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September, 202035

特集

デジタル×紙で目指す新しい働き方

Communication
株式会社アピックス 社外報

特集

デジタル×紙で目指す新しい働き方

クリニカルフォーマット作成システム「 Bean Forms 」
お客様各位、この間「COVID-19」の影響で大変ご苦労されていることと存じますが、ご健康でお過ごしでしょうか。
今回、弊社が提供するBPOサービスで製薬業界のお客様の医薬開発支援業務のなかで治験業務プロセスにおける改善サポートの一環として、治験資材発注システム「Bean2+」に続き、治験薬安全性情報概要の報告手続きに使用される統一書式（書式16）の作成で、データベース化した治験情報、施設情報と担当者及び発行単位に登録された薬剤の安全性情報を組み合わせ、書式を自動生成するシステムをリリースいたしました。
治験における安全性情報の検討・評価以降の安全性情報報告書作成は、短期間で正確な報告書類を作成するために多大な工数の投入が必要となり、工数は治験数及び施設数に比例して増加します。
このため作成書類の高コスト化に加え、工数の確保や納期管理、作業の属人化による品質のバラツキなどが課題とされてきました。
｠「Bean Forms」の機能は、事前に登録したデータベースと発行単位の安全性情報を紐づけして書類(書式16)を自動生成するため、大規模な治験や複数の薬剤の情報を報告する治験においても、弊社が短納期で正確な情報を掲載した書類を作成いたします。
それによりお客様での作成工数や管理工数の大幅な削減や品質の安定化を可能とします。
またお客様部署ごとに分割管理されていた発行情報を「Bean Forms」内で集積して一元管理を行い、弊社からデータ提供も可能になります。
従来より提供しておりますサービスと併せて、書類の作成からプリント・仕分け・発送までのプロセスをワンストップで対応して、安全性情報報告業務でさらなる品質向上と業務効率の改善に貢献してまいります。
取締役 営業本部長

森田 一之

APIXが提供する安全性報告業務のサポートサービスプロセス

受付

統一書式自動生成システム

安全性情報集積業務
サポート

書式16作成サポート

送付リストの情報集積

印刷仕分見解確認
内容
トラッキング同封発送※安全性情報：国内における新薬の使用状況及び、安全性情報（副作用情報）に、海外の副作用の発生動向などを盛り込んで、新薬の国内・海外使用状況を厚労省へ報告するよう製薬企業に義務づけられているもの。宛先は治験責任医師、実施医療機関の長（治験事務局）宛がある。治験中に取り扱う安全性情報として通常、措置報告、定期報告がある。

コロナで変わる働き方重要性を増す文書情報マネジメント

Withコロナという言葉の定着に合わせるかのように第二波の終息が長期化する昨今、この数ヶ月間の間に、働き方を大きく変えた企業、一時は緊急措置として変えたが元に戻ってしまった企業など、企業の働き方でも様々な状況があります。
今後のニューノーマル（新常態）を見据えて、コロナ前には戻さないとお考えの経営トップも多く、最も働き方を変えた代名詞のようになったテレ
ワークについては、緊急的措置から、より定着・促進させるための恒常的措置への取り組みが始まっています。
恒常的措置として、通信環境の改善、IT化やセキュリティ強化などが目立った取り組みとなりますが、文書情報マネジメントの視点で見ると、リモートワークに欠かせないペーパーレス化、必要な人がどこからでも文書情報を取り出せる環境の構築などが、恒常的措置として重要な必須の取り組みであることが見えてきます。
最近の具体的な動きでは、テレワークで出社する社員数が激減したお客様から、紙文書を減らしペーパーレスの環境に変えることで、オフィス面積を大幅に縮小し、家賃などのオフィスコストを大きくカットしたいといったご相談も出てきています。
ニューノーマルに向けて、文書情報マネジメントの重要性に改めてお客様の目が注がれようとしています。APIXが、お客様の資産である様々な文書や記録の「生成」～「活用・伝達」～

APIX のドキュメント
サービス「保管」～「保存」～「廃棄・リサイクル」までの文書のライフサイクルに合わせて提供してきた文書情報マネジメントサービスの提供価値はますます大きくなっていきます。
東京営業部 シニアマネージャー

