導入事例 Vol.13
法人クライアントから預かった大量の重要書類をデータ化
税 務・会 計SKJ 総合税理士事務所 袖山喜久造 様「SKJ 総合税理士事務所」（東京都千代田区）のSKJ 総合税理士事務所
袖山喜久造様所長にして「電子帳簿保存法」のオーソリティでもある税理士の袖山喜久造さん。法人クライ

東京国税局調査部で長く大規模法人のアント顧問業務のほか、電子帳簿保存法関連の調査事務に携わった実務経験と豊富なコンサルやセミナー講師などの活動でも多忙を専門知識を活かし、法人クライアントに対するきめ細かい情報や節税ノウハ

極める袖山さんは、大量の書類を『ScanSnap』

ウの提供、税務調査の立ち合い・折衝でデジタル化することにより、業務の大幅な効等を行っている。日本で最も電子帳簿保存法に詳しい税理士でもある。

率化を実現している。

総勘定元帳・申告書・契約書など、すべてをデータで保存する
キャビネットに空きができ、紛失もなくなる「税理士事務所は書類を捨てられないんですよ。クライアントの袖山喜久造さんは東京国税局に 20数年間勤務したのち、2年前にら借りてこよう』というケースが頻繁にあるからです。その期待独立して「SKJ 総合税理士事務所」を開いた。クライアントはに応えられないと信用問題に数十社にのぼる。企業の税務に精通する袖山さんの主たる業務はもつながります」

税務顧問。この仕事では大量の紙が発生する。各クライアントのしかし書類を保管しようにも、重要書類が集まるからだ。

事務所のスペースには限界が「税務顧問の業務では多くの場合、法人税と消費税の申告をはじある。開業 3 年目を迎える袖めとする各種の申告・申請・契約などのサポートをしています。

山さんはこの問題に直面してクライアントの法人が決算を終えると、総勘定元帳をもらってきいた。そこで大きな力となって、それを基に当期の申告などを行います。会計ソフトが事務所たのが『ScanSnap iX500』 ワンプッシュで高速スキャンできる「iX500」なら、と共通している会社ならば総勘定元帳をデータでもらえますが、だった。

たいていは紙で受け取ります」「確定申告が終了すれば紙で保存しておく必要はないので、すべ社内で書類の原本が見つからず、『税理士の先生が持っているか大量の書類でも手早くデータ化が可能。ての書類を『iX500』でスキャンしてデータ化し、紙はシュレッダーにかけて処分することにしました。紙のままだとどこかに紛れて見つからなくなる危険性もありますが、こうしてデータ化しておけば安全かつ確実に保存できます。書類が急に必要になっ税務顧問を務める法人別に分厚いバインダができる。
進行年度が終わったものからスキャンしてデータ化し、紙は処分する。

たときも、検索すればすぐに探し出せます。紙のバインダを取り出して一枚ずつめくるのとは分厚い総勘定元帳が数十社分。さらにはクライアントごとに、袖比較にならない速さです」

山さんが随時行う申告・申請・契約などの書類が加わっていく。

以前はキャビネット 2 本が書類

税務のみにとどまらず、保険契約や土地売買契約に関わる資料やで 埋 ま っ て い た が、「iX500」

図面、事業承継関連など、種類は多岐にわたり、件数も多い。1
社ごとの書類の分量は、厚いバインダ 1 冊以上にはなる。大変な量だが、税理士事務所の務めとして保管しなければならない。

キャビネットに置くのは進行年度にある法人のバインダのみ。空いたスペースを他の資料の保管などに使えるようになった。

導入以降は 1 本に常時、空きができるようになったという。

電子帳簿保存法の申請書もスキャンしてすっきり「税金に関する最新の判決が出たときなどに、その経緯や根拠を袖山さんならではの業務が「電子帳簿保存法」に関するコンサル細かく研究します。クライアントに何か聞かれたときに答えられティングだ。袖山さんは国税局時代、電子帳簿の導入を希望するないようでは困りますから、常に勉強を続けています」

