紙上研修編集／（公社）全国宅地建物取引業保証協会 苦情解決・研修業務委員会

不動産実務に関わるマイナンバー制度の基礎知識

第●号

深沢綜合法律事務所 弁護士大川 隆之

平成28年1月1日から、いわゆるマイナンバー制度の運用が開始されてい148ます。宅建業者としては、マイナンバーの取得、保管、利用、廃棄等についてのルールを正確に理解し、適正安全な社内環境を整える必要があります。
※本稿は執筆時点（平成28年2月10日）の情報に基づくものですが、マイナンバーや税務・社会保障に関わる法令・取扱いは逐次変更されておりますので、常に最新の情報にご注意ください。
■内閣官房 社会保障・税番号制度HP
http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/Ⅰ

マイナンバー制度の目的

マイナンバー制度（社会保障・税番号制度）
は、平成25年5月に成立した「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（番号法）に基づき導入されました。
日本に住民票を有する人全員に1人1つの12桁の「個人【参考】法人番号
個人番号とは別に、法人などにも13桁の「法人番号」が付され、通知されています（番号法58条）。法人番号は、名称・所在地とともにインターネットを通じて公表されており、個人番号と異なり誰でも自由に利用することができます。

Ⅱ

個人番号の取扱いの規制番号」が付され、①社会保障、②税、③災害対策の3分野で、縦割り制度の壁を越えて、効率的に情報を管理し、複数の機関が保有する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用されます。国民は、今後、年金・医療保険・雇用保険・福祉の給付等の社会保障関係の手続と、税務関係の手続で、申請書等に個人番号の記載が求められることになります。
マイナンバー制度を導入する目的は、以下の3点にあるとされています。

●ポイント
法律で定められた場面以外で個人番号（特定個人情報）を取り扱うことは、通常の個人情報と異なり、本人の同意があっても違法となります。

1「収集及び保管」
に関する制限特定個人情報の収集・保管は原則禁止されており、社会保①行政事務を簡略化し無駄を省くことによる「行政の効率化」

障・税及び災害対策に関して限定的に列挙された場合にのみ②税や社会保障に関して負担を不当に免れたり不正受例外的に許可されています（番号法19条・20条）。
そのため、給を防止することによる「公平・公正な社会の実現」

宅建業者においては、行政機関等に提出する書類に個人番号③行政手続での添付書類の削減などによる「国民の利を記載する場合を除けば、特定個人情報を持っていること自体便性の向上」
一方、個人番号や個人番号を内容に含む個人情報（これをが違法となってしまいます。個人情報保護法と異なり、本人の同意があっても違法となることに注意が必要です。

「特定個人情報」と言います）が漏洩した場合には、個人情報〈注意する場面1〉の名寄せ・マッチングにより甚大な被害を招く危険があります。

顧客から、単なる身分証明書や犯罪収益移転防止法上の本

そこで、番号法では、法律で定められた場面以外において、個人確認資料として、個人番号カードの提示を受けた場合人番号は自分のものでも他人に提供してはならず、他人のそれ→了解を得て表面の写真や住所・氏名を確認しコピーを取るについて提供を求めたり収集・保管・利用することを禁止してことは可能ですが、裏面に記載された個人番号まで書き写います。故意の漏洩には罰則も設けられています。

したりコピーしたりすると違法となります。

20

Mar. 2016 Realpartner

〈注意する場面2〉

データを7年間保存したうえで、書類とデータを破棄し、その顧客から、ローン審査や賃貸入居審査等の資料とするために破棄記録（個人番号の記載のないもの）を作成・保存します

確定申告書を預かる場合（なお、書類やデータの個人番号部分を復元できない程度→平成28年分から確定申告書には個人番号の記載欄が設けにマスキングまたは削除した上で保管を継続することは可られますので、個人番号が記載されている場合には、当該部能とされています）。

分を復元不能な程度にマスキングするなど工夫して受け取らなければ違法となります。
なお、ローン審査等の資料として「源泉徴収票」を受け取ることがありますが、平成27年10月の税法上の改正によⅢ

