2024 年度さくらサイエンスプログラム
web 受付システム申請者用マニュアル（第 1 版）

国立研究開発法人科学技術振興機構
さくらサイエンスプログラム推進本部
2024 年 1 月

申請者用マニュアル（第１版）

応募のフロー
申請者
申請者

JST

仮申請

受付番号と
パスワード発行

本申請
交流計画書の作成

一時保存

差戻し

申請完了

受付

申請完了

差戻し

一時保存
受付

1

申請者用マニュアル（第１版）
用語について：本マニュアルにおける用語の定義は以下の通りです。
（web 受付システム）
web 受付システム

仮申請
本申請

さくら招へいプログラムにおける新規申請を行うために申請者が使用するシステム。
受入れ機関名や、申請者、実施主担当者についての情報を登録し、申請に必要な受付番号(ID)やパスワードの発行を行います。
交流計画や経費、招へい者についての情報を入力します。本申請時の内容をもとに判断を行います。

（全般）
交流計画

交流計画書により本事業に申請する交流内容。採択後は実施協定書
および JST が承認した業務計画書に基づき実施される交流内容。
日本において法人格を有する学校、企業、独立行政法人、地方公共受入れ機関

団体、財団法人、社団法人等であって、交流計画を申請、実施する
機関。

送出し機関
実施協定書

招へい者を派遣し、受入れ機関と協力して交流計画を企画、実施する機関。
採択後、交流計画の実施に関して受入れ機関と JST との約定を定めるもの。

（招へい者）
招へい者

交流計画に参加するために来日する者。以下の「主たる招へい者」、「引率者」お よび「自己資金招へい者」の総称。
さくら招聘プログラム用募集要項 P2「１.３ 主たる招へい者の要

主たる招へい者件」を満たす者であって、交流計画の目的において主たる対象として JST 支援金により招へいする者。
交流計画を円滑に進めるために JST 支援金により招へいする者。主引率者たる招へい者を引率し、交流計画全体を安全かつ円滑に進める責務を負います。
受入れ機関または送出し機関等が自ら全額を負担して交流計画に参

自己資金招へい者

加させる者。自己資金招へい者は、JST 支援金による招へい者と同数以下を想定します。

2

申請者用マニュアル（第１版）（受入れ機関関係者）
申請者
実施主担当者

本申請手続きを行う担当者。実施主担当者と同じ方でもかまいません。
受入れ機関に所属する者で、申請者として交流計画を企画・申請
し、採択後は実施や報告を中心的に行う者。
受入れ機関に所属する者で、交流計画の内容および実施状況を把握

連絡担当者

し、実施主担当者が連絡を取れない場合等に、JST との連絡調整を行う担当者。

事務担当者
実施責任者

受入れ機関に所属する者で、実施協定締結事務、経理事務等を行う担当者。
受入れ機関の代表責任者。実施協定書の契約権限者、調印者。
日本国内またはオンラインにおいて交流計画に参加または協力する者で、特に旅費、謝金等の JST 支援金支出の対象となる者。講演

協力者

者、講演や実験、訪問等の運営を実施または補助する者（実施主担当者を含む受入れ機関関係者、TA、学生アルバイト等）、通訳者、
ホームステイ先の保護者等。送出し機関に所属する者を協力者に含
むことはできません。

（経費）
交流計画実施のために必要な費用として JST が支援しうる経費。直JST 支援金

接経費および一般管理費を含みます。（詳細「さくら招へいプログラ。
ム用募集要項 別添１ JST 支援金の対象となる経費」、P15 参照）
JST 支援金の対象としうる経費のうち、受入れ機関または送出し機

分担金

関等が自ら負担する費用。分担金は交流計画書の「７）経費概算見積書」に記入して下さい。
JST 支援金対象外の使途や JST 支援金の上限を超える場合に、受入れ機関または送出し機関等が自ら負担する費用。
「自己資金招へい自己資金者」に要する費用、旅費やプログラム経費等の上限金額を超えて要する経費を指します。このうち「自己資金招へい者」の費用は交流計画書の「３）招へい者」に記入して下さい。

3

申請者用マニュアル（第１版）

操作の概要と目次

・仮申請
申請用 ID（受付番号）の仮申請を行います。
→「1.1 仮申請」
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・P５
・本申請 交流計画書の作成(web)WEB で交流計画書を新規作成して提出します。
→「1.2 交流計画書の作成(web 受付システム)」・・・・・・・・・・・・P６
・本申請 交流計画書の作成(Excel ファイル)
Excel を用いて交流計画書を新規作成して提出します。
→「1.3 交流計画書の作成(Excel)」・・・・・・・・・・・・・・・・・・P23
・申請内容の一時保存
新規作成中の交流計画書の入力内容を一時保存します。
→「1.4 申請内容の一時保存」
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・P31
・申請内容の入力再開
1.4 で保存したファイルを読込み、申請内容の入力を再開します。
→「1.5 申請内容の入力再開」
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・P 34
・本申請後に申請内容を確認
交流計画書の提出後、申請した内容を確認します。
→「1.6 本申請後に申請内容を確認」
・・・・・・・・・・・・・・・・・P 36
・交流計画書の再提出
JST から差戻しされた交流計画書を再提出します。
→「1.7 交流計画書の再提出」
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・P38
・パスワードの再発行
パスワードを忘れた、パスワードがロックされた場合はパスワードの再発行を行うことでログインが可能になります。
→「1.8 パスワードの再発行」
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・P42
・パスワードの変更
パスワードを申請者の任意のものに変更することが出来ます。
→「1.9 パスワードの変更」
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・P45
・困ったときの FAQ
よくある質問と対処方法等についてまとめています。
→「2.0 困ったときの FAQ」
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・P48

