管理者向け

Sansan 運用ガイド

はじめにいつもSansanをご利用いただき、ありがとうございます。
この『管理者向け Sansan運用ガイド』は、Sansanの管理者の方に向けて、その役割や業務内容をまとめて紹介しております。
管理者業務を改めて知りたい場合や、新たに管理者を引き継いだ場合に、ぜひ本ガイドをお役立てください。

ご留意事項※ 本資料は、社内説明用途以外での利用をお控えください。
また、本資料の内容は 2024 年 9 月時点のものです。最新版は以下リンクより取得していただけます。

https://sin.sansan.com/wp-content/uploads/2020/08/sansan_admin_manual.pdf

Contents
1. Sansan の推進体制を知る

03

Sansan の価値・できることを知る
推進体制を確認する
ご自身の管理者としての役割を知る

2. 推進責任者の役割を知る

06

契約内容を確認する
利用状況の確認と効果検証をする
利用状況の良くない組織・個人に利用を促す
運用ガイドラインを見直す

3. システム管理者の役割を知る

16

アカウントを管理する（新しい従業員の入社時）アカウントを管理する（従業員の部署異動・退職時）
スキャナートラブルに対処する
セキュリティ管理をする

4. 困ったときの情報収集方法について知る
操作でわからないことを調べる / 問い合わせ

Sansan を最大限活用する
ユーザー同士で情報交換する

20

Section 1

Sansanの推進体制を知る
もしあなたが運用を任された場合、以下の３点を十分に理解することが大切です。

01 Sansan の価値・できることを知る
02

推進体制を確認する

03

ご自身の管理者としての役割を知る

03

Sansan の推進体制を知る

01 Sansanの価値・できることを知る
Sansan を最大限ご活用いただくには、何のために Sansan を使うのか目的を明確にし、社内で共通認識を持つことが重要です。Sansan で何ができるのかを知りたい場合は、セミナーやコンテンツをご用意しているので、ぜひご利用ください。

Sansan の利用目的が明確になったら、適切な推進体制を構築しましょう。

02 推進体制を確認する
まずは、推進体制が構築されているかの確認です。あなたが新しく管理者になった場合は、前任の方から引き継ぎましょう。もし、構築されていない場合は、以下の表を参考に、推進体制を構築してください。
すでに構築されている場合も、利用規模や目的の変化に合わせて、体制の見直しを検討しましょう。

Sansan の推進体制
意思決定者
・ プロジェクト方針の最終決定
・ 推進リーダーの巻き込み

各部推進リーダー・ ユーザーへの利用促進

推進責任者
・ プロジェクト全体の管理
・ 各種調整、報告・ 運用ルールの策定

システム管理者
・ ユーザ追加、更新
・ 機器管理03 ご自身の管理者としての役割を知る
上記の推進体制図において、管理者の役割は「推進責任者」と「システム管理者」の大きく二つに分かれます。ご自身がどちらの役割かを確認しましょう。
なお、担当する方の普段の役回りや、Sansan を利用するユーザー数によって、「 推進責任者」と「システム管理者」それぞれに別の人が担当する場合もあれば、兼任して 1 人で担当する場合もあります。

04

管理者業務の全体像管理者として、以下の業務を実施できているか確認しましょう。

契約管理
1. 契約内容の確認 P.7

推進責任者利用促進
2. 利用状況の確認と効果検証 P.8

推進責任者

3. 利用状況の良くない組織・個人への利用促進 P.11

推進責任者

運用ガイドラインの管理
4. 運用ガイドラインの見直し P.14
5. セキュリティ管理 P.19

推進責任者
システム管理者

アカウントの管理
6. 新しい従業員の入社時 P.17

システム管理者

7. 従業員の部署異動・退職時 P.18

システム管理者

スキャナーの管理
8. スキャナー設置場所の見直し P.12

推進責任者

9. スキャナートラブル への対処 P.19

システム管理者

次ページ以降では、役割ごとの業務内容をご紹介します。
「 システム管理者」は P.16 〜をご覧ください。
「推進責任者」は P.6 〜、05

Section 2推進責任者の役割を知る
推進責任者は、組織が Sansan の利用目的を果たせるよう、ユーザーの利用状況を見ながら利用促進をしていく役割です。

01

契約内容を確認する P.702

利用状況の確認と効果検証する P.803

利用状況の良くない組織・個人に利用を促す P.1104 運用ガイドラインを見直す P.1406

推進責任者の役割を知る

01 契約内容を確認する
推進責任者は、契約枚数や利用可能 ID 数、契約期間を正しく把握した上で、利用促進を行っていくことが重要です。
「 Sansan 契約情報確認サービス」から、契約情報を確認しましょう。

