国立研究開発法人農業環境技術研究所における公的研究費の不正使用防止計画（平成２７年（平成２８年１月１４日策定）
１月１３日改正）

国立研究開発法人農業環境技術研究所（以下「農環研」という。）では、「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施基準）（以下「ガイドライン」という。）」（文部科学省平成 26 年 2月 18 日、農林水産省平成 26 年 12 月 18 日）を背景として「国立研究開発法人農業環境技術研究所における公的研究費の運営・管理に関する規程（以下「規程」という。）」（平成 19 年 4 月 1 日策定、平成 27年 3 月 10 日最終改正）及び「公的研究費の不正使用防止対策の基本方針」を定めるとともに、「公的研究費の不正使用防止計画」を以下のとおり定め、公的研究費の適正な運営・管理に向けた取組を推進する。

Ⅰ

運営・管理体制①最高管理責任者： 理事長
農環研における公的研究費の運営・管理について最終責任を負う。
②統括管理責任者： 理事
最高管理責任者を補佐し、公的研究費の運営・管理について農環研全体を統括する実質的な責任と権限を持つ。
③推進管理責任者： 業務統括主幹
農環研内の各部署における公的研究費の運営・管理について実質的な責任と権限を持つ。
（当所における推進管理責任者はガイドラインにおける『コンプライアンス推進責任者』に相当するものとする。）④不正使用防止対策推進委員会
農環研において、不正使用を発生させる要因の把握、不正使用防止計画の策定、不正使用防止計画の効率的な推進を図るため、規程第１７条により設置され、上記統括管理責任者を委員長とし、推進管理責任者、研究統括主幹、企画戦略室長、総務管理室長、財務管理室長を委員とする委員会。
（当所における不正使用防止推進委員会はガイドラインにおける『防止計画推進部署』に相当するものとする。）

Ⅱ

不正使用防止計画

１．責任体制の明確化
不正発生の要因

防止計画

公的研究費の運営・管理体制の周知が不十分で、その実効性が乏しいことから、責任の所在が不明瞭となり、不正使用を発生させる要因の把握や対策の策定が機動的に行われない。

規程の改正により整備された新たな運営・管理体制に基づき、責任の所在を明確化し、不正使用を発生させる要因の把握や対策の策定・実行を機動的に行う。

２．適正な運営・管理の基盤となる環境の整備に関する取組
不正発生の要因防止計画

運営費交付金や競争的研究資金等の研究費が国民の税金を原資としたものであること及び必要な物品等は必要な時期に適切に購入するという経費執行ルールに対する認識が欠如している。

規程第 10 条に基づき、職員の意識改革を促していくため、全役職員等を対象に、公的研究費の適正な使用のための研修会を開催するとともに、定期的に試験を実施して認知度を確認し、必要に応じて再試験を実施する等、職員の倫理観の向上と使用ルールの徹底を図る。

研究職員が取引業者に直接注文したり、研究室に直接配送・納入された物品を検収を受けないままに受領していたケースが複数確認されていることから、物品等の調達や検収等の契約手続きに関する研究職員の理解不足が不適正経理処理の主たる要因の一つになっている。

規程第８条に基づき、公的研究費の事務処理に関する手続きや関係規程、資金配分機関が定める事項等を体系的に分かり易く整理した「公的研究費の運営・管理に係る事務手引き（以下「手引き」という。
）」を作成し、役職員等に周知する。

内部統制の整備と運用の不備や、物品の購入や役務の発注等に係る職務権限が周知徹底されていないことから、農環研の会計規程に反するとの認識を持つに至らないままに研究職員による業者との直接取引が発生する。

関連する内部統制の整備と運用について、その有効性を確保していくとともに、不正使用防止対策推進委員会において、物品の購入や役務の発注等に係る職務権限を明確化し、周知徹底する。

不適正な経理処理であっても、結果的に研究のために使用していれば許されるという認識の甘さがあり、研究上の便宜を図ることが優先され、契約・検収部門を通さない直接取引が発生する。