4

申請者用マニュアル（第１版）

1.1 仮申請
さくらサイエンスプログラムに申請を行うためには、まず仮申請を行い、ログイン ID (受付番号)とパスワードを取得する必要があります。

受入れ機関名は一部入力すると該当する機関
名がプルダウンで表示されるので、該当する機関名を選択。初申請・検索で見つからない
場合は直接入力。

①入力

②クリック

①

受入れ機関名、本申請手続きを行う申請者（実施主担当者と同じ方でもかまいません）および実施主担当者の方に関する情報、交流計画のテーマを入力してください。

②「仮申請」ボタンをクリックしてください。
「仮申請」ボタンクリック後、申請者と実施主担当者の両者に本申請に必要な ID(受付番号)とパスワードが記載された、仮申請完了メー
ルが届きます。

※もしメールが未着の場合、迷惑メールフォルダをご確認ください。
●注意事項（特に注意を要する事項は前記の入力欄見本に青色吹出しで表示しています）
・

受入れ機関名は一部入力すると該当する機関名がプルダウンで表示されるので、該当する機関名を選択してください。初申請・検索で見つからない場合は直接入力してください。

・

申請者と実施主担当者の各項目は同じでも問題はありません。

・

申請者と実施主担当者の部署、役職は入力すべき内容がない場合は空欄のままにしてください。

5申請者用マニュアル（第１版）

1.2 交流計画書の作成(web 受付システム)
web 受付システムで交流計画書を新規作成する手順について説明します。

操作フロー
画面

操作概要

ログイン画面

ログインを行う

申請トップ画面web システムで作成を選択

各画面

申請内容を全て入力

添付ファイル

添付ファイルを選択

選択画面
本申請完了画面

本申請の完了6

申請者用マニュアル（第１版）

操作手順
(1)

ログインを行う

仮申請完了メールに記載されている、本申請サイトの URL をクリックし、
さくらサイエンスプログラム 一般公募 本申請ログインフォームページにアクセスします。

①仮申請完了メールに記載されている、
ID(受付番号)、パスワード
を入力する

②クリック
メールに記載された ID(受付番号) とパスワードを入力し、ログインボタンをクリックします。
※同じ ID を使用しての同時ログインは不可能です。先にログインしたユーザのセッションが無効になります。
(2)

web システムで作成を選択

クリック

ログイン後は、申請トップ画面が表示されます。
「web システムで作成」ボタンをクリックしてください。

7

申請者用マニュアル（第１版）(3)

各画面で申請内容を入力入力する必要のある画面は全部で 7 画面あります。さくらサイエンスプログラム ホーム
ページで公開している「交流計画書記入要領」を参考に入力してください。
※ブラウザの「戻る」ボタンは使用しないでください。
※一定時間、操作されなかった場合は自動的にログアウトされます。定期的にページ上下のタブをクリックしセッション情報の更新を行ってください。
※不要なスペースなどが入力されていると不適切なデータと見なされ、入力が完了出来ないことがありますのでご注意ください。
画面上部および下部の

1) 受入れ機関概要

タブでシート間を移動可能

事前・事後オンライン交流実施の有無を選択。実施する場合は実施日程を入力し、オンライン交流の実施日程は、オンライン交流実施初日～最終日を入力。
仮申請時に入力した受入れ機関名が採択履歴にある場合は自動入力。必要に応じて、修了証に記載したい受入れ機関名に修正。
郵便番号、電話番号は、
ハイフンあり、スペースなし、
半角数字のみで入力。
E-mail はスペースなし、
半角英数字記号で入力。
郵便番号、電話番号は、
ハイフンあり、スペースなし、
半角数字のみで入力。
E-mail はスペースなし、

8

半角英数字記号で入力。

申請者用マニュアル（第１版）

郵便番号、電話番号は、
ハイフンあり、スペースなし、
半角数字のみで入力。
E-mail はスペースなし、
半角英数字記号で入力。

実施責任者の住所は全角で入力。

画面上部および下部のタブでシート間を移動可能

9

申請者用マニュアル（第１版）
以下の注意事項に留意して、受入れ機関の情報を入力してください。
●注意事項（特に注意を要する事項は前記までの入力欄見本に青色吹出しで表示しています）

・ 交流計画のテーマ、受入れ機関名(日本語)、実施主担当者は仮申請時の内容が表示されます。必要に応じて加筆修正をしてください。
・ 事前・事後オンライン交流実施の有無を選択してください。実施する場合は実施
日程を入力し、オンライン交流の実施日程は、オンライン交流実施初日～最終日を入力してください。
・ 仮申請時に入力した受入れ機関名が採択履歴のある場合は自動入力されます。必要に応じて、修了証に記載したい受入れ機関名に修正してください。
・ 申請者・実施主担当者・連絡担当者・事務担当者の部署、役職は入力すべき内容がない場合は空欄のままにしてください。
・ 実施主担当者・連絡担当者・事務担当者の住所が未選択かつ空欄の場合、郵便番号を入力してから郵便番号欄以外をクリックすると、郵便番号に紐づく住所が自動で入力されます。ただし、事業者固有の郵便番号の場合は反映されないことがありますので、自動入力されない場合は手入力してください。
・ 実施主担当者・連絡担当者・事務担当者の郵便番号、電話番号はハイフンあり、
スペースなし、半角数字で入力してください。
・ 実施主担当者・連絡担当者・事務担当者の E-mail 欄はスペースなし、半角英数字記号で入力してください。
・ 契約法人名が空欄の場合、法人番号を入力してから法人番号欄以外をクリックす
ると、法人番号に紐づく契約法人名が自動で入力されます。
・ 実施責任者の住所は全角で入力してください。

