COD DE CONDUITĂ
al Grupului WITTENSTEIN

1

COD DE CONDUITĂ
al Grupului WITTENSTEIN

3Conținut
Prefață .............................................................................................................. 4
1. Principii fundamentale ................................................................................... 7
2. Domeniu de aplicare și scop ......................................................................... 9
3. Respectăm legea .......................................................................................... 11
4. Jucăm corect ................................................................................................ 13
5. Nu tolerăm corupția ....................................................................................... 15
6. Evităm conflictul de interese .......................................................................... 19
7. Nu tolerăm discriminarea ............................................................................... 23
8. Nu tolerăm munca copiilor sau munca forțată ............................................... 25
9. Garantăm libertatea de asociere ................................................................... 27
10. Respectăm standardele de sănătate și siguranță la locul de muncă ............ 29
11. Remunerăm angajații în mod echitabil ......................................................... 31
12. Protejăm mediul înconjurător ....................................................................... 33
13. Ne preocupăm pentru siguranța produsului ................................................ 35
14. Protejăm rezultatele dezvoltărilor noastre ..................................................... 37
15. Suntem atenți cu documentele comerciale și protecția datelor ....................... 41
16. Cântărim atent riscurile și oportunitățile ....................................................... 45
17. Respectăm legile de export, vamale și fiscale .............................................. 47
18. Ne comportăm exemplar ............................................................................. 51
19. Nu discriminăm denunțătorii ........................................................................ 53
20. Punerea în aplicare a Codului de conduită Contacte .................................. 55
Contacte .................................................................................................. 56

4

5

Stimați angajați,Oricine este implicat în mod activ în mediul de afaceri
se confruntă în mod constant cu problema a ceea
ce este permis și ceea ce nu este permis. Prezentul
Cod de conduită vă oferă îndrumările de care aveți
nevoie. Pentru că WITTENSTEIN nu dorește doarsă respecte cerințele legale, ci și să îndeplinească
standarde etice înalte.
Conduita comercială sustenabilă și responsabilă
social reprezintă baza tuturor activităților noastre și
un fundament universal al unor relații de afaceri buneși de durată.

Igersheim-Harthausen – Aprilie 2018

Consiliul de Administrație
Dr. Anna-Katharina Wittenstein

Dr. Dirk Haft

Erik Roßmeißl

Dr. Bernd Schimpf

7

1. Principii fundamentale
Viziunea noastrăWITTENSTEIN dorește să fie un partener excelent pentru clienții săi din întreaga lume
pe termen lung - cu componente inteligente și servosisteme controlabile în domeniul
tehnologiei mecatronice de acționare.

Valorile noastre
Ne ghidăm după valori pe care le trăim în interior și în exterior și care sunt astfel
componente fixe ale identității noastre:
Responsabilitate - Încredere - Deschidere - Inovație - Schimbare

Responsabilitatea pentru respectarea tuturor reglementărilor legale
și ale companiei
Complianța înseamnă conformitatea comportamentului tuturor angajaților* grupului
WITTENSTEIN – indiferent dacă se află la nivel administrativ, de producție, de director
general sau de consiliu de administrație – cu reglementările legale și cu cele ale
companiei.
Acest lucru este în conformitate cu principiul corporativ de respectare a legii:„Companiile din grupul de companii WITTENSTEIN
și angajații acestora
respectă toate legile și reglementările din țările în care își desfășoară
activitatea.“
Decisivă este integritatea tuturor angajaților și angajamentul deplin al conducerii înceea ce privește un management responsabil.

*Pentru a ușura lectura, se folosește doar forma masculină.

9

2. Domeniu de aplicare și scop
Valabilitate la nivel mondial pentru toți angajații și toate relațiile comerciale
Acest Cod de conduită se aplică global pentru toți angajații grupului WITTENSTEIN– indiferent dacă se află la nivel administrativ, de producție, de director general sau deconsiliu de administrație. Angajații includ atât personalul permanent, cât și cel temporar.
Fiecare persoană este responsabilă în egală măsură pentru respectarea principiilor deconduită.
Cu toții susținem acțiunile oneste și ne angajăm să respectăm următoarele principii deconduită. Numai în acest fel succesul economic poate fi durabil.

Consecințe în caz de încălcare
WITTENSTEIN respectă în cazul complianței strategia zero toleranță. Orice acțiune
care dăunează companiei va fi urmărită, clarificată și pedepsită în funcție de gravitateaîncălcării, fără a se ține cont de statut. În cazul în care un partener de afaceri încalcă în
mod constant reglementările stabilite în prezentul Cod de conduită, relația de afaceri
cu acest partener de afaceri va fi întreruptă după un avertisment corespunzător.

