2023 年 12 月 21 日
各位
会社名株式会社 TOKAI ホールディングス
代表者名 代 表 取 締 役 社 長 小 栗 勝 男（コード番号 3167 東証プライム市場）
問合せ先 常務執行役員経営管理本部長
中村 俊則（TEL. 054-275-0007）

再発防止策の推進状況について（第 2 回）
当社は、2022 年 12 月 23 日付「再発防止策及び関係者の処分に関するお知らせ」にて公表しましたとおり、特別調査委員会からの調査報告書による再発防止策の提言を踏まえ、取締役会において再発防止策を決議いたしました。その後、かかる再発防止策を迅速かつ適切に実施するため、2023 年 6 月 28 日付当社取締役会決議に基づき 2023 年 7 月 1 日に再発防止推進委員会を設置し、再発防止策を推進しております。
つきましては、2023 年 9 月 21 日付「再発防止策の推進状況について」公表後、本日までの具体的な進捗状況を 2023 年 11 月 30 日開催の第 2 回再発防止推進委員会で諮り、その内容について本日開催の取締役会にて報告しましたので下記のとおりお知らせいたします。
なお、これまでの経緯は以下のとおり開示しております。
・2023 年 6 月 28 日付「再発防止推進委員会の設置に関するお知らせ」
https://www.tokaiholdings.co.jp/ir/news/pdf/2023/20230628release.pdf
・2023 年 9 月 21 日付「再発防止策の進捗状況について」
https://www.tokaiholdings.co.jp/ir/news/pdf/2023/20230921release.pdf
記I.

再発防止推進委員会の推進体制及び現状認識
再発防止策の推進においては、事務局及び再発防止策の所管部門のメンバーが中心となり、再発防止策に係る実施計画書に基づき取組み内容の検討を行っております。なお、2023
年 9 月 21 日から本日までの個別具体的な取組み内容につきましては、以下「Ⅱ. 再発防止策の進捗及び取組み状況」をご参照ください。
また、再発防止推進委員会を四半期で開催し、再発防止策全体の進捗状況をモニタリングしております。第 1 回再発防止推進委員会は 2023 年 8 月 3 日、第 2 回再発防止推進委員会
は 2023 年 11 月 30 日に開催いたしました。

II.

再発防止策の進捗及び取組み状況

1.

