会則案細則案説明International Occultation Timing Association - East Asia

Draft of “Bylaws” & “Rules and Regulations”
会則案と細則案の説明

I will explain:(1) Draft of Bylaws which have 15 articles
and(2) Draft of 5 “Rules and Regulations”
But time is limited, so the most important points of themwill be shown here. For the whole drafts, please refer tothe files on our Website.

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Bylaws ARTICLE 1 ― NAME AND LOCATIONThe name of this Association shall be International
Occultation Timing Association - East Asia. It can beabbreviated as IOTA/EA.
2 The locations of the Association and its secretariat are
given separately in the Rules and Regulations.

第１条 名称および所在地
本会は、国際掩蔽観測者協会東アジア、英語名をInternational Occultation Timing
Association - East Asia（略称 IOTA/EA）と称する。
2 本会および事務局の所在地については、別に細則で定める。

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Bylaws ARTICLE 2 ― PURPOSE

The Association is formed in East Asia for the primary
purposes of:(1) Developing and implementing programs designed tofoster awareness in individuals and in the community
with regard to astronomical developments andachievements in the fields of occultation and eclipse
research as well as promoting the science of astronomy.
第２条 目的
本会は、東アジア地域において、次に述べる活動を行うことを主たる目的とする。
(1) 天文学の進歩を目指し、天体の掩蔽と食に関する研究を発展、成功させて、人々や社会の認識を高めるための、さまざまな活動を開発し実行すること。

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Bylaws ARTICLE 2 ― PURPOSE(2) Making available to individuals and the general public
information on astronomical phenomena; organizing
scientific expeditions for the observation of celestial
events; analysis of occultation and eclipse observations
and publishing and publicizing useful results anddiscoveries derived from the analysis.

第２条 目的(2) 人々や社会に天文現象に関する情報を提供し、科学的な観測のための体制を組織して、掩蔽と食の観測結果の解析を行うとともにそれにより得られた重要な結果と発見を公表し広く知らしめること。

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Bylaws ARTICLE 4 ― ACTIVITIESIn order to achieve the purpose stated in Article 2 theAssociation shall carry out the following activities:(1) Holding annual meetings(2) Providing information, discussion, research, analysis, anddata storage on occultation and eclipse phenomena(3) Website and mailing list management(4) Cooperation and collaboration with related organizations(5) Other activities necessary to achieve the purpose
第4条 事業本会は第2条に示す目的を達するために以下の事業を行う。
(1) 年会の開催(2) 掩蔽と食の現象に関する情報提供、議論、研究、解析およびデータの保存(3) 会のウェブサイトおよびメーリングリストの管理(4) 関連団体との協力(5) その他目的達成に必要な事業

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Bylaws ARTICLE 6 ― Members

The Association shall consist of the following members:(1) Regular Members: Members with voting rights at theGeneral Meeting.
(2) Associate Members: Members without voting rights
at the General Meeting.
Regular members must pay the membership fee
stipulated in the Rules and Regulations. Membershipfees already paid are not refundable under anycircumstances.
第6条 会員
本会は、次の会員で構成する。
(1) 正会員 総会における議決権を有する。
(2) 準会員 総会における議決権を有しない。
正会員は細則で定められた会費を納入しなければならない。既に納入した会費は、いかなる場合においても返還しない。

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Bylaws ARTICLE 10 ― OFFICERS

The Association shall have the following officers fromamong its regular members(1) Chairpersons: 2 persons or less(2) One Secretary(3) Up to 10 Directors(4) Regional Directors: one from each region(5) One Auditor
第10条 役員
本会に正会員の中から次の役員を置く。
(1) 代表2名以内(2) 事務局長
1名(3) 理事
10名以内
各地域1名
(4) 地域理事(5) 監事
1名

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Bylaws ARTICLE 13 GENERAL MEETINGThe General Meeting is the supreme decision-making
body of the Association. The General Meeting is held
once a year to make necessary decisions. The Board ofDirectors may also convene an extraordinary General
Meeting when a matter requiring a resolution of theregular members arises. The method of holding theGeneral Meeting shall be stipulated separately in theRules and Regulations.
第13条 総会
総会は、本会における最高決議機関である。本会は1年に一度定期総会を実施し、必要な議決を行う。また、理事会は正会員の議決が必要な事案が生じた際に臨時で総会を招集できる。総会の開催方法は、別に細則で定める。

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Bylaws ARTICLE 14 ACCOUNTING

The assets of the Association shall be managed by theSecretary and supervised by the Chairperson and theAuditor.
2 The operation of the Association's assets shall bediscussed by the Board of Directors based on the reportof the Secretary and approved by the General Meeting.
3 The fiscal year of the Association shall begin on
August 1 of each year and end on July 31 of thefollowing year.
(E.g. FY2024: August 1, 2024－July 31, 2025
but FY2023: September 1, 2023－July 31, 2024)第14条 会計
本会の資産は事務局長が管理し、代表および監事が監督する。
2 本会の資産の運営状況は、事務局長の報告に基づき理事会において審議し、総会の承認を得る。
3 本会の年度は、毎年8月1日に始まり翌年7月31日に終わる。
（例2024年度は2024年8月1日－2025年7月31日

ただし2023年度は2023年9月1日―2024年7月31日）

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Rules and Regulations

Five “Rules and Regulations”● Location of the Association and Location of its Secretariat● Departments● Membership Fees
● Admission and Withdrawal Procedures● Method of Holding General Meetings and Delegation of VotingRights
細則● 本会の所在地および事務局の所在地に関する細則● 部局に関する細則● 会費に関する細則● 入退会の手続きに関する細則● 総会の開催方法と議決権の委任に関する細則

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Rules and Regulations for Departments

The following departments shall be established to carryout the activities described in Article 4 of the Bylaws.
(1) Planetary and asteroidal occultations(2) Lunar occultations(3) Website management(4) Storage of observation data
(5) Public Relations and Training(6) Local branches
部局に関する細則 会則第４条の事業を行うために次の部局を設置する。
(1) 惑星および小惑星による掩蔽(2) 星食(3) ウェブサイト管理(4) 観測データの保存(5) 広報・研修(6) 地域支部

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Bylaws ARTICLE 4 ― ACTIVITIESIn order to achieve the purpose stated in Article 2 theAssociation shall carry out the following activities:(1) Holding annual meetings(2) Providing information, discussion, research, analysis, anddata storage on occultation and eclipse phenomena(3) Website and mailing list management(4) Cooperation and collaboration with related organizations(5) Other activities necessary to achieve the purpose
第4条 事業本会は第2条に示す目的を達するために以下の事業を行う。
(1) 年会の開催(2) 掩蔽と食の現象に関する情報提供、議論、研究、解析およびデータの保存(3) 会のウェブサイトおよびメーリングリストの管理(4) 関連団体との協力(5) その他目的達成に必要な事業

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Notes about mailing list management:
Departments are created according to the activities
mentioned in Bylaws Article 4. The mailing list
management is mentioned in that article but there is nomention about it in the Rules and Regulations forDepartments. Please note that departments are createdcorresponding to not all the activities given in Bylaws
Article 4. The mailing list management is considered tobe one of the important services and the mailing list is to
be managed by the Secretary. The officers will discuss
how the mailing list should be organized, and will make itinto a desirable form.
・部局は第4条の事業のすべてに対応して作られているわけではない
・ＭＬの運営は重要なサービスのひとつと考えている
・ＭＬの管理は事務局長が行うことになっている
・ＭＬのありかたについては役員全体で検討し，望ましい形に整えていく予定である