特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針

公益社団法人 日本理容美容教育センター
当センターは、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下、「マイナンバー法」という。
）に基づく特定個人情報及び個人番号（以下、「特定個人情報等」という。
）の適正な取扱いの確保について組織として取り組むため本基本方針を定めます。
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事業所の名称
公益社団法人 日本理容美容教育センター

２

関係法令・ガイドライン等の遵守
当センターは、マイナンバー法、「個人情報の保護に関する法律」及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」を遵守して、特定個人情報等の適正な取扱いを行います。
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安全管理措置に関する事項
当センターは、特定個人情報等の安全管理措置に関して、別途「特定個人情報等取扱規程」を定めています。
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ご質問等の窓口
当センターにおける特定個人情報等の取扱いに関するご質問やご苦情に関しては下記の窓口にご連絡ください。
【事業所名】公益社団法人 日本理容美容教育センター【窓口の部署】管理部総務課【TEL／E メールアドレス】03-3370-3311／somu@ribikyoiku.or.jp特定個人情報等取扱規程
第１章 総則第１条 目的
本規程は、公益社団法人日本理容美容教育センター（以下、「教育センター」という。
）が、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（平成25 年法律第 27 号、以下「番号法」という。
）及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」に基づき、教育センターの取り扱う特定個人情報等の適正な取扱いを確保するために定めるものである。
本規程は、特定個人情報等の保護に係る安全管理措置について定めるものである。
第２条 定義本規程で掲げる用語の定義は、次のとおりとする。なお、本規程における用語は、他に特段の定めのない限り番号法その他の関係法令の定めに従う。
① 「個人情報」とは、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」という。
）
第２条第１項に規定する個人情報であって、生存する個人に関する情報であり、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）をいう。
②「個人番号」とは、番号法第７条第１項又は第２項の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう（番号法第２条第６項及び第７項、第８条並びに第 67 条並びに附則第３条第１項から第３項まで及び第５項における個人番号）。
③「特定個人情報」とは、個人番号（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。番号法第７条第１項及び第２項、第８条並びに第 67 条並びに附則第３条第１項から第３項まで及び第５項を除く。）をその内容に含む個人情報をいう。
④「特定個人情報等」とは、個人番号及び特定個人情報を併せたものをいう。

⑤「個人情報ファイル」とは、個人情報保護法第２条第２項に規定する個人情報データベース等であって行政機関及び独立行政法人等以外の者が保有するものをいう。
⑥「特定個人情報ファイル」とは、個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。
⑦「個人番号関係事務」とは、番号法第９条第３項の規定により個人番号利用事務に1関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。
⑧「個人番号関係事務実施者」とは、個人番号関係事務を処理する者及び個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
⑨「職員等」とは、教育センターの組織内にあって直接又は間接に教育センターの指揮監督を受けて当社の業務に従事している者（専務理事を含む）をいう。
⑩「事務取扱担当者」とは、教育センター内において、個人番号を取り扱う事務に従事する者をいう。
⑪「取扱区域」とは、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域をいう。

第３条 教育センターが個人番号を取り扱う事務の範囲
教育センターが個人番号を取り扱う事務の範囲は以下のとおりとする。
職員等（扶養家族を含む）に係る個人番号

源泉徴収関連事務

関係事務（右記に関連する事務を含む）

扶養控除等（異動）申告書、保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書作成事務
退職所得に関する申告書作成事務財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書及び申込書作成事務
個人住民税関連事務
雇用保険関連事務
健康保険・厚生年金保険関連事務
国民年金第３号被保険者の届出事務職員等以外の個人に係る個人番号関係事務

報酬・料金等の支払調書作成事務（右記に関連する事務を含む）
第４条 教育センターが取り扱う特定個人情報等の範囲
１

前条において教育センターが個人番号を取り扱う事務において使用される特定個人情報等の範囲は以下のとおりとする。
①

職員等及び扶養家族の個人番号及び個人番号と共に管理される氏名、生年月日、性別、住所、電話番号等②

職員等以外の個人に係る個人番号関係事務に関して取得した個人番号及び個人番号と共に管理される氏名、生年月日、性別、住所、電話番号等
２

第１項各号に該当するか否かが定かでない場合は、事務取扱責任者が判断する。
2

第２章 安全管理措置
第１節 組織的安全管理措置・人的安全管理措置
第５条 組織体制
１

教育センターは、理事長が指名する者を事務取扱担当者とする。

２

事務取扱担当者が複数いる場合は、そのうち一人を責任者とする。

３

事務取扱担当者は、特定個人情報等の保護に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。

４

事務取扱担当者が変更することになる場合、理事長は新たに事務取扱担当者となる者を指名するものとする。この場合、従前の事務取扱担当者は新たに事務取扱担当者となる者に対して確実に引継ぎを行わせるものとする。

