一般財団法人 社会変革推進財団 文書管理に関する規程（2023 年 2 月 22 日改定）

第1章

総則

第 1 条（目的）本規程は、一般財団法人社会変革推進財団（以下、「本法人」という。）における文書の取扱いに必要な基準を定め、本法人の文書業務の組織的かつ能率的な運営を図ることを目的とする。
第 2 条（定義）1．本規程において「文書」とは、業務上発生する書類、規程、稟議書、契約書等紙面を利用した記録の他、コンピューターの電子保存データ（電磁的記録）、コンピューターの記憶媒体、ビデオテープ、CD－ROM その他法人業務に必要な一切の記録をいう。
2．本規程において「文書の保管」とは、当面の処理は終了したが、次回又は次年度の参考とするため比較的短時間、文書取扱担当者の近くに置いておく等必要に応じて速やかにアクセスできる状態を保持することをいう。
3．本規程において「文書の保存」とは、保管の期間を超えて書庫やコンピューターの保存領域等に置いておくことをいう。
第 3 条（適用範囲）
本法人の業務に関連する文書の取扱いは、別に定めのある場合を除き、すべて本規程を適用する。ただし、非常の事態又は緊急の場合には、この限りではない。
第 4 条（私有禁止）
文書はすべて本法人内や本法人で使用が認められているコンピューターの保存領域などで保管又は保存し、私有してはならない。
第 5 条（文書管理責任部署）
1．文書管理責任部署は、総務部（以下、「主管部署」という。）とする。
2．各部署に、当該部署の責任者の指名により文書取扱担当者を置く。
第 6 条（文書取扱担当者）
1．主管部署は、常に各部署の文書取扱担当者と連絡を保ち、原則として文書の発送、受付、配付の事務を取り扱うものとする。
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2．文書取扱担当者は、所属部署の文書の整理、保管の事務を取り扱うものとする。
第 7 条（機密保持）
文書を取り扱う者は、業務上知り得た機密を厳守しなければならない。

第2章

決裁文書の起案等

第 8 条（起案）
1．決裁文書の起案は、当該起案にかかる事項についての事務を所管する部（以下「所管部」という。）が行うものとする。
2．決裁文書を起案するときは、理事長が別に定める回議様式（以下「稟議書」という。）を使用するものとする。
3．稟議書は、一事案ごとに作成し、関連する書類を洩れなく添付するとともに、必要により起案理由及び参照法規等の要旨を抜き書きして説明を加えなければならない。
第 9 条（決裁）1．決裁を要する稟議書は、起案者から順次主管上司の承認を受けて決裁者に申達しなければならない
2．決裁文書は、理事長が決裁するほか、理事長の権限の一部は専務理事ならびに常務理事において専決処理することができる。
第 10 条（理事長の決裁文書）
理事長の決裁を要する稟議書は、機密に属するものを除き総務部を経由しなければならない。
第 11 条（代決）1．決裁者が不在で急を要する文書は、次の各号に揚げる者が代決することができる。この場合代決する者は代決である旨を表示するものとする。
（1）決裁者が理事長である場合は、専務理事（2）決裁者が専務理事である場合は、常務理事（3）決裁者が常務理事である場合は、部長ならびに室長
2．代決した者は、すみやかに、代決事案の要点を決裁者に報告し、その承認を受けなければならない。
第 12 条（合議）2稟議書で、他の部署の所管事項に関係のあるものは、当該部署に合議しなければならない。
第 13 条（稟議書の改廃）
1．起案文書は、改案又は廃案することができるものとする。
2．合議済みの稟議書の改廃については、その旨合議部署に通知しなければならない。
第 14 条（供覧）
各部署で作成又は取得した文書のうち業務上参考となるものは、関係各部署に供覧しなければならない。ただし、写を作成配付してこれに替えることができる。
第 15 条（報告）職員が出張、会議、調査等を終えた場合には、報告書を作成して主管上司に報告しなければならない。ただし、内容が軽易であるか、又は中間報告に類するものであって記録に止める必要のないものは、口頭による報告をもって、これに替えることができる。
第 16 条（規程類の整理）
財団の規程類は、すべて制定順に番号を付し、総務部において規程類つづりに必要な事項を記入のうえ整理するものとする。

