Kodeks PostępowaniaWłaściwe postępowanie we właściwy sposób

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały

Wiadomość od Dyrektora Generalnego
Moi Drodzy,
W swej długiej historii Grupa HOYA zawszeangażowała się całym sercem w realizację misjipolegającej na tworzeniu produktów i świadczeniu
usług na bazie innowacji i kreatywnych technologii.
Takie nastawienie umożliwia nam osiąganie
sprawiedliwych zysków i poprawę życia jednostek.
Jeszcze większe znaczenie ma sposób, w jakiosiągamy wyniki. Naszym obowiązkiem jest
prowadzenie działalności zgodnie z prawemi zasadami etycznymi, gdyż tylko tak można
zapewnić pozytywny wkład w dobrostan
społeczeństwa. Ponadto nasze działania powinny
być zawsze ukierunkowane na okazywanie szacunku i troski wszystkim członkom
rodziny HOYA.

Przedsiębiorstwo, które działa w ponad 35 krajach, a jego komercyjny zasięg
sięga jeszcze dalej, musi funkcjonować na bazie jednolitych globalnych norm.
Dlatego opracowaliśmy Globalny Kodeks Postępowania, aby pomóc wszystkim
pracownikom Grupy HOYA w utrzymywaniu zaufania pracowników, klientów
i akcjonariuszy. Mimo że żaden Kodeks nie jest w stanie przewidzieć wszystkich
sytuacji, jakie można napotkać w miejscu pracy, może on stanowić solidny
fundament, na bazie którego podejmujemy słuszne decyzje. Jeśli po zapoznaniu
się z Kodeksem nadal będą się nasuwać pytania lub wątpliwości, można jeomówić je z przełożonym, w dziale prawnym, w dziale ds. zgodności lub zapośrednictwem infolinii HOYA HelpLine.
Proszę pamiętać: każdy pracownik jest cenionym członkiem Grupy HOYA,a decyzje, które podejmuje, stanowią podstawę zaufania w naszej organizacji.
Oczekuję, że będziecie stawiać czoła problemom w sposób prawy i codziennie
współpracować, aby robić to, co należy. Razem zbudujemy i utrzymamy Grupę,która rzeczywiście zasługuje na szacunek i zaufanie.

Nie ważne, jak szybko zmieniają się czasy i gdzie prowadzimy działalność - jest
jeden cel, na którym musimy się wspólnie koncentrować - utrzymanie zaufania w
Grupie HOYA. Każdy pracownik odgrywa kluczową rolę w osiągnięciu przez firmę
sukcesu. Postępowanie pracowników ma ogromny wpływ na to jak firma się rozwija
i jak jest postrzegana przez interesariuszy. Zarabianie i osiąganie zysków w oparciu
o działania niezgodne z prawem albo nieetyczne jest niedopuszczalne. Aby firma
była uznawana i wysoko ceniona w społeczeństwie, każdy pracownik musi każdego
dnia podejmować w pracy odpowiednie decyzje - postępując właściwie i wewłaściwy sposób.

Jeszcze raz dziękuję za nieustanne zaangażowanie i wspieranie misji HOYA. HOYA
będzie nadal tak jak dotychczas skupiać się na bezpieczeństwie i dobrostanie
pracowników i dostarczać swoim klientom na całym świecie wyróżniające
się produkty i usługi. Pozostańmy zjednoczeni i pomagajmy sobie nawzajem
w osiąganiu celów Grupy HOYA, zawsze pamiętając o właściwym postępowaniu
we właściwy sposób.

Eiichiro Ikeda
Dyrektor Generalny, Grupa HOYA

2SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały

Misja korporacji
Bazując na innowacyjnych rozwiązaniach w
obszarze technologii informacyjnej, stylu życia
i kultury, HOYA pragnie przyczynić się do tego,
aby wszystkim ludziom na świecie dobrze siężyło w zgodzie z naturą.

Zobowiązanie wobec akcjonariuszy
HOYA dąży do zwiększania wartości korporacyjnej poprzez
poprawę wyników biznesowych i utrzymanie wzrostu.
Naszym celem jest wypłacanie rzetelnych dywidend i
zapewnianie akcjonariuszom zwrotu z inwestycji, który
spełnia ich oczekiwania. Chętnie i bezstronnie
ujawniamy informacje dotyczące korporacji.

Zobowiązanie wobec pracowników

Zobowiązanie wobec klientów

HOYA szanuje osobowość i indywidualność każdego
pracownika. Dajemy pracownikom możliwość
optymalnego wykorzystywania własnej inicjatywy ikreatywności w bezpiecznym i satysfakcjonującym
środowisku pracy. Dokładamy wszelkich starań, aby
zapewnić pracownikom dobre warunki życia.

Celem HOYA jest dostarczanie bezpiecznych
produktów i usług wysokiej jakości, które
zapewniają realną wartość. Dokładamy wszelkich
starań, aby zwiększać zadowolenie klientów
poprzez ciągłe poprawianie jakości naszych działań.

Zobowiązanie wobec
społeczeństwaHOYA zawsze stara się być
przedsiębiorstwem odpowiedzialnym
społecznie. Zależy nam na tym, abydziałalność korporacji była prowadzonaz myślą o środowisku naturalnym. Ściśle
przestrzegamy prawa i stosujemy
etyczne praktyki.

ZasadyZarządzania
Z myślą o realizacji wizji HOYA
opracowaliśmy szereg zasad
dotyczących zarządzania, które nadają
kierunek naszym decyzjom i działaniom.
Są to zasady, które przekuwamy w
czyny, aby w jak największym stopniu
przyczyniać się do gospodarczego
dobrobytu, postępów społecznych ikulturowych. Bardzo zależy nam
na zaufaniu wszystkich
interesariuszy.

3

Koncentracja na
innowacyjnym zarządzaniu
HOYA nieustannie dąży do tworzenia
nowej wartości poprzez innowacje
i kreatywne technologie. Dzięki globalnej
sieci zarządzania w pełni wykorzystujemypostępy ery informacyjnej. Postrzegamyrzeczywistość globalnie, szanując
jednocześnie lokalne kultury i zwyczaje.

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały

Spis treści
5

27

Wprowadzenie
Respektujemy zapisy Kodeksu Postępowania. . . . . . . . . . . . 6
Znamy swoje obowiązki. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Zgłaszamy obawy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Jesteśmy odpowiedzialnymi partneramibiznesowymi
Obowiązki w sektorze opieki zdrowotnej. . . . . . . . . . . . . . . 28
Relacje z dostawcami.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Konflikty interesów. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Upominki i rozrywka.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Środowisko.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

35

12

Chronimy Grupę
Dokładne prowadzenie dokumentacji. . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Informacje o Grupie HOYA.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Aktywa Grupy HOYA.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Wykorzystywanie informacji wewnętrznych. . . . . . . . . . . . 42
Odpowiedzialna komunikacja. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Szanujemy innych
Prawa człowieka.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Pozytywne i produktywne miejsce pracy. . . . . . . . . . . . . . . 14
BHP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Prywatność danych.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Ochrona danych biznesowych innych podmiotów. . . . . 18

19

Prowadzimy działalność zgodnie z prawemJakość i bezpieczeństwo naszych produktów i usług.. . . 20
Uczciwa konkurencja. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Przeciwdziałanie łapownictwu i korupcji. . . . . . . . . . . . . . . . 23
Handel międzynarodowy.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Załącznik
Formularz potwierdzenia znajomości KodeksuPostępowania Grupy HOYA (dla pracowników). . . . . . . . . 45
Przydatne materiały. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Niniejszy Kodeks Postępowania nie jest umową o pracę.

4

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Wprowadzenie
Kodeks jest ważnym elementem umożliwiającym realizację misji naszej
firmy. Pomaga również – w każdym działaniu, które podejmujemy –pamiętać o właściwym postępowaniu we właściwy sposób.
Respektujemy zapisy Kodeksu Postępowania. . . . . . . . . . . . 6
Znamy swoje obowiązki. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Zgłaszamy obawy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

5Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Respektujemy zapisy KodeksuPostępowania

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały

Osoby podlegające zapisom Kodeksu:• Każdy pracownik, na każdym poziomie Grupy. Obowiązkiemkażdego pracownika jest uważne zapoznanie się z
postanowieniami Kodeksu i ich przestrzeganie.
• Pracownicy tymczasowi i kontraktowi na miejscu, pracujący dla
Grupy HOYA, ale nie bezpośrednio zatrudnieni.

Zgodnie z główną polityką i podstawowymi wartościami Grupy HOYA
(określonymi w Zasadach Zarządzania i Misji korporacji) obowiązujący
w niej Kodeks Postępowania (dalej „Kodeks”) definiuje najważniejsze
wytyczne, których powinniśmy przestrzegać w codziennej pracy.

Partnerzy biznesowi Grupy HOYA, pracownicy tymczasowi i
kontraktowi również powinni postępować zgodnie z Kodeksem.

W firmie HOYA:- Nigdy nie naruszamy Kodeksu, nawet jeśli poprosi nas oto przełożony lub kierownik.
- Poświęcamy zyski, jeśli ich osiągnięcie miałoby się wiązać
ze złamaniem Kodeksu.
- Nie pozwalamy na to, aby praktyki innych przedsiębiorstw
negatywnie wpływały na przestrzeganie Kodeksu.

