空間自在ワークプレイス
ユーザー画面マニュアル

第 1.00 版
2022/08/24

東日本旅客鉄道株式会社

空間自在ワークプレイス
ユーザー画面マニュアル

改訂履歴

変更日

バージョン

2022/8/19

1.00

変更箇所

変更内容

全般

全般

1

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ユーザー画面マニュアル

目次
改訂履歴.............................................................................................................................. 1
目次 ................................................................................................................................... 2
1.

はじめに ......................................................................................................................... 42.

接続情報 ....................................................................................................................... 43.

動作環境 ....................................................................................................................... 44.

ユーザーと権限の種類 ......................................................................................................... 4

5.

ご利用方法 ..................................................................................................................... 4

6.

ログイン .......................................................................................................................... 5

7.

パスワードを忘れた場合 ....................................................................................................... 88.

トップ画面 ..................................................................................................................... 10

9.

メニュー ........................................................................................................................ 1110.

本人情報確認 ............................................................................................................. 12

11.

パスワード変更 ............................................................................................................ 13

12.

お知らせ .................................................................................................................... 14

13.

よくあるご質問 ............................................................................................................. 14

14.

お問い合わせ方法 ......................................................................................................... 15

15.

空間自在ワークプレイスの予約.......................................................................................... 16

15.1

会議予約 ............................................................................................................ 16

15.2

会議予約の確認 .................................................................................................... 2015.3会議予約のキャンセル ............................................................................................... 2115.4

会議予約の変更 .................................................................................................... 2115.5会議予約の延長 .................................................................................................... 2216.

プロジェクト設定 .......................................................................................................... 2316.1

プロジェクト登録 ...................................................................................................... 2316.2

プロジェクトの確認 ................................................................................................... 2516.3

プロジェクトの変更 ................................................................................................... 2616.4

プロジェクトの削除 ................................................................................................... 2717.

チャージ ..................................................................................................................... 2818.

利用実績 .................................................................................................................. 292

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18.1【スマートフォン】 ...................................................................................................... 29

18.2【PC】 ................................................................................................................. 30

19.

ユーザー管理 .............................................................................................................. 31

19.1

ユーザー一覧 ......................................................................................................... 31

19.1.1【スマートフォン】 ................................................................................................ 31

19.1.2【PC】 ........................................................................................................... 31

19.2

ユーザー登録 ......................................................................................................... 32

19.3

ユーザー一括登録 ................................................................................................... 33

19.3.1

ユーザー一括登録 csv ファイル記載内容 ................................................................... 34

19.3.2

No.7[操作資格]の詳細 ..................................................................................... 34

19.4
20.

ユーザー情報変更・削除 ............................................................................................ 35

部署管理 .................................................................................................................. 36

20.1

部署一覧 ............................................................................................................ 36

20.2

部署の登録 .......................................................................................................... 37

20.3

部署一括登録 ....................................................................................................... 38

20.3.1
20.4

部署一括登録 csv ファイル記載内容 ....................................................................... 39

部署の変更・削除 ................................................................................................... 40

21.

拠点一覧 .................................................................................................................. 41

22.

法人管理 .................................................................................................................. 42

23.

会議参加方法 ............................................................................................................. 44

23.1

会議室で参加 ....................................................................................................... 44

23.2

会議終了 ............................................................................................................ 45

23.3

リモート参加 .......................................................................................................... 46

23.4

無人拠点の会議室で参加 ......................................................................................... 47

24.

23.4.1

チェックイン ...................................................................................................... 47

23.4.2

チェックアウト .................................................................................................... 48

ゲストユーザーの会議参加方法 ......................................................................................... 49

3

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1. はじめに
空間自在予約システムでご利用頂ける機能について記します。

2. 接続情報ブラウザで以下の URL にアクセスして下さい。TOP 画面が表示されます。
https://www.work.kukanjizai.jp/login

3. 動作環境本システムの動作環境は以下の通り。
※開発時点での下記が推奨範囲
端末
スマートフォン
PC

OS

OS Ver.

ブラウザ

ブラウザ Ver.

Android

最新メジャー2 Ver.

Chrome100 以上iOS

最新メジャー2 Ver.

