2017 年 第 1 回 Chapter Operations Committee Meeting 議事録1.

日時2017 年 5 月 30 日（火） 14:00 – 16:09

2.

場所
機械振興会館 地下 3 階 研修 1

3.

出席者



Chapter Operations Committee: Chair 藤島 実, Vice Chair 福田 英輔, Secretary 伊藤 浩之

Japan Council: Secretary 杉江 利彦, Past Secretary 原崎 秀信, Treasurer 眞田 幸俊



仙台支部 Chap. Promo. Comm. Chair 川又 政征, 東京支部 Chap. Ope. Comm. Vice Chair
奥村 治彦, 関西支部 Chap. Ope. Comm. Chair 梶川 嘉延

Chapter Chairs: 59 名 (Japan Office, WebEX 出席，代理を含む)，事務局：4 名5.

議事(0) 資料確認
配布資料を確認した．

(1) 議事録確認
藤島 Chair より，資料(1) 「2016 年 第 2 回 Chapter Operations Committee Meeting 議事録 (案)」に基づいて説明があり，前回 Meeting の議事録が承認された．

(2) IEEE Japan Council 関係2－1

2017 年第 1 回理事会報告

杉江 JC Secretary より，資料(2-1) 「2017 年 第 1 回 IEEE Japan Council 理事会 議事録（案）」に基づいて，理事会での審議・報告事項に関する説明があった．
➢

理事会構成が変更され，橋本 MD Coordinator，西宮 YP Coordinator，青山 LMAGCoordinator，南 MGA Member の参画がメール審議により承認された旨の報告がなされた．

➢

2017 年度の予算計画について，Section 支援費を予算計画に計上しないことと，特別なイベント等で予備費が必要な場合は JC に適宜申請することが承認された旨の報告がなされた．

➢JC 決算報告に関して，予備費として R10 バンガロール旅費が計画外として計上されたこと，旧東京支部の積立金を JC に移動したこと，本決済報告が会計士に承認され IEEE に受理されたことが報告された旨の説明がなされた．

➢JC 活動計画と予算修正，中間会計，常設委員会・Ad-Hoc 委員会・Affinity Group・各支部の活動について報告がなされた旨の説明があった．各 JC Coordinator から報告がなされた旨の説明があった．

(3) Chapter Operations Committee 関係3－1

Chapter Operations Committee 2017 年度の活動計画

藤島 Chair より，資料(3-1) 「IEEE Japan Council Chapter Operations Committee 2016 年度
活動報告と 2017 年度活動計画」に基づいて，昨年度の活動と本年度の計画に関する報告があった．

➢

第 2 回 COC Meeting は 11 月 15 日を予定している．

➢昨年度の Chapter 支援実績は 334 万であり，約半分が Award 支援であった．

➢

本年度の Chapter 支援費は予算据え置きとして 400 万円で承認されている．資料に記載されている 41.8 万円は理事会開催時点の額であり，5 月 30 日時点では 91 万円程度支出済みである．積極的な申請をするよう依頼がなされた．

➢

ガイドラインは昨年まで改定を行ってきたが，一部に内容の重複等があったため修正を進めている．スムーズな審査と支援のために今後も適宜改定していく．

➢20 Chapter より 46 件の Award 登録があった．継続申請が無い Award は登録終了とした．Award の支援は Award 登録が前提となっている．新規 Award は締切りを設けないこととなったため，登録表に掲載されていない場合は新規登録が必要である．
引き続き，必要に応じてガイドライン登録見直しなどを進めていく．

➢重要課題への対応については，基本的には昨年の方針を踏襲する予定である．
Chapter 支援費の上限は 10 万円とし，この中に振込手数料や送料などの事務経費を含めることを許容している．

➢参考資料(1) 「2016 年 Chapter 支援申請リスト」と参考資料(2) 「2017 年 Chapter 支援費 申請状況」の説明がなされた．

3－2
2017 年度の Chapter 支援費予算と支援ガイド等について

3－2－1 2017 年度の Chapter 支援費予算と基本計画
藤島 Chair より，資料(3-2-1) 「2017 年度の Chapter 支援費予算と支援の基本方針」に基づいて，資料の説明がなされた．
➢Award ガイドラインにおける副賞の支援上限額は 10 万円に増額しているが，学生と社会人の 1 件あたりの賞金上限額は据え置きとしている．

➢年間の支援件数は約 70 件であり，1 事業あたり 6 万円程度となっている．副賞の件数が少ない場合は 1 事業あたりの支援金額が少なくなる傾向にあるため，平均として上限額 10 万円に満たない状況となっている．

➢2015 年と 2016 年は支援費予算に実績が達していない．

➢

積極的に申請をするよう依頼がなされた．

3－2－2 Chapter 支援の考え方と運用に関する留意点
藤島 Chair より，資料(3-2-2) 「Chapter 支援の考え方とその運用に関する留意点」に基づいて，資料の説明がなされた．

