Davranış KurallarıDoğru Olan, Doğru YolGiriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı Kaynaklar

CEO’nun Mesajı
Sayın HOYA Group ailesi,
35’ten fazla ülkedeki çalışanlar ve daha fazla ülkeye ticari erişime sahip olarak,bir dizi küresel standarda göre faaliyet göstermek artık her zamankinden
daha önemlidir. Bu yüzden Küresel Davranış Kurallarını çalışanlarımızın,müşterilerimizin ve paydaşlarımızın güveninin sürdürülmesinde HOYA
Group’un tüm çalışanlarına rehberlik etmek amacıyla geliştirdik. Elbette
hiçbir Kural seti, iş yerinde karşılaşabileceğiniz tüm olası durumları ele alamaz
ancak isabetli tercihler yapmanız için sağlam bir temel teşkil edebilir. Kurallaradanıştıktan sonra hala sorularınız veya endişeleriniz olması durumunda bunları
amiriniz veya yöneticiniz, hukuk veya uyum bölümleri ile konuşmalı veya HOYA
Yardım Hattı ile iletişime geçmelisiniz.

HOYA Group, uzun geçmişimiz boyunca yenilik ve
yaratıcı teknoloji sayesinde ürünler ve hizmetler
yaratma misyonumuzu değişmez bir bağlılıkladaima sürdürmüştür. Bu bağlılığımız, şirket
olarak adil bir şekilde kâr etmemizi ve insanların
hayatlarını iyileştirmemizi sağlar. Ancak bu
sonuçlara ulaşma yolumuz daha da önemlidir.
İşimizi yasal uyuma ve etik uygulamalara mutlak
bir bağlılık içinde yürütmek ve topluma olumlu
katkıda bulunmak bizim sorumluluğumuzdur.
Ayrıca, her zaman HOYA ailesinin tüm üyelerinesaygı ve özen gösteren şekilde davranmalıyız.

Unutmayın, siz HOYA Group’un değerli bir üyesisiniz ve yaptığınız tercihlerşirketimize güvenin temelini oluşturur. Sorunları dürüst şekilde ele almanızı
ve her gün doğru olanı yapmak için birlikte çalışmanızı bekliyorum. Birlikte,
gerçekten saygı duyulan ve güveni hak eden bir Grup oluşturup sürdüreceğiz.

Zaman ne kadar değişirse değişsin veya nerede iş yaparsak yapalım, beraberce
odaklanmamız gereken bir tek hedef vardır: HOYA Group’ta güven ortamını
sürdürmek. Her biriniz, şirketin başarısında kritik bir rol oynuyorsunuz. Sizin
davranışlarınız şirketin büyümesi ve paydaşlarımız tarafından nasıl görüldüğümüz
üzerinde büyük bir etkiye sahiptir. Yasa dışı veya etik olmayan yollarla satış
yapmak ve kâr elde etmek kabul edilebilir değildir. Şirketimizin toplum nezdinde
takdir ve değer görmesi için her biriniz günlük işlerinizde isabetli tercihler
yapmalı, doğru adımları doğru şekilde atmalısınız.

HOYA misyonuna sürekli bağlılığınız ve desteğiniz için bir kez daha teşekkür
ederiz. HOYA olarak her zaman yaptığımız gibi iş arkadaşlarımızın güvenliğine
ve refahına ve dünyanın dört yanındaki müşterilerimize olağanüstü ürün ve
hizmet sağlamaya odaklanmaya devam edeceğiz. Doğru işleri doğru yoldan
yapmaya sürekli odaklanarak HOYA Group’un ortak hedeflerine ulaşmasınayardımcı olmak için birleşik şekilde kalalım ve birbirimize yardımcı olalım.
Eiichiro Ikeda
İcra Kurulu Başkanı, HOYA Group2

Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı Kaynaklar

Kurumsal Misyon
Bilgi teknolojisi, yaşam tarzları ve kültür
alanlarında yenilikçiliğe bağlı olan HOYA,
herkesin doğa ile uyum içinde yaşayarak
iyi bir yaşam sürebileceği bir dünya hayal
etmektedir.

Paydaşlara bağlılık
HOYA, iş sonuçlarını iyileştirerek ve büyümeyi sürdürerek
kurumsal değeri artırmaya çalışmaktadır. Hedefimiz adiltemettüler ödemek ve paydaşlara beklentilerini karşılayan
bir yatırım getirisi vermektir. Kurumsal bilgileri kendiisteğimiz ile tarafsız şekilde açıklarız.

Müşterilere bağlılıkÇalışanlara bağlılık

HOYA’nın hedefi, gerçek değer sunan güvenli,
yüksek kaliteli ürünler ve hizmetler sağlamaktır.
Faaliyetlerimizin kalitesini sürekli şekilde
iyileştirerek müşteri memnuniyetini artırmak için
her türlü çabayı gösteririz.

Topluma bağlılık
HOYA her zaman sorumlu bir kurumsal
vatandaş olmaya çalışır. Kurumsal
faaliyetlerimizin çevreye saygılışekilde yürütülmesini sağlamak içinçok çalışırız. Yasal uyuma ve etik
uygulamalara mutlakşekilde bağlıyız.

HOYA her çalışanın kişiliğine ve bireyselliğine saygı
gösterir. Çalışanlara güvenli ve tatmin edici bir çalışma
ortamında girişkenliklerini ve yaratıcılıklarını en üstdüzeye çıkarma fırsatları sunarız. Çalışanlarımız için iyi
bir yaşam sağlamak amacıyla elimizden geleni yaparız.

Yönetimİlkeleri
HOYA Vizyonunu gerçekleştirmek
için, her kararımıza ve eylemimize
rehberlik eden bir yönetim ilkeleri dizisioluşturduk. Bu ilkeleri ekonomik refaha,sosyal ilerlemeye ve kültürel gelişmeye
katkıda bulunan eyleme dönüştürürüz
ve başarımızda payı olan
herkesin güveninikazanmaya çalışırız.

3

Yenilikçi yönetime adanmışlıkHOYA yenilik ve yaratıcı teknoloji
sayesinde sürekli olarak yenideğer yaratmaya çalışır. Dünya
çapındaki yönetim ağımız ile bilgiçağındaki ilerlemelerden en iyişekilde yararlanıyoruz. Yerel kültüre vegeleneklere saygı göstermenin yanı sıra
küresel bir bakış açısı benimsiyoruz.

Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı Kaynaklarİçindekiler
5

27

Giriş
Davranış Kurallarımıza Saygı Gösteririz. . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Sorumluluklarımızı Anlarız. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Endişelerimizi Paylaşırız. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Biz Sorumlu İş OrtaklarıyızSağlık Sektörü Yükümlülükleri. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Tedarikçi İlişkileri. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Çıkar Çatışmaları. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Hediyeler ve Eğlence. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Çevre. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

35

12Grubu KoruruzDoğru Kayıt Tutma.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
HOYA Group Bilgileri.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
HOYA Group Varlıkları. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
İçeriden Bilgiye Dayalı Ticaret. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Sorumlu İletişim. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Başkalarına Saygı Gösteririzİnsan Hakları. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Pozitif, Üretken Bir İş Yeri. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Sağlık ve Güvenlik. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Veri Gizliliği. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Başkalarının İş Bilgilerini Koruma.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

19

Yasal Şekilde İş YaparızÜrünlerimizin ve Hizmetlerimizin Kalitesi
ve Güvenliği. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Adil Rekabet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Rüşvetle ve Yolsuzlukla Mücadele. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Uluslararası Ticaret. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Ek
HOYA Group Davranış Kuralları
Onay Formu (Çalışanlar İçin). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Yararlı Kaynaklar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Bu Davranış Kuralları bir istihdam sözleşmesi değildir.

4Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş OrtaklarıyızGiriş
Kurallarımız misyonumuzu gerçekleştirmemize yardımcı olmak içinönemli bir kaynaktır. Ayrıca, yaptığımız her davranışta doğru olanı,doğru yoldan yapmamıza yardımcı olur.
Davranış Kurallarımıza Saygı Gösteririz. . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Sorumluluklarımızı Anlarız. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Endişelerimizi Paylaşırız. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

5Grubu Koruruz

Ek

Yararlı Kaynaklar

Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız

Davranış Kurallarımıza Saygı
Gösteririz

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı Kaynaklar

Kurallarımız şunlar için geçerlidir:• Grubun her seviyesindeki her çalışan. Her biri HOYA Davranış
Kurallarını okumaktan, anlamaktan ve ona saygı göstermektensorumludur.
• Grup tarafından doğrudan istihdam edilmeseler de HOYA Groupiçin çalışan geçici personel ve sahada çalışan sözleşmeli işçiler.

HOYA Group’un temel politikasına ve değerlerine (onun Kurumsal
Misyonunda ve Yönetim İlkelerinde belirtildiği gibi) uygun şekilde,
HOYA Davranış Kuralları (“Kurallar”), HOYA Group’taki görevlerimizin
yerine getirilmesinde hepimizin çalışma temeli olan ve kendilerinebağlı kaldığımız temel yönergeleri ortaya koymaktadır.

HOYA Group’un değerli ortaklarının, geçici ve sözleşmeli işçilerin
de HOYA Davranış Kurallarına uygun şekilde hareket etmesi
istenmektedir.

HOYA’da bizler:- Bir amir veya yönetici tarafından istense bile Davranış
Kurallarını asla ihlal etmeyiz.
- Kâr, eğer Davranış Kurallarımızı ihlal etmek anlamınageliyorsa ondan fedakarlık ederiz.
- Başka şirketlerin uygulamalarının Davranış Kurallarımıza
bağlılığımızı etkilemesine izin vermeyiz.

6Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı Kaynaklar

duymanız halinde uygun davranış şeklini belirlemek için derhalamirinize, yöneticinize veya ilgili alandan sorumlu olan bir uzmana(örneğin, finans, insan kaynakları, hukuk veya uyum bölümleri, çevre,
ihracat kontrolü, farmasötik konular, vb.) danışmalısınız.
Sorunu kendi iş yerinizde çözemeyeceğinizi düşünmeniz
durumunda konunun geçip gitmesine izin vermek yerine tavsiye
almak için HOYA Yardım Hattı veya yerel olarak mevcut başka bir
bildirim kanalı ile iletişime geçin. Yasaların izin verdiği hallerde, bu tür
kanallara isimsiz olarak da bildirimde bulunulabilir. HOYA, bir Grupolarak, iyi niyet içinde bir endişe bildirmek için öne çıkan herhangi
bir kişiye karşı misilleme yapılmasını kesinlikle yasaklamaktadır.

NE YAPARDINIZ?
Kurallarımızın içeriği ile çalıştığınız ülkedeki yasalararasında bir çatışma bulunması ve ne yapacağınızdan
emin olmamanız durumunda ne olur?

Biri Kurallarımızı ihlal ederse ne olur?
Kuralları ihlal eden veya başkalarını bunu yapmaya teşvik eden
veya bir ihlali görmezden gelen herhangi bir çalışan, ihlalin
niteliğine ve ciddiyetine göre disiplin önlemine tabi tutulabilir.
Görevliler veya yöneticiler için cezalar daha ağır olabilir.

Daha sıkı olan gerekliliği izlemeniz gerekir. Hangi gerekliliğin
daha sıkı olduğu açık olmaması durumunda hukuk veya
uyum bölümlerinden rehberlik istemeniz gerekir.

İşiniz sırasında HOYA Davranış Kuralları ile ilgili sorular ortaya çıkması
durumunda veya Kuralların bir ihlalini görmeniz veya bundan kuşku
7

Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı Kaynaklar

Sorumluluklarımızı Anlarız
HOYA Group’un her üyesi, yasal ve etik şekilde faaliyet gösterme
itibarımızı koruma sorumluluğuna sahiptir. Bu sorumluluğu yerine
getirmek için:• Her birimiz, değerlerimizi yansıtan ve geçerli tüm yasalara,
tüzüklere ve HOYA Group düzenlemelerine ve politikalarına (bazı işfaaliyetlerimiz ile ilgili sektöre özgü düzenlemeler dahil) uyan iş yeri
davranışı sergilemeliyiz. Ayrıca, HOYA Group düzenlemelerine ve
politikalarına uygun şekilde davranmamız ve uygunsuzluk izlenimi
vermekten bile kaçınmamız gerekir.
• Bu yönergelerin iş yerinde karşılaşabileceğimiz her durumu ele
almadığını anlıyoruz. Doğru yolun belirgin olmadığı durumlarda
kendimize şunu sorarız:

Bu yasalmı?

Başka kişiler
kararımı bilse
rahat olur
muyum?

HOYA Group’unuzun vadeli
hedefleri ve
ilgi alanları ile
tutarlı mı?

Davranış
Kurallarımız vepolitikalarımız
tarafından
buna izin
veriliyor mu?

Misyonumuzu
ve Yönetim
İlkelerimizi
yansıtıyor mu?

Beş sorunun hepsine de “evet” yanıtı verebilmeniz halinde devam
etmek muhtemelen kabul edilebilirdir. Ancak herhangi bir soruya“hayır” veya “emin değilim” demek, devam etmeden önce durmanız,
yeniden değerlendirmeniz veya amirinizden, yöneticinizden,
bölüm başkanınızdan, insan kaynaklarından veya hukuk veya uyum
bölümlerinden rehberlik istemeniz gerektiği anlamına gelir. Her türlükoşulda yardım istemenin her zaman uygun olduğunu unutmayın.
8Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız• Organize suç örgütlerinden gelen hiçbir talebe yanıt vermeyiz.
• İş pozisyonumuz ne olursa olsun, aldığımız iş kararları HOYA
Group’un çıkarlarına en uygun şekilde alınmalıdır. Çalışanlar olarakşunları sağlamalıyız:- Herhangi bir çıkar çatışması olmadan faaliyet gösteririz.
- Hiçbir HOYA Group mülkünü yanlış kullanmayız.
- Gerekli HOYA Group prosedürlerini izleriz.
- Verdiğimiz kararlar için yetkili ve tam olarak sorumlu oluruz.

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı Kaynaklar• İyi niyet ile ihlallerin bildirilmesi yüzünden bir misilleme
olmayacağını çalışanların (doğrudan veya dolaylı olarak bildirerek)bilmesini sağlamak.

Her yıl Kurallarımızı onaylarız.
Kurallarımızı okumak, incelemek ve ona güvenmek, her birimizinetik bir iş yerini teşvik edebilmesinin bir yoludur. HOYA, Kuralları
herkesin anladığını teyit etmek için, her ülkede geçerli olan şekilde
Yıllık İnceleme ve Onaylama gerçekleştirir. Çalışanlara, Kurallar
hakkındaki anlayışlarını geliştirmek için şahsen ve bilgisayar tabanlıeğitim gibi ek kaynaklar da verilecektir.

Liderlerin ek sorumlulukları vardır.
Bir amir veya yönetici olmanız durumunda etik bir iş yeri için ortamı
belirlersiniz. HOYA, liderlerin şunları yapmasını bekler:• İyi bir örnek oluşturmak, Grubun değerlerini yansıtmak ve sözleri ve
davranışları ile bu Kurallara bağlılık göstermek.
• Çalışanların soru sormasına ve endişeler dile getirmesine olanak
veren yasal ve etik davranışları teşvik eden bir ortam yaratmak.
• Gerekli uyum eğitiminin tamamlanmasını teşvik etmek ve bu
Kurallara ve diğer HOYA politikalarına veya kendi HOYA bölümlerinin
politikalarına uymanın önemini düzenli şekilde iletmenin ek yollarını
aramak.
• Doğası veya kapsamı bakımından önemli olan herhangi bir yasa
ihlalini veya başka bir suistimali derhal hukuk bölümüne bildirmek.

Yukarıdaki prosedürlerin uygulanması bir iç denetim ile teyit
edilecektir.

HOYA Corporation genel merkezindeki HOYA
Yardım Hattı Grubu (HHL Group), HOYA
Davranış Kurallarını denetler ve yönetir. HHLGroup izni olmadan Kurallar değiştirilemez.

9Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş OrtaklarıyızEndişelerimizi Paylaşırız

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı Kaynaklar

Amiriniz veya yöneticiniz ile konuşmaktan rahat değilseniz şu kişiler
ile iletişime geçebilirsiniz:- Yönetimin başka bir üyesi- İnsan kaynakları, hukuk veya uyum bölümlerinin bir üyesi- HOYA Yardım Hattı

Etik bir iş yerini desteklemek için birlikte çalışırız. Davranış Kurallarımızınihlallerini bildirmek herkesin sorumluluğudur. Kurallar hakkındasorularınız olması veya Kurallarımızın bir ihlalinden kuşku duymanız
halinde size yardımcı olacak bazı kaynaklarınız bulunmaktadır.

HOYA Yardım Hattı nedir?

Amiriniz veya yöneticiniz ile başlayın. Kendisi endişenizi anlamak veuygun önlemi almak için en iyi konumda bulunmaktadır.

HOYA Yardım Hattı, olası yasa veya HOYA Davranış Kuralları ihlallerini
bildirmek için belirli yerlerde HOYA Group çalışanları için bağımsız bir
iletişim kanalıdır. HOYA Yardım Hattı, mevcut olduğu takdirde, HOYA
Group’un her şirketinde bulunan düzenli bildirim hatlarına ek olan bir
kaynak olarak hizmet görür.
Bulunduğunuz yerde HOYA Yardım Hattı mevcut ise bir soru sormak
veya bir endişe paylaşmak için ona erişebilirsiniz. HOYA Yardım Hattı
ile iletişime geçtiğiniz zaman:• Bulunduğunuz yerdeki telefon kanalını kullanarak kendi dilinizdekonuşabilirsiniz veya çevrim içi bir giriş formu veya e-posta ile bir
bildirimde bulunabilirsiniz.
• Endişeniz ayrıntılı şekilde belgelendirilecek ve soruşturma için
HOYA’nın dahili Yardım Hattı ekibine rapor edilecektir.
• Soruşturmanın durumunu görmek için geriye dönüp kontrol
edebilir veya sahip olabileceğiniz ek bilgileri bildirebilirsiniz.
• Endişenizin derhal ve gizli şekilde ele alınacağını bilme güvencesinesahipsiniz.
10Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı Kaynaklar

Korku duymadan öne çıkın.

İhlalleri ciddiye alırız.

Yerel yasalarca kısıtlanmadığı sürece endişeleri isimsiz olarak
bildirebilirsiniz. Adınızı vermeniz durumunda, istenmesi halinde
kimliğinizi korumak için her türlü çaba gösterilecektir. Ancak
bazı durumlarda, soruşturmanın niteliği, kapsamlı bir soruşturma
yürütmenin gerekleri veya belirli yasal gereklilikler yüzünden
kimliğinizi gizli tutmak mümkün olmayabilir.

Yasayı, düzenlemeleri, bu Kuralları veya politikalarımızı veya
prosedürlerimizi ihlal eden herhangi bir HOYA çalışanına karşı
istihdamın feshi dahil olmak üzere disiplin önlemi alınabilir. Bu,
ihlalleri görmezden gelen veya onları kasıtlı olarak belirlemeyen
veya düzeltemeyen amirler veya yöneticiler için geçerlidir. HOYA
yönetimi ve insan kaynakları, yerel iş kanunlarının izin verdiği
şekilde ilgili disiplin işlemlerinin tutarlı olarak uygulanmasınısağlamak için disiplin standartlarını denetlemekten sorumludur.

