大学ＩＣＴ推進協議会 2021 年度年次大会展示会出展マニュアル会

期：2021 年 12 月 15 日（水）～17 日（金）会

場：幕張メッセ 国際会議場

主催：一般社団法人 大学ＩＣＴ推進協議会

UR

L：https://axies.jp/conf/axies2021/
Ver.2- 20211203

は じ め に
このたびは、「⼤学ICT推進協議会2021年度年次⼤会・展⽰会」にお申込をいただき、ありがとうございます。この⼿引きは、年次⼤会・展⽰会を円滑に運営するにあたって、出展者の皆様に最⼩限守っていただかなければならない規則と、出展効率をより⼀層、⾼めていただくための諸⼿続きについて記載しています。
年次⼤会が所期の⽬的を果たし、成功裡に終了するために主催事務局は⼗分な対策を講じます
が、出展者の皆様におかれましても、以下の各事項をご理解のうえ出展成果を⼀段と⾼めていただきますようご協⼒をお願いいたします。

【重要！】本要項でご案内する内容は 2021 年 11 ⽉時点での情報となります。新型コロナウィルスによる今後の社会情勢や政府⽅針、開催地における条例等に基づき予告なく変更される可能性がございますこと、あしからずご了承ください。
また、本年次⼤会は「AXIES 2021 年次⼤会感染拡⼤防⽌指針」（別紙ご参照）に基づき運営いたします。ご参照の上、円滑な⼤会運営にご協⼒賜りますよう宜しくお願い申し上げます。

開 催 概 要■名

称 ： ⼤学 ICT 推進協議会 2021 年度年次⼤会 展⽰会■会

期 ： 2021 年（令和 3 年）12 ⽉ 15 ⽇（⽔）〜12 ⽉ 17 ⽇（⾦）■開催場所 ： 幕張メッセ

国際会議場（展⽰会場：2 階コンベンションホール）

千葉市美浜区中瀬２−１（Phone: 043-296-0001）
https://www.m-messe.co.jp/access/■⼤会委員⻑ ： 中村 修（慶應義塾⼤学）■出展者スケジュール：

14 ⽇ 14：00〜16：30

展⽰物品搬⼊・設置

15 ⽇ 09：00〜11：30

展⽰物品搬⼊・設置

11：30〜12：00

出展者説明会

12：00〜18：00

展⽰会

16 ⽇ 09：00〜19：00

展⽰会

09：00〜10：00

出展者セミナー（A タイプ）

10：40〜13：00

全体会

13：00〜13：50

ランチョンセミナー

14：00〜15：00

出展者セミナー（A タイプ）

15：30〜17：00

CIO との名刺交換会

18：00〜19：00

情報交換会
1

17 ⽇ 09：00〜13：30

展⽰会

09：00〜10：00

出展者セミナー（B タイプ）

13：45〜14：15

出展者セミナー（C タイプ）

13：45〜14：45

出展者セミナー（B タイプ）

13：30〜15：30

展⽰物品撤去・搬出■展⽰会場：国際会議場 2 階・コンベンションホール
■出展者セミナー会場 ： 1 階・会議室 102／103／104／105
2 階・会議室 201
3 階・会議室 302／303■ランチョンセミナー会場 ：1 階・会議室 102／103／104／105

3 階・会議室 302／303※各会場サイズや収容⼈数などは幕張メッセの案内ページをご参照ください。
https://www.m-messe.co.jp/organizers/guide/conferencehall/guide_conference■CIO との名刺交換会：2 階・会議室 201〜2 階ロビー
■情報交換会 ：2 階展⽰会場（コンベンションホール）内 休憩コーナー■ホームページ：https://axies.jp/conf/axies2021/■出展内容確認書・オプション備品申込書に関するお問い合わせ先：
E-Mail：conf2021-exsec@axies.jp／TEL. 075-315-8020■搬⼊・設営：2021年12⽉