➢

Chapter 支援についての基本的な考え方に記載されている 3 つの条件をすべて満たす場合に支援が可能である．

➢

運用に関する留意点として，項目 G を追加した．振込手数料といった事務経費も支援費に含めることを許容した．

➢

原則的に DL 関連費用は支援できないが，DL 招待費用の上限を超過した分について，IEEE Society のとの交渉の結果賄えない場合は支援する場合がある．

➢

共催事業の場合は参加費が無料の場合に事業分担割合の相応しい支援となる点も注意頂きたい．

3－2－3 Chapter 主催 AWARD に関するガイドライン
藤島 Chair より，資料(3-2-3) 「Chapter 主催 Award に関するガイドライン<改定>」に基づいて，資料の説明がなされた．
➢

基本的な考え方として，4 区分の Chapter 主催 Award が授与可能である．

➢

年度途中の賞の新設も認めることとなったため，資料 3-2-3, p. 34, 項目 B 中の「年度途中の賞の新設は原則行わない」という文章は削除する．

➢

盾と賞金を合わせた金額が，上限 1 万円もしくは 3 万円を超えないようにすること．

➢

授与資格を厳格に確認する必要があることに留意すること．

➢Award 参考資料(1) 「Chapter Award 申請一覧」について説明がなされた．未回答
で終了になっている Award があるため，授与予定の場合は Award 登録が必要．

➢資料 3-2-3, p. 33 の 4 区分の 1 番目と 2 番目の項目内の「国際会議」を「国際会議または国内会議」に修正することが，審議の結果，承認された．
【修正前】 資料 3-2-3, p. 33, Chapter 主催 Award に関するガイドライン<改定> ，2016.4.8 (Ver.2.9)① 評価対象として定める一年間あるいはそれ以上の一定期間を通じた雑誌掲
載論文及び査読（選考）のある国際会議における発表論文の筆頭著者又は全著者を対象とした優秀論文賞② 評価対象として定める一年間あるいはそれ以上の一定期間を通じた雑誌掲載論文及び査読（選考）のある国際会議における発表論文の筆頭著者を対象とした若手奨励賞【修正後】① 評価対象として定める一年間あるいはそれ以上の一定期間を通じた雑誌掲
載論文及び査読（選考）のある国際会議または国内会議における発表論文の筆頭著者又は全著者を対象とした優秀論文賞

② 評価対象として定める一年間あるいはそれ以上の一定期間を通じた雑誌掲載論文及び査読（選考）のある国際会議または国内会議における発表論文の筆頭著者を対象とした若手奨励賞
Co-Sponsorship/Technical Co-Sponsorship の承認について3－3


3－3－1 MOU 締結と共催等の承認に関する手続きの進め方 (2017 年度改版)
藤島 Chair より，資料(3-3-1) 「Co-Sponsorship/Technical Co-Sponsorship の承認について」に基づいて，資料の説明がなされた．
➢資料 3-3-1, p.41 の「IEEE Japan Council (JC)の傘下にある」を「Section の傘下にある」に修正する．

➢MOU 締結のための承認作業は Chapter 所属の Section が行うことになった．

3－3－2

Chapter の Technical Co-Sponsorship (TCS)について

杉江 JC Secretary より，資料(3-3-2) 「Chapter の Technical Co-Sponsorship (TCS)について」に基づいて，資料の説明がなされた．
➢

TCS 費用について IEEE 本部に問い合わせている．6 月の会議で情報が出る可能性があり，情報が得られ次第連絡する．
Chapter ホームページの運用状況

3－4

伊藤 Secretary より，資料(3-4) 「Chapter のホームページの運用状況」に基づいて，資料の説明がなされた．
➢


半年以内に更新されているホームページの数が前回調査よりも減少．2 年以上更新が無いページが 3 件．更新をお願いしたい．
Chapter 支援申請とメール配信について

3－5

藤島 Chair より，資料(3-5) 「Chapter 支援申請とメール配信について事務局からのお願い」に基づいて，資料の説明がなされた．
➢

前期は COC 側の処理が滞っている．体制が整ってきているため，今後はスムーズに進める．

3－6

Chapter Reference Manual

藤島 Chair より，資料(3-6) 「IEEE Chapter Chairs’ Reference Guide」の説明がなされた．

(4) その他報告
4－1

Chapter Operations Committee 2017 年度の活動計画

杉江 JC Secretary より，資料(4-1-1) 「第 11 回 IEEE Japan Council History Committee 議事録」に基づき，資料の説明がなされた．
➢

マイルストーン 2 件の贈呈について報告がなされた．マイルストーン関係の資料やマニュアル類が東京支部ホームページから JC ホームページに移行された．

➢

資料(4-1-2)に基づき，Histelcon の案内が紹介され,ご参会の要請がなされた．

(5) 各 Chapter の活動報告
藤島 Chair より，別途送付済みの資料に目を通すよう依頼がなされた．

(6) その他
6－1

2017 年 Chapter Chairs 一覧

藤島 Chair より，配布した出欠表を参照するよう説明がなされた．
6－2

IEEE JC/東京支部の web サーバの常時 SSL 化について

杉江 JC Secretary より，資料(6-2) 「IEEE JC/東京支部の web サーバの常時 SSL 化について」に基づいて，資料の説明がなされた．
6－3

支部別 Society 会員数の推移

藤島 Chair より，資料(6-3)「Society 別・支部別会員数」の説明がなされた．

以上