ＪＦＭＡ ＦＯＲＵＭ 2011

“総務の山田です”
マル秘活用術本社移転プロジェクト
若き総務部員山田君の挑戦

2011/02/09
FMプロジェクトマネジメント研究部会

本日のアジェンダ

1. ＰＭ研究部会活動のご紹介
2. 昨年発行！『総務の山田です』の紹介
3. 各タスクのツボ
4. 今後のＰＭ研究部会活動プラン
5. 質疑応答１．PM研究部会活動のご紹介
JFMAJFMA事務局

部会モットー：

金 部会長

インハウス・マインド（経験者５０％）

副部会長
参加メンバー

参加メンバー

参加メンバー

参加メンバー

参加メンバー

参加メンバー

ダイバーシティ（男女比５０：５０％）
ＰＭを現場で実践中である（進行形）
ＰＭを「天職」と思っている２．MOOK本の紹介

１）MOOK本 企画の経緯

問題点

そうだ！

 世間一般のガイド書はＰＭを専門職

 発注者の立場の本にとする人向けの技術本 （特にＩＴ系）
 主にＰＭ受注者の発想「突然」経験する人への簡単なノウハウ本（難しい本を読む時間なし）

 総解説ＦＭ本も教科書的で難解！

 全国３０万人の総務部、施設管理関連業務に携わる人たち向け

 総務部、ファシリティ管理部（インハ オフィス計画の社内担当者がまず手にとって読んでみたい本ウス）向けのＰＭのコツなど記載している本がない

 外部専門家とのうまい付き合い方も
 ＰＭの基本プロセスを習得

初期企画５年前～たたき台ストーリー
ＰＭ部会の海外巡回（ＷＷＰ発表など）のため一時中断2009年に企画復活→ＷＧ発足→2010年5月発刊！

２）MOOK本の概要
y 主人公：山田②主人公山田君のプロフィール

大輔 （総務部員： 本社移転プロジェクトリーダー)y

年齢：４０歳前（想定３７歳）

y

家 族◦ 妻 裕美子、長女 麻奈（中学生） 、次女 菜月（小学生）y

職 歴◦ 大学卒業と同時にユーキケミカル㈱入社◦ 入社して１０年間は人事部に所属◦ 総務部に配属されて３年が経過

y

総務部でのこれまでの主な仕事◦ 人員の増減に伴う机・椅子の調達や配置換え◦ 従業員からの要望による空調温度設定換えや蛍光灯の取替えなど。その他。

yその他◦ 大学で野球同好会所属⇒３年先輩の本城隆盛に出会い、卒業後もOB会その他で親交が続いている。
◦ ＦＭの知識はなく、移転のようなビッグプロジェクトの経験なし。
◦ 誠実、バランス感覚、高いコミュニケーション力、信念を貫く強い心意気と頑張る体力を持ち合わせた性格。

２）MOOK本の概要
全国書店で発売中発売部数

JFMA出版物
過去最高部数！

1500部突破しました！

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1冊1800円って高い？？？
いえいえ、そんな事はありません！

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本日は業務フローの簡易版を配布しました！

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A4サイズ77ページ分の詳細がわかる。
「解説シート」

作成メンバーの紹介

編集委員会 JFMAプロジェクトマネジメント研究部会（原作）
監修・編集委員長

金 英範ジョンソンコントロールズ㈱ ⇒（部会長）

執筆者

穂積 義剛
山田 教彰
天野 妙
岡田 明浩
岡田 みおり
川田 秀久
岸本 茂雄
小口 清仁
小山 かおり
笹野 孝志
林 亜矢子
増田 幸雄
福岡 幸子
荻原 みき

㈱内田洋行
⇒（副部会長）ソニーエレクトロニクス㈱ ⇒（副部会長）
明豊ファシリティワークス㈱㈱竹中工務店
NTTインテリジェント企画開発㈱三井不動産㈱伊藤忠総務サービス㈱㈱富士通ビジネスシステム
明豊ファシリティワークス㈱ソニーファシリティマネジメント㈱日本アイ・ビー・エム㈱富士通㈱㈱ザ・デザイン・スタジオ
事務局（JFMA）