第６条 事務取扱担当者の監督
教育センターは、特定個人情報等が本規程に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行うものとする。
第７条 教育・研修
１

教育センターは、本規程に定められた事項を理解し、遵守するとともに、事務取扱担当者に本規程を遵守させるための教育訓練を企画・運営する責任を負う。

２

事務取扱担当者は、事業年度毎に教育センター等が行う本規程を遵守させるための教育を受けなければならない。

３

教育センターは、特定個人情報等についての秘密保持に関する事項を就業規程に盛り込むものとする。

第８条 取扱状況・運用状況の記録
事務取扱担当者は、以下の特定個人情報等の取扱い状況を別紙１のチェックリストに基づき確認し、記入済みのチェックリストを保存するものとする。
①

特定個人情報等の入手日②

源泉徴収票・支払調書等の法定調書の作成日
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③

源泉徴収票等の本人への交付日④

源泉徴収票・支払調書等の法定調書の税務署等の行政機関等への提出日⑤

特定個人情報等の廃棄日

第９条

情報漏えい事案等への対応

事務取扱担当者は、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損による事故が発生したことを知った場合又はその可能性が高いと判断した場合は、理事長に直ちに報告する。
第１０条 取扱状況の確認
理事長は、特定個人情報等の取扱状況について、１年に一回以上の頻度で確認を行うものとする。
第２節 物理的安全管理措置
第１１条 特定個人情報等を取り扱う区域の管理
教育センターは取扱区域を明確にし、それぞれの区域に対し、次の各号に従い以下の措置を講じる。
取扱区域
可能な限り壁又は間仕切り等の設置をしたり、事務取扱担当者以外の者の往来が少ない場所への座席配置や、後ろから覗き見される可能性が低い場所への座席配置等をするなど座席配置を工夫するものとする。
第１２条 機器及び電子媒体等の盗難等の防止
教育センターは取扱区域における特定個人情報等を取扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、次の各号に掲げる措置を講じる。
①

特定個人情報等を取扱う機器、電子媒体又は書籍等を、施錠できるキャビネット・書庫等に保管する。
②

特定個人情報ファイルを取扱う情報システムが機器のみで運用されている場合は、セキュリティワイヤー等により固定する。
第１３条 電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止

１ 教育センターは特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等の持出し（特定個人4

情報等を、取扱区域の外へ移動させることをいい、事業所内での移動等も含まれる。
）は、次に掲げる場合を除き禁止する。なお、「持出し」とは、特定個人情報等を、取扱区域の外へ移動させることをいい、事業所内での移動等も持出しに該当するものとする。
①

個人番号関係事務に係る外部委託先に、委託事務を実施する上で必要と認められる範囲内でデータを提供する場合②

行政機関等への法定調書の提出等、当社が実施する個人番号関係事務に関して個人番号利用事務実施者に対しデータ又は書類を提出する場合
２ 事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等を持ち出す場合、パスワードの設定、封筒に封入し鞄に入れて搬送する等、紛失・盗難等を防ぐための安全な方策を講ずるものとする。
第１４条 個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄理事長は、事務取扱担当者又は外部委託先が特定個人情報等を削除・廃棄したことを確認するものとする。
第３節 技術的安全管理措置
第１５条 アクセス制御・アクセス者の識別と認証
教育センターにおける特定個人情報等へのアクセス制御及びアクセス者の識別と認証は以下のとおりとする。
① 特定個人情報等を取り扱う機器を特定し、その機器を取り扱う事務取扱担当者を限定する。
② 機器に標準装備されているユーザー制御機能（ユーザーアカウント制御）により、情報システムを取り扱う事務取扱担当者を限定する。
第１６条 外部からの不正アクセス等の防止
教育センターは、以下の各方法により、情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護するものとする。
① 情報システムと外部ネットワークとの接続箇所に、ファイアウォール等を設置し、不正アクセスを遮断する方法。
② 情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェア等（ウイルス対策ソフトウェア等）を導入する方法。
③ 導入したセキュリティ対策ソフトウェア等により、入出力データにおける不正ソフト
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ウェアの有無を確認する方法。
④ 機器やソフトウェア等に標準装備されている自動更新機能等の活用により、ソフトウェア等を最新状態とする方法。
⑤ ログ等の分析を定期的に行い、不正アクセス等を検知する方法。
第１７条 情報漏えい等の防止教育センターは、特定個人情報等をインターネット等により外部に送信する場合、通信経路における情報漏えい等及び情報システムに保存されている特定個人情報等の情報漏えい等を防止するものとする。
① 通信経路における情報漏えい等の防止策
通信経路の暗号化② 情報システムに保存されている特定個人情報等の情報漏えい等の防止策
データの暗号化又はパスワードによる保護

