Uppförandekod

Det rätta på rätt sätt

Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

Meddelande från vd:nTill alla inom HOYA-koncernen:
Under hela vår långa historia har HOYAkoncernen alltid upprätthållit ett orubbligt
åtagande för vårt uppdrag att skapa produkter
och tjänster genom innovation och kreativ teknik.
Fokus ligger på att göra oss till ett så lönsamt
företag som möjligt och förbättra människorsliv. Men vårt sätt att uppnå dessa resultat ärännu viktigare. Det är vårt ansvar att bedriva
verksamheten med ett absolut åtagande om
att efterleva lagar och tillämpa etiska metoderoch om att bidra positivt till samhället. Vi måste
dessutom alltid agera på ett sätt som visar
respekt för och omsorg om alla medlemmar i HOYA-familjen.

Med anställda i fler än 35 länder och kommersiell räckvidd in i många fler är
det viktigare än någonsin att vi bedriver verksamheten enligt gemensamma
globala normer. Vi har därför tagit fram denna globala uppförandekod för att
ge alla medarbetare inom HOYA-koncernen vägledning för att upprätthålla
våra medarbetares, kunders och aktieägares förtroende. Även om det inte
finns någon kod som täcker alla situationer ni kan befinna er i kan den ge en
god grund för att göra bra val. Om ni fortfarande har frågor eller synpunkter
efter att ni har läst koden bör ni ta upp dem med er närmaste chef, HR eller
ekonomiavdelningen. Ni kan också kontakta HOYA HelpLine.
Kom ihåg att ni är uppskattade medlemmar i HOYA-koncernen och att de val
ni gör lägger grunden till förtroendet för vårt företag. Jag förväntar mig att ni
hanterar problem med integritet och att alla arbetar tillsammans för att varje
dag göra det rätta. Tillsammans kommer vi att bygga och upprätthålla enkoncern som verkligen respekteras och förtjänar förtroende.

Oavsett hur tiderna förändras eller var vi bedriver verksamhet finns det ett mål
som vi måste fokusera på tillsammans - att upprätthålla förtroendet för HOYAkoncernen. Var och en av er har en viktig roll i att garantera företagets framgång.
Era uppföranden har stor inverkan på företagets tillväxt och hur våra intressenter
ser på oss. Vi accepterar inte försäljningar eller vinster som görs/tjänas på olagliga
eller oetiska sätt. För att ett företag ska erkännas och värderas högt av samhället
måste var och en av er göra bra val varje arbetsdag genom att göra rätt, på rättsätt.

Återigen tack för ert fortsatta engagemang och stöd för HOYA:s uppdrag.
HOYA kommer precis som alltid att upprätthålla vårt fokus på våra kollegors
säkerhet och välbefinnande och tillhandahålla enastående produkter och
utmärkt service till våra kunder runt om i världen. Låt oss förbli förenade ochhjälpa varandra att uppnå de gemensamma målen för HOYA-koncernen
genom att ständigt fokusera på att göra allt rätt, på rätt sätt.
Eiichiro Ikeda
vd, HOYA-koncernen2Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurserVårt företags uppdrag
HOYA är engagerat i innovation inom IT,
livsstil och kultur, med en vision om en värld
där alla kan njuta av det goda i livet och leva
i harmoni med naturen.

Åtagande gentemot aktieägareHOYA strävar efter att öka företagets värde genom
att förbättra verksamhetsresultaten och upprätthålla
tillväxten. Vårt mål är att betala rättvis utdelning och ge
aktieägarna en avkastning på deras investeringar som
uppfyller förväntningarna. Vi lämnar gärna
och opartiskt ut företagsinformation.

Åtagande gentemot medarbetareÅtagande gentemot kunder

HOYA respekterar varje medarbetares personlighet
och individualitet. Vi erbjuder våra medarbetare
möjligheter att maximera initiativ och kreativitet
i en säker och tillfredsställande arbetsmiljö. Vi görvårt bästa för att säkerställa ett gott liv för våramedarbetare.

HOYA:s mål är att tillhandahålla säkra produkter
och tjänster av hög kvalitet som erbjuder
verkligt värde. Vi gör allt vi kan för att öka
kundnöjdheten genom att kontinuerligt
förbättra kvaliteten i vår verksamhet.

Åtagande gentemot
samhället
HOYA strävar alltid efter att vara enansvarsfull medborgare. Vi arbetarhårt för att säkerställa att våraföretagsaktiviteter alltid genomförs
med respekt för miljön. Vi är fastbeslutna att efterleva lagar
och etiska regler.

Ledningsprinciper
I syfte att förverkliga HOYA:s vision
har vi upprättat en uppsättning med
ledningsprinciper som vägleder vårabeslut och handlingar. Vi omvandlar
dessa principer till åtgärder som bidrar till
ekonomiskt välstånd, social utvecklingoch kulturella framsteg och vi strävar
efter att vinna förtroende hos alla
som har ett intresse i våraframgångar.
3

Engagemang i innovativ
företagsledning
HOYA strävar ständigt efter att skapa
nytt värde genom innovation ochkreativ teknik. Vi drar största möjliga
nytta av informationsålderns framsteg
via vårt globala ledningsnätverk.
Vi tillämpar ett globalt perspektiv
samtidigt som vi respekterar det lokala
samhällets kultur och sedvänjor.

Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

Innehåll
5

27

Inledning
Vi respekterar vår uppförandekod. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Vi förstår vårt ansvar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Vi delar det som bekymrar oss.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Vi är ansvarsfulla affärspartner
Skyldigheter gentemot vårdsektorn. . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Leverantörsrelationer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Intressekonflikter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Gåvor och representation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Miljön. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

35

12

Vi skyddar koncernen
Korrekt bokföring. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
HOYA-koncernens information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
HOYA-koncernens tillgångar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Insiderhandel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Ansvarsfull kommunikation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Vi respekterar andra
Mänskliga rättigheter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
En positiv, produktiv arbetsplats.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Hälsa och säkerhet.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Dataintegritet.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Skydda andras företagsinformation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

19

Vi bedriver verksamheten lagligt
Våra produkters kvalitet och säkerhet. . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Rättvis konkurrens. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Regler mot mutor och korruption. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Internationell handel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

BilagaHOYA-koncernens bekräftelseblankett för
uppförandekoden (för anställda) .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Användbara resurser.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Denna uppförandekod är inte ett anställningsavtal.

4

Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

InledningVår kod är en viktig resurs för att hjälpa oss att utföra vårt uppdrag.
Den hjälper oss dessutom att göra det rätta på rätt sätt i allt vi gör.

Vi respekterar vår uppförandekod.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Vi förstår vårt ansvar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Vi delar det som bekymrar oss.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

5

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

Vi respekterar vår uppförandekod

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

Vår kod gäller för:
• Alla medarbetare på alla nivåer inom koncernen. Varoch en ansvarar för att läsa, förstå och respektera HOYA:s
uppförandekod.
• Tillfällig personal och kontraktsanställda på plats somarbetar för HOYA-koncernen, men inte är direkt anställda av
koncernen.

I enlighet med HOYA-koncernens grundläggande policy
och värderingar (som framställs i företagets uppdrag och
ledningsprinciper) framställer HOYA:s uppförandekod (”koden”) de
grundläggande riktlinjer som vi alla ska arbeta enligt och följa när vi
utför våra arbetsuppgifter hos HOYA-koncernen.

Samarbetspartner till HOYA-koncernen, tillfällig personal och
kontraktsanställda uppmanas också att uppföra sig i enlighet
med HOYA:s uppförandekod.

Hos HOYA gäller följande:– Uppförandekoden får aldrig överträdas, även om en chef
ber dig göra det.
– Avstå från fördelar som skulle innebära att vi överträdervår uppförandekod.
– Låt inte andra företags praxis påverka vårt åtagande att
följa vår uppförandekod.

6Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

koden ska du omedelbart rådfråga din närmaste chef eller en
specialist som ansvarar för det berörda området (t.ex. ekonomi eller
HR för att fastställa lämpliga åtgärder.
Om du anser att du inte kan lösa ett problem på din arbetsplats
ska du kontakta HOYA HelpLine eller någon annan lokalt tillgänglig
rapporteringskanal för rådgivning, i stället för att ignorera
problemet. Rapporter till sådana kanaler kan också göras anonymt
om det är tillåtet enligt gällande lag. Ett strängt förbud mot
vedergällning mot någon som rapporterar ett problem i god tro
gäller för hela HOYA-koncernen.

VAD SKULLE DU GÖRA?
Vad ska du göra om det förekommer en
konflikt mellan det som föreskrivs i vår kod och
lagarna i det land där du arbetar och du inte är
säker på hur du ska agera?

Vad händer om någon bryter mot vår kod?
De medarbetare som bryter mot koden eller uppmuntrar andra
att göra det eller som blundar för en överträdelse kan bli föremål
för disciplinära åtgärder beroende på överträdelsens slag och
allvarlighetsgrad. För högre chefer eller styrelseledamöter kanpåföljderna bli allvarligare.

Du måste uppfylla det striktare kravet. Om det inte
är tydligt vilket krav som är striktare bör du söka
vägledning från den juridiska avdelningen eller
efterlevnadsavdelningen.

Om det uppstår frågor om HOYA:s uppförandekod under dittarbete eller om du iakttar eller misstänker en överträdelse av
7

Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

Vi förstår vårt ansvar
Varje medlem i HOYA-koncernen har ett ansvar att upprätthålla vårtgoda rykte om att bedriva verksamheten lagligt och etiskt. Detta
kräver följande:• Var och en av oss måste uppvisa ett beteende på arbetsplatsensom återspeglar våra värderingar och efterlever alla tillämpliga
lagar, förordningar och HOYA-koncernens regler och policyer(inklusive branschspecifika bestämmelser relaterade till vissa av våraverksamhetsområden). Vi måste också uppföra oss i enlighet med
HOYA-koncernens regler och policyer och undvika även det som
kan se ut som oegentligheter.
• Vi måste förstå att dessa riktlinjer inte behandlar varje tänkbar
situation som vi kan ställas inför på arbetsplatsen. I situationer där
den rätta vägen inte är tydlig frågar vi oss själva:Är det lagligt?

Skulle det
kännas rätt om
andra kände till
mitt beslut?

Är det förenligt
med HOYAkoncernenslångsiktiga mål
och intressen?

Är det tillåtet
enligt vår
uppförandekod
och våra policyer?

Återspeglar detvårt uppdragoch våra
ledningsprinciper?

Om du kan svara ”ja” på alla dessa frågor är det antagligen
godtagbart gå vidare. Men ”nej” eller ”jag vet inte” som svar pånågon fråga innebär att du måste stanna upp, tänka om eller söka
vägledning från din närmaste chef, avdelningschefen, HR eller
ekonomiavdelningen innan du går vidare. Kom ihåg att det alltid,
i alla situationer, är lämpligt att be om hjälp.
8Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner• Vi besvarar inte några krav från organiserade brottsligaorganisationer.
• De verksamhetsbeslut vi fattar, oavsett vår befattning, måste fattas i
HOYA-koncernens bästa intresse. Som anställda måste vi säkerställa
följande:– Vi arbetar utan intressekonflikter.
– Vi förskingrar inte någon egendom som tillhör HOYA-koncernen.
– Vi följer HOYA-koncernen tillämpliga procedurer.
– Vi har behörighet och fullständigt ansvar för de beslut vi fattar.

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser• Omedelbart informera den juridiska avdelningen om eventuellalagbrott eller andra tjänstefel av betydande slag eller omfattning.
• Säkerställa att medarbetare (som rapporterar direkt eller indirekt)vet att det inte kommer att förekomma någon vedergällning vid
rapportering av överträdelser i god tro.

Vi intygar vår efterlevnad av koden varje år.
Genom att läsa, granska och förlita sig på vår kod kan var och en
av oss främja en etisk arbetsplats. I syfte att bekräfta att alla förstår
koden genomför HOYA en årlig genomgång och bekräftelse på ett
sätt som är tillämpligt i varje land. Medarbetarna kommer också
att få ytterligare resurser för att öka sina kunskaper om koden, t.ex.
personlig och datorbaserad utbildning.

Ledare har ytterligare ansvar.
Om du arbetar som chef är det du som anger tonen för en etisk
arbetsplats. HOYA förväntar sig att ledare ska:
• Föregå med gott exempel, återspegla koncernens värderingar och
uppvisa ett åtagande för denna kod genom sina ord och handlingar.
• Skapa en stämning som hjälper till att främja lagligt och etiskt
beteende och ge medarbetare möjlighet att ställa frågor och ta upp
det som bekymrar dem.
• Främja genomförande av nödvändig utbildning och söka efter
ytterligare sätt att regelbundet informera om vikten av att efterleva
denna kod och andra HOYA-policyer eller policyer som gäller för
deras HOYA-division.

Implementeringen av ovannämnda procedurer kommer att
bekräftas via en internrevision.

HOYA HelpLine Group (HHL Group) på
HOYA-koncernens huvudkontor hartillsynen över och administrerar HOYA:s
uppförandekod. Koden får inte ändras utan
tillstånd från HHL Group.
9Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

Vi delar det som bekymrar oss

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser– En annan medlem av ledningen– Någon som arbetar inom avdelningarna för HR, juridik eller
efterlevnad– HOYA HelpLine

Vi arbetar tillsammans för att främja en etisk arbetsplats. Alla ansvarar
för att rapportera överträdelser av vår uppförandekod. Om du harfrågor om koden eller misstänker en överträdelse av vår kod har dutillgång till flera resurser som kan hjälpa dig.

Vad är HOYA HelpLine?

Börja med din närmaste chef. Chefen är den person som har den
bästa möjligheten att förstå ditt problem och vidta lämpliga åtgärder.
Om du känner dig obekväm med att tala med din närmaste chef kan
du kontakta:

HOYA HelpLine är en oberoende kommunikationskanal för
medarbetare på vissa av HOYA-koncernens arbetsplatser som de kan
använda för att rapportera potentiella lagbrott eller överträdelser av
HOYA:s uppförandekod. Där HOYA HelpLine är tillgänglig tjänar den
som en resurs i tillägg till de vanliga rapporteringslinjer som finns påvarje HOYA-koncernföretag.
Om HOYA HelpLine är tillgänglig på din arbetsplats kan du använda
den för att ställa en fråga eller ta upp något som bekymrar dig. När
du kontaktar HOYA HelpLine:• Kan du tala med en representant på ditt eget språk via
telefonanmälan på din arbetsplats eller lämna in en rapport via ett
online-formulär eller e-post.
• Ditt ärende kommer att dokumenteras i detalj och rapporteras till
HOYA:s interna HelpLine-team för utredning.
• Du kan komma tillbaka för att ta reda på utredningens status ellerrapportera eventuell ytterligare information som du kan ha.
• Du kan känna dig försäkrad om att ditt ärende kommer att hanterasomgående och diskret.
10

Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

Träd fram utan rädsla.

Vi ser mycket allvarligt på överträdelser.

Du kan rapportera problem anonymt så länge det inte begränsas
av lokala lagar. Om du lämnar ditt namn kommer alla tillgängligaåtgärder att vidtas för att skydda din identitet om du begär det.
I vissa fall kan det dock vara omöjligt att hemlighålla din identitet
på grund av utredningens slag, kraven på att utföra en grundlig
utredning eller vissa rättsliga krav.

Disciplinära åtgärder, inklusive uppsägning, kan vidtas mot de
HOYA-medarbetare som bryter mot lagar, förordningar, denna kodeller våra policyer eller procedurer. Detta gäller även för chefer
som ignorerar överträdelser eller avsiktligt underlåter att upptäcka
eller åtgärda dem. HOYA:s ledning och HR ansvarar för tillsynen
av de disciplinära normerna för att säkerställa att alla relaterade
disciplinära åtgärder tillämpas konsekvent, i enlighet med lokal
arbetslagstiftning.

