Zoom研修主催マニュアル

2021年8月
グローバル・コンパクト・ネットワーク・ジャパン サプライチェーン分科会
11部：ZoomMTGの実施方法の一例
・MTGスケジュールを設定する
・ Zoomの様々な機能
2部：Appendix※本スライド内で紹介しているZoom画面は、2020年12月現在のものを参照しております。
Ver.がアップデートされている可能性がありますので、事前にご確認ください。
尚、本マニュアルは、Zoomを使用する際の一般的な内容に比重を置いた内容としております。
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1部：ZoomMTGの実施方法一例
パート1 MTGスケジュール設定する① Zoomアカウントの取得② Zoomアプリのダウンロード③ MTGルームの作成④ 設定したMTG情報の確認⑤ 設定したMTGの変更
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① Zoomアカウントの取得
Zoomアカウントには、無料/有料のプランがあります
有料プランでしか使えない機能があるため、主催者(ホスト)は目的や用途に応じて相応しいプランを契約してください(研修・セミナー等の運営には②プロ、もしくは、③ビジネスがお勧め)一つのミーティング主催において、有料プランのアカウントはホスト一名だけでOK(他の運営スタッフは無料プランでOK)

参照 Zoomプラン： https://zoom.us/pricing

本CSR調達研修では、②プロ以上のアカウントを取得することを想定しています4

② Zoomアプリのダウンロード
ZoomのMTGを主催するにあたって、まずは下記サイトから、Zoomを使用するPCに「Zoomアプリ」(ミーティング用Zoomクライアント)をダウンロードしてください
Zoomはブラウザ(Microsoft EdgeやGoogle Chrome)からも操作はできますが、機能に一部制限があるた
め、運営スタッフのPCにはまず、アプリをダウンロードしておくことを推奨します
PC向けZoomアプリ(ミーティング用Zoomクライアント)

https://zoom.us/download#client_4meeting5

③ MTGルームの作成 1/4
参加者をMTGに招待するために、MTGルーム(オンライン上の会議室URL)を作成します6

③ MTGルームの作成 2/4
トピック：MTGのタイトルを入力
開始日時：開始予定日時
持続時間：開催予定時間※仮に設定した予定時間を超過して実施を継続
しても、MTGが途中終了されたりはしません(ホストが無料アカウントの場合は、時間制限あり)
ミーティングID：自動的に生成
セキュリティ：パスコード：自動生成を推奨
待機室：無効(チェックなし)を推奨
待機室とは、MTGの本会場に入る前の「待合所」のような場所のことです
待機室を有効にすると、参加者は主催者に許可されるまでは、本会場に入ることができません
また、MTG中に通信が切れてしまった参加者が再度入室しようとした場合も、本会場にすぐ戻ることは出来ず、待機室で待たされることになります「待機室」を有効にすると、「待機室」で待たされている参加者がいないかどうか、常に監視する運営スタッフを配置しておく必要が発生します
機密性が特別に高い会議を除き、「待合室」は無効にしておいた方が運営の業務負担を減らせます7

③ MTGルームの作成 3/4
ビデオ：参加者の表情を見たいなら「ホスト」も「参加者」もオンを推奨⇒ Game of Choiceでは「オン」を推奨します。
オーディオ：電話とコンピューターオーディオを推奨
カレンダー：スケジュール設定を保存した後、選択したカレンダーツールが自動で立ち上がり、そちらでも同じスケジュールを設定することができます ※詳細は次スライド参照
詳細オプション： ☑の２つはチェック推奨☑任意の時刻に参加することを許可：開始時刻前でも参加者が自由に入室できます☑エントリー時に参加者をミュート：講義など主催のみが発信するMTGでは推奨 ⇐ 本研修では推奨
尚、会議など参加者全員が発話するMTGでは非推奨□認証されているユーザーしか参加できません：参加者全員のZoomアカウントを事前に確認、登録しておく必要があるため、非推奨□ミーティングを自動的にレコーディングする：MTG中、手動でもレコーディング開始は可能だが録画忘れを防止したい場合はチェック推奨
ただし、「コンピュータ上」はPC動作に負担をかけるため、録画する場合は「クラウド上」を推奨
代替ホスト：MTG中にホストの通信が途絶えた時、ホスト権限を誰に譲渡するか、事前に設定しておくことができる「保存」をクリックすると、設定したスケジュールが確定され、MTGルームが作成されます8

