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基礎生物学研究所 一般公開の受付フォームの作成
杉浦 宏樹、加藤 愛、尾納 隆大（基礎生物学研究所 技術課）
SUGIURA Hiroki, KATO Ai, BINO Takahiro :Creation of reception forms for the National Institute for Basic Biology Open House
The National Institute for Basic Biology Open House was held at two venues, onsite and online on October 1, 2022. In the event of theonsite, it was held after reducing the risk of COVID-19 infection as much as possible. This time, the G Suite for Education functions(Sheets, Forms, Google Apps Script (GAS)), which are contracted by the three Okazaki institutions, have been used, and we worked oncreating reception forms.

する

1. 目的
2022 年 10 月 1 日 (土) に「基礎生物学研究所 一・個人情報の取り扱いに注意する

般公開 2022」をオンサイトとオンラインの 2 つの会【受付時の要件】

場で実施した。
オンサイト開催に当たっては、コロナ感染リスクを・QR コードを利用して受付係と参加者との接触時間極力抑えた上で開催することとなり、来場者の人の流を極力減らす量をコントロールする方針として、来場者数を絞りつ・QR コードを読み込んだ履歴を残し、いつどのグルつ予約を行なっていただくことになった。

ープが来場したかを把握できるようにする

今回は予約を行うためのツールとしてイベント受付を取り扱う外部サービスを利用せずに、岡崎三機関で契約している G Suite for Education の機能 (Sheets、

これらの要件を満たすように GAS を用いて受付フォームを作成した。

Forms、Google Apps Script (GAS)) を活用することとな
3. 方法

り、その作成に取り組んだ。
受付フォームの作成や一般公開当日に円滑な入場を受付フォームを作成するにあたり、(1) メールアド行うため、杉浦、加藤、尾納の 3 名で予約受付班としレスのみを収集する Forms と、(2) 来場予定日時や人て活動した。杉浦は Forms や Sheets、GAS の作成、数等を収集する Forms の 2 つを作成した (図 1)。

加藤は作成した受付フォームのテストや改善点の整理、尾納は他班からの受付フォームへの要件の整理を主に(1) メールアドレスのみを収集する Forms
この Forms はメールアドレスのみを収集し、 (2)担当した。の Forms のリンクを送信する。この Forms の役割は以下の 2 つである。

2. 概要
オンサイトの一般公開の受付フォームを、GAS を活用して作成するにあたり、以下の要件が挙げられた。

(1-i) (2) の Forms に入力されたメールアドレスが誤っていた際に確認する(1-ii) 入力されたメールアドレスが入力した本人のものであることを確認する【受付フォーム作成にあたっての要件】
・予約時間枠及び枠ごとに人数制限を設定する (30(2) 来訪予定日時や人数等を収集する Forms

分の枠ごとに 50 人 合計 650 人)
・予約時間の枠が埋まり次第、その枠の申込を締め切

この Forms は申込を行う代表者氏名、メールアドレる

ス、来訪予定人数、来訪希望時間を収集する。この・予約確認メールの自動返信を行う

Forms の役割は以下の 2 つである。

・申込者が一斉に登録してもエラーを出さないように(2-i) この Forms に入力されたメールアドレスに対し

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生理学・生物学技研報2023

て、記載された情報を申込者へ送信する(2-ii) 登録情報に関連した QR コードを生成する(1), (2) の Forms に対し、GAS を利用して以下の機能を作成した。
・登録完了時のメールを送信する
・予約時間枠の定員数に達した選択肢を自動削除する
・登録情報に関連した QR コードを発行する
・QR コード読取時に表示されるページを作成する

図 2. 予約時間枠の定員数に達した選択肢を自動削除する
GAS 機能の概要

5. 結果
申込受付開始から 11 時間で 650 人分全ての登録が完了した。その間登録は正常に進行し、登録が完了しない事象や選択肢が削除されないなどの事象は発生しなかった。また、一般公開当日に QR コードを読み込んだ際に正常に処理がされないなどの事象は発生しなかった。そのため、今回作成した受付フォームにつ

図 1. 2 つの GAS の概要

いては不具合は発生せず、こちらが想定した通りの挙
4. 作成した GAS の一部を紹介動を示した。

ここでは作成した機能のうち、「予約時間枠の定員数に達した選択肢を自動削除する」について説明する。

6. 考察

予約時間枠ごとに定員が設定されており、定員を超

今回は GAS を用いて受付フォームの作成を行なっえた申し込みを防ぐため、定員数を超えた申し込みがた。今までも Forms を用いて登録内容の返信を行う

Forms から送信された時点で Forms の選択肢から候GAS を作成したことはあったが、高負荷が予想される補となる予約時間枠を削除する GAS を作成した。具

環境下での実行は経験がなかった。今回は最大で 5 分

体的な操作手順については以下の通りである(図 2)。

間に 32 件の登録申請が行われ、そのすべてに QR コードが添付されたメールの送信を行ったが、不具合は【操作手順】発生せず無事に受付を実施することができた。このこ

1. Forms の情報を Sheets に記録し、各予約時間枠のとから今回作成した受付フォームのシステムは 1000

累計申込者数を更新する

人程度の申し込みであれば不具合なく利用可能ではな

2. Forms が Sheets の各予約時間枠の累計申込者数をいかと推測される。

参照し、累計申込者が定員を超えていない場合は再度また、今回初めて QR コードを読み込む形での受付

Forms の選択肢として作成し、定員を超えた選択肢はを行なったが、参加者の方も受付スタッフも双方スム作成しないーズに入場処理を実施することができた。今後も来場

3. 全ての予約時間枠について定員数を超えた場合は者管理を伴う行事の際は QR コードによる入場処理

Forms を閉じるすることも選択肢の一つとして取り入れていきたい。

Forms が送信されるたびに Sheets 上の各予約時間枠の累計申込者数を参照して選択肢を初めから作成す参考文献

るため、定員以上となった予約時間枠の選択肢を削除

1) GAS-QR GAS ですることができる。

https://github.com/ymgcmnk/GAS-QR

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QR 受 付 シ ス テ ム (2022)

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