アーカイブズ47号

電子公文書等の移管・保存・利用システムについて
国立公文書館業務課電子情報第二係長

風間 吉之 かざま・よしゆき
公文書管理課）により、「移管等の開始時期」及はじめにび「移管等の方法」に係る方針が示されている。
「移「公文書等の管理に関する法律」（平成21年 7 月

管等の開始時期」では、平成23年度から電子公文1 日法律第66号）の施行（平成23年 4 月 1 日）に書等の各府省等からの受入れを開始するとされて伴い、国立公文書館では、各府省等からの電子公おり、「移管等の方法」では、移管、保存、利用文書等を受入れ、保存し、利用に供するため、「電に係る各作業工程における基本的な考え方が示さ子公文書等の移管・保存・利用システム」（以下れている。

「電子公文書等システム」という。）」を構築し、移管については、移管後の受入れの際に、検疫平成23年 4 月より運用を開始している。本稿では、を実施することとされており、保存については、電子公文書等システムを紹介するに当たり、まず、原則として、将来的な見読性確保を目的とした「長電子公文書等の移管・保存・利用に係る取組の方期保存フォーマット」（表 1 ）に変換することと針について触れ、次に本システムが有する受入、されている。さらに、利用については、デジタル保存、利用機能を紹介し、最後に、本システムがアーカイブを通じて一般の利用に供するほか、移電子公文書等をどのように受入れ、保存し、利用管元機関等職員が霞が関WAN を通じて利用できに供するかについて述べる。

ることとされている。

1. 電子公文書等の移管・保存・利用

国立公文書館では、この方針に応じて、平成21年度に電子公文書等システムの要件定義書（シス電子公文書等の移管・保存・利用については、テムの調達仕様書）を作成し、平成22年度に電子「電子公文書等の移管・保存・利用の具体的方法公文書等システムの構築作業を実施した。本シスに係る方針」（平成22年 3 月26日内閣府大臣官房

テムは、平成23年 4 月より運用を開始し、電子公表1

ファイル・フォーマット類型別「長期保存フォーマット」一覧 1

ファイル・フォーマット類型「長期保存フォーマット」

文書作成フォーマット

PDF/A-1（ISO19005-1）

表計算フォーマット

PDF/A-1（ISO19005-1）

プレゼンテーション・フォーマット

PDF/A-1（ISO19005-1）

画像フォーマット

JPEG 2000（ISO/IEC15444）

音声フォーマット―

動画フォーマット―33

2012/6

文書等の受入れ等に対応したところである。

こうした電子公文書等の利用については、国立

2. 電子公文書等の移管・保存・利用のためのシステム

公文書館デジアルアーカイブを通じて、紙媒体による特定歴史公文書等とともに、広く利用できる仕組みとしている。

電子公文書等の移管・保存・利用のためのシステムの検討については、これまで様々な取り組み

3. 電子公文書等の類型がなされた。内閣府では平成17年度から平成20年

電子公文書等システムでは、内閣府の調査検討度までの間、電子公文書等に関する実証的検証を結果を踏まえ、電子公文書等の種類及び保存方法、2含む多岐にわたる検討が行われた 。また、国立利用方法の別により、図 2 に示す類型で対応する公文書館では平成17年度に電子媒体の公文書等のこととしている。

移管・保存・利用に関する調査研究を実施してい「標準的フォーマット」とは、広く利用されて3る 。当館におけるシステム化に当たっては、前いる文書作成や表計算等のソフトウェアで作成さ述の方針だけでなく、これらの検討結果も参考にれたファイル形式を指し、「標準的媒体」とは、し、システムに関する基本的な考え方をまとめ、広く利用されている CD-R や DVD-R、ハードディ

電子公文書等システムの仕様等の検討を進めてきスクなどの記憶媒体を指す。電子公文書等システたところである（図 1 ）。

ムは、上記類型の 1 番による電子公文書等（標準電子文書の長期保存に関する重要な要件に見読的フォーマットで構成され、標準的媒体により移性の保証がある。電子公文書等システムでは、管された電子公文書等）への対応を基本として、PDF/A（ISO19005- 1 ）等の国際標準を長期保構築したところである。これらの類型とファイル存フォーマットとし、移管された電子公文書等を形式等との関係を図 3 にまとめる。

