公益社団法人日本ファシリティマネジメント協会

個人情報管理規程等

公益社団法人日本ファシリティマネジメント協会
個人情報保護に関する基本方針
公益社団法人日本ファシリティマネジメント協会（以下｢本協会｣という。）は、企業、団体等が保有又は使用する全施設資産及びそれらの利用環境を経営戦略的視点から総合的かつ統括的に企画、管理、活用する経営活動（以下「ファシリティマネジメント」という。）に関連する多様な活動分野の英知を結集して、ファシリティマネジメントの普及定着に関する事業を行うことにより、安全、安心、快適かつ機能的な施設資産の形成と活用を推進し、もって、良好な社会資本の整備及び地球環境の保全並びにわが国経済の健全な発展に寄与することを目的とする団体です。本協会の取得する個人情報はこの目的に沿って使用するもので、「個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号）」に基づき、個人情報に関して適用される法令及びその精神を尊重、遵守し、個人情報を適切かつ安全に取扱うとともに個人情報の保護に努めるものとします。
１

個人情報の取得
本協会は、個人情報の利用目的を明らかにし、本人の意思で提供された情報を取扱います。
２

利用目的及び保護本協会が取扱う個人情報は、その利用目的の範囲内でのみ利用します。

また、利用目的を遂行するために業務委託をする場合並びに法令等の定めに基づく場合や、人の生命、身体又は財産の保護のために必要とする場合をのぞいて、個人情報を第三者へ提供することは致しません。
本協会が業務上保有する個人情報の利用目的は、定款に定める事業に関わるものに限定し、次のとおりとします。
（１） ファシリティマネジメントに関する資格認定事業の情報提供（資格試験・資格更新・資格登録の実施時期、実施方法、利用方法等に関する周知及び案内）（２） ファシリティマネジメントに関する教育研修事業及び通信教育事業の情報提供（教育研修・セミナー等の種類、内容、実施時期、費用等に関する周知及び案内）（３）ファシリティマネジメントに関する表彰事業の情報提供（日本ファシリティマネジメント大賞の募集、結果発表、表彰式開催等に関する周知及び案内）（４）ファシリティマネジメントに関する調査研究事業の情報提供（委員会、研究部会、成果発表会、海外調査団等の実施等に関する周知及び案内）

（５） ファシリティマネジメントに関するＩＳＯ関連事業及び日本産業規格（ＪＩＳ）関連事業の情報提供（セミナー、認証取得に関する周知及び案内）（６） ファシリティマネジメントに関する広報事業の情報提供（機関誌の送付、メールマガジンの発信、ホームページの更新等の実施及びこれに関する周知並びに案内）（７） ファシリティマネジメントに関する交流事業の情報提供（各種交流会の開催等に関する周知及び案内）（８） ファシリティマネジメントに関するフォーラム及びコンテスト等関連事業の情報提供（開催方法、開催内容、開催時期等に関する周知及び案内）（９） その他、本協会の目的を達成するために必要な事業に関する情報提供
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管理体制（１） 全ての個人情報は、不正アクセス、盗難、持出し等による、紛失、破壊、改ざん及び漏えい等が発生しないように適正に管理し、必要な予防・是正措置を講じます。
（２） 個人情報をもとに、利用目的内の業務を外部に委託する場合は、その業者と個人情報取扱契約書を締結するとともに、適正な管理が行われるよう管理・監督します。
（３） 個人情報の本人による開示・訂正、利用停止等の取扱いに関する問合せは、随時受付け、適切に対応します。
また、個人情報の取扱いに関する苦情を受付ける窓口を設け、苦情を受付けた場合には、適切かつ速やかに対応いたします。
４

法令遵守のための取組みの維持と継続（１） 本協会は、個人情報の保護に関する法令及びその他の規則に則った業務運営に努めて参ります。
（２） 本協会が保有する個人情報を保護するための方針や体制等については、本協会の事業内容の変化及び事業を取巻く法令、社会環境、ＩＴ環境の変化等に応じて、継続的に見直し、改善します。

