営業用としての牛乳宅配システムの使い方

当社の「牛乳宅配管理システム」には日常業務でよく使われている機能（顧客登録、請求書発行）等の他にいろいろな機能があります。
特に「営業用」としての使い方をご紹介します。
すでに実績もありますので、ぜひご活用下さい。

１．既存客の繋ぎとめのための使い方
どこの販売店さんでも契約されたお客さんがすぐやめられるというお悩みを抱えておられます。
そのお客さんの繋ぎとめに販売店さんはいろんな対策を実施されています。
例えば、顧客情報として誕生日を登録しておいて、その誕生日に簡単なプレゼントを。
また、配達開始後○ヶ月たったお客さんにはプレゼントなり、サービスを。
8000 円／月以上とって頂いているお客さんには新商品お得情報をお届け。
これらのことは、別に目新しいことではなく販売店さんに聞いても「知っているよ」というところが結構あります。じゃあすでに実施されているかというと、やられていないんですね、理由は「面倒くさい」、「誕生日もノートにいちいちつけてたけど、探し出すのが面倒で・・」
そうなんです。「分かっているけど実施されていない」ことが多いんです。
それはあるお客さんから聞いた次のようなことも関係しているのかもしれません。
「一度、誕生日のサービスもやったことがあるよ。でもあるお客さんへのサービスをつい忘れてしまってね。逆に苦情の電話をもらったんだよ」お客さんが増えていったときに、手書きの管理だけではどうしても漏れがあるんですね。（それまで使われていたコンピューターは請求書印刷用のみでした）
それを日常業務として確実に実施できるのがこのシステムです。
以下はその具体例です。

＜３か月後のサービス＞
新聞販売店さんの場合、契約期間があります。ですので、その契約終了時期近くになると営業をかけて行かれます。
ところが、牛乳販売店さんの場合、契約終了日がありません。
ではどうすればいいかというと、終了日を予想すればいいのです。
解約されそうな日をあらかじめ予想して、ＴＥＬを入れる。といいましても、「それが分かれば苦労しない」ということですね。
で、これは統計上の話ですが（ですので必ず当てはまるとは言えません）解約日を予想するのは難しいですので、開始されて３ヶ月後に電話を入れます。
「ありがとうございます。３か月契約していただけましたので○○をサービスさせて頂きます。今後ともよろしくお願いいたします」
サービスじゃなくても1「ありがとうございます。今後ともよろしくお願い致します」という電話だけでも違うようです。
別に３ヶ月後という決まりはないのですが、統計上この間隔で解約（休止）率が高いそうなんですね。
（こちらの販売店さんに話を伺っても「3 ヶ月」というのはよくおっしゃられます。）
実際、このタイミングでサービスを行うと解約（休止）率がグンと減ったそうです。
（お客さんは、「やめようと思ったけどサービスももらったし悪いわね・・」と思われるのかもしれません）＜ポイントサービス＞
もう一つが「ポイントサービスです」
これは、パソコン上で購入金額に合わせて自動的にポイントを加算していくやり方と、シールを作ってそのシールをあらかじめ配った台紙に貼って頂くやりかたがありますが、前者の方がお客さんの手間を取らせないでいいかもしれません。
ポイントサービスも継続して契約して頂く一つの手段です。
ポイントサービスをするときは、当然いくらの購入金額で○ポイントなのか、その時の商品は何か、考えておかなくてはなりません。
自社の商品サービスの場合
例えば 100 円で 1 ポイントの場合、3000 円／月のお客さんの場合、30 ポイント／月たまりますので、６か月で 180 円の商品をサービスすることになります。
サービス時はその金額の範囲内でお好きな商品を選んで頂くことになります。
集金袋をポイントの変わりに使われている販売店さんもいらっしゃいます
集金時に集金袋に印を押して渡されるのですが、袋の印がいっぱいになったら何か商品をサービスされておられます。

