国立大学法人奈良先端科学技術大学院大学法人文書管理規程
平成２３年３月２５日
規程第
３
号
（趣旨）
第１条 この規程は、公文書等の管理に関する法律（平成２１年法律第６６号。
以下「法」という。）第１３条第１項の規定に基づき、国立大学法人奈良先端
科学技術大学院大学（以下「本学」という。）における法人文書の適正な管理に関し、必要な事項を定めるものとする。
（定義）
第２条 この規程において「法人文書」とは、本学の役員又は職員（以下「役職員」という。）が職務上作成し、又は取得した文書（図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作られた記録をいう。第８条第２項第２号において同じ。）を含む。以下同じ。）であって、役職員が組織的に用いるものとして、本学が保有しているものをいう。ただし、次の各号に掲げるものを除く。
（１）官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの（２）法第２条第５項第３号の規定により附属図書館において特別の管理がされているもの
２ この規程において「法人文書ファイル等」とは、本学における能率的な事
務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する法人文書（保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。）
を一の集合物にまとめたもの（以下「法人文書ファイル」という。）及び単独で管理している法人文書をいう。
３ この規程において「法人文書ファイル管理簿」とは、本学における法人文書ファイル等の管理を適切に行うために、法人文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置及び保存
場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。
４ この規程において「部局」とは、先端科学技術研究科、総合情報基盤セン
ター、生命科学研究基盤センター、マテリアル研究プラットフォームセンタ
ー、データ駆動型サイエンス創造センター、保健管理センター、戦略企画本部、教育推進機構、研究推進機構、監査室、ダイバーシティ＆インクルージ
ョン推進室、地域共創推進室、技術室、留学生・外国人研究者支援室及び事
務局各課をいう。
（管理体制）
第３条 本学に、法人文書を管理するために、総括文書管理者、副総括文書管理者、文書管理者、文書管理担当者及び監査責任者を置く。
２ 総括文書管理者は、事務総括担当理事をもって充て、次の各号に掲げる事
務を行うものとする。
（１）法人文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製（２）法人文書の管理に関する必要な改善措置の実施（３）法人文書の管理に関する研修の実施（４）組織の新設・改正・廃止に伴う必要な措置（５）法人文書ファイル保存要領その他この規程に関し必要な細則の整備（６）その他法人文書の管理に関する事務の総括
３ 副総括文書管理者は、管理部長をもって充て、前項に掲げる事務について
総括文書管理者を補佐するものとする。
４ 文書管理者は事務局各課にあっては課長を、それ以外の部局にあっては当該部局の長又は当該部局の長が指名する者をもって充て、その管理する法人
文書について、次の各号に掲げる事務を行うものとする。
（１）保存（２）保存期間が満了したときの措置の設定（３）法人文書ファイル管理簿への記載（４）移管又は廃棄（法人文書ファイル移管・廃棄簿への記載を含む。）等（５）管理状況の点検等（６）法人文書の作成、標準文書保存期間基準（以下「保存期間表」という。）の作成等による法人文書の整理その他法人文書の管理に関する職員の指導
５ 文書管理担当者は、文書管理者が管理する当該組織の職員のうちから文書管理者が指名する者をもって充て、文書管理者のつかさどる事務の遂行を補佐するものとする。
６ 文書管理者は、文書管理担当者を指名後、速やかに総括文書管理者にその氏名又は役職等を報告しなければならない。
７ 監査責任者は、学長が指名する監事をもって充て、法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。
８ 職員は、法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等並びに総括文書管理者
及び文書管理者の指示に従い、法人文書を適正に管理しなければならない。
（文書の作成等）
第４条 職員は、文書管理者の指示に従い、法第１１条第１項の規定に基づき、法第１条の目的の達成に資するため、本学における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに本学の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。
２ 別表第１に掲げる業務については、当該業務の経緯に応じ、同表の法人文書の類型を参酌して、文書を作成するものとする。
３ 本学の内部の打合せ又は本学の外部の者との折衝等を含め、別表第１に掲

