru a alege partenerii deafaceri potriviți pentru Grup.
• Să îi tratăm corect pe partenerii noștri de afaceri și să nu profităm
niciodată de aceștia prin manipulare, ascundere, utilizarea
necorespunzătoare a poziției, coerciție, denaturarea faptelor sau prinalte practici sau operațiuni incorecte.
• Să monitorizăm performanța furnizorilor noștri, pentru a asigura
evidența onestă a timpului și a materialelor, precum și livrabile care
respectă standardele noastre și Codul furnizorilor HOYA.
• Să ne îndeplinim rolul de a ne asigura că întregul nostru lanț deaprovizionare, inclusiv subcontractanții, acționează la standarde
etice înalte.

CE AȚI FACE?
Un consultant care lucrează pentru HOYA a trimis o factură care enumeră
unele plăți foarte vagi în numerar și solicită rambursarea acestor plăți. Ar
trebui să puneți la îndoială această factură?
Da. Atunci când analizați plățile în numerar sau orice articol dintr-o factură,trebuie să solicitați întotdeauna detalii justificative și chitanțe. Așteptăm
din partea consultanților noștri, a distribuitorilor noștri și a altor terți să fie
transparenți și onești în păstrarea evidențelor, așa că solicitați mai multe detalii,
iar dacă sunteți îngrijorat de ceva nepotrivit sau ilegal, comunicați imediatîngrijorările dumneavoastră.

30

CUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabili

Conflictele de interese

Protejăm Grupul

AnexăResurse utileȘTIAȚI CĂ… ?

Evităm situațiile în care interesele sau activitățile noastre personale
pot intra în conflict cu capacitatea noastră de a lua decizii obiective în
numele HOYA.

Nu este posibil să identificăm orice fel de situație în care poate apărea
un conflict de interese, dar există anumite situații care pot da naștere
unui conflict. Dacă aveți întrebări, vă rugăm să vă consultați cu
superiorul sau managerul dumneavoastră.

Ne-am asumat următoarele angajamente:-U n al doilea loc de muncă. Acceptarea angajării cu fracțiune denormă, încheierea unui contract pentru prestări de servicii sau
implicarea într-o tranzacție de afaceri cu un concurent, furnizor,
prestator de servicii sau client al HOYA.

• Să adoptăm o atitudine proactivă – să cunoaștem și să evităm tipurilede situații care pot da naștere unui conflict.
• Să divulgăm orice potențial conflict de interese către supervizorul sau
managerul nostru (în funcție de circumstanțe, majoritatea conflictelor
pot fi rezolvate dacă sunt dezvăluite în mod proactiv și gestionate în
mod adecvat).

-U n interes financiar. Deținerea unei participații la un concurent,
furnizor, prestator de servicii sau client al HOYA.
-U n interes personal. Capacitate decizională într-o tranzacție
de afaceri sau decizie de afaceri a HOYA, atunci când dvs. sau un
membru al familiei puteți avea un interes personal sau financiar.
-O relație personală. Un membru al familiei care este angajat al
HOYA sau al unui concurent, furnizor, prestator de servicii sau client
al HOYA.
-C adouri, divertisment și gesturi de politețe în afaceri. Oferirea
sau acceptarea unui cadou sau a unei oferte care esteîn afara limitelor stabilite de politicile noastre.
-O oportunitate externă. Vânzarea de bunuri sau servicii careconcurează cu bunurile și serviciile Grupului HOYA.
-C omunicări. Ținerea unui discurs sau scrierea unui articol despre unsubiect care are legătură cu Grupul HOYA sau cu activitatea dvs. la
HOYA, fără a obține aprobarea prealabilă.
Nu sunteți sigur dacă o situație prezintă un conflict? Întrebați înainte
de a continua.

