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災害を経験した三条市のJ-LIS 被災者支援システムの活用

平成２８年１１月１０日
三条市総務部情報管理課

はじめに（三条市ってこんなとこ）「２０２０年東京オリンピックパラリンピックを活用した地域活性化推進首長連合」（参加 ４０３ 自治体）
会長として、地域の活性化に向けた取組を戦略的に実践し、各自治体の知恵と力を結集させ、東京オリンピッ
ク・パラリンピックを強力に支援しています。

新「三条市」人 口© 2016 Sanjo City Office

バランスのとれた「コンパクトなまち」

100,501人

世帯数35,245世帯

面 積

432km2

平成28年３月末現在

豊かな自然

地場産業

（粟ヶ岳、守門岳）

農業基盤（米、果樹等）

高速交通網（新幹線、高速道）

政令指定都市
新潟市
三条市
特例市
長岡市

工業

農業観光

燕三条工場の祭典2

がんばれ被災地！がんばれ日本！
H16. 7.13

７．１３水害© 2016 Sanjo City Office新潟福島梅雨前線による大水害(旧三条市）
罹災世帯：7,467
罹災者：23,452人
罹災額：約260 億円

H16.10.23

新潟県中越大震災

三条市も少なからず被害、被災地の全面支援

H19.10.23

新潟県中越沖地震

被災地の全面支援

H23. 3.11

東日本大震災

被災地支援、避難者受入れ、震災がれき処分も三条市避難者：ピーク時868人、現在 98人(H28.4.22)

H16水害の2倍近い雨量、4日間で1000ミリ超
しかし、人的被害も建物被害も大幅に減少
教訓を生かした行政判断の迅速化、伝達方法の充実、自助意識の向上！

H23. 7.29

新潟福島豪雨

伝達方法
・緊急告知FMラジオ

・防災無線
・Ｌｱﾗｰﾄで各種ﾒﾃﾞｨｱ配信

罹災世帯：2,193
罹災者：6,418人
罹災額：約175億円

緊急速報ﾒｰﾙ含む
・ﾒｰﾙ配信ｻｰﾋﾞｽ（職員召集にも活用）

3

あらゆる媒体を利用した情報伝達
避難勧告を発令しました。
【戸別受信機】※自治会長宅など【インターネット】（三条市HP、Yahoo！JAPAN）© 2016 Sanjo City Office【防災無線】

三条市役所
Lアラートを活用し情報伝達の迅速化【屋外拡声子局】

新潟県
テレビ局
携帯電話基地局

ラジオ局【携帯電話】
メール配信サービス
緊急速報メール【テレビ（NHK、BSN）】【FMラジオ（燕三条FM)】

文字情報（ｄボタン）

緊急割り込み放送等

4

住民情報系システムの共同化© 2016 Sanjo City Office

 全国一の業務規模と人口格差の住民情報系システム共同化（H25年現在)により、被災者支援システムやマイナンバーカードによる独自サービスもコストを抑え導入！
 庁舎倒壊時のシステム運用も含め、相互支援協定を検討中
新潟県市町村情報システム共同利用連絡会議
市町村名

人口

粟島浦村

（H24.3.31現在）

１

長岡市

281,078人

２

三条市

103,314人

３

見附市

42,254人

４

魚沼市40,465人

５

粟島浦村

335人

合計

５市村

467,446人

業対務象

見附市
三条市

長岡市

住民情報系 42業務（住基、税、福祉、コンビニ証明、市独自、個人番号制度対応 等)

５団体・10年間で 約５０％ の経費削減！


魚沼市

(消費税5%含む)

93億円 => 47億円

1団体当たりでは、約20～55％の削減
H36年度からH41年度まで継続利用した場合、5年間で約70％の削減見込み
現状経費に含まない、コンビニ証明・収納対応、制度改正対応、将来のデータ移行、被災者支援、災害時業務継続、庁舎光熱費などを考慮すれば、さらに約10ポイント5の削減

（参考） 共同化等の実績© 2016 Sanjo City Office 共同化に「反対する職員やベンダーがいても、反対する住民はいない！」「住民の血税を考えればやらない理由はない！」
システム名

最適化の内容稼働時期

削減率

1 電子申請システム

・ 共同化後、５年目を迎えたシステム更新について、全国共通の必須機能に限定し、競争性を確保したうえで調達（結果として、任意帳票フォーム作成機能等のあるシステム）【共同4団体】三条市、新発田市、柏崎市、聖籠町

