東京都市大学 「点検・評価報告書」 第９章 事務組織

第9章

事務組織

1．到達目標少子化等に起因する大学全入時代は、大学にとって大きな影響を及ぼし、定員割れ大学が増加し、選ばれる大学とそうでない大学の二極化が一層明確になっている。このような背景のもと、事務組織は、大学の目指す目標、そして各学部・学科、大学院研究科の教育目標を実現するために、委員会や様々な学事を通して教学組織と連携・協力を行い、高い教育・研究ができるように支援する必要がある。そのためには、職員の意識改革、資質の向上、人材の育成による組織の活性化、最近の大学へのニーズに対する多様化、高度化に対応できる事務機能、そして、学生満足度の高い魅力的な大学づくり、経営の効率化・最適化に向けてマネジメントの強化に取り組む事務組織を構築することが必要である。
2．現状説明（ア）事務組織の構成（事務組織の構成と人員配置）
本学の事務組織は担当業務別に総務、教務、経理の 3 部が中心となる組織形態をとっている。また、大学の中に設置している事務組織とは別に、法人部門の事務を担当する法人
本部（渋谷区道玄坂）が大学の外に設置されている。法人本部は、本学の他、本学の付属校 3 校、東横学園系列の 5 校、東急自動車学校・自動車整備専門学校等の法人傘下校の法人事務を担当している組織である（平成 21 年度 4 月から、法人名称は変わらないが、傘下校の校名は、本学と東横学園が統合し「東京都市大学」となり、自動車学校系を除く全ての傘下校が「東京都市大学」の冠をつけた校名になり、都市大学グループとしてスタートする予定である）。
工学部と知識工学部のある世田谷キャンパスには、総務部（総務課、管理課）、企画広報室、教務部（教務課、入試課、学生課、校友課、就職課）、経理部（経理課）、図書館・情報センター（図書館事務課、情報処理センター事務課）、国際産官学連携室がある。校友課
は平成 20 年 4 月に同窓会及び後援会と連携を深めるために設置した。さらに、同年 7 月には、図書館と情報処理センターの二つの情報系の事務組織を統合して、図書館・情報センターを設置した。
環境情報学部のある横浜キャンパスには、横浜事務室を設置しており、総務課、教務課、学生・就職センター、情報メディアセンター事務課がある。世田谷キャンパスに比して小規模だが、同等の事務機能を備えている。
川崎市の王禅寺キャンパスにある原子力研究所には、小規模ではあるが事務室を設置している。さらに、平成 16 年 4 月に総合研究所を等々力キャンパスに設置し、小規模ではあるが、その事務室は国際産官学連携室が担当している。

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平成 20 年 7 月 1 日付の本学事務組織図は＜図 9－1＞の通りである。
同日付けの所属別構成員（平均年齢・勤続年数付）は＜表 9－1＞のとおりである。
＜図 9－1＞○武蔵工業大学事務組織図

平成 20 年 7 月 1 日付

総務部

総務課
管理課

企画広報室
教務課
入試課
教務部

学生課

大学事務局

校友課
就職課
経理部

経理課

図書館・情報センター

図書館事務課（H20.7.1 新設）

情報処理センター事務課
原子力研究所事務室
国際産官学連携室総務課

横浜事務室

教務課
学生・就職センター
情報メディアセンター事務課- 328 -

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＜表 9－1＞○事務局の所属別構成員（平均年齢・勤続年数）
平均年齢
区分

課

名等

役職者

事務員

計
(勤続年数)

総務課

5

7(4)

12(4)

管理課

3

3(1)

6(1)

企画広報室

3

1(1)

4(1)

教務課

4(1)

12(9)

16(10)

入試課

3

3(2)

6(2)

学生課

2

6(3)

8(3)

校友課

1

1(1)

2(1)

就職課

3

2(2)

5(2)

経理課

3

4(3)

7(3)

2(1)

5(3)

7(4)

1

2(2)

3(2)

原子力研究所事務室（王禅寺Ｃ）

1(1)

1(1)

2(2)

国際産官学連携室

3(1)

2(2)

5(3)

計

34 (4)

49(34)

83(38)

総務課

5(2)

6(3)

11(5)

