2023年度 予算執行ガイドブック

２０２３年４月１日発行（第４版）

学校法人

上

１

智

学

院

はじめに
上智学院の会計・経理処理は、財務局、人事局、学術情報局等、取り扱う内容が担当部署により異なります。本ガイドブックは、本学教職員がこれら各部署の取り扱いを正しく理解できるよう１冊にまとめたものです。本ガイドブックを活用することで、執行基準や規則、関連法令、手続きを正しく理解し、適正な予算執行にご協力くださいますようお願い申し上げます。
なお、本ガイドブックにすべての事例や規則の解釈・説明等を記載することは困難です。ご不明な点、判断に迷うことがありましたら、P.5の「学内問い合わせ一覧」の「問い合わせ内容」をご参照のうえ、ご質問、ご相談ください。

予算執行の大原則
上智学院は、学生生徒等納付金や国庫補助金を主な収入源としており、支出予算の執行にあたっては、適正な執行が強く求められております。全教職員が、各種法令及び本学規程・ルール等を遵守する義務を有し、責任を負うことを自覚し、予算（研究費含む）を公正かつ効率的に執行するよう常に努めることとします。

◆不正行為または不正使用の禁止
自ら行わないだけでなく、周囲に行わせない、加担もしくは黙認しないでください。

◆不正行為または不正使用とは ※詳細については、P.102参照
実態を伴わない(実態とは異なる)虚偽の書類等を作成し、予算執行を行うことは不正となります。
特に禁止すべき事例は、下記の３点です。

預け金

架空取引により本学に代金を支払わせ、これを取引会社等に管理させること

カラ出張

実態の伴わない出張旅費を本学に支払わせること

カラ謝金

実態の伴わない作業謝金を本学に支払わせること◆資金グループ以外の部署で金銭等を保有することの禁止
学生や保護者から教育研究に直接必要な経費に充てるために受け入れた金銭等は、すべて学校法人が直接処理する必要があるため、速やかに資金グループへお持ちください。

研究費の不正使用防止への取り組みについては、「Ⅳ 研究費編」（P.97）をご参照ください

２

目

次

【学内問い合わせ先一覧】 ......................................................... ５Ⅰ
Ⅱ

Ⅲ

2023年度の改正点 ............................................................. ６
共通ルール編 ............................................................... １３
１ 書類のながれ ............................................................. １４２ 必要書類早見表 ........................................................... １５
３

予算執行方法 ............................................................. ２１
３－１ 会計年度 ........................................................... ２１
３－２ 予算単位責任者 ..................................................... ２２
３－３ 予算執行権限 ....................................................... ２２
３－４ 伝票起票と会計システム ............................................. ２４
３－５ 予算振替と予算流用 ................................................. ２４
３－６ 支払日・伝票受付締切日 ............................................. ２５
３－７ 勘定科目 ........................................................... ２９
３－８ 摘要欄 ............................................................. ３１
３－９ 証憑書類 ........................................................... ３１
３－10 消費税 ............................................................. ３７４

学内申請書類一覧 ......................................................... ３８
４－１ 紙ベースの書類 ..................................................... ３８４－２ 電子ベースの書類 ................................................... ３９

個別ルール編 ............................................................... ４０
１ 物品の購入（消耗品・用品費・機器備品） ................................... ４１
１－１ 物品の購入に係る科目の種類と定義 ................................... ４１
１－２ 手続きのながれ ..................................................... ４２
１－３ 検品に関する留意点 ................................................. ４８
１－４ その他の留意点 ..................................................... ５２
２

旅費 ..................................................................... ５３
２－１ 旅費の範囲 ......................................................... ５３２－２ 立替交通費の精算方法 ............................................... ５３
２－３ 出張申請から旅費受給までのながれ ................................... ５３
２－４ 旅費支給額 ......................................................... ５７
２－５ 経費別留意点 ....................................................... ５８２－６ 海外旅行保険 ....................................................... ６２
２－７ 出張の中止・変更 ................................................... ６２
２－８ 出張者同士の旅費立て替えの禁止 ..................................... ６３
２－９ 滞在期間が複数の会計年度にまたがる場合の旅費 ....................... ６３
２－10 謝金を伴う旅費・交通費 ............................................. ６４
旅費関連FAQ（よくあるご質問） .............................................. ６８

３

謝金 ..................................................................... ７２
３－１ 謝金の種類 ......................................................... ７２
３－２ アルバイト謝金 ..................................................... ７３
３－３ 請負謝金 ........................................................... ７７
３－４ 謝礼を現金支給以外で行う場合の取り扱い ............................. ８２
３－５ 単価申請 ※事務部署のみ対象 ........................................ ８３
謝金関連FAQ（よくあるご質問） .............................................. ８４３

４

飲食に関する経費 ......................................................... ８６

５

海外送金 ................................................................. ８７
５－１ 海外送金の種類と留意点 ............................................. ８７
５－２ 外貨建て取引の円換算レート ......................................... ８９
５－３ 送金手数料 ......................................................... ８９

６

学生教育研究費 ........................................................... ９３７

その他 ................................................................... ９４
７－１ 本部予算で負担する経費 ............................................. ９４
７－２ 仮払金 ............................................................. ９４
７－３ 弔慰に関する経費 ................................................... ９５
７－４ リース取引 ......................................................... ９５

Ⅳ
１

２

研究費編 ................................................................... ９７
研究費の不正防止に向けた取り組み ......................................... ９８
１－１ 上智大学公的研究費等にかかる不正防止計画 ........................... ９８
１－２ 適正な研究費管理のための体制 ..................................... １０１
１－３ 研究費の相談窓口と不正防止に関する通報窓口 ....................... １０１
１－４ 研究費の使用に関する禁止事項 ..................................... １０２
研究費の種類 ........................................................... １０３
２－１ 学内予算による研究費等 ........................................... １０３
２－２
２－３
２－４
２－５

Ⅴ

外部資金による研究費（昨年度に本学で扱った主な資金） ................ １０４
個人教育研究費 ................................................... １０６
学会研究旅費 ..................................................... １０８
科学研究費助成事業（科研費） ..................................... １１０

３

研究費の使途範囲 ....................................................... １１２
３－１ 研究費使用にあたっての原則 ....................................... １１２
３－２ 研究費から支出できる経費（主な費目） ............................. １１２
３－３ 研究費から支出できない経費 ....................................... １１３
３－４ 年度をまたがる場合の特例措置 ..................................... １１５
研究費の使途に関するFAQ(よくあるご質問) .................................. １１６４

複数の研究費による合算使用 ............................................. １２０
４－１ 原則 ............................................................. １２０
４－２ 例外 ............................................................. １２０
４－３ 旅費の合算使用の事例 ............................................. １２１

５

その他研究活動に関する留意事項 ......................................... １２３
５－１ researchmapの入力・更新 .......................................... １２３
５－２ 知的財産･特許の手続き ............................................ １２３
５－３ 利益相反審査 ..................................................... １２３
５－４ 「人を対象とする研究」に関する倫理審査 ........................... １２３
５－５ 研究費執行に係る承認ルート ....................................... １２４
関連する主な学内規程・ガイドライン ....................................... １２５

４

【学内問い合わせ先一覧】
No1
2

問い合わせ内容

担当部署

出張手続き・旅費

人事グループ（旅費担当）

報酬料金

人事グループ（アルバイト謝金・・・教育研究アルバイトの雇用）（アルバイト謝金担当）

報酬料金（請負謝金）

4

人件費（外部資金による直接雇用含む）

人事グループ（人件費担当）

5

物品購入依頼、除却・寄贈

管財グループ（調達担当）

6

リース

管財グループ（リース担当）（請負謝金担当）

取扱時間（11時30分~12時30分を除く）

場所

4270
ryohi_jinji-co@sophia.ac.jp4272
hojosha_jinji@ml.sophia.ac.jp

人事グループ3

内線番号
メールアドレス4272

月～金 午前9時00分～午後5時00分

13号館5階

月～金 午前9時00分～午後5時00分

2号館1階

月～金 午前9時00分～午後5時00分

4号館1階

ukeoi_syakin@ml.sophia.ac.jp3193
kyuyo_jinji@ml.sophia.ac.jp
3141
bihin_kanzai-co@sophia.ac.jp
4078

月～金 午前9時00分～午後5時00分
7

検品

管財グループ（検品担当）

4078
kenpin_kanzai-co@sophia.ac.jp【検収ステーション窓口時間】（注）4号館1階

月~金 午前9時30分~午後4時30分
8

9

検収

管財グループ（検収担当）

科研費関係、外部資金による研究費全般（ルール・申請等）

3156【科研費】 kakenhi-co@sophia.ac.jp

月～金 午前9時00分～午後5時00分

13号館4階【その他】 g_rant-co@sophia.ac.jp

出納関係（窓口現金、海外送金、為替レート等）

資金グループ【支払】shiharai-shikin-co@sophia.ac.jp【入金】nyukin-shikin-co@sophia.ac.jp【科研費】kakenhi-shikin-co@sophia.ac.jp

11

4号館1階

3173
研究推進センター

3186
10

月～金 午前9時00分～午後5時00分

予算執行・管理、財務システム（Dr.Budget、科研費プロ）

3182

経理グループkeiri@ml.sophia.ac.jp【窓口現金取扱時間】（注）月~金 午前10時00分~午前11時30分

月～金 午前9時00分～午後5時00分

注：臨時で窓口時間を変更する場合は、「ソフィア掲示板」にてお知らせします。
５

13号館4階

午後12時30分~午後 2時00分
13号館4階Ⅰ

2023年度の改正点

【全般】
No
1

区分

改正内容

経理業務委任届「経理業務委任届」で委任できる業務を明文化しました。

（P.22）

なお、対象業務は会計伝票の承認とアルバイト謝金の出勤表の承認のみとなります（各種申請書・願書は本来の予算単位責任者の承認が必要）。
研究費（科研費以外）における振替については、振替伝票の理由欄に振替理由を記載いただくこととなりました。

2

予算振替（P.24）

なお、予算振替は、当初の事業計画や研究計画に想定外の事由が発生し、予算超過が生じた分を他の予算で付け替える場合に利用する例外措置ですので、安易な振替は行わないようご留意ください。
電子媒体関係の勘定科目の使い分けについて明記しました。
勘定科目

3

電子媒体関係の勘定科
目（P.30）

消耗品費支出賃借料支出

4

基本的な考え方
利用期間の制限がない（買い切り）ソフトウエアやデータベース等に係る費用。
上記のうち、電子書籍、音源、映像、研究教育用データベースは図書資料費、それ以外は教材等消耗品となります。
利用期間の制限がある（サブスクリプション）ソフトウエアやデータベース等に係る費用。
例：ウイルスバスタークラウド、Dropbox や iCloud 等の WEB ストレージ

一定期間に渡って提供され一定期間に渡って提供される物品・サービスに係る支払伝票については、支払方法に応じて、以下のとおり対象期間等を記載いただくこととなりました。

る物品・サービス等の支払い〇一括で支払う場合・・・「〇〇学会 〇〇年度会費」、「〇〇〇のレンタル料（〇年〇月〇日～△年△月△日）」等（P.31）〇定期的に支払いが発生する場合・・・「業務委託費 〇〇月分」、「〇〇のリース料金 15回目/30回」等
予算を合算して支出する場合の留意点を追加しました。

予算を合算使用する場合
5の、調達依頼書の入力方法（P.42）

具体的には、Dr.Budgetの品名欄に、①合算使用であることと伝票枚数が分かるよう入力する、②品名は必ず同じ文言とし、数量は1枚目に総数を、2枚目以降には0個（式）を入力する、の２点となります。
＜例＞ノートPC３台を2つの予算から支出する場合○【伝票1枚目】品名「ノートPC 合算1/2」数量3個、【伝票2枚目】品名「ノートPC 合算2/2」数量0✕【伝票1枚目】品名「ノートPC 合算1/2」数量3個、【伝票2枚目】品名「PC 合算2/2」数量3個

６【出納関係】
No

区分

改正内容
出納関係の問い合わせ先メールアドレスが、以下のとおり変更となりました。

1

学内問い合わせ先【支払】shiharai-shikin-co@sophia.ac.jp（P.5）

【入金】nyukin-shikin-co@sophia.ac.jp【科研費】kakenhi-shikin-co@sophia.ac.jp

２

業者月末振込における諸口支払（P.25）

調達伝票を起票する際、財務システム未登録業者については、業者コード「99999990」、業者名「物品購入依頼登録先無し」と入力いただくこととなりました。

個別振込支払（個人、３

学生関連、月末支払以外の業者払い）外国籍の方への支払は、銀行からの求めにより、伝票の摘要欄又は理由欄に国籍を入力していただくこととなりました。

（P.25）【立替関係】
No

1

区分

改正内容

立替払いにおける電子マネ

電子マネーを使用した立替払いについては、従前から精算対象外とさせていただいおり、本ガイドブックでもご案内しているところではありますが、教職員のご理解ーの使用禁止（P.33）

をより深めるため、その理由を改めて明記しました。

※2022年度改正内容※本内容は2022年度掲載内容ですが、周知徹底のため、再度お知らせいたします。
クレジットカード利用明細書を証憑として提出する場合の留意事項に、以下の２点を追加しました。

2

クレジットカードの利用（P.34）〇本人名義、カード利用日、支払先、支払金額が確認できる部分を必ず印刷する。
WEB出力の明細書やWEB上で確認できる明細のスクリーンショットの場合も同様で、当該内容が同一画面上で確認できる証憑が必要。
〇Paypalの場合は、Paypalから送付された支払い完了メールを印刷したもののみ可。Paypalアプリのスクリーンショットや、WEB上でダウンロードできる取引履
歴は、情報が不足している場合があるため不可。

７

3

Peatixで支払った際の証憑（P.35）

学会の大会やシンポジウムの参加費の支払いをPeatixで行った場合の証憑について、以下の留意事項を追加しました。
〇Peatixから発行される「領収データ」（注文履歴画面もしくはお申込み詳細メールからアクセス可能）と併せて、当該大会やシンポジウムの詳細（開催日、場所、参加費用等）が確認できる書類（学会やシンポジウムのHPの印刷もしくはPeatixのイベントの説明画面の印刷でも可）を証憑として提出する。

【検品関係】
No

1

2

3

区分

改正内容

検品の基本ルール

新型コロナウイルスの発生に伴う特例措置を廃するため、検品の基本ルールを明文化しました。

（P.48）〇基本ルール・・・検品は検収ステーション（4号館１階）にて職員による現物確認（未使用・未開封の状態）を行う。

検品の要否（P.48）

検品の実効性を高めるため、「検品対象の要否一覧表」の見直しを行いました。

写真検品の要件等

写真検品の要件やフローを明確化し、基本ルールに基づく適正な検品の実施を図ることとしました。

（P.50）

なお、2023年度から写真検品にあたっては、検品の際、「写真検品申請書」を添付いただくこととなりました。

【旅費・交通費関係】
No

1

区分

改正内容

出張内容および成果の報より明確に出張用務（目的）の遂行確認を行うべく、全ての出張において出張内容および成果の報告と、用務遂行を事後確認できる資料の提出を求める告の必須化（P.56）

こととなりました。

※2021年度改正内容※本内容は2021年度改正内容ですが、周知徹底のため、今年度も再度お知らせいたします。

８

2

国内における遠距離移動の取扱（P.58）

北海道、九州、沖縄への移動は、航空機利用を「原則」としていましたが、合理的かつ経済的観点から、「推奨」に変更となりました。

【謝金関係】
No

区分

改正内容

教育研究アルバイト雇用
1

管理システム（かんたん雇

教育研究アルバイトの雇用管理システム（かんたん雇用契約）を導入しました。

用契約）の導入

これに伴い、従来、Excelで作成した様式で押印決裁を行っていた一連の流れがクラウド化されました。

（P.73）
教育研究アルバイトの在2宅勤務に係る取り扱い（P.74）

3

教育研究アルバイトの在宅勤務については、新型コロナウイルスまん延防止の観点から時限的に認めていましたが、2023年度以降、在宅勤務の取扱いを遵守したうえで実施することを条件に、実施可となりました。

謝金単価基準の改定

謝金単価基準が改定されました。

（P.80）

これに伴い、原稿作成、原稿校閲、翻訳、テープ起こし、ワープロ浄書に係る基準の単位が変更となりましたので、ご留意ください。

【飲食費関係】
No

1

区分

改正内容

支出報告書の様式

支出報告書書式が変更となりました。

（P.86）

なお、飲食の支出に関して個別にルールが設けられている予算（特に、外部資金の研究費等）については、当該ルールに従ってください。

９【研究費関係】
No
1

2

区分
研究費の種類（P.103）「学内予算による研究費等」の「個人研究成果発信奨励費」を種類別（学部配分、学術図書出版助成）に記載しました。

教育関係経費の定義

個人教育研究費における教育関係の使途に「ゼミ合宿に係る旅費の補填（教員分のみ）」が追加されました。

（P.106）

なお、2021年度から教育関係の使途は限定列挙となりましたので、ご留意ください（例示ではありません）。

オンライン授業等に係る著3

改正内容

作権の二次利用（P.106）※2022年度改正内容

個人教育研究費からオンライン授業又はハイフレックス授業で他者に著作権があるものを購入する際には、事前に「上智大学オンライン授業ポータル」の「著作権の二次利用」をご確認いただく必要がある旨を記載しました。
※本内容は2022年度改正内容ですが、周知徹底のため、再度お知らせいたします。
在外研究、特別研修の期間中に個人教育研究費を使用する場合の留意点を記載しました。
なお、ポイントは以下のとおりです。

4

在外研究、特別研修中の〇研究費の執行には、通常通り、伝票、請求書・納品書・見積書または領収書の原本が必要。

取り扱い（P.107）〇渡航期間中は立替払いの精算期間（３ヶ月ルール）の対象外となるが、出校後、速やかにかつ年度内に伝票を提出する。
〇渡航先で購入した消耗品を帰国前に使用する場合は、写真検品可。
〇教育研究アルバイトの雇用は不可。

産前産後休暇、育児休
5

業中の取り扱い

産前産後休暇、育児休業期間中における個人教育研究費の従来の取り扱いを明文化しました。

（P.108）6

研究費の使途範囲（P.112）

研究費の使途範囲について、支出可否の理由、具体例等の記載を追加しました。

１０

研究費の使途に関するFA
7

Q(よくあるご質問)（P.116）固定型のWIFIルーターや、インターネットオークション（例：ヤフオク、eBay）やフリーマーケットサイト（例：メルカリ）での購入可否について記載しました。
なお、ポイントは以下のとおりです。
〇通信費を含まない、固定型のWIFIルーターについては支出可（大学敷地内での利用のみ）。
〇インターネットオークションやフリーマーケットサイトは詐欺等の可能性が排除できないため原則利用不可（やむを得ず利用する場合は要事前相談）。

複数の研究費予算で合算使用する場合における、従来の証憑の取り扱いを明文化しました。
研究費合算使用の場合
８の伝票起票方法（P.120）

なお、ポイントは以下のとおりです。
〇Dr.Budget伝票同士の合算使用の場合
・1枚の台紙に、証憑原本と複数の伝票を添付する。
・伝票の欄外右側に赤字で伝票の枚数を記入する（例：計2枚の場合は1枚目に「1/2」、2枚目に「2/2」）。
・調達依頼書の場合は、P.42を参照。

【その他関係】
No

1

2

区分
学生教育研究費（P.93）

本部予算で負担する経費（P.94）

改正内容

制度概要を記載しました。

郵便室利用時の郵便料と、複合機に関わる各種費用について記載しました。

１１

弔慰に関する支出範囲
3（P.95）※2022年度改正内容

教職員及び学生に対する慶弔の取り扱いについて明確化しました。
※本内容は2022年度改正内容ですが、周知徹底のため、再度お知らせいたします。

【規程関係】
No

区分

改正内容

上智学院における内部通1

報に関する規程

改正版を掲載しました。

（P.133）
上智大学における研究費２の不正使用に係る調査の手続きに関する内規改正版を掲載しました。

（P.138）
上智大学科学研究費助３

成事業事務取扱要領

改正版を掲載しました。

（P.147）

１２

Ⅱ

共通ルール編１３

１

書類のながれ〇以下は基本的な書類のながれを示しています。ケースによってながれが変わる可能性がありますので、詳細については、「Ⅲ 個別ルール編」（P.40）をご参照ください。
区分

一般

書類のながれ検収ステーショ
ン（検品）
（注1）

申請者（購
入）

申請者

旅費
（P.53参

（決裁）

（出張申
請）

（出張）

照）

申請者

予算単位責任者（注3）（伝票起票）

申請者
（旅費精
算・出張
報告）

人事グル
ープ（出
張精算書
作成）

申請者
（出張精
算書出
力）

研究推進センター（注4）（P.77参
照）

物品購入
依頼

申請者
（伝票起票）

申請者（物品購入依頼）

人事グループ

予算単位責任者（注3）（単価確認・税計算）

管財グループ

申請者（業者選定）（伝票起票）

管財グループ

資金グループ

資金グループ（会計ﾁｪｯｸ）（出納処理）

予算単位
責任者
（注3）

伝票起票
（注2）

研究推進
センター
（注4）

支払

経理グル
ープ

資金グル
ープ

（会計ﾁｪ
ｯｸ）

（出納処
理）

研究推進センター（注4）

予算単位責任者（注3）経理グループ

資金グループ（会計ﾁｪｯｸ）（出納処理）

研究推進センター（注4）経理グループ

管財グループ（会計ﾁｪｯｸ）

（発注）

（注6）
（P.40参照）

納品（検収）(注5)

注1：検品は一定の予算のみ対象。詳細については、P.41参照。
注3：科研費の場合は不要。

（出納処理）

支払財務システム（Dr.Budgetまたは科研費プロ）

旅費システム（J’s NAVI NEO）

請負謝金

経理グループ

支払管財グループ（検収）（注5)

注2：科研費の場合は伝票起票は不要、科学研究助成事業支出申請書と出張精算書を研究推進センターへ提出。

注4：科研費の場合のみ対象。

注5：科研費は検収後に出納処理、学内予算は出納処理後に検収。
注6：物品購入依頼は、パソコン関連機器等の指定物品及び1件又は1組の取得価額が10万円以上かつ耐用年数が1年以上の物品（用品費、機器備品支出）が対象。

１４支払

管財グループ(検品)

２

必要書類早見表

１ 物品・書籍等の購入
支出対象

価格基準・手続き等

発注者

費目名称
学内名称

科研費名称

機器備品支出

設備備品費

用品費

設備備品費

消耗品費

設備備品費

申請書類

検品

備考

○

・マイクロソフトオフィスについては、大学でライセンスを持っているため購入不要(問い合わせ先：
情報システム室）
・20万円以上は見積書が必須
・「物品購入依頼書」の年度末受付は原則として1月末締切・年度内の支払いは、２月末までに納品されること○・ソフトウェアについては、金額の多寡に関わらず消耗品費として支出。ただし、期間の定めのあるものについては、学内予算は「賃借料」、科研費は「その他」として支出。

○

・領収書や納品書に本のタイトルが記載されていない場合の検品についてはP.33参照
・科研費の場合、1冊又は1セットが10万円以
上の図書は設備備品となります。詳細はP.20
をご覧ください。

500万円以下1件または1組の取得価額が20万円以上で、耐用年数が1500万円超1,000万円以下
年以上の物品1,000万円超

コラボフローによる決裁必要(注)高等教育常務会決裁必要（注）

1件または1組の取得価額が10万円以上20万円未満で耐用年数が1年以上の物品

管財
グループ

PC関連機器、複写機、複合機等の指定物品

1件または1組の取得価額が10万円未満の一部物品【発注時】
・調達依頼書(学内予算)または物品購入依頼書(科研費)と科学研究費助成
事業支出申請書・業者指定理由書及び見積書→業者を選定する場合のみ【支払い時】〇学内予算･･･伝票（財務システムから出力）＜証憑＞
・稟議書又は高等教育常務会決裁の写し（注）〇学内予算･･･伝票（財務システムから出力）〇科研費･･･科学研究費助成事業支出申請書
上記以外の物品

研究に直接関わる文具、実験材料、薬品等

本人

消耗品費

消耗品費

＜証憑＞
Ａ：立替払いの場合・領収書（レシート）
・納品書、見積書（取得している場合のみ）
Ｂ：請求書払いの場合
・請求書、納品書
・見積書（取得している場合のみ）
・稟議書又は高等教育常務会決裁の写し（注）

短期間の使用を予定しているもの
書籍、雑誌【科研費の場合】
1冊又は1セット10万円未満の書籍、雑誌

本人

図書資料費

消耗品費
局長が配置されていない部署で150万超500万円以内の取り引きを行う場合は、「発注承認願い」を取引前に提出し（コラボフロー）、財務局長の事前承認を得てください（物品購入依頼の手続きを行う場合を除く）。

注 1件500万円以上、1000万円未満の取引は、コラボフローによる財務担当理事の決裁が必要。
※

科研費と学内予算で一部手続きに相違があるので（海外送金、立替時の領収書発行等）、不明な点は事前に要確認。

※

科研費以外の外部資金（P.104-105）については、資金元のルールのもとで学内予算に準じて処理する。不明な場合は事前に要相談。

１５

２ 旅費・交通費
支出対象

価格基準・手続き等

費目名称
学内名称

科研費名称

交通費

その他

申請書類

〇学内予算･･･伝票（財務システムから出力）〇科研費･･･科学研究費助成事業支出申請書
片道100km未満

交通費

＜証憑＞
・立替交通費請求書（所定用紙）

国内出張

片道100km以上

交通費、宿泊料、日当及び雑費①国内研究旅費→本学教員(注)の研究活動に係る旅費申請（出張申請、精算申請・出張報告）は、旅費システム『J's NAVI NEO』で行う
必要に応じて、紙ベースの証憑（詳細はP.55参照）を提出【支払い時】
・学内予算･･･伝票（財務システムから出力）
・科研費･･･科学研究費助成事業支出申請書

海外出張

交通費、宿泊料、日当及び雑費

・宿泊を伴う場合は「片道100Km以上」の取り扱いと同一

旅費

②一般旅費
→上記以外

①国外研究旅費→本学教員(注)の研究活動に係る旅費

備考（注）「本学教員」とは、専任、常勤嘱
託、特別契約、特任、実務家の教員を指す＜証憑＞
・出張精算書（旅費システムから出力）
旅費

②一般旅費
→上記以外

謝金を伴わない場
交通費
合・国内又は海外からの招聘・学外者に依頼する出張〇学内予算･･･伝票〇科研費･･･科学研究費助成事業支出申請書
交通費

その他
＜証憑＞
・立替交通費請求書（所定用紙）〇学内予算･･･報酬料金等支払依頼書（財務システム出力）〇科研費･･･科学研究費助成事業支出申請書（謝金専用）
報酬料金等支払依頼書（科研費用）

片道100km未満

謝金を伴う場合

謝金、交通費

報酬料金※

科研費と学内予算で一部手続きに相違があるので（海外送金、立替時の領収書発行等）、不明な点は事前に要確認。

※

科研費以外の外部資金（P.104-105）については、資金元のルールのもとで学内予算に準じて処理する。不明な場合は事前に要相談。

謝金

１６

＜証憑＞
・立替交通費請求書（所定用紙）・業者が発行した学院宛の領収書→取得できない場合は、駅すぱあと等の画面コピー

・宿泊を伴う場合は「片道100Km以上」の取り扱いと同一＜源泉所得税の取り扱い＞①業者が発行した学院宛の領収書がある場合→非課税②業者が発行した学院宛の領収書がない場合→旅費を含めて一律10.21%
課税

２ 旅費・交通費
支出対象

価格基準・手続き等

謝金を伴わない場
合・国内又は海外からの招聘・学外者に依頼する出張

費目名称
学内名称

科研費名称

一般旅費

旅費

申請書類

備考

＜国内出張・招聘＞
交通費、宿泊料、日当及び雑費＜海外出張・招聘＞
交通費、宿泊料、日当及び雑費申請（出張申請、精算申請）は、旅費システム（J's NAVI NEO）で行う
必要に応じて、紙ベースの証憑（詳細はP.55参照）を提出【支払い時】
Ａ：謝金を伴わない場合〇学内予算･･･伝票（財務システムから出力）〇科研費･･･科学研究費助成事業支出申請書＜証憑＞
・出張精算書（旅費システムから出力）

片道100km以上＜国内出張・招聘＞
謝金、交通費、宿泊料、日当及び雑費
謝金を伴う場合

報酬料金

謝金＜海外出張・招聘＞
謝金、交通費、宿泊料、日当及び雑費※ 科研費と学内予算で一部手続きに相違があるので（海外送金、立替時の領収書発行等）、不明な点は事前に要確認。
※ 科研費以外の外部資金（P.104-105）については、資金元のルールのもとで学内予算に準じて処理する。不明な場合は事前に要相談。

１７

Ｂ：謝金を伴う場合〇学内予算･･･報酬料金等支払依頼書（財務システムから出力）〇科研費･･･科学研究費助成事業支出申請書（謝金専用）
報酬料金等支払依頼書（科研費用）＜証憑＞
・出張精算書（人事局よりメールで送付）・業務が確認できる書類（講演会のパンフ等）
・租税条約に関する届出書（租税条約適用国から招聘する場合のみ）＜源泉所得税の取り扱い＞①業者が発行した学院宛の領収書がある場合→非課税②業者が発行した学院宛の領収書がない場合→課税

３ 人件費・謝金
支出対象

予算

内容

契約区分

申請手続き

費目名称

支払基準

学内名称

申請書類

科研費名称

検品

【採用時】
・採用人事稟議書
プロジェクト・ポストドクター（プロジェクトPD）
プロジェクト・リサーチアシスタント等（プロジェクトRA）

研究費（外部資金のみ）

研究補助

雇用契約

所属する学部または研究科の長へ受入れを申請し、教授会又は研究科委員会で承認を得る（担当:人材開発グループ）・給与支給額は人事局へ問い合わせ・月額制
・給与の他、社会保険料の法人負担分も研究費
から要負担

人件費
（兼務職員
給与）

人件費

【支払い時】
・科研費以外の外部資金・・・手続不要（学院予算から立替支払後、各PJ予算より自動振替）
・科研費・・・科学研究費助成事業支出申請書（謝金専用）＜証憑＞
・請求書（人事局発行）

×

備考

・外部から獲得する資金で特別研究員（プロジェクト・ポストドクター）や研究補助員（プロジェクト・リサートアシスタント）、その他事務職員などを雇用する予定がある場合は、当該研究費に応募するために経費を積算する
時点等の早い段階で、事前に研究推進セン
ターに要相談・学内予算については、毎月、人事局から前
月分の人件費（振替額）が請求書として通知される【予算申請時】
・臨時職員給与予算申請書
・臨時職員雇用計画書
臨時職員※事務組織のみ対象

人件費（人事局管理）前年度に人事局へ予算申請を行い、雇入れ時に雇用申請を行①比較的軽易な業務
う・・・1,110円（担当:人事グループ）

職員補助

人件費
（兼務職員
給与）

-

②複雑かつ多岐にわたる事務、その他の業務・・・1,160円
雇用契約

教育研究アルバイト（アルバイト謝金）

研究費

×・所得税の課税対象
・詳細については、毎年9月に掲示される翌年度臨時職員の雇用手続きに関するお知らせを参照

×・所得税の課税対象※雇用中は勤怠システムにて勤怠管理を実施③専門的知識・技術技能または経験を要する業務
・・・1,210円【雇入れ時】
・申請は、雇用管理システム『かんたん雇用契約』で行う④高度の専門的知識・技術
遅くても雇入れ5日前に人事局へ 技能または経験を要する業務
・・・1,330円「雇入申請書」を提出する

研究補助

【採用時】
・雇入申請書
・履歴書
・在留カードの両面コピー（外国籍の方のみ）

報酬料金

謝金

（担当:人事グループ）

【雇用中】
・出勤表
・在宅勤務報告書（在宅勤務を実施する場合）【支払い時】
・学内予算・・・手続き不要（予算から自動振替）
・科研費・・・科学研究費助成事業支出申請書（謝金専用）

請負謝金

全般

講演、原稿作成、翻訳、通訳等の請負業務

請負契約

原則として、請負業務終了後に人事局へ報酬料金等支払依頼書を提出する（支払希望日の2 「謝金単価基準一覧」（P.80）参照
週間前）（担当:人事グループ）※ 科研費と学内予算で一部手続きに相違があるので（海外送金、立替時の領収書発行等）、不明な点は事前に要確認。
※ 科研費以外の外部資金（P.104-105）については、資金元のルールのもとで学内予算に準じて処理する。不明な場合は事前に要相談。

１８

報酬料金

謝金

〇学内予算･･･報酬料金等支払依頼書（財務システム出力）〇科研費･･･科学研究費助成事業支出申請書（謝金専用）
報酬料金等支払依頼書（科研費用）＜証憑＞
・業務が確認できる書類→講演会パンフの写し、議事要旨、原稿等・請求書、納品書
・検品に関する願い書（検品対象予算で且つ請求書・納品書がない場合のみ）・領収書（立替の場合のみ）
・謝金単価に関する願い書→謝金単価基準に該当しない場合のみ・単価申請書の写し→当年度の単価申請書の額を適用する場合のみ
・租税条約に関する届出書（海外からの招聘者のみ）△

・所得税の課税対象
・検品対象外予算で成果物を伴う場合は、伝票の摘要欄に金額の算定基礎を入力する。
・原稿（校閲、翻訳）、ホームページ製作
等（*）に関しては、検収ステーションでの検品が必要（検品対象予算のみ）＊検品は画面コピーにて実施

４ その他
支出対象

価格基準・手続き等500万円以下

印刷費

複写費

発注者

費目名称
学内名称

科研費名称

本人

印刷複写費

その他

500万円超1,000万円以下

稟議決裁必要（注1）

本人

印刷複写費

その他

1,000万円超

高等教育常務会決裁必要（注1）

本人

印刷複写費

その他

本人

印刷複写費

その他

紙の書籍のデジタル化（電子複写）費用等

必要書類

検品

備考

○

請求書・領収書には、印刷物のタイトル・部数を明記〇学内予算・・・伝票（財務システムから出力）〇科研費・・・科学研究費助成事業支出申請書＜証憑＞
・納品書、請求書
・稟議書又は常務会決裁の写し（注1）
・発注承認願い（注2）〇学内予算･･･伝票（財務システムから出力）〇科研費･･･科学研究費助成事業支出申請書△＜証憑＞
Ａ：立替払いの場合・領収書（レシート）
・納品書、見積書（取得している場合のみ）
切手、はがき

本人

郵便運搬費

Ｂ：請求書払いの場合
・請求書、納品書
・見積書（取得している場合のみ）

その他

×・研究費で購入する場合、送付先のリスト（宛名のみ、住所不要）を添付

×・伝票の摘要欄（科研費の場合は科学研究費助成
事業支出申請書の購入内容・目的欄）には用途、内訳を記載
・コンビニエンスストアで宅急便を発送した場合送り状（控え）の他にレシートも必要△

・費目は、委託業務の内容による・成果物を伴う場合は検品が必要〇学内予算･･･伝票（財務システムから出力）〇科研費･･･科学研究費助成事業支出申請書
宅配便

宅配便、ゆうパック等

本人

郵便運搬費

その他
＜証憑＞
・請求書又は領収書、送り状(控え)、(コンビニでの発送の場合)レシート〇学内予算･･･伝票（財務システムから出力）〇科研費･･･科学研究費助成事業支出申請書
業務委託

一定の業務を包括的に依頼し、それに対し定額を支払う

本人

機器レンタル

実験器具、OA機器等

本人

保守委託費
その他の
委託費等

実験器具、OA機器等＜証憑＞
・契約書の写し又は請求書・稟議書又は常務会決裁の写し（注1の場合）
・発注承認願い（注2）〇学内予算･･･伝票（財務システムから出力）〇科研費･･･科学研究費助成事業支出申請書
機器備品
賃借料

機器リース

その他

管財
グループ

その他

＜証憑＞
・請求書又は領収書・稟議書又は常務会決裁の写し（注1の場合）
・発注承認願い（注2）・契約書（締結している場合のみ）

注1 1件500万円を超える取引については、事前の稟議または高等教育常務会決裁が必要。
注2 局長が配置されていない部署で150万円超500万円以内の取引を行う場合は、「発注承認願い」（コラボフローによる財務局長宛の事前承認願い）を添付。
※

科研費と学内予算で一部手続きに相違があるので（海外送金、立替時の領収書発行等）、不明な点は事前に要確認。

※

科研費以外の外部資金（P.104-105）については、資金元のルールのもとで学内予算に準じて処理する。不明な場合は事前に要相談。

１９×

４ その他
支出対象

価格基準・手続き等

発注者

費目名称
学内名称

必要書類

科研費名称

検品

備考

〇学内予算･･･伝票（財務システムから出力）〇科研費･･･科学研究費助成事業支出申請書
その他の
修繕費

＜証憑＞
・請求書又は領収書・稟議書又は常務会決裁の写し（注1）
・発注承認願い（注2）・作業完了報告書（取得している場合のみ）

機器類の修理実験器具等の修理費用

会議、打合せ時の食事代【支出上限額（税抜）】※お弁当のお茶代を除く＜昼食代＞
学内者のみの会合 1,000円/人
学外者を含む会合 1,500円/人＜夕食代＞
学内者のみの会合 3,000円/人
学外者を含む会合 5,000円/人

本人

会議費

その他

＜証憑＞
・内訳が記載された請求書又は領収書・支出報告書（所定用紙）※学内予算・議事要旨（所定用紙）※科研費

会場借用費用会合・打合せ等を目的とするもの

本人

不動産
賃借料

その他

〇学内予算･･･伝票（財務システムから出力）〇科研費･･･科学研究費助成事業支出申請書

学会参加費、年会費

本人

その他

○

〇学内予算･･･伝票（財務システムから出力）〇科研費･･･科学研究費助成事業支出申請書

本人

諸会費

その他

＜証憑＞
・請求書又は領収書

注1 1件500万円を超える取引については、事前の稟議または高等教育常務会決裁が必要。
注2 局長が配置されていない部署で150万円超500万円以内の取引を行う場合は、「発注承認願い」（コラボフローによる財務局長宛の事前承認願い）を添付。
※ 科研費と学内予算で一部手続きに相違があるので（海外送金、立替時の領収書発行等）、不明な点は事前に要確認。
※ 科研費以外の外部資金（P.104-105）については、資金元のルールのもとで学内予算に準じて処理する。不明な場合は事前に要相談。

【科研費で購入する図書の寄贈の取り扱い】
科研費で購入する図書は、金額により支出費目が異なります。
〇設備備品
1冊又は1セットが10万円以上の図書＊物品購入依頼書は不要です。
＊図書台帳を伝票に添付して研究推進センターへ提出してください。※様式は研究推進センターにお問い合わせください。
＊図書は、2月末までに図書館（学術情報チーム）へご持参ください。
〇消耗品
上記以外

２０

×

・茶菓子代は支出不可
・アルコールが提供される会合にかかわる経費は、会議費からの支出不可

×・学会参加費に宿泊料、資料代等が含まれており、明確に金額が分かれていない場合は、全額学会参加費
として支出

３

予算執行方法３－１

会計年度〇学校法人の会計年度は、４月１日から翌年３月３１日までとなります（私立学校法第48条）。
〇予算から執行できるのは、当該予算に係る会計年度内に納品または役務の提供を受けたもののみとなります。
ただし、以下のケースについては、例外的な取り扱いを行います。
〇例外的な取り扱い＜年度を超える/またがる支払の特例＞
No

ケース

取り扱い

翌年度4月以降の経費だが、当年度内1に支払期限が指定されている場合＜例＞
・年間購読料 ・学会参加費特例として、領収書・請求書の日付の属する年度の予算
等からの執行を可とする。
ただし、以下の該当する経費は、原則どおり、「前払金」で処理する。
①学院全体で加入する各種保険料（損害、傷害、労働

2

年間払い等で、経費の対象期間が大学等）の会計年度とずれている場合②中央図書館管理の予算から支出する雑誌類等（1月～12月など）※外部資金の場合は要相談＜例＞
・学会等の会計年度 ・保守契約期間
・ソフトウェア年間プラン
・ドメイン更新料 ・年間購読料

等＜複数年度一括払いの特例＞
特例として、左記の２つのライセンス料はパソコンの維持に必要な経費とみなし、一括購入した経費の全額を当該購入年度予算から執行可とする。ただし、以下の点に留意す
3

パソコン用

ること。

「ウイルス対策ソフト」「修理保証費」①一括購入の対象年数は「３年間分」を限度とする。
②複数年度一括支払いの特例措置は左記の２点のみとする（ウイスル対策ソフト以外の業務用ソフトや定期購読料、学会年会費等は従来どおり不可）。
※外部資金の場合は要相談

２１

３－２

予算単位責任者〇伝票の提出にあたっては、査印欄に予算単位責任者の押印が必要です。
予算
役員、学長、副学長、校長
個人教育研究費
学会研究旅費
科研費

予算単位責任者
左記の者とする専攻科主任、学科長
研究代表者・分担者「上智学院職制」に定める教育研究組織の長（研究科委員長、学部長、研究機

上記以外

構長、センター長）及び各事務組織の長（局長）【留意事項】
会計処理の迅速化等の理由により、会計伝票の承認者を予算単位責任者以外の者に委任する場合は、「経理業務委任届」（コラボフローで申請）を経理グループに提出してください。
なお、「経理業務委任届」の留意点は以下のとおりです。
〇「経理業務委任届」は年度単位での申請となります。
〇「経理業務委任届」で委任できる業務は、会計伝票の承認とアルバイト謝金の出勤表 の承認に限ります。
各種申請書・願書は本来の予算単位責任者の承認が必要です。
〇予算単位責任者が変更になった場合や届け出の内容が変更となった場合は、速やかに届け出てください。

３－３

予算執行権限〇予算執行の決裁権限については、上智学院決裁権限規程第9条の別表1（No.43～52）及び別表2（No.30～33）に準拠し、以下のとおり取り扱います。

３－３－１ 局長が配置されている組織
予算執行額（注1）

チームリーダーｸﾞﾙｰﾌﾟ長
センター長

局長

稟議
（注2）

1,000万円超常務会〇(注3・4・5)

500万円超1,000万円以内〇(注3・4・5)

150万円超500万円以内〇(注3)

50万円超150万円以内
50万円以内高等教育〇〇

注1.物品購入にあたっては、1件又は1組の価格を基準とします。
注2.執行内容に応じ、所管の担当理事を決裁権者とします。
注3.原則として3社以上の見積もりが必要となります。
注4.伝票には証憑として稟議書の写し、又は常務会決裁の写しを添付してください。
注5.経理グループの事前承認が必要となります（「3-3-3 経理グループの事前承認について」参照）。

２２

３－３－２ 局長が配置されていない組織（学部・大学院・研究所・短大・社専等）
予算執行額（注1）

予算単位責任者

財務局長

稟議（注2）

高等教育常務会

1,000万円超〇(注3・5・6)

500万円超1,000万円以内〇(注3・5・6)

150万円超500万円以内
150万円以内〇（注3・4・6）〇

注1.物品購入にあたっては、1件又は1組の価格を基準とします。
注2.執行内容に応じ、所管の担当理事を決裁権者とします。
注3.原則として3社以上の見積もりが必要となります。
注4.発注前に「発注承認願い」（コラボフローで申請）を財務局長に提出し、事前承認を得てください（「物品購入依頼」の手続きを行う場合を除く）。
注5.伝票には証憑として稟議書の写し、又は常務会決裁の写しを添付してください。
注6.経理グループの事前承認が必要となります（「3-３-3 経理グループの事前承認について」参照）。

【参考】中等教育部門
予算執行額（注1）

事務の長

学校長

稟議（注2）

中等教育常務会

1,000万円超〇(注3・5・6)

500万円超1,000万円以内〇(注3・5・6)

150万円超500万円以内
150万円以内〇（注3・4）〇

注1.物品購入にあたっては、1件又は1組の価格を基準とします。
注2.決裁権限者は財務担当理事となります。
注3.原則として3社以上の見積もりが必要となります。
注4.発注前に「発注承認願い」（所定用紙）を財務局長に提出し、事前承認を得てください。
注5.伝票には証憑として稟議書の写し、又は常務会決裁の写しを添付してください。
注6.経理グループの事前承認が必要となります（「3-３-3 経理グループの事前承認について」参照）

３－３－３ 経理グループの事前承認について〇経理グループの事前承認が必要となるケースは以下のとおりです。
・1,000万円を超える場合（常務会案件）・・・必要・150万円超1,000万円以内の場合・・・以下ａ～ｄに該当する場合のみ必要
ａ．予算の追加が必要な場合
ｂ．財務システム上の「業務区分」を超えて予算流用が必要な場合
ｃ．業務のスケジュール上、予算示達前に発注せざるを得ない場合
ｄ．その他、特殊なケースが発生した場合〇経理グループへの事前協議の手続き方法
各承認手続き書類（PDF化した見積書含む）を以下の要領でメールにて送付してください。
手続き書類

メールの件名稟議書【稟議事前協議】＊＊＊＊の件

常務会資料【常務会事前協議】＊＊＊＊の件※「発注承認願い」は経理グループに直接提出するため、事前協議は不要。
※メールアドレス・・・keiri@ml.sophia.ac.jp

