特定個人情報を取り扱う際の注意ポイント

令和６年６月

個人情報保護委員会

目次※事例ごとの対象者をお示ししています。

行政機関等： 行 、地方公共団体等： 地 、事業者： 事 、個人： 個

ヒヤリハット事例集
1-1 個人ローンの申込みのため、金融機関から住民票（写）の提出を求められ、マイナンバー（個人番号）の記載された住民票（写）の交付を申し込んでしまった。
Ｐ1

個
1-2

人事異動があったので「従業員名簿」を修正し、社内の電子掲示板に掲示しようとしたところ、誤って同じフォルダーに保存していた「個人番号管理簿」を掲示しそうになった。
P2

行 地 事
1-3

マイナンバーカード（個人番号カード）の落とし物が届けられ、拾得物として記録する際に、マイナンバー（個人番号）の記載された裏面をコピーしようとした。
P3

行 地 事
1-4

マイナンバー（個人番号）が記入された書類を施錠できるキャビ
ネットに保管していたが、書類を整理せずに積み重ねていたため、年度末の文書廃棄の際、廃棄する書類と一緒に捨ててしまいそうになった。
P3

行 地 事
1-5

個人番号取扱担当者宛の書留郵便が配達されてきたが、事務室には自分だけしかいなかったため、担当者の代わりに受領したが、その書類を担当者に引き継ぐことを忘れそうになった。
P3

行 地 事
1-6

取引先に商品を届けようと外出する際に、併せて本社へ社員のマイナンバー（個人番号）が記入された書類を提出しようと持ち出したところ、取引先にその書類を置き忘れそうになった。
P4

行 地 事

1-7

職員のマイナンバー（個人番号）を収集し、表計算ソフトで管理をしている。源泉徴収関係作業を行うため、職員番号順に並んでいたものを、居住地（市区町村）ごとに並べ替えようとしたところ、マイナンバー（個人番号）の欄を範囲に含めずに並べ替えを行おうとした。
P4

行 地 事
1-8

従業員から、マイナンバーカード（個人番号カード）の提示を受けた。今後の個人番号関係事務を処理する際に必要になるかもしれないと思い、マイナンバーカード（個人番号カード）の原本を預かったままにしてしまいそうになった。
P5

行 地 事
1-9

インターネットに、マイナンバー（個人番号）が写った画像がアップロードされているのを発見したため、その画像をプリントアウトして、保管しようとした。
P6

行 地 事 個1-10 マイナンバー（個人番号）が記録されたファイルが保存されたパソコンを廃棄する際、ファイルを「ごみ箱」に入れて、「ごみ箱」を空にしたので、大丈夫だと思い、廃棄しようとした。
P6

行 地 事
1-11 リサイクルショップに中古品の買取りを依頼し、契約書締結に際して本人確認書類の提示を求められたが、運転免許証等を持っていない旨説明したところ、店員からマイナンバー（個人番号）の提示を求められた。
P7

事 個
1-12 株取引を始めるため金融機関で証券口座を開設しようとしたところ、関係書類と併せてマイナンバー（個人番号）の提供を求められたため、その利用目的や提供を求める根拠を確認したが、社内規定で定められているとの説明しかなかった。
P7事 個

1-13 勤務先からマイナンバー（個人番号）の提供を求められ、安全管理措置について勤務先に問い合わせたところ、委託業者に任せているので委託先に問い合わせるよう言われ、委託業者に問い合わせたが、答えられないと言われた。
P8

行 地 事 個1-14 勤務先からマイナンバー（個人番号）の提出を求められた際に、マイナンバー（個人番号）の保管はクラウド上で行っており、そこで漏えいが起きても、会社として責任は取れないと言われた。 P8行 地 事 個1-15 ある事業者からマイナンバー（個人番号）の提供を求める郵便物が自宅に届いた。この事業者には何も心当たりが無い。別の事業者からマイナンバー（個人番号）の収集を委託されている旨の記載はあるが、委託元の事業者がどこであるかは不明である。
P9

行 地 事 個1-16 勤務先からマイナンバー（個人番号）の提供を求められ、難色を示したところ、勤務先から、マイナンバー（個人番号）の提供がなければ解雇したり、賃金を支払わないと言われた。
P9

事 個
1-17 証券口座を持っている証券会社から、税の手続に必要であるとして、マイナンバー（個人番号）の提供を求められ、提供がなければ口座を凍結すると言われた。
P10事 個
漏えい等事案の事例集
2-1

