個人情報取扱規程
制定 平成３１年３月２７日
改訂 令和 ４年７月１９日
一般社団法人ＶＲＭコンソーシアム
第 1 章 総則(目的)第１条 本規程は、一般社団法人ＶＲＭコンソーシアム（以下、「当法人」という。）における個人情報の適法かつ適正な取扱いの確保に関する基本的事項を定めることにより、個人の権利・利益を保護することを目的とする。
(定義)
第２条 本規程において、各用語の定義は次の通りとする。
（１）個人情報
生存する「個人に関する情報」であって、特定の個人を識別することができるもの、又は他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるものをいう。
「個人に関する情報」は、氏名、性別、生年月日等個人を識別する情報に限られず、個人の身体、財産、職種、肩書き等の属性に関して、事実、判断、評価を表す全ての情報であり、評価情報、公刊物等によって公にされている情報や、映像、音声も含まれ、暗号化されているかどうかを問わない。
なお、死者に関する情報が、同時に、遺族等の生存する個人に関する情報である場合には、当該生存する個人に関する情報となる。
また、「生存する個人」は日本国民に限られず、外国人も含まれるが、法人その他の団体は「個人」に該当しないため、法人などの団体に関する情報は含まれない。
(２) 個人情報データベース
特定の個人情報について、コンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成した、個人情報を含む情報の集合物、又はコンピュータを用いていない場合であっても、ファイルやカルテ、お客様台帳など個人情報を一定の規則（例えば、五十音順、生年月日順、作成日順等）に従って整理・分類し、他人によっても容易に検索可能な状態においているものをいう。
(３) 個人データ
当法人が管理する「個人情報データベース等」を構成する個人情報をいう。
(４) 保有個人データ
当法人が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の全てを行うことができる権限を有する「個人データ」をいう。ただし、以下に該当するものは除く。
ⅰ．当該個人データの存否が明らかになることにより、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの。
ⅱ．当該個人データの存否が明らかになることにより、違法又は不法な行為を助長し、又は誘発するおそれのあるもの。
ⅲ．当該個人データの存否が明らかになることにより、国の安全が害されるおそれ、他国もしくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国もしくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのあるもの。
ⅳ．当該個人データの存否が明らかになることにより、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれがあるもの。
ⅴ．6 ヶ月以内に消去する（更新することは除く）こととなるもの。
(５) 本人
個人情報によって識別される特定の個人をいう。

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（６）従業者
当法人にあって、直接間接に当法人の指揮監督を受けて、当法人の業務に従事している者をいい、雇用関係にある従業員（正社員、パート社員、ボランティア等）のみならず、理事・監事等も含まれる。
（７）個人情報の取扱い
個人情報の取得、整理、分類、照合、処理、複製、委託、第三者提供、共同利用その他一切の利用、保有及び個人情報の廃棄、消去、破壊をいう。
(８) 明示本人に対し明確に示すことをいい、本人の同意は要しない。
本人に提示した契約書約款・アンケート用紙、または本人が閲覧できる掲示物・冊子等に明記すること、情報ネットワーク上においては自社ホームページもしくは本人の端末装置上に表示すること等をいう。
(９) 公表広く一般に自己の意思を知らしめること（不特定多数の人々が知ることができるように発表すること）をいう。具体的には、ホームページへの掲載をすること、店舗・事務所等に掲示あるいは備付けること、商品・パンフレット等に掲載すること、新聞・雑誌等に掲載すること等が挙げられる。
(10) 本人が容易に知り得る状態
本人が知ろうとすれば、時間的にも、その手段においても、容易に知ることができる状態に置くことをいう。具体的には、ホームページへの掲載をすること、店舗・事務所等に掲示あるいは備え付けすること、新聞・雑誌等に掲載すること等による公表が継続的に行われていること、当該事項を知るための方法をあらかじめ通知しておくこと等が挙げられる。
(11) 本人が知り得る状態
問合せ窓口を設けるなど、本人の求めに応じて遅滞なく回答を行うこと等、本人が知ろうとすれば、知ることができる状態に置くことをいう。
（当法人の責務）
第３条 当法人は、個人情報保護に関する法令等を遵守するとともに、実施するあらゆる事業を通じて個人情報の保護に努めるものとする。
第２章 運用第 1 節 個人情報の取扱いの原則（管理原則）
第４条 個人情報は、本規定に従い適切に分類・管理し、その重要度に応じて適切に取得、移送、利用、保管、廃棄されなければならない。
（利用目的の特定）第５条 当法人は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的（以下「利用目的」という。）をできる限り特定するものとする。
２．当法人は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲で行うものとする。
３．当法人は、利用目的を変更した場合は、変更した利用目的について、本人に通知し、又は公表するものとする。
（利用目的外の利用の制限）
第６条 当法人は、あらかじめ本人の同意を得ることなく前２条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱わないものとする。
２．当法人は、合併その他の事由により他の法人等から事業を継承することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで継承前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範2

