令和６年度
日本学術振興会特別研究員
採用手続のご案内①３月期に入力が必要となる採用手続情報の登録

令和６年４月１日（月）９：００【厳守】②４月期までに入力が必要となる採用手続情報の登録（①以外）、
提出書類のアップロード

令和６年４月８日（月）【厳守】③各種変更届の提出・部局番号（特別研究員奨励費）の登録

令和６年３月１９日（火）【厳守】※受入研究機関変更届（ＰＤ・ＲＰＤ）

令和６年２月２９日（木）【厳守】

・令和６年度採用内定者は全員、「採用手続」を行う必要があります。
・本書を熟読の上、期日までに必要書類をアップロードしてください。
・期日までに必要書類を提出できない場合には、採用されません。
・海外に渡航中の場合も、期日について猶予はありません。
・採用手続はすべて、「電子申請システム」を使用して行います。
・期日後は入力・提出ができなくなります。

＜第 1.0 版＞

採用内定後の諸手続採用内定後の流れ..........................................................................
I．採用手続情報の登録及び書類の提出手順 .............................................. - 1 I-1. 採用手続のご案内（本書）を確認後すぐに行うこと ................................... - 1 I-1-①「誓約書」への同意 ............................................................... - 1 I-1-② 登録情報の確認................................................................. - 3 -I-２．３月期採用手続情報の登録 ....................................................... - 4 I-2-①「研究遂行経費の取扱い希望」の入力

４月１日(月)９：００〆【入力完了】 ........... - 5 -I-2-② ４月以降の住所を「住所等情報」に入力

４月１日（月）〆【入力完了】 ............ - 6 -I-2-③ 研究奨励金の振込先を入力

４月１日（月）〆【入力完了】 .......... - 7 -I-2-④ 研究者番号及び受入研究機関所属部局番号（特別研究員奨励費）を入力
３月１９日（月）〆【入力完了】 ......................................................... - 8 -I-３．４月期採用手続情報の登録・採用手続書類の提出 .................................... - 9 I-3-① 受入研究機関による採用時受入承諾
I-3-②

ＤＣ資格確認入力 ※ＤＣのみ

I-3-③ 採用手続書類の準備・提出

４月８日（月）〆【機関承認完了】 ........... - 9 ４月８日（月）〆【機関承認完了】 ............. - 12 -４月８日（月）〆【アップロード完了】 ................ - 14 -II．採用資格ごとの採用手続書類 ...................................................... - 16 II-１．≪特別研究員-ＰＤ≫の手続書類 ................................................ - 16 II-２．≪特別研究員-ＲＰＤ≫の手続書類 .............................................. - 18 II-３．≪特別研究員-ＤＣ２・特別研究員-ＤＣ１≫の手続書類 ............................ - 20 III 各種変更等の諸手続 ............................................................. - 21 III-１．採用開始前の各種変更手続について ............................................ - 23 III-1-（１）登録名・戸籍名・氏名のローマ字表記の変更 ................................. - 24 III-1-（２） ＤＣからＰＤへ資格変更 ................................................ - 25 III-1-（３）受入研究機関の変更 ...................................................... - 26 III-1-（４）受入研究者の変更 ........................................................ - 28 III-1-（５）振込金融機関・住所の変更を希望する場合（メールでの事前連絡不要） .......... - 29 III-２．採用内定を辞退する場合
令和６年４月８日(月)〆 .............. - 30 IV. 証明書 ........................................................................ - 31 IV-1 採用見込証明書 ................................................................ - 31 IV-2 審査結果通知書 ................................................................. - 31 V よくある質問 ..................................................................... - 32 -【各種様式一覧】～本会のＨＰよりダウンロードしてください～（本会 HP URL：https://www.jsps.go.jp/j-pd/pd_tebiki/yoshiki/saiyounaitei.html）

様式番号
採用１

各種様式名
令和６年分給与所得者の扶養控除等（異動）申告書

記入例等

提出対象

【記入例１】

全資格※－

特別研究員採用見込証明書交付願

該当者のみ

－

採用見込証明書交付申請用封筒表紙

該当者のみ※採用開始日が 1 月 1 日の者および雇用ＰＤ等を除く

採用手続の注意点
・期日までに必要な手続が完了しない場合は、採用されません。
・手続ごとに期日が定められています。次ページ「採用内定後の流れ」および各手続の詳細ページを参照
してください。
・海外に渡航中であっても、期日については猶予しませんので、ご留意ください。

・書類のアップロードを含め採用手続はすべて電子申請システム上で行います。
・郵送で提出する書類はありません。
・電子申請システムへのログインパスワードの再発行は申請機関に依頼してください。
・本書および受入方法に対応する以下の手引を熟読の上、手続を行ってください。
① 特別研究員-ＤＣ１,ＤＣ２採用内定者「日本学術振興会特別研究員遵守事項および諸手続の手引」（以下「フェローシップ型手引」という）URL: https://www.jsps.go.jp/j-pd/pd_tebiki.html
を熟読の上、手続を行ってください。
② 特別研究員-ＰＤ,ＲＰＤ②－１：「研究環境向上のための若手研究者雇用支援事業」（以下「雇用支援事業」という。）によって、受入研究機関に雇用されるＰＤ、ＲＰＤ採用内定者（以下「雇用ＰＤ等」という。）「日本学術振興会特別研究員（研究環境向上のための若手研究者雇用支援事業）遵守事項および諸手続の手引」（以下「雇用手引」という。）を熟読の上、手続を行ってください。
URL： https://www.jsps.go.jp/j-pd/pd-koyou/tebiki.html
雇用ＰＤ等が受入研究機関に雇用されるにあたって行う手続と、今回の採用手続は別の手続となります。雇用ＰＤ等も本手続が完了しない限り、特別研究員に採用されません。雇用支援事業により受入研究機関に雇用されるためには、ご自身の受入研究機関が雇用支援事業における雇用制度導入機関に登録されている必要があります。詳細は以下のウェブサイトを確認してください。
雇用支援事業ウェブサイト：https://www.jsps.go.jp/j-pd/pd-koyou/②－２：上記以外のＰＤ，ＲＰＤ採用内定者「日本学術振興会特別研究員遵守事項および諸手続の手引」（フェローシップ型手引）
URL: https://www.jsps.go.jp/j-pd/pd_tebiki.html
を熟読の上、手続を行ってください。

・本書をご確認いただいたうえで質問事項がある場合は下記連絡先までお問合せください。
・採用手続について
日本学術振興会研究者養成課 特別研究員募集・採用担当
E-mail:yousei2@jsps.go.jp / Tel:03-3263-5070
・採用後の取扱い、手続について（雇用ＰＤ等を除く）
日本学術振興会研究者養成課 特別研究員採用中・採用終了後担当
E-mail:yousei3@jsps.go.jp / Tel:03-3263-4998
雇用ＰＤ等については受入研究機関にお問合せください。

採用内定後の流れ・誓約書に同意【全員】【全員必須の手続】【該当者のみの手続】・部局番号（特別研究員奨励費）の登録

・ＰＤ・ＲＰＤ受入研究機関変更届

２月２９日までに承認完了

３月１９日までに承認完了

・ＤＣ受入研究機関変更届・採用手続情報入力

・受入研究者等変更届・研究遂行経費の取扱希望・住所等情報・振込金融機関情報

・氏名変更届・ＤＣ→ＰＤ資格変更届

４月１日 ９：００までに入力完了

３月１９日までに承認完了【全員必須の手続】・採用時受入承諾
変更届の承認完了後、受入承諾の依頼をしてください。

・ＤＣ申請資格確認【ＤＣ】
本会の確認後一括承認するため、受付期間後も電子申請システム上の状況は「学振受付中」となります。

・必須提出書類のアップロード
扶養控除等申告書【全資格】
学位取得証明書【ＰＤ・ＲＰＤ】
在学証明書【ＤＣ】
住民票・戸籍謄本等【ＲＰＤ】
永住許可証【ＰＤ・ＲＰＤの該当者のみ】