Sansan 契約情報確認サービスとは、Sansan をご利用中の皆様がオンラインでご契約内容を確認、一部変更できるサービスです。

Sansan 契約情報確認サービス（ホーム画面）

Sansan契約情報確認サービスでできること
・ 契約内容の詳細が契約期間ごとに確認
・ Sansan への問い合わせは不要で、請求先の住所や部署名を直接編集※ 貴社のサービス利用有無については、サポートセンターよりお問い合わせください。

https://jp-help.sansan.com/hc/ja/requests/new07

推進責任者の役割を知る

02 利用状況の確認と効果検証する
貴社データベースを最新に保ち活用いただくために、利用状況の確認を行いましょう。
隔週に 1 回、以下 3 つの指標を確認することが大切です。

利用状況を確認すべき 3 つの指標

名刺取込利用率
日ごろ名刺交換をする人が、必ず名刺を取り込んでいるかを確認しましょう。週次や月次のパーセンテージを参考にしてみてくだ
さい。

スマホアプリ利用率
Sansan のスマホアプリを利用できるユーザーが、ログインして利用できているかを確認しましょう。
※ 週次、月次ともに利用率 0 ％のユーザーがいる場合は要注意です。
その方に声かけをして利用を促しましょう。

スキャナー稼働率
スキャナーを複数台使用している場合や複数拠点に設置している場合も、一台ずつの稼働率を確認しましょう。

早速、利用状況を確認しましょう。
次のページで、「 ユーザー利用実績」の確認方法をご紹介します。

08

推進責任者の役割を知る

POINT「ユーザー利用実績」の確認方法❶ アイコン❷「管理者設定」❸「利用実績の確認」
をクリック❶ 画面右上のメニューから、❷「管理者設定」→ ❸「利用実績の確認」
をクリックします。

❹「ダウンロード」
をクリック

ユーザー・スキャナーの利用実績より、確認したい起算日のユーザー利用実績(CSV）を❹「ダウンロード」

09推進責任者の役割を知る

POINT「ユーザー利用実績」の確認で、まず注目すべき項目

最終名刺取り込み日

最終ログイン日

サービス全体「未取り込み」や「未ログイン」のユーザーがいる

スマホアプリ

名刺交換が多く発生する社員の利用率が0 %になっている

部署

ユーザ名

最終名刺取り込み日

最終ログイン日

名刺所有枚数

サービス全体

名刺共有

コンタクト

スマホアプリ代表麻生 達也

2020/4/8

2020/4/10

326

60%

20%

5%

30%

管理部

鈴木 一郎

2020/1/20

2020/4/13

373

40%

10%

0%

40%

営業部

所 美智子

2020/4/12

2020/4/13

330

40%

0%

0%

0%

営業部

佐藤 次郎

未取り込み

2020/2/26

10%

0%

0%

0%

営業部

満島 祐樹

2020/4/12

2020/2/26

79

20%

0%

0%

10%

営業部

山田 賢治

2020/4/8

2020/4/15

443

100%

0%

10%80%

技術部

伊藤 奈々

未取り込み

未ログイン

10%

0%0%0%

技術部

田中 太郎

2020/2/28

2020/4/9

43

10%0%0%

5%

技術部

山崎 武

2019/9/25

2019/3/28

190%

0%

0%0%

技術部

北野 進

2019/9/25

2019/3/26

190%

0%

0%

0%

技術部

佐藤 大

2018/9/28

2018/11/24

55

0%

0%

0%

0%

利用実績確認表のイメージ ※週次 20 %＝週 1 回利用 / 月次 5 % = 月 1 回利用

名刺共有

コンタクト

名刺共有やコンタクト機能などの名刺検索以外の機能の利用率が 0% になっている

10

推進責任者の役割を知る

03 利用状況の良くない組織・個人に利用を促す
以下 4 項目いずれかの月次・週次利用率が 0 ％となっているユーザーに対しては、定期的に声かけをして利用を促しましょう。

