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事業者のためのマイナンバーガイド

マイナンバー制度と事業者のための実務

い

最初に読む
ち ばんや さし い 本 で す□ 基礎から書類作成実務まで□ ケース別の疑問に専門家がズバリ回答！
□ 平成28年、平成29年のマイナンバーが関連する業務を解説！
□ すぐ作れる！ 社内文書・規程書類テンプレート付き
監修／宮田享子

はじめに
マイナンバー制度が開始されてから、初の年末調整を迎えようとしています。
ちょうど昨年の今頃は個人番号の通知カード発送を目前に控え、
ややピリピリとしたムードが世の中にあったような記憶があります。
あれから１年経って、いかがでしょうか。
国が予定していた導入スケジュールが遅れたり、マイナンバーの記載が必要な書類が当初より減ったり、収集や保管などの場面で細かなルールの変更があったりしました。これらの情報を一つひとつ追いかけるのは大変困難です。
本書は、そういった変更点などに丁寧に対応し、さらに実務に即した内容になっています。具体的には、ライフサイクルの各フローごとに関連した Q&A（国税庁を参照）を紹介したり、マイナンバーを記載すべき書類の説明をしています。また、できるだけ図を用いてビジュアル的に印象付けられるようにしています。
社長さんや経理・人事の担当者さんの業務がスムーズにいきます
よう、また、少しでもご負担が減りますようにと願いながら改訂い
たしました。ぜひご活用ください。
2016年9月吉日
宮田 享子

Contents
はじめに（監修者：宮田享子）

2

第 1 章 マイナンバー制度とは?
1.1 マイナンバーは12桁の個人番号
1.1.1 マイナンバー制度

8

1.1.2 マイナンバーの利用目的
1.1.3 マイナンバーの適用

910

1.2 マイナンバーと法人番号の違い
1.2.1 マイナンバー制度のマイナンバーと法人番号
1.2.2 マイナンバーと法人番号の大きな違い

13

1.3 通知カードとマイナンバーカード

14

12

Column マイナンバーカード・通知カードを紛失した!?

15

1.4 マイナンバー制度の安心と安全
1.4.1 マイナンバーの保護措置

17

1.4.2 マイナンバーの罰則規定

18

1.5 企業で取り扱うマイナンバー
1.5.1 マイナンバーを取得すべき対象者

19

1.5.2 企業がマイナンバーを記載する業務

20

Column マイナンバーを記載しない税務関係書類

1.5.3 税務関係書類のマイナンバーや法人番号
1.5.4 社会保障関係書類のマイナンバーや法人番号
1.5.5 企業の中での取扱い

20
21
22

22

よくわかる 事業者のためのマイナンバーガイド

3

第 2 章 マイナンバーに関わる事業者の実務対応
2.1 マイナンバーの取得から廃棄まで
2.1.1 マイナンバーのライフサイクル
2.1.2 マイナンバーの取得・収集
2.1.3 マイナンバーの保管

25
25

27

2.1.4 マイナンバーの利用・提供

28

2.1.5 マイナンバーの廃棄・削除

30

2.2 マイナンバーが関連する業務
2.2.1 平成28年１月１日以降マイナンバーが関連する業務
2.2.2 年末調整（給与関係）について
2.2.3 所得税の確定申告について

31

32
35

Column マイナンバーを記載しなくてもよい書類

2.2.4 報酬等の支払調書について

37

Column マイナンバーの記入の仕方

39

2.2.5 雇用保険関係の手続きについて

37

40

2.2.6 社会保険・厚生年金関連の書類について

42

!
スト付き
チェックリ

第 3 章 新事業者のためのマイナンバー対応準備
3.1 マイナンバー対応をはじめよう
3.2

44

ステップ 1 マイナンバーの担当者を決める

3.2.1 事務取扱責任者・事務取扱担当者を決める
3.2.2 従業員にマイナンバーについて周知する

3.3

46

ステップ 2 対象となる業務を洗い出す

3.3.1 マイナンバーを取り扱う業務を洗い出す
3.3.2 特定個人情報の利用範囲を決める

445

よくわかる 事業者のためのマイナンバーガイド

49

47

従業員
（扶養家族含む）

事務取扱担当者

情報システム

扶養控除等
（異動）
申告書、
本人確認
書類など

社員
マイナンバー
取得票● データ破壊

年末調整
処理

紙

● 機器の盗難● 送付時漏えい

源泉徴収票
（本人用）

● 移送中の
盗難、
紛失

仕分

● 紛失

源泉徴収票
給与支払
報告書など

源泉徴収票
（本人用）

提出

源泉徴収票
給与支払
報告書など

届出

※マイナンバーは記載しない。 ※マイナンバーは記載しない。

P.48

業務フロー図の作成例
特定個人情報P.50
管理台帳の作成例

3.4

利用範囲
（業務）

作成取得
保管場所 保管期限 廃棄方法
利用部署

○

キャビ
ネット

社員
在職中

シュレッ
ダー処理

社員配偶者
マイナンバー
取得票紙○

配偶者氏名、
住
所、
性別、
生年月
日、
社員氏名、
社
員番号、
配偶者
本人確認資料コ
ピー、委任状等

30 第3号被保険
件 者届出

人事総務
担当

キャビ
ネット

１年

シュレッ
ダー処理

有識者等
マイナンバー
取得票

紙

○

氏名、
住所、
生年
契
月日、
性別、
本人 10 報酬・料金、
確認資料コピー、 件 約金等支払
口座情報等

経理担当

キャビ
ネット

一時保存

シュレッ
ダー処理

特定個人番号
ファイル

電
子

○

たとえば
社員番号のみ50 給与・社会保障 人事総務
件 業務
担当

サーバー

社員
在職中

削除

50
年末調整
件

人事総務
担当

キャビ
ネット

7年

シュレッ
ダー処理

シュレッ
ダー処理

● 書類紛失

源泉徴収票
給与支払
報告書など

件
数

氏名、
住所、
性別、
50 給与・社会保障 人事総務
生年月日、
社員
件 関係業務担当
番号等● のぞき見● 宛先違い

その他の
個人情報

個人
番号

● 漏えい

年末調整
データ入力

● 入力誤り形
態

帳票等（突き合せミス）

扶養控除等
（異動）
申告書、
本人確認
書類など

提出

特定個人情報税務署等

確認ミス● 書類紛失

扶養控除等
（異動）
申告書

紙

○

氏名、
住所、
生年
月日、
扶養家族
の氏名、
住所、
生
年月日、
マイナ
ンバー

退職所得の受給に関する申
告書

紙

○

氏名、
住所、
生年
月日

10 退職者関係業
件 務

人事総務
担当

キャビ
ネット

7年

給与所得の源泉徴収票関係

紙

○

氏名、
住所、
控除
対象者の氏名、
マイナンバー等

50
給与関係業務
件

人事総務
担当

キャビ
ネット

7年

シュレッ
ダー処理

支払調書関係

紙

○

氏名、
住所等

20 報酬・料金、
件 契約金等支払

経理担当

キャビネ
ット

7年

シュレッ
ダー処理

雇用保険被保
険者資格取得届・資格喪失届紙○

氏名、生年月日、 10
社会保障業務
性別等
件

人事総務
担当

キャビ
ネット

4年

シュレッ
ダー処理

○

氏名、
生年月日、 10
健康保険業務
性別等
件

人事総務
担当

キャビ
ネット

2年

シュレッ
ダー処理

健康保険・厚生
年金保険被保
険者資格取得届・資格喪失届紙

ステップ 3 マイナンバーの取扱いルールを決める

3.4.1 特定個人情報のライフサイクル

51

3.4.2 マイナンバーの取得方法を決める

52

3.4.3 取得したマイナンバーの保管方法

57

3.4.4 マイナンバーの利用や提供について
3.4.5 マイナンバーの廃棄方法

58

60

従業員本人および家族等マイナンバー取得票
従業員番号

所属

20XX年XX月XX日
責任者

総務部長

○○

○○

従業員のマイナンバー利用目的の通知について
削除日

取得日

取得時精査

委任状

●

その他書類

住民票

●

パスポート

本人 1234 5678 9012

下

通知カード

やよい
たろう

中

確認書類
運転免許証

弥生太郎

上

持参

続柄

提供方法

かな

番号カード 裏氏名

番号カード 表

個人番号

従業員各位

取扱担当

当社は、従業員および従業員の被扶養者のマイナンバーを以下の目的で利用いたしますので、ここに通知します。
（1）給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務

20XX/
●
12/1

（2）雇用保険届出事務（3）労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務（4）健康保険・厚生年金保険届出事務（5）国民年金の第３号被保険者の届出事務

特記事項：

以上

P.59
P.54

3.5

マイナンバーの取得記録の例

従業員へのマイナンバー
利用目的の通知例

ステップ 4 安全管理措置の方法を決める

3.5.1 安全管理措置とは

61

Column 中小規模事業者の特例措置

62

3.5.2 組織体制を整備する（組織的安全管理措置）

63

3.5.3 従業員への周知徹底を図る（人的安全管理措置）
Column 情報漏えいは些細なことから起こる

65

66

3.5.4 漏えいや盗難・紛失などを防ぐ（物理的安全管理措置）

67

よくわかる 事業者のためのマイナンバーガイド

53.5.5 社内システムのセキュリティ対策（技術的安全管理措置）
Column 標的型メールに気をつけよう！

3.5.6 外部委託の方法を決める

70

68
特定個人情報等の取扱いに関する覚書

株式会社○○○○

71う）と代表取締役○○○○（以下「甲」とい○○○○事務所

代表○○○○ （以下「乙」という）が、○○年○月○日付に締結した○○○契約書（以下「原契約」という）における特定個人情報等の取扱いに関して、次の通り覚書（以下「本覚書」という）を締結する。
第１条（特定個人情報等の定義）

特定個人情報取扱組織体制図

株式会社◯◯◯◯◯

安全管理対策責任者

部

課

部

課

○○○○事務所

代表○○○○ （以かかる業務の契約について記したものである。

課部

代表取締役○○○○（以下「乙」という）との間で締結された○○○○○○○○○に

特定個人情報等の取扱いに関する最高責任者（全体統括責任者）
個人情報保護責任者

本契約書は、株式会社○○○○
下「甲」という）と個人番号関係事務実施者 株式会社○○○○

本覚書における特定個人情報等とは、「行政手続における委託契約書

特定個人情報運用責任者（事務取扱責任者）
事務取扱担当者
内部監査責任者

部

課

部

課

部

課

甲から乙に対しての委託業務は、以下のとおりとする。
（２）社会保険及び労働保険関連の手続き代行業務（３）助成金申請代行業務（４）上記に付随する行政機関への届け出事務

委託期間は、○○年○○月○○日から○○年○○月○○日
申し出がない限りはそのまま更に１年間延長するものとし、

マイナンバーを取り扱う組織体制の例

第２条（特定個人情報等の取扱い）
１．乙は、甲に係る従業員の特定個人情報等を以下の目的に（1）健康保険・厚生年金保険関係届出事務（2）雇用保険関係届出事務（3）労働者災害補償保険法関係届出事務（4）国民年金第三号被保険者関係届出事務（5）給与所得・退職所得に係る源泉徴収票作成事務
２．乙は、甲から提供された特定個人情報等を適切に取扱わなければならない。

第２条（委託期間）までの１年間とし、期間満了の１ヵ月前までに甲乙双方から

P.63

定める個人番号及び特定個人情報をいう。

おいてのみ利用することができる。

第１条（委託業務）（１）従業員の給与計算業務

情報システム責任者

特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」に

その後も同様とする。

第３条（再委託）
乙は、甲の書面による許諾を得た場合に限り、業務の一部を再委託することができる。
第４条（持出しの禁止）

第３条（委託料）
業務期間における委託料は、月額○○○○円（消費税別途）とする。

乙は、甲に係る従業員の特定個人情報等を第２条第１項に定める目的以外によって乙の施設外に持出すことはできない。
第５条（加工及び改変の禁止）

P.72

3.6

委託契約書の例

P.75

ステップ 5 取扱規程を作成する

3.6.1 基本方針の作成
3.6.2 取扱規程の作成

78

特定個人情報等の取扱いに関する覚書の例

特定個人情報等の取扱いについての基本方針
制定日：平成○○年○○月○○日
改正日：平成○○年○○月○○日

80

株式会社○○○○
株式会社○○○○（以下、「会社」という）は、個人番号

3.6.3 従業員への情報公開と教育
89

乙は、甲に係る従業員の特定個人情報等を加工または改変をしてはならない。

及び特定個人情報（以下「特定個人情報等」という）の適正な取扱いのために、以下のとおり基本方針を定めます。
１．基本的な考え方
会社では、個人番号を含めた関連情報は、如何なる場合であったとしても漏えいしてはならないものと捉えており、厳重なる管理のもとで取り扱わなければならないと考えています。そのため、代表取締役を最高責任者とした責任体制を明確にして運用し、従業員には日常的に教育の機会を与えて運用ルールや情報漏えい対策等についての周知徹底を図っていきます。

特定個人情報等取扱規程
第１条（目的）
この規程は、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下「番号法」という）及び個人情報保護委員会が定める「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」（以下「ガイドライン」という）に基づき、株式会社○○○○（以下「会社」という）における個人番号及び特定個人情報（以下「特定個人情報等」という）の取扱いについて定めたものである。
第２条（定義）
この規程における各用語の定義は以下のとおりとする。
（1）個人情報
生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる
氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるも
のを含む。
）をいう。
（2）個人番号

２．安全管理措置について会社が取扱う特定個人情報等に関しては、その情報が漏えされるものをいう。

を定めます。

（3）特定個人情報

３．関係法令・ガイドライン等の遵守いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以

会社は、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」及び関連法令、「個人情報の保護に関する法律」、更には個人情報保護委員会が定めた「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」について、その内容を理解した上で遵守します。
４．継続的改善

特定個人情報等の取扱い
P.79
についての基本方針の例

住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定いすることがないように、別途「特定個人情報等取扱規程」

会社は、特定個人情報等が適正に取り扱われ保護されるよう、社内規程類を継続的に改善します。

個人番号（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用外のものを含む。番号法第７条第１項及び第２項、第８条並びに第51条並びに附則第３条第１項から第３項まで及び第５項を除く。
）をその内容に含む個人情報をいう。
（4）個人番号利用事務
行政機関、地方公共団体、独立行政法人等その他の行政事務を処理する者が番号法第９条第１項又は第２項の規定によりその保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索し、及び管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する事務をいう。
（5）個人番号利用事務実施者
個人番号利用事務を処理する者及び個人番号利用事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。

P.81

索引

90

マイナンバー業務は弥生製品でバッチリ！

6

よくわかる 事業者のためのマイナンバーガイド

特定個人情報等取扱規程の例

第 1 章マイナンバー
制度とは？
平成 28 年から、さまざまな行政手続きでマイナンバー（個人番号）が必要になっています。と同時に、事業者が普段行っている
税や保険の書類などに、従業員などのマイナンバーを記入します。
しかし、マイナンバーは特別な個人情報です。
その取扱いには多くの注意を払わなければなりません。本章では、事業者が知っておくべきマイナンバーの基礎知識についてまとめます。

1.1

マイナンバーは12桁の個人番号

マイナンバーとは、住民票をもつすべての人に割り当てられる、一人ひとり異なる番号のことです。社会保障・税・災害対策の目的のみで利用されるものです。

1.1.1 マイナンバー制度
すべての人に割り当てられる
生涯にわたって使う番号

てられています。
マイナンバーは、一人ひとりに割り当てられる12桁の固有の番号で、誰かと同じ番

マイナンバー制度は、行政手続における号になることはありません。12 桁の番号

特定の個人を識別するための番号の利用等

は、割り当てられる11桁の番号と、末尾のに関する法律（番号法、マイナンバー法）

１桁のチェックデジット（数列の誤りを検で定められている、社会保障・税番号制度出するための数値）で構成されています。

の通称です。この制度では、住民票をもつ

この番号は、住民票をもとに市区町村長がすべての人に個人番号が割り当てられてい指定しますが、二重に番号が発行されないます。この個人番号の通称がマイナンバー

ように、番号の生成は地方公共団体情報シです（本書では、個人番号を「マイナンバ

ステム機構（J-LIS）が行っています。

ー」と記述して説明をしていきます）。また、

また、マイナンバーは原則として、生涯この制度では、法人にも法人番号が割り当にわたり同じ番号です。結婚や転居などの「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（通称：番号法、
マイナンバー法）

マイナンバー制度
マイナンバー（個人番号）

123456789012
12桁

8

第1章 マイナンバー制度とは？

法人番号1234567890123
13桁

理由でマイナンバーが変わることはありま

なお、マイナンバーは住民票コードをもとせん。ただし、マイナンバーが漏えいしてに作成されるため、氏名や住所、性別、生不正に用いられるおそれがあると認められ年月日をマイナンバーから推測されることる場合に限り、変更することができます。

はありません。

1.1.2 マイナンバーの利用目的
マイナンバー制度のメリットが割り当てられることで、脱税や不正受給を防ぐことにもつながります。その一方で、マイナンバーを利用することによって、本当に困っている人には、きめ細かな支援

行政手続きの効率化、国民の利便性の向上、を受けられるようにすることができます。

公平・公正な社会を実現、という３つのメ
リットがあるといわれています。

社会保障・税・災害対策のみで利用
マイナンバーの利用目的は、マイナンバ■ 行政手続きの効率化ー法で決められていて、平成28年９月現在

マイナンバーによって、行政機関や地方

では社会保障、税、災害対策の分野に限定

公共団体などで、情報の照合、転記、入力

されています。これらに関連する行政手続などの時間や労力を減らすことができます。

きを行うときにだけ、マイナンバーは利用

行政サービスなどの連携が進めば、重複すされます。

る作業がなくなり、手続きがぐっと簡単になります。

個人だけでなく、企業でももちろんマイ
ナンバーの取扱いが必要になってきます。
従業員の社会保険や雇用保険の加入手続き、■ 国民の利便性の向上

給与所得の源泉徴収票や各種支払調書を行

行政手続きで必要となる添付書類が減る

政機関等に届ける際に、企業は従業員などので、申請時の手間や手数料の負担が軽減のマイナンバーや法人番号を記入することされます。また、行政機関がもっている自になります。

分自身の情報を確認したり、行政機関から自分に合ったサービスのお知らせを受け取ることができるようになります。
■ 公平・公正な社会を実現

マイナンバーによって、自分自身の所得や行政サービスの受給状況などを確認しや
すくなります。また、固有のマイナンバー

第1章 マイナンバー制度とは？

9

1.1.3 マイナンバーの適用
理解を得ながら利用範囲を拡大すると決め現在の適用分野ています。

平成 28 年 9 月現在では、次の分野でマイ

そこで、政府は法改正を検討してきまし
たが、平成27年９月に改正法案が成立し、さナンバーが適用されています。

らに利用範囲が拡大することになりました。
医療■ 預貯金口座へのマイナンバーの付番

社会保障

マイナンバーと金融機関の預貯金口座番

労働 福祉

号を結びつけることで、別々の金融機関に● 雇用保険の資格取得や確認、給付● ハローワークの事務● 福祉分野の給付、
生活保護

など

預けられた資産を把握しやすくします。これは、平成30年１月からの実施を目指して
いて、当初は預金者の任意ですが、将来は義務化も検討されています。
■ 医療等分野における利用範囲の拡充

税

マイナンバーカード（1.3〈14 ページ〉参照）を利用した医療保険のオンライン資格● 税務当局に提出する確定申告書、

届出書、
支払調書
● 税務当局の内部事務など確認システムが、平成29年度中に整備され、マイナンバーカードを健康保険証として利用できるようになる予定です。これによって、全国の病院や薬局で、マイナンバーカード１枚を提示するだけで、健康保険の確

災害対策

認や煩雑な書類記入がなくなるようです。
また、マイナンバー制度のインフラを活● 被災者生活再建支援金の支給用した、医療等分野の識別子（ID）の導● 被災者台帳の作成事務

