NewBusiness Model fromMieUniversity
事務DX化の先にある新たな可能性 -三重大学モデル-

三重大学 財務部財務管理チーム
調達室長 平山 亮

INTRODUCTION

DX チャレンジしますか？

INTRODUCTION

DXって結局なんだろう？
▶ Wikipediaより（2024.6.15現在）
デジタルトランスフォーメーションは、して、ビジネスプロセス・文化・顧客体験を新たに創造（あるいは既存のそれを改良）して、である。
▶ 経済産業省の定義（デジタルガバナンス・コード2.0より）企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、すること。
企業文化・風土を変革し、想像してみてくださいYES!! DX

競争上の優位性確立

競争力で遅れを取ることにNO!! DXDX チャレンジしますか？

AGENDA

01. Who am I ? （自己紹介）
02. 三重大学の事務DX体制について03. RPAによる事務DX化事例
04. 事務DX化によって生まれた新たなDX
05. 事務DX化の学外発信と波及効果
06. 事務DXの先にある新たな可能性 -三重大学モデル07. まとめと個人的な思い

AGENDAWho am I ?

01.

Who am I ?
国立大学法人三重大学 財務部財務管理チーム調達室
室長 兼 業務運営DX作業部会 エキスパート部会員

RYO HIRAYAMA
既婚、3人の子持ちの42歳
趣味はサッカーとカラオケです
略歴‣ 前職では資産運用関係企業で営業‣ 平成17年8月より三重大学勤務‣ 令和5年7月より現職（調達室長）

ここからずっと会計業務に携わってます

DXに関する業務にも従事‣ 令和元年にRPAを構築‣ 令和3年3月よりRPA推進室員兼務‣ 令和4年4月より業務運営DX作業部会
エキスパート部会員として活動

三重⼤学定例記者発表時の様⼦AGENDA

三重大学の事務DX体制について

02.

三重大学の事務DX体制について
三重大学における事務DX化の変遷

02.

三重大学の事務DX体制についてRPA推進室の活動 （成功と見えてきた課題）
RPA推進室‣ 室長、副室長、室員4名の6名体制‣ 各自が兼務発令を受け、通常業務と並行してRPA構築等を実施‣ 各部署の業務改善を目的にスピード感を持って取り組んだ

室員自らがRPAを構築し、保守当時のRPA推進室員

成功

室員自らが各部署でヒアリングを実施し、即座に対応
スピード感があり、業務改善には即効性があった

課題

個人の力量に頼った業務改善であり、RPAが全学で広がっていくという実感は全く無かった

中長期的に持続可能かは疑問

全学WG体制へ02.

三重大学の事務DX体制について

自律的なDX人材育成を見据えた事務DX推進モデル
 RPAを含めたDXは“属人化”してしまう傾向がある

脱・属人化

 専門的な部会はサポートに留め、各部署が各部署でDXによる課題解決を図り、業務として同じ部署で次の者に引き継ぐ体制を取ることでDXに対する裾野が広がり、各部署が自律的に発展することを目指す

自律型DX人材の育成

中長期的に持続可能なDX体制へ

02.

三重大学の事務DX体制について

業務運営DX作業部会の活動
 各課･チームから1名以上を選出、業務改善に積極的な者を充てる
 部会の中で支援部を構成し、エキスパート部会員、情報基盤センター技術員、DX･情報チーム職員をもって、全体を俯瞰した助言･支援・調整を行う
 少数精鋭で「個人」主体だったRPA推進室とは違い、各部署が主となって構築・保守することで「組織」で教育･支援を行う多人数方式へ

業務運営DX作業部会の一年
教育フェーズ・RPAやAccess等のハンズオンセミナー
・Office365セミナー

4月

・Udemyによるオンライン教育

自律型
DX人材へ

上半期 4～9月

教育フェーズ

下半期 10～3月

実践フェーズ

3月

・Teamsでのチャットサポート

実践フェーズ・作業部会員各自の部署の業務改善課
題をDXを用いて解決する「各部署の業務改善」と「人材育成」の両面を狙う

02.

