一般社団法人 日本歯科専門医機構

個人情報取扱規程(令和 4 年 12 月 8 日 制定)

第１章 総 則（目 的）
第１条 本規程は、当法人が、個人情報保護法その他の法令等に基づき、当法人の取り扱う個人データ（いずれも第２条に定義する。
）の適正な取扱いを確保するために定めるものである。
（定 義）
第２条 この規程において、次に掲げる用語の意義は、以下各号に定めるところによる以外は、個人情報保護法第２条及び第 16 条各項に定める意味を有する。
(１) 「個人情報取扱業務」とは、当法人における個人情報の取得及び個人データの保護管理に関する業務をいう。
(２) 「従業者」とは、当法人の組織内にあって直接間接に事業者の指揮監督を受けて事業者の業務に従事している者等をいい、雇用関係にある従業員（正社員、契約社員、嘱託社員、パート社員、アルバイト社員等）のみならず、理事、監事、派遣社員等も含まれる。
(３) 「事務取扱責任者」とは、当法人の個人データの管理に関する責任を担う者をいう。
(４) 「事務取扱担当者」とは、当法人内において、個人データを取り扱う事務に従事する者をいう。
(５) 「個人情報保護法」とは、個人情報の保護に関する法律（平成 15 年法律第 57 号）をいう。
(６) 「政令」とは、個人情報の保護に関する法律施行令（平成 15 年政令第 507 号）をいう。
(７) 「規則」とは、個人情報保護に関する法律施行規則その他の個人情報保護委員会が定める規則をいう。
(８) 「ガイドライン」とは、「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」（平成 28 年個人情報保護委員会告示第６号）、「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（外国にある第三者への提供編）」（平成 28 年個人情報保護委員会告示第７号）及び「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（第三者提供時の確認・記録義務編）」（平成 28 年個人情報保護委員会告示第８号）並びに個人情報保護委員会その他の権限ある機関が策定するガイドラインを総称したものをいう。
(９) 「法令等」とは、個人情報保護、政令、規則及びガイドラインを総称していう。
第２章 安全管理措置
第１節 組織的安全管理措置（事務取扱担当者等）
第３条 当法人は、理事長が指名する者を事務取扱担当者とする。
２ 事務取扱担当者が複数いる場合は、そのうち一人を事務取扱責任者とする。
３ 事務取扱担当者は、個人データの保護に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。
（事務取扱責任者等の任務）
第４条 事務取扱責任者は、個人情報取扱業務を統括するとともに、本規程に定められた事項を理解し、遵守するとともに、事務取扱担当者にこれを理解させ、遵守させるための教育訓練、安全対策の実施並びに周知徹底等の措置を実施する責任を負う。
（事務取扱担当者等の監督）第５条 事務取扱責任者は、個人データが本規程に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行うものとする。
（事務取扱担当者の責務）
第６条 事務取扱担当者は、当法人の個人データの取扱い又は委託処理等、個人データを取り扱う業務に従事する際、法令等、本規程及びその他の規程並びに事務取扱責任者の指示した事項に従い、個人データの保護に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。
２ 事務取扱担当者は、個人情報の漏えい、滅失又は毀損（以下「漏えい等」という。）、法令等、本規程又はその他の規程に違反している事実又は兆候を把握した場合、速やかに事務取扱責任者に報告するものとする。
（本規程に基づく運用状況の記録）
第７条 事務取扱担当者は、本規程に基づく運用状況を確認するため、以下の項目について確認する

