北海道大学ICカードの発行について（改訂版）
平成29年12月

総務企画部情報企画課

－ 目 次 －1.

北海道⼤学ICカードの導⼊について

15.

カードの再発⾏について

2.

カードを利⽤したサービスについて

16.

カードの失効・返還について（１）3.

カードの種類について

17.

カードの失効・返還について（２）4.

カード発⾏に関する⼿続き(新規採⽤）

18.

カードの変更について

5.

カード発⾏の流れ

19.

磁気ストライプ部の利⽤について

6.

ICカード作成事前作業のポイント（１）20.

ワンデイカードの発⾏について（１）7.

ICカード作成事前作業のポイント（２）21.

ワンデイカードの発⾏について（２）8.

ICカード作成事前作業のポイント（３）22.

カード券⾯の照会について（１）9.

カード発⾏時の送付について（１）23.

カード券⾯の照会について（２）10.

カード発⾏時の送付について（２）24.

カード券⾯の表⽰について（１）11.

臨時ICカードの取り扱いについて25.

カード券⾯の表⽰について（２）12.

カードの再発⾏に関する⼿続き（１）13.

カードの再発⾏に関する⼿続き（２）14.

カードの再発⾏に関する⼿続き（３）1.北海道大学ICカードの導入について○北海道⼤学ICカードの導⼊⽬的
北海道⼤学では学内の情報基盤利⽤者の利便性向上ならびにセキュリティ強化を⽬的として、情報基盤整備と⼤学の研究・教育という基本的なサービスの拡充を図るためのインフラの⼀つとしてICカードの導⼊を⾏っており、全学の職員・学⽣の分け隔て無くサービスを展開し、情報環境の⼀層の拡充・推進を図るものとしております。
○ICカード交付対象者
役員及び職員（以下役職員）及び学⽣（学部学⽣・⼤学院⽣等含む/但し新⼊⽣に対する年次別の配布とする）。
また、部局の管理者が交付の必要を認めたものに関しても交付を⾏う。
但し、下記の者にはICカードの配布・貸与を⾏いません。
①本学での業務，研究，教育，診療及び修学の期間等が1ヶ⽉未満の者②既に北⼤ICカードの交付を受けている⾝分を失わずに、他の北⼤ICカードの交付対象者となった者

2.カードを利用したサービスについて○ 北海道⼤学ICカード（以降、北⼤ICカードという。）を利⽤するサービスは現在のところ、下記のシステム等です。
【本学のサービス】
・⾝分証明証（券⾯）・⼊退館（室）管理システム
・⼊構管理システム（⼤学の⾞輌出⼊ゲートシステムと連動）
・（学⽣向け）出席管理システム【他業者サービス】
・電⼦マネー（⼤学⽣協）○磁気ストライプの取り扱い
既存設備の活⽤のため、ICカードには磁気ストライプを添付していますが、平成28年４⽉1⽇以降発⾏するICカードには磁気ストライプを付与しません。
（「19.磁気ストライプ部の利⽤について」を参照。）

3.カードの種類について○北⼤ICカードの種類
1.職員 ICカード（職員証）
2.学⽣ ICカード（学⽣証）
3.臨時 ICカード(「11.臨時ICカードの取り扱いについて」を参照)の3種類と、特殊⽤途に利⽤される
4.ワンデイカード (「20.ワンデイカードの発⾏について（１）」を参照）の全4種類です。
○学内で北⼤ICカードを利⽤するシステムを含む情報システム等を導⼊する際は、事前にCIO補佐役への確認申請を⾏う必要があります。

4.カード発行に関する手続き（新規採用）○部局担当窓⼝からの申請により発⾏を⾏います。
○事前に⽤意するデータについて●情報企画課で準備するデータ
登録データ

⼈事データから抽出した、職員証発⾏情報（券⾯⽤データ〔漢字⽒名・ローマ字/英字表記〕）
職種区分、性別、半⾓カナ⽒名 等のICカード⽤データ●個⼈・部局で準備するデータ
個⼈

