Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

Panduan Keikutsertaan Pemegang
Saham dalam Pelaksanaan RUPS
Penerbit Efek
Panduan Pengguna Electronic General Meeting System(eASY.KSEI)

Referensi Dokumen
Versi

1.0

Tanggal diterbitkan

19 Juni 2021

Page 1

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

Daftar Isi
Daftar Isi ...................................................................................................................................... 2
1

Pendahuluan ........................................................................................................................ 32

Perangkat yang Dibutuhkan .................................................................................................. 3

3

Aktivitas sebelum Pelaksanaan RUPS .................................................................................... 3
3.1

4

Menyampaikan Konfirmasi Keikutsertaan sebelum Pelaksanaan RUPS ................................3

3.1.1

Memilih “In Person” atau Hadir Sendiri secara Elektronik dalam RUPS ...........................5

3.1.2

Menunjuk “Individual Representative” sebagai Penerima Kuasa .....................................6

3.1.3

Menunjuk “Independent Representative” sebagai Penerima Kuasa ..............................10

3.1.4

Menunjuk “Intermediary” sebagai Penerima Kuasa .......................................................12

3.2

Menyampaikan Pilihan Suara sebelum Pelaksanaan RUPS .................................................14

3.3

Modifikasi Konfirmasi Keikutsertaan dan/atau Pilihan Suara ..............................................16

Aktivitas pada Hari-H Pelaksanaan RUPS ............................................................................. 19
4.1

Registrasi Kehadiran Elektronik sebelum Pelaksanaan RUPS ..............................................19

4.1.1

Registrasi Kehadiran Elektronik secara Otomatis (Automatic Registration) ...................19

4.1.2

Registrasi Kehadiran Elektronik secara Mandiri (Self-Registration) ................................20

4.1.3

Menyampaikan Konfirmasi Keikutsertaan sebelum RUPS Dimulai .................................22

4.2

Mengunduh Bahan Materi RUPS .........................................................................................24

4.3

Mengikuti Pelaksanaan RUPS melalui E-Meeting Hall .........................................................25

4.4

Menyaksikan Tayangan RUPS via Zoom Webinar ................................................................27

4.5

Menyampaikan Pertanyaan/Pendapat secara Lisan ............................................................30

4.6

Menyampaikan Pertanyaan/Pendapat secara Tulisan ........................................................31

4.7

Pelaksanaan Electronic Live Voting di Layar E-Meeting Hall ...............................................35

4.7.1

Mengubah Status Keikutsertaan pada Electronic Live Voting .........................................35

4.7.2

Mengikuti Pelaksanaan Electronic Live Voting ................................................................36

4.8

Memantau Pelaksanaan RUPS secara Sekilas ......................................................................39

Page 2

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

1 Pendahuluan
Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek berikut akanmenunjukkan kepada Anda selaku pemegang saham yang namanya tercatat di Daftar Pemegang
Saham (DPS) Penerbit Efek, bagaimana cara ikut serta dalam pelaksanaan Rapat Umum Pemegang
Saham (RUPS) yang dilaksanakan oleh Penerbit Efek pada aplikasi eASY.KSEI. Sebagaimana yangdisebutkan dalam e-mail Pemanggilan RUPS aplikasi eASY.KSEI, setiap pemegang saham berhak ikut
serta dalam pelaksanaan RUPS dengan memilih salah satu dari mekanisme berikut:
a. hadir dalam RUPS secara fisik; atau
b. hadir dalam RUPS secara elektronik melalui aplikasi eASY.KSEIApabila Anda berencana hadir sendiri secara fisik ke pelaksanaan RUPS Penerbit Efek, maka Anda tidak
perlu membuat deklarasi keikutsertaan secara elektronik pada aplikasi eASY.KSEI hingga sebelum
pelaksanaan RUPS terkait berlangsung. Lebih lanjut, di hari-H pelaksanaan RUPS Anda:a.

Wajib menunjukkan kartu identitas diri untuk verifikasi data ketika proses registrasi kehadiran;
serta

b.

Membawa dokumen lainnya sesuai persyaratan yang ditetapkan oleh setiap Penerbit Efek
sehubungan dengan keikutsertaan dalam pelaksanaan RUPS secara fisik. Persyaratan tambahan
dapat Anda lihat melalui fitur ‘Meeting Info’ pada aplikasi eASY.KSEI dan/atau melalui
pengumuman yang dipasang pada laman situs resmi Penerbit Efek.

2 Perangkat yang Dibutuhkan
Aplikasi eASY.KSEI dan modul Tayangan RUPS pada fasilitas AKSes dapat dijangkau menggunakan
gadget atau perangkat elektronik yang memiliki fungsi praktis, seperti laptop atau notebook, PC, dantablet. KSEI merekomendasikan agar setiap user dapat membuka Aplikasi eASY.KSEI dan modul
Tayangan RUPS pada fasilitas AKSes melalui browser Mozilla Firefox apabila ingin mendapatkan
performa dan tampilan terbaik.
Sementara untuk koneksi internet, KSEI tidak menetapkan persyaratan khusus agar setiap user
mendapatkan pengalaman terbaik selama mengakses aplikasi eASY.KSEI maupun modul Tayangan
RUPS pada fasilitas AKSes. Hal ini dikarenakan kecepatan membuka halaman keduanya akan
bergantung kepada koneksi internet yang tersedia baik dalam bentuk kabel broadband atau nirkabel(3G atau 4G/LTE atau WiFi) sesuai dengan pilihan koneksi yang digunakan oleh user.

3 Aktivitas sebelum Pelaksanaan RUPS
3.1 Menyampaikan Konfirmasi Keikutsertaan sebelum Pelaksanaan RUPS
Apabila Anda adalah pemegang saham individu lokal dan Anda ingin menghadiri sendiri pelaksanaan
RUPS secara elektronik, maka setelah menerima e-mail pemanggilan RUPS dari aplikasi eASY.KSEI,
Anda dapat menggunakan hak suara dengan menginformasikan sendiri keikutsertaan serta
menyampaikan pilihan suara melalui aplikasi eASY.KSEI selama masa deklarasi kehadiran secara
elektronik berlangsung. Yang dimaksud dengan masa deklarasi kehadiran secara elektronik adalahmasa penyampaian konfirmasi keikutsertaan dan pilihan suara untuk pelaksanaan RUPS Penerbit

Page 3

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

Eefek di aplikasi eASY.KSEI, dimulai sejak Penerbit Efek melakukan pemanggilan RUPS sampai dengan
H-1 pukul 12.00 WIB dari tanggal pelaksanaan RUPS terkait. Untuk dapat melakukan proses tersebut,
pastikan terlebih dahulu Anda telah memiliki akun pada fasilitas Acuan Kepemilikan Sekuritas (AKSes)
KSEI dan terdaftar sebagai investor user - individu lokal.
1.

Setelah berhasil masuk ke dalam aplikasi eASY.KSEI, pilih menu Operations for Shareholders.
Selanjutnya, Anda akan melihat daftar RUPS Penerbit Efek dimana Anda termasuk sebagai
pemegang saham yang tercatat pada DPS masing-masing Penerbit Efek tersebut.