Bir uyum soruşturmasına herhangi bir şekilde (şahit olarak bile) dahilolmanız halinde, soruşturmacı tarafından özel olarak izin verilmediği
sürece, soruşturmayı yürütenler dışında hiç kimse ile soruşturmayı
tartışamazsınız. Ayrıca her türlü soruşturmada iyi niyet ile iş birliği
yapmak ve soruşturma ekibi tarafından sorulan sorulara doğru
yanıtlar vermek zorundasınız.

“İyi niyetli” bir endişe nedir?

HOYA Group misillemeyi yasaklamaktadır.

Bu, hatalı olduğunuz daha ileride kanıtlansa bile,dürüst ve doğru bilgi sağlamak için samimi bir istek
ile öne çıktığınız anlamına gelir.

HOYA, iyi niyet içinde bir uyum endişesi veya dürüstlük sorunu
dile getiren hiç kimseye karşı misilleme yapılmasına izin vermez.
Misilleme yapmaya girişen herkes istihdamın feshini de içerebilecekşekilde disiplin önlemine tabi olacaktır. İyi niyetli bir endişenin veya
yasanın, düzenlemenin, politikanın veya bu Kuralların bir ihlalinin
dile getirilmesi yüzünden size veya başka bir çalışana karşı misilleme
yapıldığına inanmanız halinde hemen uyum bölümü ile veya
yasa izin verdiği ve mevcut olduğu takdirde HOYA Yardım Hattı ile
iletişime geçin.
11Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş OrtaklarıyızBaşkalarına Saygı Gösteririz
Biz, dünyanın dört yanındaki ülkelerde çalışan, yaratıcı şekilde düşünen,yeniliği teşvik eden ve her yerdeki insanların hayatlarında bir fark yaratan
kendini işine adamış çalışanlardan oluşan bir ekibiz.
İnsan Hakları. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Pozitif, Üretken Bir İş Yeri. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Sağlık ve Güvenlik. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Veri Gizliliği. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Başkalarının İş Bilgilerini Koruma.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
12

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı Kaynaklar

Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı Kaynaklarİnsan Hakları
Birbirimize saygı duyarız ve her bireyin onurunu ve değerini
takdir ederiz.

Şunlara bağlıyız:• Çalışanların işlerini en iyi şekilde yapabilecekleri bir çalışma ortamısağlamak. Irk, milliyet, cinsiyet, din, inanç, soy, yaş, fiziksel veya zihinsel
engellilik, cinsel yönelim veya başka bir yasal gereklilik temelindebaşka kişilere karşı ayrımcılık yapmayız veya onları taciz etmeyiz.
• Taciz (cinsel taciz dahil), tehdit, şiddet ve zorbalık içermeyen bir iş
yerini desteklemek.
• Temel insan haklarını korumak. Kendi faaliyetlerimizde ve tedarik
zincirimizin tamamında çocuk emeğini, zorla çalıştırmayı ve insan
kaçakçılığını yasaklıyoruz.
• Çalışanlarımızın aile haklarına saygı duymak. Gebelik, çocuk
doğurma, çocuk bakımı izni veya hasta bakımı izni yüzünden
bir bireyi taciz etmeyeceğiz, işten çıkarmayacağız, kıdemini
indirmeyeceğiz, maaşını düşürmeyeceğiz veya yerinideğiştirmeyeceğiz.
• Ayrımcılık, taciz veya insan hakları ihlali ile karşılaştığımız veya
bunlara tanık olduğumuz zaman endişelerimizi paylaşmak.

NE YAPARDINIZ?
İş arkadaşlarınızdan biri bazı
milliyetler hakkında şakalar içeren
e-postalar gönderir. Bunlar sizi
rahatsız eder ve genellikle bunları
silersiniz. Başka bir önlem almanız
gerekir mi?
Evet. İş arkadaşınızdan e-posta
göndermeyi durdurmasını istemenizve bu faaliyet devam ettiği takdirdeamirinize veya yöneticinize habervermeniz gerekir. Bu tür davranışlar
saygısızcadır ve hepimizin yaratmayaçalışmış olduğu ahlaka ve ekip
ortamına zarar verebilir.

13

Yeni bir tedarikçiyi ziyaret ederken,
orada çalışan ve reşit değil gibi
görünen çalışanlar olduğunu farkediyorsunuz. Tedarikçiye bunu
sorduğunuz zaman açık bir yanıt
almıyorsunuz. Sonraki adımlarınıznelerdir?
Önce, insan hakları ihlallerinekarşı tetikte olmak için ve ikincisi,endişelerinizi tedarikçiye bildirmek
için doğru olanı yaptınız. Sonraki adım,
vakayı hukuk bölümüne bildirmek
olacaktır. İnsan haklarına ve çocuk
işçiliği dahil insan hakları ihlallerinin
ortadan kaldırılmasına bağlıyız.

Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı Kaynaklar

Pozitif, Üretken Bir İş Yeri
Açık, pozitif bir çalışma ortamını destekleriz ve dostça, iş birliği
yapılan bir atmosfer yaratmak için iyi insan ilişkilerini teşvik ederiz.

NE YAPARDINIZ?
Bir iş görüşmesi sırasında bir
aday iki küçük çocuğu olduğunu
belirtir. Pozisyonun fazla mesai
gerektireceğini bildiğiniz için onun
yaptığı çocuk bakımı hazırlıklarınısorarsınız. Buna izin var mıdır?

Şunlara bağlıyız:• Birbirinizin başarılı olmasına yardım etmek. Bu şu anlama gelir:- Görevlerimizi alkolün etkisi altında yerine getirmeyiz veya HOYA
Group tesislerinde yasa dışı uyuşturucu veya kontrollü maddeler
bulundurmayız, kullanmayız veya dağıtmayız.
- HOYA Group tesislerine ateşli silahlar, bıçaklar veya başka tehlikeliögeler getirmeyiz.
- Çalışma saatleri içinde kumar oynamayız, borç para vermeyiz
veya çalışma arkadaşlarımızdan veya iş ortaklarımızdan zaman,
kaynak veya fon katkıları yapmalarını istemeyiz.
- Meşru bir iş nedeni bulunmadığı, yerel yasalara uymadığı veşirketten yetki alınmış olmadığı sürece iş yerinde kayıt veya video
gözetleme ekipmanı kullanmayız.
• Dinleyerek, serbest, açık tartışmaya girişerek ve karşılıklı olarak iş
birliği yapmaya çalışarak her bireyin katkısını onurlandırmak.

Hayır. Bir işe alma kararı verilirken
medeni durum, ebeveynlik durumu
ve gebelik gibi etkenler göz önünde
bulundurulamaz. Ancak, adaya fazla
mesai yapma olanağının bu pozisyon
için bir beklenti olduğunu söylemeyeve bunun onun için sorun olup
olmayacağını sormaya izin vardır.

14

Kısa süre önce size düzenli işgörevlerinizden birisini yerine
getirmenizi zorlaştıran bir tıbbi
durum teşhisi konmuştur. Ne
yapmanız gerekir?
HOYA, engelliliği olan yeterlilik sahibi
tüm bireylere makul kolaylıklar
sağlamaya bağlıdır. Mümkün olankolaylıkları sizin ile tartışabilmeleri
için durumunuzu müdürünüze
veya insan kaynaklarına bildirmeniz
gerekir.

Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı KaynaklarSağlık ve Güvenlik• Çalışılan saatlerimizin doğru şekilde kaydedilmesi. Ücretsiz fazla mesaiçalışması yapmayız ve başka kişilerin bunu yapmasına izin vermeyiz.
• Meşru bir neden bulunmadığı sürece izin verilen alanlarındışına asla tehlikeli maddeler veya başka kimyasal maddelerçıkarılmaması ve bu durumlarda HOYA Group’un öngördüğü
prosedürleri izlememiz.

İş yeri güvenliğini sağlamak, iş yeri kazalarını ve felaketlerini ortadan
kaldırmak ve yaralanmaları önlemek için her bireyin çabalarınadeğer veririz ve bunun için çalışırız.

Şunlara bağlıyız:• HOYA’daki herkesi yaralanmadan ve hastalıktan uzak tutmak içinşunları yaparak üzerimize düşenin yerine getirilmesi:-Ç alıştığımız tesislerin politikalarına uymak, iş yerini temiz ve hijyenik
durumda tutmak ve iyi güvenlik uygulamalarını daima gözetmek.
- Eğitime ve tatbikatlara katılmak. Yetkili olmadığımız veya eğitim
almadığımız makineleri veya ekipmanları asla çalıştırmamayaözen gösteririz.
- Mesleki güvenlik ve sağlık kurallarına uymak. Gerektiği zaman
koruyucu ekipman kullanırız, tehlike bölgelerinden uzak dururuz
ve güvenlik cihazlarını kontrol ederiz.
- Bireylerin güvenliğini riske atabilecek olan aşırı çalışmayı önlemek.
- Hasta kişilerin iş yerine girmesini önleyerek çalışanları korumak
için önlemler almak.
• Çalışma hukuku bakımından birbirimizin haklarına saygı
göstermek (ör. çocuk bakımı izni, aile bakımı izni, ücretli izin).

NE YAPARDINIZ?
İş arkadaşlarınızdan biri süreci hızlandırmak için üretim hattındaki biradımın değiştirilmesini önerir ama bunun güvensiz olabileceğindenendişe edersiniz. Ne yapmanız gerekir?
Güvenlik söz konusu olduğu zaman asla ödün vermeyin. HOYA sürekligelişime değer verip onu teşvik etmesine karşın, prosedürlerimizde yapılan
her türlü değişiklik, çalışanlarımız veya ürünlerimiz üzerinde olumsuz
bir etki olmamasını sağlamak adına incelenmeli ve onaylanmalıdır. İş
arkadaşınızın önerisi hakkında görüşmek için amiriniz veya yöneticiniz ile
iletişime geçmelisiniz; bu sırada süreçte hiçbir değişiklik yapmayın.

