株式会社 ジャパンケアサービスグループ 様向け

勤怠ツール開発に対するご提案書

平成23年XX月XX日
株式会社エム・システム

目次
1.はじめに
2.既存業務全体図
3.システム開発の背景と改善要望
4.システム化に当っての課題
5.新システム運用 イメージ
6.提供機能 – 画面インターフェース
7.提供機能 – 兼務者名寄せ
8.提供機能 – 年度切り替え処理
9.提供機能 – 月跨ぎ週残業
10.提供機能 – 締め日制御
11.提供機能 – データのメンテナンス
12.提供機能 – データ・チェック
13.提供機能 – データ変換
14.提供機能 – メール送信

15.システム構成案
16.開発体制・管理方法について
17.懸案事項
18.開発工数
19.開発費用
20.納品関連
21.移行について
22.保守について
23.最後に付録1：製造工程詳細
付録2：開発/本番スケジュール
付録3：コンバージョン・プログラム

1.はじめに
まず最初に、今回の開発に際し、弊社にお問合せ頂いたことを感謝申し上げます。ありがとうございました。
本書は、平成XX年X月XX日に御社より送付して頂いたRFP基づき、弊社としての対応方法を記載した資料となります。
本書では、御社の現状、システム化要件、およびシステム化の課題を簡単に整理し、その上で新システム概要図、提供予定機能、システム構成案、懸念事項、等を記載しています。
そして、上記機能をご提供するために必要な開発工数、および費用を記載しています。
新システムで提供予定の画面、および機能詳細 等に関しては、本書以降の設計フェーズにて作成する予定です。
それでは宜しくお願い申し上げます。

2.既存業務全体図
出勤表管理フォルダ
個人別・月別勤怠用紙

個人別・月別勤怠ブック
給与計算会社用
フォーマット

出勤簿/交通費
出勤簿/交通費
手書き

各社員

Excel
入力

ツールで収集/抽出

コピー&ペースト

人事担当者

人事担当者

給与計算
委託会社

月末締め確定データ

事務/管理者■社員は、出勤簿に手書きで勤怠を入力している■事務/管理者は、月末に各個人の出勤簿の内容をExcelに入力する■人事担当者は、ツールを使ってExcelを収集・抽出している(ツールで1ファイルに編集している)→ フォルダ名を変更することで出勤簿への更新を抑止している担当者もいる■人事担当者は、抽出したExcelから必要項目を手作業でコピー&ペーストし、給与計算委託会社用フォーマットのデータを作成している3.システム開発の背景と改善要望■背景
背景1 ：新給与体系の運用が開始される
背景2 ：現在、給与体系は多種多様となっており、システム化もされていない
背景3 ：情報システム部内では、XXXX年X月を目標にシステム化の準備を進めている
背景4 ：給与算定基準が変更になるので、勤怠管理も変更しなければならない
背景5 ：新給与体系への移行対象者は3,000名となりシステム化は必須事項となった■改善要望
要望1 ：新給与体系適用者に関しては、勤怠データ取りまとめ作業を省力化したい
要望2 ：省力化においては、他賃金体系で用いているExcelツールを流用した形にしたい
要望3 ： Excelのバージョンに関しては、Excel2003を用いたい
要望4 ： 現在手作業で行っている委託会社向けデータの作成処理も省力化したい
要望5 ：勤務表のチェックも行っているので、チェック処理も省力化したい
要望6 ：データのバックアップも取っているので、バックアップやリカバリーも省力化したい4.システム化に当っての課題■兼務者対応・複数の事業所で勤務する社員に関しては、事業所に紐付いた勤務表で管理されているので、最終的に「名寄せ」を行い、1個の勤務表に統合する必要がある■月跨ぎ週の残業への対応
・1週間の労働時間の合計で40時間を超えた場合には、週残業時間として取り扱う必要がある・日曜日から開始する１週間が、月を跨ぐ場合には、その週の残業時間は土曜日の存在する月に加算しているので、月跨ぎ週が存在する場合は、当月、および翌月で週残業時間を管理する必要がある■処理年月の更新処理への対応
・各事業所の社員用に、個人別・月別データの切り替えを制御する仕組みが必要となる■締め日の処理への対応
・締め日が存在するので、締め日以降は、データ更新を抑止する仕組みが必要となる・締め日以降も、入力可能とするケースもあるので、締め日以降に更新を可能とする業
務フロー、および制御の仕組みも必要となる5.新システム運用 イメージ
Excelにログイン時に個人情報取得

