2017 年 第 2 回 Chapter Operations Committee Meeting 議事録1.

日時2017 年 11 月 15 日（火） 14:00 – 16:00

2.

場所
機械振興会館 地下 3 階 研修 1

3.

出席者



Chapter Operations Committee: Chair 藤島 実, Vice Chair 福田 英輔, Secretary 伊藤 浩之

Japan Council: Secretary 杉江 利彦, Past Secretary 原崎 秀信, Treasurer 眞田 幸俊



東京支部 Chap. Ope. Comm. Vice Chair 高村 誠之, 関西支部 Chap. Ope. Comm. Chair 梶川 嘉延

Chapter Chairs: 63 名 (Japan Office, WebEX 出席，代理を含む)，事務局：4 名

5.

議事(0) 資料確認
配布資料を確認した．

(1) 議事録確認
藤島 Chair より，資料(1) 「2017 年 第 1 回 Chapter Operations Committee Meeting 議事録 (案)」に基づいて説明があり，前回 Meeting の議事録が承認された．

(2) IEEE Japan Council 関係
2－1

2017 年第 2 回理事会報告

杉江 JC Secretary より，資料(2-1) 「2017 年 第 2 回 IEEE Japan Council 理事会 議事録（案）」に基づいて，理事会での審議・報告事項に関する説明があった．
➢

信越支部 Chair と関西支部 Vice Chair の交代に伴い JC 理事構成の変更があった．

➢

2 月と 3 月に JC と東京 Section に本部から会計に関する監査があったが，現在までのところ指摘は無い．

➢8 月の Sections Congress に 2 名を JC から派遣することが承認された．

➢2017 年中間会計報告があった．支出は想定通りに推移．名古屋支部の Section 支援費
申請については，申請資料の再提出を依頼．

➢

常設委員会，Ad-Hoc 委員会，Affinity Group，各支部の活動状況の報告があった．

➢

JC Coordinator の報告，その他事項として MGA SDEA 委員会の活動状況報告があった．

➢

現在のメール配信規定では公募案件が対象範囲になっていないが，公募案件配信を希望する JC WIE 会員に限定して配信を行うことが承認された．

2－2

2017 年 Chapter の本部報告提出書類について

杉江 JC Secretary より，資料(2-2) 「Chapter の 2017 年本部提出書類について」に基づいて，2017 年の本部報告提出書類について説明があった．
➢

2018 年 Chapter 役員選出届，2017 年 Meeting Report，2017 年会計報告の 3 種類を全て提出する必要がある．未提出の場合は Chapter レートが支払われないため，注意する
こと．

➢役員報告は，JC 事務局への報告締切が 2018 年 1 月 31 日，本部報告が 2018 年 2 月
16 日締切．

➢Meeting Report と会計報告は，本部システム NetSuite に 2018 年 2 月 16 日までに直接入力して提出すること．

(3) Chapter Operations Committee 関係3－1

Chapter Operations Committee 活動報告並びに 2018 年度の活動計画

藤島 Chair より，資料(3-1) 「IEEE Japan Council Chapter Operations Committee 2017 年度
活動報告と 2018 年度活動計画」に基づいて，本年度の活動と次年度の計画に関する報告があった．

➢2017 年は，これまでの支援費とほぼ同額の 3,289,250 円である．来年度も本年度と同額を予定している．

➢

審査結果は今週中に連絡できる見込み．

➢ガイドラインは必要に応じて見直しを行い，スムーズな支援を行えるようにする．

3－2

2017 年 Chapter 支援費申請状況

藤島 Chair より，資料(3-1) 「IEEE Japan Council Chapter Operations Committee 2017 年度
活動報告と 2018 年度活動計画」と資料(3-2) 「2017 年 Chapter 支援費申請状況」，別添配
布資料「Chapter 支援の考え方とその運用に関する留意点」に基づいて，Chapter 支援費の申請について説明がなされた．
➢

審査遅れているが，スムーズな審査になるように，やり方を変えさせて頂くことがあるが，了承いただきたい．

➢Chapter Award が登録されていることを確認頂きたい．

➢申請ベースで Chapter 支援している．この方針は変更しない．

➢2016 年より申請書様式を改定しているが，古い様式で申請している場合がある．新様式からチェック欄に注意事項が記載されているため，新様式を使って確認した後に申請して頂きたい．古い様式は全て差し戻しているが，了承頂きたい．様式を更新する場合はメールでアナウンスする．
➢DL は，原則として Parent Society が経費を賄う．各 Society の HP でルールを確認頂きたい．Society 本部からの支援が無い場合だけ，JC からの支援の必要性を審議する．

