山口大学

機器運用統括センター（H30～R2年度）『利用者視点に立った改革』

令和３年１月２８日
機器運用統括センター
副センター長森 川 治

［Ⅰ］本学の整備事業の概要【目的】
・研究機器類の整備や共同利用を戦略的に進めるため機器運用統括センターを設置。
・機器運用統括センターは全学共用設備等の管理運営・機器導入利用戦略・人材育成の観点から学内組織を支援し、併せて、研究支援リソース産学連携等をリードする。
また、技術職員の一体的運用や人材育成により人材の全学化をすすめる。
【実施内容】
・管理運営機能
全学共用設備等の予算管理、予約利用・課金システムの拡充/運営、利用実態・共用化可能性の調査と利用方法の見直し、ＤＢ化等。
・マネジメント機能
研究戦略への設備共同利用に関する提案と反映（リユース含む）、全学機器要望調査、全学の設備機器に関するマスタープラン策定による大型機器の導入に関する全学的優先順位付け等。
・サポート機能
学内や地域公設試、大学、高専との共同利用ネットワークの連携支援、学内外への利用促進や営業活動、設備利用に関するコンシェルジュ機能、システムの保守・メンテンナンス及び利用者支援を行う技術サポート支援、中長期的な技術指導者の育成、利用者教育、技術職員のスキルアップ支援等。
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［Ⅱ］本整備事業の組織体制、推進体制【組織体制】

大学研究推進機構
大学研究推進機構長

総合科学実験センター

小串
地
区

吉田
地
区

機器運用統括センターセンター長（併任） １名
副センター長１名
技術専門職員（併任）４名
事務補佐員
１名

（常常盤
盤
分地
室区）

（令和３年１月１日現在）

理
学
部

医学部

タ産
ー学
公連
携
・研
究
推
進
セン

研究支援

利用連携

学内関係部局

学外機関

工学部

農学部

共同
獣
医学部

…

医学系
研
究
科

宇部
高専

セ山
ン口
タ産
ー業
技術

クオ中
連ネ国
絡ッ地
会ト方
議ワバ
ーイ

…

知的
財
産
セン
ター

研先
究進
セ科
ン学
タ・ーイノベーション

ワ設大ー備学
クネ連
ッ携
ト研
究

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［Ⅱ］本整備事業の組織体制、推進体制【推進体制】
学内関係部局
医学部
理学部
農学部
工学部
共同獣医学部

政策・マネジ
大学執行部
メント支援
大学研究推進機構

全学共用化促進利用支援

副学長（学術研究担当）
機器運用統括センター
予算管理、導入・リユースの推進。機器保守管理、対外連携、人材育成等のサポート

学外連携・共用地域
ネットワーク
高専
中国地方バイオネットワーク
地元企業
地域公設試

総合科学実験センター
小串地区
吉田地区
常盤地区

大学研究推進機構
各センター
産学公連携・研究推進センター
知的財産センター
先進科学・イノベーション
研究センター3

［Ⅲ］取組事例の紹介【共同利用促進に関する取組み①】『研究機器利用サポート制度』の創設【制度概要】
新たに研究機器を利用しようと検討するものの、「データがうまく取れるか？」「使い勝手が良いか？」など、機器利用に不安があり、利用をためらっている研究者を対象に研究機器の利用料金等をサポートする制度（令和元年７月創設：学内のみ対象）
・機器利用時に必要な利用料金について、１０万円を上限に支援（但し、これまで利用経験のない機器に限る）
・応募多数の場合は、若手研究者を優先【成果及び経過】
令和２年度は、助教中心に６名が利用
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［Ⅲ］取組事例の紹介【共同利用促進に関する取組み②】『機器有効活用マッチング制度（トライアル）』の創設【制度概要】
本学が所有する研究機器の有効活用に資することを目的に、各センターや研究室等で使われてない、あるいは今後使用する予定がない研究機器・設備を希望者に仲介する制度（令和２年１２月創設）
・技術職員による状態診断を実施した上での仲介
・全学共用化となる機器については、移設費等を支援【成果及び経過】
制度創設後、２件の提供依頼があり、マッチングを実施中

