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VOICESSkyPDFⓇを活用した電子サインとワークフロー化で業務集約を実現

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山口県農業協同組合「窓口業務支援システム」導入プロジェクト「県下1JA構想」の下に、山口県内の総合農業協同組合

山口県農業協同組合 様すべてが合併して発足した「JA山口県」
こと、山口県農業協同組合様。合併当時、正組合員数で日本最大、正准組合員合計でも日本で2番目の規模を誇る同組合

では、組合員の出資金の加入手続きにおいて、従来の紙文書を用いた窓口業務に限界を迎えていた。

「SkyPDF®WebAPI」を活用した申込受付のペーパーレス化と、既存のタブレット端末を組み合わせることによるスムーズなシステム導入により、業務負荷を1/3に削減する業務改革を実現したJA山口県様に、開発の経緯や成果、今後の展望について伺った。

SKYCOMUSERSVOICESSkyPDF®を活用した電子サインとワークフロー化で業務集約を実現

旧JAの本部機能を集約し、業務革新を実現せよ！
2019年4月、山口県内12のJAが統合して誕生した“JA山口県”。1県受付」、「承認プロセスのワークフロー化」、「基幹システムとの連携やで日本最大、正・准組合員の合計でも全国2位の規模を誇った、国内している。
システム開発を主導した藤川慎太郎氏は、1JA体制の例としては全国で5番目であり、合併当時は正組合員数保管など後方処理の自動化」等を通じて、大幅な業務効率化を実現有数の巨大JAである。合併による最大のメリットは、組織の効率化や「本システムの開発に当たっては、窓口業務の効率化と事業実施体制

山口県でも、旧JAの本部であった統括本部を束ねる“本所”が主導す「JA山口県では、以前よりOCRを使った購買品の予約注文システムをきた。
その業務改革の推進を大きく加速しようとしているのが、2023年作業負荷がかかるため、他の方法を模索していました。
また経営の合理事業の合理化により、経営資源をより効果的に活用できることだ。JAるかたちで事業体制の標準化を進めながら、全体の合理化を図って4月より全支所で稼働を開始した“窓口業務支援システム”である。の整備、2つのねらいがありました」と開発の経緯を振り返る。

活用していましたが、紙をゼロにはできない上、OCR処理にも一定の化の一環として、旧JAの統括本部がそれぞれ行っていた作業を本所

この“窓口業務支援システム”は、県内118の金融取扱店舗の窓口や、に集約することが求められており、その実現にはシステム化が不可欠タブレット端末に置き換えたものだ。口座作成に関する手続きを除く後方業務もワークフロー化できるシステムの構築に着手したのです」

渉外担当者が日常的に行っている出資金に関する申込み手続きを、全てのプロセスを電子化しており、「電子サインと組み合わせた申込みだと考えていました。
そこで受付業務をペーパーレス化するとともに、ポイントを絞った開発と既存インフラの活用でスピーディーな課題解決を目指す
JAは、農業者や地域住民の共同出資により設立された互助組織だ。て組合員の住所から最寄りの支所が処理を担当する決まりがあるたは准組合員の資格を得ることが必要になる。
その申込みと脱退に伴うに移動させなければなりません。
受付後も、承認に加入時は6ステップ、業務である。システム開発を担当した本村智美氏によれば、出資金ていました」「出資金の受付は多い日には100件を数えることもありますが、以前を交えながら滞りなく手続きを終えるには一定の経験が求められる

そのサービスを受けるためには、まずJAに出資することで組合員また返還の手続きを行うのが本システムでペーパーレス化された出資金業務を対象に選んだ理由は、導入効果の高さにあったという。

はそれを全て紙の申込書ベースで処理していました。
しかも、原則としめ、職場の近くの支所などで申込みをされた場合は、申込書を物理的脱退時は13ステップの回付が必要で、時間も手間も大きな課題になっ加えて、紙ベースの申込受付は難易度が高く、新人がお客様への説明上、記入漏れや難読による手戻りも一定数発生しており、統括本部の業務を圧迫していたという。

「しかし、このように業務負荷が高い一方で、出資金業務には申込書に記入する項目が比較的少なく、基幹システムをJA山口県で運用しているためデータ連携もしやすいという利点がありました。
開発前に行った試算では、重複している作業を本所に集約し、同時に承認プロセスをワークフロー化することで、全体の業務負荷を約1/3に減らせるとわかり、まず出資金業務のペーパーレス化を目指すことにしたのです（本村氏）」

山口県農業協同組合 本所
総務部

総務課

課長

総務管理本部

藤川慎太郎様開発に当たっては、● 操作性に優れていること● 押印に代わって電子サインを使うこと● 基幹システムなど既存インフラとの連携がスムーズであること● 土日に稼働しているローンセンターでも使用できること● 経験の浅い職員でも、確認事項や説明すべきことが画面に表示され、もれなく事務が行えることの5点を特に重視したという両氏。

「また、JA山口県の窓口や渉外担当者には、既に業務用のタブレット端末が行き渡っていたことも重要なポイントでした。
既存のインフラを使うことで開発コストやスケジュールを圧縮できる上、外出先での手続きなど一部の業務が紙で残ってしまうといったリスクを回避できる経理部と考えました（藤川氏）」

情報システム課課長

本村智美様「SkyPDF Ⓡ WebAPI」を活用して、高い使い勝手とデータ連携を実現
こうして、既存の資源を最大限に活用しながら、効率的な開発を目指たが、基幹システムとタブレットが稼働しているイントラ環境ではネッした“窓口業務支援システム”。システム上の特徴はアプリケーショントワークセグメントが異なるため、その連携には苦労しました。
また、JASTEMと呼ばれるJAグループのリテールバンキングシステムが連携

