栃木県後期高齢者医療広域連合文書取扱規程

栃木県後期高齢者医療広域連合文書取扱規程
平成 19 年２月１日
訓 令 第 ２ 号
改正 平成 19 年 3 月 28 日 訓令第 9 号
改正 平成 24 年 9 月 3 日 訓令第 1 号
改正 令和 5 年 3 月 31 日 訓令第 1 号

目次
第１章

総則（第１条－第８条）

第２章

文書の収受及び配付（第９条－第１１条）

第３章

起案及び回議（第１２条－第１６条）

第４章

文書の発送等（第１７条－第２０条)

第５章

文書の整理及び保管（第２１条－第２８条）

第６章

文書の保存及び廃棄（第２９条－第３９条）

第７章

雑則（第４０条－第４２条）

附則
第１章

総則

（趣旨）
第１条

本広域連合の文書の取扱いについて必要な事項は、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。
（定義）
第２条

この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1)

文書

職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真等であって、職員が組織的に用いるものとして広域連合長が保有しているものをいう。
(2)

ファイリングシステム 組織が文書を共有化し、そこに記載されている情報を活用すること、文書の検索時間を短縮すること並びに事務室内及び書庫内の空間を有効に利用することを目的として、主にフォルダを用いて文書を整理し、保管し、保存し、及び廃棄するまでの一連の手続をいう。

141

栃木県後期高齢者医療広域連合文書取扱規程（文書取扱いの原則）
第３条

職員は、文書を正確かつ迅速に取り扱うとともに、常に整理して事務の効率的な運営を確保するよう努めなければならない。
（文書の処理年度）
第４条

文書は、別に定めがあるもののほか、会計年度（４月１日から翌年３月３１日まで）をもって処理する。
（事務局次長の職務）第５条

事務局次長は、本広域連合の文書事務を統括し、文書の収受、配付及び発送、完結文書の保管及び保存等に関する事務を掌理しなければならない。
２

事務局次長は、事務局内の文書事務の処理状況について随時調査し、文書事務が適正かつ円滑に行われるよう、必要な措置を講じなければならない。
（課長の職務）

第５条の２

課長は、その所管に係る文書の取扱いが適正かつ円滑に処理されるよう努めなければならない。
（文書取扱主任者）
第６条

各課に文書取扱主任者を置く。

２

文書取扱主任者は、課長が指名する職員とする。

３

文書取扱主任者は、課内における次の文書事務を処理する。

(1)

文書の受付に関すること。

(2)

文書の整理及び発送に関すること。

(3)

文書処理状況の点検及び完結文書の整理に関すること。

(4)

文書の廃棄に関すること。

(5)

ファイリングシステムの指導、管理及び改善に関すること。

(6)

起案文書の審査に関すること。

(7)

その他文書事務に関すること。

（ファイル担当者）
第７条
２

各課の各担当にファイル担当者を置く。

ファイル担当者は、課長が各担当のうちから当該担当の事務に精通している者を指名する。

３
142

ファイル担当者は、ファイリングシステムの維持管理について文書取扱主任者を補助栃木県後期高齢者医療広域連合文書取扱規程する。
（備付帳簿等）第８条

事務局に次の帳簿等を備える。

(1)

特殊文書収受簿（様式第１号）

(2)

公文番号簿

(3)

文書発送件名簿（様式第２号）(4)

指令番号票（様式第３号）

２

各課に次の帳簿等を備える。

(1)

ファイル基準表（様式第４号）(2)

ファイル保存簿（様式第５号）(3)

文書一覧表（様式第６号）

３

前項に規定するもののほか、申請、届出、報告等の文書を処理するため必要と認めるときは、適宜に帳簿等を備えることができる。
第２章

文書の収受及び配付（到着文書の受領）
第９条
２

郵便等により到着した文書は、総務課において受領する。

前項の場合において、郵便料金の未納又は不足の文書が到着したときは、官公署から発せられたものその他特に必要と認めるものに限り、その料金を支払い、受領することができる。
（受領文書の配布）

第１０条
(1)

前条の規定により受領した文書については、次により速やかに配付する。

普通文書（次号の特殊文書以外の文書をいう。以下同じ。）は、開封せず、封筒（はがきを含む。以下同じ。）表面に受付印を押し、主管課に配付する。ただし、主管課が不明の文書については、開封することができるものとする。
(2)