14⽇ 14：00〜16：30／15⽇ 09：00〜11：30■搬出・撤去：2021年12⽉

17⽇ 13：30〜15：30※お荷物の代理受け取りはできかねます。
お荷物は必ず出展者様ご⾃⾝で受け取っていただくようお願い申し上げます。
※搬⼊・設営作業ならびに撤去・搬出作業については、上記時間内に⾏ってください。
※通電時間は 12 ⽉ 14 ⽇ 14：00〜を予定しています。
※15 ⽇（⽔）午前中は他会場でセッションを開催している予定ですので、静かな搬⼊・設営にご協⼒をお願いします。
■来場予定：予定参加者約 800 名
⾼等教育機関及び学術研究機関において、情報通信技術を利⽤した教育、研究、経営等に携わる教職員、及び⾼等教育機関向けICT 活⽤製品を提供する企業

会 場 概 要幕張メッセ

国際会議場（展⽰会場：2 階コンベンションホール）

千葉市美浜区中瀬２−１（Phone: 043-296-0001）
https://www.m-messe.co.jp/access/※「国際展⽰場」ではございませんのでご注意ください。
2■JR 海浜幕張駅より国際会議場へのアクセス●電⾞・バス
・JR京葉線 - 海浜幕張駅(東京駅から約30分、蘇我駅から約12分)から徒歩約5分。
・JR総武線・京成線 - 幕張本郷駅（秋葉原駅から約40分）から「幕張メッセ中央」⾏
きバスで、約17分●お⾞・東京都⼼・⽻⽥空港から約40分。
・湾岸習志野I.C.(東関東⾃動⾞道)、または幕張I.C.(京葉道路)から約5分。
・湾岸千葉I.C.(東関東⾃動⾞道)から約5分。
詳細については幕張メッセのホームページでご確認下さい．
https://www.m-messe.co.jp/access/■駐⾞場に関して※会場周辺は駐⾞禁⽌となっておりますので、路上駐⾞はご遠慮ください。
※出展者様専⽤駐⾞場のご⽤意はございません。駐⾞場ご希望の⽅は有料駐⾞場をご利⽤ください。
※場内での駐⾞、留め置きは不可となりますので、荷物の揚げ降ろしが済まれた後は、速やかにご移動をお願いいたします。
※ご⼊場の際は別紙「⾞両証」を必ず運転席付近に掲⽰の上ご⼊場ください。
※⼊場ゲート：東2ゲート／退場ゲート：北ゲートとなっております。

※荷物⽤エレベータは2基ございます。サイズなどは以下図⾯をご参照ください。
※搬出時（12 ⽉ 17 ⽇）は他の⼤型イベントと⽇程が重なっていることもあり、搬出経路の混雑が予想されます。警備員の誘導に従って、円滑な搬出へのご協⼒をお願いいたします。
3

※搬⼊経路は以下の図⾯をご参照ください。

4

⼀ 般 規 程（出展について）

1. 展⽰物（1） 展⽰物は⼤学ICT 推進協議会2021年度年次⼤会・展⽰会の開催⽬的の趣旨に沿った品⽬としてください。事務局は正常な運営に⽀障を⽣ずる恐れがあると認められるものについては、その出品、装飾に関して制限または禁⽌することがあります。
（2） 海外出展物（⽇本以外の地域で⽣産または製造されたもの）は必ず輸⼊通関⼿続きを完了してご出品ください。
（3） 展⽰廃棄物及び使⽤済の資材や⼩間内及び周辺のゴミは、各社責任を持って必ずお持ち帰りください。なお撤去後、残材など廃棄物が残っていた場合は、清掃代として実費を請求させていただきますのでくれぐれもご注意ください。
2. 展⽰物の管理（1） 事務局は会場の管理・保全に最善の注意を払いますが、出展物・装飾などの管理・保全の責任は出展者に有るものとします。
展⽰物に⽣じる事故、盗難及び天災等の不可抗⼒による損失や紛失等に対しては、事務局はその責任を⼀切負いません。各出展⼩間は出展者が責任を持って管理してください。
（2） 展⽰物に対する保険には、展⽰する展⽰物に対して、輸送中および展⽰中の危険をあわせて担保する展⽰⼀貫保険や、展⽰物の実演等により不慮の事故が発⽣した場合、その損害を補償するための対⼈・対物の保険などがあります。出展者は必要に応じて、⾃⾝で直接保険会社に問い合わせるなど、適切な対策を取ってください。
3. 展⽰物の展⽰・実演（1） 次の⾏為は固くお断りします。万⼀遵守いただけない場合、事務局は会期中であっても撤去を命じることがあります。その場合、出展料等の返還は⼀切いたしません。
・⾳や光、また熱や振動等を伴い、隣接⼩間に迷惑のかかる実演
・⾃社⼩間スペース外での備品設置・展⽰・実演
・⾃社ブース前以外でのビラ（ちらし）配布、呼び込み（2） 実演を必要とする展⽰物は、⾃⾝の⼩間内⼜は定められた場所で実演することができます。
（3） 事務局は、会場の保全・管理・秩序の維持・公衆の安全のため、これらに⽀障があると認めた展⽰・実演については、出展者に必要な対策をお願いし、展⽰・実演の制限や中⽌を求める場合があります。
（4） マイク、スピーカーを使⽤しての展⽰・実演は禁⽌します。
4. 事故防⽌及び責任（1） 出展者は出品物の搬⼊出、展⽰、実演、撤去等を通じて事故発⽣の防⽌に努めてください。
（2） 出展者は⾃⼰⼜は代理⼈、業務委託者の責により⽣じた会場施設・設備及び来場者への5

