Verhaltenskodex

Das Richtige tun, auf die richtige Art

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Wir respektieren andere

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Wir sind verantwortungsbewusste Geschäftspartner

Wir schützen den Konzern

Anhang

Nützliche Ressourcen

Botschaft des CEO
Sehr geehrte HOYA Group-Familie,
Mit Mitarbeitern in mehr als 35 Ländern und einer kommerziellen Reichweite
in vielen weiteren Ländern ist es heute wichtiger denn je, gemäß einer Reihe
globaler Standards zu agieren. Deshalb haben wir diesen globalen Verhaltenskodex
entwickelt, um alle Mitarbeiter der HOYA Group bei der Aufrechterhaltung desVertrauens unserer Mitarbeiter, Kunden und Aktionäre zu unterstützen. Obwohl
kein Kodex alle Situationen abdecken kann, denen Sie am Arbeitsplatz begegnen
könnten, kann er eine solide Grundlage bieten, auf der Sie gute Entscheidungentreffen können. Wenn Sie nach dem Lesen des Kodex noch Fragen oder Anliegenhaben, sollten Sie diese mit Ihrem Vorgesetzten oder Manager, der Rechts- oder
Compliance-Abteilung besprechen oder die HOYA HelpLine kontaktieren.

im Laufe unserer langen Geschichte hat die HOYA
Group stets ein unerschütterliches Engagement
für unsere Mission, Produkte und Dienstleistungendurch Innovation und kreative Technologie zu
schaffen, aufrechterhalten. Diese Ausrichtung
ermöglicht es uns, als Unternehmen einen
fairen Gewinn zu erzielen und das Leben der
Menschen zu verbessern. Aber die Art, auf die wir
diese Ergebnisse erzielen, ist noch wichtiger. Wirsind dafür verantwortlich, unsere Geschäfte mit
einer absoluten Verpflichtung zur Befolgung der
gesetzlichen Vorschriften und ethischen Praktiken
zu führen und einen positiven Beitrag für die Gesellschaft zu leisten. Darüber
hinaus müssen wir stets auf eine Weise handeln, die Respekt und Fürsorge für alle
Mitglieder der HOYA-Familie demonstriert.

Denken Sie daran, dass Sie ein geschätztes Mitglied der HOYA Group sind unddass die Entscheidungen, die Sie treffen, die Grundlage für das Vertrauen in unser
Unternehmen bilden. Ich erwarte von Ihnen, dass Sie Probleme mit Integrität
angehen und jeden Tag zusammenarbeiten, um das Richtige zu tun. Gemeinsam
werden wir einen Konzern aufbauen und pflegen, der wirklich respektiert wird
und Vertrauen verdient.

Ganz gleich, wie sich die Zeiten ändern oder wo wir Geschäfte tätigen, es gibt
ein Ziel, auf das wir uns gemeinsam konzentrieren müssen - die Erhaltung desVertrauens in die HOYA Group. Jeder von Ihnen spielt eine entscheidende Rolle bei
der Sicherung des Erfolgs des Unternehmens. Ihr Verhalten hat einen großen Einfluss
darauf, wie das Unternehmen wächst und wie wir von unseren Interessenvertretern
wahrgenommen werden. Umsätze und Gewinne, die auf illegalen oder unethischen
Handlungen beruhen, sind nicht akzeptabel. Damit ein Unternehmen von derGesellschaft anerkannt und hoch geschätzt wird, muss jeder von Ihnen jeden Tag
bei der Arbeit gute Entscheidungen treffen - das Richtige tun, auf die richtige Art
und Weise.

Nochmals vielen Dank für Ihr kontinuierliches Engagement und Ihre
Unterstützung der HOYA-Mission. HOYA wird sich auch weiterhin auf die
Sicherheit und das Wohlergehen unserer Mitarbeiter konzentrieren und unseren
Kunden auf der ganzen Welt herausragende Produkte und Dienstleistungenanbieten. Lassen Sie uns vereinigt bleiben und einander helfen, die gemeinsamen
Ziele der HOYA Group zu erreichen, indem wir uns stets darauf konzentrieren, dasRichtige auf die richtige Art und Weise zu tun.

Eiichiro Ikeda
Geschäftsführer der HOYA Group2

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Wir sind verantwortungsbewusste Geschäftspartner

Wir schützen den Konzern

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Nützliche Ressourcen

Unternehmensmission
HOYA hat sich der Innovation in derInformationstechnologie, dem Lebensstil undder Kultur verschrieben und stellt sich eine Welt
vor, in der alle ein angenehmes Leben genießen
und im Einklang mit der Natur leben können.

Verpflichtung gegenüber den Aktionären
HOYA strebt danach, den Unternehmenswert durch Verbesserung derGeschäftsergebnisse und Aufrechterhaltung des Wachstums zu steigern.
Unser Ziel besteht darin, angemessene Dividenden zu zahlen und den
Aktionären eine Rendite zu bieten, die ihre Erwartungen erfüllt. Wir legendie Unternehmensinformationen bereitwillig undunparteiisch offen.

Verpflichtung gegenüber den Kunden

Verpflichtung gegenüber den Mitarbeitern

Das Ziel von HOYA besteht darin, sichere, qualitativ
hochwertige Produkte und Dienstleistungenanzubieten, die eine echte Wertschöpfung bieten. Wir
bemühen uns nach Kräften, die Kundenzufriedenheit
zu steigern, indem wir die Qualität unserer
Betriebsabläufe kontinuierlich verbessern.

HOYA respektiert die Persönlichkeit und Individualität
jedes Mitarbeiters. Wir bieten den Mitarbeitern
Möglichkeiten, ihre Eigeninitiative und Kreativität ineinem sicheren und erfüllenden Arbeitsumfeld zu
maximieren. Wir tun unser Bestes, um ein gutes Leben
für unsere Mitarbeiter zu gewährleisten.

Verpflichtung gegenüber derGesellschaft
HOYA strebt stets danach, einverantwortungsbewusstes Unternehmen
zu sein. Wir arbeiten hart an derGewährleistung dessen, dass unsere
Unternehmensaktivitäten unter
Respektierung der Umwelt durchgeführt
werden. Wir sind absolut der Befolgung
der gesetzlichen Vorschriftenund der ethischen Praktiken verpflichtet.

ManagementGrundsätze
Um die Vision von HOYA zu
verwirklichen, haben wir eine
Reihe von Management-Grundsätzen
eingeführt, die unsere Entscheidungenund Handlungen bestimmen. Wirsetzen diese Prinzipien in Maßnahmenum, die zu wirtschaftlichem Erfolg,
sozialem Fortschritt und kultureller
Weiterentwicklung beitragen, undstreben danach, das Vertrauenaller zu gewinnen, die ein
Interesse an unserem
Erfolg haben.

3

Engagement für innovatives
Management
HOYA bemüht sich kontinuierlich, durch
Innovation und kreative Technologie
neue Werte zu schaffen. Mit unserem
weltweiten Managementnetzwerk
nutzen wir die Fortschritte desInformationszeitalters maximal. Wir
nehmen eine globale Perspektive ein undrespektieren gleichzeitig die lokale Kultur
und die lokalen Bräuche.

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Wir sind verantwortungsbewusste Geschäftspartner

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Inhaltsverzeichnis
527

Wir sind verantwortungsbewusste
Geschäftspartner
Verpflichtungen der Gesundheitsbranche. . . . . . . . . . . 28
Lieferantenbeziehungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Interessenkonflikte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Geschenke und Bewirtung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Die Umwelt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Einführung
Wir respektieren unseren Verhaltenskodex. . . . . . . . . . . . 6
Wir sind uns unserer Verantwortung bewusst.. . . . . . . . 8
Wir teilen unsere Anliegen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1035

12

Wir schützen den Konzern
Korrekte Buchführung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Informationen der HOYA Group. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Vermögenswerte der HOYA Group. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Insiderhandel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Verantwortungsvolle Kommunikation. . . . . . . . . . . . . . . . 44

Wir respektieren andere
Menschenrechte.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Ein positiver, produktiver Arbeitsplatz. . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Gesundheit und Sicherheit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Datenschutz. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Schutz der Geschäftsinformationen anderer. . . . . . . . . . 18

19

Wir tätigen Geschäfte auf rechtmäßige Weise
Qualität und Sicherheit unserer Produkte undDienstleistungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Fairer Wettbewerb. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Bestechungs- und Korruptionsbekämpfung. . . . . . . . . . 23
Internationaler Handel.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

AnhangFormular zur Bestätigung des Verhaltenskodex
der HOYA Group (für Mitarbeiter).. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Nützliche Ressourcen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Dieser Verhaltenskodex ist kein Arbeitsvertrag.

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Wir sind verantwortungsbewusste Geschäftspartner

Einführung
Unser Kodex ist eine wichtige Ressource, die uns dabei hilft, unsere
Mission zu erreichen. Er hilft uns auch bei jeder unserer Handlungen,das Richtige auf die richtige Art zu tun.
Wir respektieren unseren Verhaltenskodex. . . . . . . . . . . . 6
Wir sind uns unserer Verantwortung bewusst.. . . . . . . . 8
Wir teilen unsere Anliegen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

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Wir schützen den Konzern

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Wir sind verantwortungsbewusste Geschäftspartner

Wir respektieren unseren
Verhaltenskodex

Wir schützen den Konzern

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Nützliche Ressourcen

Unser Kodex gilt für:• Alle Mitarbeiter auf allen Ebenen der Gruppe. Jeder Einzelne ist
dafür verantwortlich, den Verhaltenskodex von HOYA zu lesen,
zu verstehen und zu befolgen.
• Zeitarbeitskräfte und an den Standorten eingesetzte
Leiharbeiter, die für die HOYA Group arbeiten, während sie
nicht direkt beim Konzern angestellt sind.
Von geschätzten Partnern der HOYA Group, Zeitarbeitskräften
und Leiharbeitern wird darüber hinaus verlangt, sich gemäß
dem Verhaltenskodex von HOYA zu verhalten.

Gemäß den grundlegenden Richtlinien und Werte der HOYA
Group (wie in ihrer Unternehmensmission und ihren ManagementGrundsätzen angegeben) sind im Verhaltenskodex von HOYA(„Kodex“) die grundlegenden Richtlinien festgelegt, auf die wir allehinarbeiten und die wir bei der Ausübung unserer Pflichten bei der
HOYA Group befolgen müssen.