6

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały

niezwłocznie powiadomić kierownika, przełożonego lub dział
odpowiedzialny za dany obszar (np. dział finansów, dział kadrowy,
dział prawny, dział ds. zgodności, dział ds. ochrony środowiska,dział kontroli eksportu, dział farmaceutyczny, itd.) celem ustalenia
odpowiedniej metody działania.
W przypadku, gdy pracownik uważa, że nie da się rozwiązać problemu
w miejscu pracy, powinien skontaktować się z infolinią HOYA HelpLine
lub skorzystać z innego dostępnego lokalnego kanału zgłaszania
nieprawidłowości. Żadnej sprawy nie wolno bagatelizować. Korzystaniez tych kanałów może być anonimowe – w prawnie dopuszczalnym
zakresie. Grupa HOYA surowo zabrania działań odwetowych wobec
osób zgłaszających nieprawidłowości w dobrej wierze.

JAK SIĘ ZACHOWAĆ?
A co w sytuacji sprzeczności zapisów Kodeksuz przepisami kraju, w którym zatrudniony jest
pracownik i nie wie, jak postąpić?

Co się stanie, jeśli ktoś naruszy Kodeks?
Każdy pracownik, który złamie Kodeks lub będzie zachęcał do tego
innych, ewentualnie nie zgłosi zauważonego naruszenia, możepodlegać postępowaniu dyscyplinarnemu w zależności od charakteru ipowagi sprawy. Dyrektorom i kierownikom mogą grozić surowsze kary.

Należy przestrzegać bardziej rygorystycznych
wymogów. Jeśli nie jest jasne, który wymóg jest bardziej
rygorystyczny, należy zwrócić się o poradę do działu
prawnego lub działu ds. zgodności.

Jeśli w toku pracy pojawią się pytania dot. Kodeksu lub pracownik
zauważy albo będzie podejrzewał jego naruszenie, powinien
7

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały

Znamy swoje obowiązki
Czy jest tozgodne z
prawem?

Każdy pracownik Grupy HOYA ma obowiązek dbania o jej reputację
przedsiębiorstwa, które funkcjonuje zgodnie z prawem i zasadami etyki.
Aby spełnić ten obowiązek:• Każdy z nas musi zachowywać się w pracy w sposób zgodnyz wartościami firmy, obowiązującymi przepisami, ustawami
oraz regulacjami i politykami Grupy HOYA (w tym z regulacjamibranżowymi dotyczącymi części prowadzonej przez nas działalności).
Musimy również postępować zgodnie z przepisami i politykami Grupy
HOYA, a także unikać nawet pozorów niestosowności.
• Rozumiemy, że podane wytyczne nie odnoszą się do każdej sytuacji,z którą możemy się spotkać w miejscu pracy. Jeżeli właściwa ścieżka
działania nie jest jasna, zadajemy sobie pytanie:

Czy czułbym/czułabym się
komfortowo,
gdyby inni
wiedzieli o mojej
decyzji?

Czy jest tozgodne z
długoterminowymi
celami i interesami
Grupy HOYA?

Czy jest to
dozwolone na
mocy Kodeksu inaszych polityk?

Czy
odzwierciedla
to naszą
Misję i ZasadyZarządzania?

Jeśli możemy odpowiedzieć „tak” na wszystkie pięć pytań, to zapewnemożna działać. Ale jeżeli odpowiedź na którekolwiek z powyższych pytań
brzmi „nie” lub „nie wiem” to znaczy, że przed podjęciem działań należy
poprosić o wskazówki swojego przełożonego, kierownika, szefa działu,
dział kadrowy, dział prawny lub dział ds. zgodności. Warto pamiętać, żezawsze – bez względu na okoliczności – można poprosić o pomoc.
8

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi• Nigdy nie reagujemy na żądania podmiotów związanych z
przestępczością zorganizowaną.
• Decyzje biznesowe, które podejmujemy, niezależnie od zajmowanego
stanowiska, powinny zawsze bazować na najlepiej pojętym interesie
Grupy HOYA. Każdy pracownik dba o to, abyśmy:- Unikali konfliktów interesów.
- Nie sprzeniewierzali własności Grupy HOYA.
- Przestrzegali odpowiednich procedur Grupy HOYA.
- Ponosili pełną odpowiedzialność za podejmowane decyzje.

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały• Niezwłoczne zgłaszanie do działu prawnego wszelkich naruszeń prawa
lub innych nieprawidłowości o istotnym charakterze lub zakresie.
• Dbałość o to, aby pracownicy (raportujący bezpośrednio lubpośrednio) wiedzieli, że nie grożą im żadne działania odwetowe zazgłaszanie nieprawidłowości w dobrej wierze.

Co roku potwierdzamy znajomość Kodeksu.
Czytanie i przestrzeganie zapisów Kodeksu to jedna z metod, którą każdy
z nas może wykorzystać do propagowania etycznego miejsca pracy.
HOYA co roku prowadzi Akcję przeglądu i potwierdzenia Kodeksu, gdyżchce mieć pewność, że jego postanowienia zna cały personel. Pracownicymają również dostęp do dodatkowych zasobów (takich jak szkolenia
indywidualne i komputerowe), które pomagają im lepiej poznać Kodeks.

Liderzy mają dodatkowe obowiązki.
Osoby zarządzające nadają ton etycznemu miejscu pracy. Oczekiwania
wobec liderów HOYA:• Dawanie dobrego przykładu, wdrażanie wartości Grupy,zaangażowanie w przestrzeganie Kodeksu poprzez praktyczne
działania i wypowiedzi.
• Tworzenie atmosfery sprzyjającej promowaniu zgodnego z prawem i
etycznego zachowania, która pozwala pracownikom zadawać pytania izgłaszać wątpliwości.
• Dbałość o to, aby pracownicy ukończyli odpowiednie szkolenie w
zakresie zgodności. Szukania dodatkowych sposobów na codzienneuzmysławianie wagi zapisów Kodeksu, innych polityk HOYA i
regulaminów konkretnych działów.

Wdrożenie powyższych procedur wymaga potwierdzenia w drodze
audytu wewnętrznego.

Nadzorem nad Kodeksem zajmuje się
Grupa HOYA HelpLine (Grupa HHL) przycentrali HOYA. Nie wolno modyfikować
Kodeksu bez zgody Grupy HHL.

9

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Zgłaszamy obawy

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiałyJeśli pracownik woli nie rozmawiać z przełożonym, może skontaktować się:- Z innym członkiem kierownictwa-Z pracownikiem działu kadrowego, działu prawnego lub działu ds.
zgodności
- Z infolinią HOYA HelpLine

Pracujemy razem, aby promować etyczne miejsce pracy. Zgłaszanie
naruszeń Kodeksu jest obowiązkiem każdego pracownika. Jeśli
pojawiają się pytania dotyczące Kodeksu lub podejrzenia naruszenia
jego postanowień, można korzystać z wielu kanałów komunikacji.

Czym jest infolinia HOYA HelpLine?

Najlepiej zacząć od własnego przełożonego lub kierownika. Jest to osoba,
której najłatwiej będzie pomóc pracownikowi i zrozumieć jego problem.

Infolinia HOYA HelpLine jest niezależnym kanałem komunikacji dla
pracowników Grupy HOYA w określonych lokalizacjach, którzy chcązgłosić potencjalne naruszenia prawa lub Kodeksu. W niektórych
miejscach infolinia HOYA HelpLine jest kanałem stanowiącym
uzupełnienie regularnych linii raportowania dostępnych w
poszczególnych spółkach Grupy HOYA.

10Jeśli infolinia HOYA HelpLine jest dostępna w lokalizacji pracownika,może on uzyskać do niej dostęp, zadawać pytania i informować o swoichwątpliwościach. Podstawowe informacje dotyczące infolinii HOYA HelpLine:• Pracownik może mówić we własnym języku, korzystając z
miejscowego łącza telefonicznego, przesyłając zgłoszenie na
formularzu online lub wysyłając e-mail.
• Każde zgłoszenie jest szczegółowo dokumentowane i przekazywanewewnętrznemu zespołowi HOYA HelpLine celem zbadania.
• Pracownik może ponowić kontakt celem sprawdzenia statusu
dochodzenia lub podania dodatkowych informacji.
• Pracownik ma pewność, że jego zgłoszenie zostanie przeanalizowane
niezwłocznie i dyskretnie.

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiałyPoważnie podchodzimy do naruszeń
obowiązujących zasad i przepisów.

Sygnalizacja nie może być powodem do obaw.
Problemy można zgłaszać anonimowo, o ile nie zabrania tego
lokalne prawo. Osobom, które zdecydują się jednak na ujawnienie
swojej tożsamości, zapewniania jest całkowita poufność (na żądanie).
Niemniej w niektórych przypadkach utrzymanie w tajemnicytożsamości sygnalisty może być niemożliwe ze względu na charakter
dochodzenia, wymogi z nim związane lub określone przesłanki.

Działania dyscyplinarne, w tym rozwiązanie stosunku pracy, mogązostać podjęte wobec każdego pracownika HOYA, który naruszył
prawo, przepisy, niniejszy Kodeks, nasze polityki lub procedury.
Dotyczy to również przełożonych lub kierowników, którzy ignorują
naruszenia, celowo je ukrywają lub nie chcą ich eliminować.
Kierownictwo HOYA i dział kadrowy ponoszą odpowiedzialność
za nadzorowanie norm dyscyplinarnych w celu zapewnienia
konsekwentnego stosowania wszelkich powiązanych
czynności – zgodnie z lokalnymi przepisami prawa pracy.

