2020年10月15日

改定版

周南市徳山駅前賑わい交流施設

交流室ご利用案内■交流室について交流室は、周南市徳山駅前賑わい交流施設条例（以下「条例」）に基づき、周南市の中心市街地において賑わいと交流の場を創出するとともに活性化を図り、もって持続的な地域社会の形成及び福祉の向上に資するために設置される施設です
利用希望者は以下の案内を確認の上、利用いただきますようお願い致します■利用時間について○交流室は周南市徳山駅前賑わい交流施設（以下「施設」）が開館している時間（9:30ー22:00）で利用できます○施設の休館日はありません（施設の点検等による臨時休館を除く）○交流室等は、1時間単位で申請・利用できます○利用開始時刻は、各時の00分から、または30分から、のいずれかとさせていただきます○利用時間には、準備・片付け及び備品の搬入出・原状回復等、一切の時間を含みます○施設の開館時刻（9:30）より前に入場することは出来ません○施設の閉館時刻（22:00）の５分前（21:55）までに終了し、閉館までの退館にご協力ください■交流室等概要と利用料金について

【交流室】

名称

交流室１

名称

交流室２

名称

交流室３

面積100㎡

面積160㎡

面積13㎡

人数

36～60名人数

60～80名

人数

4～6名

使用用途

会議・セミナー

使用用途

大会議・セミナー

使用用途

控え室・ミーティング

料金

1時間あたり 900円

料金

1時間あたり 1200円

料金

1時間あたり 200円

冷暖房

1時間あたり 100円

冷暖房

1時間あたり150円

冷暖房

1時間あたり50円※上記料金は税込みです○1時間単位の利用となります
利用時間が1時間未満の場合も、料金は1時間分をお支払いいただきます○冷暖房料金は当日利用前に利用時間を申告の上、利用料金と同時にお支払いください○以下の場合は、利用料金が割り増しとなります(１) 営利（営業、宣伝等を含む。以下同じ）を目的とする場合

上記利用料金の2倍(２) 営利を目的としないが、入場料等の徴収、又は物品販売を行う場合

上記利用料金の1.2倍

○賑わい交流施設の設置目的に沿って、以下、交流室等の利用料金が減額又は免除になる場合があります
なお、冷暖房利用料は減免されません（以下１（１）（２）の場合を除く）
１

免除（１）周南市または周南市教育委員会が主催又は共催するとき（２）指定管理者が行政目的で使用するとき（３）市内に設置された児童福祉法（昭和22年法律第164号）第39条に規定する保育所、学校教育法（昭和22年法律第26号）に規定する学校{大学（短期大学を含む。以下同じ）および高等専門学校は除く}及び社会福祉施設が保育又は教育目的で使用するとき２50％減額（１）周南市以外の官公庁が行政目的で使用するとき（２）賑わい交流施設の設置目的に沿って、市内の公共的団体（※）が使用するとき※社会教育団体（子ども会、青年団、体育協会、文化協会など）
公益団体（自治会、コミュニティ推進協議会、観光コンベンション協会など）
社会福祉団体（社協、老人クラブ、日本赤十字など）（３）市内に設置された大学、高等専門学校、専修学校及び各種学校が教育目的で使用するとき
３30%減額
市又は教育委員会が後援するとき（入場料その他これに類する料金を徴収する場合を除く）

詳しくは、施設にお問い合わせください■備品について【交流室備え付け備品】

以下の備品は各交流室に備え付けられており予約無く利用できます
交流室１※（）内の数字は数量です

交流室２

交流室３

長机（18）

長机（30）

長机（3）

椅子（36）

椅子（60）

椅子（6）120インチスクリーン（1）120インチスクリーン（1）ホワイトボード（1）ホワイトボード（1）ホワイトボード（1）【交流室貸出備品】

以下の備品の利用を希望する場合は、交流室等の予約時に合わせて予約が必要です■音響設備（AV操作卓）一式

BD/DVDレコーダー・ワイヤレスマイク（ピンマイク2本・ハンドマイク3本）・スピーカー1対マイクスタンド（卓上・床上）がセットでご利用になれます※ワイヤレスマイク同時使用は4本まで■液晶プロジェクター

