Le aspettative dei
business partner
di HitachiMarzo 2024

Creato dalla divisione compliance, Hitachi, Ltd.

© Hitachi, Ltd. 2024. Tutti i diritti riservati.

INDICE

01

02

03

Introduzione

Etica commerciale e compliance

Salute, sicurezza e ambiente

04

05

06

Diritti umani

Informazioni commerciali riservate edati personali

Speak up e segnalazioni

Introduzione
Hitachi si impegna a gestire le proprie attività in modo etico e legale e cerca dicollaborare con business partner che operano secondo i più alti standard di integrità equalità.
Hitachi si aspetta che i business partner agiscano conformemente al Codice Etico e diCondotta Aziendale del Gruppo Hitachi e alle leggi e ai regolamenti applicabili.
Hitachi si aspetta inoltre che i business partner comprendano l’importanza di allinearsi
con la mission, i valori e la visione di Hitachi e svolgano la loro attività in modo da nonprovocare effetti negativi sulle persone e sul nostro pianeta.

In qualità di business partner di Hitachi, Hitachi si aspetta che vi impegniate e agiate
conformemente al Codice Etico e di Condotta Aziendale del Gruppo Hitachi ecomunichiate queste aspettative ai vostri dipendenti, appaltatori e business partner
quando lavorate con o per conto di Hitachi.

2Eticacommerciale ecompliance

Hitachi si impegna a conformarsi alle leggi e ai regolamenti applicabili e a rispettare i più alti standard
di etica e condotta commerciale. In qualità di business partner di Hitachi, ci aspettiamo che
promuoviate trasparenza e responsabilità nelle vostre attività commerciali, inclusa l’implementazione
di processi e procedure efficaci ai fini di:
Impedire la corruzione e conformarsi con le leggi e i regolamenti
anticorruzione. Astenersi da offrire o accettare qualsiasi cosa divalore per mantenere o assicurarsi un'attività commerciale oppure
per ottenere un guadagno sleale. Astenersi da pagamenti
agevolativi per conto di Hitachi a meno che sussista una minaccia
immediata per la vita, l’incolumità, la sicurezza o la libertà. Se
effettuate un pagamento in tali circostanze, informate
immediatamente Hitachi.

Competere in modo equo e conformarsi alle leggi antitrust e sullaconcorrenza in tutti i paesi in cui si svolgono attività con o per conto di
Hitachi. Astenersi dallo stipulare un accordo con un concorrente per
dividere mercati o clienti, fissare prezzi, manipolare il processo di offerta
competitivo, scambiare o discutere informazioni riservate e confidenziali diHitachi. Astenersi da abusare o sfruttare una posizione di mercato
dominante per garantire condizioni non eque o per consolidare o rafforzare
in maniera sleale la posizione di mercato.

Dare e ricevere regali e offerte di intrattenimento in maniera
responsabile. Astenersi da offrire o accettare regali e offerte diintrattenimento per conto di Hitachi che siano contrari alle leggi
locali o possano essere percepiti come modalità indebita di
influenzare una decisione commerciale. Non fornire a Hitachi denaro
o regali equivalenti a denaro.

Impedire il riciclaggio di denaro e conformarsi a qualsiasi legge eregolamento in materia di antiriciclaggio e antiterrorismo. Evitare attività
associate a reati, incluso il riciclaggio di denaro o finanziamenti al
terrorismo.

Condurre le transazioni commerciali con trasparenza e registraree classificare le transazioni con precisione nei registri contabiliaziendali. Non tenere conti economici nascosti o fondi non registrati.
Segnalare le informazioni rilevanti nel rispetto delle leggi e dei
regolamenti applicabili.
Per un controllo di sicurezza degli scambi, adeguarsi alle leggi
nazionali e internazionali sulla compliance degli scambi, ai
regolamenti sul controllo delle esportazioni, alle sanzioni
economiche e alle leggi doganali che controllano le transazioni
internazionali di prodotti e servizi. Ottenere le licenze necessarie perle esportazioni prima di procedere con qualsiasi esportazione e
conformarsi ai termini di licenza o a qualsiasi requisito di esonero.

Identificare e gestire conflitti di interesse ed evitare situazioni in cui gli
interessi personali, le attività esterne, gli interessi economici o le relazioni
siano in conflitto o sembrino essere in conflitto con gli interessi relativi alle
attività di Hitachi. Non permettere che transazioni commerciali con, o per
conto di, Hitachi siano influenzate da considerazioni o relazioni personali.
Condurre una due diligence sui business partner e mitigare i rischi
scoperti durante la due diligence prima di iniziare a lavorare con o per
conto di Hitachi. Monitorare le performance per assicurare che soddisfino
le vostre aspettative e quelle di Hitachi.

