テキストデータ化
マニュアル
ver.2.02023 年 10 月 16 日 小馬 作成

音声読み上げデータは、「見てわかりやすい」ものではなく、「読み上げてわかりやすい」ものを目指すことが目標です。音声ソフトでどのように読まれるのかを考えながら作業しましょう。
このテキストデータをもとに、授業を受講したり、課題を提出したりします。表の表記や、挿入されている画像などがどのように読まれるのか、漏れなくテキストデータになっているのか、ズレや誤字がないか等に注意しながら進めてください。
校正にあたる際の大原則は「原本に忠実に」です。
途中で判断に迷うことや、分からないことがあれば遠慮なく支援ルームに相談してください。
また、このマニュアルの手順や、画像は作成当時のものです。それぞれの環境では別の表示になったり、もっと良いやり方が見つかったりするかもしれません。適宜修正や追記を行うのでぜひ、報告・共有をしてください！よろしくお願いします！

作業工程

事前準備

• PDFから• Word／Excelから• 文字の校正• 表の修正
校正作業 • 図／画像の注釈確認• ページ数の表記• 最終確認• 報告・謝金処理1

【事前準備：PDF から】
PDF 等の画像上の文字をデジタルの文字にする技術が OCR です。今回は Google ドライブを使った方法を紹介します。
① PDF データをグーグルドライブにアップロードする。

② アップロードした PDF を開き、上部にある「Google ドキュメントで開く」から文字化する。

③ 開いた Google ドキュメントのファイル＞ダウンロード＞書式なしテキスト(.txt)
でテキストファイルで保存する。

【事前準備：Word や Excel から】
図表を PDF で貼っていたり、テキストボックスを多用したりしている Microsoft データは一度 PDF にしてから OCR でテキストデータ化する方が効率的だと思います。コピーしたファイルで作業し、元データは必ず残しておきます。

① ファイル＞エクスポート＞ファイルの種類の変更＞書式なし（*.txt）
でテキストファイルで保存する。

事前準備 完了！
テキストデー2

【校正作業：文字の校正】
テキストデータ化の一番大切なところです。
なお、元原稿にない文章の挿入は、注釈とわかるように（校注：）で記入するようにしてください。
① 人間は文脈で判断できる文字の差異も、OCR で処理した文字は似ている形の文字を混同してしまうことが多々あります。特に、手書き文字や荒いスキャンだと難しいです。
そのままでは、意味が通じませんし、読み方にも支障が出てきてしまうので、できる限り元の文章と見比べて校正を行います。
例：「夕方（ゆうがた）」→「タ方（たほう）」
間違いやすい文字（追加するのでぜひ報告してください！）

びぴ

人入待

侍るろ日目

東束

l(える)

１(いち）

伸

仲O（おー） 0（ぜろ）など。
② 空白、意図しない改行の削除
OCR で処理した場合、意図しない場所にスペースが入りやすいです。また、データから取り込んでも、体裁を整える目的でスペースが入れられていることもあります。
正しく読み上げられないため、不必要なスペースは消去するようにお願いします。
その際には、一つ一つ消すよりも、「編集＞置換」で「検索する文字列」にスペース、「置換後の文字列」には何も入力せずに「すべて置換」を行うと、空白がすべて消えるので便利です。
（ただし、空白が必要なところも消えてしまうので注意）

3③ 半角・全角の統一
数字の表記は全角と半角でバラバラになってしまうことが多いです。読み上げの都合上、大きな意図がない場合、数字・英語はすべて半角で統一をお願いします。
その際には、②で説明している「置換」を使うと便利です。
④

記号や省略記号の校正
記号は音声読み上げソフトによって、読み上げ方が異なります。また、省略して表記すると意図しない伝わり方になることもあるので修正を行います。

⑤ 読みの補記
人名などの固有名詞や英語読みなどは、思ったように読まれないことが多々あります。
読み上げソフトにもよるので、すべてを補完するのは難しいですが、誤読するであろうとわかるものについては（校注：______）で読みを補記するようにしてください。
省略・読みの補記について繰り返し登場するものについては、最初に登場するときに正式名（よみ）で表記、その後は読みのみの表記でもかまいません。
例）大教大（おおきょうだい）と読まれることがある。
１回目「大教大（校注：だいきょうだい）～」 ２回目以降「だいきょうだい～～」本文記号