2 住民情報系システム

・ 全国一の業務規模、全国一の人口格差のある共同化で、競争性を確保し調達
住基ﾈｯﾄ等・ 現状経費に含まない、コンビニ収納対応、制度改正対応、将来のデータ移行、被災者支援、災害時業務継続、庁舎
H24.4～
光熱費などを考慮すれば、さらに約10ポイントの削減
他全業務【共同5団体】長岡市、三条市、見附市、魚沼市、粟島浦村
H27.1～

全団体平均
約50%
三条市
約30%

3 公共施設予約システム

・ 長崎県がクラウドサービスとして提供するシステムの研究、調達【利用3団体】三条市、魚沼市、上越市が足並みをそろえ導入

H24.4～

三条市
約50%以上4 eLTAX・国税連携システ
ム・ 4団体での共同化後、5年目を迎えたシステム更新について、県内全団体に参加を呼びかけ13団体に拡大し調達(入札）【共同13団体】長岡市、三条市、柏崎市、小千谷市、十日町市、見附市、燕市、妙高市、上越市、魚沼市 聖籠町、弥彦村、粟島浦村

H26.8

全団体
約86%
三条市
約83%

5 帳票アウトソーシング

・ 大量帳票アウトソーシング印刷業者の共同選定（入札）【共同2団体】三条市、魚沼市

H27.1～

三条市
約30%

6 コンビニ収納サービス

・ 各種税金等のコンビニ収納代行業者の共同選定（入札）【共同4団体】長岡市、三条市、見附市、魚沼市

H27.4～

7 図書システム・ 過去に他自治体と共同化検討したが、データ移行経費で効果が見い出せず断念（検討時間不足）

H27.2

総務省実施の全国の代行手
数料調査の中でも安価
三条市
約40%

8 校務支援システム

・ 小中学校の教員事務を支援するシステムを共同選定（各自治体個別設置）【共同3団体】三条市、燕市、弥彦村

H27.3～

三条市
約50%

9 戸籍総合システム

・ 更新サイクルが一致した団体で共同選定（各自治体個別設置）【共同2団体】三条市、魚沼市

H27.11～

三条市
約36%

10 財務会計システム等

・ 6団体で共同選定
・ 現状システムにはない財産管理、契約管理、備品管理などのサブシステムの導入や災害時業務継続、庁舎光熱費などを考慮すれば、より高い削減効果【共同6団体】三条市、十日町市、見附市、魚沼市、湯沢町、粟島浦村

H28.4～

全団体平均
約65%
三条市
約64%

H25.4

しかし、その後、三条市はデータ移行経費無を引き出し、プロポーザル調達を実施※ 施設・光熱削減費や災害対策費などの効果は含まず。含めればさらに効果は高くなる。

三条市
約66%

6

Ｊ－ＬＩＳ 被災者支援システム© 2016 Sanjo City Office7

Ｊ－ＬＩＳ 被災者支援システム© 2016 Sanjo City Office

詳しくは、J-LIS様や開発元のhttps://www.j-lis.go.jp/rdd/hisaisyasiensys/cms_9098.html
8
西宮市様の関係サイトをご覧ください http://www.nishi.or.jp/homepage/n4c/hss/

Ｊ－ＬＩＳ被災者支援システムのメリット© 2016 Sanjo City Office被災経験に基づく豊富な機能（無償）
クラウドでも庁舎でも安価に導入が可能なWEBシステム
パソコン単体をサーバに見立てた利用も可能、高スペックサーバは不要全国の要望に対応する機能強化（無償）利用端末台数は無制限（サーバ等に依存）
台数制限なく、既存利用パソコンを利用し、支所等も含め必要な部署でシステムを利用可能

研修や操作説明会への講師派遣（無償）全国サポートセンター（無償）地元企業もサポート、カスタマイズできるオープンなシステム
ODBC接続も可能でMS ACCESS なども利用できる9

三条市が考える被災者支援システムのメリット名寄せ作業等の省力化
住民情報と家屋情報のひも付け作業は、事前の一括処理で８割以上が不要※ 三条市独自機能強化、今年度オプションでパッケージ化予定© 2016 Sanjo City Office

