京都大学における Google Workspace のストレージポリシー変更への対応
および共有ドライブのサービス提供
成田 祐生, 宮部 誠人, 古村 隆明
京都大学 情報環境機構
e-office@mail2.adm.kyoto-u.ac.jp

Efforts on the changes to Google Workspace storage policies and the launch of
Shared drive service at Kyoto University
Yuki Narita, Makoto Miyabe, Takaaki Komura
Information Management and Communication, Kyoto Univ.
概要
京都大学では、2019 年に導入した Google 社の教育機関向けグループウェア「GoogleWorkspace」について、2021 年に発表されたストレージポリシー変更の影響を受け、2023年に有償プランである Google Workspace for Education Plus への切り替えを行いストレージの最大容量を引き上げたうえで大学としてのストレージポリシーを定めた。また、Cybozu社の Garoon と Google グループの機能を組み合わせて教職員向けに共有ドライブの提供を開始した。本稿では、京都大学におけるストレージポリシー変更への対応、共有ドライブ導入の仕様および今後の課題について述べる。
そのような状況の中、2021 年に Google 社がス

1 はじめにトレージポリシーの変更を発表したため、共有ド京都大学（以下「本学」という）では、2019 年ライブを提供する場合の容量上限や利用要件につに本学の全教職員（派遣職員含む）約 13,500 人をいても検討する必要が生じた。そこで、まず対象とした教職員用メールを Google Workspace for

Google Workspace の最大容量を追加した上で学内Education（以下「Google Workspace」という）のメにおけるストレージポリシーを定めた。さらに、ールサービスである Gmail に移行した。合わせて容量増加の傾向を観察しながら、2023 年に共有ド

Google カ レ ン ダ ー や Google ド ラ イ ブ な ど 、ライブのサービスを提供開始した。

Google Workspace の他のサービスについても、業

本稿では、2 章で Google Workspace のストレー

務を効率的かつ快適にするための支援ツールとしジポリシー変更に対する本学の対応について述べて全学提供を開始した。なお、Gmail への移行のる。続いて、3 章で共有ドライブのサービス提供

詳細については、論文[1][2]を参照されたい。

について述べる。さらに 4 章で現状の課題についまた、先述の通り本学では全教職員向けにGoogle ドライブを提供しているが、Google ドライブにおけるマイドライブと共有ドライブの 2 つの機能のうち、本学ではマイドライブのみを提供していた。一方、共有ドライブについては、GoogleWorkspace の仕様を考慮すると、作成されたドラて報告する。最後に 5 章でまとめと今後の展望について述べる。

2 Google Workspace のストレージポリシー変更への対応
本章では、Google Workspace の容量制限のポリイブの管理や棚卸しが難しくなることが懸念されシー変更に対する本学の対応について述べる。

たため提供していなかった。しかしながら、共有2.1 Google 社のストレージポリシー変更

ドライブについては学内からの利用要望も多かったため、管理者側でドライブを管理できる仕組みを検討した上でサービス提供する予定としていた。

冒頭でも述べたが、本学では、2019 年にGoogle Workspace for Education Fundamentals を導入し、Google ドライブについてもサービス提供を行っている。

155しかしながら、2021 年 2 月に Google 社より、G
Suite for Education を Google Workspace forEducation Fundamentals に名称変更するとともに、新しいストレージポリシーを導入し、それまで無制限であった容量を、2022 年 7 月までに一つのテナントで 100TB に制限すると発表があった（詳細その後、2022 年 12 月に共有ドライブのストレは[3]を参照されたい）。
この時点で既に本学における kyoto-u.ac.jp テナージ容量を制限できるクオータ機能が提供開始さント全体の使用容量は 250TB 以上となっていたこれたことや、容量制限適用後のテナント全体の容とに加え、教職員には Gmail の容量として 1 ユー量推移を観察したところ、計画時の想定より容量ザーあたり 50GB を提供することで学内合意をと増加の傾向が緩やかであったことから、ストレーっていたため、有償プランに切り替えて利用可能ジポリシー変更により中断していた共有ドライブな容量を増量することで調整を進めた。のサービス提供を進めることになった。

本学の教職員数約 13,500 名に対して 1 ユーザー

なお、図 1 に 2022 年 7 月に制限を適用した後あたり 50GB を提供するためには合計で 675TB がの Google Workspace のストレージ容量の推移を示必要となる。その容量増加をするために最も経済す。