10

申請者用マニュアル（第１版）

2) 送出し機関概要、3)招へい者

まずは国名／地域名を選択。
送出し機関名（日本語）を一部入力すると該当する機関
名がプルダウンで表示されるため、該当する機関名を選択。初申請・検索で見つからない場合は直接入力。
機関名(日本語)をプルダウン表示の中から選択あるいは正式名称を直接入力すると、機関名(英語)、住所、URLが自動的に入力され、国名／地域名、【任意】都市名、【任意】機関種別は選択不可能になるため、再選択や修正を行う場合は、機関名(日本語)に入力されている文字を削除してください。
E-mail はスペースなし、
半角英数字記号で入力。

11

申請者用マニュアル（第１版）●中国（香港・マカオ以外の都市）から招へいする場合：
国名／地域名で「中国」、都市名で「香港・マカオ以外の都市」を入力すると、以下の登録番号欄が表示されます。JST への申請前に中国側で届出時に交付される登録番号を入力してください。

中国側の届出により取得した登録番号を入力●自己資金で来日される方がいる場合：
自己資金招へい者で「あり」を選択すると、以下の入力欄が表示されます。自己資金招へい者に関する情報を入力してください。

金額欄には「,（カンマ）」不要。

表示された項目を入力

12

申請者用マニュアル（第１版）
以下の注意事項に留意して、送出し機関および招へい者の情報を入力してください。
●注意事項（特に注意を要する事項は前記までの入力欄見本に青色吹出しで表示しています）

・ 国名／地域名を選択すると、【任意】都市名、【任意】機関種別が選択可能になります。
・ 【任意】都市名、【任意】機関種別を選択することで、採択履歴のある機関の絞り込みが可能です。選択肢に該当する都市名が表示されない場合は、未選択のままでかまいません。
・ 送出し機関名（日本語）を一部入力すると該当する機関名がプルダウンで表示されるので、該当する機関名を選択。初申請・検索で見つからない場合は直接入力。
・ 機関名(日本語)をプルダウン表示の中から選択あるいは正式名称を直接入力すると、機関名(英語)、住所、URL が自動的に入力されます。さらに、国名／地域名、【任意】都市名、【任意】機関種別は選択不可能になります。再選択や修正を行う場合は、機関名(日本語)に入力されている文字を削除すると可能になります。
・ プルダウン表示の中に該当する送出し機関が表示されない場合は、送出し機関名(日本語)、送出し機関名(英語)、住所および URL を直接入力してください。
・ 実施担当者の E-mail はスペースなし、半角英数字記号で入力してください。
・ 自己資金招へい者欄で「あり」を選択した場合は、表示される項目を入力してください。
・ 国名／地域名で中国を選び、【任意】都市名で香港特別行政区及びマカオ特別行
政区以外を選択した場合は、登録番号を入力してください。

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申請者用マニュアル（第１版）
4) 受入れ体制

招へい者の受入れにあたり、どのような準備や工夫を行う予定であるか
具体的に入力してください。

14

申請者用マニュアル（第１版）
5) 実施内容

交流計画の目的や趣旨、実施する交流活動について具体的に入力してください。
※オンライン交流を行う場合は、オンライン交流の実施内容を入力してください。

15

申請者用マニュアル（第１版）●事前・事後オンライン交流を実施する場合：
１）受入れ機関概要 オンライン交流実施の有無欄で「オンライン交流実施」を選択すると、以下の入力欄が表示されます。事前・事後オンライン交流に関する情報を入力してください。

表示された項目を入力

交流計画の目的や趣旨、実施する交流活動について具体的に入力してください。

16

申請者用マニュアル（第１版）
6) 日程

自己資金などによる実施により、本事業の招へい期間の上限日数を超える予定がある
場合は、最終日の欄の下に入力。

招へい期間の初日から最終日までの予定を、具体的に入力してください。
●注意事項（特に注意を要する事項は前記の入力欄見本に青色吹出しで表示しています）

・ 自己資金などによる実施により、本事業の招へい期間の上限日数を超える予定がある場合は、最終日の欄の下に入力してください。

17

申請者用マニュアル（第１版）
7) 経費概算見積書(渡航費内訳)

金額欄には「,（カンマ）」不要。

経費削減のための工夫や、経費の必要性について具体的に入力してください。
招へい者の国別の渡航費を入力してください。
●注意事項（特に注意を要する事項は前記の入力欄見本に青色吹出しで表示しています）

・ 金額欄に,(カンマ)は不要です。

18

申請者用マニュアル（第１版）
7) 経費概算見積書

金額欄には「,（カンマ）」不要。

金額欄には「,（カンマ）
」不要。

19

申請者用マニュアル（第１版）
交流活動を行うにあたってかかる経費をすべて入力してください。
●注意事項（特に注意を要する事項は前記の入力欄見本に青色吹出しで表示しています）