入が、平成30年から段階的運用開始、平成など

32 年までに本格運用開始の予定です。医療

今後適用が期待されていること

10

等分野の識別子とは、利用機関ごとにマイナンバーに対応して振り出された機関別

マイナンバーは利用範囲が広がるほどメ

ID のことです。この ID が導入されると、リットがあるとの考えから、マイナンバー

マイナンバーを直接利用しなくてもすむた

法では、施行後３年を目途として、国民のめ、マイナンバーから芋づる式に情報が漏

第1章 マイナンバー制度とは？

えいすることを防げるようになります。
医療等分野の識別子は、病院、診療所間

マイナポータル（情報提供等記録開示システム）というサービスがあります。

の患者情報の共有や、医学研究でのデータ

マイナポータルを利用すれば、行政機関

管理などに利用される予定です。これによがマイナンバーや自分の特定個人情報をいって、健康保険組合などが行う特定健康診

つ、なぜ、どことやり取りしたのかを確認

査（メタボ健診）情報の管理、予防接種履することができます。また、行政機関が保歴などについて情報連携を行うことになり有する自分に関する情報や、行政機関からます。

の自分に必要なお知らせ情報などを、自宅のパソコンからいつでも確認できるように■ 戸籍やパスポートも検討範囲になります。たとえば、各種社会保険料の支

政府の研究会では、戸籍、パスポート、

払金額や確定申告をするときに参考となる

自動車登録などの事務でのマイナンバーの情報の入手や、引越しのときに必要になる利用が検討されています。さらには民間利いろいろな手続きのワンストップ化、キャ用も視野に入れた議論が行われています。

ッシュレスで納税ができるサービスなどがあります。

■ マイナポータルの利用

これら以外にも、さまざまなサービスを

平成29年７月から運用される仕組みに、利用できるようになります。

■マイナポータルで予定されている主なサービス
自治体などが管理す

国や自治体間で自分自治体などから予防る自分の特定個人情の情報をやり取りし

接種や年金といった

報の閲覧た記録の閲覧

お知らせを受け取る

支払証明書などをデ引越しなどによるさまータで受け取る

ざまな手続きを簡便化

e-Taxの利用
納税などをクレジットカードなどで支払い※平成29年7月以降順次サービス開始予定

第1章 マイナンバー制度とは？

11

1.2

マイナンバーと
法人番号の違い

マイナンバーは秘匿性が高く、利用目的や利用範囲が制限されていて、厳格な安全管理が求められます。法人番号は公開されるので、誰でも自由に使うことができます。

1.2.1 マイナンバー制度のマイナンバーと法人番号■「マイナンバー（個人番号）」と「法人番号」の特徴
マイナンバー（個人番号）

法人番号

対象

住民票に記載されている日本の国籍を有する者、中長期在留者、特別永住者等の外国人

国、地方公共団体、すべての登記法人、
税法上届出義務のある法人または人格のない社団等（１法人に１番号を付与。
個人事業主には付与されない。
）

番号付与
機関

総務省：地方公共団体情報システム
機構（J-LIS）が番号生成機関

国税庁

番号桁数

12桁

13桁

通知

通知カードを住民票の所在地に発送して本人に通知

法人等に書面で通知、また国税庁のHPで商号または名称および本店等の所在地とともに検索可能な形で公表

変更原則不可。ただしマイナンバーが漏
えいして不正使用されるおそれがあると認められたときは変更できる

変更不可

利用

マイナンバー法の規定範囲に限定。
番号法に明示的に規定が存在する事務においてのみ利用できる規定なし。民間でも自由に利用可能

提供

マイナンバー法で認められた用途以外提供禁止規定なし。民間でも自由に利用可能

本人確認

マイナンバー取得のとき本人確認が
必須

規定なし

参考：内閣官房広報資料

12

第1章 マイナンバー制度とは？

1.2.2 マイナンバーと法人番号の大きな違い
マイナンバーは利用の目的・範囲が制限されている番号

して用いるなど、誰でも自由に利用可能な番号です。
法人番号は国税庁が割り当てます。そのマイナンバーは先に述べたように、12桁

対象は、設立登記法人、国の機関、地方公からなる固有の番号です。国内に住民票の共団体、その他の法人や団体です。これらある人が対象になるので、外国人であっての法人については、特別な手続きをしなくも中長期在留者・特別永住者などには番号ても、法人番号が決められ、法人登記されが割り当てられます。ただし、海外からのている本店または主な事務所の所在地に通旅行者など、住民票に登録のない人には与知されます。

えられません。

また、このような法人以外でも、決めら

マイナンバーは、社会保障、税、災害対れた条件をクリアして国税庁に届け出れば、策の手続きのために、国や地方公共団体、

法人番号を割り当ててもらえます。なお、勤務先、金融機関、年金・医療保険者など

個人事業主に対しては法人番号が割り当てに提供するものです。法律で定められたこ

られないので、法人番号を記入する書類なのような目的以外で、むやみに他人にマイ

どには、個人のマイナンバーを使います。

ナンバーを提供することはできません。

法人番号は、１法人に対し１つの番号のまた、他人のマイナンバーを不正に入手したり、他人のマイナンバーを取り扱って割当てになるので、法人の支店や事業所単位には番号は割り当てられません。

いる人が、マイナンバーや個人の秘密が記

国税庁は、法人番号を割り当てられた法

録された特定個人情報ファイルを、不正な人等の名称・所在地・法人番号の基本 3 情

目的で関係のない人に提供した場合は、処報を、「国税庁法人番号公表サイト」で公罰の対象になります。

表しています。さらに、基本３情報をイン

もちろん、従業員から提出されたマイナ

ターネット上で検索・閲覧できるサービス

ンバーを社員番号の代わりに使うことは、も提供しているので、パソコンやスマート

法律で定められた「目的以外」になるのでフォンで検索条件を指定すると、その法人行ってはいけません。

情報を閲覧することができます。また、複法人番号は誰でも使うことができる番号
法人には 13 桁の法人番号が割り当てら数の法人番号でまとめて検索することもでき、複数の法人の名称・所在地、登記の閉鎖といった変更情報のデータを、まとめてダウンロードできる機能もあります。

れ、それを利用することになります。利用
目的の制限がなく、会社の取引先コードと第1章 マイナンバー制度とは？

13

1.3

通知カードとマイナンバーカード

通知カードは、住民票の住所に送られるものです。マイナンバーカードは、申請することによって発行される、ICチップが組み込まれているプラスチック製のカードです。

■通知カード※イメージ図■マイナンバー
カード

➡表面

➡裏面

➡表面

パオ・シェルジュ
62※イメージ図

➡裏面

パオ・シェルジュ

パオ・シェルジュ

62

すべての人に送られる「通知カード」平成27年10月から、住民票の住所に一人ひとりのマイナンバーを記載した通知カー
ドが、市区町村から簡易書留で順次送られ
ています。

14

れたり、コピー時に「複写」の文字が浮かび上がるなどのセキュリティ対策が施されています。

申請した人だけに発行される「マイナンバーカード」
通知カードと一緒に送られてきたマイナ

通知カードは、顔写真のない紙製のカー

ンバーカードの交付申請書に顔写真を貼付

ドです。表面にはマイナンバーと氏名・住し、返信用封筒で返送すると、市区町村の所・性別・生年月日の基本 4 情報が印刷さ窓口でマイナンバーカードを交付してもられています。

えます。また、マイナンバーカードの申請

通知カードは不正コピーの防止や偽造対用ウェブサイトに 必要事項を入力し、顔策のために、紙幣と同じようにすかしを入

写真のデータを添付して送信する申請の方

第1章 マイナンバー制度とは？

法もあります。この場合も市区町村の窓口

内に市区町村に届け出て、カードの記載内で受け取ることになりますが、どちらの場

容を変更してもらいます。

合でもマイナンバーカードと引き換えに、通知カードを返却します。
マイナンバーカードは、プラスチック製のカードです。表面には、氏名・住所・性別・生年月日の基本４情報と顔写真が記載されています。裏面には、IC チップが組み込まれていて、マイナンバーが記載されています。

マイナンバーカードの裏面
マイナンバーカードの表面は、本人確認のための身分証明書として利用することが想定されています。しかし、裏面のマイナ

マイナンバーカードは、当面のあいだ初回は無償配布ですが、紛失や破損してしまったなどの本人に責任がある場合の再発行
は、有料となります。

マイナンバーカードを取得するメリット
通知カードもマイナンバーの提示に使用できます。しかし、顔写真が記載されていないので、本人確認のために運転免許証やパスポートなどの身分証明書をあわせて提示する必要があり、不便です。
マイナンバーカードを持つことによって、ンバーについては、法律で認められた事務

本人確認の手続きの手間が省けるだけでは以外での利用は禁止されているので注意がなく、電子証明書を使って、さまざまなサ必要です。

ービスを利用できるようになります。

たとえば、何らかのサービス会社が身分証明書の写しとしてカードの表面をコピーしてもよいのですが、カードの裏面をコピーすることはマイナンバー法での違法行為

Columnになります。

マイナンバーカードの有効期限
マイナンバーカードの有効期限は、次のように決められています。
●20歳未満の人は、発行から5回目の誕生日●20歳以上の人は、発行から10回目の誕生日
20歳未満の人は成長によって容姿が変わるため、パスポートと同じように有効期間が短くなっています。
引越しなどで住所が変わったり、カードの記載内容に変更が生じたときは、14日以

マイナンバーカード・
通知カードを紛失した !?
最寄りの警察・交番、及び市区町村に届出をします。また、マイナンバーカー
ドの一次利用停止の手続きが必要になる
ので、次の番号に連絡をします。
マイナンバー総合フリーダイヤル（無料）0120-95-0178

個人番号カードコールセンター（有料）0570-783-578

第1章 マイナンバー制度とは？

15

マイナンバーカードの安全性

まうことはありません。
とはいえ、過信は禁物です。マイナンバ

マイナンバーカード裏面の IC チップにーは、自分の個人情報を取り扱う大事な番

は電子申請のための電子証明書は記録され号であるという意識をもちましょう。もちていますが、所得の情報や病気の履歴など

ろん、他人にマイナンバーカードを貸したの他人には知られたくない個人情報は記録

り、マイナンバーをむやみに教えてはいけされません。そのため、マイナンバーカーません。

ド１枚からすべての個人情報がわかってし■マイナンバーカードのメリット
マイナンバーを証明する
書類にできるパオ・シェルジュ

マイナンバーカードでさまざまなサービスが利用できる
パオ・シェルジュ

提示
住民

窓口

国民健康保険証の機能搭載が検討され病気、出産育児、年金支給、災害など、ています。また、自治体の図書館カー

多くの場面で必要になるマイナンバー

ドや民間のポイントカードなどにも利の提示に使えます。

用可能です。

本人確認の際の公的な身分証明書になる

コンビニなどで行政上の各種証明書が取得できる提示
パオ・シェルジュ

住民

本人確認

窓口

マイナンバーの提示と本人確認が同時に必要になる場面でもカード１枚です

16

住民

住民票

みます。銀行の口座開設やパスポート

コンビニなどで住民票や印鑑登録証明の発行などにも使えます。

書などの公的な証明が取得できます。

第1章 マイナンバー制度とは？

1.4

マイナンバー制度の安心と安全マイナンバーの漏えいや悪用を防ぐため、マイナンバー法では厳しい保護措置が義務づけられています。

1.4.1 マイナンバーの保護措置
制度面での保護措置
マイナンバーの使われ方や、管理の仕方に不安を感じている人も多いと思います。

③個人情報保護委員会による監視・監督④罰則の強化
⑤マイナポータルによる情報提供記録の確認

たとえば、●国に自分の情報を一元管理されてしまう■個人情報保護委員会の主な責務のでは…
●個人情報の漏えい対策は大丈夫なの？
●なりすましの被害に遭うことはないの？
といった心配や不安が聞こえてきます。
マイナンバー法を制定するための検討過程
で、社会保障・税番号大綱で問題点を取り評価書

行政機関などこのような心配や不安を解消するため、

指針

特定個人情報保護評価

上げ、それぞれ対応を行っています。
また、制度面での保護措置として、次の５つが挙げられています。

監視・監督● 指導・助言● 法令違反への①本人確認措置（マイナンバーの確認・身②マイナンバー法の規定によるものを除き、
特定個人情報（マイナンバーを内容に含む個人情報）の収集・保管、特定個人情報ファイルの作成を禁止

立入検査

事業者

● ガイドラインの

公表

あっせん

元の確認）

苦情

勧告・命令

● 報告要求・

苦情処理
苦情申出についてのあっせん苦情

個人

第1章 マイナンバー制度とは？

17

取引委員会や国家公安委員会と同じような

個人情報保護委員会とは？

位置づけで、マイナンバーの適正な取扱い

個人情報保護委員会は、マイナンバーのを確保するための業務を担っています。平

取扱いについて、行政機関や民間企業を監

成 28 年 1 月 1 日に特定個人情報保護委員会

督する独立性の高い第三者機関です。公正を改組し発足しました。

1.4.2 マイナンバーの罰則規定も一段高い保護措置を規定しています。

実刑もありうるマイナンバーの罰則

マイナンバー法の刑罰は、下の表にある
ように、個人情報保護法のおよそ２倍の刑

個人情報にマイナンバーが加わった情報

罰になっています。また、懲役刑と罰金刑が特定個人情報です。そのため、特定個人の両方を受ける場合もあり、最高懲役刑に

情報には、マイナンバー法と個人情報保護は４年があります。このことから、個人情法の２つの法律が適用されます。また、マ報保護法よりもかなり厳しい刑罰になってイナンバー法では、一般的な個人情報よりいることがわかります。

■マイナンバー法の刑罰〔民間事業者や個人も主体になりうるもの〕
行為

法定刑

個人番号利用事務等に従事する者が、正当な理由なく、特定個人情報ファイルを提供する行為

4年以下の懲役または200万円以下の罰金（併科されることもある）

個人番号利用事務等に従事する者が、不正な利益を図る目的で、マイナンバーを提供または盗用する行為

3年以下の懲役または150万円以下の罰金（併科されることもある）

個人情報保護法

人を欺き、人に暴行を加え、人を脅迫し、 3年以下の懲役
または、財物の窃取、施設への侵入など
または150万円以下の罰金によりマイナンバーを取得する行為
偽り、その他不正な手段により個人番号
カードを取得する行為6カ月以下の懲役または50万円以下の罰金

個人情報保護委員会から命令を受けた者
が、委員会の命令に違反する行為

2年以下の懲役または50万円以下の罰金

個人情報保護委員会による検査などの際1年以下の懲役に、虚偽の報告、虚偽の資料提出をする、 または50万円以下の罰金
検査拒否などをする行為
出典：内閣官房「マイナンバー概要資料」より

18

第1章 マイナンバー制度とは？

6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金30万円以下の罰金

1.5

企業で取り扱う
マイナンバー

税や社会保障の手続きのために、マイナンバーの取扱いが必要となります。その際、特定個人情報の取扱いや管理については、安全管理を確実に行わなければなりません。

1.5.1 マイナンバーを取得すべき対象者
もらわなければなりません。また、正社員

パート・アルバイトからも取得する必要があるだけでなく、契約社員はもちろんパートやアルバイトからもマイナンバーを提出して企業では、従業員の雇用保険や社会保険もらう必要があります。

などの加入手続きや、給与所得の源泉徴収票の作成を行っています。

ただし、派遣社員の場合は、派遣元の企業が給与関連の業務を行っているので、派

平成28年１月以降は、これらの手続きを行うためには、マイナンバーが必要になり遣先企業ではマイナンバーを取り扱うことはありません。

ました。そのため、企業は従業員や従業員

それ以外では、外部の人に講演や原稿のが扶養する家族のマイナンバーを提出して執筆を依頼し、報酬を支払うといったこと■事業者は必要に応じてマイナンバーを提出してもらう

従業員
（パート・
アルバイト・
契約社員含む）

従業員の※配偶者・扶養家族

新しい従業員
（新規採用・中途採用）

事業者

マイナンバー

マイナンバー

マイナンバー

マイナンバー

個人事業主「利用目的の明示」と「本人確認」が必要※従業員の扶養家族のマイナンバー提出の際は、事業者が本人確認をする必要はありません。

第1章 マイナンバー制度とは？

19

があります。その人が個人事業主であった従業員などが拒否したら、企業はマイナン

場合は、報酬から税金の源泉徴収をしなけ

バーを得られないのです。

ればなりません。このようなときも、外部

実はこうした場合は、法定調書などにマの人からマイナンバーを提出してもらう必

イナンバーを記入しないで提出できます。

要があります。

ただし、条件付きです。提出を拒否する従企業は強制的に
マイナンバーを集められない業員に、「マイナンバーを記載することは法律で定められた義務であることを伝え、提供を求めること」をしなければなりませ

さて、企業は従業員などから必要に応じん。それでも提出してもらえない場合は、てマイナンバーを提出してもらいますが、その経緯などを記録して初めて、マイナン

強制的に集めることはできません。つまり、バーの記入がない書類を提出できます。

1.5.2 企業がマイナンバーを記載する業務
マイナンバーの記載が必要な書類

マイナンバーの記載が不要な書類

企業が行政機関などに提出する書類の中

平成27年10月2日に所得税法施行規則等

で、マイナンバーの記載欄が追加されるもの改正が行われ、マイナンバー法施行後も、のは数多くあります。

給与を支払う従業員などに交付する源泉徴

マイナンバーを記入しなければならない
書類は、大きく分けると、税に関するもの

収票などへのマイナンバーの記載は行わな
いことになりました。

と、社会保険等に関するものになります。
税に関するものでは、源泉徴収票や給与所得者の扶養控除等（異動）申告書。それ

Columnから、報酬などの支払調書といった書類です。社会保険等に関するものでは、健康保
険や雇用保険の資格取得届や喪失届などがあります。
こうした書類を作成するときには、該当

本人（給与を支払う従業員など）に交者のマイナンバーを記載する必要がありま付するもので、マイナンバーを記載しなす。また、企業は、提出してもらったマイ

い書類は、次のものです。

ナンバーを、次回以降も（利用範囲内で）使

◦給与所得の源泉徴収票用できるよう管理することも考えていかな
ければいけません。

20

マイナンバーを記載しない
税務関係書類第1章 マイナンバー制度とは？

◦退職所得の源泉徴収票◦公的年金等の源泉徴収票

1.5.3 税務関係書類のマイナンバーや法人番号■マイナンバーや法人番号を記載する税務関係書類
分野

主な届出書類等の内容「マイナンバー」
または「法人番号」
を記載

税● 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書● 退職所得の受給に関する申告書● 公的年金の受給者の扶養親族等申告書提出が必要な時期
マイナンバーを記入した申告書等を提出など入します。たとえば、報酬、料金、契約金
及び賞金の支払調書については、平成28年
１月以後に支払いなどが確定しているもの

する時期については、次のようになります。

について、記入していきます。

■ 所得税の確定申告書■ 給与支払報告書

平成 28 年分の確定申告書からマイナン

平成 28 年分の支払報告書からマイナン

バーを記入するので、一般的には平成29年

バーの記載が必要になるので、平成28年分の確定申告時期（原則2月16日〜3月15日）

であれば、平成29年１月31日までに提出すになります。

る支払報告書からマイナンバーを記入します。

■ 法人税の申告書

平成28年１月１日以降に開始する事業年■ 申請書・届出書

度に必要な申告書から法人番号を記入しま

平成28年１月１日以降に提出すべき申請す。たとえば、３月決算法人であれば、平書などから、マイナンバーを記入します。

成 29 年３月決算に必要な申告書から法人番号を記入することになります。
■ 法人住民税及び法人事業税の申告書

法人税の申告書と同様です。
■ 法定調書平成28年１月以降に金銭の支払いなどが行われているものから、マイナンバーを記

第1章 マイナンバー制度とは？

21

1.5.4 社会保障関係書類のマイナンバーや法人番号■マイナンバーや法人番号を記載する社会保障関係書類
分野

雇用保険

健康保険
厚生年金保険主な届出書類等の内容「マイナンバー」
を記載● 雇用保険被保険者資格取得届● 雇用保険被保険者資格喪失届「法人番号」
を記載● 雇用保険適用事業所設置届 など「マイナンバー」
を記載● 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届● 健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届● 健康保険被扶養者
（異動）
届 など

など

「法人番号」
を記載● 新規適用届 など提出が必要な時期

１日提出分から法人番号を記入します。
なお、提出先が健康保険組合となってい社会保障関係書類へマイナンバーや法人る資格取得届や被扶養者（異動）届などは番号を記入する時期は、制度により異なっ

平成 29 年 1 月 1 日提出分からマイナンバーています。

を記入します。提出先が年金事務所となっ

雇用保険については、税と同様、平成28ている書類については、日本年金機構のマ

年1月1日提出分からです。また、健康保険・

イナンバー利用が延期されたことから、マ

厚生年金保険の新規適用届は平成28年1月

イナンバーの記載開始時期は未定です。

1.5.5 企業の中での取扱い
マイナンバー取扱いの徹底
マイナンバーや特定個人情報の漏えいを保護委員会が公表しているガイドラインでは、次のような対応が示されています。