2.

Untuk menyampaikan konfirmasi keikutsertaan Anda secara elektronik pada RUPS, yang terlihat
di menu Operations for Shareholders ini, pilih RUPS dengan klik pada nama Penerbit Efek yang
Anda tuju dan dilanjutkan dengan klik.

Page 4

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

3.1.1 Memilih “In Person” atau Hadir Sendiri secara Elektronik dalam RUPS
Ikuti petunjuk ini apabila Anda memutuskan untuk hadir sendiri secara elektronik ke dalampelaksanaan RUPS Penerbit Efek di aplikasi eASY.KSEI.
1.

Pilih In Person pada layar Select Attendance Type ini dan diakhiri dengan klik
menyimpan konfirmasi keikutsertaan Anda tersebut.

untuk

2. Konfirmasi keikutsertaan berhasil tersimpan dan selanjutnya Anda langsung diarahkan ke layar
Vote Preference Declaration untuk memasukkan pilihan suara pada mata acara Rapat. Mohon
agar Anda segera menyimpan pilihan suara Anda pada layar Vote Preference Declarationtersebut, apabila Anda ingin kehadiran elektronik Anda pada pelaksanaan RUPS teregistrasi

Page 5

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

secara otomatis di aplikasi eASY.KSEI dan terhitung sebagai kuorum Rapat. Apabila Anda tidak
menyimpan pilihan suara Anda hingga masa deklarasi kehadiran secara elektronik berakhir, makakonfirmasi keikutsertaan Anda ini tidak teregistrasi otomatis hadir dan terhitung sebagai kuorum
Rapat, kecuali pada hari-H RUPS Anda melakukan konfirmasi ulang di saat BAE membuka masa
registrasi elektronik sebagaimana yang dijelaskan pada subbab 4.1.3. Penjelasan lebih lanjut
bagaimana cara memasukkan pilihan suara sebelum pelaksanaan RUPS dapat melihat petunjuk
pada subbab 3.2.

3.1.2 Menunjuk “Individual Representative” sebagai Penerima Kuasa
Ikuti petunjuk ini apabila Anda memutuskan untuk menunjuk Individual Representative sebagai
penerima kuasa Anda yang akan hadir secara elektronik pada hari-H pelaksanaan RUPS Penerbit Efek.
Mohon pastikan bahwa Anda telah memiliki nomor identitas (NIK/nomor paspor) dan e-mail milik
penerima kuasa tersebut untuk proses penunjukkan kuasa melalui aplikasi eASY.KSEI.
1.

Pilih My authorized representative will attend dan dilanjutkan dengan memilih opsi Individual
Representative pada layar Select Attendance Type ini. Selanjutnya, kolom KTP/Passport untuk
memasukkan nomor identitas penerima kuasa akan muncul pada layar tersebut. Klik
agar sistem dapat melakukan verifikasi apakah penerima kuasa telah memiliki akun pada fasilitas
AKSes atau belum, berdasarkan nomor identitas yang Anda masukkan.

Page 6

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

2.

Sistem akan menampilkan alert apabila penerima kuasa belum terdaftar pada fasilitas AKSes.

3.

Untuk mengirimkan notifikasi kepada pihak tersebut, Anda dapat memasukkan alamat e-mailaktif milik penerima kuasa pada kolom E-mail Address. Setelah Anda menekan, sistem akan mengirimkan notifikasi kepada penerima kuasa agar
melakukan registrasi terlebih dahulu pada fasilitas AKSes.

Page 7

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

4.

Apabila penerima kuasa telah terdaftar memiliki akun pada fasilitas AKSes, sistem akan
menampilkan nama penerima kuasa berdasarkan nomor identitas yang Anda masukkan
sebelumnya. Klik

5.

untuk melanjutkan proses selanjutnya.

Berikutnya, Anda akan menentukan tipe penyerahan hak suara milik Anda kepada penerima
kuasa terpilih, dan selanjutnya klika.

untuk menyimpan input yang Anda lakukan,

Pilih General authority apabila Anda menyerahkan hak suara Anda sepenuhnya kepada
penerima kuasa, sehingga penerima kuasa yang akan menentukan pilihan suara untuk setiap
mata acara Rapat.

Page 8

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efekb.

6.

Pilih Special authority, submit voting instructions apabila Anda ingin menggunakan hak
suara Anda dengan memasukkan pilihan suara Anda sendiri untuk setiap mata acara Rapat.

Penunjukkan penerima kuasa berhasil tersimpan. Apabila Anda memilih General authority makalayar akan mengarahkan Anda kembali ke menu Operations for Shareholders, sedangkan apabila
Anda memilih Special authority, submit voting instructions Anda langsung diarahkan ke layar
Vote Preference Declaration untuk memasukkan pilihan suara pada mata acara Rapat. Mohon
agar Anda segera menyimpan pilihan suara Anda pada layar Vote Preference Declarationtersebut, apabila Anda ingin kehadiran Anda yang akan diwakilkan oleh Individual
Representative pada pelaksanaan RUPS teregistrasi secara otomatis di aplikasi eASY.KSEI dan
terhitung sebagai kuorum Rapat. Apabila Anda tidak menyimpan pilihan suara Anda hingga masa
deklarasi kehadiran secara elektronik berakhir untuk opsi Special authority tersebut, maka
Individual Representative yang telah Anda tunjuk tidak akan teregistrasi otomatis hadir dan
keikutsertaan Anda tidak terhitung sebagai kuorum Rapat, kecuali pada hari-H RUPS yangbersangkutan melakukan konfirmasi ulang dengan cara registrasi mandiri (self-registration) disaat BAE membuka masa registrasi elektronik. Penjelasan lebih lanjut bagaimana cara
memasukkan pilihan suara sebelum pelaksanaan RUPS dapat melihat petunjuk pada subbab 3.2.

Page 9

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

3.1.3 Menunjuk “Independent Representative” sebagai Penerima Kuasa
Ikuti petunjuk ini apabila Anda memutuskan untuk menunjuk Individual Representative atau
penerima kuasa yang telah disediakan oleh Penerbit Efek sendiri sebagai penerima kuasa Anda yangakan hadir secara elektronik pada hari-H pelaksanaan RUPS Penerbit Efek.
1.

Pilih My authorized representative will attend dan dilanjutkan dengan memilih opsi
Independent Representative pada layar Select Attendance Type ini. Selanjutnya, kolom SelectIndependent Rep akan muncul pada layar tersebut.

2.

Pada kolom Select Independent Rep, pilih salah satu nama yang tersedia pada kolom tersebut.
Klik

untuk menyimpan input yang Anda lakukan.

Page 10

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

3.