特殊文書（書留郵便物、配達証明郵便物、内容証明郵便物、親展文書その他事務局次長が特別な取扱いを必要と認めた文書をいう。以下同じ。）は、開封せず、封筒の表面に受付印を押し、特殊文書収受簿に記載して主管課に配付し、受領印を徴する。ただし、主管課が不明の文書については、開封することができるものとする。
（配付を受けた文書の取扱い）
第１１条

各担当は、前条の規定により配付を受けた文書については、封筒を開封し、供143栃木県後期高齢者医療広域連合文書取扱規程

覧しなければならない。
２

他の課の所管に関係のある収受文書は、当該関係課に供覧しなければならない。ただし、その写しを送付することにより供覧に代えることができる。

３

第１５条から第１６条までの規定は、前２項の規定により供覧する場合について準用する。
第３章

起案及び回議（文書の起案）
第１２条

すべての事案の処理は、文書によるものとし、文書の起案は、回議用紙（様式第７号）を用いる。ただし、次に掲げる事案については、この限りでない。
(1)

定例の事案で、一定の帳票を用いて処理することができるもの(2)

軽易な事案で、保存期間が１年未満もの(3)

電話又は口頭で受け付けた軽易な事案で、口頭を持って処理することができるもの（起案の要領）第１３条

文書の起案は、栃木県後期高齢者医療広域連合公文例規程（平成１９年栃木県後期高齢者医療広域連合訓令第３号)によるものとし、文意は簡明、字画は明瞭でなければならない。
２

起案文書には、起案理由、根拠法令その他参考となる事項を記述し、かつ、関係書類を添付しなければならない。ただし、定例又は軽易な事案に係るものについては、この限りでない。
（秘密取扱文書）第１４条

その施行について秘密その他特別な取扱いを要する文書（以下「秘密取扱文書」という。）には、回議用紙（回議用紙を用いない文書にあっては、当該文書の余白）に、次の区分に従い、その旨を朱書きするとともに、秘密取扱文書として取り扱う期間（以下「秘密取扱期間」という。）を表示しなければならない。
(1)

秘（その事案が秘密保全の必要度の高い重要な秘密であって、当事者及び特に関係のある者以外の者に秘さなければならないものをいう。）(2)

取扱注意（その事案が前号に準ずる程度の秘密であって、当事者及び特に関係のある者以外の者に秘さなければならないものをいう。）
２

秘密取扱文書及び秘密取扱期間の指定は、主管課長が行う。

３

主管課長は、秘密取扱期間が経過する前に、秘密取扱文書の内容を秘密にしておく必144

栃木県後期高齢者医療広域連合文書取扱規程

要がなくなったと認めるとき又は当該秘密取扱期間を延長する必要があると認めたときは、その指定を解除し、又はその期間を延長しなければならない。この場合において、当該秘密取扱文書が既に施行されているときは、当事者又は関係者にその旨を通知しなければならない。
（決裁の順序）第１５条起案文書は、その決裁区分により、その事案に関係のある職員、課長、事務局次長、事務局長、副広域連合長、広域連合長の順に回議し、決裁を得なければならない。
（合議）第１５条の２

起案文書の回議に当たり、その内容が他の課の所管に関係のあるものであるときは、当該関係課に合議しなければならない。
２

合議を要する文書は、あらかじめ起案者又は主管課長において、関係課と十分協議の上、起案しなければならない。

３

起案文書を合議する場合の決裁の順序は、次のとおりとする。

(1)

課長専決によるもので、他の課の所管に関係のあるものは、主管課長の決裁を経て関係課に合議すること。
(2)

事務局次長以上の決裁によるもので、他の課の所管に関係のあるものは、関係課の合議を経て、事務局次長に回議すること。
４

合議を受けた関係課は、それに意見があるときは、主管課長と協議しなければならない。この場合において、主管課と関係課の意見が一致しないときは、主管課長は、これらの意見を添えて上司の決裁を受けなければならない。

５

主管課長は、合議した文書についてその要旨を修正し、又は廃案にしようとするときは、関係課とさらに協議しなければならない。
（決裁済文書の取扱い）

第１６条

決裁済文書は、主管課において決裁年月日を記入するものとする。

第４章

文書の発送等（文書に付す記号及び番号）
第１７条

次の各号に掲げる文書には、栃木県後期高齢者医療広域連合公文例規程に定めるもののほか、当該各号に定める表示を付す。
(1)

