社 会 福 祉 法 人戸 田 わ か く さ会
特定個人情報取扱規程
第1章

総則（目的）
第1条

本規程は、社会福祉法人戸田わかくさ会（以下、「当法人」という）が個人番号及び特定個人情報（以下、「特定個人情報等」という。）の適正な取扱いを確保するために必要な事項を定めることを目的とする。
（定義）
第2条

本規程に掲げる用語の定義は、次に掲げるとおりとする。なお、本規程で使用する用語は、他に特段の定めのない限り行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下「番号利用法」という。）その他の関係法令の定めに従う。
①

個人情報…生存する個人に関する情報であって、次の各号のいずれかに該当す るものをいう。
ア．当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等 （文書、図画若しくは電磁的記録（電磁的方式（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。個人情報保護法第 2 条第 2 項第 2 号において同じ。）に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項（個人識別符号を除く。）をいう。以下同じ。）により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）
イ．個人識別符号が含まれるもの②

個人番号…番号利用法第 7 条第 1 項又は第 2 項の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう（番号利用法第 2 条第 6 項及び第 7 項、第 8 条
並びに第 48 条並びに附則第 3 条第 1 項から第 3 項まで及び第 5 項における個人番号。）。

③

特定個人情報…個人番号（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。番号利用法
第 7 条第 1 項及び第 2 項、第 8 条並びに第 48 条並びに附則第 3 条第 1 項から第 3項まで及び第 5 項を除く。）をその内容に含む個人情報をいう。

④

特定個人情報等…個人番号及び特定個人情報を併せたものをいう。

⑤

個人情報ファイル…個人情報を含む情報の集合物であって、特定の個人情報について電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成し たものとして個人情報保護法施行令で定めるものをいう。

⑥

特定個人情報ファイル…個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。
- 1 -

⑦

保有個人データ…個人情報取扱事業者（本条第 12 号）が、開示、内容の訂正若し
くは追加又は削除、利用の停止又は消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する特定個人情報であって、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして個人情報保護法施行令で定めるもの 以外のものをいう。

⑧

個人番号利用事務…行政機関、地方公共団体及び独立行政法人等その他の行政事務を処理する者が番号利用法第 9 条第 1 項又は第 2 項の規定によりその保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索し、及び管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する事務をいう。

⑨

個人番号関係事務…番号利用法第 9 条第 3 項の規定により個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。

⑩

個人番号利用事務実施者…個人番号利用事務を処理する者及び個人番号利用事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。

⑪

個人番号関係事務実施者…個人番号関係事務を処理する者及び個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。

⑫

個人情報取扱事業者…個人情報データベース等を事業の用に供している者 （国の機関、地方公共団体、独立行政法人等及び地方独立行政法人を除く。）をいう。

⑬

従業者…当法人の組織内にあって直接又は間接に当法人の指揮監督を受けて当法人の業務に従事している者をいい、雇用関係にある従業者のみならず、当法人との間の雇用関係にない者（理事、監事、評議員及び派遣社員等）を含む。

⑭

事務取扱担当者…当法人内において、個人番号を取り扱う事務に従事する者をいう。

⑮

事務取扱責任者…事務取扱部門の特定個人情報等の管理に関する責任を担う者をいう。

⑯

管理区域…特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域をいう。

⑰

取扱区域…特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域をいう。

（適用範囲）
第3条
2

本規程は、従業者に適用する。

本規程は、当法人が取り扱う特定個人情報等（その取扱いを委託されている特定個人情報等を含む。）を対象とする。

（個人番号を取扱う事務の範囲）
第 4 条 当法人が個人番号を取扱う事務の範囲は、以下のとおりとする。
①

従業者に係る個人番号関係事務
雇用保険届出事務
健康保険・厚生年金保険届出事務
労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務②

従業者以外の個人に係る個人番号関係事務- 2 -報酬・料金等の支払調書作成事務
配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務
国民年金第 3 号被保険者届出事務
不動産の使用料等の支払調書作成事務
不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務（特定個人情報等の範囲）
第 5 条 前条において当法人が個人番号を取り扱う事務において使用される個人番号及び個人番号と関連付けて管理される特定個人情報は以下のとおりとする。
①

従業者又は従業者以外の個人から、番号利用法 16 条に基づく本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人番号カード、通知カード、身元確認書類等）及びこれらの写し。