防ぐことだけではなく、紛失や不正使用へ●特定個人情報の利用制限の対策を行うことも重要です。

●特定個人情報の安全管理措置

企業は、特定個人情報の取扱いや保管について安全管理を行い、従業員に対しても監督と教育を徹底しなければなりません。

22

このような管理の指針として、個人情報

第1章 マイナンバー制度とは？

●特定個人情報の提供制限●特定個人情報の収集・保管制限
これらは３章で詳しく解説します。

ります。これらについては、それぞれ具体

安全管理措置的なルールを決め、経営者をはじめ、従業マイナンバー法では、事業者に対して安員全員で守る必要があります。つまり、特全管理措置を義務づけています。安全管理

定個人情報を適切に取り扱うために、「や措置は、組織的安全管理措置・人的安全管ってはいけないこと」と「やらなくてはな

理措置・物理的安全管理措置・技術的安全らないこと」を、具体的に決めていくこと

管理措置の、４つの側面から行う必要があになります。

■企業が行うべき安全管理措置
組織的安全管理措置

人的安全管理措置事務取扱責任者

事務取扱
担当者

事務取扱
担当者

マイナンバーなどを扱う担当者と組織を明担当者および全従業員の監督や教育などを確にします。

行います。

物理的安全管理措置

技術的安全管理措置

情報漏えいや不正使用を防ぐために情報を

情報管理をしているパソコンの利用を制限取り扱う区域を限定するなどをします。

し、セキュリティ対策も施します。

第1章 マイナンバー制度とは？

23

第 2 章マイナンバーに関わる事業者の実務対応
マイナンバーの取扱いは慎重に行わなければならないだけに、いろいろな疑問も湧いてきます。
そこで本章では、マイナンバーに関する疑問を専門家が回答します。
また、実務で必要となる書式の確認もしておきましょう。

2.1

マイナンバーの取得から廃棄まで

マイナンバーの取扱いを、取得・収集、保管、利用・提供、廃棄・削除の４つのステップで区切ってみると、どのステップでどのような作業が必要かなど、全体の流れが見えてきます。

2.1.1 マイナンバーのライフサイクル
会社でのマイナンバーの取扱いは、マイナンバー法に従って、マイナンバーの取利用・提供したマイナンバーを、継続して保管するものもあります。

得・収集から保管、利用・提供、廃棄・削ライフサイクルのそれぞれのステップで除に至るまで、適切な運用管理が求められは、どのような作業を行うのか、またどのます。

ような点に注意しなくてはならないのか、

この「取得・収集、保管、利用・提供、

流れに沿って確認していきましょう。それ

廃棄・削除」の一連の流れを、ライフサイぞれの詳細については、第 3 章で詳しく解クルといいます。なお、書類によっては、説をしています。

取得・収集

保管

利用・提供

廃棄・削除

2.1.2 マイナンバーの取得・収集
マイナンバーは、利用目的（3.4.4〈58ページ〉参照）を明示したうえで、従業員取得・収集 Q 1とその扶養家族、外部の個人事業主などか「従業員」には、誰が含まれますか？

ら取得・収集します（提供してもらいます）。

A 正社員の他、直接雇用されたパート、〈55
また、収集する際は、本人確認（3.4.2
ページ〉参照）をしなければなりません。
以下のＱ＆Ａで重要なポイントを押さえておきましょう。

アルバイト、契約社員なども含みます。

取得・収集 Q 2
外部の人には、誰が含まれますか？

第2章 マイナンバーに関わる事業者の実務対応

25

A 弁護士や社会保険労務士、経営コンサ
ルタント、講演や研修を依頼した社外

講師、家主などです。

取得・収集 Q 3

取得・収集 Q 5
従業員がマイナンバーの提供をいやがった
り、拒否した場合はどのような対応をすれ

従業員が２～３人の小さな会社でも、マイばいいでしょうか？

ナンバーが関係しますか？ 何か対策をしA 社会保障や税の決められた書類にマイ

なくてはならないのですか？

ナンバーを記入することは、法律で決A 小規模な事業者であっても、雇用保険

められた義務であることを説明して、提供の届け出や年末調整の書類を作るとをしてもらってください。それでも提供しきには、従業員や従業員の家族のマイナンてもらえないときは、会社は書類の提出先

バーを書類に記入します。

機関の決まりに従ってください。

そのためには、従業員からマイナンバー

しかし、マイナンバーの提供を拒むのは、や個人情報を取得して、保管しなければな

マイナンバーについての理解が深まっていりません。保管については、税金関係の書

ないか、提供できない理由があるのかもし

類には法律で７年間残さなければならない

れません。そのような場合には、コミュニものもあります。事業者はこういった書類

ケーションをとって、マイナンバーについを盗まれたり、紛失させないように、利用ての理解を深めてもらったり、従業員の相や保管、廃棄などについて、しっかり管理談に乗ってあげることも大事なことです。

をしてください。

取得・収集 Q 6

取得・収集 Q 4

自社の従業員のマイナンバーの収集業務を

マイナンバーは、いつまでに収集する必要

別の会社に委託することはできますか？

がありますか？

委託できる場合、委託元の責任や気をつけA できる限り早いにこしたことはありま

なければならないことは何ですか？

せんが、税務署などに書類を出すときにマイナンバーがあれば間に合います。たA マイナンバーの収集業務を別の会社に委託できます。委託内容にもよります

とえば、給与所得の源泉徴収票は、平成29

が、委託先が委託元（自社）の従業員からマ

年１月に提出する分から記入することにな

イナンバーを直接収集することができます。

るので、マイナンバーが必要になるのは、委託を行う場合、会社は委託先が自社と

平成28年12月の年末調整の時期です。

26

らは提出してもらう必要があります。

同等以上にマイナンバーの安全管理を行う

ただし、平成 28 年 1 月以降、税務署に提よう取り決め、委託契約を結びます。そし出する「退職所得の源泉徴収票」にはマイて業務の進行や管理の状況の報告を受けて、ナンバーを記載しますので、その退職者か委託先での管理に不備がないか確認します。

第2章 マイナンバーに関わる事業者の実務対応

また、委託先がさらに他社に再委託すると約書に盛り込み、再委託先も含めた管理のきは、事前に委託元の許可を得ることを契状況を報告してもらいます。

取得・収集 Q 7

なことですか？

本社以外の支店（や営業所）などで、マイナンバーを収集するときにはどんなやり方がありますか。また、注意することはどんA 本社以外の支店などに勤務する従業員からのマイナンバーの収集には、次のような方法が考えられます。

1 書類を支店で集めて本社に送付し本社が本人確認をする
支店の
従業員

支店の
事務取扱
担当者

必要書類
の提出

本社

書類の受渡しだけなので、支店の係は事務取扱担当者でなくてもかまいません。本社には

提出書類
の送付

本人確認

本人確認のための免許証などのコピーも送付します。

2 支店で本人確認を行い、書類を本社に送付する
支店の
従業員

支店の
本社
事務取扱担当者

必要書類
の提出

提出書類
の送付

本人確認

支店の事務取扱担当者が直接、免許証などで本人確認をします。どちらの場合も、本社へ書類を安全に送付する必要があります。郵送
なら簡易書留で、宅配ならセキュリティサー
ビスを利用するといいでしょう。

3 電子メールやネットワークシステムで書類を送付し、本社がすべての書類確認をする
支店の
従業員

本社

従業員本人が書類をスキャナーなどで電子化
してメールで送る、または会社のマイナンバー収集用のシステムなどに必要な情報を登録する方法です。その他クラウドアプリを利用

電子データによる必要書類の提出

本人確認

して、従業員から必要書類を収集・管理する
方法もあります。

2.1.3 マイナンバーの保管取得したマイナンバーは、紛失したり漏
えいすることがないよう、安全に保管するせん。
保管については、以下のＱ＆Ａも参考にことがマイナンバー法によって義務づけらしてください。

れています。そのため、マイナンバーが含まれる特定個人情報データや書類などは、保管 Q 1

それぞれ適切な管理を行わなければなりま

従業員のマイナンバーは変更されることが第2章 マイナンバーに関わる事業者の実務対応

27

あると聞いたのですが、会社で保管してい場合は、保管されている特定個人情報を速る従業員のマイナンバーが最新のものかど

やかに更新しなければなりません。

うかを確認する必要がありますか？

A マイナンバーは生涯にわたり使い続けるものなので、原則としてマイナンバ

保管 Q 2
マイナンバーを記載した支払調書の控えをーそのものが変更になることはありません。

保管することはできますか？

ただし、マイナンバーが漏えいして不正に

A 支払調書の控えには、保存義務が課さ用いられるおそれがあると認められる場合れていません。ですが、支払調書を正に限り変更されます。結婚や転居、出産なしく作成して提出したかを確認するために、

どで特定個人情報が変更になった場合や、支払調書の控えを保管することは、マイナ

万が一マイナンバーが変更になった場合は、ンバー法で認められているようです。

必ず会社に知らせるように従業員に通達や支払調書の控えを保管する期間について案内をしておきます。また、会社も定期的は、確認の必要性や、特定個人情報の保有に特定個人情報に変更がないか、従業員にに関する安全性と事務の効率性などを考慮確認するようにしましょう。変更があったしたうえで適切に対応してください。

2.1.4 マイナンバーの利用・提供
マイナンバーの利用とは、必要な届出書

平成28年９月現在では、マイナンバーの類にマイナンバーを記載し、行政機関へ提利用は、社会保障、税、災害対策の分野に出（提供）することです。そして、マイナ

限定されています。

ンバーを記載した書類を行政機関等へ提供
した場合は、それを記録しておく必要もあ

利用・提供 Q 2

ります。

国税分野で、マイナンバーを提出するのは、

また、社内でマイナンバーを取り扱うことができるのは、マイナンバー法で事務取扱担当者に限られています。

利用・提供 Q 1

A 国税分野での、特定個人情報の提供を行うのは、次のような場合になります。

①個人番号関係事務実施者からの提供
従業員などのマイナンバーが記載された

マイナンバーを社員番号として使ってもい

源泉徴収票を税務署へ提出する場合な

いですか？

どです。

A マイナンバーは、マイナンバー法で決められた目的以外に使えないので、社

員番号として使うことはできません。

28

どのような場合ですか？

第2章 マイナンバーに関わる事業者の実務対応②個人番号関係事務実施者への提供
従業員などが本人やその扶養家族のマイナンバーが記載された扶養控除等申告書

を勤務先へ提出する場合などです。

び賞金の支払調書」にマイナンバーを記入③本人（代理人）から個人番号利用事務実することになるということですが、支払い施者である国税庁長官（税務署等）への内容確認のために本人へ渡す支払調書の写提供

しには、マイナンバーを記載してはいけな

本人または代理人が、本人のマイナンバいのですか？

ーを記載した申告書などを税務署などへ

A 支払調書の本人交付は義務づけられ提出する場合などです。
④本人から委託者への提供ていないので、マイナンバー法上の特定個人情報の提供制限を受けることになり申告書などの作成のため、本人から税理ます。そのため、本人に渡す支払調書の写士へマイナンバーを提供する場合などでしには、マイナンバーを記載してはいけな

す。

いことになっています。

⑤地方税法等に基づく、国税庁長官から市区町村長等への国税または地方税情報

利用・提供 Q 5の提供

アルバイトなどに支払う給与が、提出基準

マイナンバーを含む所得税申告書情報のを下回っている金額の場合、税務署へ提出

地方税当局への提供の場合などです。

する法定調書にマイナンバーを記入する必⑥租税に関する法律の規定による質問、検査等が行われる際の提供

要はありますか？

A 給与などの支払時期によって、法定調書を提出しないことが明らかである

利用・提供 Q 3

場合には、個人番号関係事務は生じないこ

従業員から取得したマイナンバーや行政機とから、マイナンバーを取得することは認

関などへ提出した書類のマイナンバーに間められません。

違いがあった場合、会社が罰を受けること

ただし、支払金額が税法の定める一定のになるのでしょうか？

金額に満たず、税務署長に提出する必要のA 提出した書類のマイナンバーに記入ない法定調書にマイナンバーを記載し、税間違いがあっても、罰せられることは務署に提出することは禁止されていません。

ありません。
記載したマイナンバーに誤りがあった場
合には、従来の法定調書の訂正方法と同様に訂正（無効分・訂正分を提出）する必要があります。

利用・提供 Q 4
税務署へ提出する「報酬、料金、契約金及第2章 マイナンバーに関わる事業者の実務対応

29

2.1.5 マイナンバーの廃棄・削除
従業員の退職や従業員の扶養家族が扶養対象でなくなった場合など、マイナンバー

してしまってもいいですか？

に関係する事務を行う必要がなくなり、法A マイナンバーの確認に使用した通知カ

令で決められている保存期間が過ぎたとき

ードやマイナンバーカードの写し、身には、できるだけ早くマイナンバーを廃元確認に使用した運転免許証やパスポート

棄・削除します。その際は、情報漏えいなのコピーなどについては、マイナンバー法

どがないように、安全に廃棄しなければな

では収集後にどうするかという決まりはあ

りません。

りません。

以下のＱ＆Ａも確認してください。

ただし、マイナンバーを取得する際の本廃棄・削除 Q 1

人確認書類の取扱いをめぐっては、本人とアルバイトなどからマイナンバーを取得しているようです。マイナンバーの確認の際たけれど、給与等の支払金額が提出基準をに本人確認書類のコピーを受けた場合、必下回っていたので、源泉徴収票の提出をし要な手続きを行い、本人確認書類が不要とないことになりました。その場合は、マイなった段階で速やかに廃棄することが推奨

ナンバーを廃棄する必要はありますか？

されています。

また、廃棄する場合は、その廃棄作業を行うまでの期間はどの程度許容されますか？

A 取得したマイナンバーが不要になった
場合は、できる限り早く廃棄しましょう。そのつど対応するのが難しい場合は、毎年度末に廃棄を行うなど、通常の事務の廃棄のタイミングで行ってもよいでしょう。
いずれにしても、特定個人情報の保有に関する安全性と事務の効率性などを考慮しつつ、適切に対応してください。

廃棄・削除 Q 2
従業員からマイナンバーを取得するときに会社が入手した、マイナンバー確認のための通知カードやマイナンバーカードなどのコピー、身元確認などのために提出させた30

運転免許証やパスポートのコピーは、処分

第2章 マイナンバーに関わる事業者の実務対応

事業者の間でトラブルとなる事例が発生し2.2

マイナンバーが関連する業務マイナンバーが関連する業務にはどのようなものがあるか、分野ごとに確認しましょう。また、関連する届出・申告書などの様式の変更点も、あわせて確認してみましょう。

2.2.1 平成28年1月1日以降マイナンバーが関連する業務
マイナンバー制度が導入されたことによ

雇用保険などの各種手続きや、届出書・申って、平成28年１月１日からマイナンバー

告書などの作成です。これらの業務では、が関連する業務が発生しています。

マイナンバーや法人番号を書類に記載する

主な関連業務は、給与関係・税務関係、ことになります。

■マイナンバーが関連する業務
平成28年1月1日以降

平成29年1月1日以降

税務署へ提出する届出書・申告書の作成（一部記載しないものがある）

税

所得税の確定申告書の作成
報酬等の支払調書の作成
雇用保険の各種手続き

社会保険

社会保険の各種手続き（年金事務所へ提出するものは除く）■マイナンバーが関連する書類
区分

給与関係

税務関係

書類名

要否

給与所得者の保険料控除申告書不要※

給与所得者の配偶者特別控除申告書不要※

給与所得者の（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書不要※

給与所得者の扶養控除等（異動）申告書

必要

給与所得の源泉徴収票（受給者に交付するものを除く）

必要

退職所得の源泉徴収票（受給者に交付するものを除く）

必要

所得税の確定申告書（第一表・第二表）

必要

報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書

必要

不動産の使用料等の支払調書

必要

消費税の確定申告書必要※平成28年4月1日からマイナンバーの記載を要しないことになりました。

第2章 マイナンバーに関わる事業者の実務対応

31

2.2.2 年末調整（給与関係）について
年末調整の流れマイナンバー制度が導入されたことによンバーを記載することになります。また、行政機関に提出する源泉徴収票にも、従業員のマイナンバーの記載が必要になります。

って、大きく関わってくるのが年末調整です。年末調整の作業の流れを、下の図でイメージしてみましょう。

まずは、従業員からマイナンバーを取得
しておかなければなりません。その際は、年末調整の手続きのうち、扶養控除額を〈55ページ〉参照）
従業員の本人確認（3.4.2

計算するためには、扶養控除等（異動）申を行う必要があります。なお、控除対象配告書が必要になります。そして、この申告

偶者や扶養家族がいる場合は、その本人確

書には、従業員とその扶養者などのマイナ

認は従業員が行うこととなります。

■年末調整の流れとマイナンバー
1 年末調整の準備
必要な書類の準備
各種申告書の回収と確認

3 過不足税額の計算
従業員などへの還付もしくは追徴
源泉所得税額不足額の納付

2 年末調整の計算
年間給与額と徴収税額の集計
給与所得控除の給与等の金額の計算
扶養控除額の計算
扶養控除等(異動)申告書に
マイナンバーを記載
所得控除額の合計値を計算
算出所得税額を計算
年調所得税額を計算
年調年税額を計算

32

第2章 マイナンバーに関わる事業者の実務対応

4 過不足税額の計算
源泉徴収票などと法定調書合計表を作成し届け出る
源泉徴収票にマイナンバーを記載

給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
従業員（給与所得者）は、平成28年１月
以降に提出する扶養控除等申告書に従業員

本人のマイナンバーを記載します。また、控除対象配偶者や扶養家族がいる場合は、そのマイナンバーも記載が必要になります。
会社（支払者）は、受け取った申告書に会社の法人番号※を記載します。
※支払者が個人事業者の場合は事業者のマイナンバー。

■給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
給与の支払者の「個人番号（マイナンバー）または法人番号」欄が追加されている

支払いを受ける者の「個人番号（マイナンバー）
または法人番号」
欄が追加されている控除対象配偶者や扶養家族の「個人番号（マイナンバー）」欄が追加されている※書式は平成28年9月時点のものです。

平成29年1月1日以降の支払い
はマイナンバーを記載不要に簿だけではなく、パソコンやCDなどに保存されているデータの帳簿でも認められます。
次の内容が記載されていれば、「扶養控平成29年１月１日以後に支払いを受ける除等申告書へのマイナンバーの記載を不要べき給与等に係る扶養控除等申告書から、とするために備える帳簿」と認められます。

会社で従業員のマイナンバーなどを記載し①扶養控除等申告書に記載されるべき提出た一定の「帳簿」を備えている場合は、そ者本人の氏名、住所、マイナンバーの帳簿に記載されている従業員のマイナン②控除対象配偶者の氏名、住所、マイナン

バーの記載が不要になります。これは、扶養控除等申告書だけではなく、「従たる給与についての扶養控除等申告書」、「退職所
得の受給に関する申告書」、「公的年金等の受給者の扶養親族等申告書」でも同じです。
また、このような「帳簿」として、紙の帳

バー③控除対象扶養家族等の氏名、住所およびマイナンバー④帳簿の作成に当たり提出を受けた申告書の名称⑤④の申告書の提出年月

第2章 マイナンバーに関わる事業者の実務対応

33

マイナンバーを記載することになります。

給与所得の源泉徴収票

また、控除対象配偶者や控除対象扶養家族

源泉徴収票の様式サイズは、従来の A6がいる場合は、そのマイナンバーも記載がサイズからA5サイズに変更されました。

必要になります。ただし、本人交付用の源

平成28年分以降から、会社（支払者）の泉徴収票には、法人番号やマイナンバーは

法人番号※と従業員（支払いを受ける者）の記載しません。

※支払者が個人事業者の場合は事業者のマイナンバー。

■給与所得の源泉徴収票
支払いを受ける者の「個人番号（マイナンバー）」欄が追加されている

税務署提出用控除対象配偶者および控除対象扶養親族の「個人番 号 （ マ イ ナ ン バ ー ）」欄が追加されている

本人交付用

支払者の
「個人番号
（マ
イナンバー）または法人番号」欄が追加されている※書式は平成28年9月時点のものです。

34

本人（受給者）交付用の源泉徴収票にはマイナンバー（または法人
番号）は記載しない

第2章 マイナンバーに関わる事業者の実務対応

16 歳未満の扶養親族の「氏名」欄等が追加されている（マイナンバーは記載しない）

退職所得の源泉徴収票
平成28年分以降から、会社（支払者）の法人番号※と従業員（支払いを受ける者）のマイナンバーを記載することになります。
ただし、本人交付用の源泉徴収票には、法人番号やマイナンバーは記載しませんので、注意が必要です。