Wir bei HOYA:- Verstoßen niemals gegen den Verhaltenskodex, selbst
wenn wir von einem Vorgesetzten oder Manager dazu
aufgefordert werden.
- Opfern einen Gewinn, wenn er einen Verstoß gegenunseren Verhaltenskodex bedeuten würde.
- Lassen nicht zu, dass die Praktiken anderer
Unternehmen unsere Verpflichtung gegenüber unserem
Verhaltenskodex beeinträchtigen.
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Wir sind verantwortungsbewusste Geschäftspartner

Wir schützen den Konzern

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Nützliche Ressourcen

Vorgesetzten, Ihren Manager oder einen für den betreffenden
Bereich (z. B. Finanzen, Personalwesen, Rechts- oder ComplianceAbteilung, Umwelt, Exportkontrolle, pharmazeutischeAngelegenheiten usw.) zuständigen Experten hinzuziehen, um die
angemessene Vorgehensweise abzustimmen.
Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie das Problem an Ihrem
Arbeitsplatz nicht lösen können, wenden Sie sich an die HOYA
HelpLine oder einen anderen lokal verfügbaren Meldekanal, um Rat
einzuholen, anstatt die Angelegenheit zu ignorieren. Meldungen
an diese Kanäle können auch anonym erfolgen, sofern diesgesetzlich zulässig ist. Als Konzern verbietet HOYA strengstens
jegliche negativen Maßnahmen gegen Personen, die sich äußern,um in gutem Glauben Bedenken zu melden.

WAS WÜRDEN SIE TUN?

Was passiert, wenn jemand gegen unseren
Kodex verstößt?

Was geschieht, wenn es einen Konflikt zwischen
dem Inhalt unseres Kodex und den Gesetzen
in dem Land gibt, in dem Sie arbeiten, und Sie
nicht sicher sind, was Sie tun sollen?

Gegen jeden Mitarbeiter, der gegen den Kodex verstößt
oder andere dazu ermutigt, dies zu tun, oder einen Verstoß
ignoriert, können je nach Art und Schwere des Verstoßes
Disziplinarmaßnahmen ergriffen werden. Für Führungskräfte oder
Direktoren können die Strafen schwerwiegender sein.
Wenn sich im Rahmen Ihrer Arbeit Fragen zum Verhaltenskodex
von HOYA ergeben oder Sie einen Verstoß gegen den Kodex
beobachten oder vermuten, müssen Sie unverzüglich Ihren

Sie müssen die jeweils strengere Anforderung
befolgen. Wenn nicht klar ist, welche Anforderung
strenger ist, sollten Sie sich von den Rechts- oder
Compliance-Abteilungen beraten lassen.
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Wir sind verantwortungsbewusste Geschäftspartner

Wir sind uns unserer
Verantwortung bewusst

Wir schützen den Konzern

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Nützliche Ressourcen

Ist es legal?

Jedes Mitglied der HOYA Group ist dafür verantwortlich, unseren Ruf
für rechtmäßiges und ethisches Handeln aufrechtzuerhalten. Um
dieser Verantwortung nachzukommen:• Muss jeder von uns ein Verhalten am Arbeitsplatz demonstrieren,das unsere Werte widerspiegelt und alle geltenden Gesetze, Statuten
und Vorschriften sowie die Richtlinien der HOYA Group (einschließlich
der branchenspezifischen Vorschriften bezüglich einiger unserer
Geschäftstätigkeiten) befolgt. Müssen wir gleichfalls gemäß den
Vorschriften und Richtlinien der HOYA Group agieren und auch den
bloßen Anschein einer Unangemessenheit vermeiden.
• Verstehen wir, dass diese Richtlinien nicht jede Situation adressieren
können, mit der wir am Arbeitsplatz konfrontiert werden könnten. In
Situationen, in denen der richtige Weg nicht klar ist, stellen wir uns
die Frage:

Würde ich michwohlfühlen,wenn andere
von meiner
Entscheidung
wüssten?

Entspricht es
den langfristigen
Zielen undInteressen der
HOYA Group?

Ist dies gemäß
unseremVerhaltenskodex
und unseren
Richtlinien
zulässig?

Spiegelt es unsere
Mission undunsere Managementgrundsätze
wider?

Wenn Sie alle fünf Fragen mit „Ja“ beantworten können, ist es
wahrscheinlich akzeptabel, fortzufahren. Aber ein „Nein“ oder „Ich binnicht sicher“ bedeutet, dass Sie innehalten, überdenken oder Rat vonIhrem Vorgesetzten, Manager, Abteilungsleiter, der Personalabteilungoder Rat von der Rechts- oder Compliance-Abteilung einholen
müssen, bevor Sie fortfahren. Denken Sie daran, dass es unter allen
Umständen immer angemessen ist, um Hilfe zu bitten.
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Wir sind verantwortungsbewusste Geschäftspartner• Lehnen wir jegliche Forderungen von organisierten kriminellen
Vereinigungen ab.
• Müssen die von uns getroffenen Geschäftsentscheidungenunabhängig von unserer Position im besten Interesse der HOYA Groupgetroffen werden. Als Mitarbeiter müssen wir sicherstellen, dass:- Wir frei von jeglichen Interessenkonflikten handeln.
- Wir kein Eigentum der HOYA Group missbrauchen.
- Wir die ordnungsgemäßen Verfahren der HOYA Group befolgen.
- Wir für die Entscheidungen, die wir treffen, autorisiert und vollverantwortlich sind.

Wir schützen den Konzern

Anhang

Nützliche Ressourcen• Der Rechtsabteilung unverzüglich alle Verstöße gegen Gesetzeoder sonstiges Fehlverhalten melden, das in seiner Art oder inseinem Umfang wesentlich ist.
• Gewährleisten, dass die Mitarbeiter (die direkt oder indirekt eine
Meldung machen) wissen, dass es keine negativen Maßnahmen
für die Meldung von Verstößen in gutem Glauben geben wird.

Wir bestätigen unseren Kodex jährlich.
Das Lesen, Überprüfen und Befolgen unseres Kodex stellen eine Art
dar, auf die jeder von uns einen ethischen Arbeitsplatz fördern kann.
Um zu bestätigen, dass jeder den Kodex versteht, führt HOYA einejährliche Überprüfung und Bestätigung auf eine Art durch, die in
jedem Land anwendbar ist. Die Mitarbeiter erhalten auch zusätzliche
Ressourcen, um ihr Verständnis des Kodex zu verbessern, wie z. B.
persönliche und computerbasierte Schulungen.
Die Umsetzung der oben genannten Verfahren wird durch eininternes Audit bestätigt.

Die Führungskräfte haben zusätzliche
Verantwortlichkeiten.
Wenn Sie ein Vorgesetzter oder Manager sind, geben Sie den
Ton für einen ethischen Arbeitsplatz an. HOYA erwartet von den
Führungskräften, dass sie:• Mit gutem Beispiel vorangehen, die Werte des Konzerns
widerspiegeln und mit ihren Worten und Taten ihre Verpflichtung
hinsichtlich dieses Kodex demonstrieren.
• Eine Atmosphäre schaffen, die dazu beiträgt, rechtmäßiges
und ethisches Verhalten zu fördern, welches den Mitarbeitern
ermöglicht, Fragen zu stellen und Bedenken zu äußern.
• Das Absolvieren der erforderlichen Compliance-Schulungen fördern
und Sie nach zusätzlichen Möglichkeiten suchen, regelmäßig die
Bedeutung der Einhaltung dieses Kodex und anderer Richtlinien von
HOYA oder der Richtlinien ihrer Abteilung von HOYA zu kommunizieren.

Die HOYA HelpLine Group (HHL Group) am
Hauptsitz von HOYA Corporation überwacht
und verwaltet den Verhaltenskodex von HOYA.
Der Kodex darf nicht ohne eine entsprechende
Genehmigung der HHL Group geändert werden.
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Wir sind verantwortungsbewusste Geschäftspartner

Wir teilen unsere Anliegen

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Nützliche Ressourcen

Wenn Sie sich nicht wohl dabei fühlen, mit Ihrem Vorgesetzten oder
Manager zu sprechen, können Sie sich an die folgende Stelle wenden:- Ein anderes Mitglied des Managements- Ein Mitglied der Personal-, Rechts- oder Compliance-Abteilung- Die HOYA HelpLine

Wir arbeiten zusammen, um einen ethischen Arbeitsplatz zu
fördern. Alle sind für die Meldung von Verstößen gegen unseren
Verhaltenskodex verantwortlich. Wenn Sie Fragen zum Kodex habenoder einen Verstoß gegen unseren Kodex vermuten, stehen Ihnen
verschiedene Ressourcen als Hilfe zur Verfügung.
Beginnen Sie mit Ihrem Vorgesetzten oder Manager. Er bzw. sie
ist am besten in der Lage, Ihre Bedenken zu verstehen und die
entsprechenden Maßnahmen zu ergreifen.

Was ist die HOYA HelpLine?
Die HOYA HelpLine ist ein unabhängiger Kommunikationskanal fürdie Mitarbeiter der HOYA Group an bestimmten Standorten, um
potenzielle Verstöße gegen die Gesetze oder den Verhaltenskodex
von HOYA zu melden. Sofern verfügbar, dient die HOYA HelpLine als
Ressource zusätzlich zu den regulären Berichtslinien, die innerhalb
jedes Unternehmens der HOYA Group verfügbar sind.
Wenn die HOYA HelpLine an Ihrem Standort verfügbar ist, können
Sie darauf zugreifen, um eine Frage zu stellen oder ein Anliegen zu
teilen. Wenn Sie sich an die HOYA HelpLine wenden:• Können Sie über den an Ihrem Standort verfügbaren Telefonkanalin Ihrer eigenen Sprache sprechen oder eine Meldung anhandeines Online-Eingabeformulars oder per E-Mail machen.
• Wird Ihr Anliegen detailliert dokumentiert und dem internen
HelpLine-Team von HOYA zur Untersuchung gemeldet.
• Können Sie den Status der Untersuchung überprüfen oderzusätzliche Informationen melden, über die Sie möglicherweiseverfügen.
• Haben Sie die Gewissheit, dass Ihre Bedenken umgehend und
diskret gehandhabt werden.
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Nützliche RessourcenÄußern Sie sich, ohne Angst zu haben.

Wir nehmen Verstöße ernst.

Sie können Bedenken anonym melden, sofern dies nicht im
Rahmen der lokalen Gesetze eingeschränkt ist. Wenn Sie Ihren
Namen angeben, bemühen wir uns auf Wunsch nach Kräften,
Ihre Identität zu schützen. In einigen Fällen ist es jedoch aufgrund
der Art der Untersuchung, der Anforderungen einer gründlichen
Untersuchung oder bestimmter rechtlicher Anforderungen mitunter
nicht möglich, Ihre Identität vertraulich zu behandeln.
Wenn Sie in irgendeiner Weise an einer Compliance-Untersuchungbeteiligt sind (auch als Zeuge), dürfen Sie die Untersuchung nicht
mit anderen Personen als denen besprechen, die die Untersuchungdurchführen, sofern dies nicht ausdrücklich vom Ermittler
genehmigt wurde. Sie müssen auch nach bestem Wissen bei jeder
Untersuchung kooperieren und wahrheitsgemäße Antworten auf
alle Fragen geben, die vom Untersuchungsteam gestellt werden.

