駐労規第７号
改正

平成２６年９月２４日

駐労規第 ６ 号

改正

平成２７年４月１０日

駐労規第１１号

改正

平成２７年６月３０日

駐労規第１６号

改正

令和４年３月２３日

駐労規第 ４ 号

改正

令和

５年３月２９日

駐労規第 ２ 号

独立行政法人駐留軍等労働者労務管理機構法人文書管理規則を次のように定める。
平成２３年３月３１日
独立行政法人駐留軍等労働者労務管理機構理事長
長岡憲宗

独立行政法人駐留軍等労働者労務管理機構法人文
書管理規則
目次
第１章

総則（第１条・第２条）

第２章

管理体制（第３条－第７条）

第３章作成（第８条－第１１条）

第４章

整理（第１２条－第１４条）

第５章

保存（第１５条・第１６条）

第６章

法人文書ファイル管理簿（第１７条・第１８条）

第７章

保存期間の延長、移管、廃棄（第１９条－第
２１条）

第８章

点検・監査及び管理状況の報告等（第２２条－第２４条）

第９章

研修（第２５条・第２６条）

第 10章

雑則（第２７条）

附則
第１章

総則

（目的）
第１条

この規則は、公文書等の管理に関する法律（平成２１年法律第６６号。以下「法」という。）第１３
条第１項の規定に基づき、独立行政法人駐留軍等労働者労務管理機構（以下「機構」という。）における法人文書の管理について必要な事項を定めることを目的

とする。
（定義）
第２条

この規則における用語の定義は、次のとおりと

する。
(1)

「法人文書」とは、機構の職員が職務上作成し、又は取得した文書（図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。）を含む。以下同じ。）であって、機構の職員が組織的に用いるものとして、機構が保有しているものをいう。
ただし、法第２条第５項各号に掲げるものを除く。

(2)「法人文書ファイル等」とは、機構における能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する法人文書（保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。）を一の集合物にまとめたもの（以下「法人文書ファイル」という。）及び単独で管理している法人文書をいう。

(3)「法人文書ファイル管理簿」とは、機構における法人文書ファイル等の管理を適切に行うために、法人文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。

(4)「課等」とは、次に掲げるものをいう。
ア

本部にあっては、役及び課

イ

支部（京丹後支部を除く。）にあっては、課及び岩国支部呉分室

ウ

京丹後支部

第２章

管理体制

（総括文書管理者）
第３条

機構に総括文書管理者１名を置く。

２

総括文書管理者は、理事（常勤）をもって充てる。

３

総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。
(1)

法人文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製

(2)

法人文書の管理に関する内閣府との連絡調整及び必要な改善措置の実施(3)

法人文書の管理に関する研修の実施(4)

組織の新設・改正・廃止に伴う必要な措置(5)

法人文書ファイル保存要領その他この規則の施行に関し必要な細則の整備(6)

その他法人文書の管理に関する事務の総括（副総括文書管理者）
第４条

機構に副総括文書管理者１名を置く。

２

副総括文書管理者は、総務部長をもって充てる。

３

副総括文書管理者は、第３条第３項に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。
（文書管理者等）

第５条

文書管理者は、課等の長をもって充て、当該課等の所掌事務に関する文書管理の実施責任者とする。
２

文書管理者は、その管理する法人文書について、次の各号に掲げる事務を行うものとする。
(1)

保存

(2)

保存期間が満了したときの措置の設定(3)

法人文書ファイル管理簿への記載(4)

移管又は廃棄（移管・廃棄簿への記載を含む。）
等(5)

管理状況の点検等(6)

法人文書の作成、標準文書保存期間基準（以下「基準」という。）の作成等による法人文書の整理その他法人文書の管理に関する職員の指導

３

文書管理担当者は、文書管理者が指名した者とする。

４

文書管理担当者は、文書管理者のつかさどる事務の遂行を補佐する。
（監査責任者）

第６条

機構に監査責任者１名を置く。

２

監査責任者は、総務課長をもって充てる。

３

監査責任者は、法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。
（職員の責務）

第７条

職員は、法の趣旨にのっとり、関連する法令及び規則等並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い、法人文書を適正に管理しなければならない。
第３章

作成（文書主義の原則）
第８条

職員は、文書管理者の指示に従い、法第１１条の規定に基づき、法第１条の目的の達成に資するため、機構における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに機構の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。
（文書の作成等）
第９条

別表第１に掲げられた業務については、当該業務の経緯に応じ、同表の法人文書の類型を参酌して、文書を作成するものとする。
２

前条の文書主義の原則に基づき、機構内部の打合せや機構外部の者との折衝等を含め、別表第１に掲げる事項に関する政策立案や事務及び事業の実施の方針等に影響を及ぼす打合せ等（以下「打合せ等」という。）については、記録を作成するものとする。
３