的かつ合理的なプランを検討し、Google
Workspace for Education Fundamentals から Google
Workspace for Education Plus へのプラン切り替えを行い、テナント全体でストレージ容量を 675TBまで増量した。さらに、Google 社より 2021 年内にストレージのクオータ機能が追加され、各ユーザーに対して容量上限を設定できるようになる予定であるとの情報を得たため、2022 年 7 月から各ユーザーの使用可能な容量上限を Gmail およびGoogle ドライブ合計で 50GB とすることで大学と図 1:Google Workspace のストレージ容量の推移（2022～2023 年）してのストレージポリシーを定めた。
2.2 学内通知および容量制限の適用
2021 年 8 月に大学のストレージポリシーについて学内通知を行い、利用容量がすでに 50GB を超3 共有ドライブのサービス提供
本章では、共有ドライブをサービス提供する過しているユーザーに対しては個別に注意喚起をにあたって設計した仕様について述べる。

行い、Google 社の新しいストレージポリシーの導3.1 2 次グループ入までに Google ドライブの容量を減らすよう依本学では、2019 年より教職員グループウェアと頼した。なお、各ユーザーに対しては、一時的なして Cybozu 社の Garoon および kintone を導入してデータ退避先の候補として、別途本学が管理するいるが、Garoon の機能として、所属組織を横断す

Microsoft 365 Education の One Drive を案内した。

るプロジェクトや、業務で頻繁に関わるユーザーごく一部のユーザーについては、2022 年 7 月まをグループとして設定できる「2 次グループ」がでの容量制限に対する対応が間に合わず、個別にある。2 次グループは、スケジュールの予定公開猶予期間を設けたものの、結果的に 9 月には全て範囲、掲示板やファイル管理のフォルダのアクセのユーザーに対して容量制限の適用が完了した。

ス権限にも利用できる。なお、図 2 にこの 2 次グ

表 1 にこれらの対応履歴を示す。

ループの概念図を示す。

表 1: Google Workspace の容量制限に伴う本学の対応履歴

156図 2: 2 次グループの概念図
この 2 次グループは Google Workspace のサービ

この際、Google グループオーナー（2 次グループスである Google グループと連動しており、2 次の管理者）を管理者、その他のメンバーをコンテグループに含まれるメンバーのメーリングリストンツ管理者として設定している。図 4 にその対応を作成できる。Garoon のワークフロー（以下、「ワ付けの詳細を示す。また、2 次グループのメンバークフロー」という）の申請フォームから、任意ーを変更すると、共有ドライブにも自動反映され、のユーザーを選択して 2 次グループを作成すると、2 次グループ自体を削除した場合は、共有ドライGoogle グループ側に反映される仕組みになっておブおよび共有ドライブ内のファイルは全て削除さり、グループのメンバー変更や削除も同様にれる。これにより、ユーザーは既に利用中の 2 次Garoon からいつでも申請することができる。そのグループを活用して容易に共有ドライブの利用をため、本学では同じプロジェクトで業務を行うメ開始することができる。

ンバーで 2 次グループを作成して活用される場合が多い。
3.2 共有ドライブの管理
Google Workspace の管理コンソール上では、作成された共有ドライブの管理者を管理する機能はないため、将来的に管理者が不在となりデータが残存したままとなる共有ドライブが増えていくことが予想される。そのような状態をできる限り避けるため、管理者がワークフローから共有ドライブの利用を申請することにより共有ドライブの管理者を見える化しておく仕組みが必要であった。
そこで、前述した 2 次グループを活用して申請する仕組みを設計した。
3.3 共有ドライブ申請フォーム
まず、ワークフローで共有ドライブ作成のための申請フォームを新規に作成する。図 3 に共有ドライブの申請フォームの画面仕様を示す。申請フォームでは、既存の 2 次グループを選択し申請することで、2 次グループに含まれるユーザーをメンバーとした共有ドライブが自動で作成される。

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図 3: 共有ドライブの各申請フォーム画面

図 4: 2 次グループメンバーと共有ドライブメンバーの対応付けの申請内容と同じ状態を保っている。
さらに、ユーザーに対しては共有ドライブを3.4 システム連携利用する上での注意点として、以下の点について

図 5 に共有ドライブと 2 次グループの連携の概マニュアルに記載して注意喚起を図った上で、念図を示す。Garoon と Google Workspace の連携に2023 年 7 月に共有ドライブの提供を開始した。

ついては、2019 年のシステム導入時に合わせて構・ 共有ドライブの設定画面からメンバーを変更築した教職員グループウェア統合情報連携サブシステム（以下、「連携システムという」）を中継して実現しており、連携システムが API を用いて各SaaS とのデータの受け渡しを行っている。また、共有ドライブの画面を個別にカスタムして一部のしないこと。
・ 共有ドライブの設定画面からドライブの名前を変更しないこと。
・ 共有ドライブの設定画面からドライブの削除をしないこと。