Gegen jeden Mitarbeiter von HOYA, der gegen Gesetze,
Vorschriften, diesen Kodex oder unsere Richtlinien oder
Verfahren verstößt, können Disziplinarmaßnahmen, einschließlich
der Kündigung des Beschäftigungsverhältnisses, ergriffen
werden. Dies gilt für Vorgesetzte oder Manager, die Verstöße
ignorieren oder diese vorsätzlich nicht erkennen oderkorrigieren. Das Management und die Personalabteilung von
HOYA sind für die Überwachung der Disziplinarstandards
verantwortlich, um sicherzustellen, dass alle damit verbundenen
Disziplinarmaßnahmen konsequent im Rahmen der lokalen
Arbeitsgesetze angewendet werden.

Was sind „Bedenken in gutem Glauben“?

Die HOYA Group verbietet negative Maßnahmen.
HOYA erlaubt keine negativen Maßnahmen gegen Personen, diein gutem Glauben Compliance-Bedenken oder Integritätsanliegenäußern. Gegen jeden, der sich an negativen Maßnahmen beteiligt,
werden Disziplinarmaßnahmen ergriffen, welche die Kündigung
des Beschäftigungsverhältnisses umfassen können. Wenn Sie
glauben, dass gegen Sie oder einen anderen Mitarbeiter negative
Maßnahmen wegen der Meldung von Bedenken in gutem
Glauben oder wegen der Meldung eines Verstoßes gegen Gesetze,
Vorschriften, Richtlinien oder diesen Kodex ergriffen wurden,
wenden Sie sich unverzüglich an die Compliance-Abteilung oder die
HOYA HelpLine, wenn diese verfügbar und gesetzlich zulässig ist.

Dies bedeutet, dass Sie den aufrichtigen Wunschhaben, ehrliche und korrekte Informationen
bereitzustellen, auch wenn sie sich später als irrtümlich
erweisen.

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Wir sind ein Team engagierter Mitarbeiter, die in Ländern auf der ganzen
Welt tätig sind und kreativ denken, Innovationen vorantreiben und das
Leben von Menschen auf der ganzen Welt verbessern.
Menschenrechte.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Ein positiver, produktiver Arbeitsplatz. . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Gesundheit und Sicherheit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Datenschutz. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Schutz der Geschäftsinformationen anderer. . . . . . . . . . 18
12

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Menschenrechte
Wir respektieren uns gegenseitig und erkennen die Würde und den
Wert jedes Einzelnen an.

Wir haben uns zu Folgendem verpflichtet:• Bereitstellung eines Arbeitsumfelds, in dem die Mitarbeiter ihre
beste Arbeit leisten können. Wir diskriminieren oder belästigen
nicht andere aufgrund von ethnischer Zugehörigkeit, Nationalität,
Geschlecht, Religion, Glauben, Herkunft, Alter, körperlicher odergeistiger Behinderung, sexueller Orientierung oder anderen
rechtlichen Anforderungen.
• Förderung eines Arbeitsplatzes, der frei von Belästigung(einschließlich sexueller Belästigung), Einschüchterung, Gewalt
und Mobbing ist.
• Schutz der grundlegenden Menschenrechte. Wir verbieten
Kinderarbeit, Zwangsarbeit und Menschenhandel innerhalb
unseres eigenen Betriebs und in unserer gesamten Lieferkette.
• Respektieren der Familienrechte unserer Mitarbeiter. Wir
belästigen, entlassen, degradieren oder versetzen eine Person
nicht aufgrund von Schwangerschaft, Geburt eines Kindes,
Kinderbetreuungsurlaub oder Pflegeurlaub oder reduzieren ihr
Gehalt deswegen.
• Teilen unserer Anliegen, wenn wir Diskriminierung, Belästigung
oder einen Verstoß gegen die Menschenrechte erleben oderbeobachten.

WAS WÜRDEN SIE TUN?

13

Einer Ihrer Kollegen versendet
E-Mails, die Witze über bestimmte
Nationalitäten enthalten. Sieverursachen ein schlechtes Gefühl
bei Ihnen, und Sie löschen sie
normalerweise. Sollten Sie weitere
Maßnahmen ergreifen?

Beim Besuch eines neuen Lieferanten
bemerken Sie Mitarbeiter, diedort arbeiten und minderjährig
erscheinen. Als Sie den Lieferanten
danach fragen, erhalten Sie keine
klare Antwort. Wie sehen Ihre
nächsten Schritte aus?

Ja. Sie sollten Ihren Kollegen bitten,
den Versand der E-Mails einzustellen,
und wenn die Aktivität fortgesetzt wird,
sollten Sie Ihren Vorgesetzten oder
Manager informieren. Diese Art von
Verhalten ist respektlos und kann derMoral und dem Teamumfeld schaden,
an denen wir alle gearbeitet haben.

Sie haben das Richtige getan: erstens
auf Menschenrechtsverletzungen zu
achten, und zweitens Ihre Bedenken
gegenüber dem Lieferanten zu äußern.
Der nächste Schritt wäre, den Vorfall
der Rechtsabteilung zu melden.
Wir haben uns zur Einhaltung der
Menschenrechte und zur Eliminierung
von Menschenrechtsverletzungenverpflichtet, einschließlich Kinderarbeit.

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Nützliche Ressourcen

Ein positiver, produktiver
Arbeitsplatz
WAS WÜRDEN SIE TUN?

Wir fördern ein offenes, positives Arbeitsumfeld und gutemenschliche Beziehungen, um eine freundliche, kollaborative
Atmosphäre zu schaffen.

Während eines Bewerbungsgesprächs
erwähnt eine Bewerberin, dasssie zwei kleine Kinder hat. Sie
wissen, dass die Stelle Überstunden
erfordert, also fragen Sie nach ihren
Kinderbetreuungsmaßnahmen. Ist
das zulässig?

Wir haben uns zu Folgendem verpflichtet:• Gegenseitige Unterstützung beim Erreichen von Zielen underfolgreichen Arbeiten. Das bedeutet:- Wir erfüllen unsere Pflichten nicht unter dem Einfluss von Alkoholoder besitzen, verwenden oder vertreiben illegale Drogen oderkontrollierte Substanzen auf dem Gelände der HOYA Group.
- Wir bringen keine Schusswaffen, Messer oder andere gefährliche
Gegenstände auf das Gelände der HOYA Group mit.
- Während der Arbeitszeit spielen wir nicht, verleihen kein Geldoder bitten unsere Kollegen oder Geschäftspartner nicht um ihre
Zeit, Ressourcen oder Geldmittel.
- Wir verwenden keine Aufzeichnungs- oderVideoüberwachungsgeräte am Arbeitsplatz, sofern es keinen
legitimen geschäftlichen Grund dafür gibt, lokale Gesetze eingehalten
werden und eine Zustimmung des Unternehmens eingeholt wurde.
• Die Würdigung der Beiträge jedes Einzelnen durch Zuhören,Beteiligung an einer freien, offenen Diskussion und Kooperation
untereinander.

Nein. Faktoren wie Familienstand,Elternstatus und Schwangerschaft dürfen
bei einer Einstellungsentscheidung nicht
berücksichtigt werden. Es ist jedoch
zulässig, der Bewerberin zu sagen,dass die Fähigkeit zum Leisten vonÜberstunden eine Anforderung der Stelle
darstellt, und sie zu fragen, ob dies ein
Problem für sie darstellen würde.

14

Bei Ihnen wurde vor Kurzem eine
Erkrankung diagnostiziert, die es
schwierig macht, eine Ihrer regulären
beruflichen Pflichten zu erfüllen.
Was sollten Sie tun?
HOYA verpflichtet sich, für allequalifizierten Personen mit
Behinderungen angemessene
Vorkehrungen zu treffen. Sie
sollten Ihren Manager oder die
Personalabteilung über Ihre Situation
informieren, damit sie die möglichen
Vorkehrungen mit Ihnen besprechen
können.

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Gesundheit und Sicherheit
Wir schätzen die Bemühungen jedes Einzelnen und arbeiten daran, die
Sicherheit am Arbeitsplatz zu gewährleisten, Unfälle und Katastrophen
am Arbeitsplatz zu eliminieren und Verletzungen zu verhindern.

• Korrekte Aufzeichnung unserer Arbeitsstunden. Wir leisten weder
unbezahlte Überstunden noch gestatten wir anderen, dies zu tun.
• Das Unterlassen des Entfernens schädlicher oder gefährlicher
Substanzen oder anderer Chemikalien aus den zulässigen
Bereichen, sofern es keinen legitimen Grund dafür gibt, und indiesen Fällen die Befolgung der vorgeschriebenen Verfahren der
HOYA Group.

Wir haben uns zu Folgendem verpflichtet:• Das Leisten unseres Beitrags, um alle Personen bei HOYA frei vonVerletzungen und Krankheiten zu halten, indem wir:
- Die Richtlinien der Einrichtungen einhalten, in denen wir
arbeiten, den Arbeitsplatz sauber und hygienisch halten undjederzeit gute Sicherheitspraktiken befolgen.
- An Schulungen und Übungen teilnehmen. Wir achten darauf,
niemals Maschinen oder Geräte zu bedienen, für die wir nicht
autorisiert sind oder geschult wurden.
- Die Arbeitsschutz- und Gesundheitsvorschriften befolgen.
Wir tragen bei Bedarf Schutzausrüstung, halten uns vonGefahrenzonen fern und prüfen die Sicherheitsvorrichtungen.
- Überarbeitung vermeiden, welche die Sicherheit von Personen
gefährden kann.
- Vermeidung, dass kranke Menschen den Arbeitsplatz betreten,
als Maßnahmen zum Schutz von Mitarbeitern• Respektieren der Rechte der anderen bezüglich der Arbeitsgesetze(z. B. Kinderbetreuungsurlaub, Familienbetreuungsurlaub,bezahlter Urlaub).

WAS WÜRDEN SIE TUN?
Einer Ihrer Kollegen schlägt vor, einen Schritt in der Fertigungslinie zu
modifizieren, um den Prozess zu beschleunigen, aber Sie sind besorgt, dassdies unsicher sein könnte. Was sollten Sie tun?
Gehen Sie niemals Kompromisse ein, wenn es um die Sicherheit geht. HOYA
schätzt und fördert zwar kontinuierliche Verbesserung, aber alle Änderungen an
unseren Verfahren müssen überprüft und genehmigt werden, um sicherzustellen,
dass es keine negativen Auswirkungen auf unsere Mitarbeiter oder unsere
Produkte gibt. Sie sollten Ihren Vorgesetzten oder Manager kontaktieren, um den
Vorschlag Ihres Kollegen zu besprechen; in der Zwischenzeit sollten Sie keineÄnderungen am Prozess vornehmen.