SafariiOS の Ver.に対応したもの

Windows

10

Chrome100 以上Edge

100 以上4. ユーザーと権限の種類
本システムのユーザーと権限は以下の通り。
一般ユーザーは権限の有無により閲覧や編集が制限されます。
ユーザー
一般ユーザー

権限内容

ユーザー情報閲覧

法人内のユーザー情報を閲覧可能

自プロジェクト編集

自身が登録されているプロジェクトについて変更・削除可能

他プロジェクト編集

自身が登録されていないプロジェクトについて変更・削除可能

ゲストユーザー―

管理ユーザー―

ログインはできず、送られてきたメール内の QR コードを使用し、会議室にチェックインまたはリモート参加が可能
一般ユーザーの権限に加え、ユーザー、プロジェクト、部署の登録が可能

5. ご利用方法
当サービスをご利用頂くためには法人様契約が必要になります。
会員登録は管理ユーザーのみ行えます。
19.ユーザー管理をご参照下さい。

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6. ログイン[ログイン]を押下すると画面が遷移するので、法人様でご用意されたログイン ID（メールアドレス）とパスワードを入力して下さい。
パスワードを入力すると、ログイン ID（メールアドレス）に、ワンタイムパスワードが送付されます。

5

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ログイン ID（メールアドレス）に送付されたワンタイムパスワードを、確認コードに入力して下さい。
[次へ]を押下するとトップ画面に遷移します。

7

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7. パスワードを忘れた場合[パスワードを忘れた方はこちら]を押下すると、パスワード再設定画面に遷移します。

8

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ログイン ID（メールアドレス）に送付されたくワンタイムパスワードを、確認コードに入力して下さい。
[確認]を押下するとパスワード変更画面に遷移しますので、パスワードの変更を行って下さい。
パスワードは英大文字・英小文字・数字をそれぞれ 1 文字以上使用し、全体で 6 文字以上に設定して下さい。
（記号は不可）9

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8. トップ画面「お知らせ」と、自分が参画しているプロジェクトの「直近の会議予定」が表示されます。
右上の[三]を押下するとメニューが表示されます。

10空間自在ワークプレイス
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9. メニュー
右上の[三]を押下するとメニューが表示されます。
No.

メニュー項目一般

管理

10（ユーザー名）●●―紹介ページへ●

●

―

利用ガイド

●

●

12

お知らせ

●

●

13

よくあるご質問●●14

お問い合わせ●●15空間自在ワークプレイスの予約

●

●

15

会議予約一覧

●●16

プロジェクト設定

△

●

18

利用実績

●

●

19

ユーザー管理△

●

20

部署管理×

●

21

拠点一覧

●

●

22

法人管理×

●

―

個人情報の取り扱いに関する基本方針

●

●

―

利用規約

●

●

―

特定商取引法に基づく表示

●

●

―

ログアウト

●

●

△権限を有する場合、編集・閲覧可能

11

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10. 本人情報確認
メニューからユーザー名を押下すると本人情報確認画面に遷移します。

12

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11. パスワード変更
パスワード変更は、本人情報確認画面から[パスワード変更]を押下し、パスワード変更画面から変更して下さい。
パスワードは英大文字・英小文字・数字をそれぞれ 1 文字以上使用し、全体で 6 文字以上に設定して下さい。
（記号は不可）13

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12. お知らせ
メニューから[お知らせ]を押下するとお知らせ画面に遷移します。
お知らせの件名を押下すると詳細画面に遷移します。

13. よくあるご質問
メニューから[よくあるご質問]を押下するとよくあるご質問画面に遷移します。
[件名]を押下すると QA が表示されます。

14

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14. お問い合わせ方法
メニューから[お問い合わせ]を押下するとお問い合わせ画面に遷移します。
必須項目を入力の上、お問い合わせ下さい。
連絡先メールアドレスにメールで回答させて頂きます。

15

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15. 空間自在ワークプレイスの予約
15.1 会議予約
メニューから[空間自在ワークプレイスの予約]を押下すると会議室選択画面に遷移します。
チームスペースまたはソロスペースを選択し、該当のプロジェクトを選択して下さい。
チームスペースは 2 つの会議室を選択して予約する必要があります。
ソロスペースは 1 つの会議室を予約できます。
[絞り込み]を押下するとプロジェクト名（部分一致）で検索ができます。

