私立大学図書館協会

2011 年度第 1 回東西合同役員会議事要録

日時2011 年 8 月 31 日（水）

場

所

早稲田大学

出席者

18 号館

14 時 00 分 ～ 16 時 40 分

総合学術情報センター3 階

第 1 会議室

名簿のとおり

議事に先立ち、会長校挨拶の後、出席者の自己紹介が行われた。
議事進行は、石川巧立教大学図書館長が担当した。
１．報告事項（2011 年 4 月～7 月）（１）協会会務報告（2011 年 4 月～7 月）
会長校立教大学（阿久津）から配付資料（p.4-7）にもとづき報告が行われた。特に国公私立大学図書館協力委員会から依頼のあった SCOAP3 への協力表明について、7 月22 日の臨時常任幹事会において、私立大学図書館協会としての判断と、意思決定の手続きについて協議し、賛同することを決定するとともに、本件については 2011 年度の事項ではあるが、今回の総会において報告事項として報告することとした旨の説明がなされた。
（２）東地区部会会務報告
東地区部会長校明治学院大学（三上）、理事校研究部担当東京農業大（黒川）から配付資料（p.8～11）にもとづき報告が行われた。
（３）西地区部会会務報告
西地区部会長校広島修道大学（社家）から配付資料（p.12～20）にもとづき、報告が行われた。
（４）委員会報告
１）協会賞審査委員会報告
協会賞審査委員長（関西学院大学：今村）から委員会の開催がなかったことの報
告ならびに応募数を増やすために、本委員会で現行の規程、申し合わせ事項の改訂案を提案すること、加えて積極的な応募、推薦をお願いしたい旨の説明が行われた。
２）研究助成委員会
研究助成委員会委員長（専修大学：齋藤）から、配付資料（p.21）にもとづき、会議報告が行われた。
また、会長校（阿久津）より以下の報告がなされた。
2010 年度研究助成対象 3 件については、9 月 2 日の研究大会で報告となるが、そのうちの、東京基督教大学図書館、阿部伊作氏の個人研究について、健康状況などの都合により充分成果を積み上げることができなかったため、報告を１年猶予して欲しいとの申請があり、会長校として本人と所属大学の図書館長と協議の場をもった上で検討し、あと１年かけて当初の計画を達成し、汎用性のある成果を報告していただくことが望ましいと判断した。常任幹事校と研究助成委員長の了解を得て、2012 年度の発表とすることとなった。
３）国際図書館協力委員会委員長
国際図書館協力委員会委員長（慶應義塾大学：長島）から、配付資料（p.21～22）にもとづき、会議報告ならびに 2011 年度第 1 回寄贈資料搬送事業の実施、2011 年度海外派遣研修（ｲﾘﾉｲ大学ﾓｰﾃﾝｿﾝｾﾝﾀｰ）の実施、2011 年度海外集合研修・20
11 年度海外認定研修の募集について報告があった。また、2012 年度海外派遣研修の募集を今後実施すること、および委員会において海外集合研修の見直しを検討していることの説明がなされた。加えて、これまで委員会後に毎回行っていた意見交換会を、当委員会の任期中は年に２度程度にとどめることにしたとの報告があった。
４）協会ホームページ委員会
協会ホームページ委員会委員長（関西大学：濱生）より、配付資料（p.23）にもとづき、会議報告ならびに WWW 情報資源提供サービス利用状況について報告が行われた。また会長校からの依頼事項として、加盟校からの要望、業務委託化およびリニューアル等があり、検討している旨の説明がなされた。
（５）協会関連事項報告
会長校（阿久津）から配付資料（p.24～25）にもとづき、主として次のような報告が行われた
１）国公私立大学図書館協力委員会について
第 70 回国公私立大学図書館協力委員会が 2011 年 7 月 22 日に開催され、その中でSCOAP3 への協力、次期委員長館の選出について協議された。
２）日本図書館協会報告
配付資料にあるとおり、2011 年度第 1 回評議員会および第 33 期第１年次（2011 年度）定期総会が開催された。
３）後援・共催事項①平成 23 年度

第 97 回全国図書館大会の後援

配付資料にあるとおり、名義使用のみで経費は発生しない。
②第 13 回図書館総合展の後援
配付資料にあるとおり、名義使用のみで経費は発生しない。
（６）協会役員校、委員会および協会関連団体委員について
会長校（阿久津）から配付資料（p.26～28）にもとづき報告が行われた。また、人事異動にともなう 10 月 1 日付の国際図書館協力委員会委員の変更、国公私立大学図書館協力委員会委員長館が 9 月 1 日付で筑波大学に変更になることの説明がなされた。

