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基本方針・ルール・手続

学校法人沖縄科学技術大学院大学学園
法人文書管理規則
理事長・学長決定
２０２３年８月１日（目的）第１条
本規則は、公文書等の管理に関する法律（平成２１年法律第６６号。
以下「法」という。）に基づき学校法人沖縄科学技術大学院大学学園（以下「学園」という。）における法人文書の管理等について必要な事項を定めることを目的とする。
（基本方針）
第２条
学園の役職員（派遣職員を含む。以下同じ。）は、より正確かつ効率的な業務遂行及び環境保護に対する目標を達成するため、可能な限り法人文書
を電子媒体により作成し及び保管しなければならない。
２

学園の役職員は、組織の意思決定及び事務若しくは事業の実績について文書化し、記録を保存する重要性の認識のもと、現在の業務の実施、学内外からの検証及び監査、更に将来の歴史的研究のため、当該記録を検索及び利用可能な状
態で保存しなければならない。

３

学園の役職員は、関係法令及び本規則に従い、学園の法人文書を、その内容にかかわらず慎重に取り扱い、適切に管理しなければならない。

（定義）
第３条
本規則における用語の定義は、次の各号に定めるところによる。
（１） 法人文書
学園の役職員が職務上作成し又は取得した文書及び記録（図画及び電磁的記録を含む。以下同じ。）であって、学園の役職員が組織的に用いるものとして、現に学園が保有しているものをいう。ただし、研究データ、研究論文その他の研究活動の中で作成され、学園の役職員が組織的に用いるものではない文書及び法第２条第５項各号に掲げるものを除く。なお、研究推進において作成される予算執行計画及び執行報告、研究費用等申請書類、研究評価に関する記録、教授会その他の委員会等における議事録及び配布資料等、学園の役職員が組織的に用いる文書は、法人文書とする。
（２） 法人文書ファイル
相互に密接な関連を有する学園の法人文書を同一の保存期間とすることが適当であるとして一の集合物にまとめたものをいう。
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基本方針・ルール・手続（３） 法人文書ファイル簿学園の法人文書ファイルの分類、識別可能な名称、保存期間、保存期間の満了
日、保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。
（４） 電磁的記録
電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。
（５） 電子文書
電磁的記録により作成された法人文書（電子メールを含む。）をいう。
（６） 国立公文書館
独立行政法人国立公文書館及びそれにより設置されたアーカイブをいう。
（７） 軽微な場合
法人文書の作成及び保管を行わない場合においても、事後に確認が必要とされるものではなく、その内容が歴史的価値を有さず、かつ学園の意思決定又は事
務等に支障を生じないことをいう。
（８） 移管特に断りがない場合、国立公文書館への法人文書の移管をいう。
（９） 学内アーカイブ
学園により設置された法人文書のアーカイブをいう。
（１０） 歴史的文書
歴史資料として重要な公文書その他の文書として、次の【I】～【Ｖ】のいずれかに該当する文書をいう。
【I】
国の機関及び独立行政法人等の組織及び機能並びに政策の検討過程、決定、実施及び実績に関する重要な情報が記録された文書【II】 国民の権利及び義務に関する重要な情報が記録された文書【III】 国民を取り巻く社会環境、自然環境等に関する重要な情報が記録された文書【IV】 国の歴史、文化、学術、事件等に関する重要な情報が記録された文書【V】
国又は国の機関から指定を受けた文書（１１） 不開示情報独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成１３年法律第１４０

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基本方針・ルール・手続号）第５条に規定する情報をいう。
（統括法人文書管理者）
第４条
学園に統括法人文書管理者（以下「統括管理者」という。）を置き、事務局長をもって充てる。
２

統括管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。
（１） 法人文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の作成及び更新（２） 法人文書の管理に関する内閣府等政府機関との調整及び必要な改善措置の実施（３） 法人文書の管理に関する研修の実施（４） 学園の組織の設置及び改廃に伴う法人文書管理上の必要な措置（５） 本規則の施行に関し必要な規程及び基準等の整備並びに公表（６） 学園における法人文書の管理に関する事務の総括及び管理状況の整理並びに指導（７） 学園の文書管理システム（以下「ＤＭＳ」という。）の管理及び運営（８） 学内アーカイブの管理（９） 関係法令の規定による内閣総理大臣及びその他関係大臣に対する報告

３

統括管理者は、別表「保存期間及び保存期間満了時の措置に関する基準表」について定期的に見直しを行い、必要に応じて改訂を行うものとする。

（学内アーカイブ管理者）
第５条
学園に学内アーカイブ管理者を置き、法令・コンプライアンスセクションリーダーをもって充てる。
２

学内アーカイブ管理者は、統括管理者の監督のもと、学内アーカイブにおいて保存される学園の法人文書の管理を行うものとする。

３

学内アーカイブ管理者は、第４条第２項第１号から第９号に掲げる事務について統括管理者を補佐するものとする。

４

学内アーカイブ管理者は、統括管理者に代わり、ＤＭＳの権限設定等の管理を行うものとする。

５

学内アーカイブ管理者は、事務局より学内アーカイブ担当者を指名し、前３項の実務を行わせることができる。

（法人文書管理責任者）
第６条
学園は、決裁権限規程第４条に定める各部署に法人文書管理責任者

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基本方針・ルール・手続（以下「責任者」という。）を置き、各副学長又はディーンをもって充てる。
２

責任者は、統括管理者の指示のもと、所掌する部署における法人文書の適切な管理について必要な措置を講じ又は必要に応じて指示を行わなければならない。

３

責任者は、統括管理者から第２４条第１項の求めがあったときは、統括管理者に対し、所掌する部署の法人文書の管理状況及び点検結果を報告しなければならない。

（法人文書管理者）
第７条
学園は、所掌事務に関する法人文書の管理の実施者として、学園のＰ
ＲＰ第２編所掌業務に定める部署及び研究ユニット等に法人文書管理者（以下「管理者」という。）を置き、各部署の教員又はセクションリーダー若しくはこれに相当するとして統括管理者が指名した者をもって充てる。
２

管理者は、所属する部署の責任者の指示にしたがい、各部署等の法人文書管理について、次に掲げる事務を行わなければならない。
（１） 保存（２） 法人文書ファイルの作成及び管理（３） 保存期間が満了したときの措置の設定（４） 法人文書ファイルの移管又は廃棄等に伴う事務（移管・廃棄簿への記載を含む。）（５） 組織の設置及び改廃に伴う引継ぎ等、法人文書管理上の必要な措置（６） 法人文書ファイルの学内アーカイブへの移管（７） 管理状況の整理及び点検、ＤＭＳとの照合等（８） 責任者への管理状況及び点検結果の報告（９） 所掌する部署の役職員への指示及び指導等(10) 文書管理担当者の指名及び届出

３

管理者は、前項第１０号により文書管理担当者を指名したときは、速やかに学内アーカイブ管理者にその氏名等必要な事項を届け出なければならない。

（法人文書管理担当者）
第８条
法人文書管理担当者は、前条第２項第１号から第９号に掲げる事務について所属する部署の管理者を補佐し、その実務を行わなければならない。
（監査責任者）
第９条
学園は、学園の法人文書に関する監査の実施責任者として監査責任者を置き、最高内部監査責任者をもって充てる。

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基本方針・ルール・手続

２

監査責任者は、定期的に又は必要に応じて、本規則及び関連する規程等に基づ
き、学園の法人文書の管理状況等に対する監査を実施するものとする。

３

監査責任者は、前項により実施した監査の結果について、統括管理者に報告しなければならない。

（文書管理システム）
第１０条
学園は、学園の法人文書の管理のため、文書管理システム（ＤＭＳ）を設置する。
２

ＤＭＳの管理及び運営は、統括管理者の命を受けて学内アーカイブ管理者が行う。

３

ＤＭＳには次の各号に掲げる帳簿を備えるものとする。
（１） 決裁総括簿（２） 受信文書受付簿（３） 保存箱記録簿（法人文書ファイルの作成）
第１１条
管理者は、所掌する部署の業務に関連する法人文書を保存するため、年度ごとに法人文書ファイルを作成しなくてはならない。
２

