公益財団法人
東京オリンピック・パラリンピック競技大会
組織委員会「持続可能性に配慮した調達コード」に係る通報受付窓口

業務運用基準

公益財団法人

東京オリンピック・パラリンピック競技大会組織委員会「持続可能性に配慮した調達コード」に係る通報受付窓口

業務運用基準目次

1.

趣旨 ................................................................................................................................. 1

2.

目的 ................................................................................................................................. 1

3.

基本原則 .......................................................................................................................... 1

4.

実施体制 .......................................................................................................................... 1

5.

対象案件 .......................................................................................................................... 2

6.

通報の受付期間 ............................................................................................................... 2

7.

通報の手段 ...................................................................................................................... 2

8.

通報の内容 ...................................................................................................................... 3

9.

通報受付窓口における案件処理のプロセス ................................................................... 410.

その他の情報提供等 .................................................................................................... 7

11.

情報公開 ...................................................................................................................... 712.

調達ワーキンググループへの報告 .............................................................................. 7

13.

広報 .............................................................................................................................. 7

附則
1. 施行

別添
別添１：通報フォーム

公益財団法人東京オリンピック・パラリンピック競技大会組織委員会「持続可能性に配慮した調達コード」に係る通報受付窓口

業務運用基準

1. 趣旨
公益財団法人東京オリンピック・パラリンピック競技大会組織委員会（以下「東京2020 組織委員会」といいます）は、「東京 2020 オリンピック・パラリンピック競技大会 持続可能性に配慮した調達コード」（以下「調達コード」といいます）に係る通報受付窓口を設置するとともに、以下の業務運用基準を定めます。
2. 目的
調達コードに係る通報受付窓口は、以下の目的のために設置されます。
(1) 調達コードの不遵守に関する通報を受け付け、それらの迅速かつ適切な解決に向けて必要な対応を、公平かつ透明性をもって実施すること。
(2) 特に、調達コードの不遵守を理由として生じた問題に関して、当事者等の合意に向けて当事者間の建設的な対話を促進するなどして、適正な改善を図ること。
3. 基本原則
本基準は、「ビジネスと人権に関する指導原則」において「非司法的苦情処理の仕組みの実効性基準」として示されている、正当性、利用可能性、予測可能性、公平性、透明性、権利適合性、持続可能な学習源、関与と対話を基本原則とします。
4. 実施体制
4.1.

東京 2020 組織委員会

東京 2020 組織委員会は、上記「2. 目的」を達成するため、「3. 基本原則」に基づき、調達コードに係る通報受付窓口を設置し、その運用業務を実施します。
東京 2020 組織委員会は、通報受付窓口の運用に当たり、必要に応じて、関係するサプライヤー、ライセンシー及びそれらのサプライチェーン（以下、総称して「サプライヤー等」といいます）に対して、通報処理の円滑な実施に協力するよう要請します。サ
プライヤー等、とりわけ一次サプライヤーについては、調達コードのサプライチェーンへの働きかけが求められていることを踏まえ、調達コードの遵守はもとより、本基準を十分理解し、その円滑な実施に協力することが期待されています。
4.2.

助言委員会

東京 2020 組織委員会は、通報受付窓口の運用にあたり、その中立性・公平性を高めるため、有識者で構成される助言委員会を設置します。助言委員会は、個々の通報案件の処理にあたり、中立の立場から助言等を行います。助言委員会の設置及び運営に関し
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て必要な事項については別途定めるものとします。助言委員の候補者名簿は公表します。
4.3.

持続可能な調達ワーキンググループ

持続可能な調達ワーキンググループ（以下「調達 WG」といいます）は、通報受付窓口における通報の受付、処理等の状況について、東京 2020 組織委員会より報告を受け、通報受付窓口が効果的に運用されるよう、東京 2020 組織委員会に助言します。また、助言委員会の委員の人選についても、調達 WG に、専門的知見に基づく中立的立場からの意見を聴いた上で決定します。
5.

