特定個人情報等取扱規程
第１章

総則

（目的）
第１条 この規程は、個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号）（以下「個人情報保護法」という。
）、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成２５年法律第２７号）（以下「番号法」という。）、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律施行令（平成２６年政令第１５５号）、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）（以下「関係法令等」という。
）等に基づ
き、特定非営利活動法人岡山ＮＰＯセンター（以下「当法人」という。）における個人番号及び特定個人情報（以下、併せて「特定個人情報等」という。）の適正な取扱いの確保に関し必要な事項を定める。
２ この規程の規定が個人情報保護規程その他の規程と矛盾抵触する場合、この規程の規定が優先的に適用される。
３ この規程に定めのない事項については、関係法令等の定めるところによる。
（定義）
第２条 特に定めのある場合を除き、この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号の定めるところによる。
⑴ 個人情報 個人情報保護法第２条第１項に規定する個人情報をいう。
⑵ 個人番号 番号法第２条第４項に規定する個人番号をいう。
⑶ 特定個人情報 番号法第２条第８項に規定する特定個人情報をいう。
⑷ 個人情報データベース等 個人情報保護法第１６条第１項に規定する個人情報データベース等をいう。
⑸ 個人情報ファイル 番号法第２条第４項に規定する個人情報ファイルをいう。
⑹ 特定個人情報ファイル

番号法第２条第９項に規定する特定個人情報ファイルをいう。

⑺ 個人番号利用事務 番号法第２条第１０項に規定する個人番号利用事務をいう。
⑻ 個人番号関係事務 番号法第２条第１１項に規定する個人番号関係事務をいう。
⑼ 個人番号利用事務実施者 番号法第２条第１２項に規定する個人番号利用事務実施者をいう。
⑽ 個人番号関係事務実施者 番号法第２条第１３項に規定する個人番号関係事務実施者をいう。
⑾ 個人情報取扱事業者 個人情報保護法第１６条第２項に規定する個人関連情報取扱事業者をいう。
⑿ 従業者 当法人の組織内にあって直接間接に指揮監督を受けて業務に従事している者雇用関係にある従業員（正社員、契約社員、嘱託社員、パート社員、アルバイト社員等）のみならず、理事、監事、派遣社員等も含まれる。
）をいう。
⒀ 特定個人情報の取扱い

特定個人情報の取得、安全管理措置、保管、利用、提供、委託、

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廃棄及び消去をいう。
（適用範囲）
第３条 この規程は、従業者に適用する。
（特定個人情報等基本方針）
第４条 当法人における特定個人情報等の適正な取扱いを確保するため、次の各号に掲げる事項を含む特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針（以下「基本方針」という。）を定める。
⑴ 特定個人情報等に関する法令を遵守するとともに、当法人の事業内容に照らし特定個人情報等を適切に取り扱う旨の宣言文⑵ 特定個人情報等の利用目的⑶ 特定個人情報等の問い合わせに関する事項⑷ 特定個人情報等の安全管理措置に関する事項⑸ 特定個人情報等の社内体制に関する事項
２ 基本方針は、従業者に周知する。
第２章

安全管理措置（個人番号を取り扱う事務の範囲）
第５条 当法人において個人番号を取り扱う事務は、次の各号に掲げる事務に限定する。
⑴ 従業者に係る源泉徴収事務、社会保険関係事務及び労働保険関係事務⑵ 報酬・料金等の支払調書作成事務⑶ 前各号に付随して行う事務（特定個人情報等保護責任者）
第６条 当法人は、特定個人情報等の取扱いに関して総括的な責任を有する者として、特定個人情報等保護責任者を１人置くものとし、総務部長をもってこれに充てる。
２ 特定個人情報等保護責任者は、次の各号に掲げる事項その他当法人における特定個人情報等に関するすべての権限と責任を有する。
⑴ 第４条基本方針の策定、従業者への周知、一般への公表⑵ 特定個人情報等の取扱いを管理する上で必要とされる事項の決定・承認⑶ 特定個人情報等の適正な取扱い及び安全対策の維持及び推進等を目的とした諸施策の策定
及び実施⑷ 事故発生時の対応策の策定及び実施（事務取扱担当者）
第７条 当法人は、特定個人情報等に関する事務を取り扱う者として、事務取扱担当者を１人置くものとし、総務部長がこれを指名する。