法人文書ファイルには、次の各号に掲げる事項を登録するものとする。
（１） 作成又は取得の年度（２） 分類（３） 名称（４） 作成又は取得時の管理者の職名（５） 起算日（６） 保存期間（７） 保存期間満了日（８） 媒体の種別（９） 保存場所(10) 保存期間満了時の措置

３

前項第２号、第６号及び第１０号の事項は、別表「保存期間及び保存期間満了時の措置に関する基準表」にしたがって登録するものとする。ただし、管理者
は、前項第２号の事項について、所管する部署の事務に即した分類を付すことができる。なお、電子媒体による場合は、前項第２号の事項をタグ情報等によって登録することを妨げない。

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基本方針・ルール・手続

４

管理者は、法人文書ファイルの名称を付す際には、次に掲げる事項に留意する
ものとする。
（１） 当該法人文書ファイル中の法人文書の検索を用意とするキーワードを含む
こと（２） 当該法人文書ファイルの内容を端的に示すものであること（３） 特定の者しか理解できない表現及び用語等を避けること（４） 広範に過ぎる用語（「雑件」又は「その他」等。）を避けること

５

管理者は、紙媒体でのみ作成した法人文書ファイルがあるときは、当該法人文書ファイルについて、直ちにＤＭＳに登録しなければならない。

６

管理者は、紙媒体の法人文書ファイルを作成したときは、ファイリング用具（バインダー又は保存箱等をいう。）の見出しや背表紙に、第２項各号を表示
しなければならない。なお、当該法人文書ファイルについて第２項各号の事項に変更があったときは、速やかに当該表示を修正するものとする。

（法人文書ファイル簿）
第１２条
統括管理者は、保存期間が１年以上の法人文書ファイルを一覧化した
法人文書ファイル簿を作成し、少なくとも毎年度１回、これを更新しなければならない。
２

統括管理者は、法人文書ファイル簿に秘密情報、個人情報及び不開示情報を記載してはならない。

３

法人文書ファイル簿の記載事項は、前条第２項各号の事項に加え、次の各号に掲げるとおりとする。
（１） 法人文書ファイル簿の作成又は更新時における各法人文書ファイルの管理者職名（２） 保存期間の延長等の記録

４

統括管理者は、学園の法人文書ファイル管理簿について、学園のウェブサイト
において公表し及び事務所に備えて一般の閲覧に供さなければならない。

５

統括管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイルについて移管し又は廃棄した場合は、法人文書ファイル簿から当該法人文書ファイルに関する記載を削除し、その名称、移管日又は廃棄日等について、移管・廃棄簿に記載するものとする。

（法人文書ファイルの保存及び管理）
第１３条
管理者は、本規則にしたがい、法人文書ファイルについて、当該法人

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文書ファイルの保存期間の満了する日までの間、物理的又は電子的な書庫により、利用可能な状態で保存しなければならない。
２

学園の役職員は、出張等の合理的な目的のために法人文書ファイル（保存されている法人文書を含む。）を執務室又は書棚等から外に持ち出す場合には、事前に管理者の許可を得るものとし、最大限の注意を払い取扱わなければならない。なお、持ち出した法人文書ファイルは、管理者の立ち合いのもと、その全部を確実に返却しなければならない。

３

学園の役職員は、法人文書又はその写しを保管するため携帯型の電子機器を使用する場合、使用後又は当該機器を他の役職員と共有するときは、当該法人文書又はその写しが当該機器に残されていないことを確認しなければならない。

４

管理者は、機密性の高い法人文書ファイルについては施錠できる書棚等又はア
クセス制限を付した保存場所に保存し、不正な持ち出しや盗難防止を図るものとする。

５

管理者は、紙媒体の法人文書ファイルを保存する書棚等に棚番号を付し、当該書棚等に保存する法人文書ファイルに同一の番号を付し、所在管理を行うものとする。

（法人文書の作成）
第１４条
学園の役職員は、学園の意思決定（意思決定に至る過程を含む。）にあたり、学園の決裁権限規程にしたがい、当該事項が行われた時点又は関係する事項の終了後できるだけ速やかに、法人文書を作成しなければならない。ただし、意思決定と同時に法人文書を作成することが困難である場合は、事後に法人文書を作成することができる。
２

学園の役職員は、学園における事務及び事業の実績について、本規則にしたがい、法人文書を作成しなければならない。

３

前２項にかかわらず、学園の役職員は、処理に係る事案が軽微な場合は、法人文書を作成しないことができる。

４

法人文書の作成にあたり、その正当性を証するために学園の公印等を要するときの手続は、学園の公印管理規程により別に定める。

５

学園の役職員は、作成又は取得した法人文書について、その内容を正確に表し、簡素かつ明確な名称を付し、少なくとも文書番号、作成日、過去に更新され又は将来の更新が想定される場合にあってはバージョン情報により、識別可

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能としなければならない。
６

学園の役職員は、原則として英語及び日本語の双方で法人文書を作成しなければならない。ただし、次に掲げる法人文書の場合には、少なくとも名称のみに翻訳をつけ、英語又は日本語のどちらか一方の言語でのみ作成することができる。
（１） 日常的に作成される文書（２） 至急作成する必要のある文書（３） 翻訳することが実用的ではなく又は著しく非効率である文書

７

学園の役職員は、作成又は取得した法人文書を分類し、保管先の法人文書ファ
イルを特定のうえ、適切に保管しなければならない。

８

学園の役職員が各員の執務に用いる参考資料等、法人文書に該当しない文書又は資料の収納場所は、当該役職員の机等の周辺のみとする。

（法人文書の取得）
第１５条
媒体の種別にかかわらず、学園の役職員は、学園の役職員が外部機関との業務上のコミュニケーションにより取得した国や地方公共団体等からの通知や照会に関する書類、外部機関からの事務連絡、事業者からの企画提案書等の文書又は情報は、法人文書として扱わなければならない。
２

学園の役職員は、前項により取得した法人文書の件名、送付者名、宛先に関する情報等について、適切に記録しなければならない。

（秘密情報及び個人情報）第１６条 学園の役職員は、作成又は取得した法人文書が秘密情報を含むときは、その旨を明記し、本規則のほか、学園の情報技術・情報セキュリティ規則（ＰＲＰ第１７編）にしたがって、当該法人文書を適切に取り扱わなければならない。
２

学園の役職員は、作成又は取得した法人文書が個人情報を含むときは、その旨を明記し、本規則のほか、学園の個人情報保護規則にしたがって、当該法人文書を適切に取り扱わなければならない。

３

法人文書に含まれる個人情報の利用目的を完遂した後に当該個人情報を破棄す
るとき、管理者は、学園の個人情報保護規則にしたがって仮名加工又は匿名加
工処理を行い、当該加工情報を法人文書として継続して保存することができる。

（電子文書の管理）
第１７条
学園の役職員は、電子文書について、学園の業務において容易に検索

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基本方針・ルール・手続及び利活用可能な状態で保存しなければならない。
２

学園の役職員は、電子文書について、その形態にかかわらず、紙媒体の法人文書と同様の重要性を持つものとして扱うものとする。

３

管理者は、本規則のほか、学園の情報技術・情報セキュリティ規則（ＰＲＰ第１７編）及びＣＩＳＯが定める情報セキュリティポリシーにしたがい、改ざん、漏えい、消失等の防止のため、必要に応じて適切なアクセス制限を行う等、特に注意を払わなければならない。

４

管理者は、電子文書を保存する共有サーバー等の構成について、別表を参酌した階層構造の整理に努めるものとする。

５

学園の役職員は、紙媒体で作成又は取得した法人文書をスキャナ等の利用により電子媒体に変換し、電子文書として保存することができる。ただし、この場合は、変換後の電子文書の名称に媒体変換した旨を表示しなければならない。

６

学園の役職員は、前項により新たに作成した電子文書を正本とし、変換の元となった紙媒体の法人文書を写しとして取り扱うことができる。

７

学園の役職員は、原則として、内部の事務連絡や通知について電子メール又は学園の学内向けウェブサイトへの掲載によって提供しなければならない。

（保存期間の設定）
第１８条
管理者は、法人文書を作成又は取得したときは、別表「保存期間及び保存期間満了時の措置に関する基準表」により保存期間を設定するものとする。
ただし、保存期間の設定にあたっては、当該法人文書を保存する法人文書ファ
イルを単位とする。
２