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ユーザー画面マニュアル表示された会議室の中から、ご希望の会議室を候補リストに追加して下さい。
[リストに追加]を押下で右下の[候補リスト]に追加されます。
チームスペースの場合は 2 つ以上の会議室を[候補リスト]に追加して下さい。
また、会議室名を押下すると、会議室詳細画面に遷移します。

[絞り込み]を押下で[駅で検索]または[エリアで検索]ができます。

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会議予約日を選択し、[この日の空きを検索する]を押下して下さい。
会議室の空き状況をご確認の上、ご希望の会議室にチェックを入れ、予約画面に進んで下さい。
チームスペースの場合、2 つの会議室にチェックを入れて下さい。
会議名、開始時刻、終了時刻、を入力し、ゲストユーザーが参加する場合は[ゲストユーザーの追加]を押下してゲストユーザーのメールアドレスを入力して下さい。
ゲストユーザーは最大 10 人まで追加できます。後から追加することも可能です。
一度追加したゲストユーザーは削除できません。
リモート参加できるユーザー数は会員/非会員含めて最大 10 人です。
ソロスペースはゲストユーザーを追加できません。

18

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15.2 会議予約の確認
トップ画面の直近の会議予定、またはメニューの[会議予約一覧]会議予約一覧画面の[会議名]を押下すると会議予約の詳細が閲覧できます。

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15.3 会議予約のキャンセル
会議予約詳細画面から[予約取り消し]を押下で会議予約のキャンセルができます。
キャンセル可能時間は会議が始まる 5 分前までです。
15.4 会議予約の変更
会議予約詳細画面から[修正する]を押下で会議予約の変更ができます。
会議名、予約時間の変更、ゲストユーザーの追加ができます。
既に追加されているゲストユーザーは削除できません。
変更可能時間は会議が始まる 5 分前までです。

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15.5 会議予約の延長
チームスペースではチェックイン後、ソロスペースでは会議開始時間以降に、会議予約詳細画面に[延長する]ボタンが表示されます。
[延長する]を押下すると会議延長できます。
延長可能時間は会議が終了する 5 分前までです。
延長は 1 予約につき 1 回可能です。

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16. プロジェクト設定
16.1 プロジェクト登録
一般ユーザーはプロジェクトの登録はできません。
メニューから[プロジェクト設定]を押下するとプロジェクト一覧画面に遷移します。
[＋追加]を押下するとプロジェクト登録画面に遷移します。
必須項目を記入/選択し、登録確認を行って下さい。
プロジェクトメンバーは右下の[メンバー追加]から追加できます。

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1 プロジェクトにつき、メインメンバー1 人以上必要です、どのプロジェクトにも所属していないユーザーを追加する場合、メインメンバーとなります。
メインメンバーの人数によって利用料金が決まります。
[リストに追加]を押下でメンバーが追加されます。登録画面に戻って確認して下さい。

登録画面でメインまたはサブを選択できます。
完了しましたら[確認画面へ]を押下して下さい。

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16.2 プロジェクトの確認
メニューから[プロジェクト設定]を押下するとプロジェクト一覧画面に遷移し、自分が所属するプロジェクトが表示されます。
プロジェクト名を押下するとプロジェクトの詳細が閲覧できます。

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16.3 プロジェクトの変更
一般ユーザーは権限がある場合、プロジェクトの変更ができます。
プロジェクト詳細画面から[修正する]を押下で、プロジェクト変更画面に遷移します。
プロジェクト名、課金プラン、プロジェクトメンバーを変更できます。
課金プランの変更や、メインメンバーの追加/削除をすると料金が変わります。
月の途中でメインメンバーを減らしても、当月の料金は変わりません。次月から変更されます。
また、メインメンバー追加の場合は当月から料金が変わります。
料金が変わる変更をする場合は、確認画面でチェックボックスにチェックを入れて下さい。
サブメンバーの追加/削除は料金に変更ありません。

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16.4 プロジェクトの削除
一般ユーザーは権限がある場合、プロジェクトの削除ができます。
プロジェクト詳細画面から[削除する]を押下で、プロジェクト削除画面に遷移します。
予約がある場合はプロジェクトの削除ができません。予約をキャンセルしてから削除して下さい。
[削除確定]を押下で、プロジェクトを削除できます。