15

Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız

Veri Gizliliği

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı KaynaklarŞunlara bağlıyız:• “Kişisel veri” olarak kabul edilen bilgi türlerini anlamak.
• İş arkadaşlarımızın, müşterilerimizin ve iş ortaklarımızın gizliliğine
saygı göstermek ve onların kişisel bilgilerini özenle ele alarak
güvenlerini korumak. Banka hesap numaraları veya tıbbi
bilgiler gibi “hassas kişisel bilgiler” bakımından daha da dikkatli
olunmalıdır.
• Kişisel verileri yalnızca kişinin kullanılmasına izin verildiği şekilde
kullanmak ve bunları görmek için yetkileri olmadığı ve meşru
bir amaçları bulunmadığı sürece bunları asla başka kişiler (HOYA
içinde veya dışında) ile paylaşmamak.
• Kişisel verileri küresel veri gizliliği yasalarına uygun şekilde ve bu
bilgileri güvende tutan bir tarzda toplamak, saklamak, kullanmak,
paylaşmak, aktarmak ve imha etmek.
• Uygun olmayan kullanıma veya veri ihlaline karşı tetikte olmak
ve verilerin tehlikeye girmesi durumunda derhal hukuk veya
uyum bölümleri ile iletişime geçmek. Kazara bile olsa, kişisel
verilerin açıklanmasının bireyleri sıkıntıya düşürebilmesi ve yasal
sorumluluğa yol açabilmesinin yanı sıra HOYA Group’a olan
güveni sarsabileceğini anlıyoruz.

Bir bireyin gizlilik hakkına değer veririz ve tüm verilerin gerekli özenile ve meşru iş nedenleri için toplanmasını sağlarız.

16Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı Kaynaklar“KİŞİSEL VERİ” NEDİR?
Bir kişiyi doğrudan veya dolaylı şekilde tanımlamak içinkullanılabilecek olan bilgilerdir, örneğin:NE YAPARDINIZ?

- Bir adBölümünüzdeki çalışanlardan biri
hakkında bilgi isteyen dışarıdan
bir avukat sizi arıyor. Nasıl yanıtvermeniz gerekir?

- Bir çalışan kimlik numarası- Bir e-posta adresi- Bir telefon numarası

Açıklamaya izin verilip verilmediğini
kontrol etmeden çalışan verileriniasla hiç kimseye vermemeniz gerekir.
Verileri vermeden önce amirinize,
yöneticinize veya hukuk bölümüne
danışmanız gerekir.

Bilgilerin “kişisel veri” olarak kabul edilip edilmediğinden emin
olmadığınız zaman bunları paylaşmadan önce ilgili bölüme danışın.

17

Eve giderken bir mağazada
durduğunuz zaman dizüstü
bilgisayarınız arabanızdan çalınır.
Bu herhangi bir veri gizliliği
sorunu oluşturur mu?
Dizüstü bilgisayarınızda kişisel
veriler bulunması halinde bu bir veri
güvenliği ihlali olarak kabul edilebilirve açıklama bildirimleri ve hatta
düzeltme önlemi gerektirir. Bilgileri
dizüstü bilgisayarınızda saklamış
olmasanız bile, bilgiler dizüstü
bilgisayarınızda bulunan e-postalaraeklenmiş olabilir. Sonraki gerekli
adımları belirlemek için derhal
hukuk ve BT bölümleri ile iletişime
geçmeniz gerekir.

Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı KaynaklarBaşkalarının İş Bilgilerini KorumaBaşkalarının gizli iş bilgilerine kendi bilgilerimiz gibi davranarak
onlara saygı duyarız ve onları koruruz.

NE YAPARDINIZ?
Rakiplerimizin birinden ekibinize yeni bir çalışan katılmıştır. Bu kişinin orakip için çalışırken geliştirdiği kalite prosedürleri hakkında bazı bilgileri
paylaşması değerli olacaktır. Bunu yapması kabul edilebilir midir?

Şunlara bağlıyız:• Tüm telif hakkı yasalarına ve ilgili yasalara uymak. İzin almadanşunları yapmayız:- Başka şirketler veya bireyler tarafından geliştirilen yazılımları veya
başka ürün tasarımlarını kopyalamak veya kullanmak.
- İnternet gibi medya kaynaklarından alınan görüntüleri veya
metin verilerini kopyalamak veya kullanmak.
• Başkalarının gizli ticari bilgilerini güvende tutmak, bunları yalnızca
geçerli anlaşmaların koşullarına uygun şekilde kullanmak.
• Gizli iş bilgilerini elde ederken dikkatli olmak, bunları kullanma
hakkımız bulunduğundan emin olmak ve şüpheli kaynağa sahipbilgileri asla kullanmamak.
• Yeni çalışanlar dahil olmak üzere başka kişilere, önceki işverenlerinin
gizli iş bilgilerini açıklamaları için asla baskı yapmamak.

Hayır. Bu durum politikalarımızı, onun önceki işverenine karşı
yükümlülüklerini ve muhtemelen yasayı ihlal edecektir. Bu bilgileri
açıklamasını istememeniz veya bunu yapmaya zorlamamanız gerekir. Kendisiönceki işinde öğrendiği genel bilgiler ve becerileri kullanabilir ama hiçbirimizbaşka bir yerde çalışırken üretilen gizli veya korunan materyalleri HOYA’ya
getiremeyiz. HOYA çalışanları gizli bilgilerimizi korumakla yükümlü olduğu
gibi kendisi de önceki işvereninin gizli bilgilerini korumakla yükümlüdür.

18

Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız

Yasal Şekilde İş Yaparız
Daha iyi bir yarın sağlamak için teknolojik sınırları zorlarken
sektörümüzün yanı sıra faaliyet gösterdiğimiz ülkelerin yasalarına vedüzenlemelerine her zaman saygı duyarız ve onları izleriz.
Ürünlerimizin ve Hizmetlerimizin Kalitesi ve Güvenliği. . . 20
Adil Rekabet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Rüşvetle ve Yolsuzlukla Mücadele. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Uluslararası Ticaret. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
19

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı Kaynaklar

Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı KaynaklarÜrünlerimizin ve Hizmetlerimizin
Kalitesi ve Güvenliği
Ürünlerimizin ve hizmetlerimizin kendi iç standartlarımızın yanı sıra
sektörümüz tarafından belirlenen standartları da sağlamasını veya
aşmasını sağlayarak müşterilerimizin güvenini koruruz.

- Ürünlerimizin pazarlanmasından veya satılmasından önce tüm
düzenleyici makam onaylarını almak ve bunlarla ilişkili tüm süreklidüzenleyici makam yükümlülüklerine uymak.
• Müşterilere ürünlerimiz ve hizmetlerimiz hakkında söylediklerimizde
dürüst ve şeffaf olmak – abartılmış iddiaların veya dayanağı olmayan
garantilerin yasal sorumluluk ortaya çıkarabileceğini ve müşteri
güvenliğini riske sokabileceğini anlıyoruz.

Şunlara bağlıyız:• Şunları yaparak sürecin her aşamasında yüksek kalite ve güvenlik
standartlarını sağlamak:- Kazalara yol açabilecek herhangi bir özelliği ürün planlama vetasarım aşamaları sırasında değiştirmek veya ortadan kaldırmak.
-Ü retim ve denetim aşamalarında teknik özelliklerimizi veya
standartlarımızı karşılamayan ürünler hakkında ilgili tarafa endişeler
dile getirmek ve bu ürünlerin piyasaya sürülmesini önlemek.
- Ürünlerin güvenli şekilde kullanılmasını ve bakımının yapılmasınısağlamak için kullanıcı kılavuzlarına uygun uyarıları veya ikazları
dahil etmek.
- Ürünleri politikalarımıza ve prosedürlerimize uygun şekildegereği gibi depolamak.
- Ürün şikayetlerini tanımlanan prosedürlere göre derhal bildirmek.

NE YAPARDINIZ?
Sözleşmelerimizden biri, sürecin ileriki bir aşamasında tekrarlanan bir
test gerektirmektedir. Erken zamanda olan test, zaman ve para kaybı
gibi görünmekte ve teslimatı yavaşlatmaktadır. İlave test atlanabilir mi?
Hayır. Sözleşme her iki testin de yapılmasını gerektirdiği için öncelikle
uygun yönetim düzeyini bilgilendirmeden ve onların onayını almadan ve
ayrıca müşterimizin de onayını almadan testlerde veya kalite kontrollerinde
hiçbir değişiklik yapılamaz. Müşterimizin onayı olmadan sözleşme tekniközelliklerini veya test gerekliliklerini sağlamayan bir ürünü bilerek teslim
etmek sahtekarlık ve yasa ihlali olarak değerlendirilebilir.

20Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız

Adil Rekabet

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı KaynaklarŞunlara bağlıyız:• Nerede iş yaparsak yapalım rekabet, anti-tröst ve anti-tekel
yasalarını izleyerek serbest, adil ve açık rekabeti teşvik etmek.
• İyi niyet içinde iş yapmak ve müşterilerimize verdiğimiz sözleri
yerine getirmek:- Adil olmayan pazarlama uygulamaları ile satış elde etmeyiz.
- Reklamların ve tanıtım materyallerinin gerçeklere dayalı veeksiksiz olmasını sağlarız.
- Ürünlerimiz hakkında asla yanlış veya yanıltıcı iddialarda
bulunmayız.
- Müşterilere belirli bir perakende fiyatını veya perakende fiyatı
kârını dayatmayız.
• Adil ve yasalara uygun şekilde, rakiplerimizden daha iyi
performans göstermek:- Rekabet bakımından duyarlı konular (fiyatlar, maliyetler,üretim hacimleri veya satış koşulları gibi) hakkında rakipler ilegörüşmeler yapmayız.
- Rekabeti sınırlandıracak (veya sınırlandırıyor gibi görünecek)
resmi veya gayri resmi şekilde hiçbir anlaşma veya mutabakat
yapmayız.
- Bir rakibi veya onun ürünlerini ve hizmetlerini karalayarak veya
kötüleyerek onun namusuna ve itibarına zarar vermeyiz.

