第3回「持続可能な同窓会」ディスカッション・ワークショップ（オンライン）
日時： 2020年11月14日（土） 14:00～16:00◆役員：カッコは役職と期
多田健志（会長：8）、渡辺究（副会長：14）、長久保英（副会長：18）、雨宮聡子（書記：21）、片山真紀（会計監事：16）、鈴木啓一 先生（顧問）、中嶋総雄 先生（現地顧問）、平山順造 先生（事務局）◆参加者：カッコは期
片山久美子(8)、宮井智恵(8)、村山斉(8)、伊藤麻耶子(10)、中平洋子(12)、藤本泰子(13)、山下陽子(13)、城台創(14)、石光佳太(15)、福本正義(16)、澤芳明(18)、山口壮一先生(教職員)**************************************************
今回のWeb会議では、ドイツ、デンマーク、アメリカ、インドネシアからもご参加いただき、国際色豊かな会議となった。
本ワークショップ開催にあたり役員からのコメント
同窓会を持続していくにあたり、会員・資産を管理するために、今までの運営の仕方を変えたい。
今回我々から新しい同窓会の形を提案したい、これに関して賛成・反対を含めどう思うか。
このワークショップで何かを「決定」するわけではないので、忌憚ない意見を。
---------------------------------------------------------------------議題 ： 新しい同窓会の会員管理と事務局について---------------------------------------------------------------------■新しい同窓会の会員管理
チームA
会員は年間30人程度の増加。
個人情報がドイツから一切禁止されてもらえなくなった（GDPR）ため、入会希望者が自ら連絡を取らないと入会してもらえない。
システム化すると費用がかかるので、どこまでをシステム化するのがいいか。
卒業生・転出生徒の情報が全くつかむことができない。同窓会として存続が厳しいように感じる。主体的に連絡を取ってもらう方法を考える必要がある。
公式WEBサイトにリンクをはって、登録を募り、認知度を上げる。
リンクがとても見つけにくいので、スムーズに流れるようになるといい。

各期がLINEやFBを利用して自然発生的に情報がトップダウンしていっているので、各期にそういう人がいると、本部でお金をかけなくてもなんとかなるのではないか。
各期の会はやってるところはやってるけど、やってないところは全く、となっている気がする。
そういった一つ一つの会・期をつなげるのが大切に思う。
若い人の期をいかにして入会してもらうか、を考える。
6年生や中学3年生を対象に招待状や案内を、秋・冬ぐらいに渡して、入会を促すことを校長やPTAに頼んでみる。
学校側の立場が校長が3年ごとにかわるので、校長によって協力的か否かで変わるので、担任にやってもらえるといいのだけど、負担にならないように考えなければならない。
「入会したい」と思えてもらえるような「何か」を考えなければ。昔は平山先生が「入会案内」をくばったことがある。それがずっと続いていればよかったのだが。今は切れてしまったのが残念チームB
1) 会員システムについて・登録システム導入は良いと思う。名簿の管理は大変手間がかかるので。ただ、システムのみでなく、それを同級生にシェアする世話役的な人材は必要ではないか。
・管理者の負担を軽減するという面では賛成。会員システムを通じて個別にやり取りをすることにてついては不要と思う。同窓会の周知連絡等で使えば良いと思う。
・交流ツールとしての利用は、性善説としては良い。商売等に利用され始める等のリスクも。
・アメリカ(大学院)の同窓会システム→登録は個々人で行っている。会員同士のやり取りは他のツール(facebook等)で行えば良いと思う。会員システムでそこへの誘導をすれば良いかも。
2) 特に若い会員の同窓会への誘致について・本校では紙を渡されるだけで認知度は低い。
・若い人は大同窓会には興味が薄いのか。同級生では集まっている。
・プラットフォームだけは用意しておけば、年を経た時に価値に気付くことも。
3) 維持費・集金システムの構築は難しい。懇親会時に寄付を募るのが限界か。
・懇親会費に上乗せすると、特に若い世代には高すぎる。
・維持費の具体的な額をまずは計上する必要あり。場合によっては、会員数で割れば大した額にならないかも知れないので。
チームC
・無料システムを提案したが、年間数十万円はばからしい、五年に一回だとそれでもう百万円
・同窓会はリアルで集まるのが目的
・自分で会員情報を登録できればよい・悪意がある人でも入力できてしまう
・会員システムの中でコミュニティができてしまうと問題

・やりとりがない人でも入ってしまう
・自分の期ではFacebookやLINEのグループがある
・登録するときに何期か、どの学年でDüsseldorfにいたか、という情報をいれると変な人がはいれなくなる
・無料のシステムで見たもの（ミータス）では、会費の納入などをすると手数料をとる
・有料のサービスだと、サブグループを作れる
・自分の期では全員がLINEに参加しなかったので、Facebookとメール、メッセンジャーを駆使、最後は郵便・システムがあると、実際会おうと思ったときに事務的に楽と期待
・まずは絶対に必要な機能を書き出すことからはじめては・期で分けられる機能があると便利
・期ごとに作ったエクセルを事務局に送っていた時期があった、それでよいのでは？期ごとには結構横のつながりがあり、情報もある
・連絡係がいない期は途切れる
・事務局から見ると、全員に直接連絡、アンケートなどできる方が楽・まとまっていない期は事務局から直結でないと連絡できない・二本立て：事務局直結の全体の会員システムと期ごとのグループ
・若いグループがつながっていない
・ドイツのシステムの無料会員になってみた、チャット可チームDアメリカンスクールでは１０年に一回、SNS（FB）つながりゆるーく学年単位で集まる感じ。他校をみても、ここまでシステム化しているのはない。同窓会の運営簡素化につながるのであれば電子媒体への移行は賛成。会員を管理していくシステムは設けるべき。
ただし、個人情報の取り扱いについては十分気を付ける。特にコストのかからない業者。
お金を扱うのであれば、利用者が楽な方がいい。年会費払うと少しお得とか。
運営費用について、掛かるものは掛かるので仕方ないかと。先ずは使ってみて、途中チェックポイントを設けてコストに見合った内容かを都度判断する。あとは運用コストをカバーする寄付も行っていくことも必要。
＜振り返り＞
登録するメリットを打ち出す必要がある。
悪用されるリスクも考慮。