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17. チャージ
プロジェクト詳細画面から[チャージする]を押下で、チャージ画面に遷移します。
チャージコインの数量を入力できます。
コインの購入は 100 コイン単位で、1 回の最大購入コインは 100,000 コインです。
チャージしたコインの有効期限は翌月末までとなります。
[チャージ確定]を押下でコインを購入できます。

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18. 利用実績
一般ユーザー（スマートフォン）と管理ユーザー（PC）で表示画面が異なります。
メニューから[利用実績]を押下すると利用実績一覧画面に遷移します。
18.1 【スマートフォン】[プロジェクト名]を押下でプロジェクトの詳細画面に遷移し、[＞]を押下で[翌月の利用実績]を閲覧できます。

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18.2 【PC】
最大 1 年分の利用実績を表示することができます。
[CSV ダウンロード]を押下で.csv ファイルとして出力することができます。
[No.数字]を押下すると、プロジェクトごとの利用実績が閲覧できます。

【CSV】

30

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19. ユーザー管理
19.1 ユーザー一覧
一般ユーザー（スマートフォン）と管理ユーザー（PC）で表示画面が異なります。
一般ユーザーは権限がある場合、[ユーザー管理]が表示されます。
メニューから[ユーザー管理]を押下するとユーザー一覧画面に遷移します。
19.1.1 【スマートフォン】

19.1.2 【PC】

31

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19.2 ユーザー登録
一般ユーザーはユーザー登録できません。
メニューから[ユーザー管理]を押下するとユーザー一覧画面に遷移します。
[新規登録]を押下するとユーザー登録画面に遷移します。
必須項目を入力し、[登録する]を押下するとユーザー登録ができます。
ログイン ID（メールアドレス）はアルファベット、数字、アンダーバー、ハイフン、ピリオドが使用できます。
パスワードは英大文字・英小文字・数字をそれぞれ 1 文字以上使用し、全体で 6 文字以上に設定して下さい。（記号は不可）

32

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19.3 ユーザー一括登録
一般ユーザーはユーザー一括登録できません。
ユーザー一覧画面から[一括登録]を押下するとユーザー一括登録画面に遷移します。
一括登録できる最大ユーザー数は 1,000 人になります。※5 分程度

下記 URL から csv ファイルをダウンロードし、必須項目を記載の上、一括登録を行って下さい。
csv ファイルの内容は 19.3.1 ユーザー一括登録 csv ファイル記載内容をご参照下さい。

https://work.kukanjizai.jp/csv/【空間自在ワークプレイス】ユーザー一括登録.csv

33

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19.3.1 ユーザー一括登録 csv ファイル記載内容
１行目の項目名は消さずに、２行目から記入して下さい。
登録のみ可能です。変更や削除は一括登録ではできません。
No1

項目

値

ログイン ID

任意入力
メールアドレスを入力。既に存在する場合はエラー
アルファベット、数字、アンダーバー、ハイフン、ピリオドが使用可

2

氏名

任意

3

フリガナ

任意

4

連絡先メールアドレス

任意

ログイン ID と同じでも可能

5

部署 ID

数字

部署一覧画面参照。存在しない部署 ID を入力した場合エラー

6

ユーザー権限1~2

1:一般ユーザー、2:管理ユーザー

7

操作資格

0~7

一般ユーザーを登録する場合、0~7 を入力 ※値は下表参照

0

管理ユーザーを登録する場合、0 を入力

8

会議閲覧資格00 を入力9

初期パスワード

任意

英大文字・英小文字・数字をそれぞれ 1 文字以上使用し、全体で 6文字以上（記号は不可）

19.3.2 No.7[操作資格]の詳細
値

ユーザー情報自プロジェクト

他プロジェクト

閲覧資格

編集資格

編集資格

01●

23●●

●

45●
●

67●●
●

●

●

●

CSV ファイル記入例

34

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19.4 ユーザー情報変更・削除
一般ユーザーはユーザー情報を変更・削除できません。
ユーザー一覧画面から[No.数字]を押下するとユーザー詳細画面に遷移されます。
ユーザー詳細画面から[修正する]を押下でユーザー情報を変更、[削除する]を押下でユーザーを削除できます。