囲を超えて、当該個人情報を取り扱わないものとする。
３．前２項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する場合には、あらかじめ本人の同意を得ないで前２条の規定により特定された利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱うことができるものとする。
（１） 法令に基づく場合（２） 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
（３） 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
（４） 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
４．当法人は、前項の規定に該当して利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱う場合には、その取扱う範囲を真に必要な範囲に限定するものとする。
第 2 節 個人情報の取得(適正な取得)第７条 個人情報は、偽りその他不正の手段により取得してはならない。
(特定の個人情報の取得の禁止)
第８条 原則として、下記各号に示す内容を含む個人情報は、これを取得し、または第三者に提供してはならない。但し、業務上必要であり、かつ、本人に対し当該情報の利用目的及びその必要性等について適切な情報を明示した上で明確に本人の同意を得た場合、または法令に特別の規定がある場合、あるいは司法手続上必要不可欠な場合はこの限りでない。
（１） 思想、信条及び信教に関する事項（２） 人種、民族、家柄、本籍地、身体･精神障害、犯罪歴その他社会的差別の原因となる事項（３） 勤労者の団結権の行使、団体交渉及びその他団体行動に関する事項（４） 集団示威行為(デモ等)への参加、国または地方公共団体に対する請願権の行使及びその他の政治的権利の行使に関する事項（５） 保健医療に関する事項（６） その他個人情報保護管理者の定める事項(間接的に個人情報を取得する際の措置)
第９条 本人以外の第三者から個人情報を取得する場合は、当該個人情報が当該第三者において適法、適正に取得されたものでなければならず、かつ、当該第三者において、当法人への個人情報の提供につき、適法な措置が講じられていなければならない。
第３節 個人情報の管理(個人データの正確性の確保)
第１３条 個人データは、利用目的の達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の内容に保つよう努めなければならない。
(個人データ取扱台帳)
第１４条 個人情報保護管理者は、当法人の全ての「個人データ」の種類・内容・保管場所等を記載(データベースへの入力を含む)した台帳を作成しなければならない。
２．個人情報保護管理者は、前項の台帳を定期に見直し、最新の状態を維持するよう努めなければな

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らない。
(安全管理措置)第１５条 当法人においては、取扱う個人情報の漏洩、滅失または毀損の防止その他の安全管理のために、人的、物理的、技術的に適切な措置を講じるものとする。
２．下記各号に従って適切に個人情報を取り扱わなければならない。
（１） 各部門において保管する個人情報を含む文書(磁気媒体を含む)は、施錠できる場所への保管、パスワード管理等により、散逸、紛失、漏洩の防止に努めなければならない。
（２） 情報機器は適切に管理し、正式な利用権限のない者には使用させてはならない。
（３） 個人情報を含む文書であって、保管の必要のないものは、速やかに廃棄しなければならない。
（４）個人情報を含む文書の廃棄は、シュレッダー裁断、焼却、溶解等により、完全に抹消しなければならない。
（５） 個人情報を含む文書を他部門に伝達するときは、適切な方法･手順によることとし、必要な範囲を超えて控えを残さないよう扱うものとする。
（６） 個人情報を含む文書は、みだりに複写してはならない。
（７） その他個人情報の取扱いについて必要な事項は細則に定めるものとする。
３．前項の安全管理措置は、本規程を当法人のホームページにおいて公表する。また、安全管理体制について、本人から請求があった場合には、速やかに回答しなければならない。
(第三者提供の制限)
第１６条 あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。但し、下記各号に該当する場合、本人の同意なく第三者提供ができる。
（１） 個人情報保護方針に定めた範囲内で第三者提供、共同利用するとき（２） 人の生命、身体または財産の保護のために必要があり、かつ、本人の同意を得ることが困難であるとき（３） その他法令に基づく場合
２．第三者提供もしくは共同利用する場合、個人情報保護管理者の承認を得ること。
３．雇用管理に関する個人データを第三者に提供する場合には、本条第 1 項第 2 号乃至第 3 号に該当する場合を除き、下記各号に従わなければならない。
（１） 提供先において、その従業者に対し、当法人が提供した個人データの取扱いを通じて知りえた個人情報を漏洩してはならず、かつ、盗用してはならないこととされていること。
（２） 当法人が提供した個人データを提供先が他の第三者に提供する場合には、書面による当法人の事前同意を要件とすること。但し、当該再提供が本条第 1 項各号に該当する場合を除く。
（３） 当法人が提供した個人データの提供先における保有期間を明確化すること。
（４） 当法人から提供を受ける目的達成後の個人データの返却または提供先における破棄または削除が適切かつ確実に行われること。
（５） 提供先における当法人が提供した個人データの複写及び複製（安全管理上必要なバックアップを除く）を禁止すること。

