特許庁業務・システム最適化の推進について
新事務処理システムの具体的な実施内容
特許庁 総務部
情報システム室長

水野1

PROFILE恵雄

昭和57年特許庁入庁、平成16年特許審査第4部
電子商取引（特定用途システム）室長、総務部総務課調査官を経て、平成18年10月より現職。

2006 YEAR BOOK p40−45）で紹介されていはじめにるので、本稿においては、設計・開発において検討されている、新事務処理システムで実現される予定の具体的特許庁では、業務とシステム全体の最適化を目指し、な実施内容を紹介する。

業務処理過程（プロセス）の見直し、業務・システムのなお、本稿において紹介する内容については、平成将来像、レガシーシステムの見直し等からなる「特許庁19年8月から9月に、特許庁から意見募集がなされてお業務・システム最適化計画」を2004年10月に策定しり、この結果を踏まえて、本誌掲載時には一部変更された。その後、計画内容の更なる明確化やスケジュールのている可能性があるのでご留意されたい。

詳細化等の検討を進め、「特許庁業務・システム最適化計画」（改訂版）を2005年8月に策定・公表した。
最適化計画においては、「知的創造サイクルの活性化

2（外部ユーザーの利便性向上）」、「世界最高レベルの迅速かつ的確な審査」、「業務の根本的見直しとレガシーシス

新事務処理システムで実現する具体的な実施内容につテム脱却」を目標として掲げて、平成23年1月に、出

いては、以下に述べる条件を前提として検討を進めてい願及び中間手続の受付から、方式審査、実体審査、権利る。の登録、公報発行並びに審判に至るまでの基本的に全て

2.1 新事務処理システムにおける前提条件の手続と申請人登録や料金関係等に関係する新たな事務（1）記録原本の一元管理処理システム（以下、「新事務処理システム」という。）の提供開始を目指している。
現在は、新事務処理システムの設計・開発を進めており、新事務処理システムが備えるべき要件（システムが実現すべき仕様、機能）を検討しているところである。
最適化計画策定の背景、経緯及び基本的な考え方につい

現在、申請人から提出された書類等の情報は各業務別の記録原本で管理している。このため業務間の情報の受け渡し等が必要となり、情報反映の即時性を低下させ業務効率化の妨げとなっている。
新事務処理システムでは、各業務に分散した記録原本を一元化することで業務の効率化を図る。ては、JAPIO創立20周年誌への寄稿（園充『特許庁業一元化した記録原本を新事務処理システムでは新記録務・システム最適化計画』JAPIO創立20周年誌原本と呼称し、新記録原本は申請人から提出された申請

p28−33）で、最適化計画に記載された実施項目のあ書類や特許庁で作成された書類のすべてを管理する。

らましについては、JAPIO年誌への寄稿（水野恵雄（2）書類のXML化『特許庁業務・システム最適化計画について』JAPIO

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新事務処理システム構築における基本的な考え方

Japio 2007 YEAR BOOK

現行システムでは、複数のデータ形式（Xフォーマッ1ト、SGML等）が混在しており、システムが複雑化すのである。

る要因になっている。

3.1 インタフェース

新事務処理システムでは、書類のデータ形式をXML

寄稿集

特許情報施策および事業Part

3.1.1 ワン・ストップ・ポータルの実現

データフォーマットに統一して一元的に管理することで、ワン・ストップ・ポータルとは、申請人がインタラク複数のデータ形式の統一作業（現在の「整理標準化デーティブ申請等機能を利用する際に最初に接続するWebタ」作成）を不要とし、利用者へリアルタイムに情報提サイトである。

供を行うとともに制度改正によるシステム見直しを安価

ワン・ストップ・ポータルにより、特許庁が提供するかつ迅速に行うことができるようになる。

インターネットを介した各種サービスや情報を集約表示（3）書類名等の見直しし、利用できるようにすることでユーザーの利便性の向

現在、特許庁で扱う書類の中には、様式や項目名が統一されていないものや同じ名称で様式が異なる書類が存在している。「最適化計画」では、それらの書類や様式、上を図る。
ワン・ストップ・ポータルからアクセスできるサービ
ス、情報には以下のようなものを想定している。