部局

写真データまたは写真
漢字・ローマ字/英字表記の確認
部局⼊退室管理⽤データ（⼊退室サービスの利⽤時）

5.カード発行の流れ○新規採⽤の利⽤者発⾏⼿続き①情報企画課は、新規採⽤者について部局担当窓⼝に対して登録データの照会を⾏います。
②部局担当窓⼝は、利⽤者に対して登録内容の確認と、写真データ（写真そのものも可）を依頼します。
③利⽤者は、登録内容の確認と、写真データ（写真そのものも可）を部局担当者に送付します。
④部局担当窓⼝は、内容を確認・整備し、情報企画課に送付します。
⑤情報企画課は送付されたデータを確認し、発⾏承認後にカードを作成し、部局に送付します。
⑥部局担当窓⼝はICカードを受け取り、利⽤者に⼿交で交付し、受領簿に押印または署名を貰います。

＜全体流れ図＞
情報企画課

部局担当窓⼝

新規採⽤の利⽤者①発⾏予定⼀覧送付

データ照会②登録内容確認依頼

申請承認

④申請

申請内容
確認

③登録内容確認カード発⾏⑤カード発⾏

受領簿⑥カード受領発⾏データ出⼒

登録内容・写真データ
カード受領

6.ICカード作成事前作業のポイント（１）○表券⾯作成時の部局担当および利⽤者の作成データ内容

部局担当窓⼝
（事務担当者）

提出

利⽤者
（教職員）

・写真（データ）と本⼈の照合・送付写真ファイル名を個⼈番号と同⼀にする・所属教職員への照会
差し戻し
修正依頼

・⽒名表記（漢字・ローマ字/英字表記）の本⼈確認
・写真データまたは写真（台紙に貼付して提出）◎ICカード⽤データについて・照会⽤紙は必ず本⼈が確認し、押印またサインを記⼊し返送下さい。
・漢字表記・ローマ字/英字表記については、申請の通りに印刷します。

7.ICカード作成事前作業のポイント（２）◎ICカード⽤データの作成について
・⼈事システムに新規の発令データを異動情報⼊⼒した翌業務⽇より、新規採⽤者のICカード作成照会⽤データを作成します。
◎写真について（詳細は別紙参照）
・無帽（サングラス・マスク不可）・正⾯・無背景の写真（縦4.5㎝×横3.5㎝）
・写真の規格・撮影の注意事項については、外務省ホームページ「パスポート申請⽤写真の規格について」を参照ください。
・写真を現物で提出する場合は印画紙相当の⽤紙に出⼒し、所定の台紙に貼付し、個⼈番号を記載してください。
・提出する写真のデータ対応ファイル形式は原則JPEGとします。他のファイルフォーマットについては別途ご相談下さい。
・データでの提出にあたっては、個⼈番号の8桁をファイルネームとしてください。
・部局担当窓⼝では、送付する写真データが複数⼈数分ある場合は、集めた写真データを”部局名称-発令年⽉⽇（半⾓⻄暦⽉⽇）”のファイル名を付したZIPファイルで保存し、ICカード専⽤顔写真アップローダに送付下さい。

8.ICカード作成事前作業のポイント（３）◎⽒名表記（漢字・ローマ字/英字表記）（詳細は別紙参照）
・漢字表記についてはUnicode(JIS X 0213)の範囲内で受け付けます。
・漢字表記の訂正については、楷書で丁寧に書いて下さい。
・ローマ字/英字表記については、回答のあった通りの表⽰をします。
○UnicodeとはUnicode とは世界で使われる全ての⽂字を共通の⽂字集合にて利⽤できるようにしようという考えで作られ、Windows NT系のMicrosoft Windows(XP/Vista/7/8)・Mac OS X・LinuxやJavaなどで利⽤されている⽂字コードです。ICカードの券⾯では、Unicode(JIS X0213)に準拠した表記を使⽤出来ます。

9.カード発行時の送付について（１）○カード発⾏・送付時●情報企画課から部局担当窓⼝へ送付する。（受け渡しは⼿交とします。）
・ICカード本体
・部局送付⽤受領簿
・個⼈向け受領簿作成⽤データ（部局で任意で使⽤可。個⼈向け受領簿は部局保管とする。）
・部局送付⽤受領簿は部局へ配布の際に、受取印を押印した上で情報企画課に提出する。
●個⼈配布の時点で利⽤者本⼈に必ず記⼊内容を確認してもらい、誤りのある場合は受領後１週間以内に部局担当窓⼝に訂正依頼を申し出ること。

