私立大学図書館協会 2021 年度第 2 回東西合同役員会議事要録
日時2022 年 3 月 4 日（金） 14 時 00 分 ～ 16 時 00 分会場

西南学院大学出 席 者

名簿のとおりWeb 会議Zoom

議事に先立ち、Web 会議システム（Zoom）の接続確認を兼ねて出席確認を行った。議事進行は、会長校の古田雅憲館長（西南学院大学図書館）が担当した。
［報告事項］
１．協会会務報告
会長校（西南学院大学・小嶋）より、配付資料（p.4～p.12）のとおり報告が行われた。
２．東地区部会会務報告
東地区部会長校（成蹊大学・濱田、細本）および東地区理事校 研究部担当（立正大学・島田）より、配付資料（p.13～p.16）のとおり報告が行われ、次の補足説明及び質疑応答が行われた。
・東地区部会では、2019 年度から役員校数の削減について検討しており、2021 年度中に東地区部会役員会で意思統一を図るために懇談事項として協議したが、結論には至らなかった。今後も継続して検討していく予定である。西地区部会の理事校にも東地区部会の動きについて情報共有するために報告した。
・西地区部会長校から、2021 年度は東地区部会の研究講演会の内容を西地区部会の加盟校にオンデマンドにより配信いただき、西地区部会も同様に研究会の内容をオンデマンド配信ができて感謝している。ただし、配信期間が１週間と短かったため、2022 年度は 1か月程度に設定してほしいという要望が出された。これに対して、東地区部会の理事校から、今年度は初めての取り組みで前例がなかったため、１週間という短い期間を設定したが、アンケート結果からも配信期間の延長を望む意見が多数あった。2022 年度は 1か月程度の期間を設定するよう検討したいと回答があった。
３．西地区部会会務報告
西地区部会長校（松山大学・児島）より、配付資料（p.17～p.26）のとおり報告が行われ、次のとおり補足説明がなされた。
・配付資料のうち、次の 2 か所が修正された。
p.17 （１）加盟校について①2021 年度加盟校予定数（修正前）①2021 年度加盟校予定数（2021 年 9 月 9 日総会承認）（修正後）①2021 年度加盟校数（2021 年 9 月 9 日総会承認）
p.18 （３）西地区部会スリム化検討委員会
1

（修正前）参加者数：西地区部会スリム化検討委員校 7 校（修正後）参加者数：西地区部会スリム化検討委員校 7 校、オブザーバー校 1 校・p.17 の③2021 年度脱退届出校については、資料記載のほかに 1 校から脱退の申し出があり、現在手続き中である。そのため、2022 年度加盟校予定数は、最終的に 252 校となる予定である。
・西地区部会スリム化検討委員会では、2021 年 6 月部会総会で承認されている「西地区全体での輪番制の見直し」「地区活動を 2 年間で縮小化」という方針のもとスリム化に向けて協議を進めているが、図書館職員数の減少や業務委託化の増加という現状もあり、難航している。なお、西地区部会は東地区部会とは大きく編成が異なり、５つの地区協議会が各地区の状況に応じて独自の活動を行っている。地区活動の見直しにより地区理事校の負担軽減を行い、同時並行で全体業務の見直しを行うという進め方で今後も検討を進めていく予定である。

４．委員会報告（１）協会賞審査委員会報告
協会賞審査委員長（慶應義塾大学・木下）より、配付資料（p.27）のとおり報告が行われた。
（２）研究助成委員会報告
研究助成委員長（明治学院大学・鈴木）より、配付資料（p.27～p.28）のとおり報告が行われた。
（３）国際図書館協力委員会報告
国際図書館協力委員長（同志社大学・伊藤）より、配付資料（p.28-30）のとおり報告が行われた。
５．協会関連事項報告（１）国公私立大学図書館協力委員会（２）国立国会図書館長と大学図書館長との懇談会（３）日本図書館協会（４）後援・共催会長校（西南学院大学・小嶋）より、配付資料（p.31～p.32）のとおり（１）～（４）について報告が行われた。
６．2021 年度協会役員校、委員会および協会関連団体委員会長校（西南学院大学・小嶋）より、配付資料（p.33～p.35）のとおり報告が行われた。35 ページの２）これからの学術情報システム構築検討委員会の委員の一人が 5 月末
2

