議会運営委員会管外行政調査結果報告

１．日 時

平成３０年１０月１６日（火）～１０月１７日（水）
（２日間）

２．行 先

① １日目 佐賀県鳥栖市② ２日目 福岡県久留米市

３．目 的① 佐賀県鳥栖市・市議会でのタブレット端末導入について② 福岡県久留米市・市議会でのタブレット端末導入について

４．参加者

委員長

森委

員

山 敷

委
議

博 英

副委員長

二 瓶 貴 博恵委員

畑 中 政 昭員久保田 和 典委員

東 野 隆 史長

古 賀 秀 敏副議長

事務局

北 口 宗 彦（議会事務局長)

事務局

山 尾 亮 輔（議会事務局 総務課主事）

永 山誠

上記調査事項について、別添のとおり報告いたします。
平成３０年１１月１２日
高石市議会議長 古 賀 秀 敏 様
議会運営委員会
委員長 森博 英平成３０年度 議会運営委員会管外行政調査（調査内容の概要）【開催日時】

平成３０年１０月１６日（火） 午後２時００分 ～ 午後４時００分【開催場所】

佐賀県鳥栖市役所【流 れ】

１．鳥栖市議会 藤田副議長より挨拶

第２委員会室２．高石市議会 議会運営委員会 森委員長より挨拶
３．鳥栖市議会事務局 橋本次長より出席者紹介
４．鳥栖市議会 事務局横尾係長、大塚主任から質問事項の説明
５．調査事項についての質疑応答
６．高石市議会 議会運営委員会 二瓶副委員長よりお礼の挨拶
７．鳥栖市議会議場視察

平成３０年度 議会運営委員会管外行政調査（調査内容の概要）【開催日時】

平成３０年１０月１７日（水） 午前１０時００分 ～ 午後０時００分【開催場所】

福岡県久留米市役所１９階【流 れ】

１．久留米市議会議場視察

議運・特別委員会室

２. 久留米市議会 甲斐田副議長より挨拶
３．高石市議会 議会運営委員会 森委員長より挨拶
４．久留米市議会事務局 志岐主査より出席者紹介
５．久留米市議会事務局 大野次長、折田氏から調査事項の説明６．調査事項についての質疑応答
７．高石市議会 議会運営委員会 二瓶副委員長よりお礼の挨拶