歴史的緊急事態（国家・社会として記録を共有すべ
き歴史的に重要な政策事項であって、社会的な影響が大きく政府全体として対応し、その教訓が将来に生かされるようなもののうち、国民の生命、身体、財産に大規模かつ重大な被害が生じ、又は生じるおそれがある緊急事態をいう。）に対応する会議その他の会合については、将来の教訓として極めて重要であり、記録を作成するものとする。

４

法令等の定めにより紙媒体での作成・保存が義務づけられている場合、電子的管理によってかえって業務が非効率となる場合等を除き、電子媒体により作成又は取得することを基本とする。
（適切・効率的な文書作成）

第１０条

文書の作成に当たっては、文書の正確性を確保するため、その内容について原則として複数の職員による確認を経た上で、文書管理者が確認するものとする。作成に関し、上位の職員から指示があった場合

は、その指示を行った者の確認も経るものとする。
２機構の外部の者との打合せ等の記録の作成に当たっては、機構の出席者による確認を経るとともに、可能な限り、当該打合せ等の相手方（以下「相手方」という。）の発言部分等についても、相手方による確認等
により、正確性の確保を期するものとする。ただし、相手方の発言部分等について記録を確定し難い場合は、その旨を判別できるように記載するものとする。

３

文書の作成に当たっては、常用漢字表（平成２２年
内閣告示第２号）、現代仮名遣い（昭和６１年内閣告示第１号）、送り仮名の付け方（昭和４８年内閣告示第２号）及び外来語の表記（平成３年内閣告示第２号）等により、分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。

４

文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子掲示板等を活用し職員の利用に供するものとする。
（取扱い上の注意を要する文書等の作成等）

第１１条

文書のうちで、機構の職員以外の者又は当該事務に関与しない職員にみだりに知られることが業務の遂行に支障を与えるおそれのあるもの（以下「取扱い上の注意を要する文書等」という。）は、その旨を表示し適正に管理するものとする。
２

取扱い上の注意を要する文書等には、次のように表示を行うこと。
(1)

機構の職員以外の者にみだりに知られることが業務の遂行に支障を与えるおそれがあるものについて
は「部内限り」、当該事務に関与しない職員にみだりに知られることが業務の遂行に支障を与えるおそれのあるものについては「注意」と表示すること。

(2)

前号の表示は、原則としてその右上部に赤字で行うこと。

３

取扱い上の注意を要する文書等の表示をするに当たっては、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成１３年法律第１４０号）第５条に規定す
る不開示情報が、少なくとも作成時点において含まれないことが明らかなものに表示しない等その必要性を十分に検討すること。
４

取扱い上の注意を要する文書等の配布先及び作成部
数は、必要最小限にとどめることとし、保存期間の満了後、細断等確実な方法により速やかに破棄するものとする。

５

機構の職員以外の者に取扱い上の注意を要する文書等を送達し、貸出し、又は閲覧させる場合には、当該取扱い上の注意を要する文書管理者の許可を得るとともに、当該取扱い上の注意を要する文書等及びその内容の取扱いに注意すべきことを周知させて行うこと。
第４章

整理（職員の整理義務）
第１２条

職員は、第１３条及び第１４条に従い、次の各号に掲げる整理を行わなければならない。
(1)

作成又は取得した法人文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。

(2)相互に密接な関連を有する法人文書を一の集合物（法人文書ファイル）にまとめること。

(3)

前号の法人文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。

（分類・名称）第１３条

法人文書ファイル等は、機構の事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的（三段階の階層構造）に分類（別表第１に掲げられた業務については、同表を参酌して分類）し、分かりやすい名称を付さなければならない。
（保存期間）
第１４条

文書管理者は、別表第１を踏まえ、基準を定めなければならない。
２

第１２条第１号の保存期間の設定については、基準
に従い、行うものとする。

３

基準及び前項の保存期間の設定においては、法第２条第６項の歴史公文書等に該当するとされた法人文書

にあっては、１年以上の保存期間を定めるものとする。
４

第１２条第１号の保存期間の起算日は、法人文書を作成し、又は取得した日（以下「文書作成取得日」という。）の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただし、文書作成取得日から１年以内の日であって４月１日以外の日又は文書作成取得日の属する年度の翌々年
度の４月１日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。

５

第１２条第３号の保存期間は、法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。

６

第１２条第３号の保存期間の起算日は、法人文書を
法人文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日（以下「ファイル作成日」という。）の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただし、ファイル作成日から１年以内の日であって４月１日以外の日又はファイル作
成日の属する年度の翌々年度の４月１日を起算して第２項の保存期間の満了日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
７

第２項、第４項及び第５項の規定にかかわらず、文書管理者は、法人文書の適切な管理に資すると認める
場合には、法人文書ファイルの保存期間の起算日以後に作成し、又は取得した法人文書であって当該法人文書ファイルに係る事務又は事業に附帯する事務又は事業に関するものについて、保存期間を文書作成取得日から当該法人文書ファイルの保存期間の満了する日までとし、当該法人文書ファイルにまとめることができる。

８第４項及び第６項の規定は、文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする法人文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書ファイルについては、適用しない。
第５章