当該フォーマットへ変換、保存し、メタデータを適切に付与することにより、受入れ時において、将来に向けた見読性を担保することとしている。

4. 電子公文書等の移管・保存・利用システ
ムの構成及び処理の流れ

また、電子公文書等の安全性を担保するため、電子公文書等システムの概念図を図 4 に示す。

受入対象のデータを検疫（ウイルスチェック）し各府省からの電子公文書は①可搬媒体等により移ÜÚ.EJe§bgÖ /ÖY¼¾ÂÎ§Rsている。このほか、遠隔地のつくば分館でも長期管され、②受入システムでシステムに格納（媒体保存の対象となるデータ（以下「長期保存データ」変換）後、コンピュータウィルスについて検疫をという。
）をバックアップ保存するなど、電子公行う。その後、長期保存のための作業として、③文書等を長期保存するため様々な工夫をしている。
フォーマット変換、④メタデータ付与・編集を行
ØÜÙ¼¾ÂÎ¦9 ¢§'M]¥mF

@BbApqub H

H& |l~twadf svsbzx9bG

-=U^b'bpquAAbrnujh6WM
iorqadfrnujNP\]cOMN_T]cOM
N[gcROMN>2aOMN/$]Ok sytwhCXMP\]cM1=
図134J

*3MH& M1-=b J
ytwoQe08WZH& -=59ML"<U^biorq,H&vsbE`{toit}

G{toit}DI 

システム化に当たっての基本的な考え方 4

2
All Rights Reserved Copyright © NATIONAL ARCHIVES OF JAPAN 2011

アーカイブズ47号

う。なお、これらの作業にかかる記録とデータにテムにより霞が関WAN を通じて利用に供されついて、⑤運用管理システムで管理される。当該る。一般の利用に対しては、必要に応じて⑨審査作業の終了後、⑥長期保存システムにおいて、長マスキングシステムによるマスキング処理を経期保存データが保存される。長期保存データは、て、⑩一般利用連携システムにより、国立公文書⑦遠隔地バックアップにより、つくば分館にも保館デジタルアーカイブを通じて利用に供される存される。保存された電子公文書等の利用につい（図 5 ）。ては、移管元機関等に対しては、⑧行政利用シス
ØÝÙ.EJe§bgÖÜc¤¢SU]Éµ×ÍÁÄSU]-ÜÝ K #%9b7: 1pqu]


K #%9b7: 1pqu]F +.4|l~tw]Mpqua);=`cb+.4|l
~twM+.4
SU]Éµ×ÍÁÄßpquadeYpqua);=`cb
!?4a]S`Pcb
PDF/APDF/Artf

Excel 97-2003
Excel 2007

OpenOffice Calc

PDF/A

PDF/A

ËÓ¿ÔÂ×¼ÐÔ

PowerPoint 972003
PowerPoint 2007

OpenOffice Impress

PDF/A

PDF/AZ

JPEG
JPEG 2000
GIF

TIFF
BMP

JPEG2000 (lossless)

JPEG2000 (lossy)
PDF (JPEG2000)

)

WAVE
MP3

WMA

MP3ØÈÁÄÓ×Ä
256kpbsÙMP3ØÈÁÄÓ×Ä
256kpbsÙH

QuickTime
Windows MediaRealPlayer
MPEG

MPEG-2MPEG-2SU]-Y

K #%9b7: 1pqu9]1m k pquhVY1
(L1

ÝpquhVY1
(L1

図 2ØàÙ.EJe§bgÖ
電子公文書等の類型

ã CD-RDVD-RHDDFDÞ¼¾ÂÎ£{3<°Éµ×ÍÁÄ-9/§¬c

SU]Éµ×ÍÁÄ+Web.Ï×ÒCAD htm, html
MdbÃ×ÀÌ×¾e

3DWG, DXF, SXF
Ai, vsd, vdx, wk

6_§- ãMOJv¬.

