表紙

指定様式

全国初 戸籍専門電子書籍
ＡＩ検索サービスの導入

新しい時代に対応する
課題解決チームへの成長の軌跡

業務改善部門
品川区地域振興部戸籍住民課戸籍届出係

戸籍事務における課題
様々な法令・規則、届出事例に照らして審査・判断する必要がある
職員の業務習熟に時間がかかる

判断の難易度が高い届出【業務課題】
・担当職員の効率的な知識習得
・審査に必要な調査業務の効率化

調査対象の根拠資料数が膨大

・ジョブローテーションの適正化

システム構成
電子書籍ＡＩ検索 システムイメージ
現状
人事異動

導入後これで正しいのか?

過去の判例は?

上級者から初心者まで幅広く利用（自然文、キーワード、分類など）

各種法令、先例の電子データ化
電子データ
分割

ノウハウ継承職員削減

職員

単語だけでなく文章でも検索可能

同義語・類義語もAIが差異を吸収（例）結婚=婚姻AI検索• 各種法令、先例、書籍データ• 形態素解析、各種辞書• 機械的、業務有識者によるログ分析• 回答精度向上

検索結果は回答精度が高い順に表示

・自然文やキーワード、索引検索などの簡易入力検索
・300冊以上の書籍から該当書籍や過去の判例抽出を実現（現在は500冊以上）
・AIの自然言語処理能力や同義語・類義語の判定精度を向上することで、戸籍事務の経験の浅い職員でもスムーズに過去の判例を検索できるシステムを開発

取組の経緯段階を踏んで製品化を実現

2019

2020

2021

2022 夏J-LISフェア

実証実験

効果検証

製品化

β版をキャッチ

アジャイル開発

予算要求

導入・運用開始

通常業務の傍らAI検索を並行実施

費用対効果に対する財政当局の理解に時間を要した

インターネット接続環境の調整

実証実験概要（狙い）
区民サービスの向上とベテラン職員が本来注力すべき業務に集中
通常検索（キーワード完全一意）と異なる、AI検索における高いヒット率を期待関連書籍を手作業で探していた、従来事務における手間の大幅短縮を期待

•
•
•
•

調査業務の負担軽減
高精度な検索高い利便性
資料の網羅性（従来探索とAI検索利用との時間比較）（抽出資料の適合性とチューニング）（UI操作性や機能改善点の抽出）（必要な資料の要望）

実証実験・アジャイル開発体制
月次定例会（検証結果・改善提案）
開発チーム

富士通Japan㈱• 機能強化• 提供環境検討

電子書籍AI検索
クラウド企画開発

コンテンツチーム

日本加除出版㈱• 電子書籍提供• 月刊誌電子化

戸籍専門書
電子書籍提供品川区
プロジェクトチーム

品川区
戸籍届出係係長（2年目）
主任（13年目）
係員（3年目）係員（2年目）

【検証】
時間測定
UI操作性
検索精度
機能性など

実証実験による検証結果と展開
区民サービスの向上とベテラン職員が本来注力すべき業務に集中【定量評価】 ・従来型に比べ資料探索時間が約半分に短縮
・ベテラン職員の資料探索支援負担の軽減【定性評価】 ・広い解決方法からお客様に寄り添った最適なものの選択機会が増加
・次点候補書籍による仮想の経験値による能力向上
・電子書籍データ拡充と回答精度については更なる改善の余地あり• 新刊本の追加も早く、実証実験時３００冊からすでに５００冊に増設• 回答ではなく根拠が示された電子書籍の候補が複数表示され戸籍業務に適合• 「いいね」機能を追加し、検索ビッグデータと合わせてチューニングの精度向上狙い以上の効果
課題解決チームとしての成長• 係員全員で作業時間比較や機能を検証し、月次でベンダーとの意見交換によるアジャイル開発を経て製品化に至ったことがチーム力と若手職員の自信につながった• 戸籍全国連携（令和元年法改正、６年施行予定）の先行テスト団体となり、全国を代表して検証を進める傍ら、月刊誌を通じて全国に情報発信連載中• 積極的な課題解決提案の文化が生まれ、このAI検索の導入と同時期に執務室のフリーアドレス化を開始、新庁舎整備に向けて全庁をリード

