文書管理通信 寄稿文 2008.08.03.

「事業継承と文書管理」
エスオーファイリング研究所
所長 城下 直之

はじめに最近は文書管理の大切さを言われているが、これは何もマニュアル化することや証拠･証明として残すだけではない。

昔の川柳に『売り家と唐文字で書く 3 代目』とある。

これは、初代が苦労して店を立ち上げ、社会から認められるように努力し、信用をつけて暖簾(ブランド)を作り出す。
二代目は親の背中を見て育っているので、親の苦労も知り、店を潰さないように努力する。
ところが、三代目になると生まれた時から跡継ぎで、何の苦労もなく大切に育てられ、知識や教養だけは立派についている。だが、仕事に対する熱意や創意工夫が低くなり、事業継承も難しく、資産を食い潰し、チョットした行為が企業を倒産、廃業、売却という事態に陥らせるということである。

事業を発展継続させて行くためには、企業の歴史(伝統やノウハウ)を次の世代に確実に継承していくことが大切なわけですが、うえの川柳のように、とかく記憶での伝承は薄れて、間違いも発生しがちです。
そこで企業(組織)の文書管理としては、伝うべき企業の歴史をしっかりと文書として記録し、管理することが求められるわけです。

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文書管理通信 寄稿文 2008.08.03.

事業継続に必要な 「３つの文書管理」
事業を継承していくためには、常に組織を活性化し、創造する仕掛けが必要である。
そこで事業継承に求められる文書管理を見てみると、図－1 の「過去の文書」「現在の文書」「将来の文書」の三つに分けることが出来る。
先人たちの考え方･教え

過去の文書

埋もれた企画･商品

文書の統制 ＣＤ
（Control Document）
整理・整頓･清掃･清潔ノウハウ･技術力･歴史
企業が維持継続に必要な文書

現在の文書

顧客･関係企業に関する文書

顧客の満足 ＣＳ
（Customer Satisfaction）
躾･整備･サービス

リスク対策、情報公開
データベース

将来の文書

組織の創造 ＣＣ
（Corporate Creation）

ビジネスモデル

資産･施設･システム

夢・ロマン・ゆとり
図－1 文書管理と３C

１）過去の文書
嘗てこの企業に参加し、一緒になって苦労し、企業を維持発展に努力した人達の文書である。
過去の文書は４S（整理・整頓･清掃･清潔）を徹底的に行うことで証拠性と再活用に重点をおいて工夫をする。
例えば、過去の文書を整理しないと文書量は毎年増え続ける。そうすることにより管理コストが増加する。そこで図－１のように文書を統制する必要がある。
伝承されてきた文書には組織の歴史、一緒に働いた仲間と共に共有した伝統(考え方)、商品(ノウハウ)、市場で活躍する場や機会がなかった商品、失敗商品などが考えられる。
これらの過去の文書を分類すると、① 伝承する文書（企業の DNA・遺伝子）a. 企業で培ってきたノウハウを伝承する
b. 新しい企画をする時に、過去の実績を参考にする
c. 先輩たちがどのように考え行動したか、その結果はどうか
d. アイデアが欲しい時に参考にする② リスク対策-2-

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a. 稼動している図書の管理
b. クレーム情報
c. 開示を求められる可能性のある文書③ 法律で保有期間を求められている
a 経理関係の文書
b. 労務・人事に関する文書
c. 製造物責任に関する文書④ その他（組織の鉱石）
企画・研究したが、社会ニーズや技術的に問題があり、日の目を見ることが無かった文書
これらの過去の文書を書庫等で放置していると活用されることなく死蔵文書となる。特に①と④については専門職のベテランの人が選別しないと貴重な文書も廃棄してしまうという危険性がある。
図－２は鉱石から選鉱－精錬して作るのでなく、自然に産出した金属である。同様に、組織にはチョット手を加える事で新しい商品として蘇るものが多自然銅

砂金

図－２自然銅と砂金数眠っているのでは。時間がある時とか行き詰った時には「書庫は宝の山」と思って過去の文書に触れる機会を作るべきである。

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２）現在の文書
現在、組織（又は企業）に勤めている人達の文書であり、顧客にも満足してもらうために何をどうするか。
現在の活用している文書は情報を共有化し、仕事の効率性を上げ活性化させる。
ここで言う顧客の満足とは、仕事の前工程、後工程を含む自分以外の人を指し、他の人から問い合わせがあれば即対応ができる。すなわちクイックレスポンスのことである。自分が不在であっても他の人が対応できるようにシステム化し、その決りを全員が守り、常にこれでよいか見直しをする。

① オフィスで管理している文書を、次のように切り分けをする
a. 死蔵文書（全く使われていない文書）書庫に置き換え。

b. 就寝文書（今は使わないが、いつかは使う可能性のある文書）
c. 遊休文書（重複保管・コピー文書）

見直し処分

d. 休憩文書（今すぐには使わないが一週間以内に使う可能性がある文書）
e. 活用文書（毎日使用している文書）

保有量

a低い

←

bc
保有文書の利用価値

de→高い

図－３保有文書の利用価値と保有量の関係
ａ・b の文書は書庫に置き換え。ｃの文書は見直し、処分する。このように保有文書の見直しをすることによりオフィスで管理する文書が少なくなる。特に個人持ちファイルを廃止する。
現在の文書を有効に活用する方法として文書の共有化があり、ファイリングシステムの構築や文書のデジタル化がある。
この図は何も文書だけに限らず、日常生活でもいえることである。
例えば、在庫品を例にとると、毎日集荷するもの、1 週間以内に出荷するもの、いつか使われるもの、定期的に使われるもの、使用の予測が立たないものに分けることができる。（事例：家庭の衣類等？）-4-

