2018 年 第 1 回 Chapter Operations Committee Meeting 議事録（案）1.

日時2018 年 6 月 25 日（火） 14:00 – 16:00

2.

場所
機械振興会館 地下 3 階 研修 1

3.

出席者



Chapter Operations Committee: Chair 藤島 実, Vice Chair 福田 英輔, Secretary 伊藤 浩之

Japan Council: Secretary 杉江 利彦, Past Secretary 原崎 秀信, Treasurer 眞田 幸俊



仙台支部 Chap. Promo. Comm. Chair 山田 博仁, 東京支部 Chap. Ope. Comm. Vice Chair 奥村 治彦

Chapter Chairs: 57 名 (Japan Office, WebEX 出席，代理を含む)，事務局：3 名

5.

議事(0) 資料確認
配布資料を確認した．

(1) 議事録確認
藤島 Chair より，資料(1) 「2017 年 第 2 回 Chapter Operations Committee Meeting 議事録(案)」に基づいて説明があり，前回 Meeting の議事録が承認された．

(2) IEEE Japan Council 関係2－1

2018 年第 1 回理事会報告

杉江 JC Secretary より，資料(2-1) 「2018 年 第 1 回 IEEE Japan Council 理事会 議事録(案)」に基づいて，理事会での審議・報告事項に関する説明があった．
➢

仙台支部 Chair，東京支部選出理事 兼 JC WIE Chair，南理事の MGA 担務について変更があった．

➢

2017 年 Japan Council 決算報告・監査報告で，監査から以下の指摘があった．
➢

預金が 1000 万以上となっており，銀行の保証範囲を超えている．

➢Chapter 支援費の未払い計上額と実際の支払との差異が大きすぎる．

➢2018 年 Japan Council 活動計画および 2018 年予算の説明がなされた．前回の理事会の計画と予算に関して大きな違いはない．追加した箇所は，第 3 回理事会の場所が決まった点，インドネシアで開催予定の R10 SYWL Congress に代表を派遣する点．

➢

2018 年 Japan Council 会計中間報告は特に問題無し．

➢

各常設委員会から前回理事会以降の活動報告がなされた．

➢

Ad-Hoc 委員会と Affinity Group から 2017 年活動報告と，2018 年活動計画案および予算案の説明がなされた．
➢GDPR が 5/25 にスタート．

➢

JC Coordinator の 2018 年活動計画案および予算案の報告があった．

➢

2019/2020 役員選挙スケジュールおよび Nominating Committee Chair の選出を行うことについて説明があった．

➢

各支部から 2018 年における活動計画および前回理事会以降の活動報告があった．

(3) Chapter Operations Committee 関係
藤島 Chair より，資料(3-1) 「IEEE Japan Council Chapter Operations Committee 2017 年度活動報告と 2018 年度活動計画」，資料(3-1-2) 「2017 年 Chapter 支援費申請リスト」，資料(3-1-3) 「2018 年
Chapter 支援費申請状況」，資料(3-1-4) 「Chapter Award 申請状況」，資料(3-2-1) 「Chapter 支援の考え方とその運用に関する留意点」，資料(3-2-2) 「Chapter 主催 Award に関するガイドライン<改定>」，資料(3-2-2-2) 「Chapter 主催 Award 登録申請書」に基づいて，昨年度の活動と本年度の計画，申請書類の変更点に関する説明があった．


3－1

Chapter Operations Committee 2018 年度の活動計画➢

各 Chapter の活動報告の最新版は Web よりダウンロード可能．

➢

第 2 回の COC Meeting を 11/15 に予定している．

➢2018 年まだ残額あるため，積極的な申請をお願いしたい．

➢2016 年は，予算額と比較して半額しか執行できていない．前回までの資料では実績額に申請額も含めて記載していたが，今回は実績額を清算払いのみとし，さらに報告書が提出されていない申請を含めていないためである．

➢

支払いが遅れると会計上問題となるために，Chapter 支援費は翌年 3 月を報告書の締め切りとしたい．

➢Section 支援費が Chapter 支援費以外にある．Chapter 残高に応じて Chapter 支援費申請を考えて欲しいとの依頼が理事会からあり．次回以降の申請から Chapter 残高を申請書に記載することとした．これに伴い，p.38 の申請書フォーマットを変更した．