今後の展望競争力ある環境と品質の向上• オープン契約形態でベンダーロックの戸籍システム業界に風穴• 他社の参入による競争によるクラウドサービスの品質向上を期待• 多くの市町村が利用してビッグデータによる検索精度の更なる向上を期待• 多様な電子書籍の各出版社の参入による他部門への横展開を期待• ２大月刊誌の残る「戸籍」誌も参入を期待• 職員のジョブローテションを進め幅広い見識で課題解決できる職員へと成長を期待新型コロナウイルス感染症対応の劇的☆ビフォーアフター～人海戦術からの脱却～
もう疲れちゃって全然動けなくてェ...
そんな時には「なんとかなれッ～ 」

業務改善部門目黒区健康推進担当部感染症対策担当課

デジタル技術で感染症対策係が手に入れた時間

目黒区

コロナ対応中の課題

積み重なる超過勤務
かけ
続け
る
鳴電り話
やまない電

密
かに
対
応が変わ
る
関〇〇ホテル〇〇受け入れ再開について
新型コロナウイルス感染症の感染急拡大への対応について
PCR検査保険適用（公費負担）契約医療機関一覧の送付(個別契約・集合契約)
夜間入院調整窓口運用変更
第68新型コロナウイルス感染症対策本部会議について（書面開催）
新型コロナウイルス感染症入院重点医療機関における集中的・定期的検査（抗原検査（定性））の実施について
東京都発熱相談センターの電話番号の追加について
第69新型コロナウイルス感染症対策本部会議について
イベント開催等における感染防止安全計画等について（改訂その２）
基本的対処方針に基づくイベントの開催制限、施設の使用制限等に係る留意事項等について
新型コロナウイルス感染症の流行状況を踏まえた対応について
新型コロナウイルス感染症まん延防止等重点措置に関する公示の全部を変更する公示等について
新型コロナウイルス感染症の感染急拡大時における対応について（社会機能を維持するために必要な事業の考え方について）
PCR等検査無料化事業のプレス発表について「１都３県共同メッセージ」の周知について（依頼）
本日１月20日（木）新型コロナウイルス感染症対策にかかるテレビ会議の開催について
酸素濃縮装置の貸与事業者連絡先の送付について
新型コロナウイルス感染症の経口治療薬ラゲブリオに係る登録済医療機関及び薬局一覧（117時点更新）
医療従事者である濃厚接触者に対する外出自粛要請への対応について（情報提供）
新型コロナウイルス陽性者本人が濃厚接触疑い者へ伝達すべき事項に係る参考資料の送付について
感染拡大に備えた新型コロナウイルス感染症に係る保健所の体制強化について
感染拡大に備えた新型コロナウイルス感染症に係る保健所の体制等の確認について
新型コロナウイルス感染症まん延防止等重点措置に関する公示等について感染拡大に備えた新型コロナウイルス感染症に係る保健所の体制強化について
新型コロナウイルス感染症患者の自宅での死亡事例について
感染拡大に備えた新型コロナウイルス感染症に係る保健所の体制等の確認について
新型コロナウイルス感染症まん延防止等重点措置に関する公示の全部を変更する公示等について「新型コロナウイルス感染症（COVID-19）診療の手引き・第６.２版」の周知について
感染症の予防及び感染症の患者に対する医療に関する法律第18条 に規定する就業制限の解除に関する取扱いについて
R4.1.6時点検疫所待機施設一覧
イベント開催等における感染防止安全計画等について（改訂）（令和４年１月に収受した通知類）