情報企画課①送付（⼿交）
ICカード
部局送付⽤
受領簿

個⼈向け受領簿

⑥訂正依頼

④受領印
●部局送付確認受取印

部局担当窓⼝②送付（⼿交）

ICカード
部局送付⽤
受領簿

個⼈向け
受領簿

⑤訂正依頼

利⽤者本

③受領印

⼈

10.カード発行時の送付について（２）○送付と受領簿について
・①及び④

情報企画課から部局担当への配布

部局送付⽤受領簿は部局配布の際に、受取印を貰い情報企画課に提出する。
・②及び③

部局から利⽤者個⼈への配布

ICカードは基本的に受領印（サイン可）との⼿交取交わしをお願いします。
遠隔地等の場合には、郵送等で受領確認出来る⽅法を利⽤して下さい。
個⼈配布⽤の受領確認リストは部局保管とします。

・⑤ 個⼈配布の時点で必ず記⼊内容を確認し、誤りのある場合は、受領後１週間以内に部局担当窓⼝に訂正依頼を申し出ること。
・⑥ 部局担当窓⼝は、修正箇所を情報企画課に通知するとともに、カードを返送して下さい。

11.臨時ICカードの取り扱いについて○臨時ICカード
臨時ICカードについては、要項で下記の通り規定されております。
北海道⼤学ICカードの発⾏及び利⽤に関する要項
第5条（表略）北⼤ICカードの種類 臨時ICカード
発⾏対象者 本学の役職員及び学⽣以外の本学において業務，教育若しくは研究に従事し，⼜は修学するもののうち，総⻑が必要と認めた者
２ 前項の規定にかかわらず，本学において勤務し，教育若しくは研究に従事し，⼜は修学する期間等が１ヶ⽉未満の者には北⼤ICカードを発⾏しないものとする。

○発⾏条件は下記の通りです
北海道⼤学で⾏われる業務・教育・研究・修学等のうち⼀ヶ⽉以上の期間を要する
業者・派遣職員・他⼤学所属の教員・研究協⼒者・研究⽣・⼤学院⽣・学⽣などが利⽤でき、部局管理者が別紙2により総⻑に申請することで発⾏されます。
・証明書・⾝分証としての利⽤は出来ません。
・単純な名札としての利⽤は可能です。
・部局の申請により⼊退館（室）管理システムのICカードとして利⽤することが可能です。
・電⼦マネーの利⽤については、北⼤⽣協にお問い合わせ下さい。

12.カードの再発行に関する手続き（１）○カードを紛失した場合には速やかに・所属部局担当窓⼝へ速やかに連絡をお願いします。
・連絡を受けた時点で、カードの利⽤停⽌処理を⾏います。その後、カードが⾒つかった場合は、利⽤停⽌解除の連絡を必ず⾏って下さい。利⽤停⽌解除処理を⾏わない限り、当該カードを使⽤したサービスを受けることが出来ません。

○カードの紛失・盗難・汚損・破損等における再発⾏⼿続きは部局担当窓⼝で⾏います。
●利⽤者（再発⾏申請を⾏う者）の⼿続き・別紙１への記⼊（別紙１参照）
・漢字・ローマ字/英字表記の確認
・写真または写真データの確認
・紛失・盗難・破損・券⾯汚損等の場合、再発⾏⼿数料を北⼤⽣協に⽀払い，領収書の写しを部局担当窓⼝に提出する。
※カードの携⾏忘れ等、紛失等が理由ではない場合については、「ワンデイカード」の利⽤が可能です。部局担当窓⼝等で⼿続きを⾏って下さい。
（ワンデイカードの詳細については「20.ワンデイカードの発⾏について（１）」を参照してください。）13.カードの再発行に関する手続き（２）○カード再発⾏（紛失時等）の流れ
要項第10条に規定される通り、紛失・盗難・汚損・破損等により再発⾏が必要となった場合は、再発⾏⼿数料を⽀払う必要があります。
部局担当窓⼝
申請内容確認

利⽤者

受付簿

様式２
領収書(写)
添付

情報企画課

カード発⾏
北⼤⽣協料⾦収納

14.カードの再発行に関する手続き（３）○カード再発⾏（やむを得ない事由等の場合）の流れ◎やむを得ない事由については、個別の判断を⾏うため、部局担当窓⼝は情報企画課と協議を⾏って下さい。協議の結果、やむを得ない事由であると承認した場合、再発⾏は情報企画課で⾏う事とし、それ以外の場合については、紛失時等同様、ICカードの再発⾏に掛かる諸費⽤を⾃⼰負担により、⽀払うこととなります。

