Base

Kapitel 7
Datenbank-Anbindung

Dokumentationen zu LibreOffice unter de.libreoffice.org

Copyright
Dieses Dokument unterliegt dem Copyright © 2012. Die Beitragenden sind unten aufgeführt. Sie
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Da es nicht möglich ist, in allen Fällen zeitnah zu ermitteln, ob ein Markenschutz besteht, wird das
Symbol (R) in diesem Buch nicht verwendet.

Mitwirkende/Autoren
Robert Großkopf

Jost Lange

Jochen Schiffers

Michael Niedermair

Rückmeldung (Feedback)Kommentare oder Vorschläge zu diesem Dokument können Sie in deutscher Sprache an die
Adresse discuss@de.libreoffice.org senden.

Vorsicht

Alles, was an eine Mailingliste geschickt wird, inklusive der E-Mail-Adresse undanderer persönlicher Daten, die die E-Mail enthält, wird öffentlich archiviert und kannnicht gelöscht werden. Also, schreiben Sie mit Bedacht!

Datum der Veröffentlichung und Softwareversion
Veröffentlicht am 1.3.2013. Basierend auf der LibreOffice Version 4.0.

Anmerkung für Macintosh Nutzer
Einige Tastenbelegungen (Tastenkürzel) und Menüeinträge unterscheiden sich zwischen derMacintosh Version und denen für Windows- und Linux-Rechnern. Die unten stehende Tabelle gibt
Ihnen einige grundlegende Hinweise dazu. Eine ausführlichere Aufstellung dazu finden Sie in der
Hilfedatei des jeweiligen Moduls.

2

Windows/Linux

entspricht am Mac

EffektMenü-Auswahl Extras →Optionen

LibreOffice → EinstellungenZugriff auf die Programmoptionen

Rechts-Klick

Control+Klick
ControlÖffnen eines Kontextmenüs

Ctrl (Control)oder Strg (Steuerung)⌘ (Command)

Tastenkürzel in Verbindung mit anderen
TastenF5Shift+⌘
F5
Shift ⌘+F5

öffnet den Dokumentnavigator Dialog

F11

⌘+T
T

öffnet den Formatvorlagen Dialog

Datenbank-Anbindung

Inhalt
Allgemeines zur Datenbank-Anbindung ......................................................................................... 4
Anmeldung der Datenbank ............................................................................................................ 4
Datenquellenbrowser ..................................................................................................................... 4
Daten in Text ............................................................................................................................. 6
Daten in Felder ........................................................................................................................ 10
Seriendruck .................................................................................................................................. 10
Aktuelle Dokument-Datenquelle .............................................................................................. 11
Explorer ein/aus ....................................................................................................................... 11
Serienbrieferstellung .................................................................................................................... 11
Erstellung von Etiketten ............................................................................................................... 19
Serienbriefe und Etiketten direkt erstellen .................................................................................... 22
Serienbrieffelder mit der Maus erstellen .................................................................................. 22
Serienbrieffelder über Feldbefehle erstellen ............................................................................ 23
Externe Formulare ....................................................................................................................... 24
Datenbanknutzung in Calc ........................................................................................................... 25
Daten in Calc einfügen ............................................................................................................ 25
Daten aus Calc in eine Datenbank exportieren ........................................................................ 28
Daten von einer Datenbank zu einer anderen konvertieren ......................................................... 31
Daten über die Zwischenablage in eine Tabelle einfügen ............................................................ 32

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Allgemeines zur Datenbank-Anbindung
Base lässt sich in LibreOffice Writer und LibreOffice Calc auf verschiedene Weise als Datenquellenutzen. Die Nutzung von Base ist dabei nicht unbedingt an eine Anmeldung der Datenbank in den
Einstellungen von LibreOffice gebunden. So interagieren externe Formulare auch direkt mit Base,sofern dort als Datenquelle der Weg zur Datenbank angegeben wird.

Anmeldung der Datenbank
Für viele Funktionen wie z.B. die Nutzung beim Etikettendruck, die Nutzung von Daten für Serienbriefe usw. ist die Anmeldung einer Datenbank in den Einstellungen von LibreOffice notwendig.
Über Extras → Optionen → LibreOffice Base → Datenbanken → Neu lässt sich eine Datenbank für den weitergehenden Gebrauch in anderen LibreOffice-Komponenten anmelden.

Die Datenbank wird über den Dateibrowser gesucht und auf ähnliche Weise mit LibreOffice verknüpft wie sonst bei einem einfachen Formular. Der Datenbank selbst wird allerdings ein eingängigerer Name gegeben, der ohne weiteres anders lauten kann als der Name der eigentlichen Datenbankdatei. Die Namensbezeichnung ist so etwas wie ein Alias-Name, was ja auch bei Abfragen in
Datenbanken vergeben werden kann.

DatenquellenbrowserÜber den Datenquellenbrowser erhalten sie Zugriff auf Tabellen und Abfragen der registrierten
Datenbanken unter dem dort angegebenen registrierten Namen. Der Browser öffnet sich überAnsicht → Datenquellen oder nach dem Drücken der Taste F4 oder über das entsprechende
Symbol in der Standard-Symbolleiste.

