○国立大学法人宮崎大学文書処理規程
平成16年４月１日
制
定
改正

第１章

平成17年３月23日
平成18年３月22日
平成19年10月25日
平成21年６月25日
平成22年９月22日
平成25年３月29日
平成25年９月18日
平成27年３月30日
平成27年12月25日
平成29年３月31日
平成31年４月26日
令和３年３月31日
令和４年９月30日
令和６年６月17日

平成17年６月９日
平成19年３月22日
平成20年３月25日
平成22年３月25日
平成23年９月22日
平成25年６月27日
平成26年３月28日
平成27年８月19日
平成28年３月25日
平成31年３月28日
令和元年12月26日
令和４年６月23日
令和６年３月29日

総則（趣旨）
第１条 この規程は、国立大学法人宮崎大学(以下「本法人」という。)における文書の処理について必要な事項を定め、事務の円滑かつ確実な処理を図るものとする。
(定義)
第２条 この規程において「文書」とは、その内容が本法人の所掌事務に係るもので、次に掲げるものをいう。
(1) 起案文書(2) 職名又は組織名をあて名とする収受文書(3) 職名又は組織名をもって発送する文書
２ この規程において「電子文書」とは、文書のうち電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
３ この規程において「部局」とは、学部、学び・学生支援機構、研究・産学地域連携推進機構、国際連携機構、先端研究推進本部の下に置く各センター、ＩＲセンター、安全衛生保健センター、情報基盤センター、附属図書館、事務局及び監査室をいう。
４ この規程において「部局長」とは、前項に掲げる部局の長をいう。
５ この規程において「決裁」とは、それぞれの文書について、承認を受けるべき最終責任者の承認を得ることをいう。
６ この規程において、「電子決裁」とは、本学が定める電子決裁システムの機能を利用して、電子的方式によりそれぞれの文書について承認を受けるべき最終責任者の承認を得ることをいう。
７ この規程において「システム」とは、宮崎大学文書収受発送管理システムをいう。
（文書の記号及び番号）第３条 文書には、１件について１の記号及び番号を付し、同一の事項に関する文書の往復にはそれが完結するまで、同一の記号及び番号を使用するものとする。ただし、簡易な文書及び学内往復文書にはこれを省略することができる。
２ 番号は、記号ごとに一連とし、毎年４月１日をもって更新するものとする。
３ 前項において、当該年度に完結しないものは、翌年度以降完結するまで、同一番号を使用しなければならない。
（文書記号の種別等）
第４条 文書記号及び主管の課又は係（以下「係等」という。）は、別表第１に掲げるとおりとする。
（文書担当係及び文書責任者）
第５条 部局に文書の収受等を担当する係（以下「文書担当係」という。）を置き、事務局にあっ２ては総務広報課総務係、その他の部局にあっては庶務を担当する係とする。
事務局の各課長若しくは室長、監査室長、その他の部局の各課長若しくは各事務長又は医学部にあっては総務課長（以下「課長等」という。）は、当該課（事務局の室及び監査室を含む。以下同じ。）又は事務部の各係に属する文書の収受・整理等を行わせるため、文書取扱い責任者（以下「文書責任者」という。）を指定しなければならない。
第２章

