（別紙）京都府後期高齢者医療広域連合定期監査結果報告書

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監査執行年月日
令和５年１１月６日から令和５年１２月７日

まで

２ 監 査 の 対 象
・ 平成２年１２月から令和５年１１月まで間の金券に類する消耗品（郵便切手、レターパック及びタクシーチケット）の管理状況
・ 令和５年１１月時点での備品及びリース物品の管理状況
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監 査 の 方 法
今回の監査は、財務に関する事務の執行のうち、「２監査の対象」に掲げる物品の管理状況について、その事務が関係法令に則し、適正かつ効率的に行われているかどうかを主眼として実施した。
また、監査に当たっては、関係帳簿、証拠書類等の審査及び口頭による質問調査を行い、必要なものについては、次のとおり現地に赴き、各帳簿を基に現物を確認した。
保管場所

帳簿※１

実施日

・切手使用簿５階事務室

・レターパック使用簿
・タクシーチケット使用簿
・備品整理簿・リース物品整理簿
等

１１月６日～
１１月１６日データセンター・リース物品整理簿

１１月２１日宇治市役所※２（年金医療課、デジタル政策課）

・リース物品整理簿
・電算処理システムに係る機器類賃貸借変更仕様書

１１月２７日※１

備品整理簿については、取得価格１０万円以上の備品を対象とし、リース物品については、５階事務室、データセンター及び宇治市役所に保管してあるリース物品を対象とした。
※２

広域連合と各市町村との間でデータ専用回線が結ばれており、各市町村には広域連合のリース物品が備え付けられている。今回の監査では、京都府内の各市町村の中から宇治市役所を抽出した。