4

Datenbank-Anbindung

Auf der linken Seite im Datenquellen-Browser sind die angemeldeten Datenquellen zu sehen. Die
Datenquelle "Bibliography" ist standardmäßig bei LibreOffice mit dabei. Die weiteren Datenquellen
unterscheiden sich je nach angemeldetem Namen.

Durch einen Klick auf das + - Zeichen vor den Datenbankbezeichnungen öffnet sich die Datenbank
und zeigt an, dass sich darin ein Unterordner für Abfragen und ein Unterordner für Tabellen befindet. Die weiteren Unterordner der Datenbank werden nicht zur Verfügung gestellt. Interne Formulare sowie Berichte sind also nur über die Datenbank selbst verfügbar.
Erst beim Klick auf den Ordner Tabellen erfolgt der tatsächliche Datenbankzugriff. Bei passwortgeschützten Datenbanken erfolgt zu diesem Zeitpunkt die Passwortabfrage.
Rechts von dem Verzeichnisbaum zeigt sich die angewählte Tabelle. Sie kann wie in Base selbst
bearbeitet werden. Bei stärker ausgeprägten relationalen Datenbanken ist allerdings die Eingabe
in die Tabelle mit Vorsicht zu bewerkstelligen, da die Tabellen ja über Fremdschlüssel miteinander
verknüpft sind. Allein die unten abgebildete Datenbank zeigt eine separate Tabelle für die Straßennamen, eine für Postleitzahlen und noch eine für den Ort.
Für den richtigen Blick auf die Daten ohne entsprechende Editiermöglichkeit eignen sich daher
Abfragen oder entsprechende Ansichten (Views) besser.

Von den Zeichen in der Symbolleiste sind viele bereits aus der Eingabe von Daten in Tabellen
bekannt. Neu ist insbesondere der letzte Abschnitt: «Daten in Text, Daten in Felder, Seriendruck,
Aktuelle Dokument-Datenquelle, Explorer ein/aus».

Datenquellenbrowser

5Abbildung 1: Symbolleiste Datenquellenbrowser

Daten in Text
Die Funktion «Daten in Text» steht zur Verfügung, sobald ein Datensatz markiert wurde.

Abbildung 2: Markierung eines Datensatzes
Wird jetzt «Daten in Text» angewählt, so erscheint ein Assistent, der die erforderlichen Formatierungen vornimmt:

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Datenbank-Anbindung

Abbildung 3: Daten Einfügen als Tabelle
Für das Einfügen von Daten in den Text stehen die Möglichkeiten der Darstellung in Tabellenform,
als einzelne Felder oder als Gesamttext zur Verfügung.
Die obige Abbildung zeigt den Aufbau «Daten einfügen als Tabelle». Bei Zahlenfeldern und
Datumsfeldern kann das Format der Datenbank durch ein eigenes gewähltes Format geändert
werden. Ansonsten erfolgt die Formatierung mit der Auswahl der Tabellenfelder. Die Reihenfolge
der Felder wird über die Pfeiltasten festgelegt.
Sobald Tabellenspalten gewählt sind, wird der Button Eigenschaften für die Tabellen aktiviert. Hierkönnen die üblichen Tabelleneigenschaften des Writer eingestellt werden (Breite der Tabelle, Spaltenbreite …).
Das Markierfeld gibt darüber Auskunft, ob eine Tabellenüberschrift gewünscht ist. Ist dieses Markierfeld nicht angewählt, so wird für die Überschrift keine separate Zeile eingefügt.
Die so eventuell gewählte Zeile für die Tabellenüberschrift kann entweder die Spaltennamen übernehmen oder nur die Zeile erstellen und den Platz für die Überschrift zum späteren Editieren
schaffen.

Datenquellenbrowser

7

Abbildung 4: Über «Autoformat» stehen Tabellenformate zur AuswahlÜber den Button Autoformat werden einige vorformatierte Tabellenansichten angeboten. Bis auf
das Vorschlagsformat «Standard» können alle hier enthaltenen Formatierungen umbenannt werden.
Um dem Autoformat-Vorschlag für Tabellen eine Tabelle hinzuzufügen muss eine Tabelle erstellt
worden sein. Diese wird dann markiert und kann über den Button Hinzufügen in die Tabellenliste
aufgenommen werden.
Die Tabelle wird schließlich mit der Anzahl der markierten Zeilen erstellt.
Über «Daten einfügen als Felder» wird die Möglichkeit geboten, in einem kleinen Editor die verschiedenen Tabellenfelder hintereinander in einem Text zu positionieren. Dem erstellten Text kannaußerdem eine Absatzvorlage zugewiesen werden. Auch hier ist die Formatierung von Datumsund Zahlenwerten separat wählbar, kann aber auch direkt aus den Tabelleneinstellungen derDatenbank gelesen werden.

