国際生命情報科学会(ISLIS)2016 年 8 月 5 日版

本部・事務局・編集部 業務項目リスト
ISLIS 本部・事務局・編集部は、以下に所在：

いずれも、所在： 千葉市稲毛区1995 年創立～2005 年 3 月 科学技術庁/文部科学省/独立行政法人
放射線医学総合研究所(NIRS) 山本幹男の在籍研究室内2005 年 4 月～現在
NPO 法人 国際総合研究機構(IRI)内 (理事長 山本幹男)

ISLIS の活動スタイルの特徴は、創立来、実務のほぼ全てを本部・事務局・編集部にて集中実施している事です。 （各セションの組織は座長に分散実施してもらっていることがある。）
これは、他の役員にて実務体制をとれる状況が無い(秘書がいないや研究に専念したい)事に起因しています。 近頃は、大学や公的機関内に、他の組織を置く事が難しい状況もあります。
他の学会では、大会は大会長が全てを実施する学会もあり、編集部などを別所で分散実施する学会もあります。
ISLIS では、学会誌に大会(シンポ)の予稿も掲載しており、演題や原稿がギリギリまで集まらなく、直前での変更も多いので、分散処理すると、かえって複雑化するきらいがあります。
ISLIS では、発表者に学術者外(実技指導者など)が多く、英文が書けないや学会の形式が初めての方も多く、例外や直前での変更が多く、顧問に国会議員なども多いので、実務を外注することが非常に難しく、かえって複雑化し、高額化する可能性が高いと思われます。
以上 ISLIS 理事長 山本幹男 見解 nsnpoiri@gmail.com 090-9232-9542
以下は、初版なため、抜けやダブり等がまだ多くあります。ご指摘ください。

山本幹男

１．会員管理・入会申込受付
・入会審査手続き
・入会承認書作成、送付・年会費徴収（請求・数回の催促）
・会員情報管理（個人情報 DB、メールアドレス帳）
・会員への学会誌等送付
・会員への情報案内
・ホームページ(HP)の新項目作成・更新
２．役員・役員の選任（候補募集・稟議）・役員等への委嘱状作成(新規のみ)
・役員リストの作成（英和）・役員各段階 稟議、会長、常務理事、理事、評議員、監事 送付、回答の転送・整理
・年始挨拶状（顧問 他）
・会員名簿作成（停止中）
３．学会誌 (Journal-ISLIS、英和文誌) ・刊行物
・掲載事務局・編集部文書 および 掲載ページの作成・修正・確認（趣意書・定款・規定規則・入会しおり・入会申込要領・賛助会員申込案内・申込書・
1役員リスト等）
・掲載 著者論文等、修正、形成、著者とのやり取り
・英文点検手続き 著者とのやり取、集金、不足英文作成
・印刷所とのやり取、校正・別刷り 著者、印刷所とのやり取、集金
・J-ISLIS 誌の販売
・J-ISLIS 誌定期購読手続き（販売・継続案内）･国会図書館への 学術刊行物 新刊発送(毎号 2 部)
・単行本の販売
・HP への掲載
・学会誌別刷り、英文点検料、カラー投稿料、非会員投稿料、広告料等請求・シンポ展示料請求・製作費、英文点検料支払い
・理事への学会誌送付（印刷所より直送）・評議員への販売・配布用学会誌送付（依頼書、領収書同封）
・海外情報センター宛学会誌送付
・寄贈、交換雑誌送付
・データベースへの学会誌発送、請求書発行
項目
投稿原稿への対処

内容
査読、編集作業

雑誌編集

編集作業、PDF 作成

J-STAGE 関連

打ち合わせ、Web 登録作業

学会関係者との連絡
雑誌送付先管理

事務打ち合わせ送付先管理

４．会計管理・入出金（銀行・郵貯・クレジット・現金）と管理・会計台帳作成・領収書等整理
・決算書案作成
・予算書案作成・会計監査用資料作成、監査依頼
・切手購入・管理・クレジットカード取り扱い 管理５．シンポジウム（春・夏（合宿） 年２回）
・シンポ案内書作成
・プログラム作成
・参加申込書作成
・シンポ案内・プログラム送付（会員）2