発生届の処理に時間がかかる…

陽性者への初回連絡が終わらない…
紙のカルテどこにいった…

いつ印刷が終わ応
感援
謝職と員へ申のし訳
な…

〇〇ホテルTKP日暮里駅前の再開について
診療・検査医療機関の臨時休診等について
東京都 PCR等検査無料化事業説明会資料の送付
基本的対処方針に基づくイベントの開催制限、施設の使用制限等に係る留意事項等について
感染急拡大体制に向けての準備に関する説明会について軽症者等を受け入れる宿泊療養施設の開設について
都内診療・検査医療機関あて事務連絡について（新型コロナウイルス感染症の感染急拡大に伴う対応について）
イベント開催等における感染防止安全計画等について（改訂その３）
在留外国人のお祭り等における新型コロナウイルス感染症対策の徹底について「学生寮・部活動で集団感染を防ぐためのチェックリスト」等の保健所への周知依頼について
新型コロナウイルス感染症の感染拡大に伴う自宅療養者に対する支援について
PCR検査保険適用（公費負担）契約医療機関一覧の送付(個別契約・集合契約)
感染拡大時療養施設のご案内について
抗原定性検査キット等の発注等に係る留意事項等について（情報提供）
自宅療養者支援に係る今後の取組に関するWEB説明会の開催について
新型コロナウイルス感染症の感染急拡大への対応について
新型コロナウイルス感染症の感染急拡大に伴う対応について（依頼）
医療従事者である濃厚接触者に対する外出自粛要請への対応について（令和4年1月28日一部改正）（情報提供）
医療機関における適切な新型コロナウイルス感染症対応について（依頼）
軽症者等を受け入れる宿泊療養施設の連絡先更新について
2月1付け事務連絡「新型コロナウイルス感染症対応地方創生臨時交付金における「検査促進枠」の取扱いについての補足」
新型コロナウイルスに感染した透析患者の受入れ強化に向けた診療体制の確保について（東京都福祉保健局）
新型コロナウイルス感染症患者公表数の月次確定に伴う修正(12月分)について
東京都福祉保健局ホームページ 短縮URLの御案内
新型コロナウイルス感染症の感染急拡大が確認された場合の対応について
令和３年度東京都新型コロナ外来診療体制予定の変更につきまして（情報提供）
第67新型コロナウイルス感染症対策本部会議について
基本的対処方針に基づくイベントの開催制限、施設の使用制限等に係る留意事項等について
自宅療養者への往診体制の強化事業の実施について
軽症者等を受け入れる宿泊療養施設の開設について「ＢＣＰ（事業継続計画）の再点検」について

目黒区

取組内容
6798時間（年間）削減！
設計変更時の迅速な対応
他業務への応用も柔軟に

RPA
発生届をHER-SYSへ自動入力

ショートメッセージ(SMS)送信サービス

667時間（年間）削減！
誤送信のリスク解消！
療養終了・安否確認などにも活用

陽性者への初回連絡オンラインフォーム
紙カルテの電子化

カルテ探し
職人

電子化によりカルテ探しが不要！
東京都入院調整システムとの連携も可能に！

作業時間を大幅に短縮、係全体でデジタル技術を生かそうという機運が高まりました！

DX戦略課とのスクラム
職員自身による構築
迅速な導入、柔軟な変更対応ができました。
応援職員の要請が不要になるなど、効率化の影響は区全体に及び、DX戦略課との協力効果を示すロールモデルになりました！
都政新報（2022年7月19日号）

