「ベルサール東京汐留コンファレンスセンター」 使用マニュアル（兼使用規約）
１．使用規約について
ベルサール東京汐留コンファレンスセンター（以下「当施設」という）の使用申込書を提出される場合、使用申込者及び使用申込関係者（以下「利用者」という）には、本使用規約（以下「本規約」という）の内容を確認の上、本規約に従い、住友不動産ヴィラフォンテーヌ株式会社、及び住友不動産グループ関係会社（以下「当社」という）の指示のもとで当施設を利用することに同意していただきます。
２．施設権利者の権利保護
住友不動産株式会社、及び住友不動産ヴィラフォンテーヌ株式会社（以下、併せて「施設権利者」という）の競合する企業の利用、施設権利者の権限を侵害する恐れのある申し入れ等が利用者よりあった場合、施設権利者の意向が第一優先されることを、利用者は異議なくこれを了承していただきます。
３．使用申込方法と使用料金の支払い(1) 使用申込の受付開始日は、利用月の 6 ヶ月前の 1 日とします。
会議室 1～8 の全部屋利用時は、利用月の 1 年前の 1 日とします。
(2) 使用申込が可能な営業日は、原則として年末年始(12 月 28 日～1 月 4 日)を除いた日とします。
但し、当施設の設備点検や当社の都合により臨時休館する場合がございます。
(3) 目的・開催内容によっては、使用をお断りする場合がございます。
(4) 当施設使用をご希望の方は、仮予約の意思表示より 7 日以内に当社の指定する「使用申込書」に必要事項ご記入及び署名捺印の上、当社へご提出ください。
原則、仮予約の意思表示をいただいた日より 1 週間経過しても「使用申込書」のご提出がない場合はキャンセル扱いとさせていただきます。
(5) 「使用申込書」ご提出後、当社より請求書（以下「請求書兼予約確認書」という）を郵送またはメールにて送信いたしますので下記所定の期日までに当社指定の銀行口座にお振込みください。（振込み手数料は、利用者負担とさせていただきます。）①会議室利用時
払込期日
支払い金額
使用開始日の 1 ヶ月前まで「使用料金」の全額②全部屋利用時
払込期日「使用申込書」提出後「請求書」発行日の翌月末日まで
使用開始日の 1 ヶ月前まで支払い金額
予約金 「使用料金」の 50％
残金 「使用料金」の 50％（使用料金 100％）(6) 使用申込書の到着をもって正式なお申込とします。
尚、他の使用申込者との競合がある場合等、当社にて使用日時の調整をさせていただく場合がございます。
(7) 使用予定日が複数月にまたがる場合は、使用月ごとに「使用申込書」をご提出ください。
(8) 原則、お申込者様名義にて、ご請求の宛名印字およびご請求書の送付をいたします。
お申込者様と異なる名義での請求書発行は致しかねますので、ご了承ください。
４．使用料金(1) 使用料金は、「会場使用料」の他、「会場所有備品使用料」、会場所有備品（無料）以外の「外部レンタル手配品」等、利用者が当社に申込んだ全ての金額の事
で、使用変更または、解除の場合はキャンセル料算定基準になります。
(2) 使用料金は、本ホームページにて別途掲載している料金表のとおりです。
(3) 当社に別途手配や工事を依頼された場合は、別途費用を申し受けます。
(4) 設営・施工にあたり、当社指定業者以外の業者をご利用の場合は、別途「持込料」を申し受けます。
(5) 使用開始日直前または使用期間中急遽追加になった「早出・延長使用料」及び「会場所有備品使用料」等は別途申し受けます。
(6) 「使用料金」は予告なく改定する場合がございますので、予めご了承ください。
５．使用日及び使用時間(1) 原則、年中無休です。
但し、当施設の設備点検や当社の都合により臨時休館する場合がございます。
(2) 使用時間とは、利用者が「当施設を専有している時間」をいいます。
当施設を開錠し、利用者が催事の準備を開始した時間から、催事終了後に原状回復を完了させて退出し、当施設を施錠するまでの時間の合計となります。
また、当社の責に帰さない事由により、利用者以外の利用者関係業者が入室した場合は、各業者が入室及び退出した時間も使用時間の算定に含まれます。