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［Ⅲ］取組事例の紹介【共同利用促進に関する取組み③】『共用機器利用法プレゼン競技会』の開催【概要】
共用機器の新たな利用者の拡大や利用方法の発掘のため、機器の管理者・利用者等が相互に情報発信する場として本競技会を開催（平成30年度～）プレゼンターは、共用機器を利用することで得られた研究成果のアピールに留まらず、利用に至る経緯や利用した感想、利用者にとって有益な情報などを未利用者・専門外の方にも分かるように発表【成果及び経過】・３年間で、延べ２１名発表、１１２名が参加・聴講した学外者から、機器利用に関する問い合わせが増加

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［Ⅲ］取組事例の紹介【技術人材育成について】『機器運用統括センター創造活動』
機器運用統括センターメンバーの技術職員からの提案に基づくボトムアップ式の創造活動を毎週実施。
障害となる各種問題の指摘やそれに対する改善案の提案などを持ち寄って、センター連絡会議の場やメールを活用して、活発な議論を実施。

Step-2分類

Step-3
改善案の提案

Step-5
実施計画

Step-1
問題点の指摘Step-8
結果の評価
反省

Step-4
ステークホルダー毎のメリット・デメリットを検討

Step-7
実施

Step-6
担当者・実施体制を整備⇒本活動により『機器有効活用マッチング制度』の実施に至った

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［Ⅲ］取組事例の紹介【共同利用における学内の連携について】■『システム構築（予約・管理システム、機器検索サイトの構築）』
本学が保有する機器・設備（医療用設備は除く）は1,192件（平成29年度末現在）あり、これらは吉田地区、常盤地区、小串地区と広域に所在し、管理者および管理手法も多岐にわたっている。これらの背景に起因する課題を克服し、本学の研究機器の利用促進と全学的な管理運営等に資するための施策について検討した。

■予約・管理システムの構築
各施設が独自の取組で運営している運用方法を活かしつつ、利用者と管理者が行う研究機器の利用に関する作業を可能な限りシステム化（利用者登録、利用予約、利用記録、課金など）し、全学での運用を目指した。
【成果及び経過】・教員、技術職員、事務職員等の作業内容など、現行の運用方法の洗出し・システムで運用する項目の検討
・システム構築後の運用方法の検討 等■機器検索サイトの構築
共用の研究機器を一つのサイトから閲覧，掲載する内容を統一して表示させることで、同等機器の性能比較、利用形態比較やサポート体制の比較を容易にし、関連論文の検索も可能にするなど、役立つサイトの構築を目指し、機器検索サイトを構築した。

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［Ⅲ］取組事例の紹介■最大公約数的システム

全学共有DB

基本コンセプト
１）現有の各施設で稼働中の予約管理システムの最大公約数的な機能をサポート
必要最小限の情報のみを管理。「あれば便利な情報」は各施設が管理。

機器DB

２）４種類のデータベース（機器DB、カレンダDB、利用者DB、予約・課金DB）により管理公開情報（機器DB、カレンダDB）以外は原則数値データのみを扱い個人情報は扱わない（* 個人情報は各施設が管理し、各施設のPC上で連結して利用する）

利用者DB

３）各データベースは、操作者の利用者DBの記載内容によって、操作者の業務に必要最小限のデータだけにアクセス制限

予約・課金DB

４）ハッカー対策として正規の利用者からは見えないダミーデータを各データベースに挿入して運用可能、ミスリードを狙った内部項目名の採用可能

カレンダDB

レベル１

レベル２

施設A

＋

会計

＋

施設管理部門

施設B
：
：：
：

施設Z

執行部
＋

共通処理部分

全学共有DB
9［Ⅲ］取組事例の紹介■機器検索サイト～機器の紹介ページ（例）～10［Ⅲ］取組事例の紹介【学外との連携について】■疎遠な地域でのPR活動の実施
山口県東部地域の中小企業に本学の研究機器利用を促すため、（公財）周南地域地場産業振興センターにおいて、ポスターやチラシ等により企画展示を実施した。（令和元年８月～）【成果及び経過】
・この企画展示を見たことがきっかけで、周南地域の企業から、研究機器の見学要望あった。
・令和２年３月から、展示物をリニューアルし、現在も実施中。

