2024 年 第 1 号
株式会社ナプロアース 総務部 発行
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仕事がデキる人はグダグダ会議を「たった３つの確認」で劇的に改善していた！
自部署の会議だけでなく、他部門の会議、役員への報告会など、マネージャーはさまざまな会議に呼ばれがちだ。
中には、「何のため？」と思うような生産性の低い会議もあるだろう。自分が主催していない会議が ダメ会議 だった
場合、無駄な時間をやり過ごすしかないのか―――。諦める前に、「あること」を確認してみてほしい。
■「陰から」会議の質を上げる！

マネージャーがすべき「三つの確認」とは？

他人が仕切る会議であったとしても、せっかく貴重な時間を投じて参加しているのだから、生産性の高い、有意義な時間にしたいものだ。しかししゃしゃり出て場の雰囲気を壊すわけにもいかない。さてどうしたものか…。
そんな良心に溢れるマネージャーに実践してもらいたいのは、 隠れファシリテーター として、「三つの確認」をすることだ。
表立ってファシリテーションするのではなく、ちょっと確認を挟むことで会議の生産性を改善できるはずだ。
■隠れファシリテーターはスマートに「三つの確認」をしよう（１）終了条件を確認せよ＜よくあるシーン＞
会議に呼ばれて参加しているけれど、何となく始まって何となく議論が進んでいく。何を決める場なのかよくわからないが、「この場の目的は何ですか？」なんて聞いたら角が立つ。適当にやり過ごして、終了時間になるのを待つしかないな…。
会議にモヤモヤするのは、「目的が分からない」からではなく、「どうなったら終われるのかが分からない」からだ。
だから、会議が始まるタイミングで、「今日はどこまで決めますか？」「どこまで行ったら今日の会議、終われますか？」と確認してほしい。
同じ課題を議論する会議だったとしても、「いったん課題を出し切ったら終了」なのか、「どの課題が部として取り組むべきテーマを決めたら終了」なのか、どこまで決めたいのかは状況によって異なるはずだ。
「どうなったら終われるのか」がハッキリすれば、参加者は自然と「終了状態」を目指して振る舞うようになる。それだけで相当にモヤモヤが晴れる。
ここでのポイントは偉そうにしないこと。
「終了条件がわからない」という指摘ではなく、「教えてほしいのですが」というスタンスで確認してほしい。
（２）「認知の３要素」を確認せよ＜よくあるシーン＞
誰かが発言する。その内容は、分かるような、分からないような…。何を気にして発言しているんだろうか。でも主催者は分かっていそうだし、まぁいいか。ただ、何が言いたいのか分からないんじゃ、会議の質も上がらないよな…。
当然だが議論をする以上、「発言を正しく理解する」ことが全ての前提になる。ところが、そもそも人の発言は基本的に抽象度が高く、分かりづらいものだ。黙って傾聴しているだけでは、正しく理解するのは難しい。
むしろ積極的に質問し確認して、発言に対する理解度を上げてほしい。これが認知を深めるということだ。認知が正しくできれば自然と議論のかみ合わせも良くなる。そのためには、発言に対して、言葉・状況・意図を確認するといいだ
ろう。
【言葉の確認】
ふわっとした単語を見逃さないでほしい。違和感/見直す/ダイバーシティ/ＤＸ/包括的な…などの横文字、バズワー
ドや抽象度の高い言葉には注意が必要だ。
「包括的な、って具体的に何をイメージしていますか？」といった確認ができると、解像度が上がるだろう。
【状況の確認】

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状況・状態・情景がありありとイメージできるか？を意識してほしい。注意してほしいのは、誰が（主語）、何に対して（目的語）、何をしたのか（動詞）という構造だ。日本語は雰囲気で会話が成り立ってします。主語と目的語、動詞を押さえて、状況をありありとイメージできるようになってほしい。
具体例を挙げると以下のようになる。
×

懸念の声が上がっているんだよ → 「具体的に誰から、そのような声が出ているんですか？」と確認する。

〇

Ａさんから（主語）、懸念の声が上がっている（動詞）んだよ×

検討が必要だ→ 「誰かが、そう言ったのですか？あなたがそう考えたのですか？」と確認する〇

顧客（主語）が、私に対して（目的語）、検討が必要だと言った（動詞）〇

私（主語）が、検討が必要だと感じた（動詞）【意図の確認】
コミュニケーションには、必ず「意図」がある。本当に気にしていることは何か、本当にやってほしいことは何かを逃さずに確認する。
「〇〇を気にしているんですよね？」「基本的にはＡ案で検討を進めたい、という意図ですよね？」と言った具合だ。毎回３要素を全て確認する必要はないが、普段から意識できるかどうかでかなり議論の質が変わるはずだ。
（３）決まったこと・やるべきことを確認せよ＜よくあるシーン＞
会議も一応おしまいみたいだ。でも結局、何が決まったんだろう…？よく分からないな。まぁいいか。主催者は分かっている…はず、だよね？
決まったこと、やるべきことを確認するだけで会議はびしっと締まる。
会議の終わりに 15 秒でいい。
「お疲れ様でした。自分の理解が合っているか、念のため確認したいんですが、Ａが決定してＢがやるべきこと、って理解で合っていますよね？」と確認すればいい。本当にこれだけだが、効果は絶大だ。
（１）〜（３）をすることにより、有意義な会議になるはずだ。

Diamond

Online より

どの企業でも人手不足に悩み、働き方改革でより良い職場環境づくりが推進されており、業務の効率化・時間の有効活用が重要視されています。貴重な時間が有効な時間となるよう会議のあり方を考える必要がありそうです。
「稲盛和夫」氏の名言

新年 あけましておめでとうございます
昨年中は大変お世話になりました。
本年もよろしくお願いいたします。

与えられた仕事を天職と思い、その仕事を好きになるよう努力していく
うちに不平不満は消え、仕事も順調に進むようになっていく「働くということは、生きていく糧を得るためのものだというのが一般的ですけれ

さて、今年は辰年 干支の中で辰（龍）だけが架空の動物でども、そうではなくて、自分の人間性を高めていくためになくてはならないものす。龍は中国古来より権力の象徴とされ、縁起のいい生き物とさです。

れています。

一生懸命働くことによって、自分自身の心を高め、自分の人生を精神的にそんな今年は「春の日差しが、あまねく成長を助く年」になるよう豊かなものにしていく。同時に、収入も得られますから、物質的な生活も豊です。春の暖かい日差しが大地のすべてのものに平等に降り注かになっていく。ですから、働くということは大変大事なことだと思っています。

ぎ、急速な成長と変化を誘う年になりそうです。春の日差しの人は得てして、恵まれた環境にあっても、与えられた仕事をつまらないと感中、自身をみつめなおし、足元をしっかりと踏みしめることで道がじ、不平不満を口にしがちです。近年、若者の離職率が増加しているのも開き、後に大望を叶える鍵となる事でしょう。

そういう理由なのでしょう。しかし、それで運命が好転するはずはありません。

◎１月新ＮＩＳＡ開始与えられた仕事を天職と思い、その仕事を好きになるよう努力していくうちに◎４月「2024 年問題」建設・運輸・医療の時間外上限規制

不平不満は消え、仕事も順調に進むようになっていく。そして、物心共に豊◎７月新紙幣発行

かな素晴らしい人生を送ることができるのです。