利用状況を確認する上で重要な 4 つの項目

名刺交換をしているはずのユーザーの「名刺取込利用率」

スマホアプリの利用を許可しているユーザーの「スマホアプリ利用率」

人脈を活用して営業活動を戦略的に行うべき営業の「名刺共有率」

取引先訪問前の情報収集などを行う従業員の「企業情報閲覧利用率」

上記のいずれかの項目が 0 %（月次・週次の利用率）の場合は定期的に利用促進を図りましょう。

11

推進責任者の役割を知る

POINT

利用状況に応じて、まず行いたい利用促進方法 1/2「名刺取込利用率」が低い場合

名刺登録の環境を確認し、習慣づけを徹底する
・ 継続的に取り込まれていないユーザーあるいは部署にスキャナーが設置されているか確認する
・ スキャンあるいはスマホアプリでの登録方法を最周知する・ VPNなどの環境が、ログインまでの手続きを煩雑にしていないか確認する

名刺登録を習慣づけるコツ
スキャナーとタブレット PC は常に電源 ON
まれに、使わない時は電源をオフにする企業がいますが、とたんに名刺が取り込まれなくなります。
セキュリティソフト等の自動アップデートも行っていますので、電源常時オンは徹底しましょう。
※一定時間利用しない場合は、自動でスクリーンセーバーを表示します※夜間（0:00~5:00）は、Sansanスキャナのモニター電源が自動でOFFになります

スキャナー設置場所の見直し
名刺取込を習慣化させるためには、スキャナーの設置場所が重要なポイントです。定期的に見直しを検討してみましょう。スキャナーのベストな設置場所としては、「 コピー機の横」または「部屋の出入り口」のようなオフィスの中央やコピー機の横などアクセスしやすい場所にスキャナーを設置することで、名刺スキャンを習慣化することができます。

標語やルールを掲示しよう
スキャン促進に効果的なのが標語の掲示です。フロアの出入り口に、注意喚起の貼り紙をしましょう。スキャナーの横には、スキャンルールを掲示して、迷ってスキャンをやめてしまうユーザーを阻止しましょう。

スキャンした名刺は回収ボックスへ各自が名刺入れや引き出しに名刺をしまい込む習慣が、スキャンをしない悪循環を生みます。
名刺回収ボックスをスキャナー横に置き、スキャン後すぐにボックスに入れるルールを徹底しましょう。回収ボックスに入れることで、個人情報漏洩や紛失を防ぐことができ、一石二鳥です。

12

推進責任者の役割を知る

POINT

利用状況に応じて、まず行いたい利用促進方法 2/2「スマホアプリ利用率」が低い場合

スマホアプリのインストールを確認し、フォローする・ アプリのインストールができているか確認
・ ユーザーがログイン方法を理解しているか確認
・ VPNなどの環境が、ログインまでの手続きを煩雑にしていないか確認「名刺共有率」が低い場合名刺共有が生む、組織へのメリットを共有する
・ マネジメント・リーダー層へ、Sansanの導入目的・ビジョンを共有する
・ Sansanのサービス機能への理解を深める（詳細はP.19「操作・活用方法について知る」へ）「企業情報閲覧利用率」が低い場合

会社マスタ（会社詳細）の活用方法・利用メリットを共有する
・ 活用方法はこちらをご覧ください

https://sin.sansan.com/function/companyinformation/

改善されない場合は、貴社 Sansan 担当にご相談ください。
ユーザーに活用していただけるよう、ご提案いたします。

13

推進責任者の役割を知る

04 運用ガイドラインの見直し
自社の利用状況・目的の変化や、Sansan アップデートによる機能や仕様の変更を踏まえ、日々運用ガイドラインの内容を見直していくことが必要です。
※ また、導入時に決めておくべき項目や、利用開始後に必要に応じて決めていく項目を階層別にまとめたサンプルもご用意しております。ご希望の方は、貴社Sansan担当までご連絡ください。
※ 運用ガイドラインのサンプルはこちら▼

https://sin.sansan.com/wp-content/uploads/2022/09/operation_guideline_sample.pptx

