2024 年度日本留学フェア in マレーシア参加機関募集要項【実施日程・会場（予定）】
国都市

会場

開催月日

マレーシア

クアラルンプール

Amari Hotel
Kuala Lumpur

2025 年 1 月 18 日（土）2025 年 1 月 19 日（日）開催時間
10 時～16 時（マレーシア時間）【募集日程（予定）】
受付開始：2024 年 8 月 20 日（火）午前 10 時（日本時間）
申込締切：2024 年 8 月 30 日（金）正午 12 時（日本時間）
参加機関確定：2024 年 9 月 2 日（月）■本募集要項を全頁確認のうえ、ご不明点は、参加申込前に本募集要項最終頁記載の【本件に関する照会先】へ電子メールにてお問合せください。
申込方法については、P.6「10．申込方法」をご参照ください。
■参加が確定した機関は、JASSO マレーシア事務所より確定通知メールを発出いたします。

独立行政法人日本学生支援機構 マレーシア事務所
2024 年 8 月1１．趣旨

日本留学フェア in マレーシア（以下「フェア」という。）は、マレーシアの学生が日本留学を志し、かつ、留学希望に合った教育機関を選択し、実りある留学（短期留学を含む。）を達成できるよう、JASSO マレーシア事務所（以下「事務所」という。）が日本の教育機関の参加を得て、実施します。留学希望者及び進学指導者等を対象に、主として高等教育に関する情報及び個々の大学等の教育、研究上の特色等に関する最新で的確な情報を提供し、日本への留学促進を図ることを目的としています。

２．実施内容（１）個別相談次に掲げるブースを設置のうえ、日本留学希望者等に対して個別相談を行います。
① 各参加機関のブース ：各参加機関の教育内容、特色等に関する情報提供及び説明② 事務所のブース：日本留学全般に関する情報提供及び説明③ 在外公館のブース：日本の高等教育の状況や国費外国人留学生制度等に関する情報提供及び説明④ 関係機関等のブース ：日本留学体験に基づく留学生活、日本留学試験（EJU）に関する情報提供、個別相談等（２）全体セミナー
在外公館、日本留学経験者、事務所職員及び参加機関により、日本留学に興味のある者に対して日本留学等に関するセミナー等を行います。

３．参加対象機関
フェア参加の対象となる機関は、上記１に掲げるフェアの趣旨に沿った情報提供を希望する日本の大学（大学院を含む。）、専修学校（専門課程）、高等専門学校、日本語教育機関及び国際教育交流等に関係する機関（地方自治体等を含む。）とし、１機関１ブースを原則とします。
※ 外国大学日本校は募集の対象外となります。ただし、文部科学省が「外国の大学、大学院または短期大学の課程を有するものとして当該外国の学校教育制度において位置づけられた教育施設」として指定したものを除きます。
※ 日本語教育機関は、文部科学省の認定する準備教育課程を備えた機関に限ります。
※ 在籍管理非適正校に２年以上連続で該当する大学等は募集の対象外となります。
※ 1 月 18 日と 19 日の２日間とも参加可能な機関に限ります。
※ 次の項目にあてはまる場合には、参加を制限又は取り消す場合がありますので、あらかじめご了承ください。
① 以前実施した日本留学フェア（オンライン実施含む。）又は進学説明会において参加機関負担経費の滞納が発生した大学等② 事務手続きの不履行等、運営を妨げる行為を行う可能性がある場合③ 機構と現在係争中の場合④ 機構が実施する留学生調査にご回答いただいていない大学等⑤ その他、法令遵守の観点から、参加を認めることでフェア全体の信用棄損の問題が生じると考えられる場合

2４．参加形態（１）教育機関が参加する場合は、原則として、次の単位とします。
ア．学校単位イ．学校法人単位
ウ．大学コンソーシアム単位【留意事項】① 上記（１）アの細分化（例えば、大学の学部単位、大学院の研究科単位等）は参加対象とはなりません。
② 上記（１）イ及びウの形態での参加に当たっては、次の事項をあらかじめご了承のうえ、申込みをしてください。
・各種掲示物・印刷物に表示できる機関名は、1 ブースにつき 1 つです。掲載スペース等の都合により、それぞれ学校法人名、またはコンソーシアム名のみを表示し、構成機関名は表示しません。個別の学校名の表示を希望する場合は、参加機関独自でパネル等を用意し、ブース内に掲示してください。
・参加に伴う連絡先や下記６に掲げる経費の支払機関は、学校法人単位又はコンソーシア
ム単位、もしくはそれぞれの構成機関のうちの１機関としてください。
（２）地方自治体等が当該地域に所在する学校とともに参加する場合についても、上記留意事項を準用します。
（３）フェアへの参加は、個別ブースの設置による現地参加のみ受け付けることとし、資料やポスターのみの参加はできません。

