牛乳宅配システムの使い方いろいろ

当社の「牛乳宅配管理システム」には日常業務でよく使われている機能（顧客登録、請求書発行）等の他にいろいろな機能があります。
「使用手順書」の方にも簡単には書いてはいますが本資料では特に「おっ、これはいいかも！」と思って頂けるような機能を独断で載せています。
ぜひご参考にして頂いて日々の業務に生かして下さい。

目 次

１．顧客自由検索‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑1＜使用例１＞売上 3,000 円以上の顧客の抽出‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑2＜使用例２＞配達開始から 3 ヶ月たった顧客の抽出 ‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑5＜使用例３＞2 月生まれの顧客の抽出‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑6その他の使い方‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑8

２．単価の一括変更‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑9

３．担当者の一括変更‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑11

４．担当者の一部変更‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑13

５．商品の表示順の変更‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑141

１．顧客自由検索「メインメニュー」（最初の画面）から「顧客自由検索」のボタンをクリックすると開きます。
この画面では、色んな条件を指定してその条件にあった顧客を抽出することが出来ます。
印刷項目の指定

まず、この画面の簡単な説明です。

検索項目の指定

画面上半分の「印刷項目」ですが、ここは抽出した顧客に関する項目が並べてありますのでその中から印刷したい項目をチェックします。チェックをすると項目が紫色になります。
（最初から紫色になっている項目もあります。これを基本情報と呼びます）
次に画面下半分の「検索項目」ですが、ここに抽出したい条件を入れます。
最後に「検索」ボタンをクリックすると、検索された顧客が画面に表示されます。
次ページ以降、使用例を使って説明します。

2

＜使用例１＞
今月の売上 3,000 円以上の顧客を抽出し、その顧客の基本情報（顧客名、住所等）と売上金額を印刷したい。
（１）「印刷項目」の「今月売上金額」にチェックを入れます。

（２）「検索項目」の「今月売上金額」に以下のように「3000」〜「999999」と入力します。
これは、売上額が 3000 円以上 999999 円以下の顧客を検索・抽出するという意味です。
ここで、カンマ（，）は入力する必要はありません。数字だけ入力してください。
また、右の「999999」は上限の数字なら何でも構いません。

（３）入力が終わったら画面下の検索ボタンをクリックします。

（４）すると、次のような画面に変わります。

3

検索され抽出された顧客が表示されます。右下に件数が表示されています。
この場合は月の売上が 3000 円以上の顧客は「1 件」ということになります。
尚、ここで表示されている項目は先ほど「印刷項目」で指定した項目ではなく、決められた項目です。
画面上で確認をするのみです。

（５）印刷
それでは、印刷するために画面下の「印刷プレビュー」のボタンをクリックして下さい。
すると以下のように「印刷項目」で指定した項目が表示されますので上の「ファイル」→「印刷」をクリックして印刷してください。
もちろん、「印刷プレビュー」ではなくいきなり「印刷」ボタンをクリックして印刷しても構いません。

4

（６）印刷が終了したら ５．のプレビュー画面を閉じます。
４．の画面になるので「前の画面に戻る」ボタンをクリックします。
すると最初の１．の画面に戻ります。
（７）「検索項目」
・「印刷項目」のクリア
続けて別の条件で検索を行う時、「検索条件クリア」「印刷項目クリア」ボタンをクリックします。

すると、指定した条件がクリアされて最初の状態になります。

5＜使用例２＞
配達開始から 3 ヶ月経った顧客を抽出したい場合
次に、配達開始から当月までに 3 ヶ月経った顧客を抽出する場合です。統計的に見て新規のお客さんの場合、配達開始から 3 ヵ月後に休止・解約（配達ストップ）されるお客さんが多いようです。
（あくまで統計上です・・）
そこで、配達開始から当月まで 3 ヶ月経ったお客さんを抽出できればそのお客さんに対してなんらかのアプローチをかけることが出来ます。
＜前提条件＞
但し、そのためには前提条件として「顧客管理」の画面から「配達開始日」を入力しておく必要があります。
（この日付を元にして検索しますので）（１）印刷項目の指定印刷項目としては、「基本情報」の他にとりあえず「今月売上金額」と「配達開始日」を指定します。