使用物
PC、プリント、メール、
ネット
PC、プリント、CD-R、鉛
筆、ボールペン、付箋、電話、ネット
交通機関、メール、PC、
プリント、ネット
PC、メール、ネット
PC、メール、ネット

・シンポ案内・プログラム Fax 用文書作成、Fax 送信 メール送信（非会員）・顧問会、評議会、理事会案内、出席確認・案内文、招待状作成・郵送（顧問、非会員の特別講演者・ミニシンポ者）
・シンポ当日用品準備（名札、受付表、領収書、掲示用ポスター、PPT/OHP/DVD 等作成）
・感謝状作成（特別講演者、他）、謝金準備・会計処理・シンポ報告作成・郵送
・シンポ不参加者（会員）へ会誌郵送
・会誌（２冊・シンポ報告・挨拶、お礼状付）郵送（顧問）・会員情報確認・非会員情報追加等（受付名簿より）

ISLIS 春・夏シンポジウム 会場係業務リスト[備品関連]
備品の保管、運搬、整備、動作確認（ビデオ、カメラ、プロジェクター、レーザーポインター、OHP、DVD 装置）
学会誌、バックナンバーの準備・運搬・配布[備品保守・点検・購入]
全備品対象
電源（電池）
メモリ（USB,DVD,SD メモリ）
[運搬関連]
運転・車整備・燃料補給・ETC 準備・経路確認[会場準備]
椅子・机・ホワイトボードの設営準備
ビデオ準備・撮影・データ保存・編集
カメラ・撮影・データ保存
会場整備（ごみ、施錠・解錠）
昼食会場準備・整備
受付・トイレ・懇親会・自主交流会等案内板の管理[学会進行]
会議進行担当
司会補助
照明補助
マイク補助
タイムキーパー
演者補助（発表用 UBS 取扱）
個人 PC 接続、動作確認補助
音響準備（CD、スピーカー、映画、動画）
掲示準備3

総会資料、講演資料配布
誘導補助
懇親会用飲料の準備・打ち合わせ
[記録]
静止画像
動画
[オッフィシャルツアーの企画・運営] (合宿時)
現地視察・出張
打ち合わせ
資料収集
コース確認・時間設定（駐車場、トイレ、昼食場所）

６．学会賞関連・ 推薦依頼書作成、送付（シンポ報告書に同封）
・ 推薦用紙取りまとめ（委員長に連絡）・ 委員会開催実務（委員長からの依頼による）・ シンポ時推薦用紙作成、配布、回収
・ 授賞通知書作成、送付
・ 賞状作成（シンポ時に授賞式開催。欠席者には送付）
７．理事会・総会資料作成（事務局長業務補佐）
８．非会員関係者（シンポ参加者等 シンポ案内対象者）情報管理
個人情報 DB、Easy-FAX 電話帳、メールアドレス帳
９．広報・宣伝ビラ、パンフ作成、配布・送付
・イベントメール配信
・各種 HP への掲載作成

ISLIS における事務局業務（これは、上記とのダブりが多いです。）

日常：
会員管理 入退会確認
会計全般
役員連絡
理事会等の開催、その資料作り
学会情報サイト、学術団体サイト等への登録・情報提供など
他学会、団体との連携など
4シンポジウム
事前準備
会場手配、日程調整
発表のお誘い、お願い
参加のお誘い（個別のお誘い、宣伝各種）
講演予定者それぞれへの問い合わせ（日程、時間等の希望など）
プログラムの作成と発表者への確認
ブースご案内
総会用資料の作成、理事等出欠確認
直前準備
発表者への再度確認（明らかでない部分について）プログラム確認
大会会場チェック
お弁当手配
懇親会会場との打ち合わせ
当日
会場との連絡等全般的チェック、その他
事後処理
特別講演者等への挨拶、各種報告など
会場その他、会計処理チェック
総会、理事会における意見等のまとめ、反省点のまとめ
次年度の予定学会賞、必要に応じて理事等への各種連絡5