2023年1月17日版

Googleドライブの共有設定について(アクセス権の紹介と注意事項）

オンライン授業や会議資料の共有などでGoogleドライブの利用機会が増加しました。
利便性が高い反面、設定の不備などで予期しないセキュリティリスクを引き起こす可能性も考えられます。
セキュリティリスクが発生しやすい「共有設定」について、アクセス権の紹介と設定における注意事項を本資料にまとめましたので、共有設定の確認にご活用ください。
不明点がありましたら情報科学センターまでご相談ください。
【問い合わせ先】
大阪産業大学 情報科学センター
jyoka@cnt.osaka-sandai.ac.jp※設定画面や表現はGoogle社の更新により変更となる場合がありますアクセス権について
Googleドライブの共有フォルダやファイルには、 以下３種類のアクセス権を設定が可能です。

大

アクセス権

対象ユーザー・もっとも安全性が高い方法となります。
・制限付きのリストに登録された特定のユーザーのみがアクセス可能です。
（学内ユーザー・学外ユーザー両方のメールアドレスが登録できます。）

制限付き
特定のユーザーのみ

安全性

大阪産業大学
教職員

特徴

在学生

卒業生

・大阪産業大学のメールアドレスを持つ方がアクセス可能です。
・対象者は、在籍する教職員、在学生、卒業生が含まれます。（※教職員のみ、在学生のみ、卒業生のみのアクセス権は設定できません。）
・「大阪産業大学」＋学外のユーザーを追加する「制限付き」を組み合わせて利用可能です。
・共有ファイル・フォルダ用のリンク（URL）を知る全世界のユーザーからアクセス可能です。

小

リンクを知っている全員

大阪産業大学
教職員・在学生・卒業生

リンクを知っている
全世界のユーザー

悪意のある第三者にリンクを知られた場合に、閲覧・編集が可能となるため設定には注意が必要です。

2

「制限付き」を選択する場合
アクセスできるユーザーに指定した方のみが、編集・閲覧可能です。
アクセスできるユーザーに含まれていない場合は、編集・閲覧ができません。

〇・・利用可 ×・・利用不可△・・「アクセスできるユーザー」に追加の場合、利用可

大阪産業大学設定するアクセス権／対象者

全世界（学外）特定のユーザー

在学生

卒業生

教職員（在籍者）

特定のユーザー

その他

制限付き

△×××

△×

大阪産業大学全員〇〇〇〇△×

リンクを知っている全員

〇〇〇〇〇

〇

設定後の確認ポイント！
運用開始前には、設定を確認しましょう。
複数ユーザーを一斉に追加する場合Excelでメールアドレス一覧を準備し、該当セルのコピー＆ペーストすると一斉に追加することも可能です※登録方法は、P.7を参照

ユーザーを追加する場合は、メールアドレスが正しいことを確認する
必要な方のみが、「アクセスできるユーザー」に含まれている「制限付き」を選択している

３

編集者に権限を変更させる場合は、☑
権限の変更をさせない場合は、☐※権限とは、 ４ の設定です。

２

この中に表示されたユーザーのみアクセス可能

１

４

５

各ユーザーに応じた権限が付与されている・閲覧のみの場合、「閲覧者」・編集が必要な場合、「編集者」※「閲覧者（コメント可）」については、P.6を参照「保存」もしくは「完了」ボタンを押し、設定が反映されている※ボタン左に「保留中の変更」と表示される場合、保存されていません

3

「学校法人 大阪産業大学」を選択する場合大学のメールアドレスを持つユーザーが全て編集・閲覧が可能です。
大阪産業大学以外のユーザーを追加する場合は、「アクセスできるユーザー」内に追加します。

