成果報告「働きやすい職場環境を⽬指して」〜申し送りの基準・ルールを作ってみて、やってみて、みえてきたこと〜

社会福祉法⼈ 吉幸会
特別養護⽼⼈ホームみろく苑

2024年７⽉

All Rights Reserved. TRAPE Inc.

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事業所概要施設名

特別養護⽼⼈ホームみろく苑

施設種別

介護⽼⼈福祉施設

定員50⼈

開設⽇

2014年4⽉1⽇

所在地〒039-0201
⻘森県三⼾郡⽥⼦町⼤字⽥⼦字七⽇市上ノ平60番
地

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施設の⾒取り図2

取り組みの全体流れ（計画）
⽣産性向上ガイドラインの⼿順
⼿順

改善活動の準備をしよう

⼿順

現場の課題を⾒える化しよう

⼿順

実⾏計画を⽴てよう

D

⼿順

CA

l 事業所内でのチーム組成、全体キックオフ
l ありたい姿や気づきを出し合う（対話・アンケート）l 現状・課題について職員と対話
l 因果関係図の作成と関係性の解釈
l 現状把握のため各種アンケートの実施（全職員）l アンケート結果を集計し課題の⾒える化
l ⾒える化した結果の対話
l 因果関係図を元に課題深掘り対話
l 取り組む課題の優先順位を決定
l 取り組みテーマの決定「申し送りの基準ルール作り」

1⽉〜
５⽉

改善活動に取り組もう

l 申し送りの基準・ルールの整理・作成・運⽤
l 申し送りの基準・ルールの効果検証

５⽉

⼿順改善活動を振り返ろう

l 申し送りの基準・ルール業務改善活動後の効果検証
l 振り返りミーティングの実施(良かった点、今後改善する点の検討)

６⽉

⼿順

実⾏計画を練りなおそうl うまくいかなかったことに対しての実⾏計画の⾒直し

６⽉

１

P

プロジェクトの流れ

２
３
４５
６

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3⼿順1­３実施したこと【⼿順１】
l ⽣産性向上の取組を推進するにあたって、プロジェクトチームを作る
l 現場担当者に任せるだけでなく、経営層(トップ層)も関与
l 経営層(トップ層)から、取組開始のキックオフ宣⾔をし、取組の意義等を周知する【⼿順２】
l 全職員の気づきを元に因果関係図を作成し現場の現状を可視化した
l 現状把握アンケートを全職員へ実施し、現場の課題を可視化した
l 可視化された課題をもとに、⾃分たちが取り組むべきテーマを全職員で決定した【⼿順３】

キックオフ宣⾔l 現在の申し送り内容、使⽤ツールを詳細にプロジェクトチームを中⼼に⾒える化(棚卸しシートの作成)
l ⾒える化された棚卸しシートより、ムリ・ムラ・ムダが⽣じていることをリーダー・職員で対話
申し送り内容の精査と申し送りに使⽤する⼿段の多さについて共有し、申し送り内容の中でいらないものは削除⼿段についてはケアコラボに統⼀していく⽅向性を共有
l リーダーが棚卸しシートを元に申し送り内容を厳選し、⼿段はケアコラボに統⼀した申し送り基準・ルール案を作成
l 申し送り基準・ルール案を職員と対話・共有、申し送り基準・ルールの決定

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⼿順3 実⾏計画を⽴てよう
取り組み課題を決定までの流れ

ありたい姿

・職員の働く環境改善
・職員同⼠の連携・利⽤者との時間をもつ・利⽤者ケアの統⼀・ケアの質の向上

因果関係図作成

・ありたい姿がなぜ実現できないのか、職員全員が気づきを出し合った・どの付箋（気づき）とどの付箋（気づき）がどういう関係なのかについてみんなで対話を繰り返し⾏い、プロジェクトチームが中⼼となり作成していった・職員から、共有⽅法が定まっていない、情報が共有されていないなどたくさんの気づきがあがった

取り組む課題を決定

・ありたい姿を実現するためにどの課題から取り組んでいこうかリーダーを中⼼に対話した・因果関係図の中から「情報共有の仕組みがない」という取り組み課題を職員と対話し、プロジェクトチームで協議して選んだ
・「情報共有の仕組み」の中でもさらに絞り込み「申し送りの基準・ルールについて取り組みを⾏うことに決定した