損傷･事故などに対するあらゆる損害についての責任を負うものとします。
（3） 事務局は、出展者が⾏う前項の作業を通じて必要と認めたときは、事故発⽣防⽌のために処置を命じ、⼜はその作業の制限若しくは中⽌を求めることがあります。
（4） 展⽰物の盗難、紛失、⽕炎及び⼩間内における⼈的災害の事故発⽣については、出展者が責任を負うこととし、事務局はその損害賠償等の責めを負いません。
（5） 出展関係者は、会期期間中事務局指定の展⽰会説明者名札を着⽤のうえ、必ず⼩間内に常駐し来場者との応接、出品物の管理等にあたってください。
（6） 会場の構造物、付帯設備、備品等に破損、汚損、紛失等の損害が⽣じた場合は、その損害の原因となった出展者が損害賠償責任を負うものとします。
5. 会期中の事務局
準備期間・会期中・撤去作業（12 ⽉14⽇（⽕）〜 12⽉17⽇（⾦））まで、会場内に「⼤学ICT 推進協議会2021年度年次⼤会事務局」を設置します。また、会期中緊急連絡のための電話を⽤意します。電話番号については、出展者向け説明会にてお知らせする予定です。
※会期中以外は、下記までご連絡ください。
⼤学ICT 推進協議会事務局：TEL. 075-315-8020＜注意事項＞※当⽇会場内において電話の取次ぎはいたしませんので、携帯電話などで各⾃ご対応ください。
6. 禁⽌⾏為（1）規定を超える重量物（床耐荷重は360kg/m2 までとします）を持ち込む場合は必ず事前にご相談ください。
（2）アンカー等床⾯への直接⼯事は禁⽌させていただきます。
（3）消⽕器、屋内消⽕栓、⾃動⽕災報知装置、⾮常ベル、誘導灯等を装飾物により遮断しないでください。また、その付近には使⽤の障害となる陳列、⼯作物、その他の物を置かないでください。
（4）搬⼊・搬出⾞両の会場内乗り⼊れはできません。搬⼊⼝から台⾞⼜は⼿運びで搬⼊出してください。
（5）天井から出展物や装飾物を吊るすことはできません。
（6）会場内では指定された喫煙場所を除き全館禁煙となっています。
喫煙場所：会議場外1F外正ロータリー横のみ（7）会場内での⽕器の使⽤や、危険物（油類、裸⽕、プロパンガス、多量のマッチ等）の持ち込みは、消防法規により禁⽌されています。
（8）コンベンションホールを含む会場内での⽕器の使⽤や、危険物（油類、裸⽕、プロパンガス、多量のマッチ等）の持ち込みは、消防法規により禁⽌されています。
（9）消防法規により持ち込みが禁⽌されている危険物