２３

３－４

伝票起票と会計システム

・伝票の起票・残高確認は、財務システム「Dr.Budget」を使用します（科研費以外）。
一般

・Dr.BudgetのURL：https://clbudget.cl.sophia.ac.jp/
・研究者に対するIDとパスワードは採用時に経理グループからお知らせします。
・操作マニュアルは、ログイン後のTOP画面の「マニュアル」から取得してください。
・科研費は科研費専用システム「科研費プロ」を使用します。
ただし、当該システムは予算執行を確認するのみの利用となりますので、予算の執行にあたっては、

科研費「科学研究費助成事業支出申請書」に必要事項を記入のうえ、研究推進センターに提出してください。
・科研費プロのURL：https:/kakenhi.cl.sophia.ac.jp/kakenhi/login.do
・IDとパスワードは、科研費の予算付与時に研究推進センターからお知らせします。
・操作マニュアルは、ログイン画面に添付されています。

【二重払いの防止について】〇例年、学会費（学会参加費、年会費）を中心に二重払いが発生しています。二重払いは煩雑な事後精算を要するばかりでなく、相手先にも多大な迷惑がかかることになります。二重払いを発生させないためにも、財務シス
テムで予算執行履歴を確認するなど、予算の適正執行に心掛けてください。
〇科研費については、科研費プロにて執行履歴をご確認ください。
<Dr.Budgetによる確認方法>

３－５「CHECK」を押すと予算の執行履歴が表示されます

予算振替と予算流用

３－５－１ 予算振替
〇予算振替とは、既に執行済みのある予算の経費を他の予算の経費に変更する制度です。
ただし、予算振替は、当初の事業計画や研究計画に想定外の事由が発生し、予算超過が生じた分を他の予算で付け替える場合に利用する例外措置ですので、安易な振替は行わないようご留意ください。振替理由が明確でない場合、経理グループより理由確認のご連絡をさせていただく場合があります。
〇予算振替の方法は、Dr.Budgetのログイン後のＴＯＰ画面添付の「マニュアル」を参照してください。
〇研究費（科研費以外）については、振替理由を理由欄に必ず記載してください。
〇科研費に係わる振替については、研究推進センターにご相談ください。

３－５－２ 予算流用
〇予算流用とは、事務部署の予算を対象として、期中に業務区分が異なる予算間の流用を可能とする制度です。
ただし、上記の予算振替と同様、予算主義を原則とする学校会計において予算流用の多用は予算統制上の問題がありますので、あくまでも当初の事業計画に想定外の事由が発生した場合のみ適用する例外的措置となります。
〇予算流用にあたっては、「予算変更（流用・追加）申請書」（コラボフローで申請）を経理グループに提出してください。ただし、会議費、渉外接待費、その他の福利費については、流用による増額はできませんので、ご留意ください。

２４

３－６

支払日・伝票受付締切日※以下の締切日に係わらず、速やかにご提出ください。

財務システム（Dr.Budget）における実行区分

支払日

経理グループ伝票受付締切日

備考〇財務システム未登録業者は、「諸口支払」入力の上、起票してください。調達伝票の場合は業者コード「99999990」、業者名「物品購入依頼登録

11

業者月末支払月末最終営業日

毎月10日

先無し」と入力の上、起票してください。
〇請求書に「みずほ銀行」を含む複数口座がある場合、「みずほ銀行」口座を選択してください。（振込手数料削減にご協力お願いします。）〇金曜日以外の支払日指定は原則できません。
（契約等による支払指定日があるものは除く）
・支払指定日・・・支払うべき特定の日（例：4月10日指定→その他の日での支払不可）

12

個別振込支払（個人、学生関連、月末支払以外の業者払い）

18・支払期限・・・支払うべき日までの期間
毎週金曜日

支払日の前々週金曜日

個別・教職員立替金振込（謝金）（例：4月10日期限→4月10日以前の日での支払可）※支払期限のある請求書は、直近の金曜日支払に間に合うように起票してください。
※財務システム未登録業者であっても、月末支払でよい業者への支払について
は、実行区分「業者月末払」（諸口支払入力）で起票してください。
※外国籍の方への支払は、銀行からの求めにより、伝票の摘要欄又は理由欄に国籍を入力してください。

２５

〇立替金の振り込みにあたっては、事前に「立替金等口座振込依頼書」を資金グループに提出し、振込口座の登録を行う必要があります。※人事局に提出する「給与振込口座届」とは異なりますので、注意してください。「申請・マニ
ュアルDB」からダウンロードまたは、WEBフォームからの提出が可能です。
13

教職員立替金等口座支払

第２、４金曜日

随時受付、順次処理

https://ttjy-996922.collaboform.com/#/g/228679fd-9121-4
e4a-bab0-03e3e138e14b〇領収書に記載のある領収日から起算して3ヶ月以内に経理グループへ提出してください。
※上智から業者への直接払い（「請求書」支払）を推奨します。
〇支払いの通知は行いませんので、各自、口座にて確認してください。

窓口での現金の支払いは、以下のケースに該当する場合のみ対象となります。
①慶弔費
21

窓口現金支払

毎週月曜日②部署に対する仮払金

前週月曜日③その他やむを得ない現金支払い※証紙券売機での証紙誤購入による返金、学生金庫貸付金につきましては、休業日を除く月~金の9:30~11:30、12:30~17:00受け付けます。
郵便局払込取扱票での支払いは、銀行振込ができない場合のみ対象とし、ゆうちょダイレクト利用による振込となります。

22

郵便局払込取扱票支払※個人名の学会費や年会費は会員番号等各種照会対応の関係上、立替支
支払期限までに処理

支払期限の5営業日前

払にてお手続きください。
※詳細についてはP.28参照。

14

税金・公共料金等・銀行振込依頼書支払（口座引落しを含む）

２６

海外送金支払伝票は支払処理日（＝送金取組日）から先方口座へ着金するまで数日～数週間を要します。
31

・米国・カナダ・中南米向け送金は、2021年9月1日送金分より「受取人名・

海外送金支払住所」についてフルネーム、フルアドレス（私書箱「P.O.BOX」、「Postal Bo
x」、「P.O.」は不可）を記入してください。なお、受取人名・住所の記載が不完
全な場合は、着金が遅延する可能性があります。
都度払い

32

ＵＳドル小切手支払

支払期限の10営業日前

海外送金の詳細については、P.87参照

ＵＳドル小切手送金伝票は支払処理（＝小切手郵送）後、先方へ届くまで日数を要します。
※電信送金による「海外送金支払」への切替を推奨します。
（郵便遅延、郵便事故、換金漏れによる有効期限切れが発生しています。）※取引先銀行において「送金小切手」の受付終了となったため、USドル以外の外貨小切手作成はできません。

33

ドイツへのユーロ送金支払【科研費の支払いに関する留意点】〇科研費の伝票（科学研究費助成事業支出申請書）は研究推進センターを経由する関係上、上記の伝票受付締切日の遅くても３日前に研究推進センターへ提出してください。
〇原則は銀行振込となりますが、海外招聘等の場合で現金支払（財務局窓口での現金出金）を希望される場合は、準備に時間を要しますので、事前に研究推進センターにお問い合わせください。
〇海外送金による支払いについては、事前に研究推進センターにお問い合わせください。
〇郵便局、コンビニエンスストアの払込取扱票による支払いは行いません。

8月・9月、12月、年度末（3月末）の伝票受付締切日及び留意点については、ソフィア掲示板にて別途お知らせします。

２７

【郵便局払込取扱票を利用した支払いついて】〇郵便局払込取扱票〔実行区分：22 郵便局払込取扱票支払〕については、「銀行振込」ができない場合のみ選択
してください。ただし、個人名の学会費や年会費は会員番号等各種照会対応の関係上、立替支払にてお手続きくだ
さい。

＜郵便局払込用紙『払込取扱票・振替払込請求書兼受領証』の記入方法＞「振込金額、依頼人欄の住所/氏名/郵便番号、その他必要事項（請求書番号や先方への連絡事項）」を記入し、控えとなる右側部分にも、必ず「振込金額、依頼人住所/氏名」を記入してください。
①空欄の場合は金額をご記入ください。
（金額の前には「￥」を記入）③必要があれば、連絡事項等をご記入ください。

○△○△（連絡事項）

上智大学○学部△学科
上智 一郎

102-8554
千代田区紀尾井町7-1
上智大学○学部△学科
上智 一郎
03-3238-＊＊＊＊②依頼人の住所・法人名または大学名・氏名・電話番号をご記入ください。

海外送金については、「Ⅲ個別ルール編」の「5 海外送金」（P.87）をご参照ください

２８

３－７

勘定科目

〇以下は学内予算の勘定科目を対象としています。科研費の勘定科目で不明な場合は研究推進センターにご相談ください。
〇勘定科目の内容は「科目コード表」（財務システム（Dr.Budget）の TOP 画面「マニュアル」添付）を参照してください。
〇以下に判断に迷う科目の基本的な考え方を列挙いたしますが、ご不明な場合は経理グループまでお問い合わせください。
①飲食関係（「会議費」、「渉外接待費」、「その他の福利費」）
勘定科目
会合費支出
（会議費）

基本的な考え方
対象者の特定なし。会議費は、学内外で行われた会議や打ち合わせ、研修会や講演会等に係る費用。飲食代も含む。ただし、アルコール類が出された場合は、会議費として認められないため、飲食代全体が予算執行できないので注意。

会合費支出対象者は本学の教職員以外の者（取引先等）。渉外接待費はこれらの者に対する接（渉外接待費）

待や贈答、慰安を目的とした費用。

福利費支出

対象者は本学の教職員（非常勤教員、臨時職員等のすべての雇用契約者を含む）。

（その他の福利費）

福利費は教職員の慰安や業務繁忙時（入試を含む）の食事等に係る費用。

②印刷関係（「消耗品費支出」、「印刷製本費支出」）
勘定科目
消耗品費支出印刷製本費支出

基本的な考え方
取得価格が10万円未満または使用耐用年数が1年未満のものを購入した場合の費用
例：教材費、事務用品（名刺等の印刷料込みの物品を購入する場合を含む）
印刷または製本を外部の業者に委託した際の費用、コピーカード代
例：研究発表誌や履修要覧等の印刷、資料の製本③学生に対する経費支出関係（「旅費交通費」、「補助費」）
勘定科目
旅費交通費支出

基本的な考え方学院が業務として出張を命じた場合の旅費又は交通費
例：学生が研究助手として学会に参加する場合
・本来、本人が負担しなければならない経費を学院が補填する場合の支出額

補助費支出

例：学生の課外活動に対する補助、課外活動指導教員に対する合宿旅費等の補助
・学生ボランティアに対するプリペイドカードの購入費④アルバイト関係（「臨時職員」、「アルバイト謝金」）
勘定科目

基本的な考え方臨時職員

学部学科、研究所、事務部署等で職員の補助として雇用されるアルバイト。予算は人事局（人件費支出）で管理する人件費。前年度に人事グループに臨時職員の予算申請を行う。

アルバイト謝金

教員（研究者）の補助として雇用されるアルバイト。対象となる予算は研究費、学生教育（報酬料金支出）

研究費等（P.72参照）。当該予算の範囲内で「報酬料金」として支出する。

２９

⑤電子媒体関係（「消耗品費支出」、「賃借料支出」）
勘定科目

基本的な考え方
利用期間の制限がない（買い切り）ソフトウエアやデータベース等に係る費用。

消耗品費支出

上記のうち、電子書籍、音源、映像、研究教育用データベースは図書資料費、それ以外
は教材等消耗品となります。

賃借料支出

利用期間の制限がある（サブスクリプション）ソフトウエアやデータベース等に係る費用。
例：ウイルスバスタークラウド、DropboxやiCloud等のWEBストレージ※検品の要否については、P.48 を参照ください。
⑥報酬料金・委託関係（「請負謝金」、「業務委託費」）
支払先

執行の内容

仕事の完成をもって支払が発生する経費（完成しなければ支払いは発生しない）。
例：講演料、原稿料、翻訳、通訳、テープ起こし等

個人

法人

請負謝金
（報酬料金）

業務委託費

請負のように仕事の完成をもって支払われるのではなく、依頼した業務の遂行に対して支払われる経費。
基本的に委託期間を有し、「委託契約書」を取り交わす。
例：建物やシステムの保守、清掃、警備、人材派遣等

業務委託費

＜留意点＞
１．個人に講演等を依頼し、謝金単価も本学の謝金単価基準を適用したうえで法人の口座に振り込む場合は、「報酬料金支出」
として取り扱う（財務システムの「摘要区分1」は「講演料等（法人）」を選択）。
２．弁護士、弁理士等の事務所は、事務所の形態に応じて、以下のとおり取り扱う。
ａ．個人事務所の場合・・・「報酬料金支出」扱い（例：田中法律事務所）
ｂ．法人化されている事務所の場合・・・「業務委託費支出」扱い（例：弁護士法人鈴木法律事務所）【参考：教育研究経費と管理経費の違い】
文部科学省では、学校法人に関する経費を「教育研究経費」と「管理経費」に分け、「管理経費」を以下の5つの経費に限定し、それ以外を「教育研究経費」としています。なお、「教育研究経費」は経常費補助金の対象となるため、「管理経費」との区分は極めて重要となります。
①役員業務に係る経費②総務、人事、財務の法人運営に係る経費（教員採用にかかわる経費等）③教職員の福利厚生に係る経費（例：健康診断、繁忙期の宿泊代、忘年会等の費用）④学生募集に係る経費（例：オープンキャンパスの経費や学生募集広告の経費等）⑤食堂、売店に係る経費

３０

３－８

摘要欄

〇伝票の摘要欄及び科学研究費助成事業支出申請書の購入内容・目的欄には、各種検査や監査等で第三者が伝票の内容を一目で把握できるように記入してください。
ケース

記載方法
物品の種類（文具、書籍、名刺等）が記載されていること

物品の購入※具体的な商品名、書籍名、点数までは記入不要※郵便料については、用途を記載すること対象期間を記載すること一定期間に渡って提供される物品・サービ
ス等の支払い学会費については、4月～3月以外の期間の場合は対象期間を記載すること〇一括で支払う場合・・・「〇〇学会 〇〇年度会費」、「〇〇〇のレンタル料（〇年〇月〇日～△年△月△日）」等〇定期的に支払いが発生する場合・・・「業務委託費 〇〇月分」、「〇〇のリース料金 15
回目/30回」等
目的、日付、場所、出張者が記載されていること※Dr.Budgetで入力する際は、出張者は「相手先名称」の欄に入力すること

旅費※費目ごとに分けて起票する必要がある場合は、その費目も記載すること
例：学会出席、9/10～15、アメリカ、航空券代〇財務システム「Dr.Budget」では、「実行区分」の選択内容に応じて必須入力の項目が黄色で表示されます。
なお、「実行区分」で「教職員立替金等振込」を選択した場合、摘要欄の1行目には支出内容、2行目には支払先を入力してください。
＜入力例＞

３－９

証憑書類

３－９－１ 請求書・納品書・領収書、レシートの記載要件〇伝票には証憑として、次の書類の添付（以下「証憑書類」という）が必要となります。
請求書支払の場合

請求書・納品書 ※必要に応じて見積書
領収書（店頭購入の場合はレシート）

立替支払の場合※レシートとはキャッシュレジスター発行の領収書を指し、具体的な名称は問いません。
※店頭購入での手書きの領収書はレシートが発行されない場合のみ証憑とします。
※納品書や明細書が添付されている場合はこれらの書類も証憑となります。

※ケータリング等の飲食物の場合、納品書はなくても可とします。
※予算執行の適正性に鑑み、財務局から上記以外の書類（理由書等）を求める場合がありますので、予めご了承

３１

ください。
〇検品対象となる購入物品、取引内容に関しては、領収書・納品書（又は納品書に相当するもの）に検収ステーショ
ン所定の検品印の押印が必須です（P.48参照）。
〇レシートの一部を切り取るなど、証憑書類に手を加えたものは一切無効となります。
〇領収書が日本語又は英語以外の言語の場合は、和訳のメモを付けてください。なお、領収書以外の証憑については、
必要に応じて和訳を依頼することがありますので、予めご了承ください。
〇証憑書類は以下に掲げる一定の要件を備えた記載が必要となります。相手先から交付された際は、当該要件を満たしているか必ずチェックしてください。
【請求書・納品書の記載要件】
No

内容

請求書
納品書

1

宛名

〇

2

発行年月日

〇

宛名には必ず「上智大学（学院）」の記載が必要

3

発行者の名称・連絡先

〇

4

発行者の印

〇

WEB出力の場合は省略可

5

取引内容

〇

具体的な品名の記載が必要（お品代、文具、書籍等の品名の省略は不可）

6

取引金額

〇

【領収書の記載要件】 ※キャッシュレジスターから発行された領収書の場合は下記「レシート」を適用
No

内容

領収書

備考
・宛名には必ず「上智大学（学院）、氏名」の記載が必要（学外者が立て替えた場合も同じ）
・WEB出力の領収書で送付先等に購入者の氏名が明記されている場合は省略可（科研費以外の学外資金は要
記入）

1

宛名

〇

2

発行年月日

〇

3

発行者の名称・連絡先

〇

4

発行者の印

〇

WEB出力の領収書の場合は省略可

5

取引内容

〇

具体的な品名の記載が必要（お品代、文具、書籍等の品名の省略は不可）

6

取引金額

〇

【レシートの記載要件】 ※「レシート」はキャッシュレジスターから発行された領収書を指し、その具体的な名称は問わない。
No

内容

レシート

備考
家電量販店等で発行される宛名付きのレシートについては、宛名の記入を省略可（科研費以外の学外資金は要
記入）

1

宛名

△

2

発行年月日

〇

3

発行者の名称・連絡先

〇

4

発行者の印

5

取引内容

〇

6

取引金額

〇

具体的な品名の記載が必要（お品代、文具、書籍等の品名の省略は不可）【クレジットカード利用明細書の記載要件】 ※Web出力の場合は未確定でも可。以下の記載部分については黒塗、切り取り等の加工は不可。
No

内容

明細書

1

名義人

〇

2

利用日

〇

3

利用店名

〇

4

支払区分

〇

5

支払額

〇

6

現地通貨額・換算レート△

備考
本人名義のみ可、家族カードでの支払不可

１回払いに限る（リボ払いや分割払いは不可）

外貨で購入の場合【インターネットバンキング取引明細の記載要件】
No

内容

明細書

1

引落口座

〇

2

振込人名

〇

3

振込日

〇

4

振込先

〇

5

振込金額

〇

6

受付状況

〇

備考
本人口座からのみ

完了、取引成立等手続きが完了していることが分かる記載が必要

３２

＜Ｑ＆Ａ＞
Ｑ：店頭で書籍を購入した際のレシートに具体的な書籍名が記載されていなかったが、この場合は領収書を作成してもらう必要があるのか？
Ａ：必要ありません。手書きの領収書の場合、数量や消費税の取り扱いが省略している場合が多いため、会計処
理では、可能な限りレシートを適用します。なお、この場合、検品を要する予算については、検品用の台紙に具体的な品名や数量を記入のうえで検品を受けてください。
Ｑ：海外のサイトで商品を購入したところ、先方から領収書の内容がベタ打ちされた電子メールが届いた。これを領収書とみなすことは可能か？
Ａ：可能です。ただし、電子メールに記載された内容が領収書の記載要件を満たしている必要があります。
なお、記載要件に不足がある場合や宛名・支払い日・支払先が不明な場合はクレジットカード利用明細書、取引内容が不明な場合は注文明細等の補足資料を合わせて提出いただきますので、ご了承ください。

３－９－2 立替購入時の証憑書類（1）立替払い時の留意点
項目

内容
文部科学省からの「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施基

請求書払いの推奨準）」（令和3年2月1日改正）に基づき、不正防止の観点から、支払いにあたっては、可能な限り、「個人での立替精算」ではなく、「請求書払い」を利用してください（学会費などの立替精算を除く）。
〇会計処理の厳格化への対応や研究費の計画的な執行の促進という観点から、立替払
いの伝票提出期限は領収書に記載のある領収日から起算して3ヶ月以内となります。
※旅費・請負謝金に係る立替支出も同様に取り扱います。

立替払いの精算期間※クレジットカードの利用明細書を領収書の代わりとする場合は、取引日・利用日からの起算となります。
※在外研究・長期研修等により当該期間内に出校・出勤しない場合は、当該３ヶ月ルールの対象外となりますが、出校後、速やかにかつ年度内に伝票を提出してください。
〇立替払いは、①現金、②クレジットカード、③デビットカードによる支払い分のみ精算可能です。
〇上記の方針により、以下の方法で購入したケースは立替精算の対象外となります。

精算対象となる支払方法

Ａ．家電量販店等のポイントや航空券のマイレージの利用
Ｂ．商品券（図書カード、旅行券、Amazonギフト券等EC上のものを含む）の利用
Ｃ．電子マネーの利用※利用不可の理由は、電子マネーの場合、獲得したポイントを現金残高に追加することが可能で、自己負担分とポイント分が判別できず、全額自己負担額として立替精算が可能となるため。

３３

項目

内容
〇立替払いにより発生した家電量販店等のポイントや航空券のマイレージは、私的に使用しないよう自己管理を行ってください。

立替払 いで付 与されたポイント・マイレージ〇ポイントやマイレージは立替精算の対象外となりますので、伝票を起票する際は当該ポイン
ト等を差し引いた額で起票してください。
〇上記の確認を行うため、レシートからポイント利用分を切り離すなどの行為があった場合、
当該レシートは証憑として認められませんので、ご注意ください。
〇用品・備品の立替購入の場合、資産登録の関係上、ポイント利用は不可となります。
○店頭購入の場合の証憑については、キャッシュレジスター発行のレシートを原則とします。レ

店頭払い時の証憑

シートが発行されない場合は手書きの領収書でも可とします。領収書の記載要件については、P.32をご参照ください。
○支払方法は、１回払いに限ります（リボ払いや分割払いは不可）。
〇クレジットカードの名義は本人名義のものに限ります（家族カードでの支払不可） 。
○クレジットカードの利用にあたっては、利用日を支払日とみなします。
○領収書がある場合は、領収書による立替払いとなります。領収書がない場合は、相手先業者の請求書・納品書等、支払い内容が確認できるものおよびカード会社発行のカード
利用明細書の写しが必要となります。
○クレジットカードを利用して外貨決済をした場合は、クレジットカードの利用明細書に記載さクレジットカードの利用れた円貨の額を立替額としますので、証憑として、必ず当該明細書をご提出ください。
〇クレジットカード利用明細書は、本人名義、カード利用日、支払先、支払金額が確認できる部分を必ず印刷してください。WEB出力の明細書やWEB上で確認できる明細のスクリーンショットの場合も同様で、上記の内容が同一画面上で確認できる証憑が必要です。
PDF、Excelファイルで黒塗り、追記、行削除などの過度の加工をしたものについては外部からの会計監査等において改ざんを疑われることとなり、証憑として認められません○Paypalの場合は、Paypalから送付された支払い完了メールを印刷したものでも可とします。Paypalアプリのスクリーンショットや、WEB上でダウンロードできる取引履歴は、情報が不足している場合があるため使用できません。
○海外において外国通貨で立替を行った場合の為替レートは、財務局で設定する為替レートを使用します。当該為替レートは、週１回、ソフィア掲示板で公表します。

外国通貨で支払った場合の換算レート○クレジットカードを利用して外貨決済をした場合は、前述のとおり、クレジットカードの利用
明細書に記載された円貨の額を立替額とします。
〇基準日は伝票起票日となります。ただし、旅費については、海外で立替払いを行った日が基準日となります（旅費システムに要入力）。
〇海外で物品を購入する場合は、前項に示された領収書の記載要件に加え、Paid、Rec
eipt、Balance0といった支払状況が確認できる証憑書類が必要です。

日本語以外の領収書〇領収書の発行が困難な地域へ渡航する場合などは、予め英文領収書を用意してください。なお、英文領収書の様式については、資金グループ（科研費は研究推進センター）にご相談ください。
〇領収書が日本語又は英語以外の言語の場合は、和訳のメモを付けてください。なお、領収書以外の証憑については和訳を依頼することがありますので、予めご了承ください。
〇領収書を再発行した場合は、二重払いを防止するため、財務システム（ Dr.Budget）

再発行した領収書や科研費システム（科研費プロ）で過去に精算していないことを確認したうえで、領収書に「過去に立替精算していない」旨を付記してください。

３４

項目

内容
○Amazon.comの領収書に「Import Fees Deposit」の項目がある場合、これを含めて立替支出を行いますが、後日、Amazon.comから返金が発生した場合は、速やかに経理グループに連絡のうえ、予算への戻し入れに関する手続きを行ってください。

Amazonの利用○Kindleへのダウンロードによる電子書籍の「領収書」に「ステータス：保留中」の表示がある
場合は、時間を置いてからもう一度アクセスし、「保留中」の表示が消えた領収書を提出してください。
〇Amazonマーケットプレイス出品者から領収書が発行された場合も、二重払いを防止するためAmazonアカウントサービスから出力した領収書を提出してください。
〇Apple製品をAppleストアで購入した場合、領収書には型番やAppleギフトカードの利用の有無等の記載が省略されていることから、発注の明細が確認できる資料を必ず提出してApple製品 購入時
の証憑

ください。
〇上記の明細においてAppleギフトカードの利用分が含まれていた場合は、その金額を差し引いた額を立替精算の対象額とします。

コンビニエンスストアで宅急便の発送した際〇コンビニエンスストアで宅急便を発送した場合の証憑については、支払方法や消費税の確認、また二重払い防止の観点から、送り状（控え）の他にレシートも必要となります。

の証憑〇学会の大会やシンポジウムの参加費の支払いをPeatixで行った場合は、Peatixから発行
Peatixで支払った際の証憑される「領収データ」（注文履歴画面もしくはお申込み詳細メールからアクセス可能）と併せて、当該大会やシンポジウムの詳細（開催日、場所、参加費用等）が確認できる書類 （ 学 会やシンポジウムのHPの印 刷 もしくはPeatixのイベントの説 明 画 面 の印刷 でも可）を証憑として提出してください。

（2）立替支出証憑書類一覧＜請求書払い＞利用の推奨について
経理上の透明性確保のため、特に物品購入、書籍購入等においては「個人での立替精算」ではなく多くの証憑書類を必要としない「請求書払い」を利用いただきますようご協力お願いします（学会費などの立替精算を除く）。

３５

（２）立替支出証憑書類一覧【インターネットでの購入】○・・・必要な書類△・・・いずれか必要■・・・領収書や納品書等に具体的な品名、数量等が記載されていない場合のみ必要

納
品
書
（
納
品
日
付
必
須
）

領
収
書

出
荷
明
細
書

（
Ｗ
Ｅ
Ｂ
出
力
可

納
品
書
兼
領
収
書

）
注
１

（ ク
W レ
E ジ
Bッ
出 ト
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場 ド
合 利
は 用
未 明
確 細
定 書
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ネ 口
ッ 座
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キ 細
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、
注
２

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行
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領
領
収
収
書
書

W
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B は明
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細
注
書
画
面
の
コ
ピ
ー
等
注
４

注
２
・
３

円貨建ての取引

外貨建ての取引・クレジットカード払い

Ａ 納品書または出荷明細書がある場合

・口座振込

Ｂ 納品書兼領収書がある場合△

・コンビニ払いＣ Ａ、Ｂの書類がなく、領収書のみある場合・代金引換払い

Ｄ Ａ～Ｃの書類が何もない場合

・クレジットカード払い

Ａ 納品書または出荷明細書がある場合

・口座振込

Ｂ 納品書兼領収書がある場合

○

△

■
○

■

○

△

■

○

△
○

Ｃ Ａ、Ｂの書類がなく、領収書のみある場合○

Ｄ Ａ～Ｃの書類が何もない場合

△

△

△

△

△

○
■

△

△

■

△

△

■

△

△

○

注１：再発行した領収書は、財務システムや科研費システムで過去に精算していないことを確認のうえ、「過去に立替精算していない」旨を付記してください。
注２：名義人、利用日、支払先、支払金額が確認できる部分を必ず印刷してください（本人名義のみ可）。該当する支出部分以外は黒く塗りつぶしていただいて結構です。
また、外貨決済の場合で領収書に円貨が併記されている場合は、当該領収書のみの提出でも可とします。
注３：PayPalの場合は、PayPalから送付された支払完了メールを印刷したものでも可とします。
注４：検品の際、領収書等と一緒に検収ステーションにご提出ください。

【店頭での購入】○・・・必要な書類△・・・いずれか必要■・・・領収書や納品書等に具体的な品名等が記載されていない場合のみ必要
レ
シ
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注
１

（ ク
W レ
E ジ
Bッ
出 ト
力 カ
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場 ド
合 利
は 用
未 明
確 細
定 書
で の
も 写
可 し
）

ネ 口
ッ 座
ト 振
バ 込
ン 明
キ 細
ン 書
グ、
の 通
画帳
面 の
コ コ
ピ ピ
ーー
、
注
２

具
体
的
な
品
名
等
が
確
認
で
き
る
資
料
注
３

【立替支出における伝票の提出期限】
領収書に記載のある領収日から起算して３ヶ月以内※旅費・請負謝金に係る立替支出も同様とする※クレジットカードの利用明細書を領収書の代わりとする場合は、取引日・利用日からの起算とする※在外研究等により当該期間内に出校していない場合は、

注
２

当該ルールの対象外とするが、出校後、速やかに、

かつ年度内に立替精算を行う
円貨建ての取引

現金○■

クレジットカード○■

デビットカード○■

口座振込（領収書あり）○■

口座振込（領収書なし）
外貨建ての取引

○

○

現金

○

クレジットカード○

デビットカード○○■

口座振込（領収書あり）

○

○

■

○

○

口座振込（領収書なし）■○■

注１：キャッシュレジスター発行のレシートが発行されない場合は、領収書が必要となります（日付、宛名、明細、社印必須）
注２：名義人、利用日、支払先、支払金額が確認できる部分を必ず印刷してください（本人名義のみ可）。該当する支出部分以外は黒く塗りつぶしていただいて結構です。
また、外貨決済の場合で領収書に円貨が併記されている場合は、当該領収書のみの提出でも可とします。
注３：確認資料は、各自で明細で作成するか、証憑を添付する台紙に品名（書名等）を記載したものでも可としますが、検品の際、領収書と一緒に検収ステーションに提出してください。

３６

３－10

消費税

〇消費税は、国内で、対価を得て、事業として行う資産の譲渡、貸付、または役務の提供に課税されます。
※支払い手段（現金、金券等）の譲渡など、「消費」しないものは「非課税」 となる。
〇学内で発生する消費税の主な非課税支出は以下のとおりです。これ以外は課税支出として取り扱います。
※科目ごとの具体的な課税、非課税の別については、「科目コード表」（財務システムのTOP画面の「マニュアル」に添付）の「消費税」の欄を参照。
1

給与※報酬料金の「請負謝金」は「給与」には該当しないため、課税扱い

2

外貨での支払い
海外出張時の旅費※国内で購入した航空券代を含む

3※国内の交通費（空港までの運賃等）を含んで旅費の精算を行う場合は、当該国内分も「非課税」扱いとする。ただし、事後精算の発生などにより、国内分を単独で起票する場合は「課税」扱いとする。
→外部資金については、単独のルールが適用される場合があるため、研究推進センターにお問い合わせください。

4

年会費（参加費は課税）

5

図書カード、QUOカード、ギフトカード等の金券

6

奨学金

7

課外活動補助費の補助金、寄付金等の現金給付の支出

8

公租公課、利息、保険料、香典等の慶弔費

9

請求書や領収書に「非課税」と記載されている場合〇2019年10月1日付の消費税率の変更（8%→10%）に伴い導入された「軽減税率（8%）」は以下の内容に該当する場合のみ適用されます。
対象となる支出
処理方法①飲食料品･･･酒類、外食、ケータリング（注）を除く②新聞･･･週2回以上発行し、定期購読契約に基づくもの
財務システムにおける「税区分」を「10%」から「軽減税率8%」に変更する

注：ケータリングとは、業者が会場へ出張し、料理や配膳、設営等の役務の提供を行うものを指す

３７

４

学内申請書類一覧

４－１

紙ベースの書類〇表の「申請マニュアル DB」に〇が付されている書類は、学内ネットワーク（Sophia M365 Portal）の「申請・マニュア
ル DB」からダウンロードしてください。〇が付されていない書類は、担当部署にご連絡ください（ P.5 参照）。
区分

書類名

担当部署
資金グループ

申請マニュアル DB

立替口座

立替金等口座振込依頼書

〇

学生口座

【学生用】振込口座届

〇

海外送金

US$送金明細書〇

関税通知書
海外送金支払 送金内容連絡シート

〇

物品購入

物品購入依頼書（科研費の場合）管財グループ

検品

検品に関する願い書

〇

検品用台紙

〇

写真検品申請書
旅費・交通費○

立替交通費請求書

経理グループ〇

教育・研究を目的とする学生の派遣について(届)

学生センター〇

計画表 ※旅費システムよりダウンロード

人事グループ

報告書 ※旅費システムよりダウンロード
海外渡航届・帰国届（私的事由）〇

アルバイト謝金
教育研究アルバイト出勤表※※2023 年度に電子化を予定しています。
請負謝金

謝金単価に関する願書

単価申請

単価申請書

経理グループ〇

租税条約

租税条約に関する届出書

人事グループ

特典条項に関する付表
飲食関係

支出報告書

献本関係

献本時印税発生・送付先確認リスト

科研費

科学研究費助成事業支出申請書〇〇

経理グループ〇〇

研究推進センター〇

科学研究費助成事業支出申請書（謝金専用）〇

報酬料金等支払依頼書（科研費用）〇※教育研究アルバイトの勤怠管理については、2023年度から電子化する予定です。2023年度版予算執行ガイドブッ
ク作成時点では詳細をご案内できかねます。何卒ご了承ください。なお、電子化移行後は紙ベースの出勤表はご利用できませんので、ご注意ください。詳細は、ソフィア掲示板にてご案内いたします。

３８

４－２

電子ベースの書類〇以下の申請については、電子決裁システム コラボフロー、Dr.Budget、ならびにかんたん雇用契約を利用する申請となります。利用方法については、学内ネットワーク（Sophia M365 Portal）の「申請・マニュアル DB」に添付されているマニュアルをご参照ください。
※添付場所・・・申請・マニュアル DB＞07.学内決裁＞06.その他＞01.申請・手続き関係（コラボフロー）
区分

書類名

執行権限

経理業務委任届

担当部署
経理グループ

予算執行

発注承認願い予算変更・追加

予算変更（流用・追加）申請書（Dr.Budget）
区分

書類名

担当部署

物品購入

調達依頼書（科研費以外）

管財グループ

区分

書類名

担当部署

教育研究アルバ

雇入申請書

イトの雇用

扶養控除等異動申告書（かんたん雇用契約）

人事グループ※教育研究アルバイトの勤怠管理については、2023年度から電子化する予定です。

３９

Ⅲ

個別ルール編４０

１

物品の購入（消耗品・用品費・機器備品）

１－１

物品の購入に係る科目の種類と定義
必要な手続き

科目

明細

定義

教材等消耗品費

検品

物品購入
依頼

検収

材料等消耗品費、修繕材料費、事務用品、名刺代、リソグラフ印刷紙代〇××

・パソコン（デスクトップ、ノート、タブレット）、ワークステー
ション、サーバー等
・複写機、複合機〇〇〇

新聞、雑誌、図書、CD・DVD等

〇

×

×

1件又は1組の取得価額が10万円以上20万円
未満で耐用年数が1年以上のもの

〇

〇

〇

1件又は1組の取得価額が20万円以上で耐用年
数が1年以上のもの〇〇〇

1件又は1組の取得価額が10万円未満

消耗品費支出

図書資料費

用品費支出

-

設備関係支出

機器備品支出【MicrosoftのOSおよびOffice（企業版）の提供について】
学院資産のPCは、情報システムがMicrosoft社のOSおよびOfficeソフト(企業版)のインストールデータのダウンロードサービスを行っているため、当該ソフトを別途購入することは不要です。詳細については、情報システム室の専用サイトをご参照ください。

【検品・検収・物品購入依頼とは？】〇本学では、預け金やプール金などの不正防止や適切な資産管理等を目的として、「検品」、「検収」、「物品購入依頼」の制度を設けています。
区分
検品
物品購入依頼
検収

内容

対象予算

検収ステーションにて現物と納品書等との照合を行い、当該納品書等に検品印を押印する制度管財グループが購入者に代わって合見積や業者への発注を行う制度※原則として、立替購入は不可です。例外的な取り扱いについては、注参照。
管財グループが「物品購入依頼」の対象物品に資産登録と物品登録シールを添
付する制度

下記参照
全予算
全予算

＜注：「物品購入依頼」の対象物品を立て替え購入する場合＞
物品を緊急に要する場合等、やむを得ない事情がある場合は、特例措置として、「先買理由書」の提出をもって立替払いを可としています。この場合、2号館1階管財グループ物品購入依頼へお問い合わせください。
※科研費の場合、「先買理由書」は指定書式となります（科研費以外は任意書式）。
保管場所・・・Sophia365>申請・マニュアルデータベース>研究活動>研究資金>科研費※立替購入にあたっては、資産登録の関係上、ポイント利用は不可です。

【検品対象予算】
No
1
2
3

対象予算

具体例

教員に直接付与される予算

各種研究費（科研費含む）、教育イノベーシ（旅費関係の予算を除く）

ョン、ソフィアシンポジウム 等

上記1に準ずる予算 （支払先選択の判断が教員の裁量に委ねられていると想定されている予算）

学生教育研究費、連携講座、看護領域等
SGU、COIL、がんプロ、JDS、JICA研修員受

公的機関から拠出される予算

入 等

４１

【留意点】
１．検品対象の予算については、財務システム及び伝票に「検品対象」と付記されています。
①財務システム（Dr.Budget）の「MY予算TOP」（又は「管理者TOP」）の画面（例）予算組織> 予算区分> 目的> 業務> 事業> 配分先〇〇〇学部＞経常＞研究費関係（検品対象）＞個人教育研究費＞上智花子
学事センター＞経常＞教育＞教育イノベーション（検品対象）＞上智太郎②支出伝票の予算欄（例）
予算組織******

：〇〇学部

予算区分

100

：経常予算

目的

200110：研究費関係（検品対象）

業務

115001：個人教育研究費

２．検品対象以外の予算について（重要）本学で管理する予算は、検品の有無に係わらず、全ての予算に対して適正な予算執行が求められます。
検品対象外の予算に係る予算単位責任者及び所属員はこの点を強く認識し、価格の合理性や購入先の妥当性、また必要に応じて所属長による現物確認を行うなど、適正な予算執行に努めてください。
３．予算を合算使用する場合の、調達依頼書の入力方法について
予算を合算して支出する場合は、Dr.Budgetの品名欄に、合算使用であることおよび伝票枚数が分かるよう入力く
ださい。また、品名は必ず同じ文言とし、数量は1枚目に総数を、2枚目以降には0個（式）を入力ください。
例：○【伝票1枚目】品名「ノートPC 合算1/2」数量3個、【伝票2枚目】品名「ノートPC 合算2/2」数量0個✕【伝票1枚目】品名「ノートPC 合算1/2」数量3個、【伝票2枚目】品名「PC 合算2/2」数量3個

１－２

手続きのながれ

１－２－１ 「物品購入依頼」が不要で請求書払いの場合①発注（WEB・電話等）

購
入
者
（

管財グループ（検収ステーション)
③検品

予
算
部
署
・
研
究
者
）

②物品・納品書④物品・納品書（印）業者⑤物品・納品書等（印）・請求書⑥伝票・納品書（印）・請求書・その他

財務局

⑦支払

（科研費は研究推進センター）➀

購入者は販売業者に商品の発注を行う。なお、発注時の納品先の住所については後述1-3-3参照（P.48）。

②

販売業者は検収ステーションに「物品」と「納品書」（無い場合は「領収書」）を持ち込む。

③～④検収ステーションは、「物品」と「納品書」（無い場合は請求書）を照合し、「納品書」に検品印を押印する。
⑤⑥

販売業者は、購入者に納品する。
購入者は、支払伝票と証憑書類を財務局経理グループ（科研費の場合は研究推進センター）に提出する 。
（証憑書類のうち、納品書（無い場合は請求書）に検品印があることを必ず確認）。

⑦

財務局資金グループは、販売業者に代金を支払う。

４２

１－２－２ 「物品購入依頼」が不要で立替払いの場合①購入（店頭・WEB等）②物品・領収書等

購入者（③物品・領収書等

予
算
部
署
・
研
究
者

⑤物品・領収書等（印）⑥伝票・領収書等（印）・その他）⑦支払

管財グループ（検収ステーション)
④検品

業
者

財務局
（科研費は研究推進センター）①～②購入者は、販売業者に代金を支払い、「物品」と「納品書」（主として店頭購入以外）、「領収書」を受け取る。
③

購入者は検収ステーションに「物品」と「納品書」（ない場合は領収書）を持ち込む。

④～⑤検収ステーションは、「物品」と「納品書」を照合し、「納品書」に検品印を押印する。
⑥

購入者は、支払伝票と証憑書類を財務局経理グループ（科研費の場合は研究推進センター）に提出する。
なお、以下の点に留意すること。
・証憑書類のうち、「納品書」（無い場合は領収書又は請求書）に検品印があることを必ず確認すること。
・伝票の提出は、領収書に記載のある領収日から起算して３ヶ月以内に行うこと（P.33参照）。

⑦

財務局資金グループは、購入者に立替金を支払う。

＜Ｑ＆Ａ＞
Ｑ：立替払いで納品書や領収書に具体的な品名が記載されていない場合（「鉛筆 等」と省略されている場合を含
む。）、どのように検品を受ければ良いか？
Ａ：領収書又は納品書に具体的な品名が記載されていない場合は、各自で明細書を作成するか、又は検品用台紙（所定用紙）に品名を付記し、検品の際、領収書等と一緒にこれらを検収ステーションに提出してください。
＜記入例＞
・書籍の場合・・・本のタイトル
・文具の場合・・・はさみ、のり、ボールペン3点（メーカー名までは不要）
なお、個人からの成果物（原稿料等）に対する支払い等で納品書や請求書等を取得することができない場
合は、「検品に関する願い書」（所定用紙）に必要事項を記入のうえ、検品の際にご提出ください。

４３

１－２－３「物品購入依頼」が必要な場合（科研費以外）②見積書要求①見積依頼書
管財グループ（調達担当）

⑤見積書

③見積書
④業者選定

⑥調達依頼書・見積書⑧発注⑦物品購入依頼書

財務局

購
入
者
（

⑨物品・納品書

管財グループ（検収ステーション)

予
算
部
署
・
研
究
者

⑪物品・納品書（印）

⑩検品

業
者

⑫物品・納品書（印）・請求書）⑬請求書、納品書（印）管財グループ(調達担当)⑭請求書、納品書（印）、調達依頼書

財務局

⑮支払
※年度内の支払いは２月末までの納入が必要

管財グループ(検収ステーション)
検収①⑯業者月末支払の場合：納品月の翌月末以降に検収依頼

購入依頼者は、Excelファイル「見積依頼書」を作成し、メールに添付して管財グループ調達担当へ送付する。
〇見積依頼書の保管場所・・・Sophia 365の「申請・マニュアルデータベース」（財務局の「各種申請・フォー
マット」）〇メール送付先・・・bihin_kanzai-co@sophia.ac.jp※業者指定を希望される購入依頼者は、上記手順の⑥から手続きを開始することになります。

②～⑤ 管財グループ調達担当は、複数の業者から見積書を取得し、最安値の業者を選定したうえで、購入依頼者へ
当該業者の見積書をメールにて送付する。
⑥

購入依頼者は、見積書を確認後、当該見積書に基づきDr.Budgetの調達アイコンから調達依頼書を起票し、担当印・査印を押印したものを管財グループ調達担当（2号館1F）へ提出する。
また、同時に通常の伝票と同様に電子データ送信も行う。
※調達依頼書の作成方法については、Dr.Budgetの画面に添付されている操作マニュアルをご参照ください。
※調達依頼書の提出にあたっては、見積書と一緒に必ず専用の茶紙にのり付けのうえ、ご提出ください。
※調達依頼書の査印欄は通常の伝票と同様です。
※業者指定の場合は、調達依頼書に業者指定理由書（保管場所は①と同じ）を添付してください。

⑦～⑧ 管財グループ調達担当は、経理グループによる予算確認後、業者に発注を行う。
※発注後、販売業者から購入依頼者へ連絡が入り、両者で納品日を決定する。
⑨～⑫ 販売業者は検収ステーションに「物品」と「納品書」（無い場合は「領収書」）を持ち込み、検品後（納品書等に「検品印」を受ける）、購入依頼者に納品する。

４４

※検収ステーションの業務時間外当で検品が行われない場合の取り扱いについては、下記「お願い」を参照。
⑬

購入依頼者は、請求書・納品書の原本を管財グループ調達担当へ送付する。

⑭～⑮ 管財グループは、調達依頼書に⑬の書類を添付し、財務局に提出する。財務局はこれに基づき、販売業者に代金を支払う。
※500万円以上の物品や外部資金で購入する物品については、支払い前に動作確認等が必要となる場合があります。該当する場合は、管財グループから事前にご連絡しますのでご承知おきください。
⑯

管財グループは、代金支払い後、資産登録を行い、納品された物品に物品登録シールを貼る（検収作業）。
※事前に管財グループ検収担当から購入依頼者に連絡しますので、検収作業日の日程を調整してください。