Jeśli pracownik uczestniczy w dochodzeniu dotyczącym zgodności
z przepisami (nawet jako świadek), nie może omawiać go z nikim
oprócz osób prowadzących dochodzenie, chyba że osoby te wyraźnie
zezwolą na ujawnienie informacji. Obowiązkowa jest współpraca (wdobrej wierze) z osobami prowadzącymi dochodzenie. Trzeba udzielać
zgodnych z prawdą odpowiedzi na wszelkie zadawane przez nie pytania.

Co to znaczy zgłaszać nieprawidłowości
„w dobrej wierze”?

Grupa HOYA zakazuje działań odwetowych.
HOYA nie zezwala na działania odwetowe wobec osób, które w dobrej
wierze zgłaszają wątpliwości dotyczące zgodności z przepisami lub
prawego zachowania. Wobec każdej osoby dopuszczającej się działań
odwetowych zostaną podjęte działania dyscyplinarne, które mogąobejmować rozwiązanie stosunku pracy. W przypadku, gdy pracownikuważa, że podjęto wobec niego lub innej osoby działania odwetowe
za zgłoszenie problemu w dobrej wierze w związku z naruszeniem
prawa, regulacji, polityki lub niniejszego Kodeksu, powinien jak
najszybciej skontaktować się z działem ds. zgodności lub infoliniąHOYA HelpLine – w miarę dostępności i o ile nie zabrania tego prawo.

Chodzi o informowanie o zauważonych problemach
w sposób uczciwy i dokładny, nawet jeśli później
miałoby się okazać, że sygnalista się mylił.

11

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Szanujemy innych
Jesteśmy zespołem oddanych pracowników działających w krajachna całym świecie, myślących kreatywnie, propagujących innowacje iwywierających pozytywny wpływ na poziom życia ludzi na całym świecie.
Prawa człowieka.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Pozytywne i produktywne miejsce pracy. . . . . . . . . . . . . . . 14
BHP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Prywatność danych.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Ochrona danych biznesowych innych podmiotów. . . . . 18

12

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały

Prawa człowieka
Szanujemy się nawzajem, dostrzegając godność i wartość każdej osoby.

Nasze zobowiązania:• Zapewnienie środowiska pracy, w którym pracownicy mogąwykonywać swoje obowiązki najlepiej, jak potrafią. Nie
dyskryminujemy ani nie tyranizujemy innych ze względu na
pochodzenie rasowe, narodowość, płeć, religię, wyznanie, miejsce
urodzenia, wiek, niepełnosprawność fizyczną lub umysłową, orientację
seksualną czy inne prawnie chronione cechy.
• Promowanie miejsca pracy wolnego od molestowania (w tym
molestowania seksualnego), zastraszania, przemocy i nękania.
• Ochrona podstawowych praw człowieka. Zabraniamy zatrudniania
dzieci, pracy przymusowej i handlu ludźmi w ramach naszej
działalności i w całym łańcuchu dostaw.
• Szacunek dla rodzinnych praw naszego personelu. Nie wolno namnękać, zwolnić z pracy, zdegradować, obniżyć wynagrodzenia ani
przenieść do innego działu żadnego pracownika w związku z ciążą,urodzeniem dziecka, wykorzystaniem urlopu macierzyńskiego czy
wychowawczego.
• Zgłaszanie obaw, jeśli stajemy w obliczu dyskryminacji, nękania lub
naruszania praw człowieka.

JAK SIĘ ZACHOWAĆ?
Jeden z Twoich współpracowników
rozsyła e-maile z dowcipami na
temat niektórych narodowości.
Sprawiają one, że czujesz się
niekomfortowo i zazwyczaj je
usuwasz. Czy należałoby podjąć
dalsze działania?
Tak. Trzeba poprosić współpracownika
o zaprzestanie rozsyłania wiadomości
e-mail, a jeśli aktywność będzie
kontynuowana, należy powiadomić
przełożonego lub kierownika. Takiezachowanie jest lekceważące. Źle
wpływa na morale zespołu i dobreśrodowisko pracy, które wszyscy
starali się stworzyć.

13

Podczas wizyty u nowego dostawcy
zauważasz pracowników, którzy sąchyba niepełnoletni. Gdy pytasz oto dostawcę, nie otrzymujesz jasnej
odpowiedzi. Jakie powinny być
kolejne kroki?
To bardzo dobrze, że zauważyłeś/aśpotencjalne łamanie praw człowieka.
O sprawie trzeba powiadomić
przełożonego. Następnym krokiem
powinno być zgłoszenie incydentu
w dziale prawnym. Zależy nam na
przestrzeganiu praw człowieka
i staramy się nie dopuszczać doich łamania. Mowa tu m.in. oniedozwolonej pracy dzieci.

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały

Pozytywne i produktywne
miejsce pracy
JAK SIĘ ZACHOWAĆ?

Promujemy otwarte, pozytywne środowisko pracy oraz dobre
relacje międzyludzkie, gdyż pragniemy tworzyć przyjazną atmosferę
współpracy.

Podczas rozmowy kwalifikacyjnej
kandydatka wspomina, że ma
dwójkę małych dzieci. Wiesz, żestanowisko będzie wymagało pracy
w nadgodzinach, więc pytasz ją oto, jak postrzega kwestię opieki nad
dziećmi. Czy jest to dozwolone?

Nasze zobowiązania:• Pomaganie sobie nawzajem w osiąganiu sukcesów. Oznacza to:- Nie wykonujemy obowiązków pod wpływem alkoholu. Nie
posiadamy, nie używamy ani nie dystrybuujemy narkotyków lub
substancji kontrolowanych w obiektach Grupy HOYA.
- Nie wnosimy broni palnej, noży ani innych niebezpiecznych
przedmiotów do obiektów Grupy HOYA.
- W godzinach pracy nie uprawiamy hazardu, nie pożyczamy
pieniędzy ani nie namawiamy współpracowników czy też
partnerów biznesowych do poświęcania czasu, zasobów albo
wydawania pieniędzy.
- W miejscu pracy nie używamy sprzętu do nagrywania ani nadzoru,
chyba że istnieje ku temu uzasadniony powód biznesowy,
zapewniona została zgodność z przepisami miejscowymi iuzyskano pozwolenie spółki.
• Docenianie wkładu każdej osoby poprzez słuchanie, prowadzenie
swobodnych i otwartych rozmów, aktywną współpracę z innymi.

Nie. Przy podejmowaniu decyzji ozatrudnieniu nie można brać poduwagę czynników takich jak stancywilny, stan rodzicielski czy ciąża.
Można natomiast poinformować
kandydatkę, że na tym stanowisku
potrzebna będzie praca w
nadgodzinach i spytać ją, czy stanowi
to dla niej problem.

14

Niedawno zdiagnozowano u
Ciebie chorobę, która utrudnia
wykonywanie jednego z Twoich
podstawowych obowiązków
służbowych. Jak należy
się zachować?
HOYA stara się zapewnić
odpowiednie udogodnienia
wszystkim wykwalifikowanym
osobom niepełnosprawnym. Musisz
powiadomić swojego kierownika lub
dział kadrowy o zaistniałej sytuacji,
tak aby odpowiedzialne osoby mogły
omówić z Tobą możliwe udogodnienia.

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały

BHP• Dokładne rejestrowanie godzin pracy. Nie wymagamy od nikogo
pracy w bezpłatnych nadgodzinach. Nie pozwalamy innym na
stosowanie takich praktyk.
• Nigdy nie wynosimy niebezpiecznych substancji ani innychchemikaliów z zabezpieczonych pomieszczeń, chyba że istnieje ku
temu uzasadniony powód i w takich przypadkach przestrzegamy
procedur określonych przez Grupę HOYA.

Cenimy wysiłki każdej osoby i zależy nam na zapewnianiu
bezpieczeństwa, eliminowaniu wypadków i katastrof orazzapobieganiu wszelkim urazom w miejscu pracy.

Nasze zobowiązania:• Dbałość o to, aby żaden pracownik HOYA nie był narażony na urazy ichoroby poprzez:- Przestrzeganie zasad obowiązujących w obiektach, w których
pracujemy, utrzymywanie czystości i higieny w miejscu pracy oraznieustanne przestrzeganie dobrych praktyk bezpieczeństwa.
- Udział w szkoleniach i warsztatach praktycznych. Osobom bez
autoryzacji i odpowiedniego przeszkolenia nie wolno obsługiwaćmaszyn ani urządzeń.
- Przestrzeganie zasad BHP. W razie potrzeby nosimy środki ochrony
osobistej, trzymamy się z dala od stref zagrożenia i sprawdzamyurządzenia zabezpieczające.
- Pilnujemy, aby nikt się nie przepracowywał, gdyż zagraża topracownikom.
- Podejmowanie działań mających na celu ochronę pracowników –np. nie pozwalając chorym wchodzić do zakładu.
• Przestrzeganie uprawnień pracowniczych wynikających z przepisów
prawa pracy (mowa tu m.in. o urlopach macierzyńskich, ojcowskich,urlopach wypoczynkowych, itp.).

JAK SIĘ ZACHOWAĆ?
Jeden z Twoich współpracowników sugeruje zmianę pewnej cyklicznej
czynności na linii produkcyjnej w celu przyspieszenia procesu, ale Ty
boisz się, że to może być niebezpieczne. Jak należy się zachować?
Jeśli chodzi o bezpieczeństwo, nigdy nie idziemy na skróty. Choć HOYA
zachęca wszystkich do ciągłej poprawy, wszelkie zmiany procedur wymagają
analizy i zatwierdzenia, ponieważ musimy mieć pewność, że nie wpłyną
one negatywnie na pracowników lub produkty. W tej sytuacji powinieneś/powinnaś skontaktować się z przełożonym i powiedzieć mu/jej o sugestii
współpracownika. Póki co, nie wprowadzaj żadnych zmian w procesie.

