柳泉園グランドパーク・予約システム
利用者用マニュアル

ver0.1
２０２０年１２月-1-予約システムの導入について
柳泉園組合では、厚生施設（柳泉園グランドパーク）を利用するみなさまの利便性の向上と事務処理の効率化のため、インターネット等による空き状況の照会、予約が可能な公共施設予約システムを導入することになりました。
そのため、今までの利用申込方法が変更となります。以下はその概要についてお知らせいたします。

主な変更点①インターネットで、施設の空き状況確認と予約ができます。
今まで、施設の予約については開館時間中の事務所窓口、電話でなければできませんでしたが、インターネット（パソコン、スマートフォン）により、予約や抽選申込が可能になります。また、厚生施設（グランドパーク）事務所前には利用者用の端末機（パソコン）を設置します。また、施設の空き状況についてもご自宅、外出先にいながらインターネットで確認することができます。
このシステムを使って予約や抽選申込をするためには、『利用者登録』が必要になります。

② コンピューターによる抽選になります。
予約システム導入に伴い、現行の月1回の抽選会を廃止し、抽選申込期間（２ヶ月前の１日～７日）に予約入力のあった申込のうち、複数の申込がある施設についてコンピューターによる自動抽選を行います。
なお、野球場とテニスコートについては抽選申込に条件があります。
1．団体については利用者登録済みの団体が野球場、テニスコートの抽選申込に参加できます。
2．個人については清瀬市、東久留米市、西東京市及び東村山市恩多町１丁目に在住在勤在学の利用者登録済みの方がテニスコートの抽選申込に参加できます。
3．会議室は登録済みの方はどなたでも参加できます。

③ インターネットからいつでも予約が可能となります。
現在予約の受付時間は、開館日の午前８時３０分～午後８時までとなっています
が、予約システム導入後は、抽選申込、随時申込（先着順の空き施設申込み）は、インターネットから２４時間予約が出来ます。（事務所前に設置する利用者端末機（パソコン）は、施設の開館時間）
ただし、メンテナンス等によるシステム運休時は利用できません。システム運休時は予約システムのお知らせ覧にて事前に通知します。

④ご利用日当日での支払も可能になります。
今までは一週間前までにお支払いいただいておりましたが、システム導入後は、ご利用日以前に窓口へ足を運ばなくても済むように、利用日当日のお支払いも可能となります。いままで通り先に支払っていただいても問題ありません。（先払いは利用当日の手続きが簡単です）
なお、無断キャンセルが頻繁に続く場合は抽選申込の利用停止、登録抹消等ペナルティを課す場合もあります。

-2-注意事項①利用者利用者登録について
・利用者登録手続き方法
予約システムを利用するためには、事前に「利用者登録」が必要です。R2.11現在、カード式の『登録証』をお持ちの方、団体も新たに登録が必要となります。この登録をしないと、予約システムを利用した抽選、予約の申込みができません。
ホームページ、窓口にある「利用登録申請書」に【裏面】の注意事項をよく読んでから記入して下さい。本人確認が出来る免許証、保険証等をご持参のうえ、開館日の午前9 時から午後5 時までに窓口で申請書を提出してください。（利用者ID（登録番号）の発行は翌日以降となります。メールでも確認可能です。）
団体登録は条件は７人以上で清瀬市、東久留米市、西東京市及び東村山市恩多町１丁目に在住在勤在学の方を６割以上を有する団体のみ。個人登録には住所等に制限はありません。
・登録番号（利用者番号)、暗証番号（パスワード）
予約システムでログインする際に必要な利用者ID（登録番号）はグランドパークで登録後に発行されます。パスワードは利用登録申請書に記載した４桁の暗証番号が初期値となっております。取り扱いには十分気を付けてください。
ログイン時のパスワードは３回失敗すると停止中となりログインできません。その際は柳泉園グランドパークへご連絡ください。
・メールアドレス
登録した場合のみ、当落選のお知らせ、抽選・仮予約受付、仮予約取消、パスワードを変更した場合などにメールが届きます。便利ですので、ぜひ登録してください。
※ 迷惑メール防止を設定している場合は、「ryusenen.groundpark@blue.ocn.ne.jp」が届く設定をしてください。
・パスワードを忘れた場合、メールアドレス登録をしておくと画面のログイン画面の「パスワードを忘れた方はこちらから」を選択すると再発行できます。

