プログラム管理者マニュアル
2007年度製作者：UMINセンター
EPOC事務局
製作日：2007/09/20

1

基本説明とパスワード更新について• システムにログイン• パスワード更新について• 追加登録について• 既利用申請について• プログラム管理者用画面• UMIN電子メール• 転送設定①〜②

2

システムにログイン•

UMIN EPOCのTOPページにある［プログラム管理者用メニュー］をクリックしてください
ユーザー名は・epockanri-xxx
・epoctantou1-xxx
・epoctantou2-xxxが入ります（ｘｘｘは機関英字略称）
パスワードは各プログラム管理者用UMIN IDに1つずつあります。
※個人用UMIN IDではログインできません3パスワード更新について• プログラム管理者用UMIN IDパスワード更新につきましては、個人用UMIN IDのパスワード更新とは、多少異なります。
申請に必要な書類が揃っていない場合は、パスワード更新が出来ません。
• 詳しくは、
EPOCトップページ ⇒ UMIN ID・パスワードを忘れた方へ
UMIN ID・パスワード更新通知願い−EPOC・DEBUTをご利用の方−

http://epoc.umin.ac.jp/re_password/をご覧下さい。

4

追加登録について• 新規・既利用申請後に追加登録が可能です。
• 追加可能なものは、施設登録とUMIN ID一括登録のエクセルファイルです• 追加登録の申請方法は、EPOC利用の申請方法
ページの『ユーザと施設の追加申請 』をご覧下さい

5

既利用申請について• プログラム管理用UMIN IDを所持された方々にご連絡です
次年度のEPOC利用申請を行う場合は必ず≪既利用申請≫をお願い致します6プログラム管理者用画面
登録操作終了時には[終了]ボタンを押してください
プログラムの設定を行う年度を選びます

プログラム管理者専用のメニューです
主に施設・研修医の登録とプログラムの全体的な部分の設定を行います

プログラム管理者と統括部門担当者が扱います
主に指導医・診療科の割当登録と入力状況の確認、代理入力を行えます7

UMIN電子メール

xxx-xxはプログラム管理者用UMIN IDの意です

EPOCシステムのオプションで配信されるメールはｘｘｘ-ｘｘ@umin.ac.jpに届きます。まずは、UMIN電子メールの設定をお願い致します。
また、EPOC事務局からプログラム管理者宛にメールを配信する場合もございます。（追加申請にファイル交換システムをご利用する場合は必須）

UMIN電子メールでxxx-xx@umin.ac.jpに届いたメールを読むことが出来ます。

xxx-xx@umin.ac.jp宛に届いたメールを既にお持ちのメールアドレスに転送することができます。

次へ

8

転送設定①

前ページより転送設定の詳細はこちらをご覧ください

転送先アドレスに常にご利用なさっているメールアドレスを記述して、【上記の転送設定を行う】をクリックしてください。

9

転送設定②

前任者からEPOCプログラム管理者を引き継いだ場合

転送設定の詳細はこちらをご覧ください

前任者の転送先アドレスを消して、貴殿の既にお持ちのアドレスを記載して［上記で転送設定を行う］をクリックで設定終了です。
尚、前任者にメールが届かなくなります。

10

プログラム管理者メニュー-施設と研修医とプログラム設定-• 施設登録①〜③• 研修医登録①〜③• 参加施設へ割当①〜②• 一括入力期限設定• オプション①〜④

11

施設登録①• 研修に協力していただける施設の登録を行います
また、施設ごとの統括部門担当者の設定もこちらで行いますプログラム管理者トップメニュー

プログラム管理者プルダウンメニュー※以下、メニューの選択は省略いたします12施設登録②
協力していただける研修施設を登録します[期間検索]から施設名を検索・登録をしてください【入力する】を押すと協力施設の登録が完了します。

１研修施設につき統括部門担当者を3名登録が出来ます。
統括部門担当者に登録するのは個人用UMIN IDです。
『ユーザ検索』から検索・登録することも可能です
統括部門担当者は指導医兼任でも大丈夫です13施設登録③
1.2.は管理型（単独型）病院が必ず入っております。
1.プログラム管理者
2.管理型（単独型）病院の統括部門担当者