15

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Prywatność danych

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały

Nasze zobowiązania:• Orientacja w zakresie rodzajów danych uznawanych za „dane osobowe”.
• Szanowanie prywatności współpracowników, klientów i partnerów
biznesowych oraz utrzymanie ich zaufania dzięki uważnemu
przetwarzaniu danych osobowych. Jeszcze ostrożniej należy
podchodzić do tzw. „wrażliwych danych osobowych” czyli informacji
takich jak numery rachunków bankowych czy dane o stanie zdrowia.
• Wykorzystywanie danych osobowych wyłącznie w sposób, na
który wyraził zgodę podmiot danych (osoba, której dane dotyczą).
Nieudostępnianie danych innym osobom (w firmie HOYA ani pozanią), chyba że chodzi o osoby odpowiednio upoważnione, które mająuzasadniony cel, aby zapoznać się z przedmiotowymi informacjami.
• Gromadzenie, przechowywanie, wykorzystywanie, udostępnianie,
przekazywanie i usuwanie danych osobowych zgodnie z globalnymi
przepisami dotyczącymi ochrony prywatności danych oraz w sposób
zapewniający ich bezpieczeństwo.
• Zwracanie uwagi na niewłaściwe przetwarzanie lub naruszenie
bezpieczeństwa danych oraz natychmiastowe powiadamianie
działu prawnego lub działu ds. zgodności o takich sytuacjach.
Zdajemy sobie sprawę, że ujawnienie danych osobowych – nawet
przypadkowe – może nie tylko powodować poważne problemy
osób fizycznych i prowadzić do odpowiedzialności karnej, ale także
podważyć zaufanie do Grupy HOYA.

Cenimy prawo każdego człowieka do prywatności i dbamy o to,
aby dane osobowe były gromadzone z należytą starannością i na
podstawie uzasadnionych powodów biznesowych.

16

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały

CZYM SĄ „DANE OSOBOWE”?
Są to wszelkie informacje, które umożliwiają ustalenie czyjejś
tożsamości w sposób bezpośredni lub pośredni. Przykłady:JAK SIĘ ZACHOWAĆ?

- Imię i nazwisko- Numer identyfikacyjny pracownika- Adres e-mail- Numer telefonu
W przypadku braku pewności, czy określone informacje traktuje sięjako „dane osobowe”, przed ich udostępnieniem warto skonsultowaćsię z odpowiednim działem.

17

Dzwoni do Ciebie prawnik z obcej
kancelarii i prosi Cię o informacjena temat jednego z pracowników
Twojego działu. Jak należy
zareagować?

Skradziono Ci z samochodu laptopa,
jak wracałeś/aś z pracy do domu izatrzymałeś/aś się w sklepie. Czymoże to być problem, jeśli chodzi oprywatność danych?

Nie wolno nikomu przekazywać
danych pracowników, jeśli nie
wiemy, czy jest to dozwolone. Zanim
przekażesz komuś dane, skonsultuj
się z przełożonym, kierownikiem lub
działem prawnym.

Jeżeli na skradzionym laptopie były
dane osobowe, możemy mówić
o naruszeniu bezpieczeństwa
danych. Wymaga to powiadomień oujawnieniu, a może nawet podjęcia
działań naprawczych. Nawet jeśli nie
przechowywałeś/aś tych informacji na
laptopie, mogły być one dołączone do
znajdujących się w nim wiadomości
e-mail. Trzeba niezwłocznie
skontaktować się z działem prawnym idziałem informatycznym, aby określić
odpowiednie kolejne kroki.

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały

Ochrona danych biznesowych
innych podmiotów
JAK SIĘ ZACHOWAĆ?

Szanujemy i chronimy poufne informacje biznesowe innych osób.
Traktujemy je jak nasze własne.

Do Twojego zespołu dołączyła właśnie nowa osoba, która wcześniej
pracowała u jednego z naszych konkurentów. Mogłaby się z nami podzielić
informacjami na temat procedur związanych z jakością, opracowanych w
trakcie jej zatrudnienia w firmie konkurencyjnej. Czy nowo przyjęta osobamoże to zrobić?

Nasze zobowiązania:• Przestrzeganie wszelkich praw autorskich i powiązanych. Bez
zezwolenia:- Nie kopiujemy ani nie używamy oprogramowania lub innych
produktów opracowanych przez inne firmy lub osoby.
- Nie kopiujemy ani nie wykorzystujemy obrazów lub danych
tekstowych ze źródeł medialnych takich jak internet.
• Dbałość o bezpieczeństwo poufnych informacji biznesowych
innych podmiotów. Korzystanie z nich wyłącznie zgodnie z
warunkami obowiązujących umów.
• Zachowanie szczególnej ostrożności w procesie pozyskiwania
poufnych informacji biznesowych. Sprawdzanie, czy mamy
prawo z nich korzystać. Zakaz używania informacji z niepewnychźródeł.
• Nigdy nie nakłaniamy innych, w tym nowych pracowników,
do ujawniania poufnych informacji biznesowych poprzednich
pracodawców.

Nie. Byłoby to naruszenie naszych polityk, zobowiązań kobiety wobec byłego
pracodawcy, może nawet obowiązującego prawa. Nie możesz naciskać
na ujawnienie tych danych ani o nie prosić. Nowo przyjęta osoba możewykorzystywać ogólną wiedzę i umiejętności nabyte w poprzedniej pracy,
ale nikt z nas nie może pozyskiwać dla firmy HOYA materiałów chronionych i
poufnych wytworzonych w trakcie jej zatrudnienia w firmie konkurencyjnej.
Kobietę obowiązuje nakaz ochrony informacji poufnych swojego poprzedniego
pracodawcy. Taki sam nakaz obowiązuje każdego z nas, jeśli chodzi o dane HOYA.

18

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Chronimy Grupę

Prowadzimy działalność zgodnie z prawem
Przekraczając granice technologiczne, aby zapewnić lepszą przyszłość,zawsze szanujemy i respektujemy przepisy prawa i regulacje naszejbranży oraz krajów, w których prowadzimy działalność.
Jakość i bezpieczeństwo naszych produktów i usług.. . . 20
Uczciwa konkurencja. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Przeciwdziałanie łapownictwu i korupcji. . . . . . . . . . . . . . . . 23
Handel międzynarodowy.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

19Załącznik

Przydatne materiały

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiałyJakość i bezpieczeństwo naszych
produktów i usług
Cieszymy się zaufaniem klientów, dbając o to, aby nasze produkty iusługi spełniały lub przekraczały zarówno normy wewnętrzne, jak ibranżowe.

-U zyskiwanie wszelkich zezwoleń regulacyjnych i spełnianie innych
wymogów związanych z marketingiem lub sprzedażą naszych
produktów.
• Szczerość i przejrzystość, jeśli chodzi o informowanie klientów
na temat naszych produktów i usług. Wiemy, że przesadzone
twierdzenia i bezpodstawne gwarancje mogą prowadzić do powstania
odpowiedzialności prawnej, a klientów narażać na niebezpieczeństwo.

Nasze zobowiązania:• Spełnianie wysokich standardów jakości i bezpieczeństwa nakażdym etapie procesu poprzez:- Modyfikowanie lub eliminowanie wszelkich elementów – jużna etapie planowania i projektowania produktu – które mogąskutkować wypadkami.
- Zgłaszanie odpowiednim podmiotom wszelkich wątpliwości
dotyczących produktów, które nie odpowiadają specyfikacjombądź normom na etapie produkcji i inspekcji, oraz zapobieganie
wprowadzaniu takich produktów na rynek.
- Wprowadzanie odpowiednich ostrzeżeń w podręcznikachużytkownika, aby zapewnić bezpieczne użytkowanie i konserwację
produktów.
- Odpowiednie przechowywanie produktów zgodnie z naszymi
politykami i procedurami.
- Szybkie zgłaszanie reklamacji produktów zgodnie z określonymi
procedurami.

JAK SIĘ ZACHOWAĆ?
Zapisy jednej z naszych umów przewidują test powtarzany na późniejszym
etapie procesu. Wcześniejszy test wydaje się stratą czasu i pieniędzy oraz
spowalnia dostawę. Czy można pominąć dodatkowy test?
Nie. Z racji tego, że umowa wymaga przeprowadzenia obu testów, nie można
wprowadzać żadnych zmian w testach czy kontroli jakości bez uprzedniego
poinformowania odpowiedniego szczebla kierownictwa i uzyskania stosownego
pozwolenia, również od klienta. Świadome dostarczenie produktu, który nie
spełnia specyfikacji określonych w umowie lub wymogów testowych bez zgody
klienta, może zostać uznane za oszustwo i naruszenie prawa.

20

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Uczciwa konkurencja

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały

Nasze zobowiązania:• Promowanie wolnej, uczciwej i otwartej konkurencji w oparciu oprzestrzeganie przepisów antymonopolowych wszędzie tam, gdzie
prowadzimy działalność.
• Prowadzenie działalności w dobrej wierze i spełnianie obietniczłożonych klientom:-N ie generujemy obrotów, stosując nieuczciwe praktyki
marketingowe.
-D opilnowujemy, aby reklamy i materiały promocyjne były opartena faktach i kompletne.
-N igdy nie składamy fałszywych ani wprowadzających w błądoświadczeń dotyczących naszych produktów.
-N ie wymuszamy na klientach określonej ceny odsprzedaży ani
spreadu ceny odsprzedaży.
• Pokonywanie konkurentów w sposób uczciwy i zgodny z prawem:-N ie rozmawiamy z konkurentami o rzeczach wrażliwych takich jak
ceny, koszty, wolumen produkcji czy warunki sprzedaży.
-N
 ie zawieramy umów ani porozumień – formalnych ani
nieformalnych – które ograniczałyby (albo sprawiały takiewrażenie) konkurencję.
-N
 ie szkodzimy dobremu imieniu i reputacji konkurenta, stosując
pomówienia czy też pogardliwie odnosząc się do jego usług iproduktów.

