ホールデビューガイド
サンパール荒川でイベントの開催を検討されている方に

2019年3月21日発行

サンパール荒川ホールデビューガイド

はじめに音楽やダンスサークル等において、練習の成果の発表は、メンバーのモチベーションを保ち技量の向上につながる大切な機会です。
大きなホールを使った公演の開催は「難しい」と思われがちですが、時間と予算と情報がしっかりと把握できれば、決して難しいことではありません。
初めてホール演奏会を開催した「荒川サン音楽サークル」主宰のＳ氏の体験をもとに、ホールデビューのポイントをご案内します。

サンパール荒川でイベントを開催する流れ「荒川サン音楽サークル」Ｓ氏が演奏会公演を開催する場合
前提①「荒川サン音楽サークル」の演奏会公演が14ヶ月後に決まった。
前提②サークルの地元、サンパール荒川で開催したいと考えている。

「どうすればホールが使えるのだろう？」「まずは、サンパール荒川に電話してみよう！」

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１．サンパール荒川に施設の利用を問い合わせる
ご利用希望のホールや希望日程などまとめて、☎03-3806-6531にお電話ください。
●開館時間 9:00～22:00 ●休館日 12月29日～翌年1月3日「はい、お電話ありがとうございます。サンパール荒川 アラカワが承ります。」①利用日を伝える「14ヶ月後に大ホールを利用したいのですが、予約はできますか？」「荒川区内（在住、在勤、在学）の方のご利用は、12ヶ月前の１日（1月は４日）にサンパール荒川で抽選会がございます。8:30から9:00の間にご来館いただき、抽選会を実施します。
ご希望日を会場で申込んでいただきます。希望日が重複した場合は抽選になります。」※区外の方のご利用は抽選会後11ヶ月前からとなります。
※使用不可日がございますので、ご希望日にご利用いただけない場合もございます。
②利用料金を確認する「大ホールの利用料金はいくらですか？」「土・日・祝日に大ホールの舞台・楽屋・客席・ホワイエを9:00から22:00まで利用すると260,000円（税込）です。
詳細はサンパール荒川ＨＰでもご確認いただけます。入場金額等により加算となる場合がありますのでご注意ください。」
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③収容人員の確認「大ホールにお客様は、何人入れますか？」「大ホールの最大収容人数は975人です。」④附帯設備の利用「ピアノを借りることはできますか？」「ピアノはスタインウェイとヤマハのフルコンサートピアノをお選びいただけます。有料の貸し出しとなります。」※調律費は含みません。
⑤その他関連事項「楽器や機材の搬入があるのですが、大型トラック用の駐車場はありますか？」「大ホール専用の屋外駐車場があります。搬入口とつながっています。」「ホールの使い勝手がよくわかりました。それでは抽選会に伺います。」「ありがとうございます。ご来館をお待ちしております。」
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２．１２ヶ月前の１日、抽選会に参加する「サンパール荒川は都電荒川線の荒川区役所前から徒歩で２分くらい。近い。」「受付スタッフさんの案内で希望日他必要事項を申込書に記入、いよいよ抽選。」
どきどきしながら抽選棒を引く。
「やった！第１希望で日程決定！」「利用料金の半額を支払って、手続き終了。」※抽選会は月の最初の営業日（年始を除き１日）に１階受付にて行います。
※抽選会に参加できるのは、１団体から１名のみです。
※抽選月に利用できない日程は、当日掲示いたします。
※抽選で予約の場合は変更・取消はできません。
※利用承認をいたしますので、抽選会当日に利用料金の半額以上をお支払いください。
残額は利用日の15日前までにお支払いください。
※リハーサル、本番の時間配分によっては２日間の予約が必要です。

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３．本番の計画をたてる①演目、開場時間、開演時間、終演時間を決め、プログラムを組む。
「午前中にリハーサルをして、本番は1４時開演で演奏時間は２時間。
撤収時間を考えると２０時には退館できるかな。」「メンバーと話し合って、お客様が喜ぶ演目を決めよう。」※施設の利用料金は本番と準備では料金が異なります。詳細はお問合せください。
②入場料金（有料・無料）、指定席・自由席を決める。
「今回はメンバーからの会費と演奏会参加費で会場費も含めた費用は足りる。
荒川サン音楽サークルのお披露目なので、入場料は無料にして多くの人に来てもらおう。」「ご招待の席は席に関係者札を貼って、その他は自由席にしよう。」※収入と支出を把握して、全体予算を管理しましょう。
③必要な機材を決める。
④演奏者の人数と舞台レイアウトを決める。
⑤照明等演出の方向性を決める。
「まずは、ピアノ。それから譜面台と椅子、指揮者の台も必要。反響板も使わないといけないな。照明のことはよくわからないので、ホールの舞台技術の人と相談しよう。あと、演奏を録音するので集音マイクも必要だな。」※大ホール附帯設備（舞台・照明・音響・映写）は有料で貸出しています。
詳細はサンパール荒川ＨＰでもご確認いただけます。
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４．演奏会の告知（とチケット販売）の計画をたてる演奏会の告知を行い集客を図る。
「今回は、初めてのホール演奏会なので、できるだけたくさんの人に来てほしい。演奏会のチラシを作って、メンバー全員で配ろう。それから、周辺に告知できるフリーペーパーなども探してみよう。」「今回はチケットの販売がないけど、3ヶ月前くらいには販売が始められるように準備をしないと売り切るのに間に合わないかもしれないな。」※サンパール荒川では、告知のチラシをお預かりして、デジタルサイネージへの掲載サービスを行います。その他、館内ラックへのチラシ置きなどはご相談ください。
※サンパール荒川では一般のご利用者様のチケット販売は行っておりません。

