令和２年度第 1 回三豊市公文書等管理委員会
会議録（要旨）[ 開催日時 ]令和 2 年 9 月 4 日（金）13:23 開会～14:28 閉会[ 会

三豊市山本庁舎 2 階大会議室場 ][ 出 席 者 ] （会 長）嶋田典人（委員）野村美紀、松岡千鶴子、千秋久宣、福岡正記、西川昌幸（事務局）三豊市総務課 横関俊通、平柴希代子、宮田克成、渡邊貴夫[ 傍 聴 者 ]なし

[ 次1.開 会

第 ]

2.議

題

（1）公文書等の管理について
・現用文書の管理について
・歴史公文書の管理等について
・旧町 30 年保存文書の廃棄について（2）三豊市文書館の運営について（3）その他
3.閉[ 資料 ]

会

・三豊市の公文書等の管理について 資料 1-1
・三豊市中間書庫運用管理要領
・三豊市文書電子化試行要領

資料 1-2
資料 1-3・令和元年度 歴史公文書の保存及び利用の状況 資料 2・旧町 30 年保存文書 廃棄予定リスト 資料 3・三豊市文書館の管理運営について 資料 4・三豊市公文書等管理委員会

関係例規

・三豊市公文書等管理委員会委員名簿

1. 開会（13 時 23 分）（総務課長）＜あいさつ＞ 省略［新型コロナウイルス対策について］
本日の委員会は、新型コロナウイルス対策を適切に行いつつ開催する。そのため座席についても間隔を開けたレイアウトにしていることを報告する。
［委員会成立の報告］
本日の委員会は、委員総数 7 名のうち 6 名の出席により「三豊市公文書等管理委員
1

会規則」第 3 条第 2 項の規定、委員の過半数の出席を満たしており、本委員会は成立することを報告する。
［公開及び傍聴の報告］
本委員会は「三豊市附属機関等会議の公開に関する指針」により公開となる。
現時点で傍聴者はなし。
[新任委員の紹介]
千秋久宣委員・福岡正記委員・西川昌幸委員の紹介及び同委員挨拶
また、福岡委員が当委員会の副会長に選出された。なお、千秋委員・福岡委員・
西川委員の任期は、前任委員の残任期間の令和３年３月３１日までとなる。
[配布資料の確認][開会宣言]
ただいまより「令和２年度第 1 回三豊市公文書等管理委員会」を開催いたします。
[会長あいさつ]安倍首相の記者会見でも、公文書管理のあり方など様々な面で重要視されている。
三豊市は、県内最初に基礎自治体として公文書館を設置し、公文書管理条例も制定している先進地的な自治体である。自らの組織の記録を管理し保存期間が満了したら記録資料として公文書館できちっと保存する。当たり前のことであるが出来ていない自治体も多くある。委員の皆様には知見と経験を活かして、より良い公文書館となるよう協議をお願いする。

2. 議

題

(これより会長が、恒例により議長となり議事の進行を行う。）
発言者
議長

内

容

それでは、議事を進行します。
議題 1 の公文書等の管理 「現用文書の管理」について、事務局より説明をお願いします。

事 務 局【現用文書の管理について説明

資料 1-1】【三豊市中間書庫運用管理要領

資料 1-2】【三豊市文書電子化試行要領

議長

資料 1-3】

保存期間内の現用文書の管理について説明がありました。質疑があれば発言をお願いします。

委員

保存期間３０年を２０年にしたのは、全簿冊についてですか。
2事 務 局

はい。そうです。三豊市には文書館があり、３０年を２０年にする事により移管すべきものが移管され、文書館で適正に管理される。書庫がひっ迫して来たのと、文書の電子化を進めている事で、今後は、紙ではなくてデータで保存する機会が多くなります。しかし、例えばエクセルデータは何年か経つと、バージョンアップされるので移管する時、上手く開くことが出来ない懸念があります。そのようなことも考えて、保存期間を短縮しました。

委員

事 務 局

それに関連し、保存期間として永年保存文書がありましたが…。

三豊市には、永年保存文書がありません。平成２１年に３０年保存文書になり、さらに２０年保存文書になりました。

委員

それは旧永年保存文書を３０年保存文書に切り替え、さらに保存年限を２０年に切り替えたということですか。

事 務 局

そうです。

委員

わかりました。

委員

令和２年３月の文書溶解処理は、学校関係の書類が多いのですか。

事 務 局

機密文書の廃棄は、どちらかと言えば学校関係が多いです。市役所は、「機密文書をシュレッターにかけて下さい。」と呼びかけをしています。小学校、中学校、幼稚園、保育所関係が７割くらいです。