（２）検索項目の指定
次に検索項目はここに「３」と入力します。

入力後、「検索」ボタンをクリックします。
後は＜入力例１＞に同じです。
※ここで指定する「○ヵ月後」というのはあくまで月単位で見ていますので現在処理月が「5 月」で配達開始日が「2/10」や「2/25」の 2 月中の場合、「3 ヵ月後」ですべて抽出できます。

6

＜使用例３＞2 月生まれのお客さんを検索したい
だれでも誕生日にプレゼントを貰うとうれしいものです。自由検索を使って指定した誕生月のお客さんを抽出することが出来ます。
＜前提条件＞
前提条件としては、「顧客管理」画面の下の「詳細」ボタンを押して表示される画面（以下参照）の「摘要１」「摘要２」「配達摘要」「顧客摘要」「顧客摘要」「集金摘要」「住宅摘要」のどれかの項目に誕生日を入れておきます。
ここでは「顧客摘要」に入れています。
（入力時は○で囲まれたところに直接入力してください）
例では「２／１４」と入力しています。
＜※注意＞
入力時は「半角」（2/14）か「全角」（２／１４）どちらでも構いませんが、どちらかに統一して入れる様にして下さい。入力に統一性がないと検索できたり出来なかったりしますので。

2/14

入力したら「登録」ボタンを押します。

7

（１）印刷・検索項目「印刷項目」はとりあえず「基本情報」と「顧客摘要」をチェックします。その他印刷したい項目があればチェックして下さい。

「検索項目」は「顧客摘要」のところに以下のように入力します。

2/「３月生まれ」の場合は「３／」と入力します。この意味は＜「顧客摘要」に入力されている文字で「３／」を含むものを検索する＞ということなのです。ですので誕生日を「２／１４」「２／６」と入力していればどちらにも「２／」が含まれるため見つけてくることが出来ます。
「検索」ボタンを押し、次の画面で「印刷プレビュー」を押すと以下のように表示されますので印刷をして下さい。

8この他にも、よく使われている使い方や効果的な使い方を以下に載せています。
目的
１２３４５

検索項目

指定する内容

過去、牛乳を取っていた顧客の中で、9 月〜10 月 配達終了月9〜10にかけて休止（解約）した顧客

休止

かつ 配達状況

過去、牛乳を取っていた顧客の中で、4 月〜5 月 配達開始月
かつ 配達状況に配達を開始した顧客

4〜5
休止

特定の商品を取っている顧客の抽出

商品コード検索したい商品コード

現在、契約（配達）中の顧客数

配達状況

契約中

または 請求金額
現在、休止（解約）中の顧客数

1〜999999

配達状況

休止

または 請求金額

0〜0

６

ポイント数

ポイント数

抽出したいポイント数

７

振替の顧客数

集金方法

振替

８

自由検索で抽出したデータの EXCEL への出力

※１、２のように複数の検索項目を同時に指定することも出来ます。この場合いずれの条件も満たす顧客を検索・抽出してきます。
(例)

1 の場合

配達状況が休止 かつ 配達終了月が 9 月〜10 月の顧客 が抽出されます。

「顧客自由検索」は以上のように、あらゆる項目を検索条件として顧客を抽出することが出来ます。
ぜひ、存分に利用してください。

9

２．単価の一括変更
商品単価が変更になった時、一度にすべての顧客のその商品の単価を変更することが出来ます。
「メインメニュー」（最初の画面）から「マスター登録・引落データ作成」をクリックします。
「マスター登録」の画面から「商品単価一括変更」をクリックします。

すると以下の画面が表示されます。

例えば、コーヒー牛乳の売価を「130 円」→「135 円」に変更する場合（１）商品をコーヒー牛乳に指定します。
すると、コーヒー牛乳を取っている顧客だけが下に表示されます