特定個人情報を取り扱う事務において、マスキング処理が不十分なまま（簡単に剥がれるテープを張っただけのもの）、特定個人情報が記載された書類を、特定個人情報を取り扱わないこととなっている委託事業者に引き渡していた。
P11

行 地 事

2-2

マイナンバーカード（個人番号カード）交付申請者が、カード受取のために来庁した際に、 交付前のカードを確認したところ、カードが見当たらず、執務室内を捜索したものの、見つからず、紛失が発覚した。
P11

地
2-3

書棚の整理の際に、職員から提出された特定個人情報が記録された申請書等を綴った文書ファイルの紛失が発覚した。
P12

行 地 事
2-4

郵便により、マイナンバー（個人番号）が記載された転出証明書を送付する際に、誤って別人の証明書を送付してしまった。 P12

地2-5

従業員等の特定個人情報が記録された年末調整用のデータが入ったＵＳＢを紛失してしまった。
P12

行 地 事
2-6

経費削減のため、出力後に不要となった帳票等の裏紙を、コピー用紙やメモ用紙として再利用していたが、表面をふと見たところ、マイナンバー（個人番号）が記載されていた。
P12

行 地 事
2-7

外国人転入者の住民登録処理時に、別人（同姓、同名、同生年月日）の住民票コード及びマイナンバー（個人番号）を紐づけ、住民票を交付してしまった。
P13

地2-8

顧客が誤って提出してきたマイナンバーカード（個人番号カード）の画像（両面）をサーバーにそのまま保存したところ、当該サーバーが不正アクセスを受けて、画像データが流出してしまった。
P13

行 地 事

1 ヒヤリハット事例集
マイナンバー（個人番号）を取り扱う様々な場面で発生しやすいヒヤリハット事例集を紹介します。

1-1 個人ローンの申込みのため、金融機関から住民票（写）の提出を求められ、マイナンバー（個人番号）の記載された住民票（写）の交付を申し込んでしまった。 個
マイナンバー（個人番号）が必要ない場合は、マイナンバー（個人番号）が記載されない書類を希望しましょう。
市役所等の窓口でマイナンバー（個人番号）の記載の有無をよく確認しましょう。
もしマイナンバー（個人番号）が記載された住民票（写）を受け取ってしまったときに、金融機関等に提出する場合は、マイナンバー（個人番号）部分をマスキングしましょう。

11-2 人事異動があったので「従業員名簿」を修正し、社内の電子掲示板に掲示しようとしたところ、誤って同じフォルダーに保存していた「個人番号管理簿」を掲示しそうになった。 行 地 事
マイナンバー（個人番号）を管理するファイルは、他の人事管理ファイル等とは別のフォルダーに保存するほうが安全です。
インターネット上のホームページで公表する場合だけでなく、社内の電子掲示板などにお知らせなどを掲示する場合も、公表等する資料に表計算ソフトの不要なシートや非表示部分など、開示できないものが含まれていないかよく確認しましょう。

21-3 マイナンバーカード（個人番号カード）の落とし物が届けられ、拾得物として記録する際に、マイナンバー（個人番号）の記載された裏面をコピーしようとした。 行 地 事
番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除いて、特定個人情報を収集し、保管した場合は、番号法第20条の「収集等の制限」に違反する可能性があります。
マイナンバーカード（個人番号カード）を拾得物として記載する際は、マイナンバー（個人番号）をコピーしたり、書き写したりしないようにしましょう。

1-４ マイナンバー（個人番号）が記入された書類を施錠できるキャビネットに保管していたが、書類を整理せずに積み重ねていたため、年度末の文書廃棄の際、廃棄する書類と一緒に捨ててしまいそうになった。 行 地 事
厳重に保管しなければならない書類は、個別にファイリングし、表題を付けるなど一目で分かるように保管しましょう。
保管していた書類を持ち出したり、廃棄したりする場合は、無関係な書類や廃棄できない書類が混ざっていないか確認しましょう。

1-5 個人番号取扱担当者宛の書留郵便が配達されてきたが、事務室には自分だけしかいなかったため、担当者の代わりに受領したが、その書類を担当者に引き継ぐことを忘れそうになった。

行 地 事
マイナンバー（個人番号）が記載された書類などが封入されていることが推測される郵便物等の取扱いについて、取扱規程などで、具体的な取扱方法を定めておきましょう。
代わりに受領した場合には、担当者の机上に置くことなどは控え、担当者とあらかじめ保管場所を決めておくことや社内で定められた取扱方法に従って、取り扱うようにしましょう。