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Datenbank-Anbindung

Abbildung 5: «Daten einfügen als Felder» – entspricht auch dem Fenster für «Daten einfügen als Text»
Die auf diese Weise in den Text eingefügten Felder können nachher auch einzeln gelöscht oder als
Serienbrieffelder weiter genutzt werden.
Wird Daten einfügen als Text gewählt, so unterscheidet sich das gegenüber den Feldern nur insofern, als bei den Feldern weiterhin die Datenbankverknüpfung bestehen bleibt. Bei der Einfügung als Text wird lediglich der direkte Inhalt der jeweiligen Felder übernommen, nicht aber die
Verknüpfung zur Datenbank selbst. Daher unterscheidet sich auch das Fenster für diese Funktion
nicht von dem Fenster der vorhergehenden.
Das Ergebnis der beiden Funktionen sieht im Vergleich so aus:

Abbildung 6: Vergleich: «Daten als Felder» - Daten als«Text»Die Felder sind grau hinterlegt. Wird mit einer Maus über die Felder gefahren, so zeigt sich, dassdie Felder weiterhin eine Verbindung zur Datenbank "Adressen", zur dortigen Tabelle "Person" undzum in dieser Tabelle befindlichen Feld "GebDat" haben.

Datenquellenbrowser

9Abbildung 7: Doppelklick auf ein eingefügtes Feld zeigt die Eigenschaften des Seriendruckfeldes
Ein Doppelklick z.B. auf das Feld "GebDat" öffnet schließlich folgende Übersicht. Hier wird dannklar, welches Feld letztlich über die Funktion «Daten einfügen als Felder» gegründet wurde. Es ist
der gleiche Feldtyp, der auch über Einfügen → Feldbefehl → Andere → Datenbank erzeugt
wird.
Einfacher lässt sich so ein Feld übrigens erzeugen, wenn im Datenquellenbrowser der Spaltenkopf
der Tabelle markiert und mit der Maus in das Dokument gezogen wird. So kann direkt ein Serienbrief erstellt werden.

Daten in FelderÜber «Daten einfügen als Felder» im vorherigen Abschnitt wurden in einem Writer-Dokument Seriendruckfelder erzeugt. Wird jetzt im Datenquellen-Browser ein anderer Datensatz markiert unddann «Daten in Felder» ausgewählt, so werden die vorherigen dargestellten Daten durch dieneuen Daten ersetzt:

Hier wurde ein anderer Datensatz markiert. Während bei Betätigung von «Daten in Felder» dievorher eingefügten Felder auf den neuen Datensatz umgeschrieben werden, bleibt der über«Daten einfügen als Text» erstellte Text bestehen.

Seriendruck
Mit diesem Button wird der Seriendruck-Assistent gestartet. Da für einen Serienbrief im obigen Beispiel die Daten aus verschiedenen Tabelle zusammengefasst werden müssen, muss zuerst einmal
10

Datenbank-Anbindungdie Datenbank gestartet werden. In der Datenbank ist dann eine neue Abfrage zu erstellen, die die
Daten entsprechend zur Verfügung stellt.

Erfolgt der Start der Datenbank durch einen rechten Mausklick auf die Datenbank oder eine derTabellen oder Abfragen der Datenbank, so wird die Ansicht im Datenquellenbrowser anschließend
sofort aktualisiert. Anschließend kann dann der Serienbrief-Assistent über den entsprechenden
Button aufgerufen werden.

Aktuelle Dokument-Datenquelle
Ein Klick auf diesen Button öffnet direkt die Ansicht auf die Tabelle, die die Grundlage für die Datenbildet, die in das Dokument eingefügt wurden. Im obigen Beispiel zeigt sich also sofort die Tabelle"Person" aus der Datenbank "Adressen".

Explorer ein/aus
Mit Betätigung dieses Buttons wird die Ansicht auf den Verzeichnisbaum links von der Tabellenansicht ein- und ausgeschaltet. Dies dient dazu, gegebenenfalls mehr Platz für eine Sicht auf die
Daten zu erhalten. Um auf eine andere Tabelle zugreifen zu können muss der Explorer eingeschaltet werden.

SerienbrieferstellungÜber den Datenbankbrowser ist auch der Serienbriefassistent zugänglich. Mit diesem Assistenten
wird kleinschrittig das Adressfeld und die Anrede anhand einer Datenquelle nachvollzogen. Prinzipiell ist die Erstellung von solchen Feldern natürlich auch ohne den Assistenten möglich. Hier wird
einmal beispielhaft der gesamte Assistent durchgearbeitet.

Serienbrieferstellung

11Das Ausgangsdokument des Serienbriefs ist das Dokument, mit dem die Datenbankfelder verknüpft werden.
Das Serienbriefdokument hingegen ist das, in dem nachher die Daten der verschiedenen Personen stehen, die den Serienbrief erhalten haben. Im Serienbriefdokument ist keine Verknüpfung
zur Datenquelle mehr vorhanden. Dies entspricht der Einstellung aus «Daten einfügen als Text'.

Mit dem Serienbrief-Assistenten können entweder Briefe oder E-Mails entsprechend mit Daten aus
der Datenbank versorgt werden.