Konfirmasi keikutsertaan berhasil tersimpan dan selanjutnya Anda langsung diarahkan ke layar
Vote Preference Declaration untuk memasukkan pilihan suara pada mata acara Rapat. Mohon
agar Anda segera menyimpan pilihan suara Anda pada layar Vote Preference Declarationtersebut, apabila Anda ingin kehadiran Anda yang akan diwakilkan oleh Independent
Representative pada pelaksanaan RUPS teregistrasi secara otomatis di aplikasi eASY.KSEI dan
terhitung sebagai kuorum Rapat. Apabila Anda tidak menyimpan pilihan suara Anda hingga masa
deklarasi kehadiran secara elektronik berakhir, maka Independent Representative yang telah
Anda tunjuk tidak akan teregistrasi otomatis hadir dan keikutsertaan Anda tidak terhitung sebagai
kuorum Rapat, kecuali pada hari-H RUPS yang bersangkutan melakukan konfirmasi ulang dengan
cara registrasi mandiri (self-registration) di saat BAE membuka masa registrasi elektronik.
Penjelasan lebih lanjut bagaimana cara memasukkan pilihan suara sebelum pelaksanaan RUPS
dapat melihat petunjuk pada subbab 3.2.

Page 11

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

3.1.4 Menunjuk “Intermediary” sebagai Penerima Kuasa
Ikuti petunjuk ini apabila Anda memutuskan untuk menunjuk Intermediary atau partisipan(Perusahaan Efek/Bank Kustodian) yang mengelola rekening saham Anda sebagai penerima kuasa
Anda yang akan hadir secara elektronik pada hari-H pelaksanaan RUPS Penerbit Efek.
1.

Pilih My authorized representative will attend dan dilanjutkan dengan memilih opsi
Intermediary pada layar Select Attendance Type ini. Selanjutnya, Anda akan melihat disclaimer
pada layar seperti berikut.

Setiap partisipan (Intermediary) atau Perusahaan Efek/Bank Kustodian yang terdaftar di aplikasi
eASY.KSEI memiliki kewenangan untuk meneruskan penunjukkan kuasa yang diberikan oleh

Page 12

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

pemegang saham secara langsung dalam aplikasi eASY.KSEI penerima kuasa substitusi, apabilapada kondisi tertentu partisipan tidak dapat menerima penunjukkan tersebut dan hadir mewakili
pemegang saham ke pelaksanaan RUPS Penerbit Efek. Adapun penerima kuasa substitusi yangdimaksud dalam aplikasi eASY.KSEI adalah Independent Representative.
2.

Apabila Anda setuju dengan ketentuan yang disampaikan pada kolom disclaimer tersebut dan klik
, selanjutnya kolom Select Organization akan muncul pada layar tersebut. Pada kolom
tersebut, pilih salah satu nama perusahaan partisipan yang tersedia pada kolom tersebut. Klik
untuk menyimpan input yang Anda lakukan.

3.

Konfirmasi keikutsertaan berhasil tersimpan dan selanjutnya Anda langsung diarahkan ke layar
Vote Preference Declaration untuk memasukkan pilihan suara pada mata acara Rapat. Dengan
menunjuk tipe Intermediary ini, maka Anda memahami bahwa baik Anda memasukkan pilihan
suara atau tidak pada Vote Preference Declaration selanjutnya, maka penerima kuasa yang Anda
tunjuk wajib untuk melakukan registrasi ulang secara elektronik pada hari-H RUPS selama masa
registrasi kehadiran elektronik dibuka oleh BAE. Apabila Intermediary yang Anda tunjuk tidak
melakukan registrasi ulang di hari-H RUPS hingga BAE menutup masa registrasi kehadiranelektronik sebelum RUPS dimulai oleh Penerbit Efek di aplikasi eASY.KSEI, maka saham Anda tidak
akan terhitung sebagai kuorum RUPS. Penjelasan lebih lanjut bagaimana cara memasukkan
pilihan suara sebelum pelaksanaan RUPS dapat melihat petunjuk pada subbab 3.2.

Page 13

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

3.2 Menyampaikan Pilihan Suara sebelum Pelaksanaan RUPS
Setelah menyampaikan konfirmasi keikutsertaan Anda pada pelaksanaan RUPS Penerbit Efek, Anda
dapat melanjutkan proses dengan menyampaikan pilihan suara Anda untuk setiap mata acara Rapat.
Mohon diperhatikan, bahwa petunjuk pada subbab ini tidak berlaku apabila Anda sebelumnya
menunjuk Individual Representative – general authority karena suara akan diberikan oleh penerima
kuasa tersebut ketika penerima kuasa mewakili Anda hadir pada hari-H pelaksanaan RUPS secara
elektronik di aplikasi eASY.KSEI (Representative is given general authorization).
1.

Selanjutnya, Anda akan masuk ke layar Vote Preference Declaration. Layar ini akan terbagi
menjadi dua bagian, pada bagian atas Anda akan melihat ringkasan informasi sesuai deklarasi
keikutsertaan Anda dalam pelaksanaan RUPS Penerbit Efek, seperti nama pelaksanaan RUPS,
alamat, nomor SID dan NIK Anda sebagai pemegang Saham, hingga informasi mengenai
keikutsertaan Anda pada RUPS terkait.

2.

Pada bagian bawah layar, Anda dapat melihat voting form yang dapat Anda lengkapi sesuai
pilihan suara Anda. Terdapat 3 (tiga) pilihan suara yang dapat dipilih, yaitu Accept, Reject, dan
Abstain. Pada aplikasi eASY.KSEI, disediakan tombol cepat yang dapat Anda gunakan apabila
Anda memiliki pilihan suara yang sama untuk seluruh mata acara Rapat:
Klik
Rapat;

apabila Anda ingin memberikan suara setuju untuk seluruh mata acara

Klik
Rapat; atau

apabila Anda ingin memberikan suara tidak setuju untuk seluruh mata acara

Klik button
apabila Anda memilih untuk abstain atau tidak memberikan suara
untuk seluruh mata acara Rapat.
3.

Selesaikan proses yang Anda lakukan pada layar ini.

Page 14

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

Klik
untuk menyimpan pilihan suara yang telah Anda lakukan. Akan muncul
notifikasi pada layar setelah pilihan suara Anda telah tersimpan. Anda akan diarahkan
kembali ke layar menu Operations for Shareholders dan pilihan suara Anda akan tersimpan
sebagai Votes are Recorded (apabila akan hadir sendiri secara elektronik) atau
Representatives Votes are Determined (apabila kehadiran akan diwakilkan oleh penerima
kuasa secara elektronik).
Klik
jika Anda memilih tidak memasukkan pilihan suara. Anda akan
kembali ke layar menu Operations for Shareholders dan status pilihan suara Anda menjadi
Votes are NOT Recorded.

4.

Pada saat memasukkan pilihan suara, Anda mungkin akan melihat keterangan tambahan dibeberapa mata acara RUPS Penerbit Efek. Berikut beberapa contoh keterangan tambahan yangdimaksud:Page 15

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

Apabila Anda melihat mata acara Rapat dengan kalimat
berwarna merah seperti ini, maka artinya Penerbit Efek
telah menandai mata acara Rapat tersebut sebagai mataacara yang memiliki benturan kepentingan dengan
pemegang saham tertentu. Jika Anda tetap dapat
memberikan pilihan suara pada mata acara Rapat
tersebut, maka artinya Anda tidak memiliki benturan
kepentingan atas mata acara Rapat tersebut.

