2021 年度版
2021/4/1
桜花学園

科研費経理事務関係手続きマニュアル（基金分）
桜花学園大学名古屋短期大学
庶務会計課

１．科学研究費の出金について
１－１．科学研究費で支出できるものについて
科学研究費助成金研究者マニュアルに記載されている物はすべて執行できます。
ただし、研究機関において経費の管理を行う事になっております。
主に使用するものは、下記の表を参考にしてください。
勘定科目
科目ｺｰﾄﾞ
内容10万円未満の物品、雑誌またはﾊﾟｿｺﾝｿﾌﾄ
研究のための旅費（資料収集･各種調査･研究打ち合わせ・研39-385-5-** 究成果発表等）交通費・宿泊費・日当**は個人番号 切手代、データ通信代、電話代（本部で設定）冊子の印刷の印刷等預かり金
振込手数料、アルバイト代 ※２
情報提供者に対する謝礼（源泉税を含む）
物品の修理（現状復帰まで）
会場などの使用料、ﾋﾞﾃﾞｵﾚﾝﾀﾙ代10万円以上の機器（備品と同じ手続きになります）※１
本、ﾋﾞﾃﾞｵ、ＣＤ（図書館での手続きが必要です）※１※１※２

寄贈処理が必要です。
アルバイト代は勤務表が必要になります。

【科学研究費使用ルールの分類】

物品費

物品を購入するための経費

旅研究代表者、研究分担者、研究協力者の海外・国内出張（資料収集、各種調査、研究の打合せ、研究の成果発表等）のための経費(交通費、宿泊費、日当)費

人件費・謝金研究への協力（資料整理、実験補助、翻訳・校閲、専門的知識の提供、アンケートの配布・回収、研究資料の収集等）を行う研究協力者に係る謝金、報酬、賃金、給与、労働者派遣業者への支払いのための経費（雇用契約を行う
場合は、研究機関が契約の当事者となること）

その他

上記のほか当該研究を遂行するための経費（例：印刷費、複写費、現像・焼付費、通信費（切手・電話等）、運搬費、研究実施場所借り上げ費（研究機関の施設に於いて補助事業の遂行が困難な場合に限る）、会議費（会場借料、食事（アルコール類を除く）費用等）、レンタル費用（コンピュータ、自動車、実験機器・器具等）、機器修理費用、旅費以外の交通費、研究成果発表費用（学会誌投稿料、ホームページ作成費用、研究成果広報用パンフレッ
ト作成費、一般市民を対象とした研究成果広報活動費用等）実験廃棄物処理費- 1 -*物品を購入した場合には、現物確認後に検収印を受けてください。
→ 適切な発注、納品検収、管理が行われていないことにより、その公正性が明らかでない場合には、研究機関が当該助成金に相当する金額を日本学術振興会へ返還することとなります。

１－２．科学研究費の使用の制限
直接経費では次の費用は使用できません。
① 建物等の施設に関する経費（直接経費により購入した物品を導入することにより必要となる軽微な据付等のための経費を除く）② 補助事業遂行中に発生した事故・災害の処理のための経費③ 研究代表者又は研究分担者の人件費・謝金④ その他、間接経費を使用することが適切な経費

１－３．科学研究費の出金ついて（出張旅費以外）科学研究費助成金の執行をする前には、必ず決裁を必要とします。
旅費以外の経費は「出金依頼書」で申請してください。
●出金依頼書の申請方法。
１．原則として１業者１申請とします。
２．必要事項を忘れずに入力します。
３．「単価・数量・小計・合計・納入業者名」も入力してください。
４．金額は必ず税込みの金額で入力します。
５．【科研費】に必ずチェックをつけます。
６．郵便局からの振込（郵便振替）は手数料を記入してください。
（３万円未満\２０３、 ３万円以上￥４１７）☆ただし、学会費の関係の郵便振込の場合、自宅の住所を記入する場合は必ず「名古屋短期大学」「桜花学園大学」の文字を払い込み票に記載してください。
７．銀行からの振込みになります。
三菱ＵＦＪ銀行鶴舞支店からの振込になります。
郵便振込同様に「名古屋短期大学」｢桜花学園大学」の名前を入れてください。
８．納品を伴うものについては、必ず「検収印」を納品書に押す必要があります。
１、領収書に「検収印」を押します。
２、領収書で明細のないものは、納品書の代わりにデジタルカメラで撮影した写真を添付します。
３、検収印なきものは出金しません。
●注意：検収印を押すためには納品書と現物を確認させていただきます。
１０．購入業者名も必ず記入してください。