規程第 10 条に基づき、全ての役職員等から不正使用を行わない旨の誓約書を提出させる。特に事務担当職員以外の役職員等にあっては、事務担当部署から事前に承認を得た場合又は指示を受けた場合を除き、業者との直接取引を行わない旨を誓約させる。また、不正使用を行った場合は、資金配分機関による氏名公表等を含む、厳しい処分が課せられることを周知徹底する。

預け金、一括払、差替えについては、研究者と取引業者が経理担当者を欺く形で、虚偽の内容の関係書類の作成や契約した物品とは異なる物品を納入するなどの形態で行われており、経理担当者は関知できなかった。調達担当者は、研究職員からの急遽必要となった研究用物品や研究用機械の修理の発注を相談された場合等、研究の停滞を招かないことを優先するあまり、契約依頼票の提出前であっても研究者自身に発注行為を許可したり、自ら発注を行っていた。その後、契約決議書の起票を行っていた。

購買会計に関する内部統制においては、一般的に、発注依頼、発注契約、納品検収、会計計上、支払い等に職務が明確に分割され、業務フローは非可逆的であることが求められる。各職務の承認も基本的に独立してあるべきである。また、購入する製品サービスの品質や技術的仕様について高度な判断が必要な場合には、専門性を有する部署･人材の審査により、その発注の妥当性を担保することが求められるが、当法人においては、発注依頼承認、発注承認にこの審査機能が欠けていたものと考えられる。以上の点を踏まえ、今後の会計処理に際しては購買会計に関する内部統制の徹底を図る。

３．不正を発生させる要因の把握と不正使用防止計画の策定及び実施
不正発生の要因

防止計画

不正使用の防止に向けた対策の立案が不十分 不正使用防止に向けた対策を体系的に整備する。
であり、不正使用事案の発生に対して機動的・ その際、不正使用防止対策推進委員会を中心に、不正使用を発生させる要因の把握、対策の立案・効果的な対応が行われていない。
実行を推進する。特に、不適正な経理処理事案の調査結果に基づく再発防止策を不正使用防止計画に反映させる。

４．公的研究費の適正な運営及び管理活動
不正発生の要因防止計画

取引業者の営業担当者と研究職員とが日常的に接触する中で、研究上の便宜を図ることが優先され、契約・検収部門を通さない直接取引が発生する。

農環研の規程では認められていない前払方式での購入や会計年度を越えての使用等が発生した最大の要因は、取引業者の営業担当者と研究職員が直接に接触したことであることに鑑み、事務担当部署から事前に承認を得た場合又は指示を受けた場合を除き、全ての取引業者と研究職員の直接的な取引を禁止する。

電子メールやウェブ（ネット）によるこれまでに無い簡易な接触手段も不適正な経理処理の誘因の一つになっている。

事務担当部署から事前に承認を得た場合又は指示を受けた場合を除き、特殊な物品等であっても全ての取引業者と研究職員の直接的な取引を禁止する。また電子メールやウェブを通じた物品等の納品についても、検収を含めた適正な経理処理を確実に行われるよう必要な体制を整備する。

データベース、プログラム、デジタルコンテン 全ての取引について、注文書と納品書、納品物のツ作成、機器の保守・点検等、特殊な役務契約 照合等の徹底といった措置が迅速・確実に行われに対する検収が不十分である、または受領印に るよう必要な体制を構築する。
よる確認のみである等、検収業務の形骸化が、業者による納品物品の持ち帰りや納品検収時に納品物品の反復使用等の不適正な経理処理を招く危険性を排除できない一因となっている。
DNA 合成製品等、研究の進捗に応じた発注・迅速な納入が必要な物品や、目視による現品の確認が困難な物品に対して、従来の物品等を前提とした検収体制では必ずしも十分な対応が行われていなかった。また、プリペイド方式の利用による研究者間での ID の貸し借りや持ち出し等が、更なる不正経理の温床になる性質を持つとの規範意識が欠如していた。

必要な品目を事前に特定することが難しく、かつ迅速な発注・納入が求められるバイオテクノロジ
ー研究の特性に対応して、契約手続きの迅速化を進めることが必要であり、物品等の購入について入札により年間を通じてその取引価格を決定する単価契約を行う。

