2016 年

第 2 回 Chapter Operations Committee Meeting 議事録

１．日時：2016 年 11 月 18 日（金） 14:00～15:23
２．場所：機械振興会館 地下 3 階 研修 2
３．出席者：
 Chapter Operations Committee：Chair 杉山 昭彦 , Vice Chair 藤島 実 ,Secretary 市毛 弘一

Japan Council ：Secretary 原崎 秀信，Treasurer 藤代 博記
東京支部 Chap. Operations Comm. Chair：前田 英作，広島支部 Chap. Promo.
Comm. Chair：李 仕剛

Chapter Chairs: 53 名（Japan Office, 代理・WebEx 参加を含む），事務局 4 名

５．議事（０）資料確認
配布資料を確認した。
（１）議事録確認
杉山 Chair より、資料(1)「2016 年第 1 回 Chapter Operations Committee
Meeting 議事録（案）」に基づいて説明があり、前回 Meeting の議事録が承認された。
（２）IEEE Japan Council 関係
2－1 2016 年第 2 回理事会報告
・ 原崎 JC Secretary より、資料(2-1)「2016 年第 2 回 IEEE Japan Council
理事会議事録」に基づいて、理事会での審議事項に関する説明があった。
 新しい Japan Council 理事会の構成で、Region10 ミーティング準備委員会を設置した。
 2017/2018 年役員を選出した。
 Chapter Operations Committee より、Chapter 支援費の申請上限額を引き上げたこと、Chapter の Section 移行未完了は 4 件あるが今年度中にはいずれも完了予定であることを報告した。
 History Committee より、マイルストーンを紹介する History1committee の会合 HISTELCON2017 を、2017 年 8 月に神戸で開催する予定である。
 Region10 設立 50 周年記念イベントを 8 月に開催予定である。
 IEEE Constitution の改訂に関わる内容および意見が紹介された。
2－2 Chapter の 2016 年本部提出書類について
・ 原崎 JC Secretary より、資料(2-2)「Chapter の 2016 年本部提出書類について」に基づいて、本部提出書類に関する説明があった。
 資料にある 3 点（2017 年 Chapter 役員選出届、2016 年 MeetingReport、2016 年会計報告）を、所定の期日までに提出してほしいとの依頼がなされた。
 役員報告は、IEEE 本部および JC の両ホームページ上でそれぞれ登録することを確認した。なお、サーバ移行のため、JC の登録用ページは現在準備中であり、完成し次第メールにてアナウンスするとの報告があった。
（３）Chapter Operations Committee 関係
3－1 Chapter Operations Committee2016 年度活動報告と 2017 年度の活動計画
・ 杉山 Chair より、資料(3-1)「Chapter Operations Committee, IEEEJapan Council 2016 年度活動報告と 2017 年度の活動計画」に基づいて、今年度の活動と来年度の計画に関する報告があった。
 会議開催のための費用（会場費、参加者旅費など）は、Chapter 支援費予算とは別に 110 万円を確保する予定。
 11 月 10 日までに 3,149,248 円の Chapter 支援を行ったこと、内訳は申請 72 件、うち Award 関連は 1,543,703 円（43 件）である。
なお、2017 年の支援費予算は 400 万円である。
 Award については、51Chapter より 93 件の登録があった。詳細は別紙 1 参照。申請書類の改訂により、最近の Award 登録申請では不備のある申請が減っている。今後も改訂を続けていくので、申請の際はその時点での最新様式を使用してほしいとの依頼があった。
 2016 年から一事業あたりの Chapter 支援費の上限額を 10 万円として運用してきたが、 2017 年も同様の運用とすることを確認した。
 Distinguished Lecturer 講演に関する Chapter 支援申請について、返戻が多いことが報告された。本部(society)がどこまで支援するのか事前に確認をお願いしたい。本部で否定されたものについては、必要なものは COC で支援するので、交渉過程の状況がわかる資料2

