社 会 福 祉 法 人戸 田 わ か く さ会
個 人 情 報 取 扱規 程

第1章

総則

（目的）
第1条

本規程は、社会福祉法人戸田わかくさ会（以下「当法人」という。）における個人情報の適正な取扱いの確保に関する基本的事項を定める ことを目的とする。
（定義）
第2条
①

本規程において、各用語の定義は以下のとおりとする。
個人情報…生存する個人に関する情報であって、以下のいずれかに該当するものをいう。
イ．当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等（文書、図画若しくは電磁的記録に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項（個人識別符号を除く。））により、特定の個人を識別することができるもの、又は他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるもの
ロ．個人情報保護法施行令第 1 条に定める個人識別符号が含まれるもの②

要配慮個人情報…本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして個人情報保護法施行令 第 2 条に定める記述等が含まれる個人情報をいう。

③

個人情報データベース等…個人情報を含む情報の集合物であって特定の個人情報をコンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成したもの、又はコンピュータを用いない場合であっても、ファイルやカルテ等、個人情報を一定の規則に従って整理・分類することによって、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものをいう。ただし、利用方法からみて個人の権利利益を害するおそれが少ないものとして個人情報保護法施行令第 3 条第 1 項に定めるものを除く。

④

個人データ…前項に規定する「個人情報データベース等」を構成する個人情報をいう。

⑤

保有個人データ…当法人が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供のすべてを行うことができる権限を有する「個人デ ータ」をいう。ただし、以下のいずれかに該当するものは除く。
イ．該当個人データの存否が明らかになることにより、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの
ロ．当該個人データの存否が明らかになることより、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれのあるもの- 1 -ハ．当該個人データの存否が明らかになることにより、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関と信頼関係が損なわれるおそれ又は他国 若しくは国際機関との交渉上不利益を破るおそれのあるもの
ニ．当該個人データの存否が明らかになることにより、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれのあるもの⑥

本人…個人情報によって識別される特定の個人をいう。

⑦

従業者…当法人の業務に従事している者をいい、雇用関係にある従業員のみならず、理事、監事、評議員、派遣社員等も含まれる。

（適用範囲）
第3条
2

本規程は、従業者に対して適用する。

本規程は、当法人が取り扱う個人情報を対象とする。

第2章

管理体制

（個人情報保護管理者）
第4条

個人情報保護管理者は、個人情報保護の最高責任者として、個人情報管理のための措置に関する業務を統括する。
2

個人情報保護管理者は、当法人の代表者とする。

（情報管理責任者）
第5条

情報管理責任者は、自らの部門に所属する従業者の一切の個人情報の取扱いに関し、責任を有する。
2

情報管理責任者は、所属長とする。

（個人情報の取扱いの決定）
第6条

個人情報の取扱いに関しては、情報管理責任者がその適否を判断し、例外的取扱いに関しては、個人情報保護管理者にその適否の判断を求めるものとする。
（従業者の責務）
第7条

従業者は、情報管理責任者の指示に従って個人情報の取扱いをすることとし、個人情報の取扱いに際しては、本規程を遵守しなければならない。
2

従業者は、個人情報の取扱いの際に知り得た事項に関しては、在職中はもとより、退職後においても、他に漏洩しない守秘義務を負うものとする。

（教育・研修計画）
第8条

個人情報保護管理者は、個人情報の適正な取扱いを維持・推進するため、定期的に教育・研修計画を策定する

- 2 -

第3章

個人情報の取得（取得の原則）第9条
2

個人情報の取得については、適法かつ公正な手段によって行 わなければならない。

個人情報の取得にあたっては、あらかじめ利用目的を特定して、その目的の達成に必要な限度で行わなければならない。

3

新たな目的で個人情報を取得・収集するときは、従業者は 情報管理責任者に届け出なければならない。

4

前項の届出を受けた情報管理責任者は、直ちに個人情報保護管理者と協議して、その 承認を得なければならない。

（要配慮個人情報の取得）
第 10 条

要配慮個人情報を取得する場合には、あらかじめ情報管理責任者を通じて個人情報保護管理者に届け出て、その承認を得なければならない。
2

前項の承認は、以下の各号に該当する場合を除き、行ってはならない。
①

本人の同意を得ている場合②

法令に基づく場合③

人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき④

公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき⑤

国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が、法令に定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき⑥

当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、個人情報保護法第 76
条第 1 項各号に掲げる者、及び個人情報保護委員会規則第 6 条に定める者により公開されている場合⑦