収受及び配布(文書の収受)第６条 文書は、原則として文書担当係において収受するものとする。
２ 職員が文書を直接収受したときは、速やかに文書担当係へ回付しなければならない。
３ 第１項の規定にかかわらず、次に掲げる文書は直接主管の係等において収受することができる。
(1) 職員・学生から提出される諸願・届等の文書(2) 会計に関する見積書、請求書、領収書等の文書(3) その他課長等が、主管の係等において直接収受することが適当と認めた文書
４ 電子メール等による電子文書は、前項の規定にかかわらず、直接主管の係等において収受するものとする。ただし、当該電子文書が主管外であったときは、主管の係等に転送するものとする。
（文書の配布及び登録）第７条 文書担当係において収受した文書は、直ちに開封し点検の上、別表第１に掲げる主管の係等毎に分類し、文書責任者に配布するものとする。
２ 前項の規定により文書の配布を受けた文書責任者は、当該文書の余白に文書記号、文書番号及び受付年月日を表示するとともに、システムに所要事項を入力するものとする。
３ 前項の規定にかかわらず、配布を受けた文書のうち、学内往復文書及び事務連絡等簡易のもの
は、余白に受付年月日を記入の上、システム登録を省略することができる。
（特殊文書の取扱い）
第８条 親展及び書留郵便等（以下「特殊文書」という。）は、封書のまま取扱い、その余白に受付年月日を記入するとともに、特殊文書記録簿（様式第３号）に所要事項を記入の上、あて名の者又はその代理者に引き継がなければならない。
２ 前項により、引き継ぎを受けた者は、前条第２項により処理する必要があると認めるときは、文書責任者に回付しなければならない。
３ 明らかに公文書と認められる学長、副学長、事務局長及びその他の部局長あての親展文書について、当該職員が出張等で不在のため事務の遂行に支障を来すおそれがあると認められるときは、第１項の規定にかかわらず事務局にあっては企画総務部長、その他の部局にあっては事務長又は医学部にあっては総務課長が開封し、点検することができる。
（電報の配布）第９条 収受した電報は、電報記録簿（様式第４号）に記入の上、関係の係等の文書責任者に配布しなければならない。
２ 親展電報については、直接あて名の者又は代理者に引き継がなければならない。
第３章

文書の起案及び処理（文書の処理方法）
第１０条 文書の配布を受けた主管の係等の担当職員は、起案又は供閲等の方法により速やかに当該文書を処理しなければならない。ただし、特に重要なものについては、直ちに課長等に提示し、必要な指示を受けて処理するものとする。
２ 職員は、出張又は休暇等で不在となる場合において、特に処理を要する文書があるときは、あらかじめ文書の処理状況を上司に申し出、事務に支障を来さないようにしなければならない。
（起案の方法）第１１条 文書の起案は、原則として原議書（様式第６号・様式第６号の２）を用いなければならない。
２ 前項の規定にかかわらず、電子決裁による起案は、電子決裁システムの機能により行うものとする。
３ 起案は、１案件について１原議書を用い、必要に応じて関係資料等を添付しなければならない。
４ 起案は、左横書きとし、用字、用語及び書式等は文部科学省編集「公文書の書式と文例」等によるものとする。
（起案文書の区分）
第１２条 起案文書には、文書の内容を区分する簡単な語句を件名の後に括弧書きする等の方法により、その区分を明示しなければならない。
２ 前項の文書の区分は、次のとおりとする。
(1) 通知 通達以外のもので事実の通知に関する文書(2) 依頼 依頼に関する文書(3) 照会 照会に関する文書(4) 回答 回答に関する文書(5) 契約 契約に関する文書（会計関係を除く。）(6) 伺定 学長、部局長又は事務局長の決裁を経て、規程、基準、内規等を定めることを目的とする文書(7) 報告 法律その他に基づいて官庁、上司その他に報告する文書(8) 供閲 供閲に関する文書(9) 上申 人事の上申に関する文書(10) 申請 申請に関する文書(11) 許可 許可に関する文書(12) 承認 承認に関する文書(13) 協議 他官庁等との協議に関する文書(14) 証明 学長名、部局長名又は事務局長名等による事実の証明に関する文書(15) 事務連絡 単なる事務的な連絡文書(16) 内簡 礼状等簡易な文書(17) 伺い 資料作成、経費支出等の伺いに関する文書（電報の起案）
第１３条 電報の起案は、公用電報発信書（様式第７号）により簡略平易に表現しなければならない。
（供閲）第１４条 配布された文書で、その処理について、あらかじめ上司の指示を受ける必要があると認められるもの、又は関係者の閲覧に供する必要があると認められるものについては、原議書若し
くは電子決裁システムの機能を用い、又は適宜の方法により供閲しなければならない。
第４章