保存（法人文書ファイル保存要領）
第１５条

総括文書管理者は、法人文書ファイル等の適切な保存及び集中管理の推進に資するよう、法人文書ファイル保存要領（以下「保存要領」という。）を作成するものとする。
２

保存要領には、次の各号に掲げる事項を記載しなけ
ればならない。
(1)

紙による法人文書の保存場所・方法(2)

電磁的記録による法人文書（以下「電子文書」という。）の保存場所・方法

(3)

引継手続

(4)

集中管理の推進に関する方針(5)

その他適切な保存を確保するための措置

（保存）
第１６条

文書管理者は、保存要領に従い、法人文書フ

ァイル等について、当該法人文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間、適切に保存しなければならない。ただし、他の文書管理者等に引き継いだ場合は、この限りでない。
２

法人文書については、法令等の定めにより紙媒体での保存が義務づけられている場合、電子的管理によってかえって業務が非効率となる場合等を除き、電子媒
体により体系的に管理することを基本とする。
第６章

法人文書ファイル管理簿（法人文書ファイル管理簿の調製及び公表）
第１７条

総括文書管理者は、機構の法人文書ファイル

管理簿について、公文書等の管理に関する法律施行令（平成２２年政令第２５０号。以下「施行令」という。）第１１条に基づき、磁気ディスクをもって調製するものとする。
２

法人文書ファイル管理簿は、インターネットで公表
するとともに、あらかじめ定めた事務所に備えて一般の閲覧に供しなければならない。

３

法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め、又は変更した場合には、当該事務所の場所を官報で公示しなければならない。
（法人文書ファイル管理簿への記載）

第１８条

文書管理者は、少なくとも毎年度１回、管理する法人文書ファイル等（保存期間が１年以上のものに限る。）の現況について、施行令第１１条第１項各号に掲げる事項を法人文書ファイル管理簿に記載しなければならない。
２

前項の記載に当たっては、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成１３年法律第１４０号）第５条各号に規定する不開示情報に該当する場合には、当該不開示情報を明示しないようにしなければ
ならない。

３

文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイ
ル等について、独立行政法人国立公文書館（以下「国立公文書館」という。）に移管し、又は廃棄した場合は、当該法人文書ファイル等に関する法人文書ファイ
ル管理簿の記載を削除するとともに、その名称、移管
日又は廃棄日等について、総括文書管理者が調製した移管・廃棄簿に記載しなければならない。
第７章

保存期間の延長、移管、廃棄（保存期間が満了したときの措置）

第１９条

文書管理者は、法人文書ファイル等について、別表第２に基づき、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。
２

前項の措置は、法人文書ファイル管理簿への記載により定めるものとし、定める際は総括文書管理者の確認を得るものとする。

３

総括文書管理者は、前項の確認を行う際には国立公文書館の専門的技術的助言を求めるものとし、助言の内容に沿って、文書管理者は第１項の措置の変更等の必要な対応を行うものとする。
（保存期間の延長）

第２０条

文書管理者は、次の各号に掲げる法人文書フ

ァイル等について保存期間を延長する場合は、当該法
人文書ファイル等の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間、当該法人文書ファ
イル等を保存しなければならない。この場合において、１の区分に該当する法人文書ファイル等が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間、保存しなければならない。
(1)

現に監査、検査等の対象になっているもの

当該

監査、検査等が終了するまでの間(2)

現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの

当該訴訟が終結するま

での間
(3)

現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの

当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して１年間(4)開示請求があったもの

法第９条各項の決定の日の翌日から起算して１年間
２

文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイ
ル等について、その職務の遂行上必要があると認める
ときには、総括文書管理者の承認を得て、その必要な限度において、一定の期間を定めて法人文書ファイル
等の保存期間を延長することができる。

３

文書管理者は、前２項の規定により法人文書ファイ
ル等の保存期間を延長した場合は、延長した期間及び理由を総括文書管理者に報告するものとする。
（移管又は廃棄）第２１条

文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、第１９条第１項により定めた措置に基づき、国立公文書館に移管し、又は廃棄しなければならない。
２

文書管理者は、前項の規定により移管する法人文書ファイル等に、法第１６条第１項第２号に掲げる場合に該当するものとして国立公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、総括文書管理者の同意を得た上で、国立公文書館に意見を提出しなければならない。その場合には、利用制限を行うべき箇所及びその理由について、具体的に記載するものとする。

３

文書管理者は、法人文書ファイル等を国立公文書館に移管する際、電子文書のパスワードの解除、利用可能な電子ファイル形式への変換等、国民の利用に供することができるよう、必要な措置を講ずるものとする。
第８章

点検・監査及び管理状況の報告等（点検・監査）第２２条

文書管理者は、自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度１回、点検を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
２

監査責任者は、法人文書の管理状況について、少な
くとも毎年度１回、監査を行い、その結果を総括文書
管理者に報告しなければならない。

３

総括文書管理者は、点検又は監査の結果を踏まえ、法人文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。
（紛失等への対応）

