AXIES Trajectory vol.1 2024

DXによる学内事務連絡の業務効率化を目指してDXによる学内事務連絡の業務効率化を目指して

Improving Operational Efficiency of Administrative Communications among
Faculty and Staff Members with Digital Transformation
香川大学情報化推進統合拠点

松永 貴輝

Integrated Center for Informatics, Kagawa University Takateru Matsunaga
ORCID ID : https://orcid.org/0000-0003-3153-4120［紹介論文］
香川大学のポータルシステム「Digi-ONE」の学内教職員向けお知らせ機能の開発
松永 貴輝，末廣 紀史，武田 啓之，藤本 藍，米谷 雄介，八重樫 理人（香川大学）
学術情報処理研究 , Vol. 27, No. 1, pp. 65-72, 2023.

されていた．その運用方法は，それぞれの担当部署で事1．
はじめに務連絡の電子メールを作成，各部署の連絡担当者宛にそこのたびは，機関誌「AXIES Trajectory」創刊，心れを送信し，各部署の連絡担当者が部署のメンバーに電よりお祝い申し上げるとともに，今回，論文誌「学術情子メールでそれを転送する，というものであり，連絡担報処理研究」に掲載された我々の論文について，紹介の当者の事務連絡転送に費やされる工数増大が課題であっ機会を与えていただき，関係者の方々に深く感謝申し上た．それに加え，事務連絡の受信側では，1 日に何通もげる．の事務連絡メールが届くことにより，その確認のため業務中断の回数が増え，電子メール閲覧に費やされる時間

本論文は，香川大学におけるデジタルトランスフォーが増加する課題もあった．

メーション（DX）推進の一環として，従来の電子メールによる事務連絡を置き換えるお知らせ機能を，香川大開発したお知らせ機能では，事務連絡の発信者が，お学のポータルシステム「Digi-ONE（デジ・ワン）」に知らせ機能に事務連絡を登録し，ユーザが，「Digi-ONE」開発し，その効果を評価したものである．
「Digi-ONE」にアクセスして事務連絡を閲覧する．これにより，連絡のお知らせ機能における事務連絡手法は，業務効率化お担当者による事務連絡の転送業務が不要となるだけでな

よび円滑な情報共有に対して有益な情報と考えられるた

く，1 日に何通もの事務連絡メールが届くことはなくなめ広く読者に知っていただきたく，ここに紹介したい．

る．しかし，この方法では，ユーザが「Digi-ONE」に開発したお知らせ機能の技術ポイントは，「Digi-ONE」

アクセスしないと，どのような事務連絡が登録されていのお知らせ機能に新規登録された事務連絡を 1 日 1 回るかわからないことに加え，ユーザが業務を一次中断しのサマリーメールに集約してユーザに配信することであて「Digi-ONE」にアクセスしたとしても，新規の事務る．これにより，事務連絡確認のための業務中断回数が連絡が登録されていないこともある．そこで，新規に登減ることに伴い，事務連絡の閲覧に費やされる時間の削録された事務連絡を，1 日 1 回のサマリーメールに集約減が可能となる．

させて電子メールでユーザに配信する仕組みを構築した．

香川大学では，学生・教職員をデジタルの世界で繋ぐためのシステム基盤として，学内情報のターミナルとし大学内に飛び交う事務連絡メールのお知らせ機能へのて利用者が 1 日の始まりに訪れる WEB サイト上のポー置き換えとサマリーメールへの集約の実現は，言葉で言タルシステム「Digi-ONE」を開発した．
「Digi-ONE」は，うほど容易ではなく，業務プロセスの見直しを含めた株式会社 Siba Service の大学ポータルシステムである

様々な導入の検討・苦労があった．一例を挙げると，事「Knowledge Portal」

務連絡の配信カテゴリの整理では，給与改定や訃報のほ［1］をカスタマイズして開発されか，企業の社名変更など多種多様な内容の連絡について，たものである．
大学から教職員への事務連絡手段については，電子受信者の属性や影響度などを議論した上で情報の重要度

メールやグループウェアの掲示板機能の利用等，各大学について検討した．また，これまで広報部門では，学内で工夫をされていることと思う．香川大学では，大学かから広報依頼が寄せられるたびに事務連絡の電子メールら教職員への事務連絡には，これまで電子メールが使用を発信していたが，お知らせ機能における毎日 15 時の19

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サマリーメール配信に合わせるため，広報の運用についに記載された事務連絡のリンクをクリックすることによて議論・検討がなされ，業務プロセスが見直された．