10ここで、一人一人単価が違う場合は直接「売価」を修正していきます。
一括で 135 円にする場合は、画面下の「売価一括変更」ボタンをクリックします。

ここで、「5 円」と入力し、「上げる」となっているのを確認して「実行」ボタンをクリックします。

「OK」をクリックします。
すると、「売価」の部分が「135 円」に変更されました。

「終了」ボタンをクリックすると以下のようなメッセージが出ます。

「ＯＫ」をクリックすると、顧客データの売上金額に反映されます。

11

３．担当者の一括変更あるコースの配達担当が変わったとき一度にそのコースのすべての顧客の配達担当を変更することが出来ます。
「マスター登録・引落データ作成」から「コース登録」をクリックします。

「コース登録」の画面が表示されます。

ここではコースを登録する他にそのコースの「集金人」、「配達人」を設定し、現在の顧客データに繁栄させることが出来ます。
例として、コース２の配達人を「村松」から「田中」に変更し、顧客データの配達担当の方にも反映させてみます。
（もちろん、「田中」は前もって「担当者登録」から登録しておく必要があります。
「コース２」をダブルクリックして上に表示させ、配達担当を「田中」に変えます。

下の「担当一括変更」ボタンをクリックします。

12

「はい」をクリックします。以下のメッセージが出れば終了です。

13

４．担当者の一部変更あるコースの配達担当が一部の顧客について変わったとき一覧を見ながらそのコースの配達担当を変更することが出来ます。
「マスター登録・引落データ作成」から「配達・集金人一括登録」をクリックします。

コースを指定すると下図のように各顧客に対する「集金担当」、「配達担当」が出ますのでここで直接自由に変更することが出来ます。

14

５．商品の表示順の変更
顧客管理画面の週間配達予定で商品を設定する際、表示される商品の順番を、また「商品予約表」で表示される商品の順番をこちらが指定した順番で表示したい場合、以下の手順で行います。
（１）「メインメニュー」から「管理」ボタンをクリックし、「管理」画面を表示します。

画面右下の「商品表示名パターン」を「商品区分１の順」を選択します。
（ここでは商品区分１の順に並び替えをするためで、商品区分２も同様に使えます）
選択後「登録」ボタンをクリックして登録します。
（２）「メインメニュー」に戻るので「マスター登録・引落データ作成」から「商品区分１登録」をクリックします。

15

商品区分１を登録する画面が出てきますので以下のように登録します。
商品区分名に１から順番に数字を入れて登録します。登録している商品の数ほど作ります。
この場合は登録している商品が４つなので４番まで作りました。

登録し終わったら「閉じる」ボタンをクリックします。
（３）「マスター登録・引落データ作成」から「商品登録」をクリックします。
ここで、登録している商品を呼び出し（ダブルクリック）商品区分１を指定します。
この時、並べたい順番の番号を指定します。
この例ですと「コーヒー牛乳」を 1 番に表示させたいということになります。

これをすべての商品について行います。今回は以下のようにしました。商品コード順と全く逆の順番です。

（４）確認「顧客管理」の画面から確認してみますと、表示順が変わっていることが分かります。

16

以上、顧客登録や請求書発行等の日常的な使い方のほかに「こういう使い方もありますよ」というのを載せて見ました。
皆様方の方で「こういうことはできないのか？」とか「このボタンは何のためにあるのか？」とか疑問に思われることもまだまだあると思います。
その時は、メールでも TEL でも結構ですのでお気軽にお問い合わせ下さい。
TEL の場合は、あいにくフリーダイヤルを設けていませんので、こちらに一度掛けて頂ければすぐに折り返しお電話致します。
（電話料金はできるだけ当方で負担したいと思っていますので）最後までご覧頂き、ありがとうございました。心より厚く御礼申し上げます。末筆ながら貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
皆様のお仕事に本システムがより多くの貢献をすることを願っております。

〒747‑
0834 山口県防府市田島３１８−１２(有)システムオフィス河野河野弘明
TEL ０８３５−２４−３５９８
FAX ０８３５−２４−３５９７
WWW.h‑
kawano.com
e‑mail info@h‑kawano.com

17