利⽤者

様式２
受領簿

部局担当窓⼝
①申請④カード送付

申請内容確認

受領簿

情報企画課
②申請

審査・承認

③カード送付やむを得ない場合

発⾏（やむを得ない場合）
個⼈の過失の場合

カードの再発⾏に関する⼿続き（２）へ15.カードの再発行について○再発⾏時の券⾯に関する取り扱い
・再発⾏時は、基本的に旧来使⽤していた写真及び情報を使⽤します。記載事項の訂正や、写真の差し替え等がある場合には、別紙1に記⼊の上、部局担当窓⼝に申し出て下さい。
・再発⾏時に写真の差し替えを希望する際は、再発⾏申込時に写真（もしくは写真データ）のご⽤意をお願いします。
○利⽤停⽌後の連絡について
・利⽤停⽌処理の連絡後に、以前使⽤していたカードが⾒つかった場合は、速やかに部局担当窓⼝に届け出て下さい。
○再発⾏後の旧カードの取り扱いについて
・再発⾏の⼿続きを⾏い、⼿数料を⽀払った後で、以前使⽤していたカードが⾒つかった場合については、以前使⽤していたカードを使⽤することはできません。電⼦マネーを利⽤していない場合は、部局担当窓⼝に返還して下さい。電⼦マネーの利⽤がある場合には北⼤⽣協にご相談下さい。
○再発⾏⼿数料について・カードの発⾏⼿数料は、札幌キャンパスでは1,300円，函館キャンパスでは1,000円です。
・カード再発⾏後の再発⾏⼿数料の払い戻し等については⼀切受け付けません。

16.カードの失効・返還について（１）○以下の場合、カードが失効します。カードの返還を⾏って下さい。
・北⼤ICカードの発⾏及び貸与を受けることが出来る⾝分を喪失した場合・北⼤ICカードの有効期限が満了した場合○失効・返還の注意事項◎退職・転籍など、北⼤ICカードの発⾏及び貸与を受けることが出来る⾝分を喪失した場合、必ず部局担当窓⼝へ返却を⾏ってください。
◎遠隔地等の場合でも部局担当窓⼝が責任を持って利⽤者本⼈からの回収をお願いします。
◎返還の際に、ICカードの亡失等が判明した場合は、部局担当窓⼝にご連絡願います。
◎電⼦マネーの利⽤残⾼がある場合には北⼤⽣協にご相談下さい。

17.カードの失効・返還について（２）ICカード利⽤者（利⽤期限終了）
利⽤期限終了カードを誤って使⽤利⽤者がカードを未返却の場合利⽤者が部局担当窓⼝へ返却
カードの失効が発⽣した場合は、必ずカードの返却を⾏って下さい。
(未返却の場合でもシステム上、カード利⽤は停⽌いたします。)

システムから利⽤を制限

失効データ⼊⼒

部局担当窓⼝

部局担当窓⼝から情報企画課に送付

情報企画課
データベース内の利⽤者の利⽤期限をチェックし、期限切れのデータについて失効処理を⾏う。

ICカード発⾏システム

ICカード回収

18.カードの変更について○記載事項の変更について婚姻等に伴う職員証記載内容の変更の場合は、別紙２の届出と北⼤ICカードを併せて部局担当窓⼝へ提出下さい。
情報企画課にて、提出された北⼤ICカードの券⾯及びデータを変更します。
○利⽤期限の延⻑について契約年限のある職種で、契約年数が終了しても契約期間延⻑等で引き続き在任する場合には、⾃動的に更新作業を⾏いますので、提出等の必要はありません。
カードの有効期限は発⾏⽇から10年間または発⾏⽇の属する年度を基準とし、その10年後の年度末までとなっており、その場合については、10年後の年度に更新を⾏う予定としております。

19.磁気ストライプ部の利用について○

既存設備の活⽤のため、ICカードには磁気ストライプを添付していますが、取り扱いについては下記のとおりとなっております。
磁気ストライプ部︓平成28年４⽉1⽇以降発⾏するICカードには磁気ストライプは付与しない。
今後ICカードを利⽤したサービスを⾏う場合については、サービスの利⽤区分に応じ、北⼤ICカードのフォーマットを基本としたICカードの電磁情報を利⽤することとなります。
○ 部局に導⼊されている既存設備の運⽤に応じて磁気ストライプ部の⼊⼒データを変更することが可能となっております。磁気ストライプ部の別途運⽤を希望する部局については、事前に情報企画課情報環境推進本部担当までご相談下さい。
部局のカード運⽤に応じて、磁気ストライプ部の設定を変更することが可能。
（※但し平成２７年度でサービスは終了。）

