個人情報保護及び取扱に関する規程

第１章

総則

（目的）
第１条 この規程は、個人情報保護法に則り、当協議会における個人情報の取扱いに関する事項について定めたものである。なお、法に基づく匿名加工情報等の取扱いについては「匿名加工情報等取扱規程」において、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（平成 25 年法律第 27 号）に基づく個人番号やその内容を含む個人情報に関しては、「特定個人情報等取扱規程」において、別途定めるところに従うものとする。
(定義)
第２条 この規程において、各用語の定義は次の通りとする。
（１）個人情報
生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日、その他の記述等により、特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるものを含む）をいう。
（２）個人情報データベース等
特定の個人情報をコンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成した個人情報を含む情報の集合物、またはコンピュータを用いていない場合であっても、紙媒体で処理した個人情報を一定の規則にしたがって整理・分類し、特定の個人情報を容易に検索することができる状態においているものをいう。
（３）個人データ
当協議会が管理する個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
（４）保有個人データ
当協議会が開示、訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データ（６ヶ月以内に消去することとなるものを除く）であって、その存否が明らかになることにより、本人または第三者の生命、身体または財産に危害が及ぶおそれがあるもの、または違法もしくは不当な行為を助長し、または誘発するおそれがあるもの以外のものをいう。
（５）本人
個人情報によって識別される特定の個人をいう。
（６）従業者
就労の形態を問わず、直接間接に当協議会の指揮監督を受けて当協議会の業務に従事している役職員をいう。
（適用）
第３条 この規程は、当協議会の従業者に適用する。
２ この規程は、当協議会が現に保有している個人情報（その取扱いを委託されている個人情報を含む）、およびその取扱いを委託している個人情報を対象とする。
（個人情報保護方針）
第４条 当協議会における個人情報の適切な取扱いに関する基本方針を内外に知らしめるため、個人情報保護方針を定める。
２ 個人情報保護方針は、従業者に周知せしめるとともに、ホームページに掲載する等の措置を講じるものとする。

第２章

個人情報の利用目的の特定等（利用目的の特定）第５条 当協議会は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的（以下「利用目的」という）をできる限り特定するものとする。
２ 当協議会は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲で行う。
３ 当協議会は、利用目的を変更した場合は、変更した利用目的について、本人に通知し、または公表を行う。
（目的外利用の制限）
第６条 当協議会は、あらかじめ本人の同意を得ることなく、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱わないものとする。
２ 当協議会は、合併その他の事由により他の社団法人等から事業を継承することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで継承前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱わないものとする。
３ 前２項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する場合には、あらかじめ本人の同意を得ないで前２条の規定により特定された利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱うことができるものとする。
（１）法令に基づく場合（２）人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき（３）公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき（４）国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

第３章

個人情報の取得の制限等（個人情報の取得）
第７条 当協議会は、個人情報を取得するときは、その利用目的を明示するとともに、適法かつ適正な方法で行うものとする。
２ 思想、信条および宗教に関する個人情報、社会的差別の原因となる個人情報については取得しないものとする。
３ 当協議会は、原則として本人から個人情報を取得するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
（１）本人の同意があるとき（２）法令の規定に基づくとき（３）個人の生命、身体または財産の安全を守るため緊急かつやむを得ないと認められるとき（４）所在不明、判断能力が不十分等の事由により、本人から取得することができないとき４ 当協議会は、前項第４号の規定に該当して本人以外の者から個人情報を取得したときは、その旨および当該個人情報に係る利用目的を本人に通知するよう努めるものとする。
（取得に際しての利用目的の通知等）
第８条 当協議会は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、または公表するものとする。
２ 当協議会は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って、契約書その他の書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合や、その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ本人に対し、その利用目的を明示するものとする。ただし、人の生命、身体または財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。
３ 当協議会は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表しなければならない。
４ 前３項の規定は、次に掲げる場合については適用しない。
①利用目的を本人に通知し、または公表することにより、本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合②利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該個人情報取扱事業者の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合③国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、または公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき④取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

