CUE SIG Constitution
The Constitution of The College and University Educators’ SIG of The Japan
Association for Language Teaching

全国語学教育学会⼤学外国語教育研究部会 定款
第１章 総 則第１条（名称）
この法⼈の名称は、⽇本語名を「⼤学外国語教育研究部会」とし、英語名

Article 1. NAME

を The College and University Educatorsʼ Special Interest Group”とする。

The name of the organization shall be “Daigaku Kyoiku Kenkyubukai” in Japaneseand “The College and University Educators’ Special Interest Group” in English. The
abbreviation shall be “CUE SIG”.

略称を CUE SIG とする。

Article 2. AFFILIATION

⼤学外国語教育研究部会は NPO 全国語学教育学会（JALT）に所属する研The College and University Educators’ SIG is a special interest group of NPO JALT(The Japan Association for Language Teaching).

究部会である。

Article 3. PURPOSEThe CUE SIG is a not-for-profit organization focusing on discussion of issues related
to the development of language education in Japanese colleges and universities.
The organization shall foster research, issue publications, hold periodic meetings
and forums, cooperate with other interested language organizations, and engage
in other activities for those interested in improving the quality of teaching at thetertiary level of education.

第 2 条（所属）

第 3 条（⽬的）JALT CUE SIG は、⽇本の⾼等教育機関における語学教育の発展に関する問題を取り扱う⾮営利団体である。研究、出版の促進、定期的な会合 やフォーラムの開催、他の語学教育関連機関との協⼒活動を主な活動とし、また、⾼等教育における教授の質向上に向けて、関連する活動を⾏う。
第 4 条（会員） JALT が定めた年会費を納めた JALT の会員は JALT CUE

Article 4. MEMBERSHIPSIG の会員になることができる。

Individual membership shall be open to any JALT member upon payment of theannual membership fee currently set by JALT.

第 5 条（年次総会）

Article 5. ANNUAL GENERAL MEETING (AGM)

a. JALT CUE SIG は JALT の年次国際⼤会時に総会を開催する。⽇時とa. The CUE SIG shall hold the AGM around the time of the JALT InternationalConference, whether 1-2 weeks before or after the conference. The timeand place shall be announced to all CUE SIG members at least two weeks
prior to the AGM. Members present at this meeting shall constitute aquorum. Each CUE SIG member shall have an equal voting right at theAGM.

場所は、開催⽇の 2 週間前までに会員に通知されなければならない。
総会に出席した会員をもって、総会の定⾜数とし、各正会員の表決権は平等なものとする。

b. The following items shall be resolved at the AGM:
1. Appointment and dismissal of officers
2. Business plan
3. Budget for revenues and expenditures
4. Financial reports
5. Amendment of the Articles of the CUE SIG Constitution
6. Other important issues concerning the administration of CUE SIG

b.

総会は、以下の事項について議決する。
1. 役員の選任⼜は解任
2. 事業計画
3. 収⽀予算
4. 会計報告
5. 定款の変更

Article 6. OFFICERS

6. その他 CUE SIG の運営に関する重要事項

Officers of the CUE SIG shall be as follows:
1. Executive Officers: Coordinator, Treasurer, Membership Chair, ProgramsChair, Publicity Chair, Publications Chair
2. Other officers: Grants Officer, Webmaster, Proofreading Coordinator,
Members-at-Large, and others deemed necessary
a. Descriptions of officer duties follow the Constitution in the Bylaws
belowb. In principle, all Executive Officers shall be elected by and approvedat the AGM. In the event that a position is not filled at the AGM,
the Executive Officers shall appoint a member to the position byDecember 20th.
c. The term of office shall be for one year. An officer shall begin theirterm of office starting the day after the AGM and shall performtheir duties until the election at the following year’s AGM. If notreelected at the AGM for the same position, officers shall continue
their positions jointly with newly-elected officers until December
19th to provide additional assistance; however, reelection to thesame officer position shall not be prohibited.
d. All Executive Officers shall be required to join the online JALT CUE
officers’ communication platform (e.g., Basecamp) and are
expected to maintain close contact with other officers on a regularbasis. All other officers are permitted and encouraged to join aswell.
e. With the exception of the Treasurer, any officer may hold morethan one officer position.

