～オンライン研修を企画する・運営する～

ZOOMにおけるホスト（事務局）の役割★ＺＯＯＭは頻回にバージョンアップされています。
そのため、このマニュアルの内容が変更されることがあります。

一般社団法人神奈川県介護支援専門員協会
生涯研修体系構築推進委員会
1ホストの代表的作業① ZOOMのセッティング②研修の申し込み受付⑧ブレイクアウトルームのセッティング③招待メールの送信⑨画面共有④レコーディング

⑩受講生に対し操作の制限設定⑤当日のROOM開始～入室許可⑪投票機能の操作⑫入室者を待機室に戻す～削除⑥スポットライト操作⑦ミュート管理、名前の変更
等操作の補助※主に事務局が行う操作（事前設定や投票機能等）については巻末に「参考資料」としてまとめました。
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①ZOOMのセッティング
事前にミーテイングの内容を設定する画面

Zoomウェブポータルにサインイン→ミーティングの日時を作成する→ミーティングを立ち上げた人が「ホスト」になる→何より先にROOMを「作る」ことから始める

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①ZOOMのセッティング《ZOOM研修においてのポイント》
・事前にグループ分けの必要がある
・参加費の徴収等がある

・参加者の参加の状態を管理する必要がある 等の条件の有無①上記の必要がない場合→「事前登録せずROOM設定」②上記の必要がある場合→「事前登録制のROOM設定」※「事前登録制のROOM設定」については巻末「参考資料」参照ください。
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②研修の申し込み受付→チラシやHP等で受付、事前登録で受付《申し込み方法》①チラシで周知→メールで申し込み②HPで周知→バナーから直接申し込みなどなど。

事務局で受付→招待メールの送信※「事前登録制」での登録～招待メールが届く方法があります。
この流れについては巻末「参考資料」を参照ください。

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★研修の告知・受付・資料送付の一例～研修開始前～
１研修の告知（３か月～２か月前）①研修案内の作成②研修案内の広報
ＨＰに掲載（含む利用規約）／会員へのメーリング配信／機関紙に同封／他研修時に配布③Zoomミーティングスケジュール設定

２受付（２か月前）①申込書受理

郵送／FAX／メール 等

３受講決定（1か月半前～1か月前）①定員・受講要件の確認⇒受講決定②受講決定通知の送付（郵送／ＦＡＸ／メール 等）
・研修受講決定通知・案内・接続テスト案内（参照『オンライン研修を受講される皆様へ』）※研修当日に使用する機器と同じ場所での接続を勧める
・Zoom登録用URLの通知及び入力の依頼※受講番号、事業所名、当日連絡可能な電話番号、等を設定しておくとよい
・受講料振込依頼

6等

4 受講料入金確認（1か月前～２週間前）①指定口座への入金確認②受講決定者名簿と入金者との突合③未入金者への督促

５研修事前準備（２週間前から３日前）①テキスト・資料※テキスト・資料の送付方法には、検討が必要※事例提出がある場合は、回収方法に検討が必要②招待メールの送付（接続テストの案内含む）③接続テスト（招待メールURLを使用）※研修当日の１週間前～３日前～研修終了後～６修了評価の集計①リアクションペーパー、アンケートの回収

７修了証・受講証明書の発行①修了証・受講証明書発行（郵送・PDF等）
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★受講決定時の同封資料の一例『オンライン研修を受講される皆さまへ』〇研修受講前の準備【１】受講環境の準備
インターネット環境の確認（Wi-Fiよりも有線環境を推奨します）
視聴には高速で安定したインターネット回線が必要です。
有線での受講（視聴）をお勧めします（Wi-Fiの場合、音声・画像が途切れることがあります）。
携帯電話会社の回線（パケット通信）でも受講は可能ですが、データ使用量が大きいため、通信料金やご使用の端末の契約内容にご注意ください。
【２】機器の準備① パソコン（スマートフォンでも受講可能ですが、パソコン・タブレットを推奨します）
・WindowsPC（Windos8.1またはWindows10以降）MacPC（OS10.13以降）
・タブレット（iOS12以降またはiPadOS、Android7以降）② スピーカー、マイク（パソコンに備え付きのものでも可。イヤフォンやヘッドセットの使用を推奨します。特に同じ空間での複数使用の場合はヘッドセットが必須となります。）③カメラ（パソコンに備わっていれば不要）※受講状況を確認するため、カメラをオンにして顔が映る状態で受講してください。定期的に映像を確認します。下記の注意事項に対する違反行為が確認された場合は強制退室の措置をとらせていただくことがあります。

