令和元年度第 1 回三豊市公文書等管理委員会
会議録（要旨）[ 開催日時 ] 令和元年 10 月 25 日（金）13:27 開会〜14:38 閉会[ 会場 ]

三豊市危機管理センター ２０２会議室[ 出 席 者 ] （委 員）矢野哲男、嶋田典人、野村美紀、松岡千鶴子、安藤紳一、森諭
岩本茂幸（事務局）三豊市総務課 西川昌幸、小野雅紀、平柴希代子、宮田克成、
渡邊貴夫[ 傍 聴 者 ]なし

[ 次1.開 会

第 ]

2.議

題

（1）会長および副会長の専任（2）公文書等の管理について
・現用文書の管理について
・文書の電子化について
・歴史公文書の管理等について
・旧町３０年保存文書の廃棄について（3）三豊市文書館の運営について
3.閉[ 資料 ]

会

・三豊市の公文書等の管理について 資料 1
・三豊市文書電子化試行要領
・三豊市中間書庫運用管理要領

資料 2
資料 3

・三豊市行政文書管理規程 一部改正 新旧対照表(抄) 資料 4・平成 30 年度 歴史公文書の保存及び利用の状況 資料 5・旧町 30 年保存文書 廃棄予定リスト 資料 6・三豊市文書館の管理運営について 資料 7・三豊市公文書等管理委員会委員名簿
・三豊市公文書等管理委員会 関係例規11. 開会（13 時 27 分）（総務課長）＜あいさつ＞ 省略［委員会成立の報告］本日の委員会は、委員総数 7 名の全員の出席により「三豊市公文書等管理委員会規則」第 3 条第 2 項の規定を満たしており、成立することを報告します。

［公開及び傍聴の報告］
本委員会は「三豊市附属機関等会議の公開に関する指針」により公開となります。
現時点で傍聴者はなし。

2. 議

題

(新たな委嘱任期の最初の会議のため、議題(1)終了までは西川総務課長が進行する）
発言者
総務課長

内容

【開会宣言】
ただいまより「令和元年度第１回三豊市公文書等管理委員会」を開催いたします。

[新任委員の紹介]今年度は委員改選の年です。新たに委員をお受けいただきました委員の紹介をさせていただきます。

安藤紳一委員・岩本茂幸委員の紹介及び同委員自己紹介挨拶。

＜安藤紳一委員 自己紹介挨拶＞ 省略＜岩本茂幸委員 自己紹介挨拶＞ 省略

総務課長

議題１の会長及び副会長の選任については、三豊市公文書等管理委員会
規則第２条第２項の規定により、「会長及び副会長は委員の互選により定める。
」となっています。会長又は副会長に立候補、及び推薦について発言はございますか。

委

員

総務課長

事務局に案があればお願いします。

事務局案との意見ですが、提示してよろしいでしょうか。
2

＜一同異議なしの声＞

総務課長

事務局案として、会長に香川県立文書館主任専門職員の嶋田典人委員を、副会長に三豊市総務部長の森諭委員を推薦させていただきます。

＜一同異議なしの声＞

総務課長

皆様のご承認を頂きましたので、嶋田典人委員に会長を、森諭委員に副会長をお願いします。

恐れ入りますが嶋田典人会長 席の移動をお願いします。

それでは、ここで新たに会長に選任されました、嶋田会長からご挨拶をいただきます。

会

長【就任挨拶】
三豊市文書館は、香川県の市町では最初の公文書館として、公文書管理条例については高松市についで２番目に制定されております。今日まで県下市町の先進地的な自治体として位置づけられています。今日は、皆様方の知見と経験を活かして、より良い三豊市の公文書等の管理、文書館の運営についてご協議をお願いします。

総務課長

これより議題に入りますが、議事運営につきましては議長の嶋田会長にお願いいたします。

議長

それでは、議事を進行します。
議題２の公文書等の管理について、事務局より説明をお願いします。

事務局【現用文書の管理について説明

資料 1】【文書の電子化についての説明

資料 1・資料 2・資料 3・資料 4議長

ここまでの説明について、質疑、意見があれば発言願います。

委員

文書の電子化とは……過去の文書も全部電子化するのですか。
3】

事務局

過去の文書ではなく、平成３０年度と平成３１年度の文書でできるものから電子化するという事です。

事務局

文書は保存年限を設定し保存しています。保存期限がきたら移管・廃棄します。

委員

それまでは書庫に保存するのですね。わかりました。

議長

今の説明を聴いていましたら、電子決裁をした、その文書を紙に焼き付けて中間書庫に収めるという事でしょうか。

事務局

職員はパソコンで文書を作るので、それが電子文書となります。考えているのは、取得する紙文書で署名・捺印されている文書は、紙として置いておくし、スキャンしデータとしても保存します。