各フェーズの「ツボ」を紹介！

運用 小口㈱富士通
ビジネスシステム本社移転プロジェクト プロセス
企画
フェーズ

企画
-１

マイルストーン

企画-2▼キックオフフィージビリティ
スタディ
ＰＪ憲章
策定

基本計画

物件調査

▼オフィス移転検討の指示

企画-１

プロジェクトマネジメント
タスク

計画
物件選定

実施
設計

予算承認▼ ▼社内発表基本計画
マスタースケジュール策定
課題/ニーズの抽出
設計与条件の整理
設計者選定

企画-2
ワーキンググループ
立上げ

物件調査 ・ 選定
要件整理、情報収集、評価、条件交渉

空間・オフィス
計画

基本計画書
・コンセプトワーク・スペース計画・ゾーニング要件整理
・セキュリティ方針

ICT計画

ICT構築方針
ICT-ＰＭコン
サルタント選定

セキュリティ/セグメント方針
機器スペック選定
サーバー室スペース要求
予算計画、スケジュール

総務
タスク

基本設計

3R推進計画の検討(3R=Reduce, Reuse,Recycle)
文書管理/削減運動▼ビル解約通知

基本設計、実施設計
デザインマネジメント
スケジュール管理
実行予算確定入札準備
基本設計
・デザインコン
セプト・ゾーニング
・基本レイアウト・インテリア設計
・セキュリティ計画
・AV計画

実施設計
・インテリア詳細設計
・設備設計
・セキュリティ・AV設計
・家具仕様書策定

理論設計
・メーカー選定
・セグメント切分け・レイヤー構築・プログラミング

物理設計
・設備要求仕様
・機器配置
・構成
・配線

移転時期の確定
残置処理方法確定

運用

調達/
着工前準備

移転先決定▼ ▼設計者決定

要件整理
・ワークスタイル
・必要機能・人員計画

引越し計画

実施工事

▼工事金額確定
▼着工

検査
引越
引渡

原状回復工事着工▼
竣工▼▼新オフィス稼動調達、着工前準備

工事、検査引渡、引越

入札説明会
評価、選定会議
発注、工事契約締結
工事計画、施工図承認

品質/コスト管理
進捗/変更管理
検査、引渡し書類確認
クローズアウトレポート

内装素材設定設備機器
家具品番確定

施工図
チェック

実施準備
IT実施予算確定
実施スケジュール
移転スケジュールとの整合調整
ベンダー選定/発注/調達

引越し実施計画・スケジュール・体制
・文書管理／削減

運用

維持運営組織への移行

完成
確認

工事・引越し・機器動作/整合確認・ファイアーウォール検証・総合テスト(全席)・引渡し対応座席表・収納割作成
ナンバリング図作成
引越し説明会開催

初期作動
検証
不具合改善

立会い

現状把握と課題の整理

運用計画

維持管理計画各種事務手続き

現オフィス契約条件確認、解約準備
現状総務サービスの問題点整理
各種申請手続き確認
メール､物流計画、セキュリティ計画
防災計画、受付サービス計画
ファイリング計画、ＯＡ機器計画
電話仕様（IP電話等）計画

現オフィス解約手続き
資産計上・償却計画
什器/備品転用廃棄計画
リース調達計画
給茶/自販機等機器計画
ビル管理計画
防災計画
新規備品調達計画

清掃計画
警備計画
福利厚生計画
施設コスト課金計画
ﾕｰｻﾞｰﾙｰﾙ計画
セキュリティ運用計画
資産台帳作成ビル管理会社との各種協議
各種広報、関係先移転通知
施設利用計画作成、オフィス利用マニュアル作成
通勤定期切替手続き
社内印刷物変更手配
ビルオーナー届出、消防等各種官庁
届出、各種官庁届出、消防計画届出
外線手配、各種社内説明会催

入居後の対応と評価
ﾕｰｻﾞｰ対応
評価検証
満足度調査
環境評価
改善検討
総務ｻｰﾋﾞｽ安定化
改善活動

・建物仕様変更（A工事変更）は発生しないもの／ＰＭサービス提供者を選任することで想定

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業務フロー
意思決定機関

プロジェクトマネジャー＆リーダー

スタート：発意
意思決定

概要説明

PMサービス提供者
流れフィージビリティスタディ

第１次企画書策定

トップからオフィス移転の発意を受けスタートとなるが、指示を受けた者は社内のあらゆるリソースを動員して、フェージビリティスタディなど実行性の検証やトップの意思を確認しながら第１次企画書の作成、ゴール想定、プロジェクト編成、プロジェクトチームへの説明と指示、外部PMサービスの利用の可否、PMサービス提供者の募集と選定など限られたメンバーでオフィス移転計画の骨格を作り、推進して行くことになる。

