平成２９年度第９回 同窓会役員会 議事録案
〔日時〕平成 29 年 12 月 22 日（金）19：00～21：00〔会場〕凌雲会館 会議室Ａ

〔出 席 者〕戸髙、染矢、熊本、黒木、後藤 ＊敬称略〔議長〕戸髙〔書記〕事務局員 黒木〔配布資料〕 ・平成 29 年度第 8 回役員会議事録
・個人情報確認カード体裁改定案
・会費口座振替サービス検討資料

議題１． 同窓会運営方法の見直し
Ⅰ．今後の運営方法について
Ａ．同窓会運営の現状
１．常に人手不足。
活動内容の充実を図りたいが、割ける人手や時間が足りない。役員ひとりひとりにかかる負担が大きい。
また、現在主力で運営に携わっているメンバーが今後も継続的に参加できるとは限らない。
転勤などライフスタイルが変化すると参加は難しくなる。

２．大学事務局と疎遠になっている。
別組織として運営することで、より主体的な活動はできているが、大学事務局との連携を取りづらい関係性になっている。

※より長いスパンで同窓会運営を成立させていくためにも、誰かが抜けても運営できるしくみづくりに取り組みたい。

Ｂ．解決方法検討
１．人手不足について⇒外注できるものについてはフルベースでの外注を導入。
平成 30 年度予算に外注を見越して委託費を組み込んであるので対応は可能。
(例)会報⇒来月以降、外注化項目のリストアップ・見積もりに取り掛かる。

２．大学との関係性について⇒完全に独立した関係性を続けるのではなく、まずは大学の協力を仰ぎやすい関係性をつくりたい。

⇒大学事務局への提案・繋ぎが必要。
現在の大学事務局員を務める役員に繋ぎ役をお願いしたい。
(案)同窓会対応の窓口をつくってもらえるよう打診する。
※窓口を設けてもらえたら、役員会などでの協議内容や年度スケジュール・活動内容について定期的に報告していく。

Ｃ．新役員勧誘について
１．これまでは学生課など大学事務局を通して特定の新卒生を紹介してもらい、勧誘していた。
《 課 題 》
・新社会人になる卒業生に継続的に役員活動に参加してもらうのが難しい。

２．今年度からは特定の新卒生に対しての勧誘はしないこととする。
卒業式入会式の際に案内をするに留める。

Ⅱ．今後の運営内容について
Ａ． 同窓会の軸となる活動（企画）の検討
今年度は同窓会 20 周年記念イベント関連事業に注力してきたが、来年度以降に向けて新たに軸となる活動を検討したい。（活動方法の見直しなども踏まえながら）

１．既存の活動について⇒ホームカミングデイ …簡素化、外注化を図る方向性で計画していく。

■これまでは集客を狙ってマンパワーを要する企画を実施してきた。
■今年は凌雲祭と同日開催のラジオ公開生放送を企画し、広報にも大々的に取り組んだが、当日客足の伸びが思ったほどではなかった(悪天候でもあったが)。
■そもそも、宮崎に集まって開催するという条件が難しいのでは。

※総会は毎年必ず開催しなければならない為、大きなイベントは企画せず総会と懇親会のみの開催ということにしてみる。(＝マンパワーを要する企画はやらない)２．新たな軸となる活動について⇒ミニマムな(ゼミ単位、部活単位、地域単位など)同窓会に対しての助成金制度導入…役員主導でのトップダウン的同窓会ではなく、『自分たちでやりたい！集まりたい！』人たちをフォローするしくみづくりを検討。

■ホームカミングデイには参加できなくても、ゼミ、部活、地域、学年など、それぞれの団体での集まりは定期的に開催され、人も来ている。
■ホームカミングデイに縛られることなく、いろんな集まりを盛り上げていくことに役立つ方がよいのでは。
■助成金申請には一定の条件を要する。（以下、案）・集まりにテーマや企画を設ける。
・凌雲なな会Ｆａｃｅｂｏｏｋグループに加入してもらう。

→Facebook や HP から助成金申込みをしてもらう。（参加人数に応じて助成額を決定する。）
・ＦａｃｅｂｏｏｋグループやＳＮＳで開催告知・報告をしてもらう。

