令和6年1月14日（日）日病薬病院薬学認定薬剤師研修支援システムに関する説明会(ライブ)Q&A【その2】■ 受講管理に関すること
質問番号
Q１

Q2

質問事項
受講者管理で受講者本人と研修会実施機関が出席登録をするシステムの意図が知りたいです。どのような場合は本人で、どのような場合が研修会が実施した方が良いとかがあれば教えてください。

「受講者本人が出席登録」「研修機関が出席登録」の実施機関側、受講者の操作の違い（簡便性・メリットデメリット）を教えてください。特に受講者（会員への）へ日病薬側から周知する予定はありますか？また、他プロバイダーの単位と重複を避けるためには、参加者に希望単位を聴取し、重複の場合はHOPESSでは出席承認をしないという対応が正しいでしょうか？

回答番号

回答

A1

受講者本人が出席管理を行うシステムは、研修会実施機関のログデータ作成の負担軽減を考えたものです。研修会ごとに選択が可能ですので、ご都合に合わせて受講管理の選択をしていただきますと幸いです。

A2

受講者本人が出席登録をする場合は、研修会開始と開催後に受講者に出席登録をしていただき、研修会実施機関が承認を行います。研修会実施機関が薬剤師名簿登録番号等の情報を収集する負担は少なくなります。
研修会実施機関が出席登録をする場合は、適切に受講していたと確認できる受講者のみをCSVフォーマットに記載し、研修会申請システムにアップロードすることで単位証明の対象者を一括で承認を行うことが可能です。受講者名簿を作成する点で従来に近い方法と考えますが、薬剤師名簿登録番号を事前に入手してしていただく必要がございます。
また、他プロバイダーの単位と重複のないようご留意いただきますようお願いいたします。
会員へのお知らせについて、近日中にホームページへ掲載する予定としております。

Q3

集合研修の受講者管理について、当日の芳名録に受講者本人が薬剤師名簿登録番号を記載できれば、事前の参加申し込みがなくても単位申請は可能でしょうか？

A3

事前の研修会申し込みがなくても、単位申請は可能です。ただし、令和6年4月以降に開催する研修会から、研修単位シールを廃止し、HOPESSのマイページで研修履歴等の管理を行うようになります。日本
病院薬剤師会の会員管理システムと同じアカウント使用いたしますので、研修会開催前までに、会員管理システム会員マイページの情報の確認、更新を行っていただくように受講者に案内をお願いいたします。
研修会実施機関が出席登録をする場合は、当日に薬剤師名簿登録番号を収集し、期日までにCSVフォーマットを作成し、研修会申請システムにアップロードすることで出席登録が可能です。

Q4

集合研修の場合でも開催前に薬剤師名簿登録番号を入手が必要とのことでしたが、学術大会当日に受付で薬剤師名簿登録番号の申し出があった場合はどのように対応すればよろしいでしょうか。

A4

上記の回答の通りです。

Q５

集合研修の際に薬剤師名簿登録番号を事前に把握するとのことですが、当日キーワードと同時に把握するという形ではだめでしょうか？

A5

受講者本人が出席登録を行う方法を行う場合は、キーワード提示時点で受講者はシステム上で対応を行うことになるため、その時点で会員管理システムに登録が行われている必要がございます。
研修会実施機関が出席登録を行う方法を行う場合は当日に必要な情報を収集をすることが可能です。

Q６

現地開催で当日、薬剤師名簿登録番号、氏名、キーワードなどを開催者が収集し、それをデータ化し実施機関に提出し後日、実施機関がアップロードしても大丈夫でしょうか？

A6

研修会実施機関がCSVで出席登録を行う場合は、当日に必要な情報を収集し、後日CSVフォーマットをアップロードすることは可能です。

Q７

現地での申請も薬剤師名簿登録番号が必要とありますが、開催者側で後日など、免許者番号と紐づけることは可能でしょうか？（その場で分からないなどもあるかと思いますので）

A7

上記の回答の通りです。

Q８

集合研修で実施機関が出席登録する場合、薬剤師名簿登録番号は当日の会場で入手する運用でも問題ないでしょうか？

A8

上記の回答の通りです。

Q９

集合研修において、研修会実施機関が出席登録を行う場合、「受講者の薬剤師名簿登録番号を事前に入手する必要がある」とのことでしたが、研修会開催前に実施機関が出席登録を行う必要があるのでしょうか。研修会開催後に出席登録を行うという手順であれば、会場で薬剤師名簿登録番号等を確認し、研修会終了後に出席登録を行うことも可能かと思うのですが、いかがでしょうか。

A9

上記の回答の通りです。

質問番号

質問事項

Q１０

そもそも会員名簿にも影響する部分ではありますが、薬剤師名簿（免許）番号を誤って登録されている会員が一定数存在するかと思います。今回のHOPESSと日病薬の会員名簿とのデータの照合は、日病薬の会員番号なのか、薬剤師名簿番号なのか、あるいはそれらの組み合わせ等なのでしょうか？

