導入事例 Vol.19
スキャナの最適配置でクライアント情報の管理を効率化！
きなみ

多数のクライアントを抱える木 南会計事務所（東京都千代田区）では、膨大なクライアント情報をデジタルで一元税務・会計管理することで業務の効率化を実現している。オフィス向け文書管理ソフトで多くのユーザーから支持を集める「DocuWorks」での管理に加え、複合機とドキュメントスキャナシェアNo.1 の『ScanSnap』を組み合わせた、＊適材適所のスキャナ配置は大きな成果を生んでいるという。所長の木南誠先生に、その効果のほどを伺おう。

木南先生のScanSnap活用法

きなみ

木南会計事務所
税理士

木南誠様

クライアントから預かる請求書の束をスキャンして記録＊BCN AWARD 2015 スキャナ部門最優秀賞（年間販売台数No.1）受賞。

クライアントから預かる請求書の束をスキャンして記録

定型・大量の書類は複合機で、不揃いの書類は『ScanSnap』で。
「DocuWorks」への取り込みがいっそう便利になった！
現所長の木南誠先生で3代目となる木南会計事務所は、大小の法人、なわち膨大な書類の管理だ。

フリーランスなどの個人、飲食店など、多彩かつ多数の顧客を抱える「うちでは税務で電子申告を行う場合も必ず申告書を紙で出力し、クライ老舗事務所だ。税務と会計、両サービスで信用を最重要視する当事アントにお見せしてから印鑑をもらうなど、双方が納得できる形で業務を進務所において、木南先生の悩みの種だったのがクライアント情報、すめています。また、こうした書類はいざというときのために紙で控えを取り、長期にわたって保管してきました。祖父の時代からのクライアントの場合、50年以上保管している書類もあります。しかし紙の書類には、保管のための場所が必要である、検索などのアクセスに難点があるといった管理上の問題があります。そこで事務所の電子化を進め、5年ほど前から新規で発生した書類を対象に、『DocuWorks』による文書のデジタル化と一元管理に移行しています」「DocuWorks」は富士ゼロックスのドキュメントハンドリング・ソフトウェア。
木南先生はこれを税理士会の研修で知った。クライアントの印鑑が捺された書類も富士ゼロックスの複合機でスキャンしデジタルで控えを残せる点や、それらスキャン文書をデジタル作 成 文 書と同列で管理できる点、デジタ複合機と『ScanSnap』を使い分ける

ル文書に書き込みなどを簡単に入れられる点が事務所の業務にうってつけだったため、迷いなく一気に導入。事務所のスタッフ全員大量の定型書類は複合機で、サイズや形の揃わない書類はデスク上の『ScanSnap』でスキャン。「Scan to DocuWorks」を活用すれば『ScanSnap』からもダイレクトで「DocuWorks」にデータを送れる。

が使えるようにしたという。
この「DocuWorks」 導入によって、意外な効率各デスクに複数のモニターが並ぶオフィス。
「DocuWorks」
はほぼ常時開かれ、いつでも参照できる。

『ScanSnap』から「DocuWorks」へダイレクトに保存！
「DocuWorks Desk」の開いているフォルダに、スキャンしたデータがダイレクトで保存される。

「ScanSnap iX500」でのスキャン。サイズや向きが異なる書類もまとめてセットできる。

「Scan to DocuWorks」をインストールしていれば「DocuWorks Desk」画面のスキャンボタンをクリックするだけでスキャンがスタート。

化の芽も出てきた。スタッフ個々の手元に日常的に集まる紙もスキャンしてデジタル化し、「DocuWorks」で管理したいというニーズが生まれたのだ。特に業務に直結するところでは、小規模法人や個人などから月ごとに預かってくる、規格が不揃いの請求書や領収書の束などだ。
「たとえば、こうした請求書（上写真）をガサッと受け取って、税理士の視点で仕『ScanSnap』なら各書類のサイズと向きを自動的に補正してデータ化される。

分けし、記帳していきます。これも欠かせないサービスの一つです。そこで、こうした書類のスキャン専用機として『ScanSnap iX500』を試験的に導入したところ、どんぴしゃりでした。
『ScanSnap』なら重ねて一気にスキャンできますし、向きを自動的に補正してデジタル化してくれます。
それらのデータはScanSnap連携ソフト『Scan to DocuWorks』によって、複合機によるスキャン同様『DocuWorks』フォルダにダイレクトに保存されるため、仕事の流れが止まることもありません。請求書の原本はスキャン後、すぐにクライアントに返却できます。『ScanSnap』導入後は、A4など定型の書類を大量にスキャンするときは複合機、こうした請求書や伝票類をスキャンするときは『ScanSnap』、という使い分けができるようになり、業務が効率化しました」
デスク上に設置できるのも『ScanSnap』の利点だ。日々増える名刺も手軽にスキャンして「DocuWorks」へ。関連書類とともに保存しておけば案件単位で関係者の連絡先を確認でき、とても便利だ。
現在、木南先生はスタッフのデスクにも「iX500」を置くことを検討中だ。実現すれば木南会計事務所の確かな仕事にますます磨きがかかるだろう。
通信販売を手がけるクライアントの場合、「振替受払通知票」もスキャン対象となる。これも「iX500」で手軽にスキャンできる。

「iX100」を携行し、客先で書類をスキャンする
木南先生はモバイルタイプの「ScanSnapiX100」を業務に導入することも試みてい木南誠様る。 携行が簡単なので、クライアントを訪ねた際に必要な書類をその場でデジタル化するのだ。データで持ち帰れるため原本紛失の心配がなく、クライアントにコピーを頼むといった心苦しい事態も避けられる。 税
理士や会計士にぴったりの活用法だ。

「iX100」は、このように固定資産税の長い明細書もその場でスキャンできる。

祖父の代に東京・神田で開業し、父の代に現在の九段に移転した木南会計事務所の所長（3代目）、税理士。大小の法人から個人まで、多数かつ多彩なクライアントの税務と会計業務に携わる。木南事務所は早い時期から積極的にIT化を進めており、木南先生はじめほとんどのスタッフがPCを自作するほどITに詳しい。

＊ DocuWorks は、富士ゼロックス株式会社の日本およびその他の国における登録商標または商標です。

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2015年09月 Vol.19