事務局

有印公文書は電子化しますし、紙文書も原本として中間書庫に置きます。
引継ぎする期限がきたら本庁の集中書庫で保存します。取得文書は二重に保存する事になります。

委員

電子化されたら検索できます。原本を探すのは大変ですから、申請書類が電子化されるのなら、文書の公開請求をされたりしても、検索したりする事務の大幅な迅速化と省力化が図られます。そのようなことだと、わかりました。

事務局

嶋田会長は、先日の国立公文書館のアーカイブス研修Ⅲで、メタデータ論等文書の電子化についても受講されていると思いますので、その内容を含めてアドバイスがあればお願いしたいと思います。

会

長

県の方も平成から令和にかわる頃から、１００％電子決裁するようになってきました。図面等のかさばるものを電子の中に収めるのは難しい。添
付書類としてスキャンするのに時間がかかり、添付書類まで電子化して収めるのが、なかなか出来ません。起案して決裁をとるまで電子は、どんどん廻りますが、添付書類は回議書として廻しています。紙と電子を併用している実態があります。将来、保存となった時に紙と電子が、分離されるのではないか危機感をもっています。三豊市はどの様にしていますか。
4

事務局

今も、分厚いものはスキャンできないので紙文書が別に回覧されてきて、紙文書が手元に来てから電子と併せて決裁しています。電子と紙を併用している併用決裁です。将来的には図面もデータでいただいて、添付するようになる形を考えています。

会

長

それと県から発送する時、館長印とか、公印の許可を貰ったり、文書の訂正がきちんと出来ているか確認する時に必要な、校合印を貰うのは紙でやっています。起案用紙の表面を打ち出して印をもらい、回議書をまわします。併用性があります。公印の許可について三豊市は、どんな状態ですか。電子なのでしょうか。

事務局

公印審査の事ですね。公印審査システムも電子化されており、公印の所管課に電子として、飛んできます。起案された電子文書と紙を確認し決裁後、紙に押印しています。公印審査・決裁した履歴は残ります。

会長

国立公文書館研修で講師をされた杉本先生は、「電子化する目的は行政業務の効率化を目指しているから、すべてが電子化されなくても、業務が７０％〜８０％効率化されるなら、残りの図面をどうするかという３０％の問題は次回のシステム改修の時に、図面をスキャンする事が改善されれば良い事であって７０〜８０％は評価しないといけない。」と言われました。
電子化は進めたらいいと思いますが、それがどのように文書館に移管されてくるのかという事が、後で話の中に出てくると思います。

議長

他にご意見等はないでしょうか。
無いようなので、この議題は終了します。引き続き、歴史公文書の管理等について、事務局より説明をお願いします。

事務局【歴史公文書の保存及び利用の状況について説明 資料 5】【旧町３０年保存文書 廃棄予定リストについて説明 資料 6】議長

この内容について、質疑、意見があれば発言願います。

委員

文書の電子化について、引き続いてお尋ねします。どういう形で文書館に移管されてくるのですか。
5事務局

三豊市の場合、電子文書の移管は文書管理システム上で行っています。
国立公文書館などでしたら、別に管理サーバーがあって物理的に移管されていますが、三豊市ではそこまではしていません。電子化された文書は、文書管理システム上で行っています。文書管理システムで移管の登録をすれば、サーバー内に文書が残るようになります。

委員

文書館に移管されたものとなるのですね。

委員

サーバーは、実質的には何処が管理しているのでしょうか。電子データが失われたらいけないのだが、バックアップなど、そのサーバーの運営はどのようになっていますか。専門家でないと難しいのではないでしょうか。

事務局

三豊市には、公文書を収納しているファイルサーバーと文書管理システムのサーバーがあります。サーバーについては庁舎内にセキュリティエリアがあり、入退室が管理されているサーバールームに設置されています。
管理は総務課情報政策グループ職員と委託業者の（株）富士通の二者が協力しながら、毎日定時終了後にバックアップが取れているか確認しています。非常時、災害等があってもバックアップできる体制は整えています。

