個人情報保護規定
総則（目的）第 １ 条 この規程は、社団法人埼玉県労働者福祉協議会（以下「本会」という）が保有する個人情報の適正な取扱いに関し、個人情報の保護に関する法律等に基づき、取扱いに関する基本となる事項を定めることにより、個人情報の有用性に配慮しつつ個人の権利利益を保護し、厳格な管理を行うことを目的とする。
（定義）
第 ２ 条 この規程において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。
）をいう。
２ この規程において「個人情報データベース等」とは、個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
(1)

特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの(2) 前号に掲げるもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして政令で定めるもの
３ この規程において「個人情報取扱事業者」とは、個人情報データベース等を事業の用に供している者をいう。
４ この規程において「個人データ」とは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
５ この規程において「保有個人データ」とは、個人情報取扱事業者が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして政令で定める次のもの又は６月以内に消去することとなるもの以外のものをいう。
(1) 当該個人データの存否が明らかになることにより、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの(2) 当該個人データの存否が明らかになることにより、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの(3) 当該個人データの存否が明らかになることにより、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれがあるもの-1-

(4) 当該個人データの存否が明らかになることにより、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれがあるもの
６ この規程において個人情報について「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。
７ この規程において「役職員等」とは、本会業務で使用する個人情報とこれらの個人情報に接し得るすべての役職員（派遣・臨時職員含む）とする。

第１章 個人情報保護の管理体制（組織体制）
第 ３ 条 本会は、個人情報の適正な取扱いと厳格な管理を確実に実施するため、個人情報保護管理体制を組織する。
（統括責任者）
第 ４ 条 本会の個人情報保護管理に関する責任者として、｢個人情報保護責任者｣（以下「責任者」という）を置く。責任者は、専務理事とする。
２ 責任者は、本会の個人情報保護を確実に実施するための施策の具体策指示、機関会議等への報告等を行い、本会における個人情報の保護に関する責任を負う。
（管理部門・管理責任者）
第 ５ 条 本会は、個人情報を、それぞれ適切に管理・保護するために、個人情報保護管理部門（以下「管理部門」という）を置く。管理部門は、事務局長(但し、事務局長職が空席の場合は事務局次長とする)を「個人情報保護管理責任者」（以下「管理責任者」とする。
２ 管理部門・管理責任者は、｢個人情報保護法｣をはじめ、個人情報保護に関するその他の法令・規則を各担当者に周知・徹底する。
３ 管理部門・管理責任者は、個人情報の管理保護の状況を責任者・機関会議等に報告する。
（個人情報管理者・個人情報取扱者）
第 ６ 条 各部門毎に、部門における個人情報を業務で取扱う管理者として「個人情報管理者」、ならびに取扱事務を行う「個人情報取扱者」を選任し、当該部門等における個人情報の管理、記録、点検等を行う。

第３章 個人情報の取扱い（利用目的の特定）
第 ７ 条 本会は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的（以下「利用目的」という。
）をできる限り特定しなければならない。
２ 本会は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。

-2-（利用目的による制限）
第 ８ 条 本会は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。
（機微（センシティブ）情報の取扱い）
第 ９ 条 本会は、政治的見解、信教（宗教、思想及び信条をいう。
）、労働組合への加盟、人種及び民族、門地及び本籍地、保健医療及び性生活、並びに犯罪歴に関する情報(以下「機微(センシティブ)情報」という。)については、次に掲げる場合を除くほか、取得、利用又は第三者提供を行わないこととする。
(1) 法令等に基づく場合(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のため特に必要がある場合(4)

国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合(5)

源泉徴収事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体若しくは労働組合への所属若しくは加盟に関する全役職員等の機微(センシティブ)情報を取得、利用又は第三者提供する場合（適正な取得）第 10 条 本会は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。
（取得に際しての利用目的の通知等）
第 11 条 本会は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。
２ 当会は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。以下この項において同じ。
）に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。
ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。
３ 本会は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表しなければならない。
４ 前３項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
(1) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合(2) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該個人情報取扱事業者の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合(3)

国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事-3-

務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(4) 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合（正確性の確保）
第 12 条 本会は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めなければならない。
（安全管理措置）第 13 条 本会が取り扱う個人データの漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
２ 個人情報保護に係る事故（問題）が発生した場合、もしくは当該事故発生の疑いがある場合には、発見者は速やかに、その旨を自部門の管理責任者に報告しなければならない。管理責任者は、その内容を直ちに管理部門、責任者・機関会議等に報告するものとする。
３ 個人情報保護に係る事故に対しては、当該事務局長(ないし事務局次長)は管理部門と連携し、状況を分析して、必要な対策を講じるものとする。
（全役職員等の監督）
第 14 条 本会は、全役職員等に個人データを取り扱わせるに当たっては、当該個人データの安全管理が図られるよう、当該役職員等に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
（委託先の監督）
第 15 条 本会は、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
（第三者提供の制限）
第 16 条 本会は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。
(1) 法令に基づく場合(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3)

公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4)