新システム

Excel保存時に情報書き込み

新給与体系用
データベース

締め日に内容チェック
承認
個人別・月別勤怠Excel

担当地域情報取得

個人別・月別勤怠ブック
給与計算会社用
フォーマット

出勤簿/交通費

社員

Excel
入力

承認/却下

管理者

Excel
チェック

画面から確認/OKならデータ作成

給与計算
委託会社

締め日以降更新要請
人事担当者

締め日以降更新許可
各事業所

各地域本部

■各社員は、Excelシートを開き、各自の名前/社員番号を入力して新システムにログイン■ログイン後、自分の勤怠情報を獲得(Excelに表示)■勤怠情報を入力し、保存ボタンをクリックすると入力情報がDBに反映される■事務/管理者は、締め日に担当社員の勤怠をチェックしOKなら承認する/NGならメール■人事担当者は、締め日に担当地域の勤怠情報を取得し、入力状況をチェック■全て入力済なら給与委託会社向けデータ作成ボタンをクリック

6.提供機能 – 画面インターフェース(1)ログイン画面・メニュー画面
ID・パスワードにてログイン、社員・管理者・人事担当画面の切り替え(2)社員用-勤怠・交通費入力画面
勤怠・交通費の入力画面(個人毎に月単位で表示)(3)事業所管理者用-勤怠・交通費検索/表示/承認画面
担当社員の情報検索、一覧/詳細表示、承認/却下指示(4)地域本部人事担当者用-検索/表示/データ変換/締め日対応画面
担当事業所情報の検索、一覧/詳細表示、データ変換作業、および締め日以降の更新制御(5)保守(メンテナンス)画面
バックアップ/リストア指示、DB最適化指示

7.提供機能 – 兼務者名寄せ「名寄せ管理」は、地域本部にて行う作業と推測しました。実際の「名寄せ管理」処理は、地域本部で行う「データ変換」機能において処理します。
給与委託会社向けデータを作成する処理を次の2段階に分けて行うことで、「名寄せ」処理を行います。
①無条件に対象事業所の全社員分のデータを給与委託会社向けフォーマットに変換する②変換後データを参照し、社員名が同一で、かつ複数事業所のデータが存在する場合、それらデータを統合して1個のデータとする
但し、RFP中「8.4 給与計算委託会社向けデータ項目」には、部門コード、および所属事業所情報が、それぞれ1個しか存在しないので、再検討が必要かと思われます。

8.提供機能 – 年度切り替え処理
新年度開始前に、地域管理本部にて、年度切り替え処理を行ってもらいます。年度切り替え処理を行うことで、既存社員に対する、1年分の月情報の初期化を行います。また、新入社員が入社した場合も、個人単位で月情報の初期化を行います。年度切り替え処理では、下記処理を行います。
(1)社員マスタ、事業所マスタより、月単位に1年分の個人データの「空」情報を作成する(初期化処理※)(2)「月跨ぎ週残業」に対応するために、本処理にて、あらかじめ「月跨ぎ週」が存在する月か否かをチェックし、 「月跨ぎ週」の月の場合、それを明示するフラグを設定する(3)「締め日」制御に備え、月毎に締め日も設定しておく(4)期中に社員が入社した場合、社員単位に初期化が行えるようにしておく(5)本提案書では、年度切り替え時の処理としたが、これが月次処理でも構わないと考えている※複数事業所で勤務する社員への対応を検討する必要有9.提供機能 – 月跨ぎ週残業「月跨ぎ週残業」の管理については、個人データとして管理します。さらに、個人データは、下記のような情報で管理します。
(1)個人データに、「月跨ぎ」フラグ、および今月残業時間と月跨ぎ残業時間を格納するエリアを用意する(2)新年度開始時の「年度切り替え」処理にて、｢月跨ぎ週」の存在の有無を事前設定しておく(3)個人データを保存する時に、 ｢月跨ぎ週」へのデータ入力の有無をチェックし、 ｢月跨ぎ週」への勤怠入力があり、かつ週40時間を超えた場合には、月跨ぎ残業時間を格納する