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【３】Zoomミーティングの準備
事前にZoomアプリケーションをダウンロードしてください（既にダウンロードが済んでいるパソコンの場合は、不要です）。
なお、本研修の受講いただくだけならばZoomアカウントの取得（サインアップ）は不要です。
接続確認WEB会議用システム「Zoom」に接続できるか、事前に接続テストをお願いします。（Zoom接続テストURLhttps://zoom.us/test ）Zoomの接続方法や操作方法については、Zoomサイト内の案内をご覧ください。（Zoomヘルプセンターhttps://support.zoom.us/hc/ja）※Zoomの利用が初めての方は、研修センターが実施する接続テスト日に確認をお願いします。
Zoomへの入室方法の手順の確認をお願いします。※別添「Zoomへの参加・退出方法」【４】受講者情報の登録
本研修の受講者の情報の登録をお願いします【５】テキスト・資料の送付
使用テキスト・資料等は、研修実施の１週間前までに当協会からお送りします。
【６】Zoom入室のためのURL・ID・パスコードの確認
受講の案内は研修１週間前までに配信いたします。迷惑メールフォルダ、ごみ箱にメールが入っていないかご確認ください。
※第三者が入室することを防ぐため、URL、ID・パスコードは受講者のみの使用でお願いします。
【研修当日】
・研修開始の３０分前からZoomの入室ができます。時間に余裕をもって受講の準備をするようお願いします。
・研修受講される際、事前にZoomの最新バージョンにアップデートしておいてください。
※当日のネット環境のトラブル等は、対応できかねますのでご了承ください。
・研修に専念できる環境（個室や周囲の音が気にならない）を整えてください。
・研修の開始や終了、休憩等については講師・研修センター担当者の指示に従ってください。
・Zoom にはチャット機能がありますが、研修会当日は使用いたしません。講師への個別の質問などをチャットで書き込みいただきましても返信できませんので、ご了承ください。

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〇受講に関する注意事項【１】なるべく静かな環境での受講をお願いいたします（発言する時に周囲の人の声や物音などが相手に届きます。発言時以外はマイクをミュートにしてください）。多数の画面（ブラウザやアプリケーションなど）を開いていると動作が重くなる可能性があります。快適に受講（視聴）いただくためにもご注意ください。
【２】参加者名は受講者氏名（事前にお申し出いただいている名前）に設定をお願いします【３】著しく研修を妨害する行為や言動が認められた場合は、受講をお断りする場合があります。
【４】研修のカリキュラム内容･教材･配布資料の写真撮影・無断転用･複製を禁じます。
【５】研修中の研修目的以外のパソコン（またはデジタルメモ）の使用を禁じます。
【６】各単元の途中退出は、受講が修了したと認められません。
【７】研修を止むを得ず欠席される場合は、必ずご連絡ください。
【８】受講者以外の方はZoomにお入りいただくことができません。
【９】受講中に電波が悪くなり、通信が途切れてしまった場合は、通信状況が安定し、動画が読み込まれるまでお待ちください。場合によっては、パソコンの再起動なども有効です。ログアウトされてしまった場合には、再度、ログインをお願いします。なお、受講者の環境起因による視聴トラブルについては一切の責任を負いません。
※詳細は、「一般社団法人神奈川県介護支援専門員協会オンライン研修利用規約」をご確認ください〇研修受講後・研修受講後、２週間以内にリアクションペーパー・アンケート等の回答をお願いいたします。
・提出後、内容を確認しましたら修了証・受講証明書を送付します。

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③招待メールの送信

クリック

ＩＤパスコードを利用し参加する場合必要

当日受講生がZOOMに入るためのURLや、ミーティングIDおよびパスコード等の情報をメールで送ります。
一緒に当日使用する講義資料やワークシートも添付して送ることができます。

☆招待メール送信のタイミングと資料作成の締め切りのタイミングを事務局と合わせておくと◎
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録画の保存場所を設定④レコーディング

クリック

ホストが操作可能

選択

クリックすると録画開始

受講生が、ＺＯＯＭの不具合やネット環境等の都合で受講できなかった等のトラブル発生時など、研修後に研修内容を「ビデオ受講」してもらう必要が生じる場合があります。
そんなときのためにも研修はレコーディング（録画）をお勧めします。

ROOM設定の際に、事前設定をすることもできます。

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⑤当日のROOM開始～入室許可
ホストだけでなく共同ホストも操作が可能です。
事前に分担しておくとよいでしょう。
（例：名簿のあ～さ行等）

ホストの交代、共同ホスト付与の方法→
対象の人にカーソルを合わせると表示されるので選定する※共同ホストとは？
ホストとほぼ同様の操作を行うことができる権限を持った人のこと。
ホストと共同ホストはほぼ同じ操作ができます。
分担をしてそれぞれの負担を軽くできる工夫をしましょう。
（ホストと共同ホストの操作権限の違いは次ページ表を参照）

