2019 年第 2 回 Chapter Operations Committee Meeting 議事録案
1. 日時
2019 年 11 月 6 日(水) 14 :00 – 17 :00
2. 場所
機械振興会館 地下 3 階 研修 1
3. 出席者
出席者
・Chapter Operations Committee: Chair 福田 英輔, Vice Chair 末松 憲治, Secretary 山本 哲矢
・Japan Council: Secretary 滝嶋 康弘, Treasurer 羽渕 裕真・仙台支部 Chap. Promo. Comm. Chair 山田 博仁,東京支部 Chap. Ope. Comm. Chair 奥村 治彦,
名古屋支部 Chap. Ope. Comm. Chair 長谷川 英之,
関西支部 Chap. Ope. Comm. Chair 戸出 英樹, 広島支部 Chap. Promo. Comm. Chair 仲嶋 一,・Chapter Chairs: 59 名 (Japan Office, WebEX 出席，代理を含む)，事務局：3 名4. 配布資料
資料(1)2019 年第 1 回 Chapter Operations Committee Meeting 議事録案

資料(2-1)2019 年第 2 回 IEEE Japan Council 理事会議事録(案)資料(2-2)

Chapter の 2019 年本部提出書類について

資料(3-1)IEEE Japan Council Chapter Operations Committee 2019 年活動報告，ならびに 2020年活動計画

資料(3-2)2019 年 Chapter 支援費申請状況

資料(3-3)

Chapter のホームページの運用状況

資料(3-4)

Chapter 主催 Award 登録のお願い2019 年度 Chapter Award 申請一覧

資料(4-1)

国際会議 Sponsorship の承認手続きについて

資料(4-2)

Chapter 支援費ガイドラインの修正案(レンタカー利用について)

資料(4-3)

COC 運営の Section 配下への移行案について

資料(5-1)

Chapter Operation Committee (2019-2020)役員の所属変更

5. 議事(0) IEEE Japan Office 関連
IEEE Japan Office の梶川様より，IEEE Membership Development キッド(MD キッド)の紹介があった．
(1) 前回議事録確認福田 Chair より，資料(1)「2019 年第 1 回 Chapter Operations Committee Meeting 議事録案」に基づいて説明があり，前回 Meeting の議事録が承認された．
(2) IEEE Japan Council 理事会報告
滝嶋 JC Secretary より，資料(2-1)「2019 年第 2 回 IEEE Japan Council 理事会議事録(案)」に基づいて，

理事会での審議・報告事項に関する説明があった．
会計報告


中間会計報告JC 全体として，支出は 6 月末時点で約 40%の進捗率，9 月末時点の集計値で 50%程度の進捗率であった．



予定外の大きな支出等はなかったため，予備費等を活用する提案があった．10 月に仙台で実施された MAW の参加促進のために予備費を活用した．新しい企画等の提案があれば随時受け付ける．

Section 支援費


支援費の使用について遠慮しすぎることはないようにしていただきたい．効果的に使用して新たな活動や活性化に繋げていただくのが趣旨．申請においては，新たに企画等の内容だけでなく効果の明記を明確化した．

常設委員会COC


旅費等のポリシーについて理事会で紹介した．マイカーの使用について，IEEE JC は事故等のリスクの責任を負う段階にないため，注意して運用してほしいとの議論があった．

Student Activities Committee

いくつかの Section Student Branch(SSB)が Probation リストに載った．

Awards Committee

南理事から日本の Award の受賞者の数が減りがちであるとのコメントがあった．
Chapter の活動は重要であるので，連携してきたいとの発言があった．

Industry Promotion Committee

MAW の活動に注力した．本年は仙台で開催．次年は広島支部で開催予定．

Coordinator
 MD

MD Chair と意見交換があり，あらゆる場面で活動を活発化していきたいとのコメントがあった．MD 関係の議題を今後 COC 会議で入れていく可能性がある．

支部
仙台支部


10/24, 25 に大きなイベントを開催．


10/24 MAW Workshop，90 名程の参加．

10/25AM Japan SYWL Workshop，40 名程の参加．



10/25PM 仙台支部での LMAG 設立記念式典，50 名程の参加．

(3) Chapter の 2019 年本部提出書類について
福田 Chair より，資料(2-2)「Chapter の 2019 年本部提出書類について」に基づいて，本部への資料提出についての説明がなされた．