11

3. Respectăm legea
Respectarea legilor aplicabile în vigoare
Succesul durabil al afacerilor în țară și în străinătate este posibil numai în condițiile
respectării stricte a sistemului juridic respectiv. Încălcările legii duc pe termen mediu șilung la creșterea costurilor și conțin riscuri incalculabile de amenzi, penalități, pretenții
de despăgubiri și prejudicii de imagine. În cele din urmă, prin încălcarea legii ne punem
în pericol locurile de muncă.
Acționăm în conformitate cu conținutul Pactului global al ONU, recunoscut la nivel
internațional. Principiile fundamentale ale Organizației Internaționale a Muncii (ILO) sunto regulă de bază pentru acțiunile noastre.

Respectarea de către toți angajații și partenerii de afaceri
Solicităm respectarea deplină a legilor valabile aplicabile de către toți membrii
conducerii, toți angajații - inclusiv angajații temporari - și toți partenerii noștri de afaceri.
Consiliile de administrație și directorii executivi ai companiilor noastre au în această
situație un rol important de model.

Ce înseamnă asta pentru mine?

În calitate de angajat WITTENSTEIN sunt obligat să respect în orice moment legile aplicabile.
Acest lucru este valabil pentru fiecare sistem juridic în al cărui domeniu de aplicare sunt activ.
Cunosc Codul de conduită, aplic în viața de zi cu zi principiile și regulile de comportament
cuprinse în acesta și îmi asum responsabilitatea de a le respecta.

13

4. Jucăm corect
Concurență loială și liberă, în conformitate cu legislația antitrust
WITTENSTEIN aderă întru totul la principiul concurenței loiale și libere.

Fără acorduri care influențează concurența
Respingem acordurile privind prețurile, acordurile privind cotele de piață, împărțirea
piețelor locale, împărțirea clienților și fixarea prețurilor sau altele similare. De asemenea,
trebuie evitate alte practici care încalcă legislația antitrust, cum ar fi practicile
concertate, discuțiile informale sau acordurile informale. Propriile noastre calcule,capacități, rezultate sau planuri de dezvoltare nu trebuie să fie accesibile concurenților.
Excepțiile sunt posibile doar în cazul cesionării de întreprinderi, al achizițiilor deîntreprinderi sau al proiectelor de asociere în participațiune, în care un acord deconfidențialitate este o condiție prealabilă indispensabilă pentru schimbul de date.

Ce înseamnă asta pentru mine?

În calitate de angajat WITTENSTEIN pot lua parte la evenimente la care sunt prezenți
reprezentanți ai concurenței și în cadrul cărora purtăm discuții lejere cu privire la mediul
de afaceri. Cu toate acestea, dacă un concurent îmi spune că se gândește să majorezeprețurile cu cinci procente anul viitor, iar un alt concurent răspunde că acest lucru nu este
fezabil în prezent și că se va abține să majoreze prețurile anul viitor, atunci comunic în
mod clar că nu particip la o discuție despre informații relevante pentru piață și părăsesc
imediat întâlnirea. Chiar dacă ascult doar pasiv, acest lucru poate fi considerat participare
la un cartel și poate fi pedepsit cu amenzi considerabile. Mă opun din nou în scris, dacăeste necesar.

15

5. Nu tolerăm corupția
Nu se acceptă mita și corupția
Nu oferim partenerilor noștri de afaceri cadouri nepotrivite și nu le acordăm niciun alt
avantaj. Angajații WITTENSTEIN nu abuzează de poziția lor pentru a facilita partenerilor
lor comerciali avantaje personale sau comerciale nejustificate.
Angajații WITTENSTEIN acceptă exclusiv cadouri și invitații cu valoare foarte mică.
Cadourile și invitațiile de mică valoare nu sunt acceptate dacă ar putea fi folosite pentru
a manipula angajatul. În cazul în care are îndoieli, angajatul trebuie să se adreseze
superiorului său ierarhic sau Ofițerului pentru Complianță.
Trebuie evitată întotdeauna apariția unor influențe străine.
Comportamentul necorespunzător al altora nu este o justificare pentru propriul
comportament necorespunzător.

16

Cadourile nepotrivite, invitațiile sau avantajele nejustificate
le recunoaștem atunci când luăm în considerare toate circumstanțele din fiecare caz înparte.
Ne orientăm după următoarele criterii:
Criteriul temporalCu cât este mai apropiată legătura temporală cu încheierea de proiecte/negocierile
contractuale în curs sau viitoare, cu atât suntem mai precauți în ceea ce privește orice
fel de cadouri către sau de la partenerii de afaceri.
Criteriul cantitativ
Trebuie să se acorde o atenție deosebită atunci când se acumulează invitații sau
cadouri.
Criteriul calitativ
Atunci când evaluăm caracterul adecvat al donațiilor, nu ne uităm doar la valoareapură a donației, ci și la context: este această donație obișnuită din punct de vedere
social, ținând cont de circumstanțele naționale și de poziția ierarhică a donatorului și arecipientului?
Indemnizațiile acordate la nivelul directorului general sunt, de obicei, mai mari decâtindemnizațiile acordate, de exemplu, între personalul de achiziții și cel de vânzări. De
exemplu, o invitație la un restaurant de lux între directorii executivi poate fi adecvată în
comparație cu o invitație între personalul de achiziții și cel de vânzări la un restaurantde clasă medie sau o vizită comună la cantină.

