「印刷だけではありません」中西印刷株式会社

Tel: 075-441-3155 E-mail: infos@nacos.com

学会の個人情報保護
中西印刷株式会社
2010/12/1

学会の個人情報保護対策について……………………………………… 1
学会は個人情報保護法の対象となるか………………………………… 1
利用目的の特定…………………………………………………………… 2
個人情報取得時の同意表示……………………………………………… 2
機微情報の取得制限……………………………………………………… 2
第三者譲渡制限…………………………………………………………… 3
正確性・安全性の確保…………………………………………………… 3
個人情報保護方針の制定と公表………………………………………… 3

学会の個人情報保護対策について個人情報保護に対する社会的責任が大きくなっています。この件に関してのご質問を多数いただきますので、ファイルのかたちで提供します。学会の運営においてどのような対策をとりうるのかについて、解説いたします。なお、本ページは当中西印刷が個人情報保護を徹底するためプライバシーマークを取得する過程において調査した範囲で中西印刷としての理解を表明したものです。この内容について実行された結果に当社が責任を負うものではありません。

学会は個人情報保護法の対象となるか個人情報保護法では個人情報取り扱い事業者に対して細かい義務規定を課しています。「個人情報取扱事業者とは、個人情報データベース等を事業の用に供している者をいう」となっています。
個人情報データベースとは電子的に限らず、紙であっても容易に検索できるように整理された状態のものをいいます。したがって、会員管理をおこなっているような学会はすべからく該当します。
これは営利団体・非営利団体、法人・任意団体を問いません。
ただし、これには「政令でさだめるものをのぞく」となっており、政令ではこの基準が個人データが 5000 件未満の場合となっています。従いまして、会員数が 5000 人未満の場合は該当しません。
しかし、この 5000 未満という数字は本当の小規模の小売り事業者等を保護するためであり、学会のような社会的責任のある団体では、5000 人未満でも個人情報保護法の規定に従うことは必要でしょう。
なお、「大学その他学術団体」を除外するという規定があるので学会は対象外であるという誤解があります。これは会員外への学術目的のアンケートなどを個人情報の保護規定からはずし、学問の自由を担保するためのものであって、会員管理のための個人情報データがこの除外にあてはまるものではありません。新聞社は報道の自由のために個人情報保護法の適用除外を受けていますが、

http://the.nacos.com/

1

「印刷だけではありません」中西印刷株式会社

Tel: 075-441-3155 E-mail: infos@nacos.com

だからといって購読者リストが個人情報保護法の対象とはならないわけではないのと同じです。

利用目的の特定個人情報保護法ではこれを非常に重要視しています。利用目的を特定し、それを公表又は本人に通知することを求めています。そのために、最近ホームページなどでは「個人情報保護方針」が掲げられている場合が多いのです。法律上、利用目的を超えて利用することはできません。したがってこの利用目的をどうさだめるかが非常に重要となります。
通常は「学会の冊子を配布し、大会の案内他、学会の情報を送付するため」となります。これ以外に親睦や会員相互交流などの目的があれば必ず記載しておきます。そうでないと、学会の名簿を使っての親睦会などが開催できなくなってしまいます。ただ「会員相互の親睦のため」というのはいくらでも拡大解釈が可能ですので、記載には慎重にあたる必要があります。
なお、現在の学会で商業利用（出版社などがダイレクトメイルで出版案内をおくるために使う等）まで認めることはまず考えられません。おそらくそれを認めた場合、会員名簿への利用拒否が増え、会員管理作業が非常に煩雑になることが予想されるからです。なお、あとでも記載しますが、第三者への譲渡についてはむやみに制限すると、他学会（関連国際学会の宣伝に利用）や類似学会（分科会からあらなた学会をたちあげるのに利用）の利用が困難になってしまう場合があります。利用
目的は充分な検討が必要でしょう。

個人情報取得時の同意表示
入会希望者には個人情報を取得する際に、「目的のためにしか使用しない、名簿管理の委託をのぞき第三者に提供しない」などの文言をいれ、同意書をとることが必要となります。
すでに取得されているものについては、公的な場所（ホームページや会誌）で、今後、この目的に沿って保管利用する旨を宣言し、同意できない方は申し出て欲しいという公告をだすことになります。学会大会などでアナウンスすることも有効でしょう。
死亡者は個人情報の対象ではありませんが、遺族を死亡した会員のかわりに載せる場合は、遺族本人に掲載意志を確認することが必要となります。または上記の公告を遺族に対しても行います。

機微情報の取得制限
思想・心情・宗教・民族・門地（家柄）・本籍地・身体精神障害の有無など機微情報は法律的な制限ではありませんが、取得するべきではないでしょう。もしこれらの情報は漏洩した場合、通常の漏洩以上に問題になります。
保健医療または学歴等に関しては学会という性質上、取得せざるをえない場合があります。この場合も取得時に同意をとることが重要です。

http://the.nacos.com/

2

「印刷だけではありません」中西印刷株式会社

Tel: 075-441-3155 E-mail: infos@nacos.com

第三者譲渡制限
本人の同意や利用目的に記載のない場合、たとえ一部であっても、第三者に会員情報を譲渡してはなりません。会員管理を委託する場合（中西印刷への委託などです）はありますので、利用目的のところでも述べたようにあらかじめ同意して頂く必要があります。
また、法令に基づく場合（捜索令状などをもって、提出をもとめられる場合など）、本人の生命健康を守るため（学会大会会場で倒れたりしたとき、病院に名簿掲載の住所や連絡先を伝えるなど）やむを得ないときはこの限りではありません。

正確性・安全性の確保
会員情報の正確性については努力規定です。したがって、つねに完全に正しい情報を載せなければならないというわけではありません。実際そんなことは不可能です。あくまでも正確であるように最大限の努力をすることとなります。
むしろ安全性に関して充分な配慮をする必要があります。こちらは義務規定です。個人情報を取り扱うことの重要性を取り扱う人に充分教育することが必要です。最近の個人情報漏洩事故では従業者の故意の漏洩が多くなっています。また、個人情報を自宅に持ち帰って、自宅のパソコンがウィルスに感染していた結果漏洩したなどの事故も散見します。これらの事例では個人の自覚以外に対処のしようがなく、従事者に対する教育がなにより大切となります。
その上で、使用しているパソコンの物理的安全管理や技術管理も重要です。個人情報を誰でもでいりできる大学院生控え室のノートパソコンで管理したり、USB メモリにすべての情報を保持して持ち歩いたりすることは盗難や紛失の可能性がありきわめて危険です。こうした状態での個人情報漏洩は、単なる過失ですまない場合があります。また、最近のパソコンはインターネットに接続していることが当然ですから、ウィルス対策やファイアーウォールの設定は必須でしょう。また個人情報ファイルにアクセスするための ID と PW の設定など充分に配慮はしなければなりません。

個人情報保護方針の制定と公表
中西印刷のものを参照してください。必要な事項は以下のとおり
1．利用目的

第 3 者譲渡の制限

2．法令を遵守する宣言
3．漏洩・滅失に対する対処
4．問い合わせ先・代表者の氏名

http://the.nacos.com/

3