独立行政法人農林水産消費安全技術センター法人文書管理規則
制

定

平成２３年４月

１日付け２２消技第３８５７号

平成２４年３月１５日付け２３消技第３５５７号
平成２７年３月３１日付け２６消技第３６８６号
平成２８年３月３１日付け２７消技第３６６０号
平成３０年４月

１日付け２９消技第３１２９号

令和２年７月２９日付け

２消技第

８８７号

令和

３年４月

１日付け

２消技第３０８４号

令和４年３月３０日付け

３消技第２８３０号

令和

５年３月３０日付け

４消技第２８７０号

最終改正 令和６年３月２８日付け

５消技第３６０８号

目次
第１章

総則（第１条・第２条）

第２章

管理体制（第３条～第８条）

第３章作成（第９条・第１０条）

第４章

整理（第１１条～第１３条）

第５章

保存（第１４条・第１５条）

第６章

法人文書ファイル管理簿（第１６条・第１７条）

第７章

保存期間の延長、移管、廃棄（第１８条～第２０条）

第８章

点検・監査及び管理状況の報告等（第２１条～第２３条）

第９章

法人文書管理に係る会議（第２４条）

第１０章

研修（第２５条・第２６条）

第１１章

補則（第２７条・第２８条）

第１章

総則

（目的）
第１条

この規則は、公文書等の管理に関する法律(平成 21 年法律第 66 号。以下「法」という。）第１３条第１項の規定に基づき、独立行政法人農林水産消費安全技術センター(以下「センター」という。）における法人文書の管理について必要な事項を定めることを目的とする。
（定義）第２条

この規則において、次の各号に掲げる用語の定義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
一

法人文書センターの役員又は職員（以下「役職員」という。）が、職務上作成し又は取得した文書(図面及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては識別できない方式で作られた記録をいう。）を含む。以下同じ。）であって、センターの役職員が組織的に用いるものとして、センターが保有しているものをいう。
-1-ただし、法第２条第５項各号に掲げるものを除く。
二

法人文書ファイル等センターにおける能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する法人文書（保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。）を一の集合物にまとめたもの（以下「法人文書ファイル」という。）及び単独で管理している法人文書をいう。
三

法人文書ファイル管理簿

センターにおける法人文書ファイル等の管理を適切に行うために、法人文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。
四

歴史的緊急事態

国家・社会として記録を共有すべき歴史的に重要な政策事項であって、社会的な影響が大きく政府全体として対応し、その教訓が将来に生かされるよ
うなもののうち、国民の生命、身体、財産に大規模かつ重大な被害が生じ、又は生じるおそれがある緊急事態をいう。
第２章

管理体制

（総括文書管理者）
第３条

センターに総括文書管理者１名を置く。

２

総括文書管理者は、理事（総合調整担当）をもって充てる。

３

総括文書管理者は、次に掲げる事務を行う。

（１）法人文書ファイル管理簿及び法人文書ファイル移管・廃棄簿の調製（２）法人文書の管理に関する内閣府との調整及び必要な改善措置の実施（３）法人文書の管理に関する研修の実施（４）組織の新設・改正・廃止に伴う必要な措置（５）法人文書ファイル保存要領その他この規則の施行に必要な要領等の整備（６）その他法人文書の管理に関する事務の総括（副総括文書管理者）
第４条

センターに副総括文書管理者１名を置く。

２

副総括文書管理者は、総務部長をもって充てる。

３

副総括文書管理者は、前条第３項各号に掲げる事務について総括文書管理者を補佐する。
（文書管理者）第５条
２

センターに、所掌事務に関する文書管理の実施責任者として、文書管理者を置く。

文書管理者は、その管理する法人文書について次に掲げる事務を行う。

（１）保存（２）保存期間が満了したときの措置の設定（３）法人文書ファイル管理簿への記載（４）移管又は廃棄（法人文書ファイル移管・廃棄簿への記載を含む。）等（５）管理状況の点検等-2-

（６）法人文書の作成、標準文書保存期間基準(以下、「保存期間表」という。）の作成等による法人文書の整理その他法人文書の管理に関する職員の指導等（文書管理担当者）
第６条

センターに文書管理担当者を置く。

(監査責任者）第７条

センターに監査責任者１名を置く。

２

監査責任者は、業務監査室長をもって充てる。

３

監査責任者は、法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。
（役職員の責務）

第８条

役職員は、法の趣旨にのっとり、関連する法令及び規則等並びに総括文書管理者

及び文書管理者の指示に従い、法人文書を適正に管理しなければならない。
第３章

作成（文書主義の原則）
第９条

職員は、文書管理者の指示に従い、法第１１条の規定に基づき、法第１条の目的の達成に資するため、センターにおける経緯も含めた意思決定に至る過程並びにセンターの事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。
２

別表に掲げられた業務に関する法人文書については、当該業務の経緯に応じ、同表の法人文書の類型を参酌して、文書を作成するものとする。

３

第１項の規定に基づき、センター内部の打合せやセンター外部の者との折衝等を含め、別表に掲げる事項に関する業務に係る政策立案や事務及び事業の実施の方針等に影響を及ぼす打合せ等（以下「打合せ等」という。)の記録については、文書を作成するものとする。
（適切・効率的な文書作成）

第１０条

文書の作成に当たっては、文書の正確性を確保するため、その内容について原則として複数の職員による確認を経た上で、文書管理者が確認するものとする。作成に関し、役員又は部等の長上位の職員から指示があった場合は、その指示を行った者の確認も経るものとする。
２

