2018 年 第 2 回 Chapter Operations Committee Meeting 議事録1.

日時2018 年 11 月 15 日（木） 14:00 – 15:30
2.

場所

機械振興会館 地下 3 階 研修 1
3.

出席者

・Chapter Operations Committee: Chair 藤島 実, Vice Chair 福田 英輔, Secretary 伊藤 浩之
・Japan Council: Secretary 杉江 利彦, Past Secretary 原崎 秀信, Treasurer 眞田 幸俊
・仙台支部 Chap. Promo. Comm. Chair 山田 博仁, 東京支部 Chap. Ope. Comm. Vice Chair
奥村 治彦
・Chapter Chairs: 44 名 (Japan Office, WebEX 出席，代理を含む)，事務局：3 名
4.

配布資料

2018 年 第 1 回 Chapter Operations Committee Meeting 議事録(案)2018 年 第 2 回 IEEE Japan Council 理事会 議事録(案)Chapter の 2018 年本部提出書類について
IEEE Japan Council Chapter Operations Committee
2018 年度活動報告と 2019 年度活動計画
Chapter 支援の考え方とその運用に関する留意点
2018 年 Chapter 支援費 申請状況
Chapter のホームページの運用状況
Chapter 主催 Award 登録のお願い
Chapter Award 申請一覧
Chapter Operations Committee (2019-2020)役員(案)2018 年 Chapter 一覧

資料(1)
資料(2-1)
資料(2-2)
資料(3-1)
資料(3-2)
資料(3-3)
資料(3-4)
資料(3-5-1)
資料(3-5-2)
資料(3-6)
資料(4)5.

議事(0) 資料確認
配布資料を確認した．
(1) 議事録確認
藤島 Chair より，資料(1) 「2018 年 第 1 回 Chapter Operations Committee Meeting 議事録(案)」に基づいて説明があり，前回 Meeting の議事録が承認された．
3-1 の 5 項：支払いが遅れると会計上問題となるため，Chapter 支援費は翌年 3 月を報告書の締め切りとする点に留意頂きたい．



3-2 の 1 項：継続申請が無かった Award は終了扱いとなっている点に注意．2019 年から新規・継続問わず，原則，翌年の Award 申請を毎年 11 月末までに行い，翌年の 1月までに回答することとする点に留意頂きたい．

(2) IEEE Japan Council 関係
2－1

2018 年第 1 回理事会報告

杉江 JC Secretary より，資料(2-1) 「2018 年 第 2 回 IEEE Japan Council 理事会 議事録(案)」に基づいて，理事会での審議・報告事項に関する説明があった．



役員選出について，JC 役員候補者について推薦がなされ，異議なく承認された．



新規プロジェクトについて，広島支部・信越支部から Student Branch 新設の申請がなされた．

常設委員会活動報告では，COC から予算に対して進捗が芳しくない状況の説明がなされた．津田 Chair から，Chapter 支援費の実績額が低い場合は，理由を分析し，予算に対して乖離が無いように検討する必要があるとのコメントがあった．また，各委員会から報告がなされた．

Ad-Hoc 委員会の報告がなされた．



Affinity Group の報告においては，JC WIE の位置づけに関する議論があった．仙台と関西，北海道にあり，広島と名古屋が準備中．JC WIE の活動本体を各支部に移す方針で進められている．



各支部より状況報告がなされた．

JC Coordinator の報告がなされた．

MD については，9 月中旬に F2F 会議のための費用サポートの審議があり承認された．
F2F 会議で活動方針等を決める．

Japan SYWL について，開催場所の決め方の議論があった．基本的には YP と WIEが中心となって準備委員会を組織し，開催場所の提案を受けながら決めていく．



メール配信について，日本語版の eNotice が使えるようになる．IEEE 本部の配信ポリシーに従うこととする．

TCS Fee に関して，IEEE Geo Unit と TCS 締結している国際会議は 1000 ドル支払う．
IEEE Xplore に掲載費する場合は， 15 ドル/paper の費用を追加負担する．

2－2

2018 年 Chapter の本部報告提出書類について

藤島 Chair より，資料(2-2) 「Chapter の 2018 年本部提出書類について」に基づいて，本部への年次報告資料の提出に関して説明がなされた．
昨年度と同じ方針であり，3 種類の書類の提出が必要．IEEE 本部の HP に直接入力する．

役員報告：本部 2/16 締切，JC 1/31 締切



活動報告：2/15 締切．各 Chapter は年 2 回以上の Tech Meeting 開催が義務

会計報告：2/15 締切

(3) Chapter Operations Committee 関係


3－1 Chapter Operations Committee 活動報告並びに 2019 年度の活動計画

藤島 Chair より，資料(3-1) 「IEEE Japan Council Chapter Operations Committee 2018 年度活動報告と 2019 年度活動計画」に基づいて説明がなされた．
Chapter 支援藤島 Chair より，資料(3-2) 「Chapter 支援の考え方とその運用に関する留意点」と資料(3-3)
「2018 年 Chapter 支援費 申請状況」に基づいて説明がなされた．







2018 年の支援実績額がオーバしているが，実費払いであるため申請よりも少ない金額で支払うケースが多いことから，400 万に収まると考えている．確定分は 125万円程度．1 か月程度で残りを処理する予定である．

2017 年は予算額の半額強しか支払われていない．2016 は半額未満である．実績が少ないことを理事会で指摘されている．報告が無いため支援費が支払えないケースがあるため，報告書を提出頂きたい．



スムーズな申請審査と支援のために，必要に応じてガイドラインを修正したい．

Award 登録

継続申請が無くなり，すべて毎年申請する方針となった．

p.35-36 が Award 登録方法であり，p.37 から Award のリストが掲載されている．終了と書かれているものは，申請がなかったため自動終了した Award である．空白は審議中である．

各 Chapter のホームページ運用状況

伊藤 Secretary より，資料(3-4) 「Chapter のホームページの運用状況」に基づき説明がなされた．


重要課題への対応


支援額の上限額を 2019 年度も 10 万円とする．

基本的な考え方に変更はない．



活動方針として，申請頂いた Chapter に支援することになっているため，積極的に申請頂きたい．

DL 講演は Parent Society が支出することが原則である．



Chapter 支援ガイドライン中の Chapter 支援費の運用に関する例示 b を改定したい．
電子情報通信学会の研究会が有料になったが，その一部のセッションを Chapter主催と称することは，Chapter の主体性が明白であるという基本的考え方や運用に関する留意点に沿っていると言い難い事例が生じたためである．例示の改定は，審議の結果，承認された．

3－6

次期 COC 役員候補について

藤島 Chair より，資料(3-6) 「Chapter Operations Committee (2019-2020)役員(案)」に基づき，次期 COC 役員の候補者に関して説明がなされ，審議の結果，次期 Chair に福田様，次期 ViceChair に末松先生，次期 Secretary に山本様が承認された．
(4) その他報告
藤島 Chair より，資料(4) 「2018 年 Chapter 一覧」，別添資料(5) 「各 Chapter の活動報告」の紹介がなされた．

以上