取り組み・申し送りの基準・ルールを作成する
・今回の取り組みでありたい姿と現在の課題とのギャップを埋めるため、申し送りでのムリ・ムダ・ムラを軽減し、職員の働く環境を整え、職員同⼠の連携をしやすくし、統⼀したケアを⾏うことができる第⼀歩となる取り組みを⾏った

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⼿順3 実⾏計画を⽴てよう実施したこと• 現在の申し送り項⽬をプロジェクトチームが協⼒して⾒える化• 可視化した内容: 申し送り内容、伝達⼿段→ 申し送り内容の多さや伝達⼿段が個々の判断でバラバラであり基準・ルールが明確にないことがわかった

・申し送り内容 ７５個

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・申し送り⼿段は 8個 あり、職員によって使⽤するものがバラバラであった
・申し送り⼿段がバラバラだったため、申し送りの確認に⼿間・時間など職員にムリ,ムダな業務が発⽣していた・個々で使⽤ツールに相違がある認識は職員同⼠あり、同じ内容を各⼿段で重複記載し、⼿間や時間がムリ,ムダにつながっていた
・申し送り内容、使⽤⼿段ともに個々で選択判断が異なり、それぞれの職員が知っている情報にムラが⽣じていた

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⼿順3 実⾏計画を⽴てよう
職員の声（⼀部抜粋）• 申し送りの内容を⾒ない⼈がいるからいろいろな⼿段で伝えようとしたことが、今の状態になっている• 申送りの⼿段が整理されれば、業務の負担も減ると思う• 何回も同じことを書かなくてもよくなれば、仕事が楽になると思う• 申し送り⼿段を減らすことは賛成• 申送りの⼿段を整理することは必要だと思うし、⼀つで⾏った⽅が良いと思う• 申し送り事項を⾒ずにため込む⼈がいるので、どうやって全員に周知していけばいいのか新たな問題

職員との対話場⾯

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⼿順3 実⾏計画を⽴てよう実施したこと• 必要な申し送り内容のみに整理した• 新しく作成した申し送りの基準・ルールは⼿段をケアコラボに統⼀した運⽤ルール・⽅法を明確化• 情報共有に必要な５W1Hと基準・ルールの運⽤についてのルール・⽅法を明確にした申し送り内容51個（２４個削減）

発信者・受信者の５W1H（いつまで、誰が、どこで、発信できない場合、受信した内容が理解できない場合など含める）を明確化

⼿段をケアコラボに統⼀

情報棚卸しの⼀部
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⼿順4 改善活動に取り組もう
実施したこと運⽤⽅法について
1.丁⽬の介護ステーション内に掲⽰する
2.医務室内に掲⽰する
3.スマートフォンやタブレットで確認できるように貼り付ける
4.丁⽬のパソコン共有フォルダで確認できるようにする
5.必要時、持ち運びができるようファイリングしステーションに設置

ステーションの提⽰

タブレット画⾯

ファイリングと設置

情報棚卸しの⼀部
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⼿順4 改善活動に取り組もう
職員の声（⼀部抜粋）• 基準ルールシートの説明を受けたが、やってみなくちゃ分からない• 申し送りルールについては、表のようにここまで細かく考えていなかった• ケアコラボの申し送り、予定の⼊れ⽅を知らなかった• ケアコラボは⾒たり⾒なかったりでしたので、これからはちゃんと⾒ます
運⽤の様⼦

記録時スマホで確認

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業務前に確認パソコンで確認10

⼿順4 改善活動に取り組もう
朝・⼣の申し送りでもパソコンでケアコラボを確認し活⽤申し送りの様⼦

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⼿順5 改善活動を振り返ろう
取り組むみで⽬指したことが改善
l 職員の働く環境を整える
l 職員同⼠の連携
l 申し送りでのムリ・ムダ・ムラを軽減
l 統⼀したケアを⾏う