前項に規定する複数の職員による確認の例外は、次に掲げる場合とする。

（１）打合せに１名しか出席しておらず他の職員が確認できない場合（２）内容が非常に軽微で作成者本人及び文書管理者の確認で足りる場合
３

センターの外部の者との打合せ等の記録の作成に当たっては、センターの出席者による確認を経るとともに、可能な限り、当該打合せ等の相手方（以下「相手方」という。）の発言部分等についても相手方による確認等により、正確性の確保を期するものとする。ただし、相手方の発言部分等について記録を確定し難い場合は、その旨を判別でき-3-

るように記載するものとする。
４

前項に規定する相手方の発言部分等について記録を確定しがたい場合は、次に掲げる場合とする。ただし、相手方の発言内容に確証が持てる場合（ＨＰで閲覧が可能、音声データにより事実確認が可能な場合など）は除く。

（１）明瞭に聞き取れなかった場合（２）聞き取れたがそのまま記録しても明らかに意味が通じない場合（３）修正された内容が事実と異なるため受け入れがたい場合
５

文書の作成に当たっては、常用漢字表（平成２２年内閣告示第２号）、現代仮名遣い（昭和６１年内閣告示第１号）、送り仮名の付け方（昭和４８年内閣告示第２号）及
び外来語の表記(平成３年内閣告示第２号）等により、分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。

６

文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子掲示板等を活用し役職員の利用に供するものとする。
第４章

整理（役職員の整理義務）
第１１条

役職員は、次条及び第１３条の規定に従い、次に掲げる整理を行わなければならない。
（１）作成し、又は取得した法人文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間
及び保存期間の満了する日を設定すること。
（２）相互に密接な関連を有する法人文書を一の集合物（法人文書ファイル）にまとめること。
（３）前号の法人文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
（４）文書を作成・取得した年度の３月から翌年度の８月末までを「文書整理期間」として、この間に、法人文書ファイル管理簿に記載する情報や、法人文書ファイル内に保存する文書の確定を行うなど、法人文書ファイルの内容について、早期かつ確実に確定すること。
（分類・名称）第１２条

法人文書ファイル等は、センターの事務及び事業の性質、内容等に応じて三段階の階層構造に系統的に分類(別表に掲げられた業務に関する法人文書については、同表を参酌して分類）し、分かりやすい名称を付さなければならない。
（保存期間）
第１３条

文書管理者は、別表を踏まえ、保存期間表を定め、これを公表しなければならない。
２

文書管理者は、保存期間表を定め、又は随時改定した場合は、総括文書管理者に報告するものとする。

３

法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合には、別表に定める期間以-4-

上の保存期間を設定することができる。ただし、有期のものについては30年を上限とす
るものとする。
４

第１１条第１号の保存期間の設定については、保存期間表に従い、行うものとする。

５

第１１条第１号の保存期間の設定及び保存期間表においては、法２条第６項の歴史公文書等に該当するとされた法人文書にあっては、１年以上の保存期間を定めるものとする。

６第１１条第１号の保存期間の設定及び保存期間表においては、歴史公文書等に該当しないものであっても、業務が適正かつ効率的に運営され、国民に説明する責務が全うされるよう、意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる法人文書については、原則として１年以上の保存期間を定めるものとする。

７

第１１条第１号の保存期間の設定においては、前２項の規定に該当するものを除き、保存期間を１年未満とすることができる（例えば、次に掲げる類型に該当する文書）。

（１）別途、正本が管理されている法人文書の写し（正本がＦＡＭＩＣ内のほか他機関において別途管理されているものの写しをいう。）（２）定型的・日常的な業務連絡、日程表等（庁舎管理上の連絡事項、行事予定表など、
定型的又は日常的な業務連絡等の一環として共有されるものをいう。）（３）出版物や公表物を編集した文書（新聞記事の切り抜きを作成し、職員間で定期的に供覧に付している場合の当該文書をいう。）（４）センターの所掌事務に関する事実関係の問合せへの応答（５）明白な誤り等の客観的な正確性の観点から利用に適さなくなった文書(日付の誤りや誤字脱字が含まれることのみを理由に修正が行われた場合の修正前の文書、業務上の必要性を誤解して集計した資料等が該当する。)（６）意思決定の途中段階で作成したもので、当該意思決定に与える影響がないものとして、長期間の保存を要しないと判断される文書（７）保存期間表において、保存期間を１年未満と設定することが適当なものとして、業
務単位で具体的に定められた文書
８

新規事業や事前に想定できなかった等の理由により保存期間表で設定されていない法人文書については、1 年未満を設定するとともに、速やかに保存期間表に定めるものとする。

９第１１条第１号の保存期間の設定においては、通常は１年未満の保存期間を設定する類型の法人文書であっても、次の重要又は異例な事項に関する情報を含む場合など、合理的な跡付けや検証に必要となる法人文書については、１年以上の保存期間を設定する
ものとする。

（１）通常は課長補佐級以下の職員で日常的に共有している情報のうち特定の情報について課長以上に報告した場合（２）通常は専決処理される業務のうち特定の案件について本来の決裁者に決裁を求めた
場合
１０

職員が業務に常時利用するものとして継続的に保存すべき法人文書（常用文書）の保存期間については、「常用」とし、次に掲げる文書も、常用文書として管理をするも
のとする。
-5-