15

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Datenschutz

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Nützliche Ressourcen

Wir haben uns zu Folgendem verpflichtet:

Wir schätzen das Recht einer Person auf Datenschutz und stellensicher, dass alle Daten mit der gebotenen Sorgfalt und aus
legitimen geschäftlichen Gründen erfasst werden.

16• Verständnis der Arten von Informationen, die als„personenbezogene Daten“ angesehen werden.
• Respektieren der Privatsphäre unserer Kollegen, Kunden undGeschäftspartner und Bewahren ihres Vertrauens, indem ihre
personenbezogenen Daten mit Sorgfalt gehandhabt werden.
Noch mehr Vorsicht ist bezüglich „sensibler personenbezogener
Daten“, wie Bankkontonummern oder medizinische
Informationen, geboten.
• Verwendung personenbezogener Daten nur in der Weise, wie
sie von der entsprechenden Person zur Verwendung autorisiert
wurden, und niemals die Weitergabe an andere (innerhalb oderaußerhalb von HOYA), sofern dies nicht genehmigt wurde undeinem legitimen Zweck dient.
• Erhebung, Speicherung, Nutzung, Weitergabe, Übertragung
und Löschung personenbezogener Daten gemäß den
globalen Datenschutzgesetzen und auf eine Art, bei der diese
Informationen sicher bleiben.
• Wachsamkeit bezüglich unangemessener Handhabung oder
Datenschutzverstößen sowie unverzügliches Kontaktieren
der Rechts- oder Compliance-Abteilung, wenn Daten
kompromittiert werden. Wir erkennen an, dass die Offenlegung
personenbezogener Daten – auch wenn sie versehentlich
erfolgt – nicht nur Unannehmlichkeiten für Personen bereiten
und eine gesetzliche Haftung nach sich ziehen kann, sondern
auch das Vertrauen in die HOYA Group untergraben kann.

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Wir respektieren andere

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Wir sind verantwortungsbewusste Geschäftspartner

Wir schützen den Konzern

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Nützliche Ressourcen

WAS SIND „PERSONENBEZOGENE DATEN“?
Alle Informationen, die verwendet werden könnten, um
jemanden direkt oder indirekt zu identifizieren, wie z. B.:

WAS WÜRDEN SIE TUN?

- Ein Name

Sie erhalten einen Anruf voneinem externen Anwalt, der um
Informationen über einen der
Mitarbeiter in Ihrer Abteilung bittet.
Wie sollten Sie reagieren?

- Eine Mitarbeiteridentifikationsnummer- Eine E-Mail-Adresse- Eine Telefonnummer
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Informationen als„personenbezogene Daten“ gelten, fragen Sie bei derzuständigen Abteilung nach, bevor Sie sie weitergeben.

Sie sollten niemals Mitarbeiterdaten an
Dritte weitergeben, ohne zu überprüfen,ob eine Offenlegung zulässig ist. Sie
sollten Ihren Vorgesetzten, Manager
oder die Rechtsabteilung fragen, bevor
Sie die Daten bereitstellen.

17

Ihr Laptop wird aus Ihrem Auto
gestohlen, als Sie auf dem Heimweg
bei einem Geschäft anhalten. Stellt
dies Datenschutzprobleme dar?
Wenn Ihr Laptop personenbezogene
Daten enthält, kann dies als
Datenschutzverstoß betrachtet werden
und Offenlegungsbenachrichtigungenund sogar Abhilfemaßnahmen
erfordern. Selbst wenn Sie die
Informationen nicht auf Ihrem
Laptop gespeichert haben, waren siemöglicherweise an E-Mails angehängt,die sich auf Ihrem Laptop befinden.
Sie sollten sofort die Rechts- und ITAbteilung kontaktieren, um geeignete
nächste Schritte festzulegen.

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Nützliche Ressourcen

Schutz derGeschäftsinformationen anderer
WAS WÜRDEN SIE TUN?

Wir respektieren und schützen die vertraulichen
Geschäftsinformationen anderer und behandeln sie so, als
wären sie unsere eigenen.

Eine neue Mitarbeiterin ist gerade von einem unserer Wettbewerber in IhrTeam gekommen. Es wäre wertvoll für Sie, dass sie einige Informationen überdie Qualitätsverfahren weitergibt, die sie während ihrer Arbeit für diesen
Wettbewerber entwickelt hat. Wäre es für sie akzeptabel, dass sie dies tut?

Wir haben uns zu Folgendem verpflichtet:• Einhaltung aller Urheberrechte und der damit verbundenen
Gesetze. Wir tun Folgendes nicht ohne Genehmigung:- Kopieren oder Verwenden von Software oder anderen
Produktdesigns, die von anderen Unternehmen oder
Personen entwickelt wurden.
- Kopieren oder Verwenden von Bildern oder Textdaten aus
Medienquellen, wie dem Internet.
• Sicherung der vertraulichen Geschäftsinformationen andererund Verwendung dieser Informationen ausschließlich gemäß
den Bedingungen der geltenden Vereinbarungen.
• Sorgfältiges Vorgehen bei der Erlangung vertraulicher
Geschäftsinformationen unter Gewährleistung dessen,dass wir berechtigt sind, diese zu verwenden, und niemals
Verwendung von Informationen fragwürdigen Ursprungs.
• Niemals Ausübung von Druck auf andere, einschließlich neuer
Mitarbeiter, vertrauliche Geschäftsinformationen von früheren
Arbeitgebern offenzulegen.

Nein. Das würde gegen unsere Richtlinien, ihre Verpflichtungen gegenüber ihrem
früheren Arbeitgeber und möglicherweise gegen das Gesetz verstoßen. Sie
dürfen sie nicht darum bitten oder sie unter Druck setzen, diese Informationen
preiszugeben. Sie kann das allgemeine Wissen und die Fähigkeiten nutzen, die sie
bei ihrer vorherigen Tätigkeit erworben hat, aber niemand von uns darf gegenüber
HOYA vertrauliche oder geschützte Materialien offenlegen, die während unserer
Arbeit an einem anderen Ort entstanden sind. Sie ist verpflichtet, die vertraulichen
Informationen ihres früheren Arbeitgebers zu schützen, genauso wie die
Mitarbeiter von HOYA dazu verpflichtet sind, unsere Informationen zu schützen.

18

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Wir respektieren andere

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Wir schützen den Konzern

Wir tätigen Geschäfte auf rechtmäßige Weise
Während wir die technologischen Grenzen verschieben, um eine bessere
Zukunft zu ermöglichen, respektieren und beachten wir stets die Gesetze undVorschriften unserer Branche sowie die der Länder, in denen wir tätig sind.
Qualität und Sicherheit unserer
Produkte und Dienstleistungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Fairer Wettbewerb. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Bestechungs- und Korruptionsbekämpfung. . . . . . . . . . 23
Internationaler Handel.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
19

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Nützliche Ressourcen

Qualität und Sicherheit unserer
Produkte und Dienstleistungen- Einholung aller behördlichen Genehmigungen vor der
Vermarktung oder dem Verkauf unserer Produkte undErfüllung aller laufenden regulatorischen Verpflichtungen im
Zusammenhang damit.
• E hrliches und transparentes Vorgehen bezüglich der Informationen,
die wir über unsere Produkte und Dienstleistungen an unsere Kunden
weitergeben. Uns ist bewusst, dass übertriebene Behauptungen odergegenstandslose Zusicherungen eine rechtliche Haftung nach sichziehen und die Kundensicherheit aufs Spiel setzen können.

Wir bewahren das Vertrauen unserer Kunden, indem wir
sicherstellen, dass unsere Produkte und Dienstleistungen unsere
eigenen internen Standards sowie die von unserer Branche
festgelegten Standards erfüllen oder übertreffen.

Wir haben uns zu Folgendem verpflichtet:• Erfüllung hoher Qualitäts- und Sicherheitsstandards in jeder
Prozessphase durch:- Änderung oder Beseitigung jeglicher Merkmale während der
Produktplanungs- und Designphase, die zu Unfällen führen
könnten.
- Meldung von Bedenken bezüglich jeglicher Produkte an
die zuständige Stelle, die während der Herstellungs- undInspektionsphase nicht unseren Spezifikationen oder Standards
entsprechen und die Freigabe dieser Produkte verhindern.
- Einbeziehung geeigneter Hinweise oder Warnungen in den
Benutzerhandbüchern, um sicherzustellen, dass die Produkte
sicher verwendet und gewartet werden.
- Ordnungsgemäße Lagerung der Produkte gemäß unseren
Richtlinien und Verfahren.
- Unverzügliche Meldung von Produktreklamationen gemäß den
definierten Verfahren.

WAS WÜRDEN SIE TUN?
Einer unserer Verträge erfordert eine Prüfung, die in einer späteren Phase desProzesses wiederholt wird. Die frühere Prüfung scheint eine Verschwendung
von Zeit und Geld zu sein und verzögert die Auslieferung. Kann die zusätzliche
Prüfung übersprungen werden?
Nein. Da der Vertrag verlangt, dass beide Prüfungen durchgeführt werden, dürfen
keine Änderungen an den Prüfungen oder Qualitätskontrollen vorgenommen
werden, ohne zuvor die entsprechende Managementebene zu informieren undihre Genehmigung sowie die Genehmigung unseres Kunden einzuholen. Die
wissentliche Auslieferung eines Produkts, das die Vertragsspezifikationen oderPrüfanforderungen nicht erfüllt, ohne die Genehmigung unseres Kunden könnte als
Betrug und Gesetzesverstoß angesehen werden.

20

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Fairer Wettbewerb

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Wir haben uns zu Folgendem verpflichtet:• Förderung des freien, fairen und offenen Wettbewerbs durch die
Befolgung der Wettbewerbs-, Kartell- und Antimonopolgesetze,
wo immer wir geschäftlich tätig sind.
• Geschäftliches Handeln nach Treu und Glauben sowie Einhalten
unserer Versprechen gegenüber den Kunden:- Wir generieren keine Umsätze durch unfaire Marketingpraktiken.
- Wir stellen sicher, dass die Werbung und die Werbematerialiensachlich und vollständig sind.
- Wir machen niemals falsche oder irreführende Aussagen überunsere Produkte.
- Wir zwingen den Kunden keinen bestimmten
Wiederverkaufspreis bzw. keine bestimmte
Wiederverkaufspreisspanne auf.
• Übertreffen unserer Wettbewerber auf faire und rechtmäßige Art:
- Wir beteiligen uns nicht an Gesprächen mit Wettbewerbernüber wettbewerbssensible Themen (wie Preise, Kosten,
Produktionsmengen oder Verkaufsbedingungen).
- Wir gehen keine Vereinbarungen oder Absprachen ein – formell
oder informell –, die den Wettbewerb einschränken (oder auch
nur den Anschein dessen erwecken würden).
- Wir schädigen nicht den guten Namen und den Ruf eines
Wettbewerbers, indem wir ihn oder seine Produkte undDienstleistungen diffamieren oder negativ darstellen.