6

・ガソリン、軽油、灯油、マシン油、重油、60％以上のアルコール、印刷⽤などの油性インク等、消防法で定める危険物
・ラッカーパテ、パラフィン等消防法施⾏令で定める準危険物
・その他、マッチ、⽕炎類、プロパン、アセチレン、⽔素などの⼀般⾼圧ガス、保安規則で定める可燃性ガス
7. その他諸事項（1）展⽰会開催の変更・中⽌事務局は、天災、その他不可抗⼒の原因により、会期及び開場時間を変更し、⼜は開催を中⽌することがあります。出展者はこの変更を理由として、出展申込の取消⼜は、出展契約の解除はできません。また、事務局は、変更及び中⽌によって⽣じた出展者、その他の者の損害を補償しません。ただし、展⽰会・セミナーの開催を事前に中⽌したときは、既納料⾦の全部⼜は⼀部を返還いたします。
（2）規定の変更
事務局は、やむを得ない事情があるとき、この規定並びにその細則を変更することがあります。変更した場合は直ちに出展者及び関係者にウェブページにてお知らせします。
（3）規定の遵守
出展者及び関係者は、この規定並びにその細則を遵守しなければなりません。

展 ⽰ ⼩ 間 仕 様

1. ⼩間内装飾の制限（1） ⼩間内装飾に関しては、下記の条件を満たす素材を利⽤してください。
①難燃性材以上の素材であること②防炎処理を施した資材（合板・布類・カーペット等）で防炎マークのついているもの（2） ⼩間内に特別装飾をする場合は、事前に防炎番号⼊りの施⼯図⾯を事務局まで必ずご提出ください。
（3） ⼩間内に天井・屋根を設けることは禁⽌させていただきます。
（4） 展⽰スペースの床耐荷重は360kg/m2 までとします。( 床形状：カーペット）（5） 展⽰⼩間に30kg 以上の重量物は載せられませんのでご注意ください。
（6） 出展物の展⽰及び装飾は⾃社⼩間内に限ります。通路その他は使⽤できません。
（7） 装飾の⾼さ制限は H2,100mm までといたします。
（8） 会場の天井から出展物や装飾物を吊るすことはできません。
（9） 会場の壁に出展物を⽴て掛ける、貼り紙をすることはできません。
（10） 装飾物・展⽰物（カタログスタンド、イス、のぼり等）は、通路にはみ出さないよ
う、必ず⼩間スペース内に収めてください。

7

8

＜注意事項：1 ⼩間・2 ⼩間共通＞
・当⽇の仕様変更はできません。
・バックパネル（システムパネル）には、画鋲やネジ式フックは使⽤できません。パネル等はS 型フック・チェーンでの吊り下げ、⼜はマジックテープでの貼り付けとなります。
・テーブルへの釘打ちビス⽌め等はご遠慮ください。
・オプション申込がない場合も記載内容をご確認の上、必要事項をご記⼊いただき、別紙「出展内容確認書」「オプション備品申込書」のどちらも必ずメールにて⼤学ICT推進協議会 年次⼤会事務局(conf2021-exsec@axies.jp)までご返信をお願いいたします。
・有線LAN ご希望の場合は、有料オプションにてお申込みください。ただし、ブース位置に制限がありますのでご注意ください。
・このブースイメージ図は⾓地設置の場合のものとなります。

2. オプション備品■ オプション備品をご希望の場合は、「オプション備品申込書」にて12⽉1⽇（⽔）正午までに⼤学ICT推進協議会 年次⼤会事務局(conf2021-exsec@axies.jp)にお申込みください。
※内容についてはオプション備品申込書をご参照ください。
※オプション備品申込書に記載のないご希望の品物がございましたら、個別にお問い合わせください。
＜書類の提出・注意事項＞「出展内容確認書」、「オプション備品申込書」に関して・基礎⼩間の仕様確認、搬⼊出⽅法の内容確認、オプション申し込みの有無の確認がございますので、「出展内容確認書」「オプション備品申込書」の両⽅を期⽇までに全ての出展者の皆様にご提出をお願いいたします。
・追加の電源をご希望の場合は、有料にて電気⼯事を承ります。「オプション備品申込書」にて必要分をお申し込みください。
・オプション類に係る請求書は、会期後に⼤学ICT推進協議会 年次⼤会事務局より発⾏・送付いたします。
・お⽀払い時の振込⼿数料は出展者様にてご負担をお願いいたします。
【出展内容確認書・オプション申込書送付先】
⼤学ICT推進協議会 年次⼤会事務局 展⽰担当(conf2021-exsec@axies.jp)
TEL. 075-315-8020