調 査 事 項 報 告
佐賀県鳥栖市
１．市議会におけるタブレット端末導入について及びその他議会改革について（１）タブレット端末導入経過
鳥栖市議会におけるタブレット端末導入については、平成 28 年３月 22 日での議会改革検討会において、今後、タブレット端末活用によるペーパーレス会議を検討することが決定され、同年６月15日での同会議において、「ＩＣＴ推進ワーキンググループプロジェクト」を結成し、タブレット端末の導入スケジュール案が了承された。その後、システムデモに参加した議員からアンケート集計した結果、参加議員数 19 人のうち 18 人から導入について肯定的な回答があった。同 29 年６月 19 日での同会議において、まずは議会のみがタブレット端末を導入すること、予算書・決算書以外の文書をペーパーレス化することが決定。同年９月 12 日での同会議において、費用負担方法及び導入するシステムと端末の機種を決定。同 30 年５月 14 日にタブレット操作研修会を開催した後、同年６月定例会より、タブレット・ペーパーレスシステムの運用が開始された。
（２）導入システム・ハード面：ｉＰａｄ（第６世代）
選定理由：セキュリティが強固、先行自治体が多く導入、持ち運びが容易
・ソフト面：東京インタープレーが運用する「ＳｉｄｅＢｏｏｋｓ」
選定理由：全国の自治体の約９割以上が採用（３）導入効果
平成 30 年６月議会から開始のため、まだ具体的な効果は示すことができないので、あくまで見込みとしての効果とのこと。
予算書・決算書以外のすべての紙資料を廃止し、タブレット端末にて電子資料を配付。
それに伴い、本会議議案、委員会資料等が約 12 万枚、本会議会議録冊子が約 1.6 万枚の紙使用量を削減見込み。
効果が期待される主な項目としては、経費節減、事務改善、情報伝達の迅速化、議会運営の効率化、政務活動の充実、危機管理対応の向上となっている。
また、議員個人の活動において、市民相談等で必要な資料を、タブレットを活用することができることとなった。
（４）システム導入費用
タブレット通信費については、月額 41,428 円、年額 497,112 円。議員の政務活動費と公費で２分の１ずつ負担することとなっている。
イニシャルコストとして、研修会開催に伴う講師謝礼、タブレット本体カバー、保護フィルム、リチウムチャージャー（税込）、ＬＡＮケーブル、Ｂａｃｋｓｈｅｌｆレンタルサーバ
ー初期設定費用で、合計 331,472 円。ランニングコストとして、32ＧＢのｉＰａｄ月額料金、ＳｉｄｅＢｏｏｋｓ月額基本料金、ＳｉｄｅＢｏｏｋｓクライアントライセンス月額料金で、合計 1,723,835 円。
（５）今後の課題
ｉＰａｄの標準ブラウザ機能であるＳａｆａｒｉの使用を不可能とし、セキュリティ機能を高めたが、メールの使用やネット検索でのフィルタ機能が効きすぎたことなど、様々な機能制限が見られたため、Ｓａｆａｒｉの使用を可能にすることで解決した。
議員間の情報共有化のツールとしては、十分に機能していないため、会派ごとにデジタル本棚フォルダの作成を検討事項としている。
（６）その他議会改革について・「おしゃべりカフェ＊とす」
平成 23 年 12 月議会で制定された議会基本条例に基づき、議会報告会の開催を決定し、これまでに５回開催。より市民が参加しやすいように、平成 30 年開催分から名称を「おしゃべりカフェ＊とす」と変更した。
主に各常任委員会の委員会報告と、市民が座っている各テーブルを議員が回っていき、その中で市民と意見交換をする方式をとっている。
・災害時の議会対応について現時点では、対応方法について取り決め等は行っていない。
平成 30 年７月に発生した西日本豪雨時は、行政側から発信された災害に関する情報を各議員のタブレット端末へ情報提供を行った。
２．質疑応答・導入経過の中のシステムデモ時議員対象アンケートについて、議員数が 22 人に対し、参加議員数が 19 人しかいない理由は。また、そのデモを開催した際は、業者を東京インタープレーと決めて開催したのか。
（山敷委員）⇒ 理由を集計していないので詳細はわからないが、導入について反対しているわけではな
く、スケジュールが合わなかったため不参加になったと記憶している。
業者について、デモ開催時ではまだ決定していない段階だった。
・導入効果の中の危機管理対応の向上について、具体的にどのようなものが向上すると考えているのか。また、タブレット端末を用いて議員間で情報共有を図ることができるのか。

