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電磁的記録管理体制チェックリスト
2021/04

実施医療機関等の電磁的記録管理体制チェックリスト
番 必号 須授受保存確認内容

チェック項目メモ欄（協議事項を記載する）

・電磁的記録として扱う治験関連文書（範囲）の承諾∟■ SOP等、施設の正式文書の記載∟□ 実施医療機関の長からの確認∟□ 実務担当者からの確認
1○

○

確認資料：
治験審査委員会資料電子化に伴う運用規程（平成25年5月23日制定/2016年1月28日一部改訂）
治験関連手続き書類への押印省略等に関する手順書（2016年1月28日より施行）○ 実施医療機関の長等の承諾
・ 電磁的記録の交付・受領手段の承諾∟■ SOP等、施設の正式文書の記載∟□ 実施医療機関の長からの確認∟□ 実務担当者からの確認

2 ○

3 ○

○

○

電磁的記録の交付・受領手段

・治験関連文書（範囲）および手段の承諾は、いずれの方法でも可・外部IRBを利用する場合、IRB-SOP等の記載と契約有無で判断
・電磁的記録の範囲、授受手段の詳細はNo.2、No.3に記録

確認資料：
治験関連手続き書類への押印省略等に関する手順書（2016年1月28日より施行）
治験手続きの電磁化における標準業務手順書（2016年12月22日施行）【統一書式】■ 書式01、■ 書式02、■ 書式03、■ 書式04
■ 書式05、■ 書式06、■ 書式08、■ 書式09
■ 書式10、■ 書式11、■ 書式12、■ 書式13
■ 書式14、■ 書式15、■書式16、■ 書式17
■ 書式18、■ 参考書式 1、■ 参考書式 2⇒IRB審議資料として提出する際に該当する【統一書式添付資料】
電磁的記録として扱う治験関 ■ 実施計画書○連文書■ 治験薬概要書■ 症例報告書見本■ 同意・説明文書■ 健康被害の補償に関する資料■ 被験者への支払いに関する資料■ 治験参加募集手順の資料■ 安全性等に関する資料■ その他（その他の審議資料）⇒IRB審議資料として提出する際に該当する● SOP等、施設の正式文書に手順あり∟■ e-メール∟□ クラウド等システム∟■ DVD-R等の記録媒体∟□ その他（備考

IRB審議資料及び治験関連手続き書類は紙媒体にて保存。
【書式8，書式12の電磁的取り扱い】
改変予防措置（PDF化等）を行った後、作成責任者以外（当該業務支援を許可した者）でも可。ファイルの取り違い、送信先間違い等がないことを確認のうえ送信。

）

・その他は「その他の審議資料」を指す
・統一書式及び添付資料以外の資料については手順対象外
・IRBでの対応の詳細は、IRB-SOPで確認
・参考書式2については利用を推奨するものではない

確認資料：
治験手続きの電磁化における標準業務手順書（2016年12月22日施行）
・資料により授受の手段が異なる場合はメモ欄に記載
・用いる予定のある交付・受領手段は全てチェックする
添付ファイルサイズが5MB未満：e-mail・どの手段を利用してもよいが、夫々で運用方法が異なる点を注添付ファイルサイズが5MB以上：CD-R
意・クラウド等システムの妥当性についてはNo.26の調査で確認○ 手順なし （協議結果はメモ欄）

4 ○○● 手順あり∟■PDF∟□ Word汎用性のあるファイル形式を ∟□ Excel○
利用することの指定有無∟□ PowerPoint∟□ その他（○ 手順なし （協議結果はメモ欄）

）

確認資料：
治験審査委員会資料電子化に伴う運用規程（平成25年5・開発会社独自のファイル形式や特定の環境でしか確認できない
月23日制定/2016年1月28日一部改訂）
ファイル形式は将来的に見読性に問題が生じる可能性がある。
治験関連手続き書類への押印省略等に関する手順書
国際標準化機構で標準化されたファイル形式以外はそのリスクを（2016年1月28日より施行）踏まえた上で採用する必要がある。
治験手続きの電磁化における標準業務手順書（2016年12・資料によりファイル形式が異なる場合はメモ欄に記載
月22日施行）・汎用性のないファイル形式の利用は企業ポリシーで判断
・長期見読性が確保できるか否かを考慮する

