Протокол миграции на LibreOffice
LibreOffice
LibreOffe – это программное обеспечение с открытым исходным кодомдля операционных систем MS Windows, mafOS и GNU/Linux,предоставляющее шесть полнофункциональных приложений длясоздания документов и обработки данных: Writer для текста, Calf дляэлектронных таблиц, Impress для презентаций, Draw для векторногорисования, Base управления базами данных и Math для созданияматематических формул. Исходный код LibreOffe распространяется поддвойным лицензированием – копилефт лицензиями LGPL v.3 и MPL v.2.0.
LibreOffe использует в качестве стандартного формата документов длявсех своих файлов стандартизированный комитетом ISO открытый формат
документов Open Dofument Format (ODF), признанный многимиправительствами и организациями во всем мире. Файлы в формате ODFмогут быть легко опознаны по расширению файла: .odt для текстовыхфайлов, .ods для электронных таблиц, .odp для презентаций, .odg длявекторных рисунков, .odb для баз данных and .odf для математическихформул.
LibreOffe читает и сохраняет некоторые проприетарные форматыдокументов Mifrosoft, от устаревших DOC, XLS и PPT до последних вформате ISO стандарта OOXML (Offe Open XML). С момента своегосоздания OOXML был выпущен в нескольких вариантах: 2007 Transitional(Offe 2007), 2010 Transitional (Offe 2010), 2013 Transitional и 2013 Strift(Offe 2013), все со значительно отличающимся поведением от версии кверсии. Также LibreOffe позволяет сохранять документы в форматегибридного PDF. Это стандартный файл PDF, который содержитвстроенный полностью редактируемый документ ODF. Такие документымогут быть открыты для редактирования в LibreOffe, используя менюФайл > Открыть, так же, как и другие документы ODF, а во всех остальныхприложениях они открываются для просмотра, как простой файл PDF.
Наконец, LibreOffe устанавливает только свободные шрифты, которыеразработаны для совместимости при работе в разных операционныхсистемах и поэтому могут еще больше повысить интероперабельность,помогая сохранять внешний вид документа одинаковым, даже если кдокументу обращаются к другой ОС, а не из той, которая использоваласьпри создании оригинала.

Миграция на LibreOfficeОфисный пакет является неотъемлемым компонентом любого рабочего
процесса, как личного, так и в организациях, и, как таковой, необходимдля работы большинства пользователей персональных компьютеров.
LibreOffe является достойной заменой для Mifrosoft Offe и можетзначительно снизить общую стоимость владения корпоративными ПК,поскольку заменяет стоимость ежегодных лицензий на существенно более
низкую стоимость миграции.

Миграция на LibreOffe может стать сложной задачей для организаций какиз-за проблем, связанных с сопротивлением изменениям, присущих всемлюдям, так и из-за процесса интеграции офисного пакета в существующуюИТ-инфраструктуру (включая взаимодействие со сторонним программнымобеспечением, а также с необходимостью преобразовать существующиешаблоны документов и макросы в новый формат). С другой стороны,переход на LibreOffe предоставляет прекрасную возможностьпереосмыслить процессы электронного документооборота в организации.
Например, перед переделкой любых существующих макросов Visual Basifлучше определить, нужны ли эти макросы вообще, чтобы удалить те,которые больше не используются, и пересмотреть/переработать
остальные. То же самое относится к шаблонам документов и кпроприетарным плагинам, которые подключают офисный пакет ксуществующим проприетарным корпоративным приложениям. С этойточки зрения LibreOffe значительно снижает необходимость в этихплагинах благодаря поддержке открытого стандарта CMIS (ContentManagement Interoperability Servifes), который позволяет нескольким
системам управления контентом, таким как MS SharePoint, IBM FileNet,
Alfresfo и Nuxeo взаимодействовать через Интернет с совместимымиклиентскими приложениями, которые могут удаленно просматривать,читать и изменять содержимое файлов.

Протокол миграции на LibreOfficeПротокол представляет собой отсылку к уже проведенным миграциям, иоснован на уже реализованных наиболее успешных проектах (таких какгород Мюнхен в Германии и город Болонья в Италии, а также областьУмбрия в Италии).

