国立大学法人福島大学法人文書管理規則○国立大学法人福島大学法人文書管理規則
平成２３年３月２９日
改正 平成２４年３月１３日
平成２５年３月７日
平成２５年９月３日
平成２６年９月１６日
平成２８年３月８日
平成２８年３月２２日
平成３１年３月１９日
令和２年３月２５日
令和３年３月２３日
令和４年３月２２日
第１章 総則（目的）
第１条 この規則は、公文書等の管理に関する法律（平成２１年法律第６６号。以下「法」という。）第１３条第１項の規定に基づき、国立大学法人福島大学（以下「本学」という。）における法人文書の管理について必要な事項を定めることを目的とする。
（定義）
第２条 この規則における用語の定義は、次の各号に掲げるとおりとする。
一 「法人文書」とは、本学の役員又は職員が職務上作成し、又は取得した文書（図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。）を含む。以下同じ。）であって、本学の役員又は職員が組織的に用いるものとして、本学が保有しているものをいう。ただし、法第２条第５項各号に掲げるものを除く。
二 「教育・研究関係文書」とは、前号に規定する法人文書のうち教員又は教員組織が主体となって管理するものをいう。
三 「法人文書ファイル等」とは、本学における能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する法人文書（保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。）を一の集合物にまとめたもの（以下「法人文書フ
ァイル」という。）及び単独で管理している法人文書をいう。
四 「法人文書ファイル管理簿」とは、本学における法人文書ファイル等の管理を適切に1/32

国立大学法人福島大学法人文書管理規則行うために、法人文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。
第２章 管理体制（総括文書管理者）
第３条 本学に総括文書管理者１名を置く。
２ 総括文書管理者は、事務局長をもって充てる。
３ 総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。
一

法人文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製

二

法人文書の管理に関する内閣府との調整及び必要な改善措置の実施

三

法人文書の管理に関する研修の実施

四

組織の新設・改正・廃止に伴う必要な措置

五

法人文書ファイル保存要領その他この規則の施行に関し必要な細則の整備

六その他法人文書の管理に関する事務の総括（副総括文書管理者）
第４条 本学に副総括文書管理者１名を置く。
２ 副総括文書管理者は、総務課長をもって充てる。
３ 副総括文書管理者は、前条第３項各号に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。
（文書管理者）
第５条 総括文書管理者は、所掌事務に関する文書管理の実施責任者として、文書管理者を別表第１のとおりに指名する。
２ 前項の規定にかかわらず、総括文書管理者は、教育・研究関係文書の管理について、文書管理者を別表第２のとおりに指名する。
３ 文書管理者は、その管理する法人文書について、次に掲げる事務を行うものとする。
一

保存

二

保存期間が満了したときの措置の設定

三

法人文書ファイル管理簿への記載

四

移管又は廃棄（移管・廃棄簿への記載を含む。）等

五

管理状況の点検等

六

法人文書の作成（第９条から第１１条）、標準文書保存期間基準の作成（第１４条第１項）等による法人文書の整理その他法人文書の管理に関する職員の指導

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国立大学法人福島大学法人文書管理規則（文書管理担当者）
第６条 本学に文書管理担当者を別表第１及び別表第２のとおり置く。
２ 文書管理担当者は、文書管理者を補佐するものとする。
（監査責任者）
第７条 本学に監査責任者１名を置く。
２ 監査責任者は、監査室長をもって充てる。
３ 監査責任者は、法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。
（職員の責務）
第８条 職員は、法の趣旨にのっとり、関連する法令及び本学の規則等並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い、法人文書を適正に管理しなければならない。
第３章 作成（文書主義の原則）
第９条 職員は、文書管理者の指示に従い、法第１１条第１項の規定に基づき、法第１条の目的の達成に資するため、本学における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに本学の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。
（別表第３の業務に係る文書作成）
第１０条 別表第３に掲げられた業務については、当該業務の経緯に応じ、同表の法人文書の類型を参酌して、文書を作成するものとする。
（適切・効率的な文書作成）
第１１条 文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子掲示板等を活用し職員の利用に供するものとする。
２ 文書の作成に当たっては、常用漢字表（昭和２２年内閣告示第２号）、現代仮名遣い（昭和６１年内閣告示第１号）、送り仮名の付け方（昭和４８年内閣告示第２号）及び外来語の表記（平成３年内閣告示第２号）等により、分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。
第４章 整理（職員の整理義務）
第１２条 職員は、次条及び第１４条に従い、次に掲げる整理を行わなければならない。
一

作成又は取得した法人文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。

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二

相互に密接な関連を有する法人文書を一の集合物（法人文書ファイル）にまとめること。
三前号の法人文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
（分類・名称）第１３条 法人文書ファイル等は、本学の事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的（三段階の階層構造）に分類（別表第３に掲げられた業務については、同表を参酌して分類）し、分かりやすい名称を付さなければならない。
（保存期間）
第１４条 文書管理者は、別表第３に基づき、標準文書保存期間基準を定めなければならない。
２ 第１２条第１号に規定する保存期間の設定については、前項に定める標準文書保存期間基準に従い、行うものとする。
３ 本条第１項の基準及び前項の保存期間の設定においては、
法第２条第６項の歴史公文書等に該当するとされた法人文書にあっては、１年以上の保存期間を定めるものとする。
４ 第１２条第１号に規定する保存期間の起算日は、法人文書を作成し、又は取得した日（以下「文書作成取得日」という。）の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただし、文書作成取得日から１年以内の日であって４月１日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
５ 第１２条第３号に規定する保存期間は、法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。
６ 第１２条第３号に規定する保存期間の起算日は、法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日（以下「ファイル作成日」という。）の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただし、ファイル作成日から１年以内の日であって４月１日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
７ 本条第４項及び前項の規定は、文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする法人文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書ファイルについては、適用しない。
第５章 保存（法人文書ファイル保存要領）