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Datenbank-Anbindung

Das Einfügen des Adressblocks erfordert die umfangreichsten Einstellungen. Als Adressenliste
wird erst einmal die aktuell gewählte Abfrage oder Tabelle der aktuell gewählten Datenbank vorgeschlagen.
Unter Punkt 2 wird das prinzipielle Aussehen des Adressblocks festgelegt. Dieser Adressblock
kann entsprechend über den Button Mehr angepasst werden. Siehe hierzu die nächste Abbildung.
Punkt 3 dient dazu, den entsprechend angedeuteten Feldern aus dem Adressblock die richtigen
Felder aus der Datenbank zuzuweisen. Der Assistent erkennt zunächst einmal nur die Felder aus
der Datenbank, die genau so geschrieben wurden wie die Felder des Assistenten.
Unter Punkt 4 werden die Adressen angezeigt. Mit den Pfeiltasten können verschiedene Adressen
aus der Datenbank abgerufen werden. Bei der abgebildeten Adresse fallen 2 Elemente auf, dieeiner Nachbearbeitung bedürfen:••

Eine Anrede fehlt

Bis auf den Vornamen sind alle anderen Felder < noch nicht zugewiesen > , da die Benennung in der Datenbank anders ist als die Feldbenennungen, mit denen der Assistent zuerst
einmal arbeitet.
Um diese Fehler zu bearbeiten, muss zuerst der Adressblock aus Punkt 2 nachbearbeitet werden.

Serienbrieferstellung13

Im Hintergrund ist zu erkennen, dass bei der Nachbearbeitung zuerst einmal noch wieder eine
erweitere Auswahl von Adressblöcken präsentiert wird. Der passendste Adressblock wurde hierausgewählt und entsprechend bearbeitet.
Mit den Pfeiltasten werden Felder in den Adressblock übernommen bzw. aus dem Adressblock entfernt. Der Adressblock kann nicht direkt editiert werden. Stattdessen wird die Anordnung der Felderüber die auf der rechten Seite sichtbaren Pfeiltasten hergestellt.
Für die Adressanrede wurde einfach das Element «Anrede» eingefügt. Bis auf den Vornamen müssen jetzt noch alle anderen Felder entsprechend zugewiesen werden.
In unserem Fall muss auch das Element «Anrede» anders zugewiesen werden, da ein entsprechendes Feld mit etwas anderem Inhalt in der Abfrage existiert und hier aufgrund der Namensgleichheit als "Adressanrede" benutzt wird. Die "Adressanrede" für Rob lautet in der Abfrage derDatenbank «Herrn», die "Anrede" «Herr» für eine gegebenenfalls gesondert zu erstellende Anredezeile zum Beginn des Briefinhaltes.

14

Datenbank-Anbindung

Hier wurden die Adresselemente aus dem Serienbriefassistenten erfolgreich entsprechenden Elementen aus der Abfrage der Datenbank zugeordnet. Als Vorschau dient weiterhin der erste Datensatz der Abfrage.

Serienbrieferstellung

15

Die wesentlichen Datenbankeinstellungen werden mit dem 4. Schritt eigentlich schon beendet.
Hier geht es lediglich darum, aus welchem Feld das Geschlecht des Adressaten abgelesen werdensoll. Dies war bereits so benannt, dass nur noch der Feldinhalt für den weiblichen Empfänger
gekennzeichnet werden musste.
Drei verschiedene Briefanreden werden so erzeugt. Alle mit einem 'w' versehenen Datensätze
starten mit 'Sehr geehrte Frau …', alle mit 'm' versehenen Datensätze mit 'Sehr geehrter Herr …' .
Ist kein Geschlecht angegeben, so wird schließlich 'Sehr geehrte Damen und Herren' gewählt.

16

Datenbank-AnbindungIn der Regel ist das Dokument erst einmal eine Rohform, so dass es für den Gebrauch im Writernoch weiter bearbeitet werden kann. Dies kann im 6. Schritt erfolgen.

Serienbrieferstellung

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Bisher sind alle Dokumente gleichlautend – bis auf die unterschiedlichen Inhalte, die aus derDatenbank gelesen werden. Dies kann in Schritt 7 geändert werden.

Das Ausgangsdokument ist das Dokument, in dem die Feldeigenschaften und die Verbindung
zur Datenbank gespeichert werden. Im Hintergrund ist währenddessen das Originaldokument desersten Datensatzes sichtbar, das in der Form verschickt würde. Dies wird als Serienbriefdokument
bezeichnet.
Erst wenn eine der Optionen durchgeführt wurde, in dem obigen Fall also das Ausgangsfeld
gespeichert wurde, kann der Serienbriefassistent beendet werden.

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Datenbank-Anbindung

Erstellung von EtikettenÜber Dateien → Neu → Etiketten wird der Assistent zur Erstellung von Etiketten gestartet. Es öffnet sich ein Fenster, das alle Formatierungs- und Inhaltsfragen zu den Etiketten abfragt, bevor die
Etiketten selbst erstellt werden. Die Einstellungen dieses Fensters werden in den persönlichen Einstellungen des Nutzers gespeichert.