9展 ⽰ 物 の 搬 ⼊ ・ 搬 出（1）搬⼊・搬出⽇時搬⼊・設営： 12⽉14 ⽇（⽕） 14：00〜16：30／15 ⽇（⽔）09：00〜11：30
搬出・撤去： 12⽉17 ⽇（⾦） 13：30 〜 15：30（2）⾞両による搬⼊を⾏う場合には所定の搬⼊経路（4ページ⽬ご参照）に従ってください。
搬⼊・搬出時の⼀時停⾞はゼブラゾーン（4ページ⽬ご参照）を利⽤ください。
（3）会期中においては公共交通機関をご利⽤くださいますようご協⼒お願いいたします。
（4）搬⼊物品の空容器、梱包資材の保管場所として出展会場内に簡易なストックスペースを設けておりますが、施錠はございません。貴重品などは放置されませんよう、ご注意ください。また、⾼さや幅、占有⾯積が⼤きいと判断される空容器、梱包資材は出展者の責任において、必ずお持ち帰りください。
（5）搬出⼊作業の際、必ず養⽣シートを使⽤し施設に損傷をきたさないよう注意してください。万が⼀、会館内外の施設損傷が⽣じた場合には、修復に要する費⽤を後⽇、会場より請求させていただく場合があります。
（6）搬⼊出⼝場所は留め置きが禁⽌されております。譲り合って搬⼊いただき、荷降しを済まされましたら速やかに⾞両をご移動ください。
（7）搬⼊出⼝場所の状況により、会場スタッフ、警備員若しくは関係者から指⽰があった場合には、その指⽰に従ってください。
（8）台⾞のご⽤意はございません。出展者ご⾃⾝にて、必要に応じてご準備下さるようお願いいたします。

出 展 物 の 搬 ⼊・配 送(1) 搬⼊出動線は 4 ページ⽬に記載されている図⾯の通りにお願いします。
(2) 搬⼊出についてはすべて指定のルートから⾏ってください。1 階エントランスロビーからの搬⼊出はご遠慮ください。
(3) 宅配業者を利⽤して展⽰荷物を搬⼊される⽅は、以下のとおり必ず明記ください。お荷物には本マニュアル末尾の別紙「荷札」を配送物の⾒える部分にお貼り下さい。
※お荷物の代理受け取りはできかねます。お荷物は出展者様ご⾃⾝で受け取っていただくようお願い申しあげます。また、配送時の伝票控えを必ず当⽇ご持参ください。
＜送付先＞ 〒261-8550千葉市美浜区中瀬2-1

幕張メッセ 国際会議場 気付 ⼤学ICT推進協議会2021年度年次⼤会（AXIES2021）
2階コンベンションホール内 ブース番号：〇〇「出展者名」宛

10

(4) 到着⽇指定：12 ⽉14 ⽇（⽕） 14：00〜16：30／15 ⽇（⽔）09：00〜11：30 着(5) 万⼀、紛失盗難等の事故が発⽣しても事務局は⼀切の責任を負いかねますので、ご了承ください。事前に保険などの防護策を講じてください。
(6) 会期中、荷物を発送する場合には館内に設置予定の「ヤマト運輸臨時集荷受付デスク」まで荷物をお持ちください。「ヤマト宅急便着払い」のみの取り扱いになります。発送
伝票は受付にてお渡しいたします。
(7) 会期終了後（搬出時）は、展⽰会場内にて「ヤマト宅急便着払い」のみ集荷を⾏います。13：30 〜 15：00 を⽬処に荷物の回収を⾏いますので、会場内仮設の荷物受付付
近まで伝票を記⼊の上、出展者ご⾃⾝にて荷物をお持ちください。（ヤマト運輸側よりブースへの直接荷物回収は⾏いません）。また伝票の１枚⽬はお客様控えになりますので、切り離してお持ちください。