Apabila Anda melihat keterangan padakolom Cancellation Reason, maka artinya
pemegang saham telah membatalkan mataacara Rapat tersebut setelah melakukan
pemanggilan RUPS. Anda tidak dapat
memberikan suara untuk mata acara Rapatyang telah dibatalkan oleh Penerbit Efek.

3.3 Modifikasi Konfirmasi Keikutsertaan dan/atau Pilihan Suara
Konfirmasi keikutsertaan Anda dan/atau pilihan suara yang sudah tersimpan sebelumnya di aplikasi
eASY.KSEI masih dapat dimodifikasi sepanjang tidak melebihi batas waktu input deklarasi elektronik,yaitu hingga H-1 pukul 12.00 WIB dari tanggal pelaksanaan RUPS Penerbit Efek. Ikuti petunjuk pada
subbab ini untuk detail proses modifikasi lebih lanjut.
1.

Pada layar Operations for Shareholders, Anda akan melihat daftar konfirmasi keikutsertaan Andapada tabel Your Saved Options.

Page 16

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

2.

Klik salah satu tombol berikut untuk melakukan modifikasi yang diinginkan.
a.

Klik
untuk mengubah informasi keikutsertaan Anda pada pelaksanaan RUPS.
sebagai contoh, Anda yang sebelumnya menunjuk Individual Representative untuk
menerima kuasa Anda dan selanjutnya diubah menjadi In Person, sehingga di hari-H Andaakan hadir sendiri secara elektronik pada pelaksanaan RUPS Penerbit Efek.

b.

Klik
untuk mengubah pilihan suara yang telah tersimpan sebelumnya.
Tombol ini juga dapat Anda gunakan apabila Anda belum memasukkan pilihan suara padamata acara Rapat sebelumnya.

c.

Klik
untuk menghapus konfirmasi keikutsertaan Anda dan pilihan suara yangsudah tersimpan sebelumnya.

Page 17

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

Berikut contoh tampilan setelah proses modifikasi berhasil dilakukan.

3.

Klik
, untuk melihat detail mengenai keikutsertaan Anda dalam pelaksanaan
RUPS Penerbit Efek sebagaimana yang telah Anda sampaikan ke aplikasi eASY.KSEI.

Page 18

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

4

Aktivitas pada Hari-H Pelaksanaan RUPS

4.1 Registrasi Kehadiran Elektronik sebelum Pelaksanaan RUPS
Pada hari-H pelaksanaan RUPS, BAE akan membuka masa registrasi kehadiran elektronik di aplikasi
eASY.KSEI paling lambat sekitar 2 (dua) jam sebelum RUPS Penerbit Efek dilaksanakan.
4.1.1 Registrasi Kehadiran Elektronik secara Otomatis (Automatic Registration)
Apabila Anda telah menyampaikan konfirmasi keikutsertaan Anda dengan memilih In Person atau
hadir sendiri secara elektronik pada pelaksanaan RUPS Penerbit Efek di aplikasi eASY.KSEI, serta
memberikan suara paling tidak untuk 1 (satu) mata acara Rapat selama masa deklarasi kehadiransecara elektronik, maka Anda berkesempatan untuk langsung teregistrasi secara otomatis setelahmasa registrasi kehadiran elektronik dibuka oleh BAE di aplikasi eASY.KSEI.
1.

Pada hari-H RUPS, apabila Anda membuka layar Meeting Access pada menu E-Meeting Hallsebelum BAE membuka masa registrasi kehadiran elektronik, Anda sudah melihat data RUPS
terkait dengan status “Registration is not started yet”.

2.

Ketika BAE telah membuka masa registrasi kehadiran elektronik, Anda akan secara otomatis
terdaftar hadir pada pelaksanaan RUPS Penerbit Efek di aplikasi eASY.KSEI sehingga data RUPS
langsung berpindah ke bagian bawah layar Meeting Access ini.

Page 19

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

4.1.2 Registrasi Kehadiran Elektronik secara Mandiri (Self-Registration)
Apabila Anda merupakan pemegang saham individu lokal yang melewatkan masa deklarasi kehadiransecara elektronik sebelum pelaksanaan RUPS, maka Anda masih memiliki kesempatan untuk
mengikuti pelaksanaan RUPS Penerbit Efek dengan melakukan registrasi secara mandiri di hari-H
pelaksanaan RUPS. Opsi ini hanya tersedia apabila Anda selaku pemegang saham individu lokal yangtelah memiliki akun di fasilitas AKSes dan akan hadir sendiri secara elektronik ke pelaksanaan RUPS
Penerbit Efek yang dilaksanakan di aplikasi eASY.KSEI. Opsi menunjuk penerima kuasa untuk hadir
mewakili Anda secara elektronik tidak tersedia di hari-H pelaksanaan RUPS.
Tidak seperti pemegang saham yang sudah menyatakan keikutsertaannya pada aplikasi eASY.KSEI
sebelum hari-H pelaksanaan RUPS, apabila Anda membuka layar Meeting Access pada menu EMeeting Hall sebelum BAE membuka masa registrasi kehadiran elektronik, Anda tidak akan melihat
data RUPS Penerbit Efek yang seharusnya dapat Anda ikuti di hari itu.

Page 20

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

Setelah masa registrasi kehadiran elektronik dibuka, Anda baru bisa menyampaikan konfirmasi
keikutsertaan Anda yang akan hadir sendiri secara elektronik dengan melakukan registrasi mandiri(self-registration) di aplikasi eASY.KSEI. Anda memiliki kesempatan sampai dengan masa registrasi
ditutup oleh BAE dan sebelum pelaksanaan RUPS dimulai oleh Penerbit Efek.
1.

Pada layar Meeting Access di menu E-Meeting Hall, Anda akan melihat pernyataan berikut padabagian atas layar: You do not have participation declaration for a meeting that is hold on today.
If you want to attend electronic meeting please click. Arahkan kursor Anda dan klik tautan
tersebut.

2.

Jendela General Meeting Attendance Preference akan muncul dan berisi daftar RUPS yangberlangsung hari ini dan Anda terdaftar pada DPS RUPS, namun Anda belum menyampaikan

Page 21

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

pernyataan kehadiran untuk RUPS tersebut. Pilih RUPS yang ingin Anda ikuti lalu klik
menyimpan pernyataan kehadiran. Klik

3.

untuk

apabila Anda ingin menutup jendela ini.

Selamat! Anda berhasil teregistrasi secara elektronik pada pelaksanaan RUPS Penerbit Efek. Pada
jam yang ditentukan, Anda dapat menghadiri sendiri pelaksanaan RUPS yang dapat diikuti sesuai
jam pelaksanaan RUPS yang ditetapkan oleh Penerbit Efek.
Karena Anda tidak menyampaikan informasi keikutsertaan dan pilihan suara Anda hingga batas
waktu masa penyampaian deklarasi elektronik sebelum pelaksanaan RUPS, maka Anda dapat
mengikuti live voting ketika RUPS tengah berlangsung. Ikuti petunjuk pada subbab 4.7.2 untuk
informasi lebih lanjut.

