○国立大学法人香川大学個人情報管理に関する要項
平成29年11月24日
（趣旨）
第１条

国立大学法人香川大学における個人情報の管理に関しては、国立大学法人香川大学個人情報管理規則（以下「規則」という。）及びこの要項の定めるところによる。
２

個人情報とは、個人情報の保護に関する法律に定める生存する個人に関する情報で、特定の個人を識別することができる情報をいう。また、他の情報と照合することにより、特定の個人を識別できるものも含めるものとする。
（利用及び提供の制限）

第２条

保護管理者は、規則第６条の３及び第31条の規定により利用又は外部に提供するときは、別紙１により保護管理責任者に報告するものとする。
２

保護管理責任者は、前項の規定により報告されたときは、総括保護管理者に報告するものとする。
（管理体制）

第３条

保護管理者は、規則第３条第５項の規定により保護担当者を指名又は変更したときは、別紙２により保護管理責任者に報告するものとする。
２

保護管理責任者は、保護管理者又は保護担当者の指名又は変更があったときは、別紙３により総括保護管理者に報告するものとする。
（保有個人情報の取扱い）

第４条

保護管理者は、規則第７条の規定による利用者等を別紙４により保護管理責任者に報告するものとする。
２

保護管理者は、規則第７条第４項第３号の規定により職員に保有する個人データの学外への配付、持ち出しを許可するときは、別紙５により通知するものとする。
３

保護管理責任者は、規則第11条の規定により作成する個人情報ファィル取扱台帳は、別紙６により作成するものとする。
（保有個人情報の学生等の利用）
第５条

保護管理者は、規則第12条の規定による学生等の利用の許可に際し、職員に別紙７により届出をさせ、保護管理責任者に提出するものとする。
２

保護管理責任者は、前項の届出を許可するときは、別紙８により通知するものとする。
（業務委託等に伴う措置）

第６条

規則第30条の規定により個人データを外部のものに提供し、又は個人データの取扱いに係る業務（情報システムの保守業務を含む。）を外部のものに委託するに当たっては、次の各号によることとする。
(1)

保護管理者は、個人データの外部への提供に際し、職員に別紙９により届出をさせ、保護管理責任者の指示を受けるものとする。
(2)

保護管理者は、個人データの取扱業務の外部への委託に際し、職員に別紙10により届出をさせ、保護管理責任者及び総括保護管理者を通じて学長へ連絡し、学長の指示を受けるものとする。
(第三者提供に係る記録事項等)
第７条

規則第31条の３第1項の個人情報保護委員会規則に定める事項は次に掲げる区分に応じ、それぞれ当該各号の定める事項とする。（別紙11）(1) 規則第31条第2項の規定により個人データを第三者に提供した場合 次のイからニまでに掲げる事項
イ 当該個人データを提供した年月日
ロ 当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人。第11条第1項第3号において同じ。）の氏名（不特定かつ多数の者に対して提供したときは、その旨）
ハ 当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項
ニ 当該個人データの項目(2) 規則第31条第1項又は規則第31条の２第1項の規定により個人データを第三者に提供した場合
次のイ及びロに掲げる事項
イ 規則第31条第1項又は規則第31条の２第1項の本人の同意を得ている旨
ロ 前号ロからニまでに掲げる事項
2

前項各号に定める事項のうち、既に作成した規則第31条の３第1項の記録（当該記録を保存している場合におけるものに限る。）に記録されている事項と内容が同一であるものについては、規則第31条の３第1項の当該事項の記録を省略することができる。

3

本人に対する物品又は役務の提供に関連して当該本人に係る個人データを第三者に提供した場合において、当該提供に関して作成された契約書その他の書面に第1項各号に定める事項が記載されているときは、当該書面をもって規則第31条の３第1項の当該事項に関する記録に代えることができる。

4

規則第31条の３第2項の個人情報保護委員会規則が定める期間は、次の各号に掲げる場合の区分に応じて、それぞれ当該各号に定める期間とする。

(1)

前項に規定する方法により記録を作成した場合最後に当該記録に係る個人データの提供を行った日から起算して1年を経過する日までの間(2)