Wir konkurrieren energisch, aber fair und treiben unseren Erfolg
durch unsere hochwertigen Produkte (und niemals durch unethischeoder illegale Praktiken) voran.

21

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Wir tätigen Geschäfte auf rechtmäßige Weise

Wir sind verantwortungsbewusste Geschäftspartner• Erlangung von Markt- oder Wettbewerbsinformationen auf
die richtige Weise aus öffentlichen Quellen (wie Nachrichten,
Fachzeitschriften und Kundenfeedback). Wir achten darauf,
niemals vertrauliche Informationen zu missbrauchen, oderfalsch darzustellen, wer wir sind oder für wen wir arbeiten.
(Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Schutz derGeschäftsinformationen anderer des Kodex.)

WAS WÜRDEN SIE TUN?
Während einer Handelsverbandsversammlung beginnen zwei unserer
Wettbewerber, ihre niedrigen Gewinnmargen zu diskutieren und sich überniedrige Rabatte zu beklagen. Sie sagen zu diesem Zeitpunkt nichts, aber
ein paar Wochen später heben beide Unternehmen ihre Preise an. Sie fragensich, ob Sie bei der Besprechung, als das Gespräch stattfand, eine bestimmte
Maßnahme hätten ergreifen sollen.
Ja, das hätten Sie tun sollen. Eine Behörde könnte zu dem Schluss kommen, dassjeder, der bei der Besprechung anwesend war – ob er am Gespräch teilgenommen
hat oder nicht –, die Preisabsprachen gebilligt hat, obwohl es nie eine formelle
Vereinbarung gab. Die richtige Vorgehensweise in dieser Art von Situation
hätte darin bestanden, dass Sie äußern, dass das Gespräch unangemessen ist,
und dann die Versammlung verlassen und die Angelegenheit unverzüglich der
Rechtsabteilung melden.

22

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Nützliche Ressourcen

Bestechungs- undKorruptionsbekämpfung
Wir arbeiten ehrlich und mit Integrität. Wir gewähren oderakzeptieren niemals Bestechungsgelder oder gestatten anderen,
Bestechungsgelder in unserem Namen zu gewähren oder zu
akzeptieren.

Wir haben uns zu Folgendem verpflichtet:• Erlangung von Geschäftsabschlüssen aufgrund der Vorteile
unserer Produkte und Dienstleistungen.
• Aufrechterhaltung einer Null-Toleranz-Politik, wenn es um
Bestechung oder Schmiergelder geht.
• Vermeidung auch nur des Anscheins einer unzulässigen Zahlung
unabhängig von lokalen Praktiken oder Praktiken anderer
Unternehmen.
• Führung korrekter Bücher und Aufzeichnungen, damit die Art
der gewährten oder erhaltenen Dinge klar und gemäß unseren
Richtlinien zulässig ist.
• Sorgfältiges Vorgehen bei der Auswahl der Geschäftspartnervon HOYA, der Überwachung ihrer Leistung und der Meldung
fragwürdiger Geschäftspraktiken.
• Absolute Unterlassung der Gewährung von Erleichterungszahlungen.
Wenn eine Erleichterungszahlung verlangt wird, melden Sie die
Anfrage der Rechts- oder Compliance-Abteilung.

WAS IST EINE „BESTECHUNG“?
Alles von Wert, das jemandem in der Regierung oder im
privaten Sektor gewährt wird, um einen geschäftlichen,finanziellen oder wirtschaftlichen Vorteil zu erlangen (oderaufrechtzuerhalten). Eine Bestechung kann Bargeld sein, aberauch andere Formen haben. Ein Geschenk, eine Gefälligkeit, ein
persönlicher Rabatt, sogar ein Angebot eines Darlehens odereiner Arbeitsstelle könnte als Bestechung angesehen werden,
wenn dies als Gegenleistung für eine Sonderbehandlung oderzur Beeinflussung einer Entscheidung angeboten wird.

23

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Wir sind verantwortungsbewusste Geschäftspartner

WAS IST EINE „ERLEICHTERUNGSZAHLUNG“?
Eine kleine Zahlung (bisweilen als „Schmiergeld“ oder
„Schmiergeldzahlung“ bezeichnet), die an einen Regierungsbeamten
auf niedriger Ebene geleistet wird, um den Beamten zu ermutigen,eine Routinehandlung durchzuführen oder zu beschleunigen (wiez. B. die Bearbeitung von Formalitäten oder die Bereitstellungeines Telefon- oder Stromanschlusses). HOYA verbietet
Erleichterungszahlungen.

WAS WÜRDEN SIE TUN?
Mir ist aufgefallen, dass das Schenken bisweilen als eine übliche „gewöhnliche
Aufmerksamkeit“ in einem Land erwartet wird, aber in einem anderen als
unzulässige Zahlung oder sogar als Bestechung gelten kann. Was bedeutet das
für mich, wenn ich reise und mich mit Kunden treffe?
Sie dürfen keinerlei Zahlungen oder Vorteile jeglicher Art gewähren, um sich einen
unzulässigen Geschäftsvorteil zu verschaffen. Selbst der Austausch von Geschenken,
die eine „gewöhnliche Aufmerksamkeit“ in Ihrem Heimatland darstellen, könnte
in einem anderen Land als Bestechung angesehen werden, wenn der Wert desGeschenks mehr als einen Nominalbetrag beträgt. Sie müssen stets die Richtlinienvon HOYA sowie die geltenden lokalen Gesetze befolgen. Wenn Sie sich nicht sicher
sind, ob ein Geschenk angemessen ist, sollten Sie sich an die Rechts- oder ComplianceAbteilung wenden.

24

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Wir sind verantwortungsbewusste Geschäftspartner

Internationaler Handel

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Nützliche Ressourcen

Wir haben uns zu Folgendem verpflichtet:• Kenntnis und Befolgung der Import-, Export- undHandelsanforderungen – sowie unserer Richtlinien und
Verfahren – in dem Maße, wie sie für die Länder gelten, in
denen wir geschäftlich tätig sind.
• Pflege der erforderlichen Einfuhr-, Ausfuhr- und Zollunterlagenan jedem Geschäftsstandort von HOYA.
• Durchführung einer Prospektprüfung, um sicherzustellen,
dass wir den Endbenutzer und die beabsichtigte Endnutzung
unserer Produkte kennen.
• Weigerung, Geschäfte mit Ländern zu tätigen, die aufgrund
von Sicherheitsbedenken auf nationalen und globalen
Beschränkungslisten geführt werden, sofern wir nicht die
entsprechenden Lizenzen erhalten haben, um an diese Länder
zu verkaufen.
• Unterstützung bei der Vermeidung und Aufdeckung vonGeldwäsche und Terrorismusfinanzierung durch Überwachungauf verdächtige Zahlungen, was Folgendes umfassen kann:- Barzahlungen.
- Zahlungen, die von Privatkonten statt von Geschäftskonten
getätigt werden.
- Transaktionen mit Finanzinstituten oder Dritten ohne logische
Beziehung zum Kunden oder Geschäftspartner.

Wir verpflichten uns zu verantwortungsvollen Geschäftspraktiken bei
der grenzüberschreitenden Geschäftstätigkeit und bemühen uns, die
Finanzierung von Terrorismus und Bedrohungen des internationalen
Friedens und der internationalen Sicherheit zu verhindern.

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Wir tätigen Geschäfte auf rechtmäßige Weise

Wir sind verantwortungsbewusste Geschäftspartner

WAS WÜRDEN SIE TUN?
Ein Lieferant bittet uns, Zahlungen an eine neue Adresse zu senden. Sievermuten, dass etwas Illegales oder Unangemessenes stattfinden könnte.
Sollten Sie uns Ihre Bedenken mitteilen?
Ja. Sie sind berechtigterweise misstrauisch. Dies kann ein Versuch sein, Geldwäsche
zu betreiben oder auf andere Weise gesetzliche Anforderungen zu umgehen. Sie
sollten sich unverzüglich an die Finanzabteilung wenden und in der Zwischenzeit die
Adresse nicht ändern, bevor Sie dazu angewiesen wurden. Wenn möglich, führen Sie
keine weiteren Gespräche mit dem Lieferanten über die Aufforderung, bis Sie vonder Finanzabteilung dazu angewiesen werden.
Ich habe ein gefälschtes Produkt auf einer Geschäftsreise gekauft, um
es als Souvenir mitzubringen. Ist es in Ordnung, es in mein eigenes Landzurückzubringen, da ich es im Ausland gekauft habe?
Nein. Sie müssen sich darüber im Klaren sein, dass es in einigen Ländern verboten
ist, gefälschte Produkte ins Land einzuführen, und nicht nur die entsprechenden
Personen, sondern auch das Unternehmen, zu dem die Personen gehören, können
im Rahmen der geltenden Gesetze bestraft werden.
Sie erhalten eine große Bestellung von einem Unternehmen, von dem
Sie noch nie gehört haben oder mit dem Sie noch nie Geschäfte getätigt
haben. Es scheint keine Erfahrung in unserer Branche zu haben, und seine
Rechnungsadresse scheint eine Wohnimmobilie zu sein. Sollten Sie weitere
Fragen stellen, bevor Sie die Bestellung ausführen?
Ja. Sie sind dafür verantwortlich, den endgültigen Bestimmungsort aller Produkte
zu kennen, um die Exportkontrollgesetze zu befolgen und die nationalen
Sicherheitsinteressen zu schützen. Sie sollten sich weiter nach dem Geschäftszweig
des Unternehmens, dem letztlichen Endverbraucher und der Endnutzung der
Produkte erkundigen. Wenn Sie sich weiterhin unwohl fühlen, wenden Sie sich an die
Rechts- oder Compliance-Abteilung.