Die Grundeinstellungen zum Inhalt werden im Reiter «Etiketten» erstellt. Wird hier statt Aufschriftüber das Markierfeld Adresse gewählt, so wird jedes Etikett mit dem gleichen Inhalt ausgefüllt, deraus den Einstellungen von LibreOffice zu dem Nutzer des Programms gelesen wird.
Als Beispieldatenbank dient hier wieder die Datenbank "Adressen". Auch wenn über dem nächsten
Selektionsfeld der Begriff «Tabelle» steht, werden hier Tabellen und Abfragen gelistet, wie sie im
Datenquellenbrowser verfügbar sind.
Über die Pfeiltasten werden die einzelnen Datenbankfelder in den Editor eingefügt. Die Bezeichnung für das Datenbankfeld "Nachname" wird hier zu<Adressen.Serienbriefabfrage.1.Nachname>. Die Reihenfolge ist also
<Datenbank.Tabelle.1.Datenbankfeld>.
In dem Editor kann mit der Tastatur gearbeitet werden. So ist es z. B. möglich, zu Beginn einen
Zeilenumbruch einzufügen, damit die Etiketten nicht direkt an der oberen Kante beschriftet werdensondern der Inhalt möglichst komplett und gut sichtbar gedruckt werden kann.
Das Format kann im Reiter «Etiketten» vorgewählt werden. Hier sind viele Etikettenmarken eingearbeitet, so dass meist keine weiteren Einstellungen im Reiter «Format» notwendig sind.

Erstellung von Etiketten

19In den Versionen 3.4.x bis 3.5.2 kann aufgrund einer Änderung der Grundeinstellungen im Etikettenassistenten ein Darstellungsfehler vorliegen, wenn die Etiketten
zusammen genau die gleiche Breite haben wie die Seitenbreite. Unter diesen Bedingungen rutscht das letzte Etikett einfach eine Zeile tiefer.

HinweisIn der Version 3.3.x wurde hier standardmäßig die Seitenbreite für DIN-A4-Etikettenbögen geringfügig von 21,00 cm auf 21,04 cm erweitert. Ein nachträgliches Erweitern der Seitenbreite bringt bei den aktuellen Etikettenbögen auch hier die Lösung.
In der Version 3.5.3 wurden deshalb im Reiter «Format» Seiteneinstellungen hinzugefügt.

Unter dem Reiter «Format» lässt sich eine genaue Einstellung der Etikettengröße vornehmen. Die
Einstellungen haben nur eine Bedeutung, wenn die Marke und der Typ nicht bekannt sind. Wichtig
ist hier bei Etiketten der Breite 7,00 cm, die Seitenbreite (hier: «Page Width») geringfügig größer
als 3*7,00 cm = 21,00 cm zu stellen. Erst dann werden 3 Etiketten nebeneinander auf einer Seite
ausgegeben.

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Datenbank-Anbindung

Unter dem Reiter «Zusätze» kann schließlich noch eingestellt werden, ob nur ein einzelnes Etikettoder eine ganze fortlaufende Seite erstellt werden soll. Die fortlaufende Seite wird dann, beginnend mit dem ersten Datensatz, mit Daten aus der Datenbank bestückt. Sind mehr Datensätze
vorhanden als auf eine Seite passen, so wird automatisch das nächste Blatt mit den fortlaufenden
Daten versehen.
Mit dem Markierfeld «Inhalte synchronisieren» werden alle Etiketten miteinander verbunden, so
dass die anschließenden Änderungen im Layout einer Etikette auf die anderen Etiketten übernommen werden. Um den editierten Inhalt zu übertragen, muss lediglich die eingeblendete Schaltfläche mit dem Aufdruck Synchronisieren betätigt werden.
Über den Button Neues Dokument wird schließlich ein Dokument mit Serienbrieffeldern erzeugt.
Mit dem Aufruf des Druckvorganges erscheint die folgende Nachfrage:

Erst wenn diese Nachfrage mit «Ja» beantwortet wird, werden die Adressdatenbank-Felder auch
mit einem entsprechenden Inhalt gefüllt.

Erstellung von Etiketten

21Die Vorlage für den Druck wird nicht automatisch gefunden. Es wird lediglich die Datenbank vorgewählt. Die entsprechende Abfrage muss vermutlich selbst gesucht werden, weil es sich in diesem
Fall eben nicht um eine Tabelle handelt.
Ist die Abfrage ausgesucht und sind die entsprechenden Datensätze ausgewählt (hier: «Alle»), sokann mit dem Druck begonnen werden. Ratsam vor allem bei ersten Tests ist die «Ausgabe» ineine «Datei», die als ein Dokument gespeichert wird. Die Speicherung in mehrere Dokumente
dient hier nicht dem Etikettendruck, sondern dem Druck von Briefen an unterschiedliche Personen,die so separat nachbearbeitet werden können.

Serienbriefe und Etiketten direkt erstellen
Neben den Assistenten steht natürlich der Weg offen, durch möglichst direkte Interaktion Serienbriefe und Etiketten selbst zu erstellen.

