2019 年第 1 回 Chapter Operations Committee Meeting 議事録案
1. 日時
2019 年 6 月 27 日(木) 15 :00 – 17 :00
2. 場所
機械振興会館 地下 3 階 研修 1
3. 出席者
・Chapter Operations Committee: Chair 福田 英輔, Vice Chair 末松 憲治, Secretary 山本 哲矢
・Japan Council: Secretary 滝嶋 康弘, Treasurer 羽渕 裕真
・東京支部 Chap. Ope. Comm. Chair 奥村 治彦, 名古屋支部 Chap. Ope. Comm. Chair 長谷川 英之,
関西支部 Chap. Ope. Comm. Chair 戸出 英樹, 広島支部 Chap. Promo. Comm. Chair 仲嶋 一,
四国支部 Chap. Promo. Comm. Chair 西尾 芳文
・Chapter Chairs: 45 名 (Japan Office, WebEX 出席，代理を含む)，事務局：3 名
4. 配布資料資料(1)2018 年第 2 回 Chapter Operations Committee Meeting 議事録案

資料(2-1)2019 年第 1 回 IEEE Japan Council 理事会議事録(案)資料(3-1)IEEE Japan Council Chapter Operations Committee 2018 年活動報告，ならびに 2019年活動計画

資料(3-2-1)

2019 年 Chapter 支援費申請状況

資料(3-2-2)

Chapter Award 申請一覧

資料(3-2-3)

2018 年 Chapter 支援費執行状況と今後の対応

資料(3-2-4)

Chapter 活動報告書の書式変更について

資料(3-2-5)

Chapter 支援費ガイドラインの修正案

資料(3-2-6)

COC 運用の Section 配下への移行案について

資料(3-3)

Chapter 支援申請関連手続とメール配信について

資料(3-4)

Chapter のホームページの運用状況

資料(4-1-1)

国際会議 Sponsorship の承認手続きについて

資料(4-1-2)

国際会議の Technical Co-sponsorshio(TSC)に関する Fee について

資料(4-2)

Chapter Office ガイド

資料(4-3)IEEE GDPR について

参考資料

Society 別会員数

5. 議事(0-1) 資料確認
配布資料を確認した．
(0-2) IEEE Japan Office 関連
IEEE Japan Office の百武様より，IEEE Membership Development キッド(MD キッド)に関する説明があった．
MD キッドを各 Chapter のメンバーシップ活動に利用いただきたい．

各 Section の MD Chair を通じての申し込み．

(1) 前回議事録確認福田 Chair より，資料(1)「2018 年第 2 回 Chapter Operations Committee Meeting 議事録案」に基づいて説明があり，前回 Meeting の議事録が承認された．
(2) IEEE Japan Council 理事会報告
滝嶋 JC Secretary より，資料(2-1)「2019 年第 1 回 IEEE Japan Council 理事会議事録(案)」に基づいて，理事会での審議・報告事項に関する説明があった．
2019 年活動計画および 2019 年予算


基本的な方針は，JC 自体は各支部，Group，Committee との連携強化，特に本部・Region10との連携強化．予算建ての仕組みもそれを反映している．

常設委員会COC


運営上気になる項目として福田 Chair から以下 4 点について説明があった．


各 Chapter において未執行案件があり，ある程度規模が大きい．



一部の Chapter から移動のための手段として公共交通機関だけでなく，展示物の運搬のために自家用車・レンタカーを適用できないかという相談を受けていることが紹介された．メンバーの所属組織・会社の規定があると思うので，もし何か(事故等)あった場合，その責任が JC にないことを担保する必要がある．その条件下でどのように運用するかを検討する必要があるとの意見があった．

Award は，受賞者数を応募論文数 10%以下と設定しているとの説明があった．



COC 運用の Section 移行に関する課題があげられた．福田 Chair から，COC 運用の Section 移行については，1 年程度関係者の意見を聞きながらまとめていくとの回答があった．

