GRIDY グループウェア
操作マニュアル2024 年 6 月 4 日
ブルーテック株式会社

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本書の読み方
本書は以下の構成になっています。
第 1 部 アドミニストレーター用
第 1 部はアドミニストレーターに必要な操作を解説しております。アドミニストレーターは GRIDY グループ
ウェア（以下 グループウェア）へ利用を申し込む人であり、そのままグループウェアの管理者となります。
アドミニストレーターの方は、初めにこの第 1 部をお読みになり、引き続き「第 2 部グループマネジャー用」と「第 3 部 メンバー用」もあわせてお読みください。
第 2 部 グループマネジャー用第 2 部はグループマネジャーに必要な操作を解説しております。グループウェアはグループで使用することを前提としており、そのグループの作成や管理を行うのがグループマネジャーの役割です。グループマネジ
ャーの方は、初めにこの第 2 部をお読みになり、引き続き「第 3 部 メンバー用」もあわせてお読みください。
第 3 部 メンバー用
第 3 部はメンバーに必要な操作を解説しています。グループウェアを利用することで、日常の業務はもちろん、グループでの共同作業が飛躍的に効率化できます。
この第 3 部は、メンバーはもちろん、アドミニストレーターとグループマネジャーの方もお読みください。

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目次
第 1 部 アドミニストレーター用■1-1 グループウェアの権限とは .............................................................. 2■1-2 アドミニストレーターの操作の流れ ...................................................... 3■1-3 ログインする .......................................................................... 4■1-4 マイページ ............................................................................ 7■1-5 メンバーを管理する .................................................................... 9■1-6 メンバーを招待する ................................................................... 12■1-7 権限を付与する ....................................................................... 20■1-8 部署・グループを利用する ............................................................. 26■1-9 主組織・副組織を利用する ............................................................. 49■1-10 タイムカードを管理する .............................................................. 54■1-11 スケジュールの設定 .................................................................. 63■1-12 レポートを削除する .................................................................. 72■1-13 ファイルを削除する .................................................................. 74■1-14 設備を利用する ...................................................................... 76■1-15 ワークフローを登録する .............................................................. 87■1-16 掲示板を利用する ................................................................... 118■1-17 インポート/エクスポートを利用する .................................................. 128■1-18 Knowledge Suite 設定................................................................ 129■1-19 企業/団体設定 ...................................................................... 153

第 2 部 グループマネジャー用■2-1 グループマネジャーの操作の流れ ........................................................ 2■2-2 グループを作成する .................................................................... 3■2-3 メンバーを招待する .................................................................... 5■2-4 権限を移譲する ........................................................................ 9■2-5 グループを管理する ................................................................... 13

第 3 部 メンバー用■3-1 メンバー招待を受ける .................................................................. 3■3-2 ログインする .......................................................................... 4■3-3 マイページとグループウェアの機能 ...................................................... 9■3-4 グループ招待を受ける ................................................................. 23■3-5 スケジュールを利用する ............................................................... 24■3-6 設備予約を利用する ................................................................... 51■3-7 部署/グループを利用する .............................................................. 59■3-8 プロジェクト管理を利用する ........................................................... 63■3-9 掲示板を利用する ..................................................................... 73■3-10 トピックを利用する .................................................................. 77
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GRIDY グループウェア■3-11 メールを利用する .................................................................... 83■3-12 アドレス帳を利用する ............................................................... 113■3-13 電話メモを利用する ................................................................. 123■3-14 メッセージを利用する ............................................................... 129■3-15 タイムカードを利用する ............................................................. 139■3-16 ToDo を利用する..................................................................... 144■3-17 ファイルを利用する ................................................................. 154■3-18 メモパッドを利用する ............................................................... 178■3-19 レポート提出を利用する ............................................................. 183■3-20 議事録を利用する ................................................................... 196■3-21 ワークフローを利用する ............................................................. 205■3-22 アラームを利用する ................................................................. 228■3-23 メンバー一覧を利用する ............................................................. 231■3-24 備品管理を利用する ................................................................. 233

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アドミニストレーター用

アドミニストレーター用 目次■1-1 グループウェアの権限とは .................. 2

1-14-2 設備を管理する.......................... 80■1-2 アドミニストレーターの操作の流れ .......... 3■1-15 ワークフローを登録する .................. 87■1-3 ログインする.............................. 4

1-15-1 役割・役職名を登録する .................. 87■1-4 マイページ ............................... 7

1-15-2 申請フォームのカテゴリを登録する ........ 88■1-5 メンバーを管理する........................ 9

1-15-3 申請フォームを作成する .................. 89■1-6 メンバーを招待する....................... 12

1-15-4 申請フォームの項目を設定する ............ 91

1-6-1 メンバーを招待する....................... 12

1-15-5 申請フォームの申請経路を設定する ....... 101

1-6-2 外部組織へ Knowledge Suite を紹介する ..... 14

1-15-6 申請フォームを編集する ................. 108

1-6-3 自組織招待者を確認する ................... 16

1-15-7 複写して作成する....................... 108

1-6-4 外部紹介者一覧を確認する ................. 17

1-15-8 申請フォームを並び替える ............... 113

1-6-5 グループ招待者一覧を確認する ............. 18

1-15-9 申請フォームを削除する ................. 115■1-7 権限を付与する........................... 20

1-15-10 申請済フォームを確認する .............. 115

1-7-1 グループマネジャー権限を削除する ......... 20■1-16 掲示板を利用する....................... 118

1-7-2 アドミニストレーター権限を付与する ....... 21

1-16-1 フォルダを設定する ..................... 118

1-7-3 サブアドミニストレーター権限を付与する ... 22

1-16-2 掲示板を作成する....................... 121

1-7-4 タイムカード権限を付与する ............... 23

1-16-3 掲示板を編集する....................... 123

1-7-5 ワークフロー権限を付与する ............... 24

1-16-4 掲示板を削除する....................... 125

1-7-6 掲示板権限を付与する ..................... 25

1-16-5 公開期間前後の掲示板を確認する ......... 125■1-8 部署・グループを利用する ................. 26

1-16-6 権限なし掲示板を編集・削除する ......... 126

1-8-1 部署・グループとは....................... 26■1-17 インポート/エクスポートを利用する ...... 128

1-8-2 部署のメンバーの種類と権限 ............... 26■1-18 Knowledge Suite 設定 ................... 129

1-8-3 グループを一覧する....................... 27

1-18-1 アップロードファイルサイズ制限を設定する129

1-8-4 グループのマネジャーを管理する ........... 28

1-18-2 容量通知設定を利用する ................. 129

1-8-5 参加状況を一覧する....................... 30

1-18-3 メニュー追加設定を利用する ............. 133

1-8-6 部署を利用する........................... 31

1-18-4 表示/非表示設定を利用する .............. 136■1-9 主組織・副組織を利用する ................. 49

1-18-5 アクションログ取得設定をする ........... 138

1-9-1 主組織・副組織とは....................... 49

1-18-6 ご利用状況を確認をする ................. 140

1-9-2 副組織を作成する......................... 49

1-18-7 IP アドレス制限を確認する .............. 144

1-9-3 副組織の設定を解除する ................... 51

1-18-8 SSO 設定を利用する ..................... 145■1-10 タイムカードを管理する .................. 54

1-18-9 KS 利用者設定をする .................... 145

1-10-1 タイムカードを設定する .................. 54

1-18-10 google 連携 API 設定を利用する ......... 146

1-10-2 タイムカードを表示する .................. 55

1-18-11 パスワードポリシーを設定する .......... 146

1-10-3 タイムカードを修正する .................. 58■1-19 企業/団体設定.......................... 153

1-10-4 タイムカード情報を出力する .............. 60

1-19-1 企業/団体情報を編集する ................ 153■1-11 スケジュールの設定...................... 63■1-12 レポートを削除する...................... 72■1-13 ファイルを削除する...................... 74■1-14 設備を利用する.......................... 76
1-14-1 設備区分を管理する...................... 76

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1 部-1

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アドミニストレーター用■1-1 グループウェアの権限とはKnowledge Suite には、大きく分けて「アドミニストレーター」「グループマネジャー」「メンバー」の 3 つの権限があります。
権限により操作の制限が異なるため、権限付与時にはご注意ください。
■アドミニストレーターとはグループウェアの管理者のことです。アドミニストレーターが最初にグループウェアの会員となって、他のメンバーを招待します。アドミニストレーターはグループマネジャーとメンバーのできることはすべて可能となっています。
アドミニストレーターには以下の役割があります。
メンバーを招待する
メンバーを招待したり、削除したりします。
部署を作成する
メンバーが所属する部署を作成したり、管理したりします。
権限を付与する
アドミニストレーター権限やグループマネジャー権限の他に、タイムカードやワークフローの管理が可能
な権限を付与することができます。
各種設定する
Knowledge Suite 全体の設定や利用状況の確認ができます。
■グループマネジャーとは部署、グループそれぞれの管理者となることが可能な権限（グループマネジャー権限）をアドミニストレー
ターから付与されたメンバーのことです。グループマネジャーはメンバーのできることはすべて可能となっています。
グループマネジャーには以下の役割があります。
グループを作成する
新たにグループを作成します。
メンバーを招待する作成したグループにメンバーを招待します。
権限を移譲するグループマネジャーの権限を他のメンバーに移譲したり、アシスタントグループマネジャー権限を付与したりすることができます。
グループを管理する
作成したグループの内容を変更します。
■メンバーとは一般の利用者のことです。アドミニストレーターに招待されてメンバーになります。

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1 部-2

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アドミニストレーター用■1-2 アドミニストレーターの操作の流れ
第 1 部ではアドミニストレーターの操作を解説しますが、その前に全体の流れを確認しておきましょう。
まずアドミニストレーターがグループウェアに登録し、その後にメンバーを招待します。
メンバーは招待メールを受け取り、ログインします。
アドミニストレーターは各種機能を設定し、グループウェアを利用できる環境を整えます。
STEP

アドミニストレーターの操作

1

新規に登録する

メンバーの操作

お申込みいただいた後、弊社より ID と仮パスワードを発行しますので、初期登録作業を行っていただきます。
参照「ログインする」▼
2

グループウェアにメンバーを招待する
グループウェアを使わせたい人を招待します。この時、招待したメンバーにメールが送信されます。
参照「メンバーを招待する」▼

3

グループウェアの各種設定を行う
メンバーがグループウェアを利用できるようにするた

招待メール

め、部署や各機能の設定を登録します。
参照「部署・グループを利用する」

メンバー招待を承認する

参照「タイムカードを管理する」

メールを受け取って、ログインします。

参照「設備を利用する」

参照「メンバー招待を受ける」

参照「ワークフローを登録する」
参照「Knowledge Suite 設定」▼
4▼

グループウェアの各種機能を利用します。

また、Knowledge Suite では部署やグループを活用して情報の公開、共有を切り分けすることができます。
部署とグループについて、詳しくは第 1 部アドミニストレーター用「部署・グループを利用する」をご参照ください。

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1 部-3

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アドミニストレーター用■1-3 ログインする
Knowledge Suite にログインします。
1. ログインページ（https://gridy.jp/login）を開きます。
旧 Digit@Link Knowledge Suite をご利用の場合はログインページ（https://gridy.net/login）を開きます。
POINT
ログインページは、Knowledge Suite の WEB サイトのトップページ（https://bluetec.co.jp/knowledgesuite/）の［ログイン］から開くこともできます。

2. ログイン ID とパスワードを入力します。
開通時のログイン ID とパスワードは、開通案内時の案内に記載されている「管理者 ID」と「パスワード」
です。
3. ［ログイン］をクリックします。

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1 部-4

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

4. 項目を設定し、［次へ］をクリックします。

5. 項目を設定し、［次へ］をクリックします。
ここで設定したパスワードは次回以降ログインする際に利用する本パスワードとなります。

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1 部-5

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

6. 内容を確認し、［登録］をクリックします。
POINT
登録が完了すると、開通案内メールが届いたメールアドレス宛に登録完了メールが届きます。
POINT
2 回目以降のログイン時は手順 4 以降は不要です。

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1 部-6

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アドミニストレーター用■1-4 マイページ
ログインして表示されるのがマイページ画面です。グループウェアのすべての機能はこの画面が起点となります。
「表示/非表示設定」を行っている場合は、マイページのレイアウトが変わります。
各機能について、詳しくは第 3 部メンバー用の内容をご参照ください。

①

企業ロゴを表示することができます。

②

自分のプロフィール画像と、所属する組織・部署名、名前が表示されます。

③

クリックすると「個人設定」「管理者設定」「Knowledge Suite 設定」「企業/団体情報」が表示されます。

④

クリックするとユーザーサポートページに遷移します。操作マニュアルや FAQ などをご確認いただけます。
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1 部-7

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アドミニストレーター用⑤

クリックするとログアウトします。

⑥

Knowledge Suite の機能タブ一覧です。利用する機能のタブをクリックすると、それぞれのトップ画面やアイコン一覧（⑦）が表示されます。

⑦

グループウェア機能のアイコン一覧です。利用する機能のアイコンをクリックすると各機能の画面に遷移します。
お知らせ欄（⑧）に表示されている未確認事項は各アイコン画像上にも表示されます。

⑧

ユーザに届いている重要なお知らせが表示されます。グループウェア機能だけでなく、SFA 機能のお知らせも表示されます。

⑨［出勤］や［退勤］をクリックするとタイムカード機能の出勤/退勤時刻が打刻されます。

⑩

カレンダーです。
［＜］や［＞］をクリックすると、前月または次月のカレンダーを表示します。

⑪

所属している組織・部署・グループを確認でき、名称をクリックすると所属するメンバーのスケジュー
ル、トピック、プロジェクトが表示されます。

⑫

1 週間分のスケジュールが表示されます。
［予定作成］をクリックするとスケジュール作成画面、［週］
や［月］をクリックするとは各表示のスケジュール画面へ遷移します。

⑬

新しく作成・更新された掲示板が表示されます。掲示板名をクリックすると詳細画面へ遷移します。

⑭

新しく作成・更新されたトピックが表示されます。トピック名をクリックすると詳細画面へ遷移します。

⑮

ToDo が期限順に表示されます。ToDo 名をクリックすると詳細画面へ遷移します。

⑯

新しく作成・更新されたメッセージが表示されます。タイトルをクリックすると詳細画面へ遷移します。

⑰

新しく登録・更新されたメモが表示されます。メモ名をクリックすると詳細画面へ遷移します。

⑱

新しく登録・更新された議事録が表示されます。議事録名をクリックすると詳細画面へ遷移します。

POINT
新着掲示板・トピック・ToDo・メッセージ・メモ・議事録（⑬～⑱）は最大 20 件表示されます。
各機能名横にある をクリックするとユーザーサポートの各 FAQ ページに遷移し、「一覧」「登録」をクリックすると各一覧画面、登録画面に遷移します。
【新着議事録】Copyright © BlueTec Inc. All Rights Reserved.
1 部-8

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用■1-5 メンバーを管理する
ここでは、登録メンバーに関する各種設定を行うことができます。
パスワードの再発行、スマートフォンの利用設定、退会処理などを行うことが可能です。

1. ［設定］をクリックします。

2. 「メンバー管理」をクリックします。

登録済みおよび自組織に招待されているメンバーが表示されます。
登録状態のステータスは下記の通りです。
・アドミニストレーター：アドミニストレーター（管理者）権限を持つメンバー
・グループマネージャー：グループを作成できる権限を持つメンバー（初期値として設定されています）
・サブアドミニストレーター：副組織内の管理者権限を持つメンバー
・メンバー：グループの作成権限を持たない一般メンバー
・登録済み未ログイン：メンバー招待を実施したが、当該メンバーの初回ログインが未完了の状態※初回の登録が完了していないのでユーザー名は表示されません。
①メンバーの登録状況および権限を確認することができます。
ユーザー名をクリックすると該当メンバーのプロフィール画面に遷移します。アドミニストレーターはメンバーのプロフィール画面の［編集］からプロフィールの登録情報を変更できます。
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1 部-9

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用※サブアドミニストレーターは自分が所属している副組織のメンバーのみ変更できます。
②メンバーの参加している組織・グループ・部署を確認することができます。
各メンバーの参加中の部署/グループ画面では、該当の組織・グループ・部署の参加者一覧画面、権限設
定画面への遷移や、所属部署に対する当該メンバーの「表示/非表示」を変更できます。

③アドミニストレーターからメンバーのパスワードを再発行することができます。
※サブアドミニストレーターは自分が所属している副組織のメンバーのパスワードのみ再発行が可能です。
④アカウントにロックが設定された場合、ロックを解除することができます。
※パスワードポリシーの設定で「アカウントロック」の「管理者によるロック解除」が「解除可」となっていない場合は表示されません。パスワードポリシーの設定について、詳しくは第 1 部アドミニストレ
ーター用「Knowledge Suite 設定」の「パスワードポリシーを設定する」をご参照ください。
⑤スマートフォンの利用可否を設定することができます。
スマートフォン利用の［設定する］をクリックし、「利用を許可する」のチェックにより、当該メンバーのスマートフォン利用可否を設定します。
特定の電話番号からのみ利用をさせたい場合は、「許可電話番号」に指定の電話番号(ハイフンなし)をご入力いただくことで制限をかけることが可能です（※Android 端末のみ）。
※「GRIDY SmartPhone」のご利用は、スマートフォン専用のアプリケーションのダウンロードが必要となります。詳しくは操作マニュアル「GRIDY SmartPhone for iPhone」「GRIDY SmartPhone for Android」
をご参照ください。

⑥当該メンバーの「退会」をクリックし、退会させることができます。
メンバーを削除すると、以下の項目も同時に削除されます。
・ファイル「個人ファイル」
・メール
・メモパッド「自分のメモ」
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1 部-10GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用・スケジュール「自分の予定」
・アドレス帳「自分のアドレス帳」
・タイムカード
・営業報告（「自分の予定」のスケジュールに紐付けられているもの）※アドミニストレーター権限、サブアドミニストレーター権限が付与されているメンバーには［退会］が表示されません。
POINT
メンバー管理画面では表示するメンバーを絞り込むことができます。
「部署/グループを選択」からメンバーの紐付け先で絞り込みます。
検索では入力した文字を「ユーザー名（ふりがな含む）」および「メールアドレス」から一部一致にて検索
して絞り込みます。

■メンバーを並び替える［メンバー並び替え］をクリックすると、ドラッグ＆ドロップでメンバーの並び替えができます。

POINT
501 名以上のご登録がある場合は、メンバーインポートでご変更ください。
※インポート操作について、詳しくは操作マニュアル「GRIDY グループウェア インポート/エクスポート」
をご参照ください。
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1 部-11GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用■1-6 メンバーを招待する
グループウェアを利用できるメンバーを増やします。メンバーはアドミニストレーターが招待しなければなりません。受けた人は、その招待に承諾してメンバーとなり、グループウェアを利用できるようになります。
メンバーを増やすには以下の 2 ステップが必要になります。
STEP1 アドミニストレーターが招待する▼メールが送信されます。

STEP2 メンバー招待を受ける
メンバー招待を受けて、登録とログインを行います（参照→「メンバー招待を受ける」）。

1-6-1 メンバーを招待する
メンバーを招待します。
POINT
サブアドミニストレーターからメンバーを招待する場合はサブアドミニストレーターが所属する副組織およびその配下の部署にのみ招待することができます。

1. ［設定］をクリックします。

2. 「メンバー招待」をクリックします。

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1 部-12GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

3. 項目を設定し、［確認］をクリックします。
「内容」欄は「組織内のメンバーを招待する。(GRIDY クライアント インストール不要)」を選択してく
ださい。
POINT
「部署」欄で作成した部署を選択すると、選択した部署に本メンバーとして招待されます。

4. 内容を確認し、［送信］をクリックします。
POINT
入力したメールアドレス宛に招待メールが送信されます。
エラーとなる場合は手順 3 の画面に戻り赤字でエラーメッセージが表示されるため、内容を修正して再度招待手順をご実施ください。
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1 部-13

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用■メンバーを一括登録する
CSV フォーマットを使って、複数人のメンバーを一括で登録することもできます。
※インポート操作について、詳しくは操作マニュアル「GRIDY グループウェア インポート/エクスポート」
をご参照ください。

1-6-2 外部組織へ Knowledge Suite を紹介する
グループウェアは社内のメンバーだけではなく、外部組織のメンバーと連携して使用することもできます。
複数の企業間で設立されたプロジェクトなどでは、グループウェアの「グループ」を利用することで密接なコミュニケーションと容易な情報の共有が可能となります。
ただし、外部組織のメンバーと連携するには、双方の Knowledge Suite への登録が必要となります。
POINT
双方が Knowledge Suite に登録されている場合のグループでの連携方法は第 2 部グループマネジャー用「メンバーを招待する」の「メンバーを招待する」をご確認ください。
外部組織へ Knowledge Suite を紹介する場合は、以下の手順で行います。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「メンバー招待」をクリックします。

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1 部-14

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

3. 項目を設定し、［確認］をクリックします。
「内容」欄は「Knowledge Suite を外部組織へ紹介する。
」を選択してください。

4. 内容を確認し、［送信］をクリックします。
POINT
入力したメールアドレス宛に紹介メールが送信されます。
エラーとなる場合は手順 3 の画面に戻り赤字でエラーメッセージが表示されるため、内容を修正して再度招待手順をご実施ください。
POINT
既に Knowledge Suite に登録されているメールアドレスへ紹介メールを送信することはできません。
外部組織のメンバーと連携した「グループ」について、詳しくは第 2 部グループマネジャー用「グループを作成する」および「メンバーを招待する」をご参照ください。
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1 部-15

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

1-6-3 自組織招待者を確認する
同じ組織内に招待したメンバーで、登録が完了していないメンバーを確認することができます。
POINT
メンバー招待画面の［未登録一覧：組織内］から表示することもできます。

1. ［設定］をクリックします。

2. 「自組織招待者一覧」をクリックします。

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1 部-16

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

3. 現在自組織に招待しているメンバーリストが表示されます。
［取り消し］をクリックすると招待を解除します。

1-6-4 外部紹介者一覧を確認する
異なる組織に Knowledge Suite を紹介したメンバーで、登録が完了していないメンバーを確認することがで
きます。
POINT
メンバー招待画面の［未登録一覧：外部組織］から表示することもできます。

1. ［設定］をクリックします。

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1 部-17

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

2. 「外部紹介者一覧」をクリックします。

3. 未登録ユーザの一覧が表示されます。
［取り消し］をクリックすると表示を削除します。

1-6-5 グループ招待者一覧を確認する
グループマネジャーからグループに招待され、参加承認が未処理のメンバーの一覧を表示します。
グループの作成や招待について、詳しくは第 2 部グループマネジャー用をご参照ください。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「グループ招待者一覧」をクリックします。

3. 組織内の全グループに対して、招待しているメンバーリストが表示されます。
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1 部-18

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用［取り消し］をクリックすると招待を解除します。
POINT
グループのグループマネジャーから、招待者の確認、取り消しをすることもできます。詳しくは第 2 部グ
ループマネジャー用「メンバーを招待する」の「メンバーを確認する」をご参照ください。

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1 部-19

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用■1-7 権限を付与する
グループマネジャー権限やアドミニストレーター権限の付与、削除を行います。
付与可能な権限は以下です。
・グループマネジャー権限：組織・部署・グループのマネジャー（管理者）に設定可能なメンバーとなります。
・アドミニストレーター権限： Knowledge Suite 全体の管理者となります。
・サブアドミニストレーター権限：自分が所属する副組織内の管理者となります。
・タイムカード権限：Knowledge Suite 全体のタイムカード管理者となります。
・ワークフロー権限：Knowledge Suite 全体のワークフロー管理者となります。
・掲示板権限：掲示板の作成、フォルダの設定、それぞれの掲示板の掲示板権限者（管理者）として設定が可能な掲示板管理者となります。

1-7-1 グループマネジャー権限を削除する「メンバー招待」からメンバーとして招待されると、自動的にグループマネジャー権限が与えられます。アドミニストレーターはこのグループマネジャーの権限を削除できます。
また、付与されていないメンバーに付与することもできます。
POINT
既に部署やグループのマネジャーになっているメンバーのグループマネジャー権限を削除する場合は、マネジャー権限を別のメンバーに移譲してから操作してください。
移譲方法について、詳しくは第 2 部グループマネジャー用「権限を移譲する」の「グループマネジャー権限を移譲する」をご参照ください。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「グループ管理者権限管理」をクリックします。

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1 部-20GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

3. 権限を削除するメンバーの「削除する」をクリックします。
権限を付与する場合は「付与する」をクリックします。
4. 確認画面の［OK］をクリックします。

1-7-2 アドミニストレーター権限を付与する
アドミニストレーター権限を付与または削除します。アドミニストレーター権限は複数のメンバーに与えることができます。権限を削除するとメンバーの権限となります。再度アドミニストレーターに戻るには、アドミニストレーター権限が付与されているメンバーから、付与してもらう操作が必要です。
POINT
既に部署やグループのマネジャーになっているメンバーのアドミニストレーター権限を削除する場合は、マネジャー権限を別のメンバーに移譲してから操作してください。
移譲方法について、詳しくは第 2 部グループマネジャー用「権限を移譲する」の「グループマネジャー権限を移譲する」をご参照ください。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「アドミニストレーター権限管理」をクリックします。

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1 部-21GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

3. 権限を付与するメンバーにチェックを入れて権限を削除するメンバーはチェックを外し、［次へ］をクリックします。

4. 内容を確認し、［登録］をクリックします。
POINT
自分のアドミニストレーター権限を削除すると自動的にログアウトし、次回ログイン時からはメンバー権限のアカウントとしてログインします。

1-7-3 サブアドミニストレーター権限を付与する
副組織を作成した場合には、副組織内のメンバーに対して、副組織内の全権管理者として、サブアドミニス
トレーター権限を付与することができます。
サブアドミニストレーターの権限は複数のメンバーに与えることができます。

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1 部-22GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

POINT
既に部署やグループのマネジャーになっているメンバーのサブアドミニストレーター権限を削除する場合
は、マネジャー権限を別のメンバーに移譲してから操作してください。
移譲方法について、詳しくは第 2 部グループマネジャー用「権限を移譲する」の「グループマネジャー権限を移譲する」をご参照ください。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「サブアドミニストレーター権限管理」をクリックします。

3. 権限を付与するメンバーの「付与する」をクリックします。
権限を削除する場合は「削除する」をクリックします。
4. 確認画面の［OK］をクリックします。

1-7-4 タイムカード権限を付与する
タイムカード機能の管理権限を付与することができます。
アドミニストレーター、サブアドミニストレーターから付与可能です。
1. ［設定］をクリックします。

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1 部-23

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

2. 「タイムカード権限管理」をクリックします。

3. 権限を付与するメンバーの「付与する」をクリックします。
権限を削除する場合は「削除する」をクリックします。
4. 確認画面の［OK］をクリックします。

1-7-5 ワークフロー権限を付与する
ワークフロー機能の管理権限を付与することができます。
アドミニストレーター、サブアドミニストレーターから付与可能です。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「ワークフロー権限管理」をクリックします。

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1 部-24

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

3. 権限を付与するメンバーの「付与する」をクリックします。
権限を削除する場合は「削除する」をクリックします。
4. 確認画面の［OK］をクリックします。

1-7-6 掲示板権限を付与する
掲示板の管理者に設定可能な権限を付与することができます。
アドミニストレーター、サブアドミニストレーターから付与可能です。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「掲示板権限管理」をクリックします。

3. 権限を付与するメンバーの「付与する」をクリックします。
権限を削除する場合は「削除する」をクリックします。
4. 確認画面の［OK］をクリックします。

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1 部-25

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用■1-8 部署・グループを利用する
グループウェアにはグループと部署という概念が用意されています。
利用の方法の前に、グループと部署について説明します。

1-8-1 部署・グループとは
部署は企業内の部署とほぼ同じです。グループはプロジェクトチームとお考えください。
■部署とは部署は企業内の部署とほぼ同じです。以下の特徴があります。
●部署には企業内の部署と同様に階層構造があります。上位部署は下位部署の情報を閲覧できます。
●すべてのメンバーは本メンバーとして 1 つの部署に属することができます。
●上位部署メンバー、ゲストメンバーとして複数の部署に属することができます。
●部署に社外のメンバーを招待することはできません。
●部署の作成や編集、メンバー管理などは、アドミニストレーターから行えます。
■グループとはグループはプロジェクトチームのようなものです。グループには階層構造はありません。このため、参加しているメンバー以外は情報を閲覧できません。
●グループにはグループマネジャーを配置して管理させます。
●1 人の人がいくつものグループに属することができます。
●社外のメンバーも招待して、グループ作業が可能です。

1-8-2 部署のメンバーの種類と権限部署のメンバーには「本メンバー」「上位メンバー」「ゲストメンバー」があります。

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1 部-26

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用■本メンバー
部署を構成する社員です。本メンバーとなれるのは 1 人につき 1 部署のみとなります。
所属している部署の情報に対してすべての閲覧・操作が可能です。ただし、メンバー単位での権限設定で、操作を制限することができます。
■上位メンバー
ある部署の上位部署に所属するメンバーです。例えば営業本部長は営業 1 課と 2 課の情報も閲覧したり修正したりすることができます。
さらに配下に営業 3 課ができたときも自動的に閲覧などの権限が与えられます。
■ゲストメンバー
本メンバー/上位メンバー以外で追加されるメンバーです。
追加できるのは社内のメンバーのみです。
「秘書」などの他部署のスケジュール調整を行う場合には、ゲストとして参加させてください。
■部署メンバーの権限
新しく登録されたメンバーは初期状態では、各機能に対して以下の権限を持ちます。設定によって変更することができ、所属レベルのみの変更の場合は変更前の設定のまま所属レベルが変更されます。
閲覧

登録

編集

削除

一覧表示*1

本メンバー

○

○

○

○

○

上位メンバー

○

○

○

○

×

ゲストメンバー

○

×

×

×

×

*1：一覧表示とは、部署メンバー表示時に、メンバー一覧に表示されるかされないかを指しています。

1-8-3 グループを一覧する
作成した組織・部署・グループの一覧を表示します。
グループマネジャー権限を付与したメンバーが、どのようなグループを作成したかを確認できます。自組織のグループウェア上にどのようなグループがあり、どのようなメンバー構成になっているかを確認します。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「グループ管理」をクリックします。

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1 部-27

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

3. グループ管理画面が表示され、作成された全組織、グループ、部署のグループ名とマネジャーおよびアシスタントマネジャーが確認できます。
参加メンバーを確認するには、［閲覧］をクリックします。

1-8-4 グループのマネジャーを管理する部署やグループにおけるマネジャーの権限を移譲します。
部署の場合はその部署に本メンバーとして所属しているメンバー、グループの場合はそのグループに所属しているメンバーにのみ移譲することができます。
また、移譲するメンバーはアドミニストレーター（副組織の部署の場合はサブアドミニストレーター）もしくはグループマネジャー権限が必要です。
本操作はアドミニストレーター、サブアドミニストレーターからできます。
部署・グループのグループマネジャー権限移譲方法は同じであるため、ここではグループの場合をご案内し
ます。
POINT
組織のグループマネジャー権限を移譲する場合は現在組織のグループマネジャーとなっているメンバーからのみ変更できます。
操作方法は第 2 部グループマネジャー用「権限を移譲する」の「グループマネジャー権限を移譲する」をご参照ください。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「グループ管理」をクリックします。
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1 部-28

