私立大学図書館協会 ２０１1 年度第２回東地区部会役員会
議事要録
日 時：２０１２年１月２７日（金） １５：００～１７：００
場 所：明治学院大学 本館 9 階 ９２会議室
出席者：会長校 立教大学（石川、市村、伊藤）
研究部担当理事校 東京農業大学（合田、黒川）
更新・会報担当理事校 日本女子大学（中曽根、田口）
月例担当理事校 神奈川大学（堀江）
東北・北海道地区担当理事校 酪農学園大学（頭川）監事校 青山学院大学（添田、赤間）部会長校 明治学院大学（増山、萩原、鈴木、宮城、渡辺）、欠席者：なし
配布資料：
議事次第 「私立大学図書館協会東地区部会 ２０１１年度第２回役員会」資料（以下、「役員会資料」と記載）＜資料＞
資料１：第 2 回役員会 出席者名簿＆座席表
資料２：第 2 回常任幹事会資料
資料３：私立大学図書館協会東地区歴代役員校一覧

議事に先立ち、部会長校明治学院大学（増山）より挨拶。議事進行は、部会長校（増山）が担当した。

議事：１. 報告事項（１）東地区部会関係①２０１１年度東地区部会会務報告（２０１１年４月～１２月）
部会長校明治学院大学（鈴木）より報告された。新規加盟校は２０１１年９月１日総会承認時の 4 校である旨確認した。
②２０１１年度東地区部会研究部活動報告（２０１１年４月～１２月）
研究部担当理事校東京農業大学（黒川）より報告された。
（２）第３回常任幹事会報告
会長校立教大学（市村）より、２０１１年１２月２日に開催された常任幹事会について、資料２に基づき、主に以下のような内容について報告された。
・委員会報告（2011 年 8 月～11 月）
研究助成委員会報告に関して、昨日現在 5 件の応募あり。
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・2012 年度末までの行事・会議予定（案）
・会長校から委員会への検討依頼（協会ホームページ委員会、研究助成委員会、国際図書館協力委員会）
この件について、会長校である立教大学の石川館長から、重なりあっている各委員会の活動内容について明確にし、より多くの方に活動に参加してほしい。立教大学の任期中に改善できるようにしていきたいという補足説明がなされた。
・【国公私】JUSTICE の安定的・持続的な活動体制の確立に向けて
・日本図書館協会における「公益社団法人」移行に伴う変更について従来の「評議員」が「代議員」という名称に変更となる。私立３館からの代議員は、会長校および東地区・西地区の部会長校となる予定。
また以下の件について協議があった。
・2011 年度一般会計・特別会計支出状況ならびに決算見込みについて(1)一般会計：通信費超過は、震災関連アンケート送付のためである。
(2)特別会計：②国際図書館協力特別会計にて、海外集合研修補助金の予算超過に関しては、参加者数が 8 名と多く、米国東部での航空機のチャージ費用がかかったことが要因である。
・協会ホームページの充実について
・寄贈資料搬送事業実施要領改訂（案）について事業の実施に際し発生する搬送費用についての記載がなかったため、その内容を追加し修正した。
・2012 年度事業計画（案）
ほぼ例年同様の取りくみであるが、(4)「震災」に関する座談会の実施とビデオでの配信は新企画である。
・2012 年度一般会計・特別会計予算（案）
支出の部の 9~11 の科目は新規事業である。
・第 73 回（2012 年度）総会・研究大会についてまた以下の件について懇談があった。
・「委員会活動費」の予算・決算上の扱いについて
・「会報」の保存と発送の簡易化について電子化または保存期間を定めて、資料の引き継ぎを簡略化できるようにしたい。

２．協議事項（１）２０１１年度東地区部会中間決算報告について部会長校明治学院大学（鈴木）より中間決算報告がされ、了承された。
＜質疑応答＞
なし（２）２０１１年度東地区部会研究部中間決算報告について-2-