条例、規則、告示、訓令等

その種類ごとに、公文番号簿により総務課において暦年による番号を付す。
145

栃木県後期高齢者医療広域連合文書取扱規程(2)

指令 「栃木県後期高齢者医療広域連合指令」の次に指令番号票により会計年度による番号を付す。
２

発送文書には、「栃高広」の次に文書発送件名簿により会計年度による番号を付す。ただし、軽易な文書については、番号を省略し、「号外」とすることができる。

３

前項の規定にかかわらず、次条第２項の対内文書で、軽易なものについては、番号を省略し、「事務連絡」とすることができる。
（文書の発信者名）

第１８条
２

文書の発信者は、広域連合長名とする。

前項の規定にかかわらず、軽易な文書並びに事務局内に発する文書及び構成市町に発する文書（以下「対内文書」という。）については、事務局長名とすることができる。
（公印等の押印）

第１９条

発送文書には、決裁済文書と契印した上で、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書及び押印することが適当でないと認める文書については省略することができる。
２

対内文書については、別に定めがある場合を除き、公印を省略することができる。

３

特に発送部数が多く、かつ、支障がないと認められる文書については、公印を押した原本を複写したものを正本として用いることができる。
（発送文書の取扱い）

第２０条

文書を発送するときは、文書発送件名簿に必要事項を記入し、直接手渡しするもののほか、郵送による手続をとるものとする。
第５章

文書の整理及び保管（文書の整理及び保管の原則）
第２１条

文書は常に整理し、紛失又は損傷のないよう一定の場所に保管し、重要なものについては、非常災害時に備えてあらかじめ適切な処置を講じておかなければならない。
２

文書は、担当者が不在の場合であっても必要に応じ誰でもすぐに利用できるよう系統立てて整理し、その所在及び処理経過が明らかになるようにしておかなければならない。
（文書の保管単位）

第２２条

文書の保管単位は、課とし、主管課長の指示するところにより保管する。

（ファイル基準表の作成）
第２３条
146

主管課長は、文書を整理するため、毎会計年度始めに、文書取扱主任者をして栃木県後期高齢者医療広域連合文書取扱規程

ファイル基準表を作成させなければならない。
２

前項の規定により作成したファイル基準表に、その年度途中において、内容に変更が生じたときは、その都度加除修正をしなければならない。
（文書の整理及び保管の区分）

第２４条

文書は、事案の処理が完結した文書（以下「完結文書」という。）と完結していない文書（以下「未完結文書」という。）に区分し、法規文書等については総務課長が、それ以外の文書については主管課長が、次条及び第２６条に定めるところにより整理し、保管する。
（完結文書の整理及び保管）
第２５条

完結文書は、次に定めるところにより整理し、保管する。

(1)

現年度文書と前年度文書とを明確に区分すること。

(2)

文書一覧表を作成すること。

(3)

必要に応じてすぐに利用することができるよう、フォルダに入れてキャビネット又はその他の書棚に収納すること。
(4)

その処理が２年以上にわたった文書については、処理完結の日の属する会計年度に属するフォルダに整理すること。
２

完結文書の保管期間は、原則として処理完結の日の属する会計年度の翌年度末までとする。
（未完結文書の整理及び保管）

第２６条

未完結文書は、担当者ごとに懸案フォルダ等に収納し、常に処理状況がわかるよう整理し、保管しなければならない。
（保管文書の持出し及び貸出し）
第２７条

保管文書（事務所内で保管する現年度文書及び前年度文書をいう。以下同じ。）

は、担当者が使用するために持ち出し、又は担当者以外の職員に貸し出すときは、持ち出し、又は貸し出したことがわかるようにしておき、返還し、又は返還を受けたときは、元の位置に収納しなければならない。
（保管文書の移替え）
第２８条

現年度の完結文書は、原則として毎年４月１日に所定の場所に移し替えなければならない。ただし、常時使用するものについては、この限りでない。
第６章

文書の保存及び廃棄147栃木県後期高齢者医療広域連合文書取扱規程（文書の保存区分）
第２９条

文書の保存期間の区分（以下「保存区分」という。）は、次のとおりとし、主管課長が次条に規定する文書の保存区分の分類の基準に応じて指定する。
(1)

永年

(2)

１０年

(3)

