令和３年度 中央区立社会教育会館

インターネット抽選操作説明会議事録
日程 築 地：令和３年１２月１５日（水）日本橋：令和３年１２月１０日（金）月 島：令和３年１２月１３日（月）

次第

１．開 会

司会 社会教育会館 館長

２．挨 拶

区民部 文化・生涯学習課長

３．議 題① インターネット抽選に関する概要について② インターネット抽選操作方法について③ 「追加予約・変更」受付期間について④ 会館利用申請書と承認書・領収書の書式の変更について（ホール（全体利用）、ギャラリー（展示利用）は除く）⑤ 集会施設における適正利用促進制度の導入について⑥ 社教職員によるサポート（インターネット環境がない場合など）について
４．資 料① 中央区立社会教育会館インターネット抽選操作説明会式次第② インターネット抽選に関する概要について③ 公共施設予約システム操作ガイド（パソコン版）④ 適正利用促進制度のご案内⑤ 令和 2 年度 施設別利用状況（曜日別・時間帯別）⑥ ご意見用紙
５．閉 会

1◎ご質問、回答
ご質問

回答【インターネット抽選申し込み】
・申し込み期間は、利用日２カ月前の１日午前７時から ・2 日から９日までの期間は、24 時間お申し込みをい10 日午後 9 時となっているが、毎日その時間帯なのただけます。

か？
・抽選申し込みは、先着順か？

・先着順ではありません。申込期間中であれば、他の団体が申し込んでいるコマへも申し込みできます。その後、11 日の機械抽選の際に無作為で抽選番号が振られ、その番号順で当落が決定していきます。

・団体内の複数名で申し込みを行うことは可能か？

・会員間で団体の利用者 ID とパスワードを共有していただければ、可能です。ただし、抽選申込件数は、1団体につき 4 施設合わせて 30 件までです。

・資料 P2 の「４．日時選択」について詳しく教えてほ ・抽選申し込みや空き状況照会の際に、どの日（期間）しい。の分を行いたいのかを選択する画面です。
例えば、1 週間分を表示させるのか 1 カ月分を表示させるのか、全ての曜日を表示させるのか月曜日のみを表示させるのか、などを選択できます。

・複数の社会教育会館への抽選申し込みが可能となると ・複数の会館をまとめて選択・申し込みすることができ聞いたが、会館ごとに申し込むのか、または、複数のます。

会館をまとめて選択できるのか？
・夜間延長利用を希望する場合、現在、システムからは ・インターネット抽選に移行しても、システムから申し申し込めないが、インターネット抽選に移行すると、込むことはできません。夜間延長利用には申込期限もそれが可能になるか？

ありますので、お電話・窓口でお申し込みください。

・どこの部屋でも活動可能だが、優先順位をつける必要 ・優先順位の入力は必須です。優先順位のご希望がないがあるのか。

場合でも、１から順に連番でご入力ください。なお、連番ではなく同じ数字を２つ以上入力なさった場合には、その申し込みはセットでの申し込みと扱われますので、ご注意ください。

・申し込み方によっては、抽選を行った結果、同日同区 ・お見込みのとおりです。しかし、予約を確保するため分で２部屋当選してしまう可能性もあるということには、そのように複数お申込みいただき当選希望数を2か？

多く設定していただくか、セット扱いでの申し込みをご検討いただくこととなります。

・セット扱いでの申し込みをすれば、必ずその内のどこ ・いいえ。セット扱いでの申し込みの場合でも、それがかは当選して確保できるということか？

抽選で落選となる可能性はあります。
抽選順が回ってきた際に、セット扱いにしたコマ全てが空いていれば当選します。逆に、セット扱いにしたコマのうちどこか一つでも埋まってしまっていた場
合には、そのセット申込分については落選となり、次の優先順位の申込分の確認へ進みます。

・別日で 2 件当選させたいが、どのように申し込めばよ ・「公共施設予約システム操作ガイド（2022 年 1 月改いのか？

訂版）」６～７ページをご参照ください。なお、優先順

・毎週木曜日の午後、第２洋室を 3 件取りたい場合、ど位は、抽選申込件数の上限を 30 件までとしているののように申し込むのか？

で、30 件申し込んだ場合は第 30 順位まで振れます。

・団体ごとに、申し込みやすい、取りやすい方法を教え

また、新たに、2 月と 3 月に「操作研修会」を設けるてほしい。

ことといたしましたので、そちらもご利用ください。

・優先順位は、どのような時、どのように振り、何順位（1/17 発送のご案内をご覧ください。
）まで振ることが可能か？また、事例集など作る予定はないか？
・優先順位がつけられるとのことだが、後日に抽選結果 ・システムの仕様上、抽選申込受付期間終了後（利用月を確認する時に、どの順位のものがどのような結果との 2 カ月前の 10 日 21 時以降）からは、抽選申しなったのかも分かるということでよいか？

