答申第７４号

平成 17 年３月 23 日
兵庫県病院事業管理者

後

藤武

様
個人情報保護審議会会長

山下淳

保有個人情報の不開示決定に係る異議申立てに対する決定について（答申）
平成 16 年 11 月４日付け諮問第１号で諮問のあった下記の保有個人情報に係る標記のことについて、別紙のとおり答申します。
記
異議申立人に係る県立尼崎病院における皮膚科外来診療録（平成５年５月から 12 月まで）

答
第１

申

審議会の結論異議申立人の「県立尼崎病院皮膚科診療録（平成５年５月頃から同年12月まで）」（以下「本件保有個人情報」という。）について、不存在を理由とした不開示の決定は、妥当である。
第２１

異議申立人の主張の要旨
異議申立ての趣旨
異議申立ての趣旨は、本件保有個人情報の開示請求に対して、実施機関が平成16年８月31日付けで行った不開示決定（以下「本件処分」という。）について、その取消しを求めるというものである。

２

異議申立ての理由
異議申立人が異議申立書、意見書及び口頭での意見において述べている異議申立ての理由は、次のように要約される。
(1) 実施機関は、５年保存を理由に不存在を主張するが、医師法第24条第２項の「５年間これを保存しなければならない」との規定は、最低必要な保存期間を定めたものであり、５年間の保存で廃棄しなければならないことを定めたものではない。むしろ、保存が望ましいとする厚生労働省の解釈に反しており、県立尼崎病院診療録取扱要領（以下「取扱要領」という。）の規定に疑問を感じる。
(2) 大切な記録である診療録を医療者及び病院運営責任者の意思決定を経ずに廃棄を行うとは思えない。仮に廃棄を行ったとしても、廃棄決定に係る記録や廃棄を行った事実の証明を本人に開示する等、説明を行う責任がある。
(3) 病院に通院記録が存在するにもかかわらず、診療録がないのは不自然である。
(4) 開示請求に対する病院の対応が極めて不親切であり、また、当初、平成５年の診療録を請求したにもかかわらず、保有個人情報の内容の欄に平成６年と記載した誤った不開示決定通知書が送付されたことから、カルテ隠しを行っているのではないかとの疑念がある。病院の確認では不十分で、詳しい調査が必要である。

第３

実施機関の説明要旨
実施機関が不開示理由説明書、口頭での意見において述べている説明は、次のように要約される。
１

診療録の保存期間について(1) 医師法に規定する保存期間
診療録は、医師法第24条第２項の規定により５年間の保存を義務づけられている。
ただし、この規定は、診療録の５年間の保存を義務づけたものであり、５年間を超えた保存を義務づけているわけではない。
(2) 県立尼崎病院における保存期間
診療録の保存について、県立病院で統一した要領等を定めるなどの取扱いは行っていない。県立尼崎病院では取扱要領を定め、「外来診療録最終来院日から２年以内のものは原則として各ブロックのカルテ庫に保管し、それ以降は、最終来院日から５年を経過するまで病歴室に保管する（第12条第１項第２号）」と規定している。
保存期間は、文書の処理の完結した日の属する会計年度の翌年度の初日から起算

するため、最終来院日の属する翌年度の初日から５年間保存している。
また、取扱要領では、「特に保管延長の希望があるものについては、病歴委員会で承認された場合にこれを保管する。」と規定しており、過去に、将来必要になるかもしれないとして申請が１件なされたが、承認されなかった。
２

県立尼崎病院における保存の実態について
新規に作成された外来診療録は、各診療科において、患者単位でひとまとめにし、カルテ管理システムによって、収納管理する。同システムが収納容量を超えたときは、最終来院日が属する年度ごとに診療録を抽出し、年度ごとにまとめた上で各診療科において棚に保存する。さらに収納容量を超えたときは、病歴室別室で保存する。
また、患者の患者コード及び最終来院日等をデータベースとして蓄積しているので、診療録が存在しなくても、データベースにより最終来院日を確認することができる。
外来診療録を５年間を超えて保存することは、病院の収納容量から困難であり、廃棄対象となった診療録は、保存期間終了後、概ね当該年度内にまとめて廃棄している。
対象者数も多いことから、個人ごとに廃棄の記録を残していない。

３

本件保有個人情報の不存在について
最終来院日が平成５年12月16日の外来診療録は、開示請求の時点で保存期間終了の日（平成５年度終了の翌日から５年間を経過した平成11年３月31日）から５年以上経過しており、すでに廃棄し、保有していない。
なお、実施機関においては、本件保有個人情報について再度調査を行ったが、やはり見つからなかった。

４以上のとおり、本件保有個人情報について、不存在を理由とした本件処分は妥当である。
なお、本件処分は、開示請求に係る診療録の有無を確認した上で行っており、当初の不開示決定通知書は、西暦を元号で記載しようとしたところ、換算を誤ったものである。

第４審議会の判断
審議会は、異議申立人の主張、実施機関の説明及び審議会事務局職員が県立尼崎病院で現地調査を行った結果について審査し、次のように判断する。
１

本件保有個人情報の不存在について(1) 診療録の保存期間
医師法第24条第２項では、「診療録は、５年間保存しなければならない」と規定されており、診療録の保存期間は５年間となっている。
(2) 県立尼崎病院における外来患者の記録について
県立尼崎病院においては、外来患者について次のシステムにより記録を行っている。
①

カルテ管理システム
このシステムは、外来受付のパソコンと外来受付の後方にある電動棚とを連動させており、例えば、患者ＩＤを入力すれば、該当する外来診療録を納めた電動棚が移動し、そこに納めている外来診療録を取り出すことができる仕組みとなっている。
新規外来患者の来院があると、新規の外来診療録を作成するとともに、パソコンに患者の属性情報（患者ＩＤ、氏名、生年月日、住所、電話番号）を入力する。
このようなシステムは平成５年以前より使用していたものであるが、現在のシステムは、平成６年度に更新したものである。
②

