夢工房におけるＩＴ化への取り組み
社会福祉法人
住所／ＴＥＬ夢工房

兵庫県芦屋市東芦屋町 6 － 10

ＵＲＬ／Ｅ-mail http://www.yumekoubou.or.jp/
経営理念

事業内容
及び定員

－ 23 － 9610
／ （0797）／s-oma@yumekoubou.or.jp

１

社会福祉法人「夢工房」は、「社会福祉法」の理念を尊び、利用者の人権を保障する。

２

社会福祉法人「夢工房」は、第一に利用者の利益を尊重し、福祉サービスのよりよき供給の担い手となるべく邁進する。

３

社会福祉法人「夢工房」は、常にサービス利用者の要望に答えるべく行動し、かつ地域社会との共生を目指す。

特別養護老人ホーム シスナブ御津（70 名）
シスナブ御津 デイサービスセンター（40 名）
シスナブ御津 在宅介護支援センター
シスナブ御津 居宅介護支援事業所
ケアハウス マリナグリーン御津（15 名）
保育所（15 か所（分園含））・姫路保育園（120 名）
・姫路保育園・イーグレ分園（30 名）
・夢保育園（100 名）
・夢保育園分園（60 名）・山手夢保育園（120 名）
・浜風夢保育園（60 名）
・夢咲保育園（60 名）・夙川夢保育園（60 名）
・西宮夢保育園（45 名）・西北夢保育園（60 名）
・夢の園保育園（120 名）
・桜保育園（120 名）・夢の鳥保育園（140 名）
・よこはま夢保育園 (60 名 ) ・日吉西夢保育園（120 名）
・ゆめいろ保育園（120 名）
・さっぽろ夢保育園（120 名）①社会福祉事業②公益事業
平成 21 年度決算 ③収益事業
合計

収入（法人全体）

従業員数（法人全体）

2,244,754,222 円
38,776,505 円
0円
2,283,530,727 円
491 名（非常勤含む）

当面する経営 ・決裁業務の煩雑性
課題・人事・労務管理業務における膨大な作業量
・履歴情報の整備化
・各種情報の共有化
・多量な紙資料55発表する取組 昨今、夢工房の多施設展開による事業所拡大に伴う業務負荷の増加が予想され、現状のままでみに着手した は、人員増で対応せざるを得ない状況である。
理由、背景
又、各事業所からのデータ収集や、管理、分析業務が煩雑になる事で、正確かつタイムリーな情報共有が難しくなり、法人本部 - 事業所間、事業所 - 利用者との信頼関係にも悪影響を与えるリスクが予想される。
これらの問題点を解消すべく、下記点に留意したシステム構築を目指した。
（１）データ管理・収集業務の負荷を軽減し、その他の業務効率化、分析作業への注力を図る（２）情報共有化の実現（３）本部 - 事業所間のデータ精度向上と迅速化を図る
発表する取組 ・決裁業務においてみの現時点で→承認システムの開発により、出張先でもモバイル端末からの決裁が可能になり、決裁処理の効果が迅速にできるようになった。
→承認データの履歴を多面的項目より画面確認ができようになった。
・人事・労務管理業務→ 500 人以上にのぼる職員情報のＤＢ化、管理ソフトの開発により、本部内での情報共有化、迅速な情報検索が可能になった。
→携帯システムの利用により、人事考課業務の作業時間短縮、省力化を実現。
・膨大な紙資料→文章管理ソフトの活用により、紙資料の電子化を実現。電子化により保管スペースの減少、紙コストの削減に成功。