項目名について、申請者の皆様や特許庁職員の利便性を考慮した上で、可能な範囲で統一化及び簡素化する方向① インタラクティブ申請等の各機能（ただし、本人認証が必要）で見直しを図る。

② 包袋情報等の無料提供サービス

3（ただし、未公開情報等は本人認証が必要）

新事務処理システムの具体的な実施内容

新事務処理システムの設計、開発において検討を進めている新システムの具体的内容を以下に記述する。ここ③ インターネット公報の提供サービス④ 特許庁が提供するガイド、便覧等⑤ 特許庁からのお知らせ⑥ その他関連情報へのリンク
等で述べる内容は、「最適化計画」の目標を達成するために新事務処理システムが実現すべき要件を具体化したも

図1

ワン・ストップ・ポータブルの概念図

特許庁業務・システム最適化の推進について
Japio 2007 YEAR BOOK

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3.1.2 特許庁が提供する機能を活用するためのAPI提供（2）インタラクティブ申請の具体的な内容

新事務処理システムにより提供される機能を民間事業①作成する書類（申請手続）を特定するための処理

者のサービスや企業や大学等におけるデータベースに有・作成する書類を特定するために、特許庁が保有する効に組み込むためには、そのためのインタフェースの提データを利用。

供が不可欠となるので、そのためのAPIを提供する予定−事件を指定した場合に、その事件の状態から手続きできる書類を特定。

である。

・手続（申請する書類）を指定した場合に、対象とな3.2 インタラクティブ申請機能の導入る事件を選択が可能。

（1）インタラクティブ申請機能の目的
現行のインターネット出願で特許庁へ申請手続を行う
場合、申請人はワープロ等で申請書類を作成し、インターネット出願ソフトを利用して特許庁へ書類を送信する。
インタラクティブ申請機能では、特許庁が保有する最−指定された手続について、対象となる事件を一覧表示し、選択が可能。
−実際に書類を提出する事件の一覧から選択。複数件の選択が可能。

新データを利用し、手続状況の把握、申請書類の作成、例）審査請求書などのように複数事件を一括処理

特許庁への送信前のエラーチェック等の一連の処理をイする場合ンタラクティブ(対話型の情報処理形式)に実施すること②書類の作成で、申請人の書類作成時の手間と負担を軽減し、さらに・特許庁が保有するデータを活用し、申請書類作成の書類の記載不備を回避することができるようになる。

ために必要な情報を提供する。
−指定された手続（書類）について、出願人情報や請求項数などの書誌情報を記入。

〈インタラクティブ申請機能の特徴〉① 特許庁データの活用による書類作成支援② 特許庁データの活用による手続状況の提供③ 書類送信前のエラーチェックの充実

図2−料金を自動計算し、書類へ記入。
・書類作成時に有用な各種情報や、他の申請書類、発送書類を参照。

インタラクティブ申請機能の概念図＊1 Webブラウザの利用については、Web化のメリット、デメリットを調査し、最適なクライアントアプリケーションの方式を検討する

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Japio 2007 YEAR BOOK

1

・自動作成された書類を、申請人等は必要に応じて修正。
③補正書の作成支援

寄稿集

特許情報施策および事業Part

新事務処理システムにおいては、全ての公報等についても自動編集によりインターネット公報の発行を行う。
なお、庁システムのリソースには限りがあるため、イ・補正対象の書類の最新情報を表示。

ンターネット公報の利活用において、一般の利用を妨げ・対象書類について補正等による変更履歴を表示し、るような不適切な利用（大量アクセス、ロボットアクセ履歴を指定することでその時点の状態の書類を表示。
・画面上で補正対象の書類を修正することで、修正内容から補正書を自動作成。