コンプライアンス意識の徹底
当社はコンプライアンス意識の徹底のため継続的なコンプライアンス研修を実施しております。
2024 年 1 月に上場企業の役員としての職責を再確認する目的で、当社グループの取締役、監査役を対象とした研修の実施を予定しております。
さらに取締役会の実効性の向上を目的として、当社の取締役、監査役を対象に、講義形式とグループディスカッションを中心とした役員研修（年 4 回）を行っております。2023 年
8 月 3 日と 9 月 21 日に第１回、11 月 30 日に第 2 回を実施いたしました。第 3 回は 2024
年 2 月上旬、第 4 回は 2 月下旬に予定しております。
また当社の役職員を対象として、年 4 回コンプライアンス研修を実施しております。2023年 6 月の第 1 回に引き続き、9 月に第 2 回「反社会的勢力への対応について」、12 月に第 3回「情報漏洩や情報セキュリティの注意喚起」を実施しました。第 4 回は 2024 年 3 月に実施する予定です。
その他コンプライアンス意識の徹底策としては、本年度上期の内部統制に係る監査を2023 年 10 月から 2023 年 11 月にかけて実施し、グループ監査室にて集約された全社統制のセルフチェック結果について、役員関連諸規程が適切に運用されていることを確認いたしました。また、併せて経費処理が適切に運用されていることを確認いたしました。
今後も継続してコンプライアンス研修の実施、監査機能の強化の取組みを複合的に進め、より実効性の高いコンプライアンス意識の向上を図ってまいります。
2．当社社⻑に対する経費処理のあり⽅の⾒直し交際費の事前申請内容と結果の証憑との照合フローについて、社⻑室は 2023 年 10 月に2023 年 4 月〜8 月分の交際費のセルフチェックを実施いたしました。事前申請内容と社⻑スケジュールによる事前モニタリング及び事前申請額を超過した場合の承認フローの徹底を継続しており、セルフチェック結果において不正や異常性のある交際費の申請はありませんでした。
さらに、社⻑室の業務プロセスに対する管理の⼀環として、2023 年 11 月にグループ監査室による業務プロセス監査を実施いたしました。当該監査期間において、社⻑交際費使用におけるセルフチェック、サンプルチェック結果について、不適切な経費処理や業務実態が認められた事項はありませんでした。尚、2023 年 9 月に事前申請と結果報告に関わる業務プロセスの⾒直し及び改定を進めたため、2024 年 4 月に再評価を実施する予定です。上期業
務プロセス監査の結果は、2023 年 11 月取締役会にて報告し、社外役員を含む取締役によるモニタリングを通じて、牽制機能を強化しております。
3．役員に対する牽制を行う体制の強化
全役員の交際費に関する経費処理については、経費処理プロセスの厳格化を保ちつつも更に効率性を向上させるため、2023 年 11 月にこれまでの全案件⼀律でガバナンス推進室が確認する体制から、グループ各社の内部統制に組み込む体制へと発展的な改善を進めております。経費処理プロセスについては、交際費の事前申請内容と結果の証憑との照合フローの厳格化及び厳格化したプロセスの浸透を強化するため、2023 年 9 月に実績報告における領収書等証憑データの添付を義務付けました。
また、交際費等に関する経費処理のモニタリングを月次で効果的かつ効率的に行う観点から、交際費使用結果を自動作成できる機能のシステム実装を進め、2023 年 9 月に運用を開始いたしました。引き続き、経費処理プロセスの運用を継続し、グループ全体で不適切な交際費の使用防止を図ってまいります。
また、コーポレート・ガバナンス強化の⼀環として、グループ役職員を対象としたガバナンス講習（全 20 回）を実施しております。本日時点で、14 回実施いたしました。残り 6 回は、2024 年 3 月までに実施する予定です。今後もガバナンス講習を通じて、取締役への牽制機能の浸透、定着化を図っていきます。
役職員を対象として、内部通報制度についての意識調査を実施しています。2023 年 8 月に実施したアンケートの分析結果を 11 月にグループコンプライアンス・リスク管理委員会
並びに再発防止推進委員会に報告し、社外役員からの意⾒及び助言を受けながら課題を整理いたしました。これらの成果を 2024 年 2 月にグループウェア（社内電子掲示板）にて役職員にフィードバックする予定であり、内部通報制度の利用促進と⼀層の有効活用を進めてまいります。
4．その他
指名・報酬委員会については、透明性を確保することを目的に、開催頻度を増やし継続的に開催しております。4 月、6 月、7 月に引き続き、11 月 22 日には 4 回目の指名・報酬委員会を開催いたしました。さらに 2024 年 3 月上旬に開催を予定しており、役員報酬に関する透明性の確保と最高経営責任者等の後継者育成計画の継続的な検討に取り組んでおります。
また、コンプライアンス意識を徹底し、代表取締役社⻑への権限集中を防止するとともに、取締役会の有効性を高めるため、取締役会メンバー相互の意⾒交換会を実施しております。
2023 年 8 月 3 日及び 11 月 30 日に社外取締役と社外監査役との意⾒交換会、11 月 2 日及び 12 月 21 日に社内取締役と社外役員との意⾒交換会を実施いたしました。2024 年 2 月 22
日には社外取締役と社外監査役との意⾒交換会を実施する予定です。
その他、第 2 回再発防止推進委員会では、再発防止策の中から社内通報制度と交際費に関する経費処理プロセスの強化の 2 つを取り上げ、具体的な制度や取組みを説明した上で社外役員の意⾒及び助言を受けました。
当社は、引き続き、再発防止の取り組みを推進してまいります。
以上【本件に関するお問い合わせ】株式会社 TOKAI ホールディングス再発防止推進委員会 事務局 三村TEL：054-275-0007