研究部担当理事校東京農業大学（黒川）より決算報告がされ、了承された。
＜質疑応答＞（３）２０１２年度東地区部会事業計画（案）及び予算（案）について部会長校明治学院大学（鈴木）より報告された。継続協議。
①事業計画（案）について②行事・会議予定について③予算（案）について上記の協議の結果、事業計画（案）、予算（案）ともに了承された。
＜質疑応答＞
繰越金と役員会費について、以下のような質疑応答があり、２０１２年４月の役員会では、予算案の見直し案を提示することとなった。
繰越金について毎年増加する繰越金を、活動の活性化のために使用することはできないか。
過去から蓄積されている部会資料の PDF 化の用途に使用できないか。
西地区部会では、繰越金を各地区へ分配し、講演会の DVD 配布などに使用している。
役員会費について２年目は次期役員校選出委員会など、役員会出席者が増えるので、２０１２年度は増額を検討してはどうか。
（４）２０１２年度研究部活動計画（案）及び予算（案）について研究部担当理事校東京農業大学（黒川）より報告があった。継続協議。
① 研究部活動方針について②活動計画について③予算（案）について
上記の協議の結果、活動計画（案）、予算（案）ともに了承された。
＜質疑応答＞
繰越金について、遠方大学の交通費補助、研究会参加費の補助など、部会活動の活性化のために活用できないか、以下のような意見交換があった。
毎年増加する繰越金を、研究部会の活動の活性化のために使用したい。
北海道地区などからの参加は交通費負担が大きいため、館員が研修会に参加しにくい。遠方の大学から会議や研修会に参加する交通費を負担してはどうか。
大学の事情により、研修会や会合への参加条件がさまざまであるため、交通費負担については慎重に検討したい。使用する目的をはっきりさせる必要がある。
研究会参加費を期間限定で無料化してはどうか。研修会参加費＠3000 円は希望者の受益者負担の考えのため、運営のための会議費と性格が異なるのではないか。
受益者負担かつ参加費用半額を補填する案はどうか。参加者負担を減らすことで参加を促すことができるのではないか。
予算を一度 0 円にしてはどうか。
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研究部の繰越金と各分科会の繰越金の状況については確認中である。
（５）次期運営委員と研修委員について研究部担当理事校東京農業大学（黒川）より、２０１１～１２年度の運営委員と研修委員について、現時点で未定である旨報告された。
（６）２０１２年度部会総会、館長会及び研究講演会の開催（案）について部会長校明治学院大学（鈴木）より報告があった。
２０１２年度東地区部会総会については、２０１２年６月８日に東海大学高輪キャンパスで行われる予定で、２０１１年度の事業報告および２０１２年度の活動計画等が行われる旨の報告があった。
なお、館長会および研究講演会の詳細は検討中との報告があった。

３．懇談事項（ １ ） 東北・北海道地区 2015-2016 年度担当校推薦について
北海道地区私立大学図書館協議会幹事館会議において、東北・北海道地区 2015-2016 年度担当校を推薦いただくにあたり、東地区部会長校宛に以下の申し入れがあった。
＊2008 年度北海道地区からの申し入れに基づき東地区部会役員会及び東北、北海道関係者で話し合われた内容を踏まえ、以下について申し入れする。
1）東北と北海道を一つの地域とすることは無理があることから、北海道地区、東北地区とそれぞれの地区として考え、任期は当面現状と同じく 2 年交代とする。
2）「地区担当理事校」の名称は地区に対する何らかの役割があるように見えるため適切な名称に変更すること。
3）東北、北海道についてはあくまで「地方枠理事校」の考えから、今後理事校を選出していない他の地域（静岡、新潟等）からの理事校選出及びその任期についても検討し具体化すること。
4）役員活動費についても担当及び参加しやすい条件整備の充実のため、東地区部会役員会において早々に改正すること。
以上の内容の検討・実現を期待し、次々理事校として藤女子大学を推薦する。

本申し入れ事項に対して、さまざまな意見交換があり、２０１２年度には、以下の方向で検討、提案することとなった。
当面、北海道東北地区の旅費を助成してはどうか。予算の仕組みとしては実費を支払うのが支出しやすいのではないか。
現状では地区担当を選出する決まりがあるので、旅費の助成は妥当と思われる。
助成する場合には、地域特定ではなく一律１００キロ以上などの条件が望ましいので、この条件で-4-

実費支給するという方向で条件等詳細を検討することとした。
これに対し西地区でも同様の議論があるので、交通費の議論は慎重に検討し、厳密な定義が必要と思われる、という意見も出された。
（２）役員校一覧について
以上-5-