教職員メールシステムの移行について説明していきます。

0メール送受信切り替え・データのコピー

これが、この動画でお話しする内容となります。
はじめに、メールシステムの移行概要について説明した後、皆様にやっていただくこのについて説明します。

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©Niigata University

それでは、メールシステム移行の概要について、説明します。

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目的©Niigata University |はじめにメールシステムを移行することの目的ですが、現在使用されているメールシステムは設計も古く、利便性の改善や、セキュリティ対策が難しく、これを行わないと、最悪メールを送ることができなくなってしまうことが、懸念されるため、メールシステムの移行を行います。
移行によってご迷惑をおかけしますが、ご協力をお願い致します。

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移行内容

©Niigata University |次に、何をどう移行するのかについてですが、部局メールと呼ばれている、教職員メールの送受信を行うシステムを、DEEPMail と呼ばれるものから、Exchange Online へと変更します。
Exchange Online とは、本学で包括契約しているマイクロソフト365のサービスの一つです。
本学で使われているメールシステムとして、主に学生や、授業を担当する教員が使用する学務情報システムアカウント(のメールシステムがありますが、こちらに変更はありません。

4変わらないこと•••••©Niigata University |続いて、この移行によって、変わることと、変わらないことをお話しします。
はじめに、変わらないことですが、メールアドレスは今と同じものが使えます。
現在有効なメールアドレスは、廃止の申し出があったもの以外は、すべて新システムに引き継ぎます。
Outlook と Thunderbird は、移行後の Exchange Online のほぼすべての機能が使えます。

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変わること•••••©Niigata University |続いて、変わることですが、良いことばかりではなく、ウェブメール、つまり、Google Chrome 等のウェブブラウザを使ってメールを使っていた方は、インターフェイスが変わってしまいます。
また、Exchange Online に対応していないメールソフトは使えなくなります。

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変わること©Niigata University |変わることの2つめです。
これまで、メールを利用する場合は、各部局のメールサーバの管理者の方に、メールアカウントの発行をしてもらっていたと思いますが、移行後は、本学が発行するMicrosoft365を使用するための職場または学校アカウントが必要になります。
この名称は少し⾧いので、MS365アカウント と呼ぶことにします。

7•••••©Niigata University |よく使われるマイクロソフトアカウントは大きく分けて、MS365アカウントと個人用MSアカウント の２種があります。
MS365 アカ ウ ント( 職場 または 学校 アカ ウ ント ) とい う のは 、本学の よ うに
Microsoft365 のサービスを包括契約している学校や企業が、その構成員に対して発行するアカウントするものです。
ユーザ名のアットマークの右側が niigata-u.ac.jp のものが、本学が提供するMS365アカウントです。
アットとniigata-uの間に、adm や med 等のような部局のサブドメインがつきません。
これは、以前は、niigatau.onmicrosoft.com という名前でした。
個人用マイクロソフトアカウントは、個人でマイクロソフトのサービスやソフトを使用するために、マイクロソフトが発行するアカウントです。
これは、本学のメールシステムでは使用することはできません。
こちらのユーザ名は、個人用のメールアドレスそのものです。
紛らわしいのですが、部局メールアドレスでも取得することができます。
アットマークと niigata-u の間に adm や med 等の部局を表す部分があるかない

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かで見分けることができます。
この2種類のアカウントは一つのコンピュータ内で共存することができますので、片方を消してしまうと言った必要はありません。

8変わること••©Niigata University |変わることの3つめです。
MS365アカウントは、人にのみ発行可能で、役職等に発行できないという制限があります。
これは、本学が決めたことではなく、マイクロソフト365サービスの制限になります。
では、これまで使っていた役職用のメールアドレスや、係共通のメールアドレス、メーリングリスト等はどうするかというと、次の2つの方法のいずれかを使って実現することになります。
ひとつは、共有メールボックスで、もうひとつは、配布リストと呼ばれるものです。
これについて、つぎに詳しく説明します。