【お願い】
物品購入の対象となる品目の場合、管財グループが「発注者」となることから、管財グループ（検収ステーショ
ン。以下「検収ＳＴ」という。）による現物確認が必要です。
管財グループでは、確認して納品書等に「検品印」を押印しますが、検収ＳＴの業務時間外などは、「検収印」が押印されないまま業者から直接購入依頼者に納品されることになります。この場合は、購入依頼者が物品を検 収 Ｓ Ｔ まで持参 し、検 品を受 けてください。（ 大型 物 品 などで持 参 が困 難 な場 合 には検収 Ｓ Ｔ に要 連
絡）。
＜納品書や請求書が後日購入依頼者へ届く場合＞
検収ＳＴでは納品書や請求書に基づき該当物品を確認するため、納品書類などが同封添付されていないと検品できません。納品後に別途購入依頼者に納品書類が届いたら、現物と共に検収ＳＴで検品ください。
立替で購入された場合であっても同様に検品が必要です。

４５

１－２－4 「物品購入依頼」が必要な場合（科研費）②見積書要求①見積依頼書

管財グループ（調達担当）
⑤見積書

③見積書

④業者選定
⑥物品購入依頼書(5枚綴り/A～D票)、科研費支出申請書、見積書⑧発注⑦物品購入依頼書(A・C・D票)

財務局

研究推進センター
購
入
者
（
予
算
部
署
・
研
究
者

⑨物品・納品書

管財グループ（検収ステーション)

業者⑪物品・納品書（印）⑩検品⑫物品・納品書（印）・請求書）⑬請求書、納品書（印）管財グループ（検収ステーション）⑮物品購入依頼書(D票)⑭検収⑯請求書、納品書（印）、物品購入依頼書(C票)

⑰支払

財務局

※年度内の支払いは２月末までの納入が必要①

購入依頼者は、Excelファイル「見積依頼書」を作成し、メールに添付して管財グループ調達担当へ送付する。
〇見積依頼書の保管場所・・・Sophia 365の「申請・マニュアルデータベース」（財務局の「各種申請・フォー
マット」）〇メール送付先・・・bihin_kanzai-co@sophia.ac.jp※業者指定を希望される購入依頼者は、上記手順の⑥から手続きを開始することになります。

②～⑤ 管財グループ調達担当は、複数の業者から見積書を取得し、最安値の業者を選定したうえで、購入依頼者へ
当該業者の見積書をメールにて送付する。
⑥

購入依頼者は、見積書を確認後、「物品購入依頼書」（A～D票）、「科研費支出申請書」を作成し、見積書を添付のうえ、予算単位責任者経由で管財グループの調達担当へ提出する（P.47記入例参照）。
※業者指定の場合は、「物品購入依頼書」に業者指定理由書 （保管場所は①と同じ）を添付してください。

⑦

管財グループは、⑥の書類を研究推進センター、経理グループに回付する。

⑧

経理グループは、管財グループに「物品購入依頼書」（A・C・D票）を提出し、管財グループはこれを受けて販売業者に発注する。

⑨～⑫ 販売業者は、検収ステーションに納品し、検品後、購入者に「物品」と「納品書」（無い場合は「領収書」）を持ち込む。
※検収ステーションの業務時間外等で検品が行われない場合の取り扱いについては、P.45の「お願い」を参照。
⑬

購入依頼者は、納品日から原則5日（土日祝日除く）以内に証憑書類（請求書、検品印付きの納品書）を管財グループに提出する（証憑書類のうち、領収書（無い場合は請求書）に検品印があることを要確認）。

⑭～⑯ 検収ステーションは、購入者立ち合いのもと検収を実施し、購入者へは「物品購入依頼書」（ D票）を交付し、財務局へは「請求書」、「納品書」（印）、「物品購入依頼書」（C票）を提出する。
⑰

財務局資金グル－プは、業者に代金を支払う。

４６

【参考：物品購入依頼書の記入例】（科研費の場合）
複写式の５枚綴りになっていますので、最後のページまではっきり写るようご記入ください（業者指定の場合は金額･購入先も記入）。
予算区分□ 法人・大学・大学院 他□ 科学研究費助成事業（直接経費）□ 文部科学省補助金
□ （
）
物品区分
品

教 機器備品
教用 品
教消耗品
管 機器備品
管用 品
管消耗品
購
入
先

富士通

伝票番号

予 算 単 位依 頼 日

科研費(基盤C)

20**年**月**日

数 量

ノートパソコン

1

名

単

価

金

250,000(税込価格記載)

250,000(税込価格記載)

設 置 場 所型
番･
仕様

FMV LIFEBOOK AH77

２－６１０

メーカー名、担当者名、先方連絡先などを見積書を参考に記載
担当者：
購入依頼部署名

TEL：
FAX：
学部（局）長 学科（部署）長 購入依頼者（担当者）〇〇〇学部〇〇学科

TEL：

必ず学科（専攻）まで記入

必ずフルネームで記入

上智 太郎
内線番号

0345
物品購入依頼書 （依頼部署控）

４７

額

１－３

検品に関する留意点

１－３－１ 検品の基本ルール〇不正防止（カラ納品、納品物品の反復使用等）を目的として行っているため、検品にあたっては、検収ステーション（4号館１階）にて職員による現物確認（未使用・未開封の状態）を行います。
ただし、以下の場合は、特例措置として取り扱います。
①写真検品の要件に該当する場合・・・下記「1-3-6 写真検品」参照。
②研究室に固定された物品を検品する場合（移動困難な精密機器を含む）
・・・検品担当者が学内設置場所にて検品を行いますので、検収ステーションへご連絡ください。
〇購入後、1週間を目途に検品を受けてください。

１－３－２ 検品対象外物品〇以下の学内常駐業者等から購入したものは検品対象外となります。
①紀伊國屋書店（上智大学店・短期大学部店のみ。学外店舗での購入は検品対象。）

学内業者②ソフィアキャンパスサポート③パティネスポーツ

ＷＥＢ集中管理システム
行政機関①イーエスシー（アスクル代理店）＜ソロエルアリーナ＞②大塚商会「たのめーる」
国会図書館での印刷複写費 等※物品購入依頼対象品を除く。

１－３－３ 検品対象の要否一覧表〇購入した物品等が検品対象か否か、判別がつきにくい取引についての事例は、次表のとおりです。
次表に記載がなく、判断に迷う場合は、「検収ステーション（内線4078）」までお問合せください。
〔要否：○＝検品対象、×＝対象外、△＝ケースにより異なる〕
購入物品・

要

取引内容

否

訪問先への
手土産

備

×

考

－

飲食に係る
支 出 （ 弁当、飲み物△不要です（常備用含む）。
ただし、飲食目的以外（実験使用など）の水等は検品対象となります。

など）
新聞、定期
購読雑誌、
年会費に含

△

原則不要です。
ただし、物品と一緒に毎回請求書が送付される場合には検品が必要となります。

まれる資料

４８

利用期間の制限および実物の有無により異なります。
利用期間の制限有（サブスクリプション）
費目：賃借料無（買い切り）
費目：消耗品有（CD-ROM等を介するパッケージ版）○○

無（ネット上でのアクセス・ダウンロード等のみで完結
するもの）

✕

○

実物

電子媒体

△

※利用期間について領収書等に記載が無い場合は、商品説明ページや契約期間情報の画面
コピー等、利用期間の制限の有無・期間が分かる証憑も必要です。
出張時に購
入した物品
図書カード

○
〇

出張・外出先で購入した消耗品を帰京/帰国前に使用する場合は、写真検品を行います（１－３－６参照）。
学内紀伊國屋で購入した場合は検品対象外です。

切手、はがき、レターパック等の郵便×購入したその場で使用するケースがあるため、検品対象外です。
なお、ゆうパック包装用品を含みます。

商品
他の委託費・

翻訳、校正、テープ起こし、名札板作成、筆耕代、HP作成・更新、DVD作成等⇒成果物を報 酬 料 金（ 請 負 謝金）のうち成検品します。
○※委託費・その他の謝金等で納品書のないものは、「謝金に関する願い書」（所定様式）に検品印を押印します。

果物を伴うも※通訳等成果物を伴わない場合（アルバイト謝金を含む）は検品対象外です。

の【検品対象】
印刷複写費
について

△

学外業者へ複写を発注したもの、コンビニエンスストア等公的機関 以外で複写をしたもの【検品対象外】
上智大学図書館を通じて取り寄せた複写物、国会図書館等公的機関での利用分

液体窒素代（ 理 工 学部）

×

メーター管理のため検品対象外です。

［ 日 本 エ ア･リキード］
ガソリン・灯油・ギヤ油
薬品・ガス、
実験用動物
論文投稿料
機器等の修
理

×

○

検品対象ですが、検収ステーションでの検品が困難な場合は、学内設置場所にて検品します。

△

やむを得ず前払いの場合は検品対象外となります。
修理前後の確認が困難のため、検品対象外となります。

×

ただし、支払伝票には取引先が発行した「作業完了報告書」を添付してください。
発行されない場合は、伝票の備考欄に修理の内容を入力してください。

４９

取引先から第三者に直接納品される場合【検品対象（写真検品）】△

研究遂行上、共同研究先等の他研究機関に納品されるもの【検品対象外（現物の確認ができないため）】
出版社から直接相手先に送付される献本、オンラインで送付されるAmazonギフト券等

１－３－４ 検品・検収を実施する場所、受付時間（四谷キャンパス）〇場

所：検収ステーション（4号館1階）〇受付時間：月曜日～金曜日 午前9：30～11：30 午後12：30～16：30※夏期休暇・年末年始休暇期間及び臨時開室時間については別途案内〇連 絡 先：［検品担当］4078（内線） kenpin_kanzai-co@sophia.ac.jp［検収担当］3156（内線）※目白聖母キャンパス及び秦野キャンパスは、各事務センターで実施しています。

１－３－５ 検品対象物品の納付先（配送先）〇原則、大学納品としてください。
以下のａ~ｃに該当する場合は学外への配送を可としますが、後日検収ステーションへの持ち込みが必要です。
ａ．検収ステーションの長期閉室期間（夏期休暇、年末年始休暇等）に購入せざるを得ない場合
ｂ．書籍を購入する場合（書籍以外の物品については公私の区別が困難となるため不可）
ｃ．写真検品に該当する場合（１－３－６参照）〇検品対象物品を発注する際は、｢検収ステーション経由｣とされる、されないに関わらず、建物・部屋番号、所属（学科/部署）名、氏名、電話番号等を必ず記入してください。

＜物品の納品先（配送先）の記載＞「本学住所+検収ステーション経由 建物・部屋番号+所属名+購入者氏名 電話番号」※建物及び部屋番号が記載されていないと配送業者が納品配達できないので必ず記載してください。

１－３－６ 写真検品
（１）写真検品の要件〇写真検品は、以下のａ~ｅに該当する場合のみ、特例措置として認められます。
ａ．出張期間・サバティカル期間に購入した物品を、帰京/帰国前に使用する場合
ｂ．「科研費学外者リスト」に該当する遠方居住者等が購入した物品
ｃ．研究遂行上、他研究機関に納品する必要がある場合（学外の共同研究者による購入を含む）
ｄ．健康上の理由等により、自宅での教育研究活動が大学から特別に許可されている場合
ｅ．検収ステーションの長期閉室期間（夏季休暇、年末年始休暇等）に納品され、物品を使用する必要がある場
合（２）写真検品のフロー①検品対象物を写真撮影する。
写真の要件は以下の３点です。
ア．開封前の梱包状態と開封後の物品全体を撮影すること（撮影後、ご使用いただいて構いません）。
イ．購入物品と納品書等が一緒に写っていること。
ウ．商品名・製品番号等が確認できること。
※１枚の写真ですべての要件を満たす必要はありません（下記のサンプル写真参照）。

５０

②以下の必要書類を検収ステーションに持ち込み、検品を受ける。
ア．撮影した写真
イ．納品書（無い場合は請求書又は領収書）
ウ．写真検品申請書※SophiaマニュアルＤＢの以下のフォルダから取得してください。
03.財務関係＞01.支払・検収・調達・除却＞02.各種申請・フォーマット

＜メールによる写真検品について＞在外研究で長期間出校しない場合は、上記②に代えて、メールによる写真検品が可能です。
この場合のフローは以下のとおりです。
1. 申請者は、上記②の書類をメールにて検収ステーションに送付する。
2. 検収ステーションは、検品を実施後、納品書等に検品印を押印し返信する。
3. 申請者は、伝票に当該押印済みの領収書等を貼付のうえ、経理グループ（科研費の場合は研究推進センター）へ提出する。

【サンプル写真】

購入物品全体の写真

購入物品と納品書等を一緒に写した写真（「納品書」の文字が確認できるよう撮影してください。）

購入物品全体の写真では商品名・製品番号等が不明瞭な場合には、個別に撮影した画像も添付ください。

５１

１－４

その他の留意点

１－４－１ 機器備品の廃棄等の手続き〇機器備品・用品等、物品管理対象物（管理シールの貼付有）が破損等により使用不可能な状態となり、廃棄処
分を希望する場合は、必ず管財グループ（調達担当）で所定の手続きをしてください。また、移転・所属変更等の場合も届け出が必要となります。
〇パソコンの除却にあたっては、除却申請前に必ずデータ消去を行ってください。なお、データ消去の方法については、大学
ホームページに添付されている「情報セキュリティハンドブック」をご参照ください。
※添付場所・・・HOME>情報システム室>利用ガイド>情報セキュリティ＞情報セキュリティハンドブック

１－４－２ 科研費で購入した設備備品に関する留意点〇科研費で設備備品として購入する物品については、購入と同時に全て大学に寄付することとなりますので、ご留意ください（手続き不要）。

５２

２

旅費

２－１

旅費の範囲

〇校務及び研究活動（以下、「用務」という）に伴って外出・出張する場合、その外出・出張に係る経費を各予算から支出することができます。
○旅費の対象となる日は、原則として、用務のある日、用務遂行のために必要な移動日や拘束日、前泊する日（チェッ
クインの日）、後泊する次の日（チェックアウトの日）です。なお、海外出張および海外からの招聘旅費においては、交通手段の遅れなどを考慮した予備日について、旅費の対象とすることができます。
〇旅費の計算は、原則として、常時勤務する場所を起点とし、用務地最寄りの公共交通機関の駅又はバス停までの営
業キロが片道100km以上の場所に外出する場合や、100km未満であっても用務のために宿泊を伴う外出の場合（宿泊を伴う研修等に参加する場合、及び用務先からの要請や指定による宿泊である場合に限る）には、交通費の他に日当や宿泊料等を支給します。（⇒旅費扱い）
片道の乗車距離が100km未満の地域へ外出する場合は、交通費実費を支給します。（⇒立替交通費扱い）
区分
片道100Km未満

旅費扱い

立替交通費扱い

宿泊を伴わない

－

〇

宿泊を伴う

〇

－

〇

－

片道100Km以上※用務のために宿泊を伴う外出ではなく、100㎞未満の地域へ外出し、宿泊した場合は、私費となります。
※用務先からの要請や指定による宿泊である場合は、その旨が明示された資料を、証憑として提出してください。

２－２

立替交通費の精算方法〇支払伝票に「立替交通費請求書」（所定用紙）を添付し、経理グループ（科研費は研究推進センター）に提出してください。
＜留意点＞〇急行及び特急（新幹線を除く）の利用は、片道50km以上100km未満のみ対象となります。
〇片道50km以上の場合は、路線情報（駅すぱあと、Yahoo!等）の画面コピーを証憑として添付してください。
〇立替日から3ヶ月以内のもののみ精算対象となります。
〇資金グループ窓口での直接申請（窓口現金支払）は行っておりません。
〇やむを得ない理由によりタクシーを利用した場合は、「立替交通費請求書」に理由を記入の上、領収書と併せてご提出ください。
〇別途、講演料等の謝金を支払う場合は、「立替交通費請求書」を使用することはできません。この場合は、交通費部分も謝金扱いとして伝票を起票する必要があります。詳細については、P.64を参照してください。

２－３

出張申請から旅費受給までのながれ○旅費は、原則として、出張後の請求に基づき一括支給します。
○出張者は、出発の２週間前（休日除く。就業規則上の勤務日に当たる日を中10日確保。）までに、旅費システム
にて出張申請をしてください。学外者の方を出張させる場合や招聘する場合、本学学生を出張させる場合、ならびに本学教職員に対し特別に依頼して出張させる場合は、出張を依頼する方（本学教職員）が申請をしてください。
※2021年度より、出張申請および精算申請・出張報告は、旅費システムJ’s NAVI NEOで行うこととなっています。
ログインURLとマニュアル保管場所は下記のとおりです。
●ログインURL：
https://web024.jsnavineo.com/JCS/xhtml/Todo.jsf●マニュアル保管場所：
ソフィア掲示板 → 申請・マニュアルDB → 02.人事関係 → 01.人事・旅費 → 01.出張・旅費精算

５３

〇出張者は、必ず出張申請前に使用予算残額を確認の上、申請してください。
○出張者は、帰着後２週間以内に、旅費システムにて精算申請・出張報告をしてください。学内便で提出する証憑書類がある場合は、必ず専用台紙に糊付けして提出してください。
〇経理グループへの伝票の提出は、出張終了後から３カ月以内に提出してください。
〇以下のいずれかに該当する場合は、特例措置として、出張前に旅費の精算申請をすることが可能です。出張申請が決裁された後、出発前に精算申請（仮精算）をしてください。出張終了後、２週間以内に残額を精算申請（本精算）・出張報告をしてください。残額の精算が必要ない場合であっても、出張報 告の観点 から、精算申請（本精算）・出張報告をしてください。（⇒精算額０円として精算します。）＜特例措置＞
ア．請求書に基づき学院から旅行代理店又は宿泊施設等へ直接支払う場合で、支払期限が出張完了後２週間以内である場合（支払期限に２週間以上の余裕がある場合は、出張後に一括精算してください）イ．本人が出張前に旅費の全部又は一部を立て替えており、且つ、本人が経済的事情等により出張前精算を希望する場合
ウ．招聘等、学外者を出張させる場合
エ．3月に差し掛かる出張（3月1日以降に帰着する出張）で、予算執行の都合上、出張前精算を要する場合
オ．本人からの申し出により学院が特別に認める場合※ア、イ、ウ、エについては、旅費システムにある所定用紙に領収書の原本を添付してご提出ください。請求書がある場合は、旅費システムにて出張精算を行う際に当該請求書をPDF化し、添付のうえ、決裁を受けてください。お手元の原本は、支払伝票に添付してください。オについては、人事グループに直接ご相談ください。

【原則（旅費の事後一括払い）】

１．出張申請→【J's NAVI NEO】

２．決裁

→

３．出張

５．伝票・出張精算書の提出
４．精算申請（本精【Dr. Budget（科研→ 算）・出張報告 →→費以外）】【J's NAVI NEO】

６．旅費支給（注1）

注1：科研費以外の場合は、経理グループへ提出。科研費の場合はDr.Budgetでの起票は不要、科学研究費助成事業支出申請書と出張精算書を、研究推進センターへ提出。

【特例（旅費の事前支給）】

１．出張申請→【J's NAVI NEO】

２．決裁

４．伝票、出張精算書の提出
３．精算申請（仮精【Dr. Budget（科研
→
算）
→
→
費以外）】
【J's NAVI NEO】

５．旅費支給

→

６．出張

（注1）

７．精算申請（本精算）・出張報告→ 【J's NAVI NEO】
（注2）

注1：科研費以外の場合は、経理グループへ提出。科研費の場合はDr.Budgetでの起票は不要、科学研究費助成事業支出申請書と出張精算書を、研究推進センターへ提出。
注2：事後精算が発生しない場合は出張報告のみ行う。事後精算が発生する場合は、上記１（原則）の4～6のフローにて処理。

※日本学術振興会特別研究員の旅費システムJ’s NAVI NEOの決裁ルートは、P.124参照。

５４

【必要書類一覧表】
所定用紙
①
計
画
表

②
教
育
・
研
究
を
目
的
と
す
る
学
生
の
派
遣
に
つ
い
て
（
届
）

○

○

◎→必須
○→場合によっては必要

一括事後支給
（原則）

事前支給
（特例）

出張前
出張後
出張前

③
報
告
書

○

証憑
⑤
支
払
伝
票
（
科
研
費
以
外
）

⑥
科
学
研
究
費
助
成
事
業
支
出
申
請
書
（
科
研
費
の
み
）

⑦
出
張
目
的
や
訪
問
先
な
ど
が
事
前
確
認
で
き
る
資
料

⑧
用
務
遂
行
を
事
後
確
認
で
き
る
資
料

⑨
フ
ラ
イ
ト
ス
ケ
ジ
ュ
ー
ル

⑩
航
空
チ
ケ
ッ
ト
控
え

⑪
航
空
運
賃
の
領
収
書
・
料
金
内
訳
明
細

⑫
鉄
道
運
賃
・
バ
ス
の
領
収
証

⑬
タ
ク
シ
ー
・
レ
ン
タ
カ
ー
の
領
収
書

⑭
請
求
書

⑮
ク
レ
ジ
ッ
ト
カ
ー
ド
利
用
明
細
書
（
注
）

◎

○

○

○

○

○

○

○

○

○

○

○

○

○

◎
○

○

出張後

④
出
張
精
算
書

○
← 旅費システムに添付 →

◎

◎

◎

◎

◎

◎

○

○

○

←

帳票を出力

◎

→

○

○

◎

○

← 旅費システムに添付 →←○専用台紙に糊付けまたは添付し、学内便で提出 →（証憑が電子データの場合は、旅費システムに添付）

注：クレジットカード以外の立替払いについては、「Ⅱ共通ルール」の「3-9-2立替購入時の証憑書類」参照。

＜お願い＞
領収書が日本語又は英語以外の言語の場合は、和訳のメモを付けてください。
なお、領収書以外の証憑については和訳を依頼することがありますので、予めご了承ください。

【各書類の留意点】（旅費システムでの申請、精算に伴う各書類に関しては、領収書原本及び航空チケット等控えを除き、極力電子ファイ
ルにて提出してください）
N
o

必要書類

留意点
○出 張 申 請 時 、資 金 元 が詳 細 な日 程 や計 画 を求 める場 合等 に 使 用 しま①

計画表（電子）す。作成したファイルは、旅費システムに添付してください。
○様式は、旅費システムのヘルプ欄より取得してください。
○出張申請時、本学教職員による引率の有無にかかわらず、正課の一環と所
定用

教育・ 研究を目的とす②

紙る学生の派遣について(届) （電子）して教育研究活動のために本学学生を学外に派遣する際に、旅費システ
ムに添付してください。
○出張申請決裁後、人事グループより、担当部署（学生センター）へ送付されます。
○様式は、旅費システムのヘルプ欄より取得してください。
○精算申請時、資金元が詳細な実績報告を求める場合等に使用します。

③

報告書（電子）作成したファイルは、旅費システムに添付してください。
○様式は、旅費システムより取得してください。

５５

○精算申請決裁後、必ず旅費システムから出力し、下記⑤（科研費の場④

国内出張精算書

合は、及び⑥）に添付して予算執行手続きを行ってください。支払時に証

海外出張精算書

憑となる書類です。

（紙）〇予算執行がない場合においても、出張報告のため、旅費システムにて入力
してください。この場合、精算額は０円になります。

⑤

⑥

支払伝票
（紙）
科学研究費助成事業支出申請書（紙）○科研費以外の場合は、財務システム(Dr.Budget)にて作成してください。
○出張精算書（NO.④）及び請求書（請求書払いの場合のみ）を添付して、経理グループに提出してください。
○科研費の場合のみ、支払伝票として研究推進センターに提出してください。
○出張精算書（NO.④）及び請求書（請求書払いの場合のみ）を添付
してください。
○学会・セミナー等のプログラム、スケジュール表、ツアー旅程表、パンフレット、

出張目的や訪問先など⑦

が事前確認できる資料（電子を推奨。原本でも可。）

招聘状、訪問先とのアポイントメール記録等を提出してください。
※全行程を網羅できるよう、漏れなく証憑を整えて提出してください。
※提出できる証憑がない場合（資料調査、フィールドワークや、アポイント記
録がない場合など）は、用務地に赴き調査等をする必要性について具体的に訪問内容欄に記載いただくか、業務上、研究上作成されている計画書等を添付してください。
○出張先で用務遂行したことを客観的に確認できる資料を提出してください。
○物理的証憑としては、学会・セミナー等の参加票、当日配布のレジュメ、ネームプレート、博物館等の入場券等。（極力、電子証憑としてご提出くだ

用務遂行を事後確認できる資料 （電 子を推⑧奨。原本でも可。）※報告書とは別途必
要になりますさい。）○電子証憑としては、用務遂行先で撮影したことが判別できる集合写真や自撮り写真、訪問先の写真、上記の物理的証憑を写真に撮ったもの等。
※当日、現地で入手できるもののみ可とします。事前入手できるものは証憑とはみなせませんので、ご留意ください。
※現地で入手できる証憑が無い場合、出張後に出張先相手方とやりとりをしたことが分かるメール記録（訪問のお礼メールなど）でも可とします。

証※全用務を網羅できるよう、漏れなく証憑を整えて提出してください。

憑
書
類

⑨

フライトスケジュール（電子）○海外出張の場合、精算申請時に提出してください。
○発着日および時刻、発着地、搭乗便名が明記されているものを提出してください。
○搭乗を証明する証憑として、航空会社 等が発行する書類（航空券の半券、もしくは、ご搭乗案内や保安検査証など、空港に設置されている機器
端末から出力される書類）の原本を提出してください。
〇航空会社が発行する書類を原本で提出できない場合、搭乗証明書でも可とします。この場合、システム上への添付による電子提出で構いません。

⑩

航空チケット等控え（原本）〇チケットレスの場 合、端末から出力される書類 が発行されないことがあります。また、航空会社によっては搭乗証明書を発行していないことがあります。
その場合は、スマートフォンのQRコード搭乗券や、チェックインを証明するメー
ルのスクリーンショットをご提出ください。この場合、システム上への添付による電子提出で構いません。
○往復とも提出してください（招聘の場合は往路のみで可）。
※e-チケットの控え（旅券購入時にWEB上で発行される書類）は搭乗したことの証にはなりませんのでご注意ください。

航空賃の領収書および⑪

料金内訳明細（原本）〇国内・海外を問わず、航空機を利用した場合は提出してください。
〇電子的に発行された領収書は、印刷の上、原本を提出してください。

５６

○公共交通機関以外のものや、海外で立て替えた場合のみ提出してくださ⑫

海 外 の鉄 道 賃 、バス の

い。

領収書

※海外で立て替えた場合であっても、公共交通機関を利用しその金額が証（原本）明できるものに関しては、必要としません。詳しくは後述2-5-1の海外旅行の区分をご確認ください。
○やむを得ない理由がある場合に限り支出可能です。

タクシー、レンタカーの領⑬

例：最寄り駅から目的地への交通手段がない
重量のある機材を運搬するため

収書
（原本）

公共交通機関の本数が少なく予定時間に目的を果たすことが困難〇国内・海外を問わず、これらを利用した場合は提出してください。
○旅費システムの所定の項目に利用理由を入力してください。

⑭

請求書
（電子）

○学院から直接、旅行代理店等に支払う場合のみ、旅費システム上で写しを添付して提出してください。
○支払伝票には紙の原本を添付してください。

〇クレジットカードで外貨決済を行った場合のみ、旅費システム上で写しを添
クレジットカードの利 用
⑮

明細書
（電子）

付して提出してください。
○円貨決済の場合は提出不要です。
○外貨決済の領収書に円貨が併記されている場合は提出不要です。
○WEB明細の場合は、「未確定」の状態でも可（該当部分以外は黒塗り
可）。

２－４

旅費支給額

〇巻末添付の「上智学院旅費規程」をご参照ください（P.141）

５７

２－５

経費別留意点２－５－１ 交通費
区分

留意点
〇対象経費は、鉄道賃、航空賃、車賃及び船賃となります。
〇航空機利用可能の範囲は、京都以西及び仙台・山形以北の地域（北陸地方および紀伊半島 を含む）となります。
〇北海道、九州、沖縄への移動は、移動時間短縮の観点から、航空機利用を推奨します。
〇航空賃は、役職に係らず、原則として、最下級の運賃席のみ利用可能です。
ただし、健康上の理由等特別の事由を有する場合は、事前の願い出により、最下級の運賃席の直近上位に設定される席種（クラスJ等）の利用を可とします。この場合の留意点は以下のとおりで

国内旅費

す。
ａ．事由を証明する観点から、医療機関発行の診断書等の提出を求める場合があります。
ｂ．出張後の願い出については、理由を問わず、認められません。
ｃ．搭乗する便のうち最上級に設定される席種（プレミアムクラス等）は利用できません。〇鉄道賃における急行及び特急料金（新幹線除く）の利用条件は、当該乗車区間が片道50km以上の場合のみ支出可能です。また、新幹線利用の場合は、当該乗車区間が片道100km以上の場合のみ支出可能です。
〇車賃は、実費払いとなります。なお、タクシーを利用した場合は、旅費システムの所定の項目に利用理由を入力してください。
〇対象経費は、鉄道賃、航空賃、車賃及び船賃となります。
〇公共交通機関（主に鉄道、バス）については、以下 a 及び b の確認ができる場合のみ、領収書を必要としません。
ａ．交通費の金額証憑添付（公式HP掲載の金額箇所の画面コピー、金額が掲載された現地路線図の写真 等）
ｂ．交通費の起点終点の根拠として、用務地や宿泊地を確認できること。
〇航空賃は、「上智学院旅費規程」に定める席種のみ利用可能です。
ただし、健康上の理由等特別の事由を有する場合は、事前の願い出により、最下級の運賃席の直近上位に設定される席種の利用を可とします。この場合の留意点は以下のとおりです。
ａ．事由を証明する観点から、医療機関発行の診断書等の提出を求める場合 があります。
ｂ．出張後の願い出については、理由を問わず、認められません。
ｃ．招聘及び依頼出張も同様の取扱いとします。
〇「上智学院旅費規程」に定める適用区分Ｂに該当する出張者については、フライト時間が概ね8時

海外旅費

間（乗り換え時間を含まず。マイナス1時間を限度とする。）を超える場合、下表の席種の利用を可とします。この場合の留意点は以下のとおりです。
ａ．料金は割引が適用された運賃等、可能な限り低廉となるよう航空券を手配してください。
ｂ．過剰な支出と判断される場合、支出は認められません。
ｃ．招聘及び依頼出張も同様の取扱いとします。
摘要区分B 該当者

教授、准教授、グループ長、センター長、室長、センター事
務長、事務センター長、主幹、被招聘者、依頼出張者

席種の等級を３以上の席種の等級を２階階級に区分する航空路級に区分する航空

の場合

路の場合

最上級の直近下位の級の席種（ビジネスクラス

上級の席種

等に相当 ※）
最下級の直近上位の級

講師、助教、チームリーダーの席種（プレミアムエコノ
ミークラス等に相当※）※航空会社によって座種の表現が異なるので、注意してください。

５８

下級の席種

＜留意点＞〇交通費については、最も経済的かつ合理的経路での精算となります。人事局確認時においてシステム上の時刻表
検索が異なる経路を提示した場合などは、出張者がシステムに入力した経路のとおり精算に反映されない（修正される）ことがありますので、ご了承ください。
〇自宅等、常時勤務する場所以外を旅費の起点・終点とする場合は、常時勤務する場所からかかる合理的かつ経済的ルートの交通費と比較して、安価な場合のみ支出可能です。
〇前泊・後泊の条件に該当する場合で、前泊・後泊する場合(宿泊費＋半日当)と比較して自宅を起点・終点とする交通費支出のほうが安価である場合に限り、勤務地ではなく自宅を起点・終点とした交通費支出を認めます。
＜お願い＞
J’s NAVI NEOの時刻表検索機能を利用する場合、鉄道の乗り換えごとに検索せず、起点から終点を通しで検索してください。乗り換えごとに検索・登録すると、主にJRの特定都区市内制度（特定の都区市内駅を発着する場
合の特例）が適用される場合等で、過剰請求となる場合があります。
例）四ツ谷⇒大阪の場合（すべてJRを利用）〇 四ツ谷→大阪✕ 四ツ谷→東京→新大阪→大阪（四ツ谷－東京間、新大阪－大阪間が過剰請求）

２－５－２ 宿泊料
区分

留意点
〇出張期間中の宿泊数に応じた定額を支給します（規定額の範囲内で支給額の変更可）。
○学院施設に宿泊する場合は実費支給となります。

国内旅費
海外旅費

○機中泊、船中泊、車中泊等、宿泊施設以外（実家、友人宅含む）で の宿泊は、支給できません。
〇海外における宿泊費は、用務の有無にかかわらず、現に宿泊した都市の区分（指定都市・指定都
市以外の区分）を適用します。

【注意】 宿泊施設の選定基準について
国内・海外問わず、宿泊先については、用務地至近の宿泊施設を選定してください(宿泊証明等は求めません)。
用務地至近に宿泊施設を確保できない場合のみ、検討の幅を広げ、近隣(概ね20km以内)の施設を選定してください。この基準を超えて宿泊施設を選定した場合、用務地と宿泊先の往復交通費については支出できません。自宅、実家、親戚または友人宅等に宿泊する場合も同様です。
なお、前泊・後泊時の宿泊施設についてはこの限りではありませんが、出発(帰着)地と用務地を結ぶ経済的かつ合理的経路の交通費を超えた金額については、支出対象外となります。
《例１》用務期間中における宿泊の例①
出発地：四ツ谷（東京）／用務地：関ケ原（岐阜）／宿泊地：岐阜（岐阜）⇒近隣(概ね20㎞以内)での宿泊ではないため、関ケ原－岐阜間の交通費は支出不可。
《例２》用務期間中における宿泊の例②
出発地：四ツ谷（東京）／用務地：関ケ原（岐阜）／宿泊地：大垣（岐阜）⇒近隣(概ね20㎞以内)での宿泊であるため、関ケ原－大垣間の交通費は支出可能。
《例３》前泊・後泊の例
出発地：四ツ谷（東京）／用務地：関ケ原（岐阜）／前泊地：岐阜（岐阜）⇒この場合、四ツ谷→関ケ原の交通費は支出可能。四ツ谷→岐阜・岐阜→関ケ原で分割した支出は不可。

５９

２－５－３ 日当
区分
国内旅費

留意点
○出張日数に応じた定額を支出します（規定額の範囲内で支給額の変更可）。
○前泊日および後泊日の翌日は、移動日として定額の半額を支給します。
○出張日数に応じた定額を支出します（規定額の範囲内で支給額の変更可）。
○出国日の前日および帰国日の翌日は、移動日として国内日当の定額の半額を支給します（午前0時直後に出発の便や、午前0時直前に到着する便などの場合）。
〇海外における用務のない日（移動日や用務のない調整日・拘束日など）は、「指定都市以外」の海外旅費

日当を支給します。
〇１日のうちで、旅費規程別表第４の二つの区分（指定都市及び指定都市以外）に跨って出張する場合、用務のある地の区分に掲げる額を適用します。二つの区分に跨っていずれでも用務がある場
合は、その額の多いほうの区分に掲げる額を適用します。
〇海外出張中における現金払いのチップ（領収書が発行されないもの）などは、日当でご対応ください。

【注意】 日当は、交通費、宿泊料、雑費以外の出張中に発生する諸経費を賄うものです。

２－５－４ 雑費
区分

留意点
〇レンタカー代〇ガソリン代等燃料費（使用距離、使用量の内訳を確認する場合があります）

国内旅費○高速道路、有料道路代〇駐車場代〇変更手数料及びキャンセル料（予算からの支出が可能な場合のみ）＜P.62参照＞〇海外旅費における雑費の支出の可否は以下のとおりです。
内容
予防注射接種費用、感染症検査費用（入国時または訪問先にて必須・推奨なも
ののみ）

海外旅費

可否
〇

査証申請代、査証発行代行手数料、査証申請に係る写真代〇査証の取得に係る残高証明書発行料、住民票発行料、印紙代

×

予防注射や査証発行のために要した交通費〇

国際運転免許証発行手数料✕

パスポートの取得・更新に係る諸費用

×

レンタカー代〇

ガソリン代等燃料費（使用距離、使用量の内訳を確認する場合があります）〇

高速道路、有料道路代

○

駐車場代

〇

学生・招聘者等に任意で付保する海外旅行保険料〇

変更手数料及びキャンセル料（予算からの支出が可能な場合のみ）<P.62参照>〇

ランドリー代✕通信費（WiFi代、電話代）✕

現金払いのチップ（領収書が発行されないもの）✕

６０

２－５－５ その他の留意点（１）海外からの招聘〇用務日の前後1日については予備日として拘束されているものと見なし、宿泊料・日当を支出することができます。
〇被招聘者が別用務や私用等で招聘地以外を訪問する場合、当該日に係る旅費は支出できません。
○外国からの招聘にかかる日当は、国内出張日当額を限度とし、入国日から出国日までの日数を上限とします。

（２）ゼミ合宿〇宿泊に際し、学院厚生施設利用の場合は、規定額の範囲で実費を支給します。この場合、財務局管財グループ交付の利用申込書の写しを、旅費システムに添付してください。
〇宿泊料については、如何なる理由があっても、規定額を超過できません。
〇海外でのゼミ合宿は支給対象外とします。
〇特別研究員は支給対象外とします。
〇ゼミ合宿は、原則として人事局予算にて執行します。

（３）本学学生への依頼出張〇本学学生を出張させる場合は、申請者本人の研究上特別な理由がある場合に限ります。
申請の際に、目的欄に理由を明記してください。

（４）旅費請求における業者払い請求書の取扱い〇請求書をもとに、請求金額と内容を旅費システムの「実費（その他）」欄に入力してください。
請求書が紙の場合 ⇒ PDF化もしくは画像ファイル化して、旅費システムに添付。原本は手元保管。
請求書が電子の場合 ⇒ 請求書を電子ファイルのまま、旅費システムに添付。
○支払伝票には、決裁済旅費精算書とともに請求書（紙の場合は原本、電子の場合は印刷したもの）を添付してください。

（５）出張精算書決裁後における内容修正の取扱い〇精算書の内容を変更する必要性が生じた場合は、伝票を起票する前に必ず人事グループに連絡 してください。

（６）私的旅行を伴う出張の取扱い〇出張期間中に帰省や私的旅行を伴う場合、以下のとおり取り扱います。
《宿泊料》 用務のために宿泊せざるを得ない場合のみ支出可能であり、私用のための宿泊と見なされるものは支出不可となります。また、実家や友人宅などで宿泊した場合は支出できません。
《日 当》

旅費の対象となる日数分（用務のある日、用務遂行のために必要な移動日、前泊する日（チェックイン
の日）、後泊する次の日（チェックアウトの日）、海外出張および海外からの招聘旅費における交通手
段の遅れなどを考慮した予備日）のみ支出可能であり、個人的な私事が含まれる日については支出不可です。

《交通費》 ・私用先へ向かうための交通費は、支出不可です。
・私用先から出張先へ向かう場合は、勤務地から向かう場合と比較して安価であることを証明できる場合
のみ、支出可能です。
【注意】 パックツアー等で交通費および宿泊費の内訳が不明の場合は、全旅程の日数から按分して日ごとの金額を設定し、用務遂行日数分のみ支出可能となります。

６１

２－６

海外旅行保険〇上智学院では、以下の者が本学の用務で海外出張を行う場合、法人包括契約 （損保ジャパン）による海外旅行
保険を付保します。
役員、専任教員、特別契約教授、実務家教員、特任教員、常勤嘱託教員、イエズス会海外客員教員、海外招聘客員教員、客員教員、特別研究員、PJPD、PJRA、日本学術振興会特別研究員（DC含む）、専任職員、嘱託職員、その他学院で管理する予算を持つ者〇当該付保手続きは、出張申請に基づき人事グループが一括して行います。保険証券（渡航者カード）は、出張前に旅費システムを通じて出張者本人へ交付します。出張申請の添付ファイル欄をご確認ください。
〇当該保険料は学院が負担しますので、出張者による負担は生じません。
〇個人で別途保険に加入した場合の保険料は、学院予算からの支出はできませんので、予めご了承ください。
ただし、包括契約の対象外の方で、かつ研究遂行上必要な場合は支出可とします。この場合は、個人で任意の保険に加入していただき、理由書と保険内容が確認できる書類を証憑として提出してください。また、保険料が過度に高額な支出にならないように留意してください。
〇渡航期間が３か月を超える出張者については、日本への一時帰国中についても補償特約が自動でセットされています。
〇学外者や本学学生の海外旅行保険に係る取扱いについては、別に定めます。併せて、ＦＡＱをご確認ください。

２－７

出張の中止・変更〇都合により出張が中止となった場合は、速やかに人事グループへ報告してください。
出発前に日程を変更した場合は、人事グループへ報告の上、旅費システムにて申請した出張申請書を取り消し、変更後の日程で再度申請してください。
出発後に日程を変更した場合は、精算申請・出張報告時に旅費システムの補足・連絡事項欄にその旨を入力してください。ただし、長期にわたる変更の場合は人事グループへ報告してください。
なお、変更手数料及びキャンセル料の負担については、以下のとおり取り扱います。
要因
自己の責めに帰さない事由の場合
・校務都合
・天変地異や治安悪化等による渡航延期勧告
・交通機関のスト・その他学院がやむを得ないと判断した場合
上記以外

取り扱い
学院負担（各自の予算からの支出）※校務出張 に限り、私傷病 や忌引き（親・子・配偶者）に伴う出張の中止・変更の場合、キャンセル料は学院負担とする※出張精算書（旅費システムより出力）に基づき、旅費（雑費）として処理する
本人負担※学外者の招聘及び依頼出張についても同様の取り扱いとなります。
※校務とは、研究活動以外の業務全般を指します。

６２

２－８

出張者同士の旅費立て替えの禁止〇原則として、旅費は出張者本人にのみ支払いを行います。立替者に直接支払うことはできません。出張者同士で旅費の立て替えが発生した場合、金銭の授受については当人同士で完結してください。相手が学生の場合も同様の取り扱
いとなります。
〇例外的措置として、学外者を出張させる場合又は招聘する場合は、教職員による立て替えを可とします。この場合は、旅費システムの所定の項目または補足・連絡事項欄に立替者を記入してください。なお、精算額と必要書類は以下のとおりです。
パターン
Ａ

Ｂ

必要書類

本 学 の教 職 員 が 被 招 聘 者 に 旅 費 を

ａ．精算額・・・・・旅費規程に基づく額

現金で立替支給した場合

ｂ．必要書類・・・被招聘者から上智大学（学院）宛の領収書

本 学 の教 職 員 が業 者 （ 旅 行 会 社 、

ａ．精算額・・・・・実費（定額ではありません）

宿 泊 施 設 、交 通 機 関 等 ） に 料 金 を

ｂ．必要書類・・・領収書（片道100km未満の電車賃を除く）

直接支払った場合※新幹線等の特急料金は領収書が必要となります。

〇タクシー利用の場合など、1台に複数名が同乗した場合は、代表者が当該費用を精算してください。予算の都合上、同乗者と分割精算せざるを得ない場合は、旅費システムの所定の項目にその旨と自己負担額を記入してください。

２－９

滞在期間が複数の会計年度にまたがる場合の旅費〇滞在期間が30日以上の場合
原則として、滞在日数に応じて年度区分計上を行います。ただし、1会計年度の滞在期間が14日以下の場合は、滞在日数の多い年度の経費とします。
〇滞在期間が30日未満の場合
原則として、滞在日数の多い年度の経費とします。

＜外部資金による出張について＞
外部資金を用いた出張の場合、会計年度をまたいだ出張ができない、または上記の取り扱いができない場合がありますので、事前に人事グループへお問い合わせください。

６３

２－10

謝金を伴う旅費・交通費

２－10－１ 謝金を伴う旅費・交通費の取り扱い＜ポイント＞〇原則として、「謝金単価基準一覧」（P.80）における「請負謝金」の単価には、旅費・交通費（以下「旅費等」という。）等の諸経費が含まれていますが、別途旅費等を支払う必要性がある場合は、その支給を可としています。
〇謝金を伴う旅費等は、所得税法上、当該謝金の一部となり、課税対象となります。したがって、これら旅費等を支払う際は必ず報酬料金として起票してください。
〇次のア、イに該当する場合は、当該旅費等は非課税扱いとなります（伝票は報酬料金として起票）。
ア．招聘する側が航空会社やホテル等に費用を直接支払う場合
イ．招聘された方が航空会社やホテル等に費用を立替払いし、その際の領収書の宛先が「上智学院（又は上智大学）」宛てとなっている場合※Dr.Budgetでの起票方法は、システムのTOP画面の「マニュアル」（謝金を伴う旅費等の入力方法）参照。

【所得税の取り扱いに関する早見表】
謝金の有無

旅費等の領収書・請

旅費等に対する所得税の取り扱い

求書の宛先（注1）

（注2）

科目
学内名称

科研費名称

報酬料金

謝金

一般旅費

旅費

旅 行 会社、宿泊 施設、交通 機関等 が発 行 し上智学院
有（上智大学）た領 収 書 ・ 請 求 書 がある部 分 は非 課 税 （ 注3）
領 収 書・ 請求 書がない部分 （ 日当 等 ） は課
税（注4）

個人名

全額課税（注4）

上智学院
無（上智大学）

非課税

個人名

注1：航空会社、宿泊施設、旅行代理店等が発行した領収書、請求書とする（個人発行は不可）。
注2：旅費に対する課税、非課税の金額については、人事局で作成する「出張精算書」にて確認。
注3：招聘者本人が学院宛に作成した請求書の場合は、課税。
注4：招聘された方が非居住者で租税条約を適用する場合は全額非課税扱い。

