住宅性能評価業務における評価申請書等の受理、評価書の交付、書類の保存に係る電子文書の利用に関する方針の公表について
一般社団法人 住宅性能評価・表示協会
2018 年 12 月 25 日
改正 2019 年 11 月 1 日
住宅性能評価においては、申請書等の受理、評価書の交付、帳簿・評価関係の書類の保存について電子文書を利用することができる旨が、品確法施行規則に規定されております。
この度、当協会では、当該規定を受け電子文書の利用をより具体的にすることにより、その利便性と効率性を高めるため、別添の「住宅性能評価業務における評価申請書等の受理、評価書の交付、書類の保存に係る電子文書の利用に関する方針」を取りまとめましたので、公表いたします。
この方針では、住宅性能評価に関係する業務である長期優良住宅、低炭素建築物及び性能向上計画認定、認定表示の技術的審査業務についても住宅性能評価業務に準ずるかたちで記載しておりますので、電子文書として幅広くご活用ください。
また、別途に当該方針の主要なＱ＆Ａをご用意しておりますので参考としてください。

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住宅性能評価業務における評価申請書等の受理、評価書の交付、書類の保存に係る電子文書の利用に関する方針
一般社団法人 住宅性能評価・表示協会
2018 年 12 月 25 日公開
2019 年 11 月 1 日改正
１．電子文書を利用した評価申請書等の受理、評価書等の交付等に係る方針（１）申請書等の受理に係る秘密の保持について評価機関側にて申請書等の受理を行う電子情報処理組織を提供する場合においては、申請書の受理に係る秘密の保持を以下のとおり確保すること。
①

ネットワーク上で電子文書を送受信する際の情報漏えいの防止②

評価機関にて受理した電子文書への第三者による不正アクセス行為の防止

上記の具体的な対策としては、それぞれ以下のような方法とすることが望ましい。
・①については、電子情報処理組織の通信の暗号化による方法（SSL(SecureSocket Layer)等のプロトコルを活用する方法）
・②については、電子計算機及び電子情報処理組織に、それぞれ ID とパスワードを用いてアクセスを行う方法※電子情報処理組織とは、評価機関の使用に係る電子計算機（入力装置を含む。
）と申請者の使用に係る入力装置とを電気通信回線で接続した電子処理組織をいう。
（２）申請書等の「副本」の扱いについて申請に必要とされる副本については、正本（提出された電子文書）の提出をもって副本の提出もされたものとみなすことができることとする。
（３）押印が求められる申請書類の扱いについて押印が求められる申請書類（申請書第一面等）は、押印された書面を PDF 等の電子データに変換したもの、又はスタンプ等✻を活用して作成された電子データにより受理できることとする。
（４）申請書類の一部が書面で提出された場合の扱いについて申請図書等の一部が書面で提出される場合においては、書面の部分と電子文書の部分を一体の申請図書等として適切に管理し、審査を行うこととする。
（５）評価書の交付について押印された評価書を PDF 等の電子データに変換したもの、又はスタンプ等✻を活用して作成した電子データによることができることとする。
なお、書面による評価書の交付を求められた場合には、電子文書による交付に加え、書面による交付も併せて行うこととする。
✻電子計算機上で表示可能な印影のこと

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２．電子文書の保存に係る方針（１）保存に係る秘密の保持
１．電子文書を利用した評価申請書等の受理、評価書の交付に係る方針の（１）に準じた方法とする。
（②の「受理した電子文書」は、「保存する電子文書」と読み替える。
）（２）保存場所について記録は、各機関で管理するサーバーに保存すること。なお、適切に管理ができる場合は外部サーバーを利用することも可とする。
（３）保存期間について法律に定められた期間について確実に保存できる体制が確保されていること。
（参考）・帳簿：品確法施行規則第 20 条により、機関が業務の廃止をするまで保存
・評価関係書類：品確法施行規則第 21 条により、住宅性能評価書の交付日から設計住宅性能評価の場合は 5 年、建設住宅性能評価の場合は 20 年間（４）記録の紛失防止対策について記録の紛失防止対策として、バックアップファイルを設けること。
（５）監査を受ける際の対応について監査時において、帳簿・評価関係書類（評価の最終図書、評価記録等）の提示を求められた際には、電子計算機の画面で関係書類が確認できるようにすること。
なお、書類間の記載内容の整合性を容易に確認できるようにすることが望ましい。
具体的には、例えば以下のような方法が考えられる。
・複数の画面で確認できるようにする。
・必要に応じて、プロジェクター等を用いて拡大画面をスクリーン等で確認できるようにする。
・監査時のファイルのダウンロードや画面の操作は、監査員自らが行えるようにする、又は監査員の指示により機関の担当者が操作を行えるようにする。