定期的に予算執行状況の報告を行っているものの、依然として年度末に予算執行が集中する等の事態が発生し、無理な経理処理を招く温床となっている。特に、競争的研究資金等の外部資金が集中する研究者が存在し、年度末の不適正な経理処理の誘因の一つになっている。

定期的に予算執行状況の確認を行うとともに、必要に応じ改善を求める。特に執行率の低い研究者に対してはヒアリングを行い、研究費の返還等の指導を行い、計画的な予算施行の促進と無理な予算執行の回避のための取組を行う。

内部牽制の有効性を高めるために、調達担当者 検収行為は、購買会計における一連の職務の中でと検収担当者を分けて配置していたことによも特に重要であることを認識する。その上で、確り調達担当者が自分の発注したものが検収さ実な検収行為を行うためには、必要な情報が事前れたかどうかを確認するプロセスが欠けていに網羅提供されていることが重要であり、目視にた。また、研究職員と調達担当者、検収担当者 よる確実な検収を徹底する。
間、あるいは調達担当者と検収担当者間の意思疎通や、人事異動に伴う同部署の担当者間の事務引き継ぎ等が十分になされていなかった。さらに、検収担当者は、納品物等の検収は、契約伝票と突合し現物確認や動作確認を行い取引業者からの納品書等の関係書類の確認のうえ、支払い手続きをすべきところ、取引業者から提出された納品書等のみで検収を行うことが常態化していた。
物品の発注を行う者が責任を持って管理すべ
き個人の会計システムＩＤ、パスワードを他の研究職員や契約職員に伝えて会計システムにアクセスさせ、購入依頼を行わせていた。

会計システムのＩＤ、パスワードは、他の研究職員やＩＤ、パスワードを持たない職員に使わせないよう周知徹底し、厳重な管理体制を図る。

検収担当者は、単年度契約である委託費について事業期間内に支払いまで終了しなければならないことを認識していたにもかかわらず、検収業務を行った際に翌年度納入や前年度納入の事態に気がつかなかった。

委託費にかかる会計処理に際しては、実際に納品された納品日として処理し、当初、契約期間内に納品される見込みで契約したものの、その後のやむを得ない事情により、翌年度の納品になることが明らかになった際には一旦契約を解除し、翌年度に改めて契約を行うなど、実態に即した経理処理を行うよう経理業務の指導を徹底する。

５．情報の伝達を確保する体制の確立
不正発生の要因防止計画

通報窓口がわかりにくいため、通報の遅延や、 公的研究費の不正使用防止を推進する観点から、不正の潜在化のおそれがある。
通報等窓口を明示し、ホームページ、グループウェア、「手引き」等により周知を図る。その際、通報者及び通報内容の秘密保持、通報の方法等について併せて周知する。

公的研究費の使用ルール等に関する相談窓口がわかりにくいため、誤った解釈で経費が執行されるおそれがある。

公的研究費の使用ルール等に関する相談窓口を設
け、ホームページ、グループウェア、「手引き」等により周知を図るとともに、使用ルールとその担当部署との関係を「手引き」等による周知の徹底を図る。
また、使用ルールについては規程に基づき受講が義務づけられたコンプライアンス教育を通じて周知するとともに、理解度のチェックを行い、徹底を図る。

６．モニタリングの充実
不正発生の要因防止計画

不正使用の防止を推進する体制の検証及び不正使用発生要因に着目したモニタリングが不十分であるため、不正発生のリスクが存在する。

上記１～５の措置について、確実な実効を促すた
めに、監査室による内部監査については、書面審査に加えて行っている研究現場での聞き取り調査の回数を増やす。
また、監査に際しては、契約取引の多い取引業者に対し会計帳票等の提供を求め、不審な点が認められる場合には、臨時的な監査を行う。

Ⅲ 不正使用防止計画の点検・評価
不正使用防止対策推進委員会は、公的研究費使用に係る不正を発生させる要因の把握に努め、不正使用防止計画について点検・評価を行い、見直しを図る。