10.提供機能 – 締め日制御
個人が勤怠情報入力し、保存ボタンをクリックした時に、下記条件の場合月情報の最終入力完了と認識し、それ以降は勤怠情報が更新できないようにします。
①締め日への勤怠情報が入力されている②終業時刻が入力されている
上記の場合、データ保存時に「締め日」への入力が完了したので、これ以降は出勤簿が更新できない旨を伝えるメッセージを表示する。
その後、何らかの理由で出勤簿を更新したい場合には、事業所の責任者経由で地域本部の人事担当に連絡する。
人事担当は、専用画面から、依頼があった事業所の個人データに対して、更新認可の処理を行うことで、再度更新可能となる。
個人の更新処理が終了した時には、上記と同様の過程を踏み、再度更新不可となる。

11.提供機能 – データのメンテナンス
データの保守(メンテナンス)方法について説明します。
(1)データのバックアップ
メンテナンス画面よりバックアップ指示を行うことで、データベース内のデータのバックアップを行います。バックアップ媒体は、基本的には、ハードディスクへの退避を想定しています(2)データのリストア
上記同様、メンテナンス画面よりリストア指示を行うことで、バックアップ済データからのリストアを行います(3)データベースの最適化
上記同様、メンテナンス画面より最適化指示を行うことで、データベースの最適化処理を行います(4)データ削除
過去のバックアップ・データの削除は、本システムでは行いません12.提供機能 – データ・チェック
データのチェック方法について説明します。現在のチェック内容に関しては、RFPに未記載のため一般的なチェックについて記載します。
(1)基本的なチェックは、個人の出勤簿の保存時に行います(2)下記チェックを想定しています。
①入力データ整合性チェック、数値チェック、必須項目チェック、等②入力データに不備が存在した場合、エラーメッセージを出力してデータ修正を促します。
(3)各事業所の管理者が行うチェックとしては、下記を想定していますが、基本的には「目検」と考えています。
①担当する個人の入力完了の有無②想定外の数値の存在チェック(4)本部が行うチェックも、上記事業所担当者と同様と考えています。

13.提供機能 – データ変換
データを給与計算委託会社向けフォーマットに変換する機能について説明します。
(1)本部の人事担当者が、専用画面にてデータ変換指示を行うことで、給与計算委託会社向けフォーマットに変換します。
(2)変換対象は、各人事担当者の担当事業所単位になると想定していますので、チェックボックスで事業所を選択できるようにします。
(3)選択した事業所全てのデータを、1個のCSVファイルにします(4)変換後のデータに関しては、手作業にて給与計算委託会社に転送願います。(FTPコマンドを発行する事は可能です。結果は「目検」にて確認願います)

14.提供機能 – メール送信
事業所管理者が出勤簿のチェックを行った際に、出勤簿に不備が存在した場合、該当個人宛てに、承認不可メールを送信します。
(1)個人情報として、社員マスタにメール・アドレスを登録します(2)事業所担当者の専用画面に「却下」ボタンを用意し、そのボタンをクリックすることで、自動的にメールが送信されるようにします。
(3)メール内容は、固定となります。

15.システム構成案
本システムのシステム構成について記載します。
(1)OS： Windows XP / Vista / 7(2)データベース： SQL Server 2008 SP2(※)
・SQL Server 2008 R2 Standard 日本語版
・サーバー ライセンス(153,000円)
・御社にてご購入下さい(3)Office： Office2003以上(Excel2003以上)(4)開発言語

