社会保険資格取得届(CSV)

最終編集：2024年3月〒485-0014 愛知県小牧市安田町190
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目次
1.

事前準備・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・3

2.

個人情報の入力・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・5

3.

作成画面の起動方法・・・・・・・・・・・・・・・・・・6

4.

外国籍の被保険者の場合

5.

社会保険資格取得届の登録・・・・・・・・・・・・・・・8

6.

データチェック・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・10

7.

電子申請データの作成・・・・・・・・・・・・・・・・・11

8.

電子申請データの送信・・・・・・・・・・・・・・・・・12

9.

送信前の電子申請データの確認・削除・・・・・・・・・・13

10.

申請後に状況がエラーとなった場合・・・・・・・・・・・1411.

申請データを取下げしたい場合・・・・・・・・・・・・・15

12.

申請データ取下げ後のステータスの流れ・・・・・・・・・16

ローマ字氏名届作成・・・・・・7

1.事前準備

電子申請する前に・・・(1)〇台帳から電子申請するためには、e-Govアカウントが必須となります。
e-Govアカウントと台帳を連動しトークン(※)を取得してください。詳細はこちらのリンク先をご確認ください。
https://daityo-support.cells.co.jp/hc/ja/articles/9639369295897(※)「トークン」とは、電子申請API接続時の本人確認において、認証認可された期限付きパスワードのことです。
〇社会保険労務士の電子証明書はパソコンにインストールされていますか？
また有効期限は切れていませんか？古い電子証明書が残っていると、正常に送信されない場合があるため、削除をおこなってください。
https://daityo-support.cells.co.jp/hc/ja/articles/4406151255065〇台帳起動画面の「事務所情報他」から連絡先に関する情報が登録されていますか？
〇事業所台帳の会社情報フォーム「基本データ」タブは、全角で入力してください。
(半角の指定がある箇所は除く)〇事業所台帳の会社情報フォーム「基本データ」「電子申請」タブに、申請で利用できない文字が含まれていませんか？
(フリガナに半角カタカナ英数、住所欄にローマ数字、名称や氏名に機種依存文字など)〇事業所台帳の会社情報フォーム「電子申請」タブに、PDF形式の提出代行証明書が登録されていますか？
〇事業所台帳の会社情報フォーム「電子申請」タブの住所欄は、都道府県名から登録されていますか？
〇初めて電子申請をおこなう場合は、「電子申請マニュアル 初期設定編」をご覧ください。
https://www.cells.co.jp/daityo-s/wp-content/uploads/manual/esyokinew.pdf● 電子申請で利用できない文字
ローマ数字(Ⅰ Ⅱ Ⅲ Ⅳ Ⅴ Ⅵ Ⅶ Ⅷ Ⅸ Ⅹ)、機種依存文字(髙、﨑、㈱、㈲など)、半角カタカナ

31.事前準備

電子申請する前に・・・(2)〇「台帳」内の社労士事務所情報の8桁の社労士登録番号のみ入力してください。

② 8桁登録① 8桁登録○

日本年金機構のHPより届書作成プログラムをインストールしてください。
『台帳』に適合するプログラムは『台帳』のバージョン値により異なります。
『台帳』に適合する【届書作成プログラム】のバージョン値は「こちら」よりご確認ください。
※台帳Ver11.00.03以降では、【バージョン値の記載のない仕様チェックプログラム】によるチェックが必要です。
● 社労士登録番号(8桁)は、連合会発行の社会保険労務士手帳に記載されています。
● 社労士登録番号(4桁)は、雇用保険取得・喪失CSV方式の手続きに使用しておりましたが、現在は使用しておりません。
Ver10.00.05以降では入力する必要はございません。
● 異なるバージョンの届書作成プログラムはインストールできないため、すでにVer.27.00未満のプログラムがインストールされている場合は、古いバージョンをアンインストールしてからインストールをおこなってください。

42.個人情報の入力
個人情報で被保険者の情報を入力します。
※カナ、氏名、生年月日、種別、資格取得日、報酬月額、郵便番号、住所は必ず入力してください。
短時間労働者、二以上勤務者、70歳以上被用者に該当する場合は、「社会・雇用保険関係」タブで設定します。

●
●
●
●
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氏名や住所欄に電子申請に使用できない文字が含まれている場合は他の文字に置き換えて下さい(3ページ参照)。
電子申請の仕様上、従業員氏名の最大文字数は全角12文字(フリガナは25文字)です。
住所の最大文字数は全角37文字です。「社会保険資格取得届」の電子申請では、住所フリガナに文字数制限はありません。
健保Noを指定する場合はCSV形式での提出となります。
70歳以上被用者の個人情報の登録方法については、「高齢者の登録方法」をご覧ください。
https://www.cells.co.jp/daityo-s/wp-content/uploads/manual/kourei.pdf
53.作成画面の起動方法

1.

「全ての処理ファイル」をクリックします。

2.