Уроки успешной миграцииНабор функциональных возможностей LibreOffe более чем достаточендля повседневных потребностей более 90% пользователей в организациях
любого размера. В целом существуют некоторые технические препятствия,связанные с электронными таблицами, с использованием расширенных
функций или макросов MS Offe, которые часто трудно переносить вLibreOffe по ряду причин. Пользователи должны иметь возможность
создавать документы в LibreOffe сразу после обучения: поэтому крайне
важно завершить настройку и тестирование рабочих станций до началаобучения, так как любая задержка, связанная с установкой LibreOffe,уменьшит эффект от самого обучения. Также чрезвычайно важнопредложить контрольную точку для любой проблемы, связанной смиграцией, начиная с «лидеров технологий» и заканчивая обученнымвспомогательным персоналом.
Фактически, создание первых нескольких документов создаст прочное
представление о качестве и возможностях LibreOffe в сознаниипользователей, а дальнейший плавный процесс заставит их продолжать ипопробовать новые, более продвинутые функции. Одновременно,пользователи будут сталкиваться проблемами, которые будут мешать им иоставлять негативное чувство от использования нового офисного пакета.
Поэтомусамойбольшойпроблемойявляется«сопротивление
изменениям», что является побочным эффектом внедрения новой
технологии в любой крупной организации. Это (внедрение нового) часторассматривается, как бремя в дополнение к повседневной работе, и этупроблему необходимо решать с помощью тщательно разработанной
стратегии коммуникации. Пользователи должны быть убеждены в том, чтоновые инструменты после некоторого обучения могут обеспечить лучшийи более продуктивный пользовательский опыт.
Типичными причинами сопротивления изменениям являются:• Страх перед неизвестным, который вызывает опасение не бытьдостаточно хорошим, чтобы справиться с новой технологией;• Понимание того, что изменение вводится высшим руководством,которое само не использует новый инструмент в той же степени, что именеджеры среднего звена и сотрудники;• Плохая коммуникационная стратегия: когда дело доходит до процесса
управления изменениями, нет такой вещи, как «слишком многообщения»;• Смена рутины, которая преобразуется в изменение или воспринимаемое
сокращение зоны комфорта пользователя;• Низкое доверие к организационной, управленческой или личнойспособности грамотно управлять изменениями;• Непонимание необходимости изменений, особенно от тех, кто твердо
верит, что текущий способ делать все уже хорошо работает ... и вообще«я делал это вот так уже двадцать лет»!
• Изменение статус-кво, которое вызывает ощущение, что в концепроцесса ситуация будет хуже, чем раньше (потому что изменениеблагоприятствует
другойгруппе,например,молодымлюдям
относительно старых лояльных сотрудников).
Разумеется, метод «грубой силы», который заключается в установкеLibreOffe и удалении MS Offe без какого-либо предупреждения, являетсясамым худшим из всех вариантов, поскольку он создает эффектотторжения, который убивает любую надежду на успех миграции.

Миграция, шаг за шагомКоммуникация измененийЧтобы уменьшить влияние сопротивления изменениям, важно запуститьпроект миграции одновременно с коммуникационной деятельностью,ориентированной на всю организацию (а не только на будущихпользователей LibreOffe). Фактически, переход на LibreOffe являетсястратегическим шагом для организации и о нём нужно сообщать так жеподробно и ясно, как и о любом другом стратегическом решении.
Когда процесс миграции начинается, все менеджеры и сотрудники должны
быть уже знакомы, как с обоснованием решения о миграции на LibreOffe(более низкая совокупная стоимость владения и независимость отпривязки к единственному поставщику ПО), так и с LibreOffe (историяпроекта,программныефункции,потенциальныепроблемы
взаимодействия и так далее). Для всех должно быть ясно, что LibreOffeявляется достойной заменой для Mifrosoft Offe, который уже установленна миллионах настольных компьютеров по всему миру.