民間事業者（宅建業者）によるマイナンバーの取扱い場面り、事業主から本人に交付される源泉徴収票には個人番

民間事業者は、①社員や社外の対象者から個人番号を取号が記載されないことになりました。したがって、通常は得し、②本人確認（番号確認と身元確認）をしたうえで、③社個人番号の記載はないはずですが、例外的に、個人情報会保障関係及び税務関係の各書類に個人番号を記載して行保護法25条の開示の求めによって個人番号が記載され政機関等に提出することになります。

た源泉徴収票が本人に交付されることがあるようです。そマイナンバーの記載書類例は表1のとおりです。表1のうち、

こで、源泉徴収票の場合にも、個人番号の記載がないこ

不動産関連でマイナンバーの記載が必要となる届出書類の詳とを念のためチェックしてください。

細は、表2のとおりです。
また、マイナンバーを記載した届出書

2 「利用」に関する制限類の例が、図1です。

個人番号の利用範囲は、社会保障・税及び災害対策の3

このように、不動産の売買・賃貸・仲介等があった場合、所分野に限定されています（番号法9条）。したがって、宅建業定の額を超える対価等の支払をする法人及び不動産業者で者が、個人番号を社員の管理番号や顧客の登録番号としてある個人（うち、主として建物の賃貸借の代理や仲介を目的と利用することは違法です。

3 「提供の要求」に関する制限
社会保障・税及び災害対策に関して限定的に列挙された場合を除き、他人に対して個人番号を求めること自体が禁止されています（番号法15条）。したがって、宅建業者が、社員管理番号や顧客登録番号に利用する目的で個人番号の提示を求めれば、その時点で違法になります。

4 「提供」に関する制限
番号法19条は、何人も、同条各号のいずれかに該当する

表1●マイナンバーの記載書類例■社会保障関係①雇用保険被保険者資格取得届・喪失届②健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届・喪失届③健康保険被扶養者（異動）届／国民年金第3号被保険者関係届など■税務関係場合を除き、特定個人情報の「提供」をしてはならないと定①給与所得の源泉徴収票、給与支払報告書めています。宅建業者が他人の個人番号（特定個人情報）を②退職所得の源泉徴収票、特別徴収票提供できるのは、支払調書等に記載して税務署長に提出す③報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書る場合等、税や社会保障の関係の提出書類に記載して提出④不動産の使用料等の支払調書する必要がある場合にほぼ限られるでしょう。

⑤不動産等の譲受けの対価の支払調書

5 「廃棄」に関する制限
個人番号の保管が認められるのは、法で認められた事務を処理するために必要がある場合に限定されていますから、これらの事務を行う必要がなくなり、関係法令において定められている当該情報の保存期間が経過した場合、個人番号⑥不動産等の売買または貸付けのあっせん手数料の支払調書など※詳しくは、厚生労働省や国税庁のHP参照。
図1●マイナンバーを記載した届出書類の例をできるだけ速やかに廃棄または削除することが必要です。
さらに、個人情報保護委員会のガイドラインでは、個人番号や特定個人情報を削除・廃棄した場合は、その削除記録等を保存することを求めています。
例えば、宅建業者が社員から提供を受けた個人番号は、源泉徴収事務や保険届出事務等のために翌年度以降も利用する必要があれば継続的に保管することができますが、当該社員が退職するなどして個人番号をこれらの事務で利用する必要がなくなったときには、支払調書控え等やそのMar. 2016 Realpartner21

表2●不動産関連でマイナンバーの記載が必要となる届出書類の詳細
届出書類

届出義務者（※）

個人番号の収集対象者

記載・提出時期その他

不動産等の使用料等の支払調書

不動産、不動産の上に存する権利等の借受けの対価や不動産の上に存する権利の設定の対価の支払をする法人と不動産業者である個人

不動産等の所有者または転貸人

平成28年1月1日以降の金銭等の支払等に係る法定調書から（平成29年1月提出）。
ただし、同一人に対する年中の支払金額の合計が15万円を超えるもののみ。
※不動産の使用料等には、土地、建物の賃借料だけでなく、権利金、礼金、更新料、増改築承諾料、名義書換料等も含む。

不動産等の譲受けの対価の支払調書

不動産、不動産の上に存する権利等の対価の支払をする法人と不動産業者である個人

不動産等の譲渡者平成28年1月1日以降の金銭等の支払等に係る法定調書から（平成29年1月提出）。
ただし、同一人に対する年中の支払金額の合計が100万円を超えるもののみ。