委員

学校から三豊市に持ち込むのですか。学校はこのような時にけっこう出すのですか。

事 務 局

各校で保管していた文書を持ち込んでもらいます。溶解処理される文書は個人名が特定される文書になりますから、出されます。

委員

各部署で作成された新型コロナウイルス感染症関係は、全て文書館に移管されるのですか。将来的に一括して文書館で管理されるのでしょうか。

3事 務 局

三豊市には文書館がありますから、それを見越しています。
保存期限が切れた時、確実に文書館に移管されるように文書管理システ
ム上で、そのように設定をするように依頼しています。

事 務 局

逆によろしいでしょうか。三豊市は電子化を進めているのですが、文書の電子化をしている先進的な自治体があれば、何処かご存知のところがあればご教示ください。

委員

三豊市が先進的であると思います。県の場合は、起案、決裁は１～２年前から全て電子でするようになりました。

議長

他にご意見等はないでしょうか。
無いようなので、「現用文書の管理について」は、これで終了します。
次に、「歴史公文書の管理等について」事務局より説明をお願いします。

事 務 局【令和元年度 歴史公文書の保存及び利用の状況 資料２】
【旧町 30 年保存文書 廃棄予定リスト 資料３】

議長

「令和元年度歴史公文書の保存及び利用の状況」、「旧町 30 年文書 廃棄リスト」について説明がありました。この内容について、質疑があれば発言をお願いします。

委員

利用請求に関してですが、県と違って三豊市文書館は戦前の公文書とかたくさんお持ちだと思います。旧村役場の公文書の利用というのはありますか。
利用件数のうちどのくらいでしょうか。

事 務 局

件数としては、昭和になってからの文書の利用が多いのですが、点数としては戦前の文書の利用も多いです。昨年は東京の方の研究者が２名来られ、村全体の旧図を利用請求されたため、戦前の歴史公文書の点数が多くなりました。

委員

ここに上がっている数は、一般の人の申請件数ですか。職員の利用申請件数は含んでいるのですか。

4

事 務 局

ここの数は、一般の人の件数です。職員の利用は含んでいません。

委

電子化していますが、移管文書は増えていると思います。新規移管と廃員

棄は相対しているが、書庫の容量はどうなっていますか。

事 務 局

書庫に余裕はありますが、課題として３０年保存が２０年保存に変更になったため、それに対応した選別廃棄が出来ていません。旧町永年保存文書の整理が必要な状態です。

委

員

事 務 局

現状何％ぐらいですか。

現状８０％くらいだと思います。一昨年は７０％くらいでしたが、施設の統廃合なども多いため１０％くらい増えていると思います。

委員

歴史公文書の利用請求・利用決定の状況で、利用制限をかけているのはどのようなものですか。

事 務 局

一部利用制限は個人情報がほとんどです。全部利用制限は文書に触れられないような状態で、紙が酸化しており触るとバラバラになりそうな状態の文書です。利用制限をかけた７８件は、内容でなくて保存状態の問題です。

委員

内容でなくて、保存状態でしたのですね。解かりました。廃棄しようと思われている写真パネルですが、展示か何かで作成されたものですか。

事 務 局

本年度、廃棄しようと思っている古い写真パネルが１７件あります。昔、仁尾町で展示された写真パネルだと思います。旧町時代に、水に濡れてカビが発生しています。１２件はパネルと同じ写真がありますが、残り５件は元の写真がわかりません。廃棄の前にどのような処理をすればよいでしょうか。

委員

展示とかで作られたもので、元写真の出どころが数点判らないと言う事ですが、出典も判らないという事ですか。

5

事 務 局

塩田風景なので、塩田関係を調べていますが、わかりません。５件の内２件はカビが生えて、傷んでいて元の写真が何であるかもわからない状態です。水に濡れて木枠が腐食しているものもあります。