三重大学の事務DX体制について

世の中的には人材育成についてどうなっているか？
▶ DX推進指標
経済産業省が示している指標で、35項目。
主に企業の経営者や社内の関係者がDX推進に向けた現状や課題に対する認識を共有し、アクションにつなげるための気付きの機会を提供するもの。

DX推進指標を基に企業が自己診断した結果を集約、分析。

出展：https://www.ipa.go.jp/digital/dx-suishin/m42obm000000i1sd-att/dx-suishin-report2023.pdf

人材育成には苦慮している02.

三重大学の事務DX体制について

事務DX化に必要なこと （中長期的人材育成を目指して）

01. 有能な人材を如何に発掘できるか本学でDXが進んでいった“キッカケ”が何だったのかを思い出してみると、意外に「人材発掘」が重要なのではないかと思う。

マッチング

人材発掘

強力なリーダーシップ

人材発掘

連携
最先端の情報収集が得意

とにかく実行する熱意

最先端の情報収集が得意な者、とにかく実行する熱意のある者が居れば大学DXは“ある程度”は進むと思われる。
そこで、重要なのは管理者がこの2パターンの人材をうまくマッチングできるか。そこには強力なリーダーシップも必要と思われる。

02.

三重大学の事務DX体制について

事務DX化に必要なこと （中長期的人材育成を目指して）

02.組織化し、属人化させない仕組みを構築
大学DXを拡大させていく次のステップとして重要なことは組織化と属人化させない仕組みを構築すること。
組織化

理念、
コンセプト
指示
専門知識
情報提供

リーダー

サポート

しかし、ここで構築させない各部署選出
各部署に持って帰る

各部署でDXを構築

CHECK!!

属人化防止

各部署

学内の優秀な人材を発掘できれば、あとはその者たちをサポート要員とし、学内各部署から人員を選出し、組織化を図る。
しかし、重要なのはその組織で全てを完結するのではなく、あくまでDXを構築するのは各部署に任せること。そうすることで属人化を防ぐ。

02.

三重大学の事務DX体制について

事務DX化の嬉しい副産物

業務に対するマインドチェンジ

DXという“未知なるモノ”に触れることで、これまでの既成概念から解放業務に対しての“見方”が変わる若手が続出

この仕事凄く単純だけどめんどくさいな～

DXに触れる前02.

三重大学の事務DX体制について

事務DX化の嬉しい副産物

業務に対するマインドチェンジ

DXという“未知なるモノ”に触れることで、これまでの既成概念から解放業務に対しての“見方”が変わる若手が続出

こうやって業務を見直したら凄く楽になりそうだ！

上司から言われることなく、自主的に業務改善を行うマインドに自律型DX人材DXに触れた後

AGENDA

RPAによる事務DX化事例

03.

RPAによる事務DX化事例

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション） 主にPC上で手作業にて行っているルーティンワークを自動化するツール
 プログラミングスキル無しで業務を自動化するためのフローの作成が可能
 本学調達室では、財務会計システムへの入力業務についてRPAフローを内製的に構築、自動化に成功
 本学ではMicrosoft社製のPower Automatefor desktopを無料にて利用しており、ローコストにて事務運用コスト減を図っている
 構築にあたっては、ルーティンワークのアクションを選択してRPAフローを構築
直感的な操作による構築ではあるものの、未だRPAに対する抵抗感がある

実際のRPAフローの一部

03.

RPAによる事務DX化事例

POINT. ローコストなRPAを用いて、運用コスト減を実現●事務部門における汎用的なシステムの運用にあたってのシステム運用コスト低減を画策

システム運用コストシステムを動かすための労力等

コスト減に向けて様々なアプローチを模索

Microsoft社
RPAツールの利用自体はコストゼロ!!

