年末調整システム導入業務及びシステム賃貸借に係る仕様書
１ 案件名
年末調整システム導入業務及びシステム賃貸借

２ 導入目的・趣旨
年末調整に係る各種申告については、全て紙媒体により申告しているところであるが、これら事務作業に係る手間やコスト及び紛失リスク等の課題を抱えている。
本件は、パソコン端末やスマートデバイス端末による申告を可能とするシステムを導入し、事務効率・経済性・利便性の向上を図ることを目的とする。

３ 導入期限日
令和 6 年 10 月 15 日
(上記期限までに年末調整に必要な職員情報等の登録が完了すること)

４ 賃貸借期間契約締結日の翌日から令和 11 年 3 月３１日
（契約期間については、年度ごとに締結するものとする。）

５ 機能要件(１)年末調整に係る各種申告について、PC・スマートフォン端末から申告できる機能を有すること。
(２)申告情報を CSV データとして出力し、給与計算システムに取り込むことができる機能を有すること。
(３)その他、別紙「機能要件一覧表」を満たすこと。

６ 年末調整対象職員数
想定人数 ７８４人(職員数は想定人数であり、契約後の職員数を保証するものではない)

７ データセンター要件(１)データセンターは、収容するシステムを安定して稼働する環境が確保できるものとし、費用面、運用及び管理、障害への耐性等の観点から最も適切な内容であること。
(２)ファイアウォール等のセキュリティ機器を設置し、アクセス制御を講じていること。
また、 組合が利用する領域について、他から不正に侵入できないよう措置を講じていること。（例： 本システムのユーザーとして登録されたユーザー以外の者による、本システムへのアクセスを禁止する設定 など）(３)電力の供給が停止した場合、サーバ機器をはじめデータセンター内の設備に影響を及ぼさない状態を確保できる能力を持つ非常用発電機が設置されていること。また、非常用発電機が起動するまで、サーバ機器等に十分な電力を供給できる能力を持つ無停電電源装置を整備し ていること。

(４)サーバ等機器の冗長化を図り、障害対策を講じていること。
(５)システムのバックアップデータは、最低７日間保持し、障害に備えること。
(６)データセンター側の回線は、ＡＳＰアプリケーションが快適に稼働する帯域を確保すること。
(７)クライアントパソコンのＯＳバージョンアップ等に対応できること。
(８)その他必要な関連機器については、過不足なく選定すること。

８ 守秘義務及び個人情報の保護・管理について(１)業務上知り得た組合及び職員に関する情報について、第三者に漏えいしないこと。
(２)個人情報の取り扱いについては、別紙「個人情報取扱特記事項」によること。

９ 見積書記載方法(１)導入に係る初期費用及び 5 年間のランニング使用料(見込み数量に各単価を乗じた金額)の合計(税抜)を見積書に記載すること。
(上記見積により最も安価な見積金額を提示した相手方を選定します)(２)上記費用の内訳について、見積内訳書に記載すること。

１０

支払い方法
当該年度ごとの一括払いを原則とする

１１

その他
本仕様書に定めのない事項については、別途協議して決定すること。

１２

問い合せ先/見積書提出先〒798-8601 愛媛県宇和島市曙町 1 番地
宇和島地区広域事務組合 事務局管理課 人事係(二宮)(TEL) 0895-22-8664 (Mail)jinji@uwajimakouiki.jp

別紙「機能要件一覧表」
要件種別

№

要件内容

1 クラウドサービスとして提供していること
2 サービス提供時間は２４時間３６５日であること(計画停止は除く)
基本機能

3 同時接続利用者に制限がないこと又はあっても実用上の支障がないこと
4 法改正・制度改正等の対応には追加費用は発生しないこと
5 基本的な運用・操作マニュアルを提供すること
6 通信はSSL等で暗号化していること

