SA8000_P05
Rev.1

SA8000 claim management
Gestione segnalazioni SA8000

Datalogic Spa
Datalogic Srl
Datalogic IP tech Srl

SA8000 claim management
Gestione segnalazioni SA8000

INDEX

1-

OBJECTIVES -OBIETTIVI ............................................................................................................ 22-

SCOPE – CAMPO D’APPLICAZIONE ........................................................................................... 2

3-

DEFINITIONS - DEFINIZIONI ....................................................................................................... 2

4-

PROCESS DESCRIPTION – DESCRIZIONE DEL PROCESSO ...................................................... 2

Approvals:
Name

Responsibilities

Approval date

Approval reference

V. Quercia

Chief People Officer

Aug 29th 2023

See original hard copy

R. Cappellesso

Head of HSE & Global Facility

Aug 29th 2023

Email Aug 29th, 2023 – h 22.12

SA8000/M02 Rev.1

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Gestione segnalazioni SA8000

Datalogic Spa
Datalogic Srl
Datalogic IP tech Srl

1 - OBJECTIVES -OBIETTIVI
The purpose of this procedure is to provide a guide forDL people and stakeholders, to report in a confidential
and anonymous way any non-compliance with theprinciples of the SA8000 standard and the DL HumanRights and Social Accountability Policy, rather thansuggestions of improvement of the Management
System.

La presente procedura ha lo scopo fornire una guida
per il personale aziendale e per le parti interessate, persegnalare in modo confidenziale ed anonimo eventuali
non conformità rispetto ai principi dello standard
SA8000:2014 e alla Politica per la Responsabilità
Sociale, piuttosto che suggerimenti in merito almiglioramento del sistema di Responsabilità Sociale.

2 - SCOPE – CAMPO D’APPLICAZIONEIn scope of the present document are Datalogic Spa,Datalogic Srl, Datalogic IP Tech Srl.

La presente procedura si applica a Datalogic Spa,Datalogic Srl, Datalogic IP Tech Srl.

3 - DEFINITIONS - DEFINIZIONITo this document the following definitions apply – Definizioni applicabili al presente documento:
Item - termine

Definition - definizione

Claim - Reclamo

Claim -> report, comment, suggestion related to workplace and / or noncompliance, real or presumed, with respect to the SA8000 standard.
Reclamo -> segnalazione, commento, raccomandazione riguardanti il luogo dilavoro e/o non conformità, reali o presunte, rispetto allo standard SA8000.

Datalogic

DL Spa, DL Srl, DL IP Tech Srl.

System Quality Manager

SA8000 Senior Management

Responsible for the SA8000 Management System
Responsabile del sistema di gestione SA8000
Committee responsible for SA8000 compliance (social topics).
See document "Roles_Nomine_SA8000” in the SA8000 documentation repository.
Organismo responsabile della compliance SA8000 (temi sociali).
Vedere documento “Ruoli_Nomine_SA8000” nel repository della documentazioneSA8000.

4 - PROCESS DESCRIPTION – DESCRIZIONE DEL PROCESSO
System Quality Manager, the Social Performance Team,
together with the SA8000 Senior Management, areresponsible for the correct application of the present
procedure.
Report receipt and response
DL personnel who identify a non-compliance with theSA8000 requirements, or want to suggest
ideas/recommendations to improve the management
system, can do it anonymously or by name and throughone of the methods listed below:

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I responsabili della corretta applicazione della presente
procedura sono System Quality Manager, il Social
Performance Team, unitamente al management
interessato ed al Senior Management.
Ricezione della segnalazione e risposta
Il personale DL che identifica una mancata compliancerispetto ai requisiti SA8000, oppure voglia suggerire
spunti/raccomandazioni per il miglioramento del sistema
di gestione, può farlo in modalità anonima o nominativa
e attraverso una delle modalità sottoelencate:(Document is filed electronically, if on paper it is an uncontrolled copy)

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Gestione segnalazioni SA8000

Datalogic Spa
Datalogic Srl
Datalogic IP tech Srl▪ verbally directly to a member of the Social
Performance Team, specifying if the communicationmust be considered anonymous or nominative.
▪ e-mail address SA8000segnalazioni@datalogic.com. This e-mail is
automatically sent to the System Quality Manager
and to the SA8000 Workers' Representatives.
▪ physical SA8000 claims box:

▪ a voce direttamente a un membro del Social

Performance Team, manifestando se lacomunicazione deve essere considerata in via
anonima o nominativa;▪ indirizzo
e-mail
SA8000segnalazioni@datalogic.com. Tale e-mail viene
inviata in automatico a System Quality Manager e ai
Rappresentanti dei Lavoratori per la SA8000.
▪ cassetta fisica segnalazioni SA8000:

LIPPO DI CALDERARA DI RENO
zona infermeria nella sede di Lippodi Calderara (zona reception)
Infirmary area of Lippo site (close tothe reception area)

MONTE SAN PIETRO
nel corridoio di sinistra,
dopo l’area reception
in the left corridor,
after the reception area

CASTIGLION MESSERRAIMONDO
zona reception
reception area

Nota: una cassetta fisica segnalazioni SA8000 non è presente nel sito di Milano a garanzia della privacy deidipendenti del sito stesso. È suggerito ai dipendenti di Milano di usare gli altri canali di comunicazione dellesegnalazioni, o la cassetta fisica segnalazioni SA8000 in occasione di trasferte intra sedi.
Note: a physical SA8000 claims box is not available in Milano site to assure privacy of the Datalogic employees (fewemployees). It is suggested to Milano employees to use the other claim communication channels, or to use thephysical SA8000 claims boxes in occasion of intra sites travel.

