町長が取り扱う個人情報の保護等に関する事務取扱要綱（平成１７年７月１日制定）

第１趣旨
この要綱は別に定めがあるもののほか、三戸町個人情報保護条例（平成17年三戸町条例第11号。以下「個人情報保護条例」という。）の規定による町長及び事業者が取り扱う個人情報の適正な取扱いの確保に関し必要な事項を定めるものとする。

第２定義(1) この要綱において「本庁」とは、三戸町行政組織規則（平成５年三戸町規則第２号）第３条に規定する本庁（同規則第５条第３項の規定に基づき設置された機関を含む。）をいう。
(2) この要綱において「出先機関」とは、三戸町行政組織規則第４条に規定する出先機関をい
う。

第３
１

個人情報窓口の設置等
個人情報窓口の名称及び設置場所(1) 個人情報の保護に関する事務を円滑に行うため、個人情報窓口（本庁及び出先機関において取り扱う個人情報及び事業者が取り扱う個人情報に係る窓口）を総務課に設置する。

２

個人情報担当(1) 個人情報保護制度の適切かつ円滑な運用を図るため、本庁の各課、室（以下「本庁各課等」という。）及び出先機関に個人情報担当を置く。
(2) 個人情報担当は、次の事項を行うものとする。
ア

開示請求、訂正請求、利用停止請求又は町長における個人情報の取扱いに関する苦情の申出をした者への対応

イ

総務課並びに関係各課（室）及び出先機関との連絡調整

ウ

所属職員に対する指導(3) 本庁各課等及び出先機関の長は、所属職員の中から１名を個人情報担当として指定するものとする。
３

個人情報窓口で行う事務
個人情報窓口で行う事務は、次のとおりとする。
(1) 個人情報取扱事務登録簿又はその写し等の管理及び閲覧に関すること。
(2) 開示請求（口頭による開示請求を除く。）、訂正請求、利用停止請求及び町長における個
人情報の取扱いに関する苦情の申出（以下「開示請求等」という。）に係る相談、案内及び受付に関すること。
(3) 個人情報の開示に係る費用の徴収に関すること。
(4) 異議申立ての受付に関すること。
(5) 事業者が行う個人情報の取扱いに関する苦情の申出又は相談に係る受付に関すること。
(6) 個人情報保護事務の調整に関すること。

-1 -

４

担当課等で行う事務担当課等（個人情報を取り扱う本庁各課等及び出先機関をいう。以下同じ。）が行う事務は、次のとおりとする。
(1) 個人情報取扱事務登録簿の作成に関すること。
(2) 開示請求等に係る保有個人情報の検索及び特定に関すること。
(3) 口頭による開示請求に係る相談、案内、受付及び開示に関すること。
(4) 第三者に対する意見書提出の機会の付与に関すること。
(5) 訂正請求及び利用停止請求に係る保有個人情報についての確認に関すること。
(6) 開示請求等についての決定等及びこれらの通知に関すること。
(7) 保有個人情報が記録されている行政文書の写しの作成に関すること。
(8) 保有個人情報の開示、訂正及び利用停止の実施並びに訂正をした旨の通知に関すること。
(9) 異議申立てに対する処理に係る三戸町個人情報保護審査会(以下「審査会」という。）に対する諮問に関すること。
(10)異議申立てに対する決定及びこれらの通知に関すること。

５

総務課個人情報保護担当で行う事務(1) 個人情報取扱事務の登録等に関すること。
(2) 事業者の個人情報取扱指針の策定、変更及び公表に関すること。
(3) 事業者に対する助言及び指導に関すること。
(4) 事業者に対する勧告に関すること。
(5) 事業者が行う個人情報の取扱いに関する苦情の申出又は相談の処理に関すること。
(6) 事業者に対する説明又は資料の提出の要求に関すること。
(7) 事業者が勧告に従わなかった旨等の公表に関すること。
(8) 事業者の個人情報取扱指針、事業者に対する勧告、事業者が勧告に従わなかった旨等の公表及び個人情報の保護制度の運営に関する重要事項についての審査会に対する諮問に関すること。
(9) 個人情報保護条例の運用状況の公表に関すること。

第４１

個人情報取扱事務の登録等
登録する事務の単位
個人情報取扱事務は、三戸町行政組織規則の規定に基づく分掌事務等を参考にしながら、個人情報を取り扱う目的を同じくし、密接に関連した一連の事務を一つの単位とする。

２

個人情報取扱事務登録簿の作成等
個人情報取扱事務を開始しようとするときは、個人情報取扱事務登録簿（第１号様式。以下「登録簿」という。）を作成し、その控えを保管するとともに、総務課個人情報保護担当へ提出するものとする。
また、当該担当課等は、登録事項に変更があったときは、新規に作成した場合と同様に総務課個人情報保護担当に登録簿を提出するものとし、個人情報取扱事務を廃止したときはその旨及び廃止年月日を総務課個人情報保護担当に通知するものとする。

３

個人情報取扱事務の登録等
個人情報取扱事務の登録（登録事項の変更を含む。）は、総務課個人情報保護担当が２によ-2 -り提出された登録簿を簿冊に綴ることにより行い、登録の抹消は、廃止された個人情報取扱事
務に係る登録簿を簿冊から除去し、廃止事務簿冊に綴ることによって行う。
なお、個人情報取扱事務の登録事項の変更をした場合は、変更された登録簿を変更事務簿冊に綴るものとする。
４

登録簿の閲覧
個人情報窓口においては、各実施機関のすべての登録簿（登録事項を変更されたもの又は廃止された個人情報取扱事務に係るものを含む。）を備え付け、閲覧できるようにするものとする。

５

登録簿の作成方法
登録簿の作成方法は、次のとおりとする。
(1) 「所管する組織の名称」欄
ア「登録」の欄には、個人情報取扱事務登録簿を作成した本庁各課等又は出先機関の名称を記載するものとする。

イ「登録年月日」の欄には、個人情報取扱事務を登録した年月日を記載するものとし、当該記載は、総務課個人情報保護担当で行うものとする。

ウ「保有」の欄には、個人情報を保有する本庁各課等又は出先機関の名称を記載するものとする。

エ「開始年月日」の欄には、個人情報取扱事務を開始する年月日を記載するものとする。

(2) 「事務の名称」欄
個人情報を取り扱う一連の事務処理を一つの「事務」として把握し、事務の内容が具体的に分かるように事務の名称を明確かつ簡潔に記載するものとする。
(例) ○○資格試験事務、○○許可事務(3) 「利用目的」欄
個人情報取扱事務の利用目的が具体的に分かるように、明確かつ簡潔に記載するものとする。
事務の名称によって個人情報を取り扱う理由が分からない場合には、個人情報を取り扱う
理由についても簡潔に記載するものとする。
(4) 「対象者の範囲」欄
当該個人情報取扱事務の対象者を類型化して記載するものとする。
(例) 申請者、受験者、被表彰者(5) 「項目」欄「対象者の範囲」の欄に記載した対象者について、当該事務で取り扱っている個人情報の項目のすべてについて、別表１「個人情報項目一覧（例示）」を参考に、該当する項目の□印に黒塗り等するものとする。
基本的事項等の同一の分類において、当該項目以外に取り扱う個人情報の項目がある場合には、空欄の□印に黒塗り等し、その項目を記載するものとする。
また、「社会的差別の原因となるおそれのある個人情報」に該当する場合は、（ ）内に具体的個人情報の項目を記載するものとする。
なお、取得している個人情報が、「思想・信条」、「宗教」及び「社会的差別の原因となる
おそれのある個人情報」に該当する場合は、当該個人情報を取得する根拠を「根拠」欄に記-3 -入するものとする。
「根拠」欄は、法令等の規定に基づいて取得する場合は「法令等」の□印に、個人情報取扱事務の目的を達成するために当該個人情報が必要であり、かつ、欠くことができない場合
は「必要かつ不可欠」の□印に黒塗り等するものとする。
基本的事項等の項目の分類に当てはまるものがない場合は、「その他」欄の空欄の□印に黒塗り等し、その項目を記載するものとする。
(6) 「取得先」欄
個人情報を本人から取得している場合には、「本人」の□印に黒塗り等するものとする。
また、本人以外から取得している場合には、「本人以外」の□印に黒塗り等し、本人以外の区分の該当する□印に黒塗り等するものとする。
ア「他の実施機関」欄は、個人情報を保有する本庁各課等及び出先機関が所属する実施機
関以外の町の実施機関から個人情報を取得する場合に記入するものとする。

イ「実施機関以外の町の機関」欄は、実施機関以外の町の機関から個人情報を取得する場
合に記入するものとする。

ウ「国・町以外の地方公共団体」欄は、国や町以外の地方公共団体から個人情報を取得する場合に記入するものとする。

エ「独立行政法人等・地方独立行政法人」欄は、独立行政法人等や地方独立行政法人から個人情報を取得する場合に記入するものとする。

オ「民間団体・私人」欄は、民間企業、民間団体、本人以外の個人から個人情報を取得する場合に記入するものとする。

カ 「その他」欄は、アからオに掲げるもの以外のものから個人情報を取得する場合に（ ）内に具体的な取得先を記載するものとする。
キ「実施機関内での利用」欄は、本庁各課等及び出先機関が所属する実施機関の当該本庁各課等及び出先機関以外の本庁各課等及び出先機関から個人情報を取得する場合に記入す
るものとする。

(7) 「提供の有無及び提供先」
個人情報を保有する本庁各課等及び出先機関が、その所属する実施機関以外のものに保有
個人情報を提供することの有無について、□印に黒塗り等するものとする。
また、実施機関以外のものに保有個人情報を提供している場合は、提供先の□印に黒塗り等するものとする。
ア「他の実施機関」欄は、個人情報を保有する本庁各課等及び出先機関が所属する実施機
関以外の実施機関に保有個人情報を提供する場合に記入するものとする。

イ「実施機関以外の県の機関」欄は、実施機関以外の町の機関に保有個人情報を提供する
場合に記入するものとする。

ウ「国・町以外の地方公共団体」欄は、国や町以外の地方公共団体に保有個人情報を提供する場合に記入するものとする。

エ「独立行政法人等・地方独立行政法人」欄は、独立行政法人等や地方独立行政法人に保有個人情報を提供する場合に記入するものとする。

オ「民間団体・私人」欄は、民間企業、民間団体、本人以外の個人に保有個人情報を提供する場合に記入するものとする。

-4 -カ 「その他」欄は、アからオに掲げるもの以外のものに保有個人情報を提供する場合に（ ）内に具体的な提供先を記載するものとする。
(8) 「個人情報電算ファイルの利用の有無及び名称」欄
個人情報電算ファイルを利用することの有無について□印に黒塗り等し、有の場合はその名称を記載するものとする。
また、個人情報電算ファイルを利用している場合は、通信回線を用いて情報機器を結合して実施機関が当該実施機関以外のものへ保有個人情報を提供することの有無について、（ ）内の□印に黒塗り等するものとする。
(9)「外部委託の有無」欄
個人情報取扱事務の全部又は一部についての実施機関以外のものへの委託の有無について□印に黒塗り等するものとする。
(10)「備考」欄
登録簿に記載した内容について特に説明を要する事項を記載するものとする。
第５１

開示請求に係る事務
個人情報窓口における相談及び案内(1) 保有個人情報の特定
個人情報窓口の職員は、来訪者が求める保有個人情報が特定できるように内容を具体的に聴き取るものとする。
(2) 保有個人情報の内容に応じた対応の選択
ア

