NPO活動のプロジェクト運営で使える無料のグループウェア

スタッフの入れ替わりが多く、引継ぎが大変スタッフ全員で集まれない。

難しいWebツールはメールのやりとりも限界。

導入できない毎回の引継ぎが大変ITが苦手なメンバーがいる
スタッフ全員で集まるのが難しい

NPO のコミュニケーション課題

NPOのプロジェクトをもっと楽しく、スムーズに

https://cybozulive.com/

サイボウズLive なら事務局やボランティアスタッフとのやりとりに無料で使える。
Eメールやメーリングリストよりも、情報がすっきりまとまる。
NPOの課題①

NPOの課題②

NPOの課題③

全員で集まる機会がなかなかとれない。
メールでのやりとりに限界。

スタッフの入れ替わりが多く、引継ぎが大変便利なWebツールは使いたいけど、ITが苦手な人がいる

オンラインでディスカッションできる場をつくって情報共有。
メールより気軽で、コメントしやすい。

これまでのディスカッションのやりとりや資料が残るので、後から参加したメンバーも短時間で状況を把握できる。

学生から年配の方まで、マニュアルいらずで直感的に使える。

たくさん書き込みがあっても、新着通知ではまとめてお知らせ。
読み手の負担が少ないので気軽に投稿できます。

日本語表記で、操作方法がわかりやすいデザインです。

資料はフォルダごとにわけて整理。昨年の資料もわかりやすく管理できます。

テーマごとに掲示板のトピックを 作成し、コメント 欄 でメンバー 皆 で ディスカッションできます。

コメントの新着通知は、設定したメールアドレスに届きます。

毎年開催されるイベントは昨年のやりとりを参考にすれば、作業のイメージが沸きやすくなります。

検索機能がついているので過去の情報も探しやすいです。
未読のコメントは色がつくので、大事な連絡を見逃すこともありません。

携帯、スマートフォンでも使えます。

■忙しいスタッフメンバーの間でも、スムーズな情 報 共 有■サイボウズLive上のやりとりの履 歴が、団体のノウハウになる■ メンバー全 員が 無 理なく使えるサービス

社会人や学生など、様々なスタッフが関わるNPO活動では、メンバー全員で顔をあNPOでは社会人ボランティアや学生スタッフが活躍しています。ただ、メンバーは数ヶ

サイボウズLiveは、携帯・スマートフォンにも対応しているので、パソコンをお持ちわせる機会はとりにくいもの。しかし、NPO活動のディスカッションや調整をメール月〜 1年ほどで入れ替わることも多く、その都度、引き継ぎ作業が必要になります。

でないスタッフの方にもお使いいただけます。ヘルプやマニュアルも充実しているので進めようとすると、やりとりが膨大になり、話の経緯がわからなくなって混乱しがサイボウズLiveでは、途中から入ったメンバーもスムーズにディスカッションに参加で安心です。操作方法がわからないときには、メールでのお問い合わせにもご対応

ちです。サイボウズLiveの掲示版でテーマごとに話題を整理すれば、話の流れがわできます。また、やりとりの記録はそのまま、団体のノウハウとして蓄積されていきいたします。

かりやすく、スムーズにやりとりできます。

ます。

ＮＰＯのプロジェクトに必 要 な 機能が全て揃った無料サービス

無料でいくつでもグループを作成可能。
グループには300名まで参加できます。
グループ作成イベント共有ディスカッション

ファイル共有タスク管理

スマートフォン専用アプリは、「サイボウズLive TIMELINE」で検索

被災者ホームステイプログラム http://hopestay.net/「HOPESTAY」
でのサイボウズＬｉｖｅ活用事例「 HOPE STAY 」は、被 災 者 向けの短 期 間のホームステイプログラムです 。
この「 HOPE STAY 」プロジェクトを運 営 する事 務局スタッフの入 谷さんにお話を伺いました。