第２３条

文書管理者は、法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は、直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。

２

総括文書管理者は、前項の報告を受けたときは、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるとともに、事案の内容、影響等に応じて、理事長に報告し、公表等の措置を講ずるものとする。
（管理状況の報告）

第２４条

総括文書管理者は、法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について、毎
年度、内閣府に報告するものとする。
第９章

研修（研修の実施）第２５条

総括文書管理者は、職員に対し、法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うものとする。
（研修への参加）
第２６条

文書管理者は、総括文書管理者及び国立公文書館その他の機関が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。

第１０章

雑則

（細目）
第２７条

この規則の施行に関し必要な事項は、別に総括文書管理者が定める。
附則１

この規則は、平成２３年４月１日から施行する。

２

現に保有する法人文書の整理、分類及び保存については、当分の間、従前の例により行うことができる。

３

独立行政法人駐留軍等労働者労務管理機構の情報公開に関する規則（平成１４年駐労規第４１号）の一部
を次のように改正する。
第４条中「独立行政法人駐留軍等労働者労務管理
機構文書管理規則（平成１４年駐労規第４号。第７条において「規則」という。）第２条第１号」を「独立行政法人駐留軍等労働者労務管理機構法人文書
管理規則（平成２３年駐労規第７号。第７条において「規則」という。）第２条第４号」に改める。
第７条中「規則第２条第６号」を「規則第２条第３号」に改める。
４

独立行政法人駐留軍等労働者労務管理機構の保有する個人情報の開示、訂正及び利用停止に関する規則（
平成１７年駐労規第４号）の一部を次のように改正する。
第４条中「独立行政法人駐留軍等労働者労務管理
機構文書管理規則（平成１４年駐労規第４号）第２条第１号」を「独立行政法人駐留軍等労働者労務管
理機構法人文書管理規則（平成２３年駐労規第７号）第２条第４号」に改める。

５

独立行政法人駐留軍等労働者労務管理機構における電子決裁等の利用に関する規則（平成２１年駐労規第４号）の一部を次のように改正する。
第４条中「独立行政法人駐留軍等労働者労務管理
機構文書管理規則（平成１４年駐労規第４号）第２４条ただし書」を「独立行政法人駐留軍等労働者労務管理機構の法人文書の管理に関する細部規則（平成２３年３月３１日総括文書管理者決裁）第１９条

ただし書」に改める。
附

則〔平成２６年９月２４日駐労規第６号〕

この規則は、平成２６年１０月１日から施行する。
附

則〔平成２７年４月１０日駐労規第１１号〕

この規則は、平成２７年４月１０日から施行する。
附

則〔平成２７年６月３０日駐労規第１６号〕

この規則は、平成２７年７月１日から施行する。
附

則〔令和４年３月２３日駐労規第４号〕

この規則は、令和４年４月１日から施行する。
附

則〔令和５年３月２９日駐労規第２号〕

この規則は、令和５年４月１日から施行する。

別表第１
事

法人文書の保存期間基準項

当該業務に係る法人文書の業務の区分 類型（施行令別表の該当項）

保存期間

具体例

独立行政法人駐留軍等労働者労務管理機構の組織の運営管理に関する決定及びその経緯

１

設立又は 組織の存立 設立 又 は 改廃 に係る 登記 、財

３０年

・登記書

改 廃 及 び に 関 す る 重 産的基礎に関する文書

・固有財産台帳

その経緯 要な経緯

・資本金台帳・庁舎図面
・承継計画書２

規 則 の 制 ( 1) 立 案 の イ
定又は改

立案基礎文書

検討

・業務方針
・業務計画

廃及びそ

・理事長指示の経緯

ロ

立案の検討に関する調査研究文書

・調査・検討資料
・関係団体・関係者の
ヒアリング

ハ

立案の検討に関する審
議会等文書

・開催経緯
・諮問
・議事概要・議事録
・配布資料
・答申等

(2)関係機

関係機関協議文書

関への協

・協議案
・関係機関からの質問

議・意見・関係機関への回答( 3) 防 衛 大 防 衛 大 臣 の 同 意 を 求 め る た め
臣同意の決裁文書及び提出された文書・利用等規則案・理由、新旧対照条文、
参照条文
・同意書