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

3. 編集したいグループの「権限」の「編集」をクリックします。

4. 「グループマネジャー権限移譲」をクリックします。
POINT
メニューの「トピック編集」からグループに紐付くトピックの管理ができます。
詳しくは第 2 部グループマネジャー用「グループを管理する」の「トピックを管理する」をご参照ください。

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1 部-29

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

5. 移譲するメンバーを選択し、［次へ］をクリックします。

6. 内容を確認し、［登録］をクリックします。

1-8-5 参加状況を一覧する
組織・部署・グループの参加状況一覧を表示します。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「グループ参加状況」をクリックします。

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1 部-30GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

3. メンバーが参加している組織・部署・グループの数が表示されます。
参加している組織・部署・グループを確認するには、確認したいメンバーの「参加グループ」の「閲覧」
をクリックします。

1-8-6 部署を利用する■部署を作成する
部署管理画面から新しい部署を登録します。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「部署管理」をクリックします。

3. ［部署作成］をクリックします。

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1 部-31GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

4. 項目を設定し、［新規登録］をクリックします。
最初の部署を作成する際は、上位部署の指定はできません。
POINT
部署のラベル色を任意の色に設定する場合は、3 行目のラジオボタンを選択してカラーコード入力欄をク
リックします。表示されたダイアログボックスにて設定したい色に○をあわせ［選択］をクリックします。

■作成した部署を確認する
1. ［設定］をクリックします。

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1 部-32GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

2. 「部署管理」をクリックします。

作成されている部署が階層構造で表示されます。
■部署にメンバーを招待する部署に所属していないメンバーを招待したり、別の部署に所属しているメンバーをゲストメンバーとして招待し部署を兼任することができます。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「部署管理」をクリックします。

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1 部-33

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

3. 招待する部署名をクリックし、表示されたポップアップメニュー内の［メンバー一覧］をクリックします。

4. ［メンバーを招待］をクリックします。

5. 招待するメンバー名をクリックして右の決定欄に追加し、［次へ］をクリックします。

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1 部-34

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

POINT
ゲストメンバーとして招待する場合は、「ゲストメンバーを招待する」にチェックを入れてメンバーを選択します。表示されるメンバーは「部署/グループを選択」から本メンバーとして所属している部署で絞り込
むこともできます。

6. 内容を確認し、［登録］をクリックします。
■部署メンバーの権限を設定する部署に所属するメンバーの権限を設定します。設定方法は一括で行う方法と個人ごとに行う方法の 2 種類あります。
一括して設定する
1. ［設定］をクリックします。

2. 「部署プロファイル管理」をクリックします。
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1 部-35

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

3. 「メンバーの権限を一括でセットする」をクリックします。

4. プルダウンから一括変更したい部署、対象となるメンバーの所属レベルを選択します。

5. 権限を設定して、［登録］をクリックします。
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1 部-36

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

POINT「□ 全機能」にチェックを入れると全てにチェックが入ります。
「□ 機能名」にチェックを入れると、その機能の「登録/編集/削除」にチェックが入ります。
「□ 登録/編集/削除」にチェックを入れると、各権限の全ての機能にチェックが入ります。

個人ごとに設定する
1. ［設定］をクリックします。

2. 「部署管理」をクリックします。

3. 編集する部署名をクリックし、表示されたポップアップメニュー内の［メンバー一覧］をクリックします。
POINT
部署管理画面ではメンバーの本メンバー所属の部署を検索することができます。
部署メンバーに検索したいメンバーの「ユーザー名」を入力し［検索］をクリックすると一部一致にて検Copyright © BlueTec Inc. All Rights Reserved.
1 部-37

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

索して表示します。

4. 変更したいメンバーの「機能別プロファイル」の「編集する」をクリックします。
POINT
部署のプロファイル設定画面の「編集」から表示することもできます。

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1 部-38

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

5. 権限を設定して、［登録］をクリックします。
POINT「□ 全機能」にチェックを入れると全てにチェックが入ります。
「□ 機能名」にチェックを入れると、その機能の「登録/編集/削除」にチェックが入ります。
「□ 登録/編集/削除」にチェックを入れると、各権限の全ての機能にチェックが入ります。

■部署においてメンバーを非表示（表示）にする
スケジュールや各機能の部署選択時、メンバー一覧などに特定のメンバーを表示させたくない場合、「非表示」に設定することが可能です。
また、初期値では上位部署メンバー、ゲストメンバーは非表示設定となっておりますので、「表示」に設定すCopyright © BlueTec Inc. All Rights Reserved.
1 部-39

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用ることが可能です。
POINT
表示設定を切り替えると、該当のアカウントが自動でログアウトされます。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「部署管理」をクリックします。

3. 編集する部署名をクリックし、表示されたポップアップメニュー内の［メンバー一覧］をクリックします。
POINT
部署管理画面ではメンバーの本メンバー所属の部署を検索することができます。
部署メンバーに検索したいメンバーの「ユーザー名」を入力し［検索］をクリックすると一部一致にて検索して表示します。

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1 部-40GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

4. 当該メンバーの「表示/非表示」の「表示する」をクリックし、「表示しない」に変更します。
表示する場合は「表示しない」をクリックして「表示する」に変更します。
POINT
表示設定は「機能別プロファイル」の個人ごとの編集画面で変更することもできます。

■部署を異動する
本メンバーとして所属する部署を異動します。
POINT
異動先に所属していた場合、「表示/非表示」および「機能別プロファイル」の設定内容の引き継ぎは異動
前と異動後の所属レベルにより異なります。
異動後
異動前

本メンバー

本メンバー

上位部署メンバー
引き継がない上位部署メンバー

引き継がない引き継ぐ

ゲストメンバー

引き継ぐ

引き継ぐ

1. ［設定］をクリックします。

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1 部-41GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

2. 「部署管理」をクリックします。

3. 現在本メンバーで所属している部署の部署名をクリックし、表示されたポップアップメニュー内の［メンバー一覧］をクリックします。
POINT
部署管理画面ではメンバーの本メンバー所属の部署を検索することができます。
部署メンバーに検索したいメンバーの「ユーザー名」を入力し［検索］をクリックすると一部一致にて検索して表示します。

4. 変更対象となるメンバーの「異動」をクリックします。
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1 部-42GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

5. 異動先の部署をプルダウンから選択して、［登録］をクリックします。
■部署の所属を削除する
所属している部署からの所属を削除します。
POINT
所属レベルが「上位部署メンバー」となっている部署の所属を削除した場合、その部署に「上位部署のメンバー」として再招待することはできません。一度「本メンバー」として所属する部署を異動し上位部署に再所属することで元に戻すことができます。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「部署管理」をクリックします。

3. 現在所属している部署名をクリックし、表示されたポップアップメニュー内の［メンバー一覧］をクリックします。

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1 部-43

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

4. 所属を削除するメンバーの［削除］をクリックします。
5. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。
■部署を並び替える
1. ［設定］をクリックします。

2. 「部署管理」をクリックします。

3. 並び替える部署をドラッグ＆ドロップで移動します。
4. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。
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1 部-44

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用■部署を編集する
1. ［設定］をクリックします。

2. 「部署管理」をクリックします。

3. 編集する部署名をクリックし、表示されたポップアップメニュー内の［編集］をクリックします。

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1 部-45

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

4. 内容を変更し、［更新する］をクリックします。
■部署を削除する
作成した部署を削除することができます。ただし、主組織もしくは副組織の最上位部署となっている部署は削除することができません。
POINT
部署を削除すると、該当する部署に紐付けられている下記データは全て削除されます。一度削除された部
署データおよび該当の部署に紐付けられていたデータは復旧できませんので、ご注意ください。
【GRIDY グループウェア】
スケジュール／設備予約／プロジェクト管理／掲示板／トピック／アドレス帳／ToDo／ファイル／メモ
パッド／レポート／議事録【GRIDY SFA】
営業報告／顧客／顧客担当者／商品／商談／契約／キャンペーン／問合せ管理／ソリューション／名刺【GRIDY リードフォーム】
フォームおよびそのフォームに紐付けられた全ての回答データ【GRIDY CENTER】
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1 部-46

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

CENTER アカウントおよびそのアカウントに紐付けられた全てのトレイに含まれる問合せ情報
1. ［設定］をクリックします。

2. 「部署管理」をクリックします。

3. 削除する部署名をクリックし、表示されたポップアップメニュー内の［全配下削除］または［対象のみ削除］をクリックします。
4. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。
POINT「全配下削除」にて削除を行った場合は、対象部署およびその配下の部署に紐付く情報が全て削除されます。
「対象のみ削除」にて削除を行った場合は、対象部署のみが削除され、その配下の部署が１階層上に上がります。
■グループを統合するグループのデータを、既に作成されている部署へ統合することができます。統合されたグループの情報は、
統合先の部署の情報となります。
POINT
統合するグループのメンバーが他の部署に本メンバーとして所属している場合は統合先の部署にゲストメンバーとして所属し、どの部署にも所属していないメンバーは統合先に本メンバーとして所属します。
1. ［設定］をクリックします。
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1 部-47

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

2. 「グループの統合」をクリックします。

3. 統合するグループの「統合する」をクリックします。

4. 「部署を選択」の虫眼鏡アイコンをクリックして統合する部署を選択し、［登録］をクリックします。
5. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。

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1 部-48

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用■1-9 主組織・副組織を利用する
主組織・副組織を利用することで、グループ会社や子会社などとの適度な連携が可能です。
まずは、主組織と副組織について説明します。

1-9-1 主組織・副組織とはグループウェアに登録をすると、自動的に生成されるグループがあります。これを主組織と言い、メンバー
は最初から 1 つの組織（グループ）へは必ず所属をしていることとなります。
通常は、この主組織の中に部署やプロジェクトごとのグループなどを作成して利用します。
必ず副組織を作成する必要はありません。
主組織と副組織で連携をさせたくない（お互いに非公開な）情報が一部に存在する場合は副組織を利用します。副組織は、必ず主組織の中に存在し、利用する場合には必ず部署機能の利用が必要です。
主組織は副組織の上位部署を含んでいます。

主組織

主管理者
東京本社

副組織

副組織

名古屋営業所

A
副管理者

大阪営業所

B 副管理者

営業 1 課

営業 3 課

営業 1 課

営業 2 課

営業 3 課■主組織・副組織と部署の関係●「主組織と副組織」「副組織 A と副組織 B」の情報はお互いに閲覧不可能です。
●部署機能を利用（上位部署は下位部署を閲覧可）することで情報の閲覧は可能です。
●主組織と副組織にそれぞれ管理者を設置可能であり、主管理者は、主組織（副組織含む）の権限を所有し、副管理者は、副組織内のみの権限を所有します。
管理者の名称は、主組織の管理者が「アドミニストレーター」に対し、副組織の管理者を「サブアドミニス
トレーター」とします。

1-9-2 副組織を作成する
副組織の作成は部署管理より行うことができます。
POINT「副組織」と「副組織の最上位部署」は同時に作成されます。
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1 部-49

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

また、副組織を作成した場合の組織名称は「（設定した部署名）の副組織」となります。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「部署管理」をクリックします。

3. ［部署作成］をクリックします。

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1 部-50GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

4. 項目を設定し、［新規登録］をクリックします。
「当部署を最上位部署とする別組織（副組織）を作成」にチェックを入れます。
POINT
部署のラベル色を任意の色に設定する場合は、3 行目のラジオボタンを選択してカラーコード入力欄をク
リックします。表示されたダイアログボックスにて設定したい色に○をあわせ［選択］をクリックします。

1-9-3 副組織の設定を解除する
一度副組織とした部署を主組織配下の部署に戻すことができます。部署に戻すと、設定を解除された副組織は削除されます。
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1 部-51GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用POINT
副組織の設定を解除すると、解除時に所属していたメンバーで構成されたグループが自動で作成され、グループの名称は該当の副組織の名称の後に「（元副組織）」が付け加えられます。また、該当の副組織に紐付いていた情報は作成されたグループに紐付きます。
POINT
該当の副組織に所属しているメンバーのサブアドミニストレーター権限は削除されます。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「部署管理」をクリックします。

3. 副組織の設定を解除する部署名をクリックし、表示されたポップアップメニュー内の［編集］をクリックします。

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1 部-52GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

4. 「当部署を最上位部署とする別組織（副組織）を作成」のチェックを外します。

5. 確認画面の内容を確認し、問題がなければ［OK］をクリックします。
6. ［更新する］をクリックします。
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1 部-53

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用■1-10 タイムカードを管理する
グループウェアのタイムカード機能において、アドミニストレーター、サブアドミニストレーター、タイム
カード権限が付与されているメンバーは設定やメンバーの打刻時間などを管理できます。
タイムカードの利用方法は以下のステップになり、ここでは STEP1 と STEP3 の操作を解説しています。STEP2の操作は第 3 部メンバー用「タイムカードを利用する」の「タイムカードを打刻する」をご参照ください。
STEP1

タイムカードを設定する

▼
STEP2
▼
STEP3

メンバーがタイムカードを打刻する※第 3 部メンバー用「タイムカードを利用する」の「タイムカードを打刻する」を参照。
タイムカードを管理する
打刻されたタイムカードの一覧、CSV 形式でダウンロード、修正など。

1-10-1 タイムカードを設定する
メンバーがタイムカードを利用する前に、始業時刻や終業時刻などを設定します。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「タイムカード設定」をクリックします。

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1 部-54

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

3. 始業時刻、終業時刻、休憩時間、調整控除時間、計算単位時間、残業設定を設定します。
4. ［登録］をクリックします。

1-10-2 タイムカードを表示する
メンバーが打刻したタイムカードを確認することができます。
■1 ヶ月ごとの各メンバーのタイムカード状況を確認する
1. ［設定］をクリックします。

2. 「タイムカード管理」をクリックします。

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1 部-55

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

3. 表示したいメンバーの「タイムカードの表示」の「表示」をクリックします。
POINT
虫眼鏡アイコンをクリックして、表示するメンバーを部署やグループで絞り込むこともできます。

4. 当月の内容が表示されます。
■各メンバーの 1 ヶ月単位の就業日数などを確認する
１ヵ月単位の就業日数や遅刻数、早退数、欠勤数などを一覧で確認します。
1. ［設定］をクリックします。

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1 部-56

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

2. 「タイムカード管理」をクリックします。

3. 表示したいメンバーの「メンバー稼働管理」の「表示」をクリックします。
POINT
虫眼鏡アイコンをクリックして、表示するメンバーを部署やグループで絞り込むこともできます。

4. 表示期間を変更する場合は「期間設定」を設定し、［表示］をクリックします。
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1 部-57

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用■全メンバーのタイムカード状況を週表示で確認する
1. ［設定］をクリックします。

2. 「メンバー出欠状況」をクリックします。

3. 全メンバーの調整後の打刻時間が表示されます。

1-10-3 タイムカードを修正する
メンバーが打刻したタイムカードを修正します。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「タイムカード管理」をクリックします。

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1 部-58

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

3. 修正したいメンバーの「タイムカードの表示」の「表示」をクリックします。

4. 修正したい日付の「備考」の「修正」をクリックします。

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1 部-59

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

5. 項目を変更し、［登録］をクリックします。
メンバーが備考を登録した場合、この画面の「備考」に登録した内容が表示されます。
POINT
時刻修正時に、欠勤事由で「選択」/「遅刻」/「早退」以外を選択した場合は、入力済みの時刻がリセッ
トされ入力不可となります。

1-10-4 タイムカード情報を出力する
一覧表示されたタイムカードやメンバー稼働管理の個人ごとの情報を印刷、CSV 形式でダウンロードします。
POINT
部署や組織単位で一括ダウンロードすることもできます。
詳しくは操作マニュアル「GRIDY グループウェア インポート/エクスポート」をご参照ください。
■各メンバーの 1 ヶ月ごとのタイムカード状況を出力する
各月のタイムカード状況を印刷、CSV ファイルのダウンロードができます。
1. ［設定］をクリックします。

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1 部-60GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

2. 「タイムカード管理」をクリックします。

3. 出力したいメンバーの「タイムカードの表示」の「表示」をクリックします。

4. 印刷する場合は［印刷用表示］をクリックします。
エクスポートする場合は［CSV ダウンロード］をクリックします。
5. 確認画面の内容に沿って印刷、保存します。
■各メンバーの月単位の稼働状況をエクスポートする
各メンバーのひと月ごとのタイムカード状況を CSV ファイルでダウンロードできます。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「タイムカード管理」をクリックします。

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1 部-61GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

3. エクスポートしたいメンバーの「メンバー稼働管理」の「表示」をクリックします。

4. ［CSV ダウンロード］をクリックします。
5. 確認画面の内容に沿って保存します。

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1 部-62GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用■1-11 スケジュールの設定
管理者から、スケジュールの開始曜日の設定、メール送信初期値設定、週表示のドラッグ＆ドロップ機能、「自分の予定」のラベル色の設定などが可能です。
本操作はアドミニストレーター、サブアドミニストレーターからできます。
POINT
管理者から設定した内容は指定した部署や組織を対象に反映され、各ユーザが「個人設定」にて設定していた内容は上書きされます。
ただし、管理者が設定の後に各ユーザが設定を変更した場合、該当ユーザは変更した内容に上書きされます。
■スケジュール開始曜日の設定
1. ［設定］をクリックします。

2. 「管理者設定」の「スケジュール設定」をクリックします。

3. ［表示設定］にて、設定する部署/組織、月表示/週表示の開始曜日を選択し、［設定する］をクリックし
ます。
POINT
「初期化する」をクリックすると、初期値の月表示開始曜日、週表示開始曜日とも「月」の設定になります。
■メール送信初期値の設定
1. ［設定］をクリックします。

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1 部-63

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

2. 「管理者設定」の「スケジュール設定」をクリックします。

3. ［メール初期値］にて、設定する部署/組織、スケジュール作成時/更新時の設定を選択し、［設定する］
をクリックします。
「メンバーの個人設定を上書きする」にチェックを入れない場合、各ユーザの個人設定にて設定された内容を上書きせずに設定されます。
POINT「初期化する」をクリックすると、初期値のスケジュール作成時の「アラームを送信」のみの設定になります。
■週表示でのドラッグ＆ドロップの可否設定
1. ［設定］をクリックします。

2. 「管理者設定」の「スケジュール設定」をクリックします。

3. ［週表示 D&D 機能］にて、設定する部署/組織、有効/無効のラジオボタンを選択し、［設定する］をクリ
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1 部-64

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用ックします。
「メンバーの個人設定を上書きする」にチェックを入れない場合、各ユーザの個人設定にて設定された内容を上書きせずに設定されます。
POINT「初期化する」をクリックすると、初期値の「有効」に設定されます。
■「自分の予定」のラベル色を設定する
1. ［設定］をクリックします。

2. 「管理者設定」の「スケジュール設定」をクリックします。

3. ［ラベル色設定］にて、設定する部署/組織、「自分の予定」のラベル色を選択し、［設定する］をクリックします。
「メンバーの個人設定を上書きする」にチェックを入れない場合、各ユーザの個人設定にて設定された内容を上書きせずに設定されます。

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1 部-65

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

POINT
任意の色を設定する場合は 3 行目のラジオボタンを選択してカラーコード入力欄をクリックし、ダイアロ
グボックスより設定したい色に○をあわせ［選択］をクリックします。

POINT［初期化する］をクリックすると、初期値の「#cc3333」（上図にて選択している色）の設定となります。
■部署初期値の設定
1. ［設定］をクリックします。

2. 「管理者設定」の「スケジュール設定」をクリックします。

3. ［部署初期値設定］にて、設定する部署/組織、部署/グループの初期値、決定欄の初期値を選択し、［設定する］をクリックします。
「メンバーの個人設定を上書きする」にチェックを入れない場合、各ユーザの個人設定にて設定された内容を上書きせずに設定されます。
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1 部-66

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

POINT「初期化する」をクリックすると、初期値の部署/グループが「組織」、決定欄の初期値が「表示なし」の設定になります。
■種別の設定スケジュールの「種別」および「簡易種別」をカスタマイズできます。この設定は個人設定にはない内容です。
POINT「種別簡易名」とは、グループウェアのマイページやスケジュールの月表示の際に予定時間の右に表示される名称です。

スケジュール画面で表示される種別の表示/非表示設定を変更する場合
1. ［設定］をクリックします。

2. 「管理者設定」の「スケジュール設定」をクリックします。

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1 部-67

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

3. ［種別設定］にて、表示させたい種別の「表示/非表示」にチェックを入れて［保存］をクリックします。
チェックを外した種別は非表示となります。
スケジュール画面で表示される種別を追加する場合
1. ［設定］をクリックします。

2. 「管理者設定」の「スケジュール設定」をクリックします。

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1 部-68

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

3. ［種別設定］にて、［新規登録］をクリックします。

4. 種別名、種別簡易名を入力し、［作成］をクリックします。
POINT「種別名」は全角・半角どちらの場合も5文字まで入力できます。
「種別簡易名」は全角・半角どちらの場合も 3 文字まで入力できます。
POINT
一度追加した種別は削除することができません。不要な種別がある場合は「非表示」としてください。
スケジュール画面で表示される種別の名称を変更する場合
1. ［設定］をクリックします。

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1 部-69

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

2. 「管理者設定」の「スケジュール設定」をクリックします。

3. ［種別設定］にて、変更したい種別の「操作」の［変更］をクリックします。

4. 種別名、種別簡易名を変更し、［変更］をクリックします。
スケジュール画面で表示される種別の並び順を変更する場合
1. ［設定］をクリックします。

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1 部-70GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

2. 「管理者設定」の「スケジュール設定」をクリックします。

3. ［種別設定］にて、並び順を変更したい種別をドラッグ＆ドロップで並び替え［保存］をクリックします。

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1 部-71GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用■1-12 レポートを削除する
メンバーより提出されたレポートを削除することが可能です。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「レポートの削除」をクリックします。

3. 「既存のメンバーから選択」または「退会済みのメンバー選択」のどちらかを選択し、レポートを絞り込
みます。
POINT
作成時に下書き保存としたレポートも表示されます。
POINT「既存のメンバーから選択」を選択した場合、プルダウンや部署/グループを選択からレポートの紐付け先で絞り込むこともできます。

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1 部-72GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

4. 削除したいレポートのチェックボックスにチェックを入れ、［削除］をクリックします。
5. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。

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1 部-73

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用■1-13 ファイルを削除する
退会メンバーがアップロードし、退会メンバーにのみ編集制限が付与されているファイルを削除することができます。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「ファイルの削除」をクリックします。

3. 退会済みのメンバーをプルダウンから選択します。

4. 削除したいファイルにチェックを入れて［削除］をクリックします。

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1 部-74

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

POINT
ファイル名もしくは［ダウンロード］をクリックすると、ファイルを閲覧することができます。
［詳細］をクリックすると、詳細情報の他にダウンロード履歴やアップロード履歴を確認することができます。

5. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。

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1 部-75

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用■1-14 設備を利用する
社内で利用できる設備を登録します。登録された設備は、スケジュールや設備予約で利用できます。
設備登録は次の 2 つの STEP で行います。
STEP1
▼
STEP2

設備区分を登録する
会議室であれば「会議室」というような区分を登録します。
設備を登録する「会議室」という区分登録後に「第一会議室」「第二会議室」というように、具体的な設備名を登録します。

1-14-1 設備区分を管理する
設備区分および設備区分の予約権限の管理を行います。
POINT
設備区分および設備区分の予約権限設定はインポート/エクスポート機能を利用して登録・編集・削除を行うことができます。
詳しくは操作マニュアル「GRIDY グループウェア インポート/エクスポート」をご参照ください。
■設備区分を登録する設備の区分を登録します。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「設備区分管理」をクリックします。

3. ［新規登録］をクリックします。
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1 部-76

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

4. 項目を設定し、［登録］をクリックします。
POINT
設備区分の利用可能範囲およびメンバーを指定したい場合は「組織」欄もしくは「予約権限 部署/グルー
プ」欄を設定します。どちらも設定しない場合は全メンバーから利用可能な区分となります。
「予約権限 部署/グループ」欄では複数の部署やグループを設定することもできます。
■設備区分を編集する登録した設備区分の内容を編集します。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「設備区分管理」をクリックします。

3. 編集する設備区分の［変更］をクリックします。

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1 部-77

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

4. 項目を編集し、［変更］をクリックします。
■設備区分を削除する登録した設備区分を削除します。
POINT
設備区分を削除すると紐付けられた設備も同時に削除されますのでご注意ください。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「設備区分管理」をクリックします。

3. 削除する設備区分の［削除］をクリックします。
4. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。

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1 部-78

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

POINT
設備区分管理画面にて削除する設備区分にチェックを入れて［削除］をクリックすると、一度に複数の設
備区分を一括で削除することができます。

■設備区分を並び替える
登録した設備区分の並び順を変更します。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「設備区分管理」をクリックします。

3. ドラッグ＆ドロップで並び順を変更し、［保存］をクリックします。
4. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。

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1 部-79

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

1-14-2 設備を管理する設備および設備の予約権限の管理を行います。
POINT
設備および設備の予約権限設定はインポート/エクスポート機能を利用して登録・編集・削除を行うことができます。
詳しくは操作マニュアル「GRIDY グループウェア インポート/エクスポート」をご参照ください。
■設備を登録する
具体的な設備の名前を登録します。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「設備管理」をクリックします。

3. ［新規登録］をクリックします。

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1 部-80GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

4. 必須項目および必要な設定を行い、［登録］をクリックします。
POINT① 設備名：設備の名称を入力してください。
② 設備区分：事前に設定した設備区分で、該当する項目を選択してください。
③ 期間制限：当該設備に関する期間の制限を設定可能です。
（以下、表示順）■当該設備の使用可能期間■当該設備の使用可能時間帯■予約登録日から、予約が登録可能な日数※設備予約作成時より、本設定日数以内での予約が可能です。
※繰り返しスケジュールの場合、開始日時以外は期間制限の対象外です。
■予約の登録可能時間④ メモ：当該設備についてのメモを入力できます。
⑤ 重複予約：他のスケジュールとの重複予約を不可とする設定が可能です。
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1 部-81GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用※予約時に「日時」の期間を 30 日以上とした場合は重複確認が行われません。
⑥ 予約権限 部署/グループ：当該設備に対して、予約可能とする部署/グループ、メンバーを選択します。
※設定しなければ、全ての部署/グループ、メンバーにて予約可能となります。
※選択した部署/グループ名下のにて、当該部署/グループを取り消し可能です。

■設備を編集する登録した設備の内容を編集します。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「設備管理」をクリックします。

3. 編集する設備の［変更］をクリックします。

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1 部-82GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

4. 項目を編集し、［変更］をクリックします。
■設備を複製して登録する登録した設備の内容をコピーして別の設備区分に登録します。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「設備管理」をクリックします。

3. 複製する設備の［追加登録］をクリックします。

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1 部-83

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

4. 設備区分を設定し、［登録］をクリックします。
POINT
設備区分以外の内容を変更する場合は、一度登録した後に設備の編集画面から内容を変更してください。
■設備を削除する登録した設備を削除します。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「設備管理」をクリックします。

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1 部-84

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

3. 削除する設備の［削除］をクリックします。
4. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。
POINT
設備管理画面にて削除する設備にチェックを入れて［削除］をクリックすると、一度に複数の設備を一括で削除することができます。

■設備を並び替える
登録した設備の並び順を変更します。
並び順は同一設備区分内でのみ変更可能です。全ての設備一覧画面では設備区分順に表示されます。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「設備管理」をクリックします。

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1 部-85

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

3. 並び替える設備区分をプルダウンから選択します。

4. ドラッグ＆ドロップで並び順を変更し、［保存］をクリックします。

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1 部-86

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用■1-15 ワークフローを登録する
ワークフローの申請書となる「申請フォーム」を登録します。
本操作はアドミニストレーター、サブアドミニストレーター、ワークフロー権限を付与されているメンバー
からできます。
申請フォームの登録操作は以下のステップになります。
STEP1

役割・役職名を登録する

▼
STEP2

申請フォームのカテゴリを登録する

▼
STEP3

申請フォームを作成する

1-15-1 役割・役職名を登録する
申請フォームに使用する役割と役職名を登録します。
役割・役職名の設定を行わないと、申請フォームの作成ができませんのでご注意ください。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「役割・役職名の設定」をクリックします。

3. 項目を設定し、［登録］をクリックします。
POINT
組織・部署・グループごとに設定が必要です。
役割・役職名は 1 名称につき 1 行、64 文字までです。名称を複数設定する場合は改行して入力します。
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1 部-87

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

1-15-2 申請フォームのカテゴリを登録する
申請フォームを分類するカテゴリを登録します。申請フォームのカテゴリ登録は後からでもできます。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「申請フォームカテゴリ設定」をクリックします。

3. ［新規カテゴリ作成］をクリックします。

4. 項目を設定し、［登録］をクリックします。

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1 部-88

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

1-15-3 申請フォームを作成する
申請に使用するフォームを作成します。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「申請フォーム設定」をクリックします。

3. ［新規フォーム作成］をクリックします。

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1 部-89

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

4. 項目を設定し、［次へ］をクリックします。
すでに登録されているフォームと同様のものを作成する場合は、［複写］のプルダウンから複写したい申請フォームを選択してください。
POINT「部署・グループ」は作成時に選択したものから変更することができません。
POINT
申請フォームごとに連番を設定することができます。
連番の使用有無は随時変更が可能です。
「使用する」にチェックを入れない場合、もしくはチェックをはずした場合は連番の現在値が停止し、連番が付与されず、空文字となります。
■接頭辞：最大 6 文字まで設定することができます。
半角全角とも利用可能で文字タイプの指定はありません。不要の場合は空白のままにします。
設定は随時変更が可能です。
■連番：連番の設定がされているフォームを使用して申請すると、ワークフローの申請順に番号が割り当てられまます。ただし、下書きの申請には連番が割り当てられず、取り消しをした申請の連番はクリアされ次に申請した申請書に割り当てられます。
最大 7 桁まで発番され、9999999 に達すると 0 に戻ります。
設定は随時変更が可能です。

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1 部-90GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

5. 「申請フォームの項目一覧」と「申請経路の設定」を設定し、［申請フォームの登録］をクリックします。
「申請フォームの項目一覧」と「申請経路の設定」の設定方法について、詳しくは本章「ワークフローを登録する」の「申請フォームの項目を設定する」と「申請フォームの申請経路を設定する」をご参照くだ
さい。
POINT
下記内容が必須となっております。
設定を行わずに登録を完了することはできませんのでご注意ください。
・「申請フォームの項目一覧」に項目を 1 つ以上作成する
・「申請経路の設定」で「決裁者」が設定されている

1-15-4 申請フォームの項目を設定する
申請フォームは項目で構成されています。
■項目を追加する
申請内容となる項目を作成し追加します。
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1 部-91GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