Serienbrieffelder mit der Maus erstellen
Serienbrief-Felder können mit der Maus aus dem Datenbankbrowser heraus erstellt werden:

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Datenbank-Anbindung

Der Tabellenkopf wird mit der linken Maustaste markiert. Die Maustaste wird gedrückt gehalten
und der Cursor in das Textdokument gezogen. Der Cursor verändert sein Symbol zu einem Einfügesymbol. In dem Textdokument wird schließlich das Serienbrieffeld eingefügt, das hier in derkompletten Beschreibung über Ansicht → Feldname sichtbar gemacht wurde.

Serienbrieffelder über Feldbefehle erstellen
Serienbrief-Felder können über Einfügen → Feldbefehl → Andere → Datenbank eingefügt werden.

Hier stehen in der gewählten Datenbank alle Tabellen und Abfragen zur Verfügung. Über den Button Einfügen können nacheinander die verschiedenen Felder direkt in den Text an der momentanen Cursorposition eingebunden werden.
Soll, wie im Serienbrief, eine Anrede erstellt werden, so kann dies mit Hilfe eines versteckten
Absatzes oder versteckten Textes funktionieren: Einfügen → Feldbefehl → Andere → Funktionen → Versteckter Absatz. Bei beiden Varianten ist zu beachten, dass die Bedingung, die formuliert wird, nicht erfüllt sein darf, damit der Absatz erscheint.
Damit die Formulierung 'Sehr geehrte Frau <Nachname>,' nur dann erscheint, wenn die Person
weiblich ist, reicht als Bedingung[Adressen.Serienbriefabfrage.Geschlecht] != "w".
Serienbriefe und Etiketten direkt erstellen

23Nur kann es jetzt noch passieren, dass kein Nachname existiert. Unter diesen Umständen sollte
dort stattdessen 'Sehr geehrte Damen und Herren,' erscheinen. Also ist diese Bedingung hinzuzufügen. Insgesamt ergibt das die Bedingung:[Adressen.Serienbriefabfrage.Geschlecht] != "w" OR NOT [Adressen.Serienbriefabfrage.Nachname]
Damit ist schließlich ausgeschlossen, dass der Absatz erscheint, wenn die Person nicht weiblich istoder kein Nachname eingetragen wurde.
Entsprechend kann mit den Eintragungen für das männliche Geschlecht und für fehlende Eintragungen für die beiden verbleibenden Anreden verfahren werden.
Auf die gleiche Art und Weise kann natürlich auch eine Anrede im Adressfeld erstellt werden,
soweit eben das Geschlecht angegeben wurde.
Weitere Informationen hierzu in der Hilfestellung unter dem Titel «Versteckter Text» bzw. «Bedingter Text».
Noch einfacher wäre es natürlich für Personen mit Datenbankkenntnissen, die gesamte Anredebereits in der Abfrage zu hinterlegen. Dies ist über eine korrelierte Unterabfrage (Kapitel Abfragen)möglich.
Für Etiketten besonders interessant ist der Feldtyp «Nächster Datensatz'. Wird dieser Feldtyp am
Schluss einer Etikette gewählt, so wird die nächste Etikette mit dem darauffolgenden Datensatz
gefüllt. Typische Etiketten für den fortlaufenden Etikettendruck sehen also wie im folgenden Bildauf, wenn über Ansicht → Feldnamen die entsprechenden Bezeichnungen sichtbar gemacht werden:

Abbildung 8: Feldbefehle für Etiketten mit fortlaufendem Inhalt

Externe Formulare
Sollen einfache Formulareigenschaften unter LibreOffice in anderen Programmteilen wie Writer
und Calc genutzt werden, so reicht es aus, über Ansicht → Symbolleisten → Formularentwurf
die Formularentwurfsleiste anzeigen zu lassen, den «Formularnavigator» zu öffnen und ein Formular zu gründen oder, wie im Kapitel «Formulare» beschrieben, eine Formulargründung über ein
Formularfeld. Es erscheint bei den Eigenschaften unter dem Reiter «Daten» ein etwas anderer
Aufbau als bei Formularen direkt in der Datenbankdatei *.odb:

Abbildung 9: Formular mit einer externen ...

