千葉県警察における個人情報等の管理に関する訓令
平成２８年１２月２０日
本 部 訓 令 第 ３ ２ 号
千葉県警察における個人情報等の管理に関する訓令を次のように定める。
千葉県警察における個人情報等の管理に関する訓令
第１章

総則

（目的）
第１条

この訓令は、千葉県警察が保有する個人情報等の管理について必要な事項を定めることにより、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法
律 （ 平 成 ２ ５ 年 法 律 第 ２ ７ 号 。 以 下 「 番 号 法 」 と い う 。） 及 び 千 葉 県 個 人 情 報 保 護 条 例（ 平 成 ５ 年 千 葉 県 条 例 第 １ 号 。 以 下 「 保 護 条 例 」 と い う 。） の 適 正 か つ 円 滑 な 運 用 に 資することを目的とする。
（定義）
第２条

この訓令において次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるもののほか、番号法及び保護条例の規定の例による。
（１）個人情報等

個人情報及び個人番号をいう。

（２）特定個人情報等
第２章

特定個人情報及び個人番号をいう。

個人情報等の管理体制（総括個人情報等管理者）
第３条
２

千葉県警察に、総括個人情報等管理者を置き、総務部長をもって充てる。

総括個人情報等管理者は、次に掲げる事務を行う。
（１）個人情報等の管理に関する規程類の整備に関すること。
（２）個人情報等の管理に関する事務の指導監督に関すること。
（３）前各号に掲げるもののほか、個人情報等の管理に関する事務の総括に関すること。

３

総括個人情報等管理者は、この訓令による個人情報等の管理の状況について、実地に監査し、及び個人情報等管理者から報告を求めることができる。
（副総括個人情報等管理者）

第４条

千葉県警察に、副総括個人情報等管理者を置き、総務部広報県民課長をもって充てる。
２

副総括個人情報等管理者は、総括個人情報等管理者を補佐する。
（個人情報等管理者）

第５条
２

所属に、個人情報等管理者を置き、当該所属の所属長をもって充てる。

個人情報等管理者は、次に掲げる事務を行う。
（１）当該所属における個人情報等の管理に関する規程類の整備に関すること。
（２）当該所属における個人情報等の管理に関する事務の指導監督に関すること。
（３）当該所属の保有する個人情報等の取扱いの制限に関すること。
（４）前各号に掲げるもののほか、当該所属における個人情報等の管理に関する事務の総括に関すること。
（個人情報等副管理者）

第６条

所属に、個人情報等副管理者を置き、当該所属の次長（ただし、成田国際空港警備隊は総務室長）をもって充てる。
２

個人情報等副管理者は、個人情報等管理者を補佐する。
（個人情報等管理担当者）

第７条
２

所属に個人情報等管理担当者を置く。

個人情報等管理担当者は、次の各号の所属の区分に応じ、当該各号に掲げる者をもって充てる。
（１）県本部の課

警 部 （ 同 相 当 職 の 一 般 職 員 を 含 む 。） の 階 級 に あ る 者 で あ っ て 、 かつ、次長の職にないもの。ただし、これにより難い場合は、個人情報等管理者が所属職員の中から指名する。
（２）署
３課 長 （ 幹 部 交 番 所 長 を 含 む 。）

個人情報等管理担当者は、個人情報等管理者の命を受け、この訓令による当該所属の保有する個人情報等の適切な管理に必要な事務を行う。
（監査責任者）第８条

千葉県警察に、監査責任者を置き、総務部参事官をもって充てる。

（事務取扱担当者の指定等）
第９条

個人情報等管理者は、自所属において特定個人情報等を取り扱う職員を事務取扱担当者として指定し、その者が取り扱う特定個人情報の範囲及びその者の役割を明確にするものとする。
（報告体制）
第１０条

個人番号利用事務又は個人番号関係事務（以下「個人番号利用事務等」という 。） を 行 う 所 属 の 個 人 情 報 等 管 理 者 は 、 次 に 掲 げ る 体 制 を 整 備 す る 。
（１）事務取扱担当者が番号法等に違反している事実又はそのおそれを職員が把握した場合の個人情報等管理者への報告体制（ ２ ） 特 定 個 人 情 報 等 の 漏 え い 、 滅 失 、 毀 損 等 （ 以 下 「 漏 え い 等 」 と い う 。） が 発 生 している事実又はそのおそれを把握した場合の個人情報等管理者への報告体制（３）特定個人情報等の漏えい等が発生している事実又はそのおそれを把握した場合の対応体制（４）特定個人情報等を複数の所属で取り扱う場合の各所属の業務分担及び責任の明確化
第３章