Konkurujemy dynamicznie, ale sprawiedliwie. To nasze produkty
wysokiej jakości, a nie nieetyczne czy nielegalne praktyki, pozwalają
nam odnosić sukcesy.

21

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi• Gromadzenie informacji rynkowych lub danych o konkurencji wewłaściwy sposób, z publicznych źródeł takich jak prasa, czasopismabranżowe, opinie klientów. Staramy się nie nadużywać poufnych
informacji ani nie przedstawiać nieprawdziwych faktów na temat
tego, kim jesteśmy i dla kogo pracujemy. (Więcej informacji podano w
rozdziale „Ochrona informacji biznesowych innych podmiotów”.)

JAK SIĘ ZACHOWAĆ?
Na spotkaniu stowarzyszenia branżowego dwóch konkurentów zaczyna
rozmawiać o niskich marżach i za dużych rabatach. Nie reagujesz na tę
rozmowę, ale parę tygodni później okazuje się, że oba przedsiębiorstwa
podniosły ceny. Zastanawiasz się, czy trzeba było podjąć jakieś działania na
spotkaniu, kiedy miała miejsce dyskusja.
Faktycznie trzeba było. Stosownie umocowany organ może stwierdzić, że wszyscy
uczestnicy spotkania – niezależnie od tego, czy brali udział w rozmowie – zgodzili
się na ustalenie określonego pułapu cen, nawet jeśli nigdy nie zawarli w tej sprawie
formalnej umowy. W takiej sytuacji właściwym sposobem postępowania byłobywyraźne wskazanie, że rozmowa jest niestosowna, a następnie wyjście ze spotkania
i niezwłoczne zgłoszenie sprawy do działu prawnego.

22

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały

Przeciwdziałanie łapownictwu
i korupcji
Nasza praca opiera się na prawości i uczciwości. Nigdy nie oferujemy
ani nie przyjmujemy łapówek. Nie pozwalamy też, aby robili to inni w
naszym imieniu.

Nasze zobowiązania:• Zdobywanie zamówień w oparciu o zalety naszych produktów i usług.
• Prowadzenie polityki zerowej tolerancji wobec łapownictwa inielegalnych prowizji.
• Unikanie nawet pozorów niewłaściwych płatności, niezależnie od
lokalnej praktyki lub podejścia innych firm.
• Prowadzenie dokładnych ksiąg rachunkowych i rejestrów w taki
sposób, aby charakter przekazywanych lub otrzymywanych pozycji byłjasny i dozwolony na mocy regulaminu.
• Prowadzenie analiz due diligence przy wyborze partnerów
biznesowych HOYA, monitorowanie ich wyników i zgłaszaniewątpliwości dotyczących wszelkich wątpliwych praktyk biznesowych.
• Bezwzględny zakaz wręczania płatności przyspieszających bieg spraw.
Jeśli padnie żądanie przekazania płatności przyspieszającej bieg spraw,należy to od razu zgłosić w dziele prawnym lub dziale ds. zgodności.

CZYM JEST „ŁAPÓWKA”?
Jest to każda korzyść majątkowa przekazana komuś w państwowym
lub prywatnym sektorze gospodarki z myślą o pozyskaniu (lubutrzymaniu) klienta albo przewagi finansowej lub handlowej.
Łapówka może mieć formę gotówki lub czego innego. Za łapówkę
można uznać prezent, przysługę, osobisty rabat, a nawet ofertę
pożyczki lub zatrudnienia, jeśli są to korzyści oferowane w zamian za
specjalne traktowanie lub w celu wpłynięcia na decyzję.

23

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

CO TO JEST „PŁATNOŚĆ PRZYSPIESZAJĄCA BIEGSPRAW”?
Jest to niewielka płatność (czasami zwana „nielegalną prowizją” lub„gratyfikacją”) przekazana urzędnikowi państwowemu niższego szczebla w
celu zachęcenia go do wykonania lub przyspieszenia rutynowych działań
(takich jak rozpatrzenie dokumentów, podłączenie linii telefonicznej lubprądu). HOYA zakazuje stosowania tych płatności.

JAK SIĘ ZACHOWAĆ?
Zauważyłem/am, że wręczanie prezentów traktuje się czasem jako
„zwyczajową uprzejmość” w jednym kraju, ale może być postrzegane jako
zakazana płatność, a nawet łapówka w innym. Co to oznacza dla mnie, gdy
podróżuję służbowo i spotykam się z klientami?
Nie wolno przekazywać żadnych płatności ani korzyści w celu uzyskania
niewłaściwej przewagi biznesowej. Wymiana prezentów w ramach „zwyczajowej
uprzejmości” w Twoim kraju może zostać uznana za łapówkę w innym kraju, jeśli
wartość prezentu przekracza symboliczną kwotę. Należy zawsze przestrzegać
polityk HOYA i obowiązujących przepisów lokalnych. Jeśli nie masz pewności,czy upominek jest odpowiedni, skonsultuj się z działem prawnym lub działem ds.
zgodności.

24

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Handel międzynarodowy

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały

Nasze zobowiązania:• Znajomość i przestrzeganie wymogów dotyczących importu,
eksportu i handlu – a także naszych polityk i procedur –w odniesieniu do krajów, w których prowadzimy działalność.
• Prowadzenie wymaganej dokumentacji importowej, eksportowej icelnej w każdej lokalizacji biznesowej HOYA.
• Prowadzenie analiz due diligence w celu zapewnienia dobrej
znajomości użytkownika końcowego i przeznaczenia naszych
produktów.
• Odmowa współpracy z krajami figurującymi na krajowych iświatowych listach podmiotów zakazanych ze względu na
bezpieczeństwo, chyba że otrzymaliśmy odpowiednie licencje na
sprzedaż do tych krajów.
• Pomoc w zapobieganiu praniu pieniędzy i finansowaniu
terroryzmu oraz wykrywaniu tych procederów – w drodze
obserwacji podejrzanych płatności, które mogą obejmować:-P łatności gotówkowe.
-P łatności dokonywane z kont prywatnych, a nie firmowych.
- Transakcje z instytucjami finansowymi lub osobami trzecimi,
które nie są logiczne powiązane z klientem ani partnerem
biznesowym.

Stosujemy odpowiedzialne praktyki biznesowe w handlumiędzynarodowym. Dążymy do zapobiegania finansowania terroryzmu.
Aktywnie reagujemy na każde zagrożenie dla światowego pokoju i
bezpieczeństwa.

25

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

JAK SIĘ ZACHOWAĆ?
Dostawca prosi o wysłanie płatności na nowy adres. Podejrzewasz, żemoże się to wiązać z czymś nielegalnym lub niewłaściwym. Czy powinieneś
podzielić się swoimi obawami?
Tak. Twoje podejrzenia mogą być uzasadnione. Może to być próba prania
pieniędzy lub ominięcia wymogów prawnych. Trzeba jak najszybciej skonsultowaćsię z działem finansowym. Póki co nie zmieniaj adresu. Poczekaj na stosowne
polecenie. Jeśli to możliwe, nie prowadź dalszych rozmów z dostawcą na ten
temat. Zaczekaj, aż poprosi Cię o to dział finansowy.
Kupiłem/am podrobiony produkt podczas podróży służbowej i chciałem/
am przywieźć go ze sobą jako pamiątkę. Ponieważ kupiłem/am produkt za
granicą, to czy mogę przywieźć go do mojego kraju?
Nie. Pamiętaj, że nie wolno przywozić podrobionych produktów do niektórych
krajów. Kara za to, wynikająca z przepisów, może zostać nałożona nie tylko na
osoby fizyczne, ale także na zatrudniające je firmy.
Otrzymujesz duże zamówienie od firmy, o której nigdy wcześniej nie
słyszałeś/aś lub z którą nie prowadziłeś/aś interesów. Wydaje się, żeprzedsiębiorstwo to nie ma doświadczenia w naszej branży, a adres, na
który ma być wystawiona faktura, wydaje się adresem nieruchomości
mieszkaniowej. Czy przed realizacją zamówienia należałoby pozyskać
dodatkowe informacje?
Tak. Masz obowiązek znać ostateczne miejsce przeznaczenia produktów w
dbałości o zgodność z przepisami dotyczącymi kontroli eksportu i ochronę
bezpieczeństwa narodowego. Trzeba dowiedzieć się więcej na temat działalności
tej firmy, użytkownika końcowego i finalnego zastosowania produktów. W razie
dalszych wątpliwości skonsultuj się z działem prawnym lub działem ds. zgodności.