第３章 特定個人情報の取得
第１８条 特定個人情報の利用目的
教育センターが、職員等又は第三者から取得する特定個人情報の利用目的は、第３条に掲げた個人番号を取り扱う事務の範囲内とする。
第１９条 特定個人情報の取得時の利用目的の通知等
１

教育センターは、特定個人情報を取得する場合は、「マイナンバー制度導入に伴う個人番号の提供のお願い」（別紙２－１、別紙２－２）を交付又は送付する方法により、利用目的を通知する。

２

教育センターは、利用目的の変更を要する場合、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更して、本人への通知、公表又は明示を行うことにより、変更後の利用目的の範囲内で特定個人情報を利用することができる。

第２０条 個人番号の提供の要求
１

教育センターは、第３条に掲げる事務を処理するために必要がある場合に限り、本人又は他の個人番号関係事務実施者若しくは個人番号利用事務実施者に対して個人番号の6提供を求めることができるものとする。
２

職員等又は第三者が、当社の個人番号の提供の要求又は第２３条に基づく本人確認に応じない場合には、番号法に基づくマイナンバー制度の意義について説明をし、個人番号の提供及び本人確認に応ずるように求めるものとする。それにもかかわらず、職員等又は第三者が個人番号の提供に応じない場合は、提供を求めた経緯等を記録するものとする。

第２１条 個人番号の提供を求める時期
１

教育センターは、第３条に定める事務を処理するために必要があるときに個人番号の提供を求めることとする。

２

前項にかかわらず、本人との法律関係等に基づき、個人番号関係事務の発生が予想される場合には、契約を締結した時点等の当該事務の発生が予想できた時点で個人番号の提供を求めることが可能であるものとする。たとえば、職員等の給与の源泉徴収事務、健康保険・厚生年金保険届出事務等及びこれらに伴う給与所得の源泉徴収票、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届等の作成事務の場合は、雇用契約の締結時点で個人番号の提供を求めることも可能である。

第２２条 特定個人情報の提供の求めの制限
１

特定個人情報の「提供」とは、法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味するものであり、同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報の移動は「提供」ではなく「利用」に該当し、個人番号の利用制限（第２６条）に従うものとする。

２

教育センターは、番号法第１９条各号のいずれかに該当し特定個人情報の提供を受けることができる場合を除き、特定個人情報の提供を求めてはならない。

第２３条 特定個人情報の収集制限
教育センターは第３条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を収集しないものとする。
第２４条 本人確認
教育センターは「マイナンバー制度導入に伴う個人番号の提供のお願い」（別紙２－１、別紙２－２）に掲げる方法により、職員等又は第三者の個人番号の確認及び当該人の身元確認を行うものとする。また、代理人については、同条に定める各方法により、当該代理
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人の身元確認、代理権の確認及び本人の個人番号の確認を行うものとする。
第２５条 取得段階における安全管理措置
特定個人情報の取得段階における安全管理措置は第２章安全管理措置に従うものとする。

第４章 特定個人情報の利用
第２６条 個人番号の利用制限
１

教育センターは、第１８条に掲げる利用目的の範囲内でのみ利用するものとする。

２

教育センターは、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合を除き、本人の同意があったとしても、利用目的を超えて特定個人情報を利用してはならないものとする。

第２７条 特定個人情報ファイルの作成の制限
教育センターが特定個人情報ファイルを作成するのは、第３条に定める事務を実施するために必要な範囲に限り、これらの場合を除き特定個人情報ファイルを作成しないものとする。
第２８条 利用段階における安全管理措置
特定個人情報の利用段階における安全管理措置は第２章安全管理措置に従うものとする。