前号以外の場合

3年(第三者提供を受ける際の確認)
第８条

規則第31条の４第1項の規定による同項第1号に掲げる事項の確認を行う方法

は、個人データを提供する第三者から申告を受ける方法その他の適切な方法とする。
2

規則第31条の４第1項の規定による同項第2号に掲げる事項の確認を行う方法は、個人データを提供する第三者から当該第三者による当該個人データの取得の経緯を示す契約書その他の書面の提示を受ける方法その他の適切な方法とする。

3

前2項の規定にかかわらず、第三者から他の個人データの提供を受けるに際して既に前2項に規定する方法による確認（当該確認について記録を保存している場合に限る。）を行っている事項の確認を行う方法は、当該事項の内容と当該提供に係る規則第31条の４第1項各号に掲げる事項の内容が同一であることの確認を行う方法とする。
(第三者提供を受ける際の記録事項等)

第９条

規則第31条の４第３項の個人情報保護委員会規則で定める事項は、次の各号に掲げる場合の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める事項とする。（別紙12）(1)

個人情報取扱事業者から規則第31条第2項の規定による個人データの提供を受けた場合
次のイからホまでに掲げる事項
イ

個人データの提供を受けた年月日

ロ

規則第31条の４第1項各号に掲げる事項

ハ

当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項

ニ

当該個人データの項目

ホ

個人情報保護法第27条第4項の規定により公表されている旨(2)

個人情報取扱事業者から規則第31条第1項又は規則第31の２条第1項の規定による個人データの提供を受けた場合
次のイ及びロに掲げる事項
イ

規則第31条第1項又は規則第31の２条第1項の本人の同意を得ている旨

ロ

前号ロからニまでに掲げる事項(3)

個人関連情報取扱事業者（個人関連情報データベース等を事業の用に供している者をいう。ただし、規則第2条第11項に掲げる者を除く。以下同じ。）から規則第31条の５第1項の規定による個人関連情報の提供を受けて個人データとして取得した場合次のイからニまでに掲げる事項
イ

個人情報保護法第31条第1項第1号の本人の同意が得られている旨及び外国にある個人情報取扱事業者にあっては、同項第2号の規定による情報の提供が行われている旨

ロ

規則第31条の４第1項第1号に掲げる事項

ハ第1号ハに掲げる事項

ニ当該個人関連情報の項目(4)

第三者（個人情報取扱事業者に該当する者を除く。）から個人データの提供を受けた場合
第1号ロからニまでに掲げる事項
2

前項各号に定める事項のうち、既に作成した規則第31条の４第3項の記録（当該記録を保存している場合におけるものに限る。）に記録された事項と内容が同一であるものについては、規則第31条の４第3項の当該事項の記録を省略することができる。

3

本人に対する物品又は役務の提供に関連して第三者から当該本人に係る個人データの提供を受けた場合において、当該提供に関して作成された契約書その他の書面に第1項各号に定める事項が記載されているときは、当該書面をもって規則第31条の４第3項の当該事項に関する記録に代えることができる。

4

規則第31条の４第4項の個人情報保護委員会規則に定める期間は、次の各号に掲げる場合の区分に応じて、それぞれ当該各号に定める期間とする。
(1)

前項に規定する方法により記録を作成した場合

最後に当該記録に係る個人データの提供を受けた日から起算して1年を経過する日までの間(2)
5

前号以外の場合3年第1項に規定する事項は、別紙12により記録するものとする。
(個人関連情報の第三者提供を行う際の確認)

第10条

規則第31条の５第1項の規定による同項第1号に掲げる事項の確認を行う方法

は、個人関連情報の提供を受ける第三者から申告を受ける方法その他の適切な方法とする。
2

規則第31条の５第1項の規定による同項第2号に掲げる事項の確認を行う方法は、同号の規定による情報の提供が行われていることを示す書面の提示を受ける方法その他の適切な方法とする。

3

前2項の規定にかかわらず、第三者に個人関連情報の提供を行うに際して既に前2項に規定する方法による確認（当該確認について記録を保存している場合に限る。）を行っ

ている事項の確認を行う方法は、当該事項の内容と当該提供に係る規則第31条の５第1項各号に掲げる事項の内容が同一であることの確認を行う方法とする。
(個人関連情報の第三者提供を行う際の記録事項等)
第11条