②利用予約について
・抽選申込
利用月の２か月前に使用したい日がある場合は、「抽選申込」ができます。
①抽選参加条件【野球場】団体登録の方【テニスコート】清瀬市、東久留米市、西東京市及び東村山市恩多町１丁目に在住在勤在学の利用者登録済の方【会議室】利用者登録済の方（当組合は団体登録専用のテニスコート、会議室はありません。）②抽選申込受付期間
利用月２ヵ月前の1 日から７日の間に、抽選申込の手続きをするようお願いします。
（３月利用分は１月１日から７日までが抽選申込期間となります。）
・随時申込
抽選申込をしない方や抽選後の申込は、毎月１６日から利用前日までに「随時申込」（先着順の空室申込）を利用してください。
①随時申込参加条件【野球場、テニスコート、会議室】利用者登録済の方②随時申込受付期間
利用月２ヵ月前の毎月１６日から利用前日まで先着順の随時申込を受付します。
（３月利用分は１月１６日から利用前日までが先着順の随時申込期間となります。）
予約システムでは、「仮予約」と表示されていても予約は完了しています。柳泉園グランドパークで料金支払い後、「本予約」となります。
※料金支払時に承認書を発行します。なお、料金支払い後と、利用日２日前からは予約システムでキャンセルできませんのでご了承ください。
（利用日２日前よりキャンセル料がかかります。）-3-予約手順①事前準備：【利用者登録】
施設を予約、利用する個人、団体は登録が必要となります。
（令和２年１１月時点の登録証をお持ちの方も同様）
電話では利用者登録は受付しておりません。
・団体登録：７人以上で清瀬市、東久留米市、西東京市及び東村山市恩多町１丁目に在住在勤在学の方を６割以上を有する団体
・個人登録：どなたでも可能②抽選申込参加条件【野球場】団体登録の方【テニスコート】清瀬市、東久留米市、西東京市及び東村山市恩多町１丁目に在住在勤在学の利用者登録済の方【会議室】利用者登録済の方

③随時申込
参加条件
利用者登録済の方。

④利用月の２か月前の１～７日：【抽選申込】
ご自宅のパソコン、スマートフォン、事務所窓口に設置する利用者端末（コンピューター）で利用したい日、時間帯、対象施設を選択し、申込みを行います。
【申込制限数 R2.12現在】
野球場：１ヵ月土日祝日４区分、平日４区分
テニス：１ヵ月土日祝日４区分、平日４区分
会議室：１ヵ月８時間※抽選申込数であって、確実に利用できる区分ではありません。

⑤利用月の２か月前の８日：【抽選日】
申込みのあった利用希望日、時間帯、施設ごとにコンピューターによる抽選を行います。（０時に確定します。メールは午前９時ごろ届きます。）⑥利用月の２か月前の８～１４日：【抽選結果確認及び確定処理(仮予約登録)】
抽選結果を確認し、当選していた場合は、システム上で確定処理となる申込（仮予約登録）を行います。
※確定処理（仮予約登録）をしなかった当選枠は１５日午前０時に取り消しとなります。確実に申込を行ってください。（電話では受付できません。）⑦利用月２か月前の１６日～利用前日【随時申込（先着順の空き予約）】
抽選結果確定後の空いている部屋に限り、先着順で自宅のパソコン、スマートフォン、事務所窓口に設置する利用者端末（コンピューター）で予約が出来ます。
利用したい日、時間帯、対象施設を選択し、申込みを行います。
（電話では受付できません。）【申込制限数 R2.12現在】
野球：１日２区分
テニス：１日４区分
会議室：１日２時間⑨【キャンセル】⑧予約確定後～利用日まで【利用手続き】利用する際には事務所前の券売機で料金分のチケットを購入し、予約時に発行される受付番号と利用施設を伝えてください。
受付で申請内容を確認し、承認書を発行します。事前に支払った場合は、利用当日に承認書を提示してスムーズ-4-

