GEPS利用事例のご紹介
デジタル庁

GEPS利用事例のご紹介 ｜ 目次

目次
1. 本資料の概要

・・・ P.3～P.5

2. GEPS利用事例のご紹介

・・・ P.6～P.12

3. （参考）電子契約の実施に伴う社内改革の実施例 ・・・ P.13～P.14

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GEPS利用事例のご紹介 ｜ 本資料の概要

はじめに
本資料では、これから政府電子調達システム（GEPS）を利用する方に対して、使い方、メリット、導入時の課題等を、現在GEPSを利用されている企業の具体的な事例を交えて紹介しています。
本資料の目的
本資料では、電子調達システムの利用・社内への普及に際しての課題及び対策、コスト削減に対する電子調達の有効性を掲載しています。
 電子調達システムの利用に際して直面する課題への対策
 様々な場面におけるコスト削減に対する有効性の解説

本資料の対象者
 各企業の入札・契約担当者
 案件への入札・契約を決定する現場の責任者
 企業改革（デジタルトランスフォーメーション）やコスト削減等、全社的な施策の推進担当者
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本資料の使い方
本資料では、政府電子調達システム（GEPS）の利用に際して、各利用ステージで直面する課題と対策、事例を掲載しています。ご自身の企業がどのステージに当てはまるかをご確認いただき、ご利用ください。
本資料の構成P6～

P5

各利用ステージの各ページの内容

課題と必要な対策

 各利用ステージの課題
 必要な対策

企業が当てはまるス
テージをご確認ください。

 利用事例（利用者の声）
等

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各利用ステージの課題
以下では、政府電子調達システム（GEPS）の利用に際して、各利用ステージで直面する課題とその対策、関連する事例を分類しています。ご自身の企業に当てはまる内容を選び、該当ページをご覧ください。

利用ステージ

課題（掲載ページ）

1. 政府電子調達システムの認知課題A. 政府電子調達システム（電子入札、契約）のメリットに対する「社内の認知度」を向上する →P.6～7

2. 電子証明書の取得

課題B. 「電子証明書」を取得する→P.8

3. 電子入札の利用

課題C. 電子調達の実施に必要な「社内制度・端末環境」を整える →P.9

4. 電子契約の利用

課題D. 電子入札の実施に続いて、「電子契約」を実施する →P.10

5. 請求機能の利用

課題E. 電子入札、契約の実施に続いて、「請求機能」を利用する →P.12

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1. 政府電子調達システムの認知課題A. 電子入札、契約のメリットに対する「社内の認知度」の向上• 電子調達のメリットを社内で周知し、現場から業務効率化を図ることが利用開始のきっかけとなることがあります。
• デジタルトランスフォーメーションの必要性が高まる中、電子調達の実施は全社的なDX改革の良事例となります。
「社内の認知度」の向上
電子入札、契約のメリット「社内の認知度」の向上においては、以下の2点がポイントとなります。

担当者がメリットを知る• 電子入札、契約のメリットを社内で周知し、電子調達の利用によって、現場の負担軽減やコスト削減等が実現可能であることをインプットする。
→P.7 電子調達システム利用のメリット、P.8 GEPS以外の使い道

経営層・意思決定者により周知、推進を行う• 経営層・意思決定者の方針が、電子調達利用のきっかけとなる場合が多い。
• 経営層等を巻き込み、「DX改革、現場の業務効率化、コスト削減」等の観点から、電子調達の利用について、全社的な周知、利用推進を行うことが有効。
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1. 政府電子調達システムの認知

電子調達システム利用のメリット• 電子入札、契約の大きなメリットは、現場の負担軽減とコスト削減です。
メリットは「コスト削減・作業負荷軽減」「法制度対応」等が挙げられます。
コスト削減・作業負荷軽減• 印紙税
・・・ 電子手続きでは印紙税法の課税物件が存在しないため、収入印紙(印紙税)の納付が不要です。
• 作業・経費 ・・・ 紙書類の準備・郵送、提出・入札のための移動等のコストが削減可能です。
法制度対応• 電子帳簿保存法に対応 ・・・ 2024年1月1日から請求書類は印刷して保管することができなくなります• 長期署名も可能
・・・ 長期署名に対応しているため、真正性は長期間担保されます。
その他• 国の機関（地方官署含む）の多くで利用可能• 締切直前でもオンラインで対応可能• 社内決裁、文書管理が電子ファイルで完結• 検査・請求等にも利用可能【利用者の声】•

特に金額の大きい契約について、印紙税が不要であることが、大きなコスト削減につながる。

•社内決裁が電子ファイルの回覧で済むため、リモート対応等も含め、大幅に効率化された。

•電子契約になり、紙書類の準備やスキャンが不要となり、事務負担が軽減された。特に、同じ期間に複数案件への対応が重なった際に、事務時間の短縮に繋がっている。

•

入札・契約担当部門上長の方針で電子契約への対応を決定した。全社の方針として、電子契約を推進した。
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2. 電子証明書の保有