Güçlü ama adil şekilde rekabet ederiz ve başarımızı gerçekleştirmeyi
yüksek kaliteli ürünlerimize (asla etik olmayan veya yasa dışıuygulamalara değil) bırakırız.

21

Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız• Pazar veya rekabet istihbaratını halka açık kaynaklardan(gazete makaleleri, ticaret dergileri ve müşteri geri bildirimleri gibi)doğru şekilde toplamak. Gizli bilgileri asla kötüye kullanmamaya
veya kim olduğumuzu veya kimin için çalıştığımızı yanlış beyan
etmemeye dikkat ederiz. (Daha fazla bilgi için KurallardakiBaşkalarının İş Bilgilerini Koruma bölümüne bakın.)

NE YAPARDINIZ?
Bir ticaret birliği toplantısı sırasında rakiplerimizden ikisi kendi düşük
kâr marjlarını tartışmaya ve derin iskontolardan şikayet etmeye başlar.
O anda bir şey söylemezsiniz ancak birkaç hafta sonra her iki şirket
fiyatlarını yükseltir. Görüşmenin yapıldığı toplantıda belirli bir önlem
almış olmanız gerekip gerekmediğini merak edersiniz.
Evet, almanız gerekirdi. Bir makam, konuşmaya katılmış olsun ya daolmasın toplantıdaki herkesin resmi bir anlaşma katiyen yapılmamış olsa
bile fiyat sabitlemeyi kabul ettiği sonucuna varabilir. Böyle bir durumda
doğru davranış şekli görüşmenin uygunsuz olduğunu söylemek ve sonra
toplantıdan ayrılmak ve konuyu hemen hukuk bölümüne bildirmek olurdu.

22

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı Kaynaklar

Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı KaynaklarRüşvetle ve Yolsuzlukla Mücadele
Samimi ve dürüst şekilde çalışırız. Asla rüşvet teklif veya kabul
etmeyiz veya başkalarının bizim adımıza rüşvet teklif veya kabul
etmesine izin vermeyiz.

Şunlara bağlıyız:• Ürünlerimizin ve hizmetlerimizin değeri sayesinde iş kazanmak.
• Rüşvet veya bahşiş söz konusu olduğu zaman sıfır toleranspolitikasına sahip olmak.
• Yerel uygulamalara veya başka şirketlerin uygulamalarına
bakılmaksızın uygunsuz bir ödeme yapma izlenimi vermekten
bile kaçınmak.
• Verilen veya alınan herhangi bir şeyin niteliğinin anlaşılır olması
ve politikalarımızca izin verilmesi için doğru defterler ve kayıtlar
tutmak.
• HOYA’nın iş ortaklarını seçerken ayrıntılı inceleme yapmak, onların
performanslarını izlemek ve şüpheli iş uygulamaları hakkında
açıkça konuşmak.
• Asla kolaylaştırma ödemeleri yapmamak. Bir kolaylaştırmaödemesi talep edilmesi halinde bu talebi hukuk veya uyum
bölümüne bildirin.

“RÜŞVET” NEDİR?
Bir iş avantajı, mali avantaj veya ticari avantaj elde etmek(veya bunu sürdürmek) için ya devlet sektöründeki ya da özelsektördeki bir kişiye verilen değerli herhangi bir şeydir. Rüşvet
nakit olabilir, ancak başka şekillerde de olabilir. Bir hediye, biriyilik, kişisel bir indirim, hatta bir kredi veya iş teklifi bile, özelbir muamele karşılığında veya bir kararı etkilemek için teklif
edilmesi halinde rüşvet olarak kabul edilebilir.

23Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız“KOLAYLAŞTIRMA ÖDEMESİ” NEDİR?
Düşük düzeyli bir kamu görevlisini rutin bir işlemi (evrak işlerini işleme
koymak veya telefon hizmeti veya elektrik bağlantısı elde etmek gibi)
gerçekleştirmeye veya hızlandırmaya teşvik etmek için o görevliye
yapılan küçük bir ödemedir (bazen “bahşiş” veya “küçük rüşvet” olarak
adlandırılır). HOYA kolaylaştırıcı ödemeleri yasaklamaktadır.

NE YAPARDINIZ?
Hediye vermenin bazen bir ülkede yaygın bir “alışılagelmiş nezaket”
olarak beklendiğini ama başka bir ülkede uygunsuz bir ödeme ve hattarüşvet olarak görülebildiğini fark ettim. Müşteriler ile seyahat ettiğim vebuluştuğum zaman bu benim için ne anlama gelir?
Uygunsuz bir iş avantajı elde etmek için hiçbir türde ödeme veya faydasağlamamalısınız. Kendi ülkenizde “alışılagelmiş nezaket” olan hediyeler alınıpverilmesi bile başka bir ülkede hediyenin değeri cüzi bir miktardan fazlaolduğu zaman rüşvet olarak görülebilir. HOYA’nın politikalarına ve geçerli yerel
yasalara her zaman uymalısınız. Bir hediyenin uygun olup olmadığından emin
olmadığınız zaman hukuk veya uyum bölümlerine danışmalısınız.

24

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı Kaynaklar

Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız

Uluslararası Ticaret

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı KaynaklarŞunlara bağlıyız:• İş yaptığımız ülkeler için geçerli olan ithalat, ihracat ve ticaretgerekliliklerini – ve bizim politikalarımızı veprosedürlerimizi – bilmek ve onlara uymak.
• Her HOYA iş konumunda gerekli ithalat, ihracat ve gümrük
kayıtlarını tutmak.
• Son kullanıcıyı ve ürünlerimizin amaçlanan son kullanımını
bilmemiz için ayrıntılı inceleme yapmak.
• Söz konusu ülkelere satış yapmak için uygun lisansları almış
olmadığımız sürece, güvenlik endişeleri yüzünden ulusal veküresel kısıtlanmış olanlar listelerinde yer alan ülkeler ile iş
yapmayı reddetmek.
• Aşağıdakileri içerebilecek olan şüpheli ödemelere dikkat ederekkara para aklamanın ve terörizm finansmanının önlenmesine ve
belirlenmesine yardımcı olmak:- Nakit ödemeler.
- Ticari hesaplar yerine kişisel hesaplardan yapılan ödemeler.
- Müşteri veya iş ortağı ile mantıksal bir ilişkisi olmayan mali
kuruluşlar veya üçüncü taraflar ile yapılan işlemler.

Sınırlar ötesi iş yaparken sorumlu iş uygulamalarına bağlıyız ve
terörizmin finansmanını ve uluslararası barış ve güvenliğe karşı
tehditleri önlemek için çalışırız.

25

Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız

NE YAPARDINIZ?
Bir tedarikçi, ödemeleri yeni bir adrese göndermemizi ister. Yasa dışıveya uygunsuz bir şey yer almakta olabileceğinden şüphe duyarsınız.
Endişelerinizi paylaşmanız gerekir mi?
Evet. Şüphelenmekte haklısınız. Bu bir kara para aklama veya yasal
gerekliliklerden kaçınma çabası olabilir. Gecikmeden finans bölümü ile
iletişime geçmeniz gerekir ve bu sırada da size söyleninceye kadar adresideğiştirmeyin. Mümkünse, finans bölümü tarafından bildirilinceye kadar
tedarikçi ile talep hakkında başka bir görüşme yapmayın.
Bir iş yolculuğunda bir hatıra olarak geri getirmek için taklit bir ürünsatın aldım. Yurt dışında satın aldığıma göre, kendi ülkeme geri
getirmem uygun olur mu?
Hayır. Bazı ülkelerde ülkeye taklit ürünler getirmenin yasak olduğunu
bilmeniz gerekir ve ilgili yasalarca yalnız bireyler değil aynı zamanda
bireylerin ait olduğu şirket de cezalandırılabilir.
Daha önce hiç duymadığınız veya iş yapmadığınız bir şirketten büyük
bir sipariş alıyorsunuz. Bu şirket sektörümüzde deneyim sahibi gibi
görünmemektedir ve fatura adresleri de bir konut gibi gözükmektedir.
Siparişi yerine getirmeden önce daha fazla sorgulama yapmanız gerekir mi?
Evet. İhracat kontrol yasalarına uymak ve ulusal güvenlik endişelerini
korumak için tüm ürünlerin nihai varış yerini bilmek sizin sorumluluğunuzdur.
O şirketin iş kolu, nihai son kullanıcı ve ürünlerin son kullanımı hakkında dahafazla bilgi almanız gerekir. Kendinizi yine de rahat hissetmemeniz durumunda
hukuk veya uyum bölümleri ile iletişime geçin.

26

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı Kaynaklar

Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız

Biz Sorumlu İş OrtaklarıyızMüşterilerimiz ve iş ortaklarımız ile iyi, karşılıklı yarara dayanan ilişkiler
kurarız ve sürdürürüz.