セキュリティ

7 個人番号・パスワードについては暗号化して保存していること
8 ISMS認証(ISO２７００１)を取得していること
年末調整に係る以下申告書情報をPC・スマートフォンを利用して回収できること①本年の給与所得者の扶養控除等(異動)申告書②翌年の給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
9③給与所得者の保険料控除申告書④給与所得者の基礎控除申告書兼給与所得者の配偶者控除等申告書兼所得金額調整控除申告書

管理者向け機能⑤住宅借入金等特別控除申告書
10 給与計算システムに取り組むためのCSVデータ及びPDFデータを出力できること
11 年末調整に関する申告書に初期表示する個人情報のCSVデータを取込できること
12 申告データを翌年度の年末調整時に引き継げること
13 職員の回答進捗状況をリアルタイムで確認できること
14 管理者が代理で申告情報を記入・修正ができること
15 PC・スマートフォンを利用して申告できること
16 申告情報の入力はアンケート形式などの簡易に回答ができること

職員向け機能17 保険料の控除金額は自動計算されること
18 申告書様式をPDFで出力できること
19 入力事項の矛盾等についてエラー表示機能を有すること

個人情報の取扱いに関する特記仕様書（個人情報の保護に関する法令等の遵守）
第 １ 条 受 託 者（ 以 下「 乙 」と い う 。）は 、個 人 情 報 の 保 護 に 関 す る 法 律（ 平 成 15年 法 律 第57号 ）、 宇 和 島 地 区 広 域 事 務 組 合 （ 以 下 「 甲 」 と い う 。） の 定 め る 宇 和 島 地 区 広 域 事 務 組合 個 人 情 報 の 保 護 に 関 す る 法 律 施 行 条 例（ 令 和 ５ 年 条 例 第 １ 号 ）、宇 和 島 地 区 広 域 事 務 組
合情報セキュリティポリシー及び情報セキュリティ実施手順の規定に基づき、本個人情報 の 取 扱 い に 関 す る 特 記 仕 様 書（ 以 下「 特 記 仕 様 書 」と い う 。）に 規 定 す る 事 項 を 遵 守 しなければならない。
（責任体制の整備）
第２条 乙は、個人情報の安全管理について、内部における責任体制を構築し、その体制を維持しなければならない。
（作業責任者等の届出）
第３条 乙は、個人情報の取扱いに係る作業責任者及び作業従事者を定め、書面により甲に報告しなければならない。
２ 乙 は 、個 人 情 報 の 取 扱 い に 係 る 作 業 責 任 者 及 び 作 業 従 事 者 を 変 更 す る 場 合 の 手 続 き を 、甲と協議して定めなければならない。
３ 乙は、作業責任者を変更する場合は、事前に書面により甲に申請し、その承認を得なければならない。
４ 乙 は 、作 業 従 事 者 を 変 更 す る 場 合 は 、事 前 に 書 面 に よ り 甲 に 報 告 し な け れ ば な ら な い 。
５ 作業責任者は、特記仕様書に定める事項を適切に実施するよう作業従事者を監督しなければならない。
６ 作業従事者は、作業責任者の指示に従い、特記仕様書に定める事項を遵守しなければならない。
（取扱区域の特定）
第 ４ 条 乙 は 、個 人 情 報 を 取 り 扱 う 場 所（ 以 下「 取 扱 区 域 」と い う 。）を 定 め 、業 務 の 着 手
前に書面により甲に報告しなければならない。
２ 乙は、取扱区域を変更する場合は、事前に書面により甲に申請し、その承認を得なければならない。
３ 乙は、甲の事務所内に取扱区域を設置する場合は、作業責任者及び作業従事者に対して、乙が発行する身分証明書を常時携帯させ、事業者名が分かるようにしなければならない。
（教育の実施）第５条 乙は、個人情報の保護、情報セキュリティに対する意識の向上、特記仕様書における作業従事者が遵守すべき事項その他本委託業務の適切な履行に必要な事項に係る教育及び研修を、作業従事者全員に対して実施しなければならない。
２ 乙は、前項の教育及び研修を実施するに当たり、実施計画を策定し、実施体制を確立しなければならない。
（守秘義務）
第６条 乙は、本委託業務の履行により直接又は間接に知り得た個人情報を第三者に漏らしてはならない。契約期間満了後又は契約解除後においても、同様とする。
２ 乙は、本委託業務に関わる作業責任者及び作業従事者に対して、秘密保持に関する誓約書を提出させなければならない。
（再委託）第 ７ 条 乙 は 、 本 委 託 業 務 を 第 三 者 へ 委 託 （ 以 下 「 再 委 託 」 と い う 。） し て は な ら な い 。
た だ し 、本 委 託 業 務 の 一 部 を や む を 得 ず 再 委 託 す る 必 要 が あ る 場 合 は 、再 委 託 先 の 名 称 、