31

CUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabili

CE AȚI FACE?
Doriți să acceptați un loc de muncă cu fracțiune de normă în weekenduri.
Nu are nimic de-a face cu munca dvs. la HOYA și durează doar câteva luni.
Constituie un conflict?
Depinde de factori precum tipul de loc de muncă pe care îl aveți în vedere și
programul de lucru. Dar va trebui să discutați cu supervizorul sau managerul dvs.
înainte de a accepta, pentru a vă asigura că nu există niciun conflict.
Faceți parte din echipa care va decide cu privire la un nou furnizor, iar
cumnatul dvs. lucrează pentru una dintre companiile pe care HOYA le ia în
considerare în acest scop. Compania sa are antecedente impresionante înce privește livrarea la timp, și are de departe cele mai bune tarife. Este în
regulă să recomandați compania sa, deoarece ar fi în interesul HOYA?
Da, dar ar trebui să fiți transparent cu privire la relația dumneavoastră. Și, chiardacă dvs. considerați că ați cântărit toate opțiunile și că puteți lua o decizie
obiectivă, ar fi mai bine să preveniți conflictul de interese și să vă retrageți dinechipa decidentă, pentru a nu crea aparența unui comportament incorect sau
inadecvat.
Fiul unui coleg tocmai s-a alăturat echipei dumneavoastră. Este permis
acest lucru?
Rudele pot lucra în aceeași companie. Singura limitare este aceea că niciorudă nu trebuie să fie vreodată în postura de a angaja, a superviza, a influența
condițiile de angajare, salariul sau oportunitățile de promovare, sau de ainfluența managerul unei rude.

32

Protejăm Grupul

AnexăResurse utileCUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabili

Cadouri și divertisment

Protejăm Grupul

AnexăResurse utileȘTIAȚI CĂ… ?

Facem schimb numai de cadouri și divertisment de valoare modestă,care completează în mod rezonabil relațiile de afaceri și nu au ca scop
influențarea necorespunzătoare a altor persoane.

Trebuie să se acorde o atenție suplimentară în cazul relațiilor cu
oficialii guvernamentali (inclusiv cu funcționari cvasi-publici, cum arfi angajații spitalelor sau ai universităților naționale sau de stat). Ceea
ce poate fi permis pentru clienții comerciali ar putea fi ilegal atunci
când aveți de-a face cu funcționari guvernamentali.

Ne-am asumat următoarele angajamente:

Nu oferiți către – și nu acceptați de la – un funcționar guvernamental
niciun lucru de valoare, decât dacă ați obținut aprobarea prealabilă
din partea departamentelor juridic și de conformitate.

• Să nu oferim și să nu acceptăm niciodată cadouri sau divertismentdacă intenția este de a influența o decizie sau gestul este făcut
în schimbul unei afaceri, al unor servicii sau al unor informații
confidențiale.
• Să nu solicităm niciodată cadouri sau divertisment.
• Să oferim sau să acceptăm numai cadouri și divertisment care:- Au un cost rezonabil.
- Nu par excesive sau extravagante.
- Sunt conforme cu politicile organizației persoanei care oferă și aleorganizației destinatarului, precum și cu toate legile și reglementările
aplicabile.
- Sunt aprobate de un supervizor sau manager.
• Să respectăm toate politicile aplicabile la plata onorariilor funcționarilor
publici – această categorie include politicile HOYA și politicile
organizației funcționarului public.
• Să înregistrăm corect toate cheltuielile pentru cadouri și divertisment.

CE AȚI FACE?
Ce trebuie să faceți dacă primiți un cadou despre care știți că este
inadecvat?
Returnați-l donatorului, explicându-i politicos că politica vă interzice să îlpăstrați. În unele circumstanțe, dacă returnarea cadoului ar fi inadecvată sau
nu este posibilă, pot fi luate în considerare alternative, cum ar fi expunerea
cadoului într-o zonă publică sau donarea acestuia către o organizație caritabilă.
În acest tip de situație, discutați cu superiorul, managerul sau departamentele
juridic sau de conformitate despre modul corect de a proceda.

33

CUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabiliProtejăm Grupul

AnexăResurse utile

Mediul înconjurător
Ne-am angajat să protejăm mediul înconjurător, să promovăm
sustenabilitatea, să conservăm resursele și să respectăm practicile
ecologice în operațiunile noastre.