地方は、ほとんどが持家
家屋位置情報が無い自治体も多い
1６ P 参照

住居表示地域の名寄せ
住居表示地区(同じ場所でも住所と家屋所在地の表記が異なる) で、家屋等の位置情報を保有していない自治体の作業

効率的、効果的な連携運用
住民記録、固定資産、要援護者などの基幹システムと一体的かつ定期的な連携運用

基幹系業務での減免対応
付属屋等も含めた被災家屋の把握により、基幹系システムと連携し、税・料金等の減免対応で利用既存ＧＩＳの有効活用
統合型ＧＩＳを保有する自治体は、全庁的な業務の効率性や操作性を考慮し、被災家屋も含めた全ての災害情報を既存ＧＩＳに連携させ活用強固なセキュリティの確保
マイナンバーも含め、基幹系システム全体を同一データセンターで強固な管理、確実な運用

10

被災者支援のための平時対応 (システム編)© 2016 Sanjo City Office災害業務を想定した事前準備強化すべき機能はないか
・ 被災家屋と住民の名寄せの効率化
・ 避難者受付及び入力の効率化
・ 義援金、支援金の支給効率化 など

業務継続計画・ 断線、停電、庁舎倒壊等の対応手順も

 操作手順と運用手順のマニュアル化、関係者での共有
誰もが容易に理解できる（利用機会が少ない）

 操作研修、運用訓練の実施
防災訓練に合わせた研修等の実施
特に被災家屋調査手順が重要

 平時運用の実施
基本情報の初期登録
住民記録、家屋情報等の定期更新=> 22 P 運用手順概要 参照
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マイナンバーカードの独自サービス© 2016 Sanjo City Office テーマ ： 様々な窓口受付を、より優しくスピーディに！
システム構築のキーポイント

区分

改良① カード同様の有効期限とするため、ICカード標準システムを利用し条例制定（住民負担なし）② 図書、選挙・避難者受付、職員出退勤は、パスワード不要の共通AP利用

サービス

概 要 （現 状）窓口支援サービス（申請書記載不要、手数料割引）〔全国初〕

住民票、税証明、戸籍証明は、申請書やパスワードを要求せずカード券面確認のサービスに変更。 （手数料割引）
その他、カード無くても約300種類の申請書記載簡素化

図書貸出サービス〔県内初〕

住基カードの券面利用を改め、 J-LIS標準システムに切り替えて提供。ネット利用
者は、図書館窓口への申請も必要なく、市民窓口課への申込のみで完了

選挙の投票入場受付
〔全国初〕

新規

継続

選挙時の期日前及び当日の入場券無くても、待ち時間なく個人番号カード利用により瞬時で受付※ 当日受付は、スタンドアロンPC。業務効率化による職員削減と住民待ち時間の解消に避難所の入退所受付〔全国初〕

被災者支援システムを使って、カード所有者及びその世帯員を瞬時で受付

証明書コンビニ交付サービス〔県内初〕

全国のコンビニにおいて住民票の写し、印鑑登録証明書、戸籍証明書、所得証明及び課税証明を交付 （手数料割引）

職員の出退勤管理〔全国初〕

職員の労務、健康管理のため、出退勤時刻の管理を実施

その他 子育て支援※ 現在の避難者名簿(紙)による入力方式では、記載の氏名・住所等が不明瞭なものが多く、膨大な入力時間を要す。大災害時の安否確認、避難者管理が実質困難！

マイナンバーカードの券面制限のため、住基カードに換え
顔写真入りプラスチックカード化により官民の優遇サービスを実施※ マイナンバーカードが保険証を兼ねることが可能となる予定のH30年度を目標に、マイナポータル活用や医療情報や健康情報の官民共有サービスの研究を行う。

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避難所の入退所受付[Ｊ-ＬＩＳ被災者支援システム＋三条市機能強化]© 2016 Sanjo City Office マイナンバーカード利用により避難世帯員全員を瞬時で受付し、安否確認等に対応※ 紙の避難者名簿は、記載不備等により住民の特定が困難な場合が多い。システム入力の作業負担も大きい！

避難者受付H28.6.26 マイナンバーカード及びシステムを使った防災訓練を実施。7.6の大雨で配備！

 避難者受付システムの検索画面に、「利用者ID」の入力フィールドを追加
 断線等も考慮し、スタンドアロンPCでも受付可能とするシステムを構築

ーーーー
ーーーー

マイナンバーカード

職員が、リーダーにカードをかざし、該当世帯員を表示

聞き取りにより、入退所の世帯員の全員を受付

必要により本部等で避難者名簿を出力

罹災証明発行

 マイナンバーカードの保険証等の代替により 必要により申請書を自動作成し、該当世帯や家屋の罹災証明を発行（予定）
普及率・携帯率が高まれば効果は拡大！
 国で検討中のスマホ活用の認証は重要だが高齢者等にも優しいカード認証も必要！
マイナンバー
カード

