（別添３）変更箇所
変更日項目
Ⅰ 基本情報１．特定個人情報ファイルを取り扱う事務②事務の内容令和1年6月26日

変更前の記載変更後の記載1．全国市町村職員共済組合連合会（以下「市町 1．全国市町村職員共済組合連合会（以下「市町村連合会」という。）及び指定都市職員共済組
村連合会」という。）及び市町村連合会を組織す
合、市町村職員共済組合及び都市職員共済組 る組合（指定都市職員共済組合、市町村職員共合（以下「構成組合」という。）は、地方公務員等 済組合及び都市職員共済組合。以下「構成組共済組合法（昭和３７年法律第１５２号。以下「地 合」という。）では、厚生年金保険法（昭和29年法
共済法」という。）に基づき、長期給付に係る業務 律第115号）及び地方公務員等共済組合法（昭については共同して行い、市町村連合会の業務 和３７年法律第１５２号。以下「地共済法」といの一部は構成組合に行わせることができることさ う。）に基づき、地方公務員等を対象とした年金れており、市町村連合会は、公的年金に係る業 業務に関する事務を行っている。
務システム（以下「年金給付システム」という。）、
なお、市町村連合会及び構成組合は、地共済地方公務員共済組合連合会（以下「地共連」とい 法に基づき、年金業務については共同して行い、う。）が開発・提供する「特定個人情報ファイル」 市町村連合会の業務の一部は構成組合に行わを管理するシステム（以下「個人番号管理システ せることができることとされている。
ム」という。）、住基ネット利用システム、特別徴収 また、市町村連合会は、年金裁定・支給事務にシステム等をまとめて管理運営し、各構成組合は 係るシステム（以下「年金給付システム」という。）
そのシステムを利用している。
ほか年金業務に使用するシステムを一括して管※対象人数は各構成組合を合計した件数
理運営し、各構成組合はそのシステムを利用しまた、市町村連合会及び構成組合では、厚生 ている。
年金保険法（昭和29年法律第115号）及び地共事務の流れとしては、以下のとおりである。
済法に基づき、地方公務員（地方団体関係団体の職員を含む。）等を対象とした年金業務に関する事務を行っている。事務の流れとしては、以下 (1)～(3) （略）のとおりである。
(1)～(3) （略）上記の(1)～(3)の事務については、適正かつ効率的に事務処理することを目的として、「年金給付システム」を利用して事務を行っている。

提出時期

事後

提出時期に係る説明

体裁修正

変更日

令和1年6月26日

項目変更前の記載変更後の記載3．特定個人情報ファイルを取り扱う事務3．特定個人情報ファイルを取り扱う事務（略）（略）
なお、(4)(5)は市町村連合会のみが行う事務で なお、(2)(6)(9)は構成組合のみが、(4)(5)(7)は市ある。
町村連合会のみが行う事務である。
(1) （略）(1) （略）(2)公的年金等源泉徴収票及び公的年金等支払 (2)公的年金等源泉徴収票及び公的年金等支払報告書を国税庁や市町村（地方税電子化協議
報告書を国税庁や市区町村（地方税電子化協議会）に提出するため、年金受給権者から申し出を 会）に提出するため、年金受給権者から申し出を受けた扶養控除対象者の個人番号を「個人番号 受けた扶養控除対象者の個人番号を「個人番号管理システム」へ登録する事務
管理システム」へ登録する事務(3)～(4) （略）(3)～(4) （略）(5)「年金給付システム」で作成した「支払報告書 (5)「年金給付システム」で作成した「支払報告書ファイル」に対し、「個人番号管理システム」で管 ファイル」に対し、「個人番号管理システム」で管理する該当者の個人番号データを追加し、地方 理する該当者の個人番号データを追加し、地方税電子化協議会経由で市町村に提出する事務 税電子化協議会経由で市区町村に提出する事
務(6)年金請求書等を他の実施機関に電子回付す
る事務(7)年金からの住民税の特別徴収に係る情報について、地共連及び地方税電子化協議会を経由して市区町村と情報交換する事務(8)J-LISに個人番号による生存異動照会を行い、生存情報及び住所情報を取得する事務(9)情報提供ネットワークを通じて外部連携機関（市区町村等）へ情報照会を行い、住民票関係情報等を確認する事務(10)情報提供ネットワークを通じた外部連携機関（市区町村等）からの情報照会に基づき、副本
データを情報提供する事務

提出時期

提出時期に係る説明

事後【重要な変更】
・ワンストップサービス、特別徴
収、J-LISへの生存異動照会に係る個人番号対応及び情報連携事務の追加
・体裁修正

変更日

令和1年6月26日

令和1年6月26日

項目変更前の記載変更後の記載※今般の評価書の範囲とスケジュール※前提・前提
地方公務員共済組合の保有する「特定個人情報
地方公務員共済組合の保有する「特定個人情報 ファイル」は、番号法第27条第1項において、そのファイル」は、番号法第27条第1項において、その 他の特定個人情報保護委員会規則で定めるも他の特定個人情報保護委員会規則で定めるも の（「特定個人情報保護評価に関する規則」第4の（「特定個人情報保護評価に関する規則」第4 条第5号）に該当するものとして、同法第27条に条第5号）に該当するものとして、同法第27条に 基づく特定個人情報保護評価の実施は義務付基づく特定個人情報保護評価の実施は義務付 けられていない。
けられていない。
しかしながら、当該特定個人情報保護評価の目
しかしながら、当該特定個人情報保護評価の目 的に鑑み、市町村連合会及び構成組合は任意的を鑑み、市町村連合会及び構成組合は任意で で特定個人情報保護評価を実施することとする。
特定個人情報保護評価を実施することとする。
なお、地方公務員共済組合の各組合が作成する
特定個人情報保護評価書（以下「評価書」という。）については、地共連が「個人番号管理シス
テム」を開発することから、地共連が作成するひな型を基に作成することとされた。

・評価書作成範囲とスケジュール（削除）
地方公務員共済組合の各組合は、地共連の開発する中間サーバを通じて、情報提供ネットワー
クシステムを利用した情報連携を行うこととされている。しかしながら、今般、地共連から提供された評価書のひな型には、情報提供ネットワーク
システムを利用した情報連携部分が含まれておらず、二次対応とするとのことである。
そのため、今般の評価書においては、一次対応
分として、上記(1)から(5)までを評価対象とし、地共連から情報提供ネットワークシステムに関する情報が提供後、二次対応分の評価書を作成することとする。
また、「6.情報提供ネットワークシステムによる情報連携」については、二次対応とするため今般の評価書においては「実施しない」と記載する。
なお、一次対応として今回評価対象とするJ-LISから入手した個人番号の収録については、市町村連合会の指示に基づき運営委託先が事務を
行う。

提出時期

提出時期に係る説明

事後

情報連携開始に伴う記載内容の変更

事後

情報連携開始に伴う記載内容
の変更

変更日

項目

変更前の記載変更後の記載提出時期

提出時期に係る説明

Ⅰ 基本情報
個人番号管理システムは、番号制度の導入に
２．特定個人情報ファイルを取 伴い公的年金業務で利用する個人番号を管理り扱う事務において使用するシ するために新たに構築するシステムで、業務でステム
年金受給権者、加給年金額対象配偶者及び扶システム１
養控除対象者を特定する番号(以下「利用番号②システムの機能等」という。）と個人番号との紐付け管理を行う。
J-LISから住民基本台帳ネットワーク利用シス
テム（以下「住基ネット利用システム」という。）を
令和1年6月26日
通じて一括取得した個人番号を一括登録する機能、個人番号及び利用番号等を登録・変更・削除・照会する機能を有する。

個人番号管理システムは、番号制度の導入に伴い公的年金業務で利用する個人番号を管理するためのシステムで、業務で年金受給権者、年金受給権者と同一住所の者、加給年金額対象
配偶者及び扶養控除対象者を特定する番号(以下「利用番号」という。）と個人番号との紐付け管理を行う。
J-LISから住民基本台帳ネットワーク利用シス
テム（以下「住基ネット利用システム」という。）を通じて取得した個人番号を一括登録する機能、
個人番号及び利用番号等を登録・変更・削除・照会する機能、源泉徴収票及び支払報告書の提出に係る事務並びに年金からの特別徴収に係る事務において個人番号をＤＶＤ又は外付ＨＤＤ（以下「電子媒体等」という。）に書込む機能を有
する。

事後

体裁修正

Ⅰ 基本情報２．特定個人情報ファイルを取り扱う事務において使用するシ
令和1年6月26日 ステム
システム１③他のシステムとの接続

包括照会支援システム

事後

包括照会支援システムの新規構築により接続先を追記

Ⅰ 基本情報２．特定個人情報ファイルを取り扱う事務において使用するシ
令和1年6月26日
ステム
システム２

（「受付・進捗管理システム」を追加）
事後

特定個人情報ファイルを取り扱うシステムの追加

Ⅰ 基本情報２．特定個人情報ファイルを取り扱う事務において使用するシ
令和1年6月26日
ステム
システム３

（「住基ネット利用システム」を追加）
事後

特定個人情報ファイルを取り扱うシステムの追加

Ⅰ 基本情報２．特定個人情報ファイルを取り扱う事務において使用するシ
令和1年6月26日
ステム
システム４

（「媒体交換システム」を追加）
事後

特定個人情報ファイルを取り扱うシステムの追加

変更日

項目変更前の記載変更後の記載Ⅰ 基本情報２．特定個人情報ファイルを取り扱う事務において使用するシ
令和1年6月26日
ステム
システム５

（「地方公務員共済組合番号システム」を追加）

Ⅰ 基本情報２．特定個人情報ファイルを取り扱う事務において使用するシ
令和1年6月26日
ステム
システム６

（「包括照会支援システム」を追加）

Ⅰ 基本情報３．特定個人情報ファイル名
令和1年6月26日(1)本人確認情報照会結果ファイル(2)扶養控除対象者ファイル(3)個人番号管理ファイル(1)本人確認情報照会結果ファイル(2)扶養控除対象者ファイル(3)個人番号管理ファイル(4)届書画像ファイル(5)情報連携ファイル

Ⅰ 基本情報番号法に定められた範囲内で、記録照会・年金 番号法に定められた範囲内で、記録照会・年金
４．特定個人情報ファイルを取 相談、所得税法(昭和40年法律第33号)及び地方 相談、所得税法(昭和40年法律第33号)及び地方り扱う理由
税法(昭和25年法律第226号)で定められた業務 税法(昭和25年法律第226号)で定められた業務①事務実施上の必要性に対応するとともに、情報提供ネットワークシステ に対応するとともに、情報提供ネットワークシステ
ムを利用した外部連携機関との情報連携を行う ムを利用した外部連携機関との情報連携を行う
ため、一次対応として利用番号等（別添２参照）と ため、利用番号等（別添２（個人番号管理ファイ
個人番号を紐付けて管理する必要がある。
ルのファイル記録項目）参照）と個人番号を紐付けて管理する必要がある。
令和1年6月26日
源泉徴収票及び支払報告書の提出事務並びに個人住民税の年金からの特別徴収事務に関して、個人番号をデータに付加する必要があることから、年金受給権者の個人番号を管理、出力等を可能とする必要がある。

Ⅰ 基本情報情報提供ネットワークシステムを利用した外部情報提供ネットワークシステムを利用した外部
４．特定個人情報ファイルを取 連携機関との情報連携により、各種年金の請求 連携機関との情報連携により、各種年金の請求り扱う理由時に提出が求められていた行政機関が発行する 時に提出が求められていた行政機関が発行する②実現が期待されるメリット
添付書類（住民票・所得証明書）の省略が図ら
添付書類（住民票・所得証明書等）の省略が図られ、年金受給権者等の負担の軽減に資すること れ、年金受給権者等の負担の軽減に資すること
ができる。
ができる。
令和1年6月26日
源泉徴収票、支払報告書及び年金からの特別徴収データに個人番号を付加することにより、税関係業務の効率化及び税の公平、公正な徴収が実現可能となる。

提出時期

提出時期に係る説明

事後

特定個人情報ファイルを取り扱うシステムの追加

事後

特定個人情報ファイルを取り扱うシステムの追加

事後【重要な変更】
特定個人情報ファイルの追加

事後

特定個人情報ファイルを取り扱う事務の追加及び情報連携の開始に伴う修正

事後

体裁修正

変更日

項目
Ⅰ 基本情報５．個人番号の利用
法令上の根拠

令和1年6月26日

Ⅰ 基本情報６．情報提供ネットワークシス
テムによる情報連携
令和1年6月26日①実施の有無Ⅰ 基本情報６．情報提供ネットワークシス
テムによる情報連携②法令上の根拠
令和1年6月26日

変更前の記載変更後の記載

1．番号法
1．番号法
・第9条第1項及び第3項（利用範囲）
・第9条第1項及び第3項（利用範囲）
・別表第一 項番24,39,86
・別表第一 項番24,39,86
・番号法別表第一の主務省令で定める命令第・番号法別表第一の主務省令で定める命令第21条の2,第30条の2,第61条
21条の2,第30条の2,第61条
2．住民基本台帳法（平成27年6月3日法律第32 2．住民基本台帳法（平成27年6月3日法律第32
号時点）
号時点）
・第30条の9・第30条の9・別表第一 19,74,77の9・別表第一 19,74,77の93．所得税法3．所得税法・第203条の2、第203条の3、第203条の4、第・第203条の2、第203条の3、第203条の4、第203条の5、第226条
203条の5、第226条
・所得税施行規則 第77条の2、第77条の3、第 ・所得税施行規則 第77条の2、第77条の3、第77条の4、第94条の2
77条の4、第94条の2
4．地方税法4．地方税法・第45条の3の3、第317条の3の3、第321条の7 ・第45条の3の3、第317条の3の3、第317条のの2、第321条の7の3、第321条の7の46、第321条の7の2、第321条の7の3、第321条の7の4、第321条の7の5、附則第35条の5
・地方税法施行令 第48条の9の16、第48条の・地方税法施行規則 第2条の3の5、第2条の3 9の17の6・地方税法施行規則 第2条の3の5、第2条の3の6、第9条の6、第9条の8
5．厚生年金保険法
・第100条の3の2・厚生年金保険法施行令第4条の2の14
・厚生年金保険法施行規則第87条の3
・地方公務員等共済組合法施行規程第126条
実施しない

提出時期

提出時期に係る説明

事後【重要な変更】
個人情報ファイルを取り扱う事
務の追加に伴う法令上の根拠の追加

事後【重要な変更】
情報連携開始に伴う変更

事後【重要な変更】
情報連携開始に伴う法令上の
根拠の追加

実施する

番号法
・第19条第7項
・別表第二 35、59、60（情報照会）
・別表第二 1、2、3、4、6、9、12、15、25、26、34、39、57、58、62、66、68、72、81、85、92、94、
106、110、114、120（情報提供）

変更日

項目

変更前の記載Ⅰ 基本情報７．評価実施機関における担
当部署
令和1年6月26日②所属長の役職名変更後の記載提出時期に係る説明

事務局長又は職員共済課長

Ⅰ 基本情報（別添１）事務の内容

事後評価書様式改正に伴う変更

事後【重要な変更】
個人情報ファイルを取り扱う事
務の追加及び情報連携の開始
に伴う修正

事後

体裁修正

事後

体裁修正

事後

体裁修正

事後

体裁修正及びJ-LISからの特定個人情報の入手時期を明確化（図の修正及び追加、備考の修正）

令和1年6月26日

Ⅱ 特定個人情報ファイルの 年金受給権者、加給年金額対象配偶者及び扶概要
養控除対象者(1)本人確認情報照会結果ファ ※各構成組合を合計した件数。
令和1年6月26日 イル
２．基本情報③対象となる本人の範囲
Ⅱ 特定個人情報ファイルの概要(1)本人確認情報照会結果ファ
令和1年6月26日 イル
２．基本情報③対象となる本人の範囲
その必要性