４月８日までに機関承認・提出完了

採用決定
令和６年４月下旬～５月上旬までに、受入研究機関へ採用決定通知を発送します。
また、本会 HP に採用決定者一覧を掲載します。

I．採用手続情報の登録及び書類の提出手順
I-1. 採用手続のご案内（本書）を確認後すぐに行うこと
I-1-①「誓約書」への同意採用手続を開始する前に、電子申請システム上で「誓約書」への同意を行う必要があります。
１. 電子申請システム（URL：https://www-yousei.jsps.go.jp/yousei1/shinsei/index.html）にアクセスしてください。
(注意事項)「電子申請システムのパスワード」を忘れてしまった場合や、有効期限を過ぎてしまった場合： 申請機関に再発行を依頼してください。
日本学術振興会（以下「本会」という）では発行することができません。

※電子申請システムの操作方法は「日本学術振興会電子申請システム 研究者養成事業 申請者向け操作手引」を確認してください。
https://www-shinsei.jsps.go.jp/topyousei/download-yo.html#a2※P.115「2.9 採用手続管理」以降を確認してください。
２．電子申請システムにログインし、「申請者向けメニュー」一覧の「採用手続」をクリックし、「採用手続一覧」画面の該当する事業名（申請資格）の「状況」欄の「採用手続情報登録」をクリックしてください。

３．
「誓約書」画面が表示されますので、画面の記載内容及び本書次ページ以降の【誓約書に関する注意事項】を熟読の上、誓約事項に同意する場合は「誓約書に同意する」にチェックを入れて「ＯＫ」
ボタンをクリックしてください。同意後、誓約書の内容は採用手続管理画面から確認できます。

- 1 -【誓約書に関する注意事項】●誓約書に同意しない者は、特別研究員として採用しません。
●誓約書に同意するにあたって、該当する手引に記載された特別研究員としての遵守事項や義務、採用開始後の手続等を必ず確認してください。
①特別研究員-ＤＣ１、ＤＣ２
フェローシップ型手引 URL: https://www.jsps.go.jp/j-pd/pd_tebiki.html②－１ 雇用ＰＤ等「雇用手引」URL： https://www.jsps.go.jp/j-pd/pd-koyou/tebiki.html②－２ 雇用ＰＤ等以外のＰＤ，ＲＰＤ
フェローシップ型手引 URL: https://www.jsps.go.jp/j-pd/pd_tebiki.html●両手引の内容は、通知なく本会の判断により更新されることがありますので、本会ウェブサイトにて随時確認してください。
●研究倫理教育教材については、次のいずれか１つ以上の研究倫理教育に関する教材を通読又は履修してください（採用内定前の受講や、受入研究機関以外で実施したものでも構いません）。
・「『科学の健全な発展のために－誠実な科学者の心得－』日本学術振興会「科学の健全な発展のために」編集委員会」の通読（本会ウェブサイト掲載のテキスト版の通読でも可）。
研究倫理教育教材 URL https://www.jsps.go.jp/j-kousei/rinri.html
・研究倫理 e ラーニングコース(e-Learning Course on Research Ethics)[eL CoRE]の履修
・APRIN e ラーニングプログラム（eAPRIN）の履修
・「研究活動における不正行為への対応等に関するガイドライン」（平成２６年８月２６日：文部科学大臣決定）を踏まえ研究機関が実施する研究倫理教育を受講●採用手続中又は採用期間中に提出する書類に含まれる個人情報（雇用ＰＤ等は、受入研究機関を通じて本会に提供される個人情報を含む。
）については、「個人情報の保護に関する法律」及び本会の「保有個人情報等保護規程」に基づき厳重に管理し、本会の業務遂行のみに利用（データの電算処理及び管理を外部の民間企業等に委託して行わせるための個人情報の提供を含む。
）します。また、本会事業の一環として、採用後の研究遂行のための海外渡航情報を本会の海外研究連絡センターに情報提供する場合や、本会が実施・参画する学術研究に関するシンポジウム等のご案内をメール等でお送りする場合があります。
●特別研究員が欧州経済領域（EEA）に渡航する場合の個人情報は、EU 一般データ保護規則第 2016/679
号（General Data Protection Regulation：GDPR）に基づき取り扱いますので、以下の本会ウェブサ
イトを確認してください。
・欧州経済領域（EEA）所在の方へ
URL https://www.jsps.go.jp/j-privacy_policy_guide/index.html#u20230403112604●特別研究員は採用期間中に労働等により報酬を得ることができますが、報酬受給に関しては一定の要件があります。詳細は適用される手引をご覧ください。

- 2 -I-1-② 登録情報の確認
１．電子申請システムの「採用手続管理」画面で、特別研究員の申請時に登録した内容を確認してください。採用後の各種書類に記載する内容となるため、正確な情報となるようにしてください。

登録内容を確認し、申請時から変更が発生している場合は、変更手続を行ってください。

２．申請時から登録情報に変更がある場合は、必要となる変更届を提出してください。変更届提出の具体的な手順は、「Ⅲ．各種変更等の諸手続」を確認してください。
【変更事項および必要となる変更届】
・登録名・戸籍名・ローマ字表記 → 氏名変更届
・受入研究機関 → 受入研究機関変更届
・受入研究者の情報（氏名・職名・部局名・メールアドレス・研究者番号）→受入研究者等変更届
・採用後の受入部局名（採用後の証明書等の書類に記載するため、正式な部局名が登録されているか確認してください）→ 受入研究者等変更届※部局名等の登録情報は、各機関が管理していますので、受入研究機関により修正する場合もあります。個別に指示があった場合は、その指示に従ってください。

- 3 -I-２．３月期採用手続情報の登録

令和６年３月１９日（火）・４月１日（月）〆電子申請システムの「採用手続管理」画面→「(1)採用手続情報の登録」メニューより、（１）～（４）の登録を期日までに完了させてください。
※登録期限までは何度でも登録情報を修正できます。
【採用手続情報】(1)
研究遂行経費の取扱い希望
(2)
住所等情報
(3)
振込金融機関情報(4)
研究者番号及び受入研究機関所属部局番号（特別研究員奨励費）

４項目の「登録状況」が受付期間中にすべて「登録済み」となっていることを必ずご確認ください。

３月１９日（火）までに④研究者番号及び受入研究機関所属部局番号（特別研究員奨励費）を登録してください

４月１日（月）９：００までに①研究遂行経費の取扱い希望、②住所等情報、③振込金融機関情報を登録して
ください

- 4 -

I-2-①「研究遂行経費の取扱い希望」の入力

４月１日(月)９：００〆【入力完了】

１. 「(1)採用手続情報の登録」→「研究遂行経費の取扱い希望」より、特別研究員の採用初年度における研究遂行経費の取扱いの希望の有無を入力してください。雇用ＰＤ等の場合は、「研究遂行経費」の取扱いはありませんので、「イ」希望しないを選択してください。
２. 研究遂行経費の詳細には、フェローシップ型手引の「Ⅱ-２.研究遂行経費」を確認してください。
※採用 2 年度目以降の取扱いについては、「Ⅲ-１９．翌年度以降の研究遂行経費（変更）について」を参照してください。

（研究遂行経費とは）本人の申告により、研究奨励金の３割相当額を上限に「研究遂行経費」として課税対象（所得税・住民税）より除外することができます。ただし、研究遂行経費の支出が研究奨励金額の３割相当額以上となることが確実に見込まれている場合に限ります。
（フェローシップ型手引「Ⅱ–２．研究遂行経費」参照）。なお、登録締め切り後、原則同一年度内の変更はできません。

３. ア・イのどちらかを選択して「OK」ボタンを押してください。登録内容は受付期限までは何度でも変更することができます。

４. 授業料免除のため、「研究遂行経費」の適用の有無について大学に提出を求められる場合があります。必ずこの画面を印刷するか、画面のスクリーンショットを保存するなどしてください。
採用後は、本会から研究遂行経費の取扱い有無に関する証明を発行することができません。

- 5 -I-2-② ４月以降の住所を「住所等情報」に入力

４月１日（月）〆【入力完了】「(1)採用手続情報の登録」→「住所等情報」より、採用後の連絡先を入力してください。
入力する連絡先情報は以下の 3 種類です（全て採用年度の４月１日以降の情報としてください）。
1.「住民登録住所」：住民票の記載と一致するよう入力してください。研究奨励金における年末調
整等の税務等に使用します。※海外渡航のため、日本国内に住民登録のない場合、渡航直前に登録のあった国内の住所を記入してください。
2.「送付先住所」 ：住所は源泉徴収票などの書類の送付先に使用します。電話番号・メールアド
レスは、採用後の本会からの連絡に使用します。本会からの重要な通知が受け取れる情報を入力してください。
3.「緊急連絡先」 ：「2.送付先住所」に入力した連絡先に連絡がつかない際に連絡先として使用します。日本国内の方を緊急連絡先として入力してください。また、「2.送付先住所」等とは異なる住所、電話番号及びメールアドレスとしてください。
※やむを得ない場合は、「2.送付先住所」と同一の住所及びメールアドレスを入力してもかまいませんが、電話番号は異なるものを入力してください。