回答番号

回答

A10

薬剤師名簿登録番号で照合を行う仕様となっております。研修会実施機関が出席登録及び出席承認を行う方法を選択した場合に、CSVフォーマットに薬剤師名簿登録番号への記載が必須になりますが、日本病院薬剤師会の会員管理システム会員マイページ内の薬剤師名簿登録番号が正しく登録されていな
いと、CSVフォーマット上でエラーが表示されます。この場合には、お手数ですが、該当者に連絡を取っていただき、会員管理システム会員マイページ内の薬剤師名簿登録番号を正しいものに更新していただ
けますようご案内をお願いいたします。

Q１１

受講確認のキーワード設定は、これまで申請時には不要でしたが、新システムでは事前（申請時）の設定が必須になるのでしょうか。それともキーワード設定は任意項目でしょうか。

A11

受講者管理のキーワードにつきましては、申請時に登録がない場合でも、単位申請を受け付けます。また、受講者管理の項目(キーワード・レポート・確認テスト)につきましては、審査中や承認後も研修会実施機関のタイミングで入力や変更が可能となっております。なお、受講者本人が出席登録を行う場合(出席登録URLを使用される際)には、受講者管理の項目の登録をしていないと承認後も表示がされませんので、ご注意ください。なお、受講者管理の項目の研修会開催後の入力や変更はできませんので、開催前までにご対応をお願いいたします。

Q１２

会員管理システムに事前に薬剤師名簿登録番号が入力できていない（新人含む）、または間違った状態で登録されていても、受講のアップロード期限がないので、事後対応可能との理解であっておりますでしょうか？それとも、会員管理システムが研修会開催日以前に登録できていないと単位付与不可なのでしょうか？

A12

後日、研修会実施機関が追加でCSVフォーマットをアップロードしていただいて問題ございません。

Q１３

6月に新卒薬剤師を対象とした研修会を予定しております。
6月だと、薬剤師名簿登録番号が発行されていないかと思いますが、単位発行はどうなりますか。

A13

システム上、出席承認は開催日から30日以内、実施報告は開催日から４０日以内といたします。しかし、４月～6月に開催される研修会に限り、新卒の方を考慮し、出席承認と実施報告の対応期限を事務局管理側より延長することにいたします。発行が行われた時点で研修会実施機関でCSVフォーマットのアップロードをお願いいたします。なお、薬剤師名簿登録番号が発行されても、会員管理システムに登録が完了していない場合はCSVフォーマットをアップロードしてもエラーが出ることがありますので、ご留意をお願いいたします。

Q１４

今回のシステムでは、日病薬の会員以外はHOPESSが利用できない使用かと思います。例年４月には多くの新卒者（新入職者）などで日病薬への入会申請中（承認前）の人が出ますが、そのような人は研修会を受講したい場合は、どのようにしたらよろしいでしょうか。

A14

上記の回答の通りです。

Q１５

受講者本人が出席登録をする場合、研修会前に出席登録をし、実際に受講後、キーワード等の回答をするのか、事前登録は必要なく、実際に受講した場合のみ、出席登録およびキーワード等の回答をすればよいでしょうか？

A15

後者となります。研修会に参加した方の受講管理をするために出席登録およびキーワード等の回答をしていただくことになります。

Q１６

他プロバイダーと日病薬の件で質問です。現地開催の場合、他プロバイダーは別のシステムで日病薬は出席者が登録とした場合は2重申請の判断が付かないように思うのですが、どうすればよいのでしょうか？

A16

受講者本人が出席登録をする場合は、研修会実施機関がその受講者の受講状況を確認した上で、最終的な単位証明者をご判断いただくこととなります。
したがいまして研修会実施機関で他プロバイダーと重複して単位を配布することがないようにご確認をいただきますようお願いいたします。

Q１７

他プロバイダーの単位申請と重複していないことを確認する必要性があると認識しています。どのように重複を確認するのでしょうか、確認する方法が作られているのでしょうか、もしくは重複を確認しなくていいのでしょうか。または、すべて実施機関の責任で、データのすり合わせを行う必要性があるのでしょうか

A17

上記の回答の通りです。

Q１８

受講者本人が出席登録を行う場合、集合研修会場に来ていなくても、ログインできてしまいますか。
キーワードのみ後から出席者に聞いて申請できてしまうのでしょうか。遅刻してきた場合などの確認は会場の受付で判断しますか。

A18

出席登録URLを研修会前に出席予定者に公開している場合は、そのURLよりログインすることができ、キーワードを把握していれば出席登録が可能です。遅刻等の確認も含めて、研修会実施機関におかれましては不正に対する対策をお願いいたします。

Q１９

研修機関が予め受講管理方法（確認テスト・研修レポート・キーワード）に基づき、受講者の回答状況を確認し、出席登録・出席承認を行いたい場合のシステム上での選択方法がわからないです。

A19

出席管理画面より、確認が可能です。出席管理画面より、該当の研修会を検索します。出席状況が表示されるため画面上の「詳細」をクリックして１人１人の状況を確認して承認していただくか、CSVフォーマッ
トをダウンロードして状況を確認し、承認する方のみのCSVフォーマットをアップロードし一括で承認も可能となっております。