※支払者が個人事業者の場合は事業者のマイナンバー。

■退職所得の源泉徴収票

税務署提出用支払いを受ける者の「個人番号（マイナンバー）」欄が追加され
ている

本人交付用

支払者の「個人番号（マイナンバー）または法人番号」欄が追加されている本人（受給者）交付用の源泉徴収票にはマイナンバー（または法人
番号）は記載しない※書式は平成28年9月時点のものです。

2.2.3 所得税の確定申告について
所得税の確定申告認が必要です。本人確認は、マイナンバー
カード（個人番号カード）または、通知カ

平成28年分の申告書（一般的に平成29年

ードおよび運転免許証といった身分証明書

2 月 16 日から 3 月 15 日までの確定申告期になどで確認を行うので、これらの本人確認提出するもの）から、納税者のマイナンバ

書類の提示または写しの添付をします。

ーを記載することになります。また、納税

なお、確定申告書の用紙（様式）は、ま者に控除対象配偶者や扶養家族がいる場合だ確定していません。マイナンバーは、申は、そのマイナンバーも記載が必要になり

告書第一表（本人）、第二表（控除対象配偶ます。届出の際は、マイナンバーと本人確者等）に記載することが予定されています。

第2章 マイナンバーに関わる事業者の実務対応

35

■所得税の確定申告書 Ｂ
納税者の
「個人番号
（マ
イナンバー）」欄が追加されている

控除対象配偶者や扶養親族、事業専従者の「個人番 号 （ マ イ ナ ン バ ー ）」欄が追加されている※書式は平成29年4月1日以降使用予定のものです。変更されることもあります。

36

第2章 マイナンバーに関わる事業者の実務対応

Column

個人事業の開業・廃業等届出書
平成 28 年 1 月 1 日以降に提出する個人事
業の開業・廃業等届出書に、納税者のマイ

マイナンバーを記載しなくてもよい書類

ナンバーを記載することになります。
※届出の際は、確定申告書と同様にマイナンバーと本人確認が必要です（35ページ参照）。

■個人事業の開業・廃業等届出書

平成 28 年度税制改正の「マイナンバー記載の対象書類の見直し」の「施行日前においても、運用上、個人番号の記載がなくとも改めて求めない」という記載にもとづいて、国税庁では、法施行日（平納税者の「個人番号（マイナンバー）」欄が追加されている

成29年1月1日）前であっても、マイナ
ンバーの記載が必要ではない書類については、マイナンバーの記載がなくても改めて記載を求められることなく収受されることになりました。また、法施行日前から、個人番号欄のない様式を使用することとしています。
次のような書類が該当します。
◦青色事業専従者給与に関する届出・変更届出書◦所得税の青色申告承認申請書◦源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書 など※書式は平成28年9月時点のものです。

2.2.4 報酬等の支払調書について
報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書

写しを渡す場合には、支払いを受ける者のマイナンバーは記載できません。支払者が個人の場合は、支払者のマイナンバーも記

平成28年分以降から、会社（支払者）の載できません。これはマイナンバー法で決法人番号※と支払いを受ける者のマイナン

められていることなので、注意が必要です。

バーを記載することになります。
ただし、支払いを受ける者に支払調書の※支払者が個人事業主の場合は、事業者のマイナンバー。

第2章 マイナンバーに関わる事業者の実務対応

37

■報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書
支払いを受ける者の「個人番号（マイナンバー）」欄が追加されている支払者の「個人番号（マイナンバー）
または法人番号」
欄が追加されている不動産の使用料等の支払調書なります。
ただし、「報酬、料金、契約金及び賞金

平成28年分以降から、会社（支払者）のの支払調書」と同じように、支払いを受け法人番号※と支払いを受ける者やあっせん

る者に支払調書の写しを渡す場合には、支をした者（あっせんに係る支払いも記載す

払いを受ける者と支払者（個人の場合）のる場合）のマイナンバーを記載することにマイナンバーは記載できません。

※支払者が個人事業主の場合は、事業者のマイナンバー。

■不動産の使用料等の支払調書
支払いを受ける者の「個人番号（マイナンバー）」欄が追加されている支払者の「個人番号（マイナンバー）
または法人番号」
欄が追加されている

38

第2章 マイナンバーに関わる事業者の実務対応

Column

給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表
平成28年分以降から、会社（提出者）の※法人番号 を記載することになります。

マイナンバーの記入の仕方
法人番号は13桁でマイナンバーは12

ただし、提出者が法人の場合は、代表者桁です。そのため、支払者が個人事業主のマイナンバーの記載は必要ありません。

の場合、届出書類の「支払者」の欄にマ※支払者が個人事業主の場合は、事業者のマイナンバー。

イナンバーを記載するときは、先頭の１マスを空欄にして、右詰めで記載します。

■給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表
提出者の
「個人番号
（マ
イナンバー）または法人番号」欄が追加されている

第2章 マイナンバーに関わる事業者の実務対応

39

2.2.5 雇用保険関係の手続きについて
また、平成29年７月から、雇用保険業務で雇用保険関係手続きの他の行政機関との情報連携が開始される

税務関係と同じように、マイナンバー制予定です。

度が導入されたことによって、平成28年１

雇用保険関係手続きのマイナンバーの記

月から、雇用保険手続きのマイナンバーの載・提出の流れは、次の図のようなイメー※

対応と法人番号 の利用が開始されました。

ジになります。
※支払者が個人事業者の場合は、事業者のマイナンバー。

■雇用保険関係手続きのイメージ
雇用保険被保険者資格取得届・喪失届の作成 など
従業員

会社

マイナンバーの提示

ハローワーク

被保険者資格取得の届出などの雇用保険関係手続（マイナンバーを記載）

給与の支払い、雇用保険などの保険料の徴収

雇用保険届出書類
雇用保険の資格届や、ハローワークに提出する各種届出書などに従業員のマイナン
バーを記入する欄が追加されました。もちろん、マイナンバーだけではなく、法人番号の記載が必要となった書類もあります。
平成28年１月１日以降、従業員のマイナンバーや会社の法人番号※の記載が必要な書類は、次の表のものになります。
※支払者が個人事業者の場合は、事業者のマイナンバー。

40

第2章 マイナンバーに関わる事業者の実務対応

■マイナンバー・法人番号の記載が必要な雇用保険届出書類変更された様式

マイナンバー

法人番号

様式番号等

雇用保険被保険者資格取得届

雇用保険法施行規則様式第2号

雇用保険被保険者資格喪失届

雇用保険法施行規則様式第4号

高年齢雇用継続給付受給資格確認票（初回）
高年齢雇用継続給付支給申請書※1

雇用保険法施行規則様式第33号の3

育児休業給付受給資格確認票（初回）
育児休業給付金支給申請書※1

雇用保険法施行規則様式第33号の5

介護休業給付金支給申請書※1

雇用保険法施行規則様式第33号の6

個人番号登録・変更届出書※2

通達様式

雇用保険適用事業所設置届

通達様式

雇用保険適用事業所廃止届

通達様式

雇用保険事業主事業所各種変更届※3

通達様式※1.原則として、会社（事業主）を経由して提出することとなるが、やむを得ない理由のため会社を経由して提出することができない場合は、本人が届出を行うことも可能。
※2.個人番号欄のない旧様式にて届け出る場合や、マイナンバーの登録を後日行う場合などに使用する様式。
※3.法人番号を空欄で提出して、後日改めて法人番号を提出する際に使用する場合や、登録済みの法人番号を変更する際などに使用する様式。

■雇用保険被保険者資格取得・喪失届

被保険者の「個人番号（マイナンバー）」欄が追加されている

被保険者の「個人番号（マイナンバー）」欄が追加されている第2章 マイナンバーに関わる事業者の実務対応

41

2.2.6 社会保険・厚生年金関連の書類について
健康保険関係手続きでのマイナンバーの利用

年金手続きでマイナンバーの利用
日本年金機構におけるマイナンバーの利

健康保険法施行規則が改正（平成27年９用開始時期については、平成27年９月の国月 29 日〔一部未施行〕、最終改正平成 28 年

会で成立したマイナンバー法改正で、平成３月 31 日〔一部未施行〕）され、申請書等

28年１月からではなく、一定期間延期するの様式に個人番号（マイナンバー）の記載という規定になりました。日本年金機構の欄が追加されることになりました。それに対策の状況をみながら、判断していくこと

よって、平成29年１月以降、申請書等にはになるようです。

マイナンバーの記載が必要となる予定です。

日本年金機構に提出する住民票

ただし、協会けんぽの手続きで、提出先が年金事務所のものは除きます。

日本年金機構では、当分の間、マイナン

なお、マイナンバーが追加される届書及バーが記載された書類の受付がされません。

び申請書等の様式などの詳細については、

そのため、年金請求手続きなどで提出する

各健康保険組合に確認をしてください。

住民票は、マイナンバーが記載されていないものを使用することになります。

42

第2章 マイナンバーに関わる事業者の実務対応

!
スト付き
チェックリ

第 3 章

新事業者のためのマイナンバー
対応準備
事業者は従業員全員の協力も得ながら、
マイナンバーを安全かつ円滑に運用していく必要があります。しかし、どこから手を付けてよいか迷ってしまうこともあるでしょう。
新事業者の方は、本章の 5 つのステップを順にやっていけば、
マイナンバーをどう取り扱うかという会社の基本方針や、国が作成をすすめる「取扱規程」までを作成できます。
各種書類のテンプレートも掲載していますので、ぜひ活用してください。

3.1

マイナンバー
対応をはじめようマイナンバー関連の業務を円滑に行うために、本章のステップに沿ってさっそく準備
をはじめましょう。対応準備に役立つチェックリストも用意しました。

チェックリストに沿って準備状況を確認がこれでいいのかと悩んでいる経営者、マイナンバーの導入を任されている事務担当者向けに、実務的な説明をします。

第１章では、マイナンバー制度について理解するための、制度上のポイントについ本章では、マイナンバーの導入説明を下の５つのステップに分けて進めます。

て解説しました。第３章では、起業してこ

各ステップには、ステップごとの実施状

れからマイナンバーの対応が必要な事業者

況を確認するための「チェックリスト」をや、対応しはじめたけれど、導入した内容

載せています。

■マイナンバー対応への５つのステップ
ステップ

1

ステップ

2

ステップ

3

ステップ

4

ステップ

5

44

マイナンバーの担当者を決める
マイナンバーの事務取扱責任者・事務取扱担当者を選任し、マイナンバー導入
推進と運用を主導させます。

対象となる業務を洗い出す
マイナンバーを利用することができる業務の範囲を決め、特定個人情報（マイナンバーを含む個人情報）を洗い出します。

マイナンバーを取り扱うルールを決める
マイナンバーの取得方法、保管方法、利用方法、廃棄方法などを決めます。

安全管理措置の方法を決める
マイナンバーを取り扱う組織、盗難や漏えい防止の対策、社内システムのセキ
ュリティ対策などを考えます。

取扱規程を作成するステップ 1〜4 をふまえ、基本方針、取扱規程を作成し、すべての従業員に知らせます。

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備3.2

マイナンバーの担当者を決めるステップ

1

マイナンバー対応で最初にすべきことは、マイナンバーを担当するチームを作ることです。この人たちが従業員をリードしていきます。

！
スト
リ
ク
チェッ

参照箇所

□

チェック項目

内容□

事務取扱責任者・事務取扱
担当者を決めましょう

マイナンバーを取り扱える人やその人を管理監
3.2.1
督する人を決定する必要があります。担当者と責任者は、監視機能を十分に働かせるため別の （45ページ）
人であることがのぞましいです。

□

従業員にマイナンバーについて案内をしましょう

3.2.2
すべての従業員に会社から注意事項などを説明（46ページ）します。

3.2.1 事務取扱責任者・事務取扱担当者を決める
マイナンバーを取り扱う担当チームを作る

は代表者が務めてもいいですし、事務取扱担当者の中の１人を責任者として任命してもいいでしょう。

会社でのマイナンバーの収集や利用、保マイナンバーに携わる責任者と担当者か管などの事務は、従業員の誰でも行えるわ

らなるチームを作ったら、この人たちがマけではありません。マイナンバー関連の業

イナンバー推進メンバーとして従業員をリ務を行う従業員を決めて、マイナンバーのードします。また、従業員がマイナンバー

事務取扱担当者とします。さらに、この事制度を理解できるようにするための、学習務取扱担当者を管理・監督する役目をする機会を設けてください。

事務取扱責任者も決めます。

マイナンバー推進メンバー

マイナンバーの事務は、主に社会保障と任するのが合理的でしょう。
小規模事業者であれば、事務取扱責任者

事業者

事務取扱担当者

任命の中から１名、経理担当の中から１名を選事務取扱責任者

税に関係するものなので、人事・総務担当

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備45

3.2.2 従業員にマイナンバーについて周知する
従業員へのマイナンバーの案内のポイント
マイナンバー制度は、平成 28 年 1 月から必要に他人にマイナンバーを知らせることがないよう注意喚起します。紛失してしまった従業員には、1.3（15 ページ）のコラ
ムの内容を案内してください。

運用が開始されたばかりなので、制度の内容やマイナンバーの取扱い制限などについて、詳しく知っている従業員は多くないかもしれません。
とはいえ、マイナンバー制度はすでにス
タートしているので、通知カードの取扱い■ マイナンバー制度の理解

内閣府の説明資料などを用いながら、従業員にマイナンバー制度の理解を深めてもらいます。会社で行う教育については、

3.6.3（89ページ）で説明します。

や会社への提出方法について、すぐにでも周知しましょう。また、制度の理解をサポ■ 会社の運用の仕組みと教育ートするために、内閣府などのウェブサイ

会社が取りまとめたマイナンバーに対すトで公開されている初心者向けの解説の動る基本方針や取扱規程を、従業員に公開し画があるので、そういったもので学習させます。また、その内容を理解させるためのることもおすすめします。

教育を行います。

従業員への周知のポイントは、次のようなことです。

■ マイナンバーの利用目的の通知

会社で従業員のマイナンバーをどのよう■ 通知カード入手の確認

通知カードを受け取っているか、従業員に確認してもらいます。もしかすると、通知カードが届いていない、あるいは、不在などの理由で通知カードを受け取れていな
い従業員も、なかにはいるかもしれません。
そのような場合は、住所地の自治体に確認したり、マイナンバーが記載された住民票を市役所などで発行してもらいマイナンバーを入手するよう促しましょう。
■ 通知カードの安全な保管管理受け取った通知カードを紛失したり、不46

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備な書類などで利用するのかを、きちんと知らせます。利用目的の通知については、

3.4.4（58ページ）で解説します。

3.3

対象となる
業務を洗い出すステップ

2

どの部署のどのような業務がマイナンバーに関係するのか、どのような情報を取り扱うことになるのかをはっきりさせるところから検討をはじめます。

！
スト
リ
ク
チェッ

内容

参照箇所

□

チェック項目□

マイナンバーを取り扱う業
務を洗い出しましょう

マイナンバーを利用することができる業務の範
3.3.1
囲を決めて、一覧表にまとめます。
（47ページ）□

特定個人情報の範囲を明確化しましょう3.3.2
上記で洗い出した業務に対して、取り扱う特定（49ページ）
個人情報を洗い出します。

3.3.1 マイナンバーを取り扱う業務を洗い出す
どのような業務でマイナンバーを取り扱うのか
マイナンバー制度で事業者が影響を受ける業務は、主に従業員の給与・社会保険・下の表は、マイナンバーや法人番号を取り扱う代表的な業務内容です。自分の会社でどのような業務のどのような場面でマイナンバーや法人番号を取り扱うのかを、一
つひとつ洗い出していきましょう。

経理関係です。

■事業者のマイナンバー制度対象となる主な業務
対象

業務内容

担当部署

● 給与所得・退職所得の源泉徴収票作成

従業員（扶養家族含む）にかかわるもの● 雇⽤保険届出● 労災保険の支給に基づく請求

人事・総務● 国民年金の第3号被保険者の届出● 報酬・料⾦等の⽀払調書作成

従業員以外の個⼈にかかわるもの● 配当、剰余⾦の分配及び基金利息の⽀払調書作成● 不動産の使⽤料等の⽀払調書作成

経理● 不動産等の譲受け対価の⽀払調書作成

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備47

確認書類が不足していると、扶養控除等申業務フローを図式化すると取扱い部署がはっきりする

告書に書かれている扶養家族のマイナンバーが正しいかどうか確認できないことにな

この機会に業務処理の流れを確認し、業ります。また、一時保管しなければならな

務フロー図を作成してみるといいでしょう。

い申告書を、紛失してしまう場合もあるか

業務フローを関係者で見直すことによって、もしれません。こうしたことも業務フロー

どこで誰がマイナンバーを取り扱うのか、

図に書き込めば、対策を立てる必要がある

どのような管理が必要なのかなどが明らかことがわかります。

になります。

また、マイナンバーをパソコンで管理す

また、業務フローのそれぞれの場面で、る事業者も多いでしょう。そのような場合、

マイナンバーの漏えいや特定個人情報ファ事務取扱担当者がマイナンバーの入力ミス

イルの消失などの問題が発生しやすいかどをしたり、担当者以外の人にマイナンバー

うかを確認していくと、具体的な安全対策をのぞかれるという心配があります。

が立てやすくなります。

このようなことを想定しながら、マイナ

下の図は、年末調整の業務例です。年末

ンバーを取り扱うそれぞれの場面での業務調整では、従業員が扶養控除などの申告書の内容と問題を図式化して、必要な対策をを提出します。このとき、扶養家族の本人

明確にしましょう。

■業務フロー図の作成例
従業員（扶養家族含む）

年末調整業務の場合事務取扱担当者● 入力誤り

提出

税務署等

確認ミス

● 書類紛失

扶養控除等
（異動）
申告書、
本人確認
書類など

情報システム（突き合せミス）

扶養控除等
（異動）
申告書、
本人確認
書類など

年末調整
処理

● データ破壊● 漏えい● 機器の盗難

年末調整
データ入力

● のぞき見● 書類紛失

源泉徴収票
給与支払
報告書など
● 宛先違い● 送付時漏えい

源泉徴収票
（本人用）

提出

● 移送中の
盗難、
紛失

仕分

● 紛失

源泉徴収票
（本人用）

源泉徴収票
給与支払
報告書など

※マイナンバーは記載しない。 ※マイナンバーは記載しない。

■ 色付の書類にはマイナンバーを含む。保管ルールに則った管理を行うこと。

48

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備

届出

源泉徴収票
給与支払
報告書など

3.3.2 特定個人情報の利用範囲を決める
管理すべき特定個人情報を洗い出す
マイナンバーを取り扱う業務の洗い出しを終えたら、次にその業務の中で実際に取り扱う特定個人情報の種類をはっきりさせる必要があります。そのためには、どこでていなくても、雇用保険被保険者資格届や健康保険被保険者資格取得届といった、マ
イナンバーの記載が必要な書類もあります。
これらも見落とさず洗い出します。

特定個人情報管理台帳を作成して利用範囲を明らかにどのような特定個人情報を入手したり、利自社で取得・利用する特定個人情報の洗用したり、保管したりするのかを洗い出し

い出しを行ったら、特定個人情報管理台帳

ます。

を作成するといいでしょう。

特定個人情報の洗い出しは、次のような視点で考えてみるとよいでしょう。

特定個人情報管理台帳には、次ページの例のように、特定個人情報が含まれる帳票や電子データの名称、形態、含まれる個人■ マイナンバーを記載しなければならない

情報の内容、件数、利用範囲（業務）、取得

帳票類にはどのようなものがあるか？

などの責任部署、保管場所、保管期限など■ 給与や年末調整システム、経理システム

を整理して記入します。

の電子ファイルとして管理される特定

この台帳の項目はどれも大事ですが、特個人情報ファイルにはどのようなものに重要なのは利用範囲です。マイナンバーがあるか？

を「この利用範囲以外には使わない」とい■ 給与や年末調整システム、経理システム

うことを、この台帳ではっきりさせます。

から出力しなければならない帳票にはまた、保管場所や保管期限、廃棄方法も重どのようなものがあるか？

要な項目です。これらの項目の内容を、自社の実状に合わせてより具体的に定め、台また、直接自社の情報システムに関係し帳にしていきます。
この台帳は、代表者から承認をもらって会社の重要文書として管理します。また、内容は定期的に確認して、件数に変動はないかといった確認や、廃棄方法は適切かなどを、必要に応じて見直すようにしてください。