事務職員

パッケージ型システム
コスト減アプローチ①システムのカスタマイズではコストがかかり過ぎる

コスト減アプローチ②

RPA

内製したRPAによりローコストにて業務自動化フローを構築

・パッケージ型システムと事務職員との間にあるシステム運用コストをシステムカスタマイズではないアプローチにより解決 = RPAの活用
・アプローチにかかる手法が汎用的な環境下で実行でき、コストもほぼ発生しない。
・この手法が画期的なアプローチとして、社会的に高い評価を得た。

03.

RPAによる事務DX化事例
支払伝票作成フロー（株式会社ニッセイコム製 財務会計システム）
購入依頼書送付（支払処理依頼）
教職員

予算担当

調達担当

課題

RPA適用前

大量の伝票支出契約決議書作成（入力）

単純作業

支払伝票処理長年調達担当者を悩ませていた課題はRPAで解決できるものと判断

RPA適用後

支出契約決議書作成（入力）Excel ”連続” 入力（フロー変更）

繰り返し教育研究支援に手が回らない

発注
支払伝票処理発注依頼･支払伝票処理依頼

以下 ”１件ずつ” 処理

RPA起動（以下作業自動化）

支出契約決議書出力（印刷）支出契約決議書出力（印刷）支出契約決議書確定

支出契約決議書確定

債務計上票作成（入力）

債務計上票作成（入力） ヒトは作業なし

債務計上票出力（印刷・決裁）

債務計上票出力（印刷）

事前にExcelに必要事項を ”連続” 入力することでシステムへの ”１件ずつ” 伝票を開いての入力はRPAが行ってくれる03.

RPAによる事務DX化事例

その他RPA活用事例
会計部門✓ 入金処理業務✓ 債主情報変更業務✓ Amazon請求書ファイル名変更整理業務✓ 全国国大法人の財務諸表ダウンロード業務✓ 毎月・3ヶ月毎の伝票作成業務✓ 教員毎の予算残高データ出力・執行計画表作成業務

学務部門
✓✓
✓

賃金システムへの入力業務
労働条件通知書印刷業務
成績判定用Excelへの転記・シート作成業務

水平展開可能

企画部門✓✓

規程（295項目）のダウンロードPDF化業務
Excel情報（URL一覧）に基づくウェブ頁画面
コピー保存整理業務

03.

RPAによる事務DX化事例

その他デジタルツール活用事例
学内へのアンケート・調査等

公的研究費e-learningシステムの内製化

学内へのアンケートや調査はFormsを利用し集計も容易に

Formsでの回答への対応はPAにて自動化

PAにて回答が来たかどうか等の動きは逐次Teamsへフロー
ボットにて自動投稿

その他、MS Bookingsを用いて健康診断予約受付システムを構築

AGENDA

事務DX化によって生まれた新たなDX

04.

事務DX化によって生まれた新たなDX

事務の最終目標を目指して事務業務効率化

教育研究支援教育研究支援教育研究現場の 事務業務効率化…事務DX化による効率化で生まれた業務のスキマで企画･立案、実行!!

モノを買った時にイチイチ、システム入力したくないっ!!

調達室担当者

では、モノを買っただけで自動で伝票が出来上がるシステムを内製しましょう!!

本学で導入しているAmazonビジネスから自動化してみることに目指せ、事務作業の大幅な削減!!

04.

事務DX化によって生まれた新たなDX

Amazonビジネスの電子購買システム化を実現
 Amazonビジネスは本来Webにて購入後、購入内容について財務会計システムへ入力する必要があった Amazonビジネスにある機能とデジタルツールを活用し、電子購買システム化を内製にて実現

Amazonビジネスの電子購買システム化の概要
購入詳細データ抽出（自動化）
購入詳細データ

欲しい商品をポチっと購入

RPAにて決議書処理（自動化）

予算情報等をプルダウンで選択
Amazonの管理者権限でフリースペース欄を予算情報等選択欄に!!
購入依頼書の出力・送付

各教職員

これまでの流れ
各教職員

購入した内容をシステム入力

予め設定したPowerQuery
予め作成した各教員予算マスタ

RPAにて支払伝票処理（自動化）

現場教職員、会計事務ともに大幅に事務作業が削減

RPAにて支払伝票処理
（自動化）

予算担当

購入依頼書のチェックシステムにて承認

AGENDA

事務DX化の学外発信と波及効果

05.