２－10－２ 謝金を伴う旅費・交通費の起票例＜ポイント＞（１）科研費以外の場合（財務システム「Dr.Budget」による起票）〇謝金を伴う旅費・交通費は、支払い方法（立替払い、請求書払い）の種類や所得税対象の有無に係わらず、すべて謝金扱いとして処理してください。
〇伝票は謝金部分と旅費部分を１枚の伝票にまとめて起票してください。
どちらか一方を先行して支払うなど、別々に伝票を起票する必要がある場合は、先行して起票した伝票のコメント欄（科研費の場合は用務内容欄）に「別途、旅費（謝金）の支払い有り」と必ず付記 してください。
また、後続の伝票には、先行した伝票の依頼番号を必ず付記してください。

（１）旅費の場合（パターン１：科研費以外）＜事例＞
・教授指導料は5,000円を支給
・航空運賃は本人が上智学院宛の領収書を提出
・教授指導料と旅費は源泉徴収前の額を本人の手取り額とする・教授指導料と旅費は来校時に現金で支給する

６４

≪出張精算書≫ ※人事局作成

所得税の課税対象には備考欄に「課税」、非課税対象には「非課税」と表示

財務システム（Dr.Budget）の謝金入力画面で伝票起票〇報酬料金入力画面の「摘要区分1」と「摘要区分2」の設定は以下のとおり。
・課税扱いの費目・・・・謝金と同じ区分を選択
・非課税扱いの費目・・・摘要区分1：その他、摘要区分2：その他〇入力方法の詳細は、システムのTOP画面の「マニュアル」（謝金を伴う旅費等の入力方法）参照。

≪報酬料金支払依頼書≫ ※明細部分のみ抜粋

６５

＜ポイント＞
上記の例のように同内容の項目（氏名、住所等）を複数入力する場合は、入力時にコピー機能を使用すると便利です。使用方法については、システムのTOP画面の「マニュアル」（謝金を伴う旅費等の入力方法）参照。

（２）旅費の場合（パターン２：科研費）＜事例＞
・教授指導料は5,000円を支給
・航空運賃は本人が上智学院宛の領収書を提出
・教授指導料と旅費は源泉徴収前の額を本人の手取り額とする・教授指導料と旅費は来校時に現金で支給する≪出張精算書≫ ※人事局作成

所得税の課税対象には備考欄に「課税」、非課税対象には「非課税」と表示「報酬料金等支払依頼書」、「科学研究費助成事業支出申請書」の作成〇「報酬料金等支払依頼書」(Excelファイル)には3件入力する(教授指導料、旅費課税分、旅費非課税分)〇旅費課税分の摘要区分は謝金と同じ区分、旅費非課税分は「その他」を選択する〇入力後、このExcelファイルを人事グループにメールで送信する※メールアドレス・・・hojosha_jinji@ml.sophia.ac.jp※ファイル名及びメールタイトル・・・「報酬料金等支払依頼書_****」(←*の部分は申請者名)

６６≪報酬料金等支払依頼書≫
支払先情報

No

1

2

3

氏名

北野 大地

北野 大地

北野 大地

氏名(カナ）

ｷﾀﾉ ﾀﾞｲﾁ

ｷﾀﾉ ﾀﾞｲﾁ

ｷﾀﾉ ﾀﾞｲﾁ

男

男

男

1950/1/1

1950/1/1

1950/1/1

性別
生年月日（注1）

計

郵便番号060-8588

060-8588

060-8588

住所（注2）

北海道札幌市中央区北３条西６丁目

北海道札幌市中央区北３条西６丁目

北海道札幌市中央区北３条西６丁目

電話番号090-9999-9999

090-9999-9999

090-9999-9999

2/10 研究打合せ、知識の教授

2/10 研究打合せ、知識の教授
国内招聘旅費（課税分）

2/10 研究打合せ、知識の教授
国内招聘旅費（非課税分）

学生番号（注3）
支払情報
報酬内容
報酬区分

知識等の教授・指導料

知識等の教授・指導料

知識等の教授・指導料支払額（注4、5）

0

源泉所得税
差引支払額
支払方法
振込先情報

支払区分

（入力不要）
5,000（入力不要）（口座振込の 銀行コード
場合のみ）
支店名

24,720

口座振込

支払希望日
銀行名

（入力不要）（入力不要）

口座振込（任意入力）

みずほ銀行

57,820（入力不要）

0（入力不要）

87,540

口座振込（任意入力）

みずほ銀行（任意入力）
みずほ銀行

0001

0001

0001

札幌支店

札幌支店

札幌支店

支店コード

813

813

813

口座種別

普通

普通

普通

口座番号

999988899998889999888

口座名義
立替の有無（注6）

ｷﾀﾉ ﾀﾞｲﾁ

ｷﾀﾉ ﾀﾞｲﾁ

ｷﾀﾉ ﾀﾞｲﾁ

無無無≪科学研究費助成事業支出申請書（謝金専用）≫（３）交通費の場合〇伝票の起票方法は、旅費と同様、報酬料金扱いとして起票してください。
〇学院宛の請求書や領収書が入手できない場合（電車利用等）は、全額、所得税の課税対象となります。
〇交通費の場合、人事局による「出張精算書」が発行されませんので、各自で金額が確認できる資料（駅すぱあと、Yahoo！等の路線情報の画面コピー）を準備し、証憑として添付願います（「立替交通費請求書」は不要）。

６７

旅費関連FAQ（よくあるご質問）☆外部資金については、独自のルールがありますので、研究費の場合は研究推進センター、補助金の場合は経理グループまで
お問い合わせください。

１．消費税
Ｑ１－１
Ａ１－１

海外渡航の場合、国内の空港までの電車代は課税対象となるのか？
海外渡航における旅費の消費税は、国内の交通費（空港までの運賃等）を含んで「非課税」として取り扱います。
ただし、事後精算の発生などで国内の旅費のみ単独で起票する場合は、「課税」扱いとなりますので、ご注意ください。

２．旅費
（全般）
Ｑ２－１－１ 旅費発生の起点と終点は？
Ａ２－１－１ 本学教職員の場合は、原則として、常時勤務する在勤地（各キャンパス）とします。ただし、在勤地を起点（または終点）とする旅費と比較して安価な場合のみ、在勤地以外を起点（または終点）とすることができます。
学院に常時勤務しない本学教職員、学生、依頼出張、招聘の場合は、必ずしも学院施設を起点（または終点）とせず、出張者の勤務地、自宅もしくは別用務地と読み替えることができます。
Ｑ２－１－2 近隣地域で学会・打ち合わせがあるが、これは出張になるか？
Ａ２－１－2 勤務地から片道 100km 未満の地域へ用務で外出する場合であっても、用務のために宿泊を伴う場合は、出張の扱いになります。用務先からの要請による宿泊である場合はその旨が明示された資料を、用務先からの要請による宿泊でない場合は宿泊することの合理的な理由が明示された資料（＝出張目的や訪問先などが事前確認できる資料）を、証憑として提出してください。
なお、レストラン等のアルコール類が提供される店等で開催される会議・会合および打ち合わせ等については、用務とみなしませんので、ご注意ください。
Ｑ２－１－３ 当日移動でも間に合うが、余裕を持って移動したいため、前泊を考えている。この場合、宿泊料と日当は支給されるか？
Ａ２－１－３ 当日移動でも間に合う場合や止むを得ない理由として認められない場合は、前泊分の宿泊料と日当は支給できません。ただし、自己負担にて宿泊する分には差し支えありませんが、前日移動のための業務時間調整等は行わないようにしてください。
Ｑ２－１－４ 長期出張時の留意点は？
Ａ２－１－４ 1 カ月以上の長期出張の場合、出張期間中の通勤手当は支給されません。
Ｑ２－１－５ 国内で、往復鉄道賃（新幹線）と宿泊料が含まれたパックツアーを利用した。旅費として支出可能か？
Ａ２－１－５ 支出可能です。ただし、パックツアー料金の総額が、規定額の総額の範囲内である場合に限ります。また、パックツアー料金の内訳が明記されている場合は、往復鉄道賃と宿泊料、それぞれが規定額の範囲内である場合に限ります。規定額を超過する場合の差額は、私費にて自己負担となります。宿泊料の取扱いについては、Ｑ２－3－２も併せてご確認ください。
Ｑ２－１－６ 国内で、鉄道を 90km とタクシーを 10km 利用し、片道 100km ほどの地域に日帰りで調査に行った。出張扱いになるか？
Ａ２－１－６ なりません。日帰りの場合、利用した公共交通機関の片道の営業キロが 100km 以上の場合のみ、出張として取り扱います。タクシーやレンタカー等を利用した場合の移動距離は含まれませんので、ご留意ください。
Ｑ２－１－７ 他部署に所属する教職員に出張を依頼する場合、承認者はどうなりますか？
Ａ２－１－７ 依頼者(申請者)の予算単位責任者に加え、出張者である教職員が所属する部署の所属長を承認者として設定し、旅費シ
ステムの承認ルートに追加してください。併せて、『旅費精算システム J’s NAVI NEO 操作マニュアル』をご確認ください。
Ｑ２－１－８ 国内で、出張初日の用務が朝から始まる予定である。前日に移動した場合、旅費として支出可能か？
Ａ２－１－８ 用務開始時刻から参加するために自宅又は勤務先を午前７時以前に出発する必要がある場合は、「前泊」として前日の宿
泊料と日当（半額）が支給されます。
また、用務終了後帰宅すると自宅又は勤務先への到着が午後９時以降になる場合は、「後泊」として宿泊料と翌日の日当（半額）が支給されます。

６８

Q２－１－９ 出張内容や成果の報告、用務遂行を事後確認できる資料の提出は必ず必要なのか。
A２－１－９ 旅費において研究費が正しく使用されているかどうかを確認するためには金額の証憑の他、遂行した出張（用務）の実在性を明示する必要があります。そのために、第三者が見ても用務を遂行したことが明確に分かるよう、報告と証憑類の提出をお願い
します。
（交通費）
Ｑ２－２－１ 鉄道の運行ダイヤにより在来線の利用が著しく不便なので、規定の距離数未満で急行及び特急料金を利用したが、旅費として支給可能か？
Ａ２－２－１ 在来線を利用し難かったことを明示する資料（時刻表等）を証憑として提出することにより、急行及び特急料金を支給する場合があります。
Ｑ２－２－２ 学生に出張を依頼する場合、学割を利用しなければならないか？
Ａ２－２－２ 学生は、JR 線で片道 100km を超えて乗車するとき、学割を利用することができますが、交付枚数には限りがあります。学割の利用は任意であり、出張依頼者が強制することはできません。
Ｑ２－２－３ 交通費は申請したとおりに支給されるのか？
Ａ２－２－３ 旅費規程では、「旅費は、常時勤務する場所を起点とし、最も経済的、かつ、合理的な順路によって計算する」と定めています。申請した経路が最も経済的かつ合理的な経路と判断されなかった場合は、規程に準ずる経路が適用され、支給額が申請より安く計算される可能性があります。
ただし、業務の都合又はその他やむを得ない理由により、学院が認める場合のみ、実際の経路の交通費を計算します。
Ｑ２－２－4 国内では、どういう場合に航空機の利用が可能か？
Ａ２－２－4 本州内は鉄道等の陸路利用を推奨しますが、出張前後の教育研究活動等の従事環境ならびに出張に係る所要時間に鑑み、航空機による空路を利用することが合理的であると判断される場合、その利用を認めます。具体的な利用可能地域は、京都以西および仙台・山形以北の地域、北陸地方、紀伊半島とします（→成田国際空港～中部国際空港などは×）。
なお、航空機利用が認められない地域への出張を目的とし、航空機の利用可能な地域を経由したうえで出発地へ逆行する
順路は認められません（→羽田空港～大阪空港～大津などは×）。
Ｑ２－２－5 航空券の半券を紛失した。どうしたらよいか？
Ａ２－２－5 搭乗証明書を取得し、提出してください。WEB 上で取得可能な航空会社もあります。LCC や海外の航空会社であっても、その多くは日本の支店で取り扱っていますので、利用した航空会社にお問い合わせください。
Ｑ２－２－6 航空機利用時に上位席種を利用したが、事前の願い出を忘れてしまった。旅費として支出可能か？
Ａ２－２－6 上位席種との差額は私費にて自己負担となります。この場合、差額を明示した資料を証憑として、旅費システムに添付してください。この証憑を提出できない場合は、航空賃の全額が自己負担となりますので、ご了承ください。
Ｑ２－２－７ 航空機利用時に JAL のクラス J を利用したい。旅費として支出可能か？
Ａ２－２－７ クラス J 利用料金は、私費にて自己負担となります。利用が確認された場合、旅費精算時に当該利用料金分を差し引きます。
Ｑ２－２－８ 海外で鉄道を利用した際、領収書を紛失してしまった。旅費として支出可能か？
Ａ２－２－８ 公式 HP 掲載の金額箇所の画面コピー、金額が掲載された現地路線図の写真等、金額が明記された公的書類があれば、旅費として支出可能です。ただし、経路終点が用務地であることが確認できない場合等、支出根拠が不十分な請求と判断された場合は、支出対象外となる場合があります。
Ｑ２－２－９ 現地交通費の領収書（タクシーなど）を紛失してしまった。旅費として支出可能か？
Ａ２－２－９ 領収書を紛失した場合は、旅費として支出できません。紛失しないようご注意ください。
Ｑ２－２－10 海外でタクシーに乗った際、領収書を発行してもらえなかった。旅費として支出可能か？
Ａ２－２－10 旅費として支出できません。途上国の場合など、ドライバーが領収書を用意していないケースもあります。その際は、メモ用紙でも構いませんので、必ず、日付、宛名、金額、支払者、サインだけはもらってください。それが無いと支出はできませんので、ご注意ください。

６９

Ｑ２－2－11 国内で、出張最終日の用務が長引き、用務終了が深夜になったため、やむを得ず自宅までタクシーを利用した。旅費として支出可能か？
Ａ２－2－11 後泊した場合の旅費規定額範囲内の金額で支出可能です。ただし、出張のスケジュールの整合性が取れない場合等、支出根拠が不十分な請求と判断された場合は、支出対象外となる場合があります。翌日業務の都合上、後泊できない理由がある場合は、人事グループまでご相談ください。
（宿泊料）
Ｑ２－3－１ 宿泊料が規定額を超過する宿に宿泊したが、旅費として支出可能か？
Ａ２－3－１ 原則として、国内・海外問わず、規定額を超えた部分は旅費として支出できません。国内については、規定額内で用務地至近に宿泊施設を確保できない場合、検討の幅を広げ、近隣（概ね 20km 以内）の施設を選定してください。ただし、用務上の必要性がある場合や、宿泊料が高騰している地域、危険地域での宿泊（海外の場合）など、特別に学院が必要と認めた場
合は、例外的に取り扱う場合がありますので、事前にご相談ください。
Ｑ２－3－２ 予算が不足しているため、安価な宿に宿泊した。この場合、実費支給は可能か？
Ａ２－3－２ 可能です。規程別表記載の金額は、支給可能上限額となります。予算の都合等でこの金額を下回る金額での支給を希望する場合は、旅費システムの所定の項目にて「規定額の範囲内で個別設定」を選択し、その金額をご記入ください。この場合、領収書は不要です。
Ｑ２－3－３ 宿泊先で食事の無料提供を受けたが、この場合の宿泊料は？
Ａ２－3－３ 無料提供やパック料金に含まれる場合等、食費と宿泊料が明確に分けられない場合は、やむを得ない事由として宿泊料の一部として扱います。ただし、宿泊料とは別に食事オプションを本人の意思で追加した場合については、食事代は支給対象外となります。
Ｑ２－3－４ 学会や研修の参加費に「宿泊料」が含まれている場合の科目は？
Ａ２－3－４ 学会や研修の参加費に「宿泊料」が含まれていた場合、当該宿泊料を含めた参加費全額を「諸会費」として処理します。ただし、参加費の内訳に宿泊料の金額が具体的に記載されている場合は、当該宿泊料は旅費として取り扱います。
Ｑ２－3－５ アーリーチェックイン・レイトチェックアウトの取扱いは？
Ａ２－3－５ 実費支給となりますので、領収書を提出してください。併せて、当該サービスを利用する理由を、旅費システムの所定の項目にて明記してください。ただし、国内では利用できません。
（日当）Ｑ２－4－１ 予算が不足しており、日当額を引き下げたいが、可能か？
Ａ２－4－１ 可能です。規程別表記載の金額は、支給可能上限額となりますので、この金額を下回る金額での支給を希望する場合は、旅費システムの所定の項目にて「規定額の範囲内で個別設定」を選択し、その金額をご記入ください。
Ｑ２－4－２ 飛行機が深夜に出発するために前日の夜に空港へ向かう場合の日当は？
Ａ２－4－２ 国内にいる間は国内の日当額を適用します。
飛行機の発着時間により国内において宿泊した場合も同様です。
（例）深夜１時出発の飛行機に乗るために、前日 20 時に空港へ向かった場合⇒空港へ向かった日の日当は、国内の日当規定額の半額を、飛行機に乗った日の日当は、海外の日当規定額を適用します。
（安全管理・旅行保険）
Ｑ２－5－１ 海外出張へ行く際の事前準備は何か必要か？
Ａ２－5－１ 海外渡航の際には、必ず外務省海外安全情報配信サービス（たびレジ）へ各個人で登録してください。なお、このサービス
は、出張者の国籍を問わず登録することができます。
外務省海外安全情報配信サービス（たびレジ）

https://www.ezairyu.mofa.go.jp/

Ｑ２－5－２ 海外旅行保険は自分でかけるのか？
Ａ２－5－２ 海外出張の場合は、法人包括契約による海外旅行保険を付保します。付保手続は学院が行い、保険証券（被保険者証）を別途出張者本人へ交付します。渡航期間が 1 年間を超える場合は、渡航期間中の年度替わりの際に、付保期間延
長手続きを行います（システムの仕様上、一度に付保できる最長期間が 1 年間となっているため、延長手続きが必要になりま

７０す）。なお、保険料は学院が負担しますので、出張者による負担は生じません。個人で別途保険を付保したい場合は、自費にてご対応ください。
Ｑ２－5－３ 都合により学会に参加できないため、代わりに学生に出張に行かせることになったが、海外旅行保険をかけてあげたい。どのような手続きが必要か？
Ａ２－5－３ 学生は、法人包括契約による海外旅行保険の対象外ですので、グローバル教育センターにて、学生用海外旅行保険「ソフィ海外留学保険」に加入させてください。当該保険料は、旅費の雑費として支出可能です。この場合、旅費請求時に理由書と保険内容が確認できる書類を証憑として提出してください。
Ｑ２－5－４ 学外者に海外出張を依頼することになり、海外旅行保険をかけてあげたい。どのような手続きが必要か？
Ａ２－5－4 学外者は、法人包括契約による海外旅行保険の対象外です。別途、任意の海外旅行保険にご加入ください。当該保険料は、旅費の雑費として支出可能です。この場合、旅費請求時に理由書と保険内容が確認できる書類を証憑として提出してください。
Ｑ２－5－５ 国内出張でも旅行保険を付保してもらえるのか？
Ａ２－5－５ 国内出張の場合は、学院では付保手続を行っていません。加入したい場合は各自で行ってください。費用は自己負担となります。
（その他）
Ｑ２－7－１ 本学教職員に出張を依頼することはできるか？
Ａ２－7－１ 可能です。原則として、出張者本人のアカウントにて出張手続きを行ってください。ただし、依頼出張の取扱いとして、当該出張を依頼する方が自身のアカウントにて出張手続きを行うことも可能です。なお、適用区分はＢになります。
Ｑ２－7－２ 本学の学生に出張を依頼することはできるか？
Ａ２－7－２ 可能です。依頼出張として、当該出張を依頼する方が、旅費システムで所定の手続きを行ってください。その際、特に教育・研究活動の必要から当該学生を出張させる理由を、必ず目的欄に入力してください。なお、適用区分は、本学の博士後期課程に在籍している者はC、適用区分Cに該当しない本学学生はDになります。
Ｑ２－7－３ 他大学の学生に出張を依頼することはできるか？
Ａ２－7－３ 可能です。依頼出張として、当該出張を依頼する方が、旅費システムで所定の手続きを行ってください。なお、適用区分はＢになります(謝金を伴う旅費)。
Ｑ２－8－１ 租税条約を適用しているが、出張精算書に課税マークが付いている。どのように処理をすればよいか。
Ａ２－8－１ 課税マークのついた部分の旅費は、あくまで『当該謝金の一部』として扱うため、当該の報酬と同じ摘要区分を旅費部分にも使用します。そのため、元の報酬が会議出席等で源泉徴収を行わない場合や、租税条約を適用している場合は、課税マークが付いていても源泉所得税の徴収は行いませんので、ご注意ください。
Ｑ２－8－２ 招聘された方の旅費をクレジットカード払いにて立て替えた。領収書はないがどうすればよいか？
Ａ２－8－２ クレジットカード明細等、立て替えたことがわかる書類をご提出ください。源泉所得税は非課税扱いとなります。
Ｑ２－8－３ 招聘された方の交通費を立て替えた。在来線のため領収書等はもらっていないが、源泉所得税は課税扱いとなるか？
Ａ２－8－３ その場合は非課税扱いとなります。旅費請求書兼出張報告書に立て替えた部分がわかるように記載をしてください。

７１

３

謝金

３－１

謝金の種類

〇本学における「謝金」には「アルバイト謝金」と「請負謝金」の2種類があり、それぞれの定義及び概要は以下のとおりです。

アルバイト謝金（注1）
契約形態

定義

雇用契約

請負契約

（労働法の保護を受ける）（労働法の保護を受けない）

労働時間と時給単価に応じて支払われる

労働時間にかかわらず、請け負った仕事の完成をもっ給与て支払われる謝礼金

受給者

具体例

請負謝金（注1）

個人（教育研究アルバイト）

個人

資料整理、データ整理、実験補助等

・講演料、原稿料、翻訳、校正、デザイン（授業に参加するティーチングアシスタント（HPの作成含む）の報酬

業務は不可。また、研究費で雇用する場

・知識等の教授・指導料合、伝票・経理処理等を業務内容に含む・弁護士、税理士、会計士、司法書士等の業務ことはできません。）
単価に関する報酬

後述の「上智学院謝金単価基準一覧」

後述の「上智学院謝金単価基準一覧」にて該当するのアルバイト謝金欄を参照

業種・区分を参照

教員（研究者）の補助として雇用される
以下のアルバイト（限定列挙）
支出可能
な予算

・研究費全般・公的機関の競争的資金

全予算支出可能・学生教育研究費
・連携講座
・教育イノベーション

所得税
立て替えの可否「給与所得」として源泉課税「雑所得」として源泉課税

不可

可毎年、人事局からその年のアルバイト謝金
マイナンバーの受給者全員に対しマイナンバー提出を依頼し、収集、確認を行う（既に確認済みの者を除く）。

毎年、本学が委託契約しているマイナンバー収集代
行会社からその年の謝金の受給者全員に対しマイナ
ンバーの収集に関する依頼が行われ、本学は当該会
社を通じてマイナンバーの収集、確認を行う（既に確認済みの者を除く）。

注1：「アルバイト謝金」と「臨時職員」、「請負謝金」と「業務委託費」との違いは、「3-7 勘定科目」（P.29）を参照。
注2：総額管理予算とは、予算を科目ごとに管理せず、総額で管理している予算（⇔科目管理予算）【不正防止の取組について】
研究費不正利得防止の一環として、人事局による教育研究アルバイトの勤務実態調査を適宜実施いたします。
予めご了承ください。

７２

３－２

アルバイト謝金３－２－１ 教育研究アルバイトの雇用手続きのながれ
順番

作業区分

内容
○雇用管理者は、雇用開始の5日前までに、雇用管理システム『かんたん雇用契約forクラウド』にて雇入申請をしてください。
※2023年度より、教育研究アルバイトの雇入申請書および雇入通知書（労働条件通知書）は、雇用管理システム『かんたん雇用契約forクラウド』で行うこととなっています。ログイ
ンURLとマニュアル保管場所は下記のとおりです。なお、当該システムはChromeブラウザか
らご利用頂けます。
●システムへのログインURL：
https://hr05030c.seiko-cybertime.jp/c-sophia/ex/login（推奨ブラウザ：Google Chrome）●マニュアル保管場所：
ソフィア掲示板の下部、申請・マニュアルＤＢに保存されています。
02.人事関係 → 01.人事・旅費 → 04.教育研究アルバイト

1

雇入申請

＜留意点＞
〇必ず雇入申請書の可決後に雇用を開始する。
〇雇入申請書は予算単位、年度単位で提出する。
〇本学学生を雇用する場合は、当該学生が受ける研究指導及び授業等に支障が無いよう十分留意する。
〇日本学術振興会の特別研究員を雇用する場合は、特別研究員が事前に受入研究者に「報酬受給報告書＜様式5－3＞」（日本学術振興会様式）の内容を報告し確認を受けること、また日本学術振興会へ「報酬受給報告書」を【学振マイページ】で提出することが必要。
〇外国人留学生の雇用にあたっては、「外国人留学生の雇用について」 （P.76参照）を参照のこと。
人事局長決裁後、雇用管理システムより雇用管理者及び教育研究アルバイト宛に雇入通2

決裁知（労働条件通知）に関するメールが送付されるので、各自確認の上保管する。なお、出勤表記入時には、雇入通知書（労働条件通知書）に記載されている「出勤表番号」を記入する。
労働基準法に基づいた勤務管理（休憩、休日、日/週の実働時間）を行う。
＜留意点＞〇出勤表は、勤務の都度、教育研究アルバイトがペンを用い直筆で記入し、雇用管理者が

3

勤務開始

内容を確認する。
＊鉛筆、フリクション等の摩擦で消えるペン、修正液(テープ)の使用は不可。
＊「同上」「〃」は不可。
〇研究費の不正防止の観点から、アルバイトの勤務の実態を確認するため、人事グループによる現場確認や教育研究アルバイトへのヒアリング等を無作為抽出のうえ、実施する。

７３

以下の書類を毎月翌月５日までに人事グループへ提出する。
申請者（雇用管理者）と教育研究アルバイト双方で内容を最終確認のうえ、提出すること。
ａ．出勤表（予算単位責任者の決裁が必要。科研費は当該箇所の押印不要。）（在宅勤務を実施した場合は、「在宅勤務報告書」を添付のこと。）
ｂ．科学研究費助成事業支出申請書（科研費のみ）＜提出方法＞① 紙媒体での提出（原則）⇒学内便、人事局窓口持込、郵送での提出が可能です。
署名及び押印（全ての押印欄への押印必須）等、漏れなくご対応ください。
② メール添付での提出（2023年度においては、新型コロナウイルスまん延防止の観点から、メール添付での提出を引き続き可とします。）

4

出勤表の

⇒PDFファイルに限り、メールでの提出が可能です。
→ syukkinhyou_arusya-co@sophia.ac.jp

提出

メール提出の場合、雇用管理者及び予算 単位責任者の押印・署名について、簡易的に、自身がメールの送信者となることで、決裁を行った書類として代用します。郵送等は不要です。
なお、予算単位責任者の押印については、事前承認を得ることを条件に、その証として、メールのCCに入れ、「予算単位責任者了承済み」と明記することで、省略可とします。ただし、これは雇用管理者には適用されません。
（事務担当が、雇用管理者と予算単位責任者をCCに入れてメールはＮＧ。）＜メール添付での提出における留意点＞〇PDFデータは、必ず雇用管理者のメールアドレスから送信する。
〇PDF化する際は、必ず、「グレースケール」かつ「解像度300dpi以上」の設定で行う。また、斜めにならないよう正面真上からスキャンすること。
〇OCRソフトで文字を読み取るため、丁寧に記入すること。
給与支給日は毎月28日（前月分完了払い）
＜留意点＞

5

支

払

〇給与支給日が金融機関休業日の場合はその前日の営業日に支給する。
〇アルバイト謝金は立替払い不可。
〇振込先は必ず本人名義の口座とする。

３－２－２ 労働条件
区分

内容
〇原則として、大学施設内に限られ、雇用管理者の監督のもとで勤務を行うことになります。 雇用
管理者の管理が及ばないと考えられる場所での勤務は認められません。
〇雇用管理者が直接的に監督できない場合は、共同研究者など代理の監督者を立てるか、在宅勤務の取扱い②に倣い、対応ください。
〇やむを得ない事由により、常時学外で勤務する場合は、人事グループにご相談ください。
〇ただし、以下の取扱要件を満たした場合のみ、「在宅勤務」を実施可とします。

勤務場所＜在宅勤務の取扱い＞「在宅勤務」は「対面による勤務」と比較して就業の実態把握が困難な勤務形態であることから、以下の要件を満たした場合のみ実施可とします。
①

在宅勤務における勤務場所は、雇入通知書に記載の自宅住所に限る。

②

業務の始業及び終業の際は、メールやコミュニケーションツール等で報告を受け、出勤表の記載に客観性を持たせる。

７４

③

上記のメール等の資料は各自で保管し、検査や監査等で提出が要請された際、速やかに提示できるようにする。なお、当該資料の保管期間は、本学の「文書等管理規程」に基づき、勤務した年度（外部資金の場合は事業完了年度）の翌年度から起算して 10 年間とする。

④「在宅勤務」の際は、教育研究アルバイトに対して勤務日ごとに「在宅勤務報告書」の記載を求める。また、雇用管理者は出勤表を提出する際、これを付表として提出する。

⑤

教育研究アルバイトが自宅で使用するパソコンにはウイルスソフトの適用を義務付けるなど、情報流出が発生しないよう留意する。

⑥

就業時間中は、教育研究アルバイトと電話やメール等のツールで適宜コミュニケーションが可能な状態にする。

〇時給単価：「上智学院謝金単価基準一覧」（P.80）のアルバイト謝金欄を参照。
給与〇交通費：1,800円/日を上限として実費支給する。
（本学学部生は学年暦による長期休暇期間中のみ支給）〇１週間の所定労働時間は１日８時間以内、１週２０時間未満となります。
ただし、被雇用者が学生の場合、または雇用期間が１ヶ月未満の場合は、１日８時間以内、労働時間

１週４０時間以内となります（留学生の場合は1週28時間以内）。
〇所定労働時間は学内における他の作業（臨時職員、ＴＡ、ＲＡ等）も含めての上限ですの
で、雇用申請前に被雇用者の就業状況を必ず確認してください（勤務時間の重複厳禁）。
〇勤務時間が6時間を超える場合は、少なくとも45分の休憩を作業の途中で取得させてください。

休憩時間

やむを得ず、8時間を超えるケースが発生した場合は、少なくとも1時間の休憩を作業の途中で取得させてください。
〇休日は、少なくとも週に１日定める必要があります（原則として日曜日。ただし、雇入申請書で日曜日を労働日として指定する場合は別に定める曜日）。
〇やむを得ず、所定労働日以外に出勤を命ぜざるを得ない場合は、必ず事前に同月内における振休日

替休日（勤務した休日を労働日とし、その代わりに他の労働日を休日とすること）を指定し、取得させてください。
〇振替休日を取得した場合は、出勤表の当該取得日欄にその旨ご記入ください。
〇振替休日を取得させなかった場合、または事前に振替休日を指定しなかった場合は、当該勤務日は後述の「休日労働」扱いとなりますので、ご注意ください。
〇原則として、時間外労働（1日の実働時間が8時間を超える労働、1週の実働時間が40時間を超える労働）、深夜労働（22時以降翌朝5時までの労働）、休日労働を命じることはできません。
〇業務の都合上、やむを得ず発生した場合は、労働基準法上、時額単価は以下のとおり

時間外労働となります。

深夜労働
休日労働

原則

重複パターン

時間外労働

25％

深夜労働

25％

休日労働

35％

時間外労働と深夜労働の重複

50％

休日労働と深夜労働の重複

60％

休日労働と時間外労働の重複

35％

７５

３－２－３ 扶養控除等（異動）申告書〇本学への申告書の提出の有無に応じて源泉所得税の取り扱いが異なります。
申告書の提出状況①

本学以外の事業所に申告書提
出済み

申告書提出

源泉所得税

の要否
不要

支給金額に係らず源泉課税が行われる。
支給額に応じて源泉課税となる。

②

本学の他部署 で勤務し、申 告書提出済み

ただし、他部署の業務と併せた1ヵ月の給与が、不要

・学生-119,000円/月
・学生以外-88,000円/月未満の場合は、源泉課税対象外。

③

本 学 にも他 のどの事 業 所 にも申告書を提出していない

必要②と同様の取り扱いとなる。
※申告書は暦年ごとに提出する必要あり。

注：本学における他部署勤務を含む（臨時職員、TA、RA等）

３－２－４ 外国人留学生の雇用について区分

取り扱い〇本学に在籍する学生の外国人留学生の在留資格が「留学」の場合、本学の教育又は研究を補助する活動については、正規生、非正規生を問わず資格
外活動許可証は必要ありません。

Ａ ： 本 学 に在 籍する留 学 生 を雇用する場合（注）〇資格外活動として許可される労働時間は、本学以外での就業を含めて一週間につき28時間以内（長期休暇中は1日8時間以内）です。
〇在留資格が「家族滞在」の場合は、事前に入国管理局で交付される資格外
活動許可証が必要となりますので、当該許可証の写しを雇用申請時に人事グ
ループへご提出ください。

Ｂ：他大学に在籍する留学生を雇用する場合（注）〇資格外活動許可が必要です。雇用申請時に当該許可証の写しを人事グルー
プへご提出ください。
〇この場合に許可される労働時間は上記Ａと同様です。

注：以下の活動については、資格外活動の規制対象とはなりません。なお、この場合は、アルバイト謝金ではなく、請負謝金として申請ください。
・講演、講義、討論等
・助言、鑑定等
・小説、論文、絵画、写真、プログラムその他の著作物の制作
・催し物への参加等

７６

３－３

請負謝金

３－３－１ 手続きのながれ
順
番

作業区分

内容
〇「上智学院謝金単価基準」（後述）により単価を確認、決定する。
〇単価基準に定められていない業務や、特別な理由により当該基準を超える単価を希望する場

1

単価決定

合は、「謝金単価に関する願書」（所定用紙）を作成のうえ、事前に人事グループへ提出し、承認を受けた後、相手に依頼する。
〇前年度の予算申請時に当該謝金に係る各種単価申請書を提出している事務部署については、当該願書は不要とし、申請書の写し（決裁済）を証憑書類として伝票に添付する。
〇原稿料、翻訳料、校閲料、テープ起こし等の成果物を伴う謝金の場合は、当該成果物に請求

検
2

品

（検品対
象の予算の
み）

書、納品書を添えて検収ステーションで検品を受ける。
〇個人 への委 託等により、請 求書や納品 書が無い場合は、「検品に関する願い書」（所 定 用紙）に必要事項を記入のうえ、検品を受ける。
〇請求書、納品書または「検品に関する願い書」には、謝金の算定基礎（語数又は字数）が明記されているものとする。
〇校閲および翻訳は、元原稿の語数又は字数を財務システムの報酬内容欄に入力する。
以下の書類を支払希望日の２週間前までに人事グループへ提出する。
【科研費以外】①報酬料金等支払依頼書（財務システムより出力）②証憑（詳細は下記。支払額の算定基礎が確認できる資料。）＜以下のいずれか必須＞
ａ．講演会パンフレットの写し、議事要旨等の内容・日時の把握できる書類
ｂ．請求書、納品書（原本）･･･相手が発行している場合のみ
ｃ．成果物のサンプル（予算の検品対象・対象外に関わらず必須）＜条件に当てはまる場合のみ必要＞
d. 「検品に関する願い書」（原本）･･･････上記2「検品」参照
ｅ．領収書（原本）･･･････････立替の場合のみ
ｆ．謝金単価に関する願書（決裁済･写）･･･願書を提出している場合のみ
ｇ．当年度単価申請書（支出単価A）（決裁済･写）･･･当該単価を適用する場合のみ

3

支払申請

ｈ．出張精算書（写）･････報酬料金の支払いが伴う旅費のみ
ｉ．租税条約に関する届出書・・・租税条約適用国からの招聘者のみ（P.78参照）【科研費】①報酬料金等支払依頼書（科研費用）※Excelファイルを出力②科学研究費助成事業支出申請書（謝金専用）③証憑・・・上記「科研費以外」の②と同じ※①は紙での提出と同時にExcelデータを人事局へ送信する※送信先のメールアドレス・・・ukeoi_syakin@ml.sophia.ac.jp※ファイル名及びメールタイトル・・・『報酬料金等支払依頼書_＊＊＊＊』（＊の部分に申請者の氏名）＜留意点＞〇「請負謝金」は立替可能。ただし、税務処理上、その年の12月までに必ず立替者本人への支払いが完了するよう手続きを行う必要有り。
〇検品対象外の予算で成果物を伴う場合は、伝票の摘要欄に金額の算定基礎を要入力。
・随時支払い4支

払

・急な支払いには対応できない場合があるため、余裕を持って申請すること。
・支払は、役務提供者に支払うことを原則とする。

７７

３－３－２ 非居住者への支払い（１）居住者・非居住者とは？
居住者

日本国内に住所を有し、または現在まで引き続いて1年以上居所を有する個人

非居住者

居住者以外の個人＜住所・居所とは？＞〇「住所」を有しているとみなされるためには、以下a、bのどちらかに当てはまる場合となります。
a.その者が国内において、継続して一年以上居住することを通常必要とする職業を有すること（長期留学生等含む）
b.その者が日本の国籍を有し、かつ、その者が国内において生計を一にする配偶者その他の親族を有すること等、国内におけるその者の職業及び資産の有無等の状況に照らし、その者が国内において継続して一年以上居住するものと推測するに足りる事実があること〇「居所」とは、「その人の生活の本拠という程度には至らないが、その人が現実に居住している場所」とされます。

（２）非居住者に対する課税〇以下のケースについては、源泉所得税の対象外となります。
・駐日大使、公使、外交官とその配偶者に対する支払い
・非居住者の海外での役務提供に対する支払い※ただし、著作物の翻訳については、海外での役務提供の場合も著作権使用料として源泉所得税の対象となります。

（３）租税条約〇租税条約は、２国間（非居住者の居住国と日本）での二重課税を避けるために締結されたものです。
非居住者が租税条約の適用を受けると日本国内での所得税が免除されます。
〇租税条約の適用を受けるためには、「租税条約に関する届出書」（人事局備付）に受給者本人が署名（正副2部）
し、人事グループへ提出する必要があります。
〇上智学院では、租税条約適用国在住の招聘者に対しては、免税措置を受けることを原則としています。
〇「租税条約に関する届出書」を提出する場合は、支出する金額が確定してからご提出ください。
〇租税条約はすべての国に適用するものではなく、また国によって内容が異なりますので、必ず人事グループまでお問い合
わせください。

【重要：居住者証明について】
・以下に掲げる国の居住者を招聘する場合は、「租税条約に関する届出書」の他に「特典条項に関する付表」（人事局備付）と居住国における「居住者証明書」が必要となります（2022年11月時点）。

アメリカ、イギリス、フランス、オーストラリア、オランダ、スイス、ニュージーランド、スウェーデン、
ドイツ、ラトビア、リトアニア、エストニア、ロシア、オーストリア、アイスランド、デンマーク、ベルギー、クロアチア、ウズベキスタン、スペイン、ジョージア

・「居住者証明書」の取得には一ヶ月以上かかりますので、当該国からの招聘を予定している場合は、招聘前に入・手してもらうようご手配ください。入国前に入手できない場合は、源泉所得税（20.42％）が生じます。
・今後、法改正により上記諸国のように届出書以外の添付書類が必要な国が増える可能性がありますので、租税条約を適用する場合には、その都度、人事グループまで確認してください。

７８

（４）非居住者に対する消費税の扱い〇非居住者への支払いの際は、摘要の消費税のウインドウを、下記のとおり設定する必要があります。
・来日せずに、WEB会議アプリや通話等で行った用務（オンライン講演・会議等）は「特定10％支出/ﾘﾊﾞｰｽﾁｬｰｼﾞ」
・来日せずに行った上記以外の用務は「非課税支出/免税・対象外含」
・来日して行った用務は「課税10％支出」

３－３－3 学内者への支払い〇学院と雇用関係にある者に、謝金等を支払うことはできません。ただし、翻訳、外国語校閲等、対象分野に関する高度な専門的知識を持つ本学教員（謝金等を支出する予算単位以外の者）への依頼であって、その必要性が明確に確認できる場合は、謝金等の支払いができます。
〇依頼前に、必ず報酬料金担当に相談してください。事前に、支出可否を確認します。

７９

上智学院謝金単価基準
業

種

区

分

単位

上限（円）

１．アルバイト謝金①比較的軽易な業務

時間

1,110

（教育研究アルバイト）②複雑かつ多岐にわたる事務、その他の業務

時間

1,160

摘要

④については、修士又は博士前期課程を修了した者とする。

２．会議出席（注4）３．講演・登壇

４．原稿作成５．原稿校閲
６．翻訳

７．通訳③専門的知識・技術技能又は経験を要する業務

時間

1,210

④高度の専門的知識・技術技能又は経験を要する業務

時間

1,330

①教授・役員クラス、医師、弁護士等

回

15,000②准教授・部局長クラス

回

10,000

③上記以外

回

5,000

①特別講演

1.5時間

100,000②一般講演（教授・役員クラス、医師、弁護士等）

1.5時間

50,000 特別講演は、全学生・教職員等を対象に行う記念講演的性格を有し、著名③一般講演（准教授・部局長クラス）

1.5時間

30,000 人に依頼する場合等とする。

④一般講演（上記以外）

1.5時間

10,000字

4 字数不明の場合⇒1枚(400字)：1,600円

②外国語

語

15 語数不明の場合⇒1枚(300語)：4,500円①日本語（元原稿の字数で単価を決定）字2 字数不明の場合⇒1枚(400字)：800円②外国語（元原稿の語数で単価を決定）

語

8 語数不明の場合⇒1枚(300語)：2,400円①外国語→和文（元原稿の語数で単価を決定）

語

10 語数不明の場合⇒1枚(300語)：3,000円②和文→外国語（元原稿の字数で単価を決定）

字10 字数不明の場合⇒1枚(400字)：4,000円③外国語→外国語（元原稿の語数で単価を決定）

語

①同時通訳

日

100,000 4時間以内の場合は1/2料金「教育研究アルバイト雇入申請書」（かんたん雇用契約）

アルバイト謝金「会議出席謝金等支出申請書」

請負謝金「報酬料金等支払依頼書」（財務システムDr.Budget）※所得税法第183条

②逐次通訳

時間

10,000

源泉所得税率：10.21%（非居住者：20.42%)※所得税法第204条

36 語数不明の場合⇒1枚(200語)：7,200円

5,000 技芸、スポーツその他これらに類するもの
20,000②意匠制作（イラスト・マーク等）

点

5,000

①WEBデザイン・企画

回

30,000②ページ制作

ページ

5,000

③更新作業

回

5,000

11．プログラム設計

プログラミング作業回

30,00012．テープ起こし

①日本語

分

135

②外国語

分

200

①日本語（手書きをデジタル化する作業）

字3 字数不明の場合⇒1枚(400字)：1,200円②外国語（手書きをデジタル化する作業）語

4 語数不明の場合⇒1枚(300語)：1,200円

14．実験協力

実験被験者

時間

2,500

15．アンケート協力

WEB、紙、電話等でのアンケート協力

回

1,000

16．聞き取り調査協力

ヒアリング、インタビュー等、対面等での聞き取り調査協力

時間

5,000

時間

4,000

17．手話通訳アルバイト謝金・・・・・源泉なし（本人の確定申告）枚

13．ワープロ浄書

1) 継続して2ヶ月以内：月額表 丙2) 継続して2ヶ月超：月額表 甲又は乙（ 1)、2)ともに非居住者は税率20.42% ）※所得税法第183条

2) 上記以外

回

10．ホームページ制作

手続き

・・・・・月額表：乙（非居住者：20.42%)
1.5時間／回
学内予算においては、学外者のみ支給対象とする。

①ポスター制作

９．デザイン

支払依頼書区分

1) 一定期間の委嘱契約をしている場合①日本語

８．知識等の教授・指導源泉所得税率（注1、注2）

源泉なし（本人の確定申告）（注1）「非居住者」とは、日本国に１年以上居所を有さない短期滞在者のことを指し、この者に係る源泉所得税率は一律20.42％となります（所得税法第164条）。

2023.04（注2）原則として、請負謝金には近隣交通費（乗車距離片道100km未満）、旅費（乗車距離片道100 Km以上）及びその他経費を含むものとします。但し、特に必要がある場合については、謝金単価基準を超えて、近隣交通費及び旅費を支給することができます。謝金の支払いに伴い近隣交通費を支出する場合は、併せて近隣交通費確認証憑（「乗換案内」「駅すぱあと」等の画面コピー可）を添付してください。謝金の支払いに伴い旅費を支出する場合は、併せて人事局発行の旅費支給計算書を添付してください。実費支給で航空会社、旅行会社等の発行した「上智学院宛」の請求書又は領収書がある場合を除き、当該費用については、謝金と同じく所得とみなし、源泉徴収の対象となります。
（注3）摘要欄に定量的記載があるものについてはこれを基準値とし、依頼内容に応じて割り戻して計算するものとします。なお、円未満の端数については切り捨てとして取り扱います。
（注4）上表の「２．会議出席」において、本学非常勤講師（採用予定者含む）が担当職務外の会議に出席した場合、1回（2時間以内）あたり3,000円を適用します。ただし、会議が 2時間を超えた場合は、超過時間 1時間までについて1,500円を加算、以後超過 1時間まで毎に同様の取扱いとします。

