第2回「持続可能な同窓会」ディスカッション・ワークショップ（オンライン）
日時： 2020年10月10日（土） 14:00～16:00◆役員：カッコは役職と期
多田健志（会長：8）、渡辺究（副会長：14）、長久保英（副会長：18）、雨宮聡子（書記：21）、片山真紀（会計監事：16）、鈴木啓一 先生（顧問）、中嶋総雄 先生（現地顧問）、平山順造 先生（事務局）◆参加者：カッコは期
田浪由起子（8）、萬代倫子（8）、​伊藤隆史（9）、花房基弘（13）、藤本泰子（13）、細川玲子（13）、山下陽子（13）、吉河文美子（13）、城台創（14）、逵光輝（14）、宮本郁代（15）、​鈴木奈津子（16）**************************************************
本ワークショップ開催にあたり役員からのコメント
同窓会を持続していくにあたり、会員・資産を管理するために、今までの運営の仕方を変えたい。
今回我々から新しい同窓会の形を提案したい、これに関して賛成・反対を含めどう思うか。
このワークショップで何かを「決定」するわけではないので、忌憚ない意見を。
役員会は慢性的な欠員。特定の方に負担がかかっている点を変えていきたい。
外部サービスを導入するのも手段の一つと考えている。
年度幹事を集めての意思決定は、実質的に機能していない。
新しい体制案として、事務局＋アドバイザリー＋サポーター（世話役）
必要に応じてワークショップ、アンケート等を実施したい。
年度幹事は各期に２名という縛りは無くしたい。世話役さんを任意で。
総会も形式的なものは無くしたい。
---------------------------------------------------------------------議題 ： 新しい同窓会の懇親会と意思決定について---------------------------------------------------------------------■新しい同窓会の懇親会
チームA
・概ね考えに賛成。一方で、ドイツにいたメリットを訴求して同窓会のバリューを上げ、新卒の方々にも良い接点・刺激となるような集まりにするのはどうか。
商工会議所などにも働きかけ、コストも抑えながら今の時代にあった形の同窓会を作り上げていく。そうすることで若い人にも魅力的と感じてもらえるようになるのでは。
・懇親会は同窓生・旧教職員のみなさんとの再会の場ではあるものの、効率化は賛成。
ただ安価にしすぎるのはどうか。
クレジットカードにより会費の事前申請も考慮しては。キャンセル料も支払ってもらい学生にも相応の金額を負担してもらう。

会費だけで運営するのは困難なので、広告化なども検討しては。JISD便りを発行してそこに宣伝を載せるなど、財務面の強化を行う。
スポンサーもそれを経費として活用できるメリットあり。
・若い人は精算にペイペイを使ったりしているので、電子媒体を使った支払いも検討してはどうか。
・ドイツの良さ・バリュー、諸先輩とのつながりを訴求しつつも、名簿管理のアウトソーシングといったコスト増加が見込まれているので、財務強化を進めるのもひとつ。
個人情報保護法（GDPR）の関係で卒業生の把握が困難になっている現状をどうするか。
チームB・簡素化には賛成。事務局が大変で当日までに疲れ切ってしまった。
学食で安くして毎回同じ場所でやれば事前準備も楽なので良い。飲食の質に期待してるわけではない。
・会はやった方がいい。同期会でなくJISDで学んだ人と初対面でも会って話す事が出来、新しい交流が生まれる貴重な場。
・５年はもし出れないと１０年後、１５年後になってしまう。
結局事務局側の労力がポイント。特定の時期に開催し、場所も学食として準備が楽になれば２－３年に１回の開催がいいのでは？
・イベントは、JISDの同窓生が多方面で活躍している事を紹介するとか何人かにスピーチしてもらうなど、自分も頑張ろうとモチベーションアップに繋がる事にもなるので良い。企画が大変で事務局の負担増にはなってしまうが・・。
・会費の事前徴収が大変というのは理解する。一方で事前に支払わないといけない金額は準備出来るか心配。（今は3－4百万あっても今後収入があまり期待できない中で先々はどうか？）
チームC
1)懇親会の開催間隔・5年間隔は長いのではないか。
→ 1回参加できないと10年開いてしまうのは寂しい。
頻度が落ちると同窓会の役割として弱くなる懸念がある。
・2-3年に1回が望ましい。その代わり、場所や日程等を固定すること等により、事務局の労力を極力軽くする方法を考えて行けば良いのでは。
2)会場
・大学の学食は賛成。費用を低く抑えられることは若い参加者を増やすためには良いのではないか。参加費が若者の参加へのハードルを上げてはいけないと思う。
・豪華な会場、美味しい食事も良いが、同窓会の最終的なコンセプトは人脈作り。
同期とはいつでも会えるが、恩師や先輩・後輩と新たな出会いができることも大切。
3)簡素化等
・あくまでも同窓生が集える場の提供が目的なので、簡素で構わない。
→ 立教は毎年3月最終日曜日に毎年大学の学食で大同窓会を開催している。
案内はメールで、出欠返答無しで当日参加してもOK。立食で乾き物が出る程度。
会費2000円。場所と日程が決まっていることで予定が立てやすく参加しやすい。
・凝ったイベントは不要だが、若い世代に「日本人学校にはこんな先輩がいるんだよ」と知ってもらう良い機会ではあるので、事務局の無理のない範囲で、1人くらい講演なり紹介なりはしても良い気がする。
4)その他
・事前振込が不要とした場合、会場に納める前金などは大丈夫なのか心配がある。