読み上げ（例）

修正後

修正後読み上げ

※１

きごういち

注１

ちゅういち

￥５，０００

ごぜろぜろぜ5,000 円

ごせんえん

（全角表記）

ろ（半角表記）2023/04/01 よんぶんのにせ 2023 年４月１ にせん にじゅうさんんにじゅうさん日

ねんしがつついたち

１４時３０分じゅうよじさんじゅっ

いち

14:30
表記

Fourteen
thirtyDAISY 図書ぷん

でぃーえーあいデイジー図書せすわいとしょDAISY （ で いでいじーとしょじー）図書
日 時

ひ とき

日時にちじ３日（月）

みっかつき

３日（月曜日）みっかげつようび

R5

あーるご

令和５年

れいわごねん（スペースあり）省略

4【校正作業：表の修正】
表は読みとり方が一定ではなく、ソフトではうまく読まれないことが多いもののひとつです。
表のはじめと終わりに、「（校注：表はじめ）（校注：表終わり）」の表示を入れ、それぞれの読み方に合わせて表記を工夫します。
なるべく、1 行に 1 項目になるようにしていきます。
（例）
買い物メモ
品名個数値段（/1）

買ったりんご

2個

￥150

✓

卵6 個入り\1008 個入り\130✓

1L

￥２５０✓

牛乳

このまま読み上げをすると・・・（漢字で表記してます）
買い物メモ 品名 個数 値段 いち 買った りんご にこ ひゃくごじゅう 卵 ろっ
こいり ひゃく はっこいり ひゃくさんじゅう 牛乳 one litre にひゃくごじゅうのように、左上から右に読み上げになってしまうので、テキストデータでは、このように表記すると、そのまま読み上げられるため、分かりやすい。
買い物メモ（校注：表はじめ）
品名 りんご 個数 2 個 1 個当たりの値段 150 円 買った
品名 卵 個数 6 個入り 値段 100 円 買ってない品名 卵 個数 8 個入り 値段 130 円 買った
品名 牛乳 個数 １リットル 値段 250 円 買った（校注：表終わり）5

【校正作業：図／画像の注釈】
パワーポイント資料やポスターなどは特に、表とは違い、図や画像が多く用いられていることが多い。
そのままでは情報が伝わらないので、表記の仕方を工夫したり、代替テキストを入れたりすることで対応する。
「（図）、（写真）、（イラスト）」を適宜入れ、どこに配置しているのかも表せると Good！

（例）修学支援ルームの学生作成のポスター

テキストデータの一例（ポスタータイトル）
支援の輪を広げたいわ！！学生スタッフの募集（校注：左上の図）
つながりづくりを中心に、学びたいわ、目安箱カフェ、支援の拡大、目安箱がつながった図（校注：図の右側に説明）
学びたいわ（勉強会） 月に１、２回障がいについての情報を共有しています。（気軽に参加していただいて OK!）
目安箱 気軽に相談できる場所を目指して、皆さんから寄せられた困りごとについて一緒に考えています！
目安箱かふぇ～（新聞） ちょっとした雑談を書いた親しみやすい新聞を発行中（不定期）（校注：写真）交流スペースで学生が集う様子（校注：写真の横で障がい学生修学支援ルームマスコットキャラクターのここわのイラストと、そこから吹き出し）Twitter、Instagram で活動日などを発信しています。ぜひ一度見学にお越しください！

校正作業 完了！
テキストデー6【確認：ページ数の表記】
元データを参考に、紙資料ならページ数、スライドならスライド番号を「（●ページ）、（スライド〇）」などで入れる。キリが悪くても、ページが変わったときに入れる。ページが変わってすぐに入れる。
表などが複数ページにまたがる場合には、まとめて表記しても良い。
そのほか、大きくレイアウトがかわったりした際にも、注記を行えると Good！
表記の仕方は数字が最初。
紙資料

（１枚目）

本資料の場合はページ数（１２ページ）パワーポイント資料（１スライド）

複数ページにまたがる時(3～4 ページ)（例）～～障害のある学生は、障がいの種類やその程度により個（2 ページ）
人差が大きく、一人一人に様々なニーズがあります。このため～～～【確認：最終確認】□□□□□□□

誤植・脱字を確認した。
意図しない改行や空白がない。
数字や英語がすべて半角表記になっている。
省略・記号・英語・固有名詞が正しく表記されている。
図表、画像の注釈や修正を行い、その位置がずれていない。
ページ数やスライド番号が表記されている
テキストデータ形式（.txt）形式で保存されている

