千葉県警察の秘密文書に関する訓令
平成３０年３月１６日
本 部 訓 令 第 ３ 号〔沿革〕

令 和 ３ 年 11月 本 部 訓 令 第 19号

千葉県警察の秘密文書に関する訓令を次のように定める。
千葉県警察の秘密文書に関する訓令
（目的）
第１条

この訓令は、秘密文書の管理及び取扱いに関し、千葉県警察の文書に関する訓令（ 平 成 ２ ０ 年 本 部 訓 令 第 ２ ２ 号 。 以 下 「 文 書 訓 令 」 と い う 。） で 定 め る も の の ほ か 必 要な事項を定め、秘密の保全を図ることを目的とする。
（定義）
第２条

秘密文書とは、文書訓令第２条第４号に規定する行政文書であって、第６条の指定を受けたものをいう。
（秘密文書管理責任者）
第３条

所 属 に 秘 密 文 書 管 理 責 任 者 （ 以 下 「 管 理 責 任 者 」 と い う 。） を 置 き 、 所 属 長 を もって充てる。
２

管理責任者は、所属における秘密文書の管理の責に任ずる。
（秘密文書取扱責任者等）

第４条

所 属 に 秘 密 文 書 取 扱 責 任 者 （ 以 下 「 取 扱 責 任 者 」 と い う 。） を 置 き 、 次 長 を も って充てる。
２

取扱責任者は、管理責任者の命を受け、管理責任者が取り扱う秘密文書の管理及び取扱いについて、この訓令の定めるところによる管理及び取扱いが確保されるため必要な事務を行う。

３

所 属 に 秘 密 文 書 取 扱 担 当 者 （ 以 下 「 取 扱 担 当 者 」 と い う 。） を 置 き 、 管 理 責 任 者 が 、所 属 職 員 の う ち か ら 指 名 す る 警 部 補 （ 同 相 当 職 を 含 む 。） 以 上 の 階 級 に あ る も の を も って充てる。

４

取扱担当者は、取扱責任者を補助し、所属における秘密文書の収受、その他の秘密文書の管理及び取扱いに関する事務を行う。
（秘密文書の区分）

第５条

秘密文書の区分は、次の各号に掲げる秘密の程度に応じ、極秘文書及び秘文書とする。
（１）極秘文書

秘密保全の必要が高く、その漏えいが国の安全、利益に損害を与えるおそれのある情報を含む行政文書（２）秘文書極秘文書に次ぐ程度の秘密であって、関係者以外には知らせてはならない

情報を含む極秘文書以外の行政文書（秘密文書の指定）
第６条

秘密文書の指定は、次の各号に掲げる秘密文書の区分に応じ、それぞれ当該各号に 定 め る 者 （ 以 下 「 指 定 権 者 」 と い う 。） が 行 う 。

（１）極秘文書

部長以上（２）秘文書

所属長以上（秘密文書の取扱い）
第７条

秘密文書の指定は、必要最小限にとどめるものとし、秘密保全の必要に応じ適正に行わなければならない。
２

指定権者は、秘密文書の指定に際し、当該秘密文書を秘密にしておく期間（以下「秘密 期 間 」 と い う 。） 及 び 文 書 訓 令 に 定 め る 保 存 期 間 を 定 め な け れ ば な ら な い 。 た だ し 、極秘文書の秘密期間は、５年を超えない範囲内の期間とする。

３

秘 密 期 間 の 起 算 日 は 、 秘 密 文 書 を 指 定 し た 日 （ 以 下 「 秘 密 文 書 指 定 日 」 と い う 。） の属する年の翌年の１月１日とする。ただし、会計年度をもって整理する秘密文書は、秘密文書指定日の属する会計年度の翌会計年度の４月１日とする。また、秘密文書指定日から１年以内の日であって、１月１日及び４月１日以外の日を起算日とすることが秘密文書の適切な管理に資すると管理責任者が認める場合にあっては、その日とする。

４

指定権者は、秘密文書の秘密期間が満了する時において、満了後も引き続き秘密文書として管理を要すると認めるときは、期間を定めて、その期間を延長するものとする。
ただし、極秘文書の期間の延長は、５年を超えない範囲内の期間とする。

５

第２項及び前項に基づく秘密期間の定めは、当該行政文書の文書訓令に定める保存期間を超えてはならない。

６

秘密文書の指定は、秘密期間の満了により解除されるものとする。

７

秘密文書の内容が秘密を要しなくなったとき、指定権者は、速やかに当該秘密文書の指定を解除するものとする。

８

指定権者は、第６条の指定を行うに際し、この訓令に定めるもののほか必要があると認めるときは、当該秘密文書を処理することができる者の範囲その他その取扱いの細目について指示するものとする。

９

職務上、秘密文書を取り扱う者は、当該文書の内容を漏えいしてはならない。
（秘密文書の表示）

第８条

秘 密 文 書 に は 、 秘 密 文 書 の 区 分 に 応 じ 、「 極 秘 」 又 は 「 秘 」 の 文 字 を 付 す る こ とにより、秘密文書であることの表示をするものとする。
（秘密文書管理簿）
第９条

秘 密 文 書 は 、別 に 定 め る 秘 密 文 書 を 管 理 す る た め の 簿 冊（ 以 下「 秘 密 文 書 管 理 簿 」と い う 。） に お い て 管 理 す る も の と す る 。
２