医事電算システム
このシステムは、医事会計処理のためのものであり、その中には、患者の属性情報（患者ＩＤ、氏名、生年月日、住所）、会計処理状況のデータが入力されている。
何らかの診療行為が行われた場合は、会計処理が発生し、そのデータが入力される。
また、この会計処理状況のデータがあるということは、診療行為に伴って外来診療録が使用されたことを意味する。
現在使用されている医事電算システムは平成７年度に導入されており、導入時に、それまで会計処理を行っていたシステムに入力されていたデータのうち、平成２年度以降の属性情報及び会計処理状況のデータのうち会計処理日のデータが移されている。

(3) 県立尼崎病院における外来診療録の保存方法について
外来診療録は患者ごとに患者ＩＤが付いたファイルにまとめられ保存されている。
現年度に来院のあった患者の外来診療録については、外来受付のすぐ後ろの電動棚に患者ＩＤ順に保存されている。
現年度に来院がなかった患者のものについては、①カルテ管理システムの電動棚のさらに後ろにある棚と②外来診療科がある建物とは別棟の建物内の診療録保管庫（病歴室別室）に保存されている。
また、外来診療録の保存の年度ごとの更新は、次の方法で行っている。
現年度に来院のなかった患者の外来診療録については、年度終了後にカルテ管理システムのパソコンに診療科と会計処理を行った最終の年月日のデータを入力し、その合致する患者ＩＤの一覧表を作成し、それに基づいて、外来診療録を手作業で抽出し、同一の最終使用年度で固まりにし患者ＩＤ順に並べた上で、①の棚に移動させる。
さらに、①の棚が容量を超えそうになった場合には、同一の最終使用年度で固まりにした外来診療録を、②の診療録保管庫に移動させ保存している。
以上の保存方法は、診療録の多寡の違いから、①の棚から②の診療録保管庫へ移動させる年度が診療科によって多少異なるが、おおむねこのような方法で行われている。
(4) 県立尼崎病院における外来診療録の保存状況について審議会事務局職員が現地調査したところ、皮膚科については、①の棚に平成12年度分から15年度分まで、②の診療録保管庫に平成11年度分が保存されていた。
②の診療録保管庫に11年度分として保存されていた皮膚科の外来診療録を無作為に抽出したところ、通院開始年度はまちまちであったが、最終使用年度が11年度より前のものはなかった。
また、②の診療録保管庫には、他の診療科の外来診療録も保存されていたが、棚に貼っている○年という見出しは、最も古いものが11年であった。
(5) 県立尼崎病院における外来診療録の廃棄について審議会事務局職員が現地調査したところ、県立尼崎病院においては、保存期間を超えた診療録については、保存期間満了の翌年度において速やかに、まとめて廃棄されている。

具体的には、医事課担当者が、対象となる診療録を段ボールに入れて密封した上で、病院内の診療録以外の機密ゴミとともに溶解処分業者に引き渡し、溶解処分をしている。
本件保有個人情報について、廃棄した日時等については記録が残っていないため、不明であった。
(6) 通院記録について異議申立人は、病院に通院記録が存在するにもかかわらず、外来診療録がないのは不自然であると主張する。
上記１(2)のとおり、県立尼崎病院においては、外来患者の記録は、①カルテ管理システムと②医事電算システムの２つのシステムで管理されており、医事電算システムに会計処理日の記録が残っており、その日に何らかの診療行為があったという事実が分かるとしても、外来診療録が存在しているということはできない。
なお、審議会事務局職員が現地調査において、医事電算システムにより確認した
ところ、異議申立人に係る最終の会計処理の日は平成５年12月16日となっていた。
したがって、この日が、異議申立人に係る最終の外来通院日であると考えられる。
(7) 本件保有個人情報の有無について審議会事務局職員が現地調査したところ、外来診療録は、年度ごとに固められ、患者ＩＤ番号順に棚に並べられており、また、各年度について異議申立人の患者ＩＤ番号の前後もあわせ確認したが、異議申立人の診療録は存在していなかった。
２

結論
以上のとおり、本件保有個人情報は存在していないと認められ、不存在を理由とした本件処分は妥当であると判断する。
なお、本件異議申立の背景には、異議申立人が県立尼崎病院に本件保有個人情報の開示請求をしたときの病院側の対応やその後の病院局とのやりとりの中に何らかの行き違いがあり、実施機関に相談した際の対応に不信感を抱いたということもあったのではないかと思われる。
本件のような事案の場合、病院側も大量の診療録を定型的に年度ごとに保存し一定の期間の経過後に廃棄しているものであり、その内容を的確に説明すれば、このような行き違いはなかったのではないかと考えられる。
したがって、今後は尼崎病院においては相談者が理解できるように、相談には適切に対応されることを望むものである。
また、診療録はセンシティブ情報でもあり、今後は廃棄にあたって記録を残すことが望まれる。

（参 考）
審年月

１６．１１．

日
４

議の経

過

経

過

・諮問書の受付

１６．１１．１６

・実施機関の不開示理由説明書の受付

１６．１１．２６

・異議申立人の意見書の受領１６．１１．２７

・実施機関の職員から不開示理由等を聴取（第 76 回審議会）

・審議

１６．１２．

・審議会事務局職員の現地調査

３

１６．１２．１１

・異議申立人の意見聴取（第 77 回審議会）

・審議

１７．

・審議

２．２１

（第 80 回審議会）
１７．

３．２３

（第 81 回審議会）

・審議、答申