②

当法人が行政機関等に提出するために作成した届出書類 及びこれらの控え。

③

当法人が法定調書を作成するうえで従業者又は従業者以外の個人から受領する個人番号が記載された申告書等。

④
2

その他個人番号と関連づけて保存される情報。

第 1 項各号に該当するか否かが定かでない場合は、事務取扱責任者が判断する。

第2章

特定個人情報等保護方針（特定個人情報等保護方針）
第6条

当法人は、次の事項を含む個人情報及び特定個人情報等の保護に関する方針を定め、これを従業者に周知しなければならない。また、個人情報及び特定個人情報等の保護に関する方針は、一般に公示する措置を講じなければならない。
①

当法人の名称②

安全管理措置に関する事項③

番号利用法関連法令・ガイドラインの遵守④

質問及び苦情処理の窓口

第3章

組織体制

（特定個人情報管理責任者）
第7条

理事長は、特定個人情報管理責任者を兼務し、特定個人情報等の管理のための措置に関する業務を統括するものとする。
（事務取扱責任者の責務）
第8条

所属長は、事務取扱責任者を兼務し、特定個人情報等が本規程に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行うとともに、自らの- 3 -部門における特定個人情報等の安全管理に関する事項について権限と責務を有するものとする。
（事務取扱担当者の責務）
第9条

事務取扱担当者は、特定個人情報等を取扱う業務に従事する際、番号利用法及び個人情報保護法並びにその他の関連法令、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）（以下「ガイドライン事業者編」という。）、本規程及びその他の諸規程並びに事務取扱責任者の指示した事項に従い、特定個人情報 等の保護に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。

第4章

特定個人情報等の取得（特定個人情報等の適正な取得）
第 10 条当法人は、特定個人情報等の取得を適法かつ公正な手段によって行うものとする。

（特定個人情報等の利用目的）
第 11 条当法人が、従業者又は第三者から取得する特定個人情報等の利用目的は、第 4条に掲げた個人番号を取り扱う事務の範囲内とする。
（特定個人情報等の取得時の利用目的の通知等）
第 12 条当法人は、特定個人情報等を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を情報主体に通知し、又 は公表しなければならない。
2

事務所は、利用目的の変更を要する場合、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更して、本人への通知、公表又は明示を行うことにより、変更後の利用目的の範囲内で特定個人情報等を利用することができる。

（個人番号の提供の要求）
第 13 条当法人は、第 4 条に掲げる事務を処理するために必要がある場合に限り、本人 又は他の個人番号関係事務実施者若しくは個人番号利用事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができるものとする。
（個人番号の提供を求める時期）
第 14 条当法人は、第 4 条に定める事務を処理するために必要があるときに個人番号の提供を求めることとする。
2

前項にかかわらず、本人との法律関係等に基づき、個人番号関係事務の発生が予 測される場合には、契約を締結した時点等の当該事務の発生が予想できた時点で個人 番号の提供を求めることが可能であるものとする。

- 4 -（特定個人情報等の提供の求めの制限）
第 15 条当法人は、番号利用法第 19 条各号のいずれかに該当し特定個人情報等の提供を受けることができる場合を除き、特定個人情報等の提供を求めてはならない。なお、同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報等の移動は 、「提供」に該当しない。
（特定個人情報等の収集制限）
第 16 条

当法人は第 4 条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報等を収集しないものとする。
（本人確認）
第 17 条

当法人は番号利用法第 16 条に定める各方法により、従業員又は第三者の個人番号の確認及び当該人の身元確認を行うものとする。また、代理人については、同条に定める各方法により、当該代理人の身元確認、代理権の確認及び本人の個人番号の確認を行うものとする。

第5章

特定個人情報等の利用（個人番号の利用制限）
第 18 条2

当法人は、第 11 条に掲げる利用目的の範囲内でのみ利用するものとする。

当法人は、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合を除き、本人の同意があったとしても、利用目的を超えて特定個人情報 等を利用してはならないものとする。

（特定個人情報ファイルの作成の制限）
第 19 条

当法人が特定個人情報ファイルを作成する場合は、第 4 条に定める事務を実施するために必要な範囲に限り、これらの場合を除き特定個人情報ファイルを作成しないものとする。

第6章

特定個人情報等の保管（特定個人情報等の正確性の確保）
第 20 条事務取扱担当者は、特定個人情報等を、第 11 条に掲げる利用目的の範囲において、正確かつ最新の状態で管理するよう努めるものとする。
（保有個人データに関する事項の公表等）
第 21 条当法人は、個人情報保護法第 23 条に基づき、特定個人情報等に係る保有個人データに関する事項を本人の知り得る状態に置くものとする。