（１）常時最新のものに変更される文書（法人文書ファイル管理簿、各種規程等、各種マニュアル、ウェブサイト、職員が電子メールや、SNSで発信等した文書等）（２）長期にわたり（恒常的に）利用する可能性がある文書（各種規程等の過去の内容を蓄積したもの、蓄積型データベース等）（３）先例となるロジに関する文書（会議の配席図・案内図等）
１１

第１１条第１号の保存期間の起算日は、法人文書を作成し、又は取得した日(以下「文書作成取得日」という。）の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただし、文書作成
取得日から１年以内の日であって４月１日以外の日又は文書作成取得日の属する年度の翌々年度の４月１日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
１２

第１１条第３号の保存期間は、法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期

間とする。
１３

第１１条第３号の保存期間の起算日は、法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日(以下「ファイル作成日」という。）の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただし、ファイル作成日から１年以内の日であって４月１日以外の日又はファイル作成日の属する年度の翌々年度の４月１日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
１４

別表の備考一の６に規定する「特定日」が含まれた保存期間が設定された法人文書

ファイル等の場合、起算日は当初「未定」としておき、具体的に保存すべき期間が確定した段階で特定日（＝起算日）を具体的に設定する。また、保存期間満了日についても
当初「未定」としておき、上記起算日が具体的に設定された段階で具体的に設定するも
のとする。
１５

保存期間に「特定日」が含まれない常用する法人文書の保存期間の起算日は、作成

日の翌日など起算日とみなすことが適当な日を起算日として設定し、保存期間満了日は
常用の間は「未定」と設定するものとする。
１６

法人文書ファイル等の作成・取得時点において、事務及び事業が翌年度にまたがるか不明である場合には、起算日を翌年度の４月１日とする。ただし、結果的に翌年度にまたがることとなり、まとめて管理することが法人文書の適切な管理に資すると認めることとなったときに、起算日を翌々年度の４月１日に変更する。
１７

第１３条第７項に規定する保存期間の起算日は、文書作成取得日以降の適当な日を設定し、現に業務に使用することがなくなったときに保存期間が満了する。
１８

第４項、第１１項及び第１２項の規定にかかわらず、文書管理者は、法人文書の適切な管理に資すると認める場合には、法人文書ファイルの保存期間の起算日以後に作成し、又は取得した法人文書であって当該法人文書ファイルに係る事務又は事業に附帯する事務又は事業に関するものについて、保存期間を文書作成取得日から当該法人文書フ
ァイルの保存期間の満了する日までとし、当該法人文書ファイルにまとめることができる。
１９

複数の部署で同じ法人文書を保有する場合、当該法人文書について責任をもって主管する部署が明らかなときは、他の部署においては、その業務の必要性に応じ、主管課よりも短い保存期間を設定することができる。
-6-

第５章

保存

(法人文書ファイル保存要領）
第１４条

総括文書管理者は、法人文書ファイル等の適切な保存に資するよう、法人文書ファイル保存要領(以下、「保存要領」という。）を作成するものとする。
２

保存要領には、次に掲げる事項を記載しなければならない。
（１）紙文書の保存場所・方法（２）電子文書の保存場所・方法（３）紙媒体を電子媒体に変換する場合（４）法人文書ファイル等の分割・統合（５）保存期間が不確定である文書（６）引継手続（７）その他適切な保存を確保するための措置
（保存）

第１５条

文書管理者は、保存要領に従い、法人文書ファイル等について、当該法人文書

ファイル等の保存期間の満了する日までの間、適切に保存しなければならない。ただし、他の文書管理者等に引き継いだ場合は、この限りではない。
２

法人文書については、法令等の定めにより紙媒体での保存が義務付けられている場合、
電子的管理によってかえって業務が非効率となる場合等を除き、電子媒体により体系的に管理することを基本とする。なお、電子媒体で作成する場合、保存期間満了時の措置を移管とするもの、長期に保存するものについては、特段の事情がある場合を除いて、「標準的フォーマット」（表１）で作成すること。
（表１）「標準的フォーマット」
ファイル・フォーマッ

標準的フォーマット

国際標準

文書作成・

PDF/A-1、A-2

ISO 19005

表計算・

PDF1.7

ISO 32000

プレゼンテーション

Word2007 以降

ISO-IEC 29500

Excel2007 以降

ISO-IEC 29500

PowerPoint2007 以降

ISO-IEC 29500

JPEG2000

ISO-IEC 15444

PNG

ISO-IEC 15948

JPEG

ISO-IEC 10918

MP3

ISO-IEC 11172

MPEG2

ISO-IEC 13818

MPEG4

ISO-IEC 14496

ト累計

画像

音声・動画

-7-

第６章

法人文書ファイル管理簿(法人文書ファイル管理簿の調製及び公表）
第１６条

総括文書管理者は、センターの法人文書ファイル管理簿（別記様式第１号）について、公文書等の管理に関する法律施行令（平成２２年政令第２５０号。以下「施行令」という。）第１５条の規定に基づき、法人文書管理システム及び磁気的記録により調製するものとする。
２

法人文書ファイル管理簿は、インターネットで公表するとともに、あらかじめ定めた事務所に備えて一般の閲覧に供さなければならない。

３

法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め、又は変更した場合は、当該事務所の場所を官報で公示しなければならない。
（法人文書ファイル管理簿への記載）