利⽤⽬的によって変更可能

部局⼊退室管理⽤等

変更の協議

磁気ストライプ部

附属図書館⽤規定の値

20.ワンデイカードの発行について（１）○北⼤ICカードの携⾏を忘れた⽅のために、部局担当窓⼝等にて臨時⼊館・⼊構⽤のワンデイカードを貸し出し出来る様にしております。
・ワンデイカードの管理者は部局担当窓⼝とし、その管理を委託することは部局の管理者の判断とする。
・ワンデイカードの貸し出しについては、必ず貸出簿を備え管理を⾏うこと。
・貸出簿には貸出⽇・借受⼈名・借受⼈の署名・返却⽇・返却者の署名を備えること。
・貸出を受けた場合、退庁の際には必ず部局の当該部署に返却を⾏うこと。
・ワンデイカードは原則1⽇間のみの利⽤とするが、特別な事由により継続的な利⽤をしなければならない場合は3⽇間を限度とする。それ以上の利⽤については、すみやかに（再）発⾏⼿続きを⾏うこと。
部局担当窓⼝

利⽤者
①申請

カード管理
貸出簿

②貸出
③返却

カード受取
カード返却
（3⽇間以内）21.ワンデイカードの発行について（２）○ワンデイカードの事前発⾏
・臨時通⾏⽤のワンデイカードの発⾏については、事前に部局から必要枚数について事前申請を⾏っていただき、発⾏・送付を⾏います。
・ワンデイカードの運⽤における⼊館・⼊室セキュリティのレベル制限等については別途ご相談下さい。
・ワンデイカードの券⾯については、部局名称と管理番号を表⽰します。
・追加発⾏等については別途申請を⾏うこととします。

情報企画課

部局担当窓⼝

申請受付

①申請

発⾏申請

カード発⾏・送付②発⾏・送付

カード受取受領簿

22.カード券面の照会について（１）○利⽤者本⼈に券⾯に表⽰される漢字・ローマ字/英字表記の照会を⾏います。
○訂正のある場合には下欄の訂正と表⽰されている部分に楷書で丁寧に記⼊して下さい。
○フォントはUnicode (JIS X0213)準拠とします。
フォント中にない場合は、現在の表⽰を優先します。
○提出の際は確認のため、サインか押印をお願いします。

23.カード券面の照会について（２）○写真を実物で提出する場合には、照会時に配布する写真台紙に貼付して提出して下さい。

24. カード券面の表示について（１）○カード券⾯の表⽰について
・23.カード券⾯の表⽰について（２）の券⾯表⽰の通り、表⽰されます。
・ローマ字表記は、外務省ヘボン式に基づき、姓は⼤⽂字、名は先頭⽂字のみ⼤⽂字、他は⼩⽂字とします。

○Unicode対応フォントで、漢字を調べる場合の⼿順等について（調査⽅法の詳細については別紙参照）●対象⽂字フォントについて◎Macintosh(OS X10.5以降のUnicode対応標準添付フォント）

ヒラギノ⾓ゴ ProN W3
ヒラギノ明朝 ProN W3/ ヒラギノ⾓ゴ ProN W6/ ヒラギノ明朝 ProN W6/ ヒラギノ⾓ゴ StdN W8/ ヒラギノ丸ゴ ProN W4/・Macintoshに標準装備されているFontBookアプリケーションで確認可能。
◎Windows
メイリオ/MS ゴシック/MS P ゴシック/MS UI Gothic/MS 明朝/MS P 明朝
・Windows OS Vista/7 Unicode対応アプリ上（例︓メモ帳[notepad.exe]やMS Office製品）での確認が可能。
・Windows XPのUnicode対応フォントについては上記メイリオとMS系フォント⼀式がダウンロードすることにより使⽤可能となっています。
但し、現⽤しているPCの字体と変わってしまうフォント願いします。

例︓鯖→鯖が存在しますので、必ず確認をお25.カード券面の表示について（２）
教職員⽤ICカードデザイン表⾯SAMPLE

裏⾯

※ 「FeliCa」は、ソニー株式会社が開発した非接触ICカードの技術方式です。

※ 「FeliCa」は、ソニー株式会社の登録商標です。

※ Windowsは米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における商標です。

※ その他記載されているシステム名、製品名は、一般に各開発メーカーの登録商標または商標です。なお、本文ではTM 、®は明記していません。