(4)制定又制定又は改廃のための決裁文

・規則案

は改廃

書

・利用等規則案、寄贈
寄託文書受入要綱案
・法人文書管理規則案(5)防衛大防衛大臣への届出に関する文

臣への提

書

・届出書

出
(6)公表
３

公表に関する文書

法令の規 独立行政法 イ

立案基礎文書

・公表書
１０年

・年度目標

定に基づ 人通則法そ・業務方針

く防衛大 の他の法令・理事長指示臣 の 認 の規定によ ロ
可、承認 る防衛大臣

立案の検討に関する調査

・調査・検討資料

研究文書

・関係団体・関係者のの求め、 の認可、承ヒアリング

届出等及 認の求め、 ハ評価委員会に意見聴取の・開催経緯

びその経 届出等に関ための資料として提出され

・諮問

緯

する立案の

た文書、評価委員会におけ・議事概要・議事録

検討その他る議事が記録された文書及

・配布資料

の経緯

び評価委員会の決定又は了・意見解に至る過程が記録された
文書
ニ認可、承認の求め、届出・業務方法書案等を行うための決裁文書及・事業計画案

び提出された文書

・届出案
・報告案

ホ
４

業務運営 業務運営の イ

公表に関する文書
立案基礎文書

・公表書
１０年

・業務方針

の方針・ 方針・計画

・業務計画

計画等の 等の審議及・理事長指示審議及び び決定又は ロ
決定又は 了解に関す了解（他 る立案の検立案の検討に関する調査
研究文書

・調査・検討資料
・関係団体・関係者のヒアリング

の項に掲 討その他重 ハ

役員等会議等に検討のたげ る も の 要な経緯め資料として提出された文

除く。）

書
ニ

・配付資料

決定又は了解の内容が記・議事概要・要旨

録された文書５

運 営 費 交 (1)運営費

運営費交付金の要求に関する

付金、施

交付金等

文書

設費及び

の要求に

会計検査

関する重

に関する

要な経緯

事 項 （ ３ (2)会計検
の項に掲

査に関す

げるもの

る重要な

イ

・決定・了解文書
１０年

・執行状況調査・要求書

会計検査院に提出又は送５年付した計算書及び証拠書類

・計算書
・証拠書類
（※会計検査院保有を除く。） 経緯のものを除く。）
ロ

会計検査院の検査を受け・意見又は処置要求

結果に関する文書（※会計検査院保有のものを除く。）

独立行政法人駐留軍等労働者労務管理機構における職員の人事に関する事項
６

職 員 の 人 ( 1) 職 員 の イ
事に関す

研修の実

る 事 項

施に関す

（１の項

る計画の

から５の

立案の検 ロ

項までに

討その他

掲げるも

の職員の ハ

の を 除

研修に関

く。）

する重要

計画の立案に関する調査

３年

研究文書

・外国・自治体・民間企業の状況調査・関係団体・関係者のヒアリング

計画を制定又は改廃する

・計画案

ための決裁文書職員の研修の実施状況が・実績記録された文書な経緯( 2) 職 員 の 職 員 の 兼 業 の 許 可 の 申 請 書 及兼業の許 び当 該 申 請に 対する 許可 に関
可 に 関 す する文書

３年

・申請書
・承認書

る重要な
経緯
( 3) 退 職 手 退 職 手 当 の 支 給 に 関 す る 決 定 支 給 制 限 そ ・調書
当の支給 の内 容 が 記録 された 文書 及び の他の支給に関する 当該 決 定 に至 る過程 が記 録さ に関する処
重 要 な 経 れた文書

分を行うこ

緯

とができる
期間又は５
年のいずれ
か長い期間

個人又は法人の権利義務の特喪及びその経緯
７

個 人 の 権 ( 1) 行 政 手 イ

立案の検討に関する審議

・開催経緯

利義務の

続法（平

得喪及び

成５年法

・議事概要・議事録

その経緯

律第８８

・配付資料

号）第５

・中間答申、最終答申、

条第１項

中間報告、最終報告、

の審査基

建議、提言

準、第１ ロ
２条第１

会等文書

１０年

立案の検討に関する調査
研究文書

項の処分

企業の状況調査

ヒアリング
行政手続法第５条第１項

標準的なの審査基準、第１２条第１期間に関項の処分基準を定めるため

する立案

の決裁文書

の検討そ ニ・外国・自治体・民間・関係団体・関係者の基準、法第６条の ハ

・諮問

行政手続法第６条の標準の他の重的な期間を定めるための決

要な経緯

裁文書

・審査基準案・処分基
準案

・標準処理期間案( 2) 行 政 手 許 認 可 等 を す る た め の 決 裁 文 許 認 可 等 の ・審査案
続 法 第 ２ 書 そ の 他 許 認 可 等 に 至 る 過 程 効 力 が 消 滅 ・理由