※４月以降に現在の住所と異なる住所に引っ越す予定がある場合は、引越後の住所を登録してください。変更後の住所が未確定の場合は、採用後に連絡が取れる住所を登録し、確定し後に手引Ⅲ-３．を参照のうえ、必要な手続を行ってください。

４月に引っ越す予定がある場合は、引越後の住所を登録してください。

- 6 -I-2-③ 研究奨励金の振込先を入力

４月１日（月）〆【入力完了】

電子申請システムの「(1)採用手続情報の登録」→「振込金融機関情報」より、研究奨励金の振込先を入力してください。雇用ＰＤ等の場合は研究奨励金の支給がありませんが、特別研究員の採用手続においては全員入力してください。受入研究機関に雇用された場合の給与振込先口座ではありません。
・振込金融機関口座は国内の金融機関口座のみです。
・口座名義は必ず特別研究員本人の名義としてください。
・入力した情報に誤りがあった場合は研究奨励金の振込ができませんので、通帳等を確認の上、誤りがないように入力してください。
・口座番号が 7 桁未満の場合は、頭に「0」を入力して 7 桁で入力してください。
※ゆうちょ銀行を振込先として登録する際は、店名等に十分注意してください。
店名については以下の URL を参照してください。
https://www.jp-bank.japanpost.jp/kojin/sokin/furikomi/kouza/kj_sk_fm_kz_1.html（注意事項）
例年、４月分の研究奨励金は５月分と合わせて５月に支給します。
研究奨励金の振込に関して質問がある場合は、担当である研究者養成課第三係（Email yousei3@jsps.go.jp）までお問い合わせください。
雇用ＰＤ等は研究奨励金の支給はありません。給与の支給について質問がある場合は、ご自身の受入研究機関へお問合せください。

- 7 -I-2-④

研究者番号及び受入研究機関所属部局番号（特別研究員奨励費）を入力

３月１９日（月）〆【入力完了】
電子申請システムの「(1)採用手続情報の登録」→「研究者番号および受入研究機関所属部局番号（特別研究員奨励費）」より、研究者番号および特別研究員奨励費（科研費）の管理担当部局の情報を登録してください。
※申請時に特別研究員奨励費へ「応募しない」を選択されている場合は、本項目の入力は不要です。
（登録状況が「登録不要」となります。
）
・研究者番号は、すでに取得している人のみ登録し、取得していない人は空欄としてください。
・部局番号入力欄の横にある「一覧」から、受入研究機関ごとに登録されている部局情報の一覧が確認できます。該当の部局名に対応した部局番号を入力してください。
・採用後、特別研究員奨励費を管理する部局の情報を登録します。特別研究員申請時の採用後所属部局とは必ずしも一致しません。

（注意事項）
正しい部局番号がわからない場合は、受入研究機関にお問合せください。
受付期限までは、何度でも修正が可能です。
期日以降に修正が必要になった場合は本会までご連絡ください。

- 8 -I-３．４月期採用手続情報の登録・採用手続書類の提出
以下の情報の登録の完了と必要書類のアップロードを期日までに完了させてください。
機関において、別途、入力を行う時期に関して指示がある可能性がある場合は、機関の指示に従ってください。

I-3-① 受入研究機関による採用時受入承諾

４月８日（月）〆【機関承認完了】

電子申請システムの「採用手続管理」画面→「(2)採用時受入承諾の承認依頼」フォームより、受入研究機関に対し、特別研究員としての受入承諾の承認依頼を行ってください（受入研究機関において、上記期限内に受入承諾の承認処理を完了する必要があります）。

各種変更届の提出と採用時受入承諾の承認の流れ
変更手続きと受入承諾の承認依頼を同時にできる（１）登録内容を変更しない

受入承諾の承認依頼（変更届を提出しない）(２)登録名・戸籍名を変更

・受入承諾の承認依頼

したい・氏名変更届提出

・受入承諾の承認依頼(３)採用後所属部局正式名を・受入研究者等変更届提出

変更したい（特別研究員の所属部局のみ変更）

・受入承諾の承認依頼(４)受入研究者のメールアドレスを・受入研究者等変更届提出

変更したい（受入研究者のメールアドレスのみ変更）

変更手続完了後、受入承諾の承認依頼をする(５)受入研究者の情報を変更する（メールアドレス以外）(６)受入研究機関を変更する(７)採用時までに博士の学位を取得できる見込みである【DC のみ】

受入研究者等変更届提出

受入研究機関変更届提出

承認
完了

承認
完了

資格変更届提出

- 9 -

承認
完了

受入承諾の承認依頼

【受入研究者や資格等に変更予定がある場合】
・以下の変更届を提出する場合は、変更届の承認が完了した後に、受入承諾の承認依頼をしてください。
１＿受入研究者等変更届（受入研究者の氏名・職名・部局情報・研究者番号の変更）※「メールアドレス」及び「採用後の所属部局」の変更は、受入承諾の承認完了後も３月１９日まで手続可能。
２＿受入研究機関変更届
３＿ＤＣからＰＤへの資格変更届
・具体的な変更手続は、「Ⅲ．各種変更等の諸手続」を確認してください。
【受入研究機関、受入研究者、資格等に変更予定があったが、変更手続を完了する前に受入承諾の承認依頼を行ってしまった場合】
・（変更前又は変更後の）受入研究機関による受入承諾の承認が完了している場合：受入研究機関変更届及び受入研究者等変更届を提出することができません。機関に問い合わせてください。
・（変更前又は変更後の）受入研究機関による受入承諾の承認が完了していない場合：まず変更届の承認が完了しているのを確認してから（承認が完了すると以前の受入承諾の承認依頼の提出がリセットされます）、変更後の内容に基づき、再度、受入研究機関に対して、受入承諾の承認依頼を行ってください。受入研究機関の変更がある場合は、変更後の受入研究機関に対して承認依頼を行ってください。

具体的な手続１．
「受入承諾の承認依頼」をクリックしてください。

・承認期限後も「状況」欄が「受入研究機関承認完了」とならない場合は、機関に確認してください。
・機関は、受入承諾の承認を一括で行うため、受付期限直前までステータスが「受入研究機関承認完了」とならない（「受入研究機関確認中」のままとなる）可能性があります。

- 10 -

２．受入研究者等の情報が正しいかどうかを確認し、「OK」ボタンをクリックしてください。
・受入研究者には依頼があったことを通知するメールは送信されません。受入研究者に受入の可否について確認を行ったうえで、機関にて一括で承認を行うこととしています。
・受入研究者のメールアドレスに変更がある場合は、「Ⅲ-1-(4). 受入研究者の変更」を参照して、変更後のメールアドレスの登録を行って下さい。

- 11 -

I-3-②

ＤＣ資格確認入力 ※ＤＣのみ

４月８日（月）〆【機関承認完了】

電子申請システムの「採用手続管理」画面→「(4)ＤＣ資格確認」フォームより、ＤＣの資格を確認するため、在学する博士課程の令和６年４月１日時点での学籍の状況を入力してください。入力した内容
は、期限内に受入研究機関において承認処理を完了する必要があります。
１．
「状況」欄の「入力」をクリックしてください。

２．令和６年４月１日時点での博士課程の学籍の状況を入力してください。

- 12 -

（注意事項）
博士課程における休学期間の取扱い等については、機関によって取扱いが異なる場合がありますので、入力する内容が不明の場合、所属する機関の教務又は学務担当にご確認ください。