個人情報窓口の職員は、来訪者が求める保有個人情報の内容により、次のいずれにより対応すべきものであるかを判断するものとする。
(ア)

本人への情報提供(イ)

法令又は他の条例の規定による自己を本人とする保有個人情報の開示（個人情報保護条例第25条第１項）(ウ)

開示請求（個人情報保護条例第14条第１項）(エ)

口頭による開示請求（個人情報保護条例第20条第１項）(オ)

次に掲げる保有個人情報については、個人情報保護条例の規定が適用されないため、個人情報保護条例に基づく開示請求の対象にはならない旨説明する等適切な対応に努
める（個人情報保護条例第57条）。

ａ

統計法（昭和22年法律第18号）第２条に規定する指定統計を作成するために集められた個人情報及び同法第14条に規定する届出統計調査によって集められた個人情報ｂ

統計報告調整法（昭和27年法律第148号）第12条の３に規定する統計報告の徴集によって得られた個人情報ｃ

青森県統計調査条例（昭和25年３月青森県条例第10号）第２条第１項に規定する統計調査によって集められた個人情報

イ

本人への情報提供
本人への情報提供で対応すべき場合には、個人情報窓口の職員は、該当する担当課等を案内するものとする。

ウ

法令又は他の条例の規定による保有個人情報の開示-5 -法令又は他の条例の規定により自己を本人とする保有個人情報の開示を受けることができる場合には、個人情報窓口の職員は、該当する担当課等を案内するものとする。
エ

開示請求
保有個人情報開示請求書（町長が取り扱う個人情報の保護に関する規則（平成17年三戸町規則第23号。以下「個人情報保護規則」という。）第１号様式。以下「開示請求書」という。）に必要事項を記載させ、個人情報窓口に提出させるものとする。
なお、この場合においては、開示請求等の対象となる保有個人情報が記録されている行政文書の定義から除かれているものがあること（個人情報保護条例第２条第５号ただし書において引用する三戸町情報公開条例第２条第２号）、法令又は他の条例（三戸町情報公開条例を除く。）の規定により開示請求者に対し開示請求に係る保有個人情報が第19条第１項各号及び第20条第２項に規定する方法と同一の方法で開示することとされている場合には、個人情報保護条例による開示を行わないものがあること（第25条第１項）に、重ねて留意しなければならない。

オ

口頭による開示請求
13の「口頭による開示請求等」による。

(3) 担当課等の特定ア

個人情報窓口の職員は、来訪者が求める保有個人情報の内容により、担当課等を特定する
ものとする。

イ

同一内容の保有個人情報が複数の担当課等に存在するときは、原則として当該保有個人情報に係る事務の主体となっている部署を当該保有個人情報の開示に関する担当課等とする。

(4) 郵送等による開示請求の相談
開示請求を郵送又はファクシミリで行いたい旨の相談があった場合は、個人情報窓口の職
員は、開示請求書の提出先の住所、郵便番号及びファクシミリ番号を教示するなど相談者が容易、かつ、的確に開示請求をすることができるよう適切な対応に努めるものとする。
２

開示請求に係る保有個人情報の特定及び開示請求書の受付等(1) 保有個人情報の特定
ア

来訪者が開示請求をしようとする場合は、個人情報窓口の職員は、担当課等の職員の同席を求め、当該担当課等の職員は、来訪者との面談により開示請求に係る保有個人情報を検索し、特定するものとする。

イ

アにかかわらず、個人情報窓口の来訪者が出先機関において保有する保有個人情報について開示請求をしようとする場合は、個人情報窓口の職員は、電話等により当該出先機関に連絡し、連絡を受けた当該出先機関の職員が、開示請求に係る保有個人情報を検索し、特定するものとする。この場合において、個人情報窓口の職員は、必要に応じて、当該出先機関を管理する本庁事務主管課の職員の立会いを求めるものとする。

ウ

保有個人情報の特定に当たっては、開示を求められている保有個人情報が存在するか否かを答えるだけで不開示情報を開示することとなる場合があることに留意する必要がある。

(2) 開示請求書の受付
ア

開示請求書は、個人情報窓口においてのみ受け付けるものとする。担当課等に直接相談-6 -があった場合は、当該担当課等において、本人への情報提供や法令又は他の条例の規定による保有個人情報の開示で対応できる場合を除き、個人情報窓口を案内するものとする。
イ

個人情報窓口の職員は、必要事項が記載されている開示請求書を受け付けた場合は、当該開示請求書に収受日付印を押印し、職員記載欄に保有個人情報を取り扱う本庁各課等及び出先機関名を記載するとともに、保有個人情報の開示を求められた方へ（第２号様式その１）に必要事項を記載の上、開示請求をした者（以下「開示請求者」という。）に交付するものとする。

(3) 開示請求書の受付に当たっての留意事項
ア

開示請求者の押印は、要しないものであること。

イ

開示請求の手続は、本人が行うことを原則とするが、未成年者又は成年被後見人に係る本人情報の開示請求にあっては、法定代理人であることを証明する書類等の提示又は提出があった場合は、法定代理人により行うことができる。

ウ

未成年者からの開示請求であると認められる場合であっても、原則としてそのまま受け付けるものとする。ただし、中学生以下の場合であって、制度の趣旨、保有個人情報の内容等について十分な理解を得難いと認められるときは、親権者又は未成年後見人に開示請求をしてもらうこととする。

エ

開示請求をしようとする者が本人であるかどうかの確認を、(5)により行うものとする。

オ

開示請求に係る保有個人情報を特定するに足りる事項（当該保有個人情報の内容や当該保有個人情報が記録されている行政文書の名称等）を開示請求書の所定の欄に書き切れな
いときは、これらを別紙（任意様式）に記載の上、開示請求書に添付するものとする。

カ

開示請求をしようとする者が身体の障害等により、自ら開示請求書に記載することが困
難な場合は、個人情報窓口の職員が代筆するなど適当な方法により対応するものとする。

キ

本条例により開示請求をすることができるのは、本人に関する保有個人情報を当該本人が開示請求をしようとする場合又は未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人が本人に代わって開示請求をしようとする場合に限られるので、それ以外の場合は、原則として、
不適法な開示請求として却下することとなるものである。

(4) 開示請求書の補正
ア

開示請求書の記載事項に不備がある場合等形式上の要件に適合しない開示請求があった
場合は、個人情報窓口の職員は、その場で補正を求めるものとする。郵送やファクシミリ
による開示請求の場合などその場で補正を求めることができないときは、担当課等が、速やかに、開示請求者に対し、相当の期間を定めて当該開示請求の補正（開示請求書の補正）を求めるものとする。なお、補正を求める場合には、開示請求者に対し、補正の参考となる情報を提供しなければならないものである。

イ

相当の期間を定めて補正を求めたにもかかわらず、当該期間を経過してもなお補正を求めた点が補正されない場合は、当該開示請求を却下するものとし、担当課等は、速やかに、開示請求者に対し、その旨を保有個人情報開示請求却下通知書（第３号様式）により通知するとともに、その写しを総務課に提出するものとする。

(5) 本人等であることの確認
ア本人による開示請求の場合(ア)

開示請求をしようとする者に対しては、「本人であることを示す書類等」の提示を-7 -求めて、当該開示請求をしようとする者が本人であることを確認するものとする。
(イ） 「本人であることを示す書類等」とは、個人情報保護規則第３条第１項第１号イにおいて「運転免許証、旅券、健康保険の被保険者証又は法律若しくはこれに基づく命令の規定により交付された書類等であって当該開示請求をしようとする者が本人であることを確認するに足りるもの」と規定されているが、「法律若しくはこれに基づく命令の規定により交付された書類等であって当該開示請求をしようとする者が本人であることを確認するに足りるもの」としては、次のようなものがある。
ａ

船員手帳

ｂ

海技免状

ｃ

狩猟・空気銃所持許可証

ｄ

戦傷病者手帳ｅ

宅地建物取引主任者証

ｆ

電気工事士免状ｇ

無線従事者免許証ｈ

国民健康保険又は船員保険等の被保険者証ｉ

共済組合員証ｊ

国民年金手帳ｋ

国民年金、厚生年金保険又は船員保険に係る年金証書ｌ

共済年金又は恩給等の証書ｍ

外国人登録証明書ｎ

身体障害者手帳
なお、戸籍謄本や住民票の写しなど本人以外の者でも取得できる書類等は、「本人であることを確認するに足りるもの」には該当しないものである。

(ウ)

やむを得ない理由により(イ)に掲げる書類を提示することができない場合には、個
人情報保護規則第３条第１項第１号ロの規定により「当該開示請求をしようとする者が本人であることを確認するため町長が適当と認める書類等」の提示を求めることとなるが、この場合の「町長が適当と認める書類等」としては、次のようなものがある。
ａ(イ)に掲げる書類が更新中の場合に交付される仮証明書及び引換書類

ｂ

条例、規則及び要綱等の規定により交付された免許証、許可証及び証書等(エ)

婚姻等により開示請求をしようとする者の氏名が開示請求に係る保有個人情報の本
人の氏名と異なっている場合には、その者の氏名を確認できる書類等のほかに旧姓等を確認できる書類の提出等を求めるなどして、その者が開示請求に係る保有個人情報の本人であることを確認するものとする。
(オ)

本人確認に当たっては、原則として「本人であることを示す書類等」の原本の提示を求めるものとし、提示を受けた場合には、当該書類等を複写して当該複写物を開示

請求書に添付するものとする。
イ

法定代理人の確認
個人情報保護条例第14条第２項の規定により未成年者又は成年被後見人の法定代理人から開示請求があった場合は、アにより法定代理人自身について法定代理人本人であるかど
うかの確認を行うとともに、当該法定代理人に対し、法定代理人であることを確認するた-8 -

めの戸籍謄本、戸籍抄本、家庭裁判所の証明書又は後見登記等に関する法律（平成11年法律第152号 ）第10条第１項第２号に規定する登記事項証明書の提示又は提出を求め、法定代理人であることを確認するものとする。
(6) 郵送等による開示請求の取扱い
ア

個人情報保護条例第15条第１項は開示請求は書面によることとしているので、郵送又はファクシミリによる開示請求は認められるが、口頭又は電話による開示請求は認められない。

イ

郵送又はファクシミリによる開示請求があった場合は、(2)のイに準じて処理するものとし、保有個人情報の開示を求められた方へ（第２号様式その１）を開示請求者に送付するものとする。
ウ

郵送又はファクシミリによる開示請求があった場合は、個人情報窓口の職員は、「本人であることを示す書類等」（(5)のアの(イ)の書類）の写しの提出を求め、この写しにより本人確認を行うものとする。写しは、容易に改ざんされるおそれがあるため、適宜担当
課等において承知している本人に関する情報（家族の状況等）を電話で質問し、また、当該書類の発行機関等に照会するなどして特に慎重に判断し、不当な開示請求により個人の権利利益が侵害されることのないよう万全を期すものとする。
３

受付後の開示請求書の取扱い(1) 個人情報窓口の職員は、開示請求書を受け付けたときは、直ちに当該開示請求書を担当課等に配付するものとする。
(2) 個人情報窓口の職員は、開示・訂正・利用停止請求処理簿（第４号様式）により常に開示請求に係る処理経過を把握することができるようにしておかなければならない。