テム に 連 携 することが 必 須 条 件 でした 。そこでス カイコ ム のと既 存のワークフローシステム、基 幹の出 資 金 システム、そして既にワークフローシステムの運用が軌道に乗っていたので、そのシスしている点にある。

『SkyPDF®WebAPI』が、大きな力になってくれたのです」と本村氏。

「JA山口県では、従来から出資金システムをグループ内で開発・運用子サイン”というキーワードで検索してヒットしたのがスカイコムだっその連携を支えたのが、スカイコムの「SkyPDF®WebAPI」だ。

しているため、基幹システム間のデータ連携は比較的スムーズでし

窓口業務支援システム（出資金の加入申込）申込受付・登録たというが、ワークフロー回付/承認・データ確認

PDF受付支所

口座振替依頼書

申込書をPDFで保存

印書、押印

取扱支所

口座作成

統括本部

口座振替依頼書は取扱支所で保管

PDF

担当者
支所長

申込書添付（PDF）

ワークフローにて回付し、承認する

担当課長
担当部長
副本部長
本部長

＜引落しデータ作成条件＞
・不足情報なし・ワークフロー承認済
・本所確認済（仮受金/口座）引落しデータ出資金システム

勘定系システム

出資金システム・他事業システムデータ送信担当課の担当者

本所

他事業システム

口座振替処理タブレットで申込入力

お客様JA

もともと、印鑑を電子サインで代用できないか検討していた時に、“電連携登録

現金の申込については仮受金を、口座振替は口座を確認

エラーなし

引落し結果を反映、エラーは要確認＜データ送信条件＞
・口座引落済（口座振替の場合）

出資金データ
登録

他事業データ

データ登録処理は自動引落し処理更新

「デモを行っていただいてまず感じた印象が、電子サインをはじめ手書対する認識が変わったことだという。

き文字の変換など各部の操作性が良さそうだということ、そして電子「それまでPDFは閲覧用のフォーマットという認識しかありませんでした

厳格性に優れているということです。
懸念していた基幹システムとインフォームとして使ったり、電子ペンで入力したデータを直接システムとしましたが、スカイコムには私たちが求めている機能にマッチした事ままで統一できるので、新システムの導入に不可欠なユーザー教育もをつけることができました（本村氏）」

もらえたと感じています（本村氏）」

サインの筆圧やストローク、日時を記録できるため、契約書類としてのトラ間のデータ連携については、APIとCSV連携を組み合わせて対応例や具体的なプログラムのサンプルを示していただき、開発への弾み

そしてもうひとつ、スカイコムとの出会いで印象的だったのが、PDFにが、従来の紙と同様の見た目でタブレット上に表示できるだけでなく、連携できるというのは新しい発見でした。
承認、保管まで同じ見た目の最低限で済み、ユーザーやお客様にも非常にスムーズに受け入れて全国の先駆けとなる積極的なIT導入で、JAをもっと身近な存在に2カ月間のモデル導入、そして全統括本部に展開して5カ月。

職員の手になじんだ端末で新しく稼働した窓口業務支援システムは、いただけるペーパーレス化の推進を通じて、全国のJAの先駆けとなるような業務改革を進めていけたらうれしいですね（藤川氏）」「一番の目的だった統括本部総務課の業務集約を実現し、計画通りの「私の展望というか夢は、農業に直接従事していない地域の方々との距見せている。
現場からはシステムへの要望が続々と挙がってきているとJAファーマーズマーケットなどさまざまなサービスで使っていただける定量的成果が上がっている」という藤川氏の言葉通り、上々の滑り出しをいい、窓口業務支援システムの今後にかける期待の高さが伺える。
最後に、お二人に今後の展望を伺った。

「本システムは他県のJAからも関心を寄せていただいており、その反響の大きさに驚いています。
ご年配の方にはまだまだ紙ベースでの手続きを好まれる方も少なくありませんが、そのような方々にも違和感なく使って申込み受付後の動線を、全てSkyPDFでペーパーレス化

BeforeAfter

各支所にて紙の申込書を受付JAメール便
で回付

各統括本部にて確認・承認

離を縮めて、もっと農業を身近に感じてもらうことです。
その接点として、総合ポイントカードを発行しているのですが、現在、このポイントカードの申込みや各種手続きを今回と同様のシステムでペーパーレス化できないか検討を進めています。
今後もこうしたITを活用した取り組みで、組合員さんとの交流を深める支援をしていきたいですね（本村氏）」

支所へ承認されたことを連絡

ワークフローにて生成されたPDFを添付して回付

タブレットで申込み受付

支所で口座振替（１案件ずつ）

各統括本部にて基幹システムに入力

PDF

全統括本部案件を支所長から各統括本部長まで 本所にて確認
PDFで保管一斉に口座振替。
（脱退は本所理事長まで）
基幹システムへの自動登録が確認・承認

紙文書で保管

各統括本部総務課
合計 9.702人役
本所 2.490人役△7.212人役を達成

導入製品
スカイコムが長年にわたり培ってきたPDF技術を、ウェブ環境でも柔軟に利用できるようにするためのAPI群です。
REST I/Fを利用してこれらの機能を提供します。
本製品を利用することでWebシステムや、WebアプリケーションからのPDFドキュメントコントロールが容易に実現でき、短期間・低コストでのシステム構築、アプリケーション開発が可能となります。

本社： 〒101-0023 東京都千代田区神田松永町19 秋葉原ビルディング10階 TEL: 03-5289-0788 FAX: 03-5289-0783
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