ものとする。
① 個人情報の取得及び個人情報データベース等ファイルへの入力状況② 個人情報データベース等の利用・出力状況の記録③ 個人データが記載又は記録された書類・媒体等の搬出等の状況④ 個人情報データベース等の削除・廃棄記録⑤ 削除・廃棄を委託した場合、これを証明する記録等⑥ 個人情報データベース等を情報システムで取り扱う場合、事務取扱担当者の情報システムの利用状況（ログイン実績、アクセスログ等）（取扱状況の確認手段）
第８条 事務取扱担当者は、個人情報データベース等の取扱状況を確認するため、以下の事項を記録するものとする。
① 個人情報データベース等の種類、名称② 個人データの範囲③ 利用目的④ 記録媒体
⑤ 保管場所（管理区域）⑥ 事務取扱担当者（アクセス権者）⑦ 保存期間⑧ 削除・廃棄方法（情報漏えい事案等への対応）
第９条 個人データの漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応は、「個人データの漏えい等の事案が発生した場合等の対応について」（平成 29 年個人情報保護委員会告示第１号）に基づき、理事長の責任により以下の対応を行う。
①被害の拡大の防止②事実関係の調査、原因の究明③影響範囲の特定④再発防止策の検討・実施⑤影響を受ける可能性のある本人への連絡等⑥事実関係、再発防止策等の公表⑦関係当局への報告（苦情への対応）
第 10 条 事務取扱担当者は、法、ガイドライン又は本規程に関し、本人から苦情の申出を受けた場合には、その旨を事務取扱責任者に報告する。報告を受けた事務取扱責任者は、適切に対応するものとする。
（取扱状況の確認並びに安全管理措置の見直し）
第 11 条 事務取扱責任者は、定期的又は必要に応じて臨時に第７条に規定する個人データの運用状況の記録及び第８条に規定する個人情報データベース等の取扱状況の確認を実施しなければならない。
２ 事務取扱責任者は、前項の確認の結果及び次条の監査の結果に基づき、安全管理措置の評価、見直し及び改善に取り組むものとする。
（監 査）
第 12 条 監事は、モニタリングシートに基づき、当法人の個人データの適正な取扱いその他法令及び本規則の遵守状況について検証し、その改善を事務取扱責任者に促す。
第２節 人的安全管理措置（教育・研修）
第 13 条 事務取扱責任者は、本規程に定められた事項を理解し、遵守するとともに、事務取扱担当者その他の従業者に本規程を順守させるための教育訓練を必要に応じて企画・運営する。
２ 従業者は、事務取扱責任者が主催する本規程を遵守させるための教育を受けなければならない。研修の内容及びスケジュールは、事業年度毎に事務取扱責任者が定める。
第３節 物理的安全管理措置（個人データを取り扱う区域の管理）第 14 条 当法人は、個人情報取扱担当者及び本人以外が容易に個人データを閲覧等できないような措置を講ずるものとする。
（機器及び電子媒体等の盗難等の防止）
第 15 条 当法人は管理区域及び取扱区域における個人データを取扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、次の各号に掲げる措置を講じる。
(１) 個人データを取扱う機器、電子媒体又は書籍等を、施錠可能なキャビネット・書庫等に保管する。
(２) 個人データを取り扱う情報システムが機器のみで運用されている場合は、セキュリティワイヤー等により固定する。
（電子媒体等の持ち運びの禁止）
第 16 条 当法人の従業者は、個人データが記録された電子媒体又は個人データが記載された書類等を事業所外に持ち運んではならない。ただし、個人データの適切な取扱い上問題がないと理事長が別途認めたものについてはこの限りではない。
（個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄）
第 17 条 個人データの廃棄・削除段階における記録媒体等の管理は次のとおりとする。
① 事務取扱担当者は、個人データが記録された書類等を廃棄する場合、シュレッダー等による記載内容が復元不能までの裁断、自社又は外部の焼却場での焼却・溶解等の復元不可能な手段を用いるものとする。
② 事務取扱担当者は、個人データが記録された機器及び電子媒体等を廃棄する場合、専用データ削除ソフトウェアの利用又は物理的な破壊等により、復元不可能な手段を用いるものとする。
③ 事務取扱担当者は、個人情報データベース等中の個人データを削除する場合、容易に復元できない手段を用いるものとする。
２ 個人データ若しくは個人情報データベース等を削除した場合、又は電子媒体等を廃棄した場
合には、事務取扱責任者がこれを確認するとともに、削除・廃棄状況等を記録する。
第４節 技術的安全管理措置（アクセス制御）
第 18 条 当法人は、個人データへの不正なアクセスを防止するため、個人データを取り扱うことのできる機器及び当該機器を取り扱う従業者を明確化するものとする。
（アクセス者の識別と認証）
第 19 条 当法人は、機器に標準装備されているユーザー制御機能（ユーザーアカウント制御）により、個人情報データベース等を取り扱う情報システムを使用する従業者を識別・認証する。
（外部からの不正アクセス等の防止）第 20 条 当法人は、以下の各方法により、情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護するものとする。
① 個人データを取り扱う機器等のオペレーティングシステムを最新の状態に保持する。
② 個人データを取り扱う機器等にセキュリティ対策ソフトウェアを導入し、自動更新機能等の活用により、これを最新状態とする。
③ 当法人の事業所で使用するＩＰアドレス以外からのアクセスを制限する。
（情報システムの使用に伴う漏えい等の防止）
第 21 条 当法人は、情報システムの使用に伴う個人データの漏えい等を防止するために必要となる措置を講じ、適切に運用するものとする。
第３章 個人情報の取扱い
第１節 個人情報の取得・保有等（利用目的の特定）第 22 条 当法人は、個人情報の保有に当たっては、業務を遂行するため必要な場合に限り、かつ、その利用の目的（以下「利用目的」という。
）をできる限り特定しなければならない。
２ 当法人は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。
（利用目的による制限）
第 23 条 当法人は、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を保有してはならない。
当法人は、合併その他の事由により他の個人情報取扱事業者から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱ってはならない。
３ 前二項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
① 法令に基づく場合② 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき③ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき④ 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき⑤ 当該個人情報を学術研究の用に供する目的（以下「学術研究目的」という。
）で取り扱う必要があるとき（当該個人情報を取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。
）⑥ 学術研究機関等に個人データを提供する場合であって、当該学術研究機関等が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）（利用目的の通知等）
第 24 条 当法人は、個人情報を取得する場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、同時に又は取得後速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表するものとする。
２ 前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。以下この項において同じ。）に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示するものとする。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。
３ 当法人は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表しなければならない。
４ 前三項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
① 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合② 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該個人情報取扱事業者の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合③ 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき④ 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合（適正な取得）第 25 条 当法人は、偽りその他不正な手段により個人情報を取得してはならない。
２ 当法人は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報を取得してはならない。
① 法令に基づく場合② 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき③ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき④ 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき⑤ 当該要配慮個人情報を学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該要配慮個人情報を取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそ２