5. Nu tolerăm corupția

Ce înseamnă asta pentru mine?

Dacă un partener de afaceri „se așteaptă“ la o donație către o instituție de caritate în
schimbul încheierii unei tranzacții comerciale, acest lucru trebuie considerat corupție,chiar dacă beneficiul urmează să fie acordat unei terțe părți - raportez imediat această
„așteptare“ superiorului meu sau Ofițerului pentru Complianță.
Dacă un partener de afaceri mă invită să mănânc la un restaurant „simplu“ sau la cantina
companiei sale, acest lucru este de obicei inofensiv.
În cazul în care un partener de afaceri mă invită la un eveniment sportiv, cultural sau dealtă natură, de profil înalt, de exemplu, la un eveniment de Formula 1 sau la un concert, fie
refuz, citând Codul nostru de conduită, fie contactez șeful meu ierarhic sau Ofițerul pentru
Complianță.
Dacă primesc mici cadouri promoționale de mică valoare (pixuri, calendare etc.), atunci
acceptarea acestor cadouri este inofensivă.
În cadrul proiectelor internaționale, dacă sunt surprins de un partener de afaceri cu un
cadou scump și nu îl pot refuza, de exemplu, de teama de a nu mă face de rușine în fațaunui partener de afaceri asiatic, îmi informez superiorul și Ofițerul pentru Complianță.
În funcție de situație și context, cadoul este returnat, donat, pus la tombolă, mâncat
împreună cu departamentul, ... În niciun caz nu păstrez cadoul pentru mine.
În cazul în care primesc o invitație la un eveniment sau la o masă de către un partener deafaceri la care să particip împreună cu soțul*, partenerul* sau un alt membru al familiei*,
voi refuza invitația, făcând referire la Codul nostru de conduită.

Fără invitații și/sau cadouri pentru oficialiFuncționarii publici și alți angajați ai statului, atât în țară, cât și în străinătate, nu primesc
niciun fel de cadouri, chiar dacă acest lucru ar trebui să fie considerat „obișnuit“ înunele țări. Același lucru este valabil și pentru invitațiile din partea funcționarilor publici șia altor angajați ai statului.

Selectarea atentă a consultanților, furnizorilor de servicii și a altor părți terțeWITTENSTEIN nu lucrează cu consultanți, prestatori de servicii sau alți terți carefacilitează comenzi sau altele similare pentru WITTENSTEIN prin intermediul mitei sau
corupției.
*Pentru a ușura lectura, se folosește doar forma masculină.

17

19

6. Evităm conflictele de interese
Prevalența intereselor grupului WITTENSTEIN
Interesele individuale și departamentale trec întotdeauna pe locul al doilea față deinteresele generale ale grupului WITTENSTEIN.

Separarea intereselor private și corporative
Independența, integritatea și transparența ne determină comportamentul și creează
credibilitate în fața partenerilor noștri de afaceri.
Fiecare angajat trebuie să separe interesele sale private de cele ale companiei.
Evităm orice conflict de interese. Conflictele de interese pot apărea atunci cândangajații WITTENSTEIN sau aparținătorii acestora au orice implicare la furnizori,
clienți, concurenți, consultanți sau alți terți care au relații comerciale cu grupul
WITTENSTEIN. Orice conflict de interese trebuie să fie dezvăluit imediat.
De asemenea, deciziile privind personalul nu trebuie să fie influențate de interese saurelații private.

20

Nu este permisă utilizarea informațiilor interne ale companiei în interespersonalCunoștințele interne ale companiei cu privire la dezvoltări, comenzi, strategii și alteproiecte sau planuri nu pot fi folosite pentru propria îmbogățire sau pentru a obține unavantaj personal sau pentru a oferi un avantaj unor terțe părți.

Nu este permisă utilizarea proprietății companiei în scopuri private
Proprietatea companiei (vehicule, materiale pentru birou, echipamente, date,documente etc.) sau forța de muncă a companiei nu pot fi utilizate în scopuri private,
cu excepția cazului în care acest lucru este permis în mod expres de reglementările
existente în cadrul companiei.

6. Evităm conflictele de interese

Ce înseamnă asta pentru mine?