げる業務に係る立案並びに事務及び事業の実施の方針等に影響を及ぼす打合せ等（以下「打合せ等」という。）の記録については、文書を作成するものとする。
４ 文書の作成に当たっては、文書の正確性を確保するため、その内容について原則として複数の職員による確認を経た上で、文書管理者又は文書管理担
当者が確認するものとする。この場合において、当該作成に関し、他の役職員から指示があった場合は、その指示を行った者の確認を経るものとする。
５ 本学の外部の者との打合せ等の記録の作成に当たっては、本学の出席者による確認を経るとともに、可能な限り、当該打合せ等の相手方（以下「相手方」という。）の発言部分等について、相手方による確認等により、正確性の確保を期するものとする。ただし、相手方の発言部分等について記録を確定
し難い場合は、その旨を判別できるように記載するものとする。
６ 文書の作成に当たっては、常用漢字表（平成２２年内閣告示第２号）、現代仮名遣い（昭和６１年内閣告示第１号）、送り仮名の付け方（昭和４８年内閣告示第２号）及び外来語の表記（平成３年内閣告示第２号）等により、分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。
７ 文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、学内専用ホームページ等を活用し役職員の利用に供するものとする。
８ 文書の作成又は取得に当たっては、法令等の定めにより紙媒体での作成又は保存が義務付けられている場合、電子媒体での作成又は保存によってかえって業務が非効率となる場合等を除き、電子媒体によることを基本とする。
９ 作成又は取得した法人文書については、法令等の定めにより紙媒体での保存が義務付けられている場合、電子的管理によってかえって業務が非効率となる場合等を除き、電子媒体により体系的に管理することを基本とする。
（職員の整理義務）
第５条 職員は、次条及び第７条に従い、次に掲げる整理を行わなければならない。
（１）作成又は取得した法人文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
（２）相互に密接な関連を有する法人文書を一の集合物にまとめ、法人文書フ
ァイルを作成すること。
（３）前号の法人文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
（分類・名称）第６条 法人文書ファイル等は、本学の事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的（３段階の階層構造）に分類（別表第１に掲げる業務については、同表を参酌して分類）し、分かりやすい名称を付さなければならない。

（保存期間）第７条 文書管理者は、別表第１を踏まえ、保存期間表を定め、これを公表しなければならない。
２ 文書管理者は、保存期間表を定め、又は改定した場合は、総括文書管理者に報告するものとする。
３ 第５条第１号の保存期間の設定については、保存期間表に従い、行うものとする。
４ 第５条第１号の保存期間の設定及び保存期間表においては、法第２条第６項の歴史公文書等に該当するとされた法人文書にあっては、１年以上の保存期間を定めるものとする。
５ 第５条第１号の保存期間の設定及び保存期間表においては、歴史公文書等に該当しないものであっても、本学の事務及び事業が適正かつ効率的に運営され、国民に説明する責務が全うされるよう、意思決定過程並びに事務及び事業の実績の合理的な跡付け又は検証に必要となる法人文書については、原則として１年以上の保存期間を定めるものとする。
６ 第５条第１号の保存期間の設定においては、前２項の規定に該当するもの
を除き、次に掲げる類型に該当する文書については、保存期間を１年未満とすることができる。
（１）別途、正本又は原本が管理されている法人文書の写し（２）定型的又は日常的な業務連絡、日程表等の文書（３）出版物又は公表物を編集した文書（４）本学の所掌事務に関する事実関係の問合せへの応答に関する文書（５）明白な誤り等の客観的な正確性の観点から利用に適さなくなった文書（６）意思決定の途中段階で作成したもので、当該意思決定に与える影響がな
いものとして、長期間の保存を要しないと判断される文書（７）保存期間表において、保存期間を１年未満と設定することが適当なもの
として、業務単位で具体的に定められた文書
７ 第５条第１号の保存期間の設定においては、通常は１年未満の保存期間を設定する類型の法人文書であっても、重要又は異例な事項に関する情報を含む場合等、合理的な跡付け又は検証に必要となる法人文書については、１年以上の保存期間を設定するものとする。
８ 第５条第１号の保存期間の起算日は、法人文書を作成し、又は取得した日（以下「文書作成取得日」という。）の属する年度の翌年度の４月１日とする。
ただし、文書作成取得日から１年以内の日であって４月１日以外の日又は文書作成取得日の属する年度の翌々年度の４月１日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
９ 第５条第３号の保存期間は、法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。
１０ 第５条第３号の保存期間の起算日は、法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日（以下この項において「ファイル作成日」という。）の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただし、ファイル作成日から１年以内の日であって４月１日以外の日又はファイル作成日の属する年度の翌々年度の４月１日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
１１ 第３項、第８項及び第９項の規定にかかわらず、文書管理者は、法人文書の適切な管理に資すると認める場合には、法人文書ファイルの保存期間の起算日以後に作成し、又は取得した法人文書であって当該法人文書ファイルに係る事務又は事業に附帯する事務又は事業に関するものについて、保存期
間を文書作成取得日から当該法人文書ファイルの保存期間の満了する日までとし、当該法人文書ファイルにまとめることができる。
１２ 第８項及び第１０項の規定は、文書作成取得日においては不確定である
期間を保存期間とする法人文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書フ
ァイルについては、適用しない。
（法人文書ファイル保存要領）
第８条 総括文書管理者は、法人文書ファイル等の適切な保存及び集中管理に資するよう、法人文書ファイル保存要領（以下「保存要領」という。）を作成するものとする。
２ 総括文書管理者は、保存要領に、次に掲げる事項を記載しなければならない。
（１）紙文書の保存場所・方法（２）電子文書（電磁的記録による法人文書をいう。第１１条第４項において同じ。）の保存場所・方法（３）引継手続（４）集中管理に関する方針（５）その他適切な保存を確保するための措置
３ 文書管理者は、保存要領に従い、法人文書ファイル等について、当該法人文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間、適切に保存しなければならない。ただし、他の文書管理者等に引き継いだ場合は、この限りでない。
（法人文書ファイル管理簿）
第９条 総括文書管理者は、公文書等の管理に関する法律施行令（平成２２年
政令第２５０号。以下「施行令」という。）第１５条の規定に基づき、別紙様式第１号により法人文書ファイル管理簿を調製するものとする。
２ 総括文書管理者は、法人文書ファイル管理簿をインターネットで公表するとともに、管理部企画総務課に備えて一般の閲覧に供しなければならない。
３ 総括文書管理者は、法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め、又は変更した場合には、当該事務所の場所を官報で公示しなければ
ならない。