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２ 事務取扱担当者は、特定個人情報等を取り扱う情報システム及び機器等を適切に管理し、利用権限のない者には使用させてはならない。
３ 事務取扱担当者は、特定個人情報等の取扱状況を明確にするため、執務記録を作成し、適宜記録する。
４ 前項の執務記録には特定個人情報等を記載しない。
（特定個人情報等の取扱状況の確認）
第８条 特定個人情報等保護責任者は、特定個人情報等の取扱いが関係法令及びこの規程等に基づき適正に運用されていることを定期的に確認する。
２ 特定個人情報等保護責任者は、第７条第３項の執務記録を定期的に確認する。
（監査責任者）
第９条 当法人は、特定個人情報等の取扱いについて監査する者として、監査責任者を置くものとし、監事をもってこれに充てる。
２ 監査責任者は、特定個人情報等の取扱いが関係法令及びこの規程等に基づき適正に運用されていることを定期的に監査する。
３ 前項の監査の結果、特定個人情報等の取扱いが関係法令及びこの規程等に基づき適正に運用されていないことを発見した場合には、特定個人情報等保護責任者に報告しなければならない。
（従業者の教育）第１０条 当法人は、特定個人情報等が適正に取り扱われるよう、従業者に対して定期的な研修の実施及び情報提供等を行う。
（従業者の監督）第１１条 当法人は、特定個人情報等が適正に取り扱われるよう、従業者に対して必要かつ適切な監督を行う。
（情報漏えい事案等への対応）
第１２条 従業者は、情報漏えい等事案の発生やその兆候を把握した場合、特定個人情報等保護責任者に報告する。
２ 特定個人情報等保護責任者は、前項の報告を受けた場合、直ちに、代表理事に報告する。
３ 当法人は、情報漏えい等事案が発生した場合、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）（別添２）特定個人情報の漏えい等に関する報告等（事業者編）」に従い、速やかに対応する。
（管理区域及び取扱区域）
第１３条 当法人は、特定個人情報等の情報漏えい等を防止するため、ＮＰＯ事務支援センタ
ー、地域連携センター及び参画推進センターにおいて特定情報ファイルを管理する区域（以下3「管理区域」という。
）及び特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域（以下「取扱区域」という。
）を明確にする。
２ 管理区域とは、特定個人情報等を取り扱う機器等及び特定個人情報ファイルを管理するキャビネット等のある区域とし、他の区域との間仕切りの設置及びキャビネット等の施錠等の安全管理措置を講じる。
３ 取扱区域とは、事務取扱担当者の机周辺とし、他の区域との間仕切りの設置及び座席配置等による安全管理措置を講じる。
（機器及び電子媒体の盗難等防止）第１４条 当法人は、特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体等を施錠できるキャビネット・書庫等において保管し、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムが機器のみで運用されている場合にはセキュリティワイヤー等により固定する等して、特定個人情報等の盗難・紛失防止対策を講じる。
（電子媒体等の取扱いにおける漏えい等防止）第１５条 当法人は、特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類を持ち運ぶ場合には、容易に個人番号が判明しないようにするため、安全な方策を講じる。
２ 当法人は、特定個人情報等が記録された電子媒体を安全に持ち運ぶため、持ち運ぶデータを暗号化し、パスワードにより保護し、施錠できる輸送容器を使用し、追跡可能な移送手段を利用する等の措置を講じる。
３ 当法人は、特定個人情報等が記載された書類等を安全に持ち運ぶため、封緘、目隠しシールの貼付、追跡可能な移送手段を利用する等の措置を講じる。
（アクセス制限）第１６条 当法人は、特定個人情報等を取り扱う機器を特定し、その機器を取り扱う事務取扱担当者を限定する。
２ 当法人は、機器に標準装備されているユーザー制御機能（ユーザーアカウント制御）により、情報システムを取り扱う事務取扱担当者を限定する。
（外部からの不正アクセスの遮断）
第１７条 情報システムと外部ネットワークとの接続箇所にファイアウォールを設置し、不正アクセスを遮断する。
２ 当法人は、情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェアを導入し、定期的にウィルスチェックを実施することにより不正ソフトウェアの有無を確認する。
３ 当法人は、情報システム及び機器に標準搭載されている自動更新機能等の活用により、ソフトウェア等を最新状態とする。
４ 当法人は、定期的にアクセスログの解析を行い、不正アクセスがないかどうか確認する。
（通信経路における情報漏えい等の防止）