31-6 取引先に商品を届けようと外出する際に、併せて本社へ社員のマイナンバー（個人番号）が記入された書類を提出しようと持ち出したところ、取引先にその書類を置き忘れそうになった。

行 地 事

マイナンバー（個人番号）が記載された書類などを外部に持ち出す際には、持ち出す際の手続を社内で定めておきましょう。
外部に持ち出す場合は、かばんに入れるなどの必要な措置を講じた上で、その書類の提出先以外の場所に立ち寄らないようにしましょう。
電車で移動する場合は、書類を入れたかばんを網棚など目の届かない場所に置かない、自動車で持ち出す場合は、ダッシュボードの中など外から目につかない場所に置く等、盗難に遭わない配慮が必要です。

1-7 職員のマイナンバー（個人番号）を収集し、表計算ソフトで管理をしている。源泉徴収関係作業を行うため、職員番号順に並んでいたものを、居住地（市区町村）ごとに並べ替えようとしたところ、マイナンバー（個人番号）の欄を範囲に含めずに並べ替えを行おうとした。 行 地 事
表計算ソフトを使用して管理している特定個人情報について、データの並べ替えや削除等を行う場合、適切な範囲が指定されているか、作業実行前に確認しましょう。
表計算ソフトで管理しているデータ（住所やメールアドレス等）を使用して、マイナンバー（個人番号）が記載された書類等を送付などする場合は、並べ替え等の作業を行う前のデータと照合するなどの確認をしましょう。

41-8 従業員から、マイナンバーカード（個人番号カード）の提示を受けた。今後の個人番号関係事務を処理する際に必要になるかもしれないと思い、マイナンバーカード（個人番号カード）の原本を預かったままにしてしまいそうになった。 行 地 事
マイナンバーカード（個人番号カード）の原本は、本人がマイナンバー（個人番号）の提供が必要なほかの手続等で使用する可能性があることから、提示を受けた場合は速やかに本人に返却しましょう。
マイナンバーカード（個人番号カード）の原本の提示を受けた場合は、本人確認（番号確認及び身元確認）後、本人確認の記録を残すためにコピーを取ることは可能です。
コピーを保管する場合は、安全管理措置を適切に講ずる必要があり、また、個人番号関係事務の処理に必要がなくなったら、その段階で速やかに破棄しましょう。

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1-9 インターネットに、マイナンバー（個人番号）が写った画像がアップロードされているのを発見したため、その画像をプリントアウトして、保管しようとした。 行 地 事 個
インターネット等に公表されているマイナンバー（個人番号）をプリントアウト等して収集した場合には、番号法第20条の収集等の制限に違反する可能性がありますので御留意ください。
関係者に報告等するために、その画像を保管等する必要がある場合には、マイナンバー（個人番号）部分の画像をマスキングした上で保管等しましょう。

1-10 マイナンバー（個人番号）が記録されたファイルが保存されたパソコンを廃棄する際、ファイルを「ごみ箱」に入れて、「ごみ箱」を空にしたので、大丈夫だと思い、廃棄しようとした。

行 地 事
マイナンバー（個人番号）が記録されたファイルが保存されたパソコンを廃棄する際、ファイルを「ごみ箱」に入れて、「ごみ箱」を空にしただけでは不十分であり、マイナンバー（個人番号）が記録されたファイルを第三者が復元できる場合がありますので御留意ください。
マイナンバー（個人番号）が記録されたファイルが保存されていたパソコンやハードディスクを廃棄する場合、データ削除ソフトウェアを利用する又は物理的に壊すなど、復元不可能な手段により消去しましょう。
（注）パソコンやハードディスクの廃棄を業者に委託する場合には、委託業者がファイルを確実に消去したことについて、証明書等により確認しましょう。

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1-11 リサイクルショップに中古品の買取りを依頼し、契約書締結に際して本人確認書類の提示を求められたが、運転免許証等を持っていない旨説明したところ、店員からマイナンバー（個人番号）の提示を求められた。 事 個
マイナンバー（個人番号）の利用範囲については、番号法第９条に規定される事務に限定されており、この利用範囲に該当しないのであれば、マイナンバー（個人番号）を利用することはできません。
マイナンバー（個人番号）の提供の求めについては、番号法第15条において、番号法第19条に規定する特定個人情報の提供ができるものとして限定的に定められている場合以外には、マイナンバー（個人番号）の提供を求めることはできません。本件の場合、利用範囲に該当しないので、マイナンバー（個人番号）の提供を求めることはできません。
（注）マイナンバーカードの表面であれば本人証明としてお店に示すことは可能です。