③ MTGルームの作成 4/4※前スライドの「カレンダー」にて、連携させたいカレンダーツールを選択すると、【保存】をクリックした後、自動でPCのスケジューラーが起動します(下図はoutlookの場合)
・タイトル(トピック名)
・開催日時など、ミーティング作成時に入力した情報が既に反映されているスケジューラーが起動します

スケジューラーの本文には、・ミーティングの入室URL・ID・パスなどが既に記載されていますので、参加者を宛先に入れて、送信すれば、手軽に参加依頼を出すことができます立ち上がったスケジューラーには、様々な情報が記載されていますが、日本国内で通常のインターネット通信環境下から参加するのであれば、「ミーティングURL(「Zoomミーティングに参加する」の下に記載されているURL)」をクリックするだけで参加が可能です。
参加者個人が事前にZoomアカウントを作成する必要もありません。
ごくまれに入室時にミーティングID・パスコードも求められる場合があるため、「ミーティングURL」「ミーティングID」「パスコード」の3点を、参加者に通知するようにすると安心です。
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④ 設定したMTG情報の確認③で作成したMTG情報(MTGの入室URL・ID・パス等)は、操作画面からも確認できます

アプリ画面の【ミーティング】 確認したいMTGの【トピック名】をクリックし、【招待のコピー】をクリックします

メモ帳などを立ち上げてコピーした情報を貼付けると、MTGの入室URLやパス情報が見えます
この情報を、メールやスケジューラーなどを利用して参加者に通知してください10

⑤ 設定したMTGの変更③で作成したMTG情報(MTGの入室URL・ID・パス等)は、操作画面からも確認できます

アプリ画面の【ミーティング】 確認したいMTGの【トピック名】をクリックし、【編集】をクリックします｢③MTGルームの作成」の時と同じ画面が開きます
変更したい箇所を修正し、【保存】をクリックしてください111部：Zoom MTGの実施方法一例
パート2 Zoomの様々な機能① チャット② 画面共有③ ブレークアウトセッション
④ 反応

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Zoomの様々な機能

画面幅が狭く、メニューバーにメニューが全て表示されていない場合は、【詳細】というボタンの中にメニューが隠れています

Zoomに入室すると、基本は上記のような画面になります(誰かが画面共有している場合や、全画面表示をしている場合など、見え方は人によって若干異なる場合があります)
このパートでは、メニューバーから利用できる機能について、いくつかご紹介していきます13実行可能者：
全参加者① チャットMTG参加者同士で、文字メッセージを共有できます・【チャット】アイコンをクリックすると、チャット入力画面が表示されます
・メッセージを入力すると、参加者にメッセージが共有されます
URLなども共有できます・【送信先】から相手を選ぶことで、全員宛に送るか、個人宛に送る(ダイレクトメッセージ)かを選ぶこともできます

講義やセミナーなど、一方的に情報を発信するMTGの場合は、講義の流れを止めないために、講義中の質問はチャットに投稿してもらうようにすると便利です
その他、トラブルのサポートなど、参加者と事務局のやり取りもチャットで行うようにすると、MTG本編を邪魔しません
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実行可能者：
ホストのみ(参加者に許可することも可)② 画面共有
参加者に資料を共有しながら、MTGすることができます・【画面共有】アイコンをクリックすると、「どのウィンドウを共有するか？」を選択するメニューが出ます(今起動しているウィンドウ、アプリが選択肢として表示されます)
・共有したいウィンドウを選択し、【共有】をクリックします

・選択したウィンドウが、他の参加者にも見えるようになります「画面共有」の権限は、最初はホストだけに限定されています
ただし【画面を共有】アイコン右側（右記）から「高度な共有オプション」を選択すると、「共有できるのは誰ですか？：全参加者」に変更することができます
また、スライド24で説明する「共同ホスト」を付与された参加者も、ホスト同様に、画面共有が可能になります15

