私立大学図書館協会
2019 年度第 2 回東西合同役員会（メール会議）議事要録
日時：2020 年 3 月 7 日（土）～14 日（土）場

所：メール会議

出席者：名簿のとおり
議事に先立ち、会長校より、新型コロナウィルス感染拡大防止による緊急措置として、2019年度第 2 回東西合同役員会を、通信手段等による会議（メール会議）で実施することについて、3 月 6 日（金）開催の常任幹事会において合意を得たことが説明された。
また、その有効性について、東西合同役員会において異議がないか諮られたが、特に意見等は出なかったため、その有効性は確認された。
なお、メール会議の結果をもとに、3 月 18 日（水）10：00～10：45 Web 会議システムによるミーティングが任意参加（参加校：12 校）で開催された。
議事［報告事項］
１．協会会務報告（2019 年 8 月～2020 年 2 月）
会長校（國學院大學）より、配付資料のとおり、報告が行われた。
２．東地区部会会務報告（2019 年 8 月～2020 年 2 月）
東地区部会長校（法政大学）より、配付資料のとおり、報告が行われた。
３．西地区部会会務報告（2019 年 8 月～2020 年 2 月）
西地区部会長校（佛教大学）より、配付資料のとおり、報告が行われた。
なお、後日、九州地区協議会理事校（福岡工業大学）から、以下の資料訂正の申し出があった。
P13②2020 年度加盟申請校（誤）福岡国際福祉大学→（正）福岡国際医療福祉大学

４．委員会報告（2019 年 8 月～2020 年 2 月）
（１）協会賞審査委員会
協会賞審査委員会委員長（慶應義塾大学：木下）より、配付資料のとおり、報告が行われた。
（２）研究助成委員会
研究助成委員会委員長（西南学院大学：吉田）より、配付資料のとおり、報告が行われた。
（３）国際図書館協力委員会
国際図書館協力委員会委員長（早稲田大学：御園）より、配付資料のとおり、報告が行われた。
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なお、Web ミーティングにおいて、以下の事項が補足で報告された。
・2020 年度の海外認定研修のうち、アメリカ図書館協会（ALA）は中止とする。
・2020 年 12 月に実施予定のアジア圏（シンガポール）の研修については、現時点では実施予定である。
・2020 年度海外派遣研修（長期研修：米国イリノイ大学モーテンソンセンター）について、派遣予定者の所属大学の判断もあり、今年度の参加を見送ることとなった。
・中止となった海外研修については、代替案を模索している。
（４）協会ホームページ委員会
協会ホームページ委員会委員長（國學院大學：川島）より、配付資料のとおり、報告が行われた。
５．協会関連事項報告（2019 年 8 月～2020 年 2 月）
（１）国公私立大学図書館協力委員会
2019 年 11 月 27 日（水）筑波大学東京キャンパス文京校舎において開催された第 87回国公私立大学図書館協力委員会の議事について、会長校（國學院大學）より、配付資料のとおり、報告が行われた。なお、同協力委員会における配付資料は、別途配信したとおりである。
（２）国立国会図書館長と大学図書館長との懇談会
2019 年 11 月 27 日（水）国立国会図書館新館において開催された 2019 年度国立国会図書館長と大学図書館長との懇談会における報告事項について、会長校（國學院大學）
より、配付資料のとおり、報告が行われた。なお、同懇談内容は、別途配信したとおりである。
（３）日本図書館協会会長校（國學院大學）より、配付資料のとおり、報告事項はないことが報告された。
（４）後援・共催
会長校（國學院大學）より、配付資料のとおり、報告が行われた。
６．協会役員校、委員会および協会関連団体等委員
2019 年度協会役員校、委員会および協会関連団体等委員について、9 月 1 日以降の変更について、会長校（國學院大學）より、配付資料のとおり、報告が行われた。
７．2020 年度行事・会議予定
2020 年度の行事・会議予定について、会長校（國學院大學）より、配付資料のとおり、報告が行われた。
なお、Web ミーティングにおいて、4 月 3 日開催予定の「第 1 回常任幹事会」は、集会会議ではなく、Web 会議にて行うことが確認された。
８．「私立大学図書館協会協会賞授与規程」の一部改定について

