特集 あの大学が元気な理由

自身の業務を自身で自動化できる職員を育成

実践例

早稲田大学

13学部20研究科

学生数／47,094人 専任教員数／1,884人

専任職員数／782人

100種近い研修プログラムを職員に提供している早稲田大

も簡単なシステムをつくれるツールが普及し、さらにコロナ禍に学だが、それらのいわゆるＳＤの枠組みとは別に、ＤＸの取り組より業務のオンライン化が進展した。
そこで、職員が自身の業務みの一環として、2022年１月から全職員に向けてオンデマンドのうち定型的な部分を、自分でシステムをつくって電子化・自動コンテンツ「職員自身による業務電子化・自動化トレーニング」

化できれば、学生らステークホルダーにスピード感のあるサービを公開した。同大学では多くの職員業務をシステム化してきたスを提供できると考えた。職員がシステムのつくり方を学ぶためが、「 適用範囲が狭く、システム化するには費用対効果が見合の教材が、同コンテンツというわけだ。

（%）

80

100

＊東京大学大学院教育学研究科 大学経営・政策研究センター「第2回 全国大学事務職員調査」（2021年８月 n＝1983）

高崎商科大学

1学部1研究科

学生数／845人 専任教員数／32人

専任職員数／21人

武庫川女子大学は新任職員に、３年間の長期研修プログラを全学的に高めようと、教育の改善・改革案を全教職員から募

実社会を素材とした学びを提供すべく産学連携教育を積極験”は能力が一気に開花し、身に付く能力も学習より幅広い」

る制度を2015年度から実施している。2017年度に採択され的に行ってきた高崎商科大学。連携先の企業には、若手に責（森本本部長）との考えから、育成の一手段として若手に業務上に力を発揮できる職員を組織的に育成する取り組みとして、たのが同プログラムだ。有志の職員３人が応募し、その後、教任ある仕事を任せて実践的な人材育成を行い、社外の人材とを任せる。主任クラスを人材採用業務に関わらせ、また開学202019年度に開始した。入職間もないうちから業務の専門性を員も含め８人がプロジェクトメンバーとなり、研修内容の詳細を積極的に交流するところがめだつ。学生のみならず職員たちも周年に向けたプロジェクトでは、30代の若手らをタスクフォース高め、教職協働のあり方を探ることにより、その後も主体的に設計し、実現にこぎつけた。

企業のそうした取り組みに刺激を受け、能力開発や育成の手の先導役に指名した。

法に応用している。

「外に出るのも大切な能力開発」と、他大学との人事交流や「いわゆる“学習”は効果が出るまでに時間がかかるが、“経共同研修にも積極的だ。愛知東邦大学とは、１年ごとに職員のプログラムを発案したのも、職員だ。同大学はＦＤ・ＳＤの意識

１年目は大学職員としての基礎知識を15部署の先輩職員から学び、２年目は教員と共にゼミ形式の授業を運営。
３年目の活動では、チームで決めたテーマに沿って研究し、最後に発「新任職員育成制度Rising３」の内容
１年目 ４～12月、全15回の研修 15部署の職員が講師となり、リレー方式表会を実施。2022年２月、１期生として研修を終えた６人に、修了証と記念品が授与された。参加者からは「他部署の業務で自学の取り組みや法人の現状を説明と自身の業務のつながりを横断的に理解できた」「 授業の準備