規則第31条の５第3項において準用する規則第31条の４第3項の個人情報保護委

員会規則に定める事項は、次に掲げる事項とする。（別紙13）(1)

規則第31条の５第1項第1号の本人の同意が得られていることを確認した旨及び外国にある第三者への提供にあっては、同項第2号の規定による情報の提供が行われていることを確認した旨

2(2)

個人関連情報を提供した年月日(3)

当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名(4)

当該個人関連情報の項目

前項各号に定める事項のうち、既に作成した規則第31条の５第3項において準用する
規則第31条の４第3項の記録（当該記録を保存している場合におけるものに限る。）に記録された事項と内容が同一であるものについては、規則第31条の５第3項において準用する規則第31条の４第3項の当該事項の記録を省略することができる。

3

規則第31条の５第1項の規定により、本人に対する物品又は役務の提供に関連して当該本人に係る個人関連情報を第三者に提供した場合において、当該提供に関して作成された契約書その他の書面に第1項各号に定める事項が記載されているときは、当該書面をもって規則第23条第3項において準用する規則第31条の４第3項の当該事項に関する記録に代えることができる。

4

規則第31条の５第3項において準用する規則第31条の４第４項の個人情報保護委員会
規則に定める期間は、次の各号に掲げる場合の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間とする。
(1)

前項に規定する方法により記録を作成した場合

最後に当該記録に係る個人関連情報の提供を行った日から起算して1年を経過する日までの間(2)

前号以外の場合 3年（点検の実施）第12条

保護管理者は、規則第38条第１項の規定により、毎年５月及び随時に点検するものとし、その結果を別紙14により保護管理責任者に報告するものとする。
（雑則）
第13条
附
１