Un bun prieten de-al meu lucrează pe cont propriu și vinde un software pe care vreausă îl folosesc în domeniul meu. Acest lucru mi-ar ușura mult munca - mai ales că
prietenul meu mi-a făcut deja demonstrații de câteva ori. La fel ca în cazul oricărei alte
comenzi, includ achizițiile și departamentul informatic și nu însărcinez cunoștința mea
în mod independent. Dacă oferta prietenului meu rezistă la o comparație cu cea a uneiterțe părți, acesta poate fi însărcinat de departamentul de achiziții.
Fiul meu și-a încheiat studiile și nu își găsește serviciu. Sunt convins că în cadrul
WITTENSTEIN există un loc de muncă potrivit și fac presiune pe HRM să îl angajeze
pe fiul meu. Este interzisă privilegierea aparținătorilor sau prietenilor. HRM va decide
exclusiv în funcție de calificările candidaților. În cazul în care calificările și aptitudinile
sunt identice, atunci nu există nici un impediment în angajarea aparținătorilor.
În cadrul unui proiect se alege între mai mulți furnizori sau prestatori de servicii. Ofertele
lor diferă nesemnificativ. Un furnizor/prestator de servicii mă invită la un evenimentcultural sau sportiv scump. Refuz astfel de invitații private, făcând referire la Codul
nostru de conduită.
Ce trebuie să fac dacă sunt prieten de mulți ani cu un partener de afaceri?
În condițiile în care sunt prieten în particular cu un partener de afaceri, fără nicio
influență asupra relației de afaceri, este perfect acceptabil să mergem la un evenimentîmpreună cu familiile noastre, dacă nu se fac invitații și fiecare își plătește biletele/factura în mod privat.

21

23

7. Nu tolerăm discriminarea
Interacțiune corectă și respectuoasă
Toți angajații din toate țările au dreptul la tratament egal și la șanse egale. Nimeni nu
va fi discriminat, favorizat, hărțuit sau denunțat pe nedrept din cauza rasei, culorii,naționalității, descendenței, originii etnice, credinței, convingerilor, apartenenței laorganizații ale angajaților (inclusiv sindicate), sexului, vârstei, mediului sau originii sociale,orientării sexuale, constituției fizice, aspectului fizic sau altor caracteristici personale.

Cooperare responsabilă și respectuoasă
Cultura noastră organizațională este marcată de respectul, aprecierea reciprocă și deo colaborare responsabilă. Acest lucru este valabil atât în colaborarea cu parteneriicomerciali cât și în interiorul grupului WITTENSTEIN.

Ce înseamnă asta pentru mine?

Superiorul* meu mă hărțuiește făcând remarci sexuale sugestive.
Îi voi cere superiorului meu să se abțină de la aceste lucruri. Dacă nu îmi respectă cererea, voi
informa HRM sau Ofițerul pentru Complianță.

*Pentru a ușura lectura, se folosește doar forma masculină.

25

8. Nu tolerăm munca copiilor sau muncaforțată
Interdicție în privința muncii copiilor sau muncii forțateWITTENSTEIN nu acceptă munca copiilor sau munca forțată în companiile sale sau înlanțul său de furnizare. Trebuie respectată legislația națională care protejează angajații
tineri.
Toate angajările trebuie să fie voluntare și în conformitate cu legile și procedurilenaționale.

Măsuri disciplinare numai în conformitate cu legile și drepturile omului
Pot fi luate împotriva angajaților doar măsurile disciplinare care sunt în conformitate
cu legislația națională și care nu încalcă drepturile omului recunoscute la nivel
internațional.

Ce înseamnă asta pentru mine?

În cazul în care primesc indicii că un sub-furnizor din Asia are copii care lucrează pentru
el în condiții inumane, îi solicit acestuia, în consultare cu superiorul meu ierarhic, să ia
imediat măsuri de remediere și să documenteze acest lucru. În cazul în care furnizorul
nostru nu face acest lucru, relația comercială cu acesta trebuie să înceteze.
În cazul în care primesc indicii că furnizorul nostru folosește minori ca „stagiari voluntari“,
dar aceștia trebuie să muncească la fel ca „angajații normali“, îi solicit acestuia, în
consultare cu superiorul meu ierarhic, să înceteze imediat această practică și să confirme
în scris acest fapt. În cazul în care furnizorul nostru nu face acest lucru, relația comercială
cu acesta trebuie să înceteze.
În cazul în care primesc indicii că un furnizor are producție într-o țară în curs dedezvoltare și le ia pașapoartele angajaților săi pentru a-i împiedica să demisioneze, îi cer
acestuia, în consultare cu superiorul meu ierarhic, să înceteze imediat această practicăși să confirme în scris acest fapt. În cazul în care furnizorul nostru nu face acest lucru,relația comercială cu acesta trebuie să înceteze.
Încalc acest Cod de conduită deja dacă „închid ochii“ și „trec cu vederea în mod deliberat“
indicii, de exemplu, pentru a evita problemele cu furnizorii și subcontractanții acestora sau
pentru a obține prețuri avantajoase.

27

9. Garantăm libertatea de asociereToți angajații au dreptul de a forma și de a adera la organizații și de a negocia în modcolectiv. WITTENSTEIN menține un dialog corect și onest cu reprezentanții angajaților
săi.
Discriminarea împotriva reprezentanților lucrătorilor nu va fi tolerată.
Accesul liber la locul de muncă pentru toți angajații este garantat pentru ca aceștia săîși poată exercita drepturile.

Ce înseamnă asta pentru mine?

Nu particip la acțiuni care restricționează aceste drepturi.