Ⅰ 企画 １ フェーズ
企画・
計画段階

気をつけるポイント

確認・承認

プロジェクト憲章策定

1.企画フェーズはトップの動機、目的、背景、時期、重要なステークホルダーなど、十分確認すると同時に社内の重要な関係者（主要な役員クラス）に対しても情報提供すると共に意見を聞くことが大切である。
2.当フェーズでは、限られたメンバーだけの機密事項として検討を進めることになるので限られた知識とノウハウの中でゴールの大枠を捕らえることが重要となる。
そして、修正を加えながら充実させて行く。

承認

ステアリングコミッティの編成

プロジェクトの編成

3.フィージビリティスタディではトップの意向の確認やプロジェクト発足までの実施項目の洗出し、概略構想イメージ、推進方法などを広く浅く全体的に把握することが大切である。
特に移転先に関する内容は社内の限られた人員で可能な範囲で外部情報の収集蓄積を中心に行う。
（不動産賃貸借市場の動向調査：面積・賃借料・入居可能日・地域などをWeb、情報誌などから収集し現状との比較を行う）

プロジェクトマネジャー、リーダーの選任

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業務フロー
意思決定機関プロジェクトマネジャー＆リーダー

概要説明

PMサービス提供者

4.プロジェクト憲章は今後プロジェクトに関係する人たちの行動の基盤となるものである。
方向性や考え方に迷ったらプロジェクト憲章に戻り確認・議論したい。
しかしながら、プロジェクト憲章も絶対とは言えず諸状況の変化と共に謙虚な姿勢で柔軟に見直すことも重要である。

PMサービス提供者
選定検討

PM募集要項策定

5.ステアリングコミッティの編成はプロジェクトを推進する上で重要な要素となるが、プロジェクトチームにある程度の権限委譲を計画しておくと進行がスムーズになる。

Ⅰ 企画 １ フェーズ
企画・
計画段階

ステアリングコミッティ

6.意思決定のステアリングコミッティ、プロジェクトＷＧ、各会議体、Ｐ
Ｍサービス提供者の利用、設計者の利用と選定方法、施工者・ﾒｰｶ-の選定方法など、推進フォーメーションと概略手順は最初に決めておきたい。
ＰＭサービス提供者
募集要項の公開

PM業務提案書

7.PM業務をアウトソースする場合の選定作業は、業務内容を比較し決定するが、業務内容とコストの比較は難易度が高い。
よってPMサービス提供者募集要綱書にはあらかじめ業務内容の具体的項目を提示しておくべきである。
＊最新のPMアウトソーサーに関する情報は日本ファシリティマネジメント推進協会までお問い合わせください。

評価・選定
アウトプットステアリングコミッティ

PM業務計画の調整・合意と契約

企画Ⅱへ

1.フィージビリティスタディ
2.第１次企画書
3.プロジェクト憲章
４..PMサービス提供者募集要項書
5..PM業務提案書
6..PMサービス提供者の評価・選定書
7..PM業務計画書

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業務フロー
意思決定機関プロジェクトマネジャー＆リーダー

概要説明

PMサービス提供者

企画Ⅰから第２次企画書の策定

流れ
企画2フェーズでは、 『第１次企画書』や『プロジェクト憲章』をベースに、選定されたPMサービス提供者が参加し、第２次企画書の作成を始める。
専門家の意見を入れた第2次企画書はより充実したものとなる。
第2次企画書をベースにキックオフを行い、実作業に入るため必要に応じてＷＧを編成し順次立上げて行くことになる。