対象案件
本通報受付窓口は、東京 2020 組織委員会の調達する物品・サービス及びライセンス商品（以下「調達物品等」といいます。）に関する案件であって、調達コードの不遵守に関する通報（調達コードの不遵守又はその疑いを生じ得る事実をその内容とするもの）について取り扱うことができるものとします。
ただし、以下に該当する案件は対象としません。
(a) 他の紛争処理手続において係争中であって、当該紛争処理手続と本通報受付窓口業務における手続の争点が実質的に同一であることにより、本基準の目的に照らし本通報受付窓口業務における手続を開始する必要がないと認められる場合(b) 実質的に同一の案件について既に本通報受付窓口業務における手続が行われている場合。ただし、新たな事実に基づく通報はこの限りではありません。
(c) 悪意のある通報、非常に些細な事案に関する通報、あるいは、競争有利を得るために作られた通報その他本通報受付窓口業務における手続を開始することが明らかに適切でないと認められる場合
6. 通報の受付期間
通報の受付期間は、2018 年 4 月 2 日から 2021 年 11 月 30 日までです。
※東京 2020 大会の延期に伴い、通報の受付期間を延長しています。
7. 通報の手段
通報は、書面にて、東京 2020 組織委員会が指定する専用のメールアドレス（またはウェブサイト）にて受け付けます。ただし、上記メールアドレス等にアクセスできる環境にない者については、東京 2020 組織委員会が指定する場所への郵送によって通報できることとします。通報の書面には、以下「8. 通報の内容」に掲げる各事項を記載する必要があります。通報の言語は原則として日本語又は英語としますが、他の言語についても可能な範囲で対応します。
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8. 通報の内容
通報の書面には、以下の各事項が日本語又は英語で記載されていることが必要です（ただし、他の言語についても可能な範囲で対応します。）。なお、必要事項が正確に記載されていない場合は、通報者に対して詳細の確認を行わせていただきます。
(1) 通報者の氏名・住所・連絡先（電話番号、e-mail アドレス）※通報は本名で行われ、連絡先が明記されていなければいけません。ただし、通報者に係る情報は、法の要請による場合を除き、外部には公開されません。また、処理の過程において匿名を希望する場合には、その旨記載することができます。
(2) 被通報者に関する情報※「被通報者」とは、当該通報において、調達コードの不遵守（又はその疑いを生じ得る事実）を生じさせていると考えられる者を指します。
1) 被通報者の氏名又は名称
2) 被通報者の住所・連絡先
3) 東京 2020 組織委員会が調達する調達物品等を特定するに足る情報（商品の種類、商品の名称、製造又は販売業者の名称、または、商品名のみで特定が困難な場
合は商品が特定できる特徴等を記載してください。さらに、製造や納入の時期、ロット番号等、可能な限り詳細な情報を記載してください。
）
4) 通報者と被通報者との関係（例：雇用主とその社員）(3) 通報者に対して生じた現実の負の影響又は将来発生する相当程度の蓋然性があると考えられる負の影響の具体的内容(4) 通報者が考える不遵守の具体的事実（当該不遵守が上記(2)の 3）の調達物品等の製造・流通等の過程において生じていることが特定できる情報を含みます。
）及び当該不遵守の対象となる調達コードの条項(5) 調達コード不遵守と負の影響の因果関係(6) 通報者が期待する解決策(7) 被通報者との対話の事実※当事者間の自主的な紛争解決に向けた努力を促すため、通報者は、通報を行う前に、被通報者との対話に向けた努力を行うことが求められます。このため、被通報者との協議に向けた通報者の行為にかかる事実関係については、日時・相手方・対応の内容など詳細が記載される必要があります。ただし、通報者が被通報者との対話に向けた努力を行うことができないやむを得ない事情がある場合には、かかる事情を記載してください。
(8) 他の紛争処理手続において係争中の案件、又は、本通報受付窓口業務における手続が行われている案件、に該当するか否か（該当する場合はその具体的内容）
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(9) 代理人を介して通報を行う場合には、代理人を介して通報を行う必要性を記載し、通報者が代理人に対し授権していることの証憑を添付してください。
9. 通報受付窓口における案件処理のプロセス
通報受付窓口における案件処理の標準的なプロセスは以下(1)～(9)のとおりです。このプロセスを基本として処理しますが、案件の内容・性質等に応じて、複数の手続きを並行して行ったり、または、一部の手続きを省略したりすること等があります。なお、同プロセスにおいて「当事者」とは、調達コードを遵守していない（可能性のある）者、及び、それによって負の影響を受ける（可能性のある）者を言います。また、以下の①又は②の要件を満たす者が特定され、対話による解決が適切かつ可能な場合には、案件処理のプロセスにおいて当事者による対話（当事者の代理人が参加する場合を含む。以下同じ。
）が実施されます。
①：調達コードの不遵守の結果として、当該案件により負の影響を受けた、あるいは相当程度の蓋然性で将来負の影響を受けると考えられる者（個人、グループあるいはコミュニティ）②：上記①の者の代理人（ただし、代理人を立てる場合は、上記①の者が特定されている必要があり、かつその者が代理人に対し授権していることが必要です）(1) 通報及びその受付
通報者は、上記「8. 通報の内容」に掲げる各事項を入力・記載して、専用のメールアドレス（またはウェブサイト）に送信する方法で通報し、東京 2020 組織委員会はその受信をもってこれを受け付けます。
書面で通報する場合は、東京 2020 組織委員会の指定する場所への郵送・配達により、通報及びその受付を行います。書面の記載内容は、別添１：通報フォームに示す通りです。
(2) 処理開始案件の審査
東京 2020 組織委員会は、受け付けた通報について、上記「5. 対象案件」、「6. 通報の受付期間」、「7. 通報の手段」及び「8. 通報の内容」に照らして処理手続を開始するか審査します。東京 2020 組織委員会は、必要記載事項を満たした通報を受付後、原則として 5 営業日以内に、通報者に対し処理手続を開始するか否かを通知します。ただし、通報の内容、性質等によって、これ以上の審査期間を要することが判明した場合は、速やかに通報者へ連絡します。
通報の処理手続を進めない場合においても、その事実とその理由を書面で通報者に通知します。またその場合、東京 2020 組織委員会は、可能な範囲で、他の苦情処理メカニズムに関する情報を提供します。特に、東京都及び政府機関の調達案件に4