●標準修業年限・令和６年４月１日時点で在学する博士課程の標準修業年限を入力してください。
・申請書提出時に選択した、「博士の状況」欄の「課程種別」と一致しているか確認してください（申請時の情報から変更が有った場合を除く）。
●入学年月日・上記の博士課程に入学、進学・編入学・転学・再入学した年月日を入力して、該当する入学種別の種類をプルダウンから選択してください。
●編・転・再入学時の在学期間換算
・「入学年月日」欄において、プルダウンの「入学種別」を「編・転・再入学」と選択した場合は、編・転・再入学時点での博士課程の在学期間換算年月を必ず入力してください。
・機関の教務又は学務担当に確認の上、標準修業年限から逆算した在学期間を入力してください。
・例：博士課程（３年制）に編入学した時点で、修了までに必要な在学期間の残りが１年９ヶ月の場合
・３年－１年９ヶ月＝在学期間換算１年３ヶ月 と入力してください●休学の有無・博士課程在学期間中の休学の有無を入力してください。
・博士課程の入学、進学等以降～採用開始日前日までの期間に休学を行った期間があれば「有」を選択してください。
・採用開始日前日まで休学期間がなく、採用開始日となる４月１日当日から休学を行い、採用中断を行う場合は、「無」を選択してください。
●休学期間合計・休学がある場合のみ、休学の合計期間を入力してください。
・博士課程の入学、進学等以降～採用開始日前日までの期間に休学を行った場合、休学期間の合計を入力してください。
・採用開始日前日まで休学期間がなく、採用開始日となる４月１日から休学し、採用中断を行う場合は、
この項目の入力は不要です。

- 13 -

I-3-③ 採用手続書類の準備・提出

４月８日
（月）
〆【アップロード完了】

I-3-③-(i) 採用手続書類の準備
・様式記入例及び各提出書類の留意事項を確認した上で、申請した資格の採用手続に必要な書類（各種証明書等）を準備してください。
・電子申請システムのアップロードフォームでのみ受け付けます。郵送で提出する書類はありません。
・特別研究員-ＤＣの採用内定者のうち、採用時までに博士の学位を取得したことにより特別研究員-ＰＤに資格変更を行う場合は、先に資格変更の手続を行ってください。

＜採用手続書類の注意点＞⚫

採用手続書類は、資格ごとに異なります。また、本会が求める内容が記載されている必要がありますので、下記の該当ページにて詳細を確認の上、早めに書類を準備してください。
・ＰＤ →P.16
・ＲＰＤ→P.18
・ＤＣ →P.20⚫

提出可能なファイル形式は、PDF（拡張子が.pdf）のみ（10MB 未満）です。
※拡張子が大文字（.PDF）の場合はアップロードエラーとなります。

⚫

書類の原本は大切に保管してください。

⚫

アップロードする各書類の右上に、「採用年度」
・「資格」
・「受付番号」を記入してください。書
類の原本に手書きで記入した上でスキャンしたものでも、PDF ファイル内への記入でもどちらでも構いません。

⚫

文字や印影等が不鮮明になっていないか、欠けている部分がないかを提出前に確認してください。書類の内容が不鮮明である場合は、書類不備として再提出を求めることがあります。

⚫

スキャンデータ等に、「コピー不可」、「転写不可」といった透かしが含まれることは差し支えありません。

- 14 -

I-3-③-(ii) 採用手続書類の提出方法
１．採用手続書類の準備ができたら、「採用手続管理」画面→「(3)必須書類の提出」より電子申請システ
ムに PDF ファイルをアップロードしてください。提出期限までは修正を行うことが可能ですが、できる限り差し替えがないようにしてください。
２．アップロードにあたっては、「提出状況」欄の「登録」をクリックしてください。提出済みの書類を変更する場合は、「修正」をクリックしてください。提出済みの書類は、「提出書類の確認」欄の「ダウンロード」から確認できます。
画面に表示される項目・提出する書類は申請資格によって異なります。

記入済の書類を４月８日（月）までに
PDF ファイルでアップロードしてください。

３．画面上の＜注意事項＞を確認の上、アップロードするファイルを選択して「OK」ボタンをクリックしてください。
＜ＤＣの例＞
書類ごとにアップロードする
フォームが異なります。

４．提出確認について
・本会では、書類の提出状況に関する個別の問い合わせには応じられません。
・書類がアップロードされた場合は、電子申請システムから自動返信メールを送付します。
・本会が受領した提出書類に不備があった場合は、必ず機関又は申請者に連絡します。

- 15 -

II．採用資格ごとの採用手続書類
II-１．≪特別研究員-ＰＤ≫の手続書類■提出書類一覧
通番

①

様式
番号
採用１

提出書類名
令和６年分給与所得者の扶養控除等（異動）申告書

記入例等

対象者

記入例１

全員
※

②

－

学位取得証明書

書式例１

③

－

永住許可証明書

－

全員

提出
期限

４月８日
（月）

該当者
のみ
※雇用ＰＤを除く。

（各提出書類の留意事項）
II-1-① ＜採用１＞令和６年分給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
研究奨励金支給のため必要な申告書であり、税金の申告に使用しますので配偶者や扶養親族等がいない場合も、氏名、住民登録住所、配偶者の有無等を記入し、全員必ず提出してください。

・個人番号（マイナンバー）は別途収集を依頼しますので、マイナンバーは記入しないでください。
・記載する住民登録住所等は、令和６年４月１日以降のものです。
・提出の際は原本を大切に保管し、令和６年中に申告書記載の内容に変更が生じた場合は、手引「Ⅱ６．扶養親族の変更」を参照し、届け出てください。
・この申告書は２ヶ所以上に提出することはできません。
・特別研究員に採用後は、本会が支給する研究奨励金が「給与所得の源泉徴収税額表（月額表）」甲欄
適用となるため、既に他機関へ提出している場合でも必ず本会に提出してください。また、このことは、すでに申告書を提出した他機関にも必ずお伝えください。

II-1-② 博士の学位取得証明書・資格要件である博士の学位を取得していることを証明するために必要です。名称は「学位授与証明書」
等でもかまいませんが、必要事項を満たしている必要があります。
・必要事項を満たしている場合には、学位記の写しでも構いません。
・機関（大学）発行の証明書は、本会が求める必要事項が不足している場合があるため、【書式例１】
を必ず確認してください。不足している場合は、学位記のコピー等、不足している情報を補足できる
書類も合わせて１つのＰＤＦファイルにして提出してください。
・雇用ＰＤのうち、受入研究機関での雇用に係る手続等において、すでに受入研究機関へ学位取得証明書を提出している場合も、電子申請システムから本会へ提出が必要です。

- 16 -

（博士の学位取得証明書の必要事項） ※日本の大学の場合は、和文の証明書を提出してください。
※海外の大学が発行した証明書には和訳を添付してください。
1. 氏名※申請書記載の戸籍名とも登録名とも異なる氏名（旧姓等）で発行されている場合は、戸籍抄本（戸籍謄本でも可）を添付すること。ただし、申請書の氏名に旧姓等を（）書きで使用している場合は添付不要。異字体等の場合は、同一人物であるものと判断する。
2. 生年月日
3. 取得した学位の種類
4. 学位取得年月日※「取得」又は「授与」と明記されていること。
「修了」年月日と記載されているものは不可。
5. 公印※各機関の方針に従い、電子印の使用や公印の省略を認める。
6. 証明書の右上に、「採用年度」
・「資格」
・「受付番号」を記入【海外の大学で博士の学位を取得した場合】
・一枚の証明書で全ての内容を記載したものがない場合は以下 1～3 のすべてを１つの PDF ファイルにまとめて提出してください（1～3 で内容に不足がある場合は、その内容を補完する書類を併せて提出してください）。
1.学位記のコピー（和訳を付すこと）
2.パスポートのコピー
3.学位を授与した大学が発行したいずれかの証明書（成績証明書、修了証明書等）
・募集要項に記載の「学位取得日が令和６年４月２日以降となる場合であっても、令和６年４月１日までに博士の学位を授与することが決定している旨、学位を授与する大学が証明した文書を指定の期日までに提出することにより、学位取得証明書の提出は学位取得証明書が交付されるまで猶予されます。
」の取扱いを希望する場合は、事前に本会へ問い合わせの上、了承を得てください。
・上記の取扱いが認められる場合であっても、「令和６年４月１日までに博士の学位を授与することが決定している」という旨の証明書を【４月８日（月）】までに提出することが必要です。
・「学位審査が終了している」という旨の証明書の場合は、この取扱いを受けることができません（P.32「Ｖ.よくある質問 設問６」を参照）。