24

Datenbank-Anbindung

Abbildung 10: ... und einer internen Datenquelle.
Lediglich die «Datenquelle» muss bei externen Formularen zusätzlich ausgewählt werden.
Geschieht dies mit dem Button «...
...»rechts von dem Listenfeld zur Datenquelle, so wird der Dateibrowser geöffnet. Eine beliebige *.odb-Datei kann ausgewählt werden. Anschließend steht in dem
Feld zur Datenquelle ein Link, der mit der Bezeichnung «file:///» beginnt.
Wird stattdessen nur im Listenfeld gesucht, so stehen dort die bereits in LibreOffice registrierten
Datenbanken unter dem registrierten Namen zur Verfügung.
Die Formulare werden im Weiteren dann genau so erstellt wie unter Base selbst. Zur Formularerstellung gilt daher das Gleiche wie unter Base.
Vorteil der externen Formulare:
Base muss nicht erst geöffnet werden, um mit der Datenbank zu arbeiten. Im Hintergrund ist
also nicht immer ein weiteres Fenster geöffnet.
Bei einer fertigen Datenbank können anderen Nutzern der Datenbank anschließend verbesserte Formulare problemlos zugesandt werden. So können sie während der Entwicklung weiterer Formulare die Datenbank weiter nutzen und müssen nicht, für Außenstehende kompliziert,
Formulare aus einer Datenbank in eine andere kopieren.
Formulare zu einer Datenbank können je nach Nutzer der Datenbank unterschiedlich sein. Nutzer, die keine Datenkorrekturen und Neueingaben tätigen, können von anderen Nutzern den
jeweils aktuellen Datenbestand zugesandt bekommen und einfach die *.odb-Datei austauschen, um einen aktuellen Bestand zu haben. Dies könnte z.B. bei einer Datenbank für Vereine
sinnvoll sein, wo alle Vorstandsmitglieder die Datenbank erhalten, aber nur eine Person Daten
letztlich bearbeitet, die anderen aber einen Blick auf die Adressen ihrer jeweiligen Abteilung
haben.
Nachteil der externen Formulare:
Andere Nutzer müssen immer Formulare und Base in der gleichen Verzeichnisstruktur installieren. Nur so kann der einwandfreie Kontakt zur Datenbank hergestellt werden. Da die Links
relativ zum Formular gespeichert werden reicht es allerdings aus, Datenbank und Formular ineinem gemeinsamen Verzeichnis zu lagern.
Nur die Formulare sind extern erstellbar, nicht aber Abfragen und Berichte. Ein einfacher Blickauf eine Abfrage muss also über ein Formular erfolgen. Ein Bericht hingegen erfordert die Öffnung der Datenbank. Alternativ dazu kann er zumindest teilweise mit Hilfe von Serienbrieffeldern nachgestellt werden.

Datenbanknutzung in Calc
Daten können in Calc zu Berechnungszwecken genutzt werden. Dazu ist es notwendig, die Datenzuerst in einem Tabellenblatt von Calc verfügbar zu machen.

Daten in Calc einfügen
Daten lassen sich aus der Datenbank auf verschiedene Weisen in Calc einfügen:Datenbanknutzung in Calc

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Die Tabelle wird ausgewählt, mit der linken Maustaste markiert und in ein Tabellenblatt von Calc
hereingezogen. Mit dem Cursor wird die linke obere Ecke der Tabelle festgelegt. Die Tabelle wird
mit Feldbezeichnungen erstellt. Der Datenquellen-Browser bietet hier nicht erst «Daten in Text»
oder «Daten in Felder» an.
Die so nach Calc hereingezogenen Daten weisen die folgenden Eigenschaften auf:
Nicht nur die Daten werden importiert, sondern auch die Eigenschaften der Felder werden ausgelesen und beim Import beachtet. Felder wie z.B. die Hausnummern, die als Textfelder deklariert wurden, werden auch als Text formatiert in Calc eingefügt.
Der Import wird direkt als Bereich eingefügt. Ihm wird standardmäßig der Name Import1 zugewiesen. Über diesen Bereich können die Daten später angesprochen werden. Über Daten →Bereich aktualisieren wird der Bereich gegebenenfalls einem neuen Datenstand aus derDatenbank heraus angepasst.

26

Datenbank-Anbindung

Die hereingezogenen Daten sind nicht weiter formatiert als es den Eigenschaften der Datenbankfelder entspricht.

Auch über das Kontextmenü der Tabelle kann eine Kopie der Daten erfolgen. Hier wird allerdings
kein Importbereich erzeugt sondern eine Kopie. Die Eigenschaften der Datenfelder werden nicht
ausgelesen sondern von Calc analysiert. Außerdem werden die Feldbezeichnungen als Tabellenköpfe vorformatiert.

Datenbanknutzung in Calc

27

Die Unterschiede zeigen sich besonders bei Feldern, die in der Datenbank als Text formatiert sind.
Beim Import macht Calc daraus Textfelder und setzt Zahlen, die es sonst auch als Zahlen interpretieren würde, ein Hochkomma ('137) voran. Mit diesen Zahlen kann also nicht direkt weiter
gerechnet werden.
Bei einem eventuellen Export wird das Hochkomma allerdings wieder entfernt, so dass die Daten
letztlich in der gleichen Art bestehen bleiben.

Tipp

Der Import von Daten nach Calc überschreibt den vorherigen Inhalt – und auch die
eventuell bereits erledigten Formatierungen. Werden beständig in die gleiche Tabelle
Daten exportiert, so empfiehlt es sich, ein separates Tabellenblatt für den Datenimport zu nutzen. Die Daten werden dann über den Bezug Tabellenname.Feldbezeichnung in einem anderen Tabellenblatt ausgelesen. Die Felder in diesem Tabellenblattkönnen beliebig vorformatiert werden, ohne dass das Format gelöscht wird.

Daten aus Calc in eine Datenbank exportieren
Die Daten werden in dem Tabellenblatt von Calc markiert. Die linke Maustaste wird gedrückt undauf den Tabellenbereich der gewünschten Datenbank im Datenbankbrowser gezogen.