第１７条

文書管理者は、少なくとも毎年度一回、管理する法人文書ファイル等(保存期間が１年以上のものに限る。）の現況について、施行令第１５条第１項各号に掲げる事項
を法人文書ファイル管理簿に記載しなければならない。
２

前項の規定による記載に当たっては、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成１３年法律第１４０号）第５条各号に規定する不開示情報に該当する場合には、当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。

３

文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、独立行政法人国立公文書館（以下、「公文書館」という。）に移管し、又は廃棄した場合は、当該法人文書ファイル等に関する法人文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに、その名称、移管日又は廃棄日等について、総括文書管理者が調製した法人文書ファイル移管・廃棄簿（別記様式第２号）に記載しなければならない。

４

法人文書ファイルが新型コロナウイルス感染症に係る事態への対応に関する法人文書
等の「歴史的緊急事態」に該当する場合は、備考欄に「歴史的緊急事態関係」である旨を記載しなければならない。
第７章

保存期間の延長、移管、廃棄（保存期間が満了したときの措置）
第１８条

文書管理者は、法人文書ファイル等について、別表に基づき、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、法第５条第５項の保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。
２

前項の措置は、法人文書ファイル管理簿への記載により定めるものとし、定める際は総括文書管理者の確認を得るものとする。

３

総括文書管理者は、前項の確認を行う際には、必要に応じ、公文書館の専門的技術的助言を求めることができる。

（保存期間の延長）
第１９条

文書管理者は、施行令第９条第１項に掲げる場合にあっては、同項に定めるところにより、法人文書ファイル等を保存し続けなければならない。
-8-

２

文書管理者は、施行令第９条第２項の規定に基づき、保存期間を延長することができる。

３

保存期間は、法人文書ファイル単位で設定するものであるため、保存期間を延長する
場合には、法人文書ファイル全体の保存期間を延長することを基本とする。ただし、独立した複数の個別の案件に関する法人文書を、便宜上一つにまとめた法人文書ファイルについては、保存期間満了後も保有する必要がある法人文書が明白に区分できる場合、当該法人文書のみの保存期間を延長することも可能とする。

４

前項のただし書のような場合には、保存期間の延長ではなく、法人文書ファイルのう
ち一部の法人文書を複製し、これを別の法人文書ファイルとすることで、当該法人文書について必要な期間保存することもできる。

５

総括文書管理者による廃棄同意後であっても、施行令第９条第１項各号に該当する場
合には、法人文書ファイル等を保存し続けなければならない。また、これに該当しない
場合であっても、保存期間の延長が適当と認める場合には、第２項に基づき、保存し続けるものとする。

６

文書管理者は、第２項の規定により保存期間を延長したときは、延長した期間及び延長の理由を総括文書管理者に報告しなければならない。

７

法人文書ファイル等を公文書館等に移管する際、その全部又は一部の複製を作成し、法人文書として保存することができる。
(移管又は廃棄）第２０条

文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了した法人文書フ

ァイル等について、第１８条第１項により定めた措置に基づき、公文書館に移管し、又は廃棄しなければならない。
２

文書管理者は、前項の規定により、保存期間が満了した法人文書ファイル等を廃棄しようとするときは、あらかじめ、総括文書管理者に協議し、その同意を受けなければならない。この場合において、総括文書管理者の同意が得られないときは、当該文書管理者は、総括文書管理者と協議の上、当該法人文書ファイル等について、新たに保存期間
及び保存期間の満了する日を設定し、又は公文書館に移管するものとする。

３

文書管理者は、保存期間を１年未満とする法人文書ファイル等であって、第１３条第７項各号に該当しないものについて、保存期間が満了し、廃棄しようとするときは、同条第５項、第６項及び第９項に該当しないかを確認した上で、廃棄するものとする。この場合、文書管理者は、あらかじめ定めた一定の期間の中で、本規定に基づき、どのような類型の法人文書ファイル等についていつ廃棄したのかを記録し、当該期間終了後速
やかに一括して公表するものとする。

４

文書管理者は、第１項の規定により移管する法人文書ファイル等に、法第１６条第１項第２号に掲げる場合に該当するものとして公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、総括文書管理者の同意を得た上で、公文書館に意見を提出しなければならない。その場合には、利用制限を行うべき情報が含まれている旨及び行うべき理由について、記載するものとする。なお、利用請求に際し、公文書館からの確認があった場合は、必要な対応を行うものとする。
-9-

５

文書管理者は、廃棄協議の際に必要に応じて、実地調査を行うものとする。
第８章

点検・監査及び管理状況の報告等（点検・監査）第２１条

文書管理者は、自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度一回、点検を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
２

監査責任者は、法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度一回、監査を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。

３

総括文書管理者は、点検又は監査の結果等を踏まえ、法人文書の管理について必要な措置を講じるものとする。
（紛失等への対応）

第２２条

文書管理者は、法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は、

直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
２

総括文書管理者は、前項の規定による報告を受けたときは、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講じるとともに、事案の内容、影響等に応じて、理事長に報告
し、公表等の措置を講じるものとする。

３

前項により報告を受けた総括文書管理者は、速やかに農林水産省に報告をするものとする。
（管理状況の報告等）

第２３条

総括文書管理者は、法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について、毎年度、内閣府に報告するものとする。
第９章

