個人情報保護規程
第１章 総則(目的)
第１条 この規程は、定款第５３条の規定に基づき、個人情報の取扱いに関し必要な事項を定めることにより、個人情報を安全かつ適正に管理・運用をすることを目的とする。
(定義)
第２条 本規程において、各用語の定義は次の通りとする。
（１） 法
個人情報の保護に関する法律（平成１５年５月３０日法律第５７号）（２）個人情報
生存する個人に関する情報であって、次の各号のいずれかに該当するものをいう。
① 当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）。
②

個人識別符号が含まれるもの。

（３）個人識別符号
当該情報単体から特定の個人を識別できるものとして政令に定められた文字、番号、記号その他の符号をいい、これに該当するものが含まれる情報は個人情報となる。
（４）個人情報データベース等（又は個人情報ファイル）
個人情報を含む情報の集合物であって、次の各号のいずれかに該当するものをいう。
① 特定の個人情報をコンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成したもの。
② コンピュータを用いない場合であって、特定の個人情報を容易に検索することができるよう、目次、索引、符号等を付し、容易に検索することができる状態に置いているもの。

（５）個人データ
個人情報データベース等（以下、個人データには個人情報データベース等を含む。）を構成する個人情報をいう。
（６）保有個人データ
本機構が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことができる権限を有する個人データであって、法令で定めるもの以外のものをいう。
（７）要配慮個人情報
本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれる個人情報をいう。
（８）本人
個人情報によって識別される特定の個人をいう。
（９）従業者
評議員、理事及び監事並びに本機構の指揮監督を受けて本機構の業務に従事している者をいう。
第２章 安全管理措置
第１節 総則(安全管理措置)第３条 本機構は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人データの適切な管理のために必要な安全管理措置を講ずる。
２

安全管理措置の実施は、理事長が別に定める「個人情報安全管理細則」（以下「安全管理細則」という。）の取扱いに従う。
第２節 組織的安全管理措置及び人的安全管理措置(個人情報取扱責任者)

第４条 本機構は、総務部長を個人情報取扱責任者とする。
２

個人情報取扱責任者は、次の各号の権限と責任を有する。

（１） 個人情報の取得及び個人データの保護管理に関する業務の統括（２）個人データが本機構諸規程に基づき適正に取り扱われるよう、従業者に対する必要かつ適切な監督、啓発、教育研修の実施（３）個人データの取扱いに関し、不正なアクセス、データの紛失・破壊・改ざん・漏えい等の事故又は法令若しくは本機構諸規程に違反する行為の発生又はその兆候を把握した場合の対応（４）保有個人データに関する事項の通知等の手続の決定（５）苦情処理のために必要な体制の整備（６）その他本機構における個人データの安全管理に関すること（各部長の責務）
第５条 各部長は、当該部における個人データを適切に管理する任に当たる。
２

各部長は、当該部における個人データの取扱いに関し、法令若しくは本機構諸規程に違反する行為の発生又はその兆候を把握した場合は、直ちに個人情報取扱責任者に報告しなければならない。

（従業者の責務）
第６条 従業者は、本機構が管理する個人データについて、本機構の業務に従事している間だけでなく、退職後も、他の従業者又は本機構外の者その他の第三者に開示漏えいしてはならず、自己のため又は第三者のために使用してはならない。
２

従業者は、本機構が決定した方針に基づく研修を受けなければならない。

３

従業者は、個人データの取扱いに関し、法令若しくは本機構諸規程に違反する行為の発生又はその兆候を把握した場合は、直ちに部長又は個人情報取扱責任者に報告しなければならない。

（事故等への対処）

第７条 個人情報取扱責任者は、個人データの取扱いに関し、不正なアクセス、データの紛失・破壊・改ざん・漏えい等の事故又は法令若しくは本機構諸規程に違反する行為の発生を確認した場合は、その旨及び調査結果を理事長に報告し、当該情報の性質及び被害の程度を勘案し、適切な対処を実施する。
２

前項に定める事故において、個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして法令で定められるものが生じた場合には、法令に基づき当該事故が生じた旨を本人及び個人情報保護委員会に報告しなければならない。
第３節 物理的安全管理措置（物理的安全管理措置）
第８条 本機構は、安全管理細則に従い、個人データの盗難の防止等の、個人データに対する物理的な安全管理措置を講ずる。
第４節 技術的安全管理措置（技術的安全管理措置）
第９条 本機構は、安全管理細則に従い、個人データ及びこれを取り扱う情報システムへのアクセス制御、不正ソフトウェア対策、情報システムの監視等の、個人データに対する技術的な安全管理措置を講ずる。
第３章 個人情報の管理
第１節 取得（個人情報の利用目的の特定）第１０条 本機構は、個人情報を取り扱うにあたっては、その利用目的を別表のとおりとする。
２

個人データを第三者に提供する場合は、前項により特定する利用目的においてその旨を特定しなければならない。

３

第１項により特定した利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。

(個人情報の適正な取得)第１１条 個人情報は、偽りその他不正の手段により取得してはならない。
(要配慮個人情報の取得等の制限)
第１２条 要配慮個人情報については、法令に定める場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで、取得、利用又は第三者提供をしてはならない。
(利用目的の通知等)
第１３条 本人から直接個人情報を取得する場合は、法令に定める場合を除き、個人情報を取得する前に、本人に対して、書面（電磁的記録も含む。）により、特定した利用目的を明示しなければならない。
２