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備49

■特定個人情報管理台帳の作成例
特定個人情報帳票等

形
態

社員
マイナンバー
取得票

紙

社員配偶者
マイナンバー
取得票

紙

個人
番号

その他の
個人情報

件
数

利用範囲
（業務）

作成取得
保管場所 保管期限 廃棄方法
利用部署

○

氏名、
住所、
性別、
50 給与・社会保障 人事総務
生年月日、
社員
件 関係業務
担当
番号等

キャビ
ネット

社員
在職中

シュレッ
ダー処理

○

配偶者氏名、
住
所、
性別、
生年月
日、
社員氏名、
社
員番号、
配偶者
本人確認資料コ
ピー、委任状等

30 第3号被保険
件 者届出

人事総務
担当

キャビ
ネット

１年

シュレッ
ダー処理

経理担当

キャビ
ネット

一時保存

シュレッ
ダー処理

サーバー

社員
在職中

削除

有識者等
マイナンバー
取得票

紙

○

氏名、
住所、
生年
契
月日、
性別、
本人 10 報酬・料金、
確認資料コピー、 件 約金等支払
口座情報等

特定個人番号
ファイル

電
子

○

たとえば
社員番号のみ50 給与・社会保障 人事総務
件 業務
担当

50
年末調整
件

人事総務
担当

キャビ
ネット

7年

シュレッ
ダー処理

扶養控除等
（異動）
申告書

紙

○

氏名、
住所、
生年
月日、
扶養家族
の氏名、
住所、
生
年月日、
マイナ
ンバー

退職所得の受給に関する申
告書

紙

○

氏名、
住所、
生年
月日

10 退職者関係業
件 務

人事総務
担当

キャビ
ネット

7年

シュレッ
ダー処理

給与所得の源泉徴収票関係

紙

○

氏名、
住所、
控除
対象者の氏名、
マイナンバー等

50
給与関係業務
件

人事総務
担当

キャビ
ネット

7年

シュレッ
ダー処理

支払調書関係

紙

○

氏名、
住所等

20 報酬・料金、
件 契約金等支払

経理担当

キャビネ
ット

7年

シュレッ
ダー処理

雇用保険被保
険者資格取得届・資格喪失届紙○

氏名、生年月日、 10
社会保障業務
性別等
件

人事総務
担当

キャビ
ネット

4年

シュレッ
ダー処理

健康保険・厚生
年金保険被保
険者資格取得届・資格喪失届紙○

氏名、生年月日、 10
健康保険業務
性別等
件

人事総務
担当

キャビ
ネット

2年

シュレッ
ダー処理

※上記は、従業員50名の民間企業を想定。キャビネットは施錠ができるものを使用する。
形態に「電子」とあるのは「電子データ」の意味。

50

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備3.4

マイナンバーの取扱いルールを決める
ステップ3

マイナンバーの取扱いには、マイナンバー法の制約が多くあります。特定個人情報のライフサイクルに沿って、マイナンバー法の制約の理解と自社のルールの検討を行い
ます。

！
スト
リ
ク
チェッ

内容

参照箇所

□

チェック項目□

マイナンバーの取得・収集方法を考えましょう

従業員だけでなく、その扶養家族に関しても取3.4.2
り決めます。
（52ページ）□

取得したマイナンバーの保管方法を考えましょう

紙媒体、電子媒体どちらの場合でも、保管場所、
3.4.3
保管方法を決めます。
（57ページ）□マイナンバーをどのように利用・提供するかを考えましょう

原則として特定個人情報を第三者へ提供するこ
3.4.4とはありません。法令に基づき行政官庁へどの（58ページ）
ような媒体で提供するかなどを決めます。

□

マイナンバーをどのように廃棄するか考えましょう

法令で定められた保存期間が過ぎた場合に、復3.4.5
元ができない廃棄・削除の方法を決めます。
（60ページ）

3.4.1 特定個人情報のライフサイクル
取得・収集

保管

取得から廃棄までを順に検討

利用・提供

廃棄・削除

を必要なときまでに従業員などから取得・収集し、情報漏えいがないよう保管します。

特定個人情報の管理については、特定個保管した特定個人情報を、法律に沿った利人情報の取得から廃棄までのライフサイク

用目的で利用し、法定書類などを通じて行

ルに沿って考えると整理しやすく、管理の政機関等に提供します。書類によっては、漏れもなくなります。

次回利用時まで保管するものもあります。

特定個人情報のライフサイクルは、上の図のように考えます。まず、特定個人情報

そして、必要がなくなった特定個人情報は廃棄・削除します。

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備51

3.4.2 マイナンバーの取得方法を決める
マイナンバーの取得対象者別に対策を立てる
会社でマイナンバーの取得（提供してもらう）対象者は、次の３つに大別できます。

③の従業員以外とは、個人事業主の弁護士や社会保険労務士、経営コンサルタント、
講演や研修を依頼した社外講師、家主などです。
これらの人たちからのマイナンバーの取①従業員

得のタイミング、取得方法、取得後の取扱②従業員の扶養家族

いなどのルールを具体的に決めて、下の表③従業員以外（②を除く）のようにまとめましょう。

■対象者別マイナンバー取得目的等一覧の例
対象者

取得目的

取得時期

従業員

給与・社会保障
年末調整時および入社、退職時
関係業務

従業員の扶養家族

給与・社会保障 年末調整時および入社時、または関係業務扶養に入るとき

従業員以外

報酬、契約金な
年末調整時
どの支払い

担当

人事総務担当マイナンバーの取得で制限されること

たとえば、事業者が給与の源泉徴収事務を処理する目的で、従業員にマイナンバーの提供を求めることができます。しかし、

マイナンバー法では、取得の制限を、「取

従業員の営業成績を管理する目的で、マイ得する立場の者に対する提供の求めの制

ナンバーの提供を求めることはできません。

限」と定義しています。また、「何人も、また、従業員が個別にマイナンバーを集め、法律に該当している場合を除き、他人のマ

それをデータベース化するなどといったこ

イナンバーの提供を求めてはならない」ととがあってはなりません。こうしたマイナ

条文に書かれています。

ンバーの取得に関する制限について、社内

つまり、現在の法律では、事業者が従業員などに対し、マイナンバーの提供を求める（提出してもらう）ことができるのは、
社会保障、税に関する特定の目的だけです。

52

経理担当

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備規程などにきちんと記述し、従業員に知らせておく必要があります。

マイナンバーの収集制限
従業員などからマイナンバーを取得する行為が、マイナンバー法での収集になります。これは、マイナンバーを記載した書類ても監督責任がありますので、業務の実情をよく把握しておく必要があります。

従業員には特定個人情報の利用目的の明示が必要を提出してもらうことだけではありません。

マイナンバーを従業員から取得するとき

たとえば、事務取扱担当者が、従業員かは、法律で認められた利用目的の範囲で用ら聞き取ったマイナンバーをメモしたり、いるということを、従業員に対して通知ま

パソコンの画面に表示されたマイナンバー

たは公表することが必要です（3.4.4〈58を印刷することもあるでしょう。こうしたページ〉参照）。

ことも収集行為になります。そのため、決通知や公表の方法として、次のようなこめられた業務以外では、マイナンバーの書とが挙げられます。

き写しや印刷などをしないよう注意が必要①社内への公開です。

②書類で本人へ通知

では、事務取扱担当者以外は、マイナン
バーを見聞きしてはいけないのかという疑③就業規則への明記④上記の組合せ

問も出てくることでしょう。担当者でなけ

なお、一般的に源泉徴収や医療保険・雇れば何もできないとなると、担当者の負担用保険など、複数の目的でマイナンバーをが増えるばかりです。

使うので、利用目的をまとめて示すこともそのため、事務取扱担当者以外による、可能です。

補助的な作業者の支援が認められています。

ただし、一度明示した利用目的以外のこ

たとえば、講演料支払いのため、マイナとでは、マイナンバーは使えません。利用

ンバーを記載した書類を講師から受け取る目的を追加する必要がある場合は、その利人と、支払調書作成事務の担当者が別であ用目的を加えて、あらためて利用目的の通る場合があったとします。この場合は、受知や公表をし直す必要があります。

け取る人は、マイナンバーの本人確認などをして、事務担当者にできるだけ速やかにその書類を渡すようにします。速やかに渡従業員からマイナンバーを収集するすことによって、受け取る人は「収集」を従業員からのマイナンバーの収集は、業行う立場ではないという解釈になります。

務で必要になったときに、そのつど行う方

つまり、マイナンバーの提示を受けただけ

法もあります。しかし、収集作業をまとめであれば、「収集」に該当しないことになて完了させ、マイナンバーの保管・管理をるのです。

実施した方が、のちのちの事務が煩雑にな

なお、事業者は、補助的な作業者についらないでしょう。

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備53

従業員にはパートやアルバイトも含まれ取得したかどうかといったことがらを、マます。短期のパートやアルバイトであってイナンバー取得記録として残しておきます。

も、平成 28 年 1 月以降の報酬の支払いには、

具体的には、下の図のような取得票に取マイナンバーが必要です。事務手続きが必得した内容を記入します。給与計算ソフト

要になってからではなく、雇用と同時に収などを使用している会社では、この取得票集の目的を伝えて提出してもらうといいでをマイナンバーの入力原票にするとよいでしょう。派遣社員については、派遣元が手しょう。マイナンバーの入力が済み、必要続きするので、収集の必要はありません。

な手続きが終わった後に本人確認の書類が収集するときは、本人確認が義務づけら不要になった場合は、その時点で本人確認れているので、「本人確認」の手続きをよの書類を速やかに廃棄しましょう。
取得票は従業員本人とその家族だけを記く把握しておきましょう。

入できる単票にして、他の従業員を混在さ

マイナンバーの取得を記録するせないようにします。家族のマイナンバー

マイナンバーをいつ、誰が取得したか、の取得時期は、必ずしも従業員本人と同時

本人確認をどのように行い、そのコピーをである必要はありませんが、この取得票に追記していくと、管理しやすいでしょう。

■マイナンバーの取得記録の例
従業員本人および家族等マイナンバー取得票
従業員番号

所属

責任者

20XX/
●
12/1

削除日

取得時精査

取得日

委任状

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備

その他書類

54

●

パスポート

特記事項：

●

運転免許証

本人 1234 5678 9012

下

住民票

やよい
たろう

中

確認書類
通知カード

弥生太郎

上

番号カード 裏

続柄

持参

かな

提供方法

氏名

番号カード 表

個人番号

取扱担当

マイナンバーの取得時の本人確認は取得者の義務
マイナンバーの取得ミスや本人確認の誤必要があるのです。

マイナンバーカードによる本人確認

りが、ただちにマイナンバー法での処罰のマイナンバーカードには、裏面にマイナ

対象にはなりません。しかし、先に述べた

ンバー、表面に顔写真が印刷されています。

ように、マイナンバー法では取得者に本人

そのため、マイナンバーカードをその場で確認を義務づけているため、正確性は必要

本人から見せてもらえれば、この１枚で番です。

号確認と本人確認を行うことができます。

本人確認は、そのマイナンバーが正しい
マイナンバーが必要な書類の提出かどうかという番号確認と、手続きをしている者が確かに本人かという身元確認の両面で確認する必要があります。番号のみの

本人確認

本人確認では、他人へのなりすましのおそ従業員

れがあります。そのため、身元確認も行う

事務担当者■マイナンバーカードによる本人確認
番号を確認する

身元を確認する

裏面で番号を確認します

表面で身元を確認します
パオ・シェルジェ

パオ・シェルジェ

マイナンバーカード（裏面）

通知カード、またはそれ以外での確認

マイナンバーカード（表面）がないので、身元確認は十分ではありません。そのため、運転免許証やパスポートなどの顔写真を確認できるものを同時に提示

マイナンバーカードを持っていない従業してもらいます。運転免許証やパスポート員の場合は、通知カードまたは個人番号入を持っていない人の場合は、健康保険証やりの住民票の写しでの確認が基本です。

年金手帳などの本人の識別が可能な書類を

ただし、通知カードや住民票には顔写真

２つ以上提示してもらい身元確認をします。

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備55

■通知カード、
またはそれ以外での本人確認
番号を確認する
通知カード
パオ・シェルジェ

身元を確認する運転免許証、パスポートなど
顔写真が確認できるもの
パオ・シェルジェ

62

または

上記が困難な場合

個人番号入りの住民票の写し

本人識別事項が確認できる書類２つ以上
健康保険被保険者証、年金手帳、児童扶養手当証書、あるいは社員証、印鑑登録証明書、納税証明書など

従業員の本人確認
本人確認は、原則として対面で行います。

います。この場合、事業者は扶養家族に対して本人確認を行う必要はありません。

しかし、実際は従業員が支店や店舗などの国民年金の第３号被保険者の届出は、従本社から離れた場所に勤務していて、マイ業員の配偶者自身（第３号被保険者）が会ナンバーを取り扱う事務取扱担当者が不在社へ届け出る書類のため、事業者が配偶者の場合などは、書類上でマイナンバー収集の本人確認を行います。ただし、実際は、を行うことも認められています。

従業員が配偶者の「代理人」となって会社取得者は、番号の提供を受けるたびに本人確認を行うことになります。なお、本人であることが間違いない場合は、２回目以降の本人確認については、確認書類などの提出を省略させることもできます。

扶養家族の本人確認
扶養家族の本人確認の方法は、届出書類の種類によって異なります。

56

め、扶養家族の本人確認は従業員自身が行へ提出するのが現実的です。

外部の個人事業主などの場合
外部の講師などの一時的な支払いの対象者からマイナンバーを取得する場合は、講師依頼状にマイナンバー提供に関するお願いを書き込んで渡してください。
本人確認のための書類は、メールで送付してもらうことも可能です。その場合、デ給与所得者扶養控除等（異動）申告書のジタルカメラやスキャナーを使用してイメ

届出は、従業員が会社へ提出する書類のたージデータ化して送付してもらいます。

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備3.4.3 取得したマイナンバーの保管方法
場合は、マイナンバーの部分だけを読み取

マイナンバーの保管れないように黒く塗りつぶしたり、電子デ

特定個人情報は、法律で決められているータであればマイナンバー部分を削除してもの以外は保管することはできません。そ

保存すれば法律違反になりません。

のため、保管対象は何か、どう保管するの契約が複数年にわたる場合

かを、会社としてあらかじめ決めておく必

雇用契約が２年以上続いている従業員

要があります。
また、マイナンバーが記載された書類の（社員）の特定個人情報は例外です。

うち、関係法令によって一定期間保存が義翌年度以降も給与の源泉徴収事務、健康

務づけられているものは、その期間保存す

保険・厚生年金保険届出事務等に利用するる必要がありますので、関係法令の確認もことから、長期間保管しておくことができ必要です。

ます。休職している従業員の場合で、その下の表に、事業者が取り扱う税や社会保従業員の復職のめどが立たない場合であっ障に関係した主な文書類の法定保存期限なても雇用契約が継続しているため、特定個どを挙げましたので、参考にしてください。

人情報を継続的に保管できます。

税務関係の書類の保存期限がもっとも長く

また、土地の賃貸借契約等の継続的な関係にある場合も同様に、支払調書の作成事

７年になっています。
なお、これらの書類は期限を過ぎたら保存できませんが、どうしても保存が必要な務のためにマイナンバーを利用することか
ら、継続的な保管が可能です。

■主な法定書類の保存期間
文書類

起算日

保存期限

根拠条文

雇用保険の被保険者に関する書
類（雇用保険被保険者資格取得
届、資格喪失届など）

完結の日

4年間

雇用保険法施行規則143

労災保険に関する書類

完結の日

3年間

労働者災害補償保険法施行
規則51

健康保険・厚生年金保険に関す
る書類

完結の日

2年間

健康保険法施行規則34、厚生年金保険法施行規則28

7年間

国税通則法70〜73

給与所得者の扶養控除等（異動） 法定申告期限
申告書

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備57

マイナンバーの保管の安全管理

保管データのバックアップ

特定個人情報を取り扱うノートパソコン

パソコンで特定個人情報ファイルを保管などの情報機器や外付けハードディスクなしている場合は、データの写し（コピー）をどの記憶装置および書類などの保管には、CD や外付けハードディスクなどの別の媒安全管理措置として、保管中の盗難や紛失体に記録しておきます。これをバックアッを防止するための対策を行います。

プといいます。バックアップ先はクラウド

また、パソコンで特定個人情報ファイル

サービスを利用してもいいでしょう。バッ

を保管している場合は、盗難や紛失だけでクアップによって、コンピューターウイルはなく、不正アクセスによる情報漏えいや、スに感染した場合や、上書きして元のデー

コンピューターウイルスの感染などの危険

タが消えてしまった場合、パソコンが壊れ性もあります。このようなことからも特定た場合などの、 万が一

個人情報を保護する対策が必要となります。

ます。ただし、バックアップデータも他のこれらの安全管理措置については、3.5

重要書類と同じように、安全管理措置が必（61ページ）で詳しく解説をします。

のときに役立ち要になります。

3.4.4 マイナンバーの利用や提供について
マイナンバーの利用目的の特定と本人通知マイナンバーは、マイナンバー法によって決められている事務の範囲の中で、利用例」を参考にしてください。
なお、次のようなケースでは、利用目的をあらためて明示する必要はなく、一度明
示すれば、利用目的の範囲内として利用が認められます。

目的を特定してから、従業員などに告知し、収集して利用するのが原則です。
特に、事業者はあらかじめマイナンバーの利用目的を従業員など（マイナンバーの本人）に周知することが大切です。
個人情報保護法とは異なり、たとえ本人ったマイナンバー■ 再雇用のとき、前の雇用契約の際に源泉徴収票作成のために提出してもらった
マイナンバーの同意があったとしても、原則として、決■ 前の講演契約の講演料の支払調書を作められた事務以外でマイナンバーを利用す成するときに提出してもらったマイナ

ることはできません。

ンバー

従業員への通知内容は、次ページの図の「従業員へのマイナンバー利用目的の通知

58■ 前年の源泉徴収票作成時に提出してもら第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備■ 前の賃貸借契約の支払調書を作成する
ときに提出してもらったマイナンバー

■従業員へのマイナンバー利用目的の通知例
平成XX年XX月XX日
従業員各位
総務部長

○○

○○

従業員のマイナンバー利用目的の通知について
当社は、従業員および従業員の被扶養者のマイナンバーを以下の目的で利用いたしますので、ここに通知します。
（1）給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務（2）雇用保険届出事務（3）労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務（4）健康保険・厚生年金保険届出事務（5）国民年金の第３号被保険者の届出事務
以上以前通知した利用目的が変更になる場合

者が、特定個人情報ファイルを作成するこは、その利用目的と関連性がある範囲内でとができるのは、法令で決められている事あれば、あらためて本人への通知を行うこ務に限られます。たとえば、従業員のマイとにより、変更後の利用目的でマイナンバ

ナンバーを利用して、営業成績を管理する

ーを利用することができます（個人情報保ためのファイルを作成してはいけません。

護法第15条第2項、18条第3項）。
しかし、従業員についてのマイナンバー

出向先へのマイナンバーの提供の利用目的は限定されているので、給与所事業者が特定個人情報を提供できるのは、得の源泉徴収票作成事務や健康保険事務と社会保障と税に関する特定の事務のために、いった利用目的を最初に併記しておけば、行政機関などに提供する場合です。

あらためて通知する必要はありません。

特定個人情報ファイル作成の制限

たとえば、従業員が系列会社に出向する
場合、一般的にはマイナンバーを元の会社から出向先に伝えればよいように考えられマイナンバーの利用場面として、会社でます。しかし、出向は「社会保障と税」には多くの場合、パソコンで特定個人情報フ関する事務ではないということで、事業者

ァイルを作成することになりますが、この同士で受け渡すことは許されません。この作業にも制限があります。

場合、出向先の会社が、あらためて本人か

この制限は、利用の制限と同じで、事業らマイナンバーを取得することになります。

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備59

3.4.5 マイナンバーの廃棄方法
マイナンバーは事務を終えたら削除または廃棄する
マイナンバーに関係する事務を行う必要廃棄する。
■ 特定個人情報等が記録された機器および電子媒体は、専用のデータ削除ソフトウ
ェアの利用または物理的な破壊により、がなくなり、法令で決められている保存期