回議、合議及び決裁(回議)第１５条 起案文書は、速やかに回議し、決裁者の決裁を得なければならない。
(合議)第１６条 起案文書の内容が他の係等に関係がある場合は、起案文書を当該係等に合議しなければならない。ただし、決裁を得た後起案文書の内容を当該係等に連絡することをもって足りる場合は、この限りでない。
(合議文書の訂正)
第１７条 起案文書の合議を受けた係等において文書の訂正を要すると認めたときは、脱字等軽易なものを除き、起案係等と協議しなければならない。
２ 合議の結果、起案文書に著しい変更があつたとき又は当該文書が廃案となったときは、起案者は、上司及び合議課にその旨を通知しなければならない。
（名義及び決裁）第１８条 起案文書の名義及び決裁については、国立大学法人宮崎大学文書決裁規程の定めるところによる。
(秘密文書の回議)第１９条 秘密文書の回議に当たっては、原議書にその旨を表示し、課長等又はその指名する者が封筒に入れて持ち回りしなければならない。
(至急文書の回議)

第２０条 至急に処理する必要がある起案文書(以下「至急文書」という。)は、紙による決裁の場
合は原議書の上辺に赤紙を付して、電子決裁による場合は、至急である旨を明記して回議し、回議を受けた者は、他の文書に優先してこれを処理しなければならない。
２ 至急文書は、必要により持ち回りすることができる。
第５章

文書の施行及び発送（文書の施行）第２１条 文書の施行は、速やかに行われなければならない。
２ 決裁を得た文書（以下「決裁文書」という。）の施行の日は、決裁の日とする。ただし、特別の理由があるときは、これによらないことができる。
３ 決裁文書で、発送を要するものは、原議書の所定の欄に文書記号及び文書番号を明示するとともに、システムに必要事項を入力するものとする。
（浄書及び照合）第２２条 発送文書の浄書及び照合は、起案係等において行う。
（公印の使用）第２３条 発送する文書への公印の押印は、学内相互間の文書にあっては特に重要なものを除き省略するものとし、学外文書にあっては省略することができるものとする。
２ 発送文書に公印を押印する場合は、国立大学法人宮崎大学公印規程の定めるところにより、公印管守補助者に請求するものとする。
（文書の発送）第２４条 文書の発送は、文書担当係において行うものとする。ただし、次の各号に掲げる文書については、起案した係等において行うものとする。
(1) 学内へ発送する文書(2) ファクシミリ又は電子メール等を利用する文書(3) 軽易な文書で当該部署から直接発送することが適当と判断される文書
２ 発信電報は、公用電報発信書の送付を受けた文書担当係において、直ちに発信手続きをとり、公用電報発信書に必要事項を記入の上、起案係等の文書責任者に返付しなければならない。
（秘密文書の発送等）
第２５条 秘密文書の浄書、照合、発送等に当たっては、その取扱いに充分留意しその内容が漏れないよう適宜の方法により処理しなければならない。
第６章

文書の保存等（文書の保存及び開示等）
第２６条 文書の保存及び開示等に関する規程は、別に定める。
第７章

雑則

（補則）
第２７条 この規程に定めるもののほか、文書管理に関し必要な事項は、事務局にあっては事務局長、その他の部局にあっては部局長がそれぞれ定めることができる。
（運用）
第２８条 この規程の運用に関し疑義が生じたときは、企画総務部長が決定する。
附 則
この規程は、平成16年４月１日から施行する。
附 則
この規程は、平成17年４月１日から施行する。
附則