４

文書管理者は、少なくとも毎年度１回、管理する法人文書ファイル等（保存期間が１年以上のものに限る。）の現況について、施行令第１５条第１項各号に掲げる事項を法人文書ファイル管理簿に記載しなければならない。
５ 前項の規定による記載に当たっては、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成１３年法律第１４０号。第１２条第１項において「情報公開法」という。）第５条各号に規定する不開示情報に該当する場合には、当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。
６ 文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、独立行
政法人国立公文書館（以下「国立公文書館」という。）に移管し、又は廃棄した場合は、当該法人文書ファイル等に関する法人文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに、その名称、移管日又は廃棄日等について、総括文書管理者が別紙様式第２号により調製した法人文書ファイル移管・廃棄簿に記載しなければならない。
（保存期間が満了したときの措置）第１０条 文書管理者は、法人文書ファイル等について、別表第２に基づき、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。
２ 前項の措置は、法人文書ファイル管理簿への記載により定めるものとし、定める際は総括文書管理者の確認を得るものとする。
３ 総括文書管理者は、前項の確認を行う際には、必要に応じて国立公文書館の専門的技術的助言を求めることができるものとし、助言の内容に沿って、文書管理者は第１項の措置の変更等の必要な対応を行うものとする。
（移管又は廃棄）第１１条 文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了した
法人文書ファイル等について、前条第１項の規定により定めた措置に基づき、国立公文書館に移管し、又は廃棄しなければならない。
２ 文書管理者は、保存期間を１年未満とする法人文書ファイル等であって、第７条第６項各号の規定に該当しないものについて、保存期間が満了し、廃棄しようとするときは、同条第４項、第５項及び第７項の規定に該当しないかを確認した上で、廃棄するものとする。この場合において、総括文書管理者は、あらかじめ定めた一定の期間の中で、当該法人文書ファイル等の類型、廃棄日等を記録し、当該期間終了後速やかに一括して公表するものとする。
３ 文書管理者は、第１項の規定により移管する法人文書ファイル等に、法第１６条第１項第２号に掲げる場合に該当するものとして国立公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、総括文書管理者の同意を得た上で、国立公文書館に意見を提出しなければならない。この場合において、文書管理者は、当該利用制限を行うべき箇所及びその理由について、具体的に記載して提出するものとする。

４

文書管理者は、法人文書ファイル等を国立公文書館に移管する際、電子文書のパスワードの解除、利用可能な電子ファイル形式への変換等、国民の利用に供することができるよう、必要な措置を講ずるものとする。

（保存期間の延長）
第１２条 文書管理者は、次の各号に掲げる法人文書ファイル等について保存
期間を延長する場合は、当該法人文書ファイル等の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間、当該法人文書ファイル等を保存しなければならない。この場合において、一の区分に該当する法人文書ファイル等が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいず
れか遅い日までの間、保存しなければならない。
（１）現に監査、検査等の対象になっているものについては、当該監査、検査等が終了するまでの間（２）現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるものについては、当該訴訟が終結するまでの間（３）現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるものについては、当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して１年間（４）情報公開法第４条に規定する開示請求があったものについては、情報公開法第９条各項の決定の日の翌日から起算して１年間
２ 文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、その職務の遂行上必要があると認める場合には、総括文書管理者の承認を得て、一定の期間を定めて法人文書ファイル等の保存期間を延長することができる。

（点検及び監査並びに管理状況の報告等）
第１３条 文書管理者は、自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について、
少なくとも毎年度１回、点検を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
２ 監査責任者は、法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度１回、監査を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
３ 総括文書管理者は、点検又は監査の結果等を踏まえ、法人文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。
４ 文書管理者は、法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場
合は、直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
５ 総括文書管理者は、前項の規定による報告を受けたときは、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるとともに、事案の内容、影響等に応じて、公表等の措置を講ずるものとする。
６ 総括文書管理者は、法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について、毎年度、内閣府に報告するものとする。