POINT「標題」と「添付ファイル」項目は作成した全ての申請フォームに自動で追加され、任意で変更・削除することができない項目です。

1. 「申請フォームの項目一覧」の［項目の追加］をクリックします。

2. 項目を入力し、［登録］をクリックします。
項目のタイプについて詳しくは次項「■項目タイプについて」をご参照ください。
■項目タイプについて
項目タイプは 13 種類から選択でき、選択したタイプによって設定する項目内容が異なります。
文字列（1 行）

タイトルなど、1 行分の文字を入力する際に利用する項目タイプです。
申請時に最大 1000 文字まで入力可能です。
文字列（複数行）

申請理由など、入力文字数が多いものを入力する際に適した項目タイプです。
申請時に最大 10000 文字まで入力可能です。
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1 部-92GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

数値

金額や個数などの数字を入力する際に利用する項目タイプです。
整数もしくは小数のみ入力可能です。
日付

申請日などの日付を入力する際に利用する項目タイプです。
日付を直接入力する他にカレンダーから選択することもできます。
チェックボックス

選択肢の中から当てはまるものを全て選択させたい際に利用する項目タイプです。
設定できる選択肢は最大 50 個までです。
ラジオボタン

選択肢の中から 1 つだけ選択させたい際に利用する項目タイプです。
設定できる選択肢は最大 50 個までです。
プルダウンメニュー

選択肢の中から 1 つだけ選択させたい際に利用する項目タイプです。
設定できる選択肢は最大 50 個までです。
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1 部-93

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

自動計算（加算・減算・乗算・除算）
数値項目に入力された数値の合計を出す際に利用する項目タイプです。
事前に計算対象となる数値を入力するための数値項目を作成する必要があります。
横並び配置

追加した項目を横並びに配置する場合に利用する項目タイプです。
事前に横並びで配置させたい項目を作成する必要があります。
横並び配置項目の設定方法については「■横並び配置を利用する」をご参照ください。
メールビーコン配信セット

メールビーコン機能にてワークフロー設定を「設定あり」とした場合に利用する項目タイプです。
表示された配信セット名をクリックすると配信セット詳細画面が表示され、申請するメールビーコンの配信
セットの内容を確認できます。
■項目を編集する
編集したい項目の[ 編集 ]をクリックし、項目を編集後［登録］をクリックすると編集内容が反映されます。
編集画面での操作は作成画面と同様です。

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1 部-94

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用■項目を削除する
削除したい項目にチェックを入れて［削除］をクリックすると、チェックを入れた項目が削除されます。

■項目をコピーする
同じ申請フォーム内に作成した項目はコピーして作成することができます。
コピーしたい項目にチェックを入れて［コピーする］をクリックすると、「（コピー元の項目名） のコピー」という項目が追加されます。この項目名を変更する場合は、追加された項目の[編集]をクリックすると編集することができます。

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1 部-95

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用■項目を並び替える
作成した項目はドラッグ＆ドロップで順番を変更することができます。順番を変更後、［項目順保存］をクリックして確定させます。

■項目をプレビューする
作成した項目がユーザ側から見た際にどのように表示されるのか、「申請フォームのプレビュー」をクリック
するとプレビュー画面で確認することができます。プレビュー画面は閲覧のみの機能です。
申請フォームの設定画面に戻る場合は［戻る］をクリックします。

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1 部-96

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用■横並び配置を利用する
横並び配置を作成する場合

1. 横並び配置項目内に表示したい項目を作成します。

2. ［項目の追加］をクリックします。

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1 部-97

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

3. 「タイプ」にて「横並び配置」を選択すると項目が切り替わります。

4. 「レイアウト」の左側から手順 1 で作成した横並び配置項目内に表示したい項目を選択し、［追加］をクリックして右側に移動します。
全ての項目が追加完了後、［登録］をクリックします。

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1 部-98

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

5. 登録が完了した場合、「申請フォームの項目一覧」に横並び配置の項目が追加され、横並び配置に設定した項目が削除されます。
追加した横並び配置に設定した項目を確認する場合
横並び配置項目の［詳細］をクリックすると、該当の横並び配置項目に設定されている項目を確認することができます。

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1 部-99

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

横並び配置に設定した項目を編集する場合

1. 編集を行いたい項目が設定されている横並び配置項目の[詳細]をクリックします。

2. 編集する項目の[ 編集 ]をクリックします。

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1 部-100

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

3. 項目を編集し、［登録］をクリックします。
POINT
横並び配置項目の内容を編集する場合は、「申請フォームの項目一覧」に表示されている横並び配置項目の[ 編集 ]をクリックして編集します。
横並び配置を解除する場合は、作成した横並び配置項目を削除します。

1-15-5 申請フォームの申請経路を設定する
申請書に対しての承認・決裁・確認の経路を設定します。
経路設定前に「役割・役職名の設定」が必要です。
POINT
経路は追加順に表示・設定されますが、後から変更することができます。
■承認経路を追加する
承認の経路となる役割・役職名を登録します。

1. 「申請経路の設定」の［経路の追加］をクリックします。

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1 部-101

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

2. 項目を設定し、［登録］をクリックします。
POINT
処理種別は、以下の 4 項目です。
・承認…決裁前に、申請書を確認する立場
・承認（複数）…上記立場の承認者が副数人並列で存在する・決裁…申請書に対して決裁を下す立場
・確認…決裁後の申請書内容を確認する立場

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1 部-102

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

POINT
処理種別にて「承認（複数）」を選択した場合、以下のような設定画面が表示されます。

承認者数は最大 20 名まで設定可能です。
承認対象者となったメンバーは承認段階が回ってきた際、全員同時にそのワークフローを参照することができます。
承認対象者が「承認」した数が「承認決定となる人数」に設定した人数を上回り、承認が決定となると、承認していない承認対象者は「承認」も「差し戻し」もできません。
（申請を参照できるのみとなります。
）
また、「スキップ」「自動承認」機能は利用できません。
POINT「処理種別」が「決裁」となっている経路の設定が必須です。決裁者が設定されていない場合、申請フォームの登録を完了できませんのでご注意ください。
■対象者を割り当てる
各経路に担当者の役割・役職名とメンバーを割り当てます。
設定方法は一括と個別の 2 種類ございます。

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1 部-103

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

POINT
経路の対象者は設定を行わずに申請フォームを作成することもできます。ただし、ワークフローを申請する際には必ず対象者を選択していただく必要がございます。
一括で変更する

1. 「申請経路の設定」の［一括編集］をクリックします。

処理種別毎に設定することも可能です。

2. 「ユーザ選択」もしくは虫眼鏡アイコンをクリックし、指定したいユーザ名を選択します。
「申請者変更不可」にチェックを入れた場合は、ワークフローを申請する際に申請者が対象者となっているユーザの変更をすることができません。
POINT「処理種別」が「承認」の場合、承認設定を設定することができます。
・申請者のスキップ設定可能…ワークフローを申請する際に申請者が「承認者をスキップする」設定が可能となる
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1 部-104

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

・自動承認可能…承認者が承認しないまま設定した日数を経過した場合に自動承認となる
経過日数は 1～9 日で設定可能
・手動スキップと自動承認可能…「申請者のスキップ設定可能」と「自動承認可能」の両方を設定する場
合に利用

POINT
「処理種別」が「承認（複数）」の場合、承認決定となる人数を変更することができます。
対象者の人数を変更する場合は「個別で変更する」をご参照ください。

3. 作業完了後、［登録］をクリックします。
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1 部-105

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

個別で変更する

1. 編集を行いたい経路の[編集]をクリックします。

2. 「ユーザ選択」もしくは虫眼鏡アイコンをクリックし、指定したいユーザ名を選択します。
「申請者変更不可」にチェックを入れた場合は、ワークフローを申請する際に申請者が対象者となっているユーザの変更をすることができません。
POINT「処理種別」で「承認」を選択した場合、承認設定を設定することができます。
・申請者のスキップ設定可能
ワークフローを申請する際に申請者が「承認者をスキップする」設定が可能となる
・自動承認可能
承認者が承認しないまま設定した日数を経過した場合に自動承認となる
経過日数は 1～9 日で設定可能
・手動スキップと自動承認可能
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1 部-106

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用「申請者のスキップ設定可能」と「自動承認可能」の両方を設定する場合に利用

POINT「処理種別」で「承認（複数）」を選択した場合、対象者の人数および承認となる人数を設定することができます。
「承認（複数）設定」の「承認者数」を上回る数の「対象者」を選択することはできません。

3. 作業完了後、［登録］をクリックします。

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1 部-107

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用■申請経路の順番を変更する
申請経路は「承認→決裁→確認」の順で固定されており、「処理種別」が同じものであれば「申請経路の設定」
においてドラッグ＆ドロップで順番を変更することができます。
変更後、［経路順保存］をクリックして確定します。

1-15-6 申請フォームを編集する登録した申請フォームの設定内容を編集します。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「申請フォーム設定」をクリックします。

3. 編集したい申請フォームの[ 編集 ]をクリックします。
以降の手順は申請フォームの作成手順と同様であるため、本章「ワークフローを登録する」の「申請フォー
ムを作成する」「申請フォームの項目を設定する」「申請フォームの申請経路を設定する」をご参照ください。

1-15-7 複写して作成する
申請フォームは、既存のものを複写して作成することもできます。

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1 部-108

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

POINT
紐付け先が異なる部署やグループなどに複写することができます。
■既存の内容を全て複写して作成する
既に作成されている申請フォームに設定されている内容を全て複写して作成することができます。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「申請フォーム設定」をクリックします。

3. 複写したい申請フォームの[ 複写 ]をクリックします。

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1 部-109

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

4. 設定内容を変更する場合は変更し、［次へ］をクリックします。
各項目について、詳しくは本章「ワークフローを登録する」の「申請フォームを作成する」をご参照ください。

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1 部-110

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

5. 設定内容を変更する場合は変更し、［申請フォームの登録］をクリックします。
各項目について、詳しくは本章「ワークフローを登録する」の「申請フォームの項目を設定する」および「申請フォームの申請経路を設定する」をご参照ください。
■既存の内容を一部複写して作成する
新規申請フォームの紐付け先に対して、作成済みの申請フォームの項目と経路を複写して作成することができます。
1. ［設定］をクリックします。

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1 部-111

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

2. 「申請フォーム設定」をクリックします。

3. ［新規フォーム作成］をクリックします。

4. 項目を設定し、「複写」欄のプルダウンから複写したい既存の申請フォーム名を選択して［次へ］をクリックします。
プルダウンに表示される申請フォーム名は「部署・グループ」で指定した紐付け先に紐付けられている申請フォームです。

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1 部-112

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

5. 設定内容を変更する場合は変更し、［申請フォームの登録］をクリックします。
各項目について、詳しくは本章「ワークフローを登録する」の「申請フォームの項目を設定する」および「申請フォームの申請経路を設定する」をご参照ください。

1-15-8 申請フォームを並び替える
登録した申請フォームは、並べ替えることができます。
1. ［設定］をクリックします。

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1 部-113

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

2. 「申請フォーム設定」をクリックします。

3. ［フォーム並び替え］をクリックします。

4. フォーム名をドラッグ＆ドロップで並べ替え、［保存］をクリックします。

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1 部-114

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

1-15-9 申請フォームを削除する登録した申請フォームは、並べ替えることができます。
POINT
メールビーコンの「ワークフロー設定」で設定している申請フォームは削除ができません。
メールビーコンについて、詳しくは操作マニュアル「GRIDY メールビーコン」をご参照ください。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「申請フォーム設定」をクリックします。

3. 削除する申請フォームにチェックを入れて［削除］をクリックします。
4. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。

1-15-10 申請済フォームを確認する申請されたフォームを一覧で確認することができます。
所属部署に関わらず全申請フォームが確認できます。
こちらの機能はアドミニストレーター、サブアドミニストレーターのみ利用可能となり、ワークフロー権限が付与されているメンバーからはご利用いただけません。
POINT
企業全体の申請済のフォームを CSV ファイルでエクスポートすることができます。
エクスポート方法について、詳しくは操作マニュアル「GRIDY グループウェア インポート/エクスポート」
をご参照ください。
1. ［設定］をクリックします。
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1 部-115

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

2. 「ワークフロー」の「申請済フォーム一覧」をクリックします。

3. 確認したい申請済フォームの申請フォーム名もしくはタイトルをクリックします。
POINT
一覧画面に表示される項目は以下の通りです。

① 部署・グループ名：申請フォームが紐付いている部署／グループが表示されます。
② 連番：申請フォームの番号が表示されます。 ※連番を「使用する」にしていた場合に表示されます。
③ 申請フォーム名：申請フォームの名前が表示されます。
④ タイトル：ワークフローの標題が表示されます。
⑤ ステータス：ワークフローの現在のステータスが表示されます。
⑥ 申請者：ワークフローの申請者名が表示されます。
⑦ 決裁者：ワークフローの「決裁者」に指定されているメンバー名が表示されます。
⑧ 申請日時：ワークフローの申請日時が表示されます。
POINT
申請済フォーム一覧画面にて申請済フォームにチェックを入れて［削除］をクリックすると、申請済フォームを削除することができます。

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1 部-116

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アドミニストレーター用

POINT「絞り込み」をクリックすると、一覧画面に表示する申請済フォームを「部署・グループ名」「申請フォー
ム名」「連番」（一部一致）「申請日」「決裁日」から絞り込めます。
検索では入力した文字を「申請フォーム名」「タイトル」「申請者」、フォーム内の各項目から一部一致にて検索して絞り込みます。
絞り込みを解除する場合は［クリア］をクリックして設定内容を削除し、［検索］をクリックします。

条件指定後、［検索］をクリックすると絞り込み結果が表示されます。

4. 申請済フォームの詳細内容が表示されます。
POINT[印刷]をクリックすると、印刷用の WEB ページが別ウィンドウで表示されます。
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1 部-117

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アドミニストレーター用■1-16 掲示板を利用する
メンバー間で状況を共有するための掲示板のフォルダの設定、掲示板の作成と管理を行います。
掲示板のフォルダ設定および掲示板の作成は、アドミニストレーター、サブアドミニストレーター、掲示板
権限が付与されているメンバーから実施可能です。
掲示板の作成操作は以下のステップになります。
STEP1
▼
STEP2

掲示板のフォルダを登録する
掲示板を格納するフォルダを設定します。
掲示板を作成する
メンバー間で共有するための掲示板を作成します。
掲示板には公開期間を設定することができ、一般メンバーは公開期間内、または期間指定なしの掲示板のみ参照できます。

1-16-1 フォルダを設定する■フォルダを作成する
掲示板のフォルダを作成します。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「フォルダ設定」をクリックします。

3. ［フォルダ作成］をクリックします。

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1 部-118

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アドミニストレーター用

4. 項目を設定し、［新規作成］をクリックします。
POINT
掲示板フォルダのラベル色を任意の色に設定する場合は、3 行目のラジオボタンを選択してカラーコード
入力欄をクリックします。表示されたダイアログボックスにて設定したい色に○をあわせ［選択］をクリックします。

■フォルダを編集する
登録済みフォルダを編集します。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「フォルダ設定」をクリックします。

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1 部-119

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アドミニストレーター用

3. 編集するフォルダ名をクリックし、表示されたポップアップメニュー内の［編集］をクリックします。

■フォルダを削除する
登録済みフォルダを削除します。
POINT
フォルダを削除すると、そのフォルダの配下のフォルダも削除されます。
フォルダに掲示板が格納されている場合はフォルダの削除はできません。フォルダ内の掲示板を削除してからフォルダの削除を行ってください。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「フォルダ設定」をクリックします。

3. 削除するフォルダ名をクリックし、表示されたポップアップメニュー内の［削除］をクリックします。

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1 部-120

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アドミニストレーター用

1-16-2 掲示板を作成する
新しく掲示板を作成します。

1. ［掲示板］をクリックします。

2. ［新規作成］をクリックします。

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1 部-121

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アドミニストレーター用

3. 項目を設定し、［権限画面］をクリックします。
POINT「公開期間」を設定すると、一般メンバーには公開期間中の掲示板のみ公開されます。
公開期間前もしくは公開期間後の掲示板は該当の掲示板の権限を付与されているメンバーから確認できます。
POINT「ユーザ選択」の「決定」欄には、アドミニストレーター、サブアドミニストレーター、掲示板権限を付与されたメンバーのいずれかが 1 名以上選択されている必要がございます。

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1 部-122

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アドミニストレーター用

4. 権限を付与するメンバーの「付与する」をクリックして「権限あり」とし、［完了］をクリックします。
POINT
掲示板の閲覧対象者（ユーザ選択）に設定されたメンバーの中で、アドミニストレーター、サブアドミニ
ストレーター、掲示板権限を付与されているメンバーのみ表示されます。
権限を付与されたメンバーは、該当の掲示板に対して編集、削除することが可能となります。

1-16-3 掲示板を編集する作成した掲示板を編集します。
編集する掲示板に対しての掲示板権限を付与されているメンバーからのみ編集できます。
POINT
掲示板の閲覧対象者（ユーザ選択）から外すことができない条件
・ファイルを添付して投稿したメンバー

1. ［掲示板］をクリックします。

2. 編集する掲示板の[編集]をクリックします。

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1 部-123

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アドミニストレーター用

3. 項目を編集し、［権限画面］をクリックします。

4. 権限設定を変更し、［完了］をクリックします。
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1 部-124

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

1-16-4 掲示板を削除する作成した掲示板を削除します。
編集する掲示板に対しての掲示板権限を付与されているメンバーからのみ削除できます。

1. ［掲示板］をクリックします。

2. 削除する掲示板にチェックを入れて［削除］をクリックします。
3. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。

1-16-5 公開期間前後の掲示板を確認する
公開期間前、公開期間後の掲示板は、該当掲示板の公開対象となっているアドミニストレーター、サブアド
ミニストレーター、掲示板権限を付与されているメンバーから確認できます。

1. ［掲示板］をクリックします。

2. ［期間前一覧］もしくは［期間後一覧］をクリックします。
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1 部-125

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アドミニストレーター用

POINT
該当の掲示板の掲示板権限を持つメンバーの場合、公開期間前、公開期間後の掲示板を編集、削除することができます。

1-16-6 権限なし掲示板を編集・削除する
掲示板管理者の存在しない掲示板の編集、削除を行います。
アドミニストレーター、サブアドミニストレーターからのみ操作可能です。

■権限なし掲示板を編集する
1. ［設定］をクリックします。

2. 「権限なし掲示板一覧」をクリックします。

3. 編集する掲示板の[編集]をクリックします。
編集画面での操作方法は本章「掲示板を利用する」の「掲示板を編集する」をご参照ください。

■権限なし掲示板を削除する
1. ［設定］をクリックします。

2. 「権限なし掲示板一覧」をクリックします。

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1 部-126

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

3. 削除する掲示板にチェックを入れて［削除］をクリックします。
4. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。

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1 部-127

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アドミニストレーター用■1-17 インポート/エクスポートを利用する
インポート/エクスポート機能では CSV ファイルを利用して設定変更などを行うことができます。
詳しくは操作マニュアル「GRIDY グループウェア インポート/エクスポート」をご参照ください。

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1 部-128

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アドミニストレーター用■1-18 Knowledge Suite 設定
メニューアイコンの表示/非表示、KS 利用権限やアクセス権限の設定を行います。

1-18-1 アップロードファイルサイズ制限を設定する
各機能でファイルをアップロードする際の 1 ファイルあたりのサイズを制限します。
POINT
エクスポート機能を利用して出力した CSV ファイルの 1 ファイルあたりのサイズの上限もここで設定した値となるため、ファイルサイズが設定値を超える場合は CSV ファイルが分割されて出力されます。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「Knowledge Suite 設定」の「アップロードファイルサイズ制限」をクリックします。

3. アップロード可能とするファイルサイズを入力し、［設定保存］をクリックします。
ファイルサイズは 1～100 までの整数値が設定できます。

1-18-2 容量通知設定を利用する部署やメンバーなどの個々に紐付いているファイルとメールの容量を確認することができ、それぞれに設定した利用容量の数値を超えると、任意のアドミニストレーターへ通知されるように設定することができます。
設定した容量を超えると下回るまで 1 日 1 通、通知が送信されます。0MB と設定した場合は通知されません。

■ご契約企業・団体全体の通知する容量と通知メール送信先を設定する
1. ［設定］をクリックします。

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1 部-129

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

2. 「Knowledge Suite 設定」の「容量通知設定」をクリックします。

3. 通知する容量値を入力し、送信先を選択して［設定保存］をクリックします。
容量値は MB 単位で整数のみ設定できます。
通知の送信先はアドミニストレーター権限を持つメンバーのみ選択できます。
POINT
数値入力枠横には、前日までの使用容量の合計が表示されています。設定した数値を超えている場合は赤字で表示さます。

■個別の利用容量を確認する
部署やメンバーなどの個々に紐付いているファイルとメールの容量を確認します。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「Knowledge Suite 設定」の「容量通知設定」をクリックします。
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1 部-130

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アドミニストレーター用

3. 確認したい利用容量をクリックします。

■個別の通知容量を設定する
部署やメンバーなどの個々に紐付いているファイルとメールのそれぞれに設定した利用容量の数値を超えると、「容量通知設定」の「容量通知メール送信先設定」にて選択したアドミニストレーターへ通知されるように設定することができます。
設定方法は同じであるため、ここでは組織共有/部署共有のフォルダの場合をご案内します。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「Knowledge Suite 設定」の「容量通知設定」をクリックします。

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1 部-131GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

3. 「組織共有/部署共有のフォルダ利用容量」をクリックします。
① 組織共有/部署共有のフォルダ利用容量：
組織のファイルフォルダ、部署のファイルフォルダに対して個々に利用容量数値を設定します。
② グループ共有のフォルダ利用容量：
グループのファイルフォルダに対して個々に利用容量数値を設定します。
③ ユーザ個人のフォルダ利用容量：
メンバー個人のファイルフォルダ「自分のフォルダ」に対して個々に利用容量通知を設定します。
④ ユーザのメール利用容量：
メンバーのメール（送受信）に対して利用容量通知を設定します。また、メンバー宛にメッセージを作成することができます。

4. 項目を設定し、［通知容量を設定する］をクリックします。

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1 部-132

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アドミニストレーター用

POINT
全て同じ値で設定する場合は上部に通知容量を入力し、［一括設定する］をクリックします。

1-18-3 メニュー追加設定を利用する■メニューアイコンを登録する
アイコン一覧にメニューを追加します。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「Knowledge Suite 設定」の「メニュー追加設定」をクリックします。

3. ［新規作成］をクリックします。

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1 部-133

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アドミニストレーター用

4. 項目を設定し、［保存］をクリックします。
POINT
アイコン画像は 40×38pixel でリサイズされます。
アイコンタイトルは 20 字まで、リンク先は 1000 字まで設定可能です。
表示タブは「グループウエア」「SFA」「リードフォーム」「CENTER」「メールビーコン」「全て」のいずれかを選択できます。複数選択することはできません。
リンク先は「http://」または「https://」から始まる URL のみ設定可能です。

■メニューアイコンを編集する
追加したメニューアイコンを編集します。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「Knowledge Suite 設定」の「メニュー追加設定」をクリックします。

3. 編集するメニューの［変更］をクリックします。
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1 部-134

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アドミニストレーター用

4. 項目を編集し、［保存］をクリックします。
POINT「アイコン画像」の「編集画面へ遷移」をクリックすると、アイコン画像として設定しているファイルの詳細画面を表示します。
「アイコン画像」の「画像との紐付けをとる」をクリックすると、アイコン画像とファイルの紐づけが解除されます。保存されているアイコン画像のファイルは削除されません。

■メニューアイコンを削除する
追加したメニューアイコンを削除します。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「Knowledge Suite 設定」の「メニュー追加設定」をクリックします。

3. 削除するメニューの［削除］をクリックします。
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1 部-135

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アドミニストレーター用

4. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。

■メニューアイコンを並び替える
追加したメニューアイコンの表示順を変更します。
POINT
追加したメニューアイコンは全てのデフォルトのメニューアイコンの後に追加されます。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「Knowledge Suite 設定」の「メニュー追加設定」をクリックします。

3. ドラッグ＆ドロップで並び順を変更し、［保存］をクリックします。

1-18-4 表示/非表示設定を利用する
メニューアイコンの表示/非表示の設定ができます。
主組織の設定はアドミニストレーターから、副組織の設定はサブアドミニストレーターからのみ設定可能です。
※機能の利用制限を行うものではありません。
POINT
副組織は、主組織の設定が非表示となっているメニューは表示されず追加することができません。
1. ［設定］をクリックします。

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1 部-136GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

2. 「Knowledge Suite 設定」の「表示/非表示設定」をクリックします。

3. 表示するアイコンにチェックを入れ、［設定保存］をクリックします。
POINT
以下のアイコンを非表示にすることはできません。
●グループウェア「マイページ」「スケジュール」「部署/グループ」「ファイル」「グループマネジャー」●SFA「SFA ホーム」「営業報告」「顧客」「顧客担当者」「SFA 設定管理」●リードフォーム
「フォーム一覧」「フォーム作成」「集計・分析」●CENTER「CENTER ホーム」
「問い合わせ」「CENTER 設定管理」●メールビーコン「配信セット」「My リスト」「テンプレート」「メールビーコン設定管理」
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1 部-137

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

1-18-5 アクションログ取得設定をする
前日の全メンバーのアクションログの取得設定をします。
アドミニストレーターからのみ取得の設定、ログの閲覧ができます。
POINT
アクションログを取得するとした時点から記録し、翌日以降アクションログのファイルが出力されます。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「利用状況」の「アクションログ取得設定」をクリックします。

3. 「取得する」を選択し、［設定する］をクリックします。

■アクションログを確認する
アクションログは「ファイル」機能の主組織フォルダに日々格納されます。
POINT
出力された時点でのアドミニストレーターからのみ該当のアクションログを閲覧できます。新たにアドミ
ニストレーターとなった際に過去のアクションログの閲覧権限は付与されません。

1. ［ファイル］をクリックします。

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1 部-138GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

2. 「一覧フォルダ移動」もしくは虫眼鏡アイコンをクリックします。

3. 「組織共有」内の主組織名のフォルダ配下に作成された「アクションログ」をクリックします。

4. 閲覧したい日の翌日の日付となっているファイル名もしくは［ダウンロード］をクリックし、アクション
ログのデータをダウンロードします。

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1 部-139GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

POINT
アクションログ取得設定画面の「ログ格納フォルダを確認する」から手順 4 の画面に遷移することができます。

1-18-6 ご利用状況を確認をする
ご契約環境における 1 ヶ月ごとのご利用状況を確認できます。
前日分までのご利用状況が反映されています。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「利用状況」の「ご利用状況確認」をクリックします。

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1 部-140

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アドミニストレーター用

a+b
c
d

a

c

d

b
3. 当月のご利用状況が表示されます。
「詳細」には表示月の最大値となっている数値が赤字で表示され、「ご利用状況」の数値と一致します。

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1 部-141

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

POINT
過去のご利用状況を確認する場合は、「過去データ」横のプルダウンから確認したい年月を選択し［移動］をクリックします。

■ご利用状況を確認する① 現在のご契約プラン：
ご契約中のプラン名称をご確認いただけます。
② 最大利用容量：
表示月のご利用容量の最大値を「GB」単位で小数点以下を切り上げして表示します。
（）内は「KB」単位で小数点以下を切り上げして表示します。
※契約容量とは異なりますのでご注意ください。
③ 最大登録レコード数（SFA をご利用中のお客様）：
表示月中で SFA 機能の「営業報告」と「顧客担当者」の登録件数の最大値合計を表示します。
※「営業報告」と「顧客担当者」のそれぞれの登録件数の最大値を合計した値です。
④ 最大登録レコード数（リードフォームをご利用中のお客様）：
表示月のリードフォームのご登録件数の最大値を表示します。
⑤ 最大登録レコード数（CENTER をご利用中のお客様）：
表示月に CENTER へ格納されている問い合わせ件数の最大値を表示します。
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1 部-142GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用⑥ 名刺読み取り合計枚数：
表示月に納品された名刺の枚数を表示します。
※名刺一覧画面において状態が「最終納品」となったものがカウント対象です。
⑦ メールビーコン[定額]配信メールアドレス合計数：
表示月に配信したメールビーコンの送信先メールアドレスのユニーク数の最大値を表示します。
※メールビーコンの[定額]をご契約のお客様のみ対象です。
⑧ メールビーコン[従量]配信実績合計通数：
表示月に配信したメールビーコンが送信された通数合計の最大値を表示します。
※エラーとなり届かなかった通数はカウントされません。
※メールビーコン[従量]をご契約のお客様のみ対象です。

■ご利用状況の詳細を確認する① 利用容量：
表示月日のご利用容量の最大値を「GB」単位で切り上げして表示します。
（）内は「KB」単位で表示します。
② 登録レコード数/顧客担当者：
表示月日に SFA 機能の「顧客担当者」に登録されている件数の最大値を表示します。
③ 登録レコード数/営業報告：
表示月日に SFA 機能の「営業報告」に登録されている件数の最大値を表示します。
④ 登録レコード数/リードフォーム：
表示月日のリードフォームに登録されている件数の最大値を表示します。
⑤ 登録レコード数/CENTER：
表示月日に CENTER へ格納されている問い合わせ件数の最大値を表示します。
⑥ 名刺読み取り枚数（最終納品済）/名刺 CRM：
表示月日に名刺 CRM 機能に最終納品された件数を表示します。
⑦ メールビーコン/定額/配信メールアドレス数
表示月日に配信したメールビーコンの送信先メールアドレスのユニーク数の最大値を表示します。
※メールビーコンの[定額]をご契約のお客様のみ対象です。
⑧ メールビーコン/従量/配信実績通数
表示月日に配信したメールビーコンの送信された通数合計の最大値を表示します。
※エラーとなり届かなかった通数はカウントされません。
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1 部-143

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アドミニストレーター用※メールビーコン[従量]をご契約のお客様のみ対象です。
⑨ メールビーコン/従量/配信日⑧でカウントされたメールビーコンの配信実施日を表示します。

1-18-7 IP アドレス制限を確認する
お申し込みいただいた IP アドレスの情報を確認します。
※「IP アドレス制限」は別途オプションのご契約が必要となります。
POINT
IP アドレスの情報を変更する場合は弊社までお問い合わせください。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「IP アドレス制限」をクリックします。

3. 確認する IP アドレスの「許可 IP アドレス一覧を見る」をクリックします。
「実行/停止」が「実行」となっている制限は有効です。
「停止」となっている制限は無効です。
POINT「制限対象」に記載されているアクセスが対象です。
制限対象の種類および対象となる操作は以下です。
・ブラウザからのアクセス：ブラウザから Knowledge Suite へのログイン
・名刺 CRM アプリからのアクセス：PC 端末にインストールした名刺 CRM アプリへのログイン
・スマートフォンアプリからのアクセス：Knowledge Suite のスマートフォンアプリおよび名刺取り込みアプリ「24/365」へのログイン

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1 部-144GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用●●●●●●●

