SharePoint管理アシスタントのご紹介
日本電気株式会社© NEC Corporation 2024

SharePointの権限周りの運用に課題はありませんか
SharePoint上ファイルの権限管理は、各サイト管理者が個別にアクセス権の設定が可能(権限グループにユーザを追加、特定の権限を持った共有リンクの作成など…)

運用を続けファイル数が増えるにつれて、次の様な課題が起こり得ます

ファイル／フォルダに対する権限の管理が困難
権限変更の手間が増大し、情報漏洩の危険性がUP
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SharePointの権限周りの課題について① 権限の追加削除の漏れを確認し辛い
SharePoint上にアップロードしたファイルの権限を一覧表示する機能が無いためファイルに設定されているアクセス権限が一覧で確認できない② リンクのコピーや共有により固有の権限が付与される(≒権限継承が解除される)ファイルに対して閲覧権限しかないユーザでも、編集が可能なURLが存在することもありファイルの権限管理が煩雑になる。

③ ファイルの権限変更を行う場合、変更画面までの画面遷移が多く非効率的になる変更するファイル毎に手順を実施する必要がある
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課題① アクセス権が把握しづらい
SharePointには固有の権限が付与されたファイルを一覧表示する機能がない

課題の解決アプローチ（例）
全てのアイテムの操作権限を取得
特定のユーザの操作権限がある
アイテムのみを取得
利用ユーザ

固有の権限の削除(上位フォルダの権限を継承する)指定したアイテムに、指定したユーザの操作権限を追加削除

SharePointには固有の権限が付与されたファイルを一覧表示する機能がありません。そのため個別でしか権限を確認できず、アイテム(ファイル／フォルダ)の操作権限一覧の取得及び変更が困難です。

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課題② 意図しないアクセス権の変更が発生
ファイルに対して閲覧権限しかないユーザでも、編集が可能なURLが存在することがある(例)他のユーザにファイルを共有するためにリンクをコピー共有

ユーザAさん

上位の権限①利用者が気付かない内にファイルに固有の権限が付与され、アップロードしているファイルの権限管理が煩雑になる
ユーザDさん
ファイルの権限②ファイルに対して閲覧権限しかないユーザでも、ファイル編集が可能なURLが存在する

ユーザAさん
ユーザAさん
ユーザBさん
ユーザBさん
ユーザCさん
ユーザCさん
ユーザDさん

権限が追加されてしまう

SharePointには「リンクの取得」や「アクセス許可の付与」を行うと、ファイルに固有の権限を付与する（親からの権限継承を解除する）機能があります。
「リンクの取得」などの機能を使用する際にファイルの権限継承を解除する旨のメッセージは表示されないため、権限継承の解除に気付くことが出来ません。
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課題③ アクセス権変更・修正が非常に大変
ファイル毎に権限変更行う場合、画面遷移が多く作業量が膨大ファイルで指定したユーザの権限変更を行う場合、ファイル毎に以下手順で実施する必要があるため作業量が膨大になります。
(1)権限変更対象のファイルを選択(2)アクセス許可の管理をクリック(3)詳細設定をクリック(4)変更する権限を設定してクリック
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SharePoint管理アシスタント
はこれらの課題を解決します！

SharePoint管理アシスタント
Microsoft 365

アクセス権を可視化
視覚的に不要な権限を検索!

CSVでアクセス権を修正
バッチで一括変更!

SharePoint Online (*1)Teams(*1) SharePoint Serverの管理には対応しておりません

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解決策① 管理画面でアクセス権を一覧表示
SharePoint管理アシスタントで権限を一覧表示で確認※CSV出力可能

ファイル毎に権限一覧を表示できるため、ユーザ権限の追加、削除漏れを絞り込みで確認が出来ます。
(例)人事異動等によるユーザの権限の追加削除の結果確認

組織変更等により異動したメンバのアクセス権が削除漏れで残っている⇒権限一覧から確認し適正化が可能に
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解決策② 固有権限とアクセス許可レベルを簡単把握
共有リンクや固有の権限の情報を確認できる

共有リンクや固有権限の有無、共有リンクに設定されているアクセス許可レベルも確認することができます。
(例)他のユーザにファイルを共有するためにリンクをコピー。フォルダの上位層と異なるアクセス権が付与されたファイルが存在。

必要以上のメンバへの共有リンクの配布等により 発生する可能性⇒アクセス許可レベルを簡単に確認でき、修正が可能に
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解決策③ 編集ツールでアクセス権を一括変更
権限一覧の検索結果と変更したい権限の情報を設定し変更が可能

SharePoint上での操作に比べて変更手順が容易になり、権限変更前後の情報が確認できます。

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製品情報システム構成/動作要件
SharePoint 管理アシスタント は、Microsoft 365のSharePointにアクセス可能なWindowsマシン上にて動作します。
NOコンポーネントバージョン
Windows 10,11

1

OS

2

メモリ(※)

検索ツール・可視化ツール：1.4GB～
編集ツール：2.9GB～

3

ブラウザ(Edge)

バージョン：109.x.xxxx.xx以上

4PowerShell

Windows PowerShell 5.1

5SharePoint

Microsoft 365 SharePoint

Windows Server 2016,2019,2022

SharePoint 管理アシスタント※メモリは注意・制限事項に記載の上限で動作した場合の数値です。
メモリ量は操作対象のファイル・フォルダ件数、ファイル・フォルダに付与されるアクセス権の件数によって追加で必要になります。

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ライセンス体系 (M365ユーザ数分のライセンスを組み合わせて購入)■買切ライセンス
型番品名