１－４．通常経費の出金に関する決裁の流れ◎図書については決裁の流れが少し異なります。
詳細は、図書館におたずねください。

- 2 -■決裁の流れは以下の図のとおりです。
教職員

事務局庶務会計課

クラウド精算システム「出金依頼書」で申請↓
庶務会計課に提出→「出金依頼書」承認メールを送信←

決裁メール確認後、「請求書支払」申請↓
納品（現物を持参して庶務会計課へ） →（領収書の場合、立て替えた現金を精算）（ 庶務会計課で発注します）
納品書に「検収」印を押印します。
請求書、納品書、（領収書）受取「出金依頼書」と照合、（清算）↓（控に済印を押す）
コンピューター入力↓学園本部へデータ転送◎振り込みの場合は、請求書、納品書が必要です。
◎現金立て替えの場合、名古屋短期大学・桜花学園大学の名前の入った領収書が必要です
なお、内訳明細がわかるようにしてください。（見積書があればベスト）◎海外で購入の場合は、「インボイス」で処理します。それも無理な場合はレシートで処理します。（ただし、円換算をしますのでレートに関する資料があればください。）◎決裁後、購入したときの金額が変更になった場合は訂正をお願いします。
◎備品相当のものは見積、合見積、請求書、納品書、請け書、処理後に寄贈書も必要です。
他大学へ異動になった場合でも備品を持っていくことが可能です。備品返還の手続きをしていただき、異動先の大学で再度寄贈処理を再度行ってください。
◎アルバイト代等を請求する場合は、事前に勤務表を用意していただきます。
用紙はメール添付でご案内済みです。
原則として月ごとに処理します。領収書は出金依頼書決裁後作成します。
長期バイトの場合は雇用契約等が必要な場合があります。詳細は事務局担当者まで問い合わせてください。（時給９５０円が学園基準）
１－５．合算使用の制限
次の場合を除き、他の経費と合算して使用しないこと。
① 補助事業に係る用務と他の用務とを合わせて１回の出張をする場合において、直接経費と他の経費との使用区分を明らかにした上で直接経費を使用する場合② 補助事業に係る用途と他の用途とを合わせて１個の消耗品等を購入する場合において、直接経費と他の経費との使用区分を明らかにした上で直接経費を使用する場合③ 直接経費に他の経費（委託事業委、私立大学等経常費補助金、学術研究助成基金助成金、他の科学研究費補助金及び間接経費など、当該経費の使途に制限のある場合を除く。）を加えて、補助事業に使用する場合（なお、設備等の購入経費として使用する場合には、研究者が所属研究機関を変更する際などに補助事業の遂行に支障が生じないよう、当該設備等の取り扱いを事前に決めておくこと。）④ 直接経費に、他の科研費（例外有り）又は複数の事業において共同して利用する設備（以下「共用設備」という。）の購入が可能な制度の経費を加えて、共用設備を購入する場合（ただし、同一の研究機関において購入する共用設備に限る。なお、各事業に係る負担額及びその算出根拠等について明らかにしておくこと。）- 3 -２．出張旅費について
２－１．科学研究費の出張について
科学研究費の出張については「科研費取扱い規程」により学園の経理手順を準用することになっていますが一部異なる部分があります。
１．旅費宿泊費、日当は別表を上限として請求できます。
（科学研究費助成事業取扱規程第１０条による）
交付後の予算配分計画に従って処理してください。
２．申請方法（クラウド精算システム利用）① 「出張申請」の出張区分「科研費」で事前申請してください。
②自家用車使用の場合は１Km あたり２０円で精算します。（桜花学園の旅費規程）③タクシーを利用した場合、領収書が必要です。
④航空機を使用した場合は領収書、チケットの半券などが必要になります。
⑤海外への出張は事前に庶務会計課に相談してください。
⑥通勤経路以外の部分で請求できます。
⑦他大学の先生が出張される場合は、相手校での出張の書類の写しが必要です。
＊年度当初に配布している「会計手続きマニュアル」と併せて運用するものとします。
２－２．旅費に関する決裁の流れ
教職員

事務局庶務会計課

クラウド精算システム「出張申請」で申請
庶務会計課に提出→承認メールが届く←↓ 出張許可←＊（仮払希望の場合、仮払金を受け取る）
出張↓「出張精算」入力申請

清算、口座確認→

承認前に↓ （海外業務出張の場合）↓↓↓（海外出張用の書類を本部へ）↓↓←仮払の処理をする→事務処理、清算処理←←→- 4 -領収書作成↓精算案内をする
コンピューター入力↓学園本部へデータ転送

