発 八 監 第 ２ ２ 号
令和５年１２月６日

八頭町長

八頭町議会議長

田尾

英人

島様

勲様

八頭町監査委員丸山長

智八頭町監査委員中村美鈴

定期監査の結果について（報告）
地方自治法第１９９条第４項の規定により定期監査を実施したので、同条第９項の規定に基づき別紙のとおり報告書を提出する。

定期監査報告書
１

監査の種別 定期監査
監査の期日

監査の対象

令和５年 10 月５日（木）総務課、人権推進課、教育委員会部局

令和５年 10 月 12 日（木）税務課、議会事務局、企画課、男女共同参画セン
ター、町民課、建設課

令和５年 10 月 17 日（火）福祉課、保健課、地籍調査課、上下水道課、農業委員会事務局

令和５年 10 月 23 日（月）

産業観光課

監査の範囲
令和５年４月１日から令和５年８月３１日までに執行された事務の執行及び事業の管理２ 監査の方法（１）監査に当たっては、今回提出を求めた監査資料については各担当課長等により説明を聴取のうえ検討し、毎月実施している定期監査結果を含めて、財務に関する事務が法令に基づいて適正かつ効率的に執行されているかに主眼をおき内容を審査した。
（２）今年８月には台風７号が襲来し、本町としては初めて「緊急安全確保」を発令する事態に遭遇したこと、及び道路、河川、農地等に甚大な被害を被ったことなどから、防災体制の効果や災害対策の是非についても審査した。
（３）毎月の定期監査において、各担当課の入札事案や契約事案に不備事項が多数みられたため、事務処理体制の是非及び検証体制の機能について審査した。
３

監査資料「様式１ 職員現況表・事務分掌表」、「様式２－１ 令和５年度予算執行状況（歳入）」、「様式２－２ 令和５年度予算執行状況（歳出）」、「様式３ 令和５年度予算の充用・流用措置状況表」、「様式４ 令和５年度補助金・交付金及び負担金の交付状況表」、「様式５ 令和５年度工事執行状況表（工事請負金額 1,000 万円以上）」、「様式６－１ 令和５年度不動産賃貸借契約状況（借受）」、「様式６－２ 令和５年度不動産賃貸借契約状況（貸付）」、「様式６－３ 令和５年度リース契約状況」、「様式６－４ 令和５年度土地・建物使用貸借契約状況」「様式７ 令和５年度主要施策の執行状況表」、「様式８ 令和５年度町税等の収入状況」、「自動車管理状況」の提出を求めた。
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４

監査の結果
後段の監査意見で述べているような不適切な事案は認められたものの、指摘事項に該当するような重大なものは認められなかった。
なお、軽微な不備事項については、それぞれ例月定期監査や今回の定期監査時において指摘、注意及び指導を行っているので具体的な内容については省略する。
また、職員の事務負担減や事務ミスを軽減するために業務組織の改編或いは職場研修の充実などを提言している。

【監査の事項別結果】（１）予算の執行状況
令和５年度上期（４月から８月）の予算については目的に従っておおむね順調に執行されているものと認められた。
（２）事務処理状況
収入事務及び支出事務とも、提出資料を審査した結果、おおむね適正な事務処理が行われているものと認められた。
（３）補助金・交付金及び負担金の交付状況
上期の交付分を審査したので、補助金等の交付申請はこれからというものが多いが、交付されたものはおおむね適正に処理されているものと認められた。
（４）工事執行状況
昨年度に引き続き提出案件を 1,000 万円以上に引き上げて監査したが、建設課の事業を除けばおおむね順調に執行されているものと認められた。
なお、建設課が所掌する工事関係については、８月に襲来した台風７号により公共施設や農地・農業用施設の被災箇所が多かったことが影響し、建設課の担当者による災害復旧申請業務等が逼迫していることから、下期に予定していた事業の施工準備に支障を来たしているようであり、事業の進捗遅れが危惧される。
（５）賃貸借契約状況
今年度契約分は適正に執行されているものと認められた。
（６）主要施策の執行状況
上期については、各課ともおおむね順調に計画どおり執行されている。
（７）町税等の収入状況
一般会計では町民税の収納率は前年同期比を若干下回っているものの、固定資産税及び軽自動車税は若干上回っている。特別会計では、国民健康保険税の徴収率は若干下回っているものの、介護保険料及び後期高齢者医療保険料は上回っている。
徴収専門員については、本年５月末に３名のうち１名が急遽退職し、人員補充のないまま現在に至っていることが影響し、徴収額及び徴収率とも昨年度より若干ではあるが下回っている。