係る通報に関しては、これに適切に対応するよう当該機関に働きかけます。
(3) 情報の収集、助言委員会の組成
東京 2020 組織委員会は、上記(2)において処理手続を開始すると判定した案件について、当事者等からそれぞれ情報を収集・整理します。その際、当事者の見解をバランス良く聴取し、「中立性」への信頼を損なわないよう、各当事者への個別ヒアリングを行うとともに必要関係文書を入手し、論点を整理します。また、助言委員会の委員について、調達 WG の意見及び当事者による対話の実施が見込まれる場合は、両当事者からの要望を聴いた上で選定し、遅滞なく助言委員会を組成します。

(4) 当事者間による一次対話
東京 2020 組織委員会は、当事者による対話の機会を設け、上記(3)で収集した情報をもとに事実関係や論点を整理・提示する等、当事者の自主的な合意形成に向けて対話が円滑に行われるよう促します。助言委員会は、必要に応じ助言を行い、場合によっては対話に参加するなど、対話の促進を支援します。なお、労使間の対話等他の紛争処理メカニズムがより解決に資すると判断される場合には、東京 2020 組
織委員会は当事者の意向等を確認した上で同メカニズムの利用を求めることができることとします（以下同じ）。
東京 2020 組織委員会は、当事者に対し、対話の手続方法（直接対面、電話会議、メールのやり取りによる対話等）と標準処理期間を通知するとともに、手続の進捗状況については随時当事者への連絡を行います。
通報受領から一次対話完了までの標準処理期間は、およそ 1～2 ヶ月程度を目安とします。ただし、案件の内容、性質等によって、これ以上の処理期間を要することが判明した場合は、通報者や被通報者等関係者に速やかに連絡します。
一次対話によって解決した案件は、(8)改善措置等に従って処理されます。
(5) 一次対話不調時の事実関係調査
上記(4)の一次対話を経て、対話が不調となった場合に、東京 2020 組織委員会は、通報に係る事項について、詳細調査を実施します。詳細調査では、上記(3)において入手できなかった情報を中心に、関係文献調査に加え、必要に応じ、現地調査を実施します。現地調査では、通報対象に関連し当事者が対処した内容を確認します。
また、必要に応じ、当該事案の専門家、弁護士、現地 NGO 等の第三者の知見を踏まえ、情報及び論点を整理します。
(6) 当事者間による二次対話
東京 2020 組織委員会は、当事者による対話の機会を設け、上記(5)で収集した情報
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をもとに事実関係や論点を整理・提示する等、当事者の自主的な合意形成に向けて対話が円滑に行われるよう促します。また、関係者の了解を得た上で、当該事案の専門家、弁護士、現地 NGO 等の第三者を対話に招聘する場合もあります。助言委員会は、必要に応じ助言を行い、場合によっては対話に参加するなど、対話の促進を支援します。
二次対話によって解決した案件は、(8)改善措置等に従って処理されます。
(7) 二次対話不調時の対応方針
二次対話が不調のまま終了した場合には、東京 2020 組織委員会は、当該案件の経緯、当時者双方の主張、及び調査結果要旨を整理した上で、対応方針案を作成します。また、同対応方針案について助言委員会へ諮問し、助言委員会はこれに答申します。東京 2020 組織委員会は、助言委員会の答申を踏まえ、対応方針を決定します。