会長校（國學院大學）より、「私立大学図書館協会協会賞授与規程」第 1 条・第 4 条の改定について、配付資料のとおり、2019 年第 2 回常任幹事会において承認されたことが報告
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された。
９．
「私立大学図書館協会国際図書館協力基金による加盟図書館寄贈資料搬送事業実施要領」の一部見直しについて会長校（國學院大學）より、「私立大学図書館協会国際図書館協力基金による加盟図書館寄贈資料搬送事業実施要領」について、実施実態に合わせて一部見直すことが配付資料のとおり報告された。
１０. 協会ホームページのサーバメンテナンスとシックス・アパートのバージョンアップについて会長校（國學院大學）より、配付資料のとおり、協会ホームページサーバの基盤メンテナンスが終了し IP アドレスが変更になっていること、ホームページアプリケーションのシックス・アパートのメンテナンス購入をし、Ver6.5 へバージョンアップしたことが報告された。
１１． 罹災加盟館への見舞いメッセージと状況把握について
会長校（國學院大學）より、配付資料のとおり、2019 年台風第 19 号による罹災加盟館への見舞いメッセージと、状況把握を行ったことが報告された。
１２． 総会・研究大会開催時の緊急対応について
会長校（國學院大學）より、配付資料のとおり、総会・研究大会開催時における緊急対応について、ガイドラインを策定したことが報告された。
１３． 手続き書類の書式変更について（１）「新規加盟申請書」記載事項の変更について会長校（國學院大學）より、配付資料のとおり、「加盟申込書」から「図書館 HP」の項目を削除することが報告された。
（２）「加盟校基礎データ変更届」の変更について会長校（國學院大學）より、配付資料のとおり「加盟校基礎データ変更届」について、書式を変更し新たに「在籍学生数」の項目を追加することが報告された。これ対し意見が出たため、「在籍学生数」の項目部分に、賛助会費の区分の内訳を付記することで対応することとなった。
１４． その他
特になし。
［協議事項］
１．2019 年度一般会計・特別会計支出状況ならびに決算見込みについて会長校（國學院大學）より、配付資料に基づき、メール会議稟議書のとおり説明がなされた。協議の結果、本件は異議なく承認された。
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２．2020 年度事業計画について（１）2020 年度事業計画（案）について会長校（國學院大學）より、配付資料に基づき、メール会議稟議書のとおり説明がなされた。協議の結果、本件は異議なく承認された。
（２）2020 年度一般会計・特別会計予算（案）について会長校（國學院大學）より、配付資料に基づき、メール会議稟議書のとおり説明がなされた。2020 年度(1)一般会計「4.

会報刊行費」について、異議が唱えられた。異議内容について会長校で検討したところ、異議提案者から提出された見積書と入稿方法で、原案どおりの予算内に収まることから、原案のとおりとしたい旨を再提案した。この提案に対するメールにての意見はなく、Web ミーティングにおいても特に異議はなく合意が得られ、本件は承認された。
（３）第 81 回（2020 年度）総会・研究大会について当番校（明治大学）および会長校（國學院大學）より、配付資料に基づき、メール会議
稟議書のとおり、文書で説明がなされた。協議の結果、本件は異議なく承認された。
３．委員会について（１）「協会賞審査にあたっての協会賞審査委員会および東西合同役員会での申し合わせ事項」の一部改定について
協会賞審査委員会委員長（慶應義塾大学：木下）および会長校（國學院大學）より、配付資料に基づき、メール会議稟議書のとおり説明がなされた。協議の結果、本件は異議なく承認された。
（２）協会ホームページ委員会廃止について
協会ホームページ委員会委員長（國學院大學：川島）より、配付資料に基づき、メール会議稟議書のとおり説明がなされた。協議の結果、本件は異議なく承認された。
４．2019 年度協会賞について協会賞審査委員会委員長（慶應義塾大学：木下）より、配付資料に基づき、メール会議稟
議書のとおり説明がなされた。協議の結果、本件は異議なく承認された。なお、意見が 2件示され、木下委員長から、委員会でも議題として設け懇談しており 引き続き検討していきたい旨回答がなされた。

５．2020 年度研究助成について研究助成委員会委員長（西南学院大学：吉田）より、配付資料に基づき、メール会議稟議
書のとおり説明がなされた。協議の結果、本件は異議なく承認された。なお、意見が 1 件示され、Web ミーティングにおいて吉田委員長から審査過程の経緯説明や、審査基準の見直しについて検討の必要性を感じている旨の回答がなされた。
６．その他
特になし。
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［懇談事項］
１．役員校当番校一覧
意見や質問は出なかった。
２．その他
特になし。
以上、メール会議および Web ミーティングを終了した。

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