・具体案はまだないが、何か「集まることが楽しそう」「参加したい」と思ってもらえるような楽しい場づくりを考えていったらどうか。
チームD・シンプルなのは賛成
・5年に1回は少ない。事務局の負担が簡素化によって軽減するのであれば、4年周期でも。
・新しいシステムで、コミュニケーションが取れれば周期が長くてもいいかなとも思う。
心の拠り所がない状態で5年に一回だと不安
・以前は3～4年に一回やっていた実績も無視できない。
・懐かしい顔に久しぶりに会える、ことが目的。正直企画モノにはあまり目がいかない。
・会うきっかけとしてのプラットホームの役割りがあればいいのでは。
・最初と最後（校歌）だけきちっと締めれば良いと思う。
・企画持ち込みもいいと思うが、場にふさわしいかの判断は誰が行うか。結局事務局側の負担にならないか。
・名簿の突合せがないのは、ちょっと不安ではあるが、当日の負担は理解できる。
性善説に基づき思い切って今回提案の形でもいいのかも。
・やっぱりセキュリティが心配。何か一つ抑止するものがあれば。例えば期をキーに何か。
・開催案内がもしハガキなら、それを持ってきてもらうというのはありかもしれないが、電子化する方向なのであればそれも難しい。

■新しい決定の意思決定
Q：意思決定とは具体的にはどういうことを想定しているか？
A：軌道に乗ってしまえば、通常の運営で何か意思決定をすることはあまりないが、それ以外のイレギュラーケースを想定。例えば極端な例でいうと、会費がなくなった・同窓会が存続できない、など緊急時のケースなど。
チームE・組織の簡素化はOK。だが、参加は必須ではないものの、総会関連の意思決定や決算報告は面前で実施すべき。（地元の町内会を例に）
Zoom開催もよし。質疑応答もあるので説明した方がよいのでは。
事務局・アドバイザリーボード・アンケートの形式はよいが、会費変更の議論や大型の予算出費など、大きな議題があるならばちゃんとした管理体制を組む。
SNSなどを活用し、若い世代にも関心をもっていただけるような魅力的な内容を提供していく。
一方で、期の高い方々が同窓会の活動に従事できるタイミングになってきているので、彼らに働きかけるのもひとつ。
・可能な限り簡素化する。HPを活用し活動内容の見える化を進める。意思決定の会報作成が難しいのであれば他の媒体で。
アドバイザリーボードの役割が見えにくい。詳細化が必要。あとは若い人たちを惹きつけることの優先順位が高いのでは。
・概ねOK。懸念点は事務局・アドバイザリーボードの人集め。現時点でも苦労しているので、今後担ってもらう人たちにも入ってもらえるような仕組みづくりを考える。
チームF
・これまでは事務局の方の労力がとにかく多大だったので、システムを使った意思決定とその簡素化には賛成。