第 6 条（執⾏役員会）
CUE SIG には以下の役員を置く。
1. 主要役員：コーディネータ（部会代表）、会計担当、会員担当、企 画担当、広報担当、出版担当2. その他の役員：CUE Journal のセクション編集担当、ウェブ担当、代表メンバー(ア) 役員の職務は、定款に続く細則によって定める。
(イ) 原則として、すべての役員は、JALT 年次国際⼤会時の総会で選出され承認される。総会で役員が選出されない場合には、年内の 12 ⽉ 20 ⽇までに主要役員が役員を任命する。
(ウ) 役員に任期は 1 年とする。役員の任期は年次総会の翌⽇に始まり、翌年の年次総会での選挙までその職務を遂⾏する。総会で同じ担当に選出されない場合には、役員は新選出者とともに 12 ⽉ 19 ⽇まで補助的に任務を続ける。同じ役員の再選は妨げられない。
(エ) すべての役員は JALT CUE のオンライン・連絡リストに参加することとし、互いに定期的に連絡をとることとする。
(オ) 会計を除いて、ひとりの役員が 2 つ以上の役職を兼ねることができる。

Article 7. PUBLICATIONS

第 7 条（出版物）

The CUE SIG shall produce at least one (1) academic publication of each type (e.g.,OnCUE Journal, OnCUE Journal Special Issue, and CUE Circular) per year and strive
to produce a monthly email newsletter of events and SIG information.

CUE SIG は、オンライン版を含め、少なくとも年 3 回の出版物を発⾏しなければならない。

Article 8. CONFERENCES AND EVENTSThe CUE SIG shall hold at least one conference, retreat, or other public event eachyear, either as the sole sponsor or as a co-sponsor in conjunction with otherorganizations.

第 8 条（研究会等）

Article 9. FINANCIAL YEAR

度研究会、合宿など、公の会合等を開催する。

CUE SIG は、単独で、あるいは、他の機関と共同で、年に少なくとも⼀The CUE SIG’s financial year shall begin on April 1st and end on March 31st.
Article 10. AMENDMENTS
a. Amendments to this Constitution must be proposed by at least three
Executive Officers of the CUE SIG, or by at least 5% of the CUE SIG
members.
b. The proposed amendment(s) must be ratified in a procedure clearly
explained to all CUE SIG members in writing. The proposed amendment(s)must be ratified by two-thirds of the members voting via online or regularmail ballot, or at the AGM. All amendments will become effective
immediately upon ratification.
c. CUE amendments must be proposed simultaneously in English andJapanese versions.

第 9 条（会計年度）
CUE SIG の会計年度は毎年 4 ⽉ 1 ⽇に始まり、翌年の 3 ⽉ 31 ⽇に終わるものとする。

第 10 条（定款の改正）
a. この定款を変更しようとするときは、改正案が、CUE 主要役員会の少なくとも 3 名の役員もしくは少なくとも部会員の 5%によって提案されなければならない。
b. 提案された改正案は、全会員に書⾯により明確に説明されなければならない。提案された改正案は、オンラインまたは総会での投票により、投票者の 3 分の 2 で承認される。改正案は承認後直ちに有効となる。
c. CUE 定款の改正案は英語と⽇本語の両⽅で提⽰されなければならない。

Bylaws of the CUE SIG

CUE SIG 細則

Article 1. DUTIES OF OFFICERS(1) COORDINATOR:The Coordinator shall have general responsibility for coordinating theactivities of the CUE SIG Executive Officers and for directing the affairs ofthe JALT CUE SIG. They shall preside at the CUE SIG AGM and at other CUE
SIG sponsored events. In the absence of the Coordinator, another officer
appointed by the Coordinator shall chair the meeting. The Coordinator willserve as liaison to other similar organizations. The Coordinator shallsubmit an annual report to JALT.
(2) TREASURER:
The Treasurer shall keep all financial records and collect and disburse allfunds of the JALT CUE SIG. They shall present an account of the financial
status of the organization at the CUE SIG AGM and submit regular monthly
financial reports via email to the JALT Central Office. The Treasurer shallprepare the financial documents for an internal audit to take place after
the books have been closed at the end of each financial year.
(3) MEMBERSHIP CHAIR:
The Membership Chair shall be responsible for registering and renewing
membership, keeping membership information provided by members,
maintaining a comprehensive and up-to-date list of the membership,databasing for internal analysis, and forwarding membership information
to the appropriate JALT officers. The Membership Chair shall assist thePublicity Chair and Publications Chair as needed for distribution of CUE
announcements and SIG materials (e.g., CUE pamphlet).
(4) PUBLICATIONS CHAIR:
The Publications Chair shall coordinate with the Editorial Teams, Layoutand Proofing Teams, and submission reviewers and other publicationsrelated staff in editing, publishing, and distributing each calendar year theSIG publications. The Publications Chair may appoint people to positions
within the editorial, proofing, reviewing, and publishing staff, subject toapproval by at least two other Executive Officers.