５年

(4)

１年

２

文書の保存期間の起算は、会計年度によるものは処理完結の日の属する会計年度の翌年度４月１日から、暦年によるものは処理完結の日の属する年の翌年の１月１日からとする。

３

第１項の規定にかかわらず、次に掲げる文書の保存期間は、当該各号に定める期間とする。

(1)

法令等の規定により保存期間が定められている文書

法令等の規定による保存期

間(2)

時効が完成する時までの間証拠として保存する必要がある文書

時効が完成するときまで(3)

有効期間がある許可、認可等に係る文書で、当該有効期間が満了するときまでの間保存する必要があるもの

許可、認可等の有効期間が満了するときまで（保存区分の分類の基準）
第３０条
(1)

148

文書の保存区分の分類の基準は、次に定めるところによる。

永年保存の文書ア

条例、規則その他例規の原議文書

イ

重要な事業計画及びその実施に関する文書

ウ

広域連合議会の会議録、議決書等の重要な文書

エ

所轄行政庁の諸令達で特に重要な文書

オ

歳入歳出予算及び決算書

カ

訴訟及び不服申立てに関する文書

キ

出納に関する帳簿及び文書で特に重要なもの

ク

職員の任免、賞罰等の人事に関する重要な文書

ケ

広域連合長の事務引継ぎに関する文書栃木県後期高齢者医療広域連合文書取扱規程

コ

許可、認可、契約等に関する文書で特に重要なもの

サ

陳情、請願等に関する文書で特に重要なもの

シ

原簿、台帳等の簿冊で特に重要なもの

ス

その他永年保存の必要があると認められる文書(2)

１０年保存の文書

ア

所轄行政庁の諸令達で重要な文書

イ出納に関する帳簿及び文書で重要なもの

ウ

許可認可、契約等に関する文書で重要なもの

エ

陳情、請願等に関する文書で重要なもの

オ

原簿、台帳等の簿冊で重要なもの

カ

調査、統計、報告等の文書で特に重要なもの

キその他１０年保存の必要があると認められる文書(3)

５年保存の文書ア

所轄行政庁の文書で重要なもの

イ

許可、認可、契約等に関する文書

ウ

陳情、請願等に関する文書

エ

原簿、台帳等の簿冊

オ

調査、統計、報告等の文書で重要なもの

カその他５年保存の必要があると認められる文書(4)

１年保存の文書ア

調査、統計、報告等の文書

イ

照会、回答、通知等の文書

ウ

軽易な帳簿

エ

その他１年保存の必要があると認められる文書（保管文書の引継ぎ）
第３１条

主管課長は、保管期間が経過した完結文書で、さらに保存を要するもの（以下「保存文書」という。）については、事務局次長があらかじめ定めた書庫に置き換えることにより事務局次長に引き継がなければならない。
２

前項の引継ぎは、原則として毎年６月末日までに行わなければならない。
（保管文書の置換えの手続）
149栃木県後期高齢者医療広域連合文書取扱規程

第３２条
(1)

保管文書の置換えは、次により行う。

フォルダごと文書保存箱に収納し、書庫に置き換えること。この場合において、一の文書保存箱には、同一の保存区分の文書を収納すること。
(2)

ファイル保存簿を２部作成し、そのうち１部を事務局次長に提出し、１部を文書保存箱の所定の位置に貼付すること。
(3)

置換えをした保管文書に係るファイル基準表に、置き換えた年月日その他必要な事項を記入すること。
（保存文書の管理）
第３３条

保存文書の管理は、事務局次長が行う。

（保存文書の持出し又は貸出し）
第３４条

保存文書は、担当者が持ち出し、又は担当者以外の職員が貸し出しを受けようとするときは、事務局次長の承諾を受けなければならない。この場合において、事務局次長は、当該文書を持ち出し、又は貸し出したことがわかるようにしておき、その返還を受けたときは、元の位置に収納しなければならない。
（書庫の管理）第３５条