委員

専門的な分野では、（株）富士通が技術的なバックアップしていることが、わかりました。

委員

さっきの話に関連して、電子文書の中に、図面等が紙で紐づけされているというか、一体化されているのは、どのような状況でしょうか。

事務局

三豊市の現状は、紙と電子の併用です。一つのファイルの中でも、この部分は電子とか、この部分は紙とかで混ざっています。評価選別作業の際はまず電子データだけを選別し、その後にもう一回そのデータを用いて紙文書を選別しています。二度手間的な事になっていますが、そうすることで電子の時に要らないと思った文書であっても、紙をみて必要であると判断する事があります。電子だけとか、紙だけとか片方を見ただけではわからなかった事が、両方みてわかる事があります。

委員

電子と紙に同じ番号が振られているので、わかるのでしょうか。
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事務局

ファイル管理番号は同じ番号がついているので、対応できます。

委

目録未掲載の文書がたくさんあるという話ですが、年間にどのくらい作員業が進んでいるのでしょうか。新規移管の選別もあるでしょうから、整理に手が回らない事は解りますが、目録未掲載のものは、順次減ってゆくようになるのでしょうか。また、永年（３０年保存）になっている文書も順次廃棄されてゆきますか。目録未掲載のものも、だんだん減っていく方向で考えたらいいのでしょうか。それとも、今後も目録化を進めてゆく事になるのでしょうか。

事務局

目録未掲載という書き方が良くなかったと思います。目録としては、すべて作成しています。目録を公開しているものと公開していないものがあります。目録掲載という方が、インターネット等に目録を掲載しているものになります。目録未掲載とは、目録は作っているが公開していないものです。公開してない理由は、ファイル名に個人情報などの表に出せない情報が書かれていないかチェックする必要があるので、チェックを終えていないものは公開していない状況です。廃棄との関係ですが、永年を３０年と読み替えますから、３０年を過ぎたものは、順次選別を行い整理して移管もしくは廃棄してゆく予定をしています。

委員

委員

ありがとうございました。

ここに仁尾町永年保存文書とあるのは、実際は、３０年保存文書と読み替えたらよいのですか。

事務局

そうです。

委

旧町３０年保存文書廃棄予定リストですが、固定資産税家屋調査表、名員寄帳は、同じ様な形ですべての旧町に文書があると思うのですが、廃棄予定リストをみると、高瀬町・山本町以外の町のものがないというのはどの様な状況なのでしょうか。

事務局

当該文書については、他の町には３０年以上前のものが残っていないということです。３０年以上前のものが高瀬町・山本町にしかなく、３０年未満のものは豊中町とか他の町にも当然あります。
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委員

固定資産の名寄帳の保存年限は旧町から当然引っ張ってきていると思うのですが、保存期限が旧町で違うということですか。

事務局

違うというか、文書館に来た時には、３０年以上前のものが残っていませんでした。

委員

それは、何処かで紛失しているという事でしょうか。

委員

固定資産税の名寄帳は、捨てなかったと思います。
家屋調査表は、絶対に捨てる訳ないと思います。

委員

家屋調査表が３０年という事はないと思います。築３０年以上経っている家屋は、いくらでもありますから。無いという事はないのではないと思います。

事務局

もう一度確認してみますが、３０年たっていないものは他の町も残っていますが、３０年以上ものは今回の廃棄予定リストを見た限りでは高瀬町・山本町以外は載っていませんでした。

委員

旧町からの移管が上手くいっていないなど、何かの原因が考えられます。
それは何処かで紛失しているのか。はっきりした方がいいと思います。

事務局

名寄帳については、不確かな記憶ですが、当初の保存期限は１０年だったと思います。ある時に還付の期間が２０年に変わったため、原課（税務課）の方で保存年限を３０年に変えることになり、その段階で文書館に運び込まれました。保存年限を３０年に変えるまでの名寄帳は、山本町以外は保存年限１０年で廃棄されてきたものと思われます。
家屋調査表の保存状況はもう一度確認します。

員

実務に必要が無い。現用性が無いという事で廃棄になるのでしょうか。

事務局

そうですね。名寄帳は、ある程度たった時点で廃棄してもよいのではな委

いかと思います。家屋調査表も個人の情報なので、廃棄してもよいのではないかと考えていまして、当初、税務課とそのような相談をしていたのですが、国からの指示があったようで、保存することになりそうです。
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委