条 第 ３ 号 が記録された文書

する日に係

の許認可

る特定日以

等）以下

後５年

「許認可
等」とい
う 。） に関する重要な経緯( 3) 行 政 手 不 利 益 処 分 す る た め の 決 裁 文

５年

続法第２ 書そ の 他 当該 処分に 至る 過程

・処分案
・理由

条 第 ４ 号 が記録された文書
の不利益
処分（以
下「不利
益処分」
という。）
に関する
重要な経
緯
( 4) 異 議 申 イ

異 議 申 立 書 又 は 口 頭 に よ 裁 決 、 決 定 ・異議申立書

立てに関る 異 議 申 立 て に お け る 陳 述 そ の 他 の 処 ・録取書する審議の内容を録取した文書

分がされる

会等にお

日に係る特

ける検討

定日以後１

その他の

０年

重要な経
緯

ロ

審議会等文書・諮問・議事概要・議事録
・配布資料
・答申、建議、意見

ハ

裁決、決定その他の処分・弁明書をするための決裁文書その・反論書

他当該処分に至る過程が記・意見書録された文書ニ( 5) 独 立 行 イ

裁決書又は決定書

訴 訟 の 提 起 に 関 す る 文 書 訴 訟 が 終 結 ・訴状

政法人駐留軍等労 ロ
働者労務

・裁決・決定書

す る 日 に 係 ・期日呼出状
訴 訟 に お け る 主 張 又 は 立 る 特 定 日 以 ・答弁書
証に関する文書

後１０年

・準備書面

管理機構

・各種申立書

を当事者

・口頭弁論

とする訴

・証人等調書訟の提起

・書証

その他の ハ

判決書又は和解調書

・判決書

訴訟に関

・和解調書

する重要
な経緯
８

法 人 の 権 ( 1) 行 政 手 イ

立案の検討に関する審議

・開催経緯

利義務の

続法第５

得喪及び

条第１項

・議事概要・議事録

その経緯

ロの審査

・配布資料

基準、第

・中間答申、最終答申、

１２条第中間報告、最終報告、

１項の処

建議、提言

分基準、 ロ
同法第６

会等文書

１０年

立案の検討に関する調査
研究文書

条の標準

立案の検

・外国・自治体・民間企業の状況調査・関係団体・関係者の的な期間に関する ハ・諮問

ヒアリング
行政手続法第５条第１項の審査基準、第１２条第１・審査基準案・処分基
準案

討その他

項の処分基準を定めるため

の重要な

の決裁文書

経緯

ニ

行政手続法第６条の標準・標準処理期間案

的な期間を定めるための決裁文書( 2) 許 認 可 許 認 可 等 を す る た め の 決 裁 文 許 認 可 等 の ・審査案
等 に 関 す 書 そ の 他 許 認 可 等 に 至 る 過 程 効 力 が 消 滅 ・理由る 重 要 な が記録された文書