4.1.3 Menyampaikan Konfirmasi Keikutsertaan sebelum RUPS Dimulai
Ikuti petunjuk berikut apabila Anda selaku pemegang saham individu lokal hanya memberikan
konfirmasi keikutsertaan pada pelaksanaan RUPS selama masa deklarasi kehadiran secara elektronik(sebelum hari-H pelaksanan RUPS), namun tidak memasukkan pilihan suara paling tidak untuk 1 (satu)
mata acara Rapat. Jika demikian, Anda perlu melakukan konfirmasi sebelum masa electronic live
voting dibuka oleh Penerbit Efek.

Page 22

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

1.

Data RUPS yang Anda miliki akan berada pada bagian atas layar Meeting Access dan tidak secaraotomatis berpindah ke bagian bawah layar tersebut karena Anda belum menyampaikan pilihan
suara untuk seluruh mata acara Rapat. Pada layar Anda dapat melihat pernyataan seperti berikut:
Do you want e-GEM automatically send your recorded votes while the related agenda is being
voted?
Untuk tetap dapat mengikuti electronic live voting saat Penerbit Efek sudah membuka
kesempatan tersebut di layar E-Meeting Hall, maka mohon pilih opsi
Anda memiliki kesempatan untuk mengikuti pelaksanaan electronic live voting.

sehingga

Page 23

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

2.

Klik tombol
untuk mengirim pilihan Anda dan selanjutnya sistem akan menandai Anda
agar dapat mengikuti electronic live voting. Selanjutnya, data RUPS tersebut akan berpindah kebagian bawah layar Meeting Access yang menandakan juga Anda telah teregistrasi serta
terhitung sebagai kuorum pada RUPS Penerbit Efek.

4.2 Mengunduh Bahan Materi RUPS
Sebelum pelaksanaan RUPS, Penerbit Efek dapat menyediakan salinan bahan materi RUPS padaaplikasi eASY.KSEI yang akan ditampilkan juga oleh Penerbit Efek saat RUPS berlangsung. Bahan materi
RUPS tersebut akan tersedia dan dapat diunduh setelah Anda teregistrasi (automatic registered atauself-registered) melalui fitur Meeting Presentation yang tersedia pada layar Meeting Access.
1.

Pada bagian bawah layar Meeting Access, cek daftar RUPS yang akan Anda hadiri sendiri secara
elektronik. Untuk mengunduh bahan materi RUPS, klik ikon

di salah satu data RUPS.

Page 24

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

2.

Secara otomatis file bahan materi RUPS akan tersimpan dalam perangkat Anda. Apabila tidak ada
file yang tersimpan, maka Penerbit Efek tidak menyediakan salinan bahan materi RUPS tersebut
di aplikasi eASY.KSEI. Anda dapat menghubungi Penerbit Efek secara langsung untuk informasi
lebih lanjut mengenai ketersediaan bahan materi RUPS tersebut.

4.3 Mengikuti Pelaksanaan RUPS melalui E-Meeting Hall
Ketika waktu sudah menunjukkan waktu pelaksanaan RUPS Penerbit Efek yang akan Anda hadiri,masuk kembali ke aplikasi eASY.KSEI untuk mengikuti pelaksanaan RUPS melalui layar Meeting Access.
Dengan menggunakan aplikasi eASY.KSEI ini, Anda dapat hadir sendiri ke lebih dari 1 (satu) RUPS
Penerbit Efek yang berlangsung pada waktu yang bersamaan.
1.

Pada layar Meeting Access, klik ikon

pada RUPS yang akan Anda hadiri.

2.

Selanjutnya, layar E-Meeting Hall akan terbuka seperti berikut:

Page 25

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

AgendaElectronic
Opinions
Flow Text Entry

Voting Field

Informasi mengenai mata acara Rapat dalam pelaksanaan RUPS pada layar e-Meeting Hall ini
terbagi menjadi 2 (dua), yaitu Agenda dan Agenda Item Discussed/Voted. Pada kolom Agenda,
Anda melihat seluruh daftar mata acara Rapat yang akan dibawakan selama pelaksanaan RUPS
berlangsung. Pada kolom Agenda Item Discussed/Voted, Anda akan mengetahui lebih detailmengenai mata acara Rapat mana yang sedang menjadi pembahasan diskusi atau sedang
diadakan proses pemungutan suara.
Kolom Electronic Opinions dapat Anda gunakan apabila sesi diskusi per mata acara Rapat sedang
dibuka oleh Penerbit Efek untuk menyampaikan pertanyaan atau pendapat atas mata acara Rapatyang sedang didiskusikan. Setiap pemegang saham atau penerima kuasa yang berpartisipasi
dalam melalui E-Meeting Hall, memiliki kesempatan untuk menyampaikan pertanyaan atau
pendapatnya maksimal 3 (tiga) kali di setiap diskusi per mata acara Rapat dengan batasan
maksimum 600 karakter di setiap kesempatannya. Setiap Penerbit Efek berhak menentukan
melalui Tata Tertib Pelaksanaan RUPS, berapa total dan prioritas pertanyaan atau pendapat yangmasuk ke kolom operator Penerbit Efek untuk selanjutnya ditanggapi ketika diskusi per mataacara Rapat sedang berlangsung.
Kolom Voting Field dapat Anda gunakan untuk mengikuti proses pemungutan suara langsung
secara elektronik per mata acara Rapat (electronic live voting), dengan catatan Anda sebelumnya
belum memasukkan pilihan suara Anda atau sistem menandai Anda dengan “Do not Send”.
Aplikasi eASY.KSEI memasang waktu pemungutan suara (voting time) yang akan berjalan
maksimum selama 5 (lima) menit per mata acara Rapat, dimulai sejak operator Penerbit Efek
menekan tombol Start Voting pada layarnya, dan dapat diakhiri lebih cepat oleh operator
tersebut.

Page 26

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

Kolom General Meeting Flow Text akan memuat rincian pelaksanaan RUPS dalam Meeting Hall.
Sistem akan menampilkan waktu dan aktivitas yang dilakukan dari awal hingga e-RUPS berakhir,termasuk menampilkan pertanyaan atau masukan yang akan ditanggapi oleh Pemimpin Rapat,
serta melihat hasil voting untuk setiap mata acara Rapat.
Kotak hitam yang terdapat pada layar E-Meeting Hall ini tidak akan diperuntukkan untuk
penayangan pelaksanaan RUPS, karena pelaksanaan RUPS akan disaksikan melalui Zoom
Webinar yang tersedia dalamm modul Tayangan RUPS pada fasilitas AKSes.