Ⅱ 企画 ２ フェーズ
企画・計画段階

ステアリングコミッティ＊ＷＧ：ワーキンググループ
気をつけるポイント

プロジェクトキックオフ

ＷＧの編成（順次立上げ）【想定されるWG】
・建物施設機能ＷＧ
・オフィス計画ＷＧ
・ICT ＷＧ
・エコＷＧ
・引越しＷＧ
・運用ＷＧなど

1.プロジェクトキックオフ
参加者やPMサービス提供者の役割りを十分に理解を得る事が必要である。
プロジェクトリーダーは積極的なリーダーシップを取っていくことを心掛けたい。
また、プロジェクトキックオフの時点では、将来立上げを想定しているＷＧのリーダーと予測されるメンバーを加えておくことも大きなポイントである。
2.ワーキンググループ
キックオフ終了後すみやかに結成し、WGリーダーはプロジェクト全体の動向を常に把握し、諸条件や課題を引き継いでいくことが重要である

アウトプット1.第２次企画書
2.プロジェクトキックオフ報告書
3.ＷＧ編成報告書と活動記録
注：物件調査はフィージビリティスタディの時点から情報収集に入るがオフィス物件調査フェーズへ

業務ﾌﾛｰ図表記上の関係から 次フェーズに記載する

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業務フロー
意思決定機関プロジェクトマネジャー＆リーダー

概要説明

PMサービス提供者
流れ

企画Ⅱより

物件調査フェーズでは、情報収集の相手方（仲介会社等）を抽出し、提示された物件の性能評価を行い、机上で物件を絞り込んだ上で現地確認評価を行なう。そして選定するためのショートリストを作成し意思決定機関への提案を行う。評価方法は多岐にわたる為、評価の優先順位を予め決めておく必要がある。

基礎要件の設定

企画・
計画段階

Ⅲ オフィス物件調査 フェーズ

物件情報（仲介会社等）
気をつけるポイント
物件性能評価物件絞込

複数物件の現地確認・評価

1.ショートリスト
・下記希望条件を明確にする。
基礎要件（賃料、面積、地域、時期）／建物性能／業務／生活利便性・提出レポートの書式は条件比較が容易にできるように作成する。
2.物件評価
数値評価（量的評価）と印象評価（質的評価）の二つを行う。
評価軸は「物理的要素」「社会的要素」「経済的要素」に分類して評価する。
また、情報収集の相手方(仲介会社等)から提案書という形で提案を受け予め決めた評価項目に応じてマトリックス評価を行なうこと大事な事である。

ショートリスト提出
アウトプットステアリングコミッティ
へ報告・現地確認

1.物件紹介書：物件ごとに写真・性能表を作成
2.評価表：評価点数、評価文、グラフで構成
3.貸主評価：物件謄本、貸主IR情報から財務状況を評価
基本計画フェーズへ
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業務フロー
意思決定機関プロジェクトマネジャー＆リーダー

概要説明

PMサービス
提供者

企画Ⅱフェーズ、オフィス物件調査フェーズより課題・ニーズの抽出

概略現状調査・分析

企画・計画段階Ⅳ 基本計画 フェーズ

基本計画書策定

ステアリングコミッティ
へ報告

設計者募集要項策定・配布

設計業務提案書（設計会社等）
評価・選定

ステアリングコミッティ

流れ
基本計画フェーズは絞り込まれた候補物件の情報と、第２次企画書をベースとし、具体性をもった基本計画書としてまとめるフェーズである。
各WGのアウトプットやヒアリングや現状調査等を実施し、課題やニーズの抽出し、オフィスの基本コンセプトにつなげる。
また、候補物件の情報から、物理的な計画にも一歩踏み込んだ検討を行い、スケジュール・コスト・体制も現実性のあるものにし、設計者の選定を行う。
気をつけるポイント
1. 基本計画書
課題・ニーズの抽出にあたっては、意見が散漫しないように注意が必要。
あらかじめポイントを絞った調査を心がけたい。建物を含めた物理的な要件事
項の整理とそれに留まらず、経営・財務的な視点、IT・人事の視点などからも基本計画を十分検討したい。この移転で何をどう課題を解決し、ニーズに応えられるか、ﾌﾟﾛｼﾞｪｸﾄのゴールに結びつける重要な役割を担う。
２.設計者選定
選定にあたっては、コストや計画の提案内容だけでなく、類似事例の実績等も評価の対象としたい。
選定の透明性を確保するために、事前に評価基準・採点方法の設定が求められることもある。
※B工事：貸主が指定する設計者・施工者とテナントが契約する工事のこと（主に躯体・設備関連工事）※C工事：テナントが設計者・施工者を自由に選ぶことができる工事のことアウトプット