→Facebook グループへの投稿を通じて、それぞれのコミュニティーに新たに参加する人が増えれば、コミュニケーションの活性化やネットワーク拡大にも繋がる。

※今後も引き続き、助成金制度のしくみ・内容を協議する。

議題２．会費納入方法の見直し
現在採用している、ゆうちょ銀行窓口からのみの受付方法は不便。便利に振込みしていただける方法を探したい。しかし、クレジットカード支払い、コンビニ決済など、実現するにはいずれも初期費用や月額基本料が高く、平成 30 年度予算では不可能。

⇒今回は比較的導入しやすい料金体系のものを提示。

Ⅰ．新たな会費納入方法検討
Ａ．口座振替１．【リコーリース集金代行サービス「コレクト！」】（資料参照）
２．【日立キャピタル自動振替サービス】（資料参照）※今回提示したものでも、一定の費用と労力は要する。徴収方法改訂は見送ることとなった。
⇒より広い範囲で周知できるよう、会費未納のご案内方法を見直し実施していく。

Ｂ．会費納入者への特典案について
会費未納卒業生について、これまで納入していただいている卒業生の皆さんとの公平性を保つことができるような特典を検討する案が挙がっていたが、再考の結果、そこに予算を割く必要はないとの結論に至った。

議題３．その他報告・確認
Ⅰ．個人情報確認カード体裁について
Ａ．現在の体裁について《 問題点 》
・名簿への掲載可能項目選択について書き誤りがある人が少なくなかった。
⇒簡潔で分かり易いものにしたい。(資料参照)※改定案が認められたので、小野高速印刷へ入稿し、今年度卒業式に間に合うよう手配する。

Ⅱ．凌雲祭助成金について
同窓会予算を適正に使うために、助成金の支給方法を見直すべき。

Ａ．助成方法検討
１．これまでのやり方■凌雲祭実行委員の活動開始時期の都合上、同窓会や後援会に対して予算について具体的な相談の場を設けることなく、凌雲祭予算書にあらかじめ助成金が計上されていた。
■開催が近くなったあたりで、役員会にて実行委員から凌雲祭の趣旨等説明を実施してもらっていた。
■助成金の具体的な使用用途について凌雲祭実行委員より報告があるわけではない。
(実行委員内でも具体的な使用用途を決めているわけではない)※凌雲祭助成金は同窓会一般会計予算に毎年計上するので、支払うこと自体は可能だが、適切な順序を踏まないままに助成金を収めていたことについて見直すべき。
これまでどこかのタイミングで、大学事務局や凌雲祭実行委員へやり方を変える要望を出すべきだった。

２．改善方法案

■凌雲祭予算書作成前に、助成金の具体的な使用用途を含めて実行委員から提示してもらうよう学生係に要請し、指導してもらう。
【必要なこと】 …凌雲祭実行委員からの助成金請求方法について、手順などを明示したフォーマットを作る。
■適切な手順を踏んだうえで、助成対象や金額が適切かどうか確認し、助成を判断することとする。

Ⅲ．タイムカプセルななたまごについて
Ａ．現在のななたまご
たくさんの卒業生に凌雲なな会との繫がりを感じてもらえたら…、との意図で作成しているタイムカプセル。
■卒業式の際、出席票に 7 年後の自分へのメッセージを書いてもらう■卒業祝賀会で 7 年後の自分へのビデオメッセージを撮影する《 問題点 》
・飛び入り的にビデオメッセージの撮影に入っても本音のメッセージが取れない。
・今年度のホームカミングデイで初代ななたまごを開封したが、会報、ＨＰ、Facebook で充分告知をしても集まってもらえなかった。続ける必然性が感じられない。
※今年度からこれまでのななたまごは一旦休止し、代案を考案したい。

B．２代目以降に作成したななたまご■出席票に書いてもらったメッセージはいくつかピックアップして匿名にてＨＰやＦａｃｅｂｏｏｋグループ内で公開する。
■祝賀会でのビデオメッセージ・映像については告知のもとホームカミングデイの懇親会で公開する。

Ⅳ．その他
Ａ．平成３０年度役員就任について
平成２９年度の役員活動に参加できていない役員について、平成３０年度も就任するか３月までに確認をとる。

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◆次回役員会開催予定
日

程：１月日

場

所：凌雲会館 会議室Ａ(または共同研究室１)時

間：１９時～２１時