II-1-③永住許可証明書について（外国籍の方のみ）
・在留カードの写しなど、永住許可年月日が申請時以前であることが確認できる証明書類を提出してください。

- 17 -

II-２．≪特別研究員-ＲＰＤ≫の手続書類■提出書類一覧
通番

様式番号

①

採用１

②

－

提出書類名
令和６年分給与所得者の扶養控除等（異動）申告書－

住民票又は戸籍謄本等④－

永住許可証明書

対象者

記入例

全員

１

※

書式例

学位取得証明書

③

記入例
等

１
書式例

提出
期限

４月８日

全員

（月）

３
－

該当者
のみ

※令和７年１月採用者および雇用ＲＰＤは除く（各提出書類の留意事項）

II-2-① ＜採用１＞令和６年分給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
研究奨励金支給のため必要な申告書であり、税金の申告に使用しますので配偶者や扶養親族等がいない場合も、氏名、住民登録住所、配偶者の有無等を記入し、全員必ず提出してください。
・個人番号（マイナンバー）は別途収集を依頼しますので、マイナンバーは記入しないでください。
・記載する住民登録住所等は、令和６年４月１日以降のものです。
・提出の際は原本を大切に保管し、令和６年中に申告書記載の内容に変更が生じた場合は、フェローシ
ップ型手引「Ⅱ-６．扶養親族の変更」を参照し、届け出てください。
・この申告書は２ヶ所以上に提出することはできません。
・特別研究員に採用後は、本会が支給する研究奨励金が「給与所得の源泉徴収税額表（月額表）」甲欄
適用となるため、既に他機関へ提出している場合でも必ず本会に提出してください。また、このことは、すでに申告書を提出した他機関にも必ずお伝えください。

II-2-② 博士の学位取得証明書・資格要件である博士の学位を取得していることを証明するために必要です。名称は「学位授与証明書」
等でもかまいませんが、必要事項を満たしている必要があります。
・必要事項を満たしている場合には、学位記の写しでも構いません。
・機関（大学）発行の証明書は、本会が求める必要事項が不足している場合があるため、【書式例１】
を必ず確認してください。不足している場合は、学位記のコピー等、不足している情報を補足できる
書類も合わせて１つのＰＤＦファイルにして提出してください。
・雇用ＲＰＤのうち、受入研究機関での雇用に係る手続等において、すでに受入研究機関へ学位取得証
明書を提出している場合も、電子申請システムから本会へ提出が必要です。

- 18 -

（博士の学位取得証明書の必要事項） ※日本の大学の場合は、和文の証明書を提出してください。

※海外の大学が発行した証明書には和訳を添付してください。
1. 氏名※申請書記載の戸籍名とも登録名とも異なる氏名（旧姓等）で発行されている場合は、戸籍抄本（戸籍謄本でも可）を添付すること。
2. 生年月日
3. 取得した学位の種類
4. 学位取得年月日※「取得」又は「授与」と明記されていること。
「修了」年月日と記載されているものは不可。
5. 公印※各機関の方針に従い、電子印の使用や公印の省略を認める。
6. 証明書の右上に、「採用年度」
・「資格」
・「受付番号」を記入【海外の大学で博士の学位を取得した場合】
・一枚の証明書で全ての内容を記載したものがない場合は以下 1～3 のすべてを１つの PDF ファイルにまとめて提出してください（1～3 で内容に不足がある場合は、その内容を補完する書類を併せて提出してください）。
1.学位記のコピー（和訳を付すこと）
2.パスポートのコピー
3.学位を授与した大学が発行したいずれかの証明書（成績証明書、修了証明書等）
・募集要項に記載の「学位取得日が令和６年４月２日以降となる場合であっても、令和６年４月１日までに博士の学位を授与することが決定している旨、学位を授与する大学が証明した文書を指定の期日までに提出することにより、学位取得証明書の提出は学位取得証明書が交付されるまで猶予されます。
」の取扱いを希望する場合は、事前に本会へ問い合わせの上、了承を得てください。
・上記の取扱いが認められる場合であっても、「令和６年４月１日までに博士の学位を授与することが決定している」という旨の証明書を【４月８日（月）】までに提出することが必要です。
・「学位審査が終了している」という旨の証明書の場合は、この取扱いを受けることができません（P.32「Ｖ.よくある質問 設問６」を参照）。

II-2-③ 住民票又は戸籍謄本（【書式例３】を参照）
・出産・育児の事実を確認するために必要です。
・必要事項が記載され、マイナンバーの記載の無いものを提出してください。マイナンバー記載の住民票が提出された場合は、再提出を求めます。
・申請時において、申請資格②を選択した場合は、住民票に加え、診断書等の書類を提出してください。
・海外在住者等で、確認書類が不明な場合には、本会へ事前に相談してください。
II-2-④ 永住許可証明書について（外国籍の方のみ）
・在留カードの写しなど、永住許可年月日が申請時以前であることが確認できる証明書類を提出してください。

- 19 -

II-３．≪特別研究員-ＤＣ２・特別研究員-ＤＣ１≫の手続書類■提出書類一覧
通番

様式番号

提出書類名

記入例等

①

採用１

令和６年分給与所得者の扶養控除等（異動）申告書

記入例１

②

－

在学証明書

書式例２

対象者

全員

全員

提出期限

４月８日（月）４月１日（月）～４月８日（月）（各提出書類の留意事項）
II-3-① ＜採用１＞令和６年分給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
研究奨励金支給のため必要な申告書であり、税金の申告に使用しますので配偶者や扶養親族等がいない場合も、氏名、住民登録住所、配偶者の有無等を記入し、全員必ず提出してください。

・個人番号（マイナンバー）は別途収集を依頼しますので、マイナンバーは記入しないでください。
・記載する住民登録住所等は、令和６年４月１日以降のものです。
・提出の際は原本を大切に保管し、令和６年中に申告書記載の内容に変更が生じた場合は、フェローシ
ップ型手引「Ⅱ-６．扶養親族の変更」を参照し、届け出てください。
・この申告書は２ヶ所以上に提出することはできません。
・特別研究員に採用後は、本会が支給する研究奨励金が「給与所得の源泉徴収税額表（月額表）」甲欄
適用となるため、既に他機関へ提出している場合でも必ず本会に提出してください。また、このことは、すでに申告書を提出した他機関にも必ずお伝えください。

II-3-② 在学証明書
・令和６年４月１日までは提出フォームが表示されません。
・特別研究員-ＤＣは、「採用時（令和６年４月１日時点）に我が国の大学院博士課程の所定の年次相当に在学している」ことが必要です。その確認のため、在学証明書を提出してください。
・令和６年４月１日以降に発行した証明書を提出してください。令和６年３月３１日以前に発行した在学証明書は資格が確認できません。
・在学証明書に入学年月日や休学期間等の記載がある場合は、P.12「Ｉ-3-② ＤＣ申請資格確認入力」の入力内容と齟齬がないか確認してください。
（在学証明書の必要事項） ※和文の証明書を提出してください。
1. 氏名※申請書記載の戸籍名とも登録名とも異なる氏名（旧姓等）で発行されている場合は、戸籍抄本（戸籍謄本でも可）やパスポート又は在留カードの写しを添付すること。ただし、申請書の氏名に旧姓等を（）書きで使用している場合は添付不要。異字体等の場合は、同一人物であるものと判断する。
2. 生年月日
3. 研究科名
4. 発行日（※必ず令和６年４月１日以降であること。
）
5. 公印（※各機関の方針に従い、電子印の使用や公印の省略を認める。
）
6. 証明書の右上に、「採用年度」
・「資格」
・「受付番号」を記入- 20 -

III 各種変更等の諸手続
ＰＤ・ＲＰＤ・ＤＣ２・ＤＣ１共通

・登録した氏名等を変更したい
登録した氏名（登録名・戸籍名・ローマ字名）を申請時より変更する場合は、P.24「Ⅲ-１-（１）
登録名・戸籍名・氏名のローマ字表記の変更」を参照しくください。

・受入研究機関を変更したい
受入研究機関を申請時より変更する場合は P.26「Ⅲ-１-（３）受入研究機関の変更」を参照してください。

・受入研究者（所属部局・職名・メールアドレス等）
・自身の採用後所属部局を変更したい
受入研究者やその情報（所属部局・職名・メールアドレス）、採用内定者の採用後所属部局を変更する場合は、P.28「Ⅲ-１-（４）受入研究者の変更」を参照してください。