・3.以降は協力型病院が入ります。
・登録時に指定した統括部門担当者の変更は[変更]ボタンから変更が可能です。
・協力型病院に研修医が割当行われている場合は削除欄の参照から詳細を見ることが出来ます14研修医登録①
プログラム管理者メニュー<2.プログラムへの研修医の入力>
研修医のUMIN IDに研修医の個人用UMIN IDを記載し、[入力する]ボタンを押すと下記＜入力されている研修医の一覧＞に表示されます。
表示順序に数値を入れると昇順に表示することが出来ます。
[更新]ボタンから表示順序の更新が可能です。
研修医一覧の表示は氏名順と表示順の2通りがあります。

15

研修医登録②〔個人用UMIN ID,表示順序〕の形で.CSVファイルを作成します16

研修医登録③

先程作成した.csvファイルを選び[一括登録]を押すと登録完了です※応用編
一括登録で使った.csvファイルの表示順序を書き換え、再び[一括登録]をすると一度に表示順序を更新することが可能です

17

参加施設へ割当①
プログラム管理者メニュー<３.参加施設への研修医の割当>

参加施設への研修医の割当の登録・変更を行う
場合は[入力する]ボタンを押します

設定期間日付 ：研修初日と最終日が表示されます
未設定：参加施設に割当が行われておりません
未設定期間
無し：設定期間に隙間無く割当が行われています
有り：設定期間に登録されていない日付があります

18

参加施設へ割当②•開始・終了年月日と研修期間先を選び[新しい割当を入力する]のボタンで登録完了です•変更・削除につきましては、後の設定項目との関連もございますので後ほどご説明いたします19一括入力期限設定
プログラム管理者メニュー<７.入力期限(初期値)の変更>

１ヶ月〜１２ヶ月からお選び下さい•研修終了後の研修評価入力期間の初期値を一括で設定できます•初期値は研修終了後１ヶ月（最小値）ですが、入力期限の長さは貴院の評価基準に従ってください20オプション①（アナウンス機能）
プログラム管理者メニュー<４.情報共有機能の設定> アナウンス機能（掲示板）

自動表示:研修医がEPOCシステムにログインした際に自動的に掲示板の内容が表示される
指導医は手動で開くしかない
表示する:研修医・指導医ともに手動で掲示板を開かないと見ることが出来ない
表示しない：掲示板を表示させません21

オプション②（アナウンス機能）
プログラム管理者メニュー<４.情報共有機能の設定> アナウンス機能（メール）

メールの転送先メンバを確認できます
左に記載されているメールア
ドレスにメールを送ることで設定されているメンバに一括転送することが出来ます•『作成』に印を入れて[変更する]ボタンで設定できます•『削除』に印を入れて[変更する]ボタンで設定解除です•エイリアスに送ったメールはチェックボックスにチェックを入れたメンバに一括転送されます•転送するアドレス先は、登録されている個人用UMIN IDアドレスになります
例）xxx-xxx@umin.ac.jp (xxx-xxxは個人用UMIN ID)※メールエイリアスとはメールを複数に転送できるものとお考えください22オプション③（指導状況評価）
プログラム管理者メニュー<５.指導状況評価への項目追加>

適宜必要であれば、追加を行うことが出来ます
評価は５段階となっております（サンプル画面参照）
23

オプション④（リンク作成）
プログラム管理者メニュー<６．EPOCからHPへのリンク作成>

登録したリンクはココに表示されます24

プログラム管理者・統括部門担当者-指導医とブロック割当と入力状況確認• 注意事項
• 研修ブロックの入力①〜②• ブロック担当診療科の入力• 閲覧権限者①〜②• 指導医登録• 研修医の割当①〜②• 入力状況確認等（研修医/指導医）①〜⑥• オプション①〜⑤ （データ削除③〜⑤）
25

注意事項
• プログラム管理者用・研修統括部門用メ
ニュー につきましては、各協力施設別の設定となります
プログラム管理者は他施設（登録している施設の全て）の指導医の追加や設定なども設定することが可能となっております26

