吉岡町議事録作成支援システム導入業務公募型プロポーザル実施要領
１ 趣旨
この要領は、吉岡町が発注する「吉岡町議事録作成支援システム導入業務」を受託する事業者（以下「受託者」という。）を選定するために実施する公募型プロポーザルに関し必要な事項を定めるものとする。
２ 業務目的
議事録作成に係る時間等を削減し、より多くの議事録をより早く住民に公開するため、ＡＩを用いた議事録作成システムを導入するもの。
３ 業務概要(1) 業務名
吉岡町議事録作成支援システム導入業務(2) 業務内容
別紙「仕様書」のとおり(3) 公募型プロポーザルに係る委託料上限額
１，２９２，５００円（消費税額及び地方消費税額、導入に係る費用並びに令和６年３月末までの使用料及び保守に係る費用を含む。）(4) 履行期間
ア 導入について 契約締結日の翌日から令和５年８月３１日まで
イ 使用及び保守について 令和５年９月１日から令和６年３月３１日まで
４ 提案参加要件(1) 参加資格
本プロポーザルに応募できる者は、次に掲げる要件をすべて満たすものとする。
ア 地方自治法施行令（昭和２２年政令第１６号）第１６７条の４の規定に該当しない者であること。
イ 会社更生法（平成１４年法律第１５４号）又は民事再生法（平成１１年法律第２２５号）に基づき更生手続開始又は民事再生手続開始の申立てがなされていない者
であること。
ウ 私的独占の禁止及び公正取引の確保に関する法律（昭和２２年法律第５４号）に抵触する行為を行っていない者であること。
エ 自己又は自社の役員等が、次の各号のいずれにも該当する者ではないこと及び次の各号に掲げる者が、その経営に実質的に関与していないこと。
（ア） 暴力団（暴力団員による不当な行為の防止等に関する法律（平成３年法律第７７号。以下「暴対法」という。）第２条第２号に規定する暴力団をいう。
以下同じ。）（イ） 暴力団員（暴対法第２条第６号に規定する暴力団員をいう。以下同じ。）（ウ） 暴力団員でなくなった日から５年を経過しない者（エ） 自己、自社若しくは第三者の不正な利益を図る目的又は第三者に損害を与１ / ７

える目的をもって暴力団又は暴力団員を利用している者（オ） 暴力団又は暴力団員に対して資金等を提供し、又は便宜を供与するなど、直接的若しくは積極的に暴力団の維持運営に協力し、又は関与している者（カ） 暴力団又は暴力団員と社会的に非難されるべき関係を有している者（キ） 暴力団又は暴力団員であることを知りながらこれらを利用している者
オ 過去５年以内に、国又は地方公共団体（これらに類する団体を含む。）から受注した同種又は類似の業務実績（現在、契約履行中のものを含む。）を有すること。
(2) 複数提案参加の禁止
提案参加者は、１つの提案のみ行えるものとする。
(3) 業務の再委託
吉岡町の承諾を得た場合に限り、本業務の一部を第三者に再委託することができる。
５ スケジュール
公募から契約締結までのスケジュールは、次のとおりとする。
項目

