URL https://kok-consulting.com
E-mail info@kok-consulting.com

小久保 和人2

ファシリテーターの役割がより重要になる

在と役割がより重要になってきます。
「ファシリテーターの優劣で会議の生産性が決まる」と言って大防止を目的に、多くの企業でリ新型コロナウイルス感染症の拡果が上がるように会議の舵取りをがスムーズに進むように、また成会議の特徴を理解した上で、会議ファシリテーターはオンラインも過言ではありません。

モートワーク（在宅勤務）が行われし て い か ね ば な り ま せ ん。 実 は、

●リアル会議の再現は無理るようになりましたが「オンライ優れたファシリテーターが日頃から実践しているスキルやテクニッン会議は苦手、やりにくい」とい具体的には「オンライン会議でクは、誰もが学び、身に付けるこう声も聞かれます。
は、いつ発言したらいいかよくわとができるのです。

議とオンライン会議との違いを理なトラブルは、対面でのリアル会イン会議の場合はその特徴を踏ま議を行う際の約束事です。オンラ会議のグランドルールとは、会会議の最初にグランドルールを確認からなかったり、話していても相手の反応が伝わってこなくて戸惑ったりする」という失敗談が、多く語られています。

解せずに、リアル会議の進行手法

えて、図 に示したグランドルー

オンライン会議で発生する様々をそのままオンライン上で再現し特に、対面でのリアル会議に比の多くを未然に防ぐことができる

イン会議でよく発生するトラブル

これを実施するだけで、オンラルを設定して会議の冒頭に参加者べてコミュニケーションが取りづようとするところに問題点がありらいため、会議の舵取りを行う「フようになります。

全員で確認します。

ァ シ リ テ ー タ ー」
（司会役）の存ます。

1

KOK コンサルティング
代表
中小企業診断士e ti tl eTh

オンライン会議を円滑にする
ファシリテーション術！

Zoom などのツールを使用したオンライン会議の機会が増えています。でも「うまくコミュニケーションがとれない」と思っていませんか？
実は、オンライン会議にはコツがあります。発生するトラブルを未然に防ぎ、議論を活性化させ会議を効率的に進めて生産性を向上させる、明日からスグに使えるオンライン会議ファシリテーションスキルを紹介します。

8

特集企画／ウィズコロナの働き方改革
図1

オンライン会議のグランドルール① 大きなアクションで反応するて参加するのが望ましいでしょう。カメラをオ

ファシリテーターの第一声「皆さん、こんにンにして、お互いの顔を見ながら話すことで、ちは。私の声は聞こえていますか？」これに対話し手は相手の反応が確認できますし、参加者して参加者から特に反応がなかった場合、問題は会議への参加意識が高まり、活発な意見が出なしと判断して会議を先に進めていませんか？

やすくなります。

オンライン会議のトラブルの原因のほとんどは④ 名前を会議に合わせて変更音声の問題です。
中には、会議が進行してから「よく聞こえて例えば Zoom の場合、自分のビデオ画面の左いない…」と言い出す参加者もいます。音声チ下に名前が表示されます。ここにはあらかじめ

ェックは最初に確認しておきましょう。

設定しておいた名前が表示されますが、会議のそこで、ファシリテーターからの問いかけに内容や参加者によっては、あらかじめ設定して対して、参加者がビデオカメラに向かってＯＫおいたものとは異なる名前（肩書きを追加するサインをするなど「大きなアクションで反応すなど）にした方が、あなたのことが相手に伝わる」というルールを設定しておくことをオススりやすい場合があります（例：山田太郎→山田