第3章

文書の受付・配付

第 17 条（受付要領）
1．到着文書は主管部署において受付し、各部署の文書取扱担当者に配付する。
第 18 条（特殊文書の取扱い）
特殊な文書（機密文書、書留郵便、電報等）は、前条の規定にかかわらず、次のとおりとする。
（1）機密文書と判断される封書は、開封せず、文書取扱担当者に配付する。ただし、本法人宛の機密文書で、かつ個人名又は役職名が不明なものは、主管部署が開封する。
（2）書留郵便、金銭の添付のあるもの等は、開封せず、文書取扱担当者に配付する。
（3）電報は、他の文書に優先して取扱う。
（4）私文書は、開封せず、直接名宛人に配付する。

第4章

配付文書の取扱い3

第 19 条（各所管部署の取扱い）
文書の配付を受けた部署においては、当該文書を迅速に閲覧し、必要ありと判断した場合には照会、回答等必要な手続きを明示し、文書取扱担当者に配付する。
第 20 条（文書の回覧）
1．文書取扱担当者は、所属責任者から文書の回覧の指示があった場合、回覧表を作成し、配付する。
2．閲覧者は、閲覧したことを明らかにするため、回覧表に署名又は押印する。

第5章

文書の発送

第 21 条（文書の発送）
文書の発送は、原則として主管部署で行う。
第 22 条（発送要領）
主管部署の文書の発送手続は、次のとおりとする。
（1）書留郵便物の保管証等は、主管部署が保管する。

第6章

文書の整理・保管

第 23 条（文書の整理）
1．文書の整理は、各部署の文書取扱担当者が行うものとする。
2．文書は、常に内容に応じて整理し、処理済みのものと未処理のものの区分を明らかにしておかなければならない。
3．未処理の文書は、所定の場所に置き、処理の経過が明確になるようにしておかなければならない。
第 24 条（文書の保管）
1．文書の保管は、各部署の文書取扱担当者が行うものとする。
2．処理済みの文書は、分類、整理番号、件名、保存年限を文書保存票に記入のうえ、所定の場所に保管する。
第 25 条（重要文書の保管）
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1．機密文書等、特に重要な文書（以下、「重要文書」という。）は鍵のある箇所に保管する。
2．重要文書は、常に一定の場所に保管し、非常時に他の文書に優先して持ち出せるよう「非常時持出」の表示をする。

第7章

文書の保存・廃棄第 26 条（文書の保存）
文書の保存は、主管部署で行うものとする。
第 27 条（文書の保存期間）
1．文書の保存期間は、法令その他規程の定めるところによる。
2．文書の保存期間の起算は、帳簿はその閉鎖の時、その他の文書は保管開始時より起算する。
第 28 条（文書の保存方法）
1．文書の保存方法は、書面、電磁的記録、又はその双方によるものとする。
2．各部署の文書取扱担当者は保存文書を主管部署に送付し、主管部署の文書取扱担当者において当該文書を分類し、整理番号、件名、保存年限を文書保存票に記入のうえ、文書を所定の場所に保存する。
3．主管部署の文書取扱担当者は、文書保存一覧表を作成する。
第 29 条（文書の保存場所）
1．文書の保存場所は、変質、盗難、災害による滅失等のおそれがない所としなければならない。
2．重要文書は、特に安全な場所で保存し、非常時に他の文書に優先して持ち出せるよう「非常時持出」の表示をする。
第 30 条（保存文書の閲覧）
保存文書を閲覧する場合は、主管部署に申請し、その承認を得て行う。
第 31 条（保存文書の廃棄）
1．保存期間の満了した保存文書は、主管部署の責任者の承認を得て、主管部署の文書取扱担当者が廃棄する。
2．文書の廃棄方法は、焼却、溶解、シュレッダー又は削除処理によるものとする。
3．主管部署の文書取扱担当者は、内容、廃棄処分の日時及び方法を記載した廃棄処分報告
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書を作成し、文書保存一覧表を更新する。
第 32 条（細則）
本規程を実施するために必要な事項については、理事長が別に定める。
第 33 条（改廃）
本規程の改廃については、理事会が決定する。

附則 （平成 30 年 9 月 20 日）

本規程は、一般財団法人社会変革推進機構の登記の日（平成 30 年 9 月 20 日）から施行する。
附則 （2019 年 10 月 7 日）

本規程の一部改正は、2019 年 10 月 1 日から施行する。
附則 （2023 年 2 月 22 日）

本規程の一部改正は、2023 年 2 月 22 日から施行する。

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