印刷年月日：2022/4/15（19:17）

個⼈情報保護規程

株式会社ユニバース
制定⽇：2021年12⽉1⽇
改定⽇：

個人情報保護規程 1 / 21

印刷年月日：2022/4/15（19:17）

⽬次
第１部

個⼈情報保護⽅針

１．基本⽅針２．適⽤範囲３．個⼈情報の取得と利⽤⽬的
４．個⼈情報の管理
５．第三者提供の有無
６．オプトアウトに関する公表事項
７．共同利⽤に関する公表事項
８．保有個⼈データに関する公表事項
９．匿名加⼯情報に関する公表

第２部

安全管理措置及び取扱規程

１．個⼈データ等の安全管理措置
２．特定個⼈情報等の取扱規程（１）特定個⼈情報取扱事務

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第１部

個⼈情報保護⽅針

個人情報保護規程 3 / 21

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１．基本⽅針ガイドライン8-1
当社は、個⼈の権利・利益を保護するために、個⼈情報を適切に管理することを社会的責務と考えます。個⼈情報保護に関する⽅針を以下のとおり定め、従業員及び関係者に周知徹底を図り、これまで以上に個⼈情報保護に努めます。
１

事業者の名称： 株式会社ユニバース

２

個⼈情報の収集・利⽤・提供：

個⼈情報を保護・管理する体制を確⽴し、適切な個⼈情報の収集、利⽤および提供に関する内部規則を定め、これを遵守します。
３

個⼈情報の安全対策：

個⼈情報への不正アクセス、個⼈情報の紛失、破壊、改ざんおよび漏洩などに関する万全の予防措置を講じます。万⼀の問題発⽣時には速やかな是正対策を実施します。
４

個⼈情報の確認・訂正・利⽤停⽌： 当該本⼈等からの内容の確認・訂正あるいは利⽤停⽌を求められた場合には、別に定める内部規則により、調査の上適切に対応します。
５

個⼈情報に関する法令・規範の遵守： 個⼈情報に関する法令およびその他の規範を遵守します。
６

教育および継続的改善：

個⼈情報保護体制を適切に維持するため、従業者の教育・研修を徹底し、内部規則を継続的に⾒直し、改善します。
７

個⼈情報の提供・開⽰

８

苦情相談窓⼝：情報の提供・開⽰に関しては、別に定めます。

：

個⼈情報に関するお問い合わせは、以下の窓⼝をご利⽤下さい。

担当部署

：

受付窓⼝

所在地

： 〒812-0016 福岡県福岡市博多区博多駅南３−１９−４互条ビル３階

連絡先： 092-433-7317◉ 社内窓⼝◉ 社外窓⼝（所属する認定個⼈情報保護団体の窓⼝）
所属団体：

⼀般社団法⼈中⼩企業個⼈情報セキュリティー推進協会

所在地： 東京都新宿区市⾕⽥町1-19-2 ECS第19ビル5F

連絡先： 03-4405-5180
2021年12⽉1⽇ ⽔曜⽇
代表取締役 吉武 昌弘
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２．適⽤範囲本個⼈情報保護⽅針は、当社が⾏う各種事業において、お客様、関係各位（お取引先様、関係
団体様）、従業員の個⼈情報もしくはそれに準ずる情報を取り扱う際に、当社が遵守する⽅針を⽰したものです。

３．個⼈情報の取得と利⽤⽬的
個⼈情報の利⽤⽬的について
2017年5⽉30⽇に改正個⼈情報保護法が施⾏されたことにより、すべての事業者が個⼈情報保護法の対象となりました。それに伴い当社は、当社運営において当社に提供されるすべての個⼈
情報を以下の利⽤⽬的の範囲内で利⽤するものとします。