・一方でシステムに毎年数十万円かけるのはどうか？
資金が底をつき寄付金頼みでまわそうとすると寄付金集めに労力がかかる。
・費用対効果を考えるなら、費用が無料か年数万円程度のものの方が良い。
例えば、MiiT＋（ミータス）という初期費用、月額利用料が無料のシステムもある。
メールアドレスだけあればシステム運用可能なものでメール配信、アンケート作成・送付、投票・集計等必要最小限にする等。
・アンケートではいろいろな意見が集約出来る。更に重要決定は最終的にはYer/Noの投票とし、アンケートとの組み合わせが良い。
・同期の繋がりは大切。今は各期で各々の管理をしていると思うが、ある期では簡単なHPを立上げ、氏名、メールアドレス、在籍学年・クラスだけで上手に交流できているので他の期でも参考にして導入検討するのも良いかも。
チームG・アンケートは軽いイメージなので、意思決定をアンケートで決定しまうのはどうかな、と思う。
・意見が大幅に別れた時、事案があまりにも大きい内容になった時は各期で決定事項をまとめて判断する。そのためにも「学年幹事」的な存在はあった方がいいように思う。
普段の決定事項はアンケートで十分だと思う。あくまでも、事案が大きくなったときとか、意見があまりにもバラバラになってしまったときとか。
・逆に最初に事務局とトップで取りまとめして事後承諾する方法。
事後承諾はよくない。そこまでの重責を事務局に一人するのはかわいそうだし、不安だと思う。それも内容次第だよね。
・学年単位で意思決定を決めて、その判断を事務局+アドバイザリーに上げる。
そのための年度幹事としての機能は裏付けとしてあったほうがいい。
でも、そうなると、アドバイザリーメンバーをどうするかという話になってくる。
・事務局から各学年に落ちた時に「どうですか？」「まちがってます？」って聞いた時に存在していない期の意見がもらえないのでその期（見つかっていない期）の掘り起こし問題をどうするか。
・父母会の協力をなんとかして取り付けて、各期の不明者を掘り起こす。
同窓会の登録はしてなくても、期では案外みんな少しずつでもつながっている。
同じ期内では結構な人数がまとまる。問題は期の中で行動に移す人がいない。
・出てこない期はそれまで。黙ってたら意見は反映されないので、そこまで面倒みれない。
それは「決定事項に準ずる」という意思表示として受け止めないと収拾つかない。
割り切らないと。
意見には必ず反対が存在するので、そのために期単位にまとめて事務局で決定をしやすくする必要がある。
チームH・簡素化は賛成だが、総会は残したほうがいい。意思決定と会計報告のみでいいと思うが、こういう部分をアンケートやWEB公開だけで済ませるのは不安。
・懇親会でせっかく集まる機会に意思決定をしては。その準備等は事務局がやることになるとは思うが。
・会員システムは経費が掛かるのでこれからどうするかは検討しないといけない。
・会則の改訂も絡めて話をしないと、話が進まない。
・リーダーシップをとれる人に委ねていくことはいいこと。その人たちに意見・相談できる手段・環境があればいいと思う。
・多様な意見を聞きつつ進んでいったらいいのでは。
・同窓会をクローズする場合（ぐらいの緊急事態）の手続きについて、今話すには時間がもったいないので、これからどう存続させていくか、盛り上げていくかしていくかという前向きな話をしよう。
・JISDに在籍していたというバリューはみんなとても誇りに思っている。みんなとそういう誇り・魅力を共有したい。
・同期会 ≠ 同窓会。全体で集まる機会は大事。
・（電子化されることに不安は？の問いに対し）電子化した方が、これから先がつながるような気がする（若い世代に）。

第２回ワークショップは、2020年11月14日（土）に予定しております。
議題 ： 新しい同窓会の会員管理と事務局（事務局の体制維持含む）について