５．演奏会の役割分担を決める
本番運営に向けた役割を洗い出し、それぞれの担当者を決める。
「事務方や告知は自分でやるとして、演奏会当日は演奏会全体の進行と演出を統括する舞台監督も僕がやろう。」「とても一人で全部はできないので、演奏者への指示出しや楽屋の準備の担当、裏方の他にホールの受付でアンケートを配る人、客席にご案内する人、車いすのお客様のお手伝いも必要だな。全体の人数を決めて、演奏メンバーとスタッフの弁当も頼まないといけないな。」※演奏者は舞台から動けませんので、運営スタッフが必要です。

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６．舞台技術担当との打合せ（開催１ヶ月前頃）
舞台技術に関する打合せの希望日程を、☎03-3806-6531にお電話ください。
「はい、お電話ありがとうございます。サンパール荒川 アラカワが承ります。」「大ホール利用で舞台技術の方と打合せをしたいのですが。」「それでは、舞台担当者より、打合せ可能な日程をご連絡いたします。」※ご利用者と舞台担当者で打合せの日程を決定し、ご来館いただいて打合せをします。
「今日は、舞台技術さんと打合せ。段取りよく進めよう。」①利用日の進行全般の確認をする。
入館から退館までのスケジュールを示し、舞台準備の段取りを打合せます。
※サンパール荒川の舞台担当者は専用の打ち合わせシートで確認をさせていただき、終了
時にコピーをお渡しして双方で決定事項を共有します。
※サンパール荒川は9:00入館、22:00完全退館です。ホールの利用時間を把握してスケジジュールを組むとスムーズに進みます。

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②舞台セッティングの確認。
舞台上の配置（ピアノ位置、指揮台位置、演奏者配置、舞台上の演奏台の有無、譜面台、椅子等）等の確認をする。
照明設備の使用方法の確認をする。
音響装置の使用方法の確認をする。
大ホール前看板、舞台吊看板の確認をする。
※サンパール荒川では、看板枠に貼る看板文字シートの製作を有料で承ります。

③客席セッティングの確認をする。
車いす席の設定、保育室の設定等がある場合は、事前にお伝えください。
④ホワイエセッティングの確認をする。
チケットもぎり、当日券販売、お預かりチケット、プログラムお渡しなどの場所を決める。
※ホワイエ利用の机等も貸出しています。
⑤楽屋の確認をする。
だれにどの楽屋を利用してもらうか、人数が収まるかを確認する。
※大ホール用楽屋の他に、有料の個室楽屋が４室ございます。

⑥弁当・飲料の申込をする。
※イベント時の弁当・飲料の注文が可能です。
演奏者・運営スタッフの弁当について、５日前までにお申込みいただければ、指定の時間にお届けします。メニューはサンパール荒川のホームページをご覧ください。
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７．当日の備品等を準備する「さあ、いよいよ当日。ここまでの準備はしっかりとできたので、お客様には最高の演奏をお届けしたい。がんばるぞ！」①サンパール荒川に入館する。
※楽屋をご利用される出演者・運営スタッフの方は楽屋口よりご入館いただけます。
ご利用時間に合わせてご入館ください。
※舞台は9:00からご利用可能です。
②来場者への配布物制作を用意する。
事前に制作した当日プログラム、その他予告チラシ、アンケート用紙等を大ホールに準備し、お客様のスムーズな入場に備えます。
③文具、雑用品等を忘れずに。
自分たちが使う備品はもちろんのこと、アンケート用紙の記入用の筆記用具なども忘れずに用意しましょう。
※サンパール荒川から徒歩５分くらいのところにコンビニエンスストアはありますが、文具等は是非ご用意ください。

９サンパール荒川ホールデビューガイド

８．本番開始から退館まで「本番スタート！ お客様も大満足！」「演奏会は無事終了。メンバー全員全力で演奏できた。あとは楽屋を片付けて、残りの手続きを済ませて、退館しよう。」「大ホールの利用料金は事前に支払い済みなので、帰る前に照明や譜面台などの附帯設備と、お願いした弁当の料金を払ってこよう。」①ホール利用料金の支払い。（ご利用前）※サンパール荒川ではホールの利用料金はご利用日の15日前までにいただきます。
②附帯設備料金、弁当・飲料の支払い。
※サンパール荒川ではホールの附帯設備、弁当・飲料の料金は当日精算で承ります。
※ゴミについては持ち帰りが原則です。（注文いただいた弁当の空箱は回収いたします。）
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９．最後に最後に…♬「私たちの演奏会も、盛況に終わることができました。
初めてのホール利用で、わからないこともありましたが、時間に余裕を持ち、確認チェックをすることで、失敗なく演奏会を開催することができました。
次回の演奏会開催が、今から楽しみです♪」

サンパール荒川では、はじめてのホールご利用の方にもご満足いただけるよう、疑問にお答えしております。
「こんなこと聞いても平気かな？」とご不安なことでも、遠慮なくお問合せください。

お問合せ
TEL.03-3806-6531 FAX.03-3801-5160
ホームページ http://www.sunpearl-arakawa.com
営業時間
9:00～22:00
休館日
12月29日から翌年1月3日
指定管理者：株式会社ケイミックスパブリックビジネス

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