設計業務契約締結

基本設計フェーズへ

1.基本計画書(基本コンセプト・スペース計画/概略ゾーニング/動線/セキュリティ計画/スケジュール/コスト/体制 他）
2. 設計者募集要項書
3. 設計者選定評価結果

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業務フロー
意思決定機関プロジェクトマネジャー＆リーダー

概要説明

PMサービス
提供者

オフィス物件調査ﾌｪｰｽ・基本計画フェーズﾞより

基本条件交渉流れ
物件選定フェーズでは、オフィス物件調査フェーズで絞られた候補物件の基本条件交渉を行い、最終候補を選定する。
プロポーザル評価に基づき、特定の貸主と賃借料・付加サービスの交渉を開始する。

貸主信用力調査・審査
気をつけるポイント

実施段階

Ⅴ 物件選定 フェーズ

比較表作成

最終候補検討・リスク評価・物件選定

１．物件申し込み
複数物件に申込を入れる場合、必ず停止条件を記載する。停止条件無しでの申込後に、借主からキャンセルした場合、契約違反になるので注意が必要
２．賃貸借契約重要事項説明・敷金返還事項説明など契約約款には、予想しないリスクがあるので、契約前に必ず契約条文・約款については専門家に確認し、変更点について貸主と協議する。

ステアリング
コミッティ
経営会議

物件申込

契約交渉

アウトプット
1.物件申込書（貸主直接交渉の場合は不要なケースがある。）
2.重要事項説明書：建物重要事項・敷金返還事項、物件謄本添付

賃貸借契約締結

3.賃貸借契約書：借主から以下の書類を提出
・商業登記簿謄本、印鑑証明書（連帯保証人が必要な場合は、保証人の身分証明が必要）

基本設計フェーズへ
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業務フロー
意思決定機関プロジェクトマネジャー＆リーダー

概要説明

PMサービス
提供者

基本計画・物件選定フェーズより流れ
基本設計与条件の整理
ゾーニング計画
（設計者）

実施段階

Ⅵ 基本設計 フェーズ

基本設計
（設計者）

基本設計評価確認

Ｂ工事設計（B工事設計者）

これまで入手・策定した企画書、要件書、各ＷＧの検討結果、入居ビル仕様等の前提条件を設計与条件として整理し、それをベースに、ゾーニング、インテリア設計などの基本設計、それに即したＢ工事設計を設計者に依頼する。実施
設計に必要な基本設計図書を作成する。
気をつけるポイント
1.設計フェーズでの重要な意思決定のタイミングを外すことのないように設計者とプロセスと承認スケジュールを協議設定しておくことが重要。
2.設計者が的確な設計を行うために、プロジェクト憲章を十分理解してもらうことが重要。これが不十分の場合、設計結果が設定したゴールと合致しなくなる。
3.Ｂ工事はプロジェクトコストに大きく影響を及ぼすので、ビル標準仕様をどこまで活用するか初期の段階で見極めておくことがコストミニマムにつながる。

基本設計図書の取りまとめ、予算確認

設計与条件との合致の確認・報告
ステアリングコミッティ
経営会議
実施設計方針の策定

アウトプット１.ゾーニング計画図（スタッキング、ブロッキング）（動線、スペース配分、機能配分）
2. 基本設計図書
・オフィスレイアウト図、インテリア設計図
・設備要件書（電気・空調・衛生設備他）
・ＩＴ／ＡＶ、セキュリティ基本計画図
3.Ｂ工事基本設計図書

実施設計フェーズへ

4. 工事区分表、5. 設計予算、6. 設計スケジュール

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業務フロー
意思決定機関プロジェクトマネジャー＆リーダー