込みの時にどのような優先順位・当選希望数をつけたのかの表示ができなくなります。
優先順位・当選希望数も含めて結果確認をしたい場合には、抽選申込の段階で、優先順位・当選希望数を指定した画面を印刷いただく、スクリーンショットをお取りいただく、メモをお取りいただく、などのご対応をお願いいたします。
お手数をおかけいたしますが、ご了承ください。

【付帯設備（備品）申し込み】
・インターネット抽選申し込み時に、付帯設備も申し込 ・システムの仕様上、抽選申し込み受け付けや機械抽選むことはできないか？の際に付帯設備（備品）の申し込みも併せて対応するということができません。
利用月の 2 カ月前の 12 日
13 時から、電話・窓口での先着順での受け付けとさせていただきます。お手数をおかけいたしますが、ご3了承ください。
【当選の確定】・すでにインターネット抽選を導入している築地屋内体 ・築地屋内体育場は、集会施設とは抽選スケジュールが育場の場合は、「当選の確定」の作業は行っていなかっ異なります。これまでどおり、「当選の確定」作業は必た。今後は必要になるのか？

要なく、当選したものはそのまま確定となります。

【「追加予約・変更」受け付け】
・受け付け方法は、インターネットからできるのか？

・お電話、窓口での受け付けとなります。当選件数が希望より不足している団体を優先するために段階を分ける、などの対応がシステムでは難しいため、ご了承ください。

・全日で当選したものを、確定の段階でばらけさせるこ ・抽選結果公開後の確定期間では、全日を午前にするなとはできるのか？その場合、その間に、他の人に予約

どの変更はできません。いったん全日で当選確定を行を取られてしまう心配がある。ってください。変更をご希望の場合などは、「追加予約・変更」受け付け期間に、社教職員がお電話・窓口で受け付けて対応を行いますので、お申し出ください。
なお、空き室予約期間となってから変更なさる場合は、お見込みのとおり、その間に他の団体の予約が入ってしまう可能性はあります。

【利用予約のキャンセルについて】・キャンセルする場合、今後は各団体がシステムから行 ・キャンセル対応は、どの時点での取り消しなのかにようのか？社教へ電話連絡のほうが良いのか？っても異なります。ご不明な場合は、会館へお問い合わせください。
<抽選申込受付期間中> システムからお願いします。
<抽選申込受付終了後～当選結果確定期間前> キャンセルすることができません。
<当選結果確定期間> キャンセルはできませんが、「確定」処理を行わなければキャンセル扱いとなります。
<当選結果確定期間終了後～「追加予約・変更」期間前>

キャンセルすることができません。
<「追加予約・変更」期間～空き室予約受付開始前> お電話または窓口にて受け付けます。
<空き室予約受付開始以降> お電話、窓口、システムどの方法でもかまいません。
4なお、施設を有効活用していくため、使用しないこととなった際には速やかにキャンセルのご対応を行っていただきますよう、皆さまのご協力をお願いいたします。
【社教職員によるサポート】・スマートフォンを持参して、説明を受けたり、勉強会 ・新たに、2 月と 3 月に「操作研修会」を設けることとなどの予定はあるか？

いたしましたので、ご活用ください。
（1/17 発送のご案内をご覧ください。
）

・インターネットがない場合は今後どうしたら良いか？ ・インターネット環境をお持ちでない方を対象として、各会館にて窓口申し込みを行います。
（1/17 発送のご案内をご覧ください。
）
・区民館は、パソコンが故障するなど、不具合が生じた ・抽選申し込みは、ご来館いただき、窓口申し込みをお場合、電話で職員が対応してくれたが、社教ではどう願いします。お電話での申し込みはできません。

か？（キャンセル含む）

キャンセルは、どの時点でのお申し出かにもよりますが、お電話でお受けできる場合もあります。

【公共施設予約システム】
・画面内の、選択ボタンとその中に書かれている文字に ・ iPad や iPhone など iOS のタブレット・スマートフ
ついて、“薄い水色ボタン内に白い文字”なので、文字ォンにおいて、iOS のバージョンが 15.0 以上となっが見にくい。ている場合に発生している事象です。

（ipad mini で閲覧）改善対応は、令和 4 年 1 月中を予定しております。
なお、改善までの期間についても、ボタン選択等の動作につきましては通常通りご利用いただけます。ボタンの文字が読みづらい場合は、拡大していただく、公共施設予約システム画面での色・文字サイズ変更を行っていただくなどのご対応をお願いします。