この規程は、平成17年６月９日から施行し、平成17年４月１日から適用する。
附 則
この規程は、平成18年４月１日から施行する。
附 則
この規程は、平成19年４月１日から施行する。
附 則
この規程は、平成19年11月１日から施行する。
附 則
この規程は、平成20年４月１日から施行する。
附 則
この規程は、平成21年７月１日から施行する。
附 則
この規程は、平成22年４月１日から施行する。
附 則
この規程は、平成22年10月１日から施行する。
附 則
この規程は、平成23年10月１日から施行する。
附 則
この規程は、平成25年４月１日から施行する。
附 則
この規程は、平成25年７月１日から施行する。
附 則この規程は、平成25年10月１日から施行する。
附 則
この規程は、平成26年４月１日から施行する。
附 則
この規程は、平成27年４月１日から施行する。
附 則
この規程は、平成27年８月19日から施行する。
附 則
この規程は、平成28年１月１日から施行する。
附 則
この規程は、平成28年４月１日から施行する。
附 則
この規程は、平成29年４月１日から施行する。
附 則
この規程は、平成31年４月１日から施行する。
附 則
この規程は、令和元年５月１日から施行する。
附則

この規程は、令和２年１月１日から施行する。
附 則
この規程は、令和３年４月１日から施行する。
附 則
この規程は、令和４年７月１日から施行する。
附 則
この規程は、令和４年10月１日から施行する。
附 則
この規程は、令和６年４月１日から施行する。
附 則
この規程は、令和６年７月１日から施行する。

別表第１（第４条関係）
文書記号・番号及び主管課・係
文書記号・番号
主管課・係
宮 大 総 第号 総務
広報課
事
務局 宮 大 企評 第号 企
画
評
価課
宮 大 人 第号 人事課
宮 大 財 第号 財務課
宮 大 経 第号 経理
調達課
宮 大 企管 第号 企画
管理課
宮 大 施 第号 施
設
整
備課
監
査
室 宮 大 監 第号 監
査室
宮 大 教総 第号 総務係
教育学
部 宮 大 教教 第号 教 務 ・ 学 生 支 援 係
宮大教附幼 第号
宮大教附小 第号 附
属
学校係
宮大教附中 第号
宮 大 医総 第号 総務課
医学部 宮 大 医管 第号 管理課
宮 大 医医 第号 医事課
宮 大医医支第号 医療支援課
宮 大医医育第号 医療人育成課
宮 大医総医第号 総務
医事課
工学部 宮 大 工総 第号 総務係
宮 大 工教 第号 教 務 ・ 学 生 支 援 係
宮 大 農総 第号 総務係
農学部 宮 大 農教 第号 教 務 ・ 学 生 支 援 係
宮 大 農附 第号 附属フィールド科学教育
研 究 セ ン タ ー 事 務 係
地 域 資 源 創 成 学 部 宮 大 地総 第号 総務係
宮 大 地教 第号 教 務 ・ 学 生 支 援 係
宮 大 学総 第号 総務係
学 び ・ 学 生 支 援 機 構 宮 大 教 第号 教育企
画課宮 大 学 第号 学生
支援課
宮 大 入 第号 入試課
宮 大 共 第号 共 創 人 材 育 成 課
研究 ・産学地域連携推進機構 宮 大 研 第号 研
究推進課
宮 大 産 第号 産 学 ・ 地 域 連 携 課
国際
連携機
構 宮 大 国 第号 国際
連携課
ﾌﾛﾝﾃｨｱ科学総合研究センター 宮 大 フ 第号 研
究推進課
産業動物防疫リサーチセンター 宮 大 防疫 第号 農学部
総務係部

局

名Ｇ Ｘ 研 究 セ ン タ ー 宮

大 ＧＸ 第号 工学

Ｉ

大 ＩＲ 第号 企画大大大号 人号 総号 管Ｒセン

ター 宮安 全 衛 生 保 健 セ ン タ ー 宮
情 報 基 盤 セ ン タ ー 宮
附
属
図
書館 宮

保情
図

第第第部

総評事
務
理

務
価係
課
課係
係