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電磁的記録管理体制チェックリスト
2021/04

番 必号 須

5 ○授受○保存確認内容チェック項目● SOP等、施設の正式文書に規定あり∟ 作成［ ■ 責任者／■ 実務担当者／□ 規定なし］∟ 授受［ ■ 責任者／■ 実務担当者／□ 規定なし］∟ 保存［ ■ 責任者／■ 実務担当者／□ 規定なし］∟ 破棄［ ■ 責任者／■ 実務担当者／□ 規定なし］
電磁的手続きの責任者又は ∟ﾊﾞｯｸｱｯﾌﾟ［ □ 責任者／□ 実務担当者／■ 規定な○
実務担当者の規定有無
し］∟ﾘｽﾄｱ［ □ 責任者／□ 実務担当者／■ 規定なし］○ 手順なし （協議結果はメモ欄）

メモ欄（協議事項を記載する）

備考

確認資料：
治験審査委員会資料電子化に伴う運用規程（平成25年5月23日制定/2016年1月28日一部改訂）
・規定が無い場合、合意した運用をメモ欄に記録
治験関連手続き書類への押印省略等に関する手順書
・作成～ﾘｽﾄｱについて、責任者又は実務担当者が必要（2016年1月28日より施行）
治験手続きの電磁化における標準業務手順書（2016年12 ・同一担当者（職名）でも可
・実施者の規定と必要な教育、教育に基づいた運用が重要
月22日施行）
・独自ルールについてはメモ欄に記載
・治験関連手続き書類→書類の作成及び授受等の事務的 ex）治験実施中の保存は責任者、治験終了後は実務担当者
作業の支援を規定している場合、規定の範囲において当 ・厳密には治験関連文書を受領した治験協力者等から実施医療機関の長や治験責任医師等に交付されていることが検証できる該担当者に業務を代行させることができる。
ような記録を保存する必要がある
・IRB資料→電子機器を管理するため、管理・運用責任 ・ﾊﾞｯｸｱｯﾌﾟ･ﾘｽﾄｱの規定無しについてはNo.25も参照
者を置き、IRB委員長が指名した者を充てる。

確認資料：
治験手続きの電磁化における標準業務手順書（2016年12月22日施行）
6○

授受の際のファイル名、フォルダ構造の手順有無○ 手順あり∟○ 審査管理課 事務連と同一∟○ 施設ルール（詳細はメモ欄）

資料名の付け方には規定を設けていない。
事務連の運用について今後検討する。

・手順なしを含め、事務連の運用を推奨し標準化を図る● 手順なし （協議結果はメモ欄）

7 ○○● SOP等、施設の正式文書に手順あり∟■ 受領返信メール∟■ 受領簿の作成（受領者・受領日付・受領内容）
電磁的記録の受領確認記録 ∟□ ＤＶＤ－Ｒ等に添付された鑑に受領印を押し保存の対応有無∟□ クラウド等システムによるログ記録∟□ その他（）〇 手順なし （協議結果はメモ欄）

確認資料：
治験関連手続き書類への押印省略等に関する手順書（2016年1月28日より施行）
治験手続きの電磁化における標準業務手順書（2016年12 ・複数の対応方法がある場合は、それを全て選択・どの方法を利用してもよいが、夫々で運用方法が異なる点を注
月22日施行）意・クラウド等システムの妥当性についてはNo.26の調査で確認・手順がある場合、手順に従った記録状況の確認も重要
・受領の確認は、宛先間違いや未受領（未開封、休暇等）への対応（確認資料：（版番号 ：8 ○））IRB審議資料及び治験関連手続き書類は紙媒体にて保存○ 手順ありされるため、該当せず。
∟□ 頻度（）
保存中の定期的なバックアッ∟□ 障害・災害対策（遠隔地保管/多重化等）○プ∟□ 移行前後での内容の同一性確認に関する手順あり● 手順なし（協議結果はメモ欄）

・方法、頻度の適切性は個別に企業ポリシーで判断・手順がある場合、手順に従ったバックアップ状況の確認も重要（参考：電子文書の長期保存と見読性に関するガイドライン ）１．耐用年数
DV+D-R（RAWなし）：約10年
磁気ディスク（サーバー）：約 5年
２．見読性維持の留意点
正副2重化以上の多重化（複数コピー）
災害対策に別地での保管

