K240308

年度更新ガイド

管理責任者向け1

目次

1

年度更新のスケジュール

p.3

2

管理責任者の作業

p.4

STEP
STEP
STEP
STEP

1
2
34

新年度を作成新年度の名簿を登録新年度へ切替
新入生へ登録用紙を配布

p.37

よくあるご質問

お 問 い 合 わ せ 先 ： tetoruヘルプセンター 月〜金 9:00〜18:00（祝日・年末年始を除く）
ヘルプ

https://support.tetoru.jp/hc/ja

メール

https://su p p o rt. t et o ru .j p / h c/ j a/ r equ e sts / n e w ?ti ck e t _f o r m _id =360 01 1 5 502 1 5

電話0120-070-221
2

1

年度更新のスケジュール

完了したらチェック
作業時期の目安
▼

3
月
中の作
業
推奨・保護者に新クラス
表示なし

1. 新年度を作成

3月16日〜3月31日
めやす所要時間：5分

2. 新年度の名簿を登録
EDUCOMマネージャーC4thご利用の方は、手元に新年度のtetoru連携用名簿(児童生徒)をご用意ください[保護者アプリ連携用名簿(児童生徒)]・[HS連携用名簿(児童※EDUCOMマネージャー
C4thご利用の方は、C4thの年度切替以降に実施ください
めやす所要時間：60分生徒)]と表示されることもあります

3. 新年度へ切替
クラス
発
表
後の作
業
推奨

3月23日〜4月14日

4月1日〜4月21日

保護者へクラス発表後に行ってください
年度を切り替えると、保護者アプリの学年・クラスが新年めやす所要時間：5分度のものに切り替わります

4. 新入生へ登録用紙を配布

4月1日〜4月21日※手順3と4の順番を入れ替えても問題ありません

在校生(新2~6年生)への配布は不要です
年度更新で在校生の保護者が行う作業はありません

めやす所要時間：60分

任意作業

卒業生と異動した教職員は利用停止しない限り、利用できます。
必要に応じて利用停止を行ってください。
3

2

管理責任者の作業
1 新年度を作成

新年度を作成1［年度設定］をクリック

既存の年度を編集せず、[新規登録]を行ってください
2 ［新規登録］をクリック

3

年度名と期間、現年度のコピー有無を選択

名簿の一括登録で年度更新を行う場合、コピーしないをご選択ください

4［完了］をクリック

4

2 新年度の名簿を登録
児童生徒の登録今年度の名簿登録方法を確認し、次ページでどのパターンに当てはまるか確認ください。

1［児童生徒登録］をクリック

2 ［登録履歴］を確認し、次ページの名簿登録方法を確認ください。
パターンAまたはB：一括登録(tetoru) 以外が1つもないパターンCまたはD：C4th連携が1つでもある
パターンEまたはF：C4th連携がなく、一括登録(C4th) が1以上ある※「一括登録」と表示されている場合、児童生徒管理コードをご確認ください。
児童生徒管理コードが20桁の場合、C4thの連携用名簿から登録しています。

5

2 新年度の名簿を登録
3 年度更新時のパターンを確認

前ページでパターンA,Bに該当する

EDUCOMマネージャーC4thを利用していない方は、パターンAです

はいいいえ前ページでパターンC,Dに該当する来年度もtetoruのCSVで登録する

はいA

tetoruのCSVで登録

いいえ(C4thの連携用名簿で登録する)

B

p.7

児童生徒管理コードを付け替えてから登録
p.10

はい

tetoru上に独自グループ(※)や児童生徒名簿に教職員等の登録があり所属を引き継ぎたい

tetoru上に独自グループ(※)や児童生徒名簿に教職員等の登録があり所属を引き継ぎたい

いいえ

はい

C

tetoruのCSVで登録してからC4th名簿で自動登録

p.18

D

いいえ

いいえ

はいE

C4th名簿で自動登録

p.23

tetoruのCSVで登録してからC4th名簿で登録

p.25※独自グループは、C4th上にないグループを指します6

F

C4th名簿で登録

p.32

A

1

tetoruのCSVで登録［児童生徒登録］をクリック

2 ［一括登録］をクリック

3 ［新規名簿で一括登録］をクリック

4 ［ダウンロード］
をクリック
任意の場所にCSVファイルを保存します。

現在年度の児童生徒名簿をダウンロードしてください。
作業を間違えた際に復元できるよう2つダウンロードすることをおすすめします。

7

5

ダウンロードし

見出し行

たファイルを開は残す

き、新年度の情報を入力

変更
しない

卒業生の行は削除

区分

6

登録(変更)する項目

変更しない項目

新入生

児童生徒管理コード、年度、氏名、学年、クラス、出席番号等ー

在校生(新2~6年生)