■新しい同窓会の事務局（事務局の体制維持含む）
チームE
現在の役員の考えている方向でOK。ただし総会は実施した方がいいのではないか。全員の意思決定、会計の承認はあった方が健全。
事務局のスタッフ個人に負担がいくのは申し訳ないがお願いしたい。FB、LINの中核になっている人たちを事務局に巻き込んでいくことが必要なのではないか。

事務局の活動のイメージが難しい。普通同窓会は学校に所属している。JISDはそれがないため会員によって維持しなければならない。
チームF
今までは東京ではないとやりにくかったけど、今はネット環境があるので、問題ないように思う。
永久幹事だと、その人にたよってしまって、よくないかもしれない。もう少しみんなに参加型のほうがいい。
今回はLINEで参加の誘いがあって参加したけど、同窓会となると大所帯なので、なんとなく引き受けると大変だなと思うと引き受けにくい。
熱があって引っ張っていってくれる人がいるなら、その人に頼りたい。
ネット環境でこんなに簡単にできるなら、気軽にできるような気がする。
オンラインワークショップがないと、参加しなかったと思う。ハードルが下がった。
前は渋谷に集まってやった。今回オンラインになって、参加しやすくなった。場所に集まると首都圏に集中してしまうし、オンラインなら地方も関係ないので、やりやすいと思う。協力してくれる人が増えると思う。
打合せの仕方が変わると参加の仕方が変わるので参加者も限定されるけど、オンラインだと参加者も増えるので、固定よりいろいろまわしてもいいのかと。
学年幹事は固定化されている現状。現時点で学年幹事の仕事といっても本部からの連絡を期に回す程度。存在意義を検討、不要ならばそれに替わるものでも。
チームG
要職をあてがっても熱意がないと停滞を生むだけ、思いのある人が熱を入れ続ける構造の方がいい
組織論としては、暴走したときにどう止めるのか、というのがあるが、機能が限られているので、危険は少ない。問題があるとすればお金くらい。
他の同窓会に関わっているが、ボランティアに頼り、あてがうのはむずかしい。
今まで積極的にお手伝いしたことはなかったので、皆さん色々考えてくださっていたことがわかった。ありがとうございました。
今の体制は会長１、副会長２、書記１、先生２くらいで運営。
理想の形としては各期に年度幹事がいて、連絡をしてもらう形、しかし実際には年度幹事が揃っていなくて、負担が大きい。これで組織が長続きするのだろうか。デュッセルの同窓会は他の学校とは違う。各期の同窓会が始まるきっかけにさえなればよいのでは。簡素化していい。

代々木公園で集合、とかは？
上の方が人数が少なく、下の方はクラスもたくさんで多い、それを上の方が支えているように見える
実態が掴めていない。ある期くらいからは年度幹事もいない。でも年次会で声をかけると何百人も集まってくる。誰がなっても運営できるシステムに移行しないと、やってくれる人はいない
私のこどもも46期。卒業アルバム製作委員会などは父母会の協力が不可欠。親御さんの管理で会員システムに登録してもらう。親御さんを巻き込む仕組みを作るのが、今後参加してくれる人を確保する方法では。
旗振り役がいる期とそうでない期では全く違う。下の期に行っても連絡取り合っているのではないか、どう取り入れるか
チームH
まずは固定メンバーでよいのでは。今の同窓会の傾向をみるとできる人・やりたい人が管理していけば良い。Zoomなどを活用すれば場所に依存することなくサポートできる。
事務局を簡素化・運営していく傍ら、会員を集める活動にも注力する。特に若い人たちにも参来てもらえるようなアイディアを募っていく。（例：総会で学年ごとのに集まった後に地域ごとで集まるとか。村山さんのレクチャーとか。）その中でやりたい人・興味を持ってくれた方に事務局作業をお願いするのが良い形なのでは。そういった意味でも、事務局業務を軽減させるのはより必要かと。
＜振り返り＞
関わり続けてくれる人は必要。事務局＋サポーター
同窓生を増やす。本校にも協力要。WinWInになるような関係性を目指したい。
懇親会に集まる意義 → 今後はこういうところを考えていく方向にシフトしていく必要
労力面、金銭面、色々サポートしたい人はいるのでは。
特定に人に負荷がかかっている現状は、作業を分散してこなかった役員側の反省点でもある。
代々木公園、オクトーバーフェスト…などなど、野外で行う案も面白い。
我々にホームカミングはできない。場所を用意するという宿命がある。
卒業生の活躍、社会貢献を紹介していく「情報発信」。期を超えたところは同窓会本体にしかできない。→
気持ちが豊かに、誇りに思うことができる。
同窓会の目的は何か。今一度考えたい。