登録制自転車置場申請のオンライン化と業務改善～区民サービス向上と業務効率化の実現～

申請者の声、業務改善に着目した
本取組みをご覧ください。
業務改善部門
目黒区都市整備部土木管理課

経緯と課題
駐輪施設のデータ審査

年間利用申請

入力

抽選

申請方法
紙・パソコン

約8割（3,000件）
が「紙」の申請‼

登録利用開始発送①申請者からは「スマートフォン」で申請できないかと要望があった。
②申請書のデータ入力に時間を要していた。

課題2

取り組み内容（申請方法の改善）
取り組み前

取り組み後追加「紙」「パソコン」

LoGoフォーム
を活用「紙」「パソコン」「スマホ」
3取り組み内容（入力業務の改善）
紙で管理（約3,800件）

旧管理システム（Excel）
すべて手入力新管理システム（Access）

LoGoフォーム
で管理（約3,800件）

一括で取り込む4成果・効果①
令和４年度

3％

令和５年度

21%

紙スマホ・パソコン

紙パソコン79%

オンライン申請率97％21％ → 97％

成果・効果②
業務改善の成果（11月～翌1月）【削減時間】
受付時間
225時間
データ入力時間 114時間
審査時間
74時間

300250

業務時
間
［時間］

250

200
150

127
83100
50

【削減効果】

251390

受付時間

データ入力時間
変更前

変更後

審査時間

①臨時アシスタント職員1名→1か月分の雇用減②職員2名の年次有給休暇（11月～翌1月）

10時間(変更前)→56時間(変更後)6申請者の声昨年度から大きく方法を変更したため、利用者の反応を確認してみた【ポジティブ意見】• 自宅から申請でき、楽になった• 24時間いつでも申請可能• 申請が手軽になった（スマホの申請）【ネガティブ意見】• スマホの操作方法がわからない【要望】・申請内容の確認メールが欲しい7

今後の展望～通知方法・支払い方法の拡充～• 申請内容の確認メール送信• 支払い方法のオンライン決済導入
目黒区では「紙申請」の手入力業務が多く今回の取り組みを横展開することにより全庁の多くの所管で同様の効果が得られると思われる。
8コロナ対応業務にRPAを導入

イメージ図等

アジャイルでRPAをスピード導入
委託と内製化でシナリオを進化！

業務改善部門
北区保健所保健予防課

１ 北区におけるRPA導入状況（令和４年８月当時）
他自治体よりも遅いスタート
・他自治体でRPAの導入が進む中で、北区の着手は遅れていると言わざるを得なかった。
・令和３年度にプロポーザルを実施し、令和４年度から導入に着手することになった。
・導入関係部署は「業務フローの見直し」から行うスケジュールだった。
≪令和４年度当初の導入スケジュール≫
年月

