Forms と Power Automate を活⽤した授業評価アンケートの運⽤
赤間 尚希 1)
1) 福岡歯科大学

教育支援・教学 IR 室事務室

akama@fdcnet.ac.jp

Utilizing Forms and Power Automate for the operation of course
evaluation surveys.
Naoki Akama 1)
1) Educational Support and Instructional Research Office.
概要
福岡歯科大学では、令和元年度から Web で授業評価アンケートを行っている。回答率を高めるために、事務担当者からアンケートに回答するようにフォローメールを何度か送信しているが、全学生を対象に送信しており、既にアンケートに回答済みの学生の評判が悪かった。しかしながら、各授業アンケートの回答状況を個別に確認し、未回答の学生を特定したうえでフォローメールを送信するのは、業務的に煩雑で時間がかかる。これらの課題を解決するために、Microsoft Forms と Microsoft Power Automate を用いて授業評価アンケートを収集する仕組みと、未回答の学生に限定してフォローメールを送信する仕組みを構築したので、その事例について報告する。

され、アンケートの実施手段に Forms という選択

1 はじめに肢が増え、タスクを自動化できる Power Automate

福岡歯科大学は、歯科学を専門とする単科大学が利用できる状況になった。教育支援・教学 IR 室

で約 520 名の学生が在籍している。本学では 141

事務室は、これらのツールを用いて授業評価アン科目の授業を開講しており、継続的な教育改善活ケートを収集し、未回答の学生に限定してフォロ動の一環として授業評価アンケートを活用していーメールを送信する仕組みを構築した。本稿では、る。学生が回答したアンケート結果を授業担当者

この仕組みの全体構成と構築方法の概要についてが確認し、担当授業の改善事項を FD 委員会へ提報告する。

出するという授業改善のサイクルを機能させている[1]。

2 本事例で利用したツール

令和元年度から、運用の効率化やペーパーレス

本事例では、Microsoft365 が提供する Forms と、化による経費の削減を目的に、マークシートで回Power Automate を主に利用している[2]。その他に収していた授業評価アンケートを Web で回収するきっかけに、それまで７０％～８０％程度あった

は SharePoint、Outlook、Excel を利用している。
2.1 Microsoft Forms
Forms は、Microsoft が提供するオンラインアン

回答率が３０％～５０％程度に下がってしまった。

ケート作成ツールである。簡単な操作で Web アン

回答率を高めるために、事務担当者から学生にフケートフォームを作成でき、結果を Excel 等の形ォローメールを送信しているが、全学生を対象に学生の評判が悪かった。しかしながら、各授業の式で保存できる。
2.2 Microsoft Power Automate
Power Automate は、特定のイベントや条件が発アンケートの回答状況を確認し、未回答の学生を生したときに、タスクを実行するようなフローを特定したうえで個別にフォローメールを送信する作成できる。また、繰り返し発生するようなタスのは、業務的に煩雑で時間がかかってしまう。

クを自動化するフローを作成できる。

方式に変更した。しかし、Web へ変更したことを送信しているため、既にアンケートに回答済みのそんな中、福岡歯科大学に Microsoft365 が導入

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3

Forms と Power Automate を活用した授業評価アンケート運用の全体構成
本事例の全体構成図を図１に示す。

4

構築方法

4.1 Forms で授業評価アンケートフォームを作成
学生に回答させたいアンケートフォームを作成① 学生が Forms で作成された授業評価アンケ「新しいフォーム」をする。Forms1にアクセスし、ートに回答すると、Power Automate がそれクリックすると、フォームのタイトルや設問内容、を検知し、SharePoint 上の管理表（Excel）選択肢を入力できる画面が表示されるので任意にに回答実績を登録する。

設問項目等を設定する（図 2）。

② 職員は SharePoint 上の管理表 Excel で学生がまた、Power Automate の設定時に必要なため、どの授業アンケートに回答しているか状況作成したフォームの URL の『&id=』以降の文字列をリアルタイムで確認できる。

をコピーして控えておく。

③ 職員は事前に設定された Power Automate のフローを手動で実行することで、アンケートを回答していない学生に限定して、回答を促すフォローメールを送信できる。本学では、学生の回答状況を確認しながら、状況に応じて手動で実行していたが、設定した日時でフローを自動実行するような設定も可能である。

