DocuShare 電子メールエージェント
ユーザーガイド発行日：2011 年 2 月
この文書は DocuShare Express リリース 6.6.1/DocuShare リリース 6.6.1/DocuShare CPX
リリース 6.6.1 に対応しています。

作成：
Xerox Corporation
DocuShare Business Unit
3400 Hillview Avenue
Palo Alto, California 94304
USA© 2011 Xerox Corporation. All rights reserved. Xerox®、DocuShare®、および Fuji Xerox®
は、米国およびその他の国の Xerox Corporation の商標です。その他の商標はすべて、それぞれの企業の所有物であり、そのように認識されています。

目次
第1章

はじめに

ようこそ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1–1
必須条件. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1–2
参考資料. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1–2

第2章

電子メールエージェントの使用

DocuShare オブジェクトへの電子メール送信について . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2–1
電子メールエージェントに固有なオブジェクトのプロパティ . . . . . . . . . . . . . . . . 2–2
電子メールタスクに必要な権限. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2–4
コレクションおよびワークスペースへの電子メール送信 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2–5
パーソナルコレクションへの電子メール送信. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2–6
非 DocuShare ユーザーが電子メールをコレクションおよびワークスペースへ送信する . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2–6
ユーザーおよびグループへの電子メール送信 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2–7
コレクションおよびワークスペースのドキュメントのスキャン . . . . . . . . . . . . . . 2–9
コレクションまたはワークスペースのメッセージの閲覧 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2–10
メールアプリケーションへのデジタル証明書のインポート . . . . . . . . . . . . . . . . . 2–11

DocuShare 電子メールエージェントユーザーガイドiii

目次iv

DocuShare 電子メールエージェントユーザーガイド

はじめに1

ようこそDocuShare 電子メールエージェントは高度な共同作業のための機能と電子メール管理機能を持ち、ユーザーが電子メールコンテンツを DocuShare へ直接送信できるようにします。電子メールアプリケーションを使用してメッセージを DocuShare コレクション、ワークスペース、ユーザー、グループへ送信できます。電子メールエージェントはDocuShare に完全統合されており、ユーザーは DocuShare 機能を使用してメール本文の検索、機密事項を扱うビジネスドキュメントへのアクセス管理、メールの整理を行うことができます。
DocuShare 電子メールエージェントを使用すると次のようなことが行えます。
•

メールの内容を DocuShare のユーザーおよびグループに送信して提供する•

メール本文を個人用も含めたコレクションおよびワークスペースに送信して格納する•

デジタル署名を使用してメールメッセージのセキュリティを強化する•

格納されたメール本文のほかスレッドやプロパティをブラウザで閲覧する

注：ワークスペースは DocuShare CPX の機能です。

DocuShare 電子メールエージェントユーザーガイド

1–1

必須条件

はじめに必須条件
電子メールエージェントを使用するには以下の環境が必要です。
•電子メールのアプリケーションおよびアカウント•

ウェブブラウザ•ユーザーの DocuShare サーバーの URL および DocuShare ユーザーアカウント•

サイト管理者から取得した自分の DocuShare サーバーの電子メールアドレス•

DocuShare 機能の基本的知識•オプションとして デジタル証明書 (ID) 。社内またはサードパーティーの認証局から取得可能

参考資料
このガイドで説明されるのは DocuShare 電子メールエージェントの使い方です。
DocuShare 機能の詳細情報は、[ ヘルプデスク ] ページにある『 DocuShare ユーザーガイド』を参照してください。

1–2

DocuShare 電子メールエージェントユーザーガイド

電子メールエージェントの使用

2

DocuShare オブジェクトへの電子メール送信について電子メールエージェントを電子メールアプリケーションと併用することで、本文と添付ファイルを DocuShare コレクション、ワークスペース、ユーザー、グループへ送信してメールの内容を共有できます。使用する電子的コミュニケーションのセキュリティ確保のために、電子メールエージェントではデジタル署名が使用できます。
電子メールをあるグループに送信するとき、そのグループに関連するコレクションにコピーを送信することもできます。この機能によって、グループの電子通信内容を使いやすい形で保管できます。電子メールエージェントを使用して、企業のニーズに基づいてグループを作成することで、電子メールの配信リストを容易に管理できるようになります。