2年目 前期：新人教員向けの研修講義を視聴には、もっと職員の力を使ってもらう余地があると気づいた」など

後期：授業運営側の立場で共通教育科目「初年次ゼミ」の授業に参画

3年目 グループに分かれ、学内や他大学での調査を含む研究活動を１年かけて行い、成果を発表。
それまでの学びから感じた課題を研究テーマにする

No.304の声が聞かれ、今後の業務に生かすことが期待されている。

新任職員の業務理解が早く、深くなり自身の役割を主体的に考えられるように

多 様 な 経 験の機 会 が職 員の成 長 を 促 進 す る

現状を示すグラフは、成長実感の高い項目順だが、下位になるほど「経験がない」の多さがめだつ。

経験さえすれば半数以上が成長を感じている項目も多いだけに、職員の力を伸ばすには、まずは多様な経験の機会を与えたい。

特に「他大学・機関での勤務経験」者はほとんどが成長を実感しているが、経験者自体が４割弱程

学外交流で刺激を与え、若手を重要業務に抜てき実践例

ム「新任職員育成制度Rising３」を提供している。教育の質向学ぶ職員に育ってほしいとの期待がある。

13

度にとどまる。人員に余裕のない

専任職員数／189人

60

場合は、１週間程度の短期間から専任教員数／470人

40

試してみてはどうだろう。本記事

学生数／10,029人

65.8

で取り上げた高崎商科大学のほ

10学部8研究科

61.4

3.4

か、東京大学では、関係機関への武庫川女子大学

27.1

84.5

20

実践

27.9

8.0

創造的に働く能力開発・育成の4
しくみ

20.1

出向だけでなく、民間企業や私立３年間の長期研修で職員キャリアの素地を養う

4.2
3.0

大学への研修出向も行い、視野の実践例

6.3

25.4

経験の機会を提供する以外に、自力で業務を電子化・自動化できる職員が増加。
よりスマートなサービスの提供が可能に

Forms：申請やアンケートなどの入力・管理フォームを作成するツール
Power Automate：ツール同士を連携させ、自動処理フローを作成するツール

19.3
11.2
1.8
13.5
15.5
学内外のロールモデルとの交流
2.7
2.4
就職後の大学院などの教育機関での学習 4.5 5.9

1.8

職員が定型的に働く

0.5

6.3 15.0

拡大を図っている。

職員の手により、各所で効率化が進んでいる。

32.9

他大学・機関での勤務経験

0

22.1

職員の自助努力にインセンティブ

Forms

約300人の外国人学生の在留資格報告作業を電子化利用し、10以上のシステムを生み出した。スキルを身に付けた40.0

7.1を与える方法もある。同調査によ志願者からの問い合わせを指導教員に転送する作業を自動化

学内プロジェクトへの参加

る「自学は職員の自己啓発を奨励

Forms
Power Automate

26.0

しているか」の問いに対し、「そ大学院入試事前コンタクトる。
トレーニング公開後、およそ３か月間で70人以上が教材を42.3

う思う」「ある程度そう思う」の

要

就職後の学外研修・情報交換会への参加 7.5

就職前の大学・大学院での学習 6.6

0.8
12.2

68.9
28.7

回答は半数以下だった。早稲田大

ＰＣを事務所外に持ち出す際の、管理職への承認請求を自動化

経験がない

43.6

学には、資格取得等の経費を補助

主なツール
Excel Online
Power Automate

在留資格管理概択＞では、各種ツールを用いた申請業務の実践方法が学べ

対象業務
ＰＣ持ち出し管理成長していない17.7

する「学び補助制度」のほか、取原則」「 本人認証の要求レベルと認証方法」などを解説。＜選

あまり成長していない

就職後の関連書籍などでの自学自習 6.3

得資格等を「職員ポートフォリオ」

当者自身が電子化・自動化に取り組む意義」「押印省略の３
担当職員自らが電子化・自動化した業務の例

成長した

日常業務の実施に入力し、キャリア開発に活用で教材は＜必須＞と＜選択＞の２部構成。＜必須＞では、「担とても成長した

きるしくみがある。

わない」業務が多々残っていた。一方で近年、ＩＴに詳しくなくて現状は？

職員が成長実感を得られた経験

派遣、受け入れを交互に行う。期間は１週間程度と短いものの、文化やマネジメントスタイルがまったく異なる大学での業務

学外交流、連携の例
交流内容等

連携先
愛知東邦大学

１週間程度の相互職員派遣、受け入れ

別府大学

共同ＳＤ

愛知みずほ大学

共同Ｉ
Ｒ研修会

面白法人カヤック＊

入試制度の共同開発。自学の人事制度のアドバイス

＊Ｉ
Ｔ系企業。
「サイコロ給」など、社員のアイデアを生かした斬新な人事制度でも有名経験が職員の視野を広げている。
そのほか、別府大学とはオンライン上で共同ＳＤを、愛知みずほ大学とはＩＲの研修会を実施。同じ課題意識を持つ職員同士でグループをつくり、互いの知見を交換し合いながら解決策を話し合っている。

企業連携や他大学との交流で得られた刺激と機会提供で若手職員が改革を主導

No.304 12