J：COM ホール八王子における八王子市民会館共同事業体個人情報保護規程
趣旨
第 1 条 この規程は、個人の権利利益を保護するため、八王子市民会館共同事業体が J：COM ホール八王子を管理するに当たり保有する利用者情報等の適正な取扱いに関する基本的な事項を定めるものとする。
定義
第 2 条 この規程において「個人情報」とは、個人に関する情報であって、特定の個人が識別され得るものをいう。
2 この規程において「利用者情報等」とは、個人情報のうち J：COM ホール八王子を利用する者又は利用しようとする者その他の J：COM ホール八王子の管理運営に関係する者以外の者の個人情報をいう。
従事者等の責務
第 3 条 J：COM ホール八王子の管理の業務に従事している者又は従事していた者は、当該管理の業務に関して知り得た利用者情報等をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。
2 前項の規定は、指定の期間が終了し、又は指定が取り消された後においても同様とする。
利用者情報等取扱事務の目録
第 4 条 八王子市民会館共同事業体は、利用者情報等を取り扱う際には、当該利用者情報等を取り扱う事務の名称、取り扱う利用者情報等の項目及びその利用目的等を、利用者情報等取扱事務目録（別記様式）（以下「目録」という。）に記載し、J：COM ホール八王子を利用する者が閲覧できる場所に備え置くとともに、J：COM ホール八王子に目録の写しを届け出るものとする。
取得の制限
第 5 条 八王子市民会館共同事業体は、利用者情報等の取得を、J：COM ホール八王子の管理のために必要な範囲内で、適法かつ公正な手段により行うものとする。
2 八王子市民会館共同事業体は、やむを得ない理由がある場合を除き、本人から利用者情報等を取得するものとする。
3 八王子市民会館共同事業体は本人から直接書面に記載された当該本人の利用者情報等を取得する場合は、その利用目的を明示するものとする。ただし、取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合又は人の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合は、この限りでない。

適正な管理第 6 条 八王子市民会館共同事業体は、利用目的の達成に必要な範囲内において、利用者情報等を正確かつ最新の内容に保つよう努めるものとする。
2 八王子市民会館共同事業体は、利用者情報等の漏えい、滅失又は改ざんの防止その他の利用者情報等の適正な管理のために必要な措置を講ずるものとする。
3 八王子市民会館共同事業体は、保有する必要がなくなった利用者情報等を確実かつ速やかに廃棄し、又は消去するものとする。
要注意情報の取扱いの禁止
第 7 条 八王子市民会館共同事業体は、思想、信条及び宗教に係る利用者情報等並びに社会的差別の原因となるおそれがある事項に係る利用者情報等を取得しないものとする。ただし、法令若しくは条例に定めがある場合又は取得することに公益上特に必要があると八王子市が認めた場合は、この限りでない。
2 八王子市民会館共同事業体は前項に規定する利用者情報等の電子計算機処理をしないものとする。ただし、法令若しくは条例に定めがある場合又は電子計算機処理することに公益上特に必要があると八王子市が認めた場合は、この限りでない。
利用目的による制限
第 8 条 八王子市民会館共同事業体は、あらかじめ本人の同意を得ないで、利用目的以外の目的のために、利用者情報等を利用しないものとする。ただし、次に掲げる場合は、この限りでない。
法令又は条例に基づく場合
人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令又は条例の定める事務を遂行することに対して協力する場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
第 9 条 八王子市民会館共同事業体は、前条ただし書に該当する場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、利用者情報等を第三者に提供しないものとする。
2 第三者に利用者情報等を提供することが利用目的であり、目録に提供される個人情報の項目、提供の手段又は方法及び本人の求めに応じて当該本人が識別される利用者情報等の第三者への提供を停止することが記載されている場合は、利用目的の範囲内において第三者に利用者情報等を提供できるものとする。