概要説明

PMサービス
提供者

基本設計より流れ
基本設計フェーズでの承認をもって、実施設計が開始される。
基本設計図書及び実施設計与条件を整理し、それをベースに各設計者に実施設計を依頼する。

実施設計与条件の整理

気をつけるポイント

実施段階

Ⅶ 実施設計 フェーズ

実施設計
（設計者）

実施設計図書の取りまとめ

設計説明会の実施

ステアリングコミッティ

調達フェーズへ

実施設計は、施工者・納入者・作業者が、設計内容を正確に読み取ることが出来、設計意図に合致したものを的確に作ることが出来るよう、工事及び作業費積算に必要な詳細事項を記載して、基本設計をより具体化しているものでなければならない。
実施設計図書(図面や仕様書) は後の調達フェーズにおいて工事請負契約図書の一部にもなり得るため、発注者側は、その内容の正確な把握が必要である。

アウトプット1.実施設計図書
・インテリア設計図（詳細図含む）
・電気・空調・衛生設備設計図ﾞ
・セキュリティシステム仕様図
・ＡＶシステム仕様図
・サイン仕様図
・家具仕様図など
2.工事区分
3.工事費概算
4.スケジュール

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業務フロー
意思決定
機関

概要説明

PMサービス提供者

プロジェクトマネジャー＆リーダー

実施設計フェーズより流れ

調達方針の策定

入札計画書策定

施工者・納入者・作業者を選定するために、入札計画書を策定し関係者の合意を得るとともに、入札説明会を実施する。
また、各社から提出された入札提案書を分析し、あらかじめ定められていた基準に基づき、評価・査定を実施し、ステアリングコミッティの承認を得て決定する。
各社との工事請負契約などについて、約款記載事項、トラブル発生時の取り決め事項を確認・調整の上、契約を締結する。

確認

Ⅷ 調達 フェーズ

実施段階

気をつけるポイント
入札説明会開催

入札提案書（入札参加者）

調達方針を事前に合意形成することが重要である。
調達方針とは、一括or分離発注、特命or入札等を決める事を意味する。
入札及びその評価については、可能な限り公正性を確保すべきであり、入札参加候補の選定、評価については事前にその基準を明確にし、関係者間で合意しておくことが重要である。

評価・査定
アウトプットステアリングコミッティ
経営会議

１.入札計画書
２.入札結果報告書
契約条件確認・契約
３.工事請負契約書・同約款、売買契約書、役務契約書
工事フェーズへ
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業務フロー
意思決定機関

プロジェクトマネジャー＆リーダー

概要説明

PMサービス
提供者

調達フェーズより流れ
工事着工前は施工体制を確認し、工事関係者キックオフを行う。
着工にあっては、工事関係者から施工計画書を提出してもらい、その承認をもって行うこととする。着工後は、主に品質、コスト、スケジュールを確認・管理すると共に、変更項目の管理を行い、全体コスト及びスケジュールの調整を実施する。また、ステアリングコミッティに定期的に進捗報告を行うとともに、変更や懸案事項の解決を図る。

着工前キックオフ

施工計画書作成（工事関係者）

Ⅸ 工事フェーズ

実施段階

気をつけるポイント
施工計画確認（チーム＆設計者）

着工

品質、コスト、進捗管理

1.変更管理変更発生の要因を明確にし、コストの増減対応を含めた管理を書面にて行っていくことが重要である。
2. 安全管理発注者としてリスクヘッジの観点から安全管理には十分注意をすること。必要があれば労働基準衛生法に基づき処置対応を図るべきである。
3. 他テナント等の近隣対応他テナント等からのクレームを発生させないように、事前の計画・管理を行う必要がある。

アウトプットステアリングコミッティ承認

追加変更
報告

1.施工計画書
2.施工報告書

検査・引き渡しフェーズへ
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業務フロー
意思決定
機関

概要説明

PMサービス
提供者

プロジェクトマネジャー＆リーダー

工事フェーズより自主検査内容確認

流れ各ベンダーからの自主検査報告を受け、実施設計の仕様に沿って検査を行う。
発注者は、ユーザー視点で検査を行い引き渡しを受ける。
検査においては実施設計からの変更による増減の処理を行い支払い処理へ。
並行し、経理と打ち合わせを行い資産計上処理の準備をする。

実施段階

引き渡し フェーズ
Ⅹ 検査・

気をつけるポイント
検査実施
１発注者の検査
施工監理の検査とは異なり、基本計画における要件を満たしているか、改めて(要求していなくても)ユーザー目線で検査を行い,それが追加事項でも是正変更すべき事項は追加費用負担も含め、判断する。
事の重要性、投資すべき金額、実行すべき時期(利用開始前に実行すべきなのか利用開始からでも良いものなのか)も含め内容に応じた決裁者と協議し意思決定を行う。

