学校法人南九州学園学生等に関する個人情報の保護に関する規程
第 １ 章（目総則的）

第 １ 条

この規程は，南九州学園（以下「学園」という 。）における学生等の個人情報の取扱いに関する基本的事項を定めることにより，学園の業務の適正かつ円滑な運営を図るとともに，学生等の個人の権利利益を保護することを目的とする。

（用語の定義）
第 ２ 条「 学生等 」とは ，南九州大学（ 以下「 大学 」という 。）及び南九州短期大学（ 以下「 短期大学 」という 。）において教育を受けている者，教育を受けようとする者，過去において教育を受けた者及び受けようとした者をいう。

２「教職員」とは，学園の役員及び学園と雇用関係にあるすべての者をいい，非常勤講師等を含む。

３「個人情報」とは，学生等及びその保護者並びに保証人等に関する情報であって，当該情報に含まれる氏名，生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ，それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む 。）をいう。

４「個人情報データベース等」とは，個人情報を含む情報の集合物であって，次に掲げるものいう。
(1)

一定の事務の目的を達成するため，特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるよう体系的に構成したもの。
(2)

前号に掲げるもののほか ，一定の事務の目的を達成するために ，一定の規則（ 年月日順等 ）に従って整理・分類することにより特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成した集合物であって，目次，索引その他検索を容易にするためのものを有するもの。
５「個人データ」とは，個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。

６「保有個人データ」とは，学園が，開示，内容の訂正，追加又は削除，利用の停止，消去及び第３者への提供の停止を行うことができる権限を有する個人データをいう。

７「本人」とは，個人情報によって識別される特定の個人をいう。

（理事長等の責務）
第 ３ 条

理事長は，この規程及び関係法令等の趣旨にのっとり，個人情報の適切な取扱いを確保するために必要な施策を総合的に策定し，実施するとともに，保有個人データの管理について，これを総括する。

２

大学学長，短期大学学長及び事務局長は，理事長を補佐し，個人情報の適切な取扱いを確保するために必要な措置を講じるとともに，第５条に定める個人データ管理責任者を指導し，個人情報の保護に関する問題が生じた場合には，迅速かつ適切に対処するものとする。

（教職員の責務）
第 ４ 条

個人情報を取り扱う教職員は，この規程及び関係法令等を順守して，個人情報を適正に取り扱うとともに，保有個人データの正確性及び安全性の確保に努めなければならない。

２

個人情報を取り扱う教職員は，その業務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ，又は不当な目的に利用してはならない。

３

前項の規定は，教職員がその職を退いた場合にあっても，同様とする。

（個人データ管理責任者）
第 ５ 条

この規程の目的を達成するため ，学生等個人データ管理責任者（ 以下「 管理責任者 」という 。）を置く。

［南 学 4 ］-1-２

管理責任者は，大学の学部長及び教養・教職センター長，南九州大学大学院の研究科長，短期大学の学科長，事務局学務部長，広報部長及び財務部長をもって充てる。

３

前項の規定にかかわらず，大学学長，短期大学学長及び事務局長は，特に必要があると認める場合には，前項に定める管理責任者以外の者を管理責任者に指名することができる。

４

管理責任者はこの規程の定めに従い ，その所掌する業務の範囲内における個人データについて ，教職員がこれを適正に取り扱うよう指導し，監督するとともに，その取扱い及び所掌する保有個人データの開示及び訂正等の請求に関し，これを適正に処理する責任を負う。

５

管理責任者は，個人データを取り扱う教職員に対し，個人データの適切な管理を行うよう意識の啓発を図り，その取扱いに関する必要な教育及び研修等を行わなければならない。

第 ２ 章

個人情報の取得及び利用の制限等（適正な取得）第 ６ 条

教職員が ，業務上 ，学生等の個人情報を取得するに当たっては ，偽りその他不正の手段により ，これを取得してはならない。
(保有の制限等)
第 ７ 条

学生等の個人データの保有は，学園の業務又は教育・研究活動を遂行するために必要な場合に限るものとし，保有に当たってはその利用の目的（以下「利用目的」という 。）をできる限り特定しなければならない。