横教務課

2

4(3)

6(3)

浜

学生・就職センター

2(1)

7(5)

9(6)

38.4 歳Ｃ

情報メディアセンター事務課

2(1)

6(4)

8(5)

（14.7 年）

11(4)23(15)

34(19)

45(8)72(49)

117(57)世田
谷
Ｃ

図書館事務課
情報処理センター事務課

計40.8 歳（17 年）

40.1 歳合計（16.3 年）

注* 事務局長は世田谷Ｃ総務課に含む。
* 部・次長は所属筆頭課に含む。
* 役職者のうち兼務者がいる場合は本務課に含む。
* 事務系技術員・養護員等は事務員に含む。

（）内は女子で内数。

（イ）事務組織と教学組織との関係『事務組織と教学組織との間の連携協力関係の確立状況』
事務組織と教学組織との連携協力関係については、事務組織として、学科事務室を世田谷キャンパス内に 4 室（教務課所属・1 室で複数学科担当）、横浜キャンパス内に 1 室（横- 329 -東京都市大学 「点検・評価報告書」 第９章 事務組織

浜事務室総務課所属）置き、各学科の教室会議運営補助、学科庶務業務、学生への連絡等を行うことで、学科運営に支障がないように教学組織との連携をとっている。また、教学部門の事務組織と教学組織との関係については、教務課、学生課、就職課、そして学生・就職センターなどが、教授会をはじめとする、教学に関する各種会議体の事務を担当しており、単に幹事役を担うだけでなく提言や助言をするなど、各学部・研究科の教育目標達成に向けて教学組織と連携し協力している。
『大学運営における、事務組織と教学組識との有機的一体性を確保させる方途の適切性』
大学運営の教学組織としては、各学部教授会（世田谷キャンパスでは工学部と知識工学部の合同教授会も置いている）及び各大学院研究科委員会を置き、教育・研究、規程等の制定・改廃、教員人事、学生の身分等に関する事項を審議している。さらに、各学部で調整の必要な事項の審議・決定を行う意思決定機関として大学協議会を置いている。また、
平成 18 年 10 月には、本学の大学運営に関する重要事項について戦略を立て、もって本学の継続的な維持発展に貢献することを目的とし、大学運営戦略会議を設置した。この大学協議会及び大学運営戦略会議の構成員として事務局長が加わり、幹事も事務局員が担当している。
また、本学全体として取り組むべき事項を効率的かつ効果的に実施し、もって本学の継続 的な維持発展に貢献することを目的として、従来から置いている全学的な委員会等を整理し 、 全学に係わる①入試委員会②教務委員会③研究委員会④国際委員会⑤広報委員会⑥
図書館・情報委員会⑦施設委員会⑧キャリア委員会⑨学生部委員会⑩リスク管理委員会⑪
自己評価・教員業績評価委員会の 11 の全学委員会を設置した。これらの委員会は、全学委員会であることから、世田谷キャンパス及び横浜キャンパスの事務職員も委員・幹事・出席者として参画するなど、事務組織と教学組織の有機的一体性が確保されている。
（ウ）事務組織の役割『教学に関わる企画・立案・補佐機能を担う事務組織体制の適切性』
全学的な教学事項を企画・立案・審議する委員会として全学委員会があるが、その事務組織の担当部署は、教務委員会は教務課、学生部委員会は学生課、キャリア委員会は就職課、入試委員会は入試課と教務部署が担当しており、それぞれで事務職員も、企画・立案・補佐機能を担っている。その他の教学的な面では、国際交流に関する国際委員会は国際産官学連携室、図書館・情報委員会は図書館と情報処理センター及び情報メディアセンターが同様に企画・立案・補佐機能を担っている。
『学内の意思決定・伝達システムの中での事務組織の役割とその活動の適切性』
学内の調整・意思決定機関として、大学協議会という機関を設けており、その構成員として事務局長が事務組織の代表として加わっている。また、幹事も事務職員が担当してお- 330 -東京都市大学 「点検・評価報告書」 第９章 事務組織