1-12 株取引を始めるため金融機関で証券口座を開設しようとした
ところ、関係書類と併せてマイナンバー（個人番号）の提供を求められたため、その利用目的や提供を求める根拠を確認したが、社内規定で定められているとの説明しかなかった。 事 個金融機関は、税務当局に提出する法定調書にマイナンバー（個人番号）を記載する必要があります。このため、新たに証券口座を開設する場合、口座を開設する金融機関にマイナンバー（個人番号）を提供する必要があります。
金融機関は、顧客からマイナンバー（個人番号）の提供を受けるに当たり、本人に対し利用目的をあらかじめ明示する必要があります。明示の方法としては、個人情報の取得の際と同様に、利用目的を記載した書類の提示等が考えられます。
なお、事業者（金融機関）は、個人情報保護法第17条第１項の規定に基づき、マイナンバー（個人番号）の利用目的について、本人が自らの個人番号がどのような目的で利用されるのかを一般的かつ合理的に予想できる程度に具体的に特定しなければなりません。

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1-13 勤務先からマイナンバー（個人番号）の提供を求められ、安全管理措置について勤務先に問い合わせたところ、委託業者に任せているので委託先に問い合わせるよう言われ、委託業者に問い合わせたが、答えられないと言われた。 行 地 事 個
番号法では、「個人番号利用事務等の全部又は一部」について委託をすることが認められており、委託元は番号法第11条において、「必要かつ適切な監督」を委託先に行うことが求められます。なお、マイナンバーガイドラインにおいて、「委託者は、「委託を受けた者」において、番号法に基づき委託者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督」を行うことが求められており、「必要かつ適切な監督」に関する具体的な指針が定められています。

1-14 勤務先からマイナンバー（個人番号）の提出を求められた際に、マイナンバー（個人番号）の保管はクラウド上で行っており、そこで漏えいが起きても、会社として責任は取れないと言われた。

行 地 事 個事業者は、番号法第12条に規定される「個人番号の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人番号の適切な管理のために必要な措置」（安全管理措置）を講じる必要があります。
特定個人情報の取扱いに関し、クラウドサービス契約のような外部の事業者を活用する場合には、クラウドサービス業者が契約内容を履行するに当たってマイナンバー（個人番号）をその内容に含む電子データを取り扱うかどうかによって委託に該当するかどうか判断されます。委託に該当する場合には、委託先であるクラウドサービス業者は安全管理措置を講ずる必要があり、委託元である事業者は番号法第11条に規定される「必要かつ適切な監督」を委託先に行うことも、併せて必要になります。
なお、番号法上の委託に該当しない場合は、委託先の監督義務は課されません
が、クラウドサービスを利用する事業者は、自ら果たすべき安全管理措置の一環として、クラウドサービス事業者内にあるデータについて、適切な安全管理措置を講じる必要があります。

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1-15 ある事業者からマイナンバー（個人番号）の提供を求める郵便物が自宅に届いた。この事業者には何も心当たりが無い。別の事業者からマイナンバー（個人番号）の収集を委託されている旨の記載はあるが、委託元の事業者がどこであるかは不明である。

行 地 事 個番号法では、「個人番号利用事務等の全部又は一部」について委託をすることが認められており、委託元は委託先に対し、マイナンバー（個人番号）の収集を委託することができます。
例えば、委託先がマイナンバー（個人番号）の提供を郵送等で求める場合、本人は自らと何ら関係のない事業者から提供を求める文書等を受け取ることとなり、「本当に適法な求めなのか」などといった疑念を抱くこととなります。
委託元は、他の事業者にマイナンバー（個人番号）の収集業務を委託したことを本人に通知したり、自らのホームページで公表するなどの対応が大切です。

1-16 勤務先からマイナンバー（個人番号）の提供を求められ、難色を示したところ、勤務先から、マイナンバー（個人番号）の提供がなければ解雇したり、賃金を支払わないと言われた。 事 個
社会保障・税に関する手続書類へのマイナンバー（個人番号）の記載は、法令で定められた事業主の義務となっており、事業主は、番号法に基づき、従業員に対してマイナンバー（個人番号）の提供を求めることができます。
従業員も、事業主から、法律に基づく正当なマイナンバー（個人番号）の提供の求めがあった場合には、これに応じるようお願いします。
マイナンバー（個人番号）を提供しないことを理由とする賃金不払い等の不利益な取扱いや解雇等は労働関係法令に違反又は民事上無効となる可能性があります。
職場で起きた労働問題については、都道府県労働局や労働基準監督署内に設置されている総合労働相談コーナーに御相談ください。