注：ワークスペースは DocuShare CPX の機能です。

DocuShare 電子メールエージェントユーザーガイド

2–1

電子メールエージェントに固有なオブジェクトのプロパティ

電子メールエージェントの使用

電子メールエージェントに固有なオブジェクトのプロパティ
電子メールエージェントでは、機能をサポートするために追加のオブジェクトプロパティを提供します。これらの追加プロパティについて以下に説明します。
表 2–1：オブジェクトのプロパティ
プロパティ

説明

ユーザープロパティ
URL として添付

自分がメンバーであるグループに送られたメールを受信したときに、添付ファイルがどのように処理されるかを指定します。はいを選択すると添付ファイルへのリンクがメッセージに含まれ、いいえを選択すると添付ファイル自体がメッセージに含まれます。

通知しない電子メール
エージェントイベント

選択されたアクションに関して、電子メールエージェントが電子メールを送信するのを止めます。

グループプロパティ
関連するコレクション

グループに送信された電子メールメッセージをコピーする宛先として使用したいコレクション名を指定します。使用したいコレクションを選択するには変更ボタンを押します。

電子メールの受信確認

電子メールをグループに送信した人に受信確認メールを送るかどうか指定します。

電子メールエイリアス

電子メールの受信者としてグループハンドルの代わりに使用できる、一意の一単語から成る名前です。

外部の受信者

DocuShare ユーザーとして登録されていない受信者の電子メールアドレスです。電子メールがグループに送信されるとき、メールは各外部の受信者へも送信されます。
電子メールアドレスはコンマで区切ります。

返信先グループのメンバーがメールを送信したときに、誰に返信するかを指定します。送信者は送信者のみに返信メールを送ります。グループは誰が本文を送ったかに関わらずすべてのグループメンバーに返信メールを送ります。
グループに別のグループが含まれる場合、返信先はそのグループにも適用されます。

スパム制御

グループにメールを送信できる送信者を制限します。

コレクションプロパティ
添付ファイルのみ

電子メールの本文なしで各添付ファイルを個別のドキュメントとしてコレクションへ送信します。

電子メールエイリアス

電子メールメッセージの受信者としてコレクション
ハンドルの代りに使用できる、一意の一単語から成る名前です。

スパム制御

コレクションにメールを送信できる送信者を制限します。

2–2

DocuShare 電子メールエージェントユーザーガイド

電子メールエージェントの使用

電子メールエージェントに固有なオブジェクトのプロパティ

表 2–1：オブジェクトのプロパティ
プロパティ

説明

ワークスペース
プロパティ
添付ファイルのみ

電子メールの本文なしで各添付ファイルを個別のドキュメントとしてワークスペースへ送信します。

電子メールエイリアス

電子メールの受信者としてワークスペースハンドルの代りに使用できる、一意の一単語から成る名前です。

DocuShare 電子メールエージェントユーザーガイド

2–3電子メールタスクに必要な権限

電子メールエージェントの使用

電子メールタスクに必要な権限
表 2–2 に電子メールタスクに必要な権限が表示されます。
表 2–2：電子メールタスクに必要な権限
電子メールタスク

必要な権限

メッセージをコレクション / ワークスペースに送信

コンテンツ書き込み権

メッセージ本文の表示

コンテンツ読み取り権

メッセージプロパティの表示

プロパティ読み取り権

メッセージプロパティの変更

プロパティ書き込み権

メッセージ権限の変更

管理権

メッセージの削除

管理権

アクセス権限の詳細情報は、『 DocuShare ユーザーガイド 』を参照してください。

2–4

DocuShare 電子メールエージェントユーザーガイド

電子メールエージェントの使用

コレクションおよびワークスペースへの電子メール送信

コレクションおよびワークスペースへの電子メール送信
電子メールをコレクションやワークスペースへ送信することで、必要に応じて本文の共有、格納、および取得が簡単に行えます。電子メールをコレクションまたはワークスペースへ送信するには、DocuShare サーバーの電子メールアドレスとオブジェクトハンドルのほか、指定されている場合には電子メールエイリアスというオブジェクトが必要です。DocuShare サーバーの電子メールアドレスについては、DocuShare 管理者が提供します。使いやすくするために、電子メールアドレスをアドレス帳に追加しておいてください。
コンテナへのアクセス権が不十分な場合、またはコンテナに対して不正なハンドルを指定した場合は、メールは DocuShare 管理者が設定したデフォルトのコレクションへ転送されます。コレクションの場所については管理者に確認してください。
送信されたメッセージの所有者であっても、自分の電子メールアカウントに指定した電子メールアドレスが DocuShare の電子メールアドレスプロパティと異なる場合（DocuShare は大文字 / 小文字を識別します）、デフォルトの所有者名が割り当てられます。また、デジタル証明書を使用している場合、メッセージの送信者フィールドの電子メールアドレスではなくデジタル証明書の電子メールアドレスによってメッセージの所有者が判断されます。