復元できないようにして廃棄する。

間が過ぎたときには、マイナンバーをでき■ 特定個人情報ファイル中のマイナンバー

るだけ速やかに、復元できないようにしてや特定個人情報を削除する場合、容易にデータの削除や書類の廃棄をします。書類

復元できないシステムとする。

などは、マイナンバーが読み取れないよう■ 特定個人情報を扱う情報システムでは、にその部分を黒く塗りつぶすこと（マスキ

保存期間経過後にマイナンバーの削除ング）でもかまいません。

を前提とした機能を盛り込む。

パソコンで特定個人情報ファイルを保管■ マイナンバーが記載された書類等についしている場合、次回利用するまでアクセスては、保存期間経過後の廃棄を前提とし制限をして保管するという取扱いも考えらた手続きを規定する。

れます。この場合、特定個人情報ファイル
中の退職者の情報などは、マイナンバーを

Column

保管する必要性がなくなった時点で、確実に削除しなければなりません。
マイナンバーそのものや特定個人情報フ

ハードディスクの安全な廃棄ァイルを削除した場合と、電子媒体などを

ハードディスクを廃棄する際に、次の廃棄した場合には、削除または廃棄した記ような処理では、データを復元されるお録を必ず保存してください。

それがあります。

また、これらの作業を委託する場合には、委託先が確実に削除または廃棄したことについて、証明書などで報告をしてもらい、×データはパソコンの「ごみ箱」に入れて削除する。
×ハードディスクを初期化する。
×パソコンを工場出荷時の状態に戻す。

その内容を確認する必要があります。この報告内容も保存してください。
廃棄などの手法の例は、次のようなものです。
■ 特定個人情報が記載された書類は、焼却または溶解により、復元不可能なように

60

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備

データの復元ができないようにするには、次のような方法で処理をします。
◦データ消去用のソフトウェアを使う。
◦専門業者のデータ消去サービスを利用。
◦パソコンのハードディスクを取り出して、物理的に破壊する。

3.5

安全管理措置の方法を決めるステップ

4

マイナンバーの取扱いには厳格な安全管理が求められます。安全管理の検討は、組織的、人的、物理的、技術的の４つの側面から行い、その結果を取扱規程に盛り込みま
す。

！
スト
リ
ク
チェッ

内容

参照箇所

□

チェック項目□

組織的安全管理措置の方法を考えましょう

マイナンバーを管理する組織の体制を整え
3.5.2
ます。
（63ページ）□

人的安全管理措置の方法を考えましょう

マイナンバーについて、規程に則った対応
3.5.3
ができるよう教育などを行います。
（65ページ）□

物理的安全管理措置の方法を考えましょう

マイナンバーの盗難や漏えいを防止するた
3.5.4
めの対策を決定します。
（67ページ）□

技術的安全管理措置の方法を考えましょう

社内システムのセキュリティ対策などを検
3.5.5
討します。
（68ページ）□【委託する場合】委託の方法を考えましょう委託先の選定や委託契約書も、特定個人情
3.5.6
報ガイドラインで求められる内容に対応していることが必要になります。再委託の方 （71ページ）
法についても同様に考えておきましょう。

□

各項目で考えた内容が、取扱規程に記載されているか確認し、必要に応じて調整しましょう

運用面、設備面など、実務に即した規程・対策にします。※ステップ 5 で取扱規程を作成した後に見直します。

─

3.5.1 安全管理措置とは
マイナンバーの安全管理は
全社的な取組みが必要
安全管理措置とは、特定個人情報の漏え
いや紛失・消失などを防止し、特定個人情合わせて安全管理のルールをとりまとめ、取扱規程やその他の会社規則に盛り込み、全社的に安全管理に取り組みましょう。

マイナンバーの4つの安全管理

報を保護するために行う対策のことです。

特定個人情報を守るために、組織的安全

マイナンバー法では、事業者に安全管理

管理、人的安全管理、物理的安全管理、技措置を義務づけているので、会社の実状に

術的安全管理の４つの側面から、安全管理

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備61

措置を検討して具体的にルールを決めます。

めます。また、特定個人情報の移動や廃棄

ルールは事業者が取扱規程としてまとめまをする際の保護方法なども整備します。

す。また、これらのルール全般についての（4）技術的安全管理措置

考え方を基本方針としてまとめます。
基本方針、取扱規程、４つの安全管理措置の関係は下の図のようになります。

特定個人情報を取り扱う情報システムを使用する事務取扱担当者のシステムへのアクセス制御や、ウイルス対策ソフトウェアの導入、不正アクセスに備えるなどの措置を整備します。

基本方針

Column

特定個人情報取扱規程

中小規模事業者の特例措置
組織的人的
物理的 技術的安全管理 安全管理 安全管理 安全管理
措置
措置
措置
措置

安全管理措置（1）組織的安全管理措置
事務取扱担当者を明確にして、マイナン

個人情報の適正な取扱いに関するガイド
ライン（事業者編）」では、中小規模事業者については、取り扱うマイナンバーの数量が少なく、事務担当者が限定されることから、安全管理に特例を認めています。たとえば、マイナンバーの取扱い

バーに関係する体制を作ります。また、運や安全管理の見直しについて中小規模事用の記録や確認手順、情報漏えいなどが起業者の場合、責任者が定期的に点検するきたときに対応する体制などを整備します。
（2）人的安全管理措置
事務取扱担当者だけではなく、すべてのという簡便策が認められています。
なお、「中小規模事業者」とは、従業員の数が 100 人以下の事業者で、以下を除く事業者です。

従業員の監督や教育の実施方法などを整備◦個人番号利用事務実施者

します。また、マイナンバー制度に対応し◦個人番号関係事務または個人番号利用て就業規則の改定などを行います。
（3）物理的安全管理措置
特定個人情報の漏えいや盗難を防ぐために、担当者以外の従業員などが特定個人情報が記録されている書類やパソコンを見た
り、持ち出したりできないようにします。
そのために、情報機器の設置や管理、書類や記録媒体の保管などの安全管理方法を決62

個人情報保護委員会が作成した「特定第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備

事務の受託事業者◦金融分野の特定の事業者◦個人情報保護法が適用される事業者※平成 27 年９月の個人情報保護法改正により、従来
個人情報保護法の適用除外であった中小規模事業者についても個人情報保護法の適用を受けることになりました。また、改正の影響で、マイナンバー法でも規定が整理されています（マイナンバー法第32条〜35条
削除）。改正が施行されるのは平成29年の予定ですが、それまでの間にさらに見直しがあるかもしれませんので、最新の情報収集に努めましょう。

3.5.2 組織体制を整備する（組織的安全管理措置）
責任者なども含めた、マイナンバーを取り

マイナンバー取扱い
組織体制の整備

扱う全社組織を編成し、従業員に公表します。監査部門は独立させ、同じ人が複数の

マイナンバーの導入に向けて、情報シス役割を兼務しないようにして、それぞれをテム担当や会社の規模によっては内部監査

監視し合えるような組織体制にしましょう。

■マイナンバーを取り扱う組織体制の例
特定個人情報取扱組織体制図

株式会社◯◯◯◯◯

個人番号関係事務実施者 株式会社○○○○
特定個人情報等の取扱いに関する最高責任者（全体統括責任者）
個人情報保護責任者
安全管理対策責任者
情報システム責任者
特定個人情報運用責任者（事務取扱責任者）
事務取扱担当者
内部監査責任者

役

職

部

課

部

課

部

課

部

課

部

課

部

課

役

割

特定個人情報等の取扱いに関する最高責任者

個人番号関係事務実施者としての会社の全体統括責任者

個人情報保護管理者

個人情報取扱いに関する統括責任者

安全管理対策責任者

情報システムも含めた個人情報保護の安全管理対策責任者

情報システム責任者

情報システムの管理責任者

特定個人情報運用責任者

特定個人情報の取扱いに関する責任者

事務取扱担当者

特定個人情報の事務担当者

内部監査責任者

特定個人情報や個人情報保護の内部監査の責任者

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備63特定個人情報の取扱規程に基づく組織的な運用備します。
たとえば、社内に特定個人情報ファイルを取り扱う部署が複数あったり、マイナン

マイナンバーに関する日々の運用は、取バーに関係した業務を委託しているときな

扱規程などに基づいて、適正に行わなけれ

どには、特定個人情報ファイルが複数存在ばなりません。さらに、適正に行ったかどすることになります。そのため、どこにどうかの証拠として、特定個人情報の取扱いのような特定個人情報ファイルがあるのか、状況を記録します。

どのような管理が行われているのかといっ

記録する項目には、次のようなものが挙げられます。

たことを把握しておく必要があります。
また、特定個人情報ファイルの取扱い状■ 事務取扱担当者の情報システムの利用状

況を確認するための、管理台帳を作成して況（ログイン・ログアウトの日時など）管理します。管理台帳には、特定個人情報の記録

ファイルごとに、次のような項目について■ 特定個人情報ファイルの利用や出力状況の記録

記入してください。
●利用している情報システム名■ 特定個人情報ファイルの削除や廃棄記録●責任者、取扱い部署■ 書類や媒体などの持出し・移動・削除・

●利用目的

廃棄の記録
■ 削除や廃棄を委託した場合、委託先での削除や廃棄を証明する記録●削除・廃棄状況●アクセス権を有する者
ただし、取扱い状況を確認するための記
録には、マイナンバーそのものは記載しな

中小規模事業者の場合取扱い状況をこと細かに記録しなくても大丈夫です。
たとえば、業務日誌などに、マイナンバーの入手や廃棄、源泉徴収票の作成日、本人への交付日、税務署への提出日などの取扱い状況を記録して保存します。

特定個人情報ファイルの取扱い状況を確認する手段の整備
パソコンを使ってマイナンバーを取り扱う場合には、作成した特定個人情報ファイルの取扱い状況を確認するための手段を整

64

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備

いようにします。

情報漏えい等に対応する体制の整備
特定個人情報の漏えいなどの事態があってはならないことが前提です。
しかし、万が一漏えいが発生した場合やその兆候に気づいたときに備え、対応する体制や手順を決めておきます。また、従業員に対して、漏えいなどの事故が発生した
ときの報告の手段やその内容などを知らせておいてください。
情報漏えいなどに対応する体制や手順の検討では、次のようなことを考慮します。
●事実関係の調査および原因の究明●影響を受ける可能性のある本人への連絡●個人情報保護委員会または業界の所轄官
庁への報告●再発防止策の検討および決定●事実関係および再発防止策等の公表

中小規模事業者の場合
情報漏えいに対応する体制や手順を厳密に決める必要はありませんが、特定個人情報の紛失などのトラブルがあったときには、すぐに事務取扱責任者や上司に報告するよう、日頃から全社でよく確認しておきます。

3.5.3 従業員への周知徹底を図る（人的安全管理措置）
事務取扱担当者の監督事業者は、特定個人情報が適正に取り扱

ではなく、すべての従業員に対して行います。また、教育は、マイナンバーの取扱いを開始する前に１度だけ実施するのではな

われるよう、事務取扱担当者に対してきち

く、その後も定期的に行います。

んと監督を行う必要があります。具体的に就業規則に盛り込むポイント

は、事務取扱責任者によって、日々の事務でのマイナンバーの取扱いの記録や業務日誌などを確認させることです。
また、事務取扱責任者は、マイナンバーに関係した業務が取扱規程や業務マニュア

特定個人情報についての取扱いや秘密保持に関する事項は、就業規則に盛り込んで守ってもらうことも重要です。
就業規則に盛り込むべきポイントは、以ルなどのルールどおり実施されているかを、下のようなことが挙げられます。

責任者として常に確認します。さらに、ル①自らの業務に関係のない特定個人情報のール違反があれば注意・指導してルールに従ってもらうことも役割の一つです。

事務取扱担当者の教育および従業員への周知徹底

取得を禁止する。
②業務上知りえた特定個人情報を、職務の範囲を超えて提供・利用しない。
③事務取扱担当者が、異動、退職その他の理由で事務担当を離れる場合、以降も特事業者は、事務取扱担当者に対して、特定個人情報に対する守秘義務を負う。

定個人情報の適正な取扱いについて把握す④職務においては、特定個人情報取扱規程

るよう、適切な教育を行います。一方的にを遵守する。

管理・監督するということではなく、十分

なお、平成 27 年 9 月に「個人情報の保護な教育とコミュニケーションが大事です。

に関する法律及び行政手続における特定のこの教育は事務取扱担当者だけに行うの個人を識別するための番号の利用等に関す

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備65

る法律の一部を改正する法律」が成立・公布され、特定個人情報の安全の確保に係る誓約書の提出

「重大な事態」が生じたときに、個人情報保

特定個人情報の取扱いについて、事務取護委員会に報告することが法令上の義務に扱担当者から機密保持などの誓約書を提出なりました。詳しくは、個人情報保護委員会させる方法もあります。この方法によって、がウェブページで公表している「特定個人

マイナンバーの取扱いに関する意識を高め

情報の漏えい事案等が発生した場合の対応」

ることができ、抑止効果にもつながります。

（http://www.ppc.go.jp/legal/policy/rouei/）

誓約書は、退職後も有効とし、機密保持に関する資料なども、参考にしてください。

が保たれるようにしておきます。

Column

情報漏えいは些細なことから起こる情報漏えいは、その大半が従業員によるケアレスミスから起こっています。
たとえば、高額な入退室管理システムや高性能なセキュリティツールを導入しても、それを利用する側の従業員のモラルや理解度が低ければ、情報漏えいが簡単に起きてしまうのです。情報漏えいを防ぐためには、従業員への教育や啓蒙がとても重要になります。
万が一、特定個人情報の漏えいなどの事件・事故が発生した場合に優先しなければならないことは、漏えいした特定個人情報の本人に対する二次被害の防止や、類似の事件・事故の発生防止について手を打つことです。損害を被るのは事故を起こした会社だけではな
く、取引先、グループ企業、そして何よりも特定個人情報によって特定されてしまう本人だからです。

個人情報漏えいの原因
設定ミス1.9%

バグ・セキュリティホール1.5%
ワーム・ウイルス1.3%
内部犯罪・内部不正行為
目的外使用0.3%
2.1%
その他0.1%
不正な情報持ち出し
不明
4.8%
0.4%
紛失・
置忘れ
盗難5.5%
30.4%
不正アクセス
8.0%
管理ミス
18.0%
誤操作
25.8%

出典：日本ネットワークセキュリティ協会
セキュリティ被害調査ワーキンググループ
2015年 情報セキュリティインシデントに関する調査報告書【速報版】

66

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備

個人情報漏えいに関わった者
その他
2.2%

不明
6.3%

第三者
22.7%
従業者
68.9%

出典：消費者庁
平成 26 年度 個人情報の保護に関する法律 施行状
況の概要

3.5.4 漏えいや盗難・紛失などを防ぐ（物理的安全管理措置）
特定個人情報を取り扱う
区域の管理
特定個人情報の漏えいなどを防止するために、特定個人情報ファイルを取り扱う情用の関係で領域を分けられない場合もあるでしょう。そのため、必ずしも専用の部屋は必要ありませんが、特定個人情報が事務取扱担当者以外の人の目に触れないようにするための対策を行ってください。

報システムを管理する区域（以下管理区域）

下の図のように、壁やパーティションなと特定個人情報を取り扱う事務を実施する

どで区切って、取扱区域と一般事務区域と区域（以下取扱区域）を、それ以外の場所

を分けるようにします。また、パーティシときちんと区別して物理的な安全管理措置

ョンなどで区切ることで、一般の従業員のを行っていく必要があります。

視線を遮ることができます。さらに、座席

しかし、中小規模事業者では少人数で限配置を工夫して、事務取扱担当者の作業場られたスペースで業務を行っていたり、費所は、一般の従業員が通らない場所に設置します。これによって、作業中に後ろから■個人情報を取り扱う
取扱区域を作る

のぞき見されないようにします。

入退室管理を徹底する
管理区域が設けられる場合には、IC カードやナンバーキー、指紋認証などを利用した入退室管理システムの導入も検討するといいでしょう。その場合は、誰がいつ入室し、いつ退室したかの記録を残すことも重要です。また、IC カードやナンバーキーの管理も必要になります。
さらに、情報システムを管理する管理区
域へは、持ち込む機器などの制限も行ってください。特定個人情報関係の書類保管用のキャビネットも、この管理区域に設置できると安心です。

機器および電子媒体などの盗難防止対策
管理区域や取扱区域では、特定個人情報

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備

67

を取り扱う機器、電子媒体や書類などの盗や書類などを持ち出す場合には、マイナン

難または紛失などを防止するための対策をバーだとすぐにわからないようにする工夫行う必要があります。

や、宅配便での追跡サービスや受取り確認

具体的には、書類や電子媒体は、鍵のかサービスの利用など、安全な方法を採用す

かるキャビネットや書庫などに保管します。

る必要があります。これらのことを取扱規鍵の管理も、事務取扱責任者が行います。

程に盛り込みます。

キャビネットや書庫は、事務所が無人の持出しとは、特定個人情報などを、管理

場合はもちろんですが、平日の勤務時間帯

区域または取扱区域の外へ移動させることでも鍵をかけておき、必要なときにだけ鍵をいいます。事業所内での移動などであっを開けるようにします。また、キャビネッても、紛失・盗難などに気をつける必要がトには、特定個人情報を取り扱う担当者以あります。

外の従業員が開ける必要がないよう、特定具体的な手法として、特定個人情報が記

個人情報以外の書類は同じ場所に保管しな録された電子媒体を持ち出すときには、持いようにします。

出しデータの暗号化や、パスワードによるさらに、特定個人情報ファイルを取り扱保護を行います。さらに、媒体そのものは、

うノートパソコンや取外し可能な外部記憶

鍵のかかるケースなどに入れて搬送します。

装置などを使っている場合は、それらを机

ただし、行政機関等に法定調書等をデーなどにセキュリティワイヤーで固定するか、タで提出する場合には、行政機関等が指定

帰宅時には鍵のかかるキャビネットや書庫する提出方法に従ってください。

などに保管するようにします。

電子媒体などを持ち出す場合の情報漏えいの防止
特定個人情報などが記録された電子媒体

なお、特定個人情報が記載された書類を社外に持ち出す場合には、目隠しシールを貼ったり、封筒にいれてきちんと封をすることなどによって、内容が外から見られないようにします。

3.5.5 社内システムのセキュリティ対策（技術的安全管理措置）
技術的安全管理措置の全体像
セキュリティ対策は、会社の規模に関係

情報システムを使用できる担当者や、取なく必須の対策です。対策の全体像は次ペり扱う特定個人情報ファイルの範囲を限定

ージの図のようになります。情報システム

するために、適切なアクセス制御を行う必のセキュリティ対策が十分か、この機会に要があります。

見直しておきましょう。

68

アクセス制御の方法

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備

アクセス制御は、たとえば次のように行います。

とになります。この確認のことを認証とい■ マイナンバーが必要でないデータに、マいます。

イナンバーが表示されないようにする。

事務取扱担当者の認証方法としては、ユ

人事考課情報や業績情報を連携するよーザーID とパスワードの確認や、磁気カ

うな方法は行わない。

ード・IC カードなどによる確認、指静脈■ 特定個人情報を取り扱う情報システムが管理する特定個人情報ファイルへ、他のシステムからアクセスができないように、アクセスを制御する。

を用いた認証方法などを使用します。

不正アクセスなどからの保護対策
外部からの不正アクセスや、コンピュー■ ユーザーID に付与するアクセス権によターウイルスなどの不正プログラムから情って、特定個人情報ファイルを取り扱う

報システムを保護するために、次のような人は、事務取扱担当者に限定する。

対策を行いましょう。
■ 情報システムと外部ネットワークとの接アクセス者の識別と認証

続箇所に、ファイアウォールなどを設置

事務取扱担当者が情報システムを使用する場合は、正当なアクセス権をもつ人であるかどうかをシステムで確認しないと、関係のない第三者がシステムを利用できるこし、不正アクセスを遮断する。
■ 情報システムおよび機器にウイルス対策