８０

【請負謝金 摘要区分一覧】【居住者・非居住者等の定義】
謝金対象者

個人

居住者
非居住者
内国法人
外国法人

法人

国内に住所を有する者、または、現在まで引き続き１年以上居所を有する者
上記以外の者
国内に本店所在地がある法人
上記以外の法人【摘要区分一覧】
謝金対象者

内国法人

報酬内容
講演謝礼(講演料、公開講座の講師料等）
会議出席謝金（一定期間の委嘱契約あり）〃 （一定期間の委嘱契約なし）
原稿料
校正料
翻訳料
通訳料
知識の教授
テープ起こしワープロ清書・打ち込み作業
ソフトウェア・プログラムミング
ホームページ制作（ページ制作・更新作業）〃（WEBﾃﾞｻﾞｲﾝ・企画等）
実験協力（実験被験者謝礼）
アンケート協力
手話通訳なし
監修料・編纂料
（過去に「謝金単価に関 式典での演奏謝礼する願書」が提出された主 典礼業務
ミサ司式謝礼な報酬）
筆耕料・名札書き 等
外部評価報酬
コンテストジャッジ報酬
文献調査・資料検索
英文見出し･目録･索引作成
イベント企画・運営
データ入力・データベース作成
パソコンメンテナンス
インタビュー
共通「居住者」と同じ

非居住者・外国法人

共通

居住者

単価基準の定めあり

摘要区分1
講演料等（個人）
その他（個人）
講演料等（個人）
講演料等（個人）
講演料等（個人）
講演料等（個人）
講演料等（個人）
その他（個人）
その他（個人）
その他（個人）
その他（個人）
講演料等（個人）
その他（個人）
その他（個人）
その他（個人）
講演料等（個人）
出演（個人）
その他（個人）
その他（個人）
その他（個人）
その他（個人）
その他（個人）
その他（個人）
その他（個人）
その他（個人）
その他（個人）
その他（個人）
その他（個人）

摘要区分2
講演
その他
原稿料
校正
翻訳
通訳
教授指導料
その他
その他
その他
その他
デザイン料
その他
その他
その他
原稿料
出演
その他
その他
その他
その他
その他
その他
その他
その他
その他
その他
その他
「居住者」と同じ

税率
10.21%
0%10.21%
10.21%
10.21%
10.21%
10.21%
0%0%
0%0%10.21%
0%0%0%10.21%
10.21%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%

租税条約適用非居住・外国法人租税条約適用非居住・外国法人
その他（個人）
その他（個人）

人的役務の提供
人的役務の提供
人的役務の提供
人的役務の提供
その他
その他

0%20.42%
0%20.42%
0%0%「居住者」の（個人）を（法人）に変更

国内で実施した業務全般（租税条約あり）〃（租税条約なし）
海外で実施した翻訳業務（租税条約あり）〃（租税条約なし）
海外で実施した翻訳以外の業務全般〃（オンライン形式）

備考
講演に伴う旅費および交通費を含む
アルバイト謝金扱い
口述の報酬を含む

委託契約を有する場合は「委託費」として処理

著作物（原著作物、論文等）の翻訳した場合、当該翻訳文は二次著作文に該当して当該著作物の譲渡に該当。論文以外の翻訳については人事局に要確認。

消費税区分…「特定10%支出/リバースチャージ」【請求書に基づく報酬】注
相手
弁護士、公認会計士、税理士 等請求内容（Dr.Budgetでは行を分けて記載）
顧問料分

消費税分
特許出願手数料、書類作成等の費用分
消費税分
印紙税分
居住者
著作権使用料
注：法人に対する支払いについては、「摘要区分1」が（法人）となり、税率は「0%」となる。

弁理士

摘要区分1

摘要区分2

税率

税理士等（個人）

弁護士等

10.21%

その他（個人）
税理士等（個人）
その他（個人）
その他（個人）
講演料等（個人）

その他
弁護士等
その他
その他
著作権

0%
10.21%
0%0%
10.21%

８１

備考
1回の支払いにおいて、100万円を超える部分は、その超える部分について
20.42%の課税

３－４

謝礼を現金支給以外で行う場合の取り扱い

３－４－１ 謝礼の原則〇特定の個人に作業を依頼し、その役務の提供に対して謝礼を支払う場合、以下の理由により、その謝礼はプリペイドカ
ード（商品券、図書カード、QUOカード等）等の現物支給ではなく、人事グループを通して謝金として現金で支払う必要があります。
ア．実態としてアルバイトの場合、労働基準法に基づき、現金で支払う必要があるため。
イ．上記のアに該当する場合や、所得税法上の「報酬料金」に該当する場合、源泉課税の対象となるため。
ウ．振込記録や領収書の受領等により、受け渡しの事実が明確に残るため。

３－４－２ 例外
〇現在、本学では、例外的措置として、以下に該当する場合は、プリペイドカードの配布による謝礼を可としています。ただし、プリペイドカード（商品券、図書カード、QUOカード、Amazonギフト券等）は、金券扱いとなりますので、予算執行にあたっては、以下に記載した証憑の添付が必要となります。
・実験等の被験者への謝礼
・アンケート協力
・聞き取り調査協力（インタビュー等）
・留学や就職等の体験談の報告に対する謝礼・その他ボランティアに準ずるものとして、学院が認めた謝礼【予算執行時に必要な書類】
・プリペイドカード購入時の領収書（プリペイドカードが本学へ納品されず、取引先から直接配送される場合は検品不要）※領収書がない場合は、購入明細と併せてクレジットカード明細が必要。
・配布した方の所属（勤務先等）と氏名（オンラインでの送信の場合はメールアドレス）を記載したリスト（リストに記載の人数分のみ支出可）※一般向けにオンラインアンケートを実施する場合などで、配布対象者の氏名が把握できない場合はPC上のIDとメールアドレスのリストでも可。ただしその場合は、Excelデータなど加工可能なリストではなく、アンケート
管理画面などに表示される部分のスクリーンショットなど、客観的に確認できるものが必要。
・（部署予算の場合）単価申請書の写し

３－４－３ プリペイドカードの単価の上限
区分

上限額

単価決定方法

研究費から支出する場合

1回500円研究者が個別に判断

部署の予算から支出する場合

1回3,000円

次年度予算申請時の「単価申請」 にて個別に決定〇プリペイドカードの単価を「謝金単価基準」と同レベルの額に設定する必要がある場合は、現金での支払いに変更してください。

３－４－４ プリペイドカード以外の現物支給について〇謝礼金の代わりに物品を渡す場合は、伝票に以下の証憑を添付してください。
なお、購入費用は2,000円程度を目安としてください。
①レシート（具体的な商品名および数量が記載されていること）②現物支給を必要とする理由書③相手の氏名、所属等が確認できる資料④打ち合わせや会議の記録

８２

３－５

単価申請

※事務部署のみ対象

３－５－１ 単価申請とは？
〇単価申請とは、本学で独自に単価を定める手続きです。例年、次年度の予算申請と同時に行います。
〇対象となる予算は、予算申請の対象となる事務部署の予算です。研究費や学生教育研究費等の総額管理予算は対象外となります。
〇対象となる単価は、①収入予算、②支出予算に分けられ、②は請求書に基づかない謝金等の単価となります。
ただし、謝金単価基準の範囲内の支払いについては申請不要です。
〇単価申請の手続きの詳細は、ソフィア掲示板にてお知らせします（9月下旬予定）。

３－５－２ 申請のながれ

３－５－３ 留意点
〇予算執行の時点において、事前に単価申請していない支払が発生した場合は、以下の手続きが行ってください。
その際、必ず事前に以下の手続きを取り、承認を得たうえで、相手への金額や謝礼内容の通知、支払を行ってください。
（申請内容が認められない場合がありますので、支払後の事後申請は行わないようにしてください。）
支出単価A

支出単価B

「謝金単価願」（所定用紙）に必要事項を記入のうえ、人事グループに提出する。後日、承認された当該願い書の写しが返送されるので、支払伝票に当該写しを添付する。
「単価申請書」（所定用紙）に必要事項を記入の上、経理グループに追加申請する。後日、承認された当該申請書の写しが返送されるので、支払伝票に当該写しを添付する。

８３

謝金関連FAQ（よくあるご質問）☆外部資金については、独自のルールがありますので、研究費の場合は研究推進センター、補助金の場合は経理
グループまでお問い合わせください。
(全般)
Ｑ１－１－１ 謝金の支払いにあたり、本人名義以外の口座に振り込むことは可能か？
Ａ１－１－１ アルバイト謝金は、労働基準法上、本人名義以外の口座に振り込むことは認められません。請負謝金の場合も本人名義の口座への支払いを原則としますが、本人記載の申出書がある場合や勤務先に支払う場合でその関係性が講演会のチラシ等で確認できる場合は、本人名義以外の振込を可とします。
(アルバイト謝金)Ｑ２－２－１ 在外研究で大学を離れるが、その期間に教育研究アルバイトの方を雇用することはできるか？
Ａ２－２－１ 教育研究アルバイトは、本学の敷地内にて、雇用管理者の監督の下、勤務を行うことになっています。そのため、雇用管理者
が在外研究で大学を離れている場合、教育研究アルバイトを雇用することはできません（外部資金の場合は要相談）。
Ｑ２－２－２ 教育研究アルバイトの方に、他大学の図書館に行ってもらうことになったが、交通費精算や勤怠管理の方法は？
Ａ２－２－２ 交通費の精算は、立替交通費として精算してください。雇用管理者は、確実に用務が遂行されていることを確認してください。
また、直行・直帰の場合等、雇用管理者が直接的に勤怠確認できない場合、メール等で連絡を取り合ったうえで、確実に勤務を開始・終了していることを確認してください。なお、出勤表には、用務内容と場所を明記してください。
Ｑ２－２－３ 出勤表の提出期限である５日が休日である場合の期限は何日になるか？
Ａ２－２－３ 次の平日が提出期限となります。
Ｑ２－２－４ 出勤表提出期限を過ぎてから出勤表を提出したが、給与支払いはどうなるか？
Ａ２－２－４ 給与計算に間に合わない可能性があります。その場合、原則として次月分の支払時に、合算して支払います。
Ｑ２－２－5 既に臨時職員等別の雇用形態で働いているが、アルバイト謝金での１週間の労働時間制限に関係はあるか？
Ａ２－２－5 学院とのすべての雇用契約に係る勤務時間を合算し、週の労働時間制限に達しないようにしてください。
Q２－２－６ 研究費を使用して、伝票処理等事務補助のための教育研究アルバイトを雇用できますか？
A２－２－６ 研究費で教育研究アルバイトを雇用する場合、研究に関わる業務（資料収集、データ入力、実験補助等）での雇用となるため、伝票処理等を主な業務とした雇用はできません。雇入申請書、出勤表の業務内容は研究に関わる業務という事が分かるように記載をしてください。
（請負謝金）
Ｑ３－３－１ 招聘で来る方の近隣交通費の取扱いは？
Ａ３－３－１ 原則として、謝金には近隣交通費（乗車距離片道 100km 未満）、旅費（乗車距離片道 100 Km 以上）及びその他経費を含むものとします。ただし、特に必要がある場合については、謝金単価基準を超えて、近隣交通費及び旅費を支給することができます。この場合、現行の片道 50km 以上 100km 未満の場所からの招聘に係る交通費と同様、伝票には近隣交
通費確認証憑（「乗換案内」「駅すぱあと」等の画面コピー可）の添付が必要となります。なお、当該費用については、謝金と同じく所得とみなし、源泉徴収の対象となりますので、ご注意ください。
Ｑ３－３－２ 請負謝金で事前に提出した「謝金単価に関する願書」に報酬内容や日時を詳しく記載した。この書類をもって、P.77 の証憑
書類 a『講演会パンフレットの写し、議事要旨等の内容・日時の把握できる書類』の代用となるか。
Ａ３－３－２ 不可とします。「謝金単価に関する願書」はあくまで事前の単価の承認のみを担保する書類であり、客観的に日時や内容を保証するものではありません。別途証憑書類をご提出ください。
Ｑ３－３－３ P.77 の証憑書類 a『講演会パンフレットの写し、議事要旨等の内容・日時の把握できる書類』にあたるものがない場合どうすればよいか？
Ａ３－３－３ 送受信先が明記されている場合、メールのやりとり等で確認できるものがあれば代用可能です。これらの資料もない場合は人事グループの報酬料金担当までご相談ください。

８４

Ｑ３－３－４ 請負謝金の謝金単価を時給とすることは可能か？
Ａ３－３－４ 報酬料金はあくまで用務の完了に対する支払いとなります。講演、通訳等の例外を除いて、時間を単価の算定基礎とすることはできません。この場合は、時間ではなく用務の量で単価を設定して謝金単価に関する願書をご提出いただくか、アルバイト謝金での雇用となります。判断に迷うことがあれば、人事グループにご相談ください。

８５

４

飲食に関する経費〇飲食の支出にあたっては、その原資が学費、補助金、寄付金等であることを十分認識し、学内施設の利用を考慮するなど、必要最小限の支出に留めるよう心掛けてください。
〇飲食の支出にあたっては、「支出報告書」（所定用紙）を作成のうえ、伝票の証憑として添付してください（訪問先への手土産用及び実験用に購入した場合は不要）。
〇飲食に係る一つの会合の経費を複数の予算から支出する場合は、１枚の台紙に「支出報告書」と請求書（又は領収書）を添付し、これに対象となる複数の伝票を添付してください。なお、この場合、伝票の欄外右側に伝票の枚数を記入してください（例：伝票2枚の場合→「1/2」、「2/2」）。
〇研究費からは下記「費目別留意点」の「その他の福利費」に該当する飲食費の支出はできません。これは、研究費が研究遂行のために必要な経費であるのに対し、福利費は労働者の立場として個人が享受を得る経費とみなされるためです。
〇飲食の支出に関して個別にルールが設けられている予算（特に、外部資金の研究費等）については、当該ルールに従ってください。
〇一人当たりの上限額（税抜）は以下のとおりです。
区分

昼食代

夕食代

学内者のみの会合

1,000円

3,000円学外者を含む会合

1,500円

5,000円※上記上限額は、科目・予算の種類によらず、統一した運用とします。
※お弁当とセットで提供するお茶代は、上限に含めず、常識の範囲内で支出可とします。
また、会議・来客用に常備するお茶についても、常識の範囲内で支出可とします。
※本学の学生及び非常勤講師は、「学内者」とみなします。
※昼食・夕食以外の飲食（茶菓子等）については、原則として支出不可とします（部署として実施する、親睦を目的とした会を除く）。
業務上、必要性がある場合は、事前に予算単位責任者を通じて財務局長宛に願い書を提出し、事前承認を得てください（頻繁に開催される事務部局主催の学生交流イベント及び宗教関連行事（ミサ等）については、常識の範囲内であれば事前承認不要）。
なお、支出の妥当性が認められない場合は、自己負担となりますので、ご了承ください。
※上限額を超える飲食については、超過額を会合出席者の自己負担とすることで執行可とします。

【費目別留意点】
費目

留意点〇学内又は通常会議を行う場所における、公的会議に伴う食事代等として支出可となります。

会議費〇アルコール類が出された場合は「会議や打ち合わせ」として認められず、その会議や打ち合わせに係る費用は全額支出できません。そのため、内訳が記載されたレシートなどの書類を必ず提出してください。提出できない場合は、支出が認められませんので、十分にご留意ください。
〇学外者への必要最小限の渉外接待を目的とする経費で、付帯する学内者の経費を含みます。

渉外接待費〇実習先等への訪問に伴い手土産を渡す場合は、伝票の摘要欄に相手先を記 載してください。
なお、購入費用は相手先1件につき2,000円程度を目安にしてください。
〇繁忙時の食事代や学内者間（学生を含む）の親睦を目的とした打ち上げ、慰労会、懇親会、その他の福利費

歓送迎会での飲食費が該当します。
〇科目は「管理経費」の「その他の福利費」となります。
〇研究費からの支出はできません。

＜重要：予算流用について＞
上記の３つの費目については、予算申請額を超える執行はできません（Dr.Budgetにて制御）。
また、コラボフローによる年度途中の予算流用申請（増額）はできませんので、ご留意ください。

８６

５

海外送金

５－１

海外送金の種類と留意点（１）財務システム（Dr.Budget）の場合
No

送金種類

内容

実行区分

留意点
〇USドルの海外送金で、銀行振込送金ができない場合のみ小切手（チェック）を郵送します。（資金グループにて小切手を作成し、エアメールで直接郵送。）〇下記の書類を作成し、伝票にクリップ留めして提出してください。

銀 行 振 込 送 金 ができない場①送金明細書（記入例参照）

合のみ適用
1

US＄の小切手
送金※銀行振込送金を推奨します。（郵便遅延、郵便事②税関告知書（「ご依頼主」欄と「お届け先」欄に英語で記入のこと）
32：※①の書式は、学内ネットワーク（Sophia M365 Portal）の「申請・マニュアルＤＢ」に保管しています。

USドル小切手送金（「申請・マニュアルＤＢ」より入手できない方は資金グループ担当者までご連絡ください）。
※②は資金グループにありますが、郵便局でも入手可能です。

故 、 換 金 漏 れ によ る 有 効 期※エアメール用封筒は、郵送時に資金グループで準備します。

限切れが発生しています。）〇同封すべき書類がある場合は、伝票に添付してください。
〇証憑（請求書）には、小切手の送付先住所及び宛名（送付先名称と異なる場合、Payable to-等）、
Invoice No.等の情報が明記されているか確認してください。

2

ドイツへのユーロ
送金

銀行振込

33：

〇ドイツへのユーロの送金は、通常、銀行振込となります。

ドイツ・ユーロ送金〇ドイツ以外の国へユーロを送金する場合は、「その他の送金」になります。
〇USD 以外の外貨の小切手送金は取引先銀行での受付が停止となったため行えません。
〇マイナー通貨は送金できない場合があります。詳細は資金グループにお問い合わせください。

・US＄銀行振込送金
3

その他の送金・ドイツ以外へのユーロ送金
・ その他の外貨の銀行振込
送金※マイナー通貨とは…米ドル（USD）、ユーロ（EUR）、円（JPY）、ポンド（GBP）、豪ドル（AUD）、カナ
31：海外送金

ダドル（CAD）、スイスフラン（CHF）以外の通貨※ただし上記メジャー通貨も送金国や銀行によって送金できない場合があります。
〇「海外送金支払 送金内容連絡シート」（所定用紙）に必要事項を記入し、伝票にクリップ止めで添付してください。作成した「 New 海外送金支払送金内容連絡シート 20220324.xlsx データは、Dr.Budget の入力画面の添付機能でファイル添付もお願いします（P.90 の記入例参照）。

８７

〇日本円を基にして外貨を払う場合（←「○○円分を外貨で支払いたい」）は、伝票の摘要欄に「○○円相当の△△（US＄・Euro 等）」と記載してください。
〇送金先の国や通貨により注意点があります（P.91参照）。
〇送金先が複数の場合、送金先ごとに伝票を分けて起票してください。１伝票１送付先でお願いします。

（２）科研費の場合（科研費の海外送金については、研究推進センターにご相談ください。）
No

送金種類

内容

実行区分

留意点
〇送金手数料（4,500円：2023年4月1日現在）は送金依頼者の直接経費で負担いただきます。
〇科研費伝票一式に以下の書類を添付してください。

1

科 研 費 による送金

①外国送金振込明細書
銀行振込—※入力にあたって参考とした口座情報等の資料（相手からのメール等）を添付してください。
※①の様式は研究推進センターまでお問い合わせください。
②支出申請書（送金手数料分）※支出申請書は、伝票支払分と送金手数料分の２枚必要となります。

８８

５－２

外貨建て取引の円換算レート〇外貨建て取引における為替レートは、財務局設定の換算レートを使用してください。
※クレジットカード決済時の為替レートは、カード利用明細書に記載の為替レートを適用します。
〇為替レートは、原則、毎金曜日に翌週のレートを「ソフィア掲示板」に掲載します。レート表にない外貨については、資金グループにメールでお問い合わせください。（shiharai-shikin-co@sophia.ac.jp）〇基準日は、伝票起票日としてください。ただし、旅費については、海外で立替払いを行った日が基準日となります（旅費システムに要入力）。
（例）55ＵＳ＄の請求書の支払伝票を起票する場合
・週間レート：1ＵＳ＄＝109.16円(｢ソフィア掲示板｣による財務局設定レート)
・ＵＳ＄55×109.16円＝6,003.8円→ 伝票記載金額：6,003円（小数点以下は切り捨てる）

５－３

送金手数料

〇送金取組時における銀行手数料（発生した場合）は学院で負担しますので、振込依頼者による負担はありません。
ただし、科研費の場合は、送金手数料4,500円（2023年4月1日現在）を振込依頼者の直接経費で負担いただ
きます。
〇受取人口座の銀行や経由銀行により、送金到着時に、受取人側に銀行手数料がかかる場合がありますので、予めご了承ください。

【「送金明細書」記入例（US＄小切手送金用）】【送金明細書の記入方法】①②

空欄でお願いします。（資金グループで記入。）
小切手宛名：請求書（INVOICE）発行の業者名をご記入ください。
ただし、宛名が指定されている場合（”Payable to △△△“と記載されていることが多い。）はそちらを相手先としてください。

③

Check No.：空欄でお願いします。（資金グループで記入。）④

外貨金額を記入してください。

⑤

Address to：請求書の宛先（部署名・教授名など）を記入してください。

⑥

Customer No.：請求書通りに記入してください。（「 Account No.」と記載されている場合もあります。）⑦

Invoice No.：請求書通りに記入してください。Credit Memo（割引）がある場合は忘れずに記入してください。
上記以外にReference No. やSubject No.等がある場合はこちらに記入してください。

※

請求書が複数ある（合算して送金する）場合
・

外貨金額（④）は合算で記入してください。

・

すべての Invoice No./Customer No.を送金明細書へ明記してください。

★書式は、学内ネットワーク（Sophia M365 Portal）の「申請・マニュアルDB」に保管しています。
【注意事項】
手書きの場合、誤読を避けるため大文字のブロック体で誰もが読める文字で記入
してください。読みにくい文字がある場合、送金できないことがあります。
よ８９【「税関告知書」記入例（US＄小切手送金用）】★「税関告知書」は資金グループにありますが、郵便局でも入手可能です。

【「海外送金支払 送金内容連絡シート Notification Sheet for Overseas Remittance 」記入例】
海外送金内容連絡シートNotification Sheet for Overseas Remittance※全て半角英数字で入力してください。 Please use only half-widthalphanumeric characters.

※受取人本人にご記入いただく場合：太枠内のみ本人が記入してください（太枠外は担当部署記入）。If the recipient him/herself fills out：Fill in the thick-bordered box only.
※シート印刷後に依頼番号を手書きし、伝票にクリップ留めして下さい。Dr.Budgetにファイル添付する際、依頼番号欄は空欄でかまいません。After printing this form, write the slip number by handand clip it to the slip. It is not necessary to fill in the slip number field if you attach a file to Dr.Budget.

依頼番号S l i p
今回の受取人への送金について
初めて
2回目以降
不明
Num b er( For
Ti m e of rem i t t a nce ( For offi ce
First time/Twice or more/Unknown
offi ce us e)
us e)
送金内容 Det a i l (For offi ce us e) ※銀行への報告用 For report i ng t o t he b a nk

受取人本人による記入（該当する場合チェック)Fille din by th e r e c ipie n t ( Ch e c k th e bo x if
applic able ）( Fo r o f f ic e u se )→送 金 目 的 Pu r p o s e ( Fo r o f f i c e u s e ) ※ 銀 行 へ の 報 告 用 Fo r r e p o r t i n g t o t h e ban k

貿易(TRADE)

貿易外(NON TRADE)☚ Check one

先方への連絡事項 M es s a ge t o t he recei ver s i de (For offi ce us e)

送金額A m ount ( For offi ce us e)

円貨相当額の場合(equivalent in yen)通貨を下から選択してください

外貨送金の場合(foreign currency）

円貨額Amount in yen：

金額Amount (例ex.：USD 250.00):

送金希望通貨

USD$

GBP£

AUD

Requested currency (Check one)

EUR€

CHF

OTHER

JPY (Payable if you have a bank account in Japan)()※CNY payments to individuals in China are not permitted.

受取人・銀行口座情報
R ecei ver/B a nk A ccount Inform a t i on

↓ヨーロッパ宛送金の場合はIBANを記入してください。メキシコ宛送金の場合は口座番号だけでなく、CLABEも必要です。
↓Please write IBAN for remittance to Europe. Please write CLABE along with the account number for remittance to Mexico.

口座番号 A ccount num b er
銀行名 B a nk na m e
支店名 B ra nch na m e

S WIFT(B IC )/A B A 等
S WIFT(B IC )/A B A code

銀行住所※必ず国名もご記入ください。A ddres s of b a nk b ra nch (ful l a ddres s i ncl udi ng t he na m e of count ry)

口座名義A ccount hol der’s na m e
受取人住所※必ず国名もご記入ください。A ccount hol der’s a ddres s ( f u ll addr e ss in c lu din g th e n am e o f c o u n try) (KRW送金のみ必須 only in case of Korean won transfer)
TEL

＊経由銀行

➡

Int erm edi a ry B a nk（ある場合のみ If needed ）銀行名 B a nk na m e

支店名 B ra nch na m e

銀行住所※必ず国名もご記入ください。A ddres s of b a nk b ra nch (ful l a ddres s i ncl udi ng t he na m e of count ry)

S WIFT/A B A code

[2022.03財務局資金ｸﾞﾙｰﾌﾟ更新]★書式は、学内ネットワーク（Sophia M365 Portal）の「申請・マニュアルDB」に保管しています。

９０

＜記入時の注意点＞
・伝票番号（依頼番号）を必ずご記入ください。
・全て英字でご記入ください（中国・韓国等への送金の場合も同じ）。
※特殊文字（á、é、Ö、ßなど）は銀行への送金依頼使用不可文字のため相当の英字に置き換えてご記入ください。
・請求書等に記載のある銀行・支店名・口座名義等をご確認の上、ご記入ください。
・前回の支払以降、口座情報が変更している場合もありますので、毎回、必ず口座情報の確認をしてください。
・送金内容欄は簡潔にご記入ください。例）HONORARIUM（謝金の場合）、REFUND OF ○○（返金の場合）・送金目的欄は「貿易」か「貿易外」のどちらかにチェックを入れてください。（「貿易」＝モノの輸入。 例：書籍購入）
・先方へ伝えたい情報がある場合は先方への連絡事項欄へご記入ください。例）請求書のINVOICE No.や、支払の内容（As an online lecture fee ～）など
・必要事項を記載し、伝票にクリップでとめて提出してください（作成した「海外送金支払送金内容連絡シート.xlsx」
データは、Dr.Budgetの入力画面の添付機能でファイル添付もお願いします）。
・経由銀行は、指定がある場合のみ記入してください。
・記入にあたって参考とした口座情報等の根拠となる資料を別途伝票に添付してください。正しい情報が確認できない
場合、送金が遅れることがあります。
ただし、送金内容連絡シートの記載内容が受取人本人による記入（入力）の場合は不要です（「本人による記入」
欄にチェックを入れてください）。

【国別・通貨別注意点】＜国別＞
U.S.A.
●円口座を保有しない銀行への円建送金は到着までに相当の日数を必要とします。受取人にはUSDに変換されて支払われるか、或いはExchangeロスの発生が懸念されますので、極力、USD建で送金するようご検討ください。
●「受取人名・住所」についてフルネーム、フルアドレス（私書箱「 P.O.BOX」、「Postal Box」、「P.O.」は不可）を記入してください。なお、受取人名・住所の記載が不完全な場合は、着金が遅延する可能性があります。
ユーロ圏全般欧州および一部中東地域の国々等では、IBAN（国コードから始まる番号、最長34桁）という国際標準規格に基づく銀行口座番号の記載が必要です。
＜例＞U.K.の場合 GB 12 1234567890 12345678
南米諸国「受取人名・住所」についてフルネーム、フルアドレス（私書箱「P.O.BOX」、「Postal Box」、「P.O.」は不可）を記
入してください。なお、受取人名・住所の記載が不完全な場合は、着金が遅延する可能性があります。
CANADA
受取人名だけでなく受取人住所（フルアドレス）の記載も必要です。住所が私書箱の場合送金できません 。
受取人名・住所の記載が不完全な場合は、着金の遅延、資金返却の可能性があります。また、現地銀行からの照会や諸手数料の請求等が想定されますのでご留意ください。
INDIA
銀行名・支店名だけでは資金返却される可能性があるので、支店住所・都市名の記入が必要です。
CHINA
返金の場合（検定料・手続金等）、最初に支払った口座への返金でないと送金できない可能性があります。
PHILIPPINES
フィリピン向送金（含米国経由）は手数料が「依頼人負担」であっても、支払銀行で手数料が差し引かれる場合があります。
MYANMARミャンマー向送金はITRSコードの記載が必要です。

９１

＜通貨別＞JPY（日本円）円口座を保有しない銀行への送金は現地通貨へ変換される可能性が極めて高く、入金遅延となるケースもありますので、可能であればUSD建での送金をご検討ください。
CNY（人民元）
個人宛（受取人が個人）の送金は取扱ができません。
INR（インドルピー）
インドの銀行・支店を特定するIFSCコード（11桁）の記載があれば、着金の正確性が向上します。
MYR（マレーシアリンギット）
MYR送金の場合、銀行へ実需確認書類の事前提出が必要となります。
KRW（韓国ウォン）
受取人の電話番号の記載が必須です。
CLP（チリペソ）
銀行間決済が特殊なため、送金前に送金可能かどうか確認が必要です。資金Gまでお問い合わせください。

※以下に挙げたものは資金グループから銀行へ問い合わせ履歴のある通貨の情報です。
問い合わせ履歴の無い通貨は確認する必要がありますのでマイナー通貨については随時お問い合わせください。
NGN（ナイジェリアナイラ）
送金不可です。別の通貨での送金を先方にご確認ください。
CFA（コートジボワール セーファーフラン）
送金不可です。別の通貨での送金を先方にご確認ください。
LKR（スリランカルピー）
送金不可です。別の通貨での送金を先方にご確認ください。
BRL（ブラジルレアル）
送金不可です。別の通貨での送金を先方にご確認ください。
AFN（アフガニスタンアフガニ）
送金不可です。別の通貨での送金を先方にご確認ください。
VND（ベトナムドン）
銀行によっては送金不可。資金Gへお問い合わせください。

９２

６

学生教育研究費

制度概要
No
１

区分
目的

内容
所属する全ての学生に公平かつ直接的に使用される教育研究経費
毎年、直近３年間の在籍者数を集計、平均在籍者数を算出し、それに学生１人あたりの２

金額単価を乗じた金額を上限金額とし予算申請を行う（理工学部、理工学部研究科、看護学科、総合人間科学研究科看護学専攻を除く）。学生１人あたり単価については、毎年予算編成方針で定める。
〇院生用研究室等で使用する物品〇学生実験・実習で使用する物品

３

使用範囲

〇学生の研究用書籍、定期購読雑誌、ソフトウェア、データベース利用料等〇学会等年会費（団体会員のみ）※教員個人の研究活動経費にあてることはできません。

９３

７

その他

７－１

本部予算で負担する経費

７－１－１ 郵便室利用時の郵便料
区分

内容〇郵便管理室を利用して発送した郵便については、本部予算（財務局管理）にて料金を負担します（→各部署による負担なし）。

対象範囲〇教員に直接配賦される研究費については、郵便室の利 用を不可とし、郵便料の執行にあたっては、研究費からの立替執行を原則とします。
〇郵便室を利用していない目白聖母キャンパス、短期大学部、大阪サテライトキャンパスについては、部
署予算の管理となります。
〇郵便台帳（郵便発送依頼票）については、各部署の執行状況と経理区分（教研、管理）を把握する必要があるため、使用する必要があります。郵便物を提出する際は、必ず郵便台帳と一緒に留意点提出してください（表紙のバーコードを読み取る必要あり）。
〇郵便台帳の記入にあたっては、必ず表紙に記載されている業務コードまで記入してください。 記入漏れがあると、郵便物を発送することができません。
〇例年と比較し著しく利用額が増加した部署については、状況を確認させていただく場合があります。

７－１－２ 複合機に関わる各種費用
区分

内容〇富士フイルム社複合機への入れ替えに伴い、部署及予算組織の複合機に関わる各種費用（複写費、用紙代、トナー代）は本部予算（財務局管理）にて料金を負担します （→各部署による負

対象範囲

担なし）。
〇富士フイルム社複合機を使用できる教員は、個人教育研究費の予算が付与されている方に限定されます。非常勤教員が教材を印刷する際は非常勤講師控室の設置されている複合機等、上記以外の先生方はコイン式のコピー機をご使用ください。

留意点

７－２

〇例年の執行実績と比較し著しく利用額が増加した部署については、状況を確認させていただく場合が
あります。

仮払金

〇仮払金は、請求書払いや立替払いの処理ができない場合に限り、事前に支出するものです。
〇仮払金は事務部署のみ執行可能です。研究費の仮払いは認められませんのでご了承ください。
〇仮払金の支払伝票の摘要欄に、使用期間及び精算予定時期（使用後1か月以内の日）を記載のうえ、使用後はできる限り速やかに精算してください。
〇財務システムにおける仮払金の起票方法については、システムTOP画面に添付のマニュアルをご参照ください。

９４

７－３

弔慰に関する経費〇教職員および学生の慶弔については、慶弔見舞金規程に基づき所轄部署（人事グループ・学生センター）にて行われます
ので、原則として部署予算からの執行は不可となりますが、弔慰に関してのみ執行を可とします。ただし、以下の点にご留意く
ださい。
＜留意点＞
１．執行可能な経費は、供花（上限２万円（税別））及び電報のみとなります。
２．対象者の範囲は以下のとおりです。
区分

ご本人が死亡した場合

ご家族が死亡した場合（注）現職者の教職員で私学共済加入者

〇

〇

上記以外

〇

×

注：ご家族の範囲・・・配偶者、子、父母（配偶者の父母については同居の場合のみ）
３．勘定科目は「管理経費」の「福利費支出（学生・教職員慶弔費）」となります。
４．本経費の執行を理由とした予算の増額申請は認められません。
５．弔慰金については、所轄部署予算にてご遺族に贈呈します。

７－４

リース取引

〇賃貸借取引として処理する取引で次のいずれかに該当する場合は、通常の賃貸借取引(機器備品賃借料)とします。
※次頁の「リース取引に関するフローチャート」参照。
①リース料総額が本学の固定資産計上基準額未満（20万円未満）のもの②リース期間が1年以内のもの③リース契約1件当たりのリース料総額が300万円以下のもの〇上記以外の取引（＝リース資産取引）については、以下のとおり、通常の売買取引に係る方法に準じた会計処理を行います。詳細については、経理グループにお問い合わせください。
区分
資産計上
リース料の支払い

内容①教育研究用機器備品・・・教育研究用リース資産支出にリース料総額を計上②管理用機器備品・・・・・・・管理用リース資産支出にリース料総額を計上①初年度の3月分まで・・・長期未払金支払支出で支払伝票を作成②翌年度の4月分から・・・前期末未払金支払支出で支払伝票を作成〇リース料が月額制の場合、年間の支払い回数は最大で12回となります。年度末に誤って4月以降の分を前年度予算から支出することのないよう、リース料の支払い回数には十分ご留意ください。
〇なお、リース物品の故障等に伴う修繕費については当該部署での負担となります。

９５

リース取引に関する会計処理（フローチャート）リース取引

ファイナンス・リース

オペレーティング・リース

所有権移転外所有権移転①リース契約の物件明細1件あたりのリース料総額が20万円未満売買取引【資産計上】

賃貸借取引【経費処理】（機器備品賃借料）（リース資産）②リース期間が1年（12ヶ月）以内③リース料総額が300万円以下
上記のいずれかに該当するか

NO

YES
売買取引【資産計上】

賃貸借取引【経費処理】（リース資産）（機器備品賃借料）【①と③の補足説明】
・リース料総額350万円、内訳ＰＣ20台×175,000円の場合「リース料総額350万円」であるため③には該当するが、その内訳が「ＰＣ20台×175,000円」であり、物件明細1件あたりのリース料総額は200,000円（本学院の固定資産計上基準額）以下であるため、①には該当しないこととなり、賃貸
借取引（経費処理）とすることが認められる。

９６

Ⅳ

研究費編

具体的な支払手続きについては、「Ⅱ共通ルール編」、「Ⅲ個別ルール編」をご参照ください。

９７

１ 研究費の不正防止に向けた取り組み
１－１

上智大学公的研究費等にかかる不正防止計画
2014 年度制定
2018 年度改定
2022 年度改定
上智大学長

上智大学公的研究費等にかかる不正防止計画～ 本学の方針 ～上智大学は、本学の全ての構成員が公費を適正に使用または管理するため、文部科学省が定める「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施基準）」に基づき、不正を防止するための取組を全学的に推進します。
主に以下の点を重要課題として全構成員（教職員及び学生）で共有します。
・ 学長のリーダーシップのもと、各責任者の責任と権限を明確にし、大学として責任ある体系において行動します。
・ 責任体系の明確化だけでなく、構成員一人ひとりの意識向上を常に図り、全体と個の双方において不正を断固として許さない風土づくりを推進します。
・ 公正かつ明瞭な経費執行を行い、法令やルールを遵守することを徹底する一方、合理的な理由がある場合にはその根拠を明らかにした上で柔軟かつ有効な対応を行い、教育研究活動を円滑に遂行することを目指します。
※本学では、公的機関から配分される競争的資金のみならず、学内で執行される全ての公費に対して不正防止の取組を行います。

Ⅰ．責任体系の明確化(1) 学長及び副学長のリーダーシップ
学長は最高管理責任者として、不正防止にかかる基本方針を明示し、本学における取組を適切に推進するためのリーダーシップを発揮します。学術研究担当副学長は統括管理責任者として、学長を補佐し、実質的な責任者として防止計画推進部署とともに不正防止対策を推進します。
(2) コンプライアンス推進責任者の責任と権限
各教育研究組織の長（学部長・研究科委員長等）及び事務組織の各局長はコンプライアンス推進責任者として、管理監督する組織における不正防止対策を実施し、構成員を適切に指導します。
(3) 決裁手順及び根拠の明確化
不正防止対策の実施や研究費の執行にかかる学内決裁手続きについて、その手順及び根拠を明確にし、物事の決定を公正明瞭に行います。
(4) 事務部署の役割の明確化
各事務部署は、事務分掌等に定める役割をそれぞれに果たすことにより、大学全体の不正防止対策を効果的に機能させるための協力体制を構築するとともに、相互の確認や牽制を適切に働かせます。
(5) 学内の連携強化
学長を最高管理責任者とする指示命令系統、学内各組織の横断的連携及び教員・ 職員間の協働等、学内のあらゆるつながりにおいて、互いに情報共有や連絡調整等を密に行います。

９８

（6）監事の役割
不正防止に関する内部統制の整備・運用状況について機関全体の観点から確認し、意見を述べます。統括管理責
任者又は、研究倫理推進責任者が実施するモニタリングや内部監査によって明らかになった不正発生要因が不正防止計画に反映されているか、また、不正防止計画が適切に実施されているかを確認し、意見を述べます。
Ⅱ．不正を事前に防止するための取組(1) コンプライアンス教育の実施
全ての構成員が、コンプライアンス教育を受講し、どのような行為が不正に当たるのかをしっかりと理解します。
(2) 研究倫理教育との連動
研究倫理教育とコンプライアンス教育を一体として実施し、研究不正及び研究費不正使用双方の防止を連動させた体制とします。
(3) 啓発活動の実施
不正根絶に向けた構成員の意識の向上と浸透を目的として、組織全体に対する定期的な啓発活動を実施します。
(4) 若手研究者の意識啓発
コンプライアンス教育の受講を含め、大学院生や若手研究者の意識啓発を図る取組を推進します。
(5) 誓約書の提出
全ての構成員が、コンプライアンス教育を受講し、その内容を正しく理解します。加えて大学が指定する構成員は誓約書を提出することとします。
(6) 取引会社への対応
本学の不正防止対策にかかる方針等を学外にも広く周知し、本学と取引を行う会社等においては、誓約書の提出等により適切な取引を徹底します。
Ⅲ．適切な執行にむけた取組(1) ルールの明確化・統一化と周知
明確かつ統一的なルールを定め、全ての構成員に分かりやすく周知します。
(2) ルールの適切な運用
全ての構成員がルールを遵守した執行・管理を徹底します。また、ルールの解釈を属人化させず、大学として統一的な運用を図ります。ただし、教育研究活動を円滑に遂行するため、研究分野の特性等を十分に考慮し、事例に合わせた柔軟な対応が必要とされる場合は、根拠の明確化・関係者間での共有を徹底した上で、適切な手続きを行います。
(3) ルールの見直し定められたルールと運用実態に乖離がないか、ルールが形骸化していないか、ルールに無駄はないか、合理化・効率化できる余地はないか、常にルールの点検と見直しを図ります。
(4) 有効なモニタリング方法の確立と実施
実効性のあるモニタリングとして、不正が発生しやすい要因を分析することによりリスクに対する重点的かつ機動的なリ
スクアプローチ監査を行うこととし、本学の実情に合わせた実施方法を策定します。また、内部監査によるモニタリングだ
けでなく、コンプライアンス推進責任者や防止計画推進部署は、日常的なモニタリング機能を果たすこととします。
(5) 不正発生要因に応じた施策
モニタリングや内部監査等によって明らかになった不正発生要因に応じた行動施策を、「不正防止に向けた行動施策」として別表 1 に示し、今後も継続的に施策の改善に努めます。
以上

９９別表 1 不正防止に向けた行動施策
カテゴリ

不正発生要因行動施策

旅費

計画的な出張申請や報告が行わ

旅費システムによる「出張申請」

れないことにより、事実と異なる精算（出張 2 週間前まで）、「精算を発生させる温床となる可能性があ

申請・出張報告」（ 帰着後 2る。

週間以内）の提出期限を周知する。

旅費

一般に公開されている情報から客現地調査、ヒアリング、研究打ち合

観的に実在性が確認できない出張

わせを目的とした出張の際、出張のについて、カラ出張等の不正を発生

実在性や妥当性について事務局がさせるリスクが高まる。

確認し得るよう、日程表や出張報告の具体的な記入と証憑類の提出（現地での用務遂行が確認できるもの）を求める。

謝金アルバイトへの謝金の支払いの遅れ

アルバイト謝金は、労働基準法第は法令違反となる可能性があり、ま24 条 第 2 項（毎月払いの原た、事実と異なる精算を発生させる則）に基づき、複数月分のまとめ払温床となる可能性がある。

い等を行わず、毎月、遅滞なく支払
を行う。

その他

立替払いの精算が学内で定められ立替払いの精算について経理手続た期限内に行われないことにより、証きのルール（ 3 か月以内の精憑の紛失など精算に支障が生じる算）を周知する。また、学内外の研ほか、予算残高の誤認による発注ミ

究協力者（学生含む）にも理解とスなどのリスクが高まる。

協力を求める。

１００

１－２

適正な研究費管理のための体制〇本学では、「上智大学研究費の適正な使用・管理のガイドライン」（P.126）に基づき、以下のとおり責任体制を明確化
し、研究費の適正な使用及び管理を行っています。
名称

役職

最高管理責任者

学長

統括管理責任者

学術研究担当副学長

役割全体の統括、最終責任を負う。
最高管理責任者の補佐、研究費の使用・管理を実質的に統括する。

「上智学院職制」上の各組織所属長
コンプライアンス推進
責任者①各教育組織の長（学部長・研究科
委員長等）

当該部局における研究費の使用・管理について責任と権限を持つ。

②各事務組織の長（局長）
コンプライアンス推進

各教育組織の長の下位者（専攻主コンプライアンス推進 責 任者 を補 佐 し、研 究 費の使副責任者

任、学科長）

用・管理について日常的な責任と権限を持つ。

１－３

研究費の相談窓口と不正防止に関する通報窓口〇研究費の使用・管理方法と事務手続きについて不明な点がある場合や、研究費の不正について見聞きしたという場合には、次の窓口へご連絡ください。
相談窓口
研究推進センター

内容
学外資金 注1 についての相談（13号館4階：内線3173）

注1 科研費をはじめとする国庫補助金による資金や、委託研究費及び共同研

経理グループ

学内資金 注2 についての相談（13号館4階：内線3182）

注2 上記「注1」以外の個人教育研究費を含む教育研究に使用される資金

通報窓口

内容

究費等の学外からの資金

研究費の不正使用に関する通報
監査室（図書館9階：内線4389）◆内部通報110番
e-mail: koekitsuho110-co@sophia.ac.jp

１０１

１－４

研究費の使用に関する禁止事項

１－４－１ 代表的な禁止事項
区分

概要

具体例
〇取 引 会 社 に購 入 物 品 等 の金 額 の水 増 しをさせたり、虚 偽 の書 類 による架 空 発注 を行ったりして、本学が多く支払った分を取引会社に管理させて、別の預け金

架 空 取 引 により 本 学 に代 金 を支 払 わ
せ、これを取引会社等に管理させること用途に使用する。
〇年度末に印刷物を発注したが、3月中に納品が間に合わず、実際の納品は次年度4月以降になるにも関わらず、前年度の予算で先に取引会社に代金を支払う。
〇出張依頼先から旅費を受領したのに本学にも同じ