役員報告は，2020 年 2 月 21 日締切．JC 事務局への報告は 2020 年 1 月 31 日締切．

活動報告は，2020 年 2 月 21 日締切．



会計報告が最も重要．2020 年 2 月 21 日締切．NetSuite での提出．NetSuite は使用方法が複雑なため，新任の Treasurer の方は注意いただきたい．COC のホームページにも NetSuiteの使い方が記載されているので参照いただきたい．


会計報告を行わないと Chapte Rebete が貰えない．今年度 Chapter Rebete を貰えなかった
Chapter があったので注意いただきたい．



来年の役員変更を予定している Chapter は民主的かつ合理的な方法で役員を選出いただきたい．

また，羽渕 JC Treasurer より，以下の補足説明がなされた．


役員報告・活動報告については，今後事務局からメールを送付する予定．



会計報告については，本部より Treasurer へ連絡が来ているはず．2 月 21 日までに行えば，10％のボーナスが支給される．2 月 29 日までであれば Rebete は支給される．



活動報告は，年 2 回以上の Technical Meeting を開催して報告する必要がある．

(3) Chapter Operations Committee 関係
福田 Chair より，資料(3-1) 「IEEE Japan Council Chapter Operations Committee 2019 年活動報告，ならびに 2020 年活動計画」に基づいて説明がなされた．
(3-1) Chapter 支援費2019 年の申請額は 11 月 1 日時点で，2,501,823 円．支払額は 879,568 円．支払いが滞っている状況であり，速やかに処理していく所存である．

2019 年の支援額は昨年に比べると若干少なめである．昨年と比べると申請自体が少ないよ
うに見えている．イベント等を計画している場合は，Chapter 支援費を活用いただきたい．
12 月開催のイベントについては，支払いは 2020 年だが，2019 年の Chapter 支援費となる．



資料 3-2-3 は誤記であり，本会議の資料には含まれていないため削除いただきたい．

2020 年 Chapeter 支援費は，昨年と同額の 4,000,000 円を予定．12 月の JC 理事会で承認をいただく予定．

(3-2) Award 登録

過去に Award 登録をした案件でも毎年登録することでルールを変更した．過去に登録していても今年分の Award 登録ができていないと Chapter 支援費を認められないので，Award登録を忘れないようにお願いしたい．

2019 年 Award 登録は，11/1 時点で 36 件の登録．
「継続」も「新規」も毎年 11 月までに申請し，2 か月後に回答．翌年の Award の登録は前年の 11 月までにお願いしたい．通年でも受け付けているが原則として 11 月としてお願いしている．



現時点で 2020 年 Award 登録の申請が出始めている．一方，2019 年 Award 登録の申請もある．事務局として混乱が発生する可能性があるため，できればその年の Award 登録は 11月までに申請をお願いしたい．2019 年 Award 登録の申請をこれから行う場合は，その旨をメールなどで注意喚起いただけると助かる．

(3-3) Chapter のホームページの運用状況

山本 Secretary より，資料(3-3)「Chapter のホームページの運用状況」に基づき説明がなされた．
(3-4) 重要事項への今後の対応

福田 Chair より，資料(3-1) 「IEEE Japan Council Chapter Operations Committee 2019 年活動報告，ならびに 2020 年活動計画」に基づいて説明がなされた．
Chapter 支援費
Chapter 支援費については，予算の執行が停滞する場合には，継続的に予算や運用のあり方を議論したいと考えている．上限値は 10 万円を継続．従来通り，Chapter 毎の会
員数，Activity の高さと実績に応じ，公平感のある支援費配分を行う．