２

個人データは，前項の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて，これを保有してはならない。

３

第１項の利用目的を変更する場合には，変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。

（利用目的の明示等）
第 ８ 条

教職員が，学生等から文書等書面（電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識できない方式で作られる記録を含む。以下同じ 。）に記録された個人情報を取得する場合は，あらかじめその利用目的を公表している場合を除き，速やかに，その利用目的を，本人に通知し，又は公表しなければならない。

２

本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得するときは，次に掲げる場合を除き，あらかじめ，本人に対し，その利用目的を明示しなければならない。

(1)

本人又は第三者の生命，身体，財産その他の権利利益を害するおそれがある場合(2)

学園の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合(3)

国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要があって，当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合(4)３

取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
本人から，当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは，本人に対し，遅滞なく，これを通知しなければならない。ただし，前項各号のいずれかに該当する場合は，この限りではない。
（利用及び提供の制限）
第 ９ 条

教職員は，あらかじめ本人の同意を得ないで，業務上取得した保有個人データを利用目的以外の目的のために利用し，又は提供してはならない。

２

前項の規定にかかわらず，次の各号のいずれかに該当すると認めるときは，利用目的以外の目的のために保有個人データを利用し，又は提供することができる。
(1)

本人の同意がある場合(2)

法令に基づく場合-2-［南 学 4 ］

(3)人の生命，身体又は財産の保護のために必要がある場合であって，本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4)

公衆衛生の向上又は学生等の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって，本人の同意を得ることが困難であるとき。
(5)

国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって，本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(6)

学園の業務又は教育・研究活動の遂行に必要な限度で保有個人データを学園の内部で利用する場合であって，当該保有個人データを利用することに相当な理由があるとき。
３

前項の(1)から(6)の各号に該当して利用する場合は，担当部署等の業務責任者は速やかに管理責任者に届け出なければならない。

４

第三者に提供される個人データについて，本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって，次に掲げる事項について，あらかじめ，本人に通知し，又は本人が容易に知り得る状態に置いているときは，前項の規定にかかわらず，当該個人データを第三者に提供することができる。
(1)

第三者への提供を利用目的とすること。

(2)

第三者に提供される個人データの項目(3)

第三者への提供の手段又は方法(4)

本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること。

５

前項第２号又は第３号に掲げる事項を変更する場合は，変更する内容について，あらかじめ，本人に通知し，又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。

６

次に掲げる場合において，当該個人データの提供を受ける者は，前５項の規定の適用については，第三者に該当しないものとする。
(1)

利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場

合(2)

合併その他の理由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合(3)

個人データと特定の者との間で共同して利用する場合であって，その旨並びに共同して利用される個人データの項目，共同して利用する者の範囲，利用する者の利用目的及び当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称について，あらかじめ，本人に通知し，又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。
７

前項第３号に規定する利用する者の利用目的又は個人データの管理について責任を有する者の氏名若しくは名称を変更する場合は，変更する内容について，あらかじめ，本人に通知し，又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。

８

個人データを第三者に提供する場合において，必要があると認めるときは，提供を受ける者に対し，提供にかかる個人データについて，その利用の目的若しくは方法の制限その他必要な制限を付し，又はその漏えいの防止その他個人データの適切な管理のための必要な措置を講ずることを求めるものとする。

（学外委託）
第 10 条

個人データの取扱いの全部又は一部に関する業務を学外に委託する場合は，委託業者との間で委託された個人データの安全管理が図られるよう，個人情報の保護に関する必要な措置をとらなければならない。

（取得の届出）第 11 条

教職員は，新たに個人情報を取得するときは，あらかじめ，適宜の方法により，次の事項について管理責任者に届け出なければならない。
(1)［南 学 4 ］

個人情報の名称-3-

(2)

個人情報の利用目的(3)

個人情報の取得の対象者(4)

個人情報の取得の方法(5)

個人情報の取得の項目(6)

個人情報の記録の形態(7)

その他特記事項

２

前項により届け出た事項を変更するときは，あらかじめ，管理責任者に報告しなければならない。

第３章

個人情報の開示，訂正等（開示の請求）第 12 条学生等から，当該本人が識別される保有個人データの開示を求められたときは，書面の交付等により，遅滞なく，当該保有個人データを開示しなければならない。ただし，開示することにより，次の各号のいずれかに該当する場合は，その全部又は一部を開示しないことができる。
(1)