・ 数値に,(カンマ)は不要です。
・ 「入力完了」ボタンをクリックする前に入力内容に誤りがないか確認をしてください。

20

申請者用マニュアル（第１版）
各画面はページ上下部のタブをクリックして移動が出来ます。

すべての画面で必要事項を入力したら、ページ下部にある「入力完了」ボタンをクリック
してください。

クリック
必須項目が入力されていない、または入力内容に誤りがある場合は、次の画面には進まずにエラーポップアップが表示され、エラーが発生している画面のタブに色が付きます。
タブに色がついている画面を確認し、修正が完了したら再度「入力完了」ボタンをクリッ
クしてください。

「安保様式１」の提出は必須です。
必ずファイルを添付してください。

(4)

添付ファイルを選択

詳細については募集要項 別添３ 安全保
障貿易管理について（海外への技術漏洩への対処）をご参照ください。

2022 年度以降の公募での申請にあたっては、安全保障貿易管理にかかる対応が必要になりました。安保様式１（安全保障貿易管理への対応状況報告書）をさくらサイエンスプログラム HP から入手し、必要事項を入力の上、必ず本 web 受付システム上でファイルを添付することで提出してください。
※安保様式２（安全保障貿易管理の体制を構築することの誓約書）については、必要に応じて期日までにご提出をお願いします。
詳細については募集要項 別添３ 安全保障貿易管理について（海外への技術漏洩への対処）をご参照ください。

クリック

資料を添付する必要がある場合は、「ファイル選択」ボタンをクリックしてファイルを選択してください。
添付ファイル 1 をセットすると、自動的に添付ファイル 2 に「ファイル選択」ボタンが表示されます。
添付ファイルをセットすると、右側に「ファイル削除」ボタンが表示され、ファイルの削除が可能です。

21

申請者用マニュアル（第１版）
(5)

申請の完了

安保様式を提出する際にはファイル名を2022 年度公募での申請にあたっては、安全保障貿易管理にかかる対応が必要になりました。安保様式１（安全保障貿易管理への対応状況報告書）をさくらサイエンスプログラム HP から入手し、必要事項を入力の上、必ず本 web
受付システム上でファイルを添付することで提出してください。
※安保様式２（安全保障貿易管理の体制を構築することの誓約書）については、必要に応じて期日までにご提出をお願いします。
詳細については募集要項 別添３ 安全保障貿易管理について（海外への技術漏洩への対処）をご参照ください。

「安保様式_受付番号_受入れ機関名」
としてください。

安保様式１_S2022F0100001_〇〇大学.xlsx

クリック必要な添付ファイルの選択を終えたら、「申請完了」ボタンをクリックしてください。
この画面が表示されたら、本申請の完了となります。
申請完了後、申請者と実施主担当者に申請完了通知メールが届きます。
※もしメールが未着の場合、迷惑メールフォルダをご確認ください。

22

申請者用マニュアル（第１版）

1.3 交流計画書の作成(Excel)
交流計画書は Excel で作成し、作成した Excel ファイルを申請トップページで読み込むことも可能です。
※あくまでも補助的な機能であり、最終的には web 受付システム上の画面で内容を確認、必要に応じて修正・追加入力してから、「入力完了」する必要があります。詳細については P27～28 の注意事項等をご参照ください。

操作フロー
画面

操作概要

Excel

Excel で交流計画書を作成する

ログイン画面

ログインを行う

申請トップ画面

Excel ファイル読込みを選択

各画面

読込み内容の確認

添付ファイル

添付ファイルを選択

選択画面

本申請完了画面

本申請の完了23

申請者用マニュアル（第１版）

操作手順
(1)

Excel で交流計画書を作成入手した交流計画書の Excel ファイルに申請内容を記入してください。
入力が必要なシートは全部で 7 つあります。さくらサイエンスプログラム ホームページ
で公開している「交流計画書記入要領」と併せて以下の注意事項にも配慮して入力してください。
※受付システムでは 2020 年度版以降の交流計画書のみ読込みが可能ですが、できる限り当該年度の交流計画書の利用をお願いします。
※受付システムで正しくデータが読み込むことができなくなるため、Excel の交流計画書
様式は行や列の追加などは行わずに使用して下さい。
1) 受入れ機関概要
海外からの招へい者を受け入れる機関の情報を入力してください。
●Excel ファイルの交流計画書作成時における注意事項
・ 実施主担当者の苗字と名前の間に半角スペースを入力してください。
・ 申請者・実施主担当者・連絡担当者・事務担当者の部署、役職は入力すべき内容がない場合は空欄のままにしてください。

2) 送出し機関概要
海外から招へいされる方たちや機関の情報を入力してください。
●Excel ファイルの交流計画書作成時における注意事項
・ 送出し機関が香港特別行政区及びマカオ特別行政区の場合は、2020 年版交流計画書では、国名／地域名の欄で選択が可能です。
2021 年版以降の交流計画書では、国名／地域名で中国を選択してから、
香港特別行政区及びマカオ特別行政区を選択してください。
・ 送出し機関が中国の香港特別行政区及びマカオ特別行政区以外の場合は、登録番号を入力してください。

24

申請者用マニュアル（第１版）
3) 招へい者、4)受入れ体制
招へい者の人数や、招へい者を迎えるにあたり自己資金で来日される方がいる場合は、こちらで入力してください。
どのような準備や工夫を行う予定であるか、具体的に入力してください。
●Excel ファイルの交流計画書作成時における注意事項
・ 数値に,(カンマ)は不要です。