本人を目視し、又は撮影することにより、その外形上明らかな要配慮個人情報を取得する場合⑧

個人データである要配慮個人情報の提供を受けるとき（本人から書面で個人情報を取得する場合の措置）
第 11 条

書面（電子メール、当法人ホームページへの記入等電磁的方法も含む。）により本人から直接個人情報を取得する場合は、本人に対してあらかじめ利用目的を明示しなければならない。ただし、以下の各号に該当する場合はこの限りでない。
①

人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合②

利用目的を明示することにより人の生命、身体、又は財産その他の権利利益を害するおそれがある場合③

利用目的を明示することにより当法人の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
- 3 -

④

国又は地方公共団体の法令に定める事務の遂行に対して協力する必要がある場合であって、利用目的を明示することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき⑤

取得の状況に照らし、利用目的が明らかであると認められる場合（書面以外の方法により個人情報を収集する場合の措置）
第 12 条

前条に規定する書面による取得以外の方法により個人情報を取得した場合には、あらかじめ利用目的を公表している場合を除き、その利用目的を通知又は公表しなければならない。ただし、以下の各号に該当する場合はこの限りでない。
①

利用目的を明示することにより人の生命、身体又は財産その他の権利利益を害するおそれがある場合②

利用目的を明示することにより当法人の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合③

国又は地方公共団体の法令に定める事務の遂行に対して協力する必要がある場
合であって、利用目的を明示することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき④

取得の状況に照らし、利用目的が明らかであると認められる場合（不適正な利用の禁止）
第 13 条

個人情報は、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により利用してはならないものとする。

第4章個人情報の利用（目的外利用の禁止）
第 14 条

個人情報は、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて取 り扱ってはならない。ただし、以下の各号に該当する場合はこの限りでない。
①

法令に基づく場合②

人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき③

公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき④

国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

2

個人情報の取扱いにあたって、利用目的の範囲内か否かが不明な場合は、その都度、個人情報保護管理者に判断を求めなければならない。

- 4 -（目的外利用の場合の措置）
第 15 条利用目的の範囲を超えて個人情報の利用を行う場合におい ては、個人情報保護管理者の承認を受けたうえ、あらかじめ本人の同意を得なければな らない。

第5章

個人データの管理（個人データの正確性の確保）
第 16 条

個人データは、利用目的の達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の内容に保つよう努めなければならない。
2

利用する必要がなくなった個人データは、遅滞なく消去するよう努めなければならな い。

（安全管理措置）第 17 条当法人は、取り扱う個人データの漏洩、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずるものとする。
（組織的安全管理措置）
第 18 条当法人は、組織的安全管理措置として以下の措置を講じる。

①

安全管理措置を講じるための組織体制の整備②

個人データの取扱いに係る規律に従った運用③

個人データの取扱状況を確認する手段の整備④

漏えい等の事案に対応する体制の整備⑤

取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し（人的安全管理措置）
第 19 条①

当法人は、人的安全管理措置として以下の措置を講じる。
従業者の教育（物理的安全管理措置）
第 20 条当法人は、物理的安全管理措置として以下の措置を講じる。

①

個人データを取扱う区域の管理②

機器及び電子媒体等の盗難等の防止③

電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止④

個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄（技術的安全管理措置）
第 21 条当法人は、技術的安全管理措置として以下の措置を講じる。

①

アクセス制御②

アクセス者の識別と認証③

外部からの不正アクセス等の防止
- 5 -

④

情報システムの使用に伴う漏えい等の防止（従業者の監督）
第 22 条個人情報保護管理者は、従業者に個人データを取り扱わせるにあたっては、当該個人データの安全管理が図られるよう、当該従業者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
2

情報管理責任者は、自らの事業所に属する従業者に個人データを取り扱わせるにあたっては、当該個人データの安全管理が図られるよう、当該従業者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。

第6章

個人データの提供（第三者提供）第 23 条

個人データを第三者に提供する場合には、あらかじめ情報管理責任者を通じて個人情報保護管理者に届け出て、その承認を得なければ ならない。ただし、 次項第 4号に該当する場合であって、緊急を要する場合はこの限りではない。
2

前項の承認は、以下の各号に該当する場合を除き、行ってはならない。
①

本人の同意を得ている場合②

個人情報保護法第 23 条第 2 項に定めるオプトアウトを行っている場合（要配慮個人情報を含む個人データを提供する場合を除く。）③

法令に基づく場合④

人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき⑤

公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のためにとくに必要がある 場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき⑥