第 1 条（役員の職務）（1） コーディネータ（部会代表）：コーディネータは CUE SIG 主要役
員の活動を取りまとめる全般的な責任を担う。CUE SIG 総会および CUE が主催する会合等を統括する。コーディネータが不在の場
合には、コーディネータが任命する別の役員をもってそれに当てる。コーディネータは JALT に年間報告を提出する。
（2） 会計担当：会計担当者はすべての会計を記録し、JALT CUE SIGのすべての資⾦の⼊⾦・⽀出の管理をする。CUE SIG 年次総会にて組織の資⾦状況について報告し、JALT 本部に毎⽉会計報告をメールにて提出する。会計担当者は会計年度終了後に内部監査を受けるための会計関連書類を作成する。
（3） 会員担当：会計担当者は会員の登録や更新、会員によって提供された情報の管理、会員の総合的かつ最新のリストの管理、内部分
析のためのデータベース化、そして該当する JALT 役員への会員情報の提供を⾏う。会員担当者は、CUE 出版物の配送のため、広報担当者、出版担当者を補助する。
（4） 出版担当：出版担当者は OnCUE Journal 雑誌編集班、校正レイア
ウト班、配送班、及び他の出版関係スタッフと連携し、１暦年あたり３つの OnCUE 出版物の編集、発⾏、配送を⾏う。出版担当
者は、OnCUE Journal 作成要員の職務について、他の主要役員のうち 2 名の承認をもって、CUE 会員を任命することができる。

(5) PROGRAMS CHAIR:
The Programs Chair shall supervise the planning and organizing of all
regular and special programs and provide the necessary information toofficers of the SIG or other JALT agencies as needed. They shall solicit
presentation proposals from the CUE SIG members and arrange for vetting
them where necessary. They shall contact and arrange for speakers topresent at the JALT International Conference and PanSIG conference andthe SIG’s annual conference. This means actively offering such programs
to JALT Chapters, special events of JALT, or other L2 educationalorganizations within and outside of Japan.
(6) PUBLICITY CHAIR:
The Publicity Chair shall foster and coordinate telecommunications (e-mail,Facebook, Twitter, YouTube, etc.) among CUE SIG members and is partially
responsible for the management of CUE SIG’s website. The Chair shall also
make efforts to advertise CUE events in a timely manner in conjunction
with the Coordinator and Programs Chair and other officers as necessary.
(7) OTHER OFFICERS:Other officers include Grants Officer, the Webmaster, Proofreading
Coordinator, Members-at-Large, and any other officer positions that may
be created on an ad hoc need-basis as the occasion warrants, subject toapproval in writing by at least 3 Executive Officers. All such officers shallbe entitled to join the officers’ communication platform (e.g., Basecamp).

（5） 企画担当：企画担当者は、必要に応じて本研究部会の役員とその他の JALT 関連担当者と連絡を取り、定期的または特別なプログラ
ムの⽴案・企画を管理する。CUE SIG 会員からの発表提案を促し、必要に応じて審査する。JALT 年次国際⼤会、SIG シンポジアムの発表者に連絡を取り、発表の調整を⾏い、JALT ⽀部、JALT の特別な会合、その他の第⼆⾔語教育に関係する国内外の組織にプログラムを提供する。
（6） 広報担当：広報担当者は CUE SIG 会員に対し、テレ・コミュニケーション（メール及びインターネット上）を促進・取りまとめし、CUE SIG 会員のリストサーブ、役員の Yahoo! グループ、SIG ウェブサイトの管理に責任を持つ。担当者は企画担当者と協⼒し CUEの会合等を適切な時期に宣伝する。
（7） その他の役員：その他の役員として、OnCue Journal のセクション編集担当、ウェブマスター、代表会員を置く。また、代表役員のうち少なくとも 3 名の承認を持って、必要に応じてその他の 役員を配置することができる。