企業などからの相談を受ける立場でもあった。独立後の袖山さん

資料は所属する研究会のレジュメをはじめとする大量の紙だ。週は現在、国税庁以外ではただ一人のオーソリティなのだ。

末や深夜の時間帯を利用し、袖山さんはそれらにマーカーを引き「電子帳簿は原則的にデータベースの状態で保存しなければなりながら研究を進める。一つのテーマが終了したら「iX500」でスません。ところが多くの企業が、見やすい帳簿形式の PDF にしキャンしてデータ化し、「楽 2 ライブラリ Smart」のキャビネッて保存しがちなんですね。それだと帳簿が何万ページにもわたり、トに収納しておく。この方法なら、どんどん増えるデータも美しソートなどの操作もできなくなるため、調査が不可能になってしく効率的に整理することができる。

まいます。そこで国税局は、申請の相談に来た企業に細かい注文をつけます。その結果、申請を諦める企業も少なくない。でも法律の求めるところに従えば、実はそこまで面倒ではないんですよ。
申請書に添付する事務手続きのフローやシステム概要なども、社内にあるものを利用すれば手間をかけずに作れます」
袖山さんはそうしたアドバイスを企業に提供し、申請書の作成をサポートする。袖山さんの的確なコンサルティングによって出来袖山さんの「楽 2 ライブラリ Smart」画面。
税務顧問業務用キャビネットには、クライアント別のバインダが整然と並ぶ。

上がる申請書一式はバインダ 1 冊分になる。
『iX500』の出番だ。
「申請が通るまでは不測の事態に備えて紙のまま手元に置きます
が、通ってしまえばスキャンして、データだけ保管します」
電子帳簿保存法の申請のために袖山さんを頼る企業は増えている。だが「iX500」があれば、事務所が申請書で埋まることもない。

事務所には「ScanSnap SV600」も設置されている。
研究用の資料として冊子を複写するときなどは「SV600」の出番だ。
上向きにおいてボタンを押すだけなので、コピー機を使うより楽だ。

「iX100」があれば客先で気兼ねなく複写できる
袖山さんは最近「ScanSnap iX100」も入手した。バッテリーと Wi-Fi を搭載した軽量コンパクトスキャナだ。
「これは便利。客先で書類のコピーをもらう機会が多いのですが、会議室にはコピー機がないことが多いんです。でも『iX100』を電子帳簿保存法の申請書は1社でこの分量になる。
申請が通ればすぐにスキャンして紙は処分する。

袖山さんの著書『「帳簿書類のデータ保存・スキャナ保存」完全ガイド』（税務研究会出版局）
は電子帳簿保存法に関する貴重な解説書だ。

「楽 2 ライブラリSmart」の仮想キャビネットが便利携行していれば気兼ねすることなく、その場で複写できます」
A3 までの大きな書類を片面ずつスキャンし、あとから PC を使って見開きに合成できるので、A3 や B4 の契約書も複写できる。
稀に行う記帳代行業務では、領収書などの証憑も客先でスキャンスキャンしたデータの管理に、袖山さんは『ScanSnap』同梱のできる。「iX500」「SV600」に「iX100」が加わったことで、ドキュメントファイリングソフト「楽 ライブラリ Smart」を活

袖山さんの多彩で高度な業務はますます洗練され、質を高めてい用している。本物のキャビネットのイメージでバインダが並ぶのくことだろう。

2で「PC のフォルダよりも使いやすい」と袖山さんは言う。
「楽 2 ライブラリ Smart」では、バインダを収納するキャビネット自体を増やすことができる。袖山さんも、クライアント別バインダを収納した税務顧問用キャビネット、同じく電子帳簿保存法関連のキャビネット、セミナーや講演の資料を収めたキャビネットなど、整然と分類して保管している。
業務用のほかに、租税法の研究資料を収めたキャビネットもある。

A4 書類のスキャンはお手の物。
ScanSnap の付属アプリを使えば、あとから A3 までの見開き合成も行うことができる。

スキャンすると即、手元のスマートフォンやタブレットPC にデータが送られる。

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2015 年 02 月 Vol.13