Om du på något sätt är involverad i en utbildning (även som vittne)
får du inte diskutera utredningen med någon annan än de som
genomför den, såvida inte undersökningsledaren ger uttryckligt
tillstånd till att göra det. Du måste också samarbeta i god tro med
alla utredningar och ge sanningsenliga svar på alla frågor som ställs
av utredningsteamet.

Vad avses med ”i god tro”?

HOYA-koncernen förbjuder vedergällning.

Det innebär att du lämnar in en rapport med en
uppriktig önskan om att tillhandahålla ärlig och
noggrann information, även om det senare visar sig
att du misstog dig.

HOYA accepterar inte vedergällning mot någon som tar upp ett
efterlevnadsärende eller integritetsproblem i god tro. Alla som ärdelaktiga i vedergällning kommer att bli föremål för disciplinäraåtgärder som kan omfatta uppsägning. Om du tror att du eller enkollega har utsatts för vedergällning på grund av du eller kollegan
i god tro har tagit upp en misstanke om en överträdelse av lagar,
förordningar, policyer eller denna kod ska ni omedelbart kontakta
HR, ekonomiavdelningen eller HOYA HelpLine om den är tillgänglig
och tillåten enligt gällande lag.
11

Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

Vi respekterar andra
Vi är ett team med engagerade medarbetare som arbetar i länder runt
om i världen och tänker kreativt, driver innovation och gör skillnad i
människors liv överallt.
Mänskliga rättigheter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
En positiv, produktiv arbetsplats.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Hälsa och säkerhet.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Dataintegritet.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Skydda andras företagsinformation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
12

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

Mänskliga rättigheter
Vi respekterar varandra och bekräftar varje individs värdighet ochvärde.

Vi åtar oss att:
• Tillhandahålla en arbetsmiljö där medarbetare kan utföra sittarbete på bästa sätt. Vi diskriminerar eller trakasserar inte andra på
grund av rastillhörighet, nationalitet, kön, religion, trosbekännelse,
födelse, ålder, fysisk eller psykisk funktionsnedsättning, sexuell
läggning eller andra rättsliga orsaker.
• Främja en arbetsplats som är fri från trakasserier (inklusive sexuellatrakasserier), hotelser, våld och mobbning.
• Skydda grundläggande mänskliga rättigheter. Vi förbjuder
barnarbete, tvångsarbete och människohandel inom vår egenverksamhet och genom hela vår leveranskedja.
• Respektera våra medarbetares familjerättigheter. Vi kommer inte
att trakassera, avskeda, degradera, sänka lönen för eller omplacera
en person på grund av graviditet, barnafödande, barnledighet
eller ledighet för vård.
• Dela det som bekymrar oss om vi upplever eller bevittnar
diskriminering, trakasserier eller brott mot mänskliga rättigheter.

VAD SKULLE DU GÖRA?

13

En av dina medarbetare skickar
e-postmeddelanden som
innehåller skämt om vissa
nationaliteter. De gör dig illaberörd och du brukar ta bort dem.
Bör du vidta ytterligare åtgärder?

När du besöker en ny leverantör
lägger du märke till att personer som
arbetar där verkar vara minderåriga.
När du frågar leverantören om det
får du inget tydligt svar. Vilka är dinanästa steg?

Ja. Du ska be din medarbetare att
sluta skicka sådana meddelanden
och om aktiviteten fortsätter
ska du meddela din närmaste
chef. Denna typ av beteende är
respektlöst och kan skada moralenoch den teammiljö som vi alla har
ansträngt oss för att skapa.

Du började med att göra det rätta
genom att hålla ögonen öppna för
kränkningar av mänskliga rättigheteroch tog sedan upp det du iakttog
med leverantören. Nästa steg är
att rapportera incidenten till den
juridiska avdelningen. Vi arbetar för
att främja mänskliga rättigheter och
eliminera kränkningar av mänskliga
rättigheter, inklusive barnarbete.

Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

En positiv, produktiv arbetsplats
Vi främjar en öppen, positiv arbetsmiljö och främjar goda
mänskliga relationer för att skapa en trevlig miljö som bygger påsamarbete.

VAD SKULLE DU GÖRA?
Under en jobbintervju nämner ensökande att hon har två små barn.
Du vet att tjänsten kommer att
kräva övertid, så du frågar henne
vilken typ av barnomsorg hon
använder. Är det tillåtet?

Vi åtar oss att:
• Hjälpa varandra att prestera och lyckas. Detta innebär:– Vi utför inte våra arbetsuppgifter under påverkan av alkohol och
vi innehar, använder eller distribuerar inga olagliga droger eller
förbjudna ämnen i HOYA-koncernens lokaler.
– Vi tar inte med skjutvapen, knivar eller andra farliga föremål till
HOYA-koncernens lokaler.
– Vi spelar inga hasardspel, lånar inte ut pengar ber inte vårakollegor eller affärspartner att bidra med deras tid, resurser eller
pengar under arbetstid.
– Vi använder ingen inspelnings- eller
videoövervakningsutrustning på arbetsplatsen såvida inte det
finns ett berättigat skäl, det sker under efterlevnad av gällande
lagar och nödvändigt godkännande har erhållits.
• Uppmärksamma varje persons bidrag genom att lyssna, engagera
oss i en fri, öppen diskussion samt samarbeta med varandra.

Nej. Faktorer som civilstånd,föräldrastatus och graviditet får
inte beaktas när man fattar ett
anställningsbeslut. Det är docktillåtet att informera den sökande
om att förmågan att arbeta övertid
är en förväntning för tjänsten och
att fråga om det skulle innebära ett
problem.

14

Du fick nyligen en diagnos om ett
sjukdomstillstånd som gör detsvårt att utföra en av dina vanliga
arbetsuppgifter. Vad bör du göra?
HOYA åtar sig att tillhandahålla
rimliga anpassningar till alla
kvalificerade personer med
funktionsnedsättningar. Du bör
informera din chef eller HR om dinsituation så att de kan diskutera
möjliga anpassningar med dig.

Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

Hälsa och säkerhet• Värna om varandras rättigheter med avseende påarbetslagstiftning (t.ex. ledighet för barnomsorg, ledighet för
familjevård, betald semester).
• Registrera vår arbetstid korrekt. Vi arbetar inte obetald övertid ochtillåter inte att andra göra det.
• Aldrig ta ut riskfyllda eller farliga ämnen eller andra kemikalier urtillåtna områden om det inte finns ett berättigat skäl att göra det ochom vi gör det följer vi HOYA-koncernens föreskrivna procedurer.

Vi uppskattar varje medarbetares ansträngningar och arbetar för att
säkerställa säkerhet på arbetsplatsen, eliminera arbetsplatsolyckor
och katastrofer samt förhindra skador.

Vi åtar oss att:
• Fullgöra vår skyldighet för att hålla alla på HOYA skyddade mot
skador och sjukdomar genom att:
– Följa policyerna för de anläggningar där vi arbetar, hålla
arbetsplatsen ren och hygienisk och alltid iaktta goda
säkerhetsrutiner.
– Delta i utbildning och övningar. Vi ser till att aldrig använda
maskiner eller utrustning som vi inte är kvalificerade för eller inte
har utbildats för.
– Följa regler avseende hälsa och säkerhet på arbetsplatsen. Vi
använder skyddsutrustning när det är nödvändigt, håller påavstånd från riskzoner och kontrollerar säkerhetsenheter.
– Förhindra övertidsarbete som kan medföra risker för personers
säkerhet.
– Vidta åtgärder för att skydda medarbetare genom att förhindra
att sjuka personer kommer in på arbetsplatsen.

VAD SKULLE DU GÖRA?
En av dina kollegor föreslår en ändring av ett steg i tillverkningen för
att påskynda processen, men du är orolig för att det kan vara osäkert.
Vad bör du göra?
Kompromissa aldrig när det gäller säkerhet. Även om HOYA uppskattar
och uppmuntrar till kontinuerliga förbättringar måste alla ändringar i våraprocedurer granskas och godkännas för att säkerställa att de inte medförnågon negativ inverkan på våra anställda eller våra produkter. Du ska
kontakta din närmaste chef för att diskutera kollegans förslag och undertiden får du inte implementera några förändringar i processen.

15Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

Dataintegritet

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

Vi åtar oss att:
• Förstå vilken typ av information som anses vara ”personuppgifter”.
• Respektera våra kollegors, kunders och affärspartners integritet
och upprätthålla deras förtroende genom att hantera deras
personuppgifter omsorgsfullt. Ännu större försiktighet bör
iakttas med avseende på ”känsliga personuppgifter”, t.ex.
bankkontonummer eller vårdrelaterade uppgifter.
• Endast använda personuppgifter på det sätt som denifrågavarande personen har godkänt och aldrig dela dem med
andra (vare sig inom eller utanför HOYA), såvida de inte är
behöriga och har ett berättigat skäl att se dem.
• Samla in, lagra, använda, dela, överföra och radera
personuppgifter i enlighet med globala dataskyddslagar och på
ett sätt som håller uppgifterna säkra.
• Vara uppmärksamma på felaktig hantering eller dataintrång
och omedelbart kontakta IT- eller HR-avdelningen om uppgifteräventyras. Vi förstår att utlämnande av personuppgifter – ävenom det är oavsiktligt – inte bara kan leda till besvär för personer
och till juridiskt ansvar, utan även underminera förtroendet för
HOYA-koncernen.

Vi sätter värde på enskilda personers rätt till integritet och sertill att alla uppgifter samlas in med vederbörlig omsorg och för
berättigade verksamhetsändamål.

16

Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

VAD ÄR PERSONUPPGIFTER?
Alla uppgifter som kan användas för att identifiera en person,
antingen direkt eller indirekt, t.ex.:

VAD SKULLE DU GÖRA?

– Ett namn

Du tar emot ett samtal frånen extern jurist som ber
om information om en av
medarbetarna på din avdelning.
Hur bör du svara?

– En medarbetares anställnings-ID– En e-postadress– Ett telefonnummer
Om du inte är säker på om viss information anses utgöra
personuppgifter ska du rådfråga den relevanta avdelningeninnan du delar informationen.

Du får aldrig lämna ut medarbetares
uppgifter till någon utan att
kontrollera om det är tillåtet att
lämna ut dem. Du ska fråga dinnärmaste chef eller den juridiska
avdelningen innan du tillhandahåller
uppgifterna.

17

Din bärbara dator stjäls från din
bil när du går till en affär på vägen
hem. Kan detta ge upphov till
dataintegritetsproblem?
Om din bärbara dator innehöll
personuppgifter kan det anses vara
ett brott mot datasäkerheten och
kräva underrättelse om utlämnande
och eventuella avhjälpandeåtgärder. Även om du inte sparade
uppgifterna direkt i din bärbara
dator kan de ha bifogats med
e-postmeddelanden som finns på
datorn. Du ska kontakta den juridiska
avdelningen och IT-avdelningenomedelbart för att fastställa lämpligaåtgärder.

Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

Skydda andras
företagsinformation
VAD SKULLE DU GÖRA?

Vi respekterar och skyddar andras konfidentiellaföretagsinformation och behandlar den som om den vorevår egen.

En nyanställd har precis anlänt från en av våra konkurrenter och börjat
arbeta i ditt team. Det skulle vara värdefullt för henne att dela med
sig av en del information om de kvalitetsprocedurer hon utvecklade
medan hon arbetade för den konkurrenten. Skulle det vara godtagbart
för henne att göra det?

Vi åtar oss att:

Nej. Det skulle bryta mot våra policyer, mot hennes förpliktelser gentemot
den tidigare arbetsgivaren och eventuellt mot lagen. Du får inte be eller
sätta press på henne att avslöja denna information. Hon kan använda
de allmänna kunskaper och färdigheter hon lärde sig i sitt tidigare jobb,
men ingen av oss får ta med oss konfidentiellt eller skyddat material som
producerades under arbetet på en annan plats till HOYA. Hon är skyldig att
skydda sin tidigare arbetsgivares konfidentiella information, precis som
HOYA:s medarbetare är skyldiga att skydda vår information.

• Följa alla upphovsrättsliga och relaterade lagar. Utan tillstånd
får vi inte:– Kopiera eller använda programvara eller annan
produktdesign som har utvecklats av andra företag eller
personer.
– Kopiera eller använda bilder eller textdata från mediekällor,t.ex. internet.
• Hålla andras konfidentiella företagsinformation säker och
endast använda den i enlighet med villkoren i tillämpliga avtal.
• Vara försiktiga när vi erhåller konfidentiell företagsinformation,
se till att vi har rätt att använda den och aldrig använda
information med tvivelaktigt ursprung.
• Aldrig sätta press på andra, inklusive nyanställda, för att förmå
dem att lämna ut konfidentiell företagsinformation fråntidigare arbetsgivare.
18

Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

Vi bedriver verksamheten lagligt
När vi flyttar fram tekniska gränser för att skapa en bättre framtid
respekterar vi alltid de lagar och förordningar som reglerar vår bransch,såväl som lagarna i de länder där vi är verksamma.
Våra produkters kvalitet och säkerhet. . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Rättvis konkurrens. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Regler mot mutor och korruption. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Internationell handel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
19

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurserVåra produkters kvalitet och
säkerhet
Vi upprätthåller våra kunders förtroende genom att säkerställa att
våra produkter och tjänster uppfyller eller överträffar våra egnainterna standarder, såväl som branschspecifika standarder.

– Skaffa alla nödvändiga godkännanden från reglerande
myndigheter före marknadsföring eller försäljning av våraprodukter och uppfylla alla pågående reglerande krav som ärförknippade därmed.
• Vara sanningsenliga och transparenta i det vi berättar för kunderom våra produkter och tjänster. Vi förstår att överdrivna anspråk
eller grundlösa garantier kan skapa rättsligt ansvar och äventyra
kundernas säkerhet.

Vi åtar oss att:
• Uppfylla höga kvalitets- och säkerhetsstandarder på varje steg
i processen, genom att:
– Modifiera eller eliminera funktioner under produktplanering och
designfaser om de kan leda till olyckor.
– Ta upp frågor om produkter som inte uppfyller våraspecifikationer eller normer under tillverknings- ochinspektionsfaserna med den lämpliga parten och förhindra att
sådana produkter släpps ut på marknaden.
– Lägga in lämpliga varningar i användarhandböcker för att
säkerställa att produkterna används och underhålls på ett säkert
sätt.
– Förvara produkter korrekt i enlighet med våra policyer och
procedurer.
– Omedelbart rapportera produktklagomål i enlighet med
definierade procedurer.

VAD SKULLE DU GÖRA?
Ett av våra kontrakt kräver ett test som upprepas på ett senare stadiumi processen. Det tidigare testet verkar vara slöseri med tid och pengar
och gör leveransen långsammare. Får vi hoppa över det extra testet?
Nej. Eftersom kontraktet kräver att båda testerna ska utföras får
ingen ändring av testning eller kvalitetskontroller göras utan att först
informera och erhålla godkännande från lämplig ledningsnivå, såväl som
godkännande från vår kund. Att medvetet leverera en produkt som inte
uppfyller de avtalade specifikationerna eller testkraven utan godkännandefrån vår kund kan betraktas som bedrägeri och utgöra ett lagbrott.

20Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

Rättvis konkurrens

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

Vi åtar oss att:
• Främja fri, rättvis och öppen konkurrens genom att följa
konkurrens-, antitrust- och antimonopollagar på alla platser där vi
är verksamma.
• Handla i god tro och uppfylla våra löften till kunder:– Vi bedriver inte försäljning genom orättvisa
marknadsföringsmetoder.
– Vi ser till att annonser och marknadsföringsmaterial är baseradepå fakta och att de är fullständiga.
– Vi framställer aldrig falska eller vilseledande anspråk om våraprodukter.
– Vi tvingar inte fram ett visst återförsäljningspris eller spridningav återförsäljningspris till kunder.
• Överträffa våra konkurrenter rättvist och lagligt:– Vi deltar inte i samtal med konkurrenter om konkurrenskänsligaämnen (t.ex. priser, kostnader, produktionsvolymer eller
försäljningsvillkor).
– Vi ingår inga avtal eller överenskommelser – formellt eller
informellt – som skulle begränsa (eller ens ge sken av att
begränsa) konkurrensen.
– Vi skadar inte en konkurrents goda namn och rykte genom att
förtala eller misskreditera den eller dess produkter och tjänster.

Vi konkurrerar kraftfullt men rättvist och låter våra avancerade
produkter driva våra framgångar (aldrig med oetiska eller olagliga
metoder).

21

Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner• Samla in marknads- eller konkurrensinformation på rätt sättoch via offentliga källor (t.ex. nyhetsartiklar, branschtidskrifteroch feedback från kunder). Vi ser till att vi aldrig missbrukar
konfidentiella uppgifter eller ger en missvisande framställning
av vem vi är eller vem vi arbetar för. (Mer information finns
i avsnittet Skydda andras företagsinformation i koden.)

VAD SKULLE DU GÖRA?
Under ett möte med en branschorganisation börjar två av vårakonkurrenter diskutera sina låga vinstmarginaler och klaga över stora
rabatter. Du säger ingenting då, men några veckor senare höjer bådaföretagen sina priser. Du undrar om du borde ha vidtagit någon specifikåtgärd på mötet när diskussionen ägde rum.
Ja, det borde du. En myndighet kan dra slutsatsen att alla på mötet – oavsettom de deltog i samtalet eller inte – samtyckte till att samordna sina priser,
trots att det aldrig ledde till någon formell överenskommelse. Det rätta
tillvägagångssättet i en sådan situation skulle ha varit att säga att samtalet är
olämpligt, lämna mötet och omedelbart rapportera ärendet till den juridiska
avdelningen.

22

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

Regler mot mutor och korruption
Vi arbetar ärligt och med integritet. Vi erbjuder eller accepterar
aldrig mutor och vi tillåter inte andra att erbjuda eller acceptera
mutor på våra vägnar.

Vi åtar oss att:
• Vinna affärer baserat på våra produkters och tjänsters värde.
• Upprätthålla en nolltoleranspolicy med avseende på mutor eller
olaglig provision.
• Undvika även det som kan se ut som en otillbörlig betalning,oavsett lokal praxis eller andra företags metoder.
• Upprätthålla korrekt bokföring och korrekta handlingar så att alltmaterial som ges bort eller tas emot är tydligt och tillåtet enligtvåra policyer.
• Utföra due diligence vid val av HOYA:s affärspartner, övervaka
deras prestationer och säga till om det förekommer tvivelaktiga
affärsmetoder.
• Aldrig betala ut en muta. Om en muta begärs måste
det rapporteras till den juridiska avdelningen, HR eller
ekonomiavdelningen.

VAD ÄR EN ”MUTA”?
Allt av värde som ges bort till någon som arbetar i den offentliga
eller privata sektorn i syfte att erhålla (eller upprätthålla) en
företagsrelaterad, ekonomisk eller affärsmässig fördel. En
muta kan bestå av kontanter, men den kan också ha andra
former. En gåva, tjänst eller personlig rabatt och till och med ett
erbjudande om ett lån eller ett jobb kan betraktas som en muta
om det erbjuds i utbyte mot särskild behandling eller för att
påverka ett beslut.

23

Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

VAD ÄR EN ”MINDRE BETALNING”?
En mindre betalning (kallas ibland ”olaglig provision” eller”bestickning”) som görs till en offentlig tjänsteman på låg nivåför att uppmuntra tjänstemannen att utföra eller påskynda en
rutinmässig uppgift (t.ex. behandla pappersarbete eller erhålla
telefontjänster eller strömförsörjning). HOYA förbjuder den här
typen av betalningar.

VAD SKULLE DU GÖRA?
Jag har lagt märke till att man ofta förväntar sig en gåva som en”sedvanlig artighet” i ett land, men den kan betraktas som en otillbörlig
betalning eller till och med en muta i ett annat land. Vad innebär det för
mig när jag reser och träffar kunder?
Du får inte tillhandahålla någon betalning eller förmån av något slag i syfte
att erhålla en otillbörlig konkurrensfördel. Även utbyte av gåvor som utgör en”sedvanlig artighet” i ditt hemland kan betraktas som en muta i ett annat landom gåvans värde överstiger ett nominellt belopp. Du måste alltid följa HOYA:spolicyer och tillämpliga lokala lagar. Om du är osäker på om en gåva är lämplig
bör du rådgöra med ekonomiavdelningen.

24

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

Internationell handel

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

Vi åtar oss att:
• Känna till och följa import-, export- och handelskraven – såväl
som våra policyer och procedurer – eftersom
de gäller för de länder där vi bedriver verksamhet.
• Upprätthålla nödvändiga import-, export- och tullhandlingar på
alla HOYA-arbetsplatser.
• Utföra due diligence för att säkerställa att vi känner till
slutanvändaren och den avsedda slutliga användningen av våraprodukter.
• Vägra att göra affärer med länder som finns med på nationellaoch globala förbudslistor på grund av säkerhetsproblem om vi
inte har erhållit lämpliga licenser för att sälja till sådana länder.
• Hjälpa till att förhindra och upptäcka penningtvätt ochfinansiering av terrorism genom att vara vaksamma på
eventuella misstänkta betalningar som kan omfatta:– Betalning med kontanter.
– Betalningar som görs från personliga konton istället för
företagskonton.
– Transaktioner med finansinstitut eller tredje parter som inte
har en logisk relation till kunden eller affärspartnern.

Vi åtar oss att tillämpa ansvarsfulla affärsmetoder när vi bedriveraffärsverksamhet över landsgränser och vi arbetar för att förhindra
finansiering av terrorism och eventuella hot mot internationell fredoch säkerhet.

25Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

VAD SKULLE DU GÖRA?
En leverantör ber oss att skicka betalningar till en ny adress. Du
misstänker att det pågår något olagligt eller olämpligt. Ska du berätta
om dina misstankar?
Ja. Du har rätt att vara misstänksam. Detta kan vara ett försök att tvätta
pengar eller ett annat sätt att undvika rättsliga krav. Du ska kontakta
ekonomiavdelningen utan dröjsmål och inte ändra adressen förrän du har
blivit tillsagd att göra det. Om möjligt ska du undvika ytterligare diskussioner
om denna begäran med leverantören tills ekonomiavdelningen säger att dukan göra det.
Jag köpte en förfalskad produkt på en affärsresa för att ta med den som
souvenir. Eftersom jag köpte den utomlands, är det okej att ta med den
tillbaka till mitt eget land?
Nej. Du måste vara medveten om att det i vissa länder är förbjudet att ta med
förfalskade produkter till landet och att inte bara personer utan även det
företag som personerna tillhör kan straffas av relevanta lagar.
Du får in en stor beställning från ett företag som du aldrig har hört talas
om eller gjort affärer med tidigare. De verkar inte ha erfarenhet av vår
bransch och deras faktureringsadress verkar vara en privat bostad. Skadu undersöka dem vidare innan du levererar beställningen?
Ja. Du har ansvar för att känna till slutdestinationen för alla produkter, så att
vi kan efterleva exportkontrollagar och skydda den nationella säkerheten.
Du ska ställa vidare frågor om deras verksamhet, den verkliga slutanvändaren
och slutanvändningen av produkterna. Om du fortfarande känner dig osäkermåste du kontakta ekonomiavdelningen.

26

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

Vi är ansvarsfulla affärspartner
Vi skapar och upprätthåller goda, ömsesidigt fördelaktiga relationer medvåra kunder och affärspartner.