利用日３日前までは予約システム上でキャンセルが可能です。（２日前から全額負担になります。）
料金支払後のキャンセルはシステム上本予約状態となっており、キャンセル出来ませんので柳泉園グランドパークへお問い合わせください。
なお、キャンセル料が発生する２日前、前日、当日もシステム上からキャンセルできませんので柳泉園グランドパークへお問い合わせください。

予約システムの入り方
柳泉園グランドパークのホームページの『予約システム』のページから以下の各ページへ飛ぶことが出来ます。
（インターネット・パソコン）
https://www.task-asp.net/cu/eg/ykr138169.task（スマートフォン）https://www.task-asp.net/cu/eg/ykd138169.task
QRコード（携帯電話）
https://www.task-asp.net/cu/eg/ykm138169.task【令和２年１２月１８日より利用可能】

メールアドレスを登録すると申込内容、抽選結果などをメールでお知らせいたします。

メールアドレスryusenen.groundpark@blue.ocn.ne.jp（利用される方は上記メールアドレスの受信設定をお願いします。
迷惑メール防止を設定している方はご注意ください。）-5-

令和３ 年度 柳泉園グランドパーク施設利用予約受付日程表
抽選申込期間抽選日

予約確定期間（仮予約登録）

随時申込開始日（仮予約登録）利用月２か月前
１日０時～７日

利用月２か月前
８日０時

利用月２か月前
８日０時～14日

利用月２か月前
16日9時～利用日前日

1月分

１１月１日～７日

11月8日

１１月８日～１４日

１１月１６日～利用日前日

2月分

１２月１日～７日

12月8日

１２月８日～１４日

１２月１６日～利用日前日

3月分

１月１日～７日

1月8日

１月８日～１４日

１月１６日～利用日前日

4月分

２月１日～７日

2月8日

２月８日～１４日

２月１６日～利用日前日

5月分

３月１日～７日

3月8日

３月８日～１４日

３月１６日～利用日前日

6月分

４月１日～７日

4月8日

４月８日～１４日

４月１６日～利用日前日

7月分

５月１日～７日

5月8日

５月８日～１４日

５月１６日～利用日前日

8月分

６月１日～７日

6月8日

６月８日～１４日

６月１６日～利用日前日

9月分

７月１日～７日

7月8日

７月８日～１４日

７月１６日～利用日前日

10月分

８月１日～７日

8月8日

８月８日～１４日

８月１６日～利用日前日

11月分

９月１日～７日

9月8日

９月８日～１４日

９月１６日～利用日前日

12月分

１０月１日～７日

10月8日

１０月８日～１４日

１０月１６日～利用日前日

利用月【利用案内】施設の予約は利用者登録が必要です。利用日当日は柳泉園グランドパークへ直接ご連絡ください。
※抽選後、当選した場合、「利用申込をする」を１４日までに選択してください。この手続きをしないと当選していても無効になります。
※通知メールアドレス『ryusenen.groundpark@blue.ocn.ne.jp』を受信できる環境にしてください。

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柳泉園グランドパーク：042-473-3121

抽選申込について（毎月１日～７日の期間）
１．トップメニュー「施設の案内・予約」ボタンを選択します。

２．施設の検索方法指定

検索方法を指定します。当組合は施設数が少ないので「施設名で探す」を指定してください。
以降の操作は「施設名で探す」を指定した場合の操作となります。

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抽選申込について（毎月１日～７日の期間）
３．施設の選択対象の施設を選択します。
屋内プールが表示されますが、予約することはできません。
ここでは例として「テニスコート」を選択します。

４．随時予約の空き状況の確認（１週間）「抽選受付状況の確認」タブを選択します。

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抽選申込について（毎月１日～７日の期間）
５．抽選受付状況の確認（１週間分を表示）

前日へ、翌日へ、等のボタンで表示する日付を移動します。

利用日のリンクを選択すると、抽選受付状況確認画面（１日）を表示します。『７．空き状況の確認（１日分を表示）』画面を表示します
抽選申込をする日、場所の「抽選」アイコンを選択します。

部屋名のリンク、もしくは月間アイコンを選択すると、抽選受付状況確認画面（１ヵ月）を表示します。『６．空き状況の確認（１ヵ月分を表示）』画面を表示します。

６．抽選受付状況の確認（１ヵ月分を表示）

前月へ、翌月へ、等のボタンで表示する日付を移動します。

申込する日の「抽選」アイコンを選択します。

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抽選申込について（毎月１日～７日の期間）
７．抽選受付状況（1日分を表示）

