公益財団法人千葉県民生委員児童委員協議会個人情報保護規程
第１章

総 則

（目的）
第１条 この規程は、個人情報の適正な取り扱いの確保に関し必要な事項を定め、公益財団法人千葉県民生委員児童委員協議会（以下「本協議会」という。
）が保有する個人情報の開示、訂正及び利用停止等を請求する権利等を明らかにすることにより、個人の権利利益の保護を図るとともに、本協議会に対する社会的信頼の確保に資することを目的とする。
（適用範囲）
第２条 この規程は、本協議会の役員及び職員等に対して適用する。
（定義）
第３条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
一 個人情報 生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別できることとなるものを含む。
）をいう。
二 個人情報データベース等 特定の個人情報をコンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成した個人情報を含む情報の集合物、又はコンピュータを用いていない場合であっても、紙媒体で処理した個人情報を一定の規則に従って整理又は分類し、特定の個人情報を容易に検索することができる状態においているものをいう。
三 個人データ 個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
四 保有個人データ 本協議会が開示、訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの、又は誘発するおそれがあるもの以外のものをいう。
五 本人 個人情報によって識別される特定の個人をいう。
六 職員 本協議会の組織内にあって、会長の指揮監督を受けて業務に従事している者をいう。
七 匿名化 個人情報から当該情報に含まれる氏名、生年月日、住所の記述等、個人を識別する情報を取り除くことで特定の個人を識別できないようにすることをいう。
（責務）
第４条 本協議会は、個人情報保護に関する法令等を遵守するとともに、実施するあらゆる事業を通じて個人情報の保護に努めるものとする。
第２章

個人情報の利用目的の特定等（利用目的の特定）
第５条 個人情報を取り扱うにあたっては、その利用の目的（以下「利用目的」という。
）をできる限り特定するものとする。
２ 利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲で行うものとする。
３ 利用目的を変更した場合は、変更した利用目的について本人に通知し、又は公表するものとする。
（事業毎の利用目的等の特定）第６条 個人情報を取扱う事業毎に個人情報の種類、利用目的、利用・提供方法等を定める個人情報取扱業務概要説明書」（別記第１号様式）を作成するものとする。
（利用目的による制限）
第７条 あらかじめ本人の同意を得ることなく前２条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱わないものとする。
２ 合併その他の事由により他の公益法人等から事業を承継することに伴って個人情報報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱わないものとする。
３ 前２項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する場合には、あらかじめ本人の同意を得ないで前２条の規定により特定された利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱うことができるものとする。
一 法令に基づいて個人情報を取り扱う場合
二 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
三 地域福祉の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
四 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
４ 前項の規定に該当して利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱う場合には、その取り扱う範囲を真に必要な範囲に限定するものとする。
第３章

個人情報の取得の制限等（取得の制限）第８条 個人情報を取得するときは、利用目的を明示するとともに、適法かつ適正な方法で行うものとする。
２ 思想、信条及び宗教に関する個人情報並びに社会的差別の原因となる個人情報については取得しないものとする。
３ 原則として本人から個人情報を取得するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
一 本人の同意があるとき
二 法令等の規定に基づくとき
三 個人の生命、身体又は財産の安全を守るため緊急かつやむを得ないと認められるとき

四 所在不明、判断能力が不十分等の事由により、本人から取得することができないとき
五 相談、援助、指導、代理及び代行等を含む事業において、本人から取得したのではその目的を達成し得ないと認められるとき
４ 前項第４号又は第５号の規定に該当して本人以外の者から個人情報を取得したときは、その旨及び当該個人情報に係る利用目的を本人に通知するよう努めるものとする。
（取得に際しての利用目的の通知等）
第９条 個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、又は公表するものとする。
２ 前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合、その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ本人に対し、その利用目的を明示するものとする。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合には、この限りでない。
３ 前２項の規定は、次の各号に掲げる場合については、適用しない。
一 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
二 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
第４章

個人データの適正管理（個人データの適正管理）第１０条 個人データは、利用目的の達成に必要な範囲内において、常に正確かつ最新の状態で管理するものとする。
２ 個人データの漏えい、滅失、改ざん、き損、不正アクセスの防止その他の個人データの安全管理のために、必要かつ適切な措置を講じるものとする。
３ 個人データの安全管理のために、個人データを取り扱う役職員に対して、必要かつ適切な監督を行うものとする。
４ 利用目的に関し保存する必要がなくなった個人データを確実かつ速やかに破棄又は削除するものとする。
５ 個人情報の取り扱いの全部又は一部を本協議会以外の者に委託するときは、原則として委託契約において個人データの安全管理について受託者が講ずべき措置を明らかにし、受託者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。
第５章

個人データの第三者提供（第三者提供の制限）
第１１条 個人データは、次の各号に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、第三者に提供しないものとする。
一 法令に基づいて個人情報を取り扱う場合
二 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
三 地域福祉の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
四 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
２ 次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
一 利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データの取り扱いの全部又は一部を委託する
場合
二 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合
三 個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき
３ 前項第３号に規定する利用する者の利用目的又は個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くものとする。
第６章