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電磁的記録管理体制チェックリスト
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番 必号 須

授
受

保存

確認内容

チェック項目メモ欄（協議事項を記載する）

備考（確認資料：）（版番号 ：）○ SOP等、施設の正式文書に手順あり∟□ 適切な環境で保存する旨の記載（湿度、温度、照IRB審議資料及び治験関連手続き書類は紙媒体にて保存度）
保存中の電磁的記録の保存されるため、該当せず。
○∟□ 保存責任者の記載（責任者又は実務担当者）
条件∟□ その他（）

9 ○・埃と温度変化の少ない冷暗所を、保存場所としていれば可・DVD-R等はカートリッジ（ケース）保存を推奨
・適切性は記録媒体毎に手順の妥当性を企業ポリシーで判断・授受の際の一時保管の場合は適応外● 手順なし（協議結果はメモ欄）

10 ○

11 ○

12

○

○

○

○

○

電磁的記録の、プリンタ等による書面での出力電磁的記録を含む秘密保持義務の有無● 出力可能・必要な際に、実際に印刷できることを示せれば可○ 出力不可能 （協議結果はメモ欄）● 手順あり○ 手順なし（協議結果はメモ欄）

表現統一● 手順あり∟□ 暗号化通信の利用∟■ 電磁的記録のパスワード設定等による読み取り制限
交付時における機密性確保∟□ 電磁的記録の暗号化と解除パスワード設定のための対応∟□ クラウド等システムによる権限設定管理等∟□ その他（）

確認資料：治験審査委員会資料電子化に伴う運用規程（平成25年5月23日制定/2016年1月28日一部改訂）
・IRB資料等、治験契約前の電磁的記録の取り扱いも重要使用者には「電子機器利用申請・誓約書」の記載を必須 ・秘密保持契約を締結するか否かは企業ポリシーとしている。

確認資料：
治験手続きの電磁化における標準業務手順書（2016年12月22日施行）
・パスワードはフォルダ毎で可
依頼者から事務局へ電磁的記録を送付する際には、フォ ・電磁的記録の暗号化、パスワードは情報受領後の漏洩を防止
・クラウド等システムは、情報への権限者以外のアクセスを防止
ルダにパスワードを設定し送付する。
・クラウド等システムの妥当性についてはNo.26の調査で権限設定管理がバリデーションされていることを確認する○ 手順なし（協議結果はメモ欄）

13○ 手順あり∟□ 電磁的記録のパスワード設定等による読み取り制限∟□ 電磁的記録の暗号化と解除パスワード設定
保存時における機密性確保 ∟□ クラウド等システムによる権限設定管理等○のための対応∟□ 保存責任者による DVD-R等での管理∟□ その他（）● 手順なし （協議結果はメモ欄）（確認資料：（版番号 ：））IRB審議資料及び治験関連手続き書類は紙媒体にて保存されるため、該当せず。

・DVD-R等を保存責任者が管理する場合は管理記録が必要
・クラウド等システムの妥当性についてはNo.26の調査で権限設定管理がバリデーションされていることを確認する

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番 必号 須

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授
受

○

保存

確認内容

チェック項目メモ欄（協議事項を記載する）

交付時と同じにする● 手順あり∟□ 暗号化通信の利用∟□ 電磁的記録の閲覧デバイス外へのDL制限∟■ 閲覧デバイスのパスワード管理∟■ 電磁的記録のパスワード設定等による読み取り制限
IRB審査時に電磁的記録を∟□ 電磁的記録の暗号化と解除パスワード設定○ 利用する場合の機密性確保∟□ クラウド等システムによる権限設定管理等のための対応∟□ IRB委員とIRBとの守秘義務契約∟□ その他（）

備考

確認資料：
治験審査委員会資料電子化に伴う運用規程（平成25年5月23日制定/2016年1月28日一部改訂）
治験手続きの電磁化における標準業務手順書（2016年12月22日施行）
IRBでの閲覧はタブレット端末にて実施する。資料・デバイスにはPWを設定する。IRB終了後は、速やかにタブレット端末から削除する。
データは電磁消去する。
電子メールは削除、CD-Rは返却。