・採用内定を辞退したい
内定辞退する場合は、P.30「Ⅲ-２. 採用内定を辞退する場合」を参照してください。

・証明書がほしい
採用手続期間中に発行できる証明書は「採用見込証明書」です。
「採用証明書」が発行できるのは採用決定通知日以降（おおむね採用月の下旬以降）です。発行手続については P.31「IV-１ 採用
見込証明書」を参照してください。現在または採用後の所属機関内の手続（授業料免除等）については「IV-２ 審査結果通知書」を参照してください。

・４月１日から、もしくは４月１日以前から海外に渡航する【特別研究員-ＤＣ１,ＤＣ２、雇用制度導入機関を受入研究機関としないＰＤ,ＲＰＤ】
４月１日から起算して２８日以上海外に滞在される場合（すでに渡航されている方は４月２９日以降に帰国される場合）は、別途海外渡航届等の提出が必要です。フェローシップ型手引の「Ⅲ-9.
採用期間中の海外渡航について」を参照して、本会への事前連絡事項を２月末までにメールで連絡
してください。
【雇用ＰＤ等】
雇ＰＤ等の海外渡航については、受入研究機関の規定に従う必要があります。渡航する場合は、事前に受入研究機関へご確認ください。雇用手引の「Ⅲ-9. 採用期間中の海外渡航について」を参照
してください。

- 21 -

・４月１日から採用中断をしたい【特別研究員-ＤＣ１,ＤＣ２、雇用制度導入機関を受入研究機関としないＰＤ,ＲＰＤ】
４月１日から出産・育児または傷病による採用中断を希望される場合は、フェローシップ型手引の「Ⅲ-11. 出産または育児による採用の中断及びそれに伴う延長について」または「Ⅲ-12.傷病による採用の中断及びそれに伴う延長について」を参照して、必要書類を４月１９日（金）までに研究者養成第三係（yousei3@jsps.go.jp）宛に提出してください。それ以降に中断の必要が生じた場合は、速やかに本会に相談してください。
【雇用ＰＤ等】
雇用ＰＤ等は受入研究機関の規定に基づき出産、育児、介護、傷病による休業等を取得している期間において、採用中断することができます。４月１日から採用中断を希望される場合は、先ずは受入研究機
関へご相談ください。
また、中断する場合は、受入研究機関から本会へ事前連絡のうえ、必要書類を４月１９日（金）までに、雇用支援第二係（pdkoyou@jsps.go.jp）宛に提出してください。雇用手引の「Ⅱ-10.休業等に伴う特別研究員としての採用の中断及びそれに伴う延長について」も参照してください。

ＰＤ・ＲＰＤのみに関する事項
・採用までに学位が取得できない採用時（令和６年４月１日）までに学位の取得が不可能となった場合、採用の資格がありません。P.30「Ⅲ-２. 採用内定を辞退する場合」を参照し採用内定辞退の手続きをとってください。

ＲＰＤのみに関する事項
・採用開始日を変更したい
出産・育児による理由に限り、一度のみ申請時に選択した採用期間から採用期間を変更することが可能です。受入研究機関および本会に別途相談してください。

ＤＣ２・ＤＣ１のみに関する事項
・採用までに学位を取得できる採用までに学位を取得された場合、ＰＤとしての採用（採用期間はＤＣと同様）となりますので、採用時
資格変更の手続が必要です。P.25「Ⅲ-１-（２）ＤＣからＰＤへ資格変更」を参照してください。

・採用までに在学月数等の資格要件を満たすことができない
P.30「Ⅲ-２. 採用内定を辞退する場合」を参照し、採用内定辞退の手続をとる必要が生じます。なお、
ＤＣ１からＤＣ２、ＤＣ２からＤＣ１へ資格を変更することはできません。

- 22 -

III-１．採用開始前の各種変更手続について 令和６年２月２９日・３月１９日(火)〆採用開始日までに申請内容に変更がある場合は、電子申請システムの「採用手続管理」→「各種変更届」
より必要となる変更手続を行ってください。
各項目の入力方法は、「日本学術振興会電子申請システム 研究者養成事業 申請者向け操作手引」を参照してください。
・電子申請システム画面例（資格により表示されるメニューが異なります）- 23 -

III-1-（１）登録名・戸籍名・氏名のローマ字表記の変更
電子申請システムの「採用手続管理」画面→「各種変更届」→「氏名等変更届」フォームから変更後の情報を入力してください。仕様上、登録名・戸籍名に使用されている漢字が SHIFT JIS 第１水準および第２水準外の場合、登録できません。

【登録名】
・登録名は特別研究員として本会で取り扱う際に使用する氏名で、旧姓や通称名等を使用することも可能です。複数の氏名を登録することはできません。また、通称名（旧姓等）を登録することによる不利
益・不都合等について、本会は一切責任を負いませんので注意してください（※募集要項に記載されているとおり、特別研究員に採用された者は、登録名が公表されます）。
【戸籍名】
・申請時より戸籍名に変更が生じた場合は、必ず届け出てください。証拠書類として戸籍抄本（謄本）または在留カードの写し（外国籍の方）のアップロードが必要です。
・外国籍の方の場合は「在留カード」など、日本に在留・永住を許可されていることを証明する書類に記載されている氏名としてください。
【ローマ字表記】・英文証明書発行時等に使用しますので、パスポートとの整合性がとれているかを確認してください。
・外国籍の方の場合は「在留カード」など、日本に在留・永住を許可されていることを証明する書類に記載されている氏名としてください。
〇承認のフロー
３月１９日
氏名変更届提出

日本学術振興会承認

までに
承認完了

- 24 -

III-1-（２） ＤＣからＰＤへ資格変更
１．電子申請システムの「採用手続管理」画面→「各種変更届」→「ＤＣ→ＰＤ資格変更届」フォームから申請を行ってください。証拠書類として、学位取得証明書のアップロードが必要となります。
学位取得証明書の入手に時間を要する場合は、博士論文の受理通知など、学位の取得が確定していることがわかる資料を代わりにアップロードしてください。
この場合、４月８日（月）までに、「採用手続管理」画面→「(3)必須書類の提出」よ
り、改めて学位取得証明書をアップロードする必要があります。
２．本会で入力内容を確認後、電子申請システムの資格設定をＰＤに変更し、受理した旨をメールで連絡します。その後、「採用手続管理」画面→「(2)採用時受入承諾の承認依頼」より、受入研究機関に対しＰＤとして受入承諾の依頼を行ってください。※資格変更については、手引「Ⅲ-７．採用後の学位取得による資格の変更（ＤＣからＰＤへの資格変更）について」も併せて参照してください。

３．採用時までに博士の学位を取得した場合の留意事項
・特別研究員-ＤＣとして採用内定された者が採用時までに博士の学位を取得した場合は、手続を行うことで特別研究員-ＰＤに資格変更が可能です（申請時に記載された在学予定の大学院以外の博士の学位をもって特別研究員-ＰＤに資格変更する事はできません）。
・採用期間は、当初ＤＣとして採用内定されていた期間から変更されません。
・国籍は問いません。在留資格を満たす場合は、外国人留学生の方も資格変更することが可能です。
・申請時の資格は特別研究員-ＰＤではありませんので、受入研究機関を変更する必要はありません。申請時から受入研究機関の変更を希望する場合は、「Ⅲ-1-（３）受入研究機関の変更」を併せて参照してください。
・資格変更によって採用開始時点からＰＤとなった場合でも、雇用支援事業の対象とはなりません。受入研究機関が雇用制度導入機関であってもフェローシップ型ＰＤとなります。
・上記以外の処遇（研究費の受給等）については、特別研究員-ＰＤと同様の扱いとなります。
〇承認のフロー
３月１９日
DC→PD 資格変更届

日本学術振興会承認

までに
承認完了

- 25 -

III-1-（３）受入研究機関の変更
１．電子申請システムの「採用手続管理」画面→「各種変更届」→「受入研究機関変更届」に変更後の内容を入力し、申請書記載の受入研究機関に変更届の承認を依頼してください。
※ＰＤ、ＲＰＤは「３．留意事項【特別研究員-ＰＤ、ＲＰＤの場合】」にあるとおり、事前に本会に相談したうえで申請を行ってください。本会の承認後、受入研究機関にて変更届の変更の承認を行います。
２．本会での承認通知後、新しく変更した受入研究機関に採用時受入承諾の承認依頼を行い、期日までに受入研究機関による承認が完了されるようにしてください。