気づき抜粋
改善・改善傾向になった気づき

ありたい姿が全て実現できるようになってきている

l 共有⽅法が定まっていない

l 職員の働く環境改善l 業務中の情報連絡がルールが不明確

l 職員同⼠の連携

l わからないことをすぐに聞けない

l 利⽤者との時間をもつ

l 誰が誰に話しているのかわからない

l 利⽤者ケアの統⼀

l 連絡事項や申し送り事項の周知ができていない

l ケアの質の向上

l 利⽤者の情報を共有できていない
l 業務中連絡が取れない⼈がいる
l コミュニケーションが不⾜しているl ケアコラボを使える時間が限られている
l ケアコラボを使いきれないl ケアコラボを使うのに不安な⼈がいる
l ケアコラボの運⽤マニュアルがない
l ケアコラボ使⽤中にNCがなると消えてしまう※⻘⽂字=改善したところ
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⼿順5 改善活動を振り返ろう
気づきについて①１⽇の流れ=業務や役割が不明確②教育における仕組みが明確にない③情報共有の仕組みがない
因果関係図作成

気づき総数④各種業務における基準、役割が不明確
88個

38個の気づき改善

改善︓ 38個（⻘付箋）

気づき ︓ 50個
（⻩付箋）All Rights Reserved. TRAPE Inc.

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⼿順5 改善活動を振り返ろう （プロジェクトメンバー９名のアンケート回答結果の改善活動前後の⽐較）判断基準・⼿順・ルール

職員の働く環境を整える

l ⽬的や⼿順や判断基準やルールが明確でスムーズに業務を⾏えていると思えていると回答した⼈が33%が増加した

基準・ルールについて

業務遂⾏レベル職員同⼠の連携l 充分な情報共有ができていると回答した⼈が44%増加した

充分な情報共有All Rights Reserved. TRAPE Inc.

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⼿順5 改善活動を振り返ろう
業務遂⾏レベル

申し送りでのムリ・ムダ・ムラを軽減

l 休憩・仮眠が時間通りにとれるようになってきたと回答した⼈が22%増加した
l 定時退勤ができている⼈と回答した⼈が22%増加した

休憩・仮眠

残業

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⼿順5 改善活動を振り返ろう
ICT・ロボット活⽤する、テクノロジー意識調査
l 基準・ルールを作り、共有⼿段としてデジタルを活⽤した成功体験から、テクノロジーの活⽤価値を理解することができるようになる

アナログ整理デジタルツール導⼊

デジタルツール活⽤

テクノロジー活⽤価値
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⼿順5 改善活動を振り返ろう
クリエイティブ活動

申し送りでのムリ・ムダ・ムラを軽減

l ケアのイメージを持てるようになったと回答した⼈が22%増加した
l 利⽤者との関わりが充分と回答した⼈が11%増加した
l 事故が多発せず利⽤者にケアが提供できていると回答した⼈が44%が増加した

サービスイメージ

利⽤者との関わり

利⽤者ケアについて

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⼿順5 改善活動を振り返ろう
プレゼンティーイズム
l プレゼンティーイズムの平均が4%増加した

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⼿順5 改善活動を振り返ろう
ワークエンゲージメント（働きがい）
l ワークエンゲージメント（働きがい）が4%増加した
l プライベートが充実していると回答した⼈が22%増加した

総計

42%（実施⼈数9⼈）

4%増加

46%（実施⼈数9⼈）

4%増
40%

前

44%

2%増
49%

51%

5%増
38%

後

前

後

前

43%

後

職員のプライベート

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⼿順5 改善活動を振り返ろう
⼈材定着
l 働きやすい職場環境を作ることで、この職場で継続して働きたいと思う職員が22%増加した

