Политика защиты персональных данных

Утверждена 29 марта 2005 г.
Последнее изменение 29 ноября 2023 г.

Социальный фонд — юридическое лицо «Фонд помощи сиротам, оставшимся в Китае» (егоглавное управление и Центр по связям и поддержке соотечественников из Китая в Столичном
регионе; далее именуемый «Фонд»), осознавая важность защиты получаемых в процессе
выполнения своей деятельности персональных данных о соотечественниках, остававшихся вКитае, и их семьях, а также о помогающих им волонтерах и иных лицах, устанавливает настоящую
политику защиты персональных данных (далее именуемую «Политика»). На основе вышеуказанных
принципов защиты персональных данных и самостоятельно установленных норм поведения Фонд,в полной мере осознавая свою социальную миссию, соблюдает положения законов и правил,касающихся, в частности, защиты прав личности и персональных данных.
Настоящим заявляем, что, строя систему управления защитой персональных данных для конкретизации Политики, изложенной ниже, и постоянно осознавая тенденции в области новейших информационных технологий, изменения в потребностях общества, непостоянство условий нашей работы,иные трансформации, все мы будем заниматься непрестанным усовершенствованием этой системы.
1. Фонд надлежащим образом получает персональные данные, пользуется ими, ихпредоставляет, но не работает с персональными данными, выходящими за границы,необходимые для достижения установленных целей применения, а также принимает меры дляобеспечения вышеуказанного.
2. Фонд строго соблюдает законодательство в области обращения с персональными данными,установленные государством руководящие принципы и иные нормы.
3. Во избежание риска утечки, уничтожения, повреждения персональных данных Фонд, принимая
разумные меры по их защите, будет с учетом состояния своей деятельности направлять
необходимые для защиты организационные ресурсы и тем самым постоянно
совершенствовать систему безопасности данных, а в крайних случаях принимать оперативные
меры по исправлению ситуации.
4. Фонд оперативно и добросовестно реагирует на жалобы и консультативные запросы,касающиеся обращения с персональными данными.
5. Система управления защитой персональных данных постоянно совершенствуется путемсвоевременного внесения надлежащих корректировок с учетом изменения условий работыФонда и фактической ситуации.
Содержание настоящей политики доводится до всех работников Фонда. Путем ее публикациина сайте Фонда, в его брошюрах, иных материалах принимаются меры для предоставления любомулицу возможности в любое время с ней ознакомиться.
Социальный фонд — юридическое лицо«Фонд помощи сиротам, оставшимся в Китае»Председатель Сигэру СУМИТАНИСправочная по вопросам политики защиты персональных данных,служба приема жалоб и консультационных запросов, касающихся персональных данных
Соцфонд — юрлицо «Фонд помощи сиротам, оставшимся в Китае»103-0002, преф. Токио, округ Тюо, Нихомбаси-Бакуротё, 1-6-8, зд. «Imas Works Bakurocho», 4 эт.
Справочная служба по вопросам персональных данных — начальник планового отдела
Телефон 03-6667-0552 (часы приема 9.00—17.15). Телефакс 03-6667-0553
Электронный адрес info@engokikin.or.jp. * Рекламную почту просьба не направлять.
Центр по связям и поддержке соотечественников из Китая в Столичном регионе110-0015, преф. Токио, округ Тайто, Хигаси-Уэно, 1-2-13 «Карни-плэйс Син-Окатимати», 7 эт.
Справочная служба по вопросам персональных данных — заместитель начальника учебного отдела
Телефон 03-5807-3171 (часы приема 9.30—17.45) Телефакс 03-5807-3174
Электронный адрес info@sien-center.or.jp. * Рекламную почту просьба не направлять.