顔写真で本人確認し、カードリーダーにカードをかざし、該当者を検索・表示ーーー

各種証明書を発行◎ 災害対策は、平時の準備が重要！
住基、家屋、要援護者情報等の被災者支援システム及び統合型GISへ定期登録を実施
被災家屋調査の職員研修や防災訓練も
13

職員の出退勤管理© 2016 Sanjo City Office 職員の労務、健康管理のために出退勤時刻の管理※ J-LISから今後提供予定の「個人番号カードAP 搭載システム」により、市外在住職員もマイナンバーカードを使用予定！

1

ターミナルにマイナンバーカードをかざすことにより、出退勤受付が行われる。

2

カード忘れ時などは管理PCより出退勤情報
修正入力

マイナンバーカード

3

宿直において、在庁者管理
人事部門において、職員の出退勤情報を照会・サービス残業等のチェック 職員の時間管理意識を高める！

 労務管理、健康管理の徹底！
 庁舎管理の簡素化！
14

被災者台帳初期データ設定 ～ 証明書発行 の操作 概要（被災者支援システム + 三条市機能強化）

三条市 情報管理課
平成２８年４月２６日
平成２８年７月１５日 一部改定
15

初期データ取込み◎

自治体の住宅の多くが、世帯情報と紐づく！
非住宅も含め所有者を設定。調査後の名寄せ作業の多くが不要となる ！
被災者支援システム
住基台帳①「調査票」「被災住家等一覧」出力用のデータとなる

世帯情報
個人情報
所有者等で名寄せし、紐付ける※名寄せ有無の選択が可能

家屋台帳

②

被災住家等
情報
所有者情報

③

名寄せワークテーブル

・全件の住家等と所有者を登録することで、住家等の検索処理が容易となる・調査で活用できる被災住家等一覧の印刷やOCR取込み処理が可能となる① 住基データ取込み
・J-LIS製システムの「初期データ取込み」機能から、住基台帳のデータをシステムに取り込む② 家屋データ取込み
・ACCESSの「初期データ取込み」機能から、家屋台帳のデータをJ-LIS製システムに取り込む
・調査番号にユニークキーである棟番号を設定し、住家等と所有者を登録する・住家等の備考欄に、調査時に必要となる建物用途、木非別、階数、面積、建築年月日を登録する③ 名寄せ処理 （名寄せ処理実施有無の選択が可能）
・世帯と住家等の名寄せ処理を行い、名寄せできた場合は世帯情報に調査番号をセットして紐付けを行う
・名寄せワークテーブルを作成する（全世帯・全家屋のデータをセットする）※ 名寄せの考えは、今年度オプションでパッケージ化を予定

16

調査票印刷◎

調査票に併せ、被災住家等一覧表も出力
画面から「物件所在地」等の抽出条件を設定して、調査票と被災住家等一覧表を出力
調査票出力画面

調査票･調査番号（棟番号）、世帯住所、世帯主、物件所在地、所有者が印刷される･画面から指定した調査日、調査員の出力も可能
被災住家等一覧表

・名寄せ処理を実施しない場合でも、被害調査で活用できる被災住家等一覧が出力できる・調査番号を付番して事前に家屋データを登録しておくことで、検索が容易に行え、調査票OCR取込み等の一括処理も可能となる。
被災住家等一覧表【非名寄せ物件】

・世帯で複数物件ある場合は、条件に沿った全物件を出力（世帯の住所順）

17

調査の実施◎被災住家等一覧表の持参で、住宅、非住宅をもれなく調査を行うことが可能

・・
・

調査員は、調査票、被災住家等一覧表のほか、家屋外形図や住宅明細図等を持って調査し、地点をチェック
調査時に、世帯情報と被災住家の名寄せに相違があった場合は、一覧表等にメモを記入し名寄せ修正を行う
被災住家等一覧表は、調査後は、登録結果確認一覧にも利用可能。税の減免処理等にも活用
調査票
家屋ＧＩＳを導入している自治体
では、ユニークキーである棟番号入りの家屋外形図の出力が可能と思われる