り、その議事録は、隔週金曜日に発行している武蔵工大広報に掲載し教職員に周知している。この会議体の他、教授会、大学院研究科委員会、全学委員会、学部単位の会議体においても、必ず事務職員が幹事または出席者として加わり、委員会によっては委員を務めている。このことにより、会議体での決定事項が円滑に遂行されるように体制を整えている。
また、会議体で決定した事項を含め様々な決定事項については、役職者で構成する事務局会議にて報告され、各所属長等から所属職員にまで伝達されている。
『国際交流等の専門業務への事務組織の関与の状況』
国際交流については、国際産官学連携室が事務を担当しており、国際委員会が中心となって行っている海外協定校との国際交流（大学院特別聴講生の受け入れ、国際ワークショップの開催、フィールド研修の共同実施など）を、実質的に具現化・実行している。
入試に係わる事項については、入試課と横浜事務室教務課（本部的役割は入試課が務めている）が事務担当しており、入試結果の分析・調査、入試方法の立案、志願者の募集、進学相談会の計画、高校訪問計画、入学試験の実施計画と実施、合格者の決定に関わる業務を行っている。また、各学部の入試委員会及び全学委員会の入試委員会の幹事役として委員会運営の実質的な役割を担っている。
就職については、就職課及び横浜事務室学生・就職センターが担当しており、両キャンパスで連携しながら、各種就職行事の立案・企画及びその実施を行っている。なかでも、年に 3 回程度実施している企業研究会は、企業の採用担当者等を学内に招き、就職希望学生に企業研究の機会を与えて就職意識を高めている。この行事には沢山の就職希望学生が参加している。また、各学部のキャリア委員会及び全学委員会のキャリア委員会の幹事の役割を担っている。
平成 20 年 4 月には、同窓会との連携、在学生の保護者で組織する後援会との連携をさらに深めるための事務組織として校友課を設置した。
『大学運営を経営面から支えうるような事務機能の確立状況』
経営面から大学運営を支える事務機能は、法人部門では、法人事務局（渋谷区道玄坂）の各部署で担っている。法人事務局には、総務部、経理部等の他に、法人運営の重要事項に関する事項を取り扱う総合計画室を置いている。また、収益事業の新規計画の立案及びその実施に関することや、収益事業の資産の運用に関する事項を取り扱う事業部を置いている。
大学においては、各部署が企画機能を備え大学運営にもあたっているが、少子化の状況の中で学生からの納付金だけでは大学の経営面を支えることは困難である。このため、科学研究費をはじめとする学外からの研究資金の獲得、企業等からの受託研究、他機関との共同研究等による研究の活性化が必要となり、これを円滑に推進するための事務組織として、国際産官学連携室を置いている。

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（エ）大学院の事務組織『大学院の充実と将来発展に関わる事務局としての企画・立案機能の適切性』
大学院は世田谷キャンパスに工学研究科、横浜キャンパスに環境情報学研究科の 2 研究科があり、事務組織としては、学部と大学院研究科が一体化している。大学院研究科の事務業務は、教務課、学科事務室、就職課、学生課、学生・就職センター等が、各学部業務と大学院研究科の業務をともに行っている。大学院の重要案件は、主に大学院研究科委員会及び大学院教務委員会において、検討審議され意思決定が行われている。これに関わる幹事を事務職員が担当し、委員長と企画・立案の段階で連携しながら、大学院の充実発展に関わっている。
（オ）スタッフ・ディベロップメント（ＳＤ）『事務職員の研修機会の確保の状況とその有効性』
事務職員の研修については、新入職員には学内研修として、4 月中に 1 部署 1 週間で 3 週にわたり 3 部署の業務を体験する就業体験プログラムを実施している。目的は、対人能力（コミュニケーション、協調性）を養い、他課業務の理解、各課の職員の顔と名前を覚えることにある。学外研修としては、私立大学庶務課長会で主催している基礎研修会に参加している。同研修には、中堅職員もグループディスカッションを円滑に進めるための役割であるグループリーダーとして参加している。原則在職 5 年以上の事務職員を対象にした研修としては、本法人主催の研修で、資質向上に資する研修事業として海外教育文化研修派遣を実施している。この研修は平成 18 年度より開始され、本学事務職員からは、平成 18年度 2 名、平成 19 年度 1 名（役職者）、平成 20 年度は 1 名が参加している。さらに、平成20 年 7 月から同年度末まで、役職者 1 名をＯＪＴ的研修として、文部科学省の科学技術政策研究所に派遣している。
事務役職者の情報共有・協議等の会議体である事務局会議においては、事務員を議事録作成能力向上のために書記担当にしている。事務局会議の構成員である役職者は、各所属業務で必要な報告・連絡等を行うことでプレゼンテーション能力の向上に努めている。
研修の名称は付いていないが、平成 19 年度より、人材の育成に主眼をおいた人事制度が、まず役職者からスタートした。概要は、各人が業務目標を設定し、期末に自己評価を行い、その評価に対して、行動評価と目標達成度評価を一次評価、さらに二次評価をうけるものである。平成 20 年度からは、事務員にも、能力評価を受ける人事制度をスタートさせている。