(個人情報保護管理者)
第１７条 当法人は、個人情報を適切に管理するために、個人情報の取扱いに関して総括的な責任を有する個人情報保護管理者を設置する。
２．個人情報保護管理者は、下記各号その他当法人における個人情報管理に関する全ての職責と権限を有する。
（１） 本規程に基づき個人情報の取扱いを管理する上で必要とされる細則の承認（２） 個人情報に関する安全対策の策定･推進（３） 個人情報の適正な取扱いの維持･推進を目的とした諸施策の策定・実施（４） 事故発生時の対応策の策定・実施
３．個人情報保護管理者は、監査責任者より監査報告を受け、逐次個人情報管理体制の改善を行う。

第４節 開示・変更・利用停止等の請求の対応
4(開示)第１８条 本人が本人の識別される「保有個人データ」の開示(保有の有無を含む)する場合、本人(代理人を含み、以下本条及び次条において本人という)は、開示等請求窓口に対し、開示請求書面又は電磁的方法により請求をする。
（１） 開示請求窓口は、住所又はメールアドレスとする。
（２） 開示請求書の様式は、個人情報保護管理者が定めるものとする。
（３） 本人確認書類は、個人情報保護管理者が定めるものとする。但し、開示請求者が本人であることが明らかな場合には、本人確認書類の提出を求めないことができる。
２．前項により本人による開示請求であることを確認した場合は、本人に対して書面または本人が同意した他の方法により、遅滞なく当該「保有個人データ」を開示するものとする。
３．前項にかかわらず、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、個人情報保護管理者の決定により、その全部または一部を開示しないことができる。
（１） 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合（２） 当法人の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれのある場合（３） 法令に違反することとなる場合
４．前項の定めに基づき「保有個人データ」の全部または一部を開示しない旨の決定をしたときは、遅滞なく、本人に対しその旨通知するものとする。この場合、その理由を説明するよう努めなければならない。
５．他の法令により、本人に対し当該本人が識別される「保有個人データ」を開示することとされている場合には、第 3 項は適用しない。
６．本人に対し「保有個人データ」を開示する場合には、手数料を請求できるものとする。この手数料は、実費を勘案して、合理的な範囲で個人情報保護管理者が定めるものとする。
(訂正等)第１９条 本人から、当該本人が識別される「保有個人データ」の内容が事実でないという理由によって、当該「保有個人データ」の訂正、追加または削除(以下「訂正等」という)を求められた場合には、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき当該「保有個人データ」の内容の訂正等を行うものとする。但し、以下の場合には訂正等の求めに応じないことができる。
（１） 利用目的の達成に必要な範囲を超えている場合。
（２） 他の法令の規定により、特別の手続が定められている場合。
２．当該本人が識別される「保有個人データ」の訂正等の請求に対しては、本人のプライバシー保護のため、本人から訂正等請求窓口に対し、原則として本人確認書類を添付した訂正等請求書により請求があった場合にのみ応じるものとする。
（１） 訂正等請求窓口は、１７条１項と同じとする。
（２） 訂正等請求書の様式は、個人情報保護管理者が定めるものとする。
（３） 本人確認書類は、個人情報保護管理者が定めるものとする。但し、訂正等請求者が本人であることが明らかな場合には、本人確認書類の提出を求めないことができる。
３．前 2 項により、「保有個人データ」の訂正等を行ったとき、または訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なくその旨(訂正等を行ったときはその内容を含む)を通知するものとする。
４．第 1 項ただし書により訂正等の求めに応じない場合は、その理由を説明するよう努めなければならない。
(利用停止等)第２０条 本人から、当該本人が識別される「保有個人データ」が、第 11 条第 3 項(同意のない利用目的外の利用)及び第 12 条(適正な取得)に違反しているという理由によって、当該「保有個人データ」の利用の停止または消去が求められた場合、及び、第 23 条(第三者提供の制限)に違反しているという理由によって、当該「保有個人データ」の第三者提供の停止が求められた場合で、その求めに理由があることが判明した場合には、遅滞なく、当該求めに応じて当該措置（以下「利用停止等」という）を講じなければならない。但し、以下の場合には当該措置を講じないことができる。
（１） 違反を是正するために必要な範囲を超えている場合。
（２） 指摘された違反がなされていない場合。
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２．前条第 2 項乃至第 4 項は本条に準用する。但し、同各項における「訂正等」を「利用停止等」に改める。
第５節 苦情処理等(苦情の処理)第２１条 個人情報の取扱いに関する苦情の窓口業務は、当法人の理事長が担当するものとする。
２．個人情報保護管理者は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備を行う。
（個人情報の漏洩等）
第２２条 個人情報の取扱いに関し、個人情報の漏洩、滅失、毀損等の個人情報保有者の権利利益を害する程度が大きいと判断される事態が生じた場合、当法人の理事長は、直ちに個人情報保護委員会（法１２７条以下）に報告するとともに、当該本人に対し、生じた事態の内容ついて、通知しなければならない。
第６節 その他(改廃)第２３条 本規程の改廃は、理事会において行うものとする。

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