26

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Jesteśmy odpowiedzialnymi partneramibiznesowymi
Nawiązujemy i utrzymujemy dobre, korzystne dla wszystkich stron relacje
z klientami i partnerami biznesowymi.
Obowiązki w sektorze opieki zdrowotnej. . . . . . . . . . . . . . . 28
Relacje z dostawcami.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Konflikty interesów. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Upominki i rozrywka.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Środowisko.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

27

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Obowiązki w sektorze opieki
zdrowotnej

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały

Nasze zobowiązania:• Znajomość wszelkich zobowiązań regulacyjnych, przestrzeganie
obowiązujących zasad i przepisów.
• Interakcja z pracownikami służby zdrowia (ang. health care
professionals, HCP) – do których zaliczamy m.in. lekarzy, pielęgniarki,pielęgniarzy, asystentów lekarzy, administratorów planów
opieki zdrowotnej, optyków i instytucje medyczne, zgodnie z
obowiązującymi przepisami, regulacjami, normami branżowymi ikodeksami stowarzyszeń.
• Zakaz wywierania wpływu na HCP w procesie podejmowania przez
nich profesjonalnych decyzji medycznych dotyczących stosowania
produktów HOYA w oparciu o nieprawidłowe komunikaty,
niezatwierdzone materiały marketingowe czy też niestosownezachęty finansowe.
• Ujawnianie płatności i innych transferów wartości na rzecz lekarzy,szpitali klinicznych oraz innych osób lub podmiotów w zakresie
wymaganym przez obowiązujące przepisy prawa.
• Fundowanie grantów na cele badawcze i edukacyjne oraz wypłata
wynagrodzeń o rzeczywistej wartości rynkowej pracownikom służby
zdrowia – zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami
oraz politykami i procedurami HOYA.
• Proszenie o pomoc w przypadku pytań.

Zdajemy sobie sprawę, że niektóre z naszych spółek działają na ściśle
regulowanym rynku opieki zdrowotnej i muszą przykładać jeszcze większą
wagę do jakości produktów i wymogów w zakresie bezpieczeństwa.

28

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały

CZY WIESZ, ŻE …?
HOYA przestrzega różnorakich wymogów prawnych i regulacyjnych w
dziedzinie opieki zdrowotnej w krajach, w których prowadzi działalność.
Mowa tu m.in. o zasadach odnoszących się do obszarów takich jak:JAK SIĘ ZACHOWAĆ?
Pewna lekarka chciałaby, aby firma HOYA opłaciła jej wyjazd do Japonii.
Twierdzi, że interesuje ją odwiedzenie naszych zakładów. Przy okazji chcepoświęcić parę dni na zwiedzanie kraju i dobrze byłoby, gdyby HOYA za tozapłaciła. Czy jest to dozwolone?

- Badania kliniczne- Rozwój produktów- Produkcja

Nie. HOYA może oczywiście – w pewnych okolicznościach – pokryć
niewygórowane i uzasadnione koszty podróży i zakwaterowania pracownikasłużby zdrowia w związku z jego uczestnictwem w prowadzonym przez firmę
programie lub spotkaniu dotyczącym technologii medycznych. Jest to jednak
uwarunkowane uzyskaniem uprzedniej zgody firmy, natomiast turystycznaczęść wyjazdu mogłaby zostać uznana za niewłaściwą próbę wywarcia wpływu
na decyzje lekarki, a to jest absolutnie niedopuszczalne. W takiej sytuacjinależałoby się skonsultować z działem prawnym lub działem ds. zgodności.

- Promocja produktów- Ochrona danych- Interakcja z klientami- Fakturowanie produktów i powiązanych usług
Obowiązuje nas bezwzględny zakaz przekazywania lub obiecywania
jakichkolwiek niestosownych korzyści pracownikom służby zdrowia w
celu wywarcia wpływu na korzystanie z naszych produktów, ich zakup lub
rekomendowanie.

29

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Relacje z dostawcami

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały

CHCESZ DOWIEDZIEĆ SIĘ WIĘCEJ?

Wybieramy dostawców w oparciu o obiektywne i wymierne kryteria,
a następnie współpracujemy z nimi, pilnując, aby wypełniali swoje
zobowiązania w zakresie wspierania działalności i misji Grupy HOYA.

Kodeks Dostawcy HOYA

Nasze zobowiązania:• Współpraca z partnerami biznesowymi, którzy podzielają nasze
zaangażowanie na rzecz uczciwego prowadzenia działalności,rozumieją społeczną odpowiedzialność swojej organizacji oraz chronią
podstawowe prawa człowieka i pracowników.
• Dokonywanie słusznych wyborów, ocena kryteriów takich jak jakość,doświadczenie, historia dostaw i cena w celu określenia właściwych
partnerów biznesowych dla Grupy.
• Rzetelne traktowanie partnerów biznesowych i zakaz ich
wykorzystywania w drodze manipulacji, ukrywania faktów,nadużywania naszej pozycji, przymuszania, wprowadzania w błąd czy
też innych nieuczciwych działań lub praktyk.
• Monitorowanie wyników dostawców z myślą o zagwarantowaniu
uczciwego rozliczania czasu, materiałów i rezultatów – w oparciu onasze normy i Kodeks Dostawcy HOYA.
• Podejmowanie działań na rzecz zapewnienia, aby cały nasz łańcuch dostaw,
w tym podwykonawcy, działał zgodnie z wysokimi normami etycznymi.
30

JAK SIĘ ZACHOWAĆ?
Konsultant pracujący w HOYA przesłał fakturę, która zawiera niejasne
płatności gotówkowe. Domaga się ich zwrotu. Czy fakturę należy
zakwestionować?
Tak. Przeglądając płatności gotówkowe i inne pozycje na fakturze, musisz
zawsze dysponować dokumentami potwierdzającymi (np. paragonami).
Wymagamy od naszych konsultantów, dystrybutorów i innych stron trzecich
przejrzystości i uczciwości w rachunkowości. Należy więc domagać się od nichdostarczania stosownej dokumentacji. Jeśli coś wydaje się nie w porządku lub
niezgodne z prawem, należy od razu to zgłosić.

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Konflikty interesów

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały

CZY WIESZ, ŻE …?

Unikamy sytuacji, w których nasze osobiste interesy lub działania mogąszkodzić podejmowaniu obiektywnych decyzji w imieniu HOYA.

Nie jest możliwe wskazanie każdej sytuacji, w której może dojść dokonfliktu interesów, ale istnieją pewne sytuacje, które mogą do niego
prowadzić. W razie jakichkolwiek pytań należy skonsultować się z
przełożonym lub kierownikiem.

Nasze zobowiązania:-D ruga praca. Podjęcie innej pracy w niepełnym wymiarze godzin,
zawarcie umowy o świadczenie usług, wykonanie transakcji biznesowej
w konkurentem, dostawcą, usługodawcą lub klientem HOYA.

• Aktywne nastawienie – znajomość i unikanie sytuacji, które mogąstanowić konflikt interesów.
• Ujawnianie wszelkich potencjalnych konfliktów interesów
przełożonemu lub kierownikowi (w zależności od okoliczności
większość konfliktów można rozwiązać, jeśli zostaną ujawnione i
poddane kontroli).

-U dział finansowy. Posiadanie udziałów u konkurenta, dostawcy,
usługodawcy lub klienta HOYA.
-P rywatny interes. Posiadanie uprawnień decyzyjnych odnośnie dotransakcji lub decyzji biznesowej HOYA, gdy pracownik lub członek
jego rodziny ma w niej udział finansowy lub prywatny interes.
-O sobista relacja. Członek rodziny jest zatrudniony w firmie HOYA, u
jej konkurenta, dostawcy, usługodawcy lub klienta.
-U pominki, rozrywka i wydatki reprezentacyjne. Wręczanie lub
przyjmowanie prezentów lub ofert, których nie obejmują zapisy
naszych polityk.
-O kazja zewnętrzna. Sprzedaż towarów lub usług konkurujących z
towarami i usługami Grupy HOYA.
-K omunikacja. Przeprowadzenie prelekcji lub napisanie artykułu na
temat związany z Grupą HOYA lub zatrudnieniem w firmie HOYA bez
uzyskania uprzedniego zezwolenia.
Nie masz pewności, czy dana sytuacja stanowi konflikt interesów?
Przed podjęciem jakichkolwiek działań zadaj odpowiednie pytania.

31

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

JAK SIĘ ZACHOWAĆ?
Chcesz zacząć pracować w weekendy w niepełnym wymiarze. Praca ta nie ma
nic wspólnego z zatrudnieniem w HOYA i ma potrwać tylko parę miesięcy.
Czy mamy tu do czynienia z konfliktem interesów?
Zależy to od czynników takich jak rodzaj planowanej pracy i wymagane godziny
pracy. Przed podjęciem nowej pracy porozmawiaj z przełożonym lub kierownikiem,
aby mieć pewność, że nie ma konfliktu interesów.
Należysz do zespołu, który ma zadecydować o rozpoczęciu współpracy z
nowym dostawcą. Tak się składa, że Twój szwagier pracuje w jednej z firmbranych pod uwagę. Firma szwagra ma imponujące osiągnięcia, jeśli chodzi
o terminowe dostawy. Poza tym oferuje najlepszą cenę. Czy możesz polecićfirmę szwagra, gdyż leży to w najlepiej pojętym interesie HOYA?
Tak, ale nie możesz ukrywać relacji ze szwagrem. I chociaż możesz mieć wrażenie,że rozważyłeś/aś wszystkie opcje i możesz podjąć obiektywną decyzję, najlepiej
byłoby – celem uniknięcia konfliktu interesów – gdybyś wycofał/a się z prac
zespołu decyzyjnego, aby nie sugerować pozorów czegoś niesprawiedliwego lub
niewłaściwego.
Syn koleżanki z pracy właśnie dołączył do Twojego zespołu. Czy jest to
dozwolone?
Osoby spokrewnione mogą pracować w tej samej firmie. Jedynym ograniczeniem
jest to, że osoba spokrewniona nie może uczestniczyć w zatrudnieniu ani
nadzorowaniu kogoś bliskiego. Nie może też wpływać na warunki zatrudnienia
takiego pracownika, na jego wynagrodzenie czy awans.