法人文書の保存期間は、次の各号に掲げるいずれかの期間とする。ただし、保存期間について法令に別段の定めがあるときは、当該法令で定められた保存期
間としなければならない。
（１） ３０年（２） ２０年（３） １０年（４） ７年（５） ５年（６） ３年（７） １年（８） １年未満

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基本方針・ルール・手続

３

学園の役職員が常時利用に供するものとして継続的に保存すべき法人文書の保存期間は、常用とする。

４

保存期間満了時の措置が移管であるものの保存期間上限は２０年とする。

５

保存期間の計算については、翌年度の初日を起算日とする。ただし、保存期間が１年未満の法人文書については、当該法人文書の作成日又は取得日を保存期間の起算日とすることができる。

６

学園は、歴史的文書に該当する法人文書は、１年以上の保存期間を定めるものとする。ただし、歴史的文書に該当しないものであっても、学園の適正かつ効率的な運営等に関する説明責任に必要な意思決定（その過程を含む。）及び事務の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる法人文書は、原則として１年以上の保存期間を定めるものとする。

７

学園は、前項の規定に該当するものを除き、次に掲げる類型に該当する法人文書については、保存期間を１年未満とすることができる。
（１） 別途正本が管理されている法人文書の写し（２） 定型的又は日常的な業務連絡、所掌業務に関する問合せ等への応答及び日
程表等（３） 出版物や公表物を編集した文書（４） 明白な誤り等の客観的な正確性の観点から利用に適さなくなった文書（５） 意思決定に影響を与えないと判断される途中段階の文書

８

法人文書に該当する電子メールの保存期間は、原則として１年未満とする。ただし、当該電子メールが学園の意思決定の過程等を含み、証拠性を有する場合は、１年以上の保存期間を設定することができる。なお、学園の役職員は、学園の業務に直接関係しない通信又は意思決定に関与しない電子メールは、定期的又は随時に削除しなければならない。

（保存期間満了時の措置の設定）
第１９条
管理者及びアーカイブ管理者は、別表「保存期間及び保存期間満了時の措置に関する基準表」に基づき、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、所管する法人文書ファイルの保存期間が満了したときの措置について、次に掲げる事務を提案しなければならない。
（１） 法人文書ファイルの保存期間の延長（２） 法人文書ファイル内の法人文書の廃棄（３） 法人文書ファイル内の法人文書を国立公文書館へ移管

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基本方針・ルール・手続

２

前項の提案は、統括管理者の承認を得なければならない。

（法人文書及び法人文書ファイルの学内移管及び引継ぎ）
第２０条
学園の組織の設置及び改廃又は所掌業務の変更等があった場合、管理者は、責任者の指示のもと、当該所掌業務を行う部署の管理者に、当該所掌業
務に関する全ての法人文書及び法人文書ファイル並びに管理状況の点検結果を確実に学内移管しなければならない。
２

学園の役職員は、学園を離職する場合、その離職の前に、保管しているすべての法人文書を文書管理担当者、管理者又は責任者に引継がなければならない。

３

前２項により学内移管若しくは引継ぎを受ける者は、前任の管理者又は役職員の立ち合いのもと、当該法人文書ファイル等の保存場所及び管理状況について、ＤＭＳの記録と照合の上で確認し、紙媒体の法人文書ファイルにあってはその表示を更新しなければならない。

４

ＤＭＳ上の学内移管若しくは引継ぎは、引継元の管理者及び引継ぎ先の管理者の合意のもと、引継元の部署により行うものとする。

（法人文書ファイルの保存期間の延長）
第２１条
管理者は、管理下にある法人文書ファイルが第１８条で定めた保存期間を満了したときであっても、次の各号に掲げる場合、それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間、保存期間を延長し、当該法人文書ファイルを保存しなければならない。
（１） 訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの：当該訴訟が終結するまでの間（２） 現に監査、検査等の対象になっているもの：当該監査、検査等が終了するまでの間（３） 不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの：当該不服申立てが解決するまでの間（４） 開示請求があったもの：当該開示に関する手続が完了するまでの間
２

管理者及びアーカイブ管理者は、所管する法人文書ファイルが第１８条で定めた保存期間を満了したときであっても、事務の遂行上必要がある場合は、当該法人文書ファイルの保存期間を延長することができる。

３

管理者及びアーカイブ管理者は、前２項の延長を行うときは、延長する保存期間を特定し、その理由を添えて、統括管理者の承認を得なければならない。

４

管理者及びアーカイブ管理者は、前項の承認を得たときは、当該法人文書ファ

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イルの保存期間の延長についてＤＭＳに記録し、紙媒体においては表示の差替
え等の必要な措置を講じなければならない。
（法人文書ファイルの移管又は廃棄）第２２条
管理者及びアーカイブ管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイルについて、国立公文書館に移管するものを除き、原則として廃棄しなければならない。
２

管理者及びアーカイブ管理者は、廃棄に際して、廃棄を予定する法人文書ファ
イルに移管とすべきもの及び更に保存すべきものが含まれないか慎重に確認し、統括管理者の承認を経て、適切に廃棄するものとする。

３

管理者及びアーカイブ管理者は、廃棄する紙媒体の法人文書ファイルに不開示情報が含まれている場合には、当該情報が漏えいしないよう、裁断又は焼却処分しなければならない。

４

管理者及びアーカイブ管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイルについて、別表において移管とされたものにあっては、統括管理者の承認を経て、国立公文書館に移管しなければならない。

５

管理者は、国立公文書館に移管する法人文書ファイルがあるときは、アーカイ
ブ管理者に連絡し、その指示に従うものとする。

６

学園は、国立公文書館に移管する法人文書ファイルについて、学園の業務において必要がある場合は、統括管理者の承認を経て、その全部又は一部を複製し、新たな法人文書として継続して保存することができる。

（学内アーカイブ）
第２３条
管理者は、保存期間満了後に移管の措置をとるべき法人文書ファイル
で、各部署における保存期間が５年を経過した法人文書ファイルがあるときは、学園の学内アーカイブへ移管しなければならない。ただし、保存期間を常用とした法人文書ファイルは、引き続き当該部署において保存することができる。
２

管理者は、責任者の指示のもと、学内アーカイブへの移管の対象となる全ての法人文書及び法人文書ファイル並びに管理状況の点検結果を確実にアーカイブ
管理者に移管しなければならない。

３

前項により学内アーカイブへの移管を受ける場合、学内アーカイブ管理者は、移管元の管理者の立ち合いのもと、当該法人文書ファイル等の保存場所及び管理状況について、ＤＭＳの記録と照合の上で確認し、紙媒体の法人文書ファイ

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基本方針・ルール・手続ルにあってはその表示を更新しなければならない。
４

ＤＭＳ上の学内アーカイブへの移管は、移管元の管理者及び学内アーカイブ管
理者の合意のもと、移管元の部署により行うものとする。

５

学内アーカイブ管理者は、学内アーカイブヘ移管された法人文書ファイルの保存期間の満了日まで、物理的又は電子的な書庫において保存しなければならない。

６

学園の役職員は、学内アーカイブに保存されている法人文書を閲覧しようとするときは、学内アーカイブ管理者による許可を得なければならない。

（法人文書ファイルの点検）
第２４条
統括管理者は、責任者に対し、少なくとも年１回、所管する各部門における法人文書の管理状況に関する点検及び報告を求めることができる。
２

責任者は、前項の求めがあったときは、所管する各部門の管理者に対し、各部署における法人文書の管理状況に関する点検及び報告を命じ、その結果を統括管理者に報告しなければならない。

３

管理者は、前項の命を受けたときは、各部署における法人文書の管理状況に関する点検を実施し、文書管理担当者と相互に確認のうえ、その結果を責任者に報告しなければならない。

４

管理者は、各部署等における法人文書の記録媒体、処理経路、保管方法、ＤＭ
Ｓとの照合結果等について、定期に及び必要に応じ随時に点検を行い、その結果を責任者に報告し、必要があると認めるときは、その結果について、責任者を通じて統括管理者に報告するものとする。