（研修）第１４条 総括文書管理者は、職員に対し、法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うものとする。この場合において、総括文書管理者は、各職員が少なくとも毎年度１回、研修を受けられる環境を提供するものとし、文書管理者は、各職員の受講状況について、総括文書管理者に報告しなければならない。
２ 文書管理者は、総括文書管理者及び国立公文書館その他の機関が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。この場合において、職員は、適切な時期に研修を受講しなければならない。
（雑則）
第１５条 この規程に定めるもののほか、法人文書の管理について必要な事項は、別に定める。

附 則（施行期日）
１ この規程は、平成２３年４月１日から施行する。
（旧法人文書管理規程の廃止）
２ 国立大学法人奈良先端科学技術大学院大学法人文書管理規程（平成１６年
規程第８３号）は、廃止する。
（経過措置）
３ この規程の施行前に現に管理している法人文書は、この規程により管理する。
附 則
この規程は、平成２５年８月１日から施行する。
附 則
この規程は、平成２７年４月１日から施行する。
附 則
この規程は、平成２９年４月１日から施行する。
附 則
この規程は、平成３０年４月１日から施行する。
附 則
この規程は、令和３年１月１日から施行する。
附 則
この規程は、令和３年４月１日から施行する。
附 則
この規程は、令和５年１月１日から施行する。

附 則
この規程は、令和５年４月１日から施行する。ただし、改正後の第７条第８項、第１０項及び第１１項並びに別表第１及び別表第２の規定は、令和４年４月１日以降に作成し、又は取得した法人文書について適用する。
附 則
この規程は、令和６年４月１日から施行する。

別表第１（第４条、第７条関係）
国立大学法人奈良先端科学技術大学院大学法人文書保存期間基準
当該業務に係る法人
保存
事 項
業務の区分
文書の類型（施行令期間別表の該当項）
本学の組織の運営管理に関する決定及びその経緯
１
設立又は改廃 組織の存立に 設立又は改廃に係る 無期限
及びその経緯 関する重要な 登記
経緯
財産的基礎に関する ３０年
文書
２
規約の制定又 （１）立案の イ 重要な規約に関 ３０年
は改廃及びそ 検する立案基礎文書の経緯
討
ロ 立案の検討に関する重要な調査研
究文書

ハ立案の検討に関する役員会、経営協議会、教育研究
評議会等に検討のため資料として提出された文書（２）文部科 文部科学大臣の同意
学 大 臣 の を求めるための決裁
同意
文書及び提出された文書（３）制定又 制定又は改廃のため
は改廃
の決裁文書

３

（４）文部科
学大臣へ
の届出
（５）公表
法令の規定に 独立行政法人
基づく文部科 通則法（平成学 大 臣 の 認 １１年法律第・登記書・国有財産台帳
・学長指示
・調査・検討資料・関係団体・関係者のヒアリング
・議事概要・議
事録
・配付資料

・同意書
・規程案
・理由及び新旧対照条文
・規程案
・理由及び新旧対照条文
・届出書

文部科学大臣への届出に関する文書
公表に関する文書
イ 立案基礎文書

具体例

３０年

・公表書
・中期目標
・業務方針
・学長指示

４

可、承認の求 １０３号。以 ロ 立案の検討に関め、届出等及 下「通則法」とする重要な調査研
びその経緯いう。）、国立究文書
大学法人法（平成１５年
法律第１１２ ハ 国立大学法人評号。以下「法人
価委員会に意見聴法」という。）
取のための資料とその他の法令して提出された文の規定による書
文部科学大臣 ニ 認可、承認の求 ３０年の認可、承認め、届出等を行う （財務諸の求め、届出ための決裁文書及 表、事業等に関する立び提出された文書 報告書案
案の検討その
及び決算
他の経緯
報告書案
について
は 無 期
限）
ホ 公表に関する文 ３０年
書業務運営の方 業務運営の方 イ 立案基礎文書
３０年
針・計画等の 針・計画等の審議及び決定 審議及び決定又は了解（他 又は了解に関 ロ 立案の検討に関の項に掲げる する立案の検する重要な調査研
もの除く。）
討その他重要究文書
な経緯
ハ

役員会、経営協
議会、教育研究評
議会等に検討のため資料として提出された文書
ニ 決定又は了解の内容が記録された
文書

・調査・検討資料・関係団体・関係者のヒアリング
・議事概要・議事録・意見・業務方法書案
・中期計画案
・年度計画案
・届出案
・報告案

・公表書
・業務方針
・業務計画
・学長指示
・調査・検討資料・関係団体・関係者のヒアリング
・配付資料
・議事概要・要旨・議事概要・要旨・決定・了解文書

５

運 営 費 交 付 （１）運営費 運営費交付金又は施 １０年
金、施設費及交 付 金 等 設費の要求に関する
び会計検査にの 要 求 に 文書
関する事項
関する重
（３の項に掲
要な経緯
げるものを除 （２）会計検 イ 会計検査院に提 ５年く。）
査に関す出又は送付した計る重要な算書及び証拠書類
経緯ロ

