第５３回

益田市個人情報保護運営審議会会議概要とき

平成３０年８月８日

ところ

本庁舎三階大会議室

１４：００～(事務局)

それでは会に先立ちまして、総務管財課長の山本が御挨拶申し上げます。

(課長)

総務管財課の山本と申します。よろしくお願いします。
本日は大変お忙しい中、またすごく暑い中こうしてお集まりいただ
きまして誠にありがとうございます。この審議会は、個人情報の収集、目的外使用、外部提供の妥当性等について審議していただきますと共に、個人情報の取扱い及び公表の状況等について監督を行っていただ
くというものでございます。本日は目的外使用について ２点の議題を提出させていただいております。またその 後、付属機関の見直しについて説明させていただきたいと思います。近年、個人情報や行政情報公開等の取扱いにつきましては、ますます関心が高まっている所でございます。管理運営につきましても細心の注意が必要であり、慎重に行うことが求められている所でございます。これに対応するため審議会も含めて付属機関の見直しについて検討している所でございます。
この点について話させていただきたいと思います。よろしく お願いいたします。

(事務局)

それでは、会長のごあいさつに引き続き 会議に入りたいと思います。
田原会長よろしくお願いいたします。

(会長)

皆さんこんにちは。暑い中 、熱中症にもならず無事来ていただきましてありがとうございました。審議会も５３回目ということですが、おそらく今回を含めて議会で個人情報保護運営審議会 の役目を終えました後で。付属機関の見直しということであると思いますが、今年度いっぱいなんとか皆さん頑張っていただいて審議の方よろしくお願いしたいと思います。
それでは議事に入ります。議題１「個人情報の目的外利用について」「第２期益田市子ども・子育て支援事業計画作成に係る利用希望把握調査について」の説明をお願いいたします。

(石田)

子ども福祉課の課長をしております石田と申します。よろしくお願いいたします。では、説明させていただきます。
資料を御覧いただければと思います。第２期益田市子ども子育て支援事業計画作成に係るニーズ調査についてという内容になっています。
まず、１番目調査の目的です。益田市子ども支援事業計画につきましては、子育て支援法第６１条に基づきまして、①質の高い幼児期 の学校教育・保育の総合的な提供、②保育の量的拡大、療育保育の質的改善、③地域の子ども子育て支援の並列を目指すことと 、併せて益田
市次世代育成支援育成行動計画というのがありましたが、そちらの内容を継承することによりまして、子どもの最善の利益を実現する社会を目指す為の総合的な計画を示したものとなっております。この計画につきましては第１期を平成２７年度に作成をしまして、計画としては５年の計画になります。そちらの計画が３１年度末をもって終了することに伴いまして 、第２期の計画を作成する必要があります。作成
にあたりまして利用希望把握調査、以下ニーズ調査と申しますが、それを実施しまして計画の方に反映させる基礎資料と して使用することを目的としております。
２番目、調査区時期です。ニーズ調査につきまして配布及び回収の時期を平成３０年１１月～１２月で予定し ております。
３番目、調査内容についてです。こちらの計画につきまして就学前児童の保護者及び就学児童の保護者の子育ての実態や、子育てに関するニーズ、日常生活の実態について調査をするものとなっております。
４番目、調査の概要についてです。こちらに記載しております人数につきましては平成 ３０年４月現在の人口から算出しているものと 御理解いただければと思います。調査対象者及び 抽出方法になります。
①～④まで調査対象者及び抽出方法を考えております。まず①についてです。市で入所決定をしております就学前児童の保護者、こちら対象児童数が１８００人程度となっております。実際入所決定をしている施設としましては、幼稚園、保育所、認定こども園などを利用している児童の世帯となります。
②番、市で入所を決定してない就学前児童の保護者、こちら対象児童数が約３００人となります。こちらについては住民基本台帳から幼稚園、保育所、認定こども園などを利用していない児童を 持つ全世帯を抽出するという形で考えております。 こちらについては具体的には市が認可していない認可外保育施設が市内には医師会の方にさくらん
ぼ保育所、松ヶ丘に海の見える保育所、日赤の 方に事業所内保育所など認可外の保育施設があります。そういった施設の児童の保護者については市の方で把握しておりませんので 、その方等の対象という形になっております。
③番、市で入会決定している放課後児童クラブ児童を持つ就学児童の保護者になります。こちらの対象児童数が今約４００人となっています。こちらにつきましては、放課後児童クラブの方へ入会されている児童をもつ全世帯という形になります。
④番、放課後児童クラブ未設置校区の児童をもつ 就学児童の保護者ということで現在益田市では、１１校区、１６クラブを開設しておりまして、この中で４００人ほどクラブを利用されているんですが、それ以外の地区に住まわれている児童を 持つ世帯を中心とするという形で考えております。 下に補足事項と書かせていただいております。上に挙げました②、④の調査対象についてのみ住民基本台帳からデータを抽出して郵送等で人数調査を実施しようと思ってお ります。調査対象者については、兄弟姉妹等の関係もありますが多少人数等が前後する形になるかと思います。続きまして、裏面を見ていただけ ればと思います。
（２）の配布開始方法につきまして、先ほどの①から④の対象と同じ形になるのですが、また①から説明させていただきます。
①、市で入所決定している就学前児童の保護者につきましては、各施設を通じて配布回収を行うという形になります。人数調査の調査表につきましては、入所人数等が把握出来 ておりますので、宛名等はなく必要な枚数だけを配布するという形をとります。
②、市で入所決定し てない就学前児童の保護者については郵送で配布回収を行うという形でしております。こちらにつきましては住民基本台帳から抽出した データを元に調査票の宛名等の記載を考えております。
③、市で入会決定している放課後児童クラブの児童を 持つ就学児童の保護者につきましては、放課後児童クラブを通じて配布回収という形を考えております。こちらにつきましては調査票の宛名等は記載なしということで考えております。
④、放課後児童クラブの未設置校区の児童を 持つ就学児童の保護者につきましては、郵送により配布回収を 行うという形になります。こちらにつきましては住民基本台帳から抽出しましたデータを元に ニーズ調査の調査票の宛名等を記載したものを配布という形になります。
下に補足事項と書かせていただいております。上記の①から④の実施につきましてインターネット、島根電子申請回答フォーラムを用いて回答も可能という形で考えております。イの所、調査票につきましては無記名、住所生年月日も無しという形で個人を特定する内容につきましては回答を求め ないニーズ調査の調査表と考えております。
続きまして、（３）集計、分析についてです。集計分析につきましては業務委託をしようと考えております。委託業者につきましては 、市において回収しました調査票を電子データの内容について集計分析を行うという形で考えております。個人情報は一切含まないと考えております。
続きまして５番、データの内容及び管理についてです。
（１）データの内容につきましては、①氏名、②郵便番号、③ 住所、地区名、バーコード などを含む、④生年月日という所で内容は考えております。
（２）のデータ管理につきまして、当該調査以外につきましては利用しないという形になります。データにつきましては、子ども福祉課の方で管理をしまして、終了後速やかにデータを削除するという形になるかと思います。
（３）データの受け取り方法及び、その利用方法についてですが、こちらのデータにつきましては情報政策課よりデータで受け取り 、利用するという形になります。住民基本台帳から抽出したデータにつきましては、子ども福祉課において宛名ラベル等を作成して郵送の為のデータにすると考えております。以上になります。
(会長)