26

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Wir sind verantwortungsbewusste Geschäftspartner

Wir sind verantwortungsbewusste
Geschäftspartner
Wir bauen gute, für beide Seiten vorteilhafte Beziehungen zu unseren
Kunden und Geschäftspartnern auf und pflegen diese.
Verpflichtungen der Gesundheitsbranche. . . . . . . . . . . . 28
Lieferantenbeziehungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Interessenkonflikte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Geschenke und Bewirtung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Die Umwelt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
27

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Verpflichtungen derGesundheitsbranche

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Wir haben uns zu Folgendem verpflichtet:• Verständnis all unserer regulatorischen Verpflichtungen und
Befolgung aller geltenden Regeln und Vorschriften.
• Interaktion mit medizinischen Fachkräften (Healthcare
Professionals, „HCPs“), zu denen Ärzte, Pflegekräfte,praktizierende Pflegefachkräfte, Arzthelfer, Administratoren von
Krankenversicherungen, Optiker und medizinische Einrichtungengehören, gemäß den geltenden Gesetzen, Vorschriften,
Branchenstandards und Verbandskodizes.
• Vermeidung der Beeinflussung von HCPs bezüglich ihrer
medizinischen Entscheidungen hinsichtlich der Verwendung
von Produkten von HOYA auf der Grundlage unangemessener
Kommunikation, nicht genehmigter Marketingmaterialien oderunangemessener finanzieller Anreize.
• Korrekte Offenlegung von Zahlungen oder anderen
Wertübertragungen an Ärzte, Lehrkrankenhäuser und andere
natürliche oder juristische Personen, soweit dies nach geltendem
Recht erforderlich ist.
• Bereitstellung von Forschungs- und Bildungszuschüssen sowie
Vergütungen zum üblichen Markttarif an HCPs nur gemäß den
geltenden Gesetzen und Vorschriften sowie den Richtlinien und
Verfahren von HOYA.
• Anforderung von Hilfe, wenn wir eine Frage haben.

Wir sind uns bewusst, dass einige unserer Geschäftsbereiche inder stark regulierten Gesundheitsbranche tätig sind und eine
erhöhte Verpflichtung haben, strenge Produktqualitäts- undSicherheitsanforderungen zu erfüllen.

28

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Nützliche Ressourcen

WUSSTEN SIE SCHON?
HOYA erfüllt eine Vielzahl gesetzlicher und regulatorischer
Anforderungen für das Gesundheitswesen in den Ländern, in
denen wir tätig sind. Dies umfasst Regeln zu Folgendem:WAS WÜRDEN SIE TUN?
Eine Ärztin möchte, dass HOYA ihre Reise nach Japan zum Besuch von HOYAStandorten bezahlt. Sie möchte in Japan auch die Gelegenheit nutzen, um ein
paar Tage lang mit Besichtigungen auf Kosten von HOYA zu verbringen. Ist
dies zulässig?

- Klinische Forschung- Produktentwicklung- Herstellung

Nein. HOYA kann zwar die angemessenen Reise- und Unterbringungskosten einer
HCP für die Teilnahme an einem vom Unternehmen durchgeführten Programmoder Treffen bezüglich medizinischer Technologien unter bestimmten Umständen
übernehmen, aber der Besichtigungsteil der Reise könnte unabhängig von dervorherigen Genehmigung durch das Unternehmen als unzulässiger Versuch
angesehen werden, die unabhängige Entscheidungsfindung der Ärztin zu
beeinflussen, und ist daher nicht zulässig. Ziehen Sie die Rechts- oder ComplianceAbteilungen bezüglich weiterer Beratung für diese Situation hinzu.

- Produktwerbung- Datenschutz- Kundeninteraktionen- Rechnungsstellung für unsere Produkte und damit verbundene
Dienstleistungen
Es ist uns strengstens untersagt, medizinischen Fachkräften
unangemessene Vorteile zu gewähren oder zu versprechen, um sie
zur Verwendung, den Kauf oder die Empfehlung unserer Produkte
zu veranlassen.

29

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LieferantenbeziehungenWir schützen den Konzern

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MÖCHTEN SIE MEHR ERFAHREN?

Wir wählen die Lieferanten basierend auf objektiven und messbaren
Kriterien aus und arbeiten dann zusammen, um sicherzustellen,
dass sie ihre Verpflichtungen zur Förderung des Geschäfts und derMission der HOYA Group erfüllen.

Lieferantenkodex von HOYA

Wir haben uns zu Folgendem verpflichtet:• Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern, die unsere Verpflichtung
teilen, Geschäfte mit Integrität zu führen, ihre soziale
Unternehmensverantwortung verstehen und die grundlegenden
Menschen- und Arbeitnehmerrechte schützen.
• Treffen guter Entscheidungen, Evaluierung von Kriterien, wie
Qualität, Erfahrung, Lieferbilanz und Preis, um die richtigen
Geschäftspartner für den Konzern zu bestimmen.
• Faire Behandlung unserer Geschäftspartner und keine Ausnutzung
der Geschäftspartner durch Manipulation, Verschleierung,Missbrauch unserer Position, Nötigung, falsche Darstellung vonFakten oder andere unfaire Handlungen oder Praktiken.
• Überwachung der Leistung unserer Lieferanten, um eine
ehrliche Abrechnung von Zeitaufwand, Materialien undArbeitsergebnissen zu gewährleisten, die unseren Standards und
dem Lieferantenkodex von HOYA entspricht.
•Leisten unseres Beitrags zur Gewährleistung, dass unsere gesamte
Lieferkette, einschließlich der Subunternehmer, mit hohen
ethischen Standards arbeitet.

WAS WÜRDEN SIE TUN?
Ein Berater, der für HOYA arbeitet, hat eine Rechnung eingereicht, auf dereinige sehr vage Barzahlungen aufgeführt sind, und verlangt eine Erstattung
dieser Zahlungen. Sollten Sie diese Rechnung in Frage stellen?
Ja. Wenn Sie Barzahlungen oder andere Posten auf einer Rechnung überprüfen,sollten Sie stets unterstützende Details und Belege verlangen. Wir erwarten
von unseren Beratern, Vertriebspartnern und anderen Dritten, dass sie bei derFührung ihrer Unterlagen transparent und ehrlich sind. Bitten Sie daher um weitere
Einzelheiten, und wenn Sie Bedenken bezüglich etwas Unrechtmäßigem oder
Illegalem haben, melden Sie diese unverzüglich.

30

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Interessenkonflikte

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WUSSTEN SIE SCHON?

Wir vermeiden Situationen, in denen unsere persönlichen Interessenoder Aktivitäten mit unserer Fähigkeit, objektive Entscheidungen im
Namen von HOYA zu treffen, in Konflikt stehen könnten.

Es ist nicht möglich, jede Art von Situation zu identifizieren, inder ein Interessenkonflikt auftreten kann, aber es gibt bestimmte
Situationen, die zu einem solchen führen können. Wenn Sie Fragen
haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Vorgesetzten oder Manager.
-E ine Zweitbeschäftigung. Akzeptieren einer
Teilzeitbeschäftigung, Abschluss eines Dienstleistungsvertrags
oder Beteiligung an einer Geschäftstransaktion mit einem
Wettbewerber, Lieferanten, Dienstleister oder Kunden von HOYA.
-E
 in finanzielles Interesse. Besitz einer Beteiligung an einem
Wettbewerber, Lieferanten, Dienstleister oder Kunden von HOYA.
-E
 in persönliches Interesse. Besitz der Entscheidungsbefugnis
bei einer Geschäftstransaktion oder Geschäftsentscheidung von
HOYA, wenn Sie oder ein Familienmitglied ein persönliches oderfinanzielles Interesse haben könnten.
-E ine persönliche Beziehung. Anstellung eines
Familienmitglieds bei HOYA oder einem Wettbewerber,
Lieferanten, Dienstleister oder Kunden von HOYA.
-G eschenke, Bewirtung und geschäftliche Aufmerksamkeiten.
Das Gewähren oder Annehmen eines Geschenks oder Angebots,
das außerhalb unserer Richtlinien liegt.
-E ine externe Gelegenheit. Verkauf von Waren oder
Dienstleistungen, die mit den Waren und Dienstleistungen der
HOYA Group konkurrieren.
-K ommunikationen. Halten einer Rede oder Verfassen eines
Artikels über ein Thema, das sich auf die HOYA Group oder
Ihre Arbeit bei HOYA bezieht, ohne zuvor die entsprechende
Genehmigung einzuholen.
Sind Sie unsicher, ob eine Situation einen Konflikt darstellt? FragenSie, bevor Sie fortfahren.

Wir haben uns zu Folgendem verpflichtet:• Proaktives Handeln – Kennen und Vermeiden der Art von
Situationen, die einen Konflikt darstellen könnten.
• Offenlegung potenzieller Interessenkonflikte gegenüber unserem
Vorgesetzten oder Manager (je nach den Umständen können die
meisten Konflikte gelöst werden, wenn sie proaktiv offengelegt undordnungsgemäß gehandhabt werden).

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WAS WÜRDEN SIE TUN?
Sie möchten eine Teilzeitbeschäftigung an den Wochenenden annehmen.
Sie hat nichts mit Ihrer Arbeit bei HOYA zu tun, und es wäre nur für ein paar
Monate. Stellt das einen Konflikt dar?
Das hängt von Faktoren ab, wie der Art der Stelle, die Sie in Betracht ziehen, und den
Arbeitsstunden, die Sie leisten müssen. Aber Sie müssen mit Ihrem Vorgesetzten
oder Manager sprechen, bevor Sie zustimmen, um sicherzustellen, dass kein Konflikt
vorliegt.
Sie sind Teil des Entscheidungsfindungsteams für einen neuen Lieferanten,
und Ihr Schwager arbeitet für eines der Unternehmen, das HOYA in Betracht
zieht. Sein Unternehmen hat eine beeindruckende Bilanz bezüglich pünktlicher
Lieferungen und bei weitem die besten Preise. Ist es in Ordnung, wenn Sie sein
Unternehmen empfehlen, da dies im besten Interesse von HOYA läge?
Ja, aber Sie müssten Ihre Beziehung transparent handhaben. Und obwohl Sievielleicht das Gefühl haben, dass Sie alle Optionen abgewogen haben undeine objektive Entscheidung treffen können, wäre es am besten, wenn Sie denInteressenkonflikt entschärfen, indem Sie sich aus dem Entscheidungsfindungsteam
zurückziehen, um nicht den Anschein von unfairen oder unrechtmäßigen Praktiken
zu erwecken.
Der Sohn eines Kollegen ist gerade in Ihr Team gekommen. Ist dies zulässig?
Verwandte dürfen im selben Unternehmen arbeiten. Die einzige Einschränkung
besteht darin, dass sich kein Verwandter jemals in einer Position befinden darf,
in der er einen anderen Verwandten einstellt, dessen Vorgesetzter er ist, dessen
Beschäftigungsbedingungen, Gehalt oder Beförderungsmöglichkeiten beeinflussen
kann oder Einfluss auf dessen Führung nehmen kann.