Объявление о целях применения персональных данных
Социальный фонд — юридическое лицо «Фонд помощи сиротам, оставшимся в Китае» (егоглавное управление и Центр по связям и поддержке соотечественников из Китая в Столичном
регионе; далее именуемый «Фонд») будет применять персональные данные в следующих
ограниченных целях.
Цели применения персональных данных(1) Персональные данные лиц, подающих заявку на пользование программами, которыеосуществляет Центр по связям и поддержке соотечественников из Китая в Столичном регионе,но управление которыми поручено Фонду, и программами, осуществляемыми самим Фондом① Проверка заявок и осуществление контактов Фондом② Управление сведениями о потребителях услуг и т. п.
③ Осуществление программ и управление ими④ Контроль ситуации с пользованием программами Фонда, выявление аспектов, требующихулучшения, а также сбор информации, необходимой для предложения новых программ⑤ Пересылка вестников, информационных журналов, издаваемых, в частности, длярепатриантов из Китая, с Сахалина, иных стран и территорий, для помогающих им лиц, атакже информации об условиях подачи заявок на программы и т. п.
(2) Персональные данные частных лиц и членов организаций, подающих заявку на получение ссудна обучение, пособий, и субсидий① Проверка заявок и осуществление контактов Фондом② Рассмотрение заявок на получение ссуд на обучение, пособий, субсидий и их перечисление
③ Проверка расходования и эффективности предоставления ссуд на обучение, пособий,субсидий и выявление аспектов, требующих улучшения
④ Пересылка информации об условиях подачи заявок на получение ссуд на обучение,пособий, субсидий и о соответствующих программах⑤ Сбор информации и иная деятельность для изучения вопроса о новых пособиях, субсидияхи т. п.
(3) Персональные данные лиц и членов организаций, содействующих в осуществлении Фондомпрограмм самостоятельно и по поручению① Передача информации об осуществлении программ② Осуществление программ и управление ими③ Оформление выплат вознаграждения и т. п.
(4) Персональные данные, предоставляемые государственными органами при осуществлении
программ по поручению① Осуществление программ по поручению, таких как программы групповых поездок на родину,программы Центра по связям и поддержке соотечественников из Китая в Столичном
регионе и т. п.
(5) Персональные данные лиц, направляющих в Фонд запросы о проводимых им программах① Ответы на запросы(6) Персональные данные лиц, приобретающих печатные издания Фонда① Управление отправкой и сбытом печатных изданий(7) Персональные данные работников Фонда① Управление кадрами и трудовыми отношениями, управление деятельностью, выплатазаработной платы и др. выплаты, медицинский контроль, управление национальными
идентификационными номерами, управление системой безопасности и т. п.
② Предоставление информации о работниках государственным органам, поручившимосуществление программы

③ В случае командирования за рубеж — предоставление информации по запросу отадминистративных
органовпосещаемогогосударства,дипломатическогопредставительства Японии за рубежом, иных организаций(8) Информация о соискателях вакансий в Фонде① Подбор персоналаО доведении до всеобщего сведения положений,касающихся хранящихся персональных данных
Социальный фонд — юридическое лицо «Фонд помощи сиротам, оставшимся в Китае» (егоглавное управление и Центр по связям и поддержке соотечественников из Китая в Столичном
регионе; далее именуемый «Фонд») доводит до всеобщего сведения нижеизложенные положения,касающиеся персональных данных, хранящихся у него с правом их раскрытия (в том числераскрытия записей о предоставлении их третьим лицам), внесения в них исправлений, добавлений,а также исключения из них информации, прекращения пользования ими, а также удаления их ипрекращения предоставления их третьим лицам.
1. Должность, подразделение и контактная информация заведующего вопросамиперсональных данныхЗаведующий вопросами защиты персональных данных: управляющий директор социального
фонда — юридического лица «Фонд помощи сиротам, оставшимся в Китае».
Контактная информация — телефон 03-6667-0552.
2. Цели применения хранящихся персональных данных(1) Персональные данные лиц, подающих заявки на участие в осуществляемых Фондомпрограммах
① Проверка заявок и осуществление контактов Фондом
② Работа с потребителями услуг и т. п.
③ Осуществление программ и управление ими④ Контроль ситуации с пользованием программами Фонда, выявление аспектов, требующихулучшения, а также сбор информации, необходимой для предложения новых программ
⑤ Пересылка вестников, издаваемых, в частности, для репатриантов из Китая, с Сахалина,иных стран и территорий, для помогающих им лиц, а также информации об условиях подачизаявок на программы и т. п.
(2) Персональные данные частных лиц и членов организаций, подающих заявку на получение ссудна обучение, пособий и субсидий
① Проверка заявок и осуществление контактов Фондом
② Рассмотрение заявок на получение ссуд на обучение, пособий, субсидий и их перечисление
③ Проверка расходования и эффективности предоставления ссуд на обучение, пособий,субсидий и выявление аспектов, требующих улучшения
④ Пересылка информации об условиях подачи заявок на получение ссуд на обучение,пособий, субсидий и о соответствующих программах
⑤ Сбор информации и иная деятельность для изучения вопроса о новых пособиях, субсидияхи т. п.
(3) Персональные данные лиц и членов организаций, содействующих в осуществлении программ
Фондом
① Передача информации об осуществлении программ② Осуществление программ и управление ими③ Оформление выплат вознаграждения и т. п.