※受入研究者部局、特別研究員所属部局正式名に入力する部局コードは、変更後の受入研究機関の担当者に問い合わせてください。
※採用時受入承諾の承認は、採用内定者単位でなく受入研究機関単位で、一括で行われます。変更前または変更後の受入研究機関がすでに承認を行っている場合は、受入研究機関
変更届を提出できません。機関に必要な対応についてお問合せください。

※採用開始後、受入研究機関の変更を希望する場合の手続については適用する手引を参照してくだ
さい。

- 26 -

３．留意事項【特別研究員-ＰＤ、ＲＰＤの場合】・申請時に申請書に記載した受入研究機関を採用当初から変更することは原則としてできません。
・ただし、採用時に受入研究者が異動しそれに伴い受入研究機関を変更する等、やむを得ない場合には認めることがありますので、本会と事前に相談の上、変更手続を行ってください。
・また、ＰＤについては学位取得時の所属機関へ変更することはできません。
・雇用制度導入機関からの機関変更、又は雇用制度導入機関への変更を行う場合は、「受入研究機関変更届」の提出に先んじて、決定次第、速やかに変更前後の受入研究機関の及び本会へ連絡をしてください。
変更手続は２月２９日（木）までに完了させる必要があります。
・特別研究員-PD の申請資格審査に係るガイドライン
https://www.jsps.go.jp/j-pd/pd_sinsa.html〇承認のフロー

受入研究機関変更届【PD・RPD】

受入研究機関変更届【DC】

日本学術振興会承認

変更前受入研究
機関承認

２月２９日
までに
承認完了

３月１９日

変更前受入研究

日本学術振興会承認

機関承認

までに
承認完了

- 27 -

III-1-（４）受入研究者の変更
１．電子申請システムの「採用手続管理」画面→「各種変更届」→「受入研究者等変更届」から変更後の内容を入力し、受入研究機関へ変更届の承認を依頼してください。
２．本会による承認通知後、受入研究機関に採用時受入承諾の承認依頼を行ってください。
※ＰＤ、ＲＰＤは下記「４．留意事項【特別研究員-ＰＤ、ＲＰＤの場合】」にあるとおり、事前に本会に相談したうえで申請を行った場合、本会の承認後、受入研究機関にて変更届の変更の承認を行います。
※受入研究者部局、特別研究員所属部局正式名に入力する部局コードは、受入研究機関の担当者に問い合わせてください。
※採用時受入承諾の承認は、採用内定者単位でなく受入研究機関単位で、一括で行われます。
変更前または変更後の受入研究機関がすでに承認を行っている場合は、受入研究者変更届を提出できません。機関に必要となる対応についてお問合せ下さい。
（受入研究者のメールアドレスのみ、申請者の特別研究員所属部局正式名のみ変更の場合は、受入承諾の承認後も受付期日までは変更することが可能です。
）

３．本項目で届け出が必要となるケース
・特別研究員の所属部局（研究科等）のみを変更する場合：「特別研究員の所属部局（研究科等）のみの変更」チェックボックスにチェックを入れて変更後の情報を入力してください。
・採用開始時点において、受入研究者が同一機関内で部局等の異動があり、所属・職名が変わった場合・特別研究員-ＤＣ１の採用内定者で、申請書の採用後の受入研究者を「未定」としていた場合：決定後の受入研究者を登録。
・受入研究者の職名のみ変わった場合：「職名のみ変更」のチェックボックスにチェックを入れて、変更
後の情報を入力してください。
・受入研究者のメールアドレスのみ変わった場合：「受入研究者のメールアドレスのみ変更」のチェックボックスにチェックを入れて、変更後の情報を入力してください。

- 28 -

４．留意事項【特別研究員-ＰＤ、ＲＰＤの場合】・申請時に申請書に記載した受入研究者を採用当初から変更することは原則としてできません。ただし、採用時に受入研究者が異動する等、やむを得ない場合には認めることがありますので、本会に事前に相談の上、変更手続を行ってください。また、ＰＤは学位取得時の学籍上の指導教員を受入研究者とすることはできません。

・特別研究員-PD の申請資格審査に係るガイドライン
https://www.jsps.go.jp/j-pd/pd_sinsa.html【特別研究員-ＤＣ２、ＤＣ１の場合】
・特別研究員-ＤＣの場合は大学院の学籍上の指導教員が受入研究者となります。特に研究指導の委託を行っている場合においても、受入研究者は委託先の教員ではなく本籍の大学院における学籍上の指導教員となりますので留意してください。
※受入研究機関または受入研究者の急な事情により、申請書に記載した受入研究者（指導教員）が指導を継続することができなくなった場合には、次の指導教員が決まるまでの間（4 月末頃まで）
は、研究科長等を受入研究者とすることができるものとします。なお、これらの変更届提出方法に係る一切の説明責任は受入研究機関が負うものとします。
・採用開始後、受入研究者の変更を希望する場合の手続については手引「Ⅲ-６．受入研究者の変更、受入研究者所属部局・職名及び特別研究員所属部局の変更について」を参照してください。
〇承認のフロー

受入研究者等変更届【PD・RPD】

受入研究機者等変更届【DC】

変更前受入研究

日本学術振興会承認

機関承認

変更前受入研究

日本学術振興会承認

機関承認

３月１９日
までに
承認完了

受入研究者等変更届（特別研究員の所属
部局・受入研究者のメールアドレスのみ

日本学術振興会承認にチェックを入れた
場合）
【全資格】

III-1-（５）振込金融機関・住所の変更を希望する場合（メールでの事前連絡不要）
・電子申請システムに登録した「振込金融機関」「連絡先住所等」について、登録期限終了後に内容を変更したい場合は、手引「Ⅲ-３．個人情報（登録名、住所、振込金融機関等）の変更について」を参照
してください。

- 29 -

令和６年４月８日(月)〆III-２．採用内定を辞退する場合

就職等により採用内定を辞退する場合は、申請書記載の採用後の受入研究者及び受入研究機関の担当
者、申請機関の担当者に連絡の上、「採用手続一覧」→「状況」欄の「採用内定辞退」メニューから辞退
登録を行う必要があります。辞退登録後、申請書記載の採用後の受入研究機関の承認を経て本会に提出されます。
なお、採用内定を辞退する場合、次年度以降も、申請資格を満たせば再度申請することが可能です。
※原則、採用開始日前日までに採用内定辞退届を提出してください。やむを得ない事情がある場合は、
上記期日まで辞退届を受理いたします。雇用ＰＤ等で、採用内定辞退をする可能性がある場合は、２月２９日（木）までに受入研究機関および本会まで連絡ください。
１．
「採用内定辞退」ボタンをクリックしてください。
２．必要事項を記入のうえ、辞退の登録を行ってください。
内定を辞退する場合は、電子申請システム
上から辞退届の提出を行ってください。

※採用内定辞退の登録を行った時点で、受入研究機関の承認前の場合でも採用手続に関する処理は実行できなくなります。
※すでに、研究機関内で「特別研究員採用内定辞退届」の提出準備を進めている場合は、辞退届を用いて手続を行っていただいてもかまいません。

- 30 -

IV. 証明書
IV-1 採用見込証明書
保育園入園申請等で採用決定前に証明書が必要な場合は、３月３１日（日）までの到着分に限り「特別研究員採用見込証明書」を発行します。
※特別研究員として採用されたことを証明する「特別研究員採用証明書」は、採用資格が確認され、採用決定が通知されるまで(おおむね採用月の下旬以降）発行できません。
（採用決定後の請求手続については、フェローシップ型手引「Ⅲ-２２．諸証明の発行について」、雇用手引「Ⅱ-１７．採用証明書の発行について」参照）

本会ウェブサイトを参照し、「特別研究員採用見込証明書交付願」に必要事項を記入して発行を申請してください。原紙が必要な場合は、必ず、「採用見込証明書交付申請用封筒表紙」を貼付した封筒にて、返信用封筒(正確に宛名を記入し、必要分の切手を貼ってください)を送付してください。４月１日（月）以降に本会に交付願が到着した場合、採用見込証明書は発行できませんので注意してください。
なお、提出先の指定によっては見込証明書では受理されないことがありますので、自身で確認の上、証明書交付申請を行ってください。
・ 「特別研究員 採用見込証明書交付願」（本会 HP URL：https://www.jsps.go.jp/j-pd/pd_tebiki/yoshiki/saiyounaitei.html）