4.4 Menyaksikan Tayangan RUPS via Zoom Webinar
Merujuk pada POJK Nomor 16/POJK.04/2020 pasal 10 ayat 1 (b), disebutkan bahwa e-RUPS atau
sistem yang disediakan oleh Perusahaan Terbuka wajib memiliki fitur yang memungkinkan semua
peserta RUPS berpartisipasi dan berinteraksi dalam RUPS. Berdasarkan ketentuan tersebut, PT
Kustodian Sentral Efek Indonesia (KSEI) selaku penyedia sistem e-RUPS mengembangkan modul
Tayangan RUPS dalam fasilitas AKSes (Acuan Kepemilikan Sekuritas) untuk memberikan sarana bagi
pemegang saham dan penerima kuasa yang hadir secara elektronik agar dapat menyaksikan dan
mendengar langsung penayangan pelaksanaan RUPS dari jarak jauh.
Modul Tayangan RUPS pada fasilitas AKSes tersedia dalam format webinar terhubung langsung
dengan Zoom, yaitu salah satu aplikasi virtual video conference berbayar yang menawarkan berbagai
pilihan komunikasi jarak jauh, seperti Zoom Phone, Zoom Chat, Zoom Meetings, hingga Zoom
Webinar. Baik pemegang saham tipe individu lokal maupun penerima kuasa elektronik yang ditunjuk
di aplikasi eASY.KSEI wajib memiliki akun pada fasilitas AKSes, apabila ingin melihat penayangan RUPS
melalui Zoom Webinar yang tersedia dalam modul Tayangan RUPS.
Perlu Anda ingat bahwa kehadiran Anda pada Zoom Webinar tidak akan dihitung sebagai kuorum padapelaksanaan RUPS Penerbit Efek. Oleh karena itu, sebelum Anda menyaksikan pelaksanaan RUPS
melalui modul Tayangan RUPS fasilitas AKSes, pastikan bahwa Anda telah teregistrasi hadir secara
elektronik di aplikasi eASY.KSEI sehingga kehadiran Anda dianggap sah dan terhitung sebagai kuorum
di aplikasi eASY.KSEI.
Lebih lanjut, apabila sebelumnya Anda telah memberikan kuasa kepada salah satu penerima kuasa
elektronik yang tersedia dalam aplikasi eASY.KSEI, maka Anda tidak memiliki akses untuk menyaksikan
Tayangan RUPS Penerbit Efek melalui Zoom Webinar. Modul Tayangan RUPS ini hanya akan tersedia
bagi pemegang saham individu lokal yang memilih hadir sendiri (In Person) secara elektronik dan telah
teregistrasi di aplikasi eASY.KSEI sebelum pelaksanaan RUPS Penerbit Efek dimulai.

Page 27

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

1.

Pada fasilitas AKSes, klik menu eASY.KSEI lalu submenu Tayangan RUPS.

2.

Setelah submenu Tayangan RUPS terbuka, Anda akan melihat daftar RUPS yang dapat Andasaksikan.

Page 28

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

Page 29

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

3.

Apabila waktu telah menunjukkan waktu mulai penayangan RUPS, klik
untuk
masuk ke dalam Zoom Webinar RUPS. Apabila Host belum memulai pelaksanaan webinar RUPS,
maka Anda belum dapat masuk dan melihat pesan seperti berikut.

4.

Setelah Host membuka akses ke ruang webinar pada Zoom Webinar, maka secara otomatis Anda
dapat masuk ke dalam ruangan seperti berikut.

5.

Selama penayangan RUPS melalui Zoom Webinar tersebut berlangsung, pemegang saham
maupun penerima kuasa yang menyaksikan Tayangan RUPS tidak diperkenankan untuk merekam
dan/atau menyebarluaskan rekaman pelaksanaan Tayangan RUPS tanpa seizin dari Penerbit Efek
selaku penyelenggara RUPS.

4.5 Menyampaikan Pertanyaan/Pendapat secara Lisan
Di dalam ruang Zoom Webinar, sebagai attendees pada penayangan RUPS Penerbit Efek, Anda
dimungkinkan untuk berbicara langsung kepada Pimpinan Rapat yang bertindak sebagai panelist dan
akan didengar oleh seluruh partisipan dalam acara virtual ini. Untuk berbicara langsung, tersedia fitur
Raise Hand yang dapat Anda gunakan. Anda tidak dapat langsung berbicara dengan mengaktifkan
mikrofon pada perangkat Anda, sampai Host atau Co-host mempersilahkan Anda untuk berbicara.

Page 30

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

Teknis penyampaian pertanyaan maupun pendapat secara lisan, apabila dipersilahkan oleh Penerbit
Efek, selama pelaksanaan RUPS berlangsung dan disaksikan melalui Zoom Webinar, akan diatur oleh
setiap Penerbit Efek dalam Tata Tertib pelaksanaan RUPS masing-masing.

4.6 Menyampaikan Pertanyaan/Pendapat secara Tulisan
Selain penyampaian secara lisan, KSEI pun menyediakan fitur agar setiap peserta RUPS (attendees)
dapat menyampaikan pertanyaan atau pendapat secara tulisan. Untuk fitur ini tidak tersedia di Zoom
Webinar, melainkan terdapat dalam layar E-Meeting Hall aplikasi eASY.KSEI dan akan aktif hanya
ketika Penerbit Efek sedang melakukan proses diskusi per mata acara Rapat.
1.

Pada layar E-Meeting Hall, apabila Penerbit Efek telah membuka diskusi untuk salah satu mataacara Rapat yang terpilih, kolom Opinion Statement Field akan berubah menjadi aktif di layar
Anda. Tanda masa diskusi per mata acara Rapat telah dibuka oleh Penerbit Efek dapat
diidentifikasi melalui kolom Agenda Item Discussed/Voted yang menampilkan mata acara Rapat
di mana diskusi sedang dilakukan. Selain itu, sistem juga akan menampilkan status “Discussion
started for agenda item no. [ ]” pada kolom General Meeting Flow Text.

2.

Silahkan Anda masukkan pertanyaan atau pendapat yang Anda miliki melalui kolom Opinion
Statement Field. Klik tombol
untuk mengirim pertanyaan atau pendapat tersebut kelayar operator Penerbit Efek. Mohon perhatikan batas karakter yang ditetapkan oleh aplikasi
eASY.KSEI, yaitu maksimum 600 karakter dan setiap peserta RUPS memiliki kesempatan dalammenyampaikan pertanyaan/pendapat sebanyak maksimum 3 (tiga) kali di setiap diskusi per mataacara Rapat. Setiap Penerbit Efek berhak menentukan melalui Tata Tertib pelaksanaan RUPS,
berapa total dan prioritas pertanyaan atau pendapat yang masuk ke kolom operator Penerbit
Efek untuk selanjutnya ditanggapi ketika diskusi per mata acara Rapat sedang berlangsung.

Page 31Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

3.

Operator Penerbit Efek akan menentukan pertanyaan atau pendapat mana yang akan ditanggapi
oleh Pimpinan Rapat. Hanya operator Penerbit Efek yang dapat melihat seluruh pertanyaan dan
pendapat yang masuk selama diskusi per mata acara Rapat berlangsung.

4.