れがある場合を除く。
）⑥ 学術研究機関等から当該要配慮個人情報を取得する場合であって、当該要配慮個人情報を学術研究目的で取得する必要があるとき（当該要配慮個人情報を取得する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。
）（当該個人情報取扱事業者と当該学術研究機関等が共同して学術研究を行う場合に限る。
）⑦ 当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、学術研究機関、報道機関、著述を業として行う者、宗教団体若しくは政治団体、外国政府、外国の政府機関、外国の地方公共団体又は国際機関、外国における学術研究機関、報道機関、著述を業として行う者、宗教団体若しくは政治団体に相当する者により法において認められる範囲内で公開されている場
合⑧ 本人を目視し、又は撮影することにより、その外形上明らかな要配慮個人情報を取得する
場合⑨ 法第 27 条第５項各号において、個人データである要配慮個人情報の提供を受けるとき（データ内容の正確性の確保等）
第 26 条 当法人は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない。
第２節 第三者提供の制限（第三者提供の制限）
第 27 条 当法人は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。
① 法令に基づく場合② 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき③ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき④ 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき⑤ 当該個人データの提供が学術研究の成果の公表又は教授のためやむを得ないとき（個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）⑥ 当該個人データを学術研究目的で提供する必要があるとき（当該個人データを提供する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）（当該個人情報取扱事業者と当該第三者が共同して学術研究を行う場合に限る。）⑦ 当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。
）
２ 次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、第１項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
① 個人情報取扱事業者が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託することに伴って当該個人データが提供される場合② 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合③ 特定の者との間で共同して利用される個人データが当該特定の者に提供される場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的並びに当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称及び住所並びに代表者の氏名について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき
３ 当法人は、前項第３号に規定する個人データの管理について責任を有する者の氏名、名称若しくは住所又は代表者の氏名に変更があったときは遅滞なく、同号に規定する利用する者の利用目的又は当該責任を有する者を変更しようとするときはあらかじめ、その旨について、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。