4. ご契約いただいた IP アドレス制限の内容が表示されます。
「有効/無効」が「有効」となっている IP アドレスからアクセス可能です。

1-18-8 SSO 設定を利用する
SSO(シングルサインオン)を設定すると、複数のシステム・クラウドサービスを利用している場合でもSAML2.0 に対応している認証プロバイダ（ldP）を通じて、1 つの ID で「Knowledge Suite」にログインが可能となります。
SSO の利用方法は、操作マニュアル「GRIDY SSO（シングルサインオン）」をご参照ください。

1-18-9 KS 利用者設定をする
グループウェア以外の機能の利用権限（KS 権限）を各メンバーに付与します。
POINT
部署に所属していない場合、KS 権限が付与されていてもグループウェア以外の機能をご利用いただけません。

1. ［設定］をクリックします。

2. 「KS 利用者設定」をクリックします。

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1 部-145

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

3. 権限を付与するメンバーの「付与する」をクリックし、「権限あり」に変更します。
権限を外す場合は「削除する」をクリックします。
※アドミニストレーターを「権限なし」とすることはできません。
POINT「ユーザ名」「部署」「最終ログイン」でのソート、「ユーザ名（ふりがな含む）」「メールアドレス」（一部一致）でのメンバー検索が可能です。
※「部署」にはプロフィール画面に設定している部署名が表示されます。

1-18-10 google 連携 API 設定を利用する
SFA の営業報告の新規作成時に Google カレンダーから情報を取り込んで営業報告に内容を反映させることができます。
連携方法および利用方法は、操作マニュアル「GRIDY SFA × Google カレンダー連携」をご参照ください。

1-18-11 パスワードポリシーを設定する
Knowledge Suite ログインパスワードに対してのパスワードポリシーを設定します。
本機能をご利用の際はメンバーへ事前にお知らせいただくことをおすすめいたします。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「パスワードポリシー」をクリックします。
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1 部-146

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

3. ［編集］をクリックします。

4. 「設定する」を選択します。

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1 部-147

GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

5. 項目を設定し、［登録］をクリックします。

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1 部-148

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アドミニストレーター用

POINT
設定した内容はパスワード設定画面でも確認できます。

■設定項目について
パスワードポリシーでは下記項目の設定が可能です。
機能名

説明

文字タイプ

パスワードに利用する文字タイプを指定します。

同一文字の連続使用制限

パスワードに同一の文字を連続で利用することを制限します。

最小文字数
有効期限

パスワードの最小文字数を設定します。
※最大文字数は 32 文字です。
パスワードの有効期限を設定します。
※設定可能な最大日数は 999 日です。

有効期限超過時

パスワードの有効期限を設定し期限を過ぎた際の動作を設定します。

過去パスワードの利用

現行を含む過去 3 回までのパスワードの利用を制限します。

アカウントロック
許容する認証失敗回数
アカウントロック解除
管理者によるロック解除

指定した回数分ログインを失敗した際に、一定時間ログイン不可制限を設定します。
アカウントロックされるまでの失敗回数を設定します。
アカウントロックされた場合に、解除されるまでの時間を設定します。
※1 分単位で 1～999 まで設定できます。
アカウントロックされたメンバーのロック解除をアドミニストレーター、サブ
アドミニストレーターから可能とするとかを設定します。

文字タイプ設定
パスワードに含まなければならない文字タイプを設定できます。
※初期値は「英字・数字を各 1 文字以上含む」が選択されています。
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1 部-149

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アドミニストレーター用●英字・数字を各 1 文字以上含む
英字・数字を各１文字以上含むパスワードでなければ設定不可とします。
例） ○ gridy001 → × gridygridy●英字・数字・記号を各 1 文字以上含む
英字・数字・記号を各１文字以上含むパスワードでなければ設定不可とします。
例） ○ gridy001@%* → × gridygridy●英字（大文字）・英字（小文字）・数字を各 1 文字以上含む
英字（大文字）・英字（小文字）・数字を各１文字以上含むパスワードでなければ設定不可とします。
例） ○ Gridy001 → × gridygridy●英字（大文字）・英字（小文字）・数字・記号を各 1 文字以上含む
英字（大文字）・英字（小文字）・数字・記号を各１文字以上含むパスワードでなければ設定不可とします。
例） ○ Gridy001@%* → × gridygridy●制限しないパスワードに利用する文字タイプに制限を掛けません。
例） 「gridygridy」でも設定可能です。
同一文字の連続使用制限
パスワードに同一の文字を連続して設定できないよう制限します。
※初期値は「使用を制限しない」が選択されています。
例） 「3」文字以上の連続を制限する設定を行った場合「gridy0001」のように、「0」を 3 個連続で設定しようとするとエラーとなります。
最小文字数
設定するパスワードの最小文字数を指定します。
※初期値は「6」文字が設定されています。
有効期限
設定したパスワードの有効期限を指定します。
有効期限を指定した場合、期限切れ後にログインすると自動的にパスワード変更画面へ遷移します。
※初期値は「設定しない」が選択されています。
（期間は「90」日と設定されています。
）
POINT
パスワードを設定した日を起算日として期限が計算されます。
※利用開始時のみ、設定を有効にした時点を起算日として期限が計算されます。
有効期限超過時
パスワードの有効期限を超過した後にログインした際の動作を指定します。
※初期値は「パスワードの変更をしなくても利用を許可する」が選択されています。
●パスワードを変更しなくても利用を許可する
有効期限超過後、ログインすると自動的にパスワード変更画面へ遷移します。
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1 部-150

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アドミニストレーター用

遷移後にパスワードを変更しなくても Knowledge Suite の利用を続行することが可能です。
●パスワードを変更しないと利用を許可しない
有効期限超過後、ログインすると自動的にパスワード画面へ遷移します。
遷移後は、パスワードを変更しないと利用を続行することができません。
※他機能やリンクを押下しても操作不可となります。
※ログアウトは可能です。
【有効期限超過時のログイン後画面】

過去パスワードの利用
現行を含む過去 3 回までに利用したパスワードを再度設定できないよう制限することができます。確認範囲
は「過去 3 回」が固定値となり、回数の増減はできません。
※初期値は「利用を許可する」が選択されています。
【設定例】 毎月パスワードを設定している場合
1 月 Gridy001
2 月 Gridy002

過去 3 回3 月 Gridy003
4 月 Gridy004 …過去 3 回のパスワードを設定することができません。
5 月 2～4 月に設定したパスワードは設定できませんが、1 月のパスワードは設定できます。
POINT「利用を許可する」とした場合でも、現在のパスワードと同じパスワードは設定できません。
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1 部-151GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

アカウントロック
ログインに失敗した回数が設定した回数に達すると、ログインできないようにアカウントをロックすることができます。
ロックされると、指定された時間はログインすることができなくなります。
※初期値は「設定しない」が選択されています。
POINT「設定する」とした場合、その回数やロック解除までの時間などを設定することができます。
詳細設定は「アカウントロックの詳細設定」をご参照ください。
アカウントロックの詳細設定
ロックされるまでの回数やロック解除までの時間などを設定します。
●許容する認証失敗回数
設定した回数失敗するとロックがかかります。整数で 1～99 が設定できます。
※初期値は「5」回が設定されています。
●アカウントロック解除
ロックがかかった後、設定した時間が経過すると自動でロックが解除されます。整数で 1～999 が設定できます。
※初期値は「10」分が設定されています。
●管理者によるロック解除
時間経過していない場合でも管理者より手動でロック解除を行うことができるようになります。
解除を許可する場合、管理者設定のメンバー管理画面に「アカウントロック解除」欄が表示され、ロッ
クがかかっているメンバーの行に［解除］が表示されます。
※初期値は「解除不可」が選択されています。

■パスワードポリシーご利用についてのご注意
本設定は、管理者設定の「パスワード再発行」や「メンバーインポート」へも反映されます。
スマートフォンアプリでは下記設定内容が有効となります。パスワードはブラウザ版と共通です。
・有効期限（「パスワードを変更しないと利用を許可しない」設定の場合のみ）
・アカウントロック
POINT
パスワードの有効期限を設定し「パスワードを変更しないと利用を許可しない」とした場合、スマートフォンアプリからログイン時に有効期限切れと表示されログインできません。ログインする場合は一度ブラ
ウザ版にログインしパスワードの再設定を実施してください。
「パスワードを変更しなくても利用を許可する」と設定した場合は、通常通りご利用いただけます。

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1 部-152

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アドミニストレーター用■1-19 企業/団体設定「Knowledge Suite」のご利用開始時に設定した企業/団体情報の確認、変更を行います。

1-19-1 企業/団体情報を編集する
画面上部に表示される組織名などの変更ができます。
POINT
紐付け先を選択する際に表示される組織名はここを編集しても変わりません。編集する場合は組織のグループマネジャーとなっているメンバーからのみ操作可能です。
詳しくは第 2 部グループマネジャー用「グループを管理する」の「グループを編集する」をご参照ください。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「企業/団体設定」の「企業/団体情報編集」をクリックします。

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1 部-153GRIDY グループウェア

アドミニストレーター用

3. 項目を設定し、［次へ］をクリックします。
POINT
ロゴ画像を設定すると画面左上部の画像が差し替わります。

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1 部-154GRIDY グループウェア

グループマネージャー用

グループマネジャー用 目次■2-1 グループマネジャーの操作の流れ ............ 2■2-2 グループを作成する........................ 3■2-3 メンバーを招待する........................ 5
2-3-1 メンバーを招待する........................ 5
2-3-2 メンバーを確認する........................ 7■2-4 権限を移譲する............................ 9
2-4-1 アシスタントグループマネジャー権限を付与する......................................... 9
2-4-2 グループマネジャー権限を移譲する ......... 10■2-5 グループを管理する....................... 13
2-5-1 グループを編集する....................... 13
2-5-2 トピックを管理する....................... 15
2-5-3 メンバーを削除する....................... 17
2-5-4 グループを削除する....................... 18

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2 部-1

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グループマネージャー用■2-1 グループマネジャーの操作の流れ
グループマネジャーの権限はアドミニストレーターから付与される権限です。権限の付与方法は第 1 部アド
ミニストレーター用「権限を付与する」の内容をご参照ください。
グループマネジャーはグループを作成することができ、そのグループにメンバーを招待して利用します。
※アドミニストレーターは、グループマネジャー権限がなくとも同じ操作が可能です。
アドミニストレーターの操作権限を与えるアドミニストレーターがメンバーに権限を与えます。
参照「権限を付与する」▼
STEP

グループマネジャーの操作

1

グループを作成するメンバーの操作

グループを新規に作成します。グループの期限や名称などをグループウェアに登録します。
参照「グループを作成する」▼
2

グループにメンバーを招待する

メンバーに

グループに属するメンバーを招待し、参加を促します。

通知が飛ぶ

参照「メンバーを招待する」

3

グループ招待を受ける
グループへの参加を承認して、一員となります。
参照「メンバー招待を受ける」▼

4▼
グループの各種機能を利用します。

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2 部-2

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グループマネージャー用■2-2 グループを作成する
新しくグループを作成します。

1. ［グループマネジャー］をクリックします。

2. ［グループ作成］をクリックします。

3. 項目を設定し、［次へ］をクリックします。
POINT「期限」欄で終了日に過去の日付を設定した場合、グループのステータスが「停止中」となります。利用中に設定した期限日を過ぎる場合、夜間に自動的に「進行中」のステータスが「停止中」に変更されます。
また、「無期限」にチェックを入れた場合は期限を選択できません。
POINT
グループのラベル色を任意の色に設定する場合は、3 行目のラジオボタンを選択してカラーコード入力欄
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2 部-3

GRIDY グループウェア

グループマネージャー用をクリックします。表示されたダイアログボックスにて設定したい色に○をあわせ［選択］をクリックします。

4. 内容を確認し、［新規登録］をクリックします。

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2 部-4

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グループマネージャー用■2-3 メンバーを招待する作成したグループにメンバーを招待します。招待中のメンバーの参加状況も確認できます。

2-3-1 メンバーを招待する
グループマネジャーとなっているグループに、メンバーを招待します。
招待されたメンバーにはメールが届き、「お知らせ」欄に通知が表示されます。
POINT
同じ「Knowledge Suite」をご利用で別契約の企業のメンバーをグループに招待することもできます。

1. ［グループマネジャー］をクリックします。

2. 招待するグループの「メンバー管理」の「編集」をクリックします。

3. ［メンバーを招待］をクリックします。

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2 部-5

GRIDY グループウェア

グループマネージャー用

4. 項目を設定し、［次へ］をクリックします。
POINT
同じ契約企業内のメンバーをグループに招待する場合は「ユーザー名」から選択し［▶追加］をクリックします。
別の契約企業内のメンバーをグループに招待する場合は「メールアドレス」に招待したいメンバーのログ
イン ID となっているメールアドレスを入力します。入力は 1 行につき 1 アドレスです。
ただし、「旧 Digitalink Knowledge Suite（gridy.net）」をご契約いただいているメンバーはグループに招待することができません。
POINT「メールアドレス」に入力したメールアドレスが「Knowledge Suite」に登録されていないメールアドレスの場合、入力したメールアドレス宛に「Knowledge Suite」への招待メールが届きます。

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2 部-6

GRIDY グループウェア

グループマネージャー用

5. 内容を確認し、［登録］をクリックします。

2-3-2 メンバーを確認する
グループマネジャーとなっているグループの参加メンバー、未参加メンバーを確認します。

■グループの参加メンバーを確認する

1. ［グループマネジャー］をクリックします。

2. 確認するグループの「メンバー管理」の「編集」をクリックします。

3. グループに参加しているメンバーが表示されます。

■未参加メンバーを確認する
グループに招待したメンバーで参加承認を行っていないメンバーを確認します。

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2 部-7

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グループマネージャー用

1. ［グループマネジャー］をクリックします。

2. 確認するグループの「メンバー管理」の「編集」をクリックします。

3. 「招待中メンバー」をクリックします。

4. 招待後、グループに未参加のメンバーが表示されます。
POINT
グループマネジャーとなっているグループに未参加のメンバーがいる場合、マイページの「お知らせ」に「未参加自ユーザー○件！」と表示されます。

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2 部-8

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グループマネージャー用■2-4 権限を移譲する
グループマネジャー権限を所有しているメンバーは、グループマネジャーとなっているグループのアシスタ
ントグループマネジャーを設定することができます。
また、グループマネジャーとなっているグループのグループマネジャーを別のメンバーに移譲することができます。
●グループマネジャー権限
・グループの作成/削除ができます。
・社内外メンバーの招待・削除ができます。
・トピック管理（編集/削除）ができます。
・権限の移譲ができます。
●アシスタントグループマネジャーの権限
・社内メンバーの招待・削除ができます。
・トピック管理（編集/削除）ができます。
POINT
グループマネジャーおよびアシスタントグループマネジャーになれるメンバーは該当のグループに所属し、アドミニストレーター権限もしくはグループ管理者権限を付与されている必要があります。

2-4-1 アシスタントグループマネジャー権限を付与する
グループ内のメンバーにアシスタントグループマネジャーの権限を付与します。
アシスタントグループマネジャー権限は複数のメンバーに付与することができます。
POINT
アシスタントグループマネジャーには［アシスタントグループ管理］が表示されます。
利用できる機能は「トピック管理」と「メンバー管理」のみです。

1. ［グループマネジャー］をクリックします。
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2 部-9

GRIDY グループウェア

グループマネージャー用

2. 付与するグループの「権限」の「編集」をクリックします。

3. 「アシスタントグループマネジャー権限付与」をクリックします。

4. 権限を付与するメンバーの「付与する」をクリックします。
5. 確認画面の［OK］をクリックします。
POINT
アシスタントグループマネジャーの権限を削除する場合は、削除するメンバーの「削除する」をクリック
し、確認画面の［OK］をクリックします。

2-4-2 グループマネジャー権限を移譲する
グループマネジャー権限を移譲します。移譲したメンバーは一般メンバーとなります。
組織・部署・グループそれぞれのグループマネジャー権限の移譲方法は同じであるため、ここではグループの場合をご案内します。

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2 部-10GRIDY グループウェア

グループマネージャー用

POINT
本操作は以下の条件下のみ操作可能です。
・現在、操作者がグループマネジャーとなっている組織・部署・グループである
・移譲先はアドミニストレーターもしくはグループマネジャー権限所有者である※部署のグループマネジャー権限は本メンバー所属のメンバーへのみ移譲可能です。
POINT
組織のグループマネジャー権限の移譲は現在、組織のグループマネジャーとなっているメンバーからのみ操作可能です。また、移譲先メンバーはアドミニストレーターのみ選択できます。

1. ［グループマネジャー］をクリックします。

2. 移譲する部署・グループ・組織の「権限」の「編集」をクリックします。

3. 「グループマネジャー権限移譲」をクリックします。

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2 部-11GRIDY グループウェア

グループマネージャー用

4. 移譲するメンバーを選択し、［次へ］をクリックします。

5. 内容を確認し、［登録］をクリックします。

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2 部-12GRIDY グループウェア

グループマネージャー用■2-5 グループを管理する作成したグループを管理します。
自分がマネジャーとなっている組織・部署・グループの管理や紐付いているトピックの管理などを行うことができます。

2-5-1 グループを編集する
登録済みグループの期限や名前などを編集します。
POINT
紐付け先を選択する際に表示される組織名を変更する場合、グループ名の変更手順と同様です。
ただし、組織情報の編集は組織のグループマネジャーとなっているメンバーからのみ操作可能です。

1. ［グループマネジャー］をクリックします。

2. 編集するグループの「編集」の「編集」をクリックします。

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2 部-13

GRIDY グループウェア

グループマネージャー用

3. 項目を設定し、［次へ］をクリックします。
POINT
グループ編集時に「無期限」を選んだ場合、期限が選択不可となります。
グループ編集時に期限を過去日にした場合かつステータスを「進行中」とした場合はエラーとなります。
グループの期限が過去日となった場合、夜間に自動的に「進行中」のステータスが「停止中」に変更されます。

4. 内容を確認し、［更新する］をクリックします。

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2 部-14

GRIDY グループウェア

グループマネージャー用

POINT
ステータスが「停止中」の場合、［マイページ］等の画面左側にある「部署/グループ移動」に表示されません。

2-5-2 トピックを管理する
登録されているトピックの変更や削除は、紐付け先の組織・部署・グループのグループマネジャーとなっているメンバーから操作可能です。
メンバーは自分がトピックに投稿したコメントのみ削除できます。
なお、トピックについては第 3 部メンバー用「トピックを利用する」をご参照ください。
POINT
部署・グループ・副組織に紐付くトピックの場合は、アドミニストレーターから管理することも可能です。
編集画面の表示方法は第 1 部アドミニストレーター用「部署・グループを利用する」の「グループのマネ
ジャーを管理する」、編集画面での手順は以降の内容をご参照ください。
組織・部署・グループそれぞれのトピックの編集・削除方法は同じであるため、ここではグループに紐付いたトピックを編集する場合をご案内します。

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2 部-15

GRIDY グループウェア

グループマネージャー用

1. ［グループマネジャー］をクリックします。

2. トピックを編集する組織・部署・グループの「トピック」の「編集」をクリックします。

3. 編集したいトピックの[編集]をクリックします。

4. 項目を設定し、［確認画面］をクリックします。

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2 部-16

GRIDY グループウェア

グループマネージャー用

5. 内容を確認し、［保存］をクリックします。
POINT
削除する場合は、削除したいトピックの［削除する］をクリックし、確認画面の［OK］をクリックします。

2-5-3 メンバーを削除する
グループの参加メンバーの参加を解除します。
POINT
組織と部署のメンバーをここから削除することはできません。
詳しくは第 1 部アドミニストレーター用「メンバーを管理する」および「部署・グループを利用する」の「部署を利用する」をご参照ください。

1. ［グループマネジャー］をクリックします。

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2 部-17

GRIDY グループウェア

グループマネージャー用

2. 削除するメンバーが所属するグループの「メンバー管理」の「編集」をクリックします。

3. 削除するメンバーの［削除］をクリックします。
4. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。

2-5-4 グループを削除する
登録済みのグループを削除します。
POINT
グループを削除すると、削除するグループに紐付いたプロジェクト、トピック、ToDo、ファイル、スケジ
ュールの情報が削除されます。
削除したグループおよび紐付いた情報は元に戻せませんのでご注意ください。

1. ［グループマネジャー］をクリックします。

2. 削除するグループの［削除する］をクリックします。
3. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。

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2 部-18

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メンバー用

メンバー用 目次
■3-1 メンバー招待を受ける ...................... 3

3-9-2 掲示板にコメントを投稿する ............... 74

3-1-1 招待メールを受け取る ...................... 3

3-9-3 掲示板のコメントを削除する ............... 75■3-2 ログインする.............................. 4■3-10 トピックを利用する ...................... 77

3-2-1 ログインする.............................. 4

3-10-1 トピックを作成する ...................... 77

3-2-2 情報を登録する............................ 5

3-10-2 トピックを確認する ...................... 79

3-2-3 ログアウトする............................ 6

3-10-3 トピックにコメントを登録する ............ 80

3-2-4 パスワードを再発行する .................... 6

3-10-4 トピックのコメントを削除する ............ 82■3-3 マイページとグループウェアの機能 .......... 9■3-11 メールを利用する........................ 83

3-3-1 プロフィール設定......................... 12

3-11-1 アカウントを管理する .................... 83

3-3-2 メールアドレスを変更する ................. 13

3-11-2 メールを作成する........................ 88

3-3-3 パスワードを変更する ..................... 14

3-11-3 受信メールを確認する .................... 90

3-3-4 通知用メールアドレスを設定する ........... 15

3-11-4 フォルダを利用する ...................... 92

3-3-5 マイメンバーリストを設定する ............. 17

3-11-5 オプション設定をする ................... 100

3-3-6 コックピット表示設定を利用する ........... 22■3-12 アドレス帳を利用する ................... 113

3-3-7 google カレンダーID 設定を利用する ........ 22

3-12-1 アドレスを登録する ..................... 113

3-3-8 営業報告定型コメント設定を利用する ....... 22

3-12-2 アドレス帳を確認する ................... 117■3-4 グループ招待を受ける ..................... 23

3-12-3 アドレスを編集・削除する ............... 118■3-5 スケジュールを利用する ................... 24■3-13 電話メモを利用する ..................... 123

3-5-1 スケジュール設定......................... 24

3-13-1 所在確認をする......................... 123

3-5-2 スケジュール表を開く ..................... 28

3-13-2 電話メモを登録する ..................... 123

3-5-3 スケジュールを登録する ................... 32

3-13-3 電話メモを確認・削除する ............... 125

3-5-4 簡易登録をする........................... 37■3-14 メッセージを利用する ................... 129

3-5-5 繰り返しスケジュールの登録・編集をする ... 39

3-14-1 新規メッセージを作成する ............... 129

3-5-6 スケジュールの詳細を確認する ............. 40

3-14-2 メッセージを確認する ................... 131

3-5-7 スケジュールを編集・削除する ............. 42

3-14-3 メッセージにコメントを投稿・削除する ... 134

3-5-8 スケジュールデータをインポートする ....... 45

3-14-4 メッセージを編集する ................... 136

3-5-9 スケジュールデータをエクスポートする ..... 47

3-14-5 メッセージを削除する ................... 138

3-5-10 スケジュールを印刷する .................. 48■3-15 タイムカードを利用する ................. 139■3-6 設備予約を利用する....................... 51

3-15-1 タイムカードを打刻する ................. 139

3-6-1 予約状況を確認する....................... 51

3-15-2 タイムカードデータを確認する ........... 140

3-6-2 設備を予約する........................... 52■3-16 ToDo を利用する ........................ 144

3-6-3 予約した内容を編集・削除する ............. 54

3-16-1 ToDo を登録する ........................ 144■3-7 部署/グループを利用する .................. 59

3-16-2 ToDo を確認・編集する .................. 145

3-7-1 所属する部署・グループ・組織を確認する ... 59

3-16-3 カテゴリを利用する ..................... 150■3-8 プロジェクト管理を利用する ............... 63

3-16-4 ToDo を削除する ........................ 152

3-8-1 プロジェクトの詳細を確認する ............. 63■3-17 ファイルを利用する ..................... 154

3-8-2 プロジェクトを利用する ................... 64

3-17-1 ファイルをアップロードする ............. 154■3-9 掲示板を利用する......................... 73

3-17-2 ファイルの詳細を確認する ............... 156

3-9-1 掲示板を確認する......................... 73

3-17-3 ファイルをダウンロードする ............. 159

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3 部-1

GRIDY グループウェア

メンバー用

3-17-4 ファイルを編集・削除する ............... 160
3-17-5 フォルダを利用する..................... 169■3-18 メモパッドを利用する ................... 178
3-18-1 メモを登録する......................... 178
3-18-2 メモを確認・編集する ................... 179
3-18-3 メモを削除する......................... 181■3-19 レポート提出を利用する ................. 183
3-19-1 レポートを作成する..................... 183
3-19-2 レポートを確認する..................... 187
3-19-3 レポートを削除する..................... 193■3-20 議事録を利用する....................... 196
3-20-1 議事録を作成する....................... 196
3-20-2 議事録を確認する....................... 199
3-20-3 議事録を編集・削除する ................. 200■3-21 ワークフローを利用する ................. 205
3-21-1 ワークフローを申請する ................. 205
3-21-2 ワークフローを確認する ................. 212
3-21-3 受信したワークフローを処理する ......... 218
3-21-4 ワークフローを取り下げ・削除する ....... 221
3-21-5 申請書を出力する....................... 224■3-22 アラームを利用する..................... 228
3-22-1 アラームを確認・削除する ............... 228
3-22-2 アラーム設定をする..................... 229■3-23 メンバー一覧を利用する ................. 231■3-24 備品管理を利用する..................... 233
3-24-1 区分・責任者を登録する ................. 233
3-24-2 備品を登録する......................... 234
3-24-3 備品の入出庫数を登録する ............... 235
3-24-4 備品を管理する......................... 238
3-24-5 区分を管理する......................... 241
3-24-6 履歴をダウンロード・削除する ........... 244

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3 部-2

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メンバー用■3-1 メンバー招待を受ける
メンバーの方がグループウェアを利用するには、貴社管理者様からの招待が必要です。招待はメールで送られてきます。その招待を受けて、グループウェアにログインします。
大まかな流れは以下の 3 ステップになります。
STEP1

招待メールを受け取る

▼
STEP2

ログインする▼
STEP3

情報を登録する

3-1-1 招待メールを受け取る
貴社管理者様から招待メールを受け取ります。
以下のようなメールが届きます。
受け取ったメール内に記載されているログイン ID と仮パスワードはログイン時に使用します。
招待メール（例）

POINT
送信されたメールに記載されているログインページ URL へアクセスし、アカウント登録を行います。
この手続きが完了するまでは登録が有効になりませんのでご注意ください。
※URL をクリックしてもアクセスできない場合、URL をコピーしてブラウザのアドレスバーにペースト
してください。

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3 部-3GRIDY グループウェア

メンバー用■3-2 ログインする
Knowledge Suite へのログイン、ログアウトをします。
POINT
SSO（シングルサインオン）設定をしている場合、操作方法が異なります。
詳しくは貴社管理者様にお問い合わせください。

3-2-1 ログインする
Knowledge Suite にログインします。
1. ログインページ（https://gridy.jp/login）を開きます。
旧 Digit@Link Knowledge Suite をご利用の場合はログインページ（https://gridy.net/login）を開きます。
POINT
ログインページは、Knowledge Suite の WEB サイトのトップページ（https://bluetec.co.jp/knowledgesuite/）の［ログイン］から開くこともできます。

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3 部-4GRIDY グループウェア

メンバー用

2. ログイン ID とパスワードを入力します。
初回ログイン時のログイン ID とパスワードは、招待メールに記載されている「ログイン ID」と「仮パスワード」です。
3. ［ログイン］をクリックします。

3-2-2 情報を登録する
初めてログインする場合、名前とパスワードの入力が求められます。2 回目以降のログインではこの操作はありません。

1. ログインすると「Knowledge Suite へようこそ！」が表示されます。
項目を全て入力し、［次へ］をクリックします。

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3 部-5

GRIDY グループウェア

メンバー用

2. 内容を確認し、［登録］をクリックします。
POINT
登録が完了すると、招待メールが届いたメールアドレス宛に登録完了メールが届きます。

3-2-3 ログアウトする
Knowledge Suite をログアウトします。

1. 画面右上の［ログアウト］をクリックします。

3-2-4 パスワードを再発行する
ログインパスワードを忘れてしまった場合、ログイン画面からパスワードを再発行することができます。

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3 部-6

GRIDY グループウェア

メンバー用

1. ログイン画面の「パスワードをお忘れの方」をクリックします。

2. 「メールアドレス」にログイン ID を入力し、［パスワード再発行］をクリックします。
POINT
ログイン ID に設定されているメールアドレス宛に届くメールがご確認いただけない場合は、貴社管理者様に再設定していただくようお願いいたします。

3. 届いたメールに記載されている URL にアクセスします。
アクセスするとパスワード再発行完了画面が表示され、仮パスワードが記載されているメールが届きます。
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3 部-7

GRIDY グループウェア

メンバー用

4. 新たに届いたメールに記載されている仮パスワードをログイン画面のパスワードに入力し、ログインし
ます。
POINT
ログイン後は任意のパスワードにご変更ください。
パスワードの変更手順は第 3 部メンバー用「マイページとグループウェアの機能」の「パスワードを変更する」をご参照ください。

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3 部-8

GRIDY グループウェア

メンバー用■3-3 マイページとグループウェアの機能
Knowledge Suite にログインすると［グループウェア］タブの［マイページ］が表示されます。
管理者の設定により表示される内容は変わります。

①

企業ロゴを表示することができます。

②

自分のプロフィール画像と、所属する組織・部署名、名前が表示されます。

③

クリックすると「個人設定」が表示されます。

④

クリックするとユーザーサポートページに遷移します。操作マニュアルや FAQ などをご確認いただけます。

⑤

クリックするとログアウトします。
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3 部-9

GRIDY グループウェア
⑥

メンバー用

Knowledge Suite の機能タブ一覧です。利用する機能のタブをクリックすると、それぞれのトップ画面やアイコン一覧（⑦）が表示されます。

⑦

グループウェア機能のアイコン一覧です。利用する機能のアイコンをクリックすると各機能の画面に遷移します。
お知らせ欄（⑧）に表示されている未確認事項は各アイコン画像上にも表示されます。

⑧

ユーザに届いている重要なお知らせが表示されます。グループウェア機能だけでなく、SFA 機能のお知らせも表示されます。

⑨［出勤］や［退勤］をクリックするとタイムカード機能の出勤/退勤時刻が打刻されます。

⑩

カレンダーです。
［＜］や［＞］をクリックすると、前月または次月のカレンダーを表示します。

⑪

所属している組織・部署・グループを確認を確認でき、名称をクリックすると所属するメンバーのスケ
ジュール、トピック、プロジェクトが表示されます。

⑫

1 週間分のスケジュールが表示されます。
［予定作成］をクリックするとスケジュール作成画面、［週］
や［月］をクリックするとは各表示のスケジュール画面へ遷移します。