４

事案の移送
(1) 移送の協議
担当課等は、個人情報保護条例第17条第１項の規定により開示請求事案を他の実施機関に移送することが適当と認める場合には、遅滞なく、当該他の実施機関と協議するものとする。
なお、当該協議は、必ずしも文書による必要はなく、当該他の実施機関の了解が得られれば、口頭で行っても差し支えない。
(2) 移送の決定及び通知等
担当課等は、他の実施機関との協議が整ったときは、遅滞なく、事案の移送を決定し、移送先の実施機関に対し、開示請求事案移送書（第５号様式）に当該事案に係る開示請求書及び関係書類を添付して送付するとともに、開示請求者に対し、開示請求事案移送済通知書（第６号様式）により通知するものとする。
(3) 移送後の協力
担当課等は、事案の移送後、移送を受けた実施機関との連絡を密にし、開示請求に係る保有個人情報の貸与等開示の実施に必要な協力をしなければならない。
(4) 移送を受けた場合
担当課等は、他の実施機関から事案の移送を受けた場合は、当該事案に係る決定通知の期間に留意し、開示請求者の利益を損なうことのないよう事案を処理するものとする。また、移送先の実施機関との連絡を密にし、必要が生じた場合は、開示の実施について協力を求めるものとする。

-9 -(5) 移送に関する留意事項
事案が移送された場合は、移送した実施機関が移送前にした行為は、移送を受けた実施機
関がしたものとみなされること、また、決定通知の期間は、移送をした実施機関の窓口に、開示請求書が到達した日の翌日から起算されることに留意しなければならない。
(6) 移送書等の写しの提出及び送付担当課等は、開示請求事案移送書（第５号様式）を送付した場合、開示請求事案移送済通知書（第６号様式）により通知した場合又は事案の移送を受けた場合は、これらの写し（事案の移送を受けた場合は、事案を移送する旨の通知の写し）を総務課に提出するものとする。
５

開示決定等(1) 保有個人情報の内容の検討
担当課等は、開示請求があった場合は、開示請求に係る保有個人情報に含まれている情報
が、個人情報保護条例第21条第１項各号に規定する情報（以下「不開示情報」という。）に該当するかどうかを検討するものとする。
(2) 開示等の決定通知の期限
開示等の決定通知の書面は、当該開示請求の受付を担当する個人情報窓口に、開示請求書が到達した日の翌日から起算して14日以内（(3)により開示等の決定通知の期間の延長を行った場合は、延長された期限まで又は相当の部分につき開示等の決定通知をすべき期間内）に開示請求者に届かなければならず、この期間内に届かないときは、開示請求者において不開示決定があったものとみなすことができるので、留意する必要がある。
(3) 開示等の決定通知の期間の延長
ア

個人情報保護条例第16条第６項の規定による延長
事務処理上の困難その他正当な理由により開示等の決定通知の期間を延長する場合には、担当課等は、当該開示請求の受付を担当する個人情報窓口に、開示請求書が到達した日の翌日から起算して14日以内に、開示請求者に対し、開示等の決定通知期間延長通知書（第７号様式）により通知するものとする。なお、延長する期間については、開示決定等をするために必要な合理的な期間を設定するものとする。また、延長する理由については、できるだけ具体的に記入するものとする。

イ

個人情報保護条例第16条第７項の規定による延長開示請求に係る保有個人情報が著しく大量であるため、開示請求があった日から44日以内にそのすべてについて開示等の決定通知をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがあると判断した場合には、担当課等は、当該開示請求の受付を担当する個人
情報窓口に、開示請求書が到達した日の翌日から起算して14日以内に、開示請求者に対し、開示等の決定通知期間特例延長通知書（第８号様式）により通知するものとする。この場
合、本項を適用する理由については、できるだけ具体的に記入するものとする。

(4) 第三者に関する情報が含まれている場合の取扱い
担当課等は、開示請求に係る保有個人情報に町、国、独立行政法人等、町以外の地方公共団体、地方独立行政法人及び開示請求者以外の者（以下「第三者」という。）に関する情報が含まれている場合は、９の「第三者への意見書提出の機会の付与」により処理するものとする。
(5) 国、独立行政法人等、町以外の地方公共団体又は地方独立行政法人からの意見聴取- 10 -

担当課等は、開示請求に係る保有個人情報に、国、独立行政法人等、町以外の地方公共団
体又は地方独立行政法人に関する情報が含まれている場合は、必要に応じて、口頭又は書面により、これらの者の意見を聴取するものとする。
(6) 関係各課（室）等との連絡調整
担当課等は、次に掲げる場合には、必要に応じ、関係各課（室）等と連絡をとり、調整を行うものとする。
ア

開示請求に係る保有個人情報に他の担当課等又は町の他の機関が所掌する事務に係る情報が含まれている場合

イ

開示請求に係る保有個人情報に他の担当課等又は他の実施機関から提供を受けた保有個
人情報が含まれている場合(7) 開示決定等の決裁
開示決定等の決裁区分は、三戸町事務専決代決規程（昭和46年三戸町規程第２号。以下「専決代決規程」という。）等の定めるところによる。
(8) 開示等の決定通知
担当課等は、開示決定等をしたときは、保有個人情報開示決定通知書（第９号様式）、保有個人情報一部開示決定通知書（第10号様式）又は保有個人情報不開示決定通知書（第11号様式）（以下「開示等の決定通知書」と総称する。）により開示請求者に通知するものとする。
なお、開示請求があった際、個人情報保護条例第16条第２項の規定により口頭による通知を行った場合は、開示請求書の余白に直ちに開示した旨を記載するものとする。ただし、同項の規定により口頭による通知をしようとした場合において、開示請求者から書面による開示等の決定通知を求められたときは、その求めに応ずるものとし、口頭による通知を行わないものとする。
(9) 開示等の決定通知書の記載方法
開示等の決定通知書の記載方法は、次のとおりとする。
ア「第 号」部分（第９号様式、第10号様式及び第11号様式）
三戸町文書取扱規程（平成13年８月三戸町規程第３号）の定めるところにより、文書番
号を記入するものとする。

イ「開示請求をした保有個人情報の内容」欄（第９号様式、第10号様式及び第11号様式）
開示請求書の「開示請求に係る保有個人情報が記録されている行政文書の名称その他の開示請求に係る保有個人情報を特定するに足りる事項」欄に記載されている内容を転記する。

ウ「開示請求に係る保有個人情報として特定した保有個人情報の内容」欄（第９号様式、第10号様式及び第11号様式）
当該開示請求に係る保有個人情報として特定した保有個人情報の内容を記載する。複数の保有個人情報を特定した場合は、それぞれの保有個人情報の内容を記載するものとする。
なお、欄内に記載しきれない場合は、別紙（任意様式）に記載の上、添付するものとする。

エ「開示する保有個人情報の利用目的」欄（第９号様式及び第10号様式）
個人情報保護条例第７条第１項により特定した当該開示請求に係る保有個人情報の利用目的を記載するものとする。なお、個人情報保護条例第16条第１項ただし書の規定により- 11 -

利用目的を通知しないこととする場合には、その旨及び理由を記載するものとする。
オ「保有個人情報の開示の日時及び場所」欄（第９号様式及び第10号様式）（ア）開示の日時は、開示等の決定通知の日から数日後の執務時間内の日時を指定するものとし、担当課等は、開示請求者及び個人情報窓口と事前に連絡をとり、都合のよい日時を指定するよう努めるものとする。また、保有個人情報が記録されている行政文書の写しを送付する場合は、「日時」欄を斜線で消すものとする。
（イ）開示の場所は、原則として次のとおりとし、保有個人情報が記録されている行政文書の写しを送付する場合は、「場所」欄に「送付」と記載するものとする。
ａ

本庁で保有している保有個人情報にあっては、総務課（庁議室等）

ｂ

出先機関で保有している保有個人情報にあっては、当該出先機関の会議室など個人情報の開示をするのにふさわしい場所

カ「開示しない部分」欄（第10号様式）
開示しない保有個人情報の概要について、開示請求者が容易に判別できるよう、かつ、
当該情報の内容が判明しないように留意して記載するものとする。なお、欄内に記載しきれない場合は、別紙（任意様式）に記載の上、添付するものとする。
〔例〕・
・

キ

「○○のうち特定個人の氏名、住所及び発言内容」「○○のうち用地買収計画の部分」「５の部分を開示しない理由」欄(第10号様式)
個人情報保護条例第21条第１項の該当号及び開示しない具体的理由について、開示請求者が容易に理解できるよう記載するものとする。複数の号に該当する場合は、各号ごとにその理由を記載するものとし、欄内に記載しきれない場合は、別紙（任意様式）に記載の上、添付するものとする。

ク「保有個人情報を開示しない理由」欄（第11号様式）
カと同様に記載するほか、不開示情報以外の情報が含まれているにもかかわらず部分開示をしない場合には、その理由を記載するものとする。
〔例〕・「不開示情報が記録されている部分とそれ以外の部分との分離が、既存の機器では行えず、これらを分離するための機器の購入に多額の費用を要するため、部分開示はしない。」

・「不開示情報の部分を除くと、それ自体としては無意味な文字（数字、符号）のみとなるため、部分開示はしない。」

ケ 「（５の部分を）開示することができる期日及び範囲」欄（第10号様式及び第11号様式）
保有個人情報の一部を開示する旨の決定又は全部を開示しない旨の決定をした場合において、一定の期間が経過することにより、不開示情報に該当する理由が消滅することが確実であり、かつ、保有個人情報の全部又は一部を開示することができる期日（複数の不開示情報に該当する場合には、それらすべての不開示情報に該当しなくなる期日）が明らかであるときは、その期日及び開示することができる範囲を記載するものとする。
コ「備考」欄（第９号様式、第10号様式及び第11号様式）
必要な事務連絡を記載する。また、第９号様式及び第10号様式の場合にあっては、開示
請求書に記載された求める開示の実施の方法（閲覧、聴取、視聴を除く。）により開示を実施した場合の①写しの作成に要する費用の額及び②写しの送付に要する費用の額をそれ- 12 -

ぞれ記載するものとする。
〔例〕 「①写しの作成に要する費用の額 ＠10円（白黒コピー）×10枚＝100円②写しの送付に要する費用の額 郵便料金 140円
③合計 （①＋②）＝240円」(10)開示等の決定通知書等の写しの提出及び送付担当課等は、開示等の決定通知期間延長通知書（第７号様式）、開示等の決定通知期間特例延長通知書（第８号様式）及び開示等の決定通知書により開示請求者に通知したときは、速やかに、これらの写しを総務課に提出するものとする。
６

開示請求に係る保有個人情報を保有していない場合(1) 開示請求書の受付後に開示請求に係る保有個人情報を保有していないことが判明した場合は、担当課等は、速やかに、開示をしない旨の決定をし、開示請求者に対し、その旨を保有
個人情報不開示決定通知書（第11号様式）により通知するものとする。
(2) この場合、保有個人情報不開示決定通知書（第11号様式）中「２開示請求に係る保有個人情報として特定した保有個人情報の内容」欄を斜線で消し、「３保有個人情報を開示しない理由」欄には、開示請求に係る保有個人情報を保有していない具体的理由を記載するものとする。また、「条例第21条第１項第 号該当」の部分には、取消し線を引くものとする。
〔例〕「条例第21条第１項第 号該当」
・「○○は（開示請求された保有個人情報は）、○○年度に作成（取得）した行

政文書に記録されていたものであり、当該行政文書は保存年限が○年のため、○年○月に廃棄処分したので、保有していません。」
・「○○は（開示請求された保有個人情報は）、○○のために作成（取得）されるものであるが、○○（保有個人情報の性質、不存在の理由等）のため、保有していません。」(3) 開示請求に係る保有個人情報を保有していない場合でも、他の方法により、情報の提供が可能なときは、その旨を当該通知書の備考欄に記載するものとする。
(4) 保有個人情報不開示決定通知書（第11号様式）の写しの提出及び送付については、５の(10)に準じて行うものとする。
７