会計検査院の検査を受けた結果に関する文書

本学の職員の人事に関する決定又はその経緯
６
職員の人事に （１）職員の 計画を実施するため関する事項
研 修 の 実 の決裁文書（１７の（１の項から施 に 関 す 項）
５の項までにる重要な掲げるものを経緯除く。）（２）職員の 職員の兼業の許可の兼 業 の 許 申請書及び当該申請
可 に 関 す に対する許可に関する 重 要 な る文書（１８の項）
経緯（３）退職手 退職手当の支給に関
当 の 支 給 する決定の内容が記に 関 す る 録された文書及び当重 要 な 経 該決定に至る過程が
緯記録された文書（１９の項）

本学の教育に関する決定又はその経緯
７
学生募集に関 学生募集の企 イ
する事項
画の検討その立案基礎文書・執行状況調査
・要求書

・計算書
・証拠書類
（会計検査院
保有のものを除く。）
・意見又は処置要求（会計検査院
保有のものを
除く。）

３年

・計画案

３年

・申請書
・その他参考資料支給制限 ・調書
その他の
支給に関
する処分
を行うこ
とができ
る期間又
は５年の
いずれか
長い期間
５年

・業務方針
・業務計画

他の経緯
ロ

立案の検討に関する調査研究文書

ハ８

立案の検討に関する役員会、経営協議会、教育研究
評議会等文書ニ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書
入学者選抜に 入学者選抜に イ 立案基礎文書
５年
関する事項
関する事務の実施その他の経緯
ロ 立案の検討に関する調査研究文書

ハ９

立案の検討に関する役員会、経営協議会、教育研究
評議会等文書ニ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書
入学手続に関 入学手続に関 イ 立案基礎文書
５年する事項
する事務の実施その他の経緯ロ 立案の検討に関する調査研究文書

ハ立案の検討に関・学長指示
・調査・検討資料・関係団体・関係者のヒアリ
ング
・配付資料

・企画書
・広報資料
・実績報告書
・業務方針
・業務計画
・学長指示
・調査・検討資料・関係団体・関係者のヒアリング
・開催経緯
・議事概要・要
旨
・配付資料
・企画書
・仕様書
・実績報告書
・業務方針
・業務計画
・学長指示
・調査・検討資料・関係団体・関係者のヒアリ
ング
・配付資料

１０

する役員会、経営協議会、教育研究
評議会等文書ニ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書
教務に関する 教務に関する イ 立案・処分等に ５年
事項事務の実施そ関する基礎文書の他の経緯
ロ 立案・処分等の検討に関する調査研究文書

ハ立案・処分等の検討に関する役員
会、経営協議会、教育研究評議会等文書ニ 企画・処分等を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書
ホ 実施の結果が記 無期限録された文書１１

学生支援に関 学生支援に関 イ 立案・管理に関 ５年する事項する事務の実する基礎文書
施その他の経緯ロ 立案・管理に関する調査研究文書

ハ立案・管理に関・企画書・仕様書・実績報告書
・業務方針
・業務計画
・学長指示
・調査・検討資料・関係団体・関係者のヒアリ
ング
・配付資料

・企画書
・仕様書

・学籍関係文書・卒業・修了証
書発行台帳
・学位授与関係
文書
・業務方針
・業務計画
・学長指示
・調査・検討資料・関係団体・関係者のヒアリング
・配付資料

する役員会、経営協議会、教育研究
評議会等文書ニ 企画・管理を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された
文書
本学の学術研究に関する決定及びその経緯
１２ 学術研究に関 （１）個別の イ 立案・申請に関 ５年する事項（１
研究事業する基礎文書・調の項から１１の実施そ査研究文書の項に該当す
の他の重
るものを除
要な経緯
く。）
ロ 立案・申請に関する役員会、経営協議会、教育研究
評議会等文書ハ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書（２）機関と イ 立案・申請に関 ５年して行うする基礎文書・調
大型研究
査研究文書
プロジェ
クト事業
の企画立
案・実施
その他の
重 要 な 経 ロ 立案・申請に関緯する役員会、経営協議会、教育研究
評議会等文書ハ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書