Ne-am asumat următoarele angajamente:• Să respectăm toate legile, actele normative și reglementările referitoarela mediu și să raportăm prompt orice suspiciune de încălcare
superiorului sau managerului nostru.
• Să eliminăm deșeurile în mod corespunzător. Nu vom arunca deșeurileîn mod ilegal.
• Să ne străduim să asigurăm sustenabilitatea mediului înconjurător în
toate operațiunile noastre, prin:- Îmbunătățirea continuă a performanței ecologice, reducerea laminimum a deșeurilor și prevenirea poluării.
- Integrarea practicilor ecologice solide în practicile noastre de afaceri,
inclusiv în achiziții și în proiectarea, testarea, fabricarea și susținerea
produselor.
- Luarea în considerare a impactului asupra mediului în cursul
dezvoltării de noi produse sau procese și în selectarea materialelor deproducție.

CE AȚI FACE?
Aveți câteva idei despre cum să utilizați mai puțină hârtie în unitatea
dumneavoastră. Cu cine ar trebui să discutați?
HOYA salută orice idee de diminuare a impactului nostru asupra mediului.
Explorați-vă ideile cu supervizorul sau managerul dvs. pentru a vedea dacăpot fi implementate în unitatea dumneavoastră.

34

CUPRINS |Introducere

ULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legalÎi respectăm pe ceilalți

Suntem parteneri deafaceri responsabiliProtejăm Grupul
Ne protejăm activele, informațiile și reputația – acestea susțin activitatea
noastră și oamenii pe care îi deservim în fiecare zi.

Păstrarea corectă a evidențelor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Informații despre Grupul HOYA.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Activele Grupului HOYA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Tranzacții bazate pe informații privilegiate . . . . . . . . . . . 42
Comunicări responsabile. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
35

Protejăm Grupul

AnexăResurse utileCUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabiliProtejăm Grupul

AnexăResurse utilePăstrarea corectă a evidențelor
Păstrăm încrederea tuturor părților interesate din Grupul HOYA
(inclusiv a autorităților de reglementare, investitorilor și clienților) prinpăstrarea de registre și înregistrări contabile care reflectă cu acuratețe
situația financiară a Grupului.

• Să rămânem vigilenți în ceea ce privește neregulile sau
inexactitățile și să raportăm actele de fraudă sau conduită financiară
necorespunzătoare.
• Să raportăm prompt către departamentele juridic sau deconformitate, Linia de asistență HOYA sau orice alt canal deraportare eventualele presiuni din partea conducerii de a raporta
incorect rezultatele financiare.

Ne-am asumat următoarele angajamente:• Să cunoaștem și să respectăm procesele noastre interne, mijloacelede control și politicile contabile.
• Să ne asigurăm că informațiile pe care le înregistrăm sunt oneste,
complete și punctuale.
• Să gestionăm, să stocăm și să eliminăm informațiile conform
descrierii din politicile noastre.
• Să nu raportăm niciodată greșit și să nu denaturăm informațiile.
• Să nu rescriem, să nu ștergem și să nu distrugem niciodată
informațiile Grupului HOYA (inclusiv informațiile digitale) care ar putea
fi necesare pentru o investigație, un audit sau o procedură legală.
• Să verificăm cu un supervizor sau un manager înainte de a transmite
informații nedivulgate ca răspuns la o solicitare din partea presei sau
a unei surse din afara HOYA.

ȘTIAȚI CĂ… ?
Fiecare dintre noi, indiferent de postul pe care îl ocupăm la HOYA,
are responsabilitatea de a păstra evidențe corecte. O „evidență”
documentară ar putea fi:- Un decont de cheltuieli- O foaie de pontaj- Un raport de producție
- Un bon de achiziție
- O factură- O declarație depusă conform normelor de reglementare
sau guvernamentale

36

CUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabiliProtejăm Grupul

AnexăResurse utile

CE AȚI FACE?
Uneori vă luați de lucru acasă și lucrați pe computerul personal de acasă.
Este în regulă să păstrați unele evidențe și documente pe computerul
personal de acasă, ca rezervă?
Nu. Este interzisă stocarea evidențelor sau a documentelor HOYA pe
computerul dvs. de acasă, chiar și ca rezervă. Dacă descărcați documente
HOYA pe computerul de acasă, asigurați-vă că le ștergeți, chiar dacă acestea
sunt doar variante preliminare sau documente în lucru.