存否応答拒否をする場合(1) 開示請求に係る保有個人情報が存在するか否かを答えるだけで、不開示情報を開示することとなる場合は、担当課等は、遅滞なく、開示をしない旨の決定をし、開示請求者に対し、その旨を保有個人情報不開示決定通知書（第11号様式）により通知するものとする。
(2) この場合、保有個人情報不開示決定通知書（第11号様式）中「２開示請求に係る保有個人情報として特定した保有個人情報の内容」欄を斜線で消し、「３保有個人情報を開示しない理由」欄には、開示請求に係る保有個人情報が存在するか否かを答えるだけで、不開示情報を開示することとなる具体的理由を記載するものとする。また、「条例第21条第１項第号該当」の部分には、開示請求に係る保有個人情報が仮に存在した場合に適用することとなる
不開示情報の該当号を記載するものとする。
〔例〕・ 「条例第21条第１項第４号該当」「（理由）開示請求された保有個人情報については、当該保有個人情報の存否を答えること自体が、あなた以外の者の権利利益を侵害することとなり、条例第- 13 -

21条第１項第４号により不開示とすべき情報を開示することとなるので、存否を答えることはできません。また、仮に当該保有個人情報が存在するとしても、同号に該当して不開示となります。」(3) 存否応答拒否ができるのは、仮に開示請求に係る保有個人情報が存在する場合には、必ず不開示情報に該当し不開示となるときであり、不開示とならないときは、存否応答拒否ができないこと、また、存否応答拒否が必要な類型の開示請求に対しては、常に存否応答拒否をしなければならないことに留意する必要がある。
(4) 保有個人情報不開示決定通知書（第11号様式）の写しの提出及び送付については、５の(10)に準じて行うものとする。
８

開示請求の規定が適用されない保有個人情報に係る開示請求の場合(1) 個人情報保護条例による開示請求の規定が適用されない保有個人情報（同条例第２条第５号ただし書において引用する三戸町情報公開条例第２条第２号ただし書に規定するものに記録されている保有個人情報並びに第25条第１項及び第57条に規定する保有個人情報）に係る開示請求があった場合は、当該開示請求を却下するものとし、担当課等は、速やかに、開示請求者に対し、保有個人情報開示請求却下通知書（第３号様式）により通知するものとする。
(2) 保有個人情報開示請求却下通知書（第３号様式）の写しの提出及び送付については、５の(10)に準じて行うものとする。

９

第三者への意見書提出の機会の付与(1) 個人情報保護条例第18条第１項の規定による場合
担当課等は、開示請求に係る保有個人情報に第三者に関する情報が含まれている場合は、必要に応じて当該第三者（対象となる第三者が複数の場合は、必要な範囲の第三者）に意見書提出の機会を与えるものとする。
ア

意見書提出の機会の付与の方法
意見書提出の機会の付与は、原則として第三者に対し、当該第三者に関する情報が含まれている保有個人情報について開示請求があった旨などを書面（保有個人情報の開示に係る意見について（照会）（第12号様式その１））により通知し、保有個人情報の開示に係る意見書（第13号様式）の提出を求めることにより行うものとする。この場合において、第三者に対しては、当該意見書をおおむね１週間以内に提出するよう協力を求めるものとする。

イ

口頭で通知する場合
担当課等は、例外的に口頭（面接又は電話）により通知する場合は、第三者に対し、保有個人情報の開示に係る意見について（照会）（第12号様式その１）に記載する事項と同一の事項を通知し、保有個人情報の開示に係る意見書（第13号様式）をおおむね１週間以内に提出するよう協力を求めるものとする。
なお、第三者に意見書提出の機会を付与するに当たっては、原則として開示請求者の個人としての識別性を消去するなど当該開示請求者の権利利益の保護に十分留意するものとする。

ウ

第三者への通知担当課等は、第三者が開示に反対の意思を表示した意見書を提出した場合において、第三者に関する情報が含まれている保有個人情報について全部又は一部を開示する旨の決定- 14 -

をしたときは、直ちに、当該第三者に対し、保有個人情報の開示について（通知）（第14号様式）により通知するものとする。
(2) 個人情報保護条例第18条第２項の規定による場合
担当課等は、開示請求に係る保有個人情報に第三者に関する情報が含まれている場合において、当該情報を個人情報保護条例第21条第１項第４号ロ、同項第５号ただし書若しくは同項第９号ただし書又は個人情報保護条例第22条の規定により開示しようとするときは、当該第三者の所在が判明しない場合を除き、当該第三者に対し、意見書提出の機会を付与しなけ
ればならない。
ア

意見書提出の機会の付与の方法
意見書提出の機会の付与は、第三者に対し、当該第三者に関する情報が含まれている保有個人情報について開示請求があった旨などを書面（保有個人情報の開示に係る意見について（照会）（第12号様式その２））により通知し、保有個人情報の開示に係る意見書（第13号様式）の提出を求めることにより行うものとする。この場合において、第三者に対しては、当該意見書をおおむね１週間以内に提出するよう協力を求めるものとする。

イ

第三者への通知(1)のウと同様に処理するものとする。

(3) 意見書提出の機会を付与した場合の留意点
意見書の提出を求められた第三者が、当該保有個人情報の開示に反対の意思を表示した意
見書を提出した場合において、全部又は一部を開示する旨の決定を行うときは、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも２週間を置かなければならないことに留意しなけ
ればならない。
(4) 通知書等の写しの提出及び送付担当課等は、保有個人情報の開示に係る意見について（照会）（第12号様式）により第三者に通知したとき、第三者から保有個人情報の開示に係る意見書（第13号様式）を受け取ったとき及び保有個人情報の開示について（通知）（第14号様式）により第三者に通知したと
きは、速やかに、これらの写しを総務課個人情報保護担当に提出するものとする。
10

開示請求に係る保有個人情報の開示の実施(1) 開示の日時及び場所
ア

保有個人情報の開示は、当該保有個人情報が記録されている行政文書の写しを送付する
場合を除き、開示等の決定通知書によりあらかじめ指定した日時及び場所（５の(9)のエ参照）において実施するものとされている（個人情報保護条例第19条第２項等）。

イ

開示請求者がやむを得ない理由により指定された日時に来庁できない場合は、改めて別の日時を指定するものとする。この場合においては、改めて開示等の決定通知書を送付することを要せず、開示決定等の起案文書に変更した日時を記載するとともに、その旨を総
務課個人情報保護担当に連絡するものとする。

(2) 開示の準備
ア

担当課等の職員は、開示請求に係る保有個人情報が記録されている行政文書を移動することにより事務に支障が生ずる場合又は当該行政文書が存否応答拒否に係るものである場
合など当該行政文書を搬入することが困難な場合を除き、開示の時刻までに、開示の場所
へ当該行政文書（写しの交付のみの場合は、原本を複写したもの又はその写し）を搬入し、- 15 -

待機するものとする。
イアのほか、担当課等の職員は、閲覧、視聴又は聴取による開示を原本を複写したもの又はその写しにより行うときは、あらかじめ原本を複写したもの又はその写しを準備するものとする。

(3) 開示の実施に当たっての留意事項
担当課等の職員は、開示の場所へ来庁した者に対して開示等の決定通知書の提示を求め、その者が開示等の決定通知書に記載されている名あて人であるかどうかの確認を行うものとする。また、開示の場所へ来庁した者が開示請求者本人等であるかどうかの確認については、
開示請求の場合における本人等であることの確認に準ずるものとする（２の(5)参照）。
(4) 開示の方法
保有個人情報の開示の方法は、次のとおりとする。なお、保有個人情報の開示は、原則として、当該保有個人情報が記録されている行政文書の原本により行うものであるが、直接閲
覧又は視聴に供することにより汚損され、又は破損されるおそれがあるとき、一部を開示するときなどにあっては、原本（マイクロフィルムにあっては用紙に印刷したものを、また電磁的記録にあっては用紙に出力したものを含む。以下同じ。）を複写したもの又はその写しにより行うことができる。
ア

文書、図画又は写真に記録されている保有個人情報（ア）当該保有個人情報が記録されている文書、図画又は写真の原本を閲覧に供し、又は原本を複写機により複写したものを交付することにより行うものとする。
（イ）交付する写しの用紙の大きさは、日本工業規格Ｂ５、Ａ４、Ｂ４及びＡ３とし、Ａ３を超える大きさの場合は、業者に写しの作成を依頼するものとする。なお、原本の大きさがＡ３を超える場合であって、Ａ３までの大きさの用紙による分割コピーの希望があったときは、これにより処理することができるものとする。
（ウ）両面に印刷されたものについては、１ページごとに写しを作成するものとする。
イ

フィルムに記録されている保有個人情報（ア）マイクロフィルム
当該保有個人情報が記録されているマイクロフィルムを専用機器により映写したもの
若しくは用紙に印刷したものを閲覧に供し、又は用紙に印刷したものを複写機により複写したものを交付することにより行うものとする。なお、交付する写しの用紙の大きさ
は、アの（イ）と同様とする。
（イ）写真フィルム
当該保有個人情報が記録されている写真フィルムを印画紙に印画したものを交付する
ことにより行うものとする。なお、印画紙へ印画する作業は、業者に依頼するものとす
る。
（ウ）スライドフィルム
当該保有個人情報が記録されているスライドフィルムを専用機器により映写したものを閲覧に供することにより行うものとする。
（エ）映画フィルム
当該保有個人情報が記録されている映画フィルムを専用機器により映写したものを視聴に供することにより行うものとする。

- 16 -

（オ）写真フィルム、スライドフィルム及び映画フィルムに記録されている保有個人情報に不開示情報がある場合は、当該不開示情報を容易に区分して除くことが困難であるため開示できないものである。
ウ

電磁的記録に記録されている保有個人情報（ア）用紙に出力することができる電磁的記録に記録されている保有個人情報
当該保有個人情報が記録されている電磁的記録を用紙に出力したものを閲覧に供し、又は用紙に出力したものを複写機により複写したものを交付することにより行うものとする。なお、交付する写しの用紙の大きさは、アの（イ）と同様とする。
（イ）用紙に出力することができない電磁的記録に記録されている保有個人情報
当該保有個人情報が記録されている電磁的記録が、音声又は動画として記録されている電磁的記録のように、用紙に出力することができないものであるときは、カセットテ
ープレコーダー、ビデオカセットレコーダー等の専用機器により再生したものを閲覧、聴取又は視聴に供することにより行うものとする。
（ウ）（ア）及び（イ）にかかわらず、担当課等において、当該保有個人情報が記録されている電磁的記録を開示するために新たな機器等を購入することなく、かつ、通常の事務に支障を来すことがない範囲において対応することができる場合は、次に掲げる方法により行うことができる。
ａ

次に掲げる媒体に複写したものを交付すること。

（ａ）録音カセットテープ（120分テープに限る。）（ｂ）ビデオカセットテープ（ＶＨＳ方式の120分テープに限る。）（ｃ）フロッピーディスク（3.5インチ２ＨＤに限る。）（ｄ）ＭＯディスク（1.3ギガバイトまでのもの）（ｅ）ＣＤ−Ｒ（700メガバイトまでのもの）（ｆ）ＤＶＤ−ＲＡＭ（5.2ギガバイトまでのもの）
ｂ