期日

公募開始

令和５年７月１１日(火)正午

質問書の受付

令和５年７月１９日(水)午後５時まで

質問の回答

令和５年７月２６日(水)参加申込期限令和５年７月２８日(金)午後５時まで

企画提案書の提出

令和５年８月３日(木)午後５時まで

審査（プレゼンテーション審査）

令和５年８月９日(水)審査結果の通知

令和５年８月中旬～下旬

６ 参加申込(1) 提出書類
参加表明書（様式第１号）(2) 提出部数
各１部(3) 提出期限
令和５年７月２８日（金）午後５時まで［必着］(4) 提出方法
持参又は郵送（郵送の場合は、提出期限までに必着とする。）(5) 提出先
吉岡町企画財政課企画室〒３７０‐３６９２ 群馬県北群馬郡吉岡町大字下野田５６０番地(6) 受理通知書の送付
参加表明書を受理した場合、提出書類に基づき参加資格（一部）を審査の上、参加表明書に記載されたメールアドレス宛に、電子メールにより参加表明書受理通知書（様式第２号）を送付する。
(7) その他
２ / ７参加表明書を提出していない者からの応募（企画提案書の提出）は、一切受け付けない。
７ 質問の受付及び回答(1) 提出書類
質問書（様式第３号）(2) 提出期限
令和５年７月１９日（水）午後５時まで［必着］(3) 提出方法
ア 電子メールにより質問書を提出すること。
イ 電子メールの件名は、「プロポーザル質問（議事録等）」とすること。
ウ 受信確認のため、メール送信後に電話連絡をすること。
エ 指定の様式によらない質問及び提出期限を過ぎた質問は、一切受け付けない。
(4) 提出先
吉岡町企画財政課企画室 ［E-mail］kikaku@town.yoshioka.gunma.jp［TEL］０２７９－２６－２２４１(5) 回答方法
ア 質問に対する回答は、質疑応答集を作成し、令和５年７月２６日（水）を目途に、電子メールにより回答する。
イ 電子メールは、質問書を提出したメールアドレス宛に送信（返信）する。
ウ 質疑応答集において、質問を行った事業者名は、公表しない。
エ 質問書の内容について不明な点等がある場合は、質問者に対して電話により確認を行う。
オ 質問内容等が本プロポーザルの遂行を妨げる可能性があると判断した場合は、回答しないことがある。
８ 企画提案書の提出(1) 提出書類
ア 企画提案書（様式第４号）
イ 企画書（任意様式）（ア） 用紙サイズは、日本工業規格Ａ４判（Ａ３判資料折込使用可）とする。
（イ） 委託業務仕様書に基づき、提案者のノウハウ、企画等を提案し、特色が分かりやすいものとすること。具体的には、以下の項目をすべて盛り込むこと。図
表等を用いることも可とする。
ａ 調達する機器の構成について
ｂ 調達する機器の製品名、規格、操作方法等について
ｃ システムの機能について
ｄ システムの画面レイアウトについて
ｅ 議事録の作成方法について
ｆ 職員への操作研修の実施時期及び内容について
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ｇ 保守サポート体制について
ｈ アピールポイントについて
ウ 業務実績表（様式第５号）
エ 費用見積書（様式第６号）※見積価格は、委託料上限額を超えないものとする。
オ 積算内訳書（任意様式）※上記エの見積に係る積算内訳が分かるもの
カ 誓約書（様式第７号）(2) 提出部数
提出書類のうちア～オは正本を各１部、副本を各１５部提出し、カは正本を１部提出すること。
(3) 提出期限
令和５年８月３日（木）午後５時まで［必着］(4) 提出方法
持参又は郵送（郵送の場合は、提出期限までに必着とする。）(5) 提出先
吉岡町企画財政課企画室〒３７０‐３６９２ 群馬県北群馬郡吉岡町大字下野田５６０番地(6) 留意事項
ア 横書き、長辺綴じを標準とし、文字サイズは１１ポイント以上とすること。
イ 提案内容の要点が分かるよう、簡潔に記載すること。
ウ イラスト、図表等の使用は可とする。
エ 専門用語等を使用する場合、平易な用語による脚注を付記するなどの対応を行い、評価者が特段の専門的知識を有していなくても評価できる企画提案書を作成すること。
９ 審査（受託候補者の選定）(1) 審査方法
ア 審査は、プレゼンテーション及びヒアリングにより構成する。
イ 審査は、吉岡町に設置する「吉岡町議事録作成支援システム導入業務プロポーザル選考委員会」（以下「選考委員会」という。）が行い、選考委員会による審査を経て、順位を決定し、最も点数の高い提案者を受託候補者とする。
ウ 審査は非公開とし、審査の経過等に係る問い合わせには一切応じない。
エ 実施日程（予定）は、令和５年８月９日（水）頃とする。なお、実施時間、場所等の詳細は、別途連絡する。
オ プレゼンテーションは、１者につき４０分（プレゼンテーション２０分程度、質疑応答２０分程度）を予定し、順次個別に行う。
カ プレゼンテーションの説明は、企画提案書に基づくものとする。
キ プレゼンテーションは、パソコン等を使用し、プロジェクターでスクリーンに投影する方法を採ることを認める。この場合、投影するものと同じ資料をプレゼンテ