◎「出張許可願」の添付資料は以下のとおりです
学会などの研究出張は、開催日などが記載してある部分のコピーまたは派遣要請の文書（コピー）、資料のないものは、「出張許可願」の「出張内容」に詳細を記入してください。
◎費用を申請できる経路は原則通勤経路以外のものです
基本的にあらゆるルートで一番安い経路で計算します。実費です。
１００Km 以上の出張は指定席特急料金・急行料金の請求ができます。
（グリーン車は使用できません）◎出勤簿に「出張」の印を必ずつけておいてください。鉛筆書きでも結構です。
◎海外出張等で飛行機を使用する場合は、空港チケット購入のための見積書、請求書等が必要になります。（原則大学からの支払い）立て替えた場合でも見積書は絶対必要です。
航空チケットの半券なども必要になります。

通勤手段別県外出張精算事例集

事例１：自宅からﾊﾞｽで A 駅へ・名古屋駅経由で東京（ひかり使用）、帰りは名古屋・B 駅・大学へ
ﾊﾞｽ→
自宅
○○バス停

電車→

電車 →

A

B駅

駅
←電車

大
公共交通通勤：
自家用車通勤：

電車→名古屋東京←電車

学○○バス停・A 駅間のバスと A 駅・B 駅間の電車
自宅から大学

公共交通通勤

自家用車通勤
○○バス停

バス
A 駅

通勤経路なので支給なし

ﾊﾞｽ代支給（\200)電車
B 駅

通勤経路なので支給なし
通過

電車代支給
通過電車

電車代支給（\300)

電車代支給(A駅→名古屋\450）

新幹線代支給（\10580)

新幹線代支給（\10580)

新幹線代支給（\10580)

新幹線代支給（\10580)

電車代支給（\300)

電車代支給（\300)

自 宅

名古屋
新幹線
東 京
新幹線名古屋電車
大学- 5 -実際使用した電車ﾊﾞｽの料金を精算する。
○○バス停－A駅ﾊﾞｽ代（￥２００）
A駅－B駅電車代（￥１８０）

通勤経路なので支給なし
自宅（県外）
復命書のB駅－電車－名古屋

記載例

名古屋－ひかり－東京○○→バス→ A駅
A駅→電車→名古屋
名古屋－ひかり－東京
名古屋→電車→B駅
Ｂ駅→電車→Ａ駅\300×２\10580×２\200×２\450\10580×２\300\180

事例２：早朝ﾊﾞｽが動いていなかったので自宅から自家用車で B 駅（駐車場に止める）、電車で名古屋～東京（ひかりを使用）、B 駅から自家用車で大学にもどる
車→電車→

自宅

A

B駅駅
←電車

車→ 15+5km

電車→名古屋

東京

←電車

↓車5km
大学

←車 15km
公共交通通勤：○○バス停・A 駅間のバスと A 駅・B 駅間の電車

自家用車通勤：

自宅から大学（Ｂ駅までは大学の付近を通過）

公共交通通勤

自家用車通勤

距離に加算（１５km)通勤申請経路は除外

自 宅
自家用車
１５km
大学付近
自家用車

通勤経路から外れた地点

５ｋｍ
B 駅

距離に加算（５km)
駐車場（￥４００）

距離に加算（５km)（通勤経路外）
駐車場（￥４００）

電車

電車代支給（\300)

電車代支給（\300)

新幹線代支給（\10580)

新幹線代支給（\10580)

新幹線代支給（\10580)

新幹線代支給（\10580)

電車代支給（\300)

電車代支給（\300)

距離に加算（５km)距離に加算（５km)（通勤経路外）

名古屋
新幹線
東 京
新幹線
名古屋
電車
B 駅
自家用車
５ｋｍ
大学- 6 -

実際走行した距離で加算
距離に加算（１５km)

通勤申請経路になるので除外

自宅
出張許
可願いの復命書記載例

自宅－B駅（２０km)\300
B駅－大学（５ｋｍ）\75
大学－自宅（１５ｋｍ） \225
B駅駐車場
\400
B駅－電車－名古屋\300×２
名古屋－ひかり－東京 \10580×２