5) 実施内容
交流計画の目的や趣旨、実施する交流活動について具体的に入力してください。

6) 日程
招へい期間の初日から最終日までの予定を、具体的に入力してください。
●Excel ファイルの交流計画書作成時における注意事項
・ 自己資金などにより本事業の招へい期間の上限日数を超える予定がある場合
は、最終日午後の欄の下の期間外の欄に入力してください。

7) 経費概算見積書(渡航費内訳)
経費削減のための工夫や、経費の必要性について具体的に入力してください。
招へい者の国別の渡航費を入力してください。
●Excel ファイルの交流計画書作成時における注意事項
・ 2021 年版以降の交流計画書では、国別渡航費の候補に 2)送出し機関シートで選択した国名のみ表示されますが、手入力も可能です。

7) 経費概算見積書
交流活動を行うにあたってかかる経費をすべて入力してください。

25

申請者用マニュアル（第１版）(2)

ログインを行う

1.2 交流計画書の作成 (1)ログインを行う を参照してください。

(3)

Excel ファイル読込みを選択

クリック

申請トップ画面で「Excel ファイル読込み」ボタンをクリックしてください。
次に、事前に作成した交流計画書 Excel ファイルを選択してください。
※画面に入力情報が残っていても、Excel ファイルを読込むと入力済みの内容は削除され、Excel ファイルの内容で上書きされます。

26

申請者用マニュアル（第１版）(4)

読込み内容の確認

Excel ファイル読込み後、1)受入れ機関概要画面が表示されます。各画面で読込まれた内容が正しいか確認を行ってください。読込まれた内容は編集が可能です。
各画面はページ上下部のタブをクリックして移動が出来ます。
※ブラウザで再読込みを行った場合、入力内容はクリアされます。
※「入力完了」ボタンをクリックする前に入力内容に誤りがないか確認をしてください。
●Excel ファイルの交流計画書読込み時における注意事項
・以下の項目は、過去に申請実績が無い送出し機関の場合は、web 受付システムに
Excel を読み込んでも反映されません。web 受付システムで入力をお願いします。
2) 送出し機関概要

機関名（日本語）
機関名（英語）【任意】都市名(州、省、県など【任意】機関種別

・申請実績にかかわらず「URL」は web 受付システムで入力をお願いします。可能な限り公式な送出し機関のホームページの URL を入力してください。
・以下の項目は、選択肢に該当する都市名が表示されない場合は、未選択のままでもかまいませんが、可能なかぎり正式な都市名を入力してください。
2) 送出し機関概要 【任意】都市名（州、省、県など）
・以下の項目は、過去に申請実績がある送出し機関の場合は編集不可になります。再選
択や修正を行う場合は、機関名(日本語)に入力されている文字を削除してください。
2) 送出し機関概要 国名／地域名
都市名
機関種別・8) 招へい者リスト および 9) 改訂履歴 のシートに入力しても web 受付システムには反映されません。申請時には入力しないでください。
・以下の項目単位ですべての入力欄について未入力・未選択のものがあった場合、未入力・未選択の項目は web 受付システムには反映されません。例えば、「送出し機
関１は入力済み、送出し機関２は未入力、送出し機関３は入力済み」の Excel を読込んだ場合、送出し機関１→送出し機関１、送出し機関２→反映されない、送出し機関
３→送出し機関２として web 受付システムに反映されます。
2) 送出し機関概要シート 送出し機関 X（X は数字）
7) 経費概算見積書(渡航費内訳)シート 国別渡航費内訳 No X（X は数字）

27

申請者用マニュアル（第１版）※Excel ファイルの交流計画書読込み時における注意事項（2021 年版以降の交流計画書の場合）・以下の項目は別途 web 受付システムで入力する必要があります。
2) 送出し機関概要 【任意】代表者
住所【任意】電話URL・7) 経費概算見積書シート プログラム経費 その他に関する追加費用明細において、品名、単価、数量、使途など欄がすべて未入力の行は web 受付システムには反映されません。例えば、「１行目は入力済み、２行目は未入力、３行目は入力済み」の Excel
を読込んだ場合、１行目→１行目、２行目→反映されない、３行目→２行目としてweb 受付システムに反映されます。

※Excel ファイルの交流計画書読込み時における注意事項（2020 年版交流計画書の場合）
・以下の項目は別途 web 受付システムで入力及び選択する必要があります。
追加費用明細書の作成は不要です。web 受付システムで入力してください。
1) 受入れ機関概要 オンライン交流実施の有無
7) 経費概算見積書 プログラム経費 その他 追加枠
プログラム経費 その他に関する追加費用明細
追加費用による取り組みの詳細（オンライン交流を実施する場合）
1) 受入れ機関概要 オンライン交流実施日程5) 実施内容 オンライン交流の実施内容

クリック

確認及び修正が終了したら、画面下部の「入力完了」ボタンをクリックしてください。
必須項目が入力されていない、または入力内容に誤りがある場合は、次の画面には進まずにエラーポップアップが表示され、エラーが発生している画面のタブに色が付きます。

28

申請者用マニュアル（第１版）
タブに色がついている画面を確認し、修正が完了したら再度「入力完了」ボタンをクリッ
クしてください。

29

申請者用マニュアル（第１版）(5)