運用ガイドラインとはSansan を利用する上での社内ルールです。定めることで、管理者側もユーザー側もどのように管理・利用すればよいのか理解できるので、スムーズに運用することができます。

14

推進責任者の役割を知る

POINT

運用方法を見直すため、最新情報を集めましょう
ユーザーの利便性やセキュリティ向上のため、日々 Sansan は機能をアップデートし続けています。
管理者はそのアップデート情報を随時把握して、自社の運用方法を見直していくことが大切です。
アップデート情報は以下の方法で確認することができます。

Sansan Innovation Naviのアップデート情報を見る
毎月 Sansan のアップデート情報をお知らせしています。

https://sin.sansan.com/update/

アップデートメールを受け取る
Sansan の［設定］>［メール通知］画面で、［利用アシストメールを受け取る］の「配信する」にチェックが入っていることを確認しましょう。
設定方法はこちら

https://jp-help.sansan.com/hc/ja/articles/206508447

Sansan User Forumへアクセス
Sansan User Forum では、他ユーザーの運用方法を知り、意見交換することができます。

https://sin.sansan.com/suf/

15

Section 3システム管理者の役割を知る
システム管理者は、Sansan の利用環境を定期的にメンテナンスする役割です。

01

アカウントの管理（新しい従業員の入社時） P.17

02 アカウントの管理（従業員の部署異動・退職時） P.18
03 スキャナートラブルに対処 P.19
04 運用ガイドラインに沿ったセキュリティ管理 P.17

16

システム管理者の役割を知る

01 アカウントを管理する（新しい従業員の入社時）Sansan の契約内容に応じて、以下の実施をご検討ください。

ユーザーを追加する
新しい従業員が入社したら、ユーザー追加を行いましょう。
ユーザー追加を行うことではじめて、各ユーザーはSansanを利用できるようになります。
※ 追加方法は次項をご覧ください。

❶ アイコン❸「ユーザ追加・変更」
をクリック❷「管理者設定」❹「ユーザ追加」をクリック

部署ごとに表示を絞り込むことが可能

部署の階層・並び順を変更するには、❶ 画面右上のメニューから❷「管理者設定」→ ❸「ユーザ追加・変更」をクリックし、❹「ユーザ追加」をクリックすると入力フォームが開き、1 IDずつ必要な項目を入力し登録することができます。

入力フォームが表示されます

ユーザ ID の設定方法

サブメールアドレスの設定

利用開始日とは各ユーザのメールアドレスの @ 前を設定されるケースが多いです。また、ユーザ IDは登録後に変更することができません。

必須項目ではありません。例えば実際のユーザは役員で、秘書の方がアカウント管理をされる場合等はご利用下さい。

指定した日から名刺のスキャンが行えるようになります。アカウント情報のメールもこの日程に合わせてユーザに送信されます。デフォルトは当日の設定です。

17

システム管理者の役割を知る

社有スマホへ Sansan アプリを事前にインストール
入社準備の中に、「Sansanスマホアプリのインストール」をする工程を忘れずに入れましょう。

Sansanアプリのダウンロード方法
Sansan のアプリをダウンロードすれば、Sansan

いつでもどこでも名刺情報を確認したり、名刺を取込んだりすることが可能です。

App StoreまたはGoogle Playを開く「Sansan」と検索しSansanアプリを選択

インストール「入手」または「インストール」をタップ

新しい従業員に Sansan の使い方を説明
入社研修の中に、「Sansanの操作方法を説明する」時間を忘れずに入れましょう。

説明会キットとは説明会キットを使用することで、手軽に15分程度で説明を行うことができます。
※ 詳細はこちら

https://sin.sansan.com/best_practice/sansan_briefing_kit/

02 アカウントを管理する（従業員の部署異動・退職時）

従業員の異動・退職時には、以下ページを参考に、アカウント管理フローを整理してください。

退職者発生時のアカウント整理術
Sansan利用ユーザーが退職する前に、管理者と退職予定者が行う引継ぎの手順をご紹介します。
https://sin.sansan.com/best_practice/retiree-management/