32

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Geschenke und Bewirtung

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WUSSTEN SIE SCHON?

Wir tauschen nur Geschenke und Bewirtungen von geringem Wert
aus, die eine angemessene Ergänzung der Geschäftsbeziehungendarstellen und nicht dazu bestimmt sind, andere auf unangemessene
Art zu beeinflussen.

Beim Umgang mit Regierungsbeamten (einschließlich quasiöffentlicher Amtsträger, wie z. B. Mitarbeiter in nationalenoder anderen öffentlich betriebenen Krankenhäusern undUniversitäten) ist besondere Vorsicht geboten. Was fürgewerbliche Kunden zulässig sein kann, kann beim Umgang mit
Regierungsbeamten illegal sein.

Wir haben uns zu Folgendem verpflichtet:

Geben Sie einem Regierungsbeamten nichts von Wert odernehmen Sie nichts von Wert von ihm an, sofern Sie nicht im
Voraus die entsprechende Genehmigung von der Rechts- undCompliance-Abteilung eingeholt haben.

• Unterlassung jeglicher Gewährung oder Annahme von Geschenken
oder Einladungen, wenn die Absicht darin besteht, eine Entscheidung
zu beeinflussen oder eine Gegenleistung für Geschäftsaufträge,
Dienstleistungen oder vertrauliche Informationen zu erbringen.
• Unterlassung jeglichen Verlangens von Geschenken oder Bewirtungen.
• Gewährung oder Annahme ausschließlich von Geschenken und
Bewirtungen, die:- Angemessene Kosten aufweisen.
- Nicht übermäßig oder extravagant wirken.
- Im Einklang mit den Richtlinien der Organisationen des Gebers
und des Empfängers sowie mit allen geltenden Gesetzen und
Vorschriften stehen.
- Von einem Vorgesetzten oder Manager genehmigt wurden.
• Befolgung aller geltenden Richtlinien bei der Zahlung von
Honoraren an Amtsträger – dies umfasst die Richtlinien von HOYA
sowie die Richtlinien der Organisation des Amtsträgers.
• Korrekte Erfassung aller Ausgaben für Geschenke und Bewirtung.

WAS WÜRDEN SIE TUN?
Was geschieht, wenn Sie ein Geschenk erhalten, von dem Sie wissen, dass esunangemessen ist – was sollten Sie tun?
Geben Sie es dem Spender mit einer höflichen Erklärung zurück, dass die
Richtlinie Ihnen verbietet, es zu behalten. Wenn die Rückgabe des Geschenks
unangemessen oder nicht möglich ist, können unter bestimmten Umständen
andere Alternativen in Betracht gezogen werden, wie z. B. das Ausstellen desGeschenks in einem öffentlichen Bereich oder die Spende an eine gemeinnützige
Organisation. Sprechen Sie in einer solchen Situation mit Ihrem Vorgesetzten,
Ihrem Manager oder der Rechts- oder Compliance-Abteilung über die richtige
Vorgehensweise.

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Wir respektieren andere

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Wir sind verantwortungsbewusste Geschäftspartner

Wir schützen den Konzern

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Nützliche Ressourcen

Die Umwelt
Wir verpflichten uns, die Umwelt zu schützen, Nachhaltigkeit zu
fördern, Ressourcen zu schonen und umweltfreundliche Praktiken bei
unserer Geschäftstätigkeit zu befolgen.

Wir haben uns zu Folgendem verpflichtet:• Befolgung aller Gesetze, Statuten und Vorschriften bezüglich derUmwelt und unverzügliche Meldung aller mutmaßlichen Verstöße
an unseren Vorgesetzten oder Manager.
• Ordnungsgemäße Abfallentsorgung. Wir entsorgen keinen Abfall
auf illegale Weise.
• Streben nach ökologischer Nachhaltigkeit in unserem gesamten
Geschäftsbetrieb durch:- Kontinuierliche Verbesserung der Umweltleistung,Abfallminimierung und Vermeidung von Umweltverschmutzung.
- Integration solider Umweltpraktiken in unsere Geschäftspraktiken,
einschließlich Beschaffung und Produktdesign, Prüfungen,
Herstellung und Support.
- Berücksichtigung der Umweltauswirkungen bei der Entwicklung
neuer Produkte oder Prozesse und bei der Auswahl der
Produktionsmaterialien.

WAS WÜRDEN SIE TUN?
Sie haben einige Ideen dafür, wie weniger Papier in Ihrer Einrichtung
verwendet werden könnte. Mit wem sollten Sie sprechen?
HOYA begrüßt alle Ideen zur Reduzierung unserer Umweltbelastung. Besprechen
Sie Ihre Ideen mit Ihrem Vorgesetzten oder Ihrem Manager, um zu sehen, ob sie
an Ihrem Standort umgesetzt werden können.

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Wir respektieren andere

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Wir tätigen Geschäfte auf rechtmäßige Weise

Wir sind verantwortungsbewusste Geschäftspartner

Wir schützen den Konzern
Wir schützen unsere Vermögenswerte, unsere Informationen undunseren Ruf – sie bestimmen die von uns geleistete Arbeit und unseren
täglichen Service für die Menschen.
Korrekte Buchführung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Informationen der HOYA Group. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Vermögenswerte der HOYA Group. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Insiderhandel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Verantwortungsvolle Kommunikation. . . . . . . . . . . . . . . . 44
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Nützliche Ressourcen

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Wir sind verantwortungsbewusste Geschäftspartner

Wir schützen den Konzern

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Nützliche Ressourcen

Korrekte Buchführung
Wir bewahren das Vertrauen aller Interessenvertreter der HOYA
Group (einschließlich Regulierungsbehörden, Investoren undKunden), indem wir Bücher und Aufzeichnungen führen, die die
finanzielle Situation des Konzerns korrekt widerspiegeln.

• Achten auf Unregelmäßigkeiten oder Ungenauigkeiten sowie
Melden von Betrugsfällen oder finanziellem Fehlverhalten.
• Sofortige Meldung jeglichen Drucks, der seitens desManagements für eine unangemessene Berichterstattung
von Finanzergebnissen ausgeübt wird, an die Rechts- oder
Compliance-Abteilung, die HOYA HelpLine oder einen anderen
Meldekanal.

Wir haben uns zu Folgendem verpflichtet:• Kenntnis und Befolgung unserer internen Prozesse, Kontrollen
und Buchhaltungsrichtlinien.
• Gewährleistung dessen, dass die von uns aufgezeichneten
Informationen zutreffend, vollständig und zeitgerecht sind.
• Verwaltung, Speicherung und Entsorgung von Informationen
gemäß der Beschreibung in unseren Richtlinien.
• Unterlassung jeglicher Falschberichterstattung oder
Fehlinterpretation von Informationen.
• Unterlassung jeglicher Umarbeitung, Löschung oder
Vernichtung von Informationen der HOYA Group (einschließlich
digitaler Informationen), die für eine Untersuchung, ein Audit
oder ein Gerichtsverfahren benötigt werden könnten.
• Rücksprache mit einem Vorgesetzten oder Manager, bevor
unveröffentlichte Informationen als Reaktion auf eine
Anfrage von Medien oder einer Quelle außerhalb von HOYA
veröffentlicht werden.

WUSSTEN SIE SCHON?
Jeder von uns, unabhängig von seiner Tätigkeit bei HOYA, ist
für die Führung korrekter Aufzeichnungen verantwortlich. Eine
„Aufzeichnung“ kann Folgendes sein:- Eine Spesenabrechnung- Ein Stundenzettel- Ein Produktionsbericht- Eine Bestellung- Eine Rechnung- Ein regulatorischer oder behördlicher Bericht

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Wir schützen den Konzern

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Nützliche Ressourcen

WAS WÜRDEN SIE TUN?
Manchmal nehmen Sie Arbeit mit nach Hause und arbeiten auf Ihrem
privaten Heimcomputer. Ist es in Ordnung, einige Unterlagen und
Dokumente auf Ihrem privaten Heimcomputer als Backup zu speichern?
Nein. Es ist verboten, Datensätze oder Dokumente von HOYA auf Ihrem
Heimcomputer zu speichern, auch als Backup. Wenn Sie Dokumente von HOYA
auf Ihren Computer zu Hause herunterladen, müssen Sie sie löschen, auch wenn
es sich nur um Entwürfe oder Dokumente handelt, die gerade in Bearbeitung
sind.

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Wir sind verantwortungsbewusste Geschäftspartner

Wir schützen den Konzern

Anhang

Nützliche Ressourcen

Informationen der HOYA GroupWir schützen die Informationen der HOYA Group, einschließlich
geschäftlicher und finanzieller Aufzeichnungen und technischer
Informationen, und sichern sie vor Verlust, Missbrauch oder
unbefugtem Zugriff oder unangemessener Offenlegung.

- Verwenden ausschließlich von HOYA genehmigte Hardware,
Software, Anwendungen und Speichergeräte.
- Achten auf Phishing, Malware, Ransomware und andere Formen
von Angriffen, die unsere Systeme gefährden könnten.
• Vorsichtiges Agieren bei der Nutzung sozialer Medien – wir:
- Machen deutlich, dass alle Ansichten, die wir als Mitarbeiterveröffentlichen, nicht die Ansichten von HOYA darstellen.
- Geben niemals vertrauliche Informationen über den Konzern,
unsere Kunden, unsere Kollegen oder unsere Geschäftspartner
weiter.
- Posten niemals etwas, das Diskriminierung, Belästigung oder
Mobbing darstellen würde.
• Vermeidung von Gesprächen über vertrauliche Informationen mit
Familie oder Freunden sowie an Orten, an denen nicht-autorisierte
Personen belauschen könnten, was gesagt wird (z. B. in Aufzügen,in Restaurants oder in öffentlichen Verkehrsmitteln).
• Sofortige Meldung von Diebstahl, Verlust oder unbefugter
Offenlegung vertraulicher Informationen.
• Rückgabe aller Unterlagen und Medien, die Informationen desKonzerns enthalten, wenn wir aus dem Konzern ausscheiden.

Wir haben uns zu Folgendem verpflichtet:• Wahrung der Vertraulichkeit aller geschützten Informationen der
HOYA Group, wie z. B. technische Informationen, Informationen überneue Produkte, unveröffentlichte Finanzdaten sowie Geschäfts- undMarketingpläne, Prognosen, Strategien und Richtlinien.
• Weitergabe vertraulicher Informationen der HOYA Groupausschließlich an Personen, die dafür autorisiert sind und bei deneneine legitime geschäftliche Notwendigkeit dafür besteht.
• Beschränkung der Beantwortung externer Marketingumfragen,sofern keine entsprechende Genehmigung erteilt wurde.
• Gewährleistung, dass wir über die notwendigen Genehmigungenverfügen, bevor wir vertrauliche Informationen an Personen
außerhalb von HOYA weitergeben.
• Praktizieren guter Cybersicherheit – wir:
- Befolgen die Regeln, Richtlinien und Verfahren der IT-Abteilung,um unbefugten Zugriff auf unsere Daten zu verhindern.

