独立行政法人国立公文書館法人文書管理規則
平成 23 年３月 24 日規程第 1 号
改正

平成 30 年３月１日規程第 1 号

改正 令和２年６月８日規程第 14 号
第１章 総則（目 的）
第１条 この規則は、公文書等の管理に関する法律（平成２１年法律第６６号。以下「法」という。
）第１３条第１項の規定に基づき、独立行政法人国立公文書館（以下「館」という。）における法人文書の管理について必要な事項を定めることを目的とする。
（定 義）
第２条 この規則における用語の定義は、次のとおりとする。
(1) ｢法人文書｣とは、館の職員が職務上作成し、又は取得した文書（図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。
）を含む。以下同じ。
）であって、館の職員が組織的に用いるものとして、館が保有しているものをいう。ただし、法第２条第５項各号に掲げるものを除く。
(2) ｢法人文書ファイル等｣とは、館における能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する法人文書（保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。）を一の集合物にまとめたもの（以下「法人文書ファイル」という。）及び単独で管理している法人文書をいう。
(3) ｢法人文書ファイル管理簿｣とは、館における法人文書ファイル等の管理を適切に行うために、法人文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。
(4) 「課等」とは、次に掲げるものをいう。
総務課
業務課
統括公文書専門官
つくば分館
アジア歴史資料センター（以下「センター」という。）
第２章 管理体制（総括文書管理者）
第３条 館に総括文書管理者１名を置く。
２ 総括文書管理者は、次長をもって充てる。
３ 総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 法人文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製(2) 法人文書の管理に関する内閣府との連絡調整及び必要な改善措置の実施(3) 法人文書の管理に関する研修の実施(4) 組織の新設・改正・廃止に伴う必要な措置(5) 法人文書ファイル保存要領その他この規則の施行に関し必要な細則の整備

(6) その他法人文書の管理に関する事務の総括（副総括文書管理者）
第４条 館に副総括文書管理者１名を置く。
２ 副総括文書管理者は、総務課長をもって充てる。
３ 副総括文書管理者は、第３条第３項に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。
（文書管理者）
第５条 文書管理者は、課等の長（センターにあってはセンター次長をもって充て、当該課等の所掌事務に関する文書管理の実施責任者とする。
２ 文書管理者は、その管理する法人文書について、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 保存(2) 保存期間が満了したときの措置の設定(3) 法人文書ファイル管理簿への記載(4) 移管又は廃棄（移管・廃棄簿への記載を含む。
）等(5) 管理状況の点検等(6) 法人文書の作成、標準文書保存期間基準（以下「基準」という。）の作成等による法人文書の整理その他法人文書の管理に関する職員の指導（文書管理担当者）
第６条 文書管理者は、その事務を補佐する者として、文書管理担当者を指名する。
２ 文書管理者は、文書管理担当者を指名後、速やかに総括文書管理者にその氏名又は役職等を報告しなければならない。
（監査責任者）
第７条 館に監査責任者１名を置く。
２ 監査責任者は、総務課長をもって充てる。
３ 監査責任者は、法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。
（職員の責務）
第８条 職員は、法の趣旨にのっとり、関連する法令及び規則等並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い、法人文書を適正に管理しなければならない。
第３章 作 成（文書主義の原則）
第９条 職員は、文書管理者の指示に従い、法第４条の規定に基づき、法第１条の目的の達成に資するため、館における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに館の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。
（別表第１の業務に係る文書作成）
第１０条 別表第１に掲げられた業務については、当該業務の経緯に応じ、同表の法人文書の類型を参酌して、文書を作成するものとする。
２ 前条の文書主義の原則に基づき、館内部の打合せや館外部の者との折衝等を含め、別表第１に掲げる事項に関する業務に係る事業計画立案や事務及び事業の実施の方針等に影響を及ぼす打合せ等（以下「打合せ等」という。）の記録については、文書を作成するものとする。