③ ブレークアウトセッション 1/4

実行可能者：
全参加者

MTG参加者を、セッション(分科会)に分割することができます
・参加者を最大50セッションまで分割可能
1セッションは200人まで
・参加者のセッションへの割り当て(グループ分け)は、手動/自動/参加者によるルーム選択を許可のどちらも可能(本研修では、「参加者によるルーム選択を許可」により、各人でセッション移動することを推奨します。)※ブレークアウトセッション機能を初めて使用する際、最初にブラウザからZoomにサインイン(https://zoom.us/)し、【設定】のページからブレークアウトセッションの機能をオンにしておくことが必要です(アプリからは設定出来ません)◆ブレークアウトセッションの作成
・【ブレークアウトセッション】アイコンをクリックすると、セッションの作成画面が表示されます
・【参加者によるルーム選択を許可】を選択し、「作成」をクリックしてください
本研修では、Game of Choice開始前、参加者に対して移動先ルームを事前にアナウンスしておき、「参加者によるルーム選択を許可」により、参加者自らブレイクアウトセッションに移動してもらう方法を推奨します。
※ あらかじめ参加者リストをもとに、主催者側で参加者をルーム分けしておく場合は、【手動】を選択します。
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③ ブレークアウトセッション 2/4
・設定したセッション数のルームが表示されます
主催者の負担を軽減でき、振分の際のミスも防止できます
・時間制限や細かな設定は、【オプション】から設定可能です・「すべてのセッションを開始」をクリックすると、参加者画面では左上図の各ルームの右側に「参加」のボタンが表示されるので、参加者はそのボタンを押すことで、各セッションルームに移動します17③ ブレークアウトセッション 3/4◆ホストのブレークアウトセッションへの入室
・ブレークアウトセッション中に、ホストは好きなセッションルームに移動することができます◆ブレークアウトセッションからの退出
・セッション参加中に【退出】をクリックすると、【ミーティングを退出】と【ブレイクアウトルームを退出する】が表示されます【ブレイクアウトルームを退出する】で、メインセッションに戻ることができます【ミーティングを退出】を押してしまうと、ZoomMTGから完全に退出してしまうので注意が必要です
ブレークアウトセッションから退出する際は、必ず【ブレイクアウトルームを退出する】を選択してください◆途中離脱者や遅刻者へのセッションへの再割り当て・回線切断などによって一度Zoomから退出してしまった参加者などは、再入室するとメインセッションに戻ってきます
復帰した参加者は「未割り当て」の状態になっているので、ホストがもう一度、どこかのセッションルームへ割り当ててあげてください18

③ ブレークアウトセッション 4/4◆ホストから各セッションルームへの指示出し
参加者に表示される画面

・「ブレークアウトセッション」ウィンドウの一番下にある「全員宛てのメッセージを送信」からコメントを記載し、「ブロードキャスト」を押すとコメントが送信され、ブレークアウト中の全員にメッセージを送ることができます・ 「ブレークアウトセッション」ウィンドウの一番下にある「すべてのセッションを停止」
をクリックすると、参加者側には終了カウントダウンが表示されます◆セッションの終了
参加者に表示される画面

・カウントダウン終了後は強制的に、参加者全員がメインセッションへと戻ってきます
・カウントダウンの時間設定は、
スライド17「オプション」で設定可能です※1回のMTG内で複数回ブレークアウトセッションを行う場合、直前の実施と同じグループ分けならば、再利用することができます
グループ分けを変更したい場合は、「ブレークアウトセッションの作成」からやり直してください

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実行可能者：
全参加者④ 反応
参加者から手軽に意思表示をもらうことができます・【反応】アイコンをクリックすると、色々なリアクションの絵文字が表示されます
どれか一つ選択します

・選択した絵文字が、自分のビデオ画面に表示されます
表示された絵文字は、少し時間が経つと自然に消えます

反応ボタンは本来、参加者が話者に向けてリアクションを示すための機能ですが、簡単なアンケート代わりに使用することもできます「この意見に賛成の人は、なんでもいいので反応ボタンを押してみてください」など呼びかけて、絵文字が表示された人＝賛成とみなしたりできます20紹介したZoom機能の利用条件※「ホスト契約プラン」については、スライド4「Zoomアカウントの取得」を参照※「ミーティングタイプ」については、スライド23ミーティングルームの種類」を参照※「共同ホスト」については、スライド24, 25「共同ホスト」を参照

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Appendix① ミーティングルームの種類② 共同ホスト22

① ミーティングルームの種類• Zoomのミーティングルームの種類は主に３つ③スケジュールミーティングでのみ使用できる機能が多数あるため、研修やセミナーなどの、「事前に日程が決まっているMTG」ならば、③スケジュールミーティングを推奨

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② 共同ホスト 1/2◆利用条件・仕様
・ホストから他の参加者に、「ホストのサポート権限」を付与できる付与された参加者は、本来「ホストのみ可」の機能の一部が使えるようになり、MTGの複数人での運営が可能になる・「共同ホスト」の付与に、人数制限はない◆共同ホスト権限の付与・MTG中、参加者一覧から、参加者の名前を選択し、「共同ホストにする」をクリックする・共同ホストに指名された側には、「共同ホストにされました」
等のアナウンスは特に表示されないが、参加者一覧には「共同ホスト」と表示されるようになる

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② 共同ホスト 2/2
ホストと共同ホストの違いについて

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