第４章

個人データの適正管理および第三者提供（個人データの適正管理）第９条 当協議会は、利用目的の達成に必要な範囲内で、常に個人データを正確かつ最新の状態に保つものとする。
２ 当協議会は、個人データの漏えい、滅失または毀損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずる。
３ 当協議会は、利用目的に関し保存する必要がなくなった個人データを、確実、かつ速やかに破棄または削除するものとする。
４ 当協議会は、個人データの安全管理が図られるよう、個人データを取り扱う従業者に対する必要かつ適切な監督を行う。
５ 当協議会は、個人情報の取扱いの全部または一部を当協議会以外の者に委託するときは、原則として、委託契約において、個人データの安全管理について受託者が講ずべき措置を明らかにし、受託者に対する必要かつ適切な監督を行う。
（個人データの第三者提供）
第１０条 当協議会は、次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供しないものとする。
①法令に基づく場合②人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき③公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき④国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
２ 次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
①当協議会が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部または一部を委託する場合②合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合③個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨ならびに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的および当該個人データの管理について責任を有する者の氏名または名称について、あらかじめ、本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置いているとき
３ 当協議会は、前項第３号に規定する利用する者の利用目的または個人データの管理について責任を有する者の氏名もしくは名称を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ、本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置くものとする。

第５章

第三者提供及び第三者提供を受ける際の確認及び記録（第三者提供をする際の記録）
第１１条 当協議会は、個人データを第三者に提供したときは、第三者提供に係る記録を作成しなければならない。ただし、当該個人データの提供が前条第１項各号に該当する場合又は同項６号各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
２ 第三者に個人データの提供をする場合の記録の作成方法は、文書、電磁的記録又はマイクロフィルムを用いて作成する方法によるものとする。
３ 前項の記録は、次項又は第５項に該当する場合を除き、第三者から個人データの提供をした都度、速やかに作成しなければならない。
４ 第２項の記録は、当該第三者から継続的に若しくは反復して個人データの提供（法第23 条第２項から第４項までの方法により個人データの提供を受けた場合を除く。）をしたとき、又は当該第三者から継続的に若しくは反復して個人データの提供を受けることが確実であると見込まれるときの記録は、一括して作成することができる。
５ 第２項の記録は、本人に対する物品又は役務の提供に関連して当該本人に係る個人データを第三者に提供した場合において、当該提供に関して作成された契約書その他の書面に記録すべき事項が記載されているときは、当該書面をもって第三者から個人データの提供を受けたときの記録に代えることができる。
６ 前条に基づく本人の同意を得て個人データを第三者に提供した場合は「個人データ提供記録簿」に以下の事項を記録するものとする。
７ 前項の記載事項のうち、第２項から第５項までの方法により作成した記録（保存している場合に限る。）に記録されている事項と内容が同一であるものについては、当該事項の記録を省略することができる
８ 当協議会は、第６項から前項までの規定により作成した記録を、以下の場合に応じて、当該記録を作成した日から所定の期間保存するものとする。
場合
保存期間① 本人を当事者とする契約書等に基づく最後に当該記録に係る個人データの提供を個人データの提供の場合行った日から起算して１年を経過する日までの間② 個人データを継続的に若しくは反復し最後に当該記録に係る個人データの提供をて提供する場合行った日から起算して３年を経過する日までの間③ 上記①又は②以外の場合当該記録を作成した日から３年間

（第三者提供を受ける際の確認及び記録）
第１２条 当協議会は、第三者から個人データの提供を受けるに際しては、次に掲げる事項の確認を行わなければならない。
① 当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人）の氏
名② 当該第三者による当該個人データの取得の経緯
２ 当協議会は、第三者から個人データの提供を受ける際の確認を行う方法は、確認を行う事項の区分に応じて、それぞれ次のとおりとする。
場合
保存期間① 前項１号に該当する事項
個人データを提供する第三者から申告を受ける方法その他の適切な方法② 前項２号に該当する事項
個人データを提供する第三者から当該第三者による当該個人データの取得の経緯を示す契約書その他の書面の提示を受ける方法
その他の適切な方法
３ 前項にかかわらず、第三者から他の個人データの提供を受けるに際して前項の方法による確認（当該確認について記録の作成及び保存をしている場合におけるものに限る。）を行っている事項の確認を行う場合は、当該事項の内容と当該提供に係る確認事項の内容が同一であることの確認を行う方法によるものとする。
４ 当協議会は、前３項に基づく確認を行ったときは、以下の区分に応じて以下の事項を記録しなければならない。
（１）法第 23 条第２項から第４項までの方法により個人データの提供を受けた場「個人データ受領記録簿」に記録するものとする。
① 個人データの提供を受けた年月日② 当該第三者の氏名又は名称③ 当該第三者の住所④ 当該第三者が法人である場合は、その代表者（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人）の氏名⑤ 当該第三者による当該個人データの取得の経緯⑥ 当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項⑦ 当該個人データの項目⑧ 法第 23 条第４項に基づき個人情報保護委員会による公表がされている旨（２）前条に基づく本人の同意を得て第三者に提供した場合「個人データ受領記録簿」に記録するものとする。
① 本人の同意を得ている旨② 当該第三者の氏名又は名称③ 当該第三者の住所④ 当該第三者が法人である場合は、その代表者（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人）の氏名⑤ 当該第三者による当該個人データの取得の経緯⑥ 当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項⑦ 当該個人データの項目（３）個人情報取扱事業者ではない第三者から提供を受けた場合「個人データ受領記録簿」に記録するものとする。
① 当該第三者の氏名又は名称② 当該第三者の住所③ 当該第三者が法人である場合は、その代表者（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人）の氏名④ 当該第三者による当該個人データの取得の経緯⑤ 当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項⑥ 当該個人データの項目
５ 前項各号の記載事項のうち、既に作成した記録（保存している場合に限る。）に記録されている事項と内容が同一であるものについては、当該事項の記録を省略することができる。
６ 第４項の記録は、次項又は第８項に該当する場合を除き、第三者から個人データの提供を受けた都度、速やかに作成しなければならない。55
７ 第４項の記録は、当該第三者から継続的に若しくは反復して個人データの提供を受けたとき、又は当該第三者から継続的に若しくは反復して個人データの提供を受けることが確実であると見込まれるときの記録は、一括して作成することができる。
８ 第４項の記録は、本人に対する物品又は役務の提供に関連して第三者から当該本人に係る個人データの提供を受けた場合において、当該提供に関して作成された契約書その他の書面に記録すべき事項が記載されているときは、当該書面をもって第三者から個人データの提供を受けたときの記録に代えることができる。
９ 当協議会は、第４項又第５項により作成した記録を、以下の場合に応じて、当該記録を作成した日から所定の期間保存するものとする。
第６章