（適切・効率的な文書作成）
第１１条 文書の作成に当たっては、文書の正確性を確保するため、その内容について原則として複数の職員による確認を経た上で、文書管理者が確認するものとする。作成に関し、次長等上位の職員から指示があった場合は、その指示を行った者の確認も経るものとする。
２ 館外部の者との打合せ等の記録の作成に当たっては、館の出席者による確認を経るとともに、可能な限り、当該打合せ等の相手方（以下「相手方」という。）の発言部分等についても、相手方による確認等により、正確性の確保を期するものとする。ただし、相手方の発言部分等について記録を確定し難い場合は、その旨を判別できるように記載するものとする。
３ 文書の作成に当たっては、常用漢字表（平成２２年内閣告示第２号）、現代仮名遣い（昭和６１年内閣告示第１号）、送り仮名の付け方（昭和４８年内閣告示第２号）及び外来語の表記（平成３年内閣告示第２号）等により、分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。
４ 文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子掲示板等を活用し職員の利用に供するものとする。
第４章 整理（職員の整理義務）
第１２条 職員は、第１３条及び第１４条に従い、次に掲げる整理を行わなければならない。
(1) 作成又は取得した法人文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
(2) 相互に密接な関連を有する法人文書を一の集合物（法人文書ファイル）にまとめること。
(3) 前号の法人文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
（分類・名称）第１３条 法人文書ファイル等は、館の事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的（三段階の階層構造）に分類（別表第１に掲げられた業務については、同表を参酌して分類）し、分かりやすい名称を付さなければならない。
（保存期間）
第１４条 文書管理者は、別表第１に基づき、保存期間基準を定め、これを公表しなければならない。
２ 文書管理者は、保存期間基準を定め、又は改定した場合は、総括文書管理者に報告するものとする。
３ 第１２条第１号の保存期間の設定については、保存期間基準に従い、行うものとする。
４ 第１２条第１号の保存期間の設定及び保存期間基準においては、法第２条第６項の歴史公文書等に該当するとされた法人文書にあっては、１年以上の保存期間を定めるものとする。
５ 第１２条第１号の保存期間の設定及び保存期間基準においては、歴史公文書等に該当しないものであっても、法人が適正かつ効率的に運営され、国民に説明する責務が全うされるよう、意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる法人文書については、原則として１年以上の保存期間を定めるものとする。
６ 第１２条第１号の保存期間の設定においては、第４号及び第５号の規定に該当するものを除き、保存期間を１年未満とすることができる。
（例えば、次に掲げる類型に該当する文書。
）

(1) 別途、正本・原本が管理されている法人文書の写し(2) 定型的・日常的な業務連絡、日程表等(3) 出版物や公表物を編集した文書(4) 他の所掌事務に関する事実関係の問合せへの応答(5) 明白な誤り等の客観的な正確性の観点から利用に適さなくなった文書(6) 意思決定の途中段階で作成したもので、当該意思決定に与える影響がないものとして、長期間の保存を要しないと判断される文書(7) 保存期間表において、保存期間を１年未満と設定することが適当なものとして、業務単位で具体的に定められた文書
７ 第１２条第１号の保存期間の設定においては、通常は１年未満の保存期間を設定する類型の法人文書であっても、重要又は異例な事項に関する情報を含む場合など、合理的な跡付けや検証に必要となる法人文書については、１年以上の保存期間を設定するものとする。
８ 第１２条第１号の保存期間の起算日は、法人文書を作成し、又は取得した日（以下「文書作成取得日」という。）の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただし、文書作成取得日から１年以内の日であって４月１日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
９ 第１２条第３号の保存期間は、法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。
１０ 第１２条第３号の保存期間の起算日は、法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日（以下「ファイル作成日」という。）の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただし、ファイル作成日から１年以内の日であって４月１日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
１１ 第８項及び第１０項の規定は、文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする法人文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書ファイルについては、適用しない。
第５章 保存（法人文書ファイル保存要領）
第１５条

総括文書管理者は、法人文書ファイル等の適切な保存及び集中管理の推進に資するよう、法人文書ファイル保存要領（以下「保存要領」という。
）を作成するものとする。
２ 保存要領には、次に掲げる事項を記載しなければならない。
(1) 紙文書の保存場所・方法(2) 電子文書の保存場所・方法(3) 引継手続(4) 集中管理の推進に関する方針(5) その他適切な保存を確保するための措置
（保 存）
第１６条

文書管理者は、保存要領に従い、法人文書ファイル等について、当該法人文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間、適切に保存しなければならない。ただし、他の文書管理者等に引き継いだ場合は、この限りでない。
第６章 法人文書ファイル管理簿（法人文書ファイル管理簿の調製及び公表）

第１７条

総括文書管理者は、館の法人文書ファイル管理簿（様式第１号）について、公文書等の管理に関する法律施行令（平成２２年政令第２５０号。以下「施行令」という。）第１５条に基づき、磁気ディスクをもって調製するものとする。
２ 法人文書ファイル管理簿は、総務課情報公開窓口に備えて一般の閲覧に供するとともに、インターネットで公表しなければならない。
３ 法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め、又は変更した場合には、当該事務所の場所を官報で公示しなければならない。
（法人文書ファイル管理簿等への記載）
第１８条