事務DX化の学外発信と波及効果

これまでの学外発信及び全国への波及効果
 令和3年度に国立情報学研究所（NII）主催の「大学等におけるオンライン教育とデジタル変革に関するサイバーシンポジウム」にて登壇、高い評価を得て、全国から視察等の依頼が殺到

 他大学の視察受入・情報交換については、令和3年度から令和5年度にかけて複数の国立大学法人の他、県立大学や市役所、企業など42件の視察受入・情報交換を実施
 令和4年度にはRPAの講演会の依頼を受け、福井大学及び鈴鹿工業高等専門学校で本学の取組について講演会を実施
 令和4年度にはアマゾンジャパン主催の「活用共有会 JAB-DAI」にて登壇、令和5年度には同じ
くアマゾンジャパン主催の「Amazon Business Exchange 2023」にて登壇し、RPAでの伝票作成業務自動化を説明
Amazon Business Exchange での登壇は国立大学法人初の登壇となった
視察依頼
講演依頼

全国的には内製構築に難色
三重大学のノウハウ
内製した業務効率化フローを他機関へ

AGENDA

事務DXの先にある新たな可能性- 三重大学モデル -06.

事務DXの先にある新たな可能性

POINT. RPAフローのパッケージ化による、事務部門から価値を創出●業務効率化の成果物であるRPAフローをパッケージ化 → 事務部門が生み出す新たなビジネスモデルにフローをパッケージ化することでビジネスモデルを創出し、収益を獲得する
使用許諾の対価の設定
創作者から三重大学へ権利の譲渡

構築済RPAフロー
創作者

パッケージ化全国から視察が殺到している
伝票作成自動化フローは2/29の知的財産評価委員会にて大学に帰属されたことが承認

著作物
利用許諾契約三重大学

販売仲介専門業者
ライセンス収入

継続的な収入を目指す

他大学への利用許諾フローの配布は販売仲介専門業者から行うことを想定

他大学・権利化により、大学のコストセンターとしての認識である事務部門の活動が収益を生み出すという発想転換。
・業務効率化で生まれた事務システムとの隙間を埋める業務モデルをパッケージとして販売し収益化。
・DXを低コストにより大学現場にフィットしたものとして広めていく活動としても有益。

AGENDA

まとめ

07.
1.

まとめ
事務DX体制如何に”属人化”させずに各部署で自律的に構築・保守を行えるか過度なサポートは禁物であり、あくまで各部署の課題を各部署で解決させる = 自律型DX人材の育成へ

2.

事務DX化の次へ

教員等が教育･研究に専念できるように大学にとって真に必要な事務DX化は教員等の事務作業のDX化
これが出来るのは、我々事務職員しかいない

3. 事務の新たな可能性 事務が業務効率化として生み出した成果物の活用
本来はコストセンターである事務部門の新たなステージ
業務効率化のノウハウの全国展開、そして全国立大学法人等での事務DX活性化へ

これからの三重大学について（個人的な思い）
現在、本学では自律型DX人材の発掘、育成を進めています！
その中で、事務DX化のアイディアと教員等の事務作業DX化のアイディアが蓄積されています。
この三重大学事務DXシーズを余すことなく全国展開していきたいと考えています。
ぜひ、御興味のある方は・・・

07.

まとめ

これからの三重大学について（個人的な思い）
現在、本学では自律型DX人材の発掘、育成を進めています！
その中で、事務DX化のアイディアと教員等の事務作業DX化のアイディアが蓄積されています。
この三重大学事務DXシーズを余すことなく全国展開していきたいと考えています。
ぜひ、御興味のある方は・・・

hirayama@ab.mie-u.ac.jp

三重大学の平山まで、まずはメールにて御連絡ください！

NewBusiness Model fromMieUniversity

ご清聴いただき、ありがとうございました。