ステアリングコミッティ

2. 引渡し書類
移転後ユーザーが活用しやすいものを事前に指示し、作成してもらうことが重要である。
例えば、空調や照明の制御範囲をスイッチ周辺に提示しておけば、運用開始直後からユーザーが混乱しないなど。

竣工

引渡し手続きアウトプット

費用清算手続き

1. 是正作業一覧表 , 試験結果報告書 (ベンダーより)
2. 工事監理報告書(工事記録・写真含む) (PM会社より)
3. 各種図面 , 官庁関係許可届等資料 , 取扱説明書 , 保証書
4. キーリスト , オフィス利用マニュアル , 工事完了引渡し書
5. 資産・経費分け一覧(総務より経理へ)

運用フェーズへ
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業務フロー
意思決定機関プロジェクトマネジャー＆リーダー

概要説明

PMサービス
提供者

基本計画フェーズより各WGの決定事項

引越し実施計画書策定

Ⅺ引越し実施フェーズ

実施段階

ステアリングコミッティ

流れ
基本計画フェーズにて、移転における複数のワーキンググループ（WG）が構築される。
基本計画書（基本計画フェーズ）をベースとし、各々のWGで検討・決定された事項を引越しWGが実施へと移していく。
引越し実施計画（スケジュール・体制・文書削減方法など）を作成し、実施までユーザーへの啓蒙活動を行う。
＊本書では「移転」とは移転プロジェクト全体のことを示し、「引越し」とは実際の引越しのことを示す。
気をつけるポイント

引越し計画の告知
・運用説明

引越し作業マニュアル等（引越し業者）

1.ユーザーへの「引越しルール」周知ユーザーが移転直後にスムーズに業務着手できるよう、事前の案内、通知、説明が重要である。
・書類削減方法とスケジュール
・移転後のオフィスﾙｰﾙ
・引越し作業マニュアル説明
2.総務タスクプロセスにある通り、総務タスクは様々であり、公的機関への届出、私的機関への通知、文書関係変更などとのスケジュール調整は必須である。

アウトプット
引越し説明会の実施

引越し実施

・引越し計画書、引越し作業マニュアル
・席次ナンバリング図、席次リスト
・タイムテーブル（作業を時間単位でスケジュール化）☆その他、引越し以外の移転に伴う総務ﾀｽｸがある。
（登記他公的機関、リース・レンタル機器、など）運用実施フェーズへ
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業務フロー
意思決定機関プロジェクトマネジャー＆リーダー

概要説明

PMサービス
提供者

引越し実施フェーズより引越し後アフターフォロー

流れ
引越し完了後、運用上の不具合及び施工上の不具合に対してフォローを実施する。特に、プロジェクトスタート時に設定した目標との比較を行うとともに、ユーザーアンケート等を実施し、今後の糧とすることが重要である。
上記アフターフォローの見通しが立った時点でプロジェクトクローズアウトレポートを作成し、社内FM部門への引き継ぎを行う。

成果の確認
気をつけるポイント

Ⅻ運用フェーズ
運用段階

プロジェクトクローズ
アウトレポート策定

プロジェクトの成果をプロジェクトチーム内に留めるのではなく、社内FM部門、ユーザーにも共有する姿勢が重要である。
特に、ユーザーの生の声は宝の山であり、真摯な受け止めと対応、共有を行うことがプロジェクト成果の重要な位置を占める。

アウトプットステアリングコミッティ
アフターフォロー記録
引き継ぎ書類
プロジェクトクローズアウトレポート
FM部門への引き渡し

プロジェクト解散

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４．質疑＆応答

３．今後のＰＭ研究部会活動プラン
存在意義・目的『FM界のPMレベルの底上げ』『FM及びPMの社会的認知度の向上』

PM界の動向
他社研究
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インハウスFＭer、総務部のためのプロジェクトマネジメント業務を支援し続ける研究、成果物、マニュアル本、ＰＭ虎の巻、大会発表などの活動を続行しファシリティマネジャーのキャリアＵＰをサポートし続けます。

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