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【監査意見】（１）災害対応について
本年８月１５日に襲来した台風７号による未曾有の集中豪雨により、本町においては北東部に所在する私都地区の河川が氾濫し、道路、河川護岸、農地等に甚大な被害をもたらしたが、住居の倒壊や流出というような被害は受けなかった。
雨量が私都地区の上流部に集中したため、上私都地区及び中私都地区に「緊急安全確保」が適時に発令され、町内その他で避難指示が出ていた地区を含め、100 数十人もの住民が、町が指定した避難所７箇所へ避難するなどし、一時孤立した世帯はあったものの幸いにも人災の被害はなかった。
災害対応について問題点として挙げるとすれば、避難所及び一時避難所に避難するよう呼びかけていたにも拘わらず、一部の一時避難所においては食糧等の救援物資が届くのが若干遅れたことである。
本町においては、各地区の主要な３箇所に救援物資の大部分が一括保管されており、災害が発生した際には町職員が保管場所から一時避難所へ届けることとしているが、幹線道路や橋梁が被災し通行不能になった時など、救援物資保管場所から避難所までの交通手段が遮断されることまで想定していないことから、いざというときに救援物資が一時避難所まで陸路では届きづらい仕組みとなっているものと思料する。
加えて、大災害が発生した場合は、救援物資を運搬する職員自身が二次災害に遭うというリスクもあることから、現行の災害対応策は不十分なものと思料する。
食料品等の救援物資については、各地区に存在する一時避難所へもある程度は備蓄保管しておくことが望ましい。
（２）各課における事務分掌の見直しについて
本町における事務処理については例月監査において検証しており、各担当課の本来業務についてはおおむね適切に処理されている。しかしながら、本来業務以外の建築関係の入札事務や契約事務においては、下記のような不適切な事務処理が散見される。
① 八頭町財務規則第 85 条の契約書に必要な要件を具備してない契約書で契約締結しているもの② 建設工事ではない事案において、八頭町建設工事執行規則第５条関係第１号の様式をそのまま使用しているものや、その様式の文言だけ修正して使用したことにより、契約書として必要な要件を具備していないもの③ 予定価格調書の作成が難しいとして、入札参加予定業者或いは見積合わせ業者から事前に見積書を徴求して予定価格を算定しているもの④ 契約の性質又は目的が競争入札に適さないものを処理するとき、随意契約の手続きを選択しないで、入札形式を選択して実施しているもの
これらの稀に発生する事務等については、基礎知識が不十分なことから、誤った前例を踏襲していることによる不備事項がみられる。
こうした状況は、特定の課で発生しているものではなく、多数の課において散見される。
発生要因としては、業務に関連する施設の管理担当課に所掌事務として義務付けて-3-

いることが要因と思われる。
各課に入札や契約事務等に熟練した経験者が存在しているので問題はないとする考え方も分かるが、この場合においても起案者と検証者の最低２名以上はその事務に精通していなければ内容の良し悪しのチェックが難しい。
また、入札等に熟練している者であっても、随意契約事務の経験が浅い者の場合は上記④のような不適切事例が発生するリスクもある。
責任者を含め担当者以外にそうした業務の経験がなければ、稟議書に書かれた内容がノーチェックとなるのは必然的であり、間違ったままの稟議書が順次回付されて決裁完了となる。
このように担当者が起案した稟議書については、内容をきっちりとチェックできる者が配置されていれば問題無いが、本町の場合は入札等の事務に精通した職員は建設課以外には少なく、建設課においても土木事業が中心であることから、建物の建設関係について、必ずしも精通しているとは言い難い。
一方では、農地農業用施設の災害復旧工事は施設を直接管理していない建設課が所掌しており、所掌事務の考え方に統一性を欠いている事務分担となっている状況も見られる。
各課に分掌させている建設関係などの特殊な事務については、特定部署を設けるなどして集中させることにより、「餅は餅屋」とした事務分担に組織改編して、各課の担当者の業務負担を軽減させるとともに、事務ミスというリスクを軽減することの選択も十分可能であると思料する。
引き続き現状の担当業務を変えない方針であれば、特別な知識を必要とする事務については、各課の責任者（課長級）を含めた全職員に職場研修を定期的に行うなどして、各職員に基礎的な事務処理能力を身に着けさせる対策を講じれば、職員全体のレベルアップにも繋がるものと思料するが、事務リスクは軽減しても職員の負担軽減には繋がらないと思われる。
（３）委託事業と補助事業の棲み分けについて
本町内において実施される「祭」に関して、委託業務と補助事業の位置づけが判然としない取扱いがみられる。
その事例として、企画課が担当した令和５年６月支払分の「隼駅まつり」については、運営を担当する「隼駅まつり実行委員会」への『業務委託』として処理されており、実行委員会の事務局は町役場の企画課にある。
一方、産業観光課が担当した令和５年７月支払分の「八東ふる里の森まつり」については、主催は「八東ふる里の森イベント実行委員会」で、実行委員会の事務局は町役場の商工観光室内にあり、後援は八頭町及び八頭町観光協会となっており、『補助金交付事業』として処理されている。
何れの祭も実行委員会の事務局は役場内にあり、かつ町有施設を利用してのイベントであるにも係わらず、委託契約によるものと補助金の交付によるものに分けて処理されており、担当課が違うことのみで統一性のない取扱いがなされている。
業務委託は全額支給であり補助金は補助率が影響する点が相違しているが、支出額だけをみると、何れも必要経費の 100％が拠出されており、拠出される金額面では問題はないといえども、釈然としない取扱いがなされている。
そもそも、業務委託は、自治体で対応できない業務を外部の会社等に任せる契約を指し、補助事業は、自治体等の政策目標に合わせて様々な分野で募集し、事業者の取組を-4-サポートするために資金の一部を給付するものであると認識している。
事業の性格を精査したうえで、どちらを選択すべきかの考え方を整理して、統一的な見解を定めておく必要があるものと思料する。
（４）監査結果における指摘及び注意等の伝達・改善について
本町は、監査委員が監査において指摘した事項や注意を促した事項について、文書指摘等のほか口頭注意等を含めて課長会を通じて伝達されているとのことであるが、直接指摘を受けた担当課以外においても、依然として同様の不適切な事務処理が行われているものが散見されることから、責任者を含め一般職員まで伝達が十分に浸透していない状況が窺える。
こうした事象が発生している理由は、
①
②
③
④
⑤