カラ出張

実 態 の伴わない出 張 旅費 を本学 に支払わせること出張の旅費を二重請求し、二重に受け取る。
〇出張を変更・中止したのにその届出を行わず、不正に旅費を受領する。
〇実際には勤務していない作業時間を出勤簿に記載

カラ謝金

実 態 の伴わない作 業 謝金 を本学 に支払わせることして請求し、不正に研究費を本学から支出させる。
〇研 究 費 等 の維 持 ・ 管 理 費 等 の経 費 を捻 出 するため、学院から実態の伴わない謝金を学生に支払わせ、これを学生から集金して当該経費に充当する。

≪その他の不適切な事例≫〇TAとしての勤務時間とアルバイト謝金での勤務時間が重複する（給与の二重払いの状態が発生）〇労働時間が６時間を超えているのに、法定の休憩時間を与えない〇複数の研究課題に関わる出張なのに、課題ごとの期間区分を行わず、同一研究課題の研究費からまとめて旅費を支出する〇研究課題Ａで使用する物品の費用を、研究課題Ｂの研究費から支出する〇研究費で購入した物品を私的に使用する＜親族に対する謝金等の支払いについて＞親族（生計を一にする配偶者及び一親等の者（両親及び子）。以下同じ。）への謝金の支払い及び教職員本
人又はその親族が経営・支配する企業・団体との取引については、利益相反の問題が生じ、本学の教育・研究にかかる社会的責任に対して疑義が生じる可能性があるため、原則として禁止しています。

１－４－２ 研究費の不正使用、不正行為に対するペナルティ〇研究費の不正使用や研究活動における不正行為を行った場合、以下のようなペナルティが課されます。
・当該研究費の返還、受給の打ち切り
・当該研究費に対する複数年にわたる応募資格の停止
・学内での懲戒処分
・刑事告訴 等
〇不正を行った場合、研究者本人だけでなく共謀した者（共同して研究する者や取引会社等）にもペナルティが及ぶことがあります。これらの行為が本学全体の教育研究活動の停滞と社会的信用の失墜にもつながることを自覚し、絶対に不正を行わず、また、これに加担してはなりません。

１０２

２

研究費の種類

２－１

学内予算による研究費等

タイプ

名称

概要
教員個人の専攻分野に関する研究及び教育に要する経費を助成することを目的とし、毎年度決定された

個人教育研究費
一律配賦型(繰越上限)（単価の※制度の詳細については、「2-3 個人教育研究費」（P.106参照）。

1/2）

費を「個人教育研究費」の付与対象者に一律補助。支給額は年間10万円とし、海外渡航を含む場
合は15万円とする。
※制度の詳細については、「2-4 学会研究旅費」（P.108参照）。

問い合わせ先〇単価に基づき、教員個人に対して一律配分される予算。
教員個人の専攻分野に係る学会への参加や発表及びフィールドワーク等、研究活動全般に対する旅

学会研究旅費年度繰越

〇経理グループ（単価の1/2）

科研費に申請し不採択となったが、高評価だった研究課題申請者に対して、インセンティブとしての研科学研究費助成事業インセンティブ研究費

究資金を付与。毎年4月にソフィア掲示板にて募集。申請期間は科研費研究種目ごとに審査結果開×

示後2週間としている。
本学の先進性・独自性・国際性に富んだ特色ある研究や、総合大学の特色を生かした学際的、組織申請型

学術研究特別推進費

的な研究活動に対する研究助成制度。研究課題を自由に選べる「自由課題研究」、本学の建学理
念等に基づいた５つの研究テーマに沿った課題を設定する「重点領域研究」の２つの研究タイプに分か×れる。3月~4月頃、ソフィア掲示板にて新規研究課題を募集予定。
ソフィアシンポジウム

一定の基準を満たしているシンポジウム等の企画を募集し、採択された場合は、1件につき100万円程
度を上限に企画費用を補助。毎年8月・12月の年2回にソフィア掲示板にて翌年度分を募集。

研究推進
×

研究者個人の研究成果を国内外に発信することにより、個人及び本学の研究活動のプレゼンスを高め
個人研究成果発信奨励費(学部配賦)

ることを目的とし、個人研究に対する奨励費として付与される研究費。毎年4月以降に各学部、研究×科等において募集される。

その他
個人研究成果発信奨励費（学術図書出版助成）

学術研究成果の公開促進のため、学術図書の製作・出版にかかる費用の一部を助成することにより、優れた図書の出版を支援する制度。ソフィア掲示板にて募集を行い、申請期間は毎年10月頃を予
定。

１０３

×

センター

タイプ

名称

概要

年度繰越
(繰越上限)

科研費を始めとする間接経費の措置のある公的研究資金を獲得した研究代表者に対して交付される研究推進奨励費

配分：研究研究資金。交付額は原則、他機関へ配分する間接経費や学院として徴収する一般管理費を控除し〇推進センター

た間接経費の30％相当額とする。ただし、競争的研究費の一部については、同研究費が定める条件

(全額)

執行：経理
グループ

を交付額の算定根拠とすることがある。
その他

Sophia University Press（SUP）

本学における高いレベルの教育・研究の成果を世に問い、国内のみならず広く世界へ向けて発信してい上智大学出版

くことを目的に年に2回出版企画を募集し、採択された場合、出版に関わる制作費を助成。

理工学部申請型研究費

２－２

問い合わせ先理工学部の教員及び各学科を対象とした研究費。研究費の額は研究計画等に基づき理工学部内で協議のうえ、決定。

××

広報グループ
理工学部事務室

外部資金による研究費（昨年度に本学で扱った主な資金）
研究費の種類・名称

概要

問い合わせ先文部科学省の公的研究資金で、研究種目により、(独)日本学術振興会で、応募・審査・交付を行う。人文・社会科学から自科学研究費助成事業（科研費） ☆

然科学まで全ての分野の基礎から応用までの学術研究の発展を目的とした事業。
※科研費の申請資格等については、「2-5 科学研究費助成事業」（P.110）をご参照ください。

厚生労働科学研究費補助金 ☆

厚生労働省の公的研究資金で、保健医療、福祉施策の科学的な推進を確保するための事業。

戦略的創造研究推進事業 （CREST等）(国研)科学技術振興機構から配分される公的研究資金で、時限的な研究体制で国の重要課題の達成に貢献する新技術創

研究推進

☆

出に向けた研究を推進する事業。

センター

研究成果展開事業(A-STEP 等) ☆
研究開発委託事業(国研)科学技術振興機構から配分される公的研究資金で、大学等と企業との連携により研究成果の実用化を促進し、イノベー
ションを創出する事業。
(国研)新エネルギー・産業技術総合開発機構の公的研究資金。

☆・・・内閣府掲載「競争的資金制度一覧」に掲載されている事業

１０４

研究費の種類・名称

概要

受託研究費(委託研究費)

各省庁、各企業等の学外機関の研究資金で、委託を受けて行う研究費。

学外共同研究費

各省庁、各企業、各財団法人等の学外機関からの研究資金で、研究者及び研究経費を受入れて共通の研究
課題について共同で行うための研究費。

千代田学

問い合わせ先研究推進センター

千代田区の補助金で、区内の研究機関が千代田区に関する様々な事象を一つの学問として学ぶ調査・研究事
業。

奨学研究寄付金（特別研究費）

研究費の種類・名称
私立大学・大学院等教育研究装置施設整備費補助金
私立大学等研究設備整備費等補助金

経理グループ

各企業等からの研究者を指定した大学への寄付金。

概要

問い合わせ先文部科学省からの補助金で、基礎的研究に必要な機械、器具、その他の設備の整備に要する経費の一部を補助する事業。
文部科学省からの補助金で、学術の基礎的研究に必要な機械、器具、標本、図書、その他の設備の整備に要す
る経費の一部を補助する事業。

１０５

経理グループ２－３

個人教育研究費

２－３－１ 制度概要
No

区分

１

内容

２

対象者

３

単価

4

予算繰越

5

予算配賦日

6

予算管理

内容
本学の教員に対し、自己の専攻する学問分野に関する調査・研究及び教育を遂行するうえで必要な経費を助成する。
予算付与日現在に、以下「２-3-2 単価」に記載されている身分及び職位として在職する教員
個人教育研究費の単価は、毎年、財務委員会の審議を経て、高等教育常務会で決定する。
※今年度の単価は以下「２-3-2 単価」参照。
年度末時点の残高を単価の 1/2 を上限として次年度へ繰り越す。
※年度末時点で在職していることが要件となる。
毎年 4 月 1 日（予算繰越分は 5 月上旬に配賦予定：Sophia 掲示板にて別途通知）※個人への予算示達は行わない。
教員が各自で財務システム（Dr.Budget）にて管理
教員本人の専攻分野の研究及び教育に関する用途に対して使用することができる。
【留意点】〇教育に関する経費として想定される経費は、以下に掲げる「授業運営に要する経費」とする。
ア．教材作成イ．ゲストスピーカーへの謝金
ウ．教授法に関する書籍
エ. ゼミ合宿本人分に係る補填
オ．オンライン授業・ハイフレックス授業に必要な経費
区分

内容

ICT 関係

パソコン、WEB カメラ、ヘッドセット、タブレット、マイク、スピーカー、音声動画編
集ソフト、録画記録媒体 等※モバイルルーターの購入及びレンタル料は不可

その他

ホワイトボード及び専用ペン、スタンディングテーブル（上限 2 万円※）、授業
動画撮影用ライト（上限 1 万円※）

7

※上限を超える場合のその差分は自費負担となります。

使途範囲【オンライン授業・ハイフレックス授業に関する留意点】
1.伝票の作成にあたっては、摘要欄の末尾に必ず「（オンライン授業対応）」を付記してください。
例：WEBカメラ（オンライン授業対応）
２．教材としてＰＤＦや写真、動画等を購入して使用する場合は、必ず事前に以下のポータルサイトで「著作権の二次使用」についてご確認のうえ、購入をご検討ください。
＜ポータルサイトの場所＞
Sophia M365 Portal>オンライン授業ポータル（Online Class Portal）>著作物の二次利用〇ティーチングアシスタント、又はこれに準ずるアルバイトとして直接授業に参加し、教育補助業務を行う者の雇用の費用に充てることは不可。
〇学生に対する旅費は教員の研究補助に対する目的のみ執行可（「修士論文作成のため」等の教育目的を対象とした執行は不可）。
〇STEC 研究員及び特別研究員（PD）については、研究目的に関する用途のみ使用可。
〇詳細については、「３．研究費の使途範囲」（P.112）参照。

１０６

２－３－２ 今年度単価
部門
大学（単位：円）
身分

専任教員

短期大学部

社会福祉専門学校

職位

単価

備考

教授・准教授・助教

380,000

看護学科実習助手

209,000

常勤嘱託教員講師

304,000

特別契約教授

教授

285,000

特任教員

教授、准教授、助教

285,000

海外招聘客員教員

教授、准教授、助教

285,000

イエズス会海外客員教員

教授、准教授、助教

23,750月額

ＳＴＥＣ研究員－

30,000月額

実務家教員

教授、准教授、助教

285,000

出向教員

教授、准教授、助教

285,000

特別研究員（PD）－

170,000

専任教員

教授、准教授、助教

370,000

常勤嘱託教員講師

296,000

特別契約教授教授

300,000

特任教員

教授、准教授、助教

278,000

専任教員

教員

120,000

常勤嘱託教員教員

96,000

特任教員

教員90,000注

注

注：特別契約教授就業規則第 5 条第 2 項該当者は専任教員に準ずる。

２－３－３ 年度途中の異動者の取り扱い〇年度途中の異動者に対しては、以下のとおり月割計算した額を付与するものとする。
No

区分

内容
①4 月 1 日現在に以下の異動日が確定している者
ａ．雇用期間又は受入期間の終了日

１

対象者

ｂ．休職又は停職期間の開始日②年度途中に以下の異動が発生する者
ａ．雇用期間又は受入期間の開始
ｂ．休職期間又は停職期間の終了
以下の期間に基づき月額按分を行う

２

按分方法

①の場合・・・4 月から在職期間終了日の属する月までの期間②の場合・・・在職期間開始日の属する月から年度末（3 月）までの期間

３

端数処理

4

予算配賦日

100 円未満四捨五入①の場合・・・4 月 1 日②の場合・・・在職期間開始日

２－３－４ 在外研究、特別研修中の取り扱い〇在外研究、特別研修の期間中、個人教育研究費の使用は可能です。
〇研究費の執行には、通常通り、伝票、請求書・納品書・見積書または領収書の原本が必要となります。
・渡航期間中は立替払いの精算期間（３ヶ月ルール）の対象外となりますが、出校後、速やかにかつ年度内に伝票を提出してください。
・渡航先で購入した消耗品を帰国前に使用する場合は、写真検品を行います（詳細は P.50参照）。
〇アルバイト謝金については、雇用管理者が大学を離れている場合、教育研究アルバイトの雇用はできません（謝金関連 FAQ 参照（P.84））。

１０７

２－３－５ 産前産後休暇、育児休業中の取り扱い〇産前産後休暇中は使用可能ですが、育児休業中は、個人教育研究費は使用できません。年度当初から休職し期中に復帰する場合は、2－3－3に準じて月割計算した額を付与します。

２－４

学会研究旅費２－４－１ 制度概要
No

区分

内容
本学の教員に対し、自己の専攻する学問分野に関する研究活動全般（学会参加、フィールドワー

１

目的ク等）に係る旅費を助成する※学会参加費（諸会費）は支出不可

２

対象者

３

単価

4

予算繰越

5

予算配賦日

6

予算管理

7

使途範囲

個人教育研究費制度に準ずる
学会研究旅費の単価は、毎年、財務委員会の審議を経て、高等教育常務会で決定する※今年度の単価は以下「２-4-2 単価」参照

個人教育研究費制度に準ずる

以下の研究活動に関する出張旅費（片道 100km 以上）に対して使用することができる①教員が所属する学会への参加②フィールドワーク等、研究活動全般

２－４－２ 今年度単価〇年間 10 万円（ただし、海外出張を含む場合は 15 万円）

２－４－３ 年度途中の異動者の取り扱い〇個人教育研究費に準ずる。

２－４－４ 予算執行上の留意点〇学会研究旅費は、前述のとおり、年間の単価が国内出張のみの場合と海外出張を含む場合で異なる関係上、財務システム（Dr.Budget）では、教員一人に対し、以下の二つの予算が付与されます。
①学会研究旅費（国内・海外）･･･10 万円②学会研究旅費（海外のみ）･･・・・・5 万円〇学会研究旅費の最初の予算執行が海外出張で、かつ、15万円未満の場合は、②の「海外のみ」の予算（5万円）
から先に支出してください。①の「国内・海外」の予算から支出すると、その後に国内出張が生じても、その経費を予算から支出することができなくなります（以下事例参照）。

１０８

【伝票起票例】 9月に海外出張で12万円を支出し、2月に国内出張で3万円を支出する場合〇予算配賦時の財務システムの画面
執行明細

予算組織>予算区分>目的>業務>事業>配分先

支出予算残

CHECK

〇〇学部>経常>研究費関係>学会研究旅費（国内・海外）>>〇〇上智 太郎

100,000

CHECK〇〇学部>経常>研究費関係>学会研究旅費（海外のみ）>>〇〇上智 太郎

50,000＜正しい起票方法＞
１．９月に海外出張分12万円を「学会研究旅費（海外のみ）」から5万円、「学会研究旅費（国内・海外」から7万円を支出する。（→「国内・海外」の残高は3万円）
執行明細

予算組織>予算区分>目的>業務>事業>配分先

支出予算残

CHECK

〇〇学部>経常>研究費関係>学会研究旅費（国内・海外）>>〇〇上智 太郎

30,000

CHECK〇〇学部>経常>研究費関係>学会研究旅費（海外のみ）>>〇〇上智 太郎

0

２．2月に国内出張分3万円を「学会研究旅費（国内・海外）」から支出する。
執行明細

予算組織>予算区分>目的>業務>事業>配分先

支出予算残

CHECK

〇〇学部>経常>研究費関係>学会研究旅費（国内・海外）>>〇〇上智 太郎

0

CHECK

〇〇学部>経常>研究費関係>学会研究旅費（海外のみ）>>〇〇上智 太郎

0＜誤った起票方法＞
１．９月に海外 出張分 12万 円を「学会研究旅費（ 国内・ 海外）」から10万円、「学会 研究旅費（海 外のみ）」から2万円支出する。（→「海外のみ」の残高は3万円）
執行明細

予算組織>予算区分>目的>業務>事業>配分先

支出予算残

CHECK

〇〇学部>経常>研究費関係>学会研究旅費（国内・海外）>>〇〇上智 太郎

0

CHECK

〇〇学部>経常>研究費関係>学会研究旅費（海外のみ）>>〇〇上智 太郎

30,000２．2月に国内出張分3万円を支出しようとしたが、残高は「学会研究旅費（海外のみ）」しかなく、「学会研究旅費（国内・海外）」の残高はゼロ （⇒支出不可） 。

１０９

２－５

科学研究費助成事業（科研費）

例年7月頃に科研費の申請に関する学内説明会を実施します。制度の詳細については、当該説明会で配布される資料をご参照ください。なお、説明会については、7月にソフィア掲示板にてお知らせいたします。

２－５－１ 国が定めるルール〇科研費は、日本学術振興会のホームページで使用ルールまとめた「科研費ハンドブック」を公開していますので、申請にあたっては、必ずご確認ください。
なお、以下の URL は 2023 年 4 月 1 日現在の情報ですので、申請にあたっては最新版をご確認ください。
・URL：https://www.jsps.go.jp/j-grantsinaid/15_hand/index.html

２－５－２ 科研費の申請資格と役割【学内身分別応募資格一覧】
身分
専任
嘱託（1年有期）
研究員（1～4年有期）
非常勤（1年有期）
特別契約教授（1年有期）
特任教員

職位

応募資格

研究代表者

研究分担者

研究協力者

○

○

○

○

講師・助教・助手

○

○

○

○

特別研究員

○

○

○

○

講師・助手

×

×

×

○

教授

○

○

○

○

○

○

○

○

○

○

○

×

×

×

○

×

×

×

○

教授・准教授・助教・助手

教授・准教授・助教

ﾌﾟﾛｼﾞｪｸﾄ・ﾎﾟｽﾄﾄﾞｸﾀｰ○（PJPD）*①資格付与の条件有

客員教授、
客員研究員
共同研究員（学部や研究所独自）

学長が特別に認めた者

科研リサーチフェロ○ー（☆）*②資格付与の条件有

日本学術振興会
特別研究員（PD,RPD,SPD）

○

○

○

*③

*③

☆科研費に研究代表者として採択された場合

１１０

△
*④

○

○

○

【一覧表の注意事項】
注

内容

No
「プロジェクト・ポストドクター」資格付与条件：
以下のすべての条件を満たすこと

１）本学で研究活動を行う上で、当該プロジェクトの業務と科研費での研究活動時間を明確に区分すること①

ができ、そのための時間を十分に確保できること
２）学院との雇用契約書のほかに、以下の事項を記載した覚書を締結し、これを遵守すること
ｱ．雇用契約書に明記された研究課題代表者の承諾
ｲ．雇用契約書に明記された業務以外の研究を行う場合、その研究が雇用期間内に終了するものである
こと「学長が特別に認めた者」資格付与条件：
以下のいずれかの条件を満たすこと
１）「学内PD」採用期間中に科研費に採択されたが、科研費の研究期間が学内PDの採用期間を超える者。この場合、科研費研究期間が終了するまで、「科研リサーチフェロー」の身分で本学の研究者として受②入れる。
２）「本学で受け入れている学振特別研究員PD、SPD及びRPD」採用期間終了後に本務がない者。この場
合、科研費に応募する場合に限り、採用期間終了後3年以内まで受入れる。
３）「学内PD」に採用されたが、採用期間終了後に本務がない者。この場合、科研費に応募する場合に限り、採用期間終了後3年以内まで受入れる。
日本学術振興会特別研究員（PD,RPD,SPD）が研究代表者として申請可能な科研費：
・学術変革領域研究（A）の公募研究・基盤研究（B・C）③

・挑戦的研究（萌芽）・若手研究・国際共同研究強化（A）
これらに申請し採択された場合には、【学振マイページ】にある「研究費受給報告書（日本学術振興会様式5-6）」を日本学術振興会へ提出することが必要。

④

科研リサーチフェローで、研究代表者としての採択課題がある場合。

【研究組織】
区分
研究代表者

役割
補助事業者 (注)であり、研究計画の遂行（研究成果の取りまとめを含む。）に関してすべての責任を持つ研究者のこと。
研究分担者は、補助事業者 (注) であり、研究計画の遂行に関して研究代表者と協力しつつ、補助

研究分担者

事業としての研究遂行責任を分担して研究活動を行う者で、応募資格を有し、分担金の配分を受ける者。（研究代表者と同一の研究機関に所属する研究分担者であっても、分担金の配分を受けなければならない。）
研究協力者は、研究代表者、研究分担者以外の者で、研究課題の遂行に当たり協力を行う者

研究協力者

で、必ずしも応募資格を有する必要はない。（例：日本学術振興会の特別研究員、外国の研究機関に所属する研究者（海外共同研究者）、応募資格を有しない企業の研究者等）(注)研究代表者及び研究分担者は、「補助金等に係る予算の執行の適正化に関する法律」（昭和３０年法律第１７９号）に規定された補助事業者にあたり、不正な使用等を行った場合は応募資格の停止（交付対象からの除外）の対象となる。

１１１

３ 研究費の使途範囲
３－１

研究費使用にあたっての原則〇公正かつ最小の費用で最大の効果があがる経費の効率的使用に努めてください。
〇研究費の原資は学生生徒等納付金、国等からの補助金等であることを常に意識して使用してください。
〇研究費は、教員本人の専攻分野の研究を行う上で必要不可欠な経費にのみ使用することができます。
〇最終的には自己責任において第三者に説明できるように研究費を使用してください。
→「この経費を支出できなければ、研究ができない」と対外的に研究者自身が説明できるかどうか、
またその説明を聞いた人が納得できるかどうかがの判断基準となります。

３－２

研究費から支出できる経費（主な費目）◎外部資金による研究費の場合は、独自にルールが定められている場合がありますので、各自で当該研究費に係る執行マニュ
アルをご参照ください。ご不明な点等については、研究推進センターにお問い合わせください。
科目名称（注１）

使途範囲

消耗品費支出（注 2、10 万円未満の物品（文房具類、名刺等）、ソフトウェア（利用期間の制限なし）、書籍・

3）

雑誌、AV 資料等用品費支出（注 3）

10 万円以上 20 万円未満の研究用物品（PC 等）

設備関係支出（注 3）

20 万円以上の研究用物品（PC 等）

旅費交通費支出学会参加・研究調査等の出張旅費、招聘旅費、学外者に依頼する出張旅費等

報酬料金支出アルバイト謝金、請負謝金

印刷製本費支出学会論文等の印刷・製本代、研究資料複写用コピーカード等

通信運搬費支出

研究用資料等の送付代等※切手購入に関する留意点については、FAQ の「４.切手」をご参照ください（P.117）。

修繕費支出

取得物品の修繕

業務委託費支出委託契約に基づく業務委託費、機器備品の保守委託費等

賃借料支出
諸会費

研究用備品のリース料、ドメイン料、ソフトウエアライセンス（利用期間の制限あり）、会議室の賃借料等
学会等年会費、学会等参加費等

注 1：科研費の名称については、「Ⅱ共通ルール編」の「2 必要書類早見表」（P.15）をご参照ください。
注２：以下の物品の購入については、使途の制限の無い学内研究費のみ執行可とする。
・個人名の印鑑（シャチハタ等の認印のみ）、地図・旅行ガイドブック（海外渡航用のみ）
・研究活動の発表や研究費獲得等に係るノウハウ本＜使途の制限の無い学内研究費＞
ａ．個人教育研究費

ｂ．研究推進奨励費

ｃ．科学研究費助成事業インセンティブ研究費

ｄ．特別研究費

１１２

注３：パソコン関連経費の範囲は以下のとおりです（限定列挙）
ａ．パソコン、タブレット、キーボード、マウス
ｂ．プリンタ、インク、紙
ｃ．ヘッドフォン、マウスパット、保護ケース、パソコンクリーナー
ｄ．ＷＥＢカメラ、マイク、スピーカー
ｅ．各種ソフトウェア（※）、記録媒体
ｆ．液晶保護フィルム、モニタースタンド、マウスクッション・・・注4※Microsoft社のOSおよびOfficeソフト、サブスクリプションを除く。詳細は下記表をご覧ください。
また、情報システム室では、統計解析ソフト、計算ソフト等のソフトウェアの貸出を行っています。詳細は情報システム室のHPをご参照ください。
注 4：パソコンの長時間利用に対する疲労軽減を目的としているため、注２の学内研究費のみ執行可とする。

３－３

研究費から支出できない経費◎外部資金による研究費の場合は、独自にルールが定められている場合がありますので、各自で当該研究費に係る執行マニュ
アルをご参照ください。ご不明な点等については、研究推進センターにお問い合わせください。
◎やむを得ない理由（健康管理上又は対象物品自体が研究対象）により購入を希望する場合は、必ず事前に経理グループ（外部資金の場合は研究推進センター）にご相談ください。
区分

例
ａ．自宅で使用する PC、プリンタ及びその周辺機器（オンライン授業用を除く。
詳細については P.106 参照。）
ｂ．年賀状、新聞（注 1）、バッグ類（パソコンケースを除く）①汎用性が高く、研究のみに使用することの実証が困難なもの

ｃ. 手帳（電子手帳含む）、カレンダー
ｄ．テレビ、ラジオ、DVD・BD プレーヤー・レコーダー
ｅ．スマートフォン・携帯電話及び周辺機器
ｆ．プロバイダー契約料及びインターネット通信料（出張用の場合は可）ｇ．プリペイドカード（謝礼として配布する図書カード等を除く）
ｈ．パスポートの取得に係る経費②専攻分野の研究ではなく自己啓発

一般的なビジネス書 等や教養を高めることを目的とした経費※専攻との関連性について、事務局より確認させていただく場合があります。

③学部学科事務室に備え付けられ、ファクシミリ

共同利用が求められているもの④学院からの支給物品（什器等）に

１）什器類

該当するもの以下に該当する物品の追加、交換にあたっては、管財グループにて対応しますので、必要な場合は管財グループに「物品支給申請書」を提出してください。
ａ．個人用の机・椅子
ｂ．ファイリングキャビネット（本棚含む）
ｃ．ロッカーｄ．会議用テーブル・椅子
ｅ．折りたたみ椅子
ｆ. 電話
ｇ．ゴミ箱、傘立、時計※本棚の購入にあたっては、管財グループに要相談。
２）Microsoft 社の OS および Office ソフト、サブスクリプション
情報システム室にて、教職員向けに Microsoft 社の OS および Office ソフト（企業版）のインストールデータのダウンロードサービスを行っています。詳細は情報システム室の HP をご参照ください。

１１３

⑤研究室の環境整備に該当するもの

ワゴン、照明類、扇風機、加湿器、空気清浄機⑥福利厚生に該当し、研究費からの冷蔵庫、ポット、コーヒーメーカー、テッシュペーパー、座布団

支出が適切ではないもの⑦授業に関わる経費、学生の教育・指個人教育研究費については執行可（P.106 参照）

導に該当するもの⑧資産管理上に問題が生じるもの

物品購入依頼の対象物品の一部を自費負担すること※物品購入依頼の対象物品については、P.41 参照。

⑨一般的に高価と考えられる文具

高級万年筆 等

⑩私的事由により発生するもの

出張の自己都合によるキャンセル料⑪証憑書類に不備があるもの

領収書や請求書が添付されていない、検品印が押されていない等※注 1：外国の新聞や業界新聞(日経含む)、地方紙のみ執行を可とし、一般紙（朝日、読売、毎日、産経、東京、各種
スポーツ紙）は執行不可とする。

１１４

３－４

年度をまたがる場合の特例措置〇学校法人の会計年度は４月１日から翌３月３１日までとなり、過年度や翌年度の研究活動のための支出は認められませんが、以下のケースについては例外的な取り扱いを行います。

＜年度を超える/またがる支払の特例＞
No

ケース

取り扱い

翌年度4月以降の経費だが、当年度内1に支払期限が指定されている場合＜例＞
・年間購読料 ・学会参加費特例として、領収書・請求書の日付の属する年度の予算
等からの執行を可とする。
ただし、以下の該当する経費は、原則どおり、「前払金」で処理する。
①学院全体で加入する各種保険料（損害、傷害、労働

2

年間払い等で、経費の対象期間が大学等）の会計年度とずれている場合（1月~1②中央図書館管理の予算から支出する雑誌類等

2月など）※外部資金の場合は要相談＜例＞
・学会等の年会費 ・保守契約料
・ソフトウェア年間プラン
・ドメイン更新料 ・年間購読料

等＜複数年度一括払いの特例＞
特例として、左記の２つのライセンス料はパソコンの維持に必要な経費とみなし、一括購入した経費の全額を当該購入年度予算から執行可とする。ただし、以下の点に留意す
3

パソコン用

ること。

「ウイルス対策ソフト」「修理保証費」①一括購入の対象年数は「３年間分」を限度とする。
②複数年度一括支払いの特例措置は左記の２点のみとする（ウイスル対策ソフト以外の業務用ソフトや定期購読料、学会年会費等は従来どおり不可）。
※外部資金の場合は要相談

１１５

研究費の使途に関するFAQ(よくあるご質問)☆外部資金については、独自のルールがありますので、研究費の場合は研究推進センター、補助金の場合は経理グループまで
お問い合わせください。

１．学会費
Ｑ１－１ 学会の開催日に前後して行われる理事会出席のための旅費は支出可能か？
Ａ１－１ 支出可。ただし、学会側で旅費を負担する場合は、支出不可とします。
Ｑ１－２ 学会の年会費が任意の金額となっている場合（一口当たり●円等）は、どのように処理すればよいか？
Ａ１－２ 基本は年 1 回の支払とし、金額が任意の場合は上限 1 万円までの範囲で設定し支出することが可能です。

２．ＰＣ関係
Ｑ２－１ 研究費で iPad 等のタブレット端末を購入することは可能か？
Ａ２－１ PC に準じて購入は可能です。金額の多寡に係わらず、「物品購入依頼」の手続きにより購入してください。
Ｑ２－２ パソコンやデジタルカメラ等の保護ケース代は支出可能か？
Ａ２－２ 研究活動に使用するパソコンやデジタルカメラ等に使用するもので、その保護や持ち運びのために保護用のアクセサリ類を購入する必要がある場合は、支出を可とします。ただし、嗜好品や高価なものを避けてください。
Ｑ２－３ 通信費（WIFI ルーターのレンタル、テザリング料金、SIM カードの購入等）は支出可能か？
Ａ２－３ 通信費の支払については、公私の区別がつきにくいため、原則として支出は不可です。ただし、出張用に限り、SIM カードの購入及び WIFI ルーターのレンタル費用の支出を可としています。この場合は、必ず、伝票の摘要欄に「出張用」である旨と、「出張期間」、「出張場所」を明記してください（例：出張用 WIFI ルーターレンタル（9/1~10：アメリカ））。なお、レンタルする場合の期間については出張期間と同程度の必要最低限の期間としてください。
Ｑ２－４ 固定型の WIFI ルーターは支出可能か？
Ａ２－４ 通信費を含まない、固定型の WIFI ルーターについては支出可能です。ただし、大学敷地内での利用に限ります。
Ｑ２－５ コンピューターソフトウェアの利用契約期間が複数年の場合、費用として支出可能か？
Ａ２－５ 経常費補助金申請の関係上、例え 2 年間分の一括払いが廉価であっても年度ごとの支出を原則とします。ただし、複数年の金額しか設定されていない場合は、特例として、複数年に対する支出を可とします。この場合、学外資金による研究費の場合は、契約等で翌年度の研究活動の継続が明らかな場合に限り、支出が認められます。なお、例外としてパソコンの「ウイルス対策ソ
フト」については複数年契約での一括払いを可とします。（詳細については P.115、3-4「年度をまたがる場合の特例措置」
参照。）
Ｑ２－６ パソコン専用クリーナーは支出可能か？
Ａ２－６ 研究活動に使用するパソコン等の機能維持に必要な消耗品は支出を可とします。

３．環境整備Ｑ３－１ 健康上の理由により、机や椅子を変更したいが、購入は可能か？
Ａ３－１ 原則として、机や椅子等の什器類を研究費から支出することはできません。ただし、健康上の理由がある場合は、理由書及び医療機関の診断書をもって研究費からの支出を可としますが、対象となる研究費は P.120 の「4-2-2」における「a～d」の研究費のみとなります。
Ｑ３－２ 加湿器やポット、コーヒーメーカーを研究費から支出できますか？
Ａ３－２ 研究費は、研究に直接関係のない支出はできませんので、電化製品（加湿器、ポット、デスクライト等）の支出は認められません。また、カレンダーや手帳、年賀状も同様の理由により認められません。

１１６

Ｑ３－３ ゴミ箱、傘立て、時計を研究費から支出できますか？
Ａ３－３ 研究費からの支出はできませんが、いずれも環境整備品として管財グループからの支給となりますので、管財グループにお問い合わせください。

４．切手
Ｑ４－１ 研究費で切手を購入する際の留意点は？
Ａ４－１ 通信費（切手、はがき、レターパック等）の執行にあたっては、私用ではなく、研究活動の一環として使用する必要があります。自宅宛の資料等の郵送に係る費用や、伝票書類や申請書類の郵送に係る費用としては支出できませんので、ご注意く
ださい。
また、伝票には送付先のリスト（宛名のみ、住所不要）を添付してください（様式任意）。送付先のリストの添付が困難な場合は、①送付の目的及び郵送物の内容、②購入時に送付先を特定できない理由、③私的理由で使用しない旨を記載した理由書を作成し、伝票に添付してください。
なお、購入は必要となる都度購入するようにしてください（まとめての購入や次年度への繰越は不可）。

５．献本
Ｑ５－１ 献本として自著を購入することは可能か？
Ａ５－１ 原則として、自著の買い上げを研究費から支出することはできませんが、研究のフィードバックを得ることを目的とした献本用 に購入する場合は、例外として支出を可とします（研究のフィードバックを得る目的ではない贈答については支出不可）。
なお、支出する場合の対応は下記のとおりです。
【印税収入が発生する場合】
原則として立替払いをしていただき、その後印税分を差し引いた額をお支払いします。
「献本時印税発生・送付先確認リスト」（経理様式）に印税の詳細および送付先を記入のうえ、伝票の証憑として添付してください。また、収入金額が確認できる根拠資料（契約書等）も併せてご添付ください。
【印税収入が発生しない場合】「献本時印税発生・送付先確認リスト」（経理様式）に送付先を記入のうえ、伝票の証憑として添付してください。
Ｑ５－２ 献本として自著ではない本を購入することは可能か？
Ａ５－２ 直接研究活動に必要な場合は認められます。
ただし、通常の献本とは異なるため、「献本時印税発生・送付先確認リスト」（経理様式）と併せて、目的について記載した「理由書」（自由書式）を添付してください。
Ｑ５－３ 献本にかかる送料のみを支出することは可能か？
Ａ５－３ 「献本時印税発生・送付先確認リスト」（経理様式）に送付先を記入のうえ、伝票の証憑として添付してください。

6.出版費用Ｑ６－１ 研究成果の情報発信を目的として書籍を出版したいが、出版費用を学内予算から支出することは可能か？
Ａ６－１ 可能です。ただし、以下の２つの条件を満たす必要があります。
①出版契約に初版の印税収入は発生しない旨が定められていること。
※２版目以降については、学内予算を使用しない場合に限り、印税収入を著者に帰属させることが可能。
②上記①を確認するため、伝票の提出にあたっては、契約書の写しを添付すること。

７．転出
Ｑ７－１ 転出する際の研究資材の郵送費は支出可能か？
Ａ７－１ 次の機関で使用する研究資材の郵送費、自宅への研究資材の郵送費は支出できません。

Ｑ７－２ 転出する際、使用していたリース物品にかかる解約手数料は支出可能か？
Ａ７－２ 在任期間中に使用した物品に係る契約の解約手数料は支出可能です。ただし、リース物品の買い取りに係る経費は、次の研究機関で使用する目的にかかる支出のため、支出できません。

１１７

8．その他
Ｑ8－１ 研究活動に必要な新聞を自宅で購読したいが、支出可能か？
Ａ8－１ 一般紙（朝日、読売、毎日、産経、東京、各種スポーツ紙）は研究費として支出できませんが、外国の新聞や業界新聞（日経含む）、地方紙については、支出を可とします。
Ｑ8－２ インターネットオークション（例：ヤフオク、eBay）やフリーマーケットサイト（例：メルカリ）を利用した物品の購入は可能
か？
Ａ8－２ インターネットオークションやフリーマーケットサイトは通常より安価であっても詐欺、違法出品の可能性が排除できませんので、原則不可となります。古書などの購入でやむを得ず利用する場合は、事前にご相談ください。
Ｑ8－３ 実験・アンケート等の協力者に謝礼としてプリペイドカードを配りたい。購入時の留意点は？
Ａ8－３ 購入は可能ですが、上限額（1 回 500 円）がありますので、注意してください。また、配布した方の所属（勤務先）と氏名を記載したリストを証憑として提出する必要があります。詳しくは、P.82(3-4 謝礼を現金支給以外で行う場合の取り扱い)をご確認ください。

１１８

【重要：研究費に関する国税庁からの通達について】〇下記の国税庁長官による通達では、教員個人に付与される研究費において、研究に要する経費として確認できない
場合は当該教員の「給与所得」に該当するとされています。つまり、当該経費は研究費として認められないということになります。本学では、その判断基準が本ガイドブックであり、具体的にはP.112の「3 研究費の使途範囲」に基づくこととなりますので、ご留意ください。

直所2-59昭和33年8月20日
国税局長

殿
国税庁長官

大学の教授等が支給を受ける研究費等に対する所得税の取扱について大学に勤務する教授、助教授、講師及び助手等（以下これらを「教授等」という。）
が当該大学から支給を受ける研究費、出版助成金、表彰金等に対する所得税の課税に当っては、それぞれ下記により取り扱うこととされたい。
記
1 個人研究費、特別研究費、研究雑費又は研究費補助等の名目で、教授等の地位又は資格等に応じ、年額又は月額により支給されるものについては、大学が当該教授等からその費途の明細を徴し、且つ、購入に係る物品がすべて大学に帰属するものである等、大学が直接支出すべきであったものを当該教授等を通じて支出したと認められるもの
を除き、当該教授等の給与所得とすること。
2 大学から与えられた研究題目又は当該教授等の選択による研究題目の研究のために必要な金額としてあらかじめ支給される研究奨励金のようなものについては、 1に準じて取り扱うこと。
3 教授等がその研究の成果を自費出版しようとする場合に、大学から支給を受ける出版助成金等については、当該出版の実態に応じ、当該教授等の雑所得又は事業所得の収入金額とすること。
4 学術上の研究に特に成果を挙げた教授等又は教育実践上特に功績があった教授等を表彰するものとして大学から支給される表彰金等については、当該教授等の一時所得と
すること。

１１９

４

複数の研究費による合算使用

４－１

原則

〇一回の出張の係る旅費や一つの消耗品等の購入に係る経費を複数の研究費から支出（合算使用）することはできません
が、研究費ごとに用務を切り分けることが可能な場合はそれぞれの研究費から支出することが可能です。
＜事例＞
１．1 回の出張において、研究目的に応じた期間が明らかな場合。
２．消耗品の購入にあたって、使用する数量の区分が明らかな場合。
〇外部資金を用いた合算使用を行う場合は、外部資金毎に合算使用に関するルールが異なるため、必ず事前に研究推進センターまでお問い合わせください。

４－２

例外

４－２－１ 科研費の場合〇合算使用する場合
一定要件の下で、科研費の複数の研究課題の合算使用を行うことが可能です。
①合算使用時に各経費を支出する補助事業者（研究代表者又は研究分担者）が同一の機関に所属していること。
②合算使用を行う前に、各補助事業者の負担額の割合及びその根拠について、書面により明らかにすること。
〇合算使用をして共用設備を購入する場合
上記①②に加え、負担額を支出した補助事業者が所属研究機関を変更する際などに補助事業の遂行に支障が生じない
よう、当該設備等の取り扱いを事前に決めておく必要があります。
〇合算使用する場合は、必ず事前に研究推進センターへお問い合わせください。
＜Ｑ＆Ａ＞

Ｑ：科研費の直接経費同士を合算する場合の負担額及び算出根拠はどのように考えたらよいのか、また申請方法は？
Ａ：使用割合（見込）や課題数、事業期間（見込）など、合理的に経費の区分けをした根拠を整理し、説明できるようにしておく必要があります。合算使用前に、算出根拠等を示した申請書を作成の上、研究推進センターにご提出ください（様式は、研究推進センターへお問い合わせください）。

４－２－２ 学内研究費の場合〇以下の研究費同士の場合は、研究費ごとの用途を切り分けることなく、合算使用を行うことが可能です。
ａ．個人教育研究費
ｂ．研究推進奨励費
ｃ．科学研究費助成事業インセンティブ研究費
ｄ．特別研究費（財団等からの助成金以外）
ｅ．学会研究旅費【留意点】〇「個人教育研究費」については、研究を目的とした場合のみ合算可（教育目的は不可）。
〇「学会研究旅費」との合算については、他方の研究費も旅費支出の場合のみ可（旅費以外の支出は不可）。
【伝票起票方法】
・1枚の台紙に、証憑原本と複数の伝票を添付する。
・伝票の欄外右側に赤字で伝票の枚数を記入する（例：計2枚の場合は1枚目に「1/2」、2枚目に「2/2」）。
※調達依頼書の場合は、P.42を参照ください。

１２０

４－３

旅費の合算使用の事例① 往路と復路の交通費をそれぞれの研究費から支出する場合
9月1日
用途

9月2日

9月3日

9月4日

科研費に係る活動

9月5日

個人教育研究費に係る活動

交通費

科研費

-

-

-

個人教育研究費

宿泊料

科研費

科研費

科研費 or
個人教育研究費（注）個人教育研究費

-

日当

科研費

科研費

科研費

個人教育研究費

個人教育研究費

注：3日の宿泊費は当日の用務の必要経費としても、翌日の用務の必要経費としても捉えることが可。

② 往路と復路の交通費をどちらか一方の研究費から支出する場合
9月1日
用途

9月2日

9月3日

9月4日

科研費に係る活動

9月5日

個人教育研究費に係る活動

交通費

科研費

-

-

-

科研費

宿泊料

科研費

科研費

科研費 or
個人教育研究費（注）個人教育研究費

-

日当

科研費

科研費

科研費

個人教育研究費

個人教育研究費

注：3日の宿泊費は当日の用務の必要経費としても、翌日の用務の必要経費としても捉えることが可。

③ 一つの用務の出張の旅費を区分「例外」適用の複数の研究費から支出する場合
9月1日

9月2日

用途

9月3日

9月4日

9月5日

学会参加と調査に係る活動

交通費

学会研究旅費---

学会研究旅費+
個人教育研究費

宿泊料

個人教育研究費

個人教育研究費

個人教育研究費

個人教育研究費-

日当

個人教育研究費

個人教育研究費

個人教育研究費

個人教育研究費

個人教育研究費【合算時の注意点】〇パックツアーなどで航空券代と宿泊費の内訳が不明な場合や、航空運賃のフライト毎の内訳が不明な場合は、全旅程の日数から按分して日ごとの金額を設定します。出張先及び用務が複数で、航空機を使用する単純往復ではない場合も同様です。
〇往復に要する交通費（航空運賃含む）については、どの予算から支出するか旅費システムに入力してください。
〇一日の内に目的の異なる用務を行った場合、その費用の使用目的が明確に分けられるものは、当該予算から支出してください。航空運賃やパックツアー料金、日当等、その費用の使用目的を明確に分けられないものについては、どの予算から支出するかを旅費システムに入力してください。

１２１

＜注意＞
使途に定めのある予算（学外研究費、科研費等）が不足した場合の補填として、他の予算を使用することはで
きません。
9月1日

9月2日

9月3日

用途

科研費に係る活動

交通費
宿泊料
日当

9月4日

科研費

＋

ａ．個人教育研究費
ｂ．研究推進奨励費
ｃ．科学研究費助成事業インセンティブ研究費
ｄ．特別研究費（財団等からの助成金以外）
ｅ．学会研究旅費

１２２

9月5日

５

その他研究活動に関する留意事項

５－１

researchmapの入力・更新〇本学では、教員の教育研究活動に関わる情報を広く社会に発信することを目的として、「上智大学教員教育研究情報データベース」を構築しています。
本データベースでは、researchmap※に入力された個々の教員の教育研究活動情報を自動で取り込むことにより学外へ発信しています。常に最新の情報が公開されるように、researchmapのデータを随時入力･更新するよう心がけてください。
※researchmap：国立研究開発法人科学技術振興機構が提供している日本の研究者情報をデータベース化した日本最大級の研究者総覧。
【Researchmap ログインページのURL】
https://researchmap.jp/auth/login