（第三者提供をする際の記録）
第 28 条 当法人は、個人データを第三者に提供したときは、第三者提供に係る記録を書面又は電磁的記録により作成しなければならない。ただし、当該個人データの提供が前条第１項各号に該当する場合又は同条２項各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
２ 前項の記録は、次項又は第４項に該当する場合を除き、第三者に個人データの提供をした都度、速やかに作成しなければならない。
３ 第１項の記録は、当該第三者に継続的に若しくは反復して個人データの提供をしたとき、又は当該第三者に継続的に若しくは反復して個人データを提供することが確実であると見込まれるときの記録は、一括して作成することができる。
４ 第１項の記録は、本人に対する物品又は役務の提供に関連して当該本人に係る個人データを第三者に提供した場合において、当該提供に関して作成された契約書その他の書面に記録すべき事項が記載されているときは、当該書面をもって第三者に個人データを提供したときの記録に代えることができる。
５ 前条第１項に基づき本人の同意を得て個人データを第三者に提供した場合は、以下の事項を記録するものとする。
① 本人の同意を得ている旨② 当該第三者の氏名又は名称その他の当該第三者を特定するに足りる事項（不特定かつ多数の者に対して提供したときは、その旨）③ 当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事
項④ 当該個人データの項目
６ 前項の記載事項のうち、第１項から第４項までの方法により作成した記録（保存している場合に限る。
）に記録されている事項と内容が同一であるものについては、当該事項の記録を省略することができる。
７ 当法人は、前二項の規定により作成した記録を、以下の場合に応じて、当該記録を作成した日から所定の期間保存するものとする。
場合

保存期間

①

本人を当事者とする契約書等に基づく個人データの提供の場合

最後に当該記録に係る個人データの提供を行った日から起算して１年を経過する日までの間②

最後に当該記録に係る個人データの提供を行った日から起算して３年を経過する日までの間③ 上記①又は②以外の場合当該記録を作成した日から３年間個人データを継続的に若しくは反復して提供する場合（第三者提供を受ける際の確認及び記録）
第 29 条 当法人は、第三者から個人データの提供を受けるに際しては、次に掲げる事項の確認を行わなければならない。ただし、当該個人データの提供が第 27 条第１項各号に該当する場合又は同条２項各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
① 当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人）の氏名② 当該第三者による当該個人データの取得の経緯
２
当法人は、第三者から個人データの提供を受ける際の確認を行う方法は、確認を行う事項の区分に応じて、それぞれ次のとおりとする。

場合

３

方法

① 前項１号に該当する事項

個人データを提供する第三者から申告を受ける方法その他の適切な方法② 前項２号に該当する事項

個人データを提供する第三者から当該第三者による当該個人データの取得の経緯を示す契約書
その他の書面の提示を受ける方法その他の適切な方法

前項にかかわらず、第三者から他の個人データの提供を受けるに際して前項の方法による確認（当該確認について記録の作成及び保存をしている場合におけるものに限る。）を行っている事項の確認を行う場合は、当該事項の内容と当該提供に係る確認事項の内容が同一であることの確認を行う方法によるものとする。
４ 当法人は、前三項に基づく確認を行ったときは、以下の区分に応じて以下の事項を記録しなければならない。
(１) 第 27 条第１項に基づく本人の同意を得た第三者から提供を受けた場合① 本人の同意を得ている旨② 当該第三者の氏名又は名称③ 当該第三者の住所④ 当該第三者が法人である場合は、その代表者（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人）の氏名⑤ 当該第三者による当該個人データの取得の経緯⑥ 当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項⑦ 当該個人データの項目(２) 個人情報取扱事業者ではない第三者から提供を受けた場合① 当該第三者の氏名又は名称② 当該第三者の住所③ 当該第三者が法人である場合は、その代表者（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人）の氏名④ 当該第三者による当該個人データの取得の経緯⑤ 当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項⑥ 当該個人データの項目
５ 前項各号の記載事項のうち、既に作成した記録（保存している場合に限る。）に記録されている事項と内容が同一であるものについては、当該事項の記録を省略することができる。
６ 第４項の記録は、次項又は第８項に該当する場合を除き、第三者から個人データの提供を受けた都度、速やかに作成しなければならない。
７ 第４項の記録は、当該第三者から継続的に若しくは反復して個人データの提供（第 27 条第２項から第５項までの方法により個人データの提供を受けた場合を除く。
）を受けたとき、又は当該第三者から継続的に若しくは反復して個人データの提供を受けることが確実であると見込まれるときの記録は、一括して作成することができる
８ 第４項の記録は、本人に対する物品又は役務の提供に関連して第三者から当該本人に係る個人データの提供を受けた場合において、当該提供に関して作成された契約書その他の書面に記録すべき事項が記載されているときは、当該書面をもって第三者から個人データの提供を受けたときの記録に代えることができる。
９ 当法人は、第４項又は第５項により作成した記録を、以下の場合に応じて、当該記録を作成した日から所定の期間保存するものとする。