(3) 基準使用時間は、8～21 時の間で 4 時間・9 時間・12 時間となります。
また、超過する場合は、基準時間外の利用となり、延長料金が発生します。
(4) 当社が承認した「使用申込書」記載の使用時間より早出、または延長される場合は、速やかにお申出いただき、当社の承認を受けてください。
ただし、前後開催予定の利用者に支障がある場合等は、お断りすることがございます。
６．使用料金のお支払い(1) 払込期日の日数計算は使用開始日を起算日とさせていただきます。
連日使用の場合、その初日を起算日とさせていただきます。
(2) 払込期日が土日祝・年末年始にあたる場合は、それらの前営業日とさせていただきます。
(3) お支払金は、「使用料金」に充当いたします。
(4) 使用開始日までに入金がない場合、当日当施設にお越しになられてもご使用になれません。
また、使用開始日までに書面にてキャンセルの意思表示がなく、当日のご利用がなくても、一部入金いただいた使用料金の返金はいたしません。
(5) ｢精算金｣につきましては、使用実績に基づいて使用終了後にご請求いたします。
お支払いは、使用日の属する月の翌月末までに当社指定口座へお振込みください。
(6) 「会場使用料」・「会場所有備品使用料」・「付帯設備使用料」・「キャンセル料」等、利用者が当社に対して負担しなければならない金員についてそれぞれ指定した期日までにお支払いが確認できなかった場合には、当社はその金額に対して年 14.6％の割合で算定した遅延金（１日当たり約 0.04％）を申し受けることがございます。
７．使用申込の変更及び解約(1) 利用者のご都合により、ご提出いただいた「使用申込書」の内容の解約（使用時間の短縮や、使用料金の減額等の一部解約を含む）および変更する場合には、必ず「変更・解約申出書」を当社にご提出ください。
「変更・解約申出書」の到着日に基づき、以下のとおりキャンセル料を申し受けます。
「変更・解約申出書」到着のご連絡は当社からはいたしません。
当社にご連絡の上、変更及び解約の手続きが完了したことをご確認ください。
①全部解約
キャンセル料を算出するための基準となる金額は、有料備品使用料・付帯設備使用料等も含む「お申込み合計金額」です。
解約・変更の「申出文書」到着日キャンセル料
使用申込書提出時から使用開始日の 3 ヶ月前の前日まで「使用料金」の 30%
使用開始日の 3 ヶ月前から 1 ヶ月前の前日まで「使用料金」の 50%
使用開始日の 1 ヶ月前以降「使用料金」の 100%
②一部解約・変更（日程・時間の短縮、備品・付帯設備の解約等）（a）日程変更を伴う解約・変更
日程変更であってもキャンセル料はお支払いいただきます。
この場合、日程変更後の使用料金額の増減に関わらず、日程変更前の会場使用料（有料備品使用料、付帯設備使用料等も含む）に対してのキャンセル料をお支払いいただきます。
但し、変更前の使用日と変更後の使用日が前後 1 ヶ月以内である場合は「キャンセル料」は免除し、変更日に基づき算出された「日程変更手数料」を申し受けます。
解約・変更の「申出文書」到着日
キャンセル料
日程変更手数料
使用申込書提出時から使用開始日の 3 ヶ月前の前日まで「使用料金」の 30%「使用料金」の 15%
使用開始日の 3 ヶ月前から 1 ヶ月前の前日まで「使用料金」の 50%「使用料金」の 25%
使用開始日の 1 ヶ月前以降「使用料金」の 100%
「使用料金」の 50%(b)日程変更を伴わない解約・変更（利用時間・会場の変更等）
お申込みいただいているご契約総額と、変更を希望されるご契約内容の総額の差額に以下の割合を乗じた「キャンセル料」を申し受けます。
但し、変更後の総額が増額になる場合には「キャンセル料」を免除します。
解約・変更の「申出文書」到着日
キャンセル料
使用申込書提出時から使用開始日の 3 ヶ月前の前日まで「使用料金」の 30%
使用開始日の 3 ヶ月前から 1 ヶ月前の前日まで「使用料金」の 50%
使用開始日の 1 ヶ月前以降「使用料金」の 100%
(2) 「変更・解約申出書」の無い場合は、当社は使用時間の変更・解約を一切認めません。