を提出してほしいとの依頼があった。
 Section 傘下への移行については、2016 年中に全ての Chapter の移行手続きが完了する見込みであることが報告された。
3－4 Chapter ホームページの運用状況
・ 市毛 Secretary より、資料(3-4)「Chapter のホームページの運用状況」について、資料の説明がなされた。
 DEI-32 Fukuoka は、前回 Meeting で「既に解散しており現在は存在していない」との指摘があったが、ホームページがまだ残っているとの指摘があった。DEI-32 関係者で協議してホームページの削除をお願いしたいとの依頼に対して、DEI-32 Fukuoka が既に解散していて対応が難しく、事務局で削除できないかとの返答があった。ホームページが Region10 のページ内に存在することが判明したので、COC と JC で協議のうえ、どちらかが対応して削除することを確認した。
 長期間、更新されていないとして名前が挙がっている Chapter は、確認のうえ更新をお願いしたいとのアナウンスがあった。2 年以上更新されていない IA-34、PEL-35 Fukuoka については、いずれも欠席だったため、事務局からメールで連絡することを確認した。
3－5 Chapter Operations Committee (2017-2018) 役員(案)・ 杉山 Chair、藤島 Vice Chair より、資料(3-5)「Chapter OperationsCommittee (2017-2018) 役員(案)」について、資料の説明がなされた。
 新 Chair の藤島氏、新 Secretary の伊藤氏を次期役員として承認した。
 新 Vice Chair については、候補者の選出が遅れており、候補者が確定し次第メール審議を行うことを確認した。
3－6 Chapter 支援申請とメール配信について事務局からのお願い・ 杉山 Chair より、資料(3-6)「Chapter 支援申請とメール配信について事務局からのお願い」について、資料の説明がなされた。
 Chapter 支援費の審議の効率化のため、新しく申請書受付専用のアカウントを設置する。
 資料 33 ページ 7 行目の Chapter 支援費専用のメールアドレスが誤っている。正しくは jc-coc-support@ieee-jp.org である。
(補足) Chapter 支援と Award 登録のメールアドレスがありわかりにくいが、Award のメールアドレスは、あくまで Award の登録用3であり、費用（副賞）を伴わない単純な登録を意味する。副賞金など費用を伴うものの申請は全て Chapter 支援として扱う。
 申請書メールのサブジェクト例にあるブラケット「」［ ］は不要。
 Chapter 活動支援ホームページを作成予定だが、まだ確定していないので、後日事務局からアナウンスする。
 Award 登録について、一度登録したものを継続的に授与する場合、継続するかどうか年末頃に JC 事務局から確認がある。名称、審議委員、査読者など一部が変わる場合は、継続ではなく再申請が必要となるので、個人名ではなく役職名を可能な限り利用するなど、不要な再申請を避けることができるように注意してほしい。
 事務局のメール配信システムの利用について、資料 36 ページに基づいて説明があった。2017 年 1 月からこのルールで運用することで承認した。
（４）その他報告
4－1 IEEE Tokyo Section Chapter Operations Committee 活動報告
・ 前田東京支部 COC Chair より、資料(4-1)
「IEEE Tokyo Section ChapterOperations Committee 活動報告」の説明がなされた。
 Tokyo Section では、資料 38～39 ページの通りの手順で、MOU 締結に関する承認手続きを定めることが、JC 理事会で承認された。
 Technical Co-Sponsorship (TCS) に関しては、期限までに非承認の返 事 が な け れ ば 承 認 と し て 処 理 す る こ と 、 ま た 、 Financial
Co-Sponsorship (FCS) に関しては、関係する全 Section からの承認回答をもって承認とすることを確認した。
 資料 37～38 ページにある通り、これまでに申請された 6 件については全て承認されたことが報告された。
4－2 Chapter の Technical Co-Sponsorship(TCS)について
・ 原 崎 JC Secretary よ り 、 資 料 (4-2) 「 Chapter の TechnicalCo-Sponsorship(TCS)について」の説明がなされた。
 現時点での情報としては、MOU を締結している団体（電気学会、信学会、情報処理学会など）が主催する会議に対して、そこにTechnical Co-Sponsorship (TCS)となる場合は、費用は発生しない。
その他の場合は、資料の通り、IEEE Xplore に掲載する論文数×IEEE メンバ registration 料金の 3%の費用が発生する。
 正式に通知が出たら運用開始とのことだが、現時点ではまだ正式な

4

運用開始の通知が届いていない。
（５）各 Chapter の活動報告
・ 時間の都合で、各 Chapter からの報告は割愛した（11 月 17 日に事務局からメール配信された「Chapter 活動報告（2016 年 6 月～2016 年 10月）」を参照のこと）。
（６）その他
・ 杉山 Chair から挨拶があった。
・ 原崎 JC Secretary より、今後も引き続き web ベースでのミーティング参加が可能であるので、遠方で参加が困難な方は特に、web ベースでの参加をお願いしたいとの依頼があった。
以上

5