設定内容だけを入力禁止することはできないため、連携プログラムにより共有ドライブに対して 1 時間毎に設定内容を上書きすることでワークフロー

図 5: 共有ドライブと 2 次グループの連携概念図
3.5 共有ドライブの上限と利用要件

応方針について述べる。

また、2 章で述べた通り、2022 年 7 月より本学

4.1 共有ドライブの管理と棚卸しの Google Workspace テナントのストレージには容共有ドライブのサービス提供開始後のドライブ量制限が適用されているため、共有ドライブにつ作成数は、2023 年 8 月時点で約 200 件であった。

いても同様にクオータにより上限値を設定するこ

テナント全体のストレージ容量は、最大容量とは必須である。

675TB に対して 100TB 程度にとどまっているもの

そのため、2 次グループ 1 つにつき 1 つのみ共の、今後、テナント全体のストレージ容量を圧迫有ドライブを作成可能とした上で、上限値を 1 ドしないように、利用容量の変化を定期的に監視し、ライブあたり 20GB に設定した。さらに、利用要必要に応じて一時的に新規の共有ドライブ作成の件として大容量となる研究データ保存の用途につ受付を停止するなどの対応が必要である。これにいては対象外とした。

ついては、Google Workspace の管理コンソールからストレージ容量が確認できるため、管理者で 1

4 現状の課題と対策週間毎に最新状態を監視している。
また、3 章で述べた通り、共有ドライブは 2 次

本章では、共有ドライブを含む Google
Workspace の運用における現状の課題と今後の対158グループに紐づいているため、2 次グループの棚卸しを行うことで共有ドライブも同時に整理することができる。そのため、異動・退職などによりアカウントが削除され管理者が不在になっている
2 次グループを不定期に抽出し、そこに含まれる他のメンバーに連絡し要否を確認することで棚卸しを行う。
4.2 事務用統合ファイルサーバのクラウド移行
本学では、事務職員向けに、事務用統合ファイルサーバという NetApp 社の Ontap を利用した学内からのみアクセス可能なストレージを提供している。本サーバは学内のオンプレミス環境で運用しているため、機器やパーツの故障、災害、アクシデント等によりシステム停止する可能性があるな
ど、可用性の面に不安があるため、これまでクラウドシステムへ移行することを検討してきた。
その結果、現行の事務用統合ファイルサーバの保守期限が終了する 2024 年 9 月までに Google ドライブへ移行することで準備を進めており、本稿で述べた共有ドライブの仕組みを流用してサービス提供する計画である。なお、事務用統合ファイルサーバの容量は 2023 年 8 月時点で約 90TB であり、移行後は Google Workspace のテナント全体で200TB 程度になる試算である。

5 まとめ
Google Workspace のストレージポリシーの変更について、速やかに対策を検討し、学内のストレージポリシーを定めたことにより、運用に影響を与えることなくテナント全体の容量増加およびクオータによる容量上限の設定を実現できた。
また、学内からの利用要望が多かった共有ドラ
イブについて、2 次グループの仕組みを活用することで管理や棚卸しを可能とした上でサービス提供を開始できた。
ただし、現時点ではテナント全体のストレージ容量は最大容量に対してかなり余裕があるものの、基本的に利用期間が長くなるにつれて容量は増加していく傾向にあることや、今後事務職員向け共有ドライブの提供が開始されることから、管理者による継続的な容量監視および定期的な棚卸しは必須である。
今後も、ユーザーの意見を参考にしつつ、運用への影響を考慮しながらサービスを拡充していくことによって、Google Workspace のユーザーにとってより一層便利なシステムになるようにしていきたい。

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参考文献
[1] 戸田 庸介、宮部 誠人、高岸 岳、朝尾 祐仁、
澤田 浩文、岡田 悦子、栗川 和巳、古村 隆
明、永井 靖浩、マルチクラウドを活用したグループウェア環境の構築―クラウド連携の要となるサブシステムの要件定義、設計、結合テスト―、AXIES 年次大会、2019．
[2] 宮部 誠人、戸田 庸介、南部 博明、岡田 悦子、 栗川 和巳、針木 剛、 赤坂 浩一、 永井 靖浩、 京都大学教職員用メール SaaS 移行の経緯、移行プロセスの詳細、現状の運用と課題、AXIES 年次大会、2019．
[3] Google Japan Blog ― Google Workspace for
Education と新機能のご紹介, Google, 入手先
https://japan.googleblog.com/2021/02/learning-w
ith-google.html（参照 2023-09-06）