年度、学年、クラス、出席番号等

年度、学年、クラスは年度作成で設定したものと一致させてください

在校生の児童生徒管理コードは変更しないでください

半角と全角にご注意ください

変更すると保護者の再登録が必要になります

入力が終わったら、ファイルを保存
ファイル形式を.csv(カンマ区切りcsv)形式で、ファイルを保存してください
保存後、ファイル形式が.csvになっているか確認してください。

7

4

児童生徒管理コード、氏名の画面（［児童生徒登録］＞［一括登録］＞［新規名簿で一括登録］）に戻り、［次へ］をクリック

8

8 ［ファイルを選択］をクリッ
クして 6 で保存したファ
イルを選択

9 ［アップロード］をクリック「CSVの取り込みに失敗しました」と表示された場合、ファイル形式が.csv(カンマ区切りcsv)になっているか確認してください。

10「氏名が変更される児童生徒がいます。」と表示された場合、児童生徒管理コードと名前がずれている可能性があります。
登録せず、名簿を確認してください。

登録される情報を確認

11 ページ下部の［登録］をクリック「登録が正常に完了いたしました」のメッセージが表示されたら作業は完了です。
新入生の「登録用紙」を印刷し、保護者に配付してください。

児童生徒名簿を確認する場合、「年度」にご注意ください
現年度の名簿が表示されているため、左上の絞り込みから[年度]を変更してください

9p.35

B児童生徒管理コードを付け替えてから登録完了したらチェック該当する手順▼

1. 児童生徒管理コードをC4thの管理コードへ変更(1)C4thから名簿を出力

手順1〜21

手順1〜8(2)tetoruから現在年度の名簿を出力

手順9〜12(3)児童生徒管理コードを変更

手順13〜16(4)tetoruへ名簿をアップロード

2. C4th名簿で新年度の児童生徒を登録

10

手順17〜21

手順22〜29

1.児童生徒管理コードをC4thの管理コードへ変更(1)C4thから名簿を出力
引き継がれる情報⚫ 年度名⚫ ユーザー種別（教職員／児童生徒）⚫ 学年名⚫ クラス名⚫ 出席番号⚫ 氏名⚫ グループ⚫ 児童生徒管理コード⚫ 有効／利用停止

1C4th児童生徒＞児童生徒名簿＞名簿出力をクリック

2

名簿種類から［tetoru連携用名簿（児童生徒）］を選択※ [保護者アプリ連携用名簿(児童生徒)]・[HS連携用名簿(児童生徒)]と表示される事がございます。(いずれのお名前でも同じファイルとなります)