・企画書
・仕様書

・調査・検討資料・関係研究機関・企業・関係者との調整に
関する文書
・配付資料

・企画書
・採択通知
・事業成果報告
書
・業務方針
・業務計画
・学長指示
・調査・検討資料・関係団体・関係者との調整に関する文書
・配付資料

・企画書
・採択通知
・事業成果報告書

（３）学術研 イ 立案に関する基 ５年究の実施
礎文書・調査研究に伴い行文書
う 申 請 等 ロ 立案に関する役
に関する員会、経営協議会、
事務の実
教育研究評議会等
施その他
文書の 重 要 な ハ 企画を実施する ３０年
経緯
ための決裁文書その他実施の過程が記録された文書１３

学術研究関係 学術研究関係 イ 立案・基準・管理 １０年
資料に関する 資料の収集・に関する基礎文書
文書
管理に関する
事務の実施そ ロ 立案・基準・管理の他の重要なに関する調査研究
経緯文書

ハ

立案・基準・管理に関する役員会、経営協議会、教育研究評議会等文書
ニ 事業を実施する ５年ための決裁文書その他実施の過程が記録された文書
ホ 学術研究関係資 ３０年料の内容が記録された文書
本学と地域社会との連携及び国際交流に関する事項
１４ 国際交流に関 国際交流事業 イ 立案に関する基 ５年する事項
に関する事務礎文書の実施その他

・業務方針・計
画
・学長指示
・配付資料

・国有特許・国際特許申請書類・省庁等ヒアリング
・各種承認申請
書類
・業務方針・業務計画
・学長指示
・調査・検討資料
・海外機関・関係者との調整に関する文書・配付資料

・相互利用
・除籍、購入、寄
贈及び交換
・蔵書目録
・利用統計
・蔵書統計
・業務方針・業務計画
・学長指示

の重要な経緯

ロ

立案に関する調査研究文書

ハ立案に関する役
員会、経営協議会、
教育研究評議会等文書
ニ 企画を実施する ３０年
ための決裁文書その他実施の過程が記録された文書１５

地域社会との 地域社会との イ 企画・立案に関 ５年
連携に関する 連携に関するする基礎文書事項
事業の実施その他の重要な ロ 企画・立案に関経緯する調査研究文書

ハ

企画・立案に関する役員会、経営協議会、教育研究
評議会等文書ニ

企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書

個人の権利義務の得喪及びその経緯
１６ 個人の権利義 （１）行政手 イ 立案の検討に関 １０年
務の得喪及び続法（平成する会議等文書
その経緯
５年法律第
８８号）第
５条第１項
の 審 査 基
準、第１２
条第１項の

・調査・検討資料
・海外機関・関係者との調整に関する文書・配付資料

・交流協定書・業務方針・業務計画
・学長指示
・調査・検討資料
・自治体・関係者との会議等調整に関する
文書
・配付資料

・企画書
・実施報告書・開催経緯
・諮問・議事概要・議事録・配付資料
・中間答申、最終答申、中間
報告、最終報処分基準、第６条の標
準 的 な 期 間 ロ 立案の検討に関に関する立する調査研究文書
案の検討そ
の他の重要
な経緯
行政手続法第５条第１項の審査基
準又は第１２条第１項の処分基準を定めるための決裁
文書
ニ 行政手続法第６条の標準的な期間を定めるための決
裁文書（２）許認可 許認可等をするため
等 に 関 す の決裁文書その他許る 重 要 な 認可等に至る過程が経緯記録された文書（１
１の項）

告、建議及び提言・外国・自治体・
民間企業の状況調査・関係団体・関係者のヒアリング
・審査基準案・
処分基準案

ハ（３）不利益
処分に関
する重要
な経緯

不利益処分をするた
めの決裁文書その他
当該処分に至る過程が記録された文書（４）不服申 イ 不服申立書又は立てに関口頭による不服申する会議立てにおける陳述
等におけの内容を録取した
る検討そ文書の 他 の 重 ロ 会議等文書
要な経緯・標準処理期間
案

許認可等
の効力が
消滅する
日に係る
特定日以
後５年
処分がさ
れる日に
係る特定
日以後５
年
裁決、決
定その他
の処分が
される日
に係る特
定日以後
１０年

・審査案
・理由

・処分案
・理由

・不服申立書・録取書・諮問・議事概要・議事録・配付資料
・答申、建議及ハ（５）本学を
当事者と
する訴訟
の提起そ
の他の訴
訟に関す
る重要な
経緯

裁決、決定その他の処分をするための決裁文書その他当該処分に至る過程が記録された文書
ニ 裁決書又は決定書
イ 訴訟の提起に関する文書
ロ 訴訟における主張又は立証に関す
る文書

び意見
・弁明書
・反論書
・意見書

・裁決・決定書
訴訟が終
結する日
に係る特
定日以後
３０年

ハ

判決書又は和解調書

その他の事項
１７ 栄典又は表彰 栄典又は表彰 イ 栄典又は表彰の １０年
に関する事項 の授与又は取
授与又は取消しの消しの重要なための決裁文書経緯
ロ 栄典又は表彰の 無期限授与の結果を証明する文書
１８ 文書の管理等 文書の管理等 イ 法人文書ファイ 常用に関する事項ル管理簿その他の業務に常時利用するものとして継続的に保存すべき法人文書（３０の項）
ロ 取得した文書の ５年
管理を行うための帳簿（３１の項）
ハ 決裁文書の管理 ３０年を行うための帳簿（３２の項）

