第５４回

益田市個人情報保護運営審議会 会議概要とき平成３１年２月５日

ところ

市役所三階大会議室

１４：００から

１．議題（１）個人情報の目的外利用等について
ア 介護予防・日常生活圏域ニーズ調査の実施について（高齢者福祉課） ―岩本主幹説明【事務局】
定刻より若干早いですが、皆さんお揃いですので始めたいと思いますがよろしいでしょうか。それでは会に先立ちまして総務管財課長の山本が 御挨拶申し上げます。
【山本課長】
皆さんこんにちは、総務管財課の山本と申します。本日は大変お忙しい中お集まりいただきましてありがとうございます。 近年、個人情報、行政情報 公開というようなことにつきましては市民の皆さまにすごく関わって参り ました。市においても情報公開の件数が毎年増えているという状況でございます。管理運営につきましても細心の注意が必要だということで慎重に行うことが求められております。このような事から審議会を設置いたしまして、個人情報の収集、目的外使用、外部請求の妥当性等につきまして、皆さんによって審議いただき個人情報の取扱いについての報告をいたしましてその結果を公表するということでございます。
本日は、議題として目的外使用につきましては１件、その他につきまして報告として２件用意をさせていただいております。よろしくお願いいたします。 以上です。
【事務局】
そうしますと、田原会長の挨拶に引き続き審議に入りたいと思います。よろしくお願いいたします。
【田原会長】
先ほどありましたように昨今 、情報が漏れて大変な事件になったりと かで新聞やニュースを賑わしておりますが、そういうことも含めて、情報の取扱いということで非常に慎重な取扱いが議題になっておりますので慎重な審議をよろしくお願いしたいと思います。
それでは早速、今日は１件しか案件はございませんが入っていきたいと思います。
まず、個人情報の目的外利用等について介護予防、日常生活圏域ニーズ調査の実施についてということでございますが、まず説明をお願いします。

【高齢者福祉課】
それでは失礼いたします。高齢者福祉課 におります地域包括推進係の岩本と申します。座って説明させていただきます。
今回こちらの方に諮問させていただいている案件につきましては、介護予防、日常生活圏域ニーズ調査という所で、３年に１回 、国の方からこうしたニーズ調査を行いながら調査の目的に関しましては、現在益田市として力を入れ て参ります地域包括ケアシステムの構築推進のための実施事業に効果的な運営の事業の強化。また進捗管理が大変必要であるという風に国からも指導を受けております。
そのために益田市にお住いの高齢者の皆さま方の日 常生活の状況を把握し、地域診断をすることを欠かせないと指導内容に 入っております。
本調査は、先ほど述べました地域診断を目的として厚生労働省が推進しております調査方法に基づきまして、３年に１度調査をさせていただくものであります。
また、現在７期の介護保険、事業計画に基づきまして介護保険 の介護予防事業等を実施しておりますが、これから先平成３３年に目指して参ります、 ８期の介護保険、事業計画の作成に関しまして本調査内容を活用し、益田市の住民の皆さまの声を介護保険、事業計画に反映することを目的としております。以上のような所を目的として調査を実施する こととしています。実施時期は平成３１年１０月から平成３２年１月の間を予定としております。調査内容に関しましては、基本的には厚生労働省が示します項目の所に 、現在検討しております益田市 独自の項目を加えた調査票を活用することとしております。前回調査は平成２８ 年度に行っております。必須項目の３３項とオプション項目の３０項を含めます。 また、先ほど申し上げました益田市独自の項目 を含め、合計６６項の調査票を作成する予定としております。現段階では２８年度と同様の調査内容 で検討している所です。調査は無記名式の調査としております。ただし、調査票と標本の台帳を照合するために調査票の余白の所に通しの番号を 記載させていただく予定としております。調査の概要ですが先ほども申し上げました３年に一度の国の調査でございまして、調査対象に関しましては本市では６５歳以上の高齢者１ ,８００名を対象として考えております。内訳としては、介護保険の被保険者台帳を活用して６５歳以上の高齢者から要支援、要介護認定の方を除 いて無作為抽出をいたしまして１,８００名を抽出する予定としております。１ ,８００名に関する根拠につきましては文面のとおりです。また無作為の抽出を用います理由といたしましては、現在の地区振興センター単位での地区診断を公平に行うという所を基本といたしまして標本数に関しましては最低５０名を必要と する所を根拠といたしまして分
析のデータを活用させていただく所の抽出を図っていきたいと思 っております。
標本の台帳の作成につきましては、無作為抽出で抽出いたしました標本に関しましては、地区振興センター単位の１０地区でそれぞれをカテゴリー化し、そしてリスト化をさせていただきたいと考えております。リスト化する際は、個人情報の部分に十分配慮させていただきながら氏名、住所、年齢、性別、通し番号といった形で、標本台帳はエクセルシートで作成 をして、必ずファイルにはロックをかけさせていただきたいと考えております。資料の 管理でございますが、プリントアウトいたしました紙ベースの標本台帳に関しては、施錠が必ず行われる場所