注：自分の電子メールアカウントに指定した電子メールアドレスが DocuShare の電子メールアドレスと一致していることを確認するには、メッセージの送信者フィールドに表示されているアドレスをチェックします。username@emaildomain 部分が DocuShareの電子メールアドレスプロパティと一致していれば問題ありません。また、送信者フィールドの右側にあるユーザーの検索リンクをクリックして、検索結果ページにユーザーアカウントが表示されれば、電子メールアドレスが同一であることが分かります。
電子メールをコレクションおよびワークスペースへ送信する手順：
1. メールアプリケーションでメッセージウィンドウを開きます。
2. 宛先または Cc フィールド（Bcc フィールドは使用しない）に DocuShareサーバーのアドレスを入力します。
例：docushareserver@emaildomain
3. 以下のいずれかの手順に従います。
•件名 フィールドで、山括弧の中に TO: 、続けてオブジェクトハンドルまたは電子メールエイリアスを入力します。
例： プログラムの更新 <TO: Collection-45, TeamWorkspace>•

本文の一行目で、TO: 、続けてオブジェクトハンドルまたは電子メールエイリアスを入力します。次に 1 行空けます。本文に TO: を使用するには、本文の形式がプレーンテキストでなければなりません。
例： 空行（オプション）（この行には文章を入れません）
TO: Collection-45, Workspace-73

空行
複数のコンテナにメッセージを送信する場合、コンテナハンドルまたはエイリアスを区切るのにコンマ、スペース、またはセミコロンを使用できます。
TO: を入力するのかその他のテキストを入力するのかは、DocuShare 管理者が決定します。TO: の前後にスペースやタブを追加することができます。

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2–5コレクションおよびワークスペースへの電子メール送信

電子メールエージェントの使用

注：電子メールに添付ファイルが含まれており、添付ファイルのみを送信したい
場合、TO: を UPLOAD: で置き換えます。管理者は UPLOAD: 以外の用語を指定できるため、どのような用語を使用するかについては管理者に確認してください。
4. メッセージを作成して送信します。
管理者による設定で、DocuShare が送信時に確認メッセージを送信するようになっている場合、通知メッセージを受信します。

パーソナルコレクションへの電子メール送信
メッセージの宛先を DocuShare サーバーにするだけで、簡単に電子メールをパーソナルコレクションへ送信することができます。
電子メールをパーソナルコレクションへ送信する手順：
1. メールアプリケーションでメッセージウィンドウを開きます。
2. 宛先または Cc フィールド（Bcc フィールドは使用しない）に DocuShareサーバーのアドレスを入力します。
例：docushareserver@emaildomain
3. メッセージを作成して送信します。
管理者による設定で、DocuShare が送信時に確認メッセージを送信するようになっている場合、通知メッセージを受信します。

非 DocuShare ユーザーが電子メールをコレクションおよびワークスペースへ送信する
DocuShare アカウントを持たないユーザーが電子メールをコレクションやワークスペースへ送信することを許可することもできます。この機能を有効にするには、管理者がユーザーアカウントを電子メールエージェント用に設定します。コンテナの許可により、必要なアクセス権限が Email Agent user アカウントまたはゲスト以外のすべてのユーザー(All Users Except Guest) グループに与えられていることを確認する必要があります。
DocuShare ユーザー以外が送信したメッセージには、デフォルトの所有者名が割り当てられます。許可を変更しない場合、電子メールはデフォルトのコレクションに送信されます。電子メールエージェントユーザーアカウントおよびデフォルトのコレクションの名称は管理者に確認してください。
管理者が電子メールエージェント用にユーザーアカウントを設定していない場合、
DocuShare は DocuShare ユーザー以外の送信者からの電子メールを受信できません。