５

統括管理者は、前項の点検又は第９条の監査の結果等を踏まえ、実効性等の観点から法人文書の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、責任者及び管理者に対し、その見直し等の措置を講ずるよう指導す
るものとする。

（紛失等への対応）
第２５条
管理者及びアーカイブ管理者は、法人文書ファイル又は法人文書の紛失及び誤廃棄が明らかになった場合、直ちに統括管理者に報告しなければならない。
２

統括管理者は、前項の報告を受けたとき、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるものとする。
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基本方針・ルール・手続（研修）第２６条 統括管理者は、教育研修セクションと協力し、少なくとも毎年度１回、学園の役職員に対し、法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させるために必要な研修を行わなければならない。
２

責任者及び管理者は、所掌する部署等の役職員を、前項により提供される研修に積極的に参加させなければならない。

３

学園の役職員は、適切な時期に、第１項により提供される研修を受講しなければならない。

（事務局）
第２７条
本規則に関する事務は、法令・コンプライアンスセクションが行う。
（懲戒）
第２８条
学園の役職員が本規則の規定を故意に無視し又は意図的に違反する行為をとった場合、学園は、当該役職員について、就業規則等に定める懲戒処分の対象とする。
（雑則）
第２９条
本規則に定めるもののほか、学園の法人文書管理に必要な事項は、事務局長が別に定める。
（旧沖縄科学技術研究基盤整備機構からの移行）
第３０条
旧独立行政法人沖縄科学技術研究基盤整備機構（以下「機構」という。）から学園へ移行する際に、機構が保有していた法人文書は、全て学園に引き継がれ、その管理には本規則が適用されるものとする。
附則
本規則は、２０２２年４月１日より施行する。
附則
本規則は、２０２３年８月１日より施行する。

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基本方針・ルール・手続

Appended Table of Standards for Preservation Period and Record Schedule
別表保存期間及び保存期間満了時の措置に関する基準表
Major Class

Medium Class

Minor Class

Type of Corporate Records

大分類

中分類

小分類

法人文書の類型

Preservation
PeriodRecordSchedule

保存期間

保存期間満了時の措置

Administrative
Operation
管理運営

GeneralAdministrative
Matters

History and Development
沿革記録

Documents concerning establishment of the Corporationand the University

20 years

Transfer

２０年

移管

学園の設立及び大学の設置に関する事項

管理一般
Events and Ceremonies
行事・儀式
Events and Ceremonies
行事・儀式Particularly important documents concerning inauguration 20 years
ceremony and other record of the Corporation’s history
２０年
創立式典等学園の沿革記録に関するもので重要な文書

Transfer

Important documents of memorial evens hosted by the
Corporation

20 years

Transfer

２０年

移管

20 years

Transfer

２０年

移管

移管

学園が主催する記念行事に関するもので重要な文書
Documents
資料

Documents concerning particularly important managerial
matters
学園の管理運営上特に重要な実績に関する事項

Documents

Documents concerning loan for use of land

30 years

Disposal

資料

土地の使用貸借に関する文書

３０年

廃棄

Events and Ceremonies

Documents concerning entrance ceremony, graduation
ceremony and commencement ceremony and otherceremonies hosted by the Corporation

10 years

Disposal

１０年

廃棄

10 years

Disposal

１０年

廃棄

行事・儀式

入学式、卒業式、学位授与式、その他学園が主催する記念行
事に関する文書
Inquiries, Responses andNotifications

Particularly important documents regarding mandamus,
notifications and correspondence from MEXT and CAO

照会・回答・通知

文部科学省及び内閣府からの諸令達、通知及び往復書簡で
重要なもの

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基本方針・ルール・手続
Major Class

Medium Class

Minor Class

Type of Corporate Records

大分類

中分類

小分類

法人文書の類型

Preservation
PeriodRecordSchedule

保存期間

保存期間満了時の措置

Inquiries, Responses andNotifications

Particularly important documents concerning inspections
or notifications from supervisory ministers and agencies

10 years

Disposal

１０年

廃棄照会・回答・通知

監督官庁による検査や通知に関する重要な文書

Inquiries, Responses
and Notifications

Documents concerning inspections conducted byoverseeing ministries and agencies

5 years

Disposal

照会・回答・通知

監督官庁による検査や通知に関する文書

５年

廃棄

Inquiries, Responses andNotifications

Documents concerning important notifications and reports

5 years

Disposal

重要な届出・報告に関する文書

５年

廃棄

Documents

Documents concerning general guidelines and plans

3 years

Disposal

資料

一般的な指針・計画に関する文書

３年

廃棄

Inquiries, Responses andNotifications

Documents concerning minor permissions, licenses,
approvals, notifications, and reports, etc.

1 year

Disposal

１年

廃棄照会・回答・通知

軽易な許可、認可、承認、届出、報告等に関する文書

Documents

Documents concerning minor statistics and surveys

1 year

Disposal

資料

軽易な統計・調査に関する文書

１年

廃棄

Liaison and Adjustment

Documents to do decision-making on minor matters.

Disposal

連絡・調整

軽易な事項に係る意思決定を行うための文書

Less than 1
year

照会・回答・通知

廃棄１年未満
Liaison and Adjustment
連絡・調整
Business Systems
業務システムDocuments for internal matters distributed within Division
or Section, etc.

Less than 1year

ディビジョン又はセクション等内の事務連絡文書

１年未満

Retained data in business systems (excluding those withpreservation period under the law orserviceresponsibilities)

Regular Use

16

常用

Disposal
廃棄
—

ＯＩＳＴ
基本方針・ルール・手続
Major Class

Medium Class

Minor Class

Type of Corporate Records

大分類

中分類

小分類

法人文書の類型

Preservation
PeriodRecordSchedule

保存期間

保存期間満了時の措置

業務システム内の保存データ（法令又は所管業務上の保存期
間があるものを除く。）
Operation

Business Plan

Documents concerning business plan of the Corporation

30 years

Disposal

運営

事業計画

学園の事業計画

３０年

廃棄

Conferences and Meetings

Meeting minutes and handouts of the Board of Governors
and the Board of Auditors

20 years

Transfer

２０年

移管

20 years

Transfer

２０年

移管

会議

理事会及び評議員会の議事録及び配布資料
Establishment and Abolitionof Organization

Document concerning establishment and abolition oforganization, change of organization name

設置・改廃

組織の改廃、名称変更等に関するもの

Litigation

Documents concerning litigation

30 years

Disposal

訴訟

訴訟に関する文書

３０年

廃棄

Conferences and Meetings

Meeting minutes and handouts of the Corporationcommittees.

5 years

Disposal

５年

廃棄Less than 1
year

Disposal会議

学園内の各種委員会の議事録及び配布資料
Conferences and Meetings

Documents concerning minor conferences

会議

軽易な会議に関する文書

廃棄

１年未満
Law andRegulations

Registration of the
Corporation

法規

法人登記

Documents related to registration of the Corporation

30 years

Disposal

法人登記に関する文書

３０年

廃棄

30 years

Disposal

３０年

廃棄

Policies, Rules and Procedures Corporation’s Policies, Rules and Procedures (PRP)(PRP)
学園の基本方針・ルール・手続（PRP）
規程制定・管理17

ＯＩＳＴ
基本方針・ルール・手続
Major Class

Medium Class

Minor Class

Type of Corporate Records

大分類

中分類

小分類

法人文書の類型

Preservation
PeriodRecordSchedule

保存期間

保存期間満了時の措置

Policies, Rules and Procedures Corporation's Policies, Rules and Procedures (PRP) (rules(PRP)and detailed rules established by division heads)
規程制定・管理5 years

Disposal

５年

廃棄学園の基本方針・ルール・手続（PRP）（部署長決定の規程及び細則）Document
Management

Policies, Rules and Procedures Documents concerning minor changes of Policies, Rules and 1 year
(PRP)
Procedures
１年
規程制定・管理
学園の基本方針・ルール・手続の軽微な変更に関する文書