添付ファイルを選択

1.2 交流計画書の作成(web) (4)添付ファイルを選択する を参照してください。

(6)

申請の完了

1.2 交流計画書の作成(web) (5)申請の完了 を参照してください。

30

申請者用マニュアル（第１版）

1.4 申請内容の一時保存
web 受付システムで申請内容を新規作成中に申請内容の入力を中断したい場合は、一時保存用の Excel ファイルを出力することが出来ます。一時保存用の Excel ファイルを読込
むことで、入力を中断した時点から再開することが出来ます。
※あくまでも補助的な機能であり、Excel の交流計画書にない項目は保存されないため、途中保存した Excel 読込みによって入力を再開するときには、再度入力する必要があります。詳細については P27～28 の注意事項等をご参照ください。

操作フロー
画面

操作概要

各画面

一時保存用 Excel ファイルの保存

31申請者用マニュアル（第１版）

操作手順
(1)

一時保存用 Excel ファイルの保存

web 受付システムで作成中に、入力を中断したい場合はページ下部の「一時保存ファイル
出力」ボタンをクリックしてください。

クリック●一時保存用 Excel ファイルの保存における注意事項
・以下にあてはまる場合、一時保存はできません。
1) 受入れ機関概要①

招へい期間の入国日が 2024/4/1～2025/3/14 になっていない。

②

招へい期間の出国日が 2024/4/1～2025/3/14 になっていない。

③

オンライン交流期間の開始日が 2024/4/1～2025/3/14 になっていない。

④

オンライン交流期間の終了日が 2024/4/1～2025/3/14 になっていない。
2) 送出し機関概要①自己資金招へい者の総人数が 1 以上 50 以下の半角数字ではない。
7) 経費概算見積書（渡航費内訳）①国別渡航費内訳の国外滞在費 (宿泊費・食費) の単価・数量が 0 未満または半角数字ではない。
②国別渡航費内訳の国外滞在費 (宿泊費・食費) の単価が上限（15,000）を超えている。
③国別渡航費内訳の査証手数料の単価・数量が 0 未満または半角数字ではない。
④国別渡航費内訳の査証手数料の単価が上限（3,000）を超えている。
7) 経費概算見積書①経費概算見積書種別の各単価・数量・JST 支援金・分担金が 0 未満または半角数字でない。
②経費概算見積書種別の各分担金が上限（対応する予算総額）を超えている。
③経費概算見積書種別の国内旅費招へい者国内滞在費の単価合計が上限（15,000）を超えている。

32

申請者用マニュアル（第１版）④経費概算見積書種別の国内旅費協力者国内滞在費の単価合計が上限（15,000）を超えている。
⑤経費概算見積書種別のプログラム経費意見交換会費用の単価が上限（3,000）を超えている。
⑥経費概算見積書種別のプログラム経費意見交換会費用の数量が上限（受入れ総人数×2）を超えている。
⑦経費概算見積書種別のプログラム経費その他基礎枠の単価が上限（A コース：20,000、それ以外：50,000）を超えている。
⑧謝金 TA・学生アルバイトの単価が上限（1,700）を超えている。
⑨一般管理費が上限（JST 支援金（直接経費）計の 10％）を超えている。
⑩プログラム経費その他に関する追加費用明細の各単価・数量が 0 未満または半角数字ではない。

(2)

一時保存用 Excel ファイルの出力「SSP 申請_受付番号_出力した年月日時分.xlsx」ファイルがダウンロードフォルダに保存されたことを確認してください。
●一時保存用 Excel ファイルの出力時における注意事項
・ 一時保存ファイルは、申請年度毎の最新版のフォーマットで出力されます。
・ 保存された Excel ファイルを開き、「編集を有効」にしてから申請内容を確認します。「編集を有効」にしないと入力内容が表示されないことがあります。

33

申請者用マニュアル（第１版）

1.5 申請内容の入力再開
前項で作成した一時保存ファイルを読込むことで、一時保存した時点から申請内容の入力を再開することが出来ます。
※web 受付システムの画面上に入力情報が残っていても、Excel ファイルを読込むと入力済みの内容は削除され、Excel ファイルの内容で上書きされます。
※あくまでも補助的な機能であり、Excel の交流計画書にない項目は保存されないため、途中保存した Excel 読込みによって入力を再開するときには、再度入力する必要があります。詳細については P27～28 の注意事項等をご参照ください。

操作フロー
画面

操作概要

ログイン画面

ログインを行う

申請トップ画面

Excel ファイル読込みを選択

各画面

申請内容の入力再開

34

申請者用マニュアル（第１版）

操作手順
(1)

ログインを行う

1.2 交流計画書の作成(web 受付システム) (1)ログインを行う を参照してください。
(2)

Excel ファイル読込みを選択

クリック

申請トップ画面で「Excel ファイル読込み」ボタンをクリックし、以前作成した一時保存
用 Excel ファイルを選択します。
Excel ファイル読込みに関する注意点は、
1.3 交流計画書の作成(Excel) (4)読込み内容の確認 を参照してください。

(3) 申請内容の入力再開
Excel ファイル読込み後、1)受入れ機関概要画面が表示されます。
これ以降の手順は、1.3 交流計画書の作成(web 受付システム) (3)各画面で申請内容の入力を参照してください。

35

申請者用マニュアル（第１版）

1.6 本申請後に申請内容を確認
本申請完了後に、申請内容の確認をする手順について説明します。
申請内容の確認はブラウザ上で行うか、申請内容の Excel ファイルの出力を行うかの 2 つの方法があります。

