持続可能な同窓会〜第2回ワークショップ（オンライン）〜

2020年10月10日

「持続可能な同窓会」の実現に向けてのワークショップ
ワークショップの目的● アンケート（3回）とワークショップ（1回）の結果をもとに、役員会では持続可能な同窓会のイメージを具体化してきました。
● 今⽇のワークショップの目的は、この役員が具体化したイメージが適切なものか、皆さんに議論してもらいながら、さらに具体化することにあります。
● さらに具体化されたイメージが会員へのアンケートを通して「持続可能な同窓会」のあるべき姿となることを目指します。

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「持続可能な同窓会」の実現に向けてのワークショップ
スケジュール
14︓00〜14︓15

オープニング・前回のアンケートについて

14︓15〜14︓50「新しい同窓会の懇親会」
イメージの説明（10分） グループ別議論（15分） 発表・議論（10分）
14︓50〜15︓35「新しい同窓会の意思決定」
イメージの説明（10分） グループ別議論（20分） 発表・議論（15分）
15︓35〜15︓45

クロージング

15︓45〜16︓00

予備の時間

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「持続可能な同窓会」の実現に向けてのワークショップ
グループ別議論について● 今⽇のテーマは「新しい同窓会の懇親会」と「新しい同窓会の意思決定」です。
● Zoomのブレークアウトセッションという機能を使って、グループに分かれて話し合ってもらいます。時間が来るとブレークアウトセッションは強制的に終了しますので時間に注意してください。
● グループとしての意⾒をまとめる必要はありません。こういう意⾒が多かったがこういう反対意⾒もあった、という感じでかまいません。その際メモの作成をお願いします。
● 話し合いのテーマを提示しますが、あくまでも参考ですのでとらわれる必要はありません。
● 作成したメモを画面で共有しながら、チームごとに発表をお願いします。
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4前回アンケート資料〜持続可能な同窓会〜

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JISD同窓会の現状・問題と新しい同窓会の構築に向けて〜現状を踏まえた新しい同窓会の⽅向性を検討〜

同窓会の現状と問題新しい同窓会の構築に向けて

同窓会活動への消極的な参加

2019/9/28 第1回ワークショップ実施左記状況をワークショップ参加者に報告
3つのテーマにつき参加者から意⾒を収集• 若い代の会員数激減（35〜54期︓全体の3%）など

役員・学年幹事の慢性的な⽋員• ⽋員埋合せの作業に多⼤の時間と労⼒を費やしている同窓会員数の拡⼤（現在1万人弱）
上記⽋員による役員への作業負担増• 既存役員へ運営・管理作業が皺寄せ（特に総会・懇親会）• エクセルなどでのマニュアルベースの非効率な作業• 会員システムの導入• 総会・懇親会について• 同窓会の組織・意思決定について

新しい同窓会の⽅向性の明確化伊藤先生の事務局引退• 伊藤先生担当の事務局作業の分散化と効率的な管理・運営

会員情報の開示厳禁• 個人情報保護法やGDPRによる個人情報の取扱い厳格化

役員の考える新しい同窓会のイメージを具体化し、同窓生に意⾒を求める
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役員の考える新しい同窓会のイメージ
新しい同窓会の方向性● 多くの会員の参加を前提とした現⾏の運営体制を簡素化し、会員の求める同窓会活動の運営に絞った体制に移⾏する。

● 費用対効果を検討した上で外部サービスを活用し、同窓会運営者の負担を軽減する。

● 総会、役員会、幹事会といった多層の意思決定プロセスをやめ、会員システムを活用し会員の意思を反映させる。

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役員の考える新しい同窓会のイメージ
新しい同窓会の主な活動内容● 同窓会の基本的な活動を5つに絞り込む。
 懇親会の運営の企画
 会員間コミュニケーションのサポート
 同窓会費の管理
 会員情報（同窓生・職員・賛助会員）の管理
 会員有志によるその他活動のサポート

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8役員の考える新しい同窓会のイメージ
新しい同窓会の運営体制● 新事務局の設置
 3〜4名にて編成
 懇親会企画、同窓会費・会員システム・ホームページの管理など
 任期は原則5年。有志による運営● アドバイザリーボードの設置
 新事務局の活動のチェックとアドバイス 元同窓会役員、恩師などの3〜4名で構成● 年度幹事について
 年度幹事は廃⽌し、世話役（連絡係）に変更。ただし選出は任意

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9役員の考える新しい同窓会のイメージ
新しい同窓会の懇親会● 同窓会会員が一堂に会する懇親会を5年に1度開催する。
● 総会は廃⽌。意思決定、報告は会員システム上に移⾏。
● 懇親会は運営は積極的に外部サービスを利用し、受付など同窓生のすべき作業に限定したうえで、有志が担当する。