提出時期

年金受給権者、加給年金額対象者等※全構成組合を合計した件数

番号法に定められた範囲内で、記録照会、年金 番号法に定められた範囲内で、記録照会、年金相談並びに所得税法及び地方税法で定められ 相談並びに所得税法及び地方税法で定められた業務に対応するとともに、情報提供ネットワー た業務に対応するとともに、情報提供ネットワー
クシステムを利用した外部連携機関との情報連 クシステムを利用した外部連携機関との情報連携を行うため、一次対応として利用番号等と個人 携を行うため、利用番号等と個人番号を紐付け
番号を紐付けて管理する必要がある。
て管理する必要がある。

Ⅱ 特定個人情報ファイルの その他（地方公共団体情報システム機構）
概要(1)本人確認情報照会結果ファ
令和1年6月26日 イル
３．特定個人情報の入手・使用①入手元

その他（J-LIS）

Ⅱ 特定個人情報ファイルの
既に住民票コードを取得している年金受給権者 【J-LISからの取得】概要については、J-LISに個人番号の照会を行い取組合員の受給権発生時、定期的な生存異動の(1)本人確認情報照会結果ファ 得する。（平成28年10月）
確認時にJ-LISに対し個人番号又は基本4情報
イル
年金請求者（住民票コード未登録者）は請求時 による照会を行い、個人番号を入手する。（平成３．特定個人情報の入手・使用 に、基本４情報照会により個人番号を取得する。 29年11月以降）③入手の時期・頻度（平成28年10月以降）
既に住民票コードを取得している年金受給権者
令和1年6月26日については、J-LISに個人番号の照会を行い収録する。住民票コード未登録者は基本4情報照会により個人番号を取得し、収録を行う。（平成28年10月以降）

変更日

項目

変更前の記載変更後の記載Ⅱ 特定個人情報ファイルの
J-LISを通じ個人番号を入手することが可能で 【J-LISからの取得】
概要ある旨、番号法第14条（提供の要求）に明示され J-LISを通じ個人番号を入手することが可能で(1)本人確認情報照会結果ファ ている。
ある旨、番号法第14条（提供の要求）に明示されている。
令和1年6月26日 イル
３．特定個人情報の入手・使用④入手に係る妥当性
Ⅱ 特定個人情報ファイルの特定個人情報を入手することの利用目的を当 【J-LISからの取得】
概要
組合のHPで明示するほか、広報誌への掲載を
特定個人情報を入手することの利用目的を市(1)本人確認情報照会結果ファ 実施する。なお、J-LISを通じ個人番号を入手す 町村連合会のHPで明示する。なお、J-LISを通じることが可能である旨、番号法第14条第2項に明 個人番号を入手することが可能である旨、番号
令和1年6月26日 イル
３．特定個人情報の入手・使用 示されている。
法第14条第2項に明示されている。
⑤本人への明示

提出時期に係る説明

事後

体裁修正

事後

体裁修正

事後

体裁修正

事後

体裁修正

Ⅱ 特定個人情報ファイルの
J-LISから提供を受けた個人番号を、個人番号
概要
管理システム運営委託先へ送付し、個人番号と(1)本人確認情報照会結果ファ 利用番号等を紐付けて個人番号管理ファイルとイルして管理する。
３．特定個人情報の入手・使用 取得した個人番号は、年金の決定・支給、記録⑥使用目的
照会及び年金相談業務を行うために使用する。

令和1年6月26日【J-LISからの取得】
J-LISから提供を受けた個人番号は、個人番号
管理システム運営委託先へ送付し、個人番号と利用番号等を紐付けて個人番号管理ファイルとして管理される。
年金の決定・支給、記録照会・年金相談、JLISへの生存異動照会、年金からの特別徴収事※市町村連合会及び構成組合は、予め年金受 務に対応するため、公的年金等支払報告書及び給権者に対し、個人番号利用事務、個人番号関 公的年金等の源泉徴収票作成時に個人番号を
係事務の両方を利用目的として個人番号を利用 付加するために使用する。
する旨を通知等したうえで、個人番号をJ-LISから取得し、個人番号利用事務、個人番号関係事 ※市町村連合会及び構成組合は、あらかじめ年
務の両方で利用することとしている。
金受給権者に対し、個人番号利用事務、個人番号関係事務の両方を利用目的として個人番号を利用する旨を通知等したうえで、個人番号をJLISから取得し、個人番号利用事務、個人番号関
係事務の両方で利用することとしている。

提出時期

Ⅱ 特定個人情報ファイルの J-LISから提供を受けた個人番号を電子媒体等
概要に格納して、個人番号管理システム運営委託先(1)本人確認情報照会結果ファ へ送付する。
令和1年6月26日 イル
３．特定個人情報の入手・使用⑧使用方法

個人番号又は基本4情報により、J-LISから個人番号を含む本人確認情報の取得を行う。
J-LISから提供を受けた個人番号を電子媒体等に格納して、個人番号管理システム運営委託先へ送付する。

変更日

項目変更前の記載変更後の記載Ⅱ 特定個人情報ファイルの
既に住民票コードを取得している者について
概要
は、J-LISに住民票コードで照会を行い、個人番(1)本人確認情報照会結果ファ 号と利用番号等を紐付けて収録する。
イル
住民票コード未登録者は基本4情報照会を行
令和1年6月26日
３．特定個人情報の入手・使用 い、個人番号と利用番号等を紐付けて収録す
⑧使用方法
る。
情報の突合

既に個人番号を取得している者については、JLISに個人番号による生存異動照会を行い、個人番号を変更した者がいれば変更後の個人番号と利用番号等を紐付けて収録する。
個人番号未登録者は基本4情報照会を行い、個人番号と利用番号等を紐付けて収録する。

Ⅱ 特定個人情報ファイルの 委託する
概要
1件
(1)本人確認情報照会結果ファイル
令和1年6月26日 ４．特定個人情報ファイルの取
扱いの委託
委託の有無

委託する
3件

Ⅱ 特定個人情報ファイルの概要(1)本人確認情報照会結果ファイル
令和1年6月26日
４．特定個人情報ファイルの取
扱いの委託
委託事項１

（「住基ネット利用システムのシステム運用、シス
テム保守」を追加）

Ⅱ 特定個人情報ファイルの概要(1)本人確認情報照会結果ファイル
令和1年6月26日
４．特定個人情報ファイルの取
扱いの委託
委託事項２

（「媒体交換システムのシステム運用、システム保守」を追加）Ⅱ 特定個人情報ファイルの 個人番号の一括取得
概要(1)本人確認情報照会結果ファイル
令和1年6月26日
４．特定個人情報ファイルの取
扱いの委託
委託事項３

個人番号による生存異動照会・基本4情報照会と照会結果の取得

提出時期

提出時期に係る説明

事後

体裁修正

事後

【重要な変更】
特定個人情報を取り扱うシステ
ムの追加に伴う委託件数の追加

事後【重要な変更】
特定個人情報を取り扱うシステ
ムの追記

事後

【重要な変更】
特定個人情報を取り扱うシステ
ムの追記

事後

委託事項１から３への変更及
び体裁修正

変更日

項目

Ⅱ 特定個人情報ファイルの概要(1)本人確認情報照会結果ファイル
令和1年6月26日 ４．特定個人情報ファイルの取
扱いの委託
委託事項３
①委託内容

変更前の記載変更後の記載・J-LISから個人番号を一括取得し、個人番号等
を電子媒体等に格納する。
・作成した電子媒体等を個人番号管理システム
運営委託先へ送付する。なお、電子媒体等は暗号化を義務付ける。

・年金給付システムで作成したJ-LISへの照会要求データ（個人番号なし）へ個人番号を付加する。
・J-LISからの照会結果とともに個人番号を取得
し、個人番号等を電子媒体等に格納する。
・作成した電子媒体等を個人番号管理システム
運営委託先へ送付する。なお、電子媒体等は暗号化を義務付ける。

Ⅱ 特定個人情報ファイルの 特定個人情報ファイルの一部
概要(1)本人確認情報照会結果ファイル
４．特定個人情報ファイルの取令和1年6月26日
扱いの委託
委託事項３
②取扱いを委託する特定個人
情報ファイルの範囲

特定個人情報ファイルの全体

Ⅱ 特定個人情報ファイルの 年金受給権者、加給年金額対象配偶者
概要※各構成組合を合計した件数。
(1)本人確認情報照会結果ファイル
４．特定個人情報ファイルの取令和1年6月26日 扱いの委託
委託事項３②取扱いを委託する特定個人
情報ファイルの範囲
対象となる本人の範囲

年金受給権者、加給年金額対象者等※全構成組合を合計した件数

Ⅱ 特定個人情報ファイルの概要(1)本人確認情報照会結果ファイル
４．特定個人情報ファイルの取扱いの委託
令和1年6月26日
委託事項３②取扱いを委託する特定個人
情報ファイルの範囲
その妥当性

住基ネット利用システムのシステム運用を委託 個人番号管理システム及び住基ネット利用シスしているため。
テムのシステム運用を委託しているため。なお、
なお、市町村連合会及び構成組合において、 市町村連合会及び構成組合において、個人番号
個人番号の一括取得に係る業務を行うよりも、よ の取得に係る業務を行うよりも、より高水準のセ
り高水準のセキュリティを確保することが可能で キュリティを確保することが可能である。
ある。

提出時期

提出時期に係る説明

事後

体裁修正

事後

誤記修正

事後

体裁修正

事後

体裁修正

変更日

項目

変更前の記載変更後の記載Ⅱ 特定個人情報ファイルの その他（ファイルの提供はないがサーバ室内で概要
運用保守業務を行う。）(1)本人確認情報照会結果ファイル
４．特定個人情報ファイルの取令和1年6月26日
扱いの委託
委託事項３
④委託先への特定個人情報
ファイルの提供方法

専用線

Ⅱ 特定個人情報ファイルの 行っていない
概要(1)本人確認情報照会結果ファイル
令和1年6月26日
５．特定個人情報の提供・移転（委託に伴うものを除く。）
提供・移転の有無

提供を行っている（1件）

Ⅱ 特定個人情報ファイルの概要(1)本人確認情報照会結果ファイル
令和1年6月26日 ５．特定個人情報の提供・移転（委託に伴うものを除く。）
提供先１（提供先１「J-LIS」を追加）

Ⅱ 特定個人情報ファイルの 【住基ネット利用システム運営委託先】【住基ネット利用システム及び媒体交換システム
概要
・警備員が常駐し、セキュリティゲートにて入退館 運営委託先】(1)本人確認情報照会結果ファ 管理をしている建物のなかで、さらに顔写真付ＩＤ 住基ネット利用システム及び媒体交換システム
イル
カードに設定した入退室権限設定により入退室 のサーバへ処理のため一時的に置かれた特定
６．特定個人情報の保管・消去 管理を行い、監視カメラを備えた制限区域（サー 個人情報ファイルは、各システム運営委託先が①保管場所バ室）に設置した住基ネット利用システムで一括 システムでの処理の過程で、自動的に削除する取得する。住基ネット利用システムにログインす ため保管しない。
る際は、生体認証装置による認証が必要。
・個人番号等を格納した電子媒体等は、速やか
令和1年6月26日に個人番号管理システム運営委託先へ送付することとし、電子媒体等を長期間保管することは想定していないが、一時的に保管する場合は、暗号化したうえで、上記同様に入退室管理を行い、監視カメラを備えた保管室に、所定の入庫／出庫手続（記録を含む）を経て保管する。

提出時期

提出時期に係る説明

事後

包括照会支援システムの新規構築に伴う修正

事後【重要な変更】
個人番号による生存異動照会の開始に伴う修正

事後【重要な変更】
個人番号による生存異動照会の開始に伴う修正

事後

体裁修正

変更日

項目

変更前の記載変更後の記載Ⅱ 特定個人情報ファイルの システムに保管されている特定個人情報は、保 個人番号を含むファイルは、住基ネット利用シス概要
管期間が終了したらデータベースから削除する。 テム及び媒体交換システムの各システム運営委(1)本人確認情報照会結果ファ
託先がシステムでの処理の過程で、自動的に削イル除するため、システムに個人番号を含むファイル
令和1年6月26日
６．特定個人情報の保管・消去を保管しない。
②保管期間
その妥当性
Ⅱ 特定個人情報ファイルの ・J-LISから提供を受けた個人番号は、住基ネット 【住基ネット利用システム及び媒体交換システム
概要
利用システム運営委託先がシステムの機能を実 運営委託先】(1)本人確認情報照会結果ファ 行することで、自動的に削除される。
・個人番号を含むファイルは、システム運営委託
イル・個人番号等を格納した電子媒体等は、個人番 先が、システムでの処理の過程で自動的に削除
６．特定個人情報の保管・消去 号管理システム運営委託先へ送付され、住基する。
令和1年6月26日③消去方法
ネット利用システム運営委託先には、残らない。 ・電子媒体等をシステム運営委託先において削除する場合は、消磁し、又は物理的破壊（証明書を入手）により復元が不可能な状態にしてから廃棄する。破棄の記録を保管する。
Ⅱ 特定個人情報ファイルの 【本人確認情報照会結果ファイル】
概要
１～４６（略）(1)本人確認情報照会結果ファ
令和1年6月26日 イル（別添２）特定個人情報ファイ
ル記録項目【生存異動照会結果情報ファイル】【４情報照会結果情報ファイル】
１～４１（略）Ⅱ 特定個人情報ファイルの概要
令和1年6月26日 １．特定個人情報ファイル名（２）扶養控除対象ファイル（２）扶養控除対象者ファイル

Ⅱ 特定個人情報ファイルの概要(2)扶養控除対象者ファイル
令和1年6月26日
２．基本情報③対象となる本人の範囲

退職給付における扶養控除対象者※各構成組合を合計した件数。

Ⅱ 特定個人情報ファイルの概要(2)扶養控除対象者ファイル
令和1年6月26日 ２．基本情報③対象となる本人の範囲
その必要性

国税庁へ提出する公的年金等の源泉徴収票
データ及び市町村へ提出する公的年金等支払報告書データに個人番号を付加するために利用
する。

提出時期

提出時期に係る説明

事後

体裁修正

事後

体裁修正

事後

【重要な変更】
ファイル名の記載の精微化及び記録項目の修正

事後

誤記修正

事後

体裁修正

事後

体裁修正

退職給付における扶養控除対象者※全構成組合を合計した件数

国税庁へ提出する公的年金等の源泉徴収票
データ及び市区町村へ提出する公的年金等支払報告書データに個人番号を付加するために利
用する。

変更日

項目

変更前の記載変更後の記載Ⅱ 特定個人情報ファイルの国税庁へ提出する源泉徴収票データ及び地方 国税庁へ提出する源泉徴収票データ及び地方
概要
税電子化協議会を経由して市町村へ提出する支 税電子化協議会を経由して市区町村へ提出する(2)扶養控除対象者ファイル
払報告書データに個人番号を付加するために利 支払報告書データに個人番号を付加するために
令和1年6月26日
３．特定個人情報の入手・使用 用する。
利用する。
⑥使用目的
Ⅱ 特定個人情報ファイルの国税庁へ提出する公的年金等の源泉徴収票
国税庁へ提出する公的年金等の源泉徴収票
概要
データ及び市町村へ提出する公的年金等支払 データ及び市区町村へ提出する公的年金等支(2)扶養控除対象者ファイル
報告書データに個人番号を付加するために利用 払報告書データに個人番号を付加するために利
令和1年6月26日
３．特定個人情報の入手・使用 する。
用する。
⑧使用方法
Ⅱ 特定個人情報ファイルの概要(3)個人番号管理ファイル
令和1年6月26日
２．基本情報③対象となる本人の範囲

