Excel シートを利用した Web 申請書システムの開発
松澤 英之
宮崎大学 情報基盤センター
matuzawa@cc.miyazaki-u.ac.jp

概要：昨今企業では一般消費者とのコミュニケーションに積極的にWeb を活用してい概要る。しかし宮崎大学では、大学事務の主管する申請において Web が利用されているケースは非常に少なく、大抵は Word 及び Excel で作成された紙の申請書を用いられている。そこで紙の申請書から効率等の面で有利な Web を用いた申請に簡単に移行できる
Excel シートを利用した Web 申請書システムを開発した。

1

はじめに
最近企業では、一般消費者に情報を伝える為

2

Web での申請に盛んに Web を利用している。Web を利用した

まず、Web での申請の利点と欠点を考える。

場合、冊子などを用いた従来の方法と比べて、1.

利点は、1.申請者と認可者の居場所によらない、業務の省力化が図られる、2.大量の情報を伝達で場合によっては学外(外国も含む)からも可能であきる、3.速やかに情報を伝えられる、4.継続的にる。利用制限をしている場合を除いて申請に Web情報を伝えられる、5.対話的なサービスを提供でを利用しているのでネットワークに接続できる環きるなどの利点がある。また新たなサービスを提境ならばどこでも利用可能である。2.ほとんどす供する時にクライアント側で新たにアプリケーシべてのパソコンで利用可能。Web を利用している

ョンをインストールする必要がない場合が多いのので、クライアント側で新たにアプリケーションで、一般消費者が Web にアクセスすればすぐにを用意する必要がなく、インストール直後のパソ新しいサービスを利用できる点も有利である。こコンでも利用可能である。3.承認、棄却、差し戻の様に Web を利用した情報伝達は、情報リテラし等の連絡に時間が掛からない。申請・認可の確シーの低い一般消費者にも優しい環境となってい認はシステム上で処理した時点で有効となり、処る。

理後の結果がわかるようにシステムを組んでおけ

一方、大学の事務申請についてどうであろうば、申請者が即座に確認が可能となる。以下はシか。他の大学については詳細を把握できないので、ステムの作り方にもよるが、他にも利点として 4.

私が所属している宮崎大学における事務所管の申過去に自分が申請したデータを参照できる、5.現請処理について考える。事務が主管する申請処理

在認可されている申請内容を申請者本人が確認では紙の申請書で行われるもの[1]と Web を利用しきるがあげられる。

たもの[2]に分けられる。Web を利用した申請は一方最大で唯一の欠点は、申請書を作ったり非常に数が少なく、また申請によって利用方法、

更 新 し た り す る た め に は html 言 語 、 CSS 、利用環境が異なる。では、どのような経緯で事務JavaScript、サーバ側の処理スクリプト、データが主管する申請において Web が利用されるようベース等の広範な知識が必要とされることである。になったのか。事務処理の能率アップ等のため、この点がネックとなって縦割り意識が強い大学でデータベースを利用したアプリケーションが導入

は事務が主管する申請で Web が利用される場合されることがある。それらのアプリケーションがが少ないと考える。

機能の一部として Web で申請ができる機能を持っている場合に利用できるようである。そこで今3 紙での申請回は大部分の大学事務業務で行われている紙での申請を如何にして利用者にとって簡便な Web 利用の申請に移行させていくかを考える。

次に、紙での申請の利点と欠点を考える。利点は、1.Word や Excel で文章を作成する能力があれば、誰でも比較的簡単に申請書の作成、変更が

2.入力欄の記入、3.入力データの確認、4.入力デできる。実際に宮崎大学で利用されている紙の申ータの処理となる。これら申請者、管理者、Web請書は、Word、Excel で作られている。2.今まで入力システムの処理はほぼ同じとなるのでシステ申請書が紙で作られていたので、紙の申請書でのムの共通部分となる申請書フレームワークとして運用等の業務の流れが確立している。3.現在の申作成した。最後の処理部分はプロセス毎別の処理

請は紙で行われているので、業務を変更する必要を行う必要があるのでこの部分は各プロセスで行がない。

うにした。

一方、欠点は、1.申請書の運搬に時間が掛かる。

申請書フレームワークの共通処理は 1.入力フ

特にキャンパスが分散していたり、非常勤講師なォーム(欄)の表示、2.データの入力、3.入力データ

ど学外にいる人が申請する場合は、申請者のいるの確認画面の表示に移る。2.から 3.へ遷移する処

場所と所轄部門がある場所が離れているので申請理で、入力データの有無、入力値のチェックを行書等の運搬に時間が掛かる。特に外国から申請すう。入力値が入力基準に合致していない場合は、る事はほとんど不可能である。ただし、学外特に再度 1.入力フォームが表示される。3.から最終処

外国から申請する場合は学内にいる場合と比べて理へ遷移する場合、入力データを最終処理に受け申請の必要性が増しているので、利用者の利便性渡す。最後となる 4.入力値の処理は申請書毎に異を著しく損なっていると考える。また遠隔地へのなるので申請書システムで処理する。

申請書等の運搬は運搬中の個人情報漏えいが問題となる。2.内容確認などの連絡は電話、電子メー

5 申請書システム

ルなどの申請書以外の連絡手段が必要となる。3.