国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

3

次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
①

当法人が 利用目的 の達成に必要 な範囲内 において個人 データの 取扱いの全部 又は一部を委託することに伴って当該個人データが提供される場合②

合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合③

特定の者 との間で 共同して利用 される個 人データが当 該特定の 者に提供され る場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同し て利用する者の範囲、利用する者の利用目的並びに当該個人データの管理について責任 を有する者の 氏名又 は名 称及び住所 並び に 法人 にあっては その代 表者 の氏名につ いて、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。
- 6 -

4

前項第 3 号に規定する個人データの管理について責任を有する者の氏名、名称若しくは住所又は法人にあってはその代表者の氏名に変更があったときは遅滞なく、同号に規定 す る利 用 す る 者 の利 用 目 的又 は 当 該 責 任を 有 す る者 を 変 更 し よう と す ると き は あらかじめ、その旨について、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くものとする。
（第三者提供に係る記録の作成等）

第 24 条

個人データを第三者（国の機関その他の個人情報保護法第 2 条第 5 項各号に掲げる者を除く。）に提供したときは、個人情報保護管理者は、原則としてその都度速やかに、以下の各号に掲げる事項に関する記録を作成しなければならない。ただし、当該個人データの提供が前条第 2 項第 3 号ないし第 6 号のいずれかに該当する場合は、この限りではない。

2①

当該個人データを提供した年月日②

当該第三者の氏名又は名称③

その他個人情報保護委員会規則第 13 条に定める事項

情報管理責任者は、前項各号に掲げ る事項について、原則として個人データの提供を行った都度速やかに、個人情報保護管理者に報告しなければならない。

（第三者提供を受ける際の確認等）
第 25 条第三者から個人データの提供を受けるに際しては、情報管理責任者は、以下の各号に掲げる事項の確認を行わなければならない。ただし、当該個人データの提供が第 23条第 2 項第 3 号ないし第 6 号のいずれかに該当する場合は、この限りではない。
①

当該第三者の氏名又は名称及び住所、並びに法人にあっては、その代表者（法人でない団体で代表者又は管理人に定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人）の氏名②
2

当該第三者による当該個人データの取得の経緯

情報管理責任者は、前項各号に掲げる事項について、原則として個人データの提供を受けた都度速やかに、個人情報保護管理者に報告しなければならない。

3

第 1 項の確認を行った場合には、個人情報保護管理者は、原則としてその 都度速やかに、以下の各号に掲げる事項に関する記録を作成しなければならない。

4①

当該個人データの提供を受けた年月日②

その他個人情報保護委員会規則第 17 条に定める事項

前項に定める記録は、当該記録に係る個人データの提供を受けた日から、原則として 3年間保存しなければならない。

（個人データの委託）
第 26 条

情報管理責任者は、あらかじめ個人情報保護管理者の承認を得て、利用目的の達成に必要な範 囲内 に おいて個人デー タの取 扱いの全部又は 一部を 委託することが できる。
2

情報管理責任者は、前項に基づき個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合- 7 -は、その取扱いを委託した個人データの安全管理が図られるよう、委託先に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
（個人データの共同利用）
第 27 条

個人データを特定の者との間で共同利用する場合、情報管理責任者は、以下の各号に定める事項を個人情報保護管理者に届け出て、その承認を得なければならない。

2①

共同して利用する個人データの項目②

共同して利用する者の範囲③

利用する者の利用目的④

当該個人データの管理について責任を有する者の氏 名又は名称

個人データの共同利用は、個人情報保護管理者の承認を経て、情報管理責任者が次条に定める共同利用に必要な措置を講じた後でなければならない。

（共同利用に必要な措置）
第 28 条特定の者とその間で共同して利用される個人データが当該特定の者に提供される場合にあっては、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同で利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態においておかなければならない。

第7章

個人データの漏えい等の報告等（漏えい等事案に対する措置）
第 29 条当法人は、個人データの漏えい等又はそのおそれのある事案（以下「漏えい等事案」という。）が発覚した場合は、漏えい等事案の内容に応じて、次に掲げる事項について必要な措置を講じる。
①

理事長その他の責任者への報告及び被害の拡大防止②

事実関係の調査及び原因の究明③

前号で把握した事実関係による影響範囲の特定④

第 2 号の結果を踏まえた再発防止策の検討及び実施（漏えい等事案の報告及び本人への通知）
第 30 条当法人は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失、毀損その他の個人データの安全の確保に係る事態であって個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして、次に掲げる漏えい等事案が生じたときは、法令の規定に従い、当該事態が生じた旨その他の事項を個人情報保護委員会に報告する。
①