操作フロー
画面

操作概要

申請トップ画面各画面で申請内容を確認パターン 1パターン 2
申請トップ画面

申請内容ファイル出力を選択

操作手順
パターン 1 ブラウザ上で確認(1)

各画面で申請内容を確認

各画面のタブをクリックする

本申請完了直後、または本申請完了後にログインを行った場合、申請トップ画面が表示されます。各画面のタブをクリックすることで、申請内容の確認を行うことが出来ます。

36

申請者用マニュアル（第１版）
パターン 2

Excel ファイルの交流計画書を出力して確認(1)

申請内容ファイル出力を選択

クリック

本申請完了直後、または本申請完了後にログインを行った場合、申請トップ画面が表示されます。
「申請内容ファイル出力」ボタンをクリックします。

(2)

Excel ファイルの出力「SSP 申請_受付番号_出力した年月日時分.xlsx」ファイルがダウンロードフォルダに保存されたことを確認します。
●一時保存用 Excel ファイルの出力時における注意事項
・ 一時保存ファイルは、申請年度毎の最新版のフォーマットで出力されます。
・ 保存された Excel ファイルを開き、「編集を有効」にしてから申請内容を確認します。「編集を有効」にしないと入力内容が表示されないことがあります。

37

申請者用マニュアル（第１版）

1.7 交流計画書の再提出
JST から差戻しされた交流計画書を再提出する手順について説明します。

操作フロー
画面

操作概要

メール

JST に差戻しを依頼

ログイン画面

ログインを行う

申請トップ画面web システムで作成を選択

各画面

申請内容の編集

添付ファイル

添付ファイルの修正

選択画面

再提出の完了申請完了画面38申請者用マニュアル（第１版）

操作手順(1) JST に差戻しを依頼
本申請完了後に申請内容の修正を行いたい場合は、まずメールで JST に差戻し依頼を行ってください。
依頼先メールアドレスは、ssp-shinsei@jst.go.jp 、「さくらサイエンスプログラム（一般公募）担当」宛、件名は「web 受付システムにおける申請差戻しの依頼」、
メール本文に以下の事項を記載してください。
・申請年度
・公募回
・ID(受付番号)
・受入れ機関名・実施主担当者名・差戻し依頼の旨、その理由
JST が差戻し依頼を承認後、差戻し通知メールが申請者及び実施主担当者のメールアドレ
スに届きます。

(2)

ログインを行う

差戻し通知メールに記載されている、本申請サイトの URL をクリックして、
さくらサイエンスプログラム 一般公募 本申請ログインフォームページにアクセスしてください。

1.2 交流計画書の作成 (1)ログインを行う を参照してください。

39

申請者用マニュアル（第１版）(3)

web システムで作成を選択

クリック

ログイン後、申請トップ画面が表示されます。
「web システムで作成」ボタンをクリックしてください。

(4)

申請内容の編集

各画面で申請内容の編集を行ってください。

修正完了後、画面下部の「入力完了」ボタンをクリックしてください。

クリック
必須項目が入力されていない、または入力内容に誤りがある場合は、次の画面には進まずにエラーポップアップが表示され、エラーが発生している画面のタブに色が付きます。
タブに色がついている画面を確認し、修正が完了したら再度「入力完了」ボタンをクリッ
クしてください。

40

申請者用マニュアル（第１版）(5)

添付ファイルの編集「入力完了」ボタンをクリックすると、添付ファイル選択画面が表示されます。
1.2 交流計画書の作成(web 受付システム) (3)添付ファイルを選択 を参照してください。

(6)

申請の完了

1.2 交流計画書の作成(web 受付システム) (5)申請の完了 を参照してください。

41

申請者用マニュアル（第１版）

1.8 パスワードの再発行
パスワードを忘れてしまった、ログイン時に誤ったパスワードを入力し、５回ログインに失敗したためパスワードロックがかかってしまった場合は、パスワードの再発行を行うことでログインが可能になります。

操作フロー
画面

操作概要

ログイン画面パスワード再発行画面に遷移

パスワード
再発行画面

メール

パスワード再発行申請

パスワード再発行通知42

申請者用マニュアル（第１版）

操作手順(1) パスワード再発行画面に遷移
仮申請完了メールに記載されている、本申請サイトの URL をクリックし、
さくらサイエンスプログラム 一般公募 本申請ログインフォームページにアクセスします。

クリック
画面下部の、パスワードを忘れた方、パスワードロックされた方は「こちら」をクリックしてください。

(2) パスワード再発行申請①ID(受付番号)、
メールアドレスを入力

②クリック

⑤

仮申請完了メールに記載されている ID(受付番号)と、仮申請時に入力した申請者または実施主担当者のメールアドレスのいずれかを入力してください。

⑥

入力を終えたら「再発行」ボタンをクリックしてください。

43

申請者用マニュアル（第１版）(3) パスワード再発行通知
申請者及び実施主担当者に、パスワード再発行通知メールが届きます。
パスワード再発行通知メール、本申請サイトの URL、ID(受付番号)、新しいパスワードが記載されており、ログイン時に新しいパスワードを入力することでログインが可能になります。

44

申請者用マニュアル（第１版）

1.9 パスワードの変更
パスワードは JST から通知されたものではなく、申請者の任意のものに変更することが可能です。
※パスワード変更の申請は申請受付中のみ可能で、本申請完了後はできません。