作業内容

関係部署

令和４年６月

先行導入業務の開発開始

職員課・国保年金課
子ども未来課・情報政策課●当初の予定には保健所業務は含まれていなかった。

●コロナ業務へのRPA導入は別スケジュール・別枠対応とし、スピード重視で導入することとした。

７月

全庁説明会

全課

８月

全庁調査

全課

９月～12月

導入候補対象業務選定

情報政策課先行導入業務効果報告会

全課

令和５年２月2

２ 北区におけるコロナ対応業務の課題

課題
２

課題
１
長時間作業による職員の疲弊・ミスの発生

課題
３

全庁の応援体制構築に伴う他部課への負担

職員のPCスキルに依存した業務分担の発生

＞

＞

＞

波の大きさに捉われない迅速かつ正確な処理が必要

最小限の人的資源で対応できる体制作りが必要

職員の能力によらない業務の平準化が必要

3

３ 改善に向けた取組改善Step1

改善Step2

１ SMSの導入

定型的長時間同一業務全件電話連絡を行っていた調査をショートメールを活用した手法に変更

２ kintoneの導入

ヒューマンエラーが起こりがちな業務＞

ＳＭＳと連携し、ＷＥＢ調査による患者回答のデータベースを構築

👉患者との連絡効率ＵＰ
👉職員の対応時間の削減

RPAの導入検討
4

４ RPA開発例１（SMS自動送信）
概要
陽性者の基礎情報の確認を目的としたショートメールの送信作業

効果 （時間）150秒→70秒に削減 ※職員1名とRPA1台で15件処理時比較（体制）職員２～３人の分担作業をRPA１台に代用

👉作業専任人材を完全カット

5

４ RPA開発例２（患者トリアージ準備）概要
患者の療養方針を定める（トリアージ）を行うための準備作業

効果 （時間）１件２分安定稼働 ※職員はPCスキル次第で集中時に２~５分（体制）職員３名分の処理をRPA３台に置換

👉RPA置換で持続力・正確力UP

6

５ 職員による応用活用

１ シナリオ複製による体制の強化「委託成果物の職員による複製・再調整」＋「ライセンスの追加購入」によりRPA処理の３台同時実行を実現
copy

👉ライセンス購入コストのみで処理効率倍増＋人件費大幅カット

copy

処理効率３倍！

２ 作業終了時のお知らせ音の設定
RPA作業終了時及び異常停止時に「効果音」を設定
RPA
終了💡

👉RPA作業後の処理モレを防止
7

６ 取り組みによって得られた成果
人的ミスの削減• 複数職員による処理重複をはじめ、長時間労働によるヒューマンエラー等がなくなり、安定した成果物を提供できるようになった。

人的資源の再配分• 職員をRPAに置き換えることで、マンパワーが必要な業務（電話業対応等）に人的資源を重点投資することができるようになった。

他業務への転用の実現• 外部システムのアップデートに即時対応するため、職員自身で開発スキルを習得する必要があった。習得スキルを活かして、他業務へ転用し、業務改善を進めることができた。
8

７ 北区におけるRPA取り組み状況（R5年11月17日時点）
導入効果

現在地

Step.３
内製化加速
横展開を進める

8課10業務予定

Step.２
内製化チャレンジ
シナリオを作ってみる

Step.１
下地作り

9課13業務＋α※業務効率化を進める中で、RPAが有効なツールとなった場合に導入していく。

環境準備・周知4課10業務時間

令和4年度

令和5年度

令和6年度～
9

新型コロナウイルス感染症対応におけるRPAの活用

RPAを活用した業務の自動化により感染者の命と安全を守り対応する職員の心身の健康を守る

業務改善部門
荒川区健康部保健予防課

新型コロナウイルス感染症対応RPA導入概要•

新型コロナウイルス感染症第5波流行時に挙げられた課題•

課題解決に向けた取組み•RPAの導入•

RPA導入成果•

RPA導入に伴う苦労した点•今後の展望【用語の定義】
RPA：Robotic Process Automation
HER-SYS：新型コロナウイルス感染者等情報把握・管理支援システム

MyHER-SYS：新型コロナ健康状態入力フォーム© Arakawa City

1

新型コロナウイルス感染症第5波流行時に挙げられた課題
・

鳴りやまない電話への対応

・

職員の疲弊、体調不良、感染・濃厚接触による出勤停止

・

受援体制不足・

今後さらなる感染者数の増加が予想

業務の効率化により急増する
感染者の「命と安全」を確保すべき(C)
2017 Future
Link Network© ArakawaCity2

課題解決に向けた取組み
・ 電子カルテ化
・ SMSによる感染者への療養中の連絡先等案内
・ 感染者の体調確認のためのWebアンケート(電子申請利用)

・ My HER-SYSを利用した日々の体調確認
・ 一部業務の省力化
・定常的業務の自動化(RPAの導入)
取組みによる効果
・・・(C)
2017 Future
Link Network© ArakawaCity

より多くより迅速な感染者対応が可能
職員の心身の健康を守る
職員不足時においても業務継続可能
3

RPAの導入
RPAに最適と思われる業務の選定
・ 感染者数等の庁内報告(Eメール送信による報告)
・ My HER-SYS感染者健康状態入力者のリスト化
・ 感染者健康状態のHER-SYS登録
・ 変異株該当者のHER-SYS登録・ など 外3業務あり
RPAによる自動化で350時間削減

最大月(R4.8)(C)2017 Future
Link Network© Arakawa
City4

RPA導入業務例
感染者健康状態のHER-SYS登録
RPA導入前(3分/件)

聞取内容をメモ

体温等
健康状態

RPA導入後(0.5分/件)

体温等
健康状態

(C)
2017 Future
Link Network© Arakawa
City

聞取りを行いながら内容をEXCELに入力(氏名は自動表示)

