南部箕蚊屋広域連合特定個人情報取扱規程
平成30年５月30日 訓令第１号
目次
第１章 総則（第１条～第３条）
第２章 体制（第４条～第７条）
第３章 特定個人情報の取扱い（第８条～第16条）
第４章 個人番号利用事務等の業務の委託等（第17条）
第５章 情報漏えい等事案への対応（第18条）
第６章 監査及び点検の実施（第19条～第21条）
第７章 雑則（第22条）
附則
第１章 総則（目的）
第１条 この規程は、南部箕蚊屋広域連合（以下「広域連合」という。
）が行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成25年法律第27号。以下「番号法」という。
）に基づき、広域連合の取り扱う特定個人情報等の適正な取扱いを確保するために必要な事項を定めることを目的とする。
（定義）
第２条 この規程における用語の意義は、南部箕蚊屋広域連合個人情報保護条例（平成13年南部箕蚊屋広域連合条例第４号。以下「条例」という。
）第２条及び番号法第２条に定めるところによるほか、次のとおりとする。
(１) 職員等 広域連合に所属する一般職及び特別職の職員並びに臨時的任用職員をいう。
(２) 外部有識者等 広域連合から報酬等の支払を受ける外部有識者及びその他の支払調書等の作成対象となる者をいう。
(３) 特定個人情報取扱者 特定個人情報を取り扱う事務の担当者をいう。
（事務の範囲）第３条 広域連合が行う個人番号利用事務は、番号法に規定する事務とする。
２ 広域連合が行う個人番号関係事務は、番号法に基づき、職員等、外部有識者等、その他の個人から特定個人情報の提供を受け、当該特定個人情報が記載された法定調書等を作成し、他の個人番号利用事務等実施者に提出する事務とする。
第２章 体制（取扱責任者）
第４条 特定個人情報の適正な取扱い及び円滑な運用・管理を図るため、取扱責任者を置く。
２ 取扱責任者は、事務局長をもって充てる。
３ 取扱責任者は、特定個人情報取扱者及びその役割を指定し、特定個人情報取扱者に対して必要かつ適切な監督を行うこととする。
４ 取扱責任者は、特定個人情報取扱者が取り扱う特定個人情報の範囲を指定する。

５ 取扱責任者は、次に掲げる組織体制を整備する。
(１) 特定個人情報取扱者がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合の報告連絡体制(２) 特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損等（以下「情報漏えい等」という。
）事案の発生又は兆候を把握した場合の報告連絡体制(３) 特定個人情報の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制（特定個人情報取扱者の責務）第５条 特定個人情報取扱者は、番号法及び条例の趣旨にのっとり、関連する法令及び規程等の定め並びに取扱責任者の指示に従い、特定個人情報を取り扱わなければならない。
（監査責任者）
第６条 特定個人情報の管理の状況について監査するため、監査責任者を置く。
２ 監査責任者は、事務局次長をもって充てる。
（教育研修）
第７条 取扱責任者は、所属する職員等に対し、特定個人情報の取扱いについて理解を深め、特定個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を定期的に行う。
２ 取扱責任者は、当該所属の特定個人情報取扱者に対し、特定個人情報の適切な管理のために、教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
第３章 特定個人情報の取扱い（特定個人情報の収集）
第８条 特定個人情報取扱者は、第３条に規定する事務を処理するために必要があるときは、利用目的をあらかじめ明示した上で、個人番号の提供を求めるものとする。
２ 特定個人情報取扱者は、個人番号を収集する際に、本人確認を行うこととする。
(１) 身元確認 特定個人情報取扱者は、原則として、個人番号カード、運転免許証等の身元確認書類により、身元確認を行うこととする。ただし、個人番号関係事務において、以前に身元確認を行った職員等、本人に相違ないことが明らかに判断できる者については、特定個人情報取扱者が知覚することで、身元確認を行ったものとみなすことができる。
(２) 個人番号の確認 特定個人情報取扱者は、第３条に規定する事務において個人番号を収集する場合には、個人番号カード、通知カード又は個人番号が記載された住民票の写し若しくは住民票記載事項証明書の提示を求めることにより、番号確認を行うものとする。ただし、これらの書類の提示を受けることが困難であると認められる場合には、これに代えて次のいずれかの措置をとるものとする。
ア 個人番号カード又は通知カードの写しの提示を受けること。
イ 過去に本人確認の上収集した個人番号の記録を照合すること。
ウ 官公署又は個人番号利用事務実施者若しくは個人番号関係事務実施者から発行又は発給された書類その他これに類する書類であって個人番号利用事務実施者が適当と認めるもの（個人番号及び氏名並びに生年月日又は住所が記載されているものに限る）の提示を受けること。
（特定個人情報の利用）
第９条 特定個人情報の利用は、事務において必要最小限の範囲で行うものとし、取扱責任者は、そのために必要な措置を講じなければならない。