要配慮個人情報が含まれる個人データ（高度な暗号化その他の個人の権利利益を保護するために必要な措置を講じたものを除く。）の漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態
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②

不 正に 利 用 さ れ る こ と に より 財 産 的 被 害 が 生 じ るお そ れ が あ る 個 人 デ ータ の 漏
えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態③

不正の目的をもって行われたおそれがある個人データの漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態④

個人データに係る本人の数が 1,000 人を超える漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態

2

当法人は、前項に規定する漏えい等事案が生じたときは、法令の規定に従い、当該事態が生じた旨その他の事項を本人に通知する。ただし、本人への通知が困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。

第8章

保有個人データに関する開示請求等への対応（保有個人データに関する事項の公表等）
第 31 条当法人は、保有個人データに関し、次に掲 げる事項について、本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。）に置くものとする。
①

当法人の名称及び住所並びに代表者の氏名②

全ての保有個人データの利用目的（第 12 条第 4 項第 1 号から第 3 号までに該当する場合を除く。）③

次項の規定による求め又は次条第 1 項（同条第 5 項において準用する場合を含む。）、第 30 条第 1 項若しくは第 31 条第 1 項、第 3 項若しくは第 5 項の規定による請求に応じる手続（第 32 条の 2 第 2 項の規定により手数料の額を定めたときは、その手数料の額を含む。）④

保有個人データの安全管理のために講じた措置（本人の知り得る状態に置くことにより当該保有個人データの安全管理に支障を及ぼすおそれがあるものを除く。）⑤
2

保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
①

前 項の 規 定 によ り 当該 本 人が 識 別 され る 保有 個 人デ ー タ の利 用 目的 が 明ら か な場合②
3

第 12 条第 4 項第 1 号から第 3 号までに該当する場合

前項の規定に基づき求められた保有個人データの利用目的を通 知しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。

（開示）第 32 条当法人は、本人から当該本人が識別される個人情報に係る保有個人データについて開示を求められた場合は、本規程による手続き及び方法により、遅滞なく、当該情報の情報主体であることを厳格に確認した上で、当 該本人が開示を求めてきた範囲内で- 9 -これに応ずるものとする。
2 当法人は、次の事由に該当する場合には、当該開示請求の全部又は一部を不開示とすることができ、その場合には請求者に対してその旨及び理由を説明 することとする。
①

本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合②

当法人の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれ がある場合③

他の法令に違反することとなる場合（訂正等）
第 33 条当法人は、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でない ことを理由に当該本人から訂正、追加又は削除（ 以下「訂正等」という。）を求められた場合は必要な調査を行い、その結果に基づき遅滞なくこれに応ずることとする。
2

前項に係る訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたと きは、当該本人に対し、遅滞なくその旨を通知するものとする。

（利用停止等）
第 34 条当法人は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが、個 人情報保護法第 16 条の規定に違反して取得されているという理由、同法第 17 条の規定に違反して取り扱われたものであるという理由又は番号利用法第 19 条の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人データの利用の停止、消去又は第三者への提供の停止（ 以下、本条において「利用停止等」という。） を求められた場合であって、利用停止等に理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該個人情報の利用停止等を行わなければならない。但し、利 用停止等を行うことに多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、当該本人の権利利益を保護するため必要なこれ に代わるべき措置をとるときは、この限りではない。
2

前項の規定に基づき求められた利用停止等の全部又は一部を行ったとき 若しくは行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。

（請求窓口、手数料等）
第 35 条2

開示、訂正等及び利用停止等の請求窓口は、法人本部とする。

開示等の申出をする者が本人又は代理人であることの確認に当たっては、 十分かつ適切な確認手続とするよう留意する。

3

当法人は、開示を求められたときは、当該措置の実施に関し、手数料を徴収 することができる。その場合は、実費を勘案して合理的であると認められる範囲内において、手数料の額を定めるものとする。

第9章

その他

（懲戒）
- 10 -

第 36 条当法人は、本規程に違反した従業者に対して、就業規則に基づき懲戒処分を行う。

（損害賠償）
第 37 条従業者が本規程に違反し、当法人に損害を与えたときは、当法人の被った損害を賠償するものとする。
2

従業者は、前条の規定により懲戒されたことによって、損害賠償の責任を免れることはできない。

附則1．2005 年 8 月 24 日施行
2．2016 年 2 月 25 日改正
3．2023 年 10 月 26 日改正- 11 -