【施設使用料の支払い】
・現在、利用当日支払いだが、事前払いに戻ることはあ ・令和 4 年 2 月 1 日利用分からは、社会教育会館の集るか？

会施設（日本橋及び月島のホール全体利用並びにアートはるみのギャラリー展示利用を除く）及び築地屋内体育場については、使用料の支払い期間は予約日（抽選での予約申し込み分は利用日前月の 2 日）から利用日当日までとなるため、事前払いが可能です。まとめてのお支払いも可能です。
5ただし、事前にお支払いした場合、還付はできません
ので、ご注意ください。
また、これに伴い、集会施設における利用の公平性の確保と施設の効率的な利用促進を図るため、無断で不来場を行った利用予定者に対し適正利用促進制度を適用します。
なお、令和 4 年 1 月 31 日利用分までに関しても、新型コロナウイルス感染症対応としての利用日当日までの使用料支払いを継続します。
※日本橋及び月島のホール全体利用並びにアートはるみのギャラリー展示利用の支払い期間に関しては、令和 4 年 2 月 1 日予約申し込み分から、従来の、予約した日から起算して 7 日以内（抽選会での予約申込分は 20 日まで）へ戻りますので、ご注意ください。
【適正利用促進制度】
・制度に反した場合、抽選に関して、来館すれば通常通 ・お見込みの通りです。公共施設予約システムからの予り、申し込みが可能か？

約申し込みはできなくなりますが、ご来館いただき、窓口でのお申し込みの場合と同様にご対応いただく
ことで、抽選申し込みは可能です。

【今後のホール抽選】・6 カ月前の予約に関しても、インターネット抽選とな ・日本橋及び月島のホール全体利用・ホールフロア利用るのか？

並びにアートはるみのギャラリー展示利用の社会教・ホールフロア抽選会は、どのようになるか？

育関係登録団体利用の抽選は、令和４年３月１日（ホール全体利用・ギャラリー展示利用は令和４年９月分、ホールフロア利用は令和４年 4 月分）から、毎月1 日に各会館に集合しての抽選会を再開します。

【区事業などの先行予約分についてのお知らせ】
・「書面による職員代理抽選」では、同封されていたカレ ・公共施設予約システムの、施設別空き状況画面や時間ンダーで申し込みができない日が分かったが、インタ帯別空き状況画面で、抽選申し込みが可能な枠には、ーネット抽選では、どのようになるのか？

「抽選」という表示がされますので、そこでのご確認をお願いします。

・区事業などの先行予約は、半年先か、できれば 1 年先 ・あまり先々の予定については、流動的な要素も多く、までの予定がわかると、活動の予定が組みやすい。

追加・変更が発生し、混乱をきたす可能性があるため、6

現在、公表はしていません。
3 カ月先の月までの予定については、館内に掲出することなどを検討しています。
【抽選・予約スケジュールの管理について】・インターネット抽選に移行すると、そのスケジュール ・今後は、会館窓口でのスケジュール表の掲示や、受け管理は、団体ごとになる。ホームページへ記載や、メ付け時のお声かけなどを考えています。また、抽選スールなどでの周知の予定はないか？

ケジュールは、中央区公共施設予約システム総合案内の「システムのご案内」のページなどもご覧ください。
（ただし、社会教育会館でのインターネット抽選導入を踏まえたご案内へ更新されるのは、令和 4 年 4 月以降となります。恐れ入りますがご了承ください。
）E
メールでのお知らせは、システムの仕様や E メールアドレスの取り扱いなどの観点から、予定しておりません。

【今後の、お知らせ事項の連絡方法】
・社教からの「職員代理抽選」資料と同封される「施設 ・「職員代理抽選」の申し込みや抽選結果のご案内の際利用案内」などを告知してほしい。にお知らせしている内容は、現在も、区および社教のホームページや、各会館内の掲示、公共施設予約システムなどでもお知らせしており、今後もそのようにしていきますので、ご確認くださいますようお願いいたします。

【申請書と承認書・領収書の書式】
・12 月 10 日から新たに変更したとあるが、どういう ・以前は、複写式用紙に、団体名・申請者の住所・氏名・ことか？申請書は各団体が印刷して提出することに連絡先などを手書きでご記入いただいておりました.。

なるということか？

現在は、受付時に窓口で、必要事項が印刷された用紙をお渡しし、ご署名をいただく形式となりました。

・個人情報取り扱いの観点から、申請書の代表者住所の ・現在の申請書には、申請者の氏名、住所、連絡先が必
印刷は、非表示としてほしい。団体のメンバーで共有要です。ご意見として承ります。

されてしまった。

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