■中小企業関係者を招いた機器見学会の開催
企画展示を契機とし、周南市、下松市の企業関係者６名を招いた機器見学会を開催した。

【成果及び経過】・スパッタリング装置利用に関する相談や三次元測定機利用の問い合わせがあるなど、企業関係者の機器利用意識が促進された。
・他の市を対象に、機器見学の実施を予定していたが、新型コロナの影響で延期となった。

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［Ⅳ］その他の活動事例■３Ｄプリンタ講習会の共催（平成30年9月、令和元年９月）
これまでは工学部の学内利用者向け講習会であった「３Ｄプリンタ講習会」を工学部附属ものづくり創成センターとの共催で、学外も参加可能な講習会として実施した。
機器運用統括センターは近隣大学・公的機関・企業等への広報活動を担った。

■３Ｄプリンタの外部開放をサポート
共用化促進の取組として、３Ｄプリンタ管理者に働きかけ、学内利用のみだった３Ｄプリンタの外部開放が叶った。
機器運用統括センターは、営業活動に加え、利用料金の設定、指導料金の設定、周知活動などを積極的にサポートした。

■リーフレット作成
学外機器利用者向けに特化した、共用機器の紹介リーフットを作成し、関係機関、企業等へ配布した。

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［Ⅴ］本整備事業終了後の共用促進への取組み
リサーチファシリティマネジメントセンター（令和3年1月設立）
先端研究基盤共用促進事業（コアファシリティ構築支援プログラム）

１．５年後の「達成目標」、達成されたときの「姿」①「リサーチファシリティマネジメントセンター」が共用システムの中央司令塔として機能• 学長のリーダーシップが施策に反映しやすく、スピード感がある意思決定や実行が可能となっている。
• 部局や学科帰属の機器を含めた全学の共用化が推進されている。

②技術職員は、高度専門技術者集団として本学の研究力の向上に大きく貢献• マネジメントトラックとマイスタートラックのダブルトラック制によるキャリアパスが確立されている。
• 職位・職階制度による待遇改善やテニュアトラック制度の導入により、技術職員の若返りと技術伝承の双方が推進されている。

③戦略的な機器共用体制のスクラップ＆ビルドが実行され、経営資源が好循環• 山口大学方式の長所を生かしつつ、需要の変化に対応して、共用化システムの再編により効果的な運営が行われている。
• 自己財源の確保と機器利用料収入の毎年度10％増を実現し、さらなる機器整備の財源に充当するという好循環が生み出されている。

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［Ⅴ］本整備事業終了後の共用促進への取組み
リサーチファシリティマネジメントセンター（令和3年1月設立）
先端研究基盤共用促進事業（コアファシリティ構築支援プログラム）

２．これまでの取組と解決すべき「課題」（ボトルネック）【これまでの取組】• 各キャンパスでの共用の推進と、機器の所属と管理・運用を分離する仕組みである【山口大学方式】を構築• 技術職員の全学組織化を目指し、工学部技術部において先行実施• 「中国地区バイオネットワーク」と連携し、地域ネットワークを強化することによる機器対外利用の拡大【解決すべき課題】• 技術職員組織の機能強化• 機器共用システムの再編・強化• 学部組織を超えたマネジメント体制の構築

３．目標達成に向けて、どういう「戦略」で取り組むのか【目標達成に向けた戦略】• 学長直下に学術研究、人事労務・財務施設担当理事を中心とした「コアファシリティ全学協働体制」を構築• 「総合技術部」を新設し、全学の技術職員を集約・組織化• 「山口大学方式」の長所を残しつつ、スクラップ＆ビルドを継続的に実施

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［Ⅴ］本整備事業終了後の共用促進への取組み

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ご清聴ありがとうございました