Disposal

General Matters

Corporate Document File Registry

Regular use

文書管理一般法人文書ファイル簿

常用—

General Matters

Transfer/Disposal Registry

Regular use

文書管理一般移管/廃棄簿常用

General Matters

Kessai Registry

Regular use

文書管理一般

決裁総括簿

常用Received Documents

Received documents from external organizations (excluding 1 year
those with preservation period under the law or service
１年
responsibilities)

廃棄

文書管理

受信文書

—
—
Disposal
廃棄学園外から取得した受信文書（法令又は所管業務上の保存期
間があるものを除く。）
Corporate Official Seals
公印

Documents concerning establishment, modification andabolition of the Corporate official seals

30 years

Disposal

３０年

廃棄
—

公印の制定改廃に関する文書
Corporate Official Seals

Official seal registry

Regular use

公印

公印登録簿

常用

18

ＯＩＳＴ
基本方針・ルール・手続
Major Class

Medium Class

Minor Class

Type of Corporate Records

大分類

中分類

小分類

法人文書の類型

Preservation
PeriodRecordSchedule

保存期間

保存期間満了時の措置

Special measures

Particularly important Historical Materials

20 years

Transfer

特別な措置

歴史的文書のうち重要なもの

２０年

移管

Historical Materials related to establishment of criteria oradvisory within the Corporation

10 years

Transfer

１０年

移管

5 years

Transfer

５年

移管

Minor Historical Materials

1 yearTransfer

歴史的文書のうち軽易なもの

１年

移管

Received documents regarding Historical Materials

1 year

Disposal

歴史的文書に関連する受信文書

１年

廃棄

Documents of record regarding results of examination foradministrative appeal

10 years

Disposal

１０年

廃棄

10 years

Disposal

１０年

廃棄

30 years

Disposal

３０年

廃棄

歴史的文書のうち学園内の基準制定又は指示勧告に関するものHistorical Materials related to internal notifications within
the Corporation
歴史的文書のうち学園内通知等に関するもの

Public AccessDisclosure Requests

情報公開

開示請求

行政不服審査等の結果が記録されている文書
Disclosure Requests
開示請求

Amendment or abolition of the examination criteria for
public access to information
情報公開に関する審査基準の改廃

Audit / Inspection Auditor’s Audits
監査・検査

監事監査等

Particularly important documents concerning audits byauditors
監事が行う監査に関する文書で重要なもの

Auditor’s Audits

Document concerning audit conducted by auditor

5 years

Disposal

監事監査等

監事が行う監査に関する文書

５年

廃棄

19

ＯＩＳＴ
基本方針・ルール・手続
Major Class

Medium Class

Minor Class

Type of Corporate Records

大分類

中分類

小分類

法人文書の類型

Preservation
PeriodRecordSchedule

保存期間

保存期間満了時の措置

Public Relations
広報Internal Audits

Document concerning internal audit

5 years

Disposal

内部監査等

内部監査に関するもの

５年

廃棄

Whistleblower

Documents concerning whistleblowing

10 years

Disposal

公益通報等

公益通報及び内部通報に関する文書

１０年

廃棄

Compliance

Security Export Control

Documents regarding security export control

7 years

Disposal

コンプライアンス

安全保障輸出管理

安全保障輸出管理に関する文書

７年

廃棄

Conflict of interest

Conflict of interest annual disclosure forms

3 years

Disposal

利益相反管理利益相反年次開示書

３年

廃棄General matters of Publications
PR
出版物

Matters concerning academic bulletin, public relations list of 30 years
employees issued by the Corporation
３０年

広報一般

学園が発行するニュースレター等に関するもの

Disposal
廃棄News and Reports

Important news and reports regarding the Corporation

10 years

Disposal

報道

学園に関する報道で重要なもの

１０年

廃棄

News and Reports

News and reports regarding the Corporation

5 years

Disposal

報道

学園に関する報道５年

廃棄WebsitePublication information on the Corporation’s website

Regular Use

ウェブサイト学園のウェブサイトへの掲載情報

常用—WebsiteOperation and management of the Corporation’s Website

5 years

Disposal

ウェブサイトウェブサイトの管理・運用に関するもの

５年

廃棄Campus tour/visit

Documents concerning campus tour and visit

1 year

Disposal

視察/見学

視察・見学に関するもの

１年

廃棄

General matters of PR

Submitted data, etc. on the social networking services

Regular Use

広報一般ソーシャルネットワークサービスへの投稿データ等

常用—General matters of PR

Minor documents regarding general PR matters

1 year

Disposal

広報一般

広報一般に関するもので軽易なもの

１年

廃棄

20

ＯＩＳＴ
基本方針・ルール・手続
Major Class

Medium Class

Minor Class

Type of Corporate Records

大分類

中分類

小分類

法人文書の類型

Preservation
PeriodRecordSchedule

保存期間

保存期間満了時の措置

Community
Relations andeventsLocal Government Office

Important matters related to Local Government Office

10 years

Disposal

地方自治体との渉外業務

地方自治体との渉外業務に関するもので重要なもの

１０年

廃棄

Events hosting

Matters regarding events held by the Corporation

5 years

Disposal

主催イベント学園が主催するイベントに関するもの

５年

廃棄

Cosponsor ship and Support

Patronage/Nominal Support of the Corporation

5 years

Disposal

共催・後援

学園の後援名義に関するもの

５年

廃棄

Cosponsor ship and Support

Documents concerning participation in and assistance toexternal groups

1 year

Disposal

１年

廃棄

渉外・行事

共催・後援

外部団体への加入賛助に関する文書
Research Support/Safety and Health

Safety and HealthSummary

Documents concerning plans on safety and health

5 years

Disposal

安全衛生

総括安全衛生の計画に関する文書

５年

廃棄

Safety Control

Management Record materials

3 years

Disposal

安全管理

管理記録資料３年

廃棄

Safety Control

Minor management record materials

1 year

Disposal

安全管理

軽微な管理記録資料

１年

廃棄Research safety

Radiation/RI

Disposal

研究安全

放射線/RI

Particularly important documents concerning radiation and 30 years
RI
３０年
放射線、RI に関するもので重要なもの

PathogenParticularly important documents concerning pathogen

30 years

Disposal

病原体

病原体に関するもので重要なもの

３０年

廃棄

Human Subject ResearchParticularly important documents concerning humansubjects research

30 years

Disposal

３０年

廃棄研究支援・安全衛生

人対象研究

21

廃棄

ＯＩＳＴ
基本方針・ルール・手続
Major Class

Medium Class

Minor Class

Type of Corporate Records

大分類

中分類

小分類

法人文書の類型

Preservation
PeriodRecordSchedule

保存期間

保存期間満了時の措置

人対象研究に関するもので重要なもの
Recombinant DNA
Experiments

Particularly important documents concerning recombinant
DNA experiment

遺伝子組換え実験

遺伝子組換え実験に関するもので重要なもの

Controlled Substances andChemicalSubstances

Particularly important documents concerning controlled
substance and chemical substance

30 years

Disposal

３０年

廃棄

30 years

Disposal

３０年

廃棄

30 years

Disposal

３０年

廃棄規制物質・化学物質に関するもののうち重要なもの

規制物質・化学物質等
Laboratory Wastes
実験廃棄物

Particularly important documents concerning laboratory
wastes
実験廃棄物に関するもののうち重要なもの

