汎用台帳システムの導入と今後のデータ活用について

平成３１年４月１９日（金）
三鷹市 企画部 情報推進課 課長補佐 木村 祐介

三鷹市の紹介

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区
目
摩 稲城市
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三鷹市

神奈川県

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■面積：16.42k㎡■人口：187,571人 世帯数： 94,075世帯（平成31年４月１日現在）■平成31年度予算：一般会計…約690億円特別会計…約399億円 ※地方交付税不交付団体
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三鷹市の紹介
特徴的な施策と地域情報化に関する取組●昭和31年 日本初乳児保育所を開設●昭和48年 日本初公共下水道整備100％●昭和49年 日本初住民協議会による「コミュニティ・センター」を開館●昭和59～62年 日本初光ファイバーを利用したINS（高度情報通信システム）実験の実施●平成10年 SOHO CITY みたか構想に基づく「SOHOパイロット オフィス」を 開設●平成17年 世界テレポート連合から「Intelligent community of the year」を受賞「三鷹市自治基本条例」を制定●平成18年 コミュニティ・スクールを基盤とした小中一貫教育を開始●平成19～21年度 総務省「ユビキタス・コミュニティ推進事業」⇒証明書のコンビニ交付・地域SNSなどに取り組む●平成24～25年度 総務省「ICT街づくり推進事業」 ⇒ICTをコミュニティ創生に活用した事業の検証と横展開に向けた共通プラットフォームを構築

情報セキュリティ・個人情報保護等に関する取組●昭和62年度 「三鷹市個人情報保護条例」を制定●平成14年度 「三鷹市情報セキュリティ基本方針」を策定●平成15年度 情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の認証取得⇒市民課（市政窓口を含む）、情報推進課で取得●平成16年度 ISMSの適用範囲拡大 ⇒ 市民部全課で取得●平成18年度〃⇒ 文書管理部門、庁舎管理部門で取得●平成20年度〃⇒ 教育委員会で取得 情報セキュリティハンドブックの配布●平成22年度 三鷹市ICT事業継続計画書（三鷹市ICT-BCP）を策定●平成26～27年度 PIA（特定個人情報保護評価）を実施 ⇒ 14課・計21事務（18事務は全項目評価書作成）で実施●平成27年度 「三鷹市特定個人情報保護条例」を制定

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汎用台帳システム導入の経緯➢ 未電算化業務（紙・エクセル等で情報を管理している事務）で、大量の情報を扱う事務について、厳格なアクセス権限の設定ができ、データの登録・削除といった更新履歴を全て記録するといったデータ管理が必要となる。
➢ PKGシステムの新規導入・改修はカスタマイズとなり、構築・改修費が高額になることや、追加のメンテナンスにも費用がかかる。
➢ 新たな事務の追加や事務内容の変更があった際、現状の紙・エクセル等と同様に、ユーザー側で容易に帳票レイアウトの修正や項目等の追加を行える汎用性・拡張性が求められる。

セキュリティと汎用性・拡張性を備えた台帳システム（データベース）

汎用台帳システムの導入
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台帳の整備庁内における未電算化業務の件数○ マイナンバー制度導入における影響調査
平成25年度に、マイナンバー制度への対応が必要な部署及び事業の洗い出し・整理を目的とし、全ての部署（計50部署）を対象とした影響調査を実施。回答があった計291事業（事務）から、未電算化業務の抽出を行った結果、該当したのは112事業（27部署）。
＜抽出条件＞●システムを導入していない事業（事務）●市民・職員・事業者情報を取り扱う事業（事務）№管理・保管方法

事業数

件数

№

取扱対象者の件数

事業数① 紙3523,230① 100件未満50② 電子（エクセル等）245,726② 100件以上1,000件未満

44③ 紙・電子（エクセル等）

53

124,374③ 1,000件以上

18112

153,330計

計100件以上の事務が半数以上を占める
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112※件数は延べ数

台帳の整備
対象事務の選定○ 台帳作成の候補・対象となる事務
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➢
➢
➢

紙・エクセル等で情報を管理している事務
住民情報を扱う事務取扱件数が多い事務
個人番号利用事務（関係事務）などの特定個人情報を取り扱う事務
機微情報を取り扱う（管理している）事務
事務処理（申請受付→審査→決定→出力）が複雑すぎない事務
他システム（住基・税システム等）との連携が必須ではない事務
アクセス権限を設定の上、複数課で利用（共用）が可能な事務
新たにシステムの導入を検討している事務

これらの事務を対象に汎用台帳システムによる台帳整備の検討を開始

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DV台帳の整備（DV等支援措置者への対応）○ 国からの通知
平成29年７月より情報提供ネットワークシステム（情報提供NWS）が稼働したことに伴い、「マイナポータル」から情報連携のやり取りの記録や自己情報の確認を行うことが可能となるが、DV等の加害者がこれらの機能を悪用し、被害者の居所を探索する恐れがある。
各自治体の情報が格納される中間サーバーには、情報提供NWSによる情報照会やマイナポータルの情報提供の要求に対して、即時提供の対象外とする機能（フラグ）が搭載されている。この機能を活用して、加害者による不当な利用を防止し、DV等の被害者の保護を図る必要がある。

※現在稼働に向けたDV台帳検証作業中 （画面は開発環境のもの）

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今後の台帳の整備
汎用台帳システムに期待できること○ PKG化されていない事務への対応

福祉の独自サービスのように、各団体で個別に実施しているサービスは、PKG化されていない事務が多いため、こうした事務について汎用台帳システムの導入は有効である。
また、PKGシステムを導入していても、一部PKG対応していない事務の情報を、エクセル等で管理しているという場合にも活用できる。

○ 異なるシステム・事務間の情報共有
統合PKGを導入しておらず、各部署で利用するシステムが異なる場合は、情報管理がシステム単位となるため、庁内で情報を共有する際は紙・データの授受になる傾向にあるが、汎用台帳システムを導入することで、アクセス制御を図ったセキュアな環境で情報共有が行える。

○ テンプレートの活用
各団体にて作成した台帳がナレッジとして蓄積され、テンプレート化されることで、他団体が同様の事務の台帳を作成する際にも活用でき、導入時の職員の負荷軽減、事務の効率化を図ることができる。
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自治体におけるデータ利活用＜業務のデジタル化＞➢ データベースによる情報管理➢ 申請手続のオンライン化（紙・エクセル等からの脱却）＜業務の共同化＞➢ 自治体クラウドの導入（複数団体によるシステム共同利用）＜業務の自動化＞➢ AI・RPA等のツール導入（手作業事務の自動化）＜業務の標準化＞➢ 業務・システムの標準化・共通化（カスタマイズ抑制と標準事務フロー）＜データ活用基盤の整備＞➢ データ（オープンデータ、ビッグデータ等）を格納するための統合データベース基盤の整備（自動収集・自動更新）➢ データ活用ツールの導入（BIツールを用いたEBPM等）

効率的にデータを収集し、効果的にデータを分析・活用するための基盤整備が求められる
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