29

10. R
 espectăm standardele de sănătate
și siguranță la locul de muncă
Protecția angajaților noștri
Securitatea și protecția sănătății la locul de muncă sunt componente ale tuturor
proceselor operaționale și sunt incluse în considerentele tehnice, economice șisociale. Protejarea angajaților noștri și a publicului larg împotriva pericolelor pentrusănătate este responsabilitatea tuturor managerilor și a tuturor angajaților. Prevederilede siguranță elaborate de WITTENSTEIN vor fi respectate, alături de reglementările
naționale aplicabile.

Condiții de muncă echitabile
Se asigură un mediu de lucru sigur și sănătos pentru a preveni accidentele și afectareasănătății.
Un loc de muncă igienic, accesul la apă potabilă, instalații sanitare adecvate, o formare
periodică în domeniul siguranței și pregătirea pentru situații de urgență trebuie să fie unstandard pentru toți angajații.
Se garantează că orele de lucru nu depășesc limitele maxime permise de lege. De
asemenea, angajaților li se acordă pauze și perioade de odihnă rezonabile și li seacordă concediu în conformitate cu cerințele legale.

Ce înseamnă asta pentru mine?

Observ că un stingător de incendiu a fost scos de la locul său și depus într-un dulap pentru
a folosi spațiul mai bine. Îmi informez superiorul ierarhic, Ofițerul de Securitate sau Ofițerul
pentru Complianță pentru a mă asigura că, în caz de incendiu, operațiunile de stingere afocului pot fi efectuate fără întârziere pentru a proteja persoanele și clădirile.

31

11. N
 e remunerăm angajații în modechitabil
Nici în cadrul WITTENSTEIN și nici în lanțul de furnizare nu se acceptă salarizare sub
pragul minim. Ne angajăm să asigurăm o remunerare echitabilă, în conformitate cu
legislația și practicile naționale.

Ce înseamnă asta pentru mine?

Am primit dovezi că un furnizor poate oferi cel mai mic preț doar pentru că își plătește
angajații străini, pe care îi înlocuiește în mod regulat după câteva luni, cu mai puțin decâtsalariul minim legal. Îi solicit furnizorului nostru, în consultare cu superiorul meu ierarhic,
să înceteze imediat această practică și să confirme în scris acest fapt. În cazul în carefurnizorul nostru nu face acest lucru, relația comercială cu acesta trebuie să înceteze.
Încalc acest Cod de conduită deja dacă „închid ochii“ și „trec cu vederea în mod
deliberat“ indiciile.

33

12. Protejăm mediul înconjurător
Trebuie respectate cerințele legale minime pentru protecția mediului. Se evită
eliberarea neautorizată de substanțe care necesită aprobare.

Ce înseamnă asta pentru mine?

Am observat că substanțele care necesită o autorizație sunt eliberate în mod inadmisibil.
Informez imediat directorul de producție sau biroul responsabil cu protecția mediului din
cadrul companiei.
Este și datoria mea să previn daunele aduse companiei și mediului.

35

13. N
 e preocupăm pentru siguranța
produsului
Raportarea oricăror pericole către departamentele responsabile din cadrul
companiei
Ne monitorizăm produsele cu atenție. Pericolele care emană sau ar putea emana din
produsele noastre sunt analizate cu aceeași atenție ca și utilizarea produselor noastre,în cazul în care utilizarea este riscantă pentru persoane sau bunuri.

Prevederea produselor cu semnale de avertizare
Instrucțiunile de utilizare și de asamblare sunt revizuite periodic. Produsele noastre
sunt prevăzute cu avertismente corespunzătoare.

Ce înseamnă asta pentru mine?

Aflu de la un client că, în timpul utilizării produselor noastre, au avut loc în mod repetat
situații critice care s-au terminat fără consecințe grave, dar care ar fi putut pune în
pericol oameni. Informez imediat biroul responsabil din cadrul companiei, de exemplu,
persoana responsabilă de produs sau responsabilul de conformitate.

37

14. P
 rotejăm rezultatele dezvoltărilor
noastreRezultatele dezvoltărilor noastre tehnice reprezintă fundamentul succesului
nostru viitor
Toate rezultatele dezvoltării trebuie să fie elaborate, documentate, etichetate,
comunicate și arhivate în conformitate cu specificațiile interne actualecorespunzătoare. Protecția rezultatelor dezvoltării trebuie să fie întotdeauna asigurată.

Nu se dezvăluie secretele comerciale către terți
Secretele companiei și secretele de afaceri nu pot fi dezvăluite nici colegilor deserviciu, nici prietenilor sau rudelor, nici partenerilor de afaceri, fără o protecție
eficientă prin intermediul unui acord de confidențialitate. Informațiile confidențiale
pot fi dezvăluite numai în cazul în care este necesar să se cunoască, în conformitate
cu reglementările în vigoare privind confidențialitatea, în beneficiul companiei. Ne
respectăm obligațiile noastre legale de a păstra confidențialitatea, precum și obligațiile
noastre contractuale, care includ, în parte, și obligația de a păstra confidențialitatea
partenerului contractual și a proiectului.