で厳重に管理をし、厳重な管理体制を敷く予定としております。また、配布方法に関しましては平成２８年度から郵送方法に変更いたしております。配布に関しましては、郵便番号、住所、氏名、通し番号を記載いたしました宛名の タックシートを作成し、封筒に貼って郵送いたします。また、返信用封筒も同封させていただきまして通し番号の記載された宛名 シールを貼り、高齢者福祉課に送付いただくという形にしております。２８年度の調査の段階では、調査の回収率が７４パーセントでございましたので３１年度に関しましては、７０パーセント程度を見込んでおります。集計と分析に関しましては、先ほども述べましたがエクセルシートを作成し集計ベースを作成いたします。分析に関しましては、国の指導に基づきましてデータ提供等も行う予定としております。また、データ提供先に関しましては厚生労働省の科学研究費、補助金を取得して地区診断支援事業を行っている信頼のおける団体であるという所がございます。２８年度も同様の形で委託をさせていただきながら全国の平均値と照らし合わせながら分析をさせていただいた所です。提出するデータは所定のソフトについて暗号化されているものでございます。提供データは任意のＩＤ、年齢、性別と調査票による回答内容となるため個人が特定される内容ではございません。また、倫理的配慮に関しまして本調査のために知り得ました個人情報に関しましては目的の本調査以外に関しましては使用をいたしません。
調査終了後の対応です。当調査におけます全過程を終了いたしました後は 、データの破棄は以下のようにして行う予定としております。エクセルファイルで作成をいたしました標本台帳については、すべてデータを削除いたします。紙ベースの標本台帳については、シュレッダーにかけて完全に破棄をいたします。集計のために作成をいたしました集計データベースについては、すべてデータを削除いたします。その他調査の実施時期や調査票については概ね平成３１年８月頃に説明会等が開催される予定となっておりますが、現在の段階では 、まだ明確な見通しの通達はございません。ですが、概ね２８年度と同様の形の調査を行うということを島根県から説明を受けておりますので、島根県からの正確な説明の内容により追記変更になる可能性はございますが、その場合であっても基本的な調査の対象数や抽出方法の内容については変更ございませんので 、概ね平成２８年度の調査と同様の形で平成３１年度におきまして本調査を実施 させていただけたらという所がこの調査の概約でございます。説明に関しましては以上です。
【田原会長】
どうもありがとうございました。これから皆さんに審議していただく訳ですが、厚生労働省ということで、皆さん疑いの目をもっておられるかと思いますが、それはデータの正確性とか方法の問題であって 、この審議会ではあくまで個人情報が保護されるかどう かという事で、得られた結果と調査方法が妥当かどうかという事は、今日は議論しないで個人情報の方という観点から審議していただきたいと思います。
それでは、これにつきまして何か御質問がございましたらお願いします。何か質問はございませんでしょうか。