また、利用日前日までにご提出いただけない場合は、利用者が当社に提出していただいた「使用申込書」に記載されている金額をご請求させていただきます。
(3) 電話・口頭もしくは内容不備の「変更・解約申出書」、または提出済の「使用申込書」に追記・加筆した申込書を送付された場合もお申出は受付いたしません。
(4) 全部解約につきましては、当社指定日（原則、「請求書」発行日の翌月末日）までに「キャンセル料」をお支払いください。
(5) 「キャンセル料」発生の日数計算は、使用開始日を起算日とさせていただきます。
連日使用の場合は、その初日を起算日とさせていただきます。
また、土日祝・年末年始にあたる場合は、それらの前営業日を起算日とさせていただきます。

８．使用可能施設(1) 利用者が使用申込当日に利用可能な施設は、【貸室・トイレ】に限ります。
利用可能な施設以外の場所については、当社に対して使用用途等を明確に説明し、当社の許可があるもののみ利用可能とします。
許可が無いものに関しては、一切の使用を認めません。
(2) 利用者は、上記の施設を一部使わない場合でも、会場使用料金の減額の請求は一切することは出来ません。
９．施設使用制限・禁止事項(1) 利用者は、当社の許可なく利用関係者及び第三者に当施設の使用権の全部もしくは一部の譲渡または転貸することはできません。
(2) 「使用申込書」提出後または使用期間中においても、下記①～㉖の禁止項目に該当する場合は使用申込の取り消し、または使用停止の処置をとらせていただ
きます。
この場合において、利用者が被った損害に対しても、当社は一切の責任を負わず、全て利用者の責任において解決していただきます。
また、当該建物内外の全ての施設・物品を破損・損傷・紛失させた場合は、「１２．免責及び損害賠償」の項をご参照ください。
①「使用申込書」または使用申込時の使用目的・内容が、実際の使用内容と異なる・偽りがあると当社が判断した場合。
②所定の期日までに使用料金の支払がなされなかった場合。
③当施設内の防災設備等が正確に機能しない様な造作・運営等を行った場合、または問題があると当社が判断した場合。
④当施設管理上好ましくない、または公序良俗に反する内容であると当社が判断した場合。
⑤他の利用者もしくは館内テナント・テナント関係者、または来館者・会場周辺及び近隣住民等（以下「その他の第三者」）に迷惑を及ぼす恐れがあると当社が判断した場合。
⑥関係法令・関係官公庁の指示に反する行為をした場合。
⑦利用者が、暴力団・暴力団関係企業・総会屋もしくはこれらに準ずる者またはその構成員（以下総称して「反社会的勢力」という。）であると認められるとき、または、使用申込者の役員及び従業員または関係者に、反社会的勢力と密接な関係を有する者が居ると認められるとき。
⑧当施設の使用が、反社会的勢力の組織の維持・拡大に利用される等その利益になると認められる場合。
⑨当施設または当社従業員に対し、暴力的な要求を行い、または合理的な範囲を超える負担を要求した場合。
⑩当施設内・建物周辺に危険物を持込む行為、または建物全体・付帯設備・備品等を破損・紛失したと当社が判断した場合。
⑪火気の使用(喫煙室以外の喫煙も含む)、または裸火（暖房器具等を含む）・煙・ドライアイスの使用等、当社が危険を生じる恐れがあると判断した場合。
⑫音・振動・臭気の発生等により当社施設、及び建物周囲に迷惑を及ぼす、またはその恐れがあると当社が判断した場合。
⑬来場者数が当社施設の収容人数を超え、周囲に迷惑を及ぼすと当社が判断した場合。
⑭生体（身体障害者補助犬を除く）を持込んだ場合。
⑮大規模地震対策措置法により、警戒宣言が発令された場合。
⑯ごみを投棄するなど、当施設内外・周辺施設を不衛生な状態にした場合。
⑰建物周辺における、車・バイク・自転車などを路上駐車した場合。
⑱当社が事前に認めた場所以外での飲食・飲酒等当社もしくは、その他の第三者が迷惑であると判断した場合。
⑲その他、当施設内外・周辺で、その他の第三者に迷惑を及ぼす言動及び行為を行ったと当社が判断した場合。
⑳仮差押・仮処分・強制執行もしくは競売の申立を受け、または公租公課の滞納処分を受けた場合。
㉑自ら振り出した手形もしくは小切手の不渡り処分を受け、または銀行取消処分を受けた場合。