35

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20. 部署管理
20.1 部署一覧
一般ユーザーは[部署管理]は表示されません。
メニューから[部署管理]を押下すると部署確認画面に遷移します。

36

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20.2 部署の登録[新規登録]を押下すると部署登録画面に遷移します。
必須項目を入力の上、[登録する]を押下すると部署を登録することができます。

37

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20.3 部署一括登録[一括登録]を押下すると部署一括登録画面に遷移します。

下記 URL から csv ファイルをダウンロードし、必須項目を記載の上、一括登録を行って下さい。
csv ファイルの内容は 20.3.1 部署一括登録 csv ファイル記載内容をご参照下さい。

https://work.kukanjizai.jp/csv/【空間自在ワークプレイス】部署一括登録.csv

38

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20.3.1 部署一括登録 csv ファイル記載内容
１行目の項目名は消さずに、２行目から記入して下さい。
登録のみ可能です。変更や削除は一括登録ではできません。
No項目入力1

法人 ID

貴社の法人 ID。法人詳細画面を参照

2

部署名任意

3

備考

任意

メニュー＞法人管理＞法人詳細【CSV ファイル記入例】

39

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20.4 部署の変更・削除
部署一覧から[該当 No.]を押下すると部署詳細画面に遷移します。
[修正する]を押下で部署の変更、[削除する]を押下で部署の削除ができます。

40

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21. 拠点一覧
メニューから[拠点一覧]を押下すると拠点一覧画面に遷移します。
[絞り込み]を押下すると拠点名または駅名で検索ができます。
[拠点名]を押下すると会議室が表示されます。

41

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22. 法人管理
管理ユーザーのみ閲覧できます。
法人情報はクレジットカード情報のみ修正できます。
メニューから[法人管理]を押下すると法人詳細画面に遷移します。

42

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ユーザー画面マニュアル[修正する]を押下すると法人変更画面に遷移します。
[□カード決済]にチェックをするとクレジットカード情報を入力できます。

43

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23. 会議参加方法
予約された会議は、そのプロジェクト内のメンバー全員が参加できます。
また、予約の際に追加したゲストユーザーも参加できます。
23.1 会議室で参加
TOP 画面または[会議予約一覧]の会議予約詳細画面から[拠点参加]を押下して QR コードを表示します。
受付で QR コードをご提示し、チェックインして下さい。
ゲストユーザーの方はメールアドレスに届いております QR コードをご提示下さい。
チェックインは会議開始 5 分前から可能です。
会議開始時刻になりましたら映像が繋がります。

44

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23.2 会議終了
会議が終了しましたら、チェックインと同様に受付で QR コードをご提示し、チェックアウトして下さい。
1 人がチェックアウトすると会議が切断されますので、残る人がいる場合はチェックアウトしないで下さい。
誤ってチェックアウトしてしまった場合は、再度チェックインすることで会議に再接続されます。

45

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23.3 リモート参加
予約した会議室以外でも会議に参加できます。
TOP 画面または[会議予約一覧]の会議詳細画面から[PC 接続]を押下すると会議画面に遷移します。

46

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23.4 無人拠点の会議室で参加受付が無人である会議室を利用する場合、入口の前にタブレットが設置してあります。
タブレットに会議の QR コードを読み込ませることで、チェックイン/解錠、チェックアウトが可能になります。

23.4.1 チェックイン
受付端末の[チェックイン/解錠]を押下して、該当会議の QR コードを読み込ませて下さい。
チェックイン情報をご確認の上、間違いなければ[解錠する]を押下して下さい。
会議開始 5 分前から入室可能ですが、空間自在ワークプレイスサービスは開始時刻まで行われません。

47

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23.4.2 チェックアウト
代表者が受付端末の[チェックアウト]を押下して、該当会議の QR コードを読み込ませて下さい。
1 人がチェックアウトすると会議が切断されますので、残る人がいる場合はチェックアウトしないで下さい。
誤ってチェックアウトしてしまった場合は、再度チェックインすることで会議に再接続されます。

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24. ゲストユーザーの会議参加方法
予約時にゲストユーザーを追加した場合、ゲストユーザーにメールが届きます。
会議室で参加される場合は、添付ファイルから QR コードを表示し、会議室受付にてチェックインして下さい。
リモート参加の場合は、メールに記載されている URL を押下してご参加下さい。

49