再委託する理由、再委託して処理する内容、再委託先において取り扱う情報、再委託先における安全性及び信頼性を確保する対策並びに再委託先に対する管理及び監督の方法を明確にした上で、業務の着手前に、書面により再委託する旨を甲に申請し、その承認を得なければならない。
２ 前項の場合において、乙は、再委託先に本契約に基づく一切の義務を遵守させるとともに、甲に対して、再委託先の本委託業務に係る全ての行為及びその結果について責任を負うものとする。
３ 乙は、再委託先との本委託業務に係る契約において、再委託先が特記仕様書を遵守するために必要な事項を規定するとともに、再委託先に対する管理及び監督の手続及び方法について具体的に規定しなければならない。
４ 乙は、再委託先に対して本委託業務を委託した場合は、その履行状況を管理及び監督するとともに、甲の求めに応じて、管理及び監督の状況を甲に対して適宜報告しなければならない。
５ 乙は、再委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずるものとする。
６ 第１項から第５項までの規定は、再々委託を行う場合以降について、準用する。
（派遣労働者等の利用時の措置）
第８条 乙は、本委託業務を派遣労働者、契約社員その他の正社員以外の労働者に行わせる場合は、正社員以外の労働者においても、本契約に基づく一切の義務を遵守させなければならない。
２ 乙は、甲に対して、正社員以外の労働者の本委託業務に係る全ての行為及びその結果について責任を負うものとする。
（個人情報の管理）
第９条 乙は、本委託業務において利用する個人情報を保持している間は、次の各号に定めるところにより、当該個人情報の管理を行わなければならない。
（１） 施錠が可能な保管庫又は施錠若しくは入退室管理の可能な保管室で厳重に個人情報を保管すること。
（２） 甲が指定した場所へ持ち出す場合を除き、個人情報を定められた場所から持ち出さないこと。
（３） 個人情報を電子データで持ち出す場合は、電子データの暗号化処理又はこれと同等以上の保護措置を施すこと。
（４） 個人情報を複製又は複写しないこと。ただし、事前に甲の承認を受けた場合であって、業務を行う場所で、かつ業務に必要最小限の範囲で行うときは、この限りでない。
（５） 個人情報を移送する場合においては、移送時の体制を明確にすること。
（６） 個人情報を電子データで保管する場合においては、当該データが記録された媒体及びそのバックアップの保管状況並びに記録されたデータの正確性について、定期的に点検すること。
（７） 個人情報を管理するための台帳を整備し、個人情報の利用者、保管場所その他の個人情報の取扱いの状況を当該台帳に記録すること。
（８） 個人情報の紛失、漏えい、改ざん、破損その他の事故（以下「個人情報の漏えい 等 の 事 故 」 と い う 。） を 防 ぎ 、 真 正 性 、 見 読 性 及 び 保 存 性 の 維 持 に 責 任 を 負 う こ と 。
（ ９ ） 作 業 場 所 に 、私 用 端 末 、私 用 外 部 記 録 媒 体 そ の 他 の 私 用 物 を 持 ち 込 ん で 、個 人情報を扱う作業を行わせないこと。
（ 10） 個 人 情 報 を 利 用 す る 作 業 を 行 う 端 末 に 、個 人 情 報 の 漏 洩 に つ な が る と 考 え ら れる業務に関係のないアプリケーションをインストールしないこと。
（ 11） 情 報 シ ス テ ム を 利 用 す る 場 合 に は 、 個 人 情 報 の 秘 匿 性 等 そ の 内 容 に 応 じ て 、 当
該個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録を一定の期間保存すること。
（ 12） 情 報 シ ス テ ム を 利 用 す る 場 合 に は 、 個 人 情 報 の 秘 匿 性 等 そ の 内 容 及 び 量 に 応 じて、当該個人情報への不適切なアクセスの監視のため、必要な措置を講ずること。
（ 13） 情 報 シ ス テ ム へ の 外 部 か ら の 不 正 ア ク セ ス を 防 止 す る た め 、 フ ァ イ ア ウ ォ ー ルの設定による経路制御その他必要な措置を講ずること。
