Empowered JAPAN 実行委員会 緊急ウェブセミナー 講演レポート

Empowered JAPAN 緊急ウェブセミナー
Empowered JAPAN 実行委員会はテレワークをはじめとする働き方改革や学び直しを通した「いつでもどこでも誰でも、働き、学べる世の中へ」をコンセプトに、2018 年に発足しました。東京圏および地方都市におけるテレワーク啓蒙イベントをはじめ、多くの自治体や協力会社と共に企業・個人向けテレワーク研修を実施してきました。この度のコロナウイルス感染拡大と 2020 年 2 月 25 日の政府基本方針に含まれた「テレワーク推奨」の呼びかけを受け、全国の組織や個人がテレワークを早期に実施するため、実践的な情報をお伝えするための緊急ウェブセミナーを 2020 年 3 月 17 日より連続的に無料開催しています。
カテゴリ：IT ツール、環境/行政・医療・教育機関向け
開催日時：2020 年 5 月 13 日
講師：
アドビ システムズ 株式会社
デジタルメディアビジネスマーケティング
執行役員
北川 和彦氏New Normal(新常識)な時代に向けたドキュメントワークフローの提案
Illustrator、Photoshop、PDF でお馴染みの Acrobat。アドビといえば「製品売り切り型のソフトウェア会社」というイメージがありました。しかし、執行役員の北川氏は、2012 年から同社のサービスはクラウド化とサブスクリプション化が進んでいると強調します。
北川氏によれば、コロナ鎮静化後に訪れるであろう New Normal（新常識）な時代、すなわちテレワークが当たり前の時代をサポートするのが、4 つの製品・サービスからなる Adobe
Document Cloud です。では、「New Normal」はいったい何を意味して、私たちはどんな準備をすべきなのでしょうか。
「New Normal という言葉が世界で使われ始めたのは 2000 年代前半です。PC が普及し、アナログからデジタルへの移行が我々にとっての New Normal でした。その頃は、i モードやブロードバンドなどにより、日本は世界をリードしていた記憶があります」（北川氏）
しかし、2008 年のリーマンショック前後から状況は変わります。クラウドやアプリベースのサービスが次々に生まれ、iPhone を先駆けとするスマートフォンも誕生。IT が社会全体を変えていくデジタルトランスフォーメーション（DX）の段階に入ったのです。この New Normal に対して日本は後れをとり始めてしまったと北川氏は指摘します。
「コロナ以後は、DX が加速する中で私たちの働き方と生活様式を変えていくことになるでしょう。それが世界の潮流であり、New Normal なのです。今度は後れをとることなく、進化したテクノロジーをうまく使って、変化に対応しなければなりません」（北川氏）

米国大手半導体メーカーの北米南米担当
Sales & Marketing として米国本社勤務
後、2017 年にアドビシステムズに入社。現
在は Digital Media 製品の日本市場向け
B2B マーケティングを担当する。
長年の米国勤務の経験をもとにした独自の働き方デザインを常に追求している。

Empowered JAPAN 実行委員会 緊急ウェブセミナー 講演レポート
勤務場所を問わずに業務が行える就業形態であるテレワークは、New Normal の重要な要素です。ただし、オフィスの外で働くことによって生産性が下がってしまっては長続きしません。むしろ業務効率を上げることがこの新しい働き方には求められています。
今年 2 月中旬、テレワークを経験したことがある 500 人強に調査したところ興味深い結果がわかりました。85％の人が通勤の必要のないテレワークで「生産性が上がった」と回答しつつ、4 割弱の人が「会社にある紙の書類をすぐに確認できない」「同僚とのコミュニケーションの量が減る」と指摘したのです。紙の書類の確認や捺印のためにやむなく出社した経験がある人は 6 割強にのぼりました。北川氏は、
Adobe Document Cloud を駆使することでこれらの課題を解決できると説明します。
「ドキュメントをデジタル化することはもちろん得意です。Office365 との連携でスムーズに PDF にできますし、Adobe Scan を使えば紙の書類を簡単にデジタル化可能です。社内コミュニケーションの維持に関しては、Acrobat の『共有レビュー』機能が非常に便利。起案者がクラウドに上げた PDF を複数の人が同時にレビューできます」（北川氏）
テレワークでも大事なドキュメントを守るため、Adobe Document
Cloud は 4 つの機能を持っています。例えば、セキュリティーポリシーの適用。複数の PDF に同一のセキュリティ設定を行って一元管理できる機能です。また、特定のユーザーのみが PDF を表示できるパスワード保護機能もあります。
「書類はデジタル化してちゃんとしたセキュリティをかけて保管したほうが安心です。重要な書類は普段から PDF 化しておくことから始めましょう」（北川氏）
捺印のためだけにやむなく出社する事態を避けられるのが、電子サインである Adobe Sign です。すでに証券や銀行、運輸など多様な業種で採用されています。
「大企業だけではありません。日頃から膨大なドキュメントを扱う法律事務所、海外との交渉や契約が多い中小企業、スピード感を重視するスタートアップ企業など、多くの会社から問い合わせをいただいています。なお、契約相手が Adobe Sign を持っている必要はありません。こちらからメールで URL を送ればサインできるようになっています」（北川氏）
北川氏によれば Adobe Sign 導入の効果は絶大です。導入 3 年後の顧客企業を対象にした調査によれば、承認プロセス効率化による生産性向上は 20 倍、短縮できた労働時間は 125 時間との結果が出ています。もちろん、電子サインは法的にも有効です。
Adobe Sign でペーパーレスな住宅ローン契約を実現した事例がソニー銀行。電子化により、紙の契約書類を郵送する必要がなくなり、今まで 2～3 週間要していた契約業務が最短 1 時間程度で済むようになりました。ここで北川氏はソニー銀行が「実印や印鑑登録証明書などを不要にしたこと」に注目します。
「紙の書類で行っていたことを電子にそのまま置き換えるだけでは業務はさほど効率化できません。『その手続き、本当に必要ですか？』という視点でワークフローを見直すことが、コスト削減とお客様負荷の軽減につながります」（北川氏）
14 年間アメリカで働いてきた経験がある北川氏。現地では平時でも「ほぼテレワーク状態」だったと最後に振り返ります。自分はサンディエゴ、上司はシカゴ、部下はロサンゼルスなどに離れて居住しており、物理的に集まるのは容易でなかったからです。
「お互いに信頼し合うことが何より重要だと実感しました。そのためには、コミュニケーションをオープンにして、結果で判断しなければなりません。人と人との信頼がなければ、どのようなツールがあってもテレワークは絶対に無理でしょう」（北川氏）
現在、北川氏が率いるチームではコミュニケーションを円滑にして信頼を維持するために、毎日 30 分間の「雑談タイム」を設けています。ビデオ会議のチャットで、仕事以外の「無駄話」をする時間です。
「New Normal になる前の New Reality に直面しているのが日本の現状だと思います。急なテレワークを指示されて大変な思いをしている方もいるでしょう。でも、実践してみて『けっこういけるじゃん』と感じたらぜひ続けていただきたい。コロナ後に、また通勤地獄に戻ってしまうことは本当にもったいないことです。みんなで力を合わせて、新しい働き方とライフスタイルを実現し、世界を変えていきましょう」（北川氏）