Radiation/RI

Documents concerning radiation and RI

5 years

Disposal

放射線/RI

放射線、RI に関するもの

５年

廃棄PathogenDocuments concerning pathogen

5 years

Disposal

病原体

病原体に関するもの

５年

廃棄

Human Subject Research

Documents concerning human subjects research

5 years

Disposal

人対象研究

人対象研究に関するもの

５年

廃棄

Recombinant DNA
Experiments

Documents concerning recombinant DNA experiment

5 years

Disposal

遺伝子組換え実験に関するもの

５年

廃棄

Controlled Substances andChemical Substances

Documents concerning controlled substance and chemical
substance

5 years

Disposal

５年

廃棄規制物質・化学物質等

規制物質・化学物質に関するもの

Laboratory Wastes

Documents concerning laboratory wastes

5 years

Disposal

実験廃棄物

実験廃棄物に関するもの

５年

廃棄

遺伝子組換え実験

22

ＯＩＳＴ
基本方針・ルール・手続
Major Class

Medium Class

Minor Class

Type of Corporate Records

大分類

中分類

小分類

法人文書の類型

Preservation
PeriodRecordSchedule

保存期間

保存期間満了時の措置

Summary

Important managerial materials related to research safety

5 years

Disposal

総括

その他研究安全に関する重要な管理資料

５年

廃棄Summary

Minor documents concerning research safety

1 year

Disposal

総括

研究安全に関するもので軽易なもの

１年

廃棄

Particularly important documents concerning animal
experiments

30 years

Disposal

３０年

廃棄

Research Support Animal Experiments
研究支援

動物実験

動物実験に関するもののうち重要なもの

Research
研究

Research Support Animal Experiments

Documents concerning animal experiments

5 years

Disposal

研究支援

動物実験

動物実験に関するもの

５年

廃棄

Vivarium

Documents concerning Vivarium

5 years

Disposal

動物施設

動物施設に関するもの

５年

廃棄

Records

Record of research equipment use

1 year

Disposal

記録資料

研究機器利用記録

１年

廃棄

10 years

Disposal

１０年

廃棄

General matters of Document concerning general Particularly important document concerning notification
research
notification regarding
regarding research in general
research
研究一般
研究一般に関する通知等で重要なもの
研究一般に関する通知等
Material Transfer Agreement
MTA

Document concerning Material Transfer Agreement

5 years

DisposalＭＴＡ（研究成果有体物移転契約）に関する文書

５年

廃棄

Joint research,commissioned research andsponsored research

Documents concerning joint research, commissioned
research and sponsored research

5 years

Disposal

５年

廃棄Documents concerning joint-use research

5 years

Disposal

共同研究利用に関する文書

５年

廃棄共同研究・受託研究・委託研究に関する文書

共同研究・受託研究・委託研究
Joint research,commissioned research and

23

ＯＩＳＴ
基本方針・ルール・手続
Major Class

Medium Class

Minor Class

Type of Corporate Records

大分類

中分類

小分類

法人文書の類型

Preservation
PeriodRecordSchedule

保存期間

保存期間満了時の措置

sponsored research
共同研究・受託研究・委託研究
Document concerning general Document concerning notification regarding research in
notification
generalregarding research
研究一般に関する通知等

5 years

Disposal

５年

廃棄研究一般に関する通知等
Document concerning general Minor document concerning notification regarding research Less than 1
notificationin generalyear
regarding research
研究一般に関する通知等で軽易なもの
１年未満

Disposal
廃棄研究一般に関する通知等
Evaluation for Research

Documents concerning research evaluation

30 years

Disposal

研究評価

研究評価に関する文書

３０年

廃棄

Workshops andConferences of Research

Documents concerning research workshops, etc.

10 years

Disposal

研究ワークショップ等に関する文書

１０年

廃棄

研究ワークショップ等
Research funds

Competitive Funds

研究資金

競争的資金
Competitive Funds
競争的資金

Particularly important document concerning notification of 10 years
KAKENHI (Grants in aid for Scientific Research)
１０年
科学研究費補助金に関する通知等で重要なもの

Disposal

Documents concerning KAKENHI (Grants in aid for Scientific 5 years
Research)
５年

Disposal

廃棄廃棄

科学研究費補助金の申請等に関するもの
Grants and Sponsorships
研究助成金

Documents concerning application to other grants andsponsorship from private sectors for research
研究に関する各種補助金及び民間等助成金の申請等に関するもの

24

5 years

Disposal

５年

廃棄

ＯＩＳＴ
基本方針・ルール・手続
Major Class

Medium Class

Minor Class

Type of Corporate Records

大分類

中分類

小分類

法人文書の類型

Preservation
PeriodRecordSchedule

保存期間

保存期間満了時の措置

Business
Development

Patents

Particularly important documents of patent application

30 years

Disposal

発明・特許等特許の出願に関するもので重要なもの

３０年

廃棄

IP General

Particularly important document concerning copyright

30 years

Disposal

知的財産一般著作権に関するもので重要なもの

３０年

廃棄

IP General

Particularly Documents concerning trademark

30 years

Disposal

知的財産一般商標に関するもので重要なもの

３０年

廃棄

Materials and samples
produced during researchParticularly important documents concerning materials and 30 years
samples produced during research
３０年

研究成果有体物に関するもの

研究成果有体物に関するもので重要なもの

Patents

Documents of patent application

5 years

Disposal

発明・特許等特許の出願に関するもの

５年

廃棄

IP GeneralDocument concerning copyright

5 years

Disposal

知的財産一般著作権に関するもの

５年

廃棄

IP GeneralDocuments concerning trademark

5 years

Disposal

知的財産一般商標に関するもの

５年

廃棄Materials and samples
produced during research

Documents concerning materials and samples produced
during research

5 years

Disposal

５年

廃棄研究成果有体物に関するもの

研究成果有体物に関するもの

Patents

Minor documents concerning patent application

1 year

Disposal

発明・特許等特許の出願に関する文書で軽易なもの

１年

廃棄

IP General

Minor documents concerning copyright

1 year

Disposal

知的財産一般著作権に関するもので軽易なもの

１年

廃棄

IP General

Minor documents concerning trademark

1 year

Disposal

知的財産一般商標に関するもので軽易なもの

１年

廃棄

事業開発

25

Disposal
廃棄ＯＩＳＴ
基本方針・ルール・手続
Major Class

Medium Class

Minor Class

Type of Corporate Records

大分類

中分類

小分類

法人文書の類型

Preservation
PeriodRecordSchedule

保存期間

保存期間満了時の措置

Materials and samples
produced during research

Minor documents concerning materials and samples
produced during research

研究成果有体物に関するもの

研究成果有体物に関するもので軽易なもの

Industry/communi Collaborations with Industries Documents concerning events of industry-university
ty collaboration
collaboration
産業連携
産学・地域連携

1 year

Disposal

１年

廃棄

5 years

Disposal

５年

廃棄

1 year

Disposal

１年

廃棄

産学連携の行事に関するもの
Collaborations with
Communities

Minor documents concerning collaboration with industry
and community

地域連携

産学・地域連携に関するもので軽易なもの

Human Resources

General matters

Labor Management

Important correspondence between labor and management 10 years

Disposal

人事

総括

労務

重要な労使間往復文書

１０年

廃棄

Labor Management

Working conditions and group negotiation

10 years

Disposal

労務

労働条件・団体交渉

１０年

廃棄Labor Management

Documents concerning compensation for accidents

10 years

Disposal

労務

災害補償に関する文書

１０年

廃棄

Employees

Personnel Information

Documents concerning personnel records

30 years

Disposal

職員

人事情報

人事記録に関する文書

３０年

廃棄

Recruiting, Hiring andResignation

Documents concerning hiring, retirement/resignation, leave, 30 years
reinstatement and transfer of officers and employees
３０年

求人・採用・退職

役職員の採用・退職・休職・復職・異動に関する文書

Medical checkup

Documents concerning medical examinations

10 years

Disposal

健康診断

健康診断に関する文書

１０年

廃棄

WelfaresDocuments concerning welfare programs

10 years

Disposal

福利厚生

福利厚生の計画に関する文書

１０年

廃棄

26

Disposal
廃棄ＯＩＳＴ
基本方針・ルール・手続
Major Class

Medium Class

Minor Class

Type of Corporate Records

大分類

中分類

小分類

法人文書の類型

Preservation
PeriodRecordSchedule

保存期間

保存期間満了時の措置

Performance evaluation

Documents concerning employee performance evaluation

5 years

Disposal

人事評価

職員の人事評価に関する資料

５年

廃棄Social Insurances

Documents concerning the loss of qualification for social
insurance

5 years

Disposal

５年

廃棄

社会保険

社会保険被保険者資格喪失に関する文書
Employee Training

Documents concerning educational training

3 years

Disposal

職員研修等

教育訓練に関する文書

３年

廃棄

AttendanceDocuments concerning employees’ service and days taken
off

3 years

Disposal

３年

廃棄

3 years

Disposal

３年

廃棄

勤怠

勤務・休暇に関する文書
Concurrent employment
兼業

Documents concerning positions held concurrently outsideof the Corporation
外部兼職に関する文書