国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
２ 本会は、第三者に提供される個人データについて、本人の求めに応じて当該本人が識-4-別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって、次に掲げる事項について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているときは、前項の規定にかかわらず、当該個人データを第三者に提供することができる。
(1) 第三者への提供を利用目的とすること。
(2) 第三者に提供される個人データの項目(3) 第三者への提供の手段又は方法(4)

本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること。
３ 本会は、前項第(2)号又は第(3)号に掲げる事項を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。
４ 次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前３項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
(1)

本会が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合(2) 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合(3) 個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。
５ 本会は、前項第(3)号に規定する利用する者の利用目的又は個人データの管理について責任を有する者の氏名若しくは名称を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。

第４章 事故情報の開示、訂正、利用停止等（公表）
第 17 条 本会の保有個人データに関し、次に掲げる事項について、本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。
）に置かなければならない。
(1) 当該個人情報取扱事業者は本会であること(2) すべての保有個人データの利用目的（第１３条第４項第(1)号から第(3)号までに該当する場合を除く。
）(3) 次項、次条第１項、第２１条第１項又は第２２条第１項若しくは第２項の規定による求めに応じる手続（第２５条第２項の規定により手数料の額を定めたときは、その手数料の額を含む。
）(4) 前(3)号に掲げるもののほか、保有個人データの適正な取扱いの確保に関し必要な事項として政令で定めるもの
２ 本会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求めら-5-れたときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知しなければならない。
ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
(1)

前項の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場

合(2) 第１３条第４項第(1)号から第(3)号までに該当する場合
３ 本会は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。
（開示）第 18 条 本会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの開示（当該本人が識別される保有個人データが存在しないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。
）を求められたときは、本人に対し、政令で定める方法により、遅滞なく、当該保有個人データを開示しなければならない。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
(1) 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合(2) 本会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合(3) 他の法令に違反することとなる場合
２ 本会は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの全部又は一部について開示しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。
３ 他の法令の規定により、本人に対し第１項本文に規定する方法に相当する方法により当該本人が識別される保有個人データの全部又は一部を開示することとされている場合には、当該全部又は一部の保有個人データについては、同項の規定は、適用しない。
（訂正等）
第 19 条 本会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によって当該保有個人データの内容の訂正、追加又は削除（以下この条において「訂正等」という。
）を求められた場合には、その内容の訂正等に関して他の法令の規定により特別の手続が定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正等を行わなければならない。
２ 本会は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨（訂正等を行ったときは、その内容を含む。
）を通知しなければならな
い。

（利用停止等）
第 20 条 本会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが第９条の規定に違反して-6-

取り扱われているという理由又は第１１条の規定に違反して取得されたものであるという理由によって、当該保有個人データの利用の停止又は消去（以下この条において「利用停止等」という。
）を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人データの利用停止等を行わなければならない。ただし、当該保有個人データの利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
２ 本会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが第１６条第１項の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人データの第三者への提供の停止を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該保有個人データの第三者への提供を停止しなければならない。ただし、当該保有個人データの第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合その他の第三者への提供を停止することが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
３ 本会は、第１項の規定に基づき求められた保有個人データの全部若しくは一部について利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき、又は前項の規定に基づき求められた保有個人データの全部若しくは一部について第三者への提供を停止したとき若しくは第三者への提供を停止しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。
（理由の説明）
第 21 条 本会は、第１７条第３項、第１８条第２項、第１９条第２項又は第２０条第３項の規定により、本人から求められた措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、本人に対し、その理由を説明するよう努めなければならない。
（開示等の求めに応じる手続き）
第 22 条 本会は、第１７条第２項、第１８条第１項、第１９条第１項又は第２０条第１項若しくは第２項の規定による求め（以下この条において「開示等の求め」という。
）に関し、政令で定めるところにより、その求めを受け付ける方法を定めることができる。この場合において、本人は、当該方法に従って、開示等の求めを行わなければならない。
２ 本会は、本人に対し、開示等の求めに関し、その対象となる保有個人データを特定するに足りる事項の提示を求めることができる。この場合において、本会は、本人が容易かつ的確に開示等の求めをすることができるよう、当該保有個人データの特定に資する情報の提供その他本人の利便を考慮した適切な措置をとらなければならない。
３ 開示等の求めは、政令で定めるところにより、代理人によってすることができる。
４ 本会は、前三項の規定に基づき開示等の求めに応じる手続を定めるに当たっては、本人に過重な負担を課するものとならないよう配慮しなければならない。

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（手数料）
第 23 条 本会は、第１７条第２項の規定による利用目的の通知又は第１８条第１項の規定による開示を求められたときは、当該措置の実施に関し、手数料を徴収することができる。
２ 本会は、前項の規定により手数料を徴収する場合は、実費を勘案して合理的であると認められる範囲内において、その手数料の額を定めなければならない。

第５章 苦情処理（苦情処理）
第 24 条 本会は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。
２ 本会は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備に努めなければならない。

第６章 その他（問合せ窓口）第 25 条 本会は、個人情報に関する問合せの窓口を設置する。窓口責任者は専務理事及び事務局長ないし事務局次長とする。
（規程の改廃）第 26 条 この規程の改廃は、本会の理事会において行う。
（実施）
第 27 条 本規程は、２００５年８月２２日から実施する。

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