＜誕生日プレゼント＞
誕生日プレゼントも効果的な手段です。
「誰の誕生日に？」ということで言うと奥様になります。
（宅配のお金を握っておられるのは奥さまですので）奥様の誕生日（またはその前の日）に 300 円〜500 円の花をボックスの中に添えておきます。
もちろん、メッセージも一緒です。
ある販売店さんではこれをすると約 4 割のお客さんから後日、お礼の電話があったそうです。
もちろん、ほとんどのお客さんが継続して頂いているそうです。

2２．売上を上げるための使い方（１）営業先を絞る
売上をあげるにはやはり「営業」はかかせません。
でも、ただやみくもに営業をするよりもできれば購入確率の高いお客さんに対して営業をする方が効率的ですし当然ながら制約のその確率は高いです。
「じゃあ、その購入確率の高いお客さんは？」というとそれは現在、高い購入金額を払っていらっしゃるお客さんです。（卸屋さんは除いて）やはり、これも現在多くの金額を払って頂いているお客さん（要はお金を持っていらっしゃる）が次の商品を購入して頂ける確率が高いようなのです。
ただ、その時にお勧めする商品は、似たような商品ではなく全く別の種類の商品か新製品がいいようです。
「あら、これおいしそうね」とか「あら、こんなのが出たの？」とか興味を引いて頂けるような言い方で、説明するのがポイントのようです。
これも統計上の話ですがですが、いろんな食材をインターネットや牛乳販売店さんを通して通販している会社の統計ですと、牛乳販売店さんのお客さんの上位１０％の方が食材の購入者の９０％を占めているそうです。
つまり、600 人の契約者がいらっしゃるとすれば 60 人の方に対して営業をすればかなりの確率で新商品の契約をして頂けるということのようです。
その１０％の方というのが先ほどの高額の契約者さんなんですね。
（２）請求書の有効活用
請求書を売上アップに利用する方法です。
毎月お客様に発行される請求書の【おしらせ】（備考欄）に宅配のお客様にＰＲしたい内容を書きます。
これがお客様の目にとまり新たな契約に至るケースが多いようなのです。
「ウチは毎回チラシを入れているし、そんなことは前からやっとるよ」とみなさんおっしゃいます。
その通りです。
商品の紹介だけであれば、メーカーさんからの商品のパンフレットやお店で作られたチラシ等がありますし、もちろんそれらも配布されていらっしゃると思います。
ではなぜこの【おしらせ】欄が効果あるのでしょう。
それは、経営者の方がご自身の言葉で書かれておられるからだと思います。
「○○には△△が効きますよ」「△△にはこういう効果がありますよ」「■■の取り扱いはじめました！」ということを経営者の方から宅配顧客の皆様へ直接伝える形になっているからだと思います。

3チラシやパンフレットは万人に伝えるものです。しかもお客さんは見慣れていて「どうせまた似たような新商品の宣伝だろう」と思ってしまいます。
ところが、経営者・店長さんのことばで書かれたことというのは「個人」から「個人」へ伝える言葉となります。手紙でもそうですね。それを読むときには差し出し人の方の顔を思い浮かべながら読むはずです。
立派なパンフレットにその「個人」の姿というのは中々見えませんよね。
しかし、ただ普通に書いただけではなかなか見て頂けません。そこでここの印刷だけをカラーでしたところ反応が上がったのです。
しかも、一色だけではなく「先月は赤だったので、今月は青」と自由に色を変えて見たところ、お客さんのほうから「こりゃ目立つよねー、今月はどんなことが書いてあるか毎月ついつい見てしまうよ」とおっしゃられたそうです。
色を変えるのはお客様に対してもインパクトをつけやすいですし、印刷時に特定のインクだけすぐなくなるということもありません。
（ただ、これまでのところ最も反応が良かったのが「赤」のようですね。ここぞという時に「赤」を使うのがいいかもしれません）
以下が例です。

「カラー印刷なんかしなくてもどうせ、見ないんだから・・」
みなさん、最初はそうおっしゃいます。
4でも、このシステムを最初に導入して頂いた販売店さんで試されたところ、効果がありました。
「たかが、請求書！されど請求書!ですね」
当社の「牛乳宅配顧客管理システム」は「お知らせ」の色を自由に変えることができますし、その内容も色々なパターンを用意する事ができます。請求書発行時に色を決めてメッセージの内容を決めてそのメッセージを送りたいお客さん用の請求書を印刷する。これだけです。
毎月発行する請求書に少しでも「お客様を共感させる情報」を盛り込んで共感していただければ売上アップに繋がります。