3 ［出力対象期間］が該当年度であることを確認し、［次へ］をクリック

年度は現在年度、新年度のいずれでも問題ありません。

4 ［書き出し］をクリック

5

任意の場所にCSVファイルを保存

11

6

C4thから出力された
CSVファイルを右クリックし、「プログラムから開く」→「メモ帳」を選択

7

以下変更を加えてファイルを保存

ファイル名の末尾に.csv（ドットcsv)を入力し保存してください

ファイルの種類を[すべてのファイル (*.*)]に変更してく
ださい

文字コードを[UTF-8 (BOM付き)]に変更してください

8

7で保存したExcel

ファイルを開く※H列の管理コードを児童生徒管理コードの付け替え（手順 13 ）に使います

ファイルはこのまま開いておいてください12

(2)tetoruから現在年度の名簿を出力
9 ［児童生徒登録］をクリック

10 ［一括登録］をクリック

11 ［新規名簿で一括登録］をクリック

12 ［ダウンロード］
をクリック
任意の場所にCSVファイルを保存します。

現在年度の児童生徒名簿をダウンロードしてください。
作業を間違えた際に復元できるよう2つダウンロードすることをおすすめします。

13

(3)児童生徒管理コードを変更

13 手順

8のファイル

C4thから出力した名簿で管理コード(H列)を１名コピー

手順 8で開いたファイル

14 手順 12 でダウンH列の管理コードを1名ずつコピーロードしたファイルを開く

15 手順 13 でコピーしたデータを新しい児童生
徒管理コード(M列)へ貼り付ける。
1名作業したら、手順に 13 戻って作業を繰tetoruから出力した名簿

り返す
児童生徒を一致させた上で1名ずつ貼り付けてください

手順 12 でダウンロードした
ファイル

名前を間違った場合、別人になりますので慎重に作業を行ってください。
氏名で並び替えなど、2つのファイルで児童生徒の並びを一致させて行うことをお勧めします。

16

入力が終わったら、ファイルを保存
ファイル形式を.csv(カンマ区切りcsv)形式で、ファイルを保存してください

保存後、ファイル形式が.csvになっているか確認してください。

14M列の新しい児童生徒
管理コードへ1名ずつ貼り付け

(4)tetoruへ名簿をアップロード
17

12の画面（［児童生徒登録］＞［一括登録］戻り、［次＞［新規名簿で一括登録］）にへ］をクリック

18 ［ファイルを選択］をクリッ
クして 16 で保存したファ
イルを選択

19 ［アップロード］をクリック「CSVの取り込みに失敗しました」と表示された場合、ファイル形式が.csv(カンマ区切りcsv)になっているか確認してください

20

登録される情報を確認

管理コードを変更しているため、「氏名が変更される児童生徒がいます。」と表示されますが、問題ありません

21 ページ下部の［登録］をクリック

15

2.C4th名簿で新年度の児童生徒を登録
22 ［児童生徒登録］をクリック

23 ［一括登録］をクリック

24 ［C4th名簿で一括作成］をクリック

25 ［次へ］をクリック

手順 4 で出力したファイルが現在年度の場合、C4thの年度切替後に新年度の名簿を出力してください

26 ［ファイル選択］をクリック
し、C4thから出力したCSVファイルを指定

tetoru内で名前の修正を行っている
場合、児童生徒名を[tetoruの情報のままにする]を選択してください

27 ［アップロード］をクリック
16

28「氏名が変更される児童生徒がいます。」と表示された場合、児童生徒管理コードと名前がずれている可能性があります。
登録せず、名簿を確認してください。

登録される情報を確認

29 ページ下部の［登録］をクリック「登録が正常に完了いたしました」のメッセージが表示されたら作業は完了です。
新入生の「登録用紙」を印刷し、保護者に配付してください。

児童生徒名簿を確認する場合、「年度」にご注意ください
現年度の名簿が表示されているため、左上の絞り込みから[年度]を変更してください

17p.35CtetoruのCSVで登録してからC4th名簿で自動登録完了したらチェック該当する手順▼

1. tetoru独自グループや児童生徒以外の学年を新年度へ移行(1)tetoruから現在年度の名簿を出力

手順1〜12

手順1〜4(2)tetoruのCSVを編集

手順5〜7(3) tetoruへ名簿をアップロード

手順8〜12

2. C4th名簿の自動登録確認18

手順13〜15

1.tetoru独自グループの所属だけを新年度へ移行(1)tetoruから現在年度の名簿を出力
1［児童生徒登録］をクリック

2 ［一括登録］をクリック

3 ［新規名簿で一括登録］をクリック

4 ［ダウンロード］
をクリック
任意の場所にCSVファイルを保存します。

現在年度の児童生徒名簿をダウンロードしてください。
作業を間違えた際に復元できるよう2つダウンロードすることをおすすめします。

19

(2)tetoruのCSVを編集

見出し行は残す

5 ダウンロードしたファイルを開き、卒業生の行を名簿から卒業生の行削除を削除

6 B列の[年度]を新年度に修正
年度は手順1で設定したものと一致させてください
半角と全角にご注意ください

7

入力が終わったら、ファイルを保存
ファイル形式を.csv(カンマ区切りcsv)形式で、ファイルを保存してください
保存後、ファイル形式が.csvになっているか確認してください。

20

(3) tetoruへ名簿をアップロード

84の画面（［児童生徒登録］＞［一括登録］＞［新規名戻り、［次へ］をクリック

簿で一括登録］）に9 ［ファイルを選択］をクリックして 7 で保存したファ
イルを選択

10 ［アップロード］をクリック

11

登録される情報を確認

12 ページ下部の［登録］をクリック

21

(4) C4th名簿の自動登録確認

1［児童生徒登録］をクリック

2 ［登録履歴］の登録形式にC4th連携があることを確認

C4thで年度更新以降に名簿が自動連携されます。
履歴確認後に、児童生徒が正しく反映されているかは児童生徒名簿でご確認ください。
現在年度の名簿が表示されているため、左上の絞り込みから[年度]を変更してください