37

CUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabiliProtejăm Grupul

AnexăResurse utile

Informații despre Grupul HOYA
Protejăm informațiile Grupului HOYA, inclusiv evidențele comerciale
și financiare și informațiile tehnice, și le protejăm împotriva
pierderii, utilizării necorespunzătoare sau accesului sau dezvăluirii
necorespunzătoare.

-U tilizăm numai hardware, software, aplicații și dispozitive destocare aprobate de HOYA.
- S untem atenți la phishing, malware, ransomware și alte forme deatac care ar putea pune în pericol sistemele noastre.
• Să avem grijă când utilizăm rețelele de socializare:-C larificăm faptul că opiniile pe care le publicăm în calitate deangajați nu reprezintă opiniile HOYA.
-N u divulgăm niciodată informații confidențiale despre Grup, clienții
noștri, colegii noștri sau partenerii noștri de afaceri.
-N u postăm niciodată niciun material care ar putea constitui
discriminare, hărțuire sau intimidare.
• Să evităm discuțiile despre informații confidențiale cu familia sau
prietenii și în locuri în care persoane neautorizate ar putea auzi
ceea ce se spune (de ex. în lifturi, în restaurante sau în mijloacele detransport public).
• Să raportăm imediat furtul, pierderea sau divulgarea neautorizată ainformațiilor confidențiale.
• Să returnăm întreaga documentație și toate suporturile media careconțin informații ale Grupului atunci când părăsim Grupul.

Ne-am asumat următoarele angajamente:• Să păstrăm confidențialitatea tuturor informațiilor exclusive ale
Grupului HOYA, cum ar fi informațiile tehnice, informațiile despre noile
produse, datele financiare nepublicate și planurile de afaceri și demarketing, previziunile, strategiile și politicile.
• Să partajăm informațiile confidențiale ale Grupului HOYA numai cu
persoanele autorizate și care au o necesitate legitimă de a le cunoaște.
• Să restricționăm răspunsurile la sondajele externe de marketing, cu
excepția cazului în care avem aprobarea corespunzătoare.
• Să ne asigurăm că avem aprobările necesare înainte de a transmite
informații confidențiale oricărei persoane din afara HOYA.
• Să practicăm o bună securitate cibernetică:- Respectăm regulile, politicile și procedurile departamentului IT
pentru a preveni accesul neautorizat la datele noastre.

38

CUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabili

CE SUNT „INFORMAȚIILE TEHNICE”?
Informații și know-how care sunt proprietatea exclusivă a HOYA și
care nu sunt încă protejate de un brevet. Acestea includ:- Invenții de cercetare-dezvoltare- Tehnici de producție
- Îmbunătățiri ale tehnologiilor
Nu facem publice aceste informații (de exemplu, la conferințe
academice sau în lucrări tehnice), cu excepția cazului în care există unmotiv legitim pentru a face acest lucru și avem aprobarea prealabilă aunui supervizor sau manager.

CE AȚI FACE?
O prietenă își înființează o companie și v-a cerut o listă de clienți ai HOYA
care ar putea fi interesați de serviciile sale. Puteți furniza aceste informații
prietenei dvs.?
Nu. Listele noastre de clienți sunt confidențiale și nu trebuie comunicate
niciodată niciunei persoane (din interiorul sau din afara HOYA) care nu desfășoară
activități pentru HOYA.

39

Protejăm Grupul

AnexăResurse utileCUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabili

Activele Grupului HOYA
Înțelegem că activele Grupului HOYA sunt destinate activităților
legate de Grup și le protejăm împotriva pierderii, deteriorării, furtuluiși utilizării necorespunzătoare.