（山敷委員）⇒ 情報伝達の部分が向上すると考えている。
議員間で情報共有を図るように事務局側からは伝えていないが、任意として情報共有をするためのアプリケーション等をインストールして、情報共有を図ることは可能となっている。
・ＳＮＳ等のアプリを取得することに対して制限を設けているのか。
（畑中委員）⇒ タブレット端末を導入している各自治体を調査した結果、そのような制限をしている自治体はなかった。トラブル等が発生することも少ないが、万が一トラブル等が発生した場合は、各議員の自己責任ということにしている。
・議会基本条例の制定が平成 22 年に検討されてからわずか２年弱で制定されたが、それに係る議会改革検討会の開催頻度はどのくらいだったのか。
（山敷委員）⇒ １ヵ月に１回程度と記憶している。当時の議会改革検討会長が平成 23 年 12 月定例会には議会基本条例を制定するという目標を掲げられていたため、タイトなスケジュールとなった。
・議事録作成支援システムとはどういうものなのか。
（山敷委員）⇒ このシステムを用いることによって、本会議及び委員会の議事録を会議録作成業者に依頼するのではなく、原稿の作成段階から、事務局で作成することができるようになった。
メリットとしては、業者からの原稿作成を待つ時間を省くことができるので、会議録を迅速に作成することが可能となった。
・ＳｉｄｅＢｏｏｋｓクラウド本棚について、条例等の更新は都度行われるのか。
（山敷委員）⇒ 例規集はクラウド本棚からは閲覧することができない。インターネットサイトから条例等の閲覧が可能なので、更新もそのサイトで都度行われている。
・インターネット通信のアクセスログは情報公開対象となるのか。また、タブレット端末の使用基準等を定めているのか。
（山敷委員）⇒ アクセスログの記録をとっているが、公開対象にするのかどうかはまだ決めていない。
基準については、「鳥栖市議会タブレット端末運用規定」を定めている。
・ＳｉｄｅＢｏｏｋｓ内でＰＤＦ文書へのテキスト書き込みができるとのことだが、クラウド上で資料等の訂正が可能なのか。
（畑中委員）⇒ テキスト自体の修正は不可能で、そのテキスト上にメモ等を記入することが可能となっている。また、記入したメモ等については、ＳｉｄｅＢｏｏｋｓ内で他の議員に見られることはない。
・委員会中などで資料の差し替えが必要な場合、クラウド上にその差し替え資料を入れているのか。
（畑中委員）⇒ 差し替え資料をクラウド上に入れる対応も行っているが、早急に資料が必要な状況では、従来どおり紙で資料を差し替えることも多い。
・ｉＰａｄのデータ通信容量はいくらなのか。その上限を超えた場合、通信速度などの制限がかかるのか。
（畑中委員）⇒ 現在、データ通信容量が７ギガバイトとしている。タブレットを導入している自治体のデータの上限の設定状況を調査した際、大体１から２ギガバイトが多いとのこと。万が一上限を超えた場合、一般と同様に通信速度が遅くなってしまう。
・ＳｉｄｅＢｏｏｋｓに資料等を登録した際に、資料が登録されたことが自動的に通知されるのか。
（久保田委員）⇒ 自動的に通知される機能はなく、資料をどのフォルダに登録したのかを事務局がメールで知らせているとのこと。
・Ｗｉ－Ｆｉを使用できる場所はどこなのか。
（久保田委員）⇒ 議員控室、議場に整備されている。
・今後、理事者にもタブレット端末を導入する予定となっているのか。
（永山副議長）⇒ 理事者への導入については、現在は何も決まっていない状況。理事者側が導入について否定的で、議会事務局の職員にもタブレットを配付されていない。タブレットを持ち歩くことによって、個人情報が漏れてしまうといったセキュリティの問題を懸念しているのではないか。
・おしゃべりカフェ＊とすの出席議員等について。
（東野委員）⇒ 毎回全議員が参加している。昨年からは２会場で同時開催としており、全議員が二手に分かれて対応している。
・議員より紙資料で欲しいと要望された場合、実際に紙資料で配付しているのか（二瓶副委員長）⇒ 委員会での緊急的な差し替え時等では、紙資料で配付することもある。また、タブレッ
トから資料を印刷することは可能としている。

ペーパーレスを行う直前に、完全にペーパーレス化とするのか、並行して紙資料も配付するのかを検討されたが、実際に運用が開始してから、紙資料を要望されることはほとんどなかった。
・インターネット中継について、現在の配信状況について。(二瓶副委員長)⇒ 生中継及びオンデマンドで本会議のみを配信している。委員会の中継について、平成 33 年に新庁舎に移行するので、その際に委員会室にカメラを設置するのかどうか、今後検討することとしている。
・議会報告会について、年に一回のみの開催なのか。また、委員会報告については誰が行っているのか。
（森委員長）⇒ 基本条例においては、必要に応じて開催すると規定しているが、今のところ、当初予算の説明に合わせて開催している。
委員会報告については、正副委員長が必ず二手に分かれて行うようにしている。