ソフトウェアを導入する。
■ 機器やソフトウェアに標準装備されてい■社内システムのセキュリティ対策の全体像●個人認証●業務範囲での認証

社内システム●データの暗号化●パスワード保護

不正侵入遮断社内システムファイアウォール

アクセス制限

インター
ネット

ルーター

事務取扱担当者●ウイルス対策ソフトの導入●機器のソフトウェア更新

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備69

る自動更新機能などの活用により、最新

Column状態にする。
■ ログなどの分析を定期的に行い、不正ア

クセスなどを検知する。

情報漏えいの防止

標的型メールに気をつけよう！
標的型メールは、情報を盗むことなどを目的に、業務に関係するメールだと信

特定個人情報をインターネットなどを利じて開いてしまうような、ウイルス付き

用して外部に送信する場合、通信経路でのの巧妙なメールのことです。ここ数年、情報漏えいを防止する対策を行う必要があ

大量の個人情報漏えい事件を引き起こす

ります。

要因として、問題になっています。

具体的には、次のように行います。
■ 通信経路における情報漏えいの防止策として、通信経路の暗号化を行う。メール
で特定個人情報が記入されたファイルを送信する必要があるときは、添付ファ
イルの暗号化を行う。
■ 情報システム内に保存されている特定個

人情報の情報漏えいの防止策として、データの暗号化またはパスワードによる保護を行う。

基本的な対策さまざまな対策を行っても、従業員の不注意や理解不足が原因で、不正アクセスや不正プログラムの感染などが起こる場合があります。
次のような基本的なことも、従業員に徹底する必要があります。
●不審なメールは開かない。
●不審なウェブサイトにはアクセスしない。
●ユーザーIDを他人に使わせない。
●パスワードを他人に教えない。
●パスワードは定期的に変更する。

70

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備

知人からの業務メールを装う

添付ファイルを開封してしまい、
ウイルス感染する

次のようなメールは「要注意」として、従業員へ周知しておきましょう。
◦一見正しいメールだが、送信相手に心当たりがない◦以前受信したメールとまったく同じ内容のものが複数送られてくる◦通常の業務連絡だが雰囲気が違う◦日本語の使い方がおかしい◦業務連絡なのに、フリーメールアドレ
スから送られてきた◦送信元に心当たりがないのに、「先日は…」など知り合いのような内容

3.5.6 外部委託の方法を決める社）
は、委託先だけではなく、
再委託先、
再々

委託先・再委託先にも安全管理措置が必要

委託先までも含めて、自社の安全管理措置と同等の対策が委託先で実施されるよう、

最近では、給与業務や社会保障などの業委託先を監督することが義務づけられてい務を、外部の業者に委託する事業者も増えます。また、再委託、再々委託については、ています。

委託元の事前の承諾が必要となります。

マイナンバー法では、マイナンバーに関また、委託元が委託先に対して、適切な係した事務の委託や再委託などを可能とし監督を行っていない状況で、その委託先がています。しかし、これまでも委託先から再委託をしたとき、再委託先で情報漏えい

個人情報が漏えいする事件・事故が数多くなどの問題が起きた場合は、委託元がその報告されていることから、安全管理につい責任を負わなければならないこともありまては個人情報保護法に比較しても厳しい内す。そのため、再委託する場合は慎重に対容になっています。

応しなければなりません。

下の図にあるように、委託元の会社（自■委託・再委託には委託元の監督・承諾が必要
委託先の監督義務

自社

安全策の監督A社

委託

安全策の監督B社

再委託

安全策の監督C社

再々委託

間接的な監督義務

再委託の承諾

自社

X社

委託

Y社

再委託

Z社

再々委託

承諾

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備71

委託契約書・特定個人情報取扱いの覚書を準備する
マイナンバーを取り扱う業務を委託する

再委託における条件
漏えい事故・事件等が発生した場合の委
託先の責任
委託契約終了後の特定個人情報の返却ま場合は、委託先を慎重に選び、その後に委たは廃棄

託契約の締結が必要です。委託契約には、従業者に対する監督・教育

次の事項を盛り込むようにしてください。

契約内容の遵守状況について報告を求め◦秘密保持義務る規定

委託先の事業所内からの特定個人情報の下の図は、委託契約書のテンプレートで持出しの禁止す。必要に応じて取扱いルールを詳細に決

特定個人情報の目的外利用の禁止

めた「特定個人情報の取扱いに関する覚書」
も委託先と取り交わします。

■委託契約書の例
委託契約書
本契約書は、株式会社○○○○
下「甲」という）と代表取締役○○○○（以○○○○事務所

代表○○○○ （以下「乙」という）との間で締結された○○○○○○○○○に

赤字の部分を自社に合わせて適宜変更するほか、必要な箇所については
加筆してください。

かかる業務の契約について記したものである。
第１条（委託業務）
甲から乙に対しての委託業務は、以下のとおりとする。
（１）従業員の給与計算業務（２）社会保険及び労働保険関連の手続き代行業務（３）助成金申請代行業務（４）上記に付随する行政機関への届出事務
第２条（委託期間）
委託期間は、○○年○○月○○日から○○年○○月○○日
までの１年間とし、期間満了の１ヵ月前までに甲乙双方から申し出がない限りはそのまま更に１年間延長するものとし、その後も同様とする。
第３条（委託料）
業務期間における委託料は、月額○○○○円（消費税別途）
とする。

72

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備第 1 条：委託業務の内容に応じて変更します。

第４条（契約代金の支払い）

第 4 条：委託料、契約

乙は、毎月前条の代金を甲に請求するものとし、甲は、当請求書の内容を審査の上、翌月末日までに当月分を以下の乙の指定銀行に振り込むものとする。なお、振込みにかかる費
用は甲の負担とする。
銀 行 名：○○○銀行
口座番号：当座預金

代金の支払いについて
は、契約書本文に入れず、覚書などで結ぶことも考えられます。

○○支店○○○○○○

口 座 名：○○○○事務所

代表○○○○

第５条（契約の解除）
甲及び乙は相手方が以下の各号の一に該当した場合は別段の催告を要せず、即時に本契約の全部又は一部を解除することができる。
（1）本契約の各条項の一に違反したとき。
（2）差押・仮差押・仮処分・破産・民事再生・会社更生法手続開始等の申立てがあったとき。
（3）監督官庁より営業停止・取消等の処分を受けたとき。
（4）解散・合併又は営業の全部もしくは重要な部分の譲渡をしたとき。
（5）その他、上記各号の一に準ずる事由があったとき。
第６条（守秘義務）
この業務を通して知り得た情報は、甲乙共に、第三者に無断で知らしめることをしてはならない。
第７条（再委託）
乙は、甲の書面による許諾を得た場合に限り、業務の一部を再委託することができる。
第８条（特定個人情報等の取扱い）
乙は、甲から提供された個人番号及び特定個人情報（以下「特定個人情報等」という）について適切に取扱うものとする。

第 8 条：特定個人情報の取扱いについての詳細は、別途覚書で定めます。

第９条（情報管理）
１．乙は甲に係る特定個人情報等の情報を各種手続業務等において必要な場合を除き、施設外に持出してはならない。
２．乙は甲に係る特定個人情報等を第１条に定める範囲内で利用することができる。
３．乙は甲に係る特定個人情報等を加工または改変してはならない。

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備73

４．乙は乙の従事者に対して情報管理についての教育を１年に１回以上は実施するものとする。

第 9 条の４：教育については、実状に合わせ

５．前各号のほか、必要な事項は別途「特定個人情報等の取扱いに関する覚書」に定める。

て決めればよいと考えられます。

第10条（委託契約終了後の情報の返還・消去）
１．本契約が終了したとき、又は甲からの要求を受けたとき、乙は本業務に関連して甲から提供された書類、図面、各種情報などの一切の情報及びその複写・複製等の全てを速やかに甲へ返還するものとする。
２．乙は委託契約終了にあたって、パソコンその他ネットワーク上における情報は速やかに消去しなければならない。
第11条（定期監査）
１．甲は、乙の許可を得た上、乙に対して定期的に情報管理するかどうかは、会社の方法や体制等について監査を行うものとする。

の実状に合わせて決め

２．前項における監査において、甲は乙に対して情報が漏えます。委託先によるチ

いすることがないような対策を講じるよう指図することができる。乙は、その改善に向けて迅速に対応しなければならない。
第12条（損害賠償）
１．甲は乙が本契約に違反をした場合には、損害賠償を請求することができる。
２．乙の責任により損害が発生した場合には、第３条に定める委託料の限度（○ヵ月分）で損害賠償を行う。
第13条（その他）
本契約に定めがない事項については、その都度、甲乙による話し合いによって決定する。

本契約の成立を証するため、甲乙記名押印のうえ１通を作成し、甲が原本を保管し、乙は写しを保管する。
年

74

第 11 条：監査を実施

月

日

甲

印

乙

印

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備ェックリストへの記入
によって代替することも考えられます。

■特定個人情報等の取扱いに関する覚書の例
特定個人情報等の取扱いに関する覚書
株式会社○○○○う）と代表取締役○○○○（以下「甲」とい○○○○事務所

代表○○○○ （以下「乙」という）が、○○年○月○日付に締結した○○○契約書（以下「原契赤字の部分を自社に合わせて適宜変更するほか、必要な箇所については
加筆してください。

約」という）における特定個人情報等の取扱いに関して、次の通り覚書（以下「本覚書」という）を締結する。
第１条（特定個人情報等の定義）
本覚書における特定個人情報等とは、「行政手続における
特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」に定める個人番号及び特定個人情報をいう。
第２条（特定個人情報等の取扱い）
１．乙は、甲に係る従業員の特定個人情報等を以下の目的に

第２条：委託業務の範囲に応じて、特定個人情報の利用目的を制限おいてのみ利用することができる。

します。委託先との契（1）健康保険・厚生年金保険関係届出事務

約内容によって変更し（2）雇用保険関係届出事務てください。

（3）労働者災害補償保険法関係届出事務（4）国民年金第三号被保険者関係届出事務（5）給与所得・退職所得に係る源泉徴収票作成事務
２．乙は、甲から提供された特定個人情報等を適切に取り扱
わなければならない。
第３条（再委託）
乙は、甲の書面による許諾を得た場合に限り、業務の一部を再委託することができる。

第３条：再委託を禁止
する場合は、「再委託は禁ずる」という表現に置き換えてください。

第４条（持出しの禁止）
乙は、甲に係る従業員の特定個人情報等を第２条第１項に定める目的以外によって乙の施設外に持ち出すことはできない。
第５条（加工及び改変の禁止）
乙は、甲に係る従業員の特定個人情報等を加工または改変をしてはならない。

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備75

第６条（従事者教育）
乙は、乙の従事者に対して特定個人情報等の取扱いについての教育を１年に１回以上は実施しなければならない。

第 6 条：教育について
は、会社の実状に合わせて決めればよいと考えられます。

第７条（秘密保持）
乙は、甲に係る従業員の特定個人情報等について、第三者に無断で知らしめることをしてはならない。
第８条（乙における安全管理措置）
乙は、甲の特定個人情報等を取り扱うにあたって、以下の安全管理措置を講じなければならない。

第 8 条：安全管理措置
は、委託の内容に応じて見直してください。

（1）組織的安全管理措置
定期的に情報漏えい事故対策訓練を実施する。
（2）人的安全管理措置
特定個人情報等についての秘密保持については、就業規則においても明確化し、そのルールを周知する。
（3）物理的安全管理措置
特定個人情報等を取り扱うパソコンは、セキュリティワ
イヤーにより固定し、盗難防止対策を講じる。
（4）技術的安全管理措置
情報システムと外部ネットワークとの接続箇所にファイ

第8条の
（3）
：業務の内
容に応じて、特定個人情報の保管方法、持出し、廃棄方法などを具体的に決めておくといいでしょう。

アウォールを設置し、不正アクセスを遮断する。
第９条（基本方針）
乙は、甲の特定個人情報等を取り扱うにあたって、その取扱いについての基本方針を掲げなければならない。
第10条（原契約終了後の情報の返還・消去）

第 9 条：基本方針については、必須の条項ではありません。委託先と協議して定めればい
いでしょう。

１．原契約が終了したとき、又は甲からの要求を受けたとき、乙は本業務に関連して甲から提供された書類、図面、各種情報などの一切の情報及びその複写・複製等の全てを速やかに甲へ返還するものとする。
２．乙は原契約終了にあたって、パソコンその他ネットワー
ク上における情報は速やかに消去しなければならない。

第10条の2：情報を消去した証拠の書類を提示してもらうことを、詳細に取り決めることもあります。

76

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備第11条（定期監査）

第 11 条：監査につい１．甲は、乙の許可を得た上、乙に対して定期的に情報管理ては会社の実状に合わの方法や体制等について監査を行うものとする。
２．前項における監査において、甲は乙に対して情報が漏えいすることがないような対策を講じるよう指図すること

せ、チェックリストによる提出など、無理のない方法で決めておくといいでしょう。

ができる。乙は、その改善に向けて迅速に対応しなければならない。
３．定期監査は、甲が指定したチェックリストの提出によって代行することができる。
第12条（損害賠償）
１．甲は乙が本覚書に違反をした場合には、損害賠償を請求することができる。
２．乙の責任により損害が発生した場合には、原契約第３条に定める委託料の限度（○ヵ月分）で損害賠償を行う。
第13条（協議事項）
本覚書に定めのない事項及び本覚書の解釈について疑義を生じた場合は、甲乙間で協議の上解決するものとする。

本覚書の成立を証するため、甲乙記名押印のうえ１通を作成し、甲が原本を保管し、乙は写しを保管する。
年

月

日

甲

印

乙

印

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備

77

3.6

取扱規程を
作成する
ステップ

5

いよいよ最終ステップです。これまでのステップで検討をした内容を取扱規程にまとめます。取扱いの基本的な考えは基本方針にまとめ、それぞれ従業員に知らせます。

！
スト
リ
ク
チェッ

内容

参照箇所

□

チェック項目

□基本方針を作りましょう

特定個人情報の適正な取扱いのために、会社の3.6.1
基本となる対応方針を定めます。
（78ページ）□

取扱規程を作りましょう

基本方針に基づいた特定個人情報などの運用方
3.6.2
法を取扱規程にまとめます。
（80ページ）□「基本方針」と「取扱規程」
社内ルールの説明を中心として、従業員のマイ3.6.3
を社内に公開し、全従業員
ナンバー制度への理解を深めます。
（89ページ）の教育を行いましょう

3.6.1 基本方針の作成
マイナンバーの取扱い方針を基本方針にまとめる
これまで対応準備事項として検討してきことにより、取引先などからの信頼を増す
ことにもなります。
基本方針の例を、次ページに掲載します。

た事柄を、マイナンバーの取扱い方針とし

赤字の部分は会社の実状に合わせて、適宜て、基本方針にまとめます。

変更してください。

基本方針は、特定個人情報の保護に関する会社としての考え方を明らかにし、法令遵守、安全管理、問合せ・苦情相談などに関する方針を定めて、代表者が署名します。
なお、基本方針の策定や公表は、マイナンバー法では義務づけられてはいません。
しかし、基本方針によって、従業員などへのマイナンバー取扱いの徹底がしやすくな

78

ります。また、基本方針を社外に公開する

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備■特定個人情報等の取扱いについての基本方針の例
特定個人情報等の取扱いについての基本方針
制定日：平成○○年○○月○○日
改正日：平成○○年○○月○○日
株式会社○○○○

赤字の部分を自社に合わせて適宜変更するほか、必要な箇所については
加筆してください。

株式会社○○○○（以下、「会社」という）は、個人番号
及び特定個人情報（以下「特定個人情報等」という）の適正な取扱いのために、以下のとおり基本方針を定めます。
１．基本的な考え方
会社では、個人番号を含めた関連情報は、如何なる場合であったとしても漏えいしてはならないものと捉えており、厳重なる管理のもとで取り扱わなければならないと考えています。そのため、代表取締役を最高責任者とした責任体制を明確にして運用し、従業員には日常的に教育の機会を与えて運用ルールや情報漏えい対策等についての周知徹底を図っていきます。
２．安全管理措置について会社が取扱う特定個人情報等に関しては、その情報が漏えいすることがないように、別途「特定個人情報等取扱規程」
を定めます。
３．関係法令・ガイドライン等の遵守
会社は、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」及び関連法令、「個人情報の保護に関する法律」、更には個人情報保護委員会が定めた「特３：各社にあった方法
で、個人番号を適正に管理していくことが目的です。もし、ガイド
ラインの運用がそもそ定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者も難しいのであればガ編）」について、その内容を理解した上で遵守します。

イドラインという文言を抜いてしまうことも考えられます。

４．継続的改善会社は、特定個人情報等が適正に取り扱われ保護されるよう、社内規程類を継続的に改善します。

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備79

５．特定個人情報等に関する窓口
会社における特定個人情報等に関する窓口は、以下のとおりとします。
総務部長○○○○

電話番号ＸＸ−ＸＸＸＸ−ＸＸＸＸ（内線ＸＸＸＸ）
電子メール／XXXXXXX@XXXX.co.jp

3.6.2 取扱規程の作成検討した対策を取扱規程にまとめる

る規程をすでに会社で作成している場合は、
特定個人情報取扱規程上からその規程を参照するような記述をしてもいいでしょう。

取扱規程は、事業者での特定個人情報の取扱規程は、経営会議などで承認を得て、取扱いルール全般を定めたものです。これすべての従業員が社内専用のホームページ

まで各節・各項で検討してきた内容を、規などで、いつでも見られるようにします。

程としてまとめます。個人情報保護に関す

また、ルールの改変に合わせ、適宜見直します。

80

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備■特定個人情報等取扱規程の例
特定個人情報等取扱規程
第１条（目的）
この規程は、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下「番号法」という）及び個人情報保護委員会が定める「特定個人情報の適正な取赤字の部分を自社に合わせて適宜変更するほか、必要な箇所については
加筆してください。

扱いに関するガイドライン（事業者編）」（以下「ガイドライン」という）に基づき、株式会社○○○○（以下「会社」という）における個人番号及び特定個人情報（以下「特定個人情報等」という）の取扱いについて定めたものである。
第２条（定義）
この規程における各用語の定義は以下のとおりとする。
（1）個人情報
生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる
氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）をいう。
（2）個人番号
住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう。
（3）特定個人情報
個人番号（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。番号法第７条第１項及び第２項、第８条並びに第51条並びに附則第３条第１項から第３項まで及び第５項を除く。）をその内容に含む個人情報をいう。
（4）個人番号利用事務
行政機関、地方公共団体、独立行政法人等その他の行政事務を処理する者が番号法第９条第１項又は第２項の規定によりその保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索し、及び管理するために必要な限度で個人番号を

第 2 条の（4）：個人番号利用事務は、行政機
関や行政機関から委託を受けた企業等の事務をいいます。

利用して処理する事務をいう。
（5）個人番号利用事務実施者
個人番号利用事務を処理する者及び個人番号利用事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備81

（6）個人番号関係事務
番号法第９条第３項の規定により個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。
（7）個人番号関係事務実施者
個人番号関係事務を処理する者及び個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。

第 2 条の（7）：一般の
企業は「個人番号関係事務」を行う「個人番号関係事務実施者」に（8）通知カード
平成27年10月以降、市区町村から住民票の住所に送付され、なります。

本人の氏名、住所、生年月日、性別、個人番号が記載される紙製のカードをいう。
（9）個人番号カード
氏名、住所、生年月日、性別、個人番号その他政令で定める事項が記載され、本人の写真が表示され、かつ、これらの事項その他総務省令で定める事項（以下「カード記録事項」という。）が電磁的方法（電子的方法、磁気的方法その他の
人の知覚によって認識することができない方法をいう。）により記録されたプラスチック製のICチップ付カードをいう。
第３条（取扱い業務の範囲）
会社が取り扱う特定個人情報等の事務の範囲は、関係法令等によって定める範囲とし、個人番号を収集するにあたり具体的な利用目的を通知する。
第４条（組織体制）
特定個人情報等の取扱いについての組織体制は、以下のとの取扱いついての組織

おりとする。なお、退職や異動等によって担当が変更となっ体制は、3.5.2（63ペた場合には、確実な引継ぎを行い上長等がその状況を確認しージ）の例を参考に作

なければならない。
特定個人情報等の取扱いに関する最高責任者（全体統括）

代表取締役

運用責任者

総務部長

安全管理対策責任者

情報管理室長

○○○○
○○○○
○○○○

事務取扱担当者（従業員関係） 総務課員
（課長が代表責任者となる）
事務取扱担当者（従業員関係以外）

経理課員（課長が代表責任者となる）

第５条（守秘義務）
特定個人情報等を取り扱うすべての者は、徹底した守秘義82

第 4 条：特定個人情報

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備

成してもいいでしょう。

務の中で業務を遂行しなければならない。
第６条（法令等の遵守）
会社は、番号法及びガイドラインを遵守して運用をする。
第７条（責任者の役割）
各責任者の役割は、以下のとおりとする。
特定個人情報等の取扱 運用責任者及び安全管理対策責任者を監督
いに関する最高責任者 し、特定個人情報等の取扱い等についての（全体統括）
すべての最終的な責任を負う
運用責任者