保有個人データの開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去（保有個人データの開示）
第１３条 当協議会は、本人から、当該本人に係る保有個人データについて、書面または口頭により、その開示（当該本人が識別される個人情報を保有していないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ）の申し出があったときは、身分証明書等により本人であることを確認の上、書面の交付による方法（開示の求めを行った者が同意した方法があるときは、当該方法）で開示をするものとする。ただし、開示することにより、次のいずれかに該当する場合は、その全部または一部を開示しないことができる。
（１）本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場
合（２）当協議会の事業の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合（３）他の法令に違反することとなる場合
２ 保有個人データの開示または不開示の決定の通知は、本人に対し書面により遅滞なく行うものとする。
（保有個人データの訂正・追加・削除）
第１４条 当協議会は、本人から、保有個人データの訂正、追加または削除の申出があったときは、利用目的の達成に必要な範囲内において遅滞なく調査を行い、その結果を申出した者に対し、書面により通知するものとする。
２ 当協議会は、前項の通知を受けた者から、再度申出があったときは、前項と同様の処理を行うものとする。
（保有個人データの利用停止・消去）
第１５条 当協議会は、本人から、保有個人データの利用の停止または消去の申出があったときは、利用目的の達成に必要な範囲内において遅滞なく調査を行い、その結果を申出した者に対し、書面により通知するものとする。
２ 当協議会は、前項の通知を受けた者から、再度申出があったときは、前項と同様の処理を行うものとする。
第７章 体 制(組織的安全管理措置)
第１６条 当協議会は、以下のとおり組織的安全管理措置を講じるため、個人情報の適正管理を積極的に推進するため、代表理事が指名する者を個人情報保護管理者及び必要に応じて事務取扱担当者を定め、当協議会における個人情報の適正管理に必要な措置を行わせるものとする。
２ 個人情報保護管理者は、代表理事の指示および本規程の定めに基づき、事務取扱担当者による適正管理対策の実施、従業者に対する有効な教育訓練等を行う責任を負うものとする。
３ 事務取扱担当者は、個人データの保護に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。
４ 事務取扱担当者が変更することになる場合、代表理事は新たに事務取扱担当者となる者を指名するものとする。この場合、従前の事務取扱担当者は新たに事務取扱担当者となる者に対して確実に引継ぎを行わせるものとする。代表理事はかかる引継ぎが行われたか確認するものとする。
（運用状況・運用状況の記録）
第１７条 個人情報保護管理者及び事務取扱担当者は、以下の個人データの運用状況について確認をするものとする。
① 個人情報データベース等の利用・出力状況② 個人データを含む書類・媒体等の持ち運びの状況③ 個人情報データベース等の削除・廃棄の状況④ 削除・廃棄を委託した場合、これを証明する記録等⑤ 個人情報データベース等を情報システムで取り扱う場合、情報システムの利用状況（ログイン実績、アクセスログ等）
２ 個人情報保護管理者及び事務取扱担当者は、以下の個人データの取扱状況について確認をするものとする。
① 個人情報データベース等の種類、名称② 個人データの項目③ 責任者・取扱部署④ 利用目的⑤ アクセス権を有する者（情報漏えい事案等への対応）
第１８条 個人データの漏えい、滅失又は毀損（以下「漏えい等」という。）の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応は、代表理事の責任により以下の対応を行う。
①被害の拡大の防止②事実関係の調査、原因の究明③影響範囲の特定④再発防止策の検討・実施⑤影響を受ける可能性のある本人への連絡等⑥事実関係、再発防止策等の公表⑦関係当局への報告（物理的安全管理措置個）第１９条 当協議会は、個人情報保護管理者、事務取扱担当者及び本人以外が容易に個人データを閲覧等できないよう物理的安全管理措置を講ずるものとする。
（機器及び電子媒体等の盗難等の防止）第２０条 当協議会は管理区域及び取扱区域における個人データを取扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、次の各号に掲げる措置を講じる。
① 個人データを取扱う機器、電子媒体又は書籍等を、施錠できるキャビネット・書庫等に保管する。
② 個人データを取扱う情報システムが機器のみで運用されている場合は、セキュリティワイヤー等により固定する。
（電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止）第２１条 当協議会の従業者が、個人データが記録された電子媒体又は個人データが記載された書類等を持ち運ぶ場合、パスワードの設定、封筒に封入し鞄に入れて搬送する等、紛失・盗難等を防ぐための安全な方策を講ずるものとする。
（個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄）23
第２２条 個人データを削除し、又は、個人データが記録された機器、電子媒体等を廃棄した場合には、個人情報取扱担当者がこれを確認するものとする。
（技術的安全管理措置）
第２３条 当協議会は、個人データへの不正なアクセスを防止するため、個人データを取り扱うことのできる機器及び当該機器を取り扱う従業者を明確化する等、技術的安全管理措置を講じるものとする。
（アクセス者の識別と認証）
第２４条 当協議会は、機器に標準装備されているユーザー制御機能（ユーザーアカウント制御）により、個人情報データベース等を取り扱う情報システムを使用する従業者を識別・認証するものとする。
（外部からの不正アクセス等の防止）第２５条 当協議会は、以下の各方法により、情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護するものとする。
① 個人データを取り扱う機器等のオペレーティングシステムを最新の状態に保持する。
② 個人データを取り扱う機器等にセキュリティ対策ソフトウェア等を導入し、自動更新機能等の活用により、これを最新状態とする。
（情報システムの使用に伴う漏えい等の防止）第２６条 当協議会は、メール等により個人データの含まれるファイルを送信する場合に、当該ファイルへのパスワードを設定するものとする。
（従業者の義務）
第２７条 従業者は、本規程および個人情報保護方針を遵守しなければならない。
２ 従業者は、当協議会が実施する個人情報保護に関する教育訓練を受講しなければならない。
３ 従業者または従業者であった者は、業務上知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、または不当な目的に使用してはならない。