3．点検・評価
事務組織の構成について、教学部門は、業務遂行上特別な支障が生じていることはない- 332 -

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が、管理部門においては、総務・人事・管理・経理などの部署が大学事務局と渋谷の法人事務局にもある。業務内容をみれば法人では初等教育業務担当も担っていることの差異はあるものの、いわば二重構造の形態になっているといえる。そのため、決裁手続に時間がかかり、情報共有伝達、書類回付などの遅さなどについては、やはり問題点として挙げられよう。
事務組織と教学組織との関係について、長所としては、各委員会や委員会内のワーキンググループなどにおいて、事務局もメンバーとして加わり意見を交わすことが多いことで連携・協力は十分に行われている。しかし、問題点としては、平成 19 年度から知識工学部が開設され工学部・環境情報学部と合わせ 2 キャンパス 3 学部体制になったことに伴い、学部単位委員会の増加や伝票処理における按分の複雑化等、様々な業務において仕事量は増大し、教員・事務とも負担増になっていることである。
事務組織の役割について、長所としては、教育研究向上面で科学研究費・外部資金獲得等を支援する国際産官学連携室を置いていることや、同窓会との連携強化のための校友課を置いていることが挙げられる。しかしながら、国際交流については、国際産官学連携室が、産官学連携業務と兼ねているため、今以上の国際交流活動が盛んになれば、単独の組織が必要と思われる。
大学院の事務組織については、学部と大学院の教育の連携を考えれば現在の事務組織は適当であろう。しかしながら、大学院研究科において他大学・社会人からの入学者を増やすためには、入学者増加のための業務が発生するため、大学院独自の事務業務を行う組織が必要となる。
事務職の研修について、管理職に対する研修は、前述の人事制度や担当業務に関わる外部での講演会・研修会等に各所属で判断の上参加し自己研鑽はしているが、定例の研修が新入職員に比して少ないのは今後の課題といえよう。
4．改善方策管理部門における大学と法人事務局との二重構造の問題は、現在、世田谷キャンパスの建物施設の再構築計画を進めており、平成 23 年夏頃には事務棟が建て替えとなり、現法人事務局がその事務棟に入る予定であり、解決の見込みである。
外部資金獲得のため国際産官学連携室を置き概ね外部資金獲得の支援体制は出来ている。
しかしながら、科学研究費については、さらなる応募と採択率向上のための施策が必要である。
平成 21 年度には、等々力キャンパスに新学部の都市生活学部と人間科学部が設置される予定であり、3 キャンパス 5 学部体制になる。これにより、さらに仕事量が増大し、ミスを起こす要因も増える可能性をもっている。これら事務業務の複雑化・多様化に対応するために、今以上の事務の電算化による業務の効率化と見直しを図る必要がある。これらに伴い事務職員全体のさらなる資質向上も図らなければならない。平成 20 年度から、人材の育- 333 -東京都市大学 「点検・評価報告書」 第９章 事務組織成を主眼においた人事制度が開始されている。今後、この制度を充実させることにより事務職員の資質向上・能力開発につなげる必要がある。また、ある程度の定期的な人事異動は実施しているが、勤続年数が浅いうちに、総務・教務・経理といった主な部署を一通り回り、職員の適正を見極めて再配置するといった人事も必要である。今後ともスタッフの人材育成を計画的に行い、事務システム全体の機能強化となる事務組織体制を構築していかなければならない。

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