専用機器により再生したものを閲覧、聴取又は視聴に供すること。

（エ）開示請求に係る保有個人情報が記録されている電磁的記録をフロッピーディスク等に複写したものを交付する場合のファイル形式については、原則として変換しないものとする。ただし、容易に変換できるときは、開示請求者の希望するファイル形式に変換して行うことができるものとする。
（オ）開示請求に係る保有個人情報が記録されている電磁的記録をフロッピーディスク等に複写したものを交付する場合において、当該電磁的記録の中に当該電磁的記録を作成した機器固有の文字、符号等（独自に作成した外字等）が含まれているときは、開示請求者に対し、その旨を説明した上で、交付するものとする。
（カ）音声又は動画として記録されている電磁的記録に記録されている保有個人情報に不開示情報がある場合は、一般に不開示情報とそれ以外の情報を容易に区分することが困難であり、仮に区分できたとしても、不開示情報が記録されている部分を除くためには、データ編集用の専用機器又はプログラム等が必要となることから、開示できないものである。
(5) 部分開示の方法
ア

文書、図画、写真又はフィルム（用紙に印刷したものに限る。）に記録されている保有- 17 -

個人情報（ア）開示部分と不開示部分とがページ単位で区分できる場合
ａ

ページ単位で取外しのできる場合は、不開示部分を取り外して開示部分のみを閲覧に供し、又はその写しを交付する。

ｂ

ページ単位で取外しのできない場合は、開示部分が記録されているページを複写したもの、不開示部分をクリップで挟んで閉ざしたもの、不開示部分を袋で覆ったもの
等を閲覧に供し、又はこれらのうちの開示部分の写しを交付する。

（イ）開示部分と不開示部分が同一ページにある場合
不開示部分を遮へい物で覆って複写したもの、該当ページを複写した上で不開示部分
を黒インク等で塗りつぶし再度複写したもの等を閲覧に供し、又はこれらの写しを交付する。
イ

電磁的記録に記録されている保有個人情報（ア）用紙に出力したものにより開示する場合
用紙に出力したものについて、アと同様の方法により行う。
（イ）専用機器により再生したものを閲覧、聴取又は視聴に供する場合
パーソナルコンピュータ又はワードプロセッサ等のファイルであって、不開示とする
データを他の記号等（例えば×、●、■等）に置き換えることができる場合にあっては、
元のファイルから複製したファイルを当該方法により処理した上で、閲覧、聴取又は視聴に供する。
（ウ）フロッピーディスク等に複写したものを交付する場合（イ）と同様の方法により行う。
(6) 開示の実施時の立会い担当課等の職員は、保有個人情報が記録されている行政文書の紛失、汚損等を防止するため必要があると認める場合は、開示の実施に立ち会うものとする。
(7) 写しの交付に関する留意点
ア

開示請求書において選択された求める開示の実施の方法が閲覧（聴取又は視聴）のみである場合であっても、開示の当日に写しの交付を求められたときは、その場で写しを交付できるものとする。

イ

著作権法（昭和45年法律第48号）により複製を禁じられている物については、写しの交付ができないので、留意する必要がある。

ウ

写しの交付は、写しの作成及び送付に要する費用が納入されたことを確認した後に行うものとする。

エ11

写しの送付は、郵送により行うものとする。

開示請求に係る費用徴収(1) 費用の額
写しの作成に要する費用の額は、別表２の費用欄に掲げるとおりとし、写しの送付に要する費用の額は、郵便料金とする。
(2) 費用の徴収方法
保有個人情報が記録されている行政文書の写しの作成及び送付に要する費用は、三戸町財
務規則（昭和49年三戸町規則第１号）、三戸中央病院の財務の特例を定める規則（昭和51年- 18 -

三戸町規則第13号）（以下「財務規則等」という。）の定めに従い、次により徴収するものとする。
ア

個人情報窓口において写しの交付を行う場合
出納員、分任出納員、企業出納員及び現金取扱員は、写しの作成に要した費用を現金で徴収し、開示請求者に対して財務規則等で定める領収証書又は領収書を交付する。

イ

郵送により写しの交付を行う場合
次の手続に従い納入通知書により徴収する。ただし、閲覧後に郵送による写しの交付を求められた場合であって、写しの作成及び送付に要する費用の額をその場で確定できるときは、現金で徴収することができる。納入通知書によるか、現金徴収によるかは、開示請
求者の便宜を考慮して決定するものとする。
(ア)

担当課等は、写しの数量、写しの作成に要した費用及び郵便料金を個人情報窓口に

連絡する。
(イ)

担当課等は、開示等の決定通知書に個人情報窓口を所管する命令機関から送付された納入通知書を添えて開示請求者に送付する。
(ウ)

個人情報窓口を所管する命令機関は、費用の納付を確認次第担当課等に連絡するものとし、連絡を受けた担当課等は、直ちに開示請求者に対して保有個人情報が記録されている行政文書の写しを送付する。
ウ

郵便料金に係る特例的扱い
開示請求者から、郵送に要する費用の額に相当する郵便切手が提出された場合は、当該郵便切手を使用することにより、写しの送付を行うこととして差し支えないものとする。

(3) 収入の歳入科目
町長部局にあっては、一般会計の歳入とし、歳入科目は、次のとおりとする。ただし、三戸中央病院については、三戸中央病院事業特別会計の収入とする。
（款）諸収入 （項）雑入 （目）雑入 （節）総務費 （細節）個人情報保護(4) 複写したものにより閲覧等を行った場合
保有個人情報が記録されている行政文書の原本を複写したものにより閲覧、聴取、視聴及び写しの作成を行った場合の当該複写したものの作成に要した費用は徴収しないものとする。
12 更なる開示の申出(1) 開示請求をして保有個人情報の開示を受けた者から、同一の保有個人情報について更に開示を受けたい旨の相談があった場合は、個人情報窓口の職員は、保有個人情報の更なる開示の申出書（個人情報保護規則第２号様式）を提出するよう説明するものとする。この場合においても、開示請求の場合と同様に、本人等であることの確認を行うものとする（２の(5)参照）。
なお、更なる開示の申出は、最初に開示を受けた日の翌日から起算して30日以内でなければすることができないので、30日を超えてから相談があった場合は、再度開示請求を行うよう説明するものとする。
(2) 担当課等は、更なる開示の申出があった場合は、速やかに、これに応ずるものとし、更なる開示の申出をした者に対し、保有個人情報の更なる開示の実施について（通知）（第15号
様式）により通知するものとする。

- 19 -

(3) 個人情報の更なる開示の申出に係る保有個人情報の開示、費用徴収については、開示請求があった場合と同様に行うものとする（10及び11参照）。また、開示の実施に当たっても、開示の場所へ来庁した者が更なる開示の申出をした者本人等であるかどうかの確認を開示請求の場合における本人等であることの確認に準じて行うものとする（２の(5)参照）。
(4) 担当課等は、保有個人情報の更なる開示の申出書（個人情報保護規則第２号様式）の提出があった場合及び保有個人情報の更なる開示の実施について（通知）（第15号様式）により通知した場合は、これらの写しを総務課個人情報保護担当に提出するものとする。
13 口頭による開示請求等(1) 口頭による開示請求の対象
担当課等は、個人情報保護条例第20条第１項の規定による口頭により開示請求できる保有
個人情報について、次に掲げる事項を勘案して定めるものとする。
ア

定型的情報で、開示するかどうかの判断を、あらかじめ一律に行っておくことが可能なものイ

実務上、即時の開示に対応することが可能なもの

ウ

当該保有個人情報の開示に対する需要が高いもの(2) 告示の依頼
担当課等は、(1)により口頭による開示請求の対象となる保有個人情報を定めたときは、次に掲げる事項について総務課長に通知し、告示の手続を依頼するものとする。また、当該保有個人情報に係る事項について、変更が生じた場合も同様に、総務課長に告示の改正手続を依頼するものとする。
ア

口頭により開示請求を行うことができる個人情報取扱事務の名称及び保有個人情報の項
目イ

口頭により開示請求を行うことができる期間及び場所(3) 開示の場所及び期間の決定
ア

口頭による開示請求に係る開示の場所は、原則として、担当課等の会議室などとする。
ただし、あらかじめ、総務課長と協議の上、個人情報窓口においても行うことができる。

イ

開示の期間は、保有個人情報の性質、内容、記録形態、対象となる個人数等を考慮し、原則として、開示を開始する日から起算して１か月以内とする。
また、「開示を開始する日」は、試験にあっては、合格発表の日とするが、特別の理由がある場合には、これによらないことができる。

(4)
ア

口頭による開示請求の受付
受付の場所
受付の場所は、告示で定めた口頭により開示請求を行うことができる場所とする。

イ

請求内容の確認請求の内容が口頭により開示請求できるものであるかどうかを確認する。

ウ

本人等であることの確認
保有個人情報開示請求書の提出による場合と同様（２の(5)参照）とするが、本人が開示請求を行う場合においては、本人と本人の顔写真を照合し得る受験票等の提示による本
人確認を行うことができるものとする。

エ

請求件数等の把握- 20 -

口頭による開示請求受付処理表（第16号様式）により請求件数等が把握できるようにしておくものとする。
(5) 開示の実施
ア

開示の時期
口頭による開示請求の受付後、その場で直ちに開示するものとする。

イ

開示の方法
(ア)

開示は、閲覧によるものとする（個人情報保護規則第７条第２項）。

(イ)

採点結果一覧表等の閲覧による場合は、本人に係る保有個人情報以外の保有個人情報に係る部分を紙等で覆い、本人に係る部分を開示する。
(6) 開示の実施の報告
ア

開示を実施した担当課等は、開示の期間終了後速やかに、口頭による開示請求受付処理
報告書（第17号様式。以下「受付処理報告書」という。）を総務課個人情報保護担当へ提出するものとする。この場合において、開示の期間が複数年度にまたがるときにあっては、
当該受付処理報告書の「開示件数の欄」に、開示期間中の開示件数のほか、①開示開始日から３月31日までの開示件数、②４月１日から開示の期間が終了するまでの開示件数も記載するものとする。

イ

アにかかわらず、開示の期間中に、口頭による開示請求がなかった場合は、その旨、電話等により総務課個人情報保護担当に報告することで足りるものとする。

(7) 受験案内等による周知
口頭による開示請求を実施する担当課等は、口頭による開示請求に係る試験等の受験案内
等に(2)のア及びイの事項を記載すること等により、当該試験等の受験者に対して、口頭による開示請求についての周知に努めるものとする。
第６１

訂正請求に係る事務
個人情報窓口における相談及び案内(1) 保有個人情報の把握及び対応の確認
個人情報窓口では、来訪者が訂正（追加又は削除を含む。以下同じ。）を求める保有個人情報の種類、内容等を把握し、訂正請求として対応すべきものかどうかを確認するものとする。
(2) 法律若しくはこれに基づく命令又は他の条例の規定による保有個人情報の訂正
法律若しくはこれに基づく命令又は他の条例の規定により自己を本人とする保有個人情報の訂正を求めることができる場合には、個人情報窓口の職員は、該当する担当課等を案内す
るものとする。
(3) 訂正請求の手続
保有個人情報訂正請求書（個人情報保護規則第３号様式。以下「訂正請求書」という。）に必要事項を記載させ、個人情報窓口に提出させるものとする。
(4) 担当課等の特定
個人情報保護条例等により訂正請求に係る保有個人情報の開示を実施した担当課等を当該訂正に関する担当課等とする。
(5) 郵送等による訂正請求に関する相談- 21 -