・機密性確保は企業ポリシーで判断するが、過剰な要求はしない
・「手順あり」は、内容や数ではなく実施しているか否かが重要・クラウド等システムの妥当性についてはNo.26の調査で機密性確保がバリデーションされていることを確認する○ 手順なし （協議結果はメモ欄）○ 該当せず（利用しない）○ 手順あり∟□ シュレッダー等での物理破壊∟□ 電磁消去
電磁的記録を再現不可能な○∟□ 専門業者にて処理方法で破棄する対応有無∟□ その他（15（確認資料：（版番号 ：）））IRB終了後は、速やかにタブレット端末から削除する。
データは電磁消去する。
電子メールは削除、CD-Rは返却。

● 手順なし （協議結果はメモ欄）

16 ○17 ○

18 ○

○

○

○

○

電磁的記録の取り扱いに関する教育手順の有無● 手順あり○ 手順なし （協議結果はメモ欄）

電磁的記録の取扱いに関● 記録あり○ し、取扱者への教育・訓練記
録の有無○ 記録なし（協議結果はメモ欄）● 手順あり∟□ 電子的にファイルの同一性を確認できる手法∟□ 書き込み制限パスワード授受を行う際、改変を防止も ∟□ クラウド等システムによるログ記録
しくは検知できる策を講じる∟□ 資料間を目視で確認できるよう、前後の記録の保存手順の有無∟■ その他（メモ欄参照）○ 手順なし（協議結果はメモ欄）

確認資料：
治験審査委員会資料電子化に伴う運用規程（平成25年5月23日制定/2016年1月28日一部改訂）
・実務前の教育受講が文書化されていれば可
治験手続きの電磁化における標準業務手順書（2016年12 ・教育内容についてはSOPの内容で可月22日施行）・信頼性確保に電磁的記録利用システムを用いる場合は、当該システムの利用者教育が必要
確認資料：
治験審査委員会資料電子化に伴う運用規程（平成25年5月23日制定/2016年1月28日一部改訂）
治験手続きの電磁化における標準業務手順書（2016年12月 ・実施日付、教育内容、対象者の記録が必要22日施行）
確認資料：
治験審査委員会資料電子化に伴う運用規程（平成25年5月23日制定/2016年1月28日一部改訂）
治験関連手続き書類への押印省略等に関する手順書（2016年1月28日より施行）
改変予防措置（PDF化等）を実施

・目視で確認する際は記録の作成又は変更前後の資料保存が必
要・その他の方法（例示）
ハッシュ値（改変の検知）
画像PDF （改変の防止）
デジタル署名（改変の検知）
・クラウド等システムの妥当性についてはNo.26の調査で改変防止もしくは検知できることがバリデーションされていることを確認する

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番 必号 須

授
受保存

確認内容

保存中の電磁的記録を改○ 変、消去した際の事実検証に関する手順の有無

19 ○チェック項目メモ欄（協議事項を記載する）○ 手順あり∟□ 発生毎に記録の作成∟□ クラウド等システムによるログ記録∟□ 資料間を目視で確認できるよう、前後の記録の保存∟□ その他（）（確認資料：（版番号 ：備考））

PDF媒体にて保存されるため、改変は不可。また、紙媒体にて保存されるため該当せず。

● 手順なし（協議結果はメモ欄）○ 手順あり
保存中の電磁的記録をバッ ∟□ 電子的に同一性を確認できる手法
クアップする際、データ移行 ∟□ バックアップ前後を目視で確認した記録○
前後で内容に違いがないこと ∟□ その他（を証明する手順の有無● 手順なし（協議結果はメモ欄）

20 ○（確認資料：（版番号 ：
紙媒体にて保存されるため、該当せず。

）（確認資料：（版番号 ：１．復元（リストア）の手順あり∟□ バックアップからの復元方法∟□ その他（））

・目視で確認する際は記録の作成又は変更前後の資料保存が必
要・電子的に同一性を確認する場合は、No.26の調査で当該システムのCSVが必要））

紙媒体にて保存されるため、該当せず。
）

・目視で確認する際は記録の作成又は変更前後の資料保存が必
要・災害等によりバックアップからの復元が不可な場合は、交付者からの再交付と記録の作成でも可とする
・電子的に同一性を確認する場合は、No.26の調査で当該システムのCSVが必要