(4) Персональные данные лиц, направляющих в Фонд запросы о проводимых им программах
① Ответы на запросы(5) Персональные данные лиц, приобретающих печатные издания Фонда
① Управление отправкой и сбытом печатных изданий(6) Персональные данные работников Фонда① Управление кадрами и трудовыми отношениями, управление деятельностью, выплатазаработной платы и др. выплаты, медицинский контроль, управление национальнымиидентификационными номерами, управление системой безопасности и т. п.
② В случае командирования за рубеж — предоставление информации по запросу отадминистративныхоргановпосещаемогогосударства,дипломатическогопредставительства Японии за рубежом, иных организаций(7) Информация о соискателях вакансий в Фонде① Подбор персонала3. Меры, принятые для обеспечения безопасности хранящихся персональных данных(1) Выработка основных направлений деятельностиОтносительно надлежащего обращения с персональными данными нами согласно закону«О защите персональных данных» и соответствующим законодательным актам выработаны иопубликованы направления деятельности по защите персональных данных.
(2) Укрепление дисциплины в вопросе обработки хранящихся персональных данныхНами выработаны положения о защите персональных данных и иные правила, в которыхдля каждой стадии их обработки: сбора, использования, хранения, предоставления, удаленияи др., — установлены: метод обработки, ответственный, исполнитель, их обязанности и т. п.
Предусмотрены также меры по обеспечению безопасности хранящихся персональных данных,проверка выполнения работы с ними и проведение ревизий.
(3) Организационные меры по обеспечению безопасности① Назначены, в частности, ответственные за обработку хранящихся персональных данных.
② Обработка хранящихся персональных данных выполняется на основе положений о защитеперсональных данных и иных правил.
③ Регулярно проводится проверка положения дел с обработкой персональных данных,организована система ревизий.
④ Организована система мер на случай, в частности, утечки персональных данных.
⑤ Трудовым распорядком предусмотрены взыскания.
(4) Меры по обеспечению безопасности, принимаемые в человеческом плане
① Проводится регулярное обучение работников в области мер безопасности, важныхмоментов, иных вопросов, касающихся обработки хранящихся персональных данных.
② Нами взято обязательство соблюдать конфиденциальность во время найма работников.
(5) Физические меры по обеспечению безопасности
① В местах обработки хранящихся персональных данных в дополнение к применениюавтоматических средств безопасности установлен контроль за приходом-уходом
работников.
② Бумажные носители информации, содержащие хранящиеся персональные данные,находятся в шкафах с замками и т. п.
③ Прилагаются усилия для того, чтобы серверы и другие устройства с хранящимися на нихперсональными данными во избежание кражи и т. п. заключались в шкафы с замками ификсировались, в частности, проволокой.
④ В случае утилизации бумажных носителей с хранящимися персональными данными онавыполняется путем разрезки носителей с помощью измельчителя или путем растворения,выполняемого специализированным предприятием.

⑤ При утилизации персональных компьютеров и других устройств, а также электронных
носителей (в том числе и при возврате арендованных) удаление данных выполняется спомощью специального программного обеспечения.
(6) Технические меры по обеспечению безопасности① Установлены права на доступ к хранящимся персональным данным. Круг лиц,занимающихся их обработкой, и их объём, доступный для обработки, ограничен.
② На случай утраты и повреждения хранящихся персональных данных осуществляется
архивирование несколькими способами.
③ Для поддержания на новейшем уровне операционной системы, а также видов программногообеспечения, применяемых для обеспечения безопасности и в других целях, регулярнопроводится их обновление.
4. Куда обращаться с жалобами, касающимися хранящихся персональных данныхЗапросы, касающиеся хранящихся персональных данных, принимаются в следующих окнах
приема.
103-0002, преф. Токио, округ Тюо, Нихомбаси-Бакуротё, 1-6-8, зд. «Imas Works Bakurocho», 4 эт.
Соцфонд — юрлицо «Фонд помощи сиротам, оставшимся в Китае», справочная служба повопросам персональных данныхЭлектронный адрес info@engokikin.or.jp. * Рекламную почту просьба не направлять.
Телефон 03-6667-0552 (часы приема 9.00—17.15). Телефакс 03-6667-0553
110-0015, преф. Токио, округ Тайто, Хигаси-Уэно, 1-2-13 «Карни-плэйс Син-Окатимати», 7 эт.
Центр по связям и поддержке соотечественников из Китая в Столичном регионе, справочнаяслужба по вопросам персональных данных
Электронный адрес info@sien-center.or.jp. * Рекламную почту просьба не направлять.
Телефон 03-5807-3171 (часы приема 9.30—17.45). Телефакс 03-5807-3174