１．お客様及び関係各位（お取引先様、関係団体様）に関する個⼈情報
１．商品・サービス提供
２．システム設計、デザイン、及び検査
３．会計、経理及び書類作成事務４．トラブル・事故等の調査、処理、報告
５．アフターメンテナンス
６．個客の稼働状況⼀式
７．電⼦メール、ダイレクトメールなどによる情報提供・当社が取扱う商品・サービスに関する提案、その他の情報提供
８．当社が取扱うサービスのサポート、メンテナンスに関する提案、その他の情報提供
９．既存個客への情報提供（メルマガなど）
１０．アンケート、モニターに関する情報提供
１１．お客様（営業先・エンドユーザー）との商談・打合せの実施、および連絡など
１２．その他、お客様（営業先・エンドユーザー）に係る管理運営業務
１３．お取引先様（仕⼊業者・流通業者・インフラ業者等）への情報提供、および連絡など
１４．お取引先様（仕⼊業者・流通業者・インフラ業者等）との連絡、協⼒、交渉、契約の履
⾏、履⾏請求等
１５．お取引先様（仕⼊業者・流通業者・インフラ業者等）から個⼈情報の処理の全部または⼀部について委託された場合等において、委託された当該業務の適切かつ円滑な遂⾏のため
１６．儀礼的挨拶・進物の送付・提供
１７．所属する関係団体等の関係者様との会議、座談会等の企画・検討・開催のご連絡
１８．所属する関係団体等の関係者様への事業活動に関する情報共有

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２．採⽤・募集活動、インターンシップ応募者、従業員及び退職者に関する個⼈情報
１．採⽤・募集活動（インターンシップを含みます。）
２．応募者への情報提供および連絡
３．採⽤・募集活動に関連する利⽤
４．退職者への情報提供および連絡
５．⼈事・労務
６．報酬の計算・決定・⽀払
７．研修
８．解職・退職
９．その他の雇⽤管理・業績管理、適正な業務運営の確保
10．健康の保持・増進など従業者にとって有益と思われる⽬的の範囲の健康情報
11．税理⼠、社会保険労務⼠に委託した従業者の⼈事・労務、報酬の計算等に関して必要な範囲
12．事業者から委託を受けた健康診断に係る、従業者へのその結果通知医師賠償責任保険等に係る、医療に関する専⾨の団体や保険会社等への相談または届出等
13．その他、従業者に対する事務に関する利⽤

３．番号法に基づく従業者等の個⼈番号の利⽤
１．給与・退職⾦・退職年⾦に関する法定調書等作成事務
２．雇⽤保険届出事務
３．健康保険・厚⽣年⾦保険届出事務
４．国⺠年⾦の第３号被保険者の届出事務
５．報酬、料⾦、契約⾦及び賞⾦の⽀払調書作成事務
６．その他法令等に定める個⼈番号関係事務

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４．個⼈情報の管理

当社は、お客様、関係各位（お取引先様、関係団体様）、従業員からご提供いただいた情報の管理について、以下を徹底します。
1. 情報の正確性の確保 ：ご提供いただいた情報については、常に正確かつ最新の情報となるよう努めます。
2. 安全管理措置：

組織的な個⼈情報の管理については、社内規程による厳重に取扱い⽅法を規定し、それに基づいた取扱いを徹底しています。
3. 従業者の監督：

社内規程に基づき、個⼈情報取扱い規程の厳格な運⽤を徹底しています。

4. 委託先の監督：

個⼈情報の取扱いを外部に委託する場合には、社内規程に基づき、要件を満たした委託先にのみ委託を⾏い、適切な管理を⾏います。
5. 保存期間と廃棄：ご提供いただいた情報については、保存期間を設定し、保存期間終了後は廃棄します。また、保存期間内であっても、不要となった場合にはすみやかに廃棄します。

５．第三者提供の有無
当社は、お客様、関係各位（お取引先様、関係団体様）、従業員からご提供いただいた個⼈情報を、第三者に提供することはありません。また、今後第三者提供を⾏う事になった場合には、提供する情報と提供⽬的などを提⽰し、お客様、関係各位（お取引先様、関係団体様）の皆さ
ま、従業者の皆さまから同意を得た場合のみ第三者提供を⾏います。 また、当社では、利⽤⽬的の達成に必要な範囲内において、他の事業者へ個⼈情報を委託することがあります。