以上、牛乳販売店さんにおける私なりの情報の中からお役にたてる情報をまとめてみました。
もう既にみなさん御存じの情報かもしれませんし、実施済みの内容かもしれません。。
ただ、実際に実施されていて効果のあった情報ですのでもしまだ未実施の方であればお役に立てると思っています。
次ページ以降は、「顧客自由検索」機能を使った具体的なシステムの使い方を述べています。
ぜひご活用下さい。

5

１．顧客自由検索「メインメニュー」（最初の画面）から「顧客自由検索」のボタンをクリックすると開きます。
この画面では、色んな条件を指定してその条件にあった顧客を抽出することが出来ます。
印刷項目の指定

まず、この画面の簡単な説明です。

検索項目の指定

画面上半分の「印刷項目」ですが、ここは抽出した顧客に関する項目が並べてありますのでその中から印刷したい項目をチェックします。チェックをすると項目が紫色になります。
（最初から紫色になっている項目もあります。これを基本情報と呼びます）
次に画面下半分の「検索項目」ですが、ここに抽出したい条件を入れます。
最後に「検索」ボタンをクリックすると、検索された顧客が画面に表示されます。
次ページ以降、使用例を使って説明します。

6

＜使用例１＞
今月の売上 3,000 円以上の顧客を抽出し、その顧客の基本情報（顧客名、住所等）と売上金額を印刷したい。
（１）「印刷項目」の「今月売上金額」にチェックを入れます。

（２）「検索項目」の「今月売上金額」に以下のように「3000」〜「999999」と入力します。
これは、売上額が 3000 円以上 999999 円以下の顧客を検索・抽出するという意味です。
ここで、カンマ（，）は入力する必要はありません。数字だけ入力してください。
また、右の「999999」は上限の数字なら何でも構いません。

（３）入力が終わったら画面下の検索ボタンをクリックします。

（４）すると、次のような画面に変わります。

7

検索され抽出された顧客が表示されます。右下に件数が表示されています。
この場合は月の売上が 3000 円以上の顧客は「1 件」ということになります。
尚、ここで表示されている項目は先ほど「印刷項目」で指定した項目ではなく、決められた項目です。
画面上で確認をするのみです。

（５）印刷
それでは、印刷するために画面下の「印刷プレビュー」のボタンをクリックして下さい。
すると以下のように「印刷項目」で指定した項目が表示されますので上の「ファイル」→「印刷」をクリックして印刷してください。
もちろん、「印刷プレビュー」ではなくいきなり「印刷」ボタンをクリックして印刷しても構いません。

8

（６）印刷が終了したら５．のプレビュー画面を閉じます。

４．の画面になるので「前の画面に戻る」ボタンをクリックします。
すると最初の１．の画面に戻ります。
（７）「検索項目」
・「印刷項目」のクリア
続けて別の条件で検索を行う時、「検索条件クリア」「印刷項目クリア」ボタンをクリックします。

すると、指定した条件がクリアされて最初の状態になります。

9

＜使用例２＞
配達開始から 3 ヶ月経った顧客を抽出したい場合
次に、配達開始から当月までに 3 ヶ月経った顧客を抽出する場合です。統計的に見て新規のお客さんの場合、配達開始から 3 ヵ月後に休止・解約（配達ストップ）されるお客さんが多いようです。
（あくまで統計上です・・）
そこで、配達開始から当月まで 3 ヶ月経ったお客さんを抽出できればそのお客さんに対してなんらかのアプローチをかけることが出来ます。
（電話を掛けて「ありがとうございます、今後とも宜しくお願いいたします」というだけでも解約率が違うそうです）＜前提条件＞
但し、そのためには前提条件として「顧客管理」の画面から「配達開始日」を入力しておく必要があります。
（この日付を元にして検索しますので）（１）印刷項目の指定印刷項目としては、「基本情報」の他にとりあえず「今月売上金額」と「配達開始日」を指定します。