３.まとめ
タブレット端末導入後はペーパーレスによる経費削減、情報共有の簡略化、迅速化が確かにはかられていると実感するが、ペーパーレス化は理事者側も含めたものでないとその効果を十分に発揮することはできないと、藤田副議長は話された。
今後、理事者側も含めたタブレット端末の導入を実現させるためには、ペーパーレス化による経費削減の効果等の調査・研究をさらに進めて、理事者側へ導入に向けての調整が非常に重要となってくると感じた。

福岡県久留米市１．市議会におけるタブレット端末導入について及びその他議会改革について（１）タブレット端末導入経過
平成 26 年 12 月議会での一般質問において、導入に関する内容の質問があり、同 27 年６月 15日の会派代表者会においても、議員間でタブレット端末の導入の提案がなされた。同 28 年６月
17 日に全議員を対象にタブレット端末についての研修を実施して、タブレットに対する理解を議員に深めてもらった。また同年７月にはタブレット端末導入の先進市である福岡県嘉麻市へ視察を行った。同年９月 12 日の会派代表者会において、老朽化した議場の改修及びタブレット端末の導入を同時に協議していくことが決定され、目的、活用方法、セキュリティ対策について確認を行うため、会派代表者会の議員より、システムについて詳しい３名から成る小委員会を設置することが決定された。そこでまとめられた意見をもとに各会派で検討を行った結果、タブレット端末の導入に各会派が賛成。その費用については、議員活動以外のことにもタブレットを使用する可能性があることから、私費を投入することはやむを得ないとの意見がまとめられ、負担割合については一時的経費とアプリケーション使用料を除く恒常的経費を、政務活動費と私費で負担を行うことが決定された。同 29 年の４月から６月にかけて契約業者が決定されて、同年 12 月議会から本格運用となった。
（２）導入システム・ハード面：ｉＰａｄ
選定理由：セキュリティが強固、持ち運びが容易
納入業者：ＮＴＴドコモ→ 同時にＷｉ－Ｆｉの整備も行った。
・ソフト面：東京インタープレーが運用する「ＳｉｄｅＢｏｏｋｓ」
選定理由：全国の自治体の約９割以上が採用(３)タブレット端末の活用方法
・議案書、委員会等の資料、その他資料等の共有。
・議員、議会事務局のスケジュールの管理、共有。
議長と事務局間のみでしか共有できない設定もできる。
・チャット機能（「ＷｏｗＴａｌｋ」）の利用による情報共有・伝達。
メッセージを誰が見ていないのか、誰が既に見たのかということもわかる機能となっている。
事務局と議員間でのやり取りや、委員会等のグループでのやり取りも可能となっている。
（４）導入効果持ち運びを手軽に行うことができ、資料やインターネット検索が容易にできるため、正確な情報を素早く手に入れることから、より深い内容で議論することができるようになった。
また議員・事務局間での情報共有の簡略化、事務連絡の迅速化、正確化の向上が図られた。
（５）システム導入費用
タブレット端末の機器費用は２年間の契約をすることによって、費用が発生しない契約となっている。
よって、実際に費用が発生しているのはタブレット通信費用(45台)で、月額1,740円の費用となっている。
また一時的経費として、システム操作研修費用、システム使用料、その他消耗品が発生している。
（６）今後の課題
各議員でタブレットの使用頻度やスキルのバラつきがあり、全議員で平準的な使用を求めるのか、また事務局によるフォローを積極的に行うのか検討している。
来年度以降、理事者側もタブレット端末の導入を行うことになっているので、ペーパーレス化に向けてさらなる取り組みが必要となってくる。
今後ＳＮＳ等を用いて議会の広報活動を行うなど、さらにタブレット端末を積極的に利用することも課題となっている。
またタブレット端末の契約が来年６月で終了するため、返却せずに議員に引き続き使用してもらうように、契約先との調整を必要としている。あわせて現在の端末ではメモ機能が不十分なため、議員がさらに利用しやすくするために、最新の端末を導入するのかどうかを検討している。