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★操作権限の一覧

14★入室管理の操作方法

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⑥スポットライト操作
共同ホストも操作可能なので、分担できる操作です。

「スポットライト」と「ピン」の違い・スポットライト…入室している全員に対して、スポットライトを当てた人（主に講師）の映像が画面に大きく表示できる。画面共有中は右側に固定をされる。

・ピン…個々に画面に表示したい人を指定できる機能。自分自身のデバイスのみ固定され、他の入室者には反映されない。
※参加者自身がビューの変更操作を行うと、スポットが当たっているはずの人が周囲と同じ大きさになります。この場合スポットが当たっている人の枠は光っています。ゆえに見つけやすい状況ではあります。
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⑦ミュート管理、名前の変更等操作の補助
クリックし、必要時活用する

クリックすると一括ミュート

ミュート管理一人一人ミュートにする方法と、一括で全員をミュートにする方法があります。
名前の変更

ホストまたは共同ホストが、受講生に対し強制的に名前の変更の操作を行うことが可能です。受講生自身が操作ができない場合の最後の手段として使うことが想定されます。
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⑧ブレイクアウトルームのセッティング
研修の中でグループワークを行う際に使用します。

事前にグループ分けをして準備をしておく方法（参考資料参照）と、研修中にグループ分けをする方法とがあります。

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⑨画面共有
研修開始前の研修内容のお知らせ、注意事項の確認等PPTのスライドショー＋音楽を流す、という方法をホストが操作することがよくあります。
そのほか、講師資料を画面にアップさせたり、グループワークで書記が視覚化するためにワークシートを画面共有する、という使い方をします。

また、メインルームに戻り、グループワークの結果を全体に発表する時にも画面共有によって全体で共有する、という使い方もあります。

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⑩受講生に対し操作の制限設定
参加者の・画面共有
・チャット
・自分自身の名前を変更
・自分自身のミュートを解除
・ビデオの開始

これらの機能を参加者が自由にできるかどうかをホストが制限できます。
ミーティングの途中でも変更が可能です。

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⑪投票機能の操作※有償アカウントのみ

投票機能は、研修終了の際のアンケートを行うために使うことができる機能です。
選択式の設問に回答していただく、回答を終えたら「送信」ボタンで送信。
すべての設問に回答している必要があります。

※投票機能の設問入力はpro以上（有償）のアカウントでのホスト操作が必要なため入力方法は参考まで。

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⑪投票機能の操作※有償アカウントのみ

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⑫受講生を待機室に戻す～削除
・申し込みをしていない人が参加をしている。

・研修が終わり退室を促しても受講生がその操作を行うことができない。
・研修の流れを乱す行為をしている。

上記のような場合、ホストが操作をして個別に待機室に戻す、という操作ができます。

⑤当日のROOM開始～入室許可の画像の、右枠の中の一番下「待機室に送る」を選択すると、その人は待機室に強制的に戻されます。

待機室に戻ったところで「削除」の選択をすれば、その人はZOOMからはじかれることになります。
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参考資料
☆1 事前登録☆2 投票機能の登録☆3 参加者の管理36

☆１事前登録…Ⅰ登録制のROOMを作る…まずは最初に作ったミーティングルームを「編集」し、「登録制のMEETINGROOM」を作る。

「編集」をクリックすると…

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☆１事前登録…Ⅰ登録制のROOMを作る
この画面になります「登録」→「必須」にチェック！
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→「保存」

☆１事前登録…Ⅱ登録方法の詳細設定

ミーティング画面で、予定しているミーティングを指定しクリック39

☆１事前登録…Ⅱ登録方法の詳細設定

登録オプションの「編集」をクリック

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☆１事前登録…Ⅱ登録方法の詳細設定
登録についての詳細画面

・自動承認
登録した方に自動的に返信されるので、事務負担がかなり軽減される。
ただし、入金を確認してから返信したい時などには使えない。
・手動承認
タイミングを見て返信できる。申込期間が2か月前などでも、１週間前に登録メールを送るなどの調整が可能。
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☆１事前登録…Ⅲ質問に関する詳細設定
記述式の質問や質問項目にない質問はここから。

必要な質問項目にチェック

42「すべてを保存」クリック

☆１事前登録…Ⅳ「登録」のための招待状作成
まずは登録リンクを作る「招待状のコピー」をクリック
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☆１事前登録…Ⅳ「登録」のための招待状作成
招待状のコピーをクリックすると…↓でます。

メールに「貼り付ける」 44

☆１事前登録…Ⅴ承認前ページの登録用招待メールから登録がされると、ホストに右のようなお知らせメールが届きます。
こちらの画像は「手動承認」した場合のお知らせメール。
登録をしたメンバーがいるよ、というホストへのお知らせです。
このお知らせが入ったら次のページの操作。
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☆１事前登録…Ⅴ承認