第５章 特定個人情報の保管第２９条 特定個人情報の保管制限
１

教育センターは、第３条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を保管してはならない。

２

教育センターは、所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間は、支払調書の再作成等の個人番号関係事務を行うために必要があると認められるため、当該書類だけでなく、支払調書を作成するシステム内においても保管す8ることができる。
３

教育センターは、番号法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人番号カード、通知カード、身元確認書類等）の写しや教育センターが行政機関等に提出する法定調書の控えや当該法定調書を作成するうえで事業者が受領する個人番号が記載された申告書等を特定個人情報として保管するものとする。これらの書類については、法定調書の再作成を行うなど個人番号関係事務の一環として利用する必要があると認められるため、関連する所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間保存することができる。

第３０条 保管段階における安全管理措置
特定個人情報の保管段階における組織的安全管理措置及び人的安全管理措置は第２章（安全管理措置）に従うものとする。

第６章 特定個人情報の提供
第３１条 特定個人情報の提供制限
教育センターは、番号法第１９条各号に掲げる場合を除き、本人の同意の有無に関わらず、特定個人情報を第三者（法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味し、同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報の移動は該当しないものとする。
）に提供しないものとする。なお、本人の同意があっても特定個人情報の第三者提供ができないことに留意するものとする。
第３２条 提供段階における安全管理措置
特定個人情報の提供段階における安全管理措置は第２章（安全管理措置）に従うものとする。

第７章 特定個人情報の開示
第３３条 特定個人情報の開示
教育センターは、本人から当該本人が識別される特定個人情報に係る特定個人情報につ9

いて開示を求められた場合は、個人情報保護規程に規定する手続き及び方法により、遅滞なく、当該情報の情報主体であることを厳格に確認した上で、当該本人が開示を求めてきた範囲内でこれに応ずるものとする。

第８章 特定個人情報の廃棄・削除
第３４条 特定個人情報の廃棄・削除
教育センターは、第３条に規定する事務を処理する必要がある範囲内に限り特定個人情報等を収集又は保管し続けるものとする。なお、書類等について所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものについては、これらの書類等に記載された個人番号については、その期間保管するものとし、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除するものとする。
第３５条 廃棄・削除段階における安全管理措置
特定個人情報の廃棄・削除段階における安全管理措置は第２章（安全管理措置）に従うものとする。

第９章 特定個人情報の取扱いの委託
第３６条 職員等への国民年金第３号被保険者の個人番号の収集・本人確認の委託教育センターは、職員等に対して、当該職員等の配偶者であって国民年金第３号被保険者であるものからの個人番号の収集及び本人確認を委託する。職員等は、別紙２－１に規定する、記入済みの「本人・扶養家族個人番号一覧表」を封緘の上で教育センターに提出するものとする。

第１０章 その他
第３７条 規程の変更

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本規程の変更は、理事長の承認を得て変更することができる。
第３８条 委任
この規程の施行に関し、必要な事項は個人情報保護規定に基づくもののほか、理事長が別に定める。
附則

本規程は、平成 27 年 12 月 21 日から施行する。

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別紙１ 特定個人情報等の取扱状況・運用状況のチェックリスト（本規程第８条関連）①

特定個人情報等の入手日

年

月日

②

源泉徴収票・支払調書等の法定調書の作成日

年

月日

③

源泉徴収票・支払調書等の法定調書の本人への年

月日

年月日

年月日

交付日
④

源泉徴収票・支払調書等の法定調書の税務署等の行政機関等への提出日⑤

特定個人情報の廃棄日

12【別紙 2-1】（本規程第１９条・第２４条関連）○年〇月○日
職員等及び扶養家族 各位
公益社団法人日本理容美容教育センター
事 務 局 長マイナンバー制度導入に伴う個人番号の提供のお願い
個人番号（マイナンバー）の利用が平成２８年１月から社会保障や税の分野で開始する
ことに伴い、教育センターとして、以下の事務に利用するために、皆さまやご家族（扶養家族）の個人番号を届け出てもらう必要があります。
①源泉徴収関連事務②扶養控除等（異動）申告書、保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書作成事務③退職所得に関する申告書作成事務④財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書及び申込書作成事務⑤個人住民税関連事務⑥雇用保険関連事務⑦健康保険・厚生年金保険関連事務⑧国民年金第３号被保険者の届出事務⑨その他上記①から⑧の事務に関連する事務
そこで、【 年 月 日】までに、皆さまに関する下記の番号確認書類（コピー）および別添の「本人・扶養家族個人番号一覧表」にご本人およびご家族の個人番号等を記載の上、総務課に提出願います。事務取扱担当者がこれらの書類を確認いたします。下記の書類を有していない場合は、事前に総務課にご相談ください。
【番号確認書類】
下記のいずれか１つの番号確認書類〇個人番号カード（平成２８年１月以降）〇通知カード〇個人番号が記載された住民票の写し・住民票記載事項証明書