操作フロー
画面

操作概要

ログイン画面

ログインを行う

申請トップ画面

パスワード変更画面に遷移

パスワード

パスワード変更申請

変更画面

パスワード変更通知

メール45

申請者用マニュアル（第１版）

操作手順(1) ログインを行う
パスワードを変更するにはログインをする必要があります。
ログイン方法は、1.2 交流計画書の作成(web 受付システム) (1)ログインを行う を参照してください。

(2) パスワード変更画面に遷移

ログイン後、申請トップ画面が表示されます。

クリック「パスワード変更」ボタンをクリックしてください。

46

申請者用マニュアル（第１版）(3) パスワード変更申請①旧パスワード、
新パスワード(2 回)
入力

②クリック

①

正しい旧パスワード(現在のパスワード)を入力し、新しいパスワードを 2 回入力してください。新しいパスワードは、英小文字、英大文字、数字、記号を 3 種類以上組み合わせて 13 文字以上で設定してください。

② 必要事項を入力したら、「変更」ボタンをクリックしてください。以降、新しいパス
ワードでのログインが可能になります。

(4) パスワード変更通知
申請者及び実施主担当者に、パスワード変更通知メールが届きます。

●パスワード変更における注意事項
・ パスワード変更通知メールには、新しく設定したパスワードは記載されていません。
申請者及び実施主担当者間で、新しいパスワードを共有することを忘れないでください。

47

申請者用マニュアル（第１版）

2.0 困ったときの FAQ
よくご質問いただく内容についてまとめています。web 受付システムを使用していて分からないことなどございましたら、まずはこちらをご参照ください。

Q１．本申請画面でログインできない。
A． 申請者および実施主担当者の間で複数の方が共同作業をされている場合、自分以外の方でパスワードを変更されている可能性がありますので、関係者にご確認ください（1.9 パスワードの変更 P44 参照）。やむを得ない場合は「1.8 パスワードの再発行
P41」をお試しください。

Q２．申請完了できない。
A． 「申請完了」ボタンを押したときに、必須項目が入力されていない、または入力内容に誤りがある場合は、次の画面には進まずにエラーポップアップが表示され、エラーが発生している画面のタブに色が付きます。タブに色がついている画面を確認し、修正が完了したら再度「入力完了」ボタンをクリックしてください。
特に注意が必要な項目として、郵便番号、電話番号、E-mail 欄等に不要なスペースが入っていないか、
Excel の交流計画書を読み込んだ場合、2) 送出し機関概要の内容に入力漏れがない
か、再度ご確認をお願いします。

Q３． 一時保存できない。
A． web 受付システムにおいて上限額等のルールを満たさない内容が入力されている場
合、一時保存ができません。入力内容について問題がないか、再度ご確認をお願いします（詳細は 1.4 申請内容の一時保存 (1)一時保存用 Excel ファイルの保存 P32 における「●一時保存用 Excel ファイルの保存における注意事項」参照）。

48

申請者用マニュアル（第１版）

Q４． Excel の交流計画書を作成し、web 受付システムに読み込んだが、送出し機関
概要シートの内容が読み込まれない。
A． 送出し機関名（日本語）と送出し機関名（英語）が両方とも過去に申請実績のない機
関名の場合、web 受付システムに Excel の交流計画書を読み込んでも反映されないた
め、別途 web 受付システムで入力する必要があります（詳細は 1.3 交流計画書の作成(Excel) (4) 読込み内容の確認 P27 参照）。

Q５．一時保存した Excel ファイルを読込んで申請を再開したが、以前 web 受付システ
ムで入力した内容が反映されない。
A． web 受付システム上の入力項目と Excel の交流計画書の入力項目は完全に一致していないため、web 受付システム上にある入力項目であっても Excel の交流計画書にはな
い入力項目に関しては、内容が一時保存されません。Excel ファイルへの一時保存および Excel ファイルの読込み機能はあくまでも補助的な機能として考えていただき、最終的には web 受付システムの画面上で内容をご確認の上、必要に応じて加筆修正していただき、入力完了してください（詳細は 1.3 交流計画書の作成(Excel)(4) 読込み

内容の確認 P27 参照）。

Q６．一時保存した Excel ファイルを開いたが web 受付システムで入力していた内容が反映されていない。
A． 以下の画像を参考に、一時保存した Excel ファイルを開いたときに表示される「編集を有効にする」ボタンをクリックしてください。

クリック

49

申請者用マニュアル（第１版）

Q７．マニュアルの内容を試しても解決しない。または システムの不具合を発見した。
A． 以下の問合せ先にご連絡をお願いします。
依頼先メールアドレスは、ssp-shinsei@jst.go.jp 、「さくらサイエンスプログラム（一般公募）担当」宛、件名は「web 受付システムにおける質問／不具合について」、
メール本文に以下の事項を記載してください。
・申請年度
・公募回
・ID(受付番号)
・受入れ機関名・実施主担当者名
・質問／不具合の内容（いつ、誰が、どの画面で、どのような操作によって、どのような結果になったか、を簡潔にお知らせください。可能であれば、問題となっている画面のスクリーンシ
ョットや Excel ファイルもお送りいただけると検証がしやすいので、ご協力のほどよろしくお願いいたします）
・可能であれば電話番号 ※お電話にて状況を確認させていただく場合もあります。

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