年金受給権者、加給年金額対象配偶者及び扶養控除対象者※各構成組合を合計した件数。

年金受給権者、加給年金額対象者等及び扶養控除対象者※全構成組合を合計した件数

Ⅱ 特定個人情報ファイルの概要(3)個人番号管理ファイル
令和1年6月26日 ２．基本情報③対象となる本人の範囲
その必要性

番号法に定められた範囲内で、記録照会並び番号法に定められた範囲内で、記録照会、年に所得税法及び地方税法で定められた業務に対 金相談並びに所得税法及び地方税法で定めら応するとともに、情報提供ネットワークシステムを れた業務に対応するとともに、情報提供ネット
利用した外部連携機関との情報連携を行うた
ワークシステムを利用した外部連携機関との情め、一次対応として利用番号等と個人番号を紐 報連携を行うため、利用番号等と個人番号を紐付けて管理する必要がある。
付けて管理する必要がある。

Ⅱ 特定個人情報ファイルの 【一括取得】【J-LISからの取得】
概要
既に住民票コードを取得している年金受給権者 組合員の受給権発生時、定期的な生存異動の(3)個人番号管理ファイル
については、J-LISに個人番号の照会を行い取 確認時にJ-LISに対し個人番号又は基本4情報
３．特定個人情報の入手・使用 得する。（平成28年10月）
による照会を行い、個人番号を入手する。（平成③入手の時期・頻度
年金請求者(住民票コード未登録者)は請求時 29年11月以降）に、基本4情報照会により個人番号を取得する。
既に住民票コードを取得している年金受給権者（平成28年10月以降）
については、J-LISに個人番号の照会を行い取【扶養親族等申告書の提出による取得】得する。（平成28年10月）
令和1年6月26日
個人番号が記載された扶養親族等申告書の提 年金請求者(住民票コード未登録者)は請求時出を受ける都度、扶養控除対象者の個人番号の に、基本4情報照会により個人番号を取得する。
収録を行う。
（平成28年10月以降）【扶養親族等申告書の提出による取得】
個人番号が記載された扶養親族等申告書の提出を受ける都度、扶養控除対象者の個人番号の収録を行う。（平成28年10月以降）

提出時期

提出時期に係る説明

事後

体裁修正

事後

体裁修正

事後

体裁修正

事後

体裁修正

事後

体裁修正

変更日

項目

変更前の記載変更後の記載Ⅱ 特定個人情報ファイルの法令により定められた事務（公的年金等源泉徴 【J-LISからの取得】
概要
収票及び公的年金等支払報告書への個人番号
J-LISを通じ個人番号を入手することが可能で(3)個人番号管理ファイルの記載）に利用する。
ある旨、番号法第14条に明示されている。
３．特定個人情報の入手・使用【扶養親族等申告書の提出による取得】
令和1年6月26日 ④入手に係る妥当性
法令により定められた事務（公的年金等源泉徴収票及び公的年金等支払報告書への個人番号の記載）に利用するため。
Ⅱ 特定個人情報ファイルの特定個人情報を入手することの利用目的を扶概要
養親族等申告書の記入例に明示している。
(3)個人番号管理ファイル
３．特定個人情報の入手・使用⑤本人への明示
令和1年6月26日【J-LISからの取得】
個人番号を入手することの利用目的を市町村連合会のHPで明示する。なお、J-LISを通じ個人
番号を入手することが可能である旨、番号法第14条に明示されている。
【扶養親族等申告書の提出による取得】
個人番号を入手することの利用目的を市町村連合会のHPで明示する。

Ⅱ 特定個人情報ファイルの 【一括取得】【J-LISからの取得】
概要
J-LISから提供を受けた個人番号と利用番号等 J-LISから提供を受けた個人番号と利用番号等(3)個人番号管理ファイルを紐付けて個人番号管理ファイルとして管理す を紐付けて個人番号管理ファイルとして管理す
３．特定個人情報の入手・使用 る。
る。
⑥使用目的【扶養親族等申告書の提出による取得】年金の決定・支払、記録照会・年金相談、J扶養親族等申告書の提出により提供を受けた LISへの生存異動照会、年金からの特別徴収事
個人番号と利用番号等を紐付けて個人番号管理 務に対応するため、公的年金等支払報告書及びファイルとして管理する。
公的年金等の源泉徴収票作成時に個人番号を
令和1年6月26日取得した個人番号は、年金の決定・支給、記録 付加するために使用する。
照会・年金相談及び公的年金等支払報告書又 【扶養親族等申告書の提出による取得】
は公的年金等源泉徴収票作成業務を行うために 扶養親族等申告書の提出により提供を受けた使用する。
個人番号と利用番号等を紐付けて個人番号管理
ファイルとして管理する。
公的年金等支払報告書及び公的年金等の源
泉徴収票作成業務を行うために使用する。
Ⅱ 特定個人情報ファイルの
既に住民票コードを取得している者について
既に個人番号を取得している者については、J概要
は、J-LISに住民票コードで照会を行い、個人番 LISに個人番号により生存異動照会を行い、個人(3)個人番号管理ファイル
号と利用番号等を紐付けて収録する。
番号を変更した者がいれば変更後の個人番号と３．特定個人情報の入手・使用 住民票コード未登録者は基本4情報照会を行 利用番号等を紐付けて収録する。
⑧使用方法
い、個人番号と利用番号等を紐付けて収録す個人番号未登録者は基本4情報照会を行い、る。
個人番号と利用番号等を紐付けて収録する。
令和1年6月26日 情報の突合
年金の新規裁定時に提出された扶養親族等申 年金の新規裁定時に提出された扶養親族等申告書から、扶養控除対象者の個人番号を個人番 告書から、扶養控除対象者の個人番号を個人番
号管理システムに入力する際、入力ミスがない 号管理システムに入力する際、入力ミスがないか確認する。
か確認する。

提出時期

提出時期に係る説明

事後

体裁修正

事後

体裁修正

事後

体裁修正

事後

体裁修正

変更日

項目
Ⅱ 特定個人情報ファイルの概要(3)個人番号管理ファイル
４．特定個人情報ファイルの取
扱いの委託
委託事項1
①委託内容

令和1年6月26日

変更前の記載変更後の記載＜前提＞＜前提＞
各構成組合分を市町村連合会がまとめて委託
各構成組合分を市町村連合会がまとめて委託
している。
している。
＜内容＞
＜内容＞
個人番号管理システムのシステム運用
個人番号管理システムのシステム運用・システムの起動、停止
・システムの起動、停止
・システムの稼働状況監視、資源監視・システムの稼働状況監視、資源監視・システムの異常検知時の市町村連合会への・システムの異常検知時の市町村連合会への報告
報告・システムのバックアップ取得と保管・システムのバックアップ取得と保管・市町村連合会からの作業指示に基づく、個人 ・市町村連合会からの作業指示に基づく、次の番号等を含むデータのＤＶＤ及び外付ＨＤＤ（以 処理を実行
下「電子媒体等」という。）書込み（暗号化含む。）
個人番号等を含むデータファイルの一括取込
・定期（月次）でのシステム運用状況報告と翌 （個人番号管理ファイルへの格納）
月のシステム運用スケジュール調整、確認
個人番号が格納されていないデータファイル
への個人番号付加
個人番号管理システムのシステム保守
個人番号等を含むデータ（電子媒体等）の書
・市町村連合会が認めたプログラムのリリース 込み（暗号化含む。）
作業等の保守作業
個人番号管理システムが備えるバッチ処理
・市町村連合会との事前了解に基づく、ハード
・定期（月次）でのシステム運用状況報告と翌
ウェア障害時の機器交換等の保守作業
月のシステム運用スケジュール調整、確認・市町村連合会からの作業指示に基づく、シス
テム稼働に係る調査
個人番号管理システムのシステム保守
・市町村連合会が認めたプログラムのリリース
作業等の保守作業・市町村連合会との事前了解に基づく、ハード
ウェア障害時の機器交換等の保守作業
・市町村連合会からの作業指示に基づく、シス
テム稼働に係る調査

Ⅱ 特定個人情報ファイルの 特定個人情報ファイルの一部
概要(3)個人番号管理ファイル
４．特定個人情報ファイルの取令和1年6月26日 扱いの委託
委託事項1②取扱いを委託する特定個人
情報ファイルの範囲

提出時期

提出時期に係る説明

事後

体裁修正

事後

誤記修正

特定個人情報ファイルの全体

変更日

項目

変更前の記載Ⅱ 特定個人情報ファイルの 年金受給権者、加給年金額対象配偶者及び扶概要
養控除対象者(3)個人番号管理ファイル※各構成組合を合計した件数
４．特定個人情報ファイルの取扱いの委託
令和1年6月26日
委託事項1②取扱いを委託する特定個人
情報ファイルの範囲
対象となる本人の範囲
Ⅱ 特定個人情報ファイルの概要(3)個人番号管理ファイル
４．特定個人情報ファイルの取扱いの委託
令和1年6月26日
委託事項1②取扱いを委託する特定個人
情報ファイルの範囲
その妥当性

変更後の記載提出時期

提出時期に係る説明

年金受給権者、加給年金額対象者等及び扶養控除対象者※全構成組合を合計した件数システム全体に係る運用・保守等を適切に実施 システム全体に係る運用・保守等を適切に実施するためには、専門的かつ高度な知識・技術を するためには、専門的かつ高度な知識・技術を要すること等、全体の取扱いを委託することが必 要すること等、全体の取扱いを委託することが必要であるため。
要であるため。
なお、市町村連合会又は各構成組合において、
なお、市町村連合会及び各構成組合におい運用・保守業務を行うよりも、より高水準のセて、運用・保守業務を行うよりも、より高水準のセ
キュリティを確保することが可能である。
キュリティを確保することが可能である。

Ⅱ 特定個人情報ファイルの 一括取得した個人番号の個人番号管理システム J-LISから取得した個人番号の個人番号管理シ
概要への格納
ステムへの格納(3)個人番号管理ファイル
令和1年6月26日 ４．特定個人情報ファイルの取
扱いの委託
委託事項2
Ⅱ 特定個人情報ファイルの J-LISから一括取得した個人番号を個人番号管概要
理システムへ格納する(3)個人番号管理ファイル
４．特定個人情報ファイルの取令和1年6月26日
扱いの委託
委託事項2
①委託内容

J-LISから取得した個人番号を個人番号管理シ
ステムへ格納する。

Ⅱ 特定個人情報ファイルの 特定個人情報ファイルの一部
概要(3)個人番号管理ファイル
４．特定個人情報ファイルの取令和1年6月26日 扱いの委託
委託事項2②取扱いを委託する特定個人
情報ファイルの範囲

特定個人情報ファイルの全体

事後

体裁修正

事後

誤記修正

事後

体裁修正

事後

体裁修正

事後

誤記修正

変更日

項目

変更前の記載変更後の記載Ⅱ 特定個人情報ファイルの 年金受給権者、加給年金額対象者
概要※各構成組合を合計した件数(3)個人番号管理ファイル
４．特定個人情報ファイルの取扱いの委託
令和1年6月26日
委託事項2②取扱いを委託する特定個人
情報ファイルの範囲
対象となる本人の範囲

年金受給権者、加給年金額対象者等※全構成組合を合計した件数

Ⅱ 特定個人情報ファイルの概要(3)個人番号管理ファイル
４．特定個人情報ファイルの取扱いの委託
令和1年6月26日 委託事項2②取扱いを委託する特定個人
情報ファイルの範囲
その妥当性

個人番号管理システムのシステム運用、システ
ム保守を委託しているため。なお、市町村連合会
及び構成組合において、取得した個人番号の個
人番号管理システムへの格納に係る業務を行う
よりも、より高水準のセキュリティを確保することが可能である。

個人番号管理システムのシステム運用、システ
ム保守を委託しているため。なお、当組合において、一括取得した個人番号の個人番号管理シス
テムへの格納に係る業務を行うよりも、より高水
準のセキュリティを確保することが可能である。

Ⅱ 特定個人情報ファイルの 電子記録媒体（フラッシュメモリを除く。）
概要(3)個人番号管理ファイル
４．特定個人情報ファイルの取令和1年6月26日 扱いの委託
委託事項2④委託先への特定個人情報
ファイルの提供方法

提出時期

提出時期に係る説明

事後

体裁修正

事後

体裁修正

事後

誤記修正

事後

体裁修正

その他（ファイルの提供はないがサーバ室内でJ-LISからファイルを取得する。）

Ⅱ 特定個人情報ファイルの ・個人番号利用事務・個人番号利用事務
概要
（略）
（略）
(3)個人番号管理ファイル
・個人番号関係事務・個人番号関係事務
６．特定個人情報の保管・消去 国税庁及び市町村に税関係のデータを提出す
国税庁及び市区町村に税関係のデータを提出②保管期間るために使用する扶養控除対象者の個人番号 するために使用する扶養控除対象者の個人番については、税法に基づき、提出期限の属する 号については、税法に基づき、提出期限の属す
令和1年6月26日 その妥当性
年の翌年１月１０日の翌日から７年間を経過した る年の翌年１月１０日の翌日から７年間を経過し後、消去する。
た後、消去する。
システムに保管されている特定個人情報は、保 システムに保管されている特定個人情報は、保管期間が終了したらデータベースから削除する。 管期間が終了したらデータベースから削除する。

変更日

項目

変更前の記載変更後の記載Ⅱ 特定個人情報ファイルの 【当組合】【個人番号管理システム運営委託先】
概要
データベース上の個人番号は、当組合の職員
個人番号等が記録された記憶装置又は住基(3)個人番号管理ファイル
が、個人番号管理システムの業務端末画面から ネット利用システム運営委託先から送付された電６．特定個人情報の保管・消去 指示することにより削除される。
子媒体等を廃棄する場合は、消磁し、又は物理③消去方法【個人番号管理システム運営委託先】
的破壊（証明書を入手）により復元が不可能な状
個人番号等が記録された記憶装置又は住基態にしてから廃棄する。消磁又は物理的破壊と
令和1年6月26日
ネット利用システム運営委託先から送付された電 廃棄の記録を保管する。
子媒体等を廃棄する場合は、消磁又は物理的破壊（証明書を入手）により復元が不可能な状態にしてから廃棄する。消磁又は物理的破壊と廃棄の記録を保管する。

提出時期

提出時期に係る説明

事後

体裁修正

事後

【重要な変更】
特定個人情報ファイルの追加

事後【重要な変更】
特定個人情報ファイルの追加

Ⅲ 特定個人情報ファイルの
J-LISから取得する年金受給権者及び加給年
J-LISから取得する個人番号については、年金取扱いプロセスにおけるリスク 金額対象配偶者の個人番号については、年金受 受給権者及び加給年金額対象者等の照会対象
対策
給権者及び加給年金額対象者のみ照会するた 者のみを抽出する条件をシステムに実装してい(1)本人確認情報照会結果ファ め、対象者以外の情報は入手しない。
るため、対象者以外の情報は入手しない。
イル
令和1年6月26日
２．特定個人情報の入手
リスク１：目的外の入手が行われるリスク
対象者以外の情報の入手を防止するための措置の内容