６．オプトアウトに関する公表事項
現状では、オプトアウトは⾏っていません。オプトアウトを実施する場合には、適正な取扱いを⾏います。

７．共同利⽤に関する公表事項
現状では、共同利⽤は⾏っていません。共同利⽤を実施する場合には、適正な取扱いを⾏います。

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８．保有個⼈データに関する公表事項
当社は、保有個⼈データに関する公表事項を次のとおりとする。
開⽰等の求めの受付
所定の⽤紙（「利⽤⽬的通知請求書」、「開⽰対象個⼈情報開⽰請求書」、「開⽰対象個⼈情報訂正等請求書」）にご記⼊のうえ、以下の宛先まで郵送またはご持参ください。開⽰等請求の⽤紙は窓⼝でお渡ししております。
◉ 開⽰等の請求等の社内窓⼝
担当部署

：

受付窓⼝

所在地

： 〒812-0016 福岡県福岡市博多区博多駅南３−１９−４互条ビル３階

連絡先： 092-433-7317

本⼈確認
本⼈確認のため、以下の本⼈確認書類を「所定の⽤紙」とともに郵送またはご持参ください。
• 運転免許証、パスポート、個⼈番号カード⼜は住⺠基本台帳カード（住所記載のあるもの）、
在留カード、特別永住者証明書等の写真で本⼈確認ができるものの写し（開⽰等の求めをする本
⼈の名前および住所が記載されているもの）• 住⺠票の写し（開⽰等の求めをする⽇前30⽇以内に作成されたもの）
代理⼈資格の確認
代理⼈の⽅が⼿続きをされる場合は、「所定の⽤紙」、「本⼈確認書類」に加え、以下の書類も郵送またはご持参ください。
• 代理⼈を証明する書類、代理⼈の運転免許証、パスポート、個⼈番号カード⼜は住⺠基本台帳
カード（住所記載のあるもの）、在留カード、特別永住者証明書等の写真で代理⼈確認ができる
ものの写し（開⽰等の求めをする代理⼈の名前および住所が記載されているもの）• 代理⼈の住⺠票の写し（開⽰等の求めをする⽇前30⽇以内に作成されたもの）• 代理⼈が弁護⼠の場合は、登録番号のわかる書類• 代理を⽰す旨の委任状

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⼿数料のお⽀払い
開⽰等の請求をする際に、開⽰等請求⼿数料が必要です。⼿数料のお⽀払は、窓⼝に各書類と併せてご持参のうえ現⾦によりお⽀払いください。
⼿数料 １枚当たり1,000円（税込）
ご請求の取扱い
所定の⽤紙により受け付け、本⼈確認、代理⼈確認ができたときは、対応します。 なお、以下の場合は開⽰等の求めに応じられない場合があります。
• 本⼈または第三者の⽣命、⾝体または財産に危害が及ぶおそれのある場合 違法または不当な⾏為を助⻑し、または誘発するおそれのある場合• 国の安全が害されるおそれ、他国もしくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ、または他国もしくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのある場合• 犯罪の予防、鎮圧、または捜査その他の公共の安全と秩序維持に⽀障が及ぶおそれのある場合• 当社の業務の適正な実施に著しい⽀障を及ぼすおそれがある場合• 法令に違反することとなる場合• 国の機関または地⽅公共団体が法令の定める事務を遂⾏することに対して協⼒する必要がある場合であって、利⽤⽬的を本⼈に通知し、または公表することによって当該事務の遂⾏に⽀障を及ぼすおそれがある場合