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ーション開始前までに事務局に１５部提出すること。なお、この資料は、企画提案書の範囲を超えた内容は認めない。
ク プロジェクター及びスクリーンは、吉岡町において用意する。ただし、プレゼンテーションに必要となるパソコン等の機器類は、提案者において用意すること。なお、実施場所は、インターネット回線を使用できる環境でないことに留意すること。
ケ プレゼンテーションに出席できる人数は最大５名とする。
コ プレゼンテーションに欠席する場合、本プロポーザルを辞退したものとみなす。
ただし、災害、交通機関の事故等、真にやむを得ない事由により出席できないと判断される場合は、この限りでない。この場合、その後の対応については、吉岡町の指示に従うこと。
(2) 審査基準
審査（評価）は、加算方式による総合評価方式で行い、審査の項目、視点等は、別紙「審査基準」のとおりとする。
(3) 審査結果の通知
審査結果は、すべての提案者の得点を明示した書面により、個別に通知するとともに、吉岡町ホームページにおいて受託候補者名を公表する。なお、得点の内訳等の審査内容について説明を求めること及び審査結果に対する異議を申し立てることはできないものとする。
１０ 契約(1) 受託候補者選定後、受託候補者は吉岡町と業務の詳細について協議し、協議が整ったときは、速やかに契約の締結を行う。なお、契約対象となる業務内容は、企画提案書の内容に拘束されるものではない。また、提出された費用見積書は、契約金額を保証するものではないため、契約段階において改めて見積書の提出を求める。
(2) 協議が整わないとき又は受託候補者が参加資格の要件を欠いたときは、審査により順位付けされた上位の者から順に同様の協議を行うものとする。
１１ 失格
次のいずれかに該当するときは、失格とする場合がある。
(1) 本実施要領で定めた提出方法、提出先、提出期限等に適合しないとき。
(2) 本実施要領で定めた条件及び様式に適合しないとき。
(3) 提出書類に記載すべき事項が記載されていないとき。
(4) 提出書類に虚偽の記載があったとき。
(5) 契約までの間に、参加資格要件に定める要件を満たさなくなったとき。
(6) 審査に影響を与えるような不正行為があったとき。
(7) 著しく信義に反する行為があったとき。
１２ その他留意事項(1) 本プロポーザルに係る経費は、すべて応募者の負担とする。
(2) 提出された企画提案書の返却はしない。
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(3) 提出された企画提案書は、提案者に無断で使用しない。ただし、本プロポーザルの手続及びこれに係る事務処理に必要な範囲においては、企画提案書の複製、保存等を行う場合がある。
(4) 参加表明書の提出後、審査により受託候補者が選定されるまでは、参加辞退届（様式第８号）をもって申し出ることにより、参加辞退ができるものとする。
(5) 契約締結後に契約者が参加資格要件を満たしていないことが判明したとき又は財務状況の悪化等により業務の履行が確実でないと認められるとき若しくは社会的信用を著しく損なうなど、受託者としてふさわしくないと認められるときは、吉岡町は契約を解除し、又は業務の全部若しくは一部の停止を命じることができるものとする。
１３ 問い合わせ先
吉岡町企画財政課企画室（担当：北原）〒３７０‐３６９２ 群馬県北群馬郡吉岡町大字下野田５６０番地［TEL］0279-26-2241 ［FAX］0279-54-8681［E-mail］kikaku@town.yoshioka.gunma.jp

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審査基準
審査基準事項及び配点表
No

評価項目

１

具体的な評価項目
音声認識の精度

点数
２０

説明
リアルタイムでの音声認識の精度について録音した音声データの音声認識の精度について

２

議事録を作成する際の利便性

３０

句読点の入力方法について
音声の解析にかかる時間について
話者の自動認識について認識できる音声ファイルの種類について音声スピードの調整について
自動保存について

３

保守システムに障害等が生じた場合、迅速に対応可能なサポート体制となっているか（復旧手順・代替手段等）

１０

申込者・担当課からの問い合わせに対応する体制（連絡先、受付時間等）について

４

経費

見積額の妥当性

３０

導入業務に係る費用見積以外に利用料等の維持管理に係る経費について記載してください。

５

その他

アピールポイント等

１０

アピールポイントなど自由に記載してください。

システム

合計

１００

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