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Wir sind verantwortungsbewusste Geschäftspartner

WAS SIND „TECHNISCHE INFORMATIONEN“?
Informationen und Fachkenntnisse, die Eigentum von HOYA undnoch nicht durch ein Patent geschützt sind. Dies umfasst:- F&E-Erfindungen- Herstellungstechniken- Verbesserungen von Technologien
Wir machen diese Informationen nicht öffentlich (z. B. auf
akademischen Konferenzen oder in technischen Unterlagen),sofern es keinen legitimen Grund dafür gibt und wir nicht vorab
die Genehmigung eines Vorgesetzten oder Managers eingeholt
haben.

WAS WÜRDEN SIE TUN?
Eine Freundin gründet ein neues Unternehmen, und hat Sie um eine Liste vonKunden von HOYA gebeten, die an ihren Dienstleistungen interessiert sein
könnten. Ist es in Ordnung, diese Informationen Ihrer Freundin zur Verfügung
zu stellen?
Nein. Unsere Kundenlisten sind vertraulich und dürfen niemals an Personen(innerhalb oder außerhalb von HOYA) weitergegeben werden, die keine Geschäfte
mit HOYA tätigen.

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Wir tätigen Geschäfte auf rechtmäßige Weise

Wir sind verantwortungsbewusste Geschäftspartner

Vermögenswerte der HOYAGroup
Wir verstehen, dass die Vermögenswerte der HOYA Group fürkonzernbezogene Geschäfte bestimmt sind, und wir sind fürdie Gewährleistung dessen verantwortlich, dass sie vor Verlust,
Beschädigung, Diebstahl und unsachgemäßer Verwendunggeschützt werden.

Wir haben uns zu Folgendem verpflichtet:• Gewährleistung, dass alle Vermögenswerte des Konzerns
ausschließlich für konzernbezogene Geschäfte verwendet
werden und dass jede andere Verwendung von einem
Vorgesetzten oder Manager genehmigt wird.
• Unterlassung jeglichen Missbrauchs von Konzerngeldern.
• Führung und Aufbewahrung korrekter Aufzeichnungenbezüglich Ausrüstung und Inventar.
• Unterlassung jeglicher Entfernung von Rohmaterialien,
Beständen oder Verkaufsförderungstools oder -materialien, oder
Entsorgung derselben ohne entsprechende Genehmigung.
• Meldung jeglicher Ausrüstung, die beschädigt, unsicher oderreparaturbedürftig ist.
• Rückgabe jeglichen Konzerneigentums, das uns zur Verfügung
gestellt wurde, wenn wir aus dem Konzern ausscheiden.
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Nützliche Ressourcen

WAS IST EIN „VERMÖGENSWERT VON HOYA“?
Dies kann Folgendes sein:- Physische Mittel, wie z. B.: Einrichtungen, Fahrzeuge, Möbel,Fertigungsausrüstung und Betriebsmittel.
- Finanzmittel, wie z. B.: Konzerngelder, einschließlich Schecks,
Kreditkarten, Rechnungen und anderer Unterlagen, die einen
Geldwert darstellen.
- Elektronische Mittel, wie z. B.: Computer, Kommunikationsgeräte,
Telefone, Informationssysteme, Internet-/Intranetzugang,
persönliche digitale Assistenten sowie andere ähnliche Geräte,
Systeme und Technologien.
Auch Informationen stellen ein wertvolles Kapital des Konzerns
dar. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Informationen
der HOYA Group.

WAS WÜRDEN SIE TUN?
Sie haben gerade im Rahmen des Technologie-Aktualisierungsprozesses
des Unternehmens einen neuen Computer erhalten. Dürfen Sie Ihren
alten Computer Ihrer Tochter überlassen?
Nein. Auch wenn der alte Computer nicht mehr verwendet wird, muss er zur
angemessenen Entsorgung an das Unternehmen zurückgegeben werden.

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Insiderhandel
Wir befolgen die Gesetze zum Insiderhandel überall dort, wo wir
geschäftlich tätig sind.

Wir haben uns zu Folgendem verpflichtet:• Kenntnis der Arten von Informationen, die als„Insiderinformationen“ gelten, und Unterlassung der Verwendung
dieser Informationen als Grundlage für Entscheidungen überden Kauf oder Verkauf von Aktien, Anleihen, Optionen oderanderen Wertpapieren der HOYA Group oder eines anderenbörsennotierten Unternehmens, sofern die Informationen nichtder Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden bzw. bis dahin.
• Unterlassung jeglicher Weitergabe von „Insiderinformationen“
an andere, z. B. Freunde und Familienmitglieder, damit diese die
Informationen nutzen können.
• Nachdem Sie bei HOYA ausgeschieden sind, dürfen Sie keinen
Handel auf der Grundlage nicht-öffentlicher Insiderinformationen
betreiben, bis die Informationen öffentlich geworden sind.

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Nützliche Ressourcen

WAS SIND „INSIDERINFORMATIONEN“?
Informationen, die ein vernünftiger Anleger bei der Entscheidung
darüber, ob er mit den Aktien des Konzerns oder anderen Wertpapieren
handelt, als nützlich empfinden würde. Beispiele dafür sind:

WAS WÜRDEN SIE TUN?
Ein Lieferant hat mir im Vertrauen von einem neuen Produkt erzählt. Wir
können das Produkt nicht verwenden, aber ich glaube, dass es echtes
Potenzial hat und dass die Aktien des Unternehmens des Lieferanten schnell
steigen werden. Darf ich Aktien des Unternehmens kaufen?

- Finanzergebnisse des Konzerns- Prognosen zukünftiger Finanzergebnisse- Nachrichten über eine anstehende oder vorgeschlagene Allianz oder
Fusion oder über den Erwerb von Vermögenswerten

Nein. Sie dürfen die Aktien des Lieferanten erst dann kaufen, wenn die
Informationen, die Sie erhalten haben, öffentlich zugänglich sind. Diese
Informationen sind „Insiderinformationen“, die Sie vertraulich erhalten haben. Der
Handel auf der Grundlage dessen (oder das Tippgeben an andere, damit sie auf derGrundlage dessen handeln können) würde gegen unsere Richtlinien und gegendas Gesetz verstoßen.

- Ein wichtiger neuer Vertrag oder eine Vertragsstornierung- Informationen zu Rechtsstreitigkeiten, die den Konzern betreffen- Eine Änderung der Dividendenpolitik- Eine Änderung im übergeordneten Management

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Verantwortungsvolle
Kommunikation
Wir benennen einen zentralen Ansprechpartner, der mit einer klaren
und einheitlichen Stimme sprechen kann, wenn er der Öffentlichkeit
und den Medien Informationen zur Verfügung stellt.

Wir haben uns zu Folgendem verpflichtet:• Vermeidung jeglichen Eindrucks, dass wir im Rahmen jeglicher
Kommunikation, die öffentlich werden könnte, als einzelne
Mitarbeiter im Namen von HOYA sprechen, sofern wir nicht von der
HOYA Group dazu bestimmt wurden.
• Weiterleitung aller Kontakte oder externer Anfragen an die
entsprechende Ressource innerhalb von HOYA.
- Wenn wir von der Presse oder von Finanzanalysten kontaktiert
werden, benachrichtigen Sie sofort Ihren Vorgesetzten, Ihren
Manager oder die IR-Gruppe.
- Wenn wir von einem Strafverfolgungs- oder Regulierungsbeamten
kontaktiert werden oder irgendeine Art von Benachrichtigung
bezüglich einer Strafverfolgung erhalten, informieren wir
unverzüglich die Rechts- oder Compliance-Abteilung.
• Einholung der Genehmigung eines Vorgesetzten oder Managers,
bevor eine Einladung dafür angenommen wird, einen Vortrag zu
halten oder einen Artikel zu verfassen zu einem Thema, das sich auf
das Unternehmen oder unsere Arbeit bei der HOYA Group bezieht.

WAS WÜRDEN SIE TUN?
Sie erhalten eine E-Mail, in der Sie gebeten werden, an einer
Marktforschungsumfrage teilzunehmen und einige grundlegende
Fragen über den Konzern zu beantworten. Man bietet Ihnen sogar an,
Ihren Zeitaufwand zu bezahlen oder den entsprechenden Betrag an eine
Wohltätigkeitsorganisation Ihrer Wahl zu spenden. Dürfen Sie an der Umfrage
teilnehmen, ohne Ihren Vorgesetzten oder Manager zu fragen?
Nein. Es ist wichtig, die Glaubwürdigkeit dieser Art von informellen E-MailAnfragen (oder Telefonanrufen) zu verifizieren, bei denen Informationen überHOYA oder Unternehmen von HOYA eingeholt werden, da sie unangemessene
Versuche zur Erlangung von Wettbewerbs- oder Marktinformationen darstellen
könnten. Wir müssen außerdem darauf achten, dass solche E-Mail-Anfragen keine„Phishing“-Vorfälle oder böswillige Versuche sind, schädliche Viren in unsere
Computernetzwerke einzuschleusen. Sie müssen Ihren Vorgesetzten oder Ihren
Manager und auch die IT-Abteilung hinzuziehen, bevor Sie E-Mail-Links öffnen
oder auf diese Art von Informationsanfragen antworten.

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Nützliche Ressourcen

AnhangFormular zur Bestätigung des Verhaltenskodex
der HOYA Group (für Mitarbeiter)
1. Ich habe eine Kopie des Verhaltenskodex der HOYA Grouperhalten (oder habe Zugriff auf eine Kopie im Intranet der HOYA
Group oder im Intranet meiner Abteilung von HOYA).
2. Ich habe den Verhaltenskodex der HOYA Group gelesen undverstanden.
3. Ich werde den Verhaltenskodex der HOYA Group befolgen undrespektieren und die Gesetze sowie alle Konzernrichtlinien
einhalten.
Unterschrift des Mitarbeiters

Datum

Mitarbeiternummer

Organisation von HOYA und Standort
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Nützliche Ressourcen

Nützliche Ressourcen
HOYA HelpLine: www.hoyahelpline.com
HOYA Code of Conduct: https://www.hoya.com/en/company/guidelines/
HOYA Compliance:
https://www.hoya.com/en/sustainability/governance/compliance/
HOYA ESG: https://www.hoya.com/en/sustainability/46