開⽰等
以下の⽅法により遅滞なく開⽰等の対応をします。
• 個⼈情報の利⽤⽬的の通知、開⽰の場合は、当該内容の記載された書⾯を、⼿渡し⼜は本⼈限
定受取郵便により郵送• 個⼈情報の内容の訂正、通知または削除、利⽤の停⽌、消去および第三者への提供の停⽌の場
合は、「個⼈情報訂正等決定通知書」を、⼿渡し⼜は本⼈限定受取郵便により郵送
・法令に基づく理由により開⽰等しないこととなった場合は、「個⼈情報不開⽰等決定通知書」
を、⼿渡し⼜は本⼈限定受取郵便により郵送書⾯の送付先は、所定の⽤紙にご記⼊いただいた本⼈の住所とします。

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保有個⼈データの取扱いに関する苦情の申出先保有個⼈データの取扱いに関する苦情の申出先は次のとおりとします。
◉ 社内窓⼝
担当部署

：

受付窓⼝

所在地

： 〒812-0016 福岡県福岡市博多区博多駅南３−１９−４互条ビル３階

連絡先： 092-433-7317◉ 社外窓⼝（所属する認定個⼈情報保護団体の窓⼝）
所属団体：

⼀般社団法⼈中⼩企業個⼈情報セキュリティー推進協会

所在地： 東京都新宿区市⾕⽥町1-19-2 ECS第19ビル5F

連絡先： 03-4405-5180

９．匿名加⼯情報に関する公表
法第36条（第3項、第4項、第6項）、法第37条、法第39条（１）匿名加⼯情報の適正な取扱いを確保するための措置
当社は、以下のとおり、お客様の個⼈情報を特定の個⼈を識別できないように加⼯した情報（以下、「匿名加⼯情報」といいます。）として継続的に作成する場合があります。

（２）安全管理措置に関する事項
当社は、匿名加⼯情報等について、漏えい、滅失⼜はき損の防⽌等、その管理のために必要かつ適切な安全管理措置を講じます。また、匿名加⼯情報等を取り扱う従業員や委託先（再委託先等を含みます。）に対して、必要かつ適切な監督を⾏います。匿名加⼯情報等の安全管理措置に関しては、別途社内規程において定めております。

（３）匿名加⼯情報に含まれる個⼈に関する情報の項⽬及び第三者に提供する情報の項⽬
該当なし（４）匿名加⼯情報の第三者の提供⽅法
該当なし

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該当なし

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第２部

安全管理措置及び取扱規程

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１．個⼈データ等の安全管理措置
ガイドライン8-3（A1）、8-4（A2）、8-5（A3）、8-6（A4）、法第22条
当社は、個⼈データ等の安全管理措置の共通⼿順についてについて次に定める。
（１）組織的安全管理措置
1)組織体制の整備、及び苦情・情報漏えい等事案に対応する体制の整備

PPC

マスコミ

所管官庁
４

外

８

部
関

SP２

警察

業界団体

係

時
間
以

者

内
本⼈

代表取締役
（最終責任者）組

個⼈情報管理責任者（統括責任者）

織
内
部

2
吉武 昌弘
（事務毎の取扱責任者）
従業員（事務毎の取扱担当者）

外部

関係各位（お取引先様、関係団体様）

個人情報保護規程 12 / 21

4
時
間
以
内

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従業員は、個⼈情報等に関する苦情、インシデントや漏えい等発⽣時には、組織内においては24時間以内に個⼈情報管理責任者まで報告をあげる。個⼈情報管理責任者は、速やかに代表取締役に報告をし、協議する。
【協議内容】①事実関係の調査及び原因の究明、②影響を受ける可能性のある本⼈への連絡、③個
⼈情報保護委員会等の外部関係者への報告、④再発防⽌策の検討及び決定、⑤事実関係及び再発防⽌策等の公表
2)個⼈データの取扱状況を確認する⼿段の整備、取扱規程に基づく運⽤代表取締役は、「個⼈データ⼀覧」を作成し、個⼈データの取扱状況を把握可能とする。代表取締役は、取扱規程に従った運⽤を確保するため、個⼈データの取扱いに係る様式を整備し、個⼈データの取り扱いの検証を可能にする。
3)取扱状況の把握及び安全管理措置の⾒直し
個⼈情報管理責任者は、毎週⾦曜の終業時、従業員が取扱規程に従った運⽤を⾏っていることを点検する。代表取締役は、個⼈データの取扱状況を把握し、監査を実施する。
監査では安全管理措置の評価、⾒直し及び改善に取り組む。