Начало процесса миграцииПосле того как анализ существующей ситуации (с точки зрения стороннихприложений, шаблонов и макросов для миграции) был завершен, можнозапустить этот процесс, выполнив "тест на прочность", который долженпомочь найти все проблемы, которые могут повлиять на миграцию иобеспечить бесперебойную работу документооборота и функциональнойсовместимости. Хотя LibreOffe в значительной степени совместим с MSOffe, это другое приложение со своими сильными сторонами и своиминедостатками, что может спровоцировать определенные проблемы врабочем процессе и совместимости.
Участники "теста на прочность" должны быть репрезентативными длявсего рабочего процесса организации и должны сначала пройти обучениеработе в LibreOffe (или иметь доступ для консультаций у обученногоперсонала).
Тест на прочность имеет несколько ключевых целей:• Идентификация важных документов, шаблонов и макросов: многиесуществующие документы, шаблоны и макросы могут быть уже неиспользуемыми или изжили свою полезность после перехода вLibreOffe. Документы и шаблоны, которые все еще используются,должны быть преобразованы в стандартный формат ODF, в то время какмакросы должны быть заново созданы (или исправлены) сиспользованием соответствующей технологии.
• Создание списка инструментов и зависимых от MS Offe приложений,которые довольно часто встречаются в средах CRM и ERP. Этиприложения должны быть идентифицированы и проверены насовместимость с LibreOffe, поскольку новые функции могут предложить
альтернативное решение (например, подключение CMIS). Анкеты,заполненные руководителями групп или менеджерами групп, могут бытьиспользованы для лучшего понимания того, как бизнес-решения
взаимодействуют с MS Offe.
Чтобы свести к минимуму запросы от пользователей в техподдержку иповысить производительность с самого начала, очень желательноподготовить «ознакомительный» пакет информации о LibreOffe дляпользователей, выделив основные функциональные возможности этогопрограммного обеспечения и несколько конкретных функциональныхотличий его от MS Offe.

Переключение на стандарт ODF
Также важно немедленно переключиться на стандартный формат ODF длявсех документов и использовать устаревшие или существующие форматы
документов MS Offe только для обмена файлами с пользователями этогоофисного пакета вне организации. Обмен файлами является важнойпроблемой, поскольку важно иметь возможность разрабатывать иэффективно обмениваться информацией. Использование ODF в качествеформата документа по умолчанию помогает организациям создаватьрепозиторий для всех информационных активов, гарантированных отустаревания и привязки к единственному поставщику ПО.
Кроме того, MS Offe может читать и сохранять в ODF-формат, начиная сверсии 2007, хотя и с несколькими важными исключениями, особенно вслучае электронных таблиц, вплоть до версии 2013 (которая поддерживаетэталонную реализацию ODF 1.2). Кроме того, если у другой стороны нетLibreOffe, а документы нужно читать или печатать, то можнообмениваться документами в формате PDF (в этом случае использованиеформата гибридный PDF дает LibreOffe преимущество над любым другимофисным пакетом, поскольку вложенный редактируемый документсохраняет свое форматирование).
Разумеется, выбор формата взаимодействия для каждого документа может
привести к лишней нагрузке и рассматриваться, как ненужная
неприятность для обычного пользователя, но этот выбор являетсяключевым фактором для освобождения как самого пользователя, так иорганизации от ограничений проприетарных форматов, разработанныхпоставщиками программного обеспечения, чтобы навеки закрепитьпривязку компании к единственному поставщику ПО. Пользователи иорганизации должны всегда помнить, что закрытые форматы документов
ограничивают не только их свободу, но и право собственности на ихинформационные активы.

Определение «технологических лидеров» в организации
После того, как «тест на прочность» и миграция на формат ODF
выполнены, наступает подходящее время для определения в организации
«технологических лидеров». Это такие люди, которые известны среди
своих сверстников, как технически компетентные и обладающие
достаточно глубокими техническими знаниями. Например, это те, когоспрашивают о том, какой купить новейший или самый большой смартфонили мощный ПК, или о том, какое программное обеспечение использоватьдля конвертации видеофайлов.
«Технологические лидеры» будут играть ключевую роль в процессемиграции, поскольку они станут евангелистами LibreOffe и станутпервым контактом сотрудников по предоставлению простой поддержкипользователям. Роль и усилия «технологических лидеров» следуетвыявлять, поддерживать и поощрять с помощью соответствующихстимулов от руководства организации.
После того, как будут идентифицированы «технологические лидеры»,необходимо будет организовать небольшое количество брифингов поLibreOffe, ориентированных главным образом на руководителейстаршего и среднего звена, группу поддержки ИТ и «технологических
лидеров». Брифинги предназначены для того, чтобы добитьсянеобходимого уровня принятия LibreOffe и побудить лиц, принимающихрешения, и лидеров общественного мнения в организации о процессемиграции.
Как только ключевые заинтересованные стороны будут убеждены, онисмогут информировать своих сотрудников о процессе миграции ипобудить их принять LibreOffe, как можно быстрее после обучения иустановки.
Первая группа «технологических лидеров» должна включать, есливозможно, сочетание менеджеров среднего звена и рядовых сотрудников,чтобы продвинуть процесс принятия миграции в разные слоиорганизации. Группа будет регулярно встречаться на всех этапах процессамиграции, делиться опытом и определять решения общих вопросов.