する日に係

経緯

る特定日以
後５年

( 3) 不 利 益 不 利 益 処 分 を す る た め の 決 裁

５年処分に関 文書 そ の 他当 該処分 に至 る過

・処分案
・理由

す る 重 要 程が記録された文書
な経緯( 4) 異 議 申 イ

異 議 申 立 書 又 は 口 頭 に よ 裁 決 、 決 定 ・異議申立書

立てに関る 異 議 申 立 て に お け る 陳 述 そ の 他 の 処 ・録取書する審議の内容を録取した文書

分がされる

会等にお

日に係る特

ける検討

定日以後１

その他の

０年

重要な経 ロ

審議会等文書

緯・諮問・議事概要・議事録
・配付資料
・答申、建議、意見

ハ

裁決、決定その他の処分・弁明書をするための決裁文書その・反論書

他当該処分に至る過程が記・意見書録された文書ニ( 5) 独 立 行 イ

裁決書又は決定書

・裁決・決定書

訴 訟 の 提 起 に 関 す る 文 書 訴 訟 が 終 結 ・訴状

政法人駐す る 日 に 係 ・期日呼出状

留軍等労 ロ
働者労務

訴 訟 に お け る 主 張 又 は 立 る 特 定 日 以 ・答弁書
証に関する文書

後１０年

・準備書面

管理機構

・各種申立書

を当事者

・口頭弁論

とする訴

・証人等調書訟の提起

・書証

その他の ハ

判決書又は和解調書

・判決書

訴訟に関

・和解調書

する重要
な経緯
その他の事項
９

栄典又は 栄典又は表 栄典 又 は 表彰 の授与 又は はく

１０年

表彰に関 彰の授与又 奪の た め の決 裁文書 及び 伝達・選考案

する事項 は は く 奪 の の文書

・伝達

重要な経緯
10

11

・選考基準

・受章者名簿国 会 に お 国 会 審 議 国会審議文書

１０年・議員への説明

ける審議 （１の項か・趣旨説明

等に関す ら９の項に

・想定問答

る事項

掲げるもの

・答弁書

を除く。）

・国会審議録文書の管 文書の管理 イ

法 人 文書 ファイ ル管 理簿 常用（無期 ・ 法 人 文 書 フ ァ イ ル 管理等に関 等

そ の 他 の 業 務 に 常 時 利 用 す 限）する事項るものとして継続的に保存

理簿すべき法人文書

ロ

取得した文書の管理を行

５年

・受付簿

３０年

・決裁簿

３０年

・移管・廃棄簿

うための帳簿ハ決裁文書の管理を行うための帳簿ニ

法人文書ファイル等の移管又は廃棄の状況が記録された帳簿
12

法令、閣 法令、閣議 法令 、 閣 議そ の他の 事項 に関

１０年・照会・回答文書

議その他 その他の事 する 関 係 機関 、地方 公共 団体

・取得文書の事項に 項に関する との 協 議 又は 調整に 関す る文

・議事概要・議事録

関する関 関係機関、 書・配布資料

係機関、 地方公共団

・報告書

地方公共 体との協議
団体との 又は調整及協 議 又 は びその経緯
調整に関
する事項
（１の項
から１１
の項まで
に掲げる
ものを除
く。）
備考
一

この表における次に掲げる用語の意義は、それぞれ次に定めるとおりとする。
１

立案基礎文書立案の基礎となった業務方針、計画等が記録された文書

２

審議 会 等文 書

審 議 会そ の他 の合 議制 の機関 又は 専門的 知識 を有 する者 等を 構成員 とす

る 懇 談 会 そ の 他 の 会 合 （ こ の 表 に お い て 「 審 議 会 等 」 と い う 。） に 検 討 の た め の 資 料 と して 提出 さ れた 文 書及 び 審議 会等 の議 事、 答申、 建議 、報告 若し くは 意見が 記録 された 文書
その他審議会等における決定若しくは了解又はこれらに至る過程が記録された文書
３

調査研究文書４

決裁 文 書調査又は研究の結果及び当該結果に至る過程が記録された文書

独 立行 政 法人 駐留 軍等 労働 者労務 管理 機構の 意思 決定 の権限 を有 する者 が押印、署名又はこれらに類する行為を行うことにより、その内容を機構の意思として決定し、又は確認した法人文書
５

関係 機関 協議文 書

他の 機関（ 国の 機関、 独立 行政法人等 及び国際機 関等を含む。）への協議に係る案、当該協議に関する他の機関の質問若しくは意見又はこれらに対する回答

が記録された文書その他の当該協議に関する文書
６

国会審議文書

国会における議案の趣旨の説明又は審議の内容が記録された文書、国会において想定される質問に対する回答に関する文書その他の国会審議に関する文書
７

特定 日

第 １ ３条 の 保存 期間 が確 定す ること とな る日の 属す る年 度の翌 年度 の４月 １日（ 当該 確 定す る こと と なる 日か ら１ 年以 内の日 であ って、 ４月 １日 以外の 日又 は翌々 年度の ４月 １ 日を 特 定日 と する こと が法 人文 書の適 切な 管理に 資す ると 文書管 理者 が認め る場
合にあっては、その日）
二

運営費交付金等及び会計検査に関する事項について、別に保存年限の定めがあるものは、
当該定めによる。

三

職員の人事に関する事項について、人事院規則の規定により保存年限の定めがあるものは、
人事院規則の規定による。

四

本表の第三欄は、法第４条の趣旨を踏まえ、経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び 事 業の 実 績を 合理 的に 跡杖け 、又 は検 証する 観点 から重 要な 法人 文書を 示し ている もので あ るこ と から 、 同欄 に おけ る「 過程 が記 録され た文 書」は 、機 構に おける 重要 な経緯 が記録された文書である。

五

本 表各 項 の第 四 欄に 掲 げる 保存 期間 につ いては 、そ れぞれ 当該 各項 の第二 欄に 掲げる 業務を主管する課等に適用するものとする。

六本 表が 適 用さ れ ない 法 人文 書に つい ては 、文書 管理 者は、 本表 の規 定を参 酌し 、当該 文書
管 理 者が 所 掌す る 事務 及 び事 業の 性質 、内 容等に 応じ た標準 文書 保存 期間基 準を 定める ものとする。

七

表 中、 保 存期 間 が３ ０ 年の 法人 文書 のう ち、保 存期 間満了 時の 措置 を「移 管」 とする 法人
文書については、保存期間は２０年とする。

別表第２

１

保存期間満了時の措置の設定基準

基本的考え方法 第 １ 条 の 目 的 に お い て 、「 国 及 び 独 立 行 政 法 人 等 の 諸 活 動 や 歴 史 的 事 実 の 記 録 で あ る 公 文 書
等 が、 健 全な 民主 主義の 根幹 を支 える国 民共 有の知 的資 源と して、 主権 者であ る国 民が 主体的 に利 用し 得 るも ので あるこ と」 及び 「国及 び独 立行政 法人 等の 有する その 諸活動 を現 在及 び将来 の国 民に 説 明す る責 務が全 うさ れる ように する こと」 とさ れ、 法第４ 条に おいて 、経 緯も 含めた 意思 決定 に 至る 過程 及び事 務・ 事業 の実績 を合 理的に 跡付 け、 検証す るこ とがで きる よう 文書を 作成しなければならない旨が規定されており、以下の【Ⅰ】～【Ⅳ】のいずれかに該当する文書は、「 歴史 資 料と して 重要な 公文 書そ の他の 文書 」に当 たり 、保 存期間 満了 後には 独立 行政 法人国 立
公文書館に移管するものとする。