郵送等による開示請求の相談に準ずるものとする（第５の１の(4)参照）。
２

個人情報窓口における訂正請求書の受付等(1) 開示の確認
訂正請求をするには、訂正請求に係る保有個人情報について、個人情報保護条例又は法令
若しくは他の条例の規定により開示を受けている必要があるため、訂正請求をしようとする者に対し、保有個人情報開示決定通知書（第９号様式）、保有個人情報一部開示決定通知書（第10号様式）又は法令若しくは他の条例の規定により開示を受けたことを証する書類の提示を求めるなどの方法により、事前に開示を受けていることを確認するものとする。
なお、訂正請求をしようとする者が個人情報保護条例又は法令若しくは他の条例の規定による開示を受けていない場合は、開示請求の手続を訂正請求をする前に行う必要がある旨を説明するものとする。
(2) 訂正請求書の受付
開示請求書の受付に準ずるものとする（第５の２の(2) 参照）。この場合において、訂正請求をした者（以下「訂正請求者」という。）に交付する書面は、保有個人情報の訂正を求められた方へ（第２号様式その２）とする。
(3) 訂正請求書の受付に当たっての留意事項
開示請求書の受付に当たっての留意事項に準ずるものとする（第５の２の(3)参照）。
(4) 訂正請求書の補正
開示請求書の補正に準ずるものとする（第５の２の(4)参照）。この場合において、訂正請求を却下する際に使用する様式は、保有個人情報訂正請求却下通知書（第18号様式）とする。
(5) 本人等であることの確認
開示請求の際の本人等であることの確認に準ずるものとする（第５の２の(5)参照）。
(6) 事実を証明する書類等の提示又は提出
訂正請求者に訂正を求める内容が事実に合致することを証明する書類等がある場合には、訂正請求者にその提示又は提出を求めるものとする。
(7) 郵送等による訂正請求の取扱い
郵送等による開示請求の取扱いに準ずるものとする（第５の２の(6)参照）。また、(6)の確認ができる書類又はその写しを提出させるものとする。

３

受付後の訂正請求書の取扱い
受付後の開示請求書の取扱いに準ずるものとする（第５の３参照）。

４

事案の移送
開示請求の際の事案の移送の取扱いに準ずるものとする（第５の４参照）。この場合において、移送先の実施機関に送付する際に使用する様式は、訂正請求事案移送書（第19号様式）、
訂正請求者に通知する際に使用する様式は、訂正請求事案移送済通知書（第20号様式）とする。

５

訂正をするかどうかの決定(1) 訂正請求に係る保有個人情報の確認
担当課等は、訂正請求があった場合は、訂正請求に係る保有個人情報の内容に事実の誤りがあるかどうかについて、確認を行う。その方法は、おおむね次のアからウまでによるものとする。

- 22 -

ア

確認の方法
確認は、訂正請求書に併せて提示又は提出された訂正を求める内容が事実に合致することを証明する書類等を参考とし、関係書類の確認、訂正請求者以外のものに対する照会等の方法を適宜併用して行うものとする。

イ確認を行う場合の留意事項
訂正請求者以外のものに対する照会に当たっては、原則として訂正請求者の個人としての識別性を消去するなど当該訂正請求者の権利利益の保護に十分留意するものとする。

ウ

確認の記録書の作成
担当課等は、当該確認の内容を記録した書面を作成するものとする。

(2) 訂正等の決定通知の期限
訂正等の決定通知の書面は、当該訂正の請求の受付を担当する個人情報窓口に、訂正請求書が到達した日の翌日から起算して30日以内((3)により訂正等の決定通知の期間の延長を行った場合は、延長された期限まで又は相当の部分につき訂正等の決定通知をすべき期間内）に訂正請求者に届かなければならず、この期間内に届かないときは、訂正請求者において不訂正の決定があったものとみなすことができるので、留意する必要がある。
(3) 訂正等の決定通知の期間の延長
ア

個人情報保護条例第29条第４項の規定による延長
事務処理上の困難その他正当な理由により訂正等の決定通知の期間を延長する場合には、担当課等は、当該訂正請求の受付を担当する個人情報窓口に、訂正請求書が到達した日の翌日から起算して30日以内に、訂正請求者に対し、訂正等の決定通知期間延長通知書（第21号様式）により通知するものとする。なお、延長する期間については、訂正等の決定をするために必要な合理的な期間を設定するものとする。また、延長する理由については、できるだけ具体的に記入するものとする。

イ

個人情報保護条例第29条第５項の規定による延長
訂正請求に係る保有個人情報が著しく大量であるため、訂正請求があった日から60日以内にそのすべてについて決定通知をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがあると判断した場合には、担当課等は、当該訂正請求の受付を担当する個人情報窓口に、訂正請求書が到達した日の翌日から起算して30日以内に、訂正請求者に対し、訂正等の決定通知期間特例延長通知書（第22号様式その１）により通知するものとする。この場
合、本項を適用する理由については、できるだけ具体的に記入するものとする。

ウ

個人情報保護条例第29条第６項の規定による延長
訂正請求に係る保有個人情報の事実認定に長期間を要すると認めるときは、担当課等は、
当該訂正請求の受付を担当する個人情報窓口に、訂正請求書が到達した日の翌日から起算
して30日以内に、訂正請求者に対し、訂正等の決定通知期間特例延長通知書（第22号様式
その２）により通知するものとする。この場合、本項を適用する理由については、できるだけ具体的に記入するものとする。

(4) 関係各課（室）等との連絡調整
開示請求の際の関係各課（室）等との連絡調整に準ずるものとする（第５の５の(6)参照）。
(5) 訂正等の決定の決裁
訂正等の決定の決裁区分は、専決代決規程等の定めるところによる。

- 23 -

(6) 訂正等の決定通知
担当課等は、訂正等の決定をしたときは、保有個人情報訂正決定通知書（第23号様式）、
保有個人情報一部訂正決定通知書(第24号様式)又は保有個人情報不訂正決定通知書（第25号
様式）（以下「訂正等の決定通知書」と総称する。）により訂正請求者に通知するものとする。
(7) 訂正等の決定通知書の記載方法
訂正等の決定通知書の記載方法は、次のとおりとする。
ア 「訂正請求があった保有個人情報の内容」欄（第23号様式、第24号様式及び第25号様式）
訂正請求に係る保有個人情報の内容を記載するものとする。複数の保有個人情報に係る訂正等の決定の場合は、複数の保有個人情報について記載するものとする。
イ「訂正の内容」欄（第23号様式及び第24号様式）
訂正の請求により訂正を求められた保有個人情報の内容をどのように訂正をするのかを記載するものとする。

ウ「訂正をしない部分」欄（第24号様式）
訂正の請求のあった部分のうち訂正をしない部分を記載するものとする。

エ「３の部分の訂正をしない理由」欄(第24号様式)及び「保有個人情報の訂正をしない理由」欄（第25号様式）
訂正請求に係る保有個人情報の一部又は全部について訂正をしないことと決定した理由について具体的に記載するものとする。

オ「備考」欄（第23号様式、第24号様式及び第25号様式）
必要な事務連絡を記載するものとする。

(8) 訂正等の決定通知書等の写しの提出及び送付
保有個人情報訂正請求却下通知書（第18号様式）、訂正等の決定通知期間延長通知書（第21号様式）、訂正等の決定通知期間特例延長通知書（第22号様式）及び訂正等の決定通知書の写しの提出及び送付については、第５の５の(10)に準じて行うものとする。
６

訂正の実施(1) 訂正の実施
訂正又は一部訂正の決定を行った担当課等は、遅滞なく当該訂正を行うことと決定した部分の保有個人情報の訂正をしなければならない。
(2) 訂正の方法
保有個人情報の訂正は、次に掲げる方法等により行うものとする。
ア

訂正（追加及び削除を除く。）（情報の誤りを正しくすること及び情報が古くなって事実と異なる場合にそれを新しくすること）(ア)

原本の誤りの部分に二重線を引く。

(イ)

原本の誤りの部分に二重線を引いた上、その上部に新たな保有個人情報を記載する。

(ウ)

原本の誤りの部分、保有個人情報が誤っていた旨及び事実とされるべき情報を別紙に記載して原本に添付して保管する。
イ

追加（情報が不完全の場合に不足している情報を加えること）
新たな情報を加える。

ウ

削除（事実に合致しない場合にその情報を除くこと）- 24 -

白インク等で白塗りする。
なお、訂正をする際には、訂正をした部分が訂正の決定による訂正であることが明らかになるように起案用紙及び訂正をした部分の余白等に訂正をした年月日等必要な事項を記載
し、担当者が押印するものとする。
(3) 訂正の実施の通知
ア

訂正の請求に係る保有個人情報の訂正をした場合は、担当課等は、その旨を訂正請求者に通知するものとする（訂正実施通知書（第26号様式））。

イ

訂正の決定後、直ちに当該訂正を行ったときは、保有個人情報訂正決定通知書（第23号様式）又は保有個人情報一部訂正決定通知書（第24号様式）と併せて訂正実施通知書（第26号様式）を訂正請求者に送付するものとする。

ウ

保有個人情報の訂正を行った担当課等は、当該保有個人情報を他の機関等に提供している場合において、必要があると認めるときは、当該他の機関等に対し、訂正を実施した旨を、訂正実施済通知書（第27号様式）により通知するものとする。

エ訂正実施通知書（第26号様式）及び訂正実施済通知書（第27号様式）の写しの提出及び送付については、第５の５の(10)に準じて行うものとする。

第７１

利用停止請求に係る事務
個人情報窓口における相談及び案内(1) 保有個人情報の把握及び対応の確認
個人情報窓口では、来訪者が利用停止を求める保有個人情報の種類、内容等を把握し、利用停止請求として対応すべきものかどうかを確認するものとする。
(2) 法律若しくはこれに基づく命令又は他の条例の規定による保有個人情報の利用停止
法律若しくはこれに基づく命令又は他の条例の規定により自己を本人とする保有個人情報の利用停止を求めることができる場合には、個人情報窓口の職員は、該当する担当課等を案内するものとする。
(3) 利用停止請求の手続
保有個人情報利用停止請求書（個人情報保護規則第４号様式。以下「利用停止請求書」という。）に必要事項を記載させ、個人情報窓口に提出させるものとする。
(4) 担当課等の特定
個人情報保護条例等により利用停止請求に係る保有個人情報の開示を実施した担当課等を
当該利用停止に関する担当課等とする。
(5) 郵送等による利用停止請求に関する相談
郵送等による開示請求の相談に準ずるものとする（第５の１の(4)参照）。

２

個人情報窓口における利用停止請求書の受付等(1) 開示の確認
訂正請求書の受付に係る開示の確認に準ずるものとする（第６の２の(1)参照）。
(2) 利用停止請求書の受付
開示請求書の受付に準ずるものとする（第５の２の(2)参照）。この場合において、利用停止請求をした者（以下「利用停止請求者」という。）に交付する書面は、保有個人情報の利用停止を求められた方へ（第２号様式その３）とする。

- 25 -

(3) 利用停止請求書の受付に当たっての留意事項
開示請求書の受付に当たっての留意事項に準ずるものとする（第５の２の(3)参照）。
(4) 利用停止請求書の補正
開示請求書の補正に準ずるものとする（第５の２の(4)参照）。この場合において、利用停止請求を却下する際に使用する様式は、保有個人情報利用停止請求却下通知書（第28号様式）とする。
(5) 本人等であることの確認
開示請求の際の本人等であることの確認に準ずるものとする（第５の２の(5)参照）。
(6) 郵送等による利用停止の請求の取扱い
郵送等による開示請求の取扱いに準ずるものとする（第５の２の(6)参照）。
３