グループで、「得喪・社会保険」を選択し、右のリストから「取得関係」をダブルクリックします。

3.

CSV申請「資格取得届」をクリックします。
※外国籍の被保険者の場合、あらかじめ「被保険者ローマ字氏名届」を作成しておきます。
(7ページ参照)

123

※

6

4.外国籍の被保険者の場合

ローマ字氏名届の作成

1

2
4

3

取得届にマイナンバーを入力しない場合のみ必要です。

1.

取得関係内の「被保険者ローマ字氏名届」をクリックします。

2.

「被保険者選択」をクリックします。

3.

被保険者リストから被保険者を選択し、必要事項を入力して「登録」をクリックします。

4.

資格取得届と同時に電子申請する場合は、「PDF作成/印刷」から様式印刷フォームを開きます。
「印刷/PDF保存」をクリックすると、PDFファイルに変換し、台帳内のフォルダに自動で保存されます。
表示されたPDFファイルは、任意の場所へ保存または印刷を行います。印刷を行うと、A4普通用紙に枠ごと印刷されます。

5

5.

手順4にて台帳内のフォルダに保存されたPDFファイルは、「PDF読込」から読み込むことができます。
電子申請データの作成画面にてローマ字氏名届を選択する場合、上記の台帳内のフォルダからデータを参照します。
(11ページ参照)

75.社会保険資格取得届の登録(1)11.

「社会保険」をクリックします。

2.

「マスター設定」をクリックします。

3.

空欄がないか確認して「登録」→「OK」をクリックします。

※

3
2● 氏名の「髙」や「邉」などの機種依存文字は登録時にエラーとなるため、「高」や「辺」などに変更後、登録してください。
● 社労士コードが空欄の場合は、社労士事務所の申請者情報で8桁の社労士コード登録をおこなってください(4ページ参照)。
※通番(媒体通番)とは、年金事務センターがデータ管理に利用する3桁の番号のことで、「台帳」でCSV形式の電子申請データを作成する際に自動附番されます。
この番号は電子媒体申請とCSV形式の電子申請データ共通のもので、001から999までの番号で、ユーザーNoと作成年月日の組み合わせで媒体通番を管理します。
欠番は問題ありませんが、同じ作成年月日で既に使用している番号を再使用すると年金事務センターで正しく処理ができないため返戻されます。
● Ver10.00.26より媒体通番の附番方法を変更しました。詳細はリンク先をご確認ください。https://daityo-support.cells.co.jp/hc/ja/articles/4406151532057● 「①マスター設定」をクリックした際に「不明なエラーが起きました」と表示される場合は、インターネット通信環境の影響などで媒体通番が取得できません。
その場合はフォーム上の「前回データ」をクリックし、使用済の媒体通番を確認の上、重複しない番号を通番の欄に入力します。

8

5.社会保険資格取得届の登録(2)11.

「被保険者選択」をクリックします。

2.

リストから被保険者を選択し「認証・取得」をクリックします。利用認証フォームが表示された場合は、IDとパスワードを入力し、ログインして個人番号を表示させます。
※すでに利用認証している場合は、利用認証フォームは表示されません。

3.

「登録」をクリックします。
取得者が複数人の場合は登録を繰り返します。

4.

「データチェック」をクリックします。

2

34● 被保険者番号の「省略する」のチェックを外して登録すると、付与される健康保険番号を指定して届出できます。
● 個人番号は空欄のままでも申請できますが、「個人番号を記載できない理由」の選択が必要となります。
その他を選択した場合は「基礎年金番号による届出」と自動で文言が入ります。
● 被保険者氏名が環境依存文字を含む場合、直接フォーム上で簡単な文字に修正してから登録ができます。(例：髙⇒高、﨑⇒崎)● 備考欄の「70歳以上被用者」「二以上勤務」「短時間労働者」は個人情報の登録により自動でチェックが入ります。「70歳以上被用者のみ提出」は被保険者が取得時に75歳以上の場合に自動でチェックが入ります。継続再雇用者の場合は手動でチェックをつけて登録してください。
96.データチェック
1.

提出先は「年金事務所」のまま、提出方法は「電子申請」にチェックを入れます。

2.

ファイルの場所欄で「C:¥」をDeleteキーで消し、右クリック→「貼り付け」をクリックします。

3.

「チェック」をクリックし、「エラーは検出されませんでした」と表示が出たら「OK」をクリックします。

21
3

データチェックの後、右上の「×」にて仕様チェックプログラムと被保険者を登録した「被保険者選択」フォームを閉じます。

● 「SHFD0006.CSV/SHFD0006.TXTファイルがみつかりません」と表示されたら、9ページに戻って「一括登録」または「登録」をおこなってください。
● 「チェックプログラムがインストールされていないか、ファイルが見つかりません」と表示されたら、お手元のパソコンに日本年金機構が提供している届書作成プログラムがインストールされているか、参照場所が正しいか確認してください。詳しくはこちら● 届書作成プログラムVer27.00未満のバージョンがインストールされている場合は、チェックすると「媒体管理 収録項目形式 項目数不一致」によりエラーとなる場合があります。その場合は新しいバージョンの届書作成プログラムをインストールし直してください。詳しくはこちら

10

7.電子申請データの作成

1

4

2

1.