この要項の規定によるもののほか、各部局等で要項等を定めるものとする。
則

この要項は、平成29年11月24日から施行し、平成29年５月30日から適用する。

２

この要項の施行により、個人情報の管理に関する指針（平成20年２月21日制定）は廃止する。
附則（令和元年５月１日）

この要項は、令和元年５月１日から施行する。
附則（令和４年４月21日）

この要項は、令和４年４月21日から施行し、令和４年４月１日から適用する。

別紙１

個人情報利用目的外利用・提供報告書
令和
保護管理責任者

年月日

殿
保護管理者
所属・職氏

名

下記のとおり、個人情報を利用目的以外に利用・提供することを許可したので、報告します。
記
１

個人情報ファイル名

２

利用・提供した項目

３

利用・提供先４

許可した理由① 法令に基づく場合（根拠となる法令名及び条文）② その他の場合（理由を詳細に）
５ 利用・提供をする期間
年

月日から

年月日まで

別紙２

保護担当者指名・変更報告書
令和
保護管理責任者

年

殿
保護管理者
所属・職氏

名

下記のとおり、個人情報の保護担当者を指名・変更したので、報告します。
記
１

保護担当者（職・氏名）

２

担当部署※変更の場合前任者（職・氏名）

月日

別紙３

保護管理者・保護担当者指名・変更報告書
令和
総括保護管理者

年

月日

殿
保護管理責任者
所属・職氏

名

下記のとおり、個人情報の保護管理者、保護担当者を指名・変更したので報告します。
記１

保護管理者・保護担当者の別

２

職・氏名

３

担当部署
変更の場合
前任者（職・氏名）

アクセス権限者一覧

個人 情 報フ ァイ ル の名 称

別紙４

利用 目
的

利用 者

利用 範 囲保管 場 所備考別紙５

個人情報配付・持ち出し許可書

令和

年

殿

保護管理者
所属・職氏名

下記のとおり、個人情報の学外への配付・持ち出しを許可する。

記１

個人情報ファイル名

２

配付・持ち出し先

３

期

４

間

そ の 他

令和年

月日から

令和年

月日まで

月日

別紙６
個人情報ファィル取扱台帳
ファイル構成の別
個人情報ファイルの名称

電算

紙・その
他

利用及び保管等の状
況

備考

別紙７

個人情報利用届
令和
保護管理責任者

年

殿

所属・職氏

名

下記のとおり、学生等に個人情報を利用させるので、許可願います。
記１

個人情報ファイル名

２

学生等の所属（学年）・氏名

３

利用期間

４

利用目的

５

その他

令和年

月日から令和年月日まで

月日

別紙８

個人情報利用許可書
令和殿
保護管理責任者
所属・職氏

名

下記のとおり、学生等に個人情報の利用を許可します記
１

個人情報ファイル名

２

学生等の所属（学生）・氏名

３

利用期間

４

そ の 他

令和年

月日から

令和年

月日まで

年

月日

別紙９

個人情報外部提供届
令和
保護管理責任者

殿
所属・職氏

名

下記のとおり、個人情報を外部に提供したいので、指示願います。
記１

個人情報ファイル名

２

提供先

３

提供先における
1.

利用目的

2.

利用する業務の根拠法令

3.

利用する記録項目

4.

記録範囲

5.

利用形態

6.

その他

年

月日

別紙10
個人情報取扱業務外部委託届
令和
香川大学長

年

殿
所属・職氏

名

下記のとおり、個人情報の取扱業務を外部に委託したく、指示願います。
記1.

個人情報ファイル名

2.

委託先名

3.

委託期間

4.

業務内容

令和

年

月日から

令和年

月日まで

月日

別紙11
個人データの第三者への提供に係る記録台帳
保護管理責任者
所属・職氏

名

個人情報ファイ

個人データ

第三者の氏名

個人データ

個人データ

本人の同意のルの名称を提供した又は名称及びによって識の項目

有無

年月日

住所並びに法別される本人にあって人の氏名そは、その代表の他の当該者の氏名（※本人を特定2）するに足りる事項

１２
３４５６
【備考】
※1

第７条第1項に係る個人データの第三者への提供に係る記録は、 この台帳に記録するものとする。

※2

法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人の氏名を記入する。（不特定かつ多数の者に対して提供したときは、その旨）※3

規則第31条第1項各号（法令に基づく場合、学術研究目的等）及び第4項各号（業務委託、共同利用等）により第三者に提供した場合は、この台帳の記入を要しない。
※4

外国の第三者へ提供（規則第31条の２第1項に該当する場合に限る。）する場合は、規則第31条第1項（法令に基づく場合、学術研究目的等）により第三者に提供した場合のみ、 この台帳の記入を要しない。
※5

同一の第三者に対し個人データを継続的に若しくは反復して提供したとき、 又は当該第三者に対し個人データを継続的に若しくは反復して提供することが確実であると見込まれるときは、 一括して記録することができる。

別紙12
個人データの第三者からの提供記録台帳
保護管理責任者
所属・職氏

名

個人 情 報フ

第14個人 デ ー

第三 者 の第三 者 に個人 デ ー

個人 デ ー

法第 27条 第本人

ァイ ル の名

号第 1

タの 提 供

氏名 又 はよる 当 該

タに よ っタ又 は 個4項 の 規定の同称項各を受 け た

名称 及 び個人 デ ーて識 別 さ

人関 連 情によ り 個人

意の号の年月 日

住所 並 びタの 取 得れる 本 人報の 項 目

情報 保 護委有無別（※ 5、に法 人 にの経 緯の氏 名 そ

員会 に より（※※6、あっ て（※ 6）の他 の 当

公表 さ れて4、※7）

は、 そ の該本 人 をいる 旨※7）

代表 者 の特定 す る（※ 5、氏名 （ ※に足 り る※6、 ※7）

2）

事項

１２３４５
６
【備考】
※1

第９条に係る第三者から個人情報の提供を受けた際の記録は、 この台帳に記録するものとする。

※2

法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人の氏名を記入する。
※3

規則第31条第1項各号（法令に基づく場合、学術研究目的等）及び第4項各号（業務委託、共同利用等）により、第三者から提供を受けた場合は、この台帳の記入を要しない。
※4

第９条第1項第1号（オプトアウト）に基づく提供の場合は、 「本人の同意の有無」の記入を要しない。
※5

第９条第1項第2号（本人の同意）に基づく提供の場合は、「個人データの提供を受けた年月日」及び「個人情報保護委員会により公表されている旨」の記入を要しない。
※6

第９条第1項第3号（個人関連情報）に基づく提供の場合は、 「個人データの提供を受けた年月日」、「第三者による当該個人データの取得の経緯」及び「個人情報保護委員会により公表されている旨」の記入を要しない。

