すべては 搬入開始 2 分前の「実質的中止要請」から始まった

a（No.211 21/6/14）

前代未聞！ 中止要請から わずか１カ月後に第３０回Ｊａｐａｎ ＩＴ Ｗｅｅｋ 【春】 盛況に開催！

リードは５月２６日(水)から２８日(金)、東京ビッグサイトにて、「第 30 回 Japan IT Week【春】」を開催した。
緊急事態宣言下での開催となったが、「このような時こそ展示会でビジネス拡大の契機をつかもう」と有力企業２６８社が出展。会期初日から活発な商談が行われた。下記がその会場写真。一見すると普通に開催された展示会であるが、実は前代未聞の 「緊急事態宣言による開催中止から わずか１か月後の延期開催」 だったのである。

多くの来場者で熱気に包まれる 展示会場風景

４月２３日(金)、搬入開始 ２分前

突然の 「開催中止要請」 から始まった
今回の第 30 回 Japan IT Week【春】は、実は１か月前の４月２６日(水)〜28 日(金)に開催される予定であった。
その会期に向けて会場準備、来場者誘致、セミナー準備などすべてが万端に整えられ、いざ搬入しようとしたその日、政府による緊急事態宣言に続き、東京都から実質的な展示会開催中止要請が入った。４月２３日２３時５８分。実に搬入開始２分前のことである。その時すでにビッグサイトには、リード社の社員をはじめ１,000 名を超えるスタッフが詰め掛けていた・・・

以下、その経緯の詳細を記させていただく。

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＜ Ｊａｐａｎ ＩＴ Ｗｅｅｋ 【春】 開催を断念した経緯 ＞
４/２３(金)１３時「緊急事態宣言で東京ビッグサイトが閉鎖されるかもしれない」とリードに情報が入る。
（この日、夜中 24 時に搬入開始予定。）

１４時

すでに全出展社が 24 時からの搬入に向け全国から集まってきており、もし中止になれば大混乱となり、出展社、支援企業など約 300 社に甚大な損失を被る。従って我々はなんとしても開催できるよう、急遽、小池都知事宛てに予定通り開催できるよう「嘆願書」を作成。

１５時

リード幹部から都議会議員へ一斉に電話をかけ、嘆願書を都知事に届けていただけるよう依頼。
同時に、万一中止せざるを得ない事態に備え、①出展社向けに開催延期の告知メール準備、HP 作成②すでにビッグサイトに集まっている 1,000 人以上のスタッフへの対応方法③来場予定者 2 万名に対する告知準備を進めると同時に、当日間違って来場してしまう方に対する対応策④セミナー

講師他、関係者への連絡プランの作成など、あらゆる準備を進める。
２１時

小池都知事が会見で「イベントは無観客開催しか認めない」と発言。展示会は無観客では開催できないため、これは実質的な開催中止要請。引き続き、ビッグサイトに対し何とか展示会は開催できるよう嘆願。

２３時

23 時 58 分、搬入開始 2 分前。ビッグサイトより「東京都の見解は、やはり無観客開催しか認められない」と実質的な開催中止要請が入る。 やむを得ず開催を断念。

我々主催者としては、あまりに直前過ぎる中止要請に憤りと落胆があったが、一方で準備を進めている出展社、来場者にいち早く告知し、混乱を収拾する必要があった。まず行ったことは社員をビッグサイトに向かわせ、1,000名以上集まっている出展社、ブース装飾業者、搬入スタッフへ一人一人事情を説明して回った。「我々のビジネスチ
ャンスはどうなる！ ここまでの準備はどうなる！」 という、出展社のやり場のない思いに対して、社員は時に頭を下げながら丁寧に説明を尽くした。開催に向け 1 年間活動してきた社員の中には悔し涙を流しながら説明する者もあった。