： Excel/VBA2007(5)必要ハードウェア ： ・データベースを設置するサーバーが必要です
・メーカー/機種は問いません
・御社にてご購入下さい
参考：http://www.microsoft.com/japan/sqlserver/2008/r2/howtobuy/price.mspx

16.開発体制・管理方法について(1)開発体制
通常では1案件に対して、バックアップ/支援の意味を含めて、最低2名以上に担当させるようにしています。
(2)開発プロセス
通常は、下記業務フローにて開発作業を進めております。
①要件設計書作成 → レビュー → フィードバック反映 →(必要に応じて)再レビュー②基本設計書作成 → レビュー → フィードバック反映 →(必要に応じて)再レビュー③詳細設計書作成 → レビュー → フィードバック反映 →(必要に応じて)再レビュー④製造・単体試験項目書作成 → 製造/単体試験実施⑤結合試験設計書作成 → レビュー → フィードバック反映 →(必要に応じて)再レビュー⑥結合試験実施(通常3回程度) → 試験結果レビュー → 不合格の場合、再試験⑦総合試験準備(顧客支援作業：総合試験はお客様主導で行って頂きます)(3)開発作業の途中での質疑応答に関しては、「Q&A管理表」を作成して管理しています。

17.懸案事項
今回の開発に関する懸案事項について記載します。
(1)Excel2003対応
Excelに関しては、現在Excel2010が最新バージョンとなっており、Excel2003以降では、Excel2007、Excel2010の順に新しいバージョンとなっています。
Excel2007と2010とでは、それ程非互換は無いようですが、Excel2003とExcel2007以降では、メニュー周辺部分において、非互換がある旨が報告されています。
このため、Excel2003をベースに開発を進めると、将来的にOfficeのバージョンを2010に上げた場合、非互換が発生する可能性があります。
このため、今回の開発では、Excel2007をベースに、Excel2003にも対応できるように開発作業を進めることを進言致します。

18.開発工数
本システムの予想開発工数について記載します。
(1)要件設計書作成(2)レビュー/結果反映(3)基本設計書作成(含む画面/DB設計)(4)レビュー/結果反映(5)詳細設計書作成(6)レビュー/結果反映(7)製造/単体試験(※付録1参照)(8)結合試験(含むDB構築)(9)マニュアル作成(10)総合試験
合計： 3人/日： 2人/日： 13人/日： 3人/日： 12人/日： 3人/日： 73人/日： 13人/日： 8人/日： 7人/日： 137人/日(6.85人/月)※算出基準①1日当り8時間稼働②1カ月当り20日稼働

19.開発費用
本システムの予想開発費用について記載します。
(1)開発工数
合計：137人/日(6.85人/月)(2)開発費用（5,510,720円)①今回の開発に際しては「上級SE(月額800,000円)」をアサインします②弊社の費用算出方法は、「開発工数×月額単価」となります③6.85(人/月) × 800,000円 ＝ 5,480,000円(※弊社規定の割引率適用前)④さらにレビュー参加のため東京～盛岡間の交通費が必要になります
1)レビュー回数：4回(要件、基本、詳細、結合試験)
2)新幹線往復料金：13,840円×2=27,680円
3)4回×27,680円＝110,720円⑤合計：5,590,720円⑥総合試験への立ち会いの場合、⑤に加え、さらに交通費＋宿泊費が必要となります。(5日間立ち会いの場合：77,680円)⑦教育が必要な場合、⑥に加え、さらに費用のご負担をお願いします。
※弊社規定割引率：弊社が開発する場合は16%を適用予定(除く交通費/宿泊費)

20.納品関連
本案件に関しては、下記納品物を想定致しております。
(1)納品物(CD納品)①ソース・モジュール ： Excelファイルとして納品②開発ドキュメント

： 各種設計書一式③マニュアル： 使用手引書一式(2)納品予定日①開発開始：XXXX年X月XX日②納品予定日：XXXX年X月XX日(納品後総合試験)(3)瑕疵担保期間①無償対応期間は、弊社規定により6カ月となります②瑕疵担保期間の障害に関しては、「障害管理表」を作成し、この管理表にて、お客様と弊社の双方で管理/確認します。