出展者セミナー／ランチョンセミナーの運営について

1. 出展者セミナー／ランチョンセミナーは開始から終了まで出展者ご⾃⾝にて運営をお願いいたします。別途、主催者側より受付や補助⼈員などは設置いたしませんのでご了承ください。発表に必要な機材などは予め設置されております。
2. 参加者へのアンケート実施などについては、出展者独⾃に実施されるものに対して主催者側では特に関知いたしません。
3. ランチョンセミナーのお弁当は、当⽇にセッション会場前までスタッフがお持ちいたします。以降の参加者への配布は出展者ご⾃⾝にてお願いいたします。終了後は⼀か所におまとめくださいますようお願いいたします。回収は会場側が⾏います。
4. ランチョンセミナーの運営にあたっては、飲⾷を伴う内容となりますため、必ず別紙「AXIES 2021 新型コロナウィルス感染拡⼤防⽌対策マニュアル」を遵守くださいます
ようご協⼒をお願いいたします。
5. ランチョンセミナー実施時、参加者同⼠の席は必ず1席以上の間隔を空けてお弁当を配布（または配置）下さるようお願い申し上げます。

お 問 合 せ 先

【出展内容確認書・オプション備品申込書に関するお問合わせ先】
⼤学ICT推進協議会 年次⼤会事務局(AXIES2021)展⽰担当
E-Mail：conf2021-exsec@axies.jp／TEL. 075-315-8020

11提出書類 1

⼤学 ICT 推進協議会 2021 年度年次⼤会（AXIES2021）
出展内容確認書
mailto: conf2021-exsec@axies.jp

ご提出期限：2021 年 12 ⽉ 1 ⽇（⽔）正午● ご出展者さま連絡先確認
貴社名

所属部署

ご担当者

電話番号

携帯番号

E-mailFAX● 基礎⼩間をお申込みのご出展者さまは必ずチェック及びご記⼊ください。
（基礎）基本テーブル □０ □１ □２ □３ □４（※3 ⼜は4 は2 ⼩間申込の⽅のみ）（基礎）椅⼦ □０ □１ □２ □３ □４（※3 ⼜は4 は2 ⼩間申込の⽅のみ）（基礎）電源コンセントの24 時間使⽤ □要 □不要（基礎）社名板□要□不要

社名板原稿記⼊欄（必要の場合は必須）※会社略称の種類は(株)や(有)と表⽰します。予めご了承ください。
※基本テーブルに⽩布掛けはございません。予めご了承ください。

● ⾞両を使⽤した搬⼊出の確認（ □有 □無 ）※有無にチェックを⼊れてください。
→「有」にチェックされた⽅へ後⽇、⾞両証をお送りいたします。

● 持込電気器具の確認（ □有 □無 ）※有無にチェックを⼊れてください。
※持込電気器具がある場合は下記にご記⼊ください。

持込器具名（単相 100V）

消費電⼒（W）

×台数

合計消費電⼒（W）

合計【電気申請についての留意点】※基礎⼩間のコンセントで使⽤できる消費電⼒は単相100V 1000W までです（単相100V 以外をご使⽤の場合は別途ご相談ください）。
※基礎⼩間１⼩間で合計が500W×2、２⼩間で合計が500W×4 を超える場合は別途追加のお申込みが必要です。
※申請合計量以上の電気を使⽤した場合はブレーカーが遮断され、他のご出展者さまにご迷惑をかける恐れがありますので、ご使⽤機器の電気容量をご確認の上、正確にご記⼊ください。
※消費電⼒は機器本体に表⽰されておりますので、ご不明の場合はご確認の上ご記⼊ください。
【お問い合わせ・お申し込み先】
TEL. 075-315-8020／E-Mail：conf2021-exsec@axies.jp12

提出書類 2

⼤学 ICT 推進協議会 2021 年度年次⼤会（AXIES2021）
オプション備品申込書
mailto: conf2021-exsec@axies.jp

貴社名

ご提出期限：2021 年 12 ⽉ 1 ⽇（⽔）正午

ご担当者

⼩間番号

●レンタルオプション備品（税抜⾦額・別途消費税を頂戴いたします）
No.
1

品名
カタログスタンド卓上タイプ

単価（税抜）
1,500

2

カタログスタンド6段タイプ

3,000

3

カタログスタンド12段タイプ

4,000

4

名刺受け（⼩）1,300

5

名刺受け（⼤）1,500

6

サインスタンド1,500

7

テーブルクロス

1,000

8

ワイヤーフック
S字フック付き2本1組

1,000

9

有線LAN

20,00010

追加電源⼯事11

スポットタイプの照明（アームライト）

10,000＋電源盤使⽤料（1,000円/1kw）
5,000

合計（税抜）※その他個別⼿配が必要なものは別途ご相談ください。

13

数量⾦額