〇・・利用可 ×・・利用不可△・・「アクセスできるユーザー」に追加の場合、利用可

大阪産業大学設定するアクセス権／対象者

全世界（学外）特定のユーザー

在学生

卒業生

教職員（在籍者）

特定のユーザー

その他

制限付き

△×××

△

×

大阪産業大学全員

〇〇〇

〇

△×

リンクを知っている全員

〇〇

〇

〇

〇

〇

設定後の確認ポイント！
３

運用開始前には、設定を確認しましょう。

編集者に権限を変更させる場合は、☑
権限の変更をさせない場合は、☐※権限とは、 ４ の設定です。

ユーザーを追加する場合は、
２
メールアドレスが正しいことを確認する
大阪産業大学以外の必要な方のみが、「アクセスできるユーザー」に含まれている大阪産業大学以外のユーザーを追加する場合

１「学校法人大阪産業大学」を選択している

４
４

各ユーザーに応じた権限が付与されている・閲覧のみの場合、「閲覧者」
・編集が必要な場合、「編集者」※「閲覧者（コメント可）」については、P.6を参照

５「保存」もしくは「完了」ボタンを押し、設定が反映されている※ボタン左に「保留中の変更」と表示される場合、保存されていません

4「リンクを知っている全員」を選択した場合リンクを知っているインターネット上の全員（学内・学外問わずの方）が閲覧可能になります。
予期しない第三者がリンクを知った場合、閲覧や編集が可能となりますのでご注意ください。

〇・・利用可 ×・・利用不可△・・「アクセスできるユーザー」に追加の場合、利用可

大阪産業大学設定するアクセス権／対象者

全世界（学外）特定のユーザー

在学生

卒業生

教職員（在籍者）

特定のユーザー

その他

制限付き

△×××

△×

大阪産業大学全員

〇〇

〇

〇

△×

リンクを知っている全員

〇〇

〇

〇

〇

〇

設定後の確認ポイント！
２

運用開始前には、設定を再確認しましょう。
注意「編集者」を設定した場合、予期しない第三者がリンクを知ると、①ファイルもしくはフォルダ内のファイル全てを編集することが可能です。
②各ユーザーの権限を自由に変更される危険性があります。

編集者に権限を変更させる場合のみ☑
権限の変更をさせない場合は、☐※権限とは、 ３ の設定です。

３※「閲覧者（コメント可）」については、P.6を参照

１「リンクを知っている全員」を選択している

リンクを知る全員に応じた権限が付与されている・閲覧のみの場合、「閲覧者」
・編集が必要な場合、「編集者」

４「保存」もしくは「完了」ボタンを押し、設定が反映されている※ボタン左に「保留中の変更」と表示される場合、保存されていません

5アクセス権に対する役割について各ユーザーに対して必要最低限の役割を設定しましょう。各役割へ有効期限を追加することでもセキュリティリスクを軽減することができます。
役割
フォルダを共有する場合

ファイルを共有する場合

動作

編集者

フォルダ内へファイル編集、新規作成、アップロード、削除が可能

閲覧者（コメント可）

フォルダ内は閲覧のみ、ただしフォルダ内のファイルへコメント入力は可能（フォルダへのファイルアップロードやファイルの編集は不可）

閲覧者

フォルダ内は閲覧のみ （コメントの閲覧は不可）

編集者

ファイルの編集、削除が可能

閲覧者（コメント可）

ファイルの閲覧のみ、ただしコメントが入力が可能

閲覧者

ファイルの閲覧のみ（コメントの閲覧は不可）「閲覧者（コメント可）」が、入力したコメントは下記のように表示されます。
※「閲覧者」は、入力したコメントが閲覧できません。

役割

１

各役割には、有効期限を追加することができます。

２

6

（参考）複数ユーザーを一斉に追加する方法「ユーザーやグループを追加」欄には、複数ユーザーを一斉に追加することもできます。
① Excelでメールアドレス一覧を準備します。
追加するメールアドレスをコピーします。

② Googleドライブの共有設定で「ユーザーやグループを追加」欄をクリックし「貼付」します。

②欄内をクリック後、貼付する①アドレスをコピーする③ 複数ユーザーが貼り付いた状態になります。

④ 「役割」と「通知」について設定し、「送信」をクリックし完了です。
【役割】
全員に同じ役割が設定されます【通知】
チェックがある場合全員に通知が送信されます③役割と通知を設定後、「送信」ボタンをクリックする

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