Apabila pertanyaan atau pendapat milik Anda terpilih untuk ditanggapi, maka pertanyaan atau
masukan tersebut akan masuk ke kolom General Meeting Flow Text. Setiap pertanyaan atau
masukan yang telah masuk ke kolom General Meeting Flow Text, maka seluruh peserta yangmengikuti jalannya pelaksanaan RUPS melalui layar e-Meeting Hall dapat melihat pertanyaan
atau pendapat Anda tersebut pada layarnya masing-masing.

Page 32

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

5.

Pimpinan Rapat akan menanggapi seluruh pertanyaan atau pendapat per diskusi mata acara
Rapat yang telah masuk ke dalam kolom General Meeting Flow Text. Metode penyampaiantanggapan akan tergantung bagaimana setiap Penerbit Efek menetapkan Tata Tertib Pelaksanaan
RUPS melalui aplikasi eASY.KSEI. Apabila tanggapan dari Pimpinan Rapat disampaikan juga oleh
operator Penerbit Efek ke kolom General Meeting Flow Text, maka Anda dan peserta Rapat
lainnyaa yang membuka layar E-Meeting Hall ini, maka dapat melihat tanggapan tersebut padakolom General Meeting Flow Text.

Page 33

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

6.

Ketika diskusi untuk suatu mata acara Rapat telah berakhir, sistem akan menampilkan status“Discussion for agenda item no. [ ] has ended” pada kolom General Meeting Flow Text.
Kesempatan Anda untuk meyampaikan pertanyaan atau pendapat yang Anda miliki atas mataacara Rapat terkait telah berakhir dan kolom Agenda Item Discussed/Voted secara otomatis
akan menjadi non-aktif.

Page 34

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

4.7 Pelaksanaan Electronic Live Voting di Layar E-Meeting Hall
4.7.1 Mengubah Status Keikutsertaan pada Electronic Live Voting
Seperti yang dijelaskan pada subbab 3.2, apabila pada masa deklarasi kehadiran secara elektronik,
Anda telah memasukkan suara paling tidak ke satu mata acara Rapat, sistem akan menandai suara
Anda sebagai recorded votes. Setelah proses registrasi, seluruh pemegang saham dengan statusrecorded votes akan langsung dianggap telah mengirimkan suara final (Send). Perbedaan dialami
khususnya bagi pemegang saham yang baru melakukan registrasi kehadiran secara elektronik di hariH RUPS seperti penjelasan pada subbab 4.1.2. Dikarenakan pemegang saham belum memasukkan
pilihan suara sebelumnya, maka sistem akan menganggap pemegang saham belum mengirimkan
suara final (Do not Send).

Informasi Send atau Do not Send dapat dilihat pada kolom Auto Vote di layar Meeting Access.
Informasi itu akan menentukan apakah pemegang saham dapat mengikuti pelaksanaan electronic live
voting pada layar E-Meeting Hall selanjutnya. Bagi pemegang saham yang telah teregistrasi hadir danoleh sistem ditandai dengan Send pada kolom Auto Vote, maka ketika electronic live voting
berlangsung, pemegang saham tersebut tidak dapat ikut serta dan memasukkan pilihan suara kembali.
Hal sebaliknya terjadi apabila pemegang saham yang telah teregistrasi hadir dan oleh sistem ditandai
dengan Do not Send pada kolom Auto Vote, maka ketika electronic live voting berlangsung, pemegangsaham tersebut bisa berpartisipasi dalam electronic live voting.
Pemegang saham dapat mengubah kondisi tersebut, dengan catatan operator Penerbit Efek belum
memulai pelaksanaan electronic live voting di seluruh mata acara Rapat-nya. Oleh karena itu, jika Anda
ingin mengubah status keikutsertaan pada electronic live voting, lakukan hal tersebut dengan cara
menutup sementara layar E-Meeting Hall Anda agar layar Meeting Access terlihat, lalu klik Send atau
Do not Send pada kolom Auto Vote untuk mengubah statusnya.
Untuk lebih memahami istilah tersebut, ikuti kedua contoh ilustrasi di bawah ini:
Ilustrasi #1:
Deo adalah pemegang saham XXYY yang menerima e-mail pemanggilan untuk pelaksanaan RUPS
Penerbit Efek XXYY pada tanggal 29 Juni 2021, yang dikirimkan oleh aplikasi eASY.KSEI. Beberapa
hari sebelum masa deklarasi kehadiran secara elektronik berakhir, yaitu pada pukul 12.00 WIB
tanggal 28 Juni 2021, Deo masuk ke dalam aplikasi eASY.KSEI menggunakan akunnya di fasilitas
AKSes. Pada aplikasi eASY.KSEI di menu Operations of Shareholders, Deo memilih In Person karena
akan hadir sendiri secara elektronik ke pelaksanaan RUPS Penerbit Efek XXYY. Selanjutnya, Deolangsung memasukkan pilihan suaranya ke keempat mata acara Rapat RUPS XXYY.
Pada hari-H pelaksanaan RUPS, Deo masuk kembali ke aplikasi eASY.KSEI untuk mengikuti
pelaksanaan RUPS lewat layar E-Meeting Hall. Setelah mendengarkan pemaparan Pimpinan Rapat
untuk setiap mata acara Rapat via Zoom Webinar, Deo memutuskan untuk mengubah pilihan

Page 35

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

suaranya yang sudah disampaikan sebelum RUPS (recorded votes). Sesaat sebelum electronic live
voting dimulai, Deo kembali ke layar Meeting Access dan mengubah Send pada kolom Auto Votemenjadi Do Not Send. Saat electronic live voting telah dimulai, Deo dapat mengikuti proses tersebut
dengan memasukkan pilihan suaranya yang baru.

Ilustrasi #2:
Budi juga merupakan pemegang saham XXYY yang menerima e-mail pemanggilan untuk
pelaksanaan RUPS Penerbit Efek XXYY pada tanggal 29 Juni 2021, yang dikirimkan oleh aplikasi
eASY.KSEI. Dikarenakan satu dan lain hal, Budi baru menyampaikan informasi keikutsertaannya
beberapa menit sebelum masa deklarasi kehadiran secara elektronik berakhir. Dikarenakan waktu
yang dimilikinya terbatas, Budi hanya sempat menyimpan pilihan suaranya untuk 2 (dua) mataacara pertama dari total keempat mata acara Rapat RUPS XXYY.
Karena sistem menandai Budi adalah pemegang saham yang telah memenuhi kriteria automatic
registration pada hari-H pelaksanaan RUPS, yaitu telah menyampaikan keikutsertaan secara
elektronik pada RUPS dan memasukkan pilihan suaranya paling tidak ke 1 (satu) mata acara Rapat
sebelum masa deklarasi kehadiran secara elektronik berakhir (recorded votes), Budi teregistrasi
otomatis dengan penanda Send pada kolom Auto Vote setelah BAE membuka masa registrasi
kehadiran elektronik di aplikasi eASY.KSEI.
Setelah mendengarkan pemaparan Pimpinan Rapat untuk setiap mata acara Rapat via Zoom
Webinar, Budi tidak berkeinginan untuk mengubah pilihan suaranya pada 2 (dua) mata acara Rapat
pertama yang sudah tersimpan sebelumnya, ataupun mengikuti electronic live voting untuk kedua
mata acara Rapat lainnya. Oleh karena itu, Budi tidak melakukan perubahan apapun pada kolom
Auto Vote, sehingga setelah electronic live voting berakhir, pilihan suara Budi untuk kedua mataacara Rapat yang pertama adalah sama dengan pilihan suaranya sebelumnya yang tersimpan padamasa deklarasi kehadiran secara elektronik, dan Abstain untuk kedua mata acara Rapat lainnya.
4.7.2 Mengikuti Pelaksanaan Electronic Live Voting
Pemungutan suara secara elektronik atau electronic live voting adalah masa dimana pemegang saham
dan penerima kuasa dapat mengikuti proses voting secara langsung di layar E-Meeting Hall aplikasi
eASY.KSEI. seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, pemegang saham dan penerima kuasa yang
dapat mengikuti electronic live voting adalah pemegang saham dan penerima kuasa yang ditandai oleh
sistem dengan Do not Send pada kolom Auto Vote di layar Meeting Access.
Beberapa informasi lain terkait keikutsertaan pada electronic live voting adalah sebagai berikut:
1.