秘密文書管理簿は、各所属に備えるものとする。

３

秘密文書管理簿は、磁気ディスク（これに準ずる方法により一定の事項を記録しておく こ と が で き る 物 を 含 む 。） を も っ て 調 製 す る こ と が で き る 。

４

秘 密 文 書 の う ち 、訓 令 及 び 例 規 通 達 は 、警 務 部 警 務 課 に お い て 秘 密 令 達 文 書 登 録 簿（ 文書訓令別記第６号様式）に登載し、暦年ごとに一連番号を付け、同時に秘密令達文書登録台帳（文書訓令別記第７号様式）に所定の事項を記載しなければならない。
（秘密文書の起案・審査）

第１０条

秘密文書に係る起案文書の作成には、文書訓令第１３条第１号に定める起案用紙を用いるものとする。

２

秘密文書の審査は、文書訓令第１９条第４号の規定により行政文書取扱責任者が行うものとする。
（秘密文書の決裁及び発送等の方法）

第１１条

秘密文書の決裁、発送等の方法については、行政文書総括管理者（以下「総括管 理 者 」 と い う 。） が 別 に 定 め る と こ ろ に よ る も の と す る 。
（秘密文書の施行）
第１２条

所属における秘密文書の施行は、次の各号に定めるところにより行うものとする。
（１）秘密文書の主管課の取扱担当者は、その内容について施行を要する原議の起案用紙に 施 行 年 月 日 、 所 属 記 号 、「 秘 」 の 記 号 、「 発 」 の 記 号 及 び 登 録 番 号 を 記 入 し 、 秘 密
文書発信登録簿（別記第１号様式）に登録月日、宛名人、標題等所要事項を登載して起案者に返付するものとする。
なお、訓令及び例規通達については、第９条第４項に定める一連番号を付記する。
（２）前号の規定により原議の返付を受けた起案者は、直ちに当該原議の内容について秘密文書を作成し、誤りの有無を照合後、文書訓令第３２条に定める公印及び契印の手続によるものとする。ただし、押印を省略する場合はこの限りでない。
（３）秘密文書発信登録簿は、第９条第３項を準用するものとする。
（秘密文書の収受）第１３条

秘 密 文 書 の 収 受 は 、取 扱 責 任 者 又 は 取 扱 担 当 者（ 以 下「 取 扱 責 任 者 等 」と い う 。）

が行う。
２

取扱責任者等は、秘密文書を収受したときは、宛名人又は宛名人が指名した者に交付するものとする。

３

秘密文書は、宛名人又は宛名人が指名した者でなければ開封してはならない。

４

極秘文書の交付を受けた者は、直ちに受領書を発送者に返送しなければならない。この場合において、受領書に用いる字句は、当該極秘文書の内容を示すことのないように注意し、その返送は、秘密文書以外の行政文書の発送と同様の方法によるものとする。

５

秘 密 文 書 の 交 付 を 受 け た 者 は 、次 の 各 号 に 定 め る と こ ろ に よ り 秘 密 文 書 収 受 登 録 簿（ 別記第２号様式）への登載等を行うものとする。

（１）県本部宛ての秘密文書は、発信者と同一所掌事務の庶務担当課又は主管課の取扱担当者に当該秘密文書の上欄余白に文書訓令で定める第１１号様式又は第２２号様式の印 を 押 さ せ 、 収 受 年 月 日 、「 秘 」 の 記 号 、「 収 」 の 記 号 及 び 登 録 番 号 を 記 入 さ せ 、 秘密文書収受登録簿に登録月日、発信者名、標題等所要事項を登載させるものとする。
（２）所属宛ての秘密文書は、当該所属の取扱担当者に当該秘密文書の上欄余白に文書訓令 で 定 め る 第 １ １ 号 様 式 又 は 第 ２ ２ 号 様 式 の 印 を 押 さ せ 、収 受 年 月 日 、「 秘 」の 記 号 、「収」の記号及び登録番号を記入させ、秘密文書収受登録簿に登録月日、発信者名、標題等所要事項を登載させるものとする。
（３）秘密文書収受登録簿は、第９条第３項を準用するものとする。
６

日常的に取得される秘密文書であって、その内容が定型的であるものについては、前項の規定にかかわらず、秘密文書収受登録簿への登載を省略することができる。
（他の行政機関から収受した秘密文書の取扱い）

第１４条

他の行政機関から収受した行政文書であって、その取扱いに慎重を期する必要がある行政文書であると思料される表示があるものについては、当該行政機関における秘密保全のための取扱いを尊重し、この訓令に定める取扱いに準じて取り扱わなければならない。
（他の行政機関への秘密文書の提供）
第１５条

他の行政機関に秘密文書を提供する場合には、あらかじめ当該秘密文書の管理について提供先の行政機関と協議した上で行うものとする。
（秘密文書の管理状況の報告）
第１６条

総括管理者は、秘密文書の管理状況について、毎年度、本部長に報告するものとする。
（秘密文書管理・取扱要領）
第１７条

総括管理者は、秘密文書の管理及び取扱いに関し必要な事項の細則を規定する秘密文書の管理及び取扱いに関する要領を定めるものとする。
（特定秘密である情報を記録する行政文書の管理）
第１８条

特定秘密である情報を記録する行政文書については、千葉県警察の特定秘密の保護に関する規程（平成２６年本部訓令第３０号）に基づき管理するものとする。
以下別記等省略