受付後の利用停止請求書の取扱い
受付後の開示請求書の取扱いに準ずるものとする（第５の３参照）。

４

利用停止をするかどうかの決定(1) 利用停止請求に係る保有個人情報の取扱いに係る確認
担当課等は、利用停止請求があった場合は、利用停止請求に係る保有個人情報の取扱いが、個人情報保護条例第32条第１項各号に該当するかどうかについて、確認を行う。その方法は、おおむね次のアからウまでによるものとする。
ア

確認の方法
確認は、関係書類の確認、利用停止請求者以外のものに対する照会等の方法を適宜併用して行うものとする。

イ確認を行う場合の留意事項
訂正請求の際の確認を行う場合の留意事項に準ずるものとする（第６の５の（１）のイ参照）。

ウ

確認の記録書の作成
担当課等は、当該確認の内容を記録した書面を作成するものとする。

(2) 利用停止等の決定通知の期限
利用停止等の決定通知の書面は、当該利用停止請求の受付を担当する個人情報窓口に、利用停止請求書が到達した日の翌日から起算して30日以内((3)により利用停止等の決定通知の期間の延長を行った場合は、延長された期限まで又は相当の部分につき利用停止等の決定通知をすべき期間内）に利用停止請求者に届かなければならず、この期間内に届かないときは、
利用停止請求者において利用不停止の決定があったものとみなすことができるので、留意する必要がある。
(3) 利用停止等の決定通知の期間の延長
ア

個人情報保護条例第35条第４項の規定による延長
事務処理上の困難その他正当な理由により利用停止等の決定通知の期間を延長する場合には、担当課等は、当該利用停止請求の受付を担当する個人情報窓口に、利用停止請求書が到達した日の翌日から起算して30日以内に、利用停止請求者に対し、利用停止等の決定
通知期間延長通知書（第29号様式）により通知するものとする。なお、延長する期間については、利用停止等の決定をするために必要な合理的な期間を設定するものとする。また、延長する理由については、できるだけ具体的に記入するものとする。

- 26 -

イ

個人情報保護条例第35条第５項の規定による延長
利用停止請求に係る保有個人情報が著しく大量であるため、利用停止請求があった日から60日以内にそのすべてについて決定通知をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがあると判断した場合には、担当課等は、当該利用停止請求の受付を担当する
個人情報窓口に、利用停止請求書が到達した日の翌日から起算して30日以内に、利用停止請求者に対し、利用停止等の決定通知期間特例延長通知書（第30号様式その１）により通知するものとする。この場合、本項を適用する理由については、できるだけ具体的に記入するものとする。

ウ

個人情報保護条例第35条第６項の規定による延長
利用の実態が違法といえるか否かの判断が困難で専門家の意見を聴く必要がある場合など、利用停止等の決定の判断に特に長期間を要すると認められるときは、担当課等は、当該利用停止請求の受付を担当する個人情報窓口に、利用停止請求書が到達した日の翌日から起算して30日以内に、利用停止請求者に対し、利用停止等の決定通知期間特例延長通知書（第30号様式その２）により通知するものとする。この場合、本項を適用する理由については、できるだけ具体的に記入するものとする。

(4) 関係各課（室）等との連絡調整
開示請求の際の関係各課（室）等との連絡調整に準ずるものとする（第５の５の(6)参照）。
(5) 利用停止決定等の決裁
利用停止決定等の決裁区分は、専決代決規程等の定めるところによる。
(6) 利用停止等の決定通知
担当課等は、利用停止決定等をしたときは、保有個人情報利用停止決定通知書（第31号様式）、保有個人情報一部利用停止決定通知書（第32号様式）又は保有個人情報利用不停止決定通知書（第33号様式）（以下「利用停止等の決定通知書」と総称する。）により利用停止
請求者に通知するものとする。
(7) 利用停止等の決定通知書の記載方法
利用停止等の決定通知書の記載方法は、次のとおりとする。
ア「利用停止請求があった保有個人情報の内容」欄（第31号様式、第32号様式及び第33号
様式）
利用停止請求に係る保有個人情報の内容を記載するものとする。複数の保有個人情報に係る利用停止決定等の場合は、複数の保有個人情報について記載するものとする。

イ「利用停止の内容」欄（第31号様式及び第32号様式）
利用停止請求のあった部分のうち利用停止の内容を記載するものとする。

ウ「利用停止をしない部分」欄（第32号様式）
利用停止請求のあった部分のうち利用停止をしない部分を記載するものとする。

エ「３の部分の利用停止をしない理由」欄(第32号様式)及び「保有個人情報の利用停止をしない理由」欄（第33号様式）
利用停止請求に係る保有個人情報の一部又は全部について利用停止をしないことと決定した理由について具体的に記載するものとする。

オ「備考」欄（第31号様式、第32号様式及び第33号様式）
必要な事務連絡を記載するものとする。

- 27 -

(8) 利用停止等の決定通知書等の写しの提出及び送付
保有個人情報利用停止請求却下通知書（第28号様式）、利用停止等の決定通知期間延長通知書（第29号様式）、利用停止等の決定通知期間特例延長通知書（第30号様式）及び利用停止等の決定通知書の写しの提出及び送付については、第５の５の(10)に準じて行うものとする。
第８

異議申立てがあった場合の取扱い
開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等について不服のある者は、行政不服審査法（昭和37年法律第160号）の規定により不服申立てをすることができる。不服申立てには、審査請
求及び異議申立てがあるが、実施機関が開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等の権限を補助機関に委任しない場合（補助機関に専決させている場合）は、実施機関に対する異議申立てがなされることとなる。このような開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等に対する異議申立てがあった場合は、次により取り扱うものとする。
なお、開示請求の却下、訂正請求の却下又は利用停止請求の却下は、開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等ではないことから、開示請求の却下、訂正請求の却下又は利用停止請求の却下に対する異議申立てがあった場合は、一般的な処分に対する異議申立ての場合と同様に、
行政不服審査法の規定に基づいてのみ処理することとなるものであり、審査会への諮問は要しない。

１

異議申立書の受付(1) 異議申立書は、個人情報窓口において受け付けるものとする。
(2) 個人情報窓口において異議申立書を受け付けた場合は、その写しを保管した上で、直ちに当該異議申立書を当該異議申立てに係る開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等を行った本庁各課等及び出先機関に配付するものとする。
(3) 個人情報窓口の職員は、異議申立てがあった場合は、異議申立て処理簿（第34号様式）に必要事項を記載し、常に異議申立てに係る処理経過を把握することができるようにしておかなければならない。

２

第三者から異議申立てがあった場合の取扱い(1) 第三者に関する情報が含まれている保有個人情報に係る開示決定に対して当該第三者から異議申立てがあった場合、当該異議申立てが提起されただけでは、開示の実施は停止されな
いので、このような場合にあっては、個人情報窓口の職員は、異議申立人に対し、開示の実施を停止するためには執行停止の申立てをする必要がある旨（行政不服審査法第34条第２項及び第48条）説明するものとする。
(2) 本庁各課等は、開示の実施に係る執行停止の申立てがあった場合において執行停止を決定したとき、又は職権により執行停止を決定したときは、開示請求者及び異議申立人に対し、速やかに、その旨を書面により通知するものとする。

３

異議申立ての審査(1) 記載事項の確認
本庁各課等は、行政不服審査法の規定に基づき、次の要件について異議申立書の確認をするものとする。
ア

異議申立書の記載事項の確認- 28 -

(ア)

異議申立人の氏名及び年齢又は名称並びに住所(イ)

異議申立てに係る処分(ウ)

異議申立てに係る処分があったことを知った年月日(エ)

異議申立ての趣旨及び理由(オ)

処分庁の教示の有無及びその内容(カ)

異議申立ての年月日(キ)

異議申立人が、法人その他の社団又は財団であるとき、総代を互選したとき又は代理人によって異議申立てをするときは、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所イ

異議申立人（異議申立人が法人その他の社団又は財団であるときは代表者又は管理人、総代を互選したときは総代、代理人によって異議申立てをするときは代理人）の押印の有無

ウ

代表者若しくは管理人、総代又は代理人があるときは、それぞれの資格を証明する書面（法人登記事項証明書、代表者又は管理人を選任したことを証する総会議事録等の写し、代理人委任状等）の添付の有無

エ

異議申立期間内（開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等があったことを知った日の翌日から起算して60日以内）の異議申立てかどうか。

オ

異議申立適格の有無（開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等によって直接自己の権利利益を侵害された者かどうか。）(2) 異議申立書の補正
本庁各課等は、当該異議申立てが、(1)の要件を満たさず不適法であっても、補正することができるものである場合は、相当の期間を定めて補正を命ずるものとする。
(3) 異議申立てについての却下の決定
本庁各課等は、当該異議申立てが次のいずれかに該当する場合は、当該異議申立てについて却下の決定を行い、決定書の謄本を異議申立人に送付するものとする。また、この場合においては、審査会への諮問は要しないものである。なお、当該異議申立てが第三者からなされたものであるときは、７の(5)及び(7)についても留意しなければならない。

４

ア

異議申立てが不適法であり、かつ、補正不能である場合

イ

補正命令に応じなかった場合

ウ

補正命令に定める補正の期間を経過した場合

開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等の再検討(1) 本庁各課等は、適法な異議申立てがあった場合は、直ちに、当該異議申立てに係る開示決
定等、訂正決定等又は利用停止決定等が妥当であるかどうか再検討を行うものとする。
(2) 本庁各課等は、再検討の結果、個人情報保護条例第36条第１項第２号から第４号までのいずれにも該当しないと判断したときは、速やかに、審査会へ諮問するものとする。
(3) 本庁各課等は、再検討の結果、個人情報保護条例第36条第１項第２号から第４号までのいずれかに該当すると判断したときは、速やかに、当該異議申立てに対する決定（保有個人情報の一部を開示、訂正若しくは利用停止する旨の決定又は保有個人情報を開示、訂正若しく
は利用停止しない旨の決定を変更し、異議申立てに係る保有個人情報の全部を開示、訂正又は利用停止する旨の決定）を行い、決定書の謄本を異議申立人に送付するものとする。また、- 29 -

この場合においては、審査会への諮問は要しないものである。
５

審査会への諮問(1) 本庁各課等は、保有個人情報の開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等に対する異議申立てに関して審査会に諮問する場合は、保有個人情報の開示決定等に対する異議申立てについて（諮問）（第35号様式）、保有個人情報の訂正決定等に対する異議申立てについて（諮問）（第37号様式）又は保有個人情報の利用停止決定等に対する異議申立てについて（諮問）（第39号様式）を作成の上、それぞれ、次に掲げる書類を添付して、総務課個人情報保護担
当に提出するものとする。なお、アの(オ)、イの(カ)又はウの（オ）の書類を提出することができないときは、その理由を記した書面を提出するものとする。
ア

保有個人情報の開示決定等に対する異議申立て(ア) 異議申立書の写し(イ) 開示請求書の写し(ウ) 開示等の決定通知書の写し(エ) 第三者からの意見書の写し(オ) 異議申立ての対象となった保有個人情報が記録されている行政文書の写し（不開示とした部分及びその記載内容が分かるもの）(カ) その他必要な書類
イ