希望小売価格備考

年間保守

本体製品

UL1675-001-I
UL1675-002-I
UL1675-003-I
UL1675-004-I
UL1675-005-I
UL1675-006-I

SharePoint管理アシスタント V1.1(50ユーザライセンス)(I配信)
SharePoint管理アシスタント V1.1(100ユーザライセンス)(I配信)
SharePoint管理アシスタント V1.1(250ユーザライセンス)(I配信)
SharePoint管理アシスタント V1.1(1000ユーザライセンス)(I配信)
SharePoint管理アシスタント V1.1(5000ユーザライセンス)(I配信)
SharePoint管理アシスタント V1.1(10000ユーザライセンス)(I配信)

100,000 ユーザ50名追加
200,000 ユーザ100名追加
500,000 ユーザ250名追加
2,000,000 ユーザ1000名追加
6,000,000 ユーザ5000名追加
10,000,000 ユーザ10000名追加

17,30034,50086,300345,000
1,035,000
1,725,000■12か月期間ライセンス
型番

品名

希望小売価格

備考

本体製品

UL1675-H007-ISharePoint管理アシスタント V1.1 期間ライセンス12ヵ月(50ユーザライセンス)(12ヵ月間保守つき)(I配信)50,700 ユーザ50名追加

UL1675-H008-I

SharePoint管理アシスタント V1.1 期間ライセンス12ヵ月(100ユーザライセンス)(12ヵ月間保守つき)(I配信)

101,200 ユーザ100名追加

UL1675-H009-I

SharePoint管理アシスタント V1.1 期間ライセンス12ヵ月(250ユーザライセンス)(12ヵ月間保守つき)(I配信)

253,000 ユーザ250名追加

UL1675-H00A-I

SharePoint管理アシスタント V1.1 期間ライセンス12ヵ月(1000ユーザライセンス)(12ヵ月間保守つき)(I配信)1,011,700 ユーザ1000名追加

UL1675-H00B-I

SharePoint管理アシスタント V1.1 期間ライセンス12ヵ月(5000ユーザライセンス)(12ヵ月間保守つき)(I配信)3,035,000 ユーザ5000名追加

UL1675-H00D-I

SharePoint管理アシスタント V1.1 期間ライセンス12ヵ月(10000ユーザライセンス)(12ヵ月間保守つき)(I配信)5,058,400 ユーザ10000名追加

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導入事例：ビップシステムズ株式会社様テレワーク推進によって活用が進むSharePoint。アクセス権を適正管理し、情報漏洩リスクを低減▌課題⚫ テレワーク移行が加速しコミュニケーションツール（SharePoint、Teams）を導入。Teams経由でファイル共有すると、SharePoint内に自動アップロードされる意識がないなど、共有する際のアクセス権管理が課題になり情報漏洩のリスクがあった。
⚫ SharePoint内のアクセス権を変更するには、一つ一つ設定が必要で業務負担の増加が懸念された。

▌選定理由⚫ 「アクセス権の可視化と変更のみ」と出来ることがシンプルで分かりやすく使いやすそうなUI。
⚫ 専用サーバやソフトウェアのインストールが不要で、クライアントPCでツールを操作するだけという導入ハードルが低さ。
⚫ 比較した中で最も安価だった。
https://jpn.nec.com/nias/sharepoint/case/bip/
14© NEC Corporation 2024▌効果
✓ SharePoint内のアクセス権を可視化し、不適切なアクセス権を把握できたことで情報漏洩のリスクを低減できた。
✓ アクセス権の一括修正、変更が出来るため業務効率アップが見込める。

注意事項(1/2)
SharePoint 管理アシスタントにおける注意・制限事項は以下の通りです。
•

検索ツール、および編集ツールの実行については、実行対象のSharePointサイトに対する「フルコントロール」権限を持つユーザでのMicrosoft 365へのログインが必要です。

•

検索ツール、および編集ツールの実行の推奨値と上限(ファイル・フォルダ数)は、下記になります。

•推奨値：5,000件•

上限： 10,000件•※ファイル・フォルダに付与するアクセス権の数は10件までしか動作保証しておりません。

•※上記上限を超える場合の動作環境については別途お問い合わせください。

•ユーザの表示名にサロゲートペア文字を含む場合は、含むパターンにより下記のいずれかになります。
一部：SharePoint及びツール上では、該当文字が除去された状態で表示されます。

•全部：メールアドレスが代わりに表示されます。

•※Microsoft 365 管理センターでは、サロゲートペア文字が正常に表示されます。

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注意事項(2/2)•

検索ツールで、指定したフォルダ配下で特定のドメインを含むユーザを除外して検索する際に、「グループや共有リンクなどメールアドレスが無い権限者」は除外されません。

•

検索ツール、および編集ツールを同一サイトに対して多重実行した場合、SharePoint側からの制限でエラーが発生しやすくなります。多重実行を止めることで、エラーが発生し辛くなります。

•

検索ツール、および編集ツールはSharePointに格納されているコンテンツ数、操作対象のコンテンツ数が多い場合、操作がエラーになる可能性が高くなります。ツール自体にはリトライ機能があるため、エラーが発生しても操作は継続されますが処理時間が長くなる可能性があります。

•

各ツールは操作対象のファイル・フォルダ数、アクセス権数に応じて必要なメモリ量、処理時間が増加します。メモリ量は動作環境のページをご確認ください。操作時間は動作・ネットワーク環境にも依存しますが、上限(1万)の場合、十数時間～数十時間かかります。

•

検索ツール、および編集ツールは、フォルダ直下のファイル/フォルダ数の上限は、5,000件となっています。
5,001件以上のファイル/フォルダがある場合は、ツールの実行がエラーになります。

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お問い合わせ

SharePoint管理アシスタントに関する情報：
https://jpn.nec.com/nias/sharepoint/index.html

お問い合わせ先：
info@nias.jp.nec.com

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