研修ブロックの入力①• 研修ブロックの入力を行います＜２．研修ブロックの入力＞を選択します

プログラム管理者トップメニュー

プログラム管理者プルダウンメニュー※以下、メニューの選択は省略いたします27

研修ブロックの入力②•各研修施設を選択してください•研修施設毎に登録する必要があります•各項目設定時には施設選択のお間違えの無いようにしてください
プルダウンメニューより選択して[入力する]をおしてください※厚生労働省の定める医師臨床研修制度に基づいて設定を行っているため、研修ブロックは現在プルダウンにある種類のみとなってしまいます
解決方法は次をごらんください28ブロック担当診療科の入力プログラム管理者・統括部門担当者メニュー<３．ブロック担当診療科の入力>

研修ブロックの選択は、一つ前のページで登録した項目が表示されます

表示順序は一覧で表示する順
番です

診療科等の名称に詳しい科名を入力します
尚、研修ブロックに該当するブロックが無かった場合は、診療科等の名称で補って頂きますよ
うお願い致します
例）循環器科の場合：研修ブロックを内科に設定後、 診療科等の名称に循環器科を入力※※※※※これは例ですので貴院の判断で宜しくお願い致します※※※※※※※

29

閲覧権限者①•各診療科に5名の先生に閲覧権限をつけることが出来ます•［閲覧権限ユーザ検索］または入力欄に個人用UMIN IDを入れてください•入力、変更後は【更新】ボタンを押さない限り変更されません

30

閲覧権限者②•前ページの作業により、診療科長や病院長など指導医や統括部門担当者として携わらない先生が研修医と指導医の研修記録を閲覧できるようになります31指導医登録プログラム管理者・統括部門担当者メニュー<４．指導医の入力>

研修ブロックをプルダウンから選択します
前ページで、研修ブロックに設定した診療科がプルダウンの一覧にセットされます
そこから診療科を選びます［ユーザー検索］から指導医の検索入力または指導医の個人UMIN IDを直接入力をしてください［入力する］ボタンで登録完了です
人数分の登録をしてください32

研修医の割当①
プログラム管理者・統括部門担当者メニュー<５．研修医の診療科・指導医への割当>割当を行う研修医の［入力する］
を押すと研修医の詳細画面が開きます
手順：研修ブロック
⇒診療科等
⇒指導医
⇒開始終了日⇒［新しい割当を入力］

また、研修ブロックと診療科等が決定しているが指導医が決まっていない場合は、指導医を未確定（保留）に設定することも出来ます（プルダウンメニューにあり）33

研修医の割当②

2007/07/01〜2007/09/30までが未設定なのに入力欄が消えている•研修期間の初日と終日が入力された時点で、割当の入力欄が消えてしまいます•もし、消えてしまった場合は、研修期間の初日または終日を1日ずらすことで入力フォームが復活します
未設定の部分入力後、1日ずらした部分を元に戻せば完了です
詳細につきましては、『※保留中の割当について』
http://epoc.umin.ac.jp/epoc/newtool2007/tool05_4a.html をご覧下さい

34入力状況確認等①
プログラム管理者・統括部門担当者メニュー<５．研修医の診療科・指導医への割当>

各登録評価を確認することが出来ます

アップロードで提出されたレポートを確認できます

個別に入力期間の変更が行えます

確認をする研修医をメインにした研修医評価入力状況が表示されます
35入力状況確認等②

１研修ブロックの上 は、研修医の入力状況がわかります
下 は、指導医の入力状況が分かります
表示中の『×』『日付』について『×』は、評価入力がされておりません『日付』は最終更新日の評価入力を見ることができます尚、 『×』『日付』をクリックすることで代理入力が可能です（次ページ参照）
研修ブロックがピンク色にマークされている行は、現在研修中の意です36入力状況確認等③• 代理入力について¾研修医と指導医から紙媒体などで集めた評価を代理入力することができます¾プログラム管理者と統括部門担当者が代理入力することが出来ます¾研修医や指導医の引継ぎ入力がございません¾誤入力や誤削除からの評価データの復活は出来ませんのでご注意ください37入力状況確認等④