利用者情報等取扱事務の委託
第 10 条 八王子市民会館共同事業体は、八王子市の承諾がある場合を除き、利用者情報等の取扱いを伴う事務の全部又は一部の処理（以下「利用者情報等取扱事務の処理」という。）を委託しないものとする。
2 八王子市民会館共同事業体は、八王子市の承諾があり利用者情報等取扱事務の処理を委託する場合は、次の措置等を講ずるものとする。
1.委託先において利用者情報等が保護されるために必要な措置。
2.委託先からの委託（以下「再委託」という。）の禁止。ただし、再委託することにやむを得ない理由がある場合であって、八王子市が承諾したときはこの限りでない。
利用者情報等の開示
第 11 条 八王子市民会館共同事業体は、その保有する利用者情報等について、その利用者情報等の本人から開示を求められたときは、これに応ずるものとする。ただし、開示の求めに係る利用者情報等が次のいずれかに該当する場合は、当該利用者情報等の全部又は一部の開示をしないことができるものとする。
1. 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
2. 八王子市民会館共同事業体の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
3. 法令又は条例に違反することとなる場合
2 八王子市民会館共同事業体は、前項の規定に基づき開示を求められた利用者情報等の全部若
しくは一部を開示しない旨又は利用者情報等が存在しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。
利用者情報等の訂正
第 12 条 八王子市民会館共同事業体は、利用者情報等の本人から、当該本人の利用者情報等の内容が事実でないという理由によって当該利用者情報等の訂正を求められた場合には、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該利用者情報等の内容の訂正を行うものとする。
2 八王子市民会館共同事業体は、前項の規定に基づき訂正を求められた利用者情報等の内容の全部若しくは一部について訂正を行ったとき、又は訂正を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨（訂正を行ったときは、その内容を含む。
）を通知するものとする。
利用者情報等の利用停止等
第 13 条 八王子市民会館共同事業体は、利用者情報等の本人から、当該本人の利用者情報等が第 5 条第 1 項若しくは第 2 項又は第 7 条第 1 項に違反して取得 されたものであるという理由又は第 8 条に違反して取り扱われているという理由によって、当該利用者情報等の利用停止又は消去（以下「利用停止等」という。
）を求められた場合で、その求めに理由があると判明したと

きは、遅滞なく、当該利用者情報等の利用停止等を行うものとする。ただし、当該利用者情報等の利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
2 八王子市民会館共同事業体は、利用者情報等の本人から、当該本人の利用者情報等が第 9 条に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該利用者情報等の第三者への提供の停止（以下「提供の停止」という。）を求められた場合で、その求めに理由があると判明したときは、遅滞なく、当該利用者情 報等の第三者への提供を停止するものとする。ただし、当該利用者情報等の提供の停止に多額の費用を要する場合その他の第三者への提供を停止することが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
3 八王子市民会館共同事業体は、第 1 項の規定に基づき求められた利用者情報等の全部若しくは一部について利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき、又は前項の規定に基づき求められた利用者情報等の全部若しくは一部について提供の停止を行ったとき若しくは提供の停止を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。
理由の説明
第 14 条 八王子市民会館共同事業体は第 11 条第 2 項、第 12 条第 2 項又は前条第 3 項の規定により、本人から求められた措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、本人に対し、その理由を説明するものとする。
開示等の求めの代理
第 15 条 未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人又は本人から委任を受けた者（以下「任意代理人」という。
）は、本人に代わって、第 11 条第 1 項、第 12 条第 1 項、第 13 条第 1 項及び第 2 項の規定による求め（以下「開示等の求め」という。）を行うことができる。
開示等の手続第 16 条 開示等の求めを行おうとする者は、次に掲げる事項を記載した申出書を八王子市民会
館共同事業体に提出しなければならない。
氏名、住所及び連絡先開示等の求めに係る利用者情報等を特定するために必要な事項
訂正、利用停止等又は提供の停止の求めを行う理由
2 開示等の求めを行おうとする者は、八王子市民会館共同事業体に対し、利用者情報等の本人、その法定代理人又はその任意代理人であることを証明するために必要な書類を提出、又は提示しなければならない。

費用の負担第 17 条 第 11 条の規定に基づく利用者情報等の開示に際し、文書等の写しの交付を受ける者は、写しの作成及び送付に要する費用を負担しなければならない。
八王子市との協議
第 18 条 八王子市民会館共同事業体は、開示等の求めがあったときは、開示等の判断を行うに当たって八王子市と協議するものとする。ただし、開示等の求めが定例的なもの又は明らかに開示等の求めに応ずることができるものについては、この限りでない。
苦情の処理
第 19 条 八王子市民会館共同事業体は、利用者情報等の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めるものとする。

個人情報管理責任者
第 20 条八王子市民会館共同事業体は、この規程の適切な執行のために、八王子市民会館共同事業体 代表企業：株式会社共立 管理本部を特定個人情報等の管理責任部署とし、同管理本部長を個人情報管理責任者及び事務取扱責任者とする。
委任
第 21 条 この規程に定めるもののほか、八王子市民会館共同事業体の保有する利用者情報等の保護に関し必要な事項は、前条の個人情報管理責任者が定める。

令和 4 年 8 月 1 日
個人情報保護規定利用者情報取扱い事務名称、利用者情報等の項目・利用目的

事務名称

項目・利用目的

施設利用申請受付・承認事務処理

施設利用に伴う各種申請及び承認

施設問合せに関する事務処理

施設広報に関する事務処理施設イベント等事務処理
委託先第三者への提供（個人情報の安全管理が保たれるように義務づけた委託先）
その他

施設問合せ業務に伴う連絡先情報（質問、要望、資料請求、アンケート等）
施設広報に伴う連絡先情報（会館からのお知らせ、メールマガジン等）
各種イベント等申込に伴う申請情報（キャンペーンの応募、オンラインショッピング、アンケート等）
チケット等の取扱いに於いて決済や配送など委託が必要な場合

法令等により開示又は提供が必要な場合