〔事務手続について〕１

就職に関する報告○就職報告（職員履歴原票）…第１２号様式〔規則第８条第１項第１号〕〔負担金等に関する条例施行規則第３条第１項第１号〕○報告の時期…職員を採用のつど

事務の内容等１

添付書類・新規採用なし

・一般職から特別職就任
・特別職の再選、再任（同職通算を除く）
・退職手当組合加入市町村及び一部事務組合からの転入

注

新規採用者で、退職手当基本額の算定対象とな①

辞令簿の写しる在職期間以外に勤務した期間…税控除対象期②

履歴書（給料が日額又は時間給の場合は、適用間を有する場合税額表の甲乙丙いずれの区分を適用していたか明記のこと）〔全て原本謄写に限る〕

２

資格認定職員（退職手当条例第２条第２項による定数外の臨時職員関係）

・資格認定上の必要書類〔規則第８条第２項第１号〕①

臨時職員の取扱規則②

資格認定職員勤務状況証明書（第１５号様式）③

履歴書〔全て原本謄写に限る〕
３

国 又 は他の 地 方 公
共団体からの転入（前相互通算〔退職手当条例①第７条第６項〕

在職期間等の証明書〔規則第８条第２項第２歴通算）号〕…第１７号様式②

履歴書（前所属所証明のもの）③

退職手当額計算書（平成１８年３月３１日以前の在職を有する者が転入した場合のみ添付）
以上各２部（①は複写で２部とする）添付

４

特 定 一般地 方 独 立(1)

組合に加入してい①

特定一般地方独立行政法人等職員の引継申請

行政法人又は公庫等たと仮定した場合にからの転入（前歴通納付を要した普通負算）

担金に相当する額を書〔負担金等に関する条例施行規則第７条〕…第組合へ納付

１１号様式〔 退 職 手 当 条例第８条

書〔規則第８条第２項第３号〕…第１８号様式②③

地方独立行政法人等の職員の引継負担金計算

任命権者等の要請書（写）第１項～第３項〕④〔 負 担 金 等 に関する条特定一般地方独立行政法人等の退職手当支給

例第５条第１項〕

に関する規定⑤※ 組 合 市 町 村が設立し履歴書（給料額記載のあるものに限る）
以上各２部添付た 通 算 制 度 を有する地
方 独 立 行 政 法人及び地方公社
（２）

相互通算

３

〔 退 職 手 当 条例第８条

上記国又は他の地方公共団体からの転入①、②の添付書類を準用

第１項～第３項〕〔 負 担 金 等 に関する条
例 施 行 規 則 第５条第２項 に よ り 相 互通算を準用〕※ 通 算 制 度 を有する一般地方独立行政法人、公庫等
５

退 職 派遣者 の 派 遣(1)

組合に加入してい先 特 定 法 人から の 復 帰

た と 仮 定 し た場合に納（前歴通算）

付 を 要 し た 普通負担金に 相 当 す る 額を組合へ納付〔退職手当条例第８条第４項〕〔 負 担 金 等 に関する条
例第５条第１項〕※ 組 合 市 町 村の派遣条
例 に 定 め の ある特定法人

４

上記特定一般地方独立行政法人又は公庫等からの転入（１）の添付書類を準用

２

氏名、身分、給料月額、その他変更等異動に関する報告
事務の内容

１

・休職、停職、復職

提出書類等
休職・氏名等異動報告

・資格認定職員（定数外）から職員（定数内）への異動

提出期限
そのつど報告第１４号様式…〔規則第８条第１項第３号〕

・勤務延長の発令〔再延長（最高３年）の場合、そのつど提出〕
・定年年齢を異にする異動

注 1．育児休業の場合、当該育児休業に係る子の生年月日が記載されているもの（組合員証、母子手帳等公的資料…写）を添付

・職員派遣（職員の身分を有したまま派遣される場合）
・その他身分事項の変更等
２

注 2.