事後

体裁修正

Ⅲ 特定個人情報ファイルの
J-LISからの取得は、予め定められたファイル
取扱いプロセスにおけるリスク 定義に則り必要な情報以外が提供されることは対策ない。
(1)本人確認情報照会結果ファイル
令和1年6月26日 ２．特定個人情報の入手
リスク１：目的外の入手が行われるリスク
必要な情報以外を入手することを防止するための措置の内
容

事後

体裁修正

Ⅱ 特定個人情報ファイルの概要
令和1年6月26日(4)届書画像ファイル（「(4)届書画像ファイル」シートを追加）

Ⅱ 特定個人情報ファイルの概要
令和1年6月26日(5)情報連携関係ファイル（「(5)情報連携関係ファイル」シートを追加）

J-LISからの取得は、あらかじめ定められたファイル定義にのっとり必要な情報以外が提供されることはない。

変更日

項目変更前の記載変更後の記載提出時期

提出時期に係る説明

Ⅲ 特定個人情報ファイルの番号法第14条第2項により、J-LISに対しJ-LIS
J-LISから入手するため、不適切な方法で入手
取扱いプロセスにおけるリスク 保存本人確認情報の提供を求めることができる が行われるリスクは無い。
対策とされており、その場合、番号法第16条に定める(1)本人確認情報照会結果ファ 本人確認は義務付けられないとされている。
令和1年6月26日 イル
２．特定個人情報の入手
リスク２：不適切な方法で入手が行われるリスク
リスクに対する措置の内容

事後

体裁修正

Ⅲ 特定個人情報ファイルの
既に住民票コードを取得している年金受給権者 J-LISから入手する個人番号の真正性につい取扱いプロセスにおけるリスク については、J-LISに個人番号の照会を行い、住 ては、J-LISに依存する。
対策
民票コード未登録者は基本4情報照会によりJ(1)本人確認情報照会結果ファ LISに個人番号の照会を行う。
イル
令和1年6月26日 ２．特定個人情報の入手
リスク３：入手した特定個人情報が不正確であるリスク
個人番号の真正性確認の措置
の内容

事後

体裁修正

Ⅲ 特定個人情報ファイルの年金受給権者については、J-LISへの生存照取扱いプロセスにおけるリスク 会の都度（奇数月）、個人番号に変更がないか対策確認を行う。
(1)本人確認情報照会結果ファイル
令和1年6月26日 ２．特定個人情報の入手
リスク３：入手した特定個人情報が不正確であるリスク
特定個人情報の正確性確保の
措置の内容

事後

体裁修正

事後

体裁修正

Ⅲ 特定個人情報ファイルの取扱いプロセスにおけるリスク
対策(1)本人確認情報照会結果ファイル
２．特定個人情報の入手
リスク４：入手の際に特定個人
令和1年6月26日 情報が漏えい・紛失するリスク
リスクに対する措置の内容

J-LISから入手する個人番号の正確性については、J-LISに依存する。

・住基ネット利用システム運営委託先において・住基ネット利用システム運営委託先においては、J-LISからの入手に際して、専用線で接続
は、J-LISからの入手に際しては、専用線で接続し、入退室管理された制限区域内にある住基
し、入退室管理された制限区域内にある住基
ネット利用システムを使用し、複数人により情報 ネット利用システムを使用し、複数人により情報の暗号化の措置も講じ、入手した個人番号を電 の暗号化の措置を講ずる。
子媒体等へ格納する。
・住基ネット利用システム及び媒体交換システム
・住基ネット利用システム運営委託先で電子媒体 の各システム運営委託先で電子媒体等を一時保等を保管する事は原則行わない。災害等で一時 管する際は、施錠できる金庫等に保管し、管理保管する必要が生じた場合、施錠できる金庫等 簿等の整備を行うとともに、電子媒体等のデータに保管し、管理簿等の整備を行うとともに、電子 は暗号化を実施する。外部へ配送する場合に媒体等のデータは暗号化を実施する。
は、トランク等に格納・施錠の上、セキュリティ便
・電子媒体等を外部へ配送する場合には、トラン 等の安全性の高い輸送手段を指定して、漏えク等に格納・施錠の上、日本郵政の書留を使用 い・紛失のリスクを回避する。
することで、漏えい・紛失のリスクを回避する。

変更日

項目

変更前の記載変更後の記載提出時期

提出時期に係る説明

Ⅲ 特定個人情報ファイルの市町村連合会及び構成組合が個人番号の管住基ネット利用システム及び媒体交換システム
取扱いプロセスにおけるリスク 理に使用する個人番号管理システムは、個人番 は、個人番号を有さず、システム的にアクセス制
対策号と利用番号等を紐付けて管理することを目的と 御を行っているため、目的を超えた紐付けが出(1)本人確認情報照会結果ファ したシステムであり、他のシステムとは回線で接 来ない仕組みとなっている。
イル
続されておらず、データのやり取りは電子媒体等を利用することとしており、そのデータ形式はあら令和1年6月26日 ３．特定個人情報の使用
リスク１：目的を超えた紐付け、 かじめ定められている。
事務に必要のない情報と紐付けが行われるリスク
宛名システム等における措置の内容

事後【重要な変更】
体裁修正及び包括照会支援シ
ステムの新規構築に伴う修正

Ⅲ 特定個人情報ファイルの市町村連合会において、特定個人情報を参照 ・今般の評価対象の事務において、特定個人情取扱いプロセスにおけるリスク することができるシステムは、個人番号管理シス 報を参照することができるシステムは、個人番号
対策
テムに限られる。
管理システム及び住基ネット利用システムに限ら(1)本人確認情報照会結果ファ 個人番号管理システムは、他のシステムとは回 れる。
イル線で接続されておらず、データのやり取りは電子 ・住基ネット利用システムにて参照できる特定個媒体等を利用することとしており、そのデータ形 人情報たる個人番号は、システム内に保有され令和1年6月26日 ３．特定個人情報の使用
リスク１：目的を超えた紐付け、 式はあらかじめ定められている。
ない。
事務に必要のない情報と紐付
・個人番号管理システムは、アクセス制御を行う
けが行われるリスク
ことにより、個人番号と利用番号等以外のその他事務で使用するその他のシスの情報との紐付けは行えないようなシステム設
テムにおける措置の内容計としている。

事後【重要な変更】
体裁修正及び包括照会支援シ
ステムの新規構築に伴う修正

Ⅲ 特定個人情報ファイルの 住基ネット利用システムへのログイン時には、生 全ての端末においてログイン時には、生体認証
取扱いプロセスにおけるリスク 体認証装置による認証を実施する。
装置による認証を実施する。
対策(1)本人確認情報照会結果ファイル
３．特定個人情報の使用
令和1年6月26日
リスク２：権限のない者（元職員、アクセス権限のない職員
等）によって不正に使用されるリスク
ユーザ認証の管理
具体的な管理方法

事後

体裁修正

変更日

項目

変更前の記載変更後の記載Ⅲ 特定個人情報ファイルの 【住基ネット利用システム運営委託先】【住基ネット利用システム及び媒体交換システム
取扱いプロセスにおけるリスク アクセス権限の管理について定めた規定に基づ の各システム運営委託先】
対策
き、次の管理を行う。
アクセス権限の管理について定めた規定に基づ(1)本人確認情報照会結果ファ （１）アクセス権限の発効
き、次の管理を行う。
イル
・個人番号利用事務の任命を受けた責任者（し （１）アクセス権限の発効
３．特定個人情報の使用かるべき権限保有者）にのみ、アクセス権限が付 ・個人番号利用事務の任命を受けた責任者（しリスク２：権限のない者（元職与されている。新規アクセス権限の付与は、所定 かるべき権限保有者）にのみ、アクセス権限が付員、アクセス権限のない職員 の申請で行われ、責任者（しかるべき権限保有 与されている。新規アクセス権限の付与は、所定等）によって不正に使用される 者）の承認が必要。
の申請で行われ、責任者（しかるべき権限保有
令和1年6月26日
リスク（２）アクセス権限の棚卸し・失効者）の承認が必要。
アクセス権限の発効・失効の管 ・アクセス権限付与が妥当であるか毎月権限見 （２）アクセス権限の棚卸し・失効
理直しを行い責任者（しかるべき権限保有者）に報 ・アクセス権限付与が妥当であるか毎月権限見
具体的な管理方法
告。ユーザIDの棚卸し(実機と管理簿の確認)は 直しを行い責任者（しかるべき権限保有者）に報
3ヶ月毎に実施し、責任者（しかるべき権限保有 告。ユーザIDの棚卸し(実機と管理簿の確認)は3者）及びリスク管理
か月ごとに実施し、責任者（しかるべき権限保有
部門に報告する。異動・退職したものは速やかに 者）及びリスク管理部門に報告する。異動・退職
アクセス権を抹消する。
したものは速やかにアクセス権を抹消する。
Ⅲ 特定個人情報ファイルの取扱いプロセスにおけるリスク
対策(1)本人確認情報照会結果ファイル
３．特定個人情報の使用
リスク２：権限のない者（元職
令和1年6月26日 員、アクセス権限のない職員
等）によって不正に使用されるリスク
アクセス権限の管理
具体的な管理方法【住基ネット利用システム運営委託先】【市町村連合会及び各構成組合】
住基ネット利用システム運営委託先のシステム アクセス権限については、役職・部署に応じて運用端末のアクセス権限については、市町村連 決まっており、システム内のアクセス制御機能で合会との契約において、運用管理者が決定す管理している。
る。
【住基ネット利用システム及び媒体交換システムの各システム運営委託先】
各システム運営委託先のシステム運用端末のアクセス権限については、市町村連合会との契約で運用管理者を決定する。

提出時期

提出時期に係る説明

事後【重要な変更】
委託システムの追加及び体裁修正

事後【重要な変更】
委託システムの追加及び体裁
修正

変更日

項目

変更前の記載変更後の記載Ⅲ 特定個人情報ファイルの取扱いプロセスにおけるリスク
対策(1)本人確認情報照会結果ファイル
３．特定個人情報の使用
リスク２：権限のない者（元職員、アクセス権限のない職員
等）によって不正に使用される
令和1年6月26日 リスク
特定個人情報の使用の記録
具体的な方法・住基ネット利用システムから提供を受けた個人 【業務端末】
番号を電子媒体等に書き込む際は、システム機
市町村連合会及び各構成組合に設置されてい能を使用し、実行ログが記録される。
る業務端末から担当者が個人番号にアクセスし・住基ネット利用システム運営委託先が電子媒体 た履歴（ユーザＩＤ、アクセス日時、利用目的等）
等を取り扱う際には、作業記録の保管を義務づ は、ログとして個人番号管理システムに記録されけている。
る。このログは、参照権限を付与された管理者が参照でき、不正なアクセスが無いか監査する。
【システム運営委託先が特定個人情報を取り扱う場合】
住基ネット利用システム及び媒体交換システムの各システム運営委託先に設置されているシス
テム運用端末での操作ログ、特定個人情報ファ
イルを処理した実行ログが記録される。これらのログは、各システム運営委託先のシステム運用
管理者が参照でき、不正な操作が無いか監査する。また、電子媒体等を使用した場合も使用記録が残され、適切に取り扱われたか監査する。

Ⅲ 特定個人情報ファイルの取扱いプロセスにおけるリスク
対策(1)本人確認情報照会結果ファイル
令和1年6月26日 ３．特定個人情報の使用
リスク３：従業者が事務外で使用するリスク
リスクに対する措置の内容

住基ネット利用システムについて・高セキュリティエリア（個人番号運営室）への入・高セキュリティエリア（個人番号運営室）への入 室が特定されている。
室が特定されている。
・端末のアクセス権限の付与を特定している。
・また、端末のアクセス権限の付与を特定してい ・媒体作成作業などは、必ず複数人で実施するこる。
とが義務付けられている。
・更に、媒体作成作業などは、必ず複数人で実施 ・情報セキュリティポリシーを整備し、遵守していすることが義務付けられている。
る。
・年1回以上のセキュリティ教育や個人情報の保護に関する自己点検を実施している。

Ⅲ 特定個人情報ファイルの取扱いプロセスにおけるリスク
対策(1)本人確認情報照会結果ファイル
令和1年6月26日 ３．特定個人情報の使用
リスク４：特定個人情報ファイルが不正に複製されるリスク
リスクに対する措置の内容

住基ネット利用システムについて・高セキュリティエリア（個人番号運営室）への入・高セキュリティエリア（個人番号運営室）への入 室が特定されている。
室が特定されている。
・端末のアクセス権限の付与を特定している。
・また、端末のアクセス権限の付与を特定してい ・媒体作成作業などは、必ず複数人で実施するこる。
とが義務付けられている。
・更に、媒体作成作業などは、必ず複数人で実施 ・住基ネット利用システム及び媒体交換システム
することが義務付けられている。
で特定個人情報ファイルと取り扱うときは、その処理の過程で、特定個人情報ファイルは削除されるため、サーバ内に残らない。

提出時期

提出時期に係る説明

事後【重要な変更】
委託システムの追加及び体裁
修正

事後

体裁修正

事後

【重要な変更】
委託システムの追加及び体裁
修正

変更日

項目

変更前の記載変更後の記載Ⅲ 特定個人情報ファイルの取扱いプロセスにおけるリスク
対策(1)本人確認情報照会結果ファイル
令和1年6月26日
４．特定個人情報ファイルの取扱いの委託
特定個人情報ファイルの閲覧者・更新者の制限
具体的な制限方法
Ⅲ 特定個人情報ファイルの取扱いプロセスにおけるリスク
対策(1)本人確認情報照会結果ファイル
令和1年6月26日 ４．特定個人情報ファイルの取扱いの委託
特定個人情報ファイルの取扱いの記録
具体的な方法・高セキュリティエリア（個人番号運営室）への入住基ネット利用システム及び媒体交換システム
室が特定されている。
の各システム運営委託先に設置されたシステム
・また、端末のアクセス権限の付与を特定してい 運用端末は、アクセス権限を付与した者以外はる。
アクセスできないよう、制御している。
・更に、媒体作成作業などは、必ず複数人で実施することが義務付けられている。

Ⅲ 特定個人情報ファイルの取扱いプロセスにおけるリスク
対策(1)本人確認情報照会結果ファイル
４．特定個人情報ファイルの取令和1年6月26日
扱いの委託
特定個人情報の提供ルール
委託先から他者への提供に関するルールの内容及びルール遵守の確認方法

市町村連合会と各運営委託先との契約の中・市町村連合会と各運営委託先との契約のなかで、市町村連合会及び構成組合の住基ネット利 で、市町村連合会の住基ネット利用システム、媒用システム運営委託先と当組合の個人番号管理 体交換システム及び個人番号管理システム運営
システム運営委託先との個人番号等の相互提供 委託先とJ-LISとの特定個人情報の相互提供ののみをルールとしている。
みをルールとしている。
・定期的にログをチェックし、不適切な操作が行われていないか監視する。

・住基ネット利用システムから個人番号等を電子 ・住基ネット利用システムから個人番号等を電子媒体等に書き込む際は、システム機能を使用し、 媒体等に書き込む際は、システム機能を使用し、実行ログが記録される。
実行ログが記録される。
・住基ネット利用システム運営委託先が電子媒体 ・住基ネット利用システム及び媒体交換システム
等を取り扱う際には、作業記録の保管を義務づ の各システム運営委託先が電子媒体等を取り扱けている。
う際には、作業記録の保管を義務づけている。
・媒体交換システム運営委託先に設置された媒
体交換システムの運用端末から特定個人情報
ファイルを操作する場合は、同運営委託先で操作記録（ログ等の証跡を含む。）を保管する。