４ 本規程に違反する事実または違反するおそれがあることを発見した従業者は、その旨を個人情報保護管理者に報告しなければならない。

第８章 保有個人データの開示及び苦情処理（保有個人データに関する事項の公表等）
第２８条 当協議会は、保有個人データに関し、次に掲げる事項について、「個人情報保護基本方針」としてインターネットのホームページでの常時掲載を行うこと、又は事務所の窓口等での掲示・備付け等を行うこととする。
①当協議会の名称②全ての保有個人データの利用目的（第８条第４項第１号から第３号までに該当する場合を除く。）③当協議会が行う保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先
２ 当協議会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
①前項の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場
合②第８条第４項第１号から第３号までに該当する場合
３ 当協議会は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。
（個人情報保護窓口の設置等）
第２９条 保有個人データの開示請求、訂正請求、利用停止請求及びその他相談等に対応する窓口として、個人情報保護相談窓口（以下「相談窓口」という。）を置き、当協議会における個人情報の取扱い等に係る相談等の受付及び事務を行うものとする。
２ 相談窓口の住所、連絡先、受付時間は以下のとおりとする。
一般社団法人ナスコンバレー協議会
栃木県那須郡那須町大字高久乙字遅山 3376-256
info@nasuco.jp（苦情処理）
第３０条 当協議会は、当協議会における保有個人データの取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めるものとする。

（規程の細目及び運用）
第３１条 この規程の実施に必要な事項は、別に定める。
（付 則）
この規程は、２０２１年１０月１５日から施行する。