Sağlık Sektörü Yükümlülükleri. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Tedarikçi İlişkileri. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Çıkar Çatışmaları. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Hediyeler ve Eğlence. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Çevre. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
27

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı Kaynaklar

Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş OrtaklarıyızSağlık Sektörü Yükümlülükleri

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı KaynaklarŞunlara bağlıyız:• Mevzuata ilişkin tüm yükümlülüklerimizi anlamak ve yürürlükteki
tüm kurallara ve düzenlemelere uymak.
• Doktorları, hemşireleri, pratisyen hemşireleri, asistan doktorları,sağlık planı yöneticilerini, göz doktorlarını ve tıp kuruluşlarını
içeren sağlık çalışanları (“HCP”) ile geçerli yasalara, yönetmeliklere,endüstri standartlarına ve birlik kurallarına uygun şekilde
etkileşimde bulunmak.
• Uygunsuz iletişime, onaylanmamış pazarlama materyallerine veya
uygunsuz mali teşviklere dayanarak HCP’leri HOYA ürünlerinin
kullanımı ile ilgili mesleki tıbbi kararlarında etkilemekten kaçınmak.
• Doktorlara, eğitim hastanelerine ve başka bireylere veya kuruluşlara
yapılan ödemeleri veya başka değer transferlerini geçerli yasaların
gerektirdiği ölçüde doğru şekilde açıklamak.
• Sağlık çalışanlarına yalnızca geçerli yasalara ve düzenlemelere ve
HOYA politikalarına ve prosedürlerine uygun olarak araştırma veeğitim hibeleri ve adil piyasa değeri ile ücret sağlamak.
• Bir sorumuz olduğu zaman yardım istemek.

Bazı işletmelerimizin bir hayli düzenlemeye sahip sağlık sektöründe
faaliyet gösterdiğini ve sıkı ürün kalitesi ve güvenlik gerekliliklerinikarşılamak için daha fazla bir yükümlülüğe sahip olduklarını biliyoruz.

28Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı KaynaklarBİLİYOR MUYDUNUZ?
HOYA, faaliyet gösterdiğimiz ülkelerdeki çeşitli sağlık hizmeti
yasa ve mevzuat gerekliliklerine uymaktadır. Bunlar, şu konular
hakkındaki kuralları içermektedir:

NE YAPARDINIZ?
Bir doktor, HOYA tesislerini ziyaret etmek üzere Japonya’ya yapacağı
yolculuğu HOYA’nın karşılamasını ister. Japonya’da bulunduğu sırada
giderleri HOYA karşılamak üzere birkaç günlük turistik bir gezi yapma
fırsatını da değerlendirmek istemektedir. Buna izin verilebilir mi?

- Klinik araştırma- Ürün geliştirme- Üretim

Hayır. HOYA, bazı koşullar altında, bir HCP’nin şirket tarafından yürütülen bir
programa veya tıbbi teknolojiler ile ilgili toplantıya katılmak için makul ve
mütevazı yolculuk ve konaklama giderlerini şirketin önceden onayına tabiolarak karşılayabilir ama, yolculuğun turistik bölümü doktorun bağımsız
karar verme sürecini etkilemek için uygunsuz bir girişim olarak algılanabilir
ve bu yüzden buna izin yoktur. Bu durumda daha fazla tavsiye için hukuk
veya uyum bölümlerine danışın.

- Ürün tanıtımı
- Veri koruma- Müşteri etkileşimleri- Ürünlerimiz ve ilgili hizmetlerimiz için fatura düzenlemeÜrünlerimizin kullanımını, satın alınmasını veya tavsiye edilmesini
etkilemek amacı ile herhangi bir sağlık çalışanına uygunsuz bir
fayda sağlamamız veya vaatte bulunmamız kesinlikle yasaktır.

29

Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız

Tedarikçi İlişkileri

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı Kaynaklar

DAHA FAZLASINI ÖĞRENMEK İSTER MİSİNİZ?

Tedarikçileri objektif ve ölçülebilir kıstaslar temelinde seçeriz vesonra HOYA Group’un işini ve misyonunu desteklemek üzere
yükümlülüklerini yerine getirmelerini sağlamak için birlikte çalışırız.

HOYA Tedarikçi KurallarıŞunlara bağlıyız:• Dürüst şekilde iş yapmaya bağlılığımızı paylaşan, kurumsal sosyal
sorumluluğunu anlayan ve temel insan ve işçi haklarını koruyan iş
ortakları ile çalışmak.
• Grup için doğru iş ortaklarını belirlemek amacı ile kalite, deneyim,iş teslimi geçmişi ve fiyat gibi kıstasları değerlendirerek iyi
seçimler yapmak.
• İş ortaklarımıza adil davranmak ve manipülasyon, gizleme,pozisyonumuzu kötüye kullanma, zorlama, gerçeklerin yanlış
beyan edilmesi veya adil olmayan başka ilişkiler veya uygulamalar
kullanarak onları asla istismar etmemek.
• Standartlarımızı ve HOYA Tedarikçi Kurallarını karşılayan şekilde,
zaman, malzeme ve çıktı muhasebesinin dürüst olmasını sağlamak
için tedarikçilerimizin performansını izlemek.
• Alt yükleniciler dahil olmak üzere tüm tedarik zincirimizin yüksek etik
standartlara göre çalışmasını sağlamak için üzerimize düşeni yapmak.

NE YAPARDINIZ?
HOYA için çalışan bir danışman, nakit halinde bazı sayıca çok belirsizödemeler gösteren bir fatura göndermiştir ve bu ödemeler için geriödeme istemektedir. Bu faturayı sorgulamanız gerekir mi?
Evet. Bir faturadaki nakit ödemeleri veya kalemleri incelerken daima
destekleyici ayrıntılar ve makbuzlar istemeniz gerekir. Danışmanlarımızın,distribütörlerimizin ve başka üçüncü tarafların kayıt tutma süreçlerindeşeffaf ve dürüst olmasını bekleriz, bu nedenle daha fazla ayrıntı isteyin ve
uygunsuz veya yasa dışı bir şeyden endişe duymanız halinde endişelerinizi
hemen paylaşın.

30

Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş OrtaklarıyızÇıkar Çatışmaları

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı KaynaklarBİLİYOR MUYDUNUZ?

Kişisel çıkarlarımızın veya faaliyetlerimizin HOYA adına objektif kararlar
alma yeteneğimiz ile çatışabileceği durumlardan kaçınırız.

Bir çıkar çatışmasının ortaya çıkabileceği her türlü durumu
tanımlamak mümkün değildir ama bir çıkar çatışmasına yol
açabilecek belirli durumlar vardır. Bir sorunuz olması durumunda
lütfen amirinize veya yöneticinize danışın.

Şunlara bağlıyız:- İ kinci bir iş. Yarı zamanlı istihdamı kabul etmek, bir hizmet
sözleşmesi yapmak veya bir HOYA rakibi, tedarikçisi, hizmetsağlayıcısı veya müşterisi ile ticari bir işlem yapmak.

• Proaktif olmak – bir çatışma yaratabilecek türden durumları bilmek
ve bunlardan kaçınmak.
• Olası çıkar çatışmalarını amirimize veya yöneticimize açıklamak(koşullara bağlı olarak, çoğu çatışma proaktif şekilde açıklandığı ve
uygun şekilde yönetildiği takdirde çözümlenebilir).

-M ali bir çıkar. Bir HOYA rakibinde, tedarikçisinde, hizmetsağlayıcısında veya müşterisinde sermaye payına sahip olmak.
-K işisel çıkar. Sizin veya bir aile üyenizin kişisel veya mali çıkarı
bulunan bir HOYA ticari işleminde veya iş kararında karar verme
yetkisine sahip olmak.
-K işisel bir ilişki. HOYA veya HOYA’nın bir rakibi, tedarikçisi,hizmet sağlayıcısı veya müşterisi tarafından istihdam edilen bir
aile üyesine sahip olmak.
-H ediyeler, eğlence ve iş nezaketleri. Politikalarımızın sınırlarıdışında olan bir hediye veya teklif vermek veya kabul etmek.
-B ir dış fırsat. HOYA Group’un malları ve hizmetleri ile rekabet
eden mallar veya hizmetler satmak.
- İ letişim. Önceden onay almadan HOYA Group veya HOYA’dakiişiniz ile ilgili bir konu hakkında bir konuşma yapmak veya bir
makale yazmak.
Bir durumun bir çatışma oluşturup oluşturmadığından emin değil
misiniz? Devam etmeden önce sorun.

31Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız

NE YAPARDINIZ?
Hafta sonları yarı zamanlı bir işi kabul etmek istiyorsunuz. HOYA’dakiişiniz ile hiçbir ilgisi yoktur ve yalnızca birkaç ay sürecektir.
Bu bir çatışma mıdır?
Bu, düşünmekte olduğunuz iş türü ve çalışmanız gerekecek saatler gibi
etkenlere bağlıdır. Ancak, bir çatışma bulunmadığından emin olmak içinkabul etmeden önce amiriniz veya yöneticiniz ile görüşmeniz gerekecektir.
Yeni bir tedarikçi için karar verme ekibinde yer alıyorsunuz vekayınbiraderiniz HOYA’nın incelemekte olduğu şirketlerden birindeçalışmaktadır. Bulunduğu şirketin şimdiye kadar zamanında iş teslimi
yapma ve en iyi fiyatlar bakımından etkileyici bir geçmişi vardır.
HOYA’nın çıkarına en uygun olacağına göre onun şirketini tavsiye
etmeniz uygun mudur?
Evet ama ilişkiniz hakkında şeffaf olmanız gerekir. Ve tüm seçenekleri
tarttığınızı ve objektif bir karar verebileceğinizi düşünseniz bile haksız veya
uygunsuz bir şey izlenimi vermemek için kendinizi karar verme ekibindençıkararak çıkar çatışmasını hafifletmek en iyisi olacaktır.
Bir iş arkadaşınızın oğlu kısa süre önce ekibinize katılmıştır. Buna izin
verilir mi?
Akrabalar aynı şirkette çalışabilir. Tek sınırlandırma, hiçbir akrabanın başka bir
akrabayı işe alan, onu denetleyen, onun istihdam, maaş veya terfi fırsatlarının
hükümlerini ve koşullarını etkileyen veya onun yönetilmesine etkide bulunan
bir konumda asla bulunmamasıdır.