㉒営業を廃止しまたは解散した、及び営業停止処分を受けまたは営業免許もしくは営業登録の取消処分を受けた場合。
㉓破産手続き開始、民事再生手続開始もしくは会社更生手続開始の申立を受け、または自らこれらの申立をした場合。
㉔経営状態が悪化し、本契約を継続することが著しく困難であると客観的に認められた場合。
㉕関係官公庁への必要な届出を故意にしていなかったと当社が判断した場合。
㉖上記事項以外において如何なる理由があろうとも、当社の注意に従わない、または本規約の規定に違反すると当社が判断した場合。
(3) 前項は「使用料金」納入後においても適用されます。
この場合、受領した「使用料金」は一切お返しいたしません。
(4) 当施設内はラウンジを含め全面禁煙です。
喫煙される場合は所定の喫煙所のみをご利用ください。
(5) 建物エントランス・公開空地・その他共用部についての使用方法(造作・広告物・人の滞留等)を、利用者が当社に対して使用方法を説明し、当社が使用許可した利用方法以外は認めません。
１０．使用開始日までの流れ
使用開始日までの流れは本ホームページ上に掲載しております「イベントホール・貸会議室 ご利用の流れ」を参照ください。
「使用申込書」ご提出後は、本規約「７． 使用申込の変更及び解約」に係る「キャンセル料」を申し受けますので、ご注意ください。
(1) 「使用申込書」ご提出後、当社の担当者と催事についてお打合せください。
提出書類の確認・レイアウト・会場運営計画・タイムスケジュール等、詳細なお打合せをいたします。
(2) お打合せ時に確認しました「ご提出いただく書類」についての注意事項①各書類に関しては、提出前に官公庁や建物所有者に事前相談が必要なため、日程には余裕を持って提出ください。
②各書類を提出していただけない場合、催事を中止させていただくこともございます。
③その他、必要に応じて書類のご提出をお願いする可能性がございます。
１１．関係官公庁への届出等(1) 利用者は、当施設を使用するに当たって法令に定められた事項を、利用者の責任と負担において所轄の関係官公庁（以下「官公庁」という）に届出を行い、官公庁の指示に従ってください。
この場合、利用者は、常に届出内容について事前に当社の承認を受け、かつ、官公庁から受けた指示内容を直ちに当社に報告してください。
届出不備のために使用不可能となった場合、当社は一切の責任を負いません。
(2) 官公庁への届出内容につきましては、許可された諸届出の写しを使用開始日の 1 週間前までに当社にご提出ください。
(3) 届出先につきましては、以下ご参照ください。
①開催届出申請書（消防申請）等芝消防署〈住所〉港区東新橋 2-13-7 〈電話番号〉03-3431-0119②道路使用許可・要人警備相談等
愛宕警察署〈住所〉港区新橋 6-18-12 〈電話番号〉03-3437-0110③食品営業許可等
みなと保健所〈住所〉港区三田 1-4-10 〈電話番号〉03-6400-0050④音楽著作権使用等
日本音楽著作権協会 〈住所〉渋谷区上原 3-6-12〈電話番号〉03-3481-2121(4) 使用日当日に、届出内容・指示・許可事項について、官公庁の担当官が査察を行うことがございます。
「届出書」・「許可書」等を必ず保持し、利用者が査察にお立会いください。
１２．免責及び損害賠償(1) 使用期間中（準備・撤去を含む）に発生した事故につきましては、利用者の関係者や来場客の行為であっても、全て利用者に責任を負っていただきます。
事故防止には万全を期して下さい。
当施設及び搬出入時の警備につきましては、利用者の責任において、警備会社へ委託または警備担当員の配置を行い、交通整理・場内整理、盗難・火災・事故等の防止に努めてください。
万一に備え、イベント保険等の損害保険や傷害保険等に加入してください。
(2) 事前の荷物の受取りに伴う荷物の中身の紛失・破損事故、会場設営・会場使用中の展示物品等の盗難・破損事故及び来場者等の人身事故については、その原因の如何を問わず当社は一切の責任を負いません。
(3) 天災地変・官公庁からの指導・その他当社の責に帰さない事由により使用中止された場合、その損害について当社は一切の責任を負いません。