*Abg

~L /
ìäæíåëª*A

B-EJeP \èðïçðe¦¯°bg

B-

2NÍ¾·Ô¹¼¾ÂÎ

ÏÀÃ×À
e
¼¾ÂÎ

4

/§¬

DA¤wC
Ã×À|


Ã½ÀÒB-³×¶´Ê

2N
Í¾·Ô¹Q

xYgX
¼¾ÂÎ

6

oY
wC¼¾ÂÎ

pDY¼¾ÂÎ.EJÛÏÀÃ×À§PiY  

~L /
¼¾ÂÎ

ß

All Rights Reserved Copyright © NATIONAL ARCHIVES OF JAPAN 2011ÕWANy%ÇÁ¸³ÁË
¼¾ÂÎ

Éµ×ÍÁÄ©-/ÖY¼¾ÂÎR=# 図3 類型とファイル形式等の関係

Éµ×ÍÁÄ
*A¼¾ÂÎ¼¾ÂÎbg

3<Ü©Ý+§

All Rights Reserved Copyright © NATIONAL ARCHIVES OF JAPAN 20115

Ã½ÀÒ³×¶´ÊY
Éµ×ÍÁÄ

/Éµ×ÍÁÄPDF
PDF/A
OpenOffice Writer?

£bgÞ~LOASYS,z 8-12
Word 97-2003
Word 2007

EJbg/

ØÞÙ .EJe§bgÖ /ÖY¼¾ÂÎ£3<°    SU]Éµ×ÍÁÄSU]-/ÖY¦¡¢Ø&ÙÕWANØPiÖYÙ´ÔÀ×ÆÁÄ

~L /Ã×À§ÇÁ¸³ÁË

B-~L /Ã×À±/îéêñæé±Öj

QÃ×ÀgX
Qu}gXPiY  6  _Pi

Y Y nM¡¨

図4

電子公文書等システムの概念図 76

All Rights Reserved Copyright © NATIONAL ARCHIVES OF JAPAN 2011

検索結果一覧

図5

電子公文書等の表示

国立公文書館デジタルアーカイブからの電子公文書等の閲覧352012/6

おわりに応していくこととなる。
今後、電子公文書等の長期保存及び利用につい以上、電子公文書等の移管・保存・利用システては、本システムの的確な運用を図るとともに外ムについて述べてきたところであるが、平成23年

国における事例研究等を踏まえ、適切に対応した度より電子公文書等の受入れを開始、保存し、平いと考えている。

成24年度からはこれら電子公文書等の利用にも対1

出典：「電子公文書等の移管・保存・利用の具体的方法に係る方針」（平成22年 3 月26日内閣府大臣官房公文書管理課）
2「平成20年度電子公文書等の管理・移管・保存・利用システムに関する調査報告書」（平成21年 3 月内閣府）
3「電子媒体による公文書等の適切な移管・保存・利用に向けて - 調査研究報告書-」（平成18年 3 月独立行政法人国立公文書館）
4
 出典：2011年 9 月 8 日開催公文書管理委員会（第10回）配布資料、資料 6 「電子公文書等の移管・保存・利用システムについて」（平成23年 9 月 8 日独立行政法人国立公文書館） p.2（内閣府ホームページ参照、平成24年 4 月10日）
http://www8.cao.go.jp/koubuniinkai/iinkaisai/2011/20110908haifu.html
5 出典：2011年 9 月 8 日開催公文書管理委員会（第10回）配布資料、資料 6 「電子公文書等の移管・保存・利用システムについて」（平成23年 9 月 8 日独立行政法人国立公文書館） p.3
6
出典：2011年 9 月 8 日開催公文書管理委員会（第10回）配布資料、資料 6 「電子公文書等の移管・保存・利用システムについて」（平成23年 9 月 8 日独立行政法人国立公文書館） p.4
7
 出典：2011年 9 月 8 日開催公文書管理委員会（第10回）配布資料、資料 6 「電子公文書等の移管・保存・利用システムについて」（平成23年 9 月 8 日独立行政法人国立公文書館） p.6

36