メします。ファシリテーターからの問いかけに太郎（営業課長））。

対してアクションがない参加者がいれば、ファ

まず会議の冒頭でグランドルールを確認する

シリテーターが「◯◯さん、聞こえていますタイミングで、会議内容に見合った名前に変更か？」と個別に確認してください。

することを習慣化してください。

② マイクは通常ミュート（オフ）⑤ 何かあったらチャットで送る

オンライン会議中、参加者のマイクがオンになっていると、キーボードを叩く音や様々な生オンライン会議で誰かが話しているとき、それを遮る発言はさけましょう。

活音を拾ってしまい、集中力を乱す原因になり

例えば、他者がある程度まとまった内容の説ます。そこで、参加者のマイクは通常ミュート明をしており、それに対して質問したいことをにしておき、自分が話すときだけオンにするよ思いついたが、その場で質問すると話の流れをうにします。そして、話し終わったらマイクを止めてしまう。そのような場合にはチャットでミュートに戻すことを習慣づけます。

質問を送っておくようにするといいでしょう。
ファシリテーターは切りの良いところで、送③ ビデオは通常オンられてきたチャットを確認し質疑応答の時間をオンライン会議では、ビデオは通常オンにし会議のチェックインで集中力を高める●参加者の情報と心を掴む

会議のチェックインとは、ランニングをする前のウォーミングアップ（準備運動）のようなものです。会議の本論に入る前、グランドルールを確認した後に行うとい会議のチェックインでは、参加いでしょう。

者一人ひとりに少しずつ言葉を発してもらうことで、ファシリテー

ターが参加者の状況や関係性を把握するとともに、発言しやすい雰

囲気を作って参加者の気持ちを会議に集中させていきます。

オンライン会議の場合、チェックインをすることで本人確認や各参加者の通信環境の状況、声の大きさ、ビデオ画像などを知ること

2020.10ができ、さらにオンライン会議で発言する感覚をつかんでもらい、慣れていない参加者の不安を取り除くこともできます。

チェックインの進め方を図 に示しましたのでご覧ください。

92

設けるようにします。

て発表します。例えば「いま気になっていることは？」「この会議に期待することは？」「最近嬉しかったことは？」「あなたのお国自慢は？」など。

▼②「お題」が決まったら、参加者全員が１人ずつ「お題」に関する話をします。時間は短めで１人 1 〜 2 分程度。リアル会議の場合では、話す順番はファシリテーターがあえて決めずに、話ファシリテーターが「◯◯さん、をオススメします。て、いわゆる「点呼」を取ること

では、チェックインの簡易版としをする時間が確保できないケース

会議時間が短くてチェックイン

①まず、ファシリテーターがチェックインで話す「お題」を決めこんにちは」と参加者一人ひとり

場合は、他の参加者の表情や雰囲気が読み取りづらいため、ファシリテーターが適当に順番を決めて、話す人を指名した方が▼③１人が話し終えたら「はい、ありがとうございます」と丁寧に受けとめて、次の人に移ります。個々の話について質問や長いコメントはしません。全員が発言し終わったら、チェックインは終了です。
会議への参加意識が大きく違ってになりますし、その後の参加者のすが、各参加者の通信環境の確認するだけです。これだけのことでた参加者が「こんにちは」と返事に順番に声を掛け、呼び掛けられの自主性を引き出すことができます。しかしオンライン会議のきます（図 ）。

参加者一人ひとりに少しずつ言葉を発してもらうことで●参加者の状況や関係性を把握●発言しやすい雰囲気を作る●参加者の気持ちを会議に集中

さらにオンライン会議では…

議を活性化させるための つのフをします。以下は、オンライン会取りづらいことを意識して舵取り議に比べてコミュニケーションがファシリテーターは、リアル会

オンライン会議で使える
６つのテクニック●通信環境や声の大きさを確認●ビデオ画像で本人を確認●オンライン会議での発言に慣れるだ 途 中 な の か？ 発 言 に 対 し て 質

発言者の話は終わったのか、ま①リーダーシップは少し強めにります。

ァシリテーションテクニックにな

6

スムーズに進められます。
3

チェックインの進め方
図2

す準備ができた人から話すというルールにすることで、参加者会議のチェックインの効果

図3

問 を し て い い の か？ そ れ が わ からずに間延びした会議になることがあります。

そこでファシリテーターは「◯◯さん、報告は以上ですか？」「今のお話についてご意見やご質問はあ り ま す か？」「それでは次の議題に進みましょう」という具合に声を掛けることで、会議をテキパキと進めていきます。