提出時期

提出時期に係る説明

事後【重要な変更】
委託システムの追加及び体裁修正

事後【重要な変更】
委託システムの追加及び体裁修正

事後【重要な変更】
委託システムの追加及び体裁
修正

変更日

項目

Ⅲ 特定個人情報ファイルの取扱いプロセスにおけるリスク
対策(1)本人確認情報照会結果ファイル
４．特定個人情報ファイルの取扱いの委託
令和1年6月26日
特定個人情報の提供ルール
委託元と委託先間の提供に関するルールの内容及びルール遵守の確認方法

変更前の記載変更後の記載・市町村連合会から特定個人情報の取扱いを委託する際は、使用目的、情報の内容を通知する。
・授受記録については、媒体、利用期限、返却方 ・特定個人情報の授受記録については、媒体識法を記載した台帳にて管理する。
別番号等を記載した台帳にて管理する。
・取扱いを委託した特定個人情報は、業務委託
・提供情報は、業務委託完了時に、全て返却又 完了時に、全て市町村連合会に返却又は消去すは消去する。
る。
・定期的にログをチェックし、不適切な操作が行・定期的にログをチェックし、データ抽出等の不正 われていないか監視する。
な持ち出しが行われていないか監視する

提出時期

提出時期に係る説明・委託先に提供する際、使用目的、情報の内容を記載した申請書を使用する。

Ⅲ 特定個人情報ファイルの ・J-LISから提供を受けた個人番号は、住基ネット ・J-LISから提供を受けた個人番号は、住基ネット
取扱いプロセスにおけるリスク 利用システム運営委託先が、システム機能を実 利用システム運営委託先が、システム機能を実対策行することで、自動的に削除される。
行することで、自動的に削除される。
(1)本人確認情報照会結果ファ ・個人番号等を格納した電子媒体等は、個人番 ・個人番号等を格納した電子媒体等は、個人番
イル号管理システム運営委託先へ送付され、住基号管理システム運営委託先へ送付され、住基
令和1年6月26日 ４．特定個人情報ファイルの取 ネット利用システム運営委託先には、残らない。 ネット利用システム及び媒体交換システムの各シ扱いの委託
ステム運営委託先には、残らない。
特定個人情報の消去ルール
ルールの内容及びルール遵守の確認方法
Ⅲ 特定個人情報ファイルの ・秘密保持（情報の漏えい、滅失、毀損の防止） ・秘密保持（情報の漏えい、滅失、毀損の防止）取扱いプロセスにおけるリスク ・契約目的外の使用の禁止
・契約目的外の使用の禁止
対策
・契約目的外の複写、複製の禁止
・契約目的外の複写、複製の禁止(1)本人確認情報照会結果ファ ・漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任 ・漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任
イル
・再委託時の事前申告と委託者承諾
・再委託時の事前申告と委託者承諾
４．特定個人情報ファイルの取 ・再委託しても委託先の責任は免れないこと
・再委託しても委託先の責任は免れないこと
扱いの委託・委託終了又は契約解除時の情報の返還または ・委託終了又は契約解除時の情報の返還または委託契約書中の特定個人情報 廃棄廃棄・委託終了又は契約解除後、あるいは従業者が ・委託終了若しくは契約解除後、又は従業者が令和1年6月26日 ファイルの取扱いに関する規定担当から外れ又は離職した後の秘密保持
担当から外れ若しくは離職した後の秘密保持規定の内容
・個人番号を取扱う従業者の事前通知（責任者 ・個人番号を取扱う従業者の事前通知（責任者
の明確化）
の明確化）
・従業者に対する監督、教育・従業者に対する監督、教育・契約内容の遵守状況に係る定期報告
・契約内容の遵守状況に係る定期報告・委託者が委託先に対して行う定期的な現地調 ・委託者が委託先に対して行う定期的な現地調
査
査

事後

体裁修正

事後

【重要な変更】
委託システムの追加

誤記修正

変更日

項目

変更前の記載変更後の記載Ⅲ 特定個人情報ファイルの 運用委託契約に基づく特定個人情報の取扱に関 運用委託契約に基づく特定個人情報の取扱いに取扱いプロセスにおけるリスク して、定期的に委託先の現地調査を行う。
関して、定期的に委託先の現地調査を行う。
対策(1)本人確認情報照会結果ファ
令和1年6月26日
イル
４．特定個人情報ファイルの取扱いの委託
その他の措置の内容
Ⅲ 特定個人情報ファイルの住基ネット利用システム運営委託先に設置され 住基ネット利用システム及び媒体交換システム
取扱いプロセスにおけるリスク たサーバ室、システム運用端末室、電子媒体等 の各システム運営委託先に設置されたサーバ
対策の保管室は専用の部屋とし、顔写真付ＩＤカード 室、システム運用端末室、電子媒体等の保管室(1)本人確認情報照会結果ファ に設定した入退室権限設定による入退室管理を は専用の部屋とし、顔写真付ＩＤカードに設定したイル
行って、入室可能者を制限している。また監視カ 入退室権限設定による入退室管理を行って、入室可能者を制限している。また、監視カメラを備
令和1年6月26日 ７．特定個人情報の保管・消去 メラを備えている。
リスク１：特定個人情報漏洩・えている。
滅失・毀損リスク⑤物理的対策具体的な対策の内容
Ⅲ 特定個人情報ファイルの ・住基ネット利用システムのシステム運用端末
取扱いプロセスにおけるリスク は、インターネット環境と物理的に完全に分離し対策ている。
(1)本人確認情報照会結果ファ ・一時保存するデータ（ベース）や電子媒体等のイル
情報を暗号化している。
７．特定個人情報の保管・消去 ・住基ネット利用システムに設置されたサーバとリスク１：特定個人の情報漏え J-LISとの間の回線はセキュアな専用回線であい・滅失・毀損リスクる。
⑥技術的対策・住基ネット利用システム運営委託先に設置され令和1年6月26日 具体的な対策の内容
たサーバ及びシステム運用端末には、ウィルス対策ソフトを導入し、ウィルスパターンファイルを適宜更新する。

・住基ネット利用システム及び媒体交換システムの各システム運用端末は、インターネット環境と物理的に完全に分離している。
・一時保存するデータ（ベース）や電子媒体等の情報を暗号化している。
・住基ネット利用システムに設置されたサーバとJ-LISとの間の回線はセキュアな専用回線である。
・住基ネット利用システム及び媒体交換システムの各システム運営委託先に設置されたサーバ及びシステム運用端末には、ウィルス対策ソフトを導入し、ウィルスパターンファイルを適宜更新する。
・サーバのＯＳやデータベース等のミドルウェア ・サーバのＯＳやデータベース等のミドルウェア類について、必要に応じ、適宜セキュリティパッチ 類について、必要に応じ、適宜セキュリティパッチを適用する。
を適用する。
・電子媒体等への書込み、読込み時にウイルスチェックを行う。

提出時期

提出時期に係る説明

事後

誤記修正

事後

【重要な変更】
委託システムの追加

事後【重要な変更】
委託システムの追加及び体裁
修正

変更日

項目

変更前の記載Ⅲ 特定個人情報ファイルの ・住基ネット利用システムにおけるデータは、個取扱いプロセスにおけるリスク 人番号管理システム運営委託先へ送付する電対策
子記録媒体を作成すると同時に削除する（長期(1)本人確認情報照会結果ファ 間保管することは想定していない。）。
イル
・なお、J-LISから一括取得する年金受給権者及令和1年6月26日 ７．特定個人情報の保管・消去 び加給年金額対象者の個人番号は最新情報で
リスク２：特定個人情報が古い ある。
情報のまま保管され続けるリスク
リスクに対する措置の内容

変更後の記載提出時期

提出時期に係る説明

事後【重要な変更】
委託システムの追加及び体裁修正

事後

記載漏れ追記事後

誤記修正

・住基ネット利用システム及び媒体交換システム
では、個人番号を含むデータの保管を行わない。
・生存異動照会の都度（奇数月）、個人番号に変更がないか確認を行う。

Ⅲ 特定個人情報ファイルの ・個人番号等を格納した電子媒体等は、送付を ・個人番号等を格納した電子媒体等は、送付を取扱いプロセスにおけるリスク 受けた個人番号管理システム運営委託先で、必 受けた個人番号管理システム運営委託先で、必対策要なシステム処理を行った後、個人番号等を消 要なシステム処理を行った後、個人番号等を消(1)本人確認情報照会結果ファ 去する。
去する。
イル・電子媒体等に保管した個人番号等を消去する ・電子媒体等に保管した個人番号等を消去する
７．特定個人情報の保管・消去 場合は、消磁または物理的破壊（証明書を入手） 場合は、消磁し、又は物理的破壊（証明書を入リスク３：特定個人情報が消去 によって復元不可能な状態にし、その記録を保 手）によって復元不可能な状態にし、その記録をされずいつまでも存在するリス 管することとしており、必要に応じてその記録の 保管することとしており、必要に応じてその記録
令和1年6月26日
ク
提出を求めることができる。
の提出を求めることができる。
消去手順
・また、電子媒体等を作成すると同時に情報提供 ・また、電子媒体等を作成すると同時に情報提供
手順の内容
サーバ内の本人確認情報（個人番号、基本４情 サーバ内の本人確認情報（個人番号、基本4情報等）は削除する。
報等）は削除する。
・特定個人情報ファイルは電子媒体等作成処理の過程で、システムにて自動的に削除する。削除の際に、削除ログを作成し保存する。
Ⅲ 特定個人情報ファイルの 平成27年9月28日特定個人情報保護委員会告 平成27年9月28日特定個人情報保護委員会告取扱いプロセスにおけるリスク 示第２号の「特定個人情報の漏えい事案等が発 示第２号の「特定個人情報の漏えい事案等が発対策生した場合の対応について」に基づき、次の対応 覚した場合に講ずべき措置」に基づき、次の対応(1)本人確認情報照会結果ファ を行う。
を行う。
イル
(1)市町村連合会及び構成組合の責任ある立(1)市町村連合会及び当組合の責任ある立場
令和1年6月26日 ７．特定個人情報の保管・消去 場の者に直ちに報告するとともに、被害の拡大を の者に直ちに報告するとともに、被害の拡大を防
特定個人情報の保管・消去に 防止する。
止する。
おけるその他のリスク及びその (2)～(6) （略）(2)～(6) （略）
リスクに対する措置

変更日

項目

変更前の記載変更後の記載提出時期

提出時期に係る説明

Ⅲ 特定個人情報ファイルの市町村連合会及び構成組合が個人番号の管
個人番号管理システムは、個人番号と利用番
取扱いプロセスにおけるリスク 理に使用する個人番号管理システムは、個人番 号等を紐付けて管理することを目的としたシステ
対策号と利用番号等を紐付けて管理することを目的と ムであり、システム的にアクセス制御を行うことに(2)扶養控除対象者ファイル
したシステムであり、他のシステムとは回線で接 より、個人番号と利用番号等以外のその他の情３．特定個人情報の使用
続されておらず、データのやり取りは電子媒体等 報との紐付けは行えないようなシステム設計とし
令和1年6月26日 リスク１：目的を超えた紐付け、 を利用することとしており、そのデータ形式はあら ている。
事務に必要のない情報との紐 かじめ定められている。
付けが行われるリスク
宛名システム等における措置の内容

事後【重要な変更】
体裁修正及び包括照会支援シ
ステムの新規構築に伴う修正

Ⅲ 特定個人情報ファイルの市町村連合会及び構成組合において、特定個
今般の評価対象の事務において、特定個人情取扱いプロセスにおけるリスク 人情報を参照することができるシステムは、個人 報を参照することができるシステムは、個人番号対策
番号管理システムに限られる。
管理システムに限られる。
(2)扶養控除対象者ファイル
個人番号管理システムは、他のシステムとは回 個人番号管理システムは、個人番号と利用番
３．特定個人情報の使用
線で接続されておらず、データのやり取りは電子 号等以外のその他の情報との紐付けは行えない
令和1年6月26日 リスク１：目的を超えた紐付け、 媒体等を利用することとしており、そのデータ形
ようなシステム設計としている。
事務に必要のない情報との紐 式はあらかじめ定められている。
付けが行われるリスク
事務で使用するその他システ
ムにおける措置の内容

事後【重要な変更】
体裁修正及び包括照会支援シ
ステムの新規構築に伴う修正

Ⅲ 特定個人情報ファイルの市町村連合会及び構成組合が個人番号の管全ての端末においてログイン時には、生体認証
取扱いプロセスにおけるリスク 理に使用する個人番号管理システムは、全ての 装置による認証を実施する。
対策
端末においてログイン時には、生体認証装置に(2)扶養控除対象者ファイル
よる認証を実施する。
令和1年6月26日 ３．特定個人情報の使用
リスク２：権限のない者（元職員、アクセス権限のない職員
等）によって不正に使用されるリスク
ユーザ認証の管理

事後

体裁修正

変更日

項目

変更前の記載変更後の記載Ⅲ 特定個人情報ファイルの 市町村連合会及び構成組合が個人番号の管理 【市町村連合会及び構成組合】
取扱いプロセスにおけるリスク に使用する個人番号管理システムについて
アクセス権限の管理について定めた規定に基づ
対策【市町村連合会及び構成組合】
き、次の管理を行う。
(2)扶養控除対象者ファイル
アクセス権限の管理について定めた規定に基づ （１）ユーザ情報の登録管理
３．特定個人情報の使用
き、次の管理を行う。
・アクセス権限と事務の対応表を作成する。
リスク２：権限のない者（元職（１）ユーザ情報の登録管理・アクセス権限が必要となった場合、市町村連合
員、アクセス権限のない職員 ・ユーザ管理責任者を定め、個人番号管理シス 会及び構成組合の職員が個人番号管理システ
等）によって不正に使用される テム運営委託先にてユーザ管理責任者の登録 ム運営委託先の運用管理者へアクセス権限のリスクを行う。ユーザ情報の登録及び失効は、ユーザ 設定を指示する。
アクセス権限の発効・失効の管 管理責任者のみ実行できる権限とする。
・当該指示に基づき、個人番号管理システム運理
・ユーザ管理責任者は、ユーザ（業務担当者）を 営委託先の運用管理者が対応表を確認の上、ア
具体的な管理方法
指定し、登録するユーザ情報を作成する。
クセス権限を付与する設定を行う。
・作成した情報を基に、システムの自動処理（日 （２）失効管理
次の夜間バッチ）によりユーザ登録処理を行い、 ・定期的又は異動・退職等のイベントが発生した
ユーザのＩＤ及び仮パスワードを発行する。
タイミングで、市町村連合会及び構成組合の職・ユーザ管理責任者は、翌日以降、ユーザに対し 員が権限を有していた職員の異動・退職情報を
令和1年6月26日てＩＤ及び仮パスワードを通知する。
確認して当該事由が生じた場合は、個人番号管・ユーザは、ＩＤ及び仮パスワードでログインし、 理システム運営委託先の運用管理者へアクセス
手の平静脈情報を登録する。手の平静脈情報の 権限の再設定を指示し、アクセス権限の更新又登録を行った時点で、仮パスワードは失効する。 は失効の設定を行う。
・ユーザは、ＩＤ及び手の平静脈情報でログインし、業務を行う。
（２）失効管理・定期的又は異動・退職等のイベントが発生した
タイミングで、ユーザ管理責任者は権限を有していた職員の異動・退職情報を確認する。
・当該事由が生じた場合、ユーザ管理責任者は失効情報を作成する。
・作成した情報を基に、システムの自動処理（日次の夜間バッチ）によりユーザ失効処理を行う。