２ 取扱責任者は、特定個人情報取扱者に対して、特定個人情報の利用目的を達成するために必要最小限の範囲で利用権限を付与し、利用権限を有しない者に特定個人情報を利用させてはならない。
３ 特定個人情報取扱者は、利用権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で特定個人情報を利用してはならない。
４ 特定個人情報取扱者は、業務上の目的で特定個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、取扱責任者の承認を得た上で行う。
(１) 特定個人情報の複製(２) 特定個人情報の送信(３) 特定個人情報の送付又は持ち出し(４) その他特定個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
５ 特定個人情報取扱者は、特定個人情報取扱者以外の者による特定個人情報の漏えいを防止するため、第14条第１項に規定する取扱区域であって、適当な作業スペースの確保、間仕切りの設置等の措置が講じられた区域内において、個人番号利用事務等を行うことに努める。
（特定個人情報の保存・管理）第10条 特定個人情報が記録された文書及び電子媒体は、関係法令及び南部箕蚊屋広域連合文書管理規程（平成22年南部箕蚊屋広域連合訓令第１号。以下「文書管理規程」という。
）に定める期間保存する。
２ 特定個人情報が記録された文書及び電子媒体は、施錠可能な場所に保管する等の方法により適正に管理する。
３ 特定個人情報が電磁的記録により保管、管理される場合は、南部箕蚊屋広域連合情報セキュリティポリシー（以下「情報セキュリティポリシー」という。
）に定める方法により適正に管理する。
（特定個人情報の提供）第11条 特定個人情報は、番号法により認められている場合においてのみ提供することができる。
２ 前項の提供に当たっては、厳重な管理方法によって行う。
３ 職員等は個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
（特定個人情報の削除・廃棄）第12条 特定個人情報が記録された文書及び電子媒体は、関係法令及び文書管理規程により定められた保存期間を超えた場合に削除・廃棄を行うものとする。
２ 特定個人情報が記録された文書及び電子媒体の削除・廃棄に当たっては、取扱責任者の指示により、容易に復元できない方法により適切に行うものとする。
（特定個人情報の取扱状況の記録）
第13条 取扱責任者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して、当該特定個人情報ファイルの利用、出力、保管、持ち出し、削除及び廃棄等の状況を記録しなければならない。
（取扱区域）
第14条 取扱責任者は、情報漏えい等を防止するため、特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずる。
２ 前項に定める区域は、取扱責任者が管理する場所であって、取扱責任者が所管する職員等又は特定個人情報を取り扱う委託業者が不在の場合には施錠できる場所であることを原則とする。
（電子媒体における安全の確保等）

第15条 取扱責任者は、電子媒体において特定個人情報を取り扱う場合は、情報セキュリティポリシーに基づく安全管理措置を講ずるものとする。
（特定個人情報保護評価）
第16条 取扱責任者は、特定個人情報ファイルを保有しようとする場合は、特定個人情報保護評価に関する規則（平成26年特定個人情報保護委員会規則第1号）及び特定個人情報保護評価指針の定めるところにより、当該特定個人情報ファイルを保有する前までに特定個人情報保護評価を実施するものとする。
２ 取扱責任者は、個人のプライバシー等の権利利益に影響を与え得る特定個人情報の漏えいその他の事態を発生させるリスクを軽減するための措置として特定個人情報保護評価書に記載した全ての措置を講ずるものとする。
第４章 個人番号利用事務等の業務の委託等（業務の委託等）
第17条 取扱責任者は、個人番号利用事務等の全部又は一部の委託をする場合には、委託を受ける者
において、広域連合が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられることについて、あらかじめ確認する。
２ 取扱責任者は、前項の委託をする場合は、委託を受けた者との契約書に、特定個人情報の取扱いに関する特記事項を規定するとともに、委託を受けた者において、広域連合が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行う。
３ 個人番号利用事務等の全部又は一部の委託を受けた者が再委託をする場合には、取扱責任者は、委託をする個人番号利用事務等の取扱いについて適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断する。
第５章 情報漏えい等事案への対応（事案の報告及び対応）
第18条 情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び特定個人情報取扱者がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案が発生した場合に、その事実を知った特定個人情報取扱者その他の職員等は、速やかに当該特定個人情報を管理する取扱責任者に報告する。
２ 取扱責任者は、情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合には、速やかに広域連合長に報告する。
３ 取扱責任者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずる。
第６章 監査及び点検の実施（監査）第19条 監査責任者は、特定個人情報の管理の状況について、定期に又は随時に監査を行い、その結果を取扱責任者に報告するものとする。
（点検）第20条 取扱責任者は、自ら管理責任を有する特定個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を広域連合長へ報告する。
（評価及び見直し）
第21条 取扱責任者は、監査又は点検結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。
第７章 雑則（その他）
第22条 この規程に定めるもののほか必要な事項は、取扱責任者が別に定める。
附 則
この規程は、平成30年６月１日から施行する。