C C Innovation / 2021

グループウェア導入のご支援～CCイノベーションのコンサルティング～

株式会社CCイノベーション

目次

１．課題解決の背景

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２．目指す姿３．取り組みの考え方
４．コンサルティングメニュー例
５．導入効果

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0１．課題解決の背景◆社内の様々な業務トラブルの課題の多くは情報共有によるものですC C Innovation / 2021

依頼された記憶がない
変更依頼したのに修正されていなかった
口頭で聞いていたが手続きを忘れていた会議室がブッキングしてお客様に迷惑をかけた外出が多く机上に資料が山積み

提案書の承認決裁がなかなかもらえない

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0２．目指す姿C C Innovation / 2021

１．生産性向上・スケジュールの共有➡行動、情報の見える化、会議の効率化
・作業依頼、日報の報告➡業務の効率化

２．労働の質の向上
・業務内容の共有➡人材の見える化
・部署間の情報発信➡現場力の向上
・新たな気づきの共有➡創造性の発揮

・グループウェアを積極的に活用することで、情報共有の相乗効果が起きます。

生産性向上

労働の質の向上

３．柔軟な働き方
柔軟な働き方・場所を問わない情報共有➡働く場所の柔軟性
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0３．取り組みの考え方■グループウェア導入は風土を変える意識改革と運用ルール策定の3点セットで進めるのがポイント

グループウェア導入

風土を変えるためによる業務効率化の意識改革＋

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スケジュール・組織横断的な行動管理、スムーズなスケジュール調整。
・資料の事前添付でスピードＵＰ（会議の高度化）。

社内メール
・コメント機能とファイル添付で議論しながら資料のブラッシュアップ。
・電話連絡から行内メールへの変更で通信費の削減。

ファイル管理・業務フローや各種マニュアルを電子化共有し、時間があるときにいつでも参照・学習できる。
・電子化保管でスペース有効活用と印刷コストの削減。

ワークフロー
・案件回覧が回覧予定で確認でき、隙間時間に内容確認することで決裁スピードＵＰ。
・現在、誰まで回覧されているかも一目瞭然。

作業・伝言メモ
・業務の進捗管理・期限管理に活用、個人のToDoリスト活用。
・紙での伝言メモを廃止しペーパレス化にもなる。

Webデータベース
・障害管理や案件管理もKPIなどの項目を設定し、データを整備して継続的な管理を推進。
・全社横断的な案件も必要項目を一覧化。

運用ルール策定による業務定着

運用ルールの重要性＋ • 「スケジュールは隙間時間に誰でも登録できる」、「メモ紙は置かない」、「メッセージは当日中に必ず確認する」といったように、やって良いことと、いけないことを明確にする必要がある。
• 仕事の仕方や会議のルール、文書の書き方など、統一された考え方があって初めて、グループウェアを有効活用できる。
• 運用ルールの策定を通じて、社内全体の効率化を見直すこととなり、事務BPRの推進に繋がる（全体最適）。

運用ルール策定の理由• 運用ルールの重要性と会社の理念に沿って、組織の活性化、生産性向上を目的とした行動方針を分かりやすく明確化する。
• 分からないことがあれば、いつでも確認できる環境が必要（いつまでも悩まない、すぐに解決）。
• 新しい社員も、すぐに仕事の仕方を理解できる（教育）。
• 運用ルールがないと、利用しない社員が現れやすい（確実に利用を浸透させる）。
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0４．CCイノベーションのコンサルティング
自社でのプロジェクト

CCIのコンサルティング

全社プロジェクトを行ったことが無く経験不足及び専門部署がない・・・

豊富な知識と経験をもとに、グループウェア導入プロジェクトをサポートします

社内体制の構築

総務・経理部門が主体となることが多く、全体最適を実現する体制を構築しにくい。

経営層、業務部門それぞれが適切に関与し全体最適を実現する体制を構築します。

要件の明確化

社内の業務全体を把握や問題点の洗い出しができておらず、どの業務がグループウェアに移行できるのかわからない。

現在の業務の問題点や改善点についてヒアリングし、グループウェアに移行すべき業務を明確にします。

マネジメント

新しいツールをどういった手順で浸透させていけばいいのか方法がわからず、社内で定着するか不安。

従業員のITスキルレベルに合わせたノウハウをお伝えし、自走できる体制を整えます。
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0４．コンサルティングメニュー例
当社の支援内容C C Innovation / 2021

導入目的と計画の整理

現状把握

ツール選定とスケジュール策定

トライアル

グループウェア導入• なぜ、グループウェア導入をしたいのかという目的を明確にし、スケジュールや体制を整理します。
• 現在の情報共有方法や社内ルールなど、現在の自社の状況を把握します。
• 比較検討したいツールのデモ画面を準備し、確認いただきます。
• 目的に合ったツールを選定し、いつまでに何をやるかを明確にした上で、取組を進めます。
• 本番稼働に必要な設定と策定したルールについて社内で試行します。
• 試行時に出た問題点などを踏まえ内容を改善します。
• 社内でグループウェアを導入し、運用上のギャップも調整します。
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0５．導入効果
コンサルティングを導入する効果は以下の通りです

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ありがちな問題どのグルーウェアが自社に最適かわからない機能をどのように活用すればよ
いかわからない

期待される効果CCイノベーションの知識と経験を最適なグループウェア 踏まえたアドバイスを行い、グループウェア選定をご支援します。の選定

活用方針の確立選定したグループウェアの各機能の活用方針策定をご支援します。

社員の定着

社内で運用定着していけるようなルール作りやマニュアル策定をご支援します。

社内に浸透させられるか自信がない
社内で運用していけるか不安

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ご確認事項• 本資料は、経営コンサルティングに関する情報の提供のみを目的として作成されたものであり、
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経営コンサルティングのお取引を強制するものではありません。

• 本資料に記載されている意見などはCCイノベーションが信頼に足り、且つ正確であると判断した情報に基づき作成されたものではありますが、その正確性、確実性を保証するものではありません。なお、本資料は、作成日において入手可能な情報等に基づいて作成したものであり、金融情勢・社会情勢等の変化により、内容が不正確なものになる可能性もあります。

• 本プログラムへの参加の最終決定はお客さま御自身の判断でなされるよう、また、必要な場合には顧問弁護士、税理士などにご相談いただきますようお願いいたします。

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