➢

Chapter 支援費では IEEE 会員には謝金支出できない．明示するために p.39 の C を修正．

3－2➢

2018 年度の Chapter 支援費予算と支援ガイド等について

27 Chapter から 40 件の Award 登録がある．継続申請が無かった Award は終了扱いとなっている．来年 2019 年からは新規・継続を問わず，原則，翌年の Award 申請を毎年11 月末までに行い，翌年の 1 月までに回答することにしたい．



役員が変わってから Award 登録すると漏れが生じる可能性があるため，旧役員でAward 審査をしたいというのが意図．

➢

新規・継続はどちらも同様に審査するため差は無い．p.48 が申請書である．

➢p.45 で，授与決定後に Award 情報掲載するのは時系列としておかしいため，Award決定後に情報を記載するように C を修正し，C-1 で選考基準を書くというように整理した．C-2 に受賞対象・理由を記載とした．

➢

重要課題への対応について，Award 予算 160 万円に対して昨年 93 万円の支援であったため申請を活用頂きたい．

➢年に 2 回 officer 向けトレーニング実施検討している．p.54 から資料がある．

➢

2016 年は未払い金が 150 万あり．組み戻しが問題だという指摘が監査からあった．
2017 年は表の通りに支出している．

➢

審査迅速化のためにスケジュールを決めて審査を行っている．3 週間程度で回答することを目標としている．修正が必要な場合は，1 か月以内に提出して頂きたい．

➢DL 講演会に関しては，Chapter ガイドライン p.34 を修正した．以前のガイドラインでは，本部との交渉が必要と書いてあったが，支払えないことを示せば必要費用を申請できることとした．ただし，原則，DL は本部負担である．

➢懇親会を含む有料事業について，支援できない懇親会費は別会計にすることが望ましい．

3－3 Chapter 支援申請関連手続きとメール配信について➢➢

手続上重要な点が記載されているので目を通して頂きたい．

3－4 Chapter ホームページの運用状況

伊藤 Secretary より，資料(3-4) 「Chapter ホームページの運用状況」に基づき，説明がなされた．

➢CAS 福岡 Chapter から更新済の連絡あり．

➢Chapter 支援は HP 記載が必要であるため，更新をお願いしたい．

(4) その他報告(ア) 4－1 Co-Sponsorship/Technical Co-Sponsorship の承認について
杉江 JC Secretary より，資料(4-1-1) 「Co-Sponsorship/Technical Co-Sponsorship の承認について」と，資料(4-1-2) 「国際会議の Technical Co-Sponsorship (TCS)に関する Fee について」に基づいて説明がなされた．
4－1－1 MOU 締結と共催等の承認に関する手続きの進め方① 承認のやり方について，MOU 締結する場合は各支部 Chapter と MOU を締結することになる．JC は MOU を締結しない．収支については各支部が責任持つことになる．
Joint Chapter については， Chapter の親支部（多くは東京支部）で審査し，JointChapter に関連する支部の合意を得た後に手続となる．
② MOU 申請・承認手続きは，収支計画が添付されていることが重要．
4－1－2 Chapter の Technical Co-Sponsorship(TCS)について

③ 記載内容の通りである．IEEE Xplore に記載しない場合でも 1000 ドル払う必要がある．
④ 質疑(イ) 4－2 Chapter Officer 用 manual とメール配信ガイドラインの変更について
杉江 JC Secretary から，資料(4-2) 「Chapter Officer ガイド」に基づき説明がなされた．JapanCouncil のメール配信方針がＪＣ理事会で承認されたらば，HP にアップする．
(ウ) 4－3 GDPR について
杉江 JC Secretary より，資料(4-3) 「IEEE GDPR について」に基づき説明がなされた．
(5) 各 Chapter の活動報告
藤島 Chair より，各 Chapter の活動報告資料についてダウンロードし確認するよう依頼があった．
杉江 JC Secretary より，JC-WIE が WIE International Leadership Summit (ILS)を今年 11/9－10（芝浦工大）に企画しているので，参加するよう依頼があった．また，IEEE Annual Election が予定されており，日本からの投票率が例年良くないため是非，投票するよう依頼があった．

(6) その他
藤島 Chair より，資料(6-2) 「Society 別・支部部会会員数」について説明がなされた．

以上