課題B. 「電子証明書」を取得する。
• 電子証明書の取得については、対象認証局より実施いただけます。
• 電子証明書を取得すると、GEPS以外でも様々なシステムで利用できます。
「電子証明書の取得」
電子証明書の取得については、以下の2点がポイントとなります。

取得・設定に事前知識は不要

GEPS以外の使い道がある• 操作マニュアル等に沿って進めることで、事前知識のない担当者でも十分に設定可能です。

• 取得した電子証明書は、政府電子調達システム（GEPS）以外にも、様々なシステムでご利用いただけます。

• また、認証局では、電子証明書の取得に関するFAQ等も掲載されています。詳細については、初めてご利用になる方へ (p-portal.go.jp)より、各認証局Webサイトをご確認ください。

• 「電子入札・申請・契約」「電子申告・納税」等のサービスがございます。
例：各種入札、契約システム、e-Gov電子申請、EDINET等。

【利用者の声】•

特に事前知識はなかったが、マニュアルを見て対応できた。環境設定等も担当者で対応可能である。また、サイトも刷新され、見やすくなった印象である。

•操作や設定でわからない部分については、ヘルプデスクに確認し、解決することができる。
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3. 電子入札の利用

課題C.電子調達の実施に必要な「社内制度・端末環境」を整える• 電子入札の実施に必要な社内制度は、既存の制度の組合せで実現可能な場合があります。
• 電子証明書の管理について、事例を紹介いたします。
「社内制度・端末環境」を整えるには社内制度・管理環境の整備に関するポイントは以下の2点です。

社内制度は既存ルールの組合せ端末環境を整備する• 電子入札に必要な社内制度は、既存の制度の組合せ（電子ファイルの扱い等）で十分に対応可能です。

• 社外インターネットへ接続可能な端末があれば対応可能。

• 代理人登録等を利用し、契約の多い支店等でも端末を用意することで、本社以外での入札、契約等の実施が可能。

• 電子管理が可能となるため、電子帳簿保存法への対応と合わせた対応がおすすめです。
【利用者の声】•端末の整備：電子証明書を利用するために、社内ネットワークと別環境にインターネットへ接続可能な端末を用意した。契約の多い支店においても、代理人端末を用意した。

•社内管理ルールの整備：電子検査・請求を行う際には、両者署名済みの契約書が必要だが、電子の場合、契約書に署名がされているか判断できないため、GEPSの画面をセットで登録（両者署名済みのステータスであることがわかる画面）することで両者署名済みと判断している。
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4. 電子契約の利用

課題D.電子入札の実施に続いて、「電子契約」を実施する• 電子入札を利用されている事業者様においては、追加の手続きなく電子契約が実施可能です。
• 電子契約の実施について、現状の利用状況や事例を紹介いたします。
「電子契約」の実施方法、各府省等の対応状況
電子契約の実施に関わるポイントは以下の2点です。

追加のシステム準備は不要

多くの府省で電子契約が可能• 電子入札を利用されている事業者様については、操作マニュアル (p-portal.go.jp)、「入札・契約を行う（GEPS）」より、契約作業を実施いただくことが可能です。

• 多くの府省庁、地方官署において、電子契約の利用率は向上しています。

• 積極的な電子契約の実施にご協力ください。
→ 参考：P11. 各府省等における積極的な電子契約の利用【利用者の声】•電子契約になり、準備作業やスキャン作業等が不要となり、事務負担が軽減された。

•以前は契約に必要な様式を、対応するWebページ等から集めて印刷し、郵送で提出する必要があったが、現在はGEPSを介して、まとめてやり取りできるため、非常に快適になった。
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各府省等における積極的な電子契約の利用•••

電子契約におけるメリットの認知が広がるにつれ、電子契約の利用が拡大しています。
調達手続きについてGEPS利用が標準的な行政手続き方法として推奨されています。
現在、各府省等では電子契約の更なる促進に向け積極的な取り組みが実施されており、2022年度12月末時点では、7組織において50％を超えて利用されています。

※政府電子調達システム（GEPS）利用状況報告資料より抜粋。

4. 電子契約の利用

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5. 請求機能の利用

課題E. 電子入札、契約の実施に続いて、「請求機能」を利用する• 電子入札・電子契約を利用されている事業者様においては、GEPSの請求機能が利用可能です。
• 請求機能の実施について、利用方法・利用者の声をご紹介いたします。
「請求機能」の利用方法、利用者の声
政府電子調達システムにおける請求機能の利用方法は以下をご参照ください。