【Ⅰ 】 国の 機 関及 び 独立 行 政法 人等 の組 織及 び機能 並び に政策 の検 討過 程、決 定、 実施及 び
実績に関する重要な情報が記録された文書【Ⅱ】国民の権利及び義務に関する重要な情報が記録された文書【Ⅲ】国民を取り巻く社会環境、自然環境等に関する重要な情報が記録された文書【Ⅳ】国の歴史、文化、学術、事件等に関する重要な情報が記録された文書

２

具体的な移管・廃棄の判断指針
１の 基 本的 考え 方に基 づい て、 個人の 法人 文書フ ァイ ル等 の保存 期間 満了時 の措 置（ 移管・ 廃棄）の判断については、以下の(1)～(2)に沿って行う。
(1)

別表第１に掲げられた業務に係る法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置については、

次の表（用語の意義は、別表第１の用語の意義による。）の右欄のとおりとする。
事項

業務の区分

保存期間満了時の措置

駐留軍等労働者労務管理機構の組織の運営管理に関する決定及びその経緯
１

設 立又 は改廃 及組織の存立に関する重要な経緯

移管

規 則の 制定又 は(1)立案の検討

以下について移管

改 廃及 びその 経(2)関係機関への協議

・利用等規則、その他歴史的

緯(3)防衛大臣の同意

公文書等の受入れ、保存及

びその経緯
２

(4)制定又は改廃

び利用に関する規定の制定(5)防衛大臣への提出

又は改廃のための決裁文書

(6)公表
３

法 令の 規定に 基

独立行政法人通則法その他の法令の規

づ く防 衛大臣 の定による防衛大臣の認可、承認の求め、

認 可、 承認の 求

届出等に関する立案の検討その他の経

め 、届 出等及 び

緯

廃棄

その経緯
４

５

業務運営の方針

業務運営の方針・計画等の審議及び決・計画等の審議

定又は了解に関する立案の検討その他

及び決定又は了重要な経緯（他の項に掲げるものを除解く。）

運営費交付金、(1)運営費交付金等の要求に関する重要施設費及び会計検査に関する事な経緯(2)会計検査に関する重要な経緯

廃棄廃棄※別表第１の備考二に掲げるものも同様とする。

項
駐留軍等労働者労務管理機構における職員の人事に関する事項
６

職 員の 人事に 関する事項(1)職員の研修の実施に関する計画の立案の検討その他の職員の研修に関する重要な経緯廃棄※別表第１の備考三に掲げるものも同様とする。

(2)職員の兼業の許可に関する重要な経緯(3)退職手当の支給に関する重要な経緯
個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯
７

個 人の 権利義 務(1)行政手続法第５条第１項の審査基の 得喪 及びそ の準、第１２条第１項の処分基準及び経緯

同法第６条の標準的な期間に関する移管立案の検討その他の重要な経緯(2)許認可等に関する重要な経緯

廃棄(3)不利益処分に関する重要な経緯(4)異議申立てに関する審議会等における検討その他の重要な経緯(5)独立行政法人駐留軍等労働者労務管
理機構を当事者とする訴訟の提起その他の訴訟に関する重要な経緯

以下について移管
・法令の解釈やその後の政策立案等に大きな影響を与えた事件に関するもの

８

法 人の 権利義 務(1)行政手続法第５条第１項の審査基の 得喪 及びそ の準、第１２条第１項の処分基準及び経緯

同法第６条の標準的な期間に関する移管立案の検討その他の重要な経緯(2)認可等に関する重要な経緯

廃棄(3)不利益処分に関する重要な経緯(4)異議申立てに関する審議会等における検討その他の重要な経緯(5)独立行政法人駐留軍等労働者労務管
理機構を当事者とする訴訟の提起そ以下について移管
・法令の解釈やその後の政策立案等に大きな影響を与えた事件に関するものの他の訴訟に関する重要な経緯
その他の事項９

10

栄 典又 は表彰 に栄典又は表彰の授与又ははく奪の重要

関する事項

な経緯

国 会に おける 審

国会審議（１の項から９の項までに掲

議 等に 関する 事

げるものを除く。）

廃棄

廃棄

項
11

文 書の 管理等 に文書の管理等廃棄法 令、 閣議そ の法令、閣議その他の事項に関する関係

廃棄他 の事 項に関 す

機関、地方公共団体との協議又は調整る 関係 機関、 地及びその経緯（１の項から１１の項ま方 公共 団体と のでに掲げるものを除く。）

関する事項
12

協 議又 は調整 に関する事項
注① 「移 管 」と され ている 文書 が含 まれて いる 法人文 書フ ァイ ル等は すべ て移管 する こと とする 。
② 「廃 棄 」と され ている もの であ っても 、１ の基本 的考 え方 に照ら して 、国家 ・社 会と して記 録を共有すべき歴史的に重要な政策事項であって、社会的な影響が大きく政府全体として対応し、その教訓が将来に活かされるようなものについては、移管が必要となる。
③移管については、当該業務を主管とする課等の文書管理者において行うものとする。
(2) 上記 に記載 のな い業務 に関 して は、１ の基 本的考 え方 に照 らして 、文 書管理 者に おい て個別 に判断するものとする。