令和1年6月26日【個人番号管理システム運営委託先】
アクセス権限の管理について定めた規定に基づき、次の管理を行う。
（１）アクセス権限の発効（略）（２）アクセス権限の棚卸し・失効
・アクセス権限付与が妥当であるか毎月権限見直しを行い責任者（しかるべき権限保有者）に報告。ユーザIDの棚卸し(実機と管理簿の確認)は3ヶ月毎に実施し、責任者（しかるべき権限保有者）及びリスク管理部門に報告する。 異動・退職したものは速やかにアクセス権を抹消する。

【個人番号管理システム運営委託先】
アクセス権限の管理について定めた規定に基づき、次の管理を行う。
（１）アクセス権限の発効（略）（２）アクセス権限の棚卸し・失効
・アクセス権限付与が妥当であるか毎月権限見直しを行い責任者（しかるべき権限保有者）に報告。ユーザIDの棚卸し(実機と管理簿の確認)は3
か月ごとに実施し、責任者（しかるべき権限保有者）及びリスク管理部門に報告する。異動・退職
したものは速やかにアクセス権を抹消する。

提出時期

提出時期に係る説明

事後

体裁修正

事後

体裁修正

変更日

項目

Ⅲ 特定個人情報ファイルの取扱いプロセスにおけるリスク
対策(2)扶養控除対象者ファイル
３．特定個人情報の使用
令和1年6月26日
リスク２：権限のない者（元職員、アクセス権限のない職員
等）によって不正に使用されるリスク
アクセス権限の管理
Ⅲ 特定個人情報ファイルの取扱いプロセスにおけるリスク
対策(2)扶養控除対象者ファイル
３．特定個人情報の使用
令和1年6月26日
リスク２：権限のない者（元職員、アクセス権限のない職員
等）によって不正に使用されるリスク
特定個人情報の使用の記録
具体的な方法
Ⅲ 特定個人情報ファイルの取扱いプロセスにおけるリスク
対策(2)扶養控除対象者ファイル
３．特定個人情報の使用
リスク３：従業者が事務外で使用するリスク
令和1年6月26日
リスクに対する措置の内容

変更前の記載変更後の記載市町村連合会及び構成組合が個人番号の管理に使用する個人番号管理システムについて【市町村連合会及び構成組合】（略）【個人番号管理システム運営委託先】
個人番号管理システム運営委託先のシステム
運用端末のアクセス権限については、市町村連合会との契約において、運用管理者が決定する。

【市町村連合会及び構成組合】（略）【個人番号管理システム運営委託先】
個人番号管理システム運営委託先のシステム
運用端末のアクセス権限については、市町村連合会との契約で運用管理者を決定する。

市町村連合会及び構成組合が個人番号の管理に使用する個人番号管理システムについて【業務端末】（略）【システム運用端末】（略）【業務端末】（略）【システム運用端末】（略）

市町村連合会及び構成組合が個人番号の管理 ・システムで処理を行った際は、格納されているに使用する個人番号管理システムについて
情報へのアクセスログを取得しており、処理状況
・システムで処理を行った際は、格納されている を確認できるようになっている。
情報へのアクセスログを取得しており、処理状況 ・情報セキュリティポリシーを整備し、遵守していを確認できるようになっている。
る。
・「横浜市職員共済組合個人番号及び特定個人 ・年1回以上のセキュリティ教育や個人情報の保情報の適正な取り扱いに関する規程」に基づき、 護に関する自己点検を実施している。
組合は、特定個人情報等が適正に取り扱われる
よう、職員等に対して必要かつ適切な監督を行い、年1回以上研修会を行う等、職員等への教育・研修を行っている。

提出時期

提出時期に係る説明

事後

体裁修正

事後

体裁修正

事後

体裁修正

変更日

項目
Ⅲ 特定個人情報ファイルの取扱いプロセスにおけるリスク
対策(2)扶養控除対象者ファイル
３．特定個人情報の使用
リスク４：特定個人情報ファイルが不正に複製されるリスク
リスクに対する措置の内容

令和1年6月26日

変更前の記載変更後の記載市町村連合会及び構成組合が個人番号の管理 【業務端末使用時】に使用する個人番号管理システムについて（略）【業務端末使用時】【システム運用端末使用時】(略）
・データベース上の個人番号は暗号化されてお【システム運用端末使用時】
り、単純にファイルコピーしても個人番号は見え・データベース上の個人番号は暗号化されてお ない。復号化キーは個人番号管理システムに内り、単純にファイルコピーしても個人番号は見え 蔵されており、システムを使用せずに復号化するない。復号化キーは個人番号管理システムに内 ことは不可能。
蔵されており、システムを使用せずに復号化する ・個人番号等を格納した電子媒体等の取扱い時ことは不可能。
は、暗号化処置が施される他、複数人による作・個人番号等を格納した電子媒体等の取扱い時 業、作業記録の保管を義務付けて不正な複製をは、暗号化処置が施される他、複数人による作 抑止する。
業、作業記録の保管を義務付けて不正な複製を ・市町村連合会の個人番号管理システム運営委抑止する。
託先に設置されたシステム運用端末から特定個
・市町村連合会及び構成組合の個人番号管理シ 人情報ファイルを操作する場合及び個人番号等
ステム運営委託先に設置されたシステム運用端 を格納した電子媒体等を取り扱う場合は、同運末から特定個人情報ファイルを操作する場合及 営委託先で操作記録（ログ等の証跡を含む。）、
び個人番号等を格納した電子媒体等を取り扱う 電子媒体等取扱記録を保管することとしており、場合は、同運営委託先で操作記録（ログ等の証 必要に応じてその記録の提出を求めることで不跡を含む。）、電子媒体等取扱記録を保管するこ 正な複製を抑止する。
ととしており、必要に応じてその記録の提出を求めることで不正な複製を抑止する。

Ⅲ 特定個人情報ファイルの市町村連合会及び構成組合が個人番号の管取扱いプロセスにおけるリスク 理に使用する個人番号管理システムについて対策
個人番号管理システム運営委託先に設置され(2)扶養控除対象者ファイル
たサーバ室、システム運用端末室、電子媒体等
７．特定個人情報の保管・消去 の保管室は専用の部屋とし、顔写真付ＩＤカード
令和1年6月26日 リスク１：特定個人情報の漏え に設定した入退室権限設定による入退室管理を
い・滅失・毀損リスク
行って、入室可能者を制限している。また監視カ⑤物理的対策メラを備えている。
具体的な対策の内容

個人番号管理システム運営委託先に設置されたサーバ室、システム運用端末室、電子媒体等の保管室は専用の部屋とし、顔写真付ＩＤカードに設定した入退室権限設定による入退室管理を行って、入室可能者を制限している。また監視カメラを備えている。

提出時期

提出時期に係る説明

事後

体裁修正

事後

体裁修正

変更日

項目

変更前の記載変更後の記載Ⅲ 特定個人情報ファイルの 市町村連合会及び構成組合が個人番号の管理
取扱いプロセスにおけるリスク に使用する個人番号管理システムについて【共通】
対策
・個人番号管理システムのサーバ、業務端末及 ・個人番号管理システムのサーバ、業務端末及(2)扶養控除対象者ファイル
びシステム運用端末はインターネット環境と物理 びシステム運用端末はインターネット環境と物理
７．特定個人情報の保管・消去 的に完全に分離している。
的に完全に分離している。
リスク１：特定個人情報の漏え 【個人番号管理システム運営委託先】【個人番号管理システム運営委託先】
い・滅失・毀損リスク
・個人番号管理システムで管理する個人番号等 ・個人番号管理システムで管理するデータベース⑥技術的対策は、データベースも電子媒体等も暗号化してい及び電子媒体等の個人番号等は暗号化してい具体的な対策の内容
る。
る。
・個人番号管理システム運営委託先に設置され ・個人番号管理システム運営委託先に設置されたサーバと当組合に設置された業務端末間は、 たサーバと市町村連合会及び構成組合に設置さ暗号化したセキュアな通信を行っている。
れた業務端末間は、暗号化したセキュアな通信
令和1年6月26日
・個人番号管理システム運営委託先に設置され を行っている。
たサーバ及びシステム運用端末にはウィルス対 ・個人番号管理システム運営委託先に設置され策ソフトを導入し、ウィルスパターンファイルを適 たサーバ及びシステム運用端末にはウィルス対宜更新する。
策ソフトを導入し、ウィルスパターンファイルを適・サーバのＯＳやデータベース等のミドルウェア 宜更新する。
類について、必要に応じ、適宜セキュリティパッチ ・サーバのＯＳやデータベース等のミドルウェア
を適用する。
類について、必要に応じ、適宜セキュリティパッチを適用する。
【市町村連合会及び構成組合】
・電子媒体等への書込み、読込み時にウィルス（略）
チェックを行う。
【市町村連合会及び構成組合】（略）
Ⅲ 特定個人情報ファイルの市町村連合会及び構成組合が個人番号の管取扱いプロセスにおけるリスク 理に使用する個人番号管理システムについて対策
・データベース上の個人番号は、当組合の職員(2)扶養控除対象者ファイル
が、個人番号管理システムの業務端末画面から
７．特定個人情報の保管・消去 指示することにより削除される。また、操作ログ
リスク３： 特定個人情報が消 に管理されている個人番号は、当組合が定める
去されずいつまでも存在するリ 保管期限を超 過した場合、システムの機能で
令和1年6月26日 スク
データベースから一括削除される。
消去手順
・電子媒体等への保管は原則行わないが、災害
手順の内容
等で一時的な保管を行った場合は、電子媒体等
利用目的終了後は速やかに消磁または物理的破壊（証明書を入手）を行う。

・データベース上の個人番号は、当組合の職員
が、個人番号管理システムの業務端末画面から指示することにより削除される。また、操作ログに管理されている個人番号は、当組合が定める保管期限を超過した場合、システムの機能でデータベースから一括削除される。
・電子媒体等への保管は原則行わないが、災害等で一時的な保管を行った場合は、電子媒体等
利用目的終了後は速やかに消磁または物理的破壊（証明書を入手）を行う。

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事後

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事後

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項目

変更前の記載変更後の記載Ⅲ 特定個人情報ファイルの 平成27年9月28日特定個人情報保護委員会告 平成27年9月28日特定個人情報保護委員会告取扱いプロセスにおけるリスク 示第２号の「特定個人情報の漏えい事案等が発 示第２号の「特定個人情報の漏えい事案等が発対策生した場合の対応について」に基づき、次の対応 覚した場合に講ずべき措置」に基づき、次の対応(2)個人番号管理ファイル
を行う。
を行う。
７．特定個人情報の保管・消去 (1)～(6) （略）(1)～(6) （略）
令和1年6月26日 特定個人情報の保管・消去におけるその他のリスク及びそのリスクに対する措置

Ⅲ 特定個人情報ファイルの 【一括取得】【J-LISからの取得】
取扱いプロセスにおけるリスク
J-LISから取得する年金受給権者及び加給年
J-LISから取得する個人番号については、年金対策
金額対象者の個人番号については、年金受給権 受給権者及び加給年金額対象者等の照会対象(3)個人番号管理ファイル
者及び加給年金額対象者のみ照会するため、対 者のみを抽出する条件をシステムに実装してい２．特定個人情報の入手
象者以外の情報は入手しない。
るため、対象者以外の情報は入手しない。
リスク１：目的外の入手が行わ 【扶養親族等申告書の提出による取得】【扶養親族等申告書の提出による取得】
扶養控除対象者に係る個人番号は、年金受給 年金受給権者本人及び扶養控除対象者に係る
令和1年6月26日 れるリスク
対象者以外の情報の入手を防 権者本人（個人番号関係事務実施者）から申告 個人番号は、年金受給権者本人から申告された止するための措置の内容された扶養親族等申告書により入手する為、対 扶養親族等申告書により入手するため、対象者
象者以外の情報は入手しない。
以外の情報は入手しない。

Ⅲ 特定個人情報ファイルの取扱いプロセスにおけるリスク
対策(3)個人番号管理ファイル
２．特定個人情報の入手
令和1年6月26日 リスク１：目的外の入手が行われるリスク
必要な情報以外を入手することを防止するための措置の内
容【一括取得】J-LISから取得する場合は、予め定められたファイル定義に則り必要な情報以外が提供されることはない。
【扶養親族等申告書の提出による取得】
年金受給権者本人から、扶養親族等申告書様式に記入された情報を取得するため、必要な情報以外を入手することはない。

【J-LISからの取得】
J-LISから取得する場合は、あらかじめ定められたファイル定義にのっとり必要な情報以外が提供されることは無い。
【扶養親族等申告書の提出による取得】
年金受給権者本人から入手する場合は、決められた様式によって記入された情報を取得する
ため、必要な情報以外を入手することは無い。

Ⅲ 特定個人情報ファイルの
J-LIS又は年金受給権者本人（個人番号関係
取扱いプロセスにおけるリスク 事務実施者）から入手するため、不適切な方法
対策
で入手が行われるリスクはない。
(3)個人番号管理ファイル
令和1年6月26日 ２．特定個人情報の入手
リスク２：不適切な方法で入手が行われるリスク
リスクに対する措置の内容

J-LIS又は年金受給権者本人から入手するた
め、不適切な方法で入手が行われるリスクはな
い。

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事後

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事後

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事後

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変更前の記載変更後の記載Ⅲ 特定個人情報ファイルの 【一括取得】【J-LISからの取得】
取扱いプロセスにおけるリスク
番号法第14条第2項により、J-LISに対しJ-LIS ・番号法第14条第2項により、J-LISに対しJ-LIS
対策
保存本人確認情報の提供を求めることができる 保存本人確認情報の提供を求めることができる(3)個人番号管理ファイルとされており、その場合、番号法第16条に定める とされており、その場合、番号法第16条に定める
２．特定個人情報の入手
本人確認は義務付けられないとされている。
本人確認は義務付けられないとされている。
リスク３：入手した特定個人情 【扶養親族等申告書の提出による取得】【扶養親族等申告書の提出による取得】
報が不正確であるリスク
扶養親族等申告書に記載された扶養控除対象 ・扶養親族等申告書に記載された年金受給権者
入手の際の本人確認の措置の 者の個人番号については、当該申告書を提出す の個人番号については、J-LISからの入手対象
令和1年6月26日
内容る年金受給権者（個人番号関係事務実施者）が 者の場合はJ-LISから入手した個人番号を利用確認する。
するので本人確認は行わない。
・扶養親族等申告書に記載された扶養控除対象者の個人番号については、当該申告書を提出す
る年金受給権者が確認する。

Ⅲ 特定個人情報ファイルの 【一括取得】【J-LISからの取得】
取扱いプロセスにおけるリスク
既に住民票コードを取得している年金受給権者 ・J-LISから入手する個人番号の真正性について
対策については、J-LISに個人番号の照会を行い、住 は、J-LISに依存する。
(3)個人番号管理ファイル
民票コード未登録者は基本4情報照会によりJ- 【扶養親族等申告書の提出による取得】
２．特定個人情報の入手
LISに個人番号の照会を行う。
・扶養親族等申告書に記載された年金受給権者
リスク３：入手した特定個人情 【扶養親族等申告書の提出による取得】の個人番号については、J-LISからの入手対象
報が不正確であるリスク
扶養親族等申告書に記載された扶養控除対象 者の場合はJ-LISから入手した個人番号を利用
令和1年6月26日
個人番号の真正性確認の措置 者の個人番号については、当該申告書を提出す するので真正性の確認は行わない。
の内容
る年金受給権者（個人番号関係事務実施者）が ・扶養親族等申告書に記載された扶養控除対象
確認する。
者の個人番号については、当該申告書を提出す
る年金受給権者が確認する。