38

Acordarea drepturilor de utilizare numai după examinare
Toate acordurile în temeiul cărora drepturile de utilizare a rezultatelor noastre dedezvoltare sunt acordate unor terțe părți trebuie să fie revizuite de Juridic & Contracte
și aprobate de către conducerea sau consiliul de administrație responsabil înainte de afi încheiate.

Examinarea atentă a drepturilor de proprietate deja existente în timpul
dezvoltării produsului
În timpul dezvoltării produsului, colaborați cu departamentul intern de brevete pentru
a evita încălcarea drepturilor de proprietate preexistente ale terților.

Nu este permisă utilizarea neautorizată a secretelor comerciale ale terților
Respectăm secretele comerciale ale terților, așa cum ne așteptăm ca aceștia săprotejeze secretele noastre comerciale.

14. Protejăm rezultatele dezvoltărilor noastre

Ce înseamnă asta pentru mine?

Primesc un telefon de la un angajat al unui client care mă roagă să îi furnizez
imediat informații confidențiale cu privire la o dezvoltare care implică know-how-ul
nostru, deoarece are nevoie de ele într-un proiect important sau pentru o ședință aconsiliului de administrație și nu poate ajunge la colegul responsabil în acest moment.
Dezvăluirea acestor informații se face numai în urma unei consultări interne cu colegul
responsabil și nu permit să fiu presat. Îi explic colegului extern că nu pot divulga cuușurință documente confidențiale, inclusiv în interesul companiei sale.
Lucrez la un proiect foarte inovator și promițător și sunt mândru de rezultatele echipei
noastre de dezvoltare. Chiar dacă îmi este greu, nu le povestesc colegilor mei din
alt departament detalii despre acest proiect la masa de prânz, în timpul liber sau în
timpul tururilor de companie. În mod ideal, nu vorbesc deloc despre acest proiect, cu
excepția cazului în care acest lucru este necesar pentru activitatea proiectului în sine.
Discuțiile tehnice din cadrul unui proiect de dezvoltare sunt deja foarte avansate.
Singurul lucru care lipsește este acordul contractual privind proprietatea asupra
rezultatelor dezvoltării, precum și utilizarea acestora. Pentru client, discuțiile
contractuale sunt la fel de enervante ca și pentru mine. Chiar dacă nu se potrivește
deloc din punct de vedere al timpului, las activitatea tehnică, comercială și juridică să
se desfășoare în paralel și implic la timp departamentele responsabile pentru a evita opoziție de negociere proastă pentru WITTENSTEIN.

39

41

15. Suntem atenți cu documentele
comerciale și protecția datelor
Manipularea atentă a documentelor de afaceri și a suporturilor de date

Toate documentele de afaceri și suporturile de date trebuie să fie stocate cu grijă,astfel încât să nu poată cădea în mâinile unor terțe părți. Documentele confidențiale
nu trebuie lăsate deschise atunci când părăsiți locul de muncă. PC-ul propriu alangajatului trebuie să fie protejat împotriva utilizării neautorizate ori de câte ori angajatulpărăsește locul de muncă.

Stocarea atentă a documentelor, cu o evidență trasabilă (electronică și pe hârtie)

Toate înregistrările și documentele trebuie să fie păstrate și depozitate astfel încât să fie
garantată în orice moment reprezentarea. În acest scop, este indispensabilă o evidență
inteligibilă, clară și completă pe suport de hârtie și/sau în format electronic. Perioadele
legale de păstrare trebuie să fie cel puțin respectate. Trebuie respectate reglementările
interne în vigoare în materie de arhivare pentru a se asigura că documentele înîntregimea lor pot fi găsite în orice moment.

42

Respectarea reglementărilor privind protecția datelor

Trebuie să se respecte reglementările legale, precum și reglementările în vigoare ale
companiei privind tehnologia informației și prelucrarea datelor.

Implicarea responsabilului cu protecția datelor

Cu toții facem schimb de informații în fiecare zi prin intermediul internetului, intranetului,e-mailurilor etc.. Obiectul informațiilor îl pot constitui și date cu caracter personal(nume, adresă, ziua de naștere, hobby-uri, ...) – date care facilitează relaționarea cu
partenerii de afaceri. Prelucrarea datelor cu caracter personal este supusă legilor
privind protecția datelor.
În cazul transmiterii transfrontaliere de date, trebuie respectate reglementările naționale
respective, precum și convențiile internaționale.
În cazul în care aveți întrebări sau incertitudini, vă rugăm să contactați întotdeauna
responsabilul cu protecția datelor înainte de a partaja date cu caracter personal.