オンライン会議では、対面でのリアル会議よりも、ファシリテーターが会議をリードする度合いを少し強めるイメージを持って行うといいでしょう。

要約して確認する②参加者の意見を話が噛み合わなかったり、相手の意見を間違って捉えたりすることがあります。また、会議中は意気投合していたのに、実はお互い違うことを考えていたと後で気付く場合もあります。

その防止策としてファシリテー

ターは、参加者が発言した後で、「◯◯さんのご意見はつまり△10

特集企画／ウィズコロナの働き方改革いうような意見が出てくることもた …」「 本 当 は 反 対 だ っ た …」 とてから「実は、よくわからなかっそれに気付かないと、後になっがあります。

です。その対策としては次のものない小部屋とができてしまうこと

見交換が活発な小部屋と、そうで管理下から離れてしまうため、意会議の進行がファシリテーターのそれは、それぞれの小部屋での上に大きなものです。

会議全体に与える影響は思った以ょう。ファシリテーターの表情がなりすぎていないかを確認しまして確認するようにします。
③会議の目的を思い出させるることもあります。

あります。それで会議が振り出し△ということですよね」という具に戻るなんてことになっては愚の合に、参加者の発言内容を要約し会議進行後に「そもそも、このファシリテーター育成が生産性向上のカギ会議の目的は何だったっけ？」は、骨頂です。

以上、オンラインにおける会議ダメな会議の代表例ですが、オンファシリテーターは、時々全体きそうだ！」と感じたビジネスパ

し ま し た。
「これなら自分にもでファシリテーションについて紹介ーター役を配置する

・それぞれの小部屋にファシリテか言いたそうにしている人がいなを見渡して、孤立している人や何・ファシリテーターがそれぞれの小部屋を順番に見て回る

ライン会議では当初の目的を忘れファシリテーターは会議冒頭でて話が脱線しやすくなります。
いかを探して、ーソンは、ぜひ明日の会議で実践役割がより重要になってきます。

「この会議の目的」を説明し、常・小部屋での会議の進め方を、あらかじめ参加者全員に周知して今後、リモートワーク（在宅勤務）「ここまで大丈夫ですか？」「◯

冒頭でも述べたように、オンラしてみてください。

チェックするの進展に伴い、優秀な会議ファシにその目的を意識し、会議の途中おくオンライン会議では、自分の顔◯ さ ん、 何 か コ メ ン ト あ り ま すが会議中ずっと画面に表示されてリテーターを有するか否かが、企か？」という具合に、問いかけるいます。リアル会議では、自分の業の生産性を決める大切な要素にで話の流れが横道に逸れたら「そ大人数で議論する場合、参加者⑤ブレイクアウトルームの活用顔を眺めながら会議をするというなってくるでしょう。

れも大事なお話ですが、この会議をいくつかのグループに分けるこようなことはないので、これはオイン会議ではファシリテーターのを掛けて、軌道修正します。とで意見交換を活性化させます。

ンライン会議だけの特異な状況と⑥定期的に自分の顔を④ときどき全体を見渡すオンライン会議の場合は、会議ようにします。

場全体の状況、特にあまり発言をいくつかの小部屋に分ける機能のテーマではないので別の機会にしない参加者の状況が把握しづら話し合うことにしましょう」と声くなります。そのため、話の流れ言えます。

適任者がいない場合には、社内フもし、重要な会議を任せられるについていけず孤立する人が発生

ムはとても便利な機能ですが、ひ分の顔をチェックして難しい顔にファシリテーターは、定期的に自スメします。

部ファシリテーターの活用をオスァシリテーターの育成もしくは外とつ問題点があります。

せっかくのこの状況を利用してのブレイクアウトルーム）（ Zoomを使います。ブレイクアウトルーのに手を挙げることに躊躇していしたり、何か言いたいことがあるたり、悶々としている人たちがい2020.10

11