通信教育講座

時 短 の 達 人

デジタル情報整理術i

C O N T E N T S

1ヵ月目学習
1章

なぜデジタル情報整理術なのか

1

1. デジタルだから生産性が上がるわけではない

２（１）結果を出すことが求められる時代

２（２）成果は上がっていますか？

２（３）成果を出すためにできる工夫とは

３（４）デジタル機器は「知的自転車」

４

2. 整理しないから仕事がはかどらない

６（１）仕事の基本は整理から

６（２）整理とは６

3. デジタルを使って整理する

９（１）アナログの問題点とは

９（２）デジタルのメリットとは

９（３）デジタルのデメリットを知っておこう

10（４）デジタルは清書ツールではない

10（５）データとデザインを分けて考える

11

1章

13

2章

学習のまとめ

仕事の整理の仕方を考える

15

１. 仕事に型を作る

16（１）型＝仕事のルール

16○コラム：ビジネス・フレームワークの使いどころ

17（２）仕事の「ムダ」を減らす

19（３）ムダをなくすと成果が上がる

26

2. 仕事の材料と道具をそろえる（Where の具体論）

27（１）仕事に必要なものは１つにまとめておく27（２）仕事の箱はクラウド上に置こう

28（３）仕事の道具もなるべく統一する31

3. 自分の中でワークフローを決める（What、When、Who、Howの具体論） 34（１）ワークフローとは業務の流れ（定義）34（２）自分の業務マニュアルを作ってみる

34（３）「ワークフロー」の PDCA を回す

37

2章

41iv

学習のまとめ3 章 ファイル管理で目的の資料がすぐに取り出せる仕組みをつくる 43
1. 仕事＝プロジェクトごとに箱（フォルダ）を作る

44（１）デスクトップにファイルを散乱させていませんか？

44（２）ファイルの置き場所が決まっていると探す時間を減らせる

44（３）仕事に関連するデータは全て１つのフォルダに入れる

45（４）ファイルにすぐにアクセスできるようにする

49（５）「プロジェクト」フォルダの中を 2 階層まで増やす

52

2. 置き場所が決まらないファイルは「受信箱」フォルダに入れる

55（１）すぐに処理が終わる小さな案件を入れる

55（２）「受信箱」をどこに置くか55

3. 完了したプロジェクトはアーカイブする63（１）「アーカイブ」フォルダを作って放り込む

63（２）作業が進まないプロジェクトは「ペンディング」フォルダに

64（３）HDD に空きがある限りなるべく削除しない

65

4. 繰り返し参照するファイルは「リファレンス」フォルダに置く

67（１）プロジェクトとリファレンスは動と静67（２）何度も参照する資料やデータは「リファレンス」フォルダに置く

67（３）プロジェクトごとのリファレンスは各「プロジェクト」フォルダ内に置く 68

5. ファイル名のルールを決める

70（１）ファイル名だけで中身が分かるようにする

70（２）日付が先か目的が先か

72（３）ファイル表示の並べ替え機能を使いこなす

73

3章

77

学習のまとめ悩み解決 Q&A

78

4 章 メール整理で仕事の効率を上げる

79

1. メールのミスをなくす基本マナー

80（１）件名の付け方

80（２）送信先の使い分け

81（３）返信や対応の期限を指定する

82（４）署名（シグネチャ）に入れるべきこと

82（５）添付ファイルの扱い方

84v

（６）セキュリティ上の注意点と対策

85

2. メールの整理には Gmail を使おう

87（１）Gmail を使うメリット

87（２）あなたの会社も Gmail かもしれない

87（３）Gmail のアカウントを取得しよう

88

3. Gmail を使いこなそう

95（１）スレッドの使い方

95（２）処理が終わったメールはアーカイブする

97（３）必要なメールを探す検索の使い方

100（４）ラベルと自動振り分けを使おう

104（５）メールを便利にするさまざまな機能

108

4章

131

学習のまとめ悩み解決 Q&A

132

2ヵ月目学習
5 章 最速で必要な情報にたどり着く検索テクニック

133

1.「検索力」で仕事の能力が大きく変わる

134（１）仕事の疑問のほとんどは Web 上に答えがある

134（２）あなたが疑問に思うことは他人も知りたいと思っている

135（３）検索結果を検証する

137

2. 仕事に役立つ検索テクニック139（１）「とは」検索

139（２）複数語で検索する

140（３）期間を指定する

141（４）芋づる式に探す

142（５）Twitter で検索する

143

3. 画像を検索する

144（１）仕事に使える写真やイラストも検索できる

144（２）画像の著作権には気を付ける

148

4. 検索結果を保存する

152（１）検索結果を再利用のために保存する

152

vi

（２）Chrome のブックマークにタブのグループとして保存する

153

5章

156

学習のまとめ悩み解決 Q&A

157

6 章 クラウドとモバイルを活用して、どこからでもアクセスできる仕事環境を整備する 159
1. いつでもどこでも仕事ができるクラウドサービス

160（１）クラウドサービスとは160（２）Web サーバー上でアプリが動作する

161（３）Web ブラウザがアプリになる

162

2. 仕事に使えるクラウドサービス「G Suite」

164（１）G Suite とは164（２）Google スプレッドシート

165（３）Google ドキュメント

166（４）Google スライド

167

（５）Google フォーム

168

（６）Google ドライブ

169

（７）Google カレンダー、Google Keep、Google ToDo リスト

171

3. G Suite を使ってみよう

173（１）Google Chrome を使用する

173（２）G Suite を使ってみる

175（３）Chrome に拡張機能を入れる

180（４）Google 日本語入力を使おう

181

4. G Suite を効率よく活用しよう

184（１）G Suite のメリット・デメリットと Office アプリとの使い分け

184（２）クラウドを使ってスマホとパソコンを連携させる

188（３）Google アカウントを活用しよう

190

6章

196

学習のまとめ7 章 メモを取り、スケジュールと ToDo 管理で仕事のミスをなくす 197
1. メモとノートは仕事のキーポイント

198（１）メモとノートの重要性

198（２）メモの種類

199（３）デジタルでのメモの取り方

201

vii

（４）Google Keep でメモを取る

202

2. Google カレンダーでスケジュールを管理する

215（１）具体的な予定は Google カレンダーで管理する

215（２）スケジュール管理のポイント

224

3. 仕事用のノートを作成する

227（１）メモでインプットしてノートでアウトプットする

227（２）整理・整頓しやすいクラウドノート

230（３）Evernote と OneNote の比較

235

7章

237

学習のまとめ8 章 コミュニケーションツールで情報・データを共有化し、チーム作業を合理化する 239
1. チーム作業を合理化するために

240（１）情報・データを共有し、チーム作業を合理化する

240（２）ファイルをクラウドで共有するとチーム作業がはかどる

241（３）チーム作業におけるフォルダ管理244

2. チームの情報の共有化には Google スプレッドシートを使おう

247（１）情報は Google スプレッドシートを使って「表」で整理する

247（２）Google スプレッドシートを使ってタスク管理する

249（３）コメントを付けて連絡する

257（４）Web フォームを Google フォームで作成する

259

3. チーム作業でビジネス文書を作成する

266（１）社外へのビジネス文書は必ず校正・校閲する

266（２）Word の校正機能の問題点

267（３）Google ドキュメントを使ってチームで文章を作成する

268

4. SNS を仕事に活用する

279（１）SNS とチャットツールの種類を知る

279（２）各サービスの特徴

279（３）SNS を仕事に活用するときの注意点

281

8章

283

学習のまとめ

付録

284

INDEX

303

参考文献

306

viii