個人情報等の取扱い

（責務）
第１１条

職員は、番号法及び保護条例の趣旨にのっとり、関連する法令、条例、その他の規程並びに総括個人情報等管理者、副総括個人情報等管理者、個人情報等管理者、個人情報等副管理者及び個人情報等管理担当者の指示に従い、個人情報等を適正に取り扱わなければならない。
２

職員は、個人情報等を職務外に取り扱ってはならない。
（正確性の確保）第１２条

職員は、行政文書に記録された個人情報等の内容が事実でないと認められたときは、個人情報等管理者の指示に従い、個人情報等を取り扱う事務の利用目的に必要な範囲内で、過去又は現在の事実と合致するよう、当該個人情報等の訂正、追加又は削除をするものとする。
（研修）
第１３条

個人情報等管理者は、個人情報等の取扱いに従事する職員に対し、個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るため、啓発その他必要な職場研修を行う。
２

個人情報等管理者は、当該所属の職員に対し、個人情報等の適切な管理のために、教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。

３

副総括個人情報等管理者は、第１項で行う職場研修の支援を行う。
（取扱いの制限）第１４条

個人情報等管理者は、個人情報等の適正な取扱いを確保するため、次に掲げる事項を職員に遵守させるものとする。
（１）個人情報等を業務の目的以外の目的で取り扱わないこと。
（２）個人情報等が記録されている媒体を定められたロッカー、執務室等に保管するとともに、施錠等を行うこと。
（３）次に掲げる事項については、個人情報等管理担当者の指示に従うこと。
ア

個人情報等の複製イ

個人情報等の送信ウ

個人情報等が記録されている媒体の執務室外への送付又は持ち出し

エ個人情報等を取り扱うことができる場所

オ

その他個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのあるものとして個人情報等管理担当者が指示する事項（廃棄及び削除）
第１５条

個人情報等管理者は、個人情報等が記録されている行政文書を廃棄するときは、焼却、裁断、溶解等その他漏えい防止のための措置を講ずるものとする。
２

個人情報等管理者は、保有する個人情報等が不要となったときは、遅滞なく当該保有する個人情報等を削除するものとする。

３

職員は、職務に関し作成した行政文書以外の文書で個人情報等が記録されたものについては、前各項に定める方法により廃棄又は削除を行うものとする。
（特定個人情報等の利用の制限）

第１６条

職員は、個人番号を取り扱うに当たり、番号法等にあらかじめ定められた事務に限定して利用するものとする。
（提供の求めの制限）
第１７条

職員は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他の番号法で定める場合を除き、特定個人情報等の提供を求めてはならない。
（収集・保管の制限）
第１８条

職員は、番号法第１９条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報等を収集又は保管してはならない。
（特定個人情報ファイルの作成の制限）
第１９条

事務取扱担当者は、個人情報利用事務等を処理するために必要な場合その他番

号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
（取扱区域）
第２０条

個人番号利用事務等を実施する所属の個人情報等管理責任者は、特定個人情報等を扱う区域を明確にし、物理的な安全措置を講ずるものとする。
（取扱状況の記録化）
第２１条

個人番号利用事務等を実施する所属の個人情報等管理責任者は、特定個人情報等の取扱状況を確認する手段を整備し、当該特定個人情報等の利用、保管等の取扱状況について記録化するものとする。
（事務の委託）第２２条

個人情報等管理者は、個人情報等を取り扱う事務を委託するときは、県が定める千葉県個人情報事務取扱委託基準（平成５年９月２１日制定）及び千葉県特定個人情報取扱事務委託基準（平成２７年１２月２１日制定）によるものとする。
（提供の際の措置）
第２３条