56

57

58

添付メールによる情報の交換・申請

59

60

61

62

63

64

65

夢工房における IT 化への取り組み「夢工房の」法人理念の実現と経営強化のために、平成 16 年度より始まった「民間移管受託」や「保育園の新施設展開」も、平成２１年には北海道・関東・関西地域で17 保育園となりました。そして、それに伴い多量化・多様化・複雑化した各種事務書類の迅速かつ正確な処理や、そのデータの検索・活用の実際が、解決すべき重大なテーマとなってきております。
法人本部は、兵庫県芦屋市に所在し、一年前までは、そこに勤務するのは、専務理事
1 名・総務担当 1 名・渉外担当 1 名・社会保険労務士 1 名・会計担当 2 名でありました。
そのスタッフで法人・施設関係の各種書類の作成・決裁・配布・申請等々の事務業務を行っていたのですが、膨大な量になってきた関係書類に対応しきれず、徐々にミスも増えてまいりました。このままでは、法人本部の機能も低下し、利用者の方々にもご迷惑をかけることとなりかねませんでした。
また一日に約５０種類以上の書類の決裁を行わなければなりませんので、オーバーワークによるスタッフの就労の継続性をも危ぶまれる危険が生じてくるとの危惧も出てまいりました。
無論、業務省力化を図るために、以前から PC やファイルサーバー（施設相互間の情報の共有が可）によるデータ保管などの IT 活用は行っておりましたが、各種書類はあくまでも紙ベースによるものであり、複雑化する書類の決裁・検索は、書類をいちいち繰らなければ目的を果たすことはできませんでした。
また多地域の施設からくる書類の決裁を FAX で行うと、日本の書類に必要な押印ができませんし、原本がどれかなど、多量のコピーが産まれてしまう恐れがあります。そこで、必要な決裁を仰ぐためにエクセルベースで作成した書類をメール添付し、それに電子印鑑を押印し、それをまたメール添付して送っておりました。これは郵便のやり取りよりははるかにましですが、それでもかなりの手間と時間を費やすことになります。
福祉施設の保管義務書類の多さは、関係者なら皆さん周知のこととは思いますが、紙の書類ですから保管場所も大量のスペースを要します。
そこで新たに SE の雇用を計り、「夢工房独自の IT システムの再構築」に取り組むことにいたしました。
彼の提案により、まずインフラの構築（Web サーバーの設置・セキュリティーの確保・専用回線の敷設）を行い、並行してソフトウェアの開発を行いました。

66

ソフト開発は、当法人 SE 主体によるものですが、実際の作業には、外部のシステム会社にも協力要請し、「社会福祉法人支援ソフト Ver.夢工房」の開発に取り掛かりました。おりしもアップル社の iPad や新型 iPone の発売も決まり、より簡便なモバイル端末を使用しての処理ができるシステムにしようということになりました。
まず最初に開発したのが、「承認システム」であります。保育園の PC でにネット上の仮想環境を利用して決裁ができるというシステムです。
このシステムのメリットとは、PC にソフトをインストールする必要がないので、端末（PC/モバイル）を選びませんし、ソフト更新時においても一括で行うことができるのことなのです。
また、職員がそこで得たデータを外部に持ち出すことも不可能ですし（印刷物以外）、外部の PC からもシステムにはアクセスできませんので、セキュリティーな環境下での利用を可能にしました。
このシステムにより私をはじめとした幹部職員は、いつでも、どこでもわざわざ PCを開くことなく、５秒で立ち上がる iPad や iPone で決裁が可能となり、出張による書類決裁の遅延から解消されました。
次に５００名に上る職員の人事管理システムを開発いたしました。
このシステムは、単に職員の人事ファイルの集積データだけに終わることなく、①

勤怠システムとの連動による給与・賞与の速やかな支給体制の確立②

複数施設間の職員異動の通勤時間・通勤費・経験などの指標による実行が容易③

過去の人事データを瞬時に検索できるので、多視点から履歴情報が閲覧可能

以上のような作業が、今までの数分の一の作業時間になりました。
次に夢工房で行っている「人事考課システム」もペーパーによるものから、Web 上（携帯電話・スマートフォン・PC）に移行を計ることにいたしました。これは事務作業量の軽減といった観点からも、最も意味のあるシステム開発になりました。
「夢工房」の人事考課については、おととしの発表でも少し述べさせていただきましたが、まず 500 人の職員から平均 5 枚の書類を提出していただきます。事務局はその2500 枚からのデータを集計・並び替え・分析・公表し、賞与・昇給・昇格につなげていきます。
導入動機としては、なかなか回収できない考課書類に辟易し、模索していたところ、「最近の若者は、本を読むより携帯電話を触っている時間のほうがはるかに多い。」という傾向に思い当りました。そして携帯電話を触り慣れている職員たちは、こちらが驚67