案件の費用を請求する追加のシステム準備は不要• 電子入札を利用されている事業者様については、追加でシステム面での準備等を行うことなく、請求作業を実施いただくことが可能です。
→詳細は操作マニュアルをご確認ください。

• 案件にかかった費用を請求するための機能です。

【利用者の声】•検査請求は、以前は毎度印刷して、押印の上で省庁を訪問し主管課と会計課を行ったり来たりしていた。電子検査・請求になってその移動負担や押印等の手続きが不要になり、事務負担が軽減された。毎月検査・請求の案件もあるため、入札や契約に比べて回数が多い。その負担が軽減できて大変ありがたい。
出所）電子調達システム 操作マニュアル 契約業務編

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GEPS利用事例のご紹介（参考）電子契約の実施に伴う社内改革の実施例• 実際に行われた社内改革の実施例をご紹介します。
• 官民双方の電子商取引の推進を並行して推進しています。また、期待効果の周知に努めています。
実際の改革における社内方針の周知（匿名化後、抜粋）
契約書電子化の方針について事業支援担当働き方改革、ペーパレス化の一環として、契約書の電子化を以下方針で進める。

第2段階（外注全般への拡大）：●年●月～

1. 実施方針
以下の方針で、契約書電子化を進める。
政府電子調達システム（GEPS）への切り替え（●●省→段階的に全省庁）
民間電子認証サービスへの切り替え（一部委託契約→段階的全外注、民間顧客）

第3段階（中央省庁全体への拡大）：●年●月～（※各省庁の導入状況と連動）

2. 全体スケジュール
第1段階： ●年●月～（準備整い次第）
a. ●●省様との新規契約でのGEPS利用
中央省庁との電子入札で使用しているGEPSの契約締結機能を利用●●省様の新規案件（今年度見込み●件）を対象

3. 期待効果（全省庁、全外注契約に拡大した場合）
ペーパレス化（本紙）：●●件／年（内訳：省庁●●件、外注●●件）
業務効率化（契約書郵送不要化）： ●●時間削減（各手続につき●●分を想定）
印紙税節税：●●万円／年（省庁●●万、外注●●万）第4段階（民間顧客への拡大）：（2）,(3)の状況を踏まえ検討※お客様から電子契約を求められた場合には、契約担当へご連絡・ご相談ください。

4. 今後の予定～●月中
印章等に関する規定を電子署名に対応する条文に改定●●社（同上民間電子認証サービス）との契約締結●月●日～ 社内通達発出、運用開始

b. 一部委託契約での民間電子認証サービス利用●●社の電子契約サービス「●●」を導入（試行）外注全般への適用を視野に、当社-●●社間で試行（今年度見込み約●●件）
初期コストゼロ、ランニングコスト（従量課金：●●円/●●件・月）のみ試行の結果、解約することも可能（解約前にクラウド上に保管している契約書（証明書、タイムスタンプ付き）をすべてダウンロードし当社サーバー保管に変更する）
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GEPS利用事例のご紹介（参考）電子調達の実施に伴う社内改革の実施例（続き）• 小規模にスタートし、段階的に拡大する方針を取っています。
• 社内手続きの変更点を最小限に止めるよう、対応しています。
実際の社内周知（匿名化後、抜粋）
働き方改革、ペーパレス化施策として契約書電子化に着手します。第一弾として、 ●●省（本省）様案件を対象として、政府電子調達システム（GEPS）を利用した電子契約を下記の通り開始いたします。

●年●月より●●省（本省）様案件を対象として、政府電子調達システム（GEPS）を利用した電子契約を行ってきましたが、各省庁の状況を鑑み、対象省庁を順次拡大します。

１．対象案件・●月●日以降の入札案件

1.対象のお客様
・省庁の導入状況に連動して部局・課単位で導入
2.実施日
・●年●月●日以降の落札案件で先方との調整が整ったものから実施
3.各部門の対応
・契約電子化に伴う、事業部門での手続き・手順の変更はありません。
4.社内回付時における紙契約との違い
・契約担当にて、受託契約締結申請書に「電子契約」スタンプを押す
・製本・印紙不要、契約締結済となった契約書には「契約締結済」スタンプを押す
等
5. その他
・外注先、民間顧客への拡大は、現在検討中です。
・民間のお客様から電子契約を求められた場合は、顧客動向情報集約、今後の対応方針検討のため、契約検討担当にご連絡ください。

２．今後の予定
・第二弾として、当社-●●社間の契約書を電子化（●月中を目途）。
・他省庁は、各省庁の導入状況に連動して省庁単位で順次拡大。
・●●社以外の外注先、民間顧客への拡大は、動向を踏まえ検討。
３．各部門の対応
・契約書電子化に伴う、事業部門での手続き・手順の変更はありません。
・官民を問わず、お客様から電子契約を求められた場合は、顧客動向情報集約、今後の対応方針検討のため、契約担当にご連絡ください。

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