IV-2 審査結果通知書
本通知書は、電子申請システムの審査結果詳細画面から出力できます。
ただし、発行期間は採用内定の審査結果開示後から、電子申請システム上に審査結果データが存在するまでの間です。
本会では４月１日にデータを消去しますが、申請機関側でそれ以前に消去する場合がある
ので、審査結果通知書が必要な場合は速やかに出力してください。
※電子申請システム上で評点等の選考結果が閲覧できる期間も４月１日までとなります。必要に応じ、スクリーンショットを残すなどの対応を行ってください。

所属機関（申請機関及び受入研究機関を含む）における授業料免除、日本学生支援機構の事務手続については、採用見込証明書ではなく「特別研究員審査結果通知書」を使用してください。なお、区役所への提出等、その他の用途には利用できません。
審査結果通知書に記載される内容は、登録名、戸籍名、受入研究機関を変更した場合でも、申請当時のものです。上記項目に変更があり、変更後の情報を記載する必要がある場合は、「採用見込証明書」の交付申請を行ってください。

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V よくある質問
問１
答

採用手続期間中海外に渡航しているので書類の提出期限を猶予して欲しい。
いかなる理由であれ採用手続書類の提出期限の猶予はしません。必ず提出期限内に必要書類を提出してください。提出できない場合は採用されません。

問２
答

提出した書類を差し替えたい。
提出期限までは書類の差し替えが可能ですが、できる限り差し替えのないように注意して提出してください。

問３
答「在学証明書」が期限内に出せそうにない。
資格確認に必須の書類のため、例年、各大学の証明書発行担当の方に協力いただいております。４月１日以降速やかに発行、提出できるように、３月中に大学の証明書発行担当へ相談
してください。

問４
答

研究課題・研究計画を変更したい。
変更できません。ただし、研究課題名に誤字がある場合に限り、修正が認められる場合もありますので、メールで本会に相談してください。

問５
答「学位取得証明書」の代わりに学位取得見込証明書を提出することは認められるか。
認められません。学位取得後に発行された証明書を送付してください。

問６

海外の大学においての学位取得に関して、学位取得日が令和６年４月２日以降になってしまう。
海外の大学においての学位取得に関して、学位取得日が令和６年４月２日以降となる場合であっても、令和６年４月１日までに博士の学位を授与することが決定している旨、学位を授与する大学が証明した文書（学位授与決定通知）を提出することにより、学位取得証明書の提出は学位取得証明書が交付されるまで猶予されます。本会へ事前に問い合わせの上、了承を得てください。なお、学位授与決定通知は下記の事項を全て含んだ文書であることが必要
です。

答

・氏名
・生年月日
・取得する学位の種類
・「学位授与が決定している*」旨が記載されている・学位授与決定年月日（採用年度の４月１日より前）・学位授与予定日（授与式等の日付）
・研究科長等の署名（学位授与について責任が取れる方）*「学位論文の審査が終了した」「学位取得に必要な要件を全て満たしている」等の文言では不十分です。国によっては必要な要件を満たしたうえで、別途条件を課す場合があるためです。審査が終了し、学位授与が決定している旨と決定日が必要です。

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問７
答

受入研究者が異動または退職した。
「受入研究者等変更届」フォームから変更の届出を行ってください。
（受入研究機関も変更する場合は「受入研究機関等変更願」メニューから変更を提出する必要があります。
「Ⅲ-１（４）受入研究者の変更」を参照してください。

問８
答

ＰＤ・ＲＰＤで採用内定を受けたが、採用開始時までに博士の学位が取得できない。
ＰＤ・ＲＰＤとして採用内定された者が令和６年４月１日までに博士の学位を取得しなかった場合は、採用の資格がありません。
「Ⅲ-２．採用内定を辞退する場合」に従って採用内定辞退の手続を行ってください。内定辞退の場合は、次年度以降再度ＰＤ・ＲＰＤへ申請が可能です。

問９
答

ＤＣ２で採用内定を受けたが、令和６年３月末までに博士の学位を取得できる。
特別研究員-ＰＤに資格を変更し採用されることが可能です。詳細については、「Ⅲ-１-（２）
ＤＣからＰＤへ資格変更」を参照してください。

問１０ 採用決定通知はいつ頃届くのか。
答
例年、４月中旬から５月上旬までに採用決定通知を受入研究機関宛に発送します。
採用開始前に証明書が必要な場合は、「特別研究員採用見込証明書」を発行することができます。手続等の詳細については、「Ⅳ.証明書の発行について」を参照してください。
問１１ ４月分の研究奨励金が振り込まれない。
答
例年、４月分の研究奨励金は５月分と合わせて５月に支給します。研究奨励金の振込に関して質問がある場合は、担当である研究者養成課第三係（℡03-3263-4998、Email:yousei3@jsps.go.jp）まで問い合わせてください。※雇用ＰＤ等の給与については受入研究機関へ問い合わせてください。
問１２ 「研究遂行経費」とは何か。
答研究奨励金のうち、生活に係わる経費ではなく、研究課題及び研究計画を遂行するために要する経費のことを「研究遂行経費」といいます。本人からの申告により、研究奨励金の３割相当額を「研究遂行経費」として課税対象（所得税・住民税）より除外することができます
が、研究遂行経費の支出が研究奨励金額の３割相当額以上となることが確実に見込まれている場合に限られ、３割に満たない場合には追徴課税を行いますのでご注意ください。
使途や、報告の義務等、詳細については、フェローシップ型手引「Ⅱ-２． 研究遂行経費」を参照してください。不明な点については、担当（℡03-3263-4998、Mail:yousei3@jsps.go.jp）まで
問い合わせてください。※雇用ＰＤ等の場合は、「研究遂行経費」の取扱いはありません。
問１３ 「特別研究員奨励費」について質問したい。
答特別研究員奨励費は科学研究費助成事業の種目の一つです。質問がある場合は必ず本会研究助成第一課総務企画係（03-3263-0976、0980）に問い合わせください。その際、手続を円滑にすすめるために、受入研究機関の担当者を通じて問い合わせてください。
質問について、研究者養成課から回答することはできません。

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問１４ 特別研究員の新規採用者がすでに他の研究費を受給している場合、受給を辞めないといけな
いか。
答特別研究員に新規に採用される者で、すでに受給している研究費がある場合、一定の要件を全て満たす場合に限り、受給することも可能です。詳細については、フェローシップ型手引「Ⅲ-１４．
研究奨励金及び特別研究員奨励費以外の資金援助について」を確認してください。
引き続き研究費を受給する場合には、フェローシップ型手引にある「研究費受給報告書＜様式5-6＞」に必要事項を記入し、「Ⅲ-１４」に定める報告期限までに本会まで提出してください。
なお、本報告期限とは採用２年度目の４月２０日であり、令和６年４月２０日までに提出する必要はありません。採用を中途辞退した場合には、中途辞退日から２０日以内に当該年度の報告書を提出する必要があります。不明な点については、担当（Email:yousei3@jsps.go.jp）宛てに問い合わせてください。
なお、雇用ＰＤ等は受入研究機関に確認してください。
問１５ 租税条約に関する手続はどのようにしたらよいか。
答
後日、手続の詳細について対象者にのみご案内しますので通知をお待ちください。
問１６ フェローシップ型手引に記載の様式５－３「報酬受給報告書」等の報告書の提出期限が、４月２０日となっていますが、提出が間に合いません。
答
フェローシップ型手引に記載の各種報告書の提出期限は採用２年度目の４月２０日であり、
令和６年４月２０日までに提出する採用後の報告書はありません。なお、採用を中途辞退した場合には、中途辞退日から２０日以内に当該年度の報告書を提出する必要があります。
問１７ 「学振マイページ」にはどのようにログインしたらよいか。
答「学振マイページ」には採用決定まではログインすることはできません。令和６年５月頃に新規採用者宛にアカウント発行に係る手続についてご案内します。
なお、雇用ＰＤ等の場合は、「学振マイページ」を使用しませんので、アカウント発行について案内はありません。研究報告書の提出や諸手続にかかる事前連絡は、受入研究機関を通じて本会に行っていただきます。

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