↓

図 2 Forms 入力前（上）入力後（下）1

図1

Forms：https://forms.office.com

Forms と Power Automate を活用した授業評価アンケート運用の全体構成

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4.2 Excel で学生[行]×授業科目[列]で構成されるートフォームで評価される授業の項目に「○（ア管理表を作成し、SharePoint 上に配置

ンケート回答済を示す記号）」と入力する。

教務システムから情報を得るなどして、学生情報と授業科目情報を準備する。その情報を基に
Excel で学生[行]×授業科目[列]で構成される管理表を作成し、SharePoint 上に配置する。管理表には「学籍番号」、「氏名」、「学生のメールアドレス」、「授業科目」の列が必要である。このうち、「授業科目」は必要な数だけ列を設定する。また、この管理表にはテーブル名を定義しておく（図 3）。

図 3 学生×授業科目で構成される管理表
図 4 学生のアンケート回答をトリガーに管理表を更新するフロー

4.3 学生のアンケート回答をトリガーに管理表を更新するフローを Power Automate で作成
Power Automate2 にアクセスし、「学生のアンケ4.4 アンケート未回答者に限定してメールを送信するフローを Power Automate で作成

ート回答をトリガーに管理表を更新するフロー」

Power Automate で作成したアルゴリズムのフロを作成する（図 4）。

ーチャートを図 5 に示す。

①「Forms の新しい応答が送信されるとき」トリガーを選択し、フォーム ID に 4.1 で控えたPower Automate の「表内に存在する行を一覧表示」アクションを用いて 4.2 で作成した管理表を『&id=』以降の文字列を入力する。
②「Forms の応答の詳細を取得する」アクション指定する。その後は図 5 のフローチャートのとおを選択し、①と同様にフォーム ID に 4.1 で控えりに Power Automate のコントロールアクションでた『&id=』以降の文字列を入力する。

繰り返し処理、条件分岐処理を利用し、授業評価③「Excel の行の更新」アクションを選択し、4.2

アンケート未回答者に限定してメールを送信するで作成した管理表を項目『場所・ドキュメント

処 理 を 構 築 し て い く 。 Power Automate で は 、ライブラリ・ファイル・テーブル名』で指定す

Microsoft365 のアカウントでメールを送信するたる。そして、キー列には mail（学生のメールアめのアクションも準備されており、これらの処理ドレス）を指定し、キー値には Responders’ Emailをコーディングせず GUI で完成させることができを指定する。ここまでの操作で、管理表のどのる。

行（学生）を対象に更新するかを特定できたことになる。キー値の下からは、管理表に記載した授業名が表示されているので、対象のアンケ
2 Power Automate：https://make.powerautomate.com.

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めることができたと考えている。また、未回答者に対するメール本文の冒頭に、従来のような「学生各位」という表現ではなく、「○○様」と個人の宛名付きのメールが送信されるようになった。これにより、学生への訴求力が高まったのか、アンケートの回答率が令和４年度の３０％～５０％程度から、令和５年度前期は４０％～８０％程度へと全体的に高まった。今後は、別の観点からも授業評価アンケートの回答率を高める施策を実施していく予定である。

参考文献[1] 福岡歯科大学 FD 委員会 令和４年度「学生による授業評価」報告書作成部会、福岡歯科大学 令和４年度「学生による授業評価」報告書、
福岡歯科大学 FD 委員会、2023．
[2] 西岡 真樹・北端 智・福田 健吾、ひと目でわかる Microsoft 365 ビジネス活用編、日経BP、2022．

図 5 未回答者にアンケート回答を促すメールを送信するアルゴリズムのフローチャート

5 まとめ
Microsoft365 を導入している組織であれば、4章に記載した手順で、本事例と同様の仕組みを無償で構築できる。しかし、4.1 のフォームと 4.3 のフローは、アンケートを取得する授業の数だけ作成する必要があり、対象授業が 141 の本学でも準備に 15 時間程度の時間が必要だった。そのため、授業数が 500 を超えるような単位でアンケートを管理する必要がある場合は、本事例のような取り組みをするのは困難かもしれない。
Microsoft365 を導入しており、授業数がそれほど多くなく、無償で授業評価アンケートの運用を効率化したい組織において、本事例が少しでも参考になれば幸いである。
Forms と Power Automate を活用して授業評価アンケート運用を効率化した結果、アンケート回答済みの学生に対して、不要なフォローメールが送信されなくなり、学生に対するサービス品質を高515