➢別添配布資料「Chapter 支援の考え方とその運用に関する留意点」に記載されている例示 d について，DL が支援対象外であることを明示するため更新したい．原則として支援しないということを留意頂きたい．確証の部分は，前回会議の質疑の指摘を踏まえて，25USD 相当以下は乗車券のコピーor 写真で代用可とした．


3－3

審議の結果，更新が承認された．

Chapter ホームページの運用状況

藤島 Chair より，資料(3-1) 「IEEE Japan Council Chapter Operations Committee 2017 年度
活動報告と 2018 年度活動計画」と資料(3-3) 「Chapter のホームページの運用状況」に基づいて，Chapter ホームページの運用状況について説明がなされた．

➢

更新が無い Chapter の中で，活動をしている Chapter は更新頂きたい．

➢URL の更新があった場合は URL を JC 事務局に連絡すること．

➢Chapter 支援申請の際に HP 確認しているため，必ず更新して頂きたい．更新日を明記頂きたい．

3－4

Chapter Award ガイドラインについて

藤島 Chair より，資料(3-1) 「IEEE Japan Council Chapter Operations Committee 2017 年度
活動報告と 2018 年度活動計画」と資料(3-4-1) 「Chapter 主催 Award に関するガイドライン<改定>」，資料(3-4-2) 「Chapter Award 申請一覧」に基づいて，Chapter Award について説明がなされた．
➢資料(3-4-1) 「Chapter 主催 Award に関するガイドライン<改定>」は，前回の会議の指摘を踏まえて，以下を改定している．


Chapter 主催 Award に関する基本的考え方： 学生の年齢を制限する理由がないことから，年齢制限廃止する．これに伴い，以下を変更する．
➢「若手奨励賞」を「学生奨励賞または若手奨励賞」とする．

➢

授与対象者(1)に記載されていた学生の年齢制限を削除する．

Chapter 主催 Award に関する基本的考え方： 査読付き国内会議を対象に追加する．項目の 1 と 2 に「または国内会議」を追加する．

Joint で Award を登録する場合の考え方： Chapter 主催 Award 授与規定に関する原則の 3 項目のように，Chapter 会員数の比率で配分する．

以上の変更点は，審議の結果，承認された．

➢

審査時に IEEE 会員になる可能性のある人数は発表者数にカウントして良いことになっている．

➢

学生賞金額は，これまで通りとする．

(4) その他報告
4 － 1 IEEE Tokyo Section Chapter Operation Committee 報 告 - TechnicalCo-Sponsorship (TCS) に関する審議状況について
高村 Tokyo Section COC Chair より，資料(4-1) 「Tokyo Section COC 報告: Technical
Co-Sponsorship (TCS) に関する審議状況について」に基づいて，TCS の審議状況について説明がなされた．
➢

4－2

TCS は今のところ全て承認されている．
Chapter の Technical Co-Sponsorship（TCS）について

杉江 JC Secretary より，資料(4-2) 「Chapter の Technical Co-Sponsorship(TCS)について」に基づいて，TCS の制度変更の状況等について報告がなされた．

➢

前回の会議で，TCS の費用が MGA 負担となると述べた．この状況は現在も変わっていない．

➢8 月に IEEE 本部に対して状況を確認した．

4－3

TCS fee はトライアル・調査行っている．今年の BoD/MGA で決めるため，現在は MGA 費用負担となっている．



国内の MOU 締結学会・Society には TCS Fee は適用外という意見があるが，現在のところ未定である．

以上は MGA の議論であり Society は別である．

IEEE JC/東京支部の配信サーバについて

杉江 JC Secretary より，資料(4-3) 「メール配信の不具合について」に基づいて，経緯や今後の対応について説明があった．
➢9 月上旬に Web サーバからのメールが配信されないという問題が発生した．

➢事務局のサーバは外部サーバを利用している．不具合を業者と対応済である．

➢

現在のところ，不具合は生じていない．

➢

問題が生じた翌日から IEEE 本部の eNotice を使って配信した．現在は事務局サーバと IEEE eNotice を併用して送付している．

(5) 各 Chapter の活動報告
藤島 Chair より，Chapter 活動報告については，2017 年 11 月 14 日に JC 事務局からのメールで別途送付された chapter_report2017-2.pdf に記載されていることが報告された．

以上