り「Digi-ONE」にアクセスして事務連絡を確認する．
このとき，ユーザは気に入った事務連絡に対して「いいね！」を付けることができる．

2．
「Digi-ONE」のお知らせ機能と業務削減時間の評価

図 2 は，「Digi-ONE」のお知らせ機能を利用した場合の，業務削減時間の評価結果を示している．大学全体

図 1 は，ポータルシステム「Digi-ONE」のホーム画

で 1 ヶ月間に事務連絡に費やされる時間を，従来の電面を示している．大学から発信される事務連絡を伝える

子メールを用いた事務連絡と「Digi-ONE」のお知らせ「お知らせ」
機能は，ホーム画面に表示される．また，ホー機能とでそれぞれ概算した．
「Digi-ONE」のお知らせ

ム画面には，大学の公式イベントを表示する「学年暦」

機能では，連絡担当者による事務連絡の転送作業が不要機能，個人宛の親展通知を表示する「親展通知」機能，になることに伴い，事務連絡の配信に費やされる時間は報道・放送予定のカレンダーを表示する「報道情報カレ減少した．さらに，事務連絡が 1 日 1 回のサマリーメーンダー」機能，学内の各種 Web システムへのリンクをルに集約されたことによる電子メール閲覧回数の減少に表示する「厳選リンク集」機能も表示される．

伴い，事務連絡の閲覧に費やされる時間は減少した．

「Digi-ONE」のお知らせ機能への事務連絡の登録で「Digi-ONE」のお知らせ機能を利用することで，配信は，事務連絡のタイトル，内容，通知対象者，公開期間と閲覧を合わせた事務連絡全体に費やされる時間は，を入力する．このとき，あらかじめ登録された「人事・749 時間から 198 時間に大幅に削減されることが示さ給与関係」「研究関係」等の選択肢の中から配信カテゴれた．

リを指定することができる．事務連絡を閲覧可能なユー
ザは，通知対象者に指定されたユーザに限定されており，通知対象者は，あらかじめ登録されている学内のユーザ3．
むすびまたは学内の部門の中から選択して指定する．
このため，「Digi-ONE」のお知らせ機能は，2023 年 4 月から送信先に誤って学外のメールアドレスを指定し学外へ誤実運用された．お知らせ機能の運用を踏まえ，事務連絡送信されてしまう事態は起こらない．の発信者から，「『いいね！』が付くと，反応がもらえて新規に登録された事務連絡へのリンクが付与されたタポジティブになった」，「事務連絡の業務を自分たちで変イトルは，「サマリーメール」
として 1 日に 1 回，電子メーえられることに気づき，タイトルを見やすくすることや，ルで学内全教職員に配信される．
「サマリーメール」には，不要な冒頭あいさつを省くなど，ユーザ目線で改善をすメールを受け取る本人が通知対象者として指定されているようになった」などの意見が寄せられた．さらに，今る事務連絡のみのタイトルが記載される．ユーザは，「サ回のお知らせ機能は，大学本部から発信される事務連絡マリーメール」に記載された事務連絡のタイトルを確認を対象としているが，学部からは「学部内のお知らせもし，自身に関係する事務連絡があれば，「サマリーメール」同様に整理したい」といった要望が寄せられている．こ図 1 「Digi-ONE」ホーム画面出所）松永貴輝，末廣紀史，武田啓之，藤本 藍，米谷雄介，八重樫理人：
香川大学のポータルシステム「Digi-ONE」の学内教職員向けお知らせ機能の開発，学術情報処理研究，Vol. 27, No. 1, pp. 6572, 2023.

図 2 事務連絡に費やされる時間の比較
出所）松永貴輝，末廣紀史，武田啓之，藤本 藍，米谷雄介，八重樫理人：
香川大学のポータルシステム「Digi-ONE」の学内教職員向けお知らせ機能の開発，学術情報処理研究，Vol. 27, No. 1, pp. 6572, 2023.

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DXによる学内事務連絡の業務効率化を目指してれらユーザの意見・要望から，開発したお知らせ機能は，大学間で DX 推進の取り組みやノウハウを共有して単なる業務工数の削減にとどまらず，ユーザ自ら業務をいくことが，日本全体の DX 推進には大事である．本

変革し新たな価値を創出するという DX 本来の目的に論文の成果が，業務効率化に取り組む他大学・機関のつながっていることがうかがえる．

DX 推進に少しでも寄与できるならば幸甚である．

「Digi-ONE」のお知らせ機能には，ここで紹介した機能に加え，事務連絡の開封者数・未開封者数を確認で参考文献きる機能や，各通知対象者の開封状況を確認できる機能［1］ 株 式 会 社 Siba Service：Knowledge Portal. https://www.siba-service.jp/service/knowledge-portal/（2024年 1 月 5 日参照）等があり，それに伴う効果も期待できる．詳細は論文を参照されたい．

【著者略歴】

松永 貴輝
2007 年神戸大学大学院自然科学研
究科博士後期課程修了，博士（工学），シャープ株式会社を経て，現在，香川大学情報化推進統合拠点特命准教授．業務データ分析および BI ツールを用いた可視化に関する研究に従事．

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