2016 年

第 1 回 Chapter Operations Committee Meeting 議事録

１．日時：2016 年 6 月 8 日（水） 14:00～16:05
２．場所：機械振興会館 地下 3 階 研修 1
３．出席者：
 Chapter Operations Committee：Chair 杉山 昭彦 , Vice Chair 藤島 実 ,Secretary 市毛 弘一

Japan Council ：Secretary 原崎 秀信，Treasurer 藤代 博記
仙台支部 Chap. Promo. Comm. Chair：川又 政征，東京支部 Chap. Operations
Comm. Chair：前田 英作，関西支部 Chap. Operations Comm. Chair：梶川 嘉延，広島支部 Chap. Promo. Comm. Chair：李 仕剛（代理：山之上 卓），四国
支部 Chap. Promo. Comm. Chair：西尾 芳文

Chapter Chairs: 58 名（Japan Office, 代理を含む），事務局 4 名

５．議事（０）資料確認
資料 18-20 ページは，15-17 ページの内容と重複しているので削除する。
（１）議事録確認資料(1)「2015 年第 2 回 Chapter Operations Committee Meeting 議事録（案）」に基づいて杉山 Chair より説明があり、前回 Meeting の議事録が承認された。
（２）IEEE Japan Council 関係
2－1 2016 年第 1 回理事会報告
・ 原崎 JC Secretary より、資料(2-1)「2016 年第 1 回 IEEE Japan Council
理事会議事録」に基づき、理事会での審議事項に関する説明があった。
 円高傾向にあったため予算を修正した．Chapter 支援費は 400 万円に修正．また，Chapter 支援費の上限を 10 万円に引き上げたことを報告した．
 来年 3 月 4～5 日頃に，IEEE R10 meeting を幕張で開催予定．
 National society agreement が改訂された．
（３）Chapter Operations Committee 関係

13－1 Chapter Operations Committee2015 年度活動報告と 2016 年度の活動計画
・ 杉山 Chair より、資料(3-1)「Chapter Operations Committee2015 年度活動報告と 2016 年度の活動計画」に基づいて、今年度の活動と来年度の計画に関する報告があった。
 IEEE のルールに準拠して，Chapter 支援費の申請における確証（領収書）の提出を厳格化して，既に実施していることが報告された．
 Award 登録，Chapter 支援の申請書は最新のものを使用すること，Chapter 支援費の上限を 10 万円に引き上げ，事務手数料を支援費に含めることを許容したことが再確認された．
3－2 2016 年度の Chapter 支援費予算と支援ガイド等について
3-2-1 2016 年度の Chapter 支援費予算と基本計画
3-2-2 Chapter 支援の考え方と運用に関する留意点
3-2-3 Chapter 主催 AWARD に関するガイドライン
・ 杉山 Chair より、資料(3-2-1)「2016 年度の Chapter 支援費予算と支援の基本方針」，資料(3-2-2)「Chapter 支援の考え方とその運用に関する留意点」，資料(3-2-3)「Chapter 主催 Award に関するガイドライン」に基づいて、Chapter 支援費予算と支援ガイドに関する報告があった。
 36 ページの項目 D について補足説明があった．対象者の所属がchapter の範囲外であっても受賞者とすることを可とする．また，特例として，国内開催の国際会議などにおいては，海外の IEEE 会員も受賞者にすることができる．
3－3 JC Chapter の Section 傘下への移行について
・ 杉山 Chair より、資料(3-3-1)「Chapter 移行状況」に基づき、移行状況に関する説明があった。その後，未申請の 4Chapter の状況を確認した．
 ED-15： 5 月 16 日に事務局から問い合わせたが返信なし．状況を確認のうえ，今週中に事務局に回答する．
 SIT-30： 欠席．事務局から電話して確認する．
 MAG-33 福岡： 広島・福岡 Joint Section を作る予定だったが，その後連絡なし．作らない予定と思われる．
（MAG-33 Tokyo から補足）準備だけはして，申請する段階で止まっている．
（杉山 Chair から補足）Section がない地域，たとえば九州での講演会を Tokyo が引き受けて支援申請を行うことは可能である．ただし現状は困るので，6 月末までに検討して報告をお願いしたい．

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（MAG-33 Tokyo から回答）持ち帰って検討する．
 IA-34： 欠席．事務局から電話して確認する．
3－4 MOU 締結と共催等の承認に関する手続きの進め方 (2015 年度改版)
・ 東京支部 COC の前田 Chair より、資料（3-4-1)「MOU 締結と共催等の承認に関する手続きの進め方 (2015 年度改版)」の説明がなされた。
 この内容で JC 理事会で承認をもらう予定なので，ご了承いただきたいとの説明がなされた．
3－5 Chapter ホームページの運用状況
・ 市毛 Secretary より、資料(3-6)「Chapter のホームページの運用状況」について、資料の説明がなされた．
 長期間，更新されていないとして名前が挙がっている Chapter は，確認のうえ更新をお願いしたい．
 DEI-32 Fukuoka 現在は存在していないとの指摘があった．関係者で協議して対応をお願いしたい．
 CAS-04 Fukuoka のホームページは，2016 年 1 月に更新されているとの指摘があった．藤島 Vice Chair が確認したところ，ホームページが新旧 2 つ存在していて，2015 年更新は古いサイト，今年 1月更新は新しいサイトであった．古いサイトの情報は削除して，新しいサイトへの誘導をお願いしたい．
3－6 Chapter 活動におけるメール配信ルール
・ 杉山 Chair より、資料(3-6)「Chapter 活動におけるメール配信ルール」
について、資料の説明がなされた．
3－7 Chapter reference manual・ 杉山 Chair および事務局より、資料(3-7)「Chapter reference manual」
について、資料の説明がなされた．
（４）その他報告なし（５）各 Chapter の活動報告
・ 時間の都合で、各 Chapter からの報告は割愛した（6 月 7 日に事務局からメール配信された「Chapter 活動報告（2015 年 12 月～2016 年 5 月）」

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を参照のこと）。
（６）その他報告
6－2 支部別 Society 会員数の推移
・ 杉山 Chair より、資料(6-2)「Society 別・支部別会員数」の説明がなされた．
 この資料の会員数をもとに Award 授与数の上限が決まるので，確認をお願いしたい．
6－3 IEEE Japan Council の web/mail サーバ移行について
・ 原崎 JC Secretary より、資料(6-3)「IEEE Japan Council の web/mailサーバ移行について」の説明がなされた．
 https に対応したことが報告された．
 定期的にバックアップをとっているが，念のため各 Chapter でもバックアップをとってほしいとの依頼があった以上

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