自社の部署異動シーズンのよくある質問
部署異動シーズンに必要となるSansanのユーザー設定を、Q＆A形式でご紹介します。

https://jp-help.sansan.com/hc/ja/articles/217903828

18

システム管理者の役割を知る

03 スキャナートラブルに対処する
スキャナーはセキュリティソフト等の自動アップデートを行っていますので、電源常時オンを徹底してください。電源がオフだと自動アップデートできず、スキャナーの故障につながります。不具合や故障を見つけた時は、すぐに Sansan サポートセンターへご相談ください。以下「お問合せフォーム」からご連絡いただけます。

Sansan サポートセンター（お問い合わせフォーム）

https://jp-help.sansan.com/hc/ja/requests/new

04 セキュリティ管理をする推進責任者の作成した運用ガイドラインに沿って、セキュリティ設定を実施しましょう。
特に問い合わせの多いセキュリティ設定については以下にまとまっています。
参考にしてみてください。
https://sin.sansan.com/best_practice/mobile-security/

その他、名刺データをダウンロードしたい場合の手続き等、貴社で策定された運用ガイドラインに沿って Sansan の設定を行いましょう。

19

Section 4

困ったときの情報収集方法について知る
01

操作でわからない事を調べる・問い合わせる P.21

02 Sansan を最大限活用する P.22
03 ユーザー同士で情報交換する P.22

20

困ったときの情報収集方法について知る

01 操作でわからない事を調べる・問い合わせる
操作方法で分からないことは、「 Sansan サポートセンター」を確認しましょう。
❶「？」をクリック

Sansan 画面

Sansan画面で右上の❶「クエスチョンマーク」をクリックし、❷表示されたいずれかのリンクをクリックするとサポートセンターへアクセスする事ができます。
❷いずれかをクリック❸「Sansanサポートセンター」をクリックしてホーム画面へサポートセンターでは操作方法につい て 検 索 し 確 認 す る 事 が で き ます。
ホームへは画面左上の❸「 Sansan サポートセンター」をクリック。
ホーム画面には、よくある質問をはじめ一般ユーザー・管理者向けの機能別AIチャット（β版）でも問い合わせが可能

ガイドなど、操作方法についての記事がカテゴリー別にまとめられています。

Sansan サポートセンター（ホーム画面）

ヘルプサイトを見ても解決できない
場合や、より具体的なご質問がある場
合には、「 お問い合わせフォーム」にてお問い合わせください。

❹「お問い合わせ」をクリック❹「お問い合わせ」をクリックし、入力フォームへアクセスする事ができます。必要項目を入力し、内容を具体的に表記していただき、送信ボタンクリッ
クでお問い合わせ完了です。

21

困ったときの情報収集方法について知る

02 Sansanを最大限活用する
Sansan Innovation Navi では、成果につながる活用メソッドや資料、セミナー情報をご案内しております。ぜひここから、成功へのヒントを見つけてみましょう。

サポートセンターのトップもしくは、Webで「 Sansan 活用」と検索していただくとアクセスが可能です。

https://sin.sansan.com/最新セミナーのご案内
Sansan Innovation Navi（トップ画面）

機能の操作方法から運用方法まで、一貫した内容を学んでいただくことができ、すべてのSansanユーザーの皆さまがご参加いただけます。

https://sin.sansan.com/seminar

03 ユーザー同士で情報交換する
Sansan User Forumはお悩みや疑問を他のユーザーへ相談し、リアルな情報交換ができる、Sansanユーザー限定のオンラインコミュニティーです。

ユーザー同士での気軽な情報交換、イベントやセミナー動画などといった限定コンテンツの閲覧が可能です。

https://suf.sansan.com/view/signup/
email/5gXMWYocys

Sansan User Forum（トップ画面）

22名刺管理から、収 益を最 大化する