東洋食品工業短期大学
内部監査手順○東洋食品工業短期大学 内部監査手順

東洋食品工業短期大学（以下、「本学」という。）内部監査委員会は、公的研究費等の適正な運営・管理を行うため、本学公的研究費等内部監査規程第６条第２項に基づき、内部監査を実施するための手順を以下のとおり定める。

１．監査対象研究費等監査の対象は、本学研究活動上の不正防止に関する規程第２条第４項に定める研究費等とする。
（１）文部科学省及び配分機関等から配分される競争的資金（２）地方公共団体からの助成金及び補助金（３）寄附金(助成団体等からの助成金を含む)（４）受託研究費、共同研究費（５）その他本学の責任において管理すべき経費

２．監査の実施時期
本学公的研究費等内部監査規程第３条に定める監査は年に１回、７月から９月までの間で実施する。その他、監査が必要な事由が生じたときに行う。
（１）科学研究費の通常監査（以下、「科研費通常監査」という。
）（２）科学研究費の特別監査（以下、「科研費特別監査」という。
）（３）科学研究費を除く公的研究費等の監査（以下、「公的研究費等監査」という。）

３．監査対象及び方法（１）科研費通常監査
科学研究費の交付を受けている研究課題数の概ね１０パーセントを対象とし、その抽出はリ スクアプローチにより行い、各種申請書類、信憑書類等の確認により実施する。
（２）科研費特別監査
科研費通常監査の対象となった研究課題のうち、概ね１０パーセント以上を対象とし、その 抽出はリスクアプローチにより行い、各種申請書類、信憑書類等の確認に加えて、物品確認等の事実確認により実施する。
（３）公的研究費等監査
科研費通常監査及び科研費特別監査に準じて行う。

４．リスクアプローチ監査
潜在的なリスクを洗い出し、将来の適正執行に繋げることを目的として、不正が発生するリスク要因に着目したリスクアプローチ監査を実施する。毎年、着目する事項を選定して行う。
（１）研究者等の旅費の一定期間分抽出による出張（目的、内容、交通手段、宿泊場所等）に関するヒアリング
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内部監査手順（２）非常勤雇用者を対象とした勤務実態（勤務内容、勤務時間等）に関するヒアリング（３）納品後の物品等（換金性の高い物品等）の現物確認（４）研究計画に比して、予算執行が著しく遅れている研究者等へのヒアリング（５）取引業者の帳簿との突合で、架空発注がないかの確認

５．監査項目及び項目ごとの点検事項
監査項目及び項目ごとの点検事項は、別表に定める。

６．被監査部署
被監査部署は、内部監査委員会からの要請に基づき、監査のためのデータ又は帳簿類等を提出するものとする。

７．リスクアプローチ監査のチェックシート
リスクアプローチ監査は、事前にデータ又は帳簿類等を調査し、別紙様式のチェックシートに基づき、ヒアリング及び実査により実施する。

８．ヒアリング対象者への通知
内部監査委員会は、リスクアプローチ監査を実施するときは、ヒアリング対象者を任意に抽出し、監査日程とともに、被監査部署及びヒアリング対象者へ通知する。

９．監査結果の報告
内部監査委員長は、監査終了後遅滞なく、監査結果報告書を作成し、学長に報告する。

１０．監事及び会計監査人との連携
内部監査委員長は、監査結果等について、監事及び会計監査人に報告し、意見を求めるなどして、有効かつ多面的な監査を実施する。

１１．監査結果の活用
監査報告の取りまとめ結果については、研究倫理教育で周知するなどして、不正防止を図る。

１２．監査手順の更新
本監査手順は、内部監査委員会が随時更新し、関係者間で活用を図る。

附則

平成２８年 ３月 ７日 制定

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内部監査手順
別表

公的研究費等の監査項目及び項目ごとの点検事項

会計システム等で、下記の支出内容についてチェックし、必要に応じて、研究者等にヒアリングして、不正使用がないか確認する。
①特定業者との連続取引、取引件数の多い物品②謝金・旅費の支出③換金性の高い物品の購入④設備備品等（固定資産等）の購入⑤予算執行が計画的に行われているか（年度末に集中執行されていないか）

監査項目
収支簿
（証拠書類）

点検事項
・証拠書類（見積書、請求書、領収書、納品書等）が揃っているか確認する。
（特に、電算処理されていない書類、日付空欄の書類がないか確認）
・執行内容が、研究目的に沿ったものか確認する。
・検収部署の職員による検収が行われているか（検収印など）確認する。
・購入した設備備品が、適正に設置され稼働しているか、また、固定資産ラベルが貼付されているか、実査で確認する。
・換金性の高い物品は、物品の所在が分かるよう記録し管理しているかを確認する。
・公的研究費等で購入した設備備品等について、購入後、本学への寄付申込み等が適正に行われているか確認する。

業務委託契約・契約書は適切か確認する。
・仕様書は、業務委託内容が明確で詳細な内容で記載されているか確認する。

出張命令

・出張前後の手続きが適正に行われているか確認する。

出張報告・用務内容が、研究目的に沿ったものか確認する。
・【リスクアプローチ監査】研究者等に出張の事実及び訪問先相手方からの旅費支給（重複受給）の有無等を確認する。