場合

保存期間

①

本人を当事者とする契約書等に基づく個人データの提供の場合

最後に当該記録に係る個人データの提供を行った日から起算して１年を経過する日までの間②

最後に当該記録に係る個人データの提供を行った日から起算して３年を経過する日までの間③ 上記①又は②以外の場合当該記録を作成した日から３年間個人データを継続的に若しくは反復して提供する場合（個人関連情報取扱事業者から個人関連情報を個人データとして取得する場合）
第 30 条 当法人は、個人関連情報取扱事業者から提供を受ける個人関連情報（個人関連情報データベース等を構成するものに限る。以下同じ。）を個人データとして取得することが想定される場
合は、第 27 条第１項各号に掲げる場合を除き、当該個人データに関して識別される本人から、当該個人関連情報取扱事業者から個人関連情報の提供を受けて本人が識別される個人データとして取得することを認める旨の同意を取得するものとする。
２ 前項の本人の同意の取得は、本人から同意する旨を示した書面や電子メールを受領する方法、確認欄へのチェックを求める方法によるものとする。ウェブサイト上で同意を取得する場合は、本人に示すべき事項を示した上でウェブサイト上のボタンのクリックを求める方法等によるものとする。
３ 当法人は、個人関連情報の提供元である個人関連情報取扱事業者から第１項の同意を取得したことの確認が求められた場合は、口頭、書面その他適切な方法で申告するものとする。
４ 当法人は、個人関連情報の提供を受けて個人データとして取得する際は、「当該第三者（提供元の個人関連情報取扱事業者）の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名」を確認しなければならない。確認方法は、提供元の個人関連情報取扱事業者から申告を受ける方法その他の適切な方法によるものとする。既に当該確認方法により確認を行い、次項に規定する方法により作成し、かつ、その時点において記録している記録に記録された事項と同一であるものについては、当該事項の確認を省略することができる。
５ 個人情報取扱事業者である提供先の第三者は、第１項の規定による個人関連情報の提供（第27 条第１項各号に該当する場合を除く。）を受けて個人データとして取得する場合は、以下のとおり記録するものとする。
(１) 記録をする媒体
個人情報取扱事業者である提供先の第三者は、記録を、文書、電磁的記録又はマイクロフ
ィルムを用いて作成しなければならない。
(２) 記録を作成する方法
ア 原則
原則として、個人関連情報の提供を受けて個人データとして取得する都度、速やかに、記録を作成しなければならない。
イ 一括して記録を作成する場合
一定の期間内に特定の事業者から継続的に又は反復して個人関連情報の提供を受けて個人データとして取得する場合は、個々の提供に係る記録を作成する代わりに、一括して記録を作成することができる。
ウ 契約書等の代替手段による方法
本人に対する物品又は役務の提供に係る契約を締結し、かかる契約の履行に伴って、当該本人に係る個人関連情報の提供を受けて個人データとして取得する場合は、当該契約書その他の書面をもって記録とすることができる。
(３) 記録事項① 本人の同意が得られている旨② 当該個人関連情報取扱事業者の氏名又は名称及び住所並びに法人の場合は、その代表者の氏名③ 当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項

④ 当該個人関連情報の項目
記録事項の省略
上記(２)の方法により作成した記録（現に保存している場合に限る。）に記録された事項と内容が同一であるものについては、当該事項の記録を省略することができる。
前項により作成した記録の保存期間は以下のとおりとする。

(４)