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Gestione segnalazioni SA8000

Datalogic Spa
Datalogic Srl
Datalogic IP tech Srl▪ ordinary mail to Datalogic S.p.A. registered office(as Datalogic Headquarter), attention to “System
Quality Manager“, in a sealed envelope.
Next escalation levels:✓ Certification Body (in case of non-managementof the claim by Datalogic):
SGS Italia S.p.A. via Caldera, 21
20153 Milano, Lombardia, Italia.
E-mail: sa8000@sgs.com✓ Accreditation Body (in case of non-managementof the claim by SGS Certification Body):
Social Accountability Accreditation Services(SAAS) 220 East 23rd Street, Suite 605, NewYork, NY 10010 fax: +212-684-1515.
E-mail: saas@saasaccreditation.org
The information to be communicated in the event of areport is:▪ detailed, clear and complete description.
▪ date.
▪ requirement “not met” (child labour, freedom ofassociation and right to collective bargaining,working hours, forced or compulsory labour,
discrimination, pay; health and safety,
disciplinary procedures or managementsystem) or improvement.
▪ any proposal for corrective action orimprovement.
An SA8000 Workers' Representative, member of theSocial Performance Team, periodically check thecontents of the physical SA8000 claims box.
In case of one or more claims found, SA8000 Workers'
Representative informs immediately the System Quality
Manager.
Claim management:▪ each claim is shared as soon as possible with theSocial Performance Team (SPT).
System Quality Manager set on monthly basis ameeting with the SPT (voluntary participation) forthe analysis of the received claims, involving all
the proper managers.
▪ each claim must receive a response using theappropriate channels.
Nominative claim: the answer must be given
directly to the person who forwarded it, in respectof privacy.
Anonymous claim: the answer must be given by
uploading it to the company intranet dedicated to
the SA8000 and/or physically posted on thecompany bulletin boards.

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▪ posta ordinaria all’indirizzo della Sede legale

Datalogic S.p.A. (in qualità di capogruppo),
all’attenzione del “System Quality Manager“, in bustachiusa.
Successivi livelli di escalation:✓ Ente di Certificazione (in caso di mancata presa in
carico da parte di Datalogic):
SGS Italia S.p.A. via Caldera, 21
20153 Milano, Lombardia, Italia.
E-mail: sa8000@sgs.com✓ Ente di Accreditamento (in caso di mancata presa in
carico da parte dell'Ente di Certificazione SGS):
Social Accountability Accreditation Services(SAAS) 220 East 23rd Street, Suite 605, New York,NY 10010 fax: +212-684-1515.
E-mail: saas@saasaccreditation.org
Le informazioni da comunicare in caso di segnalazione
sono:▪ descrizione dettagliata, chiara e completa.
▪ data.
▪ requisito disatteso (lavoro infantile, libertà diassociazione e diritto alla contrattazione collettiva,
orario di lavoro, lavoro forzato o obbligato,discriminazione, retribuzione; salute e sicurezza,
procedure disciplinari o sistema di gestione) oppure
miglioramento▪ eventuale proposta di azione correttiva o dimiglioramento.
Un rappresentante dei lavoratori, membro del Social
Performance Team, controllano periodicamente ilcontenuto della cassetta fisica segnalazioni SA8000.
In caso di segnalazioni trovate, il rappresentante dei
lavoratori ne informa immediatamente System Quality
Manager.
Gestione della segnalazione:▪ ogni segnalazione viene condivisa il prima possibile
con il Social Performance Team (SPT).
System Quality Manager convoca mensilmente l’SPT(partecipazione volontaria) per l’analisi dellesegnalazioni ricevute, coinvolgendo tutti i responsabilidelle funzioni aziendali interessate.
▪ ogni segnalazione deve ricevere una risposta
utilizzando i canali opportuni.
Segnalazione nominativa: la risposta deve essere
data in maniera diretta alla persona che l’ha inoltrata,
nel rispetto della privacy.
Segnalazione anonima: la risposta deve essere data
tramite caricamento sulla intranet aziendale dedicata(Document is filed electronically, if on paper it is an uncontrolled copy)

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Gestione segnalazioni SA8000

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Service Level for taking care of the claims:▪ nominative: 10 working days;▪ anonymous: 1 calendar month.
Datalogic guarantees that no disciplinary actions will belaunched and that there will be no discrimination
against personnel or interested parties who haveprovided information/claims on SA8000 compliance.
External stakeholders too can open a claim (following
the indications in the Sustainability/SA8000 section ofthe Datalogic website) for any situation they deem notin line with the SA 8000 requirements or for anyimprovement.
The management of the necessary corrective andpreventive actions is carried out as defined in theSA8000_P08 procedure "SA8000 Internal Audit andCAPA management".
All claims and related actions are recorded in the"SA8000_RegistroSegnalazioni-Finding-CAPA" file.

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alla SA8000 e/o apposta fisicamente nelle bachecheaziendali.
Service Level per la presa in carico della segnalazione:▪ nominativa: 10 giorni lavorativi;▪ anonima: 1 mese solare.
Datalogic garantisce che non saranno lanciate azioni
disciplinari e che non vi sarà in alcun modo
discriminazione verso il personale o le parti interessate
che abbiano fornito informazioni/segnalazioni sulla
conformità SA8000.
Anche gli stakeholder esterni possono aprire una
segnalazione (seguendo le indicazioni riportate nellasezione Sostenibilità/SA8000 del sito internet Datalogic)
per qualsiasi situazione che ritengano non in linea
rispetto ai requisiti SA8000 o un eventuale spunto dimiglioramento.
La gestione delle azioni correttive e preventive
necessarie viene effettuata come definito nella procedura
SA8000_P08 “SA8000 Internal Audit and CAPAmanagement”.
Tutte le segnalazioni e le azioni soni tracciate nel file
“SA8000_RegistroSegnalazioni-Finding-CAPA”.

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