保有個人情報の訂正決定等に対する異議申立て(ア) 異議申立書の写し(イ) 訂正請求書の写し(ウ) 訂正等の決定通知書の写し(エ) 請求者から提示又は提出された書類等(オ) 確認結果記録(カ) 異議申立ての対象となった保有個人情報が記録されている行政文書の写し（不訂正とした部分及びその記載内容が分かるもの）(キ) その他必要な書類
ウ

保有個人情報の利用停止決定等に対する異議申立て(ア) 異議申立書の写し(イ) 利用停止請求書の写し(ウ) 利用停止等の決定通知書の写し(エ) 確認結果記録(オ) 異議申立ての対象となった保有個人情報が記録されている行政文書の写し（利用不停止とした部分及びその記載内容が分かるもの）(カ) その他必要な書類(2) 本庁各課等は、審査会に諮問した場合は、速やかに、次に掲げる者に対し、開示決定等に対する不服申立てに係る諮問実施済通知書（第36号様式）、訂正決定等に対する不服申立てに係る諮問実施済通知書（第38号様式）又は利用停止決定等に対する不服申立てに係る諮問実施済通知書（第40号様式）により通知するものとする。
ア

異議申立人及び参加人

イ

開示請求者、訂正請求者又は利用停止請求者（開示請求者、訂正請求者又は利用停止請- 30 -

求者が異議申立人又は参加人である場合を除く。）
ウ

当該異議申立てに係る開示決定等について反対意見書を提出した第三者（当該第三者が異議申立人又は参加人である場合を除く。）(3) 本庁各課等の職員は、審査会から意見若しくは説明又は資料の提出を求められた場合は、これに応ずるものとする。
６

審査会の答申総務課個人情報保護担当は、審査会から異議申立てに関する諮問に対する答申があった場合は、直ちに当該答申書を諮問した本庁各課等に配付するものとする。なお、答申書については、審査会からその写しが異議申立人及び参加人に送付されることとなる。

７

異議申立てに対する決定(1) 本庁各課等は、答申書の配付があった場合には、速やかに、異議申立てに対する決定を行う（決定書を作成する）ものとする。この場合において、決裁権者は、専決代決規程等の定めるところによる。
(2) 本庁各課等は、異議申立てを棄却する場合は、その旨の決定を行い、決定書の謄本を異議申立人（参加人及び当該異議申立てが第三者からなされたものであるときは、開示請求者を含む。(3)において同じ。）に送付するものとする。
(3) 本庁各課等は、異議申立てを認容（一部認容を含む。）する場合は、当初の開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等を答申と同内容に変更する旨の決定を行い、決定書の謄本を異議申立人に送付するものとする。
(4) 本庁各課等は、異議申立てに対する決定により、保有個人情報の開示を行う必要がある場
合は、開示請求者に対し、次に掲げる事項を書面により通知するものとする。
ア

開示する保有個人情報の名称

イ

開示する日時及び場所

ウ

開示に要する費用の額(5) 本庁各課等は、全部又は一部を開示する旨の決定に対する第三者からの異議申立てを却下
し、又は棄却する決定を行う場合には、当該第三者に対し、次に掲げる事項を書面により通知するものとする。
ア

異議申立てを却下し、又は棄却した旨及びその理由

イ

開示する保有個人情報の名称

ウ

開示を実施する日(6) 本庁各課等は、開示請求に係る保有個人情報のうち、第三者に関する情報の一部を開示する旨の決定又は全部を開示しない旨の決定に対して異議申立てがあった場合において、これらの決定を変更し、これらの決定に係る保有個人情報を開示する旨の決定をするときは（当該第三者が参加人として異議申立てに参加し、開示に反対の意思を表示している場合に限る。）、当該参加人に対し、次に掲げる事項を書面により通知するものとする。
ア

異議申立てに係る保有個人情報の一部を開示する旨の決定又は全部を開示しない旨の決定を変更し、これらの決定に係る保有個人情報を開示する旨及びその理由

イ

開示する保有個人情報の名称

ウ

開示を実施する日(7) (5)及び(6)の場合においては、異議申立てに対する決定の日と開示を実施する日との間に- 31 -

少なくとも２週間を置かなければならないことに注意する必要がある（個人情報保護条例第36条第４項第２号及び同項において準用する第18条第３項）。
(8) 本庁各課等は、異議申立てに対する決定により、保有個人情報の訂正を行う必要があり、訂正を実施した場合は、訂正請求者に対し、次に掲げる事項を書面により通知するものとする。
ア

訂正する保有個人情報の名称

イ

訂正の内容

ウ

訂正実施年月日(9) 本庁各課等は、異議申立てに対する決定により、保有個人情報の利用停止を行う必要があ
り、利用停止をした場合は、利用停止請求者に対し、次に掲げる事項を書面により通知する
ものとする。
ア

利用停止する保有個人情報の名称

イ

利用停止の内容(10) 異議申立てに対する決定に係る保有個人情報の開示の実施に伴う費用徴収については、第５の11に準じて行うものとする。ただし、この場合においては、当初の一部開示決定又は不開示決定に基づき写しの交付による開示を実施しなかった保有個人情報が記録されている行政文書に係る写しの作成及び送付に要する費用を徴収するものとし、当初の一部開示決定に基づき写しの交付による開示を実施した保有個人情報が記録されている行政文書と同一の行政文書に係る写しの作成及び送付に要する費用については徴収しないものとする。
８

決定書の謄本等の写しの提出及び送付
本庁各課等は、開示の実施の執行停止を書面により通知したとき、補正書の提出があったと
き、決定書の謄本を送付したとき、開示決定等に対する不服申立てに係る諮問実施済通知書（第36号様式）により通知したとき、訂正決定等に対する不服申立てに係る諮問実施済通知書（第38号様式）により通知したとき、利用停止決定等に対する不服申立てに係る諮問実施済通知書（第40号様式）により通知したとき並びに７の(4)、(5)、(6)、(8)及び(9)により書面により通知したときは、これらの写しを総務課個人情報保護担当に提出するものとする。

第９１

実施機関における個人情報の取扱いに関する苦情の申出に係る事務
苦情の申出の受付及び処理実施機関における個人情報の取扱いに関する苦情の申出があった場合は、次のとおり当該苦情の申出に係る受付及び処理を行うものとする。
(1) 個人情報窓口
個人情報窓口の職員は、苦情の趣旨、内容等を把握し、担当課等に連絡、案内をするなど、
当該苦情の申出を適切かつ迅速に処理できるよう調整するものとする。
この場合、担当課等では、当該苦情の申出を適切かつ迅速に処理し、当該苦情の申出の内容、その処理内容等を苦情申出処理簿（第41号様式）に記載するものとする。
(2) 担当課等
担当課等の職員は、自ら当該苦情の申出を適切かつ迅速に処理し、当該苦情の申出の内容、その処理内容等を苦情申出処理簿（第41号様式）に記載するものとする。

２

処理結果の報告- 32 -

担当課等は、苦情の申出の処理後、当該処理に係る苦情申出処理簿（第41号様式）の写しを
総務課個人情報保護担当に送付するものとする。
第10１

事業者が取り扱う個人情報の保護に係る事務
苦情の申出又は相談の受付
事業者が行う個人情報の取扱いに関する苦情の申出又は相談（以下「苦情の申出等」という。）
は、消費生活に関連する苦情については総務課企画班（消費生活担当）で、事業者からの相談

その他個人情報保護制度全般に係る相談については個人情報窓口で受け付けるものとする。
２

苦情の申出等の処理(1) 総務課企画班（消費生活担当）の職員は、事業者が行う個人情報の取扱いに関する苦情の申出等があった場合は、苦情の申出等の趣旨及び内容を把握し、国民生活センター作成の「個人情報に係る相談処理マニュアル」等を参考に、適切かつ迅速な処理に努めるものとする。
この場合、総務課企画班（消費生活担当）の職員は、苦情の申出等への対応の状況を、全
国消費生活情報ネットワークシステム（ＰＩＯ−ＮＥＴ）に入力するものとする。
(2) 苦情の申出等に係る事業者を指導・監督する町の担当課等との連携が必要となる場合は、総務課個人情報保護担当が町の担当課等と協議の上、対応を検討するものとする。
この場合において、苦情の申出に係る事業者が個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）第２条第３項に規定する「個人情報取扱事業者」に該当し、かつ、当該個人情報取扱事業者が行う事業であって、当該主務大臣が所管するものについての報告の徴収、検査、勧告等の事務の全部又は一部を地方公共団体の長等が行うこととされているときは、個人情報の保護に関する法律第32条から第34条までに規定する権限により対応するものとし、「個人情報取扱事業者」に該当しないときは、個人情報保護条例に基づき、３以下の対応をする
ものとする。

３

説明又は資料の提出の要求
事業者に対する説明又は資料の提出の要求は、次に掲げる事項を記載した書面により行うものとする。
(1) 説明又は資料の提出を求める理由(2) 説明又は資料の提出の期限(3) 説明を求める事項又は提出を求める資料(4) 正当な理由がなく説明又は資料の提出の要求に応じないとき、又は虚偽の説明をし、若し
くは虚偽の資料を提出したときは、その旨を公表する場合がある旨

４

助言及び指導事業者に対する助言及び指導は、次のとおり行うものとする。
(1) 事業者が自主的に個人情報の適正な取扱いのために必要な措置を講ずるよう個人情報保護条例第40条第１項に規定する個人情報取扱指針に基づき、事業者団体及び事業者に対して助言及び指導を行うものとする。
(2) ３に基づく調査の結果、個人情報の取扱いが不適正であると認めたときは、個人情報保護条例第42条の規定により是正するよう勧告する場合を除き、助言及び指導を行うものとする。

５

是正の勧告
個人情報保護条例第42条の規定に基づく是正の勧告は、次の事項を記載した書面により行う- 33 -

ものとする。
(1) 勧告の原因となった事実(2) 事業者が執るべき措置の内容(3) 勧告に対して回答すべき旨並びに回答の方法及び期限(4) 勧告に従わないときは、その旨を公表することがある旨
６

公表(1) 個人情報保護条例第45条の規定に基づく公表は、次の事項について行うものとする。
ア

正当な理由がなく勧告に従わなかったとき。

(ア)

事業者の氏名又は名称及び住所(イ)

勧告の原因となった事実及び事業者に求めた措置の内容(ウ)

事業者が勧告に従わなかった旨

イ

正当な理由がなく説明若しくは資料の提出の要求に応じないとき、又は虚偽の説明をし、若しくは虚偽の資料を提出したとき。

(ア)

事業者の氏名又は名称及び住所(イ)

事業者の個人情報の取扱いが不適正である疑いがある旨(ウ)

事業者が正当な理由がなく説明若しくは資料の提出の要求に応じないこと、又は虚偽の説明をし、若しくは虚偽の資料を提出した旨(2) 個人情報保護条例第45条第２項の規定に基づき、事業者に口頭で意見を述べ、又は意見書を提出する機会を設けるときは、次のアからエまでに掲げる事項を記載した書面により通知するものとする。
ア

口頭による意見陳述の日時及び場所

イ

意見書の提出期限及び提出先

ウ

公表しようとする事項

エ

正当な理由がなくアの日時に口頭で意見を述べず、又はイの期限までに意見書を提出しない場合には、期限の到来をもって、これらの機会を放棄したものとみなすことができる
旨(3) 事業者が口頭で意見を述べた場合は、その要旨を記載した書面を作成し、当該事業者に、その内容を確認させた上で、署名を求めるものとする。
附則

この要綱は、平成17年９月１日から施行する。

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