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【別添】
本人・扶養家族個人番号一覧表
氏名㊞

私および私の扶養家族の個人番号は以下のとおりです。
氏名

続柄

性別

生年月日

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個人番号

【別紙 2-2】（本規程第１９条・第２４条関連）※持参の場合○年○月○日（役員及び委員）の氏名 様
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事 務 局 長マイナンバー制度導入に伴う個人番号の提供のお願い

個人番号（マイナンバー）の利用が開始することに伴い、教育センターとして、「旅費、謝金（原稿料等）の支払調書作成事務」に利用するために、個人番号を届け出てもらう必要があります。
そこで、大変恐れ入りますが、下記の番号確認書類および身元確認書類のコピーを同封の封筒に封緘して頂いた上で、○月○日開催の○○○○委員会（研修会）にご持参いただければ幸いです。
なお、支払先が法人の場合は、法人番号指定通知書のコピーをご持参いただきますようお願い申し上げます。
ご質問につきましては、○○部〇〇課にご相談ください（TEL：○○-○○○○-○○○○）。
番号確認書類

身元確認書類

下記のいずれか１つの番号確認書類

下記のいずれか１つの身元確認書類〇個人番号カード（平成２８年１月以降）〇個人番号カード（平成２８年１月以降）〇通知カード〇運転免許証、運転経歴証明書、旅券、身体障害者〇個人番号が記載された住民票の写し・住民票記載

手帳、精神障害者保健福祉手帳、療育手帳、在留カ事項証明書

ード、特別永住者証明書〇その他個人番号利用事務実施者が認める方法
上記の身元確認書類を有していない場合は、下記のいずれか２つの身元確認書類〇健康保険被保険者証、年金手帳、児童扶養手当証書、特別児童扶養手当証書〇国税、地方税、社会保険料、公共料金の領収書、納税証明書〇印鑑登録証明書、戸籍の附票の写し（謄本若しくは抄本も可）、住民票の写し、住民票記録事項証明書、母子健康手帳〇源泉徴収票、支払通知書、特定口座年間取引報告書15

【別紙 2-2】（本規程第１９条・第２４条関連）※郵送の場合○年○月○日

（執筆者等）の氏名

様
公益社団法人日本理容美容教育センター
事 務 局 長マイナンバー制度導入に伴う個人番号の提供のお願い

個人番号（マイナンバー）の利用が開始することに伴い、教育センターとして、「旅費、謝金（原稿料等）の支払調書作成事務」に利用するために、個人番号を届け出てもらう必要があります。
そこで、大変恐れ入りますが、〇年〇月○日までに下記の番号確認書類および身元確認書類のコピーを同封のレターパックにて、ご送付いただければ幸いです。
なお、支払先が法人の場合は、法人番号指定通知書のコピーをご送付いただきますようお願い申し上げます。
ご質問につきましては、○○部〇〇課にご相談ください（TEL：○○-○○○○-○○○○）。
番号確認書類身元確認書類

下記のいずれか１つの番号確認書類

下記のいずれか１つの身元確認書類〇個人番号カード（平成２８年１月以降）〇個人番号カード（平成２８年１月以降）〇通知カード〇運転免許証、運転経歴証明書、旅券、身体障害者〇個人番号が記載された住民票の写し・住民票記載

手帳、精神障害者保健福祉手帳、療育手帳、在留カ事項証明書

ード、特別永住者証明書〇その他個人番号利用事務実施者が認める方法
上記の身元確認書類を有していない場合は、下記のいずれか２つの身元確認書類〇健康保険被保険者証、年金手帳、児童扶養手当証書、特別児童扶養手当証書〇国税、地方税、社会保険料、公共料金の領収書、納税証明書〇印鑑登録証明書、戸籍の附票の写し（謄本若しくは抄本も可）、住民票の写し、住民票記録事項証明書、母子健康手帳〇源泉徴収票、支払通知書、特定口座年間取引報告書16

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