従業員への教育や啓蒙、更には安定的な継続運用のために企画を実施し、管理等を行う役割を担う安全管理対策責任者

システム及び物理的な対策を講じて情報が漏えいすることがないような体制を整える
役割を担う

第８条（情報漏えい対応策）
１．事務取扱担当者は、情報漏えい発生時又はその可能性が疑われる場合には、速やかに各責任者に報告をするとともに漏えいの拡大を阻止するように対策を講じなければならない。
２．運用責任者又は安全管理対策責任者は、情報漏えい発生
時又はその可能性が疑われる場合には、事後に速やかにその事実の調査及び原因を究明して最高責任者に報告をしなければならない。
３．運用責任者は、情報漏えい時には、影響を受ける可能性がある本人への連絡を速やかに行わなければならない。
４．会社は、特定個人情報の漏えい事案が発生した場合は、個人情報保護委員会の定める方法に従い、個人情報保護委員会等に報告をしなければならない。
５．会社は、前項に該当する場合のほか、個人情報の漏えい
又は漏えいの恐れがある場合は、事実関係の調査及び原因の究明等必要な措置を講じた上で、原則として個人情報保護委員会又は主務大臣等へ報告するとともに、事実関係及び再発防止策を速やかに公表するよう努めるものとする。
６．会社は必要に応じて、外部の機関やコンサルティング会
社等より監査を受ける等の対策を講じる。

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備83第９条（特定個人情報ファイル作成の制限）
個人番号を取り扱う者は、法令に基づき行う事務手続きに限って、特定個人情報に関するファイルを作成することができ、これらの場合を除いて特定個人情報ファイルを作成してはならない。
第10条（個人番号の提供の要求）
会社は、個人番号関係事務を行うために、本人又は他の個
人番号関係事務実施者若しくは個人番号利用事務実施者に対して、個人番号の提供を求めることができる。
第11条（第三者提供の停止）
特定個人情報が違法に第三者に提供されていることを知った本人からその提供の停止を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときには、第三者への提供を停止しなければならない。
第12条（取得）
１．事務取扱担当者は、特定個人情報等の提供を受けるにあ

第 12 条：取得のルールは、会社の実状に合たっては、その写しを紙によって受領することができる。

わせた検討の結果を、

ただし、オンライン環境によってその受領の必要性がな

ルールとして規定してい場合には、その限りではない。

ください。

２．事務取扱担当者は、通知カード及び個人番号カードの原本を受領してはならない。
３．事務取扱担当者は、通知カード及び個人番号カードを撮影してはならない。ただし、安全管理対策責任者が特別に認めた機器があれば、その機器によってのみ撮影をすることができる。
４．従業員以外の対象者から特定個人情報等の提供を受ける
場合には、会社所定の用紙（利用目的の通知及び提供同意書）に署名をもらわなければならない。
５．事務取扱担当者は、提出された特定個人情報等の写しを速やかに情報システムに入力し、その写しは速やかにシュレッダーにて裁断処分をしなければならない。
６．事務取扱担当者は、情報システムに入力をした特定個人
情報等の確認のために印刷をしてはならない。
第13条（利用）
１．事務取扱担当者は、情報システムを利用して第３条に定

84

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備

第 13 条：利用のルー
ルは、会社の実状に合わせて決めます。ただし、番号法の特定個人情報の利用制限内でなければいけません。

める事項について申告書や申請書等を作成することができる。
２．前項の申告書や申請書等は、行政機関等への提出分につき印刷をすることができる。
３．情報システムの利用にあたっては、安全管理対策責任者の指示による方法でしか利用することができない。
４．事務取扱担当者は、行政機関への提出及び調査等の場合に限り、以下に定める者の許可を得て施設外（立入り禁止区域外の場所の移動も含む）に持ち出すことができる。
この場合、紙媒体の資料のみ許可し、デジタル媒体による持出しはできない。
（1）従業員に関する特定個人情報等
総務部長（2）従業員以外に関する特定個人情報等
経理部長
５．前項において、オンライン上で申請等を行う場合には、
安全管理対策責任者が定めた手順によって行うことができる。
６．安全管理対策責任者は、行政機関等への申請その他の利用状況につき、事務取扱担当者のパソコン等の機器をモニタリングすることができる。事務取扱担当者は、モニタリングを拒否することはできない。
７．支店や営業所から本社への特定個人情報等の連絡にあたっては、電子メールの場合には会社指定のアドレスを使用すると同時に、添付ファイルがある場合には必ずパス

第13条の7：支店や営業所がない場合は、この条項は不要です。

ワードをつけて送信しなければならない。
８．特定個人情報等の利用にあたっては、如何なる場合であってもＦＡＸによる送受信は行ってはならない。
９．特定個人情報等が記載された書類をその対象者に渡す場
合には、密封式の封筒を用いるものとし、従業員の場合は所属長を通じて手渡し、従業員以外の場合は簡易書留第13条の8：FAX（ファクス）での特定個人情報の送受信は、情報漏えいの元ですので、厳禁にしてください。

によって郵送することを原則とする。
第14条（保存）１．特定個人情報等は、それが記載された書類等に係る関係

第 14 条：書類などの保存期限は、別に「保存書類一覧表」といっ法令に定める期間保存をする。
２．紙媒体の特定個人情報等が記載された資料は、鍵付きのキャビネットに保管する等の方法により管理をする。な
お、この鍵は、総務部長又は経理部長のみが所持するこた台帳を作って、関係者全員がわかるように共有しておくのもいいでしょう。

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備85

とができ、原則として常時施錠し、必要時のみ解錠する。
３．特定個人情報等は、その情報がデジタル情報による場合には、情報システム等の安全管理対策責任者が定めたソフトウェア等によってのみ保存することができ、事務取扱担当者が扱うパソコンやネットワーク上の共有フォル
ダ等に保存してはならない。
第15条（提供）
１．特定個人情報等は、関係法令により必要な場合においてのみ関係行政官庁へ提供することができる。
２．前項の提供にあたっては、簡易書留の利用等の方法により、厳重な管理方法によって提供を行わなければならない。
３．出向者又は転籍者については、改めて通知カード又は個
人番号カードを提示してもらうことにより個人番号を会社に提供してもらわなければならない。

第 15 条の 3：出向受
入者もしくは転籍受入者については、あらためて会社が個人番号を第16条（削除・廃棄）取得します。

１．特定個人情報等は、関係法令により定められた保存期間を超えた場合に削除・廃棄を行うものとする。
２．特定個人情報等の紙媒体の廃棄にあたっては、運送会社による機密文書リサイクルサービス又は同等のサービスを利用するものとし、利用後には「廃棄証明書」などを受領しなければならない。
３．デジタル情報によるデータの削除については、安全管理対策責任者が指示した者によって処理をするものとし、事務取扱担当者が自己の判断によって削除をしてはならない。
４．特定個人情報等を取り扱ったパソコンを処分する場合は、会社が指定する業者により粉砕処理を施さなければならない。この場合、事後に証明書を発行してもらわなければならない。
第17条（収集の制限）
会社は、第３条に定める事務の範囲を超えて特定個人情報等を収集してはならない。

86

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備第16条の2：会社の実状に合わせ変更してください。

第18条（本人確認）

第 18 条：別途本人確

会社は、番号法第16条の定めにより個人番号所有者の番号
確認及び身元確認を行うものとする。この場合、代理人により身元確認等を行う場合には、代理者からの委任状を提示等

認規程や手順書を作成し、それを参照させる
方法もあります。

してもらわなければならない。
第19条（組織的安全管理措置）
会社は、組織的安全管理措置を講じるために以下を実施す

第 19 条：情報セキュ
リティ関連の安全管理る。

措置については、情報（1）情報漏えい等の事案発生時には、昼夜を問わず運用責任

機器や会社の機密情報者及び安全管理対策責任者の携帯電話へ連絡することがの管理などを含めて、別に「情報セキュリテできるようにそれぞれの責任者の携帯電話番号及びメー

ィ管理規程」として具ルアドレスを公開する。

体的にまとめた規程を（2）定期的に情報漏えい事故対策訓練を実施する。

作成しておくのもいいでしょう。

（3）情報システムで特定個人情報ファイルを取り扱う際は、情報システムのアクセスログを記録する。
第20条（人的安全管理措置）
会社は、人的安全管理措置を講じるために以下を実施する。
（1）特定個人情報等の取扱いに関する留意事項等について、従業員に対して定期的な研修を実施する。
（2）特定個人情報等についての秘密保持については、就業規則においても明確化し、そのルールを周知する。
第21条（物理的安全管理措置）
会社は、物理的安全管理措置を講じるために以下を実施する。
（1）安全管理対策責任者が定めた者以外は立ち入ることができないように立入り禁止区域を定める。
（2）特定個人情報等を取り扱うパソコンは、セキュリティワ
イヤーにより固定し、盗難防止対策を講じる。
第22条（技術的安全管理措置）
会社は、技術的安全管理措置を講じるために以下を実施す

第 22 条：システムへのアクセス記録の方法

る。

は、会社のシステムを（1）システムへのアクセスは、アクセスすることができる担確認してください。場

当者を限定し、そのアクセス状況を記録する。

合によっては、台帳を作成し、記録します。

（2）情報システムと外部ネットワークとの接続箇所にファイ
アウォールを設置し、不正アクセスを遮断する。

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備87

（3）情報システムへのログインにあたってのパスワードは、
１ヵ月に１回毎に変更・更新をする。
第23条（特定個人情報等の取扱い委託）
１．会社は特定個人情報等の取扱いについて、外部業者等に委託をすることができる。この場合、役員会による承認を得なければならない。
２．前項における委託先は、組織的・人的・物理的・技術的な安全管理措置が客観的に講じられている企業等でなければ委託をしてはならない。
第24条（特定個人情報等の取扱い再委託）
特定個人情報等の取扱いの再委託は、役員会の承認により再委託することができる。
第25条（事務取扱担当者への監督）
１．総務部長及び経理部長は、事務取扱担当者に対しての管理及び監督をするものとし、運用方法について情報漏えいの可能性がある場合には、是正に向けて指図をしなければならない。
２．前項における監督にあたり、安全管理対策責任者は必要に応じて是正の指図をすることができる。
第26条（苦情や相談等の対応）
特定個人情報等の取扱いについての苦情や相談等の対応は、運用責任者が担当して対応する。
第27条（違反時の対応）
この規程に違反する行為がみられた場合には、就業規則に基づき制裁処分に科すことがある。
第28条（規程の改定）
会社は、この規程の内容を、毎年１回見直しを行い、必要と認める場合には改定を行う。

附則

１．この規程は平成●●年●●月●●日から施行する。
２．平成●●年●●月●●日より本改定版を施行する。

88

第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備第 23 条：委託先からの業務報告、委託先の監査などが必要であれ
ば、ここに規定しておきます。

3.6.3 従業員への情報公開と教育基本方針と取扱規程の公開

きるだけ早めに実施するようにしましょう。
また、個人情報保護委員会のガイドライ

一般的に、基本方針は社外に公開してもンでは、事務取扱担当者や従業員に対して、よい文書ですが、取扱規程は社外には公開

定期的に教育や研修を行うことを求めていしません。

ます。教育は計画して実施しないと、事務

基本方針を公開しない場合は、社内専用

取扱担当者や従業員は日常業務で忙しいののホームページがあれば、そこにマイナン

で、なかなか思うように実施できないもの

バー関係の情報を集約して、掲載するとよです。だからこそ、教育については年間のいでしょう。そのような環境がない場合は、計画を作成し、会社の代表者の承認を得て、基本方針は紙に印刷して、掲示します。ま

全社的に実施するようにしてください。そた、取扱規程はメールに添付して送付するのためには、教育計画を作成すること、教か、印刷して配布します。

育を確実に実施すること、受講者は受講記

どのような方法で公開するとしても、もっとも大切なことは、その内容をすべての録を提出することといった手順を検討するといいでしょう。

従業員がきちんと理解して、それを実践し教育は、マイナンバーに関することだけていくことです。そのためには、従業員にではなく、個人情報保護や情報セキュリテ

対する教育が、とても重要になってきます。

ィに関する内容も併せて行うと、さらに効従業員の教育従業員への教育は、マイナンバーを取り扱う会社組織やルールを知らせるために、果的です。マイナンバーだけを保護して、顧客情報や社内の機密情報の取扱いがおろそかになっては、会社の信用を失墜することになりかねません。

必ず実施してください。また、教育は正社
員だけではなく、パートやアルバイトなども含め、すべての従業員に対して行う必要があります。
マイナンバー制度は平成 28 年に本格運用したばかりの制度です。「マイナンバーって何なのか」、「どんなことに気をつけなければならないか」「会社はマイナンバーをどう扱うのか」など、理解してもらうことがたくさんあります。そのため、初回の教育は、マイナンバーを取り扱う前に、で第3章 新事業者のためのマイナンバー対応準備89Column

マイナンバー業務は弥生製品でバッチリ！
厳重な安全管理が必要なマイナンバーを含む個人情報の取扱いは、弥生製品の「弥生給与」「やよいの給与計算」を使えば大丈夫。マイナンバーのライフサイ
クルに沿った運用にも対応しています。スタートは、「マイナンバーナビ」から。
実務的な手順で案内しているので、迷わず進められます。

ライフサイクルに沿った業務がこなせる「マイナンバーナビ」
取得・収集

保管

マイナンバーナビを表示するには、メニューバーの［ツール］→［マイナンバー］を選択し、［マイナンバーナビ］
をクリックします。まず、「①
マイナンバーを取り扱う担当者を設定する」からスタート
してください。

廃棄・削除
利用・提供

マイナンバー業務は「マイナンバーナビ」からスタート！

者を設定して業務の範囲を割り当てます。

「弥生給与」「やよいの給与計算」には、す。手順などは都度、マイナンバーナビ

マイナンバー管理に必要な作業をまとめから進めれば迷わず行うことができます。

た「マイナンバーナビ」が用意されてい登録したマイナンバーは、「弥生給与」

ます。マイナンバーのライフサイクルになどで対応可能な社会保障や税に関する沿って業務をこなせるように作られてお届出書に印刷できるようになります。

り、安全管理措置にも即しているので安心して作業ができます。

その後は事務取扱担当者がマイナンバーのライフサイクルに沿って業務を進めま

また、定期的な情報セキュリティの監査などのためにマイナンバーの取扱状況

まず最初に、マイナンバーの事務取扱を「履歴」で確認することができます。

担当者を任命する権限を持つ「管理者」を

特定個人情報の取扱いに関する安全管理

設定し、その「管理者」が事務取扱担当

措置として、大変有効な機能です。

アクセス管理機能で、情報漏えいを防止「弥生給与」「やよいの給与計算」を使用する担当者ごとに、ユーザーを設定できます。給与業務全般とユーザーの追加・編集・削除ができる担当者を「管理者」として登録します。その他のユーザーは、給与業務全般とマイナンバー取扱、給与業務全般のみ、勤怠入力
のみといった業務上の権限をそれぞれ割り当てて登録することができます。

マイナンバー収集から、廃棄まで一元管理「マイナンバー管理」画面では、従業員の個人番号登録状況を確認することができます。個人番号の登録が必要な従業員や扶養親族、削除が必要な退職者などが表示されますので、しっかり管理
できます。右上の「従業員と家族の個人番号編集」画面で、従業員ごとに個人番号を登録します。セキュリティ保護のため、詳細画面だけに個人番号が表示されます。権限のある担当者のみが閲覧・編集できる画面です。

規程等に基づく運用にも対応

動画でもチェック！

「マイナンバー取り扱い
履歴」画面には、マイナンバーを扱った操作がすべて記録されています。
いつ、（どんな権限の）誰が、どのような操作をしたのかが一目瞭然です。
履歴を見れば、必要なときにいつでも運用状況が確認できるので安心です。

弥生チャンネル

www.yayoi-kk.co.jp/yayoi_ch

弥生チャンネルの「スタートアップガイド」では、「マイナンバーナビ」などの使い方を動画でわかりやすく解説しています。上記 URL へアクセスし、「弥生給与・やよいの給与計算」のカテゴリにある「マイナンバー」から順にご覧ください。

索引
あ行

P.62、81

取扱区域

P.67

な行

委託契約書

P.72

日本年金機構一般事務区域P.67

年末調整

医療等分野の識別子

P.10

か行

P.42
P.32、48は行

廃棄・削除

P.25、51

P.67
P.23、61

バックアップ

P.58

罰則規定

P.18

基本3情報

P.13

番号確認

P.55

基本４情報

P.14
P.62、78

番号法

P.8

管理区域
技術的安全管理措置

基本方針
給与支払報告書

P.21

標的型メール

P.70
P.23、61

物理的安全管理措置

給与所得者の扶養控除等（異動）申告書

不動産の使用料等の支払調書

P.38

給与所得の源泉徴収票

報酬、料金、契約書及び賞金の支払調書

P.38

法人住民税及び法人事業税の申告書

P.21

P.33
P.20、34

給与所得の源泉徴収票等のP.39

法人税の申告書

公的年金等の源泉徴収票

P.20

法人番号

個人事業の開業・廃業等届出書

P.37

法定調書

個人情報保護委員会

P.17

保管

個人情報保護法

P.18

本人確認

雇用保険被保険者資格取得・喪失届

P.41

法定調書合計表

さ行

P.21
P.8、12
P.21
P.25、51P.25、53、55

ま行

マイナポータル

事務取扱責任者

P.45

マイナンバー

P.11
P.8、12

事務取扱担当者

P.45

マイナンバーカード

P.14、55

収集

P.53

マイナンバー取得記録

P.54

マイナンバー法

P.8

身元確認

P.55

住民票コード
取得・収集

P.9
P.25、51

取得の制限

P.52

情報漏えい

P.66
P.21、36

所得税の確定申告書
人的安全管理措置
組織的安全管理措置

P.23、61
P.23、61

た行

退職所得の源泉徴収票

P.20、35

地方公共団体情報システム機構

P.8
P.14、56

通知カード

90

取扱規程

特定個人情報P.18

特定個人情報管理台帳

P.49

特定個人情報等の取扱いに関する覚書

P.75

よくわかる 事業者のためのマイナンバーガイド

ら行

ライフサイクル
利用・提供

P.25、51P.25、51

利用目的

P.25

監修者

宮田享子

（みやたきょうこ）
社会保険労務士
産業カウンセラー
みやた社労士事務所所長
株式会社ルートウェル
所属講師

社労士法人・税理士法人等で実務経験を積
み、平成 22 年独立開業。労務相談の他、講師業・メンタルヘルス対策に力を入れている。これまで2,000人超を対象に社会保険手続や給与計算等の講義を行ってきた。
難しい用語を使わずイラストを用いたわか
りやすい説明には定評がある。事務所 HP
http://kyk-miyata.com

2016年10月7日 初版発行

監修

宮田享子

発行

弥生株式会社〒101-0021 東京都千代田区外神田4-14-1
秋葉原UDX 21F

編集・制作 株式会社 KADOKAWA
アスキー・メディアワークス事業局〒102-8584 東京都千代田区富士見1-8-19Ⓒ 2016 Yayoi Co., Ltd.

装丁／デザイン GT BROS
本文イラスト

中山ゆかり

校正

酒井正樹

制作協力

弥生のスモールビジネス
応援プロジェクトチーム

その他、記載の規格名および商品名は、各社の商標ま執筆

佐藤キヨヲ 斉藤茂雄

たは登録商標です。本書では、™、Ⓡ、Ⓒマークは省

編集

西上範生

弥生は弥生株式会社の登録商標です。

略しています。
本書は 2016 年 9 月現在編集部で確認した法制・情報をもとに制作しています。法制などが変更される場合もありますので、ご了承ください。また、解説中の操作手順やその結果、紹介している製品やサービス内容
について、事前のお知らせなしに変更されることがあります。あらかじめご了承ください。

弥生コンシェルジュキャラクターの著作権は弥生株式会社に帰属します。
本書は法令に定めのある場合を除き、複製・複写することはできません。また、本書のスキャン、電子データ化等の無断複製は、著作権法上での例外を除き、禁じられています。
代行業者等の第三者に依頼して本書のスキャン、電子データ化等を行うこと
は、私的使用の目的であっても認められておらず、著作権法に違反します。