どうもありがとうございました。今の説明に対して何か質問や、よく分からない点がございましたらお願いします。また、意見でも結構です。今ので全部分かりましたか。

(委員)

ちょっと聞いていいですか。データの内容で氏名とか生年月日とありますが、これは保護者の方のでしょ うか。

(石田)

入所児童を把握しないといけませんし、その入所児童の保護者の方も把握しないととなりますと世帯の情報、親御さんもお子さんもということになります。

(会長)

何か質問はありますか。処理に関しては名前とか外してってことですか。

(石田)

そうですね。抽出したデータについては一切 。調査票についても名前等の欄は一切設けずに、あくまでも郵送の為だけに情報を見せていただきたいということです。

(会長)②と④の郵送の為に、そのデータを抽出するということですから。
何かございますか。

(委員）

補足事項の所、ちょっとよく分からないんですけど 、調査票について無記名という所と、データの内容に氏名住所とかそういう所が分からないので教えていただけますか。

(石田）（２）の配布回収の所の調査表については無記名 と書かせていただいております。ここはあくまでも ニーズ調査のアンケートの内容について無記名という形になりますので、下のデータの所については、氏名住所という所は郵送 の為のデータ抽出の為のデータ内容となります。
あくまでも調査表には個人情報が含まれる内容は含まないと いうのは御理解いただければと思います。

(委員)

バーコード番号があると結果的には分かるということですか。

(石田)

郵送に際しては、郵便局で番号があれば楽に仕分けが 楽に出来るということで配布の際はそういったこともあります。

(委員)

返ってくる内容については、無記名で返ってくるんだけど、送るときには誰に送るかというのが出ますよね。そういった整合性というのは、送るときにはあれだけど返ってきた内 容は誰が書いたか分からないのですか。

(石田)

一応、返信用の封筒なりを入れて御回答いただこうと思うのですが、中身は全部取り出して、中身の ニーズ調査表には名前は書いていないのでそれを取り出して、別々に管理しよ うと思います。その人が書いた物というのは届いた時には分かるのですが、それ以降は分けていっしょくたにして調査表は調査表として一括で管理しようと思います 。
どなたが書いたというのは、そこまで記載するというのは考えておりませんので、市の方に返送される方もおられると思うんですが、その時には住所を書かれる方もおられますので、どなたが 出したかというのが分かってしまうかもしれないですが、中身を出してそれ以降は誰が書いたか分からないようにと考えております。