不動産等の売買または貸付の あっせん手数料の支払調書

不動産、不動産の上に存する権利等の売買または貸付けのあっせん手数料の支払をする
法人と不動産業者である個人

不動産等の売買または貸付のあっせ んをした者

平成28年1月1日以降の金銭等の支払等に係る法定調書から（平成29年1月提出）。
ただし、同一人に対する年中の支払金額の合計が15万円を超えるもののみ。
※「不動産の使用料等の支払調書」や「不動産等の譲受けの対価の支払調書」の「あっせんをした者」欄にすでに記載して提出している場合は、この支払調書の提出を省略できる。

※いずれの支払調書についても、不動産業者である個人のうち、主として建物の賃貸借の代理や仲介を目的とする事業を営んでいる者については提出義務がない。

する事業を営んでいる者を除く）は、その支払調書を作成・提に個人番号を記載する必要がありますし、退職金を支給する出しなければならず、その際に取引関係者の個人番号を取場合には個人番号を記載した源泉徴収票等を作成する必要得・記載しなければなりません。

があります。

なお、私見ですが、売買・賃貸の仲介業者や賃貸の管理業

また、多くの事業者が、平成28年の年末調整時に提出して者が、売主・貸主に頼まれてその個人番号を買主・借主側に伝もらう扶養控除等申告書には、給与所得者の個人番号を記載えることは、番号法で想定している個人番号の提供や収集・保してもらうことになるでしょうから、マイナンバー対応のための管とは言いがたいと思われます（この点、売主・貸主の任意代準備は、できるだけ速やかに開始しておくべきです。

理人となる方法なども考えられるのですが、それが可能かは見

1 事前準備解が分かれているようですので、現状ではリスクが大きいでしょ（1）個人番号の収集対象者の洗い出しう）。
当面は、仲介業者・管理業者が自ら個人番号に直接関知することは回避して、当事者間で直接やり取りしてもらうなどすべきです。

事業者は、まず、個人番号を取り扱う事務を確認し、実際に個人番号を収集する対象者を洗い出す必要があります。
社内の対象者としては、従業員とその扶養家族、パート・ア個人番号の取得は本人確認を要するなど煩雑ですから、今ルバイトが主になるでしょう。
また、不動産の売主・貸主・仲介

後、上記支払調書の作成が見込まれる場合には、契約時の段業者や、報酬・顧問料を支払う弁護士・税理士、配当を支払う

階で個人番号のやり取りが当事者間でスムーズに行われるよ株主など、社外にも対象者となり得る人がいることに注意してうに手配することが望まれます。

ください。
（2）個人番号（特定個人情報）の保護のための安全管理措置●ポイント

支払調書作成・提出

切な管理のために安全管理措置を講じなければならず（番号賃料・代金等の支払
個人の貸主・売主（甲野太郎）

マイナンバーの提供依頼

マイナンバー提供

事業者は、個人番号（特定個人情報）の漏洩等の防止や適法人等の借主・買主（㈱乙商事）

売買・賃貸の仲介業者や賃貸の管理業者が、売主・貸主に頼まれてその個人番号を買主・借主側に伝えることは危険！
⇒当事者間で直接やりとりする法12条）、個人情報保護委員会のガイドラインでは以下のような対応を求めています。

①基本方針の策定→特定個人情報の保護に関する基本理念を明確にし、法令遵守、安全管理、問合せ・苦情相談等に関する方針を定める。
②取扱規程等の策定

Ⅳ

マイナンバー取得に向けた具体的対応

個人番号の記載が必要な書類は、平成29年1月以降に提出時期が来るものがほとんどですが、平成28年1月以降、従業員の入社・退社がある場合には雇用保険の資格取得・喪失届

22Mar. 2016 Realpartner→特定個人情報を取扱う場 合のマニュアルや事務フローなどの手順を示した文書を作成する。
③組織的安全管理措置→事務責任者・事務取扱担当者を明確化し、システムログや利用実績の記録、情報漏洩等に対応する体厳密に定められています。

制の整備等を行う。

なお、事業主が対面で確認することにより本人であること④人的安全管理措置→事務取扱担当者の監督、教育を行う。
⑤物理的安全管理措置→壁や間仕切り等の設置、のぞき見されない座席配置の工夫、電子機器の盗難防止のためのワイヤー固定、施錠できるキャビネットへの書類保管等の対策を行う。
⑥技術的安全管理措置→担当者を限 定するためのアクセス制御、ＩＤ・パスワードの設定、セキュリティ対策ソフトウェアの導入等の対策を行う。