・訴状・期日呼出状・答弁書・準備書面
・各種申立書・口頭弁論
・証人等調書
・書証
・判決書
・和解調書
・選考基準
・選考案
・伝達
・受賞者名簿・法人文書ファ
イル管理簿

・受付簿

・決裁簿

ニ

１９

法令、条例、閣議その他の事項に関する関係機関、地方公共団体との協議又は調整に関する事項（１の項から
１８の項までに掲げるものを除く。）

法令、条例、閣議その他の事項に関する関係機関、地方公共団体との協議又は調整及びその経緯法人文書ファイ ２０年
ル等の移管又は廃棄の状況が記録された帳簿（３３の項）
法令、条例、閣議その １０年
他の事項に関する関係機関又は地方公共団体との協議又は調整に関する文書・移管・廃棄簿・照会・回答文書
・取得文書
・議事概要・議
事録
・配付資料
・報告書

備考
１ この表における次に掲げる用語の意義は、それぞれ次に定めるとおりとする。
（１）立案基礎文書
立案の基礎となった業務方針、計画等が記録された文書（２）会議等文書
会議その他の合議制の機関又は専門的知識を有する者等を構成員とする懇談会その他の会合（この表において「会議等」という。）に検討のための資料として提出された文書及び会議等の議事、答申、建議、報告若しくは意見が記録された文書その他会議等における決定若しくは了解又はこれらに至る過程が記録された文書（３）調査研究文書
調査又は研究の結果及び当該結果に至る過程が記録された文書（４）決裁文書
本学の意思決定の権限を有する者が押印、署名又はこれらに類する行為を行うことにより、その内容を本学の意思として決定し、又は確認した法人文書（５）特定日第７条第１２項の保存期間が確定することとなる日の属する年度の翌年度の４月１日（当該確定することとなる日から１年以内の日であって、４月１日以外の日を特定日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日）
２ １の項から１９の項の各項について、法令その他の規定・通知等により別に保存期間の定めがあるものは、当該定めによる。
３ この表の第３欄は、法第４条の趣旨を踏まえ、経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証する観点から重要な法人文書を示しているものであることから、同欄における「過程が記録された文書」は、本学における重要な経緯が記録された文書である。
４ この表各項の第４欄に掲げる保存期間については、それぞれ当該各項の第２欄に掲げる業務を主管する部局に適用するものとする。
５ この表が適用されない法人文書については、文書管理者は、この表の規定を参酌し、当該文書管理者が所掌する事務及び事業の性質、内容等に応じた保存期間表を定めるものとする。

別表第２（第１０条関係）
保存期間満了時の措置の設定基準
１２

基本的考え方法第１条の目的において、「国及び独立行政法人等の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等が、健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源として、主権者である国民が主体的に利用し得るものであること」及び「国及び独立行政法人等の有するその諸活動を現在及び将来の国民に説明する責務が全うされるようにすること」とされ、法第４条において、経緯も含めた意思決定に至る過程及び事務・事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう文書を作成しなければならない旨が規定されており、以下の【Ⅰ】から【Ⅳ】のいずれかに該当する文書は、「歴史資料として重要な公文書その他の文書」に当たり、保存期間満了後には国立公文書館に移管するものとする。
【Ⅰ】国の機関及び独立行政法人等の組織及び機能並びに政策の検討過程、決定、実施及び実績に関する重要な情報が記録された文書【Ⅱ】国民の権利及び義務に関する重要な情報が記録された文書【Ⅲ】国民を取り巻く社会環境、自然環境等に関する重要な情報が記録された文書【Ⅳ】国の歴史、文化、学術、事件等に関する重要な情報が記録された文書

具体的な移管・廃棄の判断基準
１の基本的考え方に基づいて、個別の法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置（移管・廃棄）については、以下の（１）及び（２）に沿って行うものとする。
（１）別表第１に掲げる業務に係る法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置については、次の表（用語の意義は、別表第１の用語の意義による。）の右欄のとおりとする。
保存期間満了時
事 項
業務の区分
の措置
本学の組織の運営管理に関する決定及びその経緯
１ 設立又は改廃及びその 組織の存立に関する重要な 以下について移管（そ経緯
経緯
れ以外は廃棄。以下同じ。）
・設立又は改廃に係る登記
２ 規約の制定又は改廃及 （１）立案の検討
廃棄びその経緯（２）文部科学大臣の同意（３）制定又は改廃（４）文部科学大臣への届出
（５）公表