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10役員の考える新しい同窓会のイメージ
新しい同窓会の会員管理● 会員システムを導入し、事務局はその管理を⾏う。
● 会員システムへの登録、メールアドレスなどの会員情報の修正は会員⾃らが⾏い、事務局はそのサポートを⾏う。

● 登録した会員同士でのコミュニケーション、同期会の案内等は会員システム上で⾏う。 (ただし個人情報の保護を配慮する。)

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11役員の考える新しい同窓会のイメージ
新しい同窓会の意思決定● 事務局、アドバイザリーボードは意思決定は⾏わない。意思決定は会員システムのアンケート機能を用いる。

● 事務局とアドバイザリーボードのメンバーは年に1度集まり、事務局の活動のチェックを⾏う。また同窓会の運営に関して事務局が困ったときは随時アドバイザリーボードのアドバイスを受ける。

● 同期のまとめ役の人に世話役をお願いする。事務局から連絡の窓口のほか、同期の会員システムへの登録や懇親会への参加の声掛けなどに協⼒をお願いする。世話役のいない期は会員システムから連絡をする。
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12役員の考える新しい同窓会のイメージ
新しい同窓会の会計● 同窓会の収支は常に会員システム上で公開する。

● 事務局とアドバイザリーボードのメンバーは年に1度集まり、会計監査を⾏う。監査結果は会計報告として会員システムで公開する。
● 収入、支出に関する意⾒は、アドバイザリーボードだけでなく、広く会員から会員システムを介して募る。
● 同窓会参加者には引き続き同窓会費の納入をお願いする。
● 同窓会システムの導入費は現在約400万円ある同窓会費から捻出する。年間数⼗万円のランニングコストは、懇親会の際に参加者から寄付を募る。より多くの会員の参加を促すため、使用料としては徴収しない。
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新しい同窓会の懇親会〜持続可能な同窓会〜

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14役員の考える新しい同窓会のイメージ
新しい同窓会の懇親会● 同窓会会員が一堂に会する懇親会を5年に1度開催する。
● 総会は廃⽌。意思決定、報告は会員システム上に移⾏。
● 懇親会は運営は積極的に外部サービスを利用し、受付など同窓生のすべき作業に限定したうえで、有志が担当する。

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アンケートの結果
新しい同窓会の懇親会（１：反対 ～ ５：賛成）

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16アンケートの結果︓コメント
新しい同窓会の懇親会
5 ちょうど良い間隔だと思います
4 新しい懇親会形式で、折角代々諸先輩⽅が積み上げて来た上下関係（繋がり）が形骸化しないかだけ危惧します。将来は一層インターネット社会になり、顔を⾒ないと実態が分かりにくい世の中になってなってしまう気がします。
例え、短時間でも、実際に顔を合わせ、顔を⾒て諸先輩⽅や後輩達と話しをする事で人間関係の繋がりやお互いを確認し合う貴重な機会で有り重要な意味を含んでいるかと思います。従って、各代で⼆次会を⾏なう前に代々が集う場を短時間でも引き続き存置して頂ければ幸甚です。
2 5年は⻑い。せめてオリンピックと同じ4年か3年
4 開宴前までは同窓生で良いが、開宴後は受付の有志も参加できるよう、外部に委託してもよいと思います。
1 世話人の負担、同期会で充分
4 実際の実施に携わる有志にどれほどの負担がかかるか様子をみて介入具合を調整でしょうか。
3 5年に1度のスパンは少し⻑いように感じます。
5 懇親会運営の外部委託費用を、同窓会運営費でまかなえるのであれば、積極的に外部委託すべきと思います。
3 5年は⻑い気がします。3年くらいがよいと思います。
4 基本的には賛成ですが、5年毎というのは、新しい同窓会が発⾜してから5年毎なのでしょうか︖前回の全体会から既に3年経過しているので、そこから間が8年空いてしまうとなると、ちょっとスパンが⻑すぎる気もします。
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17新しい同窓会のイメージの具体化
新しい同窓会の懇親会(1)●●

担当者の負担が⼤きいため外部サービスを利用することを検討した。しかし外部サービスは費用をねん出するために参加費が⾼くなり、若い世代が参加しにくくなる。
 外部業者を利用することはやめ、参加費を抑えるため学⾷の利用する。
 2021年は早稲⽥⼤学の学⾷を予約済み。
事前振り込みに関する問い合わせへの対応、名簿とのチェック、当⽇受付での支払いの確認など、参加者の管理に相当な時間を費やさなければならない。
 事前振り込みをやめる。
 人数把握のため出席は事前連絡とするが、当⽇はチェックしない。
 同窓会名簿との突き合わせはしない。（同窓生かどうかのチェックはしない。）

