R-004-10

プライバシーマーク付与適格性審査手続規則

プライバシーマーク付与適格性審査手続規則

公益財団法人くまもと産業支援財団
プライバシーマーク審査センター

制定：2023 年 10 月 30 日

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第 10 版

九州プライバシーマーク審査センター

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プライバシーマーク付与適格性審査手続規則

目次

1.

総則.................................................................................................................................................. 3
1.1

趣旨 ................................................................................................................................................ 3

1.2

適用範囲 ......................................................................................................................................... 3

1.3

定義 ................................................................................................................................................ 3

1.4

審査の主体及び客体....................................................................................................................... 4

1.5

審査機関の義務 .............................................................................................................................. 4

1.6

申請事業者の義務 .......................................................................................................................... 4

1.7

審査の基準 ..................................................................................................................................... 4

1.8

審査の対象 ..................................................................................................................................... 4

1.9

審査手続きの流れ、申請書類の様式、理由付記の原則 ................................................................ 5

1.10 情報公開の原則 ............................................................................................................................ 5
2.

プライバシーマーク審査手続 ......................................................................................................... 5
2.1

形式審査 ......................................................................................................................................... 5

2.1.1 欠格事由 .................................................................................................................................. 5
2.1.2 申請方式の確認及び補正の指示 .............................................................................................. 52.1.3 審査料等の請求 ....................................................................................................................... 52.2

書類審査および現地審査 ............................................................................................................... 62.2.1 書類審査の開始 ....................................................................................................................... 62.2.2 書類審査 .................................................................................................................................. 62.2.3 指定書類の提出・面談調査の実施 .......................................................................................... 62.2.4 現地審査の実施 ....................................................................................................................... 62.2.5 不適合理由書の通知の効果 ..................................................................................................... 62.2.6 再審査請求............................................................................................................................... 72.3

付与適格性審査 .............................................................................................................................. 72.3.1 審査会への報告事項 ................................................................................................................ 72.3.2 付与適格性審査 ....................................................................................................................... 7
2.3.3 付与適格性決定の効果 ............................................................................................................ 73.

更新の手続き ................................................................................................................................... 8

改訂履歴

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プライバシーマーク付与適格性審査手続規則

1. 総則
1.1

趣旨

本規則は、公益財団法人くまもと産業支援財団（以下、「財団」という。）が、一般財団法人日本情報経済社会推進協会「プライバシーマーク制度基本綱領」（PMK100）を始めとする規程規則に基づき審査機関の指定に関する契約（以下、「指定審査機関契約」という。）を締結したことに伴うプライバシーマーク指定審査機関としての審査手続きについて定めることを目的とする。
1.2

適用範囲

プライバシーマーク付与適格性審査の手続については、一般財団法人日本情報経済社会推進協会（以下、「付与機関」という。
）の定めるプライバシーマーク制度に係る規程、及び、プライバシーマーク使用契約、財団が定める他の規則に特別の定めがある場合を除くほか、本規則の定めるところによる。
審査業務は、審査機関が定める「プライバシーマーク指定審査機関基本規程」に定める「プライバシーマーク審査センター」（以下、「審査センター」という。）で行う。
1.3

定義

本規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 規程規則 次に掲げる規程及び規則をいう。
① 付与機関規程 付与機関の定める「プライバシーマーク制度基本綱領」（PMK100）を始めとする規程規則② 審査機関規則 審査機関として定める規則③ 審査細則 審査センター長が定める審査手続きの細則（様式を含む）(2) 申請事業者 審査機関に対してプライバシーマーク付与適格性審査の申請をした、法人（権利能力のない団体を含む。
）またはその代表者、もしくは個人をいう。
(3) 審査機関 指定審査機関契約によって審査主体となった当財団の審査センターをいう。
(4) 申請 審査機関に対するプライバシーマーク付与適格性審査のための審査契約の申し込みをいう。
(5) 受理 申請事業者の申請に対する審査機関の承諾をいう。
(6) 申請書類 次に掲げる書類をいう。
① 規程書類 規程規則により提出が義務づけられている書類② 指定書類 審査担当者が指定した、上記①以外の書類③ 任意書類 申請事業者が任意に提出し、審査担当者が受理した書類(7) 審査 審査機関が申請事業者に対し、審査機関規則に基づきプライバシーマーク付与適格性の決定のために行う事実行為及び法律行為をいい、次に掲げる審査により構成される。
① 形式審査 申請書類の形式が規程規則に適合するかどうかの確認（事実行為）、及び受理もしくは不受理の決定② 書類審査 申請書類その他の審査対象の内容が、付与機関が定める審査基準及び、規程規則に適合するかどうかの審査
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プライバシーマーク付与適格性審査手続規則③ 現地審査 申請書類その他の審査対象の内容と、申請事業者における運用実体が適合しているかどうかの審査④ 付与適格決定 プライバシーマーク付与の適格性を有する旨の決定(8) 却下 審査機関が、審査決定をすることなく、この審査契約を解除することをいう。
（但し、この場合、審査機関は申請料金、審査料等を返戻しない。）(9) 取り下げ 申請事業者が、審査決定をする前に、この審査契約を解除することをいう。
（但し、この場合、申請事業者は申請料、審査料等の返戻を請求できない。
）(10) 審査決定 次に掲げる決議をいう。
① 付与適格決定 申請事業者に対し申請の内容が付与機関の定める審査基準及び規程規則に適合することを確認する決議② 審査不合格の決定 申請事業者に対し申請の内容が付与機関の定める審査基準及び規程規則に適合しないことを確認する決議③ 再審査の決定 審査担当者に対し理由を付記して再度、審査を命じる決議(11) 審査担当者 審査機関において、プライバシーマーク付与適格性審査を行う全ての要員、外部審査員をいう。
1.4