⑬

新しく作成・更新された掲示板が表示されます。掲示板名をクリックすると詳細画面へ遷移します。

⑭

新しく作成・更新されたトピックが表示されます。トピック名をクリックすると詳細画面へ遷移します。

⑮

ToDo が期限順に表示されます。ToDo 名をクリックすると詳細画面へ遷移します。

⑯

新しく作成・更新されたメッセージが表示されます。タイトルをクリックすると詳細画面へ遷移します。

⑰

新しく登録・更新されたメモが表示されます。メモ名をクリックすると詳細画面へ遷移します。

⑱

新しく登録・更新された議事録が表示されます。議事録名をクリックすると詳細画面へ遷移します。

POINT
新着掲示板・トピック・ToDo・メッセージ・メモ・議事録（⑬～⑱）は最大 20 件表示されます。
各機能名横にある をクリックするとユーザーサポートの各 FAQ ページに遷移し、「一覧」「登録」をクリックすると各一覧画面、登録画面に遷移します。
【新着議事録】グループウェアには以下の機能がございます。
グループウェアのトップページで自分のスケジュールだけでなく、他す。ログイン時にはこのマイページのメンバーのスケジュールを確認すの画面が表示されます。

ることができます。

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3 部-10GRIDY グループウェア

メンバー用

会議室などの設備の使用状況を確認

所属している組織・部署・グループ

したり予約することができます。

が一覧で表示されます。また、それぞれの詳細画面に遷移することができます。

組織・部署・グループごとにプロジ

掲示板に掲載された内容を共有する

ェクトを作成し、期間や進捗率の管ことができます。また、共有先は 1 メ

理をすることができます。

ンバー単位で選択できます。

組織・部署・グループ単位で情報を既存のメールアカウントの送受信等共有することができます。

を行える Web メーラーです。

個人用だけでなく、組織・部署・グ

メンバー宛に電話メモの登録を行う

ループ共有のアドレスを登録するこことができます。また、登録した電とができます。

話メモの確認や所在確認することもできます。

チャット感覚で情報共有できる社内

メンバーの勤怠管理をすることがで

メール機能です。参加メンバーの既きます。印刷や CSV 出力も可能です。

読確認ができます。
ToDo 管理をすることができます。他

さまざまなファイルを社内外のメンメンバーへ ToDo を依頼することもバーと共有できます。他機能で添付可能です。

したファイルはここに保存されます。

簡単な情報を書きとめておくことが日報や報告書などのレポートを作成できます。公開範囲を設定し、メンし指定した報告先に提出する機能でバーに共有することも可能です。

す。レポートの確認状況も把握できます。

会議や打ち合わせなどの議事録を作

有給休暇届や経費精算などの申請、成し、社内外のメンバーに共有する承認を行う機能です。

ことができます。
スケジュールの時間や ToDo の期限所属している組織・部署・グループが近付いた際にお知らせメールが配の各メンバーのプロフィールを閲覧信される機能です。

することができます。

備品の在庫管理ができます。管理履

グループ管理者権限所有者のみ表示

歴を CSV 出力することも可能です。

され、グループの作成やグループ管理を行うことができます。

POINT
下記機能のアイコン上には未確認事項がある場合に未確認件数が表示されます。
マイページのお知らせ欄（②）にも未確認件数が表示されます。
●グループウェア
掲示板、メール、電話メモ、メッセージ、レポート提出、ワークフロー●SFA
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3 部-11GRIDY グループウェア

メンバー用

営業報告、名刺

3-3-1 プロフィール設定
詳細なプロフィールを登録します。
登録したプロフィールはメンバーへ公開されます。公開したくない情報は入力しないようにしてください。

1. ［設定］をクリックします。

2. ［編集］をクリックします。

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3 部-12GRIDY グループウェア

メンバー用

3. 項目を設定し、［保存］をクリックします。
POINT「ふりがな（姓・名）」はひらがなのみ入力可能です。
「社員 ID」「電話番号 - 内線」は半角英数字および「-」（半角ハイフン）「_」（半角アンダーバー）のみ入力可能です。
「電話番号 - 会社」「電話番号 - 携帯電話」は半角数字および「-」（半角ハイフン）のみ入力可能です。

3-3-2 メールアドレスを変更する
設定している PC メールアドレス（ログイン ID）を変更します。
PC メールアドレスを変更すると、ログイン時のログイン ID も変更されます。
POINT
本操作はメールが受信可能なメールアドレスのみ実施可能です。
1. ［設定］をクリックします。

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3 部-13

GRIDY グループウェア

メンバー用

2. 「メールアドレス変更」をクリックします。

3. 項目を入力し、［変更］をクリックします。

4. 届いたメールに記載されている URL にアクセスすると、メールアドレスの変更が完了します。
POINT
届いたメールの URL は変更手順を実施した日のうちにアクセスしてください。
URL の有効期限が切れた場合は再度設定画面にて変更手順を実施ください。

3-3-3 パスワードを変更する
Knowledge Suite にログインする際のパスワードを変更することができます。
POINT
ログインパスワードがわからない場合は再発行を行ってください。パスワード再発行手順について、詳し
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3 部-14

GRIDY グループウェア

メンバー用

くは第 3 部メンバー用「ログインする」の「パスワードを再発行する」をご参照ください。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「パスワード変更」をクリックします。

3. 項目を入力し、［保存］をクリックします。
POINT「パスワードポリシー」に記載の内容に反したパスワードは設定することができません。
パスワードポリシーの内容は管理者の設定により異なります。

3-3-4 通知用メールアドレスを設定する
PC メールアドレスとは異なるメールアドレス宛に通知メールを送信することができます。
登録、変更手順はどちらも同じ方法であるため、ここでは登録の場合をご案内します。

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3 部-15

GRIDY グループウェア

メンバー用

1. ［設定］をクリックします。

2. 「通知用メールアドレス設定」をクリックします。

3. 項目を入力し、［登録］をクリックします。

4. 届いたメールに記載されている URL にアクセスすると、メールアドレスの登録が完了します。
POINT
届いたメールの URL は登録手順を実施した日のうちにアクセスしてください。
URL の有効期限が切れた場合は再度設定画面にて登録手順を実施ください。

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3 部-16

GRIDY グループウェア

メンバー用

POINT
登録したメールアドレスを解除する場合は、「現在の通知用メールアドレス」欄に表示されている現在のメールアドレス横の［削除］をクリックします。

3-3-5 マイメンバーリストを設定する
任意のメンバーを選択したリストを作成することができます。
POINT
作成したリストは、以下の機能で利用可能です。
●グループウェア
スケジュール、メッセージ、レポート提出、メンバー一覧●SFA
営業報告*1*1：マイメンバーリスト作成時に部署タブから選択して作成したもののみ利用可能■マイメンバーリストを作成する
1. ［設定］をクリックします。

2. 「マイメンバーリスト」をクリックします。

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3 部-17

GRIDY グループウェア

メンバー用

3. ［新規作成］をクリックします。

4. 項目を設定し、［設定する］をクリックします。

■マイメンバーリストを編集する
1. ［設定］をクリックします。

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3 部-18

GRIDY グループウェア

メンバー用

2. 「マイメンバーリスト」をクリックします。

3. 編集するリストのマイメンバーリスト名もしくは「リスト編集」の「編集」をクリックします。

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3 部-19

GRIDY グループウェア

メンバー用

4. 項目を設定し、［設定する］をクリックします。

■マイメンバーリストのメンバーを並び替える
マイメンバーリストに選択したメンバーの並び順をリストごとに設定することができます。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「マイメンバーリスト」をクリックします。

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3 部-20GRIDY グループウェア

メンバー用

3. 並び順を変更するリストの「リスト並び替え」の「並び替え」をクリックします。

4. ドラッグ＆ドロップでメンバーを並び替え、［保存］をクリックします。
POINT［クリア］をクリックすると、保存されている並び順にリセットされます。

■マイメンバーリストを削除する
1. ［設定］をクリックします。

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3 部-21GRIDY グループウェア

メンバー用

2. 「マイメンバーリスト」をクリックします。

3. 削除するリストにチェックを入れ、［削除］をクリックします。
4. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。

3-3-6 コックピット表示設定を利用する
SFA のコックピットの表示設定ができます。
詳しくは操作マニュアル「GRIDY SFA」をご参照ください。

3-3-7 google カレンダーID 設定を利用する
SFA の営業報告では Google カレンダーに登録した予定を利用して新規作成することができます。
詳しくは操作マニュアル「GRIDY SFA × Google カレンダー連携」をご参照ください。
ただし、この機能を利用するには管理者からの利用設定が必要です。

3-3-8 営業報告定型コメント設定を利用する
SFA の営業報告では、コメント投稿時に任意の定型コメントを利用することができます。
詳しくは操作マニュアル「GRIDY SFA」をご参照ください。

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3 部-22GRIDY グループウェア

メンバー用■3-4 グループ招待を受ける
管理者からグループに招待されたあと、参加承認することで招待されたグループに参加することができます。

1. 管理者から招待された際に届くメールの URL にアクセスします。
POINT「お知らせ」欄の「未承認グループ○件!」から表示することもできます。

2. 参加するグループの［参加する］をクリックします。
POINT
招待されたグループの参加を取り下げることはできません。
参加しない場合は「オーナー」欄に記載されている貴社管理者様にお問い合わせください。

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3 部-23

GRIDY グループウェア

メンバー用■3-5 スケジュールを利用する
自分のスケジュール管理のほか、グループのメンバーのスケジュールを確認できます。
グループウェアの設備予約や議事録、SFA の営業報告などの機能と連動しています。

3-5-1 スケジュール設定
スケジュールに関する設定を行います。
［マイページ］や［スケジュール］に表示されるスケジュール機能の設定をすることができます。

■スケジュールの開始曜日を変更する
スケジュールの開始曜日（一番左）を設定します。
［ミニカレンダー］などにも設定内容が反映されます。
設定後に管理者から一括変更を行った場合は管理者の設定内容に上書きされます。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「スケジュール設定」をクリックします。

3. ［表示設定］にて、任意の曜日のラジオボタンを選択し［設定する］をクリックします。
POINT［初期化する］をクリックすると、「月表示開始曜日」「週表示開始曜日」とも初期値の「月」設定となります。

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3 部-24

GRIDY グループウェア

メンバー用■アラーム設定の初期値を設定する
スケジュール作成・更新時の「アラーム」欄のデフォルト値を設定します。ただし、作成・更新画面にてチ
ェックの有無の変更は可能です。
また、設定後に管理者から一括変更を行った場合は管理者の設定内容に上書きされます。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「スケジュール設定」をクリックします。

3. ［メール初期値］にて、チェックボックスにチェックを入れて表示させたい項目にチェックを入れて［設定する］をクリックします。
POINT［初期化する］をクリックすると、初期値の「スケジュール作成時」の「アラームを送信」のみチェック有りの設定となります。
管理者より設定されている場合は初期値が上記と異なる可能性がございます。

■ドラッグ＆ドロップ機能の有効・無効を設定する
スケジュールの週表示画面にて、ドラッグ＆ドロップでの予定日時変更の有効・無効を設定します。
設定後に管理者から一括変更を行った場合は管理者の設定内容に上書きされます。
1. ［設定］をクリックします。
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3 部-25

GRIDY グループウェア

2. 「スケジュール設定」をクリックします。

3. ［週表示 D&D 機能］にて、ラジオボタンを選択し［設定する］をクリックします。
POINT［初期化する］をクリックすると、初期値の「有効」となります。
管理者より設定されている場合は初期値が上記と異なる可能性がございます。

■「自分の予定」のラベル色を設定する「自分の予定」とした予定のラベル色を設定します。
設定後に管理者から一括変更を行った場合は管理者の設定内容に上書きされます。
1. ［設定］をクリックします。

2. 「スケジュール設定」をクリックします。
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3 部-26

メンバー用GRIDY グループウェア

メンバー用

3. ［ラベル色設定］にて、ラベル色を選択し［設定する］をクリックします。
POINT
任意の色を設定する場合は 3 行目のラジオボタンを選択してカラーコード入力欄をクリックし、ダイアロ
グボックスより設定したい色に○をあわせ［選択］をクリックします。

POINT［初期化する］をクリックすると、初期値の「#cc3333」（上図にて選択している色）の設定となります。
管理者より設定されている場合は初期値が上記と異なる可能性がございます。

■部署初期値設定
スケジュール作成画面を表示した際にデフォルトで選択表示される「参加者」欄を設定します。ただし、作成画面にて選択内容の変更は可能です。
また、設定後に管理者から一括変更を行った場合は管理者の設定内容に上書きされます。
1. ［設定］をクリックします。

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3 部-27

GRIDY グループウェア

メンバー用

2. 「スケジュール設定」をクリックします。

3. ［部署初期値設定］にて、スケジュール登録時のデフォルト値を選択し［設定する］をクリックします。
POINT［初期化する］をクリックすると、初期値の本メンバーとして所属している部署かつ「表示なし」の設定となります。
管理者より設定されている場合は初期値が上記と異なる可能性がございます。

3-5-2 スケジュール表を開く
スケジュールを週表示もしくは月表示で確認することができます。
POINT
部署やグループに所属するメンバーの週スケジュールを一覧表示することもできます。
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3 部-28

GRIDY グループウェア

メンバー用

詳しくは、第 3 部メンバー用「部署/グループを利用する」をご参照ください。

■自分のスケジュールを確認する
週表示、月表示で自分のスケジュールを確認します。

1. ［スケジュール］をクリックします。

2. 週表示の自分のスケジュールが表示されます。
月表示に表示変更する場合は［月］をクリックします。

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3 部-29

GRIDY グループウェア

メンバー用

POINT
右上の［週］や［月］をクリックすると、確認可能な設備の予約状況を確認することができます。
設備機能について、詳しくは第 3 部メンバー用「設備を予約する」をご参照ください。

■他のメンバーのスケジュールを確認する
月表示で他のメンバーのスケジュールを確認します。週表示に切り替えることはできません。
POINT
予定が「自分の予定」や紐付け先が自分の所属していない部署やグループとなってる場合、「予定あり」と表示されその予定の詳細を確認することはできません。
ただしアドミニストレーターは、所属をしていない部署やグループに紐付けられている予定も確認することができ、他のメンバーの「自分の予定」は確認することができません。

1. ［スケジュール］をクリックします。
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3 部-30GRIDY グループウェア

2. ［月］をクリックします。

3. 「ユーザ選択」もしくは虫眼鏡アイコンをクリックします。

4. 表示したいメンバー名をクリックします。
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3 部-31

メンバー用GRIDY グループウェア

メンバー用

3-5-3 スケジュールを登録する
スケジュール（予定）を登録します。
スケジュールの公開範囲を設定したり、他のメンバーを追加して登録することができます。

1. ［スケジュール］をクリックします。

2. ［予定作成］をクリックします。
POINT［マイページ］や SFA 機能の［SFA ホーム］の［予定作成］からも作成できます。
【マイページ画面】【SFA ホーム画面】

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3 部-32GRIDY グループウェア

メンバー用

3. 項目を設定し、［保存］をクリックします。
項目名に*が付いている項目は必須項目です。入力をしないと予定の登録が完了できません。
POINT
スケジュール作成画面にて各項目を設定後、［空き時間を確認］をクリックすると、設備の予約状況と参加
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3 部-33

GRIDY グループウェア

メンバー用

者の空き時間を確認することができます。
予定はスケジュール（部署/グループ）のラベル色毎に表示されます。

■「顧客担当者」と「関連先」について「顧客担当者」には SFA 機能の［顧客担当者］に登録されている情報を紐付けることができます。
「関連先」には SFA 機能の［顧客］
［商品］
［商談］
［契約］
［問合せ管理］［ソリューション］［キャンペーン］に登録されている情報を紐付けることができます。
紐付けする場合は虫眼鏡アイコンをクリックし、ポップアップ画面内の一覧から紐付ける名称をクリックして選択します。

SFA の各機能について、詳しくは操作マニュアル「GRIDY SFA」をご参照ください。

■「参加者」について
予定の公開範囲を設定します。
また、「参加者」欄にて選択したメンバーには予定が自動で登録されます。

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3 部-34

GRIDY グループウェア

メンバー用① 「自分の予定（他メンバーへは非公開）」
自分だけの予定として利用する場合はチェックボックスにチェックを入れます。この場合、参加者に他のメンバーを選択することはできず、自分以外のメンバーへ公開されません。
自分から見た場合はタイトルに「（非）」が追加され、他のメンバーから見た場合はタイトルが「予定あり」となります。
② 公開範囲の設定
参加者に他のメンバーを選択する場合、メンバーの所属先に応じてタブを選択します。
ここで選択したタブが予定の公開範囲となります。ただし、アドミニストレーターは公開範囲の対象でなくても閲覧・編集・削除が可能です。
●タブについて

所属部署：自分が所属している部署のみ表示されます。予定の紐付け先は選択した部署になります。
ｸﾞﾙｰﾌﾟ：自分が所属しているグループのみ表示されます。予定の紐付け先は選択したグループになります。
組織：自分が所属している組織のみ表示されます。予定の紐付け先は選択した組織になります。
部署横断選択：参加者に選択するメンバーが１つの部署に所属していない場合に利用します。予定の紐
付け先は組織になります。ただし、「参加者以外は非公開」チェックボックスにチェックが入っている場合は、同じ組織のメンバーであっても参加者およびアドミニストレーター以外には「予定あり」として表示されます。また、編集・削除は参加者およびアドミニストレーターのみ可能です。
ﾏｲﾒﾝﾊﾞｰﾘｽﾄ：作成したマイメンバーリストが表示されます。予定の紐付け先はマイメンバーリストにより異なります。
※マイメンバーリストについて、詳しくは第 3 部メンバー用「マイページとグループウェアの機能」の「マイメンバーリストを設定する」をご参照ください。
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3 部-35

GRIDY グループウェア

メンバー用③ 所属メンバー欄
選択したタブに所属しているメンバー名が表示されます。上部の入力欄にユーザ名、社員 ID、役職名を入力すると該当するメンバー名のみに絞り込まれます。
参加者に設定する場合はメンバー名をクリックします。表示されているメンバーを全員参加者とする場
合は「全員参加」のチェックボックスにチェックを入れると一度に設定することができます。
ここに表示されていないメンバーは参加者に設定することができません。
④ 決定欄③にてメンバー名をクリックしたメンバーが表示されます。ここに表示されているメンバーが予定の参加者となります。
設定されているメンバーを取り消したい場合は取り消すメンバー名をクリック、「全員を削除」をクリッ
ク、取り消すメンバーを選択して「選択ユーザを削除」をクリックのいずれかで削除します。
POINT②にて［部署横断選択］タブを選択した場合、「参加者以外は非公開」のチェックボックスが表示されます。このチェックボックスにチェックを入れると、④に表示されている参加者以外からはタイトルが「予定あり」となり、参加者から見た場合はタイトルに「（非）」が追加されます。

■「設備」について
予定登録時に設備を予約することができます。右側に表示されている設備が予約される設備です。
詳しくは、第 3 部メンバー用「設備を予約する」をご参照ください。

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3 部-36

GRIDY グループウェア

メンバー用■「添付ファイル」について
予定にファイルを最大 5 件まで添付することができます。ファイル 1 件あたりの添付可能な容量は管理者の設定により異なります。
添付したファイルはファイル機能へ格納され、スケジュールの参加者のみ確認することができます。
予定に添付したファイルを削除する場合、予定の登録もしくは編集画面から添付ファイル名横の「削除」をクリックするとファイル機能からも完全に削除されます。
また、予定を削除した場合も添付ファイルはファイル機能から完全に削除されます。

■「アラーム」について「参加者」に設定したメンバー宛にアラーム通知の送信設定をすることができます。
通知メールはログイン ID となっているメールアドレスの他に、通知用メールアドレスが設定されている場
合、設定されている全てのメールアドレス宛に送信されます。
ただし、メンバーが各自でアラーム通知を受信しないと設定している場合は通知メールが送信されません。

アラームを送信（上段）：プルダウンメニューから選択した時間に通知メールを送信します。
設定可能な時間は 0 分～10 日前まで、分/時間/日単位で設定できます。
アラームを送信（中段）：「日時」にて設定した終了時刻の 10 分前に通知メールを送信します。
スケジュールの登録を参加者に通知：予定を登録した際に通知メールを送信します。

3-5-4 簡易登録をする
自分のスケジュールの週表示および月表示画面にて予定を簡易登録することができます。

1. ［スケジュール］をクリックします。

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3 部-37

GRIDY グループウェア

メンバー用

2. 予定を登録したい時間帯の枠をクリックします。
既に予定が設定されている時間帯をクリックすることはできません。別の時間帯をクリックして時間を修正します。
POINT
月表示画面の場合、予定を登録したい日の枠をクリックします。既にスケジュールが登録されている日の場合は余白部分をクリックします。

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3 部-38

GRIDY グループウェア

メンバー用

3. 項目を入力し、［登録］をクリックします。
POINT［詳細の編集］をクリックすると、スケジュール作成画面が表示され詳細な予定の登録ができます。

3-5-5 繰り返しスケジュールの登録・編集をする
毎週の予定や月例の予定を 1 度にまとめて登録、編集することができます。
POINT
・繰り返し頻度を日/週/月（日付指定）/月（週指定）/月（曜日指定）/年から選択します。
・チェックボックスの項目は複数選択することが可能です。
・間隔は毎回もしくは任意の日/週/月/年ごとから選択することが可能です。
・期限は一定期間のみもしくは回数から選択することが可能です。

■繰り返しスケジュールを登録する
基本操作は第 3 部メンバー用「スケジュールを利用する」の「スケジュールを登録する」と同じです。
1. スケジュール作成画面を表示します。

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3 部-39

GRIDY グループウェア

メンバー用

2. 「日時」の「繰り返し」横のプルダウンメニューから設定したい繰り返しメニューを選択します。

繰り返しスケジュールの設定画面が表示されます。表示される画面は選択した繰り返しメニューにより異なります。

■繰り返しスケジュールを編集する
基本操作は第 3 部メンバー用「スケジュールを利用する」の「スケジュールを編集・削除する」の「予定の内容を編集する」と同じです。
繰り返しの予定全てを編集する場合は「繰り返し全部」、特定の日時の予定のみを編集する場合は「このスケジュールのみ」を選択します。

3-5-6 スケジュールの詳細を確認する
登録されている予定の詳細内容を確認します。

1. ［スケジュール］をクリックします。

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3 部-40GRIDY グループウェア

メンバー用

2. 詳細を確認する予定をクリックします。
POINT
月表示の場合は確認する予定のタイトルをクリックします。
他のメンバーのスケジュール画面にて「予定あり」となっている予定は、閲覧権限がないため詳細内容を確認することができません。

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3 部-41GRIDY グループウェア

メンバー用

3. 予定の詳細情報が確認できます。

3-5-7 スケジュールを編集・削除する
登録されている予定を編集・削除します。
他のメンバーの予定であっても閲覧権限および編集・削除権限が付与されている場合は変更可能です。権限につきましては貴社管理者様にお問い合わせください。
POINT
以下の条件に当てはまる予定は編集・削除することができません。
・「予定あり」と表示され閲覧権限が付与されていない。
・紐付け先が部署であり、その部署に対して編集・削除権限が付与されていない。
・［部署横断選択］タブから作成し、参加者に自分が含まれていない。
・SFA の「営業報告」が紐付けられている。
※「議事録」が紐付けられている場合は削除のみできません。

■予定の内容を編集する登録されている予定の内容を変更します。
週表示画面と月表示画面のどちらからでも変更は可能です。
ここでは週表示画面からの手順でご案内します。

1. ［スケジュール］をクリックします。

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3 部-42GRIDY グループウェア

メンバー用

2. 変更する予定をクリックします。

3. ［編集］をクリックします。

4. 内容を変更し、［保存］をクリックします。
各項目について詳しくは本章「スケジュールを利用する」の「スケジュールを登録する」をご参照ください。

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3 部-43

GRIDY グループウェア

メンバー用

POINT
予定の詳細内容確認画面やスケジュール編集画面にある［コピーして作成］をクリックすると、既存の予定は変更せずに複製した内容で新たな予定を登録することができます。
【予定の詳細内容確認画面】【スケジュール編集画面】■予定を削除する登録されている予定を削除します。
週表示画面と月表示画面のどちらからでも削除は可能です。
ここでは週表示画面からの手順でご案内します。

1. ［スケジュール］をクリックします。

2. 削除する予定をクリックします。

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3 部-44

GRIDY グループウェア

メンバー用

3. ［削除］をクリックします。

4. ［削除］もしくは［削除して参加者に通知する］をクリックします。
［削除して参加者に通知する］をクリックした場合は参加者宛にアラーム通知メールが送信されます。
POINT
繰り返しスケジュールとなっている予定を削除する場合は以下の画面が表示され、「削除範囲」を選択してから［削除］もしくは［削除して参加者に通知する］をクリックします。

3-5-8 スケジュールデータをインポートする
iCal 形式のスケジュールデータをインポートして予定を登録することができます。
1 回のインポートで複数の予定を一度に登録することができますが、紐付け先や参加メンバーをわけて登録することはできません。
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3 部-45

GRIDY グループウェア

メンバー用

1. ［スケジュール］をクリックします。

2. 「インポート/エクスポート」の「スケジュールのインポート」をクリックします。

3. 「インポートをするファイル」にてファイルを選択し、「参加者」を設定して［保存］をクリックします。

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3 部-46

GRIDY グループウェア

メンバー用

POINT
「参加者」の「自分の予定（他メンバーへは非公開）」にチェックを入れたままインポートすると、自分の予定として登録されます。
「自分の予定（他メンバーへは非公開）」のチェックを外すと、紐付け先の選択画面が表示され参加メンバ
ーを選択することができます。

POINT
インポート可能な項目は以下の通りです。*は必須項目です。

3-5-9 スケジュールデータをエクスポートする
スケジュールに登録されている自分の予定を CSV ファイルで出力することができます。

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3 部-47

GRIDY グループウェア

メンバー用

1. ［スケジュール］をクリックします。

2. 「インポート/エクスポート」の「スケジュールのエクスポート」をクリックします。

3. 出力する期間を設定し、［エクスポート］をクリックします。
期間は最大で 1 年間設定可能です。

4. 「インポート／エクスポート進捗確認」画面に遷移し、処理が完了すると「状態」が「完了」となり［ダウンロード］が表示されます。
［ダウンロード］をクリックし、手順 3 にて設定した期間の予定の CSV ファイルを保存します。
POINT
エクスポートが完了すると、メッセージ機能に「スケジュールエクスポート完了のお知らせ」が届きます。
また、出力された CSV ファイルはファイル機能の「自分のフォルダ」に格納されます。

3-5-10 スケジュールを印刷する
スケジュールに登録されている予定を印刷することができます。
自分だけでなく、他のメンバーのスケジュールを印刷することもできます。

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3 部-48

GRIDY グループウェア

メンバー用

1. ［スケジュール］をクリックします。

2. 印刷したい期間を表示し［印刷］をクリックすると、PDF ファイルを保存します。
POINT
ひと月のスケジュールを印刷する場合は月表示に切り替えてから［印刷］をクリックします。

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3 部-49

GRIDY グループウェア

メンバー用

POINT
週表示画面での印刷は表示されている 1 週間の予定を時間軸で表示します。
月表示画面での印刷は表示されている 1 ヶ月に予定を日ごとに表示します。
【週表示】

【月表示】

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3 部-50GRIDY グループウェア

メンバー用■3-6 設備予約を利用する
会議室やミーティングスペースなどの設備を予約します。
表示される設備は管理者より管理・制限しています。

3-6-1 予約状況を確認する
設備の予約状況を確認します。確認した設備の予約状況を印刷することもできます。

1. ［設備予約］をクリックします。

2. 設備区分のプルダウンから確認する設備の設備区分名を選択します。

3. 週表示の予約状況が表示されます。
日表示で予約状況を確認したい場合は［日］、月表示で予約状況を確認したい場合は［月］をクリックし
ます。
POINT
予約内容上にマウスカーソルをあわせると、更新者のプロフィールに登録されている「内線」が確認できます。

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3 部-51GRIDY グループウェア

メンバー用

POINT
設備名をクリックすると、設備の詳細情報を確認できます。

POINT
週表示もしくは月表示の画面にて［印刷］をクリックすると、それぞれの表示における設備の予約状況の
印刷用 PDF ファイルを保存することができます。
【週表示】

【月表示】

3-6-2 設備を予約する設備の利用予約をします。
POINT
設備予約時に「日時」の開始日～終了日の期間を 30 日以上とした場合は、重複予約が制限された設備の場
合でも重複確認が行われず、重複したまま予約されます。

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3 部-52GRIDY グループウェア

メンバー用

POINT
重複予約が制限された設備を繰り返しスケジュールで予約する場合は、繰り返しの期限は「回数」のみが選択可能です。
繰り返しスケジュールの一部で設備の予約が重複した場合は、重複した日時の予約は登録されず、重複していない日時の予約は登録されます。

1. ［設備予約］をクリックします。

2. 設備区分のプルダウンから予約する設備の設備区分名を選択します。

3. 予約する日の をクリックします。

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3 部-53

GRIDY グループウェア

メンバー用

4. 「設備」欄に設備が選択された状態のスケジュール登録画面が表示されます。
項目を設定し、［保存］をクリックします。
各項目について、詳しくは第 3 部メンバー用「スケジュールを利用する」の「スケジュールを登録する」
をご参照ください。
POINT
設備予約画面の［予定作成］をクリックした場合、「設備」欄の設備区分のみ設定された状態のスケジュー
ル登録画面が表示されます。

3-6-3 予約した内容を編集・削除する
設備の予約内容を編集、削除します。

■予約内容を編集する設備の予約内容を編集します。

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3 部-54

GRIDY グループウェア

メンバー用

1. ［設備予約］をクリックします。

2. 設備区分のプルダウンから予約した設備の設備区分名を選択します。

3. 編集する予約のタイトルもしくは更新者名をクリックします。

4. ［編集］をクリックします。

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3 部-55

GRIDY グループウェア

メンバー用

以降の手順はスケジュールの編集と同様のため、第 3 部メンバー用「スケジュールを利用する」の「スケジュールを編集・削除する」の「予定の内容を編集する」をご参照ください。
POINT［スケジュール］機能の予定詳細から登録内容を編集することも可能です。
スケジュールでの操作方法について、詳しくは第 3 部メンバー用「スケジュールを利用する」をご参照く
ださい。

■予約を削除する
設備の予約を削除します。

1. ［設備予約］をクリックします。

2. 設備区分のプルダウンから予約した設備の設備区分名を選択します。

3. 削除する予約のタイトルもしくは更新者名をクリックします。

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3 部-56

GRIDY グループウェア

メンバー用

4. ［編集］をクリックします。

5. ［削除］をクリックします。

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3 部-57

GRIDY グループウェア

メンバー用

POINT
予定は残して設備の予約のみ解除する場合は「設備」欄の右側に設定されている設備を選択し、［◀削除］をクリックして選択を解除します。

以降の手順はスケジュールの編集と同様のため、第 3 部メンバー用「スケジュールを利用する」の「スケジュールを編集・削除する」の「予定の内容を編集する」をご参照ください。
6. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。