保存中の電磁的記録を適切
２．復元前後での内容の同一性に関する手順あり○ に復元（リストア）するための∟□ 電子的に同一性を確認できる手法
手順の有無∟□ 復元前後を目視で確認∟□ その他（）

21 ○・発生毎の記録の際は、実施日付、実施内容、実施者の記録が必要
・目視で確認する際は記録の作成又は変更前後の資料保存が必
要・クラウド等システムの妥当性についてはNo.26の調査で電磁的記録の改変、消去した際の事実検証が可能なことがバリデーションされていることを確認する● 手順なし（協議結果はメモ欄）○ 手順あり∟□ ゲストアカウントの付与∟□ アカウント所有者による操作
モニタリング、監査並びに治∟□ DVD-R等へ保存したデータの閲覧験審査委員会及び規制当局○∟□ その他（の調査時に電磁的記録を直接閲覧させる手順の有無○ 手順なし（協議結果はメモ欄）

22（確認資料：（版番号 ：）））

・DVD-R等が閲覧用のコピーの場合は、バックアップ手順に準じ、保存された資料と同一であると確認できることが必要● 該当せず（紙原本で保存）

23 ○

○

○

原データを含む文書（書式8,12,13,14,15）について、作成責任者の見解を確認できる手順の有無

確認資料：
治験関連手続き書類への押印省略等に関する手順書● 手順あり（2016年1月28日より施行）∟■作成責任者の指示等を記録∟□作成責任者をe-メールの宛先に加える∟□クラウド等システムのログより作成責任者の見解を確認∟□その他（）○ 手順なし（協議結果はメモ欄）

・医療機関内で複数の方法があれば、全て選択

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2021/04

番 必号 須授受保存

確認内容

チェック項目● 手順あり∟■ 判読可能（階調・解像度）である事を確認する旨の記載∟□ 同一性の確認方法
書面をスキャンして電磁的記∟□ 記録の作成録として保存する場合、ス○∟□スキャン資料の取り扱い
キャニングに関する手順の有無○ 手順なし（協議結果はメモ欄）

24 ○メモ欄（協議事項を記載する）

備考

確認資料：
治験手続きの電磁化における標準業務手順書（2016年12月22日施行）
・階調・解像度は判読可能であれば可（R.G.B256階調、200dpi程度）
・同一性はスキャン漏れ、見読性等を確認・作成する記録は、スキャニングの実施日付・実施内容・作業者
・スキャニング後の資料は、一定期間保存する、もしくはシュレッダー処理等、機密性を確保したうえで処分○ 該当せず（紙原本で保存）

１．GCP第39条2項に基づく契約∟○ 締結済み∟○ 未締結（確認資料：（版番号 ：））２．バックアップ○ 手順あり∟□ 責任者の指名∟□ 頻度（）∟□ 障害・災害対策（遠隔地保管/多重化等）∟□ 移行前後での内容の同一性確認に関する手順あり
・契約未締結でも速やかに締結可能であれば可・委託先の管理体制は、実施医療機関側を通じた確認事項
・バックアップについて、No.8、No.20を参考に判断・リストアはNo．21を参考に判断・緊急対応は委託先が変わった際の見読性維持で判断

実施医療機関外の組織が提 ○ 手順なし
○ 供するクラウド等システムを利用し保存する場合
３．復元（リストア）○ 手順あり∟□ 責任者の指名∟□ 移行前後での内容の同一性確認に関する手順あり

25 ○○ 手順なし４．緊急対応（委託先変更時の方策）∟○ 標準的なファイル形式等∟○ 対応無し、又は詳細不明● 該当せず（利用しない）

26 ○

○

実施医療機関にて広く普及している電磁的記録利用シス ○ 調査結果
テム以外の電磁的記録利用 ∟○ 適合○ システムを構築して電磁的記 ∟○ 不適合録の授受・保存を実施する場 ● 該当せず（利用しない）
合、当該システムに対するシステム部門の調査結果（システム名：）・電磁的記録利用システムで担保する要件に応じ、専門担当者が判断する