審査の主体及び客体審査機関は、福岡県、佐賀県、長崎県、熊本県、大分県、宮崎県、鹿児島県、沖縄県に本社のある事業所を審査対象とする。
但し、申請事業者の要望により、それ以外の地域も関係機関と協議の上、審査対象とすることができる。
1.5

審査機関の義務(1) 審査機関は、審査の過程で知り得た情報を正当な理由なく他人に開示してはならない。
(2) 審査機関は、申請事業者が提出した書類を複製してはならない。但し、申請事業者の許諾のある場合、もしくは規程規則に複製をなし得る旨の定めがある場合はその限りではない。
1.6

申請事業者の義務(1) 申請事業者は、虚偽の申請及び報告をしてはならない。
(2) 申請事業者は、審査機関の審査に協力しなければならい。
1.7

審査の基準

審査機関は、JIS への適合性を判断するために付与機関が定める審査基準（付与機関の承認を受けた審査機関ガイドラインを含む）に従い審査する。
1.8

審査の対象

(1) 審査機関は、申請書類及び現地調査の結果を審査対象としなければならない。
(2) 審査機関は、申請事業者に対し面談調査を行った場合はその結果を審査対象とすることができる。
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1.9

審査手続きの流れ、申請書類の様式、理由付記の原則(1) 審査機関の審査は、原則として、「プライバシーマーク付与適格性審査に関する約款」第５条に定められた申請を受け付け、審査担当者による形式審査に始まり、書類審査、現地審査を経て、審査会による審査決定を受けることで終了する。
(2) 申請事業者は、審査センター長の定める様式に従って申請書類を作成しなければならない。但し、定めがないものについては、申請事業者の任意の様式による。
(3) 審査機関は申請事業者に不利な決定をなす場合は、理由付記の上、書面で通知することを原則とする。なお、申請を受理しない場合も同様とする。
1.10 情報公開の原則
審査機関は、プライバシーマーク制度の運用上の支障がある場合を除き、審査機関のホームページに掲載する等、適切な方法により規程規則等の情報を公開しなければならない。

2. プライバシーマーク審査手続
2.1
2.1.1

形式審査
欠格事由

(1) 審査機関は、「プライバシーマーク付与に関する規約」（PMK500）が定める欠格事由に該当する申請事業者からの申請についてはこれを受理してはならない。
(2) 審査担当者は、申請受理の後、審査決定までに、前項に該当する事実が明らかになった場合は、欠格事由が解消されない限り申請を却下または停止しなければならない。
(3) 審査担当者は、(１)及び(２)の決定を行った場合は、直ちに審査会に報告しなければならない。
2.1.2

申請方式の確認及び補正の指示(1) 審査担当者は、付与機関が定める審査基準、及び規程規則に従い、申請事業者の提出した申請書類が申請の形式に適合するときは、受理しなくてはならない。
(2) 審査担当者は、申請の形式に不備があったときは、その補正を指示しなければならない。
2.1.3

審査料等の請求(1) 審査担当者は、申請を受理したときは、申請事業者に対して受理通知を送付するとともに、申請料金を請求する。
(2) 申請事業者は、前項の請求を受けたときは、審査機関が指定する銀行口座へ申請料金を指定期間内に振り込まなければならない。
(3) 審査担当者は、前項の申請料金の振り込みが確認されない間は、その申請事業者の審査の開始を留保することができる。
(4) 審査機関は、現地審査を行なった場合は、当該審査に係る審査料、旅費（交通費、宿泊費等）について、審査機関の規程に基づき、申請事業者に請求する。
(5) 申請事業者は、前項の請求を受けたときは、審査機関が指定する銀行口座へ審査料等を指定期
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間内に振り込まなければならない。
(6) 審査機関は、申請事業者に請求した審査料等の入金が確認できない場合は、審査を中断又は打ち切ることができる。
(7) 申請料、審査料については、審査機関の Web サイトに公表する。
審査料についてはプライバシーマーク制度の事業者規模の区分に応じて決定する。
振り込み時の手数料は申請事業者が負担する。
2.2
2.2.1