Awards Committee日本人のフェロー，シニアの申請者を増やしていきたい．

Industry Promotion Committee

企業の IEEE 関与を強くしていかなければならない点で様々な意見があった．GAFA の若い社員は IEEE の会員ではないらしいこと，IEEE の Society 構造が以前縦割りであり企業の会員へのメリットがうまく打ち出せないことなどの懸念が示された．

AdHoc 委員会
Long Range Strategy Committee


長い目で見ると日本は人口減少傾向にある．また，学生が就職後に会員をやめることが多い．そのため，社会人へのサポートを充実される手段，さらには非技術者にもアピールするようなことを考えなければならいとの議論があった．これらは，現場の各Chapter の皆様との議論も必要であることが報告された．

Affinity Group Women in Engineering


支部移行できていない支部について，支部移行を進めていることが報告された．

Coordinator MDCoordinator より現状等の説明がなされたことが報告された．各立場において，MD の活動を推奨していく体制を作っていくことが報告された．本部や Region10 からも MDについて強化を急ぎ進めるように，Chapter において，MD の責任者を設けて欲しいとの連絡を受けていることが報告された．まずは連携を強化していくことから始めていくことが報告された．

2019 年の大きなイベントとして，10 月に仙台支部で予定されている MAW，Japan SYWLWorkshop が紹介された．各 Chapter の活動計画の参考にしてほしいとの説明がなされた．



TENCON2020
TENCON2020 を日本で招致することで動いていることが紹介された．オールジャパンで協力する体制を築こうとしているため，各 Chapter の活動計画の参考にしてほしいとの説明がなされた．



運営用情報サーバについて

情報システムの整備を進めていることが紹介された．理事会メンバー，各 Committee のChair へファイルアクセスできる ID の発行を進めており，7 月上旬から徐々に整備されていく．Chapter については要望ベースで機能の実装を考えている．COC Chair 等から情報共有していくので要望があれば知らせてほしい旨依頼があった．

(3) Chapter Operations Committee 関係(3-1) 2018 年活動報告，2019 年活動計画

福田 Chair より，資料(3-1) 「IEEE Japan Council Chapter Operations Committee 2018 年活動報告，ならびに 2019 年活動計画」に基づいて説明がなされた．
2017 年は予算の執行が非常に少なかった．2018 年は，未払い分と審議中案件を含めると最終的に執行額が 3,629,791 円になると予想している．

2019 年 Chapeter 支援費は，昨年と同額の 4,000,000 円を予定．

2019 年は 6/21 時点で，34 件の申請．昨年は 6 月の段階で 47 件の申請があった．



執行額は少なくなる傾向があるため，赤字の予算で申請を受け付けている．

2019 年 Award 登録は，3/25 時点で 36 件の登録．
「継続」も「新規」も毎年 11 月までに申請し，2 か月後に回答．翌年の Award の登録は前年の 11 月までにお願いしたい．通年でも受け付けているが原則として 11 月としてお願いしている．

重要課題への今後の対応


Chapter 支援費については，予算の執行が停滞する場合には，継続的に予算や運用のあり方を議論したいと考えている．上限値は 10 万円を継続．従来通り，Chapter 毎の会
員数，Activity の高さと実績に応じ，公平感のある支援費配分を行う．

Award については，年間予算は 190 万円．申請順に，上限額を考慮して活動を支援する．登録を 11 月までにお願いしたい．新規 Award を新設される場合は，随時受け付けているので申請いただきたい．来年の Award は今年の 11 月までに申請していただきた
い．論文の採択率が低い場合は，受賞者割合が 10%以上であっても特例として認めている．ただし，ガイドラインとして論文の採択率を証明するエビデンスの提出をお願いしたい．あるいは，その分野の Top Conference であることを示していただきたい．

