事務組織におけるＩＴ化
庶務部事務情報室
古畑薫

１．はじめに国の行政の変革に伴う流れにおいて，国立大学も事務機構の改革等，今まで考えられなかった組織の整備･省力化が求められている。
特に大学の事務部門の機構改革においては，情報化技術をいかに利用して推進するかが成功の明暗を喫するといっても過言ではない。
現在の情報化技術の進展に伴い，大学行政においても様々な分野においてその成果を活用し，効率的な行政事務の実現，多方面にわたる行政情報の提供等，情報の共有化，開示性が求められてきている。
また，大学の情報化基幹整備による高速ＬＡＮの普及ならびにインターネットを利用する社会情勢の著しい変化は，より一層の事務の効率化および国民サービスの質的向上を求めきている。
このような状況を踏まえ，文部省では，平成７年４月に策定された「文部省行政情報化推進計画」を平成１０年５月に「行政サービスの質的向上の推進，効率化・高度化された行政の推進」などを盛り込み改定した。
本学においても，数次にわたる定員削減・教育機構改革・事務合理化の流れを受けて，行政サービスの質的向上等が求められており，平成８年度から，事務職員のパソコン１人１台体制の整備，グループウェアの導入による事務の合理化及びホームページの開設等の事務情報化を推進している。
さらには文部省行政事務ペーパレス化（電子化）の推進および実施計画の策定等取組みの一層の強化が求められてきている。

２．事務情報化の推進について
１）行政事務の円滑な流れおよび迅速な対応
現在，事務部門での情報等の伝達はグループウェアを利用して行っている。
グ ル ー プ ウ ェ ア は ，事 務 部 門 の み で 運 用 し ，情 報 の 電 子 化 ・ 共 有 化 を 図 っ て い る が ，より広く情報の共有化を進めていくために，今後は学内の教職員すべてを対象に枠を拡大していくかどうか検討する。
グループウェアによる運用項目としては現在，メール・キャビネット・掲示板・施設予約等が利用されている。
２）事務用業務システムの拡充
事務処理の合理化・高度化を図るため，年次計画に関連してクライアント／サーバ

方式による汎用システム（給与計算，教務，人事事務システム等）の導入を進め，今後は学内からＷｅｂを使った各種学内利用施設予約の電子化及び各種通知文書等の情報の一元管理およびペーパレス化を推進する。
３）大学情報の開示および学外者向けサービス「行政機関の保有する情報の公開に関する法律および施行令」により行政情報の公開が進められ，本学においても，平成１３年度行政文書開示を目指して各種規則集をデータベース化し，学内、学外を問わず、幅広く多くの人がネットワークを利用して検索，閲覧できるシステムを稼働させる。
また，学内で流通する情報および学外向けに開示する情報を整備し，ホームページによる広報・宣伝を促進し，リアルタイムでの情報提供を行う。
４）学生サービスの質的向上
学 生 と 大 学 と の 情 報 伝 達 を 速 や か に 行 う た め ，現 在 行 わ れ て い る 掲 示 情 報 の 電 子 化 ，
履 修 関 連 作 業 の 一 元 化 （ コ ン ピ ュ ー タ 化 ）， 諸 書 類 発 行 の 自 動 化 お よ び シ ラ バ ス の データベース化等の検討を進め，学生サービスの効率化，質的向上を図る。

３．教育・研究面への支援
１）共同研究・受託研究等各種募集案内及び各種講演会・研究会案内をホームページ上に掲載し，教官支援のための情報提供を行う。
２）授業時間割及びシラバスのデータベース化を進め，ネットワークを利用した検索・閲覧により学生だけでなく，広く社会一般の人にも情報提供を押し進めて行く。
３）ネットワーク上での学生による履修登録及び教官による成績入力を実施することにより，受講生数の把握ならびに成績入力処理の迅速化を図り，リアルタイムでの情報提供を可能とするシステムを開発する。

４．基盤整備１

情報基盤の整備

１）パソコンの整備
平成８年度から平成１０年度にかけ整備を行ってきた事務情報化計画によりパソコン１人１台体制が達成された。
しかし，昨今の情報機器の急速な性能向上により，機器の導入年次における性能面の格差が大きく現れ、統一した運用管理ができない状態になっている。
そのため，現有機器を最大限有効利用しつつ，整備計画並びに計画性を持った年次更新計画を策定し機器の充実を図る必要がある。
２）サーバの整備
従来の汎用機による業務システムが，クライアント／サーバ方式の新汎用システムに移行することに伴い，新汎用システム導入計画を基に機器の整備を行う。
また，Ｗｅｂサーバー，メールサーバー，グループウェアサーバーについても利用頻 度 の 拡 大 ，利 用 者 数 の 増 大 に よ り 高 性 能 ，大 容 量 の サ ー バ ー に 順 次 切 り 替 え て 行 く 。
３）ネットワークの整備
インターネットの利用による情報提供を行う上で，情報のセキュリティーを確保することは重要な要素であり，ＶＰＮ（バーチャルプライベートネットワーク）等によるＬＡＮの構築を行い，経理関係、庶務関係、学生関係等の専用回線化を図る。
２