書類審査および現地審査
書類審査の開始

審査担当者は、形式審査の結果をもって書類審査を開始しなくてはならない。
2.2.2

書類審査

(1) 審査担当者は、申請事業者の提出した申請書類の審査、もしくは 2.2.3 及び 2.2.4 に定める審査が、付与機関が定める審査基準、及び規程規則に照らして適合するものかどうかを確認し、それが適合するものであった場合は、その旨を審査報告書に記載し、審査機関に提出しなければならない。
(2) 審査担当者は、前項の審査の結果が、付与機関が定める審査基準、及び規程規則に照らして明らかに適合しないと判断した場合、不適合理由書を作成し審査機関に提出しなければならない。審査機関は、不適合の理由が妥当と判断した場合は、申請事業者に通知しなければならな
い。
2.2.3

指定書類の提出・面談調査の実施

審査担当者は、申請事業者の提出した規程書類の内容が、付与機関が定める審査基準、及び規程規則に照らして不十分な場合、もしくは不明な場合は、申請事業者に対して次に定める調査を実施することができる。
① 指定書類、任意書類による調査② 面談調査（面談調査は原則として審査機関の事務所内で行う。）
2.2.4

現地審査の実施(1) 審査担当者は、原則として申請事業者に対して現地審査を実施しなければならない。
(2) 現地審査のための交通費・宿泊費等の費用は、別に定める「現地審査の旅費に関する規則」に従い、申請事業者が負担する。
(3) 審査担当者は、現地審査で知り得た情報を、法令の規定による場合、及び審査に用いる場合を除き、第三者に開示してはならない。審査担当者は、現地審査の開始に当って、その旨を申請事業者に宣言しなければならない。
(4) 審査担当者は、申請事業者が正当な理由なく現地審査に応じない場合は、その旨を審査報告書に記載し、申請書類の原本とともに審査機関に提出しなければならない。
2.2.5

不適合理由書の通知の効果
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プライバシーマーク付与適格性審査手続規則(1) 審査担当者は、2.2.2 (２)に定める不適合理由書を通知した後は、その申請事業者の審査を中止することができる。
(2) 審査担当者は、次の各号に定める場合においては、申請事業者よりその申請が取り下げられたものとみなす。
① 申請事業者が、不適合理由書の発信の日より 3 ヶ月以内に 2.2.3 もしくは 2.2.4 に定める調査・審査に応じないとき② 申請事業者が、最初の不適合理由書の発信日より 3 ヶ月以内に有効な是正措置を講じた上で、再審査請求をしないとき
2.2.6

再審査請求

(1) 2.2.2 (2)に定める不適合理由書を通知された申請事業者は、不適合の理由を是正する措置を講じ、再審査請求書を提出することができる。
(2) 審査担当者は、前項の再審査請求書が提出された時は、審査を再開しなければならない。
2.3
2.3.1

付与適格性審査
審査会への報告事項(1) 審査担当者は、次の事項の内容とする報告書を作成し、審査センター長に報告しなければならない。
① 申請事業者名一覧② 受理をした申請事業者名一覧③ 書類審査及び現地審査に適合した申請事業者名一覧④ 不適合理由書の写し⑤ 却下の通知の写し⑥ 現地審査の結果報告書⑦ 面談調査の結果報告書⑧ その他、審査会の命じた報告(2) 審査センター長は、前項の報告を審査会に提出し、審査の報告をしなければならない。但し、審査センター長は、必要に応じて審査担当者に報告させることができる。
2.3.2

付与適格性審査(1) 審査会は、審査の報告書及び審査書類の原本を元に付与適格性の審査、決定を行う。
(2) 審査機関は、前項の決定については当該申請事業者に通知する。
(3) 再審査の決定があったときは、審査担当者は、決定の理由を踏まえて当該申請事業者の再審査を行う。
(4) 審査機関は、付与機関に対して審査決定の結果を報告する。
2.3.3

付与適格性決定の効果(1) 申請事業者は、付与適格決定により、付与機関とのプライバシーマーク使用に関する契約の当事者となる地位を有する。
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プライバシーマーク付与適格性審査手続規則(2) 付与適格決定した事業者は、付与適格決定の日より３ヶ月以内に付与機関との間でプライバシーマーク使用に関する契約を締結しなければならない。
(3) 審査機関は、付与適格決定した事業者が正当な理由なく前項の期間を徒過したときは、付与適格決定に伴う法的地位及び権利の一切を、事業者が放棄したものとみなす。

3. 更新の手続き
プライバシーマーク付与を受けた事業者が更新の手続を行う場合、申請事業者は付与契約満了日の8 か月前から 4 か月前までの期間に所定の申請書類を審査機関に提出しなければならない。
期間については付与機関との間で締結した契約および付与機関規程に基づく。

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