皆さん考えていただく間に、この集計するのに高齢者福祉課の方でエクセルフ
ァイルに入れる時に使うパソコンというのは 、インターネットに接続されているのでしょうか。外部から侵入可能のような。
【高齢者福祉課】
基本的には、データを保存させていただいたり、処理をさせていただく端末に関しましては、外部のインターネットに接続していないものを使用する予定としています。
【田原会長】ということで外部からデータをインターネットを通じて盗まれるということはないと思いますが、他にございますか。 どうでしょうか。
【委員】
２０地区で最低５０名を最低とするですね。５０人を超えるところもあるということですね。それで全体で１,８００名のサンプルを集めるということですね。
多い所もあるし、少ない所もある。吉田なんか多いですけど。
【田原会長】
そうですね。人口が少ない所は率が高くなる。こ れぐらい集めないと信用できないという説明でしたが。
【委員】
まあ、そうですね。こういうエクセルファイルで 作業をやられてる方には、ＩＤとかちゃんとした番号を持ってですか。誰でも見ることはできなくて。
【高齢者福祉課】
基本的には、作業する職員には、守秘義務を課して担当職員が対応する形をとることを予定しております。心配されておりますデータの取扱いに関し ましては、標本台帳ですので基本的にデータをとらせていただく場合には、個人情報の入っている台帳とういものを作成いたします。市民の皆さま方に郵送をお願いする ものに関しましては資料の調査票の所の３の調査の内容に書いておりますが 。基本的には無記名式の調査にいたしますので 、市民の方に御回答いただく場合には無記名のもので、市がきちんと管理させていただきます台帳と照合させていただくために、返信用封筒に通し番号を振らせていただきます。内部の管理も厳重にいたしますし、市民の方が御回答いただく場合も個人情報の所は無記名で送付いただきますので、その通し番号で照合しながら的確に処理をさせていただく予定としております。
【田原会長】
他にございませんか。特定の人が扱って、集計用 紙などには個人情報が記されていない、終わりましたらファイルも紙も破棄するということだそうです 。外部との接続もないので 、外部から盗まれることはないということだそうです。
質問がないようでしたらこの辺でこの件について承認されるかどうか、承認される方は挙手をお願いします。
（全員挙手）【田原会長】
全員賛成ということで、外部提供は承認されました。それと本日は、その他の事項として２件ほど報告があるようです。まず、個人情報保護運営状況の方をお願いします。
【千振係長】
では、例年の報告ですが、始めに外部委託処理と委託先についてです。外部委
託につきましては、資料１にあります条例、規則に基づき業務委託を行っております。平成３０年度の状況につきましては 、３ページに委託の状況を記載させていただいております。また、平成３１年度につきましては、４ページにございますように平成３０年度と同様に保険、医療、介護、衛生及び市営住宅に関する事業についてそれぞれ委託の継続をする予定としております。
続きまして、個人情報の記録項目につきましては 、資料２のとおり全部で７８事業ございまして、それぞれ目的の範囲以内で利用をしております。 また、益田市が業務上個人情報をコンピューター処理により管理等を行っている主な記録項
目の状況につきましては、昨年と同様にホームページ等で公表することとしており資料３のとおりとなっております。公表につきましては、本審議会終了後からホームページにアップをいたします。保護状況につきましては以上の とおりです。
【田原会長】
今報告がありましたが、更に詳しい説明を聞きたいという方がおられましたら質問をお願いします。
何か、質問はございませんでしょうか。無いようですので２番目の付属機関の見直しの取り止めについて説明 をお願いします。
【千振係長】
付属機関の見直しの取り止めについてですが、昨年来 、益田市行政情報公開不服審査会と本審査会の益田市個人情報保護運営審議会の二つの会につきまして 、平成３１年度から統合することで進めたいと 説明をさせていただいており、一定程度御理解をいただいていた所ではございますが、条例整理を行う段階で再度法的な整理を行う必要があるということが判明いたしました。今回については、法的な整理がつきませんでしたので、一旦白紙に戻させていただきたいということでございます。つきましては、本審議会につきまし ては、これまでどおりの体制ということでさせていただき、条例等の整備の準備が整いましたら 、またその時に、再度御説明をさせていただきたいということでございます。以上です。
【田原会長】
今の説明について何か御質問はございますか。よろしいでしょうか。
よろしいようなので 、どうもありがとうございました。以上で議事は終了いたします。一旦事務局の方へお返しします。
【千振係長】
事務局の方では、他に議題を用意しておりませんので、皆さまから全体を通して質問が無ければ。
【田原会長】
何かございますか。特にない 様ですのでこれで審議会を終了いたします。どうもお疲れ様でした。
１４時４０分終了