文書管理者は、少なくとも毎年度１回、管理する法人文書ファイル等（保存期間が１年以上のものに限る。
）の現況について、施行令第１５条第１項各号に掲げる事項を法人文書フ
ァイル管理簿に記載しなければならない。
２ 前項の記載に当たっては、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成１３年法律第１４０号）第５条各号に規定する不開示情報に該当する場合には、当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。
３ 文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、独立行政法人国立公文書館に移管し、又は廃棄した場合は、当該法人文書ファイル等に関する法人文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに、その名称、移管日又は廃棄日等について、総括文書管理者が調製した移管・廃棄簿（様式第２号）に記載しなければならない。
４ 移管・廃棄簿は、総務課に備える。
第７章 移管、廃棄又は保存期間の延長（保存期間が満了したときの措置）
第１９条

文書管理者は、法人文書ファイル等について、別表第２に基づき、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。
２ 第１８条第１項の法人文書ファイル等については、総括文書管理者の同意を得た上で、法人文書ファイル管理簿への記載により、前項の措置を定めるものとする。
３ 総括文書管理者は、前項の同意に当たっては、必要に応じ、独立行政法人国立公文書館の専門的技術的助言を求めることができる。
（移管又は廃棄）第２０条

文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、前条第１項の規定による定めに基づき、独立行政法人国立公文書館に移管し、又は廃棄しなければならない。
２ 文書管理者は、保存期間を１年未満とする法人文書ファイル等であって、第１４条第６項に該当しないものについて、保存期間が満了し、廃棄しようとするときは、第１４条第４項、第５項及び第７項に該当しないかを確認した上で、廃棄するものとする。この場合、館は、あらかじめ定めた一定の期間の中で、本規定に基づき、どのような類型の法人文書ファイル等について、いつ廃棄したのかを記録し、当該期間終了後速やかに一括して公表するものとする。
３ 文書管理者は、第１項の規定により移管する法人文書ファイル等に、法第１６条第１項第２号に掲げる場合に該当するものとして独立行政法人国立公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、総括文書管理者の同意を得た上で、独立行政法人国立公文書館に意見を提出しなければならない。その場合には、利用制限を行うべき箇所及びその理由について、具体的に記載するものとする。
（保存期間の延長）
第２１条

文書管理者は、次の各号に掲げる法人文書ファイル等について保存期間を延長する場

合は、当該法人文書ファイル等の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間、当該法人文書ファイル等を保存しなければならない。この場合において、１の区分に該当する法人文書ファイル等が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間、保存しなければならない。
(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当
該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して１年間(4) 開示請求があったもの 独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成１３年法律第１４０号）第９条各項の決定の日の翌日から起算して１年間
２ 文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、その職務の遂行上必要があると認めるときには、総括文書管理者の承認を得て、その必要な限度において、一定の期間を定めて法人文書ファイル等の保存期間を延長することができる。
３ 文書管理者は、前２項の規定により法人文書ファイル等の保存期間を延長した場合は、延長した期間及び理由を総括文書管理者に報告するものとする。
第８章 点検・監査及び管理状況の報告等（点検・監査）第２２条

文書管理者は、自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度１回、点検を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
２ 監査責任者は、法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度１回、監査を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
３ 総括文書管理者は、点検又は監査の結果等を踏まえ、法人文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。
（紛失等への対応）
第２３条

文書管理者は、法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は、直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
２ 総括文書管理者は、前項の報告を受けたときは、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるものとする。
（管理状況の報告等）
第２４条

総括文書管理者は、法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について、毎年度、内閣府に報告するものとする。
第９章 研修（研修の実施）第２５条 総括文書管理者は、職員に対し、法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うものとする。また、総括文書管理者は、各職員が少なくとも毎年度一回、研修を受けられる環境を提供しなければならない。文書管理者は、各職員の受講状況について、総括文書管理者に報告しなければならない。
（研修への参加）
第２６条

文書管理者は、総括文書管理者及び独立行政法人国立公文書館その他の機関が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。また、職員は、適切な時期に研修を受講しなければならない。
第１０章

補則

（細 則）
第２７条 この規則の施行に関し必要な事項は、別に総括文書管理者が定める。
附 則
１ この規則は、平成２３年４月１日から施行する。
２ 独立行政法人国立公文書館文書管理規則（平成１３年規程第１０号）は、廃止する。
附 則
１ この規則は、平成２７年４月１日から施行する。
附 則
１ この規則は、平成３０年４月１日から施行する。
附 則
１ この規則は、令和２年６月８日から施行する。