個人情報管理規程（目的）第１条 この規程は、公益社団法人日本ファシリティマネジメント協会（以下「本協会」という。）定款第６1 条に基づき、別途定める「個人情報保護に関する基本方針」に従い、個人情報の適正な取扱いに関して本協会の役職員等が遵守すべき事項を定め、これを実施運用することにより個人情報を適切に保護・管理することを目的とする。
（定義）
第２条 この規程及びこの規程に基づいて策定される規則等において使用する用語については、次のとおりとする。
（１）個人情報ア 「個人情報｣とは、生存する個人に関する情報で、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるものを含む。）をいう。
イ 第１号アに定めるもののほか、本規程において用いる用語は「個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号）」（以下「個人情報保護法」という。）に定めるところによる。
（２）個人情報データベース等｢個人情報データベース等」とは、個人情報を含む情報の集合で、次に掲げるものをいう。
ア 特定の個人情報をコンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成したもの
イ 第２号アに掲げるもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものであって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するもの（３）個人データ｢個人データ｣とは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
（４）本人｢本人｣とは、当該個人情報によって識別される、又は識別され得る、生存する特定の個人をいう。
（５）役職員等｢役職員等｣とは、本協会の情報セキュリティ管理規程に定める役職員等をいう。
（６）個人情報管理責任者｢個人情報管理責任者｣とは、会長によって任命された者であって、本協会の個人情報保護に関する細則等の運用について責任と権限を有する者をいう。

（適用範囲）第３条 この規程は、すべての役職員等に適用する。また、退職後等においても在任又は在籍中に取得・アクセスした個人情報については、この規程に従うものとする。
２ 各種委員会委員、調査研究部会員及び本協会の事業について委嘱又は依頼を受けた者が、本協会の業務に従事する場合には、当該従事者は、この規程を遵守しなければならない。
３ 前項の従事者を管理する立場にある者は、当該従事者に対し、この規程の遵守を確保するために必要な措置を講じなければならない。
（個人情報保護基本方針）
第４条 本協会は個人情報保護を推進する上で「個人情報保護に関する基本方針」（以下、「プライバシーポリシー」という。）を策定し、公表するとともに、これを実行し維持するものとする。
２ 個人情報管理責任者は、役職員等にプライバシーポリシーの内容を周知徹底するとともに、ホームページに掲載する等、一般に閲覧可能な措置を講じるものとする。
（個人情報管理責任者）
第５条

本協会においては、事務局長を個人情報管理責任者とする。

２ 個人情報管理責任者は、必要に応じて、本協会で取扱う個人情報について、この規程に定める諸事項を実施・徹底するため、個人情報保護に関する細則等を策定しなければならない。
３ 個人情報管理責任者は、この規程等の適正な実施及び運用を図り、個人情報が外部に漏えいしたり、不正に使用されたり、あるいは改ざんされたりすること等がないように管理する責を負う。
（個人情報の取得）
第６条 個人情報の取得は、適法かつ公正な方法によって行い、偽りその他不正な手段によって取得してはならない。
２ 本人から直接に個人情報を取得する場合には、本人（本人が未成年者の場合はその保護者。以下「本人等」という。）に対して、次に掲げる事項又はそれと同等以上の内容の事項を、書面又はこれに代わる方法によって通知し、本人等の同意を得なければならない。
（１）本協会の名称、個人情報管理責任者の氏名及び連絡先（２）個人情報の利用目的（３）保有個人データに関する次に掲げる検知の存在及び当該権利行使のための方法
ア 当該データの利用目的の通知を求める権利イ

当該データの開示を求める権利及び第三者提供の停止を求める権利

ウ 当該データに誤りがある場合にその内容の訂正、追加又は削除を求める権利
エ 当該データの利用の停止又は消去を求める権利

３ 本人等以外の者から間接的に個人情報を取得する場合には、本人等に対して、前項第３号アないしエに掲げる事項を書面又はこれに代わる方法で通知し、本人等の同意を得なければならない。
４ 従業者は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報を取得してはならない。
（１） 法令に基づく場合（２） 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき（３） 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき（４） 国の機関又は地方公共団体若しくはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき（５） 当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、個人情報保護法第 ５７条第１項各号に掲げる者その他個人情報保護委員会規則で定める者により公開されている場合（６） 本人を目視し、又は撮影することにより、その外形上明らかな要配慮個人情報を取得する場合（７）委託、事業承継又は共同利用に伴って個人データの提供を受ける場合において、要配慮個人情報の提供を受けるとき（利用目的及び個人情報の利用等）
第７条

個人情報を取扱うに当たっては、事前にその利用目的を明確に定めるものとし、当該利用目的は、「個人情報保護に関する基本方針」第２項に定める範囲であり、かつ本人等から同意を得た利用目的の範囲内でなければならない。
２ 個人情報管理責任者は個人情報の利用目的をプライバシーポリシーとして公表しなければならない。
３ 個人情報管理責任者は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、プライバシーポリシーとして公表しなければならない。
（個人情報の提供等）
第８条 従業者は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。
（１） 法令に基づく場合（２） 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき（３） 公衆衛生の向上、又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