が明らかな場合には、身元確認書類の提示は不要とされていますが、この場合、従業員の入社時や取引開始時などに番号法などで定めるものと同程度の身元確認を行っている必要があることに留意してください（入社時に履歴書を見た程度では不十分です）。
（3）個人番号の提供を拒否された場合個人番号の提供を拒否された場合、個人番号の記載は法律で定められた義務であることを伝え、再度提供を求めます。
それでも提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、各書類への不記載が単なる義務違反でないことを明確にできる資料を残してください。

なお、
ガイドラインは、従業員が100名以下の「中小規模事3 個人番号の保管・廃棄業者」
については安全管理措置の義務を緩和していますが、個取得した個人番号（特定個人情報）は、適切な安全管理

人情報保護法の「個人情報取扱事業者」はこの「中小規模事措置に基づいて保管します。また、利用の必要がなくなり、業者」に含まれません。指定流通機構の物件情報検索システ

所管法令で定められた保存期間を経過した場合には、個人ムを利用可能な宅建業者はすべて「個人情報取扱事業者」に番号をできるだけ速やかに廃棄または削除します。このとき、当たりますので、従業員100名以下の中小の宅建業者でも安削除記録を作成・保存してください。

全管理措置の義務自体は緩和されないことになります（もっとも、実際の会社規模に応じた対応をすればよいとも考えられており、常に高額・大規模なセキュリティシステムの導入まで求めⅤ 罰則等られるわけではありません）。
また、個人番号の取扱いを外部に委託することも可能です

番号法では、個人番号を取り扱う事業者の従業員等が、が、その場合、委託先の安全管理について監督する義務があ

正当な理由なく特定個人情報ファイルを提供したときは4年ることに留意してください（番号法11条）。

以下の懲役もしくは200万円以下の罰金またはこれらを併

2 個人番号の取得科する、個人番号を不正な利益を図る目的で提供または盗（1）利用目的の特定と公表・通知・明示

用したときは3年以下の懲役もしくは150万円以下の罰金ま

個人番号を含む特定個人情報については、番号法だけでなたはこれらを併科するなど、故意の情報漏洩について厳しく、個人情報保護法も適用されますので、個人番号を取得するい刑事罰が定められています（番号法51条以下）。過失の個人情報取扱事業者（宅建業者）
は、その利用目的を特定した

情報漏洩については罰則はありませんが、従業員による故うえで、個人情報保護法に従って本人に利用目的を通知・公意の情報漏洩があった場合には、会社にも罰金刑を科す両表・明示しなければなりません（個人情報保護法15条、18条）。

罰規定があることに注意を要します（番号法60条）。
もちろん、故意・過失を問わず、個人番号の漏洩は、多額（2）本人確認の実施の損害賠償リスクに発展したり、個人情報保護委員会から●ポイント
本人確認 ＝ 番号確認 ＋ 身元確認↓

入社時等に厳格な身元確認が行われていれば、身元確認書類は不要行政処分を受ける可能性があります。社会的信用を失うことも明らかでしょう。これらの刑事・民事・行政・信用リスクを踏まえて、宅建業者としては、個人番号（特定個人情報）に関する適切な安全管理措置の構築と、日頃の従業員教育の徹底に努めてください。

事業者は、個人番号を取得するときに、なりすまし防止のために、「番号確認」と「身元確認」という2つの厳密な本人確認をしなければなりません（番号法16条）。
写真付きの「個人番号カード」があればそれ1つで番号確認と身元確認ができますが、「通知カード」しかない場合には、運転免許証やパスポートなどで身元確認をしなければなりません。これらの書類での確認ができない場合についても、番号法施行令や番号法施行規則で本人確認の方法がご質問について
紙上研修についてのご質問は、お手数ですが「文書」で下記あて先までご郵送くださいますようお願いいたします（電話・FAX・電子メールによるご質問はお断りさせていただいております）。なお、個別の取引等についてのご質問・相談にはお答えできません。
ご送付先●（公社）全国宅地建物取引業保証協会

紙上研修担当〒101-0032 東京都千代田区岩本町2-6-3

Mar. 2016 Realpartner23