法人文書管理に係る会議（会議の開催）
第２４条

副総括文書管理者は、必要に応じて法人文書の管理等に関する会議を開催し、情報共有を図る。
２

会議は、副総括文書管理者、文書管理者及び文書管理担当者を構成メンバーとし、会議の事務局は総務部総務課に置く。
第１０章

研修

(研修の実施）第２５条

総括文書管理者は、役職員に対し、法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うものとする。また、総括文書管理者は、各役職員が少なくとも毎年度一回、研修を受けられる環境を提供しなければならない。文書管理者は、各役職員の受講状況について、総括文書
管理者に報告しなければならない。
（研修への参加）
第２６条

文書管理者は、総括文書管理者及び公文書館その他の機関が実施する研修に役- 10 -

職員を積極的に参加させなければならない。また、役職員は、適切な時期に研修を受講しなければならない。
２

総括文書管理者は、文書管理者及び文書管理担当者の職に初めて就いた者全てを対象
として職責に応じた資料を配付又は対面方式での研修を、毎年度実施するとともに、新規採用の職員に対して公文書管理の研修を行う。また、e-ラーニング等を活用し、全ての役職員が、職階・職責に応じた必要な研修を受けられるようにするものとする。
第１１章

補則

（特別の定め）
第２７条

法令等の規定により、法人文書の分類、作成、保存、廃棄その他の法人文書の管理に関する事項について特別の定めが設けられている法人文書の取扱いは、当該法令等の定めるところによる。
（細則）
第２８条
附

この規則の施行に関し必要な事項は、別に総括文書管理者が定める。
則１

この規則は、平成２３年４月１日から施行する。

２

独立行政法人農林水産消費安全技術センター法人文書管理規程（平成１９年４月１日
付け１９消技第２２１号）は、廃止する。

３

この規則の施行の際現に存する法人文書ファイル等の分類、名称、保存期間及び保存期間の起算日については、なお従前の例によることができる。
附則（平成２４年３月１５日付け２３消技第３５５７号）

この規則は、平成２４年３月１５日から施行する。
附則（平成２７年３月３１日付け２６消技第３６８６号）

この規則は、平成２７年４月１日から施行する。
附則（平成２８年３月３１日付け２７消技第３６６０号）

この規則は、平成２８年４月１日から施行する。
附則（平成３０年４月１日付け３０消技第３１２９号）

この規則は、平成３０年７月１日から施行する。
附則（令和２年７月２９日付け２消技第８８７号）

この規則は、令和２年８月１日から施行する。
附則（令和３年４月１日付け２消技第３０８４号）

この規則は、令和３年４月１日から施行する。

- 11 -

附則（令和４年３月３０日付け３消技第２８３０号）

この規則は、令和４年４月１日から施行する。
附則（令和５年３月３０日付け４消技第２８７０号）

この規則は、令和５年４月１日から施行する。
附則（令和６年３月２８日付け５消技第３６０８号）

この規則は、令和６年４月１日から施行する。

- 12 -

別表（第１２条、第１３条、第１８条関係）
法人文書の保存期間基準及び保存期間満了時の措置
事

項

業務の区分

当 該業 務に 係る 法人 文 保存期間

保存期間

書の類型

満了時の

具体例

措置
農林水産消費安全技術センターの組織の運営管理に関する決定及び経緯
１

設立又は改廃及び 組織の存立に関 イ
その経緯する重要な経緯

設 立又 は改 廃及 び

２０年

移管

・登記に関する文書

３０年

廃棄・業務方法書財 産的 基礎 に関 する 文書ロ

セ ンタ ーの 業務 運営に関する文書

・年度目標
・事業計画

ハ

イ 及び ロ以 外で 業

１０年

廃棄

務運営に関する文書

・国有財産使用許可
関係文書
・資産に関する文書
・資本金に関する文書

２

特 に 重 要 な 規 程 の (1)立案の検討

立案基礎文書

３０年

廃棄

・業務方針

制定又は改廃及び

・業務計画

その経緯

・理事長指示(2)制定又は改廃 制 定又 は改 廃の ため の

・組織規程

決裁文書

・会計規程
・給与規程等
・理由、新旧対照条
文、参考条文(3)農林水産大臣 農 林水 産大 臣へ の届 出
への届出

３

・届出書

に関する文書

法令の規定に基づ 独立行政法人通 イ

立案基礎文書１０年

廃棄・年度目標指示く農林水産大臣の 則法その他の法・業務方針

認可、承認の求め、 令 の 規 定 に よ る

・理事長指示届出等及びその経 農林水産大臣の ロ
緯

農 林水 産省 独立 行・開催経緯

認 可 、 承 認 の 求 政 法人 評価 有識 者会 議・諮問め、届出等に関す に 意見 提出 のた めの 資・議事概要・議事録

る 立 案 の 検 討 そ 料 とし て提 出さ れた 文・配布資料の他重要な経緯・意見書、農林水産省独立行政法 人評 価有 識者 会議 の
決 定又 は了 解に 至る 過程が記録された文書- 13 -

ハ

認可、承認の求め、 ３０年

届 出等 を行 うた めの 決・業務方法書案

１０年・届出案

裁 文書 及び 提出 され た
文書

ニ
４

業務運営の方針・計 業 務 運 営 の 方 針 イ

・報告案
５年

公表に関する文書

１０年

立案基礎文書

１０年

・財務諸表等

・公表書
廃棄・独立行政法人評価

画 等 の 審 議 及 び 決 ・計画等の審議及委員会の評価に関定又は了解（他の項 び 決 定 又 は 了 解する重要な文書に掲げるものを除 に関する立案の・役員会に関する重