委員

事 務 局

カビの除去をすることは不可能なのですか。

安定化処理等ができればと思いますが、三豊市文書館の技術、予算では、難しいと思います。
写真パネルを廃棄するのだったら、どのくらい画面が見られるか判りませんが、写真撮影して記録を残す予定です。

委員

そうですね。廃棄してしまったら何も残らないので、どのくらい画面が見えるか別にして、記録としては現状を撮影して、オリジナルの記録として残しておいたらと思います。

議長

他にご意見等はありませんか。
無いようなので、議題１については、これで終了します。
次に、議題２の「三豊市文書館の運営について」、事務局より説明をお願いします。

事 務 局【三豊市文書館の管理運営について 資料４】

議

三豊市文書館の管理運営について説明がありました。質疑があれば発言長をお願いします。

委員

新型コロナウイルス感染症予防の為、利用中止していた期間があったという事ですが、利用中止の再開した時に利用はありましたか。

事 務 局

４月１～１０日まで開けた時は、まだコロナウイルス感染期であり、利用はありませんでした。令和２年度のことになりますが、６月２日に再開した途端、１週間ぐらいに４～５件の利用請求がありました。待ってくれていたのかと思いました。

委員

お休みしていた時に問い合わせはありましたか。展示の方は、どのような状況でしたか。
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事 務 局

問い合わせは数件ありました。令和２年度の話になりますが、６月の開館以降は展示閲覧室での滞在を必要最低限とするなど制限をかけていまし
たが、８月１５日の企画展を開催するにあたり展示の観覧ができるように一部制限を緩和するようにしました。

委員事 務 局

昨年度、講師として依頼された講義は、どのような内容ですか。

財田町公民館 たからだ大学 では、秋期企画展の内容を話し、展示の観覧をしてもらいました。二ノ宮のいきいきサロン「花水木火曜会」では、地元の大水上神社について話しました。
仁尾町公民館 公民館講座 は、「漁業」というテーマでしたが、１月は私の体調不良、３月は新型コロナウイルス感染拡大で中止になりました。来
週９月１３日に「漁業について」話す予定です。今度はできるのではないかと思います。

議長

他にご意見等はありませんか。
無いようなので、議題２「三豊市文書館の運営について」はこれで終了します。予定していた議題はおわりましたが、その他の議題で、ご意見・ご質問はありますか。
事務局から何かあればお願いします。

事 務 局

文書館の貴重書庫の入り口側と奥側の２ヶ所で温湿度を計測しています。温度で２度、湿度で７～８％違うことがあり、あまり良くない状態だと思います。温湿度を均一にするにはどうすればよいでしょうか。良い方法があれば教えてください。

委員

原因がどういう所にあるか、なかなか判らないのですが、建物に起因する構造上の事かもしれません。今後も２ヶ所の計測を続けていただき、季節的なものか、年間を通じての傾向を探られてはどうでしょうか。当面の対策としてはサーキュレーターなどを使用し、貴重書庫内の空気を動かす事が簡単に対応できる方法だと思います。

事 務 局

予算経費の面もあるが、できる範囲で対応を取りたいと思います。

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委員

これまでも、そういう事であったのですか。最近そうなったのですか。

事 務 局

以前からこのような傾向はありました。昨年までは普通の温湿度計で計測していたので、扉を開けたことが原因の一時的なものという可能性も考えられました。しかし今年からはデータロガーを導入していただき、計測した結果、扉を開けた際の一時的なものではなく、このような傾向があることがわかりました。

委

外気温との比較は、どうなっていますか。

員

事 務 局

外気温は測定しておらず、比較できていません。ご意見ありがとうございます。

議

他にご意見等はありませんか。

長

事 務 局

現在、文書館では、夏期企画展として、終戦７５年「あの年の夏、昭和２０年 ～戦時下の三豊～」を開催しています。よかったら、ご覧いただ
けたらと思います。最近、四国新聞に掲載してもらいました。ＮＨＫでも紹介していただけるそうです。

議長

事務局から説明がありました。本日予定されていた議題は全て終了しました。質疑はないでしょうか。
無いようですので、ここで本日の議長をひかせていただきます。
【貴重な意見、スムーズな進行に対し会長からお礼あり】

事 務 局

それでは、令和２年度第１回三豊市公文書等管理委員会を終了します。

※この会議録は、「会議録（要旨）」であり、発言内容等は主要な点をまとめて掲載しています。ご了承ください。

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