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3 部-58

GRIDY グループウェア

メンバー用■3-7 部署/グループを利用する
自分が所属している組織や部署、グループで共有している情報を確認できます。

3-7-1 所属する部署・グループ・組織を確認する
自分が所属する部署・グループ・組織を確認します。
同じ所属メンバーのスケジュールを確認することもできます。

■所属している部署・グループ・組織を確認する
自分が所属している部署・グループ・組織を確認します。

1. ［部署/グループ］をクリックします。

2. 自分が本メンバーとして所属する部署・グループ・組織が表示されます。
所属するグループを全て表示する場合はステータスのプルダウンを「(指定なし)」とし、所属する部署を全て表示する場合は「閲覧可能なすべての部署/グループを表示する」にチェックを入れます。
POINT
初期表示では、グループはステータスが「進行中」のもの、部署は所属レベルが「本メンバー」となっているもののみ表示されます。

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3 部-59

GRIDY グループウェア

メンバー用

POINT
グループの並び順は任意の順番に変更できます。
ドラッグ＆ドロップで並び順を変更し、［保存］をクリックします。

■他メンバーのスケジュール・トピック・プロジェクトを確認する
自分が所属する部署・グループ・組織に紐付くトピックやプロジェクトの確認や、他のメンバーのスケジュールを確認します。
部署・グループ・組織の確認方法は同じであるため、ここではグループの場合をご案内します。

1. ［部署/グループ］をクリックします。

2. 確認するグループ名をクリックします。

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3 部-60GRIDY グループウェア

メンバー用

POINT
部署・グループ・組織に紐付いているプロジェクトを確認する場合は、「プロジェクト」の「管理」をクリックすると該当の部署・グループ・組織に紐付いたプロジェクト一覧画面が表示されます。

3. 所属するメンバーのスケジュール、トピック、プロジェクトが表示されます。
トピックやプロジェクトの詳細を確認する場合はトピック名もしくはプロジェクト名をクリックします。

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3 部-61GRIDY グループウェア

メンバー用

POINT
マイページの「部署/グループ移動」から確認したい部署、グループ、組織名をクリックした場合も詳細画面に遷移します。

POINT
スケジュールは自分のスケジュールが最上部に表示されます。
一覧表示は週表示のみです。個人毎の月表示に切り替える場合はメンバー名下の［月］をクリックします。
メンバーの名前をクリックすると、そのメンバーのプロフィール画面に遷移します。

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3 部-62GRIDY グループウェア

メンバー用■3-8 プロジェクト管理を利用する
自分が所属する組織や部署、グループに紐付いたプロジェクトの期間や進捗状況を確認したり、新たにプロジェクトを作成することができます。

3-8-1 プロジェクトの詳細を確認する
自分が所属する組織・部署・グループに登録されているプロジェクトを確認します。

1. ［プロジェクト管理］をクリックします。

2. 自分が所属する組織のプロジェクト一覧が表示されます。
確認するプロジェクト名をクリックします。
POINT
完了したプロジェクトを表示する場合は「すべてのプロジェクトを表示する」をクリックします。
部署やグループのプロジェクトを確認する場合は、「部署/グループ移動」から確認したい部署やグループ
名をクリックします。
検索では選択している部署やグループに登録されているプロジェクトの「プロジェクト名」から入力した文字の一部一致にて検索して絞り込みます。

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3 部-63

GRIDY グループウェア

メンバー用

POINT
プロジェクト一覧に表示されるプロジェクトの背景色は以下の通りです。
青・緑：進捗状況が 100%未満且つ期日が過ぎていないプロジェクト
水色：進捗状況が 100%となっているプロジェクト
ピンク：進捗状況が 100%未満且つ期日が過ぎているプロジェクト

POINT
プロジェクトの横軸の表示単位は 1 日/1 週間/10 日/1 ヶ月で切り替えることができます。
プロジェクトの並び順は作成日時(降順)/更新日時(降順)/開始日(降順)/終了日(降順)で並び替えることができます。

3-8-2 プロジェクトを利用する
新規プロジェクトやプロジェクトの進捗報告を登録します。

■プロジェクトを登録する
新たにプロジェクトを登録します。

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3 部-64

GRIDY グループウェア

メンバー用

1. ［プロジェクト管理］をクリックします。

2. ［新規作成］をクリックします。

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3 部-65

GRIDY グループウェア

メンバー用

3. 項目を設定し、［登録］をクリックします。
POINT
プロジェクトは「担当者」で選択した組織・部署・グループに紐付けて登録され、所属メンバーはそのプ
ロジェクトの進捗を確認することができます。
また、「担当者」にて選択されたメンバーはそのプロジェクトの進捗報告を作成することができます。

■プロジェクトの進捗報告を作成する
プロジェクトの進捗報告を作成します。
POINT
一度作成した進捗報告は削除することができません。

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3 部-66

GRIDY グループウェア

メンバー用

1. ［プロジェクト管理］をクリックします。

2. 進捗報告を作成するプロジェクト名をクリックします。

3. ［新規プロジェクト進捗報告作成］もしくは「進捗率変更」をクリックします。
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3 部-67

GRIDY グループウェア

メンバー用

4. 項目を設定し、［次へ］をクリックします。
POINT「進捗率」は 1％単位で選択でき、進捗率を戻すこともできます。
「完了」にチェックを入れた場合は選択した％に関わらず、100％となります。

5. 内容を確認し、［保存］をクリックします。

■プロジェクトを編集する
プロジェクトの登録内容を編集します。

1. ［プロジェクト管理］をクリックします。

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3 部-68

GRIDY グループウェア

メンバー用

2. 編集するプロジェクト名をクリックします。

3. ［編集］をクリックします。
POINT
プロジェクト進捗報告作成画面の「プロジェクト名」の[ 編集 ]から編集することもできます。

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3 部-69

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メンバー用

4. 内容を編集し、［編集］をクリックします。

■プロジェクトを削除する登録したプロジェクトを削除します。

1. ［プロジェクト管理］をクリックします。

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3 部-70GRIDY グループウェア

メンバー用

2. 削除するプロジェクト名をクリックします。

3. ［編集］をクリックします。
POINT
プロジェクト進捗報告作成画面の「プロジェクト名」の[ 編集 ]から編集画面を表示することもできます。

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3 部-71GRIDY グループウェア

メンバー用

4. ［削除］をクリックします。
5. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。

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3 部-72GRIDY グループウェア

メンバー用■3-9 掲示板を利用する
掲示板を利用します。公開された掲示板の確認やコメントを登録することができます。
未読の掲示板がある場合は、アイコン一覧の［掲示板］アイコン上に未読の掲示板数が表示され、マイペー
ジの「お知らせ」に「未読掲示板○件！」と表示されます。
また、マイページの「新着掲示板」には最新の掲示板が最大 20 件表示されます。

3-9-1 掲示板を確認する
自分が閲覧対象者となっている掲示板を確認します。

1. ［掲示板］をクリックします。
POINT
未読の掲示板がある場合はマイページの「お知らせ」の「未読掲示板○件！」から掲示板一覧を表示することもできます。

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3 部-73

GRIDY グループウェア

メンバー用

2. 確認する掲示板名をクリックします。
未読の掲示板は掲示板名が太字で表示され、「未確認」欄に「 」が表示されます。
POINT
掲示板フォルダが複数作成されている場合は、掲示板フォルダ名を選択して表示される掲示板を絞り込むことができます。
未読の掲示板がある掲示板フォルダは太字で表示され、未読の掲示板件数が（ ）で表示されます。
検索では選択している掲示板フォルダに登録されている掲示板から検索して絞り込みます。
「タイトルのみ」を選択した場合は「タイトル」、「タイトル＋本文」を選択した場合は「タイトル」「本文」から入力した文字を一部一致にて検索して絞り込みます。

3-9-2 掲示板にコメントを投稿する
掲示板にコメントを投稿します。

1. ［掲示板］をクリックします。

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3 部-74

GRIDY グループウェア

メンバー用

2. コメントを投稿する掲示板名をクリックします。

3. 項目を設定し、［投稿する］をクリックします。
絵文字は からご利用できます。
ファイルは最大 5 件まで添付可能です。1 件あたりの容量は管理者の設定により異なります。
POINT
掲示板詳細画面の［閲覧履歴］をクリックすると掲示板の閲覧履歴を確認することができます。
閲覧履歴はコメントが投稿される度にリセットされます。

3-9-3 掲示板のコメントを削除する
掲示板に投稿したコメントを削除します。
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3 部-75

GRIDY グループウェア

メンバー用

POINT
削除できるコメントは自分が投稿したものもしくは自分が掲示板管理者となっている掲示板に投稿されたもののみです。

1. ［掲示板］をクリックします。

2. 掲示板名をクリックします。

3. 削除するコメントの［コメント削除］をクリックします。

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3 部-76

GRIDY グループウェア

メンバー用■3-10 トピックを利用する
トピックを利用します。公開されたトピックの確認やコメントを登録、トピックの作成をすることができます。
マイページの「新着トピック」には最新のトピックが最大 20 件表示されます。

3-10-1 トピックを作成する
トピックを作成します。
POINT
トピックの編集・削除権限は紐付け先のグループマネジャーにのみ付与されています。作成したトピックを編集または削除したい場合は貴社管理者へお問い合わせください。
編集・削除方法は第 2 部グループマネジャー用「グループを管理する」の「トピックを管理する」をご参照ください。

1. ［トピック］をクリックします。

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3 部-77

GRIDY グループウェア

メンバー用

2. ［新規作成］をクリックします。

3. 項目を設定し、［確認画面］をクリックします。
絵文字は からご利用できます。
ファイルは最大 5 件まで添付可能です。1 件あたりの容量は管理者の設定により異なります。
POINT「投稿」欄での設定内容は以下の通りです。
投稿を認めない：トピックの管理者であってもコメントの投稿ができません。
匿名投稿を認める：コメント投稿時に［投稿する］と［匿名投稿］から選択でき、［匿名投稿］をクリッ
クするとコメント欄の投稿者名に「匿名」と表示されます。
匿名投稿を認めない：コメント投稿時に［投稿する］のみ表示され、クリックするとコメント欄に投稿したアカウント名が表示されます。

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3 部-78

GRIDY グループウェア

メンバー用

4. 内容を確認し、［投稿］をクリックします。

3-10-2 トピックを確認する
トピックを確認します。
自分が所属する組織・部署・グループに紐付いたトピックを確認することができます。

1. ［トピック］をクリックします。

2. 確認するトピック名をクリックします。
POINT
トピック一覧画面では表示するトピックを絞り込むことができます。
「部署/グループ移動」では「グループ名」を選択して絞り込みます。
プルダウンでは「用件」を選択して絞り込みます。
検索では入力した文字を「トピック名」「本文」から一部一致にて検索して絞り込みます。

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3 部-79

GRIDY グループウェア

メンバー用

トピックの詳細画面が表示されます。
POINT
トピック詳細画面の［メモに転記］をクリックすると、メモパッドへの転記画面が表示されます。項目を設定して［登録］をクリックするとメモパッド機能に「自分のメモ」として登録されます。

3-10-3 トピックにコメントを登録する
トピックにコメントを投稿します。

1. ［トピック］をクリックします。

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3 部-80GRIDY グループウェア

メンバー用

2. コメントを投稿するトピック名をクリックします。

3. 項目を設定し、［投稿する］をクリックします。
絵文字は からご利用できます。
ファイルは最大 5 件まで添付可能です。1 件あたりの容量は管理者の設定により異なります。
POINT
画面最下部の［コメント作成］をクリックするとコメント入力箇所に戻ることができます。

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3 部-81GRIDY グループウェア

メンバー用

3-10-4 トピックのコメントを削除する
トピックに投稿したコメントを削除します。
POINT
コメントの削除は自分が投稿したものもしくはトピックの管理者からのみ操作可能です。

1. ［トピック］をクリックします。

2. トピック名をクリックします。

3. 削除するコメントの［コメント削除］をクリックします。
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3 部-82GRIDY グループウェア

メンバー用■3-11 メールを利用する
ご利用中のメールを Knowledge Suite 上で送受信可能なメーラー機能です。
貴社のご契約内容により、メール機能をご利用いただけない場合もございます。

3-11-1 アカウントを管理する送受信可能なアカウントの設定を行います。
この設定は個人ごとに行う設定であり、管理者から一括で設定を行うことはできません。

■アカウントを登録する
メールの送受信を行うアカウントを登録します。最大 10 アカウントまで登録することができます。

1. ［メール］をクリックします。

2. 「オプション」をクリックします。

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3 部-83

GRIDY グループウェア

メンバー用

3. 「アカウント設定」をクリックします。

4. ［新規アカウント作成］をクリックします。

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3 部-84

GRIDY グループウェア

メンバー用

5. 項目を設定し、［登録］をクリックします。
ここに設定する内容はメールの管理者様にお問い合わせください。
※入力間違いにご注意ください。入力内容が異なると、送受信が正常に行えません。
POINT「メールアドレス」は他のアカウント設定と重複した内容で登録することができません。
POINT
登録したアカウントのメール受信設定はアカウント設定の一覧画面にてプルダウンより選択し、［登録］をクリックすると設定できます。

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3 部-85

GRIDY グループウェア

メンバー用

メール受信設定について
自動受信：新着メールがあれば自動的に受信を行います。
手動受信：メール機能画面にて［メール確認］をクリックすることで受信を行います。
受信しない：受信を行いません。受信停止後に受信を再開する場合は自動受信もしくは手動受信に変更します。

■アカウントの設定内容を変更する
登録したアカウントの情報を編集します。

1. ［メール］をクリックします。

2. 「オプション」をクリックします。

3. 変更するアカウント設定のメールアドレスをクリックします。

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3 部-86

GRIDY グループウェア

メンバー用

4. 項目を変更し、［登録］をクリックします。

■設定したアカウントを削除する

1. ［メール］をクリックします。

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3 部-87

GRIDY グループウェア

メンバー用

2. 「オプション」をクリックします。

3. 削除するアカウント設定の をクリックします。
4. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。

3-11-2 メールを作成する登録したアカウントからメールを送信します。

1. ［メール］をクリックします。

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3 部-88

GRIDY グループウェア

メンバー用

2. ［メール作成］をクリックします。

3. 項目を設定し、［送信］をクリックします。
ファイルは最大 5 件、合わせて 10MB まで添付可能です。
POINT「送信待機フォルダへ入れる。待機フォルダへ入れてから、約３分後に送信されます。
」にチェックを入れて［送信］をクリックすると、「送信待機フォルダ」フォルダに保存され、保存から約３分経過すると自動で送信されます。
［下書き保存］をクリックすると、「下書き」フォルダに保存されます。
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3 部-89

GRIDY グループウェア

メンバー用

POINT
受信したメールに返信する場合は、メール詳細画面にて［返信］もしくは［全員に返信］をクリックすると受信したメールの内容を引用して返信メールを作成することができます。
［返信］もしくは［全員に返信］をクリック後の操作方法は［メール作成］をクリック後と同じです。

■「差出人」について複数のアカウントを登録している場合は、差出人となるメールアドレスのアカウントを指定します。

■「宛先」「CC」「BCC」について入力フォームに直接送信先メールアドレスを入力する他に、「宛先」のよりアドレス帳機能に登録されているメールアドレスを引用することができます。
複数の宛先を設定する場合はアドレスを,（半角カンマ）で区切ります。

■「添付ファイル」について
ファイルは最大 5 件、合わせて 10MB まで添付可能です。
ファイル機能に格納しているファイルを添付する場合は、［ファイル共有］をクリックします。表示される「共有ファイルから選択」のポップアップ画面にて添付するファイルのファイル名を選択し、［完了］をクリックすると添付することができます。
ご利用の端末に保存されているファイルを添付する場合は、［ファイルの指定］をクリックして添付するファイルを指定します。

3-11-3 受信メールを確認する登録したアカウントに届いたメールを確認します。

1. ［メール］をクリックします。
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3 部-90GRIDY グループウェア

メンバー用

2. 確認するメールの件名をクリックします。

■メール詳細画面について
メールの詳細画面には以下の内容が表示されます。

各ボタンについて返信：「差出人」のメールアドレスを宛先とし、宛先、件名、本文を引用したメール作成画面に遷移します。
全員へ返信：「差出人」のメールアドレスを宛先とし、宛先、CC、BCC、件名、本文を引用したメール作成
画面に遷移します。
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3 部-91GRIDY グループウェア

メンバー用

転送：件名、本文を引用したメール作成画面に遷移します。
削除：表示されているメールが「ごみ箱(受信)」フォルダに移動します。
戻る：フォルダの受信一覧画面に遷移します。
メモに転記：件名、本文を引用した「メモパッドへの転記」のポップアップ画面が表示されます。項目を選択して［登録］をクリックすると、「自分のメモ」としてメモパッド機能に登録されます。
迷惑メール登録：「迷惑メール登録」のポップアップ画面が表示されます。項目を設定して［登録］をクリックすると、「差出人」のメールアドレスが迷惑メール設定に登録されます。
フィルタ設定：「フィルタ設定」のポップアップ画面が表示されます。項目を設定して［登録］をクリックすると、受信メールの振り分け設定を登録することができます。
アドレス帳登録：「差出人」の名前、メールアドレスを引用した「アドレス帳登録」のポップアップ画面が表示されます。項目を設定して［登録］をクリックすると、アドレス帳機能に登録されます。
印刷用表示：表示されているメール内容の印刷に適した表示画面が表示されます。

■受信メール一覧画面について受信したメールの一覧画面ではチェックボックスにチェックを入れて複数のメールを一度に操作することができます。
また、受信日の期間やフリーワードを設定して［検索］をクリックすると、メールを絞り込むことができます。

操作について削除：チェックを入れたメールをごみ箱(受信)に移動します。
フォルダ移動：チェックを入れたメールの保存先を選択したフォルダに変更します。
フォルダは作成したフォルダの他に「迷惑メール」と「ごみ箱(受信)」から選択できます。
操作 - 未読にする：チェックを入れたメールを開封前の状態に変更します。
操作 - 既読にする：チェックを入れたメールを開封後の状態に変更します。
操作 - フラグをつける：チェックを入れたメールにフラグをつけます。
操作 - フラグを削除する：チェックを入れたメールのフラグを解除します。

3-11-4 フォルダを利用する
フォルダを利用することで、受信したメールの整理を行うことができます。

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3 部-92GRIDY グループウェア

メンバー用■各フォルダについて［メール］をクリックすると、画面左側にフォルダが表示されます。

フォルダについて受信箱：受信したメールが保存されます。
ただし、フォルダを作成し振り分け設定をしているメールはそれぞれのフォルダに保存されます。
下書き：メール作成画面にて［下書き］をクリックしたメールが保存されます。
送信待機フォルダ：メール作成画面にて「送信待機フォルダへ入れる。待機フォルダへ入れてから、約３分後に送信されます。
」にチェックを入れて［送信］をクリックしたメールが保存されます。
送信済みメール：送信が完了したメールが保存されます。
迷惑メール：オプション設定にて迷惑メールに設定した内容に当てはまる受信メールが保存されます。
ここに格納されたメールは 30 日経過後に自動で削除されます。
ごみ箱(受信)：受信したメールをメール一覧画面から削除するとここに保存されます。
ごみ箱(送信)：送信したメールおよび作成したメールをメール一覧画面から削除することここに保存されます。
[ 空にする ]：それぞれのフォルダに保存されているメールが完全に削除されます。
POINT[ 空にする ]をクリックしてメールを完全に削除すると、容量の換算対象からも削除されます。
完全に削除したメールを復元することはできませんのでご注意ください。

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3 部-93

GRIDY グループウェア

メンバー用「下書き」フォルダ
メール作成画面にて［下書き］をクリックすると、作成したメールを送信せずに「下書き」フォルダに保存します。
保存されている件数がフォルダ一覧に太字で表示されます。
この一覧画面では、チェックを入れると一括で削除することができます。削除したメールは「ごみ箱(送信)」フォルダに保存されます。

「送信待機フォルダ」フォルダ
メール作成画面にて「送信待機フォルダへ入れる。待機フォルダへ入れてから、約３分後に送信されます。
」にチェックを入れて［送信］をクリックすると、すぐには送信されず一度「送信待機フォルダ」フォルダに保存します。
保存されている件数がフォルダ一覧に太字で表示されます。
この一覧画面では、チェックを入れると一括で削除もしくは「下書き」フォルダに移動することができます。
削除したメールは「ごみ箱(送信)」フォルダに保存されます。

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3 部-94

GRIDY グループウェア

メンバー用「送信済みメール」フォルダ「表示設定」にて送信メールを保存すると設定した場合、送信が完了したメールは全て「送信済みメール」
フォルダに保存します。
この一覧画面では、チェックを入れると一括で削除することができます。削除したメールは「ごみ箱(送信)」フォルダに保存されます。
表示設定について、詳しくは本章「メールを利用する」の「オプション設定をする」をご参照ください。

POINT
宛先のメールアドレスが Knowledge Suite に登録されていないメールアドレスの場合、［GRIDY 未加入 招待する］が表示されます。クリックするとメンバー招待画面が表示され、アドミニストレーター、サブア
ドミニストレーターの場合は同じ組織環境への招待もしくは Knowledge Suite の紹介、他の権限メンバーの場合は Knowledge Suite の紹介を行うことができます。
メンバー招待画面での操作について、詳しくは第 1 部アドミニストレーター用「メンバーを招待する」の「メンバーを招待する」「外部組織へ Knowledge Suite を紹介する」をご参照ください。

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3 部-95

GRIDY グループウェア

メンバー用「迷惑メール」フォルダ
受信したメールで迷惑メールに設定された内容のメールは「迷惑メール」フォルダに保存します。
未読のメールがある場合は、未読メール件数がフォルダ一覧に太字で表示されます。
この一覧画面での操作は「受信箱」と同じです。詳しくは本章「メールを利用する」の「メールを作成する」
をご参照ください。

「ごみ箱(受信)」「ごみ箱(送信)」フォルダ「受信箱」「迷惑メール」フォルダおよび作成したフォルダに保存されていたメールを削除すると、「ごみ箱(受信)」に保存します。
「下書き」「送信待機フォルダ」「送信済みメール」フォルダに保存されていたメールを削除すると、「ごみ箱(送信)」に保存します。
未読もしくは未送信のメールがある場合は、そのメール件数がフォルダ一覧に太字で表示されます。
この一覧画面では、チェックを入れると一括で削除もしくは移動前に保存されていたフォルダに戻すことができます。削除したメールは完全に削除され復元することができなくなります。
受信、送信のどちらの画面でも操作は同じです。
【ごみ箱(受信)画面】■新しくフォルダを作成する
フォルダ作成し、受信したメールを整理することができます。

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3 部-96

GRIDY グループウェア

メンバー用

POINT
作成したフォルダのメール一覧画面での操作は「受信箱」フォルダと同じです。詳しくは本章「メールを利用する」の「受信メールを確認する」をご参照ください。

1. ［メール］をクリックします。

2. 作成するフォルダ名を入力し、［作成］をクリックします。
フォルダ名には最大 15 文字まで設定できます。

■フォルダの名称を編集する作成したフォルダの名称を変更します。

1. ［メール］をクリックします。

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3 部-97

GRIDY グループウェア

メンバー用

2. 「編集/削除」をクリックします。

3. 編集するフォルダの［名前変更］をクリックします。

4. 変更後のフォルダ名を入力し、［変更する］をクリックします。

■フォルダを削除する作成したフォルダを削除します。
フォルダを削除すると、そのフォルダに保存されていた受信メールは全て「ごみ箱(受信)」に移動します。

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3 部-98

GRIDY グループウェア

メンバー用

1. ［メール］をクリックします。

2. 「編集/削除」をクリックします。

3. 削除するフォルダの［フォルダ削除］をクリックします。
4. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。

■メール利用状況について
各フォルダに保存されているメール件数および使用容量を確認します。
また、各フォルダに保存されているメールを一括で既読にしたり削除することができます。

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3 部-99

GRIDY グループウェア

メンバー用

各ボタン、機能について［全て既読］：そのフォルダに保存されているメールを全て開封済み（既読）にします。
［全件削除］：そのフォルダに保存されているメールを全て「ごみ箱(受信)」フォルダに移動します。
［空にする］：そのフォルダに保存されているメールを全て完全に削除します。
メール数：そのフォルダに保存されているメールの全件数を表示します。
使用容量：そのフォルダに保存されているメールの容量合計値を表示します。

3-11-5 オプション設定をする
各フォルダでのメールの一覧表示件数や、迷惑メールなどの設定を行うことができます。

■表示設定
メール表示件数、返信時・転送の引用などの設定をします。

1. ［メール］をクリックします。

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3 部-100

GRIDY グループウェア

メンバー用

2. 「オプション」をクリックします。

3. 「表示設定」をクリックします。

4. 項目を設定し、［登録］をクリックします。
POINT
設定項目についてメール表示件数：各フォルダのメール一覧画面にて一覧表示する件数を 50/100/200 から選択することができます。
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3 部-101

GRIDY グループウェア

メンバー用

送信メールの保存：送信が完了したメールを「送信済みフォルダ」フォルダに保存するかどうか設定することができます。
「保存しない」とした場合は送信済みのメールを確認することができませんのでご注意ください。
返信時の設定：「メール本文を引用する」にチェックを入れると、返信元のメールの本文を引用します。
「返信時の引用符」には最大 10 文字まで設定できます。
HTML メールの表示：チェックを入れると、HTML メールを HTML 形式で表示します。
転送時の設定：「転送時の引用符」を入力すると、転送元のメールの本文に引用符を付けて引用します。
「転送時の引用符」には最大 10 文字まで設定できます。

■迷惑メール設定
メールアドレスおよびドメインを設定すると、該当する送信元からのメールを自動で「迷惑メール」フォル
ダに振り分けることができます。
「迷惑メール」フォルダに保存されたメールは 30 日経過すると自動で削除されます。
設定を登録する
迷惑メール設定を新規に作成します。
POINT
メール詳細画面の「迷惑メール登録」から設定することも可能です。

1. ［メール］をクリックします。

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3 部-102

GRIDY グループウェア

メンバー用

2. 「オプション」をクリックします。

3. 「迷惑メール設定」をクリックします。

4. ［新規登録］をクリックします。

5. 迷惑メール設定を行いたいメールアドレスもしくはドメインを入力し、［登録］をクリックします。
設定を解除する
迷惑メール設定に登録した内容を削除します。
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3 部-103

GRIDY グループウェア

メンバー用

1. ［メール］をクリックします。

2. 「オプション」をクリックします。

3. 「迷惑メール設定」をクリックします。

4. 削除する設定の をクリックします。
5. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。
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3 部-104

GRIDY グループウェア

メンバー用■フィルタ設定
受信メールの内容で保存先のフォルダを指定し、自動で振り分けることができます。
設定を登録する
フィルタ設定を新規に作成します。

1. ［メール］をクリックします。

2. 「オプション」をクリックします。

3. 「フィルタ設定」をクリックします。

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3 部-105

GRIDY グループウェア

メンバー用

4. ［新規登録］をクリックします。

5. 項目を設定し、［登録］をクリックします。
POINT組み合わせにより、詳細な設定が可能です。
「From」「To/Cc」「件名」「本文」では指定した文字列に対して「を含む」「を含まない」「で始まる」「で終わる」から選択でき、「大文字と小文字を区別」にチェックを入れると大文字と小文字を区別します。
ただし、各条件はそれぞれ 1 つのみ設定可能です。1 つの条件に複数の条件を設定することはできません。

設定項目について以下の条件に該当する場合
From が：差出人のメールアドレスの一部一致の文字を指定します。
To/Cc が：宛先および CC のメールアドレスの一部一致の文字を指定します。
件名が：件名内容の一部一致の文字を指定します。
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3 部-106

GRIDY グループウェア

メンバー用

本文が：本文内容の一部一致の文字を指定します。
メールをフォルダに移動
移動先フォルダ：設定した条件に当てはまる迷惑メールの移動先フォルダを「受信箱」「迷惑メール」「ごみ箱(受信)」フォルダと作成したフォルダから選択します。
設定を並び替える
作成したフィルタ設定の優先順位を並び替えます。上から順に優先度が高い順です。

1. ［メール］をクリックします。

2. 「オプション」をクリックします。

3. 「フィルタ設定」をクリックします。

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3 部-107

GRIDY グループウェア

4. ［並び替え］をクリックします。

5. 並び順を変更し、［保存］をクリックします。
設定を削除する
作成したフィルタ設定を削除します。

1. ［メール］をクリックします。

2. 「オプション」をクリックします。
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3 部-108

メンバー用GRIDY グループウェア

メンバー用

3. 「フィルタ設定」をクリックします。

4. 削除するフィルタの をクリックします。
5. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。

■署名設定
複数の署名を作成することができ、メール作成画面にて使用する署名を選択することができます。
POINT
複数作成した署名から、作成時の初期値を設定することができます。
設定したい署名の「通常利用する署名」のラジオボタンを選択し、［登録］をクリックします。
［解除］をクリックすると選択したラジオボタンが解除され、メール作成画面の初期値は「署名なし」となります。

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3 部-109

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メンバー用

署名を作成する
新しく署名を作成します。

1. ［メール］をクリックします。

2. 「オプション」をクリックします。

3. 「署名設定」をクリックします。

4. ［新規登録］をクリックします。
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3 部-110

GRIDY グループウェア

メンバー用

5. 項目を設定し、［登録］をクリックします。
タイトルは 8 文字、本文は 2000 文字まで設定可能です。
署名を削除する作成した署名を削除します。

1. ［メール］をクリックします。

2. 「オプション」をクリックします。

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3 部-111

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メンバー用

3. 「署名設定」をクリックします。

4. 削除する署名の をクリックします。
5. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。

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3 部-112

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メンバー用■3-12 アドレス帳を利用する
アドレス帳を利用します。個人利用だけでなく、組織や部署、グループに共有することもできます。
また、CSV ファイルでインポートすることもできます。

3-12-1 アドレスを登録する
アドレスを登録します。
登録方法は、画面から登録とインポートから登録の 2 種類あります。

■画面から登録する画面から 1 件ずつ登録します。
POINT
メール機能の受信メール詳細画面から［アドレス帳登録］をクリックして追加することもできます。
メール詳細画面での操作方法は、第 3 部メンバー用「メールを利用する」の「受信メールを確認する」をご参照ください。

1. ［アドレス帳］をクリックします。

2. ［アドレス登録］をクリックします。

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3 部-113

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メンバー用

3. 項目を設定し、［保存］をクリックします。
POINT「アドレス帳」欄で設定した先に紐付けてアドレスが保存されます。
自分のアドレス帳：他のメンバーには共有されません。
部署/グループから選択：自分が所属する部署・グループ・組織から選択でき、選択した先に所属する他のメンバーと共有することができます。