21.移行について
本案件の開発に関しては、現行業務からの移行については含まれておりません。
現行業務から移行する場合には、既存のExcelデータから、今回ご提案したシステムで使用するデータベースへの「データ移行」が必要になります。
既存Excelデータから新規データベースへの「データ移行」を行う場合には、別途コンバージョン・プログラムが必要になります。
コンバージョン・プログラムの作成に関しては、下記工数、費用、および期間が追加になると想定致します。
(1)開発工数：20人/日(1.0人/月) ※「付録3:コンバージョン・プログラム開発」参照(2)開発費用：1.0×600,000円 = 600,000円(3)スケジュール ：付録2のスケジュールにおいて、総合試験の期間に移行試験/確認期間として3日程度追加になります22.保守について弊社が保守を行わせて頂く場合の対応について記載します。
(1)瑕疵担保期間①今回の場合、弊社規定により製品納品/御社検収後6カ月間とさせて頂きます。

(2)サポート拠点①弊社開発担当者が常駐する盛岡事業所にて対応させて頂きます。
→ 岩手県盛岡市大通3-2-8 岩手県金属工業会館3F(3)対応時間①対応時間は、弊社営業時間9:00～18:00となります。
②受付時間は、電話の場合は弊社営業時間内、メールの場合は24時間受付ます。

(4)対応開始①お問い合わせ受付後、弊社担当者よりご確認の連絡を入れさせて頂いた後より対応を開始致します。

(5)保守費用①開発費用の15%を年額保守費用とさせて頂いております。
②別途保守契約を締結させて頂き、保守費用入金後に保守を開始致します。

23.最後に最後まで資料をご覧になって頂き、誠にありがとうございます。
本書に記載した内容を「叩き台」として、御社のご希望(機能、納期、ご予算)等、より詳しいお話をお聞かせ願えればと考えております。
それでは、今後とも宜しくお願い申し上げます。

株式会社エム・システム〒124-0023 東京都葛飾区東新小岩8-5-5 5F
電話 ： 03-5671-2360 / FAX ： 03-5671-2361
メール ： info@msystm.co.jp
URL ： http://msystm.co.jp/

付録1：製造工程詳細項目

製造工数

試験工数合計ログイン・メニュー画面作成

4.5

3.5

8.0

社員用画面作成

9.0

5.0

14.0

事業所管理者用画面作成

11.0

819.0

地域本部用画面作成

14.5

10.5

25.0

メンテナンス画面作成

3.0

3.0

10.0

合計

43.0

30.0

73.0

付録2：開発/本番スケジュール
開発担当者をピーク時に4名アサインした場合を想定したケース
作業項目

工数

人数

日数

日程

要件設計書作成

212XX/XX～XX/XX

レビュー

212XX/XX～XX/XX

基本設計書作成

1343XX/XX～XX/XX

レビュー

31

3

XX/XX～XX/XX

詳細設計書作成

1243

XX/XX～XX/XX

レビュー

313XX/XX～XX/XX

製造/単体試験73419XX/XX～XX/XX

結合試験

1335XX/XX～XX/XX

マニュアル作成

833XX/XX～XX/XX

総合試験

723XX/XX～XX/XXプログラム修正

522XX/XX～XX/XX

教育212XX/XX～XX/XX

備考
レビュー：1日(含む移動)/修正：1日

レビュー：1日(含む移動)//修正：2日

レビュー：1日(含む移動)//修正：2日

含むレビュー/試験実施/PGM修正

設計は御社担当

弊社担当は1名

付録3：コンバージョン・プログラム開発
コンバージョン・プログラムを作成する場合、下記工数が必要になります
項目

製造工数

試験工数

合計

要件設計書作成/レビュー

1.0-

1.0

基本設計書作成/レビュー

3.0

-

3.0

詳細設計書作成/レビュー

3.0-

3.0

製造・単体試験

5.0

3.0

8.0

結合試験(含む設計書作成)

3.0

2.0

5.0

合計

15.0

5.0

20.0

※レビューに関しては、基本となるシステム開発のレビューと同時開催とします