私立大学図書館協会 1999 年度第 1 回常任幹事会議事要録
日 時： 1999 年 4 月 23 日（金）午後 2 時～午後 4 時
会 場： 明治大学リバティタワー6 階第 4･5 会議室
出席者： 別紙出席者名簿参照

議事に先立ち、会長校明治大学図書館長三枝一雄が開会の挨拶を行い、次に出席者全員が自己紹介をした。
なお、議事の進行は、会長校明治大学図書館長三枝一雄が担当した。

１．報告事項(1) 協会会務報告① 協会加盟校について【資料 1】1999 年 3 月 31 日現在で、東地区 197 校、西地区 195 校の合計 392 校であったが、1998 年度第 2 回東西合同役員会（1999 年 3 月 5 日）で報告のあった 3 校に加えて、「名桜大学」、「鹿児島純心女子大学」、「東北文化学園大学」を新規加盟予定校に含めることとした。したがって、1999 年 4 月 23 日現在で、新規加盟校を含めて東地区 200 校、西地区 198 校の合計 398校の加盟校数となる。
② 1999～2000 年度役員校および委員会委員について【資料 2】1998 年度第 2 回東西合同役員会以降の変更点として、日本図書館協会関係で、施設会員理事が明治大学の後藤総一郎から三枝一雄に変更があったとの報告があった。また、日本図書館協会の施設会員および個人会員から選出される日本図書館協会大学図書館部会委員については、1999 年 4 月 23 日大阪市立大学学術情報総合センターで開催される日本図書館協会大学図書館部会第 1 回委員会での決定を受けて、資料の訂正を行うこととした。
③ 資料等送付について【資料 3-1】
「1999 年度暫定予算執行について」、「1999 年度会費請求書」等の資料を 1999 年 4 月 23日（本日）付けで加盟校に送付したとの報告があった。
④ カルチャー・ジャパンの支援による私立大学図書館協会加盟図書館第 2 次寄贈資料搬送事
業の実施について【資料 3-2】
1999 年度も前年度に引き続き、カルチャー・ジャパンの支援による寄贈資料搬送を実施することになっているので、加盟校への資料送付の中に寄贈資料搬送申請書を同封した。1999年度第 1 回の締切りは 8 月末日である。
⑤ 学術情報センター目録システム地域講習会（図書コース）の共同開催について【資料 3-3】
1998 年度の学術情報センターとの覚書・実施要項の通り 1999 年度も目録システム地域講習会の共同開催を行うことになっているので、加盟校への資料送付に通知を同封した。
⑥ 1998 年度一般会計・特別会計決算報告書について【資料 4】
監事校の京都産業大学の村橋氏より、1998 年度決算について、1999 年 4 月 19 日（月）に監査を受け、監査報告書にあるとおり認められたとの報告があった。

⑦ 国際図書館協力事業について国際図書館協力委員会が 1999 年 4 月 28 日（水）に開催される予定である。

２．協議事項(1) 1999 年度事業計画（案）について【資料 5】1998 年度第 2 回東西合同役員会で提案のあった通りとし、変更なく行うことを確認し、承認した。
(2) 1999 年度一般会計予算・特別会計予算（案）について【資料 6】1999 年度予算（案）については、前年度第 2 回東西合同役員会での承認後の変更は、決算時に調整するものだが、今回に限り、一般会計予算（案）については、前年度第 2 回東西合同役員会以降の加盟申請のあった 3 校の追加を、特別会計予算（案）については、東西合同役員会で承認された通り研究助成金を 1 件から 3 件に、という変更を含めて配付資料を訂正することとした。
特別会計予算については、資料の保管のためや、協会の活動を活発にすることを目的にしたホームページのサーバのために使ってはどうか、との提案があった。それに対して、監事校の京都産業大学の村橋氏から研究助成のために使うという規程により 3 社から寄付を受けているものなので、規程の改定および 3 社の了解が必要であるとの意見があったため、引き続き検討することとなった。
(3) 第 60 回（1999 年度）総会・研究大会について【資料 7】1999 年 9 月 1 日（水）～3 日（金）に九州産業大学において、1999 年度総会を開催することとし、当番校の九州産業大学図書館が作成した資料の通り行うことを了承した。なお、議長団には、西地区は福岡大学図書館長に内定しているが、東地区は亜細亜大学図書館学術情報部長の藤原祥雅氏が異動したため、文教大学図書館長補佐の戸田あきら氏にお願いし、内定していると報告があった。
(4) 1999 年度私立大学図書館協会行事・会議予定（案）について【資料 8】1999 年度の協会の行事・会議の予定について確認し了承した。第 2 回常任幹事会の場所については、西地区部会長校の佛教大学で行うが日程については変更の可能性があることで了承した。また、第 2 回東西合同役員会の場所については、会長校に一任することで了承した。
(5) 学術情報センター目録システム地域講習会（図書コース）の共同開催について【資料 9】1999 年 4 月 19 日（月）に学術情報センター研修課長の塚田氏が挨拶に見えた。標記地域講習会は、昨年通り当協会と共催して開催することを確認した。なお、学術情報センターでは、組織替えが行われる予定であり、今後講習会をこれまでと同様に行っていくのか明らかではないとのことなので、学術情報センターの動向を見守ることとした。
目録システム地域講習会の共同開催の覚書によると、今年度までとなっているが、来年度移行についても同様に行っていくことについて承認した。
(6) 第 17 回大学図書館研究集会の後援 名義について
日本図書館協会大学図書館部会から第 17 回大学図書館研究集会の後援名義について依頼があった。このことについて、協会としては金銭面での援助はしていない。この件について承諾することとした。

(7) 日本複写権センターとの対応
1998 年度第 2 回東西合同役員会で説明のあった通り、国公私立大学図書館協力委員会の承認のもと、国立大学図書館協議会が交渉の窓口になっている。なお、現在は、国立大学図書館協議会と日本著作権センターとの交渉を見守り、状況に動きがあった時点で当協会として再度検討することとした。
(8) 私立大学図書館協会ホームページの開設について
1998 年第 2 回東西合同役員会の懇談事項に挙がった、協会のホームページの開設については、学術情報センターの傘下での開設という方法があるが、学術情報センターの回答の通り、地区協議会レベルではなく、協会全体のレベルで開設するほうがいいのではないかとの提案があった。それに対して、学術情報センターのサーバを借りて立ち上げることができても、メンテナンスをしていくのは非常に大変ではないか、との意見があり、今後その方法について検討していくこととした。
(9) 自己点検・評価手法ガイドラインの総会への上程、印刷・配布スケジュールについて
1998 年度第 2 回東西合同役員会で報告のあった通り、自己点検・評価手法ガイドライン作成委員会は解散したとの報告があった。
「自己点検・評価手法ガイドライン」の小冊子の刊行については、会長校がまえがきの執筆をし、印刷・配付することになる。スケジュールとしては、5 月くらいにデータをもらい、総会で提案し、承認を受け、その後印刷、発行とすることを了承した。
(10) 協会文書・刊行物の保存方法
1998 年度第 2 回東西合同役員会の懇談事項で話が出た、協会の文書・刊行物の保存方法について、会長校から保存すべき資料内容、保存期間、保存方法について基準の原案を作成し提案したいとの話があり、了解した。

以上