Skyldigheter gentemot vårdsektorn. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Leverantörsrelationer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Intressekonflikter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Gåvor och representation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Miljön. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
27

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

Skyldigheter gentemotvårdsektorn

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

Vi åtar oss att:
• Förstå alla krav på oss från reglerande myndigheter och efterleva
alla tillämpliga regler och förordningar.
• Samverka med personal inom hälso- och sjukvård (”vårdpersonal”),
inklusive läkare, sjuksköterskor, specialistsjuksköterskor,
läkarassistenter, administratörer av sjukvårdsförsäkringar,
legitimerade optiker och vårdinrättningar, i enlighet med
tillämpliga lagar, förordningar, branschstandarder och
föreningsregler.
• Undvika att påverka vårdpersonal i deras yrkesmässiga medicinska
beslut avseende användningen av HOYA-produkter baserat på
olämplig kommunikation, icke godkänt marknadsföringsmaterial
eller olämpliga ekonomiska stimulansåtgärder.
• Lämna ut korrekt information om betalningar eller andraöverföringar av värde till läkare, universitetssjukhus och andra
personer eller enheter i den utsträckning det krävs enligt gällande
lagar.
• Endast lämna forsknings- och utbildningsbidrag och ersättning
med skäligt marknadsvärde till vårdpersonal i enlighet med
tillämpliga lagar och förordningar och HOYA:s policyer och
procedurer.
• Be om hjälp när vi har frågor.

Vi förstår att en del av våra verksamheter är verksamma inom den
kraftigt reglerade vårdsektorn och har en förhöjd förpliktelse att
uppfylla strikta produktkvalitets- och säkerhetskrav.

28

Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

VISSTE DU?
HOYA efterlever många olika lagar och reglerande krav inomvårdsektorn i de länder där vi är verksamma. Dessa omfattar reglerom:

VAD SKULLE DU GÖRA?
En läkare vill att HOYA ska betala för hennes resa till Japan för
att besöka HOYA-arbetsplatser. När hon är i Japan vill hon också
ta tillfället i akt att åka på några dagars sightseeing på HOYA:sbekostnad. Är detta tillåtet?

– Klinisk forskning– Produktutveckling– Tillverkning

Nej. HOYA kan under vissa omständigheter betala för en vårdanställds
mindre och rimliga rese- och logikostnader för att delta i ett program eller
möte avseende medicinteknik, med förbehåll för föregående godkännandefrån företaget. Men den del av resan som omfattar sightseeing kan
uppfattas som ett otillbörligt försök att påverka läkarens oberoende
beslutsfattande och är därför inte tillåten. Kontakta ekonomiavdelningen
för att få ytterligare rådgivning i denna situation.

– Produktkampanjer– Dataskydd– Interaktion med kunder– Fakturering av våra produkter och relaterade tjänster
Det är strängt förbjudet för oss att tillhandahålla eller utlovavårdpersonal någon otillbörlig förmån i syfte att påverka
användning, inköp eller rekommendationer av våra produkter.

29

Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

Leverantörsrelationer

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

VILL DU VETA MER?

Vi väljer leverantörer baserat på objektiva och mätbara villkor och
arbetar sedan tillsammans för att säkerställa att de uppfyller sina
förpliktelser att stödja HOYA-koncernens verksamhet och uppdrag.

HOYA:s leverantörskod

Vi åtar oss att:
• Samarbeta med affärspartner som delar vårt åtagande att bedriva
verksamheten med integritet, förstår sitt sociala ansvar som
företag och skyddar grundläggande mänskliga rättigheter och
arbetstagares rättigheter.
• Göra bra val, utvärdera villkor som kvalitet, erfarenhet,
leveranshistorik och pris för att fastställa rätt affärspartner för
koncernen.
• Behandla våra affärspartner rättvist och aldrig utnyttja dem genom
manipulation, hemlighållande, missbruk av vår ställning, tvång,oriktig framställning av fakta eller någon annan orättvis handlingeller metod.
• Övervaka våra leverantörers prestationer för att säkerställa ärlig
redovisning av tid och material och leveranser som uppfyller vårastandarder och HOYA:s leverantörskod.
• Fullgöra vår skyldighet för att säkerställa att hela vår leveranskedja,
inklusive underleverantörer, arbetar enligt höga etiska normer.

VAD SKULLE DU GÖRA?
En konsult som arbetar för HOYA har skickat in en faktura som angernågra mycket vaga kontanta betalningar och söker ersättning för
dessa betalningar. Bör du ifrågasätta denna faktura?
Ja. När du granskar kontanta betalningar eller andra poster på en faktura
ska du alltid be om stödjande uppgifter och kvitton. Vi förväntar oss att vårakonsulter, distributörer och andra tredje parter ska vara transparenta ochärliga i sin bokföring, så be om mer information och dela dina misstankar
omedelbart om du tror att något är olämpligt eller olagligt.

30

Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

Intressekonflikter

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

VISSTE DU?

Vi undviker situationer där våra personliga intressen eller aktiviteterkan stå i konflikt med vår förmåga att fatta objektiva beslut på HOYA:svägnar.

Det är inte möjligt att identifiera alla typer av situationer där
en intressekonflikt kan uppstå, men det finns vissa situationer
som kan leda till en konflikt. Om du har frågor är det bäst att dudiskuterar dem med din närmaste chef.

Vi åtar oss att:

– Ett andra jobb. Att acceptera deltidsanställning, ingå ett avtal
om tjänster eller engagera sig i en affärstransaktion med en
konkurrent, leverantör, tjänsteleverantör eller kund till HOYA.

• Vara proaktiva – känna till och undvika de typer av situationer som
kan utgöra en konflikt.
• Avslöja potentiella intressekonflikter för vår närmaste chef
(beroende på omständigheterna kan de flesta konflikterna lösas om
de avslöjas proaktivt och hanteras på rätt sätt).

– Ett ekonomiskt intresse. Att ha ett ägarintresse i en konkurrent,
leverantör, tjänsteleverantör eller kund till HOYA.
– Ett personligt intresse. Att ha beslutsrätt i en HOYAaffärstransaktion eller i samband med ett affärsbeslut där du eller enfamiljemedlem kan ha ett personligt eller ekonomiskt intresse.
– En personlig relation. Att ha en familjemedlem som är anställd
hos HOYA eller en konkurrent, leverantör, tjänsteleverantör ellerkund till HOYA.
– Gåvor, representation och affärsförmåner. Att ge bort eller ta
emot en gåva eller ett erbjudande som ligger utanför ramen förvåra policyer.
– En möjlighet utanför företaget. Att sälja varor eller tjänster
som konkurrerar med HOYA-koncernens varor och tjänster.
– Kommunikation. Hålla ett tal eller skriva en artikel om ett ämnesom är relaterat till HOYA-koncernen eller ditt arbete hos HOYA
utan att få något förhandsgodkännande.
Är du osäker på om en situation utgör en konflikt? Fråga innan dugår vidare.

31

Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

VAD SKULLE DU GÖRA?
Du vill ta ett deltidsjobb på helgerna. Det har inget att göra med dittarbete hos HOYA och det skulle bara löpa under några månader.
Är det en konflikt?
Det beror på faktorer som vilken typ av jobb du överväger och hur många
timmar du måste arbeta. Men du måste tala med din närmaste chef innan duaccepterar det för att se till att det inte föreligger någon konflikt.
Du ingår i teamet som ska fatta beslut om en ny leverantör och dinsvåger arbetar för ett av de företag HOYA överväger. Hans företag har
imponerande meriter med avseende på punktliga leveranser och deöverlägset lägsta priserna. Är det okej för dig att rekommendera hansföretag eftersom det skulle vara i HOYA:s bästa intresse?
Ja, men du måste vara transparent med avseende på din relation. Och ävenom du kanske anser att du har övervägt alla alternativ och kan fatta ett
objektivt beslut vore det bäst för dig att avhjälpa intressekonflikten genom
inte delta i det beslutsfattande teamet, så att det inte kan se ut som att ett
orättvist eller olämpligt beslut har fattats.
En kollegas son har precis börjat arbeta i ditt team. Är detta tillåtet?
Släktingar får arbeta i samma företag. Den enda begränsningen är att en
släkting aldrig får anställa, överse eller påverka anställningsvillkor, lön eller
befordringsmöjligheter eller påverka ledningen av en annan släkting.