2台■100インチスクリーン（移動型）

1台■椅子20脚

■長机

6台

■演台

2台

■プロジェクター台

１台※数に限りがありますので、予約時に使用備品を申告してください。
予約がない場合は当日使用できない可能性があります※上記の備品は屋内用です。屋外では使用できません【注意事項】○リストにない備品は自身でご準備ください（大型物品持込については事前にご相談ください）○持込みできないものがありますので、詳しくは事前にご相談ください○持込みの備品類の設置、調整等は利用者にておこなってください○ワイヤレスマイクは混線のおそれがあるので持込みはできません■飲食について○外部からの飲食物の持ち込みは事前にご相談ください○飲酒、アルコール類の持ち込みは原則としてできません（施設が認める特別な場合を除く）■駐車場について○施設の隣に徳山駅西駐車場（125台・24時間営業・最初の1時間無料）がありますが、交流室等の利用に対する駐車サービスはありませんので予めご了承ください○駐車台数に限りがありますので、なるべく公共交通機関をご利用ください■館内の掲示物について○指定場所以外への看板、のぼり、旗、ポスター等（以下、看板類）の掲示は施設内外・エレベーター内等も含めてできません※指定された場所であっても、当施設が管理運営上必要と判断した場合には、移動・撤去をお願いする場合があります。
○指定場所で、のぼり・旗を設置する際、自立して固定できるものをご準備ください
壁や手すり等にくくりつけることは出来ません○大型看板を持ち込まれる場合は事前にご相談ください■交流室等利用までの流れ
利用には、審査及び許可書が必要です。以下の手順にそって手続きを進めてください
１．予約

利用希望日の空室状況を確認の上、予約してください

２．申請

所定の申請書を記入し、提出してください

３．許可書の受領審査の結果、利用許可がなされた場合に許可書を発行します

４．支払い

利用当日の、利用時刻前に支払いをしてください■予約申込期間について○交流室等の予約は利用月から3ヵ月前月の１日 9:30から申し込みできます■お申込方法１．予約○利用希望日の空室状況を確認の上、予約してください【空室確認方法】【予約方法】① 来館

施設3階受付カウンターまでお越しください② 電話

0834－34－0836（交流室専用）③ ホームページ

https://shunan.ekimae-library.jp① 来館

施設3階受付カウンターまでお越しください② 電話

0834－34－0836（交流室専用）③ メール【予約受付時間】

施設開館日

yoyaku.koryu@shunan-ekimae.jp
9：30－21：00○予約時に利用日時、利用施設、使用責任者、貸出備品、その他必要事項をお伺いします○利用時間は、準備及び片付けや備品の搬入出を含めた原状回復に要する時間を含めて予約してください○交流室等への入室は許可を得た利用開始時刻の5分前からです（利用開始時刻まで他の予約が入っている場合は利用開始時刻からの入室になります）

○利用当日に来館される使用責任者が予約・申請を行ってください
使用責任者が当日来館できない場合は代理となる責任者の氏名・連絡先を利用日までにご連絡ください○中学生以下が施設を利用する場合は成人の保護者が申請を行ってください○大型物品の搬入・搬出が見込まれる場合は予約の際に必ず申し出てください○利用内容の詳細が決まっていない場合は、詳細が決まり次第、速やかにご連絡ください※利用の詳細をご連絡いただけるまで、利用許可書は発行されません○利用希望日直前の予約は利用許可書の発行が間に合わず利用できない場合があります。
利用希望日が定まりましたらなるべく早めに予約をお願いいたします（最終受付目安：利用予定日の3日前まで）○連続して利用できる日数は原則として最大３日までとなります○同じ申請者や代表者（団体）が１ヵ月に使用できる日数は最大４日までとなります○メールで予約された場合、『予約受付完了』のお知らせが届くまで予約は完了しておりませんのでご注意ください（時間を要する場合がございます）
２．申

請

について

○予約完了後、1週間以内に「使用許可申請書」（※）を、施設３階受付カウンターへ提出いただくか、以下の方法のいずれかでお送りください※申請書は図書館ホームページ

https://shunan.ekimae-library.jp/

からダウンロードできます○ＦＡＸでの提出は、送信後にお電話にて到着確認をしてください○メールでの提出は、申請書をpdf化したファイル又は写真撮影したデータをお送りください○提出期限までに申請書が届かない予約は取消となります○提出期限に間に合わない場合は、提出期限までに交流室専用番号0834－34－0836までご連絡ください
宛先

周南市立徳山駅前図書館

郵送745-0034

交流室予約係

周南市御幸通2丁目28番２

FAX

0834-34-0835

メール

yoyaku.koryu@shunan-ekimae.jp

備考
申請書はコピーし許可書が届くまで保管してください

申請書は許可書が来るまで保管してください○不特定多数の来場者を見込むイベントや大きな機材を運び入れるイベントなどは利用者動線等を確認するため事前に打ち合わせを行います。予定の1ヶ月前位までにはご予約をお願いします。
○打ち合わせが必要な方は、申請書到着後、管理者よりご連絡させていただきます○関係官公署等の許可申請、届出が必要な場合は、利用者の責任において行い承認を得てください
また、施設が必要と判断する場合はその指示に従って関係各署へ届出等を行ってください※当日、関係官公署の査察を受ける場合がある為、届出書や許可証等は必ず持参してください
3．許可書の受領について申請書の到着後、審査を経て許可された場合は２週間以内に『交流室等使用許可書』を発行します（２週間を経過しても希望された方法でお手元に届かない場合は、お手数ですが施設までご連絡ください）
審査の結果、利用許可が出ない場合は、管理者より連絡させていただきます4．支払いについて○交流室・冷暖房の利用料金は、利用日の利用開始時刻までに施設３階受付カウンターにてお支払いください○お支払いは現金のみとなります○2日以上連続する利用の場合は、初日の利用時刻までに一連の利用料金の合計を一括でお支払いください■利用時間の延長について○当日の利用時間の延長は空室があれば可能な限りお受けいたします。
この場合の利用料金も１時間単位でお支払いください○延長分の料金は利用時間が終了するまでに3階受付カウンターにてお支払いください■利用の取消し（キャンセル）について○利用の取消しや使用目的の変更の際は、交流室専用番号0834－34－0836までご連絡ください○利用日２日前を経過して予約を取消した場合、以下のとおりキャンセル料が発生します
申請日キャンセル料