ス等）については制限を行う。
3.3.1 公報発行形態の見直し
公開特許公報、特許公報、公開商標公報、商標公報等、④ 一括処理の支援

現在DVD−ROM、CD−ROMの電子媒体で発行を行っ

・ワープロや企業内システム等で作成した複数の書類ている公報については、インターネットによる公報の発を一括入力（読み込み）。
・読み込んだ書類について、一括でエラーチェック、特許庁への送信。
（3）インターネット出願への一本化について
現在、新事務処理システムの稼働を平成23年1月目途に設計・開発を進めている。
新事務処理システムでは、インタラクティブ申請機能行に移行する。
また、現在紙媒体により発行している審査請求リスト（特許）、技術評価書請求リスト（登録実用新案）等については、紙媒体の提供の廃止及びインターネットでの提供を含め検討する。
3.3.2 公報発行業務の改善
新事務処理システムで実現するインターネット公報は、を提供することとしており、この機能については、イン発行条件が整った事件について発行準備を随時行うこと

ターネット経由での利用を前提として設計・開発を進めにより公報発行までの期間短縮を図り、毎日、所定時刻ていく。に発行することとする。なお、発行時刻についても検討

また、インタラクティブ申請機能は、PCT−SAFEとの連携を行わない方向。

を行う。
特に特許公報は、現状で設定登録から公報発行までISDN回線を利用した電子出願システム（パソコン電10週間程度の期間を要しているが、新事務処理システ

子出願ソフト：PCT出願含む）については、インタラムが構築された暁にはリアルタイムでの発行を目指す。

クティブ申請機能の導入までに廃止する方向で設計・開3.3.3 インターネット公報の利便性向上

発を進めていく。
3.3 インターネット公報の推進
公報に掲載される産業財産権情報をより迅速に、かつ、簡便な方法で幅広く流通させるため、特許庁では平成

現在のインターネット公報は、1発行分（1週間分）のデータを一括（バルク）でダウンロードする形態であり、必ずしも柔軟な提供形態ではない。
新事務処理システムでは、インターネット公報利用者

18年1月より登録実用新案公報、平成19年1月より意の利便性向上のため以下を実現する。

匠公報のインターネットによる発行を開始している。公（1）公報文献の取得単位の自由な設定

報発行のインターネット化により24時間365日公報の新事務処理システムで実現するインターネット公報は、ダウンロードが可能になっている。また、公報発行のイ取得範囲を自由に設定可能とし、単件でも一括（バルク）ンターネット化にともない公報発行期間（設定の登録かでも参照・ダウンロードを可能とする。

ら公報発行までの期間）の短縮を実現しているところで（2）多様なデータ形式での提供ある。

提供するファイルの種類としてXML、PDFフォーマ

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ット等選択可能にすることにより公報利用者の利便性の3.4 産業財産権情報の対外提供（以下、「データ提供」向上を図る。という。
）の利便性の向上（3）オーソリティファイルの提供

新事務処理システムでは、申請書類や特許庁で作成し一括ダウンロードした公報データに欠落等がないかをた書類等のすべての書類を新記録原本で一元管理する。

確認するための情報である「オーソリティファイルの提この一元管理した情報を抽出することによりデータ提供供を検討する。のリアルタイム化を実現する。

なお、ここで提供予定のオーソリティファイルとは、Web画面に特定条件（例：公開番号範囲）を入力することにより、その条件に一致する事件の公開特許公報、特許公報等の発行状況を一覧形式のファイルで提供するサービスを想定している。
（4）固定URLによる公報データ提供
事件毎にURLを付与することで、公報情報の利便性

また、データ提供はインターネットを活用し、より利便性の高いサービスを提供する。
データ提供の方法は、一般に閲覧可能な情報についてはWebによる照会を可能とする。
なお、インターネット公報と同様、庁システムのリソースには限りがあるため、提供する情報の利活用において、一般の利用を妨げるような不適切な利用（大量アクを向上する。