一次対話不調時の事実関係調査から対応方針決定までの標準処理期間は、およそ 3ヶ月程度を目安とします。ただし、案件の性質上、必要な場合には、更に処理期間がかかる可能性もあります。
(8) 改善措置等
東京 2020 組織委員会は、被通報者等に対し、上記(4)又は(6)の合意内容、上記(7)における対応方針に基づいた改善等を求めます。東京 2020 組織委員会は、被通報者等に対し、改善措置計画の提出、及び、同計画の遂行状況やその改善結果に関する報告を求めます。また、東京 2020 組織委員会は、改善結果について関係者に通知します。改善措置計画について、進捗の遅れや不作為があった場合には、東京 2020組織委員会は、必要に応じて事実関係の確認等を行います。
(9) 通報案件の処理完了の判断
東京 2020 組織委員会は、被通報者から上記(8)の報告を受けた後、処理が適切に行われたことを確認し、当該案件の通報処理プロセスが完了したことの判断を行います。処理の完了した案件は、関係者にその旨を通知します。
上記各手続の過程において、案件の解決、通報の取り下げ、調達コード不遵守の事実が確認できない場合、上記の手続を継続しても解決が見込めない場合、あるいは当事者双方の合意の上で改善措置等が不要であるとされる場合等、東京 2020 組織委員会が相当と認めるときは、当該案件の通報処理プロセスを終了することを判断できることとします。

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10. その他の情報提供等
東京 2020 組織委員会の調達物品等に関するものである限り、上記「5. 対象案件」にある要件を満たさない情報や、通報ではないがメディアを通じて東京 2020 組織委員会にもたらされる情報等の提供についても、調達コード不遵守の有無（可能性）及びその程度、情報の具体性、不遵守により生じる負の影響の重大性、緊急性又は安全性等を考慮し、東京 2020 組織委員会が相当と判断する場合は、本基準に定めるのと同様の手続によりその解決を図る場合があります。
11. 情報公開(1) 東京 2020 組織委員会は、通報者が公開を望まない場合を除き、受け付けた通報等の概要、処理手続の状況、結果の概要を、そのウェブサイト上において、原則として公開します。ただし、中傷目的等悪意のある通報や、競争有利を得るために作られた通報等、公開が適切でないと判断される情報については、公開しないものとします。
(2) 上記(1)の情報は定期的に更新します。なお、情報の公開にあたっては個人のプライバシー等に十分配慮します。
(3) ウェブサイトで公開される情報の言語は、日本語及び英語とします。
12. 調達ワーキンググループへの報告
東京 2020 組織委員会は、通報処理案件について定期的に通報の受付状況、処理状況等を取りまとめ、調達 WG に報告します。
13. 広報東京 2020 組織委員会は、本基準をウェブサイトに公開します。また、調達コードに係る通報受付窓口のパンフレット等を作成し、労働組合や事業者団体のネットワーク等も活用して配布・周知するなどして、通報受付窓口の存在・活動内容が広く認知されるよう努めます。

附則
1. 施行
本基準は、2018 年 4 月 2 日より施行します。
附則
1．施行
本基準は、2020 年 11 月 1 日より施行します。
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