前日へ、翌日へ、等のボタンで表示する日付を移動します。

申込する日の「抽選」アイコンを選択します。

８．利用時間の選択①申込する時間帯を選択します。

現時点で抽選申込がされている件数が表示されます。
申込の参考にしてください。

②時間帯を選択したら「予約内容の入力へ」ボタンを選択します。

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抽選申込について（毎月１日～７日の期間）
９．ログイン①利用者番号（ID)を入力
利用登録時に当組合が発行した登録番号のことです。

②パスワードを入力
初期は利用登録時に記載した４桁の暗証番号です。
③「ログイン」ボタンを選択します。

１０．申込内容の入力

予約内容を入力します。
①「利用責任者」の氏名、②「利用目的」を▼からクリックして対象の目的を選択③「利用人数」を入力してください。

④必要な情報を入力したら「予約カゴに登録」ボタンを選択します。

-11-抽選申込について（毎月１日～７日の期間）
１１．抽選受付状況の確認（１週間）「申込内容を確認する」
リンクを選択すると「１２．予約カゴの内容確認」画面を表示します。

選択した内容が「予約カゴ」に表示されます。

「申込に進む」ボタンを選択すると「１３．
予約申込確認」画面を表示します。

黄色の場所は選択した場所になります。

他の日程、場所を申込をしたい場合は「施設の選択へ戻る」を選択してください。
「５．抽選受付状況の確認」から同様の手続きを行うことで「予約カゴ」に２番目、３番目の申込が入ります。

１２．予約カゴの内容確認
予約内容を確認し、「申込に進む」ボタンを選択します。

予約内容を変更する場合は「詳細の変更」ボタンを選択します。

予約カゴの内容を削除する場合は、「予約カゴを空にする」ボタンを選択します。

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抽選申込について（毎月１日～７日の期間）
１３．予約申込確認

申込内容を変更する場
合は「申込内容の訂正」ボタンを選択します。

「予約する」ボタンを選択すると、予約内容を確定します。

１４．予約申込完了

抽選の予約が確定しました。
（利用が確定したわけではありません。）
利用者情報にメールアドレスを入力している場合は、利用者に抽選申込受付メールが自動送信されます。

-13-

抽選申込について（毎月１日～７日の期間）
１５．抽選申込内容の確認、取消
抽選申込をしたあと、１日～７日までなら取り消すことも可能です。

「予約の確認」ボタンを選択します。

-14-

抽選申込について（毎月１日～７日の期間）「未抽選」と表示されている場合抽選結果がまだ出ていないので取消できます。

「詳細」を選択すると予約内容の確認が出来ます。

「取消」をすると抽選予約の取り消しが出来ます。

「取消」を選択した場合の画面

抽選申込期間中（毎月１日～７日まで）ならば、「取消」をすると抽選予約の取り消しが出来ます。

-15-

抽選申込について（毎月１日～７日の期間）

この画面が出たら、取消完了です。

-16-抽選後、当選確定処理について（仮予約登録）（毎月８日～１４日の期間）
１．トップメニュー「予約の確認」ボタンを選択します。

2．ログイン画面①利用者番号（ID)を入力
利用登録時に当組合が発行した登録番号のことです。
②パスワードを入力
初期は利用登録時に記載した４桁の暗証番号です。

③「ログイン」ボタンを選択します。

-17-抽選後、当選確定処理について（仮予約登録）（毎月８日～１４日の期間）
３．抽選結果の処理
受付状況が『当選確定』で、使用する場合は、申込をして「仮予約」にしてください。当選確認期間中（8日～14日）に申込をしな
いと 「当選取消」となり、無効となります。
受付状況が『落選』の場合、『当選確定』でも使用しない場合は、処理することはありません。