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3 部-114

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メンバー用

4. 内容を確認し、［完了］をクリックします。
訂正する場合は［編集］をクリックすると、手順 3 の画面に戻ります。

■インポートから登録する
CSV ファイルを利用してアドレス帳に一括登録します。

1. ［アドレス帳］をクリックします。

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3 部-115

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メンバー用

2. 「アドレス帳の CSV インポート」をクリックします。

3. 項目を設定し、［登録］をクリックします。
インポートする CSV ファイルは、先頭行に項目名が書き出されている必要があります。
名前の姓名にあたる項目は必須項目です。
POINT「インポート形式」は「サイボウズ Office 8」「desknet’s Ver.7」「outlook Ver.6」「Thunderbird Ver.3」
から設定でき、設定した内容により CSV ファイルの内容が異なります。
アドレス帳の移行元が選択肢にはない場合は任意のものを設定し、設定した内容に沿った CSV ファイルを作成いただくとインポートすることができます。
POINT「登録先」欄で設定した先に紐付けてアドレスが登録されます。
自分のアドレス帳：他のメンバーには共有されません。
部署/グループから選択：自分が所属する部署・グループ・組織から選択でき、選択した先に所属する他
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3 部-116

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メンバー用のメンバーと共有することができます。

4. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。
POINT
選択した形式と異なる CSV ファイルをインポートするとエラーとなり、エラー内容が表示されます。

3-12-2 アドレス帳を確認する
登録されているアドレス情報の詳細を確認します。
POINT
アドレス帳一覧画面やアドレス詳細画面にて、登録されているメールアドレスをクリックするとそのメー
ルアドレスを宛先としたメールの作成画面に遷移することができます。
アドレス帳一覧画面では、チェックボックスにチェックを入れて［メール作成］をクリックすると、チェ
ックを入れた全てのメールアドレスが宛先になります。

1. ［アドレス帳］をクリックします。

2. 確認するアドレスの名前をクリックします。

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3 部-117

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メンバー用

POINT
アドレス帳一覧画面では表示するアドレスを絞り込むことができます。
検索では入力した文字を「名前」「メールアドレス」「勤務先名」から一部一致にて検索して絞り込みます。
「名前」「メールアドレス」「カテゴリ」ではプルダウンメニューから表示を絞り込みます。

3-12-3 アドレスを編集・削除する
登録したアドレス情報の編集や削除をします。

■アドレスを編集する
アドレス帳一覧画面に表示されているアドレスを編集します。

1. ［アドレス帳］をクリックします。

2. 編集するアドレスの「編集」をクリックします。

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3 部-118

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メンバー用

POINT
アドレスの編集はアドレス詳細画面の［編集］から行うこともできます。

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3 部-119

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メンバー用

3. 内容を編集し、［保存］をクリックします。

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3 部-120

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メンバー用

4. 内容を確認し、［完了］をクリックします。
訂正する場合は［編集］をクリックすると、手順 3 の画面に戻ります。

■アドレスを削除する
アドレス帳一覧画面に表示されているアドレスを削除します。
削除したアドレス情報は復元することができませんのでご注意ください。

1. ［アドレス帳］をクリックします。

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3 部-121

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メンバー用

2. 削除するアドレスにチェックを入れて、［削除］をクリックします。
3. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。
POINT登録した「自分のアドレス」は「アドレス帳一括削除」より一括で削除することができます。

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3 部-122

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メンバー用■3-13 電話メモを利用する
電話に関する連絡や社内メンバーの所在確認をすることができます。

3-13-1 所在確認をする
社内メンバーの所在確認をします。
メンバーの最終ログイン日時や登録されているスケジュールを確認することができます。

1. ［電話メモ］をクリックします。

2. ［登録・所在確認］をクリックします。
POINT表示されるメンバーは絞り込むことができます。
検索では入力した文字を「名前」から一部一致にて検索して絞り込みます。ふりがなで検索することもできます。
「部署/組織を選択」をクリックすると、部署や組織で絞り込むことができます。

3-13-2 電話メモを登録する
送り先を指定して電話メモを登録します。
送付先のメンバーが通知用メールアドレスを設定している場合は、通知メールが送信されます。
POINT
登録した電話メモは電話メモ送付先のメンバーが未確認であれば、取り消すことができます。
詳しくは本章「電話メモを利用する」の「電話メモを確認・削除する」をご参照ください。
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3 部-123

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メンバー用

1. ［電話メモ］をクリックします。

2. ［登録・所在確認］もしくは「電話メモ登録」をクリックします。

3. 送りたい相手の［登録］をクリックします。

4. 項目を設定し、［登録］をクリックします。
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3 部-124

GRIDY グループウェア

メンバー用

3-13-3 電話メモを確認・削除する
届いた電話メモや作成した電話メモを確認、削除します。

■届いた電話メモを確認する
未確認の電話メモがある場合は、アイコン一覧の［電話メモ］アイコン上に未読の電話メモ件数が表示され、マイページの「お知らせ」に「電話メモ○件！」と表示されます。

1. ［電話メモ］もしくは「電話メモ○件！」をクリックします。

2. 内容を確認する電話メモの「内容」の[ 詳細 ]をクリックします。

3. 内容を確認し、［確認］をクリックすると確認済みとなり未読件数が減ります。

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3 部-125

GRIDY グループウェア

メンバー用

POINT
電話メモ一覧画面で［確認］をクリックして確認済みにすることもできます。

■作成した電話メモを確認する
他のメンバー宛に作成した電話メモの状況を確認します。

1. ［電話メモ］をクリックします。

2. 「電話メモ作成履歴」をクリックします。

3. 内容を確認する電話メモの「内容」の[ 詳細 ]をクリックします。

■作成した電話メモを取り消す
登録した電話メモは「ステータス」が「確認済」になる前であれば登録を取り消すことができます。

1. ［電話メモ］をクリックします。
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3 部-126

GRIDY グループウェア

メンバー用

2. 「電話メモ作成履歴」をクリックします。

3. 取り消す電話メモの「内容」の[ 詳細 ]をクリックします。

4. 「ステータス」の［取り消し］をクリックします。
POINT
電話メモ作成履歴画面で［取り消し］をクリックして取り消しすることもできます。

■電話メモを削除する
届いた電話メモや作成した電話メモを一覧から削除します。取り消しとは異なりますのでご注意ください。
電話メモの削除方法は同じであるため、ここでは届いた電話メモの場合をご案内します。
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3 部-127

GRIDY グループウェア

メンバー用

POINT
届いた電話メモは「ステータス」が「確認済」となっているもののみ削除可能です。

1. ［電話メモ］をクリックします。

2. 削除する電話メモの「内容」の[ 詳細 ]をクリックします。

3. ［削除］をクリックします。
POINT
電話メモ一覧画面、電話メモ作成履歴画面で削除したい電話メモにチェックを入れて［削除］をクリックすると一括で削除することができます。

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3 部-128

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メンバー用■3-14 メッセージを利用する
簡単なメッセージのやりとりをします。チャットのように絵文字を使うこともできます。
メッセージは参加メンバー以外のメンバーに内容が共有されることはありません。
未読のメッセージがある場合は、アイコン一覧の［メッセージ］アイコン上に未読のメッセージ数が表示され、マイページの「お知らせ」に「未読メッセージ○件！」と表示されます。
また、マイページの「新着メッセージ」には最新のメッセージが最大 20 件表示されます。

3-14-1 新規メッセージを作成する
新規にメッセージを作成します。

1. ［メッセージ］をクリックします。

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3 部-129

GRIDY グループウェア

2. ［新規作成］をクリックします。

3. 項目を設定し、［送信］をクリックします。
絵文字は からご利用できます。
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3 部-130

メンバー用GRIDY グループウェア

メンバー用

POINT
各項目について
ユーザ選択：左側の候補欄からメンバーを選択すると右側の決定欄に表示され、決定欄のメンバーがメッセージの参加メンバーとなります。
タイトル：入力した内容はメッセージ一覧などに表示されます。
ファイルの指定：ファイルを最大 5 件まで添付することができます。添付可能なファイルの容量は管理者により制限されています。添付ファイルは参加メンバーのみ閲覧可能です。

3-14-2 メッセージを確認する
受信したメッセージを確認します。
参加メンバーの未読、既読の確認や、任意のメッセージにフラグを設定することもできます。

■メッセージを確認する

1. ［メッセージ］をクリックします。

2. 確認するメッセージのタイトル名をクリックします。
未読のメッセージはタイトル名が太字で表示され、「未確認」欄に「 」が表示されます。

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3 部-131GRIDY グループウェア

メンバー用

POINT
メッセージ一覧画面では表示するメッセージを絞り込むことができます。
「絞り込み」をクリックすると以下の条件から絞り込めます。
・既読/未読：（選択なし）/既読/未読・フラグ：すべて/フラグ有り/フラグ無し
・検索範囲：タイトル/コメント/タイトル+コメント
・検索方法：完全一致/部分一致
・コメント日・検索文字列（必須）POINT
マイページ「お知らせ」の「未読メッセージ○件！」をクリックすると、未読メッセージのみ絞り込まれた状態で表示されます。

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3 部-132

GRIDY グループウェア

メンバー用

POINT
メッセージ詳細画面について
未読コメント：新着のコメントがある場合は「（未読コメント：○件）」と表示され、該当のコメントに影が付きます。
検索：入力した文字をコメントから一部一致にて検索して絞り込みます。
参加メンバー：参加メンバーの確認およびメンバーのコメント確認状況が確認できます。
最新コメントを表示したメンバーは[既読]、表示していないメンバーは[未読]となっています。
コメント：自分が投稿したコメントは背景がグレーとなり、削除アイコン が表示されます。

■メッセージのフラグを管理する
メッセージの一覧画面にをつけることができます。

の有り/無しでメッセージを絞り込むこともできます。

1. ［メッセージ］をクリックします。

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3 部-133

GRIDY グループウェア

メンバー用

2. フラグを設定するメッセージのタイトル名をクリックします。

3.［フラグ有り］をクリックします。
POINT
設定したフラグを解除する場合は［フラグ無し］をクリックします。

3-14-3 メッセージにコメントを投稿・削除するメッセージにコメントを投稿したり、投稿したコメントを削除することができます。

■コメントを投稿する
作成済みのメッセージにコメントを投稿します。

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3 部-134

GRIDY グループウェア

メンバー用

1. ［メッセージ］をクリックします。

2. コメントを投稿するメッセージのタイトル名をクリックします。

3. 項目を設定し、［送信］をクリックします。
ファイルは最大 5 件まで添付可能です。1 件あたりの容量は管理者の設定により異なります。また、添付したファイルはファイル機能の「アップフォルダ」にて指定したフォルダに格納されます。

■コメントを削除する
自分が投稿したコメントを削除します。

1. ［メッセージ］をクリックします。

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3 部-135

GRIDY グループウェア

メンバー用

2. コメントを削除するメッセージのタイトル名をクリックします。

3. 削除するコメントのコメントの削除アイコン をクリックします。

3-14-4 メッセージを編集する
メッセージのタイトルや参加者を編集することができます。
POINT
参加メンバーから外すことができない条件
・自分自身
・メッセージの作成者
・コメントにファイルを添付したメンバー

1. ［メッセージ］をクリックします。

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3 部-136GRIDY グループウェア

メンバー用

2. 編集するメッセージのタイトル名をクリックします。

3. 「編集」をクリックします。

4. 項目を修正し、［送信］をクリックします。
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3 部-137

GRIDY グループウェア

メンバー用

3-14-5 メッセージを削除する
メッセージを一覧から削除します。一度削除したメッセージは、他の参加メンバーがコメントを投稿すると再度表示されるようになります。
メッセージそのものを削除することはできません。

1. ［メッセージ］をクリックします。

2. 削除するメッセージにチェックを入れ、［削除］をクリックします。

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3 部-138GRIDY グループウェア

メンバー用■3-15 タイムカードを利用する
マイページのタイムカード機能で出勤・退勤時刻を打刻し、勤務時間を確認することができます。

3-15-1 タイムカードを打刻するグループウェアのマイページから出勤時刻と退勤時刻を打刻します。

■出勤時刻を打刻する

1. ［マイページ］をクリックします。

2. ［出勤］をクリックします。

■退勤時刻を打刻する
退勤時刻の打刻は、出勤時刻を打刻した後に登録することができます。

1. ［マイページ］をクリックします。

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3 部-139GRIDY グループウェア

メンバー用

2. ［退勤］をクリックします。

3-15-2 タイムカードデータを確認する
打刻したタイムカードの情報を確認します。表示されたデータは印刷、CSV 形式でダウンロードすることも
できます。
POINT
打刻した時刻を自分で修正することはできません。
修正する場合は貴社管理者様へお問い合わせください。

■打刻した時刻を確認する

1. ［タイムカード］をクリックします。

タイムカードデータが表示されます。

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3 部-140

GRIDY グループウェア

メンバー用

POINT
管理者の設定により、打刻した時刻と異なる時刻が表示されている場合もございます。
タイムカードの表示時刻の設定につきましては貴社管理者様へお問い合わせください。
POINT
タイムカード画面での表示仕様について

直行・直帰：管理者からのみ打刻可能です。
管理者が設定した始業・終業時刻に満たない時刻の場合は赤字で表示されます。
出社・退社：マイページで［出勤］や［退勤］をクリックした際の時刻が表示されます。管理者の設定により異なる時刻が表示される場合もございます。
管理者が設定した始業・終業時刻に満たない時刻の場合は赤字で表示されます。
調整控除時間：早出・残業をした場合に、管理者が設定した内容により控除時間が表示されます。
稼働時間：「退社（直帰）時刻－出社（直行）時刻－休憩時間」の時間が表示されます。
備考：修正画面にて設定した備考内容が表示されます。

■備考を登録する
直行・直帰や打刻忘れ、欠勤事由を備考に登録することができます。

1. ［タイムカード］をクリックします。

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3 部-141

GRIDY グループウェア

メンバー用

2. 登録する日にちの「修正」をクリックします。
POINT
打刻がない日にちの備考を登録することはできません。

3. 内容を入力し、［登録］をクリックします。

■出力する
表示されているタイムカードデータを印刷、CSV ファイルで出力することができます。

1. ［タイムカード］をクリックします。

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3 部-142GRIDY グループウェア

メンバー用

2. 出力する月を表示させ、［印刷用表示］もしくは［CSV ダウンロード］をクリックします。
POINT［印刷用表示］をクリックすると、印刷用の WEB ページが別ウィンドウで表示されます。
［CSV ダウンロード］をクリックすると、CSV 形式のファイルをダウンロードすることができます。

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3 部-143

GRIDY グループウェア

メンバー用■3-16 ToDo を利用する
やらなければいけない作業を登録してリスト化し、一覧で確認することができます。また、自分の ToDo の登録だけでなく他メンバーへ ToDo を依頼することもできます。
POINT
左側のメニューには以下の機能があります。

新規登録：新規 ToDo 登録画面へ移動し、ToDo を登録できます。
ToDo 一覧：進行中の ToDo の確認ができます。自分の ToDo や他メンバーから依頼された ToDo が表示されます。期限日を過ぎた場合、「期限日」が赤字で表示されます。
完了 ToDo 一覧：完了状態になった ToDo の一覧確認ができます。
カテゴリ登録・削除：カテゴリの登録や削除ができます。
マイページの「新着 ToDo」には最新の ToDo が最大 20 件表示されます。

3-16-1 ToDo を登録する
登録先を指定して ToDo を登録します。

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3 部-144GRIDY グループウェア

メンバー用

1. ［ToDo］をクリックします。

2. ［新規登録］をクリックします。

3. 項目を設定し、［登録］をクリックします。
POINT
各項目について
カテゴリ名：プルダウンから「自分の ToDo」、登録済みのカテゴリ、「部署/組織から選択」を選択でき、部署・組織を指定すると ToDo を部署・組織間で共有することができます。
登録先：他メンバーを選択することでそのメンバーに ToDo を依頼することができます。
顧客担当者・関連先：SFA 機能に登録されている情報を関連付けて登録することができます。
アラーム：アラーム通知を送信する日時を期限日の「当日」～「10 日前」から選択できます。

3-16-2 ToDo を確認・編集する
ToDo を確認し、完了または編集します。
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3 部-145

GRIDY グループウェア

メンバー用■ToDo を絞り込む
一覧に表示する ToDo の絞り込みができます。
POINT
絞り込み条件の「登録先」にはデフォルトで自分が選択されています。選択を解除して検索すると、作成時に「カテゴリ名」欄で部署や組織を選択した ToDo を表示することができます。

1. ［ToDo］をクリックします。

2. 「絞り込み」をクリックします。

3. 絞り込み条件を設定し、［適用］をクリックします。

■未完了の ToDo を確認する
完了していない ToDo を確認します。

1. ［ToDo］をクリックします。

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3 部-146

GRIDY グループウェア

メンバー用

2. 確認する ToDo 名をクリックします。

■未完了の ToDo を編集する
完了していない ToDo を編集します。
POINT
ToDo の編集は登録先となっているメンバーのみ詳細画面より操作可能です。
完了していない ToDo のみ編集可能です。

1. ［ToDo］をクリックします。

2.編集する ToDo 名をクリックします。

3.［編集］をクリックします。
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3 部-147

GRIDY グループウェア

メンバー用

4. 項目を編集し、［登録］をクリックします。
POINT「登録先」は最大 4 回まで変更することができます。

■未完了の ToDo を完了する
完了していない ToDo を完了します。

1. ［ToDo］をクリックします。

2. 完了する ToDo 名をクリックします。

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3 部-148

GRIDY グループウェア

メンバー用

3.［ToDo を完了］をクリックします。
POINT
ToDo 一覧画面で完了したい ToDo にチェックを入れて［選択項目を完了］をクリックすると一括で完了することができます。

■完了済みの ToDo を確認・完了の取り消しをする
完了した ToDo を確認、完了の取り消しをします。

1. ［ToDo］をクリックします。

2. 「完了 ToDo 一覧」をクリックします。
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3 部-149

GRIDY グループウェア

メンバー用

3. 確認する ToDo 名をクリックします。

4. ToDo の詳細が表示されます。
完了を取り消す場合は［完了の取り消し］をクリックします。
POINT
完了 ToDo 一覧画面で完了を取り消したい ToDo にチェックを入れて［完了の取り消し］をクリックすると一括で完了を取り消すことができます。

3-16-3 カテゴリを利用する
自分の ToDo をカテゴリ分けすることができます。

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3 部-150

GRIDY グループウェア

メンバー用■カテゴリを登録する

1. ［ToDo］をクリックします。

2. 「カテゴリ登録・削除」をクリックします。

3. 作成するカテゴリ名を入力し、［新規登録］をクリックします。

■カテゴリを削除する
カテゴリを削除するとそのカテゴリに紐付けられている ToDo も削除されますのでご注意ください。

1. ［ToDo］をクリックします。

2. 「カテゴリ登録・削除」をクリックします。

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3 部-151GRIDY グループウェア

メンバー用

3. 削除するカテゴリにチェックを入れて、［削除］をクリックします。
4. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。

3-16-4 ToDo を削除する
完了済みの ToDo を削除します。
POINT
ToDo の削除は登録先となっているメンバーのみ詳細画面より操作可能です。
完了した ToDo のみ削除可能です。

1. ［ToDo］をクリックします。

2. 「完了 ToDo 一覧」をクリックします。

3. 削除する ToDo 名をクリックします。

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3 部-152

GRIDY グループウェア

メンバー用

4. ［削除］をクリックします。
POINT
完了 ToDo 一覧画面で削除したい ToDo にチェックを入れて［選択項目を削除］をクリックすると一括で削除することができます。

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3 部-153GRIDY グループウェア

メンバー用■3-17 ファイルを利用する
ファイルを格納し、メンバーと共有します。ファイルの内容に合わせて共有先や編集権限などは制限することができます。
Knowledge Suite の別の機能で添付したファイルもこのファイル機能に格納されます。
POINT
アップロード可能なファイル 1 件あたりの容量は管理者の設定により異なります。
詳しくは第 1 部アドミニストレーター用「Knowledge Suite 設定」の「アップロードファイルサイズ制限を設定する」をご参照ください。

3-17-1 ファイルをアップロードする
ファイルをアップロードします。

1. ［ファイル］をクリックします。

2. 「一覧フォルダ移動」もしくは虫眼鏡アイコンをクリックします。

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3 部-154GRIDY グループウェア

メンバー用

3. 格納先のフォルダ名をクリックします。
フォルダが隠れている場合は をクリックすると表示されます。
POINT
表示されるフォルダは自分が所属している組織・部署・グループおよび「自分のフォルダ」のみです。
「自分のフォルダ」にアップロードすると公開範囲は自分のみとなり、他メンバーを選択することはできません。

4. ［アップロード］をクリックします。

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3 部-155GRIDY グループウェア

メンバー用

5. 項目を設定し、［アップロード］をクリックします。
POINT
各項目についてファイル［ファイルの指定］：アップロードしたいファイルを選択します。
「他のユーザーの編集を許可しない」：チェックを入れると、アップロードしたメンバー以外からこのファイルを編集・削除することができなくなります。
通知メンバー「アップロードしたフォルダ以外へ 移動できない様に制限をかける」：
チェックを入れると、ファイル一覧画面でチェックを入れてのフォルダ移動ができなくなります。
「フォルダ選択」
・虫眼鏡アイコン：ファイルの格納先を選択します。アップロード画面表示時のデフ
ォルト値は手順 3 で選択した格納先フォルダです。
「候補」
・
「決定」
：
「候補」欄に表示されているメンバーを選択すると「決定」欄に追加されます。
「決定」欄に表示されているメンバーにのみこのファイルが公開されます。
「全員参加」：チェックを入れると格納先に所属しているメンバー全員にこのファイルが公開されます。
顧客担当者・関連先：SFA 機能に登録されている情報を関連付けることができます。

3-17-2 ファイルの詳細を確認する
格納されているファイルの詳細情報を確認します。
該当のファイルのダウンロード履歴や更新履歴を確認することもできます。
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3 部-156

GRIDY グループウェア

メンバー用

1. ［ファイル］をクリックします。

2. 「一覧フォルダ移動」もしくは虫眼鏡アイコンをクリックします。
POINT表示されるファイルは絞り込むことができます。
検索では入力した文字を「ファイル名」から一部一致にて検索して絞り込みます。

3. 格納先のフォルダ名をクリックします。
フォルダが隠れている場合は をクリックすると表示されます。

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3 部-157GRIDY グループウェア

4. 確認するファイルの［詳細］をクリックします。
POINT
各アイコンについて：クリックするとファイルの URL が表示され、URL をコピーすることができます。
：フォルダ移動制限が設定されているものに表示されます。
[*]：閲覧対象者が個別選択されているものに表示されます。

ファイルの詳細画面が表示されます。
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3 部-158

メンバー用GRIDY グループウェア

メンバー用

POINT
各項目について
詳細情報
作成日時：初回アップロード時の日時が表示されます。
更新日時：最終アップロード時の日時が表示されます。
作成者：初回アップロードを行ったメンバー名が表示されます。
最終更新者：最終アップロードを行ったメンバー名が表示されます。アップロード時にファイルの編
集権限に制限をかけた場合は「※更新者によって、編集可能なユーザは制限されています。
」と表示されます。
顧客担当者・関連先：アップロード時に選択した SFA 機能の情報が表示されます。SFA 機能から添付したファイルの場合は紐付け先の情報が自動で反映されます。
コメント：アップロード時に入力したコメントが表示されます。他機能から添付したファイルの場合
はどの機能からアップロードを行ったのか自動で登録されます。
ダウンロード履歴：閲覧対象者となっているメンバーの初回ダウンロード日時を確認することができます。ファイルの更新をした場合は履歴がリセットされます。
アップロード履歴：ファイルの更新を行ったメンバー名および日時を確認することができます。

3-17-3 ファイルをダウンロードする
格納されているファイルをダウンロードします。

1. ［ファイル］をクリックします。

2. 「一覧フォルダ移動」もしくは虫眼鏡アイコンをクリックします。

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3 部-159GRIDY グループウェア

メンバー用

3. 格納先のフォルダ名をクリックします。
フォルダが隠れている場合は をクリックすると表示されます。

4. ダウンロードするファイル名もしくは［ダウンロード］をクリックしてダウンロードします。

3-17-4 ファイルを編集・削除する
ファイルを編集、削除します。
アップロードしたファイルを同一名称の別ファイルに差し替えることもできます。

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3 部-160

GRIDY グループウェア

メンバー用

POINT
紐付け先の部署に対して、機能別プロファイル設定で「ファイル」の編集、削除権限が付与されていない
場合は［編集］［削除］が表示されません。
また、最終更新者欄に「※更新者によって、編集可能なユーザは制限されています。
」と表示される場合、該当のファイルは最終更新者となっているメンバーのみ編集、削除が可能です。

■ファイルを編集する

1. ［ファイル］をクリックします。

2. 「一覧フォルダ移動」もしくは虫眼鏡アイコンをクリックします。

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3 部-161GRIDY グループウェア

メンバー用

3. 格納先のフォルダ名をクリックします。
フォルダが隠れている場合は をクリックすると表示されます。

4. 編集するファイルの［詳細］をクリックします。

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5. ［編集］をクリックします。

6. 項目を編集し、［アップロード］をクリックします。
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3 部-163

メンバー用GRIDY グループウェア

メンバー用

各項目について詳しくは本章「ファイルを利用する」の「ファイルをアップロードする」をご参照ください。
POINT
アップロードしたファイルを差し替える場合は、［ファイルの指定］をクリックして差し替えるファイルを選択します。ただし、差し替え可能なファイルは同一タイトルのもののみです。
POINT
ファイルの格納先フォルダを変更する場合は一覧画面の移動したいファイルにチェックを入れて［フォルダ移動］をクリックして移動することもできます。ただし、移動制限がかけられているファイルは編集画面からのみ移動できます。

■ファイルを削除する
各フォルダの一覧画面から削除すると、各フォルダのごみ箱に移動します。また、各フォルダのごみ箱から削除すると、ファイルが完全に削除されます。
ごみ箱に格納されているファイルは元のフォルダに戻すこともできます。
フォルダの一覧から削除する

1. ［ファイル］をクリックします。

2. 「一覧フォルダ移動」もしくは虫眼鏡アイコンをクリックします。

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メンバー用

3. 格納先のフォルダ名をクリックします。
フォルダが隠れている場合は をクリックすると表示されます。

4. 削除するファイルの［詳細］をクリックします。

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3 部-165GRIDY グループウェア

メンバー用

5. ［削除］をクリックします。
POINT
フォルダの一覧画面にて削除するファイルにチェックを入れて［削除］をクリックすると、複数のファイルを一度にごみ箱へ移動することができます。

フォルダのごみ箱から削除する
ごみ箱から削除するとファイルが完全に削除されます。削除したファイルを元に戻すことはできませんのでご注意ください。

1. ［ファイル］をクリックします。
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3 部-166

GRIDY グループウェア

メンバー用

2. 「一覧フォルダ移動」もしくは虫眼鏡アイコンをクリックします。

3. 削除するごみ箱のフォルダ名をクリックします。
フォルダが隠れている場合は をクリックすると表示されます。

4. 「ごみ箱一覧へ」をクリックします。

5. ［詳細］をクリックします。
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3 部-167GRIDY グループウェア

メンバー用

6. ［削除］をクリックします。
POINT［元に戻す］をクリックすると元のフォルダに戻すことができます。

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3 部-168GRIDY グループウェア

メンバー用

POINT
フォルダの一覧画面にて削除するファイルにチェックを入れて［削除］をクリックすると、複数のファイルを一度に削除することができます。
フォルダの一覧画面にて元に戻すファイルにチェックを入れて［元に戻す］をクリックすると、複数のフ
ァイルを一度に元のフォルダに戻すことができます。

POINT
全てのフォルダのごみ箱に格納されているファイルを一括で削除する場合は、一覧フォルダ移動画面の[ ごみ箱を空にする ]をクリックします。

3-17-5 フォルダを利用する
所属する組織や部署、グループのフォルダ配下に任意のフォルダを作成することができます。
POINT
作成したフォルダの更に配下にフォルダを作成することもできます。フォルダは最大 5 階層まで作成できます。

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メンバー用■フォルダを作成する

1. ［ファイル］をクリックします。

2. 「一覧フォルダ移動」もしくは虫眼鏡アイコンをクリックします。

3. フォルダ名にカーソルを合わせ、表示された「編集」にマウスカーソルを合わせます。
フォルダが隠れている場合は をクリックすると表示されます。

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3 部-170

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メンバー用

4. 「フォルダ作成」をクリックします。

5. 作成するフォルダ名を入力し、［作成］をクリックします。

■作成したフォルダ名を編集する

1. ［ファイル］をクリックします。

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3 部-171GRIDY グループウェア

メンバー用

2. 「一覧フォルダ移動」もしくは虫眼鏡アイコンをクリックします。

3. 編集するフォルダにマウスカーソルを合わせ、表示された「編集」にマウスカーソルを合わせます。
フォルダが隠れている場合は をクリックすると表示されます。

4. 「フォルダ名変更」をクリックします。
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3 部-172GRIDY グループウェア

メンバー用

5. 名称を変更し、［変更］をクリックします。

■作成したフォルダを削除する
フォルダを削除した場合、そのフォルダおよび配下フォルダはごみ箱に移動します。
完全に削除する場合はごみ箱から削除する必要がございます。
フォルダをごみ箱へ移動する

1. ［ファイル］をクリックします。

2. 「一覧フォルダ移動」もしくは虫眼鏡アイコンをクリックします。

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3 部-173GRIDY グループウェア

メンバー用

3. 削除するフォルダにマウスカーソルを合わせ、表示された「編集」にマウスカーソルを合わせます。
フォルダが隠れている場合は をクリックすると表示されます。

4. 「削除」をクリックします。
5. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。
フォルダをごみ箱から削除する
削除するとフォルダに格納されているファイルも完全に削除されます。削除したフォルダおよびファイルを元に戻すことはできませんのでご注意ください。
フォルダをごみ箱から元に戻すこともできます。

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3 部-174GRIDY グループウェア

メンバー用

1. ［ファイル］をクリックします。

2. 「一覧フォルダ移動」もしくは虫眼鏡アイコンをクリックします。

3. 「ごみ箱に入っているフォルダを表示する」をクリックします。

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3 部-175

GRIDY グループウェア

メンバー用

4. 削除するフォルダにマウスカーソルを合わせ、表示された「編集」にマウスカーソルを合わせます。
ごみ箱に入っているフォルダ名はグレーで表示されます。フォルダが隠れている場合は をクリックすると表示されます。

5. 「ごみ箱から削除」をクリックします。
6. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。

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3 部-176

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メンバー用

POINT
ごみ箱へ移動したフォルダを元に戻す場合は「元に戻す」をクリックします。

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3 部-177

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メンバー用■3-18 メモパッドを利用する
メモ帳として、メモを書きとめておくことができる機能です。個人利用だけでなく、組織や部署、グループに共有することもできます。
Knowledge Suite の別の機能から作成したメモもこの機能に登録されます。
マイページの「新着メモ」には最新のメモが最大 20 件表示されます。