５．フェアにおける参加機関の活動内容（１）機関名等の広報
参加機関ごとに、提供するものは椅子（参加機関担当者２脚、来訪者３脚）とテーブル（サイズ幅 1.8m×奥行 0.76m×高さ 0.75m 程度）のみです。必要に応じて、バナースタンド、テーブルクロス、椅子背もたれのカバー等により装飾を行い、広報を行ってください。
（２）資料の配付
参加機関ブースにおいて、学校案内、募集要項等（英語で書かれたものが望ましい。）を来場者に配付する等、情報提供を行ってください。
（３）個別相談参加機関ブースにおいて、主として各機関の教育内容、入学試験、その他特色等について、留学希望者からの個別相談に応じてください。
なお、教育機関以外の機関については、各機関の事業内容の説明及び最新の情報を提供するとともに、留学希望者等からの個別相談に応じてください。
【留意事項】① 参加機関において重点的に広報するプログラムを明確にしていただき、留学生獲得という目的意識をもってご参加ください。
② フェア来場者が満足する情報提供という観点から、来場者が情報を得てすぐに具体的なプランニングができるような情報提供、助言にご協力ください。
③ 大学院留学を目指している日本留学希望者に対応するために、研究生制度等の情報提供についてもご準備ください。
3

④ 交流協定締結を希望する現地の大学関係者が来場する場合もありますので、この場合には、単位互換、学費免除等を含む協定の内容及びその締結手続等についての相談に応じてください。
⑤ ブースの混雑が予想される大学等については、周辺の参加機関のブース対応や来場者の通行をスムーズに行えるように、ブース位置を調整する場合があります。
なお、ブース位置のご希望等には応じかねますので、あらかじめご了承ください。
⑥ 配付する資料については、充分な部数をご準備ください。
※来訪者数は約 800 人程度を想定

６．経費（１）会場借料について
フェア参加機関には、会場借料、ブース設営費、広告費、印刷物作成費等のフェア実施経費の総額から、原則として総参加機関数（機構を含む；後援機関を除く。）で按分した額をご負担いただきます。
2024 年度の一機関当たりの負担経費概算額（現時点での見込額。）は次のとおりですが、負担経費は実際の参加機関数、為替レートや物価の急上昇等によって大きく変動する場合があります
ので、あらかじめご了承ください。
負担経費は各フェアの終了後に精算しますので、金額が確定次第、参加機関にご請求させていただきます。
負担経費概算（２日間）
110,000 円～160,000 円※上記表中の負担経費概算は、フェア実施に係る諸経費（会場借料、業務委託費の一部）及びフェア国内運営事務局経費についての額です。なお、通訳は配置されませんので、必要な場合は各参加機関で手配してください。
（２）経費の支払先機構は、フェア実施に当たり、外部業者の設置する「フェア国内運営事務局」に対し、参加機関との連絡業務及び経費の徴収業務等を業務委託します。したがって、経費の支払先は委託業者となりますので、あらかじめご了承のうえ、参加申込みをしてください。
なお、委託業者については、決まり次第、参加機関に通知します。
（３）見積書・請求書
フェア参加機関には、フェア実施前に見積書及び請求書をお送りいたします。請求書発行後、請求期日までに指定された口座に参加経費の振り込みを行ってください。
（４）日本から会場への資料発送について日本からフェア会場までの資料発送を行う参加機関は、現地会場（Amari Hotel KualaLumpur）までご送付をお願いいたします。送料は各参加機関の負担となります。発送方法についての詳細は、後日、事務所よりご連絡いたします。
（５）旅行・宿泊手配
フェアへの参加に当たっては、現地集合・現地解散としますので、旅行・宿泊及び出入国時の検査等については、各自手配してください。
マレーシア入国管理局は、2023 年 12 月 1 日から、マレーシアの空港に到着する国際線旅客に対し、デジタル入国カード（マレーシア・デジタル・アライバル・カード（MDAC））の登録を義務づけると発表しました。以下のリンク先でご確認ください。
在マレーシア日本大使館 領事情報
https://www.my.emb-japan.go.jp/itpr_ja/newinfo_05122023.html
最新情報については、随時確認の上、充分に時間の余裕をもってご準備ください。
4７．キャンセル（１）キャンセル手続① キャンセル料発生前
参加申込み後、下記（２）に掲げるキャンセル料発生期日より前に参加申込みをキャンセルされる場合は、事務所に電子メールにてキャンセルされる旨、ご連絡ください。
② キャンセル料発生後あらかじめ機構に電子メールでご連絡ください。キャンセル文書の様式を事務所より送信いたしますので、キャンセル文書を作成し、電子メールに添付のうえ送信してください。事務所がキャンセル文書を受理した時点で、正式な申込みキャンセルとなります。
（２）キャンセル料
キャンセルする場合、次に掲げるキャンセル料を申し受けますので、ご了承ください。
なお、キャンセル料についても、上記６の（２）に掲げる参加機関負担経費の支払と同様、委託業者に支払うこととなる予定ですので、あらかじめご了承ください。
機構が文書による申込み取消しを受理した日が、フェア開催日前日から起算して120 日前から 91 日前まで
90 日前から 61 日前まで
60 日前から 31 日前まで
30 日以内参加機関負担経費の 10％参加機関負担経費の 30％
参加機関負担経費の 50％
参加機関負担経費の 100％