監査委員が判定した監査処理基準の適用が温いのか管理者による部下への伝達方法に問題があるのか別庁舎で執務しているため伝達が十分届いていないのか担当課職員が正確な処理方法を熟知していないのか対岸（他課）の火事であると捉えているのかなど定かではないが、職員全体に伝達すべき内容が浸透していないのであれば、内部統制面で問題があるように感じられる。
監査で指摘や注意・指導された事項等について、組織全体で改善策を講じていくためにも内部統制の整備は有効であると思料するが、国から内部統制の整備を課せられているのは県と指定都市のみであり、残念ながら本町は内部統制整備については「努力義務」に止まっている。
本町における組織の現状をみると、「内部統制」としては位置づけてはいないものの、実態面では整備されている状況と遜色ないと思料する。
外部等に発出する文書等に誤りがあれば、職員の事務処理能力が問われるという事務リスクがあることを全職員に認識してもらうため、課長会のみに任せることなく、町長或いは副町長から全職員に対して文書などを用いて注意喚起することも有効であると思料する。
（５）チェック機能の強化について
例月の定期監査において稟議書類など一連の書類をみると、稟議等の内容に誤りが散見されたり、記載すべき事項が空欄のままで処理が完了しているものが散見される。
そうした書類を見ると数多くの職員の印鑑が押印されているが、押印した者は何をどう見て印鑑を押しているのか理解に苦しむ。
稟議を回付された際に内容をチェックしているのか、或いは内容が分からないのか、忙しくて内容を見ていないのかの実態は不明である。
副査の方は主査が起案した稟議書の内容が妥当かどうかチェックする義務は当然にあるが、その他の職員においても稟議書が回付されたからには二次的、三次的に重要と思われるポイントについてはチェックすべきと思料するが、検証態勢が十分機能していない状況のようである。
チェックの際には、確認した事項にレ点を付すなどして、チェックを可視化できるようにし、チェックした形跡を書面上に残しておくことも一つの方法かと考える。
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稟議が回付された場合は、業務が忙しくて内容を検証する余裕はなくても、押印することによって責任を負うことを認識して業務を遂行されたい。
（６）災害発生時における応援体制について
災害発生時には、災害復旧担当課においては被災状況報告の受理、被災箇所の現地調査、異常な天然現象資料収集、測量設計委託、災害復旧申請、応急復旧工事、災害査定対応、復旧事業発注など、短期間に想定外の大量の事務処理に追われることから、通常業務が中断するなど支障をきたす状況に陥る。
大規模災害発生時には災害箇所数が増え、それらを少人数の担当職員のみで査定対応しようとすれば、災害復旧担当者のみに過剰な負担を強いることになるほか、災害査定が終わるまで人員不足の状況に陥る。災害査定が終わるまでは職場内において応援体制を敷くことはもとより、可能であれば、災害査定に関連する事務処理について、近隣の他町等と連携した相互応援体制を予め構築しておくことが望ましいと思料する。

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