利用予定日3日前

無利用予定日2日前

利用料金の50%

利用予定日前日

利用料金の50%

利用予定日当日

利用料金の100%○以下の場合に限ってはキャンセル料が発生しない場合があります
ただし、いずれの場合も利用取消の際には届出が必要となる場合があります（１）周南市全域に大雨、洪水、暴風、暴風雪、大雪などの各種警報・特別警報が発令され、申請者の安全確保のため施設の利用を停止する場合（３）その他、施設の都合上やむを得ず利用を中止しなければならない場合■使用制限・注意・禁止事項【使用制限】
次の場合は、予約・使用許可の取消し、利用中であっても即時中止して頂く場合があります○宗教団体、思想団体、政治団体またはこれに類する集会等で利用する場合○利用者が暴力団関係者、その他反社会団体に属する者と当施設が判断した場合○公序良俗に反すると当施設が判断した場合○使用許可申請書に記載された内容と事実が大きく異なる場合○本利用案内に反する行為があると当施設が判断した場合○条例等、関係法令に違反すると当施設が判断した場合○施設の設備及び器機等を破損するおそれがあると当施設が判断した場合○利用案内又は施設職員の指示に従っていただけない場合○その他、当施設が不適当と判断した場合【注意事項】○荷物の事前預かりはできません。当施設宛に荷物を発送しないでください○利用許可を受けた場所以外へは一時的であっても荷物を置くことはできません○不測の災害に備え、非常口、消火設備等を予めご確認ください○設営・レイアウト変更・原状回復等は利用者にておこなってください○出席者からの電話受付、取次ぎ、伝言サービスは行いませんので、出席者へ事前案内をする場合には主催者等の連絡先をお伝えください○皆様が利用する交流室なので室内はキレイに使用してください○室内の壁、扉、付帯設備等に画鋲・釘・ガムテープ等を使用する事はお断りしています○事故の防止、館内の他施設（図書館・書店・カフェ・交流室等含む）の混雑や通行の妨げにならないよう、利用者の責任において出席者を適切に整理誘導をしてください○イベント開催など、多数の来館者が見込まれる場合、外階段の使用をお願いする場合があります○持込みの備品類の設置、調整等は利用者にて行ってください○当施設から荷物の発送は行っておりません。荷物は退室時間までに搬出を終えてください【禁止事項】○当施設の利用権を第三者に譲渡、転貸することはできません○原則として火気（電気暖房含む）、発火物、危険物、腐敗物、重量物、ペット類（盲導犬・聴導犬等の介助犬を除く）の持込みはできません○喫煙（当施設は全館禁煙です。喫煙室・スペースはありません）○他の施設や交流室等の迷惑となる大きな音、異臭、煙等を出す行為等はご遠慮願います【その他】○管理運営上、利用中の交流室等に施設職員が許可無く立ち入る事があります○当施設が管理運営上必要と判断しお願いする事項については必ず遵守をお願いします○当施設の構造物・設備及び備品の汚損・損傷・紛失等の毀損をした場合は、直ちに施設へ届出るものとし、その損害を賠償していただきます■免責事項
下記の場合、当施設ではその責任を負うことができませんのでご了承ください○利用許可が得られなかった事により生じた一切の損害○天変地変や行政からの指導等、不可抗力により交流室等の利用が困難になった場合の一切の損害○利用者が本利用案内に違反するなど、当施設の判断により利用を中止したことにより生じた一切の損害○利用者の帰責事由により与えた第三者への損害、人身事故、展示品、物品販売の商品、資料、現金等の貴重品
その他これらに類する物の盗難、紛失、損壊等による一切の損害（必要に応じ、利用者の責任において保険等の保全措置を講じてください）○利用者の都合により当施設に残置もしくは一時的に保管した物品の盗難・紛失等の毀損による一切の損害○当施設の帰責事由により利用者が損害を被った場合において、その損害のうち機会損失等の得べかりし利益○本利用案内は予告なく変更・改定することがあります■申込・問合せ先

周南市賑わい交流施設

受付時間
年中無休

および周南市立徳山駅前図書館
745-0034

9：30－21：00

周南市御幸通2丁目28番２【代表】0834－34－0834【交流室】0834－34－0836【メール】【ホームページ】https://shunan.ekimae-library.jp/【FAX】

0834－34－0835