科学研究費旅費日当上限表- 7 -

B駅－大学（５ｋｍ×２）
B駅駐車場
B駅－電車－名古屋
名古屋－ひかり－東京

\150
\400
\300×２\10580×２

- 8 -

- 9 -

- 10 -

3.間接経費について
３－１．間接経費の譲渡（2020 年度は人件費に充当）◎研究代表者及び研究分担者は、補助金受領後速やかに、間接経費を所属する研究機関に譲渡しなければならないこととされています。
＊譲渡された間接経費は、研究環境の改善や研究機関全体の機能の向上に活用するものであり、各研究機関の長の責任の下で公正・適正かつ計画的・効率的に使用することとされています。

4.利子・為替差益ついて４－１．利子及び為替差益の譲渡◎研究代表者及び研究分担者は、直接経費に関して生じた利子及び為替差益を、原則、所属する研究機関に譲渡しなければなりません。
◎実績報告書の提出後に、補助事業に関する収入があった場合には、日本学術振興会に返還することとなっています。

5.コンプライアンス及び研究倫理教育の受講
５－１．研究倫理 e-ラーニングコース◎「科学の健全な発展のために－誠実な科学者の心得－」
日本学術振興会「科学の健全な発展のために」編集機員会、
研究倫理 e－ラーニングコース、
APRINe－ラーニングコースの通読・履修をしてください。

6.使用の制限６－１．使用の制限①②③④

建物等の施設に関する経費補助事業遂行中に発生した事故・災害の処理のための経費
研究代表者又は研究分担者の人件費・謝金
その他、間接経費を使用することが適切な経費

7.前倒し請求について
７－１．前倒し請求
日本学術振興会への提出期限が次の２回となります。
１回目
９月１日まで２回目
１２月１日まで （いずれも 2020 年度の日にち）- 11 -◆□◆

困ったときのＱ＆Ａ◆□◆

Ｑ１．割り振り金額の変更が必要になった。
Ａ：申請時の５０％（またはこの金額が３００万円を超えない場合は３００万円）までの変更は許可なく流用可能です。ということはかなり大規模でない限りは申請は必要ありません。
ただし、当初申請していたものが全く支出しないとなると、問題が起きる場合がありますのでご注意ください。

Ｑ２．研究費が足りなくなってしまった・・・・Ａ：

基本的には、不足分は個人負担になります。
合算使用のルールには気を付けてください。

Ｑ３．３月までに助成金が使い切れない。
Ａ：

学術研究助成基金につきましては、年度繰越しと前倒し使用も可能です。
研究最終年度では該当しませんが、研究期間の延長は可能です。

Ｑ４．科研費で研究室の応接ソファーを買いたいのだが・・・
Ａ：

残念ながら認められません。研究費は研究を目的とするための費用ですので、その内容についての干渉はしませんが、研究目的と照らし合わせて明らかにその使用目的が研究と異なる場合、不正行為と見なされて処分を受けることになります。

Ｑ５．いま現在の研究費の残高をくわしく知りたい。
Ａ：

研究費残高表で確認するのが一番確実ですが、発注をしたが請求書がきていない場合や、旅費の精算が終わっていない場合、図書館発注の図書の振り込み処理がまだ出来ていない場
合等の理由で必ず残高表の残高全部使えるというわけではありません。残高表はあくまで処理済みのものだけですので、最低でも出金依頼書の控えと照らし合わせるなどの作業が必要です。一番いいのが Excel 差引簿のようなもので予算管理されるとよろしいかと思います。
特に年度末などは残高に注意してください。
間に合わない場合には必ず連絡をお願いいたします。

Ｑ６．研究を廃止したいＡ：

補助事業を廃止しようとする場合には、日本学術振興会の承認を得るとともに、未使用の補助金を返還し、廃止までの補助事業について、３０日以内に実績報告を提出することとなります。

Ｑ７．研究成果発表に係る手続きＡ：①研究成果発表における謝辞の表示→ 研究代表者及び研究分担者が、論文等により補助事業の成果を発表する場合には、論文等の謝辞に補助金の交付を受けて行った研究の成果であること（ＪＳＰＳ ＫＡＫＥＮ
ＨＩ Ｇｒａｎｔ Ｎｕｍｂｅｒ ＪＰ８桁の課題番号）を必ず記載するようにしてください。
②研究成果発表の報告→ 研究代表者は、補助事業の成果について、研究計画の最終年度の翌年度に「実績報告書」を提出した後に、書籍、雑誌等において発表を行った場合、又は産業財産権を取得した場合には、その都度、「研究成果発表報告書」により日本学術振興会に報告しなければならないこととされています。
- 12 -