（２）検索項目の指定
次に検索項目はここに「３」と入力します。

入力後、「検索」ボタンをクリックします。
後は＜入力例１＞に同じです。
※ここで指定する「○ヵ月後」というのはあくまで月単位で見ていますので現在処理月が「5 月」で配達開始日が「2/10」や「2/25」の 2 月中の場合、「3 ヵ月後」ですべて抽出できます。

10

＜使用例３＞2 月生まれのお客さんを検索したい
だれでも誕生日にプレゼントを貰うとうれしいものです。自由検索を使って指定した誕生月のお客さんを抽出することが出来ます。
＜前提条件＞
前提条件としては、「顧客管理」画面の下の「詳細」ボタンを押して表示される画面（以下参照）の「摘要１」「摘要２」「配達摘要」「顧客摘要」「顧客摘要」「集金摘要」「住宅摘要」のどれかの項目に誕生日を入れておきます。
ここでは「顧客摘要」に入れています。
（入力時は○で囲まれたところに直接入力してください）
例では「２／１４」と入力しています。
＜※注意＞
入力時は「半角」（2/14）か「全角」（２／１４）どちらでも構いませんが、どちらかに統一して入れる様にして下さい。入力に統一性がないと検索できたり出来なかったりしますので。

2/14

入力したら「登録」ボタンを押します。

11

（１）印刷・検索項目「印刷項目」はとりあえず「基本情報」と「顧客摘要」をチェックします。その他印刷したい項目があればチェックして下さい。

「検索項目」は「顧客摘要」のところに以下のように入力します。

2/「３月生まれ」の場合は「３／」と入力します。この意味は＜「顧客摘要」に入力されている文字で「３／」を含むものを検索する＞ということなのです。ですので誕生日を「２／１４」「２／６」と入力していればどちらにも「２／」が含まれるため見つけてくることが出来ます。
「検索」ボタンを押し、次の画面で「印刷プレビュー」を押すと以下のように表示されますので印刷をして下さい。

12この他にも、よく使われている使い方や効果的な使い方を以下に載せています。
目的
１

２
３
４５

検索項目

指定する内容

過去、牛乳を取っていた顧客の中で、9 月〜10 月 配達終了月

9〜10にかけて休止（解約）した顧客

休止

かつ 配達状況

過去、牛乳を取っていた顧客の中で、4 月〜5 月 配達開始月に配達を開始した顧客

かつ 配達状況

4〜5
休止

特定の商品を取っている顧客の抽出

商品コード検索したい商品コード

現在、契約（配達）中の顧客数

配達状況

契約中

または 請求金額
現在、休止（解約）中の顧客数

1〜999999

配達状況

休止

または 請求金額

0〜0６

ポイント数

ポイント数

抽出したいポイント数

７

振替の顧客数

集金方法振替８

自由検索で抽出したデータの EXCEL への出力

※１、２のように複数の検索項目を同時に指定することも出来ます。この場合いずれの条件も満たす顧客を検索・抽出してきます。
(例)

1 の場合

配達状況が休止 かつ 配達終了月が 9 月〜10 月の顧客 が抽出されます。

「顧客自由検索」は以上のように、あらゆる項目を検索条件として顧客を抽出することが出来ます。
ぜひ、存分に利用してください。
以降は、その他の便利な機能です。ご参考までに載せました。

13

２．単価の一括変更
商品単価が変更になった時、一度にすべての顧客のその商品の単価を変更することが出来ます。
「メインメニュー」（最初の画面）から「マスター登録・引落データ作成」をクリックします。
「マスター登録」の画面から「商品単価一括変更」をクリックします。

すると以下の画面が表示されます。

例えば、コーヒー牛乳の売価を「130 円」→「135 円」に変更する場合（１）商品をコーヒー牛乳に指定します。
すると、コーヒー牛乳を取っている顧客だけが下に表示されます