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個人用メールボックス••••©Niigata University |2つの説明の前に、個人用メールの送受信について説明します。
MS365アカウントを取得すると、個人用メールボックスがひとつ使えるようになります。
ここに個人宛の全てのメールが届くことになます。
DEEPMail と同じように、複数のフォルダを作成してメールを整理することもできます。
このメールボックスを使えるのはアカウントの利用者ひとりだけです。
ただ、このメールボックス宛に届くメールアドレスを複数設定することができます。
この図の例では、この aaa で始まるメールアドレスとbbb で始まるメールアドレスの2つを受信できるように設定できます。
ですので、異動などで個人用のメールアドレスが2つあるといったかたも、一つのアカウントで対応できることになります。

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共有メールボックス

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©Niigata University |次に、共有メールボックスですが、個人用と同様、メールを受け取るメールボックスがひとつ作成されます。
このメールボックスが受信可能なメールアドレスは送受信に使うことができます。
個人用と異なるのは、複数の利用者、もちろん一人でもかまいませんが、この一つのメールボックスを共有します。
注意しなくてはいけないのは、あくまでメールボックスはひとつで、複数人に配布されるわけではありませんので、誰かがこの共有メールボックス内のメールを削除したら、他の利用者の方からも削除されます。
この用途としては、例えば、共有PCに係共通のメールアドレスを設定して、誰かがその前に座って操作していた場合や、役職用のメールアドレスで、異動した場合は、それまで受信したメールを引き継ぐ必要がある場合等があげられます。

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配布リスト（メーリングリスト）•••©Niigata University |最後に配布リストですが、こちらば、メーリングリストと呼ばれているものとほぼ同じです。
配布メールアドレスと、配布先のメールアドレスリストを登録しておくと、配布メールアドレスに来たメールのコピーが、すべて配布先のメールアドレスリストに登録された宛先に送られるというものです。
配布リストにはメールボックスは割り当てられませんので、メールが転送された後はどこにも保存されません。
配布先はMS365アカウントではなく、メールアドレスを登録することになり、学外のアドレスも登録することができます。

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©Niigata University

ここまでが、移行概要となります。
続いて、皆様にやっていただきたいことについて、お話しします。

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スケジュール・©Niigata University |まず、MS365アカウントを取得していただく必要があります。
次に、5月１日に、メールアドレス利用者のMS365アカウント調査 というメールを全てのメールアドレス宛てに送信しましたが、この調査にご協力いただき、メールアドレスの利用者のMS365アカウントを登録してもらう必要があります。
6月2日の日曜日に、メールシステムを切り替えますので、その日を目処に皆様のメールアプリの設定変更をしていただきます。
その後、今年中を目処に、旧メールサーバから新メールサーバにデータコピーする作業を各自で行っていただきます。
次に、ここにあげた項目それぞれについて、もう少し詳しく説明します。

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アカウントの取得••©Niigata University |はじめに、MS365アカウントの取得についてですが、職員番号をおちの方は、ここにかかれているペーシを参考に、アカウントの申請を行い、アカウントを取得してください。
ただし、このページも申請サイトも、学内からのみアクセス可能となっています。
学外からアクセスする場合は、VPN を使ってアクセスする必要があります。
これ以外の場合は、申し訳ありませんが、現在調整中です。
発行方法が決まり次第ご報告します。

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•©Niigata University |次に、メールアドレス利用者のMS365アカウント調査についてです。
5月1日に、部局メールシステムで有効なアドレス約6000件にメールを送信しました。
この目的は、メールアドレスとその利用者のMS365アカウントの対応付けを行うことです。
この紐付けがただしくないと、別の人のところにメールが届いたり、そもそもメールそのものが届かないといったことになりますので、必ずメールをご確認いただき、対応をお願いします。