新入生の「登録用紙」を印刷し、保護者に配付してください。

22

p.35

D

C4th名簿で自動登録完了したらチェック該当する手順▼

1. C4th名簿の自動登録確認

23

手順1〜3

(1) C4th名簿の自動登録確認

1［児童生徒登録］をクリック

2 ［登録履歴］の登録形式にC4th連携があることを確認

C4thで年度更新以降に名簿が自動連携されます。
履歴確認後に、児童生徒が正しく反映されているかは児童生徒名簿でご確認ください。
現在年度の名簿が表示されているため、左上の絞り込みから[年度]を変更してください

新入生の「登録用紙」を印刷し、保護者に配付してください。

24

p.35

EtetoruのCSVで登録してからC4th名簿で登録完了したらチェック該当する手順▼

1. tetoru独自グループや児童生徒以外の学年を新年度へ移行(1)tetoruから現在年度の名簿を出力

手順1〜12

手順1〜4(2)tetoruのCSVを編集

手順5〜7(3) tetoruへ名簿をアップロード

手順8〜12

2. C4th名簿で新年度の児童生徒を登録

25

手順13〜25

1.tetoru独自グループの所属だけを新年度へ移行(1)tetoruから現在年度の名簿を出力
1［児童生徒登録］をクリック

2 ［一括登録］をクリック

3 ［新規名簿で一括登録］をクリック

4 ［ダウンロード］をクリック
任意の場所にCSVファイルを保存します。

現在年度の児童生徒名簿をダウンロードしてください。
作業を間違えた際に復元できるよう2つダウンロードすることをおすすめします。

26

(2)tetoruのCSVを編集

見出し行は残す

5 ダウンロードしたファイルを開き、卒業生の行を名簿から卒業生の行削除は削除

6 B列の[年度]を新年度に修正
年度は手順1で設定したものと一致させてください
半角と全角にご注意ください

7

入力が終わったら、ファイルを保存
ファイル形式を.csv(カンマ区切りcsv)形式で、ファイルを保存してください
保存後、ファイル形式が.csvになっているか確認してください。

27

(3) tetoruへ名簿をアップロード

84の画面（［児童生徒登録］＞［一括登録］＞［新規名戻り、［次へ］をクリック

簿で一括登録］）に9 ［ファイルを選択］をクリッ
クして 7 で保存したファ
イルを選択

10 ［アップロード］をクリック

11

登録される情報を確認

12 ページ下部の［登録］をクリック

28

2.C4th名簿で新年度の児童生徒を登録引き継がれる情報⚫ 年度名⚫ ユーザー種別（教職員／児童生徒）⚫ 学年名⚫ クラス名⚫ 出席番号⚫ 氏名⚫ グループ⚫ 児童生徒管理コード⚫ 有効／利用停止

13

C4th児童生徒＞児童生徒名簿＞名簿出力をクリック

14

名簿種類から［tetoru連携用名簿（児童生徒）］を選択※ [保護者アプリ連携用名簿(児童生徒)]・[HS連携用名簿(児童生徒)]と表示される事がございます。(いずれのお名前でも同じファイルとなります)

15 ［出力対象期間］が該当年度であることを確認し、［次へ］をクリック

チェックした備考は「グループ」として登録されます
作成したいグループのみチェックしてください

16 ［書き出し］をクリック

17

任意の場所にCSVファイルを保存※C4thから出力されたファイルは、一度も開かずにtetoruへアップロードしてください29tetoruの画面を開きます。

18 ［児童生徒登録］をクリック

19 ［一括登録］をクリック
20 ［C4th名簿で一括登録］をクリック

21 ［次へ］をクリック

22 ［ファイルを選択］をクリッ
クして、C4thから出力したファイルを選択
tetoru内で名前の修正を行っている
場合、児童生徒名を[tetoruの情報のままにする]を選択してください

23 ［アップロード］をクリック
30

24

登録される情報を確認

25 ページ下部より［登録］をクリック「登録が正常に完了いたしました」のメッセージが表示されたら作業は完了です。
新入生の「登録用紙」を印刷し、保護者に配付してください。

児童生徒名簿を確認する場合、「年度」にご注意ください
現年度の名簿が表示されているため、左上の絞り込みから[年度]を変更してください

31

p. 35

F

C4th名簿で登録引き継がれる情報⚫ 年度名⚫ ユーザー種別（教職員／児童生徒）⚫ 学年名⚫ クラス名⚫ 出席番号⚫ 氏名⚫ グループ⚫ 児童生徒管理コード⚫ 有効／利用停止

1C4th児童生徒＞児童生徒名簿＞名簿出力をクリック

2名簿種類から［tetoru連携用名簿（児童生徒）］を選択※ [保護者アプリ連携用名簿(児童生徒)]・[HS連携用名簿(児童生徒)]と表示される事がございます。(いずれのお名前でも同じファイルとなります)