（４） 国の機関等が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
２ 前項の定めにかかわらず、本協会の業務を遂行するために当該業務等の一部又は全部を第三者に委託する必要がある場合には、次に掲げる条件を満たす業務委託先に限り、本人等が事前承諾した利用目的の範囲内において個人情報を当該業務委託先に対して提供できるものとする。
（１）社会通念上相当な事業活動を営む者であること（２）個人情報の保護に関し、この規程と同等以上の規程を有し、かつその適正な運用及び実施がなされている者であること（３）本協会との間に、適正な内容の個人情報の保護に関する定めを締結し、これを遵守することが見込まれる者であること
３ 前項の業務委託を行う場合は、事前に個人情報管理責任者による承諾を得なければならない。
４ 本条第２項の定めに従い、個人情報を取扱う業務を第三者に委託した場合には、本協会が当該業務委託先に課した個人情報の適切な管理義務が、確実に遵守されるよう適時、確認・指導するものとする。
５ 従業者は、個人データを第三者（個人情報保護法第１６条第２項各号に掲げる国の機関等を除く。）に提供したときは、当該個人データを提供した年月日、当該第三者の氏名又は名称その他の事項に関する記録を作成しなければならない。ただし、当該個人データの提供が本条第１項各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
６ 従業者は、前項の記録を、当該記録を作成した日から個人情報保護法第２９条第２項で定める期間保存しなければならない。
(個人情報の正確性確保)第９条 個人情報は、利用目的達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の内容に保つよう管理運営しなければならない。
(安全管理)
第１０条 個人情報管理責任者は、個人情報の安全管理のため、個人情報の不正アクセス、漏えい、滅失又は毀損防止に努めるものとする。
２ 個人情報管理責任者は、必要に応じて個人情報の安全管理のため、必要かつ適正な措置を定めるものとし、当該個人情報を取扱う役職員等に遵守させなければならない。
(役職員等の監督)第１１条 個人情報管理責任者は、個人情報等の安全管理が図られるよう、個人情報等を扱う役職員等に対して必要かつ適切な指導・監督を定期的に行わなければならない。

(個人情報等の消去・廃棄)第１２条 保有する必要がなくなった個人情報等については、直ちに当該個人情報を消去・破棄しなければならない。
２ 個人情報管理責任者は、個人情報の消去・破棄を行うにあたり、消去・廃棄の日、消去・廃棄した個人情報等の内容及び消去・廃棄の方法を書面に記録し、これを本協会の「事務処理規程」に定める期間、保存しなければならない。
(通報及び調査義務等)第１３条 役職員等は、個人情報が外部に漏えいしていることを知った場合、又はそのおそれがあると気づいた場合には、直ちに個人情報管理責任者に通報しなければならない。
２ 個人情報管理責任者は、個人情報の外部への漏えいについて役職員等から通報を受けた場合には、直ちに事実関係を調査しなければならない。
(報告及び対策)第１４条 個人情報管理責任者は、前条に基づく事実関係の調査の結果、個人情報が外部に漏えいしていることを確認した場合には、直ちに次の各号に掲げる事項を関係機関に報告しなければならない。
（１）漏えいした情報の範囲（２）漏えい先（３）漏えいした日時（４）その他調査で判明した事実
２ 個人情報管理責任者は、関係機関とも相談のうえ、当該漏えいについての具体的対応及び対策を講じるとともに、再発防止策を策定しなければならない。
(自己情報に関する権利)第１５条 本人から自己の情報について開示を求められた場合は、原則として合理的な期間内にこれに応じるものとする。また、開示の結果、誤った情報があり、訂正又は削除を求められた場合は、原則として合理的な期間内にこれに応じるとともに、訂正又は削除を行った場合は、可能な範囲内で当該個人情報の受領者に対して通知を行うものとする。
(個人情報の利用又は提供の拒否権)
第１６条 本協会が既に保有している個人情報について、本人からの自己の情報についての利用、又は第三者への提供を拒まれた場合は、これに応じるものとする。ただし、次に掲げるいずれかに該当する場合は、この限りではない。
（１）法令の規定による場合（２）本人又は公衆の生命、健康、財産などの重大な利益を保護するために必要な場合

(苦情の処理)第１７条 本協会の個人情報の取り扱いに関する苦情の窓口業務は総務部が担当する。
２ 個人情報管理責任者は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備及び支援を行なう。
３ 総務部長は、適宜、個人情報管理責任者に苦情の内容について報告するものとする。

(改廃)
第１８条

この規程の改廃は、理事会の決議を経て行う。

附則

この規程は、平成２４年７月１日から施行する。

附則

この規程は、令和４年１０月１８日に改定、施行する。