（ 14） 不 正 プ ロ グ ラ ム に よ る 個 人 情 報 の 漏 え い 等 の 防 止 の た め 、 ソ フ ト ウ ェ ア に 関 する 公 開 さ れ た 脆 弱 性 の 解 消 、把 握 さ れ た 不 正 プ ロ グ ラ ム の 感 染 防 止 等 に 必 要 な 措 置（導入 し た ソ フ ト ウ ェ ア を 常 に 最 新 の 状 態 に 保 つ こ と を 含 む 。） を 講 ず る こ と 。
（ 15） 情 報 シ ス テ ム で 取 り 扱 う 個 人 情 報 の 重 要 度 に 応 じ て 、 入 力 原 票 と 入 力 内 容 と の照合、処理前後の個人情報の内容の確認、既存の個人情報との照合等を行うこと。
（ 16） 個 人 情 報 に 係 る 情 報 シ ス テ ム の 設 計 書 、 構 成 図 等 の 文 書 に つ い て 外 部 に 知 ら れる こ と が な い よ う 、そ の 保 管 、複 製 、廃 棄 等 に つ い て 必 要 な 措 置 を 講 ず る も の と す る 。
（ 17） 端 末 の 使 用 に 当 た っ て は 、 個 人 情 報 が 第 三 者 に 閲 覧 さ れ る こ と が な い よ う 、 使
用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずること。
（ 18） 外 部 か ら の 不 正 な 侵 入 に 備 え 、 情 報 シ ス テ ム 室 等 に 施 錠 装 置 、 警 報 装 置 及 び 監
視設備の設置等の措置を講ずること。
また、災害等に備え、情報システム室等に耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずること。
（ 19） 個 人 情 報 を 取 り 扱 い 、又 は 情 報 シ ス テ ム を 構 築 し 、若 し く は 利 用 す る に 当 た って は 、サ イ バ ー セ キ ュ リ テ ィ 基 本 法 第 26条 第 １ 項 第 ２ 号 に 掲 げ ら れ た サ イ バ ー セ キ ュリ テ ィ に 関 す る 対 策 の 基 準 等 を 参 考 と し て 、取 り 扱 う 個 人 情 報 の 性 質 等 に 照 ら し て 適
正なサイバーセキュリティの水準を確保すること。
（提供された個人情報の目的外利用及び第三者への提供の禁止）
第 10条 乙 は 、 本 委 託 業 務 に お い て 利 用 す る 個 人 情 報 に つ い て 、 本 委 託 業 務 以 外 の 目 的 で利用してはならない。また、甲に無断で第三者へ提供してはならない。
（受渡し）第 11条 乙 は 、 甲 乙 間 の 個 人 情 報 の 受 渡 し に 関 し て は 、 甲 が 指 定 し た 手 段 、 日 時 及 び 場 所において行った上で、甲に個人情報の預り証を提出しなければならない。
（個人情報の返還又は廃棄）第 12条 乙 は 、 本 委 託 業 務 の 終 了 時 に 、 本 委 託 業 務 に お い て 利 用 す る 個 人 情 報 に つ い て 、甲の指定した方法により、返還、消去又は廃棄を実施しなければならない。
２ 乙は、本委託業務において利用する個人情報を消去又は廃棄する場合は、事前に消去又は廃棄すべき個人情報の項目、媒体名、数量、消去又は廃棄の方法及び処理予定日を書面により甲に申請し、その承諾を得なければならない。
３ 乙は、個人情報の消去又は廃棄に際し甲から立会いを求められた場合は、これに応じなければならない。
４ 乙は、本委託業務において利用する個人情報を廃棄する場合は、当該情報が記録された電磁的記録媒体の物理的な破壊その他当該個人情報を判読不可能とするために必要な措置を講じなければならない。
５ 乙 は 、個 人 情 報 の 消 去 又 は 廃 棄 を 行 っ た 場 合 に お い て は 、消 去 又 は 廃 棄 を 行 っ た 日 時 、担当者名及び消去又は廃棄の内容を記録し、書面により甲に対して報告しなければならない。
（定期報告及び緊急時報告）