ミーティング↑クリック
すると、次の画面に移ります46

☆１事前登録…Ⅴ承認

登録者が何人いて、承認された人が何人いるかが左側に記されます。
承認するためには右の上「編集」クリック※登録者を管理の並び47

☆１事前登録…Ⅴ承認
承認したことを確認する画面。
承認すると招待メールが送られます。

保留中の登録者にチェックを入れて「承認」

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☆１事前登録…Ⅵ参加者の管理、確認

受付期間中に登録者の確認をしたい場合、「ミーティング」→「編集」（上）すると、右の画面が出ます。
保留中、承認済み、それぞれのタブのリストが表示されます。

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☆１事前登録…Ⅵ参加者の管理、確認「招待メールが見つからない！」という人への再送信はこちらから。
たくさんのメールに埋もれて招待メールが見つからないことはよくあることです。
※研修直前によくあることなので、要チェックです。

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☆１事前登録…Ⅶブレイクアウトルーム事前設定

ミーティング→「編集」をクリック
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☆１事前登録…⑦ブレイクアウトルーム事前設定
ミーティングオプション↓
ブレイクアウトルームを事前割り当て↓
CSVからのインポートの順にクリック

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☆１事前登録…Ⅶブレイクアウトルーム事前設定
前ページからこの画面に移ります。

字が青くなっている「ダウンロード」部分をクリックすると、CSVファイルのテンプレートがダウンロードされます。

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☆１事前登録…Ⅶブレイクアウトルーム事前設定
・右側がダウンロードされたCSVファイル。
・左の承認済みメン
バーのメールアドレ
スを、振り分けたいルーム部分に貼り付けていくと、事前のグループ分けが設定できます。
・振り分けができたら「保存」をする。

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☆１事前登録…Ⅶブレイクアウトルーム事前設定
保存したCSVファイルを→に貼り付ける。
ドラッグでファイルを持ってくるか、「参照」でファイルを選択するかで貼り付け。

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☆１事前登録…Ⅶブレイクアウトルーム事前設定
ミーティング「編集」からルームが作成されたことを確認

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☆１事前登録…Ⅶブレイクアウトルーム事前設定
ROOMの内容に変更の必要があるときは、「移動先」「削除」をクリックし、必要な修正を行います。

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☆2 投票機能①「マイミーティング」から投票の「追加」

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☆２

投票機能…事前の設問入力②「タイトル」「匿名」「質問」「回答」を入力

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投票機能…事前の設問入力③同じタイトルに対して複数の質問があるときは「質問を追加」、設定が完了したら「保存」

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☆２

投票機能…事前の設問入力「マイミーティング」から、投票が作成されたことを確認
さらに別のタイトルの質問を設定するには、「追加」から作成

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☆２

投票機能…当日の操作①「投票」をクリックして起動、質問横から質問を選択 「投票の起動」で参加者に共有

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☆２ 投票機能…当日の操作②投票者数を確認し、「投票の終了」共同ホストも終了させることができますが、時間前に終わらせないように注意！

※全画面表示にするには、上の□ボタンから（参加者全員に大きく表示される）63☆２ 投票機能…当日の操作③終了の仕方
「結果を共有」アンケートなど結果を画面に表示して参加者と共有する場合は 、「結果の共有」64

☆2 投票機能…当日の操作

投票結果の共有画面です。

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☆2 投票機能…当日の操作③終了の仕方ンロード」「ダウデータを記録として保存する場合は「ダウンロード」

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「ダウンロード」
からZoomウェブ
ポータルが起動し、Excelシー
トにダウンロードされる67

☆２ 投票機能…当日の操作③終了の仕方
で閉じる

右上の×

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☆2 投票機能…当日の操作④おまけ 再投票を 行 う 場 合 、「ポーリング(投票するという意味)を再開」「続ける」

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☆３ 参加者の管理《研修中》
・途中退室した参加者の不在時間の把握
・画面がOFFになっているなど受講状況の把握→これらは法定研修の受講用件にかかる部分であるため、受講状況を把握する必要があります。
WEBポータルにサインインを選択。

→

レポート

その中に投票結果や参加者の参加時間、ミーティング開催時間等が残されているため、必要な情報をCSVファイルに取り込むことができます。
※協会主催研修の場合、事務局が管理しているため依頼をすればよし、です。
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☆３ 参加者の管理《研修前》
登録制のROOMについては、申し込みの参加者情報を一覧で確認できます。
→☆事前登録…Ⅵ参加者の管理、確認のページより確認を。

また、登録者の情報を「CSVExcelシート」にエクスポートできます。
※エクスポート→取り込む

この情報は「参加者名簿」を作成するのに便利です。
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