セス、ロボットアクセス等）については制限を行う。

（5）レイアウト表示

3.4.1 データ提供のリアルタイム化

XML公報データを活用することにより、段組等レイ

新事務処理システムでは、データ提供のリードタイム

アウト表示は、ユーザーの好みに応じて、自由に設定での短縮や発行間隔の短縮を実現する。新事務処理システ

きるようになる。標準的な段組表示については、スタイムでデータ提供のリアルタイム化を実現する情報は以下ルシートを提供する。の通り。

（6）新着通知サービスの提供（1）出願、登録、審判等の経過情報データ

RDF(Resource Description Framework) /現在、出願、登録、審判等の経過情報等については、RSS(RDF Site Summary)や SDI（ Selective

庁内データを再編集した「整理標準化データ」を提供しDissemination of Information）サービス等、新事務ているが、新記録原本の構築により、データ提供のリア処理システム稼働時に平均的な水準にある新着通知サールタイム化を図る。この際に、データの参照・ダウンロビスを提供する。

ードの範囲を柔軟に設定可能とする。

（参考）
RDF/ RSSを用いて公報発行情報の更新情報を公開するサービスを想定している。
SDIサービスとは、データの提供希望者が予め特定条件（例：特定のIPCを指定）を登録しておくことにより当該事件に一致する公報発行がされた場合は、電子メール等で公報発行情報を自動で通知するサービスと想定している。

（2）インターネット公報データ（3.3を参照）（3）包袋情報データ
包袋情報（出願書類や拒絶理由通知書など）の提供に
おいては、現行のインターネットによるオンライン閲覧、窓口におけるVDT閲覧等によるデータ提供のサービス

なお、現在意匠公報、商標公報等で採用しているレベルは維持しつつ、利便性の向上及びリアルタイム化

SGMLフォーマットについては、最適化以降の発行分を図る。現行IPDLの「審査書類情報照会」サービスのについては、これを廃止し、XMLフォーマットに統一ように閲覧のための特別なソフトは不要とするとともに、する。

新記録原本による書類の一元管理及び自動化により、リアルタイムに実行する。
なお、以下のような点に留意し、設計・開発を行うが、64

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1

Part

詳細については引き続き検討していく。
・公序良俗違反の書類、閲覧禁止の書類等に係るデータ

4

寄稿集

特許情報施策および事業

おわりには、包袋情報の提供の対象外とする。
・出願人又は出願人の代理人が未公開書類等を照会する
場合は、本人が対象となるので本人認証を必要とする。
3.5 通知書類の構造化
現在、特許における拒絶理由通知や拒絶査定等の通知

今後は、本稿で紹介した新事務処理システムの開発を着実に進めるとともに、検索系のシステムについても、最新の技術動向等を踏まえて、最適化計画の見直しを行う予定である。

書類は、記載事項が同一であったとしても、記載順序が審査官によって異なり、どのような情報がどこに記載されているか、また、拒絶の理由と適用条文との対応関係等について、出願人からわかりにくいとの指摘がある。
新事務処理システムでは、出願人が通知書類の内容を把握しやすいように、主要な通知書類について一覧性の向上を図る。そのために、通知書類を記述するXMLデータフォーマットにおいて、タグ付け項目を細分化する。
これにより、例えば拒絶理由通知書において、拒絶理由のある請求項や適用条文といった情報を拒絶の理由に対応付けて紙面上または画面上に表示するようにし、出願人にとって統一的で見やすい体裁とする。
なお、他の通知書類（例えば、意匠・商標・審判で扱う拒絶理由通知等）については、その必要性も含め今後検討していく予定である。
3.6 快適なレスポンスの確保一括（バルク）データダウンロードを行うユーザーが通常の単件使用ユーザーによる快適な使用を妨げるようなことがないよう、本体へのシステムへの影響を十分に精査しつつ、大量データ専用ダウンロードサイトの設置等の必要性を検討する。
3.7 その他
3.7.1 書類に関わる改善点（1）中間コードの扱い
現在、書類を特定するための方法として、書類名の他に「中間コード」という識別コードを使用している。
新事務処理システムでは、書類を特定するための方法として、書類名の使用を基本とし、中間コードは使用しない方針とする。

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