Q２０

受講者登録を受講者本人がした場合、研修会実施でも登録状況を確認することは可能でしょうか。

A20

出席管理画面で可能となります。受講者自身が出席登録をする場合でも、研修会実施機関が状況を確認し承認をした方のみが単位証明者となります。

回答

質問番号

質問事項

回答番号

Q２１

以下の運用は可能でしょうか（事前に参加者が会員管理システムへの必要事項の入力が前提）。
「現地で研修会を開催する場合、実施機関は会場で出席登録URLを案内し、参加者は研修会終了後、期日までに出席登録URLにログインおよび設定した受講者管理方法（レポート等）を登録する。実施機関
は芳名帳（受講者本人登録のため、現地での薬剤師名簿番号の記載は不要とし、氏名および所属）と出席管理一覧を照合し、出席承認ボタンから出席承認を行う。」

A21

受講者本人が出席登録をする場合は、研修会開始と開催後の２回ログインが必要となります。
それ以外の事項につきましては、お考えの通りの運用は可能となっております。

Q２２

CSVでの承認アップロードについて、「承認しない人をリストから抜く」という作業もそれなりに大変なので、フォーマットに「承認」という欄を設けていただき、該当の人には「○」等を選択できるようにしてはどうでしょうか。そうすれば、後から承認になる人を、過去のリストから探し出し、「行挿入」するよりもかなり楽になるかと思います。

A22

現在の仕様では、CSVフォーマットに承認状況の項目があり、「承認」と記載した方が単位証明の対象となります。「未承認」や記入なしの場合は、受講者のマイページに単位が反映されません。
よって、研修会参加者のリストを１つ作成し、承認状況を変更することで出席承認が可能です。

Q２３

実施機関、受講者の基本的な流れ（企画、受講、登録）の図式化をご検討いただけると幸いです。

A23

研修会申請の流れにつきましては、後日となりますが「日病薬病院薬学認定薬剤師認定制度規程細則別添２関連資料」を改訂したものを掲載させていただく予定です。

■ CSVフォーマットに関すること

質問番号

質問事項

回答番号

回答

Q24

事務局が参加登録、承認する場合は単位受講要件を満たす会員のCSVをアップロードするかと思いますが、必須項目は研修会番号、薬剤師名簿登録番号の順に作成した2列のCSVで良いでしょうか？
また、現地参加者とWEB参加者を事務局がデータ結合しアップロードすれば良いでしょうか？

A24

CSVフォーマットに沿った内容を記載をお願いいたします。フォーマットは、HOPESS研修会申請システ
ムの受講管理ページからダウンロードが可能です。合わせてホームページ上でも公開いたします。
また、集合研修とWEB研修会(ハイブリッド研修)のデータを合わせて、１ファイルとしてアップロードいただいて問題ございません。

Q25

実施機関が出席登録を行う場合、適切な受講確認を実施機関で行うことを前提に、極端にいえば、必要な手続きは、集合研修・Web研修に関わらず薬剤師名簿登録番号と研修会番号を載せたCSVファイルをアップロードすることで手続きは終了するという解釈で合っていますでしょうか。

A25

上記の回答の通りです。

Q26

実施機関が参加登録する場合においてアップロードするCSVフォーマットを可能な限り早く教えて頂きたいです。時期が分かれば周知をお願いします。

A26

上記の回答の通りです。

Q27

研修会実施機関が出席登録を行う場合、単位認定者の薬剤師名簿登録番号が一致しない場合、不一致者のエラーリストのようなものは出るのでしょうか？

A27

CSVフォーマットをアップロードした後に再度ダウンロードすると、CSVフォーマット上にエラーメッセージが表示されます。また、CSVフォーマットのうちエラーがあったもののみ登録ができていない状況となります。エラー箇所がわかりましたらデータの更新を行い、アップロードをお願いいたします。

Q28

研修会実施機関が、CSVでまとめて出席承認をするケースで、エラーとなる方がいた場合には、その方のみが出席承認されず、他の方は出席承認されるのでしょうか？それともその時にアップロードしたものすべてが無効になるのでしょうか？

A28

上記の回答の通りです。

Q29

研修会実施機関が出席登録をCSVで行う場合のキーは薬剤師名簿登録番号という認識でよいか？研
修期間側が入手した薬剤師名簿登録番号に誤入力など間違いがあった場合、CSVアップロードしたときはどのような反応となるか？

A29

上記の回答の通りです。

Q30

指定様式でCSVファイルをアップロードした場合、不適切な値（会員番号の全角半角混在、桁数不足）が含まれている場合は、対象レコードのみがエラー通知される？または、全レコードが通知、もしくは分からないでしょうか。

A30

上記の回答の通りです。

Q31

出席管理でCSVファイルをダウンロードし、承認を満たした受講者のみのCSVファイルをアップし「CSV一括出席登録」を実施すると、『出席承認が失敗しました。ヘッダー名を確認してください』とエラー表示されます。対応はどうしたらいいのでしょうか。

A31

上記の回答の通りです。