定着率

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⼿順5 改善活動を振り返ろう
取り組みの中での職員からの声でわかってきたこと①ムリ・ムダ・ムラが軽減し情報共有が効率的に⾏えているポジティブな体験ができた
l 情報管理が⼀か所にまとまり、業務は楽になったと感じる
l 情報は整理されて読みやすくなったと思う
l ケアコラボの活⽤はいいと思うし、情報もしっかり確認できている
l ケアコラボの活⽤については特に問題ないと思う
l 就業前にしっかりケアコラボで情報の確認をしている②ブラッシュアップとして業務の流れの中で情報発信・受信できる時間の確保や⼯夫が必要とわかってきたl ルールで出勤前に情報の確認を⾏うことになっているが、確認できていない⼈がいる
l 出勤前だけでは情報取得が困難なときがある（情報量、情報取得の時間など）
l ⾯会予約や通院など⽇勤業務が忙しいと、申し送りが滞ることがある
l 情報共有が必要であってもタイムリーで⼊⼒ができず、まとめて⼊⼒することが多い
l 情報量が多くなった時は、すべて把握できるかが⼼配だし、確認できる時間によっては重要事項だけ⾒るなどの⼯夫が必要
l 丁⽬ごとで伝わらないこともあり、紙に書いて伝えることも必要だし、抜け落ちている情報もあると思う③ブラッシュアップとしてケアコラボ以外のツールも⽤いた最適化が必要とわかってきた
l 情報の詳細部分が覚えきらずに何度も⾒返すときに、付箋などの紙媒体の⽅が⾒やすいときがある（パソコンでは台数が限られている、スマホはナースコールと重なると画⾯がみれなくなる、ケアコラボは情報にたどり着くまでに時間がかかるなど）
l ⼊退院、受診、⼊退所についてはケアコラボだけではうまくいかないことがわかった

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⼿順6 実⾏計画を練りなおそう
実施したこと申し送りの⼿段がケアコラボに統⼀され、重複記載を減らし、職員の負担を軽減できた。また情報が整理され、読みやすくなった【実践してみてさらに明確となった課題】● 情報発信・受信できる時間の確保や⼯夫が必要● ケアコラボ以外のツールも⽤いた最適化を図るため、再度対話が必要【取り組み計画】l 情報発信・受信できる時間の確保や⼯夫については1⽇の業務流れを⾒直し、情報共有の時間を確保する①現在の1⽇の業務の流れを⾒える化し、本当に必要な業務、必要ではない業務など職員全員と対話し整理する②整理できた業務を元に新たな業務の1⽇の流れを作成する③作成した1⽇の業務の流れを実施し検証する
l ケアコラボ以外のツールも⽤いた最適化を図ることについて①職員と振り返りの対話を⾏い、職員の思いや気づき、困りごとなどより詳細に聞いていく②職員と対話で聞き取った内容をプロジェクトチームで整理する③プロジェクトチームで整理した内容を再度職員との対話で共有し、更に整理した内容に対し深掘りしていく④深掘りした中で、どうすると基準・ルールの活⽤、機器の活⽤がよりうまくいくのか考えていく（⼿順書作成や基準・ルールの共有⽅法の⾒直しなど）
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まとめ
苦労した点
l 申し送りの業務項⽬や内容について整理する作業が⼤変だった
l 申し送りの内容が多かったため、すべてを書き出して⾒える化する作業が⼤変だった
l ケアコラボに⼊⼒する内容と除外した内容について、職員全員への説明に苦労した
l 運⽤のルール⽅法について細かく決定する作業に苦労した
l 申し送りの基準ルール（案）を基に職員へ伝え、実践に取り組めるよう理解を得ることが⼤変だった
l 申し送り内容について出勤時に確認することとしたが、どのタイミングで⾏えばいいか職員へ説明することに苦労した

⼯夫した点
l 全職員の声を確認するため、対話やアンケート（書⾯）の⽅法で⾏った
l 取組み内容について、プロジェクトチームが協⼒して職員との対話を⾏うようにした
l 基準ルールを確認しやすいように、掲⽰の⽅法について⼯夫した（貼り紙・パソコン・タブレットなど）
l ケアコラボを確認していなかった職員へ、プロジェクトチームが声かけで確認を促しながら取組みを⾏った
l 申し送りでも特に⼤事な内容については、再確認のため実践前に改めて伝えるよう配慮した
l ⼊⼒について迷ったときは確認しながら作業ができるように、プロジェクトチームが協⼒して対応するように努めた
l 定期的な対話（週１回程度）が⾏えるよう、業務などの調整を⾏った
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まとめ
プロジェクトを通して委員の声
l 業務連絡ノートをほとんど⾒なくてよくなった
l ケアコラボに統⼀して⼿間が省けた
l ⾒るもの（付箋や業務連絡ノートなど）が多かったのが減少して良かったl ケアコラボを⾒てなかった⼈に対し、周囲の職員が声かけを⾏い、⾒てなかった⼈が⾒るようになったl 今回の取り組みでやらなければならないという意識が職員にあり、声を掛け合うなど協⼒する場⾯が多く⾒られた
l ADLが下がった利⽤者について情報を共有し、それを議題として話し合うことができたことが嬉しかった
l まだ付箋を使ったりする⼈もいるので周知が難しいと感じたが、やったからこその課題が⾒えたと思えた