使用を希望する場合は「申込」を選択する。

ここで当選確定、落選を確認する。

なお、抽選結果については、メールアドレスを登録している方にメールが送付されます。
毎月８日の9時頃送付されます。

毎月８日～１４日の間に仮予約登録をしてください。

-18-

抽選後、当選確定処理について（仮予約登録）（毎月８日～１４日の期間）

４．予約申込確認画面「当選確定」の内容を確認します。

「利用申込する」を選択し、仮予約を行います。

※受付状況が『仮予約』になると予約は完了します。（他の方は予約出来ません。）（柳泉園グランドパークで審査、料金支払い後に『本予約』となり、承認書を発行します。）-19-抽選後、当選確定処理について（仮予約登録）（毎月８日～１４日の期間）
５．利用申込完了画面

受付時には受付番号が必要となります。
利用当日までに受付番号をメモするか、印刷ボタンよりこの画面を印刷して窓口に来てください。

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随時申込（先着順空き施設の仮予約登録）について（毎月１６日～利用前日まで）
抽選等で利用されなかった施設の予約を利用月の２ヵ月前１６日～利用日前日まで受け付けます。
１．トップメニュー「施設の案内・予約」ボタンを選択します。

※システム上、利用当日分の予約は出来ませんので柳泉園グランドパークへお問い合わせください。

２．施設の検索方法指定

検索方法を指定します。当組合は施設数が少ないので「施設名で探す」を指定してください。
以降の操作は「施設名で探す」を指定した場合の操作となります。

-21-

随時申込（先着順空き施設の仮予約登録）について（毎月１６日～利用前日まで）
３．施設の選択

Ｉｎｆｏボタンを選択すると、施設の情報（外部サイト）へ遷移します。

対象の施設を選択します。
屋内プールが表示されますが、予約することはできません。
ここでは例として「テニスコート」を選択します。

４．空き状況の確認（１週間分を表示）

曜日の絞り込みができます。

前日へ、翌日へ、等のボタンで表示する日付を移動します。

利用日のリンクを選択すると、空き状況確認画面（１日）を表示します。『６．空き状況の確認（１日分を表示）』画面を表示します。

申込する日、場所のアイコンを選択します。
空きがない場合、休館日、予約期間外の場合は選ぶことが出来ません。

部屋名のリンク、もしくは月間アイコンを選択すると、空き状況確認画面（１ヵ月）を表示します。
『５．空き状況の確認（１ヵ月分を表示）』画面を表示します。
ここでは例として「テニスコートA」の１ヵ月分の空き状況を確認するため「月間」を選択します。

なお、アイコンの意味は以下の通りです。

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随時申込（先着順空き施設の仮予約登録）について（毎月１６日～利用前日まで）
５．空き状況の確認（１ヵ月分を表示）

前月へ、翌月へ、等のボタンで表示する日付を移動します。

申込する日のアイコンを選択します。

ここで先ほどの１週間分の表記に変更することも可能です。

６．空き状況の確認（１日分を表示）

グレーの空き無しの時間帯、施設は申込をすることが出来ません。
申込をする施設を選択します。

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随時申込（先着順空き施設の仮予約登録）について（毎月１６日～利用前日まで）
７．利用時間の選択

グレーの空き無しの時間帯は申込をすることが出来ません。
①申込する時間帯を選択します。

②「予約内容の入力へ」ボタンを選択します。

８．ログイン①利用者番号（ID)を入力
利用登録時に当組合が発行した登録番号のことです。

②パスワードを入力
初期は利用登録時に記載した４桁の暗証番号です。
③「ログイン」ボタンを選択します。

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随時申込（先着順空き施設の仮予約登録）について（毎月１６日～利用前日まで）
９．申込内容の入力

予約内容を入力します。
①「利用責任者」の氏名、②「利用目的」を▼からクリックして対象の目的を選択③「利用人数」を入力してください。

④必要な情報を入力したら「予約カゴに登録」ボタンを選択します。

１０．空き状況の確認（１週間）「申込内容を確認する」リンクを選択すると「１１．予約カゴの内容確認」画面を表示します。

選択した内容が予約カゴに表示されます。
（※この時点では利用確定されていません。「１３．予約申込完了」で確定です。）
黄色の場所は選択した場所になります。

「申込に進む」ボタンを選択すると「１２．予約申込確認」画面を表示します。

-25-

随時申込（先着順空き施設の仮予約登録）について（毎月１６日～利用前日まで）
１１．予約カゴの内容確認
予約内容を確認し、「申込に進む」ボタンを選択します。

予約内容を変更する場合は「詳細の変更」ボタンを取り消す場合は「取消」ボタンを選択します。

予約カゴの内容を削除する場合は、「予約カゴを空にする」ボタンを選択します。（取消と同様）

１２．予約申込確認

申込内容変更を変更する
場合は「申込内容の訂正」ボタンを選択します。

「予約する」ボタンを選択すると、予約内容を確定します。

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随時申込（先着順空き施設の仮予約登録）について（毎月１６日～利用前日まで）
１３．予約申込完了