第 13条 乙 は 、 個 人 情 報 の 取 扱 い の 状 況 に 関 す る 定 期 報 告 及 び 緊 急 時 報 告 の 手 順 を 定 め なければならない。
２ 乙 は 、甲 か ら 、 個 人 情 報 の 安 全 管 理 措 置 や 取 扱 状 況 等 の 遵 守 状 況 に つ い て 報 告 を 求められた場合は、直ちに報告しなければならない。
（監査及び検査）第 14条 甲 は 、 本 委 託 業 務 に 係 る 個 人 情 報 の 取 扱 い に つ い て 、 本 契 約 の 規 定 に 基 づ き 必 要な措置が講じられているかどうかを検証及び確認するため、乙及び再委託先に対して、監査及び検査を行うことができる。
２ 甲は、前項の目的を達するため、乙及び再委託先に対して必要な情報を求め、又は本委託業務の処理に関して必要な指示をすることができる。
（事故時の対応）第 15条 乙 は 、 本 委 託 業 務 に 関 し 個 人 情 報 の 漏 え い 等 の 事 故 が 発 生 し た 場 合 は 、 そ の 事 故の発生に係る帰責性の有無に関わらず、直ちに甲に対して、当該事故に関わる個人情報の内容、件数、事故の発生場所、発生状況等を書面により報告し、甲の指示に従わなければならない。
２ 乙 は 、個 人 情 報 の 漏 え い 等 の 事 故 が 発 生 し た 場 合 に 備 え 、甲 そ の 他 の 関 係 者 と の 連 絡 、
証 拠 保 全 、被 害 拡 大 の 防 止 、復 旧 、再 発 防 止 等 の 措 置 を 迅 速 か つ 適 切 に 実 施 す る た め に 、緊急時対応計画を定めなければならない。
３ 甲は、本委託業務に関し個人情報の漏えい等の事故が発生した場合は、必要に応じて当該事故に関する情報を公表することができる。
（契約解除）
第 16条 甲 は 、 乙 が 特 記 仕 様 書 に 定 め る 義 務 を 履 行 し な い 場 合 は 、 本 委 託 業 務 の 全 部 又 は一部を解除することができる。
２ 乙 は 、前 項 の 規 定 に よ る 契 約 の 解 除 に よ り 損 害 を 受 け た 場 合 に お い て も 、甲 に 対 し て 、その賠償を請求することはできないものとする。
（損害賠償）
第 17条 乙 の 故 意 又 は 過 失 を 問 わ ず 、 乙 が 特 記 仕 様 書 の 内 容 に 違 反 し 、 又 は 怠 っ た こ と により、甲に対する損害を発生させた場合は、乙は、甲に対して、その損害を賠償しなければならない。