4第１８条 当法人は、特定個人情報等をインターネット等により外部に送信する場合、通信経路の暗号化を行う等の通信経路における情報漏えい等防止措置を講じる。
（苦情・相談窓口）
第１９条 当法人は、特定個人情報等の取扱いに関する苦情・相談窓口を設置し、法令等に従い、適切かつ迅速に対応する。
第３章

特定個人情報の取得（利用目的）
第２０条 当法人が従業者又は従業者以外の個人（以下、併せて「本人」という。）から取得する特定個人情報の利用目的は、第５条に規定する事務の範囲内とする。
（利用目的の通知）
第２１条 当法人が本人から特定個人情報を取得する場合、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、又は公表する。
２ 当法人は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面（電磁的記録を含む。以下、本項において同じ。）に記載された本人の特定個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された本人の特定個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示する。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。
３ 第１項の規定は、第２２条の場合にも適用する。
４ 前三項の規定は、次の各号に掲げる場合には適用しない。
⑴ 本人の権利利益を害するおそれがある場合⑵ 当法人の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合⑶ 国の行政機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき⑷ 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合（利用目的の変更）
第２２条 当法人は本人から取得した特定個人情報の利用目的の変更を、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲内でのみ行うことができる。
（提供の要求）第２３条 当法人は、第５条に規定する事務を処理するために必要がある場合に限り、本人又は他の個人番号関係事務実施者若しくは個人番号利用事務実施者に対して、個人番号の提供を求めることができる。
２ 個人番号の提供を求める時期は、個人番号を取り扱う事務が発生したときとする。ただし、個人番号を取り扱う事務の発生が予想されるときは、契約を締結した時点等の当該事務の発生5が予想された時点で個人番号の提供を求めることができる。
（提供の求めの制限）
第２４条 当法人は、番号法第１９条各号のいずれかに該当し特定個人情報の提供を受けることができる場合でなければ、個人番号の提供を求めてはならない。
（適正取得）
第２５条 当法人は、利用目的の達成に必要な限度において、適法かつ適切な方法により特定個人情報を取得する。
（収集の制限）第２６条 当法人は、第５条に定める事務の範囲を超えて特定個人情報を収集してはならない。
２ 当法人は、単に個人番号が記載された書類等を受け取り、支払調書作成事務に従事する者に受け渡すことのほかに当該個人番号を利用する必要がない場合、手元に当該個人番号を残さず、個人番号の確認等の必要な事務を行った後、できるだけ速やかに当該書類を受け渡す。
（本人確認）
第２７条 当法人は、個人番号の提供を受けるにあたり、番号法第１６条の定めにより個人番号所有者の個人番号確認及び身元確認を行う。
第４章

特定個人情報の利用（利用制限）
第２８条 当法人は、利用目的の範囲内に限り、特定個人情報を利用する。
２ 当法人は、本人の同意があったとしても、利用目的を超えて特定個人情報を利用してはならない。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合で、本人の同意がある場合又は本人の同意を得ることが困難である場合はこの限りではない。
（特定個人情報ファイルの作成の制限）
第２９条 当法人は、第５条に規定する事務を処理するために必要な範囲に限り、特定個人情報ファイルを作成することができる。
２ 特定個人情報ファイルは、パスワードを付与する等の保護措置を講じたうえで適切に保存する。
第５章

特定個人情報の保管（正確性の確保）
第３０条 当法人は、特定個人情報を、利用目的の範囲内において、正確かつ最新の状態で管理するよう努める。

6（保管の制限）第３１条 当法人は、第５条に規定する事務の範囲を超えて特定個人情報を保管してはならない。
２ 前項にかかわらず、当法人は、関係法令によって一定期間の保存が義務付けられている書類等に特定個人情報が記載されている場合、当該書類等を当該保存期間が経過するまでの間保管することができる。
３ 当法人は、前二項の規定により保管する特定個人情報を正確かつ最新の内容に保つように努める。
第６章