くほど速く入力ができます。当然、これを積極活用しない手はない、と考えたからです。
また紙に記入する書類よりも時間・場所を選びませんので、通勤電車の中でも、お風呂に入っていても入力ができ、期限内での提出がほぼ１００％になりました。
これにより従来に比べて５分の１程度の作業時間で一年の人事考課ができる様になりました。
次に園児管理ソフトも開発に取り掛かる予定です。
特にこの園児管理ソフトの分野においては、各保育業者が２０年も前から開発し、さまざまなソフトが市場に溢れております。しかし、各社とも「児童表」「健康管理」「出席簿」「発育測定」などの各種帳票管理が中心であり、気のきいたソフトでは、それに「栄養管理」「保育要録」などの作成ができるくらいです。また最近では、携帯電話との連携のできるソフトも出てまいりました。
しかし、どれもこちらの全てのニーズに答えてくれるものとはなっておらず、夢工房独自の「園児管理ソフト」に着手いたしました。
一つ目の機能付加としては「保護者向け一斉メール配信」です。これにより雨天時の行事変更や災害時の対応が迅速に行うことができます。また一部の地域にある「バス通園」時における、情報発信も簡単になります。
さらに重要と考えているのは、「IC カードでの登降園管理システム」を付加し、それにより集計作業の簡便化を計り、行政への提出書類へのデータ連動による申請・提出業務が迅速なものとなります。
そして、この機能をさらに深めると「平成 25 年の保育一体化」への保育システム変
革時に現われるであろう「保育料・利用料の直接徴収」に対応でき、「利用料徴収におけるキャッシュレス」が可能になります。
現在でも一日数万円の諸費等の利用料徴収・集計業務の大変さは、多忙な保育士の貴重な保育時間を奪っています。また金額が合わない時のいらだちは、自分のお金でもないのに非常に肉体的・精神的に疲れます。
直接契約になれば、平均３万円の保育料を、例えば 120 名の保育園で集金すると、一度に 360 万円もの現金を扱わなければならず、安全性の観点からしても非現実的であります。
また銀行振り込みや引き落としにしたとしても、入金情報の確認には数日を要します。
これに引き換え、Felica・id カード・edy・suica 等の ic カードやクレジットカード・プリペイドカードでの決裁が可能になれば、より容易な形式で利用料徴収ができます。
より確実で安全な利用料徴収のシステムの確立は、今後は社会福祉法人としても避けて通れない道である、と考えます。

68私どもは、将来的には、「栄養管理支援ソフト」にも取り組み、よりよい「食育」にもつなげていきたいですし、また会計士とのコラボによる「会計支援ソフト」にもチャレンジし、社会福祉法人会計や経営の分析がもっと多視点からできるようにしたい、とも考えております。
また検証を重ね、自作ソフトが、市販化に耐えうるものになり得れば、「夢工房ブランド」での販売もできるかもしれません。
私たち夢工房は、一昨年は、「スタッフのモチベーション高揚に向けて～インセンティブ付与の取り組みについて」というテーマで、「夢工房」がなぜ全国展開をおこなっているのかを述べ、またその法人を支えるスタッフのキャリアパス・職員育成の方策の実践を報告させていただきました。
また昨年度は、「保育人材確保における１実践」というテーマで「夢工房」がその理念実現に向けての原動力となる「人材確保」での取り組みを発表させていただきました。
今回の発表事例は、社会福祉法人としては少し変わった取り組みかもしれませんが、「夢工房」の経営会議での決定事項の１取り組みであります。夢工房は、その理念をたがえることなく、しかし新たなる使命を見出すためにも、今後とも単なる施設サービスの枠だけに留まることなく、新たなチャレンジを続けていくつもりです。
多様化・変革の時代を迎え、私たち社会福祉法人といえども様々な荒波が押し寄せてきております。
「夢工房」はその荒波に逆らうことなく、逆にその波を乗りこなしていけるように、そしてピンチをチャンスに変えるべく、スタッフ全員と力を負わせ進んで行きます。

69