事例紹介

事 例 紹 介株式会社ゆうちょ銀行様
公社時代から続く紙とハンコの文化からの脱却！

〜ICカードで勤務時間の打刻、膨大な集計作業からの解放〜

2007年に民営化され10年が経過したゆうちょ銀行様では、長年にわたり従業員の勤務管理として紙の出勤簿にハンコを押すという日本郵政公社時代のやり方を引き継いできました。
しかしその集計や管理に膨大な労力がかかっていたため、2017年にNTTコムウェアの勤務管理ソリューション
「follow」を導入し、管理業務の効率改善、ペーパーレス化と経費削減を実現しました。

導入効果 1

導入効果 2

I C カ ードで 勤 務 時 間 な ど の 打 刻 が簡 単・正 確 に 。事 務 効 率 も 向 上

出 勤 簿 などの ペ ー パ ーレス 化 で業 務 の 効 率 化と経 費 を 削 減

紙の出勤簿にハンコ。公社時代の勤務管理では集計、確認作業が膨大に貯金のお預かり、送金などの業務を中心に事業を展開しているゆうちょ銀行様。国民一人ひとりのライフサイクルの中で重要な「ユニバーサルサービスを提供する」という意識の下で運営を続け、2015年には上場を果たしています。
ゆうちょ銀行様が以前より課題認識を持って取り組んでいたのが貯金事務センター等の勤務時間管理の効率化でした。勤務時間管理システムを導入した拠点は、全国に13拠点、約8500名の方が従事しています。以前は出退勤の際、各従業員が紙の出勤簿にハンコを押すことで勤務の確認を行っていました。

傳 昭浩氏
株式会社ゆうちょ銀行
本社 事務部門
事務企画部 部長

事務部門 事務企画部部長の傳昭浩様は、「 勤務時間等の計算は給与の額に直結するので、正確に行う必要があります。しかし紙からの集計では入力、計算、突合、確認の手間に膨大な時間がかかっていました」と当時の状況を説明します。
紙の出勤簿等を利用し続けた背景には、公社時代から引き継いだ複雑な制度があるため、システム化に踏み切れずにいました。

モデル拠点でシステムの正確性とスムーズな運用を確認し、全拠点へ展開
ゆうちょ銀行様では2012年に出勤簿等の紙管理についてシステム化の検討を開始し、2014年にシステム化を決定、入札を経て2015年7月にNTTコムウェ
アの勤務管理ソリューション「follow」導入を決めました。社員証であるICカードを専用端末にタッチして、始業・終業時刻を入力できる仕組みを採用。登録された勤務データをシステム上で集計し、既存の人事・給与システムへ接続。給与支給までの事務効率の向上を実現しました。
導入にあたっては、まず、先行して中規模の1拠点に導入し、テスト運用を実施しました。勤務時間管理システムと紙の両方を使い、集計結果が同じか、運用に問題が生じないかなどを検証した上で紙の出勤簿等を廃止して勤務時間管理システムに一本化することに決定。その後も段階的に導入を展開し、2017年2月に全拠点でシステムを稼動させました。