に退任したまま後任者が決定していなかった。後任者として、9 月 1 日から武庫川女子大学の川崎安子氏が就任したことが補足説明された。
７．2022 年度行事・会議予定
会長校（西南学院大学・小嶋）より、配付資料（p.36）のとおり報告が行われ、次のとおり補足説明がなされた。
・配付資料のうち、次の箇所が修正された。
2022 年 9 月 1 日（木）～9 月 8 日（木）第 83 回私立大学図書館協会総会の開催場所（修正前）メール会議（修正後）西南学院大学（メール会議）
・2022 年度第 1 回常任幹事会は、通常、4 月の第 1 週の金曜日に開催されているが、2022年度は 4 月 1 日（金）に当たるため、各大学とも入学式で多忙であり出席することが難しいと考え、4 月第 2 週の金曜日（4 月 8 日）に Web 会議により開催する。
・第 83 回（2022 年度）私立大学図書館協会の総会・研究大会については、2021 年度第 1回東西合同役員会では、オンラインと会場参加のハイブリッド開催としていたが、第 82回（2021 年度）総会・研究大会のアンケート結果を検討した結果、総会はメール会議、研究大会はオンラインと会場参加のハイブリッド開催とする。
８. 第 82 回（2021 年度）総会・研究大会の報告について会長校（西南学院大学・小嶋）より、配付資料（p.37～p.39）のとおり報告が行われた。
９．2022 年度研究助成について研究助成委員長（明治学院大学・鈴木）より、配付資料（p.40）に基づき、2022 年度研究助成の申請者がいなかったことが報告された。
１０．加盟校基礎データ変更届について
会長校（西南学院大学・小嶋）より、配付資料（p.41～p.43）のとおり説明が行われ、次の補足説明がなされた。
・加盟校基礎データ変更届（以下「変更届」という。）の変更点は、次の 2 点である。
（１）「事務担当者氏名」の欄を削除して、今後、会長校および部会長校は管理しない。
（２）「届出日」を追加するとともに、館名等の右欄にある「変更年日」の欄に注意事項を掲載して、館名等が変更になる年月を正確に記載してもらうようにする。
・2022 年 4 月 1 日から変更届の様式を変更するが、2022 年 3 月に人事異動の発表が行われ、加盟校から事務担当者氏名の変更届が提出されることが予想されるので、3 月中に加盟校に周知するとともに、協会 HP に修正した変更届を掲載する。

3１１．その他
特になし。
［協議事項］
１．2021 年度一般会計・特別会計決算報告（案）について会長校（西南学院大学・山口）より、配付資料（p.44～p.46）に基づき、説明および提案が行われた。協議の結果、提案のとおり承認された。
２．2022 年度事業計画（案）について会長校（西南学院大学・小嶋）より、配付資料（p.47～p.49）に基づき、説明および提案が行われた。協議の結果、提案のとおり承認された。
３．第 83 回（2022 年度）総会・研究大会について当番校（追手門学院大学・小池）より、配付資料（p.50）に基づき、説明および提案が行われ、研究大会は午後から開催し、スケジュール等は 2021 年度とほぼ同様である
が、講演時間を 90 分から 60 分に短縮したと補足説明がなされた。
また、出席者から 2022 年度の総会・研究大会スケジュールに、協会賞表彰式が組み込まれていないが、今回の協議事項６において「2021 年度協会賞」を上程しているため、協会賞表彰式をどのように開催するのかについて質問があった。これに対しては、会長校から本日の協議事項６において 2021 年度協会賞が承認された場合、研究大会のスケジュールの中に組み込む予定であると回答があった。
協議の結果、提案のとおり承認された。
４．総会・研究大会資料冊子の取り扱いについて
会長校（西南学院大学・小嶋）より、配付資料（p.51）に基づき、説明および提案が行われた。出席者から、次のとおり意見が出された。
・「会場参加者は事前に研究大会資料を印刷のうえ持参する」という表現は、「会場参加者は、ご自身でご準備ください」という旨の表現に変更した方がよい。
・総会・研究大会資料冊子の印刷を取りやめることに賛同する。事前に提出された講演資料などは、講演者が直前まで修正することがある。協会 HP に電子データを掲載することで、資料の差し替えが容易となる。
協議の結果、意見のとおり文言を一部修正することとし、提案が承認された。
５．2022 年度一般会計・特別会計予算（案）について会長校（西南学院大学・山口）より、配付資料（p.52～p.54）に基づき、説明ならびに提案が行われ、次の補足説明がなされた。
協議事項４において総会・研究大会冊子の印刷を取り止めることが承認されたため、4

総会・研究大会特別会計予算（案）で計上していた資料作成費 500,000 円を、100,000円（修正費用等）に減額する予定である。修正案は、2022 年度第 1 回常任幹事会に上程する予定である。
協議の結果、提案のとおり承認された。
６．2021 年度協会賞について
協会賞審査委員長（慶應義塾大学・木下）より、配付資料（p.55）のとおり報告および提案が行われた。協議の結果、提案のとおり承認された。
７．私立大学図書館協会の Zoom 契約に伴う使用申し合わせについて会長校（西南学院大学・小嶋）より、配付資料（p.56～p.57）に基づき、「私立大学図書館協会契約 Web 会議システム運用ガイドライン（案）」の制定について説明および提案が行われた。協議の結果、提案のとおり承認された。
８．その他
特になし。
[懇談事項］
１．私立大学図書館協会基金管理運用規程の制定について会長校（西南学院大学・小嶋）より、配付資料（p.58～p.59）のとおり説明が行われた。懇談の結果、出席校から特に質問や意見はなかった。会長校から、次の日程で同規程の審議の手続きを進めることが補足説明された。
2022 年度第 1 回常任幹事会

協議事項として審議

2022 年度第 1 回東西合同役員会

協議事項として審議

第 83 回（2022 年度）総会

協議事項として審議

第 83 回（2022 年度）総会で承認された場合、2023 年 4 月 1 日から同規程を施行する。
２．その他
特になし。
以上、すべての議事を終了し、議長が閉会を宣した。
以上

5