これは乱用を防ぎ目的である．
(3-2-1/3-2-2) 2019 年 Chapter 支援費および Award 登録状況

福田 Chair より，資料(3-2-1) 「2019 年 Chapter 支援費申請状況」および資料(3-2-2)「Chapter Award申請一覧」の説明がなされた．


過去に Award 登録をした案件でも毎年登録することでルールを変更した．過去に登録していても今年分の Award 登録ができていないと Chapter 支援費を認められないので，Award登録を忘れないようにお願いしたい．

(3-2-3) 2018 年 Chapter 支援費執行状況と今後の対応



福田 Chair より，資料(3-2-3) 「2018 年 Chapter 支援費執行状況と今後の対応」に基づいて説明がなされた．


予算の執行状況が芳しくないということから本資料を作成した．未払額(承認済であるが，事務局で執行が遅れている)は 142,000 円．修正中は，648,600 円．審議中は 130,000 円．
合わせて 920,600 円がこれから執行予定の額．修正中の額はこれより少なくなることもあるため，最終的な執行額がこれよりも少なくなる可能性がある．

支払い分の差額(実際に支払った額と支援した金額との差)が 81,851 円ある．通常多めの申請をされてくるが，実際にかかった費用は少なめであったということ．承認済み案件について，申請金額(当初)と支援金額の差(修正後の申請の減額分)は 435,232 円．これを織り込み済みであるため，予算額より多めの申請を受け付けている．

ガイドライン上は，申請はイベントの 1 か月前．ルール準拠は全体の 27.8%，0~30 日を含めると約半分．残りの半分は事後申請．Chapter の皆様には，ガイドラインに沿った申請をお願いしたい．

申請書の修正回数では，全体の 87.1%が 1 回で通っている．修正があるのは悪いことではないが，修正の発生により金額が少なることや申請に対して執行の時期が遅れることがある．



申請書に対する事務局回答までの日数としては，全体の 70％程度は 1 か月以内に回答している．COC のオペレーションとしてはなるべく早期に回答できるようにする．昨年より，毎月 21 日までに受け付けたものを翌月の 14 日までに回答できるようにオペレーションしている．



報告書提出から支払いまでの日数では，約 66％は 1 か月以内に支払いをしている．ロング
テールがあるのは全体のオペレーションとして問題であると考えている．なるべく早く支払いをして Chapter に経済的負担をかけないようにしたい．

(3-2-4) Chapter 活動報告書の書式変更

福田 Chair より，資料(3-2-4)「Chapter 活動報告書の書式変更について」に基づいて説明がなされた．


今回書式を変更した．昨年，IEEE DL 講演会費用については，IEEE 本部が負担するため，Chapter 支援費としては原則として，認めないことを説明した．ただし，活動報告書に中には，今まで IEEE DL 招聘講演会は Chapter 支援費活動の中に入っていた．そのため，書式について DL 講演会のみ抜き出して，30 ページのように別の章立てとした．




活動報告書が未提出の Chapter があるので，報告書の提出をお願いしたい．

(3-2-5) Chapter 支援費ガイドラインの修正案

福田 Chair より，資料(3-2-5) 「Chapter 支援費ガイドラインの修正案」に基づいて説明がなされた．


昨年，物を運搬するために自家用車またはレンタカーの使用を認めてほしいとの申し出があった．JC 理事会で議論し，今後皆様の意見を伺いながら，もし認める場合は，ガイドラインを変更したい．(4)の「事故等のリスクについては，IEEE JC ならびに COC は責任を負わない．
」が一番重要．Chapter からの意見を伺いたい．



自家用車またはレンタカーの使用を認める方向で，COC で素案を作成し，次回 COC
Meeting までに新しいガイドラインの素案と申請書の書式を提示する．実際の運用は来年からを予定．