3 ［出力対象期間］が該当年度であることを確認し、［次へ］をクリック

チェックした備考は「グループ」として登録されます
作成したいグループのみチェックしてください

4 ［書き出し］をクリック

5

任意の場所にCSVファイルを保存※C4thから出力されたファイルは、一度も開かずにtetoruへアップロードしてください32tetoruの画面を開きます。

6 ［児童生徒登録］をクリック

7 ［一括登録］をクリック
8 ［C4th名簿で一括登録］をクリック

9 ［次へ］をクリック

10 ［ファイルを選択］をクリッ
クして、C4thから出力したファイルを選択
tetoru内で名前の修正を行っている
場合、児童生徒名を[tetoruの情報のままにする]を選択してください

11 ［アップロード］をクリック
33

12

登録される情報を確認

13 ページ下部より［登録］をクリック「登録が正常に完了いたしました」のメッセージが表示されたら作業は完了です。
新入生の「登録用紙」を印刷し、保護者に配付してください。

児童生徒名簿を確認する場合、「年度」にご注意ください
現年度の名簿が表示されているため、左上の絞り込みから[年度]を変更してください34p. 35

3 新年度へ切替
新年度へ切替1［年度設定］をクリックし、［現在年度］をクリック

2

切り替えたい年度の［設定する］を選択

3

4［完了］をクリック

ポップアップで[はい]をクリック

保護者へクラス発表後に行ってください
年度を切り替えると、保護者アプリの学年・クラスが新年度のものに切り替わります「現在年度を更新しました」のメッセージが表示されたら作業は完了です。
[閉じる]もしくは[児童生徒名簿を確認]をクリックしてください。

35

4 新入生へ登録用紙を配布• 「登録用紙」を出力し、印刷して配付してください。
• 手順3(新年度へ切替)と手順4(新入生へ登録用紙を配布)の順番を入れ替えても問題ありません• 在校生(新2~6年生)への配布は不要です。
• 登録用紙の有効期限は発行してから30日間です。保護者に配布する直前に発行してください。
• ご利用ガイド（保護者向け）も合わせて印刷・配付をおすすめします• 表示人数が多い場合、発行までに時間がかかることがあります。学年やクラスごとの一括発行をおすすめします。

1［児童生徒名簿］をクリック

2

学年・クラスで表示を絞り込む

3 ［登録用紙の一括発行］をクリック
何度も発行ボタンを押すと何枚も発行されてしまいます。

ボタンは1回のみ押してください。
登録用紙の一括発行で発行対象となるステータスは以下のステータスです。

一括発行すると、ステータスが「登録待ち」の児童生徒にも再発行されます。

4 ［発行］をクリック

5発行した登録用紙を印刷・保護者に配付
登録用紙には、保護者がアプリに登録する手順と登録用QRコードが記載されています。

保護者登録用紙の有効期限は発行日から30日間です。
保護者に配付する直前に発行してください。

36よくあるご質問
卒業生に関するご質問
卒業生へ連絡配信は送れますか。
▶ 学校で利用停止・削除を行わない限り、連絡配信を送れます。

※卒業生は欠席連絡を行うことはできません

卒業生へ連絡配信をする場合、配信先の「年度」にご注意ください。
年度切替後は「前年度」の学年へ送ってください。

卒業生を利用停止したい▶ ヘルプセンターの下記記事をご確認ください。
ヘルプセンター⇒名簿管理（変更・削除等）⇒児童生徒・保護者のアカウントを削除したい

教職員に関するご質問
教職員は年度ごとに登録しますか▶ 教職員は年度ごとに登録する必要はありません。転勤された方の登録・削除のみ行ってください。

転勤してきた教職員を登録したい。
▶ ［教職員登録］の［個別登録］から登録できます。
▶ ID・パスワードは、教職員情報の登録後、［教職員名簿］の［詳細］画面から発行してください。

❷［個別登録］を❶［教職員登録］

クリック

をクリック

転勤していく教職員を削除したい。
▶ ［教職員名簿］の［詳細］＞［編集］で削除できます。

❶［教職員登録］❷ 該当先生の［詳細］

をクリック

をクリック

管理者が異動される前に、他の方に管理者権限の付与を行ってください。

❸ ［編集］をクリック❹ ［削除］をクリック

tetoruの担当者を変更したい▶ ヘルプセンターの下記記事をご確認ください。
ヘルプセンター⇒年度更新⇒担当者の変更・追加をしたい37