（４）⼈的安全管理措置
代表取締役は、従業員に個⼈情報等を取扱わせるに当たっては、個⼈情報等の適正な取扱いのため、個⼈情報等の安全管理措置が適切に講じられるよう、⼈的な安全管理措置
として、次のとおり必要かつ適切な監督及び教育を⾏なう。
1)監督
代表取締役は、従業員の監督として、個⼈情報等についての秘密保持に関する事項
を就業規則、雇⽤契約書等に盛り込む。
2)教育
代表取締役は、従業員の教育として、個⼈情報等の取扱いに関する留意事項等についてeラーニングツールを⽤いて、従業者に定期的な研修を⾏なう。研修では、各
⾃の研修結果を測定するテストを実施して、必要な⼒量が維持出来るようにする。
従業員は、年１回、必修科⽬を受講しテストを実施し、必ず「合格」することとする。個⼈情報管理責任者は、研修の有効性を確保するために、eラーニングツールの管理画⾯により確認し、必要な場合には再度研修を指⽰する。

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印刷年月日：2022/4/15（19:17）（５）物理的安全管理
代表取締役は、従業員に個⼈情報等を取扱わせるに当たっては、個⼈情報等の適正な取扱いのため、個⼈情報等の安全管理措置が適切に講じられるよう、物理的な安全管理措置として、次のとおり必要かつ適切な監督を⾏なう。
1)個⼈情報等を取り扱う区域の管理
代表取締役は、個⼈情報等の情報漏えい等を防⽌するために、個⼈情報等を取り扱
う情報システムを管理する区域(以下「管理区域」という。)及び個⼈情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずる。
①管理区域
・電⼦媒体：セキュリティが担保されたクラウド管理
・紙媒体：施錠可能な倉庫②取扱区域全般とし、壁⼜は間仕切り等の設置、座席配置の⼯夫、のぞき込みを防⽌す
る措置の実施等により、権限を有しない者による個⼈データの閲覧等を防⽌する。
2)鍵の管理鍵の管理は、代表取締役が権限付与した鍵の管理者に限る。鍵を預かった管理者は無断で複製をしてはならない。代表取締役より返却を求められた場合は遅延なく返却する。
3)⼊退室管理の実施
管理区域は、施錠を⾏う。施錠が⾏えない場合は、受付を配置し監視する。業務中に使⽤しない出⼊⼝は常に施錠する。出⼊りが必要な場合は、鍵の管理者が開閉することとする。
4)機器、装置等の固定など物理的な保護
PC及びサーバー等個⼈データの保管されている機器はチェーンロックを⾏う。
ノートPC及びタブレット、個⼈データの記載されている書類は業務時間外は鍵付
きのキャビネット等に保管する。
5)盗難等に対する予防対策の実施
鍵及び機器、書類等を盗難及び紛失した場合は、代表取締役に報告するとともに警察に届け出る。キャビネットからの書類等の出し⼊れは、代表取締役が任命した者のみが扱う。他の⼈が扱っていることを発⾒した場合は、代表取締役に報告する。
個⼈情報を持ち出す場合は、公共の場では常に携帯することとする。持ち運び可能な電⼦機器等の場合は暗号化し、書類の場合は個⼈情報が⾒えないような封筒やカバンに⼊れて持ち出す。