前項に定める場合以外の方法で個人情報を取得する場合は、法令に定める場合を除き、あらかじめ特定した利用目的を公表し、あらかじめ公表できない場合は、取得後速やかに、その利用目的を本人に通知し、又は公表しなければならない。

３

前２項の場合において、利用目的を変更した場合は、法令に定める場合を除き、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表しなければならない。

（不適正な利用の禁止)
第１４条 違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により個人情報を利用してはならない。
第２節 利用及び保存(個人データの正確性の確保)
第１５条 個人データは、利用目的の達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の内容に保つよう努めなければならない。
(個人情報の利用目的による制限)
第１６条 個人情報は、法令で定める場合を除き、あらかじめ特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えて、取り扱ってはならない。
２

利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱う場合は、あらかじめ、本人の同意を得なければならない。

第３節 提供（個人データの第三者提供の制限）
第１７条 個人データは、原則として第三者（法令で第三者に該当しない定めがある場合は除く）に提供してはならない。
２

個人データを第三者に提供する場合は、法令に定める場合を除き、あらかじめ本人の同意を得なければならない。
第４節 削除・廃棄（個人データの削除・廃棄）第１８条 本機構が個人データを利用する必要がなくなったときは、安全管理細則に定める方法により、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない。
２

個人情報が記載された書類等について、法令により一定期間の保存が義務付けられている場合は、前項の規定にかかわらず、その期間は当該個人情報を保管しなければならない。
第４章 保有個人データに関する事項の通知等(保有個人データの開示請求)第１９条 本人又は代理人から、当該本人が識別される保有個人データの開示請求がなされた場合は、遅滞なく当該保有個人データを開示するものとする。
２

前項にかかわらず、法令に定める事項に該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。

３

第１項の規定に基づき求められた保有個人データの全部若しくは一部について開示しない旨の決定をしたときは、本人又は代理人に対し、原則として請求がなされた日から２週間以内に、その旨を通知するものとする。この場合、本機構は本人又は代理人に対して、当該通知においてその理由を説明するものとする。

４

第１項から第３項までの規定は、当該本人が識別される個人データを第三者に提供した場合、又は、第三者から提供を受けた場合における法令に基づき作成する第三者提供に係る記録（次の各号に掲げるものを除く。以下「第三者提供記録」という。）について準用する。
一

当該記録の存否が明らかになることにより、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの

二

当該記録の存否が明らかになることにより、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの

三

当該記録の存否が明らかになることにより、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれがあるもの

四

当該記録の存否が明らかになることにより、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれがあるもの（保有個人データの訂正等の請求）第２０条 本人又は代理人から、当該保有個人データの訂正、追加又は削除(以下「訂正等」という。) を請求された場合は、その内容の訂正等に関して他の法令の規定により特別の手続が定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正等を行うものとする。
２

前項の請求に係る保有個人データの内容の全部又は一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨を決定したときは、本人に対し、原則として請求がなされた日から２週間以内に、その旨（訂正等を行ったときは、その内容を含む。）を通知するものとする。

（保有個人データの利用停止、第三者提供の停止の請求)第２１条 本人又は代理人から、保有個人データの利用の停止又は消去を請求された場合、及び当該保有個人データの第三者提供の停止を請求された場合（以下、利用の停止又は消去及び第三者提供の停止をあわせて「利用停止等」という。）には、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、保有個人データの利用停止等を行うものとする。ただし、利用停止等を行うことに多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、当該本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りではない。

２

前項の規定に基づき求められた保有個人データの全部若しくは一部について利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、原則として請求がなされた日から２週間以内に、その旨を通知するものとする。
第５章 苦情処理(苦情の処理)第２２条 個人情報の取扱いに関する苦情・相談の窓口業務は、総務部が担当するものとする。
２

個人情報取扱責任者は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備を行う。
第６章 その他(罰則)第２３条 本機構は、本規程に違反した職員に対して就業規則に基づき処分を行い、その他の従業者に対しては、契約又は法令に照らして決定する。
(改正)
第２４条 この規程の改正は、理事会の決議を経て行う。
附 則
1 この規程は、平成３０年４月１日から施行する。
２

個人情報の取扱いに関する規程（平成１９年１月４日施行）は、廃止する。

３

令和５年３月１６日一部改正

別表個人情報の利用目的
本機構で取得した特定個人情報を除く個人情報は、以下の目的のために利用する。
(１) 行政機関等と締結した契約の履行に関する業務及び契約締結先との連絡に関する事務を行うため(２) 出版物の送付に関する事務及び送付対象者との連絡に関する事務を行うため(３) 下水道に関する(定款第 4 条に規定する事業内容を対象とします)質問・意見への回答等の対応業務を行うため(４) 本機構が実施する研修の案内・実施等事務手続及び研修講師への受講予定者の開示、受講予定者及び研修受講者情報の保管、申込状況等の統計分析等のため(５) インターネットサービスに関する事務及び利用対象者との連絡に関する事
務を行うため(６) 業務の紹介又は案内を行うため(７) 役・職員等の連絡、人事管理等のため（８）

その他本機構の事業に付帯・関連する事項のため