2–6

DocuShare 電子メールエージェントユーザーガイド

電子メールエージェントの使用

ユーザーおよびグループへの電子メール送信

ユーザーおよびグループへの電子メール送信
電子メールアプリケーションを使用して、電子メールを DocuShare ユーザーおよびグループへ送信できます。
•

電子メールをグループへ送信するには、DocuShare サーバーの電子メールアドレスおよびグループハンドルのほか、指定されている場合にはグループの電子メールエイリアスが必要です。
グループに対して関連コレクションが指定されている場合は、メッセージをグループへ送信する際に、このコレクションにもコピーが送信されます。

•電子メールをユーザーへ送信するには、DocuShare サーバーの電子メールアドレスおよびユーザーハンドル、ユーザー名、またはユーザーの電子メールが必要です。
ユーザーにメッセージを送信すると、ユーザー個人のコレクションに送信されます。

グループに関連するコレクションへ必要なアクセス権がない場合、またはユーザーやグループに対して不正なハンドルを指定した場合、メールは DocuShare 管理者が設定したデフォルトのコレクションへ送信されます。コレクションの場所については管理者に確認してください。
さらに、DocuShare の管理者は DocuShare サーバーの電子メールアドレスを提供できます。使いやすくするために、電子メールアドレスをアドレス帳に追加しておきましょう。
電子メールをユーザーおよびグループへ送信する手順：
1. メールアプリケーションでメッセージウィンドウを開きます。
2. 宛先または Cc フィールド（Bcc フィールドは使用しない）に DocuShare
サーバーのアドレスを入力します。
例：docushareserver@emaildomain
3. 以下のいずれかの手順に従います。
•件名フィールドに、TO: と入力し、続けてグループハンドル / グループ電子
メールアドレス / ユーザーハンドル / ユーザー名 / ユーザーの電子メールアドレスのうち、いずれかを入力して全体を山括弧 (<>) で囲みます。
例： プログラムの更新 <TO: TeamLeaders, cmorgan>•

本文の 1 行目に TO: を入力し、続けてグループハンドル / グループ電子
メールアドレス / ユーザーハンドル / ユーザー名 / ユーザーの電子メールアドレスのうち、いずれかを入力します。次に 1 行空けます。本文に TO:を使用するには、本文の形式がプレーンテキストでなければなりません。
例： 空行（オプション）（この行には文章を入れません）
TO: TeamLeaders, User-17, hsantos@emaildomain

空行
複数の受信者にメッセージを送信する場合、コンマ、スペース、またはセミコロンで区切ります。
TO: を入力するのかその他のテキストを入力するのかは、DocuShare 管理者が決定します。TO: の前後にスペースやタブを追加することができます。

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2–7

ユーザーおよびグループへの電子メール送信

電子メールエージェントの使用

注：ユーザーの電子メールアドレスを使用し、そのときメッセージとして添付ファイルのみを送信する場合、TO: を UPLOAD: と置き換えることができます。
各添付ファイルが電子メールエージェントによってパーソナルコレクションへアップロードされます。管理者は UPLOAD: 以外の用語を指定できるため、どのような用語を使用するかについては管理者に確認してください。
4. メッセージを作成して送信します。
メッセージは各ユーザーおよびグループメンバーへ送信され、管理者による設定で、DocuShare が送信時に確認メッセージを送信するようになっている
場合、通知メッセージを受信します。

2–8

DocuShare 電子メールエージェントユーザーガイド

電子メールエージェントの使用

コレクションおよびワークスペースのドキュメントのスキャン

コレクションおよびワークスペースのドキュメントのスキャン
電子メールへのスキャンをサポートする複合機へのアクセスがある場合、DocuShare
コレクションおよびワークスペースへのドキュメントをスキャンできます。ドキュメントをスキャンする前に、DocuShare サーバーの電子メールアドレスが必要です。このアドレスは、DocuShare 管理者により提供されます。

注：以下に示した手順は、ドキュメントをスキャンして DocuShare に取り込む標準的な手順ですが、複合機のユーザーインターフェースは機種によって異なります。
ドキュメントのスキャン手順：
1. ドキュメントをドキュメントフィーダ内に置きます。
2. スキャンを電子メール画面に表示します。
3. 差出人：フィールドに送信者の電子メールアドレスを入力します。入力した電子メールアドレスは、DocuShare サーバーの登録ユーザー用電子メールアドレスと同一でなければなりません。アドレスが一致していない場合、メッセージは拒否されたり、デフォルトの所有者名を割り当てられる場合があります。
4. TO: フィールドに、DocuShare サーバーの電子メールアドレスを入力します。
例：docushareserver@emaildomain