従業員

上長

命令や承認のシステム化

出 社 及び 退 社 時 に社員証（ICカード）
で打刻

勤務時間管理システム
各 従 業 員の勤 務 時 間のデ ー タ

従業員

採用・異動・退職など
人事情報データ給 与・賞与 計算

1/2

勤 管員

集計事務の効率化

専 用 端 末のタッチ操作で休暇を申請

・出 退 勤 管 理・出 張 や 研 修 の 状 況 確 認
・超 過 勤 務 の 命 令・申 請された 休 暇 の 承 認

勤務時間のデータ

・勤 務 時 間 報 告・休 暇 管 理・未 承 認 申 請 等 のエラー チェック

人事・給与システム

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事例紹介
事 例 紹 介株式会社ゆうちょ銀行様

膨大な書類をペーパーレス化。あるべき勤務管理のフローへ大きく転換
すべての貯金事務センターの勤務時間管理システム導入を終え、「 大きく事務効率が改善した」と傳様は振り返ります。
「 大変だった集計作業も今ではボタンを1つ押すだけで済みます。シ
ステム化によって人為的なミスもなくなり、正確性や効率も向上しました。タッチパネルから休暇申請できる機能などにより、多くの書類が不要になり、ペーパーレス化、経費削減も進みました。
集計に当たっていたスタッフからも稼働削減の効果は絶大と聞いています」
事務部門 事務企画部 専門役の浦井善弘様は、勤務時間管理システムでは上長が自分の部下の勤務状況の把握をより簡便に管理できるようになった点を評価しています。

浦井 善弘氏株式会社ゆうちょ銀行
本社 事務部門
事務企画部 専門役

日々の業務効率化にも効果は表れています。
「勤務時間管理システムの管理画面で、依頼したい人にチェックを入れて手続きができます。以前の紙での管理に比べ、業務効率が上がりました。
また、従業員の休暇申請も専用端末のタッチ操作で簡単にできるようになりました」（浦井様）
事務部門 事務企画部の森川寛子様は、従業員の意識にも変化が見られる点を指摘しました。
「専用端末には、『 今日は定退日なので早く帰りましょう』『 今日は〇〇の提出日です』といったメッセージや標語などを表示できます。毎日全員が目にするので、周知徹底のツールとしても活用しています」

勤務時間管理システム導入効果がさまざまな面に表れた要因として、浦井様はNTTコムウェアの知見を挙げました。
「 ゆうちょ銀行の人事・給与システムの開発を手がけていたため、公社時代から続いている複雑な勤務制度をよく理解していました。その知見が生かされ、スピーディーに品質の高いシステムができあがりました。全国に点在する貯金事務センターに段階的に導入していく際も、各拠点で研修を開くなど、NTTコムウェアによる現地での手厚いサポートがありました。その結果わずか半年間で導入、稼動を実現できたのは、NTTコムウェアの絶大な支援があったからです」（ 浦井様）
最後に、傳様は今回のプロジェクトを振り返り、「 当社は、複雑な勤務制度で運用しているため、通常のパッケージ製品では対応できないと考えていましたが、NTTコムウェアの最適な提案により、勤務管理の効率化を実現することができました。今後のさらなる活用に期待しています」と締めくくりました。

森川 寛子氏株式会社ゆうちょ銀行
本社 事務部門
事務企画部

担当者の声
特殊な勤務体系に対応するため、ゆうちょ銀行様と一体になってプロジェクトを推進
NTT コムウェアは、ゆうちょ銀行様と協力して、貯金事務センター様の業務負担を軽減する勤務時間管理システムを構築しました。構築にあたっては、特殊な勤務体系に対応する必要がありましたが、お客さまとの情報交換や、プロトタイプを作成しながら進めることで、誰でも簡単に操作できるシステムを実現することができました。
テスト運用では、運用時の課題や改善点の抽出に積極的にご協力いただくことで、後続拠点でのスムーズな導入ができました。今後もお客さまと一体となり、ご要望に応えるシステムを提案していきたいと考えております。
NTTコムウェア株式会社 エンタープライズビジネス事業本部
産業・公共ビジネス部 営業部門 スペシャリスト 千葉明（写真左）ビジネスデザインソリューション部 ビジネスソリューション部門担当課長 石井直樹（写真中央） スペシャリスト 菊地淳（写真右）※ 商品およびサービスの内容は、予告なく変更する場合がありますので、あらかじめご了承ください。

※「follow（フォロー）」は、NTT コムウェア株式会社の登録商標です。

※ その他、記載されている社名、商品名などは、各社の商標または登録商標である場合があります。

※ 所属部署、役職等については、取材当時のものです。

WEB 掲載：2017.10
URL：http://www.nttcom.co.jp/「follow」に関するお問い合わせ先
URL：http://www.nttcom.co.jp/follow̲s/follow/

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