６

記録の作成方法

保存期間

契約書等の代替手段の方法により記録を作成した場合

最後に当該記録に係る個人データの提供を受けた日から起算して１年を経過する日までの間一括して記録を作成する方法により記録を作成した場合

最後に当該記録に係る個人データの提供を受けた日から起算して３年を経過する日までの間

上記以外の場合

３年

第４章 保有個人データの開示等の請求等及び苦情処理（個人情報保護窓口の設置等）
第 31 条 保有個人データの開示請求、訂正請求、利用停止請求及びその他相談等に対応する窓口として、個人情報保護相談窓口（以下「相談窓口」という。
）を置き、当法人における個人情報の取扱い等に係る相談等の受付及び事務を行うものとする。
２ 相談窓口の住所及びメールアドレスは以下のとおりとする。
① 住所〒１０２－００７４
東京都千代田区九段南 3-4-5 ビラ・アペックス市ヶ谷 401
一般社団法人日本歯科専門医機構 個人情報保護相談窓口② メールアドレスkikoujimukyoku@jdsb.or.jp（保有個人データに関する事項の公表等）
第 32 条 当法人は、保有個人データに関し、次に掲げる事項について、「個人情報保護方針」と一体としてインターネットのホームページでの常時掲載を行うこと、又は事務所の窓口等での掲示・備付け等を行うこととする。
① 当法人の名称② 全ての保有個人データの利用目的(第 24 条第 4 項第 1 号から第 3 号の場合を除く)③ 当法人が行う保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先
２ 当法人は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
① 前項の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合② 第 24 条第４項第１号から第３号までに該当する場合
３ 当法人は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。
（保有個人データの開示）
第 33 条 当法人は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの開示（当該本人が識別される保有個人データが存在しないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。）に係る請求を受けたときは、本人に対し、書面の交付による方法により、遅滞なく、当該保有個人データを開示するものとする。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
① 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合② 当法人の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合③ 他の法令に違反することとなる場合
２ 当法人は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの全部又は一部について開示しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。この場合、当法人は本人に対して、当該通知においてその理由を説明するものとする。
３ 他の法令の規定により、本人に対し第一項本文に規定する方法に相当する方法により当該本人が識別される保有個人データの全部又は一部を開示することとされている場合には、当該全部又は一部の保有個人データについては、同項の規定は、適用しない。
（保有個人データの訂正等）
第 34 条 当法人は、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないことを理由に当該本人から訂正、追加又は削除（以下「訂正等」という。
）に係る請求を受けた場合には、その内容の訂正等に関して他の法令の規定により特別の手続が定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正等を行うものとする。
２ 当法人は、前項の請求に係る保有個人データの内容の全部又は一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨を決定したときは、本人に対し、遅滞なく、その旨（訂正等を行ったときは、その内容を含む。
）を通知するものとする。この場合、当法人は本人に対して、当該通知においてその理由を説明するものとする。
（保有個人データの利用停止等）
第 35 条 当法人は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが、法第 16 条の規定に違反して取得されているという理由、法第 17 条の規定に違反して取り扱われたものであるという理由によって、当該保有個人データの利用の停止、消去（以下、本条において「利用停止等」という。）に係る請求を受けた場合であって、利用停止等に理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、保有個人データの利用停止等を行うものとする。但し、利用停止等を行うことに多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、当該本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りではない。
２ 当法人は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが法第 23 条第１項又は第 24 条の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人データの第三者への提供の停止に係る請求を受けた場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該保有個人データの提供を停止するものとする。ただし、当該保有個人データの第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合その他の第三者への提供を停止することが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
３ 当法人は、第一項の規定に基づき求められた保有個人データの全部若しくは一部について利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき、又は前項の規定に基づき求められた保有個人データの全部若しくは一部について第三者への提供を停止したとき若しくは第三者への提供を停止しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。この場合、当法人は本人に対して、当該通知においてその理由を説明するものとする。
（苦情処理）
第 36 条 当法人は、当法人における保有個人データの取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めるものとする。
第５章 雑 則（既定の改廃）第 37 条 この規程の改廃は、理事会の決定による。
（規程の細目及び運用）
第 38 条 この規程の実施に必要な事項は、別に定める。
附則
この規程は、令和 4 年 12 月 8 日から施行する。