今田 信作

電子化業務事例

大切なのは綿密な準備

過日、約一ヶ月間に亘り、金融関係のお客様社内の一室をお借りして、紙文書の電子化作業を行いました。
サービス開始の数日前に、スキャナーやパソコンなど必要な電子機器の搬入を行いましたが、その時点で机の配置やパソコン、スキャナーの置き方（細かい角度まで）、作業導線など全てに於いての効率性を考慮し、初日からスムーズに作業が進められるよう綿密な準備を行いました。
この準備を無闇に行ってしまうと、作業中に余計な動作が多くなり、その結果、作業進捗の悪化を招き、納期遅れが発生してしまう恐れがあります。
ちょっとしたことではありますが、この「綿密な準備」が実は大きなポイントであることは確かです。
電子化する文書は、口座開設に必要な伝票類や顧客情報など、機密性の高い関係文書が多くを占めます。秘密保持契約の内容を遵守することは当たり前ですが、それに加えて、原稿に破損や汚れが生じないよう細心の注意を払う必要がありますので、慎重に作業をしなければならない一方、作業スピードも意識しなければならず、非常に神経を使いました。
また、現在は「COVID-19」の影響により、フェイスシールドの着用が義務付けられておりましたので、不慣れな状態に通常とは違う苦労もありましたが、今となっては良い経験ができたと感じています（笑）。
「COVID-19」感染症対策のためにテレワークを導入する企業が増えています。かく言う弊社もその中の一つです。テレワークを実践する際、ペーパーレス化は不可欠であり、こちらについても「綿密な準備」を怠ると、生産性の高いテレワークが実現できない可能性があります。
急速に働き方が変わろうとしている今こそ、少し腰の重いこの「電子化」についてご検討してみてはいかがでしょうか？その際は、ぜひとも弊社にご相談ください。
より良い提案をさせていただきます。
事業企画室 マネージャー

新川 由樹

APCommunication

社長コラム

100周年、そしてwithコロナ！

2020年2月におかげさまで創業100周年を無事迎えることができました。
これも皆様のご支援の賜物と改めて深く感謝いたします。
しかしその後、思いもよらぬ「COVID-19」による世界的パンデミックが発生し、全国一斉での緊急事態宣言、東京オリンピック2020の延期、突然のテレワーク対応、全国規模での自粛ムードと続き、6月になりやっとウイルス感染第一波がおさまり、そして第二波のいま、新常態（ニューノーマル）での生活スタイルに、なれない日々が続いています。
このような中で、我々を取り巻くビジネス環境も大きく変化しました。緊急事態宣言下での緊急テレワーク体制の整備にはじまり、会合やセミナーの中止、そしてオンライン対応など、電子化社会やDXの加速に待ったなしの状況です。
御同業ウエルオン井上社長より贈呈された100周年記念mapとともに当社の事業ドメインの一つである「文書情報マネジメント事業」は、その本丸のサービスとなってきました。押印業務の撤廃から電子サインの普及・啓蒙、電子帳簿保存法の更なる規制緩和による業務効率改善や生産性向上、そしてコロナ禍での特別な各種助成金の活用など、お客様のビジネスの仕組みを変えるうえでのご相談にお応えする体制が整ってきました。100年の歴史の中で確かにその急激な変化の発生のスパンは短くなっていますが、それを乗り越え現在に至るわけで、強い気持ちで新しいサービスご提案のチャンスととらえ、記念すべき100年にしていこうと改めて社員一同決意しています。
新しい時代の「BPO」サービスに挑戦し、100年を契機にチャレンジスピリットを忘れず、第二波に負けず、新しいサービスの拡充に向け、邁進してまいります。
皆様方とともに一層健康に留意し、変わらぬご支援を伏してお願い申し上げます。
志プロジェクトの大経大生の弊社視察風景・成果発表会は、秋にオンライン開催になった！
～ Nice Challenge ～アピックスは、電子化社会に貢献する「公益社団法人文書情報マネジメント協会（JIIMA）」の普及啓蒙活動をしています。当社社長の河村は、広報委員会の担当理事として活動に関わっています。

新型コロナウイルス対策グッズ 取り扱いスタート！

機関紙 IM 電子版 URL

https://www.jiima.or.jp/im/

アピックスでは、新型コロナウイルス感染症への対策の一助となるべく「感染症対策グッズ」の販売を開始しております。店舗やオフィスやノベルティグッズとしてご活用ください。商品の詳細につきましては、営業担当もしくは事業企画室 重松までお気軽にお問合せください。

1

床用シート

床シートを利用し、距離を見える化

2

マスクキーパー1枚 ￥3,500（税抜）＋送料

メディア

塩ビシート

加工

床用エンボスラミネート

本社

東京支店

漆喰塗料を越前和紙に塗工した用紙。
ルゲン、調湿など、生活空間の空気をように促します。

横 400mm × 縦 500mm

抗菌・抗ウィルス用紙「銀雪」
消臭、抗菌、抗ウィルス、抗VOC、抗アレすることでスムーズに距離を保つ

シートサイズ3

清浄に保つ機能を持った新しい用紙。
マスクを衛生的に保てる紙製
マスクキーパーです。

10枚/セット¥900（税抜）+送料
5部ずつOPP袋入り他の形状もございます。

〒541- 0059 大阪市中央区博労町1- 2 - 2

TEL:06 - 6271-7291 FAX:06 - 6271- 7296

〒103 - 0004 東京都中央区東日本橋 3-4-14OZAWAビル 3F E-mail info@apix.co.jp

TEL:03 - 5879 - 7291 FAX:03 - 5879 - 7296

※ この社外報は、富士ゼロックスの Iridesse™ Production Press で出カしました。

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