32

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Upominki i rozrywka

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały

CZY WIESZ, ŻE …?

Wręczamy i przyjmujemy tylko skromne upominki i formy rozrywki,
które są uzupełnieniem relacji biznesowej i nie mają na celu wpływania
na decyzje innych osób.

Zachowania szczególnej ostrożności wymagają kontakty z urzędnikamipaństwowymi (w tym z pseudo urzędnikami państwowymi takimi
jak pracownicy szpitali i uniwersytetów państwowych). To, co jest
dozwolone w przypadku klientów komercyjnych, może być nielegalne
w interakcji z urzędnikami państwowymi.

Nasze zobowiązania:

Nie wolno wręczać urzędnikom państwowym żadnych korzyści
majątkowych ani ich od nich przyjmować bez uprzedniego uzyskania
zgody działu prawnego lub działu ds. zgodności.

• Bezwzględny zakaz wręczania i przyjmowania upominków i rozrywki,jeśli celem jest wpłynięcie na decyzję albo wyrażenie wdzięczności zaokreślone działania, decyzje czy też przekazanie poufnych informacji.
• Zakaz zabiegania o prezenty i rozrywkę.
• Wręczanie i przyjmowanie wyłącznie prezentów i form rozrywki, które:- Nie mają wygórowanych kosztów.
- Nie wydają się nadmierne ani ekstrawaganckie.
- Są zgodne z politykami organizacji wręczającego i przyjmującego
oraz wszelkimi obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami.
- Zostały zatwierdzone przez przełożonego lub kierownika.
• Przestrzeganie wszelkich obowiązujących polityk w związku zwypłacaniem honorariów urzędnikom państwowym – mowa tu także opolitykach HOYA oraz politykach organizacji urzędnika państwowego.
• Dokładne dokumentowanie wszelkich wydatków związanych z
podarunkami i rozrywką.

JAK SIĘ ZACHOWAĆ?
A jeśli dostaniesz prezent, o którym wiadomo, że jest niestosowny –co wtedy zrobisz?
Oddaj go wręczającemu, wyjaśniając grzecznie, że zgodnie z zapisami regulaminu
nie możesz go przyjąć. W pewnych sytuacjach, jeśli oddanie upominku jest
niestosowne lub niemożliwe, można próbować działać inaczej – np. wystawić
prezent w widocznym dla wszystkich miejscu lub przekazać go organizacji użytku
publicznego. Najlepiej porozmawiać o właściwym sposobie postępowania zprzełożonym, kierownikiem, działem prawnym lub działem ds. zgodności.

33

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiałyŚrodowiskoAngażujemy się na rzecz ochrony środowiska, propagowania
zrównoważonego rozwoju, ochrony zasobów naturalnych i stosowania w
działalności operacyjnej praktyk bezpiecznych dla środowiska.

Nasze zobowiązania:• Przestrzeganie wszelkich przepisów prawa, ustaw i regulacji
dotyczących środowiska oraz niezwłoczne zgłaszanie wszelkich
podejrzewanych naruszeń przełożonemu lub kierownikowi.
• Prawidłowe usuwanie odpadów. Nie pozbywamy się odpadów w
sposób niezgodny z prawem.
• Dążenie do zrównoważonego rozwoju we wszystkich działaniach
poprzez:- Ciągłe usprawnianie działań dot. ochrony środowiska, minimalizację
odpadów i zapobieganie zanieczyszczeniom.
- Przekuwanie solidnych praktyk na polu ochrony środowiska w praktyki
biznesowe. Mowa tu m.in. o zakupie i projektowaniu, testowaniu iwytwarzaniu produktów.
- Uwzględnianie wpływu na środowisko w procesie opracowywania
nowych produktów lub procesów oraz przy wyborze materiałów
produkcyjnych.

34

JAK SIĘ ZACHOWAĆ?
Masz kilka pomysłów na to, jak wykorzystywać mniej papieru w
zakładzie. Z kim należy porozmawiać?
HOYA chętnie przyjmuje wszelkie pomysły dot. zmniejszania negatywnego
wpływu na środowisko. Omów swoje pomysły z przełożonym lub
kierownikiem, aby przekonać się, czy można je wdrożyć w Twojej lokalizacji.

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Chronimy GrupęChronimy nasze aktywa, nasze informacje i naszą reputację – to one
stanowią siłę napędową naszej pracy i przyczyniają się do dobrobytu
ludzi, którym codziennie służymy.
Dokładne prowadzenie dokumentacji. . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Informacje o Grupie HOYA.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Aktywa Grupy HOYA.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Wykorzystywanie informacji wewnętrznych. . . . . . . . . . . . 42
Odpowiedzialna komunikacja. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

35

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Dokładne prowadzenie
dokumentacji

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały• Zwracanie uwagi na nieprawidłowości lub nieścisłości orazzgłaszanie oszustw lub nadużyć finansowych.
• Niezwłoczne informowanie działu prawnego lub działu ds.
zgodności, infolinii HOYA HelpLine lub innego kanału komunikacji ojakichkolwiek naciskach ze strony kierownictwa na nieprawidłoweraportowanie wyników finansowych.

Cieszymy się zaufaniem interesariuszy (w tym organów regulacyjnych,
inwestorów i klientów) w dużej mierze dzięki temu, że prowadzimy księgi irejestry, które dokładnie odzwierciedlają sytuację finansową Grupy.

Nasze zobowiązania:• Znajomość i przestrzeganie wewnętrznych procesów, mechanizmów
kontroli i polityk księgowych.
• Dbałość o to, aby księgowane dane były rzetelne, kompletne iterminowe.
• Kontrolowanie, przechowywanie i usuwanie informacji zgodnie z
zapisami wewnętrznych regulaminów/polityk.
• Zakaz fałszowania informacji.
• Zakaz korygowania, usuwania i utylizacji informacji Grupy HOYA (wtym informacji cyfrowych), które mogą być potrzebne do prowadzenia
dochodzeń, audytów lub procesów prawnych.
• Kontakt z przełożonym lub kierownikiem przed ujawnieniem tajnych
informacji w odpowiedzi na zapytanie mediów lub podmiotu spoza HOYA.

CZY WIESZ, ŻE …?
Każdy z nas, bez względu na to, jakie stanowisko piastuje w HOYA,
ma obowiązek prowadzenia dokładnej dokumentacji. Przykłady
dokumentacji:- Raport z wydatków- Karta czasu pracy- Raport z produkcji- Zamówienie zakupu- Faktura- Raport regulacyjny lub rządowy

36

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały

JAK SIĘ ZACHOWAĆ?
Czasami zabierasz pracę do domu i pracujesz na prywatnym komputerze.
Czy niektóre dokumenty można przechowywać na prywatnym
komputerze jako kopie zapasowe?
Nie. Zabronione jest przechowywanie jakichkolwiek dokumentów HOYA na
prywatnym komputerze, nawet w formie kopii zapasowej. Jeśli pobierzesz
jakiekolwiek dokumenty HOYA na swój prywatny komputer, pamiętaj, aby jeusunąć, nawet jeśli są to tylko wersje robocze lub dokumenty w toku.

37

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały

Informacje o Grupie HOYA
Chronimy informacje Grupy HOYA, w tym rejestry biznesowe i finansowe
oraz dane techniczne. Zabezpieczamy je przed utratą, niewłaściwym
wykorzystaniem, niewłaściwym dostępem lub ujawnieniem.

Nasze zobowiązania:• Zachowanie poufności wszelkich zastrzeżonych informacji Grupy
HOYA takich jak dane techniczne, informacje o nowych produktach,niepublikowane dane finansowe, plany biznesowe i marketingowe,prognozy, strategie i polityki.
• Udostępnianie poufnych informacji Grupy HOYA wyłącznie osobom
upoważnionym i mającym uzasadnioną potrzebę biznesową.
• Ograniczanie odpowiedzi na pytania ujęte w zewnętrznych ankietachmarketingowe, chyba że uzyskamy odpowiednie zatwierdzenie.
• Sprawdzanie, czy posiadamy niezbędne zgody przed przekazaniem
jakichkolwiek informacji poufnych komukolwiek spoza HOYA.
• Dbanie o bezpieczeństwo cybernetyczne:- Przestrzegamy zasad, polityk i procedur działu informatycznego,mając na względzie zapobieganie nieautoryzowanemu dostępowi donaszych danych.

38-U żywamy wyłącznie sprzętu, oprogramowania, aplikacji i urządzeń
pamięci masowej zatwierdzonych przez HOYA.
-U ważamy na phishing, złośliwe oprogramowanie, ransomware iinne formy ataków, które mogłyby narazić nasze systemy na ryzyko.
• Zachowanie ostrożności podczas korzystania z mediów
społecznościowych:- S tawiamy sprawę jasno – publikowane opinie nie są opiniami
HOYA tylko prywatnymi poglądami pracowników.
-N igdy nie ujawniamy informacji poufnych na temat Grupy, jej
klientów, współpracowników czy partnerów biznesowych.
-N igdy nie zamieszczamy niczego, co stanowi dyskryminację,nękanie lub molestowanie.
• Nieomawianie informacji poufnych z rodziną i przyjaciółmi ani
w miejscach publicznych, w których mogą nas podsłuchać
nieupoważnione osoby (np. w windach, restauracjach lub środkachtransportu publicznego).
• Natychmiastowe zgłaszanie kradzieży, utraty lub nieuprawnionego
ujawnienia informacji poufnych.
• Zwracanie całej dokumentacji i nośników zawierających informacje
dotyczące Grupy po jej opuszczeniu.