15. Suntem atenți cu documentele comerciale și protecția datelorCe înseamnă asta pentru mine?

Vreau să plec mâine în concediu și observ că în cadrul unui proiect important la carelucrez am salvat din greșeală documente doar local pe computer. Pentru a simplifica
lucrurile, colegul meu se oferă să ia documentele de pe unitatea mea în timpul
concediului meu, dacă îi dau parola de la PC-ul meu. Chiar dacă apreciez dorința dea ajuta, eu nu dau niciodată nimănui parola mea pentru PC, ci salvez documentele
relevante deja în timpul proiectului într-un folder comun, într-un SharePoint comun etc.
Observ că un coleg și-a ascuns parola pentru PC pe un post-it sub tastatură. Îi atragatenția colegului meu că parola trebuie păstrată întotdeauna în siguranță.
În cadrul unui proiect internațional vreau să grupez date cu caracter personal ale clienților
într-un și să le transmit unui coleg intern din străinătate pentru a realiza o cooperaretransfrontalieră. Înainte de a face acest lucru, verific cu responsabilul cu protecția datelordacă acest lucru se încadrează în limitele legale admise.

43

45

16. Cântărim atent riscurile și
oportunitățile
Numai atunci când oportunitățile sunt folosite și riscurile sunt recunoscute sepoate lua cea mai bună decizie antreprenorială posibil, în conformitate cu principiul
chibzuinței.
Nu trebuie asumate riscuri care ar putea pune în pericol compania.
Riscurile trebuie indicate în sistemul de gestionare a riscurilor pentru a proteja
compania de obligații sau pretenții „surpriză“.

Ce înseamnă asta pentru mine?

Primesc o cerere de ofertă cu privire la un proiect foarte promițător, cu o cifră de afaceri
foarte mare, de la un partener străin, în a cărui țară mita este practicată frecvent subforma unui lanț de „sub-contractări”. Nu accept nici mită directă, nici indirectă și îmi
informez superiorul pentru a evita urmăririle oficiale și procedurile legale care dăunează
companiei mai mult decât un contract, oricât de profitabil ar fi.

47

17. Respectăm legile de export, vamaleși fiscale
Respectarea legilor vamale și de exportÎn calitatea sa de companie globală, WITTENSTEIN trebuie să respecte diferitele
reglementări de comerț extern naționale și internaționale. Diferite reglementări se
aplică importului, exportului și transferului (care poate avea loc și prin e-mail) debunuri, tehnologii, servicii și capitaluri, precum și operațiunilor de plată peste anumite
frontiere naționale. Interdicțiile comerciale (embargouri) și restricțiile comerciale pot
rezulta din natura sau din scopul utilizării bunurilor sau serviciilor, din țara de origine
sau de exploatare, sau de la persoana partenerului comercial. Anumite bunuri pot fi
utilizate atât în scopuri civile, cât și militare (dublă utilizare) și pot face obiectul unei
autorizații. Controlul exportului se aplică și schimburilor dintre companiile individuale
WITTENSTEIN.

Acorduri privind aspecte legate de controlul exporturilorVă rugăm să contactați responsabilul nostru cu controlul exporturilor pentru oriceîntrebări legate de legislația vamală și de export.

Ce înseamnă asta pentru mine?

Un partener de afaceri german îmi cere să trimit documentele legate de proiectclientului său dintr-o țară aflată sub embargo, pentru a simplifica lucrurile și pentru a-l
sprijini pe acest client în calitate de consilier, astfel încât activitatea să fie finalizată
mai rapid. Resping această abordare, deoarece reglementările privind controlul
exporturilor se aplică, de asemenea, serviciilor de sprijin care sunt direct sau indirect
legate de o interdicție sau de bunurile enumerate. Astfel, și serviciile pot fi afectate,
mai ales dacă produsele în sine sunt acoperite de un embargo. În astfel de situații
contactez întotdeauna ofițerul nostru de control al exporturilor.

48

Respectarea legislației fiscale
WITTENSTEIN, în calitatea sa de companie globală, este supusă unei multitudini dereglementări fiscale care trebuie respectate în cadrul tuturor activităților comercialenaționale și internaționale, precum și în cazul activităților comerciale intercompany.
Dreptul fiscal este foarte complex și se schimbă des. Fiecare angajat trebuie să fieconștient că delictele fiscale datorate controalelor regulate și atente ale autorităților
fiscale pot duce foarte repede la activarea organelor de urmărire penală.

Acorduri pe teme fiscaleVă rugăm să vă adresați Șefului Serviciului Corporate Finance dacă aveți întrebări legate
de aspecte fiscale sau de subvenții.

17. Respectăm legile de export, vamale și fiscale

Ce înseamnă asta pentru mine?

Sunt rugat de un coleg de vânzări, care a doua zi pleacă cu avionul pentru a se întâlni cu
un consultant străin, să îi dau € 15.000 din casieria noastră ca avans pentru începerea
activității, astfel încât startul proiectului să nu fie întârziat de procesul îndelungat de transfer.
Îi atrag atenția colegului meu că toate plățile sunt efectuate numai prin transfer bancar și
mereu în conformitate cu principiul dublului control și că nu sunt în măsură să judec pe
loc dacă ar putea exista o încălcare a legii privind spălarea banilor. În cazul unor astfel deîntrebări, îl informez întotdeauna pe Șeful Serviciului Corporate Finance.