５－２

知的財産･特許の手続き〇知的財産を創出し、その管理・活用体制を整備し、社会に還元していくことは、大学に求められている重要な使命の一つです。この使命に応えていくため、本学では、「上智大学発明等規程」及び「知的財産ポリシー」を制定しています 。
〇日ごろの研究活動の中で発明が生じた場合は、まず研究推進センターに連絡してください。研究推進センターでは、発明の届出を受けた後、発明委員会で審議し、発明を本学に帰属させることが決定した場合に、特許庁への出願手続きを行います。
〇発明者としての権利を得るためには、特許庁に出願し、受理されることが必要です。貴重な研究成果を活用できるようにするためにも、発明が生じた場合には速やかに連絡してください。本学顧問弁理士に発明相談を行うことも可能です。

５－３

利益相反審査〇教員が公的研究費の交付を受ける、または公的研究費による研究活動に参画するときに、当該教員の個人的な経済的利益や学外組織への責務が本学の使命や本学における当該教員の責務と相反（利益相反）していないかを審査します。この審査を受けることが義務付けられた公的研究費に申請する場合は、研究推進センターに問 い合わせてください。この審査は、利益相反委員会が行います。

５－４「人を対象とする研究」に関する倫理審査〇人を対象とし、個人情報、個人の行動、環境、心身等に関する情報、データ等を収集・採取して行われる研究活動 を行うにあたり、その調査方法や取得したデータの管理等が倫理的な配慮のもとに、科学的･社会的に妥当な方法と手段によって、適切に行われるかどうかを審査します。この審査は、上智大学「人を対象とする研究」に関する倫理委員会が行います。

１２３

５－５

研究費執行に係る承認ルート〇以下の身分により科研費等の機関管理を行っている研究者の諸手続きの承認ルートは次表のとおりです。
・出張申請（J’s NAVI NEO の承認ルート）
・物品購入依頼書
・寄贈・除却申請書
身分承認者（査印者）

日本学術振興会特別研究員（DC）

受入教員→専攻主任→研究科委員長

日本学術振興会特別研究員（PD/RPD）

受入教員→学科長 or 専攻主任→学部長 or
研究科委員長プロジェクト・ポストドクター（PJPD）

受入教員→学科長 or 専攻主任→学部長 or
研究科委員長科研リサーチフェロー

受入教員→学科長 or 専攻主任→学部長 or
研究科委員長その他（科研費等の外部資金の機関管理が学長の許可受入教員→学部長 or 研究科委員長

により特別に認められている者）※日本学術振興会特別研究員（DC）の承認者は、DC（大学院生）本人が所属する専攻・研究科の役職者とします。それ以外の身分については、受入教員の所属の役職者を承認者とします。
※「５ その他研究活動に関する留意事項」の問い合わせ先：研究推進センター

１２４

Ⅴ

関連する主な学内規程・ガイドライン

No

名称

巻末添付

1

上智大学学術研究倫理に関するガイドライン〇

2

上智大学研究費の適正な使用・管理のガイドライン〇

3

上智大学における研究活動上の不正行為の防止等に関するガイドライン〇

4

上智学院における公益通報に関する内規〇5

上智大学のおける研究費の不正使用に係る調査の手続きに関する内規〇6

上智学院経理規程7

上智学院個人教育研究費規程8

上智学院学会研究旅費規程

9

上智学院物品等購入手続

10

上智学院謝金取扱要領

11

上智学院旅費規程〇12

上智大学科学研究費助成事業事務取扱要領〇〇上記を含む関係規程は、学内のネットワークに接続されている研究室等のPCからホームページ上で閲覧できます。

上智大学公式ホームページ（「研究活動」のページ）
https://www.sophia.ac.jp/jpn/research/sunivrsc/
上智学院規程集
https://kitei.cl.sophia.ac.jp/doc/

１２５

上智大学学術研究倫理に関するガイドライン
平成 22 年１月１日 制定
平成 29 年 11 月 1 日 改正
前 文
イエズス会の設立による本学は、カトリシズムの精神に基づき、学術の中心として真理を探究し、文化の発展と人類の福祉に寄与する研究活動を行ってきた。
近年、グローバル化や多様化によって激動する社会が直面している諸問題は複雑化を増すとともに、学術研究における研究領域の学際性と社会的役割も複雑化している。
研究者は、学問の自由の下に研究活動における自主性が尊重され、真理を探究する権利を有するとともに、研究活動とその成果が人類、社会、自然環境に与える影響の大きさから、研究活動には高い倫理性が求められている。
本学は、本学における健全な学術研究の発展と社会との共生のため、ここに学術研究の倫理に関するガイドラインを定めることとする。
１．目 的
本ガイドラインは、本学の学術研究の信頼性と公正性を確保することを目的とし、研究活動上の基本的な倫理指針を定めるものである。
２．対 象
本ガイドラインにおける「研究者」とは、本学に所属する教員、研究員の他、本学で研究活動に従事するすべての者を指し、学生も研究活動に従事するときは、研究者に準ずるものとする。
３．大学の責務（１）本学は、研究倫理に係る意識を高め、研究活動に係る不正行為及び研究費の取扱における不正行為を防止するため、研究活動及び研究費の適切な管理等について必要な措置を講じる。
（２）本学は、研究活動に不適切な行為が認められた場合は、速やかに原因の究明と適切な措置を講じ、学内外への説明責任を果たす。
４．研究者の責務（１）学術研究における不正行為の防止
研究者は、研究活動のあらゆる局面において、捏造、改ざん、盗用などの不正行為を行わないこと、加担しないことはもとより、研究、調査データの記録保存や適切な取扱を徹底し、不正行為の発生を未然に防止するよう研究環境の整備に努める。
研究を指導する立場にある者は、不正行為が行われないよう、指揮下にある研究活動及び研究者等の管理、配慮を行う。
（２）研究費の適正な使用研究者は、研究の実施、研究費の使用にあたっては、研究の助成目的等を最大限に尊重するとともに、本学規則及び研究費ごとに定められた条件や使用ルール等を遵守する。
（３）契約の遵守、守秘義務
研究者は、研究や知的財産権に関する契約を締結する際は、本学が定める手続に則り行い、契約書に定められた内容を遵守するとともに、知り得た情報で守秘義務が発生する場合は、これを遵守する。
（４）研究成果の適切な発表、オーサーシップ
研究者は、研究成果の公表について、データや論拠の信頼性の確保に向けて十分留意するとともに、他の研究者の研究成果やオリジナリテ
ィーを尊重して公正かつ適切な引用を行うことを基本姿勢とする。また、学術論文等の発表に際しては、オーサーシップや既に発表されている関連データの利用や著作権等について、各研究組織、研究分野、学術誌ごとにある固有の慣例やルールに則って細心の注意を払い、著者全員の十分な了解のもとに行うものとする。
（５）審査の公正性
研究者は、他者の研究論文の査読や審査にあたる場合には、審査対象者の属性や審査対象者との関係等によって不当な評価を行うことなく、学問的な基準や当該審査の審査基準に基づいて、公正に審査を行う。
（６）環境・安全への配慮、生命倫理の尊重
研究者は、研究実施上、環境・安全に対して有害となる可能性のあるもの (放射線、放射性同位元素、遺伝子組換え生物、外来生物、核燃料物質、劇毒物、環境汚染物質等) を取り扱う場合には、関連する法令、本学規則、関連省庁や学会等の指針 (ガイドライン)等を遵守し、必要に応じて学内外の委員会での承認を受けるとともに、特に、人や動物を対象とした研究においては生命倫理を最大限に尊重する。
（７）差別やハラスメントの排除
研究者は、研究活動のあらゆる局面において、各個人の人格と自由を尊重し、属性や思想、信条による差別を行わない。また、研究上の優位な立場や権限を利用して、その指示、指導等を受ける者に不利益を与えるような言動をとらない。
（８）個人情報の保護
研究者は、研究の過程で入手した他者の個人情報の保護に努め、本学規則に基づき適正な取扱いを行うものとする。
（９）利益相反の適正なマネジメント
研究者は、自らの研究活動にあたって、利益相反や責務相反の発生に十分な注意を払い、かかる状況が発生する場合には、本学規則に基づき情報公開を行い、適正なマネジメントを行うものとする。
５．本学で実施しない研究

１２６

軍事的安全保障・デュアルユース（軍民両用）を目的とした研究については、これを実施しない。
附 則
このガイドラインは、平成 22 年１月１日から施行する。
附 則
このガイドラインは、平成 29 年 11 月 1 日から改正、施行する。

１２７

上智大学研究費の適正な使用・管理のガイドライン
制定 平成24年１月１日
改正 平成24年７月１日

平成26年４月１日

平成27年４月１日

平成29年４月１日

令和2年４月１日

2021年（令和３年）７月１日

１．目的
このガイドラインは、上智大学（以下、「本学」という。）の研究費の使用及び管理を適正に行うことを目的として定める。
２．定義
このガイドラインにおいて、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号の定めるところによる。
（１）研究費①国庫補助金による資金②委託研究費、共同研究費又は研究業務委託費③前２号の他に学校法人上智学院（以下、「学院」という。）が経理管理を委任された学外の資金④学院から配分される個人教育研究費を含む教育研究に使用される全ての資金（２）研究者
本学に所属する教員、研究員の他、本学で研究活動に従事する者（３）職員
学院によって雇用され、研究費の執行と管理に関わる者
３．研究者及び職員の責務（１）規程等の遵守研究者及び職員は、本ガイドライン及び「上智大学学術研究倫理ガイドライン」の他、学院が定める各種規程並びに関係法令に従い、研究費の使用と管理を適正に行わなければならない。
（２）不正使用の禁止
研究者及び職員は、研究費の適正な使用と管理が社会的責務であり、一個人による不正使用が、本学全体の教育研究活動の停滞と社会的信用の失墜に直結する行為であることを自覚し、絶対に不正使用を行わず、また、これに加担してはならない。
４．責任体制の明確化
研究費の適正な使用及び管理に関する責任者は、次のとおりとする。
（１）最高管理責任者
全体を統括し、研究費の使用・管理について最終責任を持つ者で、学長とする。
（２）統括管理責任者
最高管理責任者を補佐し、研究費の使用・管理について機関全体を統括する実質的な責任と権限を持つ者で、学術研究担当副学長とする。
（３）コンプライアンス推進責任者
当該部局における研究費の使用・管理について責任と権限を持つ者で、「上智学院職制」に定める各教育研究組織の長（研究科委員長、学部長、研究機構長、センター長）及び各事務組織の長（局長）とする。
（４）コンプライアンス推進副責任者
コンプライアンス推進責任者を補佐し、研究費の使用・管理について日常的な責任と権限を持つ者で、前項に定める各教育組織の長の下位者（専攻主任、学科長とする。）
５．適正な運営・管理の基盤となる環境の整備（１）ルールの統一化と明確化①本学は、別に定める研究費の使用に関するルールを統一化し明確化することにより、研究費の使用が円滑且つ適正に行われるよう努めなければならない。
②不正使用とは、故意若しくは重大な過失による研究費の他の用途への使用又は研究費の交付決定内容やこれに付された条件に違反した使用をいう。主な不正使用の態様は以下の通りである。
預け金

架空の取引により本学に代金を支払わせ、これを取引会社等に管理させること。

カラ出張 実態の伴わない出張旅費を本学に支払わせること。
カラ謝金 実態の伴わない作業謝金を本学に支払わせること。
（２）規程及びマニュアル等の整備
本学は、各種規程の見直しや新規制定、業務マニュアル等の作成により、研究費の使用及び管理に関するルールが実効性と有効性を備えたものとなるように整備するとともに、ルールを研究者に周知徹底させ、研究費の適正な使用と管理についての意識の向上に努めなければならない。
（３）コンプライアンス講習の受講と誓約書の提出
研究費の使用・管理に関わる研究者及び職員は、研究費使用・管理に関するコンプライアンス講習を受講し、ルールを遵守して不正

１２８

を行わず、万一不正を行った場合は厳正な処分と法的責任を負担すること等を内容とする誓約書を提出しなければならない。
（４）啓発活動の実施①最高管理責任者は、不正根絶に向けた構成員の意識の向上と浸透を目的として、自ら組織全体に対する定期的な啓発活動を実施する。
②統括管理責任者は、啓発活動に関する実施計画を策定する。
③コンプライアンス推進責任者は、当該部局内で競争的研究費等の運営・管理に関わる全ての構成員に対し、定期的に啓発活動を実施する。
６．不正を発生させる要因の把握と不正防止計画の策定と実施（１）不正使用発生要因の把握
本学は、研究者又は職員による研究費の不正使用発生要因を把握し、その改善策を講じなければならない。
（２）不正防止計画の策定と実施
本学は、研究費の適正な運用及び管理体制を整備するために不正防止計画を策定し、着実に実施するとともに、継続的に見直しを行い、常に実効性の高い計画となるよう努めなければならない。
（３）防止計画推進部署の設置
本学は、前項の目的を遂行するために防止計画推進部署を置き、学術情報局研究推進センターを以ってこれに充てる。
７．研究費の適正な運営・管理活動（１）研究費の執行
研究者は、研究費の執行状況を適時把握し、適切かつ効果的に予算を執行しなければならない。
（２）研究費の立替
本学は、研究期間が開始しているにもかかわらず、官公庁又は独立行政法人等から交付される研究費の入金が遅滞する場合には、「上智大学研究費等一部立替に関する内規」に基づき研究費の一部を一時的に立て替える等の措置をとり、円滑な研究活動の遂行及び不正発生要因の除去に資するよう努めなければならない。
（３）発注及び納品、検品
研究費による物品等の発注は、学院の各種規程に従い、適切に行われなければならない。また、研究 費により購入した物品等は、納品の際に別途定める手続きにより検収ステーションで検品を受けなければならない。
（４）被雇用者の勤務及び謝金の管理①研究費により雇用される者の任用手続、勤務管理及び謝金等の支払いは、任用身分に応じ、「上智学院就業規則」「上智学院臨時職員就業規則」「上智学院謝金取扱要領」の他、学院が定める各種規程並びに関係法令に従い、適正に行わなければならない。
②コンプライアンス推進責任者は、関係者への書面又はヒアリング等により勤務及び支払い受領の事実を検証しなければならない。
（５）旅費の管理①研究費により行う関係者の出張及びその旅費の管理は、「上智学院旅費規程」「上智大学科学研究費助成事業旅費取扱に関する細則」の他、学院が定める各種規程並びに関係法令に従い、適正に行わなければならない。
②コンプライアンス推進責任者は、根拠となる帳票等により出張の事実を検証しなければならない。
（６）不正使用に係る措置①コンプライアンス推進責任者は、研究費の不正使用が発覚又はその疑義が生じたとき、遅滞及び遺漏のないように最高管理責任者に報告しなければならない。
②最高管理責任者は、前項の報告を受けたとき、本学又は学院が定める各種規則並びに関係法令に基づき厳正な措置を講じなければならない。
（７）取引会社等への対応①コンプライアンス推進責任者は、取引会社等に本ガイドライン及び学内規則等を説明し、これを遵守させるとともに、公正な取引等を行うよう指示しなければならない。
②最高管理責任者は、研究費の不正使用に関与した取引会社等があるとき、別に定める基準に基づき厳正な措置を講じなければならない。
８．情報の伝達を確保する体制の確立（１）相談窓口
研究費の適正な使用と管理に関するルール及び事務手続き等について、次の①又は②に掲げる区分に応じ、本学内外からの相談を受け付ける相談窓口を置き、適切に対応するものとする。
①「２．定義 （１）研究費」①～③ 学術情報局研究推進センター②「２．定義 （１）研究費」④ 財務局経理グループ（２）通報窓口①研究費の不正使用に関する通報は、監査室で受け付けるものとする。
②不正使用に関する通報の処理等については、「上智大学における公的研究費の不正使用に係る調査の手続きに関する内規」に基づき行うものとする。
９．モニタリングの在り方

１２９

（１）部局によるモニタリング
研究費の執行と管理に関わる部局は、研究費の執行状況をモニタリングすることにより、部局間で連携し、適切な執行管理に努めなければならない。
（２）監査室による内部監査及びモニタリング
監査室は、「学校法人上智学院内部監査規程」に基づき研究費の執行状況に関する内部監査を実施する。また、研究費に関する
本学のモニタリングが適正に機能しているかを確認し、必要に応じて是正及び改善を提言する。
１０．監事の役割（１）不正防止に関する内部統制の確認
監事は、不正防止に関する内部統制の整備・運用状況について機関全体の観点から確認し、その結果を理事会において定期的に報告し、意見を述べる。
（２）不正防止計画の確認
監事は、統括管理責任者又はコンプライアンス推進責任者が実施するモニタリングや内部監査によって明らかになった不正発生要因
が不正防止計画に反映されているか、また、不正防止計画が適切に実施されているかを確認し、その結果を理事会において定期的に報告し、意見を述べる。
附 則
このガイドラインは、平成２４年１月１日から施行する。
附 則
このガイドラインは、平成２４年７月１日から改正、施行する。
附 則
このガイドラインは、平成２６年４月１日から改正、施行する。
附 則
このガイドラインは、平成２７年４月１日から改正、施行する。
附 則
このガイドラインは、平成２９年４月１日から改正、施行する。
附 則
このガイドラインは、令和２年４月１日から改正、施行する。
附 則
このガイドラインは、2021年（令和３年）７月１日改正、施行する。

１３０

上智大学における研究活動上の不正行為の防止等に関するガイドライン
制定 平成 28 年３月１日
改正 平成 29 年４月１日
１．目的
このガイドラインは、上智大学（以下「本学」という。）における研究活動上の不正行為の防止及び不正行為が生じた場合に適正な対応を行うことを目的として定める。
２．定義
このガイドラインにおいて、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 研究活動上の不正行為① 故意又は研究者としてわきまえるべき基本的な注意義務を著しく怠ったことによる、捏造、改ざん、又は盗用。
ア 捏造 存在しないデータ又は研究・実験結果等を作成すること。
イ 改ざん 研究資料・機器・過程を変更する操作を行い、データ又は研究活動によって得られた結果等を真正でないものに加工すること。
ウ 盗用 他の研究者のアイデア、分析・解析方法、データ、研究結果、論文又は用語（当該研究者特有の用語に限る。）を当該研究者の了解又は適切な表示なく流用すること。
② 研究者の行動規範及び社会通念を始めとして、各研究分野の特性や作法等及び学協会の倫理規程や行動規範等並びに学術誌等の投稿規程等に照らし、不適切と判断される次の行為。
ア 不適切なオーサーシップ 研究成果の発表物（論文）の著者に、著者としての資格を満たさない者を記載する又は著者としての資格を満たすにもかかわらず記載しない等著者を適正に公表しないこと。
イ 二重投稿 他の学術誌等で既発表又は投稿中の論文と本質的に同じ論文を投稿すること（ただし、投稿先学術雑誌や学会等の投稿規程を満たすものは除く）。
ウ 不適切な利益相反マネジメント 利益相反の生じる可能性のある研究活動を遂行するにあたり、研究にバイアスをかけたり、教育活動に悪影響を及ぼすなど、利益と責務のマネジメントが不適切であること。
③ ①②に定める事項のほか、研究活動上の不適切な行為であって、研究者の行動規範及び社会通念に照らして研究者倫理からの逸脱の程度が甚だしいもの。
(2) 研究者等
本学に所属する教員、研究員の他、本学で研究活動に従事するすべての者。
(3) 部局等
上智学院職制第 2 条第 1 項に定める組織及び施設
３．研究者等の責務(1) 研究者等は、研究活動上の不正行為やその他の不適切な行為を行ってはならず、また、他者による不正行為の防止に努めなければならない。
(2) 研究者等は、研究者倫理及び研究活動に係る法令等に関する研修等を受講しなければならない。
(3) 研究者等は、研究活動の正当性の証明手段を確保するとともに、第三者による検証可能性を担保するため、実験・観察記録ノート、実験データその他の研究資料等を一定期間適切に保存・管理し、開示の必要性及び相当性が認められる場合には、これを開示しなければならない。
４．責任体制の明確化(1) 最高管理責任者①最高管理責任者は、研究倫理の向上及び不正行為の防止等に関し、本学全体を統括する最終的な責任と権限を持つ者で、学長とする。
②最高管理責任者は、公正な研究活動を推進するために適切な措置を講じるものとする。
(2) 統括管理責任者①統括管理責任者は、最高管理責任者を補佐し、研究倫理の向上及び不正行為の防止等に関し本学全体を統括する実質的な責任と権限を持つ者で、学術研究担当副学長とする。
②統括管理責任者は、その責任と権限の範囲において公正な研究活動を推進するための適切な措置を講じるものとする。
(3) 研究倫理教育責任者①研究倫理教育責任者は、部局等における研究倫理の向上及び不正行為の防止等並びに研究倫理教育について実質的な責任と権限を持つ者で、上智学院職制に定める各教育研究組織の長（研究科委員長、学部長、研究機構長、センター長）及び各事務組織の長（局長）とする。
②研究倫理教育責任者は、当該部局等に所属する研究者等に対し、その責任と権限の範囲において公正な研究活動を推進するための適切な措置を講じるとともに、研究者倫理に関する教育を定期的に行わなければならない。
(4) 研究倫理教育副責任者①研究倫理教育副責任者は、研究倫理教育責任者を補佐し、部局等における研究倫理の向上及び不正行為の防止等並びに研究倫理教育について日常的な責任と権限を持つ者で、前条第１項に定める各教育研究組織の長の下位者（専攻主任、学科長）とする。

１３１

②研究倫理教育副責任者は、研究倫理教育責任者が当該部局等に所属する研究者等に対して行う公正な研究活動を推進するための適切な措置並びに研究者倫理に関する教育の実施を補佐するとともに、研究者倫理の涵養に努めなければならない。
５．研究倫理教育の実施(1) 本学は、研究活動上の不正行為を防止し、研究者倫理の向上を図るため、研究者等に対し定期的に研究倫理教育を実施する。
(2) 本学は、研究活動に関する基本的な倫理意識の涵養と研究者倫理に関する規範意識の徹底を図るため、学生に対する研究倫理教育の実施を推進する。実施にあたっては、専攻分野の特性や学部生・大学院生の区分等に応じ、適切な機会・方法・内容となるよう配慮する。
６．研究活動における責任の明確化
研究者等は、研究活動上の不正行為を防止し、研究活動における研究者等個々の責任を明確にするため、特に次の事項に留意して研究活動を行うものとする。
(1) 複数の研究者等が参画する研究活動を行うにあたっては、当該研究における個々の研究者等の役割分担・責任等を明確にしておく。
(2) 複数の研究者等が参画する研究活動において、その全容を把握・管理する立場の代表研究者となった場合には、研究活動の進捗や研究成果を適切に確認する。
(3) 研究活動において指導的な立場にある研究者等は、その指導する学生や研究者等に対し、適切な支援･助言等を行う。
７．適切な研究活動を行う上での留意事項
次の事項については、各研究分野の特性や作法等及び学協会の倫理規程や行動規範等に従い、不正又は不適切な行為との疑念を持たれないよう特に十分留意しなければならない。
(1) 研究データの保存と開示①論文等の形で発表された研究成果のもととなった実験データ等の研究資料は、当該論文等の発表から 10 年間の保存を原則とする。資料や標本等の有体物については 5 年間を原則とする。これらの研究資料は、必要に応じて開示しなければならない。
②保存が不可能ないしは著しく困難である、保存のためのコストやスペースが膨大になる、または研究分野による研究活動の特性等により、①に基づく保存が難しい場合には、この限りではない。
③①、②にかかわらず、国や研究分野の指針・規程等でデータ等の扱いに特段の定めがある場合には、それに従う。
(2) 他の研究評価
ピアレビュー（査読や審査）を行うにあたっては、研究者は高い倫理観と見識を持ち、公正にこれにあたらなければならない。
８．相談・告発(1) 相談窓口
研究倫理の向上及び不正行為の防止等に関わる本学内外からの相談は、学術情報局研究推進センターで受け付けるものとする。
(2) 告発窓口①研究活動上の不正行為に関する告発は、監査室で受け付けるものとする。
②告発の対応等については別に定める。
附則
このガイドラインは、2016 年（平成 28 年）３月１日から施行する。
附則
このガイドラインは、2017 年（平成 29 年）４月１日から改正、施行する。

１３２

上智学院における内部通報に関する規程
制定 平成 21 年４月１日
改正 平成 23 年４月１日 平成 24 年４月１日
平成 26 年４月１日 平成 28 年４月１日
2022 年（令和４年）10 月１日 2022 年（令和４年）11 月９日
第１章 総則（目的)
第１条 この規程は、公益通報者保護法（平成 16 年法律第 122 号。以下「法」という。）に基づき、学校法人上智学院（以下「学院」という。）及び学院が設置する学校において、学院の業務運営に関する違法、又は学院の諸規程（以下「学院の規程」という。）に反する不正・不当な行為（以下「違法行為等」という。）の早期発見及び是正並びに通報者の保護を図るため、内部通報制度に関する必要な事項を定め、もって学院の社会的信頼の維持及び業務運営の公正・公平性の確保に資することを目的とする。
（定義)
第２条 この規程の用語の意義に関しては、次に掲げる定義によるものとする。
（１）内部通報

役員、教職員（派遣労働者、学院との委託契約その他の契約に基づき学院において業務に従事する者、学院との契約に基づく取引先事業者の従業員及び通報の日から 1 年以内に退職した者を含む。以下この規程において同じ。）、及び上智大学、上智大
学大学院又は上智大学短期大学部に在籍する学生（以下「教職員等」という。）が不正の利益を得る目的、他人に損害を与えるその他
不正の目的でなく、違法行為等の発生又はそのおそれを第８条に規定する通報窓口に通報することをいう。
（２）通報者 内部通報を行う者をいう。
（３）範囲外共有 通報者を特定される事項を必要最小限度の範囲を超えて共有することをいう。
（理事長、理事及び学院が設置する学校の長の責務）
第３条 理事長、理事及び学院が設置する学校の長は、学院の社会的信頼の維持及び業務運営の公正・公平性を阻害するような違法行為等の防止及び排除に努めるとともに、違法行為等が生じた場合には、この規程及び関連する学院の規程に基づき、迅速かつ適切に措置を講じなければならない。
（所属長の責務）
第４条 学院及び学院が設置する学校の業務において管理、監督又は指導する立場にある者は、自己の管理、監督又は指導する組織において、法令及び学院の諸規程の遵守を推進するよう努めなければならない。
（教職員の責務）
第５条 教職員は、法令及び学院の諸規程を遵守することの重要性を深く認識し、常に教育・研究の発展に寄与するため公正かつ公平な職務の遂行に努めなければならない。
（通報者の責務）
第６条 通報者は、客観的で合理的根拠に基づいて内部通報を行うものとし、人事上の処遇の不満、誹謗中傷等その他の不正の目的で行ってはならない。
（秘密保持及び個人情報保護の徹底）
第７条 内部通報又は第８条第２項に定める相談への対応に関与した者（付随する業務を通じて、内部通報に関する秘密を知り得た者を含む。以下「関与者」という。）は、内部通報に関する秘密を漏らしてはならない。
２ 関与者は、知り得た個人情報（通報者及び通報者以外の通報内容に関連する全ての者の個人情報）をみだりに第三者に開示・漏洩
し、目的外に利用してはならない。
３ 本条における義務は、関与者がその職を退いた後も存続するものとする。
第２章 内部通報対応体制（通報窓口）
第８条 学院に、法令及び学院の規程の遵守を推進するために、内部通報の対応を行う通報窓口を置く。
２ 通報窓口は、内部通報に係る事前又は事後の相談に応じる。
３ 通報窓口は、監査室（内部通報担当）に置く。
４ 内部通報の適切な対応のため、通報受付責任者を定め、監査室長をもってこれに充てる。
５ 前二項の規定にかかわらず、監査室長及び監査室職員を通報対象とする事案については、総務グループに通報（事前又は事後の相談を含む。）するものとする。この場合における通報受付責任者は総務局長とする。
（内部通報委員会）
第９条 学院に、内部通報対応体制を確立し、公正・公平な職務の遂行を確保するため、内部通報委員会（以下「通報委員会」という。)
を設置する。
２ 通報委員会は、次に定める業務を行う。
（１）内部通報に関して、事実その他必要な事項を調査すること。
（２）通報者に対する不利益な取扱い、範囲外共有及び通報者の探索に関して、事実その他必要な事項を調査すること。
（３）その他内部通報に関して重要な事項を実施すること。

１３３

（通報委員会の組織）
第 10 条 通報委員会は、次の委員をもって組織する。
（１）総務担当理事（２）総務局長（３）監査室長
２ 前項にかかわらず、委員会が内部通報の内容の調査等を行う場合には、委員長は前項の委員以外の者を臨時に委員に任命することができる。
３ 通報対象とする事案に関係する委員は通報委員会の構成員から外れる。この場合において、委員の人数が３名未満になる場合には、委員長が委員を任命する。
４ 通報委員会は、必要に応じ、委員以外の教職員又は弁護士等の学外の専門家に委員会への出席を求め、意見を聞くことができる。
５ 総務担当理事は、委員長となり、委員会を招集し、会議を主催する。
６ 委員長に事故あるとき、又は第３項により委員長が通報委員会構成員から外れるときは、あらかじめ委員長の指名する委員又は委員の互選により選任された委員がその職務を行う。
７ 委員の任期は、次のとおりとする。
（１）第１項の委員は、その職責の任期とする。
（２）第２項又は第３項後段の規定により委員長が任命した委員は、内部通報の処理が終了するときまでとする。
８ 第１項から前項に定めるもののほか、通報委員会の運営に関し必要な事項は、当該委員会の定めるところによる。
（従事者の定め）第 10 条の２ 学院は、理事長、通報窓口の担当者、通報受付責任者、通報委員会委員及び第 13 条に定める調査チームメンバーを、法第 11 条第 1 項に定める従事者（以下「従事者」という。）として定める。
２ 前項に定める者を除くほか、内部通報対応業務を行う者であり、かつ通報者を特定される事項を伝達される者については、書面により指定する等、従事者の地位に就くことが本人に明らかになる方法により、総務担当理事が従事者として定める。
第３章 内部通報手続（内部通報）
第 11 条 教職員等は、他の教職員等に次のいずれかに該当する違法行為等を認めたとき又は違法行為等の可能性があると思料するとき
は、通報窓口に、記名又は匿名でその内容を通報できる。
（１）法令、学院の規程等に違反し、又は違反するおそれのある行為（２）前号に掲げるもののほか、学院の社会的信頼又は業務運営の公平・公正性を失わせ、又は失わせるおそれのある行為（３）その他、不正又は不当な行為（内部通報の受理等）
第 12 条 通報受付責任者は、通報窓口において内部通報を受け付けたときは、速やかに委員長へ報告する。
２ 通報受付責任者は、受け付けた内部通報にかかる記録・資料を閲覧・共有することが可能な者を最小限に限定し、閲覧・共有の履歴を記録する。
３ 通報受付責任者は、委員長への報告に際して、範囲外共有を防止するため、次条の調査の実施にやむを得ず必要な場合を除き、通報者を特定する事項は伝達しないものとする。
４ 委員長は、報告のあった内部通報を通報委員会に付議し、当該委員会はその受理又は不受理を決定する。この場合において、通報委
員会は、正当な理由がある場合を除いて、内部通報を受理するものとする。
（調査）第 13 条 通報委員会は、前条により内部通報を受理した場合、内部通報の内容の真否等について速やかに調査するものとする。
２ 通報委員会は、前項の調査を行う場合にあっては、当該委員会が指名した委員及び法律等の学外の専門家によって編成する調査チー
ムを設置する。
３ 調査チームは、第１項の調査を行う場合にあっては、関係者に対し必要な資料の提出を求め、若しくは説明又は意見を聴くことができる。
４ 調査チームは、違法行為等の有無、その理由その他必要な事項を明らかにした調査結果及び関係書類を書面により通報委員会に報告しなければならない。
５ 調査チームは、通報委員会に対して、調査結果に基づき、違法行為等の停止、是正及び再発防止に必要な措置について意見を述べることができる。
６ 理事長、理事、学院が設置する学校の長及び教職員は、正当な理由がない限り、調査に応じなければならない。
（軽微な通報の取り扱い）
第 13 条の２ 前条の規定にかかわらず、委員長が通報のあった内容が軽微なもの又は通報内容の秘密保持の観点から必要であると認めた場合には、通報受付責任者に、関係者に対する事実関係等の事情聴取、資料の収集その他事実確認に必要な調査を指示し、その結果をもって前条の調査に代えることができる。この場合における事情聴取には、通報委員会委員を同席させることができる。
２ 前項により事情聴取を行った場合には、通報受付責任者はその聴取結果を通報委員会に報告する。
（理事長への報告）
第 14 条 通報委員会は、第 13 条又は前条の調査の結果を理事長に報告するものとする。

１３４

２ 通報委員会は、前項の報告を行う場合は、次条第１項に規定する理事長が行う措置について意見を述べることができる。ただし、理事長はこの意見に拘束されない。
（内部通報に係る是正措置・再発防止措置）
第 15 条 理事長は、前条により通報委員会の報告を受けたときは、当該報告における内部通報の内容の真否及び重要性の程度に応じて、内部通報の事実に係る違法行為等を停止し、又は適法な状態に回復するために必要な措置をとるとともに、再発防止のために必要な措置を講じなければならない。
（内部通報を行った者の保護）
第 16 条 学院は、公益通報者保護法その他関係法令等を遵守し、内部通報を行ったことを理由として、人事、給与その他の身分及び勤務条件等に関し、一切の不利益な取扱い（精神的な嫌がらせ等を含む。以下同じ。）を行わない。
２ 学院は、通報者が、労働者派遣契約に基づく派遣労働者、学院との委託契約その他の契約に基づき学院において業務に従事する者又は学院との契約に基づく取引先事業者の従業員である場合は、当該派遣労働者等が内部通報をしたことを理由として、労働者派遣契約、委託契約その他の契約の解除、当該派遣労働者の交代等一切の不利益な取扱いを行わない。
３ 学院は、通報者が、学院が設置する学校に在籍する学生である場合は、当該学生が内部通報をしたことを理由として、訓告、停学又は退学処分、その他学生の教育・研究上の活動に関して一切の不利益な取扱いを行わない。
（不利益な取り扱いの是正）
第 17 条 通報者は、内部通報を行ったことが理由と思われる不利益な取扱いを受けたときは、通報窓口を通じて通報委員会に申し立てることができる。
２ 通報委員会は、前条により申し立てのあった場合、内容の真否等について速やかに調査するものとする。ただし、委員長が申し立てのなされた言動の悪質性が低い場合又は通報内容の秘密保持の観点から必要であると認めた場合には、通報受付責任者に、関係者に対する事
実関係等の事情聴取、資料の収集その他事実確認に必要な調査を指示し、その結果をもって調査に代えることができる。
３ 前項本文の調査に必要な事項は、第 13 条第 2 項から第 6 項及び第 14 条の規定を準用し、但書の調査に必要な事項は、第 13 条の２及び第 14 条の規定を準用する。
４ 理事長は、通報委員会の報告を受けたときは、申し立て内容の真否及び重要性の程度に応じて、通報者に対する不利益な取り扱いを停止し、適法な状態に回復するために必要な措置をとるとともに、再発防止のために必要な措置を講じなければならない。
（通報者の探索の禁止）
第 18 条 本学院の理事及び教職員等は、範囲外共有及び通報者の探索を行ってはならない。
２ 通報者は、範囲外共有及び通報者の探索が行われたとき又はそのおそれを認めたときは、通報窓口を通じて通報委員会に申し立てることができる。
３ 通報委員会は、前条により申し立てのあった場合、内容の真否等について速やかに調査するものとする。ただし、委員長が申し立てのあった
内容が軽微な場合又は通報内容の秘密保持の観点から必要であると認めた場合には、通報受付責任者に、関係者に対する事実関係等の事情聴取、資料の収集その他事実確認に必要な調査を指示し、その結果をもって調査に代えることができる。
４ 前項本文の調査に必要な事項は、第 13 条第 2 項から第 6 項及び第 14 条の規定を準用し、但書の調査に必要な事項は、第 13 条の２及び第 14 条の規定を準用する。
５ 理事長は、通報委員会の報告を受けたときは、申し立て内容の真否及び重要性の程度に応じて、通報者の探索を停止し、適法な状態に回復するために必要な措置をとるとともに、再発防止のために必要な措置を講じなければならない。
（懲戒処分等）
第 19 条 理事長は、違法行為等、通報者に対する不利益な取り扱い又は範囲外共有又は通報者の探索を行った教職員に対して、学院が別に定める規定に基づき、懲戒処分等適切な措置を講じるものとする。
（フォローアップ）第 20 条 理事長は、内部通報の処理後、違法行為等が再発していないか、是正措置及び再発防止策が十分に機能しているかを確認するとともに、必要に応じ、新たな是正措置及び再発防止策を講じる。
２ 理事長は、通報者に対し、通報したことを理由とした不利益な取扱いや職場内での嫌がらせが行われていないか若しくは行われるおそれはないか、又は範囲外共有や通報者の探索が行われていないか若しくは行われるおそれはないか等を確認する等、通報者保護に係る十分なフォ
ローアップを行う。
３ 理事長は、通報委員会の調査を経て、内部通報に係る事実がないことが判明した場合において、関係者の名誉が害されたと認めるときは、事実関係の公表その他関係者の名誉を回復するために必要な措置を講じることができる。
（理事長を通報対象とする場合の例外的措置）
第 21 条 理事長を通報対象とする場合その他理事長が通報対象とする事案に関係する場合（以下「理事長が通報対象等の場合」という。）には、監事は次の各号のいずれかの対応を取る。
（１）第 12 条から第 18 条及び第 20 条により、委員長（第 10 条第６項により委員長の職務を代行する委員を含む。以下この条において同じ。）又は通報受付責任者が行う内部通報等の対応について、進捗の報告を求める等、モニタリングを行うとともに、調査結果その他
必要な事項の報告を求める。
（２）自ら調査を実施する、又は外部の専門家による調査委員会を設置し調査を行う。
２ 監事は、委員長又は通報受付責任者の調査が不十分だと判断する場合には、委員長又は通報受付責任者に追加調査を指示し、自ら調査を実施する、又は外部の専門家による調査委員会を設置し調査を行うことができる。

１３５

３ 監事は、委員長又は通報受付責任者による調査が妥当だと判断する場合、自ら調査を実施した場合、又は調査委員会を設置して調査を行った場合には、調査の結果その他必要な事項を理事会に報告する。この場合の報告は、適正な業務の遂行及び違法行為等を行った
者その他の事案に関係する者の秘密、名誉、プライバシー等の保護に支障のない範囲で行うものとする。
４ 前各項のほか、理事長が通報対象等の場合には、第 14 条、第 15 条、第 17 条、第 18 条及び第 20 条の規定にかかわらず、次のとおりとする。
（１）第 14 条に定める理事長への報告は要さない。
（２）第 15 条、第 17 条、第 18 条及び第 20 条に定める理事長が行う是正措置、再発防止措置その他の必要な措置については、委員長がこれを講じる。
（理事等を通報対象とする場合の例外的措置）
第 21 条の２ 理事（理事長を除く。）、学校長、副学長又は教頭・副校長を通報対象とする場合その他これらの者が通報対象とする事案に関係する場合には、前条第１項から第３項の規定を準用する。
２ 前項の場合において、前条第 1 項中「監事は次の各号のいずれかの対応を取る。」は「監事は次の各号のいずれかの対応を取ることができる。」に、前条第 3 項中、「理事会に報告する。」は「理事長及び理事会に報告する。」に読み替える。
（通知）
第 22 条 学院は、通報者に対して、内部通報の受領、受理・不受理の決定、調査結果及び是正結果について、適正な業務の遂行及び違法行為等を行った者その他の事案に関係する者の秘密、名誉、プライバシー等の保護に支障のない範囲で、遅滞なく通知しなければならない。ただし、匿名通報の場合その他通報者が特定できない場合にはこの限りではない。
（利益相反関係の排除）
第 23 条 通報受付責任者、通報委員会構成員、調査チーム構成員その他内部通報に関与する者は、自らが関係する内部通報の処理、是正措置の検討・実施に関与してはならない。
第４章 雑則（他の規程との関連）
第 24 条 次の各号に掲げる規程は、法第 2 条第 3 項に定める通報対象事実にかかる通報があった場合を除き、この規程に優先して適用される。
（１）上智学院ハラスメント防止等に関する規程（２）上智大学における研究費の不正使用に係る調査の手続きに関する内規（３）上智大学における研究活動上の不正行為に係る調査の手続に関する内規（４）栄光学園中学高等学校 ハラスメント防止等に関する規程（５）六甲学院中学校・高等学校 ハラスメント防止等に関する規程（６）広島学院中学校･高等学校 ハラスメント防止等に関する規程（７）上智福岡中学高等学校 ハラスメント防止等に関する規程（広報・研修）
第 25 条 学院は、内部通報対応体制の仕組み及びコンプライアンスの重要性について、学院広報、ホームページ等による積極的な広報活
動、定期的な研修の実施、及び説明会の開催等により、学院の役員及び教職員等、並びに学院が設置する学校の学生に対し、十分に周知徹底を図る。
（定期的な評価・点検）
第 26 条 学院は、内部通報対応体制の定期的な評価・点検を実施し、必要に応じて当該体制の改善を行う。
２ 前項の評価・点検及び改善の実施に必要な事項は、通報委員会が定める。
（記録の保管）第 27 条 学院は、通報受付責任者をして、内部通報への対応に関する記録を作成し、受け付けた内部通報にかかる記録・資料及びこれらの閲覧・共有の履歴にかかる記録とともに、20 年間適切に保管する。
２ 前項の記録は、閲覧・共有することが可能な者を最小限に限定し、閲覧・共有の履歴を記録する等、機微な情報の漏えい防止に必要な措置を講じる。
（運用状況の公示）
第 28 条 理事長は、通報委員会又は通報受付責任者から報告を受けた内部通報の件数等について、学内に公示する。
２ 前項の公示にあたっては、適正な業務の遂行及び事案に関係する者の秘密、信用、名誉、プライバシー等の保護に支障がない範囲において行う。
（行政機関への通報）
第 29 条 役員及び教職員等が、学院の違法行為等について処分（命令、取消しその他公権力の行使に当たる行為をいう。以下この条において同じ。）又は勧告等（勧告その他処分に当たらない行為をいう。）をする権限を有する行政機関（法第２条第４項に規定する行政機関をいう。）に通報した場合については、第 16 条（内部通報を行った者の保護）、第 18 条（通報者の探索の禁止）、第 19 条（懲戒処分等）及び第 20 条（フォローアップ）の規定を準用する。
（雑則）
第 30 条 この規程に定めるもののほか、内部通報のために必要な事項は、通報委員会において定める。
２ その他内部通報に関する事務は、監査室が担当する。

１３６

附 則
この規則は、2009 年（平成 21 年）４月１日から施行する。
附 則
この規則は、2011 年（平成 23 年）４月１日から施行する。
附 則
この規程は、2012 年（平成 24 年）４月１日から改正、施行する。
附 則
この規程は、2014 年（平成 26 年）４月１日から改正、施行する。
附 則
この規程は、2016 年（平成 28 年）４月１日から改正、施行する。
附 則
この規程は、2022 年（令和４年）10 月１日から改正、施行する。
附 則
この規程は、2022 年（令和４年）11 月９日から改正、施行する。

１３７

上智大学における研究費の不正使用に係る調査の手続きに関する内規制定 平成 27 年４月１日
改正 2022年（令和４年）12月１日(趣旨)
第１条 この内規は、上智大学（以下「本学」という。）が管理する研究費において、不正使用が疑われる場合の調査の手続き等に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第２条 この内規における用語の定義は、次の各号に定めるところによる。
（１）「研究費」とは、上智大学研究費の適正な使用・管理のガイドライン２（１）に定める全ての資金をいう。
（２）「不正使用」とは、故意もしくは重大な過失によるルールを逸脱した研究費の使用行為をいう。
（３）「教職員等」とは、本学で研究活動に従事する者並びに研究費の執行と管理に関わる者又は本学と取引のある取引会社の従業員をいう。
(不正使用に対する通報)
第３条 教職員等は、研究費の不正使用の疑いを発見したときは、顕名によることを原則として、電話・FAX・電子メール・書面・面談により、不正使用が疑われる研究者等（以下「被通報者」という。）の不正使用の態様等を通報することができる。
２ 前項に定める通報を受け付ける窓口は、監査室とする。
３ 監査室は、不正使用に関する通報を受け付けたときは、速やかに学長に報告しなければならない。
（通報の受付及び研究費の使用停止）
第４条 学長は、前条により監査室が通報を受け付けた場合は、当該通報の受付から 30 日以内に、通報内容の合理性を確認し調査の要否を判断するとともに、当該調査の要否を本学に対して研究費を配分する機関（以下「配分機関」という。）に報告しなければならない。
２ 学長は、通報を受け付けた時点で、必要に応じて被通報者の研究費の使用停止を命ずることができる。
(研究費の不正使用に関する調査委員会の設置)第５条 学長は、前条により調査が必要であると判断した場合には、速やかに研究費の不正使用に関する調査委員会（以下「調査委員会」という。）を設置して不正使用の有無及び不正使用の内容、関与した者及びその関与の程度、並びに不正使用の相当額等の事実関係を調査しなければならない。
２ 学長は、次に定める者で、かつ通報した教職員等及び被通報者と直接の利害関係を有しない者を調査委員会の委員として指名する。
（１）不正使用が疑われる被通報者の所属組織（学部又は研究科等）以外の教員 １名（２）局長 1 名
（３）本学外の専門家（弁護士、公認会計士等）若干名（４）前三号に掲げる者のほか、特段の事情がある場合において学長が指名する学院の教職員 若干名
３ 調査委員会の委員長は、前項第 1 号により指名された教員をもって充てる。
(調査の実施)第６条 調査委員会は、次の各号に定める調査を実施するものとする。
（１）被通報者及びその関係者からの事情聴取（２）支出に係る書類、証憑の収集、分析（３）支出先の業者等からの事情聴取、各種伝票の収集、分析（４）本学及び配分機関の使用ルールとの整合性の調査（５）その他調査委員会が必要と認めた事項の調査
２ 前項にかかわらず、学長は、調査の実施に際し、調査方針、対象及び方法等について配分機関に報告、協議するものとし、必要に応じて前項の調査内容を変更するものとする。
３ 学長及び調査委員会の委員長は、配分機関の求めに基づき、調査に支障がある等、正当な事由がある場合を除き、当該事案に係る資料の提出又は閲覧、現地調査に応じるものとする。
(調査への協力等)第７条 被通報者は、調査委員会の調査に協力しなければならない。
２ 被通報者は、調査委員会に虚偽の申告をしてはならない。
(調査の報告)第８条 調査委員会の委員長は、通報の受付から原則として 110 日以内に、調査を完了し、調査報告書を作成し、関連資料を添えて学長に提出しなければならない。ただし、期限内に調査が終了しないことが明らかとなった場合には、学長に期間の延長を求めることができる。
２ 調査委員会の委員長は、前項の報告書においては、次の事項を確認するものとする。
（１）被通報者の不正使用の有無及びその内容（２）不正使用の発生要因（３）不正使用に関与した者及びその関与の程度