Ne-am asumat următoarele angajamente:• Să ne asigurăm că toate activele Grupului sunt utilizate numai
pentru activități legate de Grup și că orice altă utilizare este
aprobată de un supervizor sau manager.
• Să nu utilizăm niciodată fondurile Grupului în mod incorect.
• Să păstrăm și să menținem înregistrări exacte referitoare laechipamente și inventar.
• Să nu ne însușim niciodată materiile prime, stocurile, instrumentele
de promovare a vânzărilor sau consumabilele și să nu le eliminăm
fără autorizație.
• Să raportăm toate echipamentele deteriorate, nesigure sau carenecesită reparații.
• Să returnăm toate bunurile aparținând Grupului care ne-au fost
furnizate, atunci când părăsim Grupul.

40

Protejăm Grupul

AnexăResurse utileCUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabiliProtejăm Grupul

AnexăResurse utile

CE ESTE UN „ACTIV AL HOYA”?
Poate fi:
- Un activ fizic, de exemplu: spații și dotări, vehicule, mobilier,echipament de producție și consumabile.
- Un activ financiar, de exemplu: Fonduri ale Grupului, inclusiv cecuri,
carduri de credit, facturi și alte înregistrări care servesc unei valori
monetare.
- Un activ electronic, de exemplu: computere, dispozitive decomunicare, telefoane, sisteme informatice, acces la internet/
intranet, asistenți digitali personali și alte dispozitive, sisteme și
tehnologii similare.
Informațiile reprezintă, de asemenea, un activ valoros al Grupului.
Consultați secțiunea Informații despre Grupul HOYA, pentru mai
multe detalii.

CE AȚI FACE?
Tocmai ați primit un computer nou ca parte a procesului deactualizare tehnologică a companiei. Îi puteți da vechiul computer
fiicei dvs.?
Nu. Chiar dacă vechiul computer nu mai este folosit, acesta trebuie
returnat companiei pentru eliminarea corespunzătoare.

41

CUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabili

Tranzacții bazate pe informații
privilegiate
Respectăm legile privind tranzacțiile bazate pe informații privilegiate,în toate teritoriile în care ne desfășurăm activitatea.

Ne-am asumat următoarele angajamente:• Să recunoaștem tipurile de informații considerate „informații
privilegiate” și să nu utilizăm niciodată respectivele informații cabază pentru luarea deciziilor cu privire la cumpărarea sau vânzareade acțiuni, obligațiuni, opțiuni sau alte valori mobiliare ale Grupului
HOYA sau ale oricărei alte companii cotate la bursă, cu excepția
cazului în care informațiile devin publice și nu înainte de momentul
respectiv.
• Să nu transmitem niciodată „informații privilegiate” altor persoane,
cum ar fi prietenii și familia, astfel încât să poată profita de aceste
informații.
• După părăsirea HOYA, evităm tranzacționarea pe bază de informații
privilegiate fără caracter public, până când informațiile devin publice.

42

Protejăm Grupul

AnexăResurse utileCUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabiliProtejăm Grupul

AnexăResurse utile

CE SUNT „INFORMAȚIILE PRIVILEGIATE”?
Informații pe care un investitor rezonabil le-ar considera utile pentru a
determina dacă să tranzacționeze acțiuni sau alte titluri de valoare ale
Grupului. Exemplele includ:CE AȚI FACE?
Un furnizor mi-a vorbit despre un produs nou în mod confidențial. Nu
putem utiliza produsul, dar cred că are un potențial real și că acțiunile
companiei furnizorului vor crește rapid. Pot cumpăra acțiuni ale companiei?

- Rezultatele financiare ale Grupului- Proiecții ale rezultatelor financiare viitoare- Noutăți cu privire la o alianță, fuziune sau achiziționare de active,
în curs sau propusă

Nu. Nu puteți cumpăra acțiunile furnizorului până când informațiile pe carele dețineți nu sunt disponibile public. Aceste informații sunt „informații
privilegiate”, care v-au fost oferite în condiții de confidențialitate. Tranzacționarea
bazată pe aceste informații (sau transmiterea pontului către persoane, astfelîncât să poată tranzacționa pe baza lor) ar încălca politicile noastre și legea.