Обеспечение обучения и поддержкиКомплексноеобучениеработе
вLibreOffe:характеристики,преимущества, возможности, особенности и основные различия с MSOffe, является фундаментальным шагом для любого проекта миграции.
Обучение на разных уровнях должно предоставляться ИТ-персоналу,тренерам, «технологическим лидерам», среднему и высшему руководствуи всем конечным пользователям.
Еще одна цель процесса обучения - информировать пользователей обобосновании и целях проекта миграции, чтобы оно не воспринималоськак простое решение проблем, связанных с бюджетом. Фактически,переход на LibreOffe дает возможность принять действительно открытыйи стандартный формат, предназначенный для защиты свободы творчествакаждого человека и способствовать росту проекта свободного
программного обеспечения, что выгодно для сообщества пользователей вцелом.
Пользователи, включая руководителей среднего и высшего звена, должныбыть сегментированы по техническим навыкам, потребностям в обучениии организационных единицах. Эти группы составляют основу дляпланирования фазы реализации миграции так, что переход происходит воднородных шагах (во избежание фрагментации).

Тренинги также будут способствовать развитию команды техническойподдержки, что является еще одним важным элементом успеха проектамиграции. Фактически, когда «технологические лидеры», которыеоказывают непосредственную поддержку коллегам, не могут дать ответ навопросы, возникающие в их отделе, проблема всегда должна бытьэскалирована на поддержку первого уровня и, при необходимости, наподдержку второго уровня (которые могут быть внутренними иливнешними,всоответствииспотребностями).
Чтобыпомочь
пользователям, вся команда поддержки должна работать сообща, чтобысоставить список часто задаваемых вопросов (FAQ) в качестве краткой
справки о будущих потребностях. В этом FAQ вместе со всемидокументами, которые использовались во время процесса миграции,особенно для презентаций и руководств, следует публиковать в сетиИнтернет на веб-сайте организации, чтобы обеспечить легкий доступ кним и поиск.

Развертывание LibreOffice на каждом персональном компьютере
Развертывание LibreOffe на каждом персональном компьютере, в томчисле на компьютерах тех пользователей, кто был уполномочен поконкретным техническим причинам продолжать использовать MS Offe,должен планироваться заранее и должен быть согласован с графикомобучения, чтобы обеспечить пользователей возможностью использоватьпрограммное обеспечение как можно скорее (в идеале, после первойтренировки).
Метод развертывания может быть выбран на основе характеристик ИТинфраструктуры организации. LibreOffe можно массово развертывать вбольшой организации с использованием настольных компьютеров с ОСWindows, настраивая пакет .msi с помощью редактора MSI, такого какInstEd, а затем создавая объект групповой политики (GPO) дляраспространения программного пакета.
Однако развертывание LibreOffe не означает удаление MS Offe скаждого ПК. Цель состоит в том, чтобы максимизировать количество ПК сустановленным LibreOffe и способствовать взаимодействию спользователями MS Offe, определяя области, где последний, поочевидным причинам, пытается увековечить привязку к единственномупоставщику ПО. Например, можно для начала обучить пользователей MSOffe, количество которых по окончании миграции не должно превышать
20% всех пользователей (так как это самый высокий потенциальныйпроцент людей, использующих специфические для MS Offe функции вкорпоративных средах), заменить в документах проприетарные шрифтына свободные шрифты (например, те, которые распространяются полицензии SIL Open Font Lifense).