(4) 利用者が、当施設・当建物の設備・備品等を汚損・毀損・紛失した場合、その他の第三者に対して損害を与えた場合において、利用者は当社またはその他の第三者が被った損害を賠償していただきます。
(5) 前日の使用状況等により貸出備品等の毀損・紛失等が発生し、当日ご使用になれない場合その損害について当社は一切の責任を負いません。
(6) 当社の責に帰すべき事由により、利用者が損害を被り、当社に対しその損害の賠償を請求した場合は、当社は受領する「使用料金」の範囲内において賠償するものといたします。
ただし、利用者の損害の内、機会損失等の得べかりし利益に関しましては、当社はその損害の責任を負いません。
(7) 本規約及び当施設のご利用については、日本国において有効な法令を準拠法とし、当施設のご利用に関する訴訟等については、東京地方裁判所を第一審の専属的合意管轄裁判所といたします。
(8) その他、本規約に違反して当社が損害を被った場合には、その損害について賠償請求いたします。
１３．利用者の責務(1) 承認内容、本規約及び法の定める事項を遵守し、利用者の責任において催事の管理・運営をしてください。
(2) 使用期間中（準備・撤去を含む）の当施設管理、秩序維持、来館者の整理誘導・安全確保、盗難・事故防止等は、利用者が責任を持って行ってください。
(3) 本規約等遵守事項の内容は、利用者の関係業者等にも周知徹底してください。
(4) 災害や事故等に備え、非常口や避難誘導方法、消火器の位置等も事前に確認し、利用者の関係業者にも周知徹底してください。
(5) 使用終了後は、当施設を開錠時の状態に戻していただきます。
催事中に使用停止を受けた場合も同様とします。
１４．当施設の開錠・施錠、事前・事後の原状回復確認について(1) 当施設の開錠・施錠は、利用者または利用者の関係業者(以下「開錠責任者」という)からのお申出においてのみ行います。
事前に当社へ開錠責任者を申し伝えてください。
使用当日、開錠責任者は、ホテル「ヴィラフォンテーヌ東京汐留」フロントカウンター(以下「受付」という)にお越しいただき、入館時には「使用時間届」の記入を必ず行ってください。
「使用時間届」の記入を行わない場合は、当施設のご利用はできません。
(2) 当施設受付へは「使用申込書」に押印した印鑑もしくは、開錠責任者が本人である事を特定出来るもの(御名刺等)をご持参の上、お越しください。
(3) 入館手続き後、開錠責任者は当施設関係者立会いの下、事前の原状回復確認(以下「事前確認」という)をしていただきます。
当社の責に帰さない事由により、事前確認を行わない場合は、事後原状回復確認(以下｢事後確認｣という)の時に当社施設内外で発見した、傷や損傷箇所の全ての損害を賠償していただく場合も御座いますので、ご注意ください。
(4) 催事終了後、開錠責任者は当施設関係者立会いの下、事後確認をしていただきます。
事後確認時に新たに発見した損傷箇所については、利用者の責任によって損害を賠償していただきます。

(5) 事後確認後、開錠責任者は催事関係者が当施設に残っていない事を確認し、受付で退館手続きを行ってください。
退館手続きは、会場使用延長時間の確認・当日発生した会場所有備品使用等の確認も兼ねているため、確実に行ってください。
１５．安全管理(1) 使用期間中（準備・撤去を含む）は、全て利用者の責任のもとに、防災・防犯・施工・搬入出等の安全管理を行っていただくことになりますので、必ず常駐してください。
(2) 利用者及び利用者の関係者は、当施設において自己の身体及び財産について自らの責任でこれを管理してください。
当社は、当施設内外での盗難・紛失・障害等の損失に対して一切責任を負いません。
また、利用者及び来場客は、これに異議を述べることはできません。
利用者は来場者に対してもこの旨を周知徹底してください。
(3) 利用者は、来場者の安全のために、会場管理計画書を当社に提出し、利用者の責任において「自衛消防隊」を組織して、各々の任務分担を定め、非常時に備えて非常口・防災設備の位置や使用方法等を予め熟知しておいてください。
(4) 会場使用期間中、当施設内外で混雑が予想される場合には、必要に応じて警備員・整理員を配置してください。