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©Niigata University |事例毎にもう少し詳しく説明します。
はじめに、個人用メールアドレスの場合についてですが、予めこちらでメールアドレスの調査を行い、対応するMS365アカウントが予想できた場合とできない場合それぞれ、異なったメールが送られています。
最初に、MS365アカウントが予想できた場合、このような文面を含むメールが送られています。
これは私の例ですが、このメールアドレスの利用者として、このMS365アカウントが登録されていますとあります。
これが正しい場合は、この文面にあるとおり、このリンクをクリックしていただければ、作業完了となります。
正しくない場合は、メール内の【MS365アカウントの追加登録・変更手順】に従って、一時パスワードを発行し、システムにログインして、MS365アカウント登録しなおしてください。

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•©Niigata University |次に、メールアドレスに対応するMS365アカウントが見つからなかった場合は、このような文面のメールが届きます。
この場合、まず MS365アカウントを持っていない場合は、取得する必要があります。
その後、メールの【MS365アカウントの追加登録・変更手順】に従って、MS365アカウントを登録します。

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©Niigata University |続いて、役職用や係共有メールアドレス等の場合ですが、はじめに、共有メールボックス方式にするか、配布リスト方式にするか選択してください。
共有メールボックス方式にする場合は、メールの【MS365アカウントの追加登録・変更手順】に従って、複数のMS365アカウントを登録してください。
配布リスト方式にする場合は、メールアドレスと、配布先のメールアドレスのリストを私宛に送ってください。
形式は任意でかまいません。
注意してほしいのは、配布先はメールアドレスで、MS365アカウントではない点に注意してください。

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メール送受信切り替え・データのコピー©Niigata University |続きまして、メール送受信の設定変更と、データコピーについて説明します。
これは、どのようなメールソフトを使われているかで違ってきます。

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•©Niigata University |はじめに、Outlook もしくは Thunderbird を使われている方の大まかな手順を示します。
詳しいマニュアルは後ほど配布しますので、ここでは、大まかな手順のみ示します。
はじめに、メールソフトにMS365アカウントを追加します。
この作業は、MS365アカウントがあれば今から追加しておいてかまいませんが、MS365アカウントを使ってメールを送信すると、メールが届かない場合がありますので、メールソフトの操作に詳しくない方は、切り替え日以降にした方がいいとおもいます。
フィルタルール等を登録している場合は、手作業でMS365アカウント側に設定しなおします。
最後に、部局メールアカウント側のフォルダから、MS365アカウント側のフォルダへメールをコピーを行います。
これは、同じアカウント間メールのコピー操作と同様に行うことができますが、時間のかかる操作であり、ネットワークにも負担がかかります。急いでコピーする必要がない場合は、12月末までに時間をみつけて21順次コピーするようにしてください。
注意事項として、最新のOutlookでは、３の操作が行えませんので、切り替え前まではアップデートはしないでください。

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©Niigata University |次に、DEEPMail の Web インターフェイスのみを使われていた方、つまり、ウェブブラウザで DEEPMail にアクセスしてメールを読まれていた方についてです。
こちらでいろいろと検討しましたが、一番作業量が少なくミスも少ないと思われる方法は、Outlook をインストールして、Outlook を使ってメールをコピーする方法でした。
申し訳ありませんが、Outlook を使ってメールデータをコピーした後、Exchange Online のウェブインターフェイスを使用してください。

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©Niigata University |最後に、これ以外のソフトを使ってメールを読まれていた方についてですが、こちらは、個別対応とさせていただきます。
この後示します、移行情報のページに順次情報を掲載していきます。
ただ、Exchange Online の機能を十分に利用するため、Outlook に移行することを強くお勧めします。

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サポート・資料••©Niigata University |以上で、この動画でお伝えする内容は終わりです。
移行のマニュアルや関連情報は、教職員移行に関するプロジェクトページに掲載します。
問い合わせ先についてですが、メールでの依頼等はメールに返信する形でお問い合わせいただけると助かります。
メール移行全般に関しては、nucmail@sharedmail.niigata-u.ac.jp
また、6月3日の切り替え日から、メール移行専用ヘルプデスクを設置し、電話やメールによるお問い合わせを受け付けます。
皆様のご協力をお願い致します。

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