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監 査 結 果⑴ 郵便切手・レターパックに係る管理事務
郵便切手に係る管理事務について、監査の結果、使用簿の残高と現在高との一致や保管状況に関して問題がなかった。
しかし、次の監査事項において改善を要する事例があった。
【指摘事項】
レターパック使用簿の運用について物品管理規程（以下「規程」という。）では、消耗品台帳（切手使用簿・レターパック使用簿）を備え、現在高等を記録しなければならないとされており、当該使用簿の運用ルールを取り決めて運用しているところであるが、相手方から当広域連合への返信用にレターパックを使用する際、当該レターパックの写しを使用簿に添付すると取り決めているものの、写しが添付されていない事例が１４件あった。
規程の趣旨に則り、適正な運用に努められたい。
【意 見】
当広域連合では、レターパックプラス（対面受け取り）とレターパックライト（郵便受けへ投函）を使用しており、マイナンバーなど個人情報を含む書類の場合にはレターパックプラスを使用する運用を行っているが、当該運用についてはルールとして取り決めたものはなく、使用者が過去の使用履歴等から個々に判断している状況である。
今後、使用者によって誤った運用がなされる可能性は完全には否定できず、組織的な一貫性のある運用という観点から好ましくない状況である。このことから、当該使用に当たっての具体的な取決めを定め、明文化を図る検討を進められたい。
⑵ タクシーチケットに係る管理事務
タクシーチケットに係る管理事務について、監査の結果、使用簿の残高と現在高との一致や保管状況に関して問題がなかった。
しかし、次の監査事項において改善を要する事例があった。
【指摘事項】① タクシーチケット使用簿の記載について
タクシーチケットの使用に当たっても消耗品台帳（使用簿）を備え、現在高等を記録しなければならないとされており、当該使用簿の運用ルールを定めて運用しているところであるが、当該帳簿の記載状況を確認したところ、行先の記載がないものがあった。
規程の趣旨に則り、適正な記帳に努められたい。
② タクシーチケットの半券の管理について
運用ルールでは、チケットの半券については、使用後に使用簿の裏面に貼り付けることとなっているが、半券の紛失事例が３件あった。また、使用日時の記載漏れが１件、使用者名の記載漏れが１件あった。
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半券の管理及び記載については、適正に改善を図られたい。
【意 見】
消耗品（切手・レターパック・タクシーチケット）について、運用ルールが取り決められているものの、運用の誤りが見受けられる。その原因としては、運用ルールが各使用簿に貼付されているのみであり、職員への周知が不十分な状況にあると解される。
このような運用誤りの解消を図るためにも、各運用ルールについては、これを取りまとめたマニュアルの作成、全職員への配布等、運用ルールの徹底を進められたい。
⑶ 備品管理事務次の監査事項において改善を要する事例があった。
【指摘事項】① 備品整理簿と現品との照合・記載について備品整理簿と現品との照合の結果、規程により貼付けが定められている備品番号票が確認できなかったものが１件あった。
また、備品整理簿に記載が無く、現品に備品番号票が貼付けられていないものが２件あった。
更に、サーバー等を設置しているサーバーラック内の備品について、配線等の関係から備品を動かすことが困難であり、備品番号票を確認できないものが４件あった。
備品整理簿は、各備品の適正な現況把握に資するための帳簿であることから、現況を適正に記載するとともに、少なくとも年に１回、整理簿と現品との照合を行い、現品の確認・整理簿の点検を行うこととし、適正かつ効率的な備品管理事務の確保を図られたい。
② リース物品の管理について
リース物品の管理については財務規則及び規程に定めがないが、事務処理上、適正に管理を行う必要があることからリース物品整理簿を備えているところである。
しかし、リース物品整理簿と現品との照合の結果、リース物品整理簿に記載がない物品が３件あった。
また、リース物品整理簿において管理番号を付番しているが、現品に管理番号を示すものが貼付されておらず、リース物品整理簿と現品の照合が困難な状況であるとともに、複数台リース契約をしているＰＣ端末については、各端末の識別が困難であり、リース台数以外は照合できない状況である。
リース物品整理簿を備えている以上、適正な記載・点検に基づく管理の徹底を図られたい。
③ 異動報告書の記載について
備品等異動報告書については、規程に基づき出納閉鎖後３０日以内に作成及3び提出しなければならないとされているが、前述の備品整理簿に記載がなかった備品について、備品等異動報告書においても記載がなかった。
備品等異動報告書の作成段階においても、備品整理簿と現品との照合を行い、現品の確認を徹底するとともに、適正な報告に努められたい。
【意 見】① 備品の管理に係る「取決め」の創設について
備品整理簿に記載がなく備品番号票が貼付されていない備品が２件あったことを指摘したところであるが、監査書記から事務局に聞き取り調査を行ったと
ころ、備品を取得してから備品整理簿に登録するまでの手順について、明確な取決めがなく、備品を取得した担当や管理している担当によるその都度の判断により、備品整理簿が更新されてきたとする説明があった。
備品の取得に際し、備品整理簿への記載漏れや備品番号票が貼付されていないことが発生しており、担当の判断によって更新されている現状は、適正な管理ができている状況とは言い難い。
この状況を改善するため、物品の取得から備品整理簿への登録等の物品の管理に関する取決めの明文化と、全職員への周知の徹底を図られたい。
② 備品の所在の効率的な把握について備品の所在の把握については、令和２年度定期監査において、効率的な把握方法を検討されるよう意見してきたところである。
複数のＰＣ端末を管理しているが、ＰＣ端末の用途や設置場所、職員にどのＰＣ端末を割り当てているかなど、ＰＣ端末の管理状況を把握できる整理簿等が無く、備品整理簿と現品の照合が容易にできない状況であった。
また、サーバーラック内の備品について、サーバーラック内の設置場所を明示した図面等が無く、備品番号票の確認が困難な状況であることから、備品整理簿と現品の照合に支障が生じている状況である。
今後、事務局内での現物確認に資する備品の効率的な把握方法を検討されたい。
③ リース物品の管理に係る「取決め」の創設について
リース物品の管理については、これまでから課題を示してきたところであるが、その解消につながっていないのが現状であり、今回もリース物品整理簿に記載されていないリース物品があったことを指摘したところである。
監査書記から事務局に聞き取り調査を行ったところ、新たにリースを開始する際、総務課と業務課間の連携不足によるリース物品整理簿の更新漏れがその原因とする説明があった。リース物品の組織的な管理及びこれに対する職員の認識を共有するための取決めが規程等の形で明文化されていないことが根本的な原因であると考える。
そのため、当広域連合が管理する物品に準じた、リース物品の管理に関する取決めの明文化の検討を進められたい。
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