３．長期優良住宅、低炭素建築物及び性能向上計画認定、認定表示の技術的審査業務
について
評価機関は、長期優良住宅、低炭素建築物及び性能向上計画認定、認定表示の技術的審査業務において電子文書を利用する場合、住宅性能評価業務に準じて取扱うものとする。
なお、所管行政庁に認定申請する際は、書面による申請を求められることが想定されることから、技術的審査終了後に評価機関が申請者に交付する「適合証」及び「添付図書（評価機関が技術的審査を終了した旨が確認できるスタンプ等✻があるもの）」については、申請者からの求めに応じて書面による交付ができるようにすること。また、電子データを直接印刷した書面の交付による場合は、必要に応じて電子データを印刷した旨を当該書面に明示すること。
（参考１）電子情報処理組織を提供して行う住宅性能評価の一連の手続きについて、想定される例を別添に示す。
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設計住宅性能評価における電子申請フロー例
凡例

電子情報処理組織

事前相談

ファイル
アップロード

申請者

入出力装置による業務処理 (その他)

ファイル
アップロード

修正

紙文書

平成26年10月29日修正

PDF

DB

評価書（PDF）
最終図面
ダウンロード

閲覧

閲覧可（編集不可）

指摘事項
申請 引受

審査中

申請書

申請書

○

図面2

図面2

○

計算書1

計算書1

×

計算書2

計算書2×

対面または郵送等

郵送等

5年または20年保存

最終図面
評価書

最終図面

修正版計算書1

修正版計算書1

○

申請書

○

申請書

修正版計算書2

修正版計算書2

○

図面１

○

図面１

図面2

○ 最と 審し 査て記 履録 歴

指摘事項記入

修正確認

審査
指摘事項
アップロード

審査
修正確認

図面5

○

修正版計算書1○

修正版計算書2

○

4/6

最終図面等

○
評価書

終図
面
へ

図面2

○

図面5

○

修正版計算書1○

修正版計算書2

○

審査履歴
として記録

指摘事項メモ

編集不可
評価書および最終図面
アップロード

評価書
書面交付✻✻求めがあった場合©2014 hyoukakyoukai, All Rights Reserved

電気通信回線

評価書
書面交付

一定期間
ダウン
ロード可

審査
終了

審査中

○

指摘事項メモ

窓口対応

最終図
面
へ閲覧可
（編集不可）

..

..
図面5

資料追加

○

図面１

図面5

指摘事項修正ファイル
受領

図面１….

登録
住宅
性
能評
価機
関

閲覧可
（編集不可）

ファイル
受領

指摘事項

一般社団法人 住宅性能評価・表示協会

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平成 30 年 12 月 25 日
改正令和元年 11 月 1 日№質問回答

公開日

1

電子文書による申請はどこの評価機関でも可能ですか。

評価機関が申請書等の受理を行う電子情報処理組織の提供

2018/12/25を行っている場合に限ります。
2

電子文書による申請はどうすれば利用可能ですか。

各評価機関により取扱いが異なりますので、申請を希望され 2018/12/25
る評価機関へお問合せ下さい。

3

電子文書による申請が可能な制度等を教えて下さい。

基本的には以下が可能です。ただし評価機関により取扱いが2018/12/25

無い場合があるので、事前に評価機関へお問合せ下さい。
 設計住宅性能評価
 建設住宅性能評価
 長期優良住宅建築等計画に係る技術的審査※
 低炭素建築物新築等計画に係る技術的審査※
 建築物のエネルギー消費性能向上計画に係る技術的審査（建築物省エネ法第 30 条）※ 建築物のエネルギー消費性能に係る技術的審査（建築物省エネ法第 36 条）※ BELS 評価※所管行政庁への認定申請は対象外となります。
4

電子文書により申請した場合、評価書等の交付はどうな評価書等も電子文書での交付となりますが、書面による評価 2018/12/25

りますか。

書等の交付を希望する場合には、電子文書による交付に加え、書面による交付も併せて行うことが可能です。

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平成 30 年 12 月 25 日
改正令和元年 11 月 1 日
5

押印が求められる申請書類等の紙以外の提出方法を教え押印された書面を PDF 等の電子データに変換又はスタンプて下さい。

等✻を活用して作成した電子データを提出。

2018/12/25✻電子計算機上で表示可能な印影のこと
6

長期優良住宅や低炭素建築物などの認定申請は、所管行

当該方針は、評価機関への申請を対象としているため所管行政庁へ行いますが、電子文書によることができますか。

政庁への申請は対象外となり、各所管行政庁の取扱いに従う

2018/12/25

ことになります。
7

電子文書による申請を行っている評価機関を教えて下さ

当協会では取りまとめていないため、お手数ですが各評価機い。

関へお問合せ下さい。

2

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2018/12/25