プロジェクトを通して現場リーダーが得た学び、感じたこと
l 今回の取組みで、分からないことは相談する機会が多くなり、職員同⼠のコミュニケーションが増えた
l ケアコラボに統⼀することで出勤前の確認作業が少なくなり、情報の重複がほとんどなくなり良かった
l 棚卸しシートを活⽤することにより、申し送り事項の無駄な部分が⾒えてきた
l 取組み前は不安（「やることが増える・もっと忙しくなる」）が聞かれたが、取組み後は「やってみて良かった」との意⾒に変わった
l 取組みにより、申し送りの⽅法は内容により⽅法の検討が必要と感じ、今後の改善点が⾒えてきたl ケアコラボに⼀本化することで業務の効率が良くなったと感じる反⾯、情報の確認作業にひと⼿間あると思えた
l 今後は、申し送りだけでなく業務マニュアルの検討についても、今回の取組みを⽣かしていきたい
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施設⻑のコメント

施設⻑
安ヶ平 学
• 社会福祉法⼈ 吉幸会
特別養護⽼⼈ホームみろく苑

今回の⽣産性向上モデル事業への参加は、①慢性的な介護⼈材の不⾜②業務の簡素化が進まない③職員への（精神的・⾝体的）負担が⼤きいなどの問題を⻑年抱えていたことが応募の理由でした。
地域の抱える⽣産⼈⼝の減少によりさらなる⼈材不⾜も考えられ、職員の意識改⾰と業務の効率化を図ることで、少ない⼈材でも介護の質を維持し、向上を⽬指すことができると考えました。また、業務の効率化はICTを有効に活⽤することが重要と考え、現状把握や有効活⽤のアドバイスにより⼤きなメリットが得られると思い、職員とともに取り組みを進めてきました。取り組みに職員の声が⽣かされるよう配慮する事で徐々に意識の変化が感じられ、実践ではプロジェクトチームが中⼼となり⾏うことができました。
今回は、当初の計画通り最後まで⾏う事はできませんでしたが、働きやすい職場となるよう取り組みを継続したいと思います。
これまでご⽀援いただいたTRAPEさんへ感謝するととともに、モデル事業への参加機会をいただき誠にありがとうございました。

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本部⻑のコメント

本部⻑
五⼗嵐 潤

l わが吉幸会でも、2025年問題や2040年問題などを念頭に、事業実施地域に• 社会福祉法⼈ 吉幸会
法⼈本部

おけるマンパワーの確保と効率化を最⼤の経営課題と捉え、ICT化による介護現場等の省⼒化や、外国⼈介護⼈材の導⼊とあわせて「介護現場の⽣産性の向上」に関して強い関⼼を持っております。そういった意味で、今回のモデル事業は「渡りに船」であり、本事業での経験をノウハウとして法⼈内の他事業所にも⽔平展開することも期待し、法⼈本部の担当者を参加させました。

事業としては、伴⾛⽀援者が作業の全体をきちんと⼯程たてて下さり、1/24のキックオフ宣⾔以降順調に推移しておりました。
ところが、「申し送りに係る新基準・ルールの策定」も終盤に差し掛かっていた5/８、施設内において発⽣した新型コロナウイルス
感染症のクラスターによって約20⽇間、事業がストップしてしまったことでスケジュールがくるい、⼗分な実践が出来ないまま報告する形になってしまった点は残念に感じています。
しかし、⼗分ではないとしても実践に踏み込むことで、それに取り組む職員のみなさんの意識の変化や意気込みが感じられたことは、今後の⽣産性向上への取組みの⼤きなモチベーションにつながる貴重な体験でした。
⻘森県社協の皆さんには、モデル事業を勧めて下さった事に加え、資料の提出期限を延⻑して下さったことに感謝申し上げます。

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