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② 事業を継続する。
また、私たちが先輩から引き継いだ事実として、顧客、取引先、従業員の現状をちゃんと残し、将来へ引き継ぐべき努力をする必要がある。

そのためにも、a. リスク対策（情報公開）
b 蓄積文書の活用（組織の創造）
c. 文書再利用(定型文書)
ｄ. 非定型文書（お化け（宝）が隠れているかも）③ 文書の残し方
例えば、実験(調査)したデータの場合、生データが大切である。往々にしてまとめるために有用なデータのみを残し、イレギュラー（まとめるのに邪魔な)データは個々の中に仕舞いこみ（又は削除）、貴重な情報としてオープンにしない傾向である。本当はこのようなデータに発見・発明・創造・新企画等で再度、役立つ情報が隠されている場合が多い。
そのために、何を伝え、何を残すか餞別する能力が求められる。また、事業は記録だけで継承はできない、人が残らなければ事業が続けられなくなる。

Development
発 展

文書資産の有効活用
Resource
資 産

Design
設 計

活 用Digital
デジタル化

保 有
Record記 録

Research
調査･研究引継書
注）設計＝ デジタル化ファイリング設計

図－４

文書管理は３ＲＤ-5-

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3）将来の文書
将来に対する文書とは、これから組織に入ってくる次世代の人たちに対して、何を伝え、何をどのような形で残すか。
これからも事業が継続できる下地であり、組織の創造に寄与する文書のことで、マネジメントとして見てみると次のように分けることが出来る。
① 資

産 ：組織資産の有効活用で積極的に攻めの体制を作る② 施

設 ：組織資産の管理で隠れた償却費・賃貸料・配置等のファシリティによる内部コストの削減や生産性の向上に効果の高い施設の管理③ システム：企業の機会損失を低減し、ビジネスチャンスを生み出すビジネスモデルである。また蓄積した業務のノウハウの集積であるデータベースを活用するシステムの管理を挙げることができる。この頭文字「Ｓ」をとってＳＳＳと名付けている。
（※『これからの文書管理－ファイリングマネジメント』第５章 日刊工業新聞社、2000 年）
将来とも発展するためには働いている人達の職場環境が大切である。
a. 将来に対して、夢があり
b. 仕事に対する自信と誇りがあり
c. 社員満足に充分応える厳しさがある

施

資産設システム

夢図－４

誇り厳しさ

将来の文書と職場環境

このようにプラスに働く文書を残すべきであるが、往々にしてマイナスに働く文書がある。
簡単な事例として薬害や公害による企業賠償等が上げられる。過去の先人たちが知りながら、無視を続けることにより後世に過大な付けを押し付ける行為である。これらの行為をする人は悪いこととは知りながら行っているのであり、知らなかったら発生はしない。同様に食品偽装で関係する人達を路頭に迷わせているニュースが多い。
100 年の歴史も１度の失敗でゼロになる（100－1＝0）。信用(ブランド)もトップの５～10 秒のチョットした発言で信用を失い三流企業に成り下がる。
行政での簡単な事例は、年金問題であり、75 歳以上の人に対する介護保険料の強制引落である。
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厚生省では国民に年金を払う気もなく後世の人に払わせればよいとばかりに、省益や己の懐を肥やすことばかりを考えてきた結果記録も出鱈目である。
払う気持があるなら。集めたお金を有効に運用している。そうすれば、今頃は年金の徴収もなく、保険料の問題も発生しない。
簡単な計算をすると 20 歳代に国民年金 1 万円を月々納めると、最初の 1 万円は 60 歳には 16 万円になり（一般に元金が 10 年で 2 倍になり、複利で計算する）、65 歳には 24 万円を支払うことが出来る。平均寿命男性79 歳（14 年支払い）、女性 85 歳（20 年支払い）残りの 20 年以上は未払いで蓄積していく一方である。若い人からお金を集めなくても今頃は充実した社会保障制度が完成していたはずである。
因みに、私は厚生年金の不足を第三者委員会への意義申したてに１年、国民年金に１年半を要した。
結果の通知が何時頃になるのか。

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寄稿文をそのまま掲載しています。
【寄稿者からのコメント】
今の超低金利になると想像がつかないと思いますが、次の根拠をもとに試算したとのことです。
・年金の計算は金利7.5％で計算を致しています。
・また、郵便局の定期に預けていると10年で2倍になりました
・株式での配当は一般に１０％を保証していました
・銀行でも第一銀行を利用するとマル優の定期金利はこの程度でした
・支払いでも、手形か現金支払いかの基準は月の金利を１％にして、90日手形の場合には３％の値引きがあれば現金支払いをしました。

（参考）文書管理面から捉えた「年金記録」問題については、記録管理学会刊行の「レーコードマネジメント」No.54 に『年金問題に寄せて』との編集委員会の掲載文があります。

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