家屋外形図
住宅明細図
J-LIS周辺地図※ 住宅明細図をコピーする場合は、業者によっては許可申請が必要
被災住家等一覧表

18

調査結果の取込み（住家被害の登録）◎ 調査票のＯＣＲ取込みをすれば、判定の登録は不要
調査番号、判定結果及び調査票イメージを読み取り、被災者支援システムに取込む

調査票【住家等画面からデータ取込み】「保存資料」から写真等のデータを格納

被災住家等更新画面【ＯＣＲ取込み機能】「調査番号」をキーにして該当データの調査結果を更新

19

罹災証明書発行◎

必要に応じて、住民と状況を確認しながら証明書の発行が可能

住家等に対して発行世帯に対して発行
罹災証明書発行

氏名で被災者台帳を検索し、「証明書発行」ボタンをクリック

住基と家屋の名寄せに誤りがなければ、即発行が可能

調査票、写真データ照会

被災家屋証明書発行

氏名で被災住家等台帳を検索し、「証明書発行」ボタンをクリック

家屋と所有者の名寄せは、初期データ設定時に完了しているた
め、修正なしで発行が可能（名寄せ作業なし）

調査票

写真

被災箇所

証明書発行の画面から、調査票や写真データ等の保存資料の照会が可能！
確認しながら証明書を発行※ 住宅明細図をコピーする場合、業者によっては許可申請が必要

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世帯情報と被災住家の名寄せ修正◎ 例外的に、世帯と住家等の名寄せに相違等がある場合は、修正を行う。
① 【被災者台帳画面】③ 【被災者住家等検索画面】

世帯情報『変更』ボタンをクリック①調査番号や所有者氏名で検索②該当する被災者住家の『決定』ボタンをクリック② 【被災住家等検索画面】『住家等台帳検索』ボタンをクリック

・１世帯で、複数住家等の情報を管理したい場合は、備考欄や汎用項目を使って記録する。
・または、被災住家一覧表では、１世帯で複数住家等の出力を行うため、それを使った管理も考えられる。

調査番号が変更されるので、この画面で『更新』ボタンをクリック

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被災者支援システムの運用手順 概要

三条市 情報管理課
平成２８年４月２６日

22運用手順（初期設定・平時設定）

セットアップ

被災者支援

緊急物資管理

避難所関連

避難行動

システム

システム

システム

要支援者関連1. ユーザ登録(J-LIS)

1. 翻訳テーブルの設定①操作権限設定①分類と品目の設定

2. 翻訳テーブルの設定(J-LIS)②保管場所の登録①続柄などのコード設定③備蓄品の入庫処理

1. 避難所登録

３. 証明書の規定値登録(J-LIS)

初 ①市長名等の登録
回設定

４. 事前設定処理(Access)①変換テーブルの設定
建物の用途を、被災者支援システム用に変換する②名寄せ対象設定※名寄せ方法：別紙1「名寄せ処理について」参照
５. 初回データ取込み設定(J-LIS)①金融機関等のデータ取込み

平時運用開始平時

６. 初期データ取込み設定

2. 在庫照会１．要支援者情報①住基データ取込み(J-LIS)①数量･期限チェック①J-LIS製システム②家屋等データ取込みとに取込み

名寄せ処理（共有・相続含む）②必要に応じて（データセンター処理）(Access)

既存GISに取込み
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運用手順（災害発生後）
７.災害名称設定(J-LIS)
災害発生

８. 調査票印刷(Access)

３. 入庫処理①調査票出力①入退所登録②被災住家等一覧出力②安否確認照会等③既存GIS等から地図出力

調査の実施

２. 避難者登録

２．避難状況確認

４. 出庫処理９. 調査結果の取込み(Access)①J-LIS製システムに調査結果と写真等を取込む②必要に応じて既存GISに取込み
１０. 証明書の発行(J-LIS)①世帯に対して発行

発
災
後②家屋に対して発行
１１．義援金配布(J-LIS)（複数回想定）※大規模災害での処理手順①支給申請（口座届出）のお知らせ※状況により既存の給付金等の登録口座を出力することもあり②申請口座等の登録③支払金額一括設定処理（被災度合で判定）④支払金額例外更新処理⑤振込みデータ作成⑥支給決定通知、一覧、集計出力
１２．支援金配布(J-LIS)（複数回想定）※大規模災害での処理手順①支給申請（口座届出）のお知らせ※状況により既存の給付金等の登録口座を出力することもあり②申請口座等の登録③支払金額一括設定処理（被災度合で判定）④支払金額例外更新処理⑤振込みデータ作成⑥支給決定通知、一覧、集計出力※

被災者支援システムの運用等の相互支援を行う。

※

庁舎等が利用できない場合は、他の共同利用団体の施設や回線等を利用した被災者支援システムの運用等を行う。

※

経費削減のため、調査票のOCR取込等のための既存のOCRソフト、スキャナ、専用PCを共同利用団体で共有する。

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© 2016 Sanjo City Office

ご静聴ありがとうございました。

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