14ここで、一人一人単価が違う場合は直接「売価」を修正していきます。
一括で 135 円にする場合は、画面下の「売価一括変更」ボタンをクリックします。

ここで、「5 円」と入力し、「上げる」となっているのを確認して「実行」ボタンをクリックします。

「OK」をクリックします。
すると、「売価」の部分が「135 円」に変更されました。

「終了」ボタンをクリックすると以下のようなメッセージが出ます。

「ＯＫ」をクリックすると、顧客データの売上金額に反映されます。

15

３．担当者の一括変更あるコースの配達担当が変わったとき一度にそのコースのすべての顧客の配達担当を変更することが出来ます。
「マスター登録・引落データ作成」から「コース登録」をクリックします。

「コース登録」の画面が表示されます。

ここではコースを登録する他にそのコースの「集金人」、「配達人」を設定し、現在の顧客データに繁栄させることが出来ます。
例として、コース２の配達人を「村松」から「田中」に変更し、顧客データの配達担当の方にも反映させてみます。
（もちろん、「田中」は前もって「担当者登録」から登録しておく必要があります。
「コース２」をダブルクリックして上に表示させ、配達担当を「田中」に変えます。

下の「担当一括変更」ボタンをクリックします。

16

「はい」をクリックします。以下のメッセージが出れば終了です。

17

４．担当者の一部変更あるコースの配達担当が一部の顧客について変わったとき一覧を見ながらそのコースの配達担当を変更することが出来ます。
「マスター登録・引落データ作成」から「配達・集金人一括登録」をクリックします。

コースを指定すると下図のように各顧客に対する「集金担当」、「配達担当」が出ますのでここで直接自由に変更することが出来ます。

18

５．商品の表示順の変更
顧客管理画面の週間配達予定で商品を設定する際、表示される商品の順番を、また「商品予約表」で表示される商品の順番をこちらが指定した順番で表示したい場合、以下の手順で行います。
（１）「メインメニュー」から「管理」ボタンをクリックし、「管理」画面を表示します。

画面右下の「商品表示名パターン」を「商品区分１の順」を選択します。
（ここでは商品区分１の順に並び替えをするためで、商品区分２も同様に使えます）
選択後「登録」ボタンをクリックして登録します。
（２）「メインメニュー」に戻るので「マスター登録・引落データ作成」から「商品区分１登録」をクリックします。

19

商品区分１を登録する画面が出てきますので以下のように登録します。
商品区分名に１から順番に数字を入れて登録します。登録している商品の数ほど作ります。
この場合は登録している商品が４つなので４番まで作りました。

登録し終わったら「閉じる」ボタンをクリックします。
（３）「マスター登録・引落データ作成」から「商品登録」をクリックします。
ここで、登録している商品を呼び出し（ダブルクリック）商品区分１を指定します。
この時、並べたい順番の番号を指定します。
この例ですと「コーヒー牛乳」を 1 番に表示させたいということになります。

これをすべての商品について行います。今回は以下のようにしました。商品コード順と全く逆の順番です。

（４）確認「顧客管理」の画面から確認してみますと、表示順が変わっていることが分かります。

20

以上、顧客登録や請求書発行等の日常的な使い方のほかに「こういう使い方もありますよ」というのを載せて見ました。
皆様方の方で「こういうことはできないのか？」とか「このボタンは何のためにあるのか？」とか疑問に思われることもまだまだあると思います。
その時は、メールでも TEL でも結構ですのでお気軽にお問い合わせ下さい。
TEL の場合は、あいにくフリーダイヤルを設けていませんので、こちらに一度掛けて頂ければすぐに折り返しお電話致します。
（電話料金はできるだけ当方で負担したいと思っていますので）最後までご覧頂き、ありがとうございました。心より厚く御礼申し上げます。末筆ながら貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
皆様のお仕事に本システムがより多くの貢献をすることを願っております。

〒747-0834 山口県防府市田島３１８−１２(有)システムオフィス河野
河野弘明
TEL

０８３５−２４−３５９８FAX

０８３５−２４−３５９７
WWW.h-kawano.com
e-mail info@h-kawano.com

21