さらになるべく早く告知するために、開催延期の HP アップ、メール配信を開始。その作業は早朝まで続いた。そして翌土曜日、日曜日を使って全出展社、全協力会社、セミナー講師などへ１件１件、開催中止の連絡を行った。
休日で出社していない出展社も多く連絡は困難を極めたが、万が一展示会場に来てしまうことのないよう、粘り強く連絡を続け、すべての関係者に開催中止を伝えることができた。

「出展企業のために、一刻も早く開催すべきだ！」

前代未聞の １カ月後の延期開催へ
週明け月曜日の朝、リード社では役員会を招集し Japan IT Week の延期開催について議論がされていた。通常、延期期間については、会場の準備、セミナーの再構築、来場者への告知などを考えると、少なくとも半年以上は必要というのが常識といえる。しかし、ここで出席していた社長の田中はこう切り出した。「多くの企業が早期の2延期開催を求めているはずだ。彼らにとっては展示会がまさにビジネス拡大の場だからだ。私は、一刻も早く、遅くとも１カ月以内に開催することが出展社のためになると確信している」
それを聞いた Japan IT Week 事務局長の大久保も続いた。「出展社と連絡を取った際、確かにいち早く開催してほしいという声をたくさんいただきました。前代未聞の挑戦ですが、全精力を注いで成功させます」。この瞬間、1 カ月後の延期開催が決定したのである。

その場で東京ビッグサイトへの使用申込みを済ませ、午後 1 時には出展社に一斉告知を開始した。決定から、わずか 2 時間後である。出展社からは「これで新製品の売り込みができる。本当にありがたい」「早いほうがいいと思っていたが、まさか 1 カ月後とは驚いた。用意した装飾など無駄にせずに済む」と、驚きと感謝の声が相次いだ。そしてほとんどの出展企業が 1 カ月後の出展を決めてくれたのである。

延期発表から １カ月後 開幕！
出展社・来場者から 喜びと感謝の声が相次ぐ

開催を待ち望んでいた来場者が 初日の朝から会場に詰めかけた

各出展社のブースでは いつもと同様に真剣な商談が行われた

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そして 5 月 26 日(水) 朝 10:00、「第 30 回Japan IT Week【春】」が開幕。

前頁の写真のように、開催を心待ちにしてくれていた来場者が朝から会場に詰めかけ、大盛況となった。また、出展各社のブースでは、例年同様の真剣な商談や、熱心に新製品のデモを体験する様子など、展示会ならではの光景が開場直後から繰り広げられた。

何より嬉しかったのは、現場で出展社・来場者の皆様から以下のような言葉を多数頂戴したことである。今後もリードではこのような声に応えるためにも、積極的に展示会を開催していく。

＜ 出展社・来場者 の喜びの声 ＞(下記クリックで インタビュー動画再生)

出展社の声「この時期にどうしてもリリースしたい新製品があったので、１カ月後の開催で助かった。」
篠原電機 様「開催を待ちわびていた。具体的な目的を持った来場者の方が例年よりも多かった。」
イノテック 様
来場者の声

「ネットで調べるより、製品を直接見ることができる点が魅力的。また次の展示会も行きたい。」
トライトドゥ 様「コロナ禍でもたくさん来場しており、出展社からも情熱をもって提案してもらえた。」
ニトリホールディングス 様

4リードは ２０２１年 ６月２３日(水)より

２展示会を インテックス大阪 で予定通り開催！
さらにリードでは、６月２３日(水)〜２５日(金) インテックス大阪にて、「第 9 回【関西】高機能素材 Week」「第 4回 教育総合展 EDIX 関西」を開催する。コロナ禍による影響が残る中であるが、「このような時にこそ、展示会でビジネスを拡大しよう」と多くの企業が出展する。リードでは今まで同様、政府・自治体と作成したガイドラインに則り、感染拡大防止策を徹底して開催していく。招待券を希望の方は下記より是非お申込みいただきたい。
第９回関西 高機能素材 Ｗｅｅｋ

前回の会場風景（2020 年 10 月）

第４回

教育総合展 ＥＤＩＸ 関西

前回の会場風景（2019 年 9 月）

リード エグジビション ジャパン(株)

広報部

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