個人情報等管理者は、個人情報（特定個人情報を除く。以下この条において同じ 。） を 実 施 機 関 以 外 の 者 に 提 供 す る 場 合 に お い て 、 必 要 が あ る と 認 め る と き は 、 提 供を受けるものに対し、その使用目的・使用方法・使用期間の制限、用途や取扱者の限定、使用後の取扱いの指示、再提供の禁止等の制限を付し、又は当該個人情報の漏えい等の防止等の安全確保の措置を求めるものとする。
２

個人情報等管理者は、特に必要と認めるときは、前項による個人情報の提供先と書面を取り交わすものとする。

３

個人情報等管理者は、第１項による個人情報の提供先に対して、第１項により付した制限又は求めた措置に関し、必要に応じて、提供前又は随時に実地の調査等を行うことにより当該措置等の状況を確認し、その結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。
第４章

雑則（事故発生時の措置）
第２４条

個人情報等管理者は、個人情報等の漏えい等、個人情報等の保護の上で問題となる事案が発生したことを知った場合は、速やかにその旨を総括個人情報等管理者及び当該個人情報等を取り扱う事務を主管する部長に報告するとともに、事故の発生した原因を調査するものとする。
２

個人情報等管理者は、事案の再発防止に資するため、前項の調査の結果に基づき、個人情報等の管理の方法の改善に必要な措置を講ずるものとする。

３

特定個人情報に関する事案については、次の区分により、副総括個人情報等管理者を経由して総括個人情報等管理者へ報告すること。

（１）特定個人情報の漏えいその他の特定個人情報の安全の確保に係る重大な事態の報告に関する規則（平成２７年特定個人情報保護委員会規則第５号）第２条に規定する特定個人情報ファイルに記録された特定個人情報の漏えいその他の特定個人情報の安全の確保に係る重大事態事案又はそのおそれが発覚した時点で、直ちにその旨を、別記様式により第一報として報告する。さらに、前項の措置を講じた後、第一報において 報 告 し た 事 案 の 概 要 及 び 前 項 の 講 じ た 措 置 （ 以 下 「 概 要 及 び 措 置 」 と い う 。） に つ

いて、第一報の際に作成した報告に追記又は変更して報告する。
（ ２ ） 前 号 以 外 の 事 案 （ 番 号 法 に 基 づ か な い 収 集 、 保 管 及 び 提 供 を 含 む 。）

前項の措置を講じた後、速やかに概要及び措置について別記様式により報告する。
（個人情報保護委員会への報告）
第２５条

副総括個人情報等管理者は、前条により報告を受けた事案のうち、特定個人情報等に関する事案については、事実関係、再発防止策等について、速やかに千葉県知事部局関係課を経由して個人情報保護委員会へ報告するものとする。
２

特定個人情報等に関する事案のうち重大事態については、その事案又はそのおそれが発覚した時点で、直ちにその旨を千葉県知事部局関係課を経由して個人情報保護委員会へ報告するものとする。

３

特定個人情報等に関する事案について、報道発表する際、副総括個人情報等管理者は、報道発表前に千葉県知事部局関係課を経由して資料等を個人情報保護委員会へ提供するものとする。
（点検）

第２６条

個人情報等管理者は、個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、別に定める点検表により定期又は随時に点検を行い、不適正な取扱いがあると認めるときは、速やかに改善の措置を講ずるものとする。
（特定個人情報等に係る監査）第２７条

監査責任者は、特定個人情報等の管理状況について、定期的に又は必要に応じ随時に監査を行い、その結果を総括個人情報等責任者に報告する。
（電子計算機処理）第２８条

個人情報等の処理の一部又は全部を電子計算機処理する場合には、この訓令を遵守するほか、千葉県警察情報セキュリティに関する訓令（平成１６年本部訓令第５号）その他の警察情報システムに関する規程に従うものとする。
（他の制度との調整）
第２９条

法令、規則その他の規程により個人情報等の管理に関する事項について、この訓令と異なる定めが設けられている場合にあっては、当該事項については、当該法令、規則その他の規程の定めるところによる。
（補則）
第３０条

この訓令に定めるもののほか、個人情報等の管理に関し必要な事項については、総括個人情報等管理者が定める。
２

副総括個人情報等管理者は、この訓令の運用に関し疑義があるときはこれを裁定する
ほか、この訓令の運用に関し必要な細目を定めることができる。

以下様式省略