書庫は、事務局次長が管理し、常に整理整頓するよう努めなければならない。

２

書庫の開閉時間は、原則として執務時間内とする。

３

書庫内においては、一切の火気を使用してはならない。
（完結文書の廃棄）

第３６条

主管課長は、保管する必要のない完結文書については、処理完結の日の属する会計年度の末日に廃棄しなければならない。
２

前項の規定により完結文書を廃棄したときは、当該完結文書に係るファイル基準表に廃棄年月日その他必要な事項を記入しなければならない。
（保管文書の廃棄）

第３７条

主管課長は、保管期間を経過し、かつ、保存する必要のない保管文書については、当該保管期間の末日に廃棄しなければならない。
２

前条第２項の規定は、前項の規定による保管文書の廃棄の場合に準用する。
（保存文書の廃棄）

第３８条

事務局次長は、その管理する保存文書で、保存期間を経過したものについては、ファイル基準表及びファイル保存簿に記載されている文書名と廃棄文書とを照合した上150

栃木県後期高齢者医療広域連合文書取扱規程

で、廃棄しなければならない。ただし、保存期間の満了前の文書及び永年保存の文書であっても、主管課長から保存が不要である旨の申出があったときは、これを廃棄することができる。
２

前項の場合において、保存文書を廃棄したときは、ファイル基準表及びファイル保存簿に、廃棄年月日その他必要な事項を記入しなければならない。

３

事務局次長は、保存期間を経過した保存文書のうち、なお保存する必要があると認めるものについては、その保存期間を延長することができる。この場合において、ファイル基準表及びファイル保存簿に延長する期間その他必要な事項を記入するものとする。
（文書の廃棄の方法）

第３９条

文書の廃棄は、溶解、断裁、焼却等の適切な方法で行わなければならない。

第７章

雑則

（文書の持ち出し禁止）
第４０条

文書は、事務所以外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない事情により、事務局次長が承認したときは、この限りでない。
（他の官公署が指定した秘密文書の取扱い）
第４１条

他の官公署から収受した秘密文書については、当該官公署が指定した秘密区分を尊重し、秘密保全の取扱いをしなければならない。
（その他）
第４２条
附この規程に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。
則

この規程は、平成１９年２月１日から施行する。
附則（平成１９年訓令第９号）

この規程は、平成１９年４月１日から施行する。
附則

この訓令は、平成２４年９月３日から施行する。
附則

この訓令は、令和５年４月１日から施行する。

151

栃木県後期高齢者医療広域連合文書取扱規程

様式第１号（第８条関係）
特殊文書収受簿

年
受付

配付

受領
差出人

月日

月日／／

担当

取扱
適用

印

者印
簡易・現金
書・親・証・記簡易・現金／／書・親・証・記簡易・現金／／書・親・証・記簡易・現金／／書・親・証・記簡易・現金／／書・親・証・記簡易・現金／／書・親・証・記簡易・現金／／書・親・証・記簡易・現金／／書・親・証・記簡易・現金／／書・親・証・記簡易・現金／／
書・親・証・記簡易・現金／／
書・親・証・記152

栃木県後期高齢者医療広域連合文書取扱規程

様式第２号（第８条関係）
年度文書発送件名簿

送付番号

月日

件名

月日

月日

月日

月日

月日

月日

月日

月日

月日

月日

月日

主な送付先

件数

備考

153

栃木県後期高齢者医療広域連合文書取扱規程

様式第３号（第８条関係）
年度指令番号簿

指令番号

154

月日

指令の内容

月日

月日

月日

月日

月日

月日

月日

月日

月日

月日

月日

指令先

備考

栃木県後期高齢者医療広域連合文書取扱規程155栃木県後期高齢者医療広域連合文書取扱規程156栃木県後期高齢者医療広域連合文書取扱規程

様式第５号（第８条関係）

ファイル保存簿
年度課

担当

保存年限
廃棄予定

年

月日廃棄

保存場所
ガイド情報

ファイル名

1
234567891011121314151617181920157

栃木県後期高齢者医療広域連合文書取扱規程

様式第６号（第８条関係）

年度起案日1234567891011121314151617181920158

ガイド情報

文書一覧表
文書名

担当
担当者

公印

件数

栃木県後期高齢者医療広域連合文書取扱規程

様式第７号（第１２条関係）

回
決裁 区

分

保

連合長・事務局長・事務局次長・課長
第１ガイド

決裁・供覧

連合長

議
存 区 分

用廃・１年・５年・10 年・永年

第２ガイド

副連合長

局長

年

月 日

決裁日

年

月 日

ファイル名

次長

課長

担当

合

公情報公開
件数

起案日

議

印
開示・部分・不開示

件 名

起案者

栃木県後期高齢者医療広域連合

159
158･2