まとめて
HER-SYSに手入力RPAがEXCELからデー
タ読取りしHER-SYSに自動入力

5RPA導入成果
令和4年8月(第7波流行時) 業務削減時間

・ 感染者数等の庁内報告(Eメール送信による報告) (時間)15分/回(20日/月)→ 5時間

業務時間比較(R4.8)

500・

My HER-SYS感染者健康状態入力者のリスト化
15分/回(31日/月)→ 7.75時間

407.75400-350時間300

・

感染者健康状態のHER-SYS登録
2.5分/件(6,900件/月)→ 287.5時間

・ 変異株該当者のHER-SYS登録2分/件(1,500件/月)→ 50時間

20057.5

1000
導入前

導入後

月350.25時間削減 → より多くより迅速な感染者対応(C)2017 Future
Link Network© Arakawa
City6RPA導入業務(参考)・ 感染者数等の庁内報告(Eメール送信による報告)
区等で行うPCR検査実施件数、新規感染者数、感染者の療養状況等をホームページに掲載するため、当該情報の広報担当者等へのEメール送信
・ My HER-SYSによる感染者健康状態入力者のリスト出力
健康状態の確認や未回答者へのフォローに使用するため、感染者自身で入力した健康状態のリスト出力
・ 感染者健康状態のHER-SYS登録
感染者の健康状態をHER-SYSを用いて関係機関と情報共有していることから、感染者から電話聞取りした健康状態のHER-SYSへの登録
・ 変異株該当者のHER-SYS登録
デルタ・オミクロン株等変異株該当者のHER-SYSへの登録
・ その他
(C)
2017 Future
Link Network© Arakawa
City7

RPA導入に伴う苦労した点やその解決方法
・ 次の波の予測がつかない中での導入→ RPAシナリオ作成を外注していては間に合わない。職員自身が作成
・ RPAツールの使い方(操作マニュアルは、800ページ以上)→ 効果の有無は考えず、とりあえず簡単なものから作ってみる・ 夜間等職員不在時のシナリオ実行→ 執務室は施錠し、シナリオにシステムログアウトと電源切断を組み込む
・ RPA入力に向かないシステムへの対応→ 日付入力がカレンダー形式のみ、時間入力がマウスのみでの選択等
・ 感染者数増加に伴い、個々のシナリオ実行に長時間を要するようになった→ 流行時には、優先順位を定めシナリオ実行本数を限定化し乗り切った
・ 作成したが効果が低かった→ 効果が低かった原因の検証。失敗もまた財産(次のシナリオ作成のために)(C)
2017 Future
Link Network© Arakawa
City8

RPAの今後の展望
・ RPAというツールの普及促進→ RPAは、24時間365日フルに使ってこそのツール
・ RPAは、作って終わりではない。常に改善点を見つけよう→ PDCAC…は、各シナリオの全体レベルアップが可能
・ RPAという一見敷居が高そうな誤解の解消→ まずは、参考になる業務のRPAを参照してRPAの理解を深める・ 区のRPAシナリオ等及び利用者間の情報の共有化→ RPAシナリオ等の情報共有、困ったことや壁にぶつかったときの相談先を設けることでオール荒川区でレベルアップを目指す
野良ロボットの防止
・ 他自治体とのRPAシナリオ等の情報共有化→ 自治体利用のRPAは大同小異(例:申請書→データ入力→アウトプット等)
自治体同士が協力し合えれば、より高いレベルへ(C)2017 Future
Link Network© Arakawa
City9御清聴ありがとうございました！