く。）

要な文書

検討その他重要な経緯

ロ

内 部会 議に 検討 の・配布資料

た めの 資料 とし て提 出された文書
ハ決 定又 は了 解の 内・議事概要・要旨容が記録された文書
５

運営費交付金、施設 (1)運営費交付金 運営費交付金、施設費の・決定・了解文書
１０年

廃棄

費 及 び 会 計 検 査 に 等 の 要 求 に 関 す 要求に関する文書※備考二に掲

関する事項（３の項 る重要な経緯

げるものも同に 掲 げ る も の を 除 (2)会計検査に関 イく。）

する重要な経緯会 計検 査院 に提 出

５年

様とする。

又 は送 付し た計 算書 又

・計算書
・証拠書類

は証拠書類
ロ

会 計検 査院 の検 査・意見又は処置要求を 受け た結 果に 関す る文書
農林水産消費安全技術センターにおける役職員の人事に関する事項
６

役 職 員 の 人 事 に 関 (1)任命に関する 人 事に 関す る重 要な 文する事項（１の項か 重要な経緯

３０年

書

廃棄

・職員の命免に関す※備考三に掲 る文書

ら５の項に掲げる

げるものも同 ・退職に関する重要ものを除く。）

様とする。

(2)給与等に関す 給 与等 に関 する 重要 なる重要な経緯

３０年

文書

な事項

・給与に関する重要な文書
・退職手当に関する
重要な文書
・通勤手当認定簿(3)諸手当の認定 役 職員 の諸 手当 の認 定

支 給 要

・住居手当認定簿に関する経緯件を具備・扶養手当認定簿等に関する文書

しなくな- 14 -

る日に係・単身赴任手当認定

る特定日

簿

以後６年

届出に係

・諸手当の認定に必

る要件を

要な届出

具備しな
くなる日
に係る特
定日以後
６年

(4)人事評価の実 イ
施に関する経緯

人 事評 価実 施規 程

３０年

移管

・規程案

の 制定 又は 改正 のた めの文書
ロ

制 定又 は改 正に つ・協議案

いての協議案、回答書そ・回答案の 他の 協議 に関 する 文書

ハ人 事評 価の 実施 に５年

廃棄

・人事評価結果等関する文書(5)役職員の研修 イ

計 画の 立案 に関 す

３年の 実 施 に 関 す る る文書
計画の立案の検討及び職員の研 ロ

計 画を 制定 又は 改・計画案

修 に 関 す る 重 要 廃するための決裁文書・研修実施計画

な経

・実績

緯

ハ

役 職員 の研 修の 実

施 状況 が記 録さ れた 文
書(6)役職員の兼業 役 職員 の兼 業の 許可 の３年の 許 可 に 関 す る 申 請書 及び 当該 申請 書
重要な経緯

・申請書
・承認書

に 対す る許 可に 関す る
文書(7)退職手当の支 退 職手 当の 支給 に関 す 支 給 制 限
給 に 関 す る 重 要 る 決定 の内 容が 記録 さ そ の 他 のな経緯

れ た文 書及 び当 該決 定 支 給 に 関に 至る 過程 が記 録さ れ す る 処 分
た文書

を行うこ

- 15 -

・調書

とができ
る期間又
は５年の
いずれか
長い期間
個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯
７

個 人 又 は 法 人 の 権 (1) 行 政 手 続 法 イ

立 案の 検討 に関 す

１０年

移管

・開催経緯

利 義 務 の 得 喪 及 び （ 平 成 ５ 年 法 律 る審議会等文書

・諮問

その経緯

第８８号）第２条

・議事概要・議事録

第８号ロの審査・配布資料

基準、同号ハの処

・中間答申、最終答

分基準、法第６条

申、中間報告、最終の標準的な期間

報告、建議、提言に関する立案の ロ

立 案の 検討 に関 す・外国・自治体・民検 討 そ の 他 重 要 る文書

間企業の状況調査

な経緯

・関係団体・関係者のヒアリングハ

審査基準、処分基準

・審査基準案を定 める ため の決 裁・処分基準案

ニ

標 準的 な期 間を 定・標準的処理期間案

める

ための決裁文書

文書(2)行政手続法第 許 認可 等を する ため の １ ０ 年
２ 条 第 ３ 号 の 決 裁文 書そ の他 認可 等 （ 国 立 公
許 認 可 等 （ 以 下 に 至る 過程 が記 録さ れ 文 書 館 へ「許認可等」とい た文書の移管のう。）に関する重

措置をと

要な経緯

るべきこ
とを定め
たものに
限る）又
は許認可
等の効力
が消滅す
る日に係
る特定日
以後５年

- 16 -

廃棄

・審査案
・理由

(3)行政手続法第 不 利益 処分 をす るた め

処 分 さ

移管

２ 条 第 ４ 号 の 不 の 決裁 文書 その 他当 該 れ た 日 に

・処分案
・理由

利 益 処 分 （ 以 下 処 分に 至る 過程 が記 録 係 る 特 定「不利益処分」と された文書

日以後５いう。）に関する

年

重要な経緯(4)審査請求に関 イ

審 査請 求書 又は 口 裁決、決廃棄・審査請求書す る 審 議 会 等 に 頭 によ る審 査請 求に お 定その他 ただし、以下 ・録取書
お け る 検 討 そ の け る陳 述の 内容 を録 取 の処分が について移管
他重要な経緯した文書される日 釈やその後の定日以後 政策立案等に