保有個人データの開示、訂正、追加、削除、利用停止（保有個人データの開示）
第１２条 本人から当該本人に係る保有個人データについて、原則として開示申出書（別記第２号様式）により、その開示（当該本人が識別される個人情報を保有していないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。
）の申し出があったときは、写真等により本人であることが識別できる身分証明書等により本人であることを確認のうえ、開示するものとする。ただし、開示することにより次の各号のいずかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
一 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
二 本協議会の事業の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
三 他の法令に違反することとなる場合
２ 開示は、書面により行うものとする。ただし、開示の申し出をした者の同意があるときは、書面以外の方法により開示をすることができる。
３ 保有個人データの開示又は不開示の決定の通知（別記第３号様式）は、本人に対して書面により遅滞なく行うものとする。
（保有個人データの訂正、追加、削除、利用停止等）
第１３条 保有個人データの開示を受けた者から申出書（別記第４号様式）又は口頭により、開示に係る保有個人データの訂正、追加、削除又は利用停止の申出があったときは、利用目的の達成に必要な範囲内において遅滞なく調査及び必要に応じた調整等を行い、その結果を申出した者に対し、書面（別記第５号様式）により通知するものとする。
２ 前項の通知を受けた者から再度申出があったときは、前項と同様の処理を行うものとする。

第７章 組織及び体制（個人情報保護管理者）
第１４条 個人情報の適正管理のため個人情報保護管理者を定め、本協議会における個人情報の適正管理に必要な措置を行わせるものとする。
２ 個人情報保護管理者は、事務局長とする。
３ 事務局長は、会長の指示及び本規程の定めるところにより、適正管理対策の実施、職員等に対する教育・事業訓練等を行う責任を負うものとする。
４ 事務局長は、適正管理に必要な措置について定期的に評価を行い、見直し又は改善を行うものとする。
５ 事務局長は、個人情報の適正管理に必要な措置の一部を職員に委任することができる。
（苦情対応）
第１５条 個人情報の取扱いに関する苦情（以下「苦情」という。
）について、適切かつ迅速な対応に努めるものとする。
２ 苦情処理の責任者は、事務局長とする。
３ 事務局長は、苦情対応の業務を職員に委任することができる。その場合は、あらかじめ職員を指定し、その業務の内容を明確にしておくものとする。
（職員の義務）
第１６条 職員又は職員であった者は、業務上知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。
２ 本規程に違反する事実又は違反する恐れがあることを発見した職員は、その旨を個人情報保護管理者に報告するものとする。
３ 個人情報保護管理者は、前項による報告の内容を調査し、違反の事実が判明した場合には遅滞なく会長に報告するとともに、適切な措置を取るよう指示するものとする。
第８章

雑 則

（委任）
第１７条 この規程の実施に必要な事項は、会長が別に定める。

附 則
この規程は、公益財団法人千葉県民生委員児童委員協議会の設立の登記の日（平成２５年４月１日）から施行する。

別記第１号様式（）事業に関する個人情報取扱業務概要説明書

公益財団法人千葉県民生委員児童委員協議会個人情報保護規程第６条の規定に基づく（事業（以下「本事業」という。
）にかかわる個人情報の種類等についのとおりである。
個人情報の種類（本事業にかかわって取得・利用する個人情報）個人情報の利用目的

個人情報の利用・提供方法

その他の情報

個人情報保護担当者
本事業における苦情対応担当者ての規程定は、下記）

別記第２号様式
開 示 申 出 書
平成年月

公益財団法人
千葉県民生委員児童委員協議会
会 長

様

氏名

住所

生年月日

私の個人情報について、下記のとおり開示の申出をいたします。
記
１ 個人情報の区分

２ 開示を求める項目① 全部② 一部（項目名）

日

別記第３号様式（開示用）
千民児協第平成年号
月日

様

公益財団法人
千葉県民生委員児童委員協議会
会 長

個人情報の開示について（通知）平成年月日付けで開示申出をいただきました貴台の個人情報につきましては、別紙のとおりでありますので、お知らせいたします。

別記第３号様式（不開示用）
千民児協第平成年号
月日

様

公益財団法人
千葉県民生委員児童委員協議会
会 長

個人情報の開示について（通知）平成年月日付けで開示申出をいただきました貴台の個人情報につきましては、検討の結果、開示しないことといたしましたので、お知らせいたします。
なお、開示しない理由は、下記のとおりです。
記

別記第４号様式

保有個人データ

訂正追加削

除申 出 書

利用停止
平成年月日

公益財団法人
千葉県民生委員児童委員協議会会 長

様

氏 名
住 所

先般、開示を受けた私に係る保有個人データについて、下記のとおり（訂正・追加・削除・利用停止）の申し出をいたします。
記
１ 開示を受けた年月日 ： 平成年月日

２ ｛訂正・追加・削除・利用停止｝の申出の内容
開示内容｛訂正・追加・削除・利用停止｝の内容

別記第５号様式（訂正・追加・削除・利用停止等をする場合）
千民児協第平成年

様

公益財団法人
千葉県民生委員児童委員協議会
会 長

保有個人データの｛訂正・追加・削除・利用停止｝について（通知）平成年月日付けで申出のありました貴台の個人データに係る訂正等につきましては、事実関係の調査を行った結果、申出どおり｛訂正・追加・削除・利用停止｝をすることといたしましたので、お知らせいたします。
なお、｛訂正・追加・削除・利用停止｝の内容は、次のとおりですので、御確認をお願いします。
｛訂正・追加・削除・利用停止｝前｛訂正・追加・削除・利用停止｝後号
月日別記第５号様式（訂正・追加・削除・利用停止等をしない場合）
千民児協第平成年号
月日

様

公益財団法人
千葉県民生委員児童委員協議会
会 長

保有個人データの｛訂正・追加・削除・利用停止｝等の申出について（通知）平成年月日付けで申出のありました貴台の個人データに係る訂正等につきましては、事実関係の調査を行った結果、｛訂正・追加・削除・利用停止｝をしないことといたしましたので、お知らせいたします。
なお、｛訂正・追加・削除・利用停止｝をしない理由は、下記のとおりです。
記