- 5 -（特定個人情報等の保管制限）
第 22 条当法人は、第 4 条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報等を保管してはならない。
2

当法人は、所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間は、個人番号関係事務を行うために必要があると認められるため、当該書類だけでなく、届出書類を作成するシステム内においても保管することができる。

第7章

特定個人情報等の提供（特定個人情報等の提供制限）
第 23 条当法人は、番号利用法第 19 条各号に掲げる場合を除き、本人の同意の有無に関わらず、特定個人情報等を第三者（法的な人格を超える特定個人情報等の移動を意味し、同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報等の移動は該当しないものとする。）に提供しないものとする。なお、本人の事前同意があっても特定個人情報 等の第三者提供ができないことに留意するものとする。

第8章

特定個人情報等の廃棄・削除（特定個人情報等の廃棄・削除）
第 24 条当法人は、第 4 条に規定する事務を処理する必要がある範囲内に限り特定個人情報等を収集又は保管し続けるものとする。なお、書類等について所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものについては、これらの書類等に記載された個人番号については、その期間保管するものとし、それらの事務を処理する必要がなくなった場
合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除するものとする。

第9節

委託先の監督（委託先の監督）
第 25 条当法人は、個人番号関係事務又は個人番号利用事務の全部又は一部の委託する場

合には、当法人自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が委託先において適切に講じられるよう、必要かつ適切な監督を行なうものとする。
2

3

前項の「必要かつ適切な監督」には次に掲げる事項が含まれる。
①

委託先の適切な選定②

委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結③

委託先における特定個人情報等の取扱状況の把握当法人は、委託先において特定個人情報等の安全管理が適切に行われていることについ- 6 -て、毎年 1 回及び必要に応じてヒヤリング等を実施するものとする。
4

当法人は、委託先において情報漏えい事故等が発生した場合に、適切な対応がなされ、速やかに当法人に報告される体制になっていることを確認するものとする。

（再委託）
第 26 条

委託先は、当法人の許諾を得た場合に限り、委託を受けた個人番号関係事務又は個人番号利用事務の全部又は一部を再委託す ることができるものとする。再委託先が更に再委託する場合も同様とする。
2

当法人は、再委託先の適否の判断のみならず、委託先が再委託先に対しても必要かつ適切な監督を行っているか否かについても監督する。

第 10 章安全管理措置（組織的安全管理措置）
第 27 条当法人は、特定個人情報等の適正な取扱いのために、次に掲げる組織的安全管理措置を講じる。
①

組織体制の整備

②

取扱規程等に基づく運用③

取扱状況を確認する手段の整備④

情報漏えい等事案に対応する体制の整備⑤

取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し（人的安全管理措置）
第 28 条当法人は、特定個人情報等の適正な取扱いのために、次に掲げる人的安全管理措置を講じる。
①

事務取扱担当者の監督②

事務取扱担当者の教育（物理的安全管理措置）
第 29 条当法人は、特定個人情報等の適正な取扱いのために、次に掲げる物理的安全管理措置を講じる。
①

特定個人情報等を取り扱う区域の管理②

機器及び電子媒体等の盗難等の防止③

電子媒体等の取扱いにおける漏えい等の防止④

個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄（技術的安全管理措置）
第 30 条当法人は、特定個人情報等の適正な取扱いのために、次に掲げる技術的安全管理措置を講じる。
- 7 -

①

アクセス制御②

アクセス者の識別と認証③

外部からの不正アクセス等の防止④

情報漏えい等の防止

第 11 章雑則（苦情等への対応）
第 31 条当法人は、当法人における特定個人情報等の取扱いに関する苦情等に対する窓口を設け、適切に対応する。
2

特定個人情報管理責任者は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備を行うものとする。

（代表者による見直し）
第 32 条当法人の代表者は、点検、外部監査の結果及びその他の経営環境等に照らして、適切な特定個人情報等の適切な管理を維持するために、定期的に特定個人情報等の取扱いに関する安全対策および諸施策について見直しを行い、改善を図るものとする。
（罰則）
第 33 条当法人は、本規程に違反する行為を行った従業者は、当法人の就業規則に従い、懲戒解雇を含む処分、損害賠償請求の対象にすることがある。
（その他の事項）
第 34 条特定個人情報等に関するその他の事項については、「個人情報取扱規程」の規定を準用する。

附1.

2016 年 2 月 25 日施行

2.

2023 年 10 月 26 日改正

則- 8 -