Ⅲ 特定個人情報ファイルの年金受給権者については、J-LISへの生存照取扱いプロセスにおけるリスク 会の都度（奇数月）、個人番号に変更がないか対策確認を行う。
(3)個人番号管理ファイル
扶養控除対象者については、毎年10月に翌年
２．特定個人情報の入手
分の扶養親族等申告書が提出され、パンチ入力
リスク３：入手した特定個人情 されるので、その際、個人番号に変更がないか確認を行う。
令和1年6月26日 報が不正確であるリスク
特定個人情報の正確性確保の措置の内容【J-LISからの取得】
・J-LISから入手する個人番号の正確性について
は、J-LISに依存する。
【扶養親族等申告書の提出による取得】・扶養親族等申告書に記載された年金受給権者の個人番号については、J-LISからの入手対象者の場合はJ-LISから入手した個人番号を利用するので正確性の確認は行わない。
・扶養親族等申告書に記載された扶養控除対象者の個人番号については、当該申告書を提出す
る年金受給権者が確認する。

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Ⅲ 特定個人情報ファイルの取扱いプロセスにおけるリスク
対策(3)個人番号管理ファイル
２．特定個人情報の入手
令和1年6月26日 リスク４：入手の際に特定個人情報が漏えい・紛失するリスク
リスクに対する措置の内容

変更前の記載変更後の記載【一括取得】【J-LISからの取得】
本人確認情報照会結果ファイルから取得する
J-LISからの入手は、他のシステムからのアクため、入手の際に特定個人情報が漏えい・紛失 セスが行えない専用線を用いて行う。
するリスクに対する措置の内容は本人確認情報
媒体交換システム運営委託先から送付される照会結果ファイルに同じ。
電子媒体等については、データを暗号化し、入手等の記録を行う。
【扶養親族等申告書の提出による取得】【扶養親族等申告書の提出による取得】
入手の際に特定個人情報が漏えい・紛失するシステム入力後の申請書等は所定の保管場所
リスクに対する措置の内容は扶養控除対象者に保管するとともに、他の文書と混同することをファイルに同じ。
防止する措置を講ずる。

Ⅲ 特定個人情報ファイルの市町村連合会及び構成組合が個人番号の管
個人番号管理システムは、個人番号と利用番
取扱いプロセスにおけるリスク 理に使用する個人番号管理システムは、個人番 号等を紐付けて管理することを目的としたシステ
対策号と利用番号等を紐付けて管理することを目的と ムであり、個人番号と利用番号等以外のその他(3)個人番号管理ファイル
したシステムであり、他のシステムとは回線で接 の情報との紐付けは行えないようなシステム設
３．特定個人情報の使用
続されておらず、データのやり取りは電子媒体等 計としている。
令和1年6月26日 リスク１：目的を超えた紐付け、 を利用することとしており、そのデータ形式はあら事務に必要のない情報との紐 かじめ定められている。
付けが行われるリスク
宛名システム等における措置の内容
Ⅲ 特定個人情報ファイルの市町村連合会及び構成組合において、特定個
今般の評価対象の事務において、特定個人情取扱いプロセスにおけるリスク 人情報を参照することができるシステムは、個人 報を参照することができるシステムは、個人番号対策
番号管理システムに限られる。
管理システムに限られる。
(3)個人番号管理ファイル
個人番号管理システムは、他のシステムとは回 個人番号管理システムは、個人番号と利用番
３．特定個人情報の使用
線で接続されておらず、データのやり取りは電子 号等以外のその他の情報との紐付けは行えない
ようなシステム設計としている。
令和1年6月26日 リスク１：目的を超えた紐付け、 媒体等を利用することとしており、そのデータ形
事務に必要のない情報との紐 式はあらかじめ定められている。
付けが行われるリスク
事務で使用するその他システ
ムにおける措置の内容
Ⅲ 特定個人情報ファイルの市町村連合会及び構成組合が個人番号の管全ての端末においてログイン時には、生体認証
取扱いプロセスにおけるリスク 理に使用する個人番号管理システムは、全ての 装置による認証を実施する。
対策
端末においてログイン時には、生体認証装置に(3)個人番号管理ファイル
よる認証を実施する。
３．特定個人情報の使用
令和1年6月26日 リスク２：権限のない者（元職員、アクセス権限のない職員
等）によって不正に使用されるリスク
ユーザ認証の管理
具体的な管理方法

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事後【重要な変更】
委託システムの追加及び体裁修正

事後【重要な変更】
体裁修正及び包括照会支援シ
ステムの新規構築に伴う修正

事後【重要な変更】
体裁修正及び包括照会支援シ
ステムの新規構築に伴う修正

事後

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項目

変更前の記載変更後の記載Ⅲ 特定個人情報ファイルの 市町村連合会及び構成組合が個人番号の管理 【市町村連合会及び構成組合】
取扱いプロセスにおけるリスク に使用する個人番号管理システムについて
アクセス権限の管理について定めた規定に基づ
対策【当組合】
き、次の管理を行う。
(3)個人番号管理ファイル
アクセス権限の管理について定めた規定に基づ （１）ユーザ情報の登録管理
３．特定個人情報の使用
き、次の管理を行う。
・アクセス権限と事務の対応表を作成する。
リスク２：権限のない者（元職（１）ユーザ情報の登録管理・アクセス権限が必要となった場合、市町村連合
員、アクセス権限のない職員 ・ユーザ管理責任者を定め、個人番号管理シス 会及び構成組合の職員が個人番号管理システ
等）によって不正に使用される テム運営委託先にてユーザ管理責任者の登録 ム運営委託先の運用管理者へアクセス権限のリスクを行う。ユーザ情報の登録及び失効は、ユーザ 設定を指示する。
アクセス権限の発効・失効の管 管理責任者のみ実行できる権限とする。
・当該指示に基づき、個人番号管理システム運理
・ユーザ管理責任者は、ユーザ（業務担当者）を 営委託先の運用管理者が対応表を確認の上、ア
具体的な管理方法
指定し、登録するユーザ情報を作成する。
クセス権限を付与する設定を行う。
・作成した情報を基に、システムの自動処理（日 （２）失効管理
次の夜間バッチ）によりユーザ登録処理を行い、 ・定期的又は異動・退職等のイベントが発生した
ユーザのＩＤ及び仮パスワードを発行する。
タイミングで、市町村連合会及び構成組合の職・ユーザ管理責任者は、翌日以降、ユーザに対し 員が権限を有していた職員の異動・退職情報をてＩＤ及び仮パスワードを通知する。
確認して当該事由が生じた場合は、個人番号管
令和1年6月26日
・ユーザは、ＩＤ及び仮パスワードでログインし、 理システム運営委託先の運用管理者へアクセス
手の平静脈情報を登録する。手の平静脈情報の 権限の再設定を指示し、アクセス権限の更新又登録を行った時点で、仮パスワードは失効する。 は失効の設定を行う。
・ユーザは、ＩＤ及び手の平静脈情報でログインし、業務を行う。
（２）失効管理・定期的又は異動・退職等のイベントが発生した
タイミングで、ユーザ管理責任者は権限を有していた職員の異動・退職情報を確認する。
・当該事由が生じた場合、ユーザ管理責任者は失効情報を作成する。
・作成した情報を基に、システムの自動処理（日次の夜間バッチ）によりユーザ失効処理を行う。

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項目

変更前の記載変更後の記載【個人番号管理システム運営委託先】
アクセス権限の管理について定めた規定に基づき、次の管理を行う。
（１）アクセス権限の発効（略）（２）アクセス権限の棚卸し・失効
・アクセス権限付与が妥当であるか毎月権限見直しを行い責任者（しかるべき権限保有者）に報告。ユーザIDの棚卸し(実機と管理簿の確認)は3ヶ月毎に実施し、責任者（しかるべき権限保有者）及びリスク管理部門に報告する。 異動・退職したものは速やかにアクセス権を抹消する。

【個人番号管理システム運営委託先】
アクセス権限の管理について定めた規定に基づき、次の管理を行う。
（１）アクセス権限の発効（略）（２）アクセス権限の棚卸し・失効
・アクセス権限付与が妥当であるか毎月権限見直しを行い責任者（しかるべき権限保有者）に報告。ユーザIDの棚卸し(実機と管理簿の確認)は3
か月ごとに実施し、責任者（しかるべき権限保有者）及びリスク管理部門に報告する。異動・退職
したものは速やかにアクセス権を抹消する。

Ⅲ 特定個人情報ファイルの取扱いプロセスにおけるリスク
対策(3)個人番号管理ファイル
３．特定個人情報の使用
令和1年6月26日 リスク２：権限のない者（元職員、アクセス権限のない職員
等）によって不正に使用されるリスク
アクセス権限の管理
具体的な管理方法

市町村連合会及び構成組合が個人番号の管理に使用する個人番号管理システムについて【市町村連合会及び構成組合】
アクセス権限については、役職・部署に応じて決まっており、システム内のアクセス制御機能で管理している。
【個人番号管理システム運営委託先】
個人番号管理システム運営委託先のシステム
運用端末のアクセス権限については、市町村連合会との契約において、運用管理者が決定する。

【市町村連合会及び構成組合】
アクセス権限については、役職・部署に応じて決まっており、システム内のアクセス制御機能で管理している。
【個人番号管理システム運営委託先】
個人番号管理システム運営委託先のシステム
運用端末のアクセス権限については、市町村連合会との契約で運用管理者を決定する。

Ⅲ 特定個人情報ファイルの取扱いプロセスにおけるリスク
対策(3)個人番号管理ファイル
３．特定個人情報の使用
令和1年6月26日
リスク２：権限のない者（元職員、アクセス権限のない職員
等）によって不正に使用されるリスク
特定個人情報の使用の記録
具体的な方法市町村連合会及び構成組合が個人番号の管理に使用する個人番号管理システムについて【業務端末】（略）【システム運用端末】（略）【業務端末】（略）【システム運用端末】（略）

令和1年6月26日

提出時期

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事後

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事後

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事後

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変更前の記載変更後の記載Ⅲ 特定個人情報ファイルの取扱いプロセスにおけるリスク
対策(3)個人番号管理ファイル
３．特定個人情報の使用
リスク３：従業者が事務外で使
令和1年6月26日 用するリスク
リスクに対する措置の内容

市町村連合会及び構成組合が個人番号の管理 ・システムで処理を行った際は、格納されているに使用する個人番号管理システムについて
情報へのアクセスログを取得しており、処理状況
・システムで処理を行った際は、格納されている を確認できるようになっている。
情報へのアクセスログを取得しており、処理状況 ・情報セキュリティポリシーを整備し、遵守していを確認できるようになっている。
る。
・「○○職員共済組合個人番号及び特定個人情 ・年1回以上のセキュリティ教育や個人情報の保報の適正な取り扱いに関する規程」に基づき、組 護に関する自己点検を実施している。
合は、特定個人情報等が適正に取り扱われるよう、職員等に対して必要かつ適切な監督を行い、年1回以上研修会を行う等、職員等への教育・研修を行っている。

Ⅲ 特定個人情報ファイルの取扱いプロセスにおけるリスク
対策(3)個人番号管理ファイル
３．特定個人情報の使用
リスク４：特定個人情報ファイルが不正に複製されるリスク
リスクに対する措置の内容

市町村連合会及び構成組合が個人番号の管理 【業務端末使用時】に使用する個人番号管理システムについて（略）【業務端末使用時】【システム運用端末使用時】(略）
・データベース上の個人番号は暗号化されてお【システム運用端末使用時】
り、単純にファイルコピーしても個人番号は見え・データベース上の個人番号は暗号化されてお ない。復号化キーは個人番号管理システムに内り、単純にファイルコピーしても個人番号は見え 蔵されており、システムを使用せずに復号化するない。復号化キーは個人番号管理システムに内 ことは不可能。
蔵されており、システムを使用せずに復号化する ・個人番号等を格納した電子媒体等の取扱い時ことは不可能。
は、暗号化処置が施される他、複数人による作・個人番号等を格納した電子媒体等の取扱い時 業、作業記録の保管を義務付けて不正な複製をは、暗号化処置が施される他、複数人による作 抑止する。
業、作業記録の保管を義務付けて不正な複製を ・市町村連合会の個人番号管理システム運営委抑止する。
託先に設置されたシステム運用端末から特定個
・個人番号管理システム運営委託先に設置され 人情報ファイルを操作する場合及び個人番号等たシステム運用端末から特定個人情報ファイル を格納した電子媒体等を取り扱う場合は、同運を操作する場合及び個人番号等を格納した電子 営委託先で操作記録（ログ等の証跡を含む。）、媒体等を取り扱う場合は、同運営委託先で操作 電子媒体等取扱記録を保管することとしており、記録（ログ等の証跡を含む。）、電子媒体等取扱 必要に応じてその記録の提出を求めることで不記録を保管することとしており、必要に応じてそ 正な複製を抑止する。
の記録の提出を求めることで不正な複製を抑止する。

令和1年6月26日

Ⅲ 特定個人情報ファイルの取扱いプロセスにおけるリスク
対策(3)個人番号管理ファイル
令和1年6月26日 ４．特定個人情報ファイルの取扱いの委託
情報保護管理体制の確認

プライバシーマーク、ISO27001(ISMS)の認証を受けた委託先を選定している。
当組合と委託先との契約のなかで、個人情報の取扱いについて規定し、委託先社内で管理責任者を定め、専任した管理責任者の所属・氏名を、書面にて通知を受けている。

プライバシーマーク、ISO27001(ISMS)の認証を受けた委託先を選定している。
市町村連合会と委託先との契約のなかで、個人情報の取扱いについて規定し、委託先社内で管理責任者を定め、専任した管理責任者の所属・氏名を、書面にて通知を受けている。

提出時期

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変更前の記載変更後の記載Ⅲ 特定個人情報ファイルの取扱いプロセスにおけるリスク
対策(2)個人番号管理ファイル
４．特定個人情報ファイルの取扱いの委託
令和1年6月26日 特定個人情報の閲覧者・更新者の制限
具体的な制限方法

市町村連合会及び構成組合が個人番号の管通常業務では個人番号管理システム運営委託
理に使用する個人番号管理システムについて
先がシステム運用端末から個人番号等を管理す通常業務では個人番号管理システム運営委託 るデータベースにアクセスすることを禁止し、緊先がシステム運用端末から個人番号等を管理す 急時作業については、その都度、市町村連合会
るデータベースにアクセスすることを禁止し、緊 の承認事項とする。
急時作業については、その都度、市町村連合会
また、システム保守用に、業務端末のログインＩの承認事項とする。
Ｄを限定して個人番号管理システム運営委託先
また、システム保守用に、業務端末のログインＩ に貸与するが、個人番号管理システム運営委託
Ｄを限定して個人番号管理システム運営委託先 先で業務端末を使用して個人番号を参照するこに貸与するが、個人番号管理システム運営委託 とは市町村連合会の承認事項とする。
先で業務端末を使用して個人番号を参照することは市町村連合会の承認事項とする。

Ⅲ 特定個人情報ファイルの取扱いプロセスにおけるリスク
対策(3)個人番号管理ファイル
４．特定個人情報ファイルの取扱いの委託
特定個人情報ファイルの取扱いの記録
令和1年6月26日 具体的な方法【個人番号管理システムの業務端末】
市町村連合会に設置された個人番号管理シス
テムの業務端末から個人番号管理システムにログインした場合は、システムでログを保管している。

Ⅲ 特定個人情報ファイルの取扱いプロセスにおけるリスク
対策(3)個人番号管理ファイル
４．特定個人情報ファイルの取令和1年6月26日 扱いの委託
特定個人情報の提供ルール
委託先から他者への提供に関するルールの内容及びルール遵守の確認方法