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第１５条 総括文書管理者は、法人文書ファイル等の適切な保存に資するよう、法人文書ファイル保存要領（以下「保存要領」という。）を作成するものとする。
２ 保存要領には、次に掲げる事項を記載するものとする。
一

紙文書の保存場所・方法

二

電子文書の保存場所・方法

三

引継手続

四

その他適切な保存を確保するための措置（保存）第１６条 文書管理者は、保存要領に従い、法人文書ファイル等について、当該法人文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間、適切に保存しなければならない。ただし、他の文書管理者等に引き継いだ場合は、この限りでない。
第６章 法人文書ファイル管理簿（法人文書ファイル管理簿の調製及び公表）
第１７条 総括文書管理者は、本学の法人文書ファイル管理簿（様式第１号）について、公文書等の管理に関する法律施行令（平成２２年政令第２５０号。以下「施行令」という。）
第１５条の規定に基づき、調製するものとする。
２ 法人文書ファイル管理簿は、あらかじめ定めた事務所に備えて一般の閲覧に供するとともに、本学のホームページで公表しなければならない。
３ 法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め、又は変更した場合には、当該事務所の場所を官報で公示しなければならない。
（法人文書ファイル管理簿への記載）
第１８条 文書管理者は、少なくとも毎年度１回、管理する法人文書ファイル等（保存期間が１年以上のものに限る。）の現況について、施行令第１５条第１項各号に掲げる事項を法人文書ファイル管理簿に記載しなければならない。
２ 前項の記載に当たっては、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成１３年法律第１４０号。以下「情報公開法」という。）第５条各号に規定する不開示情報に該当する場合には、当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。
３ 文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、独立行政法人国立公文書館等に移管し、又は廃棄した場合は、当該法人文書ファイル等に関する法人文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに、その名称、移管日又は廃棄日等について、総括文書管理者が調製した移管・廃棄簿（様式第２号）に記載しなければならない。

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第７章 移管、廃棄又は保存期間の延長（保存期間が満了したときの措置）第１９条 文書管理者は、法人文書ファイル等について、別表第４に基づき、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。
２ 前条第１項に規定する法人文書ファイル等については、総括文書管理者の同意を得た上で、法人文書ファイル管理簿への記載により、前項の措置を定めるものとする。
３ 総括文書管理者は、前項の同意に当たっては、必要に応じ、独立行政法人国立公文書館の専門的技術的助言を求めることができる。
（移管又は廃棄）第２０条 文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、前条第１項の規定による定めに基づき、独立行政法人国立公文書館に移管し、又は廃棄しなければならない。
２ 文書管理者は、前項の規定により、保存期間が満了した法人文書ファイル等を移管又は廃棄しようとするときは、あらかじめ、総括文書管理者に報告しなければならない。
３ 文書管理者は、第１項の規定により移管する法人文書ファイル等に、法第１６条第１項第２号に掲げる場合に該当するものとして独立行政法人国立公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、総括文書管理者の同意を得た上で、独立行政法人国立公文書館に意見を提出しなければならない。
４ 法人文書を廃棄するに当たっては、廃棄する法人文書の内容に応じた方法で行うものとし、当該法人文書に情報公開法第５条各号に規定する不開示情報が記録されているときは、当該不開示情報が漏えいしないようにしなければならない。
（保存期間の延長）
第２１条 文書管理者は、次の各号に掲げる法人文書ファイル等について保存期間を延長する場合は、当該法人文書ファイル等の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間、当該法人文書ファイル等を保存しなければならない。
この場合において、１の区分に該当する法人文書ファイル等が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間、保存しなければならない。
一

現に監査、検査等の対象となっているもの 当該監査、検査が終了するまでの間

二現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間
三

現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの

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当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して１年間
四情報公開法第４条に規定する開示請求があったもの 情報公開法第９条各項の決定の日の翌日から起算して１年間
２ 文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、その職務の遂行上必要があると認めるときには、総括文書管理者の承認を得て、その必要な限度において、一定の期間を定めて法人文書ファイル等の保存期間を延長することができる。
３ 文書管理者は、前２項の規定により法人文書ファイル等の保存期間を延長した場合は、延長した期間及び理由を総括文書管理者に報告するものとする。
第８章 点検・監査及び管理状況の報告等（点検・監査）第２２条 文書管理者は、自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度１回、点検を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
２ 監査責任者は、法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度１回、監査を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
３ 総括文書管理者は、点検又は監査の結果等を踏まえ、法人文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。
（紛失等への対応）
第２３条 文書管理者は、法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は、直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
２ 総括文書管理者は、前項の報告を受けたときは、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるものとする。
（管理状況の報告等）
第２４条 総括文書管理者は、法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について、毎年度、内閣府に報告するものとする。
第９章 研修（研修の実施）第２５条 総括文書管理者は、職員に対し、法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うものとする。
（研修への参加）
第２６条 文書管理者は、総括文書管理者及び独立行政法人国立公文書館その他の機関が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。

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