人的基盤の整備

１）事務情報化機器の管理運用体制
情報部門及びユーザ間との障害時対応の促進、機器の運用全般にわたる情報の共有化の実現を目指し，事務機器に対する知識の向上を図る。
そのため，現在各部局に配置しているパソコン管理運用担当者による情報化機器等の管理をより進め，最新の技術動向の提供を積極的に行い，一般ユーザにも情報処理に関する知識レベルの底上げを行う。
また，近年のＩＴ（情報技術）の発展に伴い，アウトソーシングによるシステム開発ならびに大学全体の情報一元化を目指し、組織の改組・充実を図り、適材適所による円滑な情報部門の整備を進める。
２）利用者研修の実施
平成８年度から毎年グループウェア及びワープロソフト等の本学統一アプリケーションソフトの利用者研修を実施し，平成１１年からはネットワーク研修及びホームページ作成研修を加え事務情報化の推進を図っている。
さらに今後は，クライアント／サーバシステムの導入によるデータの加工及びインターネットの利用による情報提供等一般ユーザが積極的に情報化を進める機会を増大し，引き続き成果を実務に反映できるよう体系立てた研修を行う。

５．事務情報化推進体制
１ ）「 事 務 情 報 化 部 会 」 を よ り 積 極 的 に 運 用 し ， 事 務 情 報 化 の 基 本 方 針 の 策 定 ， 実 施
に関して継続的な検討を行う。
２ ）「 事 務 情 報 化 部 会 専 門 委 員 会 」 に お い て ， 具 体 的 な 実 施 計 画 を 策 定 す る と と も に ，実施状況の評価・検証を行い，必要に応じて推進計画の見直しを行う。
また，個々の具体的な業務については，各業務ごとにプロジェクトチームを設置し検討する。
３）事務情報化関連の部署の集約化及び一元化を進め，全学的にわたる効率のよいシステムの構築を目指す。

６．安全性．信頼性の充実
１）人事システムを初めとするクライアント／サーバ型の新汎用システムへの移行及び教務・学籍データベースシステムの導入等ネットワークを利用した種々のシステムが導入されることにより，従来より増して機密性が高い個人情報がネットワーク上に流れることになる。
これら機密情報の漏洩の防止及びデータの書き換え等の不正侵入の防止は情報化を推進していく上で重要な要素となっている。
よって，安全性・信頼性の確保のため事務専用の学内ＬＡＮ（ＶＰＮ）の設置およびファイアーウォールの整備等適切なセキュリティ対策を講じる。
また同時に，コンピュータウィルス被害による資産の損失等の防止対策のためにアンチウィルスソフト等の積極的な導入を図る。
２）自然災害及び不正アクセス等による情報化機器及びデータ被害の早期把握及び早期対策の実施のため，より高性能な無停電装置および自動ネットワーク監視ソフトウェアの導入をはかり安全対策の整備を早急に進める。

７．著作権の保護
ソフトウェアの著作権及び著作隣接権については，ホームページ等で周知しているとこ ろ で あ る が ，学 内 的 に 統 一 し た 導 入 管 理 体 制 の も と で ，違 法 コ ピ ー 等 の 根 絶 を 目 指 し ，利用者研修等の各種研修及びその他あらゆる機会をとらえて著作権制度の趣旨の徹底を図る。

８．終わりに行政事務のペーパレス化，事務情報化の推進，行政情報の公開化，第十次定員削減，独立行政法人化と現在，本学を取り巻いている情勢は予断を許さない状況である。
この状況を乗り切るためには、精神面では従来から踏襲してきた大学内の意識を改革することであり，実態は現行業務の自己点検評価による実務の見直しが求められる。
特に、今後、大学における情報関連部門の整備は，この激動期に対処するためにより大きな原動力とならなければならない。
そ の た め に も 、日 頃 か ら の 教 職 員 の 英 知 と 努 力 を 結 集 し て 、事 務 組 織 の Ｉ Ｔ 化 を「 礎 」として作り上げて行く必要がある。