２週間で４２００件のホームステイ受け入れ先が集まる「HOPESTAY」の取り組みはいつ始まったのでしょうか？
「HOPESTAY」は、震 災から間もない3月15日に、被 災した人たちの避難生活の厳しさを緩和するための提案として、短期ホームステイの受け入れ協力の呼びかけから始まりました。呼びかけから2週間で4200件以上もの一般家庭がホームステイの受け入れに手を挙げていただき、ホームステイを希望する方とのマッチングが進んでいます。
「HOPESTAY」プログラムのしくみは？
ホームステイの受け入れ家庭はサイトで申し込みを受け付け（現在は一旦募集をストップしています）、ホームステイを希望される被災者の方には、実際に現地で案内のチラシを配布し、お電話でお申し込みを受け付けています。
被災地からステイ先への移動手段については、被災地とホームステイ受 入 家 庭とをつ なぐ定 期 無 料 送 迎 バス
「Hopestay号」
を週1回運行しています。
ステイ先

被災地60人のディスカッション。
メーリングリストでは限界にサイボウズLiveを導入する前はどのように連絡を取り合っていたのでしょうか？
以前は、メーリングリストを使っていました。しかし、企画アイディアについてのディスカッションや現地で活動したメンバーの報告など、流れるメールの量や話題がかなり多くなってきて、だんだんメーリングリストだけでは情報を整理しきれなくなってきました。また、コミュニケーション担当
ボランティア同士で交流を深めたい、という意見が出てきたものの、ボランティアメンバーはそれぞれ仕事をもっていて、住まいもばらばら。リアルで集まって会う機会も限られていました。そこで、ボランティアスタッフが気軽にディスカッションできるオンラインの場をつくることを目的に、サイボウズLiveのグループを作ることになりました。

サイボウズLiveがメンバーの自主的な活動を引き出すサイボウズLiveをどのように活用していますか？

ホームステイ希 望者

無 料送迎バス

このバスは、週末に支援物資とボランティアを乗せて東京を出発し、石巻・南三陸・気仙沼等の被災地を回ってホームステイを希望される方々をピックアップし、首都圏のホームステイ先へとご案内します。

話 す テ ー マごとに 掲 示 板 のトピックをつくり、現地の報告や感想を話しあったり、新企画の提 案についてディスカッションをしたりしています。
コミュニケーション担当者全員に向けた重要な情報発信は引き続きメーリングリストを用い、対外的な発信はFacebookも併用しています。サイボウズLiveは、参加意欲の高いボランティアに有志でグループに参加していただき、雑談・交流や自由な議論に使う、という形で使い分けています。

善意の寄付で走る無料バス

４２００件の一般家庭が受け入れ

サイボウズLiveを使ってみて、ボランティアグループに何か変化はありましたか？

プロジェクトを支えるボランティアスタッフ

メーリングリストだけでコミュニケーションしていた時よりボランティアの方はどんな活動をされているのでしょうか？

も、アクティブなメンバー間で会話量が増えました。サイ

コミュニケーション担当ボランティアはそれぞれ担当地域をボウズLiveの 場 合、新 着 情 報 の 通 知が来る頻 度をコント持っており、10件程度のホームステイ受け入れ家庭を担ロールできるので、飛び交うメールを気にせずコメントでき当して、詳細な受け入れ条件等を確認します。ホームステ

るようになり、新しい企画のアイディアが提案しやすい雰囲

イの利用希望があると、条件に合う受け入れ家庭を紹介し気になりました。また、情報がまとまって整理されるようにてマッチングを行うほか、滞在中も受け入れゲストと継続的なったので、ディスカッションのスピードも速くなったと思に連絡を取り、ホームステイ生活をサポートする重要な役います。

割を担っています。また、マッチングの他にも、ボランティ

面白いのは、グループを活用していく上で、事務局は最初アの方々で自主的な取り組みを行っていただいています。のセットアップをしただけでほとんど運営に関わっておらず、サイボウズLiveはどのような目的で導入されたのでしょうか？

グループをどのように使っていくかは、ボランティアの皆さボランティアスタッフの情報共有のために導入しました。サイボウズＬ
ｉｖｅのグループで、新しいホームステイプログラムの提案やディスカッション、バスの運行に関する連絡や調整、んが自発的に進めている、というところですね。メンバー同士が自由に発言して、気軽に意見を交換していく過程で、コラボレーションがどんどん生まれてきていると思います。

チャリティーイベント開催などのやりとりを行っています。

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