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新しい同窓会のイメージの具体化
新しい同窓会の懇親会(2)●●●

開宴時間後もしばらくは受付の対応のため、担当者は懇親会に遅れて参加。
 受付は同窓生が担当するが、懇親会開始とともに受付は閉め、遅れて参加した人の会費は終了後に回収する。
会場の下⾒、テーブルのレイアウト、⾳響、プロジェクターの確認など、打ち合わせに時間を取られる。
 毎年同じ会場、同じ内容にすることで作業を標準化。マニュアルを作成。
懇親会は話が盛り上がり、演奏や恩師の話も聞いていない。
 恩師と再会する場、同期が集まるきっかけと位置付ける。
 集まる初めと終わりの挨拶、スライドショー、校歌⻫唱だけにする。
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新しい同窓会の懇親会のさらなる具体化
話し合いのテーマ（あくまでも参考）●●

懇親会を、恩師と再会する場、同期が集まるきっかけと割り切るか︖
 5年に1回の開催でいいか︖
 懇親会の簡素化していいか︖プログラムをどうするか︖
 何かやるのであれば、誰が企画するか︖
 参加者（特に若い世代）増につながるのか︖
懇親会の準備担当者の負担をどうやって減らすか︖
 負担が減る一⽅で支障は出ないか︖
 誰が⼿伝うのか︖どう募集をかけるか︖（メインは事務局が対応）

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新しい同窓会の意思決定〜持続可能な同窓会〜

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役員の考える新しい同窓会のイメージ
新しい同窓会の意思決定● 事務局、アドバイザリーボードは意思決定は⾏わない。意思決定は会員システムのアンケート機能を用いる。

● 事務局とアドバイザリーボードのメンバーは年に1度集まり、事務局の活動のチェックを⾏う。また同窓会の運営に関して事務局が困ったときは随時アドバイザリーボードのアドバイスを受ける。

● 同期のまとめ役の人に世話役をお願いする。事務局から連絡の窓口のほか、同期の会員システムへの登録や懇親会への参加の声掛けなどに協⼒をお願いする。世話役のいない期は会員システムから連絡をする。
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22アンケートの結果
新しい同窓会の意思決定（１：反対 ～ ５：賛成）

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23アンケートの結果︓コメント
新しい同窓会の意思決定
4 基本的には賛成だが、アンケートのみで意思決定とする場合、投票率等を考慮せず常に最も多い選択肢が選出されるのはやや不安
1 アンケートでは意⾒集約できない
3 様々なご意⾒が出て、ひとつにまとまらない場合が⼼配です
5 各期の世話役は、交代制ですか︖それともずっと同じ人がやる前提ですか︖
2 アンケートによる意思決定とすると、アンケート回答が少ない場合に妥当な判断とならない虞がある。会の趣旨に沿ってあるべき⽅向に導く機能が事務局なりにある⽅が望ましいと思う。
4 反対ではないですが、アンケートの質問項目は事務局やアドバイザリーボードが設定するということでしょうか︖

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新しい同窓会のイメージの具体化
新しい同窓会の意思決定●

役員や顧問（恩師）経験者などからなるアドバイザリーボードを設置する。

●

問題が発生した場合は、事務局・アドバイザリーボードで対応を検討。ただし意思決定は⾏わない。

●

意思決定が必要な場合は会員システムでアンケート（投票）を実施し、決定。

●意思決定までのプロセスについては事務局・アドバイザリーボードで決める。テーマによってはワークショップを開催して意⾒を募る。

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新しい同窓会の意思決定のさらなる具体化
話し合いのテーマ（あくまでも参考）●

アドバイザリーボードのメンバーを誰が入るべきか︖どう選ぶか︖●

ワークショップ、アンケートに会員は参加するか︖●

実質的には事務局とアドバイザリーボードに同窓会の運営をあずけることになるが、それでいいのか︖●

事務局、アドバイザリーボードが暴⾛した場合、⽌められるか︖

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持続可能な同窓会
第2回ワークショップ（オンライン）●

２０２０年１１⽉１４⽇（⼟）●

参加しやすい時間帯はいつですか︖●

テーマ「新しい同窓会の会員管理」
 「新しい事務局（事務局の体制維持含む）」
JISD同窓会

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Thank You

デュッセルドルフ⽇本人学校同窓会・役員会
jisdyakuinkai@googlegroups.com

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