市町村連合会及び構成組合と各運営委託先との契約の中で、市町村連合会及び構成組合の住基ネット利用システム運営委託先と市町村連
合会及び構成組合の個人番号管理システム運
営委託先との個人番号等の相互提供のみをルールとしている。

【個人番号管理システムの業務端末】
市町村連合会及び構成組合に設置された個人
番号管理システムの業務端末から個人番号管理
システムにログインした場合は、システムでログを保管している。
【個人番号管理システムのシステム運用端末】【個人番号管理システムのシステム運用端末】
取得した個人番号を個人番号管理システムへ一括取得した個人番号を個人番号管理システ 格納する作業、市町村連合会の個人番号管理シ
ムへ格納する作業、市町村連合会及び構成組合 ステム運営委託先に設置されたシステム運用端の個人番号管理システム運営委託先に設置され 末から特定個人情報ファイルを操作する場合及たシステム運用端末から特定個人情報ファイル び個人番号等を格納した電子媒体等を取り扱う
を操作する場合及び個人番号等を格納した電子 場合は、同運営委託先で操作記録（ログ等の証
媒体等を取り扱う場合は、同運営委託先で操作 跡を含む。）、電子媒体等取扱記録を保管するこ記録（ログ等の証跡を含む。）、電子媒体等取扱 ととしており、必要に応じてその記録の提出を求
記録を保管することとしており、必要に応じてそ めることができる。
の記録の提出を求めることができる。
・市町村連合会と各運営委託先との契約の中で、市町村連合会の住基ネット利用システム運
営委託先と市町村連合会の個人番号管理システム運営委託先との個人番号等の相互提供のみをルールとしている。
・定期的にログをチェックし、不適切な操作が行われていないか監視する。

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事後

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事後

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変更日

項目

Ⅲ 特定個人情報ファイルの取扱いプロセスにおけるリスク
対策(3)個人番号管理ファイル
４．特定個人情報ファイルの取扱いの委託
令和1年6月26日
特定個人情報の提供ルール
委託元と委託先間の提供に関するルールの内容及びルール遵守の確認方法

変更前の記載変更後の記載市町村連合会及び構成組合が個人番号の管理 ・委託先に提供する際、使用目的、情報の内容に使用する個人番号管理システムについてを記載した申請書を使用する。
・委託先に提供する際、使用目的、情報の内容 ・授受記録については、媒体、利用期限、返却方を記載した申請書を使用する。
法を記載した台帳にて管理する。
・授受記録については、媒体、利用期限、返却方 ・提供情報は、業務委託完了時に、全て返却又法を記載した台帳にて管理する。
は消去する。
・提供情報は、業務委託完了時に、全て返却又 ・定期的にログをチェックし、データ抽出等の不正は消去する。
な持ち出しが行われていないか監視する。
・定期的にログをチェックし、データ抽出等の不正な持ち出しが行われていないか監視する。

Ⅲ 特定個人情報ファイルの市町村連合会及び構成組合が個人番号の管 ・個人番号等を収録している「個人番号管理ファ取扱いプロセスにおけるリスク 理に使用する個人番号管理システムについてイル」の物理削除は、個人番号の保管期間終了
対策
・個人番号等を収録している「個人番号管理ファ 後、当組合の職員が、個人番号管理システムの(3)個人番号管理ファイル
イル」の物理削除は、個人番号の保管期間終了 業務端末画面から削除する。
４．特定個人情報ファイルの取 後、当組合の職員が、個人番号管理システムの ・また、操作ログに記録されている個人番号は、扱いの委託
業務端末画面から削除する。
当組合が定める保管期限を超過した場合、シス
特定個人情報の消去ルール
・また、操作ログに記録されている個人番号は、 テムの機能でデータベースから一括削除される。
ルールの内容及びルール遵守 当組合が定める保管期限を超過した場合、シス ・個人番号管理システム運営委託先がシステムの確認方法
テムの機能でデータベースから一括削除される。 運用端末を使用して個人番号を削除することは・個人番号管理システム運営委託先がシステム 禁止する。
令和1年6月26日
運用端末を使用して個人番号を削除することは ・同運営委託先が電子媒体等に格納した個人番禁止する。
号等を消去する場合は、消磁し、又は物理的破・同運営委託先が電子媒体等に格納した個人番 壊（証明書を入手）によって復元不可能な状態に号等を消去する場合は、消磁又は物理的破壊
し、その記録を保管することとしており、必要に応（証明書を入手）によって復元不可能な状態にじてその記録の提出を求めることができる。
し、その記録を保管することとしており、必要に応じてその記録の提出を求めることができる。

提出時期

提出時期に係る説明

事後

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事後

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変更前の記載変更後の記載Ⅲ 特定個人情報ファイルの ・秘密保持（情報の漏えい、滅失、毀損の防止） ・秘密保持（情報の漏えい、滅失、毀損の防止）取扱いプロセスにおけるリスク ・契約目的外の使用の禁止
・契約目的外の使用の禁止
対策
・契約目的外の複写、複製の禁止
・契約目的外の複写、複製の禁止(3)個人番号管理ファイル
・漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任 ・漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任
４．特定個人情報ファイルの取 ・再委託時の事前申告と委託者承諾
・再委託時の事前申告と委託者承諾
扱いの委託・再委託しても委託先の責任は免れないこと
・再委託しても委託先の責任は免れないこと
委託契約書中の特定個人情報 ・委託終了又は契約解除時の情報の返還または ・委託終了若しくは契約解除時の情報の返還又ファイルの取扱いに関する規 廃棄は廃棄
令和1年6月26日 定・委託終了又は契約解除後、あるいは従業者が ・委託終了若しくは契約解除後、又は従業者が規定の内容担当から外れ又は離職した後の秘密保持
担当から外れ若しくは離職した後の秘密保持・個人番号を取扱う従業者の事前通知（責任者 ・個人番号を取扱う従業者の事前通知（責任者
の明確化）
の明確化）
・従業者に対する監督、教育・従業者に対する監督、教育・契約内容の遵守状況に係る定期報告
・契約内容の遵守状況に係る定期報告・委託者が委託先に対して行う定期的な現地調 ・委託者が委託先に対して行う定期的な現地調
査
査
Ⅲ 特定個人情報ファイルの 運用委託契約に基づく特定個人情報の取扱に関 運用委託契約に基づく特定個人情報の取扱いに取扱いプロセスにおけるリスク して、定期的に委託先の現地調査を行う。
関して、定期的に委託先の現地調査を行う。
対策(3)個人番号管理ファイル
令和1年6月26日
４．特定個人情報ファイルの取扱いの委託
その他の措置の内容
Ⅲ 特定個人情報ファイルの市町村連合会及び構成組合が個人番号の管取扱いプロセスにおけるリスク 理に使用する個人番号管理システムについて対策
個人番号管理システム運営委託先に設置され(3)個人番号管理ファイル
たサーバ室、システム運用端末室、電子媒体等
７．特定個人情報の保管・消去 の保管室は専用の部屋とし、顔写真付ＩＤカード
令和1年6月26日 リスク１：特定個人情報の漏え に設定した入退室権限設定による入退室管理を
い・滅失・毀損リスク
行って、入室可能者を制限している。また監視カ⑤物理的対策メラを備えている。
具体的な対策の内容

個人番号管理システム運営委託先に設置されたサーバ室、システム運用端末室、電子媒体等の保管室は専用の部屋とし、顔写真付ＩＤカードに設定した入退室権限設定による入退室管理を行って、入室可能者を制限している。また監視カメラを備えている。

提出時期

提出時期に係る説明

事後

体裁修正

事後

誤記修正

事後

体裁修正

変更日

項目

変更前の記載変更後の記載Ⅲ 特定個人情報ファイルの 市町村連合会及び構成組合が個人番号の管理 【共通】取扱いプロセスにおけるリスク に使用する個人番号管理システムについて
・個人番号管理システムのサーバ、業務端末及対策
・個人番号管理システムのサーバ、業務端末及 びシステム運用端末はインターネット環境と物理(3)個人番号管理ファイル
びシステム運用端末はインターネット環境と物理 的に完全に分離している。
７．特定個人情報の保管・消去 的に完全に分離している。
【個人番号管理システム運営委託先】
リスク１：特定個人情報の漏え 【個人番号管理システム運営委託先】
・個人番号管理システムで管理するデータベース
い・滅失・毀損リスク
・個人番号管理システムで管理する個人番号等 及び電子媒体等の個人番号等は暗号化してい⑥技術的対策は、データベースも電子媒体等も暗号化している。
具体的な対策の内容
る。
・個人番号管理システム運営委託先に設置され・個人番号管理システム運営委託先に設置され たサーバと市町村連合会及び構成組合に設置さたサーバと当組合に設置された業務端末間は、 れた業務端末間は、暗号化したセキュアな通信暗号化したセキュアな通信を行っている。
を行っている。
令和1年6月26日
・個人番号管理システム運営委託先に設置され ・個人番号管理システム運営委託先に設置されたサーバ及びシステム運用端末にはウィルス対 たサーバ及びシステム運用端末にはウィルス対策ソフトを導入し、ウィルスパターンファイルを適 策ソフトを導入し、ウィルスパターンファイルを適宜更新する。
宜更新する。
・サーバのＯＳやデータベース等のミドルウェア ・サーバのＯＳやデータベース等のミドルウェア類について、必要に応じ、適宜セキュリティパッチ 類について、必要に応じ、適宜セキュリティパッチを適用する。
を適用する。
・電子媒体等への書込み、読込み時にウィルス【市町村連合会及び構成組合】
チェックを行う。
（略）【市町村連合会及び構成組合】（略）
Ⅲ 特定個人情報ファイルの年金受給権者及び加給年金額対象者について 年金受給権者及び加給年金額対象者について取扱いプロセスにおけるリスク は、生存照会の都度（奇数月）、個人番号に変更 は、生存異動照会の都度（奇数月）、個人番号に対策がないか確認を行う。
変更がないか確認を行う。
(3)個人番号管理ファイル
７．特定個人情報の保管・消去
令和1年6月26日
リスク２：特定個人情報が古い
情報のまま保管され続けるリスク
リスクに対する措置の内容

提出時期

提出時期に係る説明

事後

体裁修正

事後

体裁修正

変更日

項目

変更前の記載変更後の記載Ⅲ 特定個人情報ファイルの市町村連合会及び構成組合が個人番号の管 ・データベース上の個人番号は、当組合の職員
取扱いプロセスにおけるリスク 理に使用する個人番号管理システムについて
が、個人番号管理システムの業務端末画面から対策
・データベース上の個人番号は、市町村連合会 指示することにより削除される。また、操作ログ(3)個人番号管理ファイル
及び構成組合の職員が、個人番号管理システム に管理されている個人番号は、当組合が定める
７．特定個人情報の保管・消去 の業務端末画面から指示することにより削除さ 保管期限を超過した場合、システムの機能でリスク３：特定個人情報が消去 れる。また、操作ログに管理されている個人番号 データベースから一括削除される。
されずいつまでも存在するリス は、市町村連合会及び構成組合が定める保管 ・電子媒体等への保管は原則行わないが、災害
ク
期限を超過した場合、システムの機能でデータ 等で一時的な保管を行った場合は、電子媒体等
令和1年6月26日
消去手順
ベースから一括削除される。
利用目的終了後は速やかに消磁または物理的
手順の内容
・電子媒体等への保管は原則行わないが、災害 破壊（証明書を入手）を行う。
等で一時的な保管を行った場合は、電子媒体等
利用目的終了後は速やかに消磁または物理的破壊（証明書を入手）を行う。

Ⅲ 特定個人情報ファイルの 平成27年9月28日特定個人情報保護委員会告 平成27年9月28日特定個人情報保護委員会告取扱いプロセスにおけるリスク 示第２号の「特定個人情報の漏えい事案等が発 示第２号の「特定個人情報の漏えい事案等が発対策生した場合の対応について」に基づき、次の対応 覚した場合に講ずべき措置」に基づき、次の対応(3)個人番号管理ファイル
を行う。
を行う。
(1)～(6) （略）(1)～(6) （略）
令和1年6月26日 ７．特定個人情報の保管・消去
特定個人情報の保管・消去におけるその他のリスク及びそのリスクに対する措置
Ⅲ 特定個人情報ファイルの取扱いプロセスにおけるリスク対策
令和1年6月26日(4)届書画像ファイル（「(4)届書画像ファイル」シートを追加）

Ⅲ 特定個人情報ファイルの取扱いプロセスにおけるリスク対策
令和1年6月26日(5)情報連携関係ファイル（「(5)情報連携関係ファイル」シートを追加）

提出時期

提出時期に係る説明

事後

体裁修正

事後

誤記修正

事後

【重要な変更】
特定個人情報ファイルの追加

事後【重要な変更】
特定個人情報ファイルの追加

変更日

項目
Ⅳ その他のリスク対策
１．監査
①自己点検
具体的なチェック方法

令和1年6月26日

令和1年6月26日

令和1年6月26日

Ⅳ その他のリスク対策
１．監査②監査
具体的な内容変更前の記載横浜市職員共済組合の情報セキュリティ対策「横浜市職員共済組合個人番号及び特定個人基準に基づき、毎年度及び必要に応じ、所管す 情報の適正な取扱いに関する規程」に基づき、るネットワーク及び情報システムの自己点検を実 当組合は、特定個人情報等の安全かつ適正な施し、自己点検結果と自己点検結果に基づく改 取扱いを維持するため、常に特定個人情報等の善策を取りまとめ、情報セキュリティ委員会（最高 収集及び管理の状況等を把握し、必要に応じて情報統括責任者、最高情報セキュリティ責任者、 特定個人情報等の適正な取扱いのための措置
統括情報セキュリティ責任者、情報セキュリティ を見直すものとしている。
責任者、情報セキュリティ管理者及び情報システム管理者をもって構成）まで報告することとなっている。

横浜市職員組合の情報セキュリティ対策基準に基づき、毎年度及び必要に応じて監査を実施することとなっている。

Ⅳ その他のリスク対策
全職員及び臨時職員を対象にした年1回以上
２．従業者に対する教育・啓発 の「情報セキュリティ研修」を実施している。
従業者に対する教育・啓発
具体的な方法

Ⅴ 開示請求、問合せ
１．特定個人情報の開示・訂
令和1年6月26日 正・利用停止請求②請求方法
Ⅴ 開示請求、問合せ
１．特定個人情報の開示・訂
令和1年6月26日 正・利用停止請求②手数料等

変更後の記載「横浜市職員共済組合個人番号及び特定個人情報の適正な取扱いに関する規程細則」に基づ
き、特定個人情報保護監査責任者は、当組合における特定個人情報等の管理の状況について、
定期または随時に点検又は監査（外部監査を含む。）を行い、その結果を特定個人情報保護総括責任者に報告するものとしている。
「横浜市職員共済組合個人番号及び特定個人情報の適正な取扱いに関する規程細則」に基づ
き、特定個人情報保護総括責任者は、全ての特定個人情報ファイルを取り扱う事務に従事するものに対して、おおむね一年ごとに教育・訓練を受けさせるものとしている。

開示請求書に必要な事項を記載して、本組合の 開示請求書に必要な事項を記載して、本組合の窓口に提出するか又は郵送により請求を受付け 窓口に提出するか又は郵送により請求を受け付る。
ける。

※個人番号及び特定個人情報の適正な取扱に関する規程細則 第19条

※横浜市職員共済組合個人番号及び特定個人情報の適正な取扱に関する規程細則 第15条

提出時期

提出時期に係る説明

事後

誤記修正

事後

誤記修正

事後

誤記修正

事後

体裁修正

事後

誤記修正