AwardAward については，年間予算は 190 万円．申請順に，上限額を考慮して活動を支援する．登録を 11 月までにお願いしたい．新規 Award を新設される場合は，随時受け付けているので申請いただきたい．来年の Award は今年の 11 月までに申請していただきた
い．論文の採択率が低い場合は，受賞者割合が 10%以上であっても特例として認めている．ただし，ガイドラインとして論文の採択率を証明するエビデンスの提出をお願いしたい．あるいは，その分野の Top Conference であることを示していただきたい．
これは乱用を防ぎ目的である．

(3-5) 2019 年 Chapter 支援費申請状況/2019 年度 Chapter Award 申請

福田 Chair より，資料(3-2) 「2019 年 Chapter 支援費申請状況」，資料(3-4)「2019 年度 Chapter Award申請一覧」に基づいて 2019 年の Chapter 支援費申請状況および Award 申請状況について，報告があった．


リストに記載されていない場合申請がある場合は，事務局へご連絡いただきたい．

(4) 運営ルール，手続き関連(4-1) Chapter 支援費ガイドラインの修正

福田 Chair より，資料(4-2) 「Chapter 支援費ガイドラインの修正案(レンタカー利用について)」に基づいて説明がなされた．


昨年，物を運搬するためにレンタカーの使用を認めてほしいとの申し出があった．



前回の COC Meeting で本件を報告し，その後 JC 理事会での議論および JC や東京 Section
COC との議論を経てガイドラインの修正案を作成した．



物品の運搬に限ってレンタカー利用に関する費用を支援する．ただし，JC のガイドラインと合わせるため自家用車仕様に関する費用は支援しない．

Chapter⽀援費の運⽤に関する例⽰のセクションに，j.項を追加する．

Chapter 支援費ガイドラインの修正が承認された．来年 1 月から本ガイドラインを追加する．

(4-2) COC 運用の Section 配下への移行案

福田 Chair より，資料(4-3) 「COC 運用の Section 配下への移行案について」に基づいて説明がなされた．


すべての Chapter 活動が Section 配下に移行されたが，COC は依然 JC 配下にある．COC
も Section 配下に移行して自立性を高めるべきではという意見がある．自立性とは予算配分やその運用に関して．ただし，Section の規模や Activity の比率でどのように分配額を決めるのか，スムーズな運用ができるのかなどの懸念もある．



比較的規模が大きい東京 Section から試行的に始めることを想定している．


Chapter 支援費の申請額を根拠に，予算の半分を東京 Section に移行するのみ一案．

Award については，Joint で実施しているものも多いため，Award 以外の予算を移行することも考えられる．

福田 Chair より，Chapter からの意見を集約した旨の説明がなされた．


1 か月程度で意見を募集し，12 月の理事会で状況を報告したい．
[補足] 本件に関するアンケートを JC COC で作成し，意見を伺うこととした．

来年からの運用は難しいと考えており，時間をかけて進める．

(4-3) 国際会議 Sponsorship の承認手続きについて

奥村 東京 Section COC Chair より，資料(4-1)「国際会議 Sponsorship の承認手続きについて」に基づき説明がなされた．


前回の COC Meeting において，承認手続きについて，Chapter によって対応が異なっていたり，過去からの引き継ぎなどの関係であったり，あいまいな部分があった．そのため，MoU の基準を明確するための修正を提案．まだ決定版ではなく，意見を聞きながら最終案にしていきたい．



MOU を必要としない Chapter での Sponsorship 処理について


MOU の要否判断例で基準を明確化した．

(4-4) COC 役員の所属変更

福田 Chair より，JC COC Chair の所属が変更に関する報告があった．

(5) トピック紹介
最初に，CAS-04 Japan Joint Chapter 高橋(篤)Vice Chair より，CAS-04 各 Chapter の紹介および活動報
告があった．続いて，AP-03 Tokyo Chapter 高橋(応)Chair より，AP-03 各 Chapter の紹介および活動報
告があった．
以上