特定個人情報の提供（提供の制限）第３２条 当法人は、番号法第１９条各号で限定的に明記された場合に限り、特定個人情報を第三者に提供することができる。
２ 前項の規定にかかわらず、当法人の従業者であった者が他の使用者等における従業者になった場合において、当該従業者の同意を得て、当法人が当該他の使用者等に対して、特定個人情報を取り扱う事務を処理するために必要な限度で当該従業者の個人番号を含む特定個人情報を提供することができる。
（第三者提供の停止）
第３３条 特定個人情報が違法に第三者に提供されていることを知った本人からその提供の停止を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときには、当該特定個人情報の第三者への提供を停止しなければならない。
第７章

特定個人情報の開示、訂正等、利用停止等（開示）第３４条 当法人は、本人から、当該本人が識別される特定個人情報に係る保有個人データの開示を求められた場合、個人情報保護規程第２７条の規定を準用する。
（訂正等）
第３５条 当法人は、本人から、当該本人が識別される特定個人情報に係る保有個人データの内容が事実でないとして当該保有個人データの内容の訂正、追加又は削除の請求を受けた場合、個人情報保護規程第２８条の規定を準用する。
（利用停止等）第３６条 当法人は、本人から、当該本人が識別される特定個人情報に係る保有個人データの利用の停止又は消去の請求を受けた場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、個人情報保護規程第２９条の規定を準用する。

7（開示等の請求等に応じる手続）
第３７条 当法人は、第３４条から第３６条までの規定に関する手続きは、「保有個人情報の開示等に関する規程」の定めるところによる。
第８章

特定個人情報の廃棄、削除（廃棄、削除）第３８条 当法人は、第５条に規定する事務を処理する必要がある範囲内に限り、特定個人情報等を収集又は保管し続ける。ただし、書類等について関係法令によって一定期間保存が義務づけられている場合には、当該書類等に記載された個人番号を当該期間保管し、当該事務を処理する必要がなくなり、かつ、当該期間を経過したときは、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除する。
２ 事務取扱責任者は、前項の削除又は廃棄の状況を確認する。
第９章

特定個人情報の委託の取扱い（委託）第３９条 当法人は、特定個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合、当法人が果たすべき安全管理措置と同等の措置が委託先において講じられるよう、必要かつ適切な監督を行う。
２ 当法人は、前項の「必要かつ適切な監督」として、次の各号に掲げる事項を行う。
⑴ 委託先の適切な選定⑵ 安全管理措置に関する委託契約の締結⑶ 委託先における特定個人情報の取扱状況の把握
３ 当法人は、前項第１号の「委託先の適切な選定」を行うにあたって、次の各号に掲げる事項が当法人の定める水準を満たしているかどうかをあらかじめ確認する。
⑴ 委託先の設備⑵ 委託先の技術水準⑶ 委託先の従業者（事業者の組織内にあって直接間接に事業者の指揮監督を受けて事業者の業務に従事している者。次項において同じ。
）に対する監督及び教育の状況⑷ 委託先の経営環境
４ 当法人は、第２項第２号の「安全管理措置に関する委託契約」として、委託先との間で、次の各号に掲げる事項を記載した契約を締結する。
⑴ 特定個人情報に関する秘密保持義務⑵ 事業所内からの特定個人情報の持出しの禁止⑶ 特定個人情報の目的外利用の禁止⑷ 再委託における条件⑸ 漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任⑹ 委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄

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⑺ 従業者に対する監督及び教育⑻ 契約内容の遵守状況についての報告等
５ 当法人は、第２項第３号の「委託先における特定個人情報の取扱状況の把握」として、前項の委託契約に盛り込んだ内容の実施の程度を把握し、必要に応じて、委託契約の内容の見直しを検討する。
（再委託）
第４０条 前条の委託先は、当法人の許諾を得た場合に限り、特定個人情報の取扱いを再委託することができる。
２ 当法人は、再委託先に対し必要かつ適切な監督を行うものとし、再委託先の監督については、前条の規定を準用する。
第１０章 その他（懲戒）第４１条 当法人は、この規程に違反した従業者に対して、就業規則に基づき懲戒処分を行う。
（改廃）第４２条 この規程の改廃は、理事会の議決による。
附則
１ この規程は平成２８年１月１日から施行する。
２ 令和４年１０月２４日、一部変更。
（令和４年度第４回理事会）

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