注：デバイスがテンプレートをサポートしている場合、差出人：および TO:フィールドを指定してテンプレートを作成することをお奨めします。
5. オプションとして、件名：フィールドで 山括弧の中に、TO: または UPLOAD:
続けてオブジェクトハンドルまたは電子メールエイリアスを入力します。
例：プログラムの更新 <TO: Collection-45, TeamWorkspace>
6. 開始ボタンを押します。
デバイスがドキュメントをスキャンし電子メールを送信します。送信先は、（手順 5 を実行していない場合）送信者のパーソナルコレクション、あるいは手順 5 で指定したコンテナです。スキャンされたドキュメントの形式は使用する複合機ごとに異なります。

DocuShare 電子メールエージェントユーザーガイド

2–9コレクションまたはワークスペースのメッセージの閲覧

電子メールエージェントの使用

コレクションまたはワークスペースのメッセージの閲覧
封筒のアイコンは、コレクションまたはワークスペースの電子メールメッセージを特定します。または、デジタル署名されたメッセージや暗号化されたメッセージは、メッセージの隣のアイコンで識別されます。
必要な権限を持つユーザーは、電子メールのメッセージ本文を表示したり、メッセージのプロパティを表示･変更したりすることができます。送信したメッセージの所有者であれば、メッセージの削除および権限の変更を行うことができます。
電子メールメッセージを閲覧する手順：
1. 表示したいメッセージを見つけます。
2. メッセージをクリックして開きます。
3. メッセージスレッドを表示するには、電子メールスレッドを表示リンクをクリックします。

注：メッセージスレッドは、コレクションやワークスペース内の同じ件名を持つメッセージが集まっています。スレッド内のメッセージは受信日順に並べられ、最新のメッセージが最初に表示されます。
電子メールメッセージのプロパティを閲覧し、変更する手順：
1. プロパティを表示し、変更したいメッセージを見つけます。
2. 記録のプロパティアイコンをクリックします。
プロパティの参照ページが表示されます。
3. [ 編集 ] リンクをクリックします。
4. プロパティを変更します。フィールド名をクリックして、それぞれのプロパティの説明を参照します。

注：管理者がカスタムプロパティを作成した場合、それらもこのページに表示されます。カスタムプロパティに関しては管理者にお問い合わせください。
5. [ 適用 ] をクリックします。

2–10

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電子メールエージェントの使用

メールアプリケーションへのデジタル証明書のインポート

メールアプリケーションへのデジタル証明書のインポート
デジタル署名は、メールの送信者を確認し、メールが他者によって改ざんされていないことを証明するもので、メール通信のセキュリティをより強固にします。メールのメッセージにデジタル署名を入れるには、メールアプリケーション（Microsoft Outlook など）にデジタル証明書をインポートする必要があります。
この章ではデジタル証明書のインポートの一般的な手順について説明します。デジタル
証明書の詳細なインポート手順については、メールアプリケーションの説明書を参照してください。
メールアプリケーションにデジタル証明書をインポートする手順：
1. DocuShare の管理者に連絡してデジタル証明書を取得できる認証局 (CA) を特定します。証明書は .p12 という拡張子がついたファイルです（例：mycertificate.p12）。
2. CA からデジタル証明書を取得したら、自分のコンピュータ上のフォルダにコピーします。
3. メールアプリケーションを使用して保存したフォルダから証明書をインポートします。その際に以下の情報が必要になります。
•証明書ファイル

•CA から提供されたパスワード

注：証明書を発行した CA が他の証明書や CA と信頼チェーンでつながっている
場合、メールアプリケーションから CA を Root Store に追加するかどうかを尋ねられることがあります。はいをクリックして CA を追加することも、メールアプリケーションに直接 CA を追加することもできます。後者の場合は PEM
ファイルと CA の拡張子 .cer のファイルをインポートする必要があります。
PEM ファイルは CA から取得できます。

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2–11

メールアプリケーションへのデジタル証明書のインポート

2–12

電子メールエージェントの使用

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