１３８

（４）不正使用に関与した者が関わる他の研究費における管理・監査体制の状況（５）不正使用の相当額（６）その他、調査により明らかになった事項
３ 調査委員会の委員長は、学長が今後の再発防止計画を決定するにあたり、調査報告書において当該計画に関する意見を述べるものとする。
４ 調査委員会の委員長は、調査の完了前であっても、被通報者の自認等により不正使用の事実が一部でも確認された場合には、学長に報告しなければならない。
５ 調査委員会の委員長は、調査の完了前であっても、配分機関の求めに基づき学長から調査の進捗状況報告及び調査の中間報告を求められた場合には、これらを報告をしなければならない。
６ 学長は、第 1 項により調査委員会の委員長から調査報告書の提出があった場合には、当該報告書の内容を審査し、不正使用の有無等について認定し、原則として 10 日以内に調査結果を被通報者及び通報した教職員等に通知するものとする。ただし、通報した教職員等への通知は、顕名によらない場合は不要とする。
（異議申立て）
第９条 前条第６項により調査結果の通知を受けた被通報者は、通知を受けた日から 10 日以内に学長に異議申立てを行うことができる。
２ 学長は、前項の異議申立てがあったときは、原則として 10 日以内に学長の判断により調査委員会に対し再調査の実施を指示することができるものとする。この場合において、異議申立ての趣旨が調査委員会の構成等、その公正性に関わるものであるときは、学長の判断により委員を変更できるものとする。
３ 前項の再調査の指示があったときは、調査委員会は再調査を行い、原則として 30 日以内に、調査を完了し、書面で学長に報告しなけ
ればならない。
４ 学長は前項の報告内容を審査し、不正使用の有無等について再認定し、その結果を異議申立てをした被通報者に通知するものとする。
５ 学長が再調査をしないと決定したときは、再調査をしない旨及びその理由を異議申立てをした被通報者に通知するものとする。
６ 異議申仕立てをした被通報者は、前二項の決定に対して、再度異議申立てをすることはできない。
(配分機関への報告)
第 10 条 学長は、次の各号に掲げる時点から起算して原則として 10 日以内に、調査結果及び再発防止計画等を配分機関に報告しなけ
ればならない。
（１） 前条第 1 項により被通報者からの異議申立てがなかったとき（２） 前条第 4 項により学長が不正使用の有無等について再認定したとき（３） 前条第 5 項により学長が再調査をしないと決定したとき２ 通報の受付から 210 日以内に配分機関への調査報告が終わらない場合であっても、学長はその時点までの中間報告書を作成し、これを配分機関に提出しなければならない。
３ 学長は、調査委員会の委員長から第 8 条第 4 項及び第 5 項の報告があった場合には、速やかに配分機関に報告しなければならない。
（調査結果の公表）
第 11 条 学長は、不正使用の認定があった場合には、第 10 条第１項及び第３項（ただし、第 8 条第 5 項による報告は除く）による配分機関への報告後、速やかに次の事項を含む調査結果を公表する。ただし、合理的な理由があると学長が認めた場合は、不正使用に関与した者の氏名・所属などを非公表とすることができる。
（１）不正使用に関与した者の氏名・所属（２）不正使用の内容（３）調査結果公表までに行った措置の内容（４）調査委員の氏名・所属（５）調査の方法・手順（６）その他学長が必要と認めた事項（報告後の措置）第 12 条 学長は、第 10 条により配分機関に報告をした結果、当該配分機関から不正使用に係る資金の返還命令を受けたときには、被通報者から当該額を返還させるものとする。
２ 学長は、調査報告書の認定内容に基づき、被通報者に対して、上智学院就業規則に基づく懲戒処分が必要だと判断した場合には、理事長に対して書面によりその処分について審議を要請するものとする。
３ 学長は、調査報告書に基づき、不正使用があったと認められなかったときは、その旨を調査に関係した全ての者に通知するとともに、必要に応じて被通報者への不利益発生を防止するための措置を講ずるものとする。
(悪意による通報への対応)
第 13 条 第 5 条により設置した調査委員会の調査によって、通報が悪意（被通報者又は本学に不利益を与えることを目的とする意志を言う。）によるものと認められたときは、学長は、理事長に、通報した教職員等に対する処分、刑事告発等を含む必要な措置を講ずるように要請することができる。
(通報者の保護等に関する他の規程の準用)
第 14 条 通報した教職員等の保護等に関しては、上智学院における内部通報に関する規程第 16 条その他の規定を準用する。
（調査期限等の伸長）

１３９

第 15 条 学長は、第 8 条第 1 項及び第 6 項、第 9 条第 2 項及び第 3 項並びに第 10 条第 1 項に定めるそれぞれの期限を合計で170 日を越えない範囲で伸長又は短縮することができる。
（事務局）
第 16 条 調査及び配分機関への報告等にかかる事務は、総務局がこれを所管する。
２ 調査に必要な情報を有する部署は、前項の事務に協力するものとする。
（内規の改廃）第 17 条 この内規の改廃は、本学院の定める手続きにより行う。
附 則
この内規は、2015 年（平成 27 年）４月１日から施行する。
附 則
この内規は、2022年（令和４年）12月１日から改正、施行する。

１４０

上智学院旅費規程
制定 昭和 60 年 11 月１日
改正 平成 ２年７月１日

平成 ３年７月１日

平成 ４年４月 11 日

平成 12 年４月１日

平成 17 年４月１日

平成 19 年４月１日

平成 22 年４月１日

平成 23 年４月１日

平成 23 年７月１日

平成 24 年４月１日

平成 25 年４月１日

平成 27 年４月１日

平成 28 年４月１日

平成 29 年４月１日

平成 30 年４月１日

平成 31 年４月１日

令和 ２年４月１日

2021 年（令和３年）４月１日

第１章 通則（目的）
第１条 この規程は、上智学院（平成 28 年 3 月 31 日において学校法人栄光学園、学校法人六甲学院、学校法人広島学院又は学校法人泰星学園であった部分を除く。以下「学院」という。）の役員、教職員（以下「教職員等という。）及び教職員等以外の者に対して支給する出張旅費及び赴任旅費に関する事項について定めることを目的とする。
２ 学院が教職員等及び教職員等以外の者に対し支給する旅費については、他に定めがある場合を除き、この規程の定めるところによる。
（旅費の種類）第２条 旅費の種類は、国内旅費、海外旅費及び赴任旅費とする。
（旅費の計算）第３条 旅費は、常時勤務する場所を起点とし、最も経済的、かつ、合理的な順路によって計算する。ただし、業務の都合又はその他やむを得ない理由により、学院が認める場合のみ、現に経過した路線によって計算する。
２ 旅費の全部又は一部について学院外から支給される場合は、学院の旅費規程により計算される額との差額を支給する。
３ 都合により出張が中止になった場合又は事前精算した旅費に差異が生じた場合は、速やかに報告し、精算しなければならない。
（欠勤、休暇及び私用の取扱い）
第４条 出張者が、休日以外に欠勤又は休暇を得た場合には、その期間中旅費を支給しない。
２ 出張中において私用のために滞留し、又は旅行するときは、その期間中旅費を支給しない。
（出張の手続）第５条 出張者は、所定の手続きにより、目的、出張先、期間等について、所属長を経て事前に学院の承認を得なければならない。
２ 前項において、教職員等以外の者が出張する場合は、当該出張を依頼する者が所定の手続きを経て学院の承認を得るものとする。
（旅費の支給）第６条 旅費は、出張者が出張終了後２週間以内に所定の手続きで請求することにより支給する。
２ 前項の規定にかかわらず、次のいずれかに該当する場合は、学院の承認を経て、出張前に旅費の全部又は一部の支給を受けることができるものとする。
（１）請求書に基づき学院が旅行代理店又は宿泊施設等に直接支払う場合（２）出張者が出張前に旅費の全部又は一部を立て替えており、且つ金額が高額で早期の精算を要する場合（３）学外者を出張させる場合（４）出張者の申し出により学院が特別に認めた場合
第２章 国内旅費（国内出張）
第７条 「国内出張」とは、業務のために、日本国内の常時勤務する場所から最寄りの公共交通機関の駅又はバス停を起点として、営業キロ
が片道 100km 以上の場所に派遣される又は日本国内において宿泊を伴って派遣されることをいう。
（国内旅費）
第８条 国内旅費として支給する費用は、教職員等が校務等により国内出張を命じられた場合の交通費、宿泊料、日当及び雑費とする。
（国内旅費における交通費）
第９条 国内旅費における交通費として支給する費用は、鉄道賃、航空賃、車賃及び船賃とする。
２ 鉄道賃は別表第１により支給する。ただし、急行及び特急料金は次の基準により支給する。
（１）急行：片道 50km 以上（２）特急：片道 50km 以上

１４１

（３）新幹線：片道 100km 以上
３ 国内旅費における航空賃は、当該出張の内容及び日程並びに当該出張に係る旅費総額を勘案して、学院が航空機を利用することが最も経済的かつ合理的であると認めた場合には、別表第１により実費を支給する。この場合における航空賃は、搭乗する便の最下級の席種の正規運賃を超えないものとする。ただし、学院が必要と認めた場合は、搭乗する便の最下級の席種の正規運賃の範囲内で直近上位の席種の運賃を実費支給する。
４ 国内旅費における車賃は、自家用車を除く、タクシー、ハイヤーその他これらに準ずる交通機関で、学院が必要と認めた場合に実費を支給する。
５ 国内旅費における船賃は、学院が必要と認めた場合に実費を支給する。
（国内旅費における宿泊料）
第 10 条 国内旅費における宿泊料は、出張期間中の宿泊数に応じ別表第１に定める額を支給する。ただし、次の各号に該当する場合は次のように取り扱う。
（１）車中、機内及び船中泊の場合は、宿泊料を支給しない。
（２）学院の指定する宿泊施設又は学院の直営施設に宿泊した場合は、実費を支給する。ただし、宝台樹ヒュッテ、八ケ岳ヒュッテ等食事の提供のない学院の直営施設に宿泊した場合は、別表第１に定める宿泊料の半額を支給する。
（３）研修会、セミナー等の主催者が宿泊料を指定している場合にはその額を支給する。ただし、参加費に宿泊料が含まれている場合には宿泊料は支給しない。
（４）自宅、実家、親戚又は友人宅等に宿泊する場合の宿泊料は、支給しない。
２ 前泊及び後泊の定義については、次のとおりとする。
（１）「前泊」とは、用務初日の前日に宿泊をすることをいい、用務開始時刻より逆算して出発地を午前７時以前に出発しなければ用務開始に間に合わない場合に適用することができる。
（２）「後泊」とは、用務最終日に宿泊をすることをいい、用務終了時刻から起算して帰着地の到着が午後９時を過ぎてしまう場合に適用することができる。
（国内旅費における日当）
第 11 条 国内旅費における日当として支給する費用は、交通費、宿泊料及び学院が必要と認めた雑費以外の出張中に発生する諸経費とし、出張日数に応じて別表第１に定める額を支給する。
２ 前項の規定にかかわらず、国内出張において、用務が行われず、移動のみに要する日の日当については、規定額の半額を支給する。この場合における「移動のみに要する日」とは、前泊日又は後泊日の翌日をいう。
（国内旅費における雑費）
第 12 条 国内旅費における雑費は、学院が必要と認めた場合に、本人の申請に基づき実費を支給する。
（日帰り出張）第 13 条 乗車距離片道 100km 以上の地域に出張する場合は、日当及び交通費を別表第１により支給する。
２ 乗車距離片道 100km 未満の地域へ用務で移動した場合、普通乗車運賃の実費のみ支給する。ただし、急行及び特急に 50km 以
上乗車した場合は、申請によりこの実費を支給する。この場合、第５条及び第６条で規定する手続きは不要とする。
（国内出張における上級者随行）
第 14 条 学院が必要と認めた場合は、国内出張において上級者に随行する下級者の宿泊料については上級者と同区分の額を支給する。
ただし、日当は、随行する下級者に対する所定の額を支給する。
（教育実習等参加のための出張）
第 15 条 単位取得のため学生が参加しなげればならない課程科目における教育実習の指導又はゼミ合宿のために出張する場合は、別表第２により旅費を支給する。
２ 教員が学生を引率し、正課授業の一環として学外で行う実技講習等のために出張する場合は、第８条から第 13 条の規定により旅費を支給する。ただし、別表第１の適用区分は「適用 B」以下とし、海外出張についてのみ別表第４の定めにより日当を支給する。
（日本国内からの招聘旅費）
第 16 条 日本国内に居住する研究者等の招聘を行う場合の招聘旅費として支給する費用は、交通費、宿泊料、日当及び雑費とする。
２ 日本国内からの招聘にかかる交通費は、第９条を準用して実費を支給することができる。
３ 日本国内からの被招聘者の宿泊料は、別表第１に定める額を限度として支給することができる。ただし、招聘する者が宿泊料を立て替えた場合は、実費とする。
４ 日本国内からの招聘にかかる日当は、別表第１で定める額を限度として支給することができる。
５ 日本国内からの招聘にかかる雑費は、学院が必要と認めた場合に、第 12 条を準用して実費を支給することができる。
第３章 海外旅費（海外出張）
第 17 条 「海外出張」とは、業務のために日本国を起点として日本国外へ派遣されることをいう。
２ 前項の規定にかかわらず、日本国外に駐在する教職員等が、業務のために、常時勤務する場所から最寄りの公共交通機関の駅又はバス停を起点として、営業キロが片道 100km 以上の場所に派遣される又は宿泊を伴って派遣される場合には本章を準用する。
（海外旅費）

１４２

第 18 条 海外旅費として支給する費用は、教職員等が校務等により海外出張を命ぜられた場合の交通費、宿泊料、日当及び雑費をとする。
（海外旅費における交通費）
第 19 条 海外旅費における交通費として支給する費用は、鉄道賃、航空賃、車賃及び船賃とする。
２ 鉄道賃、車賃及び船賃は、学院が必要と認めた場合に実費を支給する。
３ 航空賃は、学院が必要と認めた場合に別表第３に規定する実費を支給する。
４ 前二項の規定にかかわらず、海外出張において日本国内における交通費を要する場合には、当該交通費は第９条を準用して支給する。
（海外旅費における宿泊料）
第 20 条 海外旅費における宿泊料は、出張期間中の宿泊数に応じ別表第４に定める額を支給する。ただし、次の各号に該当する場合を除く。
（１）車中、機内及び船中泊の場合は、宿泊料を支給しない。
（２）研修会、セミナー等の主催者が宿泊料を指定している場合にはその額を支給する。ただし、参加費に宿泊料が含まれている場合には宿泊料は支給しない。
（３）自宅、実家、親戚又は友人宅等に宿泊する場合の宿泊料は、支給しない。
２ 前項の規定にかかわらず、海外出張期間のうち日本国内に宿泊する日の宿泊料は、別表第１に定める額を支給する。
（海外旅費における日当）
第 21 条 海外旅費における日当は、交通費、宿泊料及び学院が必要と認めた雑費以外の出張中に発生する諸経費とし、出張日数に応じて別表第４に定める額を支給する。
２ 前項の規定にかかわらず、海外出張において、用務が行われず、移動のみに要する日の日当は別表第１に定める額の半額とする。また、
この場合の「移動のみに要する日」とは、出国日の前日又は帰国日の翌日をいう。
（海外旅費における雑費）
第 22 条 海外旅費における雑費として支給する費用は、予防注射接種費用、査証の交付手数料等とし、学院が必要と認めた場合に、本人の申請に基づき実費を支給する。
（海外出張における上級者随行）
第 23 条 学院が必要と認めた場合は、海外出張において上級者に随行する下級者の宿泊料については上級者と同区分の額を支給する。
ただし、日当は、随行する下級者に対する所定の額を支給する。
（外国からの招聘旅費）
第 24 条 外国に居住する研究者等の招聘を行う場合の招聘旅費として支給する費用は、交通費、宿泊料、日当及び雑費とする。
２ 外国からの招聘にかかる交通費は、第 19 条を準用して支給することができる。
３ 外国からの被招聘者の宿泊料は、別表第１に定める額を支給することができる。ただし、招聘する者が宿泊料を立て替えた場合は、実費とする。
４ 外国からの招聘にかかる日当は、別表第１で定める額を限度とし、入国日から出国日までの日数を上限として支給することができる。
５ 外国からの招聘にかかる雑費は、学院が必要と認めた場合に、第 22 条を準用して実費を支給することができる。
第４章 赴任旅費（国内赴任旅費）
第 25 条 赴任旅費として支給する費用は、新任者が前任地から学院に赴任する場合の交通費、宿泊料、荷造運搬費及び雑費とする。
２ 交通費及び宿泊料は、着任後本人の請求に基づき別表第１に定める金額を限度として実費を支給する。ただし、宿泊料の支給額は、７泊分を限度とする。
３ 赴任に際し家族を同伴する場合の交通費については、次の各号に掲げる同伴する家族本人の適用区分に応じ、その家族（本人の被扶養者）に対して当該各号に定める交通費を支給する。ただし、６歳未満（小学校入学前の者を含む。）の子女の交通費については支給しない。
（１）12 歳以上（中学校入学後）の子女 別表第１に定める交通費全額（２）満６歳以上（小学校入学後）から 12 歳未満(中学校入学前)の子女 別表第１に定める交通費の半額
４ 前項の規定にかかわらず、赴任に際し家族を同伴するときで、航空機を利用する場合等年齢に応じて交通費が発生する場合には、必要に応じてその交通費を支給する。
５ 荷造運搬費は次のとおりとする。
（１）新任者が赴任に伴い通勤距離が 60 キロメートル以上の通勤困難な居住地から移転する場合に、家財等の運搬経費及び荷物保険料を支給する。
（２）新任者が赴任に伴い前任地から学院へ書籍、その他の教育研究機器等を運搬する場合に、運搬経費及び荷物保険料を支給す
る。
（３）荷造運搬費は、その実費で領収書のあるものについて 70 万円を上限として支給する。
６ 雑費は、学院が必要と認めた場合に、本人の申請に基づき支給する。
（海外赴任旅費）
第 26 条 海外からの赴任旅費については、前条第１項から第４項を準用して支給する。ただし、このときの航空運賃は、第 19 条第３項を準用して支給する。

１４３

２ 荷造運搬費は次のとおりとする。
（１）新任者が赴任に伴い生じる家財等の運搬経費及び荷物保険料を支給する。
（２）新任者が赴任に伴い前任地から学院へ書籍、その他の教育研究機器等を運搬する場合に、運搬経費及び荷物保険料を支給す
る。
（３）荷造運搬費は、その実費で領収書のあるものについて 70 万円を上限として支給する。
３ 雑費は、学院が必要と認めた場合に、本人の申請に基づき支給する。
第 27 条 次に掲げる者（栄光学園中学高等学校、六甲学院中学校・高等学校、広島学院中学校・高等学校又は上智福岡中学高等学校に係る者を除く。）の出張旅費及び赴任旅費については、教職員等の旅費の例による。
（１）学院の業務を委嘱して出張させる者（２）その他特に教育・研究活動の必要から出張させる者（改廃）第 28 条 この規程の改廃は、本学院の定める手続により行う。
（雑則）
第 29 条 この規程に定めるもののほか、この規程を実施するために必要な事項は、別に定める。
附 則
１ この規程は、昭和 60 年 11 月１日から施行する。
２ 昭和 45 年４月１日施行の旅費規程は廃止する。
附 則
この規程は、平成２年７月１日から改正、施行する。
附 則
この規程は、平成３年７月１日から改正、施行する。
附 則
この規程は、平成４年４月１日から改正、施行する。
附 則
この規程は、2000 年（平成 12 年）４月１日から改正、施行する。
附 則
この規程は、2005 年（平成 17 年）４月１日から改正、施行する。
附 則
この規程は、2007 年（平成 19 年）４月１日から改正、施行する。
附 則
この規程は、2010 年（平成 22 年）４月１日から改正、施行する。
附 則
この規程は、2011 年（平成 23 年）４月１日から改正、施行する。
附 則
この規程は、2011 年（平成 23 年）７月１日から改正、施行する。
附 則
この規程は、2012 年（平成 24 年）４月１日から改正、施行する。
附 則
この規程は、2013 年（平成 25 年）４月１日から改正、施行する。
附 則
この規程は、2015 年（平成 27 年）４月１日から改正、施行する。
附 則
この規程は、2016 年（平成 28 年）４月１日から改正、施行する。
附 則
この規程は、2017 年（平成 29 年）４月１日から改正、施行する。
附 則
この規程は、2018 年（平成 30 年）４月１日から改正、施行する。
附 則
この規程は、2019 年（平成 31 年）４月１日から改正、施行する。
附 則
この規程は、2020 年（令和２年）４月１日から改正、施行する。
附 則
この規程は、2021 年（令和３年）４月１日から改正、施行する。

１４４

別表第１
（単位 円）
適用区分

鉄道賃

航空賃

宿泊料

日当

適用Ａ

グリーン料金

最下級の席種の運賃

15,000

5,000

適用Ｂ

普通料金

最下級の席種の運賃

13,100

4,000

適用Ｃ

普通料金

最下級の席種の運賃

9,000

3,000

適用Ｄ

普通料金

最下級の席種の運賃

9,000

0

（注）適用区分
適用Ａ 教職員等のうち、役員（理事長、担当理事、外部理事、常任理事、監事）、大学長、副学長、社専校長、短大学部学長、学部長、研究科委員長、研究機構長、局長
適用Ｂ 適用Ａ以外の教職員及び特別研究員、研究補助員、日本学術振興会特別研究員、その他教職員等以外の者
適用Ｃ その他特に教育・研究活動の必要から出張させる本学大学院生・学部生のうち、博士後期課程に在籍している者
適用Ｄ その他特に教育・研究活動の必要から出張させる本学大学院生・学部生のうち、適用Ｃに該当しない者※別表第１について、事務組織の長として教員が出張する場合、学部長相当の者は「適用区分Ａ」を適用し、それ以外の者は「適用区分Ｂ」を適用する。
※補佐については、その主たる職位と同一の区分を適用する。
備考 １.上表に掲げる額は上限額である。
２.個人の教育・研究活動を目的として出張する場合は、「適用Ａ」は適用しない。
３.航空席種については、学院が必要と認める場合に限り、上記の範囲を超える階級の席種を利用することができる。

別表第２（単位 円）
交通費

宿泊料

日当

教育実習等

別表第１に準ずる

別表第１に準ずる

2,000

ゼミ合宿

別表第１に準ずる

別表第１に準ずる

別表第１に準ずる

備考

年１回２泊３日を限度とする（注）学院の指定する宿泊施設又は直営施設に宿泊した場合は規定の範囲内で実費を支給する。

別表第３席種の等級を３以上の階級に区分 席種の等級を２階級に区分する航席種の等級を設けない航空路の場

する航空路の場合

空路の場合

合

適用Ａ

最上級の直近下位の級の運賃

上級の席種の運賃

航空機の利用に要する運賃

適用Ｂ

最下級の席種の運賃

下級の席種の運賃

航空機の利用に要する運賃

適用Ｃ

最下級の席種の運賃

下級の席種の運賃

航空機の利用に要する運賃

適用Ｄ

最下級の席種の運賃

下級の席種の運賃

航空機の利用に要する運賃

適用区分（注１）適用区分は、別表第１注意書きの分類を準用する。
（注２）学院が必要と認める場合は、上記の範囲を超える階級の席種を利用することができる。

１４５

別表第４
（単位 円）
宿泊料

日当

適用区分
指定都市

指定都市以外

指定都市

指定都市以外

適用Ａ

25,70021,500

8,300

7,000

適用Ｂ

22,50018,800

7,200

6,200

適用Ｃ

16,10013,400

5,300

4,400

適用Ｄ

16,10013,40000（注）適用区分は、別表第１注意書きの分類を準用する。
備考 １．上表に掲げる額は、上限額である。
２．個人の教育・研究活動を目的として出張する場合は、「適用Ａ」は適用しない。
３．１日のうちに宿泊料又は日当の額が異なる地域を出張した場合には、その額の多い方の出張先の区分に掲げる額を適用することとする。
４．鉄道、車、船舶又は航空機による出張の場合における日当の額で、車内泊、船内泊又は機内泊がある泊数分は、指定都市以外の日当額を適用することとする。
５．指定都市は次のとおりとする。
〔指定都市〕
シンガポール、ロサンゼルス、ニューヨーク、サンフランシスコ、ワシントン、ジュネーヴ、ロンドン、モスクワ、パリ、アブダビ、ジッダ、クウ
ェート、リヤド及びアビジャン

１４６

上智大学科学研究費助成事業事務取扱要領
制定 平成 19 年４月１日
改正 平成 19 年 10 月１日 平成 20 年４月１日
平成 22 年４月１日

平成 23 年４月１日

平成 23 年７月１日

平成 24 年４月１日

平成 29 年４月１日

平成 30 年４月１日

平成 31 年４月１日

令和 2 年４月１日

2021 年（令和３年）４月１日
2022 年（令和 4 年）12 月 1 日
2023 年（令和 5 年）4 月 1 日
第１章 総則（目的）
第１条 この要領は、上智大学（以下「本学」という。）における文部科学省及び独立行政法人日本学術振興会（以下「日本学術振興会」という。）所管の科学研究費助成事業（以下「科研費」という。）の事務取扱について、科学研究費補助金取扱規程（昭和 40 年３
月 30 日文部省告示第 110 号）、日本学術振興会科学研究費助成事業(科学研究費補助金)取扱要領（平成 15 年 10 月７日規程第 17 号）、日本学術振興会科学研究費助成事業（学術研究助成基金助成金）取扱要領(平成 23 年４月 28 日規程第 19号)及び文部科学省及び日本学術振興会が作成する使用ルール（「科学研究費助成事業の使用について各機関が行うべき事務等」、「補助条件」、「交付条件」）並びにその他関係法令に定めるもののほか、上智大学研究費の適正な使用・管理のガイドライン及びこの要領に定めるところにより、適正な取扱いを行うことを目的として定める。
（科研費の種類）第２条 科研費は、科学研究費補助金（以下「科研費（補助金）」という。）と学術研究助成基金助成金（以下「科研費（基金）」という。）の２つに分類される。
（定義）
第３条 研究者とは、補助事業（科研費の交付の対象となる事業をいう。）を遂行する研究組織の一員として研究計画に参画する者をいい、次のとおりに区分する。この区分や責務については、科研費等の定めによるものとする。
（１）研究代表者（２）研究分担者（３）研究協力者
２ 科研費の直接経費とは、補助事業（科研費の交付の対象となる事業をいう。）の遂行に直接必要な経費及び研究成果の取りまとめに必要な経費をいい、間接経費とは、補助事業の実施に伴う研究機関の管理等に必要な経費をいう。
３ 間接経費の取扱い等については、「経理委任を受けた研究助成金の間接経費取扱要領」に定めるところによる。
（応募資格者）
第４条 応募資格者は、次の本学に所属する者及び本学を研究従事機関とする日本学術振興会特別研究員とする。
（１）専任教員（２）常勤嘱託教員（３）特別契約教授（４）特任教員（５）特別研究員（６）プロジェクト・ポストドクター（７）その他学院が前６号に準じる身分とする教員
２ 非常勤嘱託教員、客員教員、及び客員研究員は、科研費の応募資格を有しない。
３ 前２項の定めに関わらず、所定の手続きを経た上で、学長が特別に認めた者には、応募資格が与えられる。なお、所定の手続きについては、別に定める。
（本学が行う事務）第５条 本学は、研究者が交付を受ける科研費について次項から第５項に定める事務を行う。
２ 機関全体を統括し、運営・管理について最終責任を負う者として、学長を最高管理責任者とする。
３ 最高管理責任者を補助し、運営・管理について機関全体を統括する実質的な責任と権限を持つ者として、学術研究担当副学長を統括管理責任者とする。
４ 上智学院事務分掌に基づき、事務局は、次のとおり科研費（直接経費及び間接経費）を取り扱い管理し、監査室長及び各局長をその部局責任者とする。
（１）内部監査及び内部通報窓口に関することは監査室の所管とする。
（２）雇用、謝金、旅費等に関することは人事局の所管とする。

１４７

（３）経理、金銭出納、設備備品等の調達、管理及び検収等に関することは財務局の所管とする。
（４）科研費応募書類、交付申請書、実績報告書等の取りまとめと提出、寄付を行う図書の受入、説明会・研修会の開催、不正防止計
画の周知、相談窓口等の統括事務は学術情報局の所管とする。
５ 研究者が直接経費により購入した設備備品等の物品又は図書について、当該研究者からの寄付を受入れるとともに、当該研究者が他の研究機関に所属することとなる場合は、その求めに応じて、これらを当該研究者に返還する。
第２章 科研費の管理（科研費の管理）第６条 科研費は、学院の作成する預金口座に預金し、管理する。
２ 第４条に定める応募資格者が、研究分担者となって、科研費の配分を受ける場合は、学院の作成する預金口座に預金し、管理する。
（直接経費の使用開始）
第７条 新たに受け入れた科研費については、研究代表者及び研究分担者は当該科研費に基づき、内定通知日以降直ちに研究を開始
し、必要な契約等を行うことができる。
２ 継続して受け入れた科研費については、研究代表者及び研究分担者は当該科研費に基づき、当該年度の４月１日から研究を開始
し、必要な契約等を行うことができる。
（直接経費の本学による立替）
第８条 前条に基づき研究開始が可能となった時期以後、直接経費の受領までに支出を要する場合は、所定の手続きを経た上で、本学が立替えて支出することができる。
２ 科研費受領後、本学は前項による立替金につき速やかに精算しなければならない。
（支出等の期限）第９条 科研費（補助金）では、受領年度の３月 31 日までに支出を完了させるため、原則として２月末までに物品の納品及び役務の提供等を完了させることとする。
２ 科研費（基金）では、物品の納品及び役務の提供等を原則として補助事業期間終了年度の２月末までに終了することとする。
３ 備品、用品等物品購入手続きを要する物品の購入は、原則として学内で定める物品購入依頼書の提出期限までに、調達手続きを行わなければならない。
（直接経費の費目別の収支管理）
第 10 条 直接経費の収支管理は、別に定める「収支簿」を用い、費目（物品費、旅費、人件費・謝金、その他）ごとに行う。区分内容については、文部科学省及び日本学術振興会の定めによるものとする。
２ 物品費は、設備備品費と消耗品費に区分することとし、設備備品費の対象は、上智学院物品等購入手続で定める備品、用品、同手
続別表に記載された消耗品、及び本要領第 18 条第２項で定める図書・雑誌とする。
３ 前項以外の各費目の区分内容については、文部科学省及び日本学術振興会の定めによるものとする。
（使用内訳の変更）
第 11 条 研究代表者は、直接経費の使用にあたり、各費目の変更が必要となった場合は、交付された直接経費の総額の 50％（この額が300 万円以下の場合は、300 万円まで）を限度として変更することができる。
２ 前項の限度を超えて各費目の額を変更する場合、研究代表者は、日本学術振興会の定める所定の手続きに従い、直接経費使用内訳
変更承認申請書により申請を行い、承認を得なければならない。
（直接経費の使用の制限）
第 12 条 直接経費は、次に掲げる目的のために使用することはできない。
（１）建物等の施設に関する経費（直接経費で購入した物品の軽微な据付費等を除く）（２）補助事業遂行中に発生した事故・災害の処理経費（３）研究代表者又は研究分担者の人件費・謝金（４）間接経費を使用することが適切な経費（５）その他、科研費による研究課題に直接関連性のない経費（合算使用の制限）
第 13 条 科研費は、次に掲げる場合を除き、他の経費と合算して使用してはならない。
（１）補助事業に係る用務と他の用務とを合わせて１回の出張をする場合又は 1 個の物品等を購入する場合において、直接経費と他の経費との使用区分を明らかにしたうえで直接経費を使用する場合（２）直接経費に、科研費以外の他の経費（委託事業費、私立大学等経常費補助金及び間接経費等、当該経費の使途に制限のある
経費を除く。）を加えて、補助事業に使用する場合（３）直接経費に、複数の事業において共同して利用する設備（以下「共用設備」という。）の購入が可能な制度の経費を加えて、共用設備の購入経費として使用する場合（４）直接経費に、他の科研費（科学研究費補助金及び学術研究助成基金助成金）を加えて、各補助事業の遂行に必要な経費として使用する場合
２ 前項第２号の場合において、設備等の購入経費として使用する場合には、研究者が所属研究機関を変更する際等に補助事業の遂行に支障が生じないよう、当該設備等の取扱いを事前に決めておかなければならない。

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３ 第１項第３号の場合において合算使用できるのは、同一の研究機関において使用する場合に限る。この場合において、各事業に係る負担額、その算出根拠及び共同購入者が他の機関に異動した場合の取扱いについては、共同購入者間で事前に協議し明らかにしておかなけ
ればならない。
４ 第１項第４号の場合において合算使用できるのは、同一機関において使用する場合に限る。なお、設備等の購入経費として使用する場
合には、各事業に係る負担額、その算出根拠及び共同購入者が他の機関に異動した場合の取扱いについて共同購入者間で事前に協議し明らかにしておかなければならない。
（科研費の支出伝票）
第 14 条 研究代表者及び分担金の配分を受けている研究分担者は、科研費を支出する場合、所定の専用伝票（科学研究費助成事業
支出申請書）を作成し、支出の根拠となる証拠書類を添付して所管部局に提出しなければならない。
（科研費の支出）
第 15 条 科研費の支出は、銀行振込により行い、郵便振替による支払は、原則として行わない。なお、本学が必要と認めた場合は、現金及び海外送金により支出することができる。
（クレジットカードの使用）
第 16 条 海外出張時の支出及びインターネット取引による支出等、その他必要な場合は、クレジットカードを使用することができる。
（物品等の購入・契約手続き）
第 17 条 物品等の購入にあたり、一件の購入金額が 500 万円を超える場合は、稟議決裁を経た後に、また 1,000 万円を超える場合は、高等教育常務会での審議を経た後に、契約を締結する。
２ 前項の規程は、印刷物の調達をはじめ物品等の購入・契約以外の直接経費の使用についても準用する。
（設備備品等の購入）
第 18 条 設備備品等の購入は、図書・雑誌を除き「上智学院物品等購入手続」の定めるところによる。
２ 図書・雑誌のうち、設備備品として購入する場合は、「上智学院図書収集管理規程」の定めるところによる。
（設備備品等の寄付）
第 19 条 設備備品として購入した物品及び図書・雑誌は、速やかに本学に寄付するものとする。
２ 前項の定めにより物品を購入し、速やかに寄付することにより研究に支障が生じる場合は、日本学術振興会の定める所定の手続きを経ることで寄付を延期することができる。
（設備備品等の返還）
第 20 条 設備備品等の寄付を行った研究者が、他の研究機関に所属することとなり、引き続き他の研究機関において当該設備備品等を使用することを希望する場合には、除籍の手続きを取らなければならない。
（消耗品の購入）
第 21 条 消耗品のうち「上智学院物品等購入手続」の別表に該当する物品は、当該手続にて物品を購入しなければならない。
２ 書籍･雑誌やその他消耗品等の立替購入で、納品書等が徴収できない場合は、別紙（任意書式）に書名や品名等を記入する。
（納品物の検品）
第 22 条 全ての物品等の購入においては、納品の際に別途定める手続きにより、検収ステーションで納品物の検品を受けなければならない。
（旅費の支出）第 23 条 旅費は、「上智学院旅費規程」の定めるところによる。
（謝金）
第 24 条 研究への協力（資料整理、実験補助、翻訳・校閲、専門的知識の提供、アンケートの配布・回収、研究資料の収集等）をする者に対し、謝金、報酬、賃金、給与を支出することができる。また、労働者派遣業者から派遣を受けた場合、それにかかった費用を支出することができる。
２ 研究協力者の雇用にあたり、雇用契約を結ぶ場合は、本学が当事者となって行い、給与等の支払は、科研費から支払う。
３ 謝金等の区分は「アルバイト謝金」及び「請負謝金」に分類する。
（謝金の支出）第 25 条 謝金の単価、その他必要な事項については、「上智学院謝金取扱要領」の定めによるものとする。
２ 謝金が伴う業務を依頼する場合には、必ず本人に業務内容を説明し、了解を得た上で業務を行わせる。特に学部生、大学院生に対しては、業務時間が授業時間と重複しないよう十分確認したうえで依頼する。
３ 研究室等に一定期間出勤して資料整理等をする場合には、所定の出勤表を作成し、研究者、作業従事者双方がその内容を十分に確認する。
４ 謝金等の支払に際しては、業務が行われた事実を証明する書類（出勤表、講演会資料等）を所管部局に提出する。なお、成果物を伴う謝金等の支払いに際しては、あらかじめ第 22 条で定める納品物の検品を受けなければならない。
５ 謝金等に対する源泉課税については、所管部局を通してこれを行う。
６ 謝金等の支払は、研究代表者等が立替えて支出することはできない。ただし、請負謝金はその限りでない。
（その他の支出）
第 26 条 印刷物の調達について、「上智学院印刷調達に関する取扱要領」の定めによるものとし、本要領第 17 条の定めに従うものとする。
２ 会議費（会場借料、食事代(アルコールが提供される会合にかかわる経費は除く)、茶代等）については、開催日、会場、出席者氏名、人数、会議の内容等を明記した所定の議事要旨を添付する。

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３ 前項の規定にかかわらず、当該科研費研究課題の研究組織構成員以外も対象とし、一般に広く公開して開催するシンポジウム等に伴うレセプション等にかかる食事代は、アルコール類を除き、支出することができる。
４ 第 23 条に定める旅費の扱いとならない交通費については、立替交通費請求書（所定様式）を添付する。
５ 電話代、インターネット・メール等の通信費用については、出張時に限り、当該研究に要したことが確認できるよう、通信記録明細等に用務の概要を記した調書（様式任意）を添付する。
６ 切手等有価証券購入、郵便・宅配便等送料の場合、使途目的を明らかにする。
７ 研究者を訪問する際の手土産代は、支出することができない。
８ コピーカード（コピー機）及び印刷カード（リソグラフ機）は、学内に設置された専用機用のもののみ購入することができることとし、学外のコピーカードやその他各種プリペイドカード、クーポン券類は、使用実態の把握が不可能なため、支出は認めない。
９ 車賃は、タクシー、ハイヤー、レンタカー等、研究遂行に直接必要な場合に限り、実費を支出することができる。
第３章 科研費に係る諸手続（応募・交付申請・支払請求、その他相談等に係る事務）
第 27 条 応募・交付申請に関し、事務局は次の手続を行う。
（１）公募要領の内容の周知（２）応募書類の取りまとめと、文部科学省及び日本学術振興会への提出（３）日本学術振興会からの交付内定通知の受理及び研究代表者への通知（４）交付申請書類等の取りまとめと、日本学術振興会への提出（５）日本学術振興会からの交付決定通知書の受理及び研究代表者への伝達（６）日本学術振興会から送金される補助金・助成金の受領（７）科研費（基金）における、支払い請求（前倒し支払請求を含む）書類の取りまとめと、日本学術振興会への提出（８）日常的に研究者等が科研費の使用条件等を相談する場合の受付窓口（使用ルール）
第 28 条 科研費に係る諸手続きについては、日本学術振興会が作成する使用ルール（「科学研究費助成事業の使用について各機関が行うべき事務等」、「補助条件」、「交付条件」）の定めるところによる。
第４章 適正な使用の確保（研究倫理教育・コンプライアンス教育の実施）
第 29 条 「上智大学における研究活動上の不正行為の防止等にかかるガイドライン」及び「上智大学研究費の適正な使用・管理のガイドライン」に基づき、研究倫理教育及びコンプライアンス教育を実施しなければならない。
（研究活動の公正性の確保）
第 30 条 研究者は科研費の研究活動における不正行為（発表された研究成果の中に示されたデータ及び研究結果等の捏造や改ざん、及び盗用をいう。）及び科研費の不正使用を行うこと、並びにそれに関与することがあってはならない。
２ 研究代表者は、日本学術振興会の定める補助条件を遵守し不正行為を行わない旨を、誓約しなければならない。
（内部監査）
第 31 条 本学は、毎年実情に応じて抽出した補助事業について、内部監査を実施し、各年度の科研費の応募の際に、実施状況及び結果
を文部科学省に報告しなければならない。
２ 前項により実施する監査の一部については、書類上の調査にとどまらず、実際の科研費の使用状況や納品の状況等の事実関係の確認等を含めたものとする。
（通報・告発窓口）
第 32 条 本要領第 30 条第 1 項に定める不正行為及び不正使用に係る通報・告発は、監査室で受け付けるものとする。
（不正に係る調査の実施）
第 33 条 本要領第 30 条第 1 項に定める不正行為及び不正使用に係る通報・告発を監査室で受付けた場合、科研費の研究活動における不正行為については「上智大学における研究活動上の不正行為に係る調査の手続きに関する内規」、科研費の不正使用については「上智大学における研究費の不正使用に係る調査の手続きに関する内規」の定めるところに従い、調査を実施するものとする。
（生命倫理・安全対策等の遵守）
第 34 条 補助事業において、社会的コンセンサスが必要とされている研究、生命倫理・安全対策に対する取組が必要とされている研究等を実施する場合には、大学は関連法令等に基づき文部科学省等関係府省庁等への届出を行わなければならない。
（関係書類の整理・保管）
第 35 条 事務局は、次の関係書類を整理し、補助事業期間終了後５年間保管をしなければならない。
（１）文部科学省及び日本学術振興会に提出した書類の写（２）文部科学省及び日本学術振興会から送付された書類（３）科研費の使用に関する書類
ａ）直接経費ア）収支簿

１５０イ）預貯金通帳、送金記録等
ウ）直接経費が適切に使用されたことを証明する書類（領収書、見積書、納品書、請求書、契約書、設備備品等の調達・管理に関する書類、出張精算書、出勤簿等謝金に関する書類、議事要旨など）
ｂ）間接経費ア）間接経費が適切に使用されたことを証明する書類
イ）各研究代表者及び研究分担者からの間接経費の譲渡を記録した書類
ウ）各研究代表者及び研究分担者への間接経費の返還を記録した書類
第５章 雑則（準用）
第 36 条 この取扱要領に定めのない事項については、学校法人上智学院経理規程その他学内諸規程等を準用する。
２ 科研費のほか、他府省の科学研究費補助金をはじめとし、学外委託研究及び学外共同研究等外部資金による事務の取扱いについて、別に定める規程等を除き、この要領を準用することができる。
３ この取扱要領の運用について、必要な細則等を定めることができる。
（改廃）第 37 条 この取扱要領の改廃は、本学院の定める手続きにより行う。
附 則
この取扱要領は、2007 年(平成 19 年) ４月 １日から施行する。
附 則
この取扱要領は、2007 年(平成 19 年) 10 月 １日から改正、施行する。
附 則
この取扱要領は、2008 年(平成 20 年) ４月 １日から改正、施行する。
附 則
この取扱要領は、2010 年(平成 22 年) ４月 １日から改正、施行する。
附 則
この取扱要領は、2011 年(平成 23 年) ４月 １日から改正、施行する。ただし、第５条第４項第４号及び第６号並びに第 42 条の規定は、2011 年(平成 23 年) ７月 １日から改正、施行する。
附 則
この取扱要領は、2012 年(平成 24 年) ４月 １日から改正、施行する。
附 則
この取扱要領は、2017 年(平成 29 年) ４月 １日から改正、施行する。
附 則
この取扱要領は、2018 年（平成 30 年）４月１日から改正、施行する。
附 則
この取扱要領は、2019 年（平成 31 年）４月１日から改正、施行する。
附 則
この取扱要領は、2020 年（令和 2 年）４月１日から改正、施行する。
附 則
この取扱要領は、2021 年（令和 3 年）４月１日から改正、施行する。
附 則
この取扱要領は、2022 年（令和 4 年）12 月１日から改正、施行する。
附 則
この取扱要領は、2023 年（令和 5 年）４月１日から改正、施行する。

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