91-17 証券口座を持っている証券会社から、税の手続に必要であるとして、マイナンバー（個人番号）の提供を求められ、提供がなければ口座を凍結すると言われた。 事 個
マイナンバー（個人番号）の取扱いに関しては、証券取引において、提供が必要となる場合があります。所得税法の規定によるものであり、デジタル庁のマイナンバーHP等を御参照下さい。
口座を凍結すると言われたことについては、取引証券会社の相談窓口に御相談下さい。

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2 漏えい等事案の事例集
当委員会でこれまで把握した漏えい等事案のうち、どの機関においても発生しうる事例を紹介します。

2-1 特定個人情報を取り扱う事務において、マスキング処理が不十分なまま（簡単に剥がれるテープを張っただけのもの）、特定個人情報が記載された書類を、特定個人情報を取り扱わないこととなっている委託事業者に引き渡していた。 行 地 事
特定個人情報が記載された書類を、個人番号（マイナンバー）が閲覧可能な状態で、特定個人情報を取り扱わないこととなっている委託事業者に渡すことは、番号法第19条で定める特定個人情報の提供制限違反に該当します。
特定個人情報を取り扱わない業務において、当該書類が必要な場合は、個人番号部分を、復元不可能な程度にマスキング（マジック等で黒塗りしたものをコピーするなど）した上で、渡すようにしましょう。

2-2 マイナンバーカード（個人番号カード）交付申請者が、カード受取のために来庁した際に、 交付前のカードを確認したところ、カードが見当たらず、執務室内を捜索したものの、見つからず、紛失が発覚した。 地
マイナンバーカード（個人番号カード）の管理に当たっては、定期的に保管状況を確認するとともに、出し入れの際は、記録を取り、所在が確認できるようにしましょう。

112-3 書棚の整理の際に、職員から提出された特定個人情報が記録された申請書等を綴った文書ファイルの紛失が発覚した。
※年度末の不要文書の廃棄作業の際に、誤廃棄したと思われる。

行 地 事
不要文書を廃棄する際は、特定個人情報が記録された書類等が混入していないか、入念に確認をしてください。
特定個人情報が記録された書類等を廃棄する場合には、廃棄した記録を保存するようにしましょう。また、廃棄作業を委託する場合には、委託先が確実に廃棄したことについて、証明書等により確認してください。

2-4 郵便により、マイナンバー（個人番号）が記載された転出証明書を送付する際に、誤って別人の証明書を送付してしまった。

地

特定個人情報が記録された書類等を送付する場合には、封入する書類の中身や封筒の宛先に誤りがないかを、複数人で確認するようにしましょう。

2-5 従業員等の特定個人情報が記録された年末調整用のデータが入ったＵＳＢを紛失してしまった。 行 地 事
特定個人情報が記録された電子媒体を安全に持ち運ぶために、持ち運ぶデータの暗号化、パスワードによる保護、施錠できる搬送容器の使用、追跡可能な移送手段を用いましょう。

2-6 経費削減のため、出力後に不要となった帳票等の裏紙を、コピー用紙やメモ用紙として再利用していたが、表面をふと見たところ、マイナンバー（個人番号）が記載されていた。

行 地 事

マイナンバー（個人番号）が記載された書面をコピー用紙やメモ用紙として利用すると、組織内の取扱ルールに基づく適切な管理ができなくなります。他の書類に混入して組織外の者に渡してしまった場合は漏えいとなりますので、御注意ください。

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2-7 外国人転入者の住民登録処理時に、別人（同姓、同名、同生年月日）の住民票コード及びマイナンバー（個人番号）を紐づけ、住民票を交付してしまった。 地
同姓、同名、同生年月日等の人物の情報が既に存在する場合は、重複付番が発生しないように、本人確認を丁寧に行ってください。

2-8 顧客が誤って提出してきたマイナンバーカード（個人番号カード）の画像（両面）をサーバーにそのまま保存したところ、当該サーバーが不正アクセスを受けて、画像データが流出してしまった。

行 地 事
番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除いて、特定個人情報を収集し、保管した場合は、番号法第20条の「収集等の制限」に該当する可能性があります。
当該画像データを確認した時点で、保管せずに、速やかに削除するようにしてください。

個人情報保護委員会のウェブページでは、マイナンバーの取扱いについてのガイドラインやＱ＆Ａを掲載しています。是非ご活用く
ださい。
･ガイドライン（https://www.ppc.go.jp/legal/policy/）･Ｑ＆Ａ（https://www.ppc.go.jp/legal/policy/faq/）

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