ロ

審議会等文書１０年

大きな影響を ・諮問与える事件に ・議事概要・議事録
関するもの

・配布資料
・答申、建議、意見

ハ

裁決、決定その他の・弁明書処 分を する ため の決 裁・反論書

文 書そ の他 当該 処分 に・意見書至 る過 程が 記録 され た文書
ニ裁決書又は決定書

ホ

独 立行 政法 人等 情・裁決・決定書
５年

・請求書

報 公開 法又 は独 立行 政・補正依頼に関する

法 人等 の保 有す る個 人

決裁文書

情 報の 保護 に関 する 法・決定に関する決裁律 の規 定に よる 開示 又文書

は訂正の請求・補正に関

・通知

する文書

ヘ

情報公開・個人情報・審査請求書保護 審査 会に 関す る

・諮問書

文書

(5)独立行政法人 イ・答申書

訴 訟の 提起 に関 す 訴訟が終

農 林 水 産 消 費 安 る文書

結する日

全技術センターに係る特- 17 -

廃棄・訴状・期日呼出状を当事者とする ロ

訴 訟に おけ る主 張 定日以後

訴 訟 の 提 起 そ の 又は立証に関する文書

・答弁書

１０年

・準備書面

他の訴訟に関す・各種申立書る重要な経緯・口頭弁論
・証人等調書
・書証
ハ判 決書 又は 和解 調

・判決書

書

・和解調書

その他の事項８

栄 典 又 は 表 彰 に 関 栄 典 又 は 表 彰 の 栄 典又 は表 彰の 授与 又
する事項

１０年

廃棄

・選考基準

授 与 又 は は く 奪 は はく 奪の ため の決 裁・選考案の重要な経緯・伝達

文書及び伝達の文書・受章者名簿９

国 会 に お け る 審 議 国会審議 （１の項 国会審議文書等に関する事項

１０年

廃棄・議員への説明から８の項に掲げ・趣旨説明るものを除く。）

・想定問答
・答弁書
・国会審議録10

文 書 の 管 理 等 に 関 文書の管理等

イ

法 人文 書フ ァイ ル

する事項

管 理簿 その 他の 業務 に

常

用

廃棄

・法人文書ファイル
管理簿

常 時利 用す るも のと して 継続 的に 保存 すべ き
文書
ロ

取得した文書、決裁

３０年

・文書原簿

文 書の 管理 を行 うた めの帳簿
ハ法 人文 書フ ァイ ル

２０年

移管

・ 法人文書ファ

イル移管・廃棄簿

等 の移 管又 は廃 棄の 状
況が記録された帳簿
11

法令、閣議その他の 法令、閣議その他 法令、閣議その他の事項

２０年

廃棄

・照会・回答文書

事 項 に 関 す る 関 係 の 事 項 に 関 す る に関する関係機関、地方

・取得文書

機関、地方公共団体 関係機関、地方公 公 共団 体と の協 議又 は・議事概要・議事録と の 協 議 又 は 調 整 共 団 体 と の 協 議 調整に関する文書

・配布資料

に関する事項（１の 又 は 調 整 及 び そ・報告書

項 か ら １ ０ の 項 ま で の経緯に掲げるものを除く。）

備考- 18 -

一

この表における次に掲げる用語の意義は、それぞれ次に定めるとおりとする。

１

立案基礎文書立案の基礎となった業務方針、計画等が記録された文書

２

審議会等文書審議会その他の合議制の機関又は専門的知識を有するもの等を構成員とする懇談会その他の会合（この表において「審議会等」という。）に検討のための資料として提出された文書及び審議会等の議事、答申、建議、報告若しくは意見が記録された文書その他審議会等における決定若しくは了解又はこれらに至る過程が記録された文書
３

決裁文書

独立行政法人農林水産消費安全技術センターの意思決定の権限を有する者が押印、署名又はこれらに類する行為を行うことにより、その内容を農林水産消費安全技術センターの意思として決定し、又は確認した法人文書
４

関係機関協議文書

他の機関（国の機関、独立行政法人等及び国際機関等を含む。）への協議に係る案、当該協議に関する他の機関の質問若しくは意見又はこれらに対する回答が記録された文書その他の当該協議に関する文書
５

国会審議文書

国会における議案の趣旨の説明又は審議の内容が記録された文書、国会において想定される質問に対する回答に関する文書その他の国会審議に関する文書
６特定日

第１３条第１１項の保存期間が確定することとなる日の属する年度の４月１日（当該確定することとなる日から１年以内の日）から１年以内の日であって、４月１日以外の日を特定日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日）
二

運営費交付金及び会計検査に関する事項について、別に保存期間の定めがあるものは、当該定めによる。

三役職員の人事に関する事項について、人事院規則の規定により保存年限の定めがあるものは、人事院規則の規定による。
四

本表の第三欄は、法第４条の趣旨を踏まえ、経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証する観点から重要な法人文書を示しているものであることから、同欄における｢過程が記録された文書｣
は、農林水産消費安全技術センターにおける重要な経緯が記録された文書である。
五