本人の選考，評価，判定その他に関するものであって，本人に知らせないことが明らかに適当であると認められるとき。

２(2)

本人又は第三者の生命，身体，財産その他権利利益を害するおそれがある場合(3)

学園の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合(4)

他の法令に違反することとなる場合

前項の請求があった場合には，本人であることを書面等により確認しなければならない。
なお，本人の同意を得て本人の保護者又は保証人若しくは法定代理人（以下「保護者等」という 。）が請求した場合は ，保護者等であること及び本人の同意を書面等で確認するものとする 。

３

管理責任者は ，開示を求められた保有個人データの全部又は一部について開示をしない場合は ，請求した者に対し，その理由を文書により通知しなければならない。

（開示の方法）第 13 条保有個人データの開示は，当該情報が文書又は図画により記録されているときは閲覧又は写しの交付により，電磁的記録に記録されているときは，印字装置による出力物の閲覧又は写しの交付により行う。ただし，それらの方法により開示が困難な場合には，他の適切な方法により行うことができる。

（訂正等の請求）第 14 条本人から，当該本人が識別される保有個人データについて，その内容が事実でないという理由によって訂正，追加又は削除（以下「訂正等」という 。）を求められたときは，その内容について学園の諸規程及び他の法令の規定において特別の手続が定められている場合を除き，利用目的の達成に必要な範囲において遅滞なく当該請求に係る必要な事実を調査・確認し，その結果に基づき，当該保有個人データの内容の訂正等を行わなければならない。

２

前項により所管する保有個人データの全部又は一部について訂正等を行ったとき，又は訂正等を行わない旨を決定したときは ，本人に対し ，その旨（ 訂正等を行ったときは ，その内容を含む 。）を通知しなければならない。

（利用停止等の請求）
第 15 条本人から，当該本人が識別される保有個人データが，第６条の規定に違反して取得されたものである又は第９条の規定に違反してその利用目的の達成に必要な範囲を超えて取り扱われているという理由によって ，当該保有個人データの利用の停止又は消去（ 以下「 利用の停止等 」という 。）を求められた場合であって，その求めに理由があることが判明したときは，これを是正するために必要な限度で，遅滞なく，当該保有個人データの利用の停止等を行わなければならない。ただし，当該保有個人データの利用の停止等に多額の費用を要する場合その他の利用の停止等を行う-4-［南 学 4 ］

ことが困難な場合であって，本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは，この限りではない。
２

前項により所管する保有個人データの全部又は一部について利用の停止等を行ったとき，又は利用の停止等を行わない旨を決定したときは，本人に対し，その旨を通知しなければならない。

（提供停止の請求）
第 16 条本人から，当該本人が識別される保有個人データが，第９条の規定に違反して不当に第三者に提供されているという理由によって，当該保有個人データの第三者への提供の停止を求められた場合であって，その求めに理由があることが判明したときは，遅滞なく，当該保有個人データの第三者への提供を停止しなければならない。ただし，当該保有個人データの停止に多額の費用を要する場合その他の第三者への提供を停止することが困難な場合であって，本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは，この限りではない。

２

前項により所管する保有個人データの全部又は一部について第三者への提供を停止したとき又は第三者への提供を停止しない旨の決定をしたときは，本人に対し，その旨を通知しなければならない。

（請求の様式）第 17 条
第第１２条，第１４条，第１５条及び第１６条の規定による請求は，別紙様式による。
４章

不服の申立て（不服の申立て）第 18 条学生等から，自己の個人情報に関し，第８条，第１２条，第１４条，第１５条及び第１６条に規定する措置に不服があるとして申立てがあった場合は，本人であることを確認し，速やかに審査・処理し，その結果を文書により本人に通知しなければならない。

２

学生等からの不服の申立ては，理事長に対して，次に掲げる事項を記載した文書により受理することとする。

第（補(1)

所属等及び氏名(2)

不服申立て事項(3)

不服申立て理由(4)

その他理事長が必要と認めた事項

５章

補則則）

第 19 条

この規程に定めるもののほか，この規程の実施に必要な事項は，別に定める。

（法令との関係）
第 20 条学生等に関する個人情報の保護に関して，この規程に定めのないことについては，個人情報の保護に関する法律その他の法令の定めるところによる。

附則

この規程は，平成１７年４月１日から施行する。

［南 学 4 ］-5-