お客様事例紹介

金融

ペーパーレス化により金融事務を省力化
セキュリティ・リスクの軽減、省スペース化も実現＞＞第一勧業信用組合
東京都内に26の営業店を展開し、地域に根ざした金融を実践す
る第一勧業信用組合は、事務文書のペーパーレス化の実現に向けて、イメージ管理システム「SFS Lite PLUS」とネットワークスキャナーを導入。事務処理の省力化・効率化を実現したほか、電子書類へのアクセス権限管理を実現することで、顧客情報保護の体制を大幅に強化しています。また、文書原本を書庫センターへ集約することにより本支店の省スペース化も実現できます。
今後は、本部の審査部門や業務推進部門などのあらゆる業務にペーパーレス化を広げていく方針です。

導入の経緯

事務処理の効率化に向けてペーパーレス化に着手
お客様情報

第一勧業信用組合
所在地：東京都新宿区四谷二丁目13番地
URL: http://www.daiichikanshin.com/
組織概要：「地域のコミュニティとのふれあいを大切に」を合言葉に、東京都内に22支店4出張所を展開し、地域に根ざした金融を実践する協同組織の地域金融機関です。
開かれた金融機関として、全国の信用組合と協力して地方創生、地域発展に力を注いでいます。

第一勧業信用組合では、個人情報保護法による顧客情報管理の厳格化や犯罪収益移転防止法による本人確認資料の7年間保管の義務化などに伴って、管理する顧客情報が増加し、事務処理が複雑化していました。
常務理事を務める加藤朗氏は、「本人確認書類や振込依頼書など顧客情報に関連する書類は各営業店の書庫に紙ベースで保管されており、顧客や本部からの照会の要求があった場合には、金庫内の書庫からファイルを取り出して、書類を1枚1枚めくって確認する必要がありました」と以前の状況を振り返ります。

導入前の課題 報量が増加し、紙ベースでの管理が困難になって●●情きていた。
●●顧客情報の保護に向けて管理の強化が求められていた。

このようなやり方では、顧客や本部からの照会要求に迅速に対応できないだけでなく、処理に手間がかかり、重要な顧客情報を紛失したり、漏洩したりする危険もありました。
第一勧業信用組合は、こうした課題の根本的な解決に向けて、顧客情報の管理を効率化し、顧客情報の保護体制を強化するために、SFS解決方法●●全営業店にイメージ管理システム「SFS Lite PLUS」を導入。事務文書のペーパーレス化により、金融事務の省力化と省スペース化を実現

Lite PLUS とキヤノン製ネットワークスキャナーの導入を決定し、本格的な書類のペーパーレス化への取り組みを開始しました。
選定のポイント

操作や管理のしやすさが採用の決め手に
SFS Lite PLUS を選定したポイントについて、事務・IT 部長の畠山導入後の効果●●本人確認文書などの管理事務の省力化●●情報セキュリティ・リスクの軽減●●文書原本の集約化による省スペース化

芳明氏は、「文書登録の操作がやりやすく、管理がしやすいことです」と説明します。当初検討していた別システムは、本人確認資料や口座振替依頼書登録など処理ごとにシステムが別れており、全体として規模がお客様事例紹介

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大きく高価であったため採用が困難でした。
一方、採用された SFS Lite PLUS は、すべての文書を統合的に管理でき、導入費用も低く抑えることができます。また、電子文書を顧客ごとに CIF（顧客情報ファイル）番号で管理したいという第一勧業信用組合側の要望にすぐに対応できたことも採用の大きな決め手となりました。
SFS Lite PLUS での文書登録の操作は非常に簡単です。日常の業務で頻繁に使う書類は、スキャナーのボタンを押すだけで完了し、パソコンの扱いに不安を持つ営業店のスタッフでも抵抗なく利用できるのが大きな特長となっています。
SFS Lite PLUS の導入は2016年12月に正式決定され、1カ月間試

第一勧業信用組合
常務理事

加藤 朗 氏験運用を行い検証したうえで、2017年4月1日に本店と一部支店で本

第一勧業信用組合
事務・IT部部長

第一勧業信用組合
事務・IT部
事務グループ 次長

畠山 芳明 氏菊地 潔 氏稼働を開始。2018年9月には全営業店での利用を開始しました。対象とする資料も、最初は本人確認関連資料や口座振替依頼書など6帳票からスタートしましたが、順次増加しつつあります。

2つ目の効果は、セキュリティ・リスクの軽減です。登録時以外に書類の原本に触れる必要がなくなったことで、顧客情報が漏洩したり紛失したりする心配がなくなったほか、電子書類へのアクセス権限の管理が導入効果実現できたことにより、顧客情報保護の体制が格段に強化されました。

効率化、リスク軽減、省スペース化を実現

また、万一問題が発生した場合でもだれがどのような処理を行ったのか、SFS Lite PLUS を導入した1つ目の効果は、事務処理の省力化・効追跡して確認することも可能です。

率化です。
「営業店では、これまでのように、金庫からファイルを取りそして、もう1つ期待できる重要な効果が省スペース化です。新シス

出して書類を見つける必要はなくなり、パソコン上で CIF 番号を入力す

テムでは、本部や営業店で登録して電子化されたデータはすべて本部のるだけでに検索できるようになりました」と事務・IT 部事務グループサーバへ集約され、すぐに取り出すことができます。そのため、これま次長の菊地潔氏はメリットを強調します。また、従来本部と営業店間ででのように書類の原本を本支店に保管しておく必要がなくなるため、現行っていた FAX での書類のやり取りも必要なくなりました。

在、茨城県にある書庫センターへの移行を順次進めています。これにより、大幅な省スペースが実現できます。
将来計画

営業店

本部

ネットワークスキャナ ×23 台

USB 接続スキャナ ×2 台
本人確認書類

保険申込書

属性情報入力(CIF 情報等 )口座振替依頼書

投資信託売買申込書ス化を広げていく方針です。また、情報系システムの更改に合わせて+ 属性情報イメージと属性情報を一度に表示

現在は、営業店および本部の事務管理部門のペーパーレス化を進めていますが、今後は、本部の審査部門や業務推進部門などにもペーパーレ諸届

文書種類指定で検索審査や業務推進業務にもペーパーレス化を拡張

SFS Lite PLUS との連携を図る計画です。
今後の方向性について加藤氏は、「例えば、支店長会議などで必要なイメージ管理システム(SFS Lite PLUS)

CIF 情報資料を電子文書で共有できるようにするなど、今回のシステム導入を契機にペーパーレス化をさらに進めていきたいと考えています。最終目標

情報系システム

立山科学グループ株式会社 立山システム研究所
本社： 〒939-8132 富山県富山市月岡町3-30
TEL:076-429-3920
東京営業所：〒101-0044 東京都千代田区鍛冶町1-8-3 神田91ビル6F
TEL:03-5256-0727

https://www.tateyama.jp/lab/
E-mail : sfsinfo@tateyama.or.jp
・ 掲載された情報は2019年4月現在のものです。事前の予告なしに変更する場合があります。
・ 本事例中に記載の肩書や数値、固有名詞は初掲載当時のものであり、閲覧される時点で変更されている可能性があることをご了承ください。
・ 事例は特定のお客様での事例であり、全てのお客様について同様の効果を実現すること が可能なわけではありません。

はあくまでもすべての紙を無くすことです」と展望を語ります。

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