員

事務局

税務課が現用価値が無いという事なら、それでいいと思います。

名寄帳・家屋調査表の保存・廃棄については、税務課ともう一度、相談してみます。

員

固定資産税の家屋は、国の方とも関連があるので、調べてください。

事務局

名寄帳も残すように言われるかもしないので、税務課と相談します。

委資料 5 に記載されている、利用請求があったもので、利用制限をかけた

委

員のは、どのような理由ですか。請求の目的はどういうことだったのでしょうか。

事務局

一部利用制限をかけたのは、基本的には個人情報等の非開示情報が含まれていたからです。すべてに利用制限をかけた文書については、多くの文書を請求されていたので、請求者にお話を伺ったところ、「とある町の〇〇番地について知りたい」という事でした。それで文書を確認したところ、その番地に関する記述が存在しなかった、記載がなかったために、全部利用制限をかけたものが１０件ありました。
あとの１件は利用請求いただいた時に、観音寺市に展示の為に貸出していて、物理的に文書館に無かったものです。

委員

ありがとうございました。

議長

他にご意見等はないでしょうか。
無いようなので、この議題は終了します。
次に、議題３の三豊市文書館の管理運営について、事務局より説明をお願いします。

事務局【三豊市文書館の管理運営について説明 資料 7議長

この内容について説明がありました。質疑、意見があればお願いします。

委員

平成３０年度の年間利用者数の報告がありましたが、秋期展示が他と比】べて人数が多いのは、何か理由があるのでしょうか。
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事務局

よくは解らないのですが、江戸の終わりと明治・大正時代のこの辺りの長者番付の評判が良く、関心を持ってもらえたと思います。

委員

地域連携について、平成３０年度は実施できなかったということですが、令和元年度（平成３１年度）は、まちづくり推進隊とか、学校との連携は予定がありますか。今まで、学校に出前授業のような内容をした事はあったのでしょうか。状況を教えてください。

事務局

地域連携は、文書館から積極的に声をかけている状況ではありません。
本年度も２回実施していますが、国立公文書館と三豊市観光交流課から話があり、一緒にやりました。そのため、今後何か予定があるわけではありません。今まで、学校に文書館から出前講座をした事はありません。

委員

文書館はどのような場所なのか、どんな建物であるかとか、子供たちも聴くでしょうから、何か連携のようなものが可能となり、少しでも広げていけたらいいと思います。

事務局

小学校との連携には、どのような方法があるのでしょうか。考えてはいるのですが、なかなか良い案が思いつきません。

委員

いろいろな所から、出前や体験講座の声をかけていただきます。実物・本物に触れたり、専門家の話を聴くのは有意義なのですが、学校としては授業日数・時間を確保しながら、体験も行うバランスが難しいです。

事務局

文書館が扱うのは公文書で、小学生には馴染みがなく難しいと思います。

委

私もこの委員会に入るまでは、公文書の保存に時間と労力をかけている員とは思わなかった。これだけ苦労して公文書を保存しているので、一般の方々に苦労の実態くらいは、もっと広めていってもらえたらと思います。

事務局

一般の方には、文書館の業務を体験してもらう講座があります。

委

一般の人は公文書について、日常生活でかかわる事があまりないので、員知らないと思われます。国の方でも公文書の保存は専門的であり、知れば知るほど大変な作業である事を痛感しています。
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委

文書館の運営そのものではないのですが、一般の人には体験してもらえ

員る講座がありますが、子どもも訪れるようなアイデアがあればと思います。

事務局

こちらでも考えてみますが、小中学校にもチラシを送らせてもらっていますので、何かで利用していただけるとありがたいと思います。

委員

三豊市文書館だより『七宝』の発行は難しいですか。たくさん普及活動をされていますので、できないのはやむを得ないと思います。

事務局

可能であれば、発行したいと思っていますが、業務も多く難しいです。
今年から「ぶんしょかんの夏休み（子ども体験講座） 牛乳パックから手すきハガキをつくろう」を開催しました。定員１５名に対し、定員を超える１７〜１８名が参加しました。

委員バラエティーに富んだ活動をされていると思います。

議長

他に、質疑は無いでしょうか。
無いようなので、以上で、予定していた議題は終了しました。
その他の件で何かあれば、発言願います。

事務局

現在、文書館で、秋期企画展「大正の大嘗祭 〜主基地方としての三豊〜」を開催しています。また粟島で、「瀬戸内国際芸術祭２０１９ 特別展
示 三豊思い出写真帳 〜別巻 詫間粟島編〜」の展示をしています。そちらにも足を運んでいただけましたらと思います。

議長

事務局から説明がありました。質疑は無いでしょうか。
それでは、令和元年度第１回三豊市公文書等管理委員会を終了します。

【貴重な意見、スムーズな進行に対し会長からお礼あり】

総務課長

閉会挨拶

※この会議録は、「会議録（要旨）」であり、発言内容等は主要な点をまとめて掲載しています。ご了承ください。

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