(3-2-6) COC 運用の Section 配下への移行案

福田 Chair より，資料(3-2-6) 「COC 運用の Section 配下への移行案について」に基づいて説明がなされた．


すべての Chapter 活動が Section 配下に移行されたが，COC は依然 JC 配下にある．COCも Section 配下に移行して自立性を高めるべきではという意見がある．自立性とは予算配分やその運用に関して．ただし，Section の規模や Activity の比率でどのように分配額を決めるのか，スムーズな運用ができるのかなどの懸念もある．



比較的規模が大きい東京 Section や関西 Section から試行的に始めるのも一案．Joint Sectionの場合は，実際にどこの Section が運用の責任を持って予算の執行や審議を行うのかが難しいところ．頭になる Section を用意する必要があるのではないか．各 Chapter や関係者の意
見を伺いながら，1 年程度検討し，来年の第 1 回 COC Meeting までに結論を出したい．

福田 Chair より，本日の意見(下記 Q&A)を参考に COC 役員で議論する旨の説明がなされた．


次回 COC Meeting またはメール議論などで意見を伺うことがあるかもしれないが，継続的に審議させていただきたい．JC 理事会にもはかりながら進める．

滝嶋 JC Secretary より，補足説明がなされた．


基本的に IEEE の活動は Section ベースであり，横のつながりをとるために補助的に Councilを設けている．COC 運用の Section 配下への移行は，スピードアップと地域ごとの活動の強化が目的．Chapter の皆様がメリットに感じていただけるような仕組みにしなければならないと考えている．Chapter の意見を伺いながら，JC 理事会で各 Section の方にも意味を感じてもらえるような説明をしたい．追加の意見・提言があれば，よろしくお願いしたい．

(3-3) Chapter 支援申請関連手続とメール配信

福田 Chair より，資料(3-3)「Chapter 支援申請関連手続とメール配信について」に基づいて説明がなされた．


申請書提出は事業実施の 1 か月前としている，事後申請がかなりあるので，ご留意いただ
きたい．

Chapter 支援申請書の注意点として，重要なことは Chapter の主体性を明確にすること．一番問題となるのは IEICE の研究会の中で行う講演会．機会が同じことは問題ないが，必ずXX Chapter 主催 YY 講演会のように研究会のプログラムとは分けてアナウンスしていただ

きたい．



支援ページの URL を記載しているので，参考にしていただきたい．

(3-4) Chapter のホームページの運用状況

山本 Secretary より，資料(3-4)「Chapter のホームページの運用状況」に基づき説明がなされた．
(4) 運営ルール，手続き関連(4-1) 国際会議 Sponsorship の承認手続きについて

奥村 東京 Section COC Chair より，資料(4-1-1)「国際会議 Sponsorship の承認手続きについて」に基づき説明がなされた．
TSC-Fee が導入された．2019 年 1 月 1 日より，Xplore に掲載しない場合でも，定額 1，000ドルを負担することが適用されている．

承認手続きの流れを資料に沿って説明．TCS の場合は TCS-Fee の負担組織，FCS の場合は，支部負担がないことを担保するための確認事項を事前に確認いただきたい．

(4-2) Chapter Office ガイド

福田 Chair より，資料(4-2)を参照していただきたい旨の説明があった．


毎年 IEEE 本体に対して Report と会計報告等を 2 月の第 3 金曜日までに提出しないとRebete をもらえないことが起こる．Rebete を IEEE 本体からもらえるようにエントリーシートの使い方を熟知していただけるよう周知いただきたい．

(4-2) IEEE GDPR について

福田 Chair より，資料(4-3)を参照していただきたい旨の説明があった．
(5) その他
福田 Chair より，COC 会議の運営について意見交換したい旨の説明があった．
COC 会議は，割と一方的な議論になっている印象．過去には各 Chapter からの報告をいただいていた時期もあるので，各 Chapter からの報告を行ってはどうか．特に，各 Chapter からトピックがある場合は事前に申請を受けて，時間を設けて COC 会議の中で報告をするのはどうか．
また，毎回機械振興会館で行うのではなくて，東京，関西に分けて開催なども一案．
以上