３

法令の規定に基づく文部科学大臣の認可、承認の求め、届出等及びその経緯

４

通則法、法人法その他の法令 廃棄の規定による文部科学大臣の認可、承認の求め、届出等に関する立案の検討その他の経緯
業務運営の方針・計画等の審 廃棄議及び決定又は了解に関する立案の検討その他重要な経緯（１）運営費交付金等の要求 廃棄に関する重要な経緯

業務運営の方針・計画等の審議及び決定又は了解（他の項に掲げるものを除く。）
５ 運営費交付金、施設費及び会計検査に関する事
項（２）会計検査に関する重要（３の項に掲げるもの
な経緯
を除く。）
本学の職員の人事に関する決定又はその経緯
６ 職員の人事に関する事 （１）職員の研修の実施に関項（１の項から５の項まする重要な経緯
で に 掲 げ る も の を 除 （２）職員の兼業の許可に関く。）
する重要な経緯（３）退職手当の支給に関する重要な経緯本学の教育に関する決定又はその経緯
７ 学生募集に関する事項 学生募集の企画の検討その他の経緯
８ 入学者選抜に関する事 入学者選抜に関する事務の項
実施その他の経緯
９

入学手続に関する事項

廃棄

廃棄
廃棄
廃棄

廃棄
廃棄

入学手続に関する事務の実 廃棄
施その他の経緯

１０ 教務に関する事項

教務に関する事務の実施そ 廃棄の他の経緯

１１ 学生支援に関する事項

学生支援に関する事務の実 廃棄
施その他の経緯

本学の学術研究に関する決定及びその経緯
１２ 学術研究に関する事項 （１）個別の研究事業の実施 廃棄（１の項から１１の項
その他の重要な経緯に 該 当 す る も の を 除 （２）機関として行う大型研 廃棄
く。）
究プロジェクト事業の企画立案・実施その他の重要な経緯

（３）学術研究の実施に伴い行う申請等に関する事
務の実施その他の重要な経緯
１３ 学術研究関係資料に関 学術研究関係資料の収集・管する文書
理に関する事務の実施その他の重要な経緯
本学と地域社会との連携及び国際交流に関する事項
１４ 国際交流に関する事項 国際交流事業に関する事務の実施その他の重要な経緯
１５ 地域社会との連携に関 地域社会との連携に関するする事項
事業の実施その他の重要な経緯
個人の権利義務の得喪及びその経緯
１６ 個人の権利義務の得喪 （１）行政手続法第５条第１及びその経緯項の審査基準、第１２条
第１項の処分基準、第６条の標準的な期間に関する立案の検討その他の重要な経緯（２）許認可等に関する重要な経緯（３）不利益処分に関する重要な経緯（４）不服申立てに関する会
議等における検討その他の重要な経緯（５）本学を当事者とする訴
訟の提起その他の訴訟に関する重要な経緯
その他の事項
１７ 栄典又は表彰に関する 栄典又は表彰の授与又は取事項
消しの重要な経緯
１８ 文書の管理等に関する 文書の管理等事項
１９ 法令、条例、閣議その他 法令、条例、閣議その他の事の事項に関する関係機 項に関する関係機関、地方公
関又は地方公共団体と 共団体との協議又は調整及の協議又は調整に関す びその経緯

廃棄

廃棄

廃棄
廃棄

廃棄

廃棄
廃棄
廃棄

廃棄

廃棄
以下について移管
・移管・廃棄簿
廃棄る事項（１の項から１８の項までに掲げるものを除く。）（注１）「移管」とされている文書が含まれている法人文書ファイル等はすべて移管す
ることとする。
（注２）国家・社会として記録を共有すべき歴史的に重要な政策事項であって、社会的な影響が大きく政府全体として対応し、その教訓が将来に活かされるような特に重要な政策事項等に関するものについては、１の基本的考え方に照らして、「廃棄」とされているものも含め、原則として移管するものとする。
（注３）移管については、当該業務を主管する部局の文書管理者において行うものとする。
（２）（１）に記載のない業務に関しては、１の基本的考え方に照らして、文書管理者において個別に判断するものとする。

別紙様式第１号（第９条関係）

作成・
取得年
度

分類
大分類

中分類

国立大学法人奈良先端科学技術大学院大学法人文書ファイル管理簿
名称
作成・保存期間 媒体の（小分
起算日 保存期間
保存場所
取得者
満了日
種別
類）

管理者

保存期間
満了後の
措置

備考

別紙様式第２号（第９条関係）

作成・取得年度

国立大学法人奈良先端科学技術大学院大学法人文書ファイル移管・廃棄簿
分類
名称
作成・取 保存期間 媒体の種
管理者
（小分類）
得者
満了日
別
大分類 中分類

移管・廃
棄の別

移管・廃
棄日