「申請データ作成」をクリックします。

2.

ローマ字氏名届がある場合は「参照」をクリックして7ページで作成したPDFを選択します。
この他に添付ファイルがあれば指定しておきます。

3.

添付書類は必要に応じてチェックをつけておきます。

4.

届出件数を確認してから「電子申請データ作成」をクリックします。「送信トレイに保存されました。
作成したデータを電子申請しますか？」のメッセージが表示されたら「OK」をクリックします。

3● 「申請データ作成」をクリックした際、「CSVファイルが作成されていません」と表示された場合は、10ページのデータチェックをおこなってください。
● 「紙の通知書を希望」にチェックを入れた場合、決定通知書が顧問先に郵送されます。社労士事務所へ郵送するよう指定することはできません。
● 「添付ファイル」からは「One shot PDF」機能により、自由に行政への連絡内容を入力したPDFファイルを作成して添付できます。
利用の際は備考欄に「メモ添付」と付記いただいたうえでお手続きをお願いします。詳細はこちら 「One shot PDF」機能の詳細はこちら● 添付ファイルは最大10ファイルまで設定可能です。提出代行証明書を含む全体のファイルサイズは合計20MB以内に収めてください。

118.電子申請データの送信
1.

Excelメニューバー「電子申請データ一覧」より「送信」をクリックします。

2.

作成したデータを選択し、青色に反転させたうえで、「申請する」をクリックします。

3.

「選択したデータを申請しますか？」と表示されたら「はい」をクリックします。

4.

状況が「送信待機」となり、一定時間経過後、送信済に変わります。

1

2

3

● 「トークンの有効期限が切れています。」とメッセージが表示された場合は、トークンが無効になっている可能性があります。
下記サイトに記載の内容をご確認のうえ、トークンを取得してください。
https://daityo-support.cells.co.jp/hc/ja/articles/9725440199065● 社労士認証が複数インストールされている場合は、手順3の際に申請に使用する社労士認証をダブルクリックして選択してください。(※右図参照)● 送信待機から送信済には約6分以内に切り替わりますが、Cellsドライブサーバーの状態によって時間は前後します。申請後の管理については別冊マニュアルをご覧ください。
【申請後のデータ管理】
https://www.cells.co.jp/daityo-s/wp-content/uploads/manual/sinnseisitaato-nodtetakannri.pdf※

129.送信前の電子申請データの確認・削除
該当データの「詳細」をクリックします。
それぞれボタンに応じて以下の処理をおこないます。
表示：申請データの表示
フォルダ：申請データを構成しているファイルが確認できるフォルダを表示
控印刷：A4用紙に申請概要を印刷
削除：この電子申請データを削除
取下げ：申請の取下げが可能
更新：手動で状況を更新する

表 示

フォルダ

控印刷

● 上記操作は送信後にもおこなえます。
● 表示は様式記入方式でのみ表示されます。CSV申請では総括表とCSVの内容が表示されます。
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10.申請後に状況がエラーとなった場合
送信後、状況がエラーとなった場合は、ボタンをクリックしエラー内容を確認してください。
あらためてエラー個所を修正し、電子申請データを作成し直して送信してください。

※イメージ画像は適宜、該当の手続名に読み替えてください。

● エラーとなった手続きは行政に到達していません。
● 一度申請したデータは、エラー個所のみを直し再申請できないため、届出を作成し直す必要があります。
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11.申請データを取下げしたい場合送信後、取下げしたい申請データの「詳細」をクリックして詳細フォームを開き、「取下げ」をクリックします。

※イメージ画像は適宜、該当の手続名に読み替えてください。

※取下げ理由については、適宜、取下げ内容に合わせて変更してください。

● 取下げできるのは申請データの状況が「到達」「審査中」の場合のみです。
● ソフトからの取下げができない場合、管轄の提出先へ取下げの依頼が必要です。依頼時に「到達番号」が必要になります。
● 取下げ中のステータスは、到達や審査中と同様で削除ができません。取下げ済になると削除が可能です。
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12.申請データ取下げ後のステータスの流れ
取下げ後のステータスの流れは下記の通りです。

1※イメージ画像は適宜、該当の手続名に読み替えてください。

取下げ処理後、下記項目に取下げした日時・取下げ理由が表示されます。

1.

申請データ一覧画面の「処理日」

2.

詳細内にある「状況」と処理項目の「その他」欄22● 申請データ横の「詳細」中の状況は、取下げ時点の状況に「取下げ処理中」と追加【例：到達(取下げ処理中)、審査中(取下げ処理中)】され、最後は「手続終了(取下げ済)」へと変化します。
● 申請データ一覧画面では「取下げ中」「取下げ済」の2パターンです。
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