（７）その他議会改革について
・災害時の議会対応について
今年の大雨による河川氾濫の際に、議員が河川の状況をタブレット端末で撮影し、チャット機能を用いて事務局に写真を送ることで、迅速かつ正確に被害状況を知ることができた。
また写真にはグーグルマップの機能が備わっているため、場所の特定も容易に把握することができた。
現在、議会事務局において、議会のＢＣＰを作成中で、その内容に、市内の各地域にいる議員から送られた災害情報を事務局で集約して、理事者側に情報提供することを盛り込むことも検討している。
２．質疑応答・契約では、タブレット端末の利用は貸与となっているのか。
（山敷委員）⇒ 久留米市がドコモと法人契約をしており、久留米市が備品としてタブレット端末を購入し、その端末を議員に貸与しているという状態。
費用は久留米市が支払っているが、毎月 1,740 円を議員の政務活動費と私費から天引きし、それを市の歳入として計上している。
・導入が決定される前に先進市の視察を行っているが、必ず導入されることを予想して視察に行ったのか。(山敷委員)⇒ 平成 28 年６月 17 日に全議員を対象としたタブレット端末の研修時で、導入について反対の意見が出なかったので、視察を早急に行う必要があると判断した。
・タブレット端末を用いて市政報告を行っているとのことだが、議会として報告会を開いているのか。(山敷委員)⇒ 議会としてではなく、各議員が個人で行っている。
・アプリケーションのインストールが自由とのことだが、これまでどんなアプリケーションを議員がインストールしたのかを把握しているのか。(畑中委員)⇒ 事務局では管理していないので、各議員が自由にインストールしている。全議員でインストールしたほうがいいという意見があれば、小委員会でインストールするのかを決定してから、全議員の端末にインストールするようにしている。
・紙資料は全てスキャンしてＰＤＦデータとしているのか。(畑中委員)⇒ 事務局では紙資料をスキャンすることはない。決算書等は印刷業者からＰＤＦデータをもらっている。
・タブレット端末上の資料にメモ書きする際、現状ではどのようにメモ書きしているのか。
(二瓶副委員長)⇒ 現状では、指もしくはｉＰａｄ専用ではないタッチペンを使用している。
・タブレット端末の導入にあたり、インターネットの接続を禁止するという意見は出なかったのか。(二瓶副委員長)⇒ 特にそのような意見は出なかった。
・アクセスログが情報公開請求の対象になることを議員には周知しているのか。また、実際に情報公開請求はあったのか。(山敷委員)⇒ 各議員には周知している。実際に請求はされていない。
・現時点で紙資料を議員には配付しているのか。(東野委員)

⇒ 紙資料は配付していないが、どうしても紙資料で見たいということであれば、事務局にある紙資料を閲覧してもらうこととなっている。
・カレンダー機能で、議長のスケジュールは議長と事務局でしか共有できないことになっているが、議長等が交替した場合は前議長が使用していたタブレットを新議長が引き継いで使用しているのか。(議会事務局主事)⇒ タブレットを引き継ぐのではなく、カレンダーソフトに新議長のコードを登録すれば容易に変更できる。
・予算書、決算書もデータとして共有しているのか。(森委員長)⇒ お見込みのとおり。ただ、タブレット端末で同時に複数の資料を見るとなると、画面が半分になって非常に見づらくなるため、その際は紙資料と並行して閲覧するようにしている。

３.まとめ
タブレット端末を単にペーパーレス化を行うツールとして活用するだけでなく、スケジュール管理や連絡手段といった、タブレット端末が搭載している機能を十分に活用することで、議員活動を円滑に行うことを主眼にしていた。
ただ、議員間でタブレット端末の操作の習熟に差があっては、端末の機能を十分に活用することはできない。全議員がタブレット端末を問題なく操作できるように、導入当初だけでなく、導入後も一定のフォロー体制を整えておく必要があると感じた。