32

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartnerGåvor och representation

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

VISSTE DU?

Vi utbyter endast gåvor och representation av ringa värde som
kompletterar affärsrelationer på rimliga sätt och inte är avsedda att
påverka andra otillbörligt.

Extra försiktighet måste iakttagas vid affärer med offentliga
tjänstemän (inklusive halvoffentliga tjänstemän, t.ex. anställda på
nationella eller andra offentligt drivna sjukhus och universitet).
Det som kan vara tillåtet för affärsdrivande kunder kan varaolagligt när man gör affärer med offentliga tjänstemän.

Vi åtar oss att:

Du får inte ge eller ta emot något av värde från en offentlig
tjänsteman om du inte har erhållit ett förhandsgodkännande frånekonomiavdelningen.

• Aldrig ge bort eller ta emot gåvor eller representation om avsikten
är att påverka ett beslut eller om det är i utbyte mot affärer, tjänster
eller konfidentiella uppgifter.
• Aldrig be om gåvor eller representation.
• Endast ge bort eller ta emot gåvor och representation som:
– Har rimlig kostnad.
– Inte verkar vara överdrivna eller extravaganta.
– Överensstämmer med policyerna i givarens och mottagarensorganisationer, såväl som alla tillämpliga lagar och förordningar.
– Är godkända av den närmaste chefen.
• Följa alla tillämpliga policyer när du betalar arvoden till offentliga
tjänstemän – detta omfattar HOYA:s policyer och policyerna i den
offentliga tjänstemannens organisation.
• Registrera alla utgifter för gåvor och representation korrekt.

VAD SKULLE DU GÖRA?
Vad ska du göra om du får en gåva som du vet är olämplig?
Återlämna den till givaren med en artig förklaring om att policyn förbjuder
dig att behålla den. Under vissa omständigheter, t.ex. om det skulle
vara olämpligt eller omöjligt att återlämna gåvan, kan andra alternativövervägas, t.ex. att ställa ut gåvan i ett allmänt område eller donera den tillen välgörenhetsorganisation. I denna typ av situation ska du diskutera rätt
tillvägagångssätt med din chef eller ekonomiavdelningen.

33

Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

MiljönVi åtar oss att bevara miljön, främja hållbarhet, minimera
resursförbrukningen och tillämpa miljövänliga metoder ivår verksamhet.

Vi åtar oss att:
• Följa alla lagar, stadgar och förordningar avseende miljön ochomedelbart rapportera alla misstänkta överträdelser till vår närmastechef.
• Kassera allt avfall på rätt sätt. Vi kommer inte att kasta bort något
avfall olagligt.
• Sträva efter miljömässig hållbarhet i all vår verksamhet genom att:
– Kontinuerligt förbättra våra miljörelaterade prestationer, minimera
avfall och förebygga föroreningar.
– Integrera sunda miljörutiner i våra verksamhetsmetoder, inklusive
inköp och produktdesign, tester, tillverkning och support.
– Ta hänsyn till vår inverkan på miljön under utveckling av nya
produkter eller processer och vid val av produktionsmaterial.

VAD SKULLE DU GÖRA?
Du har idéer om hur du kan använda mindre papper i din anläggning.
Vem bör du tala med?
HOYA uppskattar alla idéer för att minska vår inverkan på miljön.
Diskutera dina idéer med din närmaste chef för att ta reda på om de kan
implementeras på din arbetsplats.

34

Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

Vi skyddar koncernen
Vi skyddar våra tillgångar, vår information och vårt anseende – de är
drivkrafter för det arbete vi utför och de människor vi betjänar, varje dag.

Korrekt bokföring. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
HOYA-koncernens information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
HOYA-koncernens tillgångar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Insiderhandel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Ansvarsfull kommunikation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
35

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

Korrekt bokföring
Vi värnar om HOYA-koncernens intressenters (inklusive
tillsynsmyndigheter, investerare och kunder) förtroende genom
att upprätthålla bokföring och handlingar som korrekt återspeglar
koncernens ekonomiska ställning.

• Vara uppmärksamma på oegentligheter eller felaktigheter och
rapportera alla bedrägerier eller ekonomiska tjänstefel.
• Omedelbart kontakta ekonomiavdelningen, HOYA HelpLine
eller någon annan rapporteringskanal om det förekommerpåtryckningar från ledningen om att rapportera ekonomiska
resultat på ett felaktigt sätt.

Vi åtar oss att:
• Känna till och följa våra interna processer, kontroller och
redovisningspolicyer.
• Säkerställa att de uppgifter vi registrerar är ärliga, fullständiga
och aktuella.
• Hantera, lagra och kassera uppgifter enligt beskrivningen i vårapolicyer.
• Aldrig skapa falska rapporter eller ge en missvisande bild av
uppgifter.
• Aldrig skriva om, radera eller förstöra HOYA-koncernens
uppgifter (inklusive digitala uppgifter) som kan behövas för en
utredning, en revisionsgranskning eller ett rättsligt förfarande.
• Tala med vår närmaste chef innan vi lämnar ut icke offentlig
information som svar på en förfrågan från media eller någon
utanför HOYA.

VISSTE DU?
Var och en av oss, oavsett vilket jobb vi gör på HOYA, har ansvar
för att upprätthålla korrekta handlingar. En ”handling” kan vara:– En reseräkning– Ett tidkort– En produktionsrapport– En inköpsorder– En faktura– En tillsyns- eller myndighetsrapport

36

Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

VAD SKULLE DU GÖRA?
Ibland tar du med dig arbetet hem och arbetar via din personliga
hemdator. Är det okej att spara vissa handlingar och dokument i din
hemdator som en säkerhetskopia?
Nej. Det är förbjudet att lagra HOYA-handlingar eller -dokument på din
hemdator, även som en säkerhetskopia. Om du råkar hämta några HOYAdokument till din hemdator måste du se till att radera dem, även om debara är utkast eller ofärdiga dokument.

37

Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

HOYA-koncernens information
Vi säkrar HOYA-koncernens information, inklusive affärs- ochekonomiska handlingar och teknisk information och vi skyddar den
mot förlust, missbruk eller olämplig åtkomst eller utlämnande.

– Använder endast maskinvara, programvara, tillämpningar och
lagringsenheter som har godkänts av HOYA.
– Håller oss uppmärksamma på nätfiske, skadlig programvara,
utpressningsprogramvara och andra typer av angrepp som kan
utsätta våra system för risker.
• Vara försiktiga när vi använder sociala medier – vi:– Förklarar tydligt att alla åsikter vi publicerar som anställda inte
representerar HOYA:s åsikter.
– Avslöjar aldrig konfidentiell information om koncernen, vårakunder, kollegor eller affärspartner.
– Publicerar aldrig något som kan utgöra diskriminering,trakasserier eller mobbning.
• Undvika diskussioner om konfidentiella uppgifter med familj eller
vänner och på platser där obehöriga personer eventuellt kan höra
det som sägs (t.ex. i hissar, på restauranger eller i kollektivtrafiken).
• Omedelbart rapportera stöld, förlust eller obehörigt utlämnande
av konfidentiella uppgifter.
• Återlämnar all dokumentation och alla medier som innehåller
koncernens information när vi lämnar koncernen.

Vi åtar oss att:
• Upprätthålla sekretessen för all information som tillhör HOYAkoncernen, t.ex. teknisk information, information om nya produkter,
opublicerade ekonomiska uppgifter och planer, prognoser,
strategier och policyer för försäljning och marknadsföring.
• Endast dela HOYA-koncernens konfidentiella uppgifter med
personer som är behöriga och har ett berättigat behov att känna tilldem.
• Begränsa våra svar på externa marknadsundersökningar om vi inte
har ett lämpligt godkännande.
• Se till att vi har nödvändiga godkännanden innan vi lämnar ut några
konfidentiella uppgifter till någon utanför HOYA.
• Utöva god cybersäkerhet – vi:– Följer IT-avdelningens regler, policyer och procedurer för att
förhindra obehörig åtkomst till våra data.