28

Datenbank-Anbindung

Der Cursor verändert sein Symbol und deutet an, dass etwas hinzugefügt werden kann.

Datenbanknutzung in Calc

29

Der Dialog «Tabelle kopieren» erscheint. In dem obigen Fall wird eine neue Tabelle gegründet. Der
Tabellenname ist "Namen". «Definition und Daten» sollen übernommen werden. Die erste Zeile
enthält die Spaltennamen.
An dieser Stelle kann ein neues, zusätzliches Datenbankfeld für einen Primärschlüssel erzeugt
werden. Der Name dieses Datenbankfeldes darf nicht schon als Spalte in der Calc-Tabelle existieren. Anderenfalls erscheint die Fehlermeldung:'Es sind bereits folgende Felder als Primärschlüssel gesetzt : ID'.
Diese Meldung gibt den Sachverhalt leider nicht ganz korrekt wieder.
Soll ein bereits vorhandenes Feld als Schlüsselfeld genutzt werden, lassen Sie «Primärschlüssel erzeugen» abgewählt. Das Festlegen als Primärschlüssel erfolgt in diesem Fall auf der dritten
Dialogseite des Assistenten.

30

Datenbank-Anbindung

Die vorgesehenen Spalten werden ausgesucht.
Die Formatierung der Spalten sollte vor allem bei Zahlenfeldern überprüft werden. Auch die anderen Felder sollten von der Größenordnung her überprüft werden. Durch Zufall enthielt die Testtabelle z.B. nur Vornamen mit einer Maximallänge von 10 Zeichen, so dass daraus ein Feld des Typs
«Varchar» mit einer Länge von 10 Zeichen gemacht werden sollte.

Hier wird gerade das Feld "ID" formatiert, das als Primärschlüssel vorgesehen ist. Der Primärschlüssel muss hier noch einmal über das Kontextmenü des Feldnamens gesondert ausgewählt
werden, wenn er nicht durch den Assistenten im Fenster «Tabelle kopieren» als zusätzliches Felderstellt wurde. Nach der Betätigung des Buttons Fertigstellen wird die Tabelle gegründet.
Der neue Primärschlüssel ist kein «Auto-Wert»-Schlüssel. Um einen entsprechenden «AutoWert»-Schlüssel zu erzeugen muss die Datenbank zum Bearbeiten geöffnet werden. Dort können
dann weitere Formatierungen der Tabelle vorgenommen werden.

Daten von einer Datenbank zu einer anderen konvertieren
Im Explorer des Datenquellenbrowsers können Tabellen von einer Datenbank zur anderen kopiertwerden, indem die Quelltabelle mit der linken Maustaste markiert wird, die Taste dann gedrückt
gehalten wird und über dem Tabellencontainer der Zieldatenbank losgelassen wird. Es erscheint
dann der Dialog zum Kopieren von Tabellen.
Auf diese Weise können beispielsweise Datenbanken, die sonst nur gelesen werden können
(Datenquelle z.B. ein Adressbuch aus einem Mailprogramm oder eine Tabellenkalkulationstabelle),
als Grundlage für eine Datenbank genutzt werden, die anschließend auch schreibend auf die
Daten zugreift. Auch können beim Wechsel eines Datenbankprogramms (z.B. von PostgreSQL zu
MySQL) die Daten direkt kopiert werden.
Wird erwünscht, dass die neue Datenbank andere Relationen aufweisen soll als die alte Datenbank, so kann dies durch entsprechende Abfragen in der Datenbank realisiert werden. Wer darin
Daten von einer Datenbank zu einer anderen konvertieren

31nicht so firm ist, kann stattdessen Calc nutzen. Hier werden die Daten in ein Tabellenblatt gezogen
und anschließend mit Hilfe von Calc für den Import in die Zieldatenbank vorbereitet.
Für einen möglich sauberen Import in eine neue Datenbank sollten die Tabellen der neuen Datenbank vorher erstellt werden. So können Formatierungsprobleme und Probleme bei der Erstellung
von Primärschlüsseln rechtzeitig erkannt werden.

Daten über die Zwischenablage in eine Tabelle einfügen
Der unter beschriebene Assistent zum Einfügen von Daten in eine Tabelle ist auch über Base
direkt verfügbar. Sind Daten in Tabellenform vorhanden, so können diese über die Zwischenablage
und den Assistenten in Base eingefügt werden.
Wird in Base mit einem rechten Mausklick auf die Zieltabelle der Einfügevorgang begonnen, so
erscheinen in dem Kontextmenü der Maus unter «Kopieren» die Befehle «Einfügen» und «Inhalte
einfügen …». Wird hier «Einfügen» gewählt, so ist beim Importassistenten die entsprechende
Tabelle sowie das Anhängen von Daten bereits vorgewählt. «Inhalte einfügen …» schaltet hierlediglich eine Abfrage für einen Importfilter vor. Hier steht «HTML» und «RTF» zur Verfügung.
Wird stattdessen nur in den Tabellencontainer mit der rechten Maustaste geklickt, so erscheint der
Importassistent mit der entsprechenden Wahl einer neuen Tabelle.

32

Datenbank-Anbindung