(会長）

用紙には何も書いてないということですね。バラバラ にしてしまえば分からないということですね。
他に何かございますか。ないようでしたら（１）のアについて承認される方は挙手をお願いします。
【挙手全員】(会長）

賛成多数ということでアについては承認されました。どうもありがとうございました。
では、次にイの「益田市住生活基本計画策定に係る基礎調査業務における市民アンケート調査の実施について」の 建築課の方から説明をお願いいたします。

(山路)

建築課の管理係長をしております山路と申します。よろしくお願いします。説明させていただきます。
まず、資料が２枚お手元にあるかと思います。「益田市住生活基本計画策定に係る基礎調査業務における市民アンケート調査の実施について」と、もう１枚が「市民アンケート調査地区別配布数」と２枚あります。
それではまず１番目、調査の目的から説明させていただきます 。益田市におきましては、国土交通省から出ております公営住宅等関連事業推進事業制度要綱第２に規定されております住宅マスタープランとして、平成２１年度に益田市住宅基本計画を作成しております。この計画は、１０年の計画ですので、平成３０年度までとなっております。
これに変わる新たな計画といたしまして、住生活基本法に基づいて作成されました全国計画の住生活基本計画と、島根県住生活基本計画に則して作成します市町村計画といたしまして益田市住生活基本計画を来年度の策定予定としております。この計画を策定するために必要な基礎調査となります市民アンケート調査を今年度実施しまして、当該計画に反映することを目的としております。
２番目の調査時期ですが、このアンケートの配布及び回収につきまして今年の９月から１０月を予定しております。
３番目、調査の内容ですが、市民の住宅や住生活に対する意識、意向を把握しまして、住生活基本計画及び今後の住まいや街づくり政策等の検討のための基礎資料とすることを目的としまして市民を対象としたアンケート調査をする内容でございます。
４番目、調査の概要です。（１）番調査対象者ですが、あと１枚の 資料も見ていただければと思います。調査対象者は２０歳以上７９歳以下の市民約２０００人を対象として実施したいと考えております。この内訳といたしましては、まず一般的なアンケート調査で約９５パーセントの信頼度を得るための必要標本数としまして今回の対象者数は益田市全体の人数３２,９３８人で算出した場合、約１,０３０人となります。今回のアンケートでは回収率を約５０パーセントと見込んでおりますので対象者を約２,０００人と設定いたしました。
益田市住民基本台帳より２０歳以上７９歳以下の市民の内、地区別、年齢別、男女別の人 口規模に応じて抽出をいたします。また、各地区の標本数は、最低１０人程度はいただきたいと考えておりますので、回収率を約５０パーセントと見込むことから各地区最低２０人とするための抽出数調整を行っております。これが地区別配布数の資料を見ていただきますと、地区ごとの人口割合でいきますと抽出数という所の数字になるのですが、ここで２０人を下回る地区につきましては２０人となるように調整数をプラスしております。それで合計としてはちょっと上乗せされて２,０５８という数字になっております。
（２）番、配布回収方法ですが、配布及 び回収はいずれも郵送とします。配布につきましては、郵便番号、住所、氏名が記載されました
宛名を、益田市住生活基本計画策定に係る基礎調査業務の受託者に封筒に貼っていただきまして益田市が郵送するという形を取ろうと思います。回収につきましては、返信先である建築課の住所が印刷されました返信用封筒を配布時に同封いたします。先ほども出ましたが回収率は約５０パーセントと見込んでおります。
裏面に行っていただきまして、（３）集計分析ですがこれは受託者が行うことといたします。
最後に５番ですが、データの内容及び管理につきまして はデータの内容は、氏名、郵便番号、住所、世帯主の氏名であり、データの管理といたしましては、本アンケート調査以外の目的には使用いたしません。以上でございます。
(会長)

説明ありがとうございました。それでは、今の説明に対して質問がありますでしょうか。ご意見などございましたらお願いします。

(委員)

回収率が大体５０パーセントというのは、こういうものは大体５０パーセントなんでしょうかね。

(山路)

今、依頼しているコンサルさんに確認すると５０パーセントぐらいが今までの実績だという所です。別の市 では、もう少し低い数字が出ているんですが、５０という数字で考えております。

(委員)

受託者というのは市内の業者さんですか。

(山路)

今回は、市外の業者に決まったんですけど。

(委員)

情報が漏れないような契約なんですか。

(宮川)

業務委託の契約書の中で、個人情報の取扱いに係る特記事項というのがございまして、契約の中では秘密保持の項目があります。

(事務局)