32

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı Kaynaklar

Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız

Hediyeler ve Eğlence

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı KaynaklarBİLİYOR MUYDUNUZ?

Sadece iş ilişkileri için makul bir tamamlayıcı olan ve başkalarını
uygunsuz şekilde etkilemeyi amaçlamayan mütevazı değerli hediye veeğlence alışverişi yaparız.

Kamu görevlileri (ulusal veya diğer kamu hastanelerinde veüniversitelerinde çalışanlar gibi yarı kamu görevlileri dahil) ile ilişki
kurarken daha fazla özen gösterilmelidir. Ticari müşteriler için izin
verilebilen şeyler kamu görevlileri ile ilişki kurarken yasa dışı olabilir.

Şunlara bağlıyız:Hukuk ve uyum bölümlerinden önceden onay almadığınız sürece
bir kamu görevlisine değerli bir şey vermeyin veya ondan değerli
bir şey kabul etmeyin.

• Bir kararı etkilemek amacı ile veya bir iş, hizmet veya gizli bilgikarşılığında asla hediye veya eğlence vermemek veya kabul etmemek.
• Asla hediye veya eğlence istemeyin.
• Yalnızca aşağıdakiler gibi hediyeler ve eğlence vermek veya kabul etmek:- Maliyeti makul olan.
- Aşırı veya abartılı görünmeyen.
- Geçerli tüm yasaların ve yönetmeliklerin yanı sıra verenin ve alanın
kuruluşlarının politikalarına uygun olan.
- Bir amir veya yönetici tarafından onaylanmış olan.
• Kamu görevlilerine hizmet ücretleri öderken geçerli tüm politikalara
uymak – bu, HOYA’nın politikalarını ve kamu görevlisinin kuruluşunun
politikalarını içerir.
• Tüm hediye ve eğlence harcamalarını doğru şekilde kaydetmek.

33

NE YAPARDINIZ?
Uygunsuz olduğunu bildiğiniz bir hediye almanız durumunda neolur – ne yapmanız gerekir?
Politikanın bunu almanızı yasakladığını nazik şekilde açıklayarak bağışı
veren kişiye iade edin. Bazı durumlarda, hediyenin iade edilmesi uygunsuz
veya olanaksız olduğu zaman hediyenin halka açık bir alanda sergilenmesi
veya bir yardım kuruluşuna bağışlanması gibi başka seçenekler dedüşünülebilir. Böyle bir durumda uygun davranış şekli hakkında amiriniz,
yöneticiniz veya hukuk veya uyum bölümleri ile görüşün.

Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı Kaynaklar

Çevre
Faaliyetlerimizde çevreyi korumaya, sürdürülebilirliği teşvik etmeye,kaynakları korumaya ve çevre dostu uygulamalara uymaya bağlıyız.

Şunlara bağlıyız:• Çevre ile ilgili tüm yasalara, tüzüklere ve düzenlemelere uymak ve
ihlal şüphelerini derhal amirimize veya yöneticimize bildirmek.
• Atıkları uygun şekilde atmak. Atıkları yasa dışı şekildeboşaltmayacağız.
• Tüm faaliyetlerimizde aşağıdakileri yaparak çevresel sürdürülebilirlik
için çaba göstermek:- Çevre performansında sürekli gelişme, atıkların en aza indirilmesi
ve kirliliğin önlenmesi.
- Tedarik ve ürün tasarımı, test, üretim ve destek dahil olmak üzere iş
uygulamalarımıza sağlam çevre uygulamalarını katmak.
- Yeni ürünler veya süreçler geliştirirken ve üretim malzemeleri
seçerken çevresel etkiyi dikkate almak.

NE YAPARDINIZ?
Tesisinizde daha az kağıt kullanmak için bazı fikirleriniz vardır. Kimin
ile görüşmeniz gerekir?
HOYA, çevreye olan etkimizi azaltmak için her türlü fikri memnuniyetlekarşılar. Fikirlerinizin bulunduğunuz yerde uygulanıp uygulanamayacağını
anlamak için onları amiriniz veya yöneticiniz ile inceleyin.

34Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız

Grubu Koruruz
Varlıklarımızı, bilgilerimizi ve itibarımızı koruruz – bunlar yaptığımız iş ve
hizmet verdiğimiz insanlar için her gün destek sağlar.

Doğru Kayıt Tutma.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
HOYA Group Bilgileri.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
HOYA Group Varlıkları. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
İçeriden Bilgiye Dayalı Ticaret. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Sorumlu İletişim. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
35

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı Kaynaklar

Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı KaynaklarDoğru Kayıt Tutma
Grubun mali durumunu doğru şekilde yansıtan defterler vekayıtlar tutarak tüm HOYA Group’un paydaşlarının (düzenleyiciler,
yatırımcılar ve müşteriler dahil) güvenini koruruz.

• Düzensizlikler veya yanlışlıklar konusunda tetikte olmak ve
herhangi bir yolsuzluk veya mali suistimal eylemini bildirmek.
• Mali sonuçları uygunsuz şekilde rapor etmek için yönetimden
gelen herhangi bir baskıyı derhal hukuk veya uyum bölümlerine,
HOYA Yardım Hattına veya başka bir bildirim kanalına bildirmek.

Şunlara bağlıyız:• İç süreçlerimizi, kontrollerimizi ve muhasebe politikalarımızı
bilmek ve izlemek.
• Kaydettiğimiz bilgilerin dürüst, eksiksiz ve zamanlı olmasınısağlamak.
• Bilgileri politikalarımızda açıklanan şekilde yönetmek, saklamakve imha etmek.
• Bilgileri asla yanlış bildirmemek veya yanlış ifade etmemek.
• Bir soruşturma, denetleme veya yasal işlem için gerekebilecekolan HOYA Group bilgilerini (dijital bilgiler dahil) asla yeniden
yazmamak, silmemek veya imha etmemek.
• Medyadan veya HOYA dışındaki kaynaklardan gelen bir soruya
yanıt verirken açıklanmamış bilgileri açıklamadan önce bir amire
veya yöneticiye danışmak.

BİLİYOR MUYDUNUZ?
HOYA’da ne iş yaparsak yapalım her birimizin doğru kayıtlar tutma
sorumluluğu vardır. Şunlar bir “kayıt” olabilir:- Bir harcama raporu- Bir mesai kartı- Bir üretim raporu- Bir satın alma siparişi
- Bir fatura- Bir düzenleyici veya devlet raporu

36Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı Kaynaklar

NE YAPARDINIZ?
Bazen eve iş götürür ve kişisel ev bilgisayarınızda çalışırsınız. Kişisel
ev bilgisayarınızda yedek olarak bazı kayıtlar ve belgeler saklamak
uygun mudur?
Hayır. Herhangi bir HOYA kaydının veya belgesinin yedek olarak bile ev
bilgisayarınızda saklanması yasaktır. Evdeki bilgisayarınıza herhangi bir
HOYA belgesi indirmeniz durumunda, bunlar yalnızca taslak veya üzerindeçalışılmakta olan belgeler olsa bile bunları silmeye dikkat edin.

37Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı Kaynaklar

HOYA Group Bilgileri
İş kayıtları ve mali kayıtlar ve teknik bilgiler dahil olmak üzere HOYA
Group bilgilerini koruruz ve kaybolmaya, kötüye kullanmaya veya
uygunsuz erişime veya açıklamaya karşı koruruz.

- Yalnızca HOYA onaylı donanım, yazılım, uygulamalar ve
depolama cihazları kullanırız.
- Sistemlerimizi riske sokabilecek kimlik avı, kötü amaçlı yazılım,fidye yazılımı ve başka saldırı türlerine karşı tetikte oluruz.
• Sosyal medyayı kullanırken dikkatli olmak – biz:- Çalışanlar olarak paylaştığımız görüşlerin HOYA’nın görüşlerini
temsil etmediğini açıkça belirtiriz.
- Grup, müşterilerimiz, iş arkadaşlarımız veya iş ortaklarımız
hakkındaki gizli bilgileri asla açıklamayız.
- Ayrımcılık, taciz veya zorbalık oluşturacak hiçbir şey yayınlamayız.
• Gizli bilgileri aile veya arkadaşlar ile ve yetkisiz kişilerin söylenenleri
duyabileceği yerlerde (ör. asansörlerde, restoranlarda veya toplutaşıma araçlarında) tartışmaktan kaçınmak.
• Gizli bilgilerin herhangi bir şekilde çalınmasını, kaybolmasını veya
yetkisiz şekilde açıklanmasını derhal bildirmek.
• Gruptan ayrıldığımız zaman Grup bilgileri içeren tüm belgeleri ve
ortamları iade etmek.

Şunlara bağlıyız:• Teknik bilgiler, yeni ürün bilgileri, yayımlanmamış mali veriler ve iş ve
pazarlama planları, tahminler, stratejiler ve politikalar gibi tüm özelHOYA Group bilgilerinin gizliliğini korumak.
• Gizli HOYA Group bilgilerini yalnızca yetkili olan ve meşru bir iş
ihtiyacı bulunan kişiler ile paylaşmak.
• Gerekli onayımız olmadığı sürece dış pazarlama anketlerine verilen
yanıtları kısıtlamak.
• Herhangi bir gizli bilgiyi HOYA dışındaki bir kişiye açıklamadan öncegerekli onaylara sahip olmaya dikkat etmek.
• İyi siber güvenlik uygulaması yapmak – biz:
- Verilerimize yetkisiz erişimi önlemek için BT bölümünün kurallarını,
politikalarını ve prosedürlerini izleriz.

38Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız“TEKNİK BİLGİ” NEDİR?
HOYA’ya ait olan ve henüz bir patent ile korunmayan bilgiler ve
teknik uzmanlık (know-how) bilgileridir. Şunları içerir:- Ar-Ge buluşları
- Üretim teknikleri- Teknolojilerin iyileştirilmesi
Meşru bir neden bulunmadan ve önceden bir amirin veya
yöneticinin onayı olmadan bu bilgileri herkese açık duruma
getirmeyiz (örneğin akademik konferanslarda veya teknik
makalelerde).

NE YAPARDINIZ?
Bir arkadaşınız yeni bir iş kurmaktadır ve sizden hizmetleri ile
ilgilenebilecek HOYA müşterilerinin listesini istemiştir. Bu bilgileri
arkadaşınıza vermek doğru mudur?
Hayır. Müşteri listelerimiz gizlidir ve HOYA işlerini yürütmeyen hiç kimse ile(HOYA içinde veya dışında) asla paylaşılmamalıdır.

39

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı Kaynaklar

Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız

HOYA Group Varlıkları
HOYA Group varlıklarının Grup ile ilgili işler için olduğunu anlarız ve
onları kaybolmaya, hasar görmeye, hırsızlığa ve uygunsuz kullanımakarşı korumaya dikkat etmek bizim sorumluluğumuzdur.

Şunlara bağlıyız:• Tüm Grup varlıklarının yalnızca Grup ile ilgili işler için kullanılmasını
ve başka bir kullanımın bir amir veya yönetici tarafından
onaylanmasını sağlamak.
• Grup fonlarını asla kötüye kullanmamak.
• Ekipman ve envanter ile ilgili olarak doğru kayıtlar tutmak ve
muhafaza etmek.
• Ham maddeleri, envanteri, satış promosyon araçlarını veya tedarikmalzemelerini asla kaldırmamak veya izinsiz şekilde imha etmemek.
• Hasar görmüş, güvenli olmayan veya onarım gerektiren tüm
ekipmanların bildirmek.
• Bize sağlanmış olan tüm Grup mallarını Gruptan ayrıldığımız zaman
iade etmek.

40

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı Kaynaklar

Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı Kaynaklar

BİR “HOYA VARLIĞI” NEDİR?
Şunlar olabilir:- Fiziksel, örneğin: Tesisler, araçlar, mobilya, üretim ekipmanı vetedarik malzemeleri.
- Finansal, örneğin: Çekler, kredi kartları, faturalar ve bir parasaldeğer sağlayan başka kayıtlar dahil grup fonları.
- Elektronik, örneğin: Bilgisayarlar, iletişim cihazları, telefonlar,bilgi sistemleri, internet/intranet erişimi, kişisel dijitalyardımcılar ve daha başka benzer cihazlar, sistemler ve
teknoloji.
Bilgi de değerli bir Grup varlığıdır. Daha fazla ayrıntı için
HOYA Group Bilgileri bölümüne bakın.

NE YAPARDINIZ?
Şirketin teknoloji yenileme sürecinin bir parçası olarak yeni bir
bilgisayar aldınız. Eski bilgisayarınızı kızınıza verebilir misiniz?
Hayır. Eski bilgisayar artık kullanılmıyor olsa da, uygun şekilde eldeçıkarılması için şirkete iade edilmelidir.

41Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyızİçeriden Bilgiye Dayalı Ticaretİş yaptığımız her yerde içeriden bilgiye dayalı ticaret yasalarına uyarız.

Şunlara bağlıyız:• “İçeriden bilgi” olarak kabul edilen bilgi türlerini tanımak ve bilgiler
halka açıklanmadığı sürece bu bilgileri HOYA Group’un veya başka
bir halka açık şirketin hisse senetlerini, tahvillerini, opsiyonlarını veya
başka menkul kıymetlerini satın alma veya satma kararları vermenin
dayanağı halinde asla kullanmamak.
• Arkadaşlar ve aile gibi başka kişilere bu bilgilerden
yararlanabilecekleri şekilde asla “içeriden bilgi” aktarmamak.
• HOYA’dan ayrıldıktan sonra, bilgiler halka açık duruma gelinceyekadar halka açık olmayan içeriden edinilmiş bilgilere dayanarak ticariişlem yapmaktan kaçınmak.

42

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı Kaynaklar

Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı Kaynaklar“İÇERİDEN BİLGİ” NEDİR?
Makul bir yatırımcının Grubun hisse senetlerinin veya başka menkul
kıymetlerinin ticaretini yapmak için yararlı bulacağı bilgilerdir.
Örnekler şunları içerir:- Grubun mali sonuçları
- Gelecekteki mali sonuçlar hakkındaki tahminler- Bir birlik oluşturma, birleşme veya varlık satın alma beklendiği veya
teklif edildiği hakkındaki haberler- Önemli bir yeni sözleşme veya sözleşme iptali- Grubu ilgilendiren hukuk davaları ile ilgili bilgiler- Temettü politikasında bir değişiklik

NE YAPARDINIZ?
Bir tedarikçi bana gizli şekilde yeni bir üründen söz etti. Biz bu ürünü
kullanamayız ama sanırım gerçek bir potansiyeli var ve tedarikçinin
şirketinin hisseleri hızla yükselecek. Bu şirketten hisse satın alabilir miyim?
Hayır. Elinizdeki bilgiler halka açık duruma gelinceye kadar tedarikçinin
hisselerini satın alamazsınız. Bu bilgiler size gizlilik içinde verilmiş olan“içeriden bilgidir”. Bunlara dayalı olarak ticaret yapmak (veya başka
kişilere bunlara dayanarak ticaret yapabilecekleri şekilde ipucu vermek)
politikalarımızı ve yasaları ihlal eder.

- Üst yönetimde bir değişiklik

43Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı Kaynaklar

Sorumlu İletişim
Halka ve medyaya bilgi verirken bir tek açık ve tutarlı ses ilekonuşabilecek olan merkezi bir iletişim noktası belirleriz.

Şunlara bağlıyız:• Bireysel çalışanlar olarak, HOYA Group tarafından
görevlendirilmediğimiz sürece, halka açık duruma gelebilecek
herhangi bir iletişimde HOYA adına konuştuğumuz izlenimini aslavermemek.
• Tüm iletişimleri veya dışarıdan gelen sorguları HOYA içindeki ilgili
kaynağa yönlendirmek.
- Basın veya mali analizciler tarafından bizim ile iletişime geçilmesi
halinde hemen amirinizi, yöneticinizi veya IR (Yatırımcı İlişkileri)
Grubunu bilgilendirin.
- Bir yasal yaptırım veya düzenleyici yetkilisi tarafından bizim ile
iletişime geçilmesi veya herhangi bir yasal yaptırım bildirimi
almamız halinde hemen hukuk veya uyum bölümlerini
bilgilendiririz.
• Şirket veya HOYA Group içindeki işimiz ile ilgili bir konu hakkında
bir konuşma yapmak veya makale yazmak için bir daveti kabul
etmeden önce bir amirden veya yöneticiden onay almak.

NE YAPARDINIZ?
Bir pazar araştırması anketine katılmanızı ve Grup hakkındaki bazı
temel soruları yanıtlamanızı isteyen bir e-posta alıyorsunuz. Hatta size
zamanınız için ödeme yapmayı veya seçtiğiniz bir yardım kuruluşuna
bağış yapmayı teklif etmektedir. Amirinize veya yöneticinizedanışmadan ankete katılabilir misiniz?
Hayır. HOYA veya HOYA şirketleri hakkında bilgi isteyen bu gibi gayri resmi
e-posta taleplerinin (veya telefon görüşmelerinin) güvenilirliğini teyit
etmek önemlidir, çünkü bunlar rekabet veya pazar istihbaratı elde etmekiçin uygunsuz girişimler olabilir. Ayrıca, bu gibi e-posta taleplerinin “kimlikavı” vakaları veya bilgisayar ağlarımıza zararlı virüs bulaştırmak için kötü
niyetli girişimler olmamasını sağlamaya dikkat etmeliyiz. Herhangi bir
e-posta bağlantısını açmadan veya bu gibi bilgi taleplerine yanıt vermedenönce amirinize veya yöneticinize ve ayrıca BT bölümüne danışmanız gerekir.

44Giriş

Başkalarına Saygı GösteririzİÇİNDEKİLER |GÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİ | İLERİ

Yasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız

Grubu Koruruz

Ek

Yararlı Kaynaklar

Ek
HOYA Group Davranış Kuralları Onay Formu(Çalışanlar İçin)1. HOYA Group Davranış Kurallarının bir kopyasını aldım (veya HOYA
Group intranetinde veya HOYA bölümümün intranetinde bir
kopyaya erişimim var).
2. HOYA Group Davranış Kurallarını okudum ve anladım.
3. HOYA Group Davranış Kurallarına uyacağım ve saygı
göstereceğim, yasalara ve tüm Grup politikalarına uyacağım.

Çalışanın İmzası

TarihÇalışanın Numarası

HOYA Kuruluşu ve Konumu
45İÇİNDEKİLER |GirişBaşkalarına Saygı GösteririzGÖRÜNTÜLENEN SON SAYFA | GERİYasal Şekilde İş Yaparız

Biz Sorumlu İş Ortaklarıyız

Grubu Koruruz

Yararlı Kaynaklar
HOYAHelpLine:www.hoyahelpline.com
HOYACodeofConduct:https://www.hoya.com/en/company/guidelines/
HOYACompliance:
https://www.hoya.com/en/sustainability/governance/compliance/
HOYAESG:https://www.hoya.com/en/sustainability/

46

Ek

Yararlı Kaynaklar