5. Наименование официальной организации по защите персональных данных, членомкоторой является Фонд, место подачи заявлений о рассмотрении жалобЗапросы о программах Фонда здесь не принимаются.
Наименование официальной организации по защите персональных данных: юридическое
лицо — ассоциация общей категории «Японская ассоциация пользователейинформационных систем» (JUAS)
Место подачи заявлений о рассмотрении жалоб: бюро жалоб при секретариатеорганизации по защите персональных данных
Адрес: преф. Токио, округ Тюо, Цукидзи, 1-13-14, зд. «NBF-Хигаси-Гиндза- Square», 2 эт.
Телефон 03-6264-1318Часы приема 10.00—16.00 (выходные: суббота, воскресенье, праздничные дни)Порядок раскрытия хранящихся персональных
данных и выполнения иных действий с нимиВ отношении хранящихся персональных данных может быть подан запрос о сообщении целейих применения, раскрытии (в том числе раскрытии записей о предоставлении их третьим лицам),внесении в них исправлений, добавлений, а также исключении из них информации, прекращениипользования ими, а также их удалении и прекращении предоставления третьим лицам (о раскрытиии иных действиях).
Фонд отвечает на запросы о раскрытии персональных данных и иных действиях с ними вследующем порядке.

6. Прием запросов о раскрытии и иных действиях(1) Обратитесь в окно приема из числа указанных ниже.
Фонд вышлет почтой бланк установленной формы. Получив его, требуется выразитьсогласие с изложенным в тексте «Об обращении с персональными данными» и отправить
почтой или привезти бланк по одному из следующих адресов.
103-0002, преф. Токио, округ Тюо, Нихомбаси-Бакуротё, 1-6-8, зд. «Imas Works
Bakurocho», 4 эт.
Соцфонд — юрлицо «Фонд помощи сиротам, оставшимся в Китае», справочная службапо вопросам персональных данныхЭлектронный адрес info@engokikin.or.jp. * Рекламную почту просьба не направлять.
Телефон 03-6667-0552 (часы приема 9.00—17.15). Телефакс 03-6667-0553
110-0015, преф. Токио, округ Тайто, Хигаси-Уэно, 1-2-13, «Карни-плэйс Син-Окатимати»,7 эт.
Центр по связям и поддержке соотечественников из Китая в Столичном регионеСправочная служба по вопросам персональных данных
Электронный адрес info@sien-center.or.jp. * Рекламную почту просьба не направлять.
Телефон 03-5807-3171 (часы приема 9.30—17.45). Телефакс 03-5807-3174(2) Вместе с бланком установленной формы (1) отправьте почтой или привезите какой-либо изследующих документов, удостоверяющих личность автора запроса:• копию водительского удостоверения, паспорта или иного официального документа,позволяющего удостовериться в личности автора запроса (с указанием фамилии, имени иадреса местожительства автора запроса о раскрытии и иных действиях);• копию выписки из регистрационной карточки (дзюминхё, подготовленной не ранее чем за 30дней до подачи запроса о раскрытии и иных действиях).
(3) В случае подачи запроса представителем — отправьте почтой или привезите: бланкустановленной формы (1), удостоверение личности автора запроса (2), а в дополнение к немукакой-либо из документов, указанных в п. а), и документ, указанный в п. б).
а) Документы, удостоверяющие личность представителя
• Копия документа, свидетельствующего о личности представителя, его водительского
удостоверения, паспорта или иного официального документа, позволяющегоудостовериться в личности представителя (с указанием фамилии, имени и адреса
местожительства представителя, подающего запрос о раскрытии и иных действиях).
• Копия выписки из регистрационной карточки представителя (подготовленной не ранеечем за 30 дней до подачи запроса о раскрытии и иных действиях).
• В случае представительства адвокатом — документ, позволяющий установитьрегистрационный номер адвоката.
б) Письмо, свидетельствующее о праве представительства (доверенность и т. п.)• Если в документе, свидетельствующем о личности автора запроса или егопредставителя, имеется указание места приписки, его можно удалить.
• Документ, свидетельствующий о личности автора запроса или его представителя,уничтожается Фондом с должной ответственностью не позднее чем через 2 месяца
после его получения им.
7. Размер комиссии за обработку запросов о раскрытии и иных действиях и способ еевзиманияВ случае запроса о сообщении целей применения персональных данных или их раскрытии(и только в этом случае) за один запрос взимается сумма, указанная ниже, которая включает
обратный почтовый сбор Фонда. Просьба вложить в отправляемый по почте конверт сдокументами для запроса почтовый перевод на фиксированную сумму, указанную ниже.
• Сумма комиссионных — 1000 иен.

8. Сообщение о результате рассмотрения запроса
Результат рассмотрения Фондом запроса незамедлительно сообщается одним изследующих способов.
• В случае запроса о сообщении цели применения персональных данных или их раскрытии —путем передачи запроса, составленного по установленному образцу, любым способом.
• В случае запроса о внесении в персональные данные исправлений, о сообщении их,исключении из них информации, прекращении пользования ими, а также их удалении ипрекращении предоставления третьим лицам — по телефону или электронной почте.