また、当社に対して警備・人員整理計画をご提出してください。
(5) 利用者は、催事の前後や休憩時間等において、適宜扉の開放を行い、室内換気を心掛けてください。
(6) 利用者は、自らの費用と責任で、必要に応じて医師または看護師を派遣し、その旨を当社に報告してください。
(7) 使用期間中の荷捌き場には、防災・防犯等の理由から、商品や梱包材、装飾資材、ごみ等を置くことはできません。
また、使用期間中は各搬出入用扉については防災・防犯上常時閉じておいてください。
(8) 当施設の保全管理・維持・防災・防犯及び安全上の理由から、当施設関係者が催事期間中は会場内適宜の場所に立入り、必要な措置を講ずる事がございます。
(9) 当施設の防災・防犯及び安全上等の理由から、当施設のマイク・スピーカー等が一時利用出来なくなる事や非常放送等が流れる事がございます。
(10)上記以外の事項においても、当社が安全管理上必要であると判断し、指示した事項に関して、利用者は当社の指示に対して、必要な協力を速やかにしていただきます。
１６．展示物品等の搬入・搬出(1) 展示物品等の搬入・搬出をする場合、「事前搬入届」もしくは「搬入出スケジュール」を、使用開始日の 1 週間前までに当社にご提出ください。
(2) 展示物品等の搬入・搬出車の出入りは、所定の場所から行ってください。
なお、搬入時間等につきましては、当社より調整させていただく場合がございます。
(3) 搬入・搬出車の出入りは使用時間内に行ってください。
(4) 搬入・搬出車が混雑する恐れのある場合には、出入口等の所要の箇所に予め整理員を配置してください。
(5) 搬入・搬出時に施設を毀損・汚損しないよう「住友不動産養生基準」を遵守してください。
１７．注意事項(1) 使用終了後の原状回復と清掃は利用者の責任にて行ってください。
終了時に当社が確認いたします。
なお、特別清掃が必要な場合は、予め当社にご相談ください。
(2) 利用者にて作成される印刷物等で当施設もしくは当建物の名称・ロゴマーク・映像等を使用する場合には、事前に当社の承認を得てください。
(3) 当施設の周知、誘導等につきましては利用者にて行ってください。
その際、利用者が用意される案内書等には当社の電話番号を記載しないようお願いいたします。
万が一、記載されても一切お取次ぎ・ご案内はいたしかねますのでご了承ください。
(4) お弁当やケータリングサービスは、原則として当社指定のケータリング会社をご利用いただきます。
お問い合わせは、ホテルヴィラフォンテーヌまでご連絡ください。
(5) 当社指定業者以外のケータリング会社をご利用になる場合は、予めご相談ください。
事前に搬入出・作業届の提出が必要となる場合がございます。
また、当社で空き容器の回収はいたしませんので、事前にケータリング会社とお打ち合わせください。
(6) ゴミは原則、利用者のお持ち帰りになります。
(7) 当社へゴミの集荷依頼をする場合は、有料になります。
また、利用者とゴミ回収業者との直接取引になります。
１８．その他(1) 当日または、使用期間中（準備・撤去を含む）の突発的なレイアウト変更等につきましては、当社に依頼することはできません。
利用者にて対応してください。
(2) 当施設からの荷物の発送（着払いのみ）が可能です。
当施設受付にご相談ください。
ただし、発送及び梱包資材等につきましては当社に依頼することはできません。
利用者の責任の下、集荷の依頼を行ってください。
(3) 当施設への荷物の発送につきましては、当社にて到着予定日時を指定させていただきます。
「事前搬入届」を当社にご提出の上、宅配業者へご依頼ください。
その際、当社は荷物の破損・不足等の責任は一切負いません。
また、到着予定日の当施設利用状況や荷物の内容によりましては、お断りする場合もございます。
(4) 事前に当社へお申出のない、多量または大きな荷物の場合には、保管場所として会場を有料でお借り上げいただきます。
利用終了後に「精算金」として事後にてご請求いたします。
※本規約は 2024 年 7 月 30 日に作成したもので、今後予告なく改定する場合がございます。