予約が確定しました。
利用者情報にメールアドレスを入力している場合は、利用者に予約完了メールが自動送信されます。

利用当日までに受付番号をメモするか、印刷ボタンよりこの画面を印刷して窓口に来てください。

お客様氏名
柳泉園グランドパーク（メールアドレス「ryusenen.groundpark@blue.ocn.ne.jp」）から件名「柳泉園組合厚生施設ご利用案内」というメールが来ます。

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予約の確認・取消
予約したけど利用しない場合は以下の手順で取消することが出来ます。
１．トップメニュー「予約の確認」ボタンを選択します。

２．ログイン①利用者番号（ID)を入力
利用登録時に当組合が発行した登録番号のことです。
②パスワードを入力
初期は利用登録時に記載した４桁の暗証番号です。
③「ログイン」ボタンを選択します。

-28-

予約の確認・取消
３．予約申込一覧

予約の一覧にて現在の予約状況を確認できます。

「取消」ボタンを選択すると、予約の取消ができます。
※本予約は取消できません。

受 付 状 況 が 「 仮 予 約 」 だと 取消で きます 。し かし、 利
用 日 ２ 日 前 、前 日、当 日だ と取消 できま せん 。 （キャンセル料が発生するため）
料 金 が 支 払 い 済 み の 「 本予 約」で も取消 不可 です。
（料金を払戻する必要があるため。）これらの取り消しは柳泉園グランドパークへお問い合わせください 。
４．予約内容詳細予約の詳細が確認できます。

「予約申込の取消へ」ボタンを選択すると、予約の取消ができます。
※本予約は取消できません。

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予約の確認・取消
５．予約取消確認

取消する予約を確認し、「予約取消する」ボタンを選択します。

６．予約取消完了

予約取消が確定しました。
利用者情報にメールアドレスを入力している場合は、利用者に取消完了メールが自動送信されます。

-30-

メールアドレスの変更
１．トップメニュー「メールアドレスの変更」ボタンを選択します。

２．ログイン①利用者番号（ID)を入力
利用登録時に当組合が発行した登録番号のことです。
②パスワードを入力
初期は利用登録時に記載した４桁の暗証番号です。
③「ログイン」ボタンを選択します。

-31-メールアドレスの変更
３．メールアドレスの変更

新しいメールアドレスを入力し、「入力を完了する」ボタンを選択してください。

４．入力内容の確認

入力したメールアドレスの内容を確認し、「変更する」ボタンを選択してください。

５．変更完了-32-

パスワードを忘れたとき
パスワードを忘れたときに、問い合わせする流れを説明します。
何回も間違えるとロックされてしまうのでその前に問い合わせをして変更してください。
１．トップメニュー「予約の確認」ボタンを選択します。

※メールアドレスを登録していない方は予約システム上で問い合わせが出来ません。柳泉園グランドパークまでお問い合わせください。

２．ログイン”パスワードを忘れた方はこちらから”を選択してください。

-33-

パスワードを忘れたとき
３．パスワード問合せ

利用者番号（登録時に発行された登録番号）と登録時に記載したメールアドレスを入力してください。

「入力を完了する」ボタンを押すと、登録済のメールアドレスに、新しいパスワードを通知するメールが送信されます。

-34-

パスワードの変更
１．トップメニュー「パスワードの変更」ボタンを選択します。

２．ログイン①利用者番号（ID)を入力
利用登録時に当組合が発行した登録番号のことです。
②パスワードを入力
初期は利用登録時に記載した４桁の暗証番号です。
③「ログイン」ボタンを選択します。

-35-

パスワードの変更
３．パスワードの変更

新しいパスワードを入力し、「変更する」ボタンを選択してください。

４．変更完了画面-36-