Article 2. CONFLICTS OF INTEREST

第 2 条（利害関係）

CUE SIG officers must attempt to avoid conflicts of interest between theirprofessional duties of office and their private interests. Specifically, a potential
conflict of interest shall be said to exist if:

CUE SIG 役員は役員会の義務と個⼈的な利益を混同させてはならない。

(1) a person editing a CUE SIG publication decides whether their article shouldbe published or how it should be edited,(2) a CUE SIG officer decides whether to accept a presentation proposal bythemselves at a CUE-sponsored event,(3) a CUE SIG officer wishes to represent this organization as a speaker at aJALT event, or(4) a SIG officer uses the name or resources of the SIG (a) to promote the saleof commercial materials or services, or (b) to seek employment
opportunities or elective offices.

(1) CUE SIG の出版編集に関わる者が⾃⾝の論⽂の出版の可否や編集の 仕To avoid such cases, the following measures are enacted:
All members must be informed through the SIG newsletter or mail of CUE SIG
publishing or presenting opportunities.
Officers should consider the following guidelines:(1) Any person(s) editing a CUE SIG publication may write articles for thatpublication. However, they must abstain from deciding whether theirarticle(s) is published and how it is edited. The decision to accept/reject
and to edit such an article must be made by the other SIG publicationsrelated officers.
(2) Any officer may represent the SIG at a conference but must abstain fromthe presentation selection process. Program-related officers, excluding
presentation proposers, shall supervise the vetting of proposals.
(3) Any officer may engage in commercial activities but must not associate thename or resources of the SIG or any JALT forum with commercial orpolitically motivated activities.

特に次のような場合は利害関係が⽣じうる。

⽅に関わる場合(2) CUE SIG の役員が、CUE が出資する会合等における⾃⾝の発表提案を受理するかどうかの判断に関わる場合(3) CUE SIG 役員が JALT の会合等における発表者としてこの団体を代表する場合(4) SIG の役員が SIG の名前や資産を利⽤して、製品やサービスを宣伝販売したり、雇⽤機会を求めたり、選挙事務所を構える場合
このような場合を避けるため、以下の⽅策が適切である：
CUE SIG の出版や発表の機会は、ニュースレターやメールを利⽤して、全ての会員に通知されなければならない。

役員は以下のガイドラインを考慮しなければならない：(1) CUE SIG 出版物を編集する者はその出版物に投稿する記事を書くことができる。しかし、その記事の出版の可否や編集を決定する過程には関わらない。受理・拒否や編集の決定はその他の SIG 出版関係の役員によってなされなければならない。
(2) 役員は研究会で SIG の⼤会で代表することができるが、発表の選出過程には関わらない。企画に関係する役員は、発表提案者を除き、提案の審査を監督する。

Article 3. AMENDMENTS TO THE BYLAWS
Amendments to the Bylaws may be proposed and carried out in the same manneras constitutional amendments.
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This Constitution and Bylaws were approved by the College and University
Educators’ SIG Executive Board on April 22, 2023.
This Constitution and Bylaws were accepted by the JALT Executive Board on June24, 2023.
This Constitution and Bylaws were ratified by the College and University Educators’
SIG members on June 1, 2023.

(3) 役員は商業的活動に関わることができるが、本研究部会の名称や資産、あるいは JALT の公開討論と商業的・政治的活動を関連づけてはならない。

第 3 条（細則の改正）
細則の変更については、定款の改正と同様の過程をもって⾏われる。
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この定款細則は 2023 年 4 ⽉ 22 ⽇ JALT ⼤学外国語教育研究部会執⾏委員会によって承認された。
この定款細則は 2023 年 6 ⽉ 24 ⽇ JALT 執⾏役員会で受理された。
この定款細則は 2023 年 6 ⽉ 1 ⽇ JALT ⼤学外国語教育研究部会分野別研究部会の年次総会で批准された。