Appointment
委嘱

Documents concerning appointment of committee members 3 years
and part-time employee
３年

Disposal
廃棄委員・嘱託の委嘱に関する文書
Commuting
通勤費

Documents concerning the payment of commuting expenses, 3 years
honoraria, etc.
３年

Disposal
廃棄

通勤費・謝金等の支給に関する文書
Payroll

Payroll GeneralDocuments concerning withholding of tax

5 years

Disposal

給与

給与一般

源泉徴収に関する文書

５年

廃棄

Payroll GeneralDocuments concerning payroll decisions including pay
raises and promotions

5 years

Disposal

５年

廃棄

30 years

Disposal

給与一般

昇給・昇格等給与決定に関する文書
Finance

Ledgers andGeneral Ledger

General Ledger

27

ＯＩＳＴ
基本方針・ルール・手続
Major Class

Medium Class

Minor Class

Type of Corporate Records

大分類

中分類

小分類

法人文書の類型

Preservation
PeriodRecordSchedule

保存期間

保存期間満了時の措置

財務

records

総勘定元帳

総勘定元帳

３０年

廃棄

Fixed Asset Ledger

Fixed Asset Ledger

30 years

Disposal

固定資産台帳固定資産台帳３０年

廃棄Budget Plan

Budget Plan

30 years

Disposal

予算計画

予算計画

３０年

廃棄

Accounting evidence

Documents concerning evidential materials

10 years

Disposal

経理証憑

証拠書類に関する文書

１０年

廃棄

General Matters

Financial Statements

Financial Statement

30 years

Disposal

総括

財務諸表

財務諸表

３０年

廃棄

Annual account settlement

Approval documents concerning annual account settlement 30 years

Disposal

年次決算

年次決算に関する決算文書

３０年

廃棄

Audit by accounting auditors

Audit Reports by accounting auditors

10 years

Disposal

会計監査人監査会計監査人による監査報告書

１０年

廃棄

Important matters on
accounting

Documents concerning important accounting matters

10 years

Disposal

重要な経理に関する文書

１０年

廃棄

bank transactions

Documents related to bank transactions

10 years

Disposal

銀行取引

銀行取引に関する文書

１０年

廃棄

Tax

Tax filling documents

10 years

Disposal

税務

税務の申告書１０年

廃棄Board of Audit of Japan

Documents concerning accounting audits

5 years

Disposal

会計検査院

会計検査に関する文書

５年

廃棄

Notifications and reports

Documents concerning notifications and reports regarding
accounting and finance

5 years

Disposal

５年

廃棄

帳簿

重要な経理

届出・報告

28

ＯＩＳＴ
基本方針・ルール・手続
Major Class

Medium Class

Minor Class

Type of Corporate Records

大分類

中分類

小分類

法人文書の類型

Preservation
PeriodRecordSchedule

保存期間

保存期間満了時の措置

会計・財務に関する届出・報告に関する文書
Donations

Document concerning examination for receiving donations

5 years

Disposal

寄附金

寄附金の受入審査に関する文書

５年

廃棄

Board of Audit of Japan

Documents concerning inspection results by Board of Audit 5 years

Disposal

会計検査院

会計検査院の検査を受けた結果に関する文書

５年

廃棄

General accounting

Documents concerning routine and regular accountprocessing

3 years

Disposal

３年

廃棄

経理一般

定型的・定例的な経理処理に関する文書
BudgetBudget Plan

Materials related to budget and budget requests

10 years

Disposal

予算

予算計画

概算要求及び予算関係資料

１０年

廃棄

General accounting

Ledgers other than general ledger

10 years

Disposal

経理一般

総勘定元帳以外の帳簿

１０年

廃棄

Management

Business trips

Documents concerning business trips

5 years

Disposal

管理

出張

出張に関する文書

５年

廃棄

Procurement

Contracts

Disposal

調達

契約

Documents concerning important contracts and acceptance 10 years
inspections
１０年
重要な契約・検収に関する文書
Documents concerning minor contracts and acceptanceinspections

5 years

Disposal

５年

廃棄Contracts
契約

廃棄

軽易な契約・検収に関する文書
Facility andConstruction

Facility

Facility management

Documents concerning survey of facilities

30 years

Disposal

施設

施設管理

施設実態調査に関するもの

３０年

廃棄

Facility management

Original Drawings

30 years

Disposal

施設建設

29

ＯＩＳＴ
基本方針・ルール・手続
Major Class

Medium Class

Minor Class

Type of Corporate Records

大分類

中分類

小分類

法人文書の類型

Preservation
PeriodRecordSchedule

保存期間

保存期間満了
時の措置

施設管理

原図

３０年

廃棄

Application/Notification

Documents concerning important application forms,
agreements and notification forms related to facility

30 years

Disposal

３０年

廃棄

申請/届出

施設に係る各種申請書、協議書及び届出書等に関する文書で重要なものFacility management

Important documents concerning buried cultural properties 30 years

Disposal

施設管理

埋蔵文化財に関するもので重要なもの

３０年

廃棄

Application/Notification

Documents concerning application forms, agreements, andnotification forms related to facility

10 years

Disposal

１０年

廃棄

申請/届出

施設に係る各種申請書、協議書及び届出書等に関するもの
Contracts
契約

Documents to be submitted when requesting rectification of 10 years
defects
１０年

Disposal
廃棄瑕疵の修補等の請求の際に必要となるもの
Facility management
施設管理

Request forms and documents concerning theimplementation plans

10 years

Disposal

１０年

廃棄

各種要求書、実施計画書等に関するもの
SafetyDocuments concerning Fire Prevention and Control

10 years

Disposal

安全

防火管理に関するもの

１０年

廃棄

Facility management

Documents concerning maintenance of facilities (excluding
records of periodical inspections)Less than 1

Disposal

施設管理

year １年未満 廃棄施設の維持管理に関するもの（定期検査の結果に関するものを除く。）
Construction

Construction

建設

工事

Documents concerning design and cost estimate ofconstruction works

30

5 years

Disposal

５年

廃棄

ＯＩＳＴ
基本方針・ルール・手続
Major Class

Medium Class

Minor Class

Type of Corporate Records

大分類

中分類

小分類

法人文書の類型

Preservation
PeriodRecordSchedule

保存期間

保存期間満了時の措置

工事の設計積算に関するもの
Contracts
契約

Documents concerning construction contracts (excluding
those to be submitted when requesting rectification of
defects)

5 years

Disposal

５年

廃棄

5 years

Disposal

５年

廃棄

5 years

Disposal

５年

廃棄工事請負契約に関するもの（瑕疵の修補等の請求の際に必要となるものを除く。）
Contracts
契約

Documents concerning consignment of design andsupervision
設計監理委託に関するもの

Construction
工事

Documents concerning construction management(excluding those to be submitted when requesting
rectification of defects)
工事の施工監理に関するもの（瑕疵の修補等の請求の際に必要となるものを除く。）

Construction
工事

Records of periodical inspections (including those
5 years
required under the Building Standard Act and other related ５年
regulations)