荒川区シンボルキャラクター

© Arakawa City

あらみぃあら坊10

考えろ。
未来を創造するビジョン。
相談しよう！そうしよう！
よろず相談DX

業務改善部門板橋区政策経営部IT推進課（Project ML Team Consultant）

よろず相談DX －DX事業化をトータルでコンサルタント支援

RPA
GIS

AI-OCR

WEB
フォーム

SNS

BIツール
ローコード
ツール

業務分析
課題分析

事業計画

業務設計
システム設計

環境構築
実装

LIVE
配信

相談

所管課

各種ツールの導入

支援

IT推進課

事業計画・業務改善の支援

コンサルタント業務を始めたその背景

ツール

ツール
RPA
UiPathRPA
UiPath

ローコード

AI-OCR

LIVE 配信

スキルなし

ツール調達
庁内調整
システム運用事業ベースの提案で予算化
SNSIT推進課

IT推進課
役割

BIツールなし

役割

スキルなし

ツール調達

庁内調整

システム運用

テクノロジーなし

導入支援

コンサルテーション

ツールの調達のみで企画・技術的支援なし

技術を習得し、コンサルタント支援

RPA 15件 312時間削減？？？？？？？？？？？

スキル習得のための勉強会コンサルタントスキルを磨く勉強会

RPA

Live配信

生成AI

BIpython

資料作成

業務分析
プレゼンテーション

ファシリテーション

Chat GPTの研究 －技術検証と職員研修の実施

Llama Index
Great
Teacher
Maruyama

福利厚生規則Powered By GPT3

福利厚生についての回答をするGPTをPythonで実装

セキュリティ、法律解釈、独自データ利用、プロンプト活用を講義50人が参加。動画研修を配信

自己研鑽とツールの拡大が創造したよろず相談DXの実績
ツール
UiPathRPA

AI-OCR

ローコード

BIツール

LIVE 配信SNS

R4 34件

よろず相談 DX

IT推進課

R5 33件※令和5年11月2日時点

スキル役割
ツール調達

庁内調整なしAI-OCR

ファシリテーション

Chat GPT

業務分析

Python

システム運用
導入支援なし

プレゼンテーション

RPA

ツール活用拡大⚫ 教育端末統合事業計画策定⚫ RPA 36件
1065時間削減⚫ AI-OCRMARUYAMA LAB

事業計画支援５件⚫ 母子保健電子カルテ導入事業計画策定⚫ Wi-Fi整備計画策定⚫ 窓口キャッシュレス導入支援⚫ LINE友達 11.526人⚫ 書かない窓口システム導入支援⚫ LIVE配信 13件⚫ 無線LAN導入計画策定⚫ 絵本のまちイベントデータ分析※RPAの件数は令和5年10月1日時点
削減時間は令和4年までの合計

・・・・and moreLIVE配信が織りなすハイブリッドなイベント体験

LIVE配信職員がディレクターに。
LIVE配信により、情報を区民へより濃く、より早く、発信する。

オンラインでデータをつなぐシームレスな支援業務
業務分析/課題分析

業務設計/システム設計

環境構築/実装

児童相談所
業務改善支援児童相談所の業務改善を業務分析から実装まで支援。
ローコードツールで関係機関との情報共有を円滑化。

コンサルタント業務

今後の展望

人口減少社会の中、DXの重要性は拡大の一途だ。
DXはツールの導入で完結することはない。活用する人財が変革を産む。
コンサルタントの行動理念はこれからの人財育成の鍵を握るだろう。
コンサルタント業務を個人や部門で閉じず、区役所全体、東京都全体に広げることで、DXを強力に推進し、住民のQOL向上に努めて行きたい。

IT推進課

板橋区

東京都

10

保活DX

風を

①申請

②受付

なぜ保育にデジタルの吹かせるのか。
③

ロボットがシステム入力
業務改善部門

足立区政策経営部ICT戦略推進担当課（チームあだとら）

なぜやった2

なぜやった保護者世代のスマホ利用率

日常的利用者

よく利用している

97.0%

保育入所申請をされようとする世代
は日常的にスマホを利用しており、オンライン申請の親和性は高い。

3

なぜやった

平均回答項目

各種申請様式200超

紙様式だと保護者自身が回答すべき箇所がわかりづらい。
受付する職員側も確認や入力が多岐にわたる。

4

なぜやった

使い慣れたスマホを活用する
１ SNSやオンラインショッピングなど、スマホは普段の生活になくてはならない存在。だったら、行政も活用しないでどうする！

必須回答項目を判断できる
２ オンライン申請フォームでは、記載内容に応じて必須項目を変更できる。
これを使えば、保護者の負担が軽減されるはず！

電子データはRPAと相性抜群
３ バックエンドの業務改善をしようにも紙の申請書ではどうにもならない。
オンライン申請を導入し、保護者だけでなく職員も楽をしよう！
5