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6)個⼈情報等の削除、機器及び電⼦媒体、書類等の廃棄必要がなくなった場合で、かつ、所管法令等において定められている保存期間等を経過したときには、 個⼈番号をできるだけ速やかに復元できない⼿段で削除（「⽶陸軍準拠⽅式 (AR380-19)」に準拠した全箇所を３回上書き）⼜は廃棄（断⽚化、粉砕、焼却、融解）する。

（６）技術的安全管理
代表取締役は、従業員に個⼈情報等を取扱わせるに当たっては、個⼈情報等の適正な取扱いのため、個⼈情報等の安全管理措置が適切に講じられるよう、技術的な安全管理措置として、次のとおり必要かつ適切な監督を⾏なう。
1)アクセス制御
代表取締役は、個⼈情報管理責任者に、個⼈データに対するアクセス管理(IDやパスワード等による認証、各従業者の業務内容に応じて業務上必要な範囲にのみアクセスできるようなシステム構成の採⽤等)を⾏わせる。また、個⼈データに対するアクセス記録の保存を推奨する。
個⼈情報管理責任者は、従業員や委託先の担当者が個⼈番号関係事務を⾏う際、担当者の範囲及び当該事務で取り扱う特定個⼈情報ファイルの範囲を限定するために、適切なアクセス制御を⾏うものとする。
2)アクセス者の識別と認証
代表取締役は、個⼈情報管理責任者に従業員及び委託先の担当者に権限付与させ、個⼈情報等を取り扱う情報システムが正当なアクセス権を有する者であること、及び識別した結果に基づき認証できるようにする。
3)外部からの不正アクセス等の防⽌代表取締役は、個⼈情報等を取り扱う情報システムを調達する際には、個⼈情報管理責任者にあらかじめ外部からの不正アクセス⼜は不正ソフトウェアから保護する仕組みであることを確認した上で従業員及び委託先の担当者にこれを利⽤させ、適切に運⽤できるようにする。
個⼈情報管理責任者は、個⼈データに対するファイアウォールの設置し、また当社で使⽤する無線LANは外部からの不正アクセスが⾏えないよう、パスワードを必ず設定し、暗号化を⾏うものとする。

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4)情報漏えい等の防⽌代表取締役は、個⼈情報管理責任者に、個⼈情報等をインターネット等により外部に送信する場合、あらかじめ通信経路における情報漏えい等を防⽌するための措置を講じていることを確認させた上で従業員及び委託先の担当者にこれを利⽤させる。
当社で使⽤するPCはウイルス対策ソフトを実装する。当社から持ち出すPCはディスクの暗号化を推奨する。個⼈データの保存されたPCは公共のWi-Fiスポット等、
セキュリティレベルの低い回線へは接続しないこととする。
（７）委託先の監督
代表取締役は、個⼈データ取扱の全部⼜は⼀部を委託する場合には、「委託を受けた者」において、⾃らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう、以下の⼿順に従い、「委託を受けた者」に対して必要かつ適切な監督を⾏なう。この監督義務
は、再委託先、再々委託先以降に対しても間接的に監督義務を負うものとする。
1)評価選定代表取締役は委託する際、委託先が、⾃らが果たすべき安全管理措置と同等の措置か講じられるか否かについて、あらかじめ確認したうえで契約することとする。個
⼈情報等を適切に取り扱っているかについて、事業者ヒアリングによりリスクを判定した上で、事業者を委託先(受託者)として選定する。
代表取締役は、委託先から、委託先が⾏なう再委託以降の委託について許諾を求められた場合、委託先と同様に、⾃らが果たすべき安全管理措置と同等の措置か講じられるか否かについて、あらかじめ確認したうえで許諾することとする。
2)契約
契約内容には、次の事項を盛り込むものとする。また、委託先による再委託以降の委託においては、その委託契約には次の事項を盛り込んでいることを許諾の条件とする。
①秘密保持義務②事業所内からの個⼈情報等の持出しの禁⽌③個⼈情報等の⽬的外利⽤の禁⽌④再委託における条件（再々委託以降も含む）⑤漏えい事案等が発⽣した場合の委託先の責任⑥委託契約終了後の個⼈情報の返却⼜は廃棄⑦従業者に対する監督・教育⑧契約内容の遵守状況について定期およびインシデント発⽣時の報告⑨当社の個⼈情報を取扱う委託先従業者⑩当社による是正勧告および実地調査の権利