Disposal
廃棄

定期検査の結果の記録に関するもの（建築基準法等関係法令によるものを含む。）
Contracts
契約

Documents concerning qualifications of participants incompetitive biddings

3 years

Disposal

３年

廃棄

競争参加者資格に関するもの
Contracts

Documents concerning construction contracts and reports

3 years

Disposal

契約

工事契約・施行に関する報告に関するもの

３年

廃棄

31

ＯＩＳＴ
基本方針・ルール・手続
Major Class

Medium Class

Minor Class

Type of Corporate Records

大分類

中分類

小分類

法人文書の類型

Preservation
PeriodRecordSchedule

保存期間

保存期間満了時の措置

Construction

Drawings and specifications

工事

設計図書に関するもの

Less than 1
year

Disposal
廃棄

１年未満
Construction

Documents concerning structural calculation for facilities

工事

建築等の構造計算に関するもの

Less than 1
year

Disposal
廃棄

１年未満
Risk Management Safety Control

Documents concerning serious disasters and accidents

30 years

Disposal

危機管理

安全管理

重大な災害・事故に関する文書

３０年

廃棄

Safety Control

Documents concerning disasters and accidents

10 years

Disposal

安全管理

災害・事故に関する文書

１０年

廃棄

Safety Control

Documents concerning important directives andrecommendations

10 years

Disposal

１０年

廃棄

安全管理

重要な指示勧告に関する文書
Safety Control

Documents concerning compensation for accidents

10 years

Disposal

安全管理

災害補償に関する文書

１０年

廃棄

Safety Control

Documents concerning minor disasters and accidents

1 year

Disposal

安全管理

軽易な災害・事故に関する文書

１年

廃棄

Safety Control

Minor management record materials

1 year

Disposal

安全管理

軽微な管理記録１年

廃棄

Education

Academic Affairs

DegreeDegree conferment and report of degree conferment

30 years

Disposal

教育

教務一般

学位

学位記授与及び学位授与報告に関するもの

３０年

廃棄

Committees

Meeting minutes and handouts of Faculty Assembly andFaculty Council

30 years

Disposal

３０年

廃棄

委員会

教授会、代議員会の議事録及び配布資料

32

ＯＩＳＴ
基本方針・ルール・手続
Major Class

Medium Class

Minor Class

Type of Corporate Records

大分類

中分類

小分類

法人文書の類型

Preservation
PeriodRecordSchedule

保存期間

保存期間満了時の措置

Academic Affairs
教務

Establishment and dismissal of academic programs andCourses

30 years

Disposal

３０年

廃棄

30 years

Disposal

３０年

廃棄

学科、学科目、講座の設置及び改廃に関するもの
Degree
学位

Registry of diploma issuance and registry of certificate
issuance
卒業証書発行台帳及び修了証書発行台帳に関するもの

Academic Affairs

Documents concerning recognition of credits

30 years

Disposal

教務

単位認定に関するもの

３０年

廃棄

DegreeDocuments concerning judgment of graduation

30 years

Disposal

学位

卒業判定資料３０年

廃棄Academic Affairs

Syllabus (For preservation)

30 years

Disposal

教務

シラバス（保存用）

３０年

廃棄

Academic AffairsStudent Handbook (For preservation)

30 years

Disposal

教務

学生便覧（保存用）

３０年

廃棄

DegreeDocuments concerning judgment of student examination

20 years

Transfer

学位合格者判定資料

２０年

移管

ThesisExamination of degree thesis (including documents of
examination committee)

10 years

Transfer

１０年

移管

論文

学位論文審査に関するもので重要なもの（審査委員会を含む）
DegreeParticularly important notification regarding degree

10 years

Disposal

学位

学位に関する通知等で重要なもの

１０年

廃棄

Academic Affairs

Documents concerning academic (after expiration)

5 years

Disposal

教務

他大学間との学術連携に関するもの（失効後）５年

廃棄Academic Affairs

Credit Transfer

5 years

Disposal

教務

単位互換に関するもの

５年

廃棄

33

ＯＩＳＴ
基本方針・ルール・手続
Major Class

Medium Class

Minor Class

Type of Corporate Records

大分類

中分類

小分類

法人文書の類型

Preservation
PeriodRecordSchedule

保存期間

保存期間満了時の措置

Student AffairsStudent Records

Document concerning school registration

Regular use

学生一般

学生記録

学籍に関する文書

常用Student Records

Transfer

学生記録

Important documents concerning change of students’ status 20 years
including disciplinary actions
２０年
学生の懲戒等身分の異動に関するもので重要なもの

ThesisDoctoral thesis

10 years

Disposal

論文

博士論文

１０年

廃棄

Student Records

Document concerning change of students’ status including
disciplinary actions

10 years

Disposal

１０年

廃棄

10 years

Disposal

１０年

廃棄

学生記録

—
移管

学生の懲戒等身分の異動に関するもの
Student Records
学生記録

Particularly important documents concerning scholarships
from Japan Student Services Organization and any other
scholarship foundations
日本学生支援機構及びその他育英団体の奨学金に関するもので重要なもの

Student entrance examination Particularly important documents concerning notification of 5 years
student entrance examination
入試
５年

Disposal
廃棄

入試に関する通知等で重要なもの
Student Selection
学生選考

Particularly important documents concerning student
recruitment

5 years

Disposal

５年

廃棄

学生募集に関する文書で重要なもの
Student Selection

Documents concerning student selection examination

5 years

Disposal

学生選考

入学者の選抜試験に関するもの

５年

廃棄

Summary

Documents of admission procedures

5 years

Disposal

総括

入学手続に関するもの

５年

廃棄

34

ＯＩＳＴ
基本方針・ルール・手続
Major Class

Medium Class

Minor Class

Type of Corporate Records

大分類

中分類

小分類

法人文書の類型

Preservation
PeriodRecordSchedule

保存期間

保存期間満了時の措置

Student Records
学生記録

Personal accident insurance for students pursuing education 5 years
and research
５年

Disposal
廃棄

学生教育研究災害傷害保険に関するもの
Academic Affairs

Documents concerning examination of credit recognition

5 years

Disposal

教務

単位認定試験に関するもの

５年

廃棄Student Records

Documents related to scholarship program for students

5 years

Disposal

学生記録

学生に対する奨学金に関するもの

５年

廃棄

Summary

Document concerning research assistance of student

5 years

Disposal

総括

学生の研究補助に関するもの

５年

廃棄

Summary

Record of student consultation

5 years

Disposal

総括

学生相談記録５年

廃棄

Summary

Documents concerning waiver of admission fee and tuitionfee, etc.

5 years

Disposal

５年

廃棄

総括

入学金、授業料等の免除に関するもので重要なもの
Student Records

Documents concerning students’ grade

5 years

Disposal

学生記録

成績に関するもの

５年

廃棄Summary

Minor documents concerning admission procedures

3 years

Disposal

総括

入学手続に関するもので軽易なもの

３年

廃棄

Student Records

Documents concerning various forms of identification suchas student identification card

3 years

Disposal

３年

廃棄

学生記録

学生証等の各種証明書発行に関するもの
Student Records

Documents concerning non-regular students

3 years

Disposal

学生記録

非正規学生に関するもの

３年

廃棄Student Records

Minor documents regarding student record

1 year

Disposal

学生記録

学生に関する記録で軽易なもの

１年

廃棄

35

ＯＩＳＴ
基本方針・ルール・手続
Major Class

Medium Class

Minor Class

Type of Corporate Records

大分類

中分類

小分類

法人文書の類型

Preservation
PeriodRecordSchedule

保存期間

保存期間満了時の措置

ITGeneral matters

Information Security

Documents concerning data of users and passwords, etc.

5 years

Disposal

情報技術

総括

情報セキュリティ

利用者、パスワード等のデータに関するもの

５年

廃棄

SoftwareDocuments concerning software

1 year

Disposal

ソフトウェア

ソフトウェアに関するもの

１年

廃棄Information Systems

Minor Document concerning IT

1 year

Disposal

システム

情報技術に関するもので軽易なもの

１年

廃棄

Particularly important documents concerning network andネットワークインフラストラクチャ information infrastructure
ネットワーク及び情報基盤に関するもので重要なものー

5 years

Disposal

５年

廃棄Network Infrastructure

Minor documents concerning network and information
ネットワークインフラストラクチャ infrastructure.
ネットワーク及び情報基盤に関するもので軽易なものー

1 year

Disposal

１年

廃棄Materials and books LibraryManagement

Library Catalog

30 years

Disposal

資料・図書

管理

蔵書目録

３０年

廃棄

Use of Library

Usage Statistics

30 years

Disposal

利用

利用統計

３０年

廃棄

Management

Documents concerning criteria of library operation

10 years

Disposal

管理

図書館の運営に係る基準等に関するもの

１０年

廃棄

Management

Documents concerning purchase of books

5 years

Disposal

管理

図書の購入に関するもの

５年

廃棄Management

Notification regarding books

5 years

Disposal

管理

図書に関する通知等

５年

廃棄

Use of Library

Documents concerning use of books

3 years

Disposal

利用

図書の利用に関するもの

３年

廃棄Information
Infrastructure
情報基盤

図書館

Network Infrastructure36