49

51

18. Ne comportăm exemplar
Toate persoanele din conducere au rol de exemplu
Consiliul de administrație, administratorul și întreaga conducere a WITTENSTEIN suntconștiente de efectul conducerii prin exemplu și se obligă la o conduită legală și etică
fără cusur – trăiesc și acționează conform principiilor stabilite în Codul de conduită.

Toți angajații contribuie la respectarea reglementărilor
Fiecare angajat este responsabil pentru respectarea și aplicarea principiilor stabilite în
Codul de conduită în activitatea sa zilnică. Numai în acest fel putem atinge împreună
sustenabilitatea.

Ce înseamnă asta pentru mine?

De îndată ce observ că un coleg încalcă acest Cod de conduită, îi semnalez politicos acest
lucru și, dacă este necesar, îl informez pe superiorul meu sau pe Ofițerul pentru Complianță.

53

19. Nu discriminăm denunțătorii
Nicio discriminare împotriva angajaților care denunță încălcări
Orice angajat poate raporta circumstanțe care indică o încălcare a prezentului Codde conduită. Raportarea poate fi făcută prin telefon, e-mail sau scrisoare către
supervizor sau către Ofițerul pentru Complianță.
Rapoartele anonime pot fi urmărite numai dacă conțin informații detaliate și fapte
despre încălcări specifice. Cu toate acestea, puteți fi siguri că vom trata fiecare raportîn mod strict confidențial și că nu veți avea niciun dezavantaj dacă raportați cu bunăcredință o presupusă încălcare.

Normele Codului de conduită au prioritate față de orice instrucțiune din partea
unui superior
Chiar dacă, în cazuri individuale, poate părea oportun să se treacă peste regulile Coduluide conduită pentru a încheia o afacere profitabilă și a obține o cifră de afaceri mare
– pentru un management durabil și integru al afacerii, regulile Codului de conduită au
prioritate chiar și față de instrucțiunile contrare ale unui manager.

Ce înseamnă asta pentru mine?

Dacă observ că șeful meu acceptă facturi excesive de la un furnizor iar acesta dinurmă plătește suma în exces firmei de consultanță a soției șefului meu, informez
imediat HRM și Ofițerul pentru Complianță – chiar dacă șeful meu mi-a spus că acest
lucru a fost convenit cu Consiliul de administrație. Pot fi sigur că nu voi fi dezavantajat
de onestitatea mea.
Cu toate acestea nu voi face uz de informații pentru a denigra sau pentru a acuza
nejustificat un coleg sau un superior pentru a-mi urmări propriile interese. În cazul
unor acțiuni abuzive, adică dacă se fac sesizări lipsite de obiect, WITTENSTEIN
își păstrează dreptul de a lua măsuri legale sau disciplinare față de cel care facesesizările fără obiect.
Dacă am o problemă personală cu un coleg, nu îl „ponegresc“ sub pretextul
respectării legii pentru a mă „răzbuna“, ci rezolv problemele exclusiv în mod obiectiv
și profesional împreună cu superiorul meu, dacă este cazul. În caz contrar, trebuie sămă aștept să fiu eu însumi raportat.

55

20. Punerea în aplicare a Codului deconduită
Cum luăm decizii?
Întrebările concrete din viața profesională de zi cu zi nu pot primi întotdeauna
un răspuns univoc. Dacă nu suntem siguri, ne adresăm managerului nostru sau
departamentului responsabil din cadrul companiei.
Răspunsul la următoarele întrebări de bun simț ne ușurează luarea deciziilor:• Este decizia sau acțiunea mea în conformitate cu legile aplicabile?
• D ecizia sau acțiunea mea este conformă cu acest Cod de conduită și cu valorilecompaniei noastre?
• S ă presupunem că colegii și prietenii mei ar avea cunoștință despre decizia sauacțiunea mea – aș avea conștiința împăcată?
• Dacă toată lumea ar decide sau ar acționa așa – aș putea trăi cu consecințele?
• D acă decizia sau acțiunea mea ar apărea mâine în ziar – aș putea să îmi asumacest lucru?

Obligațiile conducerii noastre
Tot personalul de management al grupului WITTENSTEIN are rol de exemplu și își
sprijină angajații.
Respectarea legilor, a politicilor companiei și a prezentului Cod de conduită auîntotdeauna întâietate.
În nicio circumstanță nu vom sacrifica buna reputație și integritatea grupului
WITTENSTEIN pentru un câștig pe termen scurt.

ContacteOfițerul pentru Complianță:Evelyn Rösch
Walter-Wittenstein-Strasse 1
97999 Igersheim
T: +49 7931 493-18520
compliance@wittenstein.deVersiunea actuală a Codului de conduită și informații suplimentare pot fi găsite pe
intranet, în partea stângă, la rubrica „Complianță“.
Acolo veți găsi, de asemenea, alte directive interne ale companiei.

WITTENSTEIN SE · Walter-Wittenstein-Strasse 1 · 97999 Igersheim · Germany
Tel. +49 7931 493-0 · info@wittenstein.de

WITTENSTEIN – one with the futurewww.wittenstein-group.com