（７）2011 年度行事・会議予定について会長校（阿久津）から配付資料（p.29）にもとづき報告が行われた。

２．協議事項（１）2010 年度一般会計・特別会計決算報告（案）
会長校（阿久津）から配付資料（p.30～33）にもとづき、説明ならびに提案が行われた。
また会長校（石川）より決算報告について監査が行われ適正であることを認められたことの報告がなされ、協議の結果、提案のとおり承認された。
（２）「東日本大震災」被災地域加盟館への支援（案）会長校（石川）から配付資料（p.34）にもとづき、主旨説明ならびに提案がなされ、引き続き、詳細について会長校（阿久津）より、詳細を把握するために東地区部会加盟校（260 校）にアンケートを実施したこと、阪神淡路大震災時の当会の支援策を参考にしたこと、200 万円を限度として事業費に計上する等の補足説明がなされた。協議の結果、提案どおり承認された。
（３）2011 年度事業計画（案）
会長校（石川）から配付資料（p.35～37）にもとづき、主旨説明ならびに提案がなされた。引き続き会長校（阿久津）より、各事業について（情報の共有化、協会史のデジタル化、協会ホームページの充実等）の補足説明がなされた。協議の結果、提案どおり承認された。
（４）2011 年度一般会計・特別会計予算（案）2011 年 3 月 4 日開催の東西合同役員会の議、2011 年 4 月 18 日開催の第 1 回常任幹事会、7 月 22 日開催の第 2 回常任幹事会の議を経た標記について、会長校（阿久津）より配付資料（p.38～41）にもとづき、2011 年度一般会計ならびに特別会計に関する予算について説明と提案が行われ、協議の結果、提案どおり承認された。
１）一般会計①【収入/会費】：現在の加盟校数 520 校を基礎数として算出②【支出/運営費 1.事務費】：協会史デジタル化の経費として 10 万円を増額③【支出/事業費 8.海外認定研修補助費】：2010 年度一般会計で扱っていた海外認定研修について、本年度より国際図書館協力特別会計に補助費として支出することにしたため事業費「8」として項目を立てた。
④【支出/事業費

10.協会 HP 運営費】：50 万円を予算化してあるが、外部委託等のため予備費から 300 万円までを補填可能とした。
⑤【支出/事業費

11.「東日本大震災」被災地域加盟館への支援費】：200 万円を予算化した。
２）研究助成特別会計①【支出/研究助成金】：2011 年度の助成採択１件、60 万円を計上した。

３）国際図書館協力特別会計①【収入・支出/海外認定補助費】：2011 年度より一般会計から、海外認定研修補助費が国際図書館協力委員会に繰り入れられ、収入、支出とも 50 万円を予算化した。
４）総会・研究大会①【収入/大会・研究大会参加費】：昨年より参加者が多いことを見込み増額とした。
②【支出/博物館関係、来場者バック】：昨年度の博物館に移動しての研究大会経費分が減額。資料配付を昨年度の手提げ袋から来場者用バックとした部分が増額。
（５）協会賞授与規程および「協会賞」審査にあたっての申し合わせ事項の改訂(案)2011 年 3 月 4 日開催の東西合同役員会に協会賞審査委員会より懇談事項として提案された標記について、協会賞審査委員会委員長（今村）より、配付資料（p.42～50）にもとづいて主旨説明ならびに改訂事項の詳細について説明がなされた。規程と申し合わせ事項を、わかりやすく応募促進につながるように改訂する。協議の結果、提案どおり承認された。
（６）新規加盟校および脱退校（案）
会長校（阿久津）から配付資料（p.51）にもとづき、次のとおり説明ならびに提案が行われた。
・本年度の新規加盟校は 9 校である。
・2 校の脱退の申し出があった。
・以上の新規加盟および脱退について本委員会で承認されれば総会に提案したい。
協議の結果、提案どおり承認された。
（７）2012 年度研究助成課題研究のテーマ
研究助成委員長（専修大学・齋藤）から配付資料（p.52～54）にもとづき、説明ならびに提案が行われた。出席者より研究助成のうち「海外図書館事情調査」が 2011 年度募集分から採用されているが、内容をみると国際図書館協力委員会の海外研修で扱うべきものではないかとの意見がだされた。今後、委員会間での調整や規程の確認等が必要であることなどが確認された。協議の結果、提案どおり承認され、総会当日に資料を配付することとなった。また協議事項としてあげられた題目と内容が一致していない旨の指摘がなされた。
（８）第 73 回（2012 年度）総会・研究大会について次期当番校慶應義塾大学（石黒）から配付資料（p.55）にもとづき、説明ならびに提案が行われた。
協議の結果、提案のとおり承認された。

３．懇談事項（１）第 72 回（2011 年度）総会・研究大会について当番校早稲田大学（荘司）から、当日のスケジュール、参加者数等について説明があった。
（２）「委員会活動費」の予算・決算上の扱い
会長校（阿久津）から、委員会活動費について現行は以下のとおりとなっていることがまず説明された。
・「協会賞審査委員会」は、『運営費』で単年度実費・「研究助成委員会」「国際図書館協力委員会」「協会 HP 委員会」は、『事業費』ととして 25 万円を委員会に支出し、委員会管理続いて、これらをいずれも『運営費』にし、単年度決算にできないかとの説明がなされ、種々懇談を行った。
（３）会報発送の簡素可と保存部数の検討
会長校（阿久津）から、会報発送について、現在「学生数 8000 人以上は 2 冊送付、それ以上は有料」となっているが、これを「発送は全校 1 冊。それ以上は求めに応じて加えて（たとえば）3 冊まで無料送付」と変更できないか。また、保存用を減らし、2 年目以上は必要に応じてオンデマンド印刷とするなどして、事務の簡略化と、保管資料の軽量化を図れないかとの説明がなされ、種々懇談を行った。
以上、すべての議事を終了し、議長が閉会を宣した。
以上＜配付資料＞
1.「私立大学図書館協会

2011 年度第 1 回東西合同役員会」（p.1～56）

2．「2011 年度第 1 回東西合同役員会＜参考資料＞
１.「SCOAP３ 協力表明」への賛同

懇談事項」