- Un contract nou important sau anularea unui contract- Informații privind litigiile care implică Grupul- O modificare a politicii privind dividendele- O schimbare în conducerea superioară

43

CUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabiliProtejăm Grupul

AnexăResurse utile

Comunicări responsabile
Desemnăm un punct central de contact care se poate exprima cu
claritate și consecvență atunci când oferă informații pentru public
și mass-media.

Ne-am asumat următoarele angajamente:• Să nu dăm niciodată impresia că noi, în calitate de angajați individuali,
vorbim în numele HOYA în nicio comunicare care poate devenipublică, cu excepția cazului în care am fost desemnați de către Grupul
HOYA să facem acest lucru.
• Să redirecționăm toate contactele sau solicitările externe către resursa
adecvată din cadrul HOYA.
- Dacă suntem contactați de presă sau de analiști financiari, ne
informăm imediat superiorul, managerul sau Grupul pentru relații cu
investitorii.
- Dacă suntem contactați de un funcționar al unui organism
de aplicare a legii sau de un funcționar al unui organism dereglementare sau primim orice tip de notificare privind aplicarea
legii, informăm imediat departamentele juridic sau de conformitate.
• Să obținem aprobarea din partea unui supervizor sau manager înainte
de a accepta o invitație de a purta o discuție sau de a scrie un articol
despre un subiect legat de companie sau de activitatea noastră în
cadrul Grupului HOYA.

CE AȚI FACE?
Primiți un e-mail prin care vi se cere să participați la un sondaj decercetare de piață și să răspundeți la câteva întrebări de bază despre Grup.
Organizatorii sondajului se oferă chiar să vă plătească pentru timpul alocat
sau să doneze pentru o organizație caritabilă aleasă de dumneavoastră.
Puteți participa la sondaj fără a vă consulta cu supervizorul sau cu
managerul dvs.?
Nu. Este important să se confirme credibilitatea acestor tipuri de solicitări
informale prin e-mail (sau apeluri telefonice) prin care se cer informații despre
HOYA sau companiile HOYA, deoarece pot fi încercări de a obține informații
concurențiale sau de piață. De asemenea, trebuie să avem grijă să ne asigurăm
că aceste solicitări prin e-mail nu sunt tentative de „phishing” sau încercări rău
intenționate de a introduce viruși dăunători în rețelele noastre informatice.
Trebuie să vă consultați cu superiorul sau managerul dvs. și, de asemenea, cu
departamentul IT înainte de a deschide linkuri din e-mailuri sau de a răspunde
la aceste tipuri de solicitări de informații.

44

CUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabiliProtejăm Grupul

AnexăResurse utileAnexăFormular de aderare la Codul de conduită
al Grupului HOYA (pentru angajați)1. Am primit o copie a Codului de conduită al Grupului HOYA
(sau am acces la o copie de pe rețeaua intranet a Grupului HOYA
sau de pe rețeaua intranet a diviziei HOYA de care aparțin).
2. Am citit și am înțeles Codul de conduită al Grupului HOYA.
3. Voi urma și voi respecta Codul de conduită al Grupului HOYA;
voi respecta legea și toate politicile Grupului.

Semnătura angajatului

DataNumărul de angajat

Organizația și unitatea HOYA
45CUPRINS |Introducere

Îi respectăm pe ceilalțiULTIMA PAGINĂ VIZUALIZATĂ | ÎNAPOI | ÎNAINTE

Ne desfășurăm
activitatea în mod legal

Suntem parteneri deafaceri responsabiliProtejăm Grupul

AnexăResurse utile

Resurse utile
HOYA HelpLine: www.hoyahelpline.com
HOYA Code of Conduct: https://www.hoya.com/en/company/guidelines/
HOYA Compliance:
https://www.hoya.com/en/sustainability/governance/compliance/
HOYA ESG: https://www.hoya.com/en/sustainability/46