Pada layar E-Meeting Hall, seluruh pemegang saham dan penerima kuasa yang dapat mengikuti
electronic live voting akan mendapati kolom Voting Field yang aktif pada layar Anda, saat
Penerbit Efek sudah membuka masa electronic live voting untuk salah satu mata acara Rapat.
Tanda masa electronic live voting per mata acara Rapat telah dibuka adalah:a.

Anda akan mendengar bunyi lonceng yang terdengar sesaat setelah operator Penerbit Efek
menekan tombol Start Voting sebagai tanda electronic live voting untuk suatu mata acara
Rapat telah dimulai

Page 36

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efekb.

Kolom Agenda Item Discussed/Voted akan menampilkan mata acara Rapat di mana
electronic live voting sedang berlangsungc.

Sistem akan menampilkan status “Voting for agenda item no [ ] has started” pada kolom
General Meeting Flow Text

2.

Aplikasi eASY.KSEI akan menetapkan waktu voting selama maksimum 5 (lima) menit yang akan
berjalan mundur selama electronic live voting per mata acara Rapat berlangsung. Namun, mohon
Anda dapat melihat Tata Tertib Pelaksanaan RUPS melalui aplikasi eASY.KSEI setiap Penerbit Efek,
karena Penerbit Efek berhak menentukan kembali berapa lama waktu voting yang akan
diberlakukan di pelaksanaan RUPS-nya.

3.

Pemegang saham dan penerima kuasa yang mengikuti electronic live voting di layar E-Meeting
Hall, akan memiliki 3 (tiga) pilihan suara yang dapat dipilih, yaitu Accept, Reject, dan Abstain.
Selain ketiga pilihan yang ditampilkan dalam bentuk tombol di layar E-Meeting Hall tersebut,
terdapat tombol lain yang ada di kolom Voting Field ini:
Tombol Vote Detail

Tekan tombol ini apabila Anda ingin melihat detail votes sesuai detailkepemilikan saham Anda

Tombol Send
Registered Votes

Apabila Anda memiliki recorded vote sebelumnya, namun statusterakhir Auto Vote Anda sebelum rangkaian electronic live voting
berlangsung adalah Do Not Send, maka jika Anda menekan tombol ini
sistem akan mengirim recorded vote untuk mata acara Rapat terkait
sebagai suara final Anda
Apabila Anda tidak memiliki recorded vote sebelumnya, namun statusterakhir Auto Vote Anda sebelum rangkaian electronic live voting

Page 37

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

berlangsung adalah Send, maka jika Anda menekan tombol ini sistem
akan mengirim pilihan suara Accept untuk mata acara Rapat terkait
sebagai suara final Anda
Tombol Accept

Apabila Anda memiliki recorded vote sebelumnya, namun statusterakhir Auto Vote Anda sebelum rangkaian electronic live voting
berlangsung adalah Do Not Send, maka jika Anda menekan tombol
Accept, sistem akan menandai Accept sebagai pilihan suara final Anda
untuk mata acara Rapat terkait

Tombol Reject

Apabila Anda memiliki recorded vote sebelumnya, namun statusterakhir Auto Vote Anda sebelum rangkaian electronic live voting
berlangsung adalah Do Not Send, maka jika Anda menekan tombol
Reject, sistem akan menandai Reject sebagai pilihan suara final Anda
untuk mata acara Rapat terkait

Tombol Abstain

Apabila Anda memiliki recorded vote sebelumnya, namun statusterakhir Auto Vote Anda sebelum rangkaian electronic live voting
berlangsung adalah Do Not Send, maka jika Anda menekan tombol
Abstain, sistem akan menandai Reject sebagai pilihan suara final Anda
untuk mata acara Rapat terkait

Tombol Auto Vote
(Do not Send)

Apabila Anda memiliki recorded vote sebelumnya, maka jika Anda
menekan tombol ini sistem akan mengirim recorded vote untuk mataacara Rapat terkait sebagai suara final Anda
pabila Anda tidak memiliki recorded vote sebelumnya. maka jika Anda
menekan tombol ini sistem akan mengirim pilihan suara Abstain untuk
mata acara Rapat terkait sebagai suara final Anda

4. Anda dapat mengetahui apabila masa electronic live voting telah berakhir, baik dikarenakan
waktu voting yang berjalan mundur telah berhenti, ataupun operator Penerbit Efek yang telahmengakhiri prosesnya melalui:a.

Anda akan mendengar kembali bunyi lonceng sebagai tanda electronic live voting untuk
suatu mata acara Rapat telah berakhirb.

Kolom Agenda Item Discussed/Voted tidak akan menampilkan mata acara Rapatc.

Sistem akan menampilkan status “Voting for agenda item no [ ] has ended” pada kolom
General Meeting Flow Text

Page 38

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

4.8 Memantau Pelaksanaan RUPS secara Sekilas
Selain mengikuti pelaksanaan RUPS melalui layar E-Meeting Hall atau menyaksikannya melalui
Tayangan RUPS, Anda dapat juga memantau pelaksanaannya melalui fitur Dashboard yang tersedia
juga pada menu E-Meeting Hall ini. Fungsi Dashboard adalah menampilkan pelaksanaan RUPS hanya
pada aktivitas yang sedang berlangsung saja. Dengan informasi yang ditampilkan secara visual dan
ringkas, fitur ini akan memudahkan Anda yang ingin tetap memantau secara sekilas jalannya RUPS
Penerbit Efek, tanpa harus membuka layar E-Meeting Hall sepanjang pelaksanaan RUPS berlangsung.
1.

Pada menu E-Meeting Hall, klik ikon

pada RUPS yang sedang Anda ikuti.

2.

Selanjutnya, jendela Dashboard akan terbuka dengan menampilkan informasi terkini terkait
pelaksanaan RUPS yang sedang berlangsung dalam E-Meeting Hall. Berikut contoh jendela
Dashboard:

Page 39

Panduan Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Pelaksanaan RUPS Penerbit Efek

Page 40