38

Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

VAD ÄR TEKNISK INFORMATION?
Information och know-how som ägs av HOYA och som ännu inte
skyddas av ett patent. Detta omfattar:– FoU-uppfinningar– Tillverkningstekniker– Teknikförbättringar
Vi gör inte denna information offentlig (t.ex. på akademiska
konferenser eller i tekniska dokument) om det inte finns ett
berättigat skäl till det och vi har erhållit förhandsgodkännandefrån vår närmaste chef.

VAD SKULLE DU GÖRA?
En vän startar en ny verksamhet och har bett dig om en förteckning överHOYA-kunder som kan vara intresserade av hennes tjänster. Är det okej
att ge din vän dessa uppgifter?
Nej. Våra kundlistor är konfidentiella och får aldrig delas med någon (inomeller utanför HOYA) som inte bedriver HOYA:s affärsverksamhet.

39

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

HOYA-koncernens tillgångar
Vi förstår att HOYA-koncernens tillgångar är avsedda för
koncernrelaterad verksamhet och att vi ansvarar för att säkerställa
att vi skyddar dem mot förlust, skada, stöld och felaktig
användning.

Vi åtar oss att:
• Säkerställa att koncernens tillgångar endast används för
koncernrelaterad verksamhet och att all annan användning
godkänns av vår närmaste chef.
• Aldrig missbruka koncernens pengar.
• Föra och upprätthålla korrekta handlingar relaterade till
utrustning och lager.
• Aldrig avlägsna råmaterial, lagervaror, säljfrämjande verktyg eller
förbrukningsmaterial eller kassera dem utan tillstånd.
• Rapportera all utrustning som är skadad, osäker eller i behov av
reparation.
• Återlämna koncernens egendom som har tillhandahållits oss när
vi lämnar koncernen.

40

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

VAD ÄR HOYA-TILLGÅNGAR?
De kan vara:– Fysiska, t.ex.: anläggningar, fordon, möbler,
tillverkningsutrustning och förbrukningsmaterial.
– Ekonomiska, t.ex.: koncernens pengar, inklusive checkar,
kreditkort, fakturor och andra handlingar som har ett
penningvärde.
– Elektroniska, t.ex.: datorer, kommunikationsenheter,
telefoner, informationssystem, åtkomst till internet/intranät,
handdatorer och andra liknande enheter, system och teknik.
Information är också en värdefull koncerntillgång. Se avsnittet
HOYA-koncernens information för mer uppgifter.

VAD SKULLE DU GÖRA?
Du har precis fått en ny dator som en del av företagets
teknikuppdatering. Kan du ge din dotter den gamla datorn?
Nej. Även om den gamla datorn inte används längre ska denåterlämnas till företaget för lämplig hantering.

41

Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

Insiderhandel
Vi respekterar lagarna om insiderhandel på alla platser där vi gör
affärer.

Vi åtar oss att:
• Känna igen den typ av information som anses vara”insiderinformation” och aldrig använda den som grund för beslut
om att köpa eller sälja aktier, obligationer, optioner eller andra
värdepapper i HOYA-koncernen eller något annat börsnoterat
företag, såvida inte och tills informationen har blivit offentlig.
• Aldrig vidarebefordra ”insiderinformation” till andra, t.ex. vänner
och familj, så att de kan dra fördel av informationen.
• Avstå från handel baserad på icke-offentlig insiderinformation
när vi har lämnat HOYA och vänta tills informationen har blivit
offentlig.

42

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

VAD ÄR ”INSIDERINFORMATION?”
Information som en förstående investerare skulle ha nytta av för
att fatta beslut om handel med koncernens aktier eller andra
värdepapper. Exempel omfattar:

VAD SKULLE DU GÖRA?
En leverantör berättade om en ny produkt i förtroende. Vi kan inteanvända produkten, men jag tror att den har verklig potential och att
aktierna i leverantörens företag snabbt kommer att stiga i värde. Får
jag köpa aktier i företaget?

– Koncernens ekonomiska resultat– Prognoser om framtida ekonomiska resultat– Nyheter om kommande eller föreslagna allianser, sammanslagningar
eller inköp av tillgångar

Nej. Du får inte köpa leverantörens aktier förrän den information du harär offentligt tillgänglig. Denna information är insiderinformation som dufick i förtroende. Handel baserad på den (eller tips till andra så att de kan
handla) skulle bryta mot våra policyer och lagen.

– Ett större nytt kontrakt eller uppsägning av ett kontrakt– Uppgifter om rättstvister som involverar koncernen– En förändring i utdelningspolicy– En förändring i företagsledningen

43

Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

Ansvarsfull kommunikation
Vi utser en central kontaktpunkt som kan tala på tydligt ochkonsekvent sätt när vi ska lämna ut information till allmänheten och
media.

Vi åtar oss att:
• Aldrig ge intrycket av att vi som enskilda medarbetare talar på
HOYA:s vägnar i något meddelande som kan bli offentlig om vi inte
har utsetts av HOYA-koncernen att göra det.
• Hänvisa alla kontakter eller externa förfrågningar till rätt resurs inom
HOYA.
– Om nyhetsmedier eller finansanalytiker kontaktar oss måste vi
omedelbart informera vår chef eller IR-gruppen.
– Om en polisiär myndighet eller en tjänsteman från entillsynsmyndighet kontaktar oss eller om vi får någon typ
av meddelande om polisiära åtgärder måste vi omedelbart
informera vår närmsta chef.
• Skaffa godkännande från vår närmaste chef innan vi accepterar en
inbjudan om att hålla ett tal eller skriva en artikel om ett ämne somär relaterat till företaget eller vårt arbete inom HOYA-koncernen.

VAD SKULLE DU GÖRA?
Du får ett e-postmeddelande som ber dig att delta i enmarknadsundersökning och besvara några grundläggande frågor
om koncernen. De erbjuder sig även att betala dig för din tid eller att
donera till en välgörenhetsorganisation som du väljer. Får du delta i
undersökningen utan att fråga din närmaste chef?
Nej. Det är viktigt att bekräfta trovärdigheten i dessa typer av informella
e-postförfrågningar (eller telefonsamtal) där man söker information om
HOYA eller HOYA-företag. De kan visa sig vara otillbörliga försök att skaffa
konkurrens- eller marknadsinformation. Vi måste också se till att sådana
e-postförfrågningar inte är nätfiskeincidenter eller uppsåtliga försök att
introducera skadliga virus i våra datornätverk. Du ska fråga din närmastechef och även IT-avdelningen innan du öppnar några e-postlänkar eller
besvarar denna typ av förfrågningar om information.

44

Inledning

Vi respekterar andra

INNEHÅLL |SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA | NÄSTA

Vi bedriver verksamheten lagligt

Vi är ansvarsfulla affärspartner

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

BilagaHOYA-koncernens bekräftelseblankett för
uppförandekoden (för anställda)
1. Jag har fått ett exemplar av HOYA-koncernens uppförandekod(eller har tillgång till den på HOYA-koncernens intranät eller min
HOYA-divisions intranät).
2. Jag har läst och förstår HOYA-koncernens uppförandekod.
3. Jag kommer att följa och respektera HOYA-koncernens
uppförandekod och efterleva lagar och alla koncernpolicyer.

Medarbetarens underskrift

Datum

Anställningsnummer

HOYA-organisation och plats
45

INNEHÅLL |Inledning

Vi respekterar andra

Vi bedriver verksamheten lagligt

SENAST VISAD SIDA | TILLBAKA

Vi är ansvarsfulla affärspartner

Vi skyddar koncernen

BilagaAnvändbara resurser

Användbara resurser
HOYA HelpLine: www.hoyahelpline.com
HOYA Code of Conduct: https://www.hoya.com/en/company/guidelines/
HOYA Compliance:
https://www.hoya.com/en/sustainability/governance/compliance/
HOYA ESG: https://www.hoya.com/en/sustainability/46