８．延期・中止（１）延期・中止の判断
以下の場合、実施直前でも事務所はフェアの延期または中止を決定し、事務所より参加機関にご連絡いたします。
① 現地の政治情勢、治安状況等に何らかの急激な変化が生じ、外務省の海外安全情報（危険情報）によりフェア実施地域にレベル２以上が発出された場合② 外務省の感染症危険情報によりフェア実施地域にレベル３以上が発出された場合③ 日本からフェア実施国への入国が制限又は禁止された場合④ その他、参加機関・来場者の安全確保の観点から、フェアの延期または中止が妥当であると事務所が判断する場合⑤ 一定数の応募がない、またはキャンセルにより参加機関が一定数を下回る場合（２）経費等機構がフェアの延期または中止を決定した場合、参加機関負担経費及びキャンセル料は徴収いたしません。ただし、各参加機関分の資料発送経費、旅行・宿泊等手配（出入国時の検査等を含む）に要した経費については機構では負担いたしませんので、あらかじめご了承ください。

９．広報

事務所では、本フェアに関する事前広報について、現地関係団体等を通じて、ポスター、チラシ、ウェブサイト、ＳＮＳ等を用いて幅広く行うとともに、「日本留学情報サイト」や事務所ＳＮＳにおいても、参加機関名及び実施情報等を順次掲載します。
参加機関におかれましても、告知及び現地協定校等への広報をお願いします。

5

10.申込み方法① 「日本留学情報サイト」のイベントページにアクセスする。
https://www.studyinjapan.go.jp/ja/educational/events/② 申込みフォームより必要事項を入力し、送信する。
【必要事項】
・参加機関名（英語と日本語表記。）
・担当者名及び連絡先情報
・キャンセル待ち希望の有無
等③ 送信完了後、１時間以内に自動配信される登録確認メールの内容を確認する。
※ 個人情報について申込み画面にご記入いただいた個人情報は、フェアの実施に当たって必要となる連絡業
務、フェア参加者名簿の作成及び機構の日本留学に関する事業の情報提供のために利用し、その他の目的には利用しません。
なお、上記６に記載のとおり、フェア実施に当たり、参加機関との連絡業務及び参加機関負担経費の徴収業務を業務委託するため、当該業務に必要な範囲で個人情報が委託業者に提供されますので、あらかじめご了承ください。
（２）申込み期限
2024 年８月 30 日（金）正午 12 時まで（日本時間）（３）申込み受付
参加申込み機関数が上限を超えた場合は、原則として先着順で受け付けます。
（４）参加確定通知
参加が確定した機関には、2024 年 9 月 2 日（月）に事務所より参加確定通知メールを発出いたします。

【本件に関する照会先】
独立行政法人日本学生支援機構 マレーシア事務所
A-7-5, Northpoint Offices, Mid Valley City,
No. 1, Medan Syed Putra Utara,
59200 Kuala Lumpur, Malaysia
TEL： +603-2287-0812
FAX： +603-2287-0815
E-mail： enquiry@studyinjapan.org.my※お問い合わせは「日本留学フェア in マレーシアについて」である旨を記載のうえ、電子メールでお願いいたします。

6