‑ JJ ‑

第 1回

▲

集中連載

ダブルブッキング・日時の間違いを防止するには

第2回
第3回

ミクステンド（株）事業開発

出社・リモートの混在で日程調整が複雑化

ただ単に「会議や打ち合わせの時前田 裕紀恵のようなものが挙げられます。

間を決める」ということを超え，参加者のスケジュールの不一コロナ禍を経て出社とリモートチームの生産性やプロジェクトの致・ダブルブッキングの発生・日が混在するハイブリッド型勤務も進行，顧客からの信頼性など様々

時の案内間違い・日程確定までの増えてきた今，チーム管理に新たな点において直接影響を与えるかタイムラグ・予定の優先順位の設な課題が生じています。主な課題

らです。正確で効率的な日程調整定などです。参加者のスケジューとして，コミュニケーション不足・が行われないと，作業の遅延やチルの不一致では，予定への参加対パフォーマンス管理・ワークライーム間のコミュニケーション不象者の数に比例して，調整の困難フバランスの調整・セキュリティ

足，顧客からの信頼低下といったさが上がります。日程確定までの対策などが挙げられますが，見落問題が生じる可能性があります。

タイムラグでは，日程候補の提案としがちな点として「スケジューこのような課題に対処するた後，相手からの返答まで予定を仮

ル・タスク管理」や「日程調整」

め，多くの組織ではチーム管理シ押さえしておかなければならず，といった視点があります。

ステムを導入し，リアルタイムでその間は他の予定の日程調整がでメール管理・資料作成などと併の情報共有，スケジュールの自動きないといった問題があります。

せてビジネスパーソンの日常的な調整，タスク管理などを可能にし予定の優先順位の設定の課題は，事務作業に挙げられる「スケジュています。しかし，これらのシス特に多くの予定招待を受ける役職ール・タスク管理」や「日程調整」

テムをただ単に導入するだけでは者などで多く発生し，複数の予定は，ハイブリッド型勤務によって不十分であり，有効に活用するたが重なった場合にどちらを優先す

従来以上に複雑さを増していまめの戦略や運用ルールの策定・浸るのか，さらなるコミュニケーシす。チームが同じオフィスにいる透が必要です。

ョンが必要になるケースがありま場合には，顔を合わせて簡単に話

本連載では，出社とリモートワし合うことでの日程調整が可能でークが混在する現代におけるチー

そして，特に重要な課題である

したが，その場合も参加者のスケム管理システムの有効活用法を探

ダブルブッキングおよび日時の記ジュールの不一致・ダブルブッキります。全員が同じ場所にいない

載ミスについては，改めてその原ングの発生・日時の案内間違いな状況でも，システムやツールを有因と防止策を説明します。

どの課題がありました。現在では効活用することで効率的なチーム加えて，チームメンバー一人ひと運営は実現が可能です。

りの勤務場所・時間帯・タスクの優先順位などを把握し，状況に合わせた効率的な日程調整が求められています。

従来よりありがちな日程調整の課題

す。

ダブルブッキングの発生要因と回避の方法
ダブルブッキングの発生原因としては，スケジュール管理の不統

まず，出社とリモートワークの一・コミュニケーション不足・情日程調整の業務がビジネスにおハイブリッド型勤務が広まる以前

報更新の遅延などが挙げられまいて重要な位置を占める理由は，よりある，日程調整の課題では次す。

46

人事マネジメント 2024.5
www.busi-pub.com■前田裕紀恵
兵庫県出身。大学卒業後は不動産系のITサービス企業に入社し，営業担当として活動。
2020年4月に，日程調整ツール「調整さん」を展開するミクステンド株式会社に入社。ビジネス向けの日程調整ツール「TimeRex（タイムレックス）」のリリース当初より，サポートチー
ムの立ち上げや顧客開発に携わる。問い合わせや打ち合わせを通じて顧客から日程調整の課題やプロダクトフィードバックを得て，社内に還元する役割を担ってきた。

■ミクステンド（株）
本社：東京都渋谷区神宮前3丁目1‑30 H1O青山 706
URL：https://mixtend.com/

スケジュール管理の不統一と統一解消のため，全員が同じスケは，個々に利用しているスケジュ

ジュール管理ツールを利用し，移自身のスケジュール管理ツールール管理ツールの不一致だけでな

動時間の予定登録や勤務場所・勤に登録する際の登録ミス・相手にく，例えば営業チームにおいて，務時間についての登録ルールの策依頼する際のメールなどへの記載

移動予定を登録する人と登録しな定と浸透が必要です。全員が同じ

ミスでは「 4 時と14時」「12時間い人がいるというようなルールがツール・ルールでスケジュール管表示と24時間表示」の勘違いに異なる状態も含みます。このよう理を行うことにより，ダブルブッよるミスや，日付・曜日の打ち間な状態では，スケジュール管理ツキングを防ぐだけでなく，スケジ違いなど人的なミスが典型的でールの空き状況だけでは本当にそュール管理ツールを確認するだけす。ただ，手動で作業する限り，のメンバーが空いているかを把握で日程調整を行うことができ，追これらのミスを完全になくすことできず，ダブルブッキング発生の加のコミュニケーション工数も削は困難です。また，異なるタイムリスクが高まります。このとき，減できます。

ゾーンにいる人との調整時，タイ発生原因となります。

コミュニケーションによって各メこうした情報共有のためのルームゾーンの計算を誤ることも人的

ンバーのスケジュール管理ルール

ルだけでなく，日程確定の際にはミスの 1 つであり，登録・記載ミを把握し，ダブルブッキングを防早急にスケジュール管理ツールにス同様，回避が困難な発生原因でぐこともできますが，そのコミュ反映するなどの情報更新の遅延にす。

ニケーションのための工数が新た関わるルールも同時に策定するこ

これら人的ミスによる日時の記に発生してしまうことになりまとで，複数のダブルブッキング発載ミスを防止するためには，ダブす。

生原因をなくせます。さらには日ルチェックの習慣や体制などが有

また，個別に電話やメールで日程調整の自動化ツールなどを活用効です。そして防止策として一番程が確定した場合に，すぐにスケすることにより日程確定時には自効果的であるのは，日程調整を自ジュール管理ツールに登録してい動でスケジュール管理ツールに予動化するツールの活用です。スケないといった情報更新の遅延もダ定が即時反映されるといった環境

ジュール管理ツールへの登録や相ブルブッキングの発生原因となりを整えることで，ダブルブッキン手への依頼というステップにおいます。ダブルブッキングは，出社グの発生を回避することが可能でてツールを活用し自動化することとリモートワークのハイブリッドす。

で，手動での作業を減らしミスの可能性を低減することができま型勤務あるいはフレックス制度の広がりにより勤務場所や勤務時間の違いも考慮する必要が出てきたことを背景に，より一層注意が必要です。

日時の記載ミスの発生要因と回避の方法
日時の記載ミスにおいては，自身のスケジュール管理ツールへのす。また，タイムゾーンの考慮という点でも，ツール側で自動計算する機能があればミスは回避できます。

ダブルブッキングの防止策とし

登録ミスと相手に連絡する際のメては，これらの問題をルールやシールなどへの記載ミスの 2 つの側

次回は，出社とリモートワークステムで解消する必要がありま面があります。また，タイムゾーが混在するハイブリッド型勤務にす。まずはスケジュール管理の不ンの考慮なども日時の記載ミスのおけるルールを紹介します。

2024.5

人事マネジメント
www.busi-pub.com

47