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

CZYM SĄ „DANE TECHNICZNE”?
Są to informacje i fachowa wiedza zastrzeżone dla HOYA, ale nieobjęte jeszcze patentem. Przykłady:- Wynalazki badawczo-rozwojowe- Techniki produkcji- Udoskonalenia technologii
Nie udostępniamy tych informacji do publicznej wiadomości (naprzykład na konferencjach akademickich lub w dokumentach
technicznych), chyba że istnieje ku temu uzasadniony powód i mamyzgodę przełożonego lub kierownika.

JAK SIĘ ZACHOWAĆ?
Koleżanka rozpoczyna nową działalność i poprosiła Cię o listę klientów HOYA,
którzy mogą być zainteresowani jej usługami. Czy możesz jej dać taką listę?
Nie. Zestawienia klientów są poufne i nie wolno ich przekazywać (w firmie HOYA
ani poza nią) osobom, które nie prowadzą działalności HOYA.

39

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Aktywa Grupy HOYA
Rozumiemy, że aktywa Grupy HOYA są przeznaczone do prowadzenia
działalności związanej z Grupą i naszym obowiązkiem jest ich ochrona
przed utratą, uszkodzeniem, kradzieżą i niewłaściwym wykorzystaniem.

Nasze zobowiązania:• Dbałość o to, aby wszelkie aktywa Grupy były wykorzystywanewyłącznie w celach związanych z działalnością Grupy, a inne
zastosowania zatwierdzane przez kierownictwo.
• Bezwzględny zakaz defraudowania środków pieniężnych Grupy.
• Prowadzenie uważnej i dokładnej dokumentacji związanej ze sprzętem
i zapasami.
• Nieusuwanie surowców, zapasów, narzędzi promocji sprzedaży,materiałów eksploatacyjnych bez stosownego upoważnienia.
• Zgłaszanie wszelkich uszkodzonych, niebezpiecznych lub
wymagających naprawy urządzeń.
• Zwrot mienia Grupy, które zostało nam przekazane, po opuszczeniu Grupy.

40

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały

CZYM SĄ „AKTYWA HOYA”?
Przykłady:- Aktywa fizyczne takie jak zakłady, obiekty, pojazdy, meble, sprzęt
produkcyjny i materiały eksploatacyjne.
- Aktywa finanse takie jak: środki finansowe Grupy, w tym czeki,
karty kredytowe, faktury i inne dokumenty o wartości pieniężnej.
- Aktywa elektroniczne takie jak: komputery, urządzenia
komunikacyjne, telefony, systemy informatyczne, dostęp dointernetu/intranetu, palmtopy oraz podobne urządzenia, systemy
i technologie.
Do aktywów Grupy zaliczamy również informacje. Więcej
szczegółów w rozdziale Informacje o Grupie HOYA.

JAK SIĘ ZACHOWAĆ?
Właśnie dostałeś/aś nowy komputer w ramach procesu odświeżania
technologii firmy. Czy możesz oddać stary komputer córce?
Nie. Mimo że stary komputer nie będzie już używany, musisz go oddać
firmie, która przeprowadzi prawidłową utylizację.

41

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Wykorzystywanie informacjiwewnętrznych
Respektujemy przepisy dot. wykorzystywania informacji wewnętrznychw każdym miejscu, w którym prowadzimy działalność.

Nasze zobowiązania:• Wiedza na temat danych uznawanych za „informacje wewnętrzne”.
Niewykorzystywanie ich przy podejmowaniu decyzji dotyczących
zakupu lub sprzedaży akcji, obligacji, opcji lub innych papierów
wartościowych Grupy HOYA, tudzież innej spółki publicznej, chyba że
informacje te zostaną podane do wiadomości publicznej.
• Bezwzględny zakaz przekazywania „informacji wewnętrznych” dowykorzystania przez inne osoby – np. przyjaciół czy też członków rodziny.
• Powstrzymanie się od handlu w oparciu o informacje wewnętrzne
pod odejściu z firmy HOYA – do momentu, gdy informacje te staną
zostaną podane do publicznej wiadomości.

42

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały

CZYM SĄ „INFORMACJE WEWNĘTRZNE”?
Informacje, które przeciętny inwestor uznałby za przydatne przypodejmowaniu decyzji o obrocie akcjami Grupy lub innymi papierami
wartościowymi. Przykłady:JAK SIĘ ZACHOWAĆ?
Dostawca powiedział mi w tajemnicy o nowym produkcie. Nie możemy
używać tego produktu, ale sądzę, że ma on duży potencjał, a akcje firmy
dostawcy szybko wzrosną. Czy mogę kupić akcje tej firmy?

- Wyniki finansowe Grupy- Prognozy przyszłych wyników finansowych- Wiadomości dotyczące realizowanego lub proponowanego sojuszu, fuzji
lub zakupu aktywów

Nie. Nie możesz kupować akcji dostawcy, dopóki nie uzyskasz publiczniedostępnych informacji. Informacje te stanowią „informacje wewnętrzne”, które
zostały Ci przekazane w tajemnicy. Prowadzenie obrotu w oparciu o informacje
tego rodzaju (albo informowanie innych o możliwości takiego obrotu) stanowi
naruszenie naszych polityk i obowiązujących przepisów.

- Zawarcie nowej ważnej umowy lub odstąpienie od niej
- Informacje dotyczące postępowania sądowego z udziałem Grupy- Zmiana w polityce wypłaty dywidend- Zmiana w kierownictwie wyższego szczebla

43

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały

Odpowiedzialna komunikacjaJeśli chodzi o podawanie informacji mediom i opinii publicznej,
wyznaczyliśmy centralny punkt kontaktowy, który przekazuje jasne iczytelne komunikaty.

Nasze zobowiązania:• Zakaz wywoływania wrażenia, że poszczególni pracownicy
wypowiadają się w imieniu HOYA w jakiejkolwiek komunikacji, któramoże zostać upubliczniona, chyba że zostaliśmy wyznaczeni do tegocelu przez Grupę HOYA.
• Odsyłanie wniosków i zapytań do odpowiedniego punktu
kontaktowego HOYA.
- Jeśli skontaktuje się z nami dziennikarz lub analityk finansowy,
niezwłocznie powiadamiamy o tym przełożonego, kierownika lubGrupę IR.
- Jeśli skontaktuje się z nami przedstawiciel organów ścigania lub organów
regulacyjnych albo otrzymamy powiadomienie o wszczęciu egzekucji,
niezwłocznie informujemy o tym dział prawny lub dział ds. zgodności.
• Uzyskanie zgody przełożonego lub kierownika przed przyjęciem
zaproszenia do wygłoszenia prelekcji lub napisania artykułu
dotyczącego naszej firmy lub pracy w niej.

44

JAK SIĘ ZACHOWAĆ?
Dostajesz e-maila z prośbą o wzięcie udziału w ankiecie rynkowej iudzielenie odpowiedzi na podstawowe pytania dotyczące Grupy. ChcąCi nawet za to zapłacić albo przekazać datek na rzecz wybranej przez
Ciebie organizacji charytatywnej. Czy możesz wziąć udział w ankiecie bez
konsultacji z przełożonym lub kierownikiem?
Nie. Ważne jest potwierdzenie wiarygodności nieformalnych żądań
e-mailowych (lub telefonicznych) dotyczących Grupy HOYA lub należących
do niej spółek. Pamiętajmy, że mogą to być niezgodne z prawem próby
pozyskania analityki rynkowej lub konkurencyjnej. Warto też sprawdzić,
czy prośby tego typu nie są atakiem „phishingowym” lub innym złośliwym
działaniem ukierunkowanym na wprowadzenie szkodliwego wirusa donaszych sieci komputerowych. Przed otwarciem jakichkolwiek łączy e-maillub udzieleniem odpowiedzi na tego rodzaju prośby o informacje należy
skonsultować się z przełożonym i działem informatycznym.

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiałyZałącznik
Formularz potwierdzenia znajomości Kodeksupostępowania Grupy HOYA (dla pracowników)
1. Otrzymałem/am kopię Kodeksu postępowania Grupy HOYA (lub mam
do niej dostęp w intranecie Grupy HOYA lub mojego oddziału HOYA).
2. Zapoznałem/am się uważnie z zapisami Kodeksu postępowania
Grupy HOYA.
3. Zobowiązuję się przestrzegać Kodeksu postępowania Grupy HOYA,
przepisów prawa oraz wszelkich polityk Grupy.

Podpis pracownika

Data

Numer pracownika

Organizacja i lokalizacja HOYA

45

SPIS TREŚCI |Wprowadzenie

Szanujemy innych

OSTATNIA PRZEGLĄDANA STRONA | POWRÓT | NASTĘPNA

Prowadzimy działalność
zgodnie z prawem

Jesteśmy odpowiedzialnymi
partnerami biznesowymi

Chronimy Grupę

Załącznik

Przydatne materiały

Przydatne materiały
HOYA HelpLine: www.hoyahelpline.com
HOYA Code of Conduct: https://www.hoya.com/en/company/guidelines/
HOYA Compliance:
https://www.hoya.com/en/sustainability/governance/compliance/
HOYA ESG: https://www.hoya.com/en/sustainability/46