なにをした6

なにをした弐の風オンラインでつながる行政申請

大量の申請項目に対してRPAを用いて自動入力
受理
入力

保護者

職員
連絡業務システム決定

壱の風
申請から受付まで一連の申請業務をオンラインで完結
7

なにをした

申請も入力も紙ベース
保護者
どこを記載していいかわからず、作成に時間がかかっていた。

職員
問い合わせや申請書の確認・入力作業で残業の毎日に疲弊していた。

申請率

削減時間

75.6%

367h

申請も入力も電子データ
保護者
選択肢によって必須項目が切り替わり、迷わず申請書が作れる！！

職員
記載漏れチェック、入力作業をRPAに任せることで作業時間を大幅に削減！

8今後何する9

今後何するオンラインでつながる行政申請

Neo受理
入力

保護者

職員連絡業務システム

決定

参の風
従来、郵送していた決定通知書なども、オンラインでお届け！
閲覧格納
10今後何する

風を竜巻に
11

その電子化、若手チームがサポートします
全庁導入されたツールを組織に浸透させるため、若手が創意工夫を凝らして取り組んでくれました！

業務改善部門
立川市行政管理部人事課

経緯• 共同電子申請サービスとして、ノーコードツール「LoGoフォーム」が全庁導入された• オンライン化通則条例の検討開始

手続きの電子化に向けて体制が整った
01

課題

現場の負担感新しいものへの苦手意識

電子化への懐疑
まずは触れてみる、やってみることへのハードルをどうクリアするか･･･
02立川市業務改善表彰制度
職場内コミュニケーションの活性化と創意工夫を尊重する組織文化の醸成を目的として、毎年全ての職場（６３部署）において業務改善を実施し、共有する取組

R5の取組テーマとして「LoGoフォームによる手続きの電子化」を設定
03

カイゼンサポーター
・入庁3年目の職員を対象とした研修プログラム

・改善制度の普及や周知を通して、各課の業務に対する理解を深める

サポーターによるフォーム化支援を実施
04フォーム化支援の流れ
事務局が要望を受け付けて情報整理を行ったうえで、サポーターがヒアリング～プロトタイプの納品まで行う。
事務局

支援
要望受付

カイゼンサポーター

ヒ主ア管リ課
ン
へグ

作
成
作
業

各課

フ
ォ
ーム
案
納品

フ
ォ
ー
配ム
信確定・
05

サポーターが工夫して取り組んだ点
単に既存の様式をフォーム化するだけではなく、「フォームを対象者にどう届けるか」「集計後はどのように利用されるのか（どういうフォームにしたら利用しやすいか）」といった点を主管課にヒアリングし作成を行った点

例：子育て講座の申込フォーム

06

効果
主管課

・手続きの電子化
・LoGoフォームへの抵抗感の減退→自前でのフォーム作成

電子化の促進カイゼンサポーター
・LoGoフォームの操作、機能に精通
・他課の具体的な業務に関わることで市政理解が進む

人材育成
07

フォーム化された手続き（16課）
・計画に関連する市民アンケート・講座や健康相談等の予約・申込
・庁内の照会業務※市政に関するアンケート
令和5年度実施分を電子入力と併用したことで回収後の入力作業を大きく削減（956件回収のうち346件が電子での回答）
346件×1件あたりの入力時間10分＝3,460分≒57時間
08

今後の展開◼業務改善表彰制度において事例表彰、横展開◼LoGoフォーム操作研修の実施◼簡易な手続き以外の手続きの電子化

09

ご清聴ありがとうございました