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3)監督
個⼈情報管理責任者は、お客様の点検時およびインシデント発⽣時に、利⽤ログ・
操作ログ、eラーニングツールの研修結果の管理画⾯、及び実地調査等により委託先の契約内容の遵守状況を確認する。個⼈情報管理責任者は上記確認の結果、是正が必要と判断した場合、代表取締役に報告を⾏なう。代表取締役は、報告を受けた
問題・課題を評価した結果、委託先の是正が必要と判断した場合、委託先に是正勧告を⾏なう。個⼈情報管理責任者は、是正終結まで委託先の是正の進捗状況を管理し、終結の確認後、代表取締役に報告する。

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２．特定個⼈情報等の取扱規程
ガイドライン8-2、法第22条
当社は、特定個⼈情報の取扱いについて次に定める。
（１）特定個⼈情報取扱事務①特定個⼈情報等の範囲
1)源泉徴収票等
給与所得者の扶養控除等（異動）申告書、従たる給与についての扶養控除等（異動）申告書、給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書、退職所得の受給に関する申告書、給与所得の源泉徴収票、給与⽀払報告書、退職所得の源泉徴収票、特別徴収票

2)⽀払調書等作成事務
報酬、料⾦、契約⾦及び賞⾦の⽀払調書、不動産の使⽤料等の⽀払調書、⾮居住者に⽀払われる給与・報酬・年⾦及び賞⾦の⽀払調書

3)雇⽤保険等関連事務
雇⽤保険被保険者資格取得届、雇⽤保険被保険者資格喪失届・⽒名変更届、健康保険・厚⽣年⾦保険被保険者資格取得届、健康保険・厚⽣年⾦保険被保険者
資格喪失届、健康保険被保険者（異動）届、上記の各種届の作成に要する基礎資料

4)年⾦等関連事務
国⺠年⾦第３号被保険者関係届②特定個⼈情報等取扱者
1)源泉徴収票等
2)⽀払調書等作成事務

個⼈情報管理責任者

3)雇⽤保険等関連事務
4)年⾦等関連事務

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③取扱事務
１）取得
従業員は、番号法第19条各号に該当し特定個⼈情報の提供を受けることができる場合を除き、他⼈の個⼈番号の提供を求めてはならないものとする。従業員
は、番号法第19条各号に該当する場合を除き、他⼈の個⼈番号を含む特定個⼈
情報を収集してはならないものとする。
２）利⽤
従業員は、範囲に掲げる個⼈番号関係事務を処理するために必要な範囲を超えて、特定個⼈情報ファイルを作成しないものとする。
従業員は、各個⼈番号関係事務を⾏うために提供を受けた特定個⼈情報等は、
本⼈の同意があったとしても、例外として認められる場合を除き、当該個⼈番号関係事務以外の事務において利⽤してはならない。また、利⽤⽬的を超えて特定個⼈情報を利⽤してはならない。（事業継承の場合には承継前に特定されていた利⽤⽬的を超えて特定個⼈情報を利⽤してはならない。）
ただし、当初の利⽤⽬的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲
内で利⽤⽬的を変更して、本⼈への通知を⾏うことにより、変更後の利⽤⽬的の範囲内で利⽤することはできる。
①源泉徴収票等作成事務
従業員は、源泉徴収票等への記載、提出、写しの本⼈交付を⾏う。写しの本⼈交付は、相⼿先ごとに封緘し、交付するものとする。
②⽀払調書等作成事務
従業員は、⽀払調書への記載、提出、写しの本⼈交付を⾏う。写しの本
⼈交付は、相⼿先ごとに封緘し、交付するものとする。
③雇⽤保険等関連事務
従業員は、雇⽤保険に関する資格取得届への記載、提出の取扱事務は委託先担当者が実施する。雇⽤保険被保険者証等の本⼈交付は、被保険者ごとに封緘し、交付するものとする。