レポートⅠ

Ⅱ.経験目標項目

従来のレポートシステム

新レポートシステム
アップロード機能搭載

38

入力状況確認等④

レポートⅡ

従来のレポートシステム•研修医より紙媒体またはUSBフラッシュメモリなどでレポートを適宜提出してもらう必要があります（全てがこの方法とは当てはまりません）•提出先や提出〔済〕評価は指導医、統括部門担当者、プログラム責任者が行うことが出来ます•貴院の研修評価基準に従ってください
新レポートシステム アップロード機能搭載•EPOCシステムでダウンロードを行うことでレポートを簡単かつ早く受け取ることが可能となりました•提出〔済〕評価は指導医、統括部門担当者、プログラム責任者が行うことが出来ます•貴院の研修評価基準に従ってください39入力状況確認等④

レポートⅢ• [II．経験目標項目]と同じく、提出を確認した印をつける画面•レポートファイルのダウンロード画面に移行するリンク
9『承認』の【登録】ボタンを押すと承認者に○をつけることが出来ます
9承認者に○をつけることが出来るのは、指導医・統括部門担当者・プログラム管理者となっております
9承認者につきましては、貴院の研修評価基準に従ってください40

入力状況確認等④

レポートⅣ• 研修医が提出したレポートのダウンロード画面
ご利用可能な拡張子
MS WordMS Word(2007)
MS ExcelMS Excel(2007)
MS PowerPointMS PowerPoint(2007)
PDF

日付をクリックするとレポートをダウンロードできます41入力状況確認等④

レポート注意• 現在（2007年）は、従来のレポートシステ
ム[II．経験目標項目]と新レポートシステ
ムにつきましては、データが連動しておりません
よって、従来のレポートシステム[ II．経験目標項目]と新レポートシステムは別物になってしまいます• 両方または片方をご利用いただく形になります42入力状況確認等⑤
プログラム管理者・統括部門担当者メニュー<８．研修記録の参照>

研修医の研修記録を参照できます（研修履歴 ,行動目標, 経験目標）

研修医の研修環境評価を参照できます（研修履歴,指導状況の評
価,研修環境評価（診療科毎）,研修環境評価（研修施設毎）,プロ
グラム全体の評価
43

入力状況確認等⑥
プログラム管理者・統括部門担当者メニュー<９．指導医の入力状況確認／集計>確認を行う指導医をメインとした評価入力状況が表示されます

指導医の評価入力を行なった集計を見ることが出来ます（研修履歴,行動目標,経験目標 ）44

オプション①
プログラム管理者・統括部門担当者メニュー<６．追加研修目標の入力>•研修医の評価項目に足りないもの又は貴院独自の評価がございましたら、適宜追加登録がきでます•行動目標を追加します
評価は↓•経験目標を追加します
評価は↓•経験目標を追加します
評価は↓45オプション②プログラム管理者・統括部門担当者メニュー<１．病院基本情報の入力>•病院名称の変更や住所の変更、病院長などの変更はこちらから出来ます•プログラム管理者用メニュー＜１．プログラム参加施設の入力 ＞
からしか変更が出来ません46

オプション③ データ削除•誤研修ブロックの割当を行った研修医の割当を削除できます※削除を行った場合のデータは復活させることはできません！
プログラム管理者・統括部門担当者メニュー<５．研修医の診療科・指導医への割当>

誤割当の研修ブロック［削除する］ボタンをクリックすれば削除できます47

オプション④ データ削除•誤研修機関割当を行った研修医の割当を削除できます※削除を行った場合のデータは復活させることはできません！
プログラム管理者メニュー<３．参加施設への研修医の割当>•［削除する］ボタンをクリックで削除できます•［削除する］ボタンが表示されていない場合は研修医の診療科・指導医への割当を全て削除してください48

オプション⑤ データ削除•誤研修医の登録を削除できます※削除を行った場合のデータは復活させることはできません！
プログラム管理者メニュー<２．プログラムへの研修医の入力>•［削除］ボタンを押すことで削除できます•参加施設への研修医の割当情報が残っています
割当情報を全て削除してください49