5.1 共通処理プロセス

紙の申請書というシステムだけではすべてのプロ

申請書システムは利用者(申請者)関連、各グセスが終了しないので、申請処理業務記録(受付日ループ管理者関連、統括管理者関連のプロセス時、受付氏名、連絡事項、処理、処理日、処理者氏名、処理理由等)が詳細に保存されている場合をに分かれる。利用者関連は、申請書一覧の表示除いて申請処理のプロセスを後から確認することプロセス、(図 1、図 2)が不可能である。4.現在有効な申請内容を確認する場合は所轄部門に確認する必要があり、自分では確認できない。

4 申請書フレームワーク
以上の理由から今回紙の申請書から Web を利用した申請システムへの移行を簡単に行うために、

図 1 申請書一覧の表示

申請書フレームワークと Excel シートを利用した申請書システムを開発した。申請書フレームワー
クは全ての申請書システムで利用するコア部分となる。
申請書フレームワークを作成するに当たり、まず最初に紙の申請用紙を用いた申請業務の流れ図 2 申請書毎の申請一覧の表示について考える。申請者は、1.申請書の選択、2.
申請データの記入(入力)、3.入力データの確認、4.
申請の提出となる。一方担当部署の管理者は、1.
申請書の受け取り、2.申請書に対するコメントおよび管理者入力欄の記入(入力)、3.管理者が入力したデータの確認、4.受理、棄却、差戻し処理である。一方一般に利用されている Web 入力シス
テムの流れは、1.入力欄を持つ Web の選択・表示、申請書の新規作成、変更、削除プロセス(図 3)

図 6 未処理申請の処理
申請書の作成・変更・削除処理プロセス(後述)、グループ管理者の追加・削除プロセス(図 7)、

図 3 申請書の新規作成、変更、削除からなる。各グループ管理者関連は未処理及び処理済み申請書一覧の表示プロセス(図 4、図 5)、
図 7 グループ管理者の追加・削除申請されたデータの出力プロセス(図 8)

図 4 未処理及び処理済み申請書一覧の表示
図 8 申請されたデータの出力からなる。統括管理者関連はグループの作成・削除プロセス(図 9)。

図 5 処理済み申請書一覧の表示
未処理申請の処理プロセス(図 6)、

図 9 グループの作成・削除
以上の申請書システムのプロセスは利用者の入力を必要としない利用者関連の申請書一覧の表
示プロセス及び各グループ管理者関連の申請一覧の表示プロセスを除いて全て今回開発した申請書フレームワークを利用して作成した。

図 10 申請書の原型となる Excel ファイル

紙の申請書から Web 利用の申請に移行する

2.申請書の名前、申請書の対象者、ユーザ操作

に当たり最大の問題は、html 言語等を理解して(申請が行える、申請書の内容を表示するのみ、いない申請書の管理者に文字列の入力などを行非表示)等の申請書を作成する際に必要となる

う申請書 html 文とサーバ側の処理をどの様に情報の記入と申請書の原型となる Excel ファイ作ってもらうかにある。html 作成ツール等を利ルを読み込みを行う(図 11)。

用しないで申請書の表示部分を作成する為にはCSS、JavaScript を含めて html 言語の知識が必要になる。また入力データをサーバ側に渡すためにサーバ側のプログラムが必要となる。
html 言語を理解していない人が Web ページを作成する場合によく html 作成ツールが使われる。申請書システムのような form タグを持つWeb ページを作るときに html 作成ツールを利用した場合でもサーバ側で行われる処理を理解

図 11 申請書作成のための入力画面

して Web ページを作成する必要がある。そこで

3.申請書の原型となる Excel ファイルで{$***}

本システムでは、1.html 作成ツールの代わりにと書かれた部分に入力欄の html の入力様式

WYSIWYG 機能を持つファイル形式を html 形(select,radio,checkbox,textarea のタグの選択式に変換して申請書 html 文を作成した。更に或いはファイルのアップロード)を選択する為

2.申請書作成者がサーバ側にどのように処理をの入力欄を表示する。この入力欄でどの htmlするか指示できるようにインターフェースを開タグを使うか、入力できる文字数、文字の種類発した。事務で利用されている紙の申請書は(半角英数文字、全角文字等)・文字種類毎の最Word や Excel で作成されている場合が多いが、低文字数、選択方式のタグを利用する場合選択

今回はファイル形式として Excel を用い、html肢等の入力条件を決める(図 12)。

への変換ツールとして php 言語で作成されたphp-excel-reader[3]を利用した。
5.2 申請書作成プロセス
本システムの中心となる申請書作成プロセスについて解説する。申請書の作成手順は 1.申請書の原型となる excel ファイルを作成する。
これは、紙の申請書そのものを流用してもよい。
その申請書においてユーザの入力が必要となる項目は{$***}で表記する(図 10)。

図 14 申請書の作成
以上の様に紙での申請書の場合と同じように、申請書を Excel で作る以外は、html 言語等を知らなくても Web での申請書を作成できる。

6 今後今後は動作確認テストを行い管理者と利用者双方の利便性を向上できるようなシステムに改良する予定である。
図 12 申請書入力欄の入力様式の決定画面
4.入力欄を選択し申請書の原型を表示し、確認参考文献する画面を表示する(図 13)。

[1]宮崎大学諸手続き申請・届出書(学外から接続不可)、
http://bunsho-db.clerk.of.miyazaki-u.ac.jp/ds/
dsweb/View/Wiki-54.
[2] 宮崎大学物品請求・出張旅費システム(学外から接続不可)、
https://fdm.of.miyazaki-u.ac.jp/ncnu/login/logi
n.jsp.
[3] php-excel-reade、
https://code.google.com/p/php-excel-reader/．

図 13 申請書の原型
5.申請書の作成を行う(図 14)。