契約の中では、罰則は謳っていないですけど、上位の個人情報保護法という国の法律の中で、そこの規定がされています。

(会長)

他には何かございませんでしょうか。

(委員)

データの管理は建築課が管理されるんですかね。

(山路)

それは、建築課で管理します。

(会長)

(山路)
(会長)

(山路)

データの内容として、ラベルを作るデータだけが残っていますが、抽出の段階で年齢とか住所、氏名とありますがそれはその時点で。
無作為に抽出した内容のものをもらいます。
受け取るデータは１から４なんですね。例えば、アンケート用紙の方に個人が特定出来るような情報が含まれていますか。
男女と、何世代なのかと、住んでいる地区までです。

(会長)

そうですか。何か他に質問などありましたらお願いします。
よろしいですか。特に個人が特定できるものはアンケート用紙にはありませんでした。これで承認される方は挙手をお願いします。
【全員挙手】(会長)

どうもありがとうございました。

(会長)

では、議題２「附属機関の見直しについて」の説明をお願いいたします。

(事務局)

それでは付属機関の見直しについて御説明いたします。これまで個人情報保護の円滑かつ適正な運営の実施については、個人情 報保護運営審議会が、行政情報公開及び個人情報公開の審査請求に係る諮問案件については行政情報公開不服審査会というもう一つの諮問機関で行っておりました。それぞれやっていたんですが、昨今、さまざまな法改正等に伴いまして、付属機関の見直しを行いたいと考えております。
まず１番、見直しの内容なんですが、益田市情報公開個人情報保護審査会という新しい付属機関を新設して、今ある個人情報保護審議会と情報公開不服審査会を廃止いたします。新審査会の委員は弁護士及び大学教授等を中心とした専門的な識見を有する方５名を市長が委嘱することとして、任期は２年としたいと考えております。定例会を年３回、６月、９月、２月としておりますが、おおよそこのくらいということで年３回と考えておりまして、その他にそれぞれに係る審査請求に係る諮問があった場合はその都度開催するということで考えております。
２番目に、これまでの各会の状況等です。個人情報運営審議会につきましては、地域代表の市民の方１５名で す。個人情報の新たなリストの作成や目的外利用及び外部提供等についての妥当性の審議を行っていただいておりました。個人情報の取扱い及び公表状況 等の監督。
これも任務としてありました。会は定例会２回、８月 又は９月と２月又は３月に開催をしておりました。もう一つの行政情報公開ですが、これは弁護士、大学講師、民事家事調停員と個人情報保護運営審議会委員の方５名で構成しています。行政情報公開及び個人情報公開の審査請求に係る諮問案件の調査並びに審査を行っていただいております。
行政情報公開の状況及び公表状況等の監督も行っていただいております。この会は、定例会は年１回５月又は６月に行っておりまして、その他審査請求に係る諮問があった場合は随時開催しております。大体
標準なんですが、審査請求に係る諮問があった場合１件あたり１回から３回、多くても４回ぐらい開催をする必要があります。見直しに至った問題点ですが、昨今個人情報に関する法改正 等により、運営審議会に対して、より高度な法的専門性を求められることが多くな っております。現状益田市では、運営審議会委員の選定について必ずしも専門性を重視した人選にはなっていないため 、今後の運営に支障をきたす恐れがあるという所です。それと情報公開に対する市民の関心の高まりと共に、行政情報公開並びに個人情報公開の開示請求の件数及び審査請求の件数が増加してきており、不服審査会の役割がより重要となってきているという所があります。 現在の体制のままで専門性を重視した人選をすればいいのではないか。ということもあるんですが、そうした場合運営審議会委員の人数１５人を専門性を持った方で 確保するというのは現実問題益田という地域ではなかなか難しいということと、高い確率でもう一つの行政不服審査会と同じ方が重複して両方の委員になるという ことが考えられます。そうしたことから、先ほどのような会の新設、廃止ということを検討したということになります。
２枚目に今後のイメージ図というのがありますが、先ほど 御説明しましたように既存の会を廃止して両方の機能をもった新しい会を 、専門性をもった弁護士とか大学の職員などを中心とした会を 新設したいということです。これにつきましては、当然条例改正等が 必要となってきますので、１枚目の資料の裏面にスケジュールがあります。３枚目の詳細なスケジュールもあるんですが、平成３０年の１２月、ここで条例改正と条例の新設を議会提案したいと考えています。その後 、可決されましたら新審査会の委員の選定 を行って平成３９年の４月から新審査会の設置という所で今の所検討し ております。説明は以上です。
(会長)

ありがとうございました。何か質問はありますか。よろしいでしょうか。それでは、承認していただいてよろしいでしょうか。
【全員承認】
これで本日の全てを終了いたします。

１４時３０分終了