ここまでばっちりできたら、作業完了！
おつかれさまでした！

確認 完了！
テキストデー
7

資料の作成例① 表の資料

令和 4 年度 授業時間割

（前期）
月曜日
第 1 時限（8 時 50 分から 10 時 20 分）：授業なし
第 2 時限（10 時 35 分から 12 時 5 分）：授業なし
第 3 時限（12 時 55 分から 14 時 25 分）：授業なし
第 4 時限（14 時 40 分から 16 時 10 分）
授業コード：C02005 講義名：病弱教育 単位数：2 教員名：冨永光 講義室：A-307

火曜日
第 1 時限（8 時 50 分から 10 時 20 分）：授業なし
第 2 時限（10 時 35 分から 12 時 5 分）：授業なし

変換者が表を見て、月曜 1 限はないから入第 3 時限（12 時 55 分から 14 時 25 分）：授業なし

力しなくていい！とすると、

第 4 時限（14 時 40 分から 16 時 10 分）：授業なし

テキストデータだけを見た時にもともとデータがないのか、それとも抜け落ちてしまっ

水曜日たのかが判断がつかないです。

第 1 時限（8 時 50 分から 10 時 20 分）：授業なし「ない」ことを伝えるのも重要です。

第 2 時限（10 時 35 分から 12 時 5 分）

9資料の作成例② 冊子の資料

10（1 ページ）（左側）

学生生活案内目次
はじめに １ページ
お知らせ 2 ページ
注意喚起 5 ページ

冊子のページ数に対応するように、学内規則の遵守 5 ページ

テキストデータにも目次を入れます。

学生相談 7 ページ（冊子のページが途中から始まる場合は、

01. 学生生活に関する窓口 9 ページ

・表紙 ・表紙裏 ・次ページ

02. 諸手続 11 ページ

等を組み合わせながらページが変わったこ

03. 証明書の発行 11 ページとを伝えてください。

04. 学生証 13 ページ
05. 授業料 14 ページ
06. 授業料免除等 14 ページ
07. 奨学金 15 ページ
08. 課外活動・その他施設 17 ページ
09. 附属図書館 19 ページ
10. 就職支援 20 ページ
11. 教育研究施設 21 ページ
12. 学生宿舎・下宿 22 ページ
13. 学生教育研究災害傷害保険（学研災）・ 学生教育研究賠償責任保険（学研賠）
14. アルバイト

23 ページ23 ページ

15. 海外留学・国際交流 25 ページ
16. ボランティア活動 26 ページ
17. 大阪教育大学校友会 26 ページ
18. 大阪教育大学教育振興会 27 ページ
19. 国民年金学生納付特例制度 28 ページ
20. 懲戒の標準 28 ページ（右側）はじめに大学から学生への連絡等について●大学が学生に対して行う通知及び連絡は，ライブキャンパス（LCU）・ だいきょう G メール（グーグルワークスペース）・ムードル 及びアンピック（災害情報）を使用します。

11●授業に関する連絡は，ライブキャンパス（LCU）により行います。
●構内放送による学生呼び出しは行いません。
●郵便物や荷物は大学で受け取ることはできません。学生個人宛の郵便物等を，大学の住所に送らないでください。

資料の作成例③ ポスターの資料

わかる範囲でキャラクター名等は補足を入れます。ただし、主観が入りすぎないように注意しましょう。
また、QR コードが入っている場合には、URL に変換するようにしましょう。
（方法が分からないときは報告の時に伝えてください。）（タイトル）
サポート学生募集！
（校注：タイトルの右側にロボットの支援ルームキャラクター：むーむのイラストがありその上に支援ルームという掛け声）（校注：ロボットのイラストの左側に説明）
4 月 25 日、5 月 12 日 12 時 20 分から柏原 C（キャンパス）支援ルームにて登録説明会開催！
「すべての学生が、共に気持ちよく学び合う活動」に参加しませんか？

PC テイク、字幕挿入、音声データ化、移動サポート、手話、学生活動（校注：それぞれが丸で囲まれていてその中の字幕挿入のところに手を添えたカエルの支援ルームキャラクター：かえるーむのイラスト）

本学では、すべての学生が同じように教育を受けることができるよう取り組んでおり、障がいのある学生への修学支援活動を行う学生スタッフを募集しています。（時給 1,100 円）サポーター登録の後、それぞれの研修を受けることで支援活動に参加できます。学生活動や勉強会のみの参加も大歓迎！登録や活動については遠慮なく支援ルームにお問い合わせください。

登録は登録フォームまたは直接支援ルームへ

12

https://forms.gle/xxbziHGwVgXog8ZW8（校注：この文章の右側に QR コードがありその右側に学生帽をかぶった支援ルームキャラクター：フォーレのイラスト）