謝金・支払伝票、成果物等で作業が行われた実績を確認する。

雇用・公的研究費等で雇用された非常勤雇用者がいた場合は、雇用契約書、勤務実態及び賃金や報酬等の支払い手続きに関して確認する。
・【リスクアプローチ監査】非常勤雇用者、研究者等にヒアリング（勤務指示者、業務内容、勤務場所等）を行い、出勤簿が適正に管理されているか、実査で確認する。

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内部監査手順
予算執行・計画的に予算が執行されているか確認する。
・他の経費と合算使用した場合や、年度繰越した場合の使い方が適切か確認する。
・【リスクアプローチ監査】執行率が悪い場合には、必要に応じて、研究費の繰越し、返還等の指導が行われているか確認する。

業者との取引・【リスクアプローチ監査】特定の時期に集中して取引されている物品、特定の業者との取引が多い案件、電算処理されていない書類等を調査する。
・【リスクアプローチ監査】上記の中から抽出し、取引業者の帳簿と突合し、架空発注がないか確認する。

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内部監査手順
別紙様式１【リスクアプローチ監査】チェックシート（出張旅費）

実施日時

：

平成年月日

監査実施者 ：

ヒアリング対象者所属 ：
氏名 ：

質問事項

YesNo□□□□□□（８） ネットワークの「短大業務報告」で、出張報告はしましたか□□（９） 旅費の一部又は全部が、大学以外から支払われた事実はありましたか□□□□（１） 出張命令書に係る事務手続きを事前に行っていますか（２） 出張の用務を具体的に説明してください（※出張命令書との整合性を比較）（３） 日程・訪問先・宿泊先・面談者について説明してください（※出張命令書との整合性を比較）（４） 他の用務と併せて出張しましたか（５） （４）で Yes と回答した場合、用務内容は何ですか（６） 同行者はいましたか（７） （６）で Yes と回答した場合、同行者の所属、役職、氏名を教えてください（10） （９）で Yes と回答した場合、旅費の一部又は全部支給がある場合は、支給額及び相手先を教えてください（11） 旅費の精算で、旅費の増額又は減額がありましたか（12） （11）で Yes と回答した場合、その理由を教えてください4-01-65

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別紙様式２【リスクアプローチ監査】チェックシート（謝金・雇用）非常勤雇用者用

実施日時：平成年月日

監査実施者 ：

ヒアリング対象者所属 ：
氏名 ：

質問事項

YesNo（２） 事前に「業務内容」の説明はありましたか□□（３） 出退勤管理を報告する書類の記入等は自分で行っていますか□□（５） 労働条件の内容は確認していますか□□（６） 給与は自分の口座に支払われましたか□□（７） 給与の支払いに１カ月以上の遅延はありましたか□□（８） 給与の一部または全部が、大学以外から支払われた事実はありましたか□□（10） 給与の全部または一部の返還を求められたことはありましたか□□（11） 時間外勤務又は休日出勤を命じられたことはありましたか□□（12） （11）Yes と回答した場合、時間外勤務又は休日出勤をした際、従事時

□□

□

□

（１） 業務の従事内容について説明してください（※他の業務に従事していないか、雇用契約書等との整合性を確認）（４） 執務場所を教えてください（９） （８）で Yes と回答した場合、支給額及び相手先を教えてください
支給額：
相手先：間どおりの手当は支払われましたか（13） 休暇等を取得する際、事前に休暇願を研究代表者へ届け出ていますか

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内部監査手順
別紙様式３【リスクアプローチ監査】チェックシート（謝金・雇用）研究者用

実施日時

：

平成年月日

監査実施者 ：

ヒアリング対象者所属 ：
氏名 ：

質問事項

YesNo

□□

（３） 研究補助者の労働条件の内容を把握していますか。

□□（４） 研究補助者の時給単価は、適正なものとなっていますか□□（５） 出退勤管理を報告する書類の確認は研究補助者が行っていますか□□（６） 研究補助者に業務をさせた日毎に、出退勤管理を報告する書類の記載内□□（１） 学生等を業務に従事させていますか。
（２） （１）で Yes と回答した場合、その業務内容をご説明ください

容を確認していますか（７） 不在の際、研究補助者の出勤・退勤時間はどのように確認していますか（８） 研究補助者の執務場所はどこですか

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内部監査手順
別紙様式４【リスクアプローチ監査】チェックシート（物品）

実施日時

：

平成年月日

監査実施者 ：

ヒアリング対象者所属 ：
氏名 ：

質問事項

YesNo

（１） 公的研究費で購入した換金性の高い物品（○万円以上の高額備品、金券□□□□類）はありますか（２） （１）で Yes と回答した場合、その品名を教えてください（３） 管理方法・管理場所について教えてください（４） 所在不明の物品はありますか（５） （４）で Yes と回答した場合、その品名、不明時期等を教えてください
品名：不明時期 ：報告：

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内部監査手順別紙様式５【リスクアプローチ監査】チェックシート（役務）

実施日時

：

平成年月日

監査実施者 ：

ヒアリング対象者所属 ：
氏名 ：

質問事項

YesNo□□□□（１） 特殊な役務で発注したものは何ですか（例：データベース作成、プログラム開発・作成、機器の保守や点検、その他）（２） 発注先はどこですか（３） 業者選定の理由を教えてください（４） 仕様書・作業工程表はありますか（５） （４）で No と回答した場合、どのように仕様内容を指示しましたか（６） 契約書はありますか4-01-69