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３）提供
代表取締役は、個⼈情報保護委員会が、特定個⼈情報の取扱いに関し、番号法第52条第１項の規程により、特定個⼈情報の提供を求めた場合には、この求めに応じ、個⼈情報保護委員会に対し、特定個⼈情報を提供する。
従業員は、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個⼈情報を「提供」
しないものとする。また、従業員は、番号法第19条各号に該当しない場合には、特定個⼈情報を提供しないものとする。
４）保管・保存
従業員は、番号法第19条各号に該当する場合を除き、他⼈の個⼈番号を含む特定個⼈情報を保管してはならないものとする。
従業員は、利⽤⽬的の達成に必要な範囲内において、個⼈データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利⽤する必要がなくなったときは、当該個⼈データを遅延なく消去するものとする。個⼈データを⻑期にわたって保存する場合には、保存媒体の劣化防⽌など個⼈データが消失しないよう適切に保存する。個
⼈データの保存に当たっては、本⼈からの照会等に対応する場合など必要なときに迅速に対応できるよう、インデックスの整備など検索可能な状態で保存しておく。
５）廃棄・削除
従業員は、個⼈番号関係事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個⼈番号をできるだけ速やかに廃棄⼜は削除する。特定個⼈情報ファイルの廃棄⼜は削除は、次のとおりとする。
１．特定個⼈情報ファイルの削除及び廃棄の時期
従業員は、法令等に定められた保存期間を経過した場合は、の確認を受けた上で、速やかに廃棄するものとする。
２．廃棄、削除の⽅法
従業員は、特定個⼈情報ファイルについて、溶解、電⼦媒体等の破壊等の復元できない⽅法により適切に廃棄するものとする。
廃棄が出来ない場合には、個⼈番号を復元出来ない⽅法により適切に削除するものとする。
従業員は、特定個⼈情報等を取り扱う書類、機器及び電⼦媒体等を、委託して廃棄⼜は削除する場合には、セキュリティを確保した廃棄⼜は削除が可能な委
託先に委託して⾏う。これらの廃棄業務を委託する場合には、個⼈データの取扱いについても委託契約において明確に定める。廃棄を委託する場合は、廃棄業者から廃棄証明書を取得する。廃棄証明書を発⾏できない業者は利⽤しない
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こととする。

１．特定個⼈情報ファイルの削除及び廃棄の時期
従業員は、法令等に定められた保存期間を経過した場合は、の確認を受けた上
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で、速やかに廃棄するものとする。
２．廃棄、削除の⽅法
従業員は、特定個⼈情報ファイルについて、溶解、電⼦媒体等の破壊等の復元できない⽅法により適切に廃棄するものとする。
廃棄が出来ない場合には、個⼈番号を復元出来ない⽅法により適切に削除するものとする。
従業員は、特定個⼈情報等を取り扱う書類、機器及び電⼦媒体等を、委託して廃棄⼜は削除する場合には、セキュリティを確保した廃棄⼜は削除が可能な委
託先に委託して⾏う。これらの廃棄業務を委託する場合には、個⼈データの取扱いについても委託契約において明確に定める。廃棄を委託する場合は、廃棄業者から廃棄証明書を取得する。廃棄証明書を発⾏できない業者は利⽤しないこととする。
３．廃棄⽇時の記録
従業員は、特定個⼈情報ファイルを廃棄⼜は削除したときは、当該特定個⼈情報ファイルの名称、取扱者、廃棄⼜は削除した件数及び内容の記録を作成し、並びに廃棄⼜は削除を委託した場合は委託先による廃棄⼜は削除を証明する記録等を受領する。

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