3-18-1 メモを登録する
共有先を指定してメモを登録します。

1. ［メモパッド］をクリックします。

2. ［新規メモ作成］をクリックします。

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3 部-178GRIDY グループウェア

メンバー用

3. 項目を設定し、［登録］をクリックします。
POINT「公開範囲」にて「部署/グループから選択」を選択すると、自分が所属する部署・グループ・組織から公開範囲を指定できます。
「自分のメモ」を選択した場合は他メンバーに公開されません。
「フラグ」にチェックを入れると、メモパッド一覧画面で が表示され、上部に表示されます。

3-18-2 メモを確認・編集する登録されているメモを確認、編集します。

■メモを確認する

1. ［メモパッド］をクリックします。

2. 確認するメモのメモ名をクリックします。

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3 部-179GRIDY グループウェア

メンバー用

POINT
メモパッド一覧画面で「絞り込み」をクリックすると、絞り込み条件を設定してメモを絞り込むことができます。
絞り込む場合は条件を設定し、［適用］をクリックします。

POINT
Knowledge Suiteの別の機能からメモを作成した場合、「関連先」に自動で関連先のリンクが追加されます。

■メモを編集する

1. ［メモパッド］をクリックします。

2. 編集するメモのメモ名をクリックします。

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3 部-180

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メンバー用

3. ［編集］をクリックします。

4. 項目を編集し、［登録］をクリックします。
項目について詳しくは本章「メモパッドを利用する」の「メモを登録する」をご参照ください。

3-18-3 メモを削除する
登録されているメモを削除します。
他メンバーが作成したメモも削除できます。ただし、削除したメモは元に戻すことができませんのでご注意ください。

1. ［メモパッド］をクリックします。

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3 部-181GRIDY グループウェア

メンバー用

2. 削除するメモのメモ名をクリックします。

3. ［削除］をクリックします。
4. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。
POINT
メモパッド一覧画面にて削除するメモにチェックを入れて［削除］をクリックすると、複数のメモを一度に削除することができます。

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3 部-182GRIDY グループウェア

メンバー用■3-19 レポート提出を利用する
日報、出張報告などのレポートを作成します。複数メンバーへ一括で提出でき、報告先メンバーの閲覧確認もできます。

3-19-1 レポートを作成する
レポートを作成します。
途中まで作成し、下書き保存をすることもできます。

■レポートを作成する
新たにレポートを作成し、提出します。
POINT
一度提出したレポートは内容を編集することができません。

1. ［レポート提出］をクリックします。

2. ［新規作成］をクリックします。

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3 部-183GRIDY グループウェア

メンバー用

3. 項目を設定し、［確認］をクリックします。
POINT
各項目について
表題：日報/週間/月間/客先・問合せ/技術・業務関連/出張/その他報告から選択できます。
報告先：紐付け先を選択して公開範囲を指定し、報告先のメンバーを選択します。報告先に選ばれていないメンバーであっても紐付け先に所属していれば内容を閲覧することはできます。
添付ファイル：最大 5 件のファイルを添付することができます。1 件あたりの容量は管理者の設定により異なります。
重要度：低い/通常/高いから選択できます。
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3 部-184GRIDY グループウェア

メンバー用

4. 内容を確認し、［提出］をクリックします。
POINT
新規作成画面および内容確認画面にて表示される［下書き保存］をクリックすると、内容を他メンバーには非公開の状態で保存されます。ただし、「報告先」に設定した内容は保存することができません。
5. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。

■下書き保存したレポートを編集する

1. ［レポート提出］をクリックします。

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3 部-185

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メンバー用

2. 編集するレポートの表題もしくはサブタイトルをクリックします。
下書き保存の場合はチェックボックスの背景が白、「確認」欄が空欄、「確認者数」欄が「(下書き)」と表示されます。

3. ［編集］をクリックします。

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3 部-186

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メンバー用

4. 項目を編集し、［確認］をクリックします。
各項目および以降の手順について、詳しくは前項の「■レポートを作成する」をご参照ください。

3-19-2 レポートを確認する
自分や他メンバーが提出したレポートを確認します。
自分が報告先となっている場合は内容確認後にコメントを投稿し「確認済み」にすることができます。
POINT
レポート一覧画面で表示する項目は各自で設定することができます。
変更する場合は「表示項目設定」をクリックし、「一覧に表示可能な項目」から「一覧に表示する項目」に
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3 部-187

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メンバー用

表示したい項目を選択して移動させ、［保存］をクリックします。
ただし、「未確認」項目は非表示や表示位置の変更はできません。

POINT
レポート一覧画面では表示するレポートを絞り込むことができます。
「絞り込み」をクリックすると以下の条件から絞り込めます。
・報告先：「部署/グループを選択」もしくは虫眼鏡アイコンから部署、グループ、組織を選択※「報告先に自分が指定されていないレポートを含む」をチェックすると自分が報告先になっていないレポートも検索対象になります。
・表題：すべて/日報報告/週間報告/月間報告/客先・問合せ報告/技術・業務関連報告/出張報告/その他報
告
・作成者：
「姓」
「名」に文字を入力、または「ユーザ選択」もしくは虫眼鏡アイコンからユーザを選択※「自分の作成したレポート」をチェックすると作成者が自分となっているレポートを検索します。
・確認：すべて/未確認/確認済み
・重要度：すべて/低い/通常/高い・ステータス：すべて/下書き/未完了/完了
検索では入力した文字を「サブタイトル」「報告内容」から一部一致にて検索して絞り込みます。

■他メンバーが提出したレポートを確認する
他メンバーが提出したレポートを確認し、コメントします。

1. ［レポート提出］をクリックします。

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3 部-188

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メンバー用

POINT
未確認レポートがある場合はマイページの「お知らせ」の「未確認レポート○件！」からレポート一覧を表示することもできます。

2. 確認するレポートの表題もしくはサブタイトルをクリックします。
確認済みの処理を行っていないレポートはチェックボックスの背景が赤となり「未確認」欄に「 」、「確認」欄に赤字で「未確認」と表示されます。

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3 部-189

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メンバー用

3. 内容を確認し、確認済み処理を行う場合は［確認済］をクリックします。
コメントを投稿する場合は「コメント」欄に内容を入力して［確認済］をクリックします。
POINT
一度確認済みの処理を行った場合でも、コメントを入力して［確認済］をクリックすると、コメントの追記をすることができます。その場合、「日時」は最後にコメントを投稿した際の日時に更新されます。

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3 部-190

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メンバー用

POINT
レポート一覧画面で確認したいレポートにチェックを入れて［確認済］をクリックすると、一度に複数のレポートを確認済みにすることができます。

■自分が提出したレポートを完了する
自分が提出したレポートのステータスを完了にします。

1. ［レポート提出］をクリックします。

2. 完了とするレポートの表題もしくはサブタイトルをクリックします。

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3 部-191GRIDY グループウェア

メンバー用

3. ［完了］をクリックします。
4. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。

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3 部-192

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メンバー用

POINT
レポート一覧画面で完了としたいレポートにチェックを入れて［完了］をクリックすると、一度に複数のレポートを完了にすることができます。

3-19-3 レポートを削除する
自分が作成したレポートを削除します。

1. ［レポート提出］をクリックします。

2. 削除するレポートの表題もしくはサブタイトルをクリックします。

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3 部-193GRIDY グループウェア

メンバー用

3. ［削除］をクリックします。
4. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。

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3 部-194GRIDY グループウェア

メンバー用

POINT
レポート一覧画面で削除したいレポートにチェックを入れて［削除］をクリックすると、一度に複数のレポートを削除することができます。

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3 部-195

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メンバー用■3-20 議事録を利用する
会議や打ち合わせなどの議事録を作成し、共有します。
Knowledge Suite を利用していない外部の方へ、メールで内容を共有することもできます。
マイページの「新着議事録」には最新の議事録が最大 20 件表示されます。

3-20-1 議事録を作成する
議事録を作成します。
作成するためには紐付け先の予定（スケジュール）の登録が必要です。スケジュールの登録方法について、
詳しくは第 3 部メンバー用「スケジュールを利用する」の「スケジュールを登録する」をご参照ください。

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3 部-196

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メンバー用

POINT
議事録を作成すると、参加者に選択されているメンバーにメッセージが届きます。

1. ［議事録］をクリックします。

2. ［新規作成］をクリックします。

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3 部-197

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メンバー用

3. 項目を設定し、［作成］をクリックします。
「参加者：社外」欄に社外の方のメールアドレスを入力すると、そのメールアドレス宛に「内容」に入力した内容が送信されます。メールアドレスを複数入力する場合は１行につき 1 アドレスを入力します。

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3 部-198

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メンバー用

4. 内容を確認し、［作成］をクリックします。

3-20-2 議事録を確認する
登録されている議事録を確認します。

1. ［議事録］をクリックします。

2. 確認する議事録の議事録名をクリックします。
POINT
議事録一覧画面では表示する議事録を絞り込むことができます。
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3 部-199

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メンバー用

検索では入力した文字を「議事録名」「内容」から一部一致にて検索して絞り込みます。

3-20-3 議事録を編集・削除する作成した議事録の編集、削除をします。

■議事録を編集する

1. ［議事録］をクリックします。

2. 編集する議事録の議事録名をクリックします。

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3 部-200

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メンバー用

3. ［編集］をクリックします。

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3 部-201

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メンバー用

4. 項目を編集し、［作成］をクリックします。
POINT
紐付け先のスケジュールを変更することはできません。

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3 部-202

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メンバー用

5. 内容を確認し、［作成］をクリックします。

■議事録を削除する

1. ［議事録］をクリックします。

2. 削除する議事録の議事録名をクリックします。

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3 部-203

GRIDY グループウェア

メンバー用

3. ［削除］をクリックします。
4. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。
POINT
議事録一覧画面で削除したい議事録にチェックを入れて［削除］をクリックすると、一度に複数の議事録を削除することができます。

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3 部-204

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メンバー用■3-21 ワークフローを利用する
ワークフローとは、従来書類によって行っていた作業を電子化する機能です。承認や決裁の流れを電子化でき、業務効率を向上できます。
ワークフローを利用するためには管理者による「申請フォーム」の登録が必要です。詳しくは、第 1 部アド
ミニストレーター用「ワークフローを登録する」をご参照ください。
※表示される項目やレイアウトは管理者の設定により異なります。

3-21-1 ワークフローを申請する
管理者が作成した申請フォームを利用して、申請書の提出をします。

■申請書を作成する
新たにワークフローの申請書を作成します。

1. ［ワークフロー］をクリックします。

2. ［新規申請］をクリックします。

3. 申請する申請フォーム名をクリックします。
POINT
申請フォーム一覧画面では表示する申請フォームを絞り込むことができます。
「絞り込み」をクリックすると自分の所属する「部署・グループ名」および管理者が作成した「カテゴリ」
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3 部-205

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メンバー用から絞り込めます。
検索では入力した文字を「申請フォーム名」および「申請フォームの説明文」から一部一致にて検索して絞り込みます。

POINT
過去に申請した申請書をコピーして作成する場合は「申請のコピー」から過去の申請書を選択し［コピーして作成］をクリックします。
コピーして作成した場合、申請フォームの内容が過去に申請した際の情報となりますのでご注意ください。

4. 項目を設定し、［内容を確認し、経路を設定する］をクリックします。
表題は最大 100 文字まで入力できます。
添付ファイルは最大 5 件のファイルを添付することができます。1 件あたりの容量は管理者の設定により異なります。

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3 部-206

GRIDY グループウェア

メンバー用

5. 「ユーザ選択」もしくは から経路のメンバーを設定し、［経路を確定し、内容を確認する］をクリックします。
管理者の設定により経路のメンバーを変更できない場合があります。
POINT「ユーザ選択」もしくは をクリックすると、ユーザ選択画面が表示されます。
選択可能なメンバーは申請フォームの紐付け先に所属しているメンバーのみです。
入力フォームにて「ユーザ名」やプロフィールに登録されている「社員 ID」「役職名」から一部一致にて検索して絞り込むことができます。

POINT
申請の設定画面にて表示される［下書き保存］をクリックすると、設定した内容が下書きに保存されます。

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3 部-207

GRIDY グループウェア

メンバー用

6. 内容を確認し、［内容を確定し、申請する］をクリックします。
7. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。
POINT
ワークフローを申請すると、経路に設定されているメンバーに経路順に申請書が回ります。順番が回ってきたメンバーにはワークフローのアラーム通知のメールが届きます。

■下書き保存・取り下げをした申請書を申請する
新規作成時に下書き保存した申請書や申請後に取り下げた申請書を申請します。

1. ［ワークフロー］をクリックします。

2. 「下書き一覧」をクリックします。
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3 部-208

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メンバー用

3. 申請する申請書の申請フォーム名もしくはタイトルをクリックします。

4. 項目を編集し、［内容を確認し、経路を選択する］をクリックします。

5. 項目を編集し、［経路を確認し、内容確認する］をクリックします。

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3 部-209

GRIDY グループウェア

メンバー用

6. 内容を確認し、［内容を確定し、申請する］をクリックします。
7. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。

■差し戻された申請書を再度申請する
承認者もしくは決裁者から差し戻された申請書を再度申請することができます。
却下された申請書は再度申請することができません。
POINT
差し戻された申請書のコメントは「申請一覧」から確認することができます。詳しくは、本章「ワークフローを利用する」の「ワークフローを確認する」をご参照ください。

1. ［ワークフロー］をクリックします。

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3 部-210

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メンバー用

2. 差し戻し一覧内の再度申請する申請書の申請フォーム名もしくはタイトルをクリックします。

3. 項目を編集し、［内容を確認し、経路を選択する］をクリックします。

4. 項目を編集し、［経路を確認し、内容確認する］をクリックします。

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3 部-211

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メンバー用

5. 内容を確認し、［内容を確定し、申請する］をクリックします。
6. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。

3-21-2 ワークフローを確認する
受信した申請書や、自分が申請した申請書を確認します。

■最新一覧から確認する
受信した申請書や申請した申請書の最新 20 件が表示されます。

1. ［ワークフロー］をクリックします。

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3 部-212

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メンバー用

最新一覧が表示されます。
全てを表示する場合は「一覧」をクリックします。
POINT
受信未処理一覧：自分に届いた申請書のうち、処理を行っていない申請書が表示されます。
差し戻し一覧：自分が申請した申請書のうち、ステータスが「差し戻し」の承認者もしくは決裁者から差し戻された申請書が表示されます。
申請中一覧：自分が申請した申請書のうち、ステータスが「承認待ち」「決裁待ち」「確認待ち」の申請書が表示されます。
申請結果一覧：自分が申請した申請書のうち、ステータスが「決裁済」の全ての経路を通った申請書、ス
テータスが「却下」の承認者もしくは決裁者から却下された申請書が表示されます。

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3 部-213

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メンバー用

POINT
ワークフローの最新申請一覧画面では表示する申請書を絞り込むことができます。
「絞り込み」をクリックすると自分の所属する「部署・グループ名」「申請フォーム名」「連番」（一部一致）「申請日」「決裁日」から絞り込めます。
検索では入力した文字を「申請フォーム名」「タイトル」「申請者」、フォーム内の各項目から一部一致にて検索して絞り込みます。
絞り込みを解除する場合は［クリア］をクリックして設定内容を削除し、［検索］をクリックします。

■受信未処理一覧から確認する処理を行っていない申請書が表示されます。

1. ［ワークフロー］をクリックします。

2. 「受信未処理一覧」をクリックします。

受信した未処理の申請一覧が表示されます。
申請書の詳細内容を確認する場合は申請フォーム名もしくはタイトルをクリックします。
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3 部-214

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メンバー用

POINT
受信未処理一覧画面では表示する申請書を絞り込むことができます。
「絞り込み」をクリックすると自分の所属する「部署・グループ名」「申請フォーム名」「連番」（一部一致）「申請日」「決裁日」から絞り込めます。
検索では入力した文字を「申請フォーム名」「タイトル」「申請者」、フォーム内の各項目から一部一致にて検索して絞り込みます。
絞り込みを解除する場合は［クリア］をクリックして設定内容を削除し、［検索］をクリックします。

■受信一覧から確認する
受信した全ての申請書が表示されます。

1. ［ワークフロー］をクリックします。

2. 「受信一覧」をクリックします。

受信した申請一覧が表示されます。
申請書の詳細内容を確認する場合は申請フォーム名もしくはタイトルをクリックします。
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3 部-215

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メンバー用

POINT
受信した申請一覧画面では表示する申請書を絞り込むことができます。
「絞り込み」をクリックすると自分の所属する「部署・グループ名」「申請フォーム名」「連番」（一部一致）「申請日」「決裁日」から絞り込めます。
検索では入力した文字を「申請フォーム名」「タイトル」「申請者」、フォーム内の各項目から一部一致にて検索して絞り込みます。
絞り込みを解除する場合は［クリア］をクリックして設定内容を削除し、［検索］をクリックします。

■申請一覧から確認する申請した全ての申請書が表示され、現在のステータスを確認することができます。
差し戻しされた申請書のコメントはここから確認可能です。

1. ［ワークフロー］をクリックします。

2. 「申請一覧」をクリックします。

送信した申請一覧が表示されます。
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3 部-216

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メンバー用

申請書の詳細内容を確認する場合は申請フォーム名もしくはタイトルをクリックします。
POINT
送信した申請一覧画面では表示する申請書を絞り込むことができます。
「絞り込み」をクリックすると自分の所属する「部署・グループ名」「申請フォーム名」「ステータス」「連番」（一部一致）「申請日」「決裁日」から絞り込めます。
検索では入力した文字を「申請フォーム名」「タイトル」「申請者」、フォーム内の各項目から一部一致にて検索して絞り込みます。
絞り込みを解除する場合は［クリア］をクリックして設定内容を削除し、［検索］をクリックします。

■下書き一覧から確認する
新規申請時に下書き保存した申請書や、取り下げをした申請書を確認することができます。

1. ［ワークフロー］をクリックします。

2. 「下書き一覧」をクリックします。

下書き一覧が表示されます。
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3 部-217

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申請フォーム名もしくはタイトルをクリックすると、申請書の作成画面に遷移します。
POINT
下書き一覧画面では表示する申請書を絞り込むことができます。
「絞り込み」をクリックすると自分の所属する「部署・グループ名」「申請フォーム名」「ステータス」「連番」（一部一致）「申請日」「決裁日」から絞り込めます。
検索では入力した文字を「申請フォーム名」「タイトル」「申請者」、フォーム内の各項目から一部一致にて検索して絞り込みます。
絞り込みを解除する場合は［クリア］をクリックして設定内容を削除し、［検索］をクリックします。

3-21-3 受信したワークフローを処理する
受信した申請書を処理します。
未処理のワークフローがある場合は、アイコン一覧の［ワークフロー］アイコン上に未処理のワークフロー
件数が表示され、マイページの「お知らせ」に「未処理ワークフロー○件！」と表示されます。

1. ［ワークフロー］をクリックします。
POINT
マイページ「お知らせ」の「未処理ワークフロー○件！」をクリックすると、未処理の申請書のみ絞り込
まれた状態で表示されます。

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3 部-218

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2. 処理する申請書の申請フォーム名もしくはタイトルをクリックします。
POINT「受信未処理一覧」もしくは「受信一覧」の各一覧画面の申請フォーム名もしくはタイトルから表示することもできます。
【受信未処理一覧画面】【受信一覧画面】

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3 部-219

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3. 内容を確認し、［承認する］をクリックします。
コメントを付ける場合は「コメント」欄に記入してから［承認する］をクリックします。最大 2000 文字まで設定可能です。
POINT
自分の処理種別が「承認」もしくは「決裁」の場合、［却下する］［差し戻し］をクリックすると申請を非承認とすることができます。

各ボタンについて承認する：次の経路のメンバーに進みます。
却下する：却下とし、申請者のもとへ戻ります。同じ申請書を利用して再度申請することはできません。
差し戻し：差し戻しとし、申請者のもとへ戻ります。同じ申請書を利用して再度申請することができます。

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3 部-220

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3-21-4 ワークフローを取り下げ・削除する
申請の取り下げや、一覧に表示される申請書を削除します。

■申請を取り下げる
自分が申請した申請書を取り下げます。
経路のメンバーが誰も処理を行っていない場合のみ取り下げることができます。

1. ［ワークフロー］をクリックします。

2. 申請中一覧内の取り下げる申請書の申請フォーム名もしくはタイトルをクリックします。
POINT「申請一覧」の送信した申請一覧画面の申請フォーム名もしくはタイトルから表示することもできます。

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3 部-221

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メンバー用

3. ［取り下げる］をクリックします。
4. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。
POINT
ワークフローを取り下げると、経路に設定されている最初のメンバーに取り下げを報告するアラーム通知のメールが届きます。

■最新一覧から削除する
最新申請一覧画面に表示されている差し戻し一覧から申請書を削除することができます。
申請中一覧および申請結果一覧の申請書は一覧からの表示を削除することができ、申請書そのものを削除することはできません。

1. ［ワークフロー］をクリックします。

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3 部-222

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2. 削除する申請書にチェックを入れて［削除］をクリックします。
「差し戻し一覧」から削除すると申請書そのものが削除され、下書き一覧画面に表示されていた差し戻しされた申請書も削除されます。
「申請中一覧」「申請結果一覧」から削除しても申請書そのものは削除されず、申請一覧画面には残ります。
3. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。

■下書き一覧から削除する
下書き一覧画面から削除すると申請書そのものが削除され、最新一覧画面の差し戻し一覧に表示されていた差し戻しされた申請書も削除されます。

1. ［ワークフロー］をクリックします。

2. 「下書き一覧」をクリックします。
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3 部-223

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メンバー用

3. 削除する申請書にチェックを入れて［削除］をクリックします。
4. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。

3-21-5 申請書を出力する
受信および申請した申請書を印刷、CSV 形式でダウンロードすることができます。

■申請書を印刷する
自分が確認可能な申請書を印刷します。
処理途中の場合でも印刷することができます。

1. ［ワークフロー］をクリックします。

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3 部-224

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メンバー用

2. 印刷する申請書の申請フォーム名もしくはタイトルをクリックします。
POINT
差し戻された申請書を印刷したい場合は「申請一覧」から申請フォーム名もしくはタイトルをクリックします。

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3 部-225

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メンバー用

3. ［印刷］をクリックすると、PDF ファイルを保存します。

■申請書をエクスポートする
受信および申請した申請書を CSV 形式でエクスポートします。
エクスポート方法は同じであるため、ここでは受信した申請書の場合をご案内します。

1. ［ワークフロー］をクリックします。

2. 「受信エクスポート」をクリックします。

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3 部-226

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メンバー用

3. 項目を設定し、［エクスポート］をクリックします。

4. 「インポート／エクスポート進捗確認」画面に遷移し、処理が完了すると「状態」が「完了」となり［ダウンロード］が表示されます。
［ダウンロード］をクリックし、手順 3 にて設定した内容の CSV ファイルを保存します。
POINT
エクスポートが完了すると、メッセージ機能に「ワークフローエクスポート完了のお知らせ」が届きます。
また、出力された CSV ファイルはファイル機能の「自分のフォルダ」に格納されます。

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3 部-227

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メンバー用■3-22 アラームを利用する
スケジュール登録した時間や ToDo の期限を知らせます。
アラーム通知はログイン ID となっているメールアドレスの他に、通知用メールアドレスに登録されている
メールアドレスにも送信されます。

3-22-1 アラームを確認・削除する
他機能で登録された通知前のアラームの内容を確認、削除することができます。

■アラームを確認する

1. ［アラーム］をクリックします。

2. 詳細内容を確認する場合は、アラームの通知内容欄のリンクをクリックすると、各機能の詳細画面へと遷
移します。
POINT
アラーム一覧画面では表示するアラームを絞り込むことができます。
表示のプルダウンより「カテゴリ」にて絞り込めます。
検索では入力した文字を「タイトル」「メモ」「内容」から前方一致にて検索して絞り込みます。

■アラームを削除する登録したアラームを削除します。削除するとアラーム通知は送信されません。

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3 部-228

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メンバー用

1. ［アラーム］をクリックします。

2. 削除するアラームにチェックを入れて、［削除］をクリックします。
3. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。

3-22-2 アラーム設定をする
登録したアラームの通知の受け取り設定を行います。
「設定しない」と設定すると、全てのアラームの通知が送信されなくなります。
POINT「設定しない」と設定されている場合、アラーム一覧画面にて赤字で「現在アラームを OFF にしています。
有効にするには、アラーム設定から設定して下さい」と表示されます。

1. ［アラーム］をクリックします。

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3 部-229

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メンバー用

2. 「アラーム設定」をクリックします。

3. 項目を設定し、［登録］をクリックします。

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3 部-230

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メンバー用■3-23 メンバー一覧を利用する
登録されている社内メンバーを確認します。一覧からログイン状況の確認や、メッセージ・メール・電話メ
モを作成することができます。

1. ［メンバー一覧］をクリックします。

2. 自分が本メンバーとして所属している部署のメンバー一覧画面が表示されます。
別の部署・グループ・組織のメンバーを確認する場合は「部署/グループ移動」から名称をクリックします。
POINT
メンバー一覧画面について① 個人アイコン：プロフィールに設定されている画像、名前、役職名が表示されます。背景がグレーの場合は最終ログイン 3 日以内、白の場合は最終ログイン 4 日以上のメンバーです。
② メンバー名：クリックすると、該当メンバーのプロフィール画面に遷移します。
③ 機能アイコン：他メンバーにのみ以下のアイコンが表示されます。
(メッセージ作成)：該当メンバーへのメッセージ作成画面へ移動し、メッセージを送信することができます。
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3 部-231GRIDY グループウェア

メンバー用(メール作成)：該当メンバーへメールを送信することができます。
※メール機能がご利用可能な場合のみ表示されます。
(電話メモ)：該当メンバーへ電話メモを登録することができます。
④ 検索：入力した文字をプロフィールに登録されている「名前」「ふりがな」「社員 ID」「役職名」から一部一致にて検索して絞り込みます。
⑤ 並び順：メンバー名（昇順）、メンバー名（降順）、最終ログイン（降順）から並び順を変更することができます。
表示件数：25 件、50 件、75 件、100 件から選択することができます。

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3 部-232

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メンバー用■3-24 備品管理を利用する
社内で使う備品の在庫管理をします。
備品の登録操作は以下の STEP になります。
STEP1

区分・責任者を登録する

▼
STEP2

備品を登録する

3-24-1 区分・責任者を登録する備品を作成する前に、紐付け先となる区分の作成および責任者の設定を行います。

1. ［備品管理］をクリックします。

2. ［区分・責任者設定］をクリックします。

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3 部-233

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3. 項目を設定し、［登録］をクリックします。
POINT
区分の作成は「責任者一覧」の［新規責任者作成］からも可能です。

3-24-2 備品を登録する
社内で在庫管理する備品を登録します。

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3 部-234

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メンバー用

1. ［備品管理］をクリックします。

2. ［新規備品作成］をクリックします。

3. 項目を設定し、［登録］をクリックします。
POINT
各項目について
備品名：最大 25 文字まで設定可能です。
区分：自分が所属する組織・部署・グループに紐付いている区分のみ表示されます。
備考：最大 100 文字まで設定可能です。
在庫数：最大 4 桁まで設定可能です。
在庫通知：在庫数が設定数を下回ると「区分」にて設定した区分の責任者へメッセージが届きます。

3-24-3 備品の入出庫数を登録する
登録されている備品を利用、補充した際に、その個数を登録します。
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3 部-235

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入出庫の登録履歴を確認することもできます。

1. ［備品管理］をクリックします。

2. 登録する備品名をクリックします。
POINT
備品一覧画面では、表示する備品を絞り込むことができます。
「部署/グループを選択」から区分の紐付け先で絞り込みます。
検索では入力した文字を「備品名」「区分」から一部一致にて検索して絞り込みます。

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3 部-236GRIDY グループウェア

メンバー用

3. 項目を設定し、［登録］をクリックします。
入出庫数は正数で入力します。
「出庫」を選択した場合は在庫数から差し引かれ、「入庫」を選択した場合は在庫数に加算されます。
POINT
責任者に表示されるメンバー名をクリックすると、そのメンバー宛のメッセージ送信画面に遷移します。
項目を設定して［送信］をクリックすると、グループウェアのメッセージ機能にメッセージが送信されます。
入力可能な文字数はそれぞれ「タイトル」が最大 100 文字、「メッセージ」が最大 1000 文字まで設定可能です。

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3 部-237

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POINT
備品情報画面では、「入出庫履歴」で備品に登録された入庫、出庫の登録履歴を確認できます。

3-24-4 備品を管理する作成した備品を管理します。

■備品を編集する作成した備品の名称や在庫数を編集します。

1. ［備品管理］をクリックします。

2. 編集する備品名をクリックします。

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3 部-238GRIDY グループウェア

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3. 備品名をクリックします。

4. 項目を編集し、［登録］をクリックします。

■備品を削除する作成した備品を削除します。

1. ［備品管理］をクリックします。
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3 部-239GRIDY グループウェア

メンバー用

2. 削除する備品名をクリックします。

3. 備品名をクリックします。

4. ［削除］をクリックします。
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3 部-240

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5. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。
POINT
備品一覧画面で削除する備品にチェックを入れて［削除］をクリックすると、一度に複数の備品を一括で削除することができます。

3-24-5 区分を管理する
作成した区分を管理します。

■区分の責任者を確認・編集する作成した区分の責任者を確認し、編集します。
POINT
区分の編集は、作成者および責任者となっているメンバーからのみ操作可能です。

1. ［備品管理］をクリックします。

2. 「責任者一覧」をクリックします。

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3 部-241

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メンバー用

3. 各区分の責任者を確認することができます。
編集する場合は、編集する区分名をクリックします。
POINT
責任者一覧画面では、「部署/グループを選択」から表示する区分を部署・グループ・組織で絞り込むことができます。

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3 部-242GRIDY グループウェア

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4. 項目を編集し、［登録］をクリックします。

■区分を削除する作成した区分を削除します。
区分を削除すると、紐付けられている備品も削除されます。
POINT
区分の削除は、作成者および責任者となっているメンバーからのみ操作可能です。

1. ［備品管理］をクリックします。

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2. 「責任者一覧」をクリックします。

3. 削除する区分にチェックを入れて［削除］をクリックします。
4. 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。

3-24-6 履歴をダウンロード・削除する
備品の入出庫履歴をダウンロード、削除することができます。

■入出庫履歴をダウンロードする
備品の入出庫履歴を CSV 形式でダウンロードします。

1. ［備品管理］をクリックします。

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3 部-244GRIDY グループウェア

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2. 「履歴ダウンロード・削除」をクリックします。

3. 履歴をダウンロードする備品にチェックを入れて［履歴ダウンロード］をクリックし、CSV ファイルを保存します。
POINT
表示する備品は、「区分」と「処理年月」で絞り込むことができます。
処理年月は昨年の 1 月から最大 2 年間、設定可能です。

■入出庫履歴を削除する
備品の入出庫履歴を削除します。

1. ［備品管理］をクリックします。

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2. 「履歴ダウンロード・削除」をクリックします。

3. 履歴を削除する備品にチェックを入れて［入出庫履歴削除］をクリックします。

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3 部-246