勤務延長の場合は、延長のつど辞令の写しを添付

・氏名・共済区分
・その他の事項の変更又は訂正

３

負担金の基礎事項の異動①

共済組合同時複写様式

・定期昇給、昇格

ア・退職時昇給（第１号様式）・給与改定

イ・企業コード（第３号様式の２）

・その他

ウ〔負担金等に関する条例施行規則（第３号様式の３）

第３条関係〕

エ

注．給料月額は給与構造改革後の（第３号様式）

新給料表に規定する給料月額→給料月額等変更報告書

報告明細書

給料関連異動データ報告書②

給与改定報告書

退職手当組合独自の様式

経過措置→「差額に相当する額」

アは含まない（共済組合は含む）（第２号様式）→当該差額が支給される職員の給料異動→退手・共済組合別々

毎月５日

③

その他職員給料額の変更等報告書

磁気記録媒体（ＦＤ）による給料等の異動報告に報告
４

その他

新旧対照給料表

給与の改定等（全面切替えを含む） 第２０号様式…〔規則第１１条〕

そのつど報告３

退職に関する報告
退職者発生のつど、①退職手当を支給する者、②退職手当を支給しない者の２区分に応じ、次の添付書類とともに即時報告すること。
①

退職報告兼退職手当支給申請書…第１号様式〔規則第３条第１項第１号〕〔負担金等に関する条例施行規則第３条第１項第１号〕

退職事由別添付書類一覧…規則第３条各号参照
注．○必ず添付、△必要に応じ添付

死亡

傷病

○

（通勤含む）
死亡（３）整○(5)公務上(4)公務外傷病（２）勧奨・募集

○

理

任期満了等
（１）定
年
自己都合

退職事由別

添付書類名
①

退職所得の受給に関する申告書〔所得税法第 203 条〕（注１）〔規則第３条第１項第○

○

○○２号〕
②

定員減・組織改廃に関する議決書〔規則
○第６条〕

③

医師の診断書…第４号様式〔規則第３条第２項第２号〕
精神障害者保健福祉手帳又は身体障害△△△者手帳を交付されている場合は写しを添付④

戸籍謄本（無籍者、内縁関係者は住民票）
○

○

△△

〔規則第３条第２項第１号イ〕⑤

生計関係申立書…第２号様式
遺族が配偶者以外のとき〔規則第３条第２項第１号ハ〕⑥

公務災害認定通知書（写）〔規則第３条第２項第１号二〕又は通勤災害認定通知書

○○（写）
⑦

条例第２条の２第４項の規定（遺族からの排除）に該当する者があるときは、その事情を知ることができる書類△△

⑧

退職の理由の記録…第５号様式〔規則第○３条第２項第４号〕⑨

退職手当の算定対象期間以外の勤続のある者は、辞令簿（写）と履歴書（写）〔全△△△△△て原本謄写に限る〕⑩

懲戒免職等処分を受けた場合等の添付書類〔条例第１２条第１項各号〕①及び退職手当支給制限に係る報告書…第１号様式〔退職手当の支給制限処分等に関する規則第３条〕
懲戒免職等の場合は辞令及び処分説明書（写）⑪

退職手当の支払の差止めに係る事情がある場合の添付書類〔条例第１３条第１項第１号〕①及び退職手当支払差止処分に係る報告書…第２号様式〔退職手当の支給制限処分等に関する規則第４条〕
関連資料（写）注１

死亡退職は、相続税法上の申告をすることとなる。

注２

死亡退職で受給権者が複数人のときは、退職手当支給申請書は当該人数分を提出すること。
②

退職手当の支給を要しない者の退職報告…第１３号様式〔規則第８条第１項第２号〕
下記内容の該当者発生のつど即時報告のこと。

事務の内容等(1)

他の公共団体へ通算転出（組合加入市町村、添付書類不要

一部事務組合間の異動を含む）〔条例第１９条〕(2)

在職期間６ヵ月未満の普通退職〔条例第７条不要

第８項〕
(3)

同職通算…市町村長以外の特別職〔条例第７条第３項第３号〕(4)

死亡退職で受給権者のないもの〔条例第２条

特別職の職員等の同職期間通算申出書〔規則第１２条第２項〕（第２１号様式）
戸籍謄本〔規則第３条第２項第１号イ〕の２〕

４

退職手当の支給制限処分等に係る報告○該当者発生のつど即時報告のこと参考となる資料（例：新聞報道）等を添付のこと(1) 退職手当の支払の差止め〔条例第１３条第１項第２号、第２項各号、第３項〕
退職手当支払差止処分に係る報告書…第２号様式〔退職手当の支給制限処分等に関する規則第５条〕

(2) 退職後禁錮以上の刑に処せられた場合等の退職手当の支給制限〔条例第１４条第１項各号〕
退職手当支給制限に係る報告書…第１号様式〔退職手当の支給制限処分等に関する規則第６条〕(3) 退職手当の返納〔条例第１５条第１項各号〕
退職手当返納等に係る報告書…第３号様式〔退職手当の支給制限処分等に関する規則第７条〕(4) 相続人からの退職手当相当額の納付〔条例第１７条〕
懲戒免職等処分を受けるべき行為をしたことを疑うに足りる相当な理由がある旨の報告書…第４号様式〔退職手当の支給制限処分等に関する規則第８条〕

５支給済退職手当の更正事務手続事項
１

給与改定の遡及適用措置が退職した者に及ぶ

提出文書等
○

場合退職手当更正申請書…第６号様式〔規則第３条第３項〕○

給与異動報告（職員給与改定報告書（第３号様式）、その他職員給料額の変更等報告書（第２号様式））

２

退職手当条例の適用条項変更の場合○

退職手当更正申請書

３

退職手当の裁定内容の誤謬等○

発見のつど文書又は電話で組合に連絡○

退職者に支給保留等適宜の措置

注．支給済退職手当の更正すべき理由が組合の責に帰すものであるとき（例えば、支給額に係る条例改正の遡及適用、異議申立成立による更正、誤裁定等）は組合限りの事務処理となるが、市町村と組合間の連絡は密に。