本表各項の第四欄に掲げる保存期間については、それぞれ当該各項の第二欄に掲げる業務を主管する課等に適用するものとする。
六

本表各項の第五欄に掲げる具体例は、法第４条の趣旨を踏まえ、経緯を含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証する観点から作成が必要な法人文書の例を示しているものであって、同欄に記載の文書のみを保存すれば必要十分であることを意味するものではない。
七

本表が適用されない法人文書については、文書管理者は、本表の規定を参酌し、当該文書管理者が所掌する事務

及び事業の性質、内容等に応じた標準文書保存期間基準を定めるものとする。

保存期間満了時の措置の設定基準
１

基本的考え方法第１条の目的において、「国及び独立行政法人等の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等が、健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源として、主権者である国民が主体的に利用し得るものであること」及び「国及び独立行政法人等の保有するその諸活動を
現在及び将来の国民に説明する責務が全うされるようにすること」とされ、法第４条において、経緯を含めた意思決定に至る過程及び事務・事業の実績を合理的に跡付け、検証することができるよう文書を作成しなければならない旨が規定されており、以下の【Ⅰ】～【Ⅳ】のいずれかに該当する文書は、「歴史的資料として重要な公文書その他の文書」に当たり、保存期間満了後には独立行政法人国立公文書館に移管するものとする。

- 19 -

【Ⅰ】国の機関及び独立行政法人等の組織及び機能並びに政策の検討過程、決定、実施及び実績に関する重要な情報が記録された文書【Ⅱ】国民の権利及び義務に関する重要な情報が記録された文書【Ⅲ】国民を取り巻く社会環境、自然環境等に関する重要な情報が記録された文書【Ⅳ】国の歴史、文化、学術、事件等に関する重要な情報が記録された文書《留意事項》○【Ⅰ】の文書について、例えば、次のような重要な情報が記録された文書が対象となる。
・国の機関及び独立行政法人等の設置、統合、廃止、改編の経緯並びに各組織の構造や権限及び機能の根拠に関する情報が記録された文書・経緯も含めた政策の検討過程や決定並びに政策の実施及び実績に関する情報であって、将来までを見据えて政策の理解や見直しの検討に資すると考えられる情報が記録された文書○【Ⅱ】の文書について、例えば、次のような重要な情報が記録された文書が対象となる。
・国民の権利及び義務の法令上の根拠並びに個人及び法人の権利及び義務の得喪に関する基準や指針等の設定に関する経緯も含めた情報が記録された文書
・個別の許認可等のうち公益等の観点から重要と認められるものに関する情報が記録された文書
・国民からの不服申立てや国又は行政機関を当事者とする訴訟の提起等に関する情報のうち、法令の解釈やその後の政策立案等に大きな影響を与えた事件に関する情報が記録された文書○【Ⅲ】の文書について、例えば、次のような重要な情報が記録された文書が対象となる。
・政策の変更や優先順位の設定に影響を与えた社会環境、自然環境等に関する情報が記録された文書・政策が国民に与えた影響や効果、社会状況を示す重要な調査の結果、政府の広報に関する情報が記録された文書○【Ⅳ】の文書について、例えば、次のような重要な情報が記録された文書が対象となる。
・我が国の領土・主権、来歴や、多くの国民の関心事項となる自然災害及び事件等の重大な出来事(国内で起きたものに限らない。）に関する情報が記録された文書
・学術の成果やその顕彰等及び文化、芸術、技術等の功績等のうち重要なものに関する情報が記録された文書
２

具体的な移管・廃棄の判断指針
１の基本的考え方に基づいて、個別の法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置（移管・廃棄）の判断については、以下の（１）に沿って行うものとし、いずれかの基準において移管と判断される場合には移管するものとする。

- 20 -

（１）業務単位での保存期間満了時の措置①

別表に掲げられた業務に係る法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置について

は、別表（用語の意義は、別表の用語の意義による。）の保存期間満了時の措置欄のとおりとする。
②

以下の左欄の事項に係る歴史公文書等の具体例は、右欄のとおりであることから、これらの歴史公文書等を含む法人文書ファイル等を移管することとする。
事

項

国際会議

歴史公文書等の具体例
・国際機関（IMF、ILO、WHO 等）に関する会議又は閣僚が出席した会議等であって、重要な国際的意思決定が行われた会議に関する準備、実施、参加、会議の結果等に関する文書（２）

食品の安全性に関する法人文書

食品の安全性に関する法人文書であって、保存期間が５年以上とされるものについては、
原則として移管するものとする。

（３） 新型コロナウイルス感染症に係る事態への対応に関する法人文書
新型コロナウイルス感染症に係る事態への対応に関する法人文書ファイルの取扱いついては「歴史的緊急事態」に該当するものとして、保存期間満了時の措置は原則として移管するものとする。
（４） （１）及び（３）に記載のない文書（１）から（３）に記載のない文書に関しては、１の基本的考え方に照らして、文書管理者において個別に判断するものとする。
上記に記載のない業務に関しては、１の基本的考え方に照らして、文書管理者において個別に判断するものとする。
注意事項①｢移管｣とされている文書が含まれている法人文書ファイル等は、全て移管することとする。
②｢廃棄｣とされているものであっても、１の基本的考え方に照らして、国家・社会として記録を共有すべき歴史的に重要な政策事項であって、社会的な影響が大きく政府全体として対応し、その教訓が将来にいかされるようなものについては、移管が必要となる。
③

移管については、当該業務を主管する課等の文書管理者において行うものとする。

- 21 -