※7

第９条第1項第4号（私人などからの提供）に基づく提供の場合は、 「個人データの提供を受けた年月日」、「個人情報保護委員会により公表されている旨」及び「本人の同意の有無」の記入を要しない。
※8

同一の第三者から継続的に若しくは反復して個人データの提供を受けたとき、又は当該第三者から継続的に若しくは反復して個人データの提供を受けることが確実であると見込まれるときは、一括して記録することができる。

別紙13
個人関連情報の第三者への提供に係る記録台帳
保護管理責任者
所属・職氏

名

個人情報ファイ

個人関連情報を提第三者の氏名又は個人関連情本人の同意が得らルの名称供した年月日（記名称及び住所並び報の項目れていることを確録を一括して作成に法人にあって認した旨及び外国する場合にあっては、その代表者のにある第三者へのは、当該提供の期氏名（※2）

提供にあっては、間の初日及び末法第31条第1項第2日）

号の規定による情報の提供が行われていることを確認した旨

１
２
３
４５６
【備考】
※1

第10条第1項に係る個人関連情報の第三者への提供に係る記録は、 この台帳に記録するものとする。
※2

法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人の氏名を記入する。
※3

規則第31条第1項各号（法令に基づく場合、学術研究目的等）により、第三者に提供した場合は、記入を要しない。
※4

同一の第三者に対し個人関連情報を継続的に若しくは反復して提供したとき、 又は当該第三者に対し個人関連情報を継続的に若しくは反復して提供することが確実であると見込まれるときは、 一括して記録することができる。

別紙14

個人情報管理状況点検結果報告書
令和
保護管理責任者

殿
保護管理者
所属・職氏名

個人情報の管理状況について、別紙のとおり点検したので報告します。

年月日

別紙
検査

項

目

適 ・
否

個人情報を有する法人文書等の管理・分

適 ・類は適切になされているか。

否

情報操作を行う端末機は指定された場所

適 ・に設置されているか。

否

ファイル交換ソフト等、情報漏えいの恐れ

適 ・記録があるソフトの有無

否

媒体

スマートフォン、USB メモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末

適 ・等への接続の制限等について、必要な措否置を行っているか。
個人情報は原本等の変更に従い、適正に適 ・処理更新されているか。

否

経路

不要等により削除することとされた個人情

適 ・報は残されていないか。

否基礎となるデータのバックアップは適正に適 ・なされているか。

否

指定されたアクセス権者以外の利用の有

適 ・無否パスワードの漏えいは無いか。

適 ・否

保有個人情報が記録されている電子媒体又は電子ファイルの利用及びアクセスに適 ・否係るパスワードの設定がなされているか。
管理方法

職員が処理する保有個人情報について、適切に暗号化を行っているか（暗号化に適 ・は、適切なパスワードの選択、パスワード否の漏えい防止の措置等を含む。）
保有個人情報の複製、送信、記録されている媒体の外部への送付又は持出しについては、当該保有個人情報の秘匿性等そ適 ・否の内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を限定しているか。
保有個人情報について、一時的に加工等適 ・の処理を行うため複製等を行う場合に否は、その対象を必要最小限に限り、処理

改善事

項等

終了後は不要となった情報を速やかに消去しているか。
保有個人情報を共有フォルダ等一時的に適 ・保存する場所へ複製する場合は、保存状
否況の管理を行っているか。
個人情報の処理を外部委託した場合、情適 ・報の取扱いに関し必要な事項を書面によ否り確認しているか。
保有個人情報や記録されている媒体が不要となったときは、復元・判読が不可能と適 ・なるよう、裁断、物理的破壊等を行い、情否報の消去・廃棄を確実に行っているか。
漏えい等事案発生の場合の報告手順を適 ・周知しているか。

否

外部からの不正アクセスが疑われる場合においては、ＬＡＮケーブルを抜くなど、被適 ・害拡大防止のため対応について周知して否その他いるか。
文部科学省等と緊密に連携して、その保有する個人情報の適切な管理を行ってい適 ・るか。（※情報セキュリティ担当及び個人否情報保護担当の保護管理者に限る。）

点検年月日

年月日

点検者