3

Salute, sicurezza e ambiente
Hitachi lavora per creare un ambiente di lavoro sano, sicuro e protetto. In qualità di business
partner di Hitachi, siete tenuti a:Capire e seguire i requisiti di salute e sicurezzadi Hitachi quando lavorate con o per conto di
Hitachi.

Adeguarvi alle leggi e ai regolamenti applicabili inmateria di salute e sicurezza.

Sviluppare un luogo di lavoro sicuro, sano eprotetto per tutti i soggetti coinvolti nelle attività
commerciali di Hitachi.

Essere sempre coinvolti nelle attività di salute esicurezza per impedire lesioni o malattie professionali.

Hitachi affronterà le questioni ambientali impegnandosi a raggiungere una qualità di vita superiore
e a realizzare una società sostenibile attraverso la sua Social Innovation Business. In qualità dibusiness partner di Hitachi, siete tenuti a:comprendere e seguire leggi e regolamenti
ambientali che si applicano alle attività commerciali
di Hitachi.

Capire gli effetti diretti e indiretti delle vostre attività
commerciali sull’ambiente e ridurre al minimo gli effetti
avversi come emissioni di anidride carbonica,
inquinamento o rifiuti.

4Diritti umani
Hitachi opera in modo da sostenere e rispettare i diritti umani di tutti i soggetti
coinvolti nelle attività commerciali di Hitachi e si attiene alle convenzioni
internazionali sui diritti umani e alle leggi sul lavoro, nonché alle leggi e ai
regolamenti nazionali. In qualità di business partner di Hitachi, siete tenuti a:
Conformarvi con l’impegno di Hitachi per i
diritti umani, difendendo i diritti umani dei
lavoratori e trattandoli con dignità e rispetto.

rispettare i diritti umani, attenervi agli
standard internazionali ed evitare di causare ocontribuire a impatti negativi sui diritti umani.
Conformarvi alle leggi, alle norme e ai
requisiti di legge applicabili per l’abolizionedella schiavitù e di tutte le forme di lavoro
forzato od obbligatorio.
Non permettere lavoro minorile, forzato otraffico di manodopera.

.

Promuovere pari opportunità di impiego. Non
discriminare alcun soggetto coinvolto nelle vostre
attività commerciali.
Rispettare la libertà di associazione e il diritto dicontrattazione collettiva dei dipendenti.

5

Informazioni commerciali
riservate e dati personali
Hitachi si impegna a gestire con responsabilità le informazioni commerciali
riservate. Hitachi adotta precauzioni per tutelare le informazioni di Hitachi e dei
business partner da accessi e divulgazioni non autorizzati e segue le leggi invigore sulla protezione dei dati personali quando gestisce i dati personali dei
dipendenti. In qualità di business partner di Hitachi, siete tenuti a:gestire le informazioni commerciali
riservate di Hitachi con cura, proteggendole
da attacchi, divulgazione o uso improprio.

Osservare e attenervi a tutte le leggi e iregolamenti applicabili sulla privacy intema di raccolta, trattamento e protezione dei
dati personali dei dipendenti di Hitachi.

Proteggere le informazioni non pubblichedi Hitachi adottando le migliori pratiche delsettore.

Rispettare la proprietà intellettuale diHitachi e fornire protezioni adeguate prima diusare la proprietà intellettuale di Hitachi.

6Speak up e segnalazioni
Hitachi incoraggia chiunque lavori per o rappresenti Hitachi a fare una
segnalazione se emergono timori o si osserva qualcosa di sbagliato. In qualitàdi business partner di Hitachi, siete tenuti a:creare un ambiente nella vostra organizzazione in cui ci si senta liberi di fare delle segnalazioni
non tollerando nessuna forma di rappresaglia contro i soggetti che sollevano timori in buona fede opartecipano alle indagini.
Avere canali efficaci a disposizione dei vostri dipendenti, appaltatori e business partner persollevare timori relativi a violazioni o potenziale condotta impropria, comportamento non etico oazioni non sicure.
Avere procedure adeguate per garantire che le segnalazioni vengano prese sul serio, valutate egestite in modo adeguato e trattate con la massima riservatezza.
Contattare Hitachi per segnalare eventuali violazioni o sospetti atti non etici o potenzialmente
nocivi che coinvolgono le attività commerciali di Hitachi. Potete informare un membro delladirezione di Hitachi oppure usare la Global Compliance Hotline di Hitachi, che è disponibile 24/7 epermette a chiunque di rimanere anonimo, laddove consentito dalla legge.
Condividere i recapiti della Global Compliance Hotline di Hitachi con i vostri dipendenti,
appaltatori e business partner che lavorano con o per conto di Hitachi. I recapiti sono riportati diseguito.

Per raggiungere la Global Compliance Hotline di Hitachi:
Visitate hitachi.ethicspoint.com
Chiamata gratuita. È possibile individuare il numero per il vostro paese su hitachi.ethicspoint.com
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I business partner sono aziende, entità, organizzazioni o individui
esterni all'azienda con cui Hitachi Rail intrattiene o potrebbe
considerare di intrattenere una transazione o una relazione
commerciale.
Questa integrazione definisce ulteriori aspettative e requisiti per ibusiness partner che forniscono servizi a Hitachi Rail.

Integrazione
Hitachi Rail© Hitachi Rail Limited. 2024. Tutti i diritti riservati.

Sistemi digestione interni

Hitachi Rail si aspetta che i business partner si conformino alle leggi e ai
regolamenti e dimostrino sistemi di gestione interni a supporto di questo.
Stabilire processi e linee guida per identificare,monitorare, comprendere e rispettare leleggi,i regolamenti in vigore e i requisiti dei
clienti.
Le violazioni di leggi o regolamenti possono
comportare la cessazione del rapportocommerciale con Hitachi Rail, nonché
qualsiasi altra azione correttiva legale econtrattuale a disposizione di Hitachi Rail.
Stabilire delle procedure per identificare rischi
legali, normativi, ambientali, di salute esicurezza ed etici associati alle pratiche e alle
attività lavorative.
Implementare auto-valutazioni o verifiche
periodiche per garantire la conformità con i
requisiti di legge e normativi e i requisiti
contrattuali dei clienti, tra cui quelli legati alla
responsabilità ambientale, sociale e digovernance (ESG).

Creare e mantenere documenti, registri e
libri accurati e veritieri per impedire frodi;
garantire la compliance legale, finanziaria enormativa; la conformità con i requisiti dei
clienti, e adottare adeguate misure a protezionedella privacy e delle informazioni riservate esensibili sotto il profilo commerciale.
Stabilire delle procedure per comunicare e
condividere le aspettative con la vostra forza
lavoro e i fornitori e monitorare la loro
compliance.
Fornire prova dei vostri sistemi di gestioneinterni e delle autovalutazioni o verifiche
laddove richiesto da Hitachi Rail.

Qualità e sicurezza del prodotto

Privacy e dati personali

Assicurare una sufficiente sicurezza dellaprogettazione del prodotto e vendere prodotti
con consapevolezza delle vostre responsabilità
come produttore. La sicurezza del prodotto
deve essere garantita in conformità alle leggi e
ai regolamenti applicabili.

Qualsiasi dato personale (sia relativo a
dipendenti di Hitachi Rail o altro) del cui
trattamento la vostra Azienda è titolare oresponsabile sarà raccolto, conservato, trattato,
trasmesso e condiviso secondo le leggi e iregolamenti vigenti in materia di privacy eprotezione dei dati personali e sicurezzadelle informazioni.

Cogliere le opportunità di continui
miglioramenti facilitati e promossi nell’ambito
dei vostri sistemi di gestione della qualità.

Proprietà intellettuale e
informazioni commerciali
riservate
Rispettare e proteggere i diritti di proprietà
intellettuale e le informazioni commerciali
riservate. Trasferimento e uso della tecnologia
e del know-how devono avvenire in modo danon violare i diritti di proprietà intellettuale, e leinformazioni di clienti e fornitori devono essere
salvaguardate secondo le leggi e i regolamentie con adeguati controlli di sicurezza delle
informazioni.

Whistleblowing
Mantenere un programma per garantire latutela dei whistleblower di fornitori e dipendenti,
a meno che sia vietato per legge.

Ambiente

Stabilire obiettivi di riduzione dei gas serrae sostenere Hitachi Rail in merito a iniziative
di sostenibilità e riduzione del carbonio. Vi
invitiamo a prendere conoscenza delle Lineeguida per l'approvvigionamento sostenibile delGruppo Hitachi.

Al fine di preservare la biodiversità e gli
ecosistemi che fungono da fondamenta per lasopravvivenza sia dell’umanità che dell'attività
d’impresa, procuratevi materie prime e
prodotti con la consapevolezza del loro
impatto sull'ambiente.

Identificare l’impatto ambientale delle
attività produttive e ridurre al minimo gli
effetti avversi sulla comunità, sull’ambiente
e sulle risorse naturali, salvaguardando allo
stesso tempo salute pubblica e sicurezza. Vi
invitiamo a prendere conoscenza delle Lineeguida per l'approvvigionamento ecologico delGruppo Hitachi.

Adottare politiche ed effettuare i dovuti
controlli sulle fonti e le catene di custodia
per minerali, come stagno, tantalio, tungsteno
e oro contenuti nei prodotti fabbricati. Effettuare
i dovuti controlli per garantire in maniera
ragionevole che